Mayroong iba't ibang mga kahulugan ng konsepto ng "pamamahala ng dokumento", ngunit wala sa mga ito ang naging pangkalahatang tinatanggap. Gayunpaman, pati na rin ang konsepto na "dokumento". At ito ay natural, dahil ang "document science" ay isang multidimensional, structurally branched term, na nauugnay sa iba't ibang partido dokumento at dokumento-komunikasyon aktibidad - phenomena hindi gaanong kumplikado at multifaceted.
Masasabi na pamamahala ng dokumento ay ang agham ng aktibidad ng dokumento at komunikasyon sa dokumento. Ito ay isang pang-agham na disiplina na nag-aaral ng mga pattern ng paglikha at paggana ng mga dokumento, bubuo ng mga prinsipyo ng pagbuo ng mga sistema ng komunikasyon-dokumento at mga pamamaraan ng kanilang aktibidad.
Sinasaliksik ng agham ng dokumento ang dokumento bilang isang mapagkukunan ng impormasyon at isang paraan ng komunikasyong panlipunan. Ito ay isang kumplikadong agham ng aktibidad ng dokumento at dokumento-komunikasyon, na pinag-aaralan ang mga proseso ng paglikha, pamamahagi at paggamit ng mga dokumentaryo na mapagkukunan ng impormasyon sa lipunan sa makasaysayang, moderno at prognostic na mga termino.
Ang pagbuo ng pamamahala ng dokumento bilang isang pang-agham na disiplina ay nagsasangkot ng kahulugan ng mga pangunahing bahagi nito: bagay, paksa, istraktura, pamamaraan, konseptwal na kagamitan - sa kanilang pagkakaisa at integridad, i.e. bilang isang sistematikong siyentipikong disiplina.
Sinasagot ng object ng agham ang tanong: ano ang pinag-aaralan ng agham. Ang object ng dokumentasyon bilang isang agham ay isang komprehensibong pag-aaral ng dokumento bilang isang object ng system, na espesyal na nilikha para sa imbakan at pamamahagi (pagpapadala) ng impormasyon sa espasyo at oras. Ang dokumento ay nilikha sa kurso ng mga aktibidad ng dokumento at komunikasyon, samakatuwid, ang object ng agham ay ang lahat ng mga uri ng aktibidad na ito - ang paglikha, produksyon, imbakan, pamamahagi at paggamit ng mga dokumento, ang paglikha ng mga sistema ng dokumentasyon.
Dapat sagutin ng paksa ng agham ang tanong: sa anong paraan, bakit, para sa anong layunin at para sa kung ano talaga ang bagay na pinag-aralan, at sa pamamagitan nito ang layunin na katotohanan. Tinutukoy ng paksa ng agham ang nilalaman ng kaalamang pang-agham tungkol sa bagay - ang dokumento at aktibidad ng komunikasyon sa dokumento. Ang paksa ng dokumentasyon ay ang paglikha ng pang-agham na kaalaman tungkol sa dokumento sa pagkakaisa ng impormasyon at materyal na mga bahagi nito, tungkol sa mga pattern ng paglikha at paggana ng mga dokumento sa lipunan.
Pinag-aaralan ng dokumentasyon ang dokumento bilang paksa sa mga antas ng teoretikal, historikal at pamamaraan (praktikal). Sinasaliksik nito ang dokumento bilang isang sistema, ang mga katangian nito, mga parameter, istraktura, mga pag-andar, pamamaraan at paraan ng pagdodokumento, pag-uuri at tipolohiya ng mga dokumento. Sa larangan ng kanyang atensyon ay ang mga pangkalahatang pattern ng paglikha, pamamahagi, pag-iimbak at paggamit ng mga dokumento. Bukod dito, ang paksa ng pag-aaral ay maaaring ang dokumento sa kabuuan o ang mga indibidwal na aspeto nito, tiyak na mga tampok mga aktibidad sa dokumentaryo at komunikasyon.
Pagtatapos ng trabaho -
Ang paksang ito ay kabilang sa:
Pag-iingat ng rekord bilang isang disiplinang siyentipiko
Ang disiplina ng Documentation ay inilaan para sa mga mag-aaral na nag-aaral sa espesyalidad na Organisasyon at ..
Kung kailangan mo ng karagdagang materyal sa paksang ito, o hindi mo nakita ang iyong hinahanap, inirerekumenda namin ang paggamit ng paghahanap sa aming database ng mga gawa:
Ano ang gagawin natin sa natanggap na materyal:
Kung ang materyal na ito ay naging kapaki-pakinabang para sa iyo, maaari mo itong i-save sa iyong pahina sa mga social network:
| tweet |
Lahat ng mga paksa sa seksyong ito:
Ang mga pangunahing yugto sa pagbuo ng dokumentasyon
Ang pamamahala ng mga rekord ay kabilang sa kategorya ng mga batang agham, hindi pa ito ganap na nabuo bilang isang disiplinang pang-agham na nagbubuod sa katawan ng kaalaman tungkol sa dokumento. Ang agham na ito ay hindi nagmula sa
Istraktura ng pamamahala ng dokumento
Tulad ng anumang disiplinang pang-agham, ang pamamahala ng mga talaan ay may istraktura na nasa simula pa lamang. Sa istruktura, ang pamamahala ng dokumento ay nahahati sa dalawang subsystem: pangkalahatan at espesyal.
Ang kaugnayan ng pamamahala ng dokumento sa iba pang mga agham
Ang modernong yugto ay nailalarawan sa pamamagitan ng pag-activate ng pag-aaral ng dokumento ng lahat ng mga agham, kung saan ito ang pangunahing o isa sa mga bagay ng pag-aaral. Ang pagsasama-sama ng mga pagsisikap ng mga agham na ito ay lumilikha sa
Halos anumang mga dokumento, sistema ng dokumentasyon at hanay ng mga dokumento ay maaaring magsilbing mga mapagkukunan sa pananaliksik sa pamamahala ng dokumento. Batay sa kanila, posible na
Isang sistematikong diskarte sa dokumento bilang isang bagay ng pag-aaral
Mga Tanong: 1 Ang kakanyahan, simula at pagbuo ng konsepto ng "dokumento" 2 Ang kaugnayan sa pagitan ng mga konsepto ng "dokumento", "impormasyon" at "ma
Mga Property, Feature, at Function ng Dokumento
Ang isang dokumento ay isang kumplikadong bagay, na isang pagkakaisa ng impormasyon at isang materyal (materyal) na carrier. Ang pag-alam sa kakanyahan nito ay isang gawain na nalutas sa tulong ng isang sistematiko
Pangkalahatang mga probisyon at konsepto ng dokumentasyon
Ang dokumentasyon ay ang paglikha ng isang dokumento gamit ang iba't ibang mga pamamaraan, pamamaraan at paraan ng pag-aayos ng impormasyon sa isang materyal na carrier. Paraan ng Dokumento
Ang konsepto ng mga wika
Ang wika ay isang espesyal na sistema ng magkakaibang at kasabay na magkakaugnay na panloob na mga yunit ng istruktura (tunog, morpema, salita, parirala, pangungusap, atbp.) na
Paraan ng pag-sign ng pag-aayos ng impormasyon
Ang dokumento ay naglalaman ng panlipunang impormasyon na ipinahayag sa simbolikong anyo. Ang kahalagahan ay isa sa mga pangunahing tampok nito. Ang dokumento ay impormasyong iginuhit sa anyo ng isang set ng magkakasunod na character.
Mga paraan at paraan ng pagtatala ng impormasyon
Ang pagtatala ng impormasyon ay isang paraan ng pag-aayos ng impormasyon sa isang materyal na carrier. Sa kasalukuyan, ginagamit ang mga sistema ng pag-record ng impormasyon (manual, mekanikal).
Istraktura ng dokumento
Mga Tanong: 1. Pag-iisa at estandardisasyon 2. Pagrehistro ng mga detalye 5.1.1 Pag-iisa at estandardisasyon Dokumento ng pag-iisa
Pagpaparehistro ng mga detalye
Ang bawat dokumento ay binubuo ng mga elemento na tinatawag na mga katangian. Iba't ibang mga dokumento may ibang set ng props. Isang hanay ng mga detalye na nakaayos sa isang tiyak na paraan
Mga kinakailangan para sa mga form ng dokumento
Mga format mga dokumentong papel. Ang mga dokumento ng serbisyo ay ginawa at muling ginawa sa papel ng isang karaniwang format, na nauugnay sa paggamit ng kagamitan sa pagkopya, na may pangangailangan na mag-imbak ng mga dokumento
Mga kinakailangan para sa paggawa ng mga dokumento
Ang mga dokumento ay maaaring gawin sa isang makinilya o sa tulong ng mga kagamitan sa pag-print, kagamitan sa computer. Hiwalay panloob na mga dokumento, na ang mga may-akda
Mga dokumento ng organisasyon
Mga Tanong: 1. Mga dokumento ng organisasyon - charter, regulasyon, tagubilin, mga talahanayan ng mga tauhan atbp. Mga aktibidad ng mga institusyon, organisasyon
Mga dokumento ng organisasyon - mga charter, regulasyon, tagubilin, talahanayan ng staffing, atbp.
Ang mga dokumento ng organisasyon ay nagpapatupad ng mga pamantayan ng administratibo at batas sibil, ay legal na batayan mga aktibidad ng institusyon at mahigpit na may bisa. Ang mga dokumentong ito ay
Mga dokumentong pang-administratibo - mga resolusyon, desisyon, utos, tagubilin, atbp.
Ang lahat ng mga administratibong dokumento ay dapat na mahigpit na sumunod sa mga probisyon ng kasalukuyang batas. Unang yugto ng pagbuo ng proyekto dokumentong administratibo- kahulugan ng bilog
Pagdodokumento ng mga aktibidad ng mga collegiate body
Ang protocol ay maaari ding mga dokumento ng impormasyon(naglalaman ng impormasyon tungkol sa talakayan ng anumang isyu) at sa administratibo, dahil. naglalaman ng operative na bahagi. Protocol - dokumento, ayusin
Sistema ng dokumentasyon ng pag-uulat
Ulat - isang dokumento na naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga resulta ng mga aktibidad para sa isang tiyak na tagal ng panahon. Ang dokumentasyon ng pag-uulat ng institusyon ay binubuo ng ilang hanay ng mga dokumento:
Dokumentasyon ng HR
Mga relasyon sa paggawa Ang mga negosyo na may isang empleyado ay kinokontrol ng Labor Code ng Russian Federation. Sa batayan ng mga artikulo ng Code, ang negosyo ay dapat magtatag ng isang pinag-isang pamamaraan para sa pagpaparehistro ng admission, pagpapaalis
Sistema ng dokumentasyon ng accounting
pangunahing mga dokumento sa accounting. Ang lahat ng mga transaksyon sa negosyo na isinasagawa ng organisasyon ay dapat na dokumentado ng mga sumusuportang dokumento. Ang mga dokumentong ito ay nagsisilbing pangunahing mga dokumento ng accounting, batay sa
Mga regulasyon at pamantayan ng estado
Mga Tanong: 1 Regulatoryo mga legal na gawain nagre-regulate ng suporta sa dokumentasyon sa antas ng pederal. 2. Mga pamantayan ng estado para sa dokumentasyon. P
Mga regulasyong pangkagawaran
Ang isang mahalagang bahagi ng balangkas ng regulasyon para sa paghahanda at pagpapatupad ng dokumentasyon ay mga regulasyon interdepartmental at departmental nature, na inilathala ng mga ministries, state Komi
Mga komunikasyon sa impormasyon ng negosyo
Tipikal na istraktura ng enterprise Kapag tinatalakay pangkalahatang isyu Ang trabaho sa opisina sa ilalim ng terminong "enterprise" ay karaniwang nangangahulugang isang medyo malawak na hanay ng iba't ibang mga organisasyon.
Ang istraktura ng isang modernong komersyal na negosyo
Ngayon isaalang-alang ang istraktura ng modernong malaki komersyal na negosyo, tingnan ang diagram (Figure 8.2) Figure 8.2
Ang mga kagamitan sa opisina at impormasyon ay dumadaloy sa isang modernong opisina
Ang sentro ng impormasyon para sa sinumang empleyado ng isang modernong opisina ay isang personal na computer na konektado sa isang lokal at pandaigdigang network. Ipinapakita ng Figure 8.4 ang subkey
Teknolohiya ng paglilipat ng mga dokumento ng papel sa mga electronic
Hindi tulad ng mga papel na dokumento, ang mga elektronikong dokumento ay maaaring maproseso nang mas mahusay (kopyahin, ibinahagi, iimbak, atbp.). Ang mga teknolohiya ay aktibong umuunlad
Mga uri ng mga sistema ng pagpasok ng dokumento
Bilang karagdagan sa mga teknolohikal na aspeto na napag-usapan natin sa itaas, mayroon ding mga partikular na nauugnay sa sukat ng paggamit ng teknolohiya ng pag-input ng dokumento ng papel. Sa katunayan, kapag pinag-uusapan ang tungkol sa bahay
Mga Produkto para sa Personal Form Entry
Ang pinakasikat na solusyon ay ang ABBYY FormReader at ang Cognitive Forms system. Nagbibigay ang ABBYY FormReader ng mataas na antas ng pagkilala sa mga naka-print na character, marka at mga pcs.
Pangkalahatang istraktura ng suporta sa dokumentasyon ng pamamahala
Ang pamamahala ng anumang negosyo ay isang proseso ng impormasyon kung saan ang impormasyon ay natanggap, naproseso, isang desisyon ay ginawa, ang desisyon ay ipinaalam sa mga gumaganap na ang mga aksyon ay kinokontrol ko.
Pagbubuo at pag-iimbak ng mga kasalukuyang pangyayari
Mga Tanong: 1. Pagbubuo at pagpapatupad ng mga kaso. 2. Organisasyon ng operational storage ng mga dokumento. 9.1.1 Pagbubuo at pagpapatupad ng mga kaso
Paghahanda ng mga kaso para sa paglipat at ang pamamaraan para sa paglilipat ng mga kaso sa archive para sa karagdagang imbakan
Mga Tanong: 1.Pagsusuri sa halaga ng mga dokumento. 2. Pagpaparehistro ng mga gawain. 3. Paggawa ng takip ng mga kaso. 4. Pagguhit ng mga imbentaryo. 5. Ang pamamaraan para sa paglilipat ng mga dokumento para sa imbakan sa
Pagsasagawa ng pagsusuri sa halaga
Bawat taon, sa trabaho sa opisina ng isang organisasyon (institusyon), pinipili nila ang mga dokumento para sa permanenteng at pansamantalang imbakan, pati na rin para sa pagkawasak. Ang pagpili na ito ay isinasagawa ng mga tauhan mga istrukturang dibisyon sa
Organisasyon ng trabaho na may pinaghihigpitang mga dokumento sa pag-access
Mga Tanong: 1. Organisasyon ng trabaho na may mga dokumentong may kaugnayan sa lihim ng estado 2. Organisasyon ng trabaho na may mga dokumentong naglalaman ng kumpidensyal na impormasyon
Pagpaparehistro ng pagtanggap ng mga kumpidensyal na dokumento
Ang lahat ng sulat na pumapasok sa organisasyon na may restriction stamp ay tinatanggap at binubuksan ng mga empleyado na nakatalagang magtrabaho sa mga materyales na ito. Sinusuri nito ang numero
Mga Restricted Access Cases
Mga Tanong: 1. Pagpapangkat ng mga executable na dokumento sa mga file 2. Paggamit ng mga dokumento, file at publikasyon. Pag-alis ng selyo ng paghihigpit sa pag-access 11.3
Paggamit ng mga dokumento, file at publikasyon. Pag-alis ng selyo ng paghihigpit sa pag-access
Hindi pinapayagang gumamit ng impormasyon mula sa mga pinaghihigpitang dokumento sa mga bukas na talumpati, sa mga publikasyon sa bukas na press. sa mga broadcast sa radyo at telebisyon, ipinakita
Afterword
Sa ganitong paraan, ibang mga klase ang mga dokumento at mga aktibidad sa pakikipag-ugnayan sa dokumento ay may makabuluhang mga detalye. Ang koneksyon sa pagitan ng pamamahala ng dokumento at computer science ay lalo na nadama
Listahan ng bibliograpiya
1. Batas ng Russian Federation "Sa Impormasyon, Impormasyon at Proteksyon ng Impormasyon" na may petsang Enero 25, 1995 // Nakolekta. Mga Batas ng Russian Federation. 1995. Bilang 8. 609 p. 2. Mga Batayan ng batas ng Russian Federation sa archival fund ng Russia
Mga pangunahing termino at kahulugan
Ang may-akda ng dokumento ay isang natural o nilalang na lumikha ng dokumento Act - isang dokumento na iginuhit ng ilang tao
Ang pag-unawa sa bagay at paksa ng agham ng dokumento ay nakasalalay sa kung paano binibigyang-kahulugan ang agham ng dokumento, kung paano tinutukoy ang istraktura nito.
N.N. Kushnarenko sa kanyang aklat-aralin ay hinahati ang pamamahala ng dokumento sa pangkalahatan at espesyal. Isinasaalang-alang niya ang object ng pangkalahatang dokumentasyon "komprehensibong pag-aaral ng dokumento bilang object ng system". Ang paksa ng dokumentasyon ay tinukoy bilang "paglikha ng siyentipikong kaalaman tungkol sa isang dokumento...". Ang istraktura ng pangkalahatang dokumentasyon kasabay nito, kabilang dito ang: ang teorya ng dokumento, ang kasaysayan ng dokumento, ang kasaysayan at teorya ng mga aktibidad ng dokumento-komunikasyon. Ang isang magkasingkahulugan na pangalan ay idinagdag sa teorya ng dokumento - "documentology". Kasabay nito, ang aklat-aralin mismo, na sumasalamin sa nilalaman ng pangkalahatang agham ng dokumento, ay may mga sumusunod na seksyon: "Mga teoretikal na pundasyon ng agham ng dokumento", "Mga katangian ng ilang mga uri at uri ng mga dokumento", "Mga dokumento sa pinakabagong mga carrier ng impormasyon" . Dahil dito, ang tunay na pangkalahatang pamamahala ng dokumento dito ay binubuo ng mga teoretikal na pundasyon at katangian ng mga pangunahing uri at uri ng mga dokumento.
Bilang karagdagan sa pangkalahatang dokumentasyon, N.N. Mga highlight ng Kushnarenko espesyal na pamamahala ng dokumentasyon at hinahati ito sa espesyal at pribado. SA espesyal na dokumentasyon mga disiplina na nag-aaral ng "mga tampok ng mga dokumento na mga bagay ng aklatan,
archival, museo affairs", ngunit sa listahan ng mga disiplinang ito (library science, bibliography, archival science, museology, information science) ay walang mga partikular na disiplina na nag-aaral ng "mga tampok ng mga dokumento", ngunit mga sangay ng kaalaman na, sa pamamagitan ng sarili- determinasyon, magkaroon ng mas malawak na mga bagay ng pag-aaral.
Bilang karagdagan, sa mga disiplina ng espesyal na pag-iingat ng rekord N.N. Inuri ni Kushnarenko ang mga kung saan ang paksa ay "ang pag-aaral ng mga detalye ng iba't ibang mga proseso ng dokumentaryo at mga aktibidad sa komunikasyon": agham ng pondo ng dokumentaryo, pag-catalog, ang doktrina ng pag-iimbak ng dokumento, gawain sa opisina, atbp. Nang walang pagtataas ng tanong kung paano nabigyang-katwiran ang paglalaan ng ang mga partikular na disiplina na ito, tandaan namin na ang mga nauugnay na seksyon o espesyal na disiplinang siyentipiko ay umiiral sa loob ng nakalista sa itaas na agham ng aklatan, bibliograpiya, agham ng archival, museology. Ito ay hindi malinaw kung paano sila maaaring tumayo hindi sa loob, ngunit sa tabi ng naturang mga disiplina.
Paksa pribadong dokumentasyon, ayon kay N.N. Kushnarenko, ay "ilang mga uri at uri ng mga dokumento", bukod sa kung saan ay: "mga aklat, patent, tala, mapa, pelikula, optical disc, atbp." Alinsunod dito, ang agham ng pribadong dokumento ay nabuo sa "mga pribadong disiplina sa agham na dokumentong pang-agham": agham ng libro, agham ng patent, kartograpya, atbp. Kaya, ang agham ng libro, ayon kay N.N. Kushnarenko, ay kasama sa record keeping bilang isang "espesyal", "pribadong" record keeping. Gayunpaman, sa karamihan ng mga disiplinang ito, ang paksa ng pag-aaral ay hindi lamang ang mga tampok ng kaukulang uri ng dokumento. Sa partikular, ang agham ng libro ay isang kumplikadong agham, o isang kumplikado ng mga disiplinang pang-agham, kung saan nabibilang ang mga indibidwal na disiplinang siyentipiko, na pinag-aaralan ang mga proseso ng paglikha at paggana ng isang libro sa lipunan. Hindi ito maaaring "pribado" kumpara sa agham ng aklatan, bibliograpiya at iba pang mga disiplina.
Ang mga hindi pagkakapare-parehong ito ay napansin na ng ibang mga may-akda (S.G. Kuleshov, M.S. Slobodyanik) at sumailalim sa makatuwirang pagpuna 1 . Hindi sila maaalala o maituturing na isang katotohanan lamang ng historiograpiya ng isyu na isinasaalang-alang, kung ang posisyon sa itaas ay hindi nakasaad sa aklat-aralin, na aktibong ginagamit ng parehong mga mag-aaral at guro ng agham ng dokumentaryo, samakatuwid, ang nilalaman nito ay pa rin may kaugnayan ngayon.
Ang pagbuo ng mga pananaw ng may-akda ng aklat-aralin - N.N. Kushnarenko - tungkol sa isyung isinasaalang-alang, maaari mong sundin ang kanyang kasunod na mga publikasyon. Sa kanila, ang agham ng "pamamahala ng dokumento" ay hindi na nahahati sa tatlo, ngunit sa apat na bahagi. Una- dokumentolohiya. Ito ang teorya at pamamaraan ng pamamahala ng dokumento 2 o ang pamamaraan lamang ng pamamahala ng dokumento 3 . Ikalawang bahagi - pangkalahatang pamamahala ng dokumentasyon- dito ay sumasaklaw sa "kasaysayan ng pagbuo ng komunikasyon ng dokumento, pati na rin ang pamamaraan at organisasyon ng trabaho sa dokumento" o "ang kasaysayan, tipolohiya, pag-uuri ng dokumento, mga teknolohikal na pundasyon ikot ng buhay dokumento".
Sa ikatlong puwesto ay pribadong dokumentasyon, na kinabibilangan ng mga siyentipikong disiplina na "pag-aaral ng ilan sa mga pinakamahalagang proseso ng pagtatrabaho sa isang dokumento", katulad ng: "ang teorya at teknolohiya ng pag-iipon ng mga dokumento, ang kanilang pag-edit, pagtitiklop, pamamahagi, proteksyon, pagproseso, accounting, pagsasama-sama, pag-iimbak, paggamit". Kabilang sa mga may-katuturang disiplina ay: dokumentaryo stylistics, teorya at kasanayan ng pag-edit, gawain sa opisina, organisasyon at teknolohiya ng paglalathala, bibliopoly, istatistika ng dokumento, batas sa intelektwal na ari-arian, proteksyon ng impormasyon sa mga awtomatikong sistema, analytical at sintetikong pagproseso ng mga dokumento, mapagkukunan ng dokumento, dokumento pagkuha ng impormasyon
sistema, teorya at teknolohiya ng pag-iimbak ng dokumento, pagpapanumbalik at pag-iingat ng mga dokumento, pamamahala ng elektronikong dokumento, mga database ng buong teksto. Ang isang pagtatangka ay ginawa upang pag-iba-ibahin ang mga nakalistang disiplina alinsunod sa mga prosesong kanilang pinag-aaralan, na ginagawang sistematisado ang listahang ito sa isang tiyak na lawak. Ngunit ang pag-aari ng lahat ng mga disiplinang ito sa dokumentasyon, kahit na ito ay pribado, ay hindi pa napatunayan. Ang ilan sa mga nakalistang disiplina ay kilala na may kaugnayan sa philology, bibliology, library science, computer science. Malinaw, sa kasong ito, ang sagot sa tanong ay nilinaw: kung aling mga bahagi ng pinangalanang sangay ng kaalaman ang maaaring ituring na pamamahala ng dokumento. Ibig sabihin, hindi lahat ng book science, library science, archival science ay ipinahayag na mga disiplina sa pamamahala ng dokumento.
Ang ikaapat na bahagi ng iminungkahing N.N. Kushnarenko ng bagong istraktura ng pamamahala ng dokumento ay mga disiplina "espesyal na dokumentasyon", na inilalaan pareho sa pamamagitan ng mga uri ng mga dokumento - cartographic, dokumentasyon ng patent, at sa pamamagitan ng "mga spheres ng praktikal na aktibidad" - archival, administrative, banking, bibliographic, library, museo, impormasyon. Dapat pansinin na sa mga nauna ay wala nang bibliolohiya at pag-aaral sa pelikula, at kabilang sa mga huli ay hindi ang mga sangay ng kaalaman sa kabuuan (archival science, library science, atbp.) Ang pinangalanan, ngunit ang kaukulang "document science" lamang. . Gayunpaman, hindi malinaw kung paano nauugnay ang mga disiplinang ito ng "special document science" sa mga disiplina ng "pribadong dokumentong agham" na nakalista sa itaas. Sa aming palagay, hindi sila maaaring magkahiwalay, maliban sa mga disiplina ng "private record keeping" na binanggit sa itaas. Malamang, ang "espesyal na pamamahala ng dokumento", na nakikilala sa mga lugar ng praktikal na aktibidad, ay umiiral sa anyo ng kaukulang mga disiplina ng "pribadong pamamahala ng dokumento" na inilarawan sa itaas, na dapat sabihin.
Ang ilang kakaibang istraktura ng pamamahala ng dokumentasyon na itinakda sa mga artikulong ito ay na dito ito ay hindi lamang tungkol sa agham, ngunit tungkol sa isang siklo ng mga disiplina sa pamamahala ng dokumentong pang-edukasyon na inilalaan sa proseso ng mga espesyalista sa pagsasanay sa espesyalidad na "Agham ng Dokumento at Aktibidad sa Impormasyon". Tulad ng alam mo, ang istraktura ng agham at ang istraktura ng cycle mga akademikong disiplina- iba't ibang mga konsepto. Sa ilang mga kaso, maaaring magkasabay ang mga ito, ngunit maaaring ang isang akademikong disiplina ay sumasaklaw sa lahat ng aspeto ng agham o, sa kabaligtaran, ang buong cycle ng mga disiplina para sa isang partikular na espesyalidad ay hindi sumasaklaw sa agham sa kabuuan. Maaaring mayroon ding ganitong opsyon kapag ang mga disiplinang pang-akademiko ay hindi nakikilala alinsunod sa istruktura ng agham (ayon sa mga pangunahing bahagi nito), ngunit nakatuon sa mga bagay, proseso, operasyon, atbp., na naiiba sa kahulugan at paksa ng pag-aaral.
Sa kasalukuyan, ang N.N. Isinasaalang-alang ni Kushnarenko si Yu.N. Itinalaga ni Stolyarov ang pangalan na "documentology" sa agham ng dokumento sa malawak na kahulugan at iwanan ang pangalan na "document science" sa agham ng dokumentasyon ng pamamahala, na mangangailangan ng rebisyon ng mga ideya tungkol sa istruktura, bagay at paksa ng parehong agham 1 .
Ang istraktura ng pamamahala ng dokumentasyon at ang koneksyon nito sa iba pang mga agham ay ipinakita sa ibang paraan S.G. Kuleshov 2 . Ayon sa kanyang mga pananaw, ang pamamahala ng dokumento ay nahahati sa pangkalahatan(kasingkahulugan ng S.G. Kuleshov ay dokumentolohiya) at espesyal, pinag-iba ayon sa mga uri ng dokumento at uri ng dokumentasyon. Ang paksa ng pangkalahatang pamamahala ng dokumento ay tinukoy bilang "ang pagbuo ng kaalamang pang-agham tungkol sa isang dokumento sa pagkakaisa ng mga bahagi ng impormasyon at materyal nito, ang mga pattern ng paglikha at paggana ng mga dokumento sa lipunan." Ang nilalaman ng pangkalahatang dokumentasyon S.G. Malinaw itong tinukoy ni Kuleshov: "Ang dokumentolohiya ay isang pangkalahatang agham ng dokumento na bumubuo ng mga isyu ng teorya ng dokumento, pinag-aaralan ang mga pattern ng genesis at ebolusyon
dokumento, karaniwan sa lahat ng mga problema sa agham ng paggana ng mga dokumento, ang pagsasagawa ng kanilang paglikha at pakikipagtulungan sa kanila" 1 .
Ang istraktura ng pangkalahatang dokumentasyon(o dokumentolohiya) S.G. Tinukoy ito ni Kuleshov sa ganitong paraan: "... hindi ito binubuo ng mga siyentipikong disiplina, ngunit ng mga seksyon tulad ng "Mga Konsepto ng Dokumento", "Mga Pag-andar ng Dokumento", "Tipolohiya ng Dokumento", "Mga Pangunahing Yugto ng Pag-unlad ng Dokumento" "Mga pangkalahatang problema sa paglikha , pag-iimbak at paggana ng isang dokumento " atbp.". Talagang tinukoy dito karaniwang problema nauugnay sa anumang mga dokumento.
espesyal na dokumentasyon, ayon sa konsepto ng S.G. Kuleshov, ay binubuo ng isang medyo malinaw na limitadong hanay ng mga disiplina, ang mga bagay ng pag-aaral kung saan ay ilang mga uri ng mga dokumento at mga uri ng dokumentasyon: agham ng dokumentasyon ng pamamahala, agham ng dokumentasyon ng cartographic, agham ng dokumentasyon ng pelikula at larawan at tunog, agham ng dokumentasyong pang-agham at teknikal, agham ng elektronikong dokumento. S.G. Kinikilala ni Kuleshov ang agham ng dokumentasyon ng pamamahala, "nabuo mula sa kailaliman ng teorya at kasanayan ng gawaing pang-opisina" at hanggang sa ating panahon na tinatawag ang sarili nito na "agham ng dokumento", nang hindi ipinapahiwatig ang uri ng dokumentasyon sa ilalim ng pag-aaral.
Tungkol sa iba pang mga sangay ng kaalaman na dalubhasa sa pag-aaral ng mga dokumento na naiiba sa mga tuntunin ng nilalaman, panlabas na anyo, mga denominasyon, genre, atbp., ang kanilang pagkakaisa sa loob ng mga limitasyon ng agham ng dokumento, ayon kay S.G. Kuleshov, "halos hindi posible." Binibigyang-diin na "ang agham ng libro ay kasama sa mga agham ng siklo ng dokumentaryo at komunikasyon, ngunit hindi ito maaaring maging direksyon ng espesyal na agham ng dokumentasyon" 2 .
Sa tulong sa pagtuturo Nonna Borisovna Zinovieva 1 Ang pamamahala ng dokumento ay nailalarawan bilang pangunahing at sa parehong oras
inilapat na disiplinang pang-agham. Ang pangunahing pananaliksik sa agham ng dokumento ay naglalayong pag-aralan ang kakanyahan ng dokumentasyon, ang ebolusyon ng anyo at nilalaman ng isang dokumento, ang mga tungkulin nito sa lipunan, sosyokultural, etno-nasyonal, makasaysayang mga tampok ng dokumentasyon, mga problema sa pagdama ng dokumento, pagpapabuti ng semiotic at semantikong paraan ng pagpapahayag nito. Inilapat na pananaliksik ng pamamahala ng dokumento, ayon kay N.B. Zinovieva, nauugnay sa pag-uuri ng mga dokumento, ang kanilang pag-index, pagbubuod, paglikha ng isang imahe ng paghahanap ng isang dokumento, pag-aayos ng daloy ng trabaho, pagpili ng mga dokumento, pag-save sa kanila, paghahanap, atbp.
Iminungkahi niya ang kanyang konsepto ng istruktura ng pamamahala ng dokumento MS. Slobodian. Sa kanyang opinyon, ang agham ng dokumento ay "isang kumplikado ng mga disiplinang pang-agham na nakatuon sa isang komprehensibong pag-aaral ng dokumento sa isang malawak na konteksto, pati na rin ang iba't ibang pormasyon ng mga dokumento na bumubuo sa imprastraktura ng dokumento ng lipunan" 2 . Bilang bahagi ng pamamahala ng dokumento, M.S. Slobodyanik ang una sa lahat dokumentasyon- "isang pinagsama-samang disiplinang pang-agham na may nakikitang metascientific na karakter" "kapwa para sa mga disiplina sa pamamahala ng dokumento at para sa mga nauugnay at nauugnay na agham na nag-aaral din sa dokumento bilang isa sa mga bahagi ng kanilang sariling bagay (agham ng aklatan, bibliograpiya, atbp.)".
Ayon kay M.S. Slobodyanik, "ang paksa ng dokumentolohiya ay ang mga pattern ng paggana ng mga dokumento at mga pormasyon ng mga dokumento bilang mga channel ng panlipunang komunikasyon na nakatuon sa pagtugon sa mga pangangailangan ng lipunan at mga gumagamit sa kasalukuyan at retrospective na dokumentaryo na impormasyon" 3 . Sa artikulo ni M.S. Slobodyanika 2003, ang dokumentolohiya ay nailalarawan bilang isang siyentipikong disiplina na binubuo ng dalawang bahagi: 1) ang teorya ng pamamahala ng dokumento, ang dokumento at ang dokumentaryo na imprastraktura ng lipunan; 2) ang kasaysayan ng dokumentasyon at ang dokumento. V
artikulo ng 2005, ang dokumentolohiya ay nahahati sa dalawang iba pang bahagi - pangkalahatang dokumentolohiya at pamamahala ng dokumentong tukoy sa industriya. Sa loob ng balangkas ng pangkalahatang dokumentolohiya, "isang komprehensibong pag-aaral ng dokumentolohiya, dokumento at imprastraktura ng dokumentaryo ng lipunan" ay isinasagawa, "ang paksa ng agham ng dokumentong tukoy sa industriya ay ang mga pattern ng paggana ng mga dokumento at ang kanilang mga pormasyon bilang mga channel ng mga social na komunikasyon na nakatuon sa pagtugon sa mga propesyonal na pangangailangan ng lipunan at mga gumagamit sa kasalukuyan at retrospective na impormasyon sa dokumentaryo ng industriya" 1 .
Iba pang mga disiplina sa pamamahala ng dokumento M.S. tawag ni Slobodianik espesyal. Kabilang dito ang: ang teorya ng mga dokumentaryo na komunikasyon, ang teorya ng mga daloy ng dokumento, ang agham ng pondo ng dokumentaryo, agham ng elektronikong dokumento, agham ng dokumento ng pamamahala, teorya at kasaysayan ng trabaho sa opisina. Tulad ng makikita mo, isang bahagi ng mga disiplinang ito ay nabuo alinsunod sa mga problemang pinag-aaralan; ang pangalawang bahagi - sa pamamagitan ng mga uri ng mga dokumento. MS. Naniniwala si Slobodyanik na "isang mahalagang tampok na maaaring bumuo ng isang independiyenteng pamamahala ng dokumentong siyentipikong disiplina ay isang functional na oryentasyon patungo sa pagtugon sa mga partikular na pangangailangan ng lipunan at ang mga katangian ng magkahiwalay na grupo ng mga dokumento na nangangailangan ng indibidwal na pananaliksik."
Bilang karagdagan sa pangunahing tampok para sa pag-highlight ng isa o isa pang disiplina sa dokumentaryo, ang M.S. Isinasaalang-alang ng Slobodyanik ang mga katangiang tulad ng "isang mataas na antas ng kanilang awtonomiya, ang kakayahang umalis sa kumplikado at maisama sa ibang sistema ng mga agham", ang kakayahang "bumuo ng kanilang sariling paksa at magtatag ng mga link sa mga agham na hindi kasama sa istruktura ng pamamahala ng mga talaan" mahalaga. Gayunpaman, ang mga katangiang ito ng mga disiplina ay hindi maaaring maging batayan para sa kanilang pagkakaugnay sa isang kumplikadong mga disiplina, ngunit ang batayan lamang para sa pagtukoy ng kanilang kalayaan. Ang isa pang bagay ay "ang pagkakaroon ng pangkalahatang teoretikal at metodolohikal na mga prinsipyo, pinagmumulan at
kasaysayan ng pag-unlad", na predetermines ang pagkakaroon ng iba't ibang mga disiplina sa isang solong kumplikado.
Ang isa ay hindi maaaring sumang-ayon sa sinabi ni S.G. Kuleshov tungkol sa walang tiyak na kalayaan bilang mga siyentipikong disiplina ng teorya ng dokumentaryong komunikasyon at teorya ng mga daloy ng dokumentaryo; ang artificiality ng pagsasama-sama sa "documentary fund science" ang mga turo sa mga koleksyon ng mga aklatan, archive, mga serbisyo sa opisina, atbp. 1 Tanging ang electronic document science at management document science ay hindi nagiging sanhi ng mga puna, bagaman ang una ay nagsisimula pa lamang na magkaroon ng hugis. Samakatuwid, ang komposisyon ng kumplikadong mga disiplina sa pamamahala ng dokumento ay kailangan pa ring linawin.
Ang ilang paglilinaw ng nilalaman dokumentasyon ibinigay sa kasunod na mga publikasyon ni N.N. Kushnarenko 2 at M.S. Slobodyanika 3 . N.N. Tinutukoy ni Kushnarenko ang agham ng dokumento bilang isang pangunahing pang-agham at pang-edukasyon na disiplina, na malaki ang pagkakaiba sa tradisyonal (malinaw na, managerial) na pamamahala ng dokumento. MS. Itinuturing ito ng Slobodyanik na "isang pinagsama-samang disiplinang pang-agham na may nasasalat na katangiang metascientific"; tala "ang pagpapayaman ng bagay ng agham sa gastos ng dokumentaryo na imprastraktura ng lipunan", na ginagawang posible na pag-aralan ang "mga tampok ng aktibidad ng dokumentaryo sa iba't ibang mga larangang panlipunan at mga institusyon."
Ngunit ang relasyon sa pagitan ng pamamahala ng dokumento at pamamahala ng dokumento ay nananatiling hindi natukoy. Sa partikular, si M.S. Sumulat si Slobodyanik: "Ang isang mahalagang resulta ng pag-unlad ng agham ng dokumento ay ang pagbabago ng agham ng dokumento sa isang holistic, pinagsama-samang agham, na may malinaw na metascientific character at isang malawak na saklaw ng praktikal na aplikasyon." Hindi malinaw kung papalitan ng dokumentolohiya ang modernong pamamahala ng dokumento o mananatili sa komposisyon nito.
Bilang konklusyon ng pagsasaalang-alang ng kasalukuyang umiiral na mga konsepto tungkol sa istruktura ng pamamahala ng dokumento, maaari itong maipangatuwiran na sa bawat
sa kanila ay mayroong "rational grain". Ang konsepto ng N.N. Naaakit si Kushnarenko sa katotohanan na binibigyang kahulugan niya ang agham ng dokumento bilang isang malawak na sangay ng kaalaman kung saan ang lahat ng bagay na may kaugnayan sa dokumento ay ginalugad. Ang pamamaraang ito ay lohikal na nagpapatuloy sa mga pananaw ni Paul Otlet, ang tagapagtatag ng agham na tinatawag na "dokumentasyon" (o "dokumentolohiya"). Ang konsepto ng S.G. Ang Kuleshov ay nakikilala sa pamamagitan ng kalinawan tungkol sa nilalaman at mga hangganan ng parehong pangkalahatan at espesyal na dokumentasyon. Ang konsepto ng M.S. Binibigyang-pansin ng Slobodyanika ang mga espesyal na koneksyon sa pagitan ng pamamahala ng dokumento at agham ng impormasyon bilang mas mahalaga. Kasabay nito, sa bawat isa sa mga konsepto sa itaas ay may mga mahinang punto na nagdudulot ng mga puna. Ang synthesis ng umiiral na kaalaman ay hindi pa nagaganap.
Sa lahat ng nakalistang katangian ng pamamahala ng dokumento sa kabuuan o sa mga bahaging istruktura nito, sinusunod namin ang isa o ibang kahulugan ng bagay at paksa ng agham na ito. Ito ay kanais-nais na pagsamahin at pag-ugnayin ang mga kahulugang ito, ngunit ito ang gawain ng hinaharap na pag-unlad ng ating agham. Napansin lamang namin na itinuturing namin ang object ng agham na iyon o iba pang mga phenomena ng layunin ng realidad, ang pag-aaral kung saan nilalayon ang siyentipikong pananaliksik, at ang paksa - ang mga aspeto ng bagay na ito na tinutukoy ng layunin ng pananaliksik. Ang nilalaman ng isang siyentipikong disiplina ay sumasalamin sa parehong bagay at paksa nito.
Ang kahulugan ng bagay at paksa ng dokumentasyon ay binuo, marahil, ng lahat ng mga guro ng disiplinang ito sa mas mataas institusyong pang-edukasyon. Depende ito sa direksyon ng disiplina (pangkalahatan o espesyal na dokumentasyon), sa teoretikal na pananaw ng mga guro, sa estado ng pag-unlad ng problemang ito.
Evgeny Alexandrovich Pleshkevich naniniwala na "ang layunin ng kaalaman sa pamamahala ng dokumento ay panlipunang impormasyon sa pagpapatakbo" 1 . Dahil sa mga teoretikal na pananaw ng may-akda na ito, ang impormasyon sa pagpapatakbo ay nauugnay sa konsepto ng "dokumento ng pagpapatakbo", maaari nating
upang ipagpalagay na ang layunin ng pamamahala ng dokumento ay limitado sa isang makitid na interpretasyon ng dokumento. Gayunpaman, ang kasunod na pagtatanghal ng materyal ng disiplina ay nagpapakita na ang may-akda ay nagpapakilala hindi lamang sa mga "pagpapatakbo" na mga dokumento, kundi pati na rin sa archival at mga nai-publish. Ang paksa ng dokumentasyon, ayon kay E.A. Pleshkevich, ay may maraming mga aspeto: istruktura, praktikal, makasaysayang, legal, managerial, impormasyon at "iba pang mga aspeto ng panlipunang impormasyon sa pagpapatakbo, ang mga dokumentadong anyo nito".
Nikolai Semenovich Larkov malinaw na nagpapahiwatig: "Ang layunin ng pamamahala ng dokumentasyon ay pareho magkahiwalay na mga dokumento, at ang buong hanay ng mga dokumento sa lipunan, iyon ay, lahat ng uri, uri, genre at anyo ng mga dokumento, pati na rin ang lahat ng mga sistema at subsystem ng dokumentasyon, simple at kumplikadong mga hanay ng mga dokumento "2. Ang paksa ng agham ng dokumento, sa ang kanyang opinyon, ay binubuo ng dalawang bahagi: teoretikal at inilapat, ayon sa kung saan ang agham ng dokumento ay nahahati sa teoretikal at inilapat.
Sa aming palagay, bagay sa pamamahala ng dokumento- ito ay isang dokumento bilang isang kababalaghan ng globo ng impormasyon at komunikasyon ng lipunan. Nangangahulugan ito na ang agham ng dokumento ay dapat pag-aralan hindi lamang ang dokumento mismo bilang isang pagkakaisa ng mga bahagi ng impormasyon, materyal at pag-sign nito, kundi pati na rin ang lahat ng mga bahagi ng komunikasyon ng impormasyon ng dokumentaryo (hindi lamang ang system na "dokumento - consumer ng impormasyon (o gumagamit ng sistema ng impormasyon)" , ngunit din, halimbawa , ang "komunikat - dokumento" na sistema, iyon ay, ang mga problema sa paglikha ng isang dokumento, at ang aktibidad ng mga tagapamagitan ng komunikasyon sa sistema ng "komunikante - dokumento - tatanggap", atbp.). Ang paksa ng dokumentasyon ay ang kahulugan ng mga uri, istraktura at katangian ng dokumento, gayundin ang mga batas ng paglikha at paggana nito sa lipunan.
Istraktura ng pamamahala ng dokumento ay maaaring tukuyin bilang intersection ng dalawang direksyon ng pagkakaiba nito: aspeto at bagay. Ang mga aspeto ay: ang teorya ng dokumento, ang kasaysayan ng dokumento, ang organisasyon ng mga aktibidad sa dokumentasyon, ang pamamaraan (o teknolohiya) ng mga aktibidad sa dokumentasyon. Naiintindihan namin ang aktibidad ng dokumentaryo dito bilang paglikha at paggamit ng isang dokumento.
Ang direksyon ng object ng pagkita ng kaibahan ng istraktura ng pamamahala ng dokumento ay nagbibigay para sa paglalaan ng mga naturang subsection:
Ang dokumento sa kabuuan, bilang isang kababalaghan ng globo ng impormasyon at komunikasyon ng lipunan.
Paghiwalayin ang mga uri ng dokumento at sistema ng dokumentasyon.
Paghiwalayin ang mga proseso at pagpapatakbo ng mga aktibidad sa dokumentasyon.
Ang unang subsection ng object ay tumutugma sa pangkalahatang pamamahala ng dokumento, ang pangalawa at pangatlo - sa espesyal na pamamahala ng dokumento. Ang paksa ng bawat subsection ay makikita sa kahulugan ng layunin nito.
Ang istraktura ng disiplina na "Document Science" ay depende sa espesyalidad kung saan ito ipinakita. Dapat itong maglaman ng pangkalahatan at espesyal na mga bahagi. Ang bilang ng mga espesyal na bahagi at ang kabuuang dami ng mga ito ay depende sa propesyonal na oryentasyon at istruktura ng kurikulum (kabilang ang pagkakaroon ng iba pang mga disiplina sa dokumentaryo).
Ang tanong kung paano bigyang-kahulugan ang konsepto ng "documentology" ay nananatiling debatable. Ito ba ay katumbas ng pangkalahatang agham ng dokumento, o sa teorya lamang ng dokumento, o, sa kabaligtaran, pinag-iisa ang buong kumplikado ng mga agham na nag-aaral ng dokumento sa lahat ng koneksyon nito? Ang aming sagot sa tanong na ito ay ibibigay sa susunod na seksyon.
Ang agham ng dokumento ng pamamahala ay isang siyentipikong disiplina na bubuo ng teorya ng isang dokumento sa pamamahala, pinag-aaralan ang simula at ebolusyon nito, ang pagsasagawa ng paglikha at paggana. Ang dokumento ay ang pangunahing bagay ng kaalaman sa pamamahala ng mga talaan ng pamamahala.
Kasama sa terminolohikal na sistema ng pamamahala ng mga talaan ng pamamahala ang mga termino, konsepto, kategorya na tumutukoy sa mga bagay, proseso, phenomena na pinag-aralan ng disiplinang ito. Ang mga pangunahing konsepto ng dokumentasyon ng pamamahala ay "pamamahala", "impormasyon", "dokumento ng pamamahala", "dokumentasyon ng pamamahala".
Ang pamamahala ay nauunawaan bilang isang hanay ng mga aksyon ng isang pamamahala ng bagay na naglalayong lumikha ng pinakamainam na mga kondisyon para sa paggana ng isang pinamamahalaang bagay, alinsunod sa mga gawain nito.
Mga pangunahing uri mga aktibidad sa pamamahala ay komunikasyon, regulasyon, kontrol.
Komunikasyon- ito ay isang hanay ng mga pamamaraan, pamamaraan at pamamaraan, terminolohiya na nagsisiguro ng epektibong pakikipag-ugnayan ng impormasyon sa pagitan ng mga kalahok sa proseso ng komunikasyon.
Regulasyon- mga aktibidad na naglalayong suportahan ang paggana ng isang kontroladong sistemang pampulitika, sosyo-ekonomiko sa loob ng saklaw ng mga layuning batas at mga layunin nito.
Kontrolin- ay ang pangangasiwa ng tagapamahala ng mga pinamamahalaang bagay at proseso upang suriin ang pagsunod ng estado ng mga gawain sa ninanais, na ibinigay ng mga regulasyon, programa, plano, atbp.
Impormasyon Ang i ay binibigyang kahulugan bilang isang set ng data sa panloob at panlabas na estado ng kinokontrol na sistema, na ginagamit upang masuri ang sitwasyon at bumuo ng mga desisyon sa pamamahala.
Mga dokumento sa pamamahala- ito ay mga dokumento na naglalaman ng impormasyon para sa paggawa ng desisyon sa pamamahala, i.e. impormasyon sa pamamahala.
Dokumentasyon ng impormasyon sa pamamahala- ito ang proseso ng paglikha ng mga opisyal na dokumento, ang nilalaman nito ay impormasyon sa pamamahala.
Pondo ng Dokumentasyon- binubuo ng mga opisyal na dokumento na ang organisasyon ay naipon bilang resulta ng mga aktibidad nito. Karamihan o lahat ng pondo ng dokumentasyon ay dokumentasyon ng pamamahala.
Dokumentasyon ng pamamahala Ang mga institusyon ay binubuo ng mga opisyal na dokumento na kabilang sa iba't ibang klase ng dokumentasyon ng pamamahala - organisasyonal at administratibo, pangunahing accounting, pagbabangko, pag-uulat at istatistika, pagpaplano, mapagkukunan, kalakalan, presyo, accounting, atbp.
52. Dokumentasyon ng pamamahala: mga gawain, pangunahing direksyon ng siyentipikong pananaliksik.
Ang pangunahing teoretikal at praktikal na mga gawain ng dokumentasyon ng pamamahala:
Galugarin ang kasaysayan ng dokumento ng pamamahala, ang paglikha at paggana nito bilang isang carrier at mapagkukunan ng impormasyon;
Bumuo ng isang pangkalahatang teorya ng isang dokumento ng pamamahala, na sumasaklaw sa pagsusuri ng kalikasan nito, mga katangian ng nilalaman at anyo (mga katangian, tampok, istraktura), mga pag-andar;
Tukuyin ang mga prinsipyo at pamamaraan ng pag-aaral ng dokumento ng pamamahala;
Alamin ang lugar at papel ng dokumentasyon ng pamamahala sa lipunan;
Subaybayan ang proseso ng paglitaw at pag-unlad ng pamamahala ng mga talaan ng pamamahala bilang isang pang-agham at pang-edukasyon na disiplina;
Suriin ang pinakamahalagang konseptong pundasyon ng pamamahala ng mga talaan ng pamamahala;
Upang ihayag ang epistemological na katangian ng espesyal na kaalaman sa pamamahala ng dokumento, ang lugar at mga tungkulin ng pamamahala ng dokumento ng pamamahala sa iba pang mga disiplina ng siklo ng dokumentaryo at komunikasyon.
Kabilang sa mga pangunahing lugar ng siyentipikong pananaliksik sa pamamahala ng mga talaan ng pamamahala, ang mga sumusunod ay maaaring makilala:
Theoretical-fundamental- pag-aaral ng dokumentasyon bilang isang mapagkukunan ng impormasyon ng lipunan, isang kultural na kababalaghan at isang elemento ng memorya ng lipunan.
Teoretikal at inilapat na pananaliksik: pagsusuri ng dynamics ng daloy ng mga opisyal na dokumento; pagsusuri ng istraktura ng mga daloy ng dokumento ng serbisyo; solusyon ng mga problema sa pag-uuri ng dokumentasyon; pagbuo ng mga pinag-isang modelo ng mga opisyal na dokumento at kanilang mga sistema, kabilang ang mga elektronikong; pag-aaral ng mga legal na aspeto ng paglikha, pagpapatakbo, pag-iimbak ng mga opisyal na dokumento at pag-access sa kanilang impormasyon; solusyon ng mga isyung pang-ekonomiya na may kaugnayan sa paglikha ng mga dokumento sa pamamahala at samahan ng trabaho na may dokumentasyon;
Siyentipiko at teknolohikal na pananaliksik: paghahanda ng draft na regulasyong ligal na kilos upang magtatag ng isang pinag-isang ligal na batayan para sa paglikha ng dokumentasyon at samahan ng paggana at imbakan nito; pagkakatugma ng mga internasyonal na pamantayan para sa pamamahala ng mga proseso ng dokumentaryo; pagbuo ng mga makatwirang pang-agham na pamamaraan para sa paglikha ng mga opisyal na dokumento, ang pagpapakilala ng pinag-isang anyo ng mga dokumento at pinag-isang sistema ng dokumentasyon; pagbuo ng mga praktikal na problema ng paglikha ng mga elektronikong dokumento at paglutas ng mga isyu na may kaugnayan sa karagdagang paggamit ng mga dokumentong ito sa kanilang dinamikong estado at sa panahon ng pag-iimbak sa archive; paglutas ng mga problema sa lingguwistika ng pag-aayos ng mga teksto ng mga dokumento ng serbisyo; pag-aaral ng mga pamamaraan ng impormasyon at suporta sa dokumentasyon para sa pagpapatibay ng managerial
mga desisyon, ang paggamit ng mga pondo ng dokumentasyon para sa layuning ito at bilang isang mapagkukunan upang matugunan ang mga pangangailangan ng mga mamamayan.
Makasaysayang Pananaliksik: pag-aaral ng simula ng dokumento; pagsusuri ng ebolusyon ng mga katangian ng nilalaman at anyo ng mga dokumento; pagpapasiya ng nilalaman ng mga proseso ng pagbuo at pag-unlad ng mga uri at uri (mga klase) ng mga dokumento at dokumentasyon; pag-aaral ng mga makasaysayang kondisyon para sa paglikha at paggana ng dokumentasyon.
Ang isa sa mga pangunahing isyu na may kaugnayan sa kahulugan ng isang partikular na disiplinang pang-agham ay ang paglalarawan nito sa mga tuntunin ng mga parameter na likas sa anumang agham. Kasama sa mga parameter na ito ang: ang bagay, paksa at istraktura ng agham, ang kaugnayan nito sa iba pang mga agham, lugar sa sistema ng mga agham, mga pamamaraan ng siyentipikong pananaliksik. Mahalaga rin na isaalang-alang ang kasaysayan ng pagbuo ng agham na ito, ang pagsusuri ng mga pangunahing konsepto tungkol sa bagay at mga gawain nito.
Bago magpatuloy sa mga partikular na isyu, magbigay tayo ng gumaganang kahulugan ng pamamahala ng dokumento: ito ay - dokumento Science, pagsisiyasat sa mga proseso ng paglikha at paggana ng mga dokumento.
8.1. Ang mga pangunahing yugto ng pag-unlad at ang mga pangunahing konsepto ng pamamahala ng dokumento
Ang agham ng dokumento, bilang kaalaman tungkol sa isang dokumento sa pangkalahatan, ay may mga sinaunang ugat: halos mula sa oras na lumitaw ang mga dokumento mismo, ang mga tao ay nagsimulang mag-ipon ng kaalaman tungkol sa kung paano lumikha ng mga dokumento, kung paano suriin ang mga ito, kung paano hawakan ang mga ito. Ngunit ang kaalamang ito ay lumitaw nang hiwalay sa iba't ibang lugar at lugar ng paglikha at paggamit (kabilang ang pag-iimbak at pamamahagi) ng mga dokumento 1 .
Ang pang-agham na pagpaparehistro ng kaalaman tungkol sa dokumento ay nangyayari sa XVII-XVIII na siglo. Nagsimulang mag-aral ng mga opisyal at pribadong dokumento ng legal na nilalaman diplomatiko, naging isang siyentipikong disiplina sa France noong ika-17 siglo.
Kasabay nito, maraming mga espesyal na disiplina sa kasaysayan ang nabubuo, na naglalayong pag-aralan ang mga dokumento bilang mga mapagkukunan ng kasaysayan. Sila ay sama-samang kilala bilang makasaysayang mga mapagkukunan. Kabilang dito ang ilang mga pantulong na pangkasaysayan at philological na disiplina: paleograpiya- ginalugad ang kasaysayan ng pagsulat (ang paraan ng pagsulat, ang hugis ng mga titik, ang mga katangian ng materyal kung saan sila sumulat, atbp.), ang ebolusyon nito at mga katangiang katangian; spragistics- pag-aralan ang mga selyo kung saan ang mga titik ay pinagtibay at ang mga sertipiko ay pinatunayan; textology- sinusuri ang mga gawa ng pagsulat, panitikan at alamat, mga makasaysayang dokumento upang maitatag ang eksaktong teksto at higit pang pag-aralan ang mga ito, magkomento at maglathala ng mga ito; arkeograpiya pinag-aaralan ang teorya at praktika ng paglalathala ng mga nakasulat na mapagkukunang pangkasaysayan, bubuo ng mga prinsipyo at pamamaraan para sa paglalathala ng mga makasaysayang dokumento. Maaari ding isama ang kaalaman sa dokumentaryo bibliolohiya, o bibliograpiya(ang mga konseptong ito ay unang itinuturing na kasingkahulugan), na nagsimulang umunlad noong ika-18 - unang bahagi ng ika-19 na siglo. Ngunit ang isang hiwalay na disiplinang pang-agham, ang layunin kung saan ay anumang dokumento, ay hindi umiiral nang mahabang panahon.
Lamang sa simula ng XX siglo. bumangon agham ng dokumentasyon, itinatag ng Belgian scientist na si Paul Otlet. Tumawag si P. Otle dokumentasyon parehong praktikal na aktibidad para sa pagkolekta, pag-iimbak at paggamit ng mga dokumento, at Siyentipikong pananaliksik aktibidad na ito. Kasabay nito, iminungkahi niya ang isang hiwalay na pangalan para sa aktibidad na pang-agham:
dokumentolohiya, obibliolohiya. V Kaugnay ng pagkakakilanlan ng isang dokumento at isang libro, itinuring niyang magkasingkahulugan ang mga pangalang "documentology" at "bibliology". Inilatag ni P. Otlet ang mga teoretikal na pundasyon ng dokumentolohiya sa maraming artikulo, ang monograp na "Treatise on Documentation" (1934), gayundin sa mga praktikal na aktibidad ng International Documentation Institute at, nang maglaon, ang International Documentation Federation.
Ang mga ideya ng dokumentasyon ay natagpuan ang malawak na sirkulasyon, naaprubahan at suportado ng maraming mga mananaliksik na nakipag-ugnay sa mga dokumento ng iba't ibang mga pinagmulan: library, archival, museo.
Sa unang bahagi ng 50s ng XX siglo. sa batayan ng dokumentasyon, lumitaw ang isang bagong direksyong pang-agham: impormasyon Science, o agham ng impormasyon (impormasyon agham). Ang paglitaw nito ay pinadali ng pagbuo ng teorya ng komunikasyon (o teorya ng impormasyon) sa huling bahagi ng 40s. ika-20 siglo (mga tagapagtatag - Norbert Wiener, Claude Shannon).
Binigyang-diin ng mga tagapagtaguyod ng agham ng impormasyon na ang pagtatrabaho sa mga dokumento ay hindi isang katapusan sa sarili nito, na ang pangunahing layunin nito ay upang makuha, mapanatili at gamitin ang impormasyong nakapaloob sa mga dokumento. Kaugnay nito, ang agham ng dokumentasyon ay binago, maging sa pangalan, sa dokumentasyon at agham ng impormasyon, at ang International Documentation Federation, sa International Federation Impormasyon at Dokumentasyon (kasalukuyang International Federation for Information).
Unti-unting nawawala ang "dokumentaryo" na bahagi ng pangalan ng agham, ito ay nagiging isang purong "agham ng impormasyon", informatics bilang isang agham na "nag-aaral ng mga regularidad ng mga proseso ng impormasyon sa mga komunikasyong panlipunan" 1 . Ang dokumento ay naging bahagi ng object ng informatics, dahil ito ay mga dokumento na pangunahing pinagmumulan ng impormasyon at isang obligadong bahagi ng mga proseso ng impormasyon sa lipunan.
Noong 60s ng XX siglo. Ang Informatics ay binuo pangunahin bilang siyentipikong impormasyon, pag-aaral ng mga proseso ng aktibidad ng pang-agham na impormasyon at, nang naaayon, mga dokumentong siyentipiko (o mga dokumento bilang mga mapagkukunan ng impormasyong siyentipiko).
Pangkalahatang mga pattern ng paglikha at paggamit ng mga dokumento sa 60-70s ng XX siglo. nagsimulang mag-aral mga dokumentaryo (ang pinakasikat na kinatawan ng Russia ng trend na ito ay si Gennady Grigorievich Vorobyov) 1 . Ang interes sa dokumento ay lumitaw na may kaugnayan sa pangangailangang mag-aral ng mga bagong dokumento sa computer, na sa oras na iyon ay mga punched card at punched tape. Gayunpaman, ang direksyong pang-agham na ito sa dakong huli ay hindi naging laganap.
Mula sa katapusan ng 40s ng XX siglo, at lalo na masinsinang mula sa 60s, nagsimula itong umunlad pamamahala ng dokumento bilang bahagi ng pagsasanay ng mga espesyalista sa pag-archive. Noong nakaraan, ang kaalaman sa pamamahala ng dokumento ay interspersed sa iba't ibang mga archive disiplina. Ang pangunahing layunin ng bagong pang-agham na disiplina ay pag-aralan ang mga proseso ng paghahanda ng mga dokumento sa pamamahala, na, pagkatapos maisagawa ang kanilang mga pangunahing pag-andar, ay naka-imbak sa archive. Kasabay nito, sa loob ng direksyong pang-agham na ito, ang mga tanong ng isang pangkalahatang kalikasan ay itinaas at isinasaalang-alang tungkol sa kahulugan ng isang dokumento, mga pag-andar nito, mga pamamaraan para sa pagsasaliksik at pagpapabuti ng mga dokumento, pati na rin tungkol sa pang-agham at teknikal na dokumentasyon, mga dokumento ng pelikula at larawan, mga dokumentong nababasa ng makina at iba pa na nahuhulog sa imbakan sa mga archive.
Noong 70-80s ng XX siglo. ipinakilala ng mga eksperto sa agham ng aklatan (Yu.N. Stolyarov) at bibliograpiya (OP Korshunov) ang konsepto ng "dokumento" sa terminolohiyang sistema ng mga agham na ito. Unti-unti, naisasakatuparan ang pangangailangang magturo ng pamamahala ng dokumento sa mga susunod na librarian-bibliographer. Sa loob ng balangkas ng library at bibliographic na edukasyon, isang bagong direksyon ng agham ng dokumento ang umuusbong, na nag-aaral sa mga pangkalahatang problema ng dokumento. Sa kasong ito, ang aklat ay itinuturing na isang uri ng dokumento. Siyempre, ang direksyon na ito ay hindi masyadong "bago", dahil umaasa ito sa mga ideya ng dokumentasyon (documentology), na binuo ni Paul Otlet sa simula ng ika-20 siglo, ngunit dahil sa pansamantalang pagtigil ng dokumentaryo na pananaliksik noong 40-60s ng ika-20 siglo. ito ay itinuturing na isang bagay na bago, hindi likas sa "tradisyonal" na pamamahala ng dokumento. Ang proseso ng pagbuo ng direksyon na ito ay nagaganap sa 90s ng XX siglo. Ang mga kurikulum ay nilikha ng iba't ibang mga may-akda, isang aklat-aralin ni N.N. Kushnarenko "Agham ng Dokumento" 1 , ang mga artikulo at mga pagsusuri ay nai-publish, ang konseptong kagamitan ng agham ng dokumento ay tinalakay.
Sa kasalukuyan, dalawang pangunahing konsepto ng pamamahala ng dokumento ang nangingibabaw sa Ukraine, kung saan ang S.G. Iminungkahi ni Kuleshov na tawagan ang "pangkalahatang pamamahala ng dokumento" (iyon ay, pag-aaral ng mga pangkalahatang problema ng pagtukoy at paggana ng isang dokumento sa lahat ng mga lugar ng pampublikong aktibidad) at "tradisyonal (o espesyal) na pamamahala ng dokumento" (pag-aaral ng mga dokumento na nilikha sa larangan ng pamamahala , na kung saan ay dealt sa pamamagitan ng opisina ng trabaho at kung saan, pagkatapos makumpleto ang kanilang mga function na dumating para sa imbakan sa archives) 2 . Sa pagsasabi nito, ang ibig naming sabihin ay ang interpretasyon ng pamamahala ng dokumento ng isang malawak na hanay ng mga espesyalista na nakikitungo sa mga dokumento ng iba't ibang uri, pati na rin ang semantikong nilalaman ng mga kurso sa pagsasanay sa pamamahala ng dokumento sa iba't ibang mga institusyong pang-edukasyon. Ang isang makabuluhang kontribusyon sa pagpapakilala ng mga ideya ng pangkalahatang pamamahala ng dokumento ay ginawa ng aklat-aralin N.N. Kushnarenko, na naging praktikal na naa-access sa lahat salamat sa paulit-ulit na muling pag-print.
Naniniwala si Mikhail Semenovich Slobodyanik na sa kasalukuyan mayroong tatlong konsepto ng pamamahala ng dokumento sa Ukraine: "extended (N.N. Kushnarenko), specialized (S.G. Kuleshov), informational (M.S. Slobodyanik), na nakabatay sa ibang pag-unawa sa kakanyahan, istraktura at iba pang mga pangunahing konsepto ng pamamahala ng dokumento at ang lugar nito sa sistema ng mga agham" 1 . Sa aming opinyon, ang mga nakalistang konsepto ay mga uri ng pangkalahatang pamamahala ng dokumento, dahil kinikilala nilang lahat ang isang solong (malawak) na interpretasyon ng dokumento bilang isang bagay ng pamamahala ng dokumento. Ang mga talakayan na nagaganap sa pagitan ng mga kinatawan ng konseptong ito ay katibayan ng hindi sapat na pag-unlad, hindi pagkakatugma ng mga indibidwal na probisyon at, sa huli, ay hindi dapat humantong sa isang sangay ng pangkalahatang pamamahala ng dokumento, ngunit sa pagpapayaman nito sa mga positibong aspeto mula sa bawat diskarte. Dapat pansinin na ito ay salamat sa pagbuo ng pangkalahatang pamamahala ng dokumento sa pagtatapos ng ika-20 - simula ng ika-21 siglo. nagkaroon ng isang makabuluhang pagpapayaman ng kanyang teorya, ang pagkalat ng kanyang mga ideya kahit na sa mga kinatawan ng "tradisyonal" (managerial) record keeping 2 .
Sa kasalukuyan, ang mga kinatawan ng pangkalahatang agham ng dokumento ay dumating sa konklusyon na kinakailangan na baguhin ang pangalan nito sa "documentology" upang maiwasan ang mga walang kabuluhang talakayan tungkol sa kung aling dokumento ang agham ay "tama" at "tradisyonal". Sa partikular, si Yu.N. Sumulat si Stolyarov: "... may layunin na kailangan na lumikha ng isang espesyal na disiplinang pang-agham na pinag-aaralan ang istraktura at mga pag-andar ng anumang dokumento, anuman ito, sa lahat ng mga koneksyon at pamamagitan nito. Tawagan natin itong dokumentolohiya ng disiplina" 3 . Ang pagpapalit ng pangalan ng pangkalahatang pamamahala ng dokumento sa pamamahala ng dokumento ay maaaring isang purong teknikal, terminolohikal na solusyon na idinisenyo upang alisin ang mga umiiral na kontradiksyon sa pagitan ng pangkalahatan at pamamahala ng dokumentasyong pamamahala.
Natugunan ng mga siyentipiko ng Ukraine ang panukalang ito nang halos walang pagtutol, gayunpaman, mayroong pangangailangan na sumang-ayon sa mga naunang desisyon sa interpretasyon ng disiplinang pang-agham at pang-edukasyon na "agham ng dokumento", ang espesyalidad na "Agham ng Dokumento at aktibidad ng impormasyon", mga ideya tungkol sa istruktura ng idokumento ang agham at ang lugar sa loob nito (o sa labas nito) dokumentolohiya at iba pang teoretikal at praktikal na mga problema. Ang posisyon ni M.S. ay medyo magkasalungat. Si Slobodyanika, na, sa isang banda, ay umamin na "ang pagpapalit ng pangalan ng isa sa mga lugar ng agham ng dokumento ay isang taktikal na posibleng opsyon para mapawi ang isang tiyak na tensyon sa aming propesyonal na komunidad," at sa kabilang banda, natatakot siya na ang gayong Maaaring gawing kumplikado ng pagpapalit ng pangalan ang paglipat mula sa agham ng dokumento bilang isang kumplikado ng mga disiplinang pang-agham tungo sa isang solong, pinagsamang agham ng dokumento at sa isang talakayan tungkol sa ugnayan sa pagitan ng agham ng dokumento at agham ng dokumento 1 . Kasabay nito, si M.S. Si Slobodyanik ay aktibong kasangkot sa talakayang ito at aktwal na kinilala ang agham ng dokumento bilang isang bagong pangalan para sa agham ng isang dokumento, hindi lamang sa isang malawak na kahulugan, kundi pati na rin kaugnay sa lahat ng uri at uri ng mga dokumento, kabilang ang dokumentasyon ng pamamahala at gawain sa opisina.
Ang pangalawang "masakit na sandali" sa pagbuo ng pamamahala ng mga talaan ay ang kaugnayan nito sa agham ng libro bilang isang agham at akademikong disiplina. Ang isang hindi mapagkakasundo na talakayan 2 ay nabuo sa isyung ito, na, sa aming opinyon, ay medyo pinalalaki ang mga kontradiksyon sa pagitan ng mga agham na ito at ang imposibilidad ng kanilang sabay-sabay na pagkakaisa at pag-unlad.
Kaya, sa simula ng XXI century. ang agham ng dokumento ay dumadaan sa isang panahon ng mainit na mga talakayan at pagbabago, na sa huli ay dapat mag-ambag sa kasunod na pag-unlad at pag-apruba nito.
DOKUMENTASYON
Pagtuturo
PANIMULA
Kabanata 1. MGA RECORDS BILANG ISANG SCIENTIFIC DISIPLINE
1.1. Paksa at layunin ng kurso
1.2. Pagbuo at pagbuo ng dokumentasyon
1.3. Ang lugar ng dokumentasyon sa sistema ng agham
1.4. Mga mapagkukunan sa pamamahala ng mga talaan
Kabanata 2. DOKUMENTO AT MGA TUNGKULIN NITO
2.1. Ang pinagmulan ng dokumento. Pagpapalawig ng konsepto ng "dokumento"
2.3. panlipunang nilalang at mga function ng dokumento
Kabanata 3. MGA KATANGIAN NG IMPORMASYON AT MGA KAKAYAHAN SA KOMUNIKASYON NG DOKUMENTO
3.1. Dokumentadong impormasyon at mga katangian nito
3.2. Mga antas ng impormasyon ng dokumento
3.3. Mga problema sa paghahanap at pagsasalin ng dokumentadong impormasyon
3.4. Mga hadlang sa impormasyon
Kabanata 4. MGA PARAAN NG DOKUMENTASYON
4.1. Ang mga konsepto ng "dokumentasyon" at "mga pamamaraan ng dokumentasyon"
4.2. Dokumentasyon ng teksto
4.3. Shorthand
4.4. Teknikal na dokumentasyon
4.5. Dokumentasyon ng larawan
4.6. Dokumentasyon ng pelikula. Pag-record ng video
4.7. Dokumentasyon ng Phono (audio), mga tampok at aplikasyon nito
4.8. Dokumentasyon sa paggamit ng electronic computing technology
Kabanata 5. MGA TOOL NG DOKUMENTASYON
5.1. Mga instrumento sa pagsulat ng kamay
5.2. Dokumentasyong mekanikal at electromekanikal
5.3. Mga awtomatikong tool para sa pag-compile at paggawa ng mga dokumento
5.4. Mga pangunahing teknolohiya para sa pagkopya at pagpaparami ng mga dokumento
Kabanata 6. MGA MATERYAL NA NAGDADALA NG DOKUMENTONG IMPORMASYON
6.1. Ang pinakalumang materyales para sa pagsulat
6.2. Ang pag-imbento ng papel at ang pagpapabuti ng produksyon nito
6.3. Pag-uuri ng mga modernong carrier ng dokumentadong impormasyon. Ang kanilang katangian
6.4. Ang impluwensya ng uri ng carrier ng impormasyon sa tibay at gastos ng dokumento
Kabanata 7. MGA ALAMAT NG MGA DOKUMENTO. MGA OPSYON AT KOPYA NG MGA DOKUMENTO
7.1. Mga tampok ng dokumentasyon. Legal na puwersa dokumento
7.2. Mga draft, orihinal, orihinal
7.3. Mga huwad na dokumento. Mga pamamaraan para sa pamemeke ng mga dokumento
7.4. mga kopya, kanilang Makasaysayang pag-unlad at mga uri
MGA TALA
PANIMULA
Ang huling ikatlong bahagi ng ika-20 siglo ay minarkahan ng paglipat ng ilang mga bansa tungo sa isang post-industrial, information society, kung saan ang karamihan ng mga manggagawa ay nagtatrabaho sa larangan ng aktibidad ng impormasyon, at ang pangunahing produkto ng produksyon at kalakal ay impormasyon. Sa kasalukuyan, ang impormasyon ay naging pinakamahalagang mapagkukunan ng lipunan at nakakuha ng estratehikong kahalagahan.
Ang globalisasyon ng mga proseso ng daigdig, sa isang banda, at ang malalim na pagbabagong sosyo-politikal at pang-ekonomiya na naganap noong 1990s, sa kabilang banda, ay lumikha ng mga kinakailangan para sa mabilis na pagpasok ng Russia sa espasyo ng impormasyon sa mundo. Sa darating na siglo, ang kinabukasan ng ating bansa ay higit na nakadepende sa kung gaano kalakas at kabisa ito sa direksyong ito.
Ang mga proseso ng impormasyon ay aktibong nakakaimpluwensya sa lahat ng aspeto ng buhay ng tao. Ang paggamit ng mga pinakabagong teknolohiya ng impormasyon ay lubos na nagpapahusay sa impluwensyang ito. Upang mapagtanto ang kanilang potensyal, upang makamit ang propesyonal na tagumpay, upang maging isang maayos na binuo na personalidad, ang isang modernong tao ay dapat magkaroon ng sapat. mataas na lebel kultura ng impormasyon. Samantala, karamihan sa mga impormasyon ay naitala sa materyal na media, na nakapaloob sa iba't ibang mga dokumento. Kaya, ang kaalaman sa mga proseso ng impormasyon at dokumentasyon, ang mga pangunahing kaalaman sa pagtatrabaho sa mga dokumento ay isang mahalagang bahagi ng kultura ng impormasyon ng isang tao.
Ang papel ng impormasyon sa proseso ng pamamahala ay lalong mahusay - sa lahat ng antas nito at sa lahat ng larangan: pampulitika, pang-ekonomiya, pang-agham, kultura, atbp. Sa totoo lang, ang pamamahala mismo, na nagmula mga 7 libong taon na ang nakalilipas, ay imposible nang walang impormasyon. Ang dokumentasyon ng impormasyon, ang paghahanap, pagproseso, pag-iimbak, paghahatid nito ay nangangailangan ng makabuluhang pananalapi, materyal, mapagkukunan ng paggawa at oras. Samakatuwid, ang organisasyon epektibong gawain na may mga dokumento, ang pagpapabuti ng lahat ng impormasyon at mga proseso ng dokumentasyon kapwa sa sukat ng lipunan sa kabuuan at sa antas ng mga indibidwal na negosyo, organisasyon, institusyon ay ang pinakamahalagang direksyon ng aktibidad ng pamamahala. Sa turn, para sa mga kwalipikadong trabaho sa dokumentadong impormasyon nangangailangan ng malaking bilang ng mga propesyonal na sinanay na espesyalista. Ito ay hindi nagkataon na sa taong 2000 higit sa 30 unibersidad Pederasyon ng Russia nagbukas na pagsasanay ng mga highly qualified na tauhan - mga espesyalista sa dokumento.
Ang pamantayang pang-edukasyon ng estado ng mas mataas na propesyonal na edukasyon ng Russian Federation, na inaprubahan ng lungsod para sa espesyalidad na 350800 "Document science and document management", ay naglalaman ng ilang dosenang mga akademikong disiplina na dapat pag-aralan upang makuha ang kwalipikasyon na "manager ng dokumento". Kabilang sa pinakamahalagang pangkalahatang propesyonal na disiplina ay pamamahala ng dokumento.
"Dokumento, mga pag-andar at pamamaraan nito sa pagdodokumento; ang ugnayan sa pagitan ng mga konsepto ng impormasyon at dokumento; mga materyal na tagapagdala ng impormasyon; mga katangian at tampok ng dokumento: pagka-orihinal, pagiging tunay, numero ng kopya; istraktura ng dokumento; anyo ng dokumento, pag-unlad nito, mga modernong kinakailangan para sa form ng dokumento ng pamamahala; mga tampok sa wika ng dokumento; mga sistema ng dokumentasyon; pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon; pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo (USORD) at iba pang mga sistema; mga kinakailangan para sa paghahanda at pagpapatupad ng mga pangunahing uri ng mga dokumento ng pamamahala; pagpapabuti ng dokumentasyon proseso; siyentipiko, makasaysayan at praktikal na halaga ng dokumento; simple at kumplikadong mga hanay ng mga dokumento.
Ang pag-aaral ng mga problemang ito ay nangangailangan ng angkop na suportang pang-edukasyon at pamamaraan. Gayunpaman, sa kasalukuyan ay walang mga aklat-aralin na ganap na makakatugon sa mga kinakailangan ng pamantayang pang-edukasyon para sa pamamahala ng dokumento. Ang mga aklat-aralin na inilathala noong 1970s - 1980s ay higit na luma at, bilang karagdagan, ay naging bibliographic na pambihira. Maraming mga manwal at sangguniang libro na lumitaw kamakailan ay pangunahing nakatuon sa organisasyon at teknolohiya ng dokumentaryo na suporta para sa pamamahala (i.e., gawaing pang-opisina) at sa maliit na lawak lamang ay nakikinig sa mga teoretikal na problema ng pagtatrabaho sa mga dokumento.
Ang pansin sa mga teoretikal na problema ng pamamahala ng dokumento ay lalo na nadagdagan na may kaugnayan sa pagbuo at pagpapatupad ng Unified State Document Management System (EGSD), pati na rin sa proseso ng paglikha ng isang base ng impormasyon para sa isang automated control system (ACS). Para sa mga layuning ito, noong 1966, nilikha ang All-Union Scientific Research Institute of Records Management and Archives (VNIIDAD). Sa mga taong iyon na lumitaw ang unang mga espesyal na teoretikal na gawa, na nakatuon sa paglilinaw sa layunin ng pamamahala ng dokumento at mga gawain nito7.
Mula noong 1960s, dalawang pangunahing sentro ang natukoy sa ating bansa na aktibo at epektibong nagsasagawa ng siyentipikong pananaliksik sa larangan ng pamamahala ng dokumento - ito ay ang MGIAI, kung saan noong 1964 ang mga guro trabaho sa opisina ng estado, at VNIIDAD.
Ang paglitaw at matagumpay na pag-unlad sa mga nakaraang taon ng isang bagong disiplinang pang-agham - pamamahala ng impormasyon ang pag-aaral ng mga problema sa pangangasiwa at pamamahala ng dokumento ay naging mas malapit, dahil karamihan sa impormasyon ay naitala sa mga dokumento. Bukod dito, hinuhulaan ng ilang mga may-akda () sa hinaharap ang pagkakaisa ng pamamahala ng dokumento at mga serbisyo sa pamamahala ng impormasyon.
Ang dokumentasyon ay naiimpluwensyahan din ng mga inilapat na disiplina gaya ng sosyolohiya ng pamamahala, sikolohiya ng pamamahala at komunikasyon sa negosyo.
Ang mga nakamit ay malawakang ginagamit sa pamamahala ng dokumento inilapat na linggwistika pangunahin para sa layunin ng pagkakaisa ng mga teksto ng mga dokumento, pag-standardize mga yunit ng wika, pati na rin sa proseso ng pag-edit ng mga dokumento ng opisina.
Ang partikular na atensyon ay dapat bayaran sa koneksyon sa pagitan ng dokumentasyon at mga agham tungkol sa impormasyon. Ang mabilis na paglago ng mga mapagkukunan ng impormasyon, mabilis na pag-unlad teknolohiya ng kompyuter at aktibong teoretikal na pag-unawa sa mga proseso ng impormasyon sa ikalawang kalahati ng ika-20 siglo ay hindi lamang nakaimpluwensya sa kalikasan at nilalaman ng pananaliksik sa pamamahala ng dokumento, ngunit humantong din sa pagsasama ng pamamahala ng dokumento sa cycle ng mga agham ng impormasyong panlipunan. Bilang isang resulta, ang pamamahala ng dokumento ay naging pinaka malapit na konektado sa naturang mga siyentipikong disiplina, paano social informatics, dokumentaryo, teknolohiya at programming ng computer, seguridad ng impormasyon at proteksyon ng impormasyon at iba pa. Tanging kasabay ng mga agham na ito ang pamamahala ng dokumento ay may pagkakataon na kasalukuyang yugto epektibong lutasin ang teoretikal at inilapat na mga problema na may kaugnayan sa produksyon, paghahatid, pagkonsumo, pag-iimbak ng dokumentadong impormasyon.
Upang malutas ang ilan sa mga problema nito, malawakang ginagamit ng agham ng dokumento ang mga pagsulong sa larangan ng teknikal at natural na agham, dahil ang dokumento ay isang materyal na bagay, isang carrier ng impormasyon na may mahusay na tinukoy na pisikal na mga katangian. Bilang karagdagan, ang paglikha, paghahanap, pag-iimbak ng mga dokumento ay nauugnay sa mga paraan ng pagdodokumento at pagpapadala ng impormasyon, kabilang ang paggamit ng kumplikadong modernong kagamitan sa opisina.
Ang malapit na koneksyon ng pamamahala ng dokumento sa iba't ibang teoretikal at inilapat na siyentipikong disiplina ay higit na natukoy at paraan pananaliksik sa dokumentaryo, ibig sabihin, mga pamamaraan, pamamaraan para sa paglutas ng mga partikular na problemang siyentipiko. Ang mga pamamaraang ito ay nahahati sa pangkalahatang siyentipiko at espesyal, pribado. Sa numero pangkalahatang siyentipiko isama ang mga ginagamit ng lahat o karamihan sa mga agham:
Malapit na nauugnay sa pangkalahatang siyentipiko mga espesyal na pamamaraan. Gayunpaman, ang saklaw ng kanilang aplikasyon ay mas makitid at limitado, bilang panuntunan, sa isa o ilang malapit na nauugnay na agham. Ang mga espesyal na pamamaraan sa pamamahala ng dokumento ay kinabibilangan ng:
1.4. MGA PINAGMULAN SA MGA RECORD
Halos anumang mga dokumento, sistema ng dokumentasyon at hanay ng mga dokumento ay maaaring magsilbing mga mapagkukunan sa pananaliksik sa pamamahala ng dokumento. Batay sa mga ito, maaari kang makakuha ng isang tiyak na ideya tungkol sa antas ng trabaho sa mga dokumento, mga paraan ng pagdodokumento, tungkol sa kultura ng klerikal ng isang partikular na panahon. Gayunpaman, ang pangunahing papel ay ginagampanan pa rin ng mga dokumentong iyon na nag-aayos ng mga patakaran, pamantayan, rekomendasyon, pamantayan, atbp., na kinokontrol at kinokontrol ang iba't ibang mga lugar, pamamaraan at anyo ng pagtatrabaho sa mga dokumento. Ito ay, una sa lahat, lehislatibo at legal na mga aksyon, mga pamantayan, mga tagapag-uri, mga tagubilin, mga alituntunin. Ang mga mapagkukunan ay isang kinakailangang batayan para sa pagsasagawa ng teoretikal na pananaliksik, para sa pagpapabuti ng pagsasanay ng dokumentaryo na suporta para sa pamamahala at pagtukoy ng mga pangunahing uso sa pagbuo ng mga proseso ng dokumentasyon.
Maaaring uriin ang mga mapagkukunang dokumentaryo ayon sa ilang pamantayan:
Dahil ang agham ng dokumento, tulad ng nabanggit na, ay lumago mula sa mga praktikal na pangangailangan ng pagtatrabaho sa mga dokumento, hanggang sa mahalagang papel sa pag-unlad nito, lalo na sa una, ang mga tradisyon at kaugalian ay nilalaro. Pagkatapos, habang ang mga ito ay naiintindihan at naisa-isa, ang mga kaugalian at tradisyong ito ay nagsimulang itakda sa iba't ibang batas, mga regulasyon. Alinsunod dito, ang mga mapagkukunan na ginagawang posible upang masubaybayan, una sa lahat, ang kasaysayan ng pagbuo ng pamamahala ng dokumento, ay maaaring nahahati sa dalawa malalaking grupo: ito ay, una, mga dokumento na direktang nagmula sa gawaing opisina at naglalaman ng mga kusang nabuong mga pamantayan at tuntunin na sumasalamin sa mga tradisyon ng gawaing opisina; Pangalawa, iba't ibang uri mga legal na gawain na sa loob ng ilang siglo ay legal na kinokontrol ang gawain gamit ang mga dokumento.
Sa unang pangkat ng mga mapagkukunan, na naipon ang pinakamayamang karanasan, tradisyon, kaugalian gawain sa opisina ng Russia, kasama, sa partikular, ang maraming koleksyon ng mga sample na dokumento na inilathala bago ang 1917 (ang tinatawag na " mga manunulat"). Sila ay naging laganap sa ating bansa noong 18-19 na siglo. Ang kanilang mga nauna ay "mga pormula", na kilala sa Kanluran noong ika-7 siglo, at sa Russia - sa unang ikatlong bahagi ng ika-16 na siglo (sa partikular, ang mga form ng Moscow metropolitan department). Sa ngayon, higit sa 100 tulad ng mga koleksyon ang kilala.
Ang "mga titik" ay kinokontrol ang komposisyon, anyo at nilalaman ng mga dokumento. Kapansin-pansin ang kanilang mga pangalan. Kaya, ang isa sa mga unang lumitaw noong 1765 "Pagtuturo kung paano gumawa at sumulat ng lahat ng uri ng mga liham sa iba't ibang tao." Pagkalipas ng dalawang dekada, inilathala ang isang "Letterbook" na naglalaman ng iba't ibang liham, petisyon, tala sa kaso, kontrata, sertipiko, pag-apruba, resibo, passes at pagsusulat mga serf, isang order sa pinuno, isang anyo ng mga banknote ng mangangalakal, mga resibo, mga resibo, mga sulat ng parsela at kredito "(St. Petersburg, 1788). Ang "Mga Liham" ay madalas na umabot sa mga makabuluhang volume. Halimbawa, magagamit sa mga pondo ng Scientific Library ng Tomsk State University "Gabay para sa pag-iipon ng mga papeles sa negosyo. Mga sample at form; reference information" ni V. Maksimov (M., 1913) ay naglalaman ng higit sa 2,000 libong mga pahina.
Ang isa pang grupo ay kinabibilangan ng mga mapagkukunan, na mga tuntunin at pamantayan ng pambatasan para sa pagtatrabaho sa mga dokumento. Ang kanilang hitsura ay nabanggit mula pa noong kalagitnaan ng ika-17 siglo, ngunit ang mapagpasyang hakbang ay ginawa ni Peter 1, na inaprubahan ang "Mga Pangkalahatang Regulasyon" noong 172016. Ang dokumentong ito ay inilarawan nang detalyado ang istraktura at gawaing pang-opisina ng mga opisina, ang mga isyu sa pagrerehistro ng mga dokumento, ang mga tungkulin ng mga empleyado, atbp.
Kabilang sa mga mahahalagang mapagkukunan, kasama ang "Mga Pangkalahatang Regulasyon", ay binuo din sa panahon ni Peter the Great "pangkalahatang mga anyo" - mga sample ng mga dokumento; "Institusyon para sa pamamahala ng mga lalawigan", na inilathala noong 1775 ni Catherine II; " Pangkalahatang institusyon ministries", na lumitaw noong 1811, at marami pang iba mga gawaing pambatasan na kinokontrol ang gawaing pang-opisina sa iba't ibang antas ng pamahalaan.
Malaking interes ang mga dokumentaryo na pinagmumulan ng panahon ng rebolusyon at Digmaang Sibil (gg.). Mayroon silang sariling mga detalye, kahit na ang gawain na may mga dokumento, lalo na sa teritoryo ng White Russia, ay nakabatay sa mga gawaing pambatasan at tradisyon ng pre-rebolusyonaryong gawain sa opisina.
Nag-iwan siya ng isang malaking bilang ng mga mapagkukunan panahon ng Sobyet kasaysayan ng Russia. Nasa mga unang buwan pagkatapos ng kapangyarihan ng mga Bolsheviks, isang utos ng Council of People's Commissars "Sa pamamaraan para sa pag-apruba at pag-publish ng mga batas" ay nilagdaan, isang resolusyon ng Council of People's Commissars "Sa anyo ng mga form" ay pinagtibay. pampublikong institusyon". Ito at iba pa ganitong uri ang mga dokumento ay isinama sa kalaunan pagtuturo"Koleksyon ng mga gawaing pambatasan sa gawain sa opisina ()" (M., 1973). Ang pinakamahalagang mapagkukunan ng mga huling dekada ng pagkakaroon kapangyarihan ng Sobyet naging "Basic Provisions of the Unified State Record Keeping System" (1973), na inaprubahan noong 1988 " Sistema ng estado suporta sa dokumentasyon ng pamamahala", all-Union classifier (sa partikular, ang All-Union classifier ng management documentation - OKUD), Pinag-isang Sistema dokumentasyon (USD), atbp.
Sa kasalukuyan, sa Russian Federation mayroong isang medyo malawak batayan ng normatibo dokumentaryong suporta ng pamamahala, na siyang pinakamahalagang mapagkukunan para sa pag-aaral ng mga problema sa pamamahala ng dokumento. Binubuo ito ng:
|
normatibong ligal na gawain mga pederal na katawan mga awtoridad at constituent entity ng Russian Federation sa mga isyu ng dokumentaryo na suporta para sa pamamahala ( Civil Code RF, Mga Pederal na Batas"Sa Impormasyon, Informatization at Proteksyon ng Impormasyon", "Sa Mga Lihim ng Estado", "Sa Standardisasyon", "Mga Batayan ng Batas ng Russian Federation sa Pondo ng archival Russian Federation at mga archive" at iba pa; |
|
|
pangkagawaran at pang-industriya na regulasyon, nakapagtuturo at mga dokumentong metodolohikal na inisyu ng mga awtoridad kapangyarihang tagapagpaganap iba't ibang antas; |
|
|
mga materyales sa pagtuturo at pamamaraan na nagtatatag ng mga kinakailangan para sa mga dokumento, teknolohiya para sa kanilang paglikha at pagproseso sa antas ng isang indibidwal na organisasyon o sa istrukturang yunit nito17. |
Noong 1990s, muling nabuhay at naging laganap ang kasanayan sa pag-iipon at paglalathala ng mga koleksyon ng mga sample na dokumento, kalahating nakalimutan noong panahon ng Sobyet. Sa ngayon, dose-dosenang mga naturang koleksyon ang nai-publish, sa partikular: Petrochenko para sa mga sulat sa negosyo (M., 1992); Koleksyon ng mga karaniwang kontrata (M., 1995); Stenyukov na mga dokumento sa papeles (M., 1996); Andreeva mga dokumento ng trabaho sa opisina (M., 1997) at marami pang iba.
2.1. PINAGMULAN NG DOKUMENTO.
PAGPAPALAW NG KONSEPTO "DOKUMENTO"
Ang isa sa pinakamahalagang pagpapakita ng pag-uugali ng tao ay ang komunikasyon, iyon ay, pakikipag-usap sa ibang tao sa pamamagitan ng ilang mga palatandaan o simbolo. Sa una, ang isang tao ay nagpapadala ng impormasyon tungkol sa mundo sa paligid niya gamit ang mga kilos, ekspresyon ng mukha, pagsigaw, paghipo, atbp., ang pinakasimpleng paraan ng visual, auditory, at tactile na komunikasyon. Ang paglitaw ng makabuluhang pananalita at wika ay minarkahan, ayon sa isang bilang ng mga siyentipiko, ang hitsura ng unang teknolohiya ng impormasyon sa kasaysayan ng lipunan ng tao.