Nuevas reglas para el trabajo de archivos de organizaciones del año. Nuevo documento normativo: Normas para la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos en los archivos de las organizaciones

administración 20.05.2019 0 comentarios

En qué confiar ahora en el campo regulación y apoyo metodológico del archivo?

Primero, en documento actual quien viste caracter normativo: Reglas para la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos fondo de archivo Federación Rusa y otros documentos de archivo en los organos el poder del Estado, organos Gobierno local y organizaciones (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 31 de marzo de 2015 No. 526), que entró en vigor a fines de septiembre del año pasado. Más adelante en el artículo lo llamaremos Reglas-2015.

Y en segundo lugar, al presente documento, que es de carácter metodológico: las Reglas básicas para el trabajo de los archivos de las organizaciones (aprobado por decisión del Collegium of the Federal Archives del 6 de febrero de 2002, en lo sucesivo denominada Base Normas). Muchas cuestiones prácticas que solo se abordan en las Reglas de 2015 se tratan aquí con cierto detalle, por ejemplo, el procedimiento para desarrollar una nomenclatura de casos.

reglas basicas de trabajo archivos departamentales(aprobado por orden del Archivo Principal de la URSS con fecha 05.09.1985 No. 263), que durante mucho tiempo, debido a su antigüedad, no fueron un documento de trabajo, finalmente se enviaron a un merecido descanso y no son sujeto a aplicación en el territorio de la Federación Rusa desde el momento en que las Reglas-2015 entraron en vigor (carta del Archivo Federal de fecha 18 de septiembre de 2015 No. 2/2133-A).

¿Es necesario conservar los documentos?

¿Qué es un documento de archivo? Consulte el artículo “¿Qué organizaciones son requeridas por las nuevas reglas de archivo? ¿Y quién tiene documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa?”

Los documentos deben ser guardados. A pesar de que las Reglas de 2015 dicen que “las organizaciones tienen el derecho (énfasis añadido) de crear archivos para almacenar los documentos de archivo formados en el curso de sus actividades…”, este derecho, tras un examen más detenido, se convierte en un verdadero obligación.

En primer lugar, si hay una organización, entonces hay empleados, lo que significa un conjunto completo de documentos sobre el personal para cada uno de ellos.

En segundo lugar, si existe una organización, también existe su contabilidad fiscal, también representada por documentos en papel o electrónicos.

En tercer lugar, al menos todos los documentos enumerados deben conservarse para plazos. Fuentes de vida útil - listas especiales:

Lista de documentos de archivo gerenciales típicos generados en el curso de las actividades agencias gubernamentales, gobiernos locales y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa del 25 de agosto de 2010 No. 558);
La lista de documentos de archivo típicos generados en el ámbito científico, técnico y actividades de producción organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento (aprobado por orden del Ministerio de Cultura y Comunicaciones Masivas de la Federación Rusa del 31 de julio de 2007 No. 1182).

Estas listas son de uso obligatorio1 tanto para organizaciones estatales como no estatales. Entonces resulta que cualquiera, incluso la empresa más pequeña y modesta, tiene un conjunto de documentos para el almacenamiento de archivos. Y para ellos se deben crear las condiciones que atiendan al nuevo documento normativo: el Reglamento-2015. La ausencia de subdivisiones estructurales bajo los nombres de "archivo", "oficina" no afecta de ninguna manera este deber.

Almacenamiento de documentos electrónicos.

La innovación, que llamó la atención de todos los especialistas en trabajo de oficina y archivo, es el tan esperado pedido de almacenamiento. documentos electronicos dado en las Reglas de 2015. Se entienden las secciones 2.30–2.33. La transición a documentos electrónicos en las Reglas-2015 se lleva a cabo de manera bastante abrupta, sin ningún encabezado, inmediatamente después del mensaje de que está prohibido estar en los zapatos sucios en el archivo.

2.30. Condiciones obligatorias almacenamiento de documentos electrónicos son:

la presencia en el archivo de la organización de al menos dos copias de cada unidad de almacenamiento de documentos electrónicos (las copias principal y de trabajo deben estar ubicadas en diferentes dispositivos físicos);

disponibilidad de herramientas técnicas y de software diseñadas para reproducir, copiar, reescribir documentos electrónicos, controlar física y condición técnica;

asegurar el modo de almacenamiento de los documentos electrónicos, excluyendo la pérdida, distribución no autorizada, destrucción o distorsión de la información.

Otra gran innovación es la definición por las Reglas de 2015 del formato para el almacenamiento de archivos de documentos electrónicos:

Fragmento del documento CollapseShow Reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en autoridades estatales, gobiernos locales y organizaciones (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 31 de marzo de 2015 N° 526, en vigor desde el 21 de septiembre de 2015)

2.31. La transferencia de documentos electrónicos de texto para su almacenamiento en el archivo de una organización que es una fuente de adquisición de los archivos estatales y municipales se realiza en formato PDF / A.

PDF es innegablemente un formato universal. PDF/Archivos (PDF/A) es una variación de este formato especialmente diseñado para el archivo a largo plazo almacenamiento de documento y consagrado en ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 “Gestión de la documentación. Formato de archivo de documento electrónico para almacenamiento a largo plazo. Pero como todo lo universal, el PDF no es perfecto. Los documentos de gestión se sienten muy bien en este formato, pero las organizaciones no solo usan el paquete de Microsoft Office. Entonces, por ejemplo, los dibujos hechos en formato .dwg se muestran incorrectamente cuando se convierten a .pdf. El comportamiento de la electronica. firma digital al convertir un documento a .pdf.

El procedimiento para la transferencia de archivos y documentos electrónicos se describe en la sección 4.34 de las Reglas. Del texto se desprende lo siguiente:

en primer lugar, los documentos electrónicos pueden transferirse al archivo y almacenarse tanto en medios físicos separados como “a través de la red de información y telecomunicaciones”,
en segundo lugar, el inventario de casos y documentos electrónicos se compila, sin embargo, en forma de papel(es decir, aunque formemos un archivo en el EDMS, entonces habrá que entregar el inventario al archivero personalmente),
en tercer lugar, “cuando se reciben para el almacenamiento de archivos, los archivos electrónicos se certifican firma electronica jefe de la organización o autorizado por él oficial". No se requiere nada de eso para los documentos en papel. Cómo cumplir con este requisito para las organizaciones que crean documentos electrónicos, pero no usan EDS, las Reglas de 2015 no dicen nada.

Finalmente, “para el rápido acceso a los documentos electrónicos con fines de consulta y búsqueda, se crea en el archivo un fondo para el uso de documentos electrónicos” (párrafo 2.33). El concepto del fondo de uso no se divulga.

Contabilidad de documentos

3.5. El archivo de la organización mantiene los documentos contables principales (obligatorios) y auxiliares. La composición y formas de los principales documentos contables se determinan de acuerdo con estas reglas. La composición y las formas de los documentos contables de respaldo están determinadas por el archivo de la organización de forma independiente.

Las reglas principales explicaron por qué se lleva a cabo la contabilidad de documentos de archivo y cuál es el sistema de documentos contables, formulando claramente su propósito. Estas definiciones han desaparecido de las Reglas de 2015. Recordémoslos para entender por qué nos ocuparemos de la contabilidad:

La contabilidad de documentos en el archivo de una organización es la determinación de su número y composición en unidades contables establecidas y la fijación (registro) de la pertenencia de cada unidad contable a un determinado complejo y su número total en documentos contables2.
El sistema de documentos contables del archivo es un complejo de documentos y bases de datos contables interrelacionados que reflejan el número y la composición de los documentos en el archivo de la organización y sus cambios, componente sistema de contabilidad estatal de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa3.

Y el principal cambio: la lista de documentos contables del archivo en 2015 se redujo a más de la mitad, de 11 a 5 posiciones. Solamente:

libro de contabilidad para la recepción y disposición de casos, documentos;
lista de fondos;
hoja de fondo;
inventario de casos, documentos;
registro de descripción.

El procedimiento para compilar y mantener formularios contables, aunque con moderación, se describe en los párrafos 3.7 a 3.11 de las Reglas de 2015.

El resto queda a criterio de la organización. Si es una fuente de adquisición del archivo estatal (municipal), se debe redactar adicionalmente un pasaporte de organización (cláusula 3.12 de las Reglas-2015). También hay una nota al pie de las Regulaciones para el Registro Estatal de Documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa, con fecha de 1997 y aprobó la forma de un pasaporte de archivo. Nótese que las Reglas Básicas propusieron una forma, aunque casi idéntica, pero aún más “fresca” que las normas mencionadas. Al menos, el cómputo en él comenzó con los dos mil, y no con los noventa.

Examen del valor de los documentos

Las Reglas-2015 no aportaron nada fundamentalmente nuevo al procedimiento para realizar un examen anual del valor de los documentos. Solo el párrafo 4.12 merece atención:

4.12. Las organizaciones cuyas actividades no crean documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa crean inventarios de casos por personal e inventarios de casos de períodos de almacenamiento temporal (más de 10 años) y garantizan su seguridad.

Esta disposición se refiere a la conversación de que, independientemente de la presencia en la organización del archivo y su pertenencia al número de fuentes de adquisición de archivos estatales (municipales), está obligado a tratar sus documentos al menos en una medida mínima. Después de todo, quizás, pocas personas podrán compilar un inventario de casos de períodos de almacenamiento temporal (más de 10 años) sin compilar primero una nomenclatura de casos.

Nomenclatura de casos

Ver el artículo "Nuevas Reglas para el trabajo de archivos sobre la nomenclatura de expedientes"

Hablan muy parcamente sobre la nomenclatura de los casos, que las Reglas de 2015 denominan “el principal documento contable que refleja la composición y organización del fondo documental de la organización”, y ni siquiera le dan una definición inteligible. Del texto del documento se deduce únicamente que (cláusulas 4.14–4.18):

“la nomenclatura de casos fija la clasificación (agrupación) de documentos ejecutados en casos (casos electrónicos)”;
la nomenclatura de casos se compila de acuerdo al formulario adjunto;
la nomenclatura de asuntos de la organización se compila sobre la base de las nomenclaturas de casos de divisiones estructurales (el formulario se adjunta, sin embargo, no será posible encontrarlo en la tabla de contenido: contiene dos apéndices con el nombre " Nomenclatura de casos”; el N° 26 se refiere a divisiones estructurales);
la nomenclatura de los asuntos de la organización se desarrolla sobre la base de listas estándar, departamentales y de otro tipo de documentos que indican los períodos de almacenamiento, otros actos legales reglamentarios, así como nomenclaturas típicas y ejemplares de casos;
organizaciones - fuentes de adquisición de archivos estatales (municipales) lo coordinarán con "el EPC correspondiente o el archivo estatal (municipal), de acuerdo con los poderes que se le otorgan";
las organizaciones que no son fuentes de adquisición de archivos estatales (municipales) acuerdan su propia nomenclatura de archivos.

Las Reglas de 2015 no contienen más información práctica sobre el desarrollo y mantenimiento de la nomenclatura de los asuntos de la organización. Debe decirse inequívocamente: sin las Reglas Básicas, un empleado ordinario, especialmente por primera vez, no podrá redactarlo.

Registro de casos

4.19. Casos de trabajo de oficina completados de períodos de almacenamiento permanentes y temporales (más de 10 años), incluso para el personal, después del final año del calendario, en el que fueron ingresados, están siendo preparados para su transferencia al archivo de la organización y están sujetos a registro y descripción.

Dependiendo de los términos de almacenamiento, se lleva a cabo el registro total o parcial de los casos. diseño completo están sujetos los casos de períodos permanentes y temporales (más de 10 años) de almacenamiento y personal.

Haciendo casos para copia impresa proporciona:

archivo o encuadernación de los documentos del caso (los documentos no formateados se almacenan en carpetas rígidas cerradas o en cajas);

numeración de hojas del caso;

elaboración de acta de prueba del caso (Anexo No. 8);

levantar un inventario interno de los documentos del caso (Anexo No. 27);

diseño de la tapa del estuche (Anexo No. 28).

La preparación de archivos electrónicos para su transferencia al archivo de la organización prevé la compilación de un inventario de archivos electrónicos, documentos (Apéndices No. 17, 18).

No se informa qué incluye el registro parcial de los casos y cómo depende de los términos de almacenamiento de los documentos.

Si anteriormente el inventario interno se compilaba solo “en casos necesarios”(Reglas Básicas, cláusula 3.6.3.), luego esta frase fue eliminada de las Reglas-2015. El encabezamiento del formulario de inventario, presentado en el Apéndice 27, no da ninguna referencia a los períodos de almacenamiento.

No se deben describir todos los archivos electrónicos, sino solo aquellos que tienen un período de almacenamiento temporal (superior a 10 años) y permanente (formularios de inventario - en los anexos 17 y 18, respectivamente).

Aplicaciones: formularios de documentos

Tradicionalmente, las Reglas-2015 terminan con un conjunto de aplicaciones: formularios de documentos que acompañan a ciertos procesos de almacenamiento de documentos.

En general, se debe decir que, en primer lugar, hay menos formularios en las Reglas-2015 que en las Reglas Básicas, en segundo lugar, entre ellos hay dos aplicaciones con los mismos nombres, lo cual es muy inconveniente, y en tercer lugar, están ubicados en orden de mención en el texto (y no en orden de importancia o secuencia lógica, como en las Reglas Básicas). Algunas aplicaciones han cambiado de nombre, algunas han cambiado ligeramente la forma. Recomendación general será de la siguiente manera: si es necesario redactar algún documento sobre archivo, el archivero debe primero buscar su formulario en las Reglas-2015, y solo si no se encuentra el formulario requerido en ellos, consulte las Reglas Básicas .

A continuación hay 3 listas. El primero (en forma de tabla) son los anexos de las Reglas de 2015 y los formularios correspondientes de las Reglas Básicas. El segundo son las novedades en formas introducidas en 2015. El tercero son los formularios de las Reglas Básicas que no se incluyeron en las Reglas-2015, pero tampoco se cancelaron (como dicen, úsalo para tu salud).

Cumplimiento de las formas de las Reglas 2015 y las Reglas Básicas

ContraerMostrar

Reaparecido y aprobado por el Reglamento-2015:

Inventario de archivos electrónicos, documentos de períodos temporales (más de 10 años) de almacenamiento;
Apéndice al inventario de archivos electrónicos de períodos de almacenamiento temporal (más de 10 años);
El acto de aceptación y transferencia de documentos de archivo para su almacenamiento (de organización a organización. - Aprox. Aut.)
Descripción de casos;
Inventario de expedientes electrónicos, documentos con anexo al inventario de expedientes electrónicos, documentos.

Los dos últimos formularios están diseñados para reemplazar las listas de entrega y en realidad representan actos de aceptación y transferencia de documentos para su almacenamiento en el archivo de la organización.

Inventario de cajas de almacenamiento permanente, temporal (más de 10 años) y personal unidad estructural organizaciones (Anexo 12 de las Reglas Básicas);
Inscripción de acta definitiva y certificación (Anexo 13);
Portada del inventario de documentos para almacenamiento permanente (Anexo 14);
Orden (requisito) para la expedición de documentos (Anexo 17);
Libro de expedición de documentos (Anexo 19);
Inventario de casos especialmente valiosos (Anexo 23);
El libro de contabilidad para la recepción y disposición del fondo de seguro y del fondo de uso (Anexo 27);
Inventario del fondo de seguro (Anexo 28);
Pasaporte del archivo de la organización que almacena documentación de gestión(Anexo 29);
Pasaporte de la organización que custodia los documentos del fondo sectorial (Anexo 30);
Tarjeta de registro de la unidad de contabilidad de documentos electrónicos (ED) (Anexo 31);
Ley de migración y reescritura de documentos electrónicos (Anexo 32);
Diario de recepción y disposición de documentos electrónicos (Anexo 33);
Diario de registro de migraciones y reescritura de documentos electrónicos (Anexo 34);
Ley de descripción de documentos de origen personal (Anexo 38);
Ley sobre la formación de un fondo de archivo conjunto (Apéndice 39);
Diario de registro de ejemplares emitidos, extractos, referencias, materiales temáticos (Apéndice 44);
Diario de registro de visitas de usuarios de la sala de lectura (Anexo 45);
Plan de trabajo anual del archivo (Anexo 46);
Tarjeta de cuenta para trabajar con la organización (Apéndice 47);
El acto de aceptación y traslado al cambiar la cabecera del archivo (Anexo 48).

Es obvio que las Reglas-2015 están diseñadas para un lector preparado. Pero en muchos casos, desafortunadamente, las secretarias o (si es necesario) los empleados de varios departamentos se dedican al trabajo de oficina y al archivo en la organización: contadores, oficiales de personal, protección laboral, abogados, etc. Será muy difícil para estas personas inocentes comprender lo que se requiere de ellos en el campo del almacenamiento de documentos.

Las reglas de 2015 proporcionan un mínimo absoluto de medidas para garantizar el almacenamiento de documentos en la organización. Los lectores de las reglas deberán buscar información sobre cómo implementar este mínimo en la práctica en fuentes metodológicas por su cuenta. Así, las Reglas Básicas para el trabajo de los archivos de las organizaciones, a pesar de su estatus facultativo, con la llegada de las Reglas-2015 serán demandadas en las oficinas organizaciones rusas incluso más fuerte que antes.

notas al pie

ContraerMostrar

Decisión de la Corte Suprema de Arbitraje de la Federación Rusa del 21 de febrero de 2012 No. 14589/11. regresar

Cláusula 6.1.1. Reglas básicas. regresar

Cláusula 6.3.1. Reglas básicas. regresar

Gratis 1 número de la revista

"Reglas básicas para el trabajo de archivos de organizaciones" (aprobado por decisión del Colegio de Archivos Federales del 6 de febrero de 2002)

Aprobado
decisión
Colegios de Rosarkhiv
del 06.02.2002

REGLAS BÁSICAS
OBRAS DE ARCHIVOS DE ORGANIZACIONES

INTRODUCCIÓN

Las reglas básicas para el trabajo de los archivos de las organizaciones son un documento normativo y metodológico que determina sus actividades. Las reglas se basan en la actual marco legal en el campo de la información, soporte de documentación de gestión y archivo, sintetizar la experiencia del archivo doméstico, tener en cuenta los logros modernos en la aplicación medios tecnicos y tecnologías de la información en el trabajo con documentos.

El derecho y la obligación de crear archivos de organizaciones para el almacenamiento temporal de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa clasificados como propiedad del Estado, establecido por la Legislación Básica de la Federación Rusa sobre el Fondo de Archivos de la Federación Rusa y los archivos (1993), el Reglamento sobre el Fondo de Archivos de la Federación Rusa (1994) y el Reglamento sobre el Servicio Federal de Archivos de Rusia (1998) , correspondiente regulaciones súbditos de la Federación Rusa.

Estas Reglas se aplican a los archivos organizaciones gubernamentales, y también son obligatorios para todas las organizaciones no gubernamentales en términos de garantizar la seguridad, descripción, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa clasificados como propiedad estatal.

Los archivos de organizaciones que almacenan documentos de películas, fotografías, audio y video (audiovisuales), documentos científicos y técnicos, cartográficos y telemétricos se rigen por estas Reglas en términos de organización, planificación, informes, trabajo metódico con los documentos de gestión almacenados en los archivos; en todos los demás asuntos, el trabajo con estos documentos está regulado por las instrucciones y reglas pertinentes.

Las reglas no se aplican a los documentos cuyo trabajo está regulado por la Ley de la Federación Rusa del 21 de julio de 1993 N 5485-1 "Sobre secreto de estado” y Decreto del Presidente de la Federación Rusa del 30 de noviembre de 1995 N 1203 “Sobre la aprobación de la lista de información clasificada como secretos de estado”.

Las organizaciones estatales que no estén incluidas en la composición de las fuentes de adquisición de los archivos estatales, así como las organizaciones no estatales, podrán guiarse por estas Reglas al organizar y asegurar el trabajo de sus archivos.

Las Reglas van acompañadas de formularios de documentos que aseguran el funcionamiento del archivo.

Las principales reglas para el trabajo de los archivos de las organizaciones fueron preparadas por el grupo de trabajo de los Archivos Federales y VNIIDAD compuesto por: Eremchenko V.A. (líder del equipo), Albrecht B.V., Banasyukevich V.D., Gavlin M.L., Kiselev I.N., Krasavin A.S., Larin M.V., Meshcherina T.A., Privalov V. F., Smoglo I.A., Sokova A.N., Solobay N.M., Stepanova L.A.

Agrupación de actos administrativos

El trabajo de oficina de archivo implica la sistematización de diferentes tipos de medios de información. También incluyen reglamentos. Se agrupan según tipo y cronología con aplicaciones:

Los reglamentos, estatutos, aprobados por actos administrativos, actúan como anexos a los mismos. Se agrupan. Si las disposiciones, instrucciones, fueros fueron aprobados como actos independientes, se sistematizan en casos separados.
Las órdenes de estructuras superiores y las resoluciones sobre su implementación se agrupan según las áreas de trabajo de la empresa.
Los pedidos relacionados con el personal se sistematizan de acuerdo a los períodos de almacenamiento. Con una gran cantidad de materiales informativos, es recomendable agrupar por separado los actos relacionados con diferentes aspectos del trabajo de la empresa.
Las órdenes en un área clave de actividad se sistematizan por separado de los actos sobre el personal. Por ejemplo, una orden para el trabajo de la oficina de archivo se incluye en una carpeta y, por designación del jefe del departamento responsable, en otra.
Límites aprobados, informes, estimaciones, listas de títulos, planos, etc. agrupados por separado de los proyectos por ellos.
La ordenación de los documentos en los expedientes personales se realiza por orden de recepción.
Las cuentas personales de los empleados por salario se sistematizan en carpetas separadas. Están ordenados en orden alfabético.
Las quejas, propuestas, declaraciones de los ciudadanos sobre las actividades de la empresa, la documentación para su consideración e implementación se agrupan por separado de las apelaciones de los individuos sobre cuestiones personales.
La correspondencia suele sistematizarse para un período de calendario en orden cronológico. Las respuestas se colocan después de las preguntas. En caso de reanudación de la correspondencia sobre un tema separado, iniciada en el año anterior, los documentos se incluyen en la carpeta del período actual. En este caso, se indica el índice del caso del año anterior.

Matices

El trabajo de oficina de archivo es un tipo de actividad en la que los especialistas garantizan no solo la seguridad de los medios de información, sino también la capacidad de trabajar con ellos si es necesario. Para ello, los actos que componen las carpetas se encuadernan con cuatro pinchazos en una cubierta de cartón. También se les permite encuadernarse, teniendo en cuenta la posibilidad de lectura de textos, resoluciones, fechas, visados en todos los papeles.

En preparación para la agrupación, se quitan todos los sujetadores de metal. Los materiales destinados al almacenamiento permanente y que consisten en actos particularmente valiosos o sin formatear, se encuentran contenidos en carpetas cerradas con tres solapas con lazos o en cajas especiales.

Si hay documentos no reclamados de carácter personal en el caso ( libros de trabajo, certificados, boletas militares, etc.) se introducen en un sobre aparte y se archivan en él con el resto del material. Al final de las carpetas debe haber una hoja de testigo en blanco. Al inicio de la carpeta se archiva un formulario para el inventario interno. Para garantizar la seguridad y el orden de los papeles, cada hoja está numerada con números arábigos. Esta regla no se aplica a la página de certificación y al formulario de inventario. El número se escribe a lápiz en la esquina superior derecha.

Inventario interno

Está formado para almacenar y registrar materiales de información de contenido temporal (más de 10 años) y permanente. También se compila un inventario interno para casos creados sobre la base de tipos de documentos, en cuyos títulos no se revela su contenido. El formulario debe contener información sobre números seriales documentos de la carpeta, índices, encabezados, fechas y números de página.

Se adjunta una entrada final al inventario interno. Indica en números y en letras el número de documentos incluidos en él, así como el número de hojas que lo forman. El compilador aprueba el inventario interno. Si la carpeta está encuadernada o encuadernada sin un formulario, la hoja compilada se pega en el interior de la portada.

Los cambios en la composición de los materiales de la carpeta deben reflejarse en el campo "Notas". En particular, se refiere a la retirada, sustitución de papeles por copias, la inclusión documentos adicionales a una carpeta. Al mismo tiempo, se adjuntan enlaces a los actos pertinentes. Si es necesario, se puede formar un nuevo asiento generalizador para la hoja de inventario interno, así como la inscripción de certificación de la carpeta.

El 21 de septiembre, las Reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en autoridades estatales, gobiernos locales y organizaciones (aprobadas por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 31 de marzo de 2015 N° 526 (en adelante, el nuevo Reglamento) comenzó a operar.

¿Qué te guió antes del lanzamiento de las nuevas Reglas?

Antes de la aprobación de las nuevas Reglas, los archivos de las autoridades estatales, los gobiernos locales, las organizaciones (en adelante, los archivos de las organizaciones) se guiaban en su trabajo por las Reglas básicas para el trabajo de los archivos de las organizaciones y algunos archivos de organizaciones utilizadas completamente documento antiguo- Normas básicas para el trabajo de los archivos departamentales. Ambos documentos no eran documentos normativos, pero definían su estatus como normativo documento metodológico. Al mismo tiempo, las Reglas Básicas de 1985 realmente tenían el estatus de un documento normativo, ya que fueron aprobadas por orden del Archivo Principal, y las Reglas Básicas de 2002 no fueron aprobadas por el Archivo Federal, por lo tanto no tenían el estatus de un documento normativo.

¿Por qué razón, en presencia de las Reglas Básicas de 2002, se hizo necesario desarrollar un nuevo documento, además, normativo, sobre la organización del almacenamiento de documentos en los archivos de las organizaciones?

El hecho es que en 2004 se adoptó la Ley Federal del 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación Rusa" (en adelante, Ley Federal No. 125-FZ), que introdujo muchas innovaciones en la organización del archivo. en el país:

extracción

desde ley Federal Nº 125-FZ

Artículo 13. Creación de archivos

1. Organismos estatales, gobiernos locales distrito municipal y distrito de la ciudad necesario para crear archivos para el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos de archivo formados en el curso de sus actividades.

2. Organizaciones y ciudadanos el derecho a crear archivos con el propósito de almacenar documentos de archivo formados en el curso de sus actividades, incluso con el propósito de almacenar y utilizar documentos de archivo que no pertenezcan a la propiedad estatal o municipal.

Artículo 17 actividad empresarial sin educación entidad legal, para garantizar la seguridad de los documentos de archivo

1. Los organismos estatales, los organismos de autogobierno local, las organizaciones y los ciudadanos que realicen actividades empresariales sin formar una persona jurídica están obligados a garantizar la seguridad de los documentos de archivo, incluidos los documentos sobre el personal, durante los períodos de su almacenamiento establecidos por las leyes federales, otros regulador actos legales Federación de Rusia, así como listas de documentos […]

Además, esta Ley Federal introdujo el concepto de propiedad de los documentos de archivo (los documentos pueden estar en el estado (federal, propiedad de las entidades constitutivas de la Federación Rusa), municipal, propiedad privada(organizaciones no gubernamentales e individuos)).

Además, la Orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 18 de enero de 2007 No. 19 aprobó las Reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en estado y archivos municipales, museos y bibliotecas, organizaciones academia rusa Ciencias (en adelante, el Reglamento de 2007).

Estas dos circunstancias, así como el hecho de que las Reglas Básicas no tenían la condición de documento normativo, obligaron a recurrir a la elaboración de un documento normativo que determine el procedimiento para el almacenamiento de documentos en los archivos de las organizaciones.

"¿Cuáles serán los comentarios?"

Durante el desarrollo del borrador de las nuevas Reglas, el documento fue ampliamente discutido dos veces entre los archivistas:

la primera vez - por empleados de órganos de gestión de archivos en las entidades constitutivas de la Federación Rusa, archivos estatales y municipales;
la segunda vez - empleados de organismos federales poder Ejecutivo.

Más de 400 comentarios provinieron solo de archivos estatales y municipales. Todos los comentarios recibidos fueron cuidadosamente considerados y etapa final- un grupo de trabajo temporal, que incluyó especialistas de los Archivos Federales y VNIIDAD. Cabe señalar que muchos comentarios fueron causados por el deseo de los archivistas de describir con el mayor detalle posible los procesos individuales de las tecnologías de archivo utilizadas para garantizar la seguridad, la contabilidad, la compilación y el uso de documentos en los archivos de las organizaciones que, en principio, era imposible de hacer, dado el estatus de las nuevas Reglas como un documento normativo.

Al mismo tiempo, algunas observaciones fueron de carácter fundamental, por ejemplo, la observación de que en la sección “Recopilación” del proyecto de nuevas Reglas no se plantea de manera uniforme la cuestión del examen del valor de los documentos, en particular debido a el hecho de que se excluyeron las disposiciones relativas a la nomenclatura de casos. Considerando que en la actualidad la forma de la nomenclatura de asuntos de la organización y el procedimiento para su desarrollo se establecen solo en un documento metodológico - Recomendaciones metodológicas para el desarrollo de instrucciones para el trabajo de oficina en organismos federales ejecutivo, al finalizar el borrador del nuevo Reglamento, se decidió incluir en la sección “Asamblea” las principales disposiciones sobre la nomenclatura de casos, incluyendo la forma de la nomenclatura de casos (resumen y subdivisiones estructurales).

Nombramiento de nuevas Reglas

Las nuevas Reglas están destinadas a las autoridades públicas, gobiernos locales, organizaciones que crean archivos para el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos de archivo formados en el curso de sus actividades.

No se aplican a la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo que contengan información que constituya un secreto de estado.

Las nuevas Reglas son un documento normativo. Ellos estado regulatorio define requisitos más estrictos para su contenido. Las reglas emitidas anteriormente (ver arriba) incluían no solo normas (reglas, requisitos), sino también recomendaciones, métodos sobre cómo se deben aplicar estas normas. Quedan excluidas del nuevo Reglamento todas las disposiciones de carácter recomendatorio, metodológico y descriptivo. Fue en esta parte que el borrador de estas Reglas durante la discusión fue criticado por los archivistas, quienes constantemente decían que las Reglas deberían ser detalladas y contener no solo las reglas en sí, sino también el mecanismo para su implementación.

Estructura y contenido del nuevo Reglamento

Las nuevas Reglas constan de siete secciones:

Provisiones generales.
Organización de almacenamiento de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en la organización.
Contabilización de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en la organización.
Completar el archivo con documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo.
Organización del uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo de la organización.
Transferencia de documentos de la organización para su almacenamiento en el archivo estatal (municipal).
Transferencia de documentos durante la reorganización o liquidación de la organización, cambio del jefe del archivo de la organización.

Los anexos a las nuevas Reglas proporcionan contabilidad y otras formas de documentos utilizados en los archivos de las organizaciones.

La secuencia de las secciones principales de estas Reglas corresponde a la Ley Federal No. 125-FZ y las Reglas de 2007, aunque, como señalaron muchos expertos en la etapa de discusión, sería más lógico comenzar con la adquisición y terminar con el uso.

Las secciones del nuevo Reglamento reflejan las funciones principales del archivo de la organización:

organización del almacenamiento de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo;
contabilidad de documentos;
completar el archivo de la organización con documentos;
organización del uso de documentos de archivo;
transferencia de documentos para su almacenamiento al archivo estatal (municipal).

Además, las nuevas Reglas incluyen la sección "Transferencia de documentos en caso de reorganización o liquidación de una organización, cambio del titular del archivo de una organización".

Nota

A diferencia de las Reglas Básicas de 2002, las Reglas No. 526 no contienen disposiciones relativas a los aspectos organizativos de las actividades del propio archivo (no se definen las metas y objetivos del archivo, sus funciones, derechos, etc.). Su objetivo principal es establecer los requisitos para organizar los procesos de almacenamiento de archivos de documentos desde la adquisición del archivo de una organización con documentos hasta la organización del uso de documentos.

Veamos las secciones con más detalle.

Sección I. Disposiciones Generales

define motivos legales el desarrollo y alcance del documento, y también contiene disposiciones que definen algunas de las bases organizativas para las actividades del archivo de la organización.

Las nuevas Reglas se aplican a las autoridades públicas, los gobiernos locales y las organizaciones: fuentes de adquisición de archivos estatales y municipales, en el curso de los cuales se forman los documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa (en adelante, organizaciones). Las disposiciones de estas Reglas también pueden ser utilizadas por otras organizaciones estatales y no estatales, en cuyas actividades no se forman documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa.

Con base en las disposiciones de la Ley Federal No. 125-FZ, las nuevas Reglas establecen que los órganos estatales, los órganos de autogobierno local de un distrito municipal, distrito de la ciudad y distrito intraurbano están obligados a crear archivos para el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso. de los documentos de archivo formados en el curso de sus actividades. Las tareas y funciones del archivo (archivo central) de un organismo estatal, organismo de autogobierno local, organización: la fuente de adquisición del archivo estatal y municipal están determinadas por el reglamento aprobado por el jefe de la organización.

Nota

Las nuevas Reglas no se aplican a la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo que contengan información que constituya un secreto de estado.

Sección II. Organización del almacenamiento de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en la organización

Define el concepto de fondo de archivo de la organización y los tipos de fondos de archivo de la organización.

El fondo de archivo de la organización es parte del fondo documental, incluidos los documentos del Fondo de Archivo de la Federación Rusa, los documentos sobre el personal y los documentos de períodos de almacenamiento temporal (más de 10 años) incluidos en los registros del archivo. El fondo de archivo está sujeto a almacenamiento en el archivo de la organización.

Tipos de fondos de archivo de la organización:

fondo de archivo de la organización, que consiste en documentos del Fondo de Archivo de la Federación Rusa y otros documentos de archivo;
un fondo de archivo conjunto, que consiste en documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa formados en el curso de las actividades de dos o más organizaciones y otros documentos de archivo que tienen conexiones condicionadas histórica y/o lógicamente entre sí;
una colección de archivo que consta de documentos de archivo individuales de varios orígenes, unidos de acuerdo con una o más características (temática, autor, específico, objeto, etc.).

Almacenamiento de documentos en papel. La cláusula 2.9 de las nuevas Reglas enfatiza: los documentos de archivo se almacenan de manera sistemática dentro del fondo de archivo. La unidad de sistematización de documentos del fondo de archivo en el archivo de la organización es la unidad de almacenamiento. Las reglas también definen los signos de sistematización de las unidades de almacenamiento del fondo de archivo:

estructural (pertenencia de unidades de almacenamiento a divisiones estructurales de la organización);
cronológico (por períodos o fechas a las que pertenecen las unidades de almacenamiento);
funcional, sectorial, temática, sujeto-pregunta (teniendo en cuenta las funciones de la organización, temas o cuestiones relacionadas con el contenido de las unidades de almacenamiento);
nominal (según la forma administrativa - tipos y variedades de documentos);
corresponsal (para organizaciones, como resultado de la correspondencia con la que se formaron unidades de almacenamiento);
geográfica (según determinados territorios, asentamientos y otros objetos geográficos con los que se asocia el contenido de los documentos, sus autores, corresponsales);
del autor (por los nombres de las organizaciones o los nombres de los ciudadanos que son los autores de los documentos).

Se establecen requisitos para garantizar la seguridad de los documentos (condiciones normativas (óptimas) para el almacenamiento de documentos; ubicación racional de los documentos en el archivo; verificación de la disponibilidad y condición de los documentos, el procedimiento para buscar documentos), incluyendo caracteristicas del almacenamiento de documentos electronicos

Almacenamiento de documentos electrónicos. Las reglas definen las condiciones obligatorias para el almacenamiento de dichos documentos:

la presencia en el archivo de la organización de al menos dos copias de cada unidad de almacenamiento de documentos electrónicos (las copias principal y de trabajo deben estar ubicadas en diferentes dispositivos físicos);
disponibilidad de herramientas técnicas y de software diseñadas para reproducir, copiar, convertir y migrar documentos electrónicos, controlar su estado físico y técnico;
asegurar el modo de almacenamiento de los documentos electrónicos, excluyendo la pérdida, distribución no autorizada, destrucción o distorsión de la información.

El formato de los documentos electrónicos de texto transferidos para su almacenamiento en el archivo de la organización - la fuente de adquisición de los archivos estatales y municipales - PDF / A.

Las reglas establecen que en caso de un cambio en el entorno de software y hardware y la obsolescencia de los formatos informáticos, daño al medio, el archivo de la organización lleva a cabo un trabajo de conversión de documentos electrónicos a nuevos formatos y / o en nuevos medios.

Además de las disposiciones consideradas, esta sección establece el procedimiento para verificar la disponibilidad y el estado de los documentos de archivo (cláusula 2.39-2.43), organizar la búsqueda de documentos no detectados (cláusula 2.44), el procedimiento para emitir documentos de los archivos (cláusula 2.45 -2.48), así como el procedimiento que garantiza la seguridad de los documentos de archivo durante situaciones de emergencia(Sección 2.49).

Comprobación de la disponibilidad y el estado de los documentos en papel. Realizado en el archivo de la organización por una comisión o al menos dos empleados al menos una vez cada 10 años, documentos electrónicos - al menos una vez cada 5 años.

De acuerdo con la cláusula 2.11.5 de la Orden de 2007, las comprobaciones únicas extraordinarias de la disponibilidad y el estado de todos los documentos del archivo de la organización o de sus partes separadas(grupos) se llevan a cabo:

Cuándo desastres naturales, movimientos masivos y otras circunstancias, como resultado de las cuales los documentos de archivo pueden perderse o dañarse,
al cambiar los jefes de archivos.

Con base en los resultados de la auditoría, se redactan los siguientes actos:

verificar la disponibilidad y condición de los documentos de archivo (Anexo No. 3);
sobre errores técnicos en documentos contables (si los hubiere) (Anexo No. 4);
sobre el hallazgo de documentos (no relacionados con este fondo, desaparecidos) (Anexo No. 5).

El procedimiento para la emisión de documentos de los archivos. Los documentos se emiten sobre la base del permiso por escrito del jefe del archivo de la organización o su adjunto (si el archivo es una institución), el jefe de la unidad estructural de la organización (si el archivo es una unidad estructural):

empleados de divisiones estructurales de la organización;
judiciales, policiales y otros organismos autorizados en a su debido tiempo;
otros usuarios previa solicitud por escrito.

El plazo para la expedición de documentos del archivo no debe exceder de:

un mes - para uso de los empleados de la organización y otros usuarios;
seis meses - a los órganos judiciales, policiales y otros organismos autorizados.

Es posible extender el período de emisión de documentos, con el permiso del jefe de la organización sobre la base de una confirmación por escrito del usuario sobre la preservación / preservación de los documentos.

Los documentos electrónicos se emiten desde el archivo en forma de copias electrónicas o copias en papel.

Los documentos de los archivos no se emiten:

si hay un fondo de uso;
en malas condiciones físicas.

Sección III. Contabilización de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en la organización

Dedicado a las preguntas. un par de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en organizaciones

Como se establece en el párrafo 3.1 de las nuevas Reglas, todos los documentos almacenados en el archivo de la organización, incluidos los documentos sobre el personal, las copias de los documentos del fondo de uso (si corresponde) y los inventarios de casos y documentos están sujetos a contabilidad.

Las principales unidades contables de los documentos de archivo son:

A cada unidad de almacenamiento se le asigna un número de cuenta, que forma parte del cifrado del archivo.

nuestro diccionario

cifrado de archivo- la designación aplicada en la esquina inferior izquierda de cada unidad de almacenamiento para garantizar la contabilidad y la identificación - consta de: número del fondo de archivo; números del inventario de casos, documentos; número de unidad de almacenamiento.

El cifrado de archivo de los documentos electrónicos almacenados en medios electrónicos separados se indica en el inserto adjunto en la caja del medio. Cifrado de archivo de documentos electrónicos almacenados en sistema de informacion archivo, forma parte de la meta descripción (elemento de descripción obligatorio) del contenedor de documentos electrónicos.

La información sobre las unidades contables del archivo se refleja en los documentos contables. Una nueva disposición de las Reglas en la organización de la contabilidad de documentos es la disposición sobre la asignación de dos grupos de documentos contables en el archivo de la organización: principal (obligatorio) y auxiliar.

La composición de los principales documentos contables (obligatorios) del archivo de la organización incluye:

libro de contabilidad para la recepción y disposición de casos, documentos (Anexo No. 11);
lista de fondos (Anexo No. 12);
hoja de fondo (Anexo No. 13);
inventario de casos, documentos (anexos No. 14-16);
registro de inventarios (Anexo No. 19).

Las formas de inventarios de casos electrónicos se dan en los apéndices No. 17, 18 de las nuevas Reglas.

La composición de los documentos contables auxiliares no está regulada, cada archivo tiene derecho a utilizar como auxiliares aquellos formularios contables que necesite por las particularidades de los documentos en depósito, o por otras razones.

Las normas también establecen que el archivo de la organización puede llevar registros en forma automatizada utilizando bases de datos contables (DB) (ver cláusula 3.13). Bases de datos contables del archivo de la organización: la fuente de adquisición del archivo estatal (municipal) debe ser compatible con las bases de datos contables correspondientes de los archivos estatales (municipales) y los organismos de gestión de archivos.

Sección IV. Completar el archivo con documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo

dedicado problemas de completar el archivo de la organización con documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo. La adquisición del archivo de la organización es una reposición sistemática del archivo con documentos de las divisiones estructurales de la organización.

Se ha establecido que los documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y los documentos de períodos de almacenamiento temporal (más de 10 años), incl. los documentos sobre el personal se transfieren al archivo de la organización no antes de un año y no más tarde de tres años después de la finalización de los casos en el trabajo de oficina. La excepción son los documentos sobre el personal de los empleados civiles y municipales estatales despedidos del servicio: se transfieren al archivo de la organización después de 10 años a partir de la fecha de despido de los empleados.

Nota

Los casos de períodos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive), como se ha establecido durante mucho tiempo en la práctica de los archivos de las organizaciones, no se transfieren al archivo, se almacenan en las divisiones estructurales de la organización y después de la expiración de los períodos de almacenamiento están sujetos a destrucción en la forma prescrita.

Las nuevas Reglas establecen que los casos se transfieren al archivo de la organización después de un examen de su valor. Por esta razón, esta sección establece el procedimiento para realizar un examen del valor de los documentos, preparar casos para transferirlos al archivo de la organización, compilar inventarios de los casos de divisiones estructurales, sobre la base de los cuales los casos se transfieren al archivo. de la organización, y también enfatiza que antes del examen del valor de los documentos en la forma prescrita, se prohíbe la destrucción de documentos.

En las disposiciones de la sección, se llama la atención sobre el hecho de que los inventarios de casos de almacenamiento permanente y personal, los actos para la destrucción de documentos se consideran en una reunión. comisión de expertos(CE) organizaciones, por lo general simultáneamente. Con base en los resultados de la consideración, la CE coordina los inventarios de casos, documentos de almacenamiento permanente y personal, y actúa sobre la asignación de documentos para destrucción.

Organizaciones: fuentes de adquisición del archivo estatal (municipal) presentan inventarios de archivos de documentos de un período de almacenamiento permanente y personal (secciones anuales), acordados por el CE de la organización, para su consideración por la comisión de verificación de expertos (EPC) de la institución archivística :

período de almacenamiento permanente - para aprobación;
sobre el personal - por acuerdo.

Después de los inventarios de casos, los documentos son aprobados y acordados por el EPC, estos inventarios y el acto sobre la asignación para la destrucción de documentos que no están sujetos a almacenamiento son aprobados por el jefe de la organización. Además, los casos asignados en virtud de la ley para la destrucción pueden ser destruidos.

Las organizaciones cuyas actividades no crean documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa no deben coordinar los inventarios de casos por parte del personal con el EPC de la institución de archivos.

Nota

La cláusula 4.13 de las nuevas Reglas establece que los archivos electrónicos con plazos de almacenamiento vencidos están sujetos a asignación para su destrucción con carácter general, luego de lo cual son destruidos físicamente o destruidos por software y hardware con la correspondiente nota en el acto.

En esta sección del Reglamento se presta especial atención a la nomenclatura de los asuntos de la organización. Según sus principios fundamentales:

fija la clasificación (agrupación) de documentos ejecutados en archivos (archivos electrónicos) y es el principal documento contable que refleja la composición y organización del fondo documental de la organización;
es la base para compilar inventarios de casos, documentos de períodos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años), así como para registrar casos de períodos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive);
se desarrolla sobre la base de listas estándar, departamentales y de otro tipo de documentos que indican los períodos de almacenamiento, otros actos legales reglamentarios, así como nomenclaturas estándar y ejemplares de casos;
se redacta en la forma prescrita (Anexo No. 25) sobre la base de las nomenclaturas de casos de divisiones estructurales (Anexo No. 26).

Organizaciones: fuentes de adquisición de archivos estatales (municipales), una vez cada cinco años, coordinan la nomenclatura de casos con el CEC (EC) de la organización y la presentan para su aprobación por el EPC correspondiente o el archivo estatal (municipal), de acuerdo con las facultades que se le otorgan. Las organizaciones cuyas actividades no crean documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa aprueban la nomenclatura de casos por su cuenta.

Las reglas marcan el orden capacitación para la transferencia al archivo de la organización de documentos electrónicos. En particular, se establece que se compilan inventarios separados para unidades de almacenamiento de documentos electrónicos de almacenamiento permanente, períodos de almacenamiento temporal (más de 10 años), incl. por personal Las formas de inventarios de casos electrónicos, como ya dijimos, se dan en los apéndices No. 17, 18 de las nuevas Reglas.

Sección V. Organización del uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo de la organización

Esta sección establece las reglas con respecto a la organización del uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo de la organización. Las principales disposiciones de las Reglas en esta parte son las siguientes:

Para tu información

Las nuevas Reglas determinan las formas de uso de los documentos de archivo. Los principales son:

soporte de información de los empleados de la organización;

ejecución de solicitudes de usuario, incl. consultas de ciudadanos de carácter social y jurídico;

emisión de documentos y casos para uso temporal, suministro de copias de documentos de archivo a petición de los usuarios, incl. en forma de documentos electrónicos.

Se presta especial atención en las nuevas Reglas a la organización del trabajo con las solicitudes de los usuarios. Definido:

tipos de solicitudes (carácter temático y sociojurídico);
requisitos para una solicitud por escrito (su forma, la composición de la información que debe contener la solicitud);
el procedimiento para trabajar con solicitudes (plazos para el registro, consideración, redirección de solicitudes secundarias, preparación de respuestas a solicitudes de usuarios en forma de referencia de archivo, extracto de archivo y copia de archivo);
características de la organización del trabajo con solicitudes recibidas a través de Internet.

Las nuevas Reglas definen los casos en los que el archivo puede negarse a emitir documentos de archivo:

disponibilidad de un fondo de uso;
mal estado físico de los documentos;
los documentos no han pasado la descripción científica y el diseño técnico (hasta la finalización de estos trabajos);
restricciones de uso establecidas por la legislación de la Federación Rusa o el originador del fondo.

R sección IV. Transferencia de documentos de la organización para su almacenamiento en el archivo estatal (municipal)

Determina el procedimiento para transferir documentos de la organización para su almacenamiento en el archivo estatal (municipal). Esta sección establece que:

organizaciones: fuentes de adquisición de archivos estatales (municipales) después del vencimiento del almacenamiento temporal de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa en el archivo, las organizaciones los transfieren para su almacenamiento permanente al archivo estatal (municipal) apropiado de acuerdo con las Reglas nº 19;
Las organizaciones estatales y no estatales que no son fuentes de adquisición de archivos estatales (municipales) pueden transferir documentos del Fondo de Archivos de la Federación de Rusia, formado en sus actividades, a archivos estatales (municipales) sobre la base de acuerdos.

El nuevo Reglamento establece el procedimiento para la transferencia de documentos. Resaltan que los documentos son trasladados para su almacenamiento permanente de manera ordenada con el aparato científico de referencia adecuado, y el traslado de documentos al archivo estatal (municipal) se formaliza mediante un acto de aceptación y traslado de documentos para su almacenamiento (Anexo No. 30 ).

Sección VII. Transferencia de documentos durante la reorganización o liquidación de la organización, cambio del jefe del archivo de la organización

Especifica el orden transferencia de documentos durante la reorganización o liquidación de la organización, cambio del jefe del archivo de la organización. Esta sección establece que la transferencia de documentos de la organización liquidada es responsabilidad de la comisión formada para la transferencia de asuntos y propiedades.

En caso de liquidación de organizaciones: fuentes de adquisición de archivos estatales (municipales), se incluye un representante del archivo estatal (municipal) en la comisión de liquidación.

Al cambiar el jefe del archivo de la organización (la persona responsable del archivo de la organización), la aceptación y transmisión de documentos del archivo, contabilidad y aparato científico de referencia a ellos se lleva a cabo conforme al acto.

Resumen

1. Las Nuevas Reglas son complejas regulaciones, cubriendo todos los principales procesos realizados por el archivo de la organización:

organización del almacenamiento de documentos,
archivo de documentos,
archivar documentos
uso de documentos de archivo.

2. Dado que estas Reglas son documento normativo, es posible que en el proceso de aplicación en la práctica, se necesite un complemento metodológico al documento (elaboración de recomendaciones, pautas en virtud de las Reglas en su conjunto o secciones separadas normas).

3. La principal diferencia fundamental entre las nuevas Reglas y otros documentos es que estas Reglas son un documento normativo. Las Reglas Básicas de 2002 son de carácter consultivo, las Reglas Básicas de 1985 fueron un documento normativo y metodológico. Por esta razón, las nuevas Reglas tienen un alcance mucho menor: contienen solo aquellas disposiciones (reglas, requisitos) que deben aplicarse en sin fallar. Todo lo demás, es decir, cómo hacerlo, está a merced de los archivistas.

4. Podemos decir que los requisitos se han reducido. Se ha reducido el número de formularios de documentos que son obligatorios. Anteriormente, había más de 40 de ellos: en las Reglas Básicas No. 263 - 44 formularios, en las Reglas Básicas - 48, ahora, en las nuevas Reglas - 30. Esto significa que los archivos pueden usar sus propios formularios si es necesario. En la práctica, lo fue.

5. Las nuevas Reglas están enfocadas principalmente a las organizaciones que son fuentes de adquisición de los archivos estatales y municipales, pero esto no se especifica directamente en el documento, por lo que sería más correcto decir que las reglas están dirigidas a las organizaciones que tienen sus propio archivo.

Aprobado por orden del Archivo Principal de la URSS del 5 de septiembre de 1985 No. 263 (en adelante, las Reglas Básicas de 1985). De hecho, perdieron su vigencia con la publicación de la orden del Ministerio de Cultura de Rusia de fecha 31 de marzo de 2015 No. 526, que aprobó las nuevas Reglas que consideramos en el artículo.

¿En qué debemos apoyarnos ahora en el campo de la regulación normativa y el apoyo metodológico del archivo?

En primer lugar, sobre el presente documento, que tiene carácter normativo: Reglas para la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en autoridades estatales, gobiernos locales y organizaciones (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 31 de marzo de 2015 N° 526), que entró en vigor a fines de septiembre del año pasado. Más adelante en el artículo lo llamaremos Reglas-2015.

Y en segundo lugar, sobre el presente documento, de carácter metodológico: Reglas básicas para el trabajo de los archivos de las organizaciones (aprobadas por decisión del Colegio de Archivos Federales del 6 de febrero de 2002, en lo sucesivo denominadas Reglas Básicas). Muchas cuestiones prácticas que solo se abordan en las Reglas de 2015 se tratan aquí con cierto detalle, por ejemplo, el procedimiento para desarrollar una nomenclatura de casos.

Las reglas básicas para el trabajo de los archivos departamentales (aprobadas por orden del Archivo Principal de la URSS con fecha 05.09.1985 No. 263), que durante mucho tiempo debido a la antigüedad no fueron un documento de trabajo, finalmente se enviaron a un pozo -descanso merecido y no están sujetos a aplicación en el territorio de la Federación Rusa desde el momento en que las Reglas entran en vigor -2015 (carta del Archivo Federal del 18 de septiembre de 2015 No. 2/2133-A).

¿Es necesario conservar los documentos?

Los documentos deben ser guardados. A pesar de que el Reglamento-2015 dice que “las organizaciones derecha (énfasis añadido) crear archivos con el fin de almacenar los documentos de archivo formados en el curso de sus actividades…”, este derecho, al examinarlo más de cerca, se convierte en un verdadero deber.

En primer lugar, si hay una organización, entonces hay empleados, lo que significa un conjunto completo de documentos sobre el personal para cada uno de ellos.

En segundo lugar, si existe una organización, también existe su contabilidad fiscal, también representada por documentos en papel o electrónicos.

En tercer lugar, al menos todos los documentos enumerados deben conservarse dentro de los plazos establecidos. Fuentes de vida útil - listas especiales:

Una lista de documentos de archivo administrativos estándar generados en el curso de las actividades de organismos estatales, gobiernos locales y organizaciones, que indican los períodos de almacenamiento (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa del 25 de agosto de 2010 No. 558) ;
Una lista de documentos de archivo típicos generados en las actividades científicas, técnicas y de producción de las organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento (aprobado por orden del Ministerio de Cultura y Comunicaciones Masivas de la Federación Rusa del 31 de julio de 2007 No. 1182).

Especificado para uso de organizaciones gubernamentales y no gubernamentales. Entonces resulta que cualquiera, incluso la empresa más pequeña y modesta, tiene un conjunto de documentos para el almacenamiento de archivos. Y para ellos se deben crear las condiciones que atiendan al nuevo documento normativo: el Reglamento-2015. La ausencia de subdivisiones estructurales bajo los nombres de "archivo", "oficina" no afecta de ninguna manera este deber.

Almacenamiento de documentos electrónicos.

Una innovación a la que han prestado atención todos los especialistas en trabajo de oficina y archivo es el procedimiento largamente esperado para almacenar documentos electrónicos, dado en las Reglas-2015. Se entienden las Secciones 2.30-2.33. La transición a documentos electrónicos en las Reglas-2015 se lleva a cabo de manera bastante abrupta, sin ningún encabezado, inmediatamente después del mensaje de que está prohibido estar en los zapatos sucios en el archivo.

Fragmento de documento

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2.30. Las condiciones obligatorias para el almacenamiento de documentos electrónicos son:

disponibilidad de hardware y software diseñado para reproducir, copiar, reescribir documentos electrónicos, controlar el estado físico y técnico;

asegurar el modo de almacenamiento de los documentos electrónicos, excluyendo la pérdida, distribución no autorizada, destrucción o distorsión de la información.

Otra gran innovación es la definición por las Reglas de 2015 del formato para el almacenamiento de archivos de documentos electrónicos:

Fragmento de documento

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Reglas para la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en autoridades estatales, gobiernos locales y organizaciones (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 31/03/ 2015 N° 526, en vigor desde el 21/09/2015)

PDF es innegablemente un formato universal. PDF/Archives (PDF/A) es una variación de este formato, especialmente diseñado para el almacenamiento de documentos en archivos a largo plazo y consagrado en la norma ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 “Gestión de documentos. Formato de archivo de documento electrónico para almacenamiento a largo plazo. Pero como todo lo universal, el PDF no es perfecto. Los documentos de gestión se sienten muy bien en este formato, pero las organizaciones no solo usan el paquete de Microsoft Office. Entonces, por ejemplo, los dibujos hechos en formato .dwg se muestran incorrectamente cuando se convierten a .pdf. Los especialistas también tienen muchas dudas sobre el comportamiento de una firma digital electrónica al convertir un documento a .pdf.

El procedimiento para la transferencia de archivos y documentos electrónicos se describe en la sección 4.34 de las Reglas. Del texto se desprende lo siguiente:

en primer lugar, los documentos electrónicos pueden transferirse al archivo y almacenarse tanto en medios físicos separados como “a través de la red de información y telecomunicaciones”,
en segundo lugar, el inventario de archivos y documentos electrónicos se compila, sin embargo, en papel (es decir, incluso si formamos un archivo en el EDMS, el inventario deberá entregarse personalmente al archivero),
en tercer lugar, “cuando se aceptan para el almacenamiento de archivos, los archivos electrónicos se certifican mediante la firma electrónica del jefe de la organización o de un funcionario autorizado por él”. No se requiere nada de eso para los documentos en papel. Cómo cumplir con este requisito para las organizaciones que crean documentos electrónicos, pero no usan EDS, las Reglas de 2015 no dicen nada.

Contabilidad de documentos

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Y el principal cambio: la lista de documentos contables del archivo en 2015 se redujo a más de la mitad, de 11 a 5 posiciones. Solamente:

libro de contabilidad para la recepción y disposición de casos, documentos;
lista de fondos;
hoja de fondo;
inventario de casos, documentos;
registro de descripción.

El procedimiento para compilar y mantener formularios contables, aunque con moderación, se describe en los párrafos 3.7 a 3.11 de las Reglas de 2015.

Examen del valor de los documentos

Las Reglas-2015 no aportaron nada fundamentalmente nuevo al procedimiento para realizar un examen anual del valor de los documentos. Solo el párrafo 4.12 merece atención:

Fragmento de documento

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Nomenclatura de casos

“la nomenclatura de casos fija la clasificación (agrupación) de documentos ejecutados en casos (casos electrónicos)”;
la nomenclatura de casos se compila de acuerdo al formulario adjunto;
la nomenclatura de asuntos de la organización se compila sobre la base de las nomenclaturas de casos de divisiones estructurales (el formulario se adjunta, sin embargo, no será posible encontrarlo en la tabla de contenido: contiene dos apéndices con el nombre " Nomenclatura de casos”; el N° 26 se refiere a divisiones estructurales);
la nomenclatura de los asuntos de la organización se desarrolla sobre la base de listas estándar, departamentales y de otro tipo de documentos que indican los períodos de almacenamiento, otros actos legales reglamentarios, así como nomenclaturas típicas y ejemplares de casos;
organizaciones - fuentes de adquisición de archivos estatales (municipales) lo coordinarán con "el EPC correspondiente o el archivo estatal (municipal), de acuerdo con los poderes que se le otorgan";
las organizaciones que no son fuentes de adquisición de archivos estatales (municipales) acuerdan su propia nomenclatura de archivos.

Registro de casos

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4.19. Los casos de períodos de almacenamiento permanentes y temporales (más de 10 años) completados por el trabajo de oficina, incluso para el personal, después del final del año calendario en el que se abrieron, se preparan para transferirlos al archivo de la organización y están sujetos a registro y descripción.

Dependiendo de los términos de almacenamiento, se lleva a cabo el registro total o parcial de los casos. Los casos de períodos permanentes y temporales (más de 10 años) de almacenamiento y personal están sujetos a registro completo.

El papeleo incluye:

archivo o encuadernación de los documentos del caso (los documentos no formateados se almacenan en carpetas rígidas cerradas o en cajas);

numeración de hojas del caso;

elaboración de acta de prueba del caso (Anexo No. 8);

levantar un inventario interno de los documentos del caso (Anexo No. 27);

diseño de la tapa del estuche (Anexo No. 28).

La preparación de archivos electrónicos para su transferencia al archivo de la organización prevé la compilación de un inventario de archivos electrónicos, documentos (Apéndices No. 17, 18).

No se informa qué incluye el registro parcial de los casos y cómo depende de los términos de almacenamiento de los documentos.

Si anteriormente se compiló un inventario interno solo "en casos necesarios" (Reglas básicas, cláusula 3.6.3.), Entonces esta frase se eliminó de las Reglas-2015. El encabezamiento del formulario de inventario, presentado en el Apéndice 27, no da ninguna referencia a los períodos de almacenamiento.

No se deben describir todos los casos electrónicos, sino solo aquellos que tienen un período de almacenamiento temporal (más de 10 años) y permanente (los formularios de inventario se encuentran en los anexos 17 y 18, respectivamente).

Ejecución de solicitudes

En el ámbito de la ejecución de las solicitudes de organizaciones y ciudadanos presentadas al archivo, hay una innovación: un certificado de archivo, un extracto y una copia, de acuerdo con las nuevas reglas, pueden “expedirse en formulario electronico en medios electrónicos o enviados a través de las redes de información y comunicación. Dichos certificados, copias y extractos están certificados por la "firma electrónica del jefe de la organización u otro funcionario autorizado".

Aplicaciones: formularios de documentos

Tradicionalmente, las Reglas-2015 terminan con un conjunto de aplicaciones: formularios de documentos que acompañan a ciertos procesos de almacenamiento de documentos.

En general, se debe decir que, en primer lugar, hay menos formularios en las Reglas-2015 que en las Reglas Básicas, en segundo lugar, entre ellos hay dos aplicaciones con los mismos nombres, lo cual es muy inconveniente, y en tercer lugar, están ubicados en orden de mención en el texto (y no en orden de importancia o secuencia lógica, como en las Reglas Básicas). Algunas aplicaciones han cambiado de nombre, algunas han cambiado ligeramente la forma. La recomendación general será la siguiente: si es necesario elaborar algún documento sobre archivo, el archivero deberá primero buscar su forma en las Normas-2015, y solo si no se encuentra en ellas la forma requerida, referirse a las Reglas Básicas.

mesa

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Reaparecido y aprobado por el Reglamento-2015:

Inventario de archivos electrónicos, documentos de períodos temporales (más de 10 años) de almacenamiento;
Apéndice al inventario de archivos electrónicos de períodos de almacenamiento temporal (más de 10 años);
El acto de aceptación y transferencia de documentos de archivo para su almacenamiento (de organización a organización. - Nota. edición)
Descripción de casos;
Inventario de expedientes electrónicos, documentos con anexo al inventario de expedientes electrónicos, documentos.

Inventario de casos de almacenamiento permanente, temporal (más de 10 años) y personal de la unidad estructural de la organización (Anexo 12 de las Reglas Básicas);
Inscripción de acta definitiva y certificación (Anexo 13);
Portada del inventario de documentos para almacenamiento permanente (Anexo 14);
Orden (requisito) para la expedición de documentos (Anexo 17);
Libro de expedición de documentos (Anexo 19);
Inventario de casos especialmente valiosos (Anexo 23);
El libro de contabilidad para la recepción y disposición del fondo de seguro y del fondo de uso (Anexo 27);
Inventario del fondo de seguro (Anexo 28);
Pasaporte del archivo de la organización que almacena la documentación de gestión (Anexo 29);
Pasaporte de la organización que custodia los documentos del fondo sectorial (Anexo 30);
Tarjeta de registro de la unidad de contabilidad de documentos electrónicos (ED) (Anexo 31);
Ley de migración y reescritura de documentos electrónicos (Anexo 32);
Diario de recepción y disposición de documentos electrónicos (Anexo 33);
Diario de registro de migraciones y reescritura de documentos electrónicos (Anexo 34);
Ley de descripción de documentos de origen personal (Anexo 38);
Ley sobre la formación de un fondo de archivo conjunto (Apéndice 39);
Diario de registro de ejemplares emitidos, extractos, referencias, materiales temáticos (Apéndice 44);
Diario de registro de visitas de usuarios de la sala de lectura (Anexo 45);
Plan de trabajo anual del archivo (Anexo 46);
Tarjeta de cuenta para trabajar con la organización (Apéndice 47);
El acto de aceptación y traslado al cambiar la cabecera del archivo (Anexo 48).

Las reglas de 2015 proporcionan un mínimo absoluto de medidas para garantizar el almacenamiento de documentos en la organización. Los lectores de las reglas deberán buscar información sobre cómo implementar este mínimo en la práctica en fuentes metodológicas por su cuenta. Por lo tanto, las Reglas Básicas para la Operación de Archivos de Organizaciones, a pesar de su estatus opcional, con el advenimiento de las Reglas-2015 tendrán más demanda en las oficinas de las organizaciones rusas que antes.

Trabajo de oficina y oficina

Reglas para el trabajo de archivos de organizaciones 2015.

Eugenia Kozhanova 15 de febrero de 2016 13:58

Desde septiembre de 2015, entró en vigor la orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa del 31 de marzo de 2015 No. 526. Aprobó las "Reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en autoridades estatales, gobiernos locales y organizaciones". Más adelante en el texto del artículo, por brevedad, los llamaremos " Reglas-2015».

Vale la pena señalar que no hubo una revolución en el archivo con la publicación de las Reglas-2015. A menos que las nuevas reglas sean más amigables con los documentos electrónicos... Hablamos sobre el estado de las reglas nuevas y antiguas para archivar en este artículo. También puede descargar las reglas para el trabajo de archivos de organizaciones 2015 aquí.

Recordemos cómo era antes de la entrada en vigor de la orden: las organizaciones funcionaban según dos documentos.

El primero de ellos son las Reglas básicas para el trabajo de los archivos departamentales (aprobado por orden del Archivo Principal de la URSS del 5 de septiembre de 1985 N 263). Fue el único documento normativo (es decir, obligatorio) sobre archivo en Rusia hasta el 21/09/15.

La carta de la Agencia Federal de Archivos de fecha 18 de septiembre de 2015 N 2 / 2133-A establece que desde el momento en que entra en vigor la Orden No. 526, "Las reglas básicas para el trabajo de los archivos departamentales no están sujetas a aplicación". Ya no puedes usarlos.

El segundo son las Reglas básicas para el trabajo de los archivos de las organizaciones (aprobado por decisión del Colegio de Archivos Federales del 6 de febrero de 2002). Este es un documento metódico (opcional, pero informativo) que nadie ha cancelado, pero puede e incluso necesita usarlo, porque. en el Reglamento-2015, muchas cuestiones relacionadas con las acciones prácticas para el almacenamiento de documentos en las organizaciones quedaron atrás.

Así, nos quedan dos documentos de trabajo: las Reglas de 2015 y las Reglas Básicas. Tienen un estado completamente diferente:

Reglas básicas - un documento metodológico. No es necesario usarlo, aunque en este caso, crear un archivo en una organización parece muy difícil. Las reglas principales solo se aprueban por decisión del Collegium of the Rosarchive, lo que significa que su estado es mucho más bajo que el de las Reglas-2015.

Descargue las Reglas para la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en autoridades estatales, gobiernos locales y organizaciones (PDF, 4.02 Mb).

Trabajo de oficina y oficina

Reglas para el trabajo de archivos de organizaciones 2015.

Eugenia Kozhanova 15 de febrero de 2016 13:58

Recordemos cómo era antes de la entrada en vigor de la orden: las organizaciones funcionaban según dos documentos.

Así, nos quedan dos documentos de trabajo: las Reglas de 2015 y las Reglas Básicas. Tienen un estado completamente diferente: