2.5. Інструкція, основні види інструкцій,
правила складання
Інструкція – нормативний акт, що регулює організаційні, виробничі, фінансові та інші питання діяльності організацій, підприємств та посадових осіб. Інструкції становлять з урахуванням законодавства РФ. Інструкції можуть видавати:
– органи державного управління;
- Галузеві органи управління;
– муніципальні органиуправління;
- Керівництво організації.
Інструкції бувають двох видів:
1) типові (розроблювані державними або галузевими органами управління для однотипних підприємств, структурних підрозділів. Наприклад, Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади);
2) індивідуальні (розроблювані для конкретного підприємства, структурного підрозділу, комісії. Наприклад, Інструкція з діловодства ТОВ «ПРОМІНЬ»).
Інструкція повинна мати:
- найменування організації;
- Заголовок до тексту;
– гриф затвердження;
- Підписи укладачів;
– друк (за потреби);
Датою інструкції є дата її затвердження керівником або вищим органом.
Заголовок інструкції визначає коло питань та відповідає, як правило, на питання «про що?» («Інструкція про державне регулювання...»).
Текст інструкції містить формулювання: "повинен", "забороняється", "не допускається".
Інструкція може пройти погодження зі спеціалістами, яке оформляється візами.
Інструкція затверджується та вводиться у дію керівником організації або розпорядчим документом (наказом). При введенні наказом інструкція оформляється як додаток цього наказу.
Окрему групу складають посадові інструкції, які можуть бути типовими; галузевими та індивідуальними.
Зразок інструкції представлений у дод. 4, 5.
Посадова інструкція– нормативний документ, у якому визначено функції, права, обов'язки та відповідальності працівника підприємства.
Посадова інструкція – один з важливих документів, з яким повинні знайомити працівника при переході на посаду (наприклад, за законом «Про основи державної служби Російської Федерації» державний службовець має право на ознайомлення з документами, що визначають його права та обов'язки по займаній посаді).
На підставі посадової інструкціїрозробляється трудовий договір із працівником.
Посадова інструкція та трудовий договір використовуються:
– при дозволі спірних ситуаційміж роботодавцем та працівником;
- З метою поділу праці між персоналом;
– підвищення відповідальності за доручений ділянку роботи.
Посадова інструкція:
– розробляється – керівником структурного підрозділу;
– візується – юрисконсультом підприємства та кадровою службою;
– затверджується – керівником підприємства або заступником директора, який займається цим підрозділом, або запроваджується наказом. Усі суттєві зміни до посадової інструкції вносяться наказом керівника підприємства.
Посадова інструкція повинна мати:
– найменування міністерства (якщо є галузевою);
- Найменування організації, яка розробила інструкцію;
- Найменування виду документа;
- Заголовок до тексту;
– гриф затвердження (або позначку про додаток до наказу, яким інструкція запроваджується);
- Підписи укладачів;
– друк (за потреби);
Текст посадової інструкції містить такі розділи:
- Загальні положення.
- Функції.
- Посадові обов'язки.
- Відповідальність.
- Службова взаємодія.
В розділі "Загальні положення"встановлюються: - область діяльності працівника; порядок його призначення та звільнення з посади, заміщення під час його відсутності; кваліфікаційні вимоги; підпорядкованість працівника; посадові особи, якими він керує. У цьому розділі перераховують нормативні документи, якими має керуватися працівник у своїй діяльності.
В розділі «Функції»перераховують основні напрямки діяльності працівника.
В розділі "Посадові обов'язки"повинні бути визначені конкретні види робіт, які виконує працівник.
В розділі "Права"встановлюють права, необхідні працівнику до виконання покладених нею обов'язків.
В розділі «Відповідальність»зазначається, внаслідок чого безпосередньо відповідає цю працівник.
В розділі «Службова взаємодія»визначають коло службових зв'язків, регулюються виробничі контакти між посадовими особами. Цей розділ може встановлювати порядок надання звітів, планів, інших документів, періодичність надання звітної інформації тощо.
Посадова інструкція складається у трьох примірниках:
– перший екземпляр зберігається у кадровій службі;
– другий – у керівника підрозділу;
– третій – у працівника.
Зразки посадових інструкцій подано на рис. 8 та дод. 6.
____________________________________________
(найменування установи)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник
_________________________
(найменування установи)
_________________________
(підпис) (прізвище, ініціали)
«__»_________200 р.
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
__________________________________________________________________________
(Повне найменування посади та структурного підрозділу установи за штатним розкладом)
I. Загальні положення
ІІ. Посадові обов'язки __________________________________________________
(Назва посади)
ІІІ. Права ____________________________________________________________________
(Назва посади)
IV. Відповідальність ________________________________________________________
(Назва посади)
Керівник структурного підрозділу
__________________________________________________________________
(найменування посади) (підпис, прізвище, ініціали, дата)
Узгоджено:
Начальник юридичного відділу(юрисконсульт)
_________________________________________________
(Підпис, прізвище, ініціали, дата)
Ознайомлений: (дата та підпис працівника)
Рис. 8. Зразок оформлення посадової інструкції
2.6. Штатний розклад, правила складання та оформлення
Штатний розклад – правовий акт, Який визначає структуру, чисельність, посадовий склад та оплату праці працівників організації.
Штатний розклад оформляється на стандартних аркушах паперу формату А4 з нанесенням реквізитів загального бланка: найменування організації, найменування виду документа, дата, Номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження, у заголовку до тексту вказується рік, який складено штатний розклад (рис. 9).
Відповідальність за підготовку штатного розкладу несуть планово-економічний підрозділ та служба персоналу. Проект штатного розкладу візують керівники підрозділів, головний бухгалтер, юрисконсульт, заступники керівника організації
Штатний розпис підписується керівником відділу кадрів та затверджується керівником організації із проставленням гербового друку(або печатки організації) на грифі затвердження.
Текст штатного розкладу складається у табличній формі. Вказуються коди та найменування структурних підрозділів та посад, кількість одиниць за штатом, посадовий оклад, надбавки та місячний фонд зарплати за посадовими окладами. Залежно та умовами організації праці штатний розпис може містити інші графи .
Протокол засідання Ради директорів (Правління) від __________№ ______ |
|||||||||
Код та найменування посади | Посадовий | Персональні надбавки | надбавки | Місячний фонд заробітної плати | по батькові | ||||
(код та найменування підрозділу)
Керівник відділу кадрів Підпис Ініціали, прізвище
Рис. 9. Зразки оформлення штатного розкладу
2.7. Правила внутрішнього трудового розпорядку
Організація роботи підприємства, взаємні обов'язки працівників та адміністрації, надання відпусток, відрядження працівників, внутрішньооб'єктний режим та інші питання відображаються у правилах внутрішнього трудового розпорядку.
Цей документ розробляється на основі типових правилвнутрішнього розпорядку з урахуванням специфіки діяльності, форми власності та інших особливостей конкретної організації.
Правила складаються на загальному бланкуорганізації керівником кадрової служби, погоджуються шляхом обговорення зборах трудового колективу, візуються юрисконсультом і затверджуються керівником організації. Зразки правил внутрішнього трудового порядку представлені на рис. 10 та дод. 7.
Рис.10. Форма документа "Правила внутрішнього трудового розпорядку"
У правилах внутрішнього трудового розпорядку організації вказують такі розділи:
- Загальне становище;
– порядок прийому, переведення та звільнення службовців;
- Основні обов'язки службовців;
- Основні обов'язки адміністрації;
– робочий часта його використання;
– заохочення за успіхи у роботі;
- стягнення за порушення трудової дисципліни;
- Внутрішньооб'єктний режим;
- організація роботи.
2.8. Регламент, правила підготовки та оформлення
Регламент- Правовий акт, що встановлює порядок діяльності керівництва організації, колегіального або дорадчого органу.
Текст регламенту складається з розділів, що мають самостійні заголовки та розбиті на пункти та підпункти, що нумеруються арабськими цифрами.
Регламент колегіального чи дорадчого органу визначає статус цього органу; порядок планування; порядок підготовки матеріалів для розгляду на засіданні; внесення матеріалів на розгляд; порядок розгляду матеріалів та прийняття рішень на засіданні; ведення протоколу засідання; оформлення рішень; порядок доведення рішень до виконавців; матеріально-технічне забезпечення засідань
Регламент оформляється загальному бланку установи.
Обов'язковими реквізитамирегламенту є:
- Найменування установи;
– найменування колегіального чи дорадчого органу;
- вид документа;
- Номер документа;
- Місце складання;
– гриф про затвердження;
- Підпис.
Регламенти затверджуються керівником організації чи керівником колегіального органу.
У процесі підготовки регламенти проходять стадію обговорення на засіданні членами колегіального або дорадчого органу, а також погодження зацікавленими підрозділамита юридичною службою.
Завдання для самостійної роботи
1. Назвіть основні установчі документи.
2. Де закріплені вимоги до оформлення та структури тексту становища, посадової інструкції?
3. У чому полягає відмінність оформлення статуту та установчого договору?
4. Назвіть основні види статутів, порядок їх затвердження.
5. Оформіть титульний лист статуту для ІП Єрошина.
6. Назвіть основні реквізити посадової інструкції.
7. Які розділи включає текст положення?
8. Оформіть титульний аркуш положення ЗАТ «ЦУМ» про персонал.
9. Складіть проект штатного розкладу для ТОВ «Каравай».
10. Які вимоги пред'являються оформлення регламенту?
11. Назвіть основні розділи правил внутрішнього трудового розпорядку.
12. Назвіть основні реквізити Статуту.
13. Оформіть гриф затвердження штатного розпису ЗАТ ТЦ «Краснояр'я»
3. Розпорядчі документи.
вимоги до складання
3.1. Призначення та склад
розпорядчої документації
Незалежно від організаційно-правової форми, характеру та змісту діяльності організації, її компетенції, структури та інших факторів керівництво будь-якої організації наділяється правом здійснювати виконавчо-розпорядчу діяльність та, відповідно, видавати розпорядчі документи.
Багато авторів (Т. В. Кузнєцова, В. А. Кудряєв, М. В. Стенюков та інші) дотримуються єдиного підходу до розгляду розпорядчої документації. Більше повне визначення призначення та складу розпорядчої документації дано В. А. Кудряєвим у підручнику «Організація роботи з документами». Основним призначенням розпорядчих документів є регулювання та координація діяльності, що дозволяють органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, отримувати максимальний ефект від своєї діяльності. Від того, наскільки ефективно регулюється діяльність установи, залежать результати організації.
Рішення, що фіксуються у розпорядчих документах, можуть стосуватися вдосконалення організаційної структуриустанови, визначення чи коригування коштів та способів здійснення основної (виробничої) діяльності, забезпечення організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та іншими ресурсами.
Розпорядчі документи містять рішення, що йдуть зверху вниз за системою управління: від керуючого органу до керованого, від керівника організації до структурних підрозділів та працівників. Саме ці документи реалізують керованість об'єктів за вертикаллю.
В юридичному планірозпорядчі документи відносять до правовим актам. Вони отримують вираз конкретні юридично владні розпорядження суб'єктів управління. Розпорядчі документи можуть видавати разом кілька органів управління.
З погляду порядку вирішення питань (прийняття рішень) усі розпорядчі документи поділяються на дві групи (рис. 11).
Рис. 1. Класифікація розпорядчих документів
У першому випадку розпорядчі документи видаються на основі рішень, що приймаються спільно групою працівників (колегією, зборами, радою, правлінням тощо). Колегіальність дозволяє найбільш правильно і ефективно вирішувати важливі питаннядіяльності організації. На основі колегіальності діють федеральний уряд, представницькі органита уряди суб'єктів федерації та органів місцевого самоврядування, комітети та комісії, колегії міністерств, вищі органиуправління акціонерних товариствта ін.
У системі колегіальних органів особливу увагу займають дорадчі за своїм статусом органи (наприклад, колегії міністерств, дирекції при керівниках та інших.). Рішення дорадчих органів мають не обов'язковий, а рекомендаційний характер. Це означає, що керівник організації має право прийняти власне рішення, попри рішення дорадчого органу.
У разі одноосібного прийняття рішень влада з усіх питань управління організації належить її керівнику. Одноосібне прийняття рішень забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівників прийняті рішення. На основі одноосібного прийняття рішень діють федеральні міністерства, адміністрації суб'єктів Російської Федерації та муніципальних утворень, керівники організацій, установ, підприємств, фірм ( генеральний директор, директор, виконавчий директор, голова правління).
Керівники органів управління, що діють на основі колегіальності, наділяються правом приймати одноосібні рішення щодо певного кола питань, як правило, що стосується внутрішньої діяльності організації – її кадрового складу, матеріального та іншого забезпечення та деяких інших.
В умовах колегіального прийняття рішень видаються ухвали та рішення. У разі одноосібного прийняття рішень видаються накази, розпорядження, вказівки.
організаційно - розпорядчихдокументах(план роботи, перелік, штатна чисельність...
організаційно-розпорядчимдокументом розпорядчихдокументів
Організаційно-правове забезпечення управління персоналом книга і прийом на роботу укладання трудового договору передмова
КнигаЗміни мають бути оформлені відповідним організаційно-розпорядчимдокументом, як правило, наказом або... певні труднощі, пов'язані із затримкою прийняття розпорядчихдокументів, що встановлюють залежність розмірів гарантій та...
Уніфіковані системи документації " Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації вимоги до оформлення документів"
ДокументЦей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчідокументи, що відносяться до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчоюдокументації (УСОРД), - ухвали...
Інструкції для окремих приміщень, а також окремих видівробіт розробляються на підставі вимог загальнооб'єктової інструкції та доповнюють її, детальніше аналізують пожежну небезпекута конкретизують вимоги пожежної безпеки. Інструкції для підрозділів та видів робіт не повинні дублювати вимоги загальнооб'єктової інструкції.
Виписки із загальнооб'єктової інструкції вивішуються на видних місцях у добре захищеному сточки зору протипожежної безпекиприміщенні.
Інструкції для виконання тимчасових вибухопожежонебезпечних, вогневих, будівельно-монтажних тощо робіт (у т. ч. сторонніми організаціями), на які видається наряд-допуск, розробляються безпосередньо щодо цих видів робіт для підприємства.До початку виконання робіт з цих інструкцій проводиться навчання працюючих, про що робиться відмітка в наряді-допуску адміністрацією установи.
Витяги з таких інструкцій, що регламентують основні заходи пожежної безпеки та дії персоналу під час пожежі, вивішуються у захищених приміщеннях.
Положення про добровільні протипожежні формування (дружини, команди), про навчання працюючих заходів пожежної безпеки встановлюють порядок, прийнятий в установі в частині організації роботи щодо запобігання та боротьби з пожежами.
Додаток 6
| № п/п | Найменування дій | Порядок та послідовність дій | Посада, прізвище виконавця |
| Повідомлення про пожежу | При виявленні пожежі або її ознак необхідно негайно повідомити по телефону пожежну частину, задіяти систему оповіщення людей про пожежу, повідомити керівника установи або працівника, що його заміщає | ||
| Евакуація дітей із будівлі, що загорілася, згідно зі схемою евакуації | Всі діти негайно повинні виводитися з будівлі через коридор і виходи при виявленні пожежі або за сигналом оповіщення ___ | ||
| Звіряння спискового складу з фактичною наявністю евакуйованих з будівлі дітей | Усі евакуйовані з будівлі діти перевіряються за наявними у групах (класах) поіменні списки (класні журнали) | ||
| Пункти розміщення евакуйованих із будівлі дітей | Вдень діти групами (класами) розміщуються в_____. У нічний час діти евакуюються у ____________ | ||
| Гасіння пожежі працівниками установи до прибуття пожежної частини | Гасіння пожежі організується та проводиться негайно з моменту виявлення працівниками установи, не зайнятими евакуацією дітей. Для гасіння використовуються всі наявні засоби пожежогасіння |
З планом евакуації та розподілом обов'язків ознайомлені:
(дата, посада, П.І.Б.) (підпис)
____________________________ ____________________________
(дата, посада, П.І.Б.) (підпис
Додаток 7
Інструкція до плану евакуації людей у разі виникнення пожежі
| № п/п | Дії працівників | Порядок виконання | Виконавець |
| Виклик пожежної команди | Телефонувати "01" за телефоном, встановленим у кабінеті (вказати якому). Повідомити, наприклад: "В училищі пожежа. Адреса: вул. Леніна, будинок 50. Горить у підвалі. Повідомив охоронець Іванов" | Працівник, який першим виявив пожежу | |
| 2 | Відчинення зовнішніх дверей | Відкрити обидві стулки зовнішніх дверей вестибюля. Взяти ключі від інших зовнішніх виходів і швидко відкрити всі двері, ліквідувати всі можливі перешкоди у виходів. Усіх людей, що виходять з будівлі, направляти до безпечного місця (вказати куди) | |
| 3 | Оповіщення про пожежу та порядок евакуації. Включення систем протидимного захисту та пожежних насосів-підвищувачів | Включити систему оповіщення натисканням кнопки "Пуск системи оповіщення про пожежу", що знаходиться в приміщенні чергового. За показаннями сигнальних ламп на щиті пожежної автоматики перевірити, чи ввімкнулися пожежні насоси-підвищувачі, дві установки видалення диму з поверхових коридорів, встановлення підпору повітрям у сходовій клітці № 1 та встановлення підпору повітрям у ліфтових шахтах. Якщо ці установки автоматично не ввімкнулися, включити їх вручну, натиснувши на щиті автоматики двох червоних кнопок "Пуск вентиляторів" протидимного захисту" та "Пуск пожежних насосів" | |
| Зустріч пожежної команди | Вийти надвір до головного під'їзду. Дочекатися пожежної команди. Показати місця розташування трьох пожежних гідрантів. Проводити начальника варти до місця пожежі. Коротко поінформувати керівника гасіння пожежі про місце виникнення пожежі, шляхи її поширення та результати евакуації людей | Керівник | |
| Тушіння пожежі | Відкрити шафу внутрішнього пожежного крана, розгорнути рукавну лінію, відкрити вентиль пожежного крана, приступити до гасіння. | ||
| Евакуація майна | Евакуювати майно та документацію згідно з планом, затвердженим керівником освітнього закладу | ||
| Знеструмлення приміщення | Взяти ключі від приміщення електрощитової та знеструмити будівлю поворотом рубильника |
Відповідальний за пожежну безпеку
Інструкціяв управлінській діяльності (від латів instructio - повчання, пристрій) - це правовий акт, що видається з метою встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств, їх підрозділів, служб, посадових. осіб та громадян.
В інструкції викладається порядок провадження будь-якої діяльності або порядок застосування положень законодавчих та інших нормативних актів.
Інструкція оформляється загалом бланк організації. Титульний лист включає наступні реквізити:
· найменування організації,
· Місце та рік видання.
У заголовку до інструкції позначається об'єкт чи коло питань, куди поширюються її вимоги, наприклад: ІНСТРУКЦІЯ з документаційного забезпечення управління
Текст інструкції складається з розділів, що мають заголовки та поділяються на пункти та підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. У тексті Інструкції використовуються слова: повинен, слід, необхідно, не допускається, забороняєтьсяі т.п.
Інструкція підписується керівником структурного підрозділу, який її розробив. Затверджується інструкція спеціальним розпорядчим актом чи безпосередньо керівником організації.
На інструкції може бути зроблена позначка, що вона є додатком до розпорядчого документа. При затвердженні інструкції розпорядчим документом (наказом, розпорядженням) у ньому встановлюється термін запровадження інструкції, перераховуються необхідні організаційні заходи, Вказуються відповідальні виконавці. Якщо термін введення в тексті інструкції розпорядчого документане вказано, ним вважається день підписання та реєстрації документа.
Різновидами інструкції є інструкція з діловодства (документаційного забезпечення управління) та посадова інструкція.
Інструкція з діловодства (ДНЗ)- це правовий акт, який регламентує правила, прийоми, процеси створення документів, технології роботи з документами. Іншими словами, інструкція закріплює систему діловодства, що склалася в організації. Для ефективної роботислужби ДОП та всіх підрозділів організації, для чіткого розуміння та подання всіх етапів роботи з документами у кожній організації має бути складена інструкція з діловодства з урахуванням специфіки її діяльності (9).
Розробляється Інструкція на основі відповідних законодавчих актів РФ, загальнодержавних нормативних документів: Основні правила роботи відомчих архівів, державних стандартівна уніфіковані системидокументації, нормативно-методичних матеріалів Росархіву, відомчих правил. В даний час відомства самі складають типові інструкціїпо діловодству загалом чи з будь-якої його частини для всієї групи однорідних підприємств чи установ галузі.
Інструкції з ДОП діляться на типові, зразкові, індивідуальні.
Типові інструкціїрозробляються для підвідомчих однотипних установ міністерствами та відомствами певних галузей народного господарства.
Зразкова інструкціяскладається з урахуванням вимог типової інструкції, але не враховуючи особливостей конкретної організації.
На основі типової та зразкової інструкцій організація розробляє індивідуальні інструкції стосовно умов своєї діяльності.
Інструкція повинна включати загальні положення, тематичні розділи, програми.
В розділі загальні положення насамперед встановлюється сфера поширення Інструкції (наприклад, «Інструкція поширюється на всі документи», «...на адміністративні документи», «...крім конфіденційних документів» тощо). У загальних положеннях має бути встановлена відповідальність за недотримання положень Інструкції.
Основна частина Інструкції складається із двох тематичних розділів: «Документування» та «Організація роботи з документами».
В розділі Документування визначаються:
· Питання діяльності організації, що підлягають обов'язковому документуванню;
· Види документів, що використовуються для документування організаційної, розпорядчої, інформаційно-довідкової діяльності;
· загальні правиладокументування;
· Правила підготовки окремих видів документів, включаючи порядок візування, погодження, підписання та затвердження;
· Порядок виготовлення та розмноження документів;
· правила оформлення та засвідчення копій та додатків;
· Порядок використання та зберігання бланків, печаток та штампів;
· Порядок роботи виконавців з документами.
В розділі Організація роботи з документами встановлюються:
· Порядок прийому, обробки та розподілу вхідних документів;
· Порядок передачі документів всередині організації;
· Порядок підготовки, обробки вихідних документів;
· Порядок обліку кількості документів;
· загальні правила реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів;
· Характеристика форм реєстрації;
· Опис прийнятої технології та порядок індексації документів;
· Принципи побудови інформаційно-довідкової роботи в організації;
· порядок систематизації та класифікації довідкової інформації;
· Порядок постановки на контроль;
· Технологія контролю;
· Типові терміни виконання;
· загальні правила зберігання документів у службі ДНЗ та у структурних підрозділах;
· Порядок складання номенклатури справ організації;
· Правила формування у справі окремих категорійдокументів;
· Порядок систематизації та індексації окремих категорій документів;
· Організація проведення експертизи наукової та практичної цінності документів;
· Правила оформлення справ для передачі на зберігання;
· вимоги до опису документів постійного та тимчасового зберігання;
· Порядок передачі справ до архіву установи.
Програмидо інструкції повинні містити максимум довідково-ілюстративного матеріалу. У додатках мають бути обов'язково поміщені:
· схеми документопотоків;
· Відбитки печаток та штампів;
· Зразки бланків;
· Зразки заповнення форм документів;
· Перелік документів, що не підлягають реєстрації;
· Форми номенклатури справ та ін.
Таким чином, Інструкція повинна відображати весь процес роботи з документами, всі технологічні операції в їхній логічній послідовності.
Підготовку Інструкції здійснює служба ДОП за участю архіву, юридичної служби. Підписана керівником служби діловодства Інструкція затверджується керівником організації та вводиться в дію його наказом, після чого розсилається у всі структурні підрозділи для використання у роботі.
Посадова інструкція- це організаційно-правовий документ, у якому чітко визначаються місце та значення конкретної посади у структурі підприємства, міститься повний перелік властивих їй трудових функцій, форм та строків звітності, умови оплати праці, а також обумовлюється обсяг прав та відповідальності працівника, який обіймає цю конкретну посаду (10).
Правильно складені посадові інструкції дозволяють кожному працівнику чітко уявити коло посадових обов'язків, необхідні внутрішньо- та позаорганізаційні функціональні зв'язки, допомагають їм більш ефективно планувати робочий час, сприяють більш рівномірному розподілу навантаження між працівниками підрозділу.
У масштабах всієї організації посадові інструкції служать раціонального розподілу повноважень та відповідальності серед усього персоналу, ліквідації дублювання робіт. Вони застосовуються щодо критеріїв оцінки результативності праці (атестації) працівників, розробки систем просування по службі та програм розвитку персоналу. Вони міститься чітка інформація, необхідна для ефективного відбору претендентів на ту чи іншу посаду.
Як нормативно-правовий документ, посадові інструкції є підставою для перегляду штатного розкладу, вирішення трудових та виробничих конфліктів, визначення правомірності тих чи інших форм адміністративних стягненьі т.п.
Посадова інструкція розробляється на кожну посаду, передбачену штатним розкладом. Якщо підрозділі кілька однакових посад і навіть працівники, які займають ці посади, виконують однакові функції, то розробляється одна посадова інструкція.
Якщо працівники, які займають однакові посади, виконують різні обов'язки, необхідно кілька посадових інструкцій, у кожній з яких буде закріплено коло посадових обов'язків, яке відповідає їх фактичному розподілу між працівниками.
Фактичний розподіл обов'язків відображається в тексті посадової інструкції, а також може бути відображено в заголовку, наприклад: Посадова інструкція секретаря керівника; ... секретаря приймальні.
У посадовій інструкції має бути оформлена віза ознайомлення з документом тих працівників, на чию діяльність поширюється її дія.
Структура та зміст посадової інструкції нині жорстко не регламентуються, що дозволяє створювати її індивідуально кожному за підприємства з урахуванням його специфіки.
Посадова інструкція може складатися з наступних розділів:
1) "Загальні положення" - вказується найменування посади з позначенням структурного підрозділу відповідно до штатного розкладу; кому безпосередньо підпорядковується працівник; порядок призначення на посаду та звільнення з посади; перелік нормативних, методичних та інших документів, якими керується працівник, який займає цю посаду; кваліфікаційні вимоги до працівника (рівень освіти, навички, стаж роботи); вимоги до спеціальним знаннямта навичкам.
2) «Функції» - Визначається основне призначення посади. Функції працівника завжди формулюються як перелік видів робіт чи вирішуваних питань. Саме функції працівника визначають склад посадових обов'язків. Розділ «Функції» можна не включати до посадової інструкції, якщо у розділі «Загальні положення» сформульовано загальне призначенняпосади.
3) "Посадові обов'язки" - встановлюється конкретний зміст діяльності працівника: перераховуються види робіт, що виконуються працівником на цій посаді, характер виконуваних дій («керує», «підготовляє», «стверджує», «розглядає», «виконує», «забезпечує» тощо) .
Цей розділ може бути переліком конкретних операцій, що виконуються працівником при реалізації покладених на нього функцій. Наприклад, якщо до функцій працівника входить «контроль виконання документів», то обов'язками, відповідно, будуть:
· Постановка документів на контроль,
· Контроль за ходом виконання документів,
· Зняття документів з контролю,
· аналіз виконавської дисципліни,
· Інформування керівництва про результати виконання документів.
4) "Права" - Встановлюються повноваження працівника, що забезпечують виконання покладених на нього обов'язків:
право приймати рішення на етапі попереднього розгляду документів (перерахування питань, які він може вирішувати самостійно);
· Право давати вказівки з конкретних питань;
· Право самостійно підписувати документи в рамках наданої йому компетенції;
· Право звертатися до керівника з пропозиціями;
· Право представляти від імені підрозділу або установи в інших організаціях;
· Право брати участь у нарадах, на яких розглядаються питання, що належать до його відання;
· Право вимагати виконання певних дійвід інших працівників,
· Право візувати певних видів документів;
· Право повертати документи на доопрацювання;
· Право на отримання необхідної для роботи інформації (статистичної, економічної та ін), у тому числі і конфіденційної;
· Право доступу до нормативних документів; до інформаційного фонду організації, архіву, електронних баз даних;
· право отримання необхідні періодичні видання;
· право користуватися та мати у розпорядженні словники, довідники, комп'ютерні програми-перекладачі та ін.
В необхідних випадкахдо тексту розділу можна внести універсальні права, загальні всім працівників (а не тільки права за посадою):
· Право на всі види встановленої компенсації за свій трудовий внесок;
· право на комфортні умови;
· Право на підвищення кваліфікації;
· Право на максимальну реалізацію своїх професійних потреб.
Чітке формулювання прав працівника дозволяє сформулювати його відповідальність, що виділяється в окремий розділ.
5) «Відповідальність» - визначаються критерії оцінки роботита заходи персональної відповідальності працівника.
Відповідальність працівника визначається відповідно до діючим законодавствомі може бути дисциплінарною, матеріальною, адміністративною чи кримінальною.
У цьому розділі формулюються зміст та форми відповідальності посадової особиза:
· неприйняттясвоєчасних заходів чи дій, які стосуються його обов'язків;
· недотриманнятехнологій, закріплених у нормативно-технічних документах;
· порушеннятермінів виконання робіт, передбачених нормативами;
· відмовавід застосування передових прийомів роботи та наявних технічних засобів;
· відмовавиконувати письмові та усні розпорядження керівника.
Під час упорядкування розділів «Права» і «Обов'язки» головне - надати працівникові права у тому обсязі, у якому це необхідно виконання посадових обов'язків. Типова помилка, Допустима укладачами посадових інструкцій, - покласти на працівника обов'язки, але не надати йому права для їх реалізації. Те саме стосується й відповідальності. Права на здійснення тих чи інших дій насамперед необхідні при виконанні роботи, пов'язаної з іншими працівниками або заснованої на результатах праці інших працівників.
6) «Взаємини» - Визначається порядок взаємодії працівника з іншими структурними підрозділамита посадовими особами.
Розділ має координуюче значення і особливо важливий для встановлення та регламентації зв'язків між різними структурними підрозділами, встановлення їх ієрархії та взаємних зобов'язань.
7) До тексту посадової інструкції може бути включений розділ «Умови оплати праці» , В якому вказується:
· Який посадовий оклад встановлюється працівнику відповідно до контракту або штатного розкладу;
· Які він може отримувати премії;
· Які він може отримувати надбавки;
· Як йому можна підвищувати зарплату (за яких умов і з якою періодичністю);
· Чи може працівник поєднувати професії (посади) та ін.
8) У методичній літературі пропонується завершувати посадову інструкцію розділом «Оцінка роботи» (Показники оцінки роботи), в якому можуть бути закріплені як загальні показники оцінки діяльності, так і конкретні, встановлені безпосереднім та вищими керівниками, а також закріплені у внутрішніх нормативних та технологічних документахорганізації.
До загальних показників відносяться:
· Повнота реалізації закріплених за працівником завдань, посадових обов'язків та наданих прав;
· Якість складання та оформлення документів;
· Відсутність помилок та службових порушень;
· Відсутність скарг, претензій та нарікань з боку керівників;
· Кваліфіковане застосування вимог інструкції та інших нормативних документів;
· Своєчасне виконання посадових обов'язків, дотримання термінів виконання документів.
Посадова інструкція підписується керівником служби ДОП, затверджується керівником організації. Крім того, працівник зобов'язаний ознайомитись із посадовою інструкцією під розписку. Віза ознайомлення розташовується нижче за підпис керівника служби ДОП (розробника посадової інструкції) та складається зі слів «З інструкцією ознайомлений(а)», підпису працівника, його ініціалів, прізвища та дати.
20.7. Регламент. Правила як вид організаційного документа
Регламент- це правовий акт, який визначає порядок діяльності керівництва організації, колегіального чи дорадчого органа. Текст регламенту складається з розділів, що мають самостійні заголовки та розбиті на пункти та підпункти, що нумеруються арабськими цифрами.
Регламент оформляється загальному бланку організації. Обов'язковими реквізитами є:
· найменування організації,
· Найменування колегіального або дорадчого органу,
· Найменування виду документа,
· дата та номер документа,
· Місце складання,
· Підпис,
· Гріф затвердження.
Регламенти затверджуються керівником організації чи керівником колегіального органу.
У процесі підготовки регламенти проходять стадію обговорення на засіданні членами колегіального чи дорадчого органу, а також погодження із заінтересованими підрозділами та юридичною службою.
Правила(у формі множ. ч.) як вид організаційного документа розробляються тоді, коли необхідно визначити, як має вестися робота, у якій послідовності.
За сферою застосування правила можна розділити на
1) мають загальне значеннядля всіх галузей, (правила з техніки безпеки; основні правила роботи архівів організації),
2) галузеві, які стосуються лише однієї галузі (правила прийому на вищі навчальні заклади; правила побутового обслуговування населення).
Кожного працівника, прийнятого організацію, стосуються Правила внутрішнього трудового розпорядку.
Правила внутрішнього розпорядку- локальний нормативний акт, що детально регламентує організацію повсякденної діяльності установи, взаємні зобов'язання працівників та адміністрації, надання відпусток, відрядження працівників, внутрішньооб'єктний режим та інші питання.
Документ оформляється на загальному бланку організації із зазначенням виду документа, підписується заступником керівника, затверджується керівником організації.
Правила внутрішнього трудового розпорядку чітко структуровані та містять такі розділи:
· загальні положення,
· Порядок прийому, перекладу та звільнення працівників,
· Основні обов'язки працівників,
· Робочий час та його використання,
· Заохочення за успіхи в роботі,
· Стягнення за порушення адміністративної та трудової дисципліни.
З урахуванням специфіки діяльності організації до Правил можуть бути включені розділи «Внутрішньооб'єктний режим», «Організація роботи» та ін.
Інструкції з охорони праці розроблені для окремих видів робіт (робота на висоті, монтажні, налагоджувальні, ремонтні роботи, проведення випробувань та ін) називаються інструкціями з видів робіт. У даному розділі представлені для перегляду та вільного завантаження інструкції з видів робіт.
Міжгалузева інструкція з охорони праці
Міжгалузева інструкція з охорони праці- нормативний акт, який встановлює вимоги охорони праці під час виконання робіт у різних галузяхвиробництва. У правилах міжгалузевої інструкції зазначені вимоги під час виконання робіт у виробничих приміщеннях, на території підприємства, на будівельних майданчиках та в інших місцях, де виконуються службові обов'язки.
Міжгалузеві інструкції з охорони праці затверджуються федеральними органамивиконавчої влади після проведення попередніх консультацій з відповідними профспілковими органами, що здійснюють нагляд у відповідній галузі виробництва
Інструкції з техніки безпеки
Під технікою безпеки на підприємстві мається на увазі комплекс заходів технічного та організаційного характеру, спрямованих на створення безпечних умовпраці та запобігання нещасним випадкам на виробництві. У зв'язку з цим всі працівники повинні бути забезпечені інструкціями з техніки безпеки на підприємстві. За це відповідає керівництво підприємства. Дуже важливо, наскільки уважно самі трудящі ставляться до цього питання, адже насамперед від їхньої поведінки залежать їхнє життя та здоров'я.
Щоб уберегтися від нещасного випадку, працівники повинні уважно вивчати інструкції з техніки безпеки та постійно дотримуватися їх. На нашому сайті Ви знайдете безліч інструкцій з безпеки для різних видів виробництв.
|
УВАГА! |
З цієї статті ви дізнаєтесь:
Які існують види інструктажів з безпеки та охорони праці;
як провести інструктаж з охорони праці на робочому місці;
які інструктажі з охорони праці проводяться на робочих місцях, які ні;
які послідовність та терміни проведення інструктажів з охорони праці;
чи повинен спеціаліст з охорони праці проводити всі види інструктажів.
Усі види інструктажів з охорони праці – складова постійного навчання правилам безпеки, що стартує дитячому садкуі продовжується в освітній сфері, а потім і у виробничій. Їхня основна мета – ознайомити трудящих з особливостями виробничого середовищаорганізації, робочими місцями, безпечною технікою ведення робіт, їх правами та обов'язками, а також постійно підтримувати ці знання у «робочому режимі».
Обов'язок роботодавців інструктувати своїх працівників закріплено у ст. 225 Трудового Кодексу. Тут же прописано їх обов'язок навчати прийомам безпеки трудящих, які працюють у далеких від ідеалу умовах. Навчання вимогам ОП при цьому поділяється на:
первинне;
періодичне.
Керівники відповідних рангів організують роботу системи навчання ОП та відповідають за результати її роботи, у тому числі якість та своєчасність проведення інструктажів загалом з організації та її підрозділів. Персональну відповідальністьза інструктування закріплених працівників несуть їх безпосередні керівники, за організацію та проведення – призначені керівником організації особи.
Зі свого боку, працівники зобов'язані своєчасно проходити всі види інструктажів з безпеки та охорони праці, показувати якісне засвоєння матеріалу після їх закінчення. Трудящі, що ухиляються від інструктування, не допускаються до виконання виробничих завдань. Якщо таке сталося, то заробіток за ними не зберігається. Проінструктовані працівники, які показали незадовільну якість знань (не виконали правильно тест, не дали правильних відповідей на запитання інструктуючого), вирушають на перенавчання.
Види інструктажів з безпеки та охорони праці
1. Вступний – призначений для всіх, хто буде працювати або просто бути присутнім на підприємстві чи його території. Його проходять усі співробітники підприємства незалежно від рангу та професії, у тому числі студенти-практиканти, підрядники і навіть співробітники медпунктів та їдалень.
2. Первинний – призначений для працівника, який працюватиме на конкретному робочому місці, використовуючи конкретне обладнання. Його перед допуском до робіт проходять працівники, учні, практиканти. Цей інструктаж можуть не проходити особи, професії та посади яких перелічені у відповідному наказі.
3. Повторний – призначений для всіх осіб, які проходили первинний інструктаж, якщо їх не звільнили з цього обов'язку наказом протягом «міжінструктажного» періоду.
4. Позаплановий - призначений для осіб, які повинні ознайомитися з новою інформацією з ОП, або переривали роботи цього виду на 30 або 60 календарних днів(лікарняний, інша діяльність, відпустка).
5. Цільовий – призначений для осіб, які будуть спрямовуватися на виконання робіт разового характеру або потребують особливої документації (наприклад, наряду-допуску).
Особливості кожного з інструктажів встановлює.
Порядок інструктажів з охорони праці. Який інструктаж проводиться на робочому місці, а який – ні.
Покроковий алгоритм інструктування робітників служби від організацій розробляють, враховуючи особливості їх роботи. Загальні закономірності цього інструктування такі:
Готують та ведуть співробітники служби ОП або інші призначені керівником організації особи. Часто як ці особи виступають кадровики. Тому його проводять у кабінетах, куточках ОП, навчальних класах, актових залах або інших спеціально відведених приміщеннях, розміри яких залежать від кількості людей, що одночасно проходять інструктаж. Бажано обладнати таке приміщення поза зоною проведення виробничих процесів, щоб не допускати перебування недонавчених правил ВІД людей потенційно небезпечних умов.
І організовуються на робочих місцях. Оскільки керівник робіт може проводити їх з працівниками по одному або цілою групою (якщо кожному з них потрібно пояснити однаковий матеріал), допускається використовувати кімнати для змінно-зустрічних зборів, інші приміщення. Практичні частини інструктажів проводяться виключно на робочих місцях - формалізму в питаннях безпеки не можна допускати.
місце організації цього інструктажу встановлюється, виходячи з його змісту. Якщо його проводять через зміну виробничих процесів, нещасний випадок, заміну обладнання та подібні фактори, то він проходить на робочих місцях. Якщо ж причиною позапланового інструктування стала зміна законодавства щодо загальних питаньВІД (наприклад, зміна «пільгових» списків), які можна достатньо освітити без прив'язки до приміщення, то інструктування можна організувати в актовому залі або кімнаті змінно-зустрічних зборів.
Організується перед:
· Видаванням наряду-допуску - на робочих місцях;
· Стартом виконання виробничих завдань разового характеру - на робочих місцях;
· масовими заходами (учнівськими турпоходами, профспілковими мітингами, спортивними олімпіадами та ін.) – в обладнаних для подібних цілей приміщеннях;
· Усунення наслідків аварії, природного лиха - виходячи з обстановки, що склалася на розсуд керівника робіт.
Терміни проведення інструктажів з охорони праці
Кожен «учасник процесу» повинен дотримуватись таких термінів проведення інструктажів з охорони праці:
вступний – при працевлаштуванні;
первинний – перед допуском до робіт (самостійним чи під керівництвом досвідченого співробітника) чи стажування;
повторний – через кожні 6 місяців, починаючи з дати первинного інструктажу(якщо цього вимагають умови роботи, можна частіше);
позаплановий та цільовий – за потребою.
При правильно організованому працевлаштуванні працівників та безпечному веденні робіт дотримується логічна послідовність чергування інструктажів. завжди проходить після вступного, а решта – після первинного. Якщо в ході перевірки виявляється, що інструктаж з охорони праці на робочому місці робітник пройшов раніше, ніж вступний при працевлаштуванні, це сигналізує про їх проведення в режимі «для галочки» та проблеми у функціонуванні служби компанії.
Чи розповсюджується порядок проведення інструктажів з охорони праці на надомників?
Надомники – це особи, які працюють на користь роботодавця за своїм місцем фактичного проживання. Він надає їм сировину, матеріали, потрібне обладнання. Умови, в яких організована їхня праця, повинні відповідати вимогам ВІ так само, як і «звичайних» працівників. Про існування цієї необхідності роботодавців сповіщає ст. 311 ТК РФ. Тому надомників також необхідно навчати ОП у повному обсязі, що відповідає їхній діяльності. Це стосується й інструктування. Роботодавець організує навчання надомних працівників, може звільняти їхню відмінність від інструктажів з тих самих підставах, як і працівників, які працюють біля підприємства.
На виконання доручених надомному працівнику завдань може використовувати допомогу своєї сім'ї. Якщо він так чинить, то повинен пам'ятати: трудові відносиниіснують лише між ним та роботодавцем. Між членами його сім'ї та його роботодавцем таких відносин немає, отже, інструктажі з ОП з ними не проводяться.
Чи поширюється порядок проведення інструктажів з охорони праці на дистанційників?
«Дистанційники» виконують свої робочі функції поза стаціонарними робочими місцями, відповідальність за стан яких лежить на роботодавцях. Вони швидше надають послуги, ніж виконують конкретні виробничі завдання. Наймаючи працівників, які працюватимуть дистанційно, на вимогу ст. 312.3 ТК, роботодавець повинен ознайомити їх з вимогами ОП, що стосуються обладнання та засобів виробництва:
Додатково, відповідно до вимог цієї статті ТК, роботодавець, який використовує працю «дистанційників», повинен:
Розслідувати та враховувати НР та ПЗ, що відбулися з його дистанційними працівниками;
виконувати приписи Держнагляду, розглядати подання органів громадського контролющодо «дистанційників»;
страхувати дистанційних працівників від НР та ПЗ.
Тому проводити всі види інструктажів з охорони праці для «дистанційників» у ряді випадків все ж таки доведеться. Організуються такі інструктажі так само, як і решта спілкування «дистанційника» з роботодавцем: у формі пересилання.doc,. Відмітка про ознайомлення «дистанційника» з інструктажем по ОТ виробляється у тому порядку, як і з іншими необхідними роботи документами. Це доцільно обговорити та прописати в трудовому договорі, вказати у Правилах внутрішнього розпорядку, «Положення про навчання з ОП» та інші документи, які торкаються цього питання. Роботодавцю дозволено звільняти «дистанційників» від інструктажів так само, як і інших працівників.
Якісно проведений інструктаж – недорогий, але ефективний захід, який дозволяє працівникам працювати з повною самовіддачею, не ризикуючи власним здоров'ям та безпекою.
Відповідаємо на питання
1. Чи повинен спеціаліст з охорони праці проводити всі види інструктажів?
Фахівець з охорони праці не повинен проводити всі види інструктажів. Відповідно до ТК РФ спеціаліст з охорони праці проводить лише вдовий інструктаж. Решта видів інструктажів повинен проводити безпосередній керівник даних працівників. Дивіться відео з відповіддю на це запитання:
2. Жінка вийшла з відпустки з догляду за дитиною (тобто була перерва у роботі понад 60 днів). Який інструктаж проводити?
В даному випадкунайкраще проводити повторний інструктаж. Дивіться відео з детальною відповіддю на це запитання:
3. Кому можна не проходити інструктаж із охорони праці на робочому місці?
Якщо в процесі роботи підлеглі не наражаються на небезпеку, не обслуговують обладнання, якщо працівники не застосовують у своїй роботі інструменти, сировину, матеріал, керівник організації або підрозділи може звільнити їх від усіх інструктажів з охорони праці на робочих місцях. А ось необхідно проходити всім співробітникам підприємства, навіть тим, які тимчасово потрапляють на його територію (відрядження співробітників інших компаній, викладачі, медпрацівники, практиканти). Детальніше дивіться у відео:
Отже, ми розібралися, які види інструктажів з охорони праці проводяться в організаціях та хто їх здійснює; вивчили порядок проведення інструктажів з охорони праці; як проводиться інструктаж з охорони праці робочому місці; дізналися про терміни проведення інструктажів з охорони праці. 22 оцінок, середнє: 4,55
із 5)