Які внутрішні документи мають бути в організації. Перелік необхідних кадрових документів Які документи має вести відділ кадрів

Необхідний на будь-якому підприємстві незалежно від форми власності, діяльності та кількості працівників. Для його грамотного та кваліфікованого ведення потрібно добре орієнтуватися у трудовому праві, відстежувати зміни у законодавстві та мати навички у сфері кадрового діловодства.

Що таке облік кадрів і для чого він потрібний?

Невід'ємною частиною діяльності кожної фірми є кадровий облік. Він є регламентована законодавством роботу з реєстрації, обліку та моніторингу руху працівників організації.

Кадрова діяльність передбачає оформлення:

• прийому працівників;
• звільнення;
• горизонтальних (переведення між підрозділами) та вертикальних (наприклад, кар'єрне зростання) пересувань;
• відряджень;
• лікарняних листів;
• табеля робочого часу;
• відпусток (будь-якого виду - щорічного, без утримання, у зв'язку з вагітністю та ін.);
• особистих карток кожного співробітника тощо.

А також до обліку кадрів належить:

• ведення військового обліку;
• регламентація трудових відносин;
• створення та реєстрація різних (наприклад, про прийом на роботу, заохочення працівника тощо);
• організація праці та інші моменти.

Вся документація оформляється лише згідно з необхідними нормами та правилами. Деякі форми уніфіковані, інші встановлюються самому підприємстві.

Грамотна організація кадрового обліку вирішує багато проблем та завдання компанії. Звичайно, нюансів існує тисячі, але є основні моменти, які застосовуються до кожного підприємства.

Як організувати та кому доручити ведення кадрового обліку?

Способів організації обліку є кілька. Все залежить тільки від особливостей підприємства та від того, який вибір зробить керівник. Найпоширеніші варіанти:

Створити цілий кадровий відділ, якщо у компанії працює багато народу

А коли штат маленький, то можна найняти одного фахівця. Переваги цього в тому, що робота організовується керівником так, як йому подобається і регулюється, і контролюється за його власними принципами.

Мінуси теж існують: важко перевірити професіоналізм фахівця, що приймається, тому є ризик, що на роботу буде прийнятий не зовсім компетентний кадровик.

Доведеться витрачати час та гроші на навчання або шукати іншого співробітника.

Переваги цього варіанту організації обліку в тому, що якщо людину порекомендували, то (можливо) вона справді справляється з роботою, тобто вона була перевірена у справі. Звичайно, з таким кадровиком потрібно обговорювати умови роботи, щоб вони влаштовували обидві сторони.

Доручити кадрову справу бухгалтеру чи доброму секретареві

Плюси: Це заощаджує час та гроші. Тобто немає необхідності підбирати кадровика, і відсутні витрати на ведення обліку.

Недоліки: головна проблема при виборі такого способу – це те, що співробітники виконують додаткову роботупісля основної, що призводить до помилок, промахів, пробілів та елементарної відсутності необхідних документів. І, звичайно, тут важливі професійні знання на тему кадрового обліку. І якщо у того ж секретаря вони присутні, то ризик ускладнень у даному випадкузводиться до мінімуму. І навпаки.

Довірити кадровий облік аутсорсингової організації

Добре: вся кадрова діяльність лягає на плечі аутсорсингової компанії, яка перебирає таку відповідальність на підставі договору. Крім того, що з кадрових питань надається постійна, безперервна допомога, вибір такого способу суттєво скорочує витрати.

Мінуси: потрібно вибрати серйозну компанію, що добре зарекомендувала себе, а також необхідно налагодити взаємодію, створити концепцію роботи з фахівцями, які будуть працювати поза офісом.
Керівнику залишилося тільки вибрати найбільш зручний та підходящий для нього спосіб ведення кадрового обліку, зваживши всі «за» та «проти» кожного методу.

Посадові функції кадрового працівника

На кадровика накладаються відповідно до інструкції та трудової угоди такі обов'язки:

Це неповний список обов'язків кадрового працівника, вимоги наведені зразкові. Їх може бути більше перерахованого (або менше), але загалом саме цими навичками та вміннями треба мати кадровий фахівець.

Кадровий облік: які документи потрібні?

У нормі кожному підприємстві необхідна наявність таких видів документів, що стосуються особового складу:

• розпорядчі (накази особисті та виробничі);
• що підтверджують трудову діяльність;
• інформаційно-розрахункові;
• внутрішнє листування;
• журнали контролю та реєстрації.

Деякі кадрові документи в обов'язковому порядкумають бути на підприємстві. До них відносяться:
ПВТР (правила внутрішнього трудового розпорядку);

Усі документи зберігаються певну кількість років. Регламентуються:

• статтею чи розділом Трудового кодексу;
• ухвалою Держкомстату;
• Федеральним Законом та іншими положеннями.

Якщо чогось (інструкції, наказу і т. д.) немає, то потрібно буде цей факт виправити. Взагалі, один із принципів роботи кадровика – своєчасність. Вона дуже полегшує трудові будніі навіть надає юридичної чинності деяким актам. Це насправді дуже важливо – не запускати поточні справи. Інакше вони мають звичай наростати, як снігова куля.

Організація обліку кадрів: як вести, з чого почати?

Влаштувавшись на нове місце кадровиком для початку необхідно провести ревізію обов'язкової документації. Якщо виявиться (а так буває), що деякі важливі папери зі списку відсутні, їх необхідно відновити. За один день провести таку роботу, звісно, ​​не вдасться.

Тому слід виділити найважливіші позиції та розпочати з них. Перевірити на наявність та грамотність в оформленні (а якщо потрібно виправити чи скласти новий документ): штатний розпис, графік відпусток, трудові договори, накази, записи у трудових.

Завести журнали обліку трудових договорів, наказів із персоналу. Створити. Розібратися в особистих картках (Т-2). Провести роботу із локальними нормативними актами.
Головне – вчасно оформляти всі поточні документи. Працювати, спираючись на Трудовий кодекста правила діловодства. І не знищувати папери за особовим складом. Час їх зберігання затверджено Росархівом (Перелік ... від 06.10.2000).

Усі документи обліку необхідні для прозорості трудових відносин. Кадрова система встановлює норми та принципи, які забезпечують стабільністю працівників організації, а адміністрації створюють зручні умови для .

Автоматизація обліку – 1С: переваги роботи з програмою

Вести кадровий облік, тим більше великої компанії- це неймовірно відповідальна та величезна за своїм обсягом робота. Адже тут помилки неприпустимі! Але на сьогоднішній день існує спосіб автоматизувати діяльність кадровиків, що дозволяє значно полегшити та спростити роботу відділу, налагодити діяльність, суттєво знизивши ризик появи помилок.

За допомогою програми 1С можна вести облік згідно законодавчим вимогам. В базі забезпечується надійне зберігання потрібної інформаціїза працівниками. У міру її накопичення з'являється можливість побудови різних звітів, які можуть допомогти в аналізі роботи та розробці нових напрямків. Наприклад, звіти можуть бути такі:

• показник плинності кадрів;
• статистика з персоналу;
• рух працівників тощо.

Програма допомагає вирішувати практично всі проблеми та завдання обліку кадрів. Керівник підприємства, завдяки 1С, має можливість отримувати відомості про стан справ у даному відділі, проводити аналіз та приймати правильні управлінські рішення. А також автоматизація дозволяє синхронізувати діяльність кількох служб компанії (бухгалтерія, кадри, розрахунковий відділ), що покращує ефективність роботи, а також створює всі умови для виплат зарплат.

Висновок

Отже, підвівши підсумки, можна відзначити наступне:

• Кадровий облік є найважливішою частиною будь-якого підприємства.
• Для організації ведення обліку є кілька способів. Вибір керівника.
• Посадові обов'язки кадрового працівника визначаються інструкцією та трудовим договором.
• Існує список документів, що стосуються кадрової роботи, які обов'язково повинні бути присутніми в кожній компанії. І розпочинати свою трудову діяльність у відділі кадрів слід із перевірки саме цих документів.
• Вести облік набагато простіше, якщо він автоматизований.

Кадровий облік – це стрижень для нормальної та ефективної роботи будь-якого підприємства. Тому до його відання треба підійти з усією відповідальністю.

Вконтакте

.

У поняття кадрового діловодства входить крім документування трудових відносин із працівниками, а також зберігання та використання документів у поточній діяльності організації, експертиза їхньої цінності та здавання документів на архівне зберігання.

Основним нормативним актом у цій сфері є Федеральний закон від 22 жовтня 2004 року №125-ФЗ «Про архівну справу Російської Федерації». Цей Федеральний закон регулює відносини у сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів, незалежно від їх форм власності, а також відносини у сфері управління архівною справою в Російській Федерації на користь громадян, суспільства та держави.

Стаття 17 Федерального закону від 22 жовтня 2004 року № 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації" встановлює загальний обов'язокщодо забезпечення безпеки документів, у тому числі документів з особового складу, для будь-якого суб'єкта господарської діяльності: державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій та громадян, які займаються підприємницькою діяльністю без освіти юридичного лиця, Протягом термінів їх зберігання, встановлених федеральними законами, іншими нормативними правовими актами Російської Федерації, і навіть переліками документів.

Відповідно до статті 3 Федерального закону від 22 жовтня 2004 року №125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації»:

«Архівний фонд Російської Федерації - сукупність архівних документів, що історично склалася і постійно поповнюється, що відображають матеріальне і духовне життя суспільства, що мають історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне і культурне значення, що є невід'ємною частиною історико-культурної спадщини народів Російської Федерації, що належать до інформації. ресурсів і які підлягають постійному хранению».

Під архівним документом розуміється:

«матеріальний носій із зафіксованою на ньому інформацією, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, та підлягає зберіганню через значущість зазначених носія та інформації для громадян, суспільства та держави».

У свою чергу під документом Архівного фонду Російської Федерації розуміється:

«архівний документ, який пройшов експертизу цінності документів, поставлений державний облік і підлягає постійному хранению».

Порядок організації зберігання документів залежить статусу комерційної організації. Важливим відмітною ознакоює включення конкретної організації до списків джерел комплектування державних та муніципальних архівів архівними документами (частина 2 статті 20 Федерального закону від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації»). Включення комерційних організацій до зазначених списків здійснюється на підставі договору з відповідним державним або муніципальним архівом. В організаціях (джерелах комплектування) після закінчення термінів зберігання проводиться спільно з уповноваженим органом державної владисуб'єкта Російської Федерації у сфері архівної справи, Держархівом експертиза цінності низки документів щодо включення до складу Архівного фонду Російської Федерації.

Після визнання архівних документів комерційних організацій (джерел комплектування) документами Архівного фонду Російської Федерації їх знищення не допускається, а їх зберігання може здійснюватися комерційною організацією самостійно або вони можуть бути передані за договором на зберігання до державного або муніципального архіву, бібліотеки, музею, а також у організацію Російської академіїнаук (частина 3 статті 21 Федерального закону від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації»).

Ті архівні документи, які були включені до складу документів Архівного фонду Російської Федерації, а також документи, що зберігаються в організацій, що не є джерелами комплектування, після закінчення терміну їх зберігання, встановленого в нормативних правових актах, підлягають експертизі і можуть бути знищені організацією або постійно зберігаються у архіві організації відповідно до її внутрішніми правилами.

З питань, пов'язаних з порядком організації комплектування архівних документів, забезпечення їх безпеки, порядком проведення експертизи цінності документів та передачі документів Архівного фонду Російської Федерації на постійне зберігання, порядком організації роботи архіву, комерційні організації можуть керуватися «Основними правилами роботи архівів організацій», схваленими рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 року.

Переліки типових архівних документів із зазначенням термінів їх зберігання затверджуються уповноваженим Урядом Російської Федерації федеральним органом виконавчої влади (частина 3 статті 6 Федерального закону від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації»). Відповідно до Указу Президента Російської Федерації від 9 березня 2004 року №314 «Про систему та структуру федеральних органів виконавчої влади» на даний момент таким федеральним органом є Росархів.

Основним нормативним актом, визначальним перелік і терміни зберігання управлінських, зокрема кадрових документів, що утворюються у діяльності організацій, є «Перелік типових управлінських документів, які утворюються у діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання», затверджений Росархівом 6 жовтня 2000 року.

У пункті 1.4 «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання», затверджений Росархівом 6 жовтня 2000 року передбачено, що він призначений для використання як основний нормативний документ при визначенні термінів зберігання та відбору на зберігання та знищення управлінських типових документів, тобто загальних всім чи більшості організацій (зокрема недержавних).

Терміни зберігання документів, дані у пункті 2.4 «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання», затвердженого Росархівом 6 жовтня 2000 року, поширюються на всі організації, незалежно від того, чи надходять їх документи на зберігання до державних, муніципальних архіви або ж не надходять.

Організації застосовують зазначені у цьому документі терміни зберігання документів по-різному. Тимчасові терміни зберігання (1 рік, 3 роки, 5 років, 10 років) застосовуються усіма організаціями. Постійний термін зберігання застосовується тими державними, муніципальними організаціями, документи яких надходять зберігання у відповідні архіви у порядку, і недержавними організаціями, із якими укладено відповідні угоди (договори), тобто джерелами комплектування архівів.

Організації, документи яких не надходять на зберігання до державних, муніципальних архівів, тобто не є джерелами комплектування архівів, можуть застосовувати постійний термін зберігання. Визначені документи (нормативно-правового, майново-господарського характеру, про підсумки діяльності та перспективи розвитку організації) постійного терміну зберігання необхідно зберігати в організаціях усіх форм власності, документи яких не надходять до державних, муніципальних архівів, до ліквідації цих організацій (пункт 2.4.2 "Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів їх зберігання", затверджений Росархівом 6 жовтня 2000). Наприклад, Статут організації, Установчий договір, Положення про структурні підрозділи організації, посадові інструкції, описи справ постійного та тимчасового зберігання; особові відносини, списки (штатно-обліковий склад) працівників, необхідно зберігати в організаціях всіх форм власності, документи яких не надходять до державних, муніципальних архівів, до ліквідації даних організацій, що обумовлено чинним законодавством та (або) тривалим практичним значенням зазначених документів.

Організації, які є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів, зберігають документи постійного терміну за Переліком типових управлінських документів в такий спосіб. Державні, муніципальні організації- 10 років. Недержавні організації – не менше 10 років, подальший термін зберігання документів визначає організація відповідно до чинного законодавства та (або) необхідності практичного використання документів.

Таким чином, недержавні організації, документи яких не надходять на зберігання до державних, муніципальних архівів, тобто не є джерелами комплектування архівів, можуть, але не зобов'язані застосовувати постійний термін зберігання, але такі документи вони повинні зберігати самостійно не менше 10 років (пункт 2.4 .2 "Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів їх зберігання", затверджений Росархівом 6 жовтня 2000).

Відмітка «ЕПК», поставлена ​​в «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів їх зберігання», затвердженому Росархівом 6 жовтня 2000 до конкретних видів документів, призначена для застосування організаціями всіх форм власності, що є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів і означає, що частина таких документів може мати науково-історичне значення і в установленому порядку повинна передаватися в державні, муніципальні архіви або зберігатися в організації. Рішення про прийняття чи знищення документів з позначкою «ЕПК» приймають експертні комісії архівних органів, установ. Ця позначка може бути використана і комерційними організаціями, які не є джерелами комплектування, при вирішенні питання постійного зберігання своїх документів.

Відповідно до Переліку типових управлінських документів до документів з позначкою «ЕПК» належать, наприклад, особисті справи працівників, трудові договори, особисті картки працівників, характеристики працівників та інше.

З урахуванням пункту 2.9 "Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів їх зберігання", затверджений Росархівом 6 жовтня 2000 обчислення терміну зберігання документів проводиться з 1 січня року, наступного за роком закінчення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, закінчених діловодством у 2006 році, розпочинається з 1 січня 2007 року.

Позначка «до закінчення потреби» означає, що документація має лише практичне значення. Термін її зберігання визначається самою організацією, але не може бути меншим за 1 рік.

Зниження термінів зберігання, встановлених Переліком типових управлінських документів, заборонено. Підвищення термінів зберігання документів, передбачених Переліком типових управлінських документів, може бути у тих випадках, коли це викликано специфічними особливостями роботи організацій.

При організації зберігання документів у конкретній організації та регламентуванні цього процесу як довідкові, методичні документи можуть використовуватися також:

· Наказ Мінкультури Російської Федерації від 8 листопада 2005 року № 536 «Про типової інструкціїза діловодством у федеральних органах виконавчої»;

· ГОСТ 17914-72 «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, різновиди, технічні вимоги»(запроваджено Постановою Державного комітетустандартів СРСР від 17 липня 1972 № 1411);

· Наказ Головного архівного управління СРСР від 25 травня 1988 № 33 « Державна системадокументаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення»;

Зберігання кадрових документів дещо виділяється із загальних правил зберігання управлінських документів. Оскільки кадрові документи мають високу соціальну значимість (особливо документи, що містять персональні дані), оскільки є документальним підтвердженням прав працівника на соціальне забезпечення, наприклад, по старості та інвалідності, а також підтвердженням трудового стажу працівника. Тому більшість із них мають тривалий або постійний термін зберігання та використовуються у довідкових цілях при зверненні громадян до архівних установ.

Крім цього, кадрові документи мають ще й біографічну, археографічну цінність, є джерелом для статистичних узагальнень та історико-соціальних досліджень.

Особливості зберігання кадрової документації в організації обумовлені завданнями обмеження несанкціонованого доступу до документів, що містять персональні дані працівників, та ефективного пошуку необхідної інформації.

У системі зберігання кадрових документів можна назвати два види, стадії зберігання: поточне і наступне.

Зберігання та використання документів з моменту їх створення та до передачі справи, в якій вони згруповані, в архів називають поточним (оперативним). Поточне зберігання справ здійснюється за місцем формування. Поточне зберігання також поділяється на два підвиди:

Зберігання документів у процесі виконання;

Зберігання виконаних документів.

Документи під час їх виконання знаходяться у виконавця, який зберігає їх у спеціальних папках. На цих папках міститься напис «На підпис», «Терміново» та інше, а також прізвище, ініціали, телефон виконавця.

Виконані документи повинні підшиватися та зберігатися у справах відповідно до номенклатури справ. Відразу зазначимо, що поточне зберігання документів передбачає процедуру формування у справи відповідно до затвердженої номенклатурою.

Поточне зберігання документів означає їх зберігання в оригіналах. Тому в кадрових службах організацій всі накази зберігаються в першотворах. Копії наказів за особовим складом: прийому на роботу, заохочення, стягнення, звільнення тощо додатково поміщаються для зберігання в особові справи працівників (якщо вони ведуться).

Порядок організації поточного зберігання особових справ:

Ø особисті справи у паперовому вигляді зберігаються у папках, які нумерують на сторінках і прошивають;

Ø обкладинки особових справ також нумерують, їм надають порядковий номерсправи, що відповідає загальній кількості справ;

Ø поточного зберіганняу відділі кадрів організації підлягають особисті справи лише з працюючих співробітників. Після звільнення співробітника його особиста справа вилучається з папки та оформляється передачі на архівне зберігання.

Ø особисті відносини звільнених співробітників зберігаються в архіві в алфавітному порядку.

Поточне зберігання кадрових документів, картотек, книг обліку та інші здійснюється, як правило, у приміщеннях кадрових служб організацій, які повинні бути обладнані спеціальними шафами або сейфами, що замикаються та опечатуються. Копії номенклатури справ, розміщені на шафах, а на корінцях обкладинок справ – номери справ відповідно до номенклатури полегшать пошук документів.

Трудові книжки працівників зберігаються у сейфі керівника відділу кадрів, там-таки зберігаються печатки, штампи, бланки документів, ключі від шаф (сейфів) для зберігання документів.

Працівникам кадрової службине рекомендується за будь-якої тривалості виходу з приміщення залишати будь-які документи або службові записи на робочому столі, а також працюючий комп'ютер. Наприкінці робочого дня працівники кадрової служби повинні помістити всі масиви документів, що знаходяться в процесі їх виконання, у металеву шафу, закрити її та опечатати. Ключі від шаф здаються керівнику відділу кадрів під розпис у журналі.

Чернетки та редакції документів, зіпсовані бланки наприкінці робочого дня знищуються, для цього може застосовуватись спеціальна паперорізальна машина. Комп'ютери в кінці робочого дня блокуються та відключаються від мережі.

Крім того, технологія зберігання та обліку кадрової документації передбачає обов'язковий розпис працівників, що підтверджує отримання на руки копій та виписок із них.

Підставою подальшого (архівного) зберігання документів є експертиза їх цінності, і далі слідує: оформлення справ, складання описів, складання актів про виділення до знищення документів та здавання справ в архів організації.

Для своєчасного прийому архівних документів від структурних підрозділів або інших джерел комплектування, забезпечення їх обліку, збереження, впорядкування їх використання та підготовки до передачі документів на постійне зберігання в організаціях створюється архів.

До архівного фонду організації потрапляє лише частина документів, не включає документи з коротким терміном зберігання (до 10 років включно). Архівний фонд організації складається з документів довготривалого зберігання (понад 10 років) та постійного зберігання, включаючи документи з особового складу, які мають економічне, соціальне, політичне, культурне, історичне та інше значення. Передача справ до архіву здійснюється за графіком, затвердженим керівником організації або роботодавцем. Документи повинні прийматися на зберігання переважно у вигляді оригіналів, тільки за їх відсутності приймаються завірені копії.

Відповідно до «Основних правил роботи архівів організацій», схвалених рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002, організація повинна забезпечити архів спеціально обладнаним приміщенням та кадрами. Однак у невеликих комерційних організаціях, як правило, архів у вигляді спеціального підрозділу немає. Обов'язки архіваріуса при цьому поєднує секретар чи іншу особу, призначену керівником.

При цьому необхідно пам'ятати, що документи повинні зберігатися в умовах, які забезпечують їх захист від пошкоджень, шкідливих впливів навколишнього середовища та виключають втрату документів. Як правило, для цього в приміщенні архіву встановлюють металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі тощо. Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, не розібраних стосах. Вилучення документів зі справи з постійним терміном зберігання допускається у виняткових випадках і провадиться на підставі розпорядчого документа керівника організації з обов'язковим складанням у справі засвідченої копії документа та акта про вилучення оригіналу.

З метою забезпечення збереження документів за особовим складом звільнених працівників внаслідок реорганізації або ліквідації юридичних осіб, а також соціальної захищеності громадян, засновникам комерційних і некомерційних організацій, що знову утворюються, можна рекомендувати включати до своїх установчих документів правила обліку та збереження документів за особовим складом, а також своєчасної передачу їх на державне зберігання при реорганізації чи ліквідації юридичної особи.

Нагадаємо, що правове регулювання порядку та термінів зберігання кадрових документів здійснюється на основі «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів їх зберігання», затверджений Росархівом 6 жовтня 2000 року. Порядок та термін зберігання трудових книжок регулює спеціальний нормативний акт - Постанова Уряду Російської Федерації від 16 квітня 2003 року №225 «Про трудові книжки». Так, бланки трудової книжки та вкладиша до неї зберігаються у організації як документи суворої звітності та видаються особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою. По закінченні кожного місяця ця особа зобов'язана подати до бухгалтерії організації звіт про наявність бланків трудової книжки та вкладиша до неї. Зіпсовані при заповненні бланки трудової книжки та вкладиші до неї підлягають знищенню зі складанням відповідного акта. Незатребувані трудові книжки та книга обліку трудових книжок та вкладишів до них зберігаються в архіві організації протягом 50 років, а потім підлягають знищенню в установленому порядку.

Відповідальність за організацію роботи із зберігання кадрових документів, первинних облікових документів несе роботодавець. Відповідальність за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок несе спеціально уповноважена особа, яку призначає наказ (розпорядження) роботодавця.

Далі доцільно навести виписку з «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням терміну зберігання», затвердженим наказом Росархіву від 6 жовтня 2000 року стосовно деяких кадрових документів:

Номер статті	Вид документу	Термін зберігання документів	Примітка
КАДРОВЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
	Документи (доповіді, зведення, довідки, відомості) про стан та перевірку роботи з кадрами	Постійно
	Листування про прийом, розподіл, переміщення, облік кадрів
	Документи (заявки, відомості, листування) про потребу у працівниках, скорочення (вивільнення) працівників
	Записки, що замінюють накази з особового складу	75 років ЕПК	Про надання чергових та навчальних відпусток, чергування, стягнення, короткострокові внутрішньоросійські відрядження - 5 років
	Особисті справи (заяви, автобіографії, копії наказів та виписки з них, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів, анкети, атестаційні листи та інше):
	а) керівника організації; членів керівних, виконавчих, контрольних органіворганізації; працівників, які мають державні та інші звання, премії, нагороди, вчені ступеня та звання	Постійно
	б) працівників	75 років ЕПК
	Трудові договори (контракти), трудові угоди, які не увійшли до складу особових справ	75 років ЕПК
	Особисті картки працівників (зокрема тимчасових працівників)	75 років ЕПК
	Характеристики працівників, які не мають особових справ	75 років ЕПК
	Документи (анкети, автобіографії, листки з обліку кадрів, заяви, рекомендаційні листи, резюме та інше) осіб, які не прийняті на роботу
	Справжні особисті документи (трудові книжки, дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва)	До вимоги	Незатребувані – не менше 50 років
	Документи (довідки, доповідні та пояснювальні записки, копії наказів, виписки з наказів, заяви, посвідчення про відрядженнята інше), які не увійшли до складу особових справ
		Постійно
		75 років ЕПК
	Листування про заміщення вакантних посад, обрання на посади
	Протоколи засідань комісій із встановлення трудового стажу для виплати надбавки за вислугу років		За відсутності наказів – 50 років
	Список (штатно-обліковий склад) працівників	Постійно
			За відсутності особових рахунків – 50 років
	а) членів керівних та виконавчих органіворганізації	Постійно
	б) ветеранів та учасників Великої Вітчизняної війнита інших військових дій	Постійно
	в) нагороджених державними та іншими нагородами, удостоєних державних та інших звань, премій	Постійно
	г) працівників
	д) тих, що пройшли атестацію
	е) військовозобов'язаних
	ж) кандидатів на висування за посадою
	з) одержують персональні ставки, оклади
	Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок та вкладишів до них
	Листування про оформлення відряджень		Для закордонних відряджень – 10 років ЕПК
	Листування про облік призову та відстрочення від призову військовозобов'язаних
	Документи (подання, клопотання, анкети, акти) про встановлення персональних ставок, окладів, надбавок		За відсутності наказів – 50 років ЕПК
	Листування про встановлення та виплату персональних ставок, окладів, надбавок
	Графіки надання відпусток
	Картки, покажчики до наказів з особового складу
	Книги, журнали, картки обліку:		Після звільнення
	а) прийому, переміщення (перекладу), звільнення працівників
	б) працівників, спрямованих у відрядження
	в) військовозобов'язаних
	г) відпусток
	д) особових справ, особистих карток, трудових договорів (контрактів), трудових угод
	е) видачі трудових книжок та вкладишів до них
	ж) видачі довідок про заробітну плату, стаж, місце роботи
	з) видачі посвідчень про відрядження

Терміни зберігання документів, дані в «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання», затверджений Росархівом 6 жовтня 2000 року (графа №3), поширюються на всі організації, незалежно від того, чи надходять їх документи на зберігання державні, муніципальні архіви або ж не надходять.

Усі документи з особового складу повинні обов'язково здаватися до архіву організації.

Таким чином, алгоритм дій комерційної організації, яка не є державним чи муніципальним унітарним підприємством, щодо забезпечення зберігання документів, у тому числі кадрових документів, є наступним:

Перевірка вимог нормативних правових актів, які встановили термін зберігання конкретних видів документів;

Зберігання документів;

Для організацій - джерел комплектування - після закінчення термінів зберігання проведення разом з уповноваженим органом державної влади суб'єкта Російської Федерації у сфері архівної справи, Держархівом експертизи цінності низки документів щодо включення до складу Архівного фонду Російської Федерації;

Зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації або передача їх на зберігання до державного або муніципального архіву, бібліотеки, музею або в організацію Російської академії наук;

Архівні документи, які були включені до складу документів Архівного фонду Російської Федерації, після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню чи зберіганню в архіві організації відповідно до вимог корпоративного законодавства (наприклад, для акціонерних товариств зберігання документів регламентовано Постановою Федеральної комісії з ринку цінних паперів від 16 липня 2003 року №03-33/пс «Про затвердження Положення про порядок та строки зберігання документів» та Федеральним законом від 26 грудня 1995 року №208-ФЗ «Про акціонерних товариствах») або локальними нормативними актами;

Для організацій, які є джерелами комплектування, після закінчення тимчасових термінів зберігання архівні документи підлягають експертизі і можуть бути знищені або зберігається в архіві організації.

Підготовка документів до подальшого зберігання та використання є завершальним етапом справа виробничого процесукадрової служби та включає експертизу наукової та практичної цінності документів, оформлення та опис справ, складання актів про виділення до знищення документів та передачу їх до архіву організації або на державне зберігання.

"Експертиза цінності документів: Відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв".

(Пункт 95 ГОСТ Р 51141-98).

Як правило, обов'язок здавати документи до державних архівів, покладений на державні та муніципальні організації. Однак деякі недержавні організації, з якими укладено відповідні угоди, також мають це робити.

Для організації та проведення експертизи цінності документів та відбору їх для передачі на державне зберігання, а також для контролю та надання методичної допомоги у проведенні експертизи у міністерствах та відомствах створюються постійно діючі центральні експертні комісії (ЦЕК). В інших організаціях створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).

Експертна комісія діє на підставі затвердженого керівником організації Положення про постійно діючу експертну комісію. Для полегшення розробки власного Положення про постійно діючу експертну комісію можна скористатися «Зразковим положенням про постійно діючу експертну комісію установи, організації, підприємства», затвердженим Наказом Росархіву від 19 січня 1995 року №2.

Основними завданнями експертної комісії є:

1. Організація та проведення експертизи цінності документів на стадії діловодства при складанні номенклатури справ та формуванні справ.

2. Організація та проведення експертизи цінності документів на стадії підготовки їх до архівного зберігання.

3. Організація та проведення відбору та підготовки документів до передачі на державне зберігання.

Експертна комісія організації створюється наказом керівника з-поміж найбільш кваліфікованих працівників у кількості не менше трьох осіб.

Експертна комісія є дорадчим органом. Її рішення затверджуються керівником організації.

Експертна комісія організації у своїй роботі має керуватися, Федеральним законом від 22 жовтня 2004 року №125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації», Положення про Архівному фондіРосійської Федерації, затверджене Указом Президента Російської Федерації від 17 березня 1994 року №552 «Про затвердження положення про Архівний фонд Російської Федерації», наказами Федерального архівного агентства Російської Федерації, нормативно-методичними документами, розробленими архівними органами, типовими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання , номенклатурою справ організації

Експертиза документів складає основі загальних критеріїв оцінки походження, змісту, зовнішніх особливостей документів.

До критеріїв походження відносяться: роль і місце організації в системі державного управління або конкретної галузі, значимість виконуваних нею функцій, значення фізичної особиу житті суспільства, час та місце утворення документа.

До критеріїв змісту ставляться: значимість події (явлення), відбитого у документі, значення наявної у документі інформації, повторення інформації документа інших документах, вид документа, справжність документа.

До критеріїв зовнішніх особливостей відносяться: форма фіксування та передачі змісту, посвідчення, оформлення документа, його фізичний стан.

Експертна комісія працює у контакті з експертно-перевірковою комісією (ЕПК) архівної установи, яка затверджує рішення експертної комісії.

Недержавні організації самостійно приймають рішення щодо експертизи цінності документів. Результатом роботи експертної комісії є розподіл документів на чотири групи за різними термінами зберігання:

Постійне зберігання;

Довготривале зберігання (понад 10 років);

тимчасового зберігання (до 10 років включно);

Що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням терміну зберігання.

Для визначення термінів зберігання документів необхідно, знайшовши відповідну статтю в «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів їх зберігання», затверджений Росархівом 6 жовтня 2000, проводити полистий перегляд справ. Не допускається відбір документів для зберігання та знищення лише на підставі заголовків справ.

Термін зберігання документів на нетрадиційних носіях відповідає терміну зберігання аналогічних видів документів традиційних носіях.

Справи з позначкою «ЕПК» піддаються полистому перегляду з метою визначення та виділення їх складу документів, які підлягають постійному хранению.

Справи постійного та довготривалого зберігання (понад 10 років), включаючи документи з особового складу, мають зберігатися в архіві організації. Проте якщо документи мають, скажімо, історичну чи наукову цінність, то організація передає в державний чи муніципальний архів. Звичайно ж, за умови, що з ними укладено відповідну угоду. Передача їх здійснюється за описами.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років), як правило, до архіву організації не передаються, а після закінчення терміну зберігання знищуються.

Таким чином, за результатами експертизи цінності документів в організації складаються:

· Опису справ постійного зберігання;

· Опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання;

· Опису справ за особовим складом;

· Акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню.

Описи справ, складені внаслідок діяльності експертної комісії, затверджуються керівником організації.

(найменування організації)

(найменування структурного підрозділу або громадського

організації)

СТВЕРДЖУЮ

Найменування посади

керівника структурного

підрозділи

(громадської організації)

Підпис Розшифровка

підписи

Дата

ОПИС № ___

__________________________________________________________________

за №_____________, у тому числі:

літерні номери:

пропущені номери:

Найменування посади

укладача опису Підпис Розшифровка підпису

Дата

Узгоджено схвалено

Найменування посади керівника Протокол ЕК

служби діловодства організації структурного підрозділу

Підпис Розшифровка підпису від _____________ №_______

Після затвердження описів справ, складених експертною комісією, організація може знищити документи з тимчасовими термінами зберігання, термін зберігання яких минув.

«Виділення документів до знищення: Виявлення в процесі експертизи наукової та практичної цінності документів із минулими термінами зберігання, що втратили практичне, наукове чи громадське значення, та відбір їх до знищення».

(Пункт 98 ГОСТ Р 51141-98).

Знищення документів оформляється актом, який затверджує керівник організації. Для організацій, що здають документи на державне зберігання, акти затверджуються керівником організації після затвердження справ постійного зберігання експертною комісією установи державної архівної служби.

Справи, що підлягають знищенню передаються на переробку (утилізацію). Передача справ оформляється приймально-здавальної накладної, в якій вказуються дата передачі, кількість справ, що здаються, і вага паперової макулатури.

Навантаження та вивезення на утилізацію здійснюються під контролем співробітника, відповідального забезпечення безпеки документів архіву.

Орієнтовна форма акта про виділення документів (справ) до знищення:

Найменування організації

АКТ СТВЕРДЖУЮ

___________ № _______ Найменування посади

_____________________ керівника організації

(місце складання)

про виділення до знищення Підпис Розшифровка

документів, що не підлягають підпису

зберігання Дата

На підставі _____________________________________________________

(назва та вихідні дані переліку документів

__________________________________________________________________

із зазначенням термінів їх зберігання)

відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності

та втратили практичне значення документи фонду №_____________

(назва

фонду)

Разом __________________________ од. хр. за _____________________ роки

(цифрами та прописом)

Описи справ постійного зберігання за ____ роки затверджено з особистого

складу

узгоджено з ЕПК ________________________________________________

(найменування архівної установи)

(протокол від _______________ № _____________)

Найменування посади особи,

який проводив експертизу

цінності документів Підпис Розшифровка підпису

Дата

ПОГОДЖЕНО

Протокол ЦЕК (ЕК)

від _________ № __________

Документи у кількості __________________________________ од. хр.,

(цифрами та прописом)

вагою ______ кг здані у __________________________________________

(найменування організації)

на переробку за приймально-здавальною накладною від ________ № _______

Найменування посади працівника,

що здав документи Підпис Розшифровка підпису

Дата

Зміни до облікових документів внесено.

Найменування посади працівника

архіву, що вніс зміни

в облікові документи Підпис Розшифровка підпису

Дата

Знищення справ зі строком зберігання, що закінчився, що мають грифи «Секретно», «Для службового користування», «Конфіденційно», провадиться відповідно до спеціальних інструкцій.

Про формування справ та передача їх на архівне зберігання.

« Оформлення справ: Підготовка справи для зберігання відповідно до встановлених правил».

(Пункт 73 ГОСТ Р 51141-98).

Оформлення справ починається з моменту закладення їх в організації та закінчується у процесі підготовки до передачі до архіву по закінченні календарного року, в якому вони були заведені. Оформлення конкретної справи включає комплекс робіт з брошурування документів, нумерації листів, складання завірювальних написів, складання (у ряді випадків) внутрішнього опису документів, оформлення реквізитів обкладення справи.

Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення організації та структурних підрозділів.

Відповідно до положень "Основних правил роботи архівів організацій", схвалених рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 року, оформлення справ може бути повним або частковим залежно від термінів зберігання. Справи постійного, довготривалого зберігання та особового складу, і навіть конфіденційні документи підлягають повному оформленню.

Повне оформлення справ передбачає:

· Підшивку або плетіння справи;

· нумерацію аркушів справи;

· Складання листа-завірювача;

· Складання, у необхідних випадках, внутрішнього опису документів;

· Внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка справи).

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: допускається не проводити пересистематизацію документів у справі, листи справи не нумерувати, засвідчувальні написи не складатимуть.

Документи, що становлять справи, підшиваються на 4 проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з огляду на можливість вільного читання тексту всіх документів, дат, віз та резолюцій на них. При підготовці справ до підшивки (переплетення) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.

Справи постійного зберігання, що складаються з особливо цінних документів або неформатних документів, зберігаються у закритих твердих папках із трьома клапанами із зав'язками чи коробках.

За наявності справі незатребуваних особистих документів (посвідчень особи, трудових книжок, військових квитків, фотографій) ці документи вкладаються у конверт, який підшивається у справа. При наявності великої кількостітаких документів останні вилучаються із справ та на них складається окремий опис.

З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі аркуші цієї справи (крім аркуша-завірювача та внутрішнього опису) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому кутку аркуша простим олівцем або нумератором. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Аркуші справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються по кожному тому чи кожній частині окремо.

Підшиті у справу конверти з вкладеннями нумеруються; при цьому спочатку нумерується конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті.

Наприкінці кожної справи підшивається чистий бланк листа-завірителя, а на початку справи (для обліку особливо цінних документів) - бланк внутрішнього опису документів справи.

Лист - засвідчувач складається у справі на окремому аркуші, у книгах - на зворотному боці останнього чистого аркуша, у картотеках - на окремому аркуші формату картки.

Лист - засвідчувач справи (завірювальний запис) складається за формою встановленої «Основними правилами роботи архівів організацій», схваленими рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 року.

У якій вказуються цифрами та прописом кількість пронумерованих аркушів справи, кількість аркушів внутрішнього опису, обумовлюються особливості нумерації номерів справи (наявність літерних номерів справи, пропущених номерів, номерів аркушів із наклеєними фотографіями, номерів великоформатних аркушів, конвертів із вкладеннями та кількість вкладених у них аркушів) , а також вказується наявність у справі друкарських примірників брошур з кількістю аркушів у них, якщо вони не були відзначені у загальній валовій нумерації у справі.

Лист - засвідчувач справи підписується його укладачем. Усі наступні зміни у складі та стані справи (пошкодження, заміна справжніх документів) зазначаються у аркуші-завірителі з посиланням на відповідний акт.

Забороняється виносити лист - засвідчувач на обкладинку справи або чистий обіг листа останнього документа. Якщо справа підшита або переплетена без бланка листа-завірювача, він наклеюється за верхню частину листа на внутрішній стороні обкладинки.

Внутрішній опис документів справи складається для обліку документів постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті, судові, слідчі справи тощо), а також для обліку справ постійного та тимчасового (понад 10) років) зберігання, сформованих за різновидами документів, заголовки яких не розкривають конкретного змісту документа.

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою встановленої "Основними правилами роботи архівів організацій", схваленими рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 року.

Внутрішній опис містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи. До внутрішнього опису складається підсумкова запис, у якій вказуються цифрами та прописом кількість включених до неї документів та кількість аркушів внутрішнього опису.

Внутрішній опис підписується її укладачем. Якщо справа переплетена або підшита без бланка внутрішнього опису документів, складений за встановленою формою опис підклеюється до внутрішньої сторони лицьової обкладинки справи.

Обкладення справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом складається та оформляється відповідно до вимог ГОСТу 17914-72 «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, різновиди, технічні вимоги» (запроваджено Постановою Державного комітету стандартів СРСР від 17 липня 1972 №1411).

На обкладинці справи зазначаються:

Найменування організації;

Найменування структурного підрозділу;

індекс справи;

Архівний шифр справи;

Номер справи (томи, частини) за річним розділом зведеного опису справ;

Заголовок справи;

Крайні дати справи - рік(и) закладу та закінчення справи;

Кількість аркушів у справі;

Термін зберігання справи (у справах постійного зберігання пишеться: «зберігати постійно»).

На обкладинці справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву, до якого справи організації будуть прийняті, позначення кодів державного архіву та організації.

При зміні найменування організації (структурного підрозділу) протягом періоду, охоплюваного документами справи, або за передачі справи в іншу організацію (в інший структурний підрозділ) на обкладинці справи вказується нове найменування цієї організації або організації-наступника, а колишнє найменування організації (структурного підрозділу) полягає в дужки.

Заголовок справи на обкладинці справ переноситься з номенклатури справ. У необхідних випадках до заголовка вносяться уточнення (номери наказів, протоколів та інші).

Останні дати справи вказуються арабськими цифрами.

Крайніми датами справ, що містять організаційно-розпорядчу, творчу та іншу документацію (протоколи, стенограми, листи, доповіді тощо), для яких точне датування має важливе значення, і навіть справ, що з кількох томів (частин), проставляються крайні дати документів справи, тобто дати реєстрації (складання) раннього і пізнього документів, включених у дело.

Якщо справою є журнал реєстрації наказів, розпоряджень тощо, то датою справи будуть точні календарні датипершого та останнього записів у журналі.

Крайніми датами особистої справи є дати підписання наказу про прийняття та звільнення особи, на яку цю справу заведено.

До архіву організації передаються справи постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також справи з особового складу через рік після їх завершення у діловодстві. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передають до архіву на розсуд керівництва організації (враховуються можливості архіву, частота звернення до документів минулих років тощо).

Документи, як уже говорилося, приймають до архіву після проведення експертизи цінності та оформлення справ постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років) за описами, схваленими експертною комісією організації. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) приймають у номенклатурах справ.

Якщо окремі відносини потрібно залишити або видати для поточної роботи, архів організації оформляє видачу цих справ у тимчасове користування.

Співробітник архіву, приймаючи справи, ретельно звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування та оформлення справи.

Разом із справами в архів передаються реєстраційні картки на документи, що здаються, для поповнення ними довідкового апаратуархів.

До передачі в державні архіви документи, що підлягають державному зберіганню, зберігаються в архівах організацій та підприємств протягом термінів, встановлених Головним архівним управлінням Російської Федерації. Після закінчення встановлених термінів документи, що підлягають державному зберіганню, передаються за актом з архівів організацій та підприємств у державні архіви.

Взаємодія комерційної організації та державного архіву може здійснюватись на договірній основі. У договорі закріплюються принципи взаємин сторін, їх обов'язки, відповідальність та інше.

Кваліфіковане ведення кадрового діловодства передбачає як дотримання правил ведення, а й зберігання кадрової документації, і навіть своєчасну здачу цієї документації в архів.

Докладніше з питаннями, що стосуються кадрового діловодства, Ви можете ознайомитись у книзі авторів ЗАТ «BKR-ІНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадрове діловодство».

Трудовий договір укладають із кожним працівником фірми. Щоправда, із цього правила є виняток. Контракт не оформлюють із керівником організації, який до того ж є її єдиним засновником. Адже в цій ситуації йому доведеться підписувати цей документ і за робітника, і за роботодавця. І це неприпустимо ().

Одним із ключових моментіву трудовому договорі є порядок оплати праці.

У контракті може бути зазначений розмір тарифної ставки або окладу працівника, інформація про доплати, надбавки та заохочувальних виплат. Тут також є правила, яких слід дотримуватися. По-перше, зарплата у договорі має бути встановлена ​​у рублях. Вказувати розмір посадового окладу іноземній валюті неправомірно. Роструд розцінює цю обставину як порушення трудового законодавства(). По-друге, зарплата має видаватися не рідше, ніж кожних півмісяця. Такою є вимога статті 136 Трудового кодексу. Деякі роботодавці ставляться до цього правила вкрай недбало, вказуючи в договорі умову про виплату зарплати один раз на місяць. Вони вважають, що підписаний працівником договір із цим застереженням звільнить їхню відмінність від відповідальності. Проте це не так. Виявивши, що фірма не дотримується зазначеної вимоги кодексу, трудова інспекціянапевно, оштрафує її за статтею 5.27 Кодексу про адміністративні порушення. Не врятує компанію від штрафу та заява співробітника про згоду отримувати зарплату один раз на місяць ().

Стаття 57 Трудового кодексу вимагає конкретизації у трудовому договорі умов оплати праці, зокрема розміру тарифної ставки чи окладу. Отже, розмір тарифної ставки (окладу) слід безпосередньо вказувати у трудовому договорі. У разі зміни розміру тарифної ставки (окладу) слід вносити зміни до трудового договору, або допускається посилання на локальний нормативний акт роботодавця про зміну їхнього розміру. Разом про те практично у трудових договорах замість конкретного розміру тарифної ставки (окладу) іноді робиться посилання штатний розклад. При цьому слід мати на увазі таке. При прийомі працювати (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під розпис з локальними нормативними актами, безпосередньо з його трудової діяльністю. Отже, до підписання трудового договору роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника зі штатним розкладом. При зміні розміру тарифної ставки (окладу) роботодавець повинен регулярно вносити зміни до штатного розкладу, доводячи їх до працівника під розпис.

Розглянемо ще один важливий реквізит трудового договору – його номер. Він не належить до обов'язкових відомостей, передбачених статтею 57 кодексу. Водночас уніфікована кадрова "первинка" передбачає нумерацію трудових договорів. Наприклад, рядок "підстава" наказу прийому працювати (форма N Т-1) передбачає, що у ній буде зазначено трудового договору з числом і номером. Процедуру нумерації контрактів законодавчо не регламентовано. Роструд рекомендує використовувати подвійну нумерацію: спочатку вказати номер самого договору, а потім, через дріб - цифру, що позначає рік укладання контракту. Наприклад, третьому 2007 року трудовому договору буде присвоєно номер 3/07. А з початку наступного року контракти можна нумерувати заново.

Книжкові тонкощі

Перейдемо до наступного обов'язкового документа, під час заповнення якого часто виникають складнощі. Це - трудова книжка. Ми поговоримо:

• про порядок оформлення трудового;
• про внесення записів під час звільнення;
• про правила виправлення у трудовий.

Як відомо, компанія має заповнювати трудову книжку кожному співробітнику, якщо:

• він пропрацював у ній понад 5 днів;
• це місце роботи йому основне ().

Ця норма однаково поширюється як у громадян Росії, і на іноземців. Інакше кажучи, фірма має вести трудові книжки як російських, але й іноземних сотрудников. У цьому оформлення книжок останнім має деякі особливості. По-перше, продовжувати заповнювати подану працівником іноземну трудову не варто. Йому слід завести книжку російського зразка. По-друге, "переносити" у нову трудову "закордонний" стаж іноземця не потрібно. Оскільки такі відомості потрібні при призначенні працівнику трудової пенсії.

А отримуватиме її іноземець у своїй державі. Значить, у російській трудовій книжці записи із " закордонної " не потрібні ().

А які записи потрібно зробити в книжці при звільненні працівників? Найпоширеніша підстава для розірвання трудового договору власним бажаннямпрацівника. Нерідко бухгалтери сумніваються, яку статтю Трудового кодексу у разі вказувати на трудовий: 77 (пункт 3) чи 80. Правильним є перший варіант. Запис можна оформити, наприклад, так: "Звільнений за власним бажанням, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації".

Це щодо розірвання безстрокового трудового договору. Але нерідко фірми укладають із співробітниками термінові контракти. Що ж треба записати у трудовий, якщо такий договір не буде продовжено?

Припустимо, після закінчення зазначеного в контракті терміну сторони не заявили про його розірвання. Тоді умова термінового характеру договору втрачає силу. Це означає, що договір вважається укладеним на невизначений термін. У такій ситуації слід внести зміни до контракту, уклавши додаткову угоду. А ось робити будь-які записи в трудовій книжці в цьому випадку не потрібно (*10).

Буває, що при оформленні трудовий бухгалтер припускається помилок. Опишемо коротко, як діяти у такій ситуації.

Насамперед зазначимо, що виправлення має вносити та організація, працівник якої вчинив неточність. Щоправда, у деяких випадках коригувати запис може і новий роботодавець. Але тільки за умови, що він має офіційний документ з колишнього місця роботи співробітника.

Якщо неправильний запис виявлено через невеликий проміжок часу, то проблем із його виправленням найчастіше не виникає. Тоді у трудовій просто роблять необхідне виправлення. Після останнього запису ставлять наступний порядковий номер і зазначають: "Запис під номером таким недійсний". Потім зазначають правильні відомості. При цьому проставляє дату виправлення, а не дату помилкового запису.

У графі 4 книжки роблять посилання відповідний наказ (*11). Потім трудову вносять відомості про звільнення (переведення). Блок записів, у тому числі внесені зміни, "закривають" печаткою та підписами.

Аналогічний порядок діє у тому разі, якщо помилка виявлено, як у книжку вже внесені такі записи. З однією лише різницею, що новий записобов'язково потрібно засвідчити підписом та печаткою. Інакше вона вважатиметься необґрунтованою.

Обов'язкові, але не всім

Наступна група документів включає папери, які залежать від специфіки організації. Вони є обов'язковими лише для певних компаній або за певних обставин. Випадки, у яких фірма має заповнювати той чи інший документ, представлені у таблиці.

Кадрові документи, обов'язкові за певних обставин
Назва документу	Обставини, за яких документ стає обов'язковим
Колективний договір	Одна зі сторін (працівники або роботодавець) виявила ініціативу щодо його укладання
Посадові інструкції	Якщо посадові обов'язки працівників не відрегульовані у трудових договорах
Положення про оплату та стимулювання праці працівників	У компанії встановлені системи оплати праці, які відрізняються від звичайних посадових окладів, встановлених штатним розкладом
Графік змінності	Змінна робота
Положення про комерційної таємниціта режим її забезпечення	У трудовому договорі зазначено, що працівник зобов'язаний зберігати комерційну таємницю
Договір про повну матеріальну відповідальність	Укладають лише з тими працівниками та на виконання тих видів робіт, які передбачені Переліком, затвердженим постановою Мінпраці України від 31.12.2002 N 85. Зокрема, до списку включені касири, контролери, а також роботи з купівлі (прийому), продажу послуг, товарів та ін Як зазначає Роструд, цей перелік є вичерпним і розширювальному тлумаченню не підлягає (*12)
Журнал проходження медоглядів	Співробітники деяких компаній повинні проходити медогляди. Наприклад, у фірм, що мають автотранспорт, має бути організований передрейсовий медогляд водіїв транспортних засобів (*13)
Інструкція щодо порядку роботи з об'єктами підвищеної небезпеки	У роботі працівників задіяно об'єкти підвищеної небезпеки. До таких об'єктів, зокрема, відносять транспортні засоби, механізми, електроенергію високої напруги, вибухові речовини. Крім того, "підвищено небезпечною" визнається будівельна діяльність.

У цьому переліку документів варто особливо наголосити на посадовій інструкції. Наскільки важливо її розробляти? Чи вважатиметься порушенням трудового законодавства відсутність цього документа? У таблиці вказали, що інструкція стає обов'язковою, якщо посадові обов'язки працівників не відрегульовані в трудових договорах. І справді, як зазначає Роструд, посадова інструкція - "не просто формальний документ, а документ, що визначає завдання, кваліфікаційні вимоги, функції, права, обов'язки, відповідальність працівника "(*14).

В наявності інструкції зацікавлені як самі компанії, так і їхні співробітники. Наприклад, без неї відмова у прийомі на роботу може бути недостатньо обґрунтованою. Адже саме у цьому документі прописують Додаткові вимогидо ділових якостей співробітника. Тому розробляти його більш ніж бажано, причому за кожною посадою, що є у штатному розкладі. Проте варто сказати, що у Трудовому кодексі немає згадки про посадові інструкції. Отже, їхня відсутність не буде порушенням трудового законодавства і не тягне за собою будь-якої відповідальності роботодавця (*15).

На ваш погляд

• службові та доповідні записки;
• особисті справи;
• довідки про трудової діяльності;
• штатний перелік. У цьому документі вказують, які затверджені штатним розкладом посади зайняті, а які поки що вакантні;
• номенклатура справ. Для її складання можна скористатися розділами 7 та 8 "Переліку типових управлінських документів із зазначенням термінів зберігання" (

У нас в організації немає відділу кадрів, обов'язки щодо ведення кадрового обліку виконує головний бухгалтер. Чи є перелік обов'язкових документів, які мають бути у ТОВ з ведення карового обліку. Як перевірити чи всі вимоги законодавства щодо ведення кадрового обліку ми виконуємо.

Відповідь

Відповідь на питання:

Єдиного переліку документів, які мають бути у відділі кадрів, не існує: у кожній організації він свій. Однак у Трудовому кодексі названі документи, наявність яких у відділі кадрів є обов'язковою (наприклад, трудовий договір, графік відпусток, локальні нормативні акти).

Облік у філіях

Питання з практики: Як організувати кадровий документообіг в організації з відокремленими підрозділами

Ведення кадрового діловодства організаціях з відокремленими структурними підрозділами нормативними актами не врегульовано. Це питання перебуває у компетенції керівника організації та має вирішуватися на локальному рівні.

Можна виділити три форми організації кадрового діловодства в організаціях, що мають у своїй структурі відокремлені підрозділи.

Форма 1.Централізоване діловодство. І тут вся обробка кадрових документів зосереджується (централізується) у центрі - кадрової службі головної організації.

Форма 2.Децентралізоване діловодство. За такої форми ведення кадрового діловодства розподіляють між головною організацією та відокремленими структурними об'єднаннями, які мають відносно однаковий набірфункцій з кадрового документообігу. При цьому кадрова служба головної організації може оформлювати кадрові документи на всіх співробітників організації, включаючи і працівників відокремлених підрозділів, а у філії або представництві зберігаються та оформлюються документи лише працівників цих підрозділів.

Форма 3.«Змішане» діловодство. Така форма передбачає як централізоване оформлення кадрових документів у частині кадрових процедур, наприклад оформлення прийому працювати, припинення трудового договору, і децентралізоване, наприклад накладення дисциплінарних стягнень на працівників, зберігання особових справ. Поділ зазвичай відбувається з різних кадрових функцій - частина належить головної організації, частина передають у відокремлений підрозділ.

Переваги та недоліки централізованої та децентралізованої форм ведення кадрового документообігу представлені у .

Вибір тієї чи іншої форми залежить від віддаленості підрозділів від головної організації, складу та кількості працівників у підрозділах, складності виробничого процесу на місцях, можливості налагодження оперативної доставки документів тощо.

Види кадрових документів

Які види кадрових документів існують

На практиці документи, з якими працює кадрова служба, можна поділити на три групи:

• (накази з основної діяльності та особового складу, розпорядження, вказівки, рішення);

Кадрова служба здійснює діловодство шляхом підготовки проектів, погодження та видання організаційних, розпорядчих та інформаційно-довідкових документів, їх реєстрації, обліку та зберігання. Як інструмент для виконання цього завдання можна використовувати.

Організаційні та розпорядчі документи є внутрішніми документами організації.

Про те, які кадрові документи потрібно оформити роботодавцю в обов'язковому або рекомендаційному порядку, див. у рубриці Документи з кадрів.

Питання з практики: Який термін необхідно використовувати у кадрових документах: «працівник» чи «працівник»

Для зручності розуміння в побуті: у розмовах, статтях, консультаціях тощо – використовувати слово «співробітник» по відношенню до особи, яка працює за трудовим договором, коректно. Однак при складанні кадрових та інших офіційних документів, що стосуються трудових відносин, рекомендують застосовувати все ж таки термін «працівник». Пояснюється це тим, що це поняття фігурує у Трудовому кодексі РФ, отже, з юридичної погляду даний термінбуде грамотно використовувати і документи ().

Винятком є ​​правові відносини, пов'язані з державною службою, де у відомчих нормативних документах, що регулюють службовий порядок, прямо використовують визначення «співробітник», а не «працівник». Наприклад, співробітники поліції у . В цьому випадку і в кадрових документах коректніше використовуватиме саме «співробітник».

На закінчення варто зазначити, що використання в кадрових документах терміна «співробітник» замість «працівник» або навпаки не тягне задля роботодавця будь-яких негативних наслідків. На цій підставі не можна роботодавця притягти до відповідальності за порушення трудового законодавства, а документи визнати недійсними.

Організаційні документи

Які кадрові документи відносяться до організаційних

До організаційних документів, зокрема, належать:

• положення та інструкції ( , );
• правила ().

Розпорядчі документи

Які кадрові документи відносяться до розпорядчих

До розпорядчих документів належать:

• накази та розпорядження, в яких відображаються питання роботи з кадрами (наказ про прийом, звільнення, переведення тощо);
• документи з особового складу, що відбивають рух та облік кадрів ( , ).

Підготовка документів

Як підготувати організаційні та розпорядчі документи з кадрів

Роботу з організаційними та розпорядчими документамипобудуйте за схемою: підготовка проекту, погодження, доопрацювання, візування, підписання (затвердження) керівником, передача виконання відповідальним співробітникам. Про це йдеться у ДСДОУ, затвердженій .

Питання з практики: Які обов'язкові реквізити мають містити кадрові документи

Реквізити документа - обов'язкові дані або відомості, які повинен містити офіційний документ, щоб мати справжню юридичну силу, служити підставою здійснення операцій і бути придатним для обліку праці працівників та його оплати.

Водночас, для низки документів недостатньо обов'язкових реквізитів. У цьому випадку організації слід використовувати також такі, як гриф затвердження, реєстраційний номері т. п. Детальніше див.

Питання з практики: Чи мають право організації держсектора застосовувати самостійно розроблені форми кадрових документів. Наприклад, особисті картки, накази про надання відпустки тощо.

Решта форм кадрових документів установа має право розробити самостійно, зокрема особисту картку, наказ про надання відпустки тощо. рахунків №157н. Застосування самостійно розроблених форм закріпіть в обліковій політиці.

Питання з практики: Які накази відносяться до наказів з особового складу, а які до наказів з основної діяльності

До наказів з особового складу слід зарахувати накази, з яких документують трудові відносини - прийом, переклад, переміщення, звільнення, відпустки, відрядження тощо.

Термін зберігання наказів з особового складу та документації, що додається до них, становить 75 років. Виняток передбачено для наказів про дисциплінарних стягненнях, надання чергових та навчальних відпусток, чергуваннях, короткострокових внутрішньоросійських та закордонних відрядженнях. Термін зберігання таких документів складає 5 років. Про це йдеться у переліку, затвердженому .

Інші накази віднесіть до наказів з основної діяльності. Їх потрібно зберігати у створенні постійно, до її ліквідації. Про це йдеться у переліку, затвердженому .

Питання із практики: Як візувати кадрові документи

Погодження документів оформляється візою і є підтвердженням, що зміст документа, що візується, відповідає дійсності і не суперечить законодавству.

Віза включає посаду співробітника, що візує документ, його підпис, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання.

Порядок проставлення візи на документах прописаний у затвердженому документі.

За наявності зауважень до документа, їх слід викласти на окремому аркуші, який прикладають до документа.

Конкретне місце подання візи залежить від виду документа. На оригінальному документі, що залишається в організації, візу проставляють в нижній частині зворотної сторони останнього листа (на багатосторінковому документі це оборот останнього листа). На копії документа, оригінал якого надсилають до іншої організації, візу проставляють на лицьовій стороні, у лівій нижній частині. У багатосторінкових документах особливої ​​важливості допускається візування кожного листа, наприклад, у договорах, протоколах. Крім того, можливе проставлення віз документа на окремому .

Залежно від виду документа до візи ознайомлення можна включити різні додатки. Наприклад, у посадовій інструкції додайте фразу: «Один екземпляр отримав на руки та зобов'язуюсь зберігати на робочому місці». У разі спірної ситуації в суді не потрібно буде доводити, що працівник отримував свій екземпляр.

У наказах за уніфікованою формою відсутня така графа, як «Віза», проте відповідно до уніфікованих форм можна вносити додаткові реквізити. Розташуйте візи погодження у нижній частині оборотної сторони документа.

Законодавство не передбачає того, які посадові особи всередині організації візують той чи інший документ та скільки віз може бути на одному документі. Кожна організація встановлює порядок візування самостійно, наприклад, .

Насправді документи, зазвичай, візують такі посадові особи:

• керівник підрозділу, який підготував документ;
• виконавець, який підготував документ;
• керівники зацікавлених підрозділів;
• керівник фінансової чи бухгалтерської служби (якщо у документі порушуються фінансові питання);
• заступник керівника організації, що курирує цей напрямок діяльності;
• керівник організації, якщо документ підписує його заступник;
• керівник юридичної службичи юрист.

Цей список можна коригувати відповідно до структури та потреб організації. Керівник своїм наказом у довільній формі призначає осіб, відповідальних за візування тих чи інших документів.

Питання з практики: Чи потрібно з нового календарного року починати нумерацію кадрових документів наново

Чинне законодавство не містить положень, які зобов'язують роботодавця розпочинати нумерацію кадрових документів наново з нового календарного року. У зв'язку з чим організація має право продовжувати нумерувати кадрові документи наскрізному порядку, не починаючи нумерацію наново кожному календарному року.

Разом з тим, нумерація кадрових документів у межах року дозволяє систематизувати кадровий документообіг в організації, спрощує обмін інформацією між структурними підрозділами, зокрема між кадровою службою та бухгалтерією, сприяє якнайшвидшому пошуку необхідної інформації. У зв'язку з цим на практиці широкого поширення набув підхід: з настанням нового календарного року починати нумерацію кадрових документів наново, з додаванням при необхідності року як додатковий індекс, наприклад, № 1К/2013.

Таким чином, питання про щорічне обнулення нумерації кадрових документів кожен роботодавець вирішує самостійно та закріплює у своїх локальних документах, наприклад, Положення про документообіг.

Питання з практики: Чи потрібно дату видання та номер наказу про прийом (переведення, звільнення тощо) писати від руки чи можна заповнити в електронному вигляді

Однозначної відповіді це питання законодавство не містить.

за загальному правилувписувати дату наказу та його номер потрібно вже після реєстрації наказу в журналі, наприклад, , і т. п. ( ДСДОУ, затвердженої ). При цьому допускається застосування як відбитків печатки (штампів) з датами та номерами, так і внесення дати та номера від руки, оскільки чинне законодавство чітко порядок подібних записів не встановлює та не обмежує.

У той самий час законодавство немає обов'язку вести журнали реєстрації наказів. А сучасні системиелектронного обігу документації з підготовкою її до друку паперовому носіїдозволяють надавати документу номер і дату вже в процесі його підготовки із забезпеченням хронології та послідовності нумерації. У зв'язку з чим зазначені реквізити можна заповнити в електронному вигляді в процесі підготовки документа, і це не буде порушенням.

Отже, організація вправі самостійно вирішити, якого порядку документування дотримуватися, і, наприклад, у Положенні про кадрове діловодство.

Інформаційно-довідкові документи

Які кадрові документи відносяться до інформаційно-довідкових

Всі інформаційно-довідкові документи можна розділити на три великі блоки.

Перший блок - вхідна інформаційно-довідкова документація:

• вказівки вищестоящих організацій;
• звіти про виконання завдань, акти, листи, службові записки від підлеглих організацій;
• листи, договори, акти та інші документи від інших організацій;
• заявки, скарги, пропозиції громадян.

Другий - вихідна інформаційно-довідкова документація:

• відповіді на запити;
• ініціативні та інформаційні документиорганізації (пропозиції, заявки, листи, довідки, огляди, договори тощо).

Третій – внутрішня інформаційно-довідкова документація:

• внутрішнє листування (доповідні, службові, пояснювальні записки);
• інші документи (протоколи, плани, акти, звіти тощо).

Питання з практики: Як вести алфавітну книгу обліку кадрів

Законодавством не передбачено обов'язкове веденняалфавіту книги обліку кадрів.

Разом з тим, для зручності пошуку узагальненої інформації про співробітників можна використовувати таку книгу. Алфавітну книгу обліку кадрів (особового складу) складають у . Її можна вести як у організації загалом, якщо штат невеликий, і по структурним підрозділам чи з категоріям персоналу. Як і всі облікові книги, алфавітну книгу пронумеруйте, прошнуруйте та скріпіть печаткою. Поруч поставте підпис та дату засвідчення.

Алфавітні книги обліку кадрів в даний час використовують у освітніх установах, у судочинстві.

Роботодавцям з великою кількістю співробітників рекомендуємо вести алфавітні картки, об'єднані в єдину картотеку, що також значно полегшує пошукову роботу. На відміну від алфавітної книжки картотека алфавітних карток ведеться усім співробітників організації без розподілу по структурним підрозділам чи категоріям персоналу, а картки розкладаються у ній у алфавітному порядку.

Облік інформаційно-довідкових документів

Як організувати облік кадрових інформаційно-довідкових документів

Облік вхідної та вихідної інформаційно-довідкової документації у кадровій службі ведіть у журналах обліку та кореспонденції. Обробкою вхідної кореспонденції може займатися спеціально уповноважений співробітник кадрової служби (секретар, діловод).

Документи можуть надійти в організацію поштою, факсом, електронною поштою, телеграфом, за допомогою кур'єрської доставки. Робота з документами будується за такою схемою:

• прийом;
• сортування;
• розгляд керівництвом;
• направлення виконавцям.

Обробка вхідних документів

Як обробляти вхідні інформаційно-довідкові документи, що надходять до кадрової служби

Спочатку перевірте правильність доставки та цілісність упаковки, якщо це поштове відправлення. Потім розкрийте конверти та перевірте комплектність вкладень. Якщо будь-які вкладення повинні бути описані, але вони відсутні, повідомте про це відправнику. На вхідних документах проставте дату надходження та порядковий обліковий номер. Потім документи відсортуйте за виконавцями. Документи, адресовані керівнику організації або самої організації, слід передати секретареві керівника, який їх реєструє. Документи, адресовані структурним підрозділам, забирають та реєструють секретарі підрозділів.

Документи з позначкою «особисто» не розкривають та одразу передають адресату.

Такий порядок обробки документів, що надходять, передбачений у ДСДОУ, затвердженій .

Питання з практики: Чи потрібно знищувати конверти або їх слід підшивати у справу разом із листами

Конверти зберігати та підшивати у справу разом із листами не потрібно за винятком випадків, коли:

• на вкладеному документі немає зворотної адреси та прізвища відправника;
• необхідно зберегти поштовий штемпель, щоб згодом підтвердити дату отримання документа;
• на конверті немає позначки «особисто», а вкладений документ має особистий характер;
• отримана кореспонденція потребує доплати.

Обробка вихідних документів

Як обробляти вихідні інформаційно-довідкові документи кадрової служби

При надходженні запитів до кадрової служби, наприклад для документального підтвердження інформації про співробітника, робота над ними будується за такою схемою:

• виконавець отримує запит та готує проект відповіді;
• проект відповіді надсилається на розгляд керівнику, а потім на погодження заінтересованим особам;
• виконавець доопрацьовує проект за зауваженнями та готує його у остаточному вигляді;
• зацікавлені особивізують відповідь, а керівник підписує її;
• відповідь передається для надсилання.

Така сама схема, крім першої процедури, діє і під час підготовки ініціативних документів - запитів, повідомлень, прохань, заявок, гарантійних листів тощо.

Перед надсиланням документа потрібно:

• перевірити наявність адреси (або всіх адрес, якщо це розсилання);
• перевірити наявність необхідної кількості копій;
• уточнити форму відправлення (пошта, електронна пошта, кур'єр тощо).

Некомплектні та неправильно оформлені документи поверніть виконавцю на доопрацювання.

Такий порядок обробки вихідних документів передбачено у ДСДОУ, затвердженому .

Роботу з внутрішніми документами побудуйте за тією ж схемою, що й роботу з вихідними документами: підготовка проекту, узгодження, доопрацювання, візування, підписання керівником. Тільки після завершення процедури документ не надсилайте з організації, а передайте на виконання відповідальним співробітникам. Про це сказано у пунктах
Перевіряючі з ГІТ вже працюють за новим регламентом. Дізнайтеся в журналі «Кадрова справа», що за права з'явилися у роботодавців та кадровиків з 22 жовтня і які помилки покарати вас більше не зможуть.

У Трудовому кодексі про посадову інструкцію немає жодної згадки. Але кадровикам цей необов'язковий документ просто потрібний. У журналі «Кадрова справа» ви знайдете актуальну посадову інструкцію для кадровика з урахуванням вимог профстандарту.

Перевірте Ваші ПВТР на актуальність. Через зміни 2019 року положення вашого документа можуть порушувати закон. Якщо ГІТ знайде застарілі формулювання, оштрафує. Які правила прибрати з ПВТР, а що додати – читайте у журналі «Кадрова справа».

У журналі «Кадрова справа» ви знайдете актуальний план, як скласти безпечний графік відпусток на 2020 рік. У статті всі нововведення у законах та практиці, які тепер треба враховувати. Для вас - готові рішення ситуацій, з якими під час підготовки графіка стикаються чотири компанії з п'яти.

Готуйтеся, Мінпраця знову змінює Трудовий кодекс. Усього поправок шість. Дізнайтеся, як поправки позначаться на вашій роботі і що зробити вже зараз, щоб зміни не застали зненацька, дізнаєтесь зі статті.

Кадрові документи – це досить великий перелік паперів, який має бути у будь-якій компанії чи ІП, де є наймані працівники. Частина стосується загальноорганізаційних питань з персоналу, інші ставляться до питань розрахунку та виплати зарплат, треті – до актуальної нині проблемі захисту персональних даних. Відповідно і перевіряти такі кадрові документи організації можуть різні державні структури, що контролюють те чи інше «персональне» питання: трудова інспекція, Роскомнагляд і, природно, ІФНС та фонди.

Хто відповідає за кадрові документи організації

У невеликих компаніях необхідні кадрові документи найчастіше веде бухгалтер (штатний або той, хто приходить), або ведення кадрових документів бере на себе сам керівник - наскільки вистачить часу і сил. Бухгалтери, як правило, займаються цим з небажанням або зовсім спускають «кадрові» питання на гальмах.

Тим часом за відсутності того чи іншого документа кадрового обліку можливі претензії з боку перевіряючих та штрафи.

Які кадрові документи мають бути присутніми у ТОВ?

Розберемося, які кадрові документи керівнику чи власнику підприємства потрібно перевірити насамперед, т.к. є обов'язковими документами ТОВ.

Трудові договори . З кожним співробітником має бути укладено трудовий договір у письмовій формі. Скласти та підписати договір необхідно протягом 3 днів з початку трудової діяльності. Трудовий договір складається у 2-х примірниках, і один із них віддається на руки працівнику. У договорі прописуються місце роботи, посада, оплата, термін договору, тривалість випробувального терміну тощо. Усі зміни, що стосуються умов праці (наприклад, збільшення зарплати), фіксуються у додатковій угоді до трудового договору.

Важливо!

З метою економії на страхових внесках багато хто укладає не трудовий, а громадянсько-правовий договір. Як показує практика, що перевіряють із таким способом економії давно знайомі, тому гранично уважно вивчають договори з метою виявлення підміни трудових відносин цивільно-правовими. При виявленні порушення буде штраф: підприємствам – до 100 тис. крб., для ІП – до 10 тис. крб.

Особисті картки працівників . Заповнюється усім співробітників. Картку можна вести за уніфікованою формою № Т-2 (утв. Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1), або застосовувати самостійно розроблену форму, затверджену керівником (за умови, що в ній містяться всі необхідні реквізити). Особиста картка є обов'язковим кадровим документом. Але з 1 січня 2013 року форми первинних облікових документів, що містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, не є обов'язковими до застосування.

На практиці багато хто продовжить вести Т-2 і не розробляють власну форму, оскільки у програмах обліку вона вивантажується автоматично (інформація Мінфіну Росії № ПЗ-10/2012).

Трудові книжки . Зазвичай, книжки веде керівник фірми чи своїм наказом призначає відповідальна особа. Трудова книжка є основним кадровим документом, що підтверджує стаж працівника, та його мають вести все роботодавці без винятку. Працівнику, який ніде раніше не працював, трудову книжку зобов'язаний завести та видати роботодавець за письмовою заявою працівника. При видачі працівникові трудової книжки роботодавець стягує з нього плату, розмір якої визначається сумою видатків на її придбання (п. 47 Правил, утв. Постановою Уряду від 16.04.2003 № 225).

Крім самих книжок до списку кадрових документів, наявність яких у компанії обов'язково, входять книга обліку руху трудових книжок і вкладишів у яких, і навіть прибутково-витратна книга з обліку бланків трудової книжки та вкладишів (Постанова Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69). У разі звільнення трудова книжка видається на руки співробітнику – в останній день його роботи. Факт видачі працівникові трудової книжки відбивається у книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів у них. У графі 12 зазначається дата видачі книжки, а графі 13 проставляється підпис працівника.

Важливо!

Наявність трудових книжок та порядок їх ведення перевіряють трудова інспекція та ПФР. За порушення термінів видачі книжки чи некоректне її заповнення передбачено матеріальна відповідальність(Ст. 234 ТК РФ)

Чи можна надіслати трудову книжку поштою звільненому працівникові?

Трудова книжка може бути надіслана поштою (за умови наявності згоди працівника на пересилання за вказаною адресою), якщо працівник був відсутній у день звільнення або відмовився від її отримання. У такій ситуації роботодавець повинен направити працівникові повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою або дати згоду на відправлення її поштою (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведення та зберігання трудових книжок).

Штатний розклад . У «штатку» вказують структуру, склад та чисельність персоналу: перелік структурних підрозділів, найменування посад, професій із зазначенням кваліфікації (класів, розрядів тощо). З погляду кадрового діловодства штатне розклад входить у обов'язкові кадрові документи (ст. 15, 57 ТК РФ).

Важливо!

На практиці штатний розклад може стати в нагоді при вирішенні різних суперечок з приводу оплати праці, при доведенні податкової інспекціїобґрунтованості витрат на залучення персоналу з боку та ін.

Посадові інструкції . З одного боку, посадова інструкція не входить до обов'язкових документів кадрової служби, т.к. компанія сама вирішує, розробляти її чи ні. З іншого боку, у разі виникнення спірних ситуаційзі співробітником вона може дуже знадобитися. Наприклад, якщо співробітник заявить, що його неправомірно притягли до дисциплінарної відповідальності, то без інструкції буде складно щось довести.

Важливо!

Хоча посадові інструкції відносяться до необов'язкових документів у кадровій роботі, їх все ж таки краще підготувати, оскільки за їх допомогою можна обмежити повноваження співробітника.

Наприклад, у ній можна прописати обов'язок менеджера з продажу узгоджувати з керівництвом знижки покупцям та угоди понад певну суму. Також з метою запобігання шахрайським діям в інструкції слід обмежити права доступу до програми обліку компанії.

Правила внутрішнього трудового розпорядку . У цьому вся кадровому документі прописують порядок прийому та звільнення працівників, правничий та обов'язки сторін, режим роботи, час відпочинку, заходи заохочення і стягнення та інших. (ст. 189 ТК РФ). Нового працівника необхідно ознайомити із Правилами під розпис.

Графік відпусток . Є обов'язковим кадровим документом в силу статті 123 ТК РФ. Графік складає керівник відділу кадрів (якщо є) і підписується генеральним директором. Причому зробити це треба пізніше середини грудня, тобто. за два тижні до настання нового календарного року. З документом мають бути ознайомлені усі працівники. При складанні графіка важливо пам'ятати, що при розподілі відпусток на частини одна з частин має бути не менше ніж 14 календарних днів.

Положення про персональні дані . Також входить до переліку кадрових документів, які обов'язково повинні бути в будь-якій компанії (Федеральний закон від 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). У положенні прописується склад персональних даних, порядок їх обробки та передачі третім особам, права та обов'язки працівників при обробці та ін. Документ складається у довільній формі, але у будь-якому разі має за своїм змістом відповідати вимогам Закону № 152-ФЗ. Усі співробітники компанії мають бути ознайомлені з Положенням під розпис.

Згоди на обробку персональних даних . Не можна обробляти персональні дані співробітника, поки працівник не дав згоди на їхню обробку. Згода має бути отримана письмово від кожного працівника.

Штрафи за відсутність згоди працівників на обробку даних

За відсутність згоди на обробку персональних даних передбачені штрафи: для компаній - від 15 до 75 тис. руб. посадових осіб- Від 10 до 20 тис. руб. (Ст. 13.11 КоАП РФ).

Положення про оплату праці . Положення про оплату праці складається, коли в організації, крім окладів, передбачені інші виплати (наприклад, премії, бонуси) або діють різні системи оплати праці. У Положенні прописують принципи оплати праці, порядок індексації зарплати, відшкодування витрат на відрядження, оплати понаднормових, умови виплати премій і т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все це, в принципі, може бути прописано і в правилах внутрішнього трудового розпорядку, але на практиці умови оплати праці виділяють у окреме становище- так буде менше питаньпід час перевірок контролюючих органів.

Табель обліку робочого часу . Компанія веде облік часу, відпрацьованого кожним співробітником (ст. 91 ТК РФ). І тому використовується табель обліку робочого дня – формою № Т-12, Т-13 чи розроблений роботодавцем самостійно. На підставі табеля нараховується зарплата та заповнюються розрахункові листки. Тобто табель входить до основних кадрових документів організації.

Документ про затвердження форми розрахункового листка . При виплаті заробітної плати роботодавець зобов'язаний у письмовій формі сповіщати кожного працівника про складові заробітної плати, належної йому за відповідний період, розміри та підстави проведених утримань, а також про загальну грошову суму, що підлягає виплаті. Оскільки уніфікованої формирозрахункового листка законодавством не передбачено, ця форма розробляється роботодавцем самостійно та затверджується наказом або іншим внутрішнім кадровим документом.

Накази . Різні неуніфіковані форми наказів, що складаються компанією самостійно, також можна включити до обов'язкових кадрових документів. Накази з основної діяльності видаються з питань, пов'язаних з роботою організації як юридичної особи (наприклад, наказ про призначення відповідальних за пожежну безпеку, терміни подання звітності, організацію військового обліку тощо). Накази з особового складу (як правило, уніфіковані) видаються з питань, пов'язаних з діяльністю організації як роботодавця (про прийом на роботу, про переведення, про звільнення, преміювання тощо).

Ми, у свою чергу, можемо запропонувати вам послугу ведення кадрових документів. Довіривши кадрові нормативні документиі в цілому кадровий облік нам Ви зможете не відволікатися на паперові питання, а спокійно займатися бізнесом.

Телефонуйте, пишіть – ми завжди готові допомогти вам із будь-яким кадровим питанням або документом з персоналу!

Замовити послугу