Poznámka o treste zamestnanca. Ako vypracovať správu o nesprávnom a neslušnom správaní zamestnanca? Typy poznámok

Je dobré, keď na pracovisku vládne priateľská atmosféra a kolektív funguje ako jeden zohratý mechanizmus.

Čo ak však jeden alebo viacerí ľudia podkopú disciplínu alebo odmietnu vykonávať svoje povinnosti, čím ohrozia úspech celého tímu? V takom prípade budete musieť podať sťažnosť.

Memorandum o neplnení služobných povinností

Memorandum o neplnení služobných povinností je dokument, ktorý informuje prednostu resp vyššie orgány o zlyhaní jedného alebo skupiny zamestnancov pri plnení svojich priame pracovné povinnosti.

Správa obsahuje aj návrh na potrestanie zamestnanca a jeho vyvodenie zodpovednosti (najčastejšie disciplinárne).

Ako napísať memorandum o neplnení úradných povinností

Aby bola poznámka prvýkrát prijatá a žiadosť o potrestanie zamestnanca bola splnená, musia byť uvedené tieto body:

• Úplný názov oddelenia, v ktorom porušovateľ pracuje;
• názov samotného dokumentu tento prípad"Memorandum");
• číslo dokladu v poradí, skutočný dátum jeho zostavenia;
• priezvisko a iniciály hlavy, ktorej sa poznámka predkladá;
• označenie dodatočného nadpisu pod hlavným názvom dokumentu, napríklad „o nesplnení úradných povinností“;
• ak sa pozriete na obsah poznámky, musíte začať s popisom situácie, v ktorej zamestnanec nesplnil svoje povinnosti;
• v ďalšom odseku je uvedená žiadosť o potrestanie;
• listina je osvedčená podpisom pôvodcu, jeho priezviskom a iniciálami.

Dátum spísania poznámky musí byť aktuálny, nakoľko príprava dokumentácie " spätné datovanie» odporuje platná legislatíva RF.

memorandum

Dátum zostavenia, poradové číslo dokladu

O neplnení (o neplnení) služobných povinností ( popis práce)

Žiadam vás, aby ste vzali do úvahy skutočnosť, že zamestnanec (názov oddelenia) jednotky (názov zamestnanca) nesplnil svoju priamu pracovnú povinnosť (popíšte). Takýmto správaním porušil (a) článok č. ... pracovnej náplne.

V súvislosti s takýmito okolnosťami navrhujem (požadujem) potrestať vyššie uvedeného zamestnanca (uviesť navrhovaný trest).

Typy poznámok

Existujú tri hlavné typy poznámok, ktorých rozdiel spočíva v ich obsahu:

1. iniciatíva poznámky píšu zamestnanci, ktorí chcú ovplyvniť svojho kolegu a nadriadeného. Takáto poznámka popisuje jeden alebo sériu incidentov a navrhuje spôsoby riešenia problému;
2. informatívny správy si neberú za cieľ správu o konkrétnej osobe a jej treste, sú zostavované pravidelne za všeobecná kontrola práca a podávanie správ;
3. hlásenia- sú napísané v záverečnej fáze práce alebo po jej úplnom dokončení. V tomto formulári je manažérovi poskytnutá správa o vykonanej práci a o prínose každého z účastníkov procesu.

Ako napísať memorandum pre zamestnanca?

• správne usporiadanie prvkov noty hrá dôležitú úlohu pri jej príprave: v vľavo rohu je názov oddelenia, v ktorom autor správy pracuje. Správny rovnaký roh je navrhnutý tak, aby vyhovoval osobné informácie o vodcovi, ktorý musí poznámku prijať a odpovedať na ňu;
• n názov dokumentu sa zvyčajne píše na stred, ale usporiadanie je povolené bližšie k ľavému okraju (pre tých, ktorí majú rozsiahly rukopis);
• dátum, ktorý je uvedený bezprostredne pod názvom dokumentu, sa píše výlučne arabskými číslicami vo formáte dňa. mesiac. rok;
• musí byť jasne a výstižne opísaná podstata problému, nevynecháva sa umelecký štýl a použitie literárnych prostriedkov (napríklad hyperbola);
• obvinenie voči zamestnancovi, musí byť potvrdené odsekom z popisu práce alebo iného regulačného dokumentu;
• je uvedený navrhovaný trest v odporúčacej forme, bez preháňania;
• funkciu, celé meno a podpis autora poznámky sú uvedené v rovnakom riadku.

Vzor memoranda

Poznámkové listy nemajú zákonom schválenú formu, no napriek tomu možno uvedený vzor považovať za „zlatý štandard“.

Meniť sa môže len text hlavnej časti, ale improvizácia v dizajne hlavičky poznámky je neprijateľná.

Témy poznámok

Predmet týchto dokumentov môže byť rôzny, od jedného menšieho incidentu v práci až po správu o systematickom neplnení povinností, ktoré majú nepríjemné, až nebezpečné následky.

Môžete dokonca nahlásiť svojim nadriadeným každodenné hrubosti, ktoré narúšajú pohodlnú prácu a interakciu zamestnancov v tíme. meškať sú častejším dôvodom na podávanie sťažností, ako aj neplnenie služobných povinností.

Zamestnanec, ktorý má právo delegovať niektoré zo svojich povinností na nižšieho zamestnanca, sa môže sťažovať šéfovi, ak zamestnanec odmietne vykonať úlohu.

Incidenty, ktoré by mohli (alebo spôsobili) viesť k materiálnej alebo fyzickej strate, sa považujú za najčastejší dôvod na písanie poznámok.

Nezhody v tíme vedú k písaniu sťažností, no táto situácia je zriedkavá a poukazuje na totálne nezhody medzi kolegami. V tomto prípade musí vedúci starostlivo zvážiť problém, viesť rozhovory a v prípade potreby rozpustiť tím.

Správy o konkrétnej osobe sa často píšu vtedy, keď chcú jednotlivca alebo zvyšok skupiny zbaviť zodpovednosti.

Zameranie správy

Podľa zamerania sa prehľady delia na dva typy:

1. interné;
2. vonkajší;

Prvá možnosť je bežnejšia, pretože všetky problémy opísané v správe sa vyriešia na mieste. Šírenie problémov a ich výstup mimo jednotky je plný negatívne dôsledky tak pre zamestnanca, pre ktorého bol bloček vyhotovený, aj pre vedúceho zamestnanca.

Interné poznámky môže písať každý zamestnanec oddelenia bez ohľadu na hodnosť a postavenie. Vedúci tohto oddelenia ich kontroluje a rozhoduje. konštrukčná jednotka.

Dôvodom písania môže byť nedodržiavanie pracovnej náplne, porušovanie bezpečnostných predpisov, odmietanie plniť príkazy, absencia, nesprávne správanie voči kolegom.

Externé podávanie správ presahuje rámec jednotky a často sa dostáva k vedúcim predstaviteľom organizácie ako celku. Externé memorandum môže spísať len vedúci útvaru a nie radový zamestnanec.

Ďalším zásadným rozdielom je, že takúto správu nemožno vypracovať na bežnom hárku, jej písanie zahŕňa vyplnenie určitého formulára, ktorý vydáva podnik alebo organizácia.

Spoločným znakom týchto dvoch typov výkazov je, že sú zostavované striktne podľa požiadaviek, keďže každý z nich je pripojený k osobnému spisu zamestnanca.

Na prvý pohľad sa zdá, že medzi službou, memorandom a vysvetlivkami nie je podstatný rozdiel, pretože. tieto dokumenty majú podobný účel – všetky majú informačný charakter. Napriek tomu ide o rôzne dokumenty, ktoré sa líšia obsahom, zacielením a účelmi kompilácie. Navyše neobsahujú pokyny, ale informácie, ktoré adresáta nabádajú ku konečnému rozhodnutiu o posudzovanej otázke.

Aké sú vlastnosti služby, memoranda, vysvetlivky? Ako správne naformátovať každý dokument tlačená kópia? Na tieto a ďalšie otázky sa pokúsime odpovedať z praktického hľadiska.

MEMORANDUM

memorandum(kód 0286041 podľa OKUD) je informačný a referenčný dokument určený prednostovi, vedúcemu katedry, iným oprávnené osoby. Podrobne stanovuje akúkoľvek problematiku so závermi a návrhmi zostavovateľa a má za cieľ povzbudiť manažment k určitému rozhodnutiu.

Definície „memoranda“ ako nezávislý koncept nie v zákone.

Memorandum sa vyhotovuje na základe písomných alebo ústnych pokynov vedúceho, ako aj z iniciatívy samotných zamestnancov (napríklad v prípadoch, keď je na vyriešenie akéhokoľvek výrobného alebo ekonomického problému potrebné predložiť informácie v písanie vyšší manažment). Pomocou takéhoto dokumentu môžete urobiť návrh na zlepšenie technickej stránky výrobné procesy, vyjadriť nesúhlas s rozhodnutím nadriadeného manažéra a tiež vyjadriť svoj názor v prípade nesúhlasu s kolegami. Preto je pri príprave memoranda v prvom rade dôležité, aby autor svoj postoj sformuloval prístupným spôsobom a následne v jeho prospech uviedol presvedčivé argumenty.

Typy poznámok

• za iniciatívu;
• informačné;
• hlásenia.

Iniciatíva vypracuje sa memorandum s cieľom povzbudiť adresáta k prijatiu definitívne rozhodnutie, preto text poznámky uvádza skutkový stav, obsahuje konkrétne návrhy, odporúčania alebo závery.

Informačné pravidelne sa zostavuje memorandum, ktoré obsahuje informácie o podrobnostiach, výsledkoch alebo spôsoboch vykonania práce.

Nahlasovanie memorandum informuje o ukončení diela, jeho štádiu, plnení pokynov, príkazov a pod.

v závislosti od adresáta správy sa delia na:

• na vonkajšie;
• interné.

Vonkajšie memorandum adresované prednostovi konkrétnej inštitúcie, vydané dňa bežná forma organizácie, podpísaný vedúcim a zvyčajne obsahuje tieto údaje:

• názov spoločnosti;
• dátum;
• index;
• miesto zostavenia;
• adresát;
• názov textu;
• text;
• podpis manažéra;
• meno umelca, telefónne číslo.

Vedúcim materskej organizácie sa predkladá externé memorandum (príklad 1).

Príklad 1

Vonkajšie memorandum

MEMORANDUM

10.02.2014 № 12/05-14

Na prilákanie ďalších

pracovné zdroje

Vážený Andrei Vasilyevich!

Vzhľadom na nedostatok kandidátov vo fáze formovania administratívneho aparátu pre pobočku v Moskve je potrebné prilákať pracovné zdroje z doplnkových zdrojov do 14.04.2014. Pohovory s novými kandidátmi by sa mali uskutočniť do 21.04.2014.

Úhrada nákladov za doplnkové služby bude vykonaná v súlade s bodom 4.5 Zmluvy o poskytovaní služieb č. 04/56 zo dňa 14.02.2014.

Vedúci oddelenia ľudských zdrojov Semenov IN. Semenov

V prípade č.03-13

Odintsov 10.02.2014

Interné memorandum zaslané mimo inštitúcie, napríklad do vyššej organizácie, vyhotovené na štandardnom hárku papiera A4, ale s uvedením všetkých potrebných podrobností, ktoré sa nachádza v súlade s GOST 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. jednotný systém organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na prípravu dokumentov“ (Príklad 2).

TO požadované podrobnosti interné memorandum obsahuje:

• názov konštrukčnej jednotky;
• názov typu dokumentu (MEMORY);
• dátum;
• registrácia (odchádzajúce číslo);
• názov textu;
• text;
• značka o prítomnosti aplikácie (ak existuje);
• destinácia;
• podpis zostavovateľa (s uvedením funkcie, iniciál, priezviska).

Príklad 2

Interné memorandum

MEMORANDUM

07.04.2014 № 6

O absencii zo strany manažéra

obchodné oddelenie

Dávam do pozornosti, že dnes, 07.04.2014, bola obchodná manažérka Petrova Valentina Ivanovna neprítomná na pracovisku počas celého pracovného dňa od 10:00 do 18:30.

Neboli poskytnuté žiadne informácie ani dokumenty potvrdzujúce opodstatnenosť dôvodov neprítomnosti V.I.Petrovej.

V súvislosti so spáchaným priestupkom navrhujem odvolať Petrova V.I. na prechádzku.

Vedúci obchodného oddelenia Ignatiev O.A. Ignatiev

V prípade č.02-10

Sidorova 07.04.2014

Registrácia podrobností správy

Pri vyhotovení memoranda sa používa uhlové (príklad 3), ako aj pozdĺžne usporiadanie detailov záhlavia (príklad 4).

Príklad 3

Uhlové usporiadanie detailov v memorande

názov

konštrukčná jednotka Destinácia

MEMORANDUM

______________ № ________

hlavička

Príklad 4

Pozdĺžne usporiadanie detailov v memorande

Názov štruktúrnej jednotky

MEMORANDUM

_____________ № _________

hlavička

Názov typu dokumentu sa píše veľkými písmenami (MEMORY) a môže byť umiestnená v strede alebo od okraja ľavého okraja.

dátum a miestnosť memorandá sa píšu na jeden riadok. Dátum sa píše arabskými číslicami ( 21.04.2014 ) alebo alfanumericky ( 21. apríla 2014.).

Poznámka

Dátum vonkajšieho memoranda je dátum jeho schválenia a odoslania adresátovi, dátum interného memoranda - dátum zostavenia a podpisu.

Evidenčné číslo na internom memorande je pripevnený buď na mieste zostavenia alebo na mieste prijatia - v závislosti od systému evidencie dokumentov, ktorý v organizácii funguje.

Ak treba memorandum zvážiť záujemcov, nasaďte si to schválenie víz a po prijatí rozhodnutia rozhodnutie vodca.

Prijatie uznesenia je poslednou fázou posudzovania memoranda.

Poznámka

Uznesenie vedúceho, ktorý zvážil interné memorandum, bude základom pre prijatie akýchkoľvek opatrení, vydávanie dokumentov, organizovanie podujatí.

hlavička k textu stručne popisuje obsah dokumentu. Je formulovaný podľa všeobecné pravidlá zostavovanie nadpisov pre dokumenty: pomocou predložky o/o a slovesné podstatné meno v predložkovom páde, napr O absencii Lazarenko O.O.

Text Memorandum sa skladá z dvoch alebo troch sémantických častí:

• v prvom - zisťovaniečasti- sú uvedené dôvody, skutočnosti alebo udalosti, ktoré viedli k jeho napísaniu;
• v druhom - analyzujúca časť- obsahuje rozbor súčasného stavu a možné riešenia;
• v treťom - súhrnná časť- obsahuje závery a návrhy konkrétnych opatrení, ktoré je podľa názoru navrhovateľa potrebné vykonať.

Druhá časť memoranda môže chýbať. V tomto prípade text memoranda obsahuje odôvodnenie, závery a návrhy spracovateľa.

Ak má memorandum prílohu, označiť asiaplikácie urobené pred podpisom.

Značka o prítomnosti prihlášky uvedená v texte poznámky je vyhotovená takto:

Aplikácia: na 3 litre. v 1 kópii.

Ak má poznámka aplikáciu, ktorá nie je v texte uvedená, uveďte jej názov, počet listov a kópií.

Príloha: Predpisy o oddelení regionálnych úverov pre 5 s. v 1 kópii.

interné memorandum znamenie zostavovateľ (ak sa predkladá vedúcemu útvaru) a vedúci útvaru (ak sa predkladá vedúcemu organizácie); externé memorandum znamenia Vedúci organizácie.

Poznámka

Ak je memorandum vyhotovené na dvoch alebo viacerých stranách, druhá a ďalšie strany musia byť očíslované. Sériové čísla sú uvedené v pravej časti horného okraja strany arabskými číslicami.

MEMO

poznámka je typ správy. Ide o písomnú informačnú správu široko používanú v praxi moderných riadiacich štruktúr rôznych úrovní a organizačných a právnych foriem. Poznámky poskytujú priame prepojenie medzi objektmi správy na horizontálnej úrovni.

Mimochodom

Poznámka je dokument, ktorý nemá oficiálny štatút. V OKUD sa neposkytuje.

Poznámky sa pripravujú v rôznych situáciách. Štandardné ciele pre tento dokument zahŕňajú:

• žiadosť o informácie;
• vydávanie pokynov;
• sprevádzanie ďalšej správy (sprievodná poznámka);
• oznamy (oznámenia).

Text memoranda obsahuje informácie o dôvodoch jeho vyhotovenia vo forme návrhu, žiadosti, žiadosti. Môže ísť o informácie o pohybe zamestnancov, poradách, zmenách firemnej kultúry spoločnosti atď. Poznámky sú vyhotovené na štandardnom hárku papiera A4.

Memorandum podpisuje odborník alebo vedúci oddelenia. Dátumom memoranda je dátum jeho vyhotovenia a podpísania.

Právne predpisy nestanovujú prísne požiadavky na prípravu a vykonávanie poznámok, preto by sa mal postup ich vykonávania, berúc do úvahy špecifiká organizácie, stanoviť v miestnej normatívny akt, napríklad v návode na kancelársku prácu. Formát poznámky by mal slúžiť na účely zjednodušenia a zrýchlenia procesov internej komunikácie.

Ukážka poznámky je uvedená v príklade 5 .

Príklad 5

poznámka

V sobotu 19.04.2014 v čase od 9:00 do 16:00 na personálnom oddelení spoločnosti Sever sro inštalačné práce na nastavenie budíka.

Žiadam Vás o umožnenie prístupu na výkon práce nasledovným zamestnancom spoločnosti Energoset:

1. Simakin I.P.

2. Ivanov P.N.

Vedúci AHO Sviridov N.N. Sviridov

V prípade č.02-14

Ilyin 16.04.2014

VYSVETĽUJÚCI LIST

Vysvetľujúci list- to interný dokument, s vysvetlením dôvodov akéhokoľvek konania, skutočnosti, udalosti, incidentu, ktorý zostavil zamestnanec organizácie a predložil vyššiemu úradníkovi.

Podľa prvej časti čl. 193 Zákonníka práce Ruská federácia pred aplikáciou disciplinárne konanie zamestnávateľ musí od zamestnanca vyžadovať písomné vysvetlenie. Zamestnanec hlási dôvody a okolnosti provízie disciplinárne previnenie vo vysvetlivke. Na základe dôvodovej správy rozhoduje vedúci zamestnanec o uplatnení disciplinárneho opatrenia voči zamestnancovi. Okrem toho je tento doklad jedným z podkladov na posúdenie závažnosti pochybenia a okolností, za ktorých sa ho zamestnávateľ dopustil.

V OKUD OK 011-93 je tento dokument uvedený iba raz - vysvetľujúci list o porušení pracovnej disciplíny (kód 0286091), ktorý patrí do triedy 0286000 „Doklad na výkon disciplinárnych sankcií“.

Typy vysvetliviek a ich vlastnosti

• pre objasnenie osobitné ustanovenia vykonaná práca (projekt, správa, vývoj);
• vypracované v prípade bežných situácií, porušení disciplíny, nevhodného správania atď.

Vysvetlivku napíše zamestnanec ručne v jedinom vyhotovení na štandardný hárok papiera A4 a je adresovaná tomu, kto o ňu požiadal. Dá sa tiež napísať na počítači pomocou vzorového formulára prijatého organizáciou. Forma vysvetlivky, ako aj spôsob vyhotovenia (ručne alebo na počítači) nie sú právne ustálené.

Vysvetlivku môže vypracovať štrukturálna jednotka alebo konkrétny úradník.

Poznámka ako dôkaz

Zamestnávateľ, ktorý vyžaduje od zamestnanca vlastnoručne napísanú vysvetľujúcu poznámku, sa tak chráni pred protiprávnym konaním zamestnanca, keď pracovný spor. Vylučuje nahradenie pôvodného dokumentu.

Ak spoločnosť používa šablóny formulárov, na konci textu si môžete urobiť poznámku:Vysvetlenie bolo zostavené osobne pomocou osobného počítača. Dátum. Podpis.

Registrácia jednotlivých detailov memoranda

S cieľom zjednotiť informácie a referenčné dokumenty by sa mala vypracovať a vykonať vysvetľujúca poznámka v súlade s požiadavkami GOST 6.30-2003.

Dátum vysvetlivkou je dátum jej vyhotovenia.

Text Vysvetlivka musí obsahovať:

Opis skutočností, ktoré viedli k jeho napísaniu;

Argumenty, ktoré vysvetľujú súčasnú situáciu.

Text poznámky musí byť presvedčivý a musí obsahovať nezvratné dôkazy.

Pri výrobe podpisov uvádza sa funkcia, vlastnoručný podpis, iniciály a priezvisko.

Ako aplikácie možno citovať dokumenty, ktoré odôvodňujú konanie zostavovateľa dokumentu a potvrdzujú určité okolnosti.

Podľa štruktúry textu sa vysvetľujúca poznámka od správy líši tým, že neobsahuje závery a návrhy (príklad 6).

Poznámka

Ak spoločnosť vyvinula a schválila štandardné formuláre vysvetľujúce poznámky používané v rôzne situácie, to neznamená, že zamestnanci si musia vyhotoviť poznámky podľa schválených tlačív. Neformálny dokument môže byť tiež platný.

Príklad 6

Vysvetľujúci list

Uplatniť disciplinárne konanie
formou pokarhania Alexandrova AND.AND.

HR oddelenie vydať objednávku.
Šmolkin 17.04.2014

riaditeľ LLC "SV"

A.V. Šmolkin

VYSVETĽUJÚCI LIST

14.04.2014 № 14

O absencii v práci

Ja, Aleksandrova Irina Igorevna, účtovníčka, som dňa 14. apríla 2013 v čase od 9:00 do 15:30 z osobných dôvodov chýbala na svojom pracovisku.

Nemám podporné dokumenty.

účtovník Alexandrova I.I. Alexandrova

REGISTRÁCIASPRÁVY, SERVIS, VYSVETLIVKY

Jednou z funkcií duchovnej služby organizácie je zabezpečovať operatívne vyhľadávanie potrebné informácie spojené s propagáciou odovzdaných dokumentov exekútorovi. Pre pohodlnejšie vyhľadávanie týchto údajov slúžia rôzne registračné formuláre.

Hlásenie, služba, vysvetlivky sú podľa svojho funkčného účelu nositeľmi určitých informácií. Nakoľko k problematike uvedenej v poznámke je potrebné písomné rozhodnutie vo forme uznesenia vedúceho organizácie alebo iného oprávneného činiteľa, dokumenty je potrebné evidovať.

Pripomeňme, že existujú tri formy registrácie dokumentov: časopis, karty a automat. Organizácia má právo zvoliť si najefektívnejšiu a najvhodnejšiu formu registrácie.

▪ Registračný formulár do denníka - najbežnejšie, ale nie vždy pohodlné, pretože evidencia všetkých dokumentov v ňom prebieha v chronologickom poradí a pri hľadaní konkrétneho dokumentu musí odborník prehliadnuť všetky listy denníka. Hľadanie informácií komplikuje aj to, že iniciatívny dokument možno evidovať napríklad v jednom časopise a odpoveď naň v inom. Povinné registračné formuláre (časopisy) legislatíva neupravuje. Odporúčaný formulár denníka je uvedený v príklade 7.

Príklad 7

Fragment registra správ a vysvetliviek

Dátum dokumentu	Evidenčné číslo	Typ dokumentu, zhrnutie	Kto podpísal dokument	exekútor	Kde prevedené	Potvrdenie o potvrdenke (podpis, dátum)	Značka na smere dokumentu v puzdre
07.04.2014	03-10/14	O odvolaní z dovolenky pokladníka Shvetsa O.R.	Vedúci oddelenia ľudských zdrojov	Inšpektor oddelenia ľudských zdrojov	oddelenie ľudských zdrojov	Smirnova V.A. 07.04.2014	Vo veci č. 03-14 Smirnov 4.7.2014

▪ Registračný formulár karty v porovnaní so zásobníkom je pohodlnejší a prispôsobenejší. Vytvorené evidenčné a kontrolné karty dokladov pri vyhľadávaní v triediči umožňujú optimalizovať proces vyhľadávania dokladu a skrátiť čas procesu registrácie. Samozrejmou výhodou registrácie karty je, že sa môže súčasne zaregistrovať viacero zamestnancov;

▪ Automatizovaný (elektronický) registračný formulár zahŕňa použitie špeciálnych softvér. Informácie o doklade sa zapisujú do elektronickej registračnej a kontrolnej karty uloženej v databáze. Súčasne s registráciou je možné vytlačiť registračnú a kontrolnú kartu.

Správy a vysvetlivky majú zvyčajne komplexný registračný index, ktorý je formulovaný rovnakým spôsobom ako index odchádzajúci dokument. Evidenčné číslo tvorí index veci podľa číselníka vecí (vrátane indexu štruktúrnej jednotky a čísla veci podľa číselníka vecí tejto jednotky) a sériové číslo doklad v kalendárnom roku.

Poznámka

Otázky evidencie a účtovania dokladov v organizácii by sa mali premietnuť do pokynov pre kancelársku prácu. Pokyny by mali obsahovať:

1) zoznam neevidovaných dokumentov.

2) zoznam registrovaných skupín dokumentov, pričom pre každú skupinu je povinné uviesť:

Miesto registrácie;

Čas a poradie registrácie;

Pravidlo pre tvorbu registračného čísla;

forma, v ktorej sa registrácia vykonáva;

Zoznam údajov, ktoré sa zadávajú do formulára, pravidlá ich vyplnenia;

Pravidlá účtovania pohybu dokladov po registrácii;

Princíp registrácie (jednorazová alebo opakovaná registrácia pri prenose dokumentu do inej jednotky);

3) postup pre opätovné prijatie dokumentu v organizácii (pre prichádzajúce dokumenty).

Podmienky uchovávania memoránd, služby, vysvetliviek

Doby uchovávania sú nastavené v Zozname typického manažmentu archívne dokumenty generované v priebehu činnosti vládne agentúry, orgány miestna vláda a organizácie, s uvedením lehôt uchovávania, schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 25.8.2010 č. 558. V súlade s uvedeným zoznamom môžu byť lehoty uchovávania memorandov 1 rok, 3 roky, 5 rokov, 75 rokov, natrvalo. Vysvetlivky by sa mali uchovávať natrvalo.

Naša rada

Pri príprave poznámok je potrebné dodržiavať jednotný štýl a hlavný text dokumentov musí byť v súlade s pravidlami obchodnej etiky a stanovenými požiadavkami na vyhotovenie dokumentov. Nepríjemný dojem zanechávajú nepresne vypracované a vyhotovené dokumenty s gramatickými chybami. S odoslaním dokumentu adresátovi sa neponáhľajte, ale pozorne si ho prečítajte, prípadne opravte gramatické chyby alebo preklepy.

Memorandum o neslušnom správaní zamestnanca je informačný dokument, ktorý je napísaný v mene vyššieho manažmentu a poukazuje na nevhodné správanie zamestnanca. Ako vyrobiť taký papier, sa dozviete z nášho článku.

Memorandum o neslušnom správaní zamestnanca

Model podriadenosti jednej osoby druhej (manažérovi a ostatným zamestnancom) v pracovnom prostredí spravidla nespôsobuje žiadne sťažnosti. Niekedy sa však manažér začne správať neslušne a môže si dovoliť štipľavé poznámky na adresu zamestnanca – a to už je prípad, ktorému treba venovať zvýšenú pozornosť a prijať vhodné opatrenia. „Agresormi“ sa často môžu stať aj kolegovia, teda zamestnanci, ktorí zastávajú rovnocenné postavenie. Čo má v tomto prípade robiť napadnutý občan?

V rámci pracovného postupu napíšte memorandum adresované vedúcemu, ktorý je vo vyššej pozícii ako iniciátor príspevku. Dokument musí odrážať nielen totožnosť osoby, ktorá sa správa neslušne, ale aj okolnosti, za ktorých sa tak stalo.

Prípis musí byť podaný úradne, prostredníctvom tajomníka alebo inej osoby, ktorá ho zaeviduje. Na tento príspevok musí odpovedať adresát.

PRE REFERENCIU! Občiansky zákonník Ruskej federácie poskytuje možnosť chrániť česť a dôstojnosť poškodeného, ​​ak páchateľ nemôže dokázať svoje slová. V tomto prípade má žiadateľ právo obrátiť sa na súd a požadovať od nehorázneho ospravedlnenie alebo náhradu nemajetkovej ujmy.

Nepoznáte svoje práva?

Vzor memoranda pre zamestnanca

Požadované podrobnosti dokumentu sú:

• meno adresáta s uvedením konkrétnej pozície, jednotky a celého mena;
• dátum a číslo odchádzajúceho papiera (dokument je možné zaregistrovať ako internú poštu organizácie);
• text poznámky;
• Dátum prípravy;
• podpis žiadateľa a jeho odpis s uvedením funkcie a útvaru.

Hlavné pravidlo pri písaní memoranda: musíte čo najpodrobnejšie uviesť okolnosti prípadu. Predsa popri telefonovaní výkonný môže povoliť skrátenie/zvýšenie úväzku podriadeným, uložiť zákaz obeda alebo exkomunikáciu z pracoviska a pod.. Je vhodné uviesť v memorande všetky okolnosti, ktoré považujete za hodné pozornosti vyššieho manažmentu tak, aby dozvie o všetkých ostrých rohoch v interakcii tímu a zamestnanca.

Môže to vyzerať napríklad takto:

« Senior manažér M. svojím konaním vnáša do práce tímu rozpory, dovoľuje si neprijateľnú formu komunikácie so zamestnancami, ktorá sa prejavuje ponižovaním ľudskej dôstojnosti. Pomerne často sa z jej pier ozývajú nadávky na adresu konkrétneho človeka. Toto správanie považujem za neslušné a žiadam vás, aby ste prijali opatrenia, aby sa to v budúcnosti nestalo...»

Pri písaní poznámky by sa nemalo zabúdať na také dôležité zložky pracovného postupu, ako je dodržiavanie podriadenosti a obchodnej etikety. Preto by ste v texte poznámky nemali používať frázy ako „môžete A. uložiť pokutu za jeho neslušné správanie“ alebo „odporúčam V. vyhodiť“. Posúdenie otázky uvedenej v dokumente a prijatie prípadných ďalších opatrení vykonáva adresát listu, takéto doplnenia vytvoria o žiadateľovi iba negatívny dojem.

Čo robiť, ak niektorý zo zamestnancov nevládze? Ak robí to, čo sa mu páči, nezvláda svoje priame povinnosti? Takémuto zamestnancovi môžete napísať memorandum, v ktorom oznámite jeho neslušné správanie a urážanie iných ľudí, ako aj neplnenie služobných povinností či absenciu. Je zostavený podľa vzorov interného podnikového workflow.

Čo je memorandum pre zamestnanca

Memorandum o neslušnom správaní zamestnanca je oznamovací dokument, ktorého účelom je informovať úrady o nevhodnom správaní niektorého zo zamestnancov, ktoré nezapadá do povoleného rámca firemnej etiky alebo legislatívy.

A tiež existuje memorandum o neplnení služobných povinností. Tento dokument informuje, že zamestnanec nespĺňa požiadavky uvedené v pracovná zmluva a interných pracovnoprávnych predpisov.

Existuje aj memorandum o neprítomnosti na pracovisku. Informuje úrady, že zamestnanec bol neprítomný alebo neskoro do práce. Absencia sa považuje za neprítomnosť viac ako 4 hodiny za sebou alebo počas dňa alebo zmeny. Čokoľvek menej ako tento čas je neskoro.

Poznámka zaznamenáva skutočnosť nevhodného správania. Dokument spravidla obsahuje výzvu na uplatnenie primeraných opatrení voči zamestnancovi. Ak nebude podaná, bude ťažké priviesť takého človeka k zodpovednosti.

Ako správne písať: formuláre, vzory, príklady

Text memoranda môže byť ľubovoľný. jednotná formač. Opíšte situáciu čo najpodrobnejšie. Hlavná vec je, že obsahuje všetky potrebné skutočnosti porušenia a atribúty toku obchodných dokumentov. Registrácia sa vykonáva podľa normy GOST 6.30–2003: list papiera A4, všetky potrebné podrobnosti.

Hrubé správanie, urážanie zamestnancov a zákazníkov

V memorande o hrubosti zamestnanca musia celkom určite majú nasledujúce parametre:

• meno adresáta s uvedením konkrétnej pozície, jednotky a celého mena;
• dátum a číslo odchádzajúceho papiera (dokument je možné zaregistrovať ako internú poštu organizácie);
• text poznámky;
• Dátum prípravy;
• podpis žiadateľa a jeho odpis s uvedením funkcie a útvaru.

Neplnenie služobných povinností

Memorandum o neplnení služobných povinností obsahuje tieto zložky:

• meno adresáta;
• názov dokumentu (v strede);
• dátum vyhotovenia papiera a číslo;
• text poznámky s uvedením zoznamu povinností, ktoré zamestnanec riadne neplní, a dôsledkov z toho vyplývajúcich;
• návrhy týkajúce sa miery zodpovednosti, ktorá sa bude vzťahovať na zamestnanca;
• podpis a funkciu žiadateľa.

Chôdza a meškanie

V správe o neprítomnosti alebo omeškaní sa uvedie:

• názov oddelenia, do ktorého zamestnanec patrí (neprítomný v práci);
• Meno hlavy a jej postavenie;
• titul;
• text obsahujúci skutočnosť a časové obdobie neprítomnosti na pracovisku;
• návrh na opatrenie disciplinárneho konania;
• postavenie predkladateľa, jeho podpis a odpis.

Čo hrozí zamestnancovi poznámkami

Memorandum odkazuje na internú korešpondenciu. Toto nie je rozsudok a nie záruka uplatnenia trestov, ale iba zistenie priestupkov. Vedenie preskúma odvolanie a dospeje k záveru, či je rozumné uplatniť sankcie. Zamestnanec musí dostať šancu ospravedlniť sa. Píšu vysvetľujúcu poznámku. Ak zamestnávateľ považuje ospravedlnenie za nevyhovujúce, vydá disciplinárny príkaz. Podľa zákona to môže byť pripomienka, pokarhanie a prepustenie.

Video: ako potrestať zamestnanca

Existuje niekoľko typov poznámok, ktoré vám umožňujú informovať nadriadených o určitých previneniach zamestnanca. Každý z nich má svoje vlastné požiadavky.

V priebehu práce organizácie nastávajú situácie, keď vedúci oddelení a ostatní zamestnanci potrebujú sprostredkovať manažmentu rôzne informácie. Toto sa musí urobiť písomne. Na to sa používa buď úrad, alebo memorandá.

Čo to je

Memorandum je dokument, v ktorom zamestnanec podniku upozorní vedenie na akúkoľvek informáciu. To je jeho hlavný rozdiel oproti memorandu, v ktorom zamestnanci o niečo žiadajú vedenie.

Najčastejšie sa nachádzajú v práca personálnej kancelárie, keďže informácie, na ktoré upozornil manažment, sa takmer vždy týkajú zamestnancov organizácie. Oni sú primárny dokument, na základe ktorých sa neskôr vypracúvajú ďalšie dokumenty a realizujú sa rôzne akcie (príkazy, interné šetrenia).

Kto a komu ich píše

Správy zostavujú vedúci oddelení a oddelení. Potom idú k vyššiemu šéfovi. Môže ich napísať jednoduchý zamestnanec.

Pri ich príprave je potrebné dodržiavať nasledujúce pravidlá:

• zamestnanec nemôže napísať memorandum „pre seba“, to znamená, že v vypracovanom dokumente nemôže byť ten, kto ho zostavil, ten, kto je hlásený vedeniu;
• môžete písať buď o podriadenom zamestnancovi, alebo o seberovnom v hierarchii podniku.
• vždy napísané vyššiemu manažmentu;
• aj keď titulná strana obsahuje meno vedúceho podniku, poznámka sa najskôr prenesie na priame vedenie zamestnanca, ktorý ju napísal.

Všetky vyššie uvedené zásady nie sú legislatívne upravené, vyvinuli sa v praxi kancelárskej práce.

V akých prípadoch to platí

Memorandum sa píše v prípadoch, keď je potrebné priniesť informácie vyššiemu manažmentu:

• o porušení pracovnej disciplíny alebo pracovnej náplne zamestnancami;
• o priestupkoch, ku ktorým došlo, o ktorých môže rozhodnúť len vedúci.

Inými slovami, má informačný charakter a predpokladá, že o ďalšom postupe rozhoduje vyšší manažment.

Prevodný príkaz

Ak dodržiavate všetky pravidlá kancelárskej práce, musíte na odoslanie memoranda dodržať nasledujúci postup:

1. Formátovanie poznámky.
2. Jeho odovzdanie priamemu nadriadenému. Ak sa poznámka okamžite prenesie na vedúceho organizácie, musí sa preniesť prostredníctvom tajomníka, ktorý ju zaregistruje.
3. Keď vedúci rozhodne o dokumente, vloží o ňom uznesenie a pošle ho späť tajomníkovi.
4. Sekretárka ho zašle zamestnancovi, ktorý musí splniť určené uznesenia.
5. Po vyriešení problému uvedeného v poznámke sa poznámka odošle do úložiska.

Tento postup sa spravidla prísne dodržiava iba vtedy, ak je podnik veľký. V malých firmách je tento systém zjednodušený a hlásenia sa posielajú ihneď vedúcemu organizácie.

Pravidlá dizajnu

Memorandá musia byť vypracované v súlade s pravidlami kancelárskej práce.

Na papieri alebo nie

Na spracovanie takýchto dokumentov neexistuje jednotný formulár, vypisuje sa buď na hlavičkovom papieri spoločnosti, alebo na čistom papieri.

Môžete ho zostaviť ručne alebo napísať na počítači.

V každom prípade, ak memorandum obsahuje všetky potrebné náležitosti, bude mať platnosť dokumentu bez ohľadu na formu, v akej je vyhotovené.

Niektoré organizácie vyvíjajú svoje vlastné formuláre na zostavovanie rôzne dokumenty ktorí nemajú jednotné formy. Vrátane prehľadov.

Hlavička dokumentu

Vyhotovuje sa rovnakým spôsobom ako v iných dokumentoch, napríklad vyhlásenia:

• uzáver by mal byť umiestnený v pravom hornom rohu listu papiera alebo hlavičkového papiera;
• v prvých dvoch riadkoch je napísaná funkcia, priezvisko a iniciály vedúceho podniku;
• potom sa napíše funkcia, priezvisko a iniciály zamestnanca, ktorý správu zostavil.

Ak spoločnosť schválila formulár pre memorandum, potom spravidla už má šablónu stropu.

Objednávka na písanie

1. Hlavička dokumentu.
2. Názov dokumentu, v tomto prípade „Memorandum“. Meno môže byť umiestnené buď vľavo alebo v strede riadku. Píše sa veľkými písmenami.
3. Pod názvom je text s informáciami. Toľko by ich mal obsahovať Detailný popis Problémy.
4. Nižšie je uvedený dátum a podpis osoby, ktorá dokument pripravila.

Príklad dizajnu

Riaditeľ spoločnosti Luch LLC

I.I. Nikitenkov

od hlavného účtovníka

A.N. Rylenková

memorandum

Upozorňujem, že pri inventarizácii skladu bol zistený nedostatok inventárnych položiek vo výške 1548,28 rubľov.

Doba a miesto skladovania

Po vyriešení problémov uvedených v memorande sa memorandum odošle na uloženie. Môžete ho uložiť na nasledujúcich miestach:

• zapísať do knihy, kde sa zhromažďujú všetky podklady pre objednávky (výpisy, poznámky, certifikáty atď.);
• , ktoré boli zostavené na základe tohto memoranda (úradné vyšetrovanie, príkaz a pod.).

Doba uloženia memoranda bude závisieť od toho, aké dokumenty budú v dôsledku toho vypracované. V priemere sa toto obdobie pohybuje od 3 do 5 rokov. Preto priečinok, v ktorom sú uložené všetky poznámky, nemožno spojiť, ale jednoducho ho uložiť do priečinka.

Vzorové poznámky

Text memoranda je vypracovaný v akejkoľvek forme, ale v najbežnejších prípadoch môžete použiť vzorové vzorky.

Neprítomnosť zamestnanca v práci

Dávam do pozornosti, že zvárač A.A. Burenkov je bez upozornenia neprítomný na pracovisku od začiatku pracovného dňa až do súčasnosti (od 8:00 do 12:30). Žiadam vás, aby ste v tejto veci nariadili interné vyšetrovanie.

O neplnení povinností

Dávam do pozornosti, že účtovník N.A. Pavlova urobila chybu pri výpočte mzdy pracovníci výrobných dielní. Pravidelne ju aj porušuje úradné povinnosti a nerešpektuje príkazy svojho priameho nadriadeného. Prosím, podniknite kroky.

O nesprávnom správaní zamestnancov

Upozorňujem, že manažér I.A. Yezersky, ktorý komunikuje s klientmi organizácie, si dovoľuje používať obscénny jazyk a urážky. Prosím, podniknite kroky.

O výskyte zamestnanca na pracovisku v stave opitosti

Dávam do pozornosti, že elektrikár A.V. Yudin je na svojom pracovisku so značkami intoxikácia alkoholom: neistá chôdza, nesúvislá reč, charakteristický zápach. Žiadam o pozastavenie tohto zamestnanca z plnenia služobných povinností a vykonať interné vyšetrovanie tejto skutočnosti.

závery

Memorandum je dokument, ktorým zamestnanci informujú vedúceho organizácie o rôznych situáciách, ktorých rozhodovanie závisí od vedenia.

Tento dokument vypracovaný vo voľnej forme, no zároveň ho vypracuje v súlade s požiadavkami pravidiel kancelárskej práce.

Video - aký je rozdiel medzi poznámkami a poznámkami: