El cambio de director es un procedimiento estándar paso a paso. Uno de sus componentes principales es la transferencia de asuntos del director saliente a un nuevo líder elegido en su lugar. El proceso también implica el traslado de toda la documentación disponible de la organización, que se deja constancia mediante la redacción y firma del acta de aceptación.
La obligación de trasladar la documentación puede figurar en actos locales, por ejemplo, en el Reglamento pertinente sobre transferencia de documentos. A nivel legislativo, la transferencia de casos entre administradores está marcada por:
- las disposiciones de la Ley Federal N° 402 “Sobre Contabilidad” del 12.06.2011, específicamente, el inciso 4 del art. 29 (sobre documentación contable);
- Ley Federal No. 395-1 "Sobre bancos ..." de 12.02.1990, art. 24 (para estructuras crediticias y financieras);
- decisión del Colegio de Archivos Federales del 6 de febrero de 2002, en detalle, en las "Reglas Básicas para el Trabajo de Archivos", cláusula 10.5 (para agencias gubernamentales);
- directrices metodológicas para la contabilidad de inventarios (cláusula 22), aprobadas por Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa No. 119n del 28 de diciembre de 2001 (sobre la necesidad de realizar un inventario al reemplazar personas materialmente responsables, en este caso, cuando se reemplaza a un director).
El procedimiento para la transferencia de casos no está regulado por la ley. Por tanto, es de carácter gratuito, realizado sin escenarios claramente definidos. El quid de la cuestión es el siguiente. El exdirector, al ser una persona económicamente responsable (de conformidad con el artículo 277 del Código Laboral de la Federación Rusa), debe entregar al nuevo director de la organización toda la documentación que conservaba.
Este procedimiento se formaliza mediante el acto de aceptación y transferencia . es de doble cara documento legal, que, entre otras cosas, puede contener una descripción del estado de cosas en el momento de su compilación. Su propósito dominante es una declaración de los documentos, valores, hechos transmitidos existentes.
Cuando se elabore, a elección de las partes, podrá crearse una comisión especial. Los protocolos pueden adjuntarse al propio documento, documentos adicionales etc
Estructura general del acto
El acto de aceptación y transferencia se compila en 2 copias (para el director ya anterior y el elegido en su lugar). Convencionalmente, la estructura del documento se puede designar como sigue.
| Los principales componentes de la estructura del acto de aceptación y transferencia. | Qué está incluido |
| Gorra | Fecha y lugar de registro del documento |
| Motivos para la redacción del acto | Detalle del acta de la junta general de fundadores (otro documento) |
| Objeto del acto | Confirmación del traslado de documentación |
| Personas presentes en el traslado de documentación | Nombre completo de los actuales fundadores |
| esencia de la pregunta | Arreglando el hecho de la transferencia anterior director y aceptación por el titular electo de los documentos |
| Relación de documentación presentada (originales) | Todos los documentos de la organización están listados con numeración, descripciones, número de hojas, notas, etc. Estos incluyen documentación: · Constitucion; · personal; · contabilidad; · con la inclusión de material--valores de las mercancías, · estampillas, sellos, etc. |
| Firmas | El acta se firma: director anterior y electo; así como el jefe de contabilidad y otras personas autorizadas |
Errores comunes en la ejecución del acto de aceptación y transmisión al cambiar de director
| Errores comunes | Ajustamiento |
| No se especifica el lugar de emisión (o ejecución) del acto | Este atributo es obligatorio, indicado en el encabezado. Grabado localidad donde el acto fue redactado (emitido) |
| Al documento le falta un título. | 1. Como norma, se indica el encabezamiento en todos los documentos de formato A-4. 2. Debe ser breve, claro, corresponder al contenido semántico del texto. 3. Se escribe sin comillas y con un punto al final. 4. En esta versión, el título es: Acta No. de aceptación y traslado de casos al cambiar de director |
| El nombre abreviado de la organización se escribe en el encabezado. ("Knapweed") |
El nombre está escrito en su totalidad de acuerdo con los documentos de constitución de la empresa. Se permite escribirlo bajo el nombre completo entre paréntesis en forma abreviada. Ejemplo: Sociedad de responsabilidad limitada "Vasilek" (LLC "Vasilek") |
Recomendaciones de Rostrud sobre el almacenamiento de copias de documentos personales de empleados en organizaciones
En el informe del segundo trimestre de 2017, Rostrud recomienda enfáticamente que las copias de los documentos de los empleados no se almacenen innecesariamente en archivos personales. Como estándar, solo con el consentimiento del empleado, el empleador tiene derecho a hacer copias del pasaporte, identificación militar, SNILS para un archivo personal y almacenarlos en la organización.
La práctica judicial, llama la atención Rostrud, indica que a la hora de solicitar un puesto de trabajo, basta con verificar la información personal contra los datos del pasaporte. El almacenamiento posterior de una copia de este documento en la organización ya está excediendo el uso permitido del volumen de datos personales del empleado.
Rostrud también llama la atención de los empleadores de que un procesamiento tan excesivo (inapropiado) de datos personales puede dar lugar a una advertencia o sanciones: de 5 a 10 mil rublos. sobre el ejecutivo. Bueno, para las personas jurídicas, el tamaño de la sanción financiera aumenta a 30-50 mil rublos.
Ejemplo 1. Elaboración de un acto de aceptación y traslado de documentación en sustitución de un consejero
En relación con la liberación de Petr Petrovich Danilchenko del cargo de director de Most LLC y la elección de Mikhail Mikhailovich Vasiliev en su lugar, la transferencia de documentación de ex líder nuevo.
De hecho, se redacta un acta bilateral de aceptación y transferencia en presencia de una comisión especialmente formada a tal efecto por 3 fundadores. La transferencia real en el acto se documenta en papel membretado con la siguiente lista:
- Carta y acuerdo sobre el establecimiento de Most LLC.
- Certificado de registro estatal de LLC "Most".
- Certificado de registro de la empresa con el Servicio Federal de Impuestos No. 1 para la ciudad de Yaroslavl.
- Carta informativa sobre la asignación de códigos estadísticos.
- Actas disponibles de asambleas generales de fundadores --
- Pedidos de personal -
- Cosas personales --
- tarjetas personales --
- Contratos con contratistas --
- Sello redondo y sello de LLC "Most".
Al mismo tiempo, se constató el buen estado de la documentación presentada y la ausencia de reclamaciones. El acto fue redactado en 2 copias y firmado personalmente por la parte que transfiere en la persona de P. P. Danilchenko, y también por la parte receptora: M. M. Vasiliev.
El documento fue firmado por los otros participantes, miembros de la comisión (Loginova V.A., Borisevich L.D., Larionova L.A.).
El acto de aceptación y transferencia de casos.- un documento que confirme el hecho de la transferencia de documentos. El cambio de director de la organización, contador jefe, contador, cajero y otros empleados cuyas actividades están estrechamente relacionadas con los documentos implica la transferencia de todos los casos del empleado que renuncia a uno nuevo. No solo se transfieren casos, sino también documentos, para el cajero, por ejemplo, el efectivo en la caja está sujeto a transferencia.
La transferencia puede realizarse sobre la base del acto de aceptación y transferencia. En este artículo, sugerimos descargar un ejemplo de acto de aceptación y transferencia de documentos (word). El formulario de descarga se encuentra al final del artículo.
El objetivo principal del acto de transferencia-aceptación es confirmar el hecho de la transferencia de documentación u otros bienes de una persona a otra.
En nuestra web puede descargar otros actos de transferencia: → , → , → .
¿Cómo redactar un acto de aceptación y transferencia de casos a otra persona?
El acto es una confirmación de que los documentos han sido entregados y aceptados por el destinatario. Además, el certificado de aceptación puede contener una lista detallada de los documentos a transferir, lo que permite, si es necesario, averiguar qué documentos fueron transferidos, en qué cantidad y en qué forma. El formulario del acto de aceptación y traslado de documentos deberá contener los siguientes datos:
- Fecha de Registro;
- lugar de compilación;
- Nombre del documento;
- Información sobre quién es la parte que transfiere;
- Información sobre quién es el destinatario de la documentación;
- Palabras que indiquen que los documentos fueron transferidos al destinatario de acuerdo con la lista adjunta;
- Palabras que indican que los documentos han sido recibidos y revisados por el destinatario;
- Palabras que confirmen que las partes no tienen reclamos entre sí;
- La lista de documentos: se puede redactar en forma de tabla, si la lista es grande, entonces es razonable emitirla como un anexo al certificado de aceptación. Para cada documento, es conveniente indicar su nombre, número y fecha, el número de hojas y copias, una copia u original, y otra información importante;
- Firmas de ambas partes.
Una copia firmada del acto de aceptación y transferencia se transfiere a la parte que transfiere, por ejemplo, el director que renuncia, el contador jefe. El segundo se transfiere a la persona que recibe los documentos.
El cambio de titular de la empresa es diferente al despido de un empleado ordinario. Este funcionario está sujeto a obligaciones adicionales, cuya terminación puede amenazar con detener el funcionamiento normal de la empresa. Por ello, proponemos considerar cómo se extingue la relación laboral con el director y por qué es necesario un acto de aceptación y traslado de documentos cuando se cambia.
A diferencia de la terminación relaciones laborales con un ciudadano común, en caso de destitución del jefe, surgen motivos adicionales:
| Motivos de despido | Descripción |
| por mutuo acuerdo de las partes | Este tipo de despido no es muy diferente del que se aplica a otros ciudadanos. Es cierto que debe tenerse en cuenta que el director deberá transferir a su sucesor todos los valores materiales y activos que se le asignen. |
| Por propia voluntad | El derecho de cualquier ciudadano al despido está garantizado por la ley principal del país. En este caso, deberá soportar el plazo máximo hasta la fecha del despido. Esto también está relacionado con la transferencia de casos. |
| Cuándo (propietario, junta de accionistas) | Se puede tomar en cualquier momento, independientemente de la duración del contrato con el administrador. Aceptado sin explicación de las razones de tal despido. Como compensación, se deben pagos adicionales según los términos del contrato. |
| Si se detecta una falta disciplinaria grave en la actuación del jefe | Despedido por las causales generales previstas en el Código del Trabajo, pagos adicionales director no está permitido. |
| Por quiebra de empresa | El procedimiento de despido aquí prevé una serie de acciones para cerrar la empresa, y solo entonces se da por terminado contrato laboral con su líder. |
Recuerde, el líder, como cualquier ciudadano, puede renunciar en cualquier momento o ser despedido por motivos legales empleador. Al mismo tiempo, está obligado a transferir todos los asuntos a su sucesor.
El procedimiento para transferir casos al cambiar la cabeza.
El director de la sociedad puede extinguir sus poderes a instancia propia o al término del contrato celebrado con él. En algunas situaciones, la base para la terminación de los poderes del jefe es la decisión del propietario (junta de accionistas).
La primera persona de la empresa está obligada a transferir a su sucesor los documentos en los que es personalmente responsable:
- documentos constitutivos de la empresa;
- originales de licencias, certificados, otros permisos para el derecho a realizar actividades económicas;
- originales de poderes otorgados por el titular;
- documentos primarios, cuya responsabilidad recae en el jefe;
- las primeras copias de letras, acciones, otros documentos financieros;
- originales de grandes contratos internacionales, acuerdos;
- otros documentos, cuya custodia recae personalmente en el director de la empresa.
No olvide que el gerente es una persona materialmente responsable, tiene el derecho de la primera firma financiera. Todo esto debe tenerse en cuenta hasta el momento en que el director se da libro de trabajo y decir adios
Por lo tanto, antes de iniciar el procedimiento de transferencia de bienes y documentos, es necesario crear en la empresa comisión de inventario, comprobar la disponibilidad de todos los registrados según el inventario contable para el director activos materiales.
Para hacer esto, se emite una orden para la empresa, se determinan las personas responsables de este trabajo, se establecen los plazos para su implementación, así como la forma del informe, cuál debe ser el resultado y quién lo aprobará. También se indica aquí la lista de documentos almacenados personalmente por el director, que está obligado a transferir a su sucesor (suplente temporal) para su custodia.
La transferencia de materiales disponibles debe registrarse en papel, es necesario enumerar completamente qué tipos de documentos se transfieren y en qué condiciones se encuentran. El hecho de la transición papeles oficiales debe ser registrado por las firmas personales de las partes transmisora y receptora. Por lo general, debe haber terceros que confirmen el paso de dicho procedimiento.
Recuerde, el cambio de líder debe ir acompañado de documentación la transferencia de todos los documentos, bienes materiales y casos que se le asignen, de modo que en el futuro las partes no tengan reclamos entre sí.
¿Por qué es obligatorio el acto de aceptación y transferencia de documentos al cambiar el director?
En el trabajo de oficina, un acto se considera un documento que confirma que algún evento realmente sucedió. Puede tener una forma estándar o compilarse en cualquier forma. Los documentos de este tipo son firmados por al menos dos personas (óptimamente, si hay tres o más firmantes). 
El acto debe sin fallar tener un accesorio como este:
- nombre del documento;
- fecha y lugar de compilación;
- quién estuvo presente durante su compilación;
- una breve esencia del problema (enunciada en forma de una lista de hechos consumados, sin conjeturas, pensamientos propios, suposiciones);
- firmas y transcripciones de firmas de personas que participan en la preparación del acto.
El acto en forma ampliada muestra las acciones que ocurren en el momento del cambio de la cabeza de la empresa. Y dado que la primera persona es responsable de todos los procesos, actividades económicas, solo su firma es válida como confirmación. operaciones individuales, la presencia de tales documentos en el receptor es obligatoria.
Será extremadamente difícil confirmar en el futuro que no ha perdido nada y que los documentos simplemente no le fueron entregados. Especialmente si en la etapa de transferencia esto no está fijado por un acto apropiado.
Recuerde, la transferencia de documentos en virtud de la ley permite a las partes liberarse de la responsabilidad en caso de escasez, pérdida o daño de los medios de papel.
Este video explica lo que significa un cambio de CEO para una empresa y cómo sucede:
Lo que debe estar en el acto de transferencia de documentos
Ahora sobre la forma específica del acto de aceptación y transferencia de documentos entre los líderes (el antiguo y el receptor o la persona que asume temporalmente estas funciones). Es recomendable que dicho documento tenga los siguientes detalles:
| Nombre de la pieza | Descripción |
| Parte de información | Este indica el nombre del documento, el lugar y fecha de su compilación, el nombre completo del cargo del gerente saliente, así como el nombre del cargo del síndico (persona que reemplaza temporalmente). También se indican las personas presentes como testigos. Sus posiciones también están escritas en su totalidad. Se indican los nombres completos detallados de todos los participantes en el procedimiento. |
| Descripción del procedimiento | Esta parte debe indicar los motivos para redactar el acto, qué acciones se están realizando en un momento determinado. Los documentos en sí que se van a transferir deben indicarse mediante una lista general que indique el número de páginas (si la copia original contiene más de 1 hoja). Si hay texto en el documento en ambos lados, también es recomendable mencionarlo. Es óptimo si la lista de documentos se resume en una tabla donde se indica número de serie, el nombre del documento, el número de hojas, y también hay una columna limpia para las notas que puedan surgir durante el procedimiento de transferencia (por ejemplo, el documento puede estar disponible, pero tener ciertos daños físicos). |
| La parte donde los participantes del programa dejan sus firmas | Aquí es recomendable indicar el nombre completo del cargo, así como el nombre completo (aquí se puede abreviar) de los firmantes. La firma del participante se coloca frente a cada nombre. |
En algunos casos, el acto de aceptación y transferencia puede someterse a la aprobación del propietario de la sociedad (asamblea de accionistas), ante quien rinden cuentas los antiguos y nuevos dirigentes. Esta opción depende del deseo del propietario de controlar el proceso. Una muestra estándar del acto se puede encontrar en Internet.
Los terceros involucrados en el procedimiento de transferencia de documentos deben ser especialistas competentes que entiendan qué es exactamente lo que se transfiere aquí. Usualmente esto contador jefe empresa, su director financiero o suplente responsable de las actividades financieras y económicas.
En el proceso de atraer a tales personas, uno debe guiarse por el uso de dichos documentos (generalmente tienen copias) para preparar contratos, realizar pagos, confirmar ciertos poderes. No es necesario involucrar a personas ignorantes para estas acciones, quienes en el futuro simplemente no podrán decir claramente lo que los líderes se transmitieron entre sí.
El número de copias originales del acto debe ser al menos dos: uno para las partes en la transferencia de materiales. Otros participantes pueden obtener una copia del documento para ellos mismos.
Recuerde, de acuerdo con su objeto, el acto debe descifrar claramente qué, cuándo y a quién fue trasladado y en qué condiciones, así como señalar los testigos de este procedimiento, de modo que si tema controversial en el futuro, podrían confirmar o refutar cualquier declaración o queja.
A quién se notifica el cambio de director
El despido de la primera persona se distingue también por obligaciones adicionales que recaen sobre el titular de la empresa o una persona autorizada por él. 
El hecho es que inmediatamente después de firmar la orden de despido, es necesario notificar por escrito:
- Instituciones bancarias donde la empresa ha abierto cuentas.
- Autoridades de registro de empresas.
- Autoridades fiscales, otras organizaciones reguladoras.
- Empresas con las que se lleva a cabo la cooperación o se firman varios contratos económicos, contratos, acuerdos.
- Otras personas jurídicas y personas naturales interesadas en la cooperación.
Esto se hace a más tardar 3 días a partir de la fecha de destitución del antiguo y nombramiento de un nuevo director de la empresa. Al mismo tiempo, se debe presentar una solicitud notariada para cambiar el derecho a firmar a una institución bancaria.
Se adjunta una copia certificada de la decisión del propietario (órgano superior) de cambiar el jefe y nombrar a una nueva persona para este cargo, se agrega su firma personal original. El incumplimiento de estos requisitos puede resultar en responsabilidad administrativa Para la compañía.
Se realizan acciones similares si es necesario reemplazar nominal permisos, por el derecho a realizar cualesquiera operaciones comerciales emitidas al antiguo director. Aquí puede ser necesario devolver los permisos emitidos anteriormente para destruirlos. Por tanto, es recomendable hasta este momento, según el acto de aceptación y transferencia, realizar el trámite de transición jurídica. documentos importantes entre viejos y nuevos líderes.
Dado que la mayoría de las empresas no pueden prescindir de un gerente que tenga derecho a firmar documentos, a menudo no una, sino dos o más personas (no más de 3 o 4 gerentes) tienen derecho a firmar documentos financieros. En este caso, si nuevo líder aún no ha sido designado, es necesario notificar a las autoridades reguladoras y de registro de la destitución del jefe. Actividad económica las empresas no sufrirán por esto.
Recuerde, la notificación extemporánea a los organismos competentes, así como a las contrapartes sobre el cambio de titular, puede causar malentendidos durante la conducción de los negocios, así como posibles abusos por parte del antiguo director, especialmente si fue despedido por acciones similares.
Mire este seminario web sobre el cambio de participantes en una sociedad de responsabilidad limitada rusa:
Formulario de preguntas, escriba su
La necesidad de aceptación y transferencia de casos y documentos entre empleados surge con bastante frecuencia, pero la mención de tal procedimiento en documentos internos Las organizaciones son raras. Además, esta cuestión no ha sido debidamente reflejada en los actos jurídicos reglamentarios que regulan las relaciones laborales, aunque es en este ámbito donde los problemas derivados del registro indebido de la aceptación y traslado de casos y documentos son más que relevantes.
¿Cómo y cuándo debe realizarse la aceptación y transferencia de casos entre empleados? ¿Quién puede participar en el proceso de recepción y transferencia de casos y documentos? ¿Qué documentos regulan el procedimiento de recepción y transferencia de casos y documentos? ¿Cuáles son las principales etapas de recepción y transferencia de casos y documentos? ¿Cómo se procesa la recepción y transferencia de casos y documentos? Encontrará respuestas a estas y otras preguntas en el artículo.
De acuerdo con GOST R 51141-98 “Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones" documento- se trata de información registrada en un soporte material con detalles que permiten su identificación (cláusula 3), caso- este es un conjunto de documentos o un documento relacionado con un tema o área de actividad, colocado en una cubierta separada (cláusula 71). Como puede ver, "caso" y "documento" no son lo mismo, a pesar de que se acostumbra hablar de la transferencia de casos en general. Sin embargo, en situaciones en las que se transfieren casos y documentos, esto no es del todo correcto. Por lo tanto, en el texto del artículo se utiliza la frase "aceptación y transferencia de casos y documentos".
¿Por qué es necesario transferir y recibir casos?
Los casos y documentos se transfieren:
para que el flujo de trabajo no se interrumpa;
que las funciones laborales del empleado ausente se cumplan debidamente;
poder evaluar la carga de trabajo del trabajador que recibe los casos;
para que las áreas de responsabilidad se puedan dividir.
Básicamente, la necesidad de transferir casos directa o indirectamente surge en las siguientes situaciones comunes para la mayoría de los empleados:
irse de vacaciones (incluida la licencia por maternidad, la licencia por paternidad, etc.);
largo viaje de negocios;
Desabilitado temporalmente;
transferencia a otro trabajo;
despido (por diversas razones);
en otros casos, cuando el empleado debe largo tiempo ausentarse o abandonar la organización por completo.
Tenga en cuenta que es bastante raro presenciar la transferencia completa de casos y documentos por parte de un empleado que se va. Incluso si esto sucede en casos individuales, casi nunca se formatea correctamente.
Por un lado, ¿por qué formalizar la transferencia de casos en el caso de que el empleado se vaya de vacaciones, viaje de negocios o esté enfermo? De hecho, durante el período de dicha ausencia temporal, sus funciones serán desempeñadas por otros empleados especialmente designados por orden del jefe de la organización o de otra manera establecida por la organización. Imagine, por ejemplo, una situación en la que una secretaria está temporalmente ausente, cuyas funciones incluyen:
recepción, procesamiento de reenvío de la correspondencia entrante a través de varios canales de comunicación, verificación de documentos para medios de papel en cuanto a la corrección de la entrega, la integridad de los archivos adjuntos; registro de documentos entrantes diario electronico la forma establecida, enviándolos a consideración de la gerencia ya las direcciones estructurales de la organización;
recibir documentos salientes de los empleados de la organización, verificar la corrección de su ejecución, la disponibilidad y la integridad de las solicitudes, registro en el diario electrónico del formulario establecido;
formación de casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, garantizando su seguridad.
Obviamente, dicho trabajo debe hacerse de manera oportuna. Si la organización tiene más de una secretaria, entonces todo se resuelve fácilmente: otra secretaria que realice las mismas funciones trabajará temporalmente con una doble carga. Pero si solo hay una secretaria en la organización, entonces es imposible prescindir de la transferencia de casos y documentos, de lo contrario, una persona que no está completamente familiarizada con los deberes de una secretaria simplemente no puede hacer frente, por lo que no solo un específico El área de trabajo puede sufrir, pero también las actividades de la organización en general.
¿Quién suele entregar y hacerse cargo de los casos?
El iniciador de la transferencia de casos y documentos suele ser el empleado que los recibe o el jefe de la unidad estructural dentro de la cual se transfieren estos casos y documentos. Son transferidos, respectivamente, por un empleado temporalmente ausente o que renuncia, y son aceptados por un nuevo empleado o por una persona designada especialmente por la gerencia.
Parecería que no hay nada complicado en esto. Sin embargo, en la práctica, hay casos en que un empleado que renuncia, por un conflicto o cualquier otra circunstancia desfavorable, no va a trasladar casos y documentos, especialmente si esto no es parte de sus funciones. Después de todo, no todas las personas dejan sus trabajos por su propia voluntad, no todos intentan mantener buenas relaciones con la gerencia hasta el último momento. ¿Qué debe hacer un nuevo empleado en tal situación?
En primer lugar, este hecho debe corregirse. actuar. Luego, el empleado recién contratado, para evitar el riesgo de imponerle responsabilidad por los errores de otras personas, posiblemente cometidos en los documentos redactados por su predecesor, puede redactar un documento de un solo lado: lista de documentos aceptados(Ejemplo 2).
Nota. La negativa de un empleado a transferir archivos y documentos al momento del despido no es una razón para que el empleador no liquide cuentas con él y no emita un libro de trabajo, independientemente de si esta obligación está fijada en el contrato de trabajo y / o descripción del trabajo.
EJEMPLO 2
Descripción de los documentos aceptados
Inventario de casos y documentos aceptados por la secretaria corporativa Mironova A.P.
Al aceptar casos y documentos, encontré:
1. Falta el original del acta de la Junta General de Accionistas de fecha 16 de enero de 2011 N° 1/2011, existe copia de este documento.
2. Falta el acta original de la Junta General de Accionistas de fecha 20 de abril de 2011 N° 5/2011 (no existe copia).
Este inventario confirma la aceptación de los casos y documentos anteriores al 3 de mayo de 2012.
Secretario corporativo Mirónova AP Mirónova
Acordado:
Maslova E.D. Maslova
¿Cuándo se deben entregar los casos y los documentos?
A veces sucede que los archivos y documentos nuevo empleado acepta de su antecesor incluso antes de ir a trabajar. Tenga en cuenta que esto es bastante arriesgado, ya que un nuevo empleado, al tomar el relevo, puede, por cualquier motivo, no ir a trabajar. Entonces la pregunta es lógica: ¿en qué momento se deben trasladar estos casos y documentos?
Los casos y documentos se transfieren, por regla general, el día del despido debido al hecho de que antes último día empleado realiza su deberes oficiales. Los trabajadores particularmente responsables lo hacen gradualmente, dividiendo el proceso en varias etapas, realizadas con anticipación, en unos pocos días. En este caso, es mejor transferir los casos no directamente al nuevo empleado, sino a la persona designada por el jefe de la unidad estructural en la que trabajaba el empleado. Si se despide al contador jefe, es mejor transferir los asuntos directamente al jefe de la organización, ya que él es responsable de la corrección de la contabilidad.
Sucede que el gerente le pide al empleado que se va que venga a la oficina el día que el nuevo empleado ingresa a trabajar para transferirle los casos directamente o, por el contrario, una persona que aún no se ha registrado para trabajar para venir y tomar el relevo. de su antecesor antes de ir a trabajar. En nuestra opinión, esto no es cierto, ya que la aceptación y transferencia de casos y documentos se realizan en el marco de las relaciones laborales. Por eso, este procedimiento debe realizarse en un día hábil y tiempo de trabajo tanto para el cedente de archivos y documentos, como para el destinatario.
¿Qué regula la aceptación y transferencia de casos?
Como se señaló anteriormente, las normas actos legales el tema de la aceptación y transferencia de casos y documentos no está regulado. Esto no es sorprendente, ya que es imposible prescribir un solo procedimiento para recibir y transferir casos, porque en diferentes organizaciones los requisitos para el flujo de documentos son diferentes en función de muchos factores. Hay algunas sugerencias para esto:
extracción
(aprobado por orden del Archivo Federal de 23 de diciembre de 2009 N° 76)
tercero ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LAS INSTRUCCIONES COMERCIALES
[…] Las Instrucciones de mantenimiento de registros establecen que:
[…] al irse de vacaciones, en viaje de negocios, durante la duración de la enfermedad o en caso de despido y reasignación, los empleados están obligados a transferir todos los documentos que tienen al empleado responsable del trabajo de oficina de la unidad estructural, oa otro empleado según lo indique el jefe de la unidad, en caso de despido del empleado o transferencia por servicio, la transferencia de documentos y casos se realiza de acuerdo con la ley.
Sin embargo, a pesar de la ausencia de reglas para la aceptación y transferencia de casos en las normas legislativas, la organización puede establecerlas independientemente en las regulaciones locales, teniendo en cuenta las especificidades de la actividad, el número de empleados, sus deberes, responsabilidades, así como como otros factores que afectan la necesidad de la aceptación y transferencia de casos y documentos para evitar su pérdida y extravío. En este caso, el cumplimiento del procedimiento de recepción y traslado de casos será obligatorio para todos los empleados familiarizados con este local. acto normativo v a su debido tiempo bajo firma personal.
Las regulaciones sobre la aceptación y transferencia de casos y documentos pueden incluir:
en el manual de negocios:
estatuto del personal;
reglamento interno de trabajo;
disposición para unidad estructural y etc.
Además, se recomienda fijar en la descripción del puesto y/o contrato de trabajo la obligación de trasladar y/o recibir casos y documentos en los casos especialmente estipulados.
Si la organización no tiene al menos alguna mención de la necesidad de aceptar y transferir casos en las regulaciones locales, entonces, en casos específicos, esto se puede proporcionar en una orden (Ejemplo 3) o una orden.
EJEMPLO 3
Orden sobre la organización de la aceptación y transferencia de casos y documentos
Cerrado sociedad Anónima"Metropol Invest"
PEDIDO
16/04/2012 Nº 10-K
Sobre la organización de la aceptación y transferencia de casos y documentos.
En relación con el despido de Smirnova P.T. del cargo de secretario corporativo el 30 de abril de 2012
ORDENO:
1. Secretario Corporativo Smirnova P.T. para transferir, y al jefe adjunto de la oficina Maslova E.D. aceptar casos y documentos en virtud de la Ley de aceptación y transferencia de casos y documentos en la oficina de la oficina hasta el 30 de abril de 2012.
2. Aprobar el formulario del Acta de aceptación y traslado de casos y documentos (Anexo 1).
3. Para verificar adecuadamente los casos y documentos transferidos y participar en su aceptación y transferencia, crear una comisión compuesta por:
presidente - jefe del servicio de personal Zhurkova N.G.
Miembros del comité:
jefe de contabilidad Makarova N.T.
jefe de la oficina Petrova M.I.
Jefe servicio legal Makarov AD
4. Secretario Mikhalchenko P.I. traer esta orden a la atención de las personas especificadas en los párrafos 1 y 3 de la orden, contra una firma personal a más tardar un día hábil a partir de la fecha de emisión de la orden.
5. Me reservo el control sobre la ejecución de esta orden.
Motivo: solicitud de despido de Smirnova P.T. del 16.04.2012
gerente general Skvortsov AI. Skvortsov
Familiarizado con la orden:
Jefe de Recursos Humanos
Zhurkova N.G. Zhurkova
contador jefe
Makarova NUEVO TESTAMENTO. Makarova
Jefe de Cancillería
petrova MI. petrova
Jefe de Servicio Jurídico
Makárov INFIERNO. Makárov
Subdirector de la Oficina
Maslova E.D. Maslova
Secretario corporativo
Smirnova P. T. Smirnova
El procedimiento para la transferencia y recepción de casos y documentos.
Como se señaló anteriormente, el procedimiento para transferir y recibir casos no puede ser el mismo para todas las organizaciones. Sin embargo, para representar la secuencia de acciones para la transferencia y recepción de casos y documentos, condicionalmente dividimos este proceso en 3 etapas.
■ Etapa 1: revisión de casos y documentos.
Nota. Los casos y documentos aceptados en su forma y contenido deben cumplir con las normas legislación actual, incluso en el ámbito del trabajo de oficina y la circulación de documentos.
■ Etapa 2: preparación de casos y documentos para traslado.
■ Etapa 3: registro de aceptación y transferencia de casos y documentos.
Datos obligatorios del acto
De acuerdo con las recomendaciones de GOST R 6.30-2003 " Sistemas Unificados documentación. Sistema de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el trámite”, así como la práctica de redacción de actas en las organizaciones para el acto de aceptación y traslado de documentos suele utilizar un formulario con las siguientes características:
formato A4 (210 × 297 mm);
cada hoja del documento debe tener márgenes de al menos: 20 mm - izquierda; 10 mm - derecho; 20 mm - superior; 20 mm - inferior;
de papel blanco o papel de color claro;
orientación de la página - retrato;
si el acto tiene dos o más páginas, la segunda página y las subsiguientes están numeradas (los números de página se colocan en el medio del margen superior de la hoja).
En el formulario del documento tienen los detalles necesarios:
● logotipo de la organización;
● nombre de la organización;
● nombre del tipo de documento;
● fecha del documento;
● número de registro documento;
● el lugar donde se redactó el documento;
● sello de aprobación;
●título del texto del documento.
● texto del documento.
● una marca sobre la presencia de la aplicación.
● firmas.
Almacenamiento de actos
El acto está sujeto a almacenamiento en un lugar determinado por un acto reglamentario local, por ejemplo, en la oficina, servicio de personal en el expediente personal del empleado o en la unidad estructural, cuyos empleados transfieren y aceptan casos, dentro del plazo determinado por la Lista de gerentes típicos documentos de archivo generado en el curso de la actividad agencias gubernamentales, cuerpos Gobierno local y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento, aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 25 de agosto de 2010 No. 558:
En conclusión, notamos que aunque el procedimiento de recepción de casos y documentos se ejecute correctamente, esto de ninguna manera resolverá los problemas que puede tener un empleado que ha asumido una "carga" tan responsable. Sin embargo, esto salvará al empleado tanto de las quejas de la gerencia sobre documentos que no fueron redactados por él, como de posible responsabilidad por los errores de los demás.
(Se da en forma abreviada. Lea el artículo completo en la versión impresa de la revista.)
yo kuroles,
Asesor Legal Líder de SPAR RETAIL CJSC
El director, como cualquier otro empleado de la empresa, tiene derecho a cambiar de trabajo y renunciar. Antes de abandonar el puente de su capitán, el jefe, sin tener en cuenta el motivo y el artículo del Código Laboral de la Federación Rusa que justifica el despido, debe transferir el caso. La obligación de entrega y aceptación de casos por parte del director es un tema ambiguo, ya que marco legal no está bien desarrollado en este sentido. la mención del procedimiento para la entrega de casos está presente en dichos actos legislativos:
- Ley "Sobre Bancos y Actividades Bancarias" del 2 de diciembre de 1990 No. 395-1-FZ.
Dado que el primer documento ha perdido un poco su relevancia, y el segundo se refiere únicamente al trabajo de las estructuras bancarias, queda confiar en Pautas para material contable - existencias de producción, aprobado. Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa del 28 de diciembre de 2001 No. 119n, si el director es una persona financieramente responsable. En todos los demás casos, la empresa debe ser transferida de mano en mano por los gerentes, con base en las disposiciones pertinentes de la Carta de la empresa.
La práctica demuestra la necesidad de entregar la empresa y sus kleynods, así como los papeles de la gestión anterior a la nueva, a la antigua, con la ejecución del acto. El término de este proceso está dictado por el Código Laboral de la Federación Rusa. Entonces, al salir por iniciativa propia el jefe debe notificar a sus superiores de su intención de renunciar a más tardar 1 mes de antelación.(Artículo 280 del Código Laboral de la Federación Rusa), y si la separación es dictada por el empleador, entonces dentro del período especificado en la orden.
Artículo 280 del Código Laboral de la Federación Rusa. disolución anticipada contrato de trabajo a iniciativa del jefe de la organización
El jefe de la organización tiene derecho a rescindir el contrato de trabajo antes de lo previsto notificando al empleador (propietario de la propiedad de la organización, su representante) en escribiendo no más tarde de un mes.
¿Qué se debe transmitir y a quién?
El jefe, al salir del antiguo lugar de trabajo, debe transferir:
La persona que acepta negocios del director debe indicarse en la orden de la empresa. Suele ser un suplente interino o una persona designada por el empleador.
Si ya hay un candidato a virrey, entonces él también puede hacerse cargo de los asuntos, porque el procedimiento en sí no tiene lugar cara a cara, sino en presencia de los miembros de la comisión o de las personas mencionadas en la orden.
¿Cómo gastar?
El director, en primer lugar, está obligado a notificar a su dirección, que es reunión general miembros de la LLC. Para ello, se convoca una asamblea general extraordinaria (artículo 35 de la Ley N 14-FZ), a la que el director presenta su solicitud. A todos los que tienen derecho a asistir a la reunión se les envía una notificación, y no solo se pone en el sobre una invitación con una agenda, sino también una fotocopia de la declaración del jefe de la empresa para el cálculo.
Pedido
En dicha reunión, deciden quién puede aceptar casos y emitir una orden de aceptación, estableciendo la composición de la comisión y asignando a la persona que se le encomendó actuar como representante de la LLC en el procedimiento de aceptación de casos, el derecho a llevar esta aceptación y redactar un acta. Los términos se estipulan cuando el acto debe estar listo y el director renunciante puede recibir un pago total y final.
Por lo general, la orden la preparan los miembros del consejo de supervisión de la LLC, y uno de ellos reemplaza al director del caso.
Finalización de procesos contables.
La primera persona no tiene derecho a salir sin cerrar completamente el mes o trimestre, medio año que ha vencido. Junto con el contador de la empresa, el jefe reporta a oficina de impuestos, estadística. gestión, realiza todos los pagos necesarios y deducciones a fondos, presupuesto, firma de toda la documentación.
El primer día del mes, que será completado por la empresa bajo la dirección de otra persona, el director que aún trabaja está obligado a completar los procesos contables: informes, balance, registro de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, la disponibilidad de fondos libres dan pie para tener una idea de cuál es la condición financiera de la empresa en el mes en curso.
Inventario
Aunque el art. 277 del Código Laboral de la Federación Rusa y establece la responsabilidad de la primera persona de la empresa, pero significa algo completamente diferente a la responsabilidad directa por los materiales y productos que son responsables ante los empleados que utilizan los materiales recibidos en sus actividades de producción.
Artículo 277 del Código Laboral de la Federación Rusa. Responsabilidad financiera del jefe de la organización.
El jefe de la organización lleva pleno responsabilidad detrás de la línea daño real causado por la organización.
En los casos previstos leyes federales, el jefe de la organización compensa a la organización por las pérdidas causadas por sus acciones culpables. En este caso, el cálculo de las pérdidas se realiza de acuerdo con las normas previstas por el derecho civil.
En cualquier caso, incluso si no hay materiales, estructuras, etc. sobre la responsabilidad del director, sigue siendo importante en el momento de la destitución del jefe del consejo de supervisión de la LLC para saber cómo están las cosas con los valores. registrado en la responsabilidad de los empleados: ¿están todos disponibles o hay un robo? Por lo tanto, se debe realizar un inventario, si no completo, al menos de forma selectiva, para los más caros o los más significativos en términos de volumen, cantidad o costo de los materiales.
Para ello, se imprimen listados de saldos de materiales en base a los resultados de las cancelaciones del último mes. El número de piezas, metros cúbicos, litros indicados en los balances (de acuerdo con el número de contabilidad de la nomenclatura) deben estar disponibles y sujetos a una comisión. Si hay falta de cantidad, debe seguir una explicación, y la falta de disponibilidad no significa escasez. El hecho es que los materiales se pueden agotar en un caso y no se pueden cancelar todavía, ya que el mes en curso no ha terminado.
Cuando se detecta una reclasificación, se elabora una explicación, y la falta de un material debe compensarse con el ahorro de otro, que figura en el excedente. Todas las desviaciones de las hojas de contabilidad se reflejan en la hoja de verificación. El inventario proporciona una respuesta a la cuestión de la escasez resultante del robo.
Examen
Si no hay personas con suficiente competencia entre los miembros del consejo de supervisión de una LLC, o si es necesario auditar el trabajo de una gran empresa, es lógico confiar la auditoría a una empresa de auditoría. Los auditores verificarán rápida y eficientemente actividad financiera empresas, cuyo jefe deja la empresa, y presentará un informe al consejo de supervisión, que dará una evaluación objetiva del estado de la empresa en el momento actual.
¿Cuál es el documento?
Este es un documento que certifica el hecho de la transferencia del caso por parte del director a la persona indicada en la orden del consejo de supervisión de la LLC. Dicho papel puede tener una forma libre de forma escrita. El nombre suena así: “Acto de aceptación y traslado de casos”, el nombre completo de la empresa, la fecha, el nombre del punto donde se ubica la empresa y se realiza el procedimiento de entrega de casos, así como se debe consignar el nombre completo de las personas presentes en la acción que se está realizando.
Es importante escribir el nombre completo y cargo del titular de la empresa que transfiere los documentos, y lo mismo para la persona que los recibe. A continuación, indique qué documentos o carpetas se transfieren, por ejemplo:
"Transmitido:
- documentos constitutivos - el estatuto de la LLC, ...
- documentos legales para bienes raíces: certificado de propiedad de un edificio de oficinas con un terreno;
- sello oficial de LLC - 1 pieza;
- sello de esquina - 1 pieza".
A continuación se puede descargar un ejemplo de acto de aceptación y transferencia de casos cuando se cambia de directores.
Debe enumerar en detalle todo lo que el ex jefe deja atrás. Después de la lista de casos y cosas transferidos, es necesario indicar claramente: "Los artículos enumerados, los casos fueron entregados por tal y tal" - y el nombre completo con la firma y decodificación del casi ex líder, recibió tal y tales - y los mismos datos en relación con la parte receptora.
Los ciudadanos presentes también deben firmar el acta.
¿Qué hacer si el período de notificación de despido ha expirado, pero no tuvo tiempo de pagar sus deberes?
Si el plazo de preaviso para el despido ha expirado y no se ha realizado la entrega de los casos, entonces el director tiene derecho a convocar otra junta general para posponer el momento del despido por una semana o dos, pero hay otra opción. También puede invitar a un notario y entregarle, según el inventario, todo lo que esté preparado para la entrega al sucesor, en este caso nadie reprochará que el renunciante no transfirió su herencia a nadie.
En una situación en la que el líder actual ha decidido cambiar de trabajo, no debe poner obstáculos en su camino si la decisión es firme. Ambas partes sólo se beneficiarán de la inscripción del hecho de aceptación de casos por un acto.