Актът за прехвърляне на дела от счетоводителя на сетълмент част. Образец на акт за приемане и предаване на документи на друго лице

При прехвърляне на материални активи по договор за лизинг, покупко-продажба, получен от компанията безплатно, е важно да се регистрира фактът на прехвърляне на ценности от една страна на друга. Актът за прехвърляне на материални активи е важен документ и изпълнява няколко функции:

• е потвърждение за прехвърляне на стойности от една страна на друга;
• С подписването на акта получаващата страна поема отговорност за прехвърлената стока;
• Съдържа пълен подробен списък на прехвърлените стойности.

Актът за приемане и прехвърляне на стоки: изисквани данни

Компаниите имат право да се развиват собствени формидокументи, които ще използват в дейността си. Законодателството обаче съдържа редица изисквания, които ще трябва да се вземат предвид при съставянето на документи. По-специално, всички използвани формуляри трябва да съдържат необходимите данни, изброени в част 2 на чл. 9 федерален закон№ 402-FZ от 6 декември 2011 г

Задължителни данни, които трябва да съдържат акта за приемане и прехвърляне на стоки:

• Наименование на документа: "Акт за приемане и предаване на стоки и материали";
• Дата на попълване на документа;
• Името на фирмата, която е съставила документа;
• Документът трябва да отразява същността на факта икономически живот- ако това е акт за приемане и прехвърляне на материални активи (образец по-долу), тогава информация за прехвърлянето на стоки от една страна на друга;
• Стойността на мярката на факта на икономическия живот във физически или паричен израз (посочвайки единиците, в които се измерва);
• Позиции на подписалите лица тази пробаакт за приемане и прехвърляне на стоки и отговарят за изпълнението на това събитие или сделка;
• Подписи на отговорни лица и декодиране на подписи (фамили, инициали) или други данни, които ще помогнат за идентифицирането им.

Изброените по-горе данни са универсални и задължителни за всички първични документи. В допълнение към изброените данни, образец на удостоверение за приемане и предаване на стоки и материали трябва да съдържа пълен подробен списък на стоките, чието прехвърляне е формализирано с този акт: списък на артикулите, броя на стоките за всеки артикул, цена.

Документът се съставя в 2 екземпляра - един екземпляр за прехвърлящата и приемащата стойност. Списъкът на длъжностните лица, които имат право да подписват първични счетоводни документи, се определя от ръководителя на дружеството. Такива правомощия могат да се определят със заповед на ръководителя, описание на работатаили иначе вътрешен документорганизации.

В каква валута е необходимо да се съставят първични документи?

Струва си да се отбележи, че един от необходими подробности, който съдържа акта за приемане - предаване на стоки, е стойността на паричната оценка на факта на икономически живот, като се посочват мерните единици. Ясна индикация, че изходни документие необходимо да се състави само в рубли, не се съдържа в законодателството. Все пак трябва да се отбележи, че обектите счетоводство(активи, приходи, разходи и др.) трябва да бъдат отразени в рубли. Счетоводните отчети се издават и в руски рубли. По този начин, като се вземат предвид тези 2 факта, първичните документи, които потвърждават фактите от икономическия живот, трябва да бъдат съставени в рубли.

Ако работите с чуждестранни контрагенти и използването на чуждестранна валута се дължи на необходимост, можете да направите следното: да предоставите няколко колони за различни мерни единици или да съставите допълнителен документ, което ще изясни съдържанието на документа, съставен във валута.

С широкото развитие на дейността на бизнес структури, нарастването на взаимодействието между частните организации и правителствени агенцииувеличаването на взаимния документооборот е неизбежно. По правило работният поток между длъжностни лица, представители на организации и дори частни кореспонденти предвижда приемане / предаване на физически носители (в този случайдокументи) съгласно акта за приемане и предаване на документи.

Прехвърляне на документи, съставени под формата на хартиени носители на графична информация (за разлика от все по-популярните електронно управление на документи), особено тези, които носят данни с правно или финансово значение, изисква потвърждение за завършване на операцията по прехвърляне-приемане. Правна практикаима страхотно количествопроцесуално производство, когато фактът на липса на документални доказателства за предаване на информация или неправилно (юридически неграмотен) съставен акт за приемане и предаване на документи послужи като причина за дълги процеси, водещи до загуба на време и финансови средства за юридически разходи.

Актът за приемане и прехвърляне на документи се съставя не само при изпращане на документи извън административния кръг на производство, но и в рамките на самата организация. Пример за това може да бъде процесът на прехвърляне на папки с документи, дела, работна и сервизна документация, извършен при смяна официаленчиито задължения включват съхранение и обработка на определени видове документи (служители на отдели за персонал, финансисти, счетоводители, инженери и др.).

Основни изисквания към акта

Въпреки факта, че актът за приемане и прехвърляне на документи има пълен правна сила(при надлежно изпълнение) и често е единственият документ, потвърждаващ финансовата (правна) чистота на сделката, няма строги изисквания за нейното разработване и изпълнение. Формулярът се изготвя в свободна форма писмено или чрез компютърен печат в няколко (най-малко два) екземпляра, които се заверяват с подпис и печат на ръководителите и се издават на всеки от упълномощените представители на страните. При необходимост по делото се представя контролен екземпляр от акта.

Основната същност на акта се свежда до взаимно удостоверяване от страните, взаимодействащи в рамките на сделката или други отношения на прехвърляне на пакет от конкретно посочени документи на необходимия кореспондент. Кореспондентите за взаимодействие могат да бъдат както обикновени граждани на страната, така и представители на фирми, организации, предприятия, частни структури и държавни агенции Изпълнителна власт(в този случай прехвърлянето на документи се счита за извършено между юридически лица и изисква някои допълнения към).

Независимо от конкретния случай на предаването на документи, тяхната структура, адресати и други външни данни, с цел поддържане на правна грамотностДокументът за приемане на трансфер трябва да отговаря на следните изисквания:

1. Трябва да е на хартия. Разрешено е да се проектира както на стандартен лист от офис формат А4, така и на специално проектиран бланкаорганизации, предприятия (при взаимодействие юридически лица).
2. Трябва да съдържа минималната информация, необходима за изпълнение на основната функция. Изобилието от неуместни данни затруднява разбирането обща същности в бъдеще може да послужи като опорна точка на взаимното неразбирателство.
3. Изявлението на акта трябва да съответства на официалния бизнес стил, като се избягват разговорните обрати.
4. Актът трябва да има име, което отразява основната му цел, например „Сертификат за приемане и прехвърляне на документация финансови услугиАД Инженеринг.
5. Ако едната или и двете взаимодействащи страни са юридически лица, пълномощията на представителя на подателя (получателя) чрез печата на организацията, положен върху подписа на представителя, или по начина на приложение към акта на пълномощното на ръководителят на предприятието.

Специални изисквания се налагат към вътрешното съдържание на акта за приемане и предаване на документи. В допълнение към информацията, отразяваща данните за страните, правомощията на представителите и други служебни данни, актът предвижда подробности за предмета на прехвърлянето.

За да се определи безусловно правилно дали даден документ принадлежи към информацията, отразена в акта, той съдържа:

• наименованието на акта и адресните данни за неговото изпълнение, за организациите - действителния и юридическия адрес;
• датата на съставяне на акта (това е и датата на подписване) и датата на вписването му в съответното деловодство (за юридически лица);
• данни за пощата на подателя и получателя. При извършване на действие вътре структурна организациядопуска се посочване на фамилия, собствено и бащино име, длъжност на приемащото и прехвърлящото лице;
• имената на документите, предадени на адресата (кореспондента), както са посочени в заглавията на услугите на самите документи;
• броя на копията на всеки документ от общия пакет и изчислението на разпространението за тях;
• адресната принадлежност на всеки документ (като правило за всеки географски разпръснат кореспондент те формират свой собствен), но Общи изискванияспоред указанието за адресиране, това не отменя;
• данни за ограничения при запознаване с приложените документи (главно опасения публични институциии служители на правоприлагащите органи). Печатът за ограничение при запознаване (включително прехвърляне на документи, съдържащи информация, съставляваща търговска тайна) наред с други неща, налага ограничение на изискванията за транспортиране (изпращане) на пакет от документи;
• броят на листовете на всеки документ поотделно и съдържанието на опаковката като цяло;
• информация дали прехвърлените документи са оригинали или копия (заверени копия);
• ако има прикачени файлове към документи (карти, диаграми, слайдове, магнитни носители - като пример, предавателно писмос приложение държавен договор„За закупуване на технологично оборудване“ на CD-R носител), данните за приложенията (приложенията към документи) се посочват като отделна позиция, ако такава информация не се съдържа в тялото на самия документ, предаван с приложения;
• при необходимост за подобряване на надеждността на прехвърлените инвестиции се посочва обобщениедокументи. Изискването не е задължително, изпълнява се с едновременно предаване на комплект от еднотипна документация;
• в случай че се предават няколко идентични по вид, но различни по съдържание документа (например фактури за прехвърляне на материални активи и др.), допълнително се посочва информация, която безусловно идентифицира всеки конкретен документ – поредни номера, номера на входяща кореспонденция, поредни номера или инвентарни номера на документи по счетоводни данни.

Актът за приемане и предаване на проектна документация

Ако прост акт за приемане и прехвърляне на документи е съставен в свободна форма, неговата структура и наистина присъствието се определя само от взаимното желание на страните (или по правило една - прехвърлящата страна), тогава проектната документация се прехвърля съгласно акта, чиято форма и задължителното съставяне са строго регламентирани от действащото законодателство.

Проектна документация е съвкупност от документи, установени по споразумение, включително текстови и графични решения, обяснителни бележки, карти, планове на обекти, етажни планове на сгради, пейзажни снимки, схематични карти на електричество, газ, водоснабдяване и други документи, разработени по споразумение с представител на клиента. ДА СЕ проектна документациявключва също изходни кодове и визуализирани версии на интерфейсите на приложения, програми, WEB страници, сайтове и ядра операционна системаразпространява се при условията на отворен лиценз.

Прехвърлянето на проектна документация е процес на изпълнение от едно лице (главно изпълнител, инженер, проектант или проектант) на редица отговорности за разработването и по-нататъшното издаване на резултата от неговата работа на лицето, което е финансирало (инициирало) дизайнерско проучване (клиент, клиент).

Процес на прехвърляне

След разработване на целия пакет установено със споразумениетопроектна документация, представители на фирмата разработчик прехвърлят пакета от документи на клиента или го изпращат по пощата с обратна разписка. Нюансът на работата с проектна документация е възможността за нейното многократно препращане. Съгласно условията на сключения договор, компанията-клиент разглежда получения пакет от документи (включително сертификати във формуляри KS2.3 и др.) в рамките на пет работни дни (освен ако не е предвидено друго в настоящото споразумение) от момента на официалната доставка на документацията.

Ако въз основа на резултатите от разглеждането на входящата документация представителите на компанията на клиента не са имали въпроси, разногласия и коментари, изискващи обработка на документи, тогава сертификатът за приемане се подписва от ръководителя на институцията, а задълженията на изпълнителят (разработчикът) се счита за изпълнен изцяло, а вторите екземпляри от подписаните актове за приемане на проектна документация и акт от формуляр KS2 се изпращат на ръководителя на фирмата за развитие.

Фактура за плащане за извършената работа се изпраща на клиента след два дни от датата на получаване от проектантската организация на потвърждение за приемането от клиента на проектната документация (датата на приемане е денят, в който клиентът подписва акта за приемане и актът под формата на KS2). Ако представителите на клиента имат забележки, които влияят критично върху обработката на цялата документация, целият пакет документи се връща на изпълнителите със списък с коментари и недостатъци, които трябва да бъдат отстранени. Недостатъците се отстраняват от фирмата разработчик на безплатно, а разходите за обработка не са включени в общата цена на услугите.

Документиране

Изготвянето на проектна документация за предаване на клиента не е творчески процес, извършван по преценка на разработчиците. Правила за формиране на пакет хартия (и в отделни случаии електронни) медии са строго обозначени с рамката на осми параграф от GOST R 21.1101.2013.

Цялата документация (включително формат, по-голям от обичайния формат А4 - диаграми, карти и т.н.) се настройва на размер А4, оформя се в тематични раздели съгласно GOST и се съхранява в папки с твърди корици. В допълнение към хартиени документиклиентът може да бъде прехвърлен на магнитен носител, съдържащ електронни копия на прехвърлените документи.

Файловете с електронни копия също се оформят в папки, съгласно установените раздели, като задължително се прилагат сканирани копия на листовете с документация, съдържащи подписите на ръководителите на проекта. Самият сканиран (редактиран в отделни случаи) проект е сертифициран електронен подписорганизации.

Актът за приемане и прехвърляне на проектна документация е много по-подробна форма от подобен документ за прехвърляне на други пакети. В допълнение към основните раздели, съдържащи основно подробности за документите, идентифициращи предмета на акта, такъв акт съдържа данни за пълнотата и качеството на разработката на проекта, цената на единица от обема на работа и правото на собственост върху проекта.

Характеристики на предаването

Основната особеност, която поразително отличава процеса на приемане и прехвърляне на проектна документация от други операции с документи, е прехвърлянето на клиента, освен на хартиени оригинали и техните цифрови копия, на правото на собственост върху проекта. Интелектуалната собственост се оценява по подобен начин материални ценностии не по-малко строго защитени от злоупотреба.

Клиентът на проекта, след като е получил резултатите от работата на изпълнителя, няма да може на практика да реализира проекта в свой собствен интерес, без да придобие изключителни праваотносно използването на интелектуална собственост на разработчиците. Всяка промяна в проекта от страна на клиента, както и практическото му отразяване в дейността му, ще се считат за нарушение на притежателя на авторските права. Ето защо клаузата за изключителна собственост на права върху интелектуална собственостпроектът е включен в проектната документация.

Прехвърляне на изпълнителна документация

Готовата документация е специален пакет от документи, който отразява всички нюанси, аспекти и технологични изискваниякъм обекта на използване. В повечето случаи терминът „документация, изградена“ се използва в контекста на изграждане на информационни блокове.

Приемателно-предавателен акт изпълнителна документация- дълбоко подробен документ, който е защита срещу правни проблемив резултат на нарушаване на правилата за използване на обекта на експлоатация, загуба на основните документи, характеризиращи оперативните или административно-правните норми на споразумението.

Изпълнителят - изпълнител, предприемач или друг представител, изпълняващ задължения по предварително сключен договор, е длъжен да прехвърли на инвеститора (клиента) целия списък на изградената документация, ако такова условие е предвидено със споразумение на страните или експлоатацията на съоръжението без прехвърляне на документи е невъзможна.

Актът за приемане и прехвърляне на изпълнителна документация, в допълнение към разделите, общи за всички актове на прехвърляне, предвижда отразяване на информация за условията за прехвърляне на пакет документи, времето и тяхната пълнота. Целият списък на прехвърлената изпълнителна документация в без провалотразено в акта. При разглеждане на строителния процес основните документи от списъка са:

• актове за геодезическо заснемане на площта, предназначена за изграждане на съоръжението;
• лицензи или други документи, потвърждаващи качеството (огнеустойчивост, химическа безопасности др.) материали, използвани в строителството;
• редактируеми схеми на обекта по отношение на кардиналните точки, етажни планове на сгради и конструкции и др.;
• действа технически тестовеоборудване, ВиК продукти, вакуумно оборудване, ел. окабеляване;
• други документи, потвърждаващи правилността на инженерните изчисления, безопасността на експлоатацията и съответствието с всички изисквания на клиента на съоръжението.

Съдебната практика има много примери, когато липсата на акт за приемане и предаване на изпълнителна документация (или нейното небрежно съставяне без стриктно изброяване на всички приложения към акта) е довело до загуба важни документи, отказ от отговорност от страна на изпълнителя и невъзможност за въвеждане на обекта в експлоатация, съпроводено с големи финансови загуби на страната, допуснала небрежност при попълването (проверката преди подписване) на акта за приемане на предаването на екзекутивна документация.

Заключение

Актът за приемане и прехвърляне на документи във всичките му разновидности е сериозен документ, който гарантира защитата на правата на подателя (получателя) и гарантира чистотата на транзакцията или законността на приемане на позиция (ако документите се прехвърлят като част от на смяна на ръководителя, длъжностното лице на организацията). Дори акт, съставен на стандартна форма, изтеглен от отворени източници в Интернет, повишава надеждността на документооборота и насърчава взаимодействащите страни да спазват изискванията на действащото законодателство.

Във връзка с

Получаване акт за прехвърлянесе отнася до официален вид формуляри, потвърждаващи прехвърлянето на бизнес документация от един участник на друг. Актът се попълва, като правило, при сключване на споразумения между контрагенти. Такъв формуляр обикновено се пише по искане на институция, която се нуждае от необходимите материали, или по искане на предприемач.

Как да съставим акт за прехвърляне през 2020 г

В законодателството на Руската федерация няма стандарти за шаблона на сертификата за приемане, но, както във всеки бизнес сертификат, в подобен актТрябва да се покаже следната информация:

• Заглавие на сертификата.
• Номер и дата на издаване, показващи населеното място, където е съставен
• Списък на прехвърлените материали, техният брой и вид (оригинал или фотокопие).
• Име на институцията, пълно име страните, участващи в подписването на акта.
• Подписи на представителите на страните, заверени с печати.

Формулярът за приемане и прехвърляне се записва в два екземпляра, като по един екземпляр се предава на всеки участник в операцията.

Преди съставянето на акта е необходимо първо да се подготвят материалите за прехвърляне. При попълване на акта за прехвърляне е препоръчително да спазвате следната структура на документа, която може да бъде разделена на три раздела:

1. Първи раздел.Името на формуляра се попълва тук "Акт за приемане и предаване на документи". След това трябва да покажете датата на попълване на сертификата и местноств който е извършена операцията. След това се показват данните за страните, участващи в изпълнението на документа. За юридически лица - това е името на институцията и пълното име. представители на страните. За физически лица - пълно име и паспортни данни.
2. Втори раздел -причислен към списъка на прехвърлените документи. За удобство обикновено е подредена под формата на таблица, показваща следните колони:

• № п / стр.
• Заглавие на документа.
• Дата, в съответствие със счетоводните записи в институцията.

1. Финален раздел.Тази част от документа показва окончателна информация за броя на копията на съставения документ и подписите на страните по сделката. За юридическите лица тук е необходимо да се изведе не само пълното име, но и позициите на подписалите, с потвърждение на сделката от печатите на институциите.

Функции за запълване

При записване на информация в сертификата за приемане е необходимо да се спазват характеристиките на формуляра:

1. Например, когато прехвърляте материали в рамките на отделите, името на институцията се попълва в горния ляв ъгъл. В десния ъгъл е резолюцията на ръководителя на институцията.
2. След това се записва датата на съставяне на формуляр за приемане-предаване.
3. Описателната част изброява пълното име. лица, участващи в предаването на документи, с излагане на длъжности.
4. След това се съставя таблица със списък на прехвърлените документи.
5. След това се показва броят на копията на попълнения формуляр.
6. Заключението се подписва от представителите на страните.

Ако този документе предназначен за вътрешно ползване на институцията, документът се одобрява от ръководителя на предприятието.

При попълване на междуведомствения формуляр параграф No 1 не се попълва и подписите на участниците трябва да бъдат заверени с печати.

Основната цел на акта за предаване и приемане е да докаже, че документите действително са прехвърлени в размера, посочен във формуляра.

• Заглавие, дата и място на изписване на удостоверението за прехвърляне.
• Име на институцията, където се извършва прехвърлянето на документация (за юридически лица)
• Пълно име на представителя, който прехвърля документите. Ако е необходимо, се показват паспортни данни.
• Пълно име на представителя, който приема документите (ако представителят е от друга институция, тогава се посочват данните и името на институцията).
• Списък на предоставените материали, показващ броя на копията, броя на страниците, броя на документите и датата на неговото създаване. При големи обеми предавателен материал е по-удобно да се съставят списъци в табличен вид.
• В края на формуляра се полагат подписите на участниците в операцията, а при междуведомствено прехвърляне се удостоверява допълнително с печатите на институциите.

Трябва да се отбележи, че такива актове могат да се съставят при получаване на важни документи за съхранение по време на всяка дейност. Например, можете да предадете документи на представител, който изготвя чуждестранни полеви материали чрез пълномощник на клиента. Ако изпълнителят загуби прехвърлените документи, такъв акт ще бъде основание за кандидатстване до всеки орган за разрешаване на спора. Могат да се цитират още много примери, показващи полезността на съставянето на подобни актове.

Актът за приемане на прехвърляне на документи на друго лице

Удостоверението за приемане е приложение към договора между страните и гарантира факта на прехвърляне на стоки от изпълнителя на клиента. Сключването на споразумение между изпълнителя и клиента се извършва в съответствие със законодателството на Руската федерация. А подписаният акт за предаване и приемане е само официален фиксиращ документ, с помощта на който се извършва прехвърлянето на бизнес документи.

Този сертификат за прехвърляема документация е правно обвързващ.

Формулярът за съставяне на удостоверение за изпращане на документация на друго лице предвижда показване на следните елементи:

• Заглавие на сертификата.
• Дата на подписване.
• Място на подписване.
• Името на прехвърлените материали под формата на списък.
• Броят на прехвърлените материали.
• ПЪЛНО ИМЕ. участващи страни.
• Основа за формата.
• Подписи на страните.
• Отпечатъци.

Можете също да покажете информация за документацията в генерираните доказателства. В този случай разделът с претенциите трябва да бъде описан отделно.

Изисквания към акта за прехвърляне на документи на друго лице

С днешното развитие на бизнеса възникват доста въпроси относно финансирането на проекти, придобиването на оборудване, което изисква инвестиране на значителни средства, поради което оборотният капитал на предприемачите се отмива.

Един от изходите от тези обстоятелства е наемането на обекти. В същото време сключването на договор за наем няма да бъде пълно без издаване на подходящ сертификат за прехвърляне и приемане на съоръжението, показващ целия списък на документацията и оборудването, прехвърлени на друго лице, в този случай наемател.

Ако договорът за лизинг отразява всички точки по отношение на използването на оборудването (условия и начин на работа, условия на плащане, продължителност на споразумението и т.н.), тогава сертификатът за приемане показва факта на прехвърляне на документация, който посочва всички спецификациинаето оборудване, като е посочен и броят на документите. Следователно, актът за прехвърляне и приемане на прехвърляне на друго лице играе важна роляв отношенията между страните по сделката.

V спорни ситуациизаверен формуляр за прехвърляне може да бъде решаващ, тъй като при разрешаването спорни въпросипри изпълнението на договора, благодарение на писмен акт, е възможно да се докаже например фактът на прехвърляне на една или друга документация или началото на договора между страните. Можем да кажем, че актът потвърждава факта на началото на изпълнението на договорните отношения.

Преди да съставите формуляра за приемане, трябва да подготвите необходимите материали, които ще бъдат предоставени на клиента.

Подготовката на формуляра за прехвърляне и приемане започва, както е отбелязано в предишните раздели, с показване на данните за участниците и отбелязване на мястото и датата на съставяния сертификат. За разлика от формуляр, съставен между институции, актът за прехвърляне и приемане на друго лице предвижда показване на информация за получателя, като се посочват паспортните данни и адреса на пребиваване на физическо лице.

Последният етап от изпълнението на акта е подписването му от участниците в прехвърлянето и приемането.

Пример №1

______________________ __________________________

място на съставяне на акта дата на съставяне на акта

Лице, подаващо документите: ________________________________________________________________.

Лицето, което приема документите: ________________________________________________________________.

Основания за прехвърляне на документи: _______________________________________________________________.

Списък на прехвърлените документи:

Този акт потвърждава, че _______________________________________________ е прехвърлил и _______________________________________ е приел горните документи.

Подписи на страните:

Лице, подаващо документите: _______________________________________________________________

Лице, получило документите: _______________________________________________________________

Пример №2

ДЕЙСТВАЙТЕ

приемане и предаване на документи

________________ "" ________________ 20__

От една страна, представлявано от _____________________________________, прехвърлено, и _____________________________ представлявано от ______________________________, от друга страна, прие следните документи:

Предадени документи: Получени документи:

__________________ //_____________________ / /

Пример №3

Актът за приемане и предаване на документи

Москва "____" _____________ 20__ г.

Дружество с ограничена отговорност "____________________" представлявано от ______________________, от една страна, прехвърлено, и дружество с ограничена отговорност "_____________________", представлявано от ____________________, от друга страна, приеха следните документи:

Този акт се съставя в два екземпляра, по един за всяка от страните.

Предадени документи: Получени документи:

_____________/______________/ _____________/________________/

М.П. М.П.

Пример №4

АКТ НА ПРИЕМАНЕ И ПРЕДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ

________________ "___" _________ 20__ г.

В лицето на _____________________, от една страна, предадено,

и ________________________________, представлявано от _________________________, от друга страна, приеха следните документи:

Този акт се съставя в два екземпляра, по един за всяка от страните.

Предадени документи: Приети документи.

Чрез акт за приемане и прехвърляне на документи се извършва документално фиксиране на процедурата за прехвърляне на документ от едно лице на друго, както в рамките на организацията, така и между организации на трети страни, физически лица и др.

Изпращане на документи като операция

Бизнес дейността на която и да е организация не може да се представи без формирането на документален фонд. Счетоводство, данъчни документи, административна документация, описи на инвентарните артикули - и др., всичко това е част от деловодството, което осигурява работния процес.

Когато сменя ръководители или специалисти, отговорни за поддържането на документацията, работодателят трябва да помисли за:

• осигуряване на пълно прехвърляне на дела (документи) от стария служител към новия;
• уверете се, че документите са напълно приети от новия служител от стария.

За тези цели се съставя акт за приемане и предаване на документи.

В процеса на приемане и предаване на документи осигурява и контрол върху действителната наличност на документи. Ако по време на процеса на прехвърляне на документи се разкрие фактът на загуба на документи, които са били налични, може да възникне дисциплинарна, административна или дори наказателна отговорност.

Правилно изпълнен акт за приемане и предаване може да бъде използван от страните в съда като доказателство за наличието или липсата на документ към момента на изготвянето му.

В допълнение, сертификатите за приемане на прехвърляне документират прехвърлянето на документи към организация на трета страна, архив и др. Също така, като страни по акта могат да бъдат лица. Изпълнението на подобни деяния е почти идентично с изпълнението вътрешен актс изключение на това, че в акта се вписват данните не за една, а за няколко организации или паспортни данни на лицата, предаващи и получаващи документи.

Регистрация на акта

Формата на акта за приемане и предаване на документи не е регламентирана със закон. Една организация може да има свои собствени форми, предназначени да отговарят на нейните нужди.

Актът се съставя в необходимия брой екземпляри, като правило, в два, ако става дума за организация на трета страна или за приемане и предаване на документи между граждани, или един, ако актът е вътрешен. Ако е необходимо, служителят, който прехвърля документите, може да направи копие от акта.

Актът за приемане и прехвърляне на документи съдържа следните раздели:

1. "заглавка", която посочва данни за организации (организации): име, адрес, PSRN, TIN и други данни;
2. по-долу под "заглавката" - името на документа, неговия номер и дата на съставяне;
3. Пълно име на лицето, подаващо документите, длъжност, при необходимост - паспортни данни;
4. Пълно име на лицето, приемащо документите, длъжност, ако е необходимо - паспортни данни;
5. подробен списък на представените документи ( регистрационни номера, брой дела, томове, посочване на оригинала или копие на документа, брой листове и др.). В някои случаи, ако има много документи, се допуска приложение към акта за опис на делата. В този случай в акта се прави бележка „По опис от ________ година“;
6. бележки за състоянието (загуба, откриване) на документи, ако е необходимо, например „Заповед № П-11 от 21 декември 2021 г. „За назначаване на отговорно лице“ е загубена след пожар;
7. маркировка за общия брой подадени документи с цифри и думи;
8. подписи на страните, препис.

От момента на подписване на акта и от двете страни, страната, която ги е приела, поема отговорност за съхраняването на документите. Не могат да се предявяват искове срещу страната, която е прехвърлила документите.