Siguranța documentelor din arhiva organizației este asigurată printr-un set de măsuri de creat conditii de reglementare, respectarea regimurilor de reglementare și organizarea corespunzătoare a păstrării documentelor, excluzând furtul și pierderea acestora și asigurarea menținerii acestora într-o stare fizică normală.

Setul de lucrări pentru asigurarea condițiilor de reglementare pentru păstrarea documentelor din arhiva organizației include:

Asigurarea conditiilor normative (optime) pentru pastrarea documentelor;

1. Amplasarea rațională a documentelor în arhivă;

2. Verificarea disponibilității și stării documentelor.

Asigurarea conditiilor de reglementare pentru depozitarea documentelor.

Asigurarea condițiilor de reglementare pentru stocarea documentelor include:

asigurarea de cazare documente de arhivă;

§ Dotarea arhivelor cu echipamente speciale pentru depozitarea documentelor;

§ dotarea sediului arhivei organizatiei cu mijloace de stingere a incendiilor, paza si alarma de incendiu;

§ conformarea regimul de incendiu;

§ respectarea regimului de securitate;

§ crearea unor regimuri optime (normative) de temperatură, umiditate, lumină, implementarea măsurilor sanitare şi igienice.

Cerințe pentru sediul arhivei.

Arhiva organizației este amplasată în clădiri special construite sau adaptate pentru depozitarea documentelor sau în încăperi separate ale clădirii.

În arhiva organizației trebuie furnizate:

§ depozitare arhivă;

§ camera de primire, depozitare temporara si aclimatizare a documentelor;

§ spații de utilizare a documentelor (sala de lectură, zonă pentru eliberarea documentelor și instrumente de regăsire a informațiilor);

§ camera de lucru a angajaților arhivei organizației, care trebuie să fie izolată de incinta în care sunt depozitate documentele de arhivă.

Amplasarea arhivei organizației în clădiri și spații adaptate se realizează în la momentul potrivit după revizuirea lor. Examinarea stabilește gradul de rezistență la foc al clădirii, durabilitatea structurilor sale principale și rezistența tavanelor interplanșeu, ținând cont de sarcinile potențiale, de starea spațiilor clădirii (pardoseală, subsol, mansardă), prezența și starea sisteme de incalzire si ventilatie. Examinarea se efectuează de către reprezentanți ai arhivei organizației, incendiu, securitate, construcții, sanitar-epidemiologice și alte servicii speciale. Pe baza rezultatelor examinării se întocmește un act.

Nu este permisă amplasarea arhivei organizației în clădiri dărăpănate, clădiri din lemn, clădiri cu principală umedă, subsol, încăperi de mansardă, încălzire cu sobe.

Spațiile destinate depozitării documentelor de arhivă în clădiri adaptate trebuie să fie izolate de restul clădirii. Documentele de arhivă nu sunt permise

în incinta imobilului ocupat de servicii Catering, depozite alimentare, organizații care depozitează substanțe inflamabile și agresive sau care utilizează tehnologii chimice și periculoase pentru incendiu.

Cerințe de stocare a arhivei

Depozitarea arhivei trebuie să fie cât mai departe posibil de spațiile de laborator, industriale, de agrement și să nu aibă canale de ventilație în comun cu acestea. Depozitul de arhivă este separat de spațiile învecinate prin pereți și tavane ignifuge cu o limită de rezistență la foc de cel puțin două ore. În depozitul de arhivă nu este permisă amplasarea conductelor de alimentare cu apă și de canalizare, prizelor de apă tehnologice sau menajere.

La proiectarea amplasării unui depozit de arhivă într-o clădire specială sau adaptată, se acordă preferință (cu caracteristici termice egale) încăperilor cu ferestre cu orientare nordică.

Materialele de acoperire pentru pereți, podele, tavane, armarea interioară a arhivelor, utilizate la fabricarea echipamentelor și mijloacelor de depozitare a documentelor de arhivă, nu trebuie să colecteze praf, să fie sursa acestuia sau să elibereze substanțe chimice agresive.

Arhivele trebuie să fie ventilate natural sau artificial. Sistemele de aer condiționat trebuie să asigure recircularea aerului cu un curs de schimb de 2-3, stabilitatea condițiilor de temperatură și umiditate, purificarea aerului de praf și impurități agresive și, de asemenea, să îndeplinească cerințele moderne de compactitate și eficiență.

Înălțimea arhivei depinde de echipamentul tehnologic adoptat pentru depozitarea documentelor de arhivă, dar nu mai mică de 2,25 m și, de regulă, nu mai mare de 4 m.

Arhivele ar trebui să aibă acces convenabil la lifturi și casele scărilor.

Arhivele sunt dotate cu uși cu rezistență tehnică sporită împotriva eventualelor efracții, dotate cu încuietori de înaltă securitate. Ferestrele incintei de la primul etaj trebuie sa fie echipate cu grilaje incuiabile care se deschid spre exterior.

Dotarea arhivelor cu spații de depozitare.

Toate documentele care intră în arhiva organizației sunt plasate în arhive pe rafturi metalice, în dulapuri sau containere metalice.

Rafturile trebuie instalate perpendicular pe pereții cu deschideri pentru ferestre și într-o cameră fără ferestre, ținând cont de caracteristicile camerei și ale echipamentului. Nu este permisă amplasarea rafturilor în apropierea pereților exteriori ai clădirii și a surselor de căldură. Amenajarea rafturilor și dulapurilor se realizează în conformitate cu următoarele standarde:

§ distanta intre randurile de rafturi (culoarul principal) – nu mai putin de 120 cm;

§ distanta (trecerea) intre rafturi – nu mai putin de 75 cm;

§ distanta dintre peretele exterior al cladirii si rafturi paralele cu perete - minim 75 cm;

§ distanta dintre perete si capatul rackului sau dulapului (bypass) - minim 45 cm;

§ distanta dintre podea si raftul de jos al raftului (dulapului) - minim 15 cm, in etajele subsolului - minim 30 cm.

Există mai multe moduri care trebuie respectate în arhivă:

1. Incendiu și modul de securitate;

2. Mod de lumină;

3. Condiții de temperatură și umiditate;

4. Regimul sanitar si igienic.

Cerințe generale la amplasarea documentelor de arhivă

Toate documentele care intră în arhiva organizației sunt plasate în arhive pe rafturi sau în dulapuri astfel încât documentele fiecărei organizații (unitate structurală) să fie depozitate într-un singur loc și să fie aranjate în ordinea corespunzătoare descrierilor cazurilor, documentelor.

Documentele cu condiții de depozitare diferite de temperatură și umiditate trebuie plasate în arhive diferite.

Documentele Fondului Arhivistic Federația Rusă sunt plasate separat de documentele de depozitare temporară (peste 10 ani) și de documentele de personal.

Documentele organizațiilor lichidate sunt păstrate separat.

Documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse sunt stocate în cutii sau mape realizate din materiale care sunt inofensive pentru documente; cazuri cu documente de perioade temporare (peste 10 ani) de depozitare - în pachete.

Documentele electronice pe medii separate fizic sunt plasate în cutii speciale.

Pe cutii se ataseaza etichete, iar pe pachete se ataseaza etichete, care indica: numarul fondului, numarul inventarului si numerele extreme ale cutii introduse in aceasta cutie (pachet). Cutiile (pachetele) sunt numerotate în ordine brută în cadrul fiecărui fond sau inventar. Ligamentele sunt formate cu o grosime de cel mult 20 cm.

Cutiile, pachetele cu carcase sunt așezate pe rafturi orizontal sau vertical. Ordinea de așezare se stabilește în funcție de distanța dintre rafturi, de starea fizică a lucrurilor, precum și de duritatea sau moliciunea legăturii. Carcasele cartonate sunt instalate vertical; cu copertă moale sau nelegată – orizontal.

Cutiile și pachetele nu ar trebui să iasă dincolo de rafturile rafturilor.

Nu este permisă depozitarea documentelor într-un container de transport, în stive, pliere pe podea, pervazuri, paliere și alte locuri care nu sunt destinate depozitării documentelor.

Toate spațiile arhivei organizației, precum și rafturile, dulapurile, containerele, rafturile sunt numerotate. Rafturile, dulapurile și containerele sunt numerotate în fiecare arhivă de la stânga la dreapta de la ușa din față, iar rafturile de pe rafturi sunt numerotate în dulapuri de sus în jos, de la stânga la dreapta.

Verificarea disponibilității și stării documentelor de arhivă

În cursul verificării disponibilității și stării documentelor de arhivă în arhiva organizației:

§ se stabileste disponibilitatea reala a unitatilor de depozitare si conformitatea acestora cu documentele contabile;

§ se identifică şi se elimină deficienţele în contabilitatea documentelor;

§ se identifică documentele lipsă și se organizează căutarea acestora;

§ documentele care necesita tratament preventiv, tehnic si/sau restaurare si preventiv sunt identificate si luate in considerare. identificate și luate în considerare documente electronice care necesită copierea pe noi suporturi electronice, migrarea către formate de asigurare și personalizate, se efectuează controlul stării fizice și tehnice a unităților de stocare.

Verificarea disponibilității și stării documentelor pe hârtie se efectuează în arhiva organizației cel puțin o dată la 10 ani, documentele electronice - cel puțin o dată la 5 ani.

Când dezastre naturale, mișcări în masă și alte circumstanțe, în urma cărora documentele de arhivă pot fi pierdute sau deteriorate, precum și la schimbarea șefului arhivei organizației (responsabil pentru arhiva organizației), o verificare extraordinară unică a disponibilității și stării a tuturor documentelor din arhiva organizaţiei sau ale acestora părți separate(grupuri).

La verificarea disponibilității și stării documentelor din arhiva Organizației, este necesar să:

1. Mentine dispunerea documentelor pe rafturi, in dulapuri si containere in conformitate cu indicatorii topografici. La schimbarea locației cazurilor, este necesar să se facă în timp util înregistrări corespunzătoare în indicii topografici;

2. Așezați la locul lor unitățile de depozitare amplasate incorect găsite în timpul verificării;

3. Sechestra și izola documentele infectate cu mucegai sau alți dăunători biologici (pentru documentele pe hârtie);

4. Îndepărtați unitățile de stocare ale documentelor electronice care conțin programe de calculator rău intenționate (viruși), plasați-le pe un raft special alocat (într-o cutie) pentru procesare ulterioară;

5. Scoateți și plasați după cazurile înregistrate care nu sunt incluse în inventar. Este interzisă introducerea în inventar a cazurilor neînregistrate identificate în timpul auditului. Cazurile neraportate sunt supuse procesării și descrierii după finalizarea evaluării.

Verificarea disponibilității și stării documentelor se realizează prin verificarea articolelor descriptive ale inventarului cu descrierea cazurilor de pe coperți.

Starea fizică a lucrurilor este determinată prin inspecție vizuală.

Este interzisă efectuarea oricăror note sau înscrieri în listele de dosare și alte documente contabile.

La sfârșitul fiecărui inventar revizuit se face o înregistrare finală „VERIFICAT”, se aplică data verificării și semnăturile angajaților care au efectuat verificarea, indicând pozițiile acestora.

Verificarea disponibilității și stării documentelor se consideră finalizată după efectuarea modificărilor identificate prin verificare la documentele contabile ale arhivei.

Pe baza rezultatelor verificării se întocmește un act de verificare a disponibilității și stării documentelor de arhivă. In cazul depistarii unor documente care nu au legatura cu acest fond, arhiva organizatiei, necontabilizate etc., se intocmeste si act corespunzator.

Aceste acte sunt semnate de executori și aprobate de șeful organizației sau adjunctul acestuia, care supraveghează activitățile arhivei.

Organizarea căutării documentelor nedetectate

Dacă prin verificarea disponibilității și stării documentelor se constată că nu există cazuri și documente, se organizează căutarea acestora. Căutarea documentelor de arhivă negăsite în timpul inspecției se organizează din momentul în care se constată absența acestora și se efectuează în termen de un an.

Pentru cazurile nedepistate la verificarea disponibilității și stării documentelor se întocmește act privind nedescoperirea dosarelor, căile de căutare pentru care au fost epuizate. Actul este întocmit de CE (CEC) al organizației și aprobat de șeful organizației sau adjunctul acestuia.

La act se întocmește un certificat de percheziție. Un act privind nedescoperirea cazurilor, căile de căutare pentru care au fost epuizate, întocmit pe documente legate de Fondul de arhivă al Federației Ruse, este înaintat autorității. putere executiva, autorizat în domeniul arhivării, să ia o decizie privind radierea dosarelor pierdute.

Eliberarea documentelor din arhive

Documentele se eliberează din arhive cu permisiunea scrisă a șefului arhivei organizației sau a adjunctului acestuia (dacă arhiva este o instituție), șefului unității structurale a organizației:

§ angajații diviziilor structurale ale organizației;

§ organele judiciare, de drept și alte organe abilitate în prezența unei scrisori de garanție din partea acestora pentru utilizare temporară;

§ alti utilizatori la cerere scrisa.

Documentele se eliberează din arhive pentru o perioadă care nu depășește:

1. O lună - pentru utilizare de către angajații organizației și alți utilizatori;

2. Șase luni - către organele judiciare, de drept și alte organe abilitate.

Prelungirea termenelor stabilite pentru eliberarea documentelor este permisă cu permisiunea șefului organizației pe baza unei confirmări scrise a utilizatorului cu privire la păstrarea/păstrarea documentelor.

Eliberarea documentelor pe suport de hârtie din arhive și acceptarea lor înapoi, inclusiv, dacă este cazul, verificarea pe foaie a disponibilității și stării documentelor înainte de eliberarea lor din arhive și la returnare, se efectuează de către un angajat al arhivele în prezența celui care returnează dosarele.

În locul unităților de depozitare și inventariere de cazuri, documente emise din arhivă, se plasează o cutie de înlocuire a cardului.

Cauzele emise din arhive trebuie să aibă cod de arhivă, foi numerotate, o fișă de probă a cauzei și o fișă de utilizare a documentelor. Întocmirea documentelor de arhivă pentru eliberarea din arhive include:

1. Sechestrul documentelor de arhivă;

2. Reconcilierea cifrului și a rubricilor arhivistice cu inventarul dosarelor, documentelor.

Documentele electronice se eliberează din arhivă sub formă de copii pe suport electronic sau pe hârtie. Dacă este necesară certificarea copiilor documentelor electronice, se utilizează semnatura electronicașeful arhivei organizației sau o copie a documentului pe hârtie este certificată în modul prescris.

Eliberarea documentelor din arhivă se înscrie în cartea de emitere a dosarelor și se eliberează:

§ un ordin de emitere a dosarelor;

§ un act privind emiterea de cazuri pentru utilizare temporară - la emiterea către organizații terțe.

La transportul cutii la orice distanta se iau masuri pentru a le proteja si proteja de efectele factorilor nocivi de mediu.

Documentele din arhive, de regulă, nu se eliberează:

§ dacă există un fond de utilizare;

§ nu a trecut descrierea stiintifica si proiectarea tehnica inainte de finalizarea acestor lucrari;

§ în stare fizică nesatisfăcătoare.

Asigurarea securității documentelor de arhivă în timpul situațiilor de urgență

situatii.

Situațiile de urgență includ circumstanțe în care arhiva organizației este imposibil să-și îndeplinească pe deplin sarcinile care i-au fost atribuite în conformitate cu cerințele prezentelor Reguli și ale altor acte juridice de reglementare, se creează o amenințare pentru viața și sănătatea oamenilor, siguranța documentelor de arhivă ale arhivei organizației.

Urgențele includ:

§ anunţarea nivelurilor de pregătire a apărării civile;

§ implementarea planurilor de aparare civila;

§ declararea stării de urgență în statul (regiune, oraș);

§ incendii, dezastre provocate de om și dezastre naturale care au afectat viața arhivei;

§ dispariția sau deteriorarea documentelor, furtul sau deteriorarea proprietății ca urmare a pătrunderii neautorizate în arhivă sau a altor acțiuni ilegale;

§ accidente în sistemele de susţinere a vieţii din arhiva organizaţiei, precum şi clădirea arhivei organizaţiei;

§ alte circumstanțe care obligă conducerea arhivei organizației să ia o decizie de schimbare a modului de funcționare a arhivei organizației sau suspendarea activităților acesteia.

Luând în considerare posibilele situații de urgență, arhiva organizației elaborează și, dacă este necesar, revizuiește periodic planuri pentru activități specifice și alte documente de reglementare privind munca în situații de urgență.

Planurile și alte documente privind pregătirea mobilizării, apărarea civilă a arhivei organizației sunt elaborate în modul prescris.

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Foloseste formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

postat pe http://www.allbest.ru/

postat pe http://www.allbest.ru/

Comitetul de Stat al Republicii Mari El pentru Învățământul Profesional

Instituție de învățământ de stat

Învățământul profesional secundar

Republica Mari El

„Colegiul de Comerț și Tehnologie”

Lucru de curs

Potrivit disciplinei „Aarhivare"

Subiect:Oconservarea documentelor de arhivălapoliţişti

Finalizat - Vaseneva Polina Nikolaevna

Specialitate - 032002

Documentatie de management

Grupa - D-31

Verificat - profesoara Suslova O.I.

Yoshkar-Ola

Introducere

1. Asigurarea condiţiilor de reglementare pentru păstrarea documentelor de arhivă

1.1 Creație conditii optime stocarea documentelor

1.2 Plasarea documentelor în depozit. topografie

2. Utilizarea mijloacelor speciale de depozitare și mutare a documentelor

2.1 Procedura de eliberare a dosarelor din depozit

2.2 Verificarea disponibilității și a stării cazurilor

2.3 Crearea unui fond de asigurare pentru documente deosebit de valoroase și a unui fond de utilizare

3. Asigurarea securității fizice și chimice a documentelor de arhivă

3.1 Verificarea stării fizice a documentelor

3.2 Prelucrarea fizică, chimică și tehnică a documentelor de arhivă

Concluzie

Lista literaturii folosite

Apendice

LA dirijarea

Relevanța temei lucrării cursului. Arhivistul este în prezent primul care se ocupă de informațiile create în trecut. Trebuie să o ia și să o păstreze. Dar arhiva nu este un depozit, ci o instituție științifică care îndeplinește sarcina de a forma o memorie socială pe termen lung a societății. document de depozitare fond de topografie

Organisme ale statului, organe administrația locală, organizațiile și cetățenii care desfășoară activități antreprenoriale fără a forma o entitate juridică sunt obligați să asigure siguranța documentelor de arhivă, inclusiv a documentelor privind personalul, în perioadele de păstrare a acestora stabilite de legile federale, alte reglementări. acte juridice Federația Rusă, precum și listele de documente prevăzute lege federala„Despre afacerile de arhivă în Federația Rusă” din 22 octombrie 2004 nr. 125 FZ.

Asigurarea securității documentelor este sarcina principală a arhivelor de stat. Complexitatea rezolvării problemei este determinată de faptul că nimeni nu a creat vreodată documente pentru stocarea „eternă”. În același timp, arhivele sunt reînnoite anual cu noi fonduri, iar posibilitățile de restaurare rămân modeste. In nucleu abordare modernă Pentru a rezolva această problemă constă principiul unei tranziții treptate către o soluție diferențiată, principiul electoral asigurarea securității documentelor de arhivă, ținând cont de valoarea acestora, de starea fizică.

O abordare diferențiată presupune alocarea volumului total de documente stocate în arhivă, așa-numitele obiecte prioritare la nivel de fonduri, părți de fonduri, documente individuale. La baza alocării priorităților se află două criterii: valoarea documentelor și semnele unei stări fizice care le amenință siguranța. Un set de măsuri pentru crearea condițiilor de reglementare, respectarea regimurilor de reglementare asigură siguranța documentelor de arhivă din arhivă.

Condițiile de reglementare pentru păstrarea documentelor de arhivă sunt prevăzute:

Constructii, reconstructii si reparatii de cladiri de arhiva;

Crearea unor regimuri optime (normative) de prevenire a incendiilor, de securitate, de temperatură-umiditate, de lumină și sanitar-igienică în clădirea și incinta arhivei;

Utilizarea mijloacelor speciale de păstrare și deplasare a documentelor de arhivă.

scopul principal termen de hârtie este studiul problemei asigurării securității documentelor de arhivă ca unul dintre principalele domenii de lucru ale arhivelor. De cât de corect a fost aleasă strategia de stocare a documentelor depind starea lor fizică și posibilitatea de a le folosi într-o mare varietate de scopuri.

Pentru a atinge acest obiectiv, este necesar să rezolvați următoarele sarcini:

1. Luați în considerare măsuri pentru asigurarea condițiilor de reglementare pentru păstrarea documentelor.

2. Să dezvăluie procedura de utilizare a mijloacelor speciale de păstrare și deplasare a documentelor de arhivă.

3. Investigați metodologia de asigurare a securității fizice și chimice a documentelor.

1 . Securitate normativ conditii de depozitare documente de arhivă

1. 1 Crearea condițiilor optime pentru stocarea documentelor

Condițiile optime de păstrare a documentelor sunt asigurate de: construcția, reconstrucția și repararea clădirilor de arhivă; dotarea depozitelor cu mijloace de stingere a incendiilor, paza si alarme de incendiu; utilizarea mijloacelor tehnice pentru crearea unui regim optim de temperatură și umiditate pentru depozitare, pentru realizarea măsurilor sanitare și igienice în spațiile de depozitare; utilizarea mijloacelor speciale de depozitare a documentelor (raft, dulapuri, seifuri, cutii, mape etc.).

Clădirile pentru arhivele statului pot fi construite special sau transformate din alte incinte. Ele trebuie îndepărtate din întreprinderile industriale poluarea aerului (gaze agresive, praf de ciment, etc.), de la obiecte si structuri periculoase din punct de vedere al incendiului (instalatii de depozitare a petrolului, benzinarii, parcari, garaje etc.), precum si in conformitate cu cerintele codurile de constructii si reguli.

Adecvarea locației arhivei este determinată ținând cont de concluziile serviciului detașament de pompieriși stații sanitare și epidemiologice privind gradul de poluare a aerului Banasyukevich V.D. Probleme științifice actuale de asigurare a securității documentelor de arhivă // Arhivele interne. -2001. - Nr. 2.

Clădirea arhivei este un complex de spații principale și auxiliare destinate îndeplinirii sarcinilor arhivei de păstrare, prelucrare, utilizare a documentelor de arhivă și sarcini de natură administrativă, tehnică, casnică, pentru a satisface cerințele unei amenajări raționale a arhivei. sediul.

Arhiva este prevăzută cu arhive, o sală de lectură, săli de lucru, săli pentru o bibliotecă automatizată de medii electronice amovibile, server și echipamente de comunicații.

Arhivele sunt numerotate cu cifre arabe în ordine brută și sunt situate izolat la distanță de laborator, producție, depozitare asociate utilizării (depozitare) substanțe chimice, mancare si arhiva electronica- din surse de radiații electromagnetice și câmpuri de forță.

Depozitele se recomandă a fi amplasate în clădiri cu ferestre în partea de nord. Iluminatul natural este permis numai cu protectia obligatorie a documentelor de lumina directa a soarelui. Iluminarea difuză este permisă cu utilizarea jaluzelelor, filtrelor de protecție, draperiilor sau sticlei vopsite la ferestre. Pentru iluminat artificial Se folosesc lămpi cu incandescență în nuanțe închise sau lămpi fluorescente cu o parte ultravioletă trunchiată a spectrului de radiații.

Documentele de arhivă sunt stocate în întuneric. Protecția documentelor împotriva luminii este asigurată prin depozitarea documentelor în cutii, mape și legături, folosirea de perdele opace și difuzoare de lumină la ferestre etc. Documentele de pe suporturi electronice sunt păstrate în condiții care exclud lumina directă și sunt supuse unei protecții suplimentare împotriva impurităților agresive. în aer (dioxid de sulf, hidrogen sulfurat, vapori de mercur, oxizi de azot, amoniac), expunere la ionizare electromagnetică (radiații).

Arhivele sunt furnizate mijloace moderne sisteme de stingere a incendiilor, paza si alarma incendiu. Comutatoarele generale și de podea sunt situate în afara arhivelor. Clădirile arhivelor sunt dotate cu alimentare cu apă de incendiu, stingătoare cu dioxid de carbon, sisteme de securitate și alarmă de incendiu Banasyukevich V.D. Probleme științifice actuale de asigurare a securității documentelor de arhivă // Arhivele interne. -2001. - Nr. 2.

Regimul de securitate al arhivei este asigurat printr-un ansamblu de măsuri de asigurare a fortificației inginerești și tehnice, dotarea clădirii (incintei) arhivei cu alarme de securitate, organizarea unui (posturi) de securitate, sigilarea localului, observarea în interiorul obiectului și moduri de acces, stocarea cheilor la sediul biroului.

Arhivele și alte spații în care se păstrează permanent sau temporar documentele de arhivă sunt dotate cu uși cu rezistență tehnică sporită împotriva eventualelor efracții, dotate cu încuietori de înaltă securitate.

Scoaterea din arhivă a documentelor de arhivă, a bunurilor materiale și a cărților bibliotecii științifice de referință, precum și a aparatului științific de referință este permisă numai cu permise speciale eliberate în modul prescris.

Documentele sunt păstrate în condiții care asigură parametri normativi lumina, temperatura-umiditate si regimurile sanitaro-igienice.

În arhivele dotate cu sisteme de aer condiționat se mențin următoarele condiții optime de temperatură și umiditate pentru depozitarea documentelor pe:

1) suport de hârtie - temperatură +17 - +19 C, umiditate relativă 50-55 la sută;

2) suport de film alb-negru - temperatură +15 C, umiditate relativă 40-55 la sută;

3) suport de film color - temperatură +2 - +5 C, umiditate relativă 40-55 la sută;

4) media electronică - temperatură +15 - +25оС, umiditatea relativă a aerului 40-60 la sută.

În arhivele cu un climat nereglementat se realizează încălzirea rațională, ventilarea clădirii și umidificarea (dezumidificarea) aerului. Nu sunt permise fluctuații bruște (sezoniere și în decurs de o zi) ale temperaturii (+-5,С) și ale umidității relative a aerului (+-10%).

Regimul de temperatură și umiditate este controlat prin măsurarea regulată a temperaturii și umidității relative a aerului interior și exterior în același timp: în încăperi cu aer condiționat - cel puțin o dată pe săptămână; în arhive cu climă nereglementată - de 2 ori pe săptămână; cu încălcarea regimului - 1 dată pe zi.

Citirile aparatelor de control și măsurare sunt înregistrate în jurnalele speciale, care reflectă și verificarea corectitudinii citirilor aparatelor și măsurile luate pentru normalizarea regimului de temperatură și umiditate în cazurile de încălcare a acestuia.

Principalele mijloace de depozitare a documentelor sunt rafturile metalice fixe sau mobile, rafturile din lemn tratate cu ignifugă. Dulapurile metalice, seifurile, dulapurile cu rafturi, precum și compartimentele staționare cu despărțitori și rafturi metalice pot fi folosite ca echipamente auxiliare sau speciale.

Documentele de film, microfilmele în rulouri sunt depozitate în poziție orizontală în cutii metalice sau din plastic, pe rafturi tip heringbone sau pe rafturi staționare. Documentele de film pe o bază de triacetat neinflamabilă sunt depozitate în cutii libere din metal sau plastic, cu orificii pentru a preveni acumularea vaporilor de acid acetic eliberați de baza de film în interiorul cutiei. Documentele video sunt stocate în poziție verticală în ambalajul lor original.

Nu este permisă stocarea documentelor de arhivă pe suporturi cu un strat de lucru magnetic pe rafturi metalice feromagnetice; rack-urile din otel pot fi folosite in cazuri exceptionale, numai daca circuitele rack-urilor sunt demagnetizate si inchise.

Fiecare unitate de stocare a unui document audiovizual sau electronic este plasată în ambalaje individuale neermetice. În același timp, libera circulație a documentului de arhivă în interiorul pachetului ar trebui exclusă.

Documentele de arhivă pe hârtie sunt așezate pe rafturi, în dulapuri metalice orizontal sau vertical în cutii sau alte medii primare de stocare (mape, cutii etc.).

Spațiile de depozitare sunt instalate perpendicular pe pereții cu deschideri pentru ferestre. Nu au voie să fie amplasate în apropierea pereților exteriori ai clădirii și a surselor de căldură.

Amenajarea spațiilor de depozitare se realizează în conformitate cu următoarele standarde: distanța dintre rândurile acestora este de 120 cm; mijloace de depozitare - 75 cm; peretele exterior al clădirii și spațiile de depozitare paralele cu acesta - 75 cm; peretele și fața de capăt a depozitului - 45 cm; podea și raftul de jos al depozitului - 15 cm.

1.2 Plasarea documentelor în depozit. topografie

Plasarea documentelor în depozite ar trebui să fie rațională. Documentele trebuie plasate în conformitate cu documentele contabile într-un mod care să asigure căutarea promptă a acestora.

Pentru căutarea rapidă a documentelor din arhivă se creează un aparat științific de referință pentru documentele arhivei:

- inventarele cazurilor și nomenclatorul dosarelor care le înlocuiesc;

- dosare tematice, tematice;

- dosare de personal;

- indicatoare;

- informatii istorice;

- revizuirea documentelor.

Documentele de păstrare permanentă se așează separat de documentele de păstrare pe termen lung (peste 10 ani) și documentele de personal.

Ordinea de plasare a fondurilor în arhivă este determinată de planul (schema) de plasare a acestora. Schema prevede distribuirea complexelor de fonduri între depozite, indicând (dacă este necesar) numărul de fonduri pentru fiecare raft de depozitare.

Un singur depozit de arhivă poate conține documente de arhivă de diferite tipuri, dar care necesită aceleași moduri de stocare (de exemplu, documente de arhivă pe benzi magnetice și suport de disc cu strat magnetic; documente de arhivă pe film și microforme etc.).

Toate spațiile arhivei (cladiri, clădiri, etaje, niveluri, încăperi), precum și rafturile, dulapurile și rafturile sunt numerotate. Spațiile de depozitare sunt numerotate independent de la stânga la dreapta de la intrarea în arhivă, rafturile lor - de sus în jos, de la stânga la dreapta.

Pentru fixarea locului de depozitare și căutarea documentelor în depozit, se întocmesc indici topografici stoc și rafturi. Sunt pe cărți. Pentru fiecare fond se întocmește separat o fișă topografică a fondului, aceste fișe sunt aranjate în ordinea numerelor fondurilor de arhivă Nr., Nr cabinet, Nr raft, note (vezi Anexa 1).

Fișele topografice de raft sunt plasate pe fiecare rafturi și aranjate în ordinea numerelor raftului într-o cameră separată. O copie a indicilor topografici se păstrează de către angajatul(ii) responsabil(i) de contabilizarea documentelor arhivei, al doilea - în arhive.

Mentinerea indicilor topografici se poate realiza pe hartie sau in mod automatizat in conformitate cu detaliile stabilite. Modificările în plasarea documentelor sunt reflectate în timp util în toate exemplarele, precum și în schema de alocare a fondurilor.

2 . Utilizarea mijloacelor speciale de depozitare și mutare a documentelor

2.1 Procedura de eliberare a dosarelor din depozit

Cazurile sunt emise din depozite:

- pentru utilizare (pentru utilizatorii din sala de lectură, pentru angajații arhivei din spațiile de lucru, pentru instituții și organizații pentru depozitare temporară);

- pentru lucrări de arhivă cu documente.

Cazurile care conțin documente dărăpănate, în special documente de valoare, nu se eliberează pentru utilizare de la depozitare, în schimb se eliberează copii. Eliberarea dosarelor din seifuri și primirea lor înapoi se efectuează de către custodele fondurilor.

Documentele de arhivă se eliberează din arhive pentru o perioadă de: până la o lună - utilizatorilor din sala de lectură și lucrătorilor arhivei (cu excepția documentelor deosebit de valoroase eliberate pentru o perioadă de cel mult două săptămâni); până la trei luni - creatori de fonduri; până la șase luni - către organele judiciare, de drept și alte organe autorizate.

Eliberarea documentelor de arhivă din arhive pentru expunere se efectuează pe o perioadă determinată prin acordul de desfășurare a expoziției.

Eliberarea dosarelor din depozite se formalizează prin actele aferente și se înscriu în registre speciale. Eliberarea documentelor de arhivă din arhive și acceptarea lor înapoi, inclusiv verificarea filă cu filă a disponibilității și stării documentelor de arhivă înainte de emiterea lor din arhive și la returnare, se efectuează de către un angajat al arhivei. O verificare una câte una a disponibilității și stării documentelor de arhivă returnate de utilizatori în sala de lectură este efectuată de un angajat al sălii de lectură.

Verificarea obligatorie filă cu filă a disponibilității și stării înainte de eliberarea documentelor de arhivă din arhive și la restituirea acestora sunt supuse: documentelor unice și mai ales documentelor de valoare; documente de arhivă care au pietre și metale prețioase în proiectarea sau atașarea lor; documente de arhivă nelegate; cazuri care nu au fost emise anterior din arhive și nu au fișe de certificare; dosare care conțin autografe, documente grafice, semne poștale și oficiale, sigilii, cărți poștale, plicuri cu adrese, ștampile și alte documente de arhivă de potențial interes pentru colecționari.

Componența celorlalte cauze supuse verificării filă cu filă se stabilește de conducerea arhivei în baza deciziei comisiei de expertiză-metodologie.

În locul unităților de depozitare și inventariere a cazurilor, documente eliberate din arhivă se pune un card de înlocuire.

Documentele de arhivă emise din arhive trebuie să aibă cod de arhivă, foi numerotate, o fișă de certificare și o fișă de utilizare a documentelor.

Întocmirea documentelor de arhivă pentru eliberarea din arhive include: sechestrul documentelor de arhivă; reconcilierea cifrului arhivistic și a rubricilor (adnotările) cu inventarul (cartea contabilă și descrierea) cazurilor, documentelor; verificarea fiselor dosarelor de arhiva – in cazuri stabilite.

Reconcilierea cifrului arhivistic al documentelor de arhivă cu inventarul (cartea contabilă și descrierea) cazurilor și documentelor presupune verificarea corectitudinii copertei și paginii de titlu a cauzei, a mijloacelor primare de stocare a unui document audiovizual, electronic, a corectitudinii titlul și cifra unității de depozitare. Dacă există corecții majore, coperta și pagina de titlu sunt înlocuite, păstrând coperta veche dacă este necesar.

La pregătirea pentru eliberarea din arhive a documentelor individuale de arhivă retrase din dosare, pe versoul fiecărei foi, în afara textului documentului de arhivă, se aplică o ștampilă cu cod de arhivă.

Pentru controlul securității documentelor de arhivă, unitatea responsabilă cu păstrarea documentelor de arhivă verifică siguranța documentelor de arhivă emise din arhive. Verificările se efectuează într-o manieră planificată sau, după caz, de comun acord cu conducerea arhivei.

Atunci când documentele de arhivă sunt returnate la arhivă, se efectuează o verificare foaie cu foaie a stării lor fizice în modul prescris. În cartea de eliberare a documentelor de arhivă se notează restituirea documentelor de arhivă în prezența lucrătorilor de arhivă sau a creatorului fondului care le-a restituit. În cazul în care se constată o deteriorare a documentelor de arhivă restituite, se întocmește un act sub orice formă, care se semnează de către angajatul arhivei și de cel care restituie documentele de arhivă și se înaintează conducerii arhivei spre examinare.

La transportul documentelor de arhivă la orice distanță se iau măsuri pentru a le proteja și proteja de efectele factorilor nocivi.

Pentru mutarea documentelor de arhivă în cadrul arhivei se folosesc cărucioare mobile și alte mijloace de transport.

Transportul intracomunitar al documentelor de arhivă se efectuează în autovehicule închise cu însoțirea obligatorie a unui lucrător de arhivă. Transportul documentelor de arhivă pe distanțe lungi se efectuează în formă ambalată într-un vehicul acoperit.

2.2 Verificarea disponibilității și a stării cazurilor

Scopul verificării disponibilității și stării dosarelor în arhive este de a stabili corespondența disponibilității efective a dosarelor cu articolele descriptive și înregistrările finale în inventare; identificați fișierele deteriorate care conțin documente cu texte decolorate care necesită restaurare, legare, dezinfectare, răsturnare pe cealaltă parte și altele asemenea.

Verificările privind disponibilitatea și starea documentelor de arhivă sunt efectuate într-o manieră planificată, precum și la un moment dat (extraordinar).

În arhiva de stat, muzeul, bibliotecă, arhiva Academiei Ruse de Științe, se efectuează o verificare ciclică programată a prezenței și stării:

- documente unice - anual;

- documente pe hârtie deosebit de valoroase - o dată la 10 ani (în biblioteca de stat - o dată la 5 ani);

- documente audiovizuale și electronice - o dată la 5 ani;

- documente de film pe bază de nitro - o dată la 2 ani.

Ciclicitatea verificării disponibilității altor documente de arhivă se determină pe baza deciziei comisiei de experți-metodologie (sau a altui organ consultativ) a arhivei, în funcție de intensitatea utilizării și de starea contabilității documentelor de arhivă, dar cel puțin o dată la 25 de ani (în biblioteca de stat - o dată la 15 ani).

În arhiva municipală, muzeu, bibliotecă se efectuează o verificare ciclică programată a disponibilității documentelor de arhivă o dată la 10 ani.

În caz de dezastre naturale, mișcări în masă și alte circumstanțe în care documentele pot fi pierdute, se efectuează verificări extraordinare, unice, ale disponibilității și stării tuturor fondurilor de arhivă sau a seturilor individuale de materiale.

Verificarea disponibilității și stării cazurilor este efectuată de un grup de angajați în număr de cel puțin 2 persoane.

Înainte de începerea lucrărilor se stabilește caracterul complet al documentelor contabile pentru fondul care se verifică, se verifică cu atenție documentele contabile, adică se stabilește dacă numărul efectiv de cazuri înscrise în inventar se reflectă corect în înregistrările finale. Verificarea se realizează prin reconcilierea disponibilității efective a cazurilor cu inventarul. Totodată, se verifică numărul cauzei, indexul cauzei, titlul, termenele actelor cauzei, numărul de foi indicate în inventar cu descrierea cauzei de pe coperta acestuia. Starea fizică este determinată de inspecția vizuală a cazului.

Toate deficiențele descoperite în timpul inspecției (lipsă cazuri, erori tehnice la calcul, erori în descriere, deteriorare fizică) sunt trecute pe lista de verificare pentru prezența și starea cazurilor. Fișa de verificare se completează direct în timpul verificării pentru fiecare inventar separat, fișele de verificare sunt numerotate în ordine numerică și semnate de executant.

Atunci când se verifică disponibilitatea și starea cazurilor, este necesar: ​​să se mențină ordinea de aranjare a carcasei pe rafturi, în cutii, mape; pune la locul lor, descoperite în timpul auditului, dosare plasate incorect ale altor fonduri; sechestrează cazuri neincluse în inventar; informează șeful arhivei despre cazurile infectate cu dăunători biologici pentru izolarea imediată a acestora. Cazurile neincluse în inventar sunt plasate la finalul fondului. Includerea în inventar a cazurilor neînregistrate în timpul auditului este interzisă.

La finalul verificării disponibilității și stării dosarelor, la finalul inventarului se aplică ștampila „verificată”, data, funcția și semnătura.

Pe baza înscrierilor finale în fișele (fila) cecului se întocmește un act de verificare a prezenței și stării cazurilor, care indică numărul, denumirea și categoria fondului, data efectuării verificării, precum și datele de sinteză privind rezultatele verificării: numărul de cazuri enumerate conform inventarelor, numărul de cazuri negăsite în stoc, numărul de numere de litere nemarcate în inventar, numerele lipsă, precum și numărul de cazuri care erau disponibile. Actul indică, de asemenea, numărul de cazuri care necesită clasare, dezinfecție și dezinfestare, restaurare, refacere a textelor neglijate (vezi Anexa).

Pot exista cazuri în care verificarea prezenței nu evidențiază niciun caz. Acest lucru indică încălcări ale siguranței documentelor și necesită acțiuni urgente. În acest caz, arhiva trebuie să înceapă căutarea dosarelor în termen de un an de la data finalizării verificării.

În timpul căutării, trebuie să:

Examinează documentele contabile pentru emiterea dosarelor din depozit;

Verificați corectitudinea înregistrării finale în inventar, în funcție de care sunt enumerate cazurile nedetectate, deoarece s-ar fi putut comite erori tehnice la numerotarea în serie a cazurilor și la întocmirea înregistrărilor finale, lipsa și numere cu litere nu au fost luate în considerare;

Analizați rubricile cazurilor nedepistate în inventarele de cazuri, ceea ce va face posibilă identificarea cazurilor incluse în inventar de două ori sau incluse într-un alt inventar al acestei organizații, dar sub un număr diferit;

Examinarea inventarelor vechi ale cazurilor care au suferit anterior procesări științifice și tehnice, comparați-le cu inventarul asupra căruia a fost efectuată verificarea;

Organizarea unei căutări a cazurilor nedepistate în timpul inspecției în organizațiile relevante, în ale căror activități s-au format cazuri nedepistate, studiind în prealabil inventarele acestora;

Verificarea actelor de acceptare si transferare a dosarelor in arhiva de la organizatii;

Să studieze actele de repartizare a dosarelor și documentelor în vederea distrugerii, actele de emitere a dosarelor în folosință temporară.

Pentru cazurile constatate la percheziție se întocmește o adeverință care se semnează de șeful arhivei. Sunt puse cazuri găsite. În fișa de înregistrare a cazurilor nedepistate se face o mențiune „găsită” indicând data și numărul certificatului. Pentru documentele lipsă, căile de căutare pentru care au fost epuizate, se întocmește un act de nedescoperire a cazurilor și o adeverință detaliată a lucrării de căutare. Verificarea disponibilității și stării afacerilor se consideră finalizată după efectuarea modificărilor documentelor contabile ale fondului auditat.

2.3 Crearea unui fond de asigurare pentru documente deosebit de valoroase și a unui fond de utilizare

Fondul de asigurare este un set de copii de asigurare ale documentelor de arhivă deosebit de valoroase. O copie de asigurare a unui document pe hârtie este un microfilm negativ de prima generație, realizat din tipul corespunzător de film fotografic prin fotografiarea directă a documentului și ulterior numit „microfilmul fondului de asigurări” Privalov V.F. Asigurarea conservarii patrimoniului documentar in conditii moderne // Arhivele interne. - 1999. - Nr 2. .

Fondul de asigurare este creat pentru a păstra informații documentare valoroase în caz de pierdere sau deteriorare a documentelor originale. Prioritatea copierii asigurate se stabileste tinand cont de starea fizica a documentelor unice si mai ales a documentelor de valoare si de intensitatea utilizarii acestora.

Copierea de asigurare se realizează cu respectarea sistematizării unităților de depozitare în inventarul de cazuri, documente, care se copiază înaintea unităților de depozitare. Toate documentele de arhivă incluse în unitatea de depozitare sunt supuse copierii de asigurare.

În cazul copierii de asigurare, cazurile, de regulă, nu sunt supuse cusăturii. Nelegarea dosarelor se realizează în cazuri excepționale de comun acord cu conducerea arhivei în cazul imposibilității totale de copiere a carcasei legate. La sfârșitul lucrării, cazul este recuperat de către laborator sau organizație - producătorul asigurării copiază din nou.

Concomitent cu crearea asigurării se creează, de regulă, un set de copii ale documentelor de arhivă realizate pe diverse suporturi materiale și destinate utilizării în scopul asigurării securității documentelor de arhivă originale (denumite în continuare fond de utilizare). fond, precum și procedura țintă pentru cele mai utilizate documente de arhivă, în curs alte lucrări (declasificarea documentelor de arhivă, organizarea utilizării acestora).

Includerea în fondul de utilizare a copiilor documentelor de arhivă, inclusiv pe suporturi electronice, create în cursul altor lucrări, se realizează de către arhivă în mod independent.

3 . Asigurarea securității fizice și chimice a documentelor de arhivă

3.1 Verificarea stării fizice a documentelor

Verificarea stării fizice a documentelor se efectuează pentru a clarifica imaginea generală a stării fondurilor de arhivă și pentru a identifica documentele cu deteriorare specifică care necesită o prelucrare specială urgentă sau planificată.

Examinarea stării fizice se bazează şi pe o abordare diferenţiată.

Verificarea stării fizice a documentelor se realizează întotdeauna examinând fișierele unul câte unul.

Există trei moduri de a evalua starea fizică a unei game largi de documente:

1) o verificare continuă a tuturor obiectelor matricei studiate (de exemplu, toate documentele fondului). Avantajul metodei este că oferă informații complete despre starea tuturor documentelor fondului. Dezavantaj - costuri mari de timp;

2) o metodă selectivă, atunci când doar o mică parte (un eșantion mic aleatoriu) este selectată din întregul volum al matricei și starea întregii matrice (fond) este judecată pe aceasta. 2% din eșantionul din întreaga matrice este suficient pentru a afișa starea matricei ca întreg. Avantaj - costurile de timp sunt mult mai mici. Dezavantaj - oferă informații medii despre starea întregii matrice fără o evaluare specifică a stării documentelor neincluse în eșantion;

3) identificarea accidentală a documentelor cu defecte de hârtie și text de către toți angajații arhivei în cursul îndatoririlor lor oficiale (dacă sarcinile lor sunt legate de revizuirea dosarelor filă cu filă). În acest caz, este de preferat să codificați starea fizică a documentelor de către angajații unui departament - departamentul de asigurare a păstrării documentelor. Demnitatea - cel mai mic timp costă. Dezavantajul este că rezultatele detectării accidentale a documentelor cu defecte în numeroase fonduri nu permit tragerea de concluzii cu privire la starea fizică a fiecărui fond de arhivă individual, pentru a rezuma rezultatele în tabele statistice.

Starea fizică a documentelor este evaluată prin absența sau prezența defectelor tipice în hârtie sau texte. Prezența și tipul unui defect în hârtie și text sunt determinate vizual în timpul unei vizualizări foaie cu coală a fiecărui document în parte. În acest caz, este necesar să se acorde atenție „vârstei” documentului (anul creării acestuia).

Verificarea și evaluarea stării fizice a documentelor este asociată cu identificarea caracteristicilor calitative (gradul de decolorare, culoare, metoda de scriere, rezistența hârtiei etc.), mai degrabă decât cu indicatorii cantitativi (greutate, lungime, număr etc.). Acest lucru determină un anumit expert în subiectivitate. evaluări. Prin urmare, pregătirea expertului este de o importanță deosebită. El trebuie să elaboreze tehnica examinării pe modele. Examinatorul nu trebuie să rateze defecte, chiar dacă sunt de același tip.

Contabilitatea stării fizice și tehnice a documentelor de arhivă pe hârtie se realizează în: fișă de certificare; fișa și actul de verificare a disponibilității și stării documentelor de arhivă; card de înregistrare pentru documente de arhivă cu deteriorare media; fișă de înregistrare a documentelor de arhivă cu text deteriorat; card index (carte) de contabilitate pentru starea fizică a documentelor de arhivă.

Contabilitatea stării fizice și tehnice a documentelor audiovizuale se realizează în: o fișă pentru înregistrarea stării tehnice a unui document de film; un card pentru înregistrarea stării tehnice a unui document foto; card pentru înregistrarea stării tehnice a documentului fono; card pentru înregistrarea stării tehnice a documentului video.

Contabilitatea stării fizice și tehnice a documentelor de arhivă poate fi efectuată pe hârtie sau în mod automatizat în conformitate cu detaliile stabilite ale documentelor de control și contabilitate.

3.2 Prelucrarea fizică, chimică și tehnică a documentelor de arhivă

Prelucrarea fizico-chimică și tehnică a documentelor de arhivă se realizează în scopul: înlăturării cauzelor îmbătrânirii accelerate și distrugerii documentelor de arhivă; restaurarea proprietăților, caracteristicilor tehnice, durabilității acestora; reproducerea informațiilor documentare pe medii mai stabile.

Principalele tipuri de prelucrare a documentelor de arhivă pe hârtie sunt:

- dezinfecția, dezinfestarea, deratizarea arhivelor ca ansamblu de măsuri de bioprofilaxie, bioprotecție și distrugere a dăunătorilor biologici în arhive și pe documente de arhivă;

- restaurare (prelucrare de restaurare și conservare), ca ansamblu de lucrări și operațiuni tehnologice de refacere a proprietăților și durabilității originalelor documentelor de arhivă;

- reproducerea documentelor de arhivă în vederea creării unui fond de asigurare de copii ale documentelor unice și mai ales a documentelor de valoare și a unui fond de utilizare; restaurarea foto a documentelor de arhivă cu text decolorat și cu contrast redus etc.;

- legarea documentelor de arhivă;

- desprafuirea documentelor de arhiva;

- prelucrarea documentelor de arhivă în modul operațiunilor de salvare în situații de urgență, inclusiv utilizarea mijloacelor și metodelor de uscare, dezinfecție, congelare, restaurare.

Documentele audiovizuale și electronice, în funcție de natura fizică a transportatorului, fac obiectul următoarelor lucrări de restaurare, conservare și prevenire:

a) documente de arhivă pe bandă magnetică:

- curățarea suprafeței de praf și particule de murdărie folosind echipamente speciale de curățare;

- înlocuirea cleiurilor uscate și deformate;

- înregistrarea rolelor de bandă magnetică cu bandă magnetică de protecție pe ambele fețe de 2-2,5 m;

- rebobinarea pentru ameliorarea tensiunilor interne în rolele de benzi magnetice care au apărut din cauza fluctuațiilor de temperatură și umiditate în timpul depozitării și transportului documentelor de arhivă;

b) documente de arhivă pe suport de disc: desprăfuire; ștergerea cu un agent antistatic;

c) documente de film și foto, microforme și fonograme pentru filme:

- desprafuire;

- îndepărtarea cerii, grăsimilor și a altor contaminanți;

- întărirea lipirilor și crestăturilor;

- reparatie perforatii;

- alterarea peticilor si lipiciilor aspre, deformate;

- repararea câmpurilor de cadru deteriorate.

Lucrările de prelucrare fizico-chimică și tehnică a documentelor de arhivă se împart în programate și neprogramate.

Prelucrarea programată a documentelor de arhivă se realizează pe baza rezultatelor verificării stării acestora în ordinea de prioritate stabilită în arhivă, ținând cont de apartenența acestora la diferite grupe valorice, de caracteristicile stării fizice a documentelor de arhivă de diferite tipuri și de capabilitățile arhivei.

Lucrările neprogramate includ lucrările efectuate în situații de urgență asociate cu distrugerea locală sau în masă a documentelor de arhivă prin incendiu, apă și substanțe chimice.

Nomenclatorul, procedura de desfășurare și tehnologia lucrărilor de prelucrare fizică, chimică și tehnică a documentelor de arhivă sunt determinate de documentele normative și metodologice ale industriei.

Concluzie

Scopul cercetării cursului este atins prin implementarea sarcinilor.

Ca urmare a studiului pe tema „Organizarea fondului de arhivă al Federației Ruse”, se pot trage o serie de concluzii:

Pentru a asigura siguranța documentelor din arhivă, trebuie efectuate următoarele:

- un set de măsuri de organizare a depozitării, care prevede crearea unei baze materiale și tehnice pentru depozitarea documentelor (cladire și spații de depozitare, spații de depozitare pentru documente, spații de depozitare de securitate și siguranță, instalații de climatizare, mijloace de copiere și restaurarea documentelor deteriorate etc.);

- un set de măsuri pentru crearea și respectarea condițiilor de reglementare pentru păstrarea documentelor (temperatură și umiditate, lumină, sanitare și igienice, moduri de depozitare de securitate).

Sistemul de măsuri de organizare a depozitării trebuie să asigure siguranța documentelor și controlul stării lor fizice la primirea documentelor în arhivă înainte de a le transfera la depozitare permanentă.

Pentru a asigura siguranța documentelor de arhivă din arhive, trebuie efectuat următorul set de lucrări interdependente:

- crearea conditiilor optime pentru pastrarea documentelor;

- plasarea documentelor in depozite, topografie;

- respectarea procedurii de emitere a dosarelor din depozit;

- verificarea disponibilitatii si stadiului cazurilor;

- crearea unui fond de asigurare pentru documente deosebit de valoroase și a unui fond de utilizare;

- asigurarea securitatii fizico-chimice a documentelor.

Lista literaturii folositelary

1. Legea federală „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă” din 22 octombrie 2004 nr. 125 FZ (modificată prin Legea federală din 4 decembrie 2006 nr. 202-FZ).

2. Banasyukevici V.D. Probleme științifice actuale de asigurare a securității documentelor de arhivă // Arhivele interne. - 2001. - Nr. 2

3. Guvernul discută problemele conservării și utilizării arhivelor // Arhivele interne. - 2001. - Nr. 1.

4. Popova E.N. Asigurarea securității documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse în legislația modernă a Federației Ruse și subiecții acesteia // Buletinul arhivistului. - 2000. - Nr. 1.

5. Privalov V.F. Asigurarea conservarii patrimoniului documentar in conditii moderne // Arhivele interne. - 1999. - Nr. 2.

Apendice DAR

Forma actului de verificare a disponibilității și stării cauzelor

APROBA

Nume oficial Titlul postului

organul superior al conducătorului organizaţiei

___________ Explicație

Numele oficial (semnătura personală) al semnăturii

OrganizationDate

ACT N___

Locul de compilare

Verificarea disponibilității și a stării de fapt a fondului arhivistic N____

Acest act a fost întocmit de o comisie formată din _____________________

(numele complet al președintelui și membrilor comisiei) în legătură cu _________________

__________________________________________________________

(baza)

Verificarea a constatat că:

1. În total, se listează în funcție de inventarele de cazuri ale _______________ dosare, inclusiv secțiuni din inventarele de cazuri consolidate aprobate de __________________________

_____________________________________________________________

(denumirea oficială a organismului autorizat) (în cifre și cuvinte)

2. În total, __________________ cazuri nu au fost disponibile, inclusiv secțiuni din inventarele consolidate ale cazurilor aprobate de ____________________________

________________________________________________________ cazuri

(denumirea oficială a organismului autorizat) (în numere și recuzită)

3. Cazuri plasate incorect legate de alte fonduri de arhivă, _________________ cazuri.

4. S-a dovedit că pentru acest fond de arhivă erau disponibile ____________ cazuri.

5. Există cazuri ________________ nedescrise.

6. În total, în fondul de arhivă sunt _______________ cazuri, dintre care:

1) __________________ cazuri care necesită dezinfecție;

2) __________________ cazuri care necesită dezinfestare;

3) __________________ cazuri care necesită restaurare;

4) solicitarea de angajare și clasare a __________________ cazuri;

5) solicitarea restabilirii textelor decolorate din ____________ cazuri;

6) dosare _________________ deteriorate iremediabil;

7) __________________ cazuri eliberate pentru utilizare temporară.

7. __________________________________________________________

(Caracteristicile generale ale stării și condițiilor de păstrare a documentelor.)

_____________________________________________________________.

(Principalele fenomene negative în starea și condițiile de păstrare a documentelor la polițiști)

Verificarea a fost efectuată:

Președintele comisiei _________________ Stenogramă

(semnătură personală) semn și si

Membrii comisiei _______________________ Stenograme

(semnături personale) conform semnăturilor

Găzduit pe Allbest.ru

...

Documente similare

Conceptul de asigurare a securității documentelor de arhivă. Datele pentru verificarea disponibilității și stării documentelor. Necesitatea verificării stării fizice și tehnice. Înregistrarea rezultatelor: remedierea deficiențelor constatate, întocmirea actelor.

test, adaugat 29.03.2012


Fondul de arhivă al Federației Ruse ca parte a istoricului mostenire culturala, potenţialul informaţional al statului şi al societăţii. Problema securității și siguranței documentelor. sistem de protecție a documentelor de arhivă, mijloace tehnice si echipamente de depozitare.

prezentare, adaugat 01.12.2015


Forme de înregistrare a documentelor și control asupra implementării acestora. Sistematizarea documentelor și formarea colecțiilor de documente. Ordinea de conservare în instituțiile arhivistice și eliberarea acestora în folosință temporară. Transferul documentelor GKN în arhiva organizației.

prezentare, adaugat 16.04.2012


Fișiere de arhivă: concept, esență, funcții. Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor. Analiza procesului de verificare a disponibilității și stării fișierelor de arhivă. Condiții de stocare a semnăturii digitale electronice, caracteristici ale utilizării acesteia. Perioadele de păstrare a documentelor.

test, adaugat 19.01.2016


Conceptul de contabilitate a documentelor din arhiva statului (municipală). Contabilitatea și asigurarea securității documentelor fondului de arhivă al Federației Ruse. Sistemul documentelor contabile ale arhivei, scopul propus al acestora. Cerințe generale pentru documentele contabile ale arhivei.

test, adaugat 29.03.2012


Instrucțiuni și scopuri de utilizare a documentelor de arhivă. Informarea direcțiilor de conducere și structurale ale organizației despre disponibilitatea documentelor în arhive și conținutul acestora. Organizarea de sedinte publice. Eliberarea de cutii originale pentru utilizare temporară.

lucrare de termen, adăugată 11.09.2012


Etapele pregătirii documentelor pentru transferul în arhivă. Ordinea de eliberare din depozitul de certificate. Întocmirea unui inventar de documente pentru depozitare permanentă, pe termen lung. Un exemplu de CV personal. Aplicație pentru un job. Realizarea unei înscrieri în cartea de muncă.

test, adaugat 19.09.2014


Un ciclu complet de procesare și deplasare a documentelor din momentul în care sunt create și până la finalizarea executării și trimiterii. Examinarea (evaluarea) valorii științifice și practice a documentelor. Descrieri și execuție a cazurilor. Descrierea documentelor de depozitare permanentă și pe termen lung.

test, adaugat 14.03.2009


Cadrul legal utilizarea documentelor de arhivă; organizarea documentelor şi dosarelor în cadrul fondului. Probleme de arhivare stadiul prezent, legislația federală a Federației Ruse. Principalele situații de acces complicat și limitat la arhive.

lucrare de termen, adăugată 22.05.2014


Structura și scopul problemelor de nomenclatură. Cerințe pentru formarea și regulile de depozitare a acestora. Examinarea valorii documentelor. Întocmirea inventarelor dosarelor și procedura de trecere a acestora în arhivă. Esența stocării în arhivă a documentelor în formă electronică. Comitete de experți.

Asigurarea securității documentelor din arhiva organizației (Popova E.N.)

Data plasării articolului: 23.08.2017

Asigurarea securității documentelor (OSD) este un complex de interconectate organizaționale, științifice, metodologice și masuri tehnice garantarea securității documentelor în toate etapele de lucru cu acestea.

OSD se bazează pe baza materială și tehnică a arhivei: spații, echipamente, condiții și mijloace de stocare a documentelor etc.

Compoziția sediului arhivei organizației este determinată în funcție de volumul fondurilor, disponibilitatea documentelor pe diverse suporturi, activitatea de utilizare, numărul de angajați ai acesteia. Cu siguranță bine de a avea împreună cu depozitare camera speciala pentru primirea și depozitarea temporară a documentelor, o cameră pentru cercetători și birouri ale angajaților izolate de depozit, conform prevederilor clauzei 2.16 din Regulile de organizare a stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și alte documente de arhivă în autoritățile de stat, autoritățile locale autonome și organizații aprobate prin Ordinul Ministerului Culturii din Rusia din 31 martie 2015 N 526, înregistrat de Ministerul Justiției din Rusia la 7 septembrie 2015 N 38830 ( denumite în continuare Reguli). Cu toate acestea, majoritatea organizațiilor nu au capacitatea de a aloca toate aceste premise, iar pentru organizațiile cu arhive mici, un astfel de set de sediu nu este necesar.

Luați în considerare cerințele minime pentru condițiile de stocare a documentelor, care trebuie furnizate și respectate în orice arhivă, deoarece încălcarea acestora poate duce la pierderea cazurilor.

Nu este permisă amplasarea de documente în incinta clădirilor în care se află unități de alimentație publică, depozite, organizații care lucrează cu substanțe periculoase și agresive de incendiu sau care utilizează tehnologii chimice și periculoase pentru incendiu.

Sediul principal al arhivei - depozitarea documentelor trebuie să fie izolat de spațiile de producție și de agrement, separate de alte spații prin pereți și tavane ignifuge cu o limită de rezistență la foc de cel puțin 2 ore (gradul doi de rezistență la foc, categoria de pericol de incendiu). „B”).

Materialele de acoperire pentru pereți, podele, armături interioare ale depozitelor etc. nu trebuie să colecteze praf, să fie sursa acestuia sau să emită substanțe chimice agresive.

Depozitarea trebuie să aibă ventilație naturală sau artificială. Acest lucru este deosebit de important atunci când depozitați bolți în încăperi fără ferestre. Sistemele de aer conditionat trebuie sa asigure recircularea aerului cu un curs de schimb de 2 - 3, stabilitatea conditiilor de temperatura si umiditate, purificarea aerului de praf si impuritati agresive.

Înălțimea de depozitare depinde de echipamentul tehnologic, dar nu mai puțin de 2,25 m până la fundul structurilor proeminente.

Depozitele ar trebui să aibă ieșiri convenabile pentru evacuare.

Pentru a asigura conditiile de amplasare a documentelor si siguranta fizica a acestora, depozitele sunt dotate cu echipamente speciale (paza, stingere incendii, rafturi, Control climatic etc.), asigurarea respectării regimurilor normative de păstrare a documentelor: prevenirea incendiilor, securitatea, lumina, temperatură-umiditate și sanitar-igienic.

Regimul de incendiu este „un set de acte juridice de reglementare stabilite ale Federației Ruse, acte juridice de reglementare ale entităților constitutive ale Federației Ruse și acte juridice municipale privind Siguranța privind incendiile cerințele de securitate la incendiu care determină regulile de comportament uman, procedura de organizare a producției și (sau) întreținerea teritoriilor, clădirilor, structurilor, spațiilor organizațiilor și a altor obiecte de protecție pentru a asigura securitatea la incendiu. „Lucră în acest domeniu de activitatea se bazează pe următoarele documente legale de reglementare:

Legea federală nr. 69-FZ din 21 decembrie 1994 „Cu privire la securitatea la incendiu”;

Regulile regimului de incendiu în Federația Rusă, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 25 aprilie 2012 N 390 „Cu privire la regimul de incendiu”;

Reguli speciale pentru securitatea la incendiu a arhivelor de stat și municipale ale Federației Ruse, aprobate prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 01.12.2009 N 3 (înregistrarea Ministerului Justiției al Federației Ruse din 04.05.2009 N 13882 ). Cerințele prevăzute în Regulile speciale pentru întreținerea spațiilor, căilor și ieșirilor de evacuare, instalațiilor electrice, echipamentelor de securitate la incendiu, precum și ordine generală acțiunile în caz de incendiu, desigur, pot și trebuie folosite de arhiva organizației.

Regimul de stingere a incendiilor este asigurat prin masuri tehnice si organizatorice.

Dotarea tehnică a depozitelor prevede ca cablurile electrice din depozit să fie ascunse, prizele pentru echipamente portabile (lămpi, aspiratoare etc.) și întrerupătoarele să fie sigilate. Întreruptoarele, tablourile electrice de distribuție și siguranțe care asigură alimentarea și opresc prizele sunt instalate numai în afara magazinului. La sfârșitul lucrării, echipamentele, prizele electrice și întrerupătoarele sunt scoase de sub tensiune secvenţial.

Unitatea de depozitare trebuie să fie echipată și cu echipamente de stingere a incendiilor (minimum - stingătoare portabile, dacă este posibil - sistem automat stingerea incendiilor) și avertizare de incendiu. Normele de dotare a spațiilor cu stingătoare de incendiu portabile și mobile sunt specificate în anexele N N 1 și 2 la Regulile pentru regimul de incendiu în Federația Rusă. La alegerea stingătoarelor (sisteme de stingere a incendiilor), este necesar să se acorde atenție substanțelor folosite pentru stingerea incendiului. Ele nu ar trebui să aibă un efect secundar distructiv asupra documentelor (apa și dioxidul de carbon, de exemplu, pot provoca daune ireparabile fișierelor). Numărul și amplasamentul stingătoarelor se stabilesc în conformitate cu reglementările în vigoare. regulamentele de incendiu si tinand cont de specificul echipamentului folosit.

Ieșirile de urgență trebuie să fie echipate cu iluminat de urgență de la o sursă de energie independentă și păstrate libere. Pe ușile destinate evacuării persoanelor ar trebui instalate indicatoare luminoase „EXIT”, iar pe coridoare - semne index (săgeți).

Pentru a evita incendiile în incinta arhivei, este strict interzis:

Să fumeze în incinta arhivei, precum și în vestibulele și coridoarele adiacente acestora, să folosească focul deschis;

Folosiți prize electrice, prize, aparate electrice defecte;

Încălcați starea cablajului electric, efectuați în mod independent orice lucrare pentru a o repara;

Folosiți încălzitoare electrice (încălzitoare, ceainice electrice etc.) care nu au regulatoare de temperatură, lăsați computer și echipamente duplicat, aparate electrice nedeconectate de la rețea după terminarea zilei de lucru;

Blocați aleile, ieșirile, accesul la echipamentele de stingere a incendiilor (hidranți, hidranți, stingătoare etc.) cu mobilier sau alte obiecte, împrăștiați incinta cu gunoi, deșeuri, materiale de ambalare, containere etc., care trebuie îndepărtate imediat. de la sediu la o zonă sigură desemnată;

Aduceți în incintă sau depozitați substanțe inflamabile și explozive în orice volum, precum și substanțe chimice și materiale care se pot aprinde spontan la contactul cu aerul sau între ele. Astfel de materiale trebuie depozitate în camere separate (cutii);

Uscați hainele de lucru sau alte materiale pe calorifere din incinta arhivei.

Măsurile organizatorice includ în primul rând numirea unei persoane responsabile cu securitatea la incendiu a arhivei organizației și elaborarea de Instrucțiuni privind măsurile de securitate la incendiu și a unui plan de evacuare a documentelor arhivei organizației în caz de incendiu.

Responsabilitățile persoanei responsabile cu menținerea securității la incendiu în incinta arhivei includ:

Efectuarea de informări cu angajații arhivei cu privire la măsurile de siguranță la incendiu, atribuțiile acestora în caz de incendiu, procedura de evacuare a persoanelor și bunurilor, precum și utilizarea echipamentelor de stingere a incendiilor;

Asigurarea tuturor incintelor arhivei cu cantitatea necesară de echipamente primare de stingere a incendiilor și păstrarea acestora în bună stare;

Controlul asupra utilizării corecte a aparatelor electrocasnice, a funcționării iluminatului electric și a aparatelor electrice;

Asigurarea întreținerii corespunzătoare a ieșirilor de urgență.

Efectuarea unei inspecții amănunțite la incendiu a încăperii la sfârșitul lucrărilor înainte de a le închide, fixând rezultatele într-un jurnal special. Dacă în timpul inspecției sunt identificate încălcări ale cerințelor de securitate la incendiu, trebuie luate măsuri pentru eliminarea acestora. Dacă este imposibil să eliminați în mod independent încălcările identificate ale cerințelor de siguranță la incendiu, raportați acest lucru șefului arhivei și faceți o înregistrare corespunzătoare în jurnalul de inspecție a spațiilor;

Deconectarea rețelei de alimentare cu ajutorul unui întrerupător cu cuțit.

Se elaborează instrucțiuni privind măsurile de securitate la incendiu pentru arhiva organizației în legătură cu premise specifice arhiva și echipamentul acesteia și reflectă probleme precum:

Cerințe de securitate la incendiu pentru sediul arhivei;

Măsuri menite să prevină apariția situațiilor de pericol de incendiu;

Responsabilitatile arhivei responsabile cu securitatea la incendiu;

Acțiuni în caz de incendiu etc. Dacă o organizație a elaborat o instrucțiune unificată privind măsurile de siguranță la incendiu, problemele specifice de securitate la incendiu ale arhivei sale ar trebui să fie reflectate într-o secțiune specială „Particularitățile asigurării securității la incendiu în arhiva organizației”.

Dacă într-o încăpere se detectează un incendiu sau semne de ardere (fum, miros de ars, creșterea temperaturii aerului etc.), angajatul care a descoperit sursa incendiului (aprindere) trebuie să informeze imediat pompierii indicând adresa exactă. a obiectului, numele persoanei care raportează și numărul de telefon de la care s-a efectuat un apel, precum și să informeze persoana responsabilă cu arhiva și conducerea organizației. Această prevedere fundamental importantă ar trebui să fie cunoscută de toți angajații arhivei: în primul rând, un apel telefonic la pompieri și numai după aceea, adoptarea măsurilor fezabile de evacuare a oamenilor, documente și stingerea incendiului.

Persoana responsabilă cu arhiva trebuie să deschidă ieșiri de urgență, să oprească electricitatea la locul incendiului, să îndepărteze toate persoanele care nu sunt implicate în eliminarea acesteia din zona de incendiu și apoi să procedeze la evacuarea persoanelor, a documentației și a bunurilor, precum și la stingerea incendiului. incendiu cu echipamente de stingere a incendiilor disponibile cu respectarea măsurilor de securitate.

La sosirea la instalație, pompierii raportează șefului de pază despre sursa incendiului, prezența unei amenințări la adresa oamenilor, măsurile luate pentru localizarea incendiului, trasaturi caracteristice amenajarea spațiilor și alte informații specifice, importante care afectează situația și luarea deciziilor în caz de incendiu în instalație.

Modul de securitate este un sistem de măsuri care vizează prevenirea furtului, pierderii, ridicării neautorizate a documentelor, care este asigurată de:

Puterea tehnică și dotarea sediului arhivei;

Respectarea controlului accesului și a procedurii de admitere în depozite;

Sigilarea spațiilor.

Pentru a se conforma acestuia, depozitele (cu excepția depozitelor situate într-o zonă protejată) sunt dotate cu uși cu rezistență tehnică sporită împotriva eventualelor efracții, dotate cu încuietori de înaltă securitate, precum și cu alarme antiefracție. Ferestrele spațiilor situate la parterul clădirii trebuie să fie echipate cu bare metalice care pot fi încuiate spre exterior.

Regimul de securitate se aplică tuturor incintelor arhivei, inclusiv. cele în care sunt depozitate temporar documente de arhivă şi valori materiale Arhiva.

Primirea și livrarea cheilor la sediul arhivei se efectuează contra primirii în jurnalul corespunzător. Funcționarii, a căror listă este aprobată de conducerea organizației, au dreptul să primească și să predea cheile de la sediul arhivei.

Bolti înăuntru timp de lucru trebuie să fie încuiat. În timpul programului de lucru, cheile de la ușile seifului sunt păstrate de către persoana responsabilă de arhivă sau persoana care o înlocuiește.

Persoana responsabilă cu arhiva și angajații depozitului pentru efectuarea lucrărilor de păstrare și utilizare a documentelor, precum și șeful organizației, au dreptul de acces la depozit. Alți funcționari și personal de serviciu au voie să intre în seifuri numai dacă sunt însoțiți de persoana responsabilă de arhivă sau de o persoană care o înlocuiește.

Prezența persoanelor neautorizate în seif este strict interzisă.

Depozitele și toate spațiile în care documentele, bunurile materiale sunt depozitate temporar, copierea și alte echipamente scumpe, ieșirile de urgență și de urgență din spațiile arhivei sunt supuse sigilării. De asemenea, supuse etanșării sunt dulapurile și seifurile unde contabilitate și aparat de referință științifică dacă sunt amplasate în incinte nesigilate.

Un sigiliu individual pentru sigilarea spațiilor arhivei este deținut de persoana responsabilă de arhivă.

Inainte de inchiderea si sigilarea spatiului, responsabilul de arhiva le inspecteaza, tinand cont de cerintele de securitate la incendiu.

Când de urgențăîn lipsa responsabilului de arhivă, deschiderea sediului arhivei se realizează colegial (cel puțin două oficiali) cu întocmirea unui act, în care se indică motivele deschiderii, componența funcționarilor care au accesat incinta arhivei, precum și alte informații necesare.

Scoaterea documentelor din clădirea organizației se efectuează cu permise speciale în modul prescris.

Șeful arhivei (responsabil de arhivă) este responsabil de respectarea regimului de securitate din arhiva organizației.

Modul de lumină oferă protecție documentelor împotriva expunerii nenormative la lumină.

Depozitarea permanentă a documentelor se realizează în întuneric, toate tipurile de lucrări cu documente se desfășoară la niveluri de iluminare limitate sau necesare din punct de vedere tehnologic.

Protecția documentelor împotriva efectului distructiv al luminii ar trebui să fie efectuată în toate spațiile arhivei pentru orice tip de lucru cu documente. In depozit, acest lucru se realizeaza prin respectarea regimului de lumina stabilit si plasarea documentelor in suporturi primare de stocare (mape, liante, cutii etc.), precum si pe rafturi inchise.

Iluminarea dintr-o boltă poate fi naturală sau artificială. Iluminatul natural este permis prin lumina difuza, cu conditia ca la ferestre sa fie folosite difuzoare, filtre de protectie, perdele, jaluzele, acoperiri aplicate pe sticla etc. Pentru iluminatul artificial, lămpile cu incandescență sunt folosite în nuanțe închise, cu o suprafață exterioară netedă. Este permisă utilizarea lămpilor fluorescente cu o parte ultravioletă trunchiată a spectrului de tip LB, LHB, LTB.

Nivelul de iluminare în intervalul spectrului vizibil nu trebuie să depășească: pe suprafața verticală a rackului, la o înălțime de un metru de podea - 20 - 50 lux, pe desktop - 100 lux.

Regimul de temperatură și umiditate asigură protecția documentelor de efectele dăunătoare ale condițiilor climatice (temperatură și umiditate). Condițiile optime de temperatură și umiditate pentru depozitarea documentelor pe hârtie sunt: ​​temperatura 17 - 19 C și umiditatea relativă 50 - 55%. Trebuie evitate fluctuațiile bruște (atât sezoniere, cât și în decurs de o zi) ale temperaturii (plus sau minus 5 C) și umidității relative (plus sau minus 10%).

Regimul de temperatură și umiditate este controlat prin măsurarea regulată a temperaturii și umidității relative a aerului interior și exterior în același timp: în încăperi cu aer condiționat - cel puțin o dată pe săptămână; în depozite cu climă nereglementată - de 2 ori pe săptămână; în cazul încălcărilor regimului de depozitare – zilnic.

Cu o încălcare stabilă pe termen lung a regimului de temperatură și umiditate (peste 3 zile), însoțită de o creștere a umidității relative a aerului la 70 - 90%, se iau măsuri pentru normalizarea acestuia (ventilație intensă, dezumidificarea depozitului). ).

Pentru controlul condițiilor climatice, spațiile de depozitare sunt echipate cu dispozitive de control și măsurare care sunt montate pe un singur panou, plasându-le pe culoarul principal pe un rack, departe de sistemele de încălzire și ventilație (punct de control).

Citirile aparatelor de control si masura sunt inregistrate in jurnalul de inregistrare a regimului de temperatura si umiditate. Acest jurnal reflectă, de asemenea, rezultatele verificării corectitudinii citirilor instrumentelor. Verificarea exactității mărturiei lor este efectuată de specialiștii relevanți.

Regimul sanitar si igienic asigura protectia documentelor impotriva biodeteriorarii si contaminarii.

Magazinele trebuie pastrate curate, in conditii care exclude posibilitatea aparitiei mucegaiului, rozatoarelor, insectelor, prafului. De asemenea, este necesar să se asigure circulația liberă a aerului, excluzând formarea de zone neventilate (stagnante) care sunt periculoase din punct de vedere sanitar și biologic. În încăperile de depozitare este necesar:

Efectuați curățare umedă sistematică;

Efectuați îndepărtarea prafului a cutiilor cu documente, dulapuri, rafturi cel puțin o dată pe an;

Tratați părțile de subsol ale rafturilor, podelelor, plintelor, pervazurilor cu soluții apoase de antiseptice cel puțin o dată pe an.

Următoarele sunt interzise în bolți:

Depozitarea documentelor (așezarea lor pe podea, pervazuri, în grămezi nesortate etc.);

Rămâi în îmbrăcăminte exterioară și pantofi;

Depozitarea obiectelor străine;

Utilizarea alimentelor.

Ferestrele de depozitare trebuie protejate cu plase cu un diametru de plasă de cel mult 0,5 mm pentru a proteja împotriva pătrunderii insectelor. Plasele de protectie sunt dotate si cu orificii de ventilatie in pereti, orificii exterioare ale sistemelor de ventilatie.

În scopul depistarii la timp a bioinfecțiilor (insecte și ciuperci de mucegai), documentele și spațiile de depozitare sunt supuse controlului entomologic și micologic obligatoriu, efectuat de 2 ori pe an la începutul și la sfârșitul sezonului de încălzire.

Atunci când sunt depistați dăunători biologici, se iau măsuri urgente de prelucrare a depozitelor, spațiilor de depozitare și documentelor de către personalul arhivei și, dacă este necesar, de către serviciile speciale:

Documentele care sunt biodeteriorate (de insecte și ciuperci de mucegai) sunt îndepărtate din locurile de depozitare permanente, ambalate în folie sau hârtie groasă și izolate într-o cameră separată până la rezolvarea problemei metodelor de dezinfecție și dezinfestare a acestora;

Rafturile (dulapurile) pe care au fost amplasate documentele afectate sunt tratate cu soluții apoase de antiseptice și uscate bine;

Dezinsecția locală se efectuează cu preparate insecticide în aerosoli, tratând podeaua, plintele, ferestrele, pervazurile, pereții până la o înălțime de până la 1,5 m;

În cazul distrugerii în masă a documentelor, dezinfectarea și dezinsecția depozitelor se efectuează de către forțele stațiilor sanitare și epidemiologice sau ale serviciilor de carantină sub controlul lucrătorilor arhivei;

În cazul deteriorării mucegaiului la structurile clădirii, tencuiala și vopseaua sunt îndepărtate de pe acestea, suprafețele sunt tratate cu o soluție de formol 5%, reparațiile se efectuează cu adăugarea unei soluții antiseptice la materialele de construcție;

Exterminarea rozătoarelor se efectuează de către forțele stațiilor sanitare și epidemiologice.

Atunci când se efectuează curățarea și prelucrarea sanitară și igienă a instalațiilor de depozitare, nu este permisă obținerea mijloacelor utilizate (apă, antiseptice etc.) pe documente.

Pentru efectuarea lucrărilor sanitare și igienice sunt prevăzute zile sanitare.

Elementul principal al echipamentului de depozitare este echipamentul de rafturi (rack-uri și dulapuri). tipuri diferite, cutii, seifuri etc.). Depozitele ar trebui să fie echipate cu rafturi metalice fixe sau mobile.

Rafturile din lemn sunt acceptabile pentru utilizare numai dacă sunt în stare bună sanitară și biologică (nu au daune cauzate de ciuperci și insecte) și sunt tratate cu un ignifug.

În încăperile cu climă nereglementată și ventilație slabă, pentru a evita formarea de zone stagnante în care se pot dezvolta în mod activ focarele de bioleziuni, nu este permisă utilizarea echipamentelor de tip închis (seifuri, cutii, rafturi mobile închise etc.).

Nu este permisă amplasarea echipamentelor de rack în apropierea pereților exteriori ai clădirii și a surselor de căldură.

În spațiile de depozitare cu lumină naturală, rafturile și dulapurile de tip deschis sunt instalate perpendicular pe pereții cu deschideri pentru ferestre.

Rafturile și dulapurile staționare sunt instalate în conformitate cu următoarele reguli:

Distanța dintre rândurile de rafturi (culoarul principal) - 120 cm;

Distanța (trecerea) între rafturi - 75 cm;

Distanța dintre peretele exterior și rafturile instalate paralel cu perete este de 75 cm;

Distanța dintre peretele exterior și rafturile instalate perpendicular pe perete (bypass) - 45 cm;

Distanța dintre podea și raftul de jos al raftului este de cel puțin 15 cm, la etajele de la subsol - cel puțin 30 cm.

Pe rafturi, documentele de hârtie sunt așezate orizontal sau vertical în medii de stocare primare: cutii, mape, cutii etc. Carcasele fără cutii sunt permise în dulapuri, cutii, seifuri și alte echipamente similare.

Cutiile si alte spatii de depozitare sunt numerotate in cadrul fiecarui fond, sunt etichetate cu numarul fondului, numarul de inventar si ultimele numere ale cutii plasate.

Amplasarea rațională a documentelor în depozite, asigurând stocarea lor cuprinzătoare în cadrul fondurilor și/sau tipurilor de documentație, precum și căutarea operațională, se stabilește prin aranjarea dosarelor aprobată de către șef (responsabil de arhivă). La plasarea documentelor, se respectă următoarele reguli:

Documentele se așează pe rafturi și alte tipuri de echipamente în ordinea corespunzătoare descrierilor de caz;

Documentele de păstrare permanentă se așează separat de documentele de păstrare temporară (peste 10 ani) și de către personal;

Documentele care necesită condiții de păstrare diferite de temperatură și umiditate sunt plasate în depozite diferite;

Carcasele cu copertă cartonată sunt dispuse vertical, cu copertă moale sau nelegate - orizontal;

Cutiile nu trebuie să iasă dincolo de rafturile suporturilor;

Nu este permisă depozitarea documentelor în containere de transport, în stive, în formă neasamblată.

Toate spațiile arhivei (pardoseli, bolți, încăperi), precum și rafturile, seifurile, dulapurile etc. și rafturile acestora sunt numerotate.

În fiecare cameră separată, rafturile au numerotare independentă de la stânga la dreapta de la intrare. Rafturile sunt numerotate de sus în jos, de asemenea de la stânga la dreapta.

Pentru a securiza locul de depozitare a documentelor pe echipamentul de rafturi și a asigura cautare rapida documentele aflate în depozit, acestea sunt topografiate în indici topografici speciali alcătuiți sub formă de fișă sau fișă.

Indexul topografic cu rack este obligatoriu. Un card cu un astfel de index este compilat pentru fiecare rack și conține următoarele informații:

Numele arhivei;

Număr de rack;

Date despre locația documentelor în formă grafică:

Fișele topografice ale rafturilor sunt compilate în 2 exemplare, dintre care unul este atașat direct la rafturi, iar al doilea este inclus în dulapul de fișiere, format în ordinea numerelor raftului în fiecare cameră individuală.

În prezența un numar mare fonduri în arhiva organizației, este recomandabil să se întocmească un index topografic pe fond, al cărui card este întocmit pentru fiecare fond și servește la stabilirea locației de depozitare a cazurilor specifice. Cardul de index pe fond indică, de asemenea:

Numele arhivei;

Seif și/sau numărul camerei;

Denumirea fondului;

Date privind localizarea documentelor în următoarea formă grafică:

Fișele indexului topografic al fondului sunt plasate în dulapul de dosare în ordinea numerelor fondului.

Mentinerea indicilor topografici se realizeaza atat in mod traditional cat si in modul automat in conformitate cu detaliile stabilite.

Modificările în plasarea documentelor sunt reflectate prompt în toate copiile indicilor topografici.

Pentru o perioadă istorică suficient de mare, necesitatea păstrării documentelor de arhivă și responsabilitatea distrugerii lor au fost consacrate prin lege. Deci, Sudebnik-ul din 1550 prevedea o pedeapsă atât de severă, cum ar fi bătaia cu biciul pentru deteriorarea documentelor. Pe vremea lui Petru cel Mare, pedeapsa corporală a fost înlocuită cu recuperare pecuniară. În perioada sovietică, reglementarea GAF al URSS (1941) amenința raspunderea penala pentru distrugerea și furtul de documente, precum și pentru divulgarea informațiilor secrete din documente. Unul dintre primele acte legislative speciale privind problemele protecției documentelor de arhivă a fost Legea URSS „Cu privire la protecția și utilizarea monumentelor de istorie și cultură” din 1976. Legea a subliniat că monumentele istorice și culturale sunt proprietatea poporului și constituie o parte integrantă a patrimoniului cultural mondial. Legea a inclus și monumente documentare printre astfel de monumente. Actuala Lege privind afacerile arhivistice prevede, de asemenea, că proprietarii de documente clasificate ca parte a Fondului de arhivă al Federației Ruse sunt obligați să le asigure siguranța. Sistemul de măsuri de organizare a depozitării cuprinde următoarele domenii:

1) asigurarea securitatii fizico-chimice a documentelor(organizarea depozitării documentelor în conformitate cu cerințele de temperatură și umiditate, lumină, sanitar și igienic, regim de securitate, precum și cerințele de securitate la incendiu);

2) crearea unei baze materiale și tehnice pentru stocarea documentelor, inclusiv clădiri și spații de depozitare, mijloace de protecție și siguranță de depozitare, conservarea documentelor;

3) contabilitatea mișcării și controlul asupra stării fizice a documentelor, implicând reflectarea tuturor modificărilor în formele contabile ale arhivei;

4) copierea documentelor în vederea creării unui fond de asigurare și a unui fond de utilizare. Acest domeniu de activitate impune arhivistului sarcini suplimentare de contabilitate și organizare a depozitării copiilor de asigurare pe lângă fondurile principale ale arhivei.

Cerințe pentru amenajarea arhivelor. În primul rând, asigurarea securității materialelor documentare se realizează prin construirea de spații de depozitare cu acces închis. Au fost dezvoltate proiecte standard pentru arhive cu capacități de stocare diferite. Acestea oferă încăperi speciale pentru desprăfuirea și restaurarea documentelor. Cerințele pentru clădirile și spațiile arhivei sunt înregistrate în documente de reglementare și metodologice moderne - „Reguli de bază pentru munca arhivelor de stat din Federația Rusă”, într-o serie de GOST și dezvoltări metodologice. Condițiile de păstrare a documentelor sunt diferențiate în funcție de compoziția acestora și de materialul pe care sunt realizate (documente tipărite, documente cinematografice și foto pe hârtie sau film). Dacă, de exemplu, organizația nu oferă o cameră specială pentru arhivă, atunci o parte a clădirii administrative ar trebui convertită pentru a stoca documente în conformitate cu cerințele de reglementare. Camera nu trebuie să fie dărăpănată, din lemn, subsol, mansardă, neîncălzită, lipsită de ventilație naturală. Nu ar trebui să existe obiecte periculoase de incendiu în apropierea camerei de arhivă, clădiri industriale poluarea aerului cu gaze corozive si praf. Nu puteți plasa arhiva în apropierea incintelor ocupate de servicii de catering, depozite alimentare. În depozitarea directă a materialelor de arhivă, este interzisă combinarea depozitelor și a încăperilor de lucru în orice scop. Spațiile ar trebui să aibă ieșiri către lifturi și case scărilor convenabile pentru evacuare. Decorarea interioară a spațiilor ar trebui să fie realizată folosind materiale care nu colectează praful. Conductele de alimentare cu apă și de canalizare nu trebuie așezate în încăperi de depozitare; dacă conductele sunt așezate, atunci acestea sunt închise în cutii izolante și sunt supuse unei monitorizări constante pentru a exclude posibilitatea unui accident. Cablajul trebuie ascuns. Se recomanda separarea depozitelor de spatiile invecinate ale arhivei cu pereti ignifughi. Daca arhiva se afla la parter, ferestrele sunt acoperite cu gratii metalice. Spațiile pentru arhivă trebuie să îndeplinească cerințele de siguranță la incendiu și să fie echipate cu o alarmă de incendiu. Este interzisă folosirea aparatelor electrice în astfel de încăperi, aprinderea lumânărilor, fumul.

Spațiile pentru arhivă trebuie să fie dotate cu unități de aer condiționat și alte echipamente care să asigure condiții optime de temperatură și umiditate pentru depozitarea documentelor. Se recomandă menținerea unei temperaturi constante în intervalul 14 până la 20 de grade Celsius.

Încălzirea apei ar trebui să fie asigurată în incinta sălii de lectură. Schimbul de aer în sala de lectură este asigurat de sistem comun ventilatie de alimentare cu multiplicitate de schimb de aer: aflux - 3, extract - 2; decorarea pereților și a tavanului trebuie să fie realizată din materiale incombustibile. Sala de lectură trebuie să fie echipată cu stingătoare portabile cu dioxid de carbon.

În cazul în care clădirea arhivei este construită intenționat, construcția și funcționarea acesteia trebuie efectuate în conformitate cu cerințele de siguranță la incendiu, regulile de siguranță la incendiu și instrucțiunile din instituțiile Arhivei Ruse. Dacă o clădire (loc) este alocată pentru conversie într-o arhivă, aceasta poate fi recunoscută ca aptă numai după o examinare. o comisie de experţi formată din toţi specialişti

servicii (arhivă, incendiu, sanitare, securitate)

studiază cu atenție suprafața spațiilor alocate; amplasarea acestei camere în clădire (etaj); locația clădirii; starea mediului fizic și chimic al încăperii. Conform acestor criterii, trebuie obținute date specifice. Pentru comoditate, se întocmește un plan de desen al spațiilor alocate. În cazul în care se constată că localul îndeplinește criteriile de mai sus, se întocmește un act, care este semnat de toți membrii comisie de experti.

Pentru a ține cont de locația de depozitare a fiecărui grup de materiale din arhivă, toate camerele arhivei, rafturile și rafturile sunt numerotate. Dacă arhiva are spații în diferite clădiri (cladiri), fiecăreia dintre ele i se atribuie un număr. Numerotarea camerelor este independenta pentru fiecare cladire si etaj, camerele fiind numerotate de la intrare de la stanga la dreapta. Dacă camerele trec una în alta, atunci numerotarea se realizează secvenţial din prima cameră. Rafturile sunt numerotate, de regulă, în încăperi de la stânga la dreapta de la intrare. Rafturile sunt cu două fețe (în picioare cu capetele pe perete) și cu o singură față (situate de-a lungul peretelui). Ele sunt numerotate într-un rând, indiferent de lungime, înălțime, unilaterale sau bifață și alte caracteristici. Rafturile sunt formate din secțiuni - în arhive se numesc de obicei dulapuri. Dulapurile cu rafturi sunt, de asemenea, numerotate în fiecare rafturi de la stânga la dreapta de la intrare. În rafturile cu două fețe, numerotarea dulapurilor începe de la perete, este adusă la marginea exterioară a raftului și continuă pe cealaltă parte. Rafturile sunt numerotate de sus în jos, deoarece instalarea sau stivuirea carcasei pe rafturi începe de la rafturile de sus.

Sunt câteva moduri de stivuire a documentelor pe rafturi: verticală și orizontală, în mănunchiuri și în cutii. În prezent, toate cazurile de depozitare permanentă sunt împletite, așadar, în stare și arhivele departamentale sunt de obicei depozitate în pozitie verticala. Carcasele sunt presate destul de strâns una pe cealaltă, dar presiunea principală este direcționată către coloana vertebrală, astfel încât foile din interiorul carcasei nu suferă presiune, iar acest lucru are un efect pozitiv asupra siguranței documentelor. Scoaterea carcasei pe verticală este ușoară (dacă nu sunt legate cu sfoară). La transport, pentru comoditate și siguranță, ar trebui să fie făcute pachete de cutii și să li se atașeze etichete. La sfârşitul anului în birou şi diviziuni structurale pregăti coperte în conformitate cu nomenclatorul cazurilor. În acest scop, de regulă, se folosesc foldere-dosare rigide. Carcasele din broșurare nu pot fi stocate pe verticală, deoarece acest lucru duce la deteriorarea și ruperea marginilor inferioare ale documentelor. În plus, sfoara cu care se leagă husele rupe adesea capacele. Prin urmare, este recomandabil să păstrați cutii broșate pozitie orizontala.

Dacă materialele sunt adesea folosite pentru referință, atunci acestea mai convenabil de pus în cutii, pentru că odată cu dezlegarea și legarea constantă a pachetelor, nu doar husele se uzează, ci și documentele suferă și este ușor să scoți și să scoți cutii din cutii. Sunt legate de pachete și lipite de cutii etichete cu indicarea denumirii fondului și unității structurale, numărul fondului (unde sunt mai multe), numărul de inventar, anul, numărul primului și ultimul caz inclus în pachet (caseta) și numărul pachetului sau casei. Link-urile sunt numerotate în cadrul fondului sau al unei părți a fondului (în funcție de ordinea în care sunt plasate materialele). În unele arhive de stat și departamentale, pentru cazuri legate, se folosesc etichete de transfer din carton moale ca o mapă fără supape, dar cu legături de panglică.

marcatoare topografice. Pentru orientare în materialele în continuă schimbare stocate în arhivă, marcatoare topografice- directoare care reflectă plasarea documentelor în arhivă. Există două tipuri de indici topografici: indici cu rack și indici bursieri. indicele de raft se bazează pe loc depozitare. Scopul unui indice de fond este de a oferi informații despre locul în care sunt stocate documentele unui anumit fond, de exemplu. indicele fondului se bazează pe un obiect depozitare Astfel, fiecare tip de index topografic are propriul său scop. Nu se înlocuiesc și nici măcar nu se completează pentru că sunt folosite în scopuri diferite. Cu toate acestea, ele sunt interdependente, deoarece informațiile despre locația unui anumit caz (grup de cazuri) trebuie să se potrivească în ambii indici.Mișcarea oricărui pachet de cazuri trebuie notă în ambele indici, altfel nu vor reflecta corect locația documentelor. și, prin urmare, nu își va îndeplini destinația. Indexurile sunt compilate pe carduri sau foi de format mare. Dacă toate informațiile despre un anumit fond (sau un anumit rack) nu încap pe o singură foaie, următoarea foaie este completată. Toate foile sau cardurile aparținând aceluiași fond (sau raft) sunt prinse între ele, dar în așa fel încât să se poată aduce modificări. Dacă este stocat un fond mare, este permis să se întocmească carduri separate ale unui indice bursier pentru diviziunile structurale.

Mișcarea constantă a complexelor de cazuri nu face întotdeauna posibilă plasarea compactă a materialelor, prin urmare, de fapt, sunt necesari indicatori topografici. Au fost elaborate forme de indici topografici pentru arhivele de stat, dar particularitățile stocării materialelor în arhivele departamentale fac necesară furnizarea coloane suplimentareîn ambele tipuri de indicatori. Astfel, plasarea documentelor pe perioadă de păstrare a impus introducerea coloanei „perioada de păstrare”, contabilizarea documentelor de păstrare temporară pe nomenclator impune precizarea anului căruia îi aparțin materialele.

În unele arhive mici ale instituţiilor nu se întocmesc indici topografici, având în vedere că şeful arhivei (sau arhivistul sau responsabilul de arhivă) cunoaşte suficient de bine compoziţia şi amplasarea materialelor. Dar o astfel de motivație este nefondată. Fondul documentar din arhiva instituției este dispersat pe părți, iar cu cât se creează mai puține cazuri anual în instituție, cu atât setul de documente pentru fiecare perioadă de stocare pentru un anumit an este mai mic și cu atât este mai dificil să vezi acest complex. pe raft. Un lucrător cu experiență în arhivă poate ști cu adevărat unde se află fiecare fișier, dar cu o schimbare sau o înlocuire temporară angajat nou va fi într-o poziție dificilă. Puteți face fără un index topografic de raft într-o arhivă cu una sau două camere, dar un index topografic stoc este necesar în fiecare arhivă.

Moduri de stocare a documentelor. Modul de a asigura siguranța documentelor este de a menține un special modul de stocare, care este înţeles ca un ansamblu de condiţii de temperatură-umiditate şi sanitar-igienice create în arhive. Există moduri de stocare precum temperatură-umiditate, sanitar-igienică, prevenirea incendiilor, securitate, lumină - ne vom opri mai detaliat asupra acesteia.

Depozitare de arhivă luminoasă și ascuțită trebuie să îndeplinească următoarele condiții: cu cât mai puțină lumină, cu atât mai bine - depozitarea permanentă trebuie efectuată în întuneric. Nu este permisă iluminarea depozitării documentelor cu lumina solară: componentele spectrului solar, în special ultravioletele, au un efect distructiv asupra documentelor. Dacă aruncați o privire mai atentă asupra clădirilor de arhivă specializate, atunci, fără îndoială, puteți acorda atenție fantelor înguste ale ferestrelor din încăperile de depozitare, care amintesc oarecum de ambrazurile buncărelor sau de lacune medievale. afară cetăţi. Arhiva ar trebui să fie un fel de cetate care să protejeze documentele de factorii distructivi. Ochelarii arhivelor au și un blat întunecat specific.

Lumina zilei in depozit este permisa numai daca exista difuzoare de lumina, regulatoare automate de flux luminos, filtre de protectie, jaluzele. Pentru a proteja documentele de reflecție, se folosește depozitarea în dosare, mape, cutii, dulapuri, pe rafturi închise. În plus, în spațiile de depozitare cu lumină naturală, rafturile și dulapurile (chiar și cu cutii și alte corpuri de iluminat închise de lumină) sunt instalate perpendicular pe pereții cu deschideri pentru ferestre.

Pentru iluminat artificial la depozitare, lămpile cu incandescență sunt folosite în nuanțe închise cu o suprafață exterioară netedă. Este permisă utilizarea lămpilor fluorescente cu o porțiune ultravioletă trunchiată a spectrului.

Cel mai ușor loc din arhivă ar trebui să fie sala de lectură. Lămpile de masă trebuie instalate pe mesele cititorilor. Cu toate acestea, în incinta pentru depozitarea temporară a documentelor, dacă este posibil, trebuie respectat același regim de lumină ca și în depozitare.

Mare importanță are o bună circulație a aerului în cameră. Acest lucru se realizează prin ventilație și instalarea corectă a raftului. Dacă documentele sunt stivuite aproape de perete, acestea devin umede și apare mucegai. Pentru a elimina acest lucru, se efectuează dezinfecția spațiilor, care protejează arhivele de apariția mucegaiului. Pentru a proteja documentele de praf, se recomandă asigurarea etanșeității maxime a depozitului de arhivă și echiparea sistemului de ventilație cu filtre. Lucrările de restaurare a documentelor se efectuează în mod necesar în arhivă. Această nevoie apare nu numai ca urmare a nerespectării modului de depozitare a acestora, ci și din cauza procesului natural de îmbătrânire, la care sunt supuse documentele în același mod ca și oamenii. Sub vechimea documentelor înțelegeți schimbarea proprietăților fizice și chimice originale ale documentului sub influența factorilor externi și interni. În caz de incendiu, inundare a incintei sau alte dezastre, dacă se detectează o încălcare a integrității sigiliului de pe ușă, deteriorarea încuietorilor ușilor și ferestrelor sau urme evidente de intrarea în incintă a persoanelor neautorizate, se întocmește un act cu participarea reprezentanților autorităților competente. Se iau măsuri de protecție a materialelor și se verifică disponibilitatea și starea documentelor. 4. Principii de examinare și criterii de valoare a documentelor

În procesul de documentare a activităților organizațiilor, sunt create milioane de documente. Valoarea lor practică și științifică este diferită. Legat de chestiunea valorii documentelor este problema stocării și utilizării ulterioare a acestora: unele dintre documente sunt lăsate pentru depozitare din cauza necesității de a le utiliza în scopuri de managementși o parte ca sursă - în scopuri științifice și istorice. Selecția documentelor se realizează în procesul de determinare a valorii lor științifice și practice - examinarea valorii materialelor de arhivă, care se referă la determinarea gradului de importanță politică, științifică, istorică și culturală a documentelor. Scopul examinării este de a identifica care documente satisfac cel mai pe deplin obiectivele de a furniza statului și societății informațiile necesare.

Istoria dezvoltării examinării valorii materialelor de arhivă în Rusia. Problema selectării pentru stocare și procesare specială a doar acelei informații documentare care pot fi utilizate în viitor este relevantă de mai bine de o sută de ani. A apărut în legătură cu nevoile practice de păstrare a documentelor în arhivele instituțiilor. Atâta timp cât instituțiile au păstrat un număr relativ mic de documente, această problemă nu a existat. Ca urmare a reformei administrației publice din începutul XIXîn. s-a dezvoltat un aparat birocratic greoi, cu un număr mare de unităţi structurale, reglementarea muncii acestora şi organizarea muncii de birou în ele. Complicarea aparatului de stat, creșterea producției, relațiile interne și externe au adus la viață necesitatea unei creșteri semnificative a cantității de informații documentare. În aceste condiții, acumularea unei game largi de documente în instituții cu transferul lor ulterior în arhive a pus problema numărului posibil și oportun de documente stocate.

Examinarea valorii documentelor din arhivele instituțiilor rusești a început în anii 1930 și 1940. al XIX-lea, când nu existau criterii uniforme de selecție și distrugere a cazurilor. Arhiva fiecărui departament a rezolvat aceste probleme în conformitate cu propriile reguli și instrucțiuni. Examinarea valorii documentelor a început în munca de birou. Şefii ministerelor şi departamentelor erau responsabili de examinarea în instituţiile centrale. Deoarece nu existau reguli uniforme pentru efectuarea unei examinări a valorii documentelor pentru toate instituțiile, persoanele implicate în analiza cazurilor au abordat evaluarea semnificației acestora din punctul de vedere al departamentelor înguste, iar acest lucru a condus adesea la distrugerea documentelor valoroase. .

După Revoluția din octombrie 1917, examinarea valorii documentelor a căpătat importanță națională. În legătură cu necesitatea de a salva de la distrugere materiale documentare valoroase, instituțiile arhivistice au preluat funcția de examinare. În ianuarie 1919, a fost emisă o instrucțiune specială cu privire la problemele de examen. A stabilit o procedură unică pentru efectuarea unui examen pentru toate instituțiile, a dat principalul instrucțiuni pentru a determina valoarea documentelor. În anii următori au fost dezvoltate în continuare problemele examinării valorii documentelor, ca în reguli, precum și în manuale metodologice și literatură. Dreptul de a rezolva definitiv întrebările despre valoarea materialelor documentare a fost atribuit comisiilor de expertiză de verificare a organelor arhivistice.

Criterii de selectare a documentelor pentru depozitare. Există mai multe criterii de selectare a materialelor documentare pentru păstrarea în arhive. Ele pleacă de la principii de bază pentru evaluarea materialelor, cum ar fi importanța strângerii de fonduri(instituții, persoane în ale căror activități s-au format documentele); sensul conținutului documentelor, repetabilitatea informațiilor; ora și locul apariției documentelor; lor forta juridica, precum și caracteristici externe(de exemplu, materialul pe care sunt scrise). Astfel, primul criteriu de selecție este semnificația instituțiilor, în urma cărora au fost create documentele.În procesul de dezvoltare a statului și a societății, a o cantitate mare instituții, organizații, întreprinderi cu o mare varietate de funcții care acumulează materiale documentare. Valoarea setului de documente creat în fiecare dintre ele este determinată, în primul rând, de importanța instituției în sistemul administrației publice, în dezvoltarea științei, economiei naționale, culturii etc. Prin urmare, selecția de documente pentru păstrarea statului se face de la instituţiile care joacă cel mai mult rol important in viata societatii.

Pentru materialele de origine personală, edituri, teatre, muzee etc., aplicăm un criteriu precum drepturi de autor, importanța indivizilor în domeniul științific, politic, social, viata culturala afectează semnificativ valoarea documentației pe care o creează. Atentie speciala se dă manuscriselor, documentelor semnate de autorii acestora. Documentele pot reflecta activitățile de producție, sociale, creative ale persoanei de la care au fost depuse. De interes științific sunt documentele publicului și oamenilor de stat, oameni de știință, lideri militari, scriitori, artiști etc.

Criteriul de selecție este de asemenea semnificația conținutului lor, la urma urmei, chiar și în cea mai importantă instituție, nu toate documentele sunt de valoare. Materialele sunt considerate materiale care reflectă principalele activități ale instituției și documentele care joacă un rol de sprijin, care sunt necesare pentru activitatea curentă a instituției. Primul grup de documente care reflectă cel mai pe deplin principalele activități ale instituțiilor includ charte, reglementări, tabele de personal, comenzi, promițătoare și planuri anuale, rapoarte anuale și de sinteză pe industrie, rapoarte, recenzii, procese-verbale ale ședințelor, ședințe, ședințe, unele dintre directivele organului superior și corespondența cu acesta privind îndeplinirea sarcinilor cu care se confruntă instituția, directive transmise organizațiilor din subordine, materiale privind verificarea punerii în aplicare a hotărârilor guvernamentale, ordinelor ministrului și a altor materiale privind controlul, o parte a materialelor privind inventarea și raționalizarea, unele materiale privind siguranța. De regulă, există nemăsurat mai multe documente din al doilea grup. Unele dintre ele au o valoare de referință pe termen lung (de exemplu, o parte semnificativă a documentelor privind personalul), dar majoritatea documentelor își pierd valoarea operațională și de referință după un an, după trei, cinci ani. Acestea includ documente de raportare și contabilitate operațională și contabilă, tabulagrame, corespondență privind aprovizionarea, reparații curente și multe alte aspecte care nu reflectă principalele activități ale instituției.

Conținutul documentelor este un set de informații înregistrate în ele despre evenimente, fenomene, obiecte, persoane, etc. Valoarea conținutului depinde de semnificația evenimentului, de caracterul complet al acoperirii acestuia, de unicitatea informațiilor despre fapte cunoscute, fenomenele se confruntă. Un factor ca semnificația evenimentelor, timpul și locul formării documentelor, luate în considerare la examinarea materialelor perioade istorice(revoluții, războaie etc.). În același timp, materialele care conțin informații nesemnificative pot fi și ele lăsate pentru depozitare permanentă. După cum puteți vedea, aceste criterii sunt interdependente: criteriul locației este de obicei utilizat în cazurile în care evenimente semnificative au loc pe teritoriul unei anumite regiuni, regiuni etc. Autenticitatea și copiile documentelor. La selectarea pentru păstrare, se acordă întotdeauna preferință originalelor (comenzi, protocoale, planuri etc.) - Cu toate acestea, o serie de categorii de documente sunt disponibile în instituții numai în copii, inclusiv materiale atât de importante precum rapoarte, memorii, diverse certificate privind activitățile instituției, ale căror originale sunt transmise unei autorități superioare și altor instanțe. Copiile scrisorilor trimise de instituție (vacanță) trebuie să fie certificate, să aibă număr și dată. Această regulă există de mult timp și este respectată în majoritatea instituțiilor. Dar copiile rămase ale rapoartelor nu sunt întotdeauna emise. În multe cazuri, aceasta este a treia copie, uneori cu erori necorectate și greșeli de scriere, cu un set incomplet de aplicații. Adesea există rapoarte nesemnate și nedatate, iar dacă există două ediții ale unui raport neformat, atunci poate fi dificil să decideți care dintre ele este finală.

Următorul criteriu de selecție este forța juridică a documentului, acestea. proprietățile documentului raportate acestuia reglementarile legale. De regulă, aceasta documente oficiale: rezoluții, comenzi, protocoale, comenzi etc. Acest criteriu este legat de cel precedent, întrucât efect juridic au în mare parte originale bine formate.

Dublitatea documentelor - acest criteriu joacă un rol important în selecția materialelor pentru depozitarea de stat datorită distribuirii largi a documentelor duplicate. Documentele originale se păstrează permanent. Dacă documentul are o mare importanță științifică, atunci se lasă și una sau două copii ale copiilor pentru păstrare permanentă. Documentele replicate se numesc dublete, o parte semnificativă dintre ele sunt protocoale, planuri, rapoarte etc. La selectarea documentelor duplicate pentru păstrarea de stat se ține cont de importanța acestora pentru activitățile instituției în fondul căreia sunt depuse. Adesea, documentele sunt reproduse special pentru distribuirea către instituții sau subdiviziuni structurale pentru efectuarea unor lucrări, iar uneori pentru informare. Dubletele ajută la păstrarea în bună stare a documentelor originale, folosite adesea pentru munca zilnică la birou, în arhiva instituției: planuri, rapoarte, comenzi, în special pentru personal. Astfel, noțiunea repetabilitatea informațiilor.

Starea fizică a documentului- acest criteriu se aplică în cazurile în care materialele documentare sunt grav deteriorate, de exemplu, arse în incendiu, inundate cu apă, acoperite cu mucegai etc. Totodată, se stabilește ce tip de documente îi aparține materialul corupt și anume: dacă conține informații de bază sau suplimentare. Acele documente care, desi contin Informatii utile, dar nu sunt esentiale, pot fi alocate spre distrugere dupa criteriul conditiei fizice. Totuși, trebuie avut în vedere că documentele de valoare deosebită trebuie păstrate, oricât de grav deteriorate ar fi, mai ales că tehnica refacerii materialelor deteriorate se îmbunătățește de-a lungul anilor. Există noi modalități de a recupera documentele care au fost supuse unor efecte negative externe. Dacă un document important este grav deteriorat, dar pe lângă acesta există copii a doua și a treia, atunci în acest caz originalul emis oficial nu este distrus, ci i se atașează o copie, care este utilizată dacă este necesar.

Există o serie de alte criterii pentru selectarea materialelor pentru depozitare, cum ar fi limbajul sau caracteristicile artistice ale documentului(documentul este selectat pentru stocare indiferent de conținut, origine și proprietate). Se lasă pentru rănire permanentă documente cu anumite trăsături exterioare: cu pictură artistică, ornamente, miniaturi; documente scrise pe un material special (coarță de mesteacăn, pergament). Caracteristicile paleografice, lingvistice, artistice și de altă natură ale materialelor de arhivă sunt importante pentru studiul documentelor instituțiilor din Rusia pre-revoluționară, fondurilor de origine personală și colecțiilor.

Criterii de evaluare a documentelor de film și foto. Criteriu de evaluare conținutul filmului și al documentelor foto sunt semnificația evenimentului, a persoanei, a subiectului, a înregistrării; data și locul evenimentului; completitudinea iluminării; noutatea informațiilor; unicitatea și inaccesibilitatea obiectelor de fotografiere; merit artistic; reflectare în fonduri de arhivă; repetabilitatea evenimentelor; disponibilitatea documentației justificative. Criteriu de evaluare forme de documente de film servesc soiurile lor calificate; caracteristici externe, calitatea transmisiei imaginii; noutatea tehnicii de tragere; stare tehnica. Criterii film de origine fotofonodocument t sunt cadrul istoric, timpul și locul creării lor; importanța autorilor, organizațiilor și persoanelor care creează documente film-foto-fono; fiabilitatea evenimentelor reflectate în documente; scopul propus al cinema-foto-fono-document gov. Din documente fotografice selecția pentru păstrarea de stat în arhive este supusă celor în care sunt înregistrate evenimente cu semnificație socială, reflectând aspectele caracteristice și nu aleatorii ale realității. Criterii de valoare fonodocumen- Mărfurile sunt semnificația evenimentului, publicarea, paternitatea, timpul înregistrării, caracterul complet al înregistrării, absorbția, dublitatea.

Criterii de evaluare a categoriilor tipice de materiale documentare. Categoriile tipice de materiale documentare sunt înțelese ca astfel de documente care se formează în activitățile de management ale majorității instituțiilor. Acestea includ documente care reflectă funcțiile de management, planificare, finanțare, contabilitate și raportare etc. În cazul evaluării valorii materialului documentar al organizațiilor, liste. Există două tipuri de liste: liste de documente care indică perioadele de păstrare a acestorași liste de documente ce urmează a fi transferate la depozitul de stat. Listele de documente cu perioade de păstrare sunt împărțite în două grupuri: liste de documente standard(denumite în mod obișnuit „liste de modele”) și listări departamentale. Listele de documente care urmează să fie transferate în depozitul de stat sunt, de asemenea, tipice, dar acoperă doar documentele de stocare permanentă.

Aplicarea listei presupune respectarea obligatorie criterii de examinare a valorii prin revizuirea tuturor documentelor cuprinse în dosare. Numai după evaluarea documentelor, aceștia folosesc lista ca instrument de referință pentru a stabili perioade specifice de stocare a documentelor. În același timp, trebuie avut în vedere faptul că listele materialelor documentare standard nu pot cuprinde absolut toate documentele care urmează să fie acceptate în arhivele statului. Prin urmare, o evaluare directă a documentelor în ceea ce privește conținutul lor este importantă. Acest lucru este de o importanță deosebită în examinarea corespondenței. În plus, criteriile de valoare a documentelor nu pot fi fixate. O sarcină importantă în activitatea de determinare a examinării valorii este selecția materialelor care nu sunt supuse depozitării.

Examinarea valorii materialelor de arhivă. Examinarea valorii documentelor este efectuată de organul executiv autorizat al subiectului Federației Ruse în domeniul arhivării, arhivei de stat, municipale împreună cu proprietarul sau proprietarul documentelor de arhivă. Examinarea valorii documentelor se realizează în mai multe etape: în primul rând, materialul este evaluat în procesul de formare; stabilit date posibile depozitare carcase; apoi toate cazurile de depozitare temporară sunt alocate spre distrugere pe măsură ce expiră utilizarea lor. Etapa finală este selecția finală a documentelor pentru stocarea permanentă.

Lucrările directe privind examinarea valorii documentelor sunt atribuite comisiilor de expertiză și de expertiză. Comisii de experti(CE) sunt create în toate instituțiile, organizațiile și întreprinderile din țară. Comisiile centrale de experți (CEC) sunt organizate în ministere și instituții centrale ale departamentelor, iar comisiile de experți ale departamentelor sunt organizate în subdiviziuni structurale ale departamentelor. EC. sunt disponibile și în arhivele regionale și filialele acestora. Comisiile de expertiză(EPK) funcționează în administrațiile arhivistice ale entităților constitutive ale Federației, precum și în arhivele centrale ale statului. Sub Rosarchive creat experti centrale si comisii de verificare(CEPC).

Funcțiile comisiilor de experți și centrale de experți. Majoritatea funcțiilor CEC și ale CE legate de munca practică coincid. Astfel, comisiile de expertiză și de expertiză analizează și aprobă proiecte de nomenclatoare pentru unitățile structurale și un nomenclator consolidat pentru instituție; graficul de transfer al materialelor din diviziile structurale în arhiva instituției și graficul de transfer al documentelor în arhiva statului (întocmit de arhiva instituției și convenit cu arhiva statului). Comisia de experți anual, împreună cu angajații de birou ai diviziilor structurale și arhivei, conduce selecția documentelor pentru păstrare permanentă și pe termen lung să transfere arhivele instituţiei. Aceasta este cea mai importantă etapă a lucrării de examinare a valorii, deoarece în acest caz, de fapt, selecția cazurilor are loc pentru transferul ulterioar în depozitul de stat. Membrii CE verifică în direcțiile structurale corectitudinea lucrărilor de examinare a valorii, cercetând inventarele de cazuri pentru depozitare permanentă și temporară, acționează privind repartizarea cazurilor pentru distrugere, cazurile în sine, selectate pe categorii. La examinarea cazurilor, se dovedește cât de corect sunt formate (astfel încât să nu existe documente inutile în cazurile care urmează să fie transferate în depozitul de stat și documente valoroase în cazurile alocate pentru distrugere). Se atrage o atenție deosebită asupra alocației marcate „EPK”, întrucât pentru fiecare astfel de caz este necesar să se stabilească dacă reprezintă un punct politic, științific, economic sau valoare culturală, fie că ar trebui să fie selectat pentru depozitare permanentă sau dacă are doar o valoare de referință și pentru aceasta este suficientă perioada de valabilitate care se află înaintea marcajului „EPK”. Comisia Centrală de Expertiză exercită controlul asupra selecției cazurilor în direcțiile structurale și organizațiile subordonate. Comisia de experți revizuiește inventarele întocmite în instituții, după care înaintează dosarele spre avizare PE K. CE și CEC aprobă inventarele cazurilor de depozitare pe termen lung pentru instituție și pentru organizațiile din subordine; ia în considerare și aprobă acte privind alocarea pentru distrugere a materialelor documentare cu perioade de depozitare expirate; acordă asistență metodologică structurilor subordonate care nu sunt înregistrate la instituțiile arhivistice; efectuează un studiu al valorii diferitelor grupuri de documente. Ei au în vedere propuneri de modificare a perioadelor de păstrare anumite categorii documente și stabilirea unor perioade de păstrare a documentelor neprevăzute de listele, nomenclaturile standard și exemplificative actuale. După aceea, se ia decizia de a prezenta propuneri spre aprobare de către EPC.

CE și CEC sunt organisme consultative. Procesele-verbale ale comisiilor (deciziilor) se aprobă de conducerea instituției. Deciziile cu privire la o serie de probleme care sunt de competența CE și CEC trebuie să fie aprobate de instituțiile de arhivă (sau convenite cu acestea). Acestea sunt decizii privind aprobarea inventarelor pentru cazurile de depozitare permanentă și pentru personal; acte privind repartizarea pentru distrugere a dosarelor cu marca „EPK”; ajutoare metodologice pentru examinarea valorii și prelucrarea dosarelor; nomenclatura sumară a instituției; proiecte de nomenclatoare standard și exemplare pentru diviziile structurale și instituțiile subordonate; propuneri de modificare a perioadelor de păstrare pentru anumite tipuri de documente stabilite prin liste standard și departamentale sau nomenclaturi standard și exemplare aprobate anterior; O copie a textului hotărârii luate cu privire la fiecare dintre aceste aspecte se avizează de către conducătorul instituției și se transmite la EIC al instituției arhivistice.

Funcţiile comisiei centrale de experţi. CEC, ca organ al instituției centrale a departamentului, are funcții unice. Una dintre cele mai importante funcții ale CEC este munca metodicaîn domeniul de expertiză. CEC revizuiește și „supune spre aprobare instituției arhivistice proiecte de liste departamentale cu perioade de păstrare și liste de documente ce urmează a fi transferate în arhivele statului, clasificatoare, nomenclaturi exemplare și standard, instrucțiuni de lucru de birou și alte manuale de reglementare și metodologie (CE participă la pregătirea și luarea în considerare a acestor manuale).

documentele ca recomandări privind aspectele organizatorice și metodologice ale examinării valorii documentelor; liste cu instituții, organizații și întreprinderi ale industriei ale căror documente fac obiectul și nu fac obiectul transferului în depozitul de stat; prevederi standard privind comisiile de experți ale diviziilor structurale și organizațiilor subordonate, alte manuale de reglementare și metodologice. Toate aceste proiecte, după aprobarea CEC și avizul conducătorului instituției, sunt supuse examinării de către EPC al instituției arhivistice. De comun acord cu instituția arhivistică, CEC poate decide să acorde comisiilor de experți ale direcțiilor structurale ale ministerului (departamentului) și organizațiilor din subordine dreptul de a distruge în mod independent documentele cu perioade de depozitare expirate după aprobarea inventarelor cazurilor de durată permanentă și îndelungată. -perioadele de depozitare si personalul pe anii corespunzatori. O astfel de decizie poate fi luată cu condiția să existe o listă departamentală aprobată de documente cu perioade de păstrare. Astfel, CEC al departamentului îndeplinește atât funcțiile inerente comisiei de experți a instituției, cât și funcțiile inerente doar organului central de expertiză al departamentului.

Funcțiile comisiilor de expertiză ale arhivelor statului cu o componență permanentă a documentelor. Aceste comisii lucrează în mai multe direcții. În special, efectuează;

1) examinarea valorii documentelor din arhivă (luarea în considerare a inventarelor după îmbunătățirea procesării și a actelor privind alocarea și distrugerea documentelor, stabilirea procedurii de examinare a fondurilor complexe și a complexelor de fonduri pentru a asigura o evaluare cuprinzătoare a documentelor; , etc.);

2) luarea în considerare a ajutoarelor metodologice elaborate în arhivă pentru examinarea valorii documentelor (liste de categorii de dosare pentru păstrare permanentă, instrucțiuni de lucru etc.);

3) lucrările de completare a arhivei de stat (studiarea compoziției documentelor în instituțiile care depun dosarele la arhiva de stat, participarea la elaborarea listelor instituțiilor care donează și nu predau materiale pentru depozitarea statului pe teritoriul relevant, liste de documente supuse păstrării permanente etc.). Funcțiile comisiilor de expertiză. CPE ale organelor de conducere arhivistice și arhivele centrale ale statului se ocupă de probleme largi de examinare a valorii documentelor și achiziționarea de către acestea a arhivelor de stat (în competența lor). Pentru o discuție cuprinzătoare și calificată a problemelor adesea foarte complexe ale examinării valorii și achiziției, comisia include specialiști din diverse domenii: avocați, economiști, reprezentanți ai instituțiilor științifice, culturale etc. Funcțiile EPC includ luarea în considerare a listelor instituțiilor. , organizațiile și întreprinderile ale căror documente sunt supuse și nu fac obiectul acceptării pentru depozitare publică; liste de documente care urmează să fie acceptate în arhivele statului; proiecte de nomenclatoare tip și exemplare de dosare pentru instituții, coordonarea nomenclatoarelor specifice de dosare, propuneri de modificare a perioadelor de păstrare pentru anumite categorii de documente stabilite prin liste standard și departamentale și stabilirea unor perioade de păstrare a documentelor care nu sunt prevăzute de actuala liste, nomenclaturi standard și exemplare (cu depunerea ulterioară a propunerilor către CEPK); inventarele alocării depozitelor permanente și personalului depuse de instituții; problema completării arhivei statului cu documente de proveniență personală; mijloace didactice pe probleme de examinare a valorii și prelucrare a documentelor; precum și coordonarea actelor privind repartizarea pentru distrugere a dosarelor cu marca „EPK”; ascultând instituțiile CE și acordându-le asistență. În plus, funcțiile CPE ale organelor arhivistice includ formularea de recomandări privind aspectele metodologice de examinare a valorii documentelor și completarea arhivelor de stat.

Functiile comisiei centrale de experti-inspectie. CEPK este cea mai înaltă autoritate pentru examinarea valorii documentelor. Ea efectuează următoarele lucrări: elaborează principiile achiziției Fondului de arhivă al Federației Ruse și decide cu privire la alocarea de fonduri sau documente către complexul de fonduri de importanță integrală rusească; elaborează principii pentru examinarea valorii științifice și practice a documentelor Arhivelor de Stat ale Federației Ruse și determină categoriile de instituții, organizații și întreprinderi de la care documentele sunt acceptate în arhivele de stat; elaborează liste standard de documente și ia în considerare liste departamentale de documente cu perioade de păstrare; stabilește componența documentelor ce urmează a fi păstrate în arhivele de stat și arhivele ministerelor și departamentelor; ia în considerare propuneri de modificări în cazuri individuale termenele de păstrare departamentală a documentelor în arhivele ministerelor și departamentelor și privind modificarea termenelor de păstrare a anumitor categorii de documente prevăzute pentru lista departamentală, A

precum şi privind stabilirea unor perioade de păstrare a documentelor neprevăzute de departamente şi liste de modele; ia decizii pentru a permite ministerelor și departamentelor individuale care au o listă aprobată de documente cu perioade de păstrare să decidă singure problema distrugerii documentelor.

Examinarea directă a valorii documentelor. Livrarea cazurilor la arhiva instituției se efectuează la un an de la încheierea activității lor de birou. Pe parcursul anului, complexul de cazuri din anul trecut se afla in unitatea structurala, aceste documente putand fi accesate in derularea activitatilor operationale ale institutiei. În același timp, se lucrează mult la selectarea fișierelor pentru stocare permanentă, care ar trebui finalizate imediat după sfârșitul anului de birou. Este recomandabil să începeți această lucrare de la împărțirea complexului anual în grupe în funcție de perioadele de depozitare: permanent, pe termen lung (peste 10 ani) și temporar (până la 10 ani inclusiv). Dacă în această instituție fișierele cu perioade de stocare de zece și cinci ani sunt transferate în arhivă, numărul de grupuri crește în mod corespunzător. Grupul hotelier este alcătuit din cazuri marcate „EPK”, întrucât problema timpului de depozitare a acestora va fi decisă în cadrul examinării.

Împărțind cazurile în grupuri, puteți continua selecția de cutii pentru depozitare permanentă, acestea. examinați toate cazurile cu o perioadă de păstrare „permanentă” pentru a determina dacă există documente incluse în mod eronat în ele. Examinarea cazurilor trebuie să înceapă cu primul din punct de vedere al nomenclaturii, deoarece numai cu revizuirea secvenţială se poate face o idee corectă a setului de documente selectate pentru stocare permanentă (evaluarea documentelor ar trebui să fie realizată în mod agregat). La determinarea valorii documentelor participă specialiști de profil relevant. În același timp, trebuie amintit că cazul trebuie studiat cu atenție, nu poate fi omis niciun document. Propunerile dumneavoastră pentru fiecare caz cu marca „EPK” trebuie înregistrate într-un caiet special.

Rezultatul examinării valorii unui anumit set de documente în această etapă sunt inventarele fișierelor pentru depozitare permanentă și stocare pe termen lung și acte privind alocarea fișierelor și documentelor pentru distrugere. Însă doar acele cazuri pot fi incluse în certificatele de distrugere, a căror perioadă de păstrare a expirat deja (șase luni sau un an de la încheierea anului de evidență). Acestea vor fi aprobate de către conducătorul instituției (sau al unității structurale distincte organizatoric) după aprobarea inventarului de cutii de depozitare permanente pentru acest an de către EIC al instituției arhivistice. Prin urmare, alocarea pentru j distrugerea fișierelor cu perioade mai lungi de stocare se va efectua deja în următoarea etapă a examinării, care este examinarea cazurilor cu perioade de păstrare expirate.În fiecare an expiră perioadele de păstrare a diferitelor grupe de dosare aflate în divizii structurale și în arhivele instituțiilor. Perioadele de păstrare se calculează din prima zi a anului următor evidenței. Este posibilă alocarea cazurilor pentru distrugere din prima zi a anului care urmează expirării perioadei de depozitare prescrise. De exemplu, cazurile finalizate în anul 2000 pot fi alocate spre distrugere: în 2004 - o perioadă de depozitare de trei ani, în 2006 - o perioadă de depozitare de cinci ani, iar în 2011 - o perioadă de depozitare de zece ani. La rândul lor, în anul 2000, sunt alocate spre distrugere cazuri cu o perioadă de depozitare de trei ani finalizată în 1996, o perioadă de cinci ani - în 1994, o perioadă de zece ani - în 1989 etc.

Cazurile cu perioade de depozitare expirate sunt din nou verificate de către angajați de birou sau arhivă și un membru al CE, după care sunt incluse în un act privind alocarea cazurilor pentru distrugere, dacă inventarul pentru anul respectiv a fost deja aprobat. Actul se examinează la o ședință a comisiei de experți, semnată de toți membrii acesteia și aprobată de conducătorul instituției. O atenție deosebită se acordă cazurilor cu marca „EPK”, care, la pregătirea dosarelor pentru depunerea la arhivă, au fost lăsate pentru depozitare temporară. Sunt din nou studiate cu atenție și, dacă nu există nicio îndoială că nu au nicio valoare, sunt incluse în actul de separare a cazurilor pentru distrugere. Pentru această categorie de cauze se întocmește un act separat, care, după examinare la o ședință a CE, este convenit cu CPE al instituției arhivistice.

GOST R 51141.

Glosarul prelegerii

Planul cursului

ORGANIZAREA DEPOZITĂRII DOCUMENTELOR (CAZURILOR).

1. Asigurarea securității documentelor ca unul dintre principalele domenii de activitate pentru angajații serviciilor instituției de învățământ preșcolar și arhiviștii. Conceptul de „un set de măsuri pentru organizarea depozitării documentelor și cazurilor”. Depozitarea operațională și arhivă a documentelor.

2. Un complex de operațiuni tehnologice de contabilitate, amplasare rațională, emitere pentru utilizare temporară și control al disponibilității documentelor în procesul de stocare operațională a acestora.

3. Cerințe de bază pentru păstrarea și păstrarea documentelor.

4. Mijloace de depozitare tehnică a dosarelor (documentelor), caracteristicile operaționale ale acestora. Caracteristicile modurilor de stocare temporară a fișierelor (documentelor).

5. Caracteristici ale organizării depozitării documentelor în divizii structurale.

6. Depozitarea curentă și de arhivă a ED, DB.H.

99) asigurarea securitatii documentelor: Asigurarea securitatii fizico-chimice a documentelor si contabilizarea acestora

100) asigurarea securității fizico-chimice a documentelor: Elaborarea, realizarea și uz practic mijloace și metode științifice și tehnice de păstrare, restaurare, conservare, protecție biochimică și reproducere a documentelor

101) modul de păstrare a documentelor de arhivă: un set de condiții de temperatură-umiditate și condiții sanitar-igienice create în arhive pentru a asigura siguranța documentelor și controlul implementării acestora

107) păstrarea documentelor de arhivă: Asigurarea plasării şi păstrării raţionale a documentelor

108) Depozitarea de stat a documentelor de arhivă: Depozitarea permanentă a documentelor de arhivă, efectuată de arhive, departamente de manuscrise ale bibliotecilor și muzeelor.

109) depozitarea departamentală a documentelor de arhivă: Depozitarea documentelor de arhivă în arhivele departamentale, efectuată de stat și organizatii municipaleîn perioada stabilită documente normative

110) depozitare de documente: depozitare într-o arhivă, muzeu, bibliotecă de documente de arhivă a Fondului de arhivă al Federației Ruse, în condițiile stabilite prin acordul dintre proprietarul documentelor și arhiva, muzeul, biblioteca corespunzătoare, cu proprietarul păstrând dreptul de proprietate asupra documentelor de arhivă.

111) păstrarea permanentă a documentelor: Depozitarea pe termen nedeterminat a documentelor într-o instituție arhivistică, muzeu de stat, bibliotecă

112) un document de păstrare permanentă: un document care, în conformitate cu documentele de reglementare și alte acte juridice, a fost stabilit pentru păstrare pe termen nedeterminat.

113) document de depozitare temporară: Un document cu o perioadă de păstrare stabilită, după care va fi distrus

114) perioadă limitată de stocare secretă a documentelor de arhivă: perioada de clasificare a informațiilor stabilită prin acte legislative, în care este interzis accesul liber la documentele părții de stat a Fondului de arhivă al Federației Ruse care conțin un secret protejat de lege.

117) unitate de depozitare a documentelor de arhivă: unitate de contabilitate și clasificare, care este un document separat fizic sau un set de documente care are o valoare independentă

124) verificarea disponibilității [starea] cazurilor: Stabilirea conformității numărului efectiv de unități de depozitare cu evidențele din evidența arhivei, precum și identificarea cazurilor și documentelor care necesită îmbunătățirea stării fizice, restaurare, dezinfecție;

Asigurarea securității documentelor este unul dintre principalele domenii de activitate pentru angajații serviciilor DOE și arhiviștii. De cât de corect a fost aleasă strategia de stocare a documentelor depind starea lor fizică și posibilitatea de a le folosi într-o mare varietate de scopuri.

În conformitate cu GOST R 51141 „asigurarea siguranței documentelor - asigurarea securității fizice și chimice a documentelor și a contabilității acestora.

Siguranța documentelor este asigurată ca urmare a unui set de măsuri de contabilizare și păstrare a acestora.

La randul lui depozitarea documentelor de arhivă se înţelege ca asigurarea plasării şi păstrării raţionale a documentelor.

Organizarea depozitării documentelor include plasarea rațională a documentelor, controlul asupra mișcării și stării lor fizice, copierea documentelor în vederea creării unui fond de asigurare și a unui fond de utilizare, restaurarea (restaurarea) originalului sau aproape de proprietățile originale și semne externe ale documentelor care au fost deteriorate sau distruse.

În conformitate cu cerințele GOST R ISO 15489-1-2007. documentele ar trebui să fie stocate pe suporturi care să le asigure adecvarea pentru utilizare, fiabilitatea, autenticitatea și siguranța pentru o perioadă de timp specificată (a se vedea clauza 8.2). Problemele legate de depozitarea, manipularea și utilizarea documentelor ar trebui abordate pe întreaga perioadă a acestora ciclu de viață. Documentele necesită condiții și tehnologii de depozitare care să țină cont de proprietățile lor fizice și chimice speciale.

Documentele valoroase necesită o mai bună păstrare și întreținere pentru a le păstra până când își pierd valoarea. Condițiile și tehnologiile de stocare a documentelor ar trebui concepute astfel încât să protejeze documentele împotriva accesului neautorizat, pierderii sau deteriorarii, precum și împotriva furtului și a situațiilor de urgență.

Reguli care definesc, în conformitate cu legislatia actuala, procedura de selectare și transfer de documente pentru depozitarea sau distrugerea ulterioară, ar trebui să fie aplicată sistematic și în modul prescris în cursul activităților normale de afaceri. Nicio acțiune de selectare și transfer de documente pentru depozitarea sau distrugerea ulterioară nu ar trebui luată fără încrederea că un anumit document nu mai este necesar, lucrul cu acesta a fost finalizat și nu va fi solicitat ca dovadă.

Pentru a asigura siguranța documentelor în organizație ar trebui să se efectueze:

1. un set de măsuri de organizare a depozitării, prevăzând crearea

baza materiala si tehnica pentru depozitarea documentelor (cladiri si spatii de depozitare,

mijloace de depozitare a documentelor (staționare sau mobile: dulapuri, seifuri, rafturi. Standarde de instalare - Secțiunea 4.4. din Regulile de bază),

· mijloace de protectie si siguranta depozitarii,

comenzi climatice,

mijloace de copiere și restaurare a documentelor deteriorate etc.);

2. un ansamblu de măsuri pentru crearea și respectarea condițiilor normative de păstrare a documentelor (temperatură și umiditate, lumină, sanitare și igienice, modalități de depozitare de securitate), precum și organizarea amplasării documentelor în depozite și spații de depozitare, topografie și organizare procedura de eliberare a documentelor.

Atunci când se organizează depozitarea și se creează condiții de depozitare, ar trebui să se țină cont de specificul compoziției speciilor a documentelor caracteristice unei anumite arhive.

Sistemul de măsuri de organizare a depozitării ar trebui să prevadă siguranța documentelor și controlul stării lor fizice:

· în proces de afaceri

la primirea documentelor în arhivă,

· în timpul depozitării acestora și transferului documentelor în Depozitarea permanentă.

Când distrugeți fizic documente care și-au pierdut valoarea practică și științifică, trebuie să vă ghidați următoarele principii:

• - distrugerea trebuie intotdeauna autorizata;
• - Documente legate de cauzele judiciare viitoare sau curente
• procedurile și investigațiile, nu trebuie distruse;
• - distrugerea documentelor trebuie efectuată astfel încât să se conserve
• confidențialitatea oricăror informații conținute în acestea;
• - toate copiile documentelor permise pentru distrugere, inclusiv cele confidențiale,
• asigurarea și copiile de rezervă ar trebui distruse.

Depozitarea documentelor înainte de examinare valorile lor și transferul în arhivă în practica rusă de a lucra cu documente numit operațională .

Depozitare operațională Se împarte în stocarea documentelor în procesul de executare a acestora și stocarea documentelor deja executate.

Organizarea depozitării operaționale a documentelor este de competența șefului imediat al unității structurale sau se stabilește uniform în întregul birou în instrucțiunile de lucru de birou.

Stocarea directă a marii majorități a documentelor, atât venite la birou din exterior, cât și create în procesul de lucru , într-un anumit timp executatîn diviziuni structurale. În cazul în care departamentul nu are un angajat responsabil cu munca de birou (secretarul departamentului), formarea și stocarea dosarelor este atribuită asupra unuia dintre angajati sau direct asupra executantului.

Într-o firmă mică, secretarul șefului sau unul dintre angajații secretariatului este responsabil de păstrarea dosarelor.