Lucrați cu informații și documente de referință. Organizarea muncii cu documente

Pagina 15 din 16

ȘI informații și lucrări de referință asupra documentelor.

Baza informațiilor și lucrărilor de referință pe documente este o bază de date formată în procesul de introducere a documentelor de intrare, de ieșire și interne într-un computer.

SGBD-urile moderne (sisteme de management al bazelor de date) vă permit să faceți interogări și, în consecință, să primiți răspunsuri pentru orice combinație de date incluse în cardul de înregistrare a documentului.

În mod similar, se efectuează căutarea documentelor în sine. Căutarea se poate face pe orice semn (câmp) completat în cardul de înregistrare. De regulă, acestea sunt numărul documentului de intrare, data primirii documentului, tipul documentului, corespondentul, teritoriul, executorul documentului, numărul documentului de ieșire, data trimiterii documentului etc. Valorile câmpurilor corespunzătoare fie sunt introduse de la tastatură, fie pentru valorile clasificate sunt selectate din lista corespunzătoare (tip de document, interpret etc.). Se poate acorda ajutor:

1. Conform unui document anume: unde (cine) se află; stadiul de execuție (pregătire); rezultatul executiei; locul de depozitare (pentru documentele executate).

2. Pe tema (conținut): document specific; grup de documente.

4. După regiune: țară; zone; oraș.

La căutarea unor documente specifice sau a unui grup de documente, pot fi indicate următoarele detalii:

1) de intrare, de ieșire, documente interne(căutarea poate fi efectuată atât separat pentru fiecare categorie, cât și pentru toate cele trei grupe de documente);

2) tipul documentului (scrisoare, comandă, contract etc.);

3) sfera cronologică aproximativă a căutării (după data primirii sau pentru intern - semnarea documentului, sau de la un număr la altul);

4) regiunea în care se efectuează căutarea (țara, regiune);

5) organizare (corespondent/destinatar);

Când căutați informații despre un anumit document, numărul documentului poate fi specificat direct.

Condițiile de căutare se formează ca o combinație a câmpurilor completate ale cardului, în mod similar cu cardul de înregistrare, i.e. la completarea mai multor câmpuri se vor găsi documente care corespund tuturor parametrilor specificati.

Căutarea documentelor se poate efectua pe documente neexecutate, executate (având data executării și marca de plasare în cauză), pe întreaga bază de date operațională (documente din anul curent de evidență), precum și, dacă este cazul, pe baza de date a arhivei (documente din anii anteriori).

La emiterea de informații despre un anumit document, formularul de înregistrare este afișat pe ecran și, dacă este necesar, tipărit. La căutarea unui grup de documente, rezultatele căutării sunt afișate și tipărite sub formă de tabel.

În cazul unei căutări pentru un anumit document neexecutat, rezultatul căutării este informații despre ce contractant se află în prezent documentul. Dacă documentul a fost deja executat, atunci ecranul afișează informații, caz în care acest document.

Extinde semnificativ posibilitățile de căutare în baze de date full-text pe documentele instituției. Această formă de lucru cu copii electronice ale documentelor a devenit recent mai răspândită. În acest caz, un fișier cu textul documentului în sine este atașat automat la fișa de înregistrare a documentului (primit, primit de e-mail, fax; sau introdus prin scanare și recunoaștere ulterioară document pe hârtie, outgoing sau intern - pregătit cu editor de text, foaie de calcul etc.).

Astfel de sisteme full-text vă permit să căutați nu numai după detaliile introduse în cardul documentului, ci și după conținutul documentului, de exemplu. caută documente în textul cărora există anumite cuvinte sau expresii. De exemplu, dacă dorim să găsim documente legate de achiziționarea unei imprimante de la Orion, atunci căutăm cuvintele „printer” și „Orion”.

Utilizarea tehnologiilor automatizate reduce semnificativ costurile cu forța de muncă pentru înregistrare, controlul execuției și referință serviciul de informare. Deci, dacă costul forței de muncă pentru completarea unui card tradițional de înregistrare este de 0,152 ore, atunci folosind tehnologia automată - doar 0,054 ore. În consecință, costurile forței de muncă pentru căutare informatie curenta sunt 0,17 sau 0,054 ore, întocmirea certificatelor de documente neîntocmite la timp folosind tehnologia tradițională durează lunar (10 documente), anual (peste 100 de documente) de la 0,26 ore la 8 ore.Totodată, se întocmește un certificat similar în un sistem automatizat timp de 0,05 ore și, cu setări adecvate, acesta poate fi, în general, creat și tipărit automat la o frecvență specificată.

Interesante sunt normele de timp pentru monitorizarea executării documentelor, inclusiv punerea semnului „K” pe documentul supus controlului, reamintirea contractantului de termenul limită, introducerea de informații în card cu privire la progresul execuției, informarea managerilor despre starea de execuție, scoaterea documentului de sub control, întocmirea rezumatului documentelor, neexecutate la termen, întocmirea rezumatului execuției actelor supuse controlului; generalizarea rezultatelor executării documentelor în diviziile structurale, analiza stării de execuție a documentelor în organizație. De exemplu, pregătirea unui certificat pentru informarea conducerii (certificat pentru 20 de documente) în munca tradițională de birou durează 1,8 ore, iar în mod automat - 1 oră.

Programele de înregistrare și control al executării documentelor sunt importante parte integrantă sisteme moderne de automatizare de birou.

<< Предыдущая - Следующая >>

Cuprins

Pagina 15 din 16

ȘI informații și lucrări de referință asupra documentelor.

Baza informațiilor și lucrărilor de referință pe documente este o bază de date formată în procesul de introducere a documentelor de intrare, de ieșire și interne într-un computer.

1. Conform unui document anume: unde (cine) se află; stadiul de execuție (pregătire); rezultatul executiei; locul de depozitare (pentru documentele executate).

2. Pe tema (conținut): document specific; grup de documente.

4. După regiune: țară; zone; oraș.

La căutarea unor documente specifice sau a unui grup de documente, pot fi indicate următoarele detalii:

1) documente de intrare, de ieșire, interne (căutarea poate fi efectuată atât separat pentru fiecare categorie, cât și pentru toate cele trei grupuri de documente);

2) tipul documentului (scrisoare, comandă, contract etc.);

3) sfera cronologică aproximativă a căutării (după data primirii sau pentru intern - semnarea documentului, sau de la un număr la altul);

4) regiunea în care se efectuează căutarea (țara, regiune);

5) organizare (corespondent/destinatar);

Când căutați informații despre un anumit document, numărul documentului poate fi specificat direct.

Extinde semnificativ posibilitățile de căutare în baze de date full-text pe documentele instituției. Această formă de lucru cu copii electronice ale documentelor a devenit recent mai răspândită. În acest caz, un fișier cu textul documentului în sine este atașat automat cardului de înregistrare a documentului (primit, primit prin e-mail, fax; sau introdus prin scanarea și recunoașterea ulterioară a unui document pe hârtie, ieșit sau intern - pregătit folosind un editor de text, o foaie de calcul etc.). P.).

Utilizarea tehnologiilor automatizate reduce semnificativ costurile cu forța de muncă pentru înregistrarea, controlul execuției și serviciile de referință și informare. Deci, dacă costul forței de muncă pentru completarea unui card tradițional de înregistrare este de 0,152 ore, atunci folosind tehnologia automată - doar 0,054 ore.În consecință, costurile forței de muncă pentru căutarea informațiilor actuale sunt de 0,17 sau 0,054 ore, întocmirea certificatelor de documente necompletate pe timpul cu tehnologia tradițională durează lunar (10 documente), anual (peste 100 de documente) de la 0,26 ore la 8 ore.Totodată, un certificat similar într-un sistem automat este pregătit în 0,05 ore, iar cu setările corespunzătoare, se poate chiar să fie create și tipărite automat la o frecvență specificată.

Programele de înregistrare a documentelor și de control al execuției sunt o parte importantă a sistemelor moderne de automatizare de birou.

Condiția pentru funcționarea cu succes a serviciului clerical (secretar-referent) în domeniul informației și lucrărilor de referință este realizarea unui dosar de referință ( Ghișeu de ajutor), în care cărțile de înregistrare sunt dispuse după un anumit sistem. Sarcina aparatului de referință în munca de birou este de a răspunde în orice moment la două întrebări: prima este în ce departament, care dintre executanți și în ce stadiu de execuție, care dintre executanți și în ce stadiu de execuție este documentul dorit. , al doilea - în ce document ( în ce documente) există informații despre problema dorită. Informațiile și lucrările de referință pot fi construite atât în mod tradițional folosind carduri de referință, cât și într-un mod automat. Să luăm în considerare pe scurt ambele abordări. Fișierele de referință în centralizarea operațiunilor de înregistrare și de referință se află în birou și în grupul de control. Cu operațiuni descentralizate, dulapurile de dosare sunt amplasate în diviziile structurale ale organizației. Cardurile sunt grupate într-un fișier card în funcție de caracteristici care sunt complet dependente de conținut, solicitările care trebuie satisfăcute cu ajutorul acestuia. Dosarul de referință este împărțit în două părți: prima include fișe pentru documentele neîndeplinite, a doua - pentru cele executate. Pe măsură ce cărțile sunt executate, cărțile din secțiunile primei părți a indexului cărților sunt mutate în secțiunea corespunzătoare a celei de-a doua părți. Toate coloanele trebuie completate pe cardul de înregistrare plasat în a doua secțiune a indexului cardului. Utilizarea indicatorilor de culoare permite clasificarea matricei de referință și facilitează căutarea informatie necesara, crește eficiența căutării. Carduri de referință transferat la arhivă împreună cu actele și documentele completate. Posibilitățile de servicii de informare și referință odată cu introducerea unui sistem automat de înregistrare a documentelor s-au extins semnificativ. Sistemul automatizat vă permite să găsiți referințe pentru orice combinație de date incluse în fișa de înregistrare a documentului. Căutarea informațiilor asupra unui anume document se poate efectua asupra documentelor restante și executate, pe întreaga bază de date operațională a anului în curs și, dacă este cazul, asupra documentelor din anii anteriori (bază de date arhivă). Dacă este necesar să se obțină informații despre un anumit document, pe ecran se afișează formularul de înregistrare corespunzător și apoi se imprimă. Rezultatele căutării de informații despre un grup de documente sunt afișate sub formă de tabel și, dacă este necesar, tipărite. Informațiile privind un document neexecutat sau, respectiv, executat, arată ce contractant deține documentul și în ce caz este depus acest document. În prezent, sistemele de căutare full-text pentru informațiile necesare devin tot mai răspândite. În aceste scopuri, la fișa de înregistrare a documentului se atașează un dosar cu textul documentului propriu-zis. Astfel de sisteme vă permit să căutați nu numai după detaliile cardului de înregistrare, ci și după conținutul documentului în sine - căutați acest document prin Cuvinte cheie sau fraze. Utilizare tehnologia calculatoarelor accelerează fluxul de lucru, îmbunătățește disciplina executivă a angajaților, îmbunătățește managementul organizației în ansamblu.

Disponibilitate arhiva electronica vă permite să găsiți rapid și ușor orice document folosind funcția de căutare. Funcția oferă o căutare instantanee a documentelor pentru orice tip de solicitare (Fig. 15). Rezultatul căutării este o listă de documente care satisfac cererea, cu o listă de valori a detaliilor documentelor găsite.

Un tip separat de căutare este căutarea prin documente de control și ordine. Acest tip căutarea vă permite să obțineți informații operaționale despre starea unei sarcini.

Formarea cazurilor în organizație și stocarea lor curentă.

La începutul fiecărui an, organizația începe formarea documentelor în caz. Formarea dosarelor este gruparea documentelor executate într-o cauză în conformitate cu nomenclatorul cauzelor și sistematizarea documentelor în cadrul cauzei.

Formarea centralizată și descentralizată a cazurilor în organizație

În organizații, cazurile sunt formate centralizat în serviciul de gestionare a documentelor (secretariat, birou, departament birou etc.) sau descentralizat - în divizii structurale. Practica arată că cazurile sunt formate în principal într-o manieră descentralizată, adică. în diviziuni structurale.

Documentele organizatorice și administrative, formularele de înregistrare a acestora (contabilitatea), documentația de planificare și raportare textuală și statistică sumară, corespondența și alte documente privind aspectele principale ale afacerii sunt formate în serviciul de documentație de management (DOE).

Documentele care reflectă anumite domenii ale activităților organizației sunt formate în cazuri la locul pregătirii lor în diviziile structurale relevante, a căror competență include anumite aspecte în conformitate cu regulamentul privind acestea (de exemplu, în conformitate cu regulamentul privind planificarea). si departament economic, departament contabilitateși raportare, departamentul de personal etc.).

Formarea cazurilor în diviziile structurale ale organizației este efectuată de angajații responsabili cu evidența. Controlul asupra formării cazurilor este efectuat de serviciul DOW.

Șeful arhivei organizației sau responsabilul de arhivă oferă angajaților asistența metodologică necesară diviziuni structuraleîn formarea cauzelor și, de asemenea, verifică corectitudinea formării dosarelor în conformitate cu nomenclatorul de cauze aprobat.

Reguli de formare a dosarelor.

La formarea dosarelor trebuie respectate următoarele cerinţe de bază: introduceţi în caz doar documente executate, corect executate în conformitate cu rubricile dosarelor conform nomenclatorului; includeți în acest caz o copie a documentului; a reuni toate documentele legate de rezolvarea unei probleme; pune anexe împreună cu documentele principale; documente de grup de unul an calendaristic, cu excepția cazurilor de transfer; grupați separat documentele cu perioadele de stocare permanente și temporare în fișiere. Documentele de returnat, copiile suplimentare, ciormele nu trebuie introduse la dosar.

Notă! CAUSA nu trebuie să depășească 250 de coli cu grosimea cotorului de cel mult 4 cm.Dacă cotorul casei depășește 4 cm, actele cauzei sunt împărțite în volume. Indexul și titlul cauzei sunt atașate fiecărui volum cu adăugarea „volumului 1”, „volumului 2”, etc.

Documentele din cadrul cazului sunt aranjate de sus în jos în ordine cronologică, întrebare-logică sau combinație.

În interiorul carcasei, documentele ar trebui aranjate astfel încât să acopere anumite probleme din conținutul lor într-o secvență logică.

Cazurile sunt deschise cronologic, tematic sau o combinație a acestora. Documentele primite sunt ordonate în funcție de data primirii, de ieșire - după data de plecare sau alfabetic de autori și corespondenți.

Gruparea în cazuri anumite tipuri documente.

Actele normative și administrative sunt grupate în cazuri pe tip și cronologie cu cereri aferente în decurs de un an calendaristic. Nu este permisă formarea diferitelor tipuri de documente administrative într-un singur caz, de exemplu, comenzi, instrucțiuni și instrucțiuni. De orice fel document administrativ este constituită într-o afacere independentă cu propria sa numerotare brută și, în consecință, este supusă înregistrării într-un jurnal (carte) independent.

Comenzile pentru activitățile de bază sunt grupate separat de comenzile pentru personal. Ordine de personal, având, conform Listei documentelor de arhivă administrativ tipice generate în derularea activităților agentii guvernamentale, corpuri administrația localăși organizațiile, indicând perioadele de depozitare (aprobat prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25.08.2010 nr. 558) diferite perioade de depozitare, sunt formate în fișiere independente și au propria înregistrare în formularul contabil corespunzător (revista , carte, dulap de dosare).

Comenzile pentru personal sunt formate în cutii în funcție de momentul depozitării acestora. În același timp, trebuie amintit că este interzisă gruparea documentelor cu termeni diferiți depozitare.

În conformitate cu art. 19b din Lista documentelor tipice de arhivă managerială constituite în derularea activităților organelor de stat, administrațiilor locale și organizațiilor, indicând perioadele de păstrare, comenzile pentru personal au două perioade de păstrare: 75 de ani și 5 ani; comenzile cu termen de valabilitate de 75 de ani includ comenzi:

admitere, transfer, combinare, transfer, concediere;

certificare, pregătire avansată, repartizare a gradelor (grade); schimbarea prenumelui; încurajare, recompensă; salarii, bonusuri, diverse plăți; toate tipurile de vacanțe ale angajaților cu grele, nocive și conditii periculoase muncă, concediu de maternitate, concediu parental, concediu fără plată (salariu); sarcina asupra profilului activitatii principale; călătorii lungi de afaceri interne și străine, călătorii de afaceri pentru angajații cu condiții de muncă grele, nocive și periculoase.

Comenzile cu termen de valabilitate de 5 ani includ comenzi: aproximativ acțiune disciplinară; concedii anuale platite, concedii de studiu; la datorie; călătorii de afaceri interne și externe pe termen scurt.

Practica utilizării documentelor asupra personalului arată că, în cazul unor volume semnificative de comenzi asupra personalului care au o durată de valabilitate de 75 de ani, este mai oportună formarea acestora în dosare pe probleme de activitate. De exemplu, ordinele de admitere, transfer, combinare, transfer și concediere a angajaților ar trebui grupate separat în cazuri, de exemplu. legate de lor experiență de muncă, și separat - comenzi pentru bonusuri, încurajare și alte plăți, care conțin informații despre salariile. Mai mult, în fiecare caz, comenzile trebuie să aibă o numerotare brută independentă.

Reglementările, instrucțiunile, regulile aprobate prin acte normative și administrative (ordine, ordine, hotărâri, hotărâri etc.) sunt grupate împreună cu documentele specificate. La aprobarea lor ca documente independente sunt grupate în cazuri separate.

Protocoalele din cauză sunt aranjate în ordine cronologică în funcție de datele întocmirii lor și în ordinea crescătoare a numerelor lor. Anexele existente la protocoale sunt formate într-un singur caz, i.e. împreună cu protocoale. În cazul unui volum mare de atașamente la protocoale, atașamentele sunt formate în cazuri separate în funcție de datele protocoalelor și de numărul acestora.

planuri, rapoarte, estimări aprobate, tabele de personal iar alte documente sunt grupate separat de proiectele lor.

Corespondența este grupată, de regulă, pe perioada unui an calendaristic și sistematizată în ordine cronologică; în acest caz, documentul de răspuns este plasat în spatele documentului de cerere. La reluarea corespondenței pe o problemă anume începută în anul precedent, documentele se includ în dosarul anului în curs, indicând indicele cazului din anul precedent.

Documentele din dosarele personale se localizează pe măsură ce sunt primite și se sistematizează astfel: un inventar intern al documentelor disponibile într-un dosar personal; chestionar (evidența personală a evidențelor de personal) și completare la acesta; autobiografie, rezumat; documente de studii; aplicație pentru un job; ordin (instruire) cu privire la angajare; contract de munca; acord despre răspundere(dacă există); copii ale comenzilor (instrucțiunilor) privind relocarea, combinarea, transferul, certificarea, pregătirea avansată, stabilirea salariului, concediul fără plată, îngrijirea copiilor etc.; acorduri suplimentare la contract de muncă; copii ale certificatelor de căsătorie, documente privind schimbarea prenumelui; fișe de certificare; copii ale pașaportului, TIN, PFR și ale altor documente personale ale angajatului; certificate de înregistrare la locul de reședință; certificate medicale; scrisoare de demisie; o copie a ordinului (instrucțiunii) de concediere.

Cardurile personale ale angajatilor ( formă unificată Nr. T-2) sunt formate în cazuri independente în ordinea alfabetică a numelor de familie separat de dosarele personale.

Conturile personale pentru salariile angajaților se află în dosare în ordinea alfabetică a numelor de familie.

Evoluția informațiilor și a lucrărilor de referință
Avantaje sisteme automatizate:

completitudinea căutării
eficienţă
acces distribuit
servicii de informații suplimentare

Informarea și munca de referință asupra documentelor organizației este una dintre cele mai importante sarcini ale serviciului DOW. Eficiența și completitudinea prezentării informațiilor necesare întocmirii unei decizii de management, crearea documentelor determină în mare măsură calitatea activității aparatului administrativ în ansamblu. Una dintre sarcinile principale în crearea unui sistem modern de înregistrare automată a documentelor este tocmai nevoia de a crea o bază de date cu toate documentele organizației pentru informații ulterioare și lucrări de referință.

Inițial, atunci când au fost utilizate sistemele de înregistrare a jurnalelor, posibilitățile de informare și lucrări de referință au fost sever limitate. Daca nu se stie număr de serie, sub care documentul este înregistrat în jurnal, sau cel puțin data exactă de înregistrare a documentului, pentru căutare a fost necesar să se parcurgă o parte semnificativă a jurnalului. Desigur, căutarea a durat foarte mult și a fost efectuată în caz de nevoie urgentă.

Odată cu apariția sistemelor de înregistrare a cardurilor, posibilitățile de căutare a documentelor s-au extins oarecum; mai multe copii ale cărții de înregistrare, tipărite sub formă de hârtie carbon, au făcut posibilă crearea a 2-3 dulapuri tematice. Acum căutarea ar putea fi efectuată, de exemplu, în ordine alfabetică de corespondenți sau de subiectul documentului. Cu toate acestea, capacitățile de căutare ale sistemului de fișiere au fost, de asemenea, limitate. Deoarece pentru a căuta fiecare caracteristică de căutare (corespondent, subiect, caracteristică geografică, etc.) a fost necesar să se creeze un dulap de fișiere separat, iar numărul de dulapuri a fost limitat (3-4 copii ale cardului puteau fi tipărite sub carbon copiere, dulapurile de fișiere ocupau mult spațiu), apoi posibilitățile de căutare au fost limitate la aceste 2-3 funcții de căutare. În plus, un astfel de cabinet de dosare, fiind în serviciul instituției de învățământ preșcolar, necesita utilizarea unui sistem centralizat de înregistrare a documentelor, atunci când toate documentele erau primite central în serviciul instituției de învățământ preșcolar, înregistrate, iar apoi transferate la unitatile. În organizațiile mari, când se folosește un sistem descentralizat de înregistrare a documentelor, când documentele erau înregistrate direct în divizii, departamente, sistem de referință conform documentelor organizaţiei a lipsit în principiu.

Odată cu introducerea sistemelor moderne de contabilitate automată a documentelor (sisteme munca de birou electronic, SED) posibilitățile de informare și lucrări de referință au trecut la un nivel calitativ nou.

Se pot distinge următoarele trăsături distinctive munca de regăsire a informațiilor în sisteme automate (EDMS).

1. Posibilitatea de a căuta după orice caracteristică de căutare, precum și printr-o combinație de mai multe caracteristici de căutare în același timp. Astfel, putem căuta, de exemplu, documente primite de la un anumit corespondent pentru o anumită perioadă de timp; fie documente de un anumit tip, intocmite in vreo divizie, fie rapoarte intocmite de angajatii departamentului de vanzari in perioada februarie - mai 2007; acte aprobate de angajat în decembrie 2007 etc.

2. Posibilitatea de căutare full-text. Deoarece aproape toate documentele de astăzi sunt create pe un computer, tot mai multe documente merg la formular electronic sau scanate în serviciul DOW, respectiv, ponderea EDMS full-text crește rapid, adică sisteme care stochează nu numai informații despre document (cartea de înregistrare), ci și documentul în sine sub forma unui fișier atașat la cardul sau un set de fișiere de diferite formate (imaginea documentului și textul documentului sau documentul și anexele acestuia). Capacitățile de căutare sunt mult extinse. Acum putem căuta nu numai un set de detalii sau cuvinte cheie (rubricator), ci și orice cuvinte care pot apărea în textul documentului.

3. Căutare avansată. Îmbunătățire rapidă motoare de căutare pe Internet, adaptat la interogări de text formulate în limbaj obișnuit, a făcut posibilă utilizarea aranjamente similare, permițându-vă să căutați pe baza morfologiei, dicționarelor de sinonime etc. pentru toate documentele organizației incluse în EDMS. Așa-numitul „limbaj de interogare de căutare” vă permite să specificați că cuvintele căutate să fie amplasate unul lângă celălalt, într-o propoziție, într-un paragraf. Pentru a restrânge rezultatele căutării, puteți specifica ce cuvinte nu trebuie să apară în text, de exemplu, căutăm „Bush”, dar fără cuvântul „senior”, etc.

4. Căutare tematică. Căutarea full-text facilitează realizarea unor colecții de documente cu subiecte, inclusiv documente complexe, care acoperă o serie de subiecte care poate să nu fie reflectate în mod explicit în titlul documentului. Mai mult, rezultatul cererii poate fi atât o selecție de documente, cât și o „strângere” - extrase din documente cu privire la o anumită problemă, cu indicarea sursei sub forma: titlul, data și numărul documentului, o bucată de text asupra acestei probleme. Și deja pe baza unei astfel de selecții, utilizatorul decide să comande unele documente în întregime.

5. Un singur EDMS vă permite să efectuați o căutare transversală prin documentele lucrării curente de birou, documentele completate în munca de birou și documente de arhivă. Pe măsură ce arhiva electronică este completată, EDMS va conține tot mai multe documente. Dacă documentele actualei lucrări de birou sunt transferate în timp către arhiva departamentală, apoi cardurile electronice în sine documente electronice poate continua să fie stocat în sistem. Cu toate acestea, trebuie luat în considerare faptul că unele programe nu vă permit să căutați prin toate secțiunile anuale, deoarece fiecare secțiune anuală este o bază de date separată. Mai presus de toate, astfel de sisteme provoacă neplăceri la începutul anului, când accesul la documente care nu au fost încă executate în ultimul an este deosebit de frecvent și este necesară comutarea constantă între baza actuală și baza pe documente pentru anul trecut. Și dacă anul documentului nu este cunoscut exact sau trebuie să găsiți documente pentru ani diferiți, atunci în acest caz trebuie să rulați întreaga linie căutări repetate – după numărul de secțiuni anuale din sistem. Deoarece unele EDMS conțin documente timp de zece sau mai mulți ani, acest lucru complică semnificativ căutarea. Prin urmare, astfel de programe sunt abandonate treptat, trecându-se la sisteme care permit căutarea end-to-end în toate secțiunile anuale, atât în documentele curente, cât și în documentele transferate în arhivă.

6. Acces distribuit. În mod tradițional, munca de informare și referință era efectuată de serviciul DOW. Adică, dacă era necesar să se găsească vreun document sau documente - un manual, angajații s-au adresat angajaților instituției de învățământ preșcolar și au precizat deja din reviste sau dulapuri unde și cu cine se află acest sau acela document. Crearea unui sistem automatizat permite accesul distribuit de la distanță la EDMS din orice loc de muncă, atât în rețeaua locală de birouri, cât și dintr-un birou, sucursală la distanță și, sub rezerva măsurilor de securitate corespunzătoare, de oriunde în lume prin Internet, pt. de exemplu, de către conducere sau angajați, cei care se află într-o călătorie de afaceri, acasă etc. Astfel, eficiența obținerii de informații despre documente de către toți angajații organizației crește brusc.

Astăzi, lucrul cu EDMS devine o operațiune zilnică pentru aproape orice angajat al aparatului de management. La fel ca și utilizarea de baze legale date precum „Garant”, „Cod”, „ConsultantPlus”, etc., la pregătirea oricărui document, primul lucru pe care un angajat îl face este să acceseze EDMS, căutând documente existente pe o anumită problemă. Astfel, pe de o parte, nu se pierde timpul în pregătirea documentelor pe probleme rezolvate anterior, iar probabilitatea de duplicare a muncii angajaților este redusă semnificativ. De exemplu, o situație managerială obișnuită când angajații a două departamente pregătesc documente care se contrazic... Pe de altă parte, având la dispoziție întregul document și baza de cunoștințe a organizației, chiar și angajații care s-au alăturat recent în companie pot pregăti documente mult mai bune.

7. Protecție împotriva accesului neautorizat. Introducerea unui EDMS este în mod necesar însoțită de o definire a gamei de documente disponibile pentru angajații organizației, în funcție de repartizarea responsabilităților și a termenilor de referință. Serviciile de informare și de referință trebuie să găsească un echilibru între nevoia unui acces cât mai deplin posibil al angajaților la tot ceea ce au nevoie munca eficienta informarea și protecția informațiilor confidențiale împotriva accesului neautorizat. De regulă, sunt stabilite trei gradări de acces la document: vizualizarea cardului și a documentului atașat acestuia, accesul la card fără posibilitatea de a vizualiza documentul în sine și refuzul accesului. În funcție de setări și programul specific, utilizatorul fie primește informații că nu are drepturi de acces la document, fie informații despre document nu sunt afișate deloc în rezultatele interogării, iar dacă specificați direct numărul unui document închis. document în interogare, programul va afișa un mesaj că nu există un astfel de document.

8. Serviciu de informare extins. Întrucât serviciul de informare și documentare a aparatului administrativ este una dintre sarcinile principale ale instituției de învățământ preșcolar, introducerea unui EDMS poate crește semnificativ integralitatea și calitatea și introduce noi forme de servicii de informare și documentare. De exemplu, în ciuda posibilității de acces direct la sistem, nu toți angajații vorbesc fluent limba interogărilor de căutare. Daca cauta document specific, de regulă, nu provoacă dificultăți, atunci o căutare tematică complexă poate provoca deja dificultăți. Prin urmare, mai ales în prima etapă, angajații vor continua să contacteze serviciul PEI cu o solicitare de selectare a documentelor cu privire la o anumită problemă. În acest caz, are sens să îi furnizezi angajatului nu selecția propriu-zisă a documentelor, ci un formular de cerere salvat, prin rularea căruia angajatul primește din sistem o listă cu documentele de care are nevoie. Mai mult, are sens ca serviciul DOW să nu aștepte să sosească cutare sau cutare solicitare, ci, după analizarea nevoilor angajaților, să creeze un set de solicitări tipice de care ar putea avea nevoie angajații și să le aducă fiecărui consumator. Utilizarea interogărilor în comparație cu colecțiile de documente are avantajul că, dacă în sistem apar documente noi care îndeplinesc criteriile pentru interogare, atunci în viitor, prin rularea interogării, angajatul va primi pe ecran lista plina, inclusiv documente nou apărute. Unele programe au o funcție de abonament care permite unui angajat să primească notificări despre toate documentele noi care apar în sistem și îndeplinesc unul sau altul criteriu, de exemplu, cele legate de o anumită organizație etc.

9. Un director separat care extinde informațiile și capabilitățile de referință ale EDMS este agenda de adrese. ÎN organizatii comerciale astazi, din ce in ce mai des nu este nici macar un modul EDMS, ci un program separat, care este o intreaga clasa de programe – un sistem CRM, adica un sistem de management al relatiilor cu clientii (CRM – customer relationship management). O astfel de agendă foarte extinsă conține informații despre toate organizațiile cu care această companie întreține relații: adresele acestora, detaliile bancare, numele de familie, prenumele, patronimele, numerele de contact și altele. informații de referință, inclusiv informații despre livrări, contracte încheiate, negocieri etc. Prezența unor astfel de informații în sistem face ca munca cu clienții corporativi să fie mai independentă de un anumit manager și minimizează riscul de pierderi în cazul plecării unui angajat.

10. Materiale de referință suplimentare. Astăzi, serviciul DOW efectuează nu numai lucrări de informare și referință asupra documentelor organizației, ci poate colecta și toate informațiile necesare cu privire la subiectul activității organizației, urmărind publicațiile în presă, pe Internet, publicate. ediții tipăriteși alte informații necesare muncii angajaților organizației. Toate aceste informații sunt colectate zilnic, adăugate în sistem și cu o frecvență specificată, de exemplu, o dată pe săptămână, angajații sunt anunțați cu privire la noile sosiri prin e-mail circular sau postarea de informații pe site-ul intern al companiei.

În plus, serviciile de informare și referință pot fi efectuate nu numai pe baza unui sistem automat de păstrare a evidențelor electronice (EDMS), ci și pe baza altor sisteme informatice specializate, de exemplu, cele legale, sisteme de lucru cu documentația de proiectare. (sisteme de management ciclu de viață), etc. Uneori, automatizarea lucrului cu documente este implementată și pe baza unui sistem integrat de management al întreprinderii (sistem ERP). Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că sistemele ERP, ca multe alte companii Sisteme de informare(CIS), de regulă, se disting printr-un cost semnificativ mai mare al fiecărui loc de muncă și, cel mai important, se concentrează în primul rând pe lucrul nu cu documente, ci cu indicatori, cifre și nu pot furniza în mod eficient informații și lucrări de referință. conform documentelor organizatii.

În concluzie, trebuie subliniat faptul că utilizarea sistemelor automatizate moderne face posibilă transferul informațiilor și lucrărilor de referință la un nou nivel și, prin urmare, crește semnificativ eficiența muncii personalului de conducere în ansamblu, a oricărei organizații, instituții, firma, indiferent de profil, scara de activitate si forma de proprietate.