Actul de transfer de cazuri de către contabilul părții de decontare. Exemplu de act de acceptare și transfer de documente către o altă persoană

Atunci când transferați active materiale în baza unui contract de închiriere, vânzare și cumpărare primit de companie în mod gratuit, este important să se înregistreze faptul transferului de valori de la o parte la alta. Actul de transfer al bunurilor materiale este un document important și îndeplinește mai multe funcții:

• Este o confirmare a transferului de valori de la o parte la alta;
• Prin semnarea actului, partea care primește își asumă responsabilitatea pentru bunurile transferate;
• Conține o listă completă detaliată a valorilor transferate.

Actul de acceptare și transfer de mărfuri: detalii solicitate

Companiile au dreptul de a se dezvolta forme proprii documente pe care le vor folosi în activitatea lor. Cu toate acestea, legislația conține o serie de cerințe care vor trebui luate în considerare la întocmirea documentelor. În special, toate formularele utilizate trebuie să conțină detaliile necesare enumerate în partea 2 a art. 9 lege federala Nr.402-FZ din 6 decembrie 2011

Detalii obligatorii care trebuie să conțină actul de acceptare și transfer al mărfurilor:

• Denumirea documentului: „Act de recepție și transfer de bunuri și materiale”;
• Data completării documentului;
• Numele companiei care a întocmit documentul;
• Documentul trebuie să reflecte esența faptului viata economica- dacă acesta este un act de acceptare și transfer de bunuri materiale (exemplul de mai jos), atunci informații despre transferul de bunuri de la o parte la alta;
• Valoarea măsurării faptului vieții economice în termeni fizici sau monetari (indicând unitățile în care se măsoară);
• Posturile persoanelor care au semnat această probă act de acceptare și transfer de bunuri și sunt responsabili pentru executarea acestui eveniment sau tranzacție;
• Semnăturile persoanelor responsabile și decodificarea semnăturilor (nume, inițiale) sau alte detalii care vor ajuta la identificarea acestora.

Detaliile enumerate mai sus sunt universale și obligatorii pentru toate documentele primare. Pe lângă detaliile enumerate, un eșantion de certificat de acceptare și transfer de bunuri și materiale trebuie să conțină o listă completă detaliată a mărfurilor, al cărei transfer este formalizat prin acest act: o listă de articole, numărul de bunuri pentru fiecare articol, cost.

Actul se intocmeste in 2 exemplare - un exemplar pentru partea ceda si primitoare a valorii. Lista funcționarilor care au dreptul de a semna documente contabile primare este stabilită de șeful companiei. Astfel de competențe pot fi stabilite prin ordin al șefului, Descrierea postului sau altfel document intern organizatii.

În ce monedă este necesară întocmirea documentelor primare?

Este de remarcat faptul că unul dintre detaliile necesare, care contine actul de acceptare - transfer de bunuri, este valoarea de masura monetara a faptului de viata economica, indicand unitatile de masura. Un indiciu clar că documente sursă este necesar să se întocmească numai în ruble, nu este cuprins în legislație. Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că obiectele contabilitate(active, venituri, cheltuieli etc.) trebuie reflectate în ruble. Declarațiile contabile sunt emise și în ruble rusești. Astfel, luând în considerare aceste 2 fapte, documentele primare care confirmă faptele vieții economice trebuie întocmite în ruble.

Dacă lucrați cu contrapărți străine și utilizarea valutei străine se datorează necesității, puteți face următoarele: furnizați mai multe coloane pentru diferite unități de măsură sau întocmiți document suplimentar, care va clarifica conținutul documentului întocmit în valută.

Odată cu dezvoltarea pe scară largă a activităților structurilor de afaceri, creșterea interacțiunii dintre organizațiile private și agentii guvernamentale o creștere a fluxului reciproc de documente este inevitabilă. De regulă, fluxul de lucru între oficiali, reprezentanți ai organizațiilor și chiar corespondenți privați prevede recepția/transmiterea suporturilor fizice (în acest caz documente) conform actului de acceptare şi transfer de documente.

Transferul documentelor întocmite sub formă de suporturi de hârtie de informații grafice (spre deosebire de cele din ce în ce mai populare managementul documentelor electronice), în special cele care poartă date cu semnificație juridică sau financiară, necesită confirmarea finalizării operațiunii de transfer-acceptare. Practica legala are o cantitate mare procedura procesuala, atunci cand faptul lipsei dovezilor documentare a transferului de informatii sau a unui act de acceptare si transfer de documente redactat incorect (analfabetul juridic) a servit drept motiv pentru procese indelungate, aducand pierderi de timp si resurse financiare cheltuieli.

Actul de acceptare și transfer de documente se întocmește nu numai la trimiterea documentelor în afara cercului administrativ de producție, ci și în cadrul organizației în sine. Un exemplu în acest sens poate fi procesul de transfer de dosare cu documente, cazuri, documentație de lucru și de service, efectuat la schimbare oficial ale căror atribuții includ păstrarea și prelucrarea anumitor tipuri de documente (angajați ai departamentelor de personal, finanțatori, contabili, ingineri etc.).

Cerințe de bază pentru act

În ciuda faptului că actul de acceptare și transfer de documente are un deplin efect juridic(supus executării corespunzătoare) și este adesea singurul document care confirmă puritatea financiară (legală) a tranzacției, nu există cerințe stricte pentru dezvoltarea și executarea acesteia. Formularul se întocmește în formă liberă în scris sau prin tipărire computerizată în mai multe (cel puțin două) exemplare, care sunt certificate prin semnătura și sigiliul capetelor și eliberate fiecăruia dintre reprezentanții împuterniciți ai părților. Dacă este necesar, în cauză se depune o copie de control a actului.

Esența principală a actului se reduce la certificarea reciprocă de către părțile care interacționează în cadrul tranzacției sau al altor relații de transfer a unui pachet de documente specificate în mod specific către corespondentul solicitat. Corespondenții de interacțiune pot fi atât cetățeni obișnuiți ai țării, cât și reprezentanți ai firmelor, organizațiilor, întreprinderilor, structurilor private și agențiilor guvernamentale putere executiva(în acest caz, transferul de documente se consideră a fi efectuat între persoane juridice și necesită unele completări la).

Indiferent de cazul specific al transferului documentelor, structura acestora, destinatarii și alte date externe, în vederea menținerii alfabetizare juridică Documentul de acceptare a transferului trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

1. Trebuie să fie pe hârtie. Este permisă proiectarea atât pe o coală standard în format office A4, cât și pe o coală special concepută antet organizații, întreprinderi (când interacționează entitati legale).
2. Ar trebui să conțină informațiile minime necesare pentru îndeplinirea funcției principale. O abundență de date irelevante face dificil de înțeles esență comună iar în viitor poate servi drept punct de sprijin al neînțelegerii reciproce.
3. Declarația actului trebuie să corespundă stilului oficial de afaceri, evitând rândurile colocviale de vorbire.
4. Actul trebuie să aibă o denumire care să reflecte scopul său principal, de exemplu, „Acceptarea documentației și certificatul de transfer asistență financiară SA Inginerie.
5. Dacă una sau ambele părți care interacționează este persoană juridică, autoritatea reprezentantului expeditorului (destinatarului) prin sigiliul organizației aplicat pe semnătura reprezentantului sau prin modalitatea de atașare la actul de procură a conducătorul întreprinderii.

Cu privire la conținutul intern al actului de acceptare și transfer de documente se impun cerințe speciale. Pe lângă informațiile care reflectă detaliile părților, atribuțiile reprezentanților și alte date de serviciu, actul prevede detalii despre subiectul transferului.

Pentru a determina corect necondiționat dacă un anumit document aparține informațiilor reflectate în act, acesta conține:

• denumirea actului și datele de adresă a executării acestuia, pentru organizații - adresa efectivă și legală;
• data întocmirii actului (este și data semnării) și data înregistrării acestuia în biroul relevant (pentru persoane juridice);
• detaliile de e-mail ale expeditorului și destinatarului. Când faceți un act în interior organizarea structurală este permisă indicarea numelui, prenumelui și patronimului, funcției persoanei care primește și transferă;
• numele actelor transmise destinatarului (corespondentului), așa cum sunt indicate în rubricile de serviciu ale documentelor în sine;
• numărul de copii ale fiecărui document din pachetul general și calculul repartizării acestora;
• afilierea adresei fiecărui document (de regulă, pentru fiecare corespondent dispersat geografic își formează propria), dar Cerințe generale conform indicației de adresare, aceasta nu se anulează;
• date privind restricțiile în familiarizarea cu documentele atașate (în principal preocupări institutii publiceși agenții de aplicare a legii). Ștampila de restricție în familiarizare (inclusiv transferul de documente care conțin informații care constituie secret comercial) între altele, impune o restricție privind cerințele pentru transportul (trimiterea) unui pachet de documente;
• numărul de foi ale fiecărui document separat și conținutul pachetului în ansamblu;
• informații despre dacă documentele transferate sunt originale sau copii (copii certificate);
• dacă există atașamente la documente (hărți, diagrame, diapozitive, suporturi magnetice - de exemplu, scrisoare de transmitere cu aplicare contract guvernamental„Cu privire la achiziționarea de echipamente tehnologice” pe un suport CD-R), datele privind anexele (anexele la documente) sunt indicate ca articol separat, dacă astfel de informații nu sunt cuprinse în corpul documentului însuși transmis cu atașamente;
• dacă este necesar, pentru a îmbunătăți fiabilitatea investițiilor transferate, se indică rezumat documente. Cerința nu este obligatorie, se îndeplinește cu transferul concomitent a unui set de același tip de documentație;
• în cazul în care sunt transmise mai multe documente identice ca tip, dar diferite ca conținut (de exemplu, facturi pentru transferul de bunuri materiale etc.), se indică suplimentar informații care identifică necondiționat fiecare document specific – numere de ordine, numere de corespondență primită, numere de serie sau numere de inventar ale documentelor conform datelor contabile.

Actul de acceptare și transfer al documentației proiectului

Dacă un simplu act de acceptare și transfer de documente este întocmit într-o formă liberă, structura sa și, într-adevăr, prezența este determinată numai de dorința reciprocă a părților (sau, de regulă, una - partea care transferă), atunci documentația de proiect se transferă conform actului, a cărui formă și întocmire obligatorie este strict reglementată de legislația în vigoare.

Documentația de proiect înseamnă un set de documente stabilit prin acord, inclusiv soluții text și grafice, note explicative, hărți, planuri de amplasament, planuri de etaj ale clădirilor, fotografii de peisaj, hărți schematice de energie electrică, gaz, alimentare cu apă și alte documente elaborate în baza unui acord cu un reprezentant al clientului. LA documentatia proiectului include, de asemenea, coduri sursă și versiuni vizualizate ale interfețelor aplicațiilor, programelor, paginilor WEB, site-urilor și nucleelor sisteme de operare distribuit în condițiile unei licențe deschise.

Transferul documentației proiectului este procesul de îndeplinire de către o persoană (în principal un antreprenor, inginer, proiectant sau proiectant) a unui număr de responsabilități pentru dezvoltarea și eliberarea ulterioară a rezultatului muncii sale către persoana care a finanțat (inițiat) cercetare de proiectare (client, client).

Procesul de transfer

După dezvoltarea întregului pachet stabilit prin acord documentația proiectului, reprezentanții companiei dezvoltatoare transferă pachetul de documente către client sau îl trimit prin poștă cu chitanță de retur. Nuanța lucrului cu documentația de proiect este posibilitatea transmiterii sale repetate. În conformitate cu termenii acordului încheiat, compania client ia în considerare pachetul de documente primit (inclusiv certificatele în formularele KS2.3 etc.) în termen de cinci zile lucrătoare (dacă nu se prevede altfel prin acordul actual) din momentul livrării oficiale a documentatia.

Dacă, pe baza rezultatelor luării în considerare a documentației primite, reprezentanții companiei clientului nu au avut întrebări, dezacorduri și comentarii care necesită prelucrarea documentelor, atunci certificatul de acceptare este semnat de șeful instituției și obligațiile de contractantul (dezvoltatorul) se consideră a fi îndeplinit în totalitate, iar cele doua copii ale actelor semnate de acceptare a documentației de proiect și un act de formular KS2 sunt trimise șefului companiei de dezvoltare.

O factură de plată pentru lucrările efectuate este trimisă clientului după două zile de la data primirii de către organizația de proiectare a confirmării acceptării de către client a documentației proiectului (data acceptării este ziua în care clientul semnează certificatele de acceptare și actul sub forma KS2). În cazul în care reprezentanții clientului au comentarii care afectează în mod critic procesarea întregii documentații, întregul pachet de documente este returnat executanților cu o listă de comentarii și deficiențe care trebuie eliminate. Deficiențele sunt eliminate de compania de dezvoltare pe gratuit, iar costul procesării nu este inclus în prețul total al serviciilor.

Documentarea

Pregătirea documentației de proiect pentru transferul către client nu este un proces creativ efectuat la discreția dezvoltatorilor. Reguli pentru formarea unui pachet de hârtie (și în cazuri individualeși electronice) mediile sunt marcate rigid cu cadrul celui de-al optulea paragraf din GOST R 21.1101.2013.

Toată documentația (inclusiv un format mai mare decât formatul obișnuit A4 - diagrame, hărți etc.) este ajustată la dimensiunea A4, formată în secțiuni tematice în conformitate cu GOST și arhivată în dosare cartonate. În plus față de documente pe hârtie clientul poate fi transferat pe un suport magnetic care conține copii electronice ale documentelor transferate.

Fișierele de copii electronice se formează și în mape, conform secțiunilor stabilite, cu aplicarea obligatorie a copiilor scanate ale fișelor de documentație care conțin semnăturile responsabililor de dezvoltare a proiectelor. Proiectul scanat (editat în cazuri separate) în sine este certificat semnatura electronica organizatii.

Actul de acceptare și transfer al documentației proiectului este o formă mult mai detaliată decât un document similar pentru transferul altor pachete. Pe lângă secțiunile principale care conțin, în principal, detaliile documentelor de identificare a obiectului actului, un astfel de act conține date despre completitudinea și calitatea derulării proiectului, prețul unei unități de volum de munca și dreptul de a deține proiectul.

Caracteristici de transmisie

Principala caracteristică care distinge izbitor procesul de acceptare și transfer al documentației de proiect de alte operațiuni cu documente este transferul către client, pe lângă originalele pe hârtie și copiile digitale ale acestora, a dreptului de proprietate asupra proiectului. Proprietatea intelectuală este evaluată în mod similar valori materialeși nu mai puțin strict protejat de abuzuri.

Clientul proiectului, după ce a primit rezultatele lucrării antreprenorului, nu va putea implementa practic proiectul în propriile interese fără a achiziționa drepturi exclusive privind utilizarea proprietății intelectuale a dezvoltatorilor. Orice modificare a proiectului de către client, precum și reflectarea sa practică în activitățile sale, vor fi considerate o încălcare a proprietarului drepturilor de autor. De aceea clauza privind dreptul de proprietate exclusivă asupra proprietate intelectuală proiectul este inclus în documentația proiectului.

Transferul documentației executive

Documentația as-built este un pachet special de documente care reflectă toate nuanțele, aspectele și cerinte tehnologice la obiectul de utilizare. În cele mai multe cazuri, termenul „documentație așa cum a fost construită” este folosit în contextul construirii blocurilor de informații.

Act de transfer-acceptare documentatie executiva- un document profund detaliat, care este o protecție împotriva probleme juridice ca urmare a încălcării regulilor de utilizare a obiectului operațiunii, pierderea principalelor documente care caracterizează normele operaționale sau administrativ-juridice ale acordului.

Antreprenorul - antreprenor, dezvoltator sau alt reprezentant care își îndeplinește obligațiile în temeiul unui acord încheiat anterior de comun acord, este obligat să transfere investitorului (clientului) întreaga listă a documentației as-built, dacă o astfel de condiție este stipulată prin acordul părților sau al funcționarea unității fără transferul de documente este imposibilă.

Actul de acceptare și transfer al documentației executive, pe lângă secțiunile comune tuturor actelor de transfer, prevede reflectarea informațiilor privind condițiile transferului unui pachet de documente, calendarul și caracterul complet al acestora. Întreaga listă a documentației executive transferate în fara esec reflectată în act. Când luăm în considerare procesul de construcție, principalele documente ale listei sunt:

• acte de ridicare geodezică a zonei destinate construirii instalației;
• licențe sau alte documente care confirmă calitatea (rezistența la foc, siguranța chimică etc.) materiale utilizate în construcții;
• scheme editabile ale obiectului cu referire la punctele cardinale, planurile de etaj ale clădirilor și structurilor etc.;
• acte teste tehnice echipamente, produse sanitare, echipamente de vid, cablaje electrice;
• alte documente care confirmă corectitudinea calculelor inginerești, siguranța funcționării și conformitatea cu toate cerințele clientului unității.

Practica judiciară are multe exemple în care absența unui act de acceptare și transfer a documentației executive (sau întocmirea lui neglijentă fără o enumerare scrupuloasă a tuturor anexelor la act) a presupus pierderea. documente importante, renuntarea la raspundere a antreprenorului si imposibilitatea punerii in functiune a obiectului, insotite de mari pierderi financiare ale partii care a savarsit neglijenta in completarea (verificarea inainte de semnare) a certificatului de acceptare pentru transferul documentatiei executive.

Concluzie

Actul de acceptare și transfer de documente în toate soiurile sale este un document serios care garantează protecția drepturilor expeditorului (destinatarului) și asigură puritatea tranzacției sau legalitatea acceptării unei poziții (dacă documentele sunt transferate ca parte). a unei schimbări a șefului, oficial al organizației). Chiar și un act întocmit pe forma standard, descărcat din surse deschise de pe Internet, crește fiabilitatea fluxului de documente și încurajează părțile care interacționează să respecte cerințele legislației în vigoare.

In contact cu

Primirea act de transfer se referă la un tip oficial de formulare care confirmă transferul documentației de afaceri de la un participant la altul. Actul se completează, de regulă, la încheierea acordurilor între contrapărți. Un astfel de formular este de obicei scris la cererea unei instituții care are nevoie de materialele necesare sau la cererea unui antreprenor.

Cum se întocmește un act de transfer în 2020

În legislația Federației Ruse nu există standarde pentru șablonul certificatului de acceptare, dar, ca în fiecare certificat de afaceri, în act similar Trebuie afișate următoarele informații:

• Titlul certificatului.
• Numărul și data emiterii, cu indicarea localității în care a fost întocmit
• Lista materialelor transferate, numărul și tipul acestora (original sau fotocopie).
• Numele instituției, numele complet părţile implicate în semnarea actului.
• Semnăturile reprezentanților părților, certificate prin sigilii.

Formularul de acceptare și transfer se consemnează în două exemplare, cu transferul unui exemplar fiecărui participant la operațiune.

Înainte de întocmirea actului, este necesar mai întâi să pregătiți materialele care urmează să fie transferate. La completarea actului de transfer, este recomandabil să respectați următoarea structură a documentului, care poate fi împărțită în trei secțiuni:

1. Prima secțiune. Numele formularului este completat aici „Actul de acceptare și transfer de documente”. Apoi, trebuie să afișați data la care a fost completat certificatul și localitate in care s-a efectuat operatia. După aceea, sunt afișate detaliile părților implicate în executarea documentului. Pentru persoanele juridice - acesta este numele instituției și numele complet. reprezentanți ai părților. Pentru persoane fizice - numele complet și detaliile pașaportului.
2. A doua secțiune - atribuite listei de documente transferate. Pentru comoditate, este de obicei aranjat sub forma unui tabel, afișând următoarele coloane:

• Nu. p / p.
• Titlul documentului.
• Data, în conformitate cu înregistrările contabile din instituție.

1. Secțiune finală. Această parte a documentului afișează informații finale despre numărul de copii ale documentului întocmit și semnăturile părților la tranzacție. Pentru persoanele juridice, este necesar să se afișeze aici nu doar numele complet, ci și funcțiile semnatarilor, cu confirmarea tranzacției de către sigiliile instituțiilor.

Funcții de completare

La înregistrarea informațiilor în certificatul de acceptare, este necesar să se respecte caracteristicile formularului:

1. De exemplu, la transferul de materiale intradepartamental, numele instituției este completat în colțul din stânga sus. În colțul din dreapta se află rezoluția șefului instituției.
2. Apoi se înregistrează data întocmirii formularului de acceptare-transfer.
3. Partea descriptivă listează numele complet. persoane implicate în transferul documentelor, cu afișarea posturilor.
4. În continuare, este alcătuit un tabel care listează documentele transferate.
5. Apoi este afișat numărul de copii ale formularului completat.
6. Incheierea este semnata de reprezentantii partilor.

Dacă acest document este destinat uzului intern al instituției, documentul este aprobat de conducătorul întreprinderii.

La completarea formularului interdepartamental nu se completează paragraful nr. 1, iar semnăturile participanților trebuie certificate cu sigilii.

Scopul principal al actului de transfer și acceptare este de a dovedi că documentele au fost efectiv transferate în suma indicată în formular.

• Titlul, data și locul redactării certificatului de transfer.
• Denumirea instituției în care se efectuează transferul documentației (pentru persoane juridice)
• Numele complet al reprezentantului care transferă actele. Dacă este necesar, sunt afișate datele pașaportului.
• Numele complet al reprezentantului care acceptă lucrările (dacă reprezentantul este dintr-o altă instituție, atunci sunt indicate detaliile și numele instituției).
• Lista materialelor date, indicând numărul de copii, numărul de pagini, numărul documentelor și data creării acesteia. Cu volume mari de material de transmitere, este mai convenabil să compilați liste în formă tabelară.
• La finalul formularului se aplică semnăturile participanților la operațiune, iar în cazul transferului interdepartamental se certifică suplimentar cu sigiliile instituțiilor.

De menționat că astfel de acte pot fi întocmite la primirea unor documente importante pentru păstrare în timpul oricărei activități. De exemplu, puteți preda documente unui reprezentant care întocmește materiale de teren străine prin mandatar al clientului. În cazul în care contractantul pierde documentele transferate, un astfel de act va sta la baza solicitării oricărei autorități pentru soluționarea litigiului. Mai multe exemple pot fi citate care arată utilitatea întocmirii unor astfel de acte.

Faptul de a accepta transferul documentelor către o altă persoană

Certificatul de receptie este o anexa la contractul dintre parti si asigura faptul transferului de bunuri de la antreprenor catre client. Încheierea unui acord între antreprenor și client se realizează în conformitate cu legislația Federației Ruse. Iar actul de transfer și acceptare semnat este doar un document oficial de fixare, cu ajutorul căruia se efectuează transferul documentelor de afaceri.

Acest certificat de documentație transferabilă este obligatoriu din punct de vedere juridic.

Formularul de întocmire a unui certificat de trimitere a documentației către o altă persoană prevede afișarea următoarelor elemente:

• Titlul certificatului.
• Data semnării.
• Locul semnării.
• Numele materialelor transferate sub forma unei liste.
• Numărul de materiale transferate.
• NUMELE COMPLET. partidelor participante.
• Baza pentru formular.
• Semnăturile părților.
• Printuri.

De asemenea, puteți afișa informații despre documentație în dovezile generate. În acest caz, secțiunea cu revendicări trebuie descrisă separat.

Cerințe pentru actul de transfer de documente către o altă persoană

Odată cu dezvoltarea afacerilor de astăzi, apar destul de multe întrebări cu privire la finanțarea proiectelor, achiziția de echipamente care necesită investiții de fonduri considerabile, din cauza cărora capitalul de lucru al antreprenorilor este spălat.

Una dintre căile de ieșire din aceste circumstanțe este închirierea de obiecte. Totodată, încheierea unui contract de închiriere nu va fi completă fără eliberarea unui certificat corespunzător de transfer și acceptare a imobilului, care să afișeze întreaga listă a documentației și echipamentelor transferate unei alte persoane, în acest caz, chiriașului.

Dacă contractul de închiriere reflectă toate punctele referitoare la utilizarea echipamentului (termeni și mod de funcționare, condiții de plată, durata contractului etc.), atunci certificatul de acceptare afișează faptul transferului documentației, care indică toate specificații echipament închiriat, iar numărul documentelor este indicat. Prin urmare, se joacă actul de transfer și acceptare a transferului către o altă persoană rol importantîn relaţia dintre părţile la tranzacţie.

V situații controversate un formular de transfer certificat poate fi decisiv, deoarece la rezolvare probleme litigioase la executarea contractului, grație unui act scris, se poate dovedi, de exemplu, faptul transferului uneia sau alteia documentații sau începerii contractului între părți. Putem spune că actul confirmă faptul începerii executării raporturilor contractuale.

Înainte de a compila formularul de acceptare, trebuie să pregătiți materialele necesare care vor fi date clientului.

Întocmirea formularului de transfer și acceptare începe, după cum s-a menționat în secțiunile anterioare, prin afișarea detaliilor participanților și marcarea locului și a datei întocmirii certificatului. Spre deosebire de un formular întocmit între instituții, un act de transfer și acceptare către o altă persoană prevede afișarea informațiilor despre destinatar, indicând datele pașaportului și adresa de reședință a unei persoane.

Etapa finală în executarea actului este semnarea acestuia de către participanți a transferului și acceptării.

Exemplul #1

______________________ __________________________

locul întocmirii actului data întocmirii actului

Persoana care depune documentele: _________________________________________________________________.

Persoana care acceptă documentele: ________________________________________________________________.

Motivele transferului documentelor: ________________________________________________________________.

Lista documentelor transferate:

Acest act confirmă faptul că ________________________________________________ a transferat, iar ____________________________________________ a acceptat documentele de mai sus.

Semnăturile părților:

Persoana care depune documentele: ________________________________________________________________

Persoana care a primit documentele: ________________________________________________________________

Exemplul #2

ACT

acceptarea si transmiterea documentelor

________________ "" _________________ 20__

Pe de o parte, reprezentată de ___________________________________________, transferată, și _____________________________ reprezentată de ______________________________, pe de altă parte, au acceptat următoarele documente:

Documente predate: Documente primite:

__________________ //_____________________ / /

Exemplul #3

Actul de acceptare și transfer de documente

Moscova „____” _____________ 20__

Societatea cu Răspundere Limitată „____________________” reprezentată de ______________________, pe de o parte, transferată, și Societatea cu Răspundere Limitată „_____________________” reprezentată de ____________________, pe de altă parte, au acceptat următoarele documente:

Prezentul act se întocmește în două exemplare, câte un exemplar pentru fiecare dintre părți.

Documente predate: Documente primite:

_____________/______________/ _____________/________________/

M.P. M.P.

Exemplul #4

ACTUL DE PRIMIREA SI TRANSFERUL DOCUMENTELOR

________________ "___" _________ 20__

În persoana lui _____________________, pe de o parte, transmis,

și ________________________________ reprezentată de _________________________, pe de altă parte, a acceptat următoarele documente:

Prezentul act se întocmește în două exemplare, câte un exemplar pentru fiecare dintre părți.

Documente predate: Documente acceptate.

Prin intermediul unui act de acceptare și transfer de documente, se realizează o fixare documentară a procedurii de transfer al unui document de la o persoană la alta, atât în ​​cadrul organizației, cât și între organizații terțe, persoane fizice etc.

Trimiterea documentelor ca operațiune

Activitatea de afaceri a oricărei organizații nu poate fi imaginată fără formarea unui fond documentar. Contabilitate, documente fiscale, documentația administrativă, inventarele articolelor de inventar - etc., toate acestea fac parte din munca de birou care asigură fluxul de lucru.

Atunci când schimbă managerii sau specialiștii responsabili cu menținerea înregistrărilor, angajatorul ar trebui să se gândească la:

• asigura transferul integral al dosarelor (documentelor) de la vechiul angajat la cel nou;
• asigurați-vă că documentele sunt acceptate integral de noul angajat de la cel vechi.

În aceste scopuri se întocmește un act de acceptare și transfer de documente.

În procesul de primire și transmitere a documentelor, oferă și control asupra disponibilității efective a documentelor. Dacă în timpul procesului de transfer a documentelor se dezvăluie faptul pierderii documentelor care erau anterior disponibile, poate apărea răspundere disciplinară, administrativă sau chiar penală.

Un act de acceptare și transfer executat corect poate fi folosit de părți în instanță ca dovadă a prezenței sau absenței unui document la momentul întocmirii acestuia.

În plus, certificatele de transfer-acceptare documentează transferul documentelor către o organizație terță parte, arhivă etc. De asemenea, așa cum pot fi părți la act indivizii. Executarea unor astfel de acte este aproape identică cu executarea act intern cu excepția faptului că sunt introduse în act detaliile nu uneia, ci mai multor organizații sau datele pașapoartelor persoanelor care transmit și primesc documente.

Înregistrarea actului

Forma actului de acceptare și transmitere a documentelor nu este reglementată de lege. O organizație poate avea propriile forme concepute pentru a răspunde nevoilor sale.

Un act se întocmește în numărul necesar de exemplare, de regulă, în două dacă este o organizație terță sau de acceptare și transfer de documente între cetățeni, sau unul dacă actul este intern. Dacă este necesar, angajatul care transferă documentele poate face o copie a actului.

Actul de acceptare și transfer de documente conține următoarele secțiuni:

1. „antet”, care indică date despre organizații (organizații): nume, adresă, PSRN, TIN și alte detalii;
2. mai jos sub „antet” - denumirea documentului, numărul și data întocmirii acestuia;
3. Numele complet al persoanei care depune documentele, funcția, dacă este cazul - datele pașaportului;
4. Numele complet al persoanei care acceptă documentele, funcția, dacă este cazul - datele pașaportului;
5. o listă detaliată a documentelor depuse ( numere de înregistrare, numărul de cazuri, volume, o indicație a originalului sau a unei copii a documentului, numărul de foi etc.). În unele cazuri, dacă există multe documente, este permisă o anexă la actul de inventariere a dosarelor. În acest caz, actul face mențiune „Conform inventarului din data de ________ an”;
6. note privind starea (pierderea, descoperirea) documentelor, dacă este necesar, de exemplu, „Ordinul nr. P-11 din 21 decembrie 2021 „Cu privire la numirea unei persoane responsabile” a fost pierdut în urma unui incendiu;
7. o notă pe numărul total de documente depuse în numere și cuvinte;
8. semnăturile părților, stenogramă.

Din momentul semnării actului de către ambele părți, partea care l-a acceptat își asumă responsabilitatea pentru păstrarea documentelor. Nu pot fi formulate pretenții împotriva părții care a transmis documentele.