Az „egységes dokumentációs rendszer” fogalma. Az egységes dokumentációs rendszerek fejlesztése a dokumentumok egységesítésének és szabványosításának új állomása. Egységes dokumentációs rendszerek jellemzői. Állami szabványok az egységes rendszerekre. Nemzetközi dokumentumszabványosításban szerzett tapasztalat.

A dokumentumokkal végzett munka javításának fő iránya az egységesítés és a szabványosítás.

A dokumentumok egységesítésén és szabványosításán végzett munka eredménye lehet szabványokkénta külön dokumentumokat (pl. kutatási jelentés) vagy egyedi termékek (pl. hosszú eltarthatósági idejű iratborítók), és egységes dokumentációs rendszerek.

Egységes dokumentációs rendszer(USD) egy egységes szabályok és követelmények szerint létrehozott dokumentációs rendszer, amely egy bizonyos tevékenységi területen szükséges információkat tartalmaz (GOST R 51141-98).

A dokumentumok egységesítése annak érdekében történik, hogy a gazdálkodási tevékenység során felhasznált dokumentumok számának csökkentése, formáinak tipizálása, az azonos típusú gazdálkodási feladatok megoldása során keletkező dokumentumok lebonyolítására vonatkozó egységes követelmények megállapítása, a dokumentumok elkészítésének és feldolgozásának munka-, idő- és anyagköltségének csökkentése, az adatbázisok információs kompatibilitásának elérése ben jött létre különféle iparágak tevékenységek.

Az egységes dokumentációs rendszerek 3 kategóriába sorolhatók:

1) összorosz - OKUD;

2) ágazati (részlegi) - az IFTS adóügyi dokumentációja;

3) szervezetek és vállalkozások - jelentési kártya és egységes formájú dokumentumok albuma.

Egységesített okmányformák táblázata- ez a használatra engedélyezett egységes okmányformák listája. Kidolgozás alatt áll a szervezetben használt iratformák számának csökkentése, valamint azok elkészítésének és alkalmazásának technológiájának ésszerűsítése, valamint lehetővé teszi a szükséges iratformák gyors felkutatását.

Az összoroszországi egységes dokumentációs rendszer fő dokumentuma az 1993. december 30-i OKUD 299. sz. - az osztályozó az egységes dokumentációs rendszereket és a nemzetgazdasági felhasználásra engedélyezett dokumentumformákat fedi le. Az OKUD tartalmazza az okmánynyomtatványok számjegyeinek megnevezését és a 8 számjegyű dokumentumkódot (nyomtatványok osztálya pl. ORD; nyomtatványok alosztálya - munkaügyi okmányok; az okmány egységes nyomtatványának nyilvántartási száma az alosztályon belül + ellenőrző szám ).

Jelenleg a következő 9 DDD került kifejlesztésre és működik:

a szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere; 02

az elsődleges számviteli bizonylatok egységes rendszere; 03

egységes banki dokumentációs rendszer; 04

a pénzügyi, számviteli és beszámolási számviteli dokumentáció egységes rendszere költségvetési intézményekés szervezetek; 05

egységes jelentési és statisztikai dokumentációs rendszer; 06

a vállalkozások számviteli és beszámolási számviteli dokumentációjának egységes rendszere; 07

egységes munkaügyi dokumentációs rendszer; 08

Nyugdíjpénztár egységes dokumentációs rendszere Orosz Föderáció; 09

egységes külkereskedelmi dokumentációs rendszer. 10

Minden egyesített dokumentációs rendszer esetében a állami szabvány. Az USDD fejlesztői a megfelelő minisztériumok (osztályok), koordináció elvégzése egy adott tevékenységi ágban. Így az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériuma felelős a számviteli dokumentációért, az Orosz Föderáció Szövetségi Levéltára - a szervezeti és adminisztratív dokumentumokért.

Ugyanazok a minisztériumok és osztályok hagyják jóvá az USD-ben szereplő egységes dokumentumformákat.

Az egységes okmányűrlap (UFD) az e tevékenységi területen megoldandó feladatoknak megfelelően kialakított, az információhordozón meghatározott sorrendben elhelyezett részletezettség.

Az okmányrekvizit a hivatalos okirat kialakításának kötelező eleme, mint például aláírás, pecsét, szöveg stb.

Egy hivatalos írásos dokumentum meghatározott sorrendbe rendezett adathalmazát dokumentumformának nevezzük.

Minden dokumentumtípusnak (megrendelés, aktus, levél stb.) megvan a maga részletezése. de dokumentumok egységesítéseminden rendszerbenElrendezési kulcs létrehozásával hajtjuk végre egy adott dokumentációs rendszerhez tartozó dokumentumokat, és ezek alapján megállapítja a dokumentációs rendszer részleteinek optimális összetételét, bizonyos fajták dokumentumok, konkrét dokumentum stb. Elrendezés kulcs A dokumentum "egy olyan dokumentum létrehozásának modellje, amely meghatározza a hatókört, a formátumokat, a mezőméreteket, a szerkezeti rács felépítésének követelményeit és az alapvető részleteket."

Így, be minden egyesített rendszernek van elrendezési kulcsa, amely alapján egységes okmányformákat dolgoznak ki, egységes követelményeket az iratok részleteinek kialakítására. A DDD-nek ki kell dolgoznia az ebben a rendszerben használt egységes dokumentumformákat is.

A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere (USORD) bármely szervezetben, intézményben, vállalkozásban alkalmazott dokumentációs rendszer.

Az USORD használatát a GOST R 6.30-2003 „Unified Documentation Systems. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények.

A GOST vonatkozik az USORD által biztosított szervezeti és adminisztratív dokumentumokra (a továbbiakban: dokumentumok), - határozatokra, végzésekre, végzésekre, határozatokra, jegyzőkönyvekre, aktusokra, levelekre, amelyek rögzítik az adminisztratív és szervezeti kérdésekben hozott döntéseket, valamint az irányítási, interakciós kérdéseket. , tevékenységek biztosítása és szabályozása :

az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok szövetségi kormányzati szervei, beleértve az Orosz Föderációt alkotó egységeket, amelyeknek az orosz nyelv mint állami nemzeti nyelv mellett helyi önkormányzati szervei is vannak;

vállalkozások, szervezetek és társulásaik, függetlenül a tevékenység típusának szervezeti és jogi formájától.

Ez a szabvány előírja:

részletek összetétele;

az adatok nyilvántartására vonatkozó követelmények;

nyomtatványokra és papírmunkára vonatkozó követelmények;

az Orosz Föderáció állami jelvényét, valamint az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok emblémáit tartalmazó nyomtatványok gyártására, elszámolására, használatára és tárolására vonatkozó követelmények.

Nemzetközi szabványosítás- ez egy sor nemzetközi szabványosítási szervezet és tevékenységük termékei - szabványok, ajánlások, műszaki jelentések és egyéb tudományos és műszaki termékek. Három ilyen szervezet létezik: a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet - ISO (ISO), a Nemzetközi Elektrotechnikai Bizottság - IEC (IEC), a Nemzetközi Távközlési Unió - ITU (ITU).

A Nemzetközi Szabványügyi Szervezet a fentiek közül a legnagyobb és leghitelesebb. Megalakult a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet 1946-ban d) 25 nemzeti szabványügyi szervezet. Valójában 1947-ben kezdődött a munkája.. A Gosstandart képviselőjét kétszer választották meg az ISO szervezet (ISO) – Nemzetközi Szabványügyi Szervezet – elnökévé.

Az ISO a következőképpen határozza meg céljait: a szabványosítás és a kapcsolódó tevékenységek fejlesztésének elősegítése a világban az áruk és szolgáltatások nemzetközi cseréjének biztosítása érdekében. Valamint az együttműködés fejlesztése szellemi, tudományos, műszaki és gazdasági téren. Az elmúlt években az ISO nagy figyelmet fordított a minőségügyi rendszerek szabványosítására. E szervezet erőfeszítéseinek gyakorlati eredménye a nemzetközi szabványok kidolgozása és közzététele. Kidolgozásuk során az ISO minden érdekelt fél – a termékek (szolgáltatások) gyártója, a fogyasztók, a kormányzati körök, a tudományos-műszaki és állami szervezetek – elvárásait figyelembe veszi.

V orosz rendszer a nemzetközi ISO szabványok mintegy felét alkalmazták a szabványosításban.

Az ISO nemzetközi szabványok státusza nem minden résztvevő ország számára kötelező. A világ bármely országának joga van alkalmazni vagy nem alkalmazni. Oroszországban a következő eljárást fogadták el a nemzetközi szabványok végrehajtására:

a nemzetközi szabvány közvetlen alkalmazása további követelmények alkalmazása nélkül;

hiteles szöveg használata nemzetközi szabvány a nemzetgazdasági igényeket tükröző további követelményekkel.

Bevezetés

A legtöbb hatékony mód a dokumentáció racionális normáinak megalkotása a dokumentumok egységesítése és szabványosítása.

Az egységesítés a dokumentumkezelésben a dokumentumnyomtatványok kezdeti számának csökkentését és egységes tervezési szabályokhoz való hozzárendelését jelenti.

A szabványosítás a szabványok létrehozásának és alkalmazásának folyamata, amelyek „mintaként, szabványként, modellként értendők, mint kiindulópontok más hasonló objektumok velük való összehasonlításához. A szabvány, mint szabályozási és műszaki dokumentum, normákat, szabályokat, követelményeket állapít meg a szabványosítás tárgyára vonatkozóan, és az illetékes hatóság hagyja jóvá” (GOST 6.10.1-88). Oroszországban a szabványosítási tevékenységeket az Orosz Föderáció Szabványügyi, Mérésügyi és Tanúsítási Bizottsága koordinálja (jelenleg a bizottság az Orosz Föderáció Ipari és Kereskedelmi Minisztériumához tartozik). A szabványok alkalmazása elősegíti az elkészített termék (dokumentum) minőségének javítását.

A szabványosítás összetett folyamat, amely olyan elemeket tartalmaz, mint a gépelés és az egységesítés. Ezek egyrészt szabványosítási módszerek, amelyek önálló munkatípusként is elvégezhetők. A dokumentumtudományban a tipizálást szabványos dokumentumok és szabványszövegek, azaz minták vagy szabványok létrehozására használják, amelyek alapján konkrét dokumentumokat készítenek. A tipikus szöveg egy mintaszöveg, amely alapján utólag hasonló tartalmú szövegeket készítenek. Szabványos űrlap – egy bizonyos illetékes hatóság által jóváhagyva államhatalom a vezetési tevékenység különböző területein bármilyen adat összegyűjtésére és bemutatására szolgáló dokumentumforma.

A dokumentációtudományban az egységesítést és szabványosítást a dokumentumok létrehozásának és feldolgozási folyamatainak egységesítésének folyamataként tekintik. E két fogalom közé azonban lehetetlen egyenlőségjelet tenni. A dokumentumok szabványosítása egységesítésük legmagasabb foka, amelynek eredményei a kötelező jogi norma szintjére kerülnek.

A szabvány követelményei az alkalmazási körön belül kötelezőek. Ezért az egyesítést általában úgy hajtják végre előzetes szakasz szabványosítás, de talán független nézet tevékenységek. A dokumentumok egységesítése és szabványosítása érdekében végzett munka eredménye lehet szabványok mind az egyes dokumentumokra (például kutatási jelentésre, állandó tárolási esetek fedésére), mind bizonyos típusú termékekre (például papírformátumokra), ill. egységes dokumentációs rendszerekre. Szabványosítás - az egységesítés eredményeinek rögzítése a szabályozási és műszaki dokumentumokban - szabványok. A szabványosítás elvégezhető állami szinten, a iparági szintenés vállalati szinten.

Dokumentációs rendszer - a származási jelek, a cél, a típus, a tevékenységi kör, a végrehajtásukra vonatkozó egységes követelmények (GOST R 51141-98) szerint összekapcsolt dokumentumok összessége. A dokumentációs rendszer a kormányzatban és a közigazgatásban, az egyik vagy másik vezetői funkciót betöltő intézményekben, szervezetekben és vállalkozásokban a megvalósítás folyamatában jön létre; a benne foglalt dokumentumok összetétele bizonyos típusú tevékenységek dokumentálására szolgál, mint például a tervezés, a finanszírozás, a könyvelés. A dokumentációs rendszereket ágazatonként osztályozzák, és a szabványos dokumentációs rendszereken kívül léteznek az egészségügyi, oktatási (általános és speciális), közjegyzői, igazságügyi stb.

1. fejezet Az egységes dokumentációs rendszer célja és összetétele

Egységes Dokumentációs Rendszer (UDS) - egységes szabályok és követelmények szerint létrehozott dokumentációs rendszer, amely egy adott tevékenységi területen az irányításhoz szükséges információkat tartalmazza.

Az egyes dokumentumformák és dokumentációs rendszerek közvetlen fejlesztői az adott tevékenységi ágat koordináló minisztériumok (osztályok). Jóváhagyják az egységes dokumentumformákat is, így a Pénzügyminisztérium a felelős számviteli dokumentumok, Orosz Föderáció Egészségügyi Minisztériuma - orvosi, Állami Bizottság Orosz Föderáció Statisztikai Hivatal - az elsődleges számviteli és statisztikai dokumentáció formáihoz, az Orosz Föderáció Rosarchívumához - a szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszerhez.

Az országos egységes dokumentumformákat számítógépes feldolgozásuk lehetőségének figyelembe vételével alakítják ki. Alkalmazásuk minden intézményben, szervezetben és vállalkozásban kötelező, függetlenül azok alá- és tulajdonformájától.

Az egységes dokumentációs rendszerek tehát a lehető legnagyobb egységességre emelt, a fő általános irányítási funkcionális rendszerekbe kombinált iratformák, amelyeket minden szervezet használhat, függetlenül az irányítás szintjétől és a tulajdoni formától, mind hagyományos, mind vegyes felhasználásával, számítógépes technológiák alkalmazása, a dokumentum információfeldolgozás módszerei.

Egységes rendszerek vezetői dokumentáció alapján fejlesztették ki:

Az okmánynyomtatványok felépítésének egységessége;

Az egyes rendszerekben szereplő dokumentumok tartalmának szabályozása;

Kivételek a sokszorosított adatokat tartalmazó dokumentumok alól, egyszeri információbevitel elérése a vezetési probléma megoldása során;

A bennük hagyományosan szereplő, konkrét gazdálkodási problémák megoldására fel nem használt adatok mennyiségének csökkentése;

A használt terminológia egysége és szimbólumok, a mutatók összehasonlíthatóságának elérése nemcsak a vezetés különböző szintjein, hanem a ben különféle rendszerek ah a dokumentumok és a bennük lévő mutatók kialakítására szolgáló algoritmusok egységén alapuló dokumentáció;

Dokumentumtípusonként részlet- és mutatókészlet meghatározása, és ezek elkészítéséhez egységes, számítógépes feldolgozásra orientált, de emberi észlelésre is alkalmas modellek készítése;

A dokumentumok részleteinek elkészítésére és lebonyolítására vonatkozó egységes szabályok megállapítása, amelyek minden dokumentációs rendszerben közösek, és meghatározott jellemzők esetén meghatározottak.

A mai napig az általános vezetői szinten több mint három és fél ezer (3500) tervezési, számviteli, pénzügyi és egyéb dokumentum formáját egységesítették, amelyeket 1993-ban az Összoroszországi Vezetési Dokumentumok Osztályozójába (OKUD) vontak be. Mindegyik dokumentum kapott egy kódmegjelölést, amely meghatározza az egyik dokumentációs rendszerhez való tartozását és a rendszerben elfoglalt helyét. Az űrlap kódja megerősíti a létjogosultságot és a jóváhagyott szabványnak való megfelelést.

A következő, teljes orosz egységes irányítási dokumentációs rendszerek használata kötelező, beleértve a feladatok szerint csoportosított dokumentumkészleteket.

A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere:

• szervezet, vállalkozás létrehozásának dokumentációja;
• szervezet, vállalkozás átszervezésének dokumentációja;
• szervezet, vállalkozás felszámolásának dokumentációja;
• az állami privatizációról szóló dokumentáció és önkormányzati szervezetek, vállalkozások;
• dokumentációt vezetői tevékenység szervezetek, vállalkozások;
• szervezet, vállalkozás tevékenységének szervezeti és normatív szabályozására vonatkozó dokumentáció;
• szervezet, vállalkozás tevékenységének működési és információs szabályozására vonatkozó dokumentáció;
• személyzeti dokumentáció.

2. fejezetJellegzetesegységes dokumentációs rendszer

Az egységes dokumentációs rendszer (UDS) egységes szabályok és követelmények szerint jön létre, és tartalmaznia kell az adott tevékenységi területen történő irányításhoz szükséges információkat.

Általában egy vagy két állami szabványból áll, egymással összefüggő, össz-oroszországi egységes nyomtatványok halmazából, amelyek bizonyos formákban dokumentáltan bemutatják az adatokat. gazdasági aktivitás, kezelésük eszközei, szabályozási és módszertani dokumentumok fejlesztésükre, karbantartásukra és alkalmazásukra. Az egyes dokumentumformák és dokumentációs rendszerek közvetlen fejlesztői az adott tevékenységi ágat koordináló minisztériumok (osztályok).

A személyzeti dokumentumok egyik jellemzője, hogy egyidejűleg egyesítik őket két egységes dokumentációs rendszer részeként: szervezeti és adminisztratív, valamint elsődleges számvitel. A személyzetről szóló végzés a jelenlétet igazoló közigazgatási intézkedés dokumentumának tekinthető jogi tény munkaszerződés bekövetkezése (módosítása, megszűnése stb.). Ugyanez a végzés rögzíti azonban a bekövetkezés tényét (megszüntetését) munkaügyi kapcsolatok, és ebben az esetben az elsődleges számviteli bizonylat, amely más számviteli bizonylatok készítésének alapjául szolgál.

Mivel egyetlen ügynökség koordinálná személyzeti tevékenységek, soha nem létezett, akkor a szervezeti és adminisztratív dokumentációt egységesítő osztály (Glavarchiv) elkészítette a személyi állományról szóló dokumentációs rendszert, a statisztikai hatóságok pedig a személyi állomány nyilvántartására szolgáló bizonylat nyomtatványokat. Az első rendszert a kormányzatban és a közigazgatásban használták, a másodikat az építőiparban és az ipari szervezetekben.

A mai napig ez a történelmileg kialakult jellemző megmaradt: egyes intézmények és szervezetek nyilvántartást vezetnek a személyzetről dokumentumok szöveges formáiban, a másik pedig táblázatos formában. Ezért a személyzeti tisztnek ismernie kell a regisztráció jelenlegi követelményeit személyi dokumentumokés azokat a gyakorlatban is alkalmazni tudja.

A szervezeti és adminisztratív dokumentáció rendszerébe tartozó dokumentumok feldolgozásának eljárását, a nyomtatványokra és szövegekre vonatkozó követelményeket a GOST R 6.30-97 határozza meg. A jelen szabványban meghatározott követelményeknek megfelelően szöveges dokumentumokat dolgoznak ki, felvételi, áthelyezési, elbocsátási parancsokat stb., valamint jegyzőkönyveket, leveleket, jelentéseket és magyarázó jegyzeteket készítenek.

Az egységes szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszer az állami szabványon túlmenően a szabvány követelményeinek kidolgozása során létrehozott egységes dokumentumformák albumát is tartalmazza, amely meghatározott dokumentumformákat (struktúra és létszám, létszám, szabadságolási ütemterv, stb.). Az album példákat tartalmaz az összes személyi dokumentum végrehajtására, valamint összetett és terjedelmes dokumentumokra (beosztás, munkaköri leírás) - nemcsak a kompozíció és a helyszín szükséges részleteket, hanem a szöveg kötelező szerkezete is.

Az oroszországi Goskomstat NIIstatinformja kidolgozta az elsődleges számviteli dokumentáció egységes formáinak albumát, beleértve a 6 nyomtatványt a személyzet elszámolására és 7 űrlapot a munkaidő felhasználásának elszámolására és a személyzettel történő bérelszámolásra, beleértve a megrendelési formákat (utasításokat) felvételre, áthelyezésre, elbocsátásra.

A vállalkozások, intézmények és szervezetek munkakönyveinek vezetésének rendjéről szóló utasítás (amelyet a Szovjetunió Állami Munkaügyi Bizottságának 162. sz., 2074. 06. 20-i, módosított és kiegészített rendelete hagy jóvá) határozza meg az értéket. munkakönyv mint fő dokumentum munkaügyi tevékenység alkalmazottja, rögzíti nyilvántartásának, kiadásának, elszámolásának és karbantartásának rendjét, a betétlap és a munkafüzet másodpéldányának kiadásának szabályait. Az utasítás arra hivatkozik előírások, amelyek teljes körűen szabályozzák a munkakönyv beszerzésének és vezetésének eljárását, és nélkülözhetetlen útmutató humán erőforrás szakember munkájában.

A dokumentumok létrehozásával és kivitelezésével kapcsolatos gyakorlati munkában egyre fontosabbá válik a műszaki, gazdasági és társadalmi információk kódolása.

A munkavállalói szakmák, az alkalmazottak pozíciói és a bérkategóriák össz-oroszországi osztályozója lehetővé teszi az alkalmazottak személyes és életrajzi adatainak, az oktatással, pozíciókkal stb. kapcsolatos információk kódolását. Az osztályozó célja a következőkkel kapcsolatos problémák megoldása: a munkavállalók számának felmérése és az alkalmazottak; figyelembe véve a személyzet összetételét és személyi kategóriák szerinti megoszlását, képzettségi szintjét, gépesítési fokát és munkakörülményeit; foglalkoztatás biztosítása; munkavállalók és alkalmazottak bérének megszervezése, nyugdíjszámítás; személyi többletszükséglet meghatározása stb. Az osztályozót a személyzeti szolgálat tevékenysége során használt számviteli nyomtatványok (pl. T-2) kitöltésekor használjuk.

Ugyanezt a célt szolgálja az Összoroszországi Oktatási Szakterületek Osztályozója (OKSO).

A vezetői dokumentáció összoroszországi osztályozója (OKUD) szolgál alapul a dokumentumok információkereső rendszerekben történő kódolásához. Az OKUD célja az egységes formanyomtatványok nyilvántartásával, elszámolásával, az alkalmazott bizonylatformák csökkentésével kapcsolatos problémák megoldása, valamint a bizonylatok összetételének ellenőrzése és az egységes nyomtatványok megkettőzésének elkerülése. Az OKUD-ban az osztályozás tárgyai kilenc jelenleg működő egységes dokumentációs rendszer egységes formái, beleértve a szervezeti és adminisztratív, elsődleges számviteli dokumentációt és a személyzeti tevékenységek dokumentálására használt munkaügyi dokumentációt.

Ez utóbbiak közé tartoznak a munkavállalók felvételére, áthelyezésére, elbocsátására, a szabadságok nyilvántartására, az ösztönzőkre és a büntetésekre vonatkozó dokumentumok. Az OKUD kódot minden egyesített űrlapon fel kell tüntetni. Az újonnan kifejlesztett űrlapok regisztrációhoz kötöttek az OKUD-ba való felvétellel.

Az egységes dokumentációs rendszerek részeként vannak duplikációs elemek. Például egy foglalkoztatási megbízás szervezeti és adminisztratív dokumentációnak minősül, és az OKUD-ban 0281151 kóddal rendelkezik, a T-1 „Munkavállalási utasítás (utasítás)” pedig az elsődleges számviteli dokumentációs rendszerre utal (kód: 0301006).

A normatív dokumentumok magukban foglalják a személyzet toborzására és elszámolására vonatkozó ágazatközi összesített időszabványokat is. A munkavállalók munkaerőköltségei személyzeti szolgáltatások a személyi dokumentáció elkészítéséhez és feldolgozásához kapcsolódóan érintik a személyi szolgálatok létszámát. Szabványok segítségével igazolható a személyügyi szolgáltatások szükséges létszáma, hiszen az elvégzett munka teljes munkaintenzitása az egyik alkotórészei számítási képletek létszám szerepel a kibővített szabványokban. De ennek a dokumentumnak a fő jelentése a személyi dokumentumok összetételének szabályozása, valamint az elvégzett műveletek sorrendje:

a munkavállalók és alkalmazottak felvételére és elbocsátására vonatkozó dokumentumok elkészítésekor;

munkakönyvek nyilvántartása és könyvelése;

a személyzet mozgásának elszámolására vonatkozó dokumentumok nyilvántartása;

statisztikai jelentés készítése a személyzeti nyilvántartásokról;

igazolások elkészítése, tervek kidolgozása és egyéb munkák elvégzése;

bérszámfejtés;

az igazolványiroda munkája;

a katonai nyilvántartási táblázat munkája.

Következtetés

A dokumentumok egységesítése az azonos típusú vezetési funkciók és feladatok végrehajtását rögzítő irányítási dokumentumok összetételének és formáinak egységességének megteremtésében áll.

A dokumentumok egységesítése a felhasznált dokumentumok számának csökkentése, formáik egységesítése, minőségének javítása, feldolgozásuk bonyolultságának csökkentése, elérése érdekében történik. információs kompatibilitás különböző dokumentációs rendszerek hasonló és kapcsolódó irányítási funkciókhoz, a számítástechnika hatékonyabb felhasználása.

Az egységesítési munka magában foglalja: a DDD kidolgozását, amelyet a vonatkozó dokumentációs rendszerekért felelős minisztériumok és osztályok végeznek; szektorközi (tárcaközi) DDD bevezetése a köztársasági és ágazati DDD-ben: kidolgozott OKTEI bevezetése; a DDD és az OKTEI karbantartása az információk megbízhatóságának megőrzése és továbbfejlesztése érdekében; az iparág sajátosságait tükröző, a DRA-ban nem szereplő, ágazatspecifikus egységes dokumentumformák komplexeinek kidolgozása, valamint azok állami regisztráció; műszaki ágazati osztályozók fejlesztése gazdasági információk tükrözi az iparág sajátosságait.

A dokumentumok egységesítésének és egységesítésének szervezési és módszertani irányítását, a munka és az ellenőrzés koordinálását a DDD és az OKTEI köztársasági végrehajtását és fenntartását koordináló vezető szervezet végzi. Ágazati szinten ezt a munkát az anyaszervezet végzi a DDD és az OKTEI iparági bevezetéséért, karbantartásáért.

A vezetői munka eredményességét növelő egyik tényezőnek tekintendő a vezetői dokumentumok egységesítése, egységesítése. A dokumentumok egységesítése a racionális szerkezetek megválasztása az építésükhöz, a dokumentumok egységessé tétele formáik racionális számának megállapítása és felépítésük tipizálása alapján.

Nem csak a vezetői dokumentumokra vonatkozik, hanem az új rendszerekre is. Például az utazási, repülő- és vasúti jegyek egységesek.

A dokumentumok egységesítésének fő elvei a következők:

1) Egyesítés az általánostól a sajátosig. Ez egy űrlap létrehozásából áll - egy dokumentumminta egy adott dokumentációs rendszerhez, és ennek alapján megállapítja a dokumentációs rendszer részleteinek összetételét, bizonyos típusú dokumentumokat, egy adott dokumentumot stb.;

2) A dokumentumok formáinak egységessége és azok elkészítésére, összeállítására, lebonyolítására vonatkozó szabályok. Ezt a dokumentumok maximális gépelése és sablonozása, a dokumentum területén az adatok helyének egységesítése, a technológiák és a feltételes rövidítések fejlesztése biztosítja;

3) Az egységesítés összetettsége. Ennek végrehajtása során biztosítani kell a dokumentumra vonatkozó összes követelményt annak létrehozásának, kitöltésének, feldolgozásának és tárolásának minden szakaszában. Ezenkívül figyelembe kell venni egy személy pszichofiziológiai képességeit és a technikai eszközök paramétereit;

4) Informatívság. Azt jelenti, hogy csak a döntéshez szükséges adatok szerepelnek a dokumentumokban konkrét feladatokat, a kereséshez és megerősítéshez jogi hatályát dokumentum;

5) A bizonylattípusok számának csökkentése. Az irányítási módszerek fejlesztésével érve el, például az irodai berendezések széles körű elterjedése irányába; a dokumentumokra vonatkozó követelmények stabilitása (állami és ipari szabványok által megállapított);

6) Interfész a műszaki és gazdasági információk meglévő osztályozási és kódolási rendszereivel; gazdaság. keresztül sikerült elérni indokolt felvétele dokumentumokat a dokumentációs rendszerbe, a nyomtatványok széleskörű elterjedését, az iratlapok ésszerű elrendezését, az optimális részletmennyiség kialakítását.

Felhasznált források és irodalom jegyzéke

én.Források

1. GOST R 6.30-2003 Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények. - M.: Szabványok Kiadója, 2003.
2. Állami rendszer dokumentációkezelés támogatása: Alapvető rendelkezések: A dokumentumok és a dokumentációt támogató szolgáltatások általános követelményei. - M .: Szabványok Kiadója, 1991.
3. GOST R 51141-98 Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások. - M.: Szabványok Kiadója, 1998.
4. Az irányítási dokumentáció össz-oroszországi osztályozója. Jóváhagyva az Orosz Föderáció állami szabványának 1993. december 30-i N 299 rendeletével. - M .: Gosstandart, 1993.

II.Irodalom

1. Andreeva, V.I. Irodai munka. Proc. pótlék / V.I. Andreeva. Szerk. 6., átdolgozva. és további - M .: ZAO "Intel-Sintez Üzleti Iskola", 2000 - 187 p.
2. Basakov M.I. Irodai munka (a vezetés dokumentált támogatása): Oktatóanyag. - M.: ICC "Marketing", 2003 - 336 p.
GOST R 6.30-03 Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények. - M., 2003

A dokumentáció javítására irányuló sokéves erőfeszítések eredményeként több mint 35 000 tervezési, számviteli, pénzügyi és egyéb dokumentum-forma került összevonásra. Az irányítási dokumentáció össz-oroszországi osztályozója(OKUD).

Mindegyik dokumentum kódjelölést kapott, amelyet az egyik egységes dokumentációs rendszerhez való tartozás és a bizonylat e rendszeren belüli helye határoz meg. Ez a kód megjelölés megerősíti a létjogosultságát és a kötelező használatra jóváhagyott szabványmintának való megfelelést.

Az OKUD szerinti nyomtatványkódok a bizonylat tetejére kerülnek, azonban nincs pontosan egy hely minden nyomtatványnak: mivel a nyomtatványkódot hagyományosan a levélben az index feletti címadatok után tüntetik fel.

Az egységes irányítási dokumentációs rendszerek kialakítása a következők alapján történik:

Ø az okmánynyomtatványok felépítésének egységessége; az egyes rendszerekben szereplő dokumentumok tartalmának szabályozása; a sokszorosított adatok, valamint az azokban hagyományosan szereplő, de konkrét problémák megoldása során fel nem használt adatok kizárása a dokumentumokból egy vezetői probléma megoldása során egyszeri információbevitel érdekében;

Ø az egyik irányítási szintről a másikra, illetve az egyik rendszerről a másikra való átmenet során az indikátorok összehasonlíthatósága érdekében használt terminológia és szimbólumok egysége az indikátorok és dokumentumok kialakítására szolgáló algoritmusok egységesítése alapján;

Ø az egyes dokumentumtípusokhoz tartozó részlet- és indikátorkészlet meghatározása, és ezek típuskészletének felépítésére egységes modellek készítése, amelyek mind gépi feldolgozásra, mind emberi észlelésre alkalmasak;

Ø A dokumentumok részleteinek elkészítésére és lebonyolítására vonatkozó egységes szabályok megállapítása, amelyek minden dokumentációs rendszerben közösek, és meghatározott jellemzők esetén meghatározottak.

Egységes dokumentációs rendszerek(USADOLLÁR) - egységes szabályok és követelmények szerint létrehozott, meghatározott tevékenységi körben működő iratformák összessége(menedzsment, pénzügy stb.). DDD kell a dokumentumok mennyiségének és a dokumentumok összeállításának és feldolgozásának költségeinek csökkentése érdekében

ü a szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere (USORD);

ü az elsődleges számviteli dokumentáció egységes rendszere (USPUD);

ü egységes banki dokumentációs rendszer (USBD);

ü költségvetési intézmények és szervezetek pénzügyi, számviteli és beszámolási számviteli dokumentációjának egységes rendszere (USFUOBD);

ü egységes jelentési és statisztikai dokumentációs rendszer (USOSD);

ü a vállalkozások számviteli és beszámoló-számviteli dokumentációjának egységes rendszere (USUOBD);

ü egységes munkaügyi dokumentációs rendszer (USDT);

ü az Orosz Föderáció Nyugdíjalapjának (USDPF RF) egységes dokumentációs rendszere

ü Egységes külkereskedelmi dokumentációs rendszer (USVD)

Egységes dokumentációs rendszer(USADOLLÁR) - ez egy egységes szabályok és követelmények szerint kialakított dokumentációs rendszer, amely egy bizonyos tevékenységi területen az irányításhoz szükséges információkat tartalmazza. Az egységes dokumentációs rendszerek fejlesztése az irányítási folyamatok automatizálásával, a dokumentumok létrehozásának, feldolgozásával és továbbításával kapcsolatos eljárásokhoz kapcsolódik. Az egységes dokumentációs rendszer felépítése egy-két állami szabványt foglal magában, amelyek alapján egységes dokumentumformákat dolgoznak ki, valamint az ezek megvalósításához és alkalmazásához szükséges oktató és módszertani anyagokat.

A dokumentumok egységesítésére irányuló munka eredménye a következő lehet:

Ø összoroszországi egységes formák;

Ø ági egységes nyomtatványok;

Ø a vállalkozási bizonylatok egységes formái.

Jelenleg Oroszországban a 299. számú állami szabvány 1993. december 30-i rendeletével összhangban a következő egységes irányítási dokumentációs rendszereket fejlesztették ki, beleértve a dokumentumkészleteket:

Minden egyesített dokumentációs rendszer esetében a állami szabvány . Az USDD fejlesztői a megfelelő minisztériumok (osztályok), amelyek egy adott tevékenységi területen koordinációt végeznek. Így az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériuma felelős a számviteli dokumentációért, az Orosz Föderáció Szövetségi Levéltára - a szervezeti és adminisztratív dokumentumokért. Ugyanazok a minisztériumok és főosztályok hagyják jóvá az egységes dokumentációs rendszerben (UDS) szereplő egységes dokumentumformákat.

Egységes dokumentum űrlap(UFD) az e tevékenységi körben megoldandó feladatoknak megfelelően kialakított, az információhordozón meghatározott sorrendben elhelyezkedő részletkészlet.

Dokumentum kellékek - a hivatalos okirat kialakításának kötelező eleme, mint például aláírás, pecsét, szöveg stb.

Egy hivatalos írásos dokumentum meghatározott sorrendbe rendezett részleteinek halmazát nevezzük dokumentum nyomtatvány .

Minden egyesített rendszer tartalmaz mintaűrlap-készleteket konkrét dokumentumokat szükség szerint aktualizálva, valamint ezen dokumentumok kitöltéséhez és alkalmazásához szükséges szabályozási és módszertani anyagokat . Szinte minden egyesített dokumentumforma adaptált két használati esetre példaként:

Számítógépes sablonok létrehozása;

Űrlapok készítése papíron azok gyors, kézzel írt kitöltéséhez.

Az USD-ben szereplő dokumentumok alkalmazása, alapvetően szükségszerűen, felelősség mert ezt úgy kell viselni minisztériumok és osztályok vezetői , és egyesületek, szervezetek és vállalkozások vezetői . Állami felügyelet a DDD követelményeinek való megfelelésért a közszférában a szabványügyi és metrológiai testületekhez, a nem állami szektorban pedig a helyi hatóságok végrehajtó hatalom.

Minden egyesített rendszerhez kidolgoztak egy állami szabványt. A DDD fejlesztői az érintett minisztériumok (osztályok), amelyek egy adott tevékenységi területen koordinálnak: az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériuma - a számviteli dokumentációért, az Orosz Föderáció Szövetségi Levéltára - a szervezeti és adminisztratív dokumentációért.

Ugyanazok a minisztériumok és osztályok hagyják jóvá az USD-ben szereplő egységes dokumentumformákat. Egységes dokumentumformákat dolgoznak ki és hagynak jóvá, minden esetben figyelembe véve azok számítógépes feldolgozásának lehetőségét.

Az országos egységes okmánynyomtatványok minden intézményben, szervezetben és vállalkozásban kötelezőek, függetlenül azok alá- és tulajdonformájától.

Ellenőrző kérdések

1. Melyek a dokumentumok egységesítésének fő céljai?

2. Mit vesznek figyelembe a dokumentumok egységesítésekor?

3. Mit jelent a dokumentációs rendszer?

4. Mik a dokumentációs rendszerek?

5. Mi az USORD sajátossága?

6. Mi az a szabvány, és milyen típusú szabványokat alkalmaznak hazánkban?

7. Mit tartalmaz a szabványosítási normatív dokumentum?

8. Ki dolgozza ki és hagyja jóvá a szabványosításra vonatkozó normatív dokumentumokat, és ki ellenőrzi és felügyeli azok betartását?

9. Mi az a DDD és milyen DDD-ket ismersz hazánkban?

10. Mit kell érteni az okmány követelménye alatt?

12. Hogyan normatív dokumentum szabályozta az USORD használatát?

Az áthaladás, cél, típus, tevékenységi kör, a nyilvántartás egységes követelményei által összekapcsolt okmányok összessége az ún. dokumentációs rendszer.

usadollár- egységes szabályok és követelmények szerint kialakított dokumentációs rendszer, amely egy adott tevékenységi területen az irányításhoz szükséges információkat tartalmazza. A DDD létrehozásának célja a dokumentumok formáinak ésszerű összetételének meghatározása és létrehozása, valamint az ezekben összefüggő műszaki, gazdasági és társadalmi mutatók összessége.

A DDD létrehozásának fő feladatai a következők:

1) az egységes okmányformák kidolgozására, jóváhagyására és nyilvántartására vonatkozó eljárás egységes követelményeinek megállapítása;

2) a nemzetgazdasági információáramlás ésszerűsítése, az interakció biztosítása automatizált rendszerek széles körű alkalmazáson alapuló adatfeldolgozás modern eszközökkel kommunikációs, számítástechnikai és szervezési technológia;

3) az olyan iratformák kizárása, amelyek lehetővé teszik olyan információk gyűjtését, továbbítását és feldolgozását, amelyek nem a gazdálkodás tényleges szükségleteiből származnak, csökkentve a dokumentumok számát.

Alapján Össz-orosz osztályozó OK 011-93 irányítási dokumentáció (az Orosz Föderáció Állami Szabványának 1993. december 30-i 299. számú rendeletével jóváhagyva), jelenleg kilenc egységes dokumentációs rendszer van érvényben:

I. a szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere;

II. az elsődleges számviteli bizonylatok egységes rendszere;

III. egységes banki dokumentációs rendszer;

IV. a költségvetési intézmények és szervezetek pénzügyi, számviteli és beszámolási számviteli bizonylatainak egységes rendszere;

V. egységes jelentési és statisztikai dokumentációs rendszer;

VI. a vállalkozások számviteli és beszámolási számviteli dokumentációjának egységes rendszere;

VII. egységes munkaügyi dokumentációs rendszer;

VIII. az Orosz Föderáció Nyugdíjalapjának egységes dokumentációs rendszere;

IX. egységes külkereskedelmi dokumentációs rendszer.

(I-II) A személyzet mozgása alatt a szakemberek megértik:

· toborzás;

· áthelyezés másik munkakörbe;

elbocsátás;

szabadságok biztosítása;

· üzleti út.

A személyzeti dokumentáció a következő dokumentumokat tartalmazza:

1) munkaszerződés (szerződés);

2) munkaviszonyról szóló végzés (utasítás) (T-1, T-1a számú nyomtatvány);

3) személyi igazolvány (T-2, T-2GS nyomtatvány);

4) létszám (T-3 számú nyomtatvány);

5) tudományos dolgozói regisztrációs igazolvány (T-4 számú nyomtatvány);

6) utasítás (utasítás) más munkakörbe való áthelyezésről (T-5, T-5a számú nyomtatvány);

7) szabadság kiadásáról szóló végzés (utasítás) (T-6, T-6a számú nyomtatvány);

8) szabadságok beosztása (T-7 számú nyomtatvány);

9) végzés (utasítás) a munkaszerződés (szerződés) megszüntetésére (T-8, T-8a számú nyomtatvány);

10) megbízás (utasítás) munkavállaló üzleti útra küldésére (T-9, T-9a számú nyomtatvány);

11) utazási igazolvány(T-10 számú nyomtatvány);

12) kiküldetési hatósági feladat és annak végrehajtásáról szóló beszámoló (T-10a számú nyomtatvány);

13) munkaidő-felhasználási és bérszámfejtési munkaidő-nyilvántartás (T-12 számú nyomtatvány);

14) munkaidő-felhasználási munkaidő-nyilvántartás (T-13 számú nyomtatvány);

15) a vállalkozás alkalmazottainak személyes nyilatkozatai;

16) feljegyzések és jogi aktusok.

Egyesítés - az irattípusok indokolatlan sokféleségének csökkentése, egységessé tétele a formák, szerkezetek, nyelvi struktúrák, összeállításuk, feldolgozásuk, könyvelésük, tárolásuk műveletei során. Az egységesítés a legegységesebb részletkészlet, papírformátum kialakítása és a részletek papírra rögzítése.

Az intézmények, szervezetek, vállalkozások tevékenysége során felhasznált dokumentumok számának csökkentése, formájuk egységesítése, elkészítésének és feldolgozásának munka-, idő- és anyagköltségei csökkentése, valamint az automatizált adatbázisok információs kompatibilitása érdekében Nemzetgazdasági munka folyik a dokumentumok egységesítésén és az egységes dokumentációs rendszerek (UDS) létrehozásán.

III. Egységes banki dokumentációs rendszer:

fizetési dokumentáció bankokon keresztüli nem készpénzes fizetésekhez;

A bérekre és a szociális és munkaerő-források kifizetésére szolgáló pénzeszközök kiadásának ellenőrzésére vonatkozó dokumentáció;

· Nemzetközi elszámolásokkal kapcsolatos banki műveletek dokumentálása;

Banki kimeneti dokumentáció;

· A bankok letétkezelői műveleteinek dokumentációja;

fizetési dokumentáció a nem készpénzes fizetésekhez bankokon keresztül - bankon belüli okmányok;

· A bankok kibocsátási készpénz- és költségvetési műveleteinek dokumentációja - bankon belüli bizonylatok;

A bérekre, valamint a szociális és munkaügyi juttatások kifizetésére szolgáló pénzeszközök kiadásának ellenőrzésére vonatkozó dokumentáció - bankon belüli dokumentumok;

dokumentációt pénzforgalom;

Bankok hitelműveleteinek dokumentációja;

számviteli dokumentáció.

IV. Költségvetési intézmények és szervezetek pénzügyi, számviteli és beszámolási számviteli bizonylatainak egységes rendszere:

· pénzügyi dokumentáció;

· költségvetési intézmények, szervezetek számviteli bizonylatainak beszámolása.

V. Egységes jelentési és statisztikai dokumentációs rendszer:

· A nemzeti számlák és a gazdasági egyenlegek statisztikáinak dokumentációja;

· dokumentáció a tudományos és műszaki lehetőségekről és az innovációs fejlődésről szóló statisztikákról;

Munkaügyi statisztikák dokumentációja;

· Dokumentáció az anyagi erőforrások statisztikáiról;

Pénzügyi statisztikák dokumentációja;

Társadalomstatisztikai dokumentáció;

· Az iparstatisztikai dokumentáció;

· Dokumentáció a mezőgazdasági statisztikákról és a mezőgazdasági termékek beszerzéséről;

statisztikai dokumentáció tőkeépítés;

· Külgazdasági kapcsolatok statisztikai dokumentációja;

· A fogyasztói piac és infrastruktúra statisztikáinak dokumentációja;

· A közlekedési és kommunikációs statisztikák dokumentálása;

· az árak és tarifák változásainak megfigyelésére és nyilvántartására vonatkozó statisztikák dokumentációja.

Előadás dátuma: 2016.11.24

VI. Vállalkozások egységes számviteli és beszámolási számviteli dokumentációjának rendszere:

Számviteli dokumentáció készítése;

regisztereket könyvelés;

elsődleges számviteli dokumentáció.

VII. Egységes munkaügyi dokumentációs rendszer:

Dokumentáció a munkaerőpiac helyzetéről;

dokumentációt munkaügyi kapcsolatok;

A munkaügyi szervek alkalmazottainak továbbképzésére vonatkozó dokumentáció;

munkavédelmi dokumentáció;

a minimális fogyasztói költségvetésről szóló dokumentáció;

A munkaügyi hatóságokhoz benyújtott fellebbezések dokumentációja.

VIII. Az Orosz Föderáció Nyugdíjalapjának egységes dokumentációs rendszere:

Dokumentáció a könyvelésről és a pénzeszközök elosztásáról;

Tervezési és gazdasági tevékenység dokumentációja;

Az ellenőrzési és ellenőrzési tevékenységek dokumentációja.

Hasonló információk.

Dokumentációs rendszer - a származási jelek, a cél, a típus, a tevékenységi kör, a végrehajtásukra vonatkozó egységes követelmények szerint összekapcsolt dokumentumok összessége.

A dokumentumok fejlesztésének fő iránya ezek egységesítése és egységesítése.

A vezetői tevékenységben felhasznált dokumentumok számának csökkentése, formáinak egységesítése, elkészítésének és lebonyolításának munkaerő- és anyagköltségeinek csökkentése, az információs bázisok egységessége érdekében a dokumentumok egységesítése, létrehozása érdekében munka folyik. egységes dokumentációs rendszerek (UDS).

Az egységes dokumentációs rendszerek kialakítása a vezetői dokumentumok összetételének és formájának egységességén alapul:

A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere;

Egységes banki dokumentációs rendszer;

Költségvetési intézmények, szervezetek pénzügyi, számviteli és beszámolási számviteli bizonylatainak egységes rendszere;

Egységes jelentési és statisztikai dokumentációs rendszer;

Vállalkozások számviteli és beszámoló-számviteli dokumentációjának egységes rendszere;

Egységes munkaügyi dokumentációs rendszer;

Az Orosz Föderáció Nyugdíjalapjának egységes dokumentációs rendszere;

Egységes külkereskedelmi dokumentációs rendszer.

Az irategyesítés jogi konszolidációjának formája a szabványosítás hivatalos dokumentumokat.

A szabványosítás a dokumentumkezelés területén a dokumentumokra vonatkozó országos formanyomtatványok és követelmények kialakítását jelenti, amelyek minden szervezet számára kötelezőek. A szabványok alkalmazása erősíti a modern vezetési tevékenységek kultúráját.

A szolgáltatási dokumentumok egységesítése, szabványosítása lehetőséget teremt az azonos és ismétlődő információkat tartalmazó dokumentumok szabványos (sablon) szövegeinek összeállítására.

12. A vezetői dokumentumok egységesítésének szakaszai és módszerei. Az egységes szövegek bemutatásának főbb formái: szöveg, sablon, táblázat, kérdőív

szöveg hivatalos dokumentum nevezett információ, amelyet bármilyen típusú írással vagy hangrögzítő rendszerrel rögzítettek, és amely a beszédinformáció egészét vagy nagy részét tartalmazza.

A szövegek egységesítésének fő célja a vezetői dokumentáció javítása, az optimális vezetői döntések meghozatalának felgyorsítása, ezáltal a teljes irányítási folyamat általános hatékonyságának növelése.

A szövegek egységesítése lehetővé teszi:

1. Oldja meg a szervezet dokumentumainak összetételének racionalizálását, az azonos típusú funkciók ellátásának rögzítését.

2. Csökkentse a dokumentumok létrehozásának költségeit. Különösen azt találták, hogy az egységes szöveg összeállításának és szerkesztésének ideje 3-5-szörösére csökken. Így növekszik a munka termelékenysége, a menedzsment területén a munka hatékonysága, a szükséges információrészek átugrásának lehetősége megszűnik.

3. Takarítson meg időt és fáradságot az olvasáshoz, a dokumentum megismeréséhez, hiszen az egységes szövegben a dokumentum készítője azonnal kiemelheti a legfontosabb információkat. Egyes adatok szerint az egységes szöveget szinte egy nagyságrenddel intenzívebben érzékelik, mint a nem egységes szöveget.

4. Az egységes dokumentum szövegsablonok könnyen használhatók számítógépes automatizált irodai rendszerekben.

A dokumentumok szövegeinek egységesítéséhez számos előfeltétel szükséges:

o Először is az nagyszámú hasonló termelés
és irányítási műveletek. A lényeg az, hogy az irányítási folyamat az

Ø azonos típusú funkciókból, amelyek dokumentálásához sok azonos típusú dokumentum megjelenése társul. Viszont, ez a fajta a dokumentumok stabil, ismétlődő nyelvi konstrukciókat generálnak. Emiatt a vezetői dokumentumok nyelvi eszközeinek száma korlátozott (a szavak és kifejezések kétharmada ismétlődik bennük);

Ø A vezetői dokumentumok szókincse a jogszabályi ill
hatósági és igazgatási normatív aktusok, és összefügg a pontos jogi megfogalmazások dokumentumokba való átvitelének szükségességével;

Ø hivatalos, hivatalos iratok speciális terminológiával telítettek;

Ø semleges szókincs jellemzi őket;

Ø Végül az egyes dokumentumcsoportok szövegei azonos szerkezetűek.

A szövegek egységesítése abban áll, hogy a nyelvi kifejezés egyetlen formáját hozzuk létre, amely a legpontosabban közvetíti a rendszeresen ismétlődő vezetői helyzetek vagy cselekvések tartalmát.

fő módszer a hivatalos dokumentumok szövegeinek egységesítése az állandó és változó információk kiosztása. Az állandó információ olyan információ, amely minden hasonló vezetési helyzetben keletkezett dokumentumban ismétlődik, a változó információ pedig olyan információ, amely lehetővé teszi az ismétlődő vezetési helyzetek egymástól való megkülönböztetését.

Az állandó információkat egységes dokumentum formájában rögzítik, amely a szöveg változatlan, ismétlődő részét képezi. A dokumentum egységes formájában szabad helyet kell biztosítani a változások, új információk rögzítésére.

Ahhoz, hogy az állandó információt el lehessen választani a változótól, szükséges, hogy legalább több azonos típusú és célú, hasonló vezetési helyzetekben létrejött dokumentum legyen.

Csak a konkrét dokumentumok elemzése ad alapot az információk állandóra és változóra való felosztására.

A teszt-egyesítési módszernek két változata van - a tartalmi egységesítés és a formai egységesítés.

A hivatalos dokumentumok szövegének egységesítésének és szabványosításának következő típusai különböztethetők meg:

1. szabványosítás nyelvi egységek, jogalkotási konszolidációjuk ben
GOST-ok (üzleti kifejezések, iparági kifejezések, tárgyak, termékek nevei, lexikai és grafikus rövidítések);

2. a dokumentumok szövegeinek egységes megjelenítési formáinak kialakítása (például egységes szövegek állandó információval a dokumentum fejléces papírján);

3. a nyelvi eszközök formalizálása (azaz a természetes nyelvi elemek használatának korlátozása mesterséges nyelv használatával
jelentése: kódok, szimbólumok, grafikai elemek stb.). Ez elsősorban a számítástechnika használatának köszönhető;

4. rubrikálás, i.e. a szöveg különálló komponensekre bontása és grafikus elválasztása egymástól. A legegyszerűbb címsor egy bekezdés. A szöveg mennyiségétől, tárgyától, céljától függően a rubrikálás bonyolultabbá válhat. Különösen az összetett dokumentumok szövegei szakaszokra, bekezdésekre, bekezdésekre, albekezdésekre vannak osztva, amelyek arab számokkal vannak számozva. A szöveg legnagyobb részének számai egy számjegyből állnak. Két számjegyet használunk az osztás második szakaszában, hármat a harmadikban, és így tovább.
Például:

2.2.2. stb.

A dokumentum egységes szövege bemutatható a dokumentum egységes formájában, sablon, kérdőív vagy táblázat formájában. A szöveg megjelenítési formájának megválasztásánál a dokumentum szövegében foglalt információk jellege a meghatározó.

tipikus szövegek.

A vezetői tevékenység számos tipikus, gyakran visszatérő helyzetet foglal magában, amikor dokumentálják, hogy a különböző szervezetekben mely azonos tartalmú dokumentumok készülnek. Ezért a dokumentumok egységes szövegei - szabványosak - a gyakorlatban elterjedtek.

A modellszövegeket általában többoldalas dokumentumokhoz fejlesztik, beleértve egységes formák olyan nyelvi kifejezések, amelyek a gyakorlatban régóta teszteltek, és ezért a legpontosabban közvetítik a tartalmat bizonyos műveleteket vagy helyzetekre, például előírásokra, utasításokra, szabályokra, előírásokra stb.

A legtöbb szöveg jellemző olyan dokumentumokban, mint a munkaköri leírások, a vonatkozó szabályzatok szerkezeti egység szervezetek, belső munkaügyi szabályzatok.

A tipikus szövegrészek akár olyan dokumentumokban is szerepelhetnek, amelyek lényegében egyediek. Például a munkavállalóval a munka megkezdésekor kötött munkaszerződésben az egyéni információkon és feltételeken túl sok jellemző információ szerepel, amelyet egyéb munkaszerződések, amely lehetővé teszi a fejlesztést szabványos nyomtatványok ezeket a dokumentumokat.

Sablon szövegek

A sablonszövegek kis méretű dokumentumokhoz jönnek létre, amelyeket egy időn keresztül ismételten összeállítanak. naptári év vagy évről évre időszakosan. Javasolt sablonszövegeket létrehozni az azonos műveletekkel rendelkező dokumentumcsoportokhoz. Az intézményekben a dokumentumok sablonszövegei gyűjtemény formájában készülnek.

Stencil- Ez egy szabványos papírlap, amelyre állandó információkat nyomtatnak, és helyet hagynak a változó információknak.

Szöveg stencil- állandó információkat és hiányosságokat tartalmazó szöveges megjelenítési forma, amely az adott vezetési helyzetet jellemző változó információk bevezetésére szolgál.

A sablonok meghatározzák a dokumentumokban található információk összetételét, sorrendjét és rögzítik a stabil verbális megfogalmazásokat.

A sablonszöveg megőrzi a szöveg nyelvtani szerkezetét, az üzleti írás normái szerint felépített, nyelvtanilag koherens szöveg.

Az egységes szöveg stencil formájában történő megjelenítésének formáját akkor választják ki, ha a dokumentum fő tartalma a vezetési műveletekre vonatkozó információ. Sablon formájában a parancsok, utasítások, utasítások, jegyzőkönyvek, cselekmények, megállapodások, szerződések, megállapodások, jelentések és jelentések egységes szövegei feljegyzések, levelek, bizonyítványok stb. A sablonszöveg „tippeket” tartalmazhat alsoros magyarázatok formájában a hézagokba beírandó információk természetére vonatkozóan.

A dokumentumok tartalmát a benne szereplő mutatók és részletek összetétele és értéke határozza meg. Egyrészt a mutatók és a részletek eltérőek lehetnek, ami nem zárja ki azok bemutatásának lehetőségét Általános követelmények. Másrészt, nagyszámú mutató és részlet, méghozzá különféle dokumentumokat történetesen ugyanaz. A sablondokumentumok jelentősen lerövidítik a dokumentumok összeállításának idejét, mivel az előadó figyelmét csak egy változó specifikus információ bevezetése korlátozza, amelynek helye előre meghatározott. Valójában egy már elkészített dokumentumot tölt ki, ami megszünteti a tervezet szakaszát.

Sematikusan a sablonszövegek fejlesztésének módszertana a következő:

Ø tipikus vezetői feladatok meghatározása;

Ø a vezetői problémák megoldása során szükséges és kialakult információk gyűjtése;

Ø az azonosított tipikus helyzetet tükröző egységes dokumentumszöveg készítése;

Ø a projekt egyeztetése dokumentumokat összeállító vagy velük dolgozó szakemberekkel (egyidejűleg Speciális figyelemügyelni kell a szakmai kifejezések használatára);

Ø a projekt végső szerkesztése és végrehajtása a GOST-ok követelményeinek megfelelően.

A szövegek begépelésére és formázására tervezett számítógépes programokban (szövegszerkesztők) a dokumentumok tipikus (képernyős) formáit „sablonnak” nevezik, és a „sablon” szóval fordítják, képernyődokumentum például bármely szervezeti forma.

asztal

Az információk dokumentumban való bemutatásának legtömörebb és legszemléletesebb formája az asztal.

A táblázat általában több, különböző tulajdonságokkal jellemezhető objektumról tartalmaz információt.

asztal- egy bizonyos rendszerben megadott, oszlopokkal elválasztott információk, számszerű adatok listája.

A táblázatban az állandó információkat a jellemzők neve jelöli, amelyek a táblázat bal szélső oszlopában - az oldalfalban - rögzített objektumok bizonyos halmazát írják le. A táblázat változó információi a vízszintes és függőleges sorok és oszlopok felsorolásával képzett cellákba kerülnek rögzítésre.

A táblázat formáját általában a digitális információk jelentési és statisztikai, számviteli, banki, szervezeti és adminisztratív és egyéb dokumentumokban történő bemutatásakor használják.

A táblázatok számozottak. A táblázatok számozása a következőképpen történik: ha a szövegben egynél több táblázat található, akkor azt "1. táblázat" jelöléssel kell ellátni.

A táblázatok különböző bonyolultságúak lehetnek, a táblázat oszlopainak fejlécei többféle számozási szintet, azaz alcímeket tartalmazhatnak.

A táblázat címsorának rövidnek és világosnak kell lennie. Az asztalfejeket ajánlott vastag vonallal elválasztani az asztal többi részétől. Az oszlopok és sorok fejléceit nagybetűvel, az alcímeket, ha nincs önálló jelentésük, kisbetűvel írjuk. Az oszlopok és sorok alcímeinek nyelvtanilag összhangban kell lenniük a címsorokkal. A pont mint írásjel nem szerepel a táblázatok kialakításában. Kivételt képez a rövidített szavak írása.

Lehetőség van egy nagy számú soros táblázat áthelyezésére egy másik oldalra. Annak érdekében, hogy a sok helyet foglaló címsor ne kerüljön át egy új oldalra, a táblázat oszlopait megszámozzuk, és minden következő oldalra csak egy sor kerül át az oszlopszámokkal. Ebben az esetben a következő rész fölé a "Táblázat folytatása ...", "A táblázat vége ..." szavakat írjuk. A táblázatba nem szabad beírni a "sorszám" oszlopot. Ha szükséges, számozza meg a soraikat sorszámokat helyezze a sorfejlécek elé, az oldalfalba, és a sorszámot jelző szám után egy pont kerül.

Az oszlopokban megadott mutatók számértékei a mutatók nevének utolsó sorának szintjén vannak feltüntetve. Az indikátorok szóbeli leírását a numerikustól eltérően az indikátornév első sorának szintjén kell kezdeni. Ha a megfelelő oszlopokban nincs adat, kötőjelet kell feltüntetni.

Az ismétlődő szavak a sorfejlécekben, ha a táblázatot nem választják el vízszintes vonalak, idézőjelek helyettesíthetők. A táblázat oszlopaiban ismétlődő ábrák és jelölések nem helyettesíthetők idézetekkel.

Ha van egy kis mennyiségű digitális anyag, amelyet nem célszerű táblázatba rendezni, azt következtetés formájában adjuk meg. A kimenetben a táblázattal ellentétben az oszlopokat nem vonalakkal, hanem pontokkal kell elválasztani. Például:

„Ha kisfeszültségű vezetékeket kereszteződésekben és átmenetek nélküli sík pályán akaszt, alkalmazza az együtthatókat a szabványokhoz:

munkaerőköltségek és bér.......... …………………………………. 1,8

gépek és anyagok .................................................................................................................................................. . 2,0"

4. Kérdőív

Kérdőív- olyan szöveges megjelenítési forma, amelyben egy-egy objektum jellemzőit bizonyos jellemzők szerint adják meg. A kérdőíves dokumentum tartalma állandó és változó információval rendelkezik. Állandó információ - a jellemzők neve, változó - jellemzőik. A kérdőív általában a következő információkat tartalmazza:

Ø kérdések és válaszhelyek;

Ø választható kérdések és válaszok;

Ø kölcsönös helyek a megkérdezett által saját belátása szerint bevitt információk számára.

A szöveges kérdőívben a konstans információt egy névszóval, vagy egy kifejezéssel, kulcsszóval fejezzük ki, amely névelőben főnév. A változó információ felírható kifejezésként is, főnévvel névelőben, igével (van, nincs stb.), számnévvel (gyakran digitális formában) vagy "igen", "nem" szavakkal.

A dokumentum tartalmának kérdőíves formája különösen jellemző a személyi dokumentációra, illetve az olyan marketingszolgáltatások dokumentációjára, amelyek például egy adott vállalkozás által gyártott termékek iránti fogyasztói keresletet vizsgálják.

A szöveges információkat tartalmazó táblázatok közvetlenül összeállításra kerülnek szöveg szerkesztő Miss szó. Ha a táblázatok változó digitális értékeket tartalmaznak, és a digitális adatok újraszámítása szükséges, akkor egy programot használnak - MS Excel táblázatokat vagy MS Access adatbázist. Az ezekből az alkalmazásokból származó adatok a megfelelő forrásprogramra mutató hivatkozásokkal importálódnak az MS Word-be, amely lehetővé teszi a dokumentumba beillesztett adatok frissítését és szerkesztését. Az asztal kialakítását a GOST R-1.5-92 szabályozza.

13. A géppel írt szöveg kialakításának szabályai. A dokumentumok szövegeinek egységesítésének jellemzői, figyelembe véve az automatizált rendszerek használatát

A részletek egymáshoz és összetevőihez (sorokhoz) való gazdaságos elhelyezése érdekében a dokumentumformátumtól függően a következő sortávolság-kombinációkat javasoljuk:

* A tipográfiai úton publikálásra előkészített dokumentumok szövegeit két időközzel nyomtatjuk.

** Zárójelben vannak a megengedett intervallumértékek a fő értékekkel együtt. Az elsőként felsorolt ​​intervallumokat részesítjük előnyben.

A GOST R 6.30-2003 a dokumentumok nyomtatási eszközökkel és számítógépes berendezésekkel történő előkészítésén alapul.

A betűközt (nyomtatott karakterméret) és a sorközt a GOST 6.10.5-87 határozza meg, milliméterben: 2,6 - betűköz; 4,25 - sortávolság.

Egy adott attribútum nyomtatásának kezdetének egyértelmű meghatározásához a nyomtatóeszköz 8 pozíciója javasolt, a nyomtatott karakterek (billentyűleütések) számával számítva, az űrlap bal oldali mezőjétől kezdve.

A 0. pozíciótól (a bal margó szegélyétől) jelentős számú betűrészlet kerül kinyomtatásra: a dátum kimenő dokumentum; hivatkozás a bejövő dokumentum indexére; a szöveg címe; szöveg (ha egy bekezdésből áll); a munkakör megnevezése a szükséges „aláírásban”; irányzó rúd; az előadó neve és telefonszáma; az irat végrehajtásáról és az ügyhöz való eljuttatásáról szóló jelet.

Az 1. pozíciótól (5 karakter a bal margó szélétől) nyomtatja ki a bekezdések elejét a szövegben; az alkalmazás jelenlétének jele.

A 2. pozícióból (16 karakter a bal margó szélétől) nyomtassa ki a kimenő dokumentum indexét; dátum a "hivatkozás a bejövő bizonylat indexére és dátumára" változóban.

A tabulátor 3. helyéről (a bal oldali mező határától számítva 24 karakter) a kivitelező aláírásának átirata kerül kinyomtatásra a szükséges „Jegyzet az irat elkészítéséhez és az ügybe küldéshez”.

A 4. pozíciótól (a bal oldali mező szélétől 32 karakter) többoldalas dokumentumokban az oldalszámot, a „Cím” attribútumot, valamint az irat elektronikus másolatának azonosítóját nyomtatjuk.

Az 5. pozíciótól (48 karakter a bal oldali mező szélétől) nyomtassa ki az aláírás átiratát a szükséges "aláírásban".

A 6. pozíciótól (a bal oldali mező szélétől 56 karakter) a „másolat” szó kerül kinyomtatásra.

Ha személyi számítógéppel ír levelet, előfordulhat, hogy nem egyeznek meg az írógépekben használt nyomtatott karakterek méretével. E tekintetben a hét szabványos rendelkezés közül ötöt kell iránymutatásnak tekinteni egy dokumentum elkészítéséhez. A nulla és az első pozíció továbbra is kötelező.

Ha többsoros részleteket helyez el az űrlap által kijelölt területen, akkor teljes hosszúságú sorokat kell használni. Minden új sor elejét függőlegesen kell igazítani.

A többsoros részletek (a szöveg kivételével) ajánlott sorhossza 28 karakter. Kivételként, ha különösen a hosszanti forma szövegének címe (18. kellékek, 32. o.) meghaladja a 150 karaktert, sora a jobb margó határáig meghosszabbítható vagy a következő sorba áthelyezhető.

A GOST R 6.30-2003 nem határozza meg azokat a betűtípusokat, amelyeket a dokumentumok szövegének személyi számítógéppel történő elkészítésekor kell használni. A fontokkal szemben támasztott fő követelmény az, hogy jól olvashatóak legyenek.

A szöveges anyag írásának szabályai

A tipográfiai módszerrel publikálásra előkészített dokumentumok szövegeit két sorközzel nyomtatjuk. Egy géppel írt oldal 28-30 sorból áll.

Egyszeres szóközű betűk megengedettek. Ebben az esetben két szóköz van a bekezdések között. Egy intervallumban nyomtatva egy géppel írt oldal 53-58 sorból áll.

Másfél időközönként nyomtatva egy géppel írt oldal a következőkből áll
38 sor.

Egy szabványos géppel írt oldal munkasora 64 vonásból áll.

Minden bekezdés első sora a bal margótól öt vonásnyira van begépelve.

Az oldalszámozás a másodiktól kezdődik. Az oldalszám a lap felső margójának közepére kerül. Két intervallum van a papír felső szélétől az oldalszámig, és két intervallum az oldalszámtól a szövegig.

Az oldalszám csak egy számjegyből áll, további karakterek nélkül.

Ø szakítson le egy sort vagy egy szót az előző bekezdésből;

Ø kezdje az új bekezdés egy sorát a záróoldalon, jobb, ha egy másik oldalon kezd új bekezdést;

Ø kezdjünk egy szót kötőjellel a sor végén, jobb, ha ezt a szót áthelyezzük egy új oldalra.

A szöveg részekre osztható: fejezetekre, bekezdésekre, albekezdésekre. Minden összetevőnek rendelkeznie kell egy számmal. A számozás arab számokkal történik. Az egyes komponensek számának tartalmaznia kell a magasabb felosztási fokozatok megfelelő összetevőinek összes számát.