Elektronikus naplóirodai munka. Mi az irodai munka és dokumentumkezelés? Hozzon létre egy-kettő-három dokumentumot

Kuznetsova T.V., a Deloproizvodstvo folyóirat főszerkesztője, az Orosz Állami Bölcsészettudományi Egyetem tiszteletbeli professzora.

Kedves olvasóink!

Pontosan tíz éve, 1997 második felében jelent meg a Deloproizvodstvo magazin első száma.

A folyóirat kezdetben 2002-ig félévente, 2002-től negyedévente jelenik meg. Alig 10 év alatt a folyóirat 31 száma jelent meg (a 32. számot tartod a kezedben), ahol 565 cikk jelent meg.

A lap első számának tíz évvel ezelőtti elkészítésekor a szerkesztők így fordultak az olvasókhoz: „A Deloproizvodstvo magazin első számát tartod a kezedben. Gondolj a lap nevére. oldd meg a kérdést, hiszen a megoldás folyamatában van. bármilyen probléma, dokumentumok merültek fel és merülnek fel ma is az elért megállapodás rögzítése érdekében, döntés, kérés, mert a kimondott szó rövid életű, az átvitel során elfelejthető, eltorzulhat vagy félreérthető. A dokumentum elsősorban az információk egységesítésére, időbeni és távolsági továbbítására, jogi érvényre juttatására jön létre.

De végül is egy dokumentumot nemcsak létrehozni kell, hanem tudni kell vele dolgozni: átadni vagy átvenni, regisztrálni, megszervezni a dokumentumban felvetett probléma megoldását (vezetői állásfoglalások), ellenőrizni a határidőt, elmenteni a dokumentumot, arról igazolást állít ki, további tárolás céljából az irattárba adja át, vagy ha az irat egyszeri, további értékű adatot tartalmaz, megsemmisítse. Ez a munka speciális ismereteket igényel, különösen manapság adott gyors növekedés információmennyiség és annak feldolgozásához való megvalósítás számítógépes technológia.

A dokumentumok túlnyomó többsége a menedzsment területén keletkezik. Ma a szabvány az „irodai munka” fogalmát olyan tevékenységi ágként határozza meg, amely dokumentációt és munkaszervezést biztosít. hivatalos dokumentumokat. Ennek a fogalomnak a szinonimája a „menedzsment dokumentációs támogatás”. Megjelenése az automatizált vezérlőrendszerek területén a terminológia kialakulásához kapcsolódik - automatizált rendszerek szervezeti, szoftveres, információs és egyéb támogatásukkal. Az irodai szakemberek ezt a modellt használták egy mássalhangzó kifejezés létrehozására szakterületükön - "dokumentáció". Ezért a folyóirat különböző cikkeiben a „hivatali munka” és a „vezetési dokumentáció támogatása” kifejezések egyenértékűek.

A folyóirat megalkotásakor a szerkesztők az irodai munkával kapcsolatos tevékenység minden aspektusára törekedtek<1>:

<1>Irodai munka. 1997. 1. sz.

• a hivatali munka törvényi és szabályozási szabályozása;
• dokumentumok egységesítése;
• a dokumentumok létrehozására és végrehajtására vonatkozó általános követelmények;
• követelményeknek bizonyos fajták dokumentumok;
• bizonyos tevékenységi területeket tükröző dokumentációs rendszerek (például számviteli bizonylatok, elsődleges könyvelés, személyzet stb.);
• az egyes irányítási feladatok dokumentálása (például egy JSC vagy LLC megszervezése stb.);
• irodai munkaszolgáltatások szervezése (általános osztály, iroda, titkárság stb.);
• hivatalos feladatokat irodai dolgozók, munkájuk szabályozása;
• okmányforgalom szervezése;
• a dokumentumokkal végzett munka minden szakasza: átvétel, elsődleges feldolgozás, regisztráció, végrehajtás ellenőrzése, referencia munka, küldés;
• a dokumentumok aktuális tárolásának megszervezése;
• ügyek nómenklatúráinak összeállítása;
• az iratok értékének vizsgálatának problémái;
• archív tárolás;
• legújabb irodai berendezések.

Külön kiemelték az „Irodai munka számítógépesítése” címsort.

Mára az elmúlt éveket összefoglalva elmondható, hogy a magazin oldalain minden megfogalmazott szempont megtalált és felkerült. Emellett a folyóirat 1997. évi első számában említett külön rovat az irodaautomatizálásról – a számítástechnika bevezetésének rohamos ütemét is figyelembe véve – évről évre egyre nagyobb helyet foglal el a folyóirat oldalain. .

A magazin az állami szervek irodai munkaszolgálatai (ügykezelés, általános osztályok, irodák, titkárságok) számára készült. szövetségi szinten, a Szövetség alanyai, önkormányzati szint, állami, állami, szövetkezeti és kereskedelmi intézmények, vállalkozások, szervezetek, cégek.

Ezenkívül minden irodai dolgozónak és minden olyan szakembernek szól, aki dokumentumokat készít, készít vagy dolgozik.

Számos vélemény szerint a magazin hasznos a kereskedelmi cégek alkalmazottai számára, akik általában nem rendelkeznek képzéssel a menedzsment és a dokumentumokkal való munka kultúrája terén.

A magazin különösen népszerűnek bizonyult a felső- és középfokú szakosztályokban oktatási intézmények, szakemberek képzése a menedzsment dokumentációs támogatásában. Külön kiemelték és szisztematikusan karbantartották a "Képzés" címsort, amelynek cikkei a dokumentumspecialista szakmáról mesélnek.<2>, O állami szabványok magasabb szakképzés irodai munkára (az elmúlt években kettő volt, most készül a harmadik generációs szabvány)<3>, emelje ki a tanítási módszereket<4>.

<2>Isachenkova A.I., Skorpió O.L. Dokumentációs szakember, mint szakember és személyiség (szociológiai kutatások alapján) // Papírmunka. 2004. N 1. S. 60-63; Kuznetsova T.V. Szakterület "A menedzsment dokumentációja és dokumentációs támogatása" (bevezetés a szakterületbe) // Papírmunka. 2002. N 1. S. 16-19; Kuznetsova T.V. Az okmányszakértői szakma története a 19-20. // Irodai munka. 2003. N 1. S. 74-77; Kuznetsova T.V. A dokumentumspecialista szakma története a szovjet és a postán szovjet időszak// Irodai munka. 2003. N 2. S. 59-66; Pashchenko V.G., Fionova L.R. Dokumentációs szakemberek. Kik ők? Milyenek legyenek? // Irodai munka. 2003. N 4. S. 77-78; Fionova L.R., Pashchenko V.G. A dokumentumspecialisták szerepe és helye egy periférikus város vezető testületeiben // Papírmunka. 2003. N 1. S. 78-80; Kuznetsova T.V. Az óvodai nevelési-oktatási intézmények dolgozóinak képzése, továbbképzése részére jelenlegi szakaszában// Irodai munka. 2005. N 2. S. 65 - 68 és mások.
<3>Kuznetsova T.V. Felsőfokú szakmai oktatási szabvány üzleti szakemberek számára. 1997. 2. szám (1). 20-25.o.; Kuznetsova T.V. Új oktatási szabvány a szakterületen. 2000. N 1. S. 17 - 19 és mások.
<4>Emysheva E.M., Mosyagina O.V. A „Dokumentáció” tanfolyam oktatási gyakorlatának szervezése és lebonyolításának módszerei. 2002. N 1. S. 52-54; Emysheva E.M., Mosyagina O.V. A dokumentációs ciklus tudományágainak oktatásának jellemzői a levelező tagozat hallgatói számára. 2002. N 1. S. 104; Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Szervezés és tartás ipari gyakorlat„A menedzsment dokumentális támogatásának szervezése és technológiája” tanfolyamon. 2002. N 2. S. 49-51; Konkova A.Yu. Szervezési és magatartási problémák gyakorlati gyakorlatok dokumentációs tudományágakban. 2002. N 1. S. 105; Kuznetsova T.V. Tézis egyedi szervezeti projektté kell válnia. 2006. N 2. S. 16-19; Minaev V.V. Módszertani anyagok a dokumentumkezelési szakterületek körforgásáról. 2003. N 1. S. 84-86; Solyankina L.N. Oktatási szerepjátékok az "Óvodai nevelési intézmények szervezeti kialakítása" tanfolyamon. 2002. N 3. S. 82-88; Fionova L.R., Bakanova N.B. Elektronikus kézikönyv kidolgozása „A menedzsment dokumentációs támogatásának szervezése és technológiája” tudományághoz. 2003. N 3. S. 65 - 69 és mások.

Ígéretüknek megfelelően a magazin folyamatosan naprakészen tartja olvasóit a dokumentációkezelés legújabb jogszabályi, szabályozási és szabályozási kereteivel kapcsolatban. Közvetlenül a dokumentációt érintő új jogi aktus megjelenése után, vagy dokumentumokkal való munka, vagy már meglévő jogszabály módosítása jogi aktus, erről számolnak be a folyóirat olvasói<5>. Külön cselekmények folyóiratban jelentek meg: Szövetségi törvények "Az információról, az informatizálásról és az információvédelemről", 1995. január 25-i N 24-FZ, "Az állam jelvényéről" Orosz Föderáció"2000. december 25-i N 2-FKZ, "Az elektronikus digitális aláírásról", 2002. január 10. N 1-FZ; Az Orosz Föderáció kormányának rendeletei "A dokumentumok osztályok szerinti tárolásának eljárásáról és az irodai munkában történő megszervezéséről ", 1993. március 3. N 191, "A pecsétek és nyomtatványok gyártásának, használatának, tárolásának és megsemmisítésének egyszerűsítéséről az Orosz Föderáció Államcímerének reprodukciójával", 1995. december 27-i N 1268, "Az elsődleges számviteli bizonylatokról" 1997. július 8-i N 835; az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának rendelete „A jóváhagyásról egységes formák Elsődleges számviteli bizonylat a munkaerő elszámolására és kifizetésére "2001. április 6. N 26; Közelítő rendelet a Központi szakértői bizottság(CEC) az Orosz Föderáció Minisztériumának (osztályának) jóváhagyásával. A Szövetségi Levéltár 1998. március 17-i, N 19 stb. rendelete alapján. Természetesen minden cselekményt leírtak a magazin oldalain.

<5>Banasjukevics V.D. Az irodai munka modern szabályozási keretei. 1997. 2. szám (1). 7-13. o.; Ischeynov V.Ya. Személyes adatok az Orosz Föderáció jogszabályi és szabályozási dokumentumaiban és információs rendszereiben. 2006. N 3. S. 87-90; Kuznetsov S.L. Új az irodaautomatizálásról szóló jogszabályban 2006-ban 2007. N 1. S. 46 - 49; Kuznetsova T.V. Dokumentációs problémák tükrözése a jogalkotási aktusok Orosz Föderáció. 2001. N 2. S. 9-14; Kuznetsova T.V. Változások 2003-ban a menedzsment dokumentumtámogatásának jogi, szabályozási és módszertani kereteiben. 2004. N 1. S. 34-42; Kuznetsova T.V. Újdonság a menedzsment dokumentációs támogatásának jogszabályi és jogi kereteiben 2005-re. 2006. N 1. P. 8 - 15; Kuznetsova T.V. Szövetségi törvény "Az Orosz Föderáció polgárai által benyújtott fellebbezések elbírálásának eljárásáról". 2006. N 3. S. 3 - 6; Kuznetsova T.V. Szövetségi törvény "Az információról, az információs technológiákról és az információvédelemről" - az alap egységes rendszer irodai munka kormányzati szervekés testek önkormányzat. 2006. N 4. S. 3 - 7; Kuznetsova T.V. Az Orosz Föderáció jogalkotási aktusaiban szereplő dokumentáció kérdései. 2007. N 1. S. 3 - 7; N 2. S. 3-7; Larin M.V. Dokumentációkezelés. A szabályozási és módszertani szabályozás problémái. 1998. N 1. S. 9-13; Larin M.V. A koncepció kidolgozásának kérdésében szövetségi törvény"A menedzsment dokumentált karbantartásáról". 2001. N 2. S. 3 - 8; Larin M.V. Állami szabályozás irodai munka Oroszországban: történelem és modernitás. 2002. N 1. S. 3 - 8 és mások.

Különösen népszerűek és keresettek a számítástechnikai technológiák bevezetésével kapcsolatos cikkek. A folyóiratban összesen több mint száz cikk jelent meg ebben a témában, ami az összes megjelent anyag közel ötöde.<6>.

<6>Balasanyan V.E. Automatizált rendszerek használata a dokumentumkezelés támogatására a menedzsment hatékonyságának javítása érdekében. 2002. N 2. S. 27-29; Bobyleva M.P., Guskov V.A. Az ügyek nómenklatúrájának fenntartásának kérdései az okmányforgalom automatizálása körülményei között. 1999. N 1. S. 38-40; Bobyleva M.P. Szoftvertermék kiválasztása munkafolyamat-automatizáláshoz: több szempontú megközelítés alkalmazása. 2002. N 2. S. 21-26; Kuznetsov S.L. Automatizált technológiák az irodai munkában. 1997. 2. szám (1). 58-65.o.; Kuznetsov S.L. Dokumentumok tárolásának megszervezése elektronikus formában. 2004. N 4. S. 47-50; Kuznetsov S.L. Orosz programok az integrált irodaautomatizáláshoz. 2001. N 2. S. 47-53; Kuznetsov S.L. Iroda automatizálás. Hol kezdjem? 2003. N 1. S. 53-57; Kuznetsov S.L. Hozzávetőleges feladatkör egy irodai automatizálási rendszerhez. 2005. N 3. S. 47-52; N 4. S. 56-59; 2006. N 1. S. 44-47; Kiryukhin Yu.G., Melnikova O.M. Munka automatizálása személyi dokumentációval. 2003. N 4. S. 46-49; Kukarina Yu.M. Fogalmak kialakulása" elektronikus dokumentum" és "elektronikus digitális aláírás"az Orosz Föderáció jogalkotási és szabályozási és módszertani aktusaiban. 2003. N 1. P. 43 - 52; Maksimovich G.Yu., Berestova VI. A dokumentumkezelő szerepe az automatizált információs rendszer fejlesztésének kezdeti szakaszában. 2004. N 2. P. 67–70; Ryskov O.I. nemzeti szabvány az elektronikus információforrások leírásáról. 2005. N 2. S. 54-59; Ryskov O.I. Az elektronikus dokumentumok irodai munkában történő felhasználásának néhány problémájáról szövetségi szervek végrehajtó hatalom. 2004. N 1. S. 11-17; Serpik G.A. Modern rendszerek dokumentumfilmes környezetek kezelése. 1999. N 1. S. 24-26; Sysoeva L.A. A dokumentumok elektronikus megfigyelésének megszervezésének problémái a rendszerekben elektronikus dokumentumkezelés. 1998. N 2. S. 43-48; Yaroslavtseva E.N., Kameneva E.M. A "Termika" tanácsadó csoport információs és szoftvertermékei a menedzsment és archiválás dokumentációs támogatása területén: informatizálás, automatizálás, integráció, képzés és tudáskontroll. 2004. N 2. S. 44 - 51 és mások.

Jelentős számú cikk foglalkozott az üzleti stílussal hivatalos dokumentumokat(dokumentumnyelvészet)<7>.

<7>Basovskaya E.N. A kézbesítési okmányok nyelvéről. 1997. 2. szám (1). 34-47. Basovskaya E.N. "Engedje meg, hogy kapcsolatba lépjek ..." (a címformák kiválasztása az üzleti levelezésben). 2003. N 1. S. 24-27; Dubinina E.V., Ilinova E.Yu. Az önéletrajz szemantikai szerkezetének tipológiai jellemzői és kísérő levél. 2001. N 2. S. 71-75; Dulina N.N., Kushneruk S.P. A klisék változatai az üzleti levelek szövegében. 2003. N 2. S. 108-111; Egorova N.Yu., Milovanova M.V. Állítson be kifejezéseket a jogalkotási aktusok szövegébe (a példán Polgári törvénykönyv RF). 2002. N 4. S. 61-67; Kolokoltseva T.N., Tanyushina O.V. Kommunikációs pontosság a szerződések szövegében. 2003. N 4. S. 74-76; Kosova M.V., Kasyan I.I. Az üzleti írás dinamikája a dokumentumnyelvészet szemszögéből. 2003. N 3. S. 14-17; Omelchenko S.R., Pimenova N.V. Az érvek típusai és kifejezési módjai a sajtóközlemények szövegeiben. 2001. N 2. S. 76-79; Szemjankova O.I. Szöveg kezelési dokumentum a befolyásolás eszközeként. 2003. N 4. S. 64-67; Tupikova N.A., Lysenko O.N. A bürokrácia szerepe az üzleti felkérő levelekben. 2003. N 2. S. 38-44; Ulyantseva S.E. Az üzleti írás hibáinak tipológiája és javításuk módjai. 2002. N 3. S. 24-28; Ulyantseva S.E. A dokumentum szövegének elkészítése: nyelvi normák. 2003. N 4. S. 68 - 73 és mások.

Az évtized során korábban előre nem látott rovatok is megjelentek, például külföldi tapasztalatok: nemzetközi szervezetek tevékenysége, a dokumentumokkal való munka szervezése Európai országokés az USA-ban<8>.

<8>Bukhtereva L.B. Irodai munka egy német cégnél ("Industri-und Handelskammer" példáján). 1998. N 2. S. 61-64; Volkova D.V. A Nemzetközi Szabványügyi Szervezet (ISO) tevékenysége. 2006. N 2. S. 9-15; Konkova A.Yu. Üzleti levelezés készítése és lebonyolítása Franciaországban. 1997. 2. szám (1). 77-83. Kostomarov M.N. A levelezés ENSZ-ben történő regisztrációjának követelményei (1980-as évek vége – 1990-es évek eleje). 1998. N 2. S. 65-70; Kostomarov M.N. A dokumentumok tárolásának és megőrzésének megszervezése az Egyesült Államokban. 1997. 2. szám (1). 66-76. Kuznetsov S.L. Irodaautomatizálási rendszerek nemzetközi követelményei. 2006. N 3. S. 63-69; Kukarina Yu.M. Az informatizálás, az információvédelem, valamint az elektronikus dokumentumok és az elektronikus digitális aláírás használatának jogi szabályozása Ukrajnában. 2001. N 2. S. 15-18; Kukarina Yu.M. Az elektronikus dokumentumok és az elektronikus digitális aláírás használatának törvényi és szabályozási és módszertani szabályozása a FÁK-országokban. 2002. N 3. S. 75-78; N 4. S. 48-55; Kukarina Yu.M. Elektronikus dokumentum és elektronikus digitális aláírás az Egyesült Államok jogában. 2002. N 2. S. 30-33; Mitchenko O.Yu., Ryskov O.I. Az üzleti iratkezelés nemzetközi szabványa ISO 15489-2001. 2003. N 3. S. 62-64; Mitchenko O.Yu. A szervezeten belüli dokumentumkezelési felelősség megosztása (követelmények nemzetközi szabvány ISO 15489-2001). 2005. N 1. S. 50-53; Ryskov O.I. Nemzetközi szervezetek tevékenysége a világ megőrzése terén kulturális örökség digitális formában. 2004. N 3. S. 73-78; Ryskov O.I. Metaadatok az irodai munkában: külföldi szabványosítási tapasztalat. 2004. N 4. S. 42-46; Ryskov O.I. Dokumentumkezelés az európai országokban: áttekintés szabályozási keret. 2006. N 4. S. 8 - 14 és mások.

Nem kevésbé népszerűek a biztonsággal és információvédelemmel foglalkozó cikkek.<9>.

<9>Govorukhin O.E. Kereskedelmi bank információbiztonsága. 2006. N 1. S. 61-65; N 2. S. 82-85; Govorukhin O.E. Hivatalos és szakmai titkok. 2006. N 3. S. 78-86; Demushkin A.S. A munka szervezése dokumentált információ korlátozott hozzáférés. 1998. N 2. S. 37-42; Ischeynov V.Ya. A bizalmas információ hordozójára gyakorolt ​​informális befolyásolás kérdéséről. 2002. N 3. S. 80-81; Ischeynov V.Ya. Bizalmas információk körforgása a külföldiek által vezetett szervezetekben (a kérdés felvetése). 2002. N 3. S. 79; Ischeynov V.Ya. Tengerentúli élmény az információ védelme a személyzettel végzett munka során (az USA példáján). 2005. N 4. S. 77-80; Kuznetsov S.L. Spam és az ellene folytatott küzdelem. 2004. N 3. S. 67-72; Metsatunyan M.V., Ischeynov V.Ya. Néhány szempont információ biztonság. 2004. N 1. S. 57-59; Korolkova T.A., Pechersky A.V. Információvédelmi tevékenységek engedélyezése Oroszországban: történelem. 2003. N 3. S. 57-61; Stepanov E.A., Stepanova E.E. Bizalmas dokumentumok hagyományos és automatizált könyvelésének technológiája. 1998. N 1. S. 58-68; Stepanov E.A. A bizalmas dokumentumok védelmének és feldolgozásának alapelvei. 2000. N 2. S. 31-36; Shubin A.M. A bizalmas információkkal és az azokat tartalmazó dokumentumokkal való munka egyes kérdéseiről. 2003. N 4. S. 52 - 63 és mások.

A Szövetségi Levéltári Ügynökség vezetője, levelező tag Orosz Akadémia Sciences V.P. Kozlov több éve vezet egy egyedülálló rovatot - az okmányhamisítás, amely a forradalom előtti és a szovjet időszak legszenzációsabb okmányhamisításáról mesél.<10>. Ez a rész 2001. év első száma óta működik.

<10> például: Kozlov V.P. Írott források hamisítása a 20. században (a Kreml bölcseinek „rendeletei”). 2002. N 1. S. 55-61; Kozlov V.P. Írott forráshamisítások a 20. században (I. V. Sztálin "A legnagyobb titok"). 2002. N 2. S. 56-65; Kozlov V.P. Írásos forráshamisítás a 20. században ("Csalódott Iljics"). 2002. N 3. S. 89-92; Kozlov V.P. Az orosz titkos diplomácia emlékműve. 2005. N 3. S. 81-87; Kozlov V.P. Bírósági vita Borisz cár ügyében. 2007. N 2. S. 79 - 84 és mások.

Tekintettel arra, hogy a különböző történelmi és tudományos értékű dokumentumok hivatali munkában születnek, és ezek egy része állami raktárba kerül, a folyóirat szisztematikusan fenntartja a „Levéltári” rovatot.<11>.

<11>Alekseeva E.V. Levéltár és jog: korszerűés a fejlődési kilátások. 2003. N 2. S. 77-84; Alekseeva E.V., Afanaseva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Irattári dokumentumok rendszerezése. 2002. N 3. S. 93 - 100; Alekseeva E.V., Afanaseva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Tudományos alapok dokumentumok kiválasztása és értékelése. 2003. N 1. S. 98-102; Alekseeva E.V., Afanaseva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. A leltár a legfontosabb levéltári segédkönyv (az összeállítás története és módszertana). 2004. N 2. S. 98-101; N 3, S. 99-103; Afanasyeva L.P. A személyes adatokat tartalmazó levéltári dokumentumokhoz való hozzáférés problémája. 2006. N 4. S. 106-115; Afanasyeva L.P. Irattárak informatizálása: szervezés és kezelés. 2004. N 2. S. 86-97; N 3. S. 89-98; N 4. S. 89-100; Burova E.M. Az irattárak személyes jellegű dokumentumokkal történő kiegészítésének jellemzői. 2007. N 1. S. 82-89; N 2. S. 93-98; Kozlov V.P. A dokumentum nyugalmi állapotban van. 2002. N 2. S. 3 - 4; Kozlov V.P. Múzeumok, könyvtárak, levéltárak a történelmi emlékezet rendszerében (Oroszország példáján). 2004. N 3. S. 4 - 6; Kuznetsov S.L. Új lehetőségek az elektronikus archívum létrehozása során. 2002. N 4. S. 68-73; Kukarina Yu.M. A vállalati elektronikus archívum fogalma és fogalma. 2000. N 1. S. 34-36; Osichkina G.A. A fő levéltári címtár az irodai munkában jön létre. 1997. 2. szám (1). 48-57.o.; Popova E.N. A dokumentumok elérhetőségének és állapotának ellenőrzése. 2005. N 1. S. 96-101; Popova E.N. A modern technológiák és technikai támogatás biztonság levéltári dokumentumok. 2005. N 2. S. 100-103; N 3. S. 108-112; Sokova A.N. elektronikus dokumentum és Elektronikus archívum. 1999. N 1. S. 6 - 10 és mások.

Az elmúlt időszakban a folyóirat oldalain az oroszországi irodai munka hajtogatásának és fejlődésének még mindig kevéssé tanulmányozott történetét az ókortól napjainkig: az intézményekben folyó irodai munka törvényi és szabályozási és módszertani szabályozását. a forradalom előtti Oroszország; dokumentumtípusok fejlesztése; a dokumentumokkal való munka megszervezése és technológiája a forradalom előtti Oroszország intézményeiben; az állami hivatali munka rendszerének fejlesztése a szovjet intézményekben (1917 - XX. század 30-as évei); az irodai munka javítása az 50-es és 90-es években. XX század. Összesen 76 cikk<12>.

<12>Bykova T.A. 17. századi kötelező irodai munka. 1997. 2. szám (1). 84-90. Vyalova L.V. Az iratforgalom csökkentésének irányai a XIX. 2000. N 2. S. 80-85; Dodonova M.I., Efimenko E.A. Ötletek racionalizálása a menedzsment dokumentációs támogatásának javítására a 20-30-as évek forrásaiban és szakirodalmában. 2000. N 2. S. 76-79; Emysheva E.M. Általános Szabályzat - az irányítási és irodai munkaszervezési rendszer jogszabályi szabályozásának kezdete. 2003. N 1. S. 103-110; Iljusenko M.P. Az irodai munka megjelenése és fejlődése Oroszországban (VIII-XIV. század). 1998. N 2. S. 71-74; Konkova A.Yu. Az emberi életről és tevékenységről szóló dokumentációs rendszerek megjelenése a 19. században Oroszországban. 2005. N 2. S. 69-73; Kuznetsov S.L. Az államapparátus fejlesztése az 1920-as évek elején. (Az NC RCT normalizálási osztálya). 2002. N 2. S. 86-88; Kuznetsova T.V., Podolskaya I.A. Módszertani fejlesztések Vezetéstechnikai Intézet az irodai munka ésszerűsítésére. 2002. N 2. S. 75-83; Kuznetsova T.V., Podolskaya I.A. Az irodai munka ésszerűsítésének módszereinek kidolgozása az 1960-1970-es években. 2003. N 4. S. 101-107; Nadershina M.D. Az információs folyamatok jogi szabályozása Oroszországban a 90-es években. 1998. N 2. S. 18-23. Reikhtsaum A.L. Az Orgstroy tevékenysége az irodai munka ésszerűsítésére a 20-30-as években. XX század. 2001. N 1. S. 90-93; Reichtsaum A.L. Az irodai berendezésekkel és az irodai munka javításával foglalkozó össz-oroszországi kutatóintézet az 50-es és 80-as években. XX század. 2004. N 4. S. 75 - 81 és mások.

Az elmúlt években a folyóiratot egyre inkább foglalkoztatják azok a cikkek, amelyek mind a dokumentálási folyamatok, mind az irodai munkavégzés folyamatának tapasztalatait mutatják be az egyes szervezetekben.<13>. Az övék különleges érték abban rejlik, hogy lehetővé teszik az ország irodai munka helyzetének összképét, és tükrözik a számítástechnika gyors bevezetését, a különálló munkahely automatizálásától az egységes vállalati automatizált rendszer létrehozásáig.

<13>Artamonova I.L. Az irodai munka megszervezése az egyetemen (az Orosz Állami Bölcsészettudományi Egyetem példáján). 2000. N 1. S. 47-50; Ermolaeva A.V. A dokumentumáramlás megszervezése a szaratovi régió végrehajtó hatóságaiban. 2003. N 2. S. 19-23; Myakoshina N.D. Vállalati dokumentumkezelő rendszer a vámszolgálatban (a novgorodi vámhivatal példáján). 2003. N 4. S. 41-45; Ustina L.N., Ploshkina E.S. Nyilvántartás vezetése a polgárok kérésére (a kormányzó és a szamarai régió kormánya tevékenységének példáján). 2005. N 3. S. 34-39; Fedorets N.S., Isachenkova A.I. Technológiai folyamatok dokumentumokkal dolgozni. 2006. N 4. S. 15-19; Fionova L.R., Usmanova I.V. Az egyetemi tanszék vezetésének dokumentációs támogatási alrendszere. 2002. N 2. S. 44 - 48 és mások.

A folyóirat számos elméleti kérdést is felvetett, kezdve a terminológiával, a „dokumentum” fogalmával és egészen az elektronikus aláírás és az elektronikus rendszerek bevezetésének mai problémáiig.

A folyóirat szerzői az oroszországi nyilvántartás vezető szakemberei: az egyetemek karai, amelyek a "Dokumentumtudomány és dokumentumkezelés" szakterületre képeznek szakembereket, az Összoroszországi Dokumentumtudományi és Archiválási Kutatóintézet (VNIIDAD) kutatói, alkalmazottak. cégek - automatizált vezérlőrendszerek fejlesztői, levéltári szolgálatok vezetői, különféle szervezeti és jogi formájú szervezetek irodairányítási szolgáltatásainak vezetői és alkalmazottai (a szövetségi hatóságok apparátusától az OJSC és LLC titkárságáig).

A folyóirat folyamatosan nagy példányszáma azt mutatja, hogy megfelel az előfizetői elvárásoknak.

A folyóiratnak létezik elektronikus változata fennállásának minden évére, amely elérhető a "Termika" cég honlapján (www.termika.ru).

A folyóirat 1997-2007 közötti tartalommutatója elkészült.

A magazin szerkesztői remélik, hogy a jövőben is keresett és érdekes marad minden előfizetője számára.

A dokumentumok minden vállalkozás fő információs forrásai, amelyek munkája megfelelő szervezést igényel. A folyóirat teljes egészében ennek a fontos kérdésnek szentelte magát.

A kiadvány felbecsülhetetlen segítséget nyújt az Ön munkájához, valóban segít abban, hogy irodai munkáját és dokumentációját összhangba hozza a meglévő szabványok követelményeivel (GOST R 6.30-2003, GOST RISO 154891 stb.), ill. hatályos jogszabályok, alapul véve külön rendelkezéseket Munka Törvénykönyve, a Polgári Törvénykönyv, a Közigazgatási Bűncselekmények Törvénykönyve és egyéb szabályozó jogszabályok.

Magazin "Irodai munka és dokumentumáramlás a vállalatnál" címmel az óvodai nevelési-oktatási intézmény szakszolgálatainak vezetőinek, szakembereinek (vezetői irattámogatási osztályok, hivatalok, levéltárak, titkárságok, ügyosztályok), egyszóval mindazoknak, akik szakszerűen iratokkal foglalkoznak.

A folyóirat főbb anyagai "Irodai munka és dokumentumáramlás a vállalatnál" azoknak a kérdéseknek szentelve, amelyekkel az óvodai nevelési-oktatási intézmény bármely dolgozója nap mint nap szembesül: üzleti levelek, jegyzőkönyvek összeállítása, feljegyzések, rendelések elkészítése stb. Részletes ajánlásokat adnak a munkafüzetek kialakítására, valamint a személyzeti nyilvántartások kezelésének minden árnyalatára és számviteli dokumentumok.

• Papírmunka- Teljes információt tartalmaz a különféle típusú dokumentációk elkészítéséhez. Milyen papírkezelési lehetőségek vannak? Mi a funkciója az egyes elemeknek. A teljes készletet konkrét helyzetekre vonatkozó példákon veszik figyelembe. szükséges dokumentumokat. Ügyvédek megjegyzései.
• Modern irodai munka- Bemutatták a legújabb technológia papír és elektronikus dokumentumok hazai és külföldi cégek legjobb gyakorlatainak példáján.
• Levéltári üzlet- Magyarázatok az alábbi kérdésekben: a dokumentumok tartós tárolásra való előkészítése, könyvelésük és felhasználásuk szakszerű megszervezése, kapcsolatépítés az állami levéltárral. Gyakorlati tanácsok gyakorló szakemberektől.
• Jogok és kötelezettségek- Minden finomságot figyelembe veszünk munkaügyi kapcsolatok a munkavállalók különböző kategóriáival kapcsolatban különböző helyzetekben. A legjobb hazai szakemberek osztják meg személyes tapasztalataikat cégükben a munkaszervezésről.
• Információs technológia- Egy történet a papír- és elektronikus dokumentumokkal való munkavégzés modern technológiáiról. Példák az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (EDMS) sikeres megvalósítására.
• A siker képlete- Egy történet arról, hogyan lehet sikereket elérni a szakmában. Pszichológusok ajánlásai.

A folyóirat szerzői közül "Irodai munka és dokumentumáramlás a vállalatnál" nagyvállalatok igazgatói és vezetői, kutatók, irodavezetők, vezető szakemberek, tanácsadók, jogászok, tanárok.

Jelentős helyet kap a „Válasz az olvasói kérdésekre” rovatnak, ahol a kiadvány minden előfizetője átfogó tájékoztatást kaphat a legégetőbb kérdésekről.

"Irodai munka és dokumentumáramlás a vállalatnál" az Ön hozzáértésének és professzionalizmusának a garanciája.

A kiadvány világos, egyszerű nyelvezetű és nagyszámú szemléltető példák.

Magazin "Irodai munka és dokumentumáramlás a vállalatnál" a "Business Arsenal" kiadó adta ki, 2002 óta.

"Irodai munka" folyóirat

Az információk rögzítése, megőrzése vagy torzítás nélküli továbbítása minden dokumentum fő feladata. Bármit is csinál egy modern ember, minden cselekedet tükröződik a dokumentumban. Több fontosabb dokumentum a kereskedelmi ill állami tevékenység- ez mindennek az alapja, a rend egyetlen támasza: távolítsd el - és a zavar a legtökéletesebb és legolajozottabb mechanizmust is magába szívja. De nem elég egy dokumentumot létrehozni, dolgozni kell a dokumentummal, és helyesen kell dolgozni. Fogadás vagy továbbítás a rendeltetési helyre, a végrehajtás nyomon követése, regisztráció, megsemmisítés vagy mentés, a probléma megoldásának megszervezése - mindez megköveteli speciális tudás.

Az első szabványok megjelenése a dokumentáció tervezésében a 15-17. századra tehető, ezzel egy időben született meg a „hivatalnok” szó. A mennyiségi változással együtt maguk a dokumentumok és a velük való munkavégzés szabályai is megváltoztak. Ez egy folyamatos folyamat, és még mindig megfigyelhető. A „Dokumentáció” magazint segíti, hogy lépést tartson minden változással és újítással.

A magazin az olvasóknak kínál minden legrelevánsabb és hasznos információ. Szerzői az ország vezető iratkezelési szakemberei.

„Dokumentáció” folyóirat: tartalom

A Deloproizvodstvo magazin minden olyan szakma számára érdekes, akiknek tevékenysége dokumentumokkal kapcsolatos. kívül általános kérdések, lefedi a magazin személyzeti iratkezelését, számvitelét és egyéb speciális területeket. A "Dokumentáció" folyóiratban a következő kérdésekről olvashatnak információkat:

szabályozási és törvényi szabályozás az irodai munka területén;
dokumentumok létrehozása és kivitelezése;
a dokumentumokkal végzett munka szakaszai;
archív tárolás;
A dokumentáció története
dokumentumok értékének vizsgálata;
okmányforgalom szervezése;
· jelenlegi tárhely dokumentumok;
Az irodai dolgozók munkaköri kötelezettségei és munkaarányosítása;
iroda automatizálás.

A számítógépek egyre nagyobb szerepet játszanak az emberi tevékenység minden területén: in elektronikus formában közszolgáltatást nyújtanak, a papírlevelek a múlté, és ez alól a dokumentumkezelés sem kivétel. Az irodai munka papírmentes formába való átültetésének kérdéseit feltáró rubrika minden számmal növekszik. A „Dokumentáció” folyóiratnak külön rovata van a dokumentumkezelői szakma oktatására. A folyóirat a közigazgatási és szervezeti-jogi dokumentumrendszer új elméleti tanulmányairól és felbecsülhetetlen gyakorlati tapasztalatokról szól.

A folyóiratban nagy figyelmet fordítanak az irodai munka külföldi és nemzetközi tapasztalataira. Emberek, akik szívesebben vásárolnak magazinokat személyzeti irodai munka, kétségtelenül érdekesek lesznek a jogászok cikkei, amelyek feltárják a személyzettel való kapcsolatok gyakorlati oldalát.

A folyóirat foglalkozik a különböző szintű levéltári intézmények archívumával és irodai munkájával, az információvédelem és -biztonság kérdéseivel, a különböző profilú szervezetek dokumentálásának jellemzőivel. A magazin szisztematikusan megismerteti az olvasókkal a „Dokumentáció” témájú új könyvek listáit.

Papírmunka magazin: online letöltés

Elolvashatja a Deloproizvodstvo magazint online, vagy letöltheti számítógépére az előző számok egyikét az internet számos webhelyén. Ráadásul, elektronikus változat A folyóirat összes számából a Szövetségi Levéltár hivatalos adatbázisának alkalmazása, és szerepel az oroszországi levéltárosok információs rendszerének szakgyűjteményében.

Segít megérteni a munkafolyamatot, a "Dokumentáció" című folyóiratot előkészítő összes bonyolultságot és bonyolultságot.

Keresés az anyagban: tényleges minták, sémák-emlékeztetők szakértőktől, kész útvonalak az iratok mozgására. Az anyagok segítenek az irodai munka megfelelő megszervezésében, elkerülni a vezetési és szabályozó hatóságokkal kapcsolatos problémákat.

Kapcsolódó anyagok:

Mi az irodai munka dióhéjban

Vagy dokumentumkezelési támogatás (DOM) - olyan folyamatok sorozata, amelyek a dokumentumokkal való munka minden szakaszát érintik. Gyakran munkafolyamatként értelmezik, de ez a két fogalom különbözik, bár szorosan összefüggenek egymással. Dokumentumfolyamat- ez csak egy köztes szakasz a papírok létrehozása és archiválása között.

Referencia: az irodai munka fogalmát a törvények tükrözik. A DOW szabályozza az információs, kiadói és könyvtári szabványok rendszerét.

A cég 9 fő üzleti folyamata

Töltse le mind a 9 csalólapot a magazinban

A következő típusú üzletek léteznek:

• Tábornok- általános dokumentumok karbantartása;
• különleges- meghatározott papírokkal dolgozni, például személyzeti, számviteli, titkos stb.

V állami vállalatok a dokumentumokkal való munka algoritmusát törvény szabályozza. A magáncégeknek jogukban áll önállóan eldönteni, hogyan végezzenek dokumentumkezelést és irodai munkát.

Az irodai munka 3 fő területe

1. Dokumentáció - papírok készítése, nyilvántartása, egyeztetése, elkészítése;
2. Iratokkal végzett munka szervezése - mozgatása, végrehajtásának ellenőrzése, tárolása és felhasználása;
3. Rendszerezés - dokumentumok tárolásra történő átadása, széfekben való elhelyezése, selejtezése stb.

A szervezet alapszabályai

Az irodai munka összetevői minden típusú és célú szervezetben azonosak. Ugyanakkor nem mindegy, hogy az óvodai oktatási intézmény vezetésének melyik módja papír vagy elektronikus, figyelembe kell venni a papírokkal való munka sajátosságait, figyelni kell a részletekre.

Az irodai munka feladatai, funkciói

A nyilvántartás lehetővé teszi az adózás, a könyvelés, a vezetői számvitel megszervezését, a beérkező levelekre való gyors reagálást, az alkalmazottakkal való visszajelzés javítását. Az interakció hatékonysága és sebessége attól függ, hogy a dokumentumfolyamat és a DOW milyen jól van megszervezve. belső szolgáltatások szervezetek. Az irodai munka és az iratkezelés alapjait ismernie kell a szervezet minden olyan dolgozójának, aki valamilyen módon kapcsolódik a papírok elkészítéséhez, átadásához, archiválásához.

Az alkalmazottaknak a következő feladatokat kell ellátniuk:

• munkaidő-nyilvántartást és egységes dokumentumalbumot dolgoz ki, implementál, karbantart;
• nyomtatványok kidolgozása és tervezése;
• a kiküldött és bejövő papírok továbbítási feldolgozását végezni;
• regisztrálja a kimenő, bejövő és belső dokumentumokat;
• ellenőrzi a vezetőséghez aláírásra benyújtott papírok helyességét;
• szabályozza a dokumentumok végrehajtását;
• szövegeket alkotni;
• az ügyek nómenklatúrájának kialakítása, tárolásuk, operatív felhasználásuk biztosítása;
• papírokkal ellenőrizni a munkát minden részlegben;
• részt venni a munkamódszerek és munkaformák fejlesztését célzó tevékenységekben.

Tekintse át a GOST „Információs, könyvtári és kiadói szabványok rendszere”-ben rögzített irodai munkanormákat. Szervezeti és adminisztratív dokumentáció. A papírmunka követelményei”, amely felváltotta a GOST R 6.30-2003. Az alapvető szabályok ismerete segít elkerülni a hibákat a munkád során. a titkári kézikönyvben.

Munkájában használja a GOST R 7.0.97-2016 szabványt

Töltse le a GOST-t irodai munkához

Az irodai munka és a dokumentumáramlás megszervezésének általános sémája

Ismerje meg az irodai munka alapjait, a dolgozatok összeállításának és karbantartásának szabályait, azok szervezeten belüli és azon kívüli mozgásának sajátosságait. Tartsa be a vállalat által jóváhagyott utasítás pontjait, amelyek leírják a papírokkal való munka főbb árnyalatait.

Munkájában használja a minta Útmutatót szakértői megjegyzésekkel

Minta letöltése

Az általános séma elmagyarázza a munka szabályait, milyen műveleteket kell végrehajtani egy kezdő szakember számára, hogy ne keveredjen össze a folyamatokban. Addig támaszkodj rá, amíg meg nem érted a lényeget, dolgozz ki saját algoritmust a papírok feldolgozására, mozgatására és tárolására, ne emlékszel az irodai munka alapvető feltételeire.

A beérkező dokumentumok áramlásának megszervezése

Bejövőnek minősül minden olyan dokumentum, amelyet más cégeknél papír vagy elektronikus formában hoztak létre. Lehetnek levelek, számlák, ajánlatok, irodai munka egyéb elemei.

A káosz elkerülése érdekében dolgozza fel azokat időben:

• regisztráljon egy dokumentumot - adja meg az átvétel dátumát és rendeljen hozzá egy számot;
• vigye át a papírokat arra az egységre, amelyik foglalkozik velük vagy tárolja azokat;
• regisztrálja a dokumentum munkára való átvételét;
• a végrehajtást, a választ vagy a megtett intézkedést megjelölni;
• vigye át a dokumentumot az archívumba.

Szigorúan kövesse ezeket az üzleti szabályokat. Ha egy vállalat nagyszámú papírt és aktát kap, a velük való munka optimalizálása érdekében használja speciális programok. Egy részük értesítési rendszerrel rendelkezik a határidőkről, a dokumentumok készenlétéről stb.

A bejövő levelezés naplója

Dokumentum letöltése

A kimenő dokumentáció áramlásának megszervezése

A kimenő dokumentumok útját a velük való munkavégzés szabályai, típusa határozza meg. Általában a titkárral kezdődik. A papír elkészítése után az aláírási, egyetértési joggal rendelkező személyhez kerül. A dokumentumot csak ezután küldik el külső hatóságoknak.

Töltse le mind a 6 jegyzetet

Mert eredményes munka a kimenő dokumentumok áramlásával a vezetőség kijelöli a felelősöket. Leggyakrabban titkárok, irodavezetők, személyzeti tisztek, könyvelők vagy más alkalmazottak. Annak érdekében, hogy a papírok időben megérkezzenek a címzetthez, minden szakaszban ellenőrizni kell a mozgásukat, a végén ellenőrizni kell a hibákat és regisztrálni kell.

Asztal. A kimenő levelek irodai munkafolyamatainak résztvevői

Töltse le a teljes táblázatot a magazinból

Belső dokumentumok áramlásának megszervezése az irodai munkában

V nagy cégek nagyszámú belső dokumentumokat. Ha a velük végzett munka formálisan történik, néhányuk különböző szakaszokban elveszhet. Célja, hogy a folyamatot úgy szervezze meg, hogy lerövidítse útjukat és elkerülje a veszteséget.

Fontos! Tartsa szemmel a regisztrációs szakaszt – ha ugyanazt a számot rendeli hozzá a különböző papírokhoz, az általános zavart és zavart okoz.

Asztal. A fő tevékenységre vonatkozó megrendelés útvonala

Állítson össze egy algoritmust a dokumentumokkal való saját maga számára az Útmutatóban leírt szabályok alapján. Ha több szakember dolgozik az osztályon, válassza szét a feladatkört, például az egyik csak belső papírokkal dolgozik, a második - külső papírokkal.

Ki a felelős az üzletért

Az irodai munkáért a szervezet vezetője, a vállalatirányítási dokumentumokért pedig az igazgatóság vagy az elnök, valamint a titkár felelős. Ha figyelembe vesszük a felelősség kérdését, akkor megállapítható, hogy egyikben sem normatív aktus nincs rögzítve. Cégen belül ezt megrendelésekkel, utasításokkal, munkaköri leírásokkal stb.

Az ellenőri vizsgálat alá nem tartozó papírok mozgatása, feldolgozása, feladása és egyéb munkája a cég bármely iratkezelési és iratkezelési feladattal megbízott alkalmazottja a felelős. A nagy cégeknél több felelős személyt neveznek ki, vagy külön szolgálatot hoznak létre.

Az irodai munkavégzés felelősségének regisztrációjának fő módjai

1. számú módszer. Funkciók hozzáadása bármely alkalmazott munkaköri leírásához

A nyilvántartás vezetéséért a cég bármely dolgozója felelős, munkaköri leírásában további funkciókat ír elő. Ha nem rögzíti a kötelezettségeket, abban az esetben vitás helyzetek a felelősség a vezető vállára hárul.

2. számú módszer. A feladatok megoszlása ​​az alkalmazottak között

Az iratkezelési feladatok megosztása során a funkciók megoszlanak a szolgáltató alkalmazottai és a szakemberek között szerkezeti felosztások. Ebben az esetben az Irodai Munkavégzési Utasítás egyértelműen jelzi, hogy ki és milyen munkakörért felelős.

3. számú módszer. A nyilvántartás-vezetési feladatok titkárokra rendelése

V személyi állomány bevezetni a titkári vagy irodavezetői állást, aki az irodai munkáért és a dokumentumkezelésért felel. Feladatait a munkaköri leírás és a munkaszerződés. A munkavállaló betartja a vezetőség által jóváhagyott szabályokat, a hatályos Szabályzatra összpontosít.

Mi lesz, ha nem szervezi meg az irodai munkát

Bármely cégben van irodai munka, de nem mindegyikben van megfelelően megszervezve. Ha nincsenek egységes szabályok a dokumentumokkal való munkavégzésre, akkor problémák adódhatnak. Például a munkakönyvek nem megfelelő tárolása vagy elvesztése miatt a számviteli bizonylatok hiánya pénzbírsággal sújtható.

1. Alekszej, a menedzser megfelelően dokumentálta Ljudmila kötelességét, hogy megőrizze az alkalmazottak személyes iratait, kiadta a megfelelő parancsot, és elvesztette. munkakönyv egy munkás. Ebben az esetben felelősségre vonják.
2. LLC igazgatója« Alpha» Daniil formálisan kezelte a funkciók és a felelősségek elosztását az alkalmazottak között. A felhalmozással kapcsolatos dolgozatok egy része bérek elveszett az archívumban. Ellenőrzésükkor nem tudták azokat az ellenőrök rendelkezésére bocsátani. A bíróság úgy döntött, hogy Daniel bűnösnek találja. Ha jobban odafigyelt volna a fogalmazásra munkaköri leírásokés az alkalmazottakkal kötött szerződések, a felelősség egy másik személy vállára hárult.

A káosz a lapokban nem csak a joggal kapcsolatos problémákat provokál, hanem a munkafolyamatokat, az ügyfelekkel és partnerekkel való kapcsolatokat is érinti. Késői végrehajtás szerződéses kötelezettségek pénzbírsággal, szerződésbontással, a cég hírnevének romlásával járhat. Ezért fontos a munkavégzést papírokkal szabályozni.

A helyzettől függ, hogy ki lesz felelős a nem megfelelő nyilvántartásért. De ne feledje, hogy a vállalat vezetése nem mindig áll készen az elkövetők felkutatására, ezért a papírmunkát végző hétköznapi alkalmazottakkal szemben szankciókra lehet számítani, még akkor is, ha ezeket a feladatokat a munkaköri leírás nem tartalmazza.