Pe baza informațiilor documentate care vin la ei.
Registrul conține liste cu contribuabili, agenți fiscali și persoane fizice. Informațiile documentate despre acestea sunt primite de autoritățile fiscale de la diferite autorități de înregistrare de stat, autorități de tutelă și tutelă, notari și alte organisme și instituții.
În funcție de metoda de prelucrare a informațiilor, acestea se împart în documentate și nedocumentate. Informațiile documentate includ toate documentele (inclusiv benzi perforate, benzi magnetice, carduri perforate, discuri magnetice) care indică tranzacții comerciale. Informațiile documentate se bazează pe date operaționale, contabile, financiare și statistice. Acesta este furnizat în mod diferențial în funcție de nivelul de management și de tipul deciziilor luate, deoarece pentru fiecare nivel de management sunt predeterminate compoziția și cantitatea de informații necesare. În mod obișnuit, furnizarea personalului de conducere cu informații relevante depinde de distribuția funcțiilor între executanți. În acest scop, pentru fiecare manager sunt elaborate fișe de post, care enumera funcțiile pe care acesta le îndeplinește. Pe baza fișelor posturilor se determină cantitatea de informații care este necesară pentru implementarea activităților specifice și adoptarea anumitor decizii de management.
Mijloace de documentare a informațiilor
Cerința servește la accelerarea transferului de informații documentate prin canale de comunicații electronice și la reducerea numărului de posibile erori care decurg din transferul de date și nume de organizații greu de perceput. Codul este un element de identificare electronică a documentului.
Codul organizației - autorul documentului (autorul documentului - persoana fizică sau juridică care a creat documentul) servește la accelerarea transferului de informații documentate prin canalele de comunicare electronică și la reducerea numărului de posibile erori care apar la transferul numelor lungi și greu de perceput ale organizațiilor. Codul este un element de identificare electronică a documentului.
Scopul restricționării accesului la informațiile conținute într-un document este de a proteja informațiile de proprietate sau comerciale documentate, a căror manipulare greșită poate cauza daune proprietarului, proprietarului, utilizatorului sau altei persoane. Cu toate acestea, accesul la astfel de informații poate fi limitat la proprietarul acesteia doar pe o bază legală. Informațiile documentate cu acces restricționat în condițiile regimului său juridic în conformitate cu Legea federală privind informațiile, informatizarea și protecția informațiilor sunt împărțite în informații clasificate ca secrete de stat și confidențiale.
INFORMAȚII DOCUMENTATE (DOCUMENT) - informații înregistrate pe un suport de materiale
INFORMAȚII DE ACCES RESTRICȚIONAT - informații documentate la care se oferă numai accesul special autorizat.
Date - informații documentate care circulă în procesul de prelucrare a acestora pe calculatoare electronice (Legea Republicii Belarus privind informatizarea).
Informație documentată - informație întocmită în modul prescris și fixată pe un suport de material care asigură transmiterea acesteia în timp și spațiu (STB 982-94).
Cu toate acestea, fie că vorbim de un lucru de hârtie cu un text fixat pe el, fie de medii electronice de informații textuale care pot fi reproduse vizual și material, avem în sens larg un document cu informații sub formă de text. Această împrejurare a primit confirmare legislativă directă în Legea federală privind informarea, informarea și protecția informațiilor din 20 februarie 1995, în art. 2 din care scrie că informația documentată (documentul) este informații înregistrate pe un suport de materiale cu detalii care permit identificarea acesteia.
Legea își definește conceptele principale astfel - informații documentate și resurse informaționale
Documentarea informațiilor - o condiție prealabilă pentru includerea informațiilor în resursele informaționale - în conformitate cu prevederile legii, trebuie efectuată în modul stabilit de autoritățile de stat responsabile cu organizarea muncii de birou, standardizarea documentelor și securitatea Federației Ruse.
Subiecte reprezentând în fara esec informații documentate către autoritățile și organizațiile publice, nu își pierd drepturile asupra acestor documente și de a utiliza informațiile conținute în acestea.
Informațiile documentate transmise fără greșeală autorităților și organizațiilor publice de către persoanele juridice, indiferent de forma lor organizatorică și juridică și formele de proprietate, precum și de către cetățeni, formează resurse de informații care sunt deținute în comun de stat și de entitățile care furnizează aceste informații.
Cetățenii, autoritățile publice, administrațiile locale, organizațiile și asociațiile obștești sunt obligate să transmită informații documentate autorităților și organizațiilor responsabile cu formarea și utilizarea resurselor informaționale ale statului.
În ciuda faptului că confidențialitatea este sinonimă cu secretul, termenul este utilizat pe scară largă exclusiv pentru a se referi la resurse de informații restricționate care nu sunt clasificate drept secrete de stat. Confidențialitatea reflectă restricția pe care proprietarul informațiilor o impune accesului la acestea de către alte persoane, de ex. seturi de proprietar regimul juridic aceste informații în conformitate cu legea. În același timp, documentele constitutive, cartele structurilor de afaceri, documentația financiară, informațiile despre salariile personalului și alte informații documentate solicitate de organele de drept și de agențiile guvernamentale fiscale nu pot fi clasificate drept documente confidențiale.
Fluxul de lucru ca obiect de protecție este un set ordonat (rețea) de canale pentru distribuirea obiectivă, autorizată a informațiilor (documentelor) confidențiale documentate în procesul de gestionare și activități de producție a utilizatorilor (consumatorilor) acestor informații. Principala caracteristică a mișcării informațiilor este complexitatea tehnologică, adică unificarea sarcinilor care asigură management, muncă de birou și funcții poștale. Fluxul de lucru reflectă întregul ciclu de viață al unui document.
Un flux de lucru securizat (flux de documente) este înțeles ca o mișcare controlată a informațiilor confidențiale documentate prin puncte reglementate pentru primirea, procesarea, revizuirea, executarea, utilizarea și stocarea în condiții dure de securitate organizațională și tehnologică atât a purtătorului de informații, cât și a informațiilor în sine.
Specificat sistem tehnologic se aplică nu numai managementului (afacerilor), ci și proiectării, documentelor tehnologice, științifice și tehnice și altor documente similare, publicațiilor, materialelor de reglementare stocate în biblioteci speciale, centre de informare, arhivele departamentale, informații documentate înregistrate pe orice tip de suport de informare.
Sistemul tradițional de lucru de birou) se bazează pe metode manuale de lucru cu documente și este cel mai versatil. Oferă protecție fiabilă și pe termen lung a informațiilor documentate atât în normal, cât și situatii extreme. În acest sens, etapele unui flux de lucru securizat în cele mai multe cazuri sunt implementate tehnologic prin metode și mijloace ale unui sistem tradițional mai degrabă decât automatizat pentru procesarea și stocarea documentelor confidențiale. Sistemul gestionează la fel de eficient atât documentele tradiționale (pe hârtie), cât și cele care pot fi citite de mașină, facsimil și electronice. Complexitatea multor proceduri și operațiuni tehnice și formal-logice este de obicei redusă datorită includerii tehnologiei organizaționale și informatice în procesul tehnologic.
Toate tipurile de purtători de informații confidențiale documentate trebuie luate în considerare înainte de redactarea proiectului, opțiunilor și schiței viitorului document. În acest caz, sunt respectate următoarele condiții de protecție a informațiilor
A treia caracteristică specifică este că nici un singur proiect de document confidențial nu poate fi realizat pe baza unui proiect și dobândește statutul de informații documentate legal fără sancțiunea (permisiunea scrisă) a unui funcționar autorizat al companiei.
PRODUCTIE DE BIROURI - activitate care acoperă pregătirea documentelor și organizarea muncii cu acestea, un set de operațiuni de birou efectuate de personalul administrativ și de conducere în implementarea funcțiilor care îi sunt atribuite. Operațiunile de păstrare a evidenței includ metode de procesare a informațiilor documentate, întocmirea, primirea, transferul, înregistrarea, avizarea, semnarea, duplicarea, executarea, trimiterea, controlul, stocarea și distrugerea documentelor.
Clasificarea informațiilor
Informațiile pot fi clasificate în diferite moduri. V legea informatiei Principalele criterii după care sunt clasificate informațiile sunt considerate a fi două:
a) prin rolul în care acţionează informaţia în sistemul de drept - informaţia juridică şi nelegală (informaţia care face obiectul raporturilor juridice);
b) dupa nivelul de acces la informatii - informații deschiseși informații cu acces restricționat (secretul de stat și confidențial).
La clasificarea informaţiei în funcţie de ei roluri în sistemul juridic sub informații legale implică întreaga gamă de acte juridice normative și materiale de referință, de reglementare, tehnice și științifice strâns legate, care sunt create ca urmare a activităților de elaborare a legii, de aplicare a legii și de aplicare a legii.
Informațiile juridice de reglementare sunt create în procesul de elaborare a legii și sunt cuprinse în actele juridice de reglementare.
Un act juridic normativ este un document scris oficial adoptat (emis) într-o anumită formă de către un organ legislativ din competența sa și care are ca scop stabilirea, modificarea sau anularea reglementarile legale. Poate fi un act permanent sau temporar, conceput pentru un clar potriveste ora, determinat de o anumită dată sau de apariția unui eveniment.
Actele juridice normative din țara noastră includ legi, decrete prezidențiale, decrete guvernamentale și altele reguli agentii guvernamentale.
O trăsătură importantă a sistemului de acte juridice normative este structura sa ierarhică, conform căreia fiecare act ocupă treapta sa pe scara ierarhică și se află în subordinea altor acte, adică raportul actelor se caracterizează prin supremația unora. acţionează asupra altora.
Locul unui act normativ în sistem este indicat de forța sa juridică - proprietatea unui act de a genera anumite consecinte juridice. Forța juridică actul depinde de poziția organului care a emis acest act în sistemul organelor de stat și de competența acestuia. Actele autorităților superioare au, așadar, o mai mare forță juridicăîn raport cu actele corpurilor inferioare. În consecință, actele organelor inferioare ale statului trebuie să se conformeze actelor organelor superioare și nu le pot contrazice.
Să luăm în considerare mai detaliat tipurile de acte juridice de reglementare ale Federației Ruse și locul lor în sistemul ierarhic.
Legea - act juridic normativ adoptat de un organism legislatură sau direct de către popor prin referendum, care are cea mai înaltă forță juridică și conține norme juridice primare privind reglementarea celor mai semnificative relatii publice. Legile Federației Ruse sunt împărțite în:
Constituția Federației Ruse;
Federal legi constituționale;
Legile federale (inclusiv codurile).
Constituția Federației Ruse, adoptată prin vot popular, are cea mai înaltă forță juridică. Constituția Federației Ruse este legea fundamentală și temeiul juridic al legislației Federației Ruse.
În conformitate cu Constituția și pe problemele prevăzute de aceasta, se adoptă legile constituționale federale. Ele sunt dedicate fundamentelor juridice ale sistemului social și de stat.
Legile constituționale federale nu pot contrazice Constituția Federației Ruse.
Legile federale sunt acte ale legislației actuale care reglementează relațiile în diverse sfere ale societății: în economie, politică, cultură, finanțe etc. În literatura juridică, acte legislative numite şi legi obişnuite.
Legile federale nu pot contrazice nu numai Constituția Federației Ruse, ci și legile constituționale federale.
Printre legi, un loc important îl ocupă actele codificate – codurile.
Codul este o lege unică, coerentă din punct de vedere logic și juridic, care prevede o reglementare generalizată și sistemică a unui anumit grup de relații sociale.
În Rusia, codurile au fost adoptate și sunt în vigoare în aproape toate domeniile majore ale legislației: Codul civil al Federației Ruse, Codul penal al Federației Ruse, Codul fiscal al Federației Ruse, Arbitrajul cod procedural Federația Rusă, Codul de procedură penală al Federației Ruse și altele.
Codul, fiind o lege federală, are în mod formal aceeași forță juridică ca și alte legi. Cu toate acestea, în esență, codul sectorial conduce ramura relevantă a legislației și ocupă un loc central în sistemul de legi care reglementează acest domeniu al relațiilor publice. Toate celelalte legi și alte reglementări ale acestei industrii sunt grupate în jurul acesteia. Unele coduri conțin o indicație directă că normele legale care reglementează acest domeniu de relații publice nu pot contrazice normele stabilite de cod.
Astfel, de exemplu, la paragraful 2 al art. 3 din Codul civil al Federației Ruse consacră regula conform căreia normele drept civil cuprinse în alte legi trebuie să respecte prezentul Cod. O prevedere similară este cuprinsă în art. 1 din Codul fiscal al Federației Ruse - legile federale privind impozitele și taxele sunt adoptate în conformitate cu acest cod.
Legile includ, de asemenea, constituțiile republicilor care fac parte din Federația Rusă, cartele altor subiecte ale Federației Ruse, precum și legile adoptate. legislative subiecții Federației Ruse. Aceste acte normative își extind efectele pe teritoriul entității constitutive a Federației Ruse care le-a adoptat.
Statutele sunt acte normative emise în baza și în temeiul legilor de către o autoritate publică din competența acesteia.
Ei pot preciza normele legilor sau pot stabili noi norme, dar în același timp trebuie să respecte legile și să nu le contrazică. Statutul este un mijloc de implementare a normelor legislative. Aceștia, la rândul lor, se aliniază și într-un sistem ierarhic în funcție de funcția și competența organului care a emis regulamentul. Rolul principal în sistemul de statut al Federației Ruse revine actelor președintelui Federației Ruse.
Actele președintelui Federației Ruse sunt adoptate sub formă de decrete și ordine și nu pot contrazice Constituția Federației Ruse și legile Federației Ruse. Actele juridice de reglementare ale Președintelui se adoptă, de regulă, sub formă de decrete.
Actele Guvernului Federației Ruse sunt adoptate sub formă de rezoluții și ordine care nu pot contrazice Constituția Federației Ruse, legile Federației Ruse, actele Președintelui Federației Ruse. Actele Guvernului Federației Ruse au o forță mai mare în raport cu actele organisme federale putere executivași acte autoritățile locale. Actele normative ale Guvernului se adoptă, de regulă, sub formă de hotărâri.
Actele organelor executive federale (așa-numitele acte departamentale) pot fi emise pe baza și în conformitate cu Constituția Federației Ruse, legile Federației Ruse, decretele Președintelui Federației Ruse și rezoluțiile Guvernul Federației Ruse. Astfel de acte, de exemplu, includ ordine, instrucțiuni etc.
Următorii pași în ierarhia actelor juridice normative sunt ocupați de normativ documente legale subiecte ale Federației Ruse și municipalități.
loc importantîn sistemul juridic rus este ocupat de tratate internaționale și interne.
Un tratat internațional este un acord încheiat de Federația Rusă cu de către un stat străin(sau state) sau cu o organizație internațională și guvernate de dreptul internațional. Un tratat internațional reglementează relațiile Federației Ruse cu un stat străin sau cu o organizație internațională.
În conformitate cu Constituția Federației Ruse (articolul 15), tratatele internaționale ale Federației Ruse sunt parte integrantă a ei sistemul juridic. Dacă tratat international Federația Rusă are alte reguli decât statutar, atunci se aplică regulile tratatului internațional.
Tratatul intern reglementează relațiile dintre Federația Rusă și entitățile constitutive ale Federației Ruse, precum și între diferite entități constitutive ale Federației Ruse cu privire la probleme de interes reciproc pentru părți (delimitarea competențelor și a puterilor între Federația Rusă și constituentul) entități ale Federației Ruse, activități comune în domeniul economic etc.) .
Pe lângă actele juridice normative, există și alte acte juridice care, deși generează anumite consecințe juridice, nu conțin norme juridice.
LA nenormativ informații legale pot fi atribuite:
Acte de aplicare a legii care conțin informații privind aplicarea legii;
Acte de interpretare oficială, dând explicații privind informațiile juridice normative.
Actele de executare sunt acte juridice adoptate de autoritățile sau funcționarii de stat împuterniciți care conțin prescripții obligatorii pentru un anumit cerc de persoane asupra unor chestiuni specifice (hotărâre privind construcția unei centrale, conferirea de titluri, probleme de personal, o hotărâre judecătorească într-un anumit caz, etc.).
Spre deosebire de informațiile juridice normative, actele de aplicare a legii conțin informații care nu se adresează niciunei persoane, organism sau organizație. Ele se pot referi fie la un subiect specific, definit individual, al unui raport juridic reglementat de acest act (de exemplu, un ordin de numire, un protocol privind abatere administrativă), sau au un anumit caracter general, creând un lanț de raporturi juridice la care participă mulți subiecți în legătură cu executarea unei anumite instrucțiuni (hotărâre privind reconstrucția clădirii bibliotecii, privind constituirea unui fond de arhivă). Actele de aplicare a legii sunt valabile numai în cadrul unui caz concret și își pierd forța odată cu încetarea raportului pe care îl reglementează.
Actele de interpretare oficială sunt oficiale acte juridice, explicând sensul și sensul real al statului de drept și acționând în unitate cu această regulă însăși.
Cu alte cuvinte, sunt acte în care se dă o explicație oficială a normelor juridice existente, dar nu se stabilesc norme noi.
Actele de interpretare includ decizii ale Curții Constituționale a Federației Ruse, explicații directoare ale Plenului Curtea Suprema RF, Plenul Supremului Curtea de Arbitraj RF și altele.
Informațiile juridice nenormative includ, de asemenea, statistici judiciare, penale, de urmărire penală și de altă natură, comentarii cu privire la legislație, proiecte de lege și alte proiecte de acte legislative de reglementare, informații privind raporturi de drept civil, informații de căutare operațională și alte informații și materiale.
De nivel de acces informația este împărțită în informații publice și acces restricționat (confidențial).
Conform Legii federale din 06 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”:
confidențialitatea informațiilor este o cerință obligatorie pentru ca o persoană care are acces la anumite informații să nu transfere astfel de informații către terți fără acordul proprietarului acesteia.
În funcție de tipul de informații cu acces restricționat, se disting secretele de stat și informațiile confidențiale.
secret de stat- acestea sunt informații protejate de stat în domeniul activităților sale militare, politice externe, economice, de informații, contrainformații și de căutare operațională, a căror difuzare poate dăuna securității Federației Ruse.
Conform Decretului menționat mai sus al președintelui Federației Ruse nr. 188 la informații confidențiale(pentru informații confidențiale) ) raporta:
informații despre fapte, evenimente și circumstanțe intimitate un cetățean, care să permită identificarea personalității sale (date cu caracter personal), cu excepția informațiilor care urmează să fie difuzate în mass-media în cazurile stabilite de legile federale;
informații care constituie secretul anchetei și procedurilor judiciare, precum și informații despre persoanele protejate și măsurile de protecție de stat efectuate în conformitate cu Legea federală din 20 august 2004 N 119-FZ „Cu privire la protecția de stat a victimelor, martorilor și altora Participanți la procese penale” și altele normative acte juridice Federația Rusă;
informații oficiale, accesul la care este restricționat de autoritățile publice în conformitate cu Cod Civil Federația Rusă și legile federale ( secret oficial);
informații legate de activitățile profesionale, accesul la care este limitat în conformitate cu Constituția Federației Ruse și cu legile federale (medicale, notariale, privilegiul avocat-client, secretul corespondenței, convorbirilor telefonice, trimiterilor poștale, mesajelor telegrafice sau de altă natură și așa mai departe);
informații legate de activități comerciale, accesul la care este restricționat în conformitate cu Codul civil al Federației Ruse și cu legile federale ( secret comercial);
informații despre esența unei invenții, model de utilitate sau design industrial înainte de publicarea oficială a informațiilor despre acestea.
Informația este oficial sau secret comercial în cazul în care informația are valoare comercială reală sau potențială din cauza necunoașterii acesteia față de terți, nu este liber accesibilă pe bază legală, iar proprietarul informațiilor ia măsuri pentru a le proteja confidențialitatea. Informațiile care nu pot constitui secret oficial sau comercial vor fi stabilite prin lege și alte acte juridice.
Potrivit paragrafului 11 al art. 2 din Legea Federală „Cu privire la Informații, Tehnologii Informaționale și Protecția Informației” din 27 iulie 2006 Nr. 149-FZ, informațiile documentate sunt informații înregistrate pe un suport tangibil prin documentarea informațiilor cu detalii care fac posibilă determinarea acestor informații sau, în cazurile stabilite de legislația Federației Ruse, transportatorul său de materiale.
Luați în considerare regulile care stabilesc procedura de documentare a informațiilor.În partea a 2-a a art. 11 din Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor” notează că documentarea informațiilor se realizează în modul stabilit de Guvernul Federației Ruse. Reguli pentru munca de birou și fluxul documentelor stabilite de alte organe, organisme ale statului administrația localăîn competența lor, trebuie să respecte cerințele stabilite de Guvernul Federației Ruse în ceea ce privește munca de birou și fluxul de documente pentru autoritățile executive federale.
V caz general pentru a rezolva probleme precum
Înregistrarea formularelor de documente,
Eficientizarea fluxurilor de informații în economia națională;
Reducerea numărului de formulare utilizate,
Excluderea din circulație a documentelor nestandardizate,
Asigurarea contabilității și sistematizării formelor unificate de documente pe baza înregistrării acestora,
Controlul asupra compoziției formularelor documentelor și evitarea dublarii informațiilor utilizate în management,
Organizarea rațională a controlului asupra utilizării formelor unificate de documente,
este folosit clasificatorul all-rus documentatia de management(OKUD). OKUD este parte constitutivă Sistem unificat de clasificare și codificare a informațiilor tehnice, economice și sociale și acoperă sisteme unificate de documentare și forme de documente permise pentru utilizare în economia națională. Obiectele de clasificare în OKUD sunt toate ruse (intersectoriale, interdepartamentale) forme unificate documente aprobate de ministerele (departamentele) Federației Ruse - dezvoltatori de sisteme de documentare unificate.
Documentele organizatorice și administrative aferente Sistemului Unificat de Documentare Organizațională și Administrativă (rezoluții, ordine, ordine, decizii, protocoale, acte, scrisori etc. cuprinse în OKUD pentru clasa 0200000) sunt supuse Standard de stat Federația Rusă GOST R 6.30-2003 Sisteme unificate de documentare „Sistem unificat de documentare organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. Standardul stabilește compoziția detaliilor documentelor, cerințele pentru proiectarea detaliilor documentelor, cerințele pentru formulare de documente, inclusiv forme de documente cu o reproducere a emblemei de stat a Federației Ruse.
Cerințe generale la funcționarea serviciilor de sprijin documentar al conducerii, documentarea activităților de management și organizarea muncii cu documente în organele executive federale, stabilește Instrucțiunea standard privind munca de birou în organele executive federale. Instrucțiunea standard a fost elaborată în scopul îmbunătățirii suportului documentar al managementului și creșterii eficienței acestuia prin unificarea compoziției și formelor documentelor de gestiune, tehnologiilor de lucru cu acestea și asigurarea controlului asupra execuției documentelor. Prevederile Instrucțiunilor-Model se aplică organizării muncii cu documente, indiferent de tipul suporturilor, inclusiv întocmirea, înregistrarea, contabilitatea și controlul execuției acestora, efectuate cu ajutorul tehnologiilor automatizate (calculatoare).
De exemplu, la pregătirea documentelor, Instrucțiunile standard recomandă utilizarea editor de text Cuvânt pentru versiuni Windows de la 6.0 în sus. De asemenea, se recomandă utilizarea fonturilor Times New Roman Nr. 12 pentru proiectarea materialelor tabulare, Nr. 13, 14, 15 - pentru întregul text.
Instrucțiunea model reglementează cerințele pentru pregătirea și depunerea proiectelor de legi și reglementări. V instrucție standard caracteristicile pregătirii și proiectării anumite tipuri documentele organelor executive federale: ordin, ordin, regulament, reguli, instrucțiuni, protocol, scrisoare oficială, precum și regulile de prelucrare a documentelor. Aceeași instrucțiune reglementează organizarea circulației documentelor și executarea documentelor, sistem de căutare conform documentelor, controlul asupra executării documentelor, organizarea documentelor în munca de birou și procedura de transfer a documentelor pentru păstrare în arhivă.
A fost aprobată instrucțiunea de stabilire a sistemului de lucru de birou, procedura de lucru cu documentele, regulile de bază pentru pregătirea și executarea acestora, procedura de examinare a contestațiilor cetățenilor în biroul central și subdiviziunile direct subordonate Ministerului Afacerilor Interne al Rusiei. prin ordinul Ministerului Afacerilor Interne al Federației Ruse din 4 decembrie 2006 „Cu privire la sprijinul documentar pentru managementul în sistemul de organe Afacerilor Interne al Federației Ruse” (modificat prin Ordinele Ministerului Afacerilor Interne al Rusiei Federaţia din 2 aprilie 2007 N 318, din 21 noiembrie 2008 N 1006, din 9 decembrie 2008 N 1075).
Potrivit părții 3 a art. 11 din Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”, un mesaj electronic semnat cu o semnătură digitală electronică sau alt analog al unei semnături de mână este recunoscut ca document electronic echivalent cu un document semnat. semnătură de mână, în cazurile în care legile federale sau alte acte juridice de reglementare nu stabilesc sau implică o cerință de a întocmi un astfel de document pe hârtie.
Luați în considerare dreptul de proprietate asupra documente separateși rețele separate de documente, documente și rețele de documente în sistemele informaționale. În partea 1 a art. 13 din Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor” prevede că sistemele de informații includ:
1) sisteme informaționale de stat - sisteme informaționale federale și sisteme informaționale regionale create pe baza legilor federale, respectiv a legilor entităților constitutive ale Federației Ruse, respectiv, pe baza actelor juridice ale organelor de stat;
2) sisteme informatice municipale create pe baza unei hotărâri a unui organ administrativ local;
3) alte sisteme informatice.
Persoanele fizice și juridice sunt deținătorii acelor documente, rețele de documente care sunt create pe cheltuiala lor, dobândite de către aceștia pe temeiuri legale primit prin cadou sau mostenire.
Federația Rusă și entitățile constitutive ale Federației Ruse sunt proprietarii resurselor de informații create, achiziționate, acumulate pe cheltuiala fondurilor buget federal, bugetele entităților constitutive ale Federației Ruse, precum și cele obținute prin alte statutar moduri.
Statul are dreptul de a răscumpăra informații documentate de la persoane fizice și juridice dacă aceste informații sunt clasificate ca secret de stat. Totodată, proprietarul resurselor informaționale care conțin informații clasificate ca secrete de stat are dreptul de a dispune de această proprietate numai cu permisiunea autorităților competente ale statului.
Sistemele de informații de stat sunt create ținând cont de cerințele prevăzute de Legea federală din 21 iulie 2005 N 94-FZ „Cu privire la plasarea comenzilor pentru furnizarea de bunuri, efectuarea lucrărilor, furnizarea de servicii pentru nevoile statului și municipale”.
Resursele de informații care sunt proprietatea organizațiilor sunt incluse în proprietatea acestora în conformitate cu legislația civilă a Federației Ruse. Resursele informaționale care sunt proprietatea statului sunt sub jurisdicția autorităților și organizațiilor statului în conformitate cu competența acestora, sunt supuse contabilității și protecției ca parte a proprietății statului. Resursele de informații pot fi o marfă, cu excepția cazurilor prevăzute de legislația Federației Ruse.
Proprietarul resurselor de informații se bucură de toate drepturile prevăzute de legislația Federației Ruse, inclusiv dreptul de a:
Numiți o persoană care gestionează resursele informaționale sau Managementul operational lor;
Stabilește, în limita competenței sale, regimul și regulile de prelucrare, protejare a resurselor informaționale și acces la acestea;
Stabiliți condițiile de eliminare a documentelor atunci când acestea sunt copiate și distribuite.
Proprietatea asupra facilităților de procesare a informațiilor nu creează proprietatea asupra resurselor informaționale deținute de alți proprietari. Documentele procesate ca parte a prestării de servicii sau în legătură cu aceste facilități de procesare aparțin proprietarului lor. Proprietatea și regimul produselor derivate create în acest caz sunt reglementate de contract.
Formarea resurselor informaționale de stat este realizată de cetățeni, autorități de stat, administrații locale, organizații și asociații obștești. Organele federale ale puterii de stat, organele puterii de stat ale entităților constitutive ale Federației Ruse formează resursele de informații de stat aflate sub jurisdicția lor și asigură utilizarea acestora în conformitate cu competența stabilită.
Luați în considerare categoriile de informații în funcție de nivelul de acces la acestea. Potrivit părții 1 a art. 7 din Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”, informațiile publice includ informații general cunoscute și alte informații, accesul la care nu este limitat.
Partea 4 a art. 8 din respectivul Federal, acces la:
1) actele juridice de reglementare care afectează drepturile, libertățile și îndatoririle unei persoane și ale unui cetățean, precum și care stabilesc statutul juridic al organizațiilor și atribuțiile organelor de stat, administrațiilor locale;
2) informații despre starea mediului;
3) informații despre activitățile organelor de stat și ale organelor locale de autoguvernare, precum și despre utilizarea fondurilor bugetare (cu excepția informațiilor care constituie secret de stat sau oficial);
4) informațiile acumulate în fondurile deschise ale bibliotecilor, muzeelor și arhivelor, precum și în sistemele informaționale de stat, municipale și de altă natură create sau destinate să furnizeze cetățenilor (persoanelor fizice) și organizațiilor astfel de informații;
5) alte informații, inadmisibilitatea restricției accesului la care este stabilită de legile federale.
Clasificarea informațiilor ca secret de stat se realizează în conformitate cu Legea Federației Ruse „Cu privire la secretele de stat” din 21 iulie 1993 nr. 5485-1. Clasificarea informațiilor ca fiind confidențiale se efectuează în conformitate cu procedura stabilită de legislația Federației Ruse, cu excepția cazurilor prevăzute la articolul 11 din Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor”.
În conformitate cu art. 11 din Legea federală menționată, listele de date cu caracter personal incluse în resursele de informații federale, resursele de informații gestionate în comun, resursele de informații ale entităților constitutive ale Federației Ruse, resursele de informații ale organismelor locale de autoguvernare, precum și cele primite și colectate de către organizațiilor neguvernamentale, trebuie fixate la nivelul legii federale. Conform acestui articol, datele cu caracter personal sunt clasificate drept informații confidențiale. Nu este permisă colectarea, stocarea, utilizarea și distribuirea informațiilor despre viața privată, precum și a informațiilor care încalcă secrete personale, secrete de familie, confidențialitatea corespondenței, convorbiri telefonice, mesaje poștale, telegrafice și alte mesaje ale unei persoane, fără consimțământul acestuia, cu excepția pe baza unei hotărâri judecătorești.
Datele personale nu pot fi utilizate în scopul de a provoca proprietăți și prejudiciu moral cetățeni, dificultăți în exercitarea drepturilor și libertăților cetățenilor Federației Ruse. Restricționarea drepturilor cetățenilor Federației Ruse pe baza utilizării informațiilor despre originea lor socială, rasială, națională, lingvistică, religioasă și apartenența la partid este interzisă și pedepsită în conformitate cu legea.
Persoanele juridice și persoanele fizice care, în conformitate cu competențele lor, dețin informații despre cetățeni, le primesc și le utilizează, sunt răspunzătoare, în conformitate cu legislația Federației Ruse, pentru încălcarea regimului de protecție, procesarea și procedura de utilizare a acestor informații.
Responsabilitatea pentru activitățile ilegale ale autorităților și organizațiilor de stat pentru colectarea datelor cu caracter personal este stabilită în capitolul 15 din Legea federală „Cu privire la datele cu caracter personal” nr. 152 FZ.
Luați în considerare ordinea protectie legala informație.În conformitate cu partea 1 articolul. 16 din Legea federală „Cu privire la informațiile, tehnologiile informaționale și protecția informațiilor” protecția informațiilor este adoptarea de măsuri legale, organizatorice și tehnice care vizează:
1) asigurarea protecției informațiilor împotriva accesului neautorizat, distrugerii, modificării, blocării, copierii, furnizării, distribuirii, precum și împotriva altor acțiuni ilegale în legătură cu astfel de informații;
2) respectarea confidențialității informațiilor cu acces restricționat,
3) realizarea dreptului de acces la informaţie.
Potrivit părții 2 a art. 16 din acest regulament de stat federal privind relațiile în domeniul protecției informațiilor se realizează prin stabilirea cerințelor pentru protecția informațiilor, precum și a răspunderii pentru încălcarea legislației Federației Ruse privind informațiile, tehnologiile informației și protecția informațiilor.
Proprietarul informațiilor, operatorul sistemului informatic, în cazurile stabilite de legislația Federației Ruse, sunt obligați să asigure:
1) prevenirea accesului neautorizat la informații și (sau) transferul acestora către persoane care nu au dreptul de acces la informații;
2) detectarea în timp util a faptelor de acces neautorizat la informații;
3) prevenirea posibilității de apariție a consecințelor negative ale încălcării procedurii de acces la informații;
4) prevenirea impactului asupra mijloacelor tehnice de prelucrare a informațiilor, în urma cărora funcționarea acestora este perturbată;
5) posibilitatea recuperării imediate a informațiilor modificate sau distruse din cauza accesului neautorizat la acestea;
6) monitorizarea constantă a asigurării nivelului de securitate a informațiilor.
Autoritățile și organizațiile de stat responsabile cu formarea și utilizarea resurselor informaționale care trebuie protejate, precum și organismele și organizațiile care dezvoltă și aplică sisteme informaționale și tehnologii informaționale pentru formarea și utilizarea resurselor informaționale cu acces limitat, sunt ghidate în activitățile lor de legislația Federației Ruse.
Organizațiile care prelucrează informații cu acces restricționat, care sunt proprietatea statului, creează servicii speciale care asigură protecția informațiilor. Deținătorul resurselor informaționale sau persoanele autorizate de acesta au dreptul de a exercita controlul asupra îndeplinirii cerințelor de protecție a informațiilor și de a interzice sau suspenda prelucrarea informațiilor în cazul nerespectării acestor cerințe. Deținătorul sau deținătorul de informații documentate are dreptul de a se adresa autorităților statului pentru a evalua corectitudinea implementării normelor și cerințelor de protecție a informațiilor sale în sistemele informaționale.
Copie obligatorie a unui document ca tip de informație documentată. Politica de stat în domeniul formării unui depozit legal de documente ca bază de resurse pentru achiziționarea unei biblioteci naționale complete și a unui fond de informații de documente din Federația Rusă și dezvoltarea sistemului de bibliografie de stat este determinată de Legea federală „ Despre Depunerea Legală a Documentelor” din 29 decembrie 1994 Nr. 77-FZ.
Iată o listă a termenilor cuprinsi în art. 1 din Legea federală menționată mai sus.
Copii necesare ale documentelor(copie obligatorie) - copii ale diferitelor tipuri de documente replicate care urmează să fie transferate de producători către organizațiile relevante în modul și cantitatea stabilite de prezenta lege federală.
Document- un suport material cu informații înregistrate pe acesta sub formă de text, o înregistrare audio (fonogramă), o imagine sau o combinație a acestora, destinat transmiterii în timp și spațiu pentru uz public și stocare.
instanță- o mostră a documentului replicat, identică cu originalul.
Sistemul de depozit legal- un set de tipuri de depozit legal, precum și ordinea stabilită colectarea, distribuirea și utilizarea acestora.
Copie gratuită obligatorie- copii ale diferitelor tipuri de documente care fac obiectul transferului gratuit de către producătorii lor către organizațiile relevante, în modul și cantitatea stabilite de Legea federală
Copie plătită obligatorie- copii ale diferitelor tipuri de documente care urmează să fie transferate contra cost de către producătorii lor către organizațiile relevante, în modul și cantitatea stabilite de Legea federală.
Copie federală gratuită obligatorie- copii ale diferitelor tipuri de documente produse pe teritoriul Federației Ruse, în afara acestuia, prin ordinul organizațiilor și persoanelor aflate sub jurisdicția Federației Ruse, precum și documentele importate pentru distribuție publică pe teritoriul Federației Ruse, care sunt sub rezerva transferului gratuit de către producătorii lor către organizațiile relevante în modul și cantitatea stabilite de Legea federală.
Copie legală ale unei entități constitutive a Federației Ruse - copii ale diferitelor tipuri de documente produse pe teritoriile entităților constitutive ale Federației Ruse, care pot fi transferate de către producătorii lor către organizațiile corespunzătoare în modul și cantitatea stabilite de Legea federală .
Copie gratuită obligatorie a primăriei- copii ale diferitelor tipuri de documente realizate pe teritoriul orașului, districtului, care fac obiectul transferului gratuit de către producătorii lor către organizațiile relevante în modul și cantitatea stabilite de Legea federală
Producator de documente- o persoană juridică, indiferent de forma sa organizatorică și juridică și de forma de proprietate, sau o persoană fizică care desfășoară activități antreprenoriale fără a forma o persoană juridică, întocmește, publică (emite) și distribuie (transferă, eliberează) un depozit legal (editor, editorial). biroul mass-media, producătorul de fonograme, un producător de produse audiovizuale, o organizație pentru producția de produse de televiziune și radio și o organizație de radiodifuziune și televiziune, organizații angajate în cercetare, dezvoltare și activități tehnologice și alte persoane implicate în pregătirea , publicarea (eliberarea) și distribuirea (transferul, livrarea) unui depozit legal).
Destinatarul documentelor- persoană juridică înzestrată cu dreptul de a primi, stoca și utiliza în mod public depozitul legal cu titlu gratuit sau rambursabil.
Biblioteca Națională și Fondul Informațional de Documente al Federației Ruse- o colecție de toate tipurile de depozit legal, completată în baza unui exemplar gratuit obligatoriu, distribuită între camerele de carte, biblioteci, corpuri de informare științifică și tehnică, destinată păstrării permanente și uzului public.
Potrivit art. 3 din Legea federală menționată, efectul acesteia se extinde asupra producătorilor și beneficiarilor de depozit legal, inclusiv organizațiilor care distribuie depozitul legal.
Scopurile formării unui sistem de copie legală gratuită în conformitate cu art. 4 din prezenta lege federală sunt:
Achiziționarea unei biblioteci naționale complete și a unui fond de informații de documente ale Federației Ruse ca parte a lumii mostenire culturala;
Implementarea contabilitatii bibliografice de stat;
Organizarea depozitării sale permanente în depozitele naționale de documente ale Federației Ruse;
Utilizarea sa în servicii de informare-bibliografie și bibliotecă pentru consumatori;
Înregistrare de stat(bibliografice și statistice) a documentelor interne, întocmirea informațiilor bibliografice de stat (actuale și retrospective) și statistice;
Pregătirea și emiterea cataloagelor consolidate naționale și regionale, informații de semnal și de referință;
Informarea publicului cu privire la documentele de tot felul;
Formarea trusei documente localeși fonduri de istorie locală.
Obiectivele formării unei copii obligatorii plătite includ:
Achiziția de fonduri ale bibliotecilor și corpurilor de informații științifice și tehnice cu documente interne;
Distribuția uniformă a depozitului legal între destinatarii documentelor naționale de pe teritoriul Federației Ruse;
Completitudine și eficiență în livrarea documentelor interne către destinatari.
În conformitate cu art. 5 din Legea federală menționată, următoarele tipuri de documente sunt incluse în exemplarul gratuit obligatoriu și în exemplarul plătit obligatoriu:
publicații (publicații text, muzicale, cartografice, de artă)- publicaţii care au suferit procesări editoriale şi editoriale, tipărite independent, având informaţii de ieşire;
publicații pentru nevăzători și cu deficiențe de vedere- publicații realizate în Braille cu puncte în relief, publicații grafice în relief, „cărți vorbitoare”, publicații cu litere mari pentru deficienți de vedere, publicații electronice pentru nevăzători (publicații adaptate pentru citirea persoanelor cu deficiențe de vedere folosind un afișaj Braille și un sintetizator vocal );
documente oficiale- acte adoptate de legislativ, executiv si judiciar care au caracter obligatoriu, consultativ sau informativ;
producție audiovizuală- produse de film, video, fono, foto și combinațiile acestora create și reproduse pe orice tip de suport;
editii electronice- programe pentru electronice calculatoareși baze de date, precum și documente electronice care au fost supuse procesării editoriale și de publicare, având rezultate, replicate și distribuite pe suporturi care pot fi citite de mașină;
lucrări nepublicate- documente care conțin rezultatele cercetării, dezvoltării și lucrărilor tehnologice (disertații, rapoarte de cercetare, dezvoltare și lucrări tehnologice, lucrări științifice depuse, algoritmi și programe);
documente de brevet- descrieri pentru brevete și cereri pentru obiecte de proprietate industrială.
Legea federală „Cu privire la depozitul legal de documente” reglementează drepturile și obligațiile producătorilor de documente, precum și obligațiile destinatarului depozitului legal de documente.
Potrivit art. 10 din Legea federală menționată, producătorii de documente livrează obligatoriu un exemplar gratuit al documentelor nepublicate, în funcție de tipul acestora, organelor de informare științifică și tehnică și bibliotecilor competente. Producătorii de documente livrează o copie gratuită obligatorie Centrului de informații științifice și tehnice din întreaga Rusie al organismului executiv federal pentru industrie, știință și tehnologie:
Rapoarte asupra activităților de cercetare și dezvoltare în termen de treizeci de zile de la data aprobării acestora;
Algoritmi și programe în termen de treizeci de zile de la data finalizării dezvoltării lor;
Disertații în termen de treizeci de zile de la data susținerii și acordării unei diplome.
Producătorii de documente livrează Bibliotecii de Stat a Rusiei o copie gratuită obligatorie a dizertațiilor în termen de treizeci de zile după ce au fost susținute și a fost acordată o diplomă academică în toate ramurile de cunoaștere (cu excepția medicinei și farmaceutice); la Biblioteca Medicală Științifică Centrală de Stat - un exemplar gratuit obligatoriu al dizertațiilor în medicină și farmacie.
Producătorii de documente în termen de zece zile livrează Institutului de Informații Științifice despre Științe Sociale al Academiei Ruse de Științe o copie gratuită obligatorie a documentelor depuse. lucrări științificeîn științe sociale după ce savantul relevant sau consiliul editorial și editorial ia o decizie privind depunerea.
Producătorii de documente în termen de zece zile livrează Institutului de Informații Științifice și Tehnice al Academiei Ruse de Științe o copie gratuită obligatorie a lucrărilor științifice depuse despre științe naturale, exacte și tehnologie, după ce decizia privind depozitul a fost luată de către omul de știință relevant sau consiliul editorial și al editurii.
Autoritățile de stat ale Federației Ruse și autoritățile de stat ale entităților constitutive ale Federației Ruse în conformitate cu art. 11 din Legea federală menționată sunt livrate Bibliotecii Parlamentare a Federației Ruse după aprobare și înregistrare (punerea în scenă număr de înregistrareși sigiliu oficial) două copii obligatorii gratuite ale documentelor oficiale, care sunt incluse în listele de corespondență ale documentelor neclasificate.
Potrivit art. 13 din aceeași lege federală, producătorii de documente livrează Institutului de Cercetare Integral Interbranch un exemplar gratuit obligatoriu al programelor pentru calculatoare electronice și baze de date care fac parte din publicațiile electronice ca publicații independente.
Indiferent de tipul resurselor informaționale, formarea acestora începe prin a da informației forma unui document, ceea ce face posibilă includerea acesteia în alcătuirea resurselor informaționale.
În conformitate cu articolul 2 din Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor” informatii documentate - este o informație fixată pe un suport de materiale prin documentare cu detalii care permit determinarea acestor informații sau, în cazurile stabilite de legislația Federației Ruse, suportul acestuia de materiale.
Cuvântul „document” provine de la cuvântul documentum, care înseamnă „dovadă” în latină. Dicționarul terminologic privind teoria și practica informației științifice din 1964 definește un „document” ca un obiect material care conține informații într-o formă fixă.
Orice document constă din trei elemente: conținutul informației, forma de prezentare a informațiilor și purtătorul de informații.
Studiul dezvoltării metodelor de documentare și purtători de informații este realizat de disciplina științifică - știința documentului. Această știință explorează procesele de lucru de birou, managementul documentelor, arhivare. Mai mult, atenția principală a managementului documentelor vizează în mod tradițional reglementarea formei unui document tradițional, fixarea detaliilor acestuia.
Procesul de documentare a informațiilor include etapele de fixare a informațiilor pe un suport documentar și de determinare a detaliilor care permit identificarea informațiilor.. Este destul un numar mare de modalități prin care informațiile pot fi captate. În mod convențional, ele pot fi împărțite în două clase:
Informațiile înregistrate sunt disponibile pentru percepție de către simțurile umane, fără utilizarea unor elemente suplimentare dispozitive tehnice- așa-zisul " document pe hârtie»;
· informațiile înregistrate sunt disponibile pentru percepție numai prin utilizarea unor dispozitive tehnice - un document electronic, informații audio, informații video, informații codificate etc.
Conceptul de identificare înseamnă stabilirea unei potriviri, a identității. Identic, la rândul său, înseamnă identic, complet identic. Sarcina identificării detaliilor informațiilor conținute în document este de a se asigura că conținutul original al documentului rămâne identic cu conținutul documentului primit de consumator și, dacă este necesar, de a stabili faptul că această identitate, inclusiv în timpul procesului.
În organele executive federale, documentarea informațiilor se realizează în modul stabilit de Guvernul Federației Ruse. Regulile privind munca de birou și fluxul de documente stabilite de alte organe de stat, guvernele locale din competența lor trebuie să respecte cerințele stabilite de Guvernul Federației Ruse în ceea ce privește munca de birou și fluxul de documente pentru organele executive federale.
Organul de stat care realizează reglementarea normativă și metodologică a documentării informațiilor este agentie federala privind reglementarea tehnică și metrologie, în care s-a transformat Comitetul de Stat al Federației Ruse pentru Standardizare și Metrologie (Gosstandart). Problemele de standardizare a documentației sunt reglementate de Legea federală din 27 decembrie 2002 nr. 184-FZ „Cu privire la reglementare tehnică". Îndrumările metodologice intersectoriale pentru sprijinirea documentației în organizațiile Federației Ruse sunt menținute de Agenția Federală de Arhivă. Îndrumarea metodologică sectorială pentru suportul documentației este realizată de fiecare minister în mod independent, pe baza recomandărilor Agenției Federale de Arhivă.
Informațiile documentate pot fi furnizate în în format electronicși stocate în sisteme informatice automatizate. În acest caz, procesul de identificare a informațiilor are unele caracteristici și anume că fiabilitatea acestor informații trebuie să fie certificată de proprietarul sistemului informatic automatizat sau având dreptul de a face acest lucru. oficial.
Pentru a determina identitatea unui document, pe lângă certificarea acestuia de către un oficial, pot fi utilizate mijloace tehnice speciale. În mod legal, pentru o astfel de identificare, utilizarea electronică semnatura digitala. Astfel, un mesaj electronic semnat cu o semnătură digitală electronică sau un alt analog al unei semnături de mână este recunoscut ca document electronic echivalent cu un document semnat cu o semnătură de mână, în cazurile în care legile federale sau alte acte juridice de reglementare nu stabilesc sau implică un obligația de a întocmi un astfel de document pe hârtie.
Documentarea informațiilor este condiție prealabilă includerea informațiilor în resursele informaționale. Deoarece cea mai mare parte a informațiilor este conținută în resursele informaționale, această prevedere este fundamentală pentru formarea fluxului de lucru.
Resursele informaționale sunt obiecte ale relațiilor dintre persoane fizice, persoane juridice, stat, constituie resursele informaționale ale Rusiei și sunt protejate de lege împreună cu alte resurse. Reglementare legală resursele informaţionale este determinată de regulile care stabilesc:
procedura de documentare a informațiilor;
proprietatea asupra documentelor individuale și a rețelelor individuale de documente, documente și rețele de documente în sistemele informaționale;
ordinea de protectie juridica a informatiilor.
Resursele informaționale sunt create de organele de stat de toate nivelurile, orice entitate de afaceri, instituții, asociații publice și cetățeni individuali. Fiecare dintre aceste entități formează resurse informaționale pentru diversele sale scopuri - industriale, manageriale, științifice, educaționale etc. În același timp, resursele informaționale diferă semnificativ în volum - de la câteva cărți de referință la colecții uriașe de biblioteci și sisteme de baze de date, precum și în modul în care sunt organizate și prezentate informațiile.
Resursele informaționale pot fi statale și nestatale.
Federația Rusă, entitățile constitutive ale Federației Ruse și municipalitățile sunt proprietarii resurselor de informații create, achiziționate, acumulate pe cheltuiala bugetului federal, bugetele entităților constitutive ale Federației Ruse, bugetele locale, precum și obținute. prin alte mijloace. Resursele de informații de stat din partea Federației Ruse, a subiectului Federației Ruse și a municipalității sunt gestionate de organisme guvernamentaleși organismele locale de autoguvernare în limitele competențelor lor stabilite prin actele legale de reglementare relevante.
Statul are dreptul de a utiliza și/sau răscumpăra documente, documente electronice și/sau resurse de informații cu acces limitat aparținând persoanelor fizice și juridice, dacă aceste informații sunt clasificate ca secret de stat sau în alte cazuri stabilite de lege. Proprietarul resurselor de informații care conțin informații clasificate ca secrete de stat are dreptul de a utiliza conținutul informațiilor afișate în aceste resurse de informații cu permisiunea autorităților de stat relevante.
Crearea unei resurse de informații de orice fel începe cu a da informațiilor un formular document. Informațiile documentate, la rândul lor, pot să fie incluse în orice bază de informații.
Suport de reglementare
Conform prevederilor Legii federale nr. 149, informațiile documentate sunt fixate pe un suport de materiale. Anumite cerințe sunt utilizate pentru a identifica datele sau sursa acestora.
Cuvântul „document” are rădăcini latine. În traducere, înseamnă „dovadă”. În dicționarul terminologic de teorie și practică din 1964, cuvântul „document” este definit ca un obiect material care conține informații într-o formă fixă.
Baza teoretica
În orice document există 3 elemente: conținutul informațiilor, formele furnizării acestora și purtătorul de informații documentate.
Studiul metodelor de fixare a datelor și a semnelor purtătorilor acestora se realizează în cadrul unei astfel de discipline precum managementul documentelor. Această direcție științifică explorează procesele de arhivare, munca de birou, fluxul de lucru. Atenția principală este acordată reglementării formei documentelor tradiționale, fixându-le detaliile.
Caracteristici de remediere a informațiilor
Informațiile documentate sunt informații, conținute pe un suport de materiale, prin detaliile cărora pot fi identificate informații. În prezent, există multe modalități de consolidare a informațiilor. În mod convențional, ele sunt împărțite în mai multe clase.
Documentele pe hârtie sunt purtători de informații disponibile pentru percepție fără utilizarea unor mijloace tehnice suplimentare. Această metodă de documentare este considerată cea mai comună.
Recent, însă, mass-media, informații de la care nu pot fi obținute decât cu ajutorul mijloacelor tehnice, a devenit din ce în ce mai răspândită. Acestea pot fi documente electronice, video, înregistrări audio (fișiere), informații codificate etc.
Identificare
O condiție prealabilă pentru lucrul cu date este disponibilitatea detaliilor prin care informatii documentate.
Definirea sursei de date este necesară pentru a potrivi conținutul original al suportului cu conținutul documentului primit de utilizator. Dacă este necesar, în procesul studierii informațiilor se stabilește faptul identității, coincidența datelor.
Reglementare de reglementare
Regimul juridic al informaţiei documentate, procedura de fixare a informațiilor de către federal structuri executive stabilite de guvern. Reguli de circulatie a documentelor, munca de birou, aprobate de alte organe, organisme ale statului autoguvernare teritorialăîn competenţa lor, nu trebuie să contravină prevederilor reglementărilor guvernamentale.
Structura statului care realizează reglementarea normativă și metodologică informaţia documentată este Agenția Federală pentru Reglementare Tehnică și Metrologie. Anterior, aceste funcții erau îndeplinite de Gosstandart. În timpul reformelor, a fost transformată în Agenție.
Problemele legate de standardizarea documentelor sunt reglementate de prevederile Legii federale nr. 184 „Cu privire la reglementarea tehnică”. Conducerea intersectorială în organizații intră în competența Agenției Federale de Arhivă. Gestionarea sectorială a suportului documentației se realizează de către ministerele de resort, ținând cont de recomandările Agenției Arhivistice.
Specificul de identificare
Există mai multe moduri de depozitare informatii documentate. Definiție opțiunea specifică depinde de specificul industriei în care sunt utilizate informațiile.
Datele pot fi prezentate în formular electronicși stocate în baze de date specializate. Într-o astfel de situație, identificarea are unele particularități. Ele constau în faptul că fiabilitatea informațiilor trebuie confirmată de proprietarul bazei de date sau de un funcționar autorizat.
Există și alte modalități de validare informatii documentate. Aceasta informatie pot fi, în special, certificate printr-o semnătură digitală. Document electronic, confirmat semnatura electronica sau un analog al picturii pictate manual, este recunoscut ca echivalent cu hârtie. Pot fi setate excepții legi federale sau alte reglementări.
Resurse informaționale
Sunt considerate obiecte ale relațiilor dintre persoane juridice, cetățeni și stat. Cea existentă asigură protecția datelor.
Reglementarea normativă se realizează prin prevederi legale care stabilesc:
- Reguli pentru documentarea informațiilor.
- Proprietatea documentelor și a matricelor acestora, inclusiv în sistemele informaționale.
- Categoria datelor în funcție de nivelul de acces la acestea.
- Procedura de asigurare a protectiei informatiilor.
Resursele informaționale sunt create de agenții guvernamentale de orice nivel, entități de afaceri, asociații publice, instituții, persoane fizice. Fiecare subiect formează cutare sau cutare resursă pentru propriile scopuri și utilizări informatii documentate. Acest pot fi în scopuri industriale, manageriale, educaționale, științifice.
Resursele informaționale diferă semnificativ unele de altele în ceea ce privește volumul. Unele sunt reprezentate de mai multe cărți de referință, altele - de colecții mari de bibliotecă. În plus, există o clasificare în funcție de modalitatea de organizare și ordinea în care sunt furnizate datele.
Resursele informaționale ale statului
Federația Rusă, regiunile și municipalitățile sunt proprietarii informatii documentate. Aceste informațiile se acumulează, se creează, se dobândesc în principal pe cheltuiala fondurilor bugetare.
Resursele informaționale ale statului sunt gestionate de organele de stat și structurile de autoguvernare teritorială în cadrul competențelor care le sunt conferite.
Statul are dreptul de a folosi, de a răscumpăra informatii documentate. Acest oportunitatea se realizează în cazurile în care informațiile aparținând altor entități (persoane juridice sau cetățeni) sunt clasificate ca secret de stat, precum și în alte cazuri prevăzute de lege.
Copie legală ca tip de informație documentată
Obligatoriu se numește o copie a documentului duplicat care urmează să fie transferată de producător către organizația corespunzătoare. În acest caz, documentul este recunoscut ca suport material care conține informații. Poate fi prezentat sub formă de text, coloană sonoră, ilustrație sau o combinație a acestora. O copie este un exemplu de document identic cu originalul.
Pentru acest soi regimul juridic al informaţiei documentate este stabilit în Legea federală nr. 77. Act normativ defineste politici publice privind realizarea de copii legale ca bază de resurse pentru achiziția fondului bibliotecii naționale și dezvoltarea sistemului de bibliografie. Legea prevede regulile pentru asigurarea siguranței purtătorilor de informații, caracteristicile utilizării lor publice.
Destinatari
Copiile legale sunt distribuite între persoanele juridice care au dreptul de a stoca, primi, furniza informații pentru utilizare gratuit sau contra cost. Destinatarii sunt:
- Camera de carte, RAS de stat, științifică, tehnică și națională, Filiala siberiană a RAS, Biblioteca științifică din Orientul Îndepărtat. Aceste instituții primesc publicații.
- Biblioteca Rusă pentru Nevăzători. Această instituție primește publicații pentru persoanele cu probleme de vedere.
- Institutul Federal de Proprietate Industrială. Această autoritate primește documente electronice de brevet.
- Biblioteca Parlamentară. Conține documente oficiale.
- Fondul Federal de Standarde de Stat, a clasificatorului integral rusesc date tehnice și economice și reguli regionale / internaționale, recomandări și norme de standardizare ale țărilor străine.
Aceasta nu este întreaga listă de destinatari. Există, de asemenea, instituții speciale care primesc informații video și audio, programe de calculator etc. Au fost create centre științifice și tehnice în Federația Rusă pentru stocarea documentelor în formă electronică. Ei primesc informații în direcții care corespund specificațiilor lor.
Toate aceste organizații publică în mod regulat informații despre depozitul legal gratuit pe care l-au primit. Instituțiile formează o colecție națională de documente a bibliotecii.
Livrarea materialelor, distribuția centralizată a acestora, notificarea consumatorilor se efectuează în termenele stabilite de legislația și reglementările organizațiilor relevante. Încălcarea cerințelor stabilite de către creatorii de documente atrage răspunderea administrativă.
Documentarea informațiilor- aceasta este o procedură obligatorie la includerea informațiilor în resursele informaționale. Documentul, care a fost duplicat din sistemul informatic, devine valabil după ce este semnat de un funcționar. Documentele care se află în sistemul informatic pot fi semnate cu semnătură electronică digitală. Forța juridică a unei semnături digitale electronice este confirmată dacă sistemul informațional dispune de un instrument software și hardware care asigură identificarea semnăturii. Dreptul de a identifica o semnătură este permis numai pe baza unei licențe. Identificarea prin mijloace nelicențiate a unei semnături digitale electronice creează și.
Resurse informaționale poate fi guvernamental sau neguvernamental. Procesele informaționale sunt mijloace de colectare, acumulare, prelucrare, stocare, diseminare și căutare de informații. Sistem informatic- un set organizatoric grupat de documente și tehnologia Informatiei folosind metode de comunicare computațională și tehnologie care implementează procese informaționale. Toate aspectele trebuie descrise în politica de securitate a întreprinderii.
Persoanele juridice și persoanele fizice sunt deținătorii acelor documente care sunt vândute pe cheltuiala lor, primite prin metoda cadou sau moștenire. Statul poate răscumpăra informații documentate de la persoane juridice și persoane fizice dacă aceste informații sunt clasificate drept secret de stat. Proprietarul de resurse informaționale cu secrete de stat poate dispune numai cu permisiunea autorităților statului. Ei nu își pierd dreptul la aceste informații, trebuie să coordoneze acțiunile cu privire la aceste informații.
Resursele informaționale pot fi ca o marfă numai în cazurile prevăzute de lege. Dreptul de a prelucra informații nu exercită dreptul de proprietate asupra acestor informații. Informațiile care sunt prelucrate în timpul prestării de servicii sau la partajarea acestora aparțin proprietarului. Toate aspectele de utilizare trebuie specificate în contracte sau în legile relevante.
Modalități de documentare
Metoda documentării - o metodă de organizare a informațiilor pe un anumit mediu, care permite citirea informațiilor în timp.
Documentatie tehnica- numită și amprenta gândirii tehnice. Documente tehnice - denumirea generală a acelor documente care afișează rezultatul proiectării tehnologice și a clădirilor, proiectării și altor lucrări de construcție a clădirilor. Astfel de documente păstrează evidența proceselor de muncă (desene, grafice, calcule etc.). O astfel de documentare este legată și de cartografie, geodezie, serviciu hidrometeorologic.
Documentație text- un tip de document care conține informații sonore înregistrate prin orice tip de literă. Acest tip de documentare este cel mai răspândit.
Fotodocument— tipul documentului realizat prin metoda fotografică. Particularitatea unui astfel de document este că înregistrează momentul evenimentului și au o precizie ridicată. Cu ajutorul microfotocopierilor se realizează copii ale documentelor. Document de film- un document audiovizual creat prin metoda cinematografică. Un astfel de document afișează evenimente referitoare la o anumită perioadă de timp. Fonodocument— un document care are date audio fixate în timp.
Documentatie electronica- pe suporturi materiale speciale, informațiile sunt înregistrate cu notații speciale și numai mașinile pot analiza această formă de citire. Astăzi, materialele pentru documentare pot fi: hârtie, discuri, filme, suporturi magnetice și electrice.
Ultima documentație- definește tipul de documentație în care citirea informațiilor este posibilă numai cu ajutorul unor mijloace tehnice speciale. Acestea pot fi carduri magnetice, discuri, unități flash etc.
Ordin de documentare
Informațiile documentate sunt selectate, compilate, prelucrate și furnizate cu anumite detalii, ținând cont de forma, sursa și destinația suportului. Informațiile documentate pot fi în formular document electronic sau să fie fixat pe suport. Documentarea informațiilor este o procedură obligatorie pentru includerea informațiilor în resursele informaționale ale statului. Persoanele fizice și juridice sunt obligate într-o anumită ordine să furnizeze informații documentate anumitor autorități ale statului. organelor să creeze resurse informaţionale de stat. Proprietarii și proprietarii de resurse informaționale, în cadrul lor legal, trebuie să ia măsurile necesare pentru a proteja informațiile documentate.
Informații documentate cu acces restricționat
Împărțit în informații secret de statși informații confidențiale. Este interzisă atribuirea informațiilor cu acces restricționat:
- legi, acte, norme
- documente care conțin date despre situații critice (epidemie etc.)
- documente privind activitatea statului. corpuri
- documente din arhive și biblioteci deschise