Cada día crece el archivo de datos de cualquier organización. Algunos documentos tienen un valor informativo perpetuo, mientras que otros pierden rápidamente su valor práctico.
¿Cuánto tiempo y qué documentos deben almacenarse, qué método de eliminación se proporciona para ciertos tipos de documentos? Estos y otros temas están claramente considerados y explicados por la legislación existente. La selección de los documentos sujetos a almacenamiento estatal, o el establecimiento de los plazos para su conservación, se basa en los datos de una valoración pericial de los documentos.
Plazos generales de conservación de la documentación
Para diferente tipo Se ha elaborado documentación para determinados periodos de almacenamiento:
- temporal - hasta 10 años;
- a largo plazo - más de 10 años;
- constante.
Los estuches de publicaciones periódicas de conservación a largo plazo y permanente, al finalizar, se transfieren al almacenamiento de unidades especiales (durante 2 años para fines de referencia). Luego ve a la sección documentos de archivo.
El período de almacenamiento de datos no depende del medio de almacenamiento (electrónico, papel). El valor de un documento se ve afectado por la información que contiene.
Fijado experiencia especial, lo que determina la necesidad de un mayor uso del caso. Designar documentos que puedan ser utilizados en interés (o en contra) del estado, la sociedad, la ciencia, los individuos, etc.
Los principales objetivos del examen del valor de los documentos.
En el trabajo de oficina de una organización o empresa, en los archivos estatales, uno no puede prescindir de una evaluación experta especializada de documentos.
El objetivo principal del examen:
- Determinar o cambiar el período para el almacenamiento posterior de un documento.
- La selección de documentos a destruir que no tienen valor o el contenido práctico de la información en ellos ha perdido su relevancia.
- Determinación del período de almacenamiento de documentos que no tienen valor científico o histórico, pero tienen significado práctico.
- Evaluación de documentación que tenga:
- político;
- económico;
- científico;
- valor cultural y de otro tipo
Las cuestiones de almacenamiento, terminación, contabilidad y ulterior cesión de documentos están reguladas por la Ley de Archivos.
En el proceso de actividad pericial, un lista aprobada de 12 secciones de documentos estándar (con una indicación clara del período de su almacenamiento), que aparecieron como resultado de las actividades funcionales de estructuras estatales, instituciones, empresas, etc.
Secciones I y IV
De la lista establecida, las secciones I y IV son de gran interés. El mantenimiento de registros y su almacenamiento en ambas áreas están estrechamente interconectados. Después de todo, los cargos contables adicionales dependen de la correcta ejecución y conservación de los archivos de personal.
Contabilización de documentos de personal (I)
Los originales y las copias deben conservarse. documentos de personal organizaciones
Período de mantenimiento de registros:
- 1 año:
- registros que reflejan la contabilidad del tiempo de trabajo (gráficos, hojas de tiempo);
- datos de personas no contratadas;
- horarios de vacaciones.
- 3 años:
- credenciales de los documentos que confirman actividad laboral y tiempo de servicio del empleado;
- registros de disciplina laboral;
- 5 años:
- leyes, reglamentos, informes de seguridad;
- extractos sobre la mejora de las condiciones de trabajo y la protección laboral;
- documentos que confirman la familiarización, capacitación, certificación de empleados sobre seguridad y su observancia;
- datos de viaje;
- 75 años:
- características y tarjetas personales de los empleados;
- contratos de trabajo de los empleados;
- 50 años (bajo demanda del propietario):
- documentos personales, originales (certificados, diplomas, libros de trabajo, certificados, etc.);
- Constantemente:
- acuerdos colectivos;
- Asuntos personales de los líderes.
Documentos contables (IV)
A los documentos contabilidad estructura estatal solicitar condiciones separadas y tiempos de almacenamiento.
La documentación primaria, los datos de los registros contables, los balances, los informes después del procesamiento se almacenan necesariamente en habitación especial(gabinete cerrado) antes de transferirlos al archivo de la organización. Los formularios de informes estrictos se almacenan en cajas fuertes o armarios metálicos. La responsabilidad por la seguridad de los casos recae en una persona autorizada por el jefe de contabilidad.
En caso de pérdida, daño, transferencia no autorizada de documentos contables, el jefe de la empresa debe notificar a los organismos encargados de hacer cumplir la ley.
La retirada (especialmente la destrucción) de la documentación se realiza de acuerdo con los requisitos establecidos por la legislación vigente.
Períodos comunes de almacenamiento:
- documentos primarios, formularios - al menos 3 años;
- documentos en efectivo sujetos a seguimiento financiero(información sobre transacciones financieras), – 5 años;
- liquidación y nóminas - 75 años (si no hay cuenta personal).
No se permite el retiro de cajas al final del período de almacenamiento, sin una auditoría por parte del servicio de impuestos por el período especificado.
La decisión de destruir o transferir casos a la sección de archivo la toma una comisión especial.
Los datos detallados relacionados con cada elemento de la lista de documentos estándar se pueden considerar en detalle en la tabla generada y aprobada.
| Tipo de documento | Duracion | Nota |
| Órdenes, órdenes; documentos (certificados, resúmenes, informes, informes, etc.) a los mismos: | ||
| por actividad principal | constantemente | enviado para información - hasta que pase la necesidad |
| por personal | 75 años | EPC. Sobre la provisión de licencias regulares y de estudio, servicio, sanciones, viajes de negocios nacionales a corto plazo - 5 años |
| sobre cuestiones administrativas y económicas | 5 años | |
| Balances e informes contables; documentos (anexos al balance, notas explicatorias, formas especializadas) a ellos: | ||
| anual consolidada | constantemente | |
| anual | constantemente | |
| trimestral | 5 años | |
| período | 1 año | en ausencia de trimestral - constantemente |
| transmisión, separación, balances de liquidación; aplicaciones, notas explicativas a ellos |
constantemente | |
| documentos analíticos (tablas, notas, informes) al informe anual balances e informes |
Constantemente | |
| carta de aprobación y aclaración de balances e informes |
5 años | |
| documentos (protocolos, actas, conclusiones) sobre la consideración y aprobación de balances e informes |
constantemente | trimestral - 5 años |
| mensajes (evidencia) sobre registro de impuestos cuerpos |
5 años después de la baja | |
| informes de transferencias de efectivo cantidades para el estado y seguro no estatal (pensión, médico, social, laboral) |
constantemente | |
| Informes fiscales: | ||
| anual | constantemente | |
| trimestral | 5 años | en ausencia de anual - constantemente |
| período | 1 año | en ausencia de trimestral - 5 años |
| documentos (cálculos, certificados, tablas, información) sobre devengado y montos transferidos impuestos en presupuestos a todos los niveles. Correspondencia sobre desacuerdos cuestiones fiscales, recaudación de impuestos especiales y otros impuestos |
5 años | EPC |
| documentos (cálculos, información, declaraciones, decisiones, listas, declaraciones, correspondencia) sobre exención de pago impuestos, beneficios, préstamos, aplazamientos o negación de ella por impuestos, especiales y otras tarifas |
5 años | EPC |
| documentos de declaración de impuestos ingresos a los presupuestos de varios nivel y fondos extrapresupuestarios, deudas sobre ellos |
5 años | |
| Informes de ejecución de estimación de costos: | ||
| anual consolidada | Constantemente | |
| anual | Constantemente | |
| trimestral | 5 años | en ausencia de anual - constantemente |
| Otra documentación sobre la realización de actividades productivas y económicas | ||
| sintético, analítico, cuentas materiales de contabilidad contabilidad |
5 años | |
| documentos (planos, informes, protocolos, actas, certificados, memorandos, correspondencia) sobre realización de auditorías documentales financiera y economica ocupaciones, trabajo de control y auditoria, incluida la comprobación de la caja registradora, la corrección de los impuestos y otros |
5 años | en caso de disputas, desacuerdos, casos investigativos y judiciales, se guardan hasta que se tome una decisión final |
| libros de contabilidad (libro mayor, diarios de pedidos tablas de desarrollo, etc.) |
5 años | |
| documentos primarios y aplicaciones a ellos, fijando el hecho transacción de negocios y sentó las bases para registros contables (efectivo, documentos bancarios, talones chequeras bancarias, pedidos, hojas de tiempo, avisos bancarios y requisitos de transferencia, actúa sobre aceptación, entrega, enajenación de bienes y materiales, recibos, raíces para ellos, facturas, cartas de porte e informes anticipados, etc.). Documentos sobre la aceptación de completado obras (actas, certificados) |
5 años | sujeto a la finalización de la auditoría (verificación). En caso de controversias, desacuerdos, casos investigativos y judiciales, se guardan hasta que se tome una decisión final. |
| documentos (actos, información, correspondencia) sobre acuerdos mutuos y transferencias entre organizaciones |
5 años | |
| correspondencia sobre financiera y economica actividades (sobre contabilidad de fondos, sobre sanciones, multas, aceptación, entrega, retiro activos materiales y etc.) |
||
| emisión y devolución de correspondencia prestamos |
5 años | |
| documentos (certificados, actas, obligaciones, correspondencia) sobre cuentas por cobrar y por pagar deudas, faltantes, desfalco, hurto |
5 años | |
| cartas de garantía | 5 años | |
| documentos (protocolos, actas, cálculos, conclusiones) sobre la revalorización activos fijos, determinando depreciación de activos fijos, tasación el valor de la propiedad de la organización |
constantemente | |
| documentos (solicitudes, instrucciones, tablas, actos) sobre el pago, el cambio, aceptación y transferencia de facturas |
constantemente | |
| contratos, convenios (crédito, negocio, operativo) contratos de propiedad seguros, con auditores (empresas auditoras) |
5 años después de la expiración del contrato (acuerdo). EPC | |
| acuerdos de responsabilidad | 5 años después del despido de la persona económicamente responsable | |
| documentos (actas de reuniones comisiones de inventario, estados de cuenta) en el inventario activos fijos, propiedad, edificios y estructuras, artículos de inventario |
5 años | sujeto a la finalización de la auditoría (verificación). En caso de controversias, desacuerdos, casos investigativos y judiciales, se guardan hasta que se tome una decisión final. |
| documentos (facturas, certificados, correspondencia, etc.) sobre finanzas Caritativo ocupaciones |
5 años | EPC |
| Contabilidad de personal, salarios, etc. | ||
| cuentas personales de empleados | 75 años | EPC |
| regulaciones sobre bonos de empleados | 5 años | EPC. Estos documentos se conservan durante cinco años después de ser reemplazados por otros nuevos. |
| documentos (liquidación consolidada estados de cuenta (liquidación y pago) (tabulagramas) para su emisión salarios, prestaciones, Tarifa, asistencia financiera y otros pagos; poder notarial para recepción sumas de dinero y artículos de inventario, incluyendo cancelado Poder legal) |
5 años | La vida útil es de 5 años, sujeto a la finalización de la auditoría (verificación). En caso de controversias, desacuerdos, casos investigativos y judiciales, se mantienen hasta que se tome una decisión final. En En ausencia de cuentas personales, estos documentos (excepto los poderes) se almacenan durante 75 años |
| correspondencia de nómina Tarifa; información, información sobre el total ingresos de los empleados del año y pago impuestos; información sobre la contabilidad de fondos, límites salarios y control sobre sus distribución, sobre liquidaciones de gastos excesivos y atrasos salarios, deducciones de salarios, de los fondos seguridad social pago de vacaciones y vacaciones asignaciones; documentos (copias de informes, declaraciones, listas de empleados, referencias, extractos de protocolos, conclusiones) sobre el pago de prestaciones, pago de licencia por enfermedad |
5 años | |
| documentos (declaraciones, decisiones, certificados, correspondencia) sobre el pago vacaciones de estudio |
hasta el final de la necesidad, pero no menos de 5 años | |
| Libros, revistas, tarjetas de contabilidad: | ||
| papeles valiosos | constantemente | |
| activos fijos (edificios, estructuras) | 5 años después de la liquidación de activos fijos, sujeto a la finalización de la auditoría (auditoría) | |
| ingresos y gastos de efectivo documentos (facturas, pago pedidos) |
||
| propiedad económica; auxiliar, controlar (transporte, flete, peso y etc.) |
5 años sujeto a la finalización de la auditoría (auditoría) | |
| salarios depositados Tarifa |
5 años sujeto a la finalización de la auditoría (auditoría) | |
| venta de bienes, obras, servicios, imponibles y no imponibles impuesto al valor agregado |
||
| depositantes montos; poderes notariales |
5 años a partir de la fecha de la última entrada, sujeto a la finalización de la verificación (revisión) | |
En los foros de contabilidad, a menudo hay disputas sobre cómo almacenar correctamente las facturas recibidas de los proveedores. Algunos contribuyentes afirman que estos documentos fiscales debe almacenarse estrictamente en orden cronológico por separado de otros "primarios". Otros no están de acuerdo con ellos, creyendo que es mucho más conveniente sujetar las facturas con las facturas originales (actos de trabajo realizados). Alguien opina que las facturas deben almacenarse en el orden en que se reflejan en el libro de compras, otra opción es para cada contraparte por separado. En general, las opiniones difieren sobre este tema. En este artículo, consideraremos el procedimiento para almacenar facturas, previsto por los documentos reglamentarios, y descubriremos si existe responsabilidad por desviarse de estas reglas.
Analizamos la "normativa"
El único documento que establece el procedimiento para almacenar facturas son las Reglas para mantener registros de facturas recibidas y emitidas, libros de compras y libros de ventas al calcular el impuesto al valor agregado, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 2 de diciembre de 2000 N 914 (en adelante, las Reglas). Estas Reglas determinan el procedimiento para la conducta de los compradores y vendedores de bienes (trabajo realizado, servicios prestados), derechos de propiedad- contribuyentes del IVA registros de facturas recibidas y emitidas, libros de compras y libros de ventas al calcular el IVA, así como diseño hojas adicionales libros de compra y hojas adicionales del libro de ventas.
En particular, el párrafo 1 de la parte 1 de las Reglas establece: los compradores mantienen un registro de lo recibido de los vendedores facturas originales en las que se almacenan y los vendedores mantienen un registro de las facturas emitidas a los compradores, en el que se almacenan sus segundas copias. Este párrafo indica que las facturas recibidas (además, los originales) se almacenan en el libro de contabilidad.
No hay ni puede haber indicios de que se presente otro "documento principal" junto con ellos, ya que los propósitos de compilar estos documentos son diferentes. Como saben, una factura es un documento que sirve de base para que el comprador acepte los bienes (obras, servicios) presentados por el vendedor, los derechos de propiedad de los montos de impuestos para la deducción en la forma prescrita por el Cap. 21 del Código Fiscal de la Federación Rusa (cláusula 1 del artículo 169 del Código Fiscal de la Federación Rusa).
La hoja de ruta es la base para la aceptación de bienes (obras, servicios) para la contabilidad, así como para su cancelación en caso de venta.<1>). El acto de trabajo realizado confirma los costos de la organización comercial a efectos fiscales. Conclusión: las facturas deben mantenerse separadas de otros documentos.
<1>Aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 25 de diciembre de 1998 N 132.
Más. Los compradores mantienen registros de las facturas a medida que las reciben de los vendedores, y los vendedores mantienen registros de las facturas emitidas a los compradores en orden cronológico (cláusula 2 de las Reglas). Y aquí todo está claro: las facturas de los proveedores deben almacenarse en el orden en que llegan (o en el que se reflejan en el libro mayor).
Registros de facturas recibidas y emitidas deben estar atados y sus páginas numeradas(cláusula 6 de las Reglas). A partir de esta redacción, no queda del todo claro qué es el libro de contabilidad: o es una especie de registro en el que se registran (listan) las facturas "entrantes" (y es lo que debe atarse y numerarse), o es el las propias facturas recibidas de los proveedores. Cabe señalar que en el Procedimiento previamente existente para el mantenimiento de libros contables de facturas para liquidaciones de IVA<2>esto se discutió más específicamente: las facturas en los libros de contabilidad deben ser archivadas y numeradas. Según el autor, con el cambio de redacción, la esencia no ha cambiado. Y las facturas, para garantizar su seguridad, están sujetas a una contabilidad estricta (es decir, deben estar numeradas y enlazadas).
<2>Aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 29 de julio de 1996 N 914. Perdida de vigencia el 1 de enero de 2001.
Otras instrucciones sobre el procedimiento de almacenamiento de facturas en las Reglas, así como en otras documentos normativos, No. ¿Está previsto para ellos? término mínimo almacenamiento. El inciso 8 del apartado 1 del art. 23 del Código Fiscal de la Federación Rusa establecido requisito general al período durante el cual el contribuyente está obligado a velar por la seguridad de los datos contables tributarios y demás documentos necesarios para el cálculo y pago de los impuestos, y dicho período es igual a cuatro años. Además, la cláusula 368 de la Lista de documentos típicos de archivo gerencial generados en el curso de las actividades agencias gubernamentales, cuerpos Gobierno local y organizaciones, indicando los términos de almacenamiento<3>se confirma que el plazo de conservación de la factura es de cuatro años. Tenga en cuenta que para el almacenamiento del libro de compras y el libro de ventas, se establece un período diferente: cinco años (cláusulas 15, 27 de las Reglas).
<3>Aprobado por Orden del Ministerio de Cultura de Rusia de fecha 25 de agosto de 2010 N 558. El documento comienza a tener vigencia el 1 de octubre de 2010.
muchas opciones
Como ya se señaló, en la práctica, los contadores no siempre se adhieren a las Reglas descritas anteriormente, argumentando esto de la siguiente manera.
- Es más conveniente cuando los documentos (factura, hoja de ruta) se almacenan juntos. De hecho, cuando una contraparte solicita enviar, por ejemplo, copias de documentos por fax, o la dirección de la organización necesitaba el "principal" en fines de gestión, más fácil y rápido de encontrar papeles necesarios si yacen juntos. Sin embargo, esta opción para almacenar documentos le parece incorrecta al autor del artículo. Hay una salida: el contador puede hacer fotocopias de las facturas adjuntándolas junto con notas de envío (Formulario N TORG-12) o actos de trabajo realizados en el diario-orden apropiado. Y el documento fiscal original, como se esperaba, se adjuntará al registro de facturas. Esta opción puede ser utilizada por una organización cuyo flujo de trabajo es insignificante. En en numeros grandes Los documentos "entrantes", por supuesto, no son una opción.
Se debe usar la duplicación de documentos si aparecen formularios de informes estrictos en la contabilidad. por ejemplo, BSO según los gastos de viaje generalmente apoyado por informe anticipado(confirmación de la legitimidad de los gastos del impuesto sobre la renta). En este caso, se adjunta copia del mismo a la carpeta de facturas recibidas. Tenga en cuenta que no tiene una importancia fundamental dónde se almacenará el original y dónde se almacenará una copia de la BSO (párrafo 2, cláusula 5 de las Reglas). Pero es conveniente hacer una nota en la fotocopia del formulario (el billete de tren original se adjunta al informe de avance N XX de fecha XX.XX.XXXX).
- Es más conveniente cuando los documentos primarios se almacenan (colocan) en conjuntos para cada contraparte. por ejemplo, los contadores de algunas organizaciones mantienen registros de las contrapartes "principales" en orden alfabético. Esto también tiene sus ventajas: es más fácil encontrar documentos y, si es necesario, conciliar las liquidaciones con los proveedores.
- Es más práctico si las facturas se almacenan en el orden en que aparecen en el libro de compras. Esta es quizás la forma más eficiente de almacenar documentos en términos de productividad. En este caso, es más fácil tanto para el personal de contabilidad como para las autoridades reguladoras encontrar el documento necesario para verificar la corrección del cálculo de la base imponible del IVA (vigencia deducción fiscal). Esto es especialmente útil cuando el período de deducción del IVA no coincide con la fecha de recepción de la factura del proveedor (por ejemplo, durante operaciones de exportación).
combinación de modos
Las preguntas sobre cómo almacenar facturas a menudo surgen de vendedores que combinan dos regímenes fiscales (por ejemplo, modo común tributación y un régimen especial en forma de UTII). En este caso, según el autor, el contador de una organización gremial en relación con las facturas relacionadas con actividades gravadas bajo TSNO debe utilizar el procedimiento descrito anteriormente, y en relación con las facturas de "régimen especial", puede mantenerlas ancladas a otro " primaria". El hecho es que el procedimiento especificado en las Reglas se aplica solo a los contribuyentes del IVA. Dado que la organización transferida al pago de UTII no es un contribuyente de IVA, respectivamente, y no necesita seguir las Reglas.
¿Necesito vincular facturas?
La respuesta a esta pregunta debe abordarse desde un punto de vista práctico. El documento normativo establece: los registros contables de las facturas recibidas y emitidas deben estar atadas, y sus páginas numeradas. Y es correcto. Aún así, el período de almacenamiento de estos documentos fiscales es bastante largo, y durante este período tanto el personal de contabilidad como los gerentes pueden cambiar. Empresa comercial. Por otro lado, en el proceso de actividad, un contador a menudo se enfrenta a la necesidad de copiar un documento en particular (incluso a pedido del fiscal), y cuando están cosidos en una carpeta gruesa, es un inconveniente hacerlo. .
Además, llamamos la atención del lector sobre lo siguiente. Al archivar documentos, una persona directamente involucrada en él debe tener mucho cuidado en sus acciones para no dañar la información contenida en la factura (por ejemplo, no perforar datos sobre el número de factura y la fecha de emisión con un perforador), desde la falta detalles requeridos en la factura puede servir como base para negarse a aceptar cantidades de impuestos para su deducción por parte de los inspectores fiscales.
Formamos un diario contable.
Los documentos reglamentarios no especifican por qué período de tiempo se debe formar el diario contable de facturas. Y si es así, entonces, dependiendo de la cantidad de documentos y el deseo del contador, puede ser un trimestre, un mes, una década u otro intervalo de tiempo (es recomendable configurarlo documentos internos).
Además, a nivel legislativo tampoco se aprueba la forma de la revista, por lo que el gremio debería aprobarla por su cuenta. Si la contabilidad se mantiene utilizando un producto de software, lo más probable es que el programa le permita imprimir una especie de registro de todas las facturas recibidas. por ejemplo, en el programa 1C, al generar un libro de compras, hay una marca de verificación "Libro de registro de facturas recibidas".
Cuando se forma, el contenido del libro de compras prácticamente se duplica. Al retirar este registro para imprimir, es posible que deba corregirlo manualmente (por ejemplo, guardándolo para esto en Excel). Por cierto, las organizaciones que llevan registros manualmente, al desarrollar un registro de facturas recibidas, pueden tomar como base exactamente el registro que incluye las siguientes columnas: número de serie, fecha y número de factura, nombre de la contraparte, valor de los valores recibidos, IVA incluido.
Divisiones separadas
Para empresas con subdivisiones separadas, el procedimiento de almacenamiento, así como el método de transferencia de secciones del registro de facturas recibidas y emitidas, libros de compras y libros de ventas no están definidos a nivel legislativo. Así que echemos un vistazo a las reglas. la legislación fiscal y explicaciones de especialistas de varios departamentos.
De conformidad con el art. 143 del Código Fiscal de la Federación Rusa, las organizaciones y los empresarios individuales son reconocidos como contribuyentes del IVA. Además, la obligación de tributar conforme al apartado 2 del art. 174 del Código Fiscal de la Federación Rusa debe ser ejecutado por el contribuyente en el lugar de su registro ante la autoridad fiscal. Las organizaciones con subdivisiones separadas pagan impuestos de manera centralizada sin distribuirlos entre estas unidades estructurales (Carta del Ministerio de Impuestos de Rusia del 11.04.2002 N VG-6-03 / [correo electrónico protegido]). Los informes también se presentan solo en la ubicación de la organización matriz (cláusula 5, artículo 174 del Código Fiscal de la Federación Rusa).
Registros de facturas recibidas y emitidas, se llevan libros de compras y libros de ventas divisiones estructurales en forma de secciones de diarios contables unificados, libros unificados de compras y ventas de la organización (Carta del Ministerio de Impuestos de Rusia del 21/05/2001 N VG-6-03 / 404).
Para el período tributario que se informa, las subdivisiones separadas presentan los documentos especificados para el registro de registros unificados de facturas recibidas y emitidas, libros de compras y ventas del contribuyente y para la preparación de declaraciones de IVA.
El procedimiento para emitir facturas, libros de compras y ventas, así como su transferencia de una subdivisión separada a la organización matriz, debe reflejarse en la política contable de la organización para fines fiscales.
Momento clave. El procedimiento para transferir facturas, libros de compras y libros de ventas de una subdivisión separada a la organización matriz debe reflejarse en la política contable de la organización a efectos fiscales.
- se transfieren los originales de las facturas emitidas y recibidas, la sección original del libro unificado de ventas y la sección original del libro unificado de compras. Se aprueba el plazo para la transferencia de documentos y el cargo del responsable de la transferencia de datos;
- se transfieren copias de facturas emitidas y recibidas, copias de la sección del libro mayor de ventas unificado y la sección del libro mayor de compras unificado (los originales se almacenan en una subdivisión separada). Se aprueba el plazo para la transferencia de documentos y el cargo del responsable de la transferencia de datos;
- los datos sobre facturas emitidas y recibidas se transmiten de cualquier otra forma que permita a la organización matriz emitir diarios unificados de facturas emitidas y recibidas, un libro de ventas unificado y un libro de compras unificado (por ejemplo, a través de comunicación electrónica). Se aprueba el plazo para la cesión y el cargo del responsable de la cesión de datos.
Por lo tanto, el lugar de almacenamiento de las facturas originales puede ser determinado por la empresa de forma independiente de acuerdo con orden establecido en las políticas contables.
Tenga en cuenta que de acuerdo con el art. 93 Código Fiscal de la Federación Rusa ejecutivo La autoridad fiscal que realiza una auditoría fiscal tiene derecho a exigir a la persona auditada los documentos necesarios para la auditoría notificándole a esta persona una solicitud de presentación de documentos. Los documentos que fueron solicitados durante una auditoría fiscal se presentan dentro de los 10 días siguientes a la fecha de entrega de la solicitud correspondiente en forma de copias certificadas por la persona auditada.
Por lo tanto, una organización que haya elegido la opción de almacenar facturas en la ubicación de sus subdivisiones separadas ubicadas en otra región debe tener en cuenta que el cumplimiento del requisito de la autoridad fiscal de presentar estos documentos a este caso ella puede pasar mucho tiempo.
¿Y la responsabilidad?
Una violación grave por parte de una organización de las reglas para la contabilidad de ingresos y (o) gastos y (o) objetos de impuestos prevé la imposición de multa administrativa bajo el art. 120 del Código Fiscal de la Federación Rusa. ¿Qué entienden los legisladores por violación grave? De conformidad con el apartado 3 del art. 120 del Código Fiscal de la Federación de Rusia en violación grave de las reglas de contabilidad de ingresos y gastos y objetos de impuestos a los efectos de Este artículo significa la ausencia de documentos primarios, o la ausencia de facturas, o registros contables o de contabilidad fiscal, sistemática (dos o más veces durante año del calendario) reflejo intempestivo o incorrecto en las cuentas contables, en los registros contables fiscales y en la información de las transacciones comerciales, Dinero, valores materiales, activos intangibles e inversiones financieras del contribuyente. Las infracciones al procedimiento de conservación de los documentos fiscales no se nombran en el texto de este artículo y, en consecuencia, no se define la medida de la responsabilidad. Además, tales actuaciones del contribuyente no pueden ser motivo para negarse a aplicar la deducción del IVA.
hay ejemplos juicios confirmando esta conclusión (ver, por ejemplo, la Resolución del Noveno Arbitraje Tribunal de Apelación de fecha 24.09.2008 N 09AP-11381/2008-AK<4>).
<4>Decreto de la FAS MO de fecha 16 de diciembre de 2008 N KA-A40 / Decreto 11617-08 Corte de arbitraje Moscú este caso dejado sin cambios.
V apelación la autoridad fiscal señaló que, de conformidad con el numeral 6 de las Reglas, los registros de facturas recibidas y emitidas deben estar encuadernados y sus páginas numeradas. En el curso de las medidas de control fiscal, se estableció que los libros de contabilidad presentados para las facturas recibidas y emitidas no estaban atados y numerados, es decir, fueron redactados en violación de la orden.
El tribunal señaló que dicho argumento de la autoridad fiscal no corresponde circunstancias reales, y tampoco puede ser la base para que el contribuyente se niegue a aplicar la deducción del IVA. Las normas de la legislación tributaria, en particular el apartado 2 del art. 93 del Código Fiscal de la Federación de Rusia prevé la presentación de documentos a la autoridad fiscal en forma de copias certificadas. En vista de lo anterior, sobre la base de las copias presentadas de los registros de facturas recibidas y emitidas, la autoridad fiscal no pudo extraer ninguna conclusión sobre la ejecución incorrecta de los originales de dichos documentos, que fueron redactados por el solicitante en cumplimiento total de los requisitos de la ley. La organización presentó a la autoridad fiscal un paquete completo de documentos que cumplen con los requisitos del art. Arte. 169 y 172 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, que confirma la compra de bienes (obras, servicios), su pago (incluido el IVA) y su aceptación para la contabilidad. En virtud del art. 172 del Código Fiscal de la Federación Rusa, incluso si la organización no presentó a la autoridad fiscal o no presentó en la forma adecuada los registros de las facturas recibidas y emitidas, no puede ser privada del derecho a aplicar deducciones fiscales.
* * *
Resumamos. Todas las opciones de almacenamiento de facturas tienen sus adeptos y seguidores. Como se puede ver en el artículo, la legislación de la Federación Rusa no contempla la responsabilidad por la desviación de los contribuyentes de estas reglas. Y si es así, la organización comercial decidirá el método de almacenamiento de los datos de los documentos fiscales por su cuenta. Por experiencia práctica, observamos que normalmente no hay reclamos de las autoridades reguladoras con respecto al almacenamiento de facturas. El requisito principal de los inspectores (inspectores fiscales, auditores) es la capacidad de encontrar rápidamente un documento fiscal correctamente ejecutado. Es decir, si una organización comercial, por razones de ahorro de tiempo de trabajo, decidió almacenar las facturas de una manera diferente a la descrita en la primera parte de este artículo, no hay nada de malo en ello. No obstante, recomendamos que después de la finalización del año calendario, los registros de facturas recibidas y emitidas se ajusten a las Reglas.
SV Manokhova
Editor de revista
"Comercio:
Contabilidad
y fiscalidad"
conocimiento de embarque (TTN) diseñado para registrar el movimiento de artículos de inventario y los pagos por su transporte en coche. El conocimiento de embarque para el transporte de mercancías por carretera lo prepara el expedidor para cada destinatario por separado para cada viaje del coche desde llenado obligatorio todos los accesorios.
Formulario de conocimiento de embarque
Según la cláusula 1.2. Decretos del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 28 de noviembre de 1997 N 78, al transportar mercancías, las organizaciones de transporte motorizado deben redactar una hoja de ruta en forma de No. 1-T.
El formulario del conocimiento de embarque consta de dos secciones:
1. Mercancía, que determina la relación entre consignadores y consignatarios y sirve para dar de baja artículos de inventario de los consignadores y enviarlos a los consignatarios.
2. Transporte, que determina la relación de los remitentes de clientes de transporte motorizado con organizaciones - propietarios de vehículos que llevaron a cabo el transporte de mercancías, y sirve para contabilizar el trabajo de transporte y las liquidaciones de remitentes o destinatarios con organizaciones - propietarios de vehículos para los servicios que se les proporciona para el transporte de mercancías.
Emisión de un conocimiento de embarque
Elaboración de un conocimiento de embarque
El cargador está obligado a confeccionar cartas de porte para cada viaje del vehículo. No importa, sin embargo, si Vehículo de motor propiedad del cargador o utilizó los servicios de un tercero para la prestación de servicios de autotransporte.
El consignador-vendedor, el consignatario-comprador y el transportista intervienen en el llenado de la carta de porte.
La carta de porte (TTN) se emite en cuatro ejemplares:
- el primero: permanece con el remitente y está destinado a la cancelación de artículos del inventario;
- las copias segunda, tercera y cuarta, certificadas por las firmas y sellos (sellos) del remitente y la firma del conductor, se entregan al conductor;
- el segundo: el conductor lo entrega al destinatario y está destinado a publicar artículos de inventario del destinatario;
- las copias tercera y cuarta, certificadas por las firmas y sellos (sellos) del destinatario, se entregan a la organización, el propietario del vehículo.
La tercera copia, que sirve de base para las liquidaciones, la adjunta la organización - el propietario del vehículo a la factura del transporte y la envía al pagador - el cliente del vehículo, y la cuarta se adjunta a la carta de porte y sirve como base para contabilizar el trabajo de transporte y la nómina del conductor.
Llenar el conocimiento de embarque
Cuando se envían las mercancías, el vendedor-cargador redacta una carta de porte en forma de N 1-T en cuatro copias.
La tabla de la sección de productos refleja datos sobre el producto y su coste (por unidad y total), unidad de medida, número de plazas, tipo de embalaje, etc.
Donde:
La columna 2 "Número de lista de precios y sus adiciones", la columna 3 "Número de artículo o lista de precios" se completa si la organización vendedora aprueba los precios de los bienes en una lista de precios especial y asigna un artículo específico a los bienes. Sin embargo, estos campos no son obligatorios.
En la columna 5 "Precio, frotar. policía." se indica el precio de los bienes, teniendo en cuenta los impuestos especiales, el IVA (si los bienes están sujetos a estos impuestos).
La columna 10 "Masa, t" indica la masa bruta de la carga en toneladas (de todos los bienes en la cantidad en esta línea).
Columna 11 "Cantidad, rub. kop". cuenta como la columna 4 multiplicada por la columna 5.
La línea "Markup,%" indica el porcentaje del margen comercial establecido por la organización vendedora. Esta columna solo la llenan las organizaciones comerciales.
Por parte del expedidor, el documento es firmado por las personas responsables de la liberación de las mercancías y se coloca un sello.
Como regla general, también se adjunta una factura al documento en el formulario N TORG-12.
En la tabla "Operaciones de carga y descarga" de la sección de transporte, el remitente ingresa datos sobre el método de carga (manual) y la hora de llegada para la carga y salida del automóvil.
La hora de llegada está determinada por el momento en que el conductor de la expedición presenta la carta de porte en el punto de control.
La hora de salida se anota en el momento de firmar la carta de porte y entregarla al transportista.
Al aceptar la mercancía para su entrega, el transportista anota sus datos en las tres primeras copias de la carta de porte debajo de la mesa de la sección de transporte. La primera copia del conocimiento de embarque permanece con el proveedor. Sirve como base para la cancelación de los bienes. Las copias restantes se entregan al conductor.
Si durante la entrega de los bienes al destinatario no se encontraron discrepancias o desviaciones en la cantidad y calidad de los bienes especificados en los documentos, se colocan guiones en los campos correspondientes de la carta de porte.
Además, el destinatario firma y sella en la sección de mercancías de la carta de porte, y también completa su parte de la tabla "Operaciones de carga y descarga" de la sección de transporte: el método de descarga, la hora de llegada del automóvil para descargar y su salida del almacén del consignatario después de la descarga.
La segunda copia del conocimiento de embarque (y los documentos adjuntos) permanece con el comprador y sirve como base para el envío de las mercancías.
El conductor entrega la tercera y cuarta copia del conocimiento de embarque a su empresa de transporte.
Al mismo tiempo, el conductor y el contador completan las columnas 20-44 organización de transporte. Aquí puede ver el kilometraje recorrido por el automóvil, el tiempo de inactividad, las tarifas de transporte, etc.
A partir de los datos indicados en estas columnas se calcula el coste de los servicios de transporte y del conductor.
La columna 26 "Para servicios de transporte del cliente" indica coste total servicios de transporte.
La columna 27 "Por servicios de transporte a cargo del conductor" indica el monto de los salarios devengados por el conductor por el transporte de mercancías.
La empresa de autotransporte, después de especificar en el conocimiento de embarque los datos necesarios para pagar los servicios de transporte (distancia de transporte, costo de los servicios, tiempo de inactividad para la carga y descarga, etc.), envía una (tercera) copia del conocimiento de embarque y una factura por el pago de los servicios de transporte al cliente de los servicios de transporte.
Sobre la base de la (cuarta) copia restante de la TTN y la hoja de ruta, la empresa de transporte de motor cobra salarios conductor.
TTN para entrega en tránsito
El comercio de tránsito consta de dos transacciones independientes entre sí: una empresa comercial celebra un contrato para la venta de mercancías con un proveedor, sobre la base del cual se compromete a pagar por las mercancías compradas, y el proveedor - a enviar las mercancías al almacén indicado por la organización comercial, y contrato separado con el comprador de las mercancías, en virtud del cual se compromete a entregar las mercancías a cambio de una retribución.
En este caso, la empresa comercial en el primer contrato actuará como comprador de bienes, y en el segundo, su vendedor.
En este caso, las líneas de transporte de mercancías se completan de la siguiente manera.
La línea "Pagador" indica la empresa comercial.
A quién poner en la línea "Remitente" depende del momento de la transferencia de propiedad.
Si una empresa comercial se convirtió en su propietaria en el momento del envío de las mercancías, se indicará en esta línea. Si el proveedor sigue siendo el propietario después del envío, el proveedor aparecerá en la línea Transportista.
El llenado de la línea "Consignatario" depende de quién recibe realmente la mercancía en el almacén del comprador final.
Si el comprador mismo está haciendo esto, entonces debe especificarlo.
Si la descarga la realiza un representante empresa comercial, luego se debe indicar el nombre, dirección y número de teléfono de la empresa comercializadora como consignatario.
En cualquier caso, la dirección del proveedor deberá figurar en el campo Punto de carga, y la dirección del comprador final en el campo Punto de descarga.
Vida útil de las notas de envío
El período de almacenamiento de los registros primarios es de al menos cinco años.
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Obligaciones de los contribuyentes (pagadores de tasas)
1. Los contribuyentes están obligados:
8) dentro de los cuatro años, garantizar la seguridad de los datos contables y otros documentos necesarios para el cálculo y el pago de impuestos, así como los documentos que confirman los ingresos recibidos (para las organizaciones, también los gastos incurridos) y los impuestos pagados (retenidos);
. Auditoría fiscal de campoSi los funcionarios que realizan la inspección tuvieren motivos suficientes para creer que los documentos que acrediten la comisión de los delitos pueden ser destruidos, escondidos, alterados o sustituidos, estos documentos serán embargados en la forma prevista por el artículo 94 de este Código, conforme a un acto elaborado por estos funcionarios. El acto de incautación de documentos debe justificar la necesidad de la incautación y proporcionar una lista de los documentos a ser incautados. El contribuyente tiene derecho, al embargar documentos, a formular observaciones que deberán ser incluidas en el acto a su requerimiento. Los documentos incautados deben estar numerados, acordonados y sellados con el sello o firma del contribuyente (agente fiscal, contribuyente). En caso de negativa del contribuyente (agente fiscal, pagador de la tarifa) a sellar o firmar los documentos incautados, se hace una nota especial al respecto. Se transfiere una copia del acto de incautación de documentos al contribuyente (agente fiscal, pagador de la tasa).
. Incautación de documentos y objetos.1. El embargo de documentos y objetos se efectuará previa resolución motivada del funcionario de la Administración tributaria que realice la inspección in situ.
La decisión especificada está sujeta a la aprobación del jefe (su adjunto) de la autoridad fiscal que tomó la decisión de realizar una auditoría fiscal.
2. No está permitido apoderarse de documentos y objetos durante la noche.
3. La incautación de documentos y objetos se realiza en presencia de testigos y personas a quienes se incautan documentos y objetos. V casos necesarios se invita a un especialista a participar en la producción de la excavación.
Previo al inicio del embargo, un funcionario de la autoridad fiscal deberá presentar una resolución sobre el embargo y explicar a las personas presentes sus derechos y obligaciones.
4. El funcionario de una autoridad fiscal propone a la persona a quien se efectúa el embargo de documentos y objetos que los entregue voluntariamente, y en caso de negativa, el embargo se hace por la fuerza.
Si la persona a quien se practica el embargo se niega a abrir los locales u otros lugares donde se encuentren los documentos y objetos sujetos a embargo, el funcionario de la autoridad fiscal tiene derecho a hacerlo de forma independiente, evitando causar daños innecesarios a las cerraduras. , puertas y otros objetos.
5. Los documentos y artículos que no estén relacionados con el objeto de una auditoría fiscal no están sujetos a embargo.
6. Sobre la producción de embargo, incautación de documentos y cosas, se levanta un protocolo cumpliendo los requisitos previstos en el artículo 99 de este Código y en el presente artículo.
7. Los documentos y artículos incautados se enumeran y describen en el protocolo de incautación o en las descripciones adjuntas a él con una indicación exacta del nombre, la cantidad y las características individuales de los artículos y, si es posible, el valor de los artículos.
8. En los casos en que no existan suficientes copias de los documentos de la persona auditada para llevar a cabo las medidas de control fiscal y las autoridades fiscales tengan motivos suficientes para creer que los documentos originales pueden ser destruidos, ocultados, corregidos o reemplazados, un funcionario de la La autoridad fiscal tiene derecho a embargar los documentos originales en la forma prescrita en este artículo.
Al incautar dichos documentos, se hacen copias de los mismos, las cuales son certificadas por un funcionario de la autoridad fiscal y se transfieren a la persona a quien se incautan. Si fuere imposible realizar o transferir las copias realizadas simultáneamente con el embargo de los documentos, la autoridad fiscal deberá trasladarlas a la persona a quien se le embargaron los documentos dentro de los cinco días siguientes al embargo.
9. Todos los documentos y objetos incautados se presentan a los testigos y otras personas que participan en la incautación y, si es necesario, se embalan en el lugar de la incautación.
Los documentos incautados deben estar numerados, acordonados y sellados con el sello o firma del contribuyente (agente fiscal, contribuyente). En caso de negativa del contribuyente (agente fiscal, pagador de la tarifa) a estampar los documentos incautados con un sello o firma, se hace una nota especial al respecto en el registro de incautación.
10. Una copia del protocolo sobre el secuestro de documentos y objetos se entregará contra recibo o se enviará a la persona a quien se le confiscaron dichos documentos y objetos.
Y estudiamos las reglas para calcular el período de almacenamiento de documentos en contabilidad y contabilidad fiscal, incl. tener en cuenta el tiempo periodo límite. Consideremos excepciones a esta regla, por ejemplo: características de facturas, documentos sobre pérdidas recibidas anteriormente, documentos para la compra de bienes valiosos con un largo período de depreciación (edificios: 31 años, etc.). Averigüemos cuándo es posible destruir documentos para los cuales la Lista aprobada por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 25 de agosto de 2010 No. 558 establece el requisito "sujeto a verificación (auditoría)". Comprenderá cómo comportarse cuando las autoridades fiscales exigen documentos que han caducado, así como documentos que han sido dañados por incendios o inundaciones. Podrá evaluar los riesgos de sanciones.
Requisito legislación actual es tal que cada operación en la vida de la organización debe ir acompañada de documentos de respaldo (y muchas veces no uno, sino varios). Como resultado, se acumulan tanto que simplemente no hay dónde colocarlos, y almacenarlos durante mucho tiempo es costoso. Cada uno de los documentos contables tiene sus propios períodos de conservación, estatutario legislación. Después de la expiración de estos plazos, la organización tiene derecho a destruir los documentos. Sin embargo, si se toma tal decisión, es necesario elegir aquellos cuya destrucción no supondrá problemas durante las posibles comprobaciones.
Echemos un vistazo a los requisitos que impone la ley sobre el período de almacenamiento de documentos contables y fiscales. Desde regla general hay muchas excepciones, y son de gran interés, porque. no todos los expertos saben acerca de ellos.
Regla general para mantener...
...documentos contables
Una entrada en la contabilidad no se puede hacer sin registro documentos contables primarios, que, como regla general, deben conservarse durante al menos cinco años después del año de informe o después del año en que se utilizaron para informar (artículo 29 de la Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ "Sobre contabilidad", en adelante - Ley No. 402-FZ).
Al mismo tiempo, es necesario enfocarse en los plazos de conservación de documentos, determinados por la propia Ley N° 402-FZ, en caso de que este plazo sea mayor.
Por ejemplo, para mantener la integridad del informe anual Estados financieros prescrito constantemente, trimestralmente, durante 5 años, y mensualmente, durante 1 año (artículo 351 de la Lista). Vida útil permanente requerida documentos (actas, actas, conclusiones) sobre la consideración y aprobación de los estados financieros (Artículo 355 de la Lista).
Documentos (cálculos, resúmenes, certificados, tablas, información, correspondencia) sobre el cálculo y transferencia de impuestos al presupuesto de todos los niveles y fondos extrapresupuestarios todos los niveles deben almacenarse durante 5 años (artículo 382 de la Lista), así como declaraciones de impuestos entidades legales para todos los impuestos (artículo 392 de la Lista). Según el art. 658 de la Lista i>Tarjetas personales de empleados.
Como puede ver, el marco de tiempo es largo. Y el cálculo se lleva a cabo a partir del 1 de enero del año siguiente al año en que los documentos se utilizaron para la preparación de estados contables (financieros) por última vez (parte 2 del artículo 29 de la Ley No. 402-FZ).
Ejemplo 1
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V caso general, si el período de retención es de 5 años y el documento se redactó, por ejemplo, en mayo de 2014, entonces su período de retención comenzará a calcularse a partir del 1 de enero de 2015 y finalizará el 31 de diciembre de 2019.
...el período de almacenamiento de los documentos fiscales
La contabilidad fiscal se lleva a cabo sobre la base de datos de documentos primarios (artículo 313 del Código Fiscal de la Federación Rusa). La confirmación de los datos de contabilidad fiscal puede ser no solo documentos contables primarios, sino también registros contables analíticos de impuestos, cálculos de la base imponible.
En virtud del apartado 1 del art. 252 del Código Fiscal de la Federación Rusa, los costos justificados se reconocen como gastos (y en los casos previstos en el Artículo 265 del Código Fiscal de la Federación Rusa, pérdidas), confirmados por documentos redactados de conformidad con la legislación del Federación Rusa.
Además, el contribuyente debe garantizar la seguridad de los datos y documentos contables fiscales que sirven de base para el cálculo y pago de impuestos , incluido confirmar el recibo de los ingresos y gastos incurridos, durante al menos cuatro años (firma 8, cláusula 1, artículo 23 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Aquí en la legislación no hay referencia a la Lista. Pero el departamento financiero a menudo se refiere a él cuando considera este problema (por ejemplo, en una carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 26 de abril de 2011 No. 03-03-06 / 1/270).
Los documentos contables primarios mencionados son necesarios para que las autoridades fiscales supervisen el cumplimiento de la legislación sobre impuestos y tasas por parte de los contribuyentes, incluso durante las auditorías fiscales.
Destrucción de documentos
De lo anterior, se puede concluir que al momento de tomar una decisión sobre la destrucción de documentos con plazo de conservación vencido, se debe guiar al menos por:
- Lista del Ministerio de Cultura,
- derecho contable y
- Código Fiscal de la Federación Rusa.
Además, es necesario evaluar correctamente los plazos de almacenamiento de cada uno de los documentos a destruir, para no tener problemas en el futuro cuando las autoridades de inspección de repente exijan que se les entreguen algunos de los documentos ya destruidos.
Para ello, la organización crea comisión de expertos, que comprueba el archivo de documentos. Se crea por orden (instrucción) del jefe de la organización. Además, no se requiere emitir tal orden anualmente, basta con hacerlo una vez, y en el futuro solo cambiar la composición de los miembros si uno de ellos renuncia.
En el proceso de su trabajo, la comisión redacta un acta con una lista de documentos a ser destruidos. Cuando el acto está listo, es aprobado por el jefe de la organización. En base a ello, los documentos primarios son destruidos.
Al mismo tiempo, es más conveniente actos individuales en grupos de documentos destruidos de varias formas: trituradora, fuego y reciclaje. Los documentos más “valiosos” que contienen información confidencial (generalmente son una minoría) se destruyen mejor de forma independiente e irrecuperable (por ejemplo, quemándolos o triturándolos), y la mayor parte se puede reciclar.
Habiendo realizado la destrucción y firmado los documentos al respecto, la organización puede considerar que ha cumplido con sus obligaciones en virtud de la ley y tiene documentos que confirman el hecho del procedimiento.
Excepciones a la regla general
Conocimiento de embarque y factura
Comencemos con un ejemplo aparentemente simple. Supongamos que una organización compró un material y recibió una nota de entrega y una factura de un proveedor en marzo de 2014. En el mismo mes, el material fue acreditado al almacén y luego puesto en producción.
Documentos para el registro de facturas emitidas a copia impresa o en en formato electrónico, se almacenan en la organización durante al menos cuatro años a partir de la fecha de la última entrada (cláusula 24 fracción II del Apéndice No. 4, cláusula 22 fracción II del Apéndice No. 5 y cláusula 13 fracción II del Apéndice No. 3 al Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de diciembre de 2011 No. 1137 "Sobre formularios y reglas para completar (mantener) documentos utilizados en los cálculos del impuesto al valor agregado").
La cuenta atrás del período de almacenamiento de una factura en apoyo de la deducción fiscal del IVA comienza después del período de declaración (impuesto) en el que se utilizó el documento por última vez. Recuerde que el IVA se calcula trimestralmente, y la factura de marzo se incluye en el cálculo del IVA del 1er trimestre de 2014. Por lo tanto, en este caso, el período de almacenamiento puede comenzar a partir del 01/04/2014, finalizará después de 4 años, es decir, 31/03/2018. Pero a mitad de año los documentos no se destruyen, sino que se guardan hasta fin de año (es decir, hasta el 31 de diciembre de 2018) y solo entonces quedan reflejados en el acta de destrucción.
Debe tenerse en cuenta que se puede hacer una deducción del IVA por los bienes comprados solo después de que se registren (cláusula 1, artículo 172 y artículo 171 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Por lo tanto, también es importante conservar el documento que confirma el hecho de su adquisición, la factura, durante el período calculado anteriormente para la factura (hasta el 31/12/2018).
A efectos contables, una carta de porte (normalmente utilizada para forma unificada No. TORG-12) es el documento contable principal, y el período de su almacenamiento es de al menos cinco años. Por lo tanto, para la contabilidad este ejemplo su vida útil es más larga. El período de almacenamiento comienza a contar a partir del año en que se utilizó para informar, es decir, a partir del 01/01/2015, y finaliza el 31/12/2019.
Como puede ver, un documento (factura) puede tener varias funciones, cada una de las cuales está sujeta a sus propias reglas, por lo que los períodos de almacenamiento para ellos pueden variar (en este caso, para fines de contabilidad fiscal - 31/12/2018 y para efectos contables - 31/12/2019). Luego elegimos el máximo de ellos - 31/12/2019.
Parece que todo está claro. Pero la situación puede complicarse más.
El plazo de conservación de la carta de porte y la factura, si posteriormente se ejerció el derecho a deducción fiscal
El contribuyente no puede tener ventas en un determinado trimestre (período impositivo del IVA). Como resultado, no hay importes de IVA devengado, pero hay importes para aceptar el IVA para la deducción, por ejemplo, importes de IVA con alquiler, materiales comprados, etc.
La opinión oficial de las autoridades fiscales es que es imposible aceptar el IVA deducible en el período en que el contribuyente no tiene ventas (carta del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa del 14 de diciembre de 2011 No. 03-07-14 / 124 ).
Aunque para ser justos, notamos que en la carta del Servicio Federal de Impuestos de la Federación Rusa del 28 de febrero de 2012 No. ED-3-3 / [correo electrónico protegido] expresó la opinión contraria. También se hace eco de la decisión del Presidium del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación Rusa del 03.05.2006 No. 14996/05 (establece que la venta de bienes (obras, servicios) no es, en virtud de la ley, un condición para aplicar una deducción fiscal) y la decisión de la Décima Corte de Apelaciones de Arbitraje de fecha 12.07.2012 en el caso No. A41-41514/11. Pero en este caso, la organización no puede evitar una auditoría fiscal, ya que al final del período impositivo (trimestre) en la declaración del IVA, reflejará el monto del IVA calculado para el reembolso del presupuesto.
¿No quieres una auditoría fiscal? ¿Qué hacer? Recordemos que la deducción fiscal por IVA es un derecho del contribuyente, y no una obligación. Y puede ejercer este derecho dentro de los tres años posteriores al final del período impositivo correspondiente (cláusula 2 del artículo 173 del Código Fiscal de la Federación Rusa y carta del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa del 30 de abril de 2009 No. 03 -07-08/105).
En otras palabras, si utiliza las condiciones del ejemplo, la organización puede aplicar la deducción fiscal del IVA en la factura recibida dentro de los tres años a partir del 01/04/2014, por ejemplo, un año después en el primer trimestre de 2015. Como consecuencia de esta operación, los plazos de conservación de los documentos también deberían retrasarse un año:
- según la factura con fecha de marzo de 2014 - del 31/12/2018 al 31/12/2019;
- según la carta de porte - del 31/12/2019 al 31/12/2020.
Si hubiéramos utilizado el derecho a deducir el IVA incluso más tarde, por ejemplo, en el tercer trimestre de 2016, entonces:
- la factura tendría que conservarse hasta el 31/12/2020;
- y la carta de porte - hasta el 31/12/2021.
Si la factura se recibe más tarde que la mercancía y la factura
La misma situación en cuanto al cómputo del plazo de conservación de documentos se producirá para la organización cuando reciba una factura por el producto adquirido (servicio, obra) en un período impositivo posterior al plazo de recepción del propio producto y de la carta de porte. Pero al mismo tiempo, una condición importante para la deducción es la confirmación del hecho posterior de la recepción de la factura: puede ser un sobre con un sello de la oficina de correos.
Los plazos de almacenamiento de los documentos primarios, que confirman en este caso el hecho de la recepción del material, también se posponen (por ejemplo, una factura). Al fin y al cabo, una de las condiciones para la deducción fiscal del IVA, como decíamos más arriba, es que el material esté registrado.
Si el material comprado se pone en producción para el próximo año
Suponga que la organización compró el material en marzo de 2014 (como en nuestro primer ejemplo, el más simple), recibió la factura y la factura al mismo tiempo, pero entregó el material a producción el año siguiente, en enero de 2015. Entonces los términos de almacenamiento del documento primario (carta de porte) también deben cambiarse durante un año - en contabilidad y contabilidad fiscal.
En este caso, la deducción del IVA se realizó antes. Y el período de almacenamiento de la factura se cuenta desde marzo de 2014. El hecho de que el material haya sido transferido a producción en más de fechas tardías, sólo se refleja en proceso de manufactura, y no en la confirmación del derecho a deducir el IVA.
Si el material se recibe pero no se paga
También sucede que el material fue entregado junto con todos los documentos (carta de porte, factura), pero quedó impago.
Después de la expiración del período de prescripción (tres años), la deuda se cancela. Entonces el período de almacenamiento de la factura se cuenta desde el final del año en que se canceló la deuda; en general, siete años (plazo de prescripción de tres años más cuatro años conforme a las normas de contabilidad fiscal). De lo contrario, no habrá nada que confirme el monto de la deuda y la fecha en que surgió (decisiones del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Volga-Vyatka del 8 de noviembre de 2012 en el caso No. A11-2321 / 2011 y el Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Volga de fecha 03 de octubre de 2012 en el expediente N° A72-7995/2011).
Pero no olvide que antes de los estados financieros anuales, se realiza un inventario, incluidas las deudas. En caso de firmarse el acta de conciliación con el proveedor, el plazo de prescripción vuelve a contarse, es decir, desde la fecha de firma del acta. Como resultado, puede cambiar anualmente y por lo tanto durar indefinidamente, lo mismo sucede con el período de retención de documentos (factura y factura).
La organización que envió los productos, pero no recibió el pago, tiene una situación similar: una "imagen especular". Ella también tendrá que conservar los documentos “indefinidamente” al firmar las actas anuales de reconciliación. Además, puede haber contracontroles por parte de las autoridades fiscales.
Adquisición de un activo fijo (depreciación)
La organización ha adquirido una propiedad valiosa con una vida útil prolongada, como un edificio, y uso beneficioso 31 años Durante este período, se cargará la depreciación de este activo fijo, lo que significa que el acto de aceptación y transferencia y otros documentos relacionados con la compra del inmueble deben conservarse para este periodo, y solo después de su finalización comenzará la cuenta regresiva del período de cuatro años para almacenar documentos según el Código Fiscal de la Federación Rusa. . En consecuencia, el plazo de conservación de los documentos será de 35 años.
De lo contrario, será difícil demostrar la viabilidad económica de los gastos, así como los datos sobre el activo fijo (condiciones de puesta en marcha, costo inicial, depreciación) durante una auditoría realizada por la oficina de impuestos (Decreto del Servicio Federal Antimonopolio de Moscú Distrito de fecha 11 de marzo de 2009, No. KA-A40/1255-09 en el caso No. А40-32554/08-129-101).
Documentos sobre pérdidas incurridas y gastos diferidos
La carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 02.08.2011 No. 03-02-07 / 1-272 establece: de conformidad con el párrafo 4 del art. 283 del Código Fiscal de la Federación Rusa, el contribuyente está obligado conservar los documentos que acrediten el importe de la pérdida sufrida durante todo el período en que se reduce la base imponible el período impositivo en curso por el importe de las pérdidas recibidas anteriormente. Y este período es de 10 años después del período fiscal en el que se recibió esta pérdida (cláusula 2, artículo 283 del Código Fiscal de la Federación Rusa).
La pérdida se revela en la empresa al final del año (período fiscal) y se calcula como la diferencia entre todos los ingresos y gastos incurridos por la organización durante el último año. Por lo tanto, debe conservar todos los documentos sobre los gastos incurridos, así como los ingresos recibidos del año (período fiscal) en que se recibió la pérdida.
Según las autoridades reguladoras, en este caso, se deben agregar cuatro años más al período de almacenamiento establecido, previsto en el inc. 8 p.1 art. 23 del Código Fiscal de la Federación Rusa. La base es la suposición de que el período de almacenamiento de 4 años debe contarse no desde el momento en que se redactaron los documentos, sino desde el final del período impositivo en el que se tuvo en cuenta la pérdida correspondiente. Si esto no se hace, la transferencia de pérdidas se considerará ilegal.
Este enfoque se puede encontrar en decisiones judiciales, por ejemplo, en las decisiones del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú del 2 de marzo de 2006, 26 de febrero de 2006 No. KA32-A40 / 785-06 y el Presidium del Arbitraje Supremo Tribunal de la Federación Rusa de fecha 24 de julio de 2012 No. 3546/12. Hay otro práctica de arbitraje, que no está de acuerdo con este punto de vista: las decisiones de la FAS del Distrito del Cáucaso Norte del 25 de septiembre de 2009 en el caso No. A32-8964/2007-12/190 y la FAS Distrito Noroeste de 22 de noviembre de 2004 en el proceso No. А56-10982/04.
Tienes dos opciones: almacenar documentos al máximo o estar listo para las batallas en tribunales, cuyo resultado no está garantizado.
Falta de documentos como resultado de incendio, inundación, robo
La organización debe proporcionar condiciones seguras almacenamiento de documentos contables y su protección contra cambios (Artículo 29 de la Ley No. 402-FZ). Pero, ¿qué hacer si faltan los documentos debido a un incendio (inundación, robo) y las autoridades fiscales han recibido una demanda para presentarlos?
El departamento de finanzas cree que necesitan ser restaurados (Carta N° 03-02-07/1/21191 del 06.07.2013). Hay decisiones judiciales con una posición similar (sentencia de la Corte Novena de Apelaciones de Arbitraje del 13 de octubre de 2010 No. 09AP-24752 / 2010-AK, No. 09AP-25298 / 2010-AK en el caso No. A40-4800 / 10 -115-55), donde el tribunal llegó a la conclusión de que el titular de la organización debe tomar medidas para restaurar aquellos documentos primarios que sean objeto de restauración y almacenamiento dentro del plazo establecido por la ley.
Al mismo tiempo, en la decisión del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Volga-Vyatka del 30 de julio de 2007 en el caso No. A28-1129 / 2007-3 / 21, el tribunal concluyó que la organización no podía proporcionar documentos destruidos por incendio, posteriormente solicitado por la autoridad fiscal, por no tener posibilidad real hazlo en fijar tiempo. A la autoridad fiscal se le negó el cobro de sanciones.
Hay otros casos en los que los jueces se pusieron del lado de los contribuyentes (decisiones del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú del 25 de junio de 2010 No. KA-A40 / 6480-10, el Servicio Federal Antimonopolio del Distrito del Volga del 25 de junio de 2010 en el caso N° A55-967/2011).
Sin embargo, si el contribuyente no puede confirmar que no tenía ningún documento en el momento de recibir la solicitud, entonces no se puede evitar una multa (Decreto del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú del 28 de abril de 2009 No. KA-A40 / 3228-09). Cualquier documento de las autoridades competentes que confirme el hecho de inundación (informe de inundación y/o certificado de la organización de servicio), incendio (informe de incendio recibido de servicio de Bomberos), robo, hurto (certificado policial), etc.
Los tribunales también consideran justificada la multa en los casos en que, después de la pérdida de documentos, el contribuyente no tomó medidas para restaurarlos (Decreto del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de los Urales del 28 de abril de 2010 No. Ф09-2782 / 10- C2).
Documentos destruidos, pero llegó la demanda.
Puede surgir una situación en la que la organización sopesó todos los pros y los contras, decidió destruir los documentos, llenó todo correctamente y la autoridad fiscal requiere su presentación.
Los tribunales a menudo se ponen del lado del contribuyente.
Práctica de arbitraje
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En la decisión del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de los Urales del 14 de octubre de 2011 No. F09-6531 / 11 en el caso No. A07-18923 / 2010 (determinación del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación Rusa del 2 de diciembre de 2011 No . VAS-15006/11), el tribunal consideró que la empresa no presentó los documentos contables primarios debido a su destrucción lícita. Las autoridades fiscales no tienen motivos para aplicar el método de cálculo establecido por el párrafo 7 del art. 166 del Código Fiscal de la Federación Rusa para determinar la deducción fiscal, que solo es posible si se dispone de documentos específicos (artículos 171, 172 del Código Fiscal de la Federación Rusa).
Práctica de arbitraje
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El tribunal consideró que la ausencia de documentos contables primarios que confirmen el costo inicial de los activos fijos, debido a su destrucción, dado que el período de almacenamiento de estos documentos ha expirado, no puede ser una base para negarse a contabilizar el valor residual de estos activos fijos como parte de los costos (decreto del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú de fecha 11.03.2009 No. KA-A40/1255-09 en el caso No. A40-32554/08-129-101).
Práctica de arbitraje
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La Inspección de Hacienda exigió a la empresa el pago de impuestos adicionales por no presentación documentos requeridos por la cancelación de combustible. Algunos de los documentos, en su opinión, fueron ejecutados incorrectamente, la otra parte fue destruida. Las autoridades fiscales indicaron que los documentos debían conservarse durante al menos 5 años de acuerdo con las normas contables.
Pero los árbitros tenían su propia opinión sobre esta situación. Fallaron a favor de la empresa, indicando que estaba dando de baja combustibles y lubricantes con base en las normas establecidas y en base a actas mensuales. En este caso, los jueces no consideraron la presencia de defectos en el llenado de las cartas de porte, así como la ausencia de algunos documentos como motivo para reconocer la ilicitud de descontar a precio de costo los costos de combustibles y lubricantes (decretos de el Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Noroccidental de fecha 16.06.2000 No. A56-31018/99 y de fecha 08.07.2002 No. A56-8533/02).
Comprobar estado
Me gustaría llamar la atención sobre un punto más importante. En la Lista del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa para algunos documentos, el período de almacenamiento comienza a contarse "sujeto a una inspección (auditoría)". Por ejemplo, los documentos primarios no pueden destruirse sin verificación (artículo 362 de la Lista).
Fragmento de documento
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Lista de documentos de archivo administrativos estándar generados en el curso de las actividades de organismos estatales, gobiernos locales y organizaciones, que indican los períodos de almacenamiento (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa de fecha 25 de agosto de 2010 No. 558)
En este caso, estamos hablando de auditorías fiscales. Se mencionan en el art. 87 del Código Fiscal de la Federación Rusa. Sobre la base de los resultados de una auditoría fiscal in situ y de escritorio, la autoridad fiscal elabora un informe de auditoría (el procedimiento y los términos para su preparación se especifican en el Artículo 100 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Si se detectan infracciones y el contribuyente está de acuerdo con ellas, éste realiza los cambios contables correspondientes: realiza impuestos adicionales, paga sanciones y multas, etc.
Además, se realizará una auditoría de escritorio si el contribuyente presenta una declaración actualizada por períodos impositivos anteriores a los últimos tres años.
Pero, como sabes, el plazo de prescripción es de tres años (Cláusula 1, Artículo 113 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Las autoridades fiscales podrán presentar reclamaciones e imponer sanciones dentro de este plazo. Si se detectan infracciones para períodos anteriores, no se pueden cobrar multas al contribuyente.
Al mismo tiempo, el Código Fiscal de la Federación Rusa no requiere la destrucción de documentos, el departamento financiero indica que la destrucción de documentos con un período de almacenamiento vencido es derecho del contribuyente. Y la auditoría de las autoridades fiscales puede no ocurrir en absoluto.
¿Cómo deben proceder las organizaciones? En primer lugar, de las sentencias judiciales anteriores se desprende que en los casos en que el contribuyente no pudo aportar documentos caducados a petición de las autoridades de inspección debido a su destrucción, los tribunales se pusieron del lado del contribuyente. Por supuesto, en estas situaciones, este último debe realizar el procedimiento de destrucción de manera competente (documentarlo correctamente). En el caso de solicitar documentos destruidos lícitamente, esto se vuelve fundamental.
En segundo lugar, por violación de los términos de almacenamiento de documentos establecidos en la Lista del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa, oficina de impuestos no puede ser multado.
Resulta que si los documentos contables / fiscales se destruyen debido a la expiración de sus períodos de almacenamiento, las sanciones de las autoridades fiscales de la organización no amenazan, incluso si estos documentos no han pasado una auditoría fiscal. Después de todo, como recordamos, incluso los períodos de conservación estándar para los documentos contables y fiscales (cinco años y cuatro años) son más largos que el período de prescripción (tres años), sin mencionar otras características y excepciones cuando aumentan los períodos de conservación estándar.
Una responsabilidad
Me gustaría llamar la atención de los lectores sobre las sanciones que se pueden aplicar al contribuyente en ausencia de documentos primarios. Considere los más comunes.
Si los documentos principales se destruyen después del período de retención especificado, bueno, puede dormir tranquilo. Pero a veces, a la hora de calcular el plazo, se guían reglas generales(prescrito en la Ley No. 209-FZ, el Código Fiscal de la Federación Rusa y la Lista del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa) y olvidarse de las "reservas" especiales, destruyendo así los documentos que aún debían almacenarse. Y aquí es donde a menudo surgen los problemas.
La falta de presentación en el plazo señalado por el contribuyente en autoridades fiscales documentos u otra información prevista por el Código Fiscal de la Federación de Rusia y otros actos legislativos sobre impuestos y tasas, implica la aplicación de la responsabilidad en virtud del art. 126 del Código Fiscal de la Federación Rusa:
- si estos documentos no contienen signos de delitos fiscales en virtud del art. 119 y 129.4 del Código Fiscal de la Federación Rusa, entonces la multa será de 200 rublos. por cada documento no presentado (el artículo 119 trata de la presentación de declaraciones tributarias y el artículo 129.4 trata de las notificaciones de operaciones vinculadas);
- si la organización se niega a proporcionar los documentos que tiene o los presenta con información deliberadamente falsa y tal acto no está relacionado con el art. 135.1 del Código Fiscal de la Federación Rusa (no presentación de certificados / extractos de transacciones y cuentas por parte del banco), entonces el monto de la multa será de 10,000 rublos.
Evite definitivamente ser considerado responsable en virtud del art. 126 del Código Fiscal de la Federación Rusa es posible si el período para almacenar los documentos solicitados por las autoridades fiscales ha expirado y en el momento de la solicitud ya han sido destruidos por la organización, pero esto aún deberá probarse ( ver resoluciones del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de los Urales del 17 de noviembre de 2009 No. F09-8891 / 09-SZ en el caso No. A47-5018 / 2008 FAS del Distrito Noroeste del 6 de julio de 2009 en el caso No. . A05-8773 / 2008 (por decisión de la Corte Suprema de Arbitraje de la Federación Rusa del 13 de octubre de 2009 No. VAC -13307/09, se rechazó transferir este caso al Presidium de la Corte Suprema de Arbitraje de la Federación Rusa Federación)).
Si durante la inspección los inspectores descubren la ausencia (o se destruyen) de documentos primarios, facturas, registros contables o fiscales, entonces la empresa puede ser multada por el monto (Artículo 120 del Código Fiscal de la Federación Rusa):
- 10 000 rublos. - si la infracción se cometió dentro de un período impositivo;
- 30 000 rublos. – si la infracción se cometió durante más de un período impositivo.
Si al mismo tiempo se encuentra una subestimación de la base imponible, se le cobrará a la empresa una multa del 20% del monto del impuesto no pagado, pero no menos de 40,000 rublos. (Cláusula 3, Artículo 120 del Código Fiscal de la Federación Rusa).
No pueden existir dos medidas de responsabilidad tributaria por la misma infracción, por lo que la organización puede ser sancionada bien de conformidad con el art. 126 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, o según el art. 120 del Código Fiscal de la Federación Rusa. Estas sanciones no serán acumulativas.
El Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa también contiene una serie de disposiciones sobre multas por violación de los términos para el almacenamiento de documentos. El monto de la multa depende del tipo de infracción.
El artículo 13.25 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia prevé sanciones por la violación de los términos de almacenamiento de documentos, la obligación de almacenar que está prevista en la legislación de JSC, LLC, estatal y municipal. empresas unitarias, sobre fondos de pensiones y de inversión, así como la regulación actos legales. Resulta que aquí estamos hablando principalmente de almacenamiento. Documentos corporativos, figurando en este grupo de actos jurídicos normativos, al que no pertenecen la mayoría de los documentos contables.
Pero esto incluye, por ejemplo, balances de sociedades anónimas, sus cuentas de pérdidas y ganancias, informes de auditoría(cláusula 2.1.10 del Reglamento sobre el procedimiento y plazos de conservación de documentos sociedades anónimas, aprobado por el Decreto de la Comisión Federal de Valores de Rusia del 16 de julio de 2003 No. 03-33/ps).
Desplazarse Documentos de LLC, para cuya pérdida se puede aplicar el Artículo 13.25 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa, es ligeramente diferente. Está enumerado en el art. 50 de la Ley Federal del 8 de febrero de 1998 No. 14-FZ "Sobre Sociedades de Responsabilidad Limitada". Cabe señalar que, entre otras cosas, dice que la LLC está obligada a conservar “otros documentos previstos para leyes federales y otros actos juridicos Federación Rusa, el estatuto de la empresa, documentos internos de la empresa, decisiones reunión general miembros de la empresa, la junta directiva (junta de supervisión) de la empresa y órganos ejecutivos sociedad." Obviamente, esto incluye los estados financieros.
La cuantía de las multas prevista en el art. 13.25 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa son:
- de 2500 a 5000 rublos. - para funcionarios;
- de 200.000 a 300.000 rublos. - para personas jurídicas.
La aplicación de este artículo es improbable en ausencia de documentos primarios, aunque esta posibilidad no puede descartarse por completo.
Si la violación de los términos de almacenamiento de documentos ha llevado a una distorsión de los montos de los impuestos y tarifas cobrados en al menos un 10%, se impondrán sanciones por un monto de 2,000 rublos a los funcionarios culpables. hasta 3000 frotar. (Artículo 15.11 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa).
Si en virtud del Código Fiscal de la Federación de Rusia (artículos 120 y 126) se castiga a las personas jurídicas, entonces, por el mismo delito, el funcionario culpable puede ser multado de conformidad con el art. 15.11 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa, pero solo una vez (según la parte 5 del artículo 4.1 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa dos veces por el mismo ofensa administrativa nadie puede ser considerado responsable).