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Y información y trabajo de referencia sobre documentos.
La base de la información y el trabajo de referencia sobre documentos. es una base de datos formada en el proceso de ingreso de documentos internos, salientes y entrantes en una PC.
Los modernos DBMS (sistemas de gestión de bases de datos) le permiten realizar consultas y, en consecuencia, recibir respuestas para cualquier combinación de datos incluidos en la tarjeta de registro del documento.
De igual forma, se realiza la búsqueda de los propios documentos. La búsqueda puede realizarse en cualquier signo (campo) completado en la tarjeta de registro. Por regla general, estos son el número de documento entrante, la fecha de recepción del documento, el tipo de documento, el corresponsal, el territorio, el albacea del documento, el número de documento saliente, la fecha de envío del documento, etc. Los valores de campo correspondientes se ingresan desde el teclado o los valores clasificados se seleccionan de la lista apropiada (tipo de documento, ejecutante, etc.). La ayuda puede ser emitida:
1. Según un documento específico: dónde (quién) se encuentra; etapa de ejecución (preparación); resultado de la ejecución; ubicación de almacenamiento (para documentos ejecutados).
2. Por tema (contenido): documento específico; grupo de documentos.
4. Por región: país; áreas; ciudad.
Al buscar documentos específicos o un grupo de documentos, se pueden indicar los siguientes detalles:
1) entrante, saliente, documentos internos(la búsqueda se puede realizar por separado para cada categoría y para los tres grupos de documentos);
2) tipo de documento (carta, pedido, contrato, etc.);
3) el alcance cronológico aproximado de la búsqueda (por la fecha de recepción o por interna - la firma del documento, o de un número a otro);
4) la región en la que se realiza la búsqueda (país, región);
5) organización (corresponsal/destinatario);
Al buscar información sobre un documento específico, el número de documento se puede especificar directamente.
Las condiciones de búsqueda se forman como una combinación de los campos completados de la tarjeta, de manera similar a la tarjeta de registro, es decir al completar varios campos, se encontrarán documentos que coincidan con todos los parámetros especificados.
La búsqueda de documentos se puede realizar en documentos no ejecutados, ejecutados (que tienen una fecha de ejecución y una marca de colocación en el caso), en toda la base de datos operativa (documentos del año de registro actual), y también, si es necesario, en la base de datos del archivo (documentos de años anteriores).
Al emitir información sobre un documento específico, el formulario de registro se muestra en la pantalla y, si es necesario, se imprime. Al buscar un grupo de documentos, los resultados de la búsqueda se muestran e imprimen en forma tabular.
En el caso de una búsqueda de un documento no ejecutado específico, el resultado de la búsqueda es información sobre en qué contratista se encuentra actualmente el documento. Si el documento ya ha sido ejecutado, entonces la pantalla muestra información en cuyo caso el este documento.
Ampliar significativamente las posibilidades de búsqueda en bases de datos de texto completo sobre los documentos de la institución. Esta forma de trabajo con copias electrónicas de documentos se ha generalizado recientemente. En este caso, un archivo con el texto del propio documento se adjunta automáticamente a la tarjeta de registro del documento (entrante, recibido por Email, fax; o introducido por escaneado y posterior reconocimiento documento en papel, saliente o interno - preparado con editor de texto, hoja de cálculo, etc.).
Dichos sistemas de texto completo le permiten buscar no solo por los detalles ingresados en la tarjeta del documento, sino también por el contenido del documento, es decir. buscar documentos en cuyo texto hay ciertas palabras o frases. Por ejemplo, si queremos encontrar documentos relacionados con la compra de una impresora de Orion, buscamos las palabras "impresora" y "Orion".
El uso de tecnologías automatizadas reduce significativamente los costos laborales de registro, control de ejecución y referencia. Servicio de información. Entonces, si los costos de mano de obra para completar una tarjeta de registro tradicional son 0.152 horas, entonces usando tecnología automatizada, solo 0.054 horas. información actual son 0,17 o 0,054 horas, la elaboración de certificados de documentos no completados a tiempo utilizando la tecnología tradicional toma un mes (10 documentos), anual (más de 100 documentos) de 0,26 horas a 8 horas Al mismo tiempo, se prepara un certificado similar en un sistema automatizado durante 0,05 horas y, con la configuración adecuada, generalmente se puede crear e imprimir automáticamente con una frecuencia específica.
Son de interés las normas de tiempo para monitorear la ejecución de documentos, incluida la marca "K" en el documento sujeto a control, recordando al contratista la fecha límite, ingresando información en la tarjeta sobre el progreso de la ejecución, informando a los gerentes sobre el estado de ejecución, sustraer el documento del control, preparar un resumen de los documentos no ejecutados a tiempo, elaborar un resumen de la ejecución de los documentos sujetos a control; generalización de los resultados de la ejecución de documentos en divisiones estructurales, análisis del estado de ejecución de documentos en la organización. Por ejemplo, preparar un certificado para informar a la gerencia (certificado para 20 documentos) en el trabajo de oficina tradicional toma 1,8 horas y en automatizado, 1 hora.
Los programas de registro y control de la ejecución de documentos son un importante parte integral modernos sistemas de automatización de oficinas.
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Y información y trabajo de referencia sobre documentos.
La base de la información y el trabajo de referencia sobre documentos. es una base de datos formada en el proceso de ingreso de documentos internos, salientes y entrantes en una PC.
Los modernos DBMS (sistemas de gestión de bases de datos) le permiten realizar consultas y, en consecuencia, recibir respuestas para cualquier combinación de datos incluidos en la tarjeta de registro del documento.
De igual forma, se realiza la búsqueda de los propios documentos. La búsqueda puede realizarse en cualquier signo (campo) completado en la tarjeta de registro. Por regla general, estos son el número de documento entrante, la fecha de recepción del documento, el tipo de documento, el corresponsal, el territorio, el albacea del documento, el número de documento saliente, la fecha de envío del documento, etc. Los valores de campo correspondientes se ingresan desde el teclado o los valores clasificados se seleccionan de la lista apropiada (tipo de documento, ejecutante, etc.). La ayuda puede ser emitida:
1. Según un documento específico: dónde (quién) se encuentra; etapa de ejecución (preparación); resultado de la ejecución; ubicación de almacenamiento (para documentos ejecutados).
2. Por tema (contenido): documento específico; grupo de documentos.
4. Por región: país; áreas; ciudad.
Al buscar documentos específicos o un grupo de documentos, se pueden indicar los siguientes detalles:
1) documentos internos entrantes, salientes (la búsqueda se puede realizar por separado para cada categoría y para los tres grupos de documentos);
2) tipo de documento (carta, pedido, contrato, etc.);
3) el alcance cronológico aproximado de la búsqueda (por la fecha de recepción o por interna - la firma del documento, o de un número a otro);
4) la región en la que se realiza la búsqueda (país, región);
5) organización (corresponsal/destinatario);
Al buscar información sobre un documento específico, el número de documento se puede especificar directamente.
Las condiciones de búsqueda se forman como una combinación de los campos completados de la tarjeta, de manera similar a la tarjeta de registro, es decir al completar varios campos, se encontrarán documentos que coincidan con todos los parámetros especificados.
La búsqueda de documentos se puede realizar en documentos no ejecutados, ejecutados (que tienen una fecha de ejecución y una marca de colocación en el caso), en toda la base de datos operativa (documentos del año de registro actual), y también, si es necesario, en la base de datos del archivo (documentos de años anteriores).
Al emitir información sobre un documento específico, el formulario de registro se muestra en la pantalla y, si es necesario, se imprime. Al buscar un grupo de documentos, los resultados de la búsqueda se muestran e imprimen en forma tabular.
En el caso de una búsqueda de un documento no ejecutado específico, el resultado de la búsqueda es información sobre en qué contratista se encuentra actualmente el documento. Si el documento ya se ejecutó, la pantalla muestra información en cuyo caso se encuentra este documento.
Ampliar significativamente las posibilidades de búsqueda en bases de datos de texto completo sobre los documentos de la institución. Esta forma de trabajo con copias electrónicas de documentos se ha generalizado recientemente. En este caso, un archivo con el texto del propio documento se adjunta automáticamente a la tarjeta de registro del documento (entrante, recibido por correo electrónico, fax; o ingresado por escaneo y posterior reconocimiento de un documento en papel, saliente o interno - preparado con un editor de texto, hoja de cálculo, etc.). P.).
Dichos sistemas de texto completo le permiten buscar no solo por los detalles ingresados en la tarjeta del documento, sino también por el contenido del documento, es decir. buscar documentos en cuyo texto hay ciertas palabras o frases. Por ejemplo, si queremos encontrar documentos relacionados con la compra de una impresora de Orion, buscamos las palabras "impresora" y "Orion".
El uso de tecnologías automatizadas reduce significativamente los costos laborales de registro, control de ejecución y servicios de referencia e información. Entonces, si los costos laborales para completar una tarjeta de registro tradicional son 0.152 horas, entonces usando tecnología automatizada, solo 0.054 horas En consecuencia, los costos laborales para buscar información actual son 0.17 o 0.054 horas, redactando certificados de documentos no completados en tiempo con la tecnología tradicional toma un mensual (10 documentos), anual (más de 100 documentos) de 0,26 horas a 8 horas Al mismo tiempo, un certificado similar en un sistema automatizado se prepara en 0,05 horas, y con la configuración adecuada, puede incluso crearse e imprimirse automáticamente a una frecuencia específica.
Son de interés las normas de tiempo para monitorear la ejecución de documentos, incluida la marca "K" en el documento sujeto a control, recordando al contratista la fecha límite, ingresando información en la tarjeta sobre el progreso de la ejecución, informando a los gerentes sobre el estado de ejecución, sustraer el documento del control, preparar un resumen de los documentos no ejecutados a tiempo, elaborar un resumen de la ejecución de los documentos sujetos a control; generalización de los resultados de la ejecución de documentos en divisiones estructurales, análisis del estado de ejecución de documentos en la organización. Por ejemplo, preparar un certificado para informar a la gerencia (certificado para 20 documentos) en el trabajo de oficina tradicional toma 1,8 horas y en automatizado, 1 hora.
Los programas de control de ejecución y registro de documentos son una parte importante de los sistemas modernos de automatización de oficinas.
La condición para el funcionamiento exitoso del servicio administrativo (secretaria-referente) en el campo de la información y el trabajo de referencia es la creación de un archivo de referencia ( mesa de ayuda), en el que las tarjetas de registro se ordenan de acuerdo con un sistema determinado. La tarea del aparato de referencia en el trabajo de oficina es responder a dos preguntas en cualquier momento: la primera es en qué departamento, cuál de los ejecutantes y en qué etapa de ejecución, cuál de los ejecutantes y en qué etapa de ejecución es el documento deseado , el segundo: en qué documento ( en qué documentos) hay información sobre el tema deseado. La información y el trabajo de referencia se pueden construir tanto de forma tradicional utilizando tarjetas de referencia como de forma automatizada. Consideremos brevemente ambos enfoques. Los archivos de referencia en la centralización de las operaciones de registro y referencia están ubicados en la oficina y el grupo de control. Con operaciones descentralizadas, los archivadores están ubicados en las divisiones estructurales de la organización. Las tarjetas se agrupan en un archivo de tarjetas de acuerdo con características que dependen completamente del contenido, las solicitudes que deben satisfacerse con su ayuda. El archivo de referencia se divide en dos partes: la primera incluye tarjetas para documentos no cumplidos, la segunda, para documentos ejecutados. A medida que se ejecutan las tarjetas, las tarjetas de las secciones de la primera parte del índice de tarjetas se mueven a la sección correspondiente de la segunda parte. Todas las columnas deben completarse en la tarjeta de registro ubicada en la segunda sección del índice de la tarjeta. El uso de indicadores de color permite la clasificación de la matriz de referencia y facilita la búsqueda Información necesaria, aumenta la eficiencia de la búsqueda. Tarjetas de referencia transferido al archivo junto con el papeleo y los documentos completos. Las posibilidades de los servicios de información y referencia con la introducción de un sistema automatizado de registro de documentos se han ampliado significativamente. El sistema automatizado le permite encontrar referencias para cualquier combinación de datos incluidos en la ficha de registro del documento. La búsqueda de información sobre un documento específico se puede realizar sobre documentos pendientes y ejecutados, sobre toda la base de datos operativa del año en curso y, si es necesario, sobre documentos de años anteriores (base de datos de archivo). Si es necesario obtener información sobre un documento específico, el formulario de registro correspondiente se muestra en la pantalla y luego se imprime. Los resultados de la búsqueda de información sobre un grupo de documentos se muestran en forma de tabla y, si es necesario, se imprimen. La información sobre un documento no ejecutado o sobre uno ejecutado, respectivamente, muestra qué contratista tiene el documento y en qué caso se archiva este documento. Actualmente, los sistemas de búsqueda de texto completo de la información necesaria están cada vez más extendidos. A estos efectos, se adjunta a la ficha de registro del documento un archivo con el texto del propio documento. Dichos sistemas le permiten buscar no solo por los detalles de la tarjeta de registro, sino también por el contenido del documento en sí: busque este documento por palabras clave o frases. Uso tecnologia computacional acelera el flujo de trabajo, mejora la disciplina ejecutiva de los empleados, mejora la gestión de la organización en su conjunto.
Disponibilidad archivo electrónico le permite encontrar rápida y fácilmente cualquier documento utilizando la función de búsqueda. La función proporciona una búsqueda instantánea de documentos para cualquier tipo de solicitud (Fig. 15). El resultado de la búsqueda es una lista de documentos que satisfacen la solicitud, con una lista de valores de los detalles de los documentos encontrados.
Un tipo separado de búsqueda es la búsqueda por documentos y órdenes de control. Este tipo La búsqueda le permite obtener información operativa sobre el estado de una tarea.
Formación de casos en la organización y su almacenamiento actual.
Al comienzo de cada año, la organización comienza la formación de documentos en el caso. La formación de casos es la agrupación de documentos ejecutados en un caso de acuerdo con la nomenclatura de casos y la sistematización de documentos dentro del caso.
Formación centralizada y descentralizada de casos en la organización.
En las organizaciones, los casos se forman centralmente en el servicio de gestión de documentos (secretaría, oficina, departamento de trabajo de oficina, etc.) o descentralizados, en divisiones estructurales. La práctica muestra que los casos se forman principalmente de manera descentralizada, es decir. en divisiones estructurales.
Los documentos organizativos y administrativos, las formas de su registro (contabilidad), la planificación textual y estadística resumida y la documentación de informes, la correspondencia y otros documentos sobre cuestiones comerciales centrales se forman en el servicio de documentación de gestión (DOE).
Los documentos que reflejan ciertas áreas de las actividades de la organización se forman en casos en el lugar de su preparación en las divisiones estructurales relevantes, cuya competencia incluye ciertos temas de acuerdo con el reglamento sobre ellos (por ejemplo, de acuerdo con el reglamento sobre la planificación y departamento económico, departamento contabilidad e informes, departamento de personal, etc.).
La formación de casos en las divisiones estructurales de la organización la llevan a cabo los empleados responsables del mantenimiento de registros. El control sobre la formación de casos lo lleva a cabo el servicio DOW.
El jefe del archivo de la organización o la persona responsable del archivo brinda la asistencia metodológica necesaria a los empleados. divisiones estructurales en la formación de casos, y también verifica la corrección de la formación de casos de acuerdo con la nomenclatura de casos aprobada.
Reglas para la formación de casos.
Al formar casos, se deben observar los siguientes requisitos básicos: poner en el caso solo documentos ejecutados, correctamente ejecutados de acuerdo con los encabezados de casos según la nomenclatura; incluir en el caso una copia del documento; reunir todos los documentos relacionados con la resolución de un problema; juntar los anexos con los documentos principales; documentos de grupo de uno año del calendario, con excepción de los casos de transferencia; agrupar por separado los documentos de períodos de almacenamiento permanente y temporal en archivos. Los documentos a devolver, las copias adicionales, los borradores no deben colocarse en el archivo.
¡Nota! El CASO no debe exceder de 250 hojas con un espesor de lomo no mayor a 4 cm, si el lomo del caso excede los 4 cm, los documentos del caso se dividen en tomos. El índice y el título del caso se adjuntan a cada volumen con la adición de "volumen 1", "volumen 2", etc.
Los documentos dentro del caso están ordenados de arriba a abajo en secuencia o combinación cronológica, lógica de preguntas.
Dentro del caso, los documentos deben organizarse de modo que cubran ciertos temas en su contenido en una secuencia lógica.
Los casos se abren por orden cronológico, temático o una combinación de ellos. Los documentos entrantes se ordenan por fecha de recepción, los salientes por fecha de salida o alfabéticamente por autores y corresponsales.
Agrupación en casos ciertos tipos documentos.
Los actos jurídicos y administrativos normativos se agrupan en casos por tipo y cronología con solicitudes relacionadas dentro de un año calendario. No está permitido formar diferentes tipos de documentos administrativos en un mismo caso, por ejemplo, órdenes, instrucciones e instrucciones. Cada clase documento administrativo se constituye en un negocio independiente con su propia numeración bruta y, en consecuencia, está sujeto a registro en un diario independiente (libro).
Los pedidos de actividades principales se agrupan por separado de los pedidos de personal. Órdenes sobre el personal, teniendo, de acuerdo con la Lista de documentos típicos de archivo administrativo generados en el curso de las actividades agencias gubernamentales, cuerpos Gobierno local y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 25.08.2010 No. 558) diferentes períodos de almacenamiento, se forman en archivos independientes y tienen su propio registro en el formulario de contabilidad apropiado (revista , libro, archivador).
Los pedidos de personal se forman en cajas según el momento de su almacenamiento. Al mismo tiempo, debe recordarse que está prohibido agrupar documentos con términos diferentes almacenamiento.
De conformidad con el art. 19b de la Lista de documentos de archivo gerenciales típicos formados en el curso de las actividades de los organismos estatales, gobiernos locales y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento, las órdenes para el personal tienen dos períodos de almacenamiento: 75 años y 5 años; los pedidos con una vida útil de 75 años incluyen pedidos:
admisión, transferencia, combinación, transferencia, despido;
certificación, capacitación avanzada, asignación de rangos (rangos); cambio de apellido; estímulo, gratificante; salarios, bonos, pagos varios; todo tipo de vacaciones de empleados con cargas pesadas, dañinas y condiciones peligrosas trabajo, licencia de maternidad, licencia parental, licencia sin goce de sueldo (salario); deber en el perfil de la actividad principal; largos viajes de negocios nacionales y extranjeros, viajes de negocios para empleados con condiciones de trabajo difíciles, dañinas y peligrosas.
Los pedidos con una vida útil de 5 años incluyen pedidos: aproximadamente acción disciplinaria; vacaciones anuales pagadas, vacaciones de estudio; de servicio; viajes de negocios nacionales y extranjeros de corta duración.
La práctica de utilizar documentos sobre personal muestra que con volúmenes importantes de pedidos sobre personal que tienen una vida útil de 75 años, es más conveniente conformarlos en archivos sobre temas de actividad. Por ejemplo, las órdenes de admisión, transferencia, combinación, transferencia y despido de empleados deben agruparse por separado en casos, es decir, relacionado con su Experiencia laboral, y por separado - órdenes de bonos, incentivos y otros pagos, que contienen información sobre salarios. Además, en cada caso, las órdenes deberán tener una numeración bruta independiente.
Los reglamentos, instrucciones, normas aprobadas por actos jurídicos y administrativos reglamentarios (órdenes, órdenes, decisiones, resoluciones, etc.) se agrupan junto con los documentos especificados. Tras su aprobación como documentos independientes se agrupan en casos separados.
Los protocolos del caso están ordenados en orden cronológico según las fechas de su compilación y en orden ascendente de sus números. Los anexos existentes a los protocolos se forman en un caso, i.e. junto con los protocolos. En el caso de un gran volumen de anexos a los protocolos, los anexos se forman en casos separados de acuerdo con las fechas de los protocolos y sus números.
planes aprobados, informes, estimaciones, mesas de personal y otros documentos se agrupan por separado de sus proyectos.
La correspondencia se agrupa, por regla general, por el período de un año calendario y se sistematiza en orden cronológico; en este caso, el documento de respuesta se coloca detrás del documento de solicitud. Al reanudar la correspondencia sobre un tema específico que se inició en el año anterior, los documentos se incluyen en el expediente del año en curso, indicando el índice del caso del año anterior.
Los documentos en archivos personales se ubican a medida que se reciben y se sistematizan de la siguiente manera: un inventario interno de los documentos disponibles en un archivo personal; cuestionario (registro personal de registros de personal) y complemento del mismo; autobiografía, resumen; documentos educativos; solicitud para un trabajo; orden (instrucción) sobre el empleo; contrato laboral; acuerdo sobre responsabilidad(Si alguna); copias de órdenes (instrucciones) sobre reubicación, combinación, transferencia, certificación, capacitación avanzada, fijación de salarios, licencia sin goce de sueldo, cuidado de niños, etc.; acuerdos adicionales A contrato de empleo; copias de certificados de matrimonio, documentos sobre el cambio de apellido; hojas de certificación; copias del pasaporte, TIN, PFR y otros documentos personales del empleado; certificados de registro en el lugar de residencia; certificados medicos; carta de renuncia; una copia de la orden (instrucción) sobre el despido.
Tarjetas personales de empleados ( forma unificada No. T-2) se forman en casos independientes en orden alfabético de apellidos separados de los archivos personales.
Las cuentas personales de los salarios de los empleados se ubican en los archivos en orden alfabético de apellidos.
- La evolución de la información y el trabajo de referencia
- Ventajas sistemas automatizados:
- búsqueda completa
- eficiencia
- acceso distribuido
- servicios de información adicional
El trabajo de información y referencia sobre los documentos de la organización es una de las tareas más importantes del servicio DOW. La eficiencia y la integridad de la presentación de la información necesaria para la preparación de una decisión de gestión, la creación de documentos determina en gran medida la calidad del trabajo del aparato administrativo en su conjunto. Una de las tareas principales en la creación de un moderno sistema automatizado de registro de documentos es precisamente la necesidad de crear una base de datos de todos los documentos de la organización para su posterior información y trabajo de referencia.
Inicialmente, cuando se utilizaron los sistemas de registro de revistas, las posibilidades de información y trabajo de referencia estaban severamente limitadas. si no se sabe número de serie, bajo el cual el documento está registrado en la revista, o al menos la fecha exacta de registro del documento, para la búsqueda fue necesario revisar una parte significativa de la revista. Naturalmente, la búsqueda llevó mucho tiempo y se llevó a cabo en caso de necesidad urgente.
Con la llegada de los sistemas de registro de tarjetas, las posibilidades de búsqueda de documentos se ampliaron un poco; varias copias de la tarjeta de registro, impresas en papel carbón, permitieron crear 2-3 archivadores temáticos. Ahora la búsqueda podría realizarse, por ejemplo, alfabéticamente por los corresponsales o por el tema del documento. Sin embargo, las capacidades de búsqueda del sistema de archivo también eran limitadas. Dado que para buscar cada característica de búsqueda (corresponsal, tema, característica geográfica, etc.), era necesario crear un archivador separado, y el número de archivadores era limitado (se podían imprimir 3 o 4 copias de la tarjeta bajo un copia al carbón, los archivadores ocupaban mucho espacio), entonces las posibilidades de búsqueda se limitaban a estas 2 o 3 funciones de búsqueda. Además, dicho archivador, al estar al servicio de la institución educativa preescolar, requería el uso de un sistema centralizado para el registro de documentos, cuando todos los documentos se recibían centralmente al servicio de la institución educativa preescolar, registrados y luego transferidos a las unidades. En organizaciones grandes, cuando se usa un sistema de registro de documentos descentralizado, cuando los documentos se registran directamente en divisiones, departamentos, el general sistema de referencia según los documentos de la organización estaba ausente en principio.
Con la introducción de los modernos sistemas automatizados de contabilidad de documentos (sistemas trabajo de oficina electronica, SED) las posibilidades de información y trabajo de referencia se han movido a un nivel cualitativamente nuevo.
Se pueden distinguir los siguientes características distintivas trabajo de recuperación de información en sistemas automatizados (EDMS).
1. Capacidad de buscar por cualquier función de búsqueda, así como por una combinación de varias funciones de búsqueda al mismo tiempo. Así, podemos buscar, por ejemplo, documentos recibidos de un determinado corresponsal durante un determinado periodo de tiempo; ya sea documentos de cierto tipo, elaborados en alguna división, o informes elaborados por empleados del departamento de ventas en febrero - mayo de 2007; documentos aprobados por el empleado en diciembre de 2007, etc.
2. Posibilidad de búsqueda de texto completo. Dado que casi todos los documentos de hoy en día se crean en una computadora, cada vez más documentos van a formulario electronico o escaneados en el servicio DOW, respectivamente, la proporción de EDMS de texto completo está creciendo rápidamente, es decir, sistemas que almacenan no solo información sobre el documento (tarjeta de registro), sino también el documento en sí mismo en forma de archivo adjunto a la tarjeta o un conjunto de archivos de diferentes formatos (imagen del documento y el texto del documento o el documento y sus anexos). Las capacidades de búsqueda se amplían considerablemente. Ahora podemos buscar no solo por un conjunto de detalles o palabras clave (rubricator), sino también por cualquier palabra que pueda aparecer en el texto del documento.
3. Búsqueda avanzada. Mejora Rápida los motores de búsqueda en Internet, adaptado a consultas de texto formuladas en lenguaje ordinario, permitió utilizar arreglos similares, permitiéndole realizar búsquedas en base a morfología, diccionarios de sinónimos, etc. de todos los documentos de la organización incluidos en el EDMS. El llamado "lenguaje de consulta de búsqueda" le permite especificar que las palabras de búsqueda deben ubicarse una al lado de la otra, en una oración, en un párrafo. Para restringir los resultados de la búsqueda, puede especificar qué palabras no deben aparecer en el texto, por ejemplo, estamos buscando "Bush", pero sin la palabra "senior", etc.
4. Búsqueda temática. La búsqueda de texto completo facilita la realización de colecciones temáticas de documentos, incluidos documentos complejos, que cubren una variedad de temas que pueden no estar reflejados explícitamente en el título del documento. Además, el resultado de la solicitud puede ser tanto una selección de documentos como un "apretón": extractos de documentos sobre un tema determinado con una indicación de la fuente en la forma: título, fecha y número del documento, un fragmento de texto en este tema. Y ya sobre la base de tal selección, el usuario decide ordenar algunos documentos en su totalidad.
5. Un EDMS unificado le permite realizar una búsqueda transversal a través de los documentos del trabajo de oficina actual, documentos completados en el trabajo de oficina y documentos de archivo. A medida que se reabastece el archivador electrónico, el EDMS contendrá más y más documentos. Si los documentos del trabajo de oficina actual se transfieren con el tiempo a archivo departamental, luego las propias tarjetas electrónicas documentos electronicos puede seguir almacenándose en el sistema. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que algunos programas no permiten realizar una búsqueda de extremo a extremo en todas las secciones anuales, ya que cada sección anual es una base de datos separada. Sobre todo, tales sistemas causan inconvenientes a principios de año, cuando el acceso a documentos que aún no se han ejecutado durante el último año es especialmente frecuente y es necesario cambiar constantemente entre la base actual y la base en documentos para el año pasado. Y si el año del documento no se conoce exactamente o es necesario encontrar documentos para diferentes años, entonces en este caso se requiere ejecutar línea completa búsquedas repetidas - por el número de secciones anuales en el sistema. Dado que algunos EDMS contienen documentos de diez o más años, esto complica significativamente la búsqueda. Por ello, estos programas se abandonan paulatinamente, pasando a sistemas que permiten la búsqueda de extremo a extremo en todas las secciones anuales, tanto en documentos de trabajo de oficina en curso, como en documentos trasladados al archivo.
6. Acceso distribuido. Tradicionalmente, el trabajo de información y referencia lo realizaba el servicio DOW. Es decir, si era necesario encontrar algún documento o documentos: un manual, los empleados recurrieron a los empleados de la institución educativa preescolar y ya especificaron en revistas o archivadores dónde y con quién se encontraba este o aquel documento. La creación de un sistema automatizado permite el acceso remoto distribuido al EDMS desde cualquier lugar de trabajo, tanto dentro de la red de la oficina local como desde una oficina remota, sucursal y, sujeto a las medidas de seguridad apropiadas, desde cualquier parte del mundo a través de Internet, para por ejemplo, por parte de la gerencia o empleados, aquellos que están en un viaje de negocios, en casa, etc. Por lo tanto, la eficiencia de obtener información sobre documentos por parte de todos los empleados de la organización aumenta considerablemente.
Hoy en día, trabajar con EDMS se está convirtiendo en una operación diaria para casi cualquier empleado del aparato de gestión. Así como el uso de bases legales datos como "Garant", "Código", "ConsultantPlus", etc., al elaborar cualquier documento, lo primero que hace un empleado es acceder al EDMS, buscando los documentos existentes sobre un tema en particular. Así, por un lado, no se pierde tiempo preparando documentos sobre cuestiones previamente resueltas y se reduce significativamente la probabilidad de duplicidad en el trabajo de los empleados. Por ejemplo, una situación gerencial común cuando los empleados de dos departamentos preparan documentos que se contradicen entre sí... Por otro lado, teniendo a su disposición todo el documento y la base de conocimiento de la organización, incluso los empleados que se han incorporado recientemente a la empresa pueden preparar documentos mucho mejores.
7. Protección contra el acceso no autorizado. La introducción de un SGDE necesariamente va acompañada de una definición de la gama de documentos disponibles para los empleados de la organización, dependiendo de la distribución de responsabilidades y términos de referencia. Los servicios de información y referencia deben lograr un equilibrio entre la necesidad de que los empleados tengan el mayor acceso posible a todo lo que necesitan para trabajo efectivo información y protección de la información confidencial contra el acceso no autorizado. Como norma, se establecen tres gradaciones de acceso al documento: visualización de la tarjeta y el documento adjunto a la misma, acceso a la tarjeta sin posibilidad de visualización del propio documento y denegación de acceso. Según la configuración y el programa específico, el usuario recibe información de que no tiene derechos de acceso al documento, o la información sobre el documento no se muestra en absoluto en los resultados de la consulta, y si especifica directamente el número de un cerrado documento en la consulta, el programa mostrará un mensaje de que no existe tal documento.
8. Servicio de información ampliado. Dado que el servicio de información y documentación del aparato administrativo es una de las principales tareas de la institución educativa preescolar, la introducción de un EDMS puede aumentar significativamente la integridad y la calidad, e introducir nuevas formas de servicios de información y documentación. Por ejemplo, a pesar de la posibilidad de acceso directo al sistema, no todos los empleados dominan el idioma de las consultas de búsqueda. Si busca documento especifico, por regla general, no causa dificultades, entonces una búsqueda temática compleja ya puede causar dificultades. Por lo tanto, especialmente en la primera etapa, los empleados continuarán comunicándose con el servicio de PEI con una solicitud para seleccionar documentos sobre un tema en particular. En este caso, tiene sentido proporcionar al empleado no la selección real de documentos, sino un formulario de solicitud guardado, mediante el cual el empleado recibe del sistema una lista de los documentos que necesita. Además, tiene sentido que el servicio DOW no espere a que llegue tal o cual solicitud, sino que, después de analizar las necesidades de los empleados, cree un conjunto de solicitudes típicas que los empleados pueden necesitar y las lleve a cada consumidor. El uso de consultas en comparación con colecciones de documentos tiene la ventaja de que si aparecen nuevos documentos en el sistema que cumplen con los criterios de la consulta, en el futuro, al ejecutar la consulta, el empleado recibirá en la pantalla Lista llena, incluidos los documentos recién aparecidos. Algunos programas tienen una función de suscripción que permite a un empleado recibir notificaciones de todos los documentos nuevos que han aparecido en el sistema y cumplen uno u otro criterio, por ejemplo, los relacionados con una organización específica, etc.
9. Un directorio separado que amplía la información y las capacidades de referencia del EDMS es la libreta de direcciones. V organizaciones comerciales hoy, cada vez más, ni siquiera es un módulo EDMS, sino un programa separado, que es una clase completa de programas: un sistema CRM, es decir, un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM - gestión de relaciones con los clientes). Una libreta de direcciones tan ampliada contiene información sobre todas las organizaciones con las que esta empresa mantiene relaciones: sus direcciones, datos bancarios, apellidos, nombres, patronímicos, números de contacto y otros informacion de referencia, incluyendo información sobre entregas, contratos concluidos, negociaciones, etc. La presencia de dicha información en el sistema hace que el trabajo con clientes corporativos sea más independiente de un gerente en particular y minimiza el riesgo de pérdidas en caso de que un empleado se vaya.
10. Materiales de referencia adicionales. Hoy, el servicio DOW realiza no solo información y trabajo de referencia sobre los documentos de la organización, sino que también puede recopilar toda la información necesaria sobre el tema del trabajo de la organización, rastreando publicaciones en la prensa, en Internet, publicadas ediciones impresas y otra información necesaria para el trabajo de los empleados de la organización. Toda esta información se recopila diariamente, se agrega al sistema y con una frecuencia específica, por ejemplo, una vez por semana, se notifica a los empleados las nuevas llegadas mediante un envío circular por correo electrónico o mediante la publicación de información en el sitio web corporativo interno.
Además, los servicios de información y referencia pueden llevarse a cabo no solo sobre la base de un sistema automatizado de mantenimiento de registros electrónicos (EDMS), sino también sobre la base de otros sistemas de información especializados, por ejemplo, los legales, los sistemas para trabajar con documentación de diseño. (sistemas de control ciclo vital), etc. A veces, la automatización del trabajo con documentos también se implementa sobre la base de un sistema de gestión empresarial integrado (sistema ERP). Sin embargo, hay que tener en cuenta que los sistemas ERP, como muchos otros corporativos Sistemas de información(CIS), por regla general, se distinguen por un costo significativamente mayor de cada lugar de trabajo y, lo que es más importante, se centran principalmente en trabajar no con documentos, sino con indicadores, cifras, y no pueden proporcionar información y trabajo de referencia de manera efectiva. según los documentos organizaciones
En conclusión, se debe enfatizar que el uso de sistemas automatizados modernos permite transferir información y trabajo de referencia a un nuevo nivel y, por lo tanto, aumentar significativamente la eficiencia del trabajo del personal gerencial en su conjunto, de cualquier organización, institución, empresa, independientemente del perfil, escala de actividad y forma de propiedad.