Milyen belső dokumentumokkal kell rendelkeznie a szervezetnek. A szükséges személyi dokumentumok listája Milyen dokumentumokat kell vezetnie a személyzeti osztálynak

Ez minden vállalkozás számára szükséges, függetlenül a tulajdonformától, a tevékenységtől és a foglalkoztatottak számától. A hozzáértő és szakképzett magatartáshoz jól ismernie kell a munkajogot, figyelemmel kell kísérnie a jogszabályi változásokat, és rendelkeznie kell a munkajog területén személyzeti irodai munka.

Mi az a személyi számvitel és miért van rá szükség?

Minden cég tevékenységének szerves része a személyi nyilvántartás. Ez egy jogilag szabályozott munka a szervezet alkalmazottainak nyilvántartásával, elszámolásával és figyelemmel kísérésével.

A HR tevékenységek közé tartozik:

• alkalmazottak fogadása;
• elbocsátások;
• horizontális (osztályok közötti áthelyezés) és vertikális (például karrier növekedés) mozgások;
• üzleti utak;
• betegszabadság;
• jelenléti ív;
• szabadság (bármilyen - éves, fizetés nélkül, terhesség stb.);
• személyi kártyák minden alkalmazotthoz stb.

Ez vonatkozik a személyzetre is:

• vezető katonai regisztráció;
• szabályozás munkaügyi kapcsolatok;
• különféle létrehozása és nyilvántartása (például alkalmazottak felvételéről, ösztönzéséről stb.);
• munkaszervezés és egyéb szempontok.

Minden dokumentáció csak az előírt normáknak és szabályoknak megfelelően készül. Egyes formák egységesek, mások magán a vállalkozásnál jönnek létre.

A személyi nyilvántartások hozzáértő szervezése a vállalat számos problémáját és feladatát megoldja. Természetesen ezernyi árnyalat van, de vannak alapvető szempontok, amelyek minden vállalkozásra vonatkoznak.

Hogyan kell megszervezni és kire bízni a személyi nyilvántartások vezetését?

A könyvelés megszervezésének többféle módja van. Minden a vállalkozás jellemzőitől és attól függ, hogy a vezető milyen döntést hoz. A leggyakoribb lehetőségek:

Hozzon létre egy teljes HR-osztályt, ha a vállalat sok embert foglalkoztat

És ha kicsi a személyzet, felvehet egy szakembert. Ennek a módszernek az az előnye, hogy a munkát a vezető a neki tetsző módon szervezi, és a saját elvei szerint szabályozza, irányítja.

Vannak hátrányai is: nehéz ellenőrizni a felvett szakember szakmai felkészültségét, így fennáll annak a veszélye, hogy nem teljesen hozzáértő személyzeti referenst alkalmaznak.

Időt és pénzt kell költenie a képzésre, vagy másik alkalmazottat kell keresnie.

Ennek a könyvelésszervezési lehetőségnek az az előnye, hogy ha valakit ajánlottak, akkor (talán) valóban elvégzi a feladatot, vagyis tesztelték az ügyben. Természetesen egy ilyen személyzeti tisztnél meg kell tárgyalni a munkakörülményeket, hogy azok mindkét félnek megfeleljenek.

Bízza a személyzeti ügyeket egy könyvelőre vagy egy jó titkárnőre

Előnyök: Időt és pénzt takarít meg. Vagyis nem kell személyügyi tisztet kiválasztani, és nincs nyilvántartási költség sem.

Hátrányok: ennek a módszernek a megválasztásakor a fő probléma az alkalmazottak teljesítménye extra munka a fő után, ami hibákhoz, kihagyásokhoz, szóközökhöz és elemi hiányzáshoz vezet szükséges dokumentumokat. És természetesen itt is fontosak a szakmai ismeretek a személyi számvitel témájában. És ha ugyanaz a titkár rendelkezik velük, akkor fennáll a komplikációk kockázata ez az eset minimálisra csökken. És fordítva.

Bízza a személyzeti elszámolást egy outsourcing szervezetre

Jó: minden személyzeti tevékenység egy outsourcing cég vállára esik, amely megállapodás alapján vállalja ezt a felelősséget. Amellett, hogy személyi kérdésekben folyamatos, folyamatos segítség van, ennek a módszernek a választása jelentősen csökkenti a költségeket.

Hátrányok: ki kell választania egy jól megalapozott, komoly céget, és létre kell hoznia interakciót, koncepciót kell alkotnia az irodán kívül dolgozó szakemberekkel való együttműködéshez.
A vezetőnek csak a számára legkényelmesebb és legmegfelelőbb módot kell kiválasztania a személyi nyilvántartások vezetésére, mérlegelve az egyes módszerek előnyeit és hátrányait.

A személyzeti dolgozó munkaköri feladatai

A személyzeti tisztet az utasítás és a munkaszerződés értelmében a következő feladatok hárítják:

Ez a személyzeti dolgozó feladatainak hiányos listája, a követelmények hozzávetőlegesek. Lehet, hogy több (vagy kevesebb) szerepel belőlük, de összességében ezekkel a készségekkel és képességekkel kell rendelkeznie egy személyzeti szakembernek.

Személyzeti számvitel: milyen dokumentumok szükségesek?

Általában minden vállalkozásnak rendelkeznie kell a következő típusú személyi állományú dokumentumokkal:

• adminisztratív (személyes és gyártási megrendelések);
• munkatevékenység megerősítése;
• tájékoztatás és elszámolás;
• belső levelezés;
• ellenőrzési és regisztrációs naplók.

Néhány személyi dokumentum hibátlanul a társaságban kell lennie. Ezek tartalmazzák:
PVTR (belső munkaügyi szabályzat);

Minden dokumentumot meghatározott számú évig tárolnak. Szabályozottak:

• a Munka Törvénykönyve cikke vagy szakasza;
• Állami Statisztikai Bizottság állásfoglalása;
• Szövetségi törvény és egyéb rendelkezések.

Ha valami (utasítások, utasítások stb.) nem áll rendelkezésre, akkor ezt a tényt javítani kell. Általánosságban elmondható, hogy a személyzeti tiszt munkájának egyik alapelve az időszerűség. Nagyon megkönnyíti munkanapok sőt egyes cselekményeknek jogerőt ad. Ez valójában nagyon fontos – nem azért, hogy a jelenlegi üzletet vezesse. Ellenkező esetben hajlamosak hógolyóként nőni.

Személyi nyilvántartás szervezése: hogyan kell lefolytatni, hol kezdjem?

Miután személyzeti tisztként új helyen telepedett le, először át kell dolgoznia a kötelező dokumentációt. Ha kiderül (és előfordul), hogy néhány fontos papír hiányzik a listáról, akkor azokat helyre kell állítani. Természetesen ilyen munkát nem lehet egy nap alatt elvégezni.

Ezért szükséges kiemelni a legfontosabb pozíciókat, és ezekből kiindulni. Ellenőrizze a jelenlétet és a műveltséget a tervezésben (és azt, hogy javítania kell-e vagy össze kell-e fordítania új dokumentumot): létszám, szabadság ütemezés, munkaszerződések, megrendelések, munkaügyi nyilvántartások.

Vezessen nyilvántartást a munkaszerződésekről, a személyzetre vonatkozó megrendelésekről. Hozzon létre. Ismerje meg a személyes kártyákat (T-2). Dolgozzon a helyi előírások szerint.
A lényeg az, hogy minden aktuális dokumentumot időben kitöltsenek. alapján dolgozzon Munka Törvénykönyveés az üzleti szabályokat. És ne semmisítse meg a személyzetről szóló papírokat. Tárolásuk idejét a Szövetségi Levéltár hagyta jóvá (2000.10.06. „Lista...”).

A munkaügyi kapcsolatok átláthatósága érdekében minden számviteli dokumentumra szükség van. A személyzeti rendszer olyan normákat és elveket határoz meg, amelyek stabilitást biztosítanak a szervezet dolgozói számára, az adminisztráció pedig kedvező feltételeket teremt.

Számviteli automatizálás - 1C: a programmal való munka előnyei

Vezessen személyi nyilvántartást, különösen nagy cég- Ez egy hihetetlenül felelősségteljes és hatalmas munka a terjedelmében. De itt a hibák elfogadhatatlanok! De ma már van mód a személyzeti tisztek tevékenységének automatizálására, ami nagymértékben megkönnyítheti és leegyszerűsítheti az osztály munkáját, javíthatja a tevékenységeket, jelentősen csökkentve a hibák kockázatát.

Az 1C program használatával nyilvántartást vezethet a szerint jogi követelményeket. Az adatbázis biztonságos tárolást biztosít szükséges információ alkalmazottak által. Ennek felhalmozódásával lehetővé válik a különféle riportok összeállítása, amelyek segíthetik a munka elemzését és az új irányok kidolgozását. A jelentések például így nézhetnek ki:

• a személyzet fluktuációja;
• személyzeti statisztikák;
• a munkavállalók mozgása stb.

A program segít megoldani a személyzeti számvitel szinte minden problémáját és feladatát. A vállalkozás vezetője az 1C-nek köszönhetően információkat kaphat az osztály helyzetéről, elemzi és meghozza a megfelelő vezetői döntéseket. És az automatizálás lehetővé teszi számos vállalati szolgáltatás (számvitel, személyzet, számviteli osztály) tevékenységének szinkronizálását, ami javítja a munka hatékonyságát, és megteremti a fizetések időben történő kifizetésének minden feltételét.

Következtetés

Összefoglalva tehát a következőket jegyezhetjük meg:

• A személyi számvitel minden vállalkozás munkájának elengedhetetlen része.
• A könyvelés megszervezésének többféle módja van. A választás a vezetőn múlik.
• A személyzeti dolgozó feladatait az utasítás és a munkaszerződés határozza meg.
• Van egy lista a kapcsolódó dokumentumokról személyzeti munka amelynek minden cégben jelen kell lennie. Pályáját pedig a személyzeti osztályon kell kezdenie ezeknek a dokumentumoknak az ellenőrzésével.
• A nyilvántartások vezetése sokkal egyszerűbb, ha automatizált.

A személyi számvitel minden vállalkozás normális és hatékony működésének alapja. Ezért teljes felelősséggel kell megközelíteni.

Kapcsolatban áll

.

A személyi iratkezelés fogalma a munkavállalókkal fennálló munkaügyi kapcsolatok dokumentálása mellett magában foglalja az iratok tárolását, felhasználását a szervezet aktuális tevékenysége során, azok értékének vizsgálatát, valamint az irattári tárolásra való eljuttatását.

A fő szabályozási aktus ezen a területen a 2004. október 22-i 125-FZ „A levéltári ügyekről szóló szövetségi törvény” Orosz Föderáció". Ez a szövetségi törvény szabályozza az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai és más levéltári dokumentumok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezése terén fennálló kapcsolatokat, függetlenül azok tulajdoni formájától, valamint a levéltárkezelés terén fennálló kapcsolatokat. az Orosz Föderációban a polgárok, a társadalom és az állam érdekében.

Az Orosz Föderációban történő archiválásról szóló, 2004. október 22-i 125-FZ szövetségi törvény 17. cikke megállapítja általános kötelezettség a dokumentumok biztonságának biztosítása, beleértve a személyzetre vonatkozó dokumentumokat is, bármely gazdasági egység számára: kormányzati szervek, testek önkormányzat, végzettség nélkül vállalkozói tevékenységet folytató szervezetek és állampolgárok jogalany, a szövetségi törvények, az Orosz Föderáció egyéb szabályozási jogi aktusai, valamint a dokumentumok jegyzékei által meghatározott tárolási időszakok alatt.

Az archiválásról az Orosz Föderációban, 2004. október 22-i 125-FZ szövetségi törvény 3. cikkével összhangban:

Az Orosz Föderáció Levéltári Alapja a társadalom anyagi és szellemi életét tükröző, történelmi, tudományos, társadalmi, gazdasági, politikai és kulturális jelentőségű, történelmi, tudományos, társadalmi, gazdasági, politikai és kulturális jelentőségű, történelmileg megalapozott és folyamatosan bővülő levéltári dokumentumok gyűjteménye, amelyek szerves részét képezik a történelmi, ill. az Orosz Föderáció népeinek kulturális öröksége, amely az információs forrásokhoz kapcsolódik és állandó tárolás alatt áll.

Az archív dokumentum jelentése:

„anyaghordozó a rajta rögzített adatokkal, amely az azonosítását lehetővé tevő adatokkal rendelkezik, és a megjelölt hordozó és információ polgári, társadalom és állam számára jelentõsége miatt tárolásra kötelezett.”

Az Orosz Föderáció Levéltárának dokumentuma viszont azt jelenti:

"olyan levéltári irat, amely az iratok értékének vizsgálatán átesett, állami nyilvántartásba vett és állandó megőrzés alatt áll."

A dokumentumok tárolásának megszervezésének eljárása a kereskedelmi szervezet státuszától függ. fontos fémjel egy adott szervezet felvétele az állami és önkormányzati archívumok levéltári dokumentumokkal való kiegészítésére szolgáló források listájába (a 2004. október 22-i szövetségi törvény 20. cikkének 2. része, 125-FZ „Az archiválásról az Orosz Föderációban”). . A kereskedelmi szervezetek e listákba való felvétele az illetékes állami vagy önkormányzati levéltárral kötött megállapodás alapján történik. Szervezetekben (toborzási források) a tárolási idő lejárta után az erre felhatalmazott szervvel közösen történik. államhatalom Az Orosz Föderáció archiválási tárgya, az Állami Levéltár számos dokumentum értékének vizsgálata az Orosz Föderáció Levéltári Alapjába való felvétel céljából.

A kereskedelmi szervezetek levéltári iratainak (beszerzési források) az Orosz Föderáció Levéltári Alapja dokumentumaként való elismerését követően megsemmisítésük nem megengedett, tárolásukat kereskedelmi szervezet önállóan is elvégezheti, vagy megállapodás alapján átruházható. tárolásra állami vagy önkormányzati levéltárba, könyvtárba, múzeumba, valamint szervezetbe Orosz Akadémia tudományok (A 2004. október 22-i szövetségi törvény 125-FZ „Az Orosz Föderációban az archiválásról” 21. cikkének 3. része).

Vizsgálni kell azokat a levéltári dokumentumokat, amelyek nem szerepeltek az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumaiban, valamint azokat a dokumentumokat, amelyeket olyan szervezetek tárolnak, amelyek nem beszerzési források, a szabályozási jogszabályokban meghatározott tárolási időszakuk lejárta után. és a szervezet megsemmisítheti, vagy véglegesen a szervezet archívumában tárolja a belső szabályzata szerint.

Az irattári dokumentumok beszerzésének megszervezésével, biztonságuk biztosításával, az Orosz Föderáció Levéltári Alapja dokumentumainak értékvizsgálatának lefolytatásával és állandó tárolásra történő átadásával, a munkaszervezéssel kapcsolatos kérdésekről Egy archívumban a kereskedelmi szervezetek irányadóak a "Szervezetek Levéltárának Működési Alapszabályaiban", amelyeket a Rosarchívum Kollégiuma, 2002. február 6-i határozata hagyott jóvá.

A szabványos levéltári dokumentumok jegyzékét, amely feltünteti a tárolás időtartamát, az Orosz Föderáció kormánya által felhatalmazott szövetségi végrehajtó szerv hagyja jóvá (a 2004. október 22-i szövetségi törvény 6. cikkének 3. része, 125-FZ "Az archiválásról az Orosz Föderáció"). Az Orosz Föderáció elnökének 2004. március 9-i, „A szövetségi végrehajtó szervek rendszeréről és felépítéséről” szóló 314. számú rendeletének megfelelően jelenleg ilyen szövetségi szerv az Orosz Levéltár.

A fő szabályozási aktus, amely meghatározza a szervezetek tevékenysége során keletkezett vezetési dokumentumok, beleértve a személyi dokumentumok listáját és tárolási feltételeit, a "Szervezeti tevékenység során keletkezett szabványos vezetési dokumentumok jegyzéke, feltüntetve a tárolási időszakokat", amelyet jóváhagyott. a Szövetségi Levéltár 2000. október 6-án.

A Szövetségi Levéltár által 2000. október 6-án jóváhagyott „A szervezetek tevékenysége során keletkezett, a tárolási időszakokat megjelölő szabványos irányítási dokumentumok jegyzéke” 1.4. pontja előírja, hogy a fő szabályozó dokumentumként szolgál a tárolási időszakok, valamint a vezetési szabvány dokumentumok tárolásának és megsemmisítésének kiválasztása, azaz az összes vagy a legtöbb szervezetben (beleértve a nem kormányzati szervezeteket is) közösek.

A Szövetségi Levéltár által 2000. október 6-án jóváhagyott "A szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos kezelési dokumentumok listája, a tárolási feltételek megjelölése" 2.4. pontjában meghatározott dokumentumok tárolási feltételei minden szervezetre vonatkoznak, függetlenül a dokumentumaikat megkapják-e megőrzésre az állami, önkormányzati levéltárba, vagy nem érkeznek meg.

A szervezetek különböző módokon alkalmazzák a jelen dokumentumban meghatározott megőrzési időszakokat. Az ideiglenes megőrzési időszakok (1 év, 3 ​​év, 5 év, 10 év) minden szervezetre vonatkoznak. Az állandó tárolási időt azok az állami, önkormányzati szervezetek veszik igénybe, amelyek dokumentumait az érintett levéltárban az előírt módon őrzik, valamint azok a nem állami szervezetek, amelyekkel erre vonatkozó megállapodást (szerződést) kötöttek, vagyis az irattári beszerzés forrásai.

Azok a szervezetek, amelyek dokumentumait nem állami, önkormányzati levéltárban tárolják, azaz nem levéltári beszerzési források, tartós tárolási időt alkalmazhatnak. Bizonyos, állandó tárolási időre vonatkozó (szabályozási, vagyoni és gazdasági jellegű, a tevékenység eredményeiről és a szervezet fejlesztési kilátásairól szóló) dokumentumokat mindenféle tulajdonformájú szervezetben kell tárolni, amelyek dokumentumait az állam, önkormányzat nem kapja meg. levéltárak, e szervezetek felszámolásáig (a Szövetségi Levéltár 2000. október 6-án jóváhagyott 2.4.2. pontja "A szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos vezetési dokumentumok listája, feltüntetve tárolásuk feltételeit"). Például a szervezet alapító okirata, az alapító okirat, a szervezet szerkezeti felosztásáról szóló szabályzat, munkaköri leírások, állandó és ideiglenes tárolás eseteinek leltározása; a személyi aktákat, az alkalmazottak névsorát (létszámát) minden olyan tulajdoni formával rendelkező szervezetben kell tárolni, amelyek dokumentumai nem kerülnek be az állami, önkormányzati levéltárba, e szervezetek felszámolásáig, ami a hatályos jogszabályokból és (vagy) ezeknek a dokumentumoknak a hosszú távú gyakorlati jelentősége.

Azok a szervezetek, amelyek nem állami, önkormányzati levéltárak beszerzésének forrásai, az egységes gazdálkodási dokumentumok jegyzéke szerinti állandó időtartamú dokumentumokat az alábbiak szerint tárolják. Állapot, önkormányzati szervezetek- 10 év. Civil szervezetek - legalább 10 év, a dokumentumok tárolásának további időtartamát a szervezet határozza meg a vonatkozó jogszabályokkal és (vagy) a dokumentumok gyakorlati felhasználásának szükségességével összhangban.

Így azok a civil szervezetek, amelyek iratait nem állami, önkormányzati levéltárban őrzik, vagyis nem levéltári beszerzési források, alkalmazhatnak, de nem kötelesek állandó megőrzési időt alkalmazni, de kötelesek ezeket az iratokat a saját tulajdonukban tárolni. legalább 10 évig birtokolják (a Szövetségi Levéltár által 2000. október 6-án jóváhagyott 2.4 .2 pont "A szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos irányítási dokumentumok listája, tárolási időtartamuk feltüntetésével).

A Szövetségi Levéltár által 2000. október 6-án jóváhagyott „A szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos vezetési dokumentumok listája, tárolási idejük megjelölésével” című „EPK” védjegy az egyes dokumentumtípusokra vonatkozóan. az állami, önkormányzati levéltárak megszerzésének forrását képező mindennemű tulajdonforma szervezet általi felhasználása, és azt jelenti, hogy ezen dokumentumok egy része tudományos és történelmi jelentőségű lehet, és az előírt módon állami, önkormányzati levéltárba kell átadni vagy megőrizni. egy szervezetben. Az "EPK" ("EC") jelzésű dokumentumok átvételéről vagy megsemmisítéséről a levéltári szervek és intézmények szakértői bizottságai döntenek. Ezt a védjegyet használhatják azok a kereskedelmi szervezetek is, amelyek nem beszerzési források, amikor döntenek dokumentumaik tartós tárolásáról.

A Standard Vezetési Dokumentumok Listája értelmében az „EPK” jelzésű dokumentumok közé tartoznak például a munkavállalók személyi aktái, munkaszerződések, a munkavállalók személyi igazolványai, a munkavállalók jellemzői stb.

Figyelembe véve a Szövetségi Levéltár által 2000. október 6-án jóváhagyott "A szervezetek tevékenysége során keletkezett tipikus gazdálkodási dokumentumok listája, feltüntetve azok tárolási idejét" 2.9. pontját, a dokumentumok tárolási időtartamának számítása január 1-től történik. az irodai munkájuk befejezésének évét követő évről. Például a 2006-ban befejezett ügyek tárolási idejének számítása 2007. január 1-jén kezdődik.

A „szükségig” megjelölés azt jelenti, hogy a dokumentációnak csak gyakorlati értéke van. A tárolás időtartamát a szervezet maga határozza meg, de nem lehet kevesebb 1 évnél.

A Standard Kezelési Dokumentumok Listája által meghatározott tárolási idők csökkentése tilos. A szabványos vezetői dokumentumok listája által előírt dokumentumok tárolási idejének növekedésére kerülhet sor olyan esetekben, amikor ezt a szervezetek munkájának sajátosságai okozzák.

Egy adott szervezetnél a dokumentumok tárolásának megszervezésekor és ennek a folyamatnak a szabályozása során referencia, módszertani dokumentumokként is használhatók az alábbiak:

Az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2005. november 8-án kelt, 536. sz. szabványos utasítás a szövetségi végrehajtó szervek papírmunkájáról”;

· GOST 17914-72 „Hosszú tárolási időtartamú burkolatok. Típusok, fajták, technikai követelmények» (rendelet vezette be Állami Bizottság a Szovjetunió 1972. július 17-i szabványai, 1411. sz.);

A Szovjetunió Fő Levéltári Igazgatóságának 1988. május 25-i 33. sz. Állami rendszer dokumentáció kezelés támogatása. Alapvető rendelkezések. A dokumentumokra és a dokumentációt támogató szolgáltatásokra vonatkozó általános követelmények”;

A személyi okmányok tárolása némileg eltér a vezetői iratok tárolásának általános szabályaitól. Mivel a személyi okmányok (különösen a személyes adatokat tartalmazó dokumentumok) nagy társadalmi jelentőséggel bírnak, okirati bizonyítékul szolgálnak a munkavállaló társadalombiztosításhoz való jogairól, például az öregségről és a rokkantságról, valamint igazolják a munkavállaló munkatapasztalatát. Ezért legtöbbjük hosszú vagy állandó tárolási idővel rendelkezik, és referenciaként használják őket, amikor a polgárok levéltári intézményekhez fordulnak.

Emellett a személyügyi dokumentumok életrajzi, archeográfiai értékkel is bírnak, statisztikai általánosítások, történeti-társadalomkutatások forrásai.

A személyzeti dokumentáció szervezeten belüli tárolásának sajátosságai a munkavállalók személyes adatait tartalmazó dokumentumokhoz való jogosulatlan hozzáférés korlátozásának, a szükséges információk hatékony felkutatásának a feladataiból adódnak.

A személyi dokumentumok tárolására szolgáló rendszerben két típus különböztethető meg, a tárolás szakaszai: aktuális és későbbi.

A dokumentumok tárolását és felhasználását a létrehozásuk pillanatától a csoportosított ügy irattárba adásáig aktuálisnak (működési) nevezzük. Az ügyek jelenlegi tárolása a keletkezés helyén történik. A jelenlegi tárhely is két alfajra oszlik:

Dokumentumok tárolása végrehajtásuk során;

Végrehajtott dokumentumok tárolása.

A dokumentumok a kivitelezés során a kivitelezőnél vannak, aki azokat speciális mappákban tárolja. Ezek a mappák tartalmazzák az "Aláíráshoz", "Sürgős" és még sok más feliratot, valamint a művész vezetéknevét, kezdőbetűit és telefonszámát.

A kiállított iratokat az ügyek nómenklatúrájának megfelelően kell iktatni és irattárban tartani. Rögtön megjegyezzük, hogy a dokumentumok jelenlegi tárolása magában foglalja a jóváhagyott nómenklatúra szerinti ügyekké alakításának eljárását.

A dokumentumok jelenlegi tárolása az eredetiben való tárolásukat jelenti. Ezért a szervezetek személyzeti szolgáltatásaiban minden megrendelést eredetiben tárolnak. A személyzetre vonatkozó utasítások másolatai: felvétel, ösztönzés, szankció, elbocsátás stb., továbbá tárolásra kerülnek az alkalmazottak személyes aktájába (ha karbantartják).

A személyes fájlok jelenlegi tárolásának megszervezése a következőképpen történik:

Ø a papír formájú személyes iratokat oldalanként számozott és összefűzött mappákban tárolják;

Ø a személyi akták borítói is számozva vannak, hozzá vannak rendelve sorozatszám az ügyek teljes számának megfelelő ügyek;

Ø jelenlegi tárhely a szervezet személyzeti osztályán csak a dolgozó alkalmazottak személyi aktáira vonatkoznak. Az alkalmazott elbocsátása után a személyes aktáját eltávolítják a mappából, és feldolgozzák az archív tárolóba való átvitel céljából.

Ø Az elbocsátott munkavállalók személyi aktáit ábécé sorrendben archiváljuk.

A személyi dokumentumok, iratszekrények, könyvelési könyvek és egyebek jelenlegi tárolása általában a szervezetek személyzeti szolgálatainak helyiségeiben történik, amelyeket speciális, zárt és lepecsételt szekrényekkel vagy széfekkel kell felszerelni. A szekrényeken elhelyezett tokok nómenklatúrájának másolatai, valamint a tokok borítóinak gerincén - a tokok nómenklatúrájának megfelelő számozása megkönnyíti az iratok felkutatását.

Az alkalmazottak munkakönyveit a személyzeti osztályvezető széfjében tárolják, pecséteket, bélyegzőket, okmánynyomtatványokat, a dokumentumok tárolására szolgáló szekrények (páncélszekrények) kulcsait is ott tárolják.

Alkalmazottak személyzeti szolgáltatás a helyiség elhagyása idejére nem ajánlott iratokat, irodai iratokat, valamint működő számítógépet az asztalon hagyni. A munkanap végén a személyzeti tisztviselőknek minden készülő dokumentumtömböt fémszekrénybe kell helyezniük, be kell zárniuk és lepecsételniük. A szekrények kulcsait aláírás ellenében a személyzeti osztály vezetőjének adjuk át a megfelelő folyóiratban.

Az okmányok piszkozatait, átdolgozását, elrontott nyomtatványait a munkanap végén megsemmisítjük, erre speciális papírvágó gép használható. A munkanap végén a számítógépek blokkolva vannak, és lekapcsolódnak a hálózatról.

Ezenkívül a személyzeti dokumentáció tárolásának és elszámolásának technológiája magában foglalja az alkalmazottak kötelező aláírását, megerősítve a másolatok és kivonatok kézhezvételét.

Az iratok utólagos (levéltári) tárolásának alapja azok értékének vizsgálata, majd ezt követi: ügyek iktatása, leltár készítése, az iratok megsemmisítésre történő kiosztásáról szóló aktusok elkészítése és az iratok átadása a szervezet irattárába.

Az irattári dokumentumok szerkezeti részlegektől vagy egyéb beszerzési forrásokból történő időben történő átvétele, elszámolásuk, biztonságuk biztosítása, felhasználásuk racionalizálása és a dokumentumok szervezetekben történő állandó tárolásra történő átadása előkészítése érdekében archívumot hoznak létre.

A dokumentumoknak csak egy része kerül be a szervezet irattárába, ez nem tartalmazza a rövid (maximum 10 éves) tárolási idejű dokumentumokat. A szervezet levéltári alapja a hosszú távú (10 éven túli) és állandó tárolású dokumentumokból áll, ideértve a személyi állományra vonatkozó dokumentumokat is, amelyek gazdasági, társadalmi, politikai, kulturális, történelmi és egyéb jelentőséggel bírnak. Az iratok levéltárba továbbítása a szervezet vezetője vagy a munkáltató által jóváhagyott ütemterv szerint történik. Az iratokat megőrzésre elsősorban eredeti példányban kell átvenni, csak ennek hiányában hiteles másolatot.

A Szövetségi Levéltári Kollégium 2002. február 6-i határozatával jóváhagyott "A szervezetek levéltári munkájának alapvető szabályai szerint" a szervezetnek az archívumot speciálisan felszerelt helyiségekkel és személyzettel kell ellátnia. A kis kereskedelmi szervezetekben azonban általában nincs archívum speciális egység formájában. Ezzel egyidejűleg a levéltáros feladatait a titkár vagy a vezető által megbízott más személy egyesíti.

Ugyanakkor nem szabad megfeledkezni arról, hogy a dokumentumokat olyan körülmények között kell tárolni, amelyek biztosítják a sérülésektől, a káros környezeti hatásoktól való védelmét és kizárják az iratok elvesztését. Általában erre a célra fémszekrényeket, széfeket, polcos szekrényeket és hasonlókat helyeznek el az irattári helyiségben. Nem szabad iratokat padlóra, ablakpárkányra, válogatatlan kupacba helyezni. Az állandó megőrzési idővel rendelkező dokumentumok irattárból történő kivétele kivételes esetekben megengedett, és a szervezet vezetőjének adminisztratív okirata alapján történik, az okirat hiteles másolatának kötelező elkészítésével, valamint az okiratról szóló aktussal. az eredeti lefoglalása.

A jogi személyek átszervezése vagy felszámolása következtében elbocsátott munkavállalók személyi állományára vonatkozó dokumentumok biztonsága, valamint az állampolgárok szociális védelme érdekében az újonnan alakult kereskedelmi és nonprofit szervezetek alapítói számára ajánlható létesítő okirataikban szerepeltetni kell a személyi állományra vonatkozó dokumentumok elszámolásának és megőrzésének szabályait, valamint a jogi személy átszervezése vagy felszámolása során azok időben történő állami raktárba helyezését.

Emlékezzünk vissza, hogy a személyzeti dokumentumok tárolási eljárásának és feltételeinek jogi szabályozását a Szövetségi Levéltár által jóváhagyott „A szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos irányítási dokumentumok listája, feltüntetve a tárolás feltételeit” alapján hajtják végre. 2000. október 6. A munkakönyvek tárolásának eljárását és feltételeit egy speciális szabályozási aktus szabályozza - az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i 225. számú, „A munkakönyvekről” szóló rendelete. Tehát a munkakönyv nyomtatványait és a benne lévő betétet a szervezetben szigorú elszámoltathatósági dokumentumokként tárolják, és kérésére kiadják a munkakönyvek vezetéséért felelős személynek. Ez a személy minden hónap végén köteles jelentést benyújtani a szervezet számviteli osztályának a munkafüzet-űrlapok elérhetőségéről és egy beillesztésről. A kitöltés során elrontott munkafüzet nyomtatványai és a benne lévő betétlapok megfelelő okirat elkészítésével megsemmisítésnek vannak kitéve. Az át nem vett munkafüzeteket, valamint a munkakönyvek elszámolási könyvét és a hozzájuk tartozó betéteket 50 évig tárolják a szervezet archívumában, majd az előírt módon megsemmisítik.

A munkaadó a személyi dokumentumok, elsődleges számviteli bizonylatok tárolásával kapcsolatos munka megszervezéséért felelős. A munkakönyvek karbantartása, tárolása, könyvelése és kiadása a munkáltató utasításával (utasításával) erre kijelölt személyt terheli.

Ezen túlmenően néhány személyi dokumentumra vonatkozóan ajánlatos kivonatot rendelkezésre bocsátani a Szövetségi Levéltár 2000. október 6-i végzésével jóváhagyott "A szervezetek tevékenysége során keletkezett, a megőrzési időszakot megjelölő tipikus vezetői dokumentumok jegyzékéből":

Cikkszám	A dokumentum típusa	A dokumentumok megőrzési ideje	jegyzet
SZEMÉLYZET
	A személyzettel végzett munka állapotáról és ellenőrzéséről szóló dokumentumok (jelentések, összefoglalók, igazolások, információk).	Állandóan
	Levelezés a személyzet fogadásáról, elosztásáról, mozgásáról, elszámolásáról
	Munkavállalói igényről, létszámleépítésről (felmentésről) kapcsolatos dokumentumok (kérelmek, információk, levelezés).
	Megjegyzések a személyzetre vonatkozó rendelések pótlásáról	75 éves az EPC	Rendes és tanulmányi szabadság kiadásáról, ügyeletről, kötbérről, rövid távú belföldi üzleti utakról - 5 év
	Személyi akták (nyilatkozatok, önéletrajzok, végzések másolatai és kivonatai, személyi okmányok másolatai, jellemzők, személyi nyilvántartások, kérdőívek, tanúsító lapok stb.):
	a) a szervezet vezetője; kormányzó, végrehajtó testület tagjai, ellenőrző szervek szervezetek; állami és egyéb címekkel, díjakkal, kitüntetésekkel, tudományos fokozatokkal és címekkel rendelkező alkalmazottak	Állandóan
	b) dolgozók	75 éves az EPC
	Munkaszerződések (szerződések), munkaszerződések nem szerepel a személyes aktákban	75 éves az EPC
	Az alkalmazottak személyi kártyái (ideértve az ideiglenes munkavállalókat is)	75 éves az EPC
	Személyes aktákkal nem rendelkező alkalmazottak jellemzői	75 éves az EPC
	Fel nem vett személyek dokumentumai (kérdőívek, önéletrajzok, személyi nyilvántartások, pályázatok, ajánlólevelek, önéletrajzok stb.)
	Valódi személyi okmányok (munkaügyi nyilvántartások, oklevelek, bizonyítványok, bizonyítványok, bizonyítványok)	Postán maradó	Nem igényelt - legalább 50 év
	Dokumentumok (bizonyítványok, jelentések és magyarázó megjegyzések, megrendelések másolatai, megbízási kivonatok, nyilatkozatok, utazási igazolványokés mások), nem szerepelnek a személyes aktákban
		Állandóan
		75 éves az EPC
	Csere levelezés megüresedett állások, tisztségre választás
	A szolgálati idő után járó jutalom kifizetésére szolgáló szolgálati idő megállapításával foglalkozó bizottságok üléseinek jegyzőkönyvei		Megrendelések hiányában - 50 év
	Az alkalmazottak listája (személyzet - bérjegyzék).	Állandóan
			Személyes számlák hiányában - 50 év
	a) a kormány tagjai és végrehajtó szervek szervezetek	Állandóan
	b) veteránok és résztvevők a Nagy Honvédő Háborúés egyéb katonai akciók	Állandóan
	c) állami és egyéb kitüntetésekkel, állami és egyéb címekkel, díjakkal kitüntetett	Állandóan
	d) munkavállalók
	d) igazolt
	e) hadkötelesek
	g) előléptetésre jelöltek
	h) személyi díjak, fizetések átvétele
	A munkafüzetek könyvelésére vonatkozó dokumentumok (jelentések, aktusok, információk) és a hozzájuk tartozó mellékletek
	Utazási levelezés		Külföldi üzleti utakra - 10 év EIC
	Levelezés a sorkatonai szolgálatra kötelezettek behívásának nyilvántartásáról és a sorozástól való elhalasztásáról
	Személyi díjak, bérek, pótlékok megállapításáról szóló dokumentumok (képviseletek, beadványok, kérdőívek, okiratok)		Megrendelés hiányában - 50 év EPC
	Levelezés a személyi díjak, bérek, pótlékok megállapításáról és kifizetéséről
	Üdülési menetrendek
	Kártyák, mutatók a személyzet utasításaira
	Könyvek, folyóiratok, számviteli kártyák:		Elbocsátás után
	a) alkalmazottak felvétele, áthelyezése (áthelyezése), elbocsátása
	b) üzleti útra küldött munkavállalók
	c) sorkatonák
	d) ünnepek
	e) személyi akták, személyi igazolványok, munkaszerződések (szerződések), munkaszerződések
	f) munkafüzetek és ezekhez csatolt mellékletek kiadása
	g) munkabérről, szolgálati időről, munkavégzés helyéről szóló igazolások kiállítása
	h) utazási igazolványok kiállítása

A Szövetségi Levéltár által 2000. október 6-án jóváhagyott "A szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos vezetési dokumentumok, a tárolási időszakokat megjelölő listában" (3. oszlop) megadott dokumentumok tárolási időszakai minden szervezetre vonatkoznak. , függetlenül attól, hogy irataikat állami, önkormányzati levéltárba érkeznek-e tárolásra, vagy nem érkeznek meg.

Minden személyi dokumentumot át kell adni a szervezet archívumának.

Így egy olyan kereskedelmi szervezet cselekvési algoritmusa, amely nem állami vagy önkormányzati egységes vállalkozás, a dokumentumok tárolásának biztosítására, beleértve a személyi dokumentumokat is, a következő:

A meghatározott típusú dokumentumok tárolási feltételeit meghatározó szabályozási jogi aktusok követelményeinek ellenőrzése;

Dokumentumok tárolása;

Szervezetek - beszerzési források - számára a tárolási idő lejárta után az Orosz Föderáció archiválási területére felhatalmazott államhatalmi szervével, az Állami Levéltárral közösen elvégzik a beszerzés értékének vizsgálatát. az Orosz Föderáció Levéltárába történő felvételhez szükséges dokumentumok száma;

Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumainak tárolása vagy tárolás céljából átadása állami vagy önkormányzati archívumba, könyvtárba, múzeumba vagy az Orosz Tudományos Akadémia szervezetébe;

Azok a levéltári dokumentumok, amelyek nem szerepeltek az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumaiban, a tárolási időszak lejárta után a társasági jogszabályok követelményeinek megfelelően megsemmisülnek vagy a szervezet archívumában tárolhatók (például részvénytársaságok esetében az iratok tárolását a Szövetségi Értékpapírpiaci Bizottság 2003. július 16-i 03-33 / ps „A dokumentumok tárolásának rendjéről és feltételeiről szóló szabályzat jóváhagyásáról” szóló rendelete szabályozza. és az 1995. december 26-i szövetségi törvény 208-FZ „On részvénytársaságok”) vagy helyi szabályozások;

Azon szervezetek esetében, amelyek nem beszerzési források, az ideiglenes megőrzési idő lejártát követően az irattári iratok vizsgálat tárgyát képezik, megsemmisíthetők, illetve a szervezet archívumában tárolhatók.

A dokumentumok utólagos tárolásra és felhasználásra történő előkészítése az üzlet utolsó szakasza gyártási folyamat személyzeti szolgálat, és magában foglalja az iratok tudományos és gyakorlati értékének vizsgálatát, az esetek nyilvántartását és leírását, a dokumentumok megsemmisítésre történő kiosztásáról és a szervezet archívumába vagy állami tárolóba történő továbbításáról szóló okiratok elkészítését.

"Irmányok értékének vizsgálata: A közraktározásra szánt iratok kiválasztása, illetve a tárolási időszakok megállapítása elfogadott szempontok alapján."

(a GOST R 51141-98 95. szakasza).

A dokumentumok állami levéltárba történő benyújtásának kötelezettsége főszabály szerint az állami és önkormányzati szervezeteket terheli. Egyes nem kormányzati szervezeteknek azonban, amelyekkel erre vonatkozó megállapodást kötöttek, szintén erre kötelezettek.

Az iratok értékvizsgálatának megszervezésére, lebonyolítására és állami tárba adásra történő kiválasztására, valamint a vizsgálat lefolytatásának ellenőrzésére és módszertani segítségnyújtására a minisztériumok és a főosztályok állandó központi szakértői bizottságokat (CEB) hoznak létre. Más szervezetekben állandó szakértői bizottságokat (EB) hoznak létre.

A szakértői bizottság a Szabályzat alapján jár el a szervezet vezetője által jóváhagyott állandó szakértői bizottságról. Az állandó szakértői bizottságról szóló saját szabályzat kidolgozásának elősegítésére használhatja a Szövetségi Levéltár 1995. január 19-i rendeletével jóváhagyott „Intézmény, szervezet, vállalkozás állandó szakértői bizottságának példamutató szabályzatát”. 2.

A szakértői bizottság fő feladatai:

1. Az iratok szervezése és értékvizsgálata a hivatali munka szakaszában az ügyek nómenklatúrájának elkészítésében és az ügyek kialakításában.

2. Iratok szervezése és értékvizsgálata az irattári tárolásra való előkészítés szakaszában.

3. A közraktárba történő átadáshoz szükséges dokumentumok szervezése és kiválasztása, előkészítése.

A szervezet szakértői bizottsága a vezető megbízásából jön létre a legképzettebb dolgozók közül legalább három fős létszámban.

A szakértői bizottság tanácsadó testület. Határozatait a szervezet vezetője hagyja jóvá.

A szervezet szakértői bizottságának munkája során a 2004. október 22-i 125-FZ "Az archiválásról az Orosz Föderációban" szövetségi törvényhez, valamint a Levéltári Alap az Orosz Föderáció elnökének 1994. március 17-i 552. számú, „Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjáról szóló szabályzat jóváhagyásáról” szóló rendeletével jóváhagyott, az Orosz Föderáció Szövetségi Levéltári Ügynökségének rendeletei, a levéltári hatóságok által kidolgozott szabályozási és módszertani dokumentumok, a dokumentumok tárolási idejét feltüntető szabványos listák, a szervezet ügyeinek nómenklatúrája.

Az iratok vizsgálata az iratok eredetének, tartalmának, külső jellemzőinek értékelésére vonatkozó általános szempontok alapján történik.

A származási kritériumok között szerepel: a szervezet szerepe, helye a közigazgatás rendszerében vagy egy adott iparágban, az általa ellátott funkciók jelentősége, fontossága Egyedi a társadalom életében az irat keletkezésének ideje és helye.

A tartalmi kritériumok közé tartozik: a dokumentumban tükröződő esemény (jelenség) jelentősége, a dokumentumban elérhető információk értéke, a dokumentuminformációk megismétlése más dokumentumokban, az irat típusa, az irat hitelessége.

A külső jellemzők kritériumai a következők: a tartalom rögzítésének és továbbításának formája, hitelesítése, dokumentum-lebonyolítása, fizikai állapota.

A szakértői bizottság kapcsolatban áll a levéltári intézmény szakértői felülvizsgálati bizottságával (EPB), amely jóváhagyja a szakértői bizottság határozatait.

A civil szervezetek önállóan döntenek az iratok értékének vizsgálatáról. A szakértői bizottság munkájának eredménye a dokumentumok négy csoportba osztása különböző tárolási időszakok szerint:

állandó tárolás;

Hosszú távú tárolás (több mint 10 év);

Ideiglenes tárolás (legfeljebb 10 év);

A tárolási idő lejárta miatt megsemmisítendő.

A dokumentumok tárolási feltételeinek meghatározásához meg kell találni a megfelelő cikket a Szövetségi Levéltár által október 6-án jóváhagyott "A szervezetek tevékenysége során keletkezett tipikus vezetői dokumentumok listája, feltüntetve a tárolás feltételeit". 2000, az esetek laponkénti áttekintését. Tárolásra és megsemmisítésre szánt dokumentumokat csak ügycímek alapján nem lehet kiválasztani.

A dokumentumok nem hagyományos adathordozón való tárolásának időtartama megfelel a hasonló típusú dokumentumok hagyományos adathordozón való tárolásának időtartamának.

Az „EPK” jelzéssel ellátott eseteket laponkénti felülvizsgálatnak vetjük alá, hogy megállapítsák és elkülönítsék azoktól a dokumentumokat, amelyek állandó tárolásra kötelezettek.

Az állandó és hosszú távú (10 évnél hosszabb) tárolás eseteit, beleértve a személyzetre vonatkozó dokumentumokat is, a szervezet archívumában kell tárolni. Ha azonban az iratok mondjuk történelmi vagy tudományos értékkel bírnak, akkor azokat a szervezet átadja az állami vagy önkormányzati levéltárnak. Természetesen feltéve, ha megfelelő megállapodást kötnek velük. Átszállításuk a leírások szerint történik.

Az ideiglenes tárolás esetei (legfeljebb 10 évig) általában nem kerülnek át a szervezet archívumába, és a tárolási idő lejárta után megsemmisülnek.

Így a szervezeti dokumentumok értékének vizsgálatának eredményei alapján a következőket állítják össze:

Állandó tárolás eseteinek leltározása;

Az ideiglenes (10 év feletti) tárolás eseteinek leltározása;

az esetek személyzeti leírása;

Törvények a nem tárolásra kötelezett ügyek megsemmisítésre történő kiosztásáról.

A szakértői bizottság tevékenysége eredményeként összeállított esetleltárt a szervezet vezetője hagyja jóvá.

(cégnév)

(a szerkezeti egység vagy a nyilvánosság neve

szervezetek)

JÓVÁHAGY

Munka megnevezése

a szerkezet vezetője

hadosztályok

(közszervezet)

Aláírás magyarázata

aláírásokat

időpontja

LEÍRÁS sz. ___

__________________________________________________________________

_____________ szám, beleértve:

betűszámok:

hiányzó számok:

Munka megnevezése

a leltár összeállítója Aláírás Aláírási átirat

időpontja

MEGÁLLAPODTA, JÓVÁHAGYVA

A vezető pozíciójának neve EK-protokoll

a szerkezeti egység szervezetének irodai munkaszolgáltatása

Aláírás Aláírási átirat kelt _____________ _______ sz.

Az összeállított esetleírások jóváhagyása után szakértői bizottság, a szervezet megsemmisítheti a lejárt ideiglenes megőrzési idővel rendelkező dokumentumokat.

"Okiratok elkülönítése megsemmisítés céljából: A lejárt megőrzési idejű, gyakorlati, tudományos vagy társadalmi jelentőségét vesztett dokumentumok tudományos és gyakorlati értékének vizsgálata során történő azonosítás, megsemmisítésre történő kiválasztása."

(98 GOST R 51141-98 záradék).

A dokumentumok megsemmisítését a szervezet vezetője által jóváhagyott aktus formalizálja. Az állami megőrzésre dokumentumokat benyújtó szervezetek esetében az aktusokat a szervezet vezetője hagyja jóvá, miután az Állami Levéltári Szolgálat intézménye szakértői bizottsága jóváhagyta a tartós tárolásra szánt ügyek leltárait.

A megsemmisítendő ügyek feldolgozásra (hasznosításra) kerülnek átadásra. A tokok átadása átvételi számlával történik, amelyen feltüntetésre kerül az átadás dátuma, az átadandó ügyek száma és a papírhulladék tömege.

A be- és selejtezésre történő kiszállítás az archív dokumentumok biztonságáért felelős munkatárs irányítása mellett történik.

Az iratok (ügyek) megsemmisítésre történő kiosztásáról szóló törvény hozzávetőleges formája:

Cégnév

CSELEKVÉS ELJÓVÁHAGYOM

___________ Sz. _______ Munkakör

_____________________ a szervezet vezetője

(összeállítás helye)

a megsemmisítésre való kiosztásról Aláírás Magyarázat

aláíráshoz nem kötött dokumentumok

tárolási dátum

_________________________________________________________________

(a dokumentumlista neve és lenyomata

__________________________________________________________________

a lejárati dátummal)

megsemmisítésre választották ki, mivel nincs tudományos és történelmi értékük

és a _____________ számú alap gyakorlati jelentőségét vesztett dokumentumai

(cím

alap)

Összesen _______________________ egység gerinc éveken át

(számokkal és szavakkal)

Személyi jóváhagyással ____ éves tartós tárolás eseteinek leltárát

fogalmazás

megállapodott az EPC-vel _______________________________________________________

(a levéltári intézmény neve)

(a jegyzőkönyv ____________________ sz.

A személy beosztása

aki a vizsgálatot végezte

dokumentumok értéke Aláírás Aláírási átirat

időpontja

EGYETÉRT

CEC protokoll (EC)

kelt _____________ __________ sz.

Dokumentumok ____________________________________________ egységnyi mennyiségben. óra,

(számokkal és szavakkal)

______ kg súlyú átadva ___________________________________________________

(cégnév)

________ _______ számú szállítólevél szerinti feldolgozásra

Az alkalmazott beosztása

dokumentumok benyújtása Aláírás Aláírási átirat

időpontja

Számviteli változások történtek.

Az alkalmazott beosztása

a módosításokat végrehajtó archívum

számviteli bizonylatokhoz Aláírás Aláírási átirat

időpontja

A „Titkos”, „Hivatalos használatra”, „Bizalmas” besorolású, lejárt tárolási idővel rendelkező fájlok megsemmisítése speciális utasítások szerint történik.

RÓL RŐL fájlok iktatása és levéltárba átvitele.

« Fájlfeldolgozás: Fájl előkészítése tárolásra a megállapított szabályok szerint.

(a GOST R 51141-98 73. cikkelye).

Az ügyek nyilvántartásba vétele a szervezetbe való felvételük pillanatától kezdődik, és az irattárba való továbbítás előkészítésével ér véget annak a naptári évnek a végén, amelyben bekerültek. Egy konkrét ügy lebonyolítása magában foglalja az okmánykötési munkák sorát, az ívek számozását, az igazoló feliratok elkészítését, (esetenként) belső iratleltár elkészítését, a borító részleteinek kialakítását. az ügyről.

Az esetek nyilvántartását a szervezet dokumentum-támogató szolgálatának munkatársai és a strukturális részlegek végzik.

A Szövetségi Levéltári Kollégium 2002. február 6-i határozatával jóváhagyott "Szervezetek Levéltári Munkájának Alapszabálya" előírásai szerint az ügyiratok végrehajtása a tárolási időtől függően lehet teljes vagy részleges. . Az állandó, hosszú távú tárolás és a személyzet esetei, valamint a bizalmas dokumentumok teljes körű nyilvántartásba vételhez kötöttek.

A teljes bejelentés a következőket tartalmazza:

az ügy iktatása vagy bekötése;

az ügy lapjainak számozása;

igazoló lap elkészítése;

szükség esetén belső iratleltár készítése;

A szükséges pontosítások beírása az ügy borítójának adataiba (a szervezet nevének pontosítása, az ügy nyilvántartási mutatója, az ügy utolsó időpontjai, az ügy címe).

Az ideiglenes (legfeljebb 10 éves) tárolás esetei részleges nyilvántartásba vételhez kötöttek: nem szabad az ügyben iratokat újrarendszerezni, az ügy lapjait nem sorszámozni, igazoló jegyzeteket nem készíteni.

Az ügyet megalapozó iratok 4 db defekten, kartonból készült vagy kötött keményborítóban vannak iktatva, figyelembe véve az összes irat, dátum, vízum és határozat szövegének szabad elolvashatóságát. A tokok iktatásra (bekötésére) történő előkészítésekor a fémrögzítőket (tűk, gemkapcsok) eltávolítják az iratokról.

A nagy értékű dokumentumokból vagy terjedelmes dokumentumokból álló állandó tárolófájlokat zárt, három füles, megkötős kemény mappákban vagy dobozokban tárolják.

Ha az ügyben fel nem vett személyi okmányok (személyi igazolványok, munkafüzetek, katonai igazolványok, fényképek) vannak, ezeket az iratokat egy borítékba helyezik, amelyet az ügybe iktatnak. Jelenlétében egy nagy szám az ilyen iratok közül az utóbbiakat kivonják az ügyekből, és külön leltárt készítenek azokról.

A tokban található dokumentumok biztonsága és sorrendjének rögzítése érdekében a tok összes lapja (kivéve az igazoló lapot és a belső leltárt) a lap jobb felső sarkában arab számmal, bruttó számozással van számozva. egyszerű ceruzával vagy számozógéppel. Az ügyiratok belső leltárának lapjait külön számozzuk.

A több kötetből vagy részből álló tokok lapjait kötetenként vagy részenként külön-külön számozzuk.

Az ügyben iktatott mellékleteket tartalmazó borítékok számozottak; ugyanakkor először magát a borítékot számozzák meg, majd a borítékban lévő minden mellékletet a következő számmal.

Minden ügy végén be kell iktatni a tanúk lapjának üres nyomtatványát, az ügy elején pedig (a különösen értékes dokumentumok figyelembevétele érdekében) az ügy dokumentumainak belső leltárának nyomtatványát.

Az ívet - a tanút az ügyben külön lapra, a könyvekben - az utolsó üres lap hátoldalára, az irattartókban - külön kártyaformátumú üres lapra készítik.

A lapot - az ügy tanúját (igazolási jegyzőkönyv) a "Szervezetek Levéltárának Munkájának Alapszabályai" című dokumentumban meghatározott formában állítják össze, amelyet a Szövetségi Levéltár Kollégiuma 2002. február 6-i határozata hagyott jóvá.

Amelyekben az ügy számozott lapjainak száma, a belső leltár lapjainak száma számokkal és szavakkal van feltüntetve, az ügyszámok számozásának jellemzői (betűs ügyszámok, hiányzó számok, számok megléte) beragasztott fényképeket tartalmazó ívek, nagy formátumú lapok, borítékok száma melléklettel és az azokban lévő lapok száma) , valamint a nyomtatott példányok esetében jelzi a prospektusok meglétét a benne lévő ívek számával, ha voltak ügyben az általános bruttó számozásban nincs megjelölve.

Az ívet - az ügy tanúját az összeállítója írja alá. Az ügy összetételében és állapotában bekövetkezett minden utólagos változást (sérülés, eredeti iratok cseréje) az igazoló lapon a vonatkozó aktusra hivatkozással rögzítünk.

Tilos a lapot kivenni - a tok fedelén lévő tanú vagy a lap üres hátoldala utolsó dokumentum. Ha az aktát az igazolólap formanyomtatványa nélkül iktatják vagy kötik be, akkor azt a lap tetejére kell ragasztani a tok borítójának belső oldalára.

Az állandó és átmeneti (10 év feletti) megőrzésre vonatkozó iratok rögzítésére belső leltárt készítenek az ügyiratokról, amelyek elszámolását a jelen dokumentáció sajátosságai okozzák (különösen az értékes, személyi, bírósági, nyomozati iratok stb.), valamint a tartós és ideiglenes (10 éven túli) tárolás rögzítésére, az iratfajták szerint kialakítva, amelyek címei nem árulkodnak az irat konkrét tartalmáról.

A belső leltárt külön lapra állítják össze a Szövetségi Levéltár Tanácsának 2002. február 6-i határozatával jóváhagyott "Szervezeti Levéltár Működési Alapszabályok" által meghatározott formában.

A belső leltár információkat tartalmaz az ügyiratok sorszámairól, azok tárgymutatóiról, dátumairól, az ügy címsorairól és oldalszámairól. A belső leltárhoz záró bejegyzés készül, amely számokkal és szavakkal jelzi az abban szereplő dokumentumok számát és a belső leltár lapszámát.

A belső leltárt annak összeállítója írja alá. Ha az ügyet a belső iratleltár formanyomtatványa nélkül bekötötték vagy iktatják, akkor az előírt formában elkészített leltárt az ügy előlapjának belső oldalára ragasztják.

Az állandó, ideiglenes (10 év feletti) tárolás és a személyzet dossziéjának fedelét a GOST 17914-72 „Hosszú távú tárolás aktáinak fedele” előírásai szerint állítják össze és hajtják végre. Típusok, fajták, műszaki követelmények” (amelyet a Szovjetunió Állami Szabványügyi Bizottságának 1972. július 17-i 1411. sz. rendelete vezet be).

Az ügy borítóján ez áll:

Cégnév;

A szerkezeti egység neve;

Esetindex;

Az ügy archív titkosítása;

Az ügyszám (kötet, rész) az összesített ügyleltár évi rovata szerint;

ügy címe;

Az ügy határideje - az ügy megállapításának és befejezésének éve(i);

Lapok száma az aktában;

A tok tárolási idejét (a tartós tárolás eseteire írják: „tartósan megőrzi”).

Az állandó tárolás eseteinek borítóján helyet biztosítanak annak az állami levéltárnak a nevének, amelybe a szervezet iratait befogadják, az állami levéltár és szervezet kódjainak megjelölését.

A szervezet (szerkezeti egység) nevének megváltoztatásakor az ügyiratok által lefedett időszakban, vagy az ügy másik szervezethez (más szervezeti egységhez) történő átadásakor az ügy borítóján fel kell tüntetni ennek a szervezetnek vagy jogutód szervezetnek az új nevét. , és zárójelben szerepel a szervezet (szerkezeti egység) korábbi neve.

A borítón szereplő ügycím átkerült az ügynómenklatúrából. Szükséges esetekben pontosításra kerül sor a címsoron (megrendelések száma, jegyzőkönyvek stb.).

Az ügy határideje arab számokkal van megadva.

A szervezési, adminisztratív, kreatív és egyéb dokumentumokat (jegyzőkönyvek, átiratok, levelek, jelentések stb.) tartalmazó ügyek határideje, amelyeknél pontos dátumozás van fontosságát, valamint a több kötetből (részből) álló ügyek esetén az ügy iratainak határideje, azaz az ügyben szereplő legkorábbi és legkésőbbi iratok nyilvántartásba vételének (összeállításának) időpontja kerül felhelyezésre.

Ha az ügy rendelések, megrendelések stb. nyilvántartása, akkor az ügy dátuma lesz a pontos naptári dátumok az első és az utolsó bejegyzés a naplóban.

A személyi akta határideje annak a személynek a felvételéről és elbocsátásáról szóló végzés aláírásának dátuma, akire vonatkozóan ezt az ügyet benyújtották.

Az állandó és ideiglenes (10 év feletti) megőrzésre vonatkozó akták, valamint a személyzetre vonatkozó iratok az irodai munka befejezése után egy évvel a szervezet archívumába kerülnek. Az ideiglenes tárolási ügyek (legfeljebb 10 évig) a szervezet vezetése saját belátása szerint kerülnek át az archívumba (figyelembe véve az archívum lehetőségeit, az elmúlt évek dokumentumaihoz való hozzáférés gyakoriságát és így tovább).

A dokumentumokat, mint már említettük, a szervezet szakértői bizottsága által jóváhagyott leltárak alapján az állandó és átmeneti (10 év feletti) iratok értékvizsgálata és nyilvántartásba vétele után veszik az archívumba. Átmeneti tárolási eseteket (legfeljebb 10 évig) az ügyek nómenklatúrája szerint fogadunk el.

Ha az egyedi ügyeket folyó munkára kell hagyni vagy kiadni, a szervezet archívuma ideiglenes használatra kiadja ezeket az ügyeket.

A levéltár ügyeket átvevő munkatársa minden ügyet gondosan összevet a leltárral, ellenőrzi az ügy kialakításának és lebonyolításának helyességét.

Az ügyekkel együtt a benyújtott dokumentumok regisztrációs kártyái is átkerülnek az archívumba, hogy azokkal kiegészítsék. ügyfélszolgálat archívum.

Az állami levéltárba való átadás előtt az állami megőrzésre kötelezett dokumentumokat a szervezetek és vállalkozások archívumában tárolják az Orosz Föderáció Fő Levéltári Igazgatósága által meghatározott időtartamig. A megállapított határidők lejártával az állami megőrzésre kötelezett iratok törvény alapján a szervezetek és vállalkozások levéltárából az állami levéltárba kerülnek.

A kereskedelmi szervezet és az állami levéltár interakciója szerződéses alapon végezhető. A szerződés rögzíti a felek kapcsolatának alapelveit, feladataikat, felelősségüket és egyebeket.

A szakképzett személyzeti iratkezelés nemcsak a karbantartási szabályok betartását, hanem a személyzeti dokumentáció tárolását is magában foglalja, valamint e dokumentációnak az archívumba való időben történő eljuttatását.

A személyzeti iratkezeléssel kapcsolatos kérdésekről további információkat a CJSC "BKR-INTERCOM-AUDIT" szerzőinek "HR iratkezelés" című könyvében talál.

A cég minden dolgozójával munkaszerződést kötnek. Igaz, e szabály alól van kivétel. A szerződést nem kötik meg a szervezet vezetőjével, aki egyben az egyedüli alapítója is. Valójában ebben a helyzetben alá kell írnia ezt a dokumentumot mind a munkavállaló, mind a munkáltató számára. És ez nem megengedett ().

Az egyik Főbb pontok a munkaszerződésben a javadalmazási eljárás szerepel.

A szerződésben szerepelhet a munkavállaló díjszabásának vagy fizetésének mértéke, tájékoztatás a többletbefizetésekről, pótlékokról, ill. ösztönző kifizetések. Itt is vannak szabályok, amelyeket be kell tartani. Először is, a fizetést a szerződésben rubelben kell meghatározni. A hivatalos illetmény összegének devizában való feltüntetése törvénysértő. Rostrud ezt a körülményt szabálysértésnek tekinti Munkatörvény(). Másodszor, a béreket legalább kéthetente ki kell fizetni. Ezt írja elő a Munka Törvénykönyve 136. cikk. Egyes munkáltatók rendkívül hanyagul kezelik ezt a szabályt, és a szerződésben megjelölik a havi egyszeri fizetés feltételét. Úgy vélik, hogy a munkavállaló által ezzel a záradékkal aláírt szerződés mentesíti őket a felelősség alól. Azonban nem. Amikor kiderül, hogy a cég nem tesz eleget a kódexben meghatározott követelménynek, Munkaügyi Felügyelőség minden bizonnyal megbírságolja őt a törvénykönyv 5.27. cikke értelmében közigazgatási szabálysértések. A munkavállaló beleegyező nyilatkozata a havi egyszeri fizetéshez () nem menti meg a céget a bírság alól.

A Munka Törvénykönyve 57. cikke előírja, hogy a munkaszerződésben rögzítsék a díjazás feltételeit, beleértve a tarifa vagy a fizetés mértékét. Így a tarifa mértékét (bér) közvetlenül fel kell tüntetni a munkaszerződésben. A tarifa (illetmény) mértékének megváltoztatásakor módosítani kell a munkaszerződést, vagy megengedett a munkáltató helyi jogszabályaira való hivatkozás a nagyságrend megváltoztatásáról. Ugyanakkor a gyakorlatban a munkaszerződésekben a tarifa (bér) meghatározott nagysága helyett néha a létszámtáblázatra hivatkoznak. Ennek során a következőket kell szem előtt tartani. Felvételkor (a munkaszerződés aláírása előtt) a munkáltató köteles a munkavállalót aláírás ellenében megismertetni a munkatevékenységével közvetlenül összefüggő helyi előírásokkal. Így a munkaszerződés aláírása előtt a munkáltató köteles a munkavállalót megismertetni a létszámtáblázattal. A tarifa (fizetés) mértékének megváltoztatásakor a munkáltatónak rendszeresen módosítania kell a létszámtáblázatot, és aláírás ellenében át kell vinnie a munkavállalóhoz.

Vegye figyelembe a munkaszerződés másik fontos feltételét - a számát. Nem vonatkozik a Vámkódex 57. cikkében előírt kötelező tájékoztatásra. Ugyanakkor az egységes személyzeti „elsődleges szervezet” rendelkezik a munkaszerződések számozásáról. Például a foglalkoztatási végzés „indoklása” sora (N T-1 formanyomtatvány) azt sugallja, hogy a munkaszerződést számmal és számmal jelzi. A szerződések számozásának eljárását jogszabály nem szabályozza. A Rostrud kettős számozást javasol: először magának a szerződésnek a számát, majd törten keresztül a szerződéskötés évét jelző számot. Például a harmadik munkaszerződés 2007-ben a 3/07 számot kapja. Jövő év elejétől pedig újra sorszámozhatók a szerződések ().

A könyv finomságai

Térjünk át a következő kötelező dokumentumra, amelyet sokszor nehéz kitölteni. Ez egy munkafüzet. Majd beszélünk:

• a munkaerő nyilvántartásba vételének eljárásáról;
• az elbocsátáskor történő bejegyzésekről;
• a vajúdás korrekciójának szabályairól.

Mint ismeretes, a vállalatnak minden alkalmazottról munkakönyvet kell kitöltenie, ha:

• több mint 5 napig dolgozott benne;
• ez a fő munkahelye számára ().

Ez a szabály egyaránt vonatkozik az orosz állampolgárokra és a külföldiekre. Vagyis a cég nem csak az orosz, hanem a külföldi munkavállalók számára is köteles munkakönyvet vezetni. Ugyanakkor az utóbbi könyveinek kialakítása rendelkezik bizonyos jellemzőkkel. Először is, nem érdemes folytatni a munkavállaló által benyújtott külföldi munkaerő kitöltését. Könyvet kellene vennie Orosz minta. Másodszor, egy külföldi „külföldi” tapasztalatát nem kell új munkaerőhöz „áthelyezni”. Mivel az ilyen információk szükségesek egy alkalmazott kijelölésekor munkanyugdíj.

A külföldi pedig a saját államában fogja megkapni. Ez azt jelenti, hogy az orosz munkakönyvben () nincs szükség a "külföldi" bejegyzésekre.

És milyen bejegyzéseket kell tenni a könyvbe az alkalmazottak elbocsátásakor? A munkaszerződés megszüntetésének leggyakoribb oka az saját akarat munkás. A könyvelők gyakran kétségbe vonják, hogy ebben az esetben a Munka Törvénykönyve melyik cikkét kell feltüntetni a munka törvénykönyvében: 77 (3. bekezdés) vagy 80. Az első lehetőség a helyes. A bejegyzés megtehető például így: "Szaját akaratából kirúgva, az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 77. cikkének 3. bekezdése."

Itt a határozatlan idejű munkaszerződés felmondásáról van szó. De gyakran a cégek az alkalmazottakkal kötnek megállapodást határozott idejű szerződések. Mit kell írni a munkaviszonyba, ha egy ilyen szerződést nem hosszabbítanak meg?

Tegyük fel, hogy a szerződésben meghatározott határidő lejárta után a felek nem jelentették be a szerződés felmondását. Ekkor érvényét veszti a szerződés sürgős voltának feltétele. Ez azt jelenti, hogy a munkaszerződés határozatlan időre kötöttnek minősül. Ilyen helyzetben a szerződést kiegészítő megállapodás megkötésével kell módosítani. De ebben az esetben nem szükséges semmilyen bejegyzést tenni a munkafüzetbe (* 10).

Előfordul, hogy a regisztráció során a munkaügyi könyvelő hibákat követ el. Röviden írjuk le, hogyan kell eljárni egy ilyen helyzetben.

Először is megjegyezzük, hogy a javításokat annak a szervezetnek kell elvégeznie, amelynek alkalmazottja a pontatlanságot elkövette. Igaz, bizonyos esetekben az új munkáltató is javíthatja a nyilvántartásokat. De csak azzal a feltétellel, hogy van hivatalos okmánya a munkavállaló korábbi munkahelyéről.

Ha rövid idő elteltével helytelen bejegyzést észlel, akkor a korrekciójával kapcsolatos problémák leggyakrabban nem merülnek fel. Aztán munka közben egyszerűen végezze el a szükséges szerkesztést. Az utolsó bejegyzés után írja be a következő sorszámot, és jegyezze meg: "Az ilyen és ehhez hasonló szám alatti bejegyzés érvénytelen." Ezután adja meg a helyes adatokat. Ebben az esetben a javítás dátuma kerül rögzítésre, nem pedig a hibás bejegyzés dátuma.

A 4. oszlopban a könyvek utalnak a megfelelő rendelésre (*11). Ezután az elbocsátással (áthelyezéssel) kapcsolatos információk bekerülnek a munkaerőbe. Az irattömböt, beleértve a végrehajtott változtatásokat is, pecséttel és aláírásokkal "lezárják".

Hasonló eljárás akkor is érvényes, ha hibát észlel, amikor a következő bejegyzések már megtörténtek a könyvben. Csak egy különbséggel új rekord alá kell írni és le kell pecsételni. Ellenkező esetben ez indokolatlannak minősül.

Kötelező, de nem mindenkinek

A következő dokumentumcsoportba azok a papírok tartoznak, amelyek a szervezet sajátosságaitól függenek. Csak bizonyos vállalatok számára vagy bizonyos körülmények között kötelezőek. A táblázat tartalmazza azokat az eseteket, amikor egy vállalatnak ki kell töltenie egy adott dokumentumot.

A HR dokumentumok bizonyos körülmények között kötelezőek
A dokumentum neve	A dokumentum kötelező érvényűvé válásának körülményei
Kollektív megállapodás	Az egyik fél (munkavállaló vagy munkáltató) kezdeményezte ennek megkötését
Munkaköri leírások	Ha a munkavállalók feladatait munkaszerződések nem szabályozzák
A munkavállalók fizetésére és ösztönzésére vonatkozó szabályok	A társaság olyan javadalmazási rendszereket alakított ki, amelyek eltérnek a létszámtáblázatban meghatározott szokásos hivatalos fizetésektől
műszakbeosztás	Műszakos munka
-ról szóló rendeletek kereskedelmi titokés biztosításának módja	A munkaszerződés kimondja, hogy a munkavállaló köteles az üzleti titkot megőrizni
Teljes felelősségi megállapodás	Csak azokkal az alkalmazottakkal és azokkal a munkatípusokkal kötnek megállapodást, amelyeket az Oroszországi Munkaügyi Minisztérium 2002. december 31-i N 85 rendeletével jóváhagyott lista ír elő. A listán különösen szerepelnek pénztárosok, ellenőrök valamint a szolgáltatások, áruk és egyebek vásárlásával (átvételével), értékesítésével kapcsolatos munkák. Amint azt Rostrud megjegyezte, ez a lista kimerítő, és nem terjed ki tág értelmezésre (* 12)
Átmenő orvosi vizsgálatok naplója	Egyes cégeknek orvosi vizsgálaton kell részt venniük. Például a járművekkel rendelkező vállalatoknak meg kell szervezniük a járművezetők utazás előtti orvosi vizsgálatát (*13)
Utasítások a fokozottan veszélyes tárgyakkal való munkavégzésre vonatkozóan	A munkavállalók munkájában nagy kockázatú tárgyak vesznek részt. Ilyen tárgyak különösen járművek, mechanizmusok, nagyfeszültségű elektromosság, robbanóanyagok. Ezenkívül az építőipari tevékenységeket „fokozottan veszélyesnek” ismerik el.

Ebben a dokumentumlistában érdemes megjegyezni a munkaköri leírást. Mennyire fontos a fejlődés? Ennek a dokumentumnak a hiánya a munkaügyi jogszabályok megsértésének minősül? A táblázatban jeleztük, hogy az utasítás akkor válik kötelezővé, ha a munkavállalók munkaköri feladatait munkaszerződés nem szabályozza. Valójában, amint Rostrud megjegyzi, a munkaköri leírás „nem csupán egy formális dokumentum, hanem egy olyan dokumentum, amely meghatározza a feladatokat, képesítési követelmények, a munkavállaló feladatai, jogai, kötelességei, felelőssége" (*14).

Maguk a cégek és alkalmazottaik egyaránt érdeklődnek az utasítások elérhetőségében. Enélkül például előfordulhat, hogy egy állás megtagadása nem eléggé indokolt. Végül is ebben a dokumentumban az van További követelmények a munkavállaló teljesítményére. Ezért több mint kívánatos ennek fejlesztése, és minden egyes, a létszámtáblázatban elérhető pozícióhoz. El kell azonban mondani, hogy a Munka Törvénykönyvében nincs szó a munkaköri leírásokról. Ez azt jelenti, hogy távollétük nem sérti a munkaügyi jogszabályokat, és nem vonja maga után a munkáltató felelősségét (*15).

Tőled függ

• hivatalos és feljegyzések;
• Személyes dolgok;
• információ valamiről munkaügyi tevékenység;
• stáblista. Ez a dokumentum jelzi, hogy a létszámtáblázat által jóváhagyott mely pozíciók vannak betöltve, és melyek még betöltetlenek;
• esetnómenklatúra. Összeállításához használhatja a "Tipikus kezelési dokumentumok tárolási időtartamokat jelző listája" 7. és 8. pontját (

Szervezetünkben nincs személyzeti részleg, a személyi nyilvántartások vezetését a főkönyvelő látja el, van-e olyan kötelező dokumentumok listája, amelyekkel egy LLC-nek rendelkeznie kell az autónyilvántartás vezetéséhez.

Válasz

Válasz a kérdésre:

Nincs egyetlen lista azon dokumentumokról, amelyeknek a személyzeti osztályon kell lenniük: minden szervezetnek megvan a sajátja. A Munka Törvénykönyve azonban megnevezi azokat a dokumentumokat, amelyek kötelezőek a személyzeti osztályon (például munkaszerződés, szabadságolási rend, helyi szabályozás).

Könyvelés a fiókokban

Gyakorlati kérdés: Hogyan lehet megszervezni a személyzeti munkafolyamatot egy különálló részleggel rendelkező szervezetben

A külön szervezeti egységekkel rendelkező szervezetek személyi iratkezelésének lebonyolítását nem szabályozza szabályzat. Ez a kérdés a szervezet vezetőjének hatáskörébe tartozik, és helyi szinten kell megoldani.

A személyzeti iratkezelés megszervezésének három formája létezik azokban a szervezetekben, amelyek felépítésében külön részlegek vannak.

1. űrlap. Központi irodai munka. Ebben az esetben a személyi dokumentumok minden feldolgozása egyetlen központban koncentrálódik (központosítva) - a szülő szervezet személyzeti szolgálatában.

2. űrlap. Decentralizált irodai munka. Ezzel a formával a személyi nyilvántartások kezelése megoszlik az anyaszervezet és a különálló strukturális társulások között, amelyek viszonylag ugyanaz a készlet HR funkciók. Ezzel egyidejűleg az anyaszervezet személyzeti szolgálata a szervezet valamennyi dolgozója számára személyi okmányokat készíthet, ideértve a különálló részlegek dolgozóit is, és csak ezen részlegek alkalmazottai tárolnak és állítanak ki dokumentumokat fióktelepen vagy képviseleti irodában.

3. űrlap."Vegyes" munkafolyamat. Ez a forma magában foglalja a személyi okmányok központosított végrehajtását a személyzeti eljárások tekintetében, például a munkaviszony nyilvántartásba vétele, a munkaszerződés megszüntetése, valamint a decentralizált, például a munkavállalók fegyelmi szankcióinak kiszabását, a személyes iratok tárolását. A felosztás általában különböző személyzeti funkciók szerint történik - egy része az anyaszervezethez tartozik, egy része egy külön részleghez kerül át.

A személyzeti munkafolyamat centralizált és decentralizált formáinak előnyeit és hátrányait mutatjuk be.

Az egyik vagy másik forma megválasztása az osztályok szülőszervezettől való távolságától, az osztályok alkalmazottainak összetételétől és számától, a gyártási folyamat helyszíni összetettségétől, a dokumentumok gyors kézbesítésének lehetőségétől stb.

Személyzeti dokumentumok típusai

Milyen típusú személyi dokumentumok léteznek

A gyakorlatban azok a dokumentumok, amelyekkel a személyzeti szolgálat dolgozik, három csoportra oszthatók:

• (a fő tevékenységre és a személyi állományra vonatkozó utasítások, parancsok, utasítások, határozatok);

A személyzeti szolgálat az irodai munkát projektek készítésével, szervezeti, adminisztratív és tájékoztató és referencia dokumentumok egyeztetésével, kiállításával, azok nyilvántartásával, elszámolásával, tárolásával végzi. Te tudod használni .

A szervezeti és adminisztratív dokumentumok a szervezet belső dokumentumai.

Arról, hogy a munkáltatónak milyen személyi okmányokat kell kötelező vagy ajánló jelleggel kiállítania, a Személyi dokumentumok részben találja meg.

Kérdés a gyakorlatból: Melyik kifejezést kell használni a személyi dokumentumokban: „alkalmazott” vagy „munkavállaló”

A könnyebb érthetőség érdekében a mindennapi életben: beszélgetésekben, cikkekben, konzultációkban stb. helyes a „munkavállaló” szó használata a munkaszerződés alapján dolgozó személyre vonatkozóan. A személyzeti és egyéb, a munkaviszonnyal kapcsolatos hivatalos dokumentumok elkészítésekor azonban javasolt a „munkavállaló” kifejezés használata. Ez azzal magyarázható, hogy ez a fogalom jelenik meg az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvében, ami azt jelenti, hogy jogi szempontból ezt a kifejezést helyesen fogja használni a dokumentumokban ().

Kivételt képeznek a közszolgálati jogviszonyok, ahol a hatósági rendet szabályozó tanszéki szabályzat közvetlenül a „munkavállaló” és nem a „munkavállaló” fogalmát használja. Például a rendőrök Ebben az esetben helyesebb lesz a „munkavállaló” szó használata a személyzeti dokumentumokban.

Végezetül meg kell jegyezni, hogy a „munkavállaló” kifejezés használata a „munkavállaló” helyett a személyzeti dokumentumokban vagy fordítva nem von maga után negatív következményei. Ennek alapján a munkáltató nem vonható felelősségre a munkajog megsértéséért, az okiratok érvénytelennek nyilváníthatók.

Szervezeti dokumentumok

Milyen személyi dokumentumok szervezeti

A szervezeti dokumentumok különösen a következőket tartalmazzák:

• rendelkezések és utasítások ( , );
• rendeletek ().

Adminisztratív dokumentumok

Milyen személyi dokumentumok adminisztratívak

Az adminisztratív dokumentumok a következők:

• utasítások és utasítások, amelyek tükrözik a személyzettel való munkavégzés kérdéseit (befogadási, elbocsátási, áthelyezési utasítás stb.);
• a személyi állomány mozgását és elszámolását tükröző személyi dokumentumok (,).

Dokumentumok elkészítése

Hogyan készítsünk szervezeti és adminisztratív dokumentumokat a személyzet számára

Munkavégzés szervezeti és adminisztratív dokumentumokat séma szerint építeni: projekt előkészítés, egyeztetés, felülvizsgálat, jóváhagyás, vezetői aláírás (jóváhagyás), kivitelezésre átadás felelős munkatársaknak. Ez szerepel a GSDOU-ban, jóváhagyva.

Kérdés a gyakorlatból: Milyen kötelező adatokat kell tartalmaznia a személyi dokumentumoknak

Bizonylatrészletek - kötelező adatok vagy információk, amelyeket a hivatalos okiratnak tartalmaznia kell ahhoz, hogy valódi jogereje legyen, ügyletek alapjául szolgáljon, valamint alkalmas legyen a munkavállalók munkájának és annak kifizetésének elszámolására.

Számos dokumentum esetében azonban ez nem elegendő szükséges részleteket. Ebben az esetben a szervezeteknek például jóváhagyási bélyegzőt is kell használniuk, regisztrációs szám stb. A részleteket lásd.

Kérdés a gyakorlatból: Van-e joga a közszféra szervezeteinek önállóan kidolgozott személyi okmányok használatára? Például személyi kártyák, távozási megbízások stb.

Az intézménynek jogában áll önállóan kidolgozni a személyi okmányok egyéb formáit, így különösen a személyi igazolványt, a szabadság kiadására vonatkozó végzést stb. 2011. december 6. 402-FZ számú és az Egységes Terv számláira vonatkozó utasítások 157n. Biztosítsa a saját fejlesztésű nyomtatványok használatát a számviteli politikában.

Gyakorlati kérdés: Mely megrendelések vonatkoznak személyi rendelésekre, és melyek - alaptevékenységekre

A személyzetre vonatkozó utasításoknak tartalmazniuk kell azokat a megrendeléseket, amelyek segítségével dokumentálják a munkaügyi kapcsolatokat - befogadás, áthelyezés, áthelyezés, elbocsátás, szabadság, üzleti utak stb.

A személyi állományon leadott megrendelések és az azokhoz csatolt dokumentáció tárolási ideje 75 év. Kivételt képeznek a kb fegyelmi eljárás, rendszeres és tanulmányi szabadság, ügyelet, rövid távú belföldi és külföldi üzleti utak biztosítása. Az ilyen dokumentumok megőrzési ideje öt év. Ez szerepel a jóváhagyott listán.

A fennmaradó rendelések a főtevékenységre vonatkozó megrendeléseknek minősülnek. Ezeket tartósan a szervezetben kell tartani, annak felszámolásáig. Ez szerepel a jóváhagyott listán.

Gyakorlati kérdés: A személyi dokumentumok záradékolása

A dokumentumok jóváhagyása vízummal történik, és annak megerősítése, hogy a megtekintett dokumentum tartalma a valóságnak megfelel, és nem ütközik a törvénybe.

A vízum tartalmazza az okiratot jóváhagyó alkalmazott beosztását, aláírását, az aláírás átiratát (iniciálusok, vezetéknév) és az aláírás dátumát.

A vízum okmányokra történő felragasztásának eljárását a jóváhagyott dokumentum írja elő.

Ha a dokumentummal kapcsolatban vannak észrevételek, azt külön lapon kell feltüntetni, amelyet a dokumentumhoz csatolunk.

A vízum beillesztésének konkrét helye az okmány típusától függ. A szervezetben maradó eredeti dokumentumon a vízumot az utolsó lap hátoldalának aljára rögzítik (többoldalas dokumentumnál ez az utolsó lap hátoldala). Az okmány másolatára, amelynek eredeti példányát egy másik szervezetnek küldték meg, a vízumot lebélyegzik elülső oldal, a bal alsó sarokban. A különösen fontos többoldalas dokumentumokban minden lap jóváhagyható, például szerződésekben, jegyzőkönyvekben. Ezen kívül lehetőség van okmányvízumok külön okmányra történő rögzítésére is.

A dokumentum típusától függően különféle kiegészítőket is tartalmazhat az ismerkedési vízum. Például a munkaköri leírásban írja be a következő mondatot: „Egy példányt a kezembe kaptam, és vállalom, hogy a munkahelyen megőrzi.” Bírósági vita esetén nem kell bizonyítani, hogy a munkavállaló megkapta a másolatát.

Az egységes formájú megrendeléseknél nincs „Víza” rovat, azonban az egységes nyomtatványoknak megfelelően további részletek is megadhatók. Helyezze a jóváhagyó vízumot a dokumentum hátoldalának aljára.

A jogszabály nem rendelkezik arról, hogy a szervezeten belül mely tisztviselők hagynak jóvá egy adott dokumentumot, és hány vízum lehet egy dokumentumon. Minden szervezet önállóan állítja be a megfigyelés sorrendjét, például be.

A gyakorlatban a dokumentumokat általában a következő tisztviselők záradékolják:

• a dokumentumot készítő osztály vezetője;
• az okmányt készítő végrehajtó;
• vezetők érintett osztályok;
• a pénzügyi vagy számviteli szolgálat vezetője (ha a dokumentum pénzügyi kérdésekre vonatkozik);
• az e tevékenységi területért felelős szervezet helyettes vezetője;
• a szervezet vezetője, ha a dokumentumot helyettese írja alá;
• felügyelő jogi szolgálat vagy ügyvéd.

Ez a lista a szervezet felépítéséhez és igényeihez igazítható. A vezető megbízásából bármilyen formában kijelöli az egyes dokumentumok záradékolásáért felelős személyeket.

Gyakorlati kérdés: Szükséges-e az új naptári évtől újra kezdeni a személyi bizonylatok számozását

A hatályos jogszabályok nem tartalmaznak olyan rendelkezéseket, amelyek arra köteleznék a munkáltatót, hogy az új naptári évtől kezdje újra a személyi okmányok számozását. Ezzel összefüggésben a szervezet jogosult a személyi dokumentumok átmenő sorrendben történő számozását anélkül, hogy minden naptári évben újrakezdené a számozást.

A személyügyi bizonylatok éven belüli sorszámozása ugyanakkor lehetővé teszi a szervezetben a személyi dokumentumok áramlásának rendszerezését, leegyszerűsíti a strukturális részlegek közötti információcserét, különös tekintettel a személyügyi szolgálat és a számviteli osztályra, valamint hozzájárul a a szükséges információk gyors keresése. Ezzel kapcsolatban a gyakorlatban az a megközelítés terjedt el, hogy egy új naptári év beálltával kezdje újra a személyi okmányok számozását, szükség esetén egy évszámot adjon hozzá kiegészítő indexként, például 1К/2013. .

Így a személyi okmányok számozásának éves nullázásának kérdését minden munkáltató önállóan dönti el, és rögzíti saját helyi dokumentumokat például az okmányforgalomról szóló rendeleteket.

Gyakorlati kérdés: Kell-e kézzel írni a megjelenés dátumát és a felvételi (áthelyezés, elbocsátás stb.) végzés számát, vagy kitölthetem elektronikus formátumban

A jogszabály erre a kérdésre nem ad egyértelmű választ.

Által Általános szabály meg kell adnia a megrendelés dátumát és számát a megrendelés naplóba történő rögzítése után, például ben, stb. (GSDOU, jóváhagyva). Ebben az esetben megengedett mind a dátummal és számmal ellátott pecsétlenyomatok (bélyegzők), mind a dátum és a szám kézzel történő beírása, mivel a hatályos jogszabályok nem határozzák meg egyértelműen, illetve nem korlátozzák az ilyen bejegyzések eljárását.

A jogszabály ugyanakkor nem tartalmaz rendelésnyilvántartási kötelezettséget. DE modern rendszerek a dokumentáció elektronikus körforgása nyomtatásra való előkészítésével papíralapú lehetővé teszi a szám és dátum hozzárendelését a már készülő dokumentumhoz, biztosítva a számozás időrendjét és sorrendjét. Ezzel kapcsolatban a dokumentum elkészítése során ezeket az adatokat elektronikusan lehet kitölteni, ez nem minősül szabálysértésnek.

Így a szervezetnek joga van önállóan eldönteni, hogy melyik dokumentációs eljárást követi, és például a HR iratkezelésről szóló rendeletben.

Információk és referencia dokumentumok

Milyen személyi dokumentumok utalnak információkra és hivatkozásokra

Minden információ és referenciadokumentum három nagy blokkra osztható.

Az első blokk a bejövő információ és referenciadokumentáció:

• felsőbb szervezetektől kapott utasítások;
• a feladatok végrehajtásáról szóló beszámolók, aktusok, alárendelt szervezetek levelei, feljegyzései;
• más szervezetektől származó levelek, szerződések, okiratok és egyéb dokumentumok;
• állampolgárok kérelmei, panaszai, javaslatai.

A második a kimenő információ és a referenciadokumentáció:

• válaszok a bejövő kérésekre;
• proaktív és információs dokumentumokat szervezetek (javaslatok, pályázatok, levelek, igazolások, áttekintések, szerződések stb.).

A harmadik a belső információ és referenciadokumentáció:

• belső levelezés (jelentések, szolgáltatás, magyarázó megjegyzések);
• egyéb dokumentumok (jegyzőkönyvek, tervek, aktusok, jelentések stb.).

Kérdés a gyakorlatból: Hogyan kell ábécé sorrendben vezetni a személyi nyilvántartásokat

A jogszabályok nem rendelkeznek kötelező karbantartás személyi nyilvántartások betűrendes könyve.

Ugyanakkor az alkalmazottakkal kapcsolatos általános információk keresésének kényelme érdekében lehetőség van egy ilyen könyv használatára. A személyi (személyi) számviteli betűrendes könyvet ben állítják össze. Mind a szervezet egészére, mind a szervezeti egységekre vagy a személyzeti kategóriákra vonatkozóan elvégezhető, ha a létszám kicsi. Mint minden számlakönyvet, számozd meg az ábécéskönyvet, fűzd fel és pecsételd le. Tedd mellé az aláírásodat és a hitelesítés dátumát.

Jelenleg alfabetikus személyi könyveket használnak oktatási intézmények, perben.

Javasoljuk, hogy a nagy létszámú munkaadók az ábécés kártyákat egyetlen irattárba kombinálva tartsák, ami szintén nagyban megkönnyíti a keresési munkát. Az ábécéskönyvtől eltérően a szervezet minden alkalmazottja számára az ábécés kártyák kartonját tárolják, szerkezeti egységekre vagy személyzeti kategóriákra való felosztás nélkül, és a kártyákat ábécé sorrendben helyezik el.

Információk és referencia dokumentumok elszámolása

Hogyan szervezzük meg a személyi információk és referenciadokumentumok elszámolását

A személyzeti osztályon bejövő és kimenő információkat, referenciadokumentációkat a számviteli és levelezési naplókban vezetni. A beérkező levelek feldolgozását a személyzeti szolgálat erre feljogosított munkatársa (titkár, ügyintéző) tudja ellátni.

Az iratokat postai úton, faxon, e-mailben, táviratban, futárszolgálattal fogadhatja a szervezet. A bejövő dokumentumokkal való munka a következő séma szerint történik:

• recepció;
• válogatás;
• vezetőség általi felülvizsgálat;
• utasításokat az előadóknak.

Beérkező dokumentumok feldolgozása

A személyzeti osztályhoz beérkező információk és referencia dokumentumok feldolgozása

Először ellenőrizze a megfelelő kézbesítést és a csomag sértetlenségét, ha postai küldeményről van szó. Ezután nyissa ki a borítékokat, és ellenőrizze a mellékletek teljességét. Ha valamelyik mellékletnek a leírtaknak kell lennie, de hiányzik, értesítse a feladót. A beérkező bizonylatokra írja fel az átvétel dátumát és a számla sorszámát. Ezután rendezze a dokumentumokat előadó szerint. A szervezet vezetőjének vagy magának a szervezetnek címzett iratokat a vezető titkárnak kell átadni, aki azokat nyilvántartásba veszi. A szerkezeti alosztályoknak címzett iratokat az alosztályi titkárok gyűjtik és iktatják.

A „személyesen” megjelölésű dokumentumokat nem bontják fel, és azonnal továbbítják a címzettnek.

A bejövő dokumentumok feldolgozásának ezt az eljárását a jóváhagyott GSDOU írja elő.

Gyakorlati kérdés: A borítékokat meg kell semmisíteni, vagy levelekkel együtt kell iktatni?

A borítékokat nem kell levelekkel együtt menteni és iktatni, kivéve, ha:

• a csatolt dokumentum nem tartalmazza a visszaküldési címet és a feladó nevét;
• a postai bélyegzőt meg kell őrizni annak érdekében, hogy utólag megerősítsük rajta az irat kézhezvételének dátumát;
• a borítékon nincs „személyes” jelzés, a mellékelt dokumentum pedig személyes jellegű;
• az átvett posta díjat számol fel.

Kimenő dokumentumok feldolgozása

A kimenő HR-információk és referenciadokumentumok feldolgozása

Amikor a HR-osztály kéréseket kap, például egy alkalmazott információinak dokumentálására, az azokkal kapcsolatos munka a következő séma szerint épül fel:

• a végrehajtó megkapja a kérelmet és választervezetet készít;
• a választervezetet megfontolásra, majd az érdekelt felek jóváhagyására megküldik a vezetőnek;
• az előadó a tervezetet az észrevételek alapján véglegesíti és végleges formájában elkészíti;
• érdeklődők hagyja jóvá a választ, és a fej aláírja;
• a válasz elküldésre kerül.

Ugyanez a séma, az első eljárást leszámítva, vonatkozik a kezdeményezési dokumentumok - kérelmek, bejelentések, kérelmek, kérvények, garancialevelek stb.

A dokumentum benyújtása előtt a következőket kell tennie:

• ellenőrizze egy cím meglétét (vagy az összes címet, ha ez egy levelezőlista);
• ellenőrizze a szükséges példányszám elérhetőségét;
• pontosítsa a küldés formáját (posta, e-mail, futár stb.).

A hiányos és hibásan elkészített dokumentumokat visszaküldi a vállalkozónak felülvizsgálatra.

A kimenő dokumentumok feldolgozásának ezt az eljárását a jóváhagyott GSDOU írja elő.

A belső dokumentumokkal végzett munka a kimenő dokumentumokkal azonos módon valósuljon meg: projekt előkészítés, jóváhagyás, felülvizsgálat, záradékolás, vezetői aláírás (jóváhagyás). Csak az eljárás végén ne küldje el a dokumentumot a szervezettől, hanem adja át a felelős alkalmazottaknak végrehajtásra. Ezt a bekezdések rögzítik
A GIT ellenőrei már az új szabályozás szerint dolgoznak. A Kadrovoe Delo magazinból tájékozódhat arról, hogy október 22. óta milyen jogaik vannak a munkáltatóknak és a személyzeti tiszteknek, és mely hibákért már nem büntethetnek meg.

A munkaköri leírásról egyetlen szó sincs a Munka Törvénykönyvében. De a személyzeti tiszteknek szükségük van erre az opcionális dokumentumra. A „Személyzeti Vállalkozás” folyóiratban a szakmai színvonal követelményeinek figyelembe vételével naprakész munkaköri leírást talál a személyzeti tiszt számára.

Ellenőrizze a PVR relevanciáját. A 2019. évi változások miatt az Ön dokumentumában foglaltak jogszabálysértőek lehetnek. Ha a GIT elavult megfogalmazást talál, akkor rendben lesz. Milyen szabályokat kell eltávolítani a PVTR-ből, és mit kell hozzáadni - olvassa el a „Személyzeti Üzlet” magazinban.

A „Personnel Business” magazinban naprakész tervet talál a 2020-as biztonságos nyaralási ütemterv kialakításához. A cikk tartalmazza mindazokat a törvényi és gyakorlati újításokat, amelyeket most figyelembe kell venni. Az Ön számára – kész megoldások olyan helyzetekre, amelyekkel ötből négy vállalat szembesül az ütemterv elkészítésekor.

Készüljetek fel, a Munkaügyi Minisztérium ismét módosítja a Munka Törvénykönyvét. Összesen hat módosítás van. A cikkből megtudhatja, hogy a módosítások hogyan érintik az Ön munkáját, és mit kell tennie most, hogy a változások ne érjenek meglepetést.

Személyi dokumentumok - ez egy meglehetősen nagy lista azokról a papírokról, amelyeknek minden cégben vagy egyéni vállalkozóban meg kell lenniük, ahol van munkavállalók. Ezek egy része a vállalati személyzeti kérdésekhez, mások a bérszámításhoz és fizetéshez, mások a személyes adatok védelmének aktuális problémájához kapcsolódnak. Ennek megfelelően különböző szervezetek ellenőrizhetik az ilyen személyi dokumentumokat. állami struktúrák ennek vagy annak a „személyes” kérdésnek az ellenőrzése: a munkaügyi felügyelőség, a Roskomnadzor és természetesen a Szövetségi Adószolgálat és az alapok.

Ki a felelős a szervezet személyi dokumentumaiért

Kis cégeknél a szükséges személyi okmányokat leggyakrabban könyvelő vezeti (főállású vagy látogató), vagy maga a vezető gondoskodik a személyi dokumentumokról - amíg van elég idő és erőfeszítés. A könyvelők ezt általában vonakodva teszik, vagy teljesen cserbenhagyják a „személyi” problémákat a fékeken.

Eközben a személyi nyilvántartások egyik vagy másik dokumentumának hiányában az ellenőrök követelései és pénzbírságok lehetségesek.

Milyen személyi dokumentumoknak kell jelen lenniük az LLC-ben?

Nézzük meg, hogy a cég vezetőjének vagy tulajdonosának mely személyi dokumentumokat kell először ellenőriznie, mert. ezek az LLC kötelező érvényű dokumentumai.

Munkaszerződések . Minden munkavállalóval írásban kell munkaszerződést kötni. A munkaviszony kezdetétől számított 3 napon belül megállapodást kell készíteni és aláírni. A munkaszerződés 2 példányban készül, ebből az egyiket a munkavállaló kapja meg. A szerződés meghatározza a munkavégzés helyét, beosztását, fizetését, a szerződés időtartamát, a próbaidő időtartamát stb. A munkafeltételekkel kapcsolatos minden változást (például a béremelést) a munkaszerződés kiegészítő megállapodásában rögzítenek.

Fontos!

A biztosítási díjak megtakarítása érdekében sokan arra a következtetésre jutnak, hogy nem munkára, hanem polgári szerződés. A gyakorlat azt mutatja, hogy az ellenőrök már régóta ismerik ezt a megtakarítási módot, ezért alaposan tanulmányozzák a szerződéseket, hogy azonosítsák a munkaügyi kapcsolatok polgári jogira való felváltását. Ha jogsértést észlelnek, pénzbírságot szabnak ki: egy cég esetében - 100 ezer rubelig, egyéni vállalkozók számára - 10 ezer rubelig.

Az alkalmazottak személyes kártyái . Minden alkalmazottra vonatkozóan ki kell tölteni. A kártya a T-2 számú egységes formanyomtatvány (az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság 2004.01.05. 1. sz. rendelete által jóváhagyott) vagy a vezető által jóváhagyott, saját fejlesztésű nyomtatvány (feltéve, hogy az minden szükséges részletet tartalmaz) használható. A személyi igazolvány kötelező személyi okmány. 2013. január 1-től azonban az elsődleges számviteli bizonylatok egységes nyomtatványainak albumaiban található elsődleges számviteli bizonylatok nyomtatványai nem kötelezőek.

A gyakorlatban sokan továbbra is vezetik a T-2-t, és nem fejlődnek saját formája, mivel a számviteli programokban automatikusan kiürül (az Oroszországi Pénzügyminisztérium tájékoztatója PZ-10/2012 sz.).

Foglalkoztatási könyvek . A könyvelést általában a cégvezető vezeti, vagy megbízása alapján felelős személyt jelöl ki. A munkakönyv a munkavállaló szolgálati idejét igazoló fő személyi okmány, amelyet kivétel nélkül minden munkáltatónak meg kell őriznie. Azon munkavállaló számára, aki korábban sehol nem dolgozott, a munkavállaló írásbeli kérésére munkakönyvet kell készíteni és kiállítani a munkáltatónak. A munkáltató a munkavállalónak munkafüzet kiadásakor díjat számít fel, melynek mértékét a beszerzési kiadások összege határozza meg (2003. április 16-i 225. Korm. rendelettel jóváhagyott Szabályzat 47. pontja) .

Magukon a könyveken kívül a személyi okmányok listája, amelyek megléte a társaságban kötelező, tartalmazza a munkakönyvek és az azokban lévő betétlapok mozgásának elszámolási könyvét, valamint a bevételi és kiadási könyvet az elszámoláshoz. munkafüzet és betétlapok (Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 2003.10.10-i 69. sz. határozata). Elbocsátáskor a munkakönyvet a munkavállalónak a munkavégzés utolsó napján adják ki. A munkakönyv munkavállalónak történő kiadásának ténye tükröződik a munkakönyvek és a bennük lévő betétek mozgásának elszámolási könyvében. A 12. oszlopban a könyv kiadásának dátuma, a 13. oszlopban pedig a munkavállaló aláírása szerepel.

Fontos!

A munkakönyvek rendelkezésre állását és karbantartásuk rendjét a munkaügyi felügyelőség és a FIU ellenőrzi. A könyv kiadási feltételeinek megszegése vagy hibás kitöltése esetén ez biztosított anyagi felelősség(Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 234. cikke)

Lehetséges-e munkafüzetet postán küldeni egy elbocsátott munkavállalónak?

A munkafüzet postai úton is elküldhető (a munkavállaló hozzájárulása esetén a megadott címre történő megküldéshez), ha a munkavállaló az elbocsátás napján távol volt, vagy megtagadta az átvételt. Ilyen helyzetben a munkáltatónak értesítenie kell a munkavállalót a munkafüzet megjelenésének szükségességéről, vagy bele kell egyeznie annak postai úton történő elküldéséhez (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 84.1. cikkének 6. része, a munkaügyi szabályzat 36. szakasza). munkakönyvek karbantartása és tárolása).

személyi állomány . A „személyzet” a létszám felépítését, összetételét és létszámát jelzi: a szerkezeti egységek, munkakörök, szakmák listája, megjelölve a végzettséget (osztályok, kategóriák stb.). A személyzeti nyilvántartások kezelése szempontjából a személyzeti táblázatot a kötelező személyzeti dokumentumok tartalmazzák (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 15. és 57. cikke).

Fontos!

A gyakorlatban a létszámtábla nagyon hasznos lehet a különböző bérviták megoldásában, bizonyításban Adóhivatal a külső munkaerő bevonásának költségeinek indoklása stb.

Munkaköri leírások . Egyrészt a munkaköri leírás nem szerepel a személyzeti szolgálat kötelező dokumentumai között, mert. a cég dönti el, hogy fejleszti-e vagy sem. Másrészt amikor van ellentmondásos helyzetek alkalmazottal nagyon hasznos lehet. Például, ha egy alkalmazott azt állítja, hogy jogtalanul fegyelmezték, akkor utasítások nélkül nehéz lesz bármit is bizonyítani.

Fontos!

Bár a munkaköri leírások utalnak a személyi munkában nem kötelező dokumentumokra, mégis célszerűbb ezeket elkészíteni, mivel ezek segítségével korlátozható a munkavállaló jogköre.

Például előírhatja az értékesítési vezető felelősségét, hogy koordinálja az ügyfeleknek nyújtott kedvezmények és egy bizonyos összeg feletti tranzakciók kezelését. Ezenkívül az utasításokban szereplő csalások elkerülése érdekében korlátozni kell a vállalat számviteli programjához való hozzáférési jogokat.

Belső munkaügyi szabályzat . Ez a személyi dokumentum előírja az alkalmazottak felvételének és elbocsátásának eljárását, a felek jogait és kötelezettségeit, a működés módját, a pihenőidőt, az ösztönzőket és a büntetéseket stb. (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 189. cikke). Az új munkavállalót aláírás ellenében meg kell ismerni a Szabályzattal.

Nyaralás ütemezése . Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 123. cikke értelmében kötelező személyzeti dokumentum. Az ütemtervet az emberi erőforrás osztály vezetője (ha van) állítja össze és írja alá vezérigazgató. Sőt, ezt legkésőbb december közepéig kell megtenni, azaz. két héttel az új naptári év kezdete előtt. Minden alkalmazottnak ismernie kell a dokumentumot. Az ütemterv összeállításakor fontos megjegyezni, hogy a szabadságok részekre osztása során az egyik résznek legalább 14 naptári napnak kell lennie.

rendelet a személyes adatokról . Szerepel a személyzeti dokumentumok listájában is, amelyeknek minden vállalatnál feltétlenül meg kell lenniük (2006. július 27-i szövetségi törvény, 152-FZ, az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 88. cikke). A rendelet előírja a személyes adatok összetételét, kezelésének és harmadik személynek történő továbbításának rendjét, a munkavállalók jogait és kötelezettségeit az adatkezelés során stb. A dokumentum bármilyen formában készül, de minden esetben a tartalmának meg kell felelnie a a 152-FZ törvény előírásait. A szabályzatot a társaság minden dolgozójának aláírás ellenében meg kell ismernie.

Hozzájárulás a személyes adatok kezeléséhez . Ön nem kezelheti a munkavállaló személyes adatait mindaddig, amíg a munkavállaló hozzájárulását nem adta azok kezeléséhez. A hozzájárulást minden alkalmazotttól írásban kell beszerezni.

Szankciók a munkavállaló adatkezeléshez való hozzájárulásának hiánya miatt

A személyes adatok feldolgozásához való hozzájárulás hiánya esetén bírságot szabnak ki: cégek számára - 15-75 ezer rubel, tisztviselők- 10-20 ezer rubel. (Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 13.11. cikke).

A bérekre vonatkozó rendeletek . A javadalmazási szabályzat akkor születik, ha a szervezet a béreken kívül egyéb kifizetésekről is gondoskodik (például prémium, prémium), vagy eltérő javadalmazási rendszer működik. A rendelet előírja a javadalmazás elveit, a bérek indexálására vonatkozó eljárást, az utazási költségek megtérítését, a túlórák kifizetését, a jutalmak kifizetésének feltételeit stb. (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 135. cikke). Mindez elvileg a belső munkaügyi szabályzatban megfogalmazható, a gyakorlatban azonban megkülönböztetik a díjazás feltételeit a külön rendelkezés- így lesz kevesebb kérdés a szabályozó hatóságok által végzett ellenőrzések során.

Jelenléti ív . A vállalat nyilvántartást vezet az egyes alkalmazottak által ledolgozott időről (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 91. cikke). Ehhez munkaidő-nyilvántartást használnak - T-12, T-13 formátumban vagy a munkáltató által önállóan kidolgozott formában. A munkabér kiszámítása és kitöltése a munkaidő-nyilvántartás alapján történik fizetési lapok. Vagyis a jelentési kártya szerepel a szervezet fő személyi dokumentumaiban.

A fizetési szelvény formáját igazoló dokumentum . A munkabér kifizetésekor a munkáltató köteles minden munkavállalót írásban értesíteni a tárgyidőszakra járó munkabér összetevőiről, a levonások összegéről és indokairól, valamint a fizetendő teljes összegről. Amennyiben egységes forma a fizetési szelvényt törvény nem írja elő, ezt a nyomtatványt a munkáltató önállóan dolgozza ki, és rendelettel vagy egyéb belső személyzeti dokumentummal hagyja jóvá.

Megrendelések . A kötelező személyi bizonylatokba beépíthetők a különböző nem egységes megbízási formák is, amelyeket a cég önállóan állít össze. Az alaptevékenységekre vonatkozó utasításokat a szervezet, mint jogi személy munkájával kapcsolatos kérdésekben adják ki (például rendelet a tűzbiztonságért felelősök kijelöléséről, a jelentések benyújtásának határidejéről, a katonai nyilvántartás megszervezéséről stb. .). A személyzetre vonatkozó (általában egységes) utasításokat a szervezet munkáltatói tevékenységével kapcsolatos kérdésekben adják ki (felvételről, áthelyezésről, elbocsátásról, bónuszokról stb.).

Mi viszont a személyi okmányok karbantartásának szolgáltatását tudjuk Önnek ajánlani. Személyzet megbízása előírásokés az általános személyzeti nyilvántartásban nekünk nem lehet elvonni a figyelmét a papírproblémáktól, hanem nyugodtan üzletelni.

Hívjon, írjon - bármikor készséggel állunk rendelkezésére bármilyen személyi kérdésben, személyi dokumentumban!

Rendelési szolgáltatás