Інструкція з діловодства у створенні. Інструкція з ведення діловодства

Всім спеціалістам, відповідальним за документообіг, слід звернути увагу на ГОСТ Р 7.0.97-2016. Національний стандарт Російської Федерації. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів» (утв. наказом Росстандарту від 08.12.2016 № 2004-ст). Цей нормативний акт містить у собі низку доповнень, яких був у ГОСТі Р 6.30-2003.

Основні зміни, що увійшли до нового стандарту

Для створення документації можна використовувати лише шрифти:

Times New Roman № 13, 14;
Arial № 12, 13;
Verdana № 12, 13;
Calibri №14.

Найменший розмір шрифтів новий ГОСТ дозволяє використовувати лише в таблицях.

З 01.07.2018 документація може містити герб суб'єкта Російської Федерації, герб (геральдичний знак) муніципальної освіти. Тепер нормативно закріплено місце розташування цього реквізиту. Він розміщується у середині верхнього поля бланка над реквізитами організації, з відривом 10 мм від верхнього краю листа.

Крім того, раніше обов'язкові реквізити ОРГН, ІПН, КПП, код КВЕД тепер розміщуються в реквізиті «Довідкові дані про організацію».

З'явився "Гриф про обмеження доступу до документа". Він проставляється у правому верхньому кутку першого листа.

При вказівці адресата дозволяється використовувати скорочення «пану» (пану) та «пані» (пані) перед прізвищем посадової особи, а також вказувати електронна адресау випадку, якщо лист надсилається факсом або електронною поштою.

Також ДЕРЖСТАНДАРТ містить вказівку на неприпустимість проставлення косої риси (слеша) або напису «за», коли папери підписує особа, яка заміщає керівника. Зміни у разі вносяться від руки чи з допомогою штампа.

У суперечці, як правильно ставити друк, чи можна закривати частину підпису печаткою, поставлено крапку. У новому ГОСТі зазначено, що печатка організації проставляється, не захоплюючи власноручного підписуособи, яка підписала документ, або у місці, позначеному «МП» («Місце друку»).

Питання ведення електронного документообігутакож освітлені у ГОСТі.

Класифікація документів у діловодстві

Усі папери у діловодстві класифікуються в залежності від їх призначення:

організаційно-розпорядчі (статути, рішення, накази щодо основної діяльності);
довідково-інформаційні (довідки, телеграми);
за особовим складом ( трудові договори, накази з особового складу, заяви).

Окрему увагу слід приділити реєстрації вхідних документів у діловодстві.

Для реєстрації вхідного листа зверху бланка, праворуч або ліворуч ставиться порядковий номер та дата прийому. Виглядає так: «Вх. №152 від 02.02.2017». Потім у журналі реєстрації вхідних листів записується цей номер, інформація: від кого і кому адресовано листа, про що він, а також комусь лист передано в роботу після візування його керівником. Оригінали та копії листів підшиваються у відповідні папки. Так само реєструються вихідні листи (приклад: «Вих. № 152 від 29.05.2017») та інша документація.

Реєстрація вхідних документів у діловодстві дозволяє швидко знайти у журналі (або електронної таблиці) потрібний документ та визначити відповідальну за його виконання особу.

Терміни виконання документів у діловодстві

Стандартний термін виконання документа складає 30 календарних днів, що відраховуються з дати прийняття вхідного або з дати підписання вихідного документа.

Потрібно враховувати, що вихідні та святкові днітакож входять у цей термін!

Ділові папери можуть мати і індивідуальний термінвиконання. У такому випадку на бланку стоїть позначка із зазначенням конкретної дати або він може бути вказаний у самому тексті.

Існують і терміни, які встановлюються нормативно-правовими актами.

Якщо термін виконання не вдається, необхідно написати службову запискукерівнику з проханням про продовження термінів виконання для внутрішньої документації або клопотання з тим самим проханням до організації контрагента з викладенням причин затримки строків.

Не так складно налагодити в організації діловодство, зразки документів у цьому допоможуть. Головне — дотримуватись відповідності документації прийнятим стандартам, а також оперативно стежити за змінами в законодавстві РФ.

ІНСТРУКЦІЯ

ПО ВЕДЕННЯ ДІЛОВИРОБНИЦТВА

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Ця інструкція (далі називається "Інструкція") розроблена для встановлення єдиного порядку складання документів та організації роботи з ними в "_____________________" та його філіях (далі називається "Організація") та обов'язкова для виконання всіма співробітниками Організації.

1.2. У філіях Організації діловодство ведеться самостійно з дотриманням вимог цієї Інструкції.

При розробці Інструкції використовувалися чинні нормативні акти Російської Федерації, які передбачають складання документів за певними правилами, ведення номенклатури (списку) справ, створення архівів в організаціях для забезпечення збереження найбільш цінних документів, існуюча практика, а також внутрішні документи Організації.

1.3. Положення Інструкції поширюються на організацію роботи з документами незалежно від виду носія, включаючи їхню підготовку, реєстрацію, облік та контроль виконання, що здійснюються за допомогою автоматизованих (комп'ютерних) технологій.

Автоматизовані технології обробки документної інформації, які застосовуються в Організації, повинні відповідати вимогам Інструкції.

1.4. Відповідальність за організацію діловодства, дотримання встановлених Інструкцією правил та порядку роботи з документами у департаментах та відділах Організації покладається на начальників структурних підрозділів "______________".

1.5. Безпосереднє ведення діловодства у структурному підрозділі здійснюється секретарем або працівником, призначеним начальником відповідного структурного підрозділу.

Використання у засобах масової інформації, публічних виступах тощо. інформації, що міститься у службових документах, допускається лише з дозволу керівництва "______________".

2. ПРИЙОМ, ОБЛІК, РЕЄСТРАЦІЯ, ПРОХОДЖЕННЯ І ВІДПРАВЛЕННЯ КОРРЕСПОНДЕНЦІЇ

2.1. Прийом документів.

2.1.1. Вся кореспонденція, що надходить до Організації, приймається і реєструється в Канцелярії.

2.1.2. При прийомі кореспонденції слід перевіряти правильність її доставки. Помилково доставлена кореспонденція пересилається за належністю. Прийнята кореспонденція розкривається (за винятком кореспонденції з позначкою на конверті "Особисто").

2.1.3. Кореспонденція з позначкою "Особисто" вручається особисто адресату або його довіреній особі. Кореспонденція, що має позначку "Конфіденційно", обробляється тим працівником, який має до неї допуск.

2.1.4. Під час розкриття конвертів працівники Канцелярії перевіряють відповідність адресата, цілісність упаковки, наявність вкладених документів та додатків до них, а також наявність підпису на документі. У разі виявлення пошкодження, відсутності документів або додатків тощо. необхідно повідомити про це відправника.

2.1.5. Конверти від кореспонденції зберігаються і додаються до документів у випадках, якщо календарний штемпель на конверті повинен бути доказом часу відправлення або отримання цього документаабо якщо адреса відправника вказана лише на конверті. Обов'язково зберігаються конверти з листами претензійного характеру, і навіть із зверненнями громадян.

2.2. Порядок реєстрації документів.

2.2.1. Усі документи, адресовані керівництву "______________", підлягають реєстрації (крім документів, включених до зразковий перелікнереєстрованих документів) у Канцелярії (Додаток N 1).

2.2.2. На отриманих документах проставляється реєстраційний штамп, у якому зазначається дата надходження, порядковий вхідний номер. Якщо до документа є програма, то поруч із вхідним номером робиться про це позначка. Штамп проставляється на лицьовій стороніпершого аркуша документа у нижньому правому кутку.

Порядкові номери фіксуються у журналі обліку реєстраційних порядкових номерів (Додаток N 2).

На документах, які не підлягають реєстрації, ставиться штамп та вказується лише дата надходження документа.

2.2.3. При реєстрації повинен дотримуватися принципу одноразовості: кожен документ реєструється лише один раз у Канцелярії Організації.

2.3. Порядок проходження документів.

2.3.1. Зареєстрований документ передається тому керівнику, на адресу якого він надійшов. Документи, що не потребують розгляду керівництва, передаються начальникам структурних підрозділів та відділів Організації відповідно до порушених у документах питань.

2.3.2. Після розгляду та накладання керівником резолюції (резолюція включає прізвище виконавця, зміст доручення, термін виконання, підпис та дату), яка може бути підставою для взяття документа на контроль, документ передається виконавцю під розписку в журналі реєстрації вхідних документів із проставленням виконавцем дати отримання. Якщо в резолюції зазначено кілька виконавців, то знімаються додаткові копії документа за кількістю виконавців. Оригінал документа надсилається виконавцю, вказаному в резолюції першим.

2.3.3. При надсиланні документа кільком виконавцям відповідальність за підготовку матеріалу несе виконавець, зазначений у резолюції першим. Інші виконавці зобов'язані подати необхідні матеріали відповідальному виконавцю у погоджені з ним терміни.

Відповідь має бути завізована всіма виконавцями, переліченими у резолюції.

2.3.4. Документи, що надійшли з Канцелярії до структурних підрозділів, не реєструються.

2.3.5. Документи, зареєстровані в Канцелярії, передаються з одного структурного підрозділу Організації до іншого лише через Канцелярію.

2.4. Порядок реєстрації та відправлення вихідних документів.

2.4.1. Підписані керівництвом "______________" документи того ж дня повинні здаватися до Канцелярії для реєстрації та надсилання.

2.4.2. Перед реєстрацією документа, що надійшов на відправлення, перевіряється правильність його оформлення:

Наявність бланка, підписи, дати, необхідних візта відомостей про виконавця;

Наявність заголовка до тексту, номера та дати документа, на який надається відповідь;

Правильність адреси отримувача;

Наявність зазначених у документі додатків, а також матеріалів, на підставі яких готувався вихідний документ (якщо це відповідь на лист, що надійшов);

Наявність друку у тих випадках, коли вона належить.

Неправильно оформлені документи повертаються до виконавців.

2.4.3. Якщо документ надсилається в кілька адрес, на надсилання здається стільки екземплярів підписаного листа, скільки необхідно для надсилання всім адресатам, і один екземпляр копії.

2.4.4. Після перевірки оформлення документ реєструється у журналі (Додаток N 3) та на всіх примірниках документа проставляється вихідний номер по порядку.

2.4.5. Вихідний номер складається з індексу структурного підрозділу, який підготував відповідь, номери справи за номенклатурою справ та порядкового номера.

2.4.6. На копії вихідного документа у верхньому лівому куті ставиться завірювальний реєстраційний штамп.

Кореспонденція здається на відправлення до відділення зв'язку або доставляється з кур'єрами.

2.4.7. Завірені копії надісланих документів того ж дня передаються до відповідних підрозділів виконавців для підшивки у справи.

3. ПОРЯДОК СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ Службових документів

3.1. Загальні вимоги.

Будь-який документ складається з низки елементів (дати, тексту, підпису), які називаються реквізитами.

Кожен вид документа (наказ, лист, акт тощо) має певний набір реквізитів. Розташування реквізитів на документі та правила їх оформлення повинні відповідати вимогам чинних нормативних актів.

До найбільш юридично значимих (тобто для надання документу юридичної сили) реквізитів відносяться:

Підпис;

Дата документу;

Гриф затвердження документа;

Реєстраційний номер документа.

Підпис є обов'язковим реквізитом будь-якого документа. Право підпису надається посадовим особам відповідно до організаційно-розпорядчих документів Організації (статут, посадовими інструкціямиі т.п.). Від імені Організації документи зазвичай підписує генеральний директор або його заступники. Документи структурних підрозділів підписують їхні керівники. Головний бухгалтерОрганізації підписує документи відповідно до своєї компетенції на підставі Федерального закону "Про бухгалтерський облік".

Підпис ставиться першому екземплярі документа, за необхідності (наприклад, підписання контракту, договору) та інших примірниках.

Дата документа – один із найважливіших реквізитів. Відсутність дати на документі робить документ або недійсним (напр., довіреність) або може призвести до скорочення терміну позовної давностіпри договірних зобов'язаннях.

Друк застосовується з метою засвідчення підпису посадової особи на найважливіших (в т.ч. фінансових) документах, свідчить про справжність документа та проставляється на документах, видання яких тягне за собою юридичні чи матеріальні наслідки для Організації (реорганізація, передача матеріальних цінностей, посвідчення права тощо).

Гриф затвердження свідчить про запровадження документа на дію, поширення його на всіх працівників Організації. Обов'язкове затвердження генеральним директором, загальними зборами учасників або радою директорів у межах їхньої компетенції підлягають:

Статут Організації, положення про філії;

Штатні розклади;

Акти перевірок, акти приймання-передачі;

Посадові інструкції;

Кошториси, бізнес-плани, звіти тощо. документи.

Реєстраційний номер свідчить про те, що документ пройшов усі стадії обробки, зареєстрований і цим є офіційним документом Організації.

3.1.1. Текст службових документівповинен бути коротким і точним, що не допускає різних тлумачень. У документах годі було використовувати маловідомі скорочення, позначення.

3.1.3. Відповіді на документи слід готувати в письмовому вигляділише у випадках, коли поставлені питання потребують обов'язкового документального оформлення.

3.1.4. Внесення до підписаних (затверджених) документів будь-яких додавань або виправлень, що змінюють істоту викладеного в документі, може здійснюватися тільки особою, яка його підписала.

Загальний бланк;

Бланк листа;

Бланк конкретного виду документа (крім листа).

Загальний бланк може бути використаний для складання будь-яких видів документів, крім листів. Рекомендується включати до нього такі реквізити:

Найменування організації;

Трафаретні частини таких реквізитів, як дата та реєстраційний номердокумента.

Гриф затвердження;

Заголовок до тексту;

Відмітка контролю.

Бланк листа містить реквізити:

Емблему (логотип) Організації;

Найменування вищої організації;

Найменування організації;

Довідкові дані про Організацію (поштова адреса, номери телефонів, номери факсів, адреса електронної пошти, Web-сторінки в Інтернеті.

Рекомендується включати трафаретні частини таких реквізитів, як дата, реєстраційний номер документа і посилання на дату і реєстраційний номер вхідного документа; а також проставляти обмежувальні куточки для наступних реквізитів:

Адресат;

Заголовок до тексту;

Відмітка контролю.

Бланк конкретного виду документа (за винятком листа) складається на основі загального бланку та доповнюється найменуванням відповідного виду документа, наприклад "Наказ", "Розпорядження" тощо.

3.2. Основні правила оформлення документів.

3.2.1. До тексту документа складається заголовок, який відбиває короткий змістдокумента, що пишеться перед текстом ліворуч. Заголовок зазвичай відповідає питанням " Про що? " .

Якщо у документі відображено кілька запитань, заголовок може бути узагальнено.

Заголовок формулюється безпосередньо виконавцем під час підготовки документа.

Чи не складається заголовок до листів, текст яких не перевищує половини сторінки, а також у відповідях на листи громадян.

3.2.2. У відповідях листи організацій і підприємств обов'язково робиться посилання дату і номер документа, який дається відповідь. Якщо документ друкується на бланку, посилання вказується в спеціально відведеному місці, а в документі, надрукованому не на бланку, - перед заголовком або текстом листа.

3.2.3. Кожен документ (крім листа) повинен мати назву виду, якого він належить (наказ, протокол, акт, доповідна записка тощо.).

3.2.4. Текст документа може бути розбитий на розділи, підрозділи, пункти та підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Розділи мають наскрізну порядкову нумерацію, інші складові документа нумеруються по порядку в межах кожного розділу.

Наприклад: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.2.1.; 1.2.2.

2.; 2.1.; 2.2.; 2.2.1.; 2.2.2.

Абзаци всередині пункту не нумеруються.

За відсутності розділів весь текст документа можна розділити на пункти, що мають порядкову нумерацію.

3.2.5. Порядок роботи з документами обмеженого розповсюдження викладено у проекті інструкції щодо роботи з конфіденційними документами "___________".

3.2.6. При виготовленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" або скорочення "стор." та розділових знаків.

Допускається друкування документів з використанням оборотної сторони аркуша.

3.2.7. Датою документа є дата його підписання чи затвердження, для протоколу – дата засідання, для акта – дата події. Якщо авторами документа є кілька організацій, то датою документа є пізніша дата підписання.

Дату документа оформлюють цифровим способом у наступній послідовності: день місяця та місяць оформлюються двома парами арабських цифр, розділеними точкою, а рік позначається чотирма цифрами, наприклад: 05.01.2003. Після написання дати цифровим способом не ставиться літера "г" з крапкою або просто точка за винятком випадку, коли датою закінчується пропозиція.

Допускається оформлення дати у наступній послідовності: рік, місяць, день місяця, наприклад: 2003.01.05.

Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати, коли після цифр, що позначають рік, обов'язково ставиться буква "г" з крапкою або слово "рік", наприклад: 1 березня 2003 р.

3.2.8. Якщо документ надрукований на бланку, дата проставляється на місці, відведеному для неї в штампі бланка. На такому ж місці (вгорі зліва) ставиться дата на внутрішніх документах, що друкуються не на бланках.

У документі, що підлягає затвердженню, дата ставиться у самому реквізиті затвердження.

3.2.9. Реєстраційний номер документа, що складається з номера індексу підрозділу, номера справи за номенклатурою справ та порядкового номера з реєстрації, якщо він надрукований на бланку, ставиться у визначеному на штампі бланку місці. Якщо документ друкується не на бланку, номер проставляється аналогічно правилу проставлення дати.

Реєстраційний номер документа, складеного спільно двома і більше організаціями, складається з реєстраційних номерів документа кожної з цих організацій, що проставляються через косу межу в порядку вказівки авторів у документі.

3.2.10. Під час підготовки документів разом із кількома організаціями слід пам'ятати, що це екземпляри цих документів мають бути оригіналами.

3.2.11. Як адресат може бути організації, їх структурні підрозділи, посадові чи приватні (фізичні) особи. Найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку, наприклад:

ТОВ "Ромашка" Відділ кадрів

Посаду особи, якій адресований документ, вказують у давальному відмінку, наприклад:

Міністерство фінансів РФ Управління справами

Головному спеціалісту А.Б.Петровій

Якщо документ адресують у кілька однорідних організацій чи кілька структурних підрозділів однієї організації, їх слід вказувати узагальнено, наприклад:

Керівникам відділень та філій ВАТ "Машбудекспорт"

До складу реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса. Елементи адреси вказують у послідовності, встановленою Правиламинадання послуг поштового зв'язку.

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "Копія" перед другим, третім, четвертим адресатами не вказують. При адресуванні документа більш ніж чотири адреси, виконавцем складається список на розсилку і кожному екземплярі документа вказується лише одне адресу.

3.2.12. Якщо документ адресується організації, вказують її найменування, потім поштову адресу, наприклад:

Редакція журналу "Головбух"

Б. Сухаревський пров., д. 2/24 р. Москва, 127051

Якщо лист адресують приватній (фізичній) особі, то вказують спочатку поштову адресу, потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

121019, м. Москва, Новий Арбат, буд. 4, кв. 25

А.Б. Іванову

3.2.13. Гриф затвердження проставляється на документах, що вимагають додаткового посвідчення автентичності та достовірності. Документи можуть затверджуватись керівником Організації, його заступниками та іншими посадовими особами, яким делеговані відповідні повноваження.

При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження документа повинен складатися зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, яка затверджує документ, його підписи, ініціалів, прізвища та дати затвердження (проставляється від руки), наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Генеральний директор ______________________ (назва організації) підпис П.І.Б. дата

При затвердженні документа декількома посадовими особами їх підписи мають на одному рівні.

При затвердженні документа наказом, протоколом, постановою, рішенням гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО без лапок), найменування затверджуючого документа в називному відмінку, його дати та номера, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол загальних зборів акціонерів від дати No. _____

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Генерального директора ______________ від дата No. ____________

Гриф затвердження документа розташовують у верхньому правому куті документа.

3.2.14. Якщо документ має програми, то позначку про наявність програми оформлюють так:

Додаток: на 3 л. у 2 екз.

Якщо документ має додаток, не названий у тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів та кількість екземплярів. За наявності кількох додатків їх нумерують, наприклад:

1. Форма N 2 на 2 л. в 1 екз. 2. Пояснювальна запискадо форми N2 на 1 л. в 1 екз.

Якщо до документа додається інший документ, який також має програму, позначку про наявність програми оформлюють таким чином:

Додаток: лист МНС РФ від 25.04.99 N 03-58/ [email protected]та додаток до нього, всього на 15 л.

Якщо додаток надсилають не у всі вказані в документі адреси, то відмітку про його наявність оформлюють таким чином:

Додаток: на 5 л. у 3 екз. на першу адресу

Якщо програми скинуті, кількість листів не вказують.

3.2.15. Гриф погодження документа складається зі слова Узгоджено (без лапок), посади особи, з якою погоджується документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) та дати погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Керівник "_________"

Особистий підпис П.І.Б. Дата

Якщо погодження здійснюють листом, протоколом та ін., гриф погодження оформлюють за такою формою:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління від 00:00.00. N ____

Гриф узгодження мають нижче реквізиту "підпис" або на окремому аркуші узгодження.

Лист погодження складається у випадках, коли зміст документа зачіпає інтереси кількох організацій, про що робиться відмітка на місці грифу погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається. Підпис, дата.

Лист погодження оформляється за такою формою:

ЛИСТ УГОДИ назва документа

ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО Найменування посади, найменування посади, організації підпису, ініціали, прізвище підпис, ініціали, прізвище 00.00.00. (Дата) 00.00.00. (Дата)

3.2.16. Внутрішнє погодження документа оформлюють візою, що включає підпис візуючого, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) та дату; за необхідності – посада візуючого.

За наявності зауважень щодо документа візу оформляють таким чином:

Зауваження додаються Особистий підпис П.І.Б. 00:00.00. (Дата)

Візи проставляють на екземплярах документів, що залишаються в організації, нижче за підпис на лицьовій стороні останнього аркуша документа. Проекти постанов, розпоряджень, рішень колегіальних органів візуються першому примірнику з зворотному боці останнього листа документа.

3.2.17. До складу реквізиту "Підпис" входять: найменування посади особи, яка підписала документ, його особистий підпис та розшифрування підпису, що складається з ініціалів та прізвища.

У документах, що оформлюються на бланках "______________" (наказ, лист), посада вказується скорочено: генеральний директор слова "_____________" не друкуються.

У документах, оформлюваних не так на бланках "_____________", до складу підпису входить найменування посади та організації.

При оформленні документа на бланку посадової особи (якщо існує) посаду цієї особи у підписі не вказують.

При підписанні документа декількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одним у послідовності, що відповідає посаді, наприклад:

Генеральний директор особистий підпис П.І.Б.

Головний бухгалтер особистий підпис П.І.Б.

Під час підписання документа декількома особами рівних посад їх підписи розміщуються одному рівні.

У документах, складених комісією, вказують не посади осіб, які підписують документ, а їх обов'язки у складі комісії відповідно до розподілу, наприклад:

Голова комісії особистий підпис П.І.Б.

Члени комісії особистий підпис П.І.Б. особистий підпис П.І.Б. особистий підпис П.І.Б.

Документ може бути підписаний виконувачем обов'язків посадової особи із зазначенням її фактичної посади та прізвища. При цьому не допускається ставити прийменник "За", напис від руки "Зам." або косу межу перед найменуванням посади.

3.2.18. Друк засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, передбачених спеціальними нормативними актами та які засвідчують права осіб, які фіксують факти, пов'язані з фінансовими коштами.

Документи засвідчують печаткою організації. Друк слід проставляти таким чином, щоб він захоплював частину слів найменування посади особи, яка підписала документ, або у зазначеному місці.

3.2.19. При засвідченні відповідності копії документа першотвору нижче реквізиту "Підпис" проставляють: засвідчувальний напис "Вірно"; посада особи, яка засвідчила копію; особистий підпис; розшифровку підпису (ініціали, прізвище); дату засвідчення, наприклад:

Підпис

Правильно Інспектор відділу кадрів Особистий підпис П.І.Б. Дата

3.2.20. Відмітка про виконавця включає прізвище (або прізвище, ім'я, по батькові) виконавця документа та номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують на лицьовій або зворотній стороні останнього аркуша документа в нижньому лівому кутку, наприклад:

Сидоров або Сидоров Петро Іванович 321 58 79 321 58 79

У документах, які мають гриф обмеження доступу, відмітка про виконавця додається відомостями про кількість надрукованих екземплярів документа із зазначенням адресатів, наприклад:

Ісп. Сидорів

Надруковано 2 прим.

Екз. N 1 - адресату

Екз. N 2 - у справу відділу

Чернетка та варіанти знищені

Друкується на зворотному боці останнього аркуша документа.

3.2.21. Відмітка про виконання документа та направлення його у справу включає такі дані: посилання на дату та номер документа, що свідчить про його виконання, або за відсутності такого документа Короткі відомостіпро виконання; слова "У справу"; номер справи, в якій зберігатиметься документ.

Відмітка про виконання документа та направлення його у справу має бути підписана та датована виконавцем документа.

4. ПІДГОТОВКА ТА ОФОРМЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОСПОРЯДНИХ ДОКУМЕНТІВ (ПРИКАЗІВ, ПРОТОКОЛОВ Службових нарад)

4.1. Текст наказу друкується на спеціальному бланку та, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.

У констатуючій частині коротко викладаються факти та події, що стали підставою для видання наказу.

Якщо наказ видається на підставі іншого документа, то в тексті вказується дата, номер, повна назва та викладається зміст цього документа у частині, що стосується "______________".

4.2. Розпорядча частина наказу починається словом НАКАЗ, яке друкується великими літерами окремим рядком.

Розпорядча частина повинна містити конкретні завдання із зазначенням виконавців та термінів виконання.

Терміни повинні даватися реальні, виходячи з обсягу роботи, що підлягає виконанню, а також з урахуванням часу, необхідного для тиражування, розсилки документів та доведення завдання до виконавця.

Не допускається зміни термінів, встановлених у документах, виходячи з яких видається наказ.

Текст розпорядчої частини поділяється на пункти та підпункти.

У кожному пункті (підпункті) має викладатися лише одне завдання з одним конкретним терміном виконання та зазначаються конкретні виконавці завдання.

В останньому пункті наказу вказується структурний підрозділ або посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

4.3. При перерахуванні виконавців у наказах з основної діяльності прізвища посадових осібпишуться без ініціалів

У наказах про призначення, переміщення та звільнення працівників, про заохочення, про накладення адміністративних стягнень, призначення персональних окладів тощо. зазначаються прізвища, імена та по батькові осіб, перерахованих у наказах.

Якщо завдання у наказі адресується структурному підрозділу, то прізвище керівника пишеться в називному відмінку та друкується у дужках, наприклад:

Планово-фінансове управління (Сидорова) підготувати...

Якщо завдання адресується безпосередньо керівнику, то прізвище пишеться в давальному відмінку без дужок, наприклад:

Начальнику Планово-фінансового управління Сидорової підготувати...

4.4. Раніше видані накази визнаються такими, що втратили чинність, повністю або частково одночасно з виданням нового документа з того ж питання. Перелік документів, що втратили чинність, може бути дано як у тексті, так і в додатку до наказу.

Якщо наказ підлягає частковим змінам, у проекті дається Нова редакціяпункту, що змінюється, або частини раніше виданого наказу.

Наказ, який є доповненням до раніше виданого, повинен мати у тексті відповідне посилання, наприклад:

На додаток до наказу генерального директора "______________" від 25.02.00 N 321

4.5. Зміни та доповнення до раніше виданого наказу можуть бути внесені наказом лише за підписом генерального директора або особи, яка його замінює.

4.6. Якщо до наказу є додаток, то на першому його аркуші у правому верхньому кутку пишуть слово "Додаток" із зазначенням розпорядчого документа, його дати та реєстраційного номера, наприклад:

додаток

до наказу генерального

директора "______________"

Якщо програм кілька, вказується номер кожного (без знака No.).

4.7. Заголовок до наказу друкується на відведеному у спеціальному бланку місці, ліворуч.

До наказів з особового складу заголовки не складаються.

4.8. До подання на підпис проект наказу візується заступниками генерального директора за напрямами діяльності, начальником правового управліннята іншими зацікавленими структурними підрозділами.

Юристи під час візування проекту документа перевіряють його відповідність чинному законодавству, а також правильність посилань на нормативні документи.

4.9. Візи проставляються на обороті останнього листа першотвору наказу за наступною формою:

Проект наказу підготовлено (назва підпис керівника структурного структурного. підрозділи підрозділу) дата

ПОГОДЖЕНО:

Зам. генерального директора підпис дата, прізвище

Начальник правового управління підпис дата, прізвище

Зауваження щодо проекту наказу викладаються на обороті останнього аркуша чи окремому аркуші, що на проекті робиться відповідна позначка.

У разі внесення виконавцем поправок та доповнень проект наказу слід погодити з усіма, хто раніше візував документ.

4.10. Прізвище та телефон виконавця друкуються на лицьовій стороні останнього аркуша оригіналу внизу ліворуч, якщо немає місця - на звороті останнього аркуша оригіналу.

4.11. Накази, що видаються разом з іншими організаціями, друкуються не так на бланку і підписуються у кількох примірниках оригіналів відповідно до числа авторів документа.

Керівники структурних підрозділів візують відповідно той екземпляр наказу, який зберігається в Організації.

4.12. Підпис у наказах складається із скороченого найменування посади, особистого підпису та його розшифровки, наприклад:

Генеральний директор особистий підпис ініціали, прізвище

4.13. Підписані керівництвом накази в день підписання передаються до Канцелярії для реєстрації у спеціальному журналі та тиражування.

Накази видаються в строго обмеженій кількості екземплярів і розсилаються лише тим структурним підрозділам, яким вони потрібні.

Відповідальність визначення тиражу і правильність складання розсилки документа доручається начальників структурних підрозділів, які підготували наказ.

4.14. Проекти наказів з особового складу готуються відділом кадрів управління з персоналу.

У наказах з особового складу вступна частина може бути відсутнім. Розпорядча частина наказу починається позначаючим дію дієсловом: ПРИЗНАЧИТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ПЕРЕВЕЗТИ, НАПРАВИТИ, потім вказується прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку видається наказ, посада, найменування структурного підрозділу. Текст закінчується вказівкою підстави видання наказу.

Формулювання у наказах з особового складу мають точно відповідати Кодексу законів про працю. У випадках, передбачених законодавством РФ, документи з обліку праці складаються за уніфікованими формами.

У наказах з особового складу погоджувальні візи фіксуються на лицьовій стороні документа, нижчого за реквізит "Підпис".

4.15. Накази з особового складу реєструються, формуються у справи окремо з інших наказів і мають самостійну нумерацію: до реєстраційного номеру додається буква "к".

4.16. Оригінальні накази з основної діяльності зберігаються в Канцелярії, а за особовим складом - у відділі кадрів управління з персоналу.

4.17. Прийняття управлінських рішень та самі рішення документуються протоколами виробничих нарад у керівництва.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина містить постійну інформацію (слова: голова, секретар, присутні) і змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря та присутніх). При велику кількістьучасників наради складається список присутніх, який додається до протоколу. Вступна частина протоколу закінчується порядком денним. Після слів "ПОВЕСТКА ДНЯ" ставиться двокрапка. Питання порядку денного нумеруються. Послідовність розташування питань визначається ступенем їхньої важливості. Питання перераховують у називному відмінку, найменування посади та прізвище доповідача - у родовому відмінку.

Основна частина будується відповідно до питань порядку денного за схемою: слухали – виступили – ухвалили (вирішили).

Застосовується коротка та скорочена форми протоколів, коли не потрібно докладного запису ходу обговорення питань. У протоколі короткої формивказуються лише список присутніх, розглянуті питання та прийняті рішення.

4.18. Порядок підготовки, оформлення, укладання, реєстрації та контролю над виконанням договорів регламентується наказом генерального директора "______________".

5. СКЛАД НОМЕНКЛАТУР СПРАВ І ФОРМУВАННЯ СПРАВ У ДІЛОВИРОБНИЦТВІ

5.1. Упорядкування номенклатур справ.

5.1.1. З метою правильного формування справ у поточному діловодстві, їх обліку, забезпечення безпеки та швидкого пошукудокументів структурними підрозділами Організації щорічно складаються номенклатури справ за строго встановленою формою (Додаток N 4).

5.1.2. Номенклатура справ - це систематизований перелік конкретних найменувань справ, що заводяться на календарний рік, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений у встановленому порядку.

5.1.3. Номенклатура справ структурного підрозділу складається особою, відповідальною за діловодство, із залученням спеціалістів. Відповідальність за правильність складання номенклатури справ несуть начальники структурних підрозділів.

5.1.4. На підставі номенклатур справ структурних підрозділів Канцелярією складається зведена номенклатура справ Організації, яка встановлені терміниузгоджується з архівними органами.

5.1.5. Зведена номенклатура справ складається відповідно до структури Організації.

5.1.6. У номенклатуру справ структурного підрозділи повинні бути включені всі справи та документи, що утворюються у діяльності підрозділу. До номенклатури включаються також усі довідкові картотеки, журнали та інші облікові форми.

5.1.7. Усі справи повинні мати індекс, що складається з умовного цифрового позначення структурного підрозділу, порядкового номера справи за номенклатурою.

5.1.8. У номенклатурі зазначаються найменування (заголовки) справ.

Заголовок справи у номенклатурі повинен відображати зміст документів у ньому, бути коротким та конкретним.

Заголовки справ у номенклатурі розташовуються за ступенем важливості включених до них документів: - розпорядчі документиорганів державної влади, накази керівництва "_____________", плани, звіти, протоколи, довідки тощо. Справи, які з документів однорідного змісту, містяться поруч: квартальні звіти слідують за річними, місячні за квартальними.

При складанні заголовка справи найменування теми (предмету, питання) доповнюється вказівкою роду справи (матеріали, листування тощо), а також уточнюючими зміст даними про кореспондентів, дати подій, вказівкою про справжність або копію документів і т.д.

Термін "Матеріали" використовується в заголовку, коли передбачається об'єднання різних за своїми видами документів, що належать до одного питання. Термін "Матеріали" має бути розкритий перерахуванням основних видів документів, з яких складається справа.

Термін "Матеріали" застосовується також при об'єднанні в одній справі документів, що є додатком до будь-якого іншого документа, наприклад: "Матеріали до протоколів засідань ради директорів".

Термін "Справа" використовується в заголовку при закладенні особистих або арбітражних справ.

5.1.9. Терміни зберігання справ та номери статей зазначаються відповідно до Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання документів (затверджений Росархівом 06.10.2000).

Терміни зберігання справ, які не зазначені у Переліку, встановлюють фахівці структурних підрозділів спільно з об'єднаним архівом.

5.1.10. Справи, утворені в процесі діловодного року і не увійшли до номенклатури справ, вносяться додатково до її розділу. Для цього він у кожному розділі номенклатури залишають кілька резервних номерів.

5.1.11. Номенклатура справ щорічно переглядається: уточнюються заголовки справ та термін зберігання, вносяться нові справи, заведені протягом року. У цих випадках номенклатура справ наново передруковується та вводиться в дію з 1 січня поточного року.

Перший екземпляр номенклатури справ має бути завізований начальником структурного підрозділу.

5.1.12. Протягом усього терміну дії номенклатури справ у ній своєчасно проставляються (у графі "Примітки") позначки про заведення справ, про перехідні справи (тобто про продовження справ з минулого року на новий рік), про виділення до знищення справ із минулими термінами зберігання та ін.

5.1.13. Перехідні (незакінчені відносини) структурного підрозділи переносяться до номенклатури справ наступного року із збереженням початкового діловодного індексу. Наприклад, довгострокові плани, справи щодо будівництва об'єктів тощо.

5.1.14. По закінченні року наприкінці номенклатури справ робиться підсумковий запис про категорії та кількість заведених справ, окремо постійного, довготривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років включно) термінів зберігання. Підсумковий запис засвідчується і ці відомості повідомляються в архів (Додаток N 5).

5.2. Формування справ.

5.2.1. Справи у поточному діловодстві формуються у суворій відповідності до номенклатури справ.

5.2.2. Усі документи групуються у справи та зберігаються до передачі в архів у структурних підрозділах Організації.

У справу підшиваються лише виконані документи. Виконавець списує виконані документи "У справу No. ____", підтверджуючи цим, що питання, поставлене у листі, вирішене.

Копії документів, що підшиваються у справи, засвідчуються.

5.2.3. Виконані документи підшиваються у справу в порядку вирішення питань щодо хронології, алфавіту, індексації (нумерації), причому документ-відповідь має слідувати за документом-запитом.

5.2.4. У відносини групуються документи одного діловодного року, крім перехідних справ, необхідність тривалого формування яких понад рік викликається ходом вирішення питання (наприклад, перспективні плани, особисті відносини тощо.).

Документи постійного та тимчасового терміну зберігання слід групувати на окремі справи.

5.2.5. При формуванні справи не допускається:

Невідповідність заголовка справи та її терміну зберігання назвою та терміном зберігання за номенклатурою;

Невідповідність змісту документів заголовку справи;

Об'єднання в одній справі документів із різними термінами зберігання;

Підшивка у справи невиконаних документів та документів без позначки виконавця "У справу No.____", а також незавірених копій документів або розрізнених екземплярів документів;

Підшивка у справи двох або більше екземплярів одного і того ж документа, за винятком тих документів, які мають будь-які резолюції, візи, позначки, що доповнюють зміст перших екземплярів;

Роз'єднання у справах запитів та відповідей;

Підшивка супровідних листівбез додатків або позначок про них;

Підшивка документів із позначкою "підлягає поверненню" (виконані документи з такою позначкою мають бути повернені до відповідних організацій).

5.2.6. Кожна справа має містити не більше 250 аркушів (товщина 30-40 мм). При великому обсязі документів виробляють або хронологічний поділ комплексу на самостійні відносини, або поділ питання на питання.

5.2.7. Обкладинка під час заведення справ має бути оформлена відповідно до встановлених правил.

5.3. Систематизація окремих категорійдокументів.

5.3.1. Доручення органів державної влади формуються у справі за видами документів та кореспондентів. Документи всередині справи розташовуються у хронологічному порядку.

5.3.2. Накази групуються у справи за номерами та хронологією.

Накази з основної діяльності групуються окремо від наказів з особового складу.

5.3.3. Протоколи формуються у справу у хронологічному порядку та за номерами або окремо кожен протокол, залежно від його обсягу та документів до нього.

Документи до засідань поміщаються після протоколів у послідовності розгляду питань або групуються в окрему справу за номерами протоколів засідань.

5.3.4. Плани, звіти, кошториси групуються окремо від цих документів.

Плани, звіти, кошториси повинні відкладатися у справах того року, до якого вони належать, незалежно від часу їхнього складання або дати надходження.

Наприклад, звіт за 1999 рік, складений у 2000 році, повинен бути підшитий у справу 1999 року, а не 2000 року.

План на 2001 рік, складений 2000 року, формується у справи 2001 року, а чи не 2000 року тощо.

Перспективні плани, розраховані кілька років, формуються у справі першого року їх дії. Корективи до перспективного плану відносяться до того року, на який вони складені. Звіти щодо виконання перспективних планівформуються у справі останнього року дії цих планів.

5.3.5. Листування групується у справи за період календарного року.

У листуванні поміщаються всі документи, що у ході вирішення питання. Листування систематизується в хронологічній послідовності, при цьому документ-відповідь міститься за документом-запитом.

Запит та відповідь мають бути підшиті в одну справу.

5.3.6. Документи у особових справах розташовуються у такому порядку: внутрішній опис документів; заяву про прийом на роботу або Трудовий договір(Договір); напрямок або подання; анкета; листок з обліку кадрів; документи про освіту; виписки з наказів про призначення, переміщення, звільнення, доповнення до особистого листка з обліку кадрів, доповнення до особової справи з обліку заохочень, довідки та інші документи, що належать до цієї особи.

Копії наказів про накладення стягнення, про заохочення, про зміну прізвища тощо. у зв'язку з внесенням цих записів на додаток до особистого листка з обліку кадрів у особисту справу не поміщаються.

5.3.7. Довідки з місця проживання, медичні довідкипро стан здоров'я та інші документи другорядного значення формуються окремо від особистих справ.

5.3.8. Лицьові рахунки робітників і службовців групуються в самостійні відносини не більше року і розташовуються у яких за абеткою прізвищ.

5.3.9. Пропозиції, заяви та скарги громадян та організацій формуються окремо.

Кожна заява (скарга) та документи на її розгляд складають у справі самостійну групу. У разі отримання протягом одного діловодного року повторної заяви (скаргу) або виникнення додаткових документіввони підшиваються до цієї групи документів.

5.4. Використання та зберігання документів у поточному діловодстві.

5.4.1. Документи та справи з моменту їхнього закладу в діловодстві і до здачі в архів зберігаються в структурних підрозділах у шафах, що закриваються. З метою покращення пошуку потрібних документівна внутрішній стороні дверцят шафи міститься номенклатура справ. Зберігання справ у столах не допускається.

5.4.2. Вилучення документів із справ поточного діловодства провадиться з дозволу керівництва структурного підрозділу. Документи зі справ видаються під розписку у "листку-заміннику", який зберігається у працівника Канцелярії.

5.4.3. Особи, відповідальні за ведення діловодства, забезпечують облік та безпеку документів. Вилучення документів із справ постійного терміну зберігання після завершення їх діловодством забороняється.

6. ПІДГОТОВКА ДОКУМЕНТІВ ДО НАСТУПНОГО ЗБЕРІГАННЯ І ВИКОРИСТАННЯ

6.1. Експертиза наукової та практичної цінності документів.

6.1.1. Експертиза цінності документів – це визначення політичного, народно-господарського, соціально-культурного та іншого значення документів з метою їх відбору на зберігання та встановлення термінів зберігання.

6.1.2. Експертиза цінності документів здійснюється постійно діючою експертною комісією "______________" (ЕК).

6.1.3. Персональний складЕкспертна комісія затверджується наказом генерального директора. До складу ЕК включаються спеціалісти структурних підрозділів Організації.

У своїй роботі ЕК керується Основами законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації, Положення про Архівний фонд Російської Федерації, нормативно-методичними документами Росархіву, наказами та вказівками генерального директора "_______________".

ЕК Організації здійснює такі функції:

Розглядає проекти номенклатур справ структурних підрозділів Організації;

Організує щорічний відбір документів на зберігання та знищення;

Розглядає описи на справи постійного зберігання, за особовим складом та довготривалого (понад 10 років) зберігання;

Розглядає та затверджує акти про виділення до знищення справ, що не підлягають подальшому зберіганню;

Розглядає пропозиції щодо зміни термінів зберігання окремих категорій документів, встановлених чинними переліками документальних матеріалів із строками зберігання та виносить рішення про подання цих пропозицій на розгляд архівної установи;

Бере участь у підготовці та розгляді проектів переліків документів, типових та зразкових номенклатур справ та інших методичних посібниківз діловодства та роботи архіву "______________".

6.1.4. Члени ЕК за участю інших фахівців перевіряють правильність проведеного відбору документів на зберігання та знищення шляхом перегляду описів, актів та документів. Безпосередній відбір документів проводиться працівниками структурних підрозділів, відповідальними за діловодство, та працівниками архіву.

6.1.5. Відбір документів та справ до знищення оформляється актом (Додаток N 7). Акти розглядаються ЕК, підписуються головою, її членами та затверджуються керівництвом "______________".

6.1.6. Справи, що підлягають знищенню, організовано здаються архівом на переробку або знищуються за допомогою спеціальних машин типу "Shreder" щонайменше двома працівниками Організації.

Самовільне без відомства архіву знищення будь-яких категорій документів співробітниками Організації не допускається. Відповідно до ст. 27 Федерального закону "Про архівну справу в Російській Федерації" за порушення законодавства, у тому числі за знищення документів порушуючи встановлені Переліком термінів зберігання документів, посадові особи, які відповідають за безпеку документів, несуть кримінальну, адміністративну або іншу відповідальність, встановлену законодавством РФ.

6.2. Оформлення справ.

6.2.1. Оформлення справи включає комплекс робіт з опису справи на обкладинці, брошуруванні, нумерації листів і складання завірювального напису.

6.2.2. Справи постійного та довготривалого зберігання (понад 10 років) підшиваються у тверду обкладинку, листи нумеруються. Наприкінці справи на окремому аркуші ставиться засвідчувальний напис (формат аркуша А4). У ній вказується цифрами та прописом кількість пронумерованих аркушів, обумовлюються особливості нумерації, фізичного стану документів. Завірювальний напис підписується особою, яка склала її, із зазначенням посади та дати (Додаток N 8).

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) оформляються спрощено: вони не переплітаються, листи в них не нумеруються, завірювальний напис не складається.

6.2.3. У процесі угруповання документів у справи постійного зберігання рекомендується складати внутрішній опис документів, що у справі. Внутрішній опис міститься на початку справи. У ній зазначаються дати та індекси документів, короткий зміст, номери аркушів у справі. Листи внутрішнього опису нумеруються окремо, їх кількість позначається у завірювальному написі після загальної кількості аркушів справи через знак "+" (Додаток N 9).

6.2.4. Листи у справі постійного та довготривалого (понад 10 років) зберігання нумеруються чорним графітним олівцем з дотриманням наступних правил:

6.2.4.1. Номер аркуша проставляється у верхньому правому кутку, не зачіпаючи тексту документа (оборотна сторона аркуша не нумерується).

6.2.4.2. Фотографії та інші ілюстровані матеріали нумеруються на зворотному боці у верхньому лівому кутку.

6.2.4.3. Підшиті у справи документи, що мають власну нумерацію, у тому числі друковані видання, нумеруються у загальному порядку.

6.2.4.4. Нумерація аркушів справ, розділених на томи, провадиться окремо в кожному тому.

6.2.4.5. Обкладинки справ мають бути оформлені відповідно до ГОСТ 17914-72 (Додаток № 6).

6.2.4.6. На обкладинку справи з документами постійного або довготривалого терміну зберігання (понад 10 років) виносяться такі відомості:

Дирекція "______________";

Найменування структурного підрозділу;

Індекс структурного підрозділу;

Індекс справи за номенклатурою справ;

Заголовок справи;

Номер тома, якщо справа складається з кількох томів;

Крайні дати справи (дати початку та закінчення справи);

Кількість листів, що у справі;

Термін зберігання.

Написи на обкладинках справ постійного та довготривалого зберігання слід проводити чітко, світлостійким чорнилом.

Обкладинки справ тимчасового зберігання оформляються так само, як і постійного зберігання, з тією різницею, що на обкладинку виноситься кількість аркушів у справі та не вказуються крайні дати закладу та закінчення справи, а позначається лише рік формування справи.

6.3. Передача справ до об'єднаного архіву "______________".

6.3.1. До архіву "__________" передаються справи постійного та довготривалого (понад 10 років), тимчасового терміну зберігання не менше ніж через рік після завершення їх у поточному діловодстві. Справи тимчасового терміну зберігання (до 10 років) передаються до архіву на розсуд керівництва та ступеня завантаженості архівосховища.

6.3.2. Здача справ до архіву "______________" здійснюється за затвердженим графіком.

6.3.3. Архів приймає документи на зберігання за здавальними описами окремо постійного та тимчасового термінів зберігання у 2-х примірниках.

Якщо окремі відносини потрібно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів оформляє видачу цих справ у тимчасове користування структурному підрозділу.

Працівник архіву розписується у прийомі справ на всіх примірниках здавачів, вказуючи дату прийому та кількість прийнятих справ.

Один екземпляр описів повертається здачу, інші залишаються в архіві "______________".

6.3.4. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів Організації провадиться на підставі спеціального запиту.

Видача справ оформляється розпискою працівника Організації та відповідним записом у книзі обліку видачі справ з архіву.

Справи видаються терміном трохи більше одного месяца. Працівники структурних підрозділів відповідають за своєчасне повернення документів, виданих архівом у тимчасове користування.

6.3.5. Співробітникам організацій та підприємств, а також приватним особам ознайомлення з документами, що зберігаються в архіві, дозволяється керівництвом "______________" за погодженням з начальником відповідного структурного підрозділу та лише за письмовим запитом.

6.3.6. Архівні довідки, копії документів та витяги з документів видаються архівом за письмовими запитами установ та громадян.

6.3.7. Працівники архіву "______________" зобов'язані контролювати стан та порядок зберігання справ, виданих у тимчасове користування.

6.4. Забезпечення безпеки документів.

6.4.1. Співробітники, відповідальні за ведення діловодства, повинні забезпечити збереження документів.

Справи з моменту заведення їх у діловодстві і до здачі в архів або знищення можуть зберігатися як у робочих кімнатах, так і в спеціально відведених придатних приміщеннях, що закриваються. Справи поміщаються корінцями назовні в шафах, що закриваються, що оберігають документи від впливу пилу і сонячного світла і забезпечують їх збереження.

6.4.2. Вилучення та видача будь-яких документів зі справ постійного зберігання не дозволяється. У виняткових випадках таке вилучення провадиться з дозволу керівництва "__________________" з обов'язковим залишенням у справі точної засвідченої копії вилученого документа та вкладенням акта про причини вилучення оригіналу.

6.4.3. Протягом діловодного року на видану за службової необхідності справу заповнюється картка-заступник. У ній зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата його видачі, кому видана справа, дата її повернення, передбачаються графи для розписки в отриманні та прийнятті справи.

7. ОБЛІК, ЗБЕРІГАННЯ І ВИКОРИСТАННЯ БЛАНКІВ

7.1. Бланки "__________" (наказу, листи) централізовано виготовляються, зберігаються та враховуються адміністративним відділом Організації.

7.2. У структурних підрозділах отримання, облік, видача та зберігання бланків доручається співробітника, відповідального за діловодство.

7.3. У структурних підрозділах бланки повинні зберігатися в шафах, що закриваються, зберігання їх у відкритих шафах і робочих столах забороняється.

7.4. Відповідальність за правильне використання бланків наказів та службових листів у структурних підрозділах несуть їхні керівники.

8. ПОРЯДОК ЗАСТОСУВАННЯ ДРУКУ "______________"

8.1. Круглою печаткою "_____________" підтверджується підпис розпорядника кредиту або осіб, які мають право вчинення фінансово-господарських операцій за напрямами діяльності, та засвідчуються окремі види документів (Додаток N 10).

У сфері діловодства та документообігу у 2017 році відбудеться низка значущих змін. Насамперед, вони торкнуться кадрового діловодства, а також торкнуться деяких державних стандартів, що регламентують оформлення офіційних документів

Зі статті ви дізнаєтесь:

У 2017 році діловодство та документообіг (як його складова) залишаються найважливішими аспектамидіяльності будь-якої організації. В рамках цих процесів створюються всі офіційні документипідприємства, і регулюється робота з ними. Діловодство включає дві базові складові: документування (фіксування інформації) та документообіг (рух документації). Ця сфера діяльності щорічно зазнає значних змін, це один з напрямків, що найбільш швидко змінюються.

Жодна компанія біля Російської Федерації неспроможна існувати у відриві від чинного законодавства. Документообігкожної організації має відповідати його вимогам. Нормативною базоюу цій галузі вважаються закони, нормативно-правові акти, які регламентують створення документів та його просування, регулюють функції діловодних служб та його структуру. Зміни до цих актів вносяться регулярно. Вони можуть включати нові правила оформлення офіційної документації, встановлювати нові види і скасовувати старі, нормативно закріплювати правила діловодства.

У 2017 році кардинальних змін у сфері діловодства та документообігу не очікується. До найбільш значущих подій можна віднести:

скасування ДСТУ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована системаорганізаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів";
використання спрощеного кадрового обліку для мікропідприємств;
введення електронних лікарняних листів;
закріплення платного характеру незалежної оцінки кваліфікації працівників;

Крім того, прийнято низку поправок до Трудовий кодекс, які побічно впливають на документообіг організації у 2017 році

Як і раніше, основним локальним нормативним актом, що регламентує технології роботи з документацією в межах однієї компанії, у 2017 році залишається інструкція з діловодства. Її розробляють з урахуванням потреб організації та специфіки її документально-інформаційних процесів. Цей акт базується на вимогах законодавства та є основою раціонального документообігу.

Зміни у документообігу та діловодстві у 2017

Головною подією цього року до останнього часу можна було вважати очікуване набуття чинності новим Держстандартом, який регламентує роботу з офіційними документами. Новий гостз діловодства та документообігуз 01 липня 2017 року мав набути чинності, однак, Наказом Росстандарту дату було перенесено на липень 2018 р.

Йдеться про стандарт Р 7.0.97-2016 "Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів."

Однією з основних відмінностей нового ДСТУ є те, що його дія поширюватиметься набагато ширше. Так, наприклад, він регламентуватиме оформлення статутів, регламентів, правил, наказів, положень, постанов, рішень та розпоряджень, договорів, актів, інструкцій, листів та довідок.

Новий стандарт встановлює Загальні вимогидо створення документів. Цьому присвячено його однойменну главу. Наприклад, у ньому чітко визначено вимоги до використовуваних шрифтів та їхнього розміру.

Крім того, він дозволяє абсолютно законно використовувати зворотний бік листа під час створення офіційних документів.

Деякі зміни торкнуться і обов'язкових реквізитів. В акті чітко прописано місце їхнього розташування. Крім цього, перераховано нові можливі реквізити ділових паперів та скасовано деякі старі.

Нові реквізити	Скасовані реквізити
найменування структурного підрозділу (якщо він ініціює створення документа)	ОГРН (основний державний реєстраційний номер)
	ІПН (ідентифікаційний номер платника податків)
гриф обмеження доступу	КПП (код причини постановки на податковий облік)
відмітка про електронного підпису	код організації з ОКПО

Нова відмітка про електронний підпис включає номер сертифіката ключа, П.І.Б. його власника та термін дії сертифіката. Поява цього реквізиту може спричинити низку змін у документообігу вже у 2017 році: відповідні штампи доцільно заготовити завчасно.

Зміни торкнулися і зображення державної символіки. Державний герб Російської Федерації та герб її суб'єкта тепер об'єднані в один реквізит, який носить загальну назву "Герб".

Читайте також:

Правила кадрового діловодства у 2017

Основні зміни в правила діловодства 2017 року торкнуться сфери кадрового обліку. Це досить суттєві нововведення, що стосуються правил прийому на роботу, кадрового обліку для мікропідприємств та правил оцінки рівня кваліфікації персоналу.

Спрощений кадровий облік мікропідприємств

З документообігу мікропідприємств, згідно з Федеральним законом № 348-ФЗ, у 2017 році може повністю або частково зникнути така процедура як затвердження локальних нормативних актів у кадровій сфері. Йдеться про документи, що відображають норми трудового права: положення про оплату праці, графіків змінності, правила трудового розпорядку і т.д. Усе необхідні умовитепер можна і необхідно прописувати безпосередньо в трудовій угодізі співробітником. При складанні договору слід керуватися типовою формою, затвердженої 27.08.2016 постановою уряду №858

Зазначимо, що до мікропідприємств відносяться юридичні або фізичні особи, У колективі яких числиться не більше 15 співробітників з сумарним доходом за рік не більше 120 млн. руб.

Електронні лікарняні

Федеральний закон про електронні лікарняні №86-ФЗ вносить серйозні зміни у діловодство та документообіг у 2017 році. З 1 травня 2107 року кожен працівник, якому відкривають лікарняний, може обрати його паперову або електронну форму. Це правило діє для тих, хто отримує допомогу через хворобу або вагітність і пологи. Нововведення має полегшити роботу бухгалтерів та кадрових працівників, підтримати тенденцію впровадження електронного документообігу, а також спростити взаємодію компаній із ФСС.

Платна оцінка кваліфікації персоналу

З січня 2017 року набули чинності норми, що регламентують незалежну оцінкукваліфікації працівників. З цього року така оцінка буде платною. Зазначимо, що нововведення не звільняють роботодавця від обов'язку надавати працівникові законні гарантії щодо збереження місця роботи та середньої заробітної плати, а також відшкодування витрат на відрядження. Усі пов'язані з оцінкою кваліфікації офіційні документи все також беруть участь у діловодстві та документообіг організації 2017 року.

У разі коли іспит, а також проїзд до місця його проведення оплачується співробітником, він має право на податкове вирахуванняу сумі витрат з ПДФО (трохи більше 120 000 крб.). Для роботодавця передбачена можливість віднести подібні витрати до витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією.

Підсумовуючи, можна зазначити, що зміни у діловодстві та документообігу у 2017 році не можна назвати радикальними. Введення в дію нового ГОСТу та низки Федеральних законів вплине на звичні процеси та, можливо, ініціює перегляд інструкцій з діловодства та графіків документообігу у 2017 році. Тим не менш, ці нововведення не впроваджуються миттєво, і часу вистачить, щоб ознайомитися з ними і почати дотримуватися нових правил.

Діловодство

Документи, що регламентують створення та діяльність Тульської обласної універсальної наукової бібліотеки

А.І. Ізгаршева

Діловодство

Мотиваційні аспекти створення та використання управлінських документів. Мотивація створення управлінських документів

З.А. Сафіулліна

Діловодство

Новий ГОСТ на оформлення документів

С.Л. Кузнєцов

Діловодство

Сучасні міжнародні конференції, присвячені питанням управління документами

Л.М. Варламова

Діловодство

ІІІ міжнародна науково-практична конференція «Управління документацією: минуле, сучасне, майбутнє», присвячена пам'яті професора Т.В. Кузнєцової

Ю.М. Кукаріна, А.Ю. Конькова

Діловодство

20 років журналу «Діловодство»

Сергій Кузнєцов

Інформаційні технології

Стандартизація управління документами у Росії: сучасний станта підходи до вивчення

О.В. Осеннікова

Інформаційні технології

Від діловодства до документованого електронної взаємодії

В.А. Іпатів

Документування

Особливості оформлення на роботу іноземних громадян

Л.Р. Фіонова, В.А, Єфімова

Регламентувати будь-який виробничий чи бізнес-процес - означає встановити правила виконання цього процесу на рівні внутрішнього, корпоративного законодавства. Зробити це можна з допомогою локальних нормативних актів. Які з них можуть діяти в організації та знадобляться насамперед, розглянемо у статті.

ОЗНАКИ ЛОКАЛЬНИХ НОРМАТИВНИХ АКТІВ (ЛНА)

В юриспруденції існує поняття «нормативний правовий акт». Нормативні правові акти вищого, державного, рівня містять норми права, обов'язкові всім громадян держави. Це, наприклад, Конституція РФ, федеральні закони, кодекси, укази Президента На відміну від загальнодержавних локальні нормативні акти діють у межах однієї чи кількох організацій та обов'язкові лише їх працівників.

Простіше кажучи, локальний нормативний акт «Інструкція з діловодства ТОВ «АБВ» є обов'язковим лише для працівників ТОВ «АБВ». За недотримання локальних нормативних актів працівники організації може бути притягнуто до дисциплінарної відповідальності.

Істотні ознаки нормативного правового акта перераховані у п. 9 постанови Пленуму Верховного судуРФ від 29.11.2007 № 48 "Про практику розгляду судами справ про оскарження нормативних правових актів повністю або в частині". За аналогією можна визначити головні ознаки ЛНА. Як і всі нормативні правові акти, вони:

Видаються у порядку.Кожен ЛНА проходить маршрут від підготовки проекту документа до затвердження його генеральним директором або спеціально уповноваженою посадовою особою (див. Схему).

Містять норми та правила,які можуть стосуватися діяльності організації загалом, її підрозділів (відділів, робочих груп, комісій), колегіальних та інших органів, виконання виробничих чи бізнес-процесів. При цьому є ЛНА, яких повинні дотримуватися не всі працівники. Так, якщо інструкція з діловодства є обов'язковою для всіх, то положенням про експертної комісіїкеруються лише члени цієї комісії.
Застосовуються неодноразово.Локальні нормативні акти видаються та застосовуються неодноразово. Деякі ЛНА супроводжують організацію весь час її існування. Це, наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку чи положення захисту персональних даних працівників.

ЛНА ПО ДІЛОВИРОБНИЦТВІ: ВИДИ І ПРИЗНАЧЕННЯ

У всіх організаційно-правових документів одна мета – регламентувати будь-який процес чи явище. Тому іноді навіть досвідченим секретарям та діловодам важко вибрати вид документа для кожного конкретного випадку. Спробуємо розібратися. Джерело всіх визначень - «Словник видів та різновидів сучасної управлінської документації» .

■ Положення- нормативний правовий акт, який визначає статус органу влади, організації, структурного підрозділу, колегіального, дорадчого, експертного, методичного або іншого органу та (або) встановлює порядок виконання діяльності (робіт) певного виду.

Положення встановлює, які структурні підрозділи чи органи є у організації, визначає їх функції, мети, завдання та відповідальність. Положення виникають, коли формуються нові структурні підрозділи. Наприклад, замість канцелярії створюються відділ діловодства та Архів.

■ Інструкція- правовий акт, що видається для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові чи інші спеціальні сторони діяльності організацій, їх структурних підрозділів, посадових осіб та громадян.

На відміну від становища, яке насамперед відповідає на запитання «хто?» і «що?», інструкція відповідає питанням «як?». У ній докладно та всебічно описується все, що стосується виконання того чи іншого процесу.

■ Регламент бізнес-процесу- нормативний правовий акт, який визначає порядок діяльності органу влади, колегіального чи дорадчого органу.

Але у випадку з ЛНА найчастіше йдеться про дещо інший документ, особливо в комерційних організаціях. Тоді під регламентом бізнес-процесу розуміється різновид організаційно-правового документа, у якому послідовно описуються всі етапи процесу порядок взаємодії виконавців кожному етапі.

Регламент бізнес-процесу відрізняється від інструкції способом опису операцій. У регламенті вони описані послідовно (від першої до останньої), а інструкції збудовані тематично.

■ Правила- нормативний правовий акт, що встановлює норми та вимоги щодо предмета правового регулювання.

Основне завдання правил - конкретизувати та докладно описати один із процесів, уже затверджених в інструкції. Наприклад, в інструкції з діловодства правил ведення електронного листування може бути присвячений лише один абзац. А самостійні правила ведення електронного листування - це часто об'ємний ЛНА, що складається з кількох розділів. У ньому процес створення, відправлення, отримання та обробки електронних листів описано докладніше.

Якщо інструкція видається повноцінного описи якийсь із сторін діяльності організації, то правила конкретизують інструкцію. Вони описаний не просто кожен крок, а кожен вдих і видих виконавця операції.

■ Наказ- правовий акт, який приймається керівником організації, чинним одноосібно, з метою регулювання діяльності організації.

Наказ далеко не завжди є локальним нормативним актом, але може виконувати цю функцію. Тут буде доречно згадати про характерних рисахЛНА, які ми розглядали вище. Якщо наказ встановлює норми (правила) виконання процесу, призначає відповідальних осіб, застосовується неодноразово і обов'язковий всім зазначених у ньому працівників, він може бути визнаний повноцінним ЛНА.

Накази не описують порядок виконання процесу, а фіксують прийняте рішення. Наприклад, призначити відповідальних за діловодство у філіях чи затвердити розроблену систему індексації підрозділів.

Таблиця 1 допоможе визначити призначення різних ЛНА та вибрати найбільш підходящий вид документа для кожного випадку.

Таблиця 1

Види та призначення ЛНА з діловодства

Вид ЛНА	Призначення ЛНА	Приклад
Положення	Визначає статус структурного підрозділу	Положення про Службу документаційного забезпечення управління
	Встановлює порядок виконання діяльності (робіт) певного виду	Положення про зберігання документів
	Визначає статус колегіального дорадчого органу	Положення про експертну комісію
Інструкція	Регулює одну із сторін діяльності організації	Інструкція з діловодства
Регламент бізнес-процесу	Послідовно описує операції процесу та порядок взаємодії учасників операцій	Регламент бізнес-процесу "Контроль виконання завдань за документами"
	Конкретизують уже регламентований процес	Правила надсилання та отримання поштової кореспонденції
	Фіксує рішення, прийняте у процесі	Наказ «Про призначення відповідальних за діловодство у структурних підрозділах»

ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВИРОБНИЦТВА

Інструкція з діловодства – центральний з локальних нормативних актів, присвячених ДОП. Можна, хоч і не рекомендується, обходитися без положення про службу ДОП або без регламентів бізнес-процесів діловодства. Але якщо в організації діловодством займаються хоча б кілька людей, то відповідна інструкція просто потрібна. В іншому випадку кожен учасник процесів діловодства (тобто кожен працівник) працюватиме з документами так, як вважатиме за потрібне, спираючись тільки на власні знання і досвід і вважаючи їх єдино вірними. Для секретаря це катастрофа. Тому без інструкції з діловодства не обійтись.

Нормативна база

На жаль, типової інструкції з діловодства для недержавних організацій немає і бути не може, тому що вони надто по-різному, хоч і в рамках єдиних правил, ведуть ДОП.

Загальний порядок розробки інструкції з діловодства такий самий, як на Схемі: підготовлений проект документа проходить процедуру погодження та затверджується генеральним директором або уповноваженою на це особою.

Власноруч писати інструкцію з діловодства з нуля не потрібно. Усі правила діловодства у Росії пройшли перевірку десятиліттями та змінювалися незначно. Джерел для написання інструкції безліч. Основними можуть стати:

Методичні рекомендаціїз розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади(затверджені наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76; далі – Методичні рекомендації для ФЗІВ);
ДЕРЖСТАНДАРТ Р 7.0.8.-2013. «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення";
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів» (далі – ГОСТ Р 7.0.97-2016);
Типова інструкціяпо діловодству та роботі архіву в митних органах Російської Федерації (затверджено наказом ФМС Росії від 09.07.2014 № 1331; далі - Інструкція для ФМС). Вона обов'язкова лише ФТС і підвідомчих їй організацій, але інші організації можуть використовувати її як основу власної інструкції.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ

ДЕРЖСТАНДАРТ Р 7.0.97-2016 починає діяти з 1 липня 2017 року. А Методичні рекомендації для ФЗІВ та Інструкція для ФМС складені на основі колишнього стандарту з оформлення документів - ГОСТ Р 6.30-2003 та методичних рекомендацій до нього. З 01.07.2017 обидва ці документи перестають бути актуальними у частині, присвяченій оформленню реквізитів. Тому укладачі інструкцій з діловодства повинні бути уважними - новий ДЕРЖСТАНДАРТ Р 7.0.97-2016 змінює не лише правила оформлення реквізитів, а й їхній склад.

Структура інструкції

Склад, порядок розташування та зміст розділів інструкції можуть змінюватись. Все залежить від того, як побудована система діловодства. Інструкції з діловодства в організаціях, які активно використовують систему електронного документообігу (СЕД) та електронну цифровий підпис(ЕЦП), та в організаціях, де процвітає паперовий документообіг, будуть дуже різними.

Проте, можна скласти базовий універсальний зміст інструкції з діловодства, щоб розробникам цього ЛНА «на місцях» було відштовхнутися (Таблиця 2).

Таблиця 2

Базова структура інструкції з діловодства

Номер розділу	Розділ інструкції з діловодства	Форми / зразки документів, що затверджуються розділом
	загальні положення
	терміни та визначення
	Вимоги до оформлення документів	Бланки документів ( загальний бланкдля документів, бланк листа, бланки окремих видівдокументів, інші бланки). Форма журналу обліку та видачі бланків (якщо організація веде облік бланків). Зразки оформлення кожного з реквізитів (наводяться одразу в тексті при описі правил оформлення реквізитів документів).
	Організація роботи з документами
	Система електронного документообігу
	Особливості роботи з електронними документами
	Прийом, обробка, реєстрація та розподіл кореспонденції, що надходить	Форма журналу реєстрації документів. Зразок акта про нестачу документів. Приклад акта про пошкодження документів. Відбиток штампу про реєстрацію вхідного документа.
	Організація виконання документів та доручень	Приклад оформлення резолюції. Форма довідки-звіту про виконання документів.
	Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів	Зразок наказу. Зразок розпорядження. Зразок акта (наприклад, про повернення неповного пакета документів) Зразок довіреності (наприклад, отримання пошти).
	Порядок оформлення та виконання рішень, прийнятих на нарадах	Зразок короткого протоколу наради. Зразок повного протоколу наради.
	Оформлення та відправлення вихідних документів	Зразок супровідного листа. Форма журналу реєстрації вихідних документів. Форма журналу поштових відправлень. Форма списку для надсилання партійних поштових відправлень.
	Порядок роботи зі зверненнями громадян	Форма заявки (звернення) громадянина. Форма журналу реєстрації звернень громадян (якщо організація враховує звернення громадян окремо).
	Порядок передачі документів на зберігання	Форма здаткового опису.
	Організація та облік документів в архіві	Форма номенклатури справ організації. Форма номенклатури справ структурного підрозділу. Форма опису справ постійного зберігання; Форма опису справ тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання. Форма опису справ з особового складу. Форма опису електронних справ та документів постійного зберігання. Форма опису електронних справ та документів тимчасового (понад 10 років) зберігання.
	Використання документів в архіві	Зразок акта про видачу справ у тимчасове користування.
	Знищення документів зі строками зберігання.	Форма акта про виділення до знищення документів зі строками зберігання.

Порядок зберігання документів за інструкцією

Порядок архівного зберігання документів описується у розділах інструкції на основі:

Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фондуРосійської Федерації та інших архівних документівв органах державної влади, органах місцевого самоврядуваннята організаціях (затверджені наказом Мінкульту Росії від 31.03.2015 № 526; далі – Правила 2015);
Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002).

ЛНА З ДІЛОВИРОБНИЦТВА: ЯК ВИБРАТИ?

Для невеликої організації інструкції з діловодства буде цілком достатньо, тим більше якщо вона описує всі процеси діловодства, від створення до знищення документа.

Регламенти з діловодства найчастіше «виростають» у самостійні ЛНА з інструкції. Це відбувається природним шляхом – у міру розвитку організації. Якщо на певному етапі виникне необхідність регламентувати бізнес-процеси, тоді можуть бути розроблені:

регламент бізнес-процесу "Створення документа";
регламент бізнес-процесу "Контроль виконання документа";
регламент бізнес-процесу "Архівне зберігання документа";
інші регламенти, залежно від цього, які процеси діловодства керівництво вважатиме за потрібне описати і регламентувати.

Ще один варіант розвитку подій: в організації накопичилося безліч документів, і для них було створено архів. І тут необхідно відразу регламентувати процес їх зберігання, інакше працівників архіву завалять документами. Вирішити проблему допоможе інструкція з оформлення та передачі справ на архівне зберігання.

Втім, якщо архів поки що невеликий і перебуває у стадії становлення, це можуть бути правила або навіть наказ щодо основної діяльності. Вибір видів документів для регламентування процесів діловодства, як ми з'ясували, досить великий.

Словник видів та різновидів сучасної управлінської документації. - Росархів, ВНДІДАД. – М., 2014.

ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

«Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів. Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003 (затверджені Росархівом).