Az igazgatóváltás egy szabványos lépésről lépésre történő eljárás. Ennek egyik fő összetevője az ügyek átadása a leköszönő igazgatótól a helyére megválasztott új vezetőhöz. A folyamat magában foglalja a szervezet összes rendelkezésre álló dokumentációjának átadását is, amelyet az átvételi igazolás elkészítésével és aláírásával rögzítenek.
A dokumentáció átadási kötelezettsége megjelenhet helyi aktusok, például a vonatkozó iratok átadásáról szóló rendeletben. Jogalkotási szinten az ügyek vezetők közötti átadását a következők jellemzik:
- a 2011. december 6-i 402. sz. „Számvitelről” szövetségi törvény rendelkezései, különösen az Art. 4. bekezdése. 29 (a számviteli dokumentációra vonatkozóan);
- Szövetségi törvény No. 395-1 "A bankokról ..." kelt 1990.12.02., art. 24 (hitel- és pénzügyi struktúrák esetében);
- a Szövetségi Levéltár Kollégiumának 2002. február 6-i határozata, részletesen az "A levéltári munka alapvető szabályai" 10.5. pontjában (kormányhivatalok esetében);
- az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 2001. december 28-án kelt 119n. számú rendeletével jóváhagyott módszertani útmutató a készletek elszámolására vonatkozóan (22. pont) (az anyagilag felelős személyek helyettesítésekor leltár elvégzésének szükségességéről, ebben az esetben, igazgató leváltásakor).
Az ügyátadás menetét törvény nem szabályozza. Ezért a természetben ingyenes, egyértelműen meghatározott beállítások nélkül hajtják végre. A dolog lényege a következő. A korábbi igazgatónak, aki pénzügyileg felelős személy (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 277. cikkével összhangban), át kell adnia a szervezet új vezetőjének minden rendelkezésére álló dokumentumot.
Ezt az eljárást az átvételi és átadási aktus formalizálja . Kétoldalas jogi dokumentum, amely többek között az összeállításkori állapotok, dolgok leírását is tartalmazhatja. Uralkodó célja a meglévő továbbított dokumentumok, értékek, okiratok kimutatása.
Ennek elkészítésekor a felek belátása szerint külön bizottság hozható létre. Magához a dokumentumhoz jegyzőkönyvek csatolhatók, további dokumentumokat stb.
A törvény általános felépítése
Az átvételi és átadási okirat 2 példányban készül (a már volt igazgatónak és a helyette választottnak). Hagyományosan a dokumentum szerkezete a következőképpen jelölhető.
| Az átvételi és átadási aktus szerkezetének fő összetevői | Amit tartalmaz |
| Sapka | A dokumentum nyilvántartásának dátuma és helye |
| Az aktus elkészítésének indoklása | Az alapító közgyűlési jegyzőkönyv adatai (egyéb dokumentum) |
| A cselekmény célja | A dokumentáció átadásának igazolása |
| A dokumentáció átadásánál jelen lévő személyek | A jelenlegi alapítók teljes neve |
| A kérdés lényege | Az átadás tényének rögzítése volt igazgatójaés a dokumentumok megválasztott vezetője általi elfogadása |
| A benyújtott dokumentumok listája (eredeti) | A szervezet összes dokumentuma fel van sorolva számozással, leírásokkal, lapok számával, megjegyzésekkel stb. Ide tartozik a dokumentáció: · alkotó; · személyzet; · könyvelés; · anyag bevonásával--áruértékek, · bélyegek, pecsétek stb. |
| Aláírások | A törvény aláírása: volt és választott igazgató; valamint a főkönyvelő és más felhatalmazott személyek |
Gyakori hibák az átvételi és átadási aktus végrehajtása során az igazgatóváltáskor
| Gyakori hibák | Beállítás |
| Az aktus kibocsátásának (vagy végrehajtásának) helye nincs meghatározva | Ez az attribútum kötelező, a fejlécben van feltüntetve. Rögzítve helység ahol az okiratot kiállították (kiállították) |
| A dokumentum címe hiányzik | 1. Normál esetben a címsort minden A-4 formátumú dokumentumban feltüntetik. 2. Legyen rövid, világos, feleljen meg a szöveg szemantikai tartalmának. 3. Idézőjelek nélkül írják, és egy pont a végén. 4. Ebben a verzióban a cím: törvény az ügyek átvételéről és átadásáról az igazgatóváltáskor |
| A fejlécben a szervezet rövidített neve szerepel ("Búzavirág") |
A név teljes egészében a társaság alapító okiratának megfelelően van felírva. A teljes név alatt, zárójelben, rövidített formában szabad írni. Példa: "Vasilek" Korlátolt Felelősségű Társaság (LLC "Vasilek") |
A Rostrud ajánlásai az alkalmazottak személyes okmányainak másolatainak tárolására a szervezetekben
A 2017. második negyedévi jelentésében a Rostrud nyomatékosan javasolja, hogy az alkalmazottak dokumentumainak másolatait ne tárolják feleslegesen a személyes aktákban. Általános szabályként, csak a munkavállaló beleegyezésével, a munkáltatónak joga van másolatot készíteni az útlevélről, a katonai igazolványról, az SNILS-ről személyes aktához, és tárolni azokat a szervezetben.
A bírói gyakorlat – hívja fel a figyelmet Rostrud – arra utal, hogy állásra jelentkezéskor elegendő a személyes adatokat az útlevéladatokkal összehasonlítani. E dokumentum másolatának későbbi tárolása a szervezetben már meghaladja a munkavállaló személyes adatainak megengedett mennyiségét.
A Rostrud arra is felhívja a munkáltatók figyelmét, hogy a személyes adatok ilyen túlzott (nem megfelelő) feldolgozása figyelmeztetést vagy büntetést vonhat maga után - 5-10 ezer rubel. a végrehajtó. Nos, a jogi személyek esetében a pénzügyi szankció nagysága 30-50 ezer rubelre nő.
Példa 1. Dokumentáció átvételi és átadási okirat elkészítése igazgató helyettesítésekor
Petr Petrovics Danilcsenko felmentésével a Most LLC igazgatói posztjáról és Mihail Mihajlovics Vasziljev megválasztásával kapcsolatban a dokumentáció átadása volt vezetőjeúj.
Valójában egy kétoldalú átvételi és átadási okiratot készítenek egy kifejezetten erre a célra 3 alapítóból álló bizottság jelenlétében. Az aktusban szereplő tényleges átadást fejléces papíron dokumentálják az alábbi listával:
- Charta és megállapodás a Most LLC létrehozásáról.
- A "Most" LLC állami regisztrációs igazolása.
- A cég regisztrációs igazolása a Szövetségi Adószolgálatnál Jaroszlavl város 1. sz.
- Tájékoztató levél statisztikai kódok hozzárendeléséről.
- Az alapítók közgyűlésének elérhető jegyzőkönyvei --
- Megrendelések a személyzet számára -
- Személyes dolgok --
- Személyes kártyák --
- Szerződések vállalkozókkal --
- A "Most" LLC kerek pecsétje és bélyegzője.
Ugyanakkor megállapították a benyújtott dokumentáció kielégítő állapotát és az igények hiányát. Az okiratot 2 példányban állították ki, és az átadó fél P. P. Danilchenko személyében, valamint az átvevő fél - M. M. Vasziljev - személyesen írta alá.
A dokumentumot a többi résztvevő – a bizottság tagjai (Loginova V.A., Borisevich L.D., Larionova L.A.) írta alá.
Az ügyek átvételének és átadásának aktusa- a dokumentumok átadásának tényét igazoló dokumentum. A szervezet igazgatójának, a főkönyvelőnek, a könyvelőnek, a pénztárosnak és más olyan alkalmazottaknak a változása, akiknek tevékenysége szorosan összefügg a dokumentumokkal, az összes ügy áthelyezését vonja maga után a felmondó munkavállalótól egy újhoz. Nem csak ügyeket, hanem dokumentumokat is átadnak, a pénztárosnál például a pénztárban lévő készpénz átutalásra kerül.
Az átadás az átvételi és átadási okirat alapján történhet. Ebben a cikkben javasoljuk, hogy töltsön le egy mintadokumentumot a dokumentumok átvételéről és átadásáról (word). A letöltési űrlap a cikk alján található.
Az átadás-átvételi aktus fő célja a dokumentumok vagy egyéb vagyontárgyak egyik személyről a másikra való átadásának tényének megerősítése.
Weboldalunkon letölthet egyéb átutalási aktusokat is: → , → , → .
Hogyan készítsünk egy okiratot az ügyek átvételéről és átadásáról egy másik személynek?
Az aktus annak igazolása, hogy a dokumentumokat a címzett átadta és elfogadta. Ezen túlmenően az átvételi igazolás tartalmazhatja az átadandó dokumentumok részletes listáját, amely lehetővé teszi, hogy szükség esetén tájékozódjon arról, hogy mely dokumentumok, milyen mennyiségben és milyen formában kerültek átadásra. A dokumentumok átvételéről és átadásáról szóló okirat nyomtatványának a következő adatokat kell tartalmaznia:
- Regisztráció dátuma;
- Összeállítás helye;
- a dokumentum neve;
- Információ arról, hogy ki az átadó fél;
- Információ arról, hogy ki a dokumentáció címzettje;
- Szavak, amelyek arra utalnak, hogy a dokumentumokat a mellékelt lista szerint adták át a címzettnek;
- Olyan szavak, amelyek azt jelzik, hogy a címzett átvette és ellenőrizte a dokumentumokat;
- Szavak, amelyek megerősítik, hogy a feleknek nincsenek egymással szemben követelései;
- A bizonylatok listája - táblázatos formában is elkészíthető, ha a lista nagy, akkor indokolt az átvételi igazolás mellékleteként kiállítani. Minden dokumentumnál kívánatos feltüntetni annak nevét, számát és dátumát, az ívek és a másolatok számát, a másolatot vagy az eredetit, valamint egyéb fontos információkat;
- Mindkét fél aláírása.
Az átvételi és átadási okirat egy aláírt példányát átadják az átadó félnek, például a leköszönő igazgatónak, főkönyvelőnek. A második átadásra kerül a dokumentumokat átvevő személynek.
A cégvezető cseréje különbözik egy hétköznapi alkalmazott elbocsátásától. Ezt a tisztviselőt további kötelezettségek terhelik, amelyek megszűnése a vállalkozás normál működésének leállításával fenyegethet. Ezért azt javasoljuk, hogy vizsgáljuk meg, hogyan szűnik meg az igazgatóval fennálló munkaviszony, és miért van szükség az iratok átvételére és átadására annak megváltoztatásakor.
A felmondástól eltérően munkaügyi kapcsolatok rendes állampolgárral a vezető elbocsátása esetén további okok merülnek fel:
| Az elbocsátás okai | Leírás |
| a felek közös megegyezésével | Ez a fajta elbocsátás nem sokban különbözik a többi állampolgár esetében alkalmazotttól. Igaz, szem előtt kell tartani, hogy az igazgatónak át kell adnia a neki ruházott összes tárgyi értéket és vagyont utódjának. |
| Által saját akarata | Minden állampolgár elbocsátáshoz való jogát az ország fő törvényei garantálják. Ebben az esetben ki kell bírnia a maximális időtartamot az elbocsátás időpontjáig. Ez is összefügg az ügyek átadásával. |
| Mikor (tulajdonos, közgyűlés) | Bármikor átvehető, függetlenül a vezetővel kötött szerződés időtartamától. Elfogadva az elbocsátás okainak magyarázata nélkül. Kompenzációként a szerződés feltételei szerint további kifizetések esedékesek. |
| Ha súlyos fegyelmi vétséget észlelnek a vezető cselekményében | a Munka Törvénykönyvében meghatározott általános indokok alapján elbocsátották, kiegészítő kifizetések rendező nem engedélyezett. |
| Cégcsőd miatt | Az elbocsátási eljárás itt egy sor intézkedést ír elő a cég bezárására, és csak ezután szűnik meg munkaszerződés vezetőjével. |
Ne feledje, a vezető, mint minden állampolgár, bármikor felmondhat, vagy elbocsátható jogi indokok munkáltató. Ugyanakkor köteles minden ügyet az utódjára átruházni.
Az esetek átadásának eljárása a fej cseréjekor
A társaság igazgatója jogkörét saját kérelmére vagy a vele kötött szerződés lejártakor megszüntetheti. Bizonyos esetekben a vezetői jogkör megszűnésének alapja a tulajdonos döntése (a részvényesek közgyűlése).
A társaság első személye köteles a jogutódjára átadni az olyan dokumentumokat, amelyekért személyesen felelős:
- a társaság alapító okiratai;
- a gazdasági tevékenység végzésére jogosító engedélyek, igazolások, egyéb engedélyek eredeti példányai;
- a tulajdonos által kiállított meghatalmazások eredeti példányai;
- elsődleges dokumentumok, amelyekért a vezető felelős;
- a váltók, részvények, egyéb pénzügyi dokumentumok első másolatai;
- nagy nemzetközi szerződések, megállapodások eredeti példányai;
- egyéb dokumentumok, amelyek tárolásáért személyesen a társaság igazgatója felelős.
Ne felejtse el, hogy a vezető anyagilag felelős személy, akinek az első pénzügyi aláírás joga van. Mindezt figyelembe kell venni addig a pillanatig, amíg az igazgatót megadják munkakönyvés elbúcsúzunk.
Ezért az ingatlanok és dokumentumok átruházási eljárásának megkezdése előtt létre kell hozni a vállalkozásnál leltári jutalék, ellenőrizze a számviteli leltár szerint nyilvántartottak elérhetőségét az igazgató számára anyagi javak.
Ehhez megrendelést adnak ki a vállalkozás számára, meghatározzák a munkáért felelős személyeket, meghatározzák a végrehajtás határidejét, valamint a jelentés formáját, mi legyen a kimenet, és ki hagyja jóvá. Itt is feltüntetésre kerül az igazgató által személyesen tárolt iratok listája, amelyeket köteles utódjának (ideiglenes helyettesének) megőrzésre átadni.
A rendelkezésre álló anyagok átadását papíron kell rögzíteni, teljes körűen fel kell sorolni, hogy milyen típusú dokumentumok kerülnek átadásra, milyen állapotban vannak. Az átmenet ténye hivatalos papírok az átadó és a fogadó fél személyes aláírásával kell rögzíteni. Általában harmadik feleknek kell megerősíteniük az ilyen eljárás lefolytatását.
Ne feledje, a vezetőváltásnak együtt kell járnia dokumentáció a rá utalt összes irat, tárgyi eszköz, ügy átadása, hogy a jövőben a feleknek ne legyenek egymással szemben követelései.
Miért kötelező az iratok átvétele és átadása az igazgatóváltáskor?
Az irodai munkában a cselekményt olyan dokumentumnak tekintik, amely megerősíti, hogy valamilyen esemény valóban megtörtént. Lehet szabványos, vagy bármilyen formában összeállítható. Az ilyen típusú dokumentumokat legalább két személy írja alá (optimális esetben, ha három vagy több aláíró van). 
Az aktusnak kell hibátlanul van egy ilyen kellék:
- a dokumentum neve;
- az összeállítás dátuma és helye;
- aki jelen volt az összeállítása során;
- a kérdés rövid lényege (megvalósult tények listája formájában, sejtések, saját gondolatok, feltételezések nélkül);
- az aktus elkészítésében részt vevő személyek aláírásai és aláírási átiratai.
Az aktus kibővített formában jeleníti meg azokat a tevékenységeket, amelyek a cégvezető váltáskor történtek. És tekintettel arra, hogy az első személy felelős minden folyamatért, gazdasági tevékenységért, csak az ő aláírása érvényes megerősítésként egyéni műveletek, az ilyen dokumentumok megléte a fogadónál kötelező.
A jövőben rendkívül nehéz lesz megerősíteni, hogy nem vesztett el semmit, és a dokumentumokat egyszerűen nem adták át Önnek. Különösen akkor, ha az átadás szakaszában ezt megfelelő jogi aktus nem rögzíti.
Ne feledje, hogy a dokumentumok törvény szerinti átadása lehetővé teszi a felek számára, hogy mentesüljenek a felelősség alól a papírhordozók hiánya, elvesztése, sérülése esetén.
Ez a videó bemutatja, mit jelent egy cég számára a vezérigazgató-váltás, és hogyan történik:
Mi legyen a dokumentumok átadási aktusában
Most pedig arról, hogy a vezetők (a régi és az átvevő, illetve a feladatokat ideiglenesen átvevő személy) között milyen konkrét formája van az iratok átvételének és átadásának. Javasoljuk, hogy egy ilyen dokumentum a következő adatokat tartalmazza:
| Rész név | Leírás |
| Információs rész | Ez tartalmazza az irat megnevezését, összeállításának helyét és időpontját, a távozó vezető beosztásának teljes megnevezését, valamint a jogutód (ideiglenesen helyettesítő személy) beosztásának megnevezését. A tanúként jelen lévő személyek is feltüntetésre kerülnek. Álláspontjaikat is teljes egészében leírják. Az eljárásban részt vevők részletes teljes neve feltüntetésre kerül. |
| Az eljárás leírása | Ebben a részben meg kell jelölnie a jogi aktus elkészítésének indokait, az adott pillanatban végrehajtott tevékenységeket. Magukat az átadandó dokumentumokat általános oldalszámmal kell feltüntetni (ha az eredeti példány 1 lapnál többet tartalmaz). Ha a dokumentum mindkét oldalán szöveg található, akkor ezt is célszerű megemlíteni. Az optimális, ha a dokumentumok listája egy táblázatban van összefoglalva, ahol fel van tüntetve sorozatszám, a dokumentum megnevezése, az ívek száma, valamint egy tiszta oszlop az átviteli eljárás során esetlegesen felmerülő megjegyzések számára (pl. lehet, hogy a dokumentum elérhető, de bizonyos fizikai sérülései vannak). |
| Az a rész, ahol a program résztvevői aláírásukat hagyják | Itt célszerű feltüntetni a beosztás teljes nevét, valamint az aláírók teljes nevét (itt lehet rövidíteni). A résztvevő aláírása minden név mellé kerül. |
Egyes esetekben az átvételi és átadási okirat a társaság tulajdonosához (a részvényesek közgyűléséhez) terjeszthető jóváhagyásra, akinek a régi és az új vezető tartozik felelősséggel. Ez a lehetőség a tulajdonos azon vágyától függ, hogy irányítsa a folyamatot. A törvény szabványmintája megtalálható az interneten.
A dokumentumok átadási eljárásában részt vevő harmadik feleknek olyan hozzáértő szakembereknek kell lenniük, akik értik, hogy pontosan mit is továbbítanak itt. Általában ezt Főkönyvelő társaság, annak pénzügyi igazgatója vagy pénzügyi és gazdasági tevékenységért felelős helyettese.
Az ilyen személyek bevonzásának folyamata során azt kell követni, hogy az ilyen dokumentumokat (általában másolatokat) használják fel szerződések előkészítésére, kifizetésekre, bizonyos jogosítványok megerősítésére. Nem kell tudatlan személyeket bevonni ezekbe a tettekbe, akik a jövőben egyszerűen nem fogják tudni egyértelműen megmondani, hogy a vezetők mit adtak át egymásnak.
Az okirat eredeti példányainak számának legalább kettőnek kell lennie – egy az anyagátadásban részt vevő felek számára. A többi résztvevő másolatot kaphat a dokumentumról.
Ne feledje, hogy a cselekménynek céljának megfelelően egyértelműen meg kell fejteni, hogy mit, mikor és kinek és milyen állapotban adták át, és meg kell jelölnie az eljárás tanúit is, hogy ha vitatott kérdés a jövőben bármilyen kijelentést, panaszt megerősíthetnek vagy cáfolhatnak.
Akit értesítenek az igazgatóváltásról
Az első személy elbocsátását további kötelezettségek is megkülönböztetik, amelyek a társaság tulajdonosát vagy az általa meghatalmazott személyt terhelik. 
Az a tény, hogy az elbocsátási végzés aláírása után azonnal írásban értesíteni kell:
- Bankintézetek, ahol a vállalat számlát nyitott.
- Cégbejegyzési hatóságok.
- Adóhatóságok, egyéb szabályozó szervezetek.
- Vállalkozások, amelyekkel együttműködést folytatnak, vagy különféle gazdasági szerződéseket, szerződéseket, megállapodásokat írnak alá.
- Egyéb együttműködésben érdekelt jogi személyek és magánszemélyek.
Erre legkésőbb a vállalat régi igazgatójának elbocsátásának és új igazgatójának kinevezésétől számított 3 napon belül kerül sor. Ezzel egyidejűleg az aláírási jogosultság megváltoztatására közjegyző által hitelesített kérelmet kell benyújtani egy bankintézethez.
Mellékeljük a tulajdonos (felettes szerv) határozatának hiteles másolatát a vezető megváltoztatásáról és új személy kinevezéséről erre a posztra, személyes eredeti aláírásával. Ezen követelmények be nem tartása azt eredményezheti, hogy adminisztratív felelősség A cég számára.
Hasonló műveleteket hajtanak végre, ha névleges cserére van szükség engedélyeket, a régi igazgatónak kiadott üzleti tranzakciók lebonyolítási jogáért. Itt szükség lehet a korábban kiadott engedélyek visszaküldésére, hogy megsemmisítsék azokat. Ezért célszerű mind a mai napig az átvételi és átadási okirat szerint a jogi átmenet eljárását lefolytatni. fontos dokumentumokat régi és új vezetők között.
Tekintettel arra, hogy a legtöbb cég nem nélkülözheti az iratok aláírási jogával rendelkező vezetőt, gyakran nem egy, hanem kettő vagy több személy (legfeljebb 3-4 vezető) jogosult a pénzügyi dokumentumok aláírására. Ebben az esetben, ha új vezető még nem jelölték ki, a vezető elbocsátásáról értesíteni kell a szabályozó és nyilvántartási hatóságokat. Gazdasági aktivitás cégek nem szenvednek ettől.
Ne feledje, hogy az illetékes szervezetek, valamint a szerződő felek idő előtti értesítése a vezetőváltásról félreértéseket okozhat az üzletvitel során, valamint a régi igazgató esetleges visszaéléseit, különösen, ha hasonló cselekedetei miatt elbocsátották.
Nézze meg ezt a webináriumot egy orosz korlátolt felelősségű társaság résztvevőinek megváltoztatásáról:
Kérdőív, írd meg
Elég gyakran felmerül az ügyek, iratok munkavállalók közötti átvételének, átadásának igénye, de ilyen eljárás említése a ben belső dokumentumokat szervezetek ritkák. Ez a kérdés ráadásul a munkaügyi jogviszonyokat szabályozó jogszabályokban sem tükröződött megfelelően, pedig ezen a területen több mint aktuálisak az ügyek, iratok átvételének, átadásának nem megfelelő nyilvántartásából adódó problémák.
Hogyan és mikor történjen az ügyek átvétele és átadása a munkavállalók között? Ki vehet részt az ügyek, dokumentumok átvételének és átadásának folyamatában? Milyen dokumentumok szabályozzák az ügyek, iratok átvételének és átadásának eljárását? Melyek az ügyek, dokumentumok átvételének és átadásának főbb szakaszai? Hogyan történik az ügyek, dokumentumok átvétele, átadása? Ezekre és más kérdésekre választ talál a cikkben.
A GOST R 51141-98 „Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások" dokumentum- ez egy anyaghordozón rögzített információ, olyan adatokkal, amelyek lehetővé teszik az azonosítást (3. pont), ügy- ez egy dokumentumkészlet vagy egy adott kérdéshez vagy tevékenységi területhez kapcsolódó dokumentum, amelyet külön borítóban helyeznek el (71. cikk). Mint látható, az „ügy” és az „okmány” nem ugyanaz, annak ellenére, hogy általában az ügyek átadásáról szokás beszélni. Ez azonban nem teljesen helyes olyan helyzetekben, amikor az ügyeket és a dokumentumokat is átadják. Ezért a cikk szövegében az "ügyek és dokumentumok átvétele és átadása" kifejezést használják.
Miért szükséges az ügyek átadása és átvétele?
Az ügyek és dokumentumok átadása:
hogy a munkafolyamat ne szakadjon meg;
a távollévő munkavállaló munkaköri feladatait megfelelően ellátja;
fel tudja mérni az ügyeket fogadó munkavállaló munkaterheltségét;
hogy meg lehessen osztani a felelősségi területeket.
Alapvetően az esetek közvetlen vagy közvetett átadásának szükségessége a következő, a legtöbb munkavállalóra jellemző helyzetekben merül fel:
szabadságra megy (beleértve a szülési szabadságot, szülői szabadságot stb.);
hosszú üzleti út;
átmeneti fogyatékosság;
áthelyezés másik munkahelyre;
elbocsátás (különböző okokból);
egyéb esetekben, amikor a munkavállalónak kell hosszú idő távol lenni, vagy teljesen elhagyni a szervezetet.
Vegye figyelembe, hogy meglehetősen ritka az esetek és dokumentumok teljes átadása egy távozó alkalmazott által. Még akkor is, ha ez megtörténik egyedi esetek, szinte soha nincs megfelelően formázva.
Egyrészt miért kell formalizálni az ügyek átadását abban az esetben, ha a munkavállaló szabadságra megy, üzleti útra megy vagy beteg? Végtére is, az ilyen ideiglenes távollét ideje alatt a feladatait más alkalmazottak látják el, amelyeket a szervezet vezetőjének utasítása alapján vagy a szervezet által meghatározott más módon jelölnek ki. Képzeljünk el például egy olyan helyzetet, amikor egy titkár ideiglenesen távol van, akinek feladatai közé tartozik:
különböző kommunikációs csatornákon érkező levelek fogadása, továbbítása feldolgozása, dokumentumok ellenőrzése papír hordozó a kézbesítés helyességére, a mellékletek sértetlenségére vonatkozóan; a beérkező dokumentumok nyilvántartása elektronikus folyóirat a megállapított formanyomtatványt, megfontolásra megküldve a vezetőségnek és a szervezet strukturális részlegeinek;
kimenő dokumentumok fogadása a szervezet alkalmazottaitól, végrehajtásuk helyességének, a kérelmek elérhetőségének és hiánytalanságának ellenőrzése, regisztráció a megállapított formájú elektronikus naplóban;
ügyek kialakítása a jóváhagyott nómenklatúra szerint, biztosítva azok biztonságát.
Nyilvánvaló, hogy az ilyen munkát időben el kell végezni. Ha a szervezetnek több titkára van, akkor minden könnyen megoldható: egy másik, ugyanazokat a feladatokat ellátó titkár ideiglenesen dupla terheléssel dolgozik. De ha csak egy titkár van a szervezetben, akkor lehetetlen az ügyek és dokumentumok átadása nélkül megtenni, különben az a személy, aki nem ismeri teljesen a titkári feladatokat, egyszerűen nem tud megbirkózni, ami miatt nem csak egy konkrét munkaterület, de általában a szervezet tevékenysége is szenvedhet.
Ki szokta átadni és átvenni az ügyeket?
Az ügyek, iratok átadásának kezdeményezője általában vagy az azokat átvevő munkavállaló, vagy annak a szerkezeti egységnek a vezetője, amelyen belül ezen ügyek, iratok átadásra kerülnek. Áthelyezésüket egy ideiglenesen távollévő vagy felmondó alkalmazott végzi, és vagy új munkavállaló, vagy a vezetés által erre kijelölt személy veszi át.
Úgy tűnik, hogy ebben nincs semmi bonyolult. A gyakorlatban azonban előfordulnak olyan esetek, amikor a felmondó munkavállaló konfliktus vagy egyéb kedvezőtlen körülmény miatt nem fog ügyeket, iratokat átadni, különösen, ha ez nem tartozik a feladatai közé. Hiszen nem mindenki mond fel szabad akaratából a munkahelyéről, nem mindenki igyekszik az utolsó pillanatig jó kapcsolatot fenntartani a vezetőséggel. Mit tegyen egy új alkalmazott ilyen helyzetben?
Először is ezt a tényt kell rögzíteni törvény. Ekkor az újonnan felvett munkavállaló, hogy elkerülje annak kockázatát, hogy mások hibáiért felelősséget hárítson, esetleg az elődje által készített dokumentumokban történt, egyoldalú dokumentumot állíthat össze - elfogadott dokumentumok listája(2. példa).
jegyzet. Az, hogy a munkavállaló megtagadja az ügyek és iratok átadását elbocsátáskor, nem ok arra, hogy a munkáltató ne számoljon el vele és ne adjon ki munkakönyvet - függetlenül attól, hogy ezt a kötelezettséget a munkaszerződés rögzíti-e és/vagy munkaköri leírás.
2. PÉLDA
Az elfogadott dokumentumok leírása
A Mironova A.P. vállalati titkár által elfogadott ügyek és dokumentumok leltárát.
Ügyek, dokumentumok átvételekor a következőket találtam:
1. A 2011. január 16-i közgyűlési jegyzőkönyv eredeti példánya 1/2011. sz. hiányzik, ennek másolata megvan.
2. A 2011. április 20-án kelt, eredeti 5/2011. sz. közgyűlési jegyzőkönyv hiányzik (másolat nincs).
Jelen leltár igazolja a fenti ügyek és dokumentumok 2012. május 3-i állapotú átvételét.
Vállalati titkár Mironova A.P. Mironova
Egyetért:
Maslova E.D. Maslova
Mikor kell az ügyeket, iratokat átadni?
Néha előfordul, hogy fájlok és dokumentumok új alkalmazott még munkába állása előtt elfogadja elődjétől. Vegye figyelembe, hogy ez meglehetősen kockázatos, mivel egy új alkalmazott, miután átvette a vezetést, bármilyen okból kifolyólag nem megy dolgozni. Ekkor logikus a kérdés: mikor kell ezeket az ügyeket, dokumentumokat átadni?
Az ügyek és dokumentumok átadása általában az elbocsátás napján történik, mivel korábban utolsó nap alkalmazottja teljesíti a sajátját hivatalos feladatokat. A különösen felelős dolgozók ezt fokozatosan teszik, több szakaszra bontva, előre, néhány napon belül. Ebben az esetben jobb, ha az ügyeket nem közvetlenül az új munkavállalóhoz, hanem annak a szerkezeti egységnek a vezetője által kijelölt személyhez kell átadni, amelyben a munkavállaló dolgozott. Ha a főkönyvelő kilép, akkor jobb, ha az ügyeket közvetlenül a szervezet vezetőjének ruházzák át, mivel ő felelős a könyvelés helyességéért.
Előfordul, hogy a vezető megkéri a távozó alkalmazottat, hogy az új munkavállaló munkába lépésének napján jöjjön be az irodába, hogy közvetlenül neki vigye át az ügyeket, vagy fordítva, az, aki még nem jelentkezett munkára, jöjjön és vigye el. át az elődjétől, mielőtt munkába állna. Álláspontunk szerint ez nem igaz, hiszen az ügyek, iratok átvétele, átadása munkaügyi jogviszony keretében történik. Ennélfogva, ezt az eljárást munkanapon kell elvégezni és munkaidő mind az iratok és dokumentumok átadója, mind a címzett számára.
Mi szabályozza az ügyek átvételét és átadását?
Mint fentebb említettük, a szabályzat jogi aktusokügyek, iratok átvételének, átadásának kérdése nem szabályozott. Ez nem meglepő, hiszen nem lehet egyetlen eljárást előírni az ügyek átvételére és átadására, mivel a különböző szervezetekben sok tényező alapján eltérőek a dokumentumkezelés követelményei. Ehhez csak néhány javaslat van:
kitermelés
(jóváhagyva a Szövetségi Levéltár 2009. december 23-i 76. sz. végzésével)
III. AZ ÜZLETI UTASÍTÁSOK FELÉPÍTÉSE ÉS TARTALMA
[…] A Nyilvántartási útmutató előírja, hogy:
[…] a munkavállalók szabadságra, munkavégzésre, betegség idejére, illetve elbocsátás, áthelyezés esetén kötelesek a rendelkezésükre álló összes dokumentumot átadni a szerkezeti egység irodai munkájáért felelős munkavállalónak, vagy az osztályvezető utasítása szerint más munkavállalónak, a munkavállaló felmentése vagy szolgálati átadása esetén az iratok, ügyek átadása a törvény szerint történik.
Azonban annak ellenére, hogy a jogszabályi normák nem tartalmazzák az ügyek átvételére és átadására vonatkozó szabályokat, a szervezet önállóan is megállapíthatja azokat helyi szabályzatokban, figyelembe véve a tevékenység sajátosságait, a foglalkoztatottak számát, feladatait, felelősségét, valamint mint egyéb, az ügyek, iratok átvételének és átadásának szükségességét befolyásoló tényezők azok elvesztésének és elvesztésének elkerülése érdekében. Ebben az esetben az ügyek átvételére és átadására vonatkozó eljárás betartása minden olyan munkavállaló számára kötelező lesz, aki ismeri ezt a területet normatív aktus v kellő időben személyes aláírással.
Az ügyek és iratok átvételére és átadására vonatkozó szabályok a következők lehetnek:
az üzleti kézikönyvben:
személyzeti szabályzat;
belső munkaügyi szabályzat;
rendelkezés konkrét szerkezeti egység satöbbi.
Ezen túlmenően az ügyek, iratok átadási és/vagy átvételi kötelezettségét külön kikötött esetekben javasolt a munkaköri leírásban és/vagy munkaszerződésben rögzíteni.
Ha a szervezetnek nincs legalább némi említése az esetek átvételének és átadásának szükségességéről a helyi szabályozásban, akkor konkrét esetekben ezt megrendelésben (3. példa) vagy megbízásban lehet előírni.
3. PÉLDA
Rendelet az ügyek, iratok átvételének és átadásának megszervezéséről
Zárva Részvénytársaság"Metropol Invest"
RENDELÉS
2012.04.16. 10-K sz
Az ügyek, iratok átvételének és átadásának megszervezéséről
Smirnova P.T. elbocsátásával kapcsolatban vállalati titkári állásából 2012. április 30-tól
RENDELEK:
1. Vállalati titkár Smirnova P.T. átadni, és Maslova E.D. irodavezető-helyettesnek. törvény szerinti ügyeket, iratokat a hivatal irodájában 2012. április 30-ig átvenni.
2. Jóváhagyja az ügyek, iratok átvételi és átadási okiratának formáját (1. sz. melléklet).
3. Az átadott ügyek és dokumentumok megfelelő ellenőrzéséhez, valamint átvételükben és átadásukban való részvételhez hozzon létre egy bizottságot, amely a következőkből áll:
elnök - a személyzeti szolgálat vezetője Zhurkova N.G.
bizottsági tagok:
főkönyvelő Makarova N.T.
az iroda vezetője Petrova M.I.
Fő jogi szolgálat Makarov A.D.
4. Titkár Mikhalchenko P.I. e végzést a végzés (1) és (3) bekezdésében meghatározott személyek személyes aláírása ellenében a végzés kibocsátásától számított legkésőbb egy munkanapon belül tudomására hozza.
5. Fenntartom az irányítást jelen megbízás végrehajtása felett.
Indoklás: Smirnova P.T. felmentése iránti kérelem. 2012.04.16-tól
Főigazgató Szkvorcov A.I. Szkvorcov
Ismerkedtek a rendeléssel:
Emberi Erőforrások vezetője
Zsurkova N.G. Zsurkova
Főkönyvelő
Makarova N.T. Makarova
kancellária vezetője
Petrova M.I. Petrova
Jogi Szolgálat vezetője
Makarov POKOL. Makarov
Irodavezető-helyettes
Maslova E.D. Maslova
Vállalati titkár
Szmirnova P.T. Szmirnova
Az ügyek, iratok átadásának és átvételének rendje
Ahogy fentebb megjegyeztük, az ügyek átadásának és átvételének eljárása nem lehet minden szervezetnél azonos. Az ügyek, dokumentumok átadásának és átvételének műveleti sorrendjének ábrázolása érdekében azonban ezt a folyamatot feltételesen 3 szakaszra osztjuk.
■ 1. szakasz: ügyek és dokumentumok áttekintése.
Jegyzet. Az elfogadott ügyeknek, dokumentumoknak formájukban és tartalmukban meg kell felelniük a szabványoknak hatályos jogszabályok, többek között az irodai munka és az okmányforgalom területén.
■ 2. szakasz: ügyek és dokumentumok előkészítése az átadáshoz.
■ 3. szakasz: ügyek és dokumentumok átvételének és átadásának nyilvántartása.
Az aktus kötelező adatai
A GOST R 6.30-2003 ajánlásai szerint Egységes rendszerek dokumentáció. Szervezeti és adminisztratív dokumentáció rendszere. A papírmunkával szemben támasztott követelmények”, valamint a dokumentumok átvételére és átadására vonatkozó jogi aktusok megalkotásának gyakorlata a szervezetekben általában a következő jellemzőkkel rendelkező űrlapot használja:
A4-es formátum (210 × 297 mm);
a dokumentum minden lapjának margójának legalább: 20 mm - balra kell lennie; 10 mm - jobb; 20 mm - felső; 20 mm - alsó;
fehér papírból vagy világos színű papírból;
oldal tájolása - álló;
ha az aktus két vagy több oldalból áll, a második és az azt követő oldalak számozásra kerülnek (az oldalszámok a lap felső margójának közepére kerülnek).
A dokumentum űrlapján szerepeljen a szükséges adatok:
● a szervezet logója;
● a szervezet neve;
● a bizonylattípus neve;
● dokumentum kelte;
● regisztrációs szám dokumentum;
● a dokumentum kiállításának helye;
● jóváhagyó bélyegző;
●cím a dokumentum szövegéhez.
● dokumentum szövege.
● egy jelölést az alkalmazás jelenlétéről.
● aláírások.
A cselekmények tárolása
Az aktust helyi jogszabályban meghatározott helyen kell tárolni, például irodában, személyzeti szolgáltatás annak a munkavállalónak a személyi aktájában, vagy abban a szervezeti egységben, amelynek alkalmazottai ügyeket átadnak és átvesznek, a Jellemző vezetői jegyzékben meghatározott határidőn belül. levéltári dokumentumok tevékenysége során keletkezik kormányzati szervek, szervek önkormányzatés szervezetek, feltüntetve a tárolási időszakokat, az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2010. augusztus 25-i 558. számú rendeletével jóváhagyva:
Végezetül megjegyezzük, hogy még ha az ügyek és iratok átvételére vonatkozó eljárást megfelelően végrehajtják is, ez semmiképpen sem oldja meg azokat a problémákat, amelyek egy ilyen felelősségteljes „tehert” vállaló munkavállalónak lehetnek. Ez azonban megóvja a munkavállalót mind a vezetés panaszaitól, amelyek olyan dokumentumokkal kapcsolatosak, amelyeket nem ő készített, és lehetséges felelősség mások hibáiért.
(Rövidítésben van megadva. Olvassa el a teljes cikket a magazin nyomtatott változatában.)
I.I. Kuroles,
A SPAR RETAIL CJSC vezető jogtanácsosa
Az igazgatónak, mint a cég bármely más alkalmazottjának, joga van munkahelyet váltani és kilépni. Mielőtt elhagyná kapitányi hídját, a vezetőnek át kell adnia az ügyet, anélkül, hogy figyelembe venné az okot és az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének az elbocsátást indokoló cikkelyét. Az ügyek igazgatói átadás-átvételi kötelezettsége nem egyértelmű kérdés, hiszen jogi keretrendszer nem elég fejlett e tekintetben. az ügyek intézésére vonatkozó eljárás megemlítése az ilyen jogalkotási aktusokban található:
- A bankokról és a banki tevékenységekről szóló törvény, 1990. december 2., 395-1-FZ.
Mivel az első dokumentum némileg elvesztette jelentőségét, a második pedig tisztán a banki struktúrák munkáját érinti, továbbra is támaszkodni kell Irányelvek számviteli anyaghoz - termelési készletek, jóváhagyva. Az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 2001. december 28-i, 119n számú rendelete, ha az igazgató pénzügyileg felelős személy. Minden más esetben a céget a vezetőknek kézről kézre kell átadniuk a vállalkozás alapszabályának megfelelő rendelkezései alapján.
A gyakorlat bizonyítja, hogy a céget és annak kleynodjait, valamint az előző vezetés papírjait a régi módon - a cselekmény végrehajtásával - át kell adni az újnak. Ennek a folyamatnak a időtartamát az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve határozza meg. Tehát saját kezdeményezésű távozáskor kilépési szándékát a vezető legkésőbb 1 hónappal korábban köteles bejelenteni feletteseinek.(Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 280. cikke), és ha a szétválást a munkáltató diktálja, akkor a végzésben meghatározott időtartamon belül.
Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 280. cikke. Korai feloszlás munkaszerződés a szervezet vezetőjének kezdeményezésére
A szervezet vezetőjének jogában áll a munkaszerződést határidő előtt felmondani a munkáltató (a szervezet vagyonának tulajdonosa, képviselője) értesítésével. írás legkésőbb egy hónapon belül.
Mit kell továbbadni és kinek?
A vezetőnek, aki elhagyja a korábbi munkahelyét, át kell helyeznie:
A vállalkozás megrendelésében fel kell tüntetni az igazgatótól megbízást elfogadó személyt. Ez általában egy megbízott helyettes vagy a munkáltató által kijelölt személy.
Ha már van alkirályjelölt, akkor ő is átveheti az ügyeket, mert maga az eljárás nem négyszemközt zajlik, hanem a bizottság tagjai vagy a végzésben említett személyek jelenlétében.
Hogyan kell költeni?
Az igazgató mindenekelőtt köteles a vezetőségét értesíteni, ami az Általános találkozó LLC tagjai. Ehhez rendkívüli közgyűlést kell összehívni (N 14-FZ törvény 35. cikke), amelyre az igazgató benyújtja kérelmét. Mindenkinek, aki jogosult az ülésen részt venni, értesítést küldünk, és a borítékba nem csak egy napirendi meghívót, hanem a számításhoz a cégvezető nyilatkozatának fénymásolatát is.
Rendelés
Egy ilyen ülésen döntik el, hogy ki fogadhat el ügyeket, és kiadhat átvételi végzést, megállapítva a bizottság összetételét, és az ügyek átvételi eljárásában az LLC képviselőjeként megbízott személyt átruházási joggal ruházzák fel. ezt az elfogadást, és készítsen egy aktust. Meghatározzák a feltételeket, amikor az aktusnak készen kell lennie, és a leköszönő igazgató teljes és végső kifizetést kaphat.
A végzést általában az LLC felügyelőbizottságának tagjai készítik el, és egyikük átveszi az ügyvezetőt.
Számviteli folyamatok befejezése
Az első embernek nincs joga elmenni anélkül, hogy a lejárt hónapot, negyedévet, félévet teljesen le nem zárná. A vezető a cég könyvelőjével együtt számol be Adóhivatal, statisztika. menedzsment, elvégzi az összes szükséges kifizetést és levonást az alapokba, a költségvetésbe, aláírva minden dokumentációt.
A hónap első napján, amelyet a cég egy másik személy irányítása alatt fejez be, jelenleg is dolgozó igazgató köteles a számviteli folyamatokat lefolytatni: beszámolók, mérleg, követelés-nyilvántartás ill tartozás, a szabad pénzeszközök rendelkezésre állása alapot ad ahhoz, hogy képet kapjunk arról, hogy a cég tárgyhónapban milyen pénzügyi helyzete van.
Leltár
Bár az Art. 277. cikke az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve, és előírja a vállalat első személyének felelősségét, de ez egészen mást jelent, mint a közvetlen felelősség az olyan anyagokért és termékekért, amelyek felelősséggel tartoznak az alkalmazottak felé, akik termelési tevékenységeik során felhasználják a kapott anyagokat.
Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 277. cikke. A szervezet vezetőjének anyagi felelőssége
A szervezet vezetője jól bírja felelősség a vonal mögött tényleges kár a szervezet okozta.
A meghatározott esetekben szövetségi törvények, a szervezet vezetője megtéríti a szervezetnek a vétkes cselekedeteivel okozott veszteségeket. Ebben az esetben a veszteségek kiszámítását a polgári jog által előírt normák szerint kell elvégezni.
Mindenesetre, még ha nincsenek is anyagok, szerkezetek stb. az igazgató elszámoltathatóságáról, az LLC felügyelőbizottsági vezetőjének felmentésekor még mindig fontos tudni, hogy mi a helyzet az értékrenddel. rögzítik az alkalmazottak elszámoltathatóságát - mindegyik elérhető, vagy lopás történt. Ezért leltárt kell végezni, ha nem is teljes körűen, de legalább szelektíven - a legdrágább vagy a legjelentősebb mennyiségben, mennyiségben vagy anyagköltségben.
Ehhez az anyagegyenlegek listáit nyomtatják ki az elmúlt hónap leírási eredményei alapján. A mérlegben feltüntetett darabszámnak, köbméternek, liternek (nómenklatúra számviteli számnak megfelelően) rendelkezésre kell állnia és jutalékköteles. Ha mennyiségi hiány van, akkor magyarázatot kell követni, és a rendelkezésre állás hiánya nem jelent hiányt. Az a helyzet, hogy az anyagok egy tokban elhasználhatók és még nem írhatók le, hiszen az aktuális hónap még nem ért véget.
Átminősítés észlelésekor magyarázatot kell készíteni, és az egyik anyag hiányát egy másik, többletben szereplő megtakarítással kell kompenzálni. A számviteli lapoktól való minden eltérést az ellenőrző lap tükrözi. A leltár a lopásból eredő hiány kérdésére ad választ.
Vizsgálat
Ha egy LLC felügyelőbizottságának tagjai között nincsenek kellő hozzáértéssel rendelkező személyek, vagy ha egy nagyvállalat munkáját kell ellenőrizni, logikus, hogy az ellenőrzést könyvvizsgáló cégre bízzák. A könyvvizsgálók gyorsan és hatékonyan ellenőrzik pénzügyi tevékenység cégek, amelynek vezetője kilép a társaságból, és jelentést nyújt be a felügyelő bizottságnak, amely objektív értékelést ad a vállalkozás jelenlegi állapotáról.
Mi az a dokumentum?
Ez egy olyan dokumentum, amely igazolja, hogy az ügyet az igazgató az LLC felügyelőbizottsága által a végzésben megjelölt személyre ruházta át. Az ilyen papírnak lehet szabad írásos formája. A név így hangzik: „Ügyek átvételi és átadási okirata”, a vállalkozás teljes neve, dátuma, a cég székhelyének neve és az ügyek átadási eljárása, valamint meg kell adni a végrehajtott műveletnél jelenlévők teljes nevét.
Fontos, hogy az iratokat átadó vállalkozás vezetőjének teljes nevét és beosztását, és az átvevő személyre is ráírják. Ezután adja meg, hogy mely dokumentumokat vagy mappákat szeretné átvinni, például:
"Elküldve:
- alapító okiratok - az LLC alapító okirata, ...
- jogi dokumentumokat ingatlan: telekkel rendelkező irodaház tulajdonjogát igazoló okirat;
- az LLC hivatalos bélyegzője - 1 db;
- sarokbélyegző - 1 db."
Az ügyek átvételének és átadásának mintája az igazgatóváltáskor letölthető alább.
Részletesen fel kell sorolnia mindazt, amit az egykori főnök hátrahagy. Az átvitt ügyek és dolgok listája után egyértelműen jelezni kell: „A felsorolt tételek, az ügyek ilyen-olyan átadták” - és a teljes név a majdnem volt vezető aláírásával és dekódolásával, kapott ilyen ill. ilyen - és ugyanazon adatok az átvevő fél vonatkozásában.
A jelenlévő állampolgároknak is alá kell írniuk az aktust.
Mi a teendő, ha lejárt a felmondási idő, de nem volt ideje kifizetni feladatait?
Ha a felmondási idő lejárt, az ügyek átadása nem történt meg, akkor az igazgatónak jogában áll újabb közgyűlést összehívni a felmondás pillanatának egy-két héttel történő elhalasztása érdekében, de van más lehetőség is. Meg lehet hívni közjegyzőt is és átadni neki, a leltár szerint mindent, ami az utódnak kiszállításra kész, ebben az esetben senki sem fogja szemrehányást tenni, hogy a leköszönő nem adta át az örökségét senkinek.
Abban a helyzetben, amikor a jelenlegi vezető úgy döntött, hogy munkahelyét változtatja, nem szabad akadályokat akadályoznia az útjába, ha határozott döntése van. Mindkét félnek csak haszna származik abból, ha az ügybevétel tényét aktussal rögzítik.