A vállalkozásnál minden dokumentumot nyilvántartásba kell venni, azaz be kell vezetni egy speciális könyvelési könyvbe. Ez minden adatot figyelembe vesz, beleértve azok létrehozását és elfogadását is.
Kedves olvasóink! A cikk tipikus megoldásokról szól jogi esetek de minden eset egyedi. Ha tudni akarod, hogyan pontosan megoldja a problémáját- vegye fel a kapcsolatot tanácsadóval:
A JELENTKEZÉSEKET ÉS HÍVÁSOKAT 24/7 és a hét minden napján.
Gyors és INGYEN!
Ez is érvényes munkaszerződések, amelyek a munkavállaló és a munkáltató között jönnek létre, mert az ilyenek tárolása és elszámolása fontos dokumentumokat minden szervezet számára szükséges.
Szükséges-e vezetni?
Fontos megérteni, hogy egy ilyen napló vezetése egyáltalán nem időpocsékolás, hanem szükségszerűség:
- sokkal kényelmesebb, mint az összes eredeti dokumentumot az asztalon tartani;
- a munkaszerződések nyilvántartására szolgáló könyvre lehet szükség, ha konfliktus merül fel a munkavállaló és a munkáltató között;
- Ezen nyilvántartások segítségével a személyzeti tiszt gyorsan kiállíthat bármilyen szükséges igazolást.
Vannak, akik több ilyen főkönyvet is vezetnek, például külön for és for.
Mit mond a törvény?
A munkaszerződés-nyilvántartási kötelezettséget azonban nem írja elő törvény Általános szabályok dokumentumkezelés minden referencia jellegű dokumentum nyilvántartását megállapítja.
Ezenkívül a számviteli napló szerepel a tipikus listában kezelési dokumentumok:
Ezenkívül egy ilyen dokumentum hiánya további problémákat okozhat a szervezet számára az ellenőrző szervekkel.
A személyzeti tisztek véleménye
Sok személyzeti dolgozó azzal érvel, hogy a munkaszerződés naplóba történő bejegyzése sokkal kényelmesebb, mint ezeket a dokumentumokat kéznél tartani.
Vele könnyebb kiadni szükséges tanúsítványokat volt alkalmazottai, és nem kell tartani az illetékes hatóságok ellenőrzésétől.
Emellett az adatok rendszerezése lehetővé teszi a személyzeti tisztek számára, hogy állandó nyilvántartást vezessenek a dolgozókról.
Hogyan lehet a legjobban kitölteni a munkaszerződések nyilvántartási és könyvelési nyilvántartását?
A regisztrációs könyv egyetlen formáját törvény nem írja elő, így lehet egy közönséges jegyzetfüzet.
A legfontosabb, hogy a borítója kemény legyen, hogy a magazin minél tovább tárolható legyen.
A címlapra fel kell írni a szervezet nevét, a könyv címét és a karbantartás megkezdésének dátumát. Ezenkívül minden oldalt számozni kell, és az első oldalon feltüntetni a naplózás szabályait.
A regisztrációs napló második oldala az érte felelős személyek adatait tartalmazza.
Kényelmesebb az adatokat táblázatban megadni, mivel a naplót kitöltő személyek változhatnak.
Meg kell adnia:
- sorozatszám;
- a felelős személy pozíciója;
- az ok, amiért az illető naplót vezet;
- személyes aláírása.
A munkaszerződések szabványos nyilvántartása 10 oszlopot tartalmaz, de ezek száma eltérő lehet.
Töltse ki őket az alábbiak szerint:
- 1 oszlop - a munkaszerződés nyilvántartási száma;
- 2 oszlop - a megállapodás megkötésének dátuma;
- 3 oszlop - magának a munkaszerződésnek a száma;
- 4 oszlop - a munkavállaló teljes neve;
- 5 oszlop - pozíció vagy szakterület;
- 6 oszlop - a tanszék neve ill szerkezeti egység;
- 7 oszlop - a munkaszerződés időtartama;
- 8 oszlop - a munka jellege (részmunkaidős állás, főállás stb.);
- 9 oszlop - kiegészítő megállapodások;
- 10 oszlop – jegyzetek.
A könyvben létrehozhat egy további oszlopot, amelybe a munkavállaló aláírása kerül.
Azt jelzi, hogy a munkavállaló kezébe kapta a munkaszerződés másolatát.
papír változat
A modern ellenére Számítógépes technológiák, a papír magazinoknak még mindig több előnyük van, mint az elektronikusaknak.
A fő előnye a könnyű tárolás.
Ezt a dokumentumot a vállalkozás vezetőjének hitelesítenie kell, varrva, sorszámozva. Ezenkívül szükségszerűen tartalmaznia kell az alkalmazottak összes szükséges aláírását.
A szerződés alapján dolgozó alkalmazottak számára további oszlopot kell készíteni.
Elektronikus változat
A munkaszerződések elektronikus nyilvántartását tartják a legkényelmesebbnek, de ennek is megvannak a maga hátrányai.
Például egy ilyen formátumú naplóban lehetetlen személyes aláírást elhelyezni. Ezért a személyzeti tisztek gyakran két naplót vezetnek, tartalékként az elektronikus változatot használják.
Általában MS Excelben hajtják végre, amely további szolgáltatásokat nyújt:
- titoktartás;
- dokumentumtárolás ellenőrzése;
- igazolások és megrendelések másolatainak gyors generálása;
- a szükséges dokumentumok gyors keresése.
Könyvelési funkciók
Vannak bizonyos szabályok, amelyeket be kell tartani a munkaszerződés-nyilvántartás vezetésekor:
- a regisztráció minden évben újrakezdhető, különösen, ha sok a dokumentum;
- ha egy alkalmazott hibát követett el a napló vezetése közben, nem számítanak fel pénzbírságot vagy szankciót;
- a regisztrációs könyvet 75 évig meg kell őrizni;
- ha a napló elkészült, azt flashelni, lepecsételni és archiválni kell;
- abban az esetben, amikor határozott idejű szerződésekállandósulnak, át kell őket regisztrálni vagy ennek megfelelően meg kell jelölni;
- hátlapjára kerül az aláírás, amellyel a vezető hitelesíti a regisztrációs naplót.
Ki vezet?
A munkaszerződések nyilvántartási könyve a fontos dokumentumok elérhetőségének megerősítése.
A szabályok szerint a személyzeti vezetőnek vagy a személyzeti osztály szakemberének kell lefolytatnia. Felelős a napló helyes kitöltéséért és igazolás esetén történő rendelkezésre bocsátásáért is.
Szintén az ő felelőssége alá tartozik az aláírt munkaszerződések eredeti példánya.
Indítsa el ezt a dokumentumot a vállalkozás vezetésének rendje szerint.
Ebben az esetben a megrendelésben meg kell adni:
- a napló vezetésének rendje (elektronikus vagy papíralapú változat);
- arc, felelős kezeléséért;
- a munkaszerződés-nyilvántartás formája.
Kitöltési példa
Minta a munkaszerződés-nyilvántartás kitöltéséhez:
Munkaszerződés-nyilvántartás minta A dokumentumsablon letölthető innen:
Szerződésszámozás
A szám alakja tetszőleges lehet.
A legkényelmesebb a munkaszerződéseket az aktuális nap sorszámának feltüntetésével regisztrálni.
Például a 13/02-6 számozás azt jelenti, hogy a szerződés február 13-án készült, és aznap a hatodik volt.
Módosítás
A bizonylaton a napló formájától (elektronikus vagy papíralapú) függetlenül nem módosíthat.
Hitelesítő okiratok írására (regisztráció) és átadásra jogi ereje munkaszerződések és kiegészítő megállapodások esetén regisztrációs naplót használnak.
Kedves olvasóink! A cikk a jogi problémák megoldásának tipikus módjairól szól, de minden eset egyedi. Ha tudni akarod, hogyan pontosan megoldja a problémáját- vegye fel a kapcsolatot tanácsadóval:
A JELENTKEZÉSEKET ÉS HÍVÁSOKAT 24/7 és a hét minden napján.
Gyors és INGYEN!
Adatokat rögzít a dokumentumról - a létrehozás tényét, átvételét vagy elküldését.
Szükséges-e vezetni?
A jogszabály véleménye
Az ilyen napló vezetése nem kötelező. A jogszabály csak a napló formájában történő elszámolást írja elő munkakönyvek. További megállapodások (kiegészítők) tetszőlegesen regisztrálhatók. A könyv összevarrása és lepecsételése, ha a könyvelést ebben a formában vezetik, az irattárba adás előtt szükséges. Az FAS előírásai szerint az ilyen dokumentumok tárolási ideje 75 év.
Aszerint azonban Általános szabályok iratkezelés, nyilvántartásba vétel minden választ igénylő vagy referencia jellegű dokumentumhoz tartozik. Ezen kívül létezik a szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos vezetési dokumentumok listája a megőrzési időszakok feltüntetésével, amely említi a munkaszerződések nyilvántartását.
Ezen túlmenően a minden munkáltatót felkereső GIT szolgáltatás mindig érdeklődik e dokumentum elérhetősége iránt.
Tehát a személyzeti tisztnek a baj elkerülése érdekében nyilvántartást kell vezetnie a munkaszerződésekről és a kiegészítő megállapodásokról.
HR tapasztalat
A magazin egy kényelmes forma, amely sok munkaszerződést helyettesít, vegyesen további megállapodásokkal és egyéb, az archívumban található, azonos időszakra vonatkozó dokumentumokkal. Alkalmazott által indított per esetén az előzetes szerződés-nyilvántartási könyv hiánya kiszolgáltatottá teszi a munkáltató helyzetét azzal a lehetőséggel, hogy nem neki kedvező döntést hozzon.
Ezenkívül a folyóirat szükséges az alábbi munkáltatók korábbi munkaviszonyáról szóló igazolások kiállításához. A könyv jegyzeteiben feljegyzéseket készíthet a bérmunkás által végzett munka típusáról és jellegéről. A tapasztalt személyzeti tisztek előszeretettel vezetnek nyilvántartást a munkaszerződésekről és további megállapodások, felvillantva és lepecsételve a vállalkozás pecsétjével és a vezető aláírásával az első bejegyzés előtt.
Abban az esetben, ha a vállalkozást az illetékes hatóságok ellenőrzik, az OK vezetője, HR-felügyelő vagy HR-vezető jogilag igazolja a megállapodások, szerződések, munkavállalókkal kötött kiegészítő megállapodások meglétét vagy hiányát.
A személyzeti osztályon található dokumentumok bősége senki előtt nem titok. Előfordul, hogy egy HR-menedzser vagy tucatnyi könyvet és folyóiratot vezet párhuzamosan. De a munkaszerződéseket - a munkáltató és a munkatársak közötti együttműködés alapját - célszerű regisztrálni, hogy ne keveredjen össze a számozás.
Hogyan kell kitölteni a munkaszerződések és kiegészítő megállapodások nyilvántartását?
A munkaszerződés a munkáltató és a munkavállaló közötti megállapodás, amelyben az egyik fél a jogszabályoknak megfelelően munkát (bérbeadást) ad, a másik fél pedig vállalja, hogy ezt a munkát minőségileg és határidőre elvégzi, érte kapva. bérek. A dokumentum az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének normáival összhangban munkakörülményeket biztosít.
A munkaszerződés két példányban készül (a vezető pecsétjével és aláírásával, útlevéladatokkal és a munkavállaló aláírásával), egy példányt átvétel ellenében a felvett munkavállaló részére kiállítanak. A második személyi aktába kerül. Ez a követelmény a munka típusától függetlenül kötelező – fő vagy részmunkaidős. Ha a vállalkozás munkaszerződés-nyilvántartást vezet, akkor a munkavállaló aláírása a megfelelő oszlopba kerül.
Hogyan kell ilyen naplót vezetni? Az anyakönyvet papír alapon, ill elektronikus formában.
A papíralapú és az elektronikus adathordozón lévő nyilvántartások közötti eltérés esetén a papíralapúakat előnyben részesítjük.
papír formában
Hogyan lehet nyilvántartást létrehozni? Az oldalakat meg kell számozni, a könyvet összevarrva, fejbélyegzővel és aláírással hitelesíteni kell. Bár a forma tetszőleges lehet, de van egy minimum szükséges lista egy grafikon, amely lehetővé teszi a szükséges adatok megadását és a dokumentum gyors megtalálását.
Ha a szervezetnél vannak szerződéses alkalmazottak, akkor külön oszlopot kell biztosítani a nyilvántartásba vételükhöz, vagy ennek megfelelően lehet bejegyzést tenni a megjegyzésbe. Ezenkívül néhány nagyobb vállalkozás oszlopokat vezet be a pozíció és a szerkezeti egység rögzítésére.
Külön oldalon rögzítjük a felelős személy kijelölését - teljes név, dátum és rendelési szám, beosztás. Az utolsó oldalon a folyóirat zárási időpontjáról, a rendelés sorszámáról, az archívumba való beküldés időpontjáról van információ.
Ha a könyv karbantartásáért felelős alkalmazott hibás kitöltést vagy egyéb hibát talál, akkor ez a napló az ütemezés előtt lejár. Erről megfelelő bejegyzést tesznek, megrendelést adnak ki és a könyvet átadják az archívumnak.
Könyvelés elektronikus formában
A bejelentkezés fő előnye elektronikus formában egy lehetőség gyors keresésés az információk bevitele. A nyilvántartásokat nem Wordben, hanem MS Excelben kényelmes vezetni (táblázatos számvitel).
Elektronikus dokumentumkezelési lehetőségek:
- a dokumentumkeresés sebessége és elérhetősége;
- a személyzettel végzett munka optimalizálása;
- dokumentumok nyilvántartásának és tárolásának ellenőrzése;
- a titoktartás tiszteletben tartása;
- a munkaerőköltségek csökkentése;
- elsődleges dokumentumok (kérdőívek, önéletrajzok, nyilatkozatok és egyebek) megőrzése elektronikus formában;
- megrendelések másolatainak és különféle típusú kivonatainak igény szerinti készítése.
A munkavállaló személyi igazolványát (t-2 nyomtatvány) elektronikus formában vezetjük. A hozzá érkező információk folyamatosan frissülnek. Bizonyos esetekben azonban, ahol a munkavállaló és a személyzeti tiszt személyes aláírására van szükség, a kártya karbantartása megkettőződik papíralapú.
A programnak biztosítania kell a számok mozgatásának lehetetlenségét. A munkaszerződés második példányát ugyan átadják a munkavállalónak, de a kilépőket is figyelembe véve az esetleges csalást és a munkáltatói visszaélések egyéb fajtáit a munkáltató munkavállalóira gyakorolt nyomással meg kell akadályozni. személyzeti osztály. Az év végén a folyóiratot számozással kinyomtatják, összevarrják, lepecsételik és letétbe helyezik.
Nézzen meg egy videót arról, hogy mi a teendő, ha megérkezik a munkaügyi ellenőrzés
Fakitermelés
A naplóvezetésért felelős munkatárs a naplóban figyelembe veendő információktól függően választhat a kényelmes vezetési formát. Egy ilyen alkalmazott elbocsátásakor bejegyzést kell tenni a könyvbe az új felelős személyről. A napló tartalmazza a szervezet nevét, az elszámolási időszak kezdetét és végét is.
A megkötött munkaszerződések száma a regisztrációs könyv szerint kerül meghatározásra. Lehetőség van mindegyik teljesítményének szabályozására. Ezek az adatok leegyszerűsítik a statisztikai adatszolgáltatás összeállítását a vállalaton belül.
A szerződések módosítása
A szerződésmódosítás okai eltérőek lehetnek:
- áthelyezés másik munkahelyre;
- tulajdonosváltás;
- a munkából való felfüggesztés;
- változó munkakörülmények.
A szerződések jelentős változása esetén kiegészítő megállapodás készül, amely a regisztrációs naplóban a megfelelő oszlopba kerül. A kényelem kedvéért a kiegészítő megállapodáshoz egy számot rendelnek, amely az adott munkavállalóval kötött megállapodás számából / sorozatszámából áll.
A szerződések és megállapodások általános napló vezetése esetén a kiegészítő megállapodások számozása 1 számtól történik minden egyes munkavállalóval kötött munkaszerződés esetén.
Ebben az esetben célszerű minden munkavállaló számára külön oldalt létrehozni, ahol a munkaszerződés és a kiegészítő megállapodások a megkötési sorrendben (1., 2., 3. stb.) kerülnek feltüntetésre.
Ha a munkavállaló nem ért egyet a munkakörülmények változásával, akkor a munkáltatónak ajánlatot kell tennie (ben írás) szakképzettségnek megfelelő más munkát, ennek hiányában pedig alacsonyabb fizetésű állást vagy alacsonyabb beosztást ajánljon fel. A munkavállaló írásbeli hozzájárulásával a munkaszerződéshez kiegészítő megállapodást kell kötni új munkafeltételekkel. A kiegészítő megállapodások végrehajtására és elszámolására vonatkozó követelmények megegyeznek a munkaszerződésekkel kapcsolatos követelmények.
A nyilvántartások vezetése és a szükséges kiegészítő megállapodás gyors megtalálása érdekében a nagy bérszámfejtéssel rendelkező nagyvállalatok külön könyvet vezetnek - a kiegészítő megállapodások nyilvántartását.
Példa a kiegészítő megállapodások naplójának kitöltésére:
A további megállapodásokhoz nem szükséges külön főkönyvet vezetni. Ezt az információt a fő naplóba írhatja be, ehhez külön oszlopot biztosít. Ha azonban több ilyen változás történik a szerződésben, akkor ott problémás lesz ezeket bevezetni. Ebben az értelemben az elektronikus változat nyer.
A szerződések nyilvántartása és számozása
A szerződések nyilvántartásának és számozásának eljárása hasonló a munkaszerződések eljárásához. A vállalkozás jogosult egy szerződés- és munkaszerződés-nyilvántartási könyvet vezetni, de lehetőség van két külön számozású folyóirat indítására is.
Nagyon kényelmes, nem a számozással, hanem a dátum szerint, feltüntetve az e napra vonatkozó sorozatszámot. Pl. 15/01-2, akkor egyértelmű, hogy a szerződés 01. 15-én készült. Ez a megközelítés a nagyvállalatok személyzeti osztályainál indokolt, amikor egy új szerződés megjelenése kábulatba hozza a személyzeti tisztet - ez már régen készült, de csak most került a kezébe, és nem számot rendeltek hozzá. Ezután a dokumentumot egyszerűen megszámozzák a megkötés dátumával - és a probléma megoldódik.
Hol lehet beszerezni munkaszerződések könyvelését?
A magazin megvásárolható a kész nyomtatványokat árusító üzletben, az interneten keresztül, vagy letöltheti a cége számára kényelmes nyomtatványt a kiválasztott weboldalról. A vállalkozás könyvvitelt bármilyen formában vezethet, tevékenységének sajátosságai és nyilvántartása alapján. papírforma vagy elektronikus formában.
Ez a magazin nem drága - körülbelül 300 rubel. Ez a jelentéktelen összeg azonban segíti a szervezetet a személyzeti munkafolyamat egyszerűsítésében és a személyzeti tiszt hatékonyságának növelésében.
A minőségi és megfelelő nyilvántartáshoz szükséges minden rendelkezésre álló, valamint a bejövő és kimenő dokumentáció időben történő nyilvántartása.
Munkaszerződés-nyilvántartási napló: szabályok és mintakitöltés
Ez is érvényes személyzeti munka.
A vállalkozásoknál mind az állami, mind magántulajdon gyakran fordul elő személyzet fluktuációja vagy ideiglenes foglalkoztatása az ideiglenes munkavégzés időtartamára.
A munkavállalók felvételével és elbocsátásával kapcsolatos személyi munka belső szerkezetének ésszerűsítése érdekében javasolt a munkaszerződések nyilvántartásában történő nyilvántartás vezetése.
Ez a dokumentum mutatja a kezdési és befejezési dátumot. munkaügyi tevékenység, amely például egy munkafüzet elvesztése után és egyéb megerősítést igénylő esetekben igényelhető.
A munkaszerződés-nyilvántartásban kitöltött sor egy számla. Ugyanebben a dokumentumban a személyzeti osztály nyilvántartást vezet a munkaszerződésekhez kötött kiegészítő megállapodásokról, amelyek a munkakörülményeket megállapító dokumentum pontosítását, módosítását vagy kiegészítését tartalmazzák.
A folyóirat javasolt formája és befejezése
A munkaszerződések nyilvántartását szabályozó napló formája egyszerű, és bárki, még a tapasztalatlan személyzeti dolgozó is rájön, hogyan kell helyesen kitölteni.
A GOST R 51141-98 szabványban meghatározott egységes állami szabványok és követelmények szerint, és ez a dokumentum a következő oszlopokból áll:
- az első oszlop a számok sorrendjét jelzi;
- a második oszlop a szerződés megkötésének időpontját jelölő dátum;
- a harmadik oszlop az a szám, amely közvetlenül a munkaszerződés nyomtatványán szerepel;
- negyedik oszlop - a munkaszerződés nyomtatványán feltüntetett szám;
- az ötödik és hatodik oszlop a szerződés számát és dátumát jelzi (például a munkakörülmények megváltozásának vagy az elbocsátás dátumát);
- a hetedik oszlop - a munkavállaló teljes neve (a vezetéknevet teljes egészében írják, és a kezdőbetűket rövidítik);
- a nyolcadik oszlop egy jegyzet, amely néhányat tükröz fontos árnyalatok a munkáltató és a munkavállaló közötti szerződés sajátosságaival kapcsolatos, például részmunkaidős tevékenység, munkaszerződés megszűnése és egyéb fontos pontok.
A munkaszerződés-nyilvántartás kitöltésének mintájaként a következők adhatók meg:
A munkaszerződések és kiegészítő megállapodások nyilvántartását műszálakkal kell összevarrni, és minden oldalt meg kell számozni. Ehhez egy ellenőrző pecsétet használnak, amely egy olyan eszköz, amely szerint nem nehéz felismerni, hogy illetéktelenek bekerültek-e a dokumentációba.
A dokumentáció nyilvántartásba vétele előtt ki kell tölteni a személyi dokumentum címlapját:
- a vállalkozás teljes neve (állami vagy magánforma tulajdonjog, nem számít)
- a bizonylat neve, a kitöltés kezdő és befejező dátuma.
Továbbá minden rendelkezésre álló oldalra sorszámot kell feltenni, még az üresekre is, de kivétel csak az első oldalra vonatkozik, mivel ezen a napló kitöltésére szolgáló űrlapot javasolják. A második oldalon a munkaszerződések és kiegészítő megállapodások nyilvántartását vezető személyzeti tiszti feladatot ellátó munkavállaló adatai találhatók.
Javasoljuk, hogy ezeket az adatokat táblázatos formában helyezzék el, mivel a munkavállalók változhatnak. A dokumentum tárolási időtartamának legalább 75 évnek kell lennie, mivel a munkavállaló élete során a vállalkozásnál végzett tevékenységével kapcsolatban bármilyen pontosításra lehet szükség.
A munkaszerződésekhez kapcsolódó kiegészítő megállapodások naplójának formája és vezetése
A további megállapodások nyilvántartására szolgáló személyi nyilvántartások kezelése külön naplóban is elvégezhető. A dokumentum javasolt formája a következő:
- az első oszlop egy szám, amely a dokumentumok felsorolásának sorrendjét tükrözi;
- a második - a megállapodás megkötésének dátuma fel van tüntetve;
- a harmadik - a megállapodás sorszáma fel van tüntetve;
- negyedik - vezetéknév (teljesen), kezdőbetűk rövidített formában;
- ötödik - fel van tüntetve a munkavállaló pozíciója és a munka típusa;
- a hatodik az az egység, amelyben a munkavállalót bejegyezték;
- hetedik - jelzi a munkaszerződés számát és számát;
- a nyolcadik - jelzi a megállapodás kezdetének időpontját és érvényességi idejét;
- kilencedik - összefoglaló megállapodások;
- tizedik hang.
Ezek a grafikonok két kibontott oldalon találhatók.
A címlapot a vezető tölti ki személyzeti irodai munka. Jelzi a szervezet nevét és a naplózás kezdő és befejező dátumát. Példaként a napló kitöltésére munkaszerződések munkaszerződéseknél használhatja a fenti lehetőséget, de ne feledje, hogy a hiányzó oszlopok tetszőlegesen beírhatók.
A fakitermelés szükségessége
A kényelem és a minimális papíralapú dokumentumok biztosítása érdekében az archívum tárolja a megállapodások és munkaszerződések nyilvántartási naplóit.
Ha az előző munkahelyről szóló igazolást vagy más határozatot kell kiállítania fontos kérdés foglalkoztatási dokumentáció elkészítésével kapcsolatos, akkor a regisztrációs napló megfelelő lesz. A naplókban tett bejegyzések azt is jelzik, hogy a munkavállaló egy bizonyos ideig dolgozott ennél a vállalkozásnál.
Abban az esetben, ha a személyzeti tisztek tévednek a napló kitöltésekor, például sorszám helyett közvetlen szerződés számával került bejegyzésre, a dokumentum törölhető adminisztratív dokumentum a vállalkozáson, és indítson egy újat. Ez nem lesz nagy hiba.
Ha szakképzett tanácsra van szüksége a helyzetével kapcsolatban, hívja az oldal tetején található számot, vagy küldjön kérdést a képernyő jobb alsó sarkában található űrlapon keresztül. Szakképzett ügyvédünk azonnal válaszol és megoldja problémáját!
kapcsolódó cikkek
A munkaszerződések nyilvántartása: kérelem, magatartási szabályok, ajánlások
- Munkaszerződések naplójának igénye
- Rekordszámozás
- Könyvelés
- Naplózási hibák
Bár a munkaszerződések nyilvántartása nem kötelező, használata meglehetősen kényelmes és hasznos. A Rosarchive 2000. szeptember 6-i állásfoglalásában felsorolta, hogy a vállalkozásnál mely dokumentumokat kell figyelembe venni.
Munkaszerződések naplójának igénye
Az említett határozat nem határozza meg, hogy a szervezetek milyen formában kötelesek nyilvántartást vezetni munkaszerződésekés a velük kötött megállapodásokat, így a vállalkozásnak joga van ezt a formát maga választani. Ha könyvet használ, akkor azt nem kell összevarrni és lepecsételni az archiválás előtt, de 75 évig meg kell őrizni. A magazin minden esetben megengedi ellentmondásos helyzet gyorsan elérheti a szükséges adatokat.
Ha bármely elbocsátott munkavállaló bírósághoz fordul, és azon keresztül tájékoztatást kér a munkaszerződésről, akkor ezt haladéktalanul meg kell tenni – ellenkező esetben a bíróság szándékosan indul a szervezet ellen. Ezenkívül a magazin lehetővé teszi a munkafolyamat optimalizálását és a belső szervezeti problémák késedelem nélküli megoldását.
Annak érdekében, hogy ne vesztegessen időt a vásárlásra vagy a naplóírásra szánt oldalak önsorolására, használja a linket: töltsön le egy munkaszerződés-nyilvántartási napló mintát. Fontos tanács vállalkozóknak: ne pazarolja az idejét még egyszerű, átruházható rutinfeladatokra sem. Változtassa őket az "Execute.ru" szabadúszóira. Garantált minőségi munka időben vagy pénzvisszafizetéssel. Az árak még a webhelyfejlesztés esetében is 500 rubeltől indulnak.
Mint látható, az oldalak már készen állnak a teljes könyvelésre. Az egyes bejegyzésekhez tartozó megjegyzésekben további információkat adhat meg arról, hogy a felvett alkalmazott milyen munkát végzett és mi lett az eredménye.
Rekordszámozás
A munkaszerződések és kiegészítő megállapodások nyilvántartása során az emberek gyakran nehézségekbe ütköznek a számozással. A dokumentumok helyes regisztrálásához és számozásához néhány kulcsfontosságú szempontot ne felejtsen el:
- Az első „Tételsor” oszlopba a bizonylat sorszámát írjuk a naplóba, és a bejegyzés dátumát. Magát a bizonylatszámot nem kell ide írni - erre külön oszlop van.
- A harmadik "Szerződés száma" oszlopban csak egy oszlop található, azonban ha további megállapodást iktatnak be, akkor annak számát általában külön oszlopban a 10-es számmal tüntetik fel.
A dokumentumok, köztük a kiegészítő megállapodások kényelmesebb megtalálása érdekében azonban a napló szerkezetét általában némileg módosítják, különösen azért, mert ehhez nem szükséges szigorú jelentés. A „Szerződés száma” oszlop két algrafikonra bontható a bizonylatszám és a kiegészítő megállapodás számának külön feltüntetése érdekében.
Hogyan kell naplót vezetni a munkaszerződésekről és a kiegészítő megállapodásokról
Ez lehetővé teszi, hogy a személyzeti tiszt, amikor egy folyóirattal dolgozik, összegyűjtse az egyes dokumentumokra vonatkozó információkat, függetlenül attól, hogy hány további megállapodást adnak hozzá.
Könyvelés
A napló formája lesz a dokumentum vezetésének alapja. Maga a napló az általános szabályok szerint készül Orosz irodai munka- nem okoz különösebb nehézséget. Vegye figyelembe néhány kulcsfontosságú pontot:
- A burkolatnak tartósnak, merevnek vagy félmerevnek kell lennie.
- A papírt irodai papírra kell ragasztani, sűrűsége nem lehet kevesebb, mint 60 gramm négyzetméterenként.
- A címlapon fel kell tüntetni a munkáltató nevét, valamint az irat megnevezését, kezdetének és befejezésének dátumát.
- Minden oldal előre számozott.
- Az első oldal üresen marad, vagy kitöltési mintaként használható.
- A második oldalon a fakitermelésért felelős alkalmazottak adatai találhatók. Itt van feltüntetve a sorszám, az időszak, a személyes adatok, a munkavállaló beosztása, a kinevezés indoka (megrendelés vagy utasítás); a felelős személy írja alá.
- Továbbá a napló minden egyes felosztása a kitöltendő adatokhoz használatos. A sorszámon kívül magának a munkaszerződésnek és a kiegészítő megállapodás kelte és száma, személyes adatok, a munkavállaló beosztása, foglalkozása, szervezeti egysége, a megállapodás megkötésének és megszűnésének időpontja, az elvégzett munka is feltüntetésre kerül.
- Az utolsó oldal a magazin bezárásának, összevarrásának, lezárásának és archiválásának időpontját jelzi. A dátum szavakkal van feltüntetve, a naplóba bejegyzett szerződések és kiegészítő megállapodások száma, a kitöltött oldalak száma, valamint a munkavállaló beosztása és személyes adatai is feltüntetésre kerülnek.
Naplózási hibák
Ha hibák történtek a naplózás során, akkor az ütemezés előtt be kell zárni és újat kell indítani. A leggyakoribb hiba, hogy az első oszlopba maguknak a bizonylatoknak a számait írják be a naplóban való megjelenés sorrendjében. Ez általában problémát okoz az első kiegészítő megállapodás megkötésekor, amellyel kapcsolatban a személyzeti tiszt hibát észlel.
A korán lezárt napló utolsó oldalán ebben az esetben azt kell bejegyezni, hogy éppen hibás karbantartás miatt zárták le. Utána indul új magazin. Az információ szükség esetén már hiba nélkül átírható. Nincsenek jogi szankciók vagy szankciók az ilyen hibákért.
Hozzászólások
Munkaszerződés-nyilvántartás minta
Munkaszerződés regisztrációjához a munkáltató Egyedi bemutatja az önkormányzatnak. Munkaszerződések nyilvántartása. A munkavállalóval kötött munkaszerződés-mintáért lásd a munkaszerződés-minta cikket. Értékelje ezt a mintát Munkaszerződés egy szakemberrel, SZAVAZZ a dokumentumra, az anonim és mindenki számára látható. A dokumentumsablon letölthető innen. Munkaszerződés minta vezérigazgató nélkül Részletes leírás hivatalos feladatokat. Példák a megállapodások nyilvántartásának megtekintésére szolgáló ablakokra és a megállapodási kártya kitöltésére szolgáló ablakra. Adószámviteli politika 22 
. Weboldalunkról letöltheti a munkaszerződés-mintát káros körülmények ahol meg kell adni, példát adunk. Itt töltheti le a szerződésmintát a kitöltési mintával. Forrás A személyzeti tiszt univerzális referenciakönyve, Tax Bulletin. Ingyenesen letölthető dokumentum minta a munkaszerződések nyilvántartásáról. Ne feledje azonban, hogy ez csak egy mintadokumentum Szerződések nyilvántartása és. Ez a regiszter a létrehozási, küldési és fogadási eljárásokat tükrözi. Munkaszerződés-minta az eladóval. Munkaszerződés-nyilvántartás minta 
. A munkavállalóval kötött munkaszerződések nyilvántartása javasolt minta kitöltést. Munkaszerződés-minta elkészítéséhez munkavállalónak elfogadjuk. Munkaszerződés-minta Ön. Dokumentumminta letöltése A munkavállalókkal kötött munkaszerződések nyilvántartása. Napló a munkaszerződés szabályainak nyilvántartására és a minta kitöltésére Ez vonatkozik mind a papírra, mind a elektronikus változat munkaszerződések könyvelési könyvei, ismételten kitöltési minta. A munkaszerződés-nyilvántartás hátsó belső borítóján a kitöltési feljegyzés és a kitöltési minta található. A munkavállalókkal kötött munkaszerződések nyilvántartása 
.
Munkaszerződések nyilvántartási naplója és további. megállapodások
Munkaszerződés 2016 Minta. A szerződések nyilvántartása minden szervezet dokumentumfolyamatának szerves része. EGYÉNI MUNKÁLTATÓK ÁLTAL NYILVÁNTARTOTT MUNKAVÉGZÉS NYILVÁNTARTÁSA. Az adományozási szerződéseket honlapunkon találja, banki megállapodások, polgári jogi szerződések, számviteli bizonylatminták. A regiszter egy sajátos formája az egyes információk elszámolásának és rendszerezésének. A kényelmes és intuitív kezelőfelület lehetővé teszi az összes munkaszerződés nyilvántartásának egyszerű létrehozását. A beszámoló alapján történő pénzeszközök kiadása a vezető munkaszerződéseinek mintanyilvántartása alapján történik a munkavállaló üzleti útra küldésekor, amely. Munkaszerződés-minta sofőrrel 2016 letöltés
A munkaszerződések nyilvántartása a szerződés adatai és dátuma, teljes név, beosztás, a szerződés időtartama, a megkötött munkavállalók igazolványai alapján jön létre. Ez a szám 20,8-cal több, mint 2016-ban. A munkáltatók által nyilvántartott munkaszerződések nyilvántartása. A munkaszerződés-nyilvántartási nyilvántartásra, annak mintájára szükség lehet a személyzeti ügyek terén a dokumentációk vezetésének egyszerűsítéséhez.
Címkék: munkaerő, nyilvántartás, minta, szerződések
leírási aktus építési minta anyagok Egy újságíró mintaazonosítója
Hozzászólások()
Még nincsenek hozzászólások. A tied lesz az első!
Munkaszerződések és kiegészítő megállapodások nyilvántartási naplói
Munkaszerződések nyilvántartása
Egy vállalkozásnál vagy intézménynél külön naplót vezetnek a munkaszerződések nyilvántartására. Ez a dokumentációs forma kényelmes jogi megerősítés nem csak a munkáltató és a vállalkozó között létrejött megállapodások (szerződések), hanem egyéb kiegészítő megállapodásokra is.
A napló rövid információkat tartalmaz a dokumentumról - a név, a létrehozás, a küldés vagy a fogadás időpontja.
A munkaszerződések nyilvántartására vonatkozó jogszabályok
Nincs törvényes rend kötelező nevű folyóirat. Csak a munkakönyvek ilyen elszámolására (könyvelésre) van előírás. A kiegészítő megállapodások bármilyen formában rögzítésre kerülnek. Mielőtt a regisztrációs könyvet az archívumba küldené, felvillantják és lebélyegzik. A FAS szabályozza az eltarthatóságot ezt a nyilvántartást- 75 éves.
Az irodai munka jelenlegi követelményei szerint azonban minden, a vállalkozáshoz beérkezett, választ igénylő vagy azt tartalmazó dokumentum háttér-információ, regisztrálni kell. Létezik továbbá a Vállalkozás vagy intézmény tevékenysége során megjelenő, korlátozott tárolási idővel rendelkező standard dokumentumok (vezetői) listája. Ez a lista megemlíti a munkaszerződés-nyilvántartás könyvét is. A GIT képviselőinek, akik az összes munkáltatót ellenőrzik, át kell tekinteniük ezt a számviteli bizonylatot.
Mit szólnál a gyakorlatban?
Maguk a személyzeti tisztek a regisztrációs naplóról a vállalati dokumentumok rendszerezésének kényelmes formájáról beszélnek. Lehetővé teszi a gyors megtalálást kívánt szerződést, megállapodás vagy tájékozódjon a helyéről. Például, amikor panaszt nyújtanak be egy alkalmazottnak a bíróságon, szükség lehet a cégnyilvántartási könyv kivonatára. Ha hiányzik, ez bizonyos mértékig nem kedvez a munkáltatónak a bírósági határozat meghozatala során.
Ebben a naplóban kell elkészíteni a következő szolgálati helyre benyújtandó igazolásokat is az előző munkahelyen végzett foglalkozásról. A „Megjegyzés” részben feljegyzéseket hagynak a felvett alkalmazottak által végzett munka (feladatok) sajátosságairól. A gyakorlatban a személyzeti tisztek bizonyos ajánlásoknak megfelelően - az első személy kötelező aláírásával, valamint a vállalkozás pecsétjével - nyilvántartási naplót vezetnek. Ez az első oldalon van feltüntetve, a karbantartás kezdő dátuma fel van tüntetve. A könyvet össze kell varrni.
A nevesített elszámolási eljárás lehetővé teszi, hogy a személyzeti vezető, ellenőr vagy az OK vezetője mikor másfajta csekkeket (beleértve a pénzügyieket is), hogy jogilag megerősített választ adjanak a szerződésekre vagy kiegészítő megállapodásokra (meglétük/hiányuk).
Közismert a személyzeti osztályok túlterheltsége (még kisvállalkozásoknál is) dokumentumok tömegével. Alkalmazottaik gyakran akár egy tucat különböző folyóiratot is tartanak egyszerre. Mindazonáltal a munkaszerződéseket, mint a munkáltató és a munkavállaló közötti kapcsolat alapvető dokumentumát, a belső jogszabályok rendezett számozása érdekében érdemes regisztrálni.
Regisztrációs napló kitöltése: mik a szabályok?
A Munka Törvénykönyve rögzíti a munkáltató normáit, jogait és kötelezettségeit alkalmazottak. Ennek alapján, figyelembe véve a vállalkozás sajátosságait, a munkáltató és minden munkavállaló szerződése (munka) készül.
Az ilyen megállapodást két példányban adják ki: mindegyiken fel kell tüntetni az intézmény pecsétjét, a vezető személyes aláírást helyez el, a munkavállaló adatait feltüntetik (az útlevél szerint). Az egyik példány a munkavállaló személyi aktájába kerül, a másodikat aláírása ellenében a kezébe adja. Ez az eljárás minden típusú munkára vonatkozik: nem csak a fő, hanem a részmunkaidős munkára is. Ha ebben a szervezetben (a vállalkozásnál) van szerződés-nyilvántartási könyv, a munkavállaló aláír egy bizonyos oszlopban.
Az elektronikus dokumentumkezelés és jelentéskészítés jelenlegi elterjedtsége mellett felmerül a kérdés, hogy szükség van-e papíralapú analógokra, nevezetesen a regisztrációs könyvekre. Ezek a könyvek elektronikus formában és/vagy papíron is kiadhatók. Ha eltérések észlelhetők a nyilvántartásokban, a papíralapú változat preferenciája marad.
A folyóirat papíralapú változatának elkészítése
A regisztrációs napló kialakításához minimális követelmények vonatkoznak. Szépen varrott, munkáltatói aláírással és pecséttel hitelesített, az oldalak számozottak. Az űrlapra vonatkozóan nincsenek szigorú előírások, de az új adatok megadása és a szükséges dokumentumok gyors megtalálása érdekében egy listát készítettünk a preferált oszlopokról.
Tekintettel a vállalkozás sajátosságaira, az alkalmazottak létszámára, néhány további adat rögzítésre kerül. Például a szerkezeti egység neve, a betöltött pozíció. Rendeljen oszlopot azon munkavállalók nyilvántartásához, akikkel nem munkaszerződés, hanem szerződés. Vagy írja be ezeket az információkat a "Megjegyzések"-be.
E napló vezetésére felelős személyt neveznek ki. A teljes neve, a pozíció megjelölésével, valamint a rendelés (szám és dátum) egy adott oldalon van feltüntetve. Az utolsóra ráteszik a könyv végének dátumát és évét, ismét megnevezik a kiadott megbízást és az archívumba adás dátumát.
Ha karbantartási hibát vagy egyéb pontatlanságot észlelnek, a naplóért felelős személy ezt jelzi. Az ilyen mulasztást egy adott naplóbejegyzés dokumentálja. A vezető elrendeli a korai bezárását, és a személyzeti tisztek ezt a nyilvántartást átadják az archívumnak.
A folyóirat elektronikus változata
Az elektronikus hivatkozási forma lehetővé teszi a gyors megtalálást szükséges információés írjon be egy újat. A regisztrációs naplót MS Excelben táblázatos formában szokás vezetni.
Az elektronikus dokumentáció előnyei:
- a személyzeti munka rendszerezése;
- a kért dokumentum gyors keresése;
- az adatbeviteli folyamat bonyolultságának csökkentése;
- bizonylatok könyvelésének és lebonyolításának ellenőrzése;
- szükség esetén iratmásolatok (megrendelések, kivonatok) közzététele;
- a munkába álláskor benyújtott dokumentumok (felvételi jelentkezések, önéletrajzok, kérdőívek stb.) elektronikus formátumban történő tárolása.
Biztosítani elektronikus formátumbanés a munkavállaló személyi igazolványa (T-2). Ebben a formában egyszerűen és gyorsan elvégezhető a dokumentum módosítása, kiegészítése. Ha egyes adatok személyes aláírást igényelnek, a kártyát a szokásos papírformában őrizzük meg.
További követelmény a használt programmal szemben a számváltozás elleni védelem. Tekintettel az alkalmazottak elbocsátására, a munkáltató saját céljaira módosíthatja a dokumentumkezelést. Ezért egy év elteltével a számozással ellátott regisztrációs naplót kinyomtatják, összevarrják és tárolásra küldik.
Naplózási szabályok
A magazin tervezősablonja a tartalma alapján módosítható. A formát (több kötelező oszloppal) a fenntartó állíthatja be. Amikor egy ilyen alkalmazott távozik, egy másikat neveznek ki. Ezt rögzítik a regisztrációs könyvben. Az érintett oldalakon kötelező feltüntetni az intézmény nevét, a jelen dokumentum vezetésének kezdetét és végét.
A regisztrációs könyv képet ad az alkalmazottak számáról - a benne nyilvántartott munkaszerződések szerint mindenkit ellenőrizhet. Az ilyen információk megkönnyítik a jogi személyek statisztikai adatszolgáltatásának elkészítését.
Ha megváltozik a szerződés
A szerződésmódosítás szükségességének fő okai a következők:
- munkavállaló áthelyezése más pozícióba;
- a tevékenység típusának vagy végrehajtásának feltételeinek változása;
- új munkáltató (vezető);
- hivatalból való eltávolítás (munkahely).
Ha a változtatások nem korlátozódnak egy-két pontra, hanem jelentősebbek, további megállapodás készül. A közzétételével kapcsolatos információk a regisztrációs könyvbe kerülnek (van egy megfelelő oszlop). Az ilyen megállapodáshoz számot rendelnek. Tartalmazza a meglévő szerződésszámot / új szerződésszámot.
Ha a szerződéseket és megállapodásokat egy naplóban rögzítik, a további megállapodások az egyes munkavállalók szerződésének 1. számától kezdődnek. Az egyértelműség kedvéért az egyes alkalmazottakkal kapcsolatos információkat a „saját” oldalon kell feltüntetni, amelyen a szerződés és a kiegészítő megállapodások növekvő sorrendben (az 1. számtól kezdődően) regisztrálva vannak.
A munkakörülmények olyan változása során, amely miatt a munkavállaló nem ért egyet, a munkáltató (írásos közleményben) más, a munkavállaló képzettségének megfelelő munkát ajánl fel. Ha ez nem lehetséges, akkor másik ajánlatot kínálnak - alacsonyabb áron. Opcióként - egy pozíció az alábbi ranggal. A munkavállalónak írásbeli hozzájárulást kell adnia, amely után kiegészítő megállapodást készít egy meglévő munkaszerződéshez. A közzétett új dokumentumban a munkakörülmények és a beosztások változásai szerepelnek. A további megállapodásokat nyilvántartásba kell venni, és a munkaszerződések rögzítésére megállapított eljárással megegyező módon kell elkészíteni.
A stabil személyzettel rendelkező vállalkozásoknál a személyzeti tisztek gyakorolják a kiegészítő megállapodások tényleges nyilvántartásának fenntartását - ez kényelmesebb a megfelelő dokumentum megtalálásához.
Hogyan kell kitölteni a kiegészítő megállapodások naplóját?
Hasonlóan a szerződés-nyilvántartás könyvéhez. A kiemelt oszlopokba az alábbiak kerülnek beírásra: a megállapodás sorrendjében szereplő szám, a bejegyzés dátuma, a munkavállaló teljes neve, a kijelölt beosztás (végzett munka típusa), az érvényességi idő és a típus változás (például új fizetés kijelölése).
A kiegészítő megállapodások nyilvántartásának külön napló vezetésére nincs kötelező előírás. Az ilyen információkat a fő naplóban, egy külön oszlopban rögzítik. Ha a szerződés többszöri módosításokon megy keresztül, nem lesz túl kényelmes a javításuk. Ebben az esetben az elektronikus formátum a legjobb megoldás.
Hogyan történik a szerződések nyilvántartása?
Sok vállalkozásnál létezik szerződéses forma a kapcsolatok nyilvántartására is. Ebben az esetben ezeket a dokumentumokat a munkaszerződésekkel megegyező módon rögzítik. Hogy a megállapodásokat és szerződéseket ugyanabban a könyvben rögzítik-e, vagy eltérően – a döntés a vállalkozás adminisztrációján múlik. Minden dokumentumtípushoz két könyvet nyithat meg saját számozással.
A kényelem érdekében a személyzeti tisztek nem végig, hanem a dátummal és a sorozatszámmal jelzik a számozást. Például 10/02-3 - egyértelmű, hogy a szerződés bejegyzése 10.02. Ez a megközelítés különösen alkalmas a nagyvállalatok számára. A személyzeti tisztviselő számára nehézséget okozhat egy korábban megkötött szerződés elkészítése. Ebben az esetben a megkötés dátuma szerint számot kap.
Hol adják el azokat a könyveket, amelyekbe a szerződéseket bejegyezték?
Az ilyen könyvek ma már könnyen megvásárolhatók az interneten keresztül, valamint az üres termékeket árusító kiskereskedelmi üzletekben. A személyügyi osztály vezetője (dolgozója) az intézmény számára elfogadható, választott forma szerinti könyvet rendelhet.
Szükséges-e vezetni ezt a fajt magazin az Ön cégében – a választás az Öné. A gyakorlatban a regisztrációs könyv inkább segít a munkában, mintsem teher. Fenntartása nem sok időt vesz igénybe, de nagyban megkönnyíti és egyszerűsíti a személyzeti tisztek munkáját a dokumentumokkal.
A szervezet köteles megtartani forrásdokumentumok, beleértve a munkaszerződéseket és a munkavállalókkal kötött kiegészítő megállapodásokat. Ha a cég dokumentumforgalma nagy, akkor nehéz lehet a megfelelő szerződést megtalálni a mappákban. Segít napló.
Kötelező-e naplót (könyvet) vezetni a munkaszerződések és kiegészítő megállapodások nyilvántartásáról
A regisztrációs napló nem kötelező dokumentum. A dokumentációk könnyebb nyilvántartása érdekében kitöltve. A könyvben rögzítésre kerül a szerződés sorszáma, a megkötés dátuma, a munkavállaló teljes neve. A regisztráció rögzíti a dokumentum létrehozásának tényét, és a GOST R51141-98 szerint kerül kiadásra. Olyan esetek, amikor a napló hasznos:
- peres eljárás a munkavállaló elbocsátásakor;
- a munkavállaló új munkahelyen való foglalkoztatásáról szóló igazolás kiállítása;
- belső használatra szánt dokumentumok keresésekor.
Amikor a munkavállaló kezébe kapja a szerződés másolatát, az aláírását adja, amely megerősíti, hogy rendelkezik dokumentummal.
Egyes munkáltatók nemcsak a szerződéssel kapcsolatos információkat rögzítik a naplóban, hanem a szerződéssel kapcsolatos információkat is hivatalos feladatokat alkalmazottja, véleményezi munkája eredményét.
A szervezet köteles a munkaszerződésekről nyilvántartást vezetni és kérésre a szabályozó hatóságok rendelkezésére bocsátani, ha azt a számviteli politikában elsődleges igazoló dokumentumként feltüntetik.
Ki és hogyan tölti ki a nyilvántartást
A napló vezetése a HR szakember feladata. A könyv kitöltésekor felelős személyként aláírja magát.
A munkaszerződés-nyilvántartás kiadható egyszerű füzetben, vagy irodaszer boltban vásárolható számlakönyv. Lehetőség van elektronikus karbantartásra is, utólagos nyomtatással.
A számviteli bizonylat összetételét - az oszlopok megnevezését, számát és tartalmát a személyzeti szakember dolgozza ki, és egyezteti a szervezet vezetőjével.
Kitöltési minta nyomtatott formában
A távollét ellenére jogi követelményeket a munkaszerződés-nyilvántartáshoz a számviteli könyvek kitöltésének általános szabályai vannak.
Nyomtatott napló összeállításánál először a címlapot kell kitölteni. Jelölje rajta:
- cégnév;
- a naplózás kezdő dátuma (a befejezési dátumhoz hagyja üresen)
- A szervezet vezetőjének és felelős személyének neve.
Számozza be az oldalakat és készítsen táblázatot. Tipikus grafikonok:
- regisztrációs szám;
- a szerződés megkötésének időpontja;
- szerződés száma;
- szerződési idő;
- a munkavállaló teljes neve;
- pozíció;
- az elvégzett munka jellege;
- megjegyzések és megjegyzések;
- alkalmazott aláírása;
- a felelős személy (HR szakember) aláírása.
Ha kívánja, további oszlopokat is hozzáadhat a táblázathoz - alkalmazottak elérhetőségei, teljesítményeredményei, a cég szerkezeti egysége, ahol a szakember dolgozik.
Minden egyes szerződésre vonatkozó információkat külön sorba írja be. A sorok közötti hézag nem megengedett. A hibák az elsődleges dokumentációban biztosított bármilyen módon javíthatók. A hibás bejegyzést egy sorral húzza át, és fölé írja be a javított adatokat. Tegye mellé a felelős aláírását és a változtatás dátumát.
A folyóirat utolsó oldalán tegyen hitelesítő megjegyzést az oldalak számának, a vezető teljes nevének, beosztásának és dátumának feltüntetésével. Helyezze el a vezető aláírását és a szervezet pecsétjét.
Az üzletekben forgalmazott tipikus számviteli naplók varrtak és ellenőrző pecséttel vannak ellátva. Ha ilyen naplót használ, írja be a pecsét egyedi számát a hitelesítési jegyzőkönyvbe.
Elektronikus változat
A munkaszerződés-nyilvántartás elektronikus változatának használata megengedett. Töltse le a sablont, töltse ki a címlapot, és szükség esetén szerkessze az oszlopokat.
Az elektronikus változat kellemetlensége, hogy a munkavállaló nem tudja időben elhagyni az aláírását, kézhez kapva a szerződés másolatát vagy az igazolást. Nál nél pereskedés papíralapú folyóirat tekinthető elsőnek.
Szavatossági idő
A papíralapú folyóirat egy évig érvényes, majd ezt követően az irattárba kerül, ahol az Art. c) pontja szerint. 695. A tipikus vezetők listája levéltári dokumentumok 75 évig meg kell őrizni.
Elektronikus formában is egy évig létezik a folyóirat, majd ki kell nyomtatni, összevarrni, a vezető aláírni és az archívumnak átadni.
A hibásan kitöltött naplót határidő előtt le lehet zárni. Ehhez elegendő az utolsó oldalra manuálisan felírni, hogy miért fejezi be a naplózást, például a szerződések regisztrációjának hibái miatt. Ebben az esetben adja meg a hibásan rögzített dokumentumok számát.
„Szó sincs a munkaszerződések Munka Törvénykönyvében történő bejegyzéséről” – tiltakozhat néhány tapasztalatlan. irodai dolgozók, és csak részben van igazuk. Irina Murnina üzleti tanácsadó, író és szemináriumvezető osztja meg gyakorlati tapasztalatait.
A Munka Törvénykönyvében Orosz Föderáció részletesen ismertetésre kerül a munkavállaló és a munkáltató közötti kapcsolat legfontosabb dokumentuma, a munkaszerződés tartalma, feltételei, megkötésének menete.
Ismerkedés munkaszerződéssel
A munkaszerződéseket elkészítik, nyilvántartásba veszik és tárolják személyzeti szolgáltatás szervezetek. Ahol létszám kicsi (a gyakorlatban - legfeljebb 100 fő), a személyzeti munkát általában a vezető főkönyvelőre vagy titkárra bízzák. A személyi munka lebonyolítására vonatkozó felelősségek kijelölését a vezető utasításával kell formalizálni. Ennek megfelelően a munkaszerződéseket vagy a szervezet személyzeti tisztviselői, vagy a személyzeti munka végzésére jogosult tisztviselők tartják fenn és tárolják.
A munkaszerződés dátuma az elejére kerül, a dokumentum neve alatt - a munkaszerződés. Fizetés Speciális figyelem erre a dátumra. Az Art. 68 Munka Törvénykönyve Az Orosz Föderáció munkaerő-felvételi utasítását (utasítását) a munkaszerződés aláírásától számított három napon belül átvétel ellenében bejelentik a munkavállalónak.
A legjobb megoldás, ha a munkaszerződést és a munkavégzési megbízást az első munkanapon készítik el a munkavállaló számára. A szerződést elkészítik, dátummal látják el, a szervezet aláírása és pecsétje - úgy tűnik, a helyszínen átadható a munkavállalónak (67. cikk). De még korai kiadni, mert a munkaszerződés megkötése után be kell írni a regisztrációs lapra. „A munkaszerződések Munka Törvénykönyvbe történő bejegyzéséről egy szó sincs” – tiltakozhat velem néhány tapasztalatlan irodai dolgozó, és csak részben lesz igazuk, mert a Munka Törvénykönyve a szövetségi törvény, amelynek nem szabad és nem is kell részletesen előírnia a nyilvánvaló tényeket.
És a számozás?
A dokumentum nyilvántartásba vétele rögzíti a létrehozásának vagy a szervezet általi átvételének tényét. Tegyük fel, hogy a szerződést elkészítették, aláírták, a dátumot kitűzték, de a számot nem. Vagyis a dokumentum létrejött, de ezt a tényt részben rögzítették. Vagy elfelejtették, vagy nem akarták: „Miért van szükségünk plusz bürokráciára?” Nos, akkor a bíróságon probléma adódhat egy ilyen megállapodás hitelességének bizonyítása, a törvény által előírt módon történő végrehajtása, ill. törvényes feltételeket. A törvény pedig teljesen egyértelműen kimondja: „Írásban legkésőbb három munkanapon belül attól a naptól számítva, amikor a munkavállaló ténylegesen munkába áll” (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 67. cikke). És az lesz a bűnös, aki megszegte ezt a törvényt.
Ebben az esetben a bíróság minden jogszabálysértésre vonatkozó kérdést a munkáltatónak küld, és nem a munkavállalónak, mert a munkavállaló nem köt magának munkaszerződést - ez a munkáltató kötelezettsége. És akkor ez egyszerűen lehetetlen a dolgozó számára. Tehát a munkáltatónak minden rendelkezésre álló eszközzel bizonyítania kell jogengedelmességét, beleértve a valamint a munkaszerződések nyilvántartása révén.
Tehát mielőtt a munkaszerződés egy példányát (eredeti) a munkavállaló kezébe adnák, a dokumentumot be kell jegyezni Munkaszerződések nyilvántartása cég alkalmazottaival. A számot a szerződés minden példányán fel kell tüntetni, közvetlenül a „00. sz. munkaszerződés” dokumentum neve után, vagy a dokumentum neve alatt:
Munkaszerződés
Ha a regisztráció papíron történik, akkor egy ilyen naplónak számozott oldalaknak kell lenniük, varrva, befűzve, és a vezető aláírásával és a szervezet pecsétjével hitelesíteni kell. Mert elektronikus regisztráció a létszámmozgatás lehetőségének hiányáról gondoskodni szükséges, bár a munkaszerződések számának áthelyezése irreálisnak tűnik. Hiszen egy példányt a munkavállaló őriz. És figyelembe véve azokat, akik már kiléptek... De a gyakorlatban nálunk minden lehetséges, ezért jobb, ha nyugodtan játszunk.
A napló formája tetszőleges, de minden szükséges adat be van írva, lehetővé téve a dokumentum gyors megtalálását.
Munkaszerződések nyilvántartása például a következő fejezeteket tartalmazhatja:
- A munkaszerződés dátuma és száma olyan munkavállaló, akivel munkaszerződést kötöttek.
- Beosztás, munkahely, elérhetőség telefonszáma.
- Munka jellege, (fő, részmunkaidős).
- A munkaszerződés időtartama.*
- Próbaidő rendelkezésre állása (kezdő és záró dátum).
- A foglalkoztatási megbízás dátuma és száma.
- A munkaszerződés módosításának időpontja és száma.
- Annak az ügynek a száma, amelyben a munkaszerződést benyújtották.
* Határozott idejű vagy határozatlan idejű jelölés, a munkavégzés megkezdésének időpontja, határozott idejű munkaszerződés esetén - a befejezés dátuma is.
Szükség esetén ezt a táblázatot kiegészítheti más oszlopokkal, vagy kizárhatja a szakember szempontjából felesleges pozíciókat.
A szerződésszám lehet a regisztráció sorrendje szerinti szokásos sorszám, vagy kiegészíthető annak a szerkezeti egységnek a digitális vagy betűjeles megjelölésével, amelybe a munkavállaló felvételt nyer, egyéb további kódok, amely lehetővé teszi, hogy munkaszerződésekkel gyorsan és hatékonyan végezzen keresési, információs és referenciamunkát.
Egy példány - a munkavállaló kezében
A munkaszerződést mindkét fél két példányban készíti, állítja össze és írja alá. Mert bizonyos kategóriákat a munkavállalókat több példányban is el lehet látni a munkaszerződés végrehajtására (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 67. cikke).
Aláírás a munkáltató képviselője van feltüntetve a szervezet pecsétje (munkaadóknak - jogalanyok), és a munkavállaló esetében teljes mértékben meg van tüntetve útlevél adatai .
A regisztrált munkaszerződés egy példányát a munkavállaló megkapja átvételi elismervény ellenében másik példányon, amelyet a munkáltató őriz meg (lásd a fenti cikket Munka Törvénykönyve). Ezenkívül a munkavállaló személyesen és kézzel rögzíti az eredeti szerződést: „Megérkezett a 00.00.0000 00. sz. munkaszerződés egy példánya” , majd felteszi aláírása , azt jelzi aláírás dekódolás (inicius, vezetéknév) és beérkezés dátuma a szerződés másolatát. A munkavállaló a megfelelő rovatban aláírhatja a munkaszerződés másolatát is Munkaszerződések nyilvántartása . Erre semmiképpen nincs szükség, törvény nem szabályozza, és az aláírás hiánya a naplóban (az eredeti munkaszerződéstől eltérően) nem minősül szabálysértésnek.
Megkérdőjelezhető megtakarítás
A gyakorlatban gyakran előfordul, hogy a munkaszerződést egy példányban készítik, amelyet a munkáltató őriz meg. A munkavállaló kezében a legjobb esetben a munkaszerződés hiteles másolata vagy egyszerűen (hitelesítés nélkül) fénymásolata kerül kiadásra. Emlékeztetünk erre a fénymásolat nem dokumentum , és az ilyen „újítások”, amelyek célja az időmegtakarítás és/vagy a munkavállaló elől a szervezetben végzett munkájáról szóló közvetlen információ elrejtése, egyértelműen törvénysértést jelentenek, különös tekintettel a Munka Törvénykönyve már említett 67. cikkére.
Ne várja el tőle, hogy valahogy "megússza". Előfordulhat, hogy az ügy nem jut el a bíróságig, de a következő ellenőrzés felfedi ezt a jogsértést, határozottan megbünteti és egy hónapon belül a megsértett törvényi norma teljesítésére kényszeríti. Így az „idő- és papírmegtakarítás” a jelenlegi szakaszban a jövőben visszaüthet.
Fontos! A munkaszerződés megkötésének írásbeli formája, lebonyolítása két példányban, egy példány utólagos kiadásával a munkavállaló kezében kötelező, mind a főállásban, mind a részmunkaidőben.
Hol és hogyan kell tárolni a munkaszerződést
A munkaszerződésnek a munkáltatónál maradó példányát általában iktatják magánvállalkozás(közalkalmazotti jogviszonyban állók részére), amelyet a Kbt. A tevékenység során keletkezett jellemző vezetői levéltári dokumentumok jegyzékének 656. sz kormányzati szervek, testek önkormányzatés szervezetek, a tárolási időtartamok megjelölésével, a 75 éves tárolási idő megjelölésével, utólagos irattári benyújtással. Ha a munkavállalók személyi iratait nem vezetik, akkor a munkavállalók munkaszerződéseit külön aktában alakítják ki.
A jegyzői és levéltárosi közösségben jelenleg vita folyik a megőrzési idő csökkentésének megvalósíthatóságáról. személyi dokumentumok 50 éves korig. De még ezzel a megközelítéssel is nagyon jelentős marad a munkaszerződések eltarthatósága, mert ezek a dokumentumok szolgálnak bizonyítékbázis probléma esetén nem csak az adott munkáltatónál való munkavégzés ideje alatt vagy közvetlenül az elbocsátás után, hanem az öregségi nyugdíj felhalmozódása idején, helytelen kitöltés esetén munkakönyv elvesztése.
Munkaszerződések segítségével megerősítik a munkaidőt, a káros és (vagy) veszélyes körülmények között munkaerő és sok más, a nyugdíj nagyságát befolyásoló tényező, ami mindannyiunk számára, mint a rezsi tél, egészen váratlanul, de elkerülhetetlenül jön.
I.V. Murnina
tanácsadó tovább
nyilvántartó, szerző és szemináriumvezető