Порядок - організація роботи з архівними документами. Порядок організації роботи архіву організації

Про деякі питання правильного зберігання документіврозповіла начальник відділу комплектування та відомчих архівівдержавного архіву Амурської області Олена Шилова

Після Кадрового клубу, який пройшов у газеті «Працюй!» Минулого четверга, учасникам стало ясно, кадровик або архіваріус підприємства - це велика людина. Саме від них залежить порядок документообігу організації, в якому іноді розібратися дуже складно.

Як виявилося, говорити про те, як правильно вести архів в організації, можна вічно, такого великої кількостінюансів складно знайти ще десь. Про деякі питання правильного зберігання документів розповіла наш запрошений експерт Олена Шилова, начальник відділу комплектування та відомчих архівів державного архіву Амурської області.

Настільні документи архіваріуса

1. Найголовнішим законодавчим актом, що регулює весь рух архівних документів, є Федеральний закон «Про архівну справу». Він поширює свою дію будь-які організації та його архівні документи і його вимоги обов'язкові до виконання.

2. У питанні, як вести будь-які архівні документи від нумерації до обкладинки, допоможуть основні правила роботи відомчих архівів 1985 року.

3. «Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання».

4. Для тих організацій, у яких існує науково-технічна документація, - «Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничої діяльностіорганізацій, із зазначенням термінів зберігання».

Інструкція по роботі з документами

Для ефективної роботиз документами потрібна інструкція з діловодства. На жаль, не в кожній організації є. У ній мають бути встановлені правила роботи з усіма документами підприємства – правила оформлення, однаковість. Буває так, що в одній організації реквізити на бланках у різних місцях самі бланки різні. І працювати незручно, і знайти потім нічого не можна. В інструкції має бути прописано не тільки те, як складаються описи та номенклатури, а й хто відповідальний за роботу архіву. Краще, щоб це була не одна людина, на яку скинуть усі справи, а доручати деякі архівні функції відділам. Щоб після певного часу відповідальна людина з відділу підготувала всі документи і здала відповідальному за архів. І лише потім архіваріус робить зведену роботу. Запитань і проблем не буде з документами, якщо в інструкції буде покроково прописано.

Склад документів, що підлягають передачі до архіву

Архів організації відповідно до положення про нього комплектується справами постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також справами з особового складу. Документи, що утворюються у діяльності організації, за термінами зберігання поділяються на:

  • документи тимчасового терміну зберігання (до 10 років включно);
  • документи довгострокового терміну зберігання (понад 10 років);
  • документи постійного (вічного) зберігання.

Справи тимчасового зберігання з термінами зберігання до 10 років передачі до архіву організації, як правило, не підлягають. Вони зберігаються у структурних підрозділах організації та після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню.

Документи особистого походження до архіву організації передаються на тимчасове зберігання за заявою їх власника (власника) з подальшою передачею до державного архіву на постійне зберігання.

До архіву передаються документи організацій-попередників, а також документи ліквідованих підлеглих організацій.

Номенклатура

Має бути у кожній організації. Цей документ дозволяє вам враховувати заведені справи, складати описи та знищувати документи з короткочасним терміном зберігання, які до опису не входять. До неї мають включатися всі документи, що заводяться в організації. Загальні вимогидо складання прописані у правилах роботи відомчих архівів та правилах роботи архівів організацій, а також у типової інструкціїз діловодства федеральних органів. Саме в номенклатурі намічається угруповання виконаних документів у справи, систематизація справ, індексація та термін зберігання справ. Вона є основою для складання описів справ постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років) зберігання та основним обліковим документом у діловодстві, а у відомчому архіві використовується для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Закріплена в номенклатурі схема систематизації справ може бути використана для розробки схеми картотеки на виконані документи. Номенклатура складається на основі штатного розкладута структури організації. Черговість заголовків справ у номенклатурі має відповідати структурі організації. Номенклатура справ організації на майбутній календарний рікскладається в останньому кварталі цього року. Узгоджена з архівною установою номенклатура наприкінці кожного року уточнюється, затверджується керівником організації та набуває чинності з 1 січня наступного календарного року.

З архівною установою затверджується не рідше одного разу на 5 років. У разі докорінної зміни функцій та структури організації розробляється нова номенклатура справ. Докладніше про те, що таке номенклатура та як її вести, можна вивчити в основних правилах роботи відомчих архівів та правилах роботи архівів організацій.

Збереження архівів

Архів розміщують у спеціально збудованих або пристосованих для зберігання документів будинках або окремих приміщеннях будівлі. Спеціальні приміщення для архівів організацій повинні передбачатися під час будівництва або переобладнання адміністративних будівель. При відсутності спеціального приміщеннядля архіву організацій виділяється пристосоване приміщення в адміністративному приміщенні організації. Не допускається зберігати архівні документи у старих, сирих, неопалюваних приміщеннях, що не відповідають санітарно-гігієнічним вимогам. А також у приміщеннях будівлі, зайнятої службами громадського харчування, харчовими складами та ін.

У випадках неможливості організації виділити приміщення під архів бажано, щоб документи, що зберігаються, знаходилися в горизонтальному положенні, в коробках, в залізних шафах. І доступом до них було обмежено. Важливо намагатися зберігати світловий та температурний режим. Темрява для документів якраз.

Організація, подібно до живого організму, безперервно взаємодіє із зовнішнім світом і підтримує численні внутрішні процеси: укладає договори з контрагентами, приймає або реалізує товари та послуги, здійснює різноманітні платежі, погоджує та затверджує локальні нормативні акти.

Оформляється у своїй безліч документів, більшість з яких рано чи пізно втрачають поточну актуальність та вирушають до архіву. Кожна організація дотримується власної політики документообігу, проте слідування загальним рекомендаціям, успішно застосовуваним на практиці та підкріпленим правовими нормами, дозволяє максимально оптимізувати архівну справу та уникнути можливих проблемв майбутньому.

Весь масив документації, що накопичується організацією в процесі її діяльності та підлягає зберіганню, поділяється на кілька категорій:

  • установчі документи- є правовою основоюіснування організації та визначають її базові юридичні характеристики;
  • розпорядчі документи– носять імперативний чи інформаційний характер, оформляються зазвичай від імені вищого керівництва;
  • документи з особового складу– торкаються всіх можливих відносин, які можуть виникнути між працівником та роботодавцем;
  • бухгалтерська звітність- Включає в себе первинні документи, що відображають здійснення організацією купівлі-продажу товарів і послуг;
  • спеціалізована документація- Внутрішні нормативні акти, що регулюють основні аспекти діяльності організації та забезпечують узгодженість роботи її структурних підрозділів.

У більш широкому сенсі всі документи, які має організація, можна поділити на дві групи: документація, діловодство по якій закінчено, та папери, які все ще беруть участь у якомусь актуальному діловому процесі. Одне з основних завдань відповідального за ведення архіву співробітника полягає у грамотному розподілі наявних документів у відповідних справах та їх своєчасному доповненні знов оформлюваної документації.

Підготовка до передачі та вимоги до зберігання

Для максимальної структуризації наявних у розпорядженні юридичного лицядокументів застосовується спеціальна зведена номенклатура, де відображаються назви всіх справ із зазначенням термінів їх зберігання. Документи у справах зазвичай групуються за типами та розподіляються за окремими папками.

Пунктом 3.4. Основних Правил роботи архівів організацій, схвалених у 2002 р. і які мають рекомендаційний характер, форма номенклатури справ пропонується у вигляді таблиці, що включає наступні поля:

  • індекс справи, що складається з цифрового коду структурного підрозділу та порядкового номера справи;
  • заголовок справи, що вписується у вигляді короткого і точного позначення суті, що відноситься до нього процесу без використання складних конструкцій та вступних слів;
  • поле кількість одиниць зберіганнявідображає число томів чи частин у складі справи та заповнюється наприкінці року;
  • остання графа містить примітки, що стосуються вироблених справ операції – закладі, переміщенні, тощо.

Архівуються організовані відповідно до зведеної номенклатури справи терміном, що залежить від виду складової їх документації. Так, установчі документи зберігаються протягом усього терміну існування юридичної особи, а у разі її ліквідації підлягають передачі до державного або муніципального архіву.

Частина бухгалтерської звітності також підлягає безстроковому зберіганню, тоді як для первинної документації термін обмежений 5 роками. Найтриваліший період архівації передбачений для кадрових документів– наприклад, відомості про величину заробітної платиповинні зберігатися 75 років, такий самий термін встановлений для трудових договорівта особистих карток працівників.

Нормативні акти та відповідальність

На федеральному рівні загальні принципиорганізації архівної справи регламентуються законом №125-ФЗ від 22.10.2004 , окремі положенняякого є обов'язковими до виконання всіма підприємствами, мають постійний документообіг.

Крім правових нормщодо ведення архівів, закон також передбачає відповідальність посадових осібта організацій за допущені у цій галузі порушення. Штраф у такому разі не перевищує 500 руб, однак повна або часткова відсутність обов'язкової до зберігання документації може призвести до значно серйознішого стягнення. до 300000 руб.

Окремі положення про архівацію бухгалтерських документівпозначені у приписі Мінфіну СРСР, затвердженому ще 1983 р. і досі не втративши актуальності. Вичерпний перелік документів, оформлюваних протягом існування організації поруч із термінами їх зберігання, представлений у Наказі Мінкультури Росії від 25.08.2010 №558 . Зведення згаданих вище Правил роботи архівів організацій містить докладний перелік рекомендацій, що стосуються всіх аспектів такої діяльності.

Доступ до документів та строки їх надання

Сформовані відносини зазвичай переміщуються в архів пізніше 3 років із завершення відбитих у яких господарських процесів. Порядок зберігання та видачі документів встановлюється відповідно до затвердженого внутрішнього регламенту на основі нормативних вимогта рекомендацій.

Для внутрішнього користування тривалість роботи з архівними документамиобмежена 30 днями, але за заявою відповідального співробітника, за умови збереження справ, зазначений час може бути продовжено ще місяць.

Покрокова інструкція з архівації та ведення архіву

Процедуру оформлення та передачі справ на зберігання можна розбити на кілька основних етапів:

Слід зазначити, що здачі до архіву зазвичай підлягають документи, що мають період зберігання. не менше 10 років. Решта документації може зберігатися безпосередньо у відділах та передаватися на знищення, як тільки закінчиться передбачений закономтермін.

Оснащення архівосховища та експертиза придатності приміщення

Порядок облаштування місць зберігання документації докладно описано у Основних Правилах. Головний принцип при оснащенні архіву у межах організації – використання окремої будівлі або приміщення під її потреби.

При цьому експлуатація споруд, що перебувають у вкрай старому стані, а також сирих та неопалюваних, не допускається. Обмеження поширюється і приміщення, що у одних будинках зі службами комунального харчування та запасами харчових товарів, і навіть які поряд зі складами вогненебезпечних чи агресивних веществ.

Внутрішнє облаштування архівного сховища має бути виконане таким чином, щоб забезпечити максимальне збереження документації, що знаходиться в ньому. Для цього необхідне дотримання переліку умов:

  • приміщення архіву має бути захищене від затоплення, відповідати нормам пожежної безпеки, мати продуктивну систему вентиляції;
  • вся електропроводка та розетки повинні бути максимально ізольовані;
  • оздоблення приміщення має бути виконане негорючими та неагресивними матеріалами;
  • не допускається прокладання через сховище водопровідних та каналізаційних труб.

Остаточне рішення про придатність приміщення для потреб архіву приймається рядом спеціалізованих служб на основі експертизи. При цьому враховується пожежна безпекаприміщення, його санітарний стан тощо. За підсумками проведення кожної експертизи оформляється акт, що відбиває результати її проведення

Особливості використання документів та організація роботи

Основою до роботи архіву є затверджене керівництвом становище чи інструкція ведення архіву організації. На підставі такого документа призначається співробітник, який виконує обов'язки архіваріуса та відповідає за безпеку та повноту довірених йому паперів.

Архів в організації може існувати як у вигляді незалежного структурного підрозділу, так і знаходиться в рамках адміністративної служби. Незалежно від формальної власності, основною метою його функціонування є формування, облік та забезпечення цілісності архівних даних організації.

Досягається вона шляхом систематичної діяльності архіваріуса щодо ведення номенклатури справ, прийому коректно оформлених томів, їх систематизації тощо. Крім того, в обов'язки співробітників архіву входить своєчасне та повне надання запитуваних документів, а також участь у процесі знищення документації зі строком зберігання.

Порядок контролю

Окрім внутрішніх нормативних актів, робота архіву регулюється законодавчими актами, що передбачають у тому числі заходи щодо контролю архівного діловодства в організації.

Так, згідно із законом №125-ФЗ , контроль за дотриманням порядку зберігання документів здійснюється спеціальними органамина федеральному рівні та рівні суб'єктів РФ. Насправді дана функція зазвичай виконується Податковою інспекцієюі Пенсійним фондомяк основними зовнішніми користувачами документації організації. Той самий закон передбачає відповідальність аж до кримінальної за порушення законодавства про архівну справу.

Огляд програми автоматизації процесу діловодства в організації наведено нижче.

Оформлення електронних носіїв

У світі всепроникних високих технологій «класичний» носій інформації – папір та її похідні – повільно, але правильно поступається місцем носіям електронним. У зв'язку з цим у співробітника архіву рано чи пізно виникне питання: як приймати до зберігання такі документи?Відповідь на нього проста: у тому ж вигляді, в якому вони були спочатку оформлені.

Якщо, наприклад, інвойси від закордонного постачальника надходять у формі електронного документа, завіреного цифровим підписом, і зберігати їх слід у пам'яті комп'ютера – додатково друкувати і завіряти нічого потрібно. Подібна документація вноситься до номенклатури справ на загальних підставах з урахуванням встановленого термінузберігання.

Архівне діловодство в організації – складний та багатоступінчастий процес, що вимагає від його учасників ретельного планування та дотримання численних вимог та рекомендацій. Проте якісно побудована система зберігання документів не лише свідчить про злагоджену та продуктивну роботу підрозділів, а й демонструє потенціал організації як ефективної господарської одиниці.

Детальна інструкція з передачі документів до архіву представлена ​​на відео.

Зберігаються протягом певних термінів, після чого вони мають бути передані на державне зберігання до державних та муніципальних архівів. Федеральним законодавством визначено граничні терміни зберігання документів, включених до встановленому порядкудо складу Архівного фонду Російської Федерації:

  • документів з особового складу, записів нотаріальних дій, господарських книг і щодо приватизації житлового фонду документів - 75 років;
  • проектної документації з капітальному будівництву- 20 років;
  • технологічної та конструкторської документації - 20 років;
  • патентів на винахід, корисну модель, промисловий зразок - 20 років:
  • наукової документації – 15 років;
  • кіно- та фотодокументів - 5 років;
  • відео- та фотодокументів - 3 роки.

У разі ліквідації організації, документи постійного терміну зберігання та особового складу передаються до державного (муніципального) архіву. Для недержавних організацій, частина документів яких віднесено до складу Архівного фонду Російської Федерації, для такої передачі потрібне укладання договору із заснуванням системи Федеральної архівної служби Росії. Якщо організація своєчасно не уклала договір з архівом, то цьому випадку державний (муніципальний) архів повинен прийняти зберігання лише документи з особового складу працівників організації. Місце зберігання інших документів визначаться головою ліквідаційної комісії чи конкурсним управляючим.

Підготовка документів до передачі до архіву

У кожній організації протягом року утворюється певна кількість справ. Частину їх після встановленого терміну зберігання треба здавати в архів. Це відносини з виконаними документами постійного» тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Здаються справи до архіву через рік після завершення їх у діловодстві. Підготовка документів до передачі до архіву проводиться працівниками служби ДНЗ та секретарями структурних підрозділів. Справи здають до архіву після того, як вони повністю оформлені.

Оформлення справ складається з наступних операцій:

  • перевірка правильності угруповання документів у справи;
  • брошурування (підшивка);
  • нумерація листів;
  • складання завірителіюй напису (аркуша-завірителя);
  • складання в необхідних випадкахвнутрішнього опису документів справи;
  • внесення уточнень до реквізитів обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу, крайніх дат справи, заголовка справи);
  • складання та оформлення опису справи.

Справи тимчасового терміну зберігання (до 10 років включно) підлягають частковому оформленню, при цьому допускається:

  • не проводити систематизацію документів у справі;
  • не нумерувати аркуші справи;
  • не складати засвідчувальні написи;
  • не прошивати (не брошурувати).

Перевірка правильності угруповання документів у справи проводиться для того, щоб ще раз перевірити відповідність документів у справі заголовку за номенклатурою, розташування документів усередині справи за певними принципами: з питань, що розглядаються; з хронології; за географічною ознакою; за алфавітом кореспондентів тощо.

Рис. 6.2. Форма листа-завірителя справ

При повному оформленнінеобхідно підшити або переплести справу. Попередньо зі справи видаляються всі металеві предмети: скріпки, шпильки тощо. Документи знімаються зі швидкозшивача. Слідом за останнім документому справу вкладається лист для засвідчення запису» на початку справи, при необхідності, вкладається лист або листи для внутрішнього опису (якщо є, то надруковані бланки внутрішнього опису). Справа не повинна перевищувати 250 аркушів. Якщо протягом року документів у справі відклалося більше, їх треба розділити на кілька томів.

Усі документи підшиваються або переплітаються у тверду обкладинку. Оскільки у справі відкладаються документи різного формату, підшивати їх потрібно на 4 проколи. Це забезпечить надійне скріплення всіх документів.

Рис. 6.3. Форма внутрішнього опису документів справи

У справах тривалих термінів зберігання можна прошивати справу наскрізь, включаючи як верхню, і нижню частину обкладинки. Справи постійного терміну зберігання підшиваються, починаючи з листа, що йде за обкладинкою. Верхня частина обкладинки не підшивається. На перший лист накладається тонка, шириною до 1 см картонна прокладка, і через неї прошивається справа. Оскільки передбачається таку справу зберігати вічно, то така підшивка захищає нитки від стирання та надає більш естетичного вигляду справі.

При підшивці слід стежити, щоб весь текст документів міг бути прочитаний. Документи з терміном зберігання менше 10 років можуть не підшиватися, а залишатися у швидкозшивачі.

Усі листи у справах постійного та тимчасового зберігання для забезпечення збереження документів та зручності використання нумеруються. Нумерують листи чорним графітним олівцем або нумератором у верхньому правому куті тільки з лицьової сторонилиста, не зачіпаючи тексту документа. Використання чорнил та кольорових олівців забороняється. Лист більшого формату, ніж А4, підшивається за край, розгортається і нумерується як один лист. Складений і підшитий за середину лист нумерується як два листи. Ілюстровані матеріали, фотографії нумеруються на зворотному боці у верхньому лівому кутку. Підшиті у справу конверти з написами чи вкладеннями нумеруються самостійно. Вкладення у конверт нумерується черговим номером за конвертом. При створенні кількох томів однієї справи, кожна з них нумерується самостійно.

Рис. 6.4. Форма обкладинки справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання

Підсумки нумерації фіксують у довірчому записі на вшитому спеціально для неї останньому аркуші справи. Б нею вказується цифрами та прописом кількість пронумерованих аркушів документів та окремо через знак «+» число аркушів внутрішнього опису, літерні та пропущені номери.

Завірювальний запис підписується особою, яка її склала, із зазначенням посади, особистого підпису, прізвища та дати складання. Складати завірительний напис на обкладинці справи або зворотній стороні останнього листа забороняється.

Форму листа-завірителя справи встановлено Основними правилами роботи архівів організацій.

У випадку, коли справа містить особливо цінні документи — в особистих справах, справах про присудження вчених ступенів та присвоєння

Державним стандартом Р 51141-98 закріплено таке визначення внутрішнього опису: «Внутрішній опис документів справи – це обліковий документ, що містить перелік документів справи із зазначенням порядкових номерівдокументів, їх індексів, назв, дат, номерів листів»1.

Внутрішній опис підшивається перед документами справи і містить інформацію про кожному їх. У підсумковому записі внутрішнього опису вказується кількість включених до неї документів та кількість аркушів самого опису.

При використанні автоматизованих системреєстрації документів внутрішній опис може створюватися та роздруковуватися автоматично на основі відомостей, введених у реєстраційні картки документів, поміщених у справу. Після того, як документи підшиті, пронумеровані, складено засвідчувальний напис та внутрішній опис документів справи, проводиться додаткове оформленняобкладинки справ.

Оформлення обкладинки справ проводиться у процесі заведення справ у діловодстві та виконується відповідно до вимог державного стандартуГОСТ 17914-72. «Обкладинки справ тривалого зберігання. Типи, розміри, технічні вимоги». У момент заведення справи за номенклатурою справ ряд відомостей вже було винесено на обкладинку:

  • найменування установи (організації) та її підпорядкованість;
  • найменування структурного підрозділу;
  • діловодний індекс справи;
  • заголовок справи;
  • термін зберігання справи.

Під час підготовки ставлення до здавання до архіву ці реквізити уточнюються та доповнюються. Наприклад, на обкладинці проставляють:

  • номер тома, якщо має кілька томів;
  • останні дати справи;
  • кількість аркушів у справі;
  • номери фонду, описи та справи з опису.

Останній реквізит проставляється у архіві.

Рис. 6.5. Форма опису справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання

Дуже важливо при оформленні обкладинки дотримуватися певних вимог. Так, найменування організації пишеться в називному відмінку. Якщо найменування змінювалося протягом року, то на обкладинці наводяться обидві назви, причому колишня назва береться в дужки, а нова пишеться під нею.

Заголовок справи переноситься на обкладинку на початку року. Але після аналізу змісту документів може знадобитися внесення деяких уточнень у заголовок. При виникненні такої необхідності слід внести доповнення до номенклатури справ та на обкладинку виносити заголовок та індекс відповідно до цього доповнення. Спочатку в заголовку має бути зазначений вид справи (справа, листування, документи тощо) або вид документів (протоколи, накази, звіти, акти). Потім вказується автор або кореспондент (якщо це листування) і надалі питання, що відображає зміст документів. Можливе формування у справі документів кількох авторів чи кореспондентів, якщо вони ставляться одного питання. Справжність документів у заголовках не вказується, але копійних документів обумовлюється. На обкладинці справи у обов'язковому порядкузазначаються дати ранніх і пізніх документів та термін зберігання справи. У справах із документами постійного зберігання вказується "зберігати постійно", на інших - конкретний термін зберігання відповідно до переліку.

При зазначенні кількості аркушів аркуші внутрішнього опису та завірювального запису не враховуються.

На всі відносини постійного та довгострокового термінів зберігання складається опис. Опис — це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання, а також призначений для їхнього обліку та закріплення систематизації. Опис є основним обліковим довідковим посібникому діловодстві та архіві. Складаються описи окремо на відносини постійного зберігання, відносини тимчасового (понад 10 років) зберігання, відносини по особовому складу. В окремих випадкахЗалежно від специфіки організації описи можуть складатися на певні категорії справ (судові та слідчі справи, наукові звіти на теми тощо).

Справи перебувають у описи за рівнем значимості. Наприклад, послідовність може бути такою: статут підприємства, протоколи загальних зборівакціонерів, протоколи засідань ради директорів, накази директора з основної діяльності, річні планиі т.д. Описи справи складаються у кожному структурному підрозділі працівниками служби діловодства.

Рис. 6.6. Форма річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання

Опис складається з річних розділів. Річні розділи складаються за встановленою формою. Відомості у кожній справі, що включена до опису, називаються описовою статтею. До неї входять:

  • порядковий номер справи (томи) за описом;
  • індекс справи (томи);
  • заголовок справи (томи);
  • дати справи (томи);
  • число аркушів у справі (томі);
  • термін зберігання (для справ, що зберігаються понад 10 років);
  • Примітка.

Кожна справа опису має самостійний порядковий номер.

Якщо справа складається з кількох томів, то кожен том має свій номер. Має в своєму розпорядженні справи в описи по порядку архів організації. Він же надає номери опису структурного підрозділу.

При передачі до архіву справ за кілька років їх необхідно систематизувати. Традиційний порядок класифікації справ в організації - хронологічно-структурний. Це означає, що, по-перше, відносини систематизують за роками. По-друге, відносини систематизують за назвами структурних підрозділів, у яких зберігаються. Усі відносини постійного терміну зберігання протягом року розташовуються за рівнем важливості. Зазвичай це відповідає порядку розташування структурних підрозділів та заголовків справ у номенклатурі справ.

Рис. 6.7. Форма підсумкового запису та засвідчувального підпису

Таким чином, виходить стрункий перелік усіх справ одного терміну зберігання протягом одного року. Для зручності пошуку найменування структурного підрозділу може бути зазначено у описи перед першим справою відповідного структурного підрозділи.

У організаціях, де кількість справ, що утворюються на рік, невелика, недоцільно щороку складати новий опис. Можлива підготовка одного опису, що включає справи кілька років.

Рис. 6.8. Форма річного розділу зведеного опису справ з особового складу

Рис. 6.9. Форма опису електронних документівпостійного терміну зберігання

У таких організаціях щорічно складається річний розділ опису з нумерацією справ, що триває. Кожен із річних розділів опису починається із зазначення відповідного року, і далі справи розташовуються відповідно до прийнятої структури.

Кожен опис має свій номер. Зазвичай опис справи постійного зберігання має 1, справи з терміном зберігання понад 10 років- N& 2, справи з особового складу — № 3 з додаванням буквеного індексу «л/с».

Закінчується опис підсумковим записом. У ній вказується цифрами та прописом кількість включених до опису справ, перший та останній номери справи за описом, обумовлюються особливості нумерації (літерні та пропущені номери). Опис має бути підписаний укладачем із зазначенням його посади та розшифрування прізвища. Проставляється дата написання опису.

Крім описів справи постійного терміну зберігання, справи тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання кадрові службиорганізацій щорічно повинні становити описи справи з особового складу. Документи з особового складу мають особливе соціальне значення - вони є підставою для підтвердження трудового стажу, займаної посади, тривалості роботи в даній організації та інших фактів трудових відносин. З метою запобігання втрати цих документів більшість документів з особового складу звільнених працівників здається до архіву і зберігається 75 років.

У зв'язку з розвитком комп'ютерних технологій, збільшенням обсягу документів на електронних носіях у організацій виникає потреба у зберіганні аудіовізуальної та електронної документації. В архіві організації в залежності від складу та обсягу ЕД складаються описи електронних документів постійного терміну зберігання. Електронні документи включаються до самостійних описів.

Кількість примірників опису визначається терміном зберігання справ. Опис справи постійного зберігання складається у чотирьох примірниках. Один екземпляр залишається у відповідному структурному підрозділі, другий екземпляр опису передається у службу ДОП, третій до архіву організації. Четвертий екземпляр надсилається у відповідний державний чи муніципальний архів.

Організації, які не здають документи до державних архівів, становлять опис на справи постійного зберігання, на справи з терміном зберігання 10 і більше років та за особовим складом у трьох примірниках.

На відносини тимчасового терміну зберігання описи не складаються» їх замінює номенклатура справ, де навпроти кожного заголовка проставляється відмітка про термін зберігання.

У період підготовки справ структурним підрозділом до передачі в архів організації співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення та відповідність кількості справ, включених до опису справ (структурного підрозділу), кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Усі виявлені під час перевірки недоліки у формуванні та оформленні справ працівники структурного підрозділу зобов'язані усунути. У разі виявлення відсутності справ складається відповідна довідка.

Прийом кожної справи провадиться особою, відповідальною за архів організації, у присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису справ структурного підрозділу проти кожної справи, включеної до неї, робиться відмітка про наявність справи. Наприкінці кожного примірника опису вказуються цифрами та прописом кількість фактично прийнятих до архіву справ, номера відсутніх справ, дата приймання-передачі справ, а також підпису відповідального за архів та особи, яка передала справи. При прийомі особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справах.

Справи, пов'язані у зв'язки, доставляються до архіву організації співробітниками структурних підрозділів. Разом із справами до архіву передаються реєстраційні картотеки на документи. Найменування кожної картотеки входить у опис.

21 вересня почали діяти Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (затверджені наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526; далі – нові Правила).

Чим керувалися до виходу нових Правил?

До затвердження нових Правил архіви органів державної влади, органів місцевого самоврядування, організацій (далі - архіви організацій) керувалися у своїй роботі Основними правилами роботи архівів організацій, а деякі архіви організацій використовували зовсім старий документ- Основні правила роботи відомчих архівів. Обидва документи були нормативними документами, а визначали свій статус як нормативно-методичний документ. При цьому Основні правила 1985 року дійсно мали статус нормативного документа, оскільки були затверджені наказом Главархіву, а Основні правила 2002 р. не затверджувалися Росархівом, тому статусу нормативного документа не мали.

Чому, за наявності Основних правил 2002 р., виникла потреба у розробці нового, причому саме нормативного, документа щодо організації зберігання документів в архівах організацій?

Справа в тому, що в 2004 р. був прийнятий Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації" (далі - Федеральний закон № 125-ФЗ), який ввів безліч новацій в організацію архівної справи в країні :

Вилучення

з Федерального закону№125-ФЗ

Стаття 13. Створення архівів

1. Державні органи, органи місцевого самоврядування муніципального районута міського округу повинні створювати архівидля зберігання, комплектування, обліку та використання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності.

2. Організації та громадяни вправі створювати архівиз метою зберігання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності, у тому числі з метою зберігання та використання архівних документів, що не належать до державної або муніципальної власності.

Стаття 17. Обов'язки державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій та громадян, які займаються підприємницькою діяльністюбез утворення юридичної особи, щодо забезпечення збереження архівних документів

1. Державні органи, органи місцевого самоврядування, організації та громадяни, які займаються підприємницькою діяльністю без утворення юридичної особи, зобов'язані забезпечувати безпеку архівних документів, у тому числі документів за особовим складом, протягом термінів їх зберігання, встановлених федеральними законами, іншими нормативними правовими актамиРосійської Федерації, а також переліками документів […]

Також даним Федеральним законом було введено поняття власності на архівні документи (документи можуть перебувати у державній (федеральній, власності суб'єктів Російської Федерації), муніципальній, приватної власності(Недержавних організацій та приватних осіб)).

Крім того, наказом Мінкультури Росії від 18.01.2007 № 19 були затверджені Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних та муніципальних архівах, музеях та бібліотеках, організаціях Російської академіїнаук (далі – Правила 2007 р.).

Ці дві обставини, а також те, що основні правила не мали статусу нормативного документа, змусили звернутися до розробки нормативного документа, що визначає порядок зберігання документів в архівах організацій.

«Які будуть зауваження?»

У ході розробки проекту нових Правил двічі проводилося широке обговорення документа серед архівістів:

  • вперше - працівниками органів управління архівною справою в суб'єктах Російської Федерації, державних та муніципальних архівів;
  • вдруге - працівниками федеральних органів виконавчої влади.

Тільки з державних та муніципальних архівів надійшло понад 400 зауважень. Усі отримані зауваження уважно розглядалися, причому на заключному етапі- тимчасовою робочою групою, до якої входили фахівці Росархіву та ВНІІДАДу. Слід зазначити, що багато зауважень були викликані бажанням архівістів якомога детальніше описати окремі процеси архівних технологій, що застосовуються при забезпеченні безпеки, обліку, комплектуванні та використанні документів в архівах організацій, що, в принципі, було неможливо зробити, враховуючи статус нових Правил як нормативного. документа.

Водночас деякі зауваження мали принциповий характер, наприклад зауваження про те, що у розділі «Комплектування» проекту нових Правил недостатньо послідовно викладено питання про експертизу цінності документів, зокрема через те, що виключеними виявилися положення, пов'язані з номенклатурою справ. Якщо врахувати, що в даний час форма номенклатури справ організації та порядок її розробки викладені лише в документі методичного характеру - методичних рекомендаціях з розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, при доопрацюванні проекту нових Правил було прийнято рішення про включення до розділу «Комплектування» основних положень про номенклатуру справ, включаючи форму номенклатури справ (зведену та структурного підрозділу).

Призначення нових Правил

Нові Правила призначені для органів державної влади, органів місцевого самоврядування, організацій, що створюють архіви для зберігання, комплектування, обліку та використання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності.

Вони не поширюються на організацію зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів, що містять відомості, що становлять державну таємницю.

Нові правила є нормативним документом. Їх нормативний статусвизначає жорсткіші вимоги до змісту. Раніше видані правила (див. вище) включали не лише норми (правила, вимоги), а й рекомендації, методики щодо того, як ці норми слід застосовувати. Усі положення рекомендаційного, методичного та описового характеру із нових Правил виключені. Саме в цій частині проект цих Правил у процесі обговорення піддавався критиці з боку архівістів, які постійно говорили про те, що Правила мають бути докладними та містити не лише самі норми, а й механізм їх здійснення.

Структура та зміст нових Правил

Нові Правила складаються із семи розділів:

  1. Загальні положення.
  2. Організація зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у створенні.
  3. Облік документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у створенні.
  4. Комплектування архіву документами Архівного фонду Російської Федерації та іншими архівними документами.
  5. Організація використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів організації.
  6. Передача документів організації на зберігання до державного (муніципального) архіву.
  7. Передача документів під час реорганізації або ліквідації організації, зміни керівника архіву організації.

Додатки до нових Правил наводять облікові та інші форми документів, що використовуються в архівах організацій.

Послідовність основних розділів даних Правил відповідає Федеральному закону № 125-ФЗ та Правилам 2007 р., хоча, як зазначали багато фахівців на етапі обговорення, логічніше було б почати з комплектування та закінчити використанням.

Розділи нових Правил відображають основні функції архіву організації:

  • організація зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів;
  • облік документів;
  • комплектування архіву організації документами;
  • організація використання архівних документів;
  • передача документів зберігання у державний (муніципальний) архів.

Крім того, до нових Правил включений розділ «Передача документів при реорганізації або ліквідації організації, зміні керівника архіву організації».

Зверніть увагу

На відміну від Основних правил 2002, Правила № 526 не містять положень, що відносяться до організаційних аспектів діяльності самого архіву (не визначені цілі та завдання архіву, його функції, права та ін.). Основне їхнє призначення - встановити вимоги до організації процесів архівного зберігання документів від комплектування архіву організації документами до організації використання документів.

Розглянемо розділи докладніше.

Розділ I. Загальні положення

Визначає правові підставирозроблення та сферу дії документа, а також містить положення, що визначають деякі організаційні основи діяльності архіву організації.

Нові Правила поширюються органи структурі державної влади, органи місцевого самоврядування та організації - джерела комплектування державних та муніципальних архівів, у процесі діяльності яких утворюються документи Архівного фонду Російської Федерації (далі - організації). Положення даних Правил можуть використовуватися також іншими державними та недержавними організаціями, у діяльності яких не утворюються документи Архівного фонду Російської Федерації.

Грунтуючись на положеннях Федерального закону № 125-ФЗ, нові Правила свідчать, що державні органи, органи місцевого самоврядування державного району, муніципального округу і внутрішньоміського району повинні створювати архіви для зберігання, комплектування, обліку та використання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності. Завдання та функції архіву (центрального архіву) державного органу, органу місцевого самоврядування, організації - джерела комплектування державного, муніципального архіву визначаються положенням, яке затверджується керівником організації.

Зверніть увагу

Нові Правила не поширюються на організацію зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів, що містять відомості, що становлять державну таємницю.

Розділ ІІ. Організація зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в організації

Визначає поняття архівного фонду організації та різновиди архівних фондів організації.

Архівний фонд організації становить частину документального фонду, що включає документи Архівного фонду Російської Федерації, документи з особового складу та документи тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, включені до облікових документів архіву. Архівний фонд підлягає зберіганню у архіві організації.

Види архівних фондів організації:

  • архівний фонд організації, що складається з документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів;
  • об'єднаний архівний фонд, що складається з двох або більше організацій документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів, що мають між собою історично та/або логічно обумовлені зв'язки;
  • архівна колекція, що складається з окремих архівних документів різного походження, об'єднаних за однією або декількома ознаками (тематичною, авторською, видовою, об'єктною та ін.).

Зберігання паперових документів.У п. 2.9 нових Правил наголошується: архівні документи зберігаються у систематизованому порядку не більше архівного фонду.Одиницею систематизації документів архівного фонду у архіві організації є одиниця зберігання. Правила визначають ознаки систематизації одиниць зберігання архівного фонду:

  • структурний (приналежність одиниць зберігання до структурним підрозділаморганізації);
  • хронологічний (за періодами або датами, до яких відносяться одиниці зберігання);
  • функціональний, галузевий, тематичний, предметно-питання (з урахуванням функцій організації, тим чи питань, яких стосується утримання одиниць зберігання);
  • номінальний (за діловодною формою - видами та різновидами документів);
  • кореспондентський (за організаціями, внаслідок листування з якими утворилися одиниці зберігання);
  • географічний (відповідно до певних територій, населеними пунктамита іншими географічними об'єктами, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори, кореспонденти);
  • авторський (за назвами організацій або прізвищ громадян, які є авторами документів).

Встановлюються вимоги щодо забезпечення збереження документів (нормативних (оптимальних) умов зберігання документів; раціонального розміщення документів в архівосховищі; перевірки наявності та стану документів, порядок розшуку документів), включаючи особливості зберігання електронних документів

Зберігання електронних документів.Правила визначають обов'язкові умовизберігання таких документів:

  • наявність в архіві організації не менше двох екземплярів кожної одиниці зберігання електронних документів (основний та робочий екземпляри повинні знаходитися на різних фізичних пристроях);
  • наявність технічних та програмних засобів, призначених для відтворення, копіювання, конвертації та міграції електронних документів, контролю їх фізичного та технічного стану;
  • забезпечення режиму зберігання електронних документів, що виключає втрату, несанкціоноване розсилання, знищення чи спотворення інформації.

Формат текстових електронних документів, що передаються для зберігання до архіву організації - джерела комплектування державного та муніципального архіву, - PDF/А.

Правилами передбачається, що у разі зміни програмно-апаратного середовища та виходу з використання комп'ютерних форматів, пошкодження носія архів організації проводить роботу з конвертації електронних документів у нові формати та/або нові носії.

Крім розглянутих положень, у цьому розділі встановлюється порядок проведення перевірки наявності та стану архівних документів (п. 2.39-2.43), організації розшуку невиявлених документів (п. 2.44), порядок видачі документів з архівосховища (п. 2.45-2.48), а також порядок забезпечення безпеки архівних документів при надзвичайних ситуаціях(П. 2.49).

Перевірка наявності та стану документів на паперових носіях . Проводиться в архіві організації комісією або не менше ніж двома працівниками не рідше одного разу на 10 років, електронних документів - не рідше одного разу на 5 років.

Відповідно до п. 2.11.5 Порядку 2007 р. позачергові одноразові перевірки наявності та стану всіх документів архіву організації або їх окремих частин(груп) проводяться:

  • в разі стихійних лих, масових переміщень та інших обставин, внаслідок яких можуть бути втрачені або пошкоджені архівні документи,
  • при зміні завідувачів архівосховищ.

За результатами перевірки складаються такі акти:

  • перевірки наявності та стану архівних документів (додаток № 3);
  • про технічні помилки в облікових документах (при їх виявленні) (додаток № 4);
  • про виявлення документів (що не належать до цього фонду, неврахованих) (додаток № 5).

Порядок видачі документів із архівосховища.Документи видаються на підставі письмового дозволу керівника архіву організації або його заступника (якщо архів є установою), керівника структурного підрозділу організації (якщо архів є структурним підрозділом):

  • працівникам структурних підрозділів організації;
  • судовим, правоохоронним та іншим уповноваженим органамв установленому порядку;
  • іншим користувачам за письмовою заявою.

Термін видачі документів з архівосховища не повинен перевищувати:

  • одного місяця - для використання працівниками організації та іншими користувачами;
  • шести місяців - судовим, правоохоронним та іншим уповноваженим органам.

Передбачається можливість продовження терміну видачі документів з дозволу керівника організації на підставі письмового підтвердження користувача про збереження/забезпечення збереження документів.

Електронні документи видаються з архівосховища у вигляді електронних копій чи копій на паперовому носії.

Документи з архівосховища не видаються:

  1. за наявності фонду користування;
  2. що знаходяться у незадовільному фізичному стані.

Розділ ІІІ. Облік документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в організації

Присвячений питанням у подружжя документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів уорганізації.

Як встановлено у п. 3.1 нових Правил, обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві організації, включаючи документи з особового складу, копії документів фонду користування (за їх наявності) та опису справ, документів.

Основними одиницями обліку архівних документів є:

Кожній одиниці зберігання надається обліковий номер, що є частиною архівного шифру.

Наш словничок

Архівний шифр- позначення, що наноситься у лівому нижньому кутку на кожну одиницю зберігання з метою забезпечення обліку та ідентифікації - складається з: номерів архівного фонду; номери опису справ, документів; номери одиниці зберігання.

Архівний шифр електронних документів, які зберігаються на відокремлених електронних носіях, вказується на вкладиші, вкладеному у футляр носія. Архівний шифр електронних документів, що зберігаються в інформаційної системиархіву є частиною метаопису (обов'язковим елементом опису) контейнера електронного документа.

Відомості про облікові одиниці архіву відображаються в облікових документах. Новим положенням Правил в організації обліку документів є положення про виділення двох груп облікових документів в архіві організації: основних (обов'язкових) та допоміжних.

До складу основних (обов'язкових) облікових документів архіву організації входять:

  • книга обліку надходження та вибуття справ, документів (додаток № 11);
  • список фондів (додаток №12);
  • аркуш фонду (додаток № 13);
  • опис справ, документів (додатки № 14-16);
  • реєстр описів (додаток №19).

Форми описів електронних справ наведено у додатках № 17, 18 нових Правил.

Склад допоміжних облікових документів не регламентований, кожен архів має право застосовувати як допоміжні ті облікові форми, які необхідні у зв'язку зі специфікою документів, що є на зберіганні, або з інших причин.

Правилами також встановлено, що архів організації може обліковуватися в автоматизованому режимі, використовуючи облікові бази даних (БД) (див. п. 3.13). Облікові БД архіву організації - джерела комплектування державного (муніципального) архіву мають бути сумісні з відповідними обліковими БД державних (муніципальних) архівів та органів управління архівною справою.

Розділ ІV. Комплектування архіву документами Архівного фонду Російської Федерації та іншими архівними документами

Присвячений питанням комплектування архіву організації документами Архівного фонду Російської Федерації та іншими архівними документами. Комплектування архіву організації – це систематичне поповнення архіву документами структурних підрозділів організації.

Встановлено, що документи Архівного фонду Російської Федерації та документи тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, у т.ч. документи по особовому складу, передаються до архіву організації не раніше, ніж через один рік і не пізніше, ніж через три роки після завершення справ у діловодстві. Виняток становлять документи з особового складу державних цивільних і муніципальних службовців, звільнених зі служби, - вони передаються до архіву організації після 10 років із дня звільнення служащих.

Зверніть увагу

Справи тимчасових термінів зберігання (до 10 років включно), як це вже давно склалося на практиці роботи архівів організацій, до архіву не передаються, вони зберігаються у структурних підрозділах організації та після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.

У нових Правилах зазначено, що справи передаються до архіву організації після проведення експертизи їхньої цінності. З цієї причини в даному розділі встановлюється порядок проведення експертизи цінності документів, підготовки справ до передачі до архіву організації, складання описів справ структурних підрозділів, на підставі яких справи передаються до архіву організації, а також наголошується, що до проведення в установленому порядку експертизи цінності документів знищення документів забороняється.

У положеннях розділу звертається увага, що описи справи постійного зберігання і з особового складу, акти знищення документів розглядаються на засіданні експертної комісії(ЕК) організації, як правило, одночасно. За підсумками розгляду ЕК погоджує опис справ, документів постійного зберігання та за особовим складом та акти про виділення до знищення документів.

Організації - джерела комплектування державного (муніципального) архіву представляють описи справ документів постійного терміну зберігання та за особовим складом (річні розділи), погоджені ЕК організації, на розгляд експертно-перевірочної комісії (ЕПК) архівної установи:

  • постійного терміну зберігання – на затвердження;
  • за особовим складом – на погодження.

Після того як описи справ, документів затверджено та погоджено ЕПК, ці описи та акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, затверджує керівник організації. Далі справи, виділені за актом знищення, може бути знищені.

Організації, у яких не створюються документи Архівного фонду Російської Федерації, нічого не винні проводити узгодження описів справ із особового складу з ЭПК архівної установи.

Зверніть увагу

У п. 4.13 нових Правил встановлюється, що електронні справи зі строками зберігання, що закінчилися, підлягають виділенню до знищення на загальних підставах, після чого проводиться їх фізичне знищення або знищення програмно-технічними засобами з відповідною відміткою в акті.

Особлива увага в даному розділі Правил приділена номенклатурі справ організації. Відповідно до основних положень вона:

  • закріплює класифікацію (угруповання) виконаних документів у справи (електронні відносини) і є основним обліковим документом, що відображає склад та організацію документального фонду організації;
  • є основою для складання описів справ, документів постійного та тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання, а також для обліку справ тимчасових (до 10 років включно) строків зберігання;
  • розробляється на підставі типових, відомчих та інших переліків документів із зазначенням термінів зберігання, інших нормативних правових актів, а також типових та зразкових номенклатур справ;
  • складається за встановленою формою (додаток № 25) виходячи з номенклатур справ структурних підрозділів (додаток № 26).

Організації - джерела комплектування державних (муніципальних) архівів один раз на п'ять років узгоджують номенклатуру справ з ЦЕК (ЕК) організації та подають її на погодження відповідних ЕПК або державного (муніципального) архіву, згідно з наданими йому повноваженнями. Організації, у яких не створюються документи Архівного фонду Російської Федерації, затверджують номенклатуру справ самостійно.

Правилами встановлюється порядок підготовкидо передачі до архіву організації електронних документів. Зокрема, передбачено, що окремі описи складаються на одиниці зберігання електронних документів постійного зберігання, тимчасові (понад 10 років) терміни зберігання, в т.ч. з особового складу. Форми описів електронних справ, як ми вже казали, наведено у додатках № 17, 18 до нових Правил.

Розділ V. Організація використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів організації

У розділі встановлено норми щодо організації використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів організації. Основними положеннями Правил у цій частині є:

До відома

Нові правила визначають форми використання документів архіву. Основними є:

    інформаційне забезпечення працівників організації;

    виконання запитів користувачів, зокрема. запитів громадян соціально-правового характеру;

    видача документів та справ у тимчасове користування, надання копій архівних документів на запит користувачів, у т.ч. у вигляді електронних документів.

Особлива увага у нових Правилах звернена на організацію роботи із запитами користувачів. Визначаються:

  • види запитів (тематичного та соціально-правового характеру);
  • вимоги до письмового запиту (його форма, склад інформації, що має утримуватися у запиті);
  • порядок роботи із запитами (терміни реєстрації, розгляду, переадресації непрофільних запитів, підготовки відповідей на запити користувачів у вигляді архівної довідки, архівної виписки та архівної копії);
  • особливості організації роботи із запитами, що надходять через мережу Інтернет.

Новими Правилами визначено випадки, за якими архів може відмовити у видачі архівних документів:

  • наявність фонду користування;
  • поганий фізичний стан документів;
  • документи не пройшли науковий опис та технічне оформлення (до завершення цих робіт);
  • обмеження використання, встановлені законодавством Російської Федерації чи фондоутворювачем.

РРозділ IV. Передача документів організації на зберігання до державного (муніципального) архіву

Визначає порядок передачі документів організації на зберігання до державного (муніципального) архіву. У цьому розділі встановлюється, що:

  • організації - джерела комплектування державних (муніципальних) архівів після закінчення термінів тимчасового зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації в архіві організації передають їх на постійне зберігання у відповідний державний (муніципальний) архів відповідно до Правил № 19;
  • державні та недержавні організації, що не є джерелами комплектування державних (муніципальних) архівів, можуть передавати документи Архівного фонду Російської Федерації, що утворилися в їх діяльності, до державних (муніципальних) архівів на підставі договорів.

Нові правила встановлюють порядок передачі документів. Вони підкреслюється, що документи передаються на постійне зберігання у впорядкованому стані з відповідним науково-довідковим апаратом, а передача документів у державний (муніципальний) архів оформляється актом приймання-передачі документів на зберігання (додаток № 30).

Розділ VII. Передача документів при реорганізації чи ліквідації організації, зміні керівника архіву організації

Визначає порядок передачі документів при реорганізації чи ліквідації організації, зміні керівника архіву організації. У цьому розділі встановлюється, що передача документів організації, що ліквідується, входить в обов'язок комісії, утвореної для передачі справ і майна.

p align="justify"> При ліквідації організацій - джерел комплектування державних (муніципальних) архівів до складу ліквідаційної комісії включається представник державного (муніципального) архіву.

При зміні керівника архіву організації (особи, відповідальної за архів організації) приймання-передача документів архіву, облікового та науково-довідкового апаратудо них здійснюється за актом.

Резюме

1. Нові Правила – це комплекс нормативних положень, що охоплюють усі основні процеси, що виконуються архівом організації:

  • організація зберігання документів,
  • облік документів в архіві,
  • комплектування архіву документами
  • Використання архівних документів.

2. Оскільки дані Правила – це нормативний документ, Ймовірно, що у процесі застосування його практично може виникнути потреба у методичному доповненні документа (розробці рекомендацій, методичних рекомендаційза Правилами загалом або окремими розділами Правил).

3. Основна принципова відмінність нових Правил з інших документів у тому, що ці Правила - це нормативний документ. Основні правила 2002 р. мають рекомендаційний характер, Основні правила 1985 р. були нормативно-методичним документом. З цієї причини нові правила набагато менші за обсягом: вони містять тільки ті положення (правила, вимоги), які повинні застосовуватися в обов'язковому порядку. Решта - тобто, як це робити, - віддано на відкуп архівістам.

4. Можна сказати, що вимог поменшало. Скорочено кількість форм документів, які мають обов'язковий характер. Раніше їх було понад 40: у Основних правилах № 263 – 44 форми, у Основних правилах – 48, тепер, у нових Правилах, – 30. Це означає, що архіви можуть застосовувати свої форми, якщо є потреба. Насправді так і було.

5. Нові Правила орієнтовані, насамперед, на організації - джерела комплектування державних та муніципальних архівів, але в документі це прямо не прописано, тому правильніше говорити, що правила адресовані організаціям, які мають свій архів.

Затверджено наказом Главархіву СРСР від 05.09.1985 № 263 (далі - Основні правила 1985 р.). Фактично втратили чинність із виданням наказу Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526, який затвердив нові Правила, що розглядаються нами у статті.

Залежно від обсягу документів архів створюється як самостійний структурний підрозділ організації або підрозділ у складі служби документаційного забезпечення управління (діловодства), що здійснює приймання та зберігання архівних документів з метою використання. Як і будь-який структурний підрозділ організації, архів, зазвичай, діє виходячи з положення про структурному підрозділі - положення про архіві, затверджуваного керівником організації, а співробітники архіву - виходячи з посадових інструкцій.

При розробці комплексу цих документів рекомендуємо ґрунтуватися на Зразковому положенні про архів державної установи, Організації, підприємства, утв. наказом Роскомархіва від 18.08.1992 № 176. Зразкове становище поширюється на архіви організацій, які у процесі своєї діяльності документи Архівного фонду РФ. Якщо організація (як державна, і недержавна) перестав бути джерелом комплектування державного чи муніципального архіву і передає свої документи у порядку у відповідний архів, вона має виключити з положення про архіві усе, що належить до документів Архівного фонду РФ.

Положення про архів організації визначає статус архіву, його завдання, функції, права і відповідальність, склад документів.

Так, основними завданнями архіву організації є:

  • - комплектування архіву документами (склад документів, що надходять на зберігання до архіву, повинен бути передбачений у окремому розділіположення про архів);
  • - Облік та забезпечення безпеки документів;
  • - Створення науково-довідкового апарату до документів архіву;
  • - використання документів, що зберігаються в архіві.

Якщо у процесі діяльності організації створюються документи, що стосуються Архівного фонду Російської Федерації, то одним з найважливіших завдань архіву є підготовка та передача цієї частини документації на постійне зберігання відповідно до термінів та вимог, установлених законодавчими та іншими нормативними правовими актами в галузі архівної справи, прийнятими Російською Федерацією та суб'єктами Російської Федерації.

Із завдань архіву випливають виконувані ним функції, до основних у тому числі ставляться:

  • - ведення списків організацій та (або) структурних підрозділів організації - джерел комплектування архіву;
  • - прийом упорядкованих документів від структурних підрозділів організації та організацій - джерел комплектування архіву;
  • - облік та забезпечення безпеки прийнятих до архіву документів;
  • - створення та підтримання в актуальному стані науково-довідкового апарату до документів архіву;
  • - інформаційне обслуговуваннякерівників та структурних підрозділів організації;
  • - організація використання документів за запитами організацій та приватних осіб, облік та аналіз використання архівних документів організації;
  • - Підготовка відповідей на соціально-правові запити громадян;
  • - проведення експертизи цінності документів, організаційних та методичних заходів щодо передачі документів на постійне зберігання до державного або муніципального архіву (якщо організація є джерелом комплектування відповідного архіву);
  • - перевірка правильності формування та оформлення справ у структурних підрозділах організацій та інших організаціях – джерелах комплектування;
  • - Організація роботи зі складання номенклатури справ організації;
  • - надання методичної та практичної допомоги структурним підрозділам у роботі з документами;
  • - участь у розробці нормативних та методичних документів з архівної справи та документаційного забезпечення управління;
  • - участь у заходах щодо підвищення кваліфікації працівників архіву та служби документаційного забезпечення управління, у т. ч. в організаціях – джерелах комплектування архіву.

Архів спільно з керівником організації відповідає за:

  • - недотримання умов забезпечення безпеки документів;
  • - Втрату та несанкціоноване знищення документів;
  • - необґрунтована відмова у прийомі на зберігання документів постійного зберігання та за особовим складом підвідомчих організацій, при ліквідації організації або зміні форми власності;
  • - Порушення правил використання документів та доступу користувачів до документів, встановлених законодавством.

Для організації роботи архіву необхідно ухвалити положення про архів. До положення про архів включаються такі розділи:

  • - основні положення;
  • - Склад документів архіву;
  • - завдання та функції архіву;
  • - Права архіву;
  • - Організація роботи архіву.

При необхідності положення про архів може доповнюватися іншими розділами.

У своїй роботі ЕК керується Положенням про Архівному фондіРосійської Федерації, Основами законодавства України про Архівний фонд Російської Федерації та архіви, розпорядчими документамигалузевого федерального органууправління, наказами керівника організації, нормативно - методичними документамиРосархіву та архівного органу суб'єкта Російської Федерації, що курирує державного архіву, типовими та відомчими перелікамидокументів із термінами зберігання, положенням про ЕК організації.

архів документація фонд


© 2022 egoist24.ru Платіжні системи. Іпотека. банки. Яндекс гроші. WebManey. Загальна інформація.