Trabajo de oficina de diario electrónico. ¿Qué es el trabajo de oficina y la gestión documental? Crear un documento uno-dos-tres

Kuznetsova T.V., editora en jefe de la revista "Deloproizvodstvo", profesora de honor de la Universidad Estatal Rusa de Humanidades.

¡Queridos lectores!

Hace exactamente diez años, en la segunda mitad de 1997, salió el primer número de la revista Deloproizvodstvo.

Inicialmente, hasta 2002, la revista se publicaba con periodicidad semestral, desde 2002 se publica trimestralmente. En tan solo 10 años se publicaron 31 números de la revista (usted tiene en sus manos el número 32), donde se publicaron 565 artículos.

Al preparar el primer número de la revista hace diez años, los editores se dirigieron a los lectores: "Ustedes tienen en sus manos el primer número de la revista Deloproizvodstvo. Piensen en el nombre de la revista. resuelvan el problema, ya que en el proceso de resolución cualquier asunto, documentos han surgido y están surgiendo hoy para fijar el acuerdo alcanzado, decisión, una solicitud, debido a que la palabra hablada es de corta duración, puede olvidarse, distorsionarse o malinterpretarse durante la transmisión. Un documento se crea principalmente para consolidar información, para transmitirla en tiempo ya distancia, para darle fuerza legal.

Pero al fin y al cabo, no sólo hay que crear un documento, sino que hay que poder trabajar con él: transferir o recibir, registrar, organizar la solución del problema planteado en el documento (resoluciones de gestión), controlar el plazo, guardar el documento, emitir un certificado sobre él, transferirlo al archivo para su posterior almacenamiento o, si el documento contiene información única sin valor adicional, destruirlo. Este trabajo requiere un conocimiento especial, especialmente hoy en día, dado crecimiento rápido volúmenes de información e implementación para su procesamiento tecnologia computacional.

La gran mayoría de los documentos surgen en el ámbito de la gestión. Hoy, la norma define el concepto de "trabajo de oficina" como una rama de actividad que proporciona documentación y organización del trabajo con documentos oficiales. Un sinónimo de este concepto es "soporte de documentación de gestión". Su aparición está asociada con la formación de terminología en el campo de los sistemas de control automatizados. sistemas automatizados de gestión, con sus soportes organizativos, informáticos, de información y de otro tipo. Los profesionales de oficina utilizaron este modelo para crear un término consonante en su campo: "documentación". Por lo tanto, en varios artículos de la revista, los términos "trabajo administrativo" y el término "soporte de documentación de gestión" se encuentran como equivalentes.

Al crear la revista, los editores pretendieron cubrir todos los aspectos de la actividad relacionada con el trabajo de oficina.<1>:

<1>Trabajo de oficina. 1997. Nº 1.

• regulación legislativa y reglamentaria del trabajo de oficina;
• unificación de documentos;
• requisitos generales para la creación y ejecución de documentos;
• requisitos para ciertos tipos documentos;
• sistemas de documentación que reflejan ciertas áreas de actividad (por ejemplo, documentos contables, contabilidad primaria, personal, etc.);
• documentación de tareas de gestión individuales (por ejemplo, la organización de un JSC o LLC, etc.);
• organización de servicios de trabajo de oficina (departamento general, oficina, secretaría, etc.);
• deberes oficiales oficinistas, regulación de su trabajo;
• organización de la circulación de documentos;
• todas las etapas del trabajo con documentos: recepción, procesamiento primario, registro, control de ejecución, trabajo de referencia, enviando;
• organización del almacenamiento actual de documentos;
• elaboración de nomenclaturas de casos;
• problemas de examen del valor de los documentos;
• almacenamiento de archivos;
• equipos de oficina de última generación.

Por separado, se destacó el título "Informatización del trabajo de oficina".

Hoy, resumiendo los últimos años, podemos decir que todos los aspectos señalados han encontrado y están siendo abordados en las páginas de la revista. Además, el título separado sobre automatización de oficinas, mencionado en el primer número de la revista de 1997, de año en año, teniendo en cuenta el ritmo cada vez mayor de la introducción de la tecnología informática, ocupa un lugar cada vez mayor en las páginas de la revista. .

La revista fue diseñada para los servicios de trabajo de oficina (gestión de casos, departamentos generales, oficinas, secretarías) de los organismos estatales nivel federal, sujetos de la Federación, nivel municipal, estatal, público, cooperativas y comerciales, instituciones, empresas, organizaciones, firmas.

También se dirige a todos los oficinistas y cualquier profesional que elabore, elabore o trabaje con documentos.

Según numerosas revisiones, la revista es útil para los empleados de empresas comerciales que, por regla general, no tienen capacitación en el campo de la gestión y la cultura del trabajo con documentos.

La revista resultó ser especialmente popular en los especiales de secundaria y superior. Instituciones educacionales, formación de especialistas en soporte documental de la gestión. Se destacó y mantuvo sistemáticamente el título "Capacitación", cuyos artículos hablan sobre la profesión de especialista en documentos.<2>, oh normas estatales más alto educación vocacional para trabajos de oficina (en los últimos años hubo dos, y ahora se está preparando el estándar de tercera generación)<3>, resaltar los métodos de enseñanza<4>.

<2>Isachenkova A.I., Escorpio O.L. Especialista en documentación como especialista y personalidad (basado en investigaciones sociológicas) // Trámites. 2004. N 1. S. 60 - 63; Kuznetsova TV Especialidad “Documentación y soporte documental de la gestión” (introducción a la especialidad) // Trámites. 2002. N 1. S. 16 - 19; Kuznetsova TV La historia de la profesión de especialista en documentos en los siglos XIX y XX. // Trabajo de oficina. 2003. N 1. S. 74 - 77; Kuznetsova TV La historia de la profesión de especialista en documentos en la Unión Soviética y post periodo soviético// Trabajo de oficina. 2003. N 2. S. 59 - 66; Pashchenko V.G., Fionova L.R. Especialistas en documentación. ¿Quiénes son? ¿Cuáles deberían ser? // Trabajo de oficina. 2003. N 4. S. 77 - 78; Fionova L.R., Pashchenko V.G. El papel y el lugar de los especialistas en documentos en los órganos de gestión de una ciudad periférica // Trámites. 2003. N 1. S. 78 - 80; Kuznetsova TV Capacitación y capacitación avanzada de empleados de instituciones educativas preescolares para etapa actual// Trabajo de oficina. 2005. N 2. S. 65 - 68 y otros.
<3>Kuznetsova TV Nivel superior de educación profesional para profesionales de negocios. 1997. Nº 2(1). págs. 20 - 25; Kuznetsova TV Nuevo estándar educativo en la especialidad. 2000. N 1. S. 17 - 19 y otros.
<4>Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Organización y métodos de realización de la práctica educativa en el curso "Documentación". 2002. N 1. S. 52 - 54; Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Características de la enseñanza de las disciplinas del ciclo de documentación a los estudiantes del departamento de correspondencia. 2002. N 1. S. 104; Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Organización y tenencia práctica industrial en el curso "Organización y tecnología de soporte documental de la gestión". 2002. N 2. S. 49 - 51; Konkova A.Yu. Problemas de organización y conducta. ejercicios practicos en las disciplinas de la documentación. 2002. N 1. S. 105; Kuznetsova TV Tesis debe convertirse en un proyecto organizativo personalizado. 2006. N 2. S. 16 - 19; Minaev V. V. Materiales metódicos sobre el ciclo de las disciplinas de gestión documental. 2003. N 1. S. 84 - 86; Solyankina L.N. Juegos de rol educativos en el curso "Diseño organizacional de instituciones educativas preescolares". 2002. N 3. S. 82 - 88; Fionova L.R., Bakanova N.B. Desarrollo de un manual electrónico para la disciplina "Organización y tecnología de soporte documental para la gestión". 2003. N 3. S. 65 - 69 y otros.

Tal como se prometió, la revista mantiene constantemente actualizados a los lectores con el marco legislativo, reglamentario y reglamentario más reciente para la gestión de documentación. Inmediatamente después de la publicación de una nueva ley que afecte la documentación, trabaje con documentos o modifique una ley ya existente acto legal, esto se informa a los lectores de la revista<5>. actos separados fueron publicados en la revista: Leyes Federales "Sobre Información, Informatización y Protección de la Información" del 25 de enero de 1995 N 24-FZ, "Sobre el Emblema del Estado Federación Rusa"del 25 de diciembre de 2000 N 2-FKZ, "Sobre la firma digital electrónica" del 10 de enero de 2002 N 1-FZ; Decretos del Gobierno de la Federación Rusa "Sobre el procedimiento para el almacenamiento departamental de documentos y su organización en el trabajo de oficina " del 3 de marzo de 1993 N 191, "Sobre la simplificación de la fabricación, el uso, el almacenamiento y la destrucción de sellos y formularios con la reproducción del emblema estatal de la Federación Rusa" del 27 de diciembre de 1995 N 1268, "Sobre los documentos contables primarios" del 8 de julio de 1997 N 835; Decreto del Comité Estatal de Estadística de la Federación Rusa "Sobre la aprobación formas unificadas documentación contable primaria para la contabilidad del trabajo y su pago "del 6 de abril de 2001 N 26; Reglamento aproximado sobre la Central comisión de expertos(CEC) del Ministerio (departamento) de la Federación Rusa, aprobado. Por orden del Archivo Federal del 17 de marzo de 1998 N 19, etc. Todos los actos, por supuesto, fueron descritos en las páginas de la revista.

<5>Banasyukevich V.D. Marco normativo moderno para el trabajo de oficina. 1997. Nº 2(1). págs. 7 - 13; Ischeynov V. Ya. Datos personales en documentos legislativos y reglamentarios de la Federación Rusa y sistemas de información. 2006. N 3. S. 87 - 90; Kuznetsov S.L. Novedades en la legislación sobre ofimática en 2006 2007. N 1. S. 46 - 49; Kuznetsova TV Reflexión de los problemas de documentación en actos legislativos Federación Rusa. 2001. N 2. S. 9 - 14; Kuznetsova TV Cambios en 2003 en el marco legal, normativo y metodológico para el soporte documental de la gestión. 2004. N 1. S. 34 - 42; Kuznetsova TV Novedades en el marco legislativo y legal para el soporte documental de la gestión para 2005. 2006. N 1. P. 8 - 15; Kuznetsova TV Ley Federal "Sobre el Procedimiento para Considerar Apelaciones de Ciudadanos de la Federación Rusa". 2006. N 3. S. 3 - 6; Kuznetsova TV Ley Federal "Sobre Información, Tecnologías de la Información y Protección de la Información" - la base sistema unificado trabajo de oficina en cuerpos gubernamentales y cuerpos Gobierno local. 2006. N 4. S. 3 - 7; Kuznetsova TV Problemas de documentación en actos legislativos de la Federación Rusa. 2007. N 1. S. 3 - 7; N 2. S. 3 - 7; Larin M.V. Gestión de documentación. Problemas de regulación normativa y metodológica. 1998. N 1. S. 9 - 13; Larin M.V. Sobre el tema del desarrollo de conceptos. ley Federal“Sobre el mantenimiento documental de la gestión”. 2001. N 2. S. 3 - 8; Larin M.V. Regulación estatal Trabajo de oficina en Rusia: historia y modernidad. 2002. N 1. S. 3 - 8 y otros.

Los artículos relacionados con la introducción de tecnologías informáticas son especialmente populares y demandados. En total, se publicaron más de cien artículos sobre este tema en la revista, lo que representa casi una quinta parte de todo el material publicado.<6>.

<6>Balasanyan V. E. El uso de sistemas automatizados de apoyo a la gestión documental para mejorar la eficiencia de la gestión. 2002. N 2. S. 27 - 29; Bobyleva MP, Guskov V.A. Cuestiones de mantenimiento de la nomenclatura de asuntos en las condiciones de automatización de la circulación de documentos. 1999. N 1. S. 38 - 40; Bobyleva MP Elección de un producto de software para la automatización del flujo de trabajo: utilizando un enfoque multicriterio. 2002. N 2. S. 21 - 26; Kuznetsov S.L. Tecnologías automatizadas en el trabajo de oficina. 1997. Nº 2(1). págs. 58 - 65; Kuznetsov S.L. Organización del almacenamiento de documentos en formato electrónico. 2004. N 4. S. 47 - 50; Kuznetsov S.L. Programas rusos para ofimática integrada. 2001. N 2. S. 47 - 53; Kuznetsov S.L. Automatización de oficinas. ¿Dónde empezar? 2003. N 1. S. 53 - 57; Kuznetsov S.L. Términos de referencia aproximados para un sistema de automatización de oficinas. 2005. N 3. S. 47 - 52; N 4. S. 56 - 59; 2006. N 1. S. 44 - 47; Kiryukhin Yu.G., Melnikova O.M. Automatización del trabajo con documentación del personal. 2003. N 4. S. 46 - 49; Kukarina Yu.M. Formación de conceptos” documento electronico" y "electrónica firma digital"en los actos legislativos, reglamentarios y metodológicos de la Federación de Rusia. 2003. N 1. P. 43 - 52; Maksimovich G.Yu., Berestova VI El papel de un administrador de documentos en las etapas iniciales del desarrollo de un sistema de información automatizado. 2004. N 2. P. 67 - 70, Ryskov O.I. norma nacional sobre la descripción de los recursos electrónicos de información. 2005. N 2. S. 54 - 59; Ryskov O. I. Sobre algunos problemas del uso de documentos electrónicos en el trabajo de oficina organismos federales poder Ejecutivo. 2004. N 1. S. 11 - 17; Serpik G.A. Sistemas modernos gestión de entornos documentales. 1999. N 1. S. 24 - 26; Sysoeva LA Problemas de la organización del avistamiento electrónico de documentos en sistemas. gestión de documentos electrónicos. 1998. N 2. S. 43 - 48; Yaroslavtseva E.N., Kameneva E.M. Un complejo de productos de información y software del grupo de consultoría "Termika" en el campo del soporte de documentación para la gestión y el archivo: informatización, automatización, integración, capacitación y control del conocimiento. 2004. N 2. S. 44 - 51 y otros.

Un número significativo de artículos se dedicaron al estilo empresarial. documentos oficiales(lingüística documental)<7>.

<7>Basovskaya E. N. Sobre el idioma de los documentos de servicio. 1997. Nº 2(1). págs. 34 - 47; Basovskaya E. N. "Permítame contactar ..." (selección de formas de dirección en la correspondencia comercial). 2003. N 1. S. 24 - 27; Dubinina E.V., Ilinova E.Yu. Rasgos tipológicos de la estructura semántica del currículum y carta de presentación. 2001. N 2. S. 71 - 75; Dulina NN, Kushneruk S.P. Variantes de clichés en los textos de cartas comerciales. 2003. N 2. S. 108 - 111; Egorova N.Yu., Milovanova M.V. Frases fijas en el texto de los actos legislativos (sobre el ejemplo Código Civil radiofrecuencia). 2002. N 4. S. 61 - 67; Kolokoltseva T.N., Tanyushina O.V. Precisión comunicativa en los textos de los contratos. 2003. N 4. S. 74 - 76; Kosovo M.V., Kasyan I.I. La dinámica de la escritura comercial en la vertiente de la lingüística documental. 2003. N 3. S. 14 - 17; Omelchenko S.R., Pimenova N.V. Tipos de argumentos y medios de su expresión en los textos de comunicados de prensa. 2001. N 2. S. 76 - 79; Semyankova O. I. Texto documento de gestión como medio de influencia. 2003. N 4. S. 64 - 67; Tupikova N.A., Lysenko O.N. El papel de la burocracia en las cartas comerciales de solicitud. 2003. N 2. S. 38 - 44; Ulyantseva S. E. Tipología de errores en la redacción comercial y formas de corregirlos. 2002. N 3. S. 24 - 28; Ulyantseva S. E. Redacción del texto del documento: normas lingüísticas. 2003. N 4. S. 68 - 73 y otros.

A lo largo de la década, también han aparecido epígrafes no previstos anteriormente, por ejemplo, la experiencia extranjera: las actividades de las organizaciones internacionales, la organización del trabajo con documentos en países europeos y en los Estados Unidos<8>.

<8>Bukhtereva L. B. Trabajo de oficina en una empresa alemana (en el ejemplo de "Industri-und Handelskammer"). 1998. N 2. S. 61 - 64; Volkova DV Actividades de la Organización Internacional de Normalización (ISO). 2006. N 2. S. 9 - 15; Konkova A.Yu. Redacción y ejecución de correspondencia comercial en Francia. 1997. Nº 2(1). págs. 77 - 83; Kostomarov M. N. Requisitos para el registro de la correspondencia en las Naciones Unidas (finales de los 80 - principios de los 90). 1998. N 2. S. 65 - 70; Kostomarov M. N. Organización de almacenamiento y conservación de documentos en los Estados Unidos. 1997. Nº 2(1). págs. 66 - 76; Kuznetsov S.L. Requisitos internacionales para sistemas de automatización de oficinas. 2006. N 3. S. 63 - 69; Kukarina Yu.M. Regulación legislativa de cuestiones de informatización, protección de la información y el uso de documentos electrónicos y firma digital electrónica en Ucrania. 2001. N 2. S. 15 - 18; Kukarina Yu.M. Regulación legislativa y reglamentaria y metodológica del uso de documentos electrónicos y firma digital electrónica en los países de la CEI. 2002. N 3. S. 75 - 78; N 4. S. 48 - 55; Kukarina Yu.M. Documento electrónico y firma digital electrónica en la legislación estadounidense. 2002. N 2. S. 30 - 33; Mitchenko O.Yu., Ryskov O.I. Norma Internacional para la Gestión de Registros Comerciales ISO 15489-2001. 2003. N 3. S. 62 - 64; Mitchenko O.Yu. Asignación de responsabilidad para la gestión de documentos dentro de la organización (requisitos estándar internacional Norma ISO 15489-2001). 2005. N 1. S. 50 - 53; Ryskov O. I. Actividades de organizaciones internacionales en el campo de la conservación del mundo. patrimonio cultural en formato digital. 2004. N 3. S. 73 - 78; Ryskov O. I. Metadatos en el trabajo de oficina: experiencia extranjera de estandarización. 2004. N 4. S. 42 - 46; Ryskov O. I. Gestión documental en los países europeos: una visión general marco normativo. 2006. N 4. S. 8 - 14 y otros.

Los artículos dedicados a la seguridad y la protección de la información resultaron no menos populares.<9>.

<9>Govorukhin O.E. Seguridad de la información de un banco comercial. 2006. N 1. S. 61 - 65; N 2. S. 82 - 85; Govorukhin O.E. Secretos oficiales y profesionales. 2006. N 3. S. 78 - 86; Demushkin A.S. Organización del trabajo con información documentada acceso limitado. 1998. N 2. S. 37 - 42; Ischeynov V. Ya. Sobre el tema de la influencia informal sobre el portador de información confidencial. 2002. N 3. S. 80 - 81; Ischeynov V. Ya. Circulación de información confidencial en organizaciones dirigidas por extranjeros (planteando la pregunta). 2002. N 3. S. 79; Ischeynov V. Ya. Experiencia en el extranjero protección de la información cuando se trabaja con personal (en el ejemplo de los EE. UU.). 2005. N 4. S. 77 - 80; Kuznetsov S.L. Spam y la lucha contra él. 2004. N 3. S. 67 - 72; Metsatunyan M.V., Ischeynov V.Ya. Algunos aspectos seguridad de información. 2004. N 1. S. 57 - 59; Korolkova T.A., Pechersky A.V. Licencias de actividades de protección de la información en Rusia: historia. 2003. N 3. S. 57 - 61; Stepanov E.A., Stepanova E.E. Tecnología de contabilidad tradicional y automatizada de documentos confidenciales. 1998. N 1. S. 58 - 68; Stepanov E. A. Principios fundamentales para la protección y tratamiento de documentos confidenciales. 2000. N 2. S. 31 - 36; Shubin AM Sobre algunas cuestiones del trabajo con información confidencial y documentos que la contienen. 2003. N 4. S. 52 - 63 y otros.

Jefe de la Agencia Federal de Archivos, Miembro Correspondiente academia rusa Ciencias V.P. Kozlov ha estado dirigiendo una columna única durante varios años: falsificación de documentos, que habla sobre la falsificación de documentos más sensacional en el período prerrevolucionario y soviético.<10>. Esta sección ha estado en marcha desde el 1er número de 2001.

<10> por ejemplo: Kozlov V.P. Falsificación de fuentes escritas en el siglo XX ("Decretos" de los sabios del Kremlin). 2002. N 1. S. 55 - 61; V.P. de Kozlov Falsificaciones de fuentes escritas en el siglo XX ("El mayor secreto" de I.V. Stalin). 2002. N 2. S. 56 - 65; V.P. de Kozlov Falsificación de fuentes escritas en el siglo XX ("Ilich decepcionado"). 2002. N 3. S. 89 - 92; V.P. de Kozlov Monumento a la diplomacia secreta rusa. 2005. N 3. S. 81 - 87; V.P. de Kozlov Debate judicial en el caso del Zar Boris. 2007. N 2. S. 79 - 84 y otros.

Teniendo en cuenta que en el trabajo de oficina se crean documentos de diversos valores históricos y científicos, y algunos de ellos van al depósito estatal, la revista mantiene sistemáticamente el título "Archivo".<11>.

<11>Alekseeva E.V. Archivos y derecho: lo último y perspectivas de desarrollo. 2003. N 2. S. 77 - 84; Alekseeva E.V., Afanaseva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Organización de documentos en archivos. 2002. N 3. S. 93 - 100; Alekseeva E.V., Afanaseva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Fundamentos científicos selección y evaluación de documentos. 2003. N 1. S. 98 - 102; Alekseeva E.V., Afanaseva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. El inventario es el libro de referencia archivística más importante (historia y metodología de compilación). 2004. N 2. S. 98 - 101; N 3. S. 99 - 103; Afanasyeva L.P. El problema del acceso a los documentos de archivo que contienen datos personales. 2006. N 4. S. 106 - 115; Afanasyeva L.P. Informatización de archivos: organización y gestión. 2004. N 2. S. 86 - 97; N 3. S. 89 - 98; N 4. S. 89 - 100; Burova E. M. Características de completar archivos con documentos de carácter personal. 2007. N 1. S. 82 - 89; N 2. S. 93 - 98; V.P. de Kozlov El documento está en reposo. 2002. N 2. S. 3 - 4; V.P. de Kozlov Museos, bibliotecas, archivos en el sistema de memoria histórica (sobre el ejemplo de Rusia). 2004. N 3. S. 4 - 6; Kuznetsov S.L. Nuevas oportunidades a la hora de crear un archivo electrónico. 2002. N 4. S. 68 - 73; Kukarina Yu.M. Concepto y concepto de archivo electrónico corporativo. 2000. N 1. S. 34 - 36; Osichkina G.A. El directorio de archivo principal se crea en el trabajo de oficina. 1997. Nº 2(1). págs. 48 - 57; Popova E. N. Comprobación de la disponibilidad y estado de los documentos. 2005. N 1. S. 96 - 101; Popova E. N. Tecnologías modernas y apoyo técnico seguridad documentos de archivo. 2005. N 2. S. 100 - 103; N 3. S. 108 - 112; Sokova A. N. documento electrónico y archivo electrónico. 1999. N 1. S. 6 - 10 y otros.

Durante el período pasado, las páginas de la revista cubrieron la historia aún poco estudiada del plegado y desarrollo del trabajo de oficina en Rusia desde la antigüedad hasta nuestros días: regulación legislativa, reglamentaria y metodológica del trabajo de oficina en instituciones. Rusia prerrevolucionaria; desarrollo de tipos de documentos; organización y tecnología del trabajo con documentos en instituciones de la Rusia prerrevolucionaria; desarrollo del sistema de trabajo de la oficina estatal en las instituciones soviéticas (1917 - 30 del siglo XX); mejora del trabajo de oficina en los años 50 - 90. siglo XX. Total 76 artículos<12>.

<12>Bykova T.A. Obligatorio trabajo de oficina del siglo XVII. 1997. Nº 2(1). págs. 84 - 90; Vyalova L. V. Tendencias en la reducción del flujo de documentos en el siglo XIX. 2000. N 2. S. 80 - 85; Dodonova M.I., Efimenko E.A. Racionalización de ideas para mejorar el soporte documental de la gestión en las fuentes y literatura de los años 20-30. 2000. N 2. S. 76 - 79; Emysheva E. M. Reglamento General - el comienzo de la regulación legislativa del sistema de organización de la gestión y el trabajo de oficina. 2003. N 1. S. 103 - 110; Ilyushenko MP El surgimiento y desarrollo del trabajo de oficina en Rusia (siglos VIII - XIV). 1998. N 2. S. 71 - 74; Konkova A.Yu. El surgimiento de sistemas de documentación sobre la vida y las actividades humanas en el siglo XIX en Rusia. 2005. N 2. S. 69 - 73; Kuznetsov S.L. Mejora del aparato estatal a principios de la década de 1920. (Departamento de normalización de la NC RCT). 2002. N 2. S. 86 - 88; Kuznetsova T.V., Podolskaya I.A. Desarrollos metodológicos Instituto de Tecnología de la Gestión para la racionalización del trabajo de oficina. 2002. N 2. S. 75 - 83; Kuznetsova T.V., Podolskaya I.A. Desarrollo de métodos para racionalizar el trabajo de oficina en las décadas de 1960 y 1970. 2003. N 4. S. 101 - 107; Nadershina MD Regulación legislativa de los procesos de información en Rusia en la década de 1990. 1998. N 2. S. 18 - 23. Reikhtsaum A.L. Las actividades de Orgstroy para racionalizar el trabajo de oficina en los años 20-30. siglo XX. 2001. N 1. S. 90 - 93; Reichtsaum A. L. Instituto de Investigación de toda Rusia sobre equipos de oficina y mejora del trabajo de oficina en los años 50 y 80. siglo XX. 2004. N 4. S. 75 - 81 y otros.

En los últimos años, la revista ha estado cada vez más ocupada por artículos que muestran la experiencia tanto del proceso de documentación como de configuración del trabajo de oficina en organizaciones específicas.<13>. Su valor especial radica en el hecho de que le permiten ver el panorama general del estado del trabajo de oficina en el país y reflejan la rápida introducción de la tecnología informática, desde la automatización de un lugar de trabajo separado hasta la creación de un único sistema automatizado corporativo.

<13>Artamonova I.L. Organización del trabajo de oficina en la universidad (en el ejemplo de la Universidad Estatal Rusa de Humanidades). 2000. N 1. S. 47 - 50; Ermolaeva A.V. Organización del flujo de documentos en las autoridades ejecutivas de la región de Saratov. 2003. N 2. S. 19 - 23; Myakoshina N. D. Sistema de gestión de documentos corporativos en el servicio de aduanas (en el ejemplo de la aduana de Novgorod). 2003. N 4. S. 41 - 45; Ustina LN, Ploshkina ES Mantenimiento de registros a pedido de los ciudadanos (a ejemplo de las actividades de la administración del gobernador y el gobierno de la región de Samara). 2005. N 3. S. 34 - 39; Fedorets N.S., Isachenkova A.I. Procesos tecnológicos trabajar con documentos. 2006. N 4. S. 15 - 19; Fionova L.R., Usmanova I.V. El subsistema de soporte documental para la gestión del departamento de la universidad. 2002. N 2. S. 44 - 48 y otros.

La revista también planteó muchas cuestiones teóricas, empezando por la terminología, el concepto de "documento" y hasta los problemas actuales de la introducción de la firma electrónica y los sistemas electrónicos.

Los autores de la revista son especialistas líderes en el mantenimiento de registros en Rusia: la facultad de las universidades que capacitan a especialistas en la especialidad "Ciencia documental y gestión de documentos", investigadores del Instituto de Investigación de Documentación y Archivos de toda Rusia (VNIIDAD), empleados de empresas: desarrolladores de sistemas de control automatizados, jefes de servicios de archivo, jefes y empleados de servicios de administración de oficinas de organizaciones de diversas formas organizativas y legales (desde el aparato de las autoridades federales hasta las secretarías de OJSC y LLC).

La gran circulación constante de la revista demuestra que está a la altura de las expectativas de sus suscriptores.

La revista tiene una versión electrónica para todos los años de su existencia, que está disponible en el sitio web de la empresa "Termika" (www.termika.ru).

Se ha preparado un índice de los contenidos de la revista para 1997 - 2007.

Los editores de la revista esperan que en el futuro siga siendo demandada e interesante para todos sus suscriptores.

Los documentos son los principales recursos de información de cualquier empresa, cuyo trabajo requiere una organización adecuada. La revista está enteramente dedicada a este importante tema.

La publicación le brindará una asistencia invaluable en su trabajo, lo que realmente lo ayudará a alinear su trabajo y documentación de oficina con los requisitos de los estándares existentes (GOST R 6.30-2003, GOST RISO 154891, etc.) y legislación actual, depender de Disposiciones separadas Código de Trabajo, el Código Civil, el Código de Infracciones Administrativas y demás actos jurídicos reglamentarios.

Revista "Trabajo de oficina y flujo de documentos en la empresa" dirigido a los jefes y especialistas de los servicios especiales de la institución educativa preescolar (departamentos de soporte documental para la gestión, oficinas, archivos, secretarías, departamentos de asuntos), en una palabra, a todos aquellos que trabajan profesionalmente con documentos.

Los principales materiales de la revista. "Trabajo de oficina y flujo de documentos en la empresa" dedicada a los temas que afronta día a día cualquier trabajador de los servicios de una institución educativa preescolar: elaboración de cartas comerciales, protocolos, notas, preparación de pedidos, etc. Se dan recomendaciones detalladas sobre el diseño de libros de trabajo, así como todos los matices de la gestión de registros de personal y documentos contables.

• Papeleo- Contiene información completa sobre la preparación de varios tipos de documentación. ¿Cuáles son las opciones de papeleo? Cuál es la función de cada elemento. Todo el conjunto se considera en ejemplos de situaciones específicas. documentos requeridos. Comentarios de abogados.
• Trabajo de oficina moderno- Presentado la última tecnología documentos en papel y electrónicos sobre el ejemplo de las mejores prácticas de empresas nacionales y extranjeras.
• negocio de archivo- Explicaciones sobre los siguientes temas: cómo preparar documentos para el almacenamiento a largo plazo, cómo organizar de manera competente su contabilidad y uso, cómo establecer relaciones con el archivo estatal. Consejos prácticos de los profesionales.
• Derechos y obligaciones- Todas las sutilezas son consideradas relaciones laborales en relación con diferentes categorías de trabajadores en diferentes situaciones. Los mejores especialistas nacionales comparten su experiencia personal en la organización del trabajo en su empresa.
• Tecnologías de la información- Una historia sobre las tecnologías modernas para trabajar con documentos en papel y electrónicos. Ejemplos de implementación exitosa de sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS).
• fórmula para el éxito- Una historia sobre cómo alcanzar el éxito en la profesión. Recomendaciones de psicólogos.

Entre los autores de la revista "Trabajo de oficina y flujo de documentos en la empresa" directores y gerentes de grandes empresas, investigadores, directores de oficina, destacados especialistas, consultores, abogados, docentes.

Se otorga un lugar importante a la sección "Respuestas a las preguntas de los lectores", donde cada suscriptor de la publicación podrá recibir información completa sobre los temas más urgentes.

"Trabajo de oficina y flujo de documentos en la empresa" es el garante de su competencia y profesionalismo.

La publicación presenta un lenguaje claro y sencillo y un gran número de ejemplos ilustrativos.

Revista "Trabajo de oficina y flujo de documentos en la empresa" publicado por la editorial "Business Arsenal", publicado desde 2002.

Revista "Trabajo de oficina"

Registrar información, preservarla o transmitirla sin distorsión es la tarea principal de cualquier documento. Haga lo que haga una persona moderna, cada acción se refleja en el documento. Más documento mas importante en comercial o actividad estatal- ésta es la base de todo, el único soporte del orden: quítenlo - y la confusión absorberá hasta el mecanismo más perfecto y mejor engrasado. Pero no es suficiente crear un documento, debe trabajar con el documento y hacerlo correctamente. Recibir o transferir al destino, rastrear la ejecución, registrar, destruir o guardar, organizar la solución del problema, todo esto requiere conocimiento especial.

La aparición de los primeros estándares en el diseño de la documentación se remonta a los siglos XV - XVII, al mismo tiempo que nació la palabra "empleado". Junto con el cambio en la cantidad, los documentos mismos y las reglas para trabajar con ellos han cambiado. Este es un proceso continuo, y todavía se puede observar. Mantenerse al tanto de todos los cambios e innovaciones ayuda a la revista "Documentación".

La revista ofrece a los lectores todo lo más relevante y información útil. Sus autores son destacados especialistas en mantenimiento de registros en el país.

Revista "Documentación": contenido

La revista Deloproizvodstvo es de interés para personas de todas las profesiones cuyas actividades están relacionadas con los documentos. además asuntos Generales, cubre la revista gestión de registros de personal, contabilidad y otras áreas altamente especializadas. En la revista "Documentación" puede leer información sobre los siguientes temas:

regulatorio y regulación legislativa en el campo del trabajo de oficina;
creación y ejecución de documentos;
etapas de trabajo con documentos;
almacenamiento de archivos;
historia de la documentacion
examen del valor de los documentos;
organización de la circulación de documentos;
· almacenamiento actual documentos;
Responsabilidades laborales y racionamiento de trabajo de los trabajadores de oficina;
automatización de oficinas.

Las computadoras juegan un papel cada vez más importante en todas las áreas de la actividad humana: en en formato electrónico se prestan servicios públicos, las cartas en papel son cosa del pasado y la gestión documental no es una excepción. La rúbrica, que revela los problemas de transferir el trabajo de oficina a un formulario sin papel, crece con cada edición. La revista "Documentación" tiene una sección separada dedicada a la enseñanza de la profesión de administrador de documentos. La revista hablará de nuevos estudios teóricos del sistema de documentos administrativos y organizativos-jurídicos y de una valiosísima experiencia práctica.

Se presta mucha atención en la revista a la experiencia extranjera e internacional en el trabajo de oficina. Personas que prefieren comprar revistas. trabajo de oficina de personal, sin duda, serán de interés los artículos de juristas que revelen el lado práctico de las relaciones con el personal.

La revista considera los archivos y el trabajo de oficina de las instituciones de archivos de diferentes niveles, los problemas de protección y seguridad de la información, las características de las organizaciones documentales de varios perfiles. La revista familiariza sistemáticamente a los lectores con listas de nuevos libros sobre el tema "Documentación".

Revista Paperwork: descargar en línea

Puede leer la revista Deloproizvodstvo en línea o descargar uno de los números anteriores a su computadora en muchos sitios de Internet. Es más, versión electrónica de todos los números de la revista es una aplicación de la base de datos oficial de los Archivos Federales y está incluida en la colección especializada del Sistema de Información de Archiveros de Rusia.

Ayudará a comprender todas las complejidades y complejidades que prepara el flujo de trabajo, la revista "Documentación".

Busca en el material: muestras reales, esquemas-recordatorios de expertos, rutas preparadas para el movimiento de documentos. Los materiales ayudarán a organizar adecuadamente el trabajo de oficina, evitar problemas con las autoridades administrativas y reguladoras.

Materiales relacionados:

¿Qué es el trabajo de oficina en pocas palabras?

O soporte de gestión de documentos (DOM): una serie de procesos que afectan todas las etapas del trabajo con documentos. A menudo se entiende como un flujo de trabajo, pero estos dos conceptos son diferentes, aunque están muy relacionados entre sí. Flujo de documentos- esta es solo una etapa intermedia entre la creación de documentos y su archivo.

Referencia: el concepto de trabajo de oficina se refleja en las leyes. DOW regula el sistema de normas para la información, la publicación y la biblioteconomía.

9 principales procesos de negocio de la empresa

Descarga las 9 hojas de trucos de la revista

Existen los siguientes tipos de negocios:

• general- mantenimiento de documentos generales;
• especial- trabajar con documentos específicos, por ejemplo, sobre personal, contabilidad, secreto, etc.

V empresas estatales el algoritmo para trabajar con documentos está regulado por ley. Las empresas privadas tienen derecho a decidir de forma independiente cómo realizar la gestión de documentos y el trabajo de oficina.

3 áreas principales del trabajo de oficina

1. Documentación: redacción, registro, coordinación, producción de documentos;
2. Organización del trabajo con documentos - movimiento, control de ejecución, almacenamiento y uso;
3. Sistematización: transferencia de documentos para almacenamiento, su colocación en cajas fuertes, eliminación, etc.

Reglamento básico de la organización

Los componentes del trabajo de oficina son los mismos en organizaciones de cualquier tipo y propósito. Al mismo tiempo, no importa qué método de conducción de una institución educativa preescolar sea en papel o electrónico, debe tener en cuenta las peculiaridades de trabajar con papeles, prestar atención a los detalles.

Tareas y funciones del trabajo de oficina.

El mantenimiento de registros le permite organizar impuestos, contabilidad, contabilidad de gestión, garantizar una respuesta rápida a las cartas entrantes y mejorar la retroalimentación con los empleados. La eficiencia y la velocidad de la interacción dependen de qué tan bien estén organizados el flujo de documentos y el DOW. servicios internos organizaciones Los conceptos básicos del trabajo de oficina y el flujo de documentos deben ser conocidos por todos los empleados de la organización que estén relacionados de alguna manera con la preparación, transferencia y archivo de documentos.

Los empleados están obligados a realizar las siguientes funciones:

• desarrollar, implementar, mantener una hoja de tiempo y un álbum de documentos unificados;
• desarrollar y diseñar formularios;
• llevar a cabo el procesamiento de reenvío de documentos enviados y entrantes;
• registrar los documentos salientes, entrantes e internos;
• controlar la corrección de los documentos presentados para su firma a la gerencia;
• regular la ejecución de documentos;
• componer textos;
• desarrollar una nomenclatura de casos, garantizar su almacenamiento, uso operativo;
• controlar el trabajo con papeles en todas las divisiones;
• participar en actividades encaminadas a mejorar los métodos y formas de trabajo.

Revisar las normas de trabajo de oficina fijadas en GOST “Sistema de estándares para información, biblioteconomía y publicación. Documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el papeleo”, que reemplazó a GOST R 6.30-2003. Conocer las reglas básicas te ayudará a evitar errores en tu trabajo. en el Manual del Secretario.

Utilice GOST R 7.0.97-2016 en su trabajo

Descargar GOST para trabajo de oficina

Esquema general para la organización del trabajo de oficina y el flujo de documentos

Aprenda los conceptos básicos del trabajo de oficina, las reglas para compilar y mantener documentos, las características de su movimiento dentro de la organización y más allá. Respete los puntos de la Instrucción aprobada por la empresa, que detalla los principales matices del trabajo con papeles.

Use las instrucciones de muestra con comentarios de expertos en su trabajo

Descargar muestra

El esquema general explicará las reglas de trabajo, qué acciones realizar para un especialista novato, para no confundirse en los procesos. Confíe en él hasta que comprenda la esencia, desarrolle su propio algoritmo para procesar, mover y almacenar documentos, no recuerde los términos básicos del trabajo de oficina.

Organización del flujo de documentos entrantes

Se entiende por entrada todo tipo de documentos creados en papel o en formato electrónico en otras empresas. Pueden ser cartas, facturas, propuestas, otros elementos de trabajo de oficina.

Para evitar el caos, procéselos en tiempo y forma:

• registrar un documento: poner la fecha de recepción y asignar un número;
• trasladar los papeles a la unidad que deba tratarlos o almacenarlos;
• registrar la aceptación del documento para el trabajo;
• poner una marca en la ejecución, respuesta o acción realizada;
• transferir el documento al archivo.

Siga estrictamente estas reglas comerciales. Si una empresa recibe una gran cantidad de papeles y archivos, para optimizar el trabajo con ellos, utilice programas especiales. Algunos de ellos están equipados con un sistema de notificación sobre plazos, disponibilidad de documentos, etc.

Registro de correspondencia entrante

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Organización de flujos de documentación saliente

La ruta de los documentos salientes está determinada por las reglas para trabajar con ellos, su tipo. Por lo general, comienza con la secretaria. Después de redactar el papel, se transfiere a la persona que tiene derecho a firmar, está de acuerdo. Solo entonces el documento se envía a autoridades externas.

Descarga los 6 memos

Para trabajo efectivo con el flujo de documentos salientes, la gerencia designa personas responsables. En la mayoría de los casos, son secretarias, gerentes de oficina, oficiales de personal, contadores u otros empleados. Para que los papeles sean enviados al destinatario en tiempo y forma, controle su movimiento en cada etapa, y al final verifique errores y registre.

Mesa. Participantes en procesos de trabajo de oficina para cartas salientes

Descarga la tabla completa en la revista

Organización de flujos de documentos internos en el trabajo de oficina.

V grandes compañias un gran número de documentos internos. Si se trabaja con ellos de manera formal, algunos de ellos pueden perderse en diferentes etapas. Su objetivo es organizar el proceso de tal manera que acorte su camino y evite pérdidas.

¡Importante! Esté atento a la etapa de registro: asignar el mismo número a diferentes documentos causará confusión y confusión general.

Mesa. Ruta del pedido para la actividad principal

Inventa un algoritmo para trabajar con documentos por ti mismo, basado en las reglas descritas en las Instrucciones. Si varios especialistas trabajan en el departamento, separe el alcance de las funciones, por ejemplo, uno trabaja solo con documentos internos, el segundo, con documentos externos.

Quién es responsable de los negocios

La responsabilidad del trabajo de oficina recae en el jefe de la organización y en los documentos de gobierno corporativo: la junta directiva o el presidente, así como el secretario. Si consideramos el tema de la responsabilidad, se puede notar que en ninguno de los acto normativo no es fijo. Dentro de la empresa, se fija mediante órdenes, instrucciones, descripciones de puestos, etc.

Por el movimiento, procesamiento, envío y demás trabajos con papeles que no estén sujetos a inspección por inspectores, es responsable cualquier empleado de la empresa que tenga encomendadas las funciones de mantenimiento de registros y manejo de documentos. En las grandes empresas, se nombran varias personas responsables o se crea un servicio especial.

Las principales formas de registro de responsabilidad por el trabajo de oficina.

Método número 1. Agregar funciones a la descripción del trabajo de cualquier empleado

Cualquier empleado de la empresa es responsable del mantenimiento de registros, prescribiendo funciones adicionales en su descripción de trabajo. Si no fija las responsabilidades, en caso de situaciones controvertidas la responsabilidad recaerá sobre los hombros del líder.

Método número 2. Distribución de funciones entre los empleados

Al distribuir las responsabilidades para el mantenimiento de registros, las funciones se dividen entre los empleados de servicio y los especialistas. divisiones estructurales. En este caso, las Instrucciones para el trabajo de oficina indican claramente quién y por qué ámbito de trabajo es responsable.

Método número 3. Asignación de las funciones de llevanza de registros a los secretarios

V dotación de personal introducir el puesto de secretario o jefe de oficina, que es responsable del trabajo de oficina y la gestión de documentos. Sus deberes están fijados en la descripción del puesto y contrato de empleo. El empleado se adhiere a las normas aprobadas por la dirección, se centra en el Reglamento vigente.

Qué pasará si no organizas el trabajo de oficina

En toda empresa hay trabajo de oficina, pero no en todas está organizado adecuadamente. Si no existen reglas uniformes para trabajar con documentos, puede haber problemas. Por ejemplo, por almacenamiento inadecuado o pérdida de libros de trabajo, la falta de documentos contables puede ser multada.

1. Aleksey, el gerente, documentó adecuadamente la obligación de Lyudmila de mantener los documentos personales de los empleados, emitió la orden correspondiente y perdió libro de trabajo un trabajador En este caso, ella será responsable.
2. director de la LLC« Alfa» Daniil trató formalmente la distribución de funciones y responsabilidades entre los empleados. Parte de los papeles relacionados con el devengo salarios perdido en el archivo. Al revisarlos, no pudieron ser proporcionados a los inspectores. El tribunal decidió declarar culpable a Daniel. Si tan solo hubiera prestado más atención a la redacción descripciones de trabajo y contratos con empleados, la responsabilidad recaía sobre los hombros de otra persona.

El caos en los papeles no solo provoca problemas con la ley, sino que también afecta los procesos de trabajo, las relaciones con clientes y socios. ejecución tardía obligaciones contractuales puede dar lugar a multas, rescisión de contratos, deterioro de la reputación de la empresa. Por lo tanto, es importante regular el trabajo con papeles.

Quién será responsable por el mantenimiento inadecuado de registros depende de la situación. Pero recuerde que la gerencia de la empresa no siempre está lista para buscar a los perpetradores, por lo que es posible sancionar a los empleados comunes que se dedican al papeleo, incluso si estos deberes no están consagrados en las descripciones de los puestos.