Работа с информационни и справочни документи. Организация на работа с документи

Страница 15 от 16

Иинформация и справочна работа по документи.

Основа на информация и справочна работа по документие база данни, формирана в процеса на въвеждане на входящи, изходящи и вътрешни документи в компютър.

Съвременните СУБД (системи за управление на бази данни) ви позволяват да правите запитвания и съответно да получавате отговори за всяка комбинация от данни, включени в картата за регистрация на документа.

По същия начин се извършва и търсенето на самите документи. Търсенето може да се извърши по всяка попълнена табела (поле) в регистрационната карта. По правило това са номера на входящия документ, датата на получаване на документа, вида на документа, кореспондента, територията, изпълнителя на документа, номера на изходящия документ, датата на изпращане на документа и др. Съответните стойности на полета се въвеждат или от клавиатурата, или за класифицираните стойности се избират от съответния списък (тип документ, изпълнител и т.н.). Помощ може да бъде издадена:

1. По конкретен документ: къде (кой) се намира; етап на изпълнение (подготовка); резултат от изпълнение; място за съхранение (за изпълнени документи).

2. По тема (съдържание): конкретен документ; група документи.

4. По регион: държава; площи; град.

При търсене на конкретни документи или група документи могат да се посочат следните подробности:

1) входящи, изходящи, вътрешни документи(търсенето може да се извърши както поотделно за всяка категория, така и за трите групи документи);

2) вид на документа (писмо, заповед, договор и др.);

3) приблизителния хронологичен обхват на търсенето (по датата на получаване или за вътрешно - подписване на документа, или от един номер на друг);

4) регионът, в който се извършва търсенето (държава, регион);

5) организация (кореспондент/адресат);

При търсене на информация за конкретен документ номерът на документа може да бъде директно посочен.

Условията за търсене се формират като комбинация от попълнените полета на картата, подобно на регистрационната карта, т.е. при попълване на няколко полета ще бъдат намерени документи, отговарящи на всички посочени параметри.

Търсенето на документи може да се извърши по неизпълнени, изпълнени документи (с дата на изпълнение и знак за поставяне в делото), върху цялата оперативна база данни (документи от текущата година на водене), а също и, ако е необходимо, на архивната база данни (документи от минали години).

При издаване на информация за конкретен документ регистрационната форма се извежда на екрана и при необходимост се отпечатва. При търсене на група документи резултатите от търсенето се показват и отпечатват в табличен вид.

В случай на търсене на конкретен неизпълнен документ, резултатът от търсенето е информация за това при кой изпълнител се намира документът в момента. Ако документът вече е изпълнен, тогава на екрана се показва информация, в който случай този документ.

Значително разширяване на възможностите за търсене в пълнотекстови бази данни по документите на институцията. Тази форма на работа с електронни копия на документи напоследък придоби по-широко разпространение. В този случай файл с текста на самия документ автоматично се прикачва към регистрационната карта за документа (входящ, получен от електронна поща, факс; или въведени чрез сканиране и последващо разпознаване хартиен документ, изходящи или вътрешни - подготвени с текстов редактор, електронна таблица и др.).

Такива пълнотекстови системи ви позволяват да търсите не само по данните, въведени в картата на документа, но и по съдържанието на документа, т.е. търсене на документи, в чийто текст има определени думи или фрази. Например, ако искаме да намерим документи, свързани с покупката на принтер от Орион, тогава търсим думите "принтер" и "Орион".

Използването на автоматизирани технологии значително намалява разходите за труд за регистрация, контрол на изпълнението и справка информационна услуга. Така че, ако разходите за труд за попълване на една традиционна регистрационна карта са 0,152 часа, то при използване на автоматизирана технология - само 0,054 часа. Съответно разходите за труд за търсене актуална информацияса 0,17 или 0,054 часа, изготвянето на удостоверения за неизпълнени навреме документи по традиционна технология отнема месечно (10 документа), годишно (над 100 документа) от 0,26 часа до 8 часа. В същото време се изготвя подобно удостоверение в автоматизирана система за 0,05 часа и с подходящи настройки обикновено може да бъде създадена и отпечатана автоматично с определена честота.

Интерес представляват нормите за време за наблюдение на изпълнението на документите, включително поставяне на знак „К” върху документа, подлежащ на контрол, напомняне на изпълнителя за крайния срок, въвеждане на информация в картата за хода на изпълнението, информиране на ръководителите за състояние на изпълнение, снемане на документа от контрол, изготвяне на резюме на документи, неизпълнени в срок, съставяне на резюме на изпълнението на документи, подлежащи на контрол; обобщение на резултатите от изпълнението на документи в структурни подразделения, анализ на състоянието на изпълнение на документи в организацията. Например, изготвянето на сертификат за информиране на ръководството (сертификат за 20 документа) в традиционната офис работа отнема 1,8 часа, а в автоматизираната - 1 час.

Програмите за регистрация и контрол на изпълнението на документи са важни интегрална частмодерни системи за автоматизация на офиса.

<< Предыдущая - Следующая >>

Съдържание

Страница 15 от 16

Иинформация и справочна работа по документи.

2. По тема (съдържание): конкретен документ; група документи.

4. По регион: държава; площи; град.

При търсене на конкретни документи или група документи могат да се посочат следните подробности:

1) входящи, изходящи, вътрешни документи (търсенето може да се извърши както поотделно за всяка категория, така и за трите групи документи);

2) вид на документа (писмо, заповед, договор и др.);

4) регионът, в който се извършва търсенето (държава, регион);

5) организация (кореспондент/адресат);

При търсене на информация за конкретен документ номерът на документа може да бъде директно посочен.

В случай на търсене на конкретен неизпълнен документ, резултатът от търсенето е информация за това при кой изпълнител се намира документът в момента. Ако документът вече е изпълнен, тогава на екрана се показва информация в кой случай се намира този документ.

Значително разширяване на възможностите за търсене в пълнотекстови бази данни по документите на институцията. Тази форма на работа с електронни копия на документи напоследък придоби по-широко разпространение. В този случай към регистрационната карта за документа автоматично се прикачва файл с текста на самия документ (входящ, получен по електронна поща, факс; или въведен чрез сканиране и последващо разпознаване на хартиен документ, изходящ или вътрешен - изготвен с помощта на текстов редактор, електронна таблица и др.). P.).

Използването на автоматизирани технологии значително намалява разходите за труд за регистрация, контрол на изпълнението и справочно-информационно обслужване. Така че, ако разходите за труд за попълване на една традиционна регистрационна карта са 0,152 часа, то при използване на автоматизирана технология - само 0,054 часа. Съответно разходите за труд за търсене на текуща информация са 0,17 или 0,054 часа, изготвяне на удостоверения за документи, които не са попълнени на времето при използване на традиционна технология отнема месечно (10 документа), годишно (над 100 документа) от 0,26 часа до 8 часа. В същото време подобен сертификат в автоматизирана система се изготвя за 0,05 часа, като при подходящи настройки може да дори да бъдат създадени и отпечатани автоматично с определена честота.

Програмите за регистрация и контрол на изпълнението на документи са важна част от съвременните системи за автоматизация на офиса.

Условието за успешното функциониране на деловодната служба (секретар-референт) в областта на информацията и справочната работа е създаването на референтен файл ( информационно бюро), в които регистрационните карти са подредени по определена система. Задачата на справочния апарат в деловодството е да отговори на два въпроса по всяко време: първият е в кой отдел, кой от изпълнителите и на какъв етап на изпълнение, кой от изпълнителите и на какъв етап на изпълнение е желаният документ , вторият - в кой документ (в кои документи) има информация по желания въпрос. Информация и справочна работа могат да бъдат изградени както традиционно с помощта на референтни карти, така и в автоматизиран режим. Нека разгледаме накратко и двата подхода. Референтните файлове в централизирането на регистрационните и справочните операции се намират в офиса и контролната група. При децентрализирани операции картотеките се намират в структурните подразделения на организацията. Картите са групирани в картотечен файл според характеристиките, които са напълно зависими от съдържанието, заявките, които трябва да бъдат удовлетворени с негова помощ. Референтният файл е разделен на две части: първата включва карти за неизпълнени документи, втората - за изпълнени. При изпълнение на картите картите от секциите на първата част на картотеката се преместват в съответния раздел на втората част. Всички колони трябва да бъдат попълнени на регистрационната карта, поставена във втория раздел на картотеката. Използването на цветни индикатори позволява класификацията на референтния масив и улеснява търсенето необходимата информация, повишава ефективността на търсенето. Референтни картипредадени в архива заедно с попълнени документи и документи. Възможностите на информационните и справочните услуги с въвеждането на автоматизирана система за регистрация на документи се разшириха значително. Автоматизираната система ви позволява да намерите справки за всяка комбинация от данни, включени в картата за регистрация на документа. Търсенето на информация за конкретен документ може да се извърши по неизпълнени и изпълнени документи, по цялата оперативна база данни за текущата година, а при необходимост и по документи от минали години (архивна база данни). Ако е необходимо да се получи информация за конкретен документ, съответната регистрационна форма се показва на екрана и след това се отпечатва. Резултатите от търсенето на информация за група документи се показват в табличен вид и при необходимост се разпечатват. Информацията за неизпълнен документ или съответно за изпълнен такъв показва кой изпълнител разполага с документа и в кой случай се подава този документ. В момента системите за пълнотекстово търсене на необходимата информация стават все по-разпространени. За тези цели към регистрационната карта за документа се прилага файл с текста на самия документ. Такива системи ви позволяват да търсите не само по детайлите на регистрационната карта, но и по съдържанието на самия документ - търсене на този документ от ключови думиили фрази. Използване компютърна технологияускорява работния процес, подобрява изпълнителската дисциплина на служителите, подобрява управлението на организацията като цяло.

Наличност електронен архивви позволява бързо и лесно да намерите всеки документ с помощта на функцията за търсене. Функцията осигурява незабавно търсене на документи за всякакъв вид заявка (фиг. 15). Резултатът от търсенето е списък с документи, които удовлетворяват заявката, със списък със стойности на детайлите на намерените документи.

Отделен вид търсене е търсене по контролни документи и заповеди. Този видТърсене ви позволява да получите оперативна информация за състоянието на дадена задача.

Оформяне на дела в организацията и тяхното текущо съхранение.

В началото на всяка година организацията започва оформянето на документи по делото. Формирането на делата е групирането на изпълнените документи в дело в съответствие с номенклатурата на делата и систематизирането на документите в рамките на делото.

Централизирано и децентрализирано формиране на дела в организацията

В организациите делата се формират централизирано в службата за управление на документи (секретариат, офис, отдел за деловодство и др.) или децентрализирано - в структурни поделения. Практиката показва, че делата се формират предимно по децентрализиран начин, т.е. в структурни подразделения.

В службата за управленска документация (ДОУ) се формират организационни и административни документи, форми на тяхното регистриране (счетоводство), обобщена текстова и статистическа планова и отчетна документация, кореспонденция и други документи по основни въпроси на дейността.

Документи, отразяващи определени области от дейността на организацията, се оформят в дела на мястото на тяхното изготвяне в съответните структурни подразделения, в компетентността на които влизат определени въпроси в съответствие с наредбата за тях (например в съответствие с наредбата за планирането и икономически отдел, отдел счетоводствои отчетност, отдел персонал и др.).

Формирането на дела в структурните подразделения на организацията се извършва от служители, отговорни за воденето на документация. Контролът по образуването на дела се осъществява от служба DOW.

Ръководителят на архива на организацията или отговорното лице за архива оказва необходимата методическа помощ на служителите структурни подразделенияпри образуване на дела, а също така проверява правилността на образуването на делата в съответствие с утвърдената номенклатура на делата.

Правила за образуване на дела.

При образуване на дела трябва да се спазват следните основни изисквания: в делото се поставят само изпълнени, правилно оформени документи в съответствие с заглавията на делата съгласно номенклатурата; включи в делото едно копие от документа; съберете всички документи, свързани с решаването на един въпрос; поставя приложения заедно с основните документи; групови документи на един Календарна година, с изключение на трансферни кутии; отделно групирайте документи с постоянни и временни периоди на съхранение във файлове. В досието не трябва да се поставят документи за връщане, допълнителни копия, чернови.

Забележка! ДЕЛОТО не трябва да надвишава 250 листа с дебелина на гръбнака не повече от 4 см. Ако гръбчето на делото надвишава 4 см, документите по делото се разделят на томове. Индексът и заглавието на делото са прикрепени към всеки том с добавка "том 1", "том 2" и т.н.

Документите в рамките на делото са подредени отгоре надолу в хронологична, въпросително-логична последователност или комбинация.

Вътре в делото документите трябва да бъдат подредени така, че да обхващат определени въпроси в съдържанието си в логическа последователност.

Случаите се отварят хронологично, тематично или комбинация от тях. Входящите документи се подреждат по дата на получаване, изходящите - по дата на заминаване или по азбучен ред по автори и кореспонденти.

Групиране в случаи определени видоведокументи.

Нормативните правни и административни актове са групирани в дела по вид и хронология със свързани приложения в рамките на една календарна година. Не е разрешено в един случай да се формират различни видове административни документи, например заповеди, инструкции и инструкции. Всякакъв вид административен документсе формира в самостоятелен бизнес със собствена брутна номерация и съответно подлежи на регистрация в самостоятелно списание (книга).

Заповедите за основни дейности се групират отделно от поръчките за персонал. Заповеди за персонал, имащи, съгласно Списъка на типичните административни архивни документи, генерирани в хода на дейността правителствени агенции, органи местно управлениеи организации, посочващи периодите на съхранение (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. № 558) различни периоди на съхранение, се формират в самостоятелни файлове и имат собствена регистрация в съответната счетоводна форма (списание , книга, картотека).

Заповедите за персонала се оформят в калъфи в зависимост от времето на съхранението им. В същото време трябва да се помни, че е забранено групирането на документи с различни терминисъхранение.

В съответствие с чл. 19б от Списъка на типичните управленски архивни документи, формирани в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, в които се посочват сроковете на съхранение, заповедите за персонал имат два срока на съхранение: 75 години и 5 години; поръчките с 75-годишен срок на годност включват поръчки:

приемане, прехвърляне, съчетаване, прехвърляне, уволнение;

атестиране, повишаване на квалификацията, присвояване на звания (чинове);смяна на фамилното име; насърчаване, награждаване; заплати, бонуси, различни плащания; всички видове отпуски на служители с тежки, вредни и опасни условиятруд, отпуск по майчинство, отпуск за отглеждане на дете, отпуск без заплащане (заплата); дежурство по профила на основната дейност; дълги вътрешни и чуждестранни командировки, командировки за служители с трудни, вредни и опасни условия на труд.

Поръчките с 5-годишен срок на годност включват поръчки: около дисциплинарни мерки; годишни платени отпуски, учебни ваканции; на смяна; краткосрочни вътрешни и чуждестранни командировки.

Практиката за използване на документи за персонала показва, че при значителни обеми на поръчки за персонал, които имат 75-годишен срок на годност, е по-целесъобразно те да се формират в досиета по въпроси на дейността. Например заповедите за приемане, преместване, съвместяване, преместване и освобождаване на служители трябва да се групират отделно в дела, т.е. свързани с техните работен опит, и отделно - нареждания за бонуси, поощрителни и други плащания, които съдържат информация за заплати. Освен това във всеки случай поръчките трябва да имат независима брутна номерация.

Наредби, инструкции, правила, утвърдени с нормативни правни и административни актове (заповеди, заповеди, решения, решения и др.), се групират заедно с посочените документи. След одобрението им като независими документите са групирани в отделни случаи.

Протоколите по делото са подредени в хронологичен ред според датите на съставянето им и във възходящ ред на номерата им. Съществуващите приложения към протоколите се образуват по един случай, т.е. заедно с протоколите. При голям обем приложения към протоколите, приложенията се обособяват в отделни дела според датите на протоколите и техния номер.

одобрени планове, отчети, разчети, щатни масии други документи са групирани отделно от техните проекти.

Кореспонденцията се групира по правило за периода на една календарна година и се систематизира в хронологичен ред; в този случай документът за отговор се поставя зад документа за искане. При възобновяване на кореспонденцията по конкретен въпрос, започнал през предходната година, документите се включват в досието за текущата година, като се посочва индексът на делото от предходната година.

Документите в личните досиета се намират при получаването им и се систематизират, както следва: вътрешен опис на наличните документи в лично дело; въпросник (лично досие на личен състав) и допълнение към него; автобиография, резюме; документи за образование; кандидатстване за работа; заповед (инструкция) за наемане на работа; трудов договор; споразумение за отговорност(Ако някой); копия от заповеди (указания) за преместване, комбиниране, преместване, освидетелстване, повишаване на квалификацията, определяне на заплата, безплатен отпуск, отглеждане на деца и др.; допълнителни споразуменияДа се трудов договор; копия от свидетелства за брак, документи за промяна на фамилията; Сертификационни листове; копия от паспорт, TIN, PFR и други лични документи на служителя; удостоверения за регистрация по местоживеене; медицински свидетелства; молба за напускане; копие от заповедта (инструкцията) за уволнение.

Лични карти на служители ( унифицирана форма No Т-2) се оформят в самостоятелни дела по азбучен ред на фамилните имена отделно от личните дела.

Личните сметки за заплати на служителите се намират във файловете по азбучен ред на фамилните имена.

Еволюцията на информацията и справочната работа
Предимства автоматизирани системи:

пълнота на търсенето
ефективност
разпределен достъп
допълнителни информационни услуги

Информационно-справочната работа по документите на организацията е една от най-важните задачи на службата DOW. Ефективността и пълнотата на представянето на информацията, необходима за изготвянето на управленско решение, създаването на документи до голяма степен определя качеството на работата на административния апарат като цяло. Една от основните задачи при създаването на съвременна автоматизирана система за регистрация на документи е именно необходимостта от създаване на база данни за всички документи на организацията за последваща информация и справочна работа.

Първоначално, когато се използваха системи за регистрация на списания, възможностите за информация и справочна работа бяха силно ограничени. Ако не е известно сериен номер, под който документът е регистриран в дневника, или поне точната дата на регистрация на документа, за търсенето е било необходимо да се прегледа значителна част от дневника. Естествено търсенето отнемаше много време и се извършваше в случай на спешна нужда.

С появата на системите за регистрация на карти, възможностите за търсене на документи се разшириха донякъде, няколко копия от регистрационната карта, отпечатани като въглеродна хартия, направиха възможно създаването на 2-3 тематични картотеки. Сега търсенето може да се извършва например по азбучен ред от кореспондентите или по темата на документа. Въпреки това, възможностите за търсене на системата за архивиране също бяха ограничени. Тъй като за търсене на всяка функция за търсене (кореспондент, предмет, географска характеристика и т.н.), беше необходимо да се създаде отделен шкаф за файлове, а броят на шкафовете за файлове беше ограничен (3–4 копия на картата можеха да бъдат отпечатани под копие, шкафовете за файлове заеха много място), тогава възможностите за търсене бяха ограничени до тези 2–3 функции за търсене. В допълнение, такъв картотека, която е в услуга на предучилищното образователно заведение, изискваше използването на централизирана система за регистриране на документи, когато всички документи бяха получени централно в услугата на предучилищното образователно заведение, регистрирани и след това прехвърлени на единиците. В големите организации, когато се използва децентрализирана система за регистрация на документи, когато документите се регистрират директно в отдели, отдели, общите референтна системаспоред документите на организацията е отсъствал по принцип.

С въвеждането на съвременни автоматизирани системи за отчитане на документи (системи електронна офис работа, SED) възможностите за информация и справочна работа се преместиха на качествено ново ниво.

Може да се разграничи следното отличителни чертиработа по извличане на информация в автоматизирани системи (EDMS).

1. Възможност за търсене по всяка функция за търсене, както и чрез комбинация от няколко функции за търсене едновременно. Така можем да търсим например документи, получени от конкретен кореспондент в рамките на определен период от време; или документи от определен вид, изготвени в някой отдел, или отчети, изготвени от служители на търговския отдел през февруари - май 2007 г.; документи, одобрени от служителя през декември 2007 г. и др.

2. Възможност за пълнотекстово търсене. Тъй като почти всички документи днес се създават на компютър, все повече и повече документи отиват в електронна формаили сканирани в услугата DOW, съответно делът на EDMS с пълен текст нараства бързо, тоест системите, които съхраняват не само информация за документа (регистрационна карта), но и самия документ под формата на файл, прикачен към картата или набор от файлове с различни формати (изображение на документа и текст на документа или документа и неговите приложения). Възможностите за търсене са значително разширени. Сега можем да търсим не само набор от детайли или ключови думи (рубрикатор), но и всякакви думи, които могат да се появят в текста на документа.

3. Разширено търсене. Бързо подобрение търсачкив Интернет, адаптиран към текстови заявки, формулирани на обикновен език, направи възможно използването подобни договорености, което ви позволява да търсите по морфология, речници на синоними и др. за всички документи на организацията, включени в EDMS. Така нареченият „език на заявките за търсене“ ви позволява да посочите, че думите за търсене трябва да бъдат разположени една до друга, в едно изречение, в един абзац. За да стесните резултатите от търсенето, можете да посочите кои думи не трябва да се появяват в текста, например търсим „Буш“, но без думата „старши“ и т.н.

4. Тематично търсене. Търсенето в пълен текст улеснява извършването на тематични колекции от документи, включително сложни документи, обхващащи редица теми, които може дори да не са изрично отразени в заглавието на документа. Освен това резултатът от заявката може да бъде както подбор на документи, така и „изстискване“ - извадки от документи по даден въпрос с посочване на източника във формата: заглавие, дата и номер на документа, част от текст по този въпрос. И вече въз основа на такъв избор, потребителят решава да поръча някои документи в тяхната цялост.

5. Един EDMS ви позволява да извършвате напречно търсене в документите на текущата работа в офиса, документи, попълнени в работата в офиса и архивни документи. С попълването на електронния картотечен шкаф в СУД ще има все повече документи. Ако документите от текущата офис работа се прехвърлят с течение на времето в ведомствен архив, след това самите електронни карти електронни документиможе да продължи да се съхранява в системата. Трябва обаче да се има предвид, че някои програми не ви позволяват да извършвате търсене от край до край във всички годишни раздели, тъй като всеки годишен раздел е отделна база данни. Най-вече подобни системи създават неудобства в началото на годината, когато достъпът до документи, които все още не са изпълнени за изминалата година, е особено често срещан и е необходимо постоянно да се превключва между текущата база и базата по документи за изминалата година. И ако годината на документа не е точно известна или трябва да намерите документи за различни години, тогава в този случай трябва да стартирате цяла линиямногократни търсения - по броя на годишните раздели в системата. Тъй като някои EDMS съдържат документи за десет или повече години, това значително усложнява търсенето. Поради това подобни програми постепенно се изоставят, преминавайки към системи, които позволяват търсене от край до край във всички годишни раздели, както в документи за текуща офис работа, така и в документи, прехвърлени в архива.

6. Разпределен достъп. Традиционно информационно-справочната работа се извършваше от службата DOW. Тоест, ако беше необходимо да се намери някакъв документ или документи - ръководство, служителите се обърнаха към служителите на предучилищното образователно заведение и те вече посочиха от списания или картотеки къде и при кого се намира този или онзи документ. Създаването на автоматизирана система позволява разпределен отдалечен достъп до EDMS от всяко работно място, както в рамките на локалната офис мрежа, така и от отдалечен офис, клон и, при спазване на подходящи мерки за сигурност, от всяка точка на света чрез Интернет, за например от ръководството или служителите, тези, които са в командировка, у дома и т. н. По този начин рязко се повишава ефективността на получаване на информация за документи от всички служители на организацията.

Днес работата с EDMS се превръща в ежедневна операция за почти всеки служител на управленския апарат. Точно както използването на правни основанияданни като "Гарант", "Код", "КонсултантПлюс" и т.н., когато изготвя какъвто и да е документ, първото нещо, което служителят прави, е достъп до EDMS, търсене на съществуващи документи по определен въпрос. По този начин, от една страна, не се губи време за подготовка на документи по предварително решени въпроси и вероятността от дублиране в работата на служителите е значително намалена. Например, често срещана управленска ситуация, когато служителите на два отдела подготвят документи, които си противоречат... От друга страна, като разполагат с целия документ и база от знания на организацията, дори служители, които наскоро са се присъединили към компанията, могат да подготвят много по-добри документи.

7. Защита срещу неоторизиран достъп. Въвеждането на EDMS задължително е придружено от дефиниране на набора от документи, достъпни за служителите на организацията, в зависимост от разпределението на отговорностите и заданието. Информационните и справочните услуги трябва да постигнат баланс между необходимостта от възможно най-пълен достъп на служителите до всичко, от което се нуждаят ефективна работаинформация и защита на поверителна информация от неоторизиран достъп. По правило се установяват три градации на достъп до документа: преглед на картата и прикрепения към нея документ, достъп до картата без възможност за преглед на самия документ и отказ на достъп. В зависимост от настройките и конкретната програма, потребителят или получава информация, че няма права за достъп до документа, или информацията за документа изобщо не се показва в резултатите от заявката и ако директно посочите номера на затворено документ в заявката, програмата ще покаже съобщение, че такъв документ не съществува.

8. Разширена информационна услуга. Тъй като информационно-документалното обслужване на административния апарат е една от основните задачи на предучилищното образователно заведение, въвеждането на EDMS може значително да повиши пълнотата и качеството и да въведе нови форми на информационни и документални услуги. Например, въпреки възможността за директен достъп до системата, не всички служители владеят езика на заявките за търсене. Ако търсите конкретен документ, като правило, не създава затруднения, тогава сложното тематично търсене вече може да предизвика затруднения. Ето защо, особено на първия етап, служителите ще продължат да се свързват със службата PEI с искане за избор на документи по определен въпрос. В този случай има смисъл да предоставите на служителя не действителния избор на документи, а запазен формуляр за заявка, чрез стартиране на който служителят получава от системата списък с документите, от които се нуждае. Освен това има смисъл услугата DOW да не чака пристигането на тази или онази заявка, а след като анализира нуждите на служителите, да създаде набор от типични заявки, от които служителите може да се нуждаят, и да ги донесе на всеки потребител. Използването на заявки в сравнение с колекции от документи има предимството, че ако в системата се появят нови документи, които отговарят на критериите за заявката, то в бъдеще, като стартира заявката, служителят ще получи на екрана пълен списък, включително новопоявили се документи. Някои програми имат функция за абонамент, която позволява на служител да получава известия за всички нови документи, които са се появили в системата и отговарят на един или друг критерий, например свързани с конкретна организация и т.н.

9. Отделна директория, която разширява информационните и референтните възможности на EDMS е адресната книга. V търговски организацииднес все по-често това дори не е модул EDMS, а отделна програма, която представлява цял клас програми - CRM система, тоест система за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM - customer relationship management). Такава силно разширена адресна книга съдържа информация за всички организации, с които тази компания поддържа връзки: техните адреси, банкови данни, фамилни имена, собствени имена, бащини, телефонни номера и други справочна информация, включително информация за доставки, сключени договори, преговори и др. Наличието на такава информация в системата прави работата с корпоративни клиенти по-независима от конкретен мениджър и минимизира риска от загуби в случай на напускане на служител.

10. Допълнителни справочни материали. Днес услугата DOW извършва не само информационна и справочна работа по документите на организацията, но също така може да събира цялата необходима информация по темата на работата на организацията, проследявайки публикации в пресата, в Интернет, публикувани печатни изданияи друга информация, необходима за работата на служителите на организацията. Цялата тази информация се събира ежедневно, добавя се към системата и с определена честота, например веднъж седмично, служителите се уведомяват за нови пристигания чрез циркулярна поща по имейл или публикуване на информация на вътрешния корпоративен уебсайт.

В допълнение, информационните и справочните услуги могат да се извършват не само на базата на автоматизирана електронна система за водене на записи (EDMS), но и на базата на други специализирани информационни системи, например правни, системи за работа с проектна документация (системи за управление жизнен цикъл) и др. Понякога автоматизацията на работата с документи се реализира и на базата на интегрирана система за управление на предприятието (ERP-система). Все пак трябва да се има предвид, че ERP системите, подобно на много други корпоративни Информационни системи(CIS), като правило, се отличават със значително по-висока цена на всяко работно място и най-важното е, че са фокусирани предимно върху работата не с документи, а с показатели, цифри и не могат ефективно да предоставят информация и справочна работа според документитеорганизации.

В заключение трябва да се подчертае, че използването на съвременни автоматизирани системи дава възможност за прехвърляне на информация и справочна работа на ново ниво и следователно значително повишаване на ефективността на работата на управленския персонал като цяло, на всяка организация, институция, фирма, независимо от профила, мащаба на дейност и формата на собственост.