Когато уволнявате касиер, какви документи да подготвите. Как да създадете комисия за инвентаризация

Публикувано на сайта на 11.12.2012 г

В момента няма законова процедура за прехвърляне на дела при уволнение на счетоводител. Целесъобразността от наличието на съответната наредба като вътрешен документ е извън съмнение, особено ако застрахователят има отделни структурни звена. Обемът на въпросите, повдигнати при прехвърлянето на дела, зависи от правомощията, предоставени на клона и функциите, възложени на счетоводителя. Ръководителят на филиала трябва да създаде условия за извършване на дейности по предаване на дела.

Много застрахователни организации имат отделни структурни подразделения, в които работи счетоводната служба. Уволнението на счетоводител може да причини неуспех в работата не само на клона, но и на организацията-майка. За да се сведе до минимум възможното Отрицателни последици, застрахователят трябва да организира прехвърлянето на делата, дори ако към момента на уволнението на бившия счетоводител не е намерен заместник за него. Регулирането на действията на застрахователя ще помогне да се опрости процедурата за прехвърляне на дела и да се контролира.
Действащ законодателен органне предписва никакви процедури за уволнение на главния счетоводител на организацията и още повече на счетоводителя на клона. застрахователна организациясамостоятелно разработва и одобрява такава процедура. Обикновено включва следните стъпки:
1. Издаване на заповед за приемане и предаване на делата.
2. Провеждане на инвентаризация на активи, пасиви и строга отчетни форми.
3. Проверка на състоянието на акаунта.
4. Директно прехвърляне на дела.
5. Регистрация и подписване на акта за приемане и предаване на делата.
Ако към момента на прехвърляне на делата на работа бъде нает нов счетоводител, тогава делата се приемат от него. Ако не бъде намерен заместник, тогава случаите могат да бъдат прехвърлени на друг служител, на когото временно е възложена отговорността за поддръжка счетоводство, или директора на клона с възлагането му на съответните правомощия. Впоследствие при наемане на нов счетоводител съответните дела трябва да му бъдат прехвърлени от посочените служители. Освен това прехвърлянето на делата трябва да се извърши в деня на наемане на новия счетоводител.
В случай, че прехвърлянето на делата не е организирано, в интерес на новонаетия счетоводител е да състави опис на наличните документи и баланс, като фиксира салда по сметката към момента, в който е започнал да изпълнява задълженията си.

Заповед за приемане-предаване на дела
Прехвърлянето на дела се извършва въз основа на заповед на ръководителя на организацията. Ако прехвърлянето на дела се извършва в клон, тогава заповедта може да бъде издадена от основната организация или клон на застрахователя.
В заповедта трябва да се посочи:
- причината за приемане и предаване на делата;
- времето за приемане и предаване на делата и срока, за който се извършва приемането и предаването на делата;
- лицето, отговорно за предаването на делата (напускащ счетоводител) и за приемането им;
- състава на комисията и нейния председател;
- срокове за съставяне на акт за приемане и предаване на делата.
Крайният срок за прехвърляне на дела трябва да бъде определен не по-късно от датата на уволнение на счетоводителя, прехвърлящ дела. Като общо правило, ако счетоводител напусне собствена воля, трудовият договор може да бъде прекратен след две седмици от деня, следващ деня на подаване на заявлението за уволнение. В този случай прехвърлянето на делата може да отнеме две седмици. Кодексът на труда на Руската федерация обаче предвижда възможност за прекратяване на договора преди изтичане на двуседмичен период, ако страните постигнат съответното споразумение (член 80 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Важно е да се обърне внимание на факта, че ръководителят на организацията (директор на клон) няма право да откаже да подпише писмото за оставка, обяснявайки това с липсата на акт за приемане и прехвърляне на дела. Ако напускащият се счетоводител откаже да прехвърли делата, ръководителят има право да наложи дисциплинарно наказание спрямо него на основание чл. 192 от Кодекса на труда на Руската федерация.
Ако трябва да се прехвърли голямо количество документи, тогава се създава комисия за прехвърляне на дела. Комисията може да включва служители на счетоводния отдел на централния офис, служби вътрешен контрол(одит), охранителни услуги и др.
Ако броят на документите е малък, тогава прехвърлянето на дела може да се извърши с участието на един специалист от централния офис (например служител по вътрешен одит), или от вашия собствен клон, или от друг клон (като правило, предпочитание се дава на клон на повече високо нивоили клон по териториална близост).

Опис на активи, пасиви и стриктни формуляри за отчетност
Дали да се извърши инвентаризация по време на прехвърлянето на делата, трябва да се реши от ръководителя на организацията или да се установи с документ, регламентиращ такава процедура. Ако обаче счетоводителят е финансово отговорно лице, инвентаризация при смяната му е задължителна процедура. Така че, когато се комбинира позицията на счетоводител и касиер, задължително се извършва инвентаризация на касата, когато счетоводителят поддържа документация на персонала - опис на работните книжки, когато счетоводителят съхранява формуляри за строга отчетност - опис на каса; ако счетоводителят отговаря за съхранението на имущество, тогава трябва да се извърши инвентаризация на дълготрайните активи и материалите. Освен това при уволнение на счетоводител се препоръчва да се извърши инвентаризация на сетълментите с контрагенти, както и данъците и застрахователните премии.
Актовете за инвентаризация и инвентарните записи се съставят съгласно унифицирани формуляри, одобрени с Постановление на Държавния статистически комитет на Русия от 18 август 1998 г. № 88.
Складова наличност Парии парични документисе съставя с акт по образец No 15-ИНВ. По време на инвентаризацията наличието на касови книги, дневник на касиер-оператор, контролни ленти, Z-отчета, нареждания за издаване на аванси, предварителни докладииздадени касови бележки по образец No А-7.
С акт по образец No 16-ИНВ се съставя опис на формуляри за строга отчетност, включително разписки по образец No А-7 и празни бланки на трудови книжки. Проверява се наличието на чисти и повредени формуляри на строго отчитане, фактури, актове за приемане и предаване, унищожаване и изтегляне от обращение на разписки, счетоводни книги за движението на трудови книжки.
Описът на чековите книжки се съставя с акт под произволна форма, в който се посочват номерата на чекове и чекове към тях, както и броят на използвани, развалени, неизползвани чекове. В хода на инвентаризацията могат да се изпращат заявки до банки за чекови книжки, издадени на клона. Ако в книгата се открият липсващи чекове, се изискват обяснения от счетоводителя.
С акт по образец No INV-17 и удостоверение към него се съставя опис на разплащанията с купувачи, доставчици и други длъжници и кредитори. Особено внимание следва да се обърне на валидността на възникване на дълг по искове за суброгация, както и на наличието на лоши задължения. Наличието на договори, извършени актове на работа, равнения на сетълменти с контрагенти и данъчни властии др. За да се потвърди липсата или наличието на задължения от данъчни органи и извънбюджетни фондове, може да бъде поискано удостоверение за състоянието на плащанията на данъци и застрахователни премии.
Отчетните лица трябва да потвърдят неизползваните парични наличности за отчетни суми чрез оформяне бележкапри съгласие или несъгласие с дължимата им сума. При несъответствия счетоводителят, касиерът и отчетното лице трябва да дадат обяснения. Описът на формулярите на полици се съставя във всякаква форма. При инвентаризацията се записват номерата на формулярите, като се посочват неизползвани и повредени бланки. Фактурите, актовете за приемане и предаване, актовете за унищожаване и изтегляне от обращение на формуляри подлежат на проверка.
Актовете за опис и описните списъци се подписват от приемащите и прехвърлящите, както и финансово отговорните лица и други лица, участващи в предаването на делата. Посочените актове и описи се прилагат към акта за приемане и предаване.
Ако инвентаризация не се извършва по време на прехвърлянето на делата, тогава е препоръчително да се приложат актовете от последния опис към акта за приемане и предаване на делата.
В случай на недостиг на имущество, средства, форми на строга отчетност, решенията за по-нататъшни действия трябва да се вземат от ръководителя.
В края на инвентаризацията започва директно предаването на делата, по време на което, наред с другото, на новоназначеното лице се прехвърлят остатъците от следното:
- парични и парични документи (ако пенсиониращият се счетоводител е изпълнявал функциите на касиер);
- строги формуляри за отчетност (ако напускащият се счетоводител е бил финансово отговорно лице).
Това прехвърляне е направено отделни актовекоито са прикрепени към общ актпредаване на делата.
Трябва да се отбележи, че към момента на прехвърляне на средства и формуляри за стриктно отчитане, получаващата страна трябва да има споразумение за отговорност.

Проверка на състоянието на акаунта
Може да се извърши селективна проверка на отразяването на данните по сметките на синтетичното и аналитичното счетоводство. Критерият за селективна проверка може да бъде сумата, за която е извършена бизнес транзакцията. При което Специално вниманиеследва да се отнесе към момента на изчисляване на застрахователната премия и възнаграждението на агентите, разпределението на премии по видове застраховки, както и непогасени задължения и отчетни суми.
Ако клонът дълго времеревизия, ревизия, данъчна ревизия, ревизия от органа за застрахователен надзор и др., тогава одитът на счетоводното състояние трябва да бъде по-пълен. Първичните счетоводни документи трябва да се проверяват не само за правилността на тяхното изпълнение, но и за наличието на подписи в тях. упълномощени лица. При липса на подписи върху разходните документи те трябва да бъдат възстановени. При отказ за подписване на документа се съставя акт.
Процедурата за съхранение на счетоводни документи и записи също подлежи на проверка. По-специално първични счетоводни документи, счетоводни регистри, счетоводни (финансови) отчети, документи за счетоводна политика, стандарти и други документи, свързани с организацията и поддържането на счетоводството, включително инструменти, които осигуряват възпроизвеждане електронни документи, както и удостоверяване електронен подпис. Първичната документация за отчетния период се съхранява в папки по номенклатурата на делата, а документите за предходни периоди се сшиват и архивират. Организацията трябва да осигури безопасни условиясъхранение на счетоводни документи и защитата им от промени.
По правило проверката се извършва на счетоводни транзакции, извършени след последното прехвърляне на дела. Така че, ако напускащият се счетоводител е работил в организацията повече от пет години, тогава периодът на проверка може да обхваща пет години, предхождащи отчетната година, тъй като това е периодът, определен за съхраняване на повечето първични счетоводни документи и счетоводни регистри. Ако пенсиониращият се счетоводител е работил в организацията само една година, тогава периодът на одит може да обхваща този конкретен период. В същото време предишните актове за приемане и прехвърляне на дела трябва да бъдат прехвърлени на новия счетоводител. Препоръчително е да се провери дали са направени коригиращи записвания за констатирани и записани нарушения в акта за приемане и предаване на дела на предишния счетоводител. Ако не, тогава в акта за приемане и предаване на делата трябва да бъдат включени подходящи коментари.
По преценка на ръководителя на организацията може да се установи различен период за проверка на състоянието на счетоводството. В същото време могат да се вземат предвид последните проверки, извършени от регулаторни органи, независими одитори или служба за вътрешен контрол (одит, одит).
Към момента на прехвърляне на делата трябва да бъдат завършени всички счетоводни процеси за изминалия период, да се оформят записи в счетоводството, да се разпечатат регистри и да се подадат първични документи. Възможно е обаче към датата на прехвърляне на делата да не са всички Задължителни документи. Например, начисляването на застрахователни премии в счетоводството се извършва по оперативна отчетност, но в същото време няма оригинални застрахователни договори, подписани актове за извършена работа и др. В този случай съответните коментари трябва да бъдат включени в акта за приемане и предаване на делата (в текста на самия акт или под формата на приложение към него). Освен това всички нарушения, неточности и несъответствия между сметките и първични документи. Ако формирането на ненадеждни данни е свързано с пряко указание на ръководителя на такава счетоводна процедура, тогава към акта за приемане (неприемане) на данните, съдържащи се в първичното счетоводство, трябва да бъде приложена писмена заповед на ръководителя документи, или върху отразяването (неотразяването) на счетоводни обекти. В този случай мениджърът носи отговорност за създадената информация (клауза 8, член 7 федерален законот 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“). Също така актът трябва да посочва липсата на първични счетоводни документи и други подкрепящи документи.

Актът за приемане и предаване на делата
Застрахователят разработва формата на акта самостоятелно. То трябва да включва възможно най-много информация, събрана и обработена по време на прехвърлянето на делата.
Актът за приемане и прехвърляне на делата трябва да включва:
- общи данни (дата на предаване на делата; период, за който е извършено предаване на делата; дата и номер на заповедта, въз основа на която се извършва предаването на делата; подписи на лицата, приемащи и предаващи делата, както и членове и председател на комисията);
- характеристики на счетоводството.
Характеристиките на счетоводството могат да включват следните раздели:
1. основни характеристикисчетоводство (състоянието на регистрите на синтетично и аналитично счетоводство, наличието на несъответствия в тях, датата, на която се попълва Главната книга).
2. Състоянието на касовия апарат и касовото счетоводство (наличие на касиер и споразумение за пълна индивидуална отговорност, наличие на касов апарат и документи за него и неговата поддръжка, наличие на контролни ленти и дневник на касиер-оператор , резултатите от инвентаризация на паричните средства, формуляри за строга отчетност и чекови книжки, открити банкови сметки и съответствието на техните салда с последните банкови извлечения, наличието на уведомления от данъчни органи за откриване на банкови сметки).
3. Състоянието на отчитане на сетълментите (наличие на просрочени и лоши задължения, салда на отчетни суми, наличие на актове за съгласуване на взаимни разплащания, резултати от инвентаризация, наличие на актове за съгласуване с данъчните органи).
4. Състоянието на отчитане на ДМА и материалите (резултати от инвентаризацията).
5. Състояние на регистрация на формулярите за застрахователни полици (резултати от инвентаризация на формулярите на полици, наличие на документи).
6. Съхранение на документи (осигуряване на правилното съхранение на документи и бланки за полици, наличие на описи на делата, коректност на изземването и унищожаването на документи, наличие на откраднати формуляри и липсващи описи).
7. Салда по сметки (наличие на баланс, подписан от напускащия счетоводител и ръководителя).
8. Опис на прехвърлените документи (брой на прехвърлените дела с посочване на тяхната номенклатура).
9. Други (брой прехвърлени ключове от сейфа и електронни ключове от програмата Клиент-Банка, печати и печати, пълномощни, трудови книжки).
Към акта е приложен опис на делата, актове за опис и опис, актове за приемане и прехвърляне на средства, бланки за строга отчетност, чекови книжки, печати и печати, ключове, баланси (общи и по сметки 50, 51, 52). , 71, 73 ), копия от банкови извлечения, копие от приложния лист на касовата книга, копия от съгласувания с данъчни органи, обяснителни бележки длъжностни лицаи т.н.
Обемът на информацията, включена в акта, може да се уточнява, намалява или допълва в зависимост от специфични условия. Актът за приемане и прехвърляне на делата се съставя в три екземпляра: първият - за прехвърлящата страна, вторият - за приемащата страна, третият - за организацията-майка.
Ако страните не са съгласни с резултатите, обобщени в акта, те могат да направят мотивирани резерви към него. Отказът на напускащия счетоводител да подпише акта и да даде обяснения при предаването на делата се записва в акта за предаване и приемане.
След приключване на прехвърлянето на делата се издават нови банкови карти във всички банки, в които са открити сметки. Напускащият се счетоводител се интересува преди всичко от това, за да предотврати възможността за фалшифициране на подписа му във финансови документи. Моля, имайте предвид, че издаването на нови банкови карти може да се случи по-рано, например след инвентаризация на касата.
Необходимо е също така да се премахнат издадените на счетоводителя пълномощни и да се направят промени във всички документи, в които напускащият се счетоводител е посочен като отговорно лице или член на комисията.

заключения
Всички страни, участващи в прехвърлянето на дела, са заинтересовани от прехвърлянето – както организацията, така и напускащият се счетоводител, и новоназначеният счетоводител. Регистрацията на акта за приемане и предаване на делата ще позволи да се разграничат отговорностите на получаващите и прехвърлящите страни.
Тъй като по време на прехвърлянето на делата, като правило, бившият счетоводител все още не е напуснал, а новият счетоводител вече е нает, техните правомощия трябва да бъдат ясно разделени и документирани за преходен период. Процесът на препращане се определя от организацията, но може да подлежи на промяна от участващите страни.

А.А. Кваранджия, главен редактор на сп. „Данъчно облагане, счетоводство и отчетност в застрахователна компания”

Съставът на комисията по инвентаризация може да включва всички служители на организацията. Комисията се състои от най-малко трима души – счетоводен персонал, технически и други специалисти клауза 2.3.

Председателят, като правило, се назначава от заместник-ръководителя на организацията или от главния счетоводител.

Съставът на комисията и нейният председател се утвърждават от ръководителя на организацията по описа. Можете също така да назначите постоянна инвентарна комисия, за това издаване на поръчка във всякаква форма.

Пример. Заповед за създаване на инвентаризационна комисия

ООО "Алфа"
ПОРЪЧКА
за създаване на инвентаризационна комисия

За извършване на планови и извънпланови инвентаризации създайте постоянна комисия за инвентаризация от 16.01.2020 г., състояща се от:

председател на комисията - Главен счетоводителНиканорова Е.А. членове на комисията: - управител Потапов А.С. - счетоводител Петрова Е.П. - адвокат Карамзин К.Н.

УправителИванов Иванов I.I.

Запознат с поръчката:

Главен счетоводител Никанорова Никанорова E.A.

15.01.2020

Управител Потапов Потапов A.S.

15.01.2020

Счетоводител Петрова Петрова Е.П.

15.01.2020

Адвокат Карамзин Карамзин К.Н.

15.01.2020

При инвентаризацията членове на комисията преизчисляват имота и определят качественото му състояние. Получените данни се вписват в инвентарните списъци. клауза 2.7 от Насоките за инвентаризация.

Финансово отговорните лица са длъжни да присъстват при описа на повереното им имущество, но не са включени в инвентарната комисия.

Моля, разяснете процедурата за прехвърляне на дела при уволнение на касиер. В нашата бюджетна организация касиерът напуска на 15 юни по собствено желание. Новият касиер ще започне да изпълнява задълженията си едва на 16 юни. Как правилно да съставим опис на касата и да прехвърлим каси от един касиер на друг в тази ситуация?

Отговор

На първо място, отбелязваме, че в момента няма специална нормативна уредба легален документ, която би регламентирала прехвърлянето на дела от един касиер (служител, изпълняващ функциите му) на друг. В тази връзка съответните правила, включително правилата документациятрансферни случаи, организациите трябва да се развиват самостоятелно, ръководени от Общи изискваниянормативни правни актове, регулиращи процедурата за водене на счетоводство на територията на Руската федерация.

Препоръчително е разработената процедура да се консолидира от вътрешни местен акт, например, може да бъде "Инструкция за реда за прехвърляне на дела при смяна на касиера". Като ръководство можете да използвате Инструкцията за процедурата за приемане и предаване на дела от главни счетоводители (старши счетоводители като главни счетоводители), централизирани счетоводни отдели (счетоводни отдели), институции, предприятия и организации на Министерството на здравеопазването на СССР, одобрени от Министерството на здравеопазването на СССР от 28 май 1979 г. N 25-12 / 38. Например, една организация може да предвиди, че получаването и доставката на дела от касиера се извършват въз основа на съответната заповед на ръководителя (посочваща крайния срок за приемане и доставка на случаи) и се съставя с акт на проверка на касата (формулярът е произволен, но е препоръчително да се състави, като се вземат предвид изискванията за данните на първичния счетоводен документ и процедурата за неговото изготвяне, предвидени от Федералния закон от 6 декември 2011 г. 402-FZ "За счетоводството" (по-нататък - Закон N 402-FZ)).

При съставяне на собствени документи препоръчваме да използвате и правилата за обработка на документи, дадени в „Единни системи за документация. единна системаорганизационна и административна документация. Изисквания за документация.

Още веднъж, предложената процедура е пример за формализиране на прехвърлянето на дела, организацията изобщо не е длъжна да го спазва, освен това, дори ако прехвърлянето на делата изобщо не е формализирано с никакви документи, няма да има нарушения на Законът.

Трябва също да се отбележи, че служител, изпълняващ трудовата функция на касиер, е финансово отговорно лице, с което може да се сключи споразумение за пълна отговорност (Кодекс на труда на Руската федерация и Списък на длъжностите и работите, заменени или извършени от служители с с които работодателят може да сключи писмени споразумения за пълна индивидуална отговорност за недостиг на поверено имущество, одобрени с Постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 31 декември 2002 г. N 85). В тази връзка считаме за необходимо да отбележим следното.

Параграф 27 от Наредбата за счетоводството и финансовото отчитане в Руска федерация(одобрено от Министерството на финансите на Руската федерация от 29 юли 1998 г. N 34n) установява необходимостта от инвентаризация при смяна на финансово отговорни лица.

Следователно, въпреки че параграф 3.39 от Насоките за опис на имущество и финансови задължения(одобрено от Министерството на финансите на Руската федерация от 13 юни 1995 г. N 49, по-долу - Насоки) във връзка с процедурата за извършване на инвентаризация на касата, се отнася до процедурата за извършване на касови операции, която е станала невалидна, считаме, че при смяна на касата все още е необходимо да се извърши инвентаризация на касата. В тази връзка считаме за необходимо да се ръководим от раздел 2 „Общи правила за провеждане на инвентаризация“ от Насоките.

Припомняме, че за извършване на инвентаризация в организацията се създава постоянна комисия за инвентаризация, която включва представители на администрацията на организацията, служители счетоводно обслужване, представители на службата за вътрешен одит на организацията, други специалисти (инженери, икономисти, техници и др.) (клауза 2.2 и точка 2.3 от Насоките). Персонален съставпостоянните и работещи инвентарни комисии се одобряват от ръководителя на организацията със заповед, изготвена във форма N INV-22 (одобрена от Държавния статистически комитет на Руската федерация от 18 август 1998 г. N 88) или във всякаква форма, указваща необходими подробностисъдържа се в Закон N 402-FZ.

Освен състава на комисията, в заповедта се посочва още:

Причината за инвентаризацията този случай- смяна на каса);

Имущество, предмет на одит (в този случай, пари в брой; отбелязваме, че в съответствие с клауза 1.2 от Насоките, паричните средства се отнасят за имущество);

Начална и крайна дата на инвентаризацията.

Поръчката се регистрира в дневника за счетоводство и контрол по изпълнението на поръчките за инвентаризация.

Въз основа на клауза 2.4 от Насоките, преди началото на одита, инвентаризационната комисия трябва да получи последните разходни документи или отчети за движението на материални активи и парични средства към момента на инвентаризацията. Председателят на комисията по инвентаризацията одобрява всички входящи и изходящи документи, приложени към регистрите (отчетите), като се посочва „преди инвентаризацията на „...“ (дата)“, които следва да послужат като основа на счетоводството за определяне на баланса. на имущество до началото на описа по мандата. Финансово отговорното лице (касиер) дава разписка, че до началото на инвентаризацията всички консумативи и документи за получаванеимотът е предаден на счетоводството или прехвърлен на комисията, като всички ценности, които попадат под негова отговорност, са капитализирани, а тези, които са били отписани като разход.

Проверка на действителното наличие на имущество в касата се извършва, когато задължително участиекасиер, предаващ делата (клауза 2.8 от Насоките).

По време на инвентаризацията се проверяват всички документи, свързани с дейността на служителя като касиер: касова книга, отчети на касата, кредитни и дебитни нареждания и др., както и действителната наличност на парични средства на ръка към момента на чековата касова книга) .

Съгласно клауза 2.5 от Насоките информацията за действителната наличност на имущество (включително средства) се записва в записи за инвентаризация или отчети за инвентаризация (в този случай те се разработват от организацията самостоятелно, като се посочват подробностите, съдържащи се в Закон N 402-FZ ).

Резултатите от инвентаризацията се отразяват в акта за инвентаризация на паричните средства (във формуляр N INV-15, одобрен от Държавния статистически комитет на Русия от 18.08.1998 г. N 88, или самостоятелно разработен формуляр, посочващ подробностите от Закона N 402-FZ). Съставя се и запис на резултатите, идентифицирани от инвентаризацията (съгласно формуляр N INV-26, одобрен от Държавния статистически комитет на Русия от 27 март 2000 г. N 26, или самостоятелно разработен формуляр, посочващ подробностите от Закон N 402-FZ).

Когато идентифицирате излишъци или липси, трябва да получите от касата писмени обясненияза техните причини. Ако касиерът откаже да даде подходящи коментари, се препоръчва да се състави акт за отказа на служителя да даде обяснения. Касиерът трябва да бъде запознат с акта срещу подпис. Ако служителят откаже да подпише акта, този факт също трябва да бъде записан.

Имайте предвид, че по смисъла на клауза 2.10 от Насоките и двете финансово отговорни лица трябва да участват в инвентаризацията при смяна на финансово отговорни лица: като служител, който доставя материални ценностии работника, който ги получава. В тази връзка считаме, че ако към момента на започване на инвентаризацията с нов касиер все още не е сключен трудов договор, преброяването на ценностите в касата, което приключва с подписване на акта за опис от напускащия служител, може да се извърши без участието на ново финансово отговорно лице. В този случай актът за опис може да бъде подписан от нов касиер, когато той приеме ценности от инвентарната комисия след регистрация работни отношенияс нов служител, като се има предвид, че клауза 2.12 от Насоките позволява инвентаризация на имуществото в рамките на няколко дни.

Подготвен отговор:

Сервизен експерт Правни консултацииГАРАНЦИЯ

Ерин Павел

Контрол на качеството на отговора:

Рецензент на Правна консултантска услуга ГАРАНТ

Барсегян Артем

Материалът е изготвен на базата на индивидуална писмена консултация, предоставена като част от услугата Правни консултации.

Много: касиерът може да приеме пълно плащане за покупки, но не всички артикули са отразени в чека и да вземе разликата за себе си. Или да извършите фиктивно връщане на стоки от купувача и също така да възложите тази сума на себе си. Ако работодателят има сериозни причини да се съмнява в почтеността на касиера, тогава той може да инициира уволнение поради загуба на доверие.

За установения недостиг съставете меморандум или акт

Най-често ситуацията, в която работодател инициира процедура за уволнение поради загуба на доверие, е постоянен недостиг на пари в брой.

Първо, фактът на недостиг трябва да бъде записан в акт, съставен от няколко служители, или меморандум, адресиран до непосредственото лице или компанията. Тези документи могат да бъдат изготвени както в ръкописна, така и в печатна форма. В този случай трябва да се спазва GOST R 6.30-2003. Въпреки че този документ не е нормативен правен акт, можете да го използвате за създаване на последователни документи във вашата организация.

Препоръчително е да фиксирате следното в акта или меморандума:

а) фамилия, собствено име, отчество на служителя, който е изготвил документа, неговата длъжност;

б) обстоятелствата, при които е разкрит недостигът на пари, например, избройте лицата, присъствали при откриването на липсата, опишете състоянието на помещението, в което се намира касата (дали алармата е включена, прозорците са затворен или отворен и др.);

в) датата и часа на съставяне на документа. Важно е да запомните, че веднага щом този документ достигне до прекия ръководител, започва обратното броене на месечния период, през който служителят може да бъде уволнен. Това е предвидено в част 3 на чл. 193 от Кодекса на труда на Руската федерация и под. "б" параграф 34 от резолюция на Пленума на въоръжените сили на РФ от 17 март 2004 г. № 2.

По този начин актът или меморандумът ще отразява факта на недостиг на пари и ще послужи като основа за започване на вътрешно разследване.

Размерът на щетите се определя по време на инвентаризацията

Въз основа на акт или меморандум работодателят трябва да извърши одит (част 1 от член 247 от Кодекса на труда на Руската федерация). По-добре е да не го забавяте, тъй като, както беше отбелязано по-горе, работодателят има 1 месец от датата на откриване на нарушението, за да уволни служителя поради загуба на доверие (част 3 от член 193 от Кодекса на труда на Русия). Федерация). Освен това ще отнеме време за получаване на обяснения и изготвяне на кадрови документи.

Размерът на недостига се определя от описа на имуществото. Това е задължително в случай на кражба и злоупотреба (параграф 5, клауза 27 от Правилника за счетоводството в Руската федерация, одобрен със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 29 юли 1998 г. № 34n).

Процедурата за инвентаризация е заложена в Насоките за инвентаризация на имуществото и задълженията, одобрени със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 13 юни 1995 г. № 49 (по-нататък - Насоките за инвентаризация).

Основните етапи на инвентаризацията са както следва.

Формиране на комисия. Работодателят издава заповед за извършване на инвентаризация и одобрява състава на комисията, която може да включва например счетоводител, служител на одиторския отдел. Редът е по-добър във формуляр № INV-22 (одобрен с Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 18 август 1998 г. № 88).

Извършване на инвентаризация. Назначената от работодателя комисия извършва инвентаризация. В същото време е необходимо да се контролира в него да участват всички негови членове и материалният работник, в чиято администрация се намира проверявания имот. На практика служителите може да отсъстват поради болест, ваканция или командировка. В този случай е по-добре да отложите теста за друг ден. В противен случай има голяма вероятност резултатите от инвентаризацията да бъдат анулирани.

Регистрация на резултатите от инвентаризацията. След извършване на проверката членовете на комисията съставят резултатите от инвентаризацията. Например, ако проверката на действителното наличие на пари в касата е преминала, тогава се съставя акт във формуляр № INV-15 (одобрен с решение на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 18.08. 1998 № 88). В случай на проверка на друго имущество, резултатите от инвентаризацията ще бъдат съставени по различен начин. унифициран документ. от основно правилоактът се съставя в два екземпляра.

По този начин инвентаризацията ще позволи на работодателя да определи размера на недостига и, следователно, сумата да бъде възстановена от служителя, ако се докаже неговата вина.

Разгледайте документи и факти

Невъзможно е незабавно да се уволни служител поради липса на пари в касата. След инвентаризацията трябва да продължите проверката, за да определите други обстоятелства за загубата на средства и да установите вината на служителя за кражба. За тази цел се създава комисия, която ще определи по-специално следното:

• датата на кражбата;
• служител, чиито трудови задължения включват работа с пари в брой на определено работно място;
• наличието в трудовия договор на служителя и (или) неговия описание на работатафункции за обслужване на парични стойности;
• съвпадението на деня на загубата на пари с работния ден на служителя въз основа на графика или автоматична система за достъп;
• наличие на достъп до касата на други лица;
• спазване от работодателя на условията, възпрепятстващи нарушаване на правилата за работа с касата. Например, наличието на аларма в стаята и места, подходящи за съхранение на пари;
• запознаване на служителя срещу подпис с вътрешни документикоито регулират работата с касата;
• наличие/липса на пълна индивидуална отговорност;
• доказателства, сочещи, че кражбата е извършена от конкретен служител, например видеозаснемане.

След разследването комисията изготвя окончателен документ, например протокол. Важно е да не забравяте да прикачите инвентарни материали към него.

Протоколът трябва да включва по-специално:

а) доказателства за вината на служителя в кражбата, например видеозапис;

б) конкретна клауза от трудовия договор, длъжностна характеристика, която служителят е нарушил;

в) информация, че длъжността на служителя или извършената от него работа е предвидена от списъка, одобрен с Постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 31 декември 2002 г. № 85;

г) посочване на раздел, клауза от трудовия договор, длъжностна характеристика и други документи, описващи задълженията, които биха потвърдили, че функциите на служителя включват работа с парични стойности. Разбира се, служителят трябва да бъде запознат с всички тези документи в писмен вид.

Комбинацията от тези факти ще позволи на работодателя да уволни служителя поради загуба на доверие.

В протокола под формата на заключение е препоръчително да се предложи на ръководителя на компанията да прекрати трудовия договор със служителя.

Ако служителят иска да се запознае с материалите на одита, те ще трябва да бъдат предоставени (част 3 от член 247 от Кодекса на труда на Руската федерация). Най-вероятно той ще ви помоли да направите копия от тях. Не е необходимо да се възпрепятства служителят да направи това, тъй като по силата на чл. 62 от Кодекса на труда на Руската федерация, той има право да поиска копия от документи, свързани с работата.

Служителят е длъжен да обясни

Ако заключенията на комисията убедително докажат, че касиерът не само е извършил действия, които дават право да загуби доверие в него, но и е причинил щети, тогава работодателят има право да вземе решение за уволнение.

За уволнение на служител по параграф 7 на част 1 на чл. 81 от Кодекса на труда на Руската федерация е необходимо да се извършат редица задължителни мерки, свързани със спазването на процедурата за прилагане на дисциплинарни наказания (параграф 47 от Резолюция на Пленума на въоръжените сили на Руската федерация от 17 март 2004 г. № 2).

Искане за обяснителна бележка. Искането за обяснение е необходимо по силата на част 1 на чл. 193 и част 2 на чл. 247 от Кодекса на труда на Руската федерация. И двете норми предвиждат искане на обяснение от служителя за изясняване на причините за инцидента: в първия случай поради основно правило, а във второто – за установяване на обстоятелствата на увреждането.

Това обаче не означава, че служителят трябва да получи две обяснения. И двете норми (както член 193, така и член 247 от Кодекса на труда на Руската федерация) всъщност се повтарят. Те имат за цел да гарантират, че служителят може да обясни ситуацията, да представи аргументи и доказателства за невинност.

Така една молба е достатъчна и е целесъобразно тя да бъде отправена в писмена форма.

Първо, това ще ви позволи ясно да формулирате искове срещу служителя. По-късно той няма да може да се оплаче от факта, че не е разбрал на какъв факт трябва да се обясни. Второ, с помощта на този документ при поискване на обяснение работодателят лесно ще докаже изпълнението на задължението.

Често се правят две копия на искането, едното от които се връчва на служителя и той се подписва върху копието на работодателя, за да потвърди факта на получаването му.

Има възможност служителят да откаже да получи искането или да го подпише. В този случай е по-добре да се състави акт и да се фиксира датата на искането за обяснение.

Често служителите се намесват в действията на работодателите поради конфликтно уволнение. Например, един от най-популярните трикове на служителите е да се разболеят по време на неприятен за тях период. Но това не пречи на работодателя да предприеме необходимите действия. В крайна сметка искането за обяснение може да бъде изпратено с писмо с обратна разписка, а уведомлението ще потвърди, че работодателят е спазил изискванията на закона, тоест е поискал обяснение.

Получаване на обяснение. На служителя се дава 2 работни дни, за да даде обяснение относно факта на нарушението (част 1 на член 193 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Моля, имайте предвид, че ако организацията проведе инвентаризация, тогава служителят вече може да даде обяснение за факта на нарушението. Във формулярите № INV-15 и № INV-16, одобрени с Указ на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 18 август 1998 г. № 88, са предвидени специални колони за това. Такова обяснение е достатъчно и не е необходимо да се изисква от служителя втори път.

Ако служителят прецени, че е необходимо допълнително да обясни инцидента и да напише нова обяснителна бележка, тогава тя трябва да бъде приета. Възможно е след инвентаризацията допълнителна проверка да разкрие нови факти, които той би искал да изясни.

След като получите обяснителната бележка, прочетете внимателно нейното съдържание. В него следва да се посочи същността на престъплението и да се опишат условията за извършването му. По силата на ч. 5 чл. 192 от Кодекса на труда на Руската федерация в бъдеще тази информация ще трябва да се вземе предвид при вземане на решение за уволнение на касиер. Работодателят ще трябва да вземе предвид тежестта на нарушението и условията, при които е извършено.

Ако служителят откаже да обясни, тогава трябва да съставите акт. Тя може да бъде издадена след 2 работни дни след искане за обяснение на факта на нарушението (част 1 на член 193 от Кодекса на труда на Руската федерация). Не е нужно да чакате повече. Въпреки липсата на обяснения, работодателят на основание част 2 на чл. 193 от Кодекса на труда на Руската федерация има право да премине към следващата стъпка - издаване на заповед за уволнение на касиера.

Издаване на заповед за уволнение

За да формализирате уволнението на касиера, трябва да издадете заповед (част 1 на член 84.1 от Кодекса на труда на Руската федерация). Преди това, на основание част 6 на чл. 193 от Кодекса на труда на Руската федерация допълнителна поръчка- относно приложението дисциплинарни мерки. Сега не е нужно да правите това.

Първо, прилагането на наказанието се доказва от заповедта за уволнение и следователно е достатъчно (писмо на Роструд от 01.06.2011 г. № 1493-6-1). Второ, използването на две заповеди в случай на спор може да подведе съда, който може да реши, че служителят е бил наказан два пъти. Така че в един случай наличието на две заповеди стана една от причините, поради които съдът реши, че служителят е бил уволнен с нарушения ( въззивно решениеВъоръжени сили на РФ от 9 ноември 2012 г. № 60-APG12-7).

За изготвяне на заповед за прекратяване на трудов договор е по-добре да използвате формуляр № Т-8 (одобрен с решение на Държавния статистически комитет на Русия от 05.01.2004 г. № 1). Важно е да запомните, че той трябва да бъде публикуван не по-късно от един месец от деня на откриване на нарушението (част 3 от член 193 от Кодекса на труда на Руската федерация). Отпускът на служител или неговото заболяване обаче увеличава този период с периода на отсъствие на виновното лице.

В заповедта е важно да се отразят възможно най-пълно и точно документите, които са в основата на решението за уволнение: актове, обяснителна бележка, протоколи за разследване и други документи. За това е предназначен редът „база (документ, номер, дата)“.

В заповедта трябва да получите подпис на служителя (част 2 от член 84.1 от Кодекса на труда на Руската федерация). Ако това не успее, тогава е достатъчно да напишете в заповедта: „Служителят отказа да се запознае със заповедта срещу подпис“ или „Невъзможно е да се доведе до знанието на служителя“. Освен това служителят, който е направил това вписване, поставя датата и се подписва. Понякога, в случай на отказ да се запознаят със заповедта, работодателите съставят акт. В него се описва ситуацията и се записват имената, фамилните имена, длъжностите на присъстващите в същото време. Изготвянето на такъв документ няма да бъде нарушение на закона, тъй като няма забрана. След съставяне на акта неговите данни (дата и номер) се посочват в заповедта, която уволненият служител отказва да подпише.

В трудовата книжка се прави запис за уволнението „по чл

Процедурата за уволнение на касиер завършва с попълване на два документа: служител и личната му карта.

В лична карта от служител трябва да получите подпис в раздел. XI на четвърта страница на формуляр № Т-2, а след това прехвърлете формуляра в архива за 75 години. Такъв период е предвиден в Списъка на типичното управление архивни документигенерирани в хода на дейността правителствени агенции, органи местно управлениеи организации, посочващи периодите на съхранение (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. № 558).

В работната книжка се записва: Трудов договорпрекратено във връзка с извършване на виновни действия от служител, пряко обслужващ парични стойности, пораждащи загуба на доверие в него от страна на работодателя, ал.7 от първа част на чл.81 Кодекс на трудаРуска федерация. След това служителят, който отговаря за работата с трудовите книжки, подписва и подпечатва работодателя. Моля, имайте предвид, че разпечатката на отдела за персонал в този случай няма да работи.

Важно е да не забравяте да запишете прехвърлянето на служителя в счетоводната книга за движението на трудовите книжки и вложките в тях работна книжка. Такова правило е установено с ал. 3 т. 41 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри на трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях (одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225).

Тъй като запис на уволнение поради загуба на доверие ще дискредитира служителя в очите на бъдещия работодател, е много вероятно служителят да не получи трудова книжка. В този случай трябва да му изпратите писмо в същия ден (последния работен ден) за необходимостта да се яви за книга или да се съгласите да я изпратите по пощата (част 6 от член 84.1 от Кодекса на труда на Русия). Федерация). По-добре е да издадете такова писмо с препоръчана поща с описание на прикачения файл. Така при претенции от инспектори или от самия служител, работодателят ще може да потвърди, че е спазил изискванията на закона. След изпращане на писмото работодателят няма да носи отговорност за забавянето на издаването на трудовата книжка.

А. Петров,
правен съветник правен отдел Inventive Retail Group