Al despedir a un cajero, qué documentos preparar. Cómo crear un comité de inventario

Publicado en el sitio 12/11/2012

Actualmente, no existe un procedimiento legal para la transferencia de casos tras el despido de un contador. La conveniencia de tener la regulación correspondiente como documento interno está fuera de toda duda, especialmente si el asegurador tiene unidades estructurales. El volumen de cuestiones planteadas durante la transferencia de casos depende de los poderes conferidos a la sucursal y las funciones asignadas al contador. El titular de la sucursal debe crear las condiciones para la realización de actividades de transferencia de casos.

Muchas organizaciones de seguros tienen divisiones estructurales separadas donde funciona el servicio de contabilidad. El despido de un contador puede causar una falla en el trabajo no solo de la sucursal, sino también de la organización matriz. Para minimizar posibles Consecuencias negativas, el asegurador debe hacer arreglos para la transferencia de casos, incluso si en el momento del despido del contador anterior, no se encontró un reemplazo para él. La regulación de las actuaciones del asegurador contribuirá a simplificar el procedimiento de traslado de casos y controlarlo.
Legislatura actual no prescribe ningún procedimiento para el despido del contador jefe de la organización, y más aún el contador de la sucursal. organización de seguros independientemente desarrolla y aprueba dicho procedimiento. Suele incluir los siguientes pasos:
1. Expedición de auto de admisión y traslado de casos.
2. Realización de un inventario de activos, pasivos y formularios estrictos de información.
3. Comprobación del estado de la cuenta.
4. Transferencia directa de casos.
5. Registro y firma del acta de aceptación y traslado de casos.
Si en el momento de la transferencia de casos al trabajo se contrata a un nuevo contador, entonces él acepta los casos. Si no se encuentra un reemplazo, los casos pueden transferirse a otro empleado, a quien se le asigna temporalmente la responsabilidad de mantener contabilidad, o el director de la sucursal con la atribución de los poderes correspondientes a él. Posteriormente, cuando se contrata a un nuevo contador, los empleados especificados deben transferirle los casos relevantes. Además, la transferencia de casos debe realizarse el día de la contratación del nuevo contador.
En caso de que no se haya organizado la transferencia de casos, es de interés del contador recién contratado elaborar un inventario de los documentos disponibles y un balance, fijando los saldos de las cuentas en el momento en que comenzó a desempeñar sus funciones.

Orden de aceptación-transferencia de casos
La transferencia de casos se lleva a cabo sobre la base de la orden del jefe de la organización. Si la transferencia de casos se lleva a cabo en una sucursal, entonces la orden puede ser emitida por la organización principal o la sucursal del asegurador.
La orden debe indicar:
- el motivo de la aceptación y transferencia de casos;
- el momento de la aceptación y transferencia de casos y el período durante el cual se lleva a cabo la aceptación y transferencia de casos;
- la persona responsable de la transferencia de casos (contador de salida) y de su aceptación;
- la composición de la comisión y su presidente;
- plazos para la redacción de un acto de aceptación y transferencia de casos.
La fecha límite para la transferencia de casos debe establecerse a más tardar en la fecha de despido del contador que transfiere los casos. Como regla general, si un contador deja propia voluntad, el contrato de trabajo podrá rescindirse a las dos semanas del día siguiente al de presentación de la solicitud de despido. En este caso, la transferencia de casos puede demorar dos semanas. Sin embargo, el Código Laboral de la Federación Rusa prevé la posibilidad de rescindir el contrato antes de la expiración de un período de dos semanas, si las partes llegan a un acuerdo relevante (Artículo 80 del Código Laboral de la Federación Rusa).
Es importante prestar atención al hecho de que el jefe de la organización (director de sucursal) no tiene derecho a negarse a firmar la carta de renuncia, lo que se explica por la falta de un acto de aceptación y transferencia de casos. Si el contador que renuncia se niega a transferir casos, el jefe tiene derecho a aplicarle una sanción disciplinaria sobre la base del art. 192 del Código Laboral de la Federación Rusa.
Si se va a transferir una gran cantidad de documentos, se crea una comisión para transferir casos. La comisión puede incluir empleados del departamento de contabilidad de la oficina central, servicios control interno(auditoría), servicios de seguridad, etc.
Si el número de documentos es pequeño, entonces la transferencia de casos se puede realizar con la participación de un especialista de la oficina central (por ejemplo, un oficial de auditoría interna), o de su propia sucursal, o de otra sucursal (como un regla, se da preferencia a una rama de más nivel alto o sucursal por proximidad territorial).

Inventario de activos, pasivos y formularios estrictos de información
El jefe de la organización debe decidir si realizar un inventario durante la transferencia de casos o establecerlo mediante un documento que regule dicho procedimiento. Sin embargo, si el contador es una persona financieramente responsable, un inventario al cambiarlo es un procedimiento obligatorio. Entonces, cuando se combina el puesto de contador y cajero, necesariamente se lleva a cabo un inventario de la caja, cuando el contador mantiene la documentación del personal, un inventario de libros de trabajo, cuando el contador almacena formularios de informes estrictos, un inventario de la recepción de efectivo; si el contador es responsable del almacenamiento de la propiedad, entonces se debe realizar un inventario de activos fijos y materiales. Además, al despedir a un contador, se recomienda realizar un inventario de liquidaciones con contrapartes, así como impuestos y primas de seguros.
Los actos de inventario y los registros de inventario se elaboran de acuerdo con formularios unificados aprobados por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia con fecha 18 de agosto de 1998 No. 88.
Inventario Dinero y documentos monetarios se redacta mediante acta en la forma No. 15-INV. Durante el inventario, la presencia de libros de caja, un diario de un cajero-operador, cintas de control, informes Z, órdenes para emitir anticipos, informes anticipados recibos emitidos en la forma No. A-7.
Un inventario de formularios de informes estrictos, incluidos recibos en el formulario No. A-7 y formularios en blanco de libros de trabajo, se elabora mediante un acto en el formulario No. 16-INV. Se verifica la presencia de formularios limpios y dañados de informes estrictos, facturas, actos de aceptación y transferencia, destrucción y retiro de circulación de recibos, libros de contabilidad para el movimiento de libros de trabajo.
El inventario de talonarios de cheques se elabora mediante un acto en cualquier forma, que indica el número de cheques y talones, así como el número de cheques usados, dañados y sin usar. En el curso del inventario, se pueden enviar solicitudes a los bancos de talonarios de cheques emitidos a la sucursal. Si se encuentran cheques faltantes en el libro, se solicitan explicaciones al contador.
Se elabora un inventario de acuerdos con compradores, proveedores y otros deudores y acreedores mediante un acto en el formulario No. INV-17 y un certificado al mismo. Debe prestarse especial atención a la validez de la ocurrencia de la deuda en virtud de créditos de subrogación, así como la presencia de insolvencias. Se verifica la presencia de contratos, actos de trabajo realizados, conciliaciones de liquidaciones con contrapartes y autoridades fiscales, etc.. Para confirmar la ausencia o presencia de deudas con las autoridades fiscales y fondos no presupuestarios, un certificado sobre el estado de impuestos y seguros se pueden solicitar pagos de primas.
Las personas responsables deben confirmar los saldos de efectivo no utilizados para los montos contables mediante la generación de un memorando de acuerdo o desacuerdo con el monto que se les debe. En caso de discrepancias, el contador, cajero y responsable deberán dar explicaciones. El inventario de formularios de póliza se elabora en cualquier formulario. Durante el inventario, se registran los números de formularios, indicando formularios sin usar y dañados. Las facturas, los actos de aceptación y transferencia, los actos de destrucción y retiro de circulación de formularios están sujetos a verificación.
Las actas de inventario y las listas de inventario son firmadas por las partes receptoras y transmisoras, así como por las personas financieramente responsables y otras personas que participan en la transferencia de casos. Los actos e inventarios especificados se adjuntan al acto de aceptación y transferencia.
Si no se realiza un inventario durante la transferencia de casos, entonces es recomendable adjuntar las actas del último inventario al acto de aceptación y transferencia de casos.
En caso de escasez de propiedad, fondos, formas de informes estrictos, el jefe debe tomar decisiones sobre acciones adicionales.
Al finalizar el inventario, comienza directamente la transferencia de casos, durante la cual, entre otras cosas, se deben transferir a la persona recién designada los restos de los siguientes:
- efectivo y documentos monetarios (si el contador que se jubila desempeñó las funciones de un cajero);
- formularios de informes estrictos (si el contador que renuncia era una persona financieramente responsable).
Esta transferencia se hace actos separados que están unidos a acto general entrega de casos.
Cabe señalar que en el momento de la transferencia de fondos y formularios de informes estrictos, la parte receptora debe tener un acuerdo sobre responsabilidad.

Comprobación del estado de la cuenta
Se puede realizar una verificación selectiva del reflejo de los datos en las cuentas de contabilidad sintética y analítica. El criterio de verificación selectiva puede ser el monto por el cual se realizó la transacción comercial. Donde Atención especial debe darse al momento de calcular la prima de seguro y la remuneración de los agentes, la distribución de primas por tipo de seguro, así como las deudas pendientes y los montos contables.
Si la rama largo tiempo sin auditoría, auditoría, auditoria de impuestos, verificación por parte de la autoridad supervisora ​​de seguros, etc., entonces la verificación del estado de la contabilidad debería ser más completa. Los documentos contables primarios deben verificarse no solo por la corrección de su ejecución, sino también por la presencia de firmas en ellos. personas autorizadas. En ausencia de firmas en los documentos de gastos, deben ser restituidos. En caso de negativa a firmar el documento, se redacta un acta.
También verifique el orden de almacenamiento. documentos contables y registros. En particular, los documentos contables primarios, los registros contables, los estados contables (financieros), los documentos de política contable, las normas y otros documentos relacionados con la organización y el mantenimiento de la contabilidad, incluidas las herramientas que garantizan la reproducción. documentos electronicos, así como la autenticación firma electronica. La documentación primaria del período que se informa se archiva en carpetas de acuerdo con la nomenclatura de casos, y los documentos de períodos anteriores se cosen y archivan. La organización debe proporcionar condiciones seguras almacenamiento de documentos contables y su protección contra cambios.
Como regla general, la verificación se lleva a cabo en las transacciones contables realizadas desde la última transferencia de casos. Entonces, si el contador que renuncia ha trabajado en la organización por más de cinco años, entonces el período de verificación puede abarcar cinco años anteriores al año del informe, ya que este es el período establecido para almacenar la mayoría de los documentos y registros contables primarios. Si el contador que se jubila ha trabajado en la organización solo por un año, entonces el período de auditoría puede cubrir exactamente este período. En este caso, los actos anteriores de aceptación y traslado de casos deberán trasladarse al nuevo contador. Se recomienda verificar si se han realizado asientos correctivos por las infracciones establecidas y registradas en el acta de aceptación y traslado de casos del contador anterior. De lo contrario, se deben incluir los comentarios apropiados en el acto de aceptación y transferencia de casos.
A discreción del titular de la organización, se podrá establecer un período diferente para verificar el estado de la contabilidad. Al mismo tiempo, se podrán tener en cuenta las últimas comprobaciones realizadas por las autoridades reguladoras, o auditores independientes, o el servicio de control interno (auditoría, auditoria).
Al momento de la transferencia de casos, se deben completar todos los procesos contables del período anterior, se deben formar los registros contables, imprimir los registros y archivar los documentos primarios. Sin embargo, es posible que a la fecha de la transferencia de casos no todos Documentos requeridos. Por ejemplo, la acumulación de primas de seguros en la contabilidad se realiza de acuerdo con los informes operativos, pero al mismo tiempo, no hay contratos de seguros originales, actos de trabajo realizados firmados, etc. En este caso, los comentarios pertinentes deben incluirse en el acto de aceptación y transferencia de casos (en el texto del propio acto o en forma de anexo al mismo). Además, todas las violaciones, inexactitudes y discrepancias entre las cuentas y los documentos primarios identificados durante la auditoría deben incluirse en el acta. Si la formación de datos no confiables está asociada con una indicación directa del jefe de dicho procedimiento contable, se debe adjuntar una orden escrita del jefe al acto de aceptación (no aceptación) de los datos contenidos en la contabilidad primaria. documentos, o en el reflejo (no reflejo) de los objetos contables. En este caso, el administrador es responsable de la información creada (cláusula 8, artículo 7 ley Federal de fecha 6 de diciembre de 2011 N° 402-FZ “Sobre Contabilidad”). Además, el acto debe indicar la ausencia de documentos contables primarios y otros documentos de respaldo.

El acto de aceptación y transferencia de casos.
El asegurador desarrolla la forma del acto de forma independiente. Debe incluir la mayor cantidad de información posible recopilada y procesada durante la transferencia de casos.
El acto de aceptación y traslado de casos debe incluir:
- detalles generales (fecha de transferencia de casos; período durante el cual se llevó a cabo la transferencia de casos; fecha y número de la orden en base a la cual se lleva a cabo la transferencia de casos; firmas de las personas que aceptan y transfieren casos, así como miembros y el presidente de la comisión);
- características de la contabilidad.
Las características de la contabilidad pueden incluir los siguientes apartados:
1. características generales contabilidad (el estado de los registros de contabilidad sintética y analítica, la presencia de discrepancias en ellos, la fecha en que se llena el Libro mayor).
2. El estado de la caja registradora y la contabilidad de caja (la presencia de un cajero y un acuerdo de responsabilidad individual total, la presencia de una caja registradora y documentos para ella y su mantenimiento, la presencia de cintas de control y un diario de cajero-operador) , los resultados de un inventario de efectivo, formularios de informes estrictos y talonarios de cheques, cuentas bancarias abiertas y la correspondencia de sus saldos con los últimos extractos bancarios, la disponibilidad de notificaciones de las autoridades fiscales sobre la apertura de cuentas bancarias).
3. El estado de la contabilidad de las liquidaciones (presencia de morosidad e incobrables, saldos de valores contables, disponibilidad de actos de conciliación de liquidaciones mutuas, resultados de inventarios, disponibilidad de actos de conciliación con las autoridades fiscales).
4. El estado de la contabilidad de activos fijos y materiales (resultados de inventario).
5. Estado de registro de formularios de pólizas de seguros (resultados de inventario de formularios de pólizas, disponibilidad de documentos).
6. Almacenamiento de documentos (garantizar el almacenamiento adecuado de documentos y formularios de pólizas, la presencia de inventarios de casos, la exactitud de la incautación y destrucción de documentos, la presencia de formularios robados y los inventarios faltantes).
7. Saldos de cuenta (presencia de un balance firmado por el contador renunciante y el titular).
8. Inventario de documentos transferidos (número de casos transferidos con indicación de su nomenclatura).
9. Otros (número de llaves transferidas de la caja fuerte y llaves electrónicas del programa Cliente-Banco, timbres y estampillas, poderes, libros de trabajo).
Se adjunta al acta un inventario de casos, actas de inventario e inventario, actas de aceptación y transferencia de fondos, formularios de estricta rendición de cuentas, talonarios de cheques, sellos y timbres, llaves, balances (generales y sobre cuentas 50, 51, 52 , 71, 73 ), copias de extractos bancarios, copia de la Hoja de Inserción del Libro de Caja, copias de conciliaciones de liquidaciones con las autoridades fiscales, notas explicativas funcionarios y etc.
La cantidad de información incluida en el acto podrá especificarse, reducirse o complementarse según condiciones específicas. El acto de aceptación y transferencia de casos se redacta en tres copias: la primera, para la parte que transfiere, la segunda, para la parte receptora, la tercera, para la organización matriz.
Si las partes no están de acuerdo con los resultados resumidos en el acto, pueden formular reservas motivadas al mismo. La negativa del contador renunciante a firmar el acta y dar explicaciones durante la transferencia de casos se registra en el acta de transferencia y aceptación.
Una vez completada la transferencia de casos, se emiten nuevas tarjetas bancarias en todos los bancos donde se abren cuentas. El contador que renuncia está principalmente interesado en esto para evitar la posibilidad de falsificar su firma en documentos financieros. Tenga en cuenta que el diseño de nuevos tarjetas bancarias puede ocurrir antes, por ejemplo, después del inventario de la caja.
También es necesario eliminar los poderes otorgados al contador y hacer cambios en todos los documentos donde se nombre al contador que renuncia como la persona responsable o miembro de la comisión.

recomendaciones
Todas las partes involucradas en la transferencia de casos están interesadas en la transferencia, tanto la organización como el contador que renuncia y el contador recién nombrado. La inscripción del acto de aceptación y traslado de los casos permitirá distinguir las responsabilidades de los receptores y los transmitentes.
Dado que durante la transferencia de casos, por regla general, el contador anterior aún no ha renunciado y el nuevo contador ya ha sido contratado, sus poderes deben estar claramente divididos y documentados para periodo de transicion. El proceso de referencia lo determina la organización, pero puede estar sujeto a cambios por parte de las partes involucradas.

AUTOMÓVIL CLUB BRITÁNICO. Kvarandzia, redactor jefe de la revista "Fiscalidad, contabilidad y presentación de informes en una compañía de seguros"

La composición de la comisión de inventario puede incluir a cualquier empleado de la organización. La comisión consta de al menos tres personas: personal contable, técnico y otros especialistas. cláusula 2.3.

El presidente, por regla general, es designado por el subdirector de la organización o el jefe de contabilidad.

La composición de la comisión y su presidente son aprobados por el jefe de la organización en el inventario. También puede designar una comisión de inventario permanente, para ello emitir un pedido en cualquier forma.

Ejemplo. Orden sobre la creación de una comisión de inventario

OOO "Alfa"
PEDIDO
sobre el establecimiento de una comisión de inventario

Para realizar inventarios programados y no programados, crear una comisión de inventario permanente a partir del 16/01/2020 compuesta por:

presidente de la comisión - contador jefe Nikanorova E.A. miembros de la comisión: - gerente Potapov A.S. - contador Petrova E.P. - abogado Karamzin K.N.

CEO Ivanov Ivanov II

Familiarizado con la orden:

Jefe de Contabilidad Nikanorova Nikanorova E.A.

15.01.2020

Gerente Potapov Potapov A.S.

15.01.2020

Contador Petrova Petrova E.P.

15.01.2020

Abogado Karamzin Karamzin K.N.

15.01.2020

Durante el inventario, los miembros de la comisión recalculan la propiedad y determinan su condición cualitativa. Los datos obtenidos se ingresan en las listas de inventario. cláusula 2.7 de las Directrices para el inventario.

Las personas económicamente responsables están obligadas a estar presentes en el inventario de los bienes que se les confían, pero no están incluidos en la comisión de inventario.

Sírvanse aclarar el procedimiento para transferir casos al despedir a un cajero. En nuestra organización presupuestaria, el cajero cesa el 15 de junio por voluntad propia. El nuevo cajero comenzará a ejercer sus funciones recién el 16 de junio. ¿Cómo hacer correctamente un inventario de la caja y transferir cajas de un cajero a otro en esta situación?

Responder

En primer lugar, señalar que en la actualidad no existe una normativa especial documento legal, que regularía el traspaso de cajas de un cajero (empleado en ejercicio de sus funciones) a otro. A este respecto, las normas pertinentes, incluidas las normas documentación casos de transferencia, las organizaciones deben desarrollarse de forma independiente, guiadas por requerimientos generales actos jurídicos normativos que regulan el procedimiento para llevar a cabo la contabilidad en el territorio de la Federación Rusa.

Es recomendable consolidar el procedimiento desarrollado por acto local, por ejemplo, podría ser "Instrucción sobre el procedimiento de transferencia de casos al cambiar de cajero". Como guía, puede utilizar la Instrucción sobre el procedimiento para aceptar y entregar casos por parte de contadores jefes (contadores senior como contadores jefes), departamentos de contabilidad centralizados (departamentos de contabilidad), instituciones, empresas y organizaciones del Ministerio de Salud de la URSS, aprobado por el Ministerio de Salud de la URSS el 28 de mayo de 1979 N 25-12 / 38. Por ejemplo, una organización puede disponer que la recepción y entrega de cajas por parte del cajero se lleve a cabo sobre la base de la orden pertinente del jefe (que indica el plazo para la aceptación y entrega de cajas) y se redacta mediante un acto de verificar la caja (el formulario es arbitrario, pero es recomendable redactarlo teniendo en cuenta los requisitos para los detalles del documento contable principal y el procedimiento para su preparación, previstos por la Ley Federal del 6 de diciembre de 2011 N 402-FZ "Sobre Contabilidad" (en adelante - Ley N 402-FZ)).

Al compilar sus propios documentos, también recomendamos utilizar las reglas para el procesamiento de documentos que figuran en los "Sistemas de documentación unificados". sistema unificado documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación.

Una vez más, el procedimiento propuesto es un ejemplo de formalizar la transferencia de casos, la organización no está en absoluto obligada a seguirlo, además, incluso si la transferencia de casos no está formalizada por ningún documento, no habrá violaciones de la Ley.

También se debe tener en cuenta que un empleado que realiza la función laboral de un cajero es una persona financieramente responsable con la que se puede celebrar un acuerdo de responsabilidad total (Código Laboral de la Federación Rusa y la Lista de puestos y trabajos reemplazados o realizados por empleados con a quien el empleador puede celebrar acuerdos escritos sobre responsabilidad individual total por la escasez de bienes confiados, aprobado por el Decreto del Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa del 31 de diciembre de 2002 N 85). Al respecto, consideramos necesario señalar lo siguiente.

El apartado 27 del Reglamento sobre contabilidad e información financiera en Federación Rusa(aprobado por el Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia el 29 de julio de 1998 N 34n) establece la necesidad de un inventario al cambiar las personas financieramente responsables.

Por lo tanto, aunque el párrafo 3.39 de las Directrices para el inventario de bienes y obligaciones financieras(aprobado por el Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia el 13 de junio de 1995 N 49, en adelante - Pautas) en relación con el procedimiento para realizar un inventario de la caja, se refiere al procedimiento para realizar transacciones en efectivo que se ha vuelto inválida, creemos que al cambiar el cajero, todavía es necesario realizar un inventario de la caja. En este sentido, consideramos necesario guiarse por el apartado 2 “Reglas generales para la realización de un inventario” de las Directrices.

Recuerde que para realizar un inventario en la organización, se crea una comisión de inventario permanente, que incluye representantes de la administración de la organización, empleados servicio de Contabilidad, representantes del servicio de auditoría interna de la organización, otros especialistas (ingenieros, economistas, técnicos, etc.) (cláusula 2.2 y cláusula 2.3 de las Directrices). composición personal las comisiones de inventario permanente y de trabajo son aprobadas por el jefe de la organización por orden redactada en el formulario N INV-22 (aprobado por el Comité Estatal de Estadísticas de la Federación de Rusia el 18 de agosto de 1998 N 88), o en cualquier formulario que indique detalles requeridos contenidos en la Ley N 402-FZ.

Además de la composición de la comisión, la orden también indica:

El motivo del inventario. este caso- cambio de cajero);

Bienes sujetos a auditoría (en este caso, efectivo; notamos que, de acuerdo con la cláusula 1.2 de las Directrices, efectivo se refiere a bienes);

Fecha de inicio y finalización del inventario.

El pedido se registra en el diario de contabilidad y control sobre la ejecución de pedidos de inventario.

Con base en la cláusula 2.4 de las Directrices, antes del inicio de la auditoría, la comisión de inventario debe recibir los últimos recibos y documentos de gastos o informes sobre el movimiento de activos materiales y efectivo en el momento del inventario. El presidente de la comisión de inventario aprueba todos los documentos entrantes y salientes adjuntos a los registros (informes), indicando "antes del inventario el "..." (fecha)", que debe servir como base para que el departamento de contabilidad determine el saldo. de propiedad por el inicio del inventario según las credenciales. El responsable financiero (cajero) entrega un recibo de que al inicio del inventario, todos los consumibles y documentos de recibo la propiedad se entregó al departamento de contabilidad o se transfirió a la comisión, y se capitalizaron todos los valores que quedaron bajo su responsabilidad, y los que se retiraron se dieron de baja como gastos.

La verificación de la presencia real de bienes en la caja registradora se lleva a cabo cuando participación obligatoria cajero entregando cajas (cláusula 2.8 de las Directrices).

Durante el inventario se verifican todos los documentos relacionados con las actividades del empleado como cajero: libro de caja, informes de caja, órdenes de crédito y débito, etc., así como la disponibilidad real de efectivo en caja al momento del libro de caja de cheques) .

De acuerdo con la cláusula 2.5 de las Directrices, la información sobre la disponibilidad real de la propiedad (incluidos los fondos) se registra en registros de inventario o informes de inventario (en este caso, son desarrollados por la organización de forma independiente, indicando los detalles contenidos en la Ley N 402-FZ ).

Los resultados del inventario se reflejan en el acto de inventario de efectivo (en el formulario N INV-15, aprobado por el Comité Estatal de Estadísticas de Rusia con fecha 18.08.1998 N 88, o formulario desarrollado de forma independiente, que indica los detalles de la Ley N 402-FZ). También se compila un registro de los resultados identificados por el inventario (según el formulario N INV-26, aprobado por el Comité Estatal de Estadísticas de Rusia con fecha 27 de marzo de 2000 N 26, o un formulario de desarrollo propio que indica los detalles de la Ley N 402-FZ).

Al identificar excedentes o faltantes, debe obtener del cajero explicaciones escritas sobre sus causas. Si el cajero se niega a dar los comentarios apropiados, se recomienda redactar un acto sobre la negativa del empleado a dar explicaciones. El cajero debe estar familiarizado con el acto contra la firma. Si el empleado se niega a firmar el acta, también se debe hacer constar este hecho.

Tenga en cuenta que, en el sentido de la cláusula 2.10 de las Directrices, tanto las personas financieramente responsables deben participar en el inventario cuando cambien las personas financieramente responsables: como un empleado que entrega valores materiales y el trabajador que los recibe. En este sentido, creemos que si al momento del inicio del inventario con un nuevo cajero aún no se ha celebrado un contrato de trabajo, el cómputo de los valores en la caja registradora, que finaliza con la firma del acta de inventario por el empleado que se va, puede llevarse a cabo sin la participación de una nueva persona económicamente responsable. En este caso, el acta de inventario puede ser firmada por un nuevo cajero cuando acepta valores de la comisión de inventario después del registro. relaciones laborales con un nuevo empleado, dado que la cláusula 2.12 de las Directrices permite realizar un inventario de la propiedad en pocos días.

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Muchos: el cajero puede aceptar el pago completo de las compras, pero no todos los artículos se reflejan en el recibo y la diferencia se la lleva él mismo. O para realizar una devolución ficticia de bienes del comprador y también asignarte esta cantidad a ti mismo. Si el empleador tiene razones serias para dudar de la integridad del cajero, puede iniciar el despido por pérdida de confianza.

Sobre el desabastecimiento identificado redactar un memorándum o acta

La situación más en la que un empleador inicia un procedimiento de despido por pérdida de confianza es una constante escasez de efectivo disponible.

Para empezar, el hecho de faltante debe constar en un acta que es redactada por varios empleados, o un memorando dirigido a la persona inmediata oa la empresa. Estos documentos se pueden preparar tanto en forma manuscrita como impresa. En este caso, se debe seguir GOST R 6.30-2003. Aunque este documento no es una norma acto legal, puede usarlo para crear documentos coherentes en toda su organización.

Es conveniente fijar en el acta o memorial lo siguiente:

a) apellido, nombre, patronímico del empleado que redactó el documento, su cargo;

b) las circunstancias en las que se reveló la escasez de dinero, por ejemplo, enumere las personas presentes cuando se detectó la escasez, describa el estado de la habitación en la que se encuentra la caja (si la alarma está encendida, las ventanas están cerrada o abierta, etc.);

c) la fecha y hora en que se redactó el documento. Es importante recordar que en cuanto este documento llega al jefe inmediato, comienza la cuenta regresiva del período mensual, durante el cual el empleado puede ser despedido. Esto está previsto por la Parte 3 del art. 193 del Código Laboral de la Federación Rusa y sub. "b" párrafo 34 de la resolución del Pleno de las Fuerzas Armadas de RF de fecha 17 de marzo de 2004 No. 2.

Así, el acto o memorando reflejará el hecho de escasez de dinero, y también servirá de base para iniciar una investigación interna.

La cantidad de daños se determina durante el inventario.

Sobre la base de un acto o un memorando, el empleador debe realizar una auditoría (parte 1 del artículo 247 del Código Laboral de la Federación Rusa). Es mejor no retrasarlo porque, como se señaló anteriormente, el empleador tiene 1 mes a partir de la fecha del descubrimiento de la violación para despedir al empleado por pérdida de confianza (parte 3 del artículo 193 del Código Laboral de Rusia). Federación). Además, llevará tiempo recibir explicaciones y redactar documentos de personal.

El tamaño de la escasez está determinado por el inventario de propiedad. Es obligatorio en caso de robo y abuso (párrafo 5, cláusula 27 del Reglamento de Contabilidad en la Federación Rusa, aprobado por orden del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa del 29 de julio de 1998 No. 34n).

El procedimiento de inventario está consagrado en las Directrices para el inventario de bienes y pasivos, aprobadas por orden del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa del 13 de junio de 1995 No. 49 (en adelante, las Directrices para el inventario).

Las principales etapas del inventario son las siguientes.

formación de la comisión. El empleador emite una orden para realizar un inventario y aprueba la composición de la comisión, que puede incluir, por ejemplo, un contador, un empleado del departamento de auditoría. El orden es mejor en el formulario No. INV-22 (aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa del 18 de agosto de 1998 No. 88).

Haciendo inventario. La comisión nombrada por el patrón realiza un inventario. Al mismo tiempo, es necesario controlar que en ella participen todos sus miembros y el trabajador material, en cuya administración se encuentra el inmueble inspeccionado. En la práctica, los empleados pueden ausentarse por enfermedad, vacaciones o viaje de negocios. En este caso, es mejor posponer la prueba para otro día. De lo contrario, existe una alta probabilidad de que los resultados del inventario sean invalidados.

Registro de resultados de inventario. Una vez realizada la verificación, los miembros de la comisión elaboran los resultados del inventario. Por ejemplo, si ha pasado el control de la presencia real de dinero en la caja registradora, se redacta un acto en el formulario No. INV-15 (aprobado por la resolución del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación de Rusia con fecha 18.08.2020). 1998 núm. 88). En el caso de comprobar otros bienes, los resultados del inventario se formarán de forma distinta. documento unificado. Por regla general el acto se redacta en dos ejemplares.

Así, el inventario permitirá al empleador la magnitud del faltante y, en consecuencia, el monto a recuperar del trabajador si se prueba su culpabilidad.

Examinar documentos y hechos.

Es imposible despedir inmediatamente a un empleado por falta de dinero en la caja registradora. Después del inventario, debe continuar con la verificación para determinar otras circunstancias de la pérdida de fondos y establecer la culpabilidad del empleado en el robo. Al efecto, se crea una comisión que determinará, en particular, lo siguiente:

• la fecha del robo;
• un empleado cuyas obligaciones laborales incluyen trabajar con dinero en efectivo en un lugar de trabajo en particular;
• la presencia en el contrato de trabajo del empleado y (o) su descripción del trabajo funciones para el servicio de valores monetarios;
• la coincidencia del día de la pérdida del dinero con la jornada laboral del trabajador en base a la hoja de horas o sistema de acceso automático;
• disponibilidad de acceso a la caja de otras personas;
• cumplimiento por parte del empleador de las condiciones que impiden la violación de las reglas para trabajar con la caja registradora. Por ejemplo, la presencia de una alarma en la habitación y lugares adecuados para guardar dinero;
• conocimiento del empleado contra la firma con documentos internos que regulan el trabajo con el cajero;
• presencia/ausencia de responsabilidad individual plena;
• evidencia que indique que el robo fue cometido por un empleado específico, por ejemplo, filmación de video.

Después de la investigación, la comisión redacta un documento final, por ejemplo, un protocolo. Es importante no olvidar adjuntar materiales de inventario.

El protocolo debe incluir, en particular:

a) evidencia de la culpabilidad del empleado en el robo, por ejemplo, imágenes de video;

b) una cláusula específica del contrato de trabajo, descripción del trabajo, que el empleado violó;

c) información de que el puesto del empleado o el trabajo realizado por él está previsto en la Lista aprobada por el Decreto del Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa del 31 de diciembre de 2002 No. 85;

d) una indicación de la sección, cláusula del contrato de trabajo, descripción del trabajo y otros documentos que describan las funciones que confirmarían que las funciones del empleado incluían trabajar con valores monetarios. Por supuesto, el empleado debe familiarizarse con todos estos documentos por escrito.

La combinación de estos hechos permitirá al empleador despedir al empleado por la pérdida de confianza.

En el protocolo, en forma de conclusión, se aconseja proponer al responsable de la empresa la rescisión del contrato de trabajo con el trabajador.

Si el empleado desea familiarizarse con los materiales de la auditoría, deberá proporcionarlos (parte 3 del artículo 247 del Código Laboral de la Federación Rusa). Lo más probable es que te pida que hagas copias de ellos. No hay necesidad de impedir que el empleado haga esto, porque, en virtud del art. 62 del Código Laboral de la Federación Rusa, tiene derecho a solicitar copias de documentos relacionados con el trabajo.

El empleado está obligado a explicar

Si las conclusiones de la comisión demuestran de manera convincente que el cajero no solo cometió acciones que dan derecho a perder la confianza en él, sino que también causó daños, entonces el empleador tiene derecho a decidir sobre el despido.

Para despedir a un empleado en virtud del párrafo 7 de la Parte 1 del art. 81 del Código Laboral de la Federación Rusa, es necesario realizar una serie de medidas obligatorias relacionadas con el cumplimiento del procedimiento para aplicar sanciones disciplinarias (cláusula 47 de la Resolución del Pleno de las Fuerzas Armadas de RF del 17 de marzo de 2004 No . 2).

Solicitud de nota explicativa. La demanda de una explicación es necesaria en virtud de la Parte 1 del art. 193 y el apartado 2 del art. 247 del Código Laboral de la Federación Rusa. Ambas normas prevén una solicitud de explicación al trabajador para aclarar las causas del incidente: en el primer caso, por regla general, y en el segundo - para determinar las circunstancias del daño.

Sin embargo, esto no significa que el empleado necesite obtener dos explicaciones. Ambas normas (tanto el artículo 193 como el artículo 247 del Código Laboral de la Federación Rusa) en realidad se repiten entre sí. Su objetivo es garantizar que el empleado pueda explicar la situación, presentar argumentos y pruebas de inocencia.

Por lo tanto, una solicitud es suficiente y es conveniente emitirla por escrito.

En primer lugar, le permitirá formular claramente reclamaciones contra el empleado. Más tarde, no podrá quejarse del hecho de que no entendió sobre qué hecho debería explicarse. En segundo lugar, con la ayuda de este documento, será fácil para el empleador, si es necesario, probar el cumplimiento de la obligación previa solicitud de explicación.

A menudo, se hacen dos copias de la solicitud, una de las cuales se entrega al empleado, y él firma en la copia del empleador para confirmar el hecho de su recepción.

Existe la posibilidad de que el empleado se niegue a recibir la solicitud oa firmarla. En este caso, es mejor redactar un acta y fijar la fecha de la solicitud de explicación.

A menudo, los empleados interfieren con las acciones de los empleadores debido al despido por conflicto. Por ejemplo, uno de los trucos más populares de los empleados es enfermarse durante un período desagradable para ellos. Pero esto no impide que el empleador tome las medidas necesarias. Después de todo, se puede enviar una solicitud de explicación por carta con acuse de recibo, y el talón de notificación confirmará que el empleador ha cumplido con los requisitos de la ley, es decir, ha solicitado una explicación.

Obtener una explicación. El empleado tiene 2 días hábiles para proporcionar una explicación sobre el hecho de la violación (parte 1 del artículo 193 del Código Laboral de la Federación Rusa).

Tenga en cuenta que si la organización realizó un inventario, entonces el empleado ya podría proporcionar una explicación del hecho de la violación. En los formularios No. INV-15 y No. INV-16, aprobados por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de la Federación Rusa del 18.08.1998 No. 88, se proporcionan columnas especiales para esto. Tal explicación es suficiente y no es necesario exigirla al empleado por segunda vez.

Si el empleado considera necesario explicar más el incidente y escribir una nueva nota explicativa, entonces debe aceptarla. Es posible que después del inventario, una verificación adicional haya revelado nuevos hechos que le gustaría aclarar.

Después de recibir la nota explicativa, lea atentamente su contenido. Debe indicar la esencia del delito y describir las condiciones para su comisión. En virtud del h.5 artículo. 192 del Código Laboral de la Federación Rusa en el futuro, esta información deberá tenerse en cuenta al tomar la decisión de despedir a un cajero. El empleador deberá tener en cuenta la gravedad de la falta y las condiciones en que se cometió.

Si el empleado se niega a explicar, entonces debe redactar un acto. Puede emitirse después de 2 días hábiles después de la solicitud de una explicación sobre el hecho de la violación (parte 1 del artículo 193 del Código Laboral de la Federación Rusa). No tienes que esperar más. A pesar de la falta de explicaciones, el empleador sobre la base de la Parte 2 del art. 193 del Código Laboral de la Federación Rusa tiene derecho a pasar al siguiente paso: emitir una orden para despedir al cajero.

Emitiendo una orden de despido

Para formalizar el despido del cajero, debe emitir una orden (parte 1 del artículo 84.1 del Código Laboral de la Federación Rusa). Anteriormente, sobre la base de la parte 6 del art. 193 del Código Laboral de la Federación Rusa emitido orden adicional- sobre la aplicación acción disciplinaria. Ahora no necesitas hacer esto.

En primer lugar, la aplicación de la sanción está acreditada por la orden de sobreseimiento y, por tanto, es suficiente (carta de Rostrud de fecha 01/06/2011 núm. 1493-6-1). En segundo lugar, el uso de dos órdenes en caso de disputa puede inducir a error al tribunal, que puede decidir que el empleado fue sancionado dos veces. Entonces, en un caso, la presencia de dos órdenes se convirtió en una de las razones por las cuales el tribunal decidió que el empleado fue despedido con violaciones ( sentencia de apelación Fuerzas Armadas RF de fecha 9 de noviembre de 2012 No. 60-APG12-7).

Para redactar una orden de rescisión de un contrato de trabajo, es mejor utilizar el formulario No. T-8 (aprobado por la resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia con fecha 05.01.2004 No. 1). Es importante recordar que debe publicarse a más tardar un mes a partir del día en que se descubrió la mala conducta (parte 3 del artículo 193 del Código Laboral de la Federación Rusa). Sin embargo, las vacaciones de un empleado o su enfermedad aumentan este período por el período de ausencia del culpable.

En la orden, es importante reflejar de la manera más completa y precisa posible los documentos que sirvieron de base a la decisión de sobreseimiento: actas, nota explicativa, protocolos de investigación y otros documentos. Para ello se pretende la línea “base (documento, número, fecha)”.

En el pedido, debe obtener la firma del empleado (parte 2 del artículo 84.1 del Código Laboral de la Federación Rusa). Si esto falla, basta con escribir en la orden: "El empleado se negó a familiarizarse con la orden contra la firma" o "Es imposible llamar la atención del empleado". Además, el empleado que hizo esta entrada pone la fecha y firma. A veces, en caso de negarse a familiarizarse con la orden, los empleadores redactan un acta. Describe la situación y registra los nombres, apellidos, cargos de quienes estaban presentes al mismo tiempo. La redacción de dicho documento no será una violación de la ley, ya que no existe una prohibición. Después de redactar el acta, sus detalles (fecha y número) se indican en la orden, que el empleado despedido se negó a firmar.

Se realiza una entrada sobre el despido "en virtud del artículo" en el libro de trabajo.

El procedimiento para dar de baja a un cajero se completa con la cumplimentación de dos documentos: un empleado y su tarjeta personal.

En una tarjeta personal de un empleado, debe obtener una firma en la sección. XI en la cuarta página del formulario No. T-2, y luego transferir el formulario al archivo por 75 años. Dicho período está previsto en la Lista de gestión típica documentos de archivo generado en el curso de la actividad agencias gubernamentales, cuerpos Gobierno local y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 25 de agosto de 2010 No. 558).

Se realiza una entrada en el libro de trabajo: Contrato laboral rescindido en relación con la comisión de acciones culposas por parte de un empleado al servicio directo de los valores monetarios, dando lugar a una pérdida de confianza en él por parte del empleador, el párrafo 7 de la primera parte del artículo 81 Código de Trabajo Federación Rusa. Después de eso, el empleado responsable de trabajar con los libros de trabajo firma y sella al empleador. Tenga en cuenta que la impresión del departamento de personal en este caso no funcionará.

Es importante no olvidar registrar la transferencia al empleado en el libro de contabilidad para el movimiento de libros de trabajo e inserciones en ellos. libro de trabajo. Tal regla está establecida por el par. 3, cláusula 41 de las Reglas para mantener y almacenar libros de trabajo, preparar formularios de libros de trabajo y proporcionarlos a los empleadores (aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 16 de abril de 2003 No. 225).

Dado que un expediente de despido por pérdida de confianza desacreditará al empleado ante los ojos del futuro empleador, es muy probable que el empleado no se presente a recibir un libro de trabajo. En este caso, debe enviarle una carta el mismo día (el último día de trabajo) sobre la necesidad de presentarse para un libro o aceptar enviarlo por correo (parte 6 del artículo 84.1 del Código Laboral de Rusia). Federación). Es mejor enviar dicha carta por correo certificado con una descripción del archivo adjunto. Así, en caso de reclamaciones de los inspectores o del propio trabajador, el empleador podrá comprobar que ha cumplido con los requisitos de la ley. Luego del envío de la carta, el empleador no será responsable por la demora en la expedición del libro de trabajo.

A.Petrov,
asesor legal Departamento legal Grupo minorista inventivo