Zabezpečenie bezpečnosti archívnych dokumentov. Federálna štátna autonómna vzdelávacia inštitúcia vyššieho odborného vzdelávania „Volgogradská štátna univerzita“ E

Práca na kurze

O zabezpečenie bezpečnosti archívnych dokumentov

Belgorod 2008


uloženie archívu dokumentov

Úvod

3. Režimy ukladania dokumentov

Záver

Poznámka

Bibliografický zoznam


Úvod

Relevantnosť témy. Dokumenty sú informačným základom činnosti organizácie, keďže práve v nich je sústredených viac ako 80 % jej informačných zdrojov. Pri archívnom ukladaní dokumentov sú do určitej miery vystavené rôznym faktorom, ktoré spôsobujú nezvratnú zmenu vlastností materiálov – starnutie. Hromadné ničenie dokumentov v dlhodobom skladovaní je spôsobené naliehavosťou problému zaistenia bezpečnosti a uchovávania finančných prostriedkov. Približne 25 % kníh v Národnej knižnici Ruska si vyžaduje konzerváciu. Podobná situácia je aj v iných knižniciach v Rusku.

Knižničné, muzeálne a archívne fondy obsahujú edície a rukopisy vyrobené prevažne na papieri, ktorý sa v procese uchovávania a používania neustále zhoršuje. Účelom skladovania je znížiť vplyv nepriaznivých faktorov a zvýšiť trvanlivosť dokumentov. V rôznych krajinách Svet aktívne hľadá moderné technológie, ktoré zaisťujú bezpečnosť kultúrnych pamiatok na papieri.

V súčasnosti je v archívoch našej krajiny uložených obrovské množstvo dokumentov svedčiacich o mnohostrannej činnosti ľudu. Zabezpečenie ich dlhodobého uchovania je pre pracovníkov archívov najvyššou prioritou. O dôležitosti tohto problému hovoria aj príslušné uznesenia našej vlády.

Účelom práce je nájsť optimálne podmienky pre uchovanie archívne dokumenty.

Účel práce definuje nasledujúce úlohy :

1. Naučte sa históriu legislatívy a základy konzervácie

archívne dokumenty

2. Zvážiť zariadenie, vybavenie a prevádzku priestorov archívu

3. Zobraziť rôzne režimy ukladania dokumentov

4. Analyzujte topografiu a účtovanie pohybu dokladov

5. Pozor na ukladanie dokumentov v elektronickej forme

Predmet štúdia sú archívne dokumenty, ich miesto a význam ich zachovania v dejinách štátu.

Predmet štúdia - bezpečnostný systém

archívne dokumenty

Stupeň znalosti témy

Existuje mnoho štúdií, ktoré odhaľujú rôzne aspekty tejto témy. Každý autor ukazuje situáciu zo svojho pohľadu. To nám umožňuje pozrieť sa na prijaté informácie z rôzne strany, čo prispieva k získaniu objektívnejších poznatkov o tejto problematike.

Gorfein G.M. 1 vo svojej štúdii „Archívna štúdia“ ukazuje nielen podmienky na uchovávanie archívnych dokumentov, ale aj históriu archívnictva v Rusku, ako aj organizáciu dokumentov a spisov Archívneho fondu Ruskej federácie.

Zborník Okhotnikov A.V. 2 „Dokumentárna a spisová služba“ upozorňuje na klasifikáciu dokumentov, dokumentačné systémy, komunikáciu s dokumentmi a činnosti týkajúce sa dokumentov, kde sa uvažuje o ukladaní dokumentov. Články Alekseeva E.V. 3 „Archivačné aspekty v kancelárskej práci: zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov a organizácia ich uloženia“ slúžila ako informačná báza pre sprístupnenie uvedenej témy. V týchto článkoch je téma zaistenia bezpečnosti dokumentov veľmi široko pokrytá.

1.História legislatívy a základy zaistenia bezpečnosti archívnych dokumentov

Nestačí zbierať archívy – rovnako dôležité je zabezpečiť bezpečnosť dokumentov. Žiaľ, celá história vývoja archívnej sféry u nás je presýtená nenávratným ničením dokumentov. Dôvodom boli nielen prírodné katastrofy, ale veľmi často aj nezodpovedný, bezohľadný prístup k dokumentom, a to aj zo strany štátu, ktorý vystupoval ako organizátor „odpadových kampaní“. Medzi občanmi panuje aj názor o „zbytočnosti papierov“, o „zaprášenom archíve“ - (a archív by mal byť v ideálnom prípade bez prachu) ako o niečom nepotrebnom. A až keď je človek osobne postavený pred potrebu získať nejaké potvrdenie z archívu, od ktorého závisí jeho spoločenský, materiálny a iný blahobyt, začína chápať dôležitosť archívov. Žiaľ, v 90. rokoch 20. storočia sa stratilo množstvo cenných dokumentov likvidovaných firiem a bánk, vrátane dokumentov o personáli, ktorý je potrebný na ochranu práv a záujmov ich zamestnancov 4 .

Archívy sú však aj unikátnymi úložiskami informácií o minulosti našej krajiny a našich predkov. Ako často len jeden zachovaný dokument môže zmeniť naše chápanie a vedomosti o niečom alebo niekom. Iba v románoch „rukopisy nehoria“, v živote je všetko prozaickejšie a tragickejšie - horia, zahynú aj dnes. Nie je nič horšie ako stratiť pamäť, zabudnúť na svoje korene – to je rovnako desivé pre jednotlivca aj pre celé národy. Preto výzva, ktorá zaznela začiatkom 20. rokov dvadsiateho storočia - "Uchovajte archívy!" - je rovnako aktuálne aj dnes.

Potreba uchovávania archívnych dokumentov a zodpovednosť za ich zničenie je zakotvená v zákone. A za tým je staré právnej tradície. Sudebník z roku 1550 stanovil za poškodzovanie „štátnych záležitostí“ taký prísny trest ako bitie bičom. V časoch Petra Veľkého však telesné tresty nahradil trest rubľom – pokutou: „A v budúcnosti, aké označené výpisy a dekréty sa budú uchovávať, na čo zanedbávať, alebo čo sa stratí, alebo navrhovateľom. a komu aký obchod treba ukázať (budú) alebo odpísať, a o tom sa na základe výnosu Veľkého panovníka vykoná so všetkou krutosťou pátranie a pri pátraní po vinníkovi bude trest nemilosrdný. , v závislosti od zavinenia a prípadu, prípadne sa pripočítajú vysoké pokuty.

V sovietskych časoch bol zákon prísny aj na archivárov. Nariadenie o GAF ZSSR z 29. marca 1941 hrozilo aj trestnou zodpovednosťou za zničenie a krádež dokumentov, ako aj za prezradenie tajných informácií z dokumentov.

Jedným z prvých osobitných legislatívnych aktov k problematike ochrany archívnych dokumentov bol zákon ZSSR „O ochrane a využívaní historických a kultúrnych pamiatok“ z 29. októbra 1976. Zákon zdôraznil, že historické a kultúrne pamiatky sú majetkom ľudu a sú neoddeliteľnou súčasťou sveta kultúrne dedičstvo 5. Zákon medzi tieto pamiatky zaraďuje aj listinné pamiatky.

V Základoch legislatívy Ruskej federácie „O archívnom fonde Ruskej federácie a archívoch“ sa uvádza: „Vlastníci dokumentov zaradených do Archívneho fondu Ruskej federácie sú povinní zabezpečiť ich bezpečnosť. Poisťovacie kópie sú vytvorené pre obzvlášť cenné a jedinečné dokumenty. Inštitúcia je teda povinná uchovávať dokumenty bez ohľadu na formu ich vlastníctva.

Okrem administratívnej zodpovednosti za porušenie pravidiel pre uchovávanie archívnych dokumentov, ich zničenie, odcudzenie a smrť sa poskytuje aj trestnoprávna zodpovednosť. V Trestnom zákone Ruskej federácie (1996) je niekoľko článkov stanovujúcich zodpovednosť za tieto trestné činy: čl. 164 - "Krádež vecí zvláštnej hodnoty"; čl. 284 - „Strata dokumentov obsahujúcich štátne tajomstvo»; čl. 324 – „Nadobúdanie alebo predaj úradných listín a štátne vyznamenania» a ďalšie články.

V súlade s predpismi o Federálnej archívnej službe Ruska (1998) je zaistenie bezpečnosti dokumentov jednou z najdôležitejších funkcií archívnych inštitúcií 6 .

Špecialisti, ktorí sa rozhodnú prepojiť svoju odbornú činnosť s archívnictvom, musia poznať základy zaistenia bezpečnosti dokumentov. Systém opatrení na organizáciu skladovania zahŕňa tieto oblasti:

1. zabezpečenie fyzickej a chemickej bezpečnosti dokumentov;

2. vytvorenie materiálno-technickej základne na uchovávanie dokumentov vrátane budov a priestorov skladov, prostriedkov ochrany a zabezpečenia skladovania;

3. účtovanie o pohybe a kontrole fyzického stavu dokumentov, ktoré zahŕňa premietnutie všetkých zmien do účtovných foriem archívu;

4. kopírovanie dokumentov za účelom vytvorenia poistného fondu a fondu na použitie;

5. uchovávanie dokumentov.

2. Usporiadanie, vybavenie a prevádzka priestorov archívu

Treba mať na pamäti, že dokumenty sú uložené v archíve, aby sme ich mohli použiť na obdobia, keď majú hodnotu: 3, 5, 10, 25, 40, 75 rokov, storočia. Celú dobu uchovávania dokumentov je potrebné chrániť pred nepriaznivé podmienky, poškodením ich fyzického základu a textu, ktorý sa na ne vzťahuje, ako aj krádežou a stratou z nedbanlivosti.

Prvou požiadavkou na vytvorenie optimálnych podmienok na uchovávanie dokumentov je prítomnosť budovy, ktorá spĺňa všetky parametre na zaistenie ich bezpečnosti. Pre štátny archív sa stavajú špeciálne budovy. Najčastejšie sa využívajú typické projekty vypracované pre archívy s rôznym objemom dokumentov 7 .

V prípade, že je budova archívu postavená účelovo, musí byť jej výstavba a prevádzka realizovaná v súlade s požiadavkami požiarna bezpečnosť, stanovené v GOST 12.1.004-76 "Pokyny na navrhovanie archívov", "Normy požiarnej bezpečnosti pre navrhovanie budov a stavieb", pravidlá a pokyny pre požiarnu bezpečnosť v inštitúciách Federálnej archívnej služby. Ak je budova (areál) pridelená na konverziu na archív, môže byť uznaná za spôsobilú až po preskúmaní. Odborná komisia pozostávajúca zo všetkých špecializovaných služieb (archívna, požiarna, sanitárna, bezpečnostná) starostlivo skúma oblasť pridelených priestorov; umiestnenie táto izba v budove (poschodie); umiestnenie budovy; stav fyzikálneho a chemického prostredia miestnosti. Podľa týchto kritérií by sa mali získať špecifické údaje. Ak sa zistí, že priestory spĺňajú uvedené kritériá, je spísaný zákon, ktorý podpíšu všetci členovia odbornej komisie 8 .

Požiadavky na priestory archívu sú stanovené v moderných regulačných a metodických dokumentoch, predovšetkým v Základných pravidlách prevádzky archívu organizácie, ako aj v niekoľkých GOST a metodických vývojoch. Podmienky uchovávania dokumentov sú diferencované v závislosti od zloženia dokumentov (kino, foto, video, zvuk) archívu a nosičov informácií (papier, film a pod.). Existujú všeobecné požiadavky na úložný priestor. Najprv musíte vedieť, čo je pre archívne priestory neprijateľné:

1. miestnosť by nemala byť schátraná, drevená, pivničná, podkrovná, nevykurovaná, bez prirodzeného vetrania;

2. v blízkosti miestnosti archívu by sa nemali nachádzať žiadne požiarne nebezpečné predmety a organizácie využívajúce požiarne nebezpečnú techniku;

3. nemá byť priemyselné zariadenia znečisťovanie ovzdušia korozívnymi plynmi a prachom

4. archív nie je možné umiestniť v blízkosti priestorov stravovacích služieb, skladov potravín. Ich obyvatelia, mikroorganizmy aj hlodavce, môžu požierať archívne dokumenty.

Hlavné priestory budovy sú vyhradené na skladovanie; sú izolované od čitárne a administratívnych priestorov. Okrem nich sú potrebné: miestnosť na príjem a analýzu prichádzajúcich prípadov; miestnosť na dokumenty napadnuté škodcami (izolátor); pracovne pre zamestnancov; čitáreň s oddelenou miestnosťou na dočasné uloženie dokumentov; miestnosť na neutralizáciu dokumentov s autonómnym odsávacie vetranie kde je možné v prípade potreby nainštalovať dezinfekčnú komoru; miestnosti na reštaurovanie a viazanie dokumentov a iné 9 .

Sklad je organizovaný v izolovanej miestnosti. Najprísnejšie požiadavky na skladovanie sú:

1. Kombinácia skladovacích a pracovných priestorov na akýkoľvek účel nie je povolená;

2. Skladovacie priestory nie je dovolené umiestňovať v nevykurovaných, vlhkých, nevyhovujúcich priestoroch, ako aj v priestoroch s kachľovým kúrením;

3. sklad by mal mať východy do výťahov a schodísk vhodné na evakuáciu, núdzový východ;

4. Vnútorná úprava skladovacích priestorov by mala byť vykonaná s použitím materiálov, ktoré nezachytávajú prach a nie sú zdrojom prachu alebo agresívnych chemikálií. Podobné požiadavky by sa mali vzťahovať na všetky materiály používané pri výrobe skladovacích zariadení a prostriedkov na uchovávanie dokumentov;

5. v skladoch nie je dovolené ukladať vodovodné a kanalizačné potrubia, ako aj prívody technologickej alebo úžitkovej vody;

6. priestory musia byť ohňovzdorné aj protipovodňové;

7. Elektrické rozvody v skladoch musia byť skryté, zásuvky musia byť hermetické alebo polohermetické. Skladovacie priestory sú vybavené všeobecnými alebo poschodovými elektrickými spínačmi;

8. skladové priestory sú oddelené od susedných priestorov archívu protipožiarnymi stenami a stropmi s hranicou požiarnej odolnosti najmenej 2 hodiny;

9. vývody požiarnej vody musia byť umiestnené na schodiskách;

10. umiestnenie skladovacích priestorov v miestnosti bez okien je povolené len vtedy, ak je tam vetranie zabezpečujúce 2-3-násobnú výmenu vzduchu za hodinu;

11. laboratórne a priemyselné priestory by mal byť čo najďalej od skladovacích priestorov a nemal by mať spoločné vetracie kanály 10 .

Umiestnenie dokumentov do úložiska je spojené nielen so zaistením ich bezpečnosti, ale aj s prípadným rýchlym vyhľadávaním použitia. Nie je dovolené ukladať dokumenty na podlahe, parapete a na netriedených kopách. V trezoroch sú inštalované stacionárne kovové regály (možné drevené, ošetrené žiaruvzdornou kompozíciou), na uloženie obzvlášť cenných kufrov a účtovných dokumentov - trezorov a kovových skríň. Poradie inštalácie stojanov je nasledovné: šírka hlavných uličiek (medzi radmi stojanov) - 120 cm; uličky medzi stojanmi - 75-80; vzdialenosť medzi stenou a stojanom rovnobežne s ňou - 75; vzdialenosť medzi stenou a koncom stojanov - 45; vzdialenosť od podlahy k spodnej polici - 20; av suteréne - 30 cm Regály sú inštalované kolmo na steny s okennými otvormi a vykurovacím systémom. Toto poradie inštalácie stojanov poskytuje šetriace teplotné a svetelné podmienky pre skladovanie kufrov.

Rozmery regálu: výška - 220-240 cm, šírka jednostranného regálu pre horizontálne uloženie krabíc a zväzkov - 35-40, vzdialenosť medzi policami na výšku - 40 cm; pre vertikálne skladovanie je šírka jednostranného regálu 25-30 cm; vzdialenosť medzi policami je 35 cm.

Ak má archívna miestnosť výšku viac ako 4 m, potom pre racionálne využitie priestoru je vhodné nainštalovať dvojvrstvové regály s medzivrstvovými stropmi a pohodlnými schodiskami so zábradlím, ktoré zaisťujú bezpečnosť práce. Na uloženie veľkoformátových dokumentov (mrzáci, mapy, plány) sa vyrábajú špeciálne stojany.

Efektívne využitie priestorov závisí od správneho určenia účelu kancelárskych priestorov, ktorý napomáha pri práci s dokumentmi, a od racionálneho ukladania dokumentov. Pre pohodlie a rýchlosť práce v skladoch slúžia skladacie a ľahké mobilné stoly, stabilné a ľahké rebríky.

Elektrické vedenie v skladovacích priestoroch je povolené len skryté alebo v plynových potrubiach, svietidlá - polohermetické; mimo skladu sú inštalované rozvádzače a vypínacie ističe 11 .

Efektívne využitie priestorov závisí od správneho určenia účelu kancelárskych priestorov, ktorý napomáha pri práci s dokumentmi, a od racionálneho ukladania dokumentov.

Ak je úložisko určené priamo na ukladanie dokumentov, potom je žiaduce vyčleniť priestory v archíve na ich použitie. Mali by zabezpečiť bežnú prácu čitateľov a výskumníkov. V priestoroch by mala byť čitáreň na prácu s dokumentmi. rôzne veľkosti a druhy, ako aj tieto hlavné oblasti: vydávanie dokumentov výskumníkom; systémy na vyhľadávanie informácií; dočasné uloženie dokumentov počas ich používania 12 .

Každý archív vypracuje plán evakuácie dokumentov v prípade núdze (požiar, povodeň atď.). Plán by mal zabezpečiť prednostnú evakuáciu obzvlášť cenných dokumentov a zložiek trvalého uloženia.

Nielen samotná budova (priestor), ale aj prostriedky v nej sú dôležité na zaistenie bezpečnosti dokumentov. Parametre tohto prostredia sú určené dodržaním režimov ukladania.

3. Režimy ukladania dokumentov

Technológiou uchovávania dokumentov sa rozumie súhrn opatrení zameraných na zaistenie bezpečnosti dokumentov pri ukladaní. Medzi tieto opatrenia patrí fyzikálne a chemické spracovanie dokumentov, vytvorenie optimálneho režimu ich uchovávania, obnova dokumentov, vyhotovenie záručných kópií.

Existujú nasledujúce režimy ukladania:

1. svetlo;

2. teplota a vlhkosť;

3. hasenie požiarov;

4. bezpečnosť.

Svetelný režim

Svetlo so sebou nesie energiu, pod vplyvom ktorej dochádza v osvetlených materiáloch k fotochemickým reakciám, ktoré spôsobujú zmenu ich počiatočných vlastností. Papier pôsobením svetla hnedne a stráca mechanickú pevnosť, pretože v ňom dochádza k výrazným zmenám. Veľa textov tiež zo svetla vybledne. Prirodzené aj umelé svetlo je pre materiály nebezpečné 13 . Trvalé skladovanie by sa malo vykonávať v tme. Osvetlenie skladov a dokumentov slnečným žiarením nie je povolené.

Prirodzené osvetlenie v sklade je povolené len vtedy, ak sú tam difúzory svetla, automatické regulátory svetelného toku, ochranné filtre a žalúzie. Na ochranu dokumentov pred svetlom sa používa skladovanie v zakladačoch, šanónoch, krabiciach, skriniach. Na umelé osvetlenie v skladových priestoroch sa používajú žiarovky v uzavretých tienidlách s hladkým vonkajším povrchom.

Úroveň osvetlenia v rozsahu viditeľného spektra by nemala presiahnuť: na zvislom povrchu stojana vo výške 1 m od podlahy - 20-50 lux (lx), na stolných počítačoch - 100 luxov. Osvetlenie sa meria špeciálnym prístrojom - luxmetrom typu Yu-16.

Najsvetlejším miestom v archíve by mala byť čitáreň. Najnižšie osvetlenie priestorov z celkového osvetlenia by malo byť 300 luxov vo vzdialenosti 0,8 m od podlahy v horizontálnej rovine. Okrem toho by mali byť na stoloch čitateľov nainštalované stolové lampy. V miestnostiach na dočasné uskladnenie by sa však, ak je to možné, mal dodržiavať svetelný režim ako v skladovacích priestoroch 14 .

Podmienky teploty a vlhkosti

Teplota a vlhkosť sú hlavnými faktormi, ktoré zaisťujú bezpečnosť archívnych fondov. V skladovacích priestoroch by sa mali udržiavať optimálne teplotné a vlhkostné podmienky pre dokumenty s prihliadnutím na ich špecifiká. Teplotný a vlhkostný režim určuje mikroklímu danej miestnosti.

Mikroklíma závisí od klimatických vlastností oblasti, kde sa budova nachádza, a od vlastností budovy. Pre mikroklímu priestorov sú typické zmeny počasia a klímy a zotrvačnosť ich prejavu. Mikroklíma dokumentov je podmienený pojem, ktorý charakterizuje teplotný a vlhkostný stav dokumentov v podmienkach ich skladovania, používania a prepravy 15 .

Priaznivá mikroklíma pre dokumenty sa vytvára pri pozitívnej teplote a relatívnej vlhkosti 30-60%. Za týchto podmienok:

1. Ako nosič informácie sa javia optimálne fyzikálne a mechanické vlastnosti papiera (maximálna pevnosť, dobrá pružnosť, rozmerová stálosť, najmenšia deformácia);

2. papier je stabilný ako hygroskopický materiál (slabá odozva na prudké zmeny klímy v miestnosti);

3. možnosť poškodenia papiera plesňami je vylúčená;

4. je zabezpečená optimálna rýchlosť chemického starnutia papiera a textu;

5. Rýchlosť mechanického zničenia papiera prudko klesá pri náhlych zmenách podmienok v miestnosti. Oblasť zmien relatívnej vlhkosti vzduchu 30-60-30% sa nazýva normálna stabilná klimatická zóna a považuje sa za najbezpečnejšiu pre dlhodobé skladovanie papierových dokumentov 16 .

Optimálne teplotné a vlhkostné podmienky závisia predovšetkým od typu pamäťového média prevládajúceho v archíve. Napríklad:

1. papierové dokumenty: teplota - 17-19C, relatívna vlhkosť - 50-55%;

2. dokumenty na filmových nosičoch (foto, film, audio, video dokumenty): teplota - 15C, relatívna vlhkosť - 40-55%;

3. dokumenty na magnetických médiách (filmy, disky): teplota - 15-20C, relatívna vlhkosť - 50-65%.

Oblasť zmeny relatívnej vlhkosti vzduchu 0-30-0% zodpovedá podmienkam takzvanej suchej nestabilnej klimatickej zóny. Pri nízkej vlhkosti sa papier stáva nadmerne tuhým, silne reaguje na zmenu klímy, deštrukciu v dôsledku fyzického a mechanického starnutia a zvyšuje sa opotrebovanie. Pri dlhšom sušení papiera je možná nevratná čiastočná strata.

Oblasť zmien relatívnej vlhkosti 60-100-60% sa nazýva vlhká nestabilná klimatická zóna. So zvyšujúcou sa vlhkosťou sa zvyšuje pružnosť, no zároveň sa znižuje pevnosť papiera v ťahu. Aktívna reakcia časopisu na akúkoľvek zmenu klímy sa zvyšuje. Výrazne sa zvyšuje rýchlosť chemického starnutia papiera a textu, pozoruje sa rozširovanie vo vode rozpustných textov a zoslabovanie ich kontrastu. Keď je vlhkosť vyššia ako 65 %, vytvárajú sa priaznivé podmienky na formovanie dokumentov: pravdepodobnosť plesní sa rýchlo zvyšuje, keď vlhkosť stúpne zo 65 na 100 %. Je mimoriadne dôležité, aby dokumenty počas trvalého uskladnenia zostali maximálne dlho v bežnej klimatickej zóne a minimálne v suchej alebo vlhkej zóne.

V priestoroch by nemalo dochádzať k prudkému kolísaniu teploty a vlhkosti, pretože sa tým ničí skladovacie médium. Preto sa archívne dokumenty prijaté po dlhodobej preprave neuložia ihneď do skladu, ale ponechajú sa nejaký čas v špeciálnej miestnosti na aklimatizáciu 17 .

Aby sa zistilo, či teplota a vlhkosť vo vybranej miestnosti spĺňajú požiadavky na optimálne teplotné a vlhkostné podmienky, v archívoch sa vykonávajú klimatizačné práce. Jeho hlavným účelom je získavať neustále informácie o klimatických podmienkach skladovania.

Klimatická regulácia sa vykonáva podľa troch klimatických parametrov: teploty, relatívnej vlhkosti a absolútnej vlhkosti vzduchu. Na meranie sa používajú špeciálne prístroje.

V klimatizovaných miestnostiach sa merania vykonávajú a zaznamenávajú do špeciálneho denníka raz týždenne, v miestnostiach s neregulovanou klímou - dvakrát týždenne, v prípade porušenia režimu skladovania - evakuácia, záplavy atď. - denne.

Najistejším spôsobom, ako v sklade zaviesť pevný optimálny teplotný a vlhkostný režim, je vybavenie skladu klimatizačnými systémami, to znamená použitie klimatizácií. V miestnostiach s neregulovanou klímou by sa mali prijať opatrenia na optimalizáciu teplotných a vlhkostných podmienok na uchovávanie dokumentov pomocou technických prostriedkov zvlhčovania alebo odvlhčovania vzduchu, racionálneho vetrania a vykurovania skladovacích priestorov.

Hygienický a hygienický režim .

Hygienický a hygienický režim zahŕňa súbor požiadaviek zameraných na udržiavanie čistoty, vylúčenie výskytu plesní, húb, prachu a najmä hmyzu a hlodavcov. Na tento účel musí sklad prísne spĺňať nasledujúce požiadavky:

1. Stála cirkulácia vzduchu, vylúčenie nevetraných priestorov.

2. Ochrana okien a vetracích otvorov sieťkami s priemerom ôk najviac 0,5 mm.

3. Je zakázané byť v sklade vo vrchnom oblečení, mokrej a špinavej obuvi.

4. Skladovanie a používanie potravín je neprijateľné.

5. Systematicky vykonávajte mokré čistenie - v tomto prípade by sa voda nemala dostať na dokumenty. Mokré čistenie v skladoch s malou kubatúrou však môže výrazne ovplyvniť vlhkosť vzduchu. Pri začatí takéhoto čistenia je preto potrebné poznať vlhkosť v sklade. Ak je vlhkosť pod normálom, mokré čistenie sa môže vykonávať denne. Pri vysokej vlhkosti je čistenie podlahy suchou vyžmýkanou handrou povolené maximálne raz týždenne 18 . Minimálne raz ročne vyčistite regály, skrine a skladovacie priestory.

6. Aspoň raz ročne ošetrite podlahy, parapety, soklové lišty, pivničné časti regálov antiseptickými roztokmi – pričom roztoky by sa nemali dostať na dokumenty.

7. Dvakrát ročne selektívne skúmanie dokumentov na zistenie hmyzu a plesní 19 .

Prach môže spôsobiť fyzikálne a chemické poškodenie dokumentov, ako aj obsahovať spóry húb a vajíčka hmyzu. Existujú dva hlavné dôvody tvorby prachu v sklade: vnútorné (prirodzená erózia stien, podláh, betónových podláh, obalových materiálov) a vonkajšie (prenikanie prachu zvonku). V súlade s tým by sa mali používať rôzne prostriedky ochrany, aby sa zabránilo jeho výskytu.

Aby sa odstránila vnútorná príčina tvorby prachu, musia byť steny, stropy, priečky a regály pokryté obzvlášť odolným, ohňovzdorným materiálom, ktorý časom nestrieka. V skladovacích priestoroch by nemali byť povolené trámy, rúry alebo iné výčnelky, na ktorých by sa usadzoval prach.

Osobitná pozornosť by sa mali dať na podlahu v skladovacích priestoroch. Je to hlavný zdroj prachu, ktorý vzniká pri trení rôznych dopravných prostriedkov dokumentov a iných predmetov o jeho povrch. Pri skladovaní sa odporúča položiť rovné, hladké podlahy, pretože zrnité (drvené, zrnité) nátery prispievajú k vysokému oteru, keď sa o ne otierajú rôzne predmety a rýchlo sa zanášajú prachom.

Na celkové upratovanie skladovacích priestorov a pravidelné odstraňovanie prachu z dokumentov na policiach vo väčšine archívov sa najčastejšie používajú klasické štandardné elektrické vysávače. Niekedy sú pre pohodlie vyvinuté špeciálne zariadenia pre bežné vysávače. Napríklad v Štátnej knižnici. Lenin nainštaloval dizajn prachovej komory používanej na odstraňovanie prachu z kníh.

Nie je to zlé chrániť dokumenty pred prachom, priečinky, kartónové krabice, krabice.

Okrem použitia prostriedkov na odstraňovanie prachu je potrebné pravidelne sledovať prašnosť vzduchu a samotných dokumentov. Obsah prachu vo vzduchu v archívoch papierových dokumentov by nemal byť vyšší ako 4 – 6 mg/m 3 , pričom prach by nemal obsahovať viac ako 10 % SiO 2 20.

Bezpečnostný režim .

Bezpečnostný režim zahŕňa:

1. Organizácia zabezpečovacieho systému, kontrola vstupu, bezpečnostné alarmy pre všetky priestory archívu.

2. Uzavretie skladu v pracovnej dobe na kľúč, v mimopracovnej dobe - plombovanie a plombovanie.

3. Umožnenie prístupu do trezoru len zamestnancom archívu alebo v núdzových prípadoch aj iným zamestnancom organizácie v ich sprievode.

4. Prítomnosť kovového obkladu na vonkajších dverách archívu a na oknách z uzamykateľných kovových mreží, obložených zvonku.

5. Vyraďovanie dokumentov z archívu len na osobitné preukazy.

Technické opatrenia na ochranu dokumentov pred krádežou sú logicky prepojené s architektonickými, plánovacími a administratívnymi rozhodnutiami do jedného bezpečnostného systému. Technické opatrenia zahŕňajú:

1. Dozorné zariadenie: elektronické detektory poškodenia sklenených povrchov (rozbitie okien), fixujúce seizmickú vlnu deštrukcie a vrátane poplašného signálu; detektory vibrácií, signalizácia pokusov o zničenie (vlámanie) stropov (podlahy, stropy); magnetické detektory, ktoré reagujú na zväčšenie medzery medzi dverami a rámom dverí pri ich otvorení; sledovací systém infračerveného lúča, ktorý reaguje na priesečník lúča akýmikoľvek predmetmi a monitoruje obvod budovy, chodby, haly a pod.

2. Prostriedky vnútorného dohľadu používané po hodinách na detekciu osôb nelegálne prítomných v budove (ultrazvukový vysielač, ktorý generuje zvukové vlny so zmenenou frekvenciou, keď sa v oblasti nachádza cudzinec) mikrovlnné ultrazvukové zameriavacie zariadenia kombinované s mikrovlnnými detektormi na zníženie pravdepodobnosti falošných poplachov v dôsledku turbulencie vzduchu; pasívne senzory-ovládače infračerveného žiarenia, ktoré reagujú na zvýšené teploty v mieste narušiteľa (vrátane tých, ktorí sa skryli pred uzavretím budovy).

3. Prostriedky vnútorného dohľadu počas pracovnej doby, ktoré zahŕňajú televízne riadiace systémy a systémy automatického nahrávania videa v čitárňach, ako aj systémy diferencovaného prístupu do miestností na rôzne účely pomocou osobných magnetických kariet; prostriedky ochrany dokumentov vo výstavných halách, orientácia na ochranu vitrín a signalizáciu pokusov o ich otvorenie.

Nedávno sa objavili bezpečnostné systémy založené na mikroprocesoroch 21 .

Režim stráže sa vzťahuje nielen na sklad, ale na celú miestnosť archívu. Taktiež archív musí prísne dodržiavať opatrenia požiarna bezpečnosť. Všetky izby sú prísne nefajčiarske. Požiarna bezpečnosť v budovách by mala byť zabezpečená protipožiarnym systémom a systémom ochrana pred ohňom podľa GOST 12.1.004-76. Priestory by mali byť vybavené automat požiarny hlásič a automatické hasiace prístroje. Pri skladovaní papierových a filmových dokumentov sa odporúča inštalovať plynové a dymové senzory, najmä ionizačného typu; v čitárňach, reštaurátorských laboratóriách, miestnostiach elektronických výpočtových zariadení - dym; v miestnostiach na odprášenie dokladov - term.

Používanie ohňa, elektrických ohrievačov je zakázané; v hasiacich systémoch látky, ktoré sú relatívne bezpečné pre dokumenty (freón, oxid uhličitý atď.)

4. Topografia a účtovanie pohybu dokladov

Dôležitú úlohu v organizácii skladovania zohráva topografia, teda označenie miest uloženia pre konkrétne inventáre a spisy. Bez topografie je hľadanie dokumentov v lepšom prípade príliš dlhé a v horšom prípade sa môžete stratiť v úložisku. Všetky priestory archívu, ako aj regály, police sú očíslované zhora nadol, zľava doprava. Na fixáciu miesta uloženia dokumentov v úložiskách sa vytvárajú špeciálne adresáre - topografické indexy. Index sa spravidla zostavuje vo forme karty. Najbežnejším typom ukazovateľa je stojan, to znamená, že pre každý stojan je zostavená karta. Karty sú systematizované podľa čísel stojanov v rámci jedného skladu. Na karte je uvedený názov organizácie, číslo regálu a skladu, číslo skrine (sekcie regálu), číslo police, číslo fondu, inventár a čísla kufríkov uložené na túto poličku. Pri veľkom objeme prostriedkov sa zostavujú topografické indexy na fond, kde sú karty systematizované podľa čísel fondov.

Účtovníctvo má veľký význam pre zaistenie bezpečnosti archívnych materiálov. Účtovanie archívnych materiálov zahŕňa zakladanie a evidenciu v osobitných dokladoch o ich množstve a zložení.

Hlavným predmetom účtovníctva sú fondy a skladové jednotky. Všetky zmeny v skladbe dokladových materiálov sa bezodkladne zapisujú do účtovnej dokumentácie. Účtovné práce sa vykonávajú v prísnom súlade s pravidlami a pokynmi 22 .

Účtovanie pohybu dokladov zahŕňa ich ochranu pred krádežou. Medzi dôvody krádeže dokumentov patrí dostupnosť archívov ako informačných centier pre akúkoľvek osobu pracujúcu na prenájom alebo ako výskumník; možnosť odcudzenia, a to ako neoprávnenými osobami, tak aj pracovníkmi archívu; obrovské množstvo uložených finančných prostriedkov, pravidelne a podľa neúplného zoznamu kontrol dostupnosti; oslabená kontrola, porušovanie bezpečnostných postupov; nedostatok spoľahlivých nástrojov na zabezpečenie dokumentov, najmä prostriedkov kontroly, ktoré zaznamenávajú pohyb konkrétneho dokumentu v rámci budovy, negatívny postoj archívov k sprísneniu bezpečnostných opatrení, zatajovanie krádeží, chýbajúca koordinovaná dokumentácia ochranné opatrenia.

Aby sa predišlo krádežiam, bol vyvinutý podrobný systém sledovania pohybu dokladov. Uvoľňovanie dokumentov z úložiska sa môže vykonávať len na obmedzené účely a na presne vymedzené obdobie. Zároveň je vydanie dokladov z úložiska nevyhnutne zaznamenané v osobitných účtovných dokladoch.

Pri výdaji puzdier z úložiska sa na miesto vydaného puzdra umiestni náhradná karta. Označuje archívnu šifru prípadu (číslo fondu, inventára, kufríka), komu bol vydaný, dátum vrátenia a podpis pracovníka, ktorý puzdro vydal. Vrátené prípady sú kontrolované za prítomnosti užívateľa. Pre všetky škody sú vypracované akty, ktoré môžu slúžiť ako základ pre vyvodenie disciplinárnej, správnej a trestnej zodpovednosti.

Povinným druhom práce na zaistenie bezpečnosti dokumentov je kontrola ich dostupnosti a stavu. Ide o zistenie súladu skutočného počtu úložných jednotiek so záznamami v evidencii archívu, ako aj o identifikáciu prípadov a dokumentov, ktoré si vyžadujú zlepšenie fyzického stavu kaziet, dosiahnu dva ciele:

1. účtovanie počtu dokladov, zisťovanie a odstraňovanie nedostatkov v účtovaní dokladov;

2. Identifikácia dokumentov s vyblednutým textom, mechanickým a biologickým poškodením, vyžadujúcich reštaurovanie, konzerváciu, preventívne a technické spracovanie.

Kontrola dostupnosti a stavu dokumentov by sa mala vykonávať aspoň raz za 5 rokov. Okrem toho sa v archívoch vykonávajú jednorazové kontroly, ak sa prípady presunuli do inej miestnosti; po núdzové situácie; pri zmene vedúceho archívu alebo zodpovednej osoby za archív; pri likvidácii alebo reorganizácii archívu. Pre prípady, ktorých pátracie cesty boli vyčerpané, ako aj pre nefunkčné, sa vypracúvajú príslušné akty, ku ktorým sú pripojené osvedčenia o pátraní.

Kontrola dostupnosti a stavu dokladov sa považuje za ukončenú vykonaním zmien v účtovných dokladoch kontrolovaného fondu. Okrem toho sa v každom prípade vykonáva kontrola politiky, počas ktorej sa zistí poškodenie dokumentov.

Veľké problémy so zachovaním textu dokumentov na trvalé a dlhodobé uloženie spôsobuje aj používanie výpočtovej techniky a rôzne úpravy tlačiarní. Štúdia textov pre tlačiarne na odolnosť voči vode a svetlu, ktorú vykonal V.F. Privalov a O.I. Lyubomirova ukázala, že mnohé z nich nemajú dostatočnú kvalitu na dlhodobé skladovanie. Texty vyrobené pomocou farebných a monochromatických atramentových tlačiarní často trpia nedostatočnou stálosťou na svetle a môžu na svetle čiastočne alebo úplne vyblednúť. Vyblednuté čierne texty pre atramentovú tlač sú zvyčajne tiež rozpustné vo vode. Texty Matrix black sú všetky bez výnimky vodeodolné, no s rôznou svetlostálosťou. Texty na laserovej čiernej tlačiarni sú vodeodolné a svetlostále. Výskumníci dospeli k záveru, že šírenie atramentových tlačiarní spôsobí, že archívy budú dostávať kópie vytlačené atramentom, farebné a čierne, s vodou rozpustným a vyblednutým textom 23 .

5.Uchovávanie dokumentov v elektronickej forme

Zvláštnosťou elektronického ukladania je odosielanie dokumentov do elektronického archívu ihneď po ukončení práce s nimi v kancelárskej práci. To vám umožňuje zaistiť bezpečnosť dokumentov, ich centralizované ukladanie, rýchle vyhľadávanie a distribuovaný prístup k dokumentom, a to ako pomocou lokálnej siete, tak aj pomocou vzdialeného prístupu 24 .

Postupy na zaistenie bezpečnosti elektronických dokumentov možno podmienečne rozdeliť do troch typov:

Zabezpečenie fyzickej bezpečnosti súborov s elektronickými dokumentmi;

Poskytovanie podmienok na čítanie informácií v dlhodobom horizonte;

Poskytovanie podmienok na reprodukciu elektronických dokumentov v takzvanej ľudsky čitateľnej forme.

Zaistenie fyzickej bezpečnosti spisov je prakticky vyriešený problém a to pre všetky typy ukladania. Toto rozhodnutie nesúvisí ani tak s vytvorením optimálnych skladovacích podmienok pre médiá s elektronickými informáciami, ale s fyzickým umiestnením elektronických dokumentov. Aby sa počítačové súbory nestratili, musia byť uložené v dvoch alebo viacerých kópiách umiestnených na samostatnom elektronickom médiu (pracovné a záložné médium). Potom, ak sa jedno z médií stratí, môžete rýchlo vytvoriť duplikát súborov zo zvyšku.

Rozšírená prax ukladania elektronických dokumentov ukazuje, že ich pracovné kópie sa spravidla nachádzajú na pevnom disku alebo serveri organizácie a záložné kópie (kópie) je možné vytvárať na záložnom serveri alebo poli RAID, streamerových (magnetických) páskach. , magneto-optické a optické disky (CD).-RW, DVD-RW). Len veľmi málo vlastníkov elektronických informačných zdrojov z nich oddeľuje archívnu časť a ukladá ju výlučne na externé médiá. Je len prirodzené, že rast úložiska zaostáva za poklesom cien pevných diskov, čo organizáciám umožňuje výrazne zvýšiť kapacitu serverov.

Dôležitý je aj výber typu média, jeho výdrž. Táto voľba závisí od:

druh uložených elektronických dokumentov a ich celkový objem,

Odhadovaná doba uchovávania dokumentov a poskytovania prístupu k nim,

povaha výroby samotných médií a zamýšľané spôsoby ich uchovávania,

Požiadavky na zabezpečenie pravosti dokumentov.

Osobitná pozornosť by sa mala venovať výberu typu média v prípade možné použitie elektronické dokumenty ako písomný dôkaz resp forenzné dôkazy. Ak je nereálne dať dokumentom právnu silu pomocou elektronického digitálneho podpisu (EDS), potom by sa mali včas skopírovať na CD-R - optické disky s jedným záznamom informácií.

Vytvorením viacerých inštancií súborov sa nevyčerpáva rozsah práce na zaistenie ich bezpečnosti. Pre minimalizáciu nákladov na údržbu týchto inštancií je potrebné vytvoriť optimálne podmienky pre ukladanie pamäťových médií.

Špecifiká podmienok a režimu uchovávania sú do značnej miery určené typom elektronického média. Napríklad na dlhodobé skladovanie magnetických médií je potrebné špeciálne vybavenie na ich ochranu pred magnetickými a elektromagnetickými vplyvmi. životné prostredie, alebo ich umiestnite ďalej od silných zdrojov elektromagnetických polí – elektromotorov, ohrievačov, výťahových zariadení a pod. Kazety (kotúče) s magnetickými páskami sa musia každých 1,5 roka otočiť, aby sa odstránilo statické namáhanie a zabránilo sa takzvanému kopírovaciemu efektu. Všeobecné body pri skladovaní akýchkoľvek elektronických médií sú ich umiestnenie vo zvislej polohe, ochrana pred mechanickým poškodením a deformáciou, znečistením a prachom, vystavenie extrémnym teplotám a priamemu slnečnému žiareniu.

Pri skladovaní elektronických médií je veľmi dôležité dodržiavať teplotné a vlhkostné podmienky. Všeobecné odporúčania sú nasledovné: doba zachovania vlastností nosiča je tým dlhšia, čím nižšia je teplota a relatívna vlhkosť, pri ktorej sa neustále skladuje. Napríklad skladovanie polyesterových magnetických pások pri relatívnej vlhkosti 50% a teplote +11C zabezpečuje zachovanie ich vlastností po dobu 50 rokov. Podľa hrubých odhadov rovnakú dobu pre optické disky CD-R poskytuje skladovanie pri relatívnej vlhkosti 50 % a teplote +10 °C; pre disky WORM - pri relatívnej vlhkosti 50% a teplote +3C.

Nízke teploty prispievajú k zachovaniu elektronických informácií, sú však úplne nepohodlné pre dlhodobú ľudskú prácu. Malo by sa tiež poznamenať, že ak sa má médium vybrať zo skladu na použitie v bežnom kancelárskom prostredí, musí sa médium aklimatizovať. V opačnom prípade sú veľmi pravdepodobné chyby pri čítaní informácií a narušenie štruktúry (poškodenie) samotných médií. Ale aby sa optický disk aklimatizoval z vyššie uvedenej teploty na +23 - 25C, bude to trvať minimálne 3 hodiny (najlepšie deň). Dĺžka aklimatizácie magnetickej pásky závisí od jej šírky: čím je páska širšia, tým dlhšie by sa mala aklimatizovať. Malo by sa tiež pamätať na to, že pásky dosahujú teplotnú rovnováhu rýchlejšie ako rovnováhu vlhkosti. Napríklad pri polpalcových páskach by sa zmena teploty o 5 °C mala vykonávať aspoň 0,5 hodiny a zmena relatívnej vlhkosti o 10 % – aspoň 4 dni 25 .

Pri výbere režimov ukladania elektronických médií by sa preto malo brať do úvahy veľa faktorov a korelovať intenzitu používania médií, náklady na udržiavanie režimov ukladania (ktoré môžu byť dosť značné) s nákladmi na pravidelné kopírovanie dokumentov na „čerstvé“ médiá. . Ako je uvedené vyššie, pri organizovaní dlhodobého uchovávania elektronických dokumentov je obdobie 10 rokov celkom prijateľné na uchovávanie médií, na ktorých sú zaznamenané. Zároveň sú povolené „kancelárske“ režimy ukladania: pre magnetické pásky - +23 ° C, pre optické disky + 25 ° C, pri relatívnej vlhkosti 50 %. „Základné pravidlá pre prácu štátneho archívu“ stanovujú teplotné a vlhkostné pomery v archívoch: teplota + 17-19°C, relatívna vlhkosť 50-55%. Za týchto podmienok môžete počítať so životnosťou CD-R diskov až 20 rokov.


Záver

História rozvoja archívov u nás je plná častých prípadov ničenia dokumentov. Dôvodom boli tak klimatické podmienky našej krajiny, ako aj nezodpovedný prístup k dokumentom. Na nápravu situácie sa od roku 1550 začali v krajine vydávať zákony, ktoré stanovovali rôznu zodpovednosť za poškodenie a stratu dokladov. Zákony rovnakého významu sa vydávajú dodnes, napríklad Nariadenia o Federálnom archívnom úrade zo 17. júna 2004 a iné. predpisov.

Na zaistenie bezpečnosti dokumentov potrebujete poznať tieto základy: zabezpečenie fyzikálnej a chemickej bezpečnosti dokumentov; vytvorenie materiálno-technickej základne na ukladanie dokumentov; účtovanie pohybu dokladov; kopírovanie dokumentov za účelom vytvorenia poistného fondu a fondu na použitie; uchovávanie dokumentov.

Prvou požiadavkou na vytvorenie optimálnych podmienok na uchovávanie dokumentov je prítomnosť budovy, ktorá spĺňa všetky parametre na zaistenie ich bezpečnosti. Požiadavky na priestory archívu sú stanovené v moderných regulačných a metodických dokumentoch, predovšetkým v Základných pravidlách prevádzky archívu organizácie, ako aj v niekoľkých GOST a metodických vývojoch. Hlavné priestory budovy sú vyhradené na skladovanie; sú izolované od čitárne a administratívnych priestorov. Stacionárne kovové regály sú inštalované v skladových priestoroch. Nielen samotná budova, ale aj zariadenia v nej sú dôležité pre zaistenie bezpečnosti dokumentov. Parametre tohto prostredia sú určené dodržaním režimov ukladania.

Existujú nasledujúce režimy ukladania: svetlo; teplota a vlhkosť; hasenie požiaru; bezpečnosť. Trvalé skladovanie by sa malo vykonávať v tme. Na ochranu dokumentov pred svetlom sa používa skladovanie v zakladačoch, šanónoch, krabiciach, skriniach. Teplota a vlhkosť sú hlavnými faktormi, ktoré zaisťujú bezpečnosť archívnych fondov. V skladovacích priestoroch by sa mali udržiavať optimálne teplotné a vlhkostné podmienky. Priaznivá mikroklíma pre dokumenty sa vytvára pri pozitívnej teplote a relatívnej vlhkosti 30-60%. V priestoroch by nemalo dochádzať k prudkému kolísaniu teploty a vlhkosti, pretože sa tým ničí skladovacie médium. Klimatická regulácia sa vykonáva podľa troch klimatických parametrov: teploty, relatívnej vlhkosti a absolútnej vlhkosti vzduchu. Na meranie sa používajú špeciálne prístroje.

Sanitárny a hygienický režim zahŕňa súbor požiadaviek zameraných na udržiavanie čistoty. Prach môže spôsobiť fyzikálne a chemické poškodenie dokumentov, ako aj obsahovať spóry húb a vajíčka hmyzu. Osobitnú pozornosť treba venovať podlahovej krytine v skladovacích priestoroch, ktorá je hlavným zdrojom prachu.

Bezpečnostný režim platí pre celú miestnosť archívu. V archíve treba dôsledne dodržiavať protipožiarne opatrenia. Technické bezpečnostné opatrenia zahŕňajú: externé sledovacie zariadenie, interné sledovacie zariadenie používané počas mimopracovného času, interné sledovacie zariadenie počas pracovného času.

Dôležitú úlohu v organizácii skladovania zohráva topografia, teda označenie úložných miest pre konkrétne súpisy a spisy. Na fixáciu miesta uloženia dokumentov v úložiskách sa vytvárajú špeciálne adresáre - topografické indexy. Index sa spravidla zostavuje vo forme karty. Účtovníctvo má veľký význam pre zaistenie bezpečnosti archívnych materiálov. Účtovanie archívnych materiálov zahŕňa zakladanie a evidenciu v osobitných dokladoch o ich množstve a zložení. Aby sa predišlo krádežiam, bol vyvinutý podrobný systém sledovania pohybu dokladov. Uvoľňovanie dokumentov z úložiska sa môže vykonávať len na obmedzené účely a na presne vymedzené obdobie. Zároveň je vydanie dokladov z úložiska nevyhnutne zaznamenané v osobitných účtovných dokladoch.

Povinným druhom práce na zaistenie bezpečnosti dokumentov je kontrola ich dostupnosti a stavu. Ide o zistenie súladu medzi skutočným počtom úložných jednotiek a evidenciou v účtovných dokladoch archívu. Kontrola dostupnosti a stavu dokumentov by sa mala vykonávať aspoň raz za 5 rokov.

Pri archívnom ukladaní dokumentov sú do určitej miery vystavené rôznym faktorom, ktoré spôsobujú nezvratnú zmenu vlastností materiálov – starnutie. Účelom skladovania je znížiť vplyv nepriaznivých faktorov a zvýšiť trvanlivosť dokumentov. K tomu je potrebné splniť všetky potrebné požiadavky na priestory, podmienky skladovania, pohyb dokumentov.


Poznámky

1. Gorfein, G.M. Archivácia. - Leningrad: Leningrad University Press, 1971.

2. Ochotnikov A.V. Správa dokumentov a kancelárska práca. - M.: ICC "Mart", 2003.

3. Alekseeva E.V. Aspekty archivácie v kancelárskej práci: zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov a organizácia ich uloženia. Sekretárske podnikanie. – 2003.

4. Alekseeva E.V. Archivačné aspekty v kancelárskej práci: zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov a organizácia ich uloženia / E.V. Alekseeva // Sekretárske podnikanie. - 2003 - č. 4. – s. 58

5. Ochotnikov, A.V. vyhláška. op. - M.: ICC "Mart", 2003. - S. 205

6. Alekseeva E.V. vyhláška. op. // Sekretárske podnikanie. - 2003 - č. 4. – s. 59

7. Kraiskaya, Z.V. Archivácia. - M.: NORMA, 1996. - S. 202

8. Alekseeva E.V. vyhláška. op. // Sekretárske podnikanie. - 2003 - č. 4. – s. 61

9. Kraiskaya, Z.V. vyhláška. op. S. 203

10. Alekseeva E.V. vyhláška. op. // Sekretárske podnikanie. - 2003 - č. 4. – s. 59

11. Kraiskaya, Z.V. vyhláška. op. S. 205

12. Alekseeva E.V. vyhláška. op. // Sekretárske podnikanie. - 2003 - č. 4. – s. 60

13. Akadémia vied ZSSR. Laboratórium konzervovania a reštaurovania dokumentov. Sprievodca uchovávaním dokumentov. - Leningrad: Nauka, 1978. - S. 25

14. Alekseeva E.V. vyhláška. op. // Sekretárske podnikanie. - 2003 - č. 4. – s. 61

15. Problém zachovania dokumentačných materiálov. - Leningrad: Nauka, 1977. - S. 54

16. Alekseeva E.V. Aspekty archivácie v kancelárskej práci: zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov a organizácia ich uloženia. Sekretárske podnikanie. - 2003 - č. 5. – s. 57

17. Tamže. str.58

18. Pokyny na uchovávanie dokumentov. - Leningrad: Nauka, 1978. - S. 37

19. Alekseeva E.V. vyhláška. op. // Sekretárske podnikanie. - 2003 - č. 5. – s. 59

20. Sergazin Zh.F. Základy zaistenia bezpečnosti dokumentov. - M .: Vyššia škola, 1986. - S. 51

21. Alekseeva E.V. vyhláška. op. // Sekretárske podnikanie. - 2003 - č. 5. – s. 60

22. Gorfein, G.M. vyhláška. op. - Leningrad: Vydavateľstvo Leningradskej univerzity, 1971. - S. 24

23. Alekseeva E.V. vyhláška. op. // Sekretárske podnikanie. - 2003 - č. 6. – s. 55

24. Kuznecovová, T.V. Kancelárska práca. - M.: UNITI-DANA, 2003. - S. 325

25. Archívne uchovávanie elektronických dokumentov: problémy a riešenia. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462


Bibliografický zoznam

1. Alekseeva E.V. Archivačné aspekty v kancelárskej práci: zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov a organizácia ich uloženia / E.V. Alekseeva // Sekretárske podnikanie. - 2003 - č. 4. - S. 58-61.

2. Alekseeva E.V. Archivačné aspekty v kancelárskej práci: zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov a organizácia ich uloženia / E.V. Alekseeva // Sekretárske podnikanie. - 2003 - č. 5. - S. 57-61.

3. Alekseeva E.V. Archivačné aspekty v kancelárskej práci: zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov a organizácia ich uloženia / E.V. Alekseeva // Sekretárske podnikanie. - 2003 - č. 6. - S. 55-60.

4. Gorfein, G.M. Archivácia / G.M. Gorfein, L.E. Šepelev. - Leningrad: Leningrad University Press, 1971. - 86 s.

5. Kuznecovová, T.V. Papierovačky / T.V. Kuznecovová, L.V. Sankina, T.A. Bykov. - M.: UNITI-DANA, 2003. - 359 s.

6. Kraiskaya, Z.V. Archivácia / Z.V. Krayskaya, E.V. Cellini. - M.: NORMA, 1996. - 224 s.

7. Ochotnikov, A.V. Správa dokumentov a kancelárska práca / A.V. Ochotnikov, E.A. Bulavin. - M.: ICC "Mart", 2003. - 304 s.

8. Problém zachovania dokumentačných materiálov / Akadémia vied ZSSR. Laboratórium konzervovania a reštaurovania dokumentov. - Leningrad: Nauka, 1977. - 112 s.

9. Smernice na zaistenie bezpečnosti dokumentov / Akadémia vied ZSSR. Laboratórium na konzervovanie a reštaurovanie dokumentov - Leningrad: Nauka, 1978. - 119 s.

10. Sergazin Zh.F. Základy zaistenia bezpečnosti dokumentov / Zh.F. Sergazin. - M.: Vyššia škola, 1986. - 239 s.

11. Archívne uchovávanie elektronických dokumentov: problémy a riešenia. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462

V dôsledku zvládnutia materiálov tejto kapitoly musí študent: vedieť

  • hlavné formy a činnosti archívov na zaistenie bezpečnosti dokumentov;
  • hlavné faktory vedúce k poškodeniu dokumentov;
  • základné parametre pre ukladanie dokumentov na rôzne médiá;
  • základné metódy reštaurovania a konzervácie dokumentov; byť schopný
  • dodržiavať pravidlá a predpisy na zaistenie bezpečnosti dokumentov pri ich používaní;

vlastné

Základné metódy na zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov.

Za jednu z hlavných úloh archívov na celom svete sa vždy považovalo, považuje a bude považovať uchovávanie dokumentov, ktoré sa v nich nachádzajú. Preto princípy a spôsoby uchovávania dokumentov zaujímajú jedno z popredných miest v archívnictve (archívnictve), v normatívno-metodických dokumentoch, ktorými by sa archívy mali pri svojej každodennej činnosti riadiť, a v legislatíve o archívoch a archívnictve. .

Ale na rozdiel od predstáv o archívoch, ktoré existujú na úrovni domácností, ukladanie v archívoch nie je len pasívne pozorovanie dokumentov v nich, ale veľmi aktívna činnosť zameraná na zabezpečenie bezpečnosti dokumentov.

Zabezpečenie dokumentov- vytváranie a udržiavanie optimálnych podmienok na uchovávanie archívnych dokumentov, eliminácia faktorov prispievajúcich k ich strate, ako aj vytváranie kópií najcennejších dokumentov v prípade straty originálov.

Pre štátne archívy, ktoré uchovávajú dokumenty Archívneho AF Ruskej federácie, t.j. dokumenty, ktoré si svojou hodnotou zasluhujú trvalé (večné) uloženie, uchovanie podľa definície znamená vytvorenie podmienok na to, aby sa tieto dokumenty uchovali navždy.

Ale tak pre rezortné archívy, ako aj pre súčasnú kancelársku prácu je nemenej relevantná požiadavka na zabezpečenie podmienok vylučujúcich stratu dokumentov v procese ich dočasného uloženia.

Hlavný faktory, čo vedie k strate a poškodeniu dokumentov, sú:

  • - krádež a úmyselné zničenie dokumentov ("ľudský faktor");
  • - požiare, záplavy a iné prírodné katastrofy, ako aj vojny;
  • - nepriaznivé pôsobenie fyzikálnych a chemických faktorov;
  • - nepriaznivé pôsobenie biologických faktorov, biologické škody;
  • - prirodzené starnutie nosičov dokumentov;
  • - odpisovanie dokladov v priebehu ich používania.

Krádež dokumentov(ale aj knihy a muzeálne exponáty) sprevádzali archívy, knižnice, múzeá počas celého obdobia ich existencie. Takéto krádeže boli a sú vykonávané jednak za účelom zisku, jednak za účelom monopolného vlastníctva cenných historických dokumentov, ich zhromažďovania. V niektorých prípadoch môžu byť dôvodom krádeže pokusy skryť nechcené (napríklad kompromitovanie konkrétnej osoby alebo organizácie) informácie. Úmyselné zničenie dokumentov môže prebiehať ako akt vandalizmu, ale aj ako pokus o ukrytie dôkazov. Ale oveľa viac dokumentov bolo zničených v dôsledku nekvalifikovaného skúmania, napríklad „odpadové kampane“. Aby sa predišlo takémuto zničeniu dokumentov, existuje systém získavania a skúmania vrátane regulačných a metodických požiadaviek na výber dokumentov na trvalé uloženie a na prideľovanie dokumentov bez hodnoty na zničenie. Tento systém umožňuje uložiť najcennejšie dokumenty jednotlivcov a mimovládnych inštitúcií a organizácií.

Prírodné katastrofy tiež sprevádzajú archívy počas celej existencie ľudskej civilizácie. Proti požiarom funguje systém zabezpečenia protipožiarnej bezpečnosti, likvidácie požiaru a evakuácie ohrozených (aspoň tých najcennejších) materiálov. Proti povodniam, zemetraseniam a podobne prírodné katastrofy požiadavky smerovali k umiestneniu archívov mimo evidentne ohrozených zón, k seizmologickej stabilite archívnych budov a pod. Katastrofálne následky vojen, ktoré vo svojej dobe viedli k zániku mnohých archívov, možno zmierniť (alebo do značnej miery eliminovať) evakuáciou najcennejších dokumentov na bezpečné miesta, posilnením protipožiarnych opatrení a tiež vyhotovením kópií najcennejších dokumentov. .

Nepriaznivé účinky fyzikálnych a chemických faktorov sa eliminuje (alebo do značnej miery obmedzuje) vytvorením optimálnych podmienok uloženia, vrátane výstavby špeciálnych budov pre archívy, ktoré takéto podmienky poskytujú, špeciálneho vybavenia archívov a samozrejme neustálym monitorovaním podmienok uloženia.

Nežiaduce účinky biologických faktorov (biologické poškodenie- niya) sú eliminované ničením organizmov škodlivých pre dokumenty a nepretržitým biomonitorovaním skladov a dokumentov.

Prirodzené starnutie dokumentových médií bohužiaľ nevyhnutné. Toto starnutie sa však dá spomaliť vytvorením optimálnych skladovacích podmienok, špeciálnym spracovaním dokumentov za účelom stabilizácie a pre najcennejšie dokumenty môžete (a mali by ste) vytvárať ich poistné kópie, čo vám umožní uložiť hlavné informácie o nich. Dokumenty.

V procese používania dokumentov, či už ide o listovanie v papierovom obale, sledovanie filmu alebo počúvanie zvukového záznamu, je nevyhnutné amortizácia dokladov. Hlavným a neodstrániteľným rozporom, ktorý je vlastný všetkým činnostiam archívov, je rozpor medzi potrebou používať dokumenty (bez ktorého ich uchovávanie stráca zmysel) a nevyhnutnosťou negatívnych dopadov tohto použitia na bezpečnosť dokumentov (bez ktorých by v konečnom dôsledku , samotné použitie sa stáva nemožným). Dôsledky tohto rozporu sú zmierňované jednak tým, že užívatelia (ako pracovníci archívu, tak aj bádatelia) dodržiavajú pravidlá na zaistenie bezpečnosti dokumentov pri ich používaní, a jednak nahrádzaním originálov kópiami pri ich používaní. . Napríklad je zakázané umiestňovať archívy na miesta náchylné na pravidelné záplavy, uchovávať archívne dokumenty v pivniciach ohrozených záplavami. V Petrohrade pred výstavbou priehrady bol tento zákaz obzvlášť aktuálny.

  • Nie je náhoda, že celosvetové hromadné poistné kopírovanie archívnych dokumentov začalo po druhej svetovej vojne, v čase, keď bola hrozba tretiny celkom aktuálna.

    • Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

    Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.

    Uverejnené dňa http://www.allbest.ru/

    archív uloženie dokumentu klimatický

    Úvod

    1.2 Pamäťové médium

    2.1 Režim stráženia

    2.2 Svetelný režim

    3.1 Klimatický stav ovzdušia charakterizujú nasledujúce hlavné parametre

    Úvod

    Zabezpečenie bezpečnosti archívnych dokumentov je súbor opatrení, ktoré treba vytvoriť regulačných podmienok, dodržiavanie regulačných režimov a správna organizácia uchovávania archívnych dokumentov s vylúčením ich odcudzenia a straty a zabezpečenie ich udržiavania v bežnom fyzickom stave, zabezpečuje bezpečnosť archívnych dokumentov v archíve.

    Regulačné podmienky na uchovávanie archívnych dokumentov sú stanovené:

    Výstavba, rekonštrukcia a opravy archívnych budov;

    Vytvorenie optimálnej (normatívnej) protipožiarnej ochrany, - bezpečnostného, ​​teplotno-vlhkostného, ​​svetelného a hygienicko-hygienického režimu v budove a priestoroch archívu;

    Použitie špeciálnych prostriedkov na ukladanie a presúvanie archívnych dokumentov (regály, skrine, trezory, škatule, šanóny a pod.).

    V tomto príspevku sa navrhuje zvážiť hodnoty optimálneho archivačného zariadenia na zaistenie bezpečnosti dokumentov.

    1. Usporiadanie a vybavenie štátnych archívov

    1.1 Budovy a priestory archívov

    Archívne dokumenty by mali byť umiestnené v špeciálne postavenej budove, v oddelené časti budov, ako aj v priestoroch upravených pre archív.

    Budovy musia spĺňať technické požiadavky trvanlivosť a pevnosť konštrukcií, požiarna odolnosť, ochranná spoľahlivosť. Musia mať protipožiarne vybavenie, výstražné zariadenia a sklad, navyše prenosné hasiace zariadenie, ktoré je bezpečné pre dokumenty. Budova archívu je vybavená EZS a ochrannými mrežami na oknách otváraných von.

    Umiestnenie budovy archívu je zvolené mimo požiarne nebezpečných objektov a objektov s nebezpečnými emisiami prachu a plynov.

    Budovy a priestory upravené pre archív sa prijímajú do prevádzky po cielenom preskúmaní za účasti archívnej, požiarnej, hygienickej, stavebnej služby podľa zákona. Posudok by mal určiť stav budovy a jej vhodnosť, berúc do úvahy potenciálne zaťaženie podlahy.

    Do prevádzky nie sú akceptované objekty: drevené a schátrané; pivnica a podkrovie; bez vykurovania a vetrania; s kúrením v kachliach; s hlavnými komunikáciami teplo-voda-plyn-elektrina; v budovách s horľavými, chemickými, potravinárskymi technológiami. Miestnosť prispôsobenú pre archív je potrebné izolovať od zvyšku budovy.

    Komplex priestorov archívu, ich zloženie, umiestnenie, vybavenie má zabezpečovať plnenie funkčných úloh pre príjem na uloženie, uloženie, použitie dokumentov a ich špeciálne spracovanie.

    Hlavná časť archívu je vyhradená na uloženie dokumentov. Repozitáre by mali byť čo najďalej od laboratória, výroby, domácich priestorov archívu a nemali by mať spoločné vetracie kanály. Skladové priestory sú izolované od priľahlých priestorov protipožiarnymi stropmi a stenami s požiarnou odolnosťou minimálne 2 hodiny. Kombinácia skladovacích a pracovných priestorov akéhokoľvek účelu nie je povolená.

    V skladovacích objektoch je zakázané ukladať vodovodné a kanalizačné potrubia, vývody technologických alebo domových vôd.

    Materiály pre skladovacie zariadenia, ako aj materiály na dekoráciu interiéru skladovacích zariadení, by nemali zhromažďovať ani vylučovať prach, byť zdrojom agresívnych chemikálií.

    Skladovacie priestory by mali mať prirodzené alebo umelé vetranie. Výška skladovacích priestorov by mala byť minimálne 2,25 m. Pri použití vysokých miestností je povolené používať poschodové stropy a poschodové skladovacie priestory za podmienok pohodlného prístupu k dokumentom a bezpečnosti archívne práce.

    Skladovacie priestory by mali mať východy do výťahov a schodiská vhodné na evakuáciu.

    V skladovacích priestoroch by mali byť inštalované skryté elektrické rozvody a utesnené zásuvky. Rozvodné rozvádzače, poistky, hlavné a podlahové vypínače sú umiestnené mimo skladových priestorov. Prenosné zariadenia používané v skladovacích priestoroch by mali mať šnúry s gumovou izoláciou.

    Organizačné otázky umiestňovania a účtovania dokumentov v skladoch, prístupu k nim, pohybu dokumentov, ochrany a prevádzky skladov určujú Pravidlá pre organizáciu skladovania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie. a iné archívne dokumenty v štátnych a obecných archívoch, múzeách, knižniciach, organizáciách Ruskej akadémie vied“ (schválené nariadením Ministerstva kultúry a masovej komunikácie Ruskej federácie (M. 2007).

    1.2 Pamäťové médium

    Kovové regály sú hlavným skladovacím zariadením. Je povolené používať stacionárne drevené regály v miestnosti s normálnym sanitárnym a biologickým stavom, ošetrené retardérmi horenia. Je tiež povolené používať mobilné kovové regály otvoreného typu.

    V miestnostiach s dobrým vetraním a stabilnými tepelnými podmienkami môžu byť kovové skrine, trezory, uzavreté policové skrine, ako aj stacionárne priehradky s kovovými policami použité ako špeciálne hlavné alebo pomocné vybavenie.

    Zariadenie uzavretého typu sa neodporúča používať v miestnostiach so slabým vetraním a kolísaním teplôt, aby sa predišlo vzniku uzavretých stagnujúcich zón zotrvačnej mikroklímy so zvýšeným rizikom biologického poškodenia dokumentu. Skrinky sú nepohodlné aj v tom, že sťažujú čistenie, dlho pod sebou zadržiavajú vlhkosť a môžu slúžiť ako útočisko pre hmyz.

    V skladových priestoroch s prirodzeným svetlom sú regály a otvorené skrine inštalované kolmo na steny s okennými otvormi.

    Regály, skrine, iné zariadenia na ukladanie dokumentov by nemali byť umiestnené v blízkosti vonkajších stien budovy, k zdrojom tepla a nízko položeným vzduchotechnickým potrubím.

    Regály, skrine sú inštalované v skladových priestoroch v súlade s nasledujúcimi normami: vzdialenosť medzi radmi (hlavný priechod) - 120 cm; uličky medzi stojanmi - 75 cm; vzdialenosť medzi vonkajšou stenou budovy a stojanmi rovnobežnými so stenou - 75 cm; vzdialenosť medzi stenou a koncom stojana (skrinky) - 45 cm; vzdialenosť medzi podlahou a spodnou policou regálu je najmenej 15 cm av suteréne najmenej 30 cm.

    Štandardné veľkosti hlavného a pomocného zariadenia, normy pre jeho umiestnenie v skladovacích zariadeniach sú určené ustanoveniami metodických odporúčaní.

    Papierové dokumenty sa umiestňujú na stojany alebo do skríň horizontálne alebo vertikálne v škatuliach, priečinkoch, puzdrách, pričom sa berú do úvahy formy tvrdého alebo mäkkého obalu. Medzi stropom alebo policou stojana a horným rezom škatule ponechajte medzeru pre cirkuláciu vzduchu aspoň 5 cm.

    2. Zabezpečenie bezpečnosti dokumentov počas ich uchovávania

    Skladovanie dokumentov by sa malo vykonávať v skladovacích zariadeniach, ktoré spĺňajú stanovené požiadavky.

    Umiestnenie dokumentov do šanónov, škatúľ a škatúľ v skriniach a na regáloch by malo zabezpečiť voľný pohyb skladovacích zariadení bez námahy, vyberanie a vkladanie do zviazaných škatúľ a absenciu značného zaťaženia dokumentov.

    V skladovacích priestoroch sa musia dodržiavať ustanovené svetelné, teplotné a vlhkostné, hygienické a hygienické podmienky na zabezpečenie dlhodobého uchovania dokumentov (režimy ukladania).

    2.1 Režim stráženia

    Bezpečnostný režim archívu je zabezpečený súborom opatrení na zabezpečenie inžiniersko-technického opevnenia, vybavením budovy (areálov) archívu bezpečnostnými signalizáciami, zorganizovaním strážneho stanovišťa, zapečatením priestorov, pozorovaním vnútroobjektového objektu. a kontrola vstupu, uschovanie kľúčov od kancelárskych priestorov.

    Požiadavky na archívy a iné priestory archívu, v ktorých sa uchovávajú tajné archívne dokumenty a pracuje sa s nimi, ustanovuje legálne dokumenty zabezpečiť režim utajenia v Ruskej federácii.

    Organizácia ochrany archívu sa vykonáva v súlade s požiadavkami legislatívnych a iných regulačných právnych aktov Ruskej federácie, ako aj s Pokynmi na postup pri vykonávaní ochrany archívu, dohodnutými v r. v pravý čas s útvarom ochrany archívu a príslušným orgánom vnútorných záležitostí Ruskej federácie.

    Archívy a priestory, v ktorých sú trvalo alebo dočasne uložené archívne dokumenty, ako aj hmotný majetok, núdzové a núdzové východy z budovy archívu, hlavný vchod v prípade neprítomnosti nepretržitej strážnej stanice podliehajú povinnému vybaveniu bezpečnostnou službou. alarmy a tesnenia.

    Postup pri odložení kľúčov v pracovnom a mimopracovnom čase, preberaní kľúčov na bezpečnostnej službe, odovzdávaní kľúčov a priestorov pod ochranou ustanovuje pokyn o režime stráženia archívu schválený predpísaným spôsobom.

    Archívny sklad v pracovnom čase, ak v ňom nepracujú zamestnanci, musí byť uzavretý kľúčom. Kľúče od archívneho depozitára uchováva v pracovnom čase vedúci archívneho depozitára alebo jeho zastupujúca osoba.

    Vyňatie z archívu archívnych dokumentov, hmotného majetku a kníh vedeckej príručnej knižnice, ako aj vedeckého referenčného aparátu je možné len na osobitné preukazy vydané predpísaným spôsobom.

    2.2 Svetelný režim

    Svetelný režim je nastavený s prihliadnutím na zvláštnosti pôsobenia svetla. Trvalé uloženie by sa malo vykonávať v tme, čo je zabezpečené ukladaním dokumentov do zakladačov, šanónov, škatúľ, ako aj svetelným režimom v priestoroch.

    Osvetlenie v trezoroch môže byť umelé alebo prirodzené. Orientácia okien je prednostne na sever.

    Nevystavujte dokumenty priamemu slnečnému žiareniu ani svetlu odrážanému od bielych povrchov. Pri prirodzenom svetle sa na tlmenie svetelných tokov používajú svetlorozptyľujúce sklá, ochranné závesy, filtre, žalúzie, čiastočné natieranie skla bielou farbou.

    Pre umelé osvetlenie sa používajú bezpečnejšie žiarovky v uzavretých tienidlách s hladkým vonkajším povrchom. Povolené sú žiarivky so zníženou ultrafialovou oblasťou spektra.

    Tieto opatrenia by mali vytvoriť osvetlenie 20-50 luxov v skladoch (na zvislej ploche regálu v hlavnej uličke vo výške 1 m od podlahy). Osvetlenie pracovnej plochy 100 luxov.

    Ochrana dokumentov pred pôsobením svetla by mala byť zabezpečená nielen v skladoch, ale aj vo všetkých priestoroch pre akýkoľvek typ práce s dokumentmi.

    2.3 Podmienky teploty a vlhkosti

    Teplotný a vlhkostný režim je normalizovaný s prihliadnutím na správanie dokumentov v rôznych klimatických podmienkach. V skladovacích priestoroch vybavených klimatizačnými systémami by sa mali udržiavať optimálne podmienky teploty a vlhkosti: teplota 17-19 ºС, relatívna vlhkosť 50-55%. V miestnostiach s neregulovanou klímou, t.j. vo vykurovaných miestnostiach s prirodzenou alebo nútenou výmenou vzduchu je možné meniť parametre vzduchu v rámci nasledujúcich limitov: teplota 10-30 ºС, relatívna vlhkosť 30-60%.

    Prudké výkyvy teploty a vlhkosti vzduchu v skladovacích priestoroch nie sú povolené. Pri dlhodobom stabilnom porušení skladovacieho režimu (5-7 dní), sprevádzanom nebezpečným zvýšením relatívnej vlhkosti až na 80-90%, je potrebné prijať opatrenia na normalizáciu klimatické podmienky(intenzívne vetranie zohľadňujúce poveternostné podmienky, nútené odvlhčovanie skladovacích priestorov).

    V prípade havarijných porušení skladovacieho režimu zapríčinených vniknutím vody do areálu je potrebné bezodkladne vykonať opatrenia na odstránenie príčin a následkov havárie, sklad odvodniť a v prípade potreby vysušiť dokumenty.

    Klimatické parametre ovzdušia v skladoch musia byť monitorované špeciálnymi prístrojmi. Kontrolné merania sa vykonávajú: v klimatizovaných miestnostiach minimálne raz týždenne; v skladoch s neregulovanou klímou aspoň 2-3 krát týždenne; v rozpore s režimom skladovania 1-2 krát denne.

    Rôzne typy dokumentov sa musia uchovávať v oddelených miestnostiach, pričom ich zoskupujte s prihliadnutím na povahu média a podobnosť podmienok uloženia. V klimatizovaných miestnostiach pre tieto skupiny sa normalizuje nasledujúci optimálny klimatický režim: pre filmové materiály čiernobiely (15 ° C a 40-55 %) a farebný (2-5 ° C a 40-55 %); pre dokumenty na magnetických páskach a diskoch (15-20 C 50~65%).

    Keď sú nútení umiestniť dokumenty rôznych typov do tej istej miestnosti, riadia sa klimatickými normami prijatými pre papierovú dokumentáciu. Zároveň sa v súlade so základnými pravidlami pre prevádzku archívov umiestňovanie, skladovanie a preprava rôznych typov dokumentov uskutočňuje pomocou typických primárnych skladovacích zariadení (škatúľ, šanónov, špeciálnych kufrov, balíkov, balíkov atď.). .) prijaté pre špecifické typy. Vyžadujú sa aj dokumenty s magnetickou vrstvou osobitné opatrenia ich ochrana pred demagnetizáciou.

    2.4 Hygienický a hygienický režim

    Hygienický a hygienický režim je súbor opatrení na ochranu dokumentov pred biologickými škodcami nachádzajúcimi sa v archívoch. Skladovacie priestory musia byť udržiavané v čistote, v podmienkach vylučujúcich možnosť výskytu plesní, hmyzu, hlodavcov, prachu. V skladovacích priestoroch musí byť zabezpečená voľná cirkulácia vzduchu bez vytvárania nevetraných zón, ktoré sú z hygienického a biologického hľadiska nebezpečné. Všetky skladovacie zariadenia uzavretého typu by sa mali pravidelne otvárať, kontrolovať a vetrať. Ukladanie dokumentov na podlahu, parapety, skladovanie na netriedených kopách nie je povolené. Okná, ktoré sa otvárajú počas teplého obdobia, ako aj vetracie otvory v podlahách, stropoch, stenách skladovacích priestorov a vonkajšie otvory ventilačných systémov budovy by mali byť chránené sieťkami s priemerom ôk najviac 0,5 mm.

    Je zakázané zdržiavať sa vo vrchnom oblečení, mokrej a špinavej obuvi, nachádzať cudzie predmety alebo vybavenie v skladovacích priestoroch, ako aj skladovať a používať potraviny a fajčiť.

    V priestoroch skladovacích priestorov je potrebné vykonávať systematické mokré čistenie. Minimálne raz ročne sa odprašujú regály, skrine, skladové priestory, podlahy, soklové lišty, parapety, pivničné časti regálov sa utierajú antiseptickými vodnými roztokmi (2% formalín; 5% katamín AB atď.). Pri spracovaní by riešenia nemali padať na krabice, puzdrá, dokumenty.

    Dvakrát ročne (na začiatku a na konci vykurovacej sezóny) sa kontrolujú skladovacie priestory a dokumenty (selektívne), aby sa včas odhalil hmyz, huby, hlodavce.

    Ak sa zistia biologickí škodcovia, prijmú sa naliehavé opatrenia na dezinfekciu a dezinsekciu dokumentov, skladovacích priestorov, priestorov archívmi alebo Rospotrebnadzor, karanténnymi službami.

    Hlavnou preventívnou úlohou archívu je zabrániť prerastaniu jednotlivých, primárnych prejavov aktivity biologických škodcov do početných a následne masívnych ložísk bioinfekcie dokumentov.

    3. Hlavné klimatické parametre ovzdušia

    3.1 Klimatický stav ovzdušia

    Tepelný režim je charakterizovaný teplotou vzduchu. Meria sa v absolútnych jednotkách a vyjadruje sa v stupňoch Celzia (1, C).

    Vlhkostný režim sa hodnotí pomocou nasledujúcich jednotiek vlhkosti:

    Absolútna vlhkosť (A, g/m) je počet gramov vodnej pary obsiahnutej v kubickom metre (tisíc litroch) vzduchu. V reálnych podmienkach sa môže absolútna vlhkosť meniť od nuly (absolútne suchý vzduch) po fyzikálny limit nasýtenia vzduchu vlhkosťou pri danej teplote. Tento limit sa nazýva obsah vlhkosti vzduchu.

    Vlhkosť vzduchu (V, g / m") je limitné, maximálne možné množstvo vodnej pary, ktoré môže byť obsiahnuté v kubickom metre vzduchu pri danej teplote (t.j. limitná absolútna vlhkosť).

    So stúpajúcou teplotou sa zvyšuje obsah vlhkosti vo vzduchu. Napríklad pri nulovej teplote môže vzduch obsahovať vodnú paru nie viac ako 4,84 g / m 3 (vlhkosť pri nule), pri 20 - nie viac ako 17,1 g / m 3 a pri 40 - nie viac ako 50,2 g / m 3.

    V praxi väčšinou používajú nie absolútne, ale relatívne jednotky vyjadrenia vlhkosti, t.j. relatívna vlhkosť.

    Relatívna vlhkosť (H, %) je pomer absolútnej vlhkosti vzduchu k jeho vlhkosti pri danej teplote, vyjadrený v percentách:

    Relatívna vlhkosť vzduchu sa vyjadruje číslami od 0 do 100 %. Percentuálne vyjadrenie je vhodné, pretože okamžite ukazuje stupeň nasýtenia vzduchu vlhkosťou. Pri relatívnej vlhkosti 0-30% sa vzduch považuje za suchý, pri 30-60% je stredne vlhký, pri 60-100% je vlhký (veľmi vlhký). V jednotkách relatívnej vlhkosti je väčšina klimatických zariadení kalibrovaná. Rovnaké jednotky charakterizujú vlhkosť vzduchu v denných hláseniach hydrometeorologickej služby.

    3.2 Ovládanie klimatizácie

    V súčasnosti sa vyrába mnoho zariadení, ktoré umožňujú merať teplotu a vlhkosť, prípadne oba parametre súčasne. Modely zariadení sú rôznorodé a neustále aktualizované.

    Klimatizačné zariadenia používané v archívoch musia byť spoľahlivé a odolné, ľahko použiteľné, testované podľa normy. Konštrukcia zariadení by mala zabezpečiť možnosť ich periodickej kontroly a nastavovania.

    Teplomery - prístroje na meranie teploty prostredia (ortuťové, liehové, elektronické a pod.). V archívoch je lepšie používať tekuté teplomery (ortuť, lieh). Teplomer by mal mať stupnicu vhodnú na pozorovanie a odčítanie s hodnotou delenia 0,2-0,5 C, ako aj vhodný teplotný rozsah (od nuly do 40-50 C) a zariadenie, ktoré vám umožní zavesiť ho na stenu ( stojan).

    Psychrometre sú zariadenia na meranie teploty a vlhkosti vzduchu. Využívajú fyzikálny princíp psychrometrie, vlastnosť tiel navlhčených vodou ochladzovať sa pri odparovaní vlhkosti. Existujú dva hlavné typy psychrometrov: s prirodzeným a núteným režimom odparovania vlhkosti.

    Zvyčajný psychrometer (domáci alebo Augusta) je najstarší, známy model, ktorý sa používa už viac ako sto rokov, a to aj v archívoch, múzeách, knižniciach.

    Prístroj má dva teplomery pripevnené na paneli. Jeden z teplomerov, takzvaný "mokrý" je obalený jednou vrstvou cambricu, koniec cambricu je voľný a spustený do nádrže s vodou. Keď sa voda vyparí z mokrého kambrika, teplomer sa ochladí a ukazuje nižšiu teplotu. Druhý, takzvaný suchý teplomer, ukazuje teplotu vzduchu. Podľa rozdielu medzi údajmi suchého a vlhkého teplomeru pomocou tabuliek priložených k prístroju určte hodnotu relatívnej vlhkosti vzduchu.

    Aspiračný psychrometer - prístroj určený na meranie teploty a relatívnej vlhkosti vnútorného a vonkajšieho vzduchu. Rozsah merania: teploty od ~5°C do 50°C s presnosťou 0,2; relatívna vlhkosť od 10 do 100%.

    Aspiračný model je presnejšie zariadenie ako domáce. Na rozdiel od odsávania nemá domáci psychrometer nútené prúdenie vzduchu a pracuje v režimoch prirodzeného odparovania vlhkosti z batistu, ktoré sú na rôznych miestach skladu rôzne. Domáce psychrometer spravidla vykazuje vyššiu relatívnu vlhkosť, ako v skutočnosti je. Pri používaní domácich psychrometrov je vhodné porovnať ich hodnoty s presným zariadením (aspiračným, elektronickým), pričom sa vyhodnotí skutočný rozdiel v ich údajoch. Takéto porovnanie je lepšie urobiť dvakrát v zime a v lete, t.j. pri nízkej (20-30%) a vyššej (40-70%) relatívnej vlhkosti v priestoroch.

    Aspiračný psychrometer sa zvyčajne používa na testovanie iných prístrojov (domáce psychrometre, vlhkomery atď.), ako aj na obsluhu niekoľkých miestností v budove, najmä ak je klimatizácia centralizovaná.

    Dlho sa v archívoch používal aspiračný psychrometer MV-4M, v súčasnosti sa vyrába rovnaký typ prístroja M-34. Ak existujú rôzne modely, je vhodné zvoliť skôr zariadenia s mechanickým ako elektrickým motorom ventilátora.

    Vlhkomery - prístroje na meranie relatívnej vlhkosti vzduchu. Využívajú fyzikálny princíp hygrometrie: vlastnosť hygroskopických materiálov, ako sú vlasy alebo špeciálne nite, meniť dĺžku v závislosti od vlhkosti vzduchu. Vlhkomery pracujúce na takýto mechanický pohon sú najčastejšie ručné.

    Digitálne elektronické zariadenia na klimatizáciu postupne nahrádzajú staré mechanické modely. Existuje mnoho druhov elektronických zariadení: niektoré merajú iba teplotu (digitálne elektronické teplomery), iné merajú teplotu a relatívnu vlhkosť súčasne (termohygrometre), iné pracujú v režime malých meteostaníc, merajú teplotu a vlhkosť na viacerých miestach (napr. v správne priestory a na ulici).

    Najracionálnejšie je použiť takéto zariadenie ako multifunkčné zariadenie na centralizovanú údržbu všetkých úložísk veľkého archívu; ovládať, nastavovať, kontrolovať ostatné zariadenia archívu (stacionárne); pre prevádzková kontrola s častou viacnásobné merania v extrémnych situáciách.

    4. Klimatizácia pri ukladaní dokumentov

    Kontrola klímy v zariadeniach na uchovávanie dokumentov je povinná. Vykonáva sa pomocou troch hlavných parametrov: teplota (I, C), relatívna vlhkosť (H,%) a absolútna vlhkosť (A, g / m 3). Teplota a relatívna vlhkosť sa meria klimatickými prístrojmi, absolútna vlhkosť sa zisťuje výpočtom.

    Hlavné parametre I, H, A sa získajú pre vnútorný a vonkajší vzduch.

    Stacionárne klimatické zariadenia - teplomer, vlhkomer (alebo stacionárny psychrometer typu VIT-1) sú namontované na štíte a umiestnené na určitom mieste v sklade (kontrolnom bode). Každý kontrolný bod je priradený sériové číslo. Rovnaký počet platí pre zariadenia, čo je dôležité pre účtovanie, kontrolu a nastavenie zariadení. Riadiaci bod sa volí mimo vykurovacích a ventilačných systémov, najlepšie v hlavnej uličke. Prístrojová doska je namontovaná na nosnom stĺpe alebo stojane, pod ním je pracovná plocha. Kontrolné body sú nastavené na základe: pri izbovom jednovrstvovom systéme jeden na miestnosť (sklad), pri viacvrstvovom systéme jeden na poschodie.

    Počas doby prevádzky stacionárnych zariadení, najmenej raz za tri mesiace, sa vykonáva ich aktuálna kontrola podľa údajov referenčného prenosného zariadenia (aspiračný psychrometer, elektronický termohygrometer).

    Používané stacionárne vlhkomery sa musia raz ročne centrálne kontrolovať a nastavovať. Práce sa zvyčajne vykonávajú v lete pri H rovnajúcom sa 40-60% v akejkoľvek izolovanej alebo málo navštevovanej miestnosti. Počas obdobia kontroly nie je miestnosť vetraná. Vlhkomery sa zavesia na jedno miesto a denne po dobu 3-4 dní sa kontrolujú podľa referenčného prístroja, upravujú sa, nevyhovujúce sa vyraďujú, ostatné sa podľa čísel vracajú na pracovné miesta.

    Stacionárne psychrometre nepodliehajú centralizovanému overovaniu, obmedzujú sa na ich aktuálne overovanie. Stacionárne zariadenia archívu sú kontrolované ich štandardným prenosným zariadením alebo na základe zmluvy.

    Nástup prenosných, rýchlo pôsobiacich a ľahko použiteľných termohygrometrov otvára možnosť centralizovanej údržby všetkých archívnych úložísk buď jedným prenosným zariadením alebo na báze centralizovaného automatického počítačového monitorovania stavu prostredia v archívoch.

    Vyhodnotenie kontrolných údajov

    Klimatizácia poskytuje neustále informácie o meniacej sa klimatickej situácii. Tieto informácie je potrebné náležite posúdiť a použiť. Hodnotenie môže byť operatívne (aktuálne) a konečné.

    Okamžite po prijatí a registrácii kontrolných a klimatických údajov sa vykoná prevádzkové hodnotenie. Tieto údaje odrážajú rýchlo sa meniace poveternostné podmienky. Charakterizujú stav skladovej mikroklímy v deň meraní a umožňujú rozhodnúť o účelnosti vetrania (vetrania) miestnosti.

    Záverečné hodnotenie sa zvyčajne vykonáva na konci roka na základe súhrnu všetkých klimatických údajov získaných pre konkrétne úložisko za rok a za archív ako celok. Pre konečné hodnotenia sa používajú klimatické údaje prezentované v grafickej forme.

    Zoznam použitých prameňov a literatúry

    1. Federálny zákon z 22. októbra 2004 č. 125-FZ „O archívnictve v Ruskej federácii“.

    2. Nariadenie vlády Ruskej federácie zo 17. júna 2004 č. 290 „O Federálnom archívnom úrade“.

    3. Predpisy pre štátnu registráciu dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie (schválené nariadením Federálneho archívu zo 17. novembra 1997 č. 61, zaregistrované na Ministerstve spravodlivosti Ruska dňa 8. júla 1997, registračné č. 1344).

    4. Pravidlá organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v štátnych a obecných archívoch, múzeách, knižniciach, organizáciách Ruskej akadémie vied "(schválené objednávkou Ministerstva kultúry a masovej komunikácie Ruskej federácie zo dňa 18. januára 2007 č. 19, registrované Ministerstvom spravodlivosti Ruska, registračné číslo 9059 zo dňa 6. marca 2007)

    5. Alekseeva E.V., Afanas'eva L.P., Burova E.M., Archiv. Učebnica. M.: Vydavateľské centrum "Akadémia", 2005.

    Hostené na Allbest.ru

    Podobné dokumenty

      História legislatívy a východiská pre uchovávanie archívnych dokumentov. Usporiadanie, vybavenie a prevádzka priestorov. Postup pri kontrole dostupnosti a stavu obzvlášť cenných a jedinečných dokumentov. Topografia a účtovanie pohybu materiálov v elektronickej forme.

      semestrálna práca, pridaná 17.03.2019

      Zabezpečenie regulačných podmienok na uchovávanie archívnych dokumentov. Topografia. Použitie špeciálnych prostriedkov na ukladanie a presúvanie dokumentov. Postup pri vydávaní prípadov zo skladu. Kontrola dostupnosti, stavu. Zabezpečenie fyzikálnej a chemickej bezpečnosti.

      semestrálna práca, pridaná 01.09.2008

      Teoretické princípy účtovania dokladov. Účtovná jednotka pre archívne dokumenty. Evidencia dokumentov v štátnom archíve. Postup pri vydávaní prípadov z archívov. Zabezpečenie fyzikálnej a chemickej bezpečnosti dokumentov. Kniha príjmových dokladov.

      semestrálna práca, pridaná 22.04.2016

      Dokumenty ako informačný základ činnosti organizácie. Zachovanie archívneho dokumentu: história legislatívy a základy bezpečnosti. Účtovanie pohybu dokladov. Režimy ukladania dokumentov: svetlo, bezpečnosť, teplota a vlhkosť, protipožiarna ochrana.

      semestrálna práca, pridaná 6.10.2011

      Úlohy, funkcie, práva, zodpovednosť archívov. Organizácia dokumentov, účtovanie dokumentov, používanie dokumentov v archíve. Požiadavky na zostavovanie nomenklatúr prípadov a tvorbu prípadov. Skúmanie hodnoty dokumentov. Zabezpečenie bezpečnosti dokumentov.

      semestrálna práca, pridaná 19.07.2008

      História Orenburgu a provincie Orenburg. Moderný systém organizácie archívu, jeho právne úkony. Hlavné úlohy, funkcie, právomoci Výboru pre archívy. Zabezpečovanie bezpečnosti súborov, účtovania a používania archívnych dokumentov.

      ročníková práca, pridaná 20.03.2014

      Funkcie a pravidlá pre ukladanie dokumentov v súlade s platná legislatíva Ruská federácia. Moderné prístupy k zaisteniu bezpečnosti dokumentov. Základné pravidlá pre uchovávanie a ničenie dokumentov v obchodných organizáciách.

      abstrakt, pridaný 23.09.2010

      Hlavné činnosti elektronických archívov. Charakteristika hlavných znakov skúmania hodnoty elektronických dokumentov. Normatívna a metodická podpora archívneho uchovávania dokumentov, problémy bezpečnosti a autenticity.

      semestrálna práca, pridaná 12.08.2011

      Špeciálne prostriedky na uchovávanie a pohyb dokumentov a ich bezpečnosť. Postup pri vydávaní prípadov z úložiska a kontrole ich prítomnosti. Zabezpečenie bezpečnosti archívnych dokumentov. Kontrola dodržiavania právnych predpisov o archivovaní v Ruskej federácii.

      semestrálna práca, pridaná 19.04.2016

      Pojem archívne fondy a archívne dokumenty. Ich význam v organizácii. Úrovne organizácie archívnych fondov a archívnych dokumentov. Vedecké zásady usporiadania dokumentov na úrovni archívneho fondu krajiny. Skladba archívnych dokumentov.

    Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

    Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.

    Uverejnené dňa http://www.allbest.ru/

    Uverejnené dňa http://www.allbest.ru/

    Štátny výbor Marijskej republiky pre odborné vzdelávanie

    Štát vzdelávacia inštitúcia

    Stredné odborné vzdelanie

    Republika Mari El

    "Vysoká škola obchodu a technológií"

    Práca na kurze

    Podľa disciplíny „Aarchivácia"

    téma:Ouchovávanie archívnych dokumentovpripolicajti

    Dokončené - Vaseneva Polina Nikolaevna

    Špecialita - 032002

    Manažérska dokumentácia

    Skupina - D-31

    Skontrolovaná - učiteľka Suslova O.I.

    Yoshkar-Ola

    Úvod

    1. Zabezpečenie regulačných podmienok na uchovávanie archívnych dokumentov

    1.1 Vytváranie optimálnych podmienok pre ukladanie dokumentov

    1.2 Umiestnenie dokumentov v úložisku. topografia

    2. Používanie špeciálnych prostriedkov na ukladanie a presúvanie dokumentov

    2.1 Postup pri vydávaní prípadov zo skladu

    2.2 Kontrola dostupnosti a stavu prípadov

    2.3 Vytvorenie poistného fondu pre osobitne cenné dokumenty a fondu na použitie

    3. Zabezpečenie fyzikálnej a chemickej bezpečnosti archívnych dokumentov

    3.1 Kontrola fyzického stavu dokladov

    3.2 Fyzikálne, chemické a technické spracovanie archívnych dokumentov

    Záver

    Zoznam použitej literatúry

    Dodatok

    V dirigovanie

    Relevantnosť témy práce v kurze. Archivár sa v súčasnosti ako prvý zaoberá informáciami vytvorenými v minulosti. Musí to vziať a nechať si to. Ale archív nie je sklad, ale vedecká inštitúcia, ktorá plní úlohu formovania dlhodobej sociálnej pamäte spoločnosti. ukladanie dokumentov topografia fond

    Štátne orgány, orgány miestna vláda, organizácií a občanov zapojených do podnikateľská činnosť bez vzdelania právnická osoba, sú povinní zabezpečiť bezpečnosť archívnych dokumentov vrátane dokumentov o personáli počas lehôt ich uchovávania ustanovených federálnymi zákonmi, inými regulačnými právnymi aktmi Ruskej federácie, ako aj zoznamy dokumentov ustanovených federálnym zákonom „o Archivácia v Ruskej federácii“ z 22. októbra 2004 č. 125 FZ.

    Zabezpečovanie bezpečnosti dokumentov je hlavnou úlohou štátnych archívov. Zložitosť riešenia problému je daná tým, že nikto nikdy nevytvoril dokumenty na „večné“ uloženie. Zároveň sa archívy každoročne dopĺňajú novými fondmi a možnosti reštaurovania zostávajú skromné. Moderný prístup k riešeniu tohto problému je založený na princípe postupného prechodu na diferencovaný, volebný princíp zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov s prihliadnutím na ich hodnotu, fyzický stav.

    Diferencovaný prístup spočíva v prideľovaní celkového objemu dokumentov uložených v archíve, tzv. prioritných objektov na úrovni fondov, častí fondov, jednotlivých dokumentov. Základom prideľovania priorít sú dve kritériá: hodnota dokumentov a znaky fyzického stavu, ktorý ohrozuje ich bezpečnosť. Súbor opatrení na vytvorenie regulačných podmienok, dodržiavanie regulačných režimov zabezpečuje bezpečnosť archívnych dokumentov v archíve.

    Regulačné podmienky na uchovávanie archívnych dokumentov sú stanovené:

    Výstavba, rekonštrukcia a opravy archívnych budov;

    Vytváranie optimálneho (normatívneho) protipožiarneho, bezpečnostného, ​​teplotno-vlhkostného, ​​svetelného a hygienicko-hygienického režimu v budove a priestoroch archívu;

    Používanie špeciálnych prostriedkov na ukladanie a pohyb archívnych dokumentov.

    Hlavným cieľom predmetu je štúdium problematiky zaistenia bezpečnosti archívnych dokumentov ako jednej z hlavných oblastí práce archívov. Od toho, ako správne bola zvolená stratégia ukladania dokumentov, závisí ich fyzický stav a možnosť ich použitia na najrôznejšie účely.

    Na dosiahnutie tohto cieľa je potrebné vyriešiť nasledujúce úlohy:

    1. Zvážte opatrenia na zabezpečenie regulačných podmienok na uchovávanie dokumentov.

    2. Odhaliť postup pri používaní špeciálnych prostriedkov uloženia a pohybu archívnych dokumentov.

    3. Preskúmať metodiku zabezpečenia fyzikálnej a chemickej bezpečnosti dokumentov.

    1 . Bezpečnosť normatívne Podmienky skladovania archívne dokumenty

    1. 1 Vytvorenie optimálnych podmienok na ukladanie dokumentov

    Optimálne podmienky na uchovávanie dokumentov poskytujú: výstavba, rekonštrukcia a opravy budov archívov; vybavenie skladovacích priestorov hasiacimi prostriedkami, bezpečnostnými a požiarnymi hlásičmi; používanie technických prostriedkov na vytvorenie optimálneho teplotného a vlhkostného režimu skladovania, vykonávanie sanitárnych a hygienických opatrení v skladovacích zariadeniach; používanie špeciálnych prostriedkov na ukladanie dokumentov (regály, skrine, trezory, škatule, šanóny atď.).

    Budovy pre štátny archív môžu byť postavené špeciálne alebo prestavané z iných priestorov. Musia byť odstránené z priemyselné podniky znečisťovanie ovzdušia (agresívne plyny, cementový prach a pod.), z požiarne nebezpečných objektov a konštrukcií (sklady ropy, čerpacie stanice, parkoviská, garáže a pod.), ako aj v súlade s požiadavkami stavebné predpisy a pravidlá.

    Vhodnosť umiestnenia archívu sa určuje s prihliadnutím na závery hasičského zboru a sanitárnej a epidemiologickej stanice o stupni znečistenia ovzdušia Banasyukevich V.D. Aktuálne vedecké problémy zaistenia bezpečnosti archívnych dokumentov // Domáce archívy. -2001. - č. 2.

    Budova archívu je súborom hlavných a pomocných priestorov určených na plnenie úloh archívu na uchovávanie, spracovanie, využívanie archívnych dokumentov a úloh administratívneho, technického, domového charakteru, aby spĺňali požiadavky racionálneho usporiadania priestorov archívu. priestorov.

    Súčasťou archívu sú archívy, čitáreň, pracovne, priestory pre automatizovanú knižnicu prenosných elektronických médií, server a komunikačná technika.

    Archívy sú číslované arabskými číslicami v hrubom poradí a nachádzajú sa izolovane vo vzdialenosti od laboratórií, výroby, skladov spojených s používaním (skladovaním) chemikálií, potravín a elektronický archív- zo zdrojov elektromagnetického žiarenia a silových polí.

    Sklady sa odporúča umiestniť v budovách s oknami na severnú stranu. Prirodzené osvetlenie je povolené len s povinnou ochranou dokumentov pred priamym slnečným žiarením. Rozptýlené osvetlenie je povolené s použitím žalúzií, ochranných filtrov, závesov alebo lakovaných skiel na oknách. Na umelé osvetlenie sa používajú žiarovky v uzavretých tienidlách alebo žiarivky so skrátenou ultrafialovou časťou spektra žiarenia.

    Archívne dokumenty sú uložené v tme. Ochrana dokumentov pred svetlom je zabezpečená ukladaním dokumentov do škatúľ, šanónov a väzieb, používaním nepriehľadných a svetlo rozptyľujúcich závesov na oknách a pod. vo vzduchu (oxid siričitý, sírovodík, pary ortuti, oxidy dusíka, amoniak), vystavenie elektromagnetickej ionizácii (žiareniu).

    K dispozícii sú archívy modernými prostriedkami hasiace, bezpečnostné a požiarne poplachové systémy. Všeobecné a podlahové spínače sú umiestnené mimo archívov. Budovy archívov sú vybavené požiarnou vodou, hasiacimi prístrojmi s oxidom uhličitým, bezpečnostnými a požiarnymi poplachovými systémami Banasyukevich V.D. Aktuálne vedecké problémy zaistenia bezpečnosti archívnych dokumentov // Domáce archívy. -2001. - č. 2.

    Bezpečnostný režim archívu je zabezpečený súborom opatrení na zabezpečenie inžiniersko-technického opevnenia, vybavením budovy (priestorov) archívu zabezpečovacou signalizáciou, zorganizovaním strážneho stanovišťa, zapečatením priestorov, pozorovaním vo vnútri objektu a režimy prístupu, ukladanie kľúčov do kancelárskych priestorov.

    Archívy a iné priestory, kde sú trvalo alebo dočasne uložené archívne dokumenty sú vybavené dverami so zvýš technickú silu proti prípadnému vlámaniu, vybavené vysoko bezpečnostnými zámkami.

    Vyňatie z archívu archívnych dokumentov, hmotného majetku a kníh vedeckej príručnej knižnice, ako aj vedeckého referenčného aparátu je možné len na osobitné preukazy vydané predpísaným spôsobom.

    Dokumenty sú uložené v podmienkach, ktoré zabezpečujú normatívne parametre svetelný, teplotno-vlhkostný a hygienicko-hygienický režim.

    V archívoch vybavených klimatizačnými systémami sa udržiavajú tieto optimálne teplotné a vlhkostné podmienky na ukladanie dokumentov na:

    1) papierové médiá - teplota +17 - +19 C, relatívna vlhkosť 50-55 percent;

    2) čiernobiele filmové médiá - teplota +15 C, relatívna vlhkosť 40-55 percent;

    3) farebné filmové médiá - teplota +2 - +5 C, relatívna vlhkosť 40-55 percent;

    4) elektronické médiá - teplota +15 - +25°С, relatívna vlhkosť vzduchu 40-60 percent.

    V archívoch s neregulovanou klímou sa realizuje racionálne vykurovanie, vetranie objektu a zvlhčovanie (odvlhčovanie) vzduchu. Prudké výkyvy (sezónne a v rámci jedného dňa) teploty (+-5.С) a relatívnej vlhkosti vzduchu (+-10%) nie sú povolené.

    Teplotný a vlhkostný režim sa kontroluje pravidelným meraním teploty a relatívnej vlhkosti vnútorného a vonkajšieho vzduchu súčasne: v klimatizovaných miestnostiach - aspoň raz týždenne; v archívoch s neregulovanou klímou - 2 krát týždenne; v rozpore s režimom - 1 krát denne.

    Stavy kontrolných a meracích prístrojov sa zaznamenávajú do špeciálnych denníkov, v ktorých sa odráža aj overenie správnosti odpočtov prístrojov a prijaté opatrenia na normalizáciu teplotného a vlhkostného režimu v prípade jeho porušenia.

    Hlavným prostriedkom na ukladanie dokumentov sú stacionárne alebo mobilné kovové regály, drevené regály ošetrené retardérmi horenia. Ako pomocné alebo špeciálne vybavenie možno použiť kovové skrine, trezory, policové skrine, ako aj stacionárne priehradky s kovovými priečkami a policami.

    Filmové dokumenty, rolové mikrofilmy sú uložené v horizontálnej polohe v kovových alebo plastových boxoch na stojanoch typu rybia kosť alebo na stacionárnych stojanoch. Filmové dokumenty na nehorľavej triacetátovej báze sú uložené vo voľne uložených kovových alebo plastových boxoch s otvormi, aby sa zabránilo hromadeniu pár kyseliny octovej uvoľnených filmovým podkladom vo vnútri boxu. Videodokumenty sú uložené vo zvislej polohe v originálnom balení.

    Nie je dovolené ukladať archívne dokumenty na médiá s magnetickou pracovnou vrstvou na feromagnetických kovových regáloch; oceľové regály je možné použiť vo výnimočných prípadoch, len ak sú obvody regálov odmagnetizované a uzavreté.

    Každá pamäťová jednotka audiovizuálneho alebo elektronického dokumentu je umiestnená v nehermetickom samostatnom obale. Zároveň by sa mal vylúčiť voľný pohyb archívneho dokumentu vo vnútri balíka.

    Papierové archívne dokumenty sa ukladajú na regáloch, v kovových skriniach horizontálne alebo vertikálne v škatuliach alebo na iných primárnych úložných médiách (šanóny, debny a pod.).

    Skladové priestory sú inštalované kolmo na steny s okennými otvormi. Nie je dovolené ich umiestňovať v blízkosti vonkajších stien budovy a zdrojov tepla.

    Usporiadanie skladovacích zariadení sa vykonáva v súlade s nasledujúcimi normami: vzdialenosť medzi ich radmi je 120 cm; skladovacie prostriedky - 75 cm; vonkajšia stena budovy a skladovacie zariadenia rovnobežné s ňou - 75 cm; stena a čelná plocha skladu - 45 cm; podlaha a spodná polica úložného priestoru - 15 cm.

    1.2 Umiestnenie dokumentov v úložisku. topografia

    Umiestňovanie dokumentov do úložísk by malo byť racionálne. Doklady musia byť umiestnené v súlade s účtovnými dokladmi spôsobom, ktorý zabezpečí ich rýchle vyhľadanie.

    Pre rýchle vyhľadávanie dokumentov v archíve je pre dokumenty archívu vytvorený vedecký referenčný aparát:

    - zoznamy prípadov a nomenklatúra prípadov, ktoré ich nahrádzajú;

    - vecné, vecno-tematické kartotéky;

    - personálne spisy;

    - ukazovatele;

    - historické informácie;

    - recenzie dokumentov.

    Doklady trvalého uloženia sa umiestňujú oddelene od dokladov dlhodobého (nad 10 rokov) uloženia a dokladov o osobách.

    Poradie umiestnenia fondov v archíve určuje plán (schéma) ich umiestnenia. Schéma zabezpečuje rozdelenie komplexov fondov medzi sklady s uvedením (ak je to potrebné) počtov prostriedkov pre každý skladový regál.

    Jedno archívne úložisko môže obsahovať archívne dokumenty rôzneho typu, ktoré si však vyžadujú rovnaké režimy ukladania (napríklad archívne dokumenty na magnetických páskach a diskových médiách s magnetickou vrstvou; archívne dokumenty na filme a mikroformách atď.).

    Všetky priestory archívu (budovy, budovy, poschodia, poschodia, miestnosti), ako aj regály, skrine a police sú očíslované. Skladové priestory sú číslované samostatne zľava doprava od vstupu do archívu, ich police - zhora nadol, zľava doprava.

    Za účelom fixácie miesta uloženia a vyhľadávania dokumentov v úložisku sa zostavujú skladové a regálové topografické indexy. Sú na kartách. Topografická kartotéka fondu je zostavená samostatne pre každý fond, tieto karty sú usporiadané v poradí podľa čísel archívnych fondov č., skrinka č, polica č, poznámky (pozri prílohu 1).

    Policové topografické indexové karty sú umiestnené na každom stojane a usporiadané v poradí podľa čísel stojanov v samostatnej miestnosti. Jednu kópiu topografických indexov uchováva zamestnanec (zamestnanci) zodpovední za účtovanie dokumentov archívu, druhú kópiu v archívoch.

    Udržiavanie topografických indexov sa môže vykonávať na papieri alebo v automatizovanom režime v súlade so stanovenými podrobnosťami. Zmeny v umiestnení dokumentov sa včas prejavia vo všetkých kópiách, ako aj v schéme prideľovania finančných prostriedkov.

    2 . Použitie špeciálnych prostriedkov na ukladanie a presúvanie dokumentov

    2.1 Postup pri vydávaní prípadov zo skladu

    Puzdrá sa vydávajú zo skladov:

    - na použitie (pre používateľov v čitárni, pre zamestnancov archívu v pracovných priestoroch, pre inštitúcie a organizácie na dočasné uloženie);

    - na archívnu prácu s dokumentmi.

    Puzdrá obsahujúce schátralé dokumenty, najmä cenné dokumenty, sa z depozitárov nevydávajú do používania, namiesto nich sa vydávajú kópie. Vydávanie obalov z trezorov a ich spätné prevzatie vykonáva správca finančných prostriedkov.

    Archívne dokumenty sa z archívu vydávajú na dobu: do jedného mesiaca - používateľom v čitárni a pracovníkom archívu (okrem osobitne cenných dokumentov vydávaných najviac na dva týždne); do troch mesiacov – tvorcovia fondov; do šiestich mesiacov - súdnym orgánom, orgánom činným v trestnom konaní a iným oprávneným orgánom.

    Vydávanie archívnych dokumentov z archívu na vystavenie sa vykonáva na dobu určenú zmluvou o konaní výstavy.

    Vydávanie kaziet zo skladov je formalizované príslušnými dokumentmi a evidované v osobitných knihách. Vydávanie archívnych dokumentov z archívov a ich spätné prevzatie vrátane listovej kontroly dostupnosti a stavu archívnych dokumentov pred ich vydaním z archívu a po vrátení vykonáva zamestnanec archívu. Jednotnú kontrolu dostupnosti a stavu archívnych dokumentov vrátených používateľmi v čitárni vykonáva zamestnanec čitárne.

    Povinné listové overenie dostupnosti a stavu pred vydaním archívnych dokumentov z archívu a po ich vrátení podliehajú: unikátnym dokumentom a obzvlášť hodnotným dokumentom; archívne dokumenty, ktoré majú vo svojom dizajne alebo pripevnení drahé kamene a kovy; nezviazané archívne dokumenty; prípady, ktoré predtým neboli vydané z archívov a nemajú osvedčovacie listy; súbory obsahujúce autogramy, grafické dokumenty, poštové a úradné znaky, pečate, pohľadnice, obálky s adresami, pečiatky a iné archívne dokumenty potenciálne zaujímavé pre zberateľov.

    Skladbu ostatných prípadov podliehajúcich overovaniu list po liste určuje vedenie archívu na základe rozhodnutia odborno-metodickej komisie.

    Náhradná karta sa umiestňuje namiesto jednotiek uloženia a súpisov prípadov, dokladov vydaných z archívu.

    Archívne dokumenty vydané z archívu musia mať archívny kód, očíslované listy, osvedčovací list a list použitia dokumentu.

    Príprava archívnych dokumentov na vydanie z archívu zahŕňa: zaistenie archívnych dokumentov; zosúladenie archívnej šifry a nadpisov (anotácií) s inventárom (knihou účtovníctva a opisu) prípadov, dokumentov; hárková kontrola archívnych spisov - v ustálených prípadoch.

    Zosúladenie archívnej šifry archívnych dokumentov s inventárom (knihou účtovníctva a opisu) prípadov a dokumentov zahŕňa kontrolu správnosti obálky a titulnej strany veci, primárneho prostriedku na uchovávanie audiovizuálneho, elektronického dokumentu, správnosti názov a šifra pamäťovej jednotky. Ak dôjde k väčším opravám, obálka a titulná strana sa vymenia, pričom v prípade potreby sa zachová stará obálka.

    Pri príprave na vydanie z archívu jednotlivých archívnych dokumentov stiahnutých zo spisov sa na rubovú stranu každého listu, mimo textu archívneho dokumentu, nalepí pečiatka s archívnym kódom.

    Za účelom kontroly bezpečnosti archívnych dokumentov útvar zodpovedný za uchovávanie archívnych dokumentov kontroluje bezpečnosť archívnych dokumentov vydaných z archívu. Kontroly sa vykonávajú plánovane alebo podľa potreby po dohode s vedením archívu.

    Pri vrátení archívnych dokumentov do archívu sa vykonáva predpísaným spôsobom list po liste kontrola fyzického stavu. V knihe na vydávanie archívnych dokumentov sa uvedie poznámka o vrátení archívnych dokumentov za prítomnosti pracovníkov archívu alebo tvorcu fondu, ktorý ich vrátil. Ak sa zistí poškodenie vrátených archívnych dokumentov, vyhotoví sa v akejkoľvek forme zákon, ktorý podpíše zamestnanec archívu a osoba, ktorá vracia archívne dokumenty, a predloží ho na posúdenie vedeniu archívu.

    Pri preprave archívnych dokumentov na akúkoľvek vzdialenosť sa prijímajú opatrenia na ich ochranu a ochranu pred pôsobením škodlivých činiteľov.

    Na presun archívnych dokumentov v rámci archívu sa využívajú pojazdné vozíky a iné dopravné prostriedky.

    Vnútroštátna preprava archívnych dokumentov sa vykonáva v uzavretých vozidlách s povinným sprievodom pracovníka archívu. Preprava archívnych dokumentov na veľké vzdialenosti sa vykonáva v balenej forme v krytom vozidle.

    2.2 Kontrola dostupnosti a stavu prípadov

    Účelom kontroly dostupnosti a stavu kaziet v archívoch je zistiť súlad skutočnej dostupnosti kaziet s popisnými článkami a konečnými zápismi do súpisov; identifikovať poškodené obaly obsahujúce dokumenty s vyblednutými textami, ktoré vyžadujú reštaurovanie, väzbu, dezinfekciu, prevrátenie na druhú stranu a pod.

    Kontroly dostupnosti a stavu archívnych dokumentov sa vykonávajú plánovane, ako aj v čase (mimoriadnom).

    V štátnom archíve, múzeu, knižnici, archíve Ruskej akadémie vied sa vykonáva plánovaná cyklická kontrola prítomnosti a stavu:

    - jedinečné dokumenty - ročne;

    - zvlášť cenné papierové dokumenty - raz za 10 rokov (v štátnej knižnici - raz za 5 rokov);

    - audiovizuálne a elektronické dokumenty - raz za 5 rokov;

    - filmové dokumenty na báze nitro - raz za 2 roky.

    Cyklickosť preverovania dostupnosti ostatných archívnych dokumentov sa určuje na základe rozhodnutia odborno-metodickej komisie (prípadne iného poradného orgánu) archívu v závislosti od intenzity využívania a stavu účtovania archívnych dokumentov, resp. najmenej raz za 25 rokov (v štátnej knižnici - raz za 15 rokov).

    V mestskom archíve, múzeu, knižnici sa vykonáva plánovaná cyklická kontrola dostupnosti archívnych dokumentov raz za 10 rokov.

    V prípade živelných pohrôm, hromadných presunov a iných okolností, pri ktorých môže dôjsť k strate dokumentov, sa vykonávajú mimoriadne jednorazové kontroly dostupnosti a stavu všetkých archívnych fondov alebo jednotlivých súborov materiálov.

    Kontrolu dostupnosti a stavu prípadov vykonáva skupina zamestnancov v počte minimálne 2 osoby.

    Pred začatím prác sa zisťuje úplnosť účtovných dokladov pre kontrolovaný fond, dôkladne sa overujú účtovné doklady, to znamená, či sa skutočné počty prípadov uvedené v inventarizácii správne odrážajú v konečných zápisoch. Overenie sa vykonáva zosúladením skutočnej dostupnosti prípadov s inventárom. Zároveň sa porovnáva číslo prípadu, index prípadu, názov, termíny dokumentov prípadu, počet listov uvedený v súpise oproti popisu prípadu na jeho obale. Fyzický stav sa zisťuje vizuálnou kontrolou puzdra.

    Všetky nedostatky zistené pri kontrole (nedostatok prípadov, technické chyby vo výpočte, chyby v popise, fyzické poškodenie) sa zapisujú do kontrolného zoznamu na prítomnosť a stav prípadov. Kontrolný hárok sa vypĺňa priamo pri kontrole pre každý inventár zvlášť, kontrolné hárky sú očíslované v číselnom poradí a podpísané vykonávateľom.

    Pri kontrole dostupnosti a stavu obalov je potrebné: ​​dodržať poradie usporiadania obalov na stojanoch, v škatuliach, priečinkoch; ukladať na svoje miesta, zistené pri kontrole, nesprávne umiestnené spisy iných fondov; zabaviť prípady, ktoré nie sú zahrnuté v súpise; informovať vedúceho archívu o prípadoch infikovaných biologickými škodcami na ich okamžitú izoláciu. Prípady nezaradené do súpisu sa zaraďujú na koniec fondu. Zaraďovanie do inventára nezaznamenaných prípadov počas auditu je zakázané.

    Na konci overenia dostupnosti a stavu prípadov, na konci inventarizácie, sa pripojí pečiatka „skontrolované“, dátum, poloha a podpis.

    Na základe konečných záznamov v hárkoch (hárku) šeku sa vypracuje akt na kontrolu dostupnosti a stavu prípadov, v ktorom je uvedené číslo, názov a kategória fondu, dátum šeku, ako aj súhrnné údaje o výsledku kontroly: počet prípadov uvedený podľa inventúrnych súpisov, počet prípadov nezistených na sklade, počet čísiel písmen neoznačených v súpise, chýbajúce čísla, ako aj počet prípadov. ktoré boli k dispozícii. Zákon uvádza aj počet prípadov vyžadujúcich registráciu, dezinfekciu a dezinsekciu, reštaurovanie, reštaurovanie zanedbaných textov (pozri prílohu).

    Môžu nastať prípady, keď kontrola prítomnosti neodhalí žiadne prípady. To naznačuje porušenie bezpečnosti dokumentov a vyžaduje si naliehavé opatrenia. V tomto prípade musí archív začať s vyhľadávaním súborov do jedného roka od dátumu ukončenia kontroly.

    Počas vyhľadávania musíte:

    Preskúmať účtovné doklady pre vystavenie kaziet z úložiska;

    Skontrolovať správnosť konečného zápisu v inventúre, podľa ktorého sú uvedené nezistené prípady, keďže pri sériovom číslovaní prípadov mohlo dôjsť k technickým chybám a pri zostavovaní konečných zápisov chýbajúce resp. písmenové čísla neboli zohľadnené;

    Analyzovať hlavičky nezistených prípadov v súpisoch vecí, čo umožní identifikovať prípady zaradené do súpisu dvakrát alebo zaradené do iného súpisu tejto organizácie, ale pod iným číslom;

    Preskúmať staré súpisy prípadov, ktoré predtým prešli vedecko-technickým spracovaním, porovnať ich s inventárom, na ktorom bola vykonaná kontrola;

    Zorganizovať vyhľadávanie prípadov, ktoré sa počas inšpekcie nezistili, v príslušných organizáciách, v ktorých činnosti sa vytvorili nezistené prípady, ktoré predtým študovali ich zoznamy;

    Skontrolujte akty prijatia a prenosu prípadov do archívu od organizácií;

    Preštudovať si zákony o prideľovaní vecí a dokumentov na zničenie, úkony vydávania vecí na dočasné použitie.

    Pre prípady zistené pri rešerši sa vystavuje osvedčenie, ktoré podpisuje vedúci archívu. Nájdené prípady sú umiestnené na miesto. V evidenčnej karte nezistených prípadov sa urobí záznam „nájdený“ s uvedením dátumu a čísla osvedčenia. Pre chýbajúce dokumenty, ktorých pátracie cesty sú vyčerpané, sa vyhotovuje zákon o nezistení prípadov a podrobné potvrdenie o pátracej práci. Kontrola dostupnosti a stavu vecí sa považuje za ukončenú vykonaním zmien v účtovných dokladoch kontrolovaného fondu.

    2.3 Vytvorenie poistného fondu pre osobitne cenné dokumenty a fondu na použitie

    Poistný fond je súbor poistných kópií osobitne cenných archívnych dokumentov. Poistná kópia papierového dokumentu je negatívny mikrofilm prvej generácie, vyrobený zo zodpovedajúceho typu fotografického filmu priamym odfotografovaním dokumentu a následne nazvaný „mikrofilm poisťovne“ Privalov V.F. Zabezpečenie zachovania dokumentárneho dedičstva v moderných podmienkach // Domáce archívy. - 1999. - č. 2. .

    Poistný fond je vytvorený za účelom uchovania cenných dokumentárnych informácií v prípade straty alebo poškodenia originálnych dokumentov. Postupnosť kopírovania poistenia je stanovená s prihliadnutím na fyzický stav unikátnych dokumentov a obzvlášť cenných dokumentov a intenzitu ich používania.

    Poistné kopírovanie sa vykonáva v súlade so systematizáciou úložných priestorov v súpise škatúľ, listín, ktoré sa kopírujú pred úložnými priestormi. Všetky archívne dokumenty obsiahnuté v úložnej jednotke podliehajú poisteniu kópie.

    Pri poistnom kopírovaní nie sú prípady spravidla zošívané. Rozviazanie spisov sa vykonáva vo výnimočných prípadoch po dohode s vedením archívu v prípade úplnej nemožnosti skopírovať zviazaný spis. Na konci práce je prípad opäť odrazený laboratóriom alebo organizáciou - výrobcom poistných kópií.

    Súbor kópií archívnych dokumentov vyhotovených na rôznych hmotných nosičoch a určených na použitie za účelom zaistenia bezpečnosti originálov archívnych dokumentov (ďalej len užívací fond) vzniká spravidla súčasne so vznikom poistnej zmluvy. fond, ako aj cieľový postup pre najpoužívanejšie archívne dokumenty, v procese ďalšie práce (odtajnenie archívnych dokumentov, organizácia ich použitia).

    Zaraďovanie do fondu použitia kópií archívnych dokumentov, a to aj na elektronických nosičoch, vytvorených v rámci iných prác, vykonáva archív samostatne.

    3 . Zabezpečovanie fyzikálnej a chemickej bezpečnosti archívnych dokumentov

    3.1 Kontrola fyzického stavu dokladov

    Kontrola fyzického stavu dokumentov sa vykonáva s cieľom objasniť celkový obraz o stave archívnych fondov a identifikovať dokumenty so špecifickým poškodením, ktoré si vyžadujú urgentné alebo plánované špeciálne spracovanie.

    Vyšetrenie fyzického stavu je tiež založené na diferencovanom prístupe.

    Kontrola fyzického stavu dokumentov sa vždy vykonáva prezeraním súborov po jednom.

    Existujú tri spôsoby, ako posúdiť fyzický stav veľkých polí dokumentov:

    1) priebežná kontrola všetkých predmetov študovaného poľa (napríklad všetkých dokumentov fondu). Výhodou metódy je, že poskytuje kompletné informácie o stave všetkých dokumentov fondu. Nevýhoda - vysoké časové náklady;

    2) selektívna metóda, kedy sa z celého objemu poľa vyberie len malá časť (náhodná malá vzorka) a na nej sa posúdi stav celého poľa (fondu). 2 % vzorky z celého poľa stačí na zobrazenie stavu poľa ako celku. Výhoda - časové náklady sú oveľa nižšie. Nevýhoda - poskytuje spriemerované informácie o stave celého poľa bez konkrétneho hodnotenia stavu dokumentov nezaradených do vzorky;

    3) náhodná identifikácia dokumentov s papierovými a textovými chybami všetkými zamestnancami archívu pri výkone služobných povinností (ak ich povinnosti súvisia s kontrolou prípadov po jednotlivých listoch). V tomto prípade je výhodnejšie kódovať fyzický stav dokumentov pracovníkmi jedného oddelenia - oddelenia zabezpečenia uchovania dokumentov. Dôstojnosť - najmenšie časové náklady. Nevýhodou je, že výsledky náhodnej identifikácie dokumentov s defektmi v početných fondoch neumožňujú vyvodiť závery o fyzickom stave každého jednotlivého archívneho fondu, zhrnúť výsledky do štatistických tabuliek.

    Fyzický stav dokumentov sa hodnotí podľa absencie alebo prítomnosti typických chýb v papieri alebo textoch. Prítomnosť a typ chyby v papieri a texte sa zisťuje vizuálne počas zobrazenia každého jednotlivého dokumentu po jednotlivých listoch. V tomto prípade je potrebné venovať pozornosť „vek“ dokumentu (rok jeho vytvorenia).

    Kontrola a hodnotenie fyzického stavu dokumentov je spojené skôr s identifikáciou kvalitatívnych znakov (stupeň vyblednutia, farba, spôsob písania, sila papiera atď.), ako s kvantitatívnymi ukazovateľmi (hmotnosť, dĺžka, počet atď.) To určuje určitý odborník na subjektivitu hodnotenia. Preto je mimoriadne dôležitá pripravenosť odborníka. Techniku ​​vyšetrenia si musí vypracovať na modeloch. Skúšajúci nesmie vynechať chyby, aj keď sú rovnakého druhu.

    Účtovanie o fyzickom a technickom stave archívnych dokumentov na papierovej báze sa vykonáva v: certifikačnom liste; list a úkon kontroly dostupnosti a stavu archívnych dokumentov; záznamová karta pre archívne dokumenty s poškodením médií; evidenčná karta archívnych dokumentov s poškodeným textom; kartotéka (kniha) účtovníctva fyzického stavu archívnych dokumentov.

    Účtovanie o fyzickom a technickom stave audiovizuálnych dokumentov sa vykonáva v: karte na evidenciu technického stavu filmového dokumentu; karta na zaznamenávanie technického stavu fotodokumentu; záznamová karta technického stavu zvukového dokladu; kartu na záznam technického stavu videodokumentu.

    Účtovanie o fyzickom a technickom stave archívnych dokumentov je možné vykonávať v papierovej forme alebo v automatizovanom režime podľa ustanovených náležitostí kontrolných a účtovných dokladov.

    3.2 Fyzikálne, chemické a technické spracovanie archívnych dokumentov

    Fyzikálno-chemické a technické spracovanie archívnych dokumentov sa uskutočňuje s cieľom: odstrániť príčiny zrýchleného starnutia a deštrukcie archívnych dokumentov; obnovenie ich vlastností, technických charakteristík, trvanlivosti; reprodukciu dokumentárnych informácií na stabilnejších médiách.

    Hlavné typy tohto spracovania papierových archívnych dokumentov sú:

    - dezinfekcia, dezinsekcia, deratizácia archívov ako súbor opatrení na bioprofylaxiu, bioochranu a ničenie biologických škodcov v archívoch a na archívnych dokumentoch;

    - reštaurovanie (reštaurovanie a konzervátorské spracovanie), ako súbor prác a technologických operácií na obnovenie vlastností a trvanlivosti originálov archívnych dokumentov;

    - rozmnožovanie archívnych dokumentov za účelom vytvorenia poistného fondu kópií unikátnych dokumentov a osobitne cenných dokumentov a fondu na použitie; fotoreštaurovanie archívnych dokumentov s vyblednutým a málo kontrastným textom a pod.;

    - viazanie archívnych dokumentov;

    - odprášenie archívnych dokumentov;

    - spracovanie archívnych dokumentov v režime núdzových záchranných akcií vrátane použitia prostriedkov a spôsobov sušenia, dezinfekcie, mrazenia, reštaurovania.

    Audiovizuálne a elektronické dokumenty v závislosti od fyzickej povahy nosiča podliehajú týmto reštaurátorským a konzervátorským a preventívnym prácam:

    a) archívne dokumenty na magnetickej páske:

    - čistenie povrchu od prachu a nečistôt pomocou špeciálneho čistiaceho zariadenia;

    - výmena suchých a zdeformovaných lepidiel;

    - registrácia kotúčov magnetickej pásky s ochrannou magnetickou páskou na oboch stranách 2-2,5 m;

    - prevíjanie za účelom uvoľnenia vnútorného pnutia v kotúčoch magnetických pások, ktoré vzniklo v dôsledku kolísania teploty a vlhkosti pri skladovaní a preprave archívnych dokumentov;

    b) archívne dokumenty na diskových médiách: odprášenie; utieranie antistatickým prostriedkom;

    c) filmové a fotografické dokumenty, mikroformáty a zvukové záznamy pre filmy:

    - odprášenie;

    - odstránenie vosku, mastnoty a iných nečistôt;

    - spevnenie lepidiel a zárezov;

    - oprava perforácie;

    - zmena hrubých, pokrivených záplat a lepidiel;

    - oprava poškodených rámových polí.

    Práce na fyzikálno-chemickom a technickom spracovaní archívnych dokumentov sú rozdelené na plánované a neplánované.

    Plánované spracovanie archívnych dokumentov sa vykonáva na základe výsledkov kontroly ich stavu v poradí podľa priority stanovenej v archíve s prihliadnutím na ich príslušnosť k rôznym hodnotovým skupinám, vlastnosti fyzického stavu archívnych dokumentov rôzneho druhu a možnosti archívu.

    Neplánované práce zahŕňajú práce vykonávané v núdzových situáciách spojených s lokálnym alebo hromadným ničením archívnych dokumentov požiarom, vodou a chemikáliami.

    Nomenklatúru, postup vykonávania a technológiu prác na fyzikálnom, chemickom a technickom spracovaní archívnych dokumentov určujú odvetvové regulačné a metodické dokumenty.

    Záver

    Účel výskumu kurzu sa dosiahne realizáciou úloh.

    V dôsledku štúdie na tému „Organizácia archívneho fondu Ruskej federácie“ možno vyvodiť niekoľko záverov:

    Na zaistenie bezpečnosti dokumentov v archíve by sa malo vykonať nasledovné:

    - súbor opatrení na organizáciu skladovania, ktorý zabezpečuje vytvorenie materiálno-technickej základne na ukladanie dokumentov (budova a priestory skladov, sklady dokumentov, bezpečnostné a bezpečnostné sklady, zariadenia na kontrolu klímy, prostriedky na kopírovanie a obnova poškodených dokumentov atď.);

    - súbor opatrení na vytvorenie a dodržiavanie regulačných podmienok na uchovávanie dokumentov (teplota a vlhkosť, svetlo, sanitárne a hygienické, bezpečnostné režimy ukladania).

    Systém opatrení na organizáciu ukladania by mal zabezpečiť bezpečnosť dokumentov a kontrolu ich fyzického stavu pri prijatí dokumentov do archívu pred ich odovzdaním do trvalého úložiska.

    Na zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov v archívoch by sa mal vykonať nasledujúci súbor vzájomne súvisiacich prác:

    - vytvorenie optimálnych podmienok na ukladanie dokumentov;

    - umiestnenie dokumentov v skladoch, topografia;

    - dodržiavanie postupu pri vydávaní prípadov z úložiska;

    - kontrola dostupnosti a stavu prípadov;

    - vytvorenie poistného fondu pre osobitne cenné dokumenty a fondu na použitie;

    - zabezpečenie fyzikálnej a chemickej bezpečnosti dokumentov.

    Zoznam použitej literatúrypriry

    1. Federálny zákon „o archívnictve v Ruskej federácii“ z 22. októbra 2004 č. 125 FZ (v znení federálneho zákona zo 4. decembra 2006 č. 202-FZ).

    2. Banasjukevič V.D. Aktuálne vedecké problémy zaistenia bezpečnosti archívnych dokumentov // Domáce archívy. - 2001. - č.2

    3. Vláda prerokúva otázky zachovania a využívania archívnych dokumentov // Domáci archív. - 2001. - č.1.

    4. Popová E.N. Zabezpečenie bezpečnosti dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie v modernej legislatíve Ruskej federácie a jej subjektov // Bulletin archivára. - 2000. - č. 1.

    5. Privalov V.F. Zabezpečenie zachovania dokumentárneho dedičstva v moderných podmienkach // Domáce archívy. - 1999. - č.2.

    Dodatok A

    Forma aktu kontroly dostupnosti a stavu prípadov

    SCHVÁLIŤ

    Oficiálny názov Pracovný názov

    vyšší orgán vedúceho organizácie

    ___________ Vysvetlenie

    Oficiálny názov (osobný podpis) podpisu

    Dátum organizácie

    ACT N___

    Miesto kompilácie

    Preverenie dostupnosti a stavu archívneho fondu N____

    Tento akt vypracovala komisia v zložení ______________________

    (celé meno predsedu a členov komisie) v súvislosti s _________________

    __________________________________________________________

    (základňa)

    Kontrola zistila, že:

    1. Celkovo sa uvádza podľa súpisov prípadov _______________ prípadov vrátane častí konsolidovaných súpisov prípadov schválených __________________________

    _____________________________________________________________

    (Oficiálny názov oprávnenej osoby) (číslami a slovami)

    2. Celkovo nebolo k dispozícii __________________ prípadov vrátane častí konsolidovaných súpisov prípadov schválených ____________________________

    ______________________________________________________ prípady

    (Oficiálny názov oprávnenej osoby) (v číslach a rekvizitách)

    3. Nesprávne umiestnené prípady súvisiace s inými archívnymi fondmi, _________________ prípady.

    4. Ukázalo sa, že pre tento archívny fond bolo dostupných ____________ prípadov.

    5. Existuje nepopísaných _________________ prípadov.

    6. Celkovo je v archívnom fonde _______________ prípadov, z toho:

    1) ___________________ prípady vyžadujúce dezinfekciu;

    2) ___________________ prípady vyžadujúce dezinsekciu;

    3) ___________________ prípady vyžadujúce reštaurovanie;

    4) vyžadujúce viazanie a podanie ___________________ prípadov;

    5) vyžadujúce obnovenie vyblednutých textov ____________ prípadov;

    6) neopraviteľne poškodené ____________________ súbory;

    7) ___________________ puzdier vydaných na dočasné použitie.

    7. __________________________________________________________

    (Všeobecná charakteristika stavu a podmienok uchovávania dokumentov.)

    _____________________________________________________________.

    (Hlavné negatívne javy v stave a podmienkach uchovávania dokumentov u policajtov)

    Kontrola bola vykonaná:

    Predseda komisie __________________ Prepis

    (vlastný podpis) podpísať a si

    Členovia komisie ________________________ Prepisy

    (osobné podpisy) podľa podpisov

    Hostené na Allbest.ru

    ...

    Podobné dokumenty

      Koncepcia zaistenia bezpečnosti archívnych dokumentov. Termíny kontroly dostupnosti a stavu dokladov. Potreba kontroly fyzického a technického stavu. Evidencia výsledkov: oprava zistených nedostatkov, vypracovanie aktov.

      test, pridané 29.03.2012

      Archívny fond Ruskej federácie ako súčasť historického a kultúrneho dedičstva, informačný potenciál štátu a spoločnosti. Problém bezpečnosti a ochrany dokumentov. Systém ochrany archívnych dokumentov, technické prostriedky a skladovacie zariadenia.

      prezentácia, pridané 12.01.2015

      Formy evidencie dokumentov a kontroly ich plnenia. Systematizácia listín a tvorba zbierok listín. Poriadok uchovávania v archívnych inštitúciách a ich vydanie na dočasné použitie. Prenos dokumentov GKN do archívu organizácie.

      prezentácia, pridané 16.04.2012

      Archívne súbory: koncept, podstata, funkcie. Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií. Analýza procesu kontroly dostupnosti a stavu archívnych súborov. Podmienky uchovávania elektronického digitálneho podpisu, vlastnosti jeho používania. Lehoty uchovávania dokumentov.

      test, pridané 19.01.2016

      Koncepcia účtovania dokladov v štátnom (mestskom) archíve. Účtovníctvo a zaistenie bezpečnosti dokumentov archívneho fondu Ruskej federácie. Systém účtovných dokladov archívu, ich zamýšľaný účel. Všeobecné náležitosti účtovných dokladov archívu.

      test, pridané 29.03.2012

      Pokyny a účely použitia archívnych dokumentov. Informovanie vedenia a štrukturálnych oddelení organizácie o dostupnosti dokumentov v archívoch a ich obsahu. Organizácia verejných stretnutí. Vydávanie originálnych puzdier na dočasné použitie.

      ročníková práca, pridaná 11.09.2012

      Etapy prípravy dokumentov na prenos do archívu. Poradie vydania z úložiska certifikátov. Vypracovanie súpisu dokladov na trvalé, dlhodobé uloženie. Príklad osobného životopisu. Žiadosť o prácu. Zápis do zošita.

      test, pridané 19.09.2014

      Celý cyklus spracovania a pohybu dokumentov od ich vytvorenia až po ukončenie vyhotovenia a odoslania. Skúmanie (hodnotenie) vedeckej a praktickej hodnoty dokumentov. Popisy a prevedenie prípadov. Popis dokumentov trvalého a dlhodobého uloženia.

      test, pridané 14.03.2009

      Právny rámec používanie archívnych dokumentov; organizáciu dokumentov a vecí v rámci fondu. Problémy archivácie súčasné štádium, federálna legislatíva Ruskej federácie. Hlavné situácie komplikovaného a obmedzeného prístupu k archívom.

      semestrálna práca, pridaná 22.05.2014

      Štruktúra a účel nomenklatúrnych prípadov. Požiadavky na ich tvorbu a pravidlá skladovania. Skúmanie hodnoty dokumentov. Zostavovanie súpisov prípadov a postup pri ich odovzdávaní do archívu. Podstata archívneho uchovávania dokumentov v elektronickej podobe. Odborné komisie.

    Na dostatočne veľké historické obdobie bola v zákone zakotvená potreba uchovávania archívnych dokumentov a zodpovednosť za ich zničenie. Sudebník z roku 1550 teda stanovil taký prísny trest ako bitie bičom za poškodenie dokumentov. V časoch Petra Veľkého boli telesné tresty nahradené peňažnými trestami. V sovietskych časoch nariadenie o GAF ZSSR (1941) hrozilo trestnou zodpovednosťou za zničenie a krádež dokumentov, ako aj za prezradenie tajných informácií z dokumentov. Jedným z prvých osobitných legislatívnych aktov k problematike ochrany archívnych dokumentov bol zákon ZSSR „O ochrane a využívaní historických a kultúrnych pamiatok“ z roku 1976. Zákon zdôraznil, že historické a kultúrne pamiatky sú majetkom ľudu a tvoria neoddeliteľnú súčasť svetového kultúrneho dedičstva. Medzi takéto pamiatky zákon zaradil aj listinné pamiatky. V platnom zákone o archívnictve sa tiež uvádza, že vlastníci dokumentov zaradených do Archívneho fondu Ruskej federácie sú povinní zabezpečiť ich bezpečnosť. Systém opatrení na organizáciu skladovania zahŕňa tieto oblasti:

    1) zabezpečenie fyzikálnej a chemickej bezpečnosti dokumentov(organizácia skladovania dokumentov v súlade s požiadavkami na teplotu a vlhkosť, svetlo, sanitárne a hygienické, bezpečnostný režim, ako aj požiadavky požiarnej bezpečnosti);

    2) vytvorenie materiálno-technickej základne na ukladanie dokumentov, vrátane budov a priestorov skladov, prostriedkov ochrany a bezpečnosti skladovania, uchovávania dokumentov;

    3) účtovanie pohybu a kontrola fyzického stavu dokladov, vrátane premietnutia všetkých zmien do účtovných foriem archívu;

    4) kopírovanie dokumentov za účelom vytvorenia poistného fondu a fondu na použitie. Táto oblasť činnosti ukladá archivárovi okrem hlavných fondov archívu aj ďalšie úlohy účtovníctva a organizácie uchovávania poistných kópií.

    Požiadavky na usporiadanie archívov. V prvom rade sa zabezpečenie bezpečnosti dokumentačných materiálov vykonáva budovaním skladovacích priestorov s uzavretým prístupom. Pre archívy s rôznymi úložnými kapacitami boli vyvinuté štandardné projekty. Poskytujú špeciálne miestnosti na odstraňovanie prachu a reštaurovanie dokumentov. Požiadavky na budovy a priestory archívu sú zaznamenané v moderných regulačných a metodických dokumentoch - "Základné pravidlá pre prácu štátnych archívov Ruskej federácie", v mnohých GOST a metodických vývojoch. Podmienky uchovávania dokumentov sú diferencované v závislosti od ich zloženia a materiálu, na ktorý sú zhotovené (tlačené dokumenty, kino a fotodokumenty na papieri alebo filme). Ak napríklad organizácia nezabezpečí osobitnú miestnosť pre archív, časť administratívnej budovy by mala byť prerobená na uskladnenie dokumentov v súlade s ust. regulačné požiadavky. Miestnosť by nemala byť schátraná, drevená, suterén, podkrovie, nevykurovaná, bez prirodzeného vetrania. V blízkosti miestnosti archívu by sa nemali nachádzať žiadne predmety ohrozujúce požiar, priemyselné budovy znečisťovanie ovzdušia korozívnymi plynmi a prachom. Archív nemôžete umiestniť v blízkosti priestorov obsadených stravovacími službami, skladmi potravín. Pri priamom ukladaní archívnych materiálov je zakázané na akýkoľvek účel spájať sklady a pracovne. Priestory by mali mať východy do výťahov a schodiská vhodné na evakuáciu. Vnútorná výzdoba priestorov by sa mala vykonávať pomocou materiálov, ktoré nezbierajú prach. Vodovodné a kanalizačné potrubia by sa nemali ukladať v skladovacích priestoroch; ak sú potrubia položené, potom sú uzavreté v izolačných boxoch a sú neustále monitorované, aby sa vylúčila možnosť nehody. Zapojenie musí byť skryté. Sklady je vhodné oddeliť od susedných priestorov archívu protipožiarnymi stenami. Ak sa archív nachádza na prízemí, okná sú kryté kovovými mrežami. Priestory pre archív musia spĺňať požiadavky požiarnej bezpečnosti a musia byť vybavené požiarnou signalizáciou. V takýchto miestnostiach je zakázané používať elektrické spotrebiče, zapaľovať sviečky, fajčiť.

    Priestory pre archív sú nevyhnutne vybavené klimatizačnými jednotkami a ďalšími zariadeniami, ktoré zabezpečujú optimálne teplotné a vlhkostné podmienky na ukladanie dokumentov. Odporúča sa udržiavať stálu teplotu v rozmedzí 14 až 20 stupňov Celzia.

    Ohrev vody by mal byť zabezpečený v priestoroch čitárne. Výmenu vzduchu v čitárni zabezpečuje o spoločný systém prívodné vetranie s rýchlosťou výmeny vzduchu: prívod - 3, výfuk - 2; dekorácia stien a stropov musí byť vyrobená z nehorľavých materiálov. Čitáreň musí byť vybavená prenosnými hasiacimi prístrojmi s oxidom uhličitým.

    V prípade, že je budova archívu postavená účelovo, jej výstavba a prevádzka sa musí vykonávať v súlade s požiadavkami požiarnej bezpečnosti, pravidlami požiarnej bezpečnosti a pokynmi v inštitúciách Ruského archívu. Ak je budova (areál) pridelená na konverziu na archív, môže byť uznaná za spôsobilú až po preskúmaní. odborná komisia zložená zo všetkých špecializovaných

    služby (archívne, požiarne, sanitárne, bezpečnostné)

    starostlivo študuje oblasť pridelených priestorov; umiestnenie tejto miestnosti v budove (podlaha); umiestnenie budovy; stav fyzikálneho a chemického prostredia miestnosti. Podľa týchto kritérií by sa mali získať špecifické údaje. Pre pohodlie je vypracovaný plán výkresu pridelených priestorov. Ak sa preukáže súlad priestorov s vyššie uvedenými kritériami, vypracuje sa akt, ktorý podpíšu všetci členovia odbornej komisie.

    Aby sa zohľadnilo miesto uloženia každej skupiny materiálov v archíve, všetky miestnosti archívu, regály a police sú očíslované. Ak má archív priestory v rôznych budovách (budovách), každej z nich je pridelené číslo. Číslovanie izieb je samostatné pre každú budovu a poschodie, izby sú číslované od vchodu zľava doprava. Ak miestnosti prechádzajú jedna do druhej, číslovanie sa vykonáva postupne od prvej miestnosti. Police sú očíslované spravidla v miestnostiach zľava doprava od vchodu. Regály sú obojstranné (stojace koncami k stene) a jednostranné (umiestnené pozdĺž steny). Sú očíslované v rade bez ohľadu na dĺžku, výšku, jednostrannosť alebo obojstrannosť a ďalšie vlastnosti. Regály sa skladajú zo sekcií - v archívoch sa zvyčajne nazývajú skrine. Rackové skrine sú tiež očíslované v rámci každého regálu zľava doprava od vchodu. V obojstranných regáloch číslovanie skriniek začína od steny, je privedené k vonkajšiemu okraju regálu a pokračuje na druhej strane. Police sú očíslované zhora nadol, pretože inštalácia alebo stohovanie debničiek na regály začína od horných políc.

    Je ich viacero spôsoby ukladania dokumentov na stojany: vertikálne a horizontálne, vo zväzkoch a v krabiciach. V súčasnosti sa všetky prípady trvalého uloženia prelínajú, teda v štátnom a rezortné archívy sú zvyčajne uložené v vertikálna poloha. Puzdrá sú k sebe pomerne pevne pritlačené, ale hlavný tlak smeruje na chrbticu, takže listy vo vnútri puzdra nie sú vystavené tlaku, čo má pozitívny vplyv na bezpečnosť dokumentov. Vyberanie zvislo stojacich puzdier je jednoduché (ak nie sú previazané špagátom). Pri preprave by sa mali z dôvodu pohodlia a bezpečnosti zhotoviť zväzky obalov a na ne pripevniť štítky. Koncom roka v kancelárii a štrukturálne členenia pripraviť kryty v súlade s nomenklatúrou prípadov. Na tento účel sa spravidla používajú pevné priečinky-priečinky. Puzdrá v paperbackoch nie je možné skladovať vertikálne, pretože to spôsobuje znehodnotenie a roztrhnutie spodných okrajov dokumentov. Okrem toho špagát, ktorým sú puzdrá zviazané, často trhá kryty. Brožované obaly je preto vhodné skladovať v horizontálna poloha.

    Ak sa materiály často používajú ako referencia, potom ich pohodlnejšie vložiť do škatúľ, pretože neustálym rozväzovaním a viazaním balíkov sa opotrebúvajú nielen obaly, ale trpia aj dokumenty a puzdrá sa dajú ľahko vybrať a vyložiť z krabíc. Sú viazané na zväzky a prilepené na krabice štítky s uvedením názvu fondu a štrukturálnej jednotky, čísla fondu (ak je ich viacero), inventárneho čísla, roku, prvého a posledného čísla prípadu zahrnutého vo zväzku (škatuli) a čísla zväzku alebo škatule. Odkazy sú očíslované v rámci fondu alebo časti fondu (v závislosti od poradia, v ktorom sú materiály umiestnené). V niektorých štátnych a rezortných archívoch na zviazané prípady používajú prenosové štítky z mäkkého kartónu ako priečinok bez ventilov, ale so stuhami.

    topografické značky. Pre orientáciu v neustále sa meniacich materiáloch uložených v archíve, topografické značky- adresáre odrážajúce umiestnenie dokumentov v archíve. Existujú dva typy topografických indexov: regálové a akciové indexy. index regálov je založený na miesto skladovanie. Účelom indexu fondu je poskytnúť informáciu o tom, kde sú uložené dokumenty konkrétneho fondu, t.j. index fondu je založený na objektúložisko Každý typ topografického indexu má teda svoj vlastný účel. Navzájom sa nenahrádzajú a ani sa nedopĺňajú, pretože sa používajú na rôzne účely. Sú však vzájomne prepojené, pretože informácie o umiestnení konkrétneho prípadu (skupiny prípadov) sa musia zhodovať v oboch indexoch. Pohyb akéhokoľvek zväzku prípadov musí byť zaznamenaný v oboch indexoch, inak nebudú správne odrážať umiestnenie dokumenty, a preto nevykoná svoje miesto určenia. Indexy sú zostavované na veľkoformátových kartách alebo listoch. Ak sa všetky informácie o konkrétnom fonde (alebo konkrétnom stojane) nezmestia na jeden hárok, vyplní sa ďalší hárok. Všetky listy alebo karty patriace do toho istého fondu (alebo stojana) sú spojené dohromady, ale tak, aby sa na nich dali robiť zmeny. Ak je uložený veľký fond, je prípustné vyhotoviť samostatné karty akciového indexu pre štrukturálne divízie.

    Neustály pohyb komplexov prípadov nie vždy umožňuje kompaktné umiestnenie materiálov, preto sú v skutočnosti potrebné topografické ukazovatele. Pre štátne archívy boli vypracované formy topografických indexov, ale osobitosti ukladania materiálov v rezortných archívoch si vyžadujú ďalšie stĺpce v oboch typoch ukazovateľov. Umiestnenie dokumentov podľa doby uchovávania si teda vyžiadalo zavedenie stĺpca „doba uchovávania“, účtovanie dokladov dočasného uloženia podľa nomenklatúry si vyžaduje uvedenie roku, do ktorého materiály patria.

    V niektorých malých archívoch inštitúcií sa topografické indexy nevypracúvajú vzhľadom na to, že vedúci archívu (resp. archivár alebo zodpovedná osoba za archív) dostatočne dobre pozná skladbu a umiestnenie materiálov. Takáto motivácia je však neopodstatnená. Dokumentačný fond v archíve inštitúcie je roztrúsený po častiach a čím menej prípadov sa v inštitúcii ročne vytvorí, tým menší je súbor dokumentov každého obdobia uloženia pre konkrétny rok a tým ťažšie je tento komplex vidieť. na policke. Skúsený pracovník archívu môže skutočne vedieť, kde ktorý spis leží, no zmenou alebo dočasnou výmenou sa nový pracovník ocitne v zložitej situácii. Bez regálového topografického indexu sa zaobídete v jedno- alebo dvojpriestorových archívoch, no skladový topografický register je nevyhnutný v každom archíve.

    Režimy ukladania dokumentov. Spôsob, ako zabezpečiť bezpečnosť dokumentov, je uchovávať špeciálne režim úložiska,čím sa rozumie súbor teplotno-vlhkostných a hygienicko-hygienických podmienok vytvorených v archívoch. Existujú také režimy skladovania, ako je teplota-vlhkosť, sanitárne-hygienické, protipožiarne, bezpečnostné, svetlo - budeme sa im venovať podrobnejšie.

    Svetelné ostré archívne úložisko musí spĺňať tieto podmienky: čím menej svetla, tým lepšie - trvalé skladovanie je potrebné vykonávať v tme. Osvetlenie úložiska dokumentov slnečným žiarením nie je povolené: zložky slnečného spektra, najmä ultrafialové, majú na dokumenty deštruktívny vplyv. Ak sa bližšie pozriete na špecializované archívne budovy, nepochybne môžete venovať pozornosť úzkym štrbinám okien v skladoch, ktoré trochu pripomínajú strieľne bunkrov alebo stredoveké strieľne. mimo pevnosti. Archív by mal byť akousi pevnosťou, ktorá chráni dokumenty pred ničivými faktormi. Špecifický tmavý vrch majú aj sklá archívov.

    Denné svetlo skladovanie je povolené iba vtedy, ak sú k dispozícii difúzory svetla, automatické regulátory svetelného toku, ochranné filtre, žalúzie. Na ochranu dokumentov pred odrazom sa používa skladovanie v zakladačoch, šanónoch, krabiciach, skriniach, na uzavretých regáloch. Okrem toho v skladových priestoroch s prirodzeným svetlom sú regály a skrine (aj s krabicami a inými zariadeniami uzavretými pred svetlom) inštalované kolmo na steny s okennými otvormi.

    Pre umelé osvetlenie pri skladovaní sa žiarovky používajú v uzavretých tienidlách s hladkým vonkajším povrchom. Je povolené použitie žiariviek so skrátenou ultrafialovou časťou spektra.

    Najsvetlejším miestom v archíve by mala byť čitáreň. Stolové lampy by mali byť inštalované na stoloch čitateľov. V priestoroch na dočasné uloženie dokumentov by však podľa možnosti mal byť dodržaný rovnaký svetelný režim ako v úschovni.

    Veľký význam má dobrú cirkuláciu vzduchu v miestnosti. To sa dosiahne vetraním a správnou inštaláciou políc. Ak sú dokumenty naukladané blízko steny, navlhnú a objavia sa plesne. Na odstránenie tohto sa vykonáva dezinfekcia priestorov, ktorá chráni archívy pred výskytom plesní. Na ochranu dokumentov pred prachom sa odporúča zabezpečiť maximálnu tesnosť archívu a vybaviť ventilačný systém filtrami. Reštaurátorské práce dokumentov sa nevyhnutne vykonávajú v archíve. Táto potreba vzniká nielen v dôsledku nedodržania spôsobu ich uchovávania, ale aj v dôsledku prirodzeného procesu starnutia, ktorému podliehajú dokumenty rovnako ako ľudia. Pod starnutím dokumentov rozumieme zmenu pôvodných fyzikálnych a chemických vlastností dokumentu pod vplyvom vonkajších a vnútorných faktorov. V prípade požiaru, zaplavenia priestorov alebo inej katastrofy, ak sa zistí porušenie celistvosti tesnenia na dverách, poškodenie zámkov na dverách a oknách alebo zjavné stopy po vstupe nepovolaných osôb do priestorov, za účasti zástupcov príslušných orgánov sa vypracuje akt. Prijímajú sa opatrenia na ochranu materiálov, kontroluje sa dostupnosť a stav dokumentov. 4. Zásady skúmania a kritériá hodnoty dokumentov

    V procese dokumentovania činnosti organizácií vznikajú milióny dokumentov. Ich praktická a vedecká hodnota je iná. Otázka hodnoty dokumentov súvisí s otázkou ich uloženia a ďalšieho využitia: časť dokumentov je ponechaná na uskladnenie z dôvodu potreby ich použitia na účely správy a časť ako zdroj - v vedecké a historické účely. Výber dokumentov sa uskutočňuje v procese určovania ich vedeckej a praktickej hodnoty - preskúmanie hodnoty archívnych materiálov,čo sa týka určovania stupňa politického, vedeckého, historického a kultúrneho významu dokumentov. Účelom skúmania je zistiť, ktoré dokumenty najviac spĺňajú ciele poskytnúť štátu a spoločnosti potrebné informácie.

    História vývoja skúmania hodnoty archívnych materiálov v Rusku. Problém výberu na uchovávanie a špeciálne spracovanie len tých dokumentačných informácií, ktoré je možné použiť v budúcnosti, je aktuálny už viac ako sto rokov. Vznikla v súvislosti s praktickými potrebami uchovávania dokumentov v archívoch inštitúcií. Pokiaľ inštitúcie uchovávali relatívne malý počet dokumentov, tento problém neexistoval. V dôsledku reformy verejnej správy na začiatku XIX storočia. vyvinul sa ťažkopádny byrokratický aparát s veľkým počtom štruktúrnych celkov, reguláciou ich práce a organizáciou kancelárskej práce v nich. Komplikácia štátneho aparátu, rast výroby, vnútorných a vonkajších vzťahov priniesli do života potrebu výrazného zvýšenia množstva dokumentačných informácií. Za týchto podmienok nahromadenie veľkého množstva dokumentov v inštitúciách s ich následným presunom do archívov vyvolalo otázku možného a účelného počtu uložených dokumentov.

    S skúmaním hodnoty dokumentov v archívoch ruských inštitúcií sa začalo v 30. a 40. rokoch 20. storočia. XIX storočia, keď neexistovali jednotné kritériá na výber a zničenie prípadov. Archív každého oddelenia riešil tieto otázky v súlade s vlastnými pravidlami a pokynmi. Skúmanie hodnoty dokumentov sa začalo v kancelárskej práci. Za preskúšanie v ústredných inštitúciách boli zodpovední vedúci ministerstiev a oddelení. Nakoľko neexistovali jednotné pravidlá na vykonávanie kontroly hodnoty dokumentov pre všetky inštitúcie, osoby zapojené do analýzy prípadov pristupovali k hodnoteniu ich významu z hľadiska úzkych oddelení, čo často viedlo k zničeniu cenných dokumentov. .

    Po októbrovej revolúcii v roku 1917 nadobudlo skúmanie hodnoty dokumentov národný význam. V súvislosti s potrebou záchrany cenných listinných materiálov pred zničením prevzali funkciu skúmania archívne inštitúcie. V januári 1919 bola vydaná osobitná inštrukcia o skúšobných otázkach. Stanovil jednotný postup na vykonávanie skúšok pre všetky inštitúcie, uviedol hlavné usmernenia určiť hodnotu dokumentov. V ďalších rokoch sa problematika skúmania hodnoty dokumentov ďalej rozvíjala, ako v r predpisov, ako aj v metodických príručkách a literatúre. Právo definitívne riešiť otázky o hodnote listinných materiálov mali odborné overovacie komisie archívnych orgánov.

    Kritériá výberu dokumentov na uloženie. Existuje niekoľko kritérií pre výber dokumentačných materiálov na uloženie v archívoch. Vychádzajú zo základných princípov pre hodnotenie materiálov, ako napr dôležitosť finančnej zbierky(inštitúcie, osoby, v ktorých činnosti sa dokumenty tvorili); význam obsahu dokumentov, opakovateľnosť informácií; čas a miesto výskytu dokumentov; ich právna sila, ako aj vonkajšie vlastnosti(napríklad materiál, na ktorom sú napísané). Prvým výberovým kritériom je teda význam inštitúcií, v dôsledku čoho dokumenty vznikali. V procese rozvoja štátu a spoločnosti vzniká obrovské množstvo inštitúcií, organizácií, podnikov s najrôznejšími funkciami, ktoré hromadia dokumentačné materiály. Hodnotu súboru dokumentov vytvorených v každom z nich určuje predovšetkým význam inštitúcie v systéme verejnej správy, v rozvoji vedy, národného hospodárstva, kultúry a pod. dokumentov pre štátne úložisko tvoria inštitúcie, ktoré hrajú najviac dôležitá úloha v živote spoločnosti.

    Pre materiály osobného pôvodu, vydavateľstvá, divadlá, múzeá a pod. používame také kritérium ako autorské práva, význam jednotlivcov vo vedeckom politickom, spoločenskom, kultúrnom živote výrazne ovplyvňuje hodnotu dokumentácie, ktorú vytvárajú. Osobitná pozornosť sa venuje rukopisom, dokumentom podpísaným ich autormi. Dokumenty môžu odrážať výrobné, spoločenské, tvorivé aktivity osoby, od ktorej boli uložené. Vedecky zaujímavé sú dokumenty verejnosti a štátnikov, vedcov, vojenských vodcov, spisovateľov, umelcov atď.

    Kritériom výberu je tiež význam ich obsahu, veď ani v tej najdôležitejšej inštitúcii nie všetky dokumenty majú hodnotu. Za materiály sa považujú materiály, ktoré odrážajú hlavné činnosti inštitúcie a dokumenty, ktoré majú podpornú úlohu, ktoré sú potrebné pre súčasnú prácu inštitúcie. Do prvej skupiny dokumentov, ktoré najplnšie odzrkadľujú hlavné činnosti inštitúcií patria charty, nariadenia, personálne stoly, objednávky, sľubné a ročné plány, výročné a súhrnné správy podľa odvetví, správy, prehľady, zápisnice zo zasadnutí, porady, porady, niektoré smernice vyššieho orgánu a korešpondencia s ním o plnení úloh, ktoré stoja pred inštitúciou, smernice zasielané podriadeným organizáciám, materiály o overovanie plnenia rozhodnutí vlády, príkazov ministra a iných materiálov o kontrole, časť materiálov o vynáleze a racionalizácii, niektoré materiály o bezpečnosti. Dokumentov druhej skupiny je spravidla nemerateľne viac. Niektoré z nich majú dlhodobú referenčnú hodnotu (napr. významná časť dokladov o personáli), ale väčšina dokladov stráca svoju prevádzkovú a referenčnú hodnotu po roku, po troch, piatich rokoch. Patria sem dokumenty prevádzkového a účtovného výkazníctva a účtovníctva, tabulagramy, korešpondencia o dodávke, aktuálne opravy a mnohé ďalšie záležitosti, ktoré neodrážajú hlavné činnosti inštitúcie.

    Obsahom dokumentov je súbor informácií v nich zaznamenaných o konkrétnych udalostiach, javoch, predmetoch, osobách a pod. Hodnota obsahu závisí od významu udalosti, úplnosti jej pokrytia, jedinečnosti informácií o známych skutočnostiach a javoch. Faktor ako význam udalostí, čas a miesto vzniku dokumentov, pri skúmaní materiálov historické obdobia(revolúcie, vojny atď.). Zároveň môžu byť materiály obsahujúce nepodstatné informácie ponechané na trvalé uloženie. Ako vidíte, tieto kritériá sú vzájomne prepojené: kritérium umiestnenia sa zvyčajne používa v prípadoch, keď sa na území určitého regiónu, regiónu atď. vyskytnú významné udalosti. Autenticita a kópie dokumentov. Pri výbere na uloženie sa vždy uprednostňujú originály (objednávky, protokoly, plány a pod.) - Množstvo kategórií dokumentov je však v inštitúciách dostupných len v kópiách, vrátane takých dôležitých materiálov, ako sú správy, memorandá, rôzne potvrdenia o činnosti inštitúcie, ktorých originály sa zasielajú nadriadenému orgánu a iným inštanciám. Kópie listov zaslaných inštitúciou (dovolenka) musia byť overené, musia mať číslo a dátum. Toto pravidlo existuje už dlho a dodržiava ho väčšina inštitúcií. Zvyšné kópie správ však nie sú vždy vydané. V mnohých prípadoch ide o tretiu kópiu, niekedy s neopravenými chybami a preklepmi, s neúplnou sadou aplikácií. Často existujú nepodpísané a nedatované správy, a ak existujú dve vydania nesformovanej správy, môže byť ťažké rozhodnúť, ktoré z nich je konečné.

    Ďalším kritériom výberu je právna sila dokumentu, tie. vlastnosti dokumentu, ktoré mu boli nahlásené právne predpisy. Spravidla toto úradné dokumenty: uznesenia, príkazy, protokoly, príkazy atď. Toto kritérium súvisí s predchádzajúcim, keďže právny účinok majú väčšinou dobre tvarované originály.

    Dvojitosť dokumentov - toto kritérium hrá dôležitú úlohu pri výbere materiálov na štátne uloženie z dôvodu rozsiahlej distribúcie duplicitných dokumentov. Originály dokumentov sa uchovávajú trvalo. Ak má dokument veľký vedecký význam, potom sa na trvalé uloženie ponechá aj jedna alebo dve kópie kópií. Replikované dokumenty sa nazývajú dublety, ich významnú časť tvoria protokoly, plány, správy atď. Pri výbere duplicitných dokumentov na štátne uloženie sa zohľadňuje ich význam pre činnosť inštitúcie, v fonde ktorej sú uložené. Dokumenty sú často špeciálne reprodukované na distribúciu inštitúciám alebo štrukturálnym pododdeleniam na výkon nejakej práce a niekedy aj na informáciu. Dublety pomáhajú udržiavať v archíve inštitúcie v dobrom stave pôvodné dokumenty, často používané na každodennú prácu v kancelárii: plány, správy, objednávky, najmä pre personál. Teda pojem opakovateľnosť informácií.

    Fyzický stav dokumentu- toto kritérium sa uplatňuje v prípadoch, keď sú dokumentačné materiály vážne poškodené, napríklad spálené pri požiari, zaplavené vodou, pokryté plesňou atď. Zároveň sa zisťuje, do akého typu dokumentov poškodený materiál patrí, a to: či obsahuje základné alebo doplňujúce informácie. Tie dokumenty, ktoré hoci obsahujú užitočná informácia, ale nie sú nevyhnutné, môžu byť pridelené na zničenie podľa kritéria fyzického stavu. Treba však myslieť na to, že dokumenty osobitnej hodnoty sa musia zachovať bez ohľadu na to, ako veľmi môžu byť poškodené, najmä preto, že technika obnovy poškodených materiálov sa rokmi zlepšuje. Existujú nové spôsoby, ako obnoviť dokumenty, ktoré boli vystavené externému nepriaznivé účinky. Ak je dôležitý dokument vážne poškodený, ale okrem neho existuje aj druhá a tretia kópia, potom sa v tomto prípade úradne vydaný originál neničí, ale je k nemu pripojená kópia, ktorá sa v prípade potreby používa.

    Existuje celý rad ďalších kritérií pre výber materiálov na skladovanie, ako napr jazykové alebo umelecké črty dokumentu(dokument sa vyberie na uloženie bez ohľadu na jeho obsah, pôvod a vlastníctvo). Dokumenty s určitými vonkajšími znakmi sú ponechané na trvalé zranenie: s umeleckou maľbou, ornamentmi, miniatúrami; dokumenty napísané na špeciálnom materiáli (breza, pergamen). Paleografické, jazykové, umelecké a iné črty archívnych materiálov sú dôležité pre štúdium dokumentov z inštitúcií predrevolučného Ruska, fondov osobného pôvodu a zbierok.

    Kritériá hodnotenia filmových a fotografických dokumentov. Hodnotiace kritériá obsah filmových a fotografických dokumentov sú význam udalosti, osoby, predmetu, záznamu; dátum a miesto konania; úplnosť osvetlenia; novosť informácií; jedinečnosť a neprístupnosť streleckých objektov; umelecké zásluhy; odraz v archívnych fondoch; opakovateľnosť udalostí; dostupnosť podpornej dokumentácie. Hodnotiace kritériá formy filmových dokumentov podávať ich kvalifikované odrody; vonkajšie vlastnosti, kvalita prenosu obrazu; novosť techniky streľby; technický stav. Kritériá pôvod filmu fotofonodokument t sú historické prostredie, čas a miesto ich vzniku; význam autorov, organizácií a osôb tvoriacich filmové, foto-fono dokumenty; spoľahlivosť udalostí vyjadrených v dokumentoch; zamýšľaný účel vlády kina-foto-fono-dokument. Od fotografické dokumenty Výber na štátne uloženie v archívoch podlieha tým, v ktorých sú zaznamenané udalosti spoločenského významu, odrážajúce charakteristické, a nie náhodné aspekty reality. Kritériá hodnoty fonodokumen- Komodity sú význam udalosti, publikácia, autorstvo, čas záznamu, úplnosť záznamu, absorpcia, dvojitosť.

    Kritériá hodnotenia typických kategórií dokumentárnych materiálov. Typickými kategóriami dokumentačných materiálov sa rozumejú také dokumenty, ktoré sa tvoria v riadiacej činnosti väčšiny inštitúcií. Patria sem dokumenty odzrkadľujúce funkcie riadenia, plánovania, financovania, účtovníctva a výkazníctva atď. V prípade posudzovania hodnoty dokumentačného materiálu organizácií, napr. zoznamy. Existujú dva typy zoznamov: zoznamy dokumentov s uvedením doby ich uchovávania a zoznamy dokumentov, ktoré sa majú preniesť do štátneho úložiska. Zoznamy dokumentov s dobou uchovávania sú rozdelené do dvoch skupín: zoznamy štandardných dokumentov(bežne označované ako „zoznamy modelov“) a výpisy oddelení. Typické sú aj zoznamy dokumentov, ktoré sa majú preniesť na štátne úložisko, ale týkajú sa len dokumentov trvalého uloženia.

    Aplikácia zoznamu zahŕňa povinné plnenie kritériá na preskúmanie hodnoty preskúmaním všetkých dokumentov obsiahnutých v súboroch. Až po vyhodnotení dokladov použijú zoznam ako referenčný nástroj na stanovenie konkrétnych lehôt na uchovávanie dokladov. Zároveň je potrebné vziať do úvahy, že zoznamy štandardných listinných materiálov nemôžu obsahovať úplne všetky dokumenty, ktoré majú byť prijaté do štátneho archívu. Preto je dôležité priame hodnotenie dokumentov z hľadiska ich obsahu. Toto je obzvlášť dôležité pri skúmaní korešpondencie. Okrem toho nie je možné stanoviť kritériá pre hodnotu dokumentov. Dôležitou úlohou pri práci na zisťovaní hodnoty je výber materiálov, ktoré nepodliehajú skladovaniu.

    Skúmanie hodnoty archívnych materiálov. Skúmanie hodnoty dokumentov vykonáva oprávnený výkonný orgán subjektu Ruskej federácie v oblasti archívnictva, štátny, obecný archív spolu s vlastníkom alebo vlastníkom archívnych dokumentov. Skúmanie hodnoty dokumentov sa vykonáva v niekoľkých etapách: najskôr sa materiál vyhodnotí v procese jeho tvorby; sú stanovené možné doby uchovávania prípadov; potom sú všetky prípady dočasného uskladnenia pridelené na zničenie, keď sa skončí ich používanie. Poslednou fázou je konečný výber dokumentov na trvalé uloženie.

    Priame práce na preskúmaní hodnoty dokumentov sú poverené znaleckými a odbornými posudkovými komisiami. Odborné komisie(EK) sa vytvárajú vo všetkých inštitúciách, organizáciách a podnikoch krajiny. Ústredné odborné komisie (ÚVK) sú organizované na ministerstvách a ústredných inštitúciách odborov a odborné komisie odborov sú organizované v štruktúrnych oddeleniach odborov. EC. sú dostupné aj v oblastných archívoch a ich pobočkách. Odborné posudkové komisie(EPK) pôsobia pod archívnymi správami jednotlivých subjektov federácie, ako aj v ústredných štátnych archívoch. Pod Rosarchív vytvorený ústredné odborné a overovacie komisie(CEPC).

    Funkcie odborných a ústredných odborných komisií. Väčšina funkcií CEC a EC súvisiacich s praktickou prácou sa zhoduje. Odborné a odborné revízne komisie teda posudzujú a schvaľujú návrhy nomenklatúr pre štrukturálne jednotky a konsolidovanú nomenklatúru inštitúcie; harmonogram presunu materiálov zo štruktúrnych oddelení do archívu inštitúcie a harmonogram presunu dokumentov do štátneho archívu (zostavený archívom inštitúcie a dohodnutý so štátnym archívom). Každoročne vedie odborná komisia spolu s pracovníkmi kancelárií stavebných oddelení a archívu výber dokumentov na trvalé a dlhodobé uloženie previesť archívy inštitúcie. Toto je najdôležitejšia etapa v práci na skúmaní hodnoty, pretože v tomto prípade v skutočnosti prebieha výber prípadov na ďalší prevod do štátneho úložiska. Členovia EK v štrukturálnych divíziách kontrolujú správnosť práce na skúmaní hodnoty, prezerajú si súpisy obalov na trvalé a dočasné uskladnenie, akty o prideľovaní obalov na zničenie, obaly samotné, vyberané podľa kategórií. Pri kontrole prípadov sa ukáže, ako správne sú vytvorené (takže v prípadoch, ktoré sa majú presunúť do štátneho úložiska, nie sú žiadne zbytočné papiere a cenné dokumenty v prípadoch určených na zničenie). Osobitná pozornosť sa venuje prideleniu so značkou „EPK“, pretože pre každý takýto prípad je potrebné zistiť, či má politickú, vedeckú, hospodársku alebo kultúrnu hodnotu, či má byť vybratý na trvalé uloženie, alebo má len referenčná hodnota a tá lehota na to stačí.skladovanie, ktoré je pred značkou „EPK“. Ústredná odborná komisia vykonáva kontrolu výberu prípadov v štrukturálnych odboroch a podriadených organizáciách. Odborná komisia posudzuje súpisy vyhotovené v inštitúciách, následne predkladá prípady na schválenie EP K. EK a ÚVK schvaľuje súpisy dlhodobých skladov pre inštitúciu a pre podriadené organizácie; prerokúva a schvaľuje zákony o pridelení na zničenie listinných materiálov s uplynutými lehotami uloženia; poskytovať metodickú pomoc podriadeným štruktúram, ktoré nie sú registrované v archívnych inštitúciách; vykonať štúdiu o hodnote rôznych skupín dokumentov. Zvažujú návrhy na zmenu doby uchovávania určité kategórie dokumenty a ustanovenie lehôt na uchovávanie dokumentov, ktoré neupravujú súčasné zoznamy, štandardné a vzorové nomenklatúry. Potom sa rozhodne o predložení návrhov na schválenie EPC.

    EK a CEC sú poradné orgány. Zápisnice z komisií (rozhodnutia) schvaľuje vedenie inštitúcie. Rozhodnutia o viacerých otázkach v kompetencii EK a EK musia schváliť archívne inštitúcie (alebo s nimi súhlasiť). Ide o rozhodnutia o schválení súpisov pre prípady trvalého uloženia a pre personál; koná o prideľovaní na likvidáciu obalov s označením „EPK“; metodické pomôcky na skúmanie hodnoty a spracovanie prípadov; súhrnná nomenklatúra inštitúcie; projekty štandardných a vzorových nomenklatúr pre štrukturálne divízie a podriadené inštitúcie; návrhy na zmenu lehôt uchovávania určitých typov dokumentov stanovených štandardnými a rezortnými zoznamami alebo predtým schválenými štandardnými a vzorovými nomenklatúrami spisov; Kópia textu rozhodnutia prijatého v každej z týchto otázok je potvrdená vedúcim inštitúcie a zaslaná EIC archívnej inštitúcie.

    Funkcie ústrednej odbornej komisie.ÚVK ako orgán ústrednej inštitúcie katedry má funkcie, ktoré sú jej vlastné. Jednou z najdôležitejších funkcií CEC je metodická práca v odbore expertíza.ÚVK posudzuje a „predkladá na schválenie archívnej inštitúcii návrhy rezortných zoznamov s lehotami uchovávania a zoznamy dokumentov určených na odovzdanie do štátnych archívov, triediče, vzorové a štandardné nomenklatúry, pokyny pre prácu úradu a iné regulačné a metodické príručky (EK sa zúčastňuje na tzv. príprava a posúdenie týchto príručiek).

    dokumenty ako odporúčania k organizačným a metodickým otázkam skúmania hodnoty dokumentov; zoznamy inštitúcií, organizácií a podnikov priemyslu, ktorých dokumenty podliehajú a nepodliehajú prevodu do štátneho skladu; štandardné ustanovenia o odborných komisiách štrukturálnych odborov a podriadených organizácií, iné regulačné a metodické príručky. Všetky tieto projekty po schválení ÚVK a schválení prednostom inštitúcie predkladá na posúdenie EPC archívnej inštitúcie. ÚVK môže po dohode s archívnou inštitúciou rozhodnúť, že odborným komisiám štruktúrnych odborov ministerstva (odboru) a podriadeným organizáciám po schválení súpisov prípadov trvalého a dlhodobého uloženia písomnosti samostatne ničia písomnosti s uplynutou dobou uloženia. -doby skladovania a personál na príslušné roky. Takéto rozhodnutie možno prijať za predpokladu, že existuje schválený rezortný zoznam dokumentov s lehotami uchovávania. ÚVK rezortu teda plní jednak funkcie, ktoré sú vlastné odbornej komisii inštitúcie, ako aj funkcie, ktoré sú vlastné len ústrednému odbornému orgánu rezortu.

    Funkcie odborných komisií štátnych archívov so stálou skladbou dokumentov. Tieto komisie pracujú vo viacerých smeroch. Predovšetkým vykonávajú;

    1) preskúmanie hodnoty dokumentov v rámci archívu (zohľadnenie súpisov po skvalitnení spracovania a úkonov o prideľovaní a zničení dokumentov, určenie postupu pri skúmaní komplexných fondov a komplexov fondov s cieľom zabezpečiť komplexné posúdenie dokumentov). , atď.);

    2) zváženie metodických pomôcok vypracovaných v archíve na skúmanie hodnoty dokumentov (zoznamy kategórií spisov na trvalé uloženie, pracovné pokyny a pod.);

    3) práca na dobudovaní štátneho archívu (študovanie skladby dokumentov v inštitúciách, ktoré odovzdávajú veci štátnemu archívu, spolupodieľanie sa na vypracovaní zoznamov inštitúcií, ktoré darujú a neodovzdávajú materiály na štátne uloženie na príslušnom území, zoznamy tzv. dokumenty podliehajúce trvalému uloženiu atď.). Funkcie odborných revíznych komisií.Širokou problematikou skúmania hodnoty dokumentov a získavania štátnych archívov nimi (v rámci svojej pôsobnosti) sa zaoberá EPC orgánov správy archívov a ústredných štátnych archívov. Pre komplexnú a kvalifikovanú diskusiu často veľmi zložitých otázok skúmania hodnoty a akvizície sú v komisii odborníci z rôznych oblastí: právnici, ekonómovia, zástupcovia vedeckých, kultúrnych inštitúcií a pod. Medzi funkcie EPC patrí posudzovanie zoznamov inštitúcií , organizácie a podniky, ktorých dokumenty podliehajú a nepodliehajú prijatiu na verejné skladovanie; zoznamy dokumentov, ktoré sa majú prijať do štátnych archívov; projekty štandardných a vzorových nomenklatúr vecí pre inštitúcie, koordinácia špecifických nomenklatúr vecí, návrhy na zmenu lehôt uchovávania pre určité kategórie dokumentov ustanovené štandardnými a rezortnými zoznamami a ustanovenie lehôt na uchovávanie dokumentov, ktoré nie sú upravené súčasným zoznamy, štandardné a vzorové nomenklatúry (s následným predložením návrhov CEPK); súpisy pridelenia trvalého skladu a personálu predložené inštitúciami; otázka doplnenia štátneho archívu dokladmi osobného pôvodu; učebné pomôcky o otázkach skúmania hodnoty a spracovania dokumentov; ako aj koordináciu aktov o prideľovaní na zničenie obalov s označením „EPK“; počúvať inštitúcie ES a poskytovať im pomoc. Okrem toho medzi funkcie EPC archívnych orgánov patrí vydávanie odporúčaní k metodickým otázkam skúmania hodnoty dokumentov a dopĺňania štátnych archívov.

    Funkcie ústrednej odborno-inšpekčnej komisie. CEPK je najvyšší orgán na preskúmanie hodnoty dokumentov. Vykonáva tieto práce: vypracúva zásady akvizície Archívneho fondu Ruskej federácie a rozhoduje o pridelení finančných prostriedkov alebo dokumentov do komplexu fondov celoruského významu; vypracúva zásady pre skúmanie vedeckej a praktickej hodnoty dokumentov Štátneho archívu Ruskej federácie a určuje kategórie inštitúcií, organizácií a podnikov, z ktorých sa dokumenty prijímajú do štátnych archívov; vypracúva štandardné zoznamy dokumentov a zvažuje rezortné zoznamy dokumentov s lehotou uchovávania; určuje skladbu dokumentov, ktoré sa majú uchovávať v štátnych archívoch a archívoch ministerstiev a rezortov; zvažuje návrhy na zmeny v jednotlivé prípady o podmienkach rezortného uchovávania dokumentov v archívoch ministerstiev a rezortov ao zmene podmienok uchovávania niektorých kategórií dokumentov ustanovených rezortný zoznam, a

    aj o ustanovení lehôt na uchovávanie dokumentov, ktoré neustanovujú rezortné a štandardné zoznamy; rozhoduje o tom, že jednotlivým ministerstvám a rezortom, ktoré majú schválený zoznam dokumentov s lehotou uchovávania, umožňuje samy rozhodnúť o otázke likvidácie dokumentov.

    Priame skúmanie hodnoty dokumentov. Doručovanie prípadov do archívu inštitúcie sa vykonáva jeden rok po ukončení ich kancelárskej práce. V priebehu roka je v štruktúrnej jednotke komplex prípadov minulého roka, tieto dokumenty sú prístupné v rámci prevádzkovej činnosti inštitúcie. Zároveň sa veľa pracuje na výbere spisov na trvalé uloženie, ktoré by malo byť ukončené hneď po skončení kancelárskeho roka. Je vhodné začať túto prácu z členenia ročného komplexu do skupín podľa skladovacích období: trvalé, dlhodobé (nad 10 rokov) a dočasné (do 10 rokov vrátane). Ak v tejto inštitúcie súbory s desaťročnou a päťročnou dobou uloženia sa prenesú do archívu, počet skupín sa zodpovedajúcim spôsobom zvýši. Hotelovú skupinu tvoria prípady označené „EPK“, keďže o otázke ich doby uloženia sa rozhodne až pri prehliadke.

    Rozdelením prípadov do skupín môžete pokračovať výber puzdier na trvalé uloženie, tie. prezrite si všetky prípady s „trvalým“ obdobím uchovávania, aby ste zistili, či v nich nie sú omylom zahrnuté nejaké dokumenty. Preskúmanie prípadov musí začať prvým prípadom z hľadiska nomenklatúry, pretože iba pri postupnom preskúmaní je možné získať správnu predstavu o súbore dokumentov vybraných na trvalé uloženie (hodnotenie dokumentov by sa malo vykonávať súhrnne). Na určovaní hodnoty dokumentov sa podieľajú špecialisti príslušného profilu. Zároveň je potrebné pripomenúť, že prípad je potrebné dôkladne preštudovať, nemožno vynechať ani jeden dokument. Vaše návrhy pre každý prípad so značkou „EPK“ by ste mali zaznamenať do špeciálneho poznámkového bloku.

    Výsledkom skúmania hodnoty konkrétneho súboru dokumentov v tomto štádiu sú súpisy spisov na trvalé uloženie a dlhodobé uloženie a úkony o prideľovaní spisov a dokumentov na skartáciu. Do likvidačných potvrdení však môžu byť zahrnuté iba prípady, ktorých lehota uloženia už uplynula (šesť mesiacov alebo rok po skončení evidenčného roku). Schvaľuje ich vedúci inštitúcie (alebo organizačno-samostatného štrukturálneho útvaru) po schválení inventarizácie obalov na trvalé uloženie na tento rok v EIC archívnej inštitúcie. Preto pridelenie na j zničenie súborov s dlhšími dobami uloženia sa uskutoční už v ďalšej fáze skúmania, ktorou je skúmanie prípadov s uplynutou dobou uloženia. Každoročne uplynú lehoty uloženia rôznych skupín prípadov nachádzajúcich sa v štruktúrnych oddeleniach a v archívoch inštitúcií. Doby uchovávania sa počítajú od prvého dňa roku nasledujúceho po vedení evidencie. Prípady na zničenie je možné prideliť od prvého dňa roku nasledujúceho po uplynutí predpísanej doby uloženia. Napríklad prípady dokončené v roku 2000 môžu byť pridelené na zničenie: v roku 2004 - trojročné obdobie skladovania, v roku 2006 - päťročné obdobie skladovania av roku 2011 - desaťročné obdobie skladovania. Na druhej strane, v roku 2000 sú na zničenie pridelené prípady trojročného obdobia skladovania ukončeného v roku 1996, päťročného obdobia - v roku 1994, desaťročného obdobia - v roku 1989 atď.

    Prípady s uplynutou lehotou uloženia sú opäť kontrolované pracovníkmi úradu alebo archívu a členom EK, následne sú zaradené do zákon o prideľovaní vecí na zničenie, ak inventarizácia za daný rok už bola schválená. Zákon prerokúva na zasadnutí odborná komisia, podpisujú ho všetci jej členovia a schvaľuje vedúci inštitúcie. Osobitná pozornosť je venovaná prípadom s označením „EPK“, ktoré boli pri príprave prípadov na odovzdanie do archívu ponechané na dočasné uloženie. Opäť sú dôkladne preštudované a ak nie je pochýb o tom, že nemajú žiadnu hodnotu, sú zahrnuté do aktu oddeľovania prípadov na zničenie. Pre túto kategóriu prípadov samostatný akt, ktorý sa po zvážení na zasadnutí EK dohodne s EPC archívnej inštitúcie.


    © 2022 egoist24.ru Platobné systémy. Hypotéka. banky. Peniaze Yandex. webmoney. Všeobecné informácie.