Munca de birou în jurnal electronic. Ce este munca de birou și managementul documentelor? Creați un document unu-doi-trei

Kuznetsova T.V., redactor-șef al revistei „Deloproizvodstvo”, profesor onorat al Universității de Stat pentru Științe Umaniste din Rusia.

Dragi cititori!

În urmă cu exact zece ani, în a doua jumătate a anului 1997, a apărut primul număr al revistei Deloproizvodstvo.

Inițial, până în 2002, revista a fost publicată semestrial, din 2002 fiind publicată trimestrial. În doar 10 ani au fost publicate 31 de numere ale revistei (ai în mână al 32-lea număr), unde au fost publicate 565 de articole.

Pregătind primul număr al revistei în urmă cu zece ani, editorii s-au adresat cititorilor: „Țineți în mâini primul număr al revistei Deloproizvodstvo. Gândiți-vă la numele revistei. rezolvați problema, deoarece în procesul de rezolvare. orice problemă, documente au apărut și apar astăzi pentru a stabili acordul la care sa ajuns, decizie, o cerere, deoarece cuvântul rostit este de scurtă durată, poate fi uitat, distorsionat sau înțeles greșit în timpul transmiterii. Un document este creat în primul rând pentru a consolida informații, pentru a le transmite în timp și la distanță, pentru a-i conferi forță juridică.

Dar la urma urmei, un document nu trebuie doar creat, ci trebuie să se poată lucra cu el: transfera sau primi, înregistrează, organizează soluția problemei prezentate în document (rezoluții de management), controlează termenul limită, salvează document, eliberați un certificat pe acesta, transferați-l în arhivă pentru stocare ulterioară sau, dacă documentul conține informații unice fără valoare, distrugeți-l. Această lucrare necesită cunoștințe speciale, mai ales astăzi, date crestere rapida volume de informaţii şi implementare pentru prelucrarea acesteia tehnologia calculatoarelor.

Marea majoritate a documentelor apar în domeniul managementului. Astăzi, standardul definește conceptul de „muncă de birou” ca o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale. Un sinonim pentru acest concept este „management documentation support”. Apariția sa este asociată cu formarea terminologiei în domeniul sistemelor automate de control - sisteme automatizate management, cu ajutorul lor organizațional, software, informații și alte tipuri de suport. Profesioniștii de birou au folosit acest model pentru a crea un termen consonanți în domeniul lor - „documentație”. Prin urmare, în diferite articole ale revistei, termenii „muncă de birou” și termenul „suport documentație managerială” sunt găsiți ca echivalent.

La crearea revistei, redactorii au intenționat să acopere toate aspectele activității legate de munca de birou<1>:

<1>Munca de birou. 1997. Nr. 1.

• reglementarea legislativă și de reglementare a muncii de birou;
• unificarea documentelor;
• cerințe generale pentru crearea și executarea documentelor;
• cerințe pentru a anumite tipuri documente;
• sisteme de documentare care reflectă anumite domenii de activitate (de exemplu, documente contabile, contabilitate primară, personal etc.);
• documentarea sarcinilor individuale de management (de exemplu, organizarea unui SA sau a unui SRL etc.);
• organizarea serviciilor de birou (departament general, birou, secretariat etc.);
• atributii oficiale angajații de birou, reglementarea muncii lor;
• organizarea circulatiei documentelor;
• toate etapele de lucru cu documente: primire, procesare primară, înregistrare, control asupra execuției, lucrare de referinta, trimitere;
• organizarea stocării curente a documentelor;
• întocmirea nomenclatoarelor de cazuri;
• probleme de examinare a valorii documentelor;
• depozitare arhivă;
• echipamente de birou de ultima generatie.

Separat, a fost evidențiată rubrica „Informatizarea muncii de birou”.

Astăzi, rezumând de-a lungul anilor trecuți, putem spune că toate aspectele enunțate s-au găsit și sunt acoperite pe paginile revistei. În plus, rubrica separată despre biromatică, menționată în primul număr al revistei pe anul 1997, de la an la an, ținând cont de ritmul în creștere rapidă al introducerii tehnologiei informatice, ocupă un loc tot mai mare pe paginile revistei. .

Revista a fost concepută pentru serviciile de birou (management de caz, direcții generale, birouri, secretariate) ale organelor de stat nivel federal, subiecți ai Federației, nivel municipal, instituții de stat, publice, cooperative și comerciale, întreprinderi, organizații, firme.

De asemenea, se adresează tuturor angajaților de birou și oricăror profesioniști care pregătesc, pregătesc sau lucrează cu documente.

Potrivit numeroaselor recenzii, revista este utilă pentru angajații firmelor comerciale, care, de regulă, nu au pregătire în domeniul managementului și al culturii de lucru cu documente.

Revista s-a dovedit a fi deosebit de populară în specialul superior și secundar institutii de invatamant, formarea specialiştilor în suport documentar al managementului. Titlul „Instruire” a fost evidențiat și menținut sistematic în ea, ale cărui articole vorbesc despre profesia de specialist în documente<2>, despre standardele de stat superior învăţământul profesional pentru munca de birou (în ultimii ani au fost două, iar acum standardul de a treia generație este în curs de pregătire)<3>, evidențiați metodele de predare<4>.

<2>Isachenkova A.I., Scorpion O.L. Specialist în documentare ca specialist și personalitate (pe baza cercetărilor sociologice) // Documente. 2004. N 1. S. 60 - 63; Kuznetsova T.V. Specialitatea „Suport de documentare și documentare a managementului” (introducere în specialitate) // Documentare. 2002. N 1. S. 16 - 19; Kuznetsova T.V. Istoria profesiei de specialist documentar în secolele XIX - XX. // Munca de birou. 2003. N 1. S. 74 - 77; Kuznetsova T.V. Istoria profesiei de specialist document în sovietic și poștă perioada sovietică// Munca de birou. 2003. N 2. S. 59 - 66; Pașcenko V.G., Fionova L.R. Specialisti in documentare. Cine sunt ei? Ce ar trebui să fie? // Munca de birou. 2003. N 4. S. 77 - 78; Fionova L.R., Pașcenko V.G. Rolul și locul specialiștilor în documente în organele de conducere ale unui oraș periferic // Documente. 2003. N 1. S. 78 - 80; Kuznetsova T.V. Pregatirea si pregatirea avansata a angajatilor institutiilor de invatamant prescolar pt stadiul prezent// Munca de birou. 2005. N 2. S. 65 - 68 şi altele.
<3>Kuznetsova T.V. Standard superior de educație profesională pentru profesioniștii în afaceri. 1997. Nr. 2(1). pp. 20 - 25; Kuznetsova T.V. Nou standard educațional în specialitate. 2000. N 1. S. 17 - 19 şi altele.
<4>Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Organizarea și metodele de desfășurare a practicii educaționale la cursul „Documentare”. 2002. N 1. S. 52 - 54; Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Caracteristici ale predării disciplinelor ciclului de documentare către studenții departamentului corespondență. 2002. N 1. S. 104; Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Organizare si detinere practica industriala la cursul „Organizarea și tehnologia suportului documentar al managementului”. 2002. N 2. S. 49 - 51; Konkova A.Yu. Probleme de organizare și conduită exercitii practice la disciplinele de documentare. 2002. N 1. S. 105; Kuznetsova T.V. teză ar trebui să devină un proiect organizațional personalizat. 2006. N 2. S. 16 - 19; Minaev V.V. Materiale metodice pe ciclul disciplinelor managementului documentelor. 2003. N 1. S. 84 - 86; Solyankina L.N. Jocuri educative de rol la cursul „Proiectarea organizatorică a instituțiilor de învățământ preșcolar”. 2002. N 3. S. 82 - 88; Fionova L.R., Bakanova N.B. Elaborarea unui manual electronic pentru disciplina „Organizarea și tehnologia suportului documentației pentru management”. 2003. N 3. S. 65 - 69 şi altele.

După cum am promis, revista ține în mod constant cititorii la curent cu cel mai recent cadru legislativ, de reglementare și de reglementare pentru gestionarea documentației. Imediat după publicarea unui nou act care afectează documentația sau lucrează cu documente sau modifică un act legislativ deja existent. act juridic, acest lucru este raportat cititorilor revistei<5>. Acte separate au fost publicate în revista: Federal Laws „On Information, Informatization and Information Protection” din 25 ianuarie 1995 N 24-FZ, „On the State Emblem Federația Rusă„din 25 decembrie 2000 N 2-FKZ, „Cu privire la semnătura digitală electronică” din 10 ianuarie 2002 N 1-FZ; Decrete ale Guvernului Federației Ruse „Cu privire la procedura de stocare departamentală a documentelor și organizarea acestora în munca de birou " din 3 martie 1993 N 191, "Cu privire la eficientizarea fabricării, utilizării, depozitării și distrugerii sigiliilor și formularelor cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse" din 27 decembrie 1995 N 1268, "Cu privire la documentele contabile primare" din 8 iulie 1997 N 835; Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse „Despre aprobare forme unificate documentatia contabila primara pentru contabilizarea muncii si plata acesteia " din 6 aprilie 2001 N 26; Regulamentul aproximativ cu privire la comisie de experti(CEC) al Ministerului (departamentului) al Federației Ruse, aprobat. Prin ordinul Arhivelor Federale din 17 martie 1998 N 19 etc. Toate actele, desigur, au fost descrise pe paginile revistei.

<5>Banasyukevich V.D. Cadrul de reglementare modern pentru munca de birou. 1997. Nr. 2(1). pp. 7 - 13; Ischeynov V.Ya. Datele personale în documentele legislative și de reglementare ale Federației Ruse și sistemele informaționale. 2006. N 3. S. 87 - 90; Kuznetsov S.L. Nou în legislația privind automatizarea biroului în 2006 2007. N 1. S. 46 - 49; Kuznetsova T.V. Reflectarea problemelor de documentare în acte legislative Federația Rusă. 2001. N 2. S. 9 - 14; Kuznetsova T.V. Schimbări în 2003 în cadrul legal, normativ și metodologic pentru suport documentar al managementului. 2004. N 1. S. 34 - 42; Kuznetsova T.V. Nou în cadrul legislativ și legal pentru susținerea documentară a conducerii pentru anul 2005. 2006. N 1. P. 8 - 15; Kuznetsova T.V. Legea federală „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor din partea cetățenilor Federației Ruse”. 2006. N 3. S. 3 - 6; Kuznetsova T.V. Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor” - baza sistem unificat munca de birou in organisme guvernamentaleși corpuri administrația locală. 2006. N 4. S. 3 - 7; Kuznetsova T.V. Probleme de documentare în actele legislative ale Federației Ruse. 2007. N 1. S. 3 - 7; N 2. S. 3 - 7; Larin M.V. Managementul documentației. Probleme de reglementare normativă și metodologică. 1998. N 1. S. 9 - 13; Larin M.V. Pe problema dezvoltării conceptului lege federala„Despre întreținerea documentară a managementului”. 2001. N 2. S. 3 - 8; Larin M.V. Reglementarea statului munca de birou în Rusia: istorie și modernitate. 2002. N 1. S. 3 - 8 și altele.

Articolele legate de introducerea tehnologiilor informatice sunt deosebit de populare și solicitate. În total, mai mult de o sută de articole au fost publicate pe această temă în jurnal, ceea ce reprezintă aproape o cincime din totalul materialului publicat.<6>.

<6>Balasanyan V.E. Utilizarea sistemelor automate pentru suport pentru managementul documentelor pentru a îmbunătăți eficiența managementului. 2002. N 2. S. 27 - 29; Bobyleva M.P., Guskov V.A. Probleme de menținere a nomenclatorului de afaceri în condițiile automatizării circulației documentelor. 1999. N 1. S. 38 - 40; Bobyleva M.P. Alegerea unui produs software pentru automatizarea fluxului de lucru: utilizarea unei abordări cu mai multe criterii. 2002. N 2. S. 21 - 26; Kuznetsov S.L. Tehnologii automatizate în munca de birou. 1997. Nr. 2(1). p. 58 - 65; Kuznetsov S.L. Organizarea stocării documentelor în formă electronică. 2004. N 4. S. 47 - 50; Kuznetsov S.L. Programe rusești pentru automatizarea integrată a biroului. 2001. N 2. S. 47 - 53; Kuznetsov S.L. Automatizari pentru birou. Unde sa încep? 2003. N 1. S. 53 - 57; Kuznetsov S.L. Termeni de referință aproximativi pentru un sistem de automatizare de birou. 2005. N 3. S. 47 - 52; N 4. S. 56 - 59; 2006. N 1. S. 44 - 47; Kiryukhin Yu.G., Melnikova O.M. Automatizarea muncii cu documentația personalului. 2003. N 4. S. 46 - 49; Kukarina Yu.M. Formarea conceptelor" document electronic" și "electronic semnatura digitala„în actele legislative și de reglementare și metodologice ale Federației Ruse. 2003. N 1. P. 43 - 52; Maksimovich G.Yu., Berestova VI Rolul unui manager de documente în etapele inițiale ale dezvoltării unui sistem informatic automat. 2004. N 2. P. 67 - 70; Ryskov O.I. standard national privind descrierea resurselor informatice electronice. 2005. N 2. S. 54 - 59; Ryskov O.I. Despre unele probleme de utilizare a documentelor electronice în munca de birou organisme federale putere executiva. 2004. N 1. S. 11 - 17; Serpik G.A. Sisteme moderne managementul mediilor documentare. 1999. N 1. S. 24 - 26; Sysoeva L.A. Probleme de organizare a vizualizării electronice a documentelor în sisteme managementul documentelor electronice. 1998. N 2. S. 43 - 48; Yaroslavtseva E.N., Kameneva E.M. Un complex de produse informatice și software ale grupului de consultanță „Termika” în domeniul suport documentației pentru management și arhivare: informatizare, automatizare, integrare, instruire și control al cunoștințelor. 2004. N 2. S. 44 - 51 şi altele.

Un număr semnificativ de articole au fost dedicate stilului de afaceri documente oficiale(lingvistica documentară)<7>.

<7>Basovskaya E.N. Despre limba documentelor de serviciu. 1997. Nr. 2(1). p. 34 - 47; Basovskaya E.N. „Permiteți-mi să contactez...” (selectarea formelor de adresă în corespondența de afaceri). 2003. N 1. S. 24 - 27; Dubinina E.V., Ilinova E.Yu. Trăsături tipologice ale structurii semantice a CV-ului și scrisoare de intenție. 2001. N 2. S. 71 - 75; Dulina N.N., Kushneruk S.P. Variante de clișee în textele scrisorilor de afaceri. 2003. N 2. S. 108 - 111; Egorova N.Yu., Milovanova M.V. Setați fraze în textul actelor legislative (pe exemplu Cod Civil RF). 2002. N 4. S. 61 - 67; Kolokoltseva T.N., Tanyushina O.V. Acuratețea comunicativă în textele contractelor. 2003. N 4. S. 74 - 76; Kosova M.V., Kasyan I.I. Dinamica scrisului de afaceri sub aspectul lingvisticii documentare. 2003. N 3. S. 14 - 17; Omelchenko S.R., Pimenova N.V. Tipuri de argumente și mijloace de exprimare a acestora în textele comunicatelor de presă. 2001. N 2. S. 76 - 79; Semyankova O.I. Text document de management ca mijloc de influență. 2003. N 4. S. 64 - 67; Tupikova N.A., Lysenko O.N. Rolul birocrației în scrisorile de cerere de afaceri. 2003. N 2. S. 38 - 44; Ulyantseva S.E. Tipologia erorilor în scrierea afacerilor și modalități de corectare a acestora. 2002. N 3. S. 24 - 28; Ulyantseva S.E. Întocmirea textului documentului: norme lingvistice. 2003. N 4. S. 68 - 73 şi altele.

De-a lungul deceniului, au apărut și rubrici neprevăzute anterior, de exemplu, experiența străină: activitățile organizațiilor internaționale, organizarea muncii cu documente în tari europene si in SUA<8>.

<8>Bukhtereva L.B. Muncă de birou într-o companie germană (pe exemplul „Industri-und Handelskammer”). 1998. N 2. S. 61 - 64; Volkova D.V. Activitățile Organizației Internaționale de Standardizare (ISO). 2006. N 2. S. 9 - 15; Konkova A.Yu. Întocmirea și executarea corespondenței de afaceri în Franța. 1997. Nr. 2(1). p. 77 - 83; Kostomarov M.N. Cerințe pentru înregistrarea corespondenței în Națiunile Unite (sfârșitul anilor 1980 - începutul anilor 1990). 1998. N 2. S. 65 - 70; Kostomarov M.N. Organizarea depozitării și conservării documentelor în Statele Unite. 1997. Nr. 2(1). p. 66 - 76; Kuznetsov S.L. Cerințe internaționale pentru sistemele de automatizare de birou. 2006. N 3. S. 63 - 69; Kukarina Yu.M. Reglementarea legislativă a problemelor de informatizare, protecția informațiilor și utilizarea documentelor electronice și a semnăturii digitale electronice în Ucraina. 2001. N 2. S. 15 - 18; Kukarina Yu.M. Reglementarea legislativă și de reglementare și metodologică a utilizării documentelor electronice și a semnăturii digitale electronice în țările CSI. 2002. N 3. S. 75 - 78; N 4. S. 48 - 55; Kukarina Yu.M. Document electronic și semnătură digitală electronică în legislația SUA. 2002. N 2. S. 30 - 33; Mitchenko O.Yu., Ryskov O.I. Standardul internațional pentru managementul înregistrărilor comerciale ISO 15489-2001. 2003. N 3. S. 62 - 64; Mitchenko O.Yu. Alocarea responsabilității pentru managementul documentelor în cadrul organizației (cerințe standard international ISO 15489-2001). 2005. N 1. S. 50 - 53; Ryskov O.I. Activități ale organizațiilor internaționale în domeniul conservării lumii mostenire culturalaîn formă digitală. 2004. N 3. S. 73 - 78; Ryskov O.I. Metadate în munca de birou: experiență străină de standardizare. 2004. N 4. S. 42 - 46; Ryskov O.I. Managementul documentelor în țările europene: o privire de ansamblu cadrul de reglementare. 2006. N 4. S. 8 - 14 şi altele.

Articolele dedicate securității și protecției informațiilor s-au dovedit a fi nu mai puțin populare.<9>.

<9>Govorukhin O.E. Securitatea informațiilor unei bănci comerciale. 2006. N 1. S. 61 - 65; N 2. S. 82 - 85; Govorukhin O.E. Secrete oficiale și profesionale. 2006. N 3. S. 78 - 86; Demushkin A.S. Organizarea muncii cu informatii documentate acces limitat. 1998. N 2. S. 37 - 42; Ischeynov V.Ya. Pe problema influenței informale asupra purtătorului de informații confidențiale. 2002. N 3. S. 80 - 81; Ischeynov V.Ya. Circularea informațiilor confidențiale în organizațiile conduse de străini (punând întrebarea). 2002. N 3. S. 79; Ischeynov V.Ya. Experiență străină protecția informațiilor atunci când se lucrează cu personalul (pe exemplul SUA). 2005. N 4. S. 77 - 80; Kuznetsov S.L. Spam-ul și lupta împotriva acestuia. 2004. N 3. S. 67 - 72; Metsatunyan M.V., Ischeynov V.Ya. Cateva aspecte securitatea informatiei. 2004. N 1. S. 57 - 59; Korolkova T.A., Pechersky A.V. Licențierea activităților de protecție a informațiilor în Rusia: istorie. 2003. N 3. S. 57 - 61; Stepanov E.A., Stepanova E.E. Tehnologia contabilității tradiționale și automatizate a documentelor confidențiale. 1998. N 1. S. 58 - 68; Stepanov E.A. Principii fundamentale pentru protecția și prelucrarea documentelor confidențiale. 2000. N 2. S. 31 - 36; Shubin A.M. Cu privire la unele probleme de lucru cu informații confidențiale și documente care le conțin. 2003. N 4. S. 52 - 63 şi altele.

Șeful Agenției Federale de Arhivă, membru corespondent Academia RusăŞtiinţe V.P. Kozlov conduce de câțiva ani o rubrică unică - falsificarea documentelor, care vorbește despre cel mai senzațional falsificare de documente din perioada pre-revoluționară și sovietică.<10>. Această secțiune este în curs de desfășurare începând cu numărul 1 din 2001.

<10> De exemplu: Kozlov V.P. Falsificarea surselor scrise în secolul al XX-lea („Decretele” înțelepților de la Kremlin). 2002. N 1. S. 55 - 61; Kozlov V.P. Falsuri de izvoare scrise în secolul al XX-lea („The Greatest Secret” de I.V. Stalin). 2002. N 2. S. 56 - 65; Kozlov V.P. Falsificarea surselor scrise în secolul al XX-lea („Ilici dezamăgit”). 2002. N 3. S. 89 - 92; Kozlov V.P. Monument al diplomației secrete ruse. 2005. N 3. S. 81 - 87; Kozlov V.P. Dezbatere judiciară în cazul țarului Boris. 2007. N 2. S. 79 - 84 şi altele.

Având în vedere că în munca de birou sunt create documente de diferite valori istorice și științifice, iar unele dintre ele merg la depozitarea statului, revista menține sistematic rubrica „Arhivă”.<11>.

<11>Alekseeva E.V. Arhive și lege: de ultimă orăși perspective de dezvoltare. 2003. N 2. S. 77 - 84; Alekseeva E.V., Afanaseva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Organizarea documentelor în arhive. 2002. N 3. S. 93 - 100; Alekseeva E.V., Afanaseva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Fundamente științifice selectarea si evaluarea documentelor. 2003. N 1. S. 98 - 102; Alekseeva E.V., Afanaseva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Inventarul este cea mai importantă carte de referință arhivistică (istoria și metodologia de compilare). 2004. N 2. S. 98 - 101; N 3. S. 99 - 103; Afanasieva L.P. Problema accesului la documentele de arhivă care conțin date personale. 2006. N 4. S. 106 - 115; Afanasieva L.P. Informatizarea arhivelor: organizare si management. 2004. N 2. S. 86 - 97; N 3. S. 89 - 98; N 4. S. 89 - 100; Burova E.M. Caracteristici de completare a arhivelor cu documente cu caracter personal. 2007. N 1. S. 82 - 89; N 2. S. 93 - 98; Kozlov V.P. Documentul este în repaus. 2002. N 2. S. 3 - 4; Kozlov V.P. Muzee, biblioteci, arhive în sistemul memoriei istorice (pe exemplul Rusiei). 2004. N 3. S. 4 - 6; Kuznetsov S.L. Noi oportunități la crearea unei arhive electronice. 2002. N 4. S. 68 - 73; Kukarina Yu.M. Concept și concept de arhivă electronică corporativă. 2000. N 1. S. 34 - 36; Osichkina G.A. Directorul principal de arhivă este creat în munca de birou. 1997. Nr. 2(1). p. 48 - 57; Popova E.N. Verificarea disponibilității și stării documentelor. 2005. N 1. S. 96 - 101; Popova E.N. Tehnologii moderne și suport tehnic Siguranță documente de arhivă. 2005. N 2. S. 100 - 103; N 3. S. 108 - 112; Sokova A.N. document electronic și Arhiva electronica. 1999. N 1. S. 6 - 10 şi altele.

În perioada trecută, paginile revistei au acoperit istoria încă puțin studiată a plierii și dezvoltării muncii de birou în Rusia din cele mai vechi timpuri până în prezent: reglementarea legislativă, de reglementare și metodologică a muncii de birou în instituții Rusia prerevoluționară; elaborarea tipurilor de documente; organizarea și tehnologia muncii cu documente în instituțiile Rusiei prerevoluționare; dezvoltarea sistemului de muncă de birou de stat în instituțiile sovietice (1917 - anii 30 ai secolului XX); îmbunătățirea muncii de birou în anii 50 - 90. secolul XX. Total 76 articole<12>.

<12>Bykova T.A. Munca obligatorie de birou din secolul al XVII-lea. 1997. Nr. 2(1). p. 84 - 90; Vyalova L.V. Tendințe în reducerea fluxului de documente în secolul al XIX-lea. 2000. N 2. S. 80 - 85; Dodonova M.I., Efimenko E.A. Raționalizarea ideilor pentru îmbunătățirea suportului documentar al managementului în sursele și literatura anilor 20-30. 2000. N 2. S. 76 - 79; Emysheva E.M. Reglementări generale - începerea reglementării legislative a sistemului de organizare a conducerii și a muncii de birou. 2003. N 1. S. 103 - 110; Ilyushenko M.P. Apariția și dezvoltarea muncii de birou în Rusia (secolele VIII - XIV). 1998. N 2. S. 71 - 74; Konkova A.Yu. Apariția sistemelor de documentare despre viața și activitățile umane în secolul al XIX-lea în Rusia. 2005. N 2. S. 69 - 73; Kuznetsov S.L. Îmbunătățirea aparatului de stat la începutul anilor 1920. (Departamentul de normalizare a NC RCT). 2002. N 2. S. 86 - 88; Kuznetsova T.V., Podolskaya I.A. Evoluții metodologice Institutul de Tehnologie Management pentru raționalizarea muncii de birou. 2002. N 2. S. 75 - 83; Kuznetsova T.V., Podolskaya I.A. Dezvoltarea metodelor de raționalizare a muncii de birou în anii 1960 - 1970. 2003. N 4. S. 101 - 107; Nadershina M.D. Reglementarea legislativă a proceselor informaționale în Rusia în anii 1990. 1998. N 2. S. 18 - 23. Reikhtsaum A.L. Activitățile Orgstroy pentru a raționaliza munca de birou în anii 20-30. secolul XX. 2001. N 1. S. 90 - 93; Reichtsaum A.L. Institutul rusesc de cercetare a echipamentelor de birou și îmbunătățirea muncii de birou în anii 50-80. secolul XX. 2004. N 4. S. 75 - 81 şi altele.

În ultimii ani, revista a fost din ce în ce mai ocupată de articole care arată experiența atât a procesului de documentare, cât și a stabilirii muncii de birou în anumite organizații.<13>. Lor valoare deosebită constă în faptul că vă permit să vedeți imaginea de ansamblu a stării muncii de birou din țară și reflectă introducerea rapidă a tehnologiei informatice, de la automatizarea unui loc de muncă separat până la crearea unui singur sistem automatizat corporativ.

<13>Artamonova I.L. Organizarea muncii de birou la universitate (pe exemplul Universității de Stat Ruse pentru Științe Umaniste). 2000. N 1. S. 47 - 50; Ermolaeva A.V. Organizarea fluxului de documente în autoritățile executive din regiunea Saratov. 2003. N 2. S. 19 - 23; Myakoshina N.D. Sistem de management al documentelor corporative în serviciul vamal (pe exemplul vămii din Novgorod). 2003. N 4. S. 41 - 45; Ustina L.N., Ploshkina E.S. Păstrarea evidenței la cererea cetățenilor (pe exemplul activităților administrației guvernatorului și guvernului regiunii Samara). 2005. N 3. S. 34 - 39; Fedorets N.S., Isachenkova A.I. Procese tehnologice lucra cu documente. 2006. N 4. S. 15 - 19; Fionova L.R., Usmanova I.V. Subsistemul suport de documentare pentru conducerea departamentului universității. 2002. N 2. S. 44 - 48 şi altele.

Jurnalul a ridicat și multe probleme teoretice, începând cu terminologia, conceptul de „document” și până la problemele de astăzi de introducere a semnăturii electronice și a sistemelor electronice.

Autorii revistei sunt specialiști de seamă în evidența în Rusia: facultatea universităților care formează specialiști în specialitatea „Știința documentelor și managementul documentelor”, cercetători ai Institutului de Cercetare și Arhivare a Documentelor din întreaga Rusie (VNIIDAD), angajați a firmelor - dezvoltatori de sisteme de control automatizate , șefi de servicii de arhivă, șefi și angajați ai serviciilor de management de birou ai organizațiilor de diferite forme organizatorice și juridice (de la aparatul autorităților federale la secretariatul OJSC și LLC).

Tirajul constant mare al revistei arată că se ridică la înălțimea așteptărilor abonaților săi.

Jurnalul are o versiune electronică pentru toți anii de existență, care este disponibilă pe site-ul companiei „Termika” (www.termika.ru).

A fost întocmit un index al conținutului revistei pentru anii 1997 - 2007.

Redactorii revistei speră că în viitor va rămâne solicitată și interesantă pentru toți abonații săi.

Documentele sunt principalele resurse de informare ale oricărei întreprinderi, munca cu care necesită o organizare adecvată. Jurnalul este dedicat în întregime acestui subiect important.

Publicația vă va oferi o asistență neprețuită în munca dvs., ajutând într-adevăr să vă aduceți munca de birou și documentația în conformitate cu cerințele standardelor existente (GOST R 6.30-2003, GOST RISO 154891 etc.) și legislatia actuala, bazându-se pe prevederi separate Codul Muncii, Codul civil, Codul contravențiilor administrative și alte acte normative de reglementare.

Jurnal „Munca de birou și fluxul de documente la întreprindere” adresată conducătorilor și specialiștilor serviciilor speciale ale instituției de învățământ preșcolar (compartimente suport documentar pentru management, birouri, arhive, secretariate, direcții afaceri), într-un cuvânt, tuturor celor care lucrează profesional cu documentele.

Principalele materiale ale revistei „Munca de birou și fluxul de documente la întreprindere” dedicat problemelor cu care se confruntă zilnic orice lucrător al serviciilor unei instituții de învățământ preșcolar: întocmirea de scrisori de afaceri, protocoale, memorii, pregătirea comenzilor etc. Sunt oferite recomandări detaliate cu privire la proiectarea cărților de lucru, precum și toate nuanțele de gestionare a înregistrărilor de personal și documente contabile.

• Hârtii- Conține informații complete despre pregătirea diferitelor tipuri de documentație. Care sunt opțiunile de documentare? Care este funcția fiecărui articol. Întregul set este luat în considerare pe exemple de situații specifice. documente necesare. Comentariile avocaților.
• Lucru modern de birou- Prezentat cea mai recentă tehnologie documente pe hârtie și electronice pe exemplul celor mai bune practici ale companiilor autohtone și străine.
• Afaceri de arhivă- Explicații asupra următoarelor aspecte: modul de pregătire a documentelor pentru păstrarea pe termen lung, modul de organizare competentă a contabilității și a utilizării acestora, modul de construire a relațiilor cu arhiva statului. Sfaturi practice din partea practicienilor.
• Drepturi și obligații- Toate subtilitățile sunt luate în considerare relaţiile de muncăîn raport cu diferite categorii de lucrători în situaţii diferite. Cei mai buni specialiști casnici își împărtășesc experiența personală în organizarea muncii în compania lor.
• Tehnologia de informație- O poveste despre tehnologiile moderne de lucru cu documente pe hârtie și electronice. Exemple de implementare cu succes a sistemelor electronice de management al documentelor (EDMS).
• Formula pentru succes- O poveste despre cum să obțineți succesul în profesie. Recomandările psihologilor.

Dintre autorii revistei „Munca de birou și fluxul de documente la întreprindere” directori și manageri de companii mari, cercetători, directori de birouri, specialiști de frunte, consultanți, avocați, profesori.

Un loc semnificativ este acordat secțiunii „Răspunsuri la întrebările cititorilor”, unde fiecare abonat al publicației va putea primi informații cuprinzătoare despre problemele cele mai presante.

„Munca de birou și fluxul de documente la întreprindere” este garantul competenței și profesionalismului dumneavoastră.

Publicația prezintă un limbaj clar, simplu și un numar mare de exemple ilustrative.

Jurnal „Munca de birou și fluxul de documente la întreprindere” publicată la editura „Business Arsenal”, apărută din 2002.

Jurnalul „Munca de birou”

Înregistrarea informațiilor, păstrarea lor sau transmiterea lor fără distorsiuni este sarcina principală a oricărui document. Orice ar face o persoană modernă, fiecare acțiune este reflectată în document. Inca document mai importantîn comercial sau activităţile statului- aceasta este baza a tot, singurul suport al ordinii: scoate-l - iar confuzia va absorbi chiar si cel mai perfect si mai bine uns mecanism. Dar nu este suficient să creați un document, trebuie să lucrați cu documentul și să lucrați corect. Pentru a primi sau transfera la destinație, pentru a urmări execuția, pentru a înregistra, pentru a distruge sau salva, pentru a organiza soluția problemei - toate acestea necesită cunoștințe speciale.

Apariția primelor standarde în proiectarea documentației poate fi urmărită încă din secolele XV-XVII, în același timp s-a născut cuvântul „funcționar”. Odată cu modificarea cantității, documentele în sine și regulile de lucru cu acestea s-au schimbat. Acesta este un proces continuu și încă poate fi observat. Menținerea la curent cu toate schimbările și inovațiile ajută revista „Documentare”.

Revista oferă cititorilor toate cele mai relevante și Informatii utile. Autorii săi sunt specialiști de frunte în evidență din țară.

Jurnalul „Documentare”: conținut

Revista Deloproizvodstvo este de interes pentru persoanele din toate profesiile ale căror activități sunt legate de documente. cu exceptia probleme generale, acoperă revista managementul evidențelor de personal, contabilitate și alte domenii de înaltă specializare. În jurnalul „Documentare” puteți citi informații despre următoarele probleme:

de reglementare şi reglementare legislativăîn domeniul muncii de birou;
crearea si executarea documentelor;
etape de lucru cu documente;
depozitare arhivă;
Istoria documentării
examinarea valorii documentelor;
organizarea circulatiei documentelor;
· stocarea curentă documente;
Responsabilitățile postului și raționalizarea lucrătorilor de birou;
automatizari pentru birou.

Calculatoarele joacă un rol tot mai mare în toate domeniile activității umane: în în format electronic sunt oferite servicii publice, scrisorile pe hârtie aparțin trecutului, iar gestionarea documentelor nu face excepție. Rubrica, care dezvăluie problemele transferului muncii de birou într-un formular fără hârtie, crește cu fiecare număr. Revista „Documentarea” are o secțiune separată dedicată predării profesiei de manager de documente. Jurnalul va vorbi despre noi studii teoretice ale sistemului documentelor administrative și organizatoric-juridice și experiența practică inestimabilă.

O mare atenție în jurnal este acordată experienței străine și internaționale în munca de birou. Persoane care preferă să cumpere reviste munca de birou de personal, fără îndoială, vor fi de interes articole ale juriștilor care dezvăluie latura practică a relațiilor cu personalul.

Revista are în vedere arhivele și munca de birou a instituțiilor arhivistice de diferite niveluri, probleme de protecție și securitate a informațiilor, caracteristici ale organizațiilor documentare de diferite profiluri. Revista familiarizează în mod sistematic cititorii cu liste de cărți noi pe tema „Documentare”.

Revista de documente: descărcare online

Puteți citi revista Deloproizvodstvo online sau puteți descărca unul dintre numerele anterioare pe computer pe multe site-uri de pe Internet. In afara de asta, versiune electronica dintre toate numerele revistei este o aplicație a bazei de date oficiale a Arhivelor Federale și este inclusă în colecția de specialitate a Sistemului Informațional al Arhiviștilor din Rusia.

Vă va ajuta să înțelegeți toate complexitățile și complexitățile care pregătesc fluxul de lucru, jurnalul „Documentare”.

Cauta in material: mostre reale, scheme-mementouri de la experți, rute gata făcute pentru deplasarea documentelor. Materialele vor ajuta la organizarea corectă a muncii de birou, la evitarea problemelor cu autoritățile de conducere și de reglementare.

Materiale conexe:

Ce este munca de birou pe scurt

Sau document management support (DOM) - o serie de procese care afectează toate etapele de lucru cu documentele. Este adesea înțeles ca un flux de lucru, dar aceste două concepte sunt diferite, deși sunt strâns legate între ele. Fluxul documentelor- aceasta este doar o etapă intermediară între crearea lucrărilor și arhivarea lor.

Referinţă: conceptul de muncă de birou este reflectat în legi. DOW reglementează sistemul de standarde pentru informare, publicare și biblioteconomie.

9 procese principale de afaceri ale companiei

Descărcați toate cele 9 cheat sheets din revistă

Există următoarele tipuri de afaceri:

• general- mentinerea documentelor generale;
• special- lucrul cu documente specifice, de exemplu, despre personal, contabilitate, secret etc.

ÎN companii de stat algoritmul de lucru cu documente este reglementat de lege. Firmele private au dreptul de a decide în mod independent cum să desfășoare gestionarea documentelor și munca de birou.

3 domenii principale de lucru de birou

1. Documentare - intocmire, inregistrare, coordonare, intocmire lucrari;
2. Organizarea muncii cu documente - deplasare, control al executiei, depozitare si utilizare;
3. Sistematizare - transferul documentelor pentru depozitare, plasarea lor în seifuri, eliminare etc.

Reglementări de bază ale organizației

Componentele muncii de birou sunt aceleași în organizațiile de orice tip și scop. În același timp, nu contează ce metodă de desfășurare a unei instituții de învățământ preșcolar este hârtie sau electronică, trebuie să țineți cont de particularitățile lucrului cu lucrări, să acordați atenție detaliilor.

Sarcini și funcții ale muncii de birou

Păstrarea evidențelor vă permite să organizați fiscalitatea, contabilitatea, contabilitatea de gestiune, să asigurați un răspuns prompt la scrisorile primite, să îmbunătățiți feedback-ul cu angajații. Eficiența și viteza interacțiunii depind de cât de bine sunt organizate fluxul de documente și DOW. servicii interne organizatii. Elementele de bază ale muncii de birou și ale fluxului de documente ar trebui să fie cunoscute de toți angajații organizației care sunt într-un fel conectați cu pregătirea, transferul, arhivarea lucrărilor.

Angajații sunt obligați să îndeplinească următoarele funcții:

• dezvoltarea, implementarea, menținerea unei foi de pontaj și a unui album de documente unificate;
• dezvoltarea și proiectarea formularelor;
• efectuează procesarea de expediere a documentelor trimise și primite;
• înregistrează documentele de ieșire, de intrare și interne;
• controlează corectitudinea actelor depuse spre semnare conducerii;
• reglementează executarea documentelor;
• compune texte;
• elaborarea unui nomenclator de cazuri, asigurarea depozitării acestora, a utilizării operaționale;
• controlează munca cu hârtii în toate diviziile;
• participa la activități care vizează îmbunătățirea metodelor și formelor de lucru.

Revizuiți normele de lucru de birou stabilite în GOST „Sistemul de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru documente”, care a înlocuit GOST R 6.30-2003. Cunoașterea regulilor de bază te va ajuta să eviți greșelile în munca ta. în Manualul Secretarului.

Utilizați GOST R 7.0.97-2016 în munca dvs

Descărcați GOST pentru munca de birou

Schema generală de organizare a muncii de birou și a fluxului de documente

Aflați elementele de bază ale muncii de birou, regulile de compilare și întreținere a documentelor, caracteristicile mișcării acestora în cadrul organizației și dincolo de acestea. Respectați punctele Instrucțiunii aprobate de companie, care explică principalele nuanțe ale lucrului cu lucrări.

Utilizați exemplul de instrucțiuni cu comentarii ale experților în munca dvs

Descărcați eșantionul

Schema generală va explica regulile de lucru, ce acțiuni trebuie efectuate pentru un specialist începător, pentru a nu se confunda în procese. Bazați-vă pe el până când înțelegeți esența, dezvoltați propriul algoritm pentru procesarea, mutarea și stocarea documentelor, nu vă amintiți termenii de bază ai muncii de birou.

Organizarea fluxului de documente de intrare

Incoming se înțelege ca fiind toate tipurile de documente create pe hârtie sau în formă electronică în alte companii. Pot fi scrisori, facturi, propuneri, alte elemente ale muncii de birou.

Pentru a evita haosul, procesați-le în timp util:

• înregistrați un document - puneți data primirii și atribuiți un număr;
• transfera hartii catre unitatea care ar trebui sa se ocupe de ele sau sa le depoziteze;
• înregistrează acceptarea documentului pentru muncă;
• puneți o notă asupra execuției, răspunsului sau acțiunii întreprinse;
• transferați documentul în arhivă.

Urmați cu strictețe aceste reguli de afaceri. Dacă o companie primește un număr mare de lucrări și dosare, pentru a optimiza lucrul cu acestea, folosește programe speciale. Unele dintre ele sunt echipate cu un sistem de notificare despre termene limită, pregătirea documentelor etc.

Jurnalul corespondenței primite

Descărcați documentul

Organizarea fluxurilor de documentație de ieșire

Calea documentelor de ieșire este determinată de regulile de lucru cu acestea, tipul lor. De obicei începe cu secretara. După întocmirea lucrării, aceasta este transferată persoanei care are dreptul să semneze, să fie de acord. Abia atunci documentul este trimis autorităților externe.

Descărcați toate cele 6 memorii

Pentru munca eficienta odată cu fluxul de documente de ieșire, conducerea numește persoane responsabile. Cel mai adesea, aceștia sunt secretari, directori de birou, ofițeri de personal, contabili sau alți angajați. Pentru ca lucrările să fie trimise în timp util către destinatar, controlați mișcarea acestora la fiecare etapă, iar la final verificați erorile și înregistrați.

Masa. Participanții la procesele de lucru de birou pentru scrisorile trimise

Descărcați tabelul complet în revistă

Organizarea fluxurilor de documente interne în munca de birou

ÎN companii mari un numar mare de documente interne. Dacă lucrul cu ei se desfășoară în mod oficial, unele dintre ele se pot pierde în diferite etape. Scopul tau este sa organizezi procesul in asa fel incat sa le scurtezi calea si sa eviti pierderile.

Important! Fiți cu ochii pe etapa de înregistrare - atribuirea aceluiași număr unor lucrări diferite va provoca confuzie și confuzie generală.

Masa. Traseul comenzii pentru activitatea principală

Creați un algoritm pentru a lucra cu documente pentru dvs., pe baza regulilor descrise în instrucțiuni. Dacă în departament lucrează mai mulți specialiști, separați sfera atribuțiilor, de exemplu, unul lucrează doar cu lucrări interne, al doilea - cu cele externe.

Cine este responsabil de afaceri

Responsabilitatea pentru munca de birou revine șefului organizației, iar pentru documentele de guvernanță corporativă - consiliul de administrație sau președintele, precum și secretarul. Dacă luăm în considerare problema răspunderii, se poate observa că în niciunul dintre act normativ nu este fix. În cadrul companiei se fixează prin comenzi, instrucțiuni, fișe de post etc.

Pentru deplasarea, prelucrarea, expedierea și alte lucrări cu documente care nu sunt supuse inspecției de către inspectori, este responsabil orice angajat al companiei căruia îi sunt încredințate atribuțiile de evidență și gestionare a documentelor. În firmele mari sunt numite mai multe persoane responsabile sau se creează un serviciu special.

Principalele modalități de înregistrare a responsabilității pentru munca de birou

Metoda numărul 1. Adăugarea de funcții la fișa postului oricărui angajat

Orice angajat al companiei este responsabil de păstrarea evidenței, prescriind funcții suplimentare în fișa postului său. Dacă nu fixați responsabilitățile, în cazul situații controversate responsabilitatea va cădea pe umerii liderului.

Metoda numărul 2. Repartizarea sarcinilor între angajați

La distribuirea responsabilităților pentru păstrarea evidenței, funcțiile sunt împărțite între angajații serviciului și specialiști diviziuni structurale. În acest caz, Instrucțiunile pentru munca de birou indică clar cine și pentru ce domeniu de activitate este responsabil.

Metoda numărul 3. Atribuirea sarcinilor de ținere a evidenței către secretari

ÎN personal introduceți funcția de secretar sau director de birou, care este responsabil cu munca de birou și gestionarea documentelor. Atribuţiile lui sunt fixate în fişa postului şi contract de muncă. Angajatul aderă la regulile aprobate de conducere, se concentrează pe actualul Regulament.

Ce se va întâmpla dacă nu vă organizați munca de birou

În orice companie există muncă de birou, dar nu în fiecare este organizată corespunzător. Dacă nu există reguli uniforme pentru lucrul cu documente, pot apărea probleme. De exemplu, pentru depozitarea necorespunzătoare sau pierderea cărților de muncă, lipsa documentelor contabile poate fi amendată.

1. Aleksey, managerul, a documentat în mod corespunzător obligația Lyudmilei de a păstra documentele personale ale angajaților, a emis ordinul corespunzător și a pierdut cartea de munca un singur muncitor. În acest caz, ea va fi trasă la răspundere.
2. directorul SRL« Alfa» Daniil a tratat oficial repartizarea funcțiilor și responsabilităților între angajați. O parte din documente legate de angajamente salariile pierdut în arhivă. La verificarea acestora nu au putut fi furnizate inspectorilor. Instanța a decis să-l găsească vinovat pe Daniel. Dacă ar fi acordat mai multă atenție redactării descrierea postuluiși contractele cu angajații, responsabilitatea a căzut pe umerii altei persoane.

Haosul în ziare provoacă nu numai probleme cu legea, ci afectează și procesele de lucru, relațiile cu clienții și partenerii. Execuție târzie obligatii contractuale poate duce la amenzi, rezilierea contractelor, deteriorarea reputatiei firmei. Prin urmare, este important să reglementați munca cu hârtii.

Cine va fi responsabil pentru păstrarea necorespunzătoare a evidenței depinde de situație. Amintiți-vă însă că conducerea companiei nu este întotdeauna pregătită să caute făptuitorii, așa că sunt posibile sancțiuni împotriva angajaților obișnuiți care sunt angajați în acte, chiar dacă aceste atribuții nu sunt consacrate în fișele postului.