Безопасността на документите в архива на организацията се осигурява от набор от мерки за създаване регулаторни условия, спазване на нормативните режими и правилна организация на съхранението на документите, с изключение на кражбата и загубата им и осигуряване поддържането им в нормално физическо състояние.

Наборът от работи за осигуряване на нормативните условия за съхранение на документи от архива на организацията включва:

Осигуряване на нормативни (оптимални) условия за съхранение на документи;

1. Рационално разположение на документите в архива;

2. Проверка на наличността и състоянието на документите.

Осигуряване на нормативни условия за съхранение на документи.

Осигуряването на нормативни условия за съхранение на документи включва:

осигуряване на настаняване архивни документи;

§ Оборудване на архивите със специално оборудване за съхранение на документи;

§ оборудване на помещенията на архива на организацията с пожарогасителни средства, охрана и пожароизвестяване;

§ съответствие пожарен режим;

§ спазване на охранителния режим;

§ създаване на оптимална (нормативна) температура, влажност, светлинни режими, изпълнение на санитарно-хигиенни мерки.

Изисквания към помещенията на архива.

Архивът на организацията се поставя в сгради, специално изградени или пригодени за съхранение на документи или в отделни помещения на сградата.

В архива на организацията трябва да се предостави:

§ архивно съхранение;

§ помещение за приемане, временно съхранение и аклиматизация на документи;

§ помещения за използване на документи (читалня, зона за издаване на документи и средства за извличане на информация);

§ работното помещение на служителите на архива на организацията, което трябва да бъде изолирано от помещенията, където се съхраняват архивни документи.

Поставянето на архива на организацията в адаптирани сгради и помещения се извършва в своевременнослед техния преглед. Изследването установява степента на огнеустойчивост на сградата, издръжливостта на основните й конструкции и здравината на междуетажните тавани, като се вземат предвид потенциалните натоварвания, състоянието на помещенията на сградата (под, мазе, таванско помещение), наличието и състоянието на отоплителни и вентилационни системи. Проверката се извършва от представители на архива на организацията, пожарната, охранителната, строителната, санитарно-епидемиологичните и други специални служби. Въз основа на резултатите от прегледа се съставя акт.

Не се допуска поставянето на архива на организацията в порутени сгради, дървени сгради, сгради с влажна основна, мазе, тавански помещения, печно отопление.

Помещенията, предназначени за съхранение на архивни документи в адаптирани сгради, трябва да бъдат изолирани от останалата част на сградата. Не се допускат архивни документи

в помещенията на сградата, заета от служби Кетъринг, хранителни складове, организации, съхраняващи запалими и агресивни вещества или използващи пожароопасни и химически технологии.

Изисквания за архивно съхранение

Хранилището на архива трябва да е възможно най-далече от лабораторни, производствени, битови помещения и да няма общи с тях вентилационни канали. Хранилището е отделено от съседните помещения с огнеупорни стени и тавани с граница на огнеустойчивост най-малко два часа. В архива не се допуска полагане на водопроводни и канализационни тръби, технологични или битови водопроводи.

При проектиране на поставяне на архивно хранилище в специална или адаптирана сграда, предпочитание (с еднакви топлинни характеристики) се дава на помещения със северна ориентация на прозорците.

Материалите за покритие на стени, подове, тавани, вътрешна армировка на архивите, използвани при производството на оборудване и средства за съхранение на архивни документи, не трябва да събират прах, да са негов източник или да отделят агресивни химикали.

Архивите трябва да бъдат естествено или изкуствено вентилирани. Климатичните системи трябва да осигуряват рециркулация на въздуха с обменен курс 2-3, стабилност на температурните и влажностни условия, пречистване на въздуха от прах и агресивни примеси, както и да отговарят на съвременните изисквания за компактност и ефективност.

Височината на архива зависи от технологичното оборудване, прието за съхранение на архивни документи, но не по-малко от 2,25 m и като правило не по-високо от 4 m.

Архивите трябва да имат удобен достъп до асансьори и стълбищни клетки.

Архивите са оборудвани с врати с повишена техническа здравина срещу евентуални взломни кражби, оборудвани с брави с висока степен на сигурност. Прозорците на помещенията на първия етаж трябва да бъдат оборудвани със заключващи се решетки, които се отварят навън.

Оборудване на архивите със складови помещения.

Всички документи, влизащи в архива на организацията, се поставят в архиви на метални стелажи, в метални шкафове или контейнери.

Стелажите трябва да се монтират перпендикулярно на стените с отвори за прозорци и в стая без прозорци, като се вземат предвид характеристиките на помещението и оборудването. Не се допуска поставяне на стелажи близо до външните стени на сградата и до източници на топлина. Подреждането на стелажи и шкафове се извършва в съответствие със следните стандарти:

§ разстояние между редовете стелажи (главен коридор) – не по-малко от 120 см;

§ разстояние (проход) между стелажите – не по-малко от 75 см;

§ разстояние между външната стена на сградата и стелажи успоредни на стената - най-малко 75 см;

§ разстоянието между стената и края на стелажа или шкафа (байпас) - минимум 45 см;

§ разстоянието между пода и долния рафт на стелажа (шкафа) - най-малко 15 см, в сутеренните етажи - най-малко 30 см.

Има няколко режима, които трябва да се спазват в архива:

1. Пожарно-охранителен режим;

2. Светлинен режим;

3. Температурно-влажностни условия;

4. Санитарно-хигиенен режим.

Общи изискванияза поставяне на архивни документи

Всички документи, влизащи в архива на организацията, се поставят в архиви на стелажи или в шкафове, така че документите на всяка организация (структурно звено) да се съхраняват на едно място и да се подреждат в реда, съответстващ на описанията на делата, документите.

Документи с различна температура и влажност трябва да се съхраняват в различни архиви.

Документи на Архивния фонд Руска федерациясе поставят отделно от документи с временни (над 10 години) срокове на съхранение и от документи за персонала.

Документите на ликвидирани организации се съхраняват отделно.

Документите на Архивния фонд на Руската федерация се съхраняват в кутии или папки, изработени от материали, които са безвредни за документите; дела с документи с временни (над 10 години) срокове на съхранение - на пачки.

Електронните документи на физически отделен носител се поставят в специални кутии.

Към кутиите се прикрепят етикети, а към пачките – етикети, които указват: номера на фонда, номера на инвентара и крайните номера на поставените в тази кутия (пакет) калъфи. Кутиите (пакетите) са номерирани в брутен ред във всеки фонд или инвентар. Лигаментите се образуват с дебелина не повече от 20 cm.

Кутии, пакети с калъфи се поставят на стелажи хоризонтално или вертикално. Редът на поставяне се установява в зависимост от разстоянието между рафтовете, физическото състояние на нещата, както и от твърдостта или мекотата на подвързията. Калъфите с твърди корици са монтирани вертикално; с меки корици или неподвързани - хоризонтално.

Кутиите и пакетите не трябва да стърчат отвъд рафтовете на стелажите.

Не се допуска съхраняване на документи в транспортен контейнер, в купчини, сгъване на пода, первази на прозорци, площадки и други места, които не са предназначени за съхранение на документи.

Всички помещения на архива на организацията, както и стелажи, шкафове, контейнери, рафтове са номерирани. Стелажите, шкафовете и контейнерите са номерирани във всеки архив отляво надясно от входната врата, а рафтовете на стелажите са номерирани в шкафовете отгоре надолу, отляво надясно.

Проверка на наличността и състоянието на архивните документи

В хода на проверка на наличността и състоянието на архивни документи в архива на организацията:

§ установява се действителната наличност на складови единици и съответствието им със счетоводните документи;

§ установяват се и се отстраняват недостатъци в счетоводното отчитане на документи;

§ идентифицират липсващи документи и се организира тяхното търсене;

§ идентифицират се и се вземат предвид документи, които изискват превантивна, техническа и/или реставрационна и превантивна обработка. идентифицирани и взети предвид електронни документиизискващи копиране на нови електронни носители, миграция към застрахователни и потребителски формати, се извършва контрол на физическото и техническо състояние на единиците за съхранение.

Проверката на наличието и състоянието на документи на хартиен носител се извършва в архива на организацията най-малко веднъж на всеки 10 години, електронни документи - най-малко веднъж на всеки 5 години.

Кога природни бедствия, масови движения и други обстоятелства, в резултат на които архивните документи могат да бъдат загубени или повредени, както и при смяна на ръководителя на архива на организацията (отговорен за архива на организацията), извънредна еднократна проверка на наличността и състоянието на всички документи от архива на организацията или техния отделни части(групи).

При проверка на наличността и състоянието на документите в архива на Организацията е необходимо:

1. Поддържайте подредбата на документите на рафтовете, в шкафовете и контейнерите в съответствие с топографските показатели. При промяна на местонахождението на делата е необходимо своевременно да се правят подходящи вписвания в топографските указатели;

2. Поставете на местата неправилно поставените складови единици, открити при проверката;

3. Изземете и изолирайте документи, заразени с мухъл или други биологични вредители (за документи на хартия);

4. Отстранете единици за съхранение на електронни документи, съдържащи злонамерени компютърни програми (вируси), поставете ги на специално определен рафт (в кутия) за по-нататъшна обработка;

5. Отстранете и поставете след регистрираните случаи, които не са включени в описа. Забранява се вписването в описа на нерегистрирани случаи, установени по време на одита. Недокладвани случаи подлежат на обработка и описание след приключване на прегледа.

Проверката на наличността и състоянието на документите се извършва чрез проверка на описателните артикули от описа с описание на случаите на кориците.

Физическото състояние на нещата се определя чрез визуална проверка.

Забранено е да се правят бележки или вписвания в списъците на делата и други счетоводни документи.

В края на всяка прегледана инвентаризация се прави окончателен запис „ПРОВЕРЕНО”, поставя се датата на проверката и подписите на служителите, извършили проверката, с посочване на длъжностите им.

Проверката на наличността и състоянието на документите се счита за завършена след извършване на установените от проверката промени в счетоводните документи на архива.

Въз основа на резултатите от проверката се съставя акт за проверка на наличността и състоянието на архивните документи. В случай на откриване на документи, които не са свързани с този фонд, архива на организацията, неотчетени и др., се съставя и съответен акт.

Тези актове се подписват от изпълнителите и се одобряват от ръководителя на организацията или негов заместник, който ръководи дейността на архива.

Организиране на търсенето на неоткрити документи

Ако чрез проверка на наличността и състоянието на документи се установи, че няма дела и документи, се организира тяхното търсене. Издирването на неоткрити при проверката архивни документи се организира от момента на установяване на липсата им и се извършва в рамките на една година.

За случаи, неоткрити при проверка на наличността и състоянието на документи, се съставя акт за неоткриване на дела, за които са изчерпани пътищата за търсене. Актът се съставя от ЕК (ЦИК) на организацията и се одобрява от ръководителя на организацията или негов заместник.

Към акта се съставя акт за издирване. На органа се представя акт за неоткриване на случаи, пътищата за търсене за които са изчерпани, съставен по документи, свързани с Архивния фонд на Руската федерация. Изпълнителна власт, упълномощен в областта на архивирането, да вземе решение за дерегистрация на изгубени файлове.

Издаване на документи от архива

Документите се издават от архива с писмено разрешение на ръководителя на архива на организацията или неговия заместник (ако архивът е институция), ръководителя на структурното звено на организацията:

§ служители на структурните подразделения на организацията;

§ съдебни, правоохранителни и други упълномощени органи при наличие на гаранционно писмо от тях за временно ползване;

§ други потребители при писмено искане.

Документите се издават от архивите за период, не по-дълъг от:

1. Един месец - за ползване от служители на организацията и други потребители;

2. Шест месеца - на съдебни, правоприлагащи и други упълномощени органи.

Удължаването на установените срокове за издаване на документи е разрешено с разрешение на ръководителя на организацията въз основа на писмено потвърждение на потребителя за запазване / съхраняване на документи.

Издаването на документи на хартиен носител от архива и приемането им обратно, включително, при необходимост, проверка по лист за наличността и състоянието на документите преди издаването им от архива и при връщането им, се извършва от служител на архивите в присъствието на лицето, което връща файловете.

На мястото на единиците за съхранение и описи на дела, документи, издадени от архива, се поставя картозаместващ калъф.

Делата, издадени от архива, трябва да имат архивен код, номерирани листове, доказателствен лист по делото и лист за ползване на документи. Подготовката на архивни документи за издаване от архивите включва:

1. Изземване на архивни документи;

2. Съгласуване на архивния шифър и рубрики с описа на дела, документи.

Електронните документи се издават от архива под формата на копия на електронен носител или на хартиен носител. При необходимост от заверка на копия на електронни документи се използва електронен подписръководителят на архива на организацията или копие от документа на хартиен носител се заверява по предписания начин.

Издаването на документи от архива се вписва в книгата за издаване на дела и се издава:

§ заповед за издаване на дела;

§ акт за издаване на дела за временно ползване - при издаване на трети организации.

При транспортиране на калъфи на всякакви разстояния се вземат мерки за защитата и защитата им от въздействието на вредните фактори на околната среда.

Документи от архивите, като правило, не се издават:

§ при наличие на фонд за ползване;

§ не са преминали научно описание и технически проект преди приключване на тези работи;

§ в незадоволително физическо състояние.

Осигуряване на безопасността на архивните документи при извънредни ситуации

ситуации.

Аварийните ситуации включват обстоятелства, при които е невъзможно архивът на организацията да изпълни напълно възложените му задачи в съответствие с изискванията на настоящите Правила и други регулаторни правни актове, създава се заплаха за живота и здравето на хората, безопасност на архивните документи на архива на организацията.

Спешните ситуации включват:

§ обявяване на степента на готовност за гражданска защита;

§ създаване на планове за гражданска защита;

§ обявяване в щата (район, град) на извънредно положение;

§ пожар, техногенни бедствия и природни бедствия, засегнали живота на архива;

§ изчезване или повреждане на документи, кражба или повреждане на имущество в резултат на неоторизирано влизане в архива или други незаконни действия;

§ аварии в системите за поддържане на живота на архива на организацията, както и сградата на архива на организацията;

§ други обстоятелства, принуждаващи ръководството на архива на организацията да вземе решение за промяна на начина на работа на архива на организацията или за спиране на дейността му.

Като се вземат предвид възможни извънредни ситуации, архивът на организацията разработва и, ако е необходимо, периодично преглежда планове за конкретни дейности и други нормативни документи за работа в извънредни ситуации.

Плановете и други документи за мобилизационна подготовка, гражданска защита на архива на организацията се разработват по предписания начин.

Изпратете вашата добра работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу

Студенти, специализанти, млади учени, които използват базата от знания в своето обучение и работа, ще Ви бъдат много благодарни.

публикувано на http://www.allbest.ru/

публикувано на http://www.allbest.ru/

Държавен комитет на Република Марий Ел за професионално образование

Държавна образователна институция

Средно професионално образование

Република Мари Ел

"Търговско-технологичен колеж"

Курсова работа

Според дисциплината „Аархивиране"

тема:Осъхраняване на архивни документивченгета

Завършен - Васенева Полина Николаевна

Специалност - 032002

Управленска документация

Група - Д-31

Проверено - учител Суслова O.I.

Йошкар-Ола

Въведение

1. Осигуряване на нормативни условия за съхранение на архивни документи

1.1 Създаване оптимални условиясъхранение на документи

1.2 Поставяне на документи в хранилището. топография

2. Използването на специални средства за съхранение и преместване на документи

2.1 Процедурата за издаване на дела от склад

2.2 Проверка на наличността и състоянието на случаите

2.3 Създаване на застрахователен фонд за особено ценни документи и фонд за ползване

3. Осигуряване на физическата и химическата безопасност на архивните документи

3.1 Проверка на физическото състояние на документите

3.2 Физическа, химическа и техническа обработка на архивни документи

Заключение

Списък на използваната литература

Приложение

V провеждане

Актуалността на темата на курсовата работа. Архивистът в момента е първият, който се занимава с информация, създадена в миналото. Той трябва да го вземе и да го запази. Но архивът не е склад, а научна институция, която изпълнява задачата да формира дългосрочна социална памет на обществото. фонд за съхранение на документи топография

Държавни органи, органи местно управление, организации и граждани, занимаващи се с предприемаческа дейност без образуване на юридическо лице, са длъжни да гарантират безопасността на архивните документи, включително документи за персонала, през периодите на тяхното съхранение, установени от федералните закони, други регулаторни правни актовеРуската федерация, както и списъците на предоставените документи федерален закон„За архивното дело в Руската федерация“ от 22 октомври 2004 г. № 125 FZ.

Осигуряването на безопасността на документите е основната задача на държавните архиви. Сложността на решаването на проблема се определя от факта, че никой никога не е създавал документи за "вечно" съхранение. В същото време архивите ежегодно се попълват с нови фондове, а възможностите за реставрация остават скромни. В основата съвременен подходЗа решаването на този проблем се крие принципът на постепенния преход към диференцирано, избирателен принципосигуряване на безопасността на архивните документи, като се отчита тяхната стойност, физическо състояние.

Диференцираният подход включва разпределяне на общия обем документи, съхранявани в архива, така наречените приоритетни обекти на ниво фондове, части от фондове, отделни документи. Основата за приоритетно разпределение са два критерия: стойността на документите и признаците на физическо състояние, което застрашава тяхната безопасност. Набор от мерки за създаване на регулаторни условия, спазване на регулаторните режими гарантира безопасността на архивните документи в архива.

Предвидени са нормативни условия за съхранение на архивни документи:

Строителство, реконструкция и ремонт на архивни сгради;

Създаване на оптимален (нормативни) противопожарен, охранителен, температурно-влажен, светлинен и санитарно-хигиенен режими в сградата и помещенията на архива;

Използването на специални средства за съхранение и движение на архивни документи.

основна цел срочна писмена работае изследването на проблема за осигуряване безопасността на архивните документи като една от основните области на работа на архивите. От това колко правилно е избрана стратегията за съхранение на документи, зависи тяхното физическо състояние и възможността за използването им за голямо разнообразие от цели.

За постигане на тази цел е необходимо да се решат следните задачи:

1. Обмислете мерки за осигуряване на нормативните условия за съхранение на документи.

2. Да се ​​разкрие реда за използване на специални средства за съхранение и движение на архивни документи.

3. Проучване на методологията за осигуряване на физическата и химическата безопасност на документите.

1 . Сигурност нормативен условия за съхранение архивни документи

1. 1 Създаване на оптимални условия за съхранение на документи

Оптимални условия за съхранение на документи осигуряват: изграждане, реконструкция и ремонт на архивни сгради; оборудване на складови помещения с пожарогасителни средства, охранителна и пожарна аларми; използване на технически средства за създаване на оптимален температурно-влажен режим за съхранение, за провеждане на санитарно-хигиенни мерки в складовите помещения; използването на специални средства за съхранение на документи (стелажи, шкафове, сейфове, кутии, папки и др.).

Сградите за държавните архиви могат да бъдат изградени специално или преустроени от други помещения. Те трябва да бъдат премахнати от промишлени предприятиязамърсяване на въздуха (агресивни газове, циментов прах и др.), от предмети и конструкции, които са пожароопасни (хранилища за нефт, бензиностанции, паркинги, гаражи и др.), както и в съответствие с изискванията строителни нормии правила.

Пригодността на местоположението на архива се определя, като се вземат предвид заключенията на службата Пожарнаи санитарни и епидемиологични станции за степента на замърсяване на въздуха Banasyukevich V.D. Актуални научни проблеми на осигуряване безопасността на архивните документи // Домашни архиви. -2001г. - № 2.

Сградата на архива е комплекс от основни и спомагателни помещения, предназначени да изпълняват задачите на архива за съхранение, обработка, използване на архивни документи и задачи от административен, технически, битово естество, за да отговарят на изискванията за рационално разположение на архива. помещения.

Архивът е снабден с архиви, читалня, работни стаи, помещения за автоматизирана библиотека от сменяеми електронни носители, сървърно и комуникационно оборудване.

Архивите са номерирани с арабски цифри в брутен ред и са разположени изолирано на разстояние от лаборатория, производство, складови съоръжения, свързани с използването (съхранението) химични вещества, храна и електронен архив- от източници на електромагнитно излъчване и силови полета.

Препоръчително е складовете да бъдат разположени в сгради с прозорци от северната страна. Естественото осветление се допуска само при задължителна защита на документите от пряка слънчева светлина. Допуска се разсеяно осветление с използване на щори, защитни филтри, завеси или боядисано стъкло на прозорците. За изкуствено осветлениеИзползват се лампи с нажежаема жичка в затворени абажури или флуоресцентни лампи с пресечена ултравиолетова част от радиационния спектър.

Архивните документи се съхраняват на тъмно. Защитата на документите от светлина се осигурява чрез съхраняване на документи в кутии, папки и подвързия, използване на непрозрачни и светлоразсейващи завеси на прозорци и др. Документите на електронни носители се съхраняват при условия, изключващи пряка светлина и подлежат на допълнителна защита от агресивни примеси във въздуха (серен диоксид, сероводород, живачни пари, азотни оксиди, амоняк), излагане на електромагнитна йонизация (радиация).

Предоставени са архиви съвременни средствапожарогасителни, охранителни и пожароизвестителни системи. Общите и етажните превключватели се намират извън архива. Сградите на архива са оборудвани с противопожарно водоснабдяване, пожарогасители с въглероден диоксид, системи за сигурност и пожароизвестяване Банасюкевич В.Д. Актуални научни проблеми на осигуряване безопасността на архивните документи // Домашни архиви. -2001г. - № 2.

Охранителният режим на архива се осигурява от комплекс от мерки за осигуряване на инженерно-техническо укрепване, оборудване на сградата (помещенията) на архива с охранителна сигнализация, организиране на пост(и), запечатване на помещенията, наблюдение вътре в обекта и режими на достъп, съхраняване на ключове за офис помещения.

Архивите и другите помещения, в които постоянно или временно се съхраняват архивни документи, са оборудвани с врати с повишена техническа якост срещу евентуална кражба с взлом, оборудвани с брави с висока степен на сигурност.

Изваждането от архива на архивни документи, материални ценности и книги на научната справочна библиотека, както и на научно-справочния апарат се допуска само със специални пропуски, издадени по установения начин.

Документите се съхраняват при условия, които гарантират нормативни параметрисветлинен, температурно-влажен и санитарно-хигиенен режими.

В архивите, оборудвани с климатични системи, се поддържат следните оптимални условия на температура и влажност за съхранение на документи на:

1) хартиени носители - температура +17 - +19 С, относителна влажност 50-55 процента;

2) черно-бяла филмова среда - температура +15 С, относителна влажност 40-55 процента;

3) цветна филмова среда - температура +2 - +5 С, относителна влажност 40-55 процента;

4) електронни носители - температура +15 - +25оС, относителна влажност на въздуха 40-60 процента.

В архиви с нерегулиран климат се извършва рационално отопление, вентилация на сградата и овлажняване (изсушаване) на въздуха. Не се допускат резки колебания (сезонни и в рамките на един ден) на температурата (+-5.С) и относителната влажност на въздуха (+-10%).

Температурно-влажностният режим се контролира чрез редовно измерване на температурата и относителната влажност на вътрешния и външния въздух едновременно: в климатизирани помещения - най-малко веднъж седмично; в архиви с нерегламентиран климат - 2 пъти седмично; при нарушение на режима - 1 път на ден.

Показанията на контролно-измервателните устройства се записват в специални дневници, които също отразяват проверката на правилността на показанията на устройствата и предприетите мерки за нормализиране на температурния и влажностен режим в случаите на неговото нарушаване.

Основните средства за съхранение на документи са стационарни или мобилни метални стелажи, дървени стелажи, обработени със забавители на горенето. Метални шкафове, сейфове, стелажни шкафове, както и стационарни отделения с метални прегради и рафтове могат да се използват като спомагателно или специално оборудване.

Филмовите документи, ролковите микрофилми се съхраняват в хоризонтално положение в метални или пластмасови кутии на стелажи тип рибена кост или на стационарни стелажи. Филмовите документи върху незапалима триацетатна основа се съхраняват в свободно прилепнали метални или пластмасови кутии с отвори, за да се предотврати натрупването на пари на оцетна киселина, отделяни от основата на филма вътре в кутията. Видео документите се съхраняват във вертикално положение в оригиналната им опаковка.

Не се допуска съхраняване на архивни документи на носители с магнитен работен слой върху феромагнитни метални стелажи; стоманените стелажи могат да се използват в изключителни случаи, само ако веригите на стелажите са демагнетизирани и затворени.

Всяка единица за съхранение на аудиовизуален или електронен документ е поставена в нехерметична индивидуална опаковка. В същото време трябва да се изключи свободното движение на архивния документ вътре в пакета.

Архивните документи на хартиен носител се поставят на стелажи, в метални шкафове хоризонтално или вертикално в кутии или други основни носители за съхранение (папки, калъфи и др.).

Складовите помещения са монтирани перпендикулярно на стените с отвори за прозорци. Не се допуска поставянето им в близост до външните стени на сградата и източниците на топлина.

Подреждането на складовите помещения се извършва в съответствие със следните стандарти: разстоянието между редовете им е 120 см; средства за съхранение - 75 см; външната стена на сградата и успоредните на нея складови помещения - 75 см; стена и чел на складовото помещение - 45 см; под и долен рафт на складовото помещение - 15см.

1.2 Поставяне на документи в хранилището. топография

Поставянето на документи в хранилища трябва да бъде рационално. Документите трябва да се поставят в съответствие със счетоводните документи по начин, който осигурява тяхното бързо търсене.

За бързо търсене на документи в архива е създаден научен справочник за документите на архива:

- описи на делата и номенклатура на делата, които ги заместват;

- предметни, предметно-тематични картотеки;

- кадрови досиета;

- указатели;

- историческа информация;

- прегледи на документи.

Документите за постоянно съхранение се поставят отделно от документите за дългосрочно (над 10 години) съхранение и документите за персонала.

Редът на разполагане на фондовете в архива се определя от плана (схемата) на тяхното поставяне. Схемата предвижда разпределение на фондовите комплекси между складовете, като се посочват (ако е необходимо) броят на средствата за всеки стелаж за съхранение.

Едно архивно хранилище може да съдържа различни видове архивни документи, но изискващи едни и същи режими на съхранение (например архивни документи на магнитни ленти и дискови носители с магнитен слой; архивни документи на филм и микроформи и др.).

Всички помещения на архива (сгради, сгради, етажи, нива, стаи), както и стелажи, шкафове и рафтове са номерирани. Складовите помещения са номерирани независимо от ляво на дясно от входа на архива, рафтовете им - отгоре надолу, отляво надясно.

За да се фиксира мястото на съхранение и търсене на документи в хранилището, се съставят складови и рафтови топографски указатели. Те са на карти. За всеки фонд поотделно се съставя фондов топографски указател, като тези карти са подредени по реда на номерата на архивните фондове №, № на шкаф, № на рафта, бележки (виж Приложение 1).

Картите с топографски индекс на рафтовете се поставят на всеки стелаж и се подреждат по реда на номерата на стелажите в отделна стая. Единият екземпляр от топографските указатели се съхранява от служителя(ите), отговарящ за осчетоводяването на документите на архива, а вторият - в архива.

Поддържането на топографски индекси може да се извършва на хартия или в автоматизиран режим в съответствие с установените детайли. Промените в разположението на документите се отразяват своевременно във всички копия, както и в схемата за разпределение на средствата.

2 . Използването на специални средства за съхранение и преместване на документи

2.1 Процедурата за издаване на дела от склад

Калъфите се издават от складове:

- за ползване (за ползватели в читалнята, за архивни служители в работни помещения, за институции и организации за временно съхранение);

- за архивна работа с документи.

Дела, съдържащи овехтели документи, особено ценни документи, не се издават за ползване от депозитарите, вместо тях се издават копия. Издаването на дела от трезорите и получаването им обратно се извършват от пазителя на средствата.

Архивните документи се издават от архива за срок: до един месец - на ползватели в читалнята и архивни работници (с изключение на особено ценни документи, издадени за срок не повече от две седмици); до три месеца - създатели на фондове; до шест месеца - на съдебни, правоприлагащи и други упълномощени органи.

Издаването на архивни документи от архива за експониране се извършва за срок, определен с договора за провеждане на изложбата.

Издаването на дела от складовете се оформя със съответните документи и се регистрира в специални книги. Издаването на архивни документи от архива и приемането им обратно, включително проверка по лист за наличността и състоянието на архивните документи преди издаването им от архива и при връщането им, се извършва от служител на архива. Един по един проверка на наличността и състоянието на архивните документи, върнати от ползвателите в читалнята, се извършва от служител на читалнята.

Задължителна полистова проверка на наличността и състоянието преди издаване на архивни документи от архива и при връщането им подлежат: уникални документи и особено ценни документи; архивни документи, които имат в дизайна или приложенията си скъпоценни камъни и метали; неподвързани архивни документи; дела, които не са издадени преди това от архива и нямат удостоверителни листове; файлове, съдържащи автографи, графични документи, пощенски и официални знаци, печати, пощенски картички, пликове с адреси, печати и други архивни документи от потенциален интерес за колекционерите.

Съставът на останалите случаи, подлежащи на полистова проверка, се определя от ръководството на архива въз основа на решение на експертно-методическата комисия.

На мястото на единиците за съхранение и описи на делата, документи, издадени от архива, се поставя заместваща карта.

Архивните документи, издадени от архива, трябва да имат архивен код, номерирани листове, удостоверителен лист и лист за използване на документа.

Подготовката на архивни документи за издаване от архива включва: изземване на архивни документи; съгласуване на архивния шифър и рубрики (анотации) с описа (книга за счетоводство и описание) на дела, документи; листова проверка на архивни дела - при установени случаи.

Съгласуването на архивния шифър на архивните документи с описа (книга за счетоводство и описание) на делата и документите включва проверка на правилността на корицата и заглавната страница на делото, основното средство за съхранение на аудиовизуален, електронен документ, правилността на заглавието и шифъра на единицата за съхранение. Ако има големи корекции, корицата и заглавната страница се заменят, като се запазва старата корица, ако е необходимо.

При подготовка за издаване от архива на отделни архивни документи, изтеглени от картотеки, на обратната страна на всеки лист, извън текста на архивния документ, се поставя печат с архивен код.

С цел контрол на безопасността на архивните документи звеното, отговарящо за съхранението на архивните документи, проверява безопасността на архивните документи, издадени от архива. Проверките се извършват планово или при необходимост съгласувано с ръководството на архива.

При връщане на архивни документи в архива се извършва полистова проверка на физическото им състояние по предписания начин. В книгата за издаване на архивни документи се прави бележка за връщането на архивни документи в присъствието на архивните служители или фондосъздателя, който ги е върнал. При констатиране на повреда на върнатите архивни документи се съставя акт във всякаква форма, който се подписва от служителя на архива и лицето, което връща архивните документи, и се предоставя за разглеждане на ръководството на архива.

При транспортиране на архивни документи на всяко разстояние се вземат мерки за опазването и защитата им от въздействието на вредните фактори.

За придвижване на архивни документи в рамките на архива се използват мобилни колички и други транспортни средства.

Вътрешноградският транспорт на архивни документи се извършва в закрити превозни средства със задължителното придружаване на архивен служител. Транспортирането на архивни документи на дълги разстояния се извършва в пакетиран вид в покрит автомобил.

2.2 Проверка на наличността и състоянието на случаите

Целта на проверката на наличността и състоянието на делата в архива е да се установи съответствието на действителната наличност на делата с описателни статии и окончателни вписвания в описи; идентифицирайте повредени кутии, съдържащи документи с избледняващи текстове, които изискват възстановяване, подвързване, дезинфекция, обръщане на другата страна и други подобни.

Проверките на наличността и състоянието на архивните документи се извършват планово, както и на време (извънредно).

В държавния архив, музея, библиотеката, архива на Руската академия на науките се извършва планова циклична проверка на наличието и състоянието:

- уникални документи - ежегодно;

- особено ценни документи на хартиен носител - веднъж на 10 години (в държавната библиотека - веднъж на 5 години);

- аудиовизуални и електронни документи - веднъж на 5 години;

- филмови документи на нитробазирана основа - веднъж на 2 години.

Цикличността на проверка на наличността на други архивни документи се определя въз основа на решението на експертно-методическата комисия (или друг консултативен орган) на архива в зависимост от интензивността на използване и състоянието на отчетност на архивните документи, но най-малко веднъж на 25 години (в държавната библиотека - веднъж на 15 години).

В общинския архив, музей, библиотека се извършва планова циклична проверка на наличността на архивни документи веднъж на всеки 10 години.

При природни бедствия, масови придвижвания и други обстоятелства, при които документите могат да бъдат загубени, се извършват извънредни еднократни проверки на наличността и състоянието на всички архивни фондове или отделни комплекти материали.

Проверката на наличността и състоянието на делата се извършва от група служители в размер на най-малко 2 души.

Преди започване на работа се установява пълнотата на счетоводните документи за проверявания фонд, счетоводните документи се проверяват внимателно, тоест се установява дали действителният брой на случаите, изброени в описа, е правилно отразен в окончателните вписвания. Проверката се извършва чрез съгласуване на действителната наличност на случаите с описа. В същото време номерът на делото, индексът на делото, заглавието, сроковете на документите по делото, броят на листовете, посочени в описа, се сверяват с описанието на делото на корицата му. Физическото състояние се определя чрез визуален оглед на корпуса.

Всички констатирани при проверката недостатъци (липса на случаи, технически грешки в изчислението, грешки в описанието, физически повреди) се вписват в контролния лист за наличие и състояние на случаите. Контролният лист се попълва непосредствено при проверката за всяка инвентаризация поотделно, като контролните листове се номерират в цифров ред и се подписват от изпълнителя.

При проверка на наличността и състоянието на калъфите е необходимо: да се поддържа реда на подреждане на касите върху стелажи, в кутии, папки; поставят на местата им, открити при ревизията, неправилно поставени досиета на други фондове; изземват случаи, които не са включени в описа; информира ръководителя на архива за случаи на заразени с биологични вредители за незабавното им изолиране. Невключените в описа дела се поставят в края на фонда. Включването в описа на невписани дела по време на ревизията е забранено.

В края на проверката на наличността и състоянието на делата, в края на описа се поставят печат „проверено”, дата, позиция и подпис.

Въз основа на окончателните вписвания в листовете (лист) на чека се съставя акт за проверка на наличността и състоянието на делата, в който се посочва броя, наименованието и категорията на фонда, датата на проверката, както и обобщените данни за резултатите от проверката: броят на случаите, изброени според описите, броя на случаите, които не са открити на склад, броя на немаркираните номера на буквите в описа, липсващите номера, както и броя на случаите които бяха налични. В акта се посочва и броят на делата, изискващи завеждане, дезинфекция и дезинфекция, възстановяване, възстановяване на занемарени текстове (виж Приложението).

Възможно е да има случаи, при които проверката за присъствие не разкрива случаи. Това показва нарушения на безопасността на документите и изисква спешни действия. В този случай архивът трябва да започне търсене на файлове в рамките на една година от датата на приключване на проверката.

По време на търсенето трябва:

Разглеждат счетоводните документи за издаване на дела от хранилището;

Проверете правилността на окончателното вписване в описа, според което са изброени неоткрити случаи, тъй като е възможно да са допуснати технически грешки в поредното номериране на делата, а при съставяне на окончателните вписвания липсват и буквени цифрине бяха взети предвид;

Анализирайте заглавията на неоткрити случаи в описите на делата, което ще позволи да се идентифицират случаите, включени в описа два пъти или включени в друг опис на тази организация, но под различен номер;

Разгледайте стари описи на дела, които преди това са били подложени на научна и техническа обработка, сравнете ги с описа, по който е извършена проверката;

Организира издирване на случаи, неоткрити по време на проверката в съответните организации, в чиято дейност са образувани неоткрити случаи, след като предварително са проучили инвентарните им инвентаризации;

Проверете актовете за приемане и предаване на дела в архива от организации;

Да се ​​проучат актовете за разпределяне на дела и документи за унищожаване, актовете за издаване на дела за временно ползване.

За случаи, открити при претърсването, се съставя удостоверение, което се подписва от ръководителя на архива. Намерените случаи се поставят на място. В регистрационната карта на неоткрити случаи се прави запис "намерено" с посочване на датата и номера на удостоверението. За липсващи документи, за които са изчерпани издирвателните пътища, се съставя акт за неоткриване на случаи и подробен акт за издирвателната дейност. Проверката на наличността и състоянието на делата се счита за завършена след извършване на промени в счетоводните документи на одитирания фонд.

2.3 Създаване на застрахователен фонд за особено ценни документи и фонд за ползване

Осигурителният фонд е съвкупност от застрахователни копия на особено ценни архивни документи. Застрахователно копие на документ на хартиен носител е негативен микрофилм от първо поколение, направен от съответния вид фотографски филм чрез директно заснемане на документа и впоследствие наречен „микрофилм на осигурителния фонд“ Привалов В.Ф. Осигуряване опазването на документалното наследство в съвременни условия // Домашни архиви. - 1999. - No 2. .

Застрахователният фонд е създаден с цел запазване на ценна документална информация в случай на загуба или повреда на оригинални документи. Последователността на застрахователно копиране се определя, като се вземе предвид физическото състояние на уникалните документи и особено ценните документи и интензивността на тяхното използване.

Застрахователното копиране се извършва при спазване на систематизацията на складовите единици в описа на делата, документите, които се копират пред складовите единици. Всички архивни документи, включени в складовата единица, подлежат на застрахователно копиране.

При застрахователно копиране случаите, като правило, не подлежат на зашиване. Разобвързването на файловете се извършва в изключителни случаи по споразумение с ръководството на архива при пълна невъзможност за копиране на подвързания случай. В края на работата случаят се връща от лабораторията или организацията - производителят на застрахователните копия отново.

По правило едновременно със създаването на застраховката се създава набор от копия на архивни документи, направени на различни материални носители и предназначени за използване, за да се гарантира безопасността на оригиналните архивни документи (наричани по-долу фонд за използване). фонд, както и целевата процедура за най-използваните архивни документи, в процеса други работи (разсекретяване на архивни документи, организация на тяхното използване).

Включването във фонда за използване на копия от архивни документи, включително на електронни носители, създадени в хода на други работи, се извършва от архива самостоятелно.

3 . Осигуряване на физическа и химическа безопасност на архивните документи

3.1 Проверка на физическото състояние на документите

Проверката на физическото състояние на документите се извършва за изясняване на общата картина на състоянието на архивните фондове и идентифициране на документи със специфични повреди, които се нуждаят от спешна или планирана специална обработка.

Изследването на физическото състояние също се основава на диференциран подход.

Проверката на физическото състояние на документите винаги се извършва чрез разглеждане на файловете един по един.

Има три начина за оценка на физическото състояние на големи масиви от документи:

1) непрекъсната проверка на всички обекти от изследвания масив (например всички документи на фонда). Предимството на метода е, че дава пълна информация за състоянието на всички документи на фонда. Недостатък - големи времеви разходи;

2) селективен метод, когато от целия обем на масива се избира само малка част (случайна малка извадка) и по нея се оценява състоянието на целия масив (фонд). 2% от извадката от целия масив са достатъчни, за да се покаже състоянието на масива като цяло. Предимство - разходите за време са много по-малко. Недостатък – дава осреднена информация за състоянието на целия масив без конкретна оценка на състоянието на документи, невключени в извадката;

3) случайно идентифициране на документи с дефекти на хартия и текст от всички служители на архива при изпълнение на служебните им задължения (ако задълженията им са свързани с преглед по лист на делата). В този случай е за предпочитане да се кодира физическото състояние на документите от служители на един отдел - отдела за осигуряване на запазването на документите. Достойнство - най-малките времеви разходи. Недостатъкът е, че резултатите от случайното идентифициране на документи с дефекти в множество фондове не позволяват да се направят изводи за физическото състояние на всеки отделен архивен фонд, да се обобщят резултатите в статистически таблици.

Физическото състояние на документите се оценява по отсъствието или наличието на типични дефекти на хартия или текстове. Наличието и видът на дефект в хартията и текста се определя визуално при преглед лист по лист на всеки отделен документ. В този случай е необходимо да се обърне внимание на „възрастта“ на документа (годината на неговото създаване).

Проверката и оценката на физическото състояние на документите е свързана с идентифициране на качествени характеристики (степен на избледняване, цвят, начин на писане, здравина на хартията и т.н.), а не на количествени показатели (тегло, дължина, брой и т.н.) Това определя някои експерт по субективност рейтинги. Поради това подготвеността на експерта е от особено значение. Той трябва да изработи техниката на изследване на модели. Изпитващият не трябва да пропуска дефекти, дори и да са от един и същи вид.

Отчитането на физическото и техническото състояние на архивните документи на хартиен носител се извършва в: заверителен лист; лист и акт за проверка на наличността и състоянието на архивните документи; регистрационен картон за архивни документи с увреждане на носителя; регистрационна карта на архивни документи с повреден текст; картотека (книга) за отчитане на физическото състояние на архивните документи.

Отчитането на физическото и техническото състояние на аудиовизуалните документи се извършва в: карта за запис на техническото състояние на филмов документ; карта за отчитане на техническото състояние на фотодокумент; карта за запис на техническото състояние на звукозаписния документ; карта за запис на техническото състояние на видео документа.

Отчитането на физическото и техническото състояние на архивните документи може да се извършва на хартиен носител или в автоматизиран режим в съответствие с установените данни за контролни и счетоводни документи.

3.2 Физическа, химическа и техническа обработка на архивни документи

Физико-химичната и техническа обработка на архивните документи се извършва с цел: отстраняване на причините за ускорено стареене и унищожаване на архивни документи; възстановяване на техните свойства, технически характеристики, дълготрайност; възпроизвеждане на документална информация на по-стабилни носители.

Основните видове обработка на архивни документи на хартиен носител са:

- дезинфекция, дезинфекция, дератизация на архивите като комплекс от мерки за биопрофилактика, биозащита и унищожаване на биологични вредители в архивите и по архивните документи;

- реставрация (реставрация и консервационна обработка), като съвкупност от работи и технологични операции за възстановяване на свойствата и трайността на оригиналите на архивни документи;

- възпроизвеждане на архивни документи с цел създаване на осигурителен фонд от копия на уникални документи и особено ценни документи и фонд за ползване; фотореставрация на архивни документи с избелял и нискоконтрастен текст и др.;

- подвързване на архивни документи;

- обезпрашаване на архивни документи;

- обработка на архивни документи в режим на аварийно-спасителни операции, включително използване на средства и методи за сушене, дезинфекция, замразяване, възстановяване.

Аудиовизуалните и електронните документи, в зависимост от физическото естество на носителя, подлежат на следните реставрационно-консервационни и превантивни работи:

а) архивни документи на магнитна лента:

- почистване на повърхността от прах и мръсотия със специална почистваща техника;

- смяна на сухи и изкривени лепила;

- регистриране на ролки магнитна лента със защитна магнитна лента от двете страни на 2-2,5 m;

- пренавиване с цел облекчаване на вътрешните напрежения в ролки магнитни ленти, възникнали поради температурни и влажностни колебания при съхранение и транспортиране на архивни документи;

б) архивни документи на дискови носители: обезпрашаване; избърсване с антистатично средство;

в) филмови и фотодокументи, микроформи и фонограми за филми:

- обезпрашаване;

- отстраняване на восък, мазнини и други замърсявания;

- укрепване на залепвания и нарези;

- ремонт на перфорация;

- промяна на груби, изкривени кръпки и лепила;

- ремонт на повредени рамкови полета.

Работите по физико-химична и техническа обработка на архивни документи се разделят на планови и извънпланови.

Плановата обработка на архивни документи се извършва въз основа на резултатите от проверката на тяхното състояние по реда на приоритета, установен в архива, като се отчита принадлежността им към различни ценностни групи, характеристиките на физическото състояние на архивните документи от различни видове и възможностите на архива.

Непланираната работа включва работа, извършена при извънредни ситуации, свързани с локално или масово унищожаване на архивни документи чрез огън, вода и химикали.

Номенклатурата, процедурата за извършване и технологията на работа по физико-химическата и техническата обработка на архивни документи се определят от отрасловите нормативни и методически документи.

Заключение

Целта на курсовото изследване се постига чрез изпълнение на задачите.

В резултат на изследването по темата "Организация на архивния фонд на Руската федерация" могат да се направят редица изводи:

За да се гарантира безопасността на документите в архива, трябва да се извърши следното:

- набор от мерки за организация на съхранение, предвиждащи създаването на материално-техническа база за съхранение на документи (сграда и помещения на складови помещения, складови помещения за документи, съоръжения за съхранение и безопасност, съоръжения за контрол на климата, средства за копиране и възстановяване на повредени документи и др.);

- набор от мерки за създаване и спазване на нормативните условия за съхранение на документи (температура и влажност, светлина, санитарно-хигиенни, режими на съхранение).

Системата от мерки за организиране на съхранението трябва да гарантира безопасността на документите и контрола на тяхното физическо състояние при постъпване на документите в архива преди предаването им на постоянно съхранение.

За да се гарантира безопасността на архивните документи в архивите, трябва да се извърши следният набор от взаимосвързани работи:

- създаване на оптимални условия за съхранение на документи;

- поставяне на документи в хранилища, топография;

- спазване на реда за издаване на дела от хранилището;

- проверка на наличността и състоянието на делата;

- създаване на осигурителен фонд за особено ценни документи и фонд за ползване;

- осигуряване на физическата и химическата безопасност на документите.

Списък на използваната литературавry

1. Федерален закон „За архивното дело в Руската федерация“ от 22 октомври 2004 г. № 125 FZ (изменен с Федералния закон от 4 декември 2006 г. № 202-FZ).

2. Банасюкевич В.Д. Актуални научни проблеми на осигуряване безопасността на архивните документи // Домашни архиви. - 2001. - бр.2

3. Правителството обсъжда въпросите за опазване и използване на архивите // Домашни архиви. - 2001. - бр.1.

4. Попова Е.Н. Осигуряване на безопасността на документите на Архивния фонд на Руската федерация в съвременното законодателство на Руската федерация и нейните субекти // Бюлетин на архивиста. - 2000. - No1.

5. Привалов В.Ф. Осигуряване опазването на документалното наследство в съвременни условия // Домашни архиви. - 1999. - No2.

Приложение А

Формуляр на акта за проверка на наличността и състоянието на делата

ОДОБРЯВАМ

Официално име Длъжност

висш орган на ръководителя на организацията

___________ Обяснение

Официално име (личен подпис) на подписа

Дата на организация

ДЕЙСТВИЕ N___

Място на компилация

Проверка наличността и състоянието на архивния фонд N____

Този акт е съставен от комисия в състав _____________________

(пълно име на председателя и членовете на комисията) във връзка с _________________

__________________________________________________________

(база)

Проверката установи, че:

1. Като цяло е изброен според описите на делата на _______________ дела, включително раздели от консолидираните описи на делата, одобрени от __________________________

_____________________________________________________________

(Официално наименование на упълномощения орган) (с цифри и думи)

2. Общо __________________ дела не бяха налични, включително раздели от консолидираните описи на случаите, одобрени от ____________________________

___________________________________________________ дела

(Официално наименование на упълномощения орган) (в цифри и реквизит)

3. Неправилно поставени дела, свързани с други архивни фондове, _________________ дела.

4. Оказа се, че за този архивен фонд има ____________ дела.

5. Има неописани ________________ случаи.

6. Общо в архивния фонд има _______________ дела, от които:

1) __________________ случаи, изискващи дезинфекция;

2) __________________ случаи, изискващи дезинфекция;

3) __________________ дела, изискващи възстановяване;

4) изискващи обвързване и завеждане на __________________ дела;

5) изискващи възстановяване на избледняващи текстове на ____________ случаи;

6) непоправимо повредени ___________________ файлове;

7) __________________ дела, издадени за временно ползване.

7. __________________________________________________________

(Обща характеристика на състоянието и условията за съхранение на документи.)

_____________________________________________________________.

(Основните негативни явления в състоянието и условията на съхранение на документи в ченгетата)

Проверката е извършена:

Председател на комисията _________________ Препис

(личен подпис) знак и си

Членове на комисията _______________________ Преписи

(лични подписи) според подписите

Хоствано на Allbest.ru

...

Подобни документи

Концепцията за осигуряване на безопасността на архивните документи. Дати за проверка на наличността и състоянието на документите. Необходимостта от проверка на физическото и техническо състояние. Регистрация на резултатите: отстраняване на констатираните недостатъци, съставяне на актове.

тест, добавен на 29.03.2012


Архивният фонд на Руската федерация като част от историческия културно наследство, информационен потенциал на държавата и обществото. Проблемът със сигурността и безопасността на документите. система за защита на архивни документи, технически средстваи оборудване за съхранение.

презентация, добавена на 01/12/2015


Форми за регистрация на документи и контрол върху тяхното изпълнение. Систематизиране на документи и формиране на сборници от документи. Редът за съхранение в архивните учреждения и издаването им за временно ползване. Прехвърляне на документи на GKN в архива на организацията.

презентация, добавена на 16.04.2012


Архивни файлове: концепция, същност, функции. Основни правила за работата на архивите на организациите. Анализ на процеса на проверка на наличността и състоянието на архивните файлове. Условия за съхранение на електронен цифров подпис, характеристики на използването му. Срокове за съхранение на документи.

тест, добавен на 19.01.2016


Концепцията за отчитане на документи в държавния (общински) архив. Счетоводство и осигуряване на безопасността на документите от архивния фонд на Руската федерация. Системата от счетоводни документи на архива, тяхното предназначение. Общи изисквания към счетоводните документи на архива.

тест, добавен на 29.03.2012


Насоки и цели на използване на архивни документи. Информиране на ръководството и структурните подразделения на организацията за наличието на документи в архивите и тяхното съдържание. Организиране на публични срещи. Издаване на оригинални калъфи за временно ползване.

курсова работа, добавена на 11/09/2012


Етапи на подготовка на документи за предаване в архива. Редът за издаване от хранилището на сертификати. Съставяне на опис на документи за постоянно, дългосрочно съхранение. Пример за лична автобиография. Заявление за работа. Правене на запис в трудовата книжка.

тест, добавен на 19.09.2014


Пълен цикъл на обработка и движение на документи от момента на тяхното създаване до завършване на изпълнение и изпращане. Проучване (оценка) на научната и практическата стойност на документите. Описания и изпълнение на делата. Описание на документи за постоянно и дългосрочно съхранение.

тест, добавен на 14.03.2009


Правна рамкаизползване на архивни документи; организация на документи и дела във фонда. Проблеми с архивирането сегашен етап, федерално законодателство на Руската федерация. Основните ситуации на сложен и ограничен достъп до архиви.

курсова работа, добавена на 22.05.2014


Структура и предназначение на номенклатурните дела. Изисквания за тяхното формиране и правила за съхранение. Проверка на стойността на документите. Съставяне на описи на делата и реда за предаването им в архива. Същността на архивното съхранение на документи в електронен вид. Експертни комисии.

Осигуряване на безопасността на документите в архива на организацията (Попова Е.Н.)

Дата на публикуване на статията: 23.08.2017 г

Осигуряването на безопасност на документите (OSD) е комплекс от взаимосвързани организационни, научни, методически и технически меркигарантиране на безопасността на документите на всички етапи от работата с тях.

OSD се основава на материално-техническата база на архива: помещения, оборудване, условия и средства за съхранение на документи и др.

Съставът на помещенията на архива на организацията се определя в зависимост от обема на фондовете, наличието на документи на различни носители, дейността на използване, броя на нейните служители. Със сигурност е добре да имате заедно със съхранението специална стаяза получаване и временно съхранение на документи, стая за изследователи и офиси на служители, изолирани от хранилището, както е предвидено в клауза 2.16 от Правилата за организиране на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавни органи, местни органи на самоуправление и организации, одобрени със Заповед на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. N 526, регистрирана от Министерството на правосъдието на Русия на 7 септември 2015 г. N 38830 ( наричани по-долу Правилата). Повечето организации обаче нямат възможността да разпределят всички тези помещения, а за организации с малки архиви такъв набор от помещения не се изисква.

Помислете за минималните изисквания за условията за съхранение на документи, които трябва да бъдат осигурени и спазвани във всеки архив, тъй като тяхното нарушаване може да доведе до загуба на файлове.

Не е разрешено поставянето на документи в помещенията на сгради, където се намират заведения за обществено хранене, складове, организации, работещи с пожароопасни и агресивни вещества или използващи пожароопасни и химически технологии.

Основното помещение на архива - съхранението на документи трябва да бъде разположено изолирано от производствените и уютните помещения, отделено от други помещения с огнеупорни стени и тавани с граница на огнеустойчивост най-малко 2 часа (втора степен на огнеустойчивост, категория на пожарна опасност "Б").

Облицовъчните материали за стени, подове, вътрешна арматура на складови помещения и др. не трябва да събират прах, да са негов източник или да отделят агресивни химикали.

Хранилището трябва да има естествена или изкуствена вентилация. Това е особено важно при съхранение на трезори в помещения без прозорци. Климатичните системи трябва да осигуряват рециркулация на въздуха с обменен курс 2 - 3, стабилност на температурните и влажностни условия, пречистване на въздуха от прах и агресивни примеси.

Височината на съхранение зависи от технологичното оборудване, но не по-малко от 2,25 m до дъното на стърчащите конструкции.

Складовете трябва да имат изходи, удобни за евакуация.

За осигуряване на условията за поставяне на документите и тяхната физическа безопасност, складовете са оборудвани със специално оборудване (охрана, противопожарна безопасност, стелажи, контрол на климатаи др.), осигуряване спазването на нормативните режими за съхранение на документи: противопожарен, охранителен, светлинен, температурно-влажен и санитарно-хигиенен.

Пожарният режим е "комплект от установени нормативни правни актове на Руската федерация, нормативни правни актове на съставните образувания на Руската федерация и общински правни актове за Пожарна безопасностИзисквания за пожарна безопасност, които определят правилата за човешкото поведение, процедурата за организиране на производство и (или) поддръжката на територии, сгради, конструкции, помещения на организации и други обекти за защита с цел осигуряване на пожарна безопасност. "Работа в тази област на дейността се основава на следните нормативни правни документи:

Федерален закон № 69-FZ от 21 декември 1994 г. "За пожарната безопасност";

Правила за противопожарния режим в Руската федерация, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 25 април 2012 г. N 390 "За режима на пожар";

Специални правила за пожарна безопасност на държавните и общинските архиви на Руската федерация, одобрени със Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 01.12.2009 N 3 (регистрация на Министерството на правосъдието на Руската федерация от 04.05.2009 N 13882 ). Изискванията, определени в Специалните правила за поддържане на помещения, евакуационни пътища и изходи, електрически инсталации, средства за пожарна безопасност, както и общ реддействията в случай на пожар, разбира се, могат и трябва да се използват от архива на организацията.

Противопожарният режим се осигурява с технически и организационни мерки.

Техническото оборудване на складовете предвижда ел. окабеляване в склада да бъде скрито, контакти за преносимо оборудване (лампи, прахосмукачки и др.) и ключове да бъдат уплътнени. Прекъсвачите, електрическите разпределителни табла и предпазителите, които осигуряват захранване и изключват контактите, се монтират само извън магазина. В края на работата оборудването, електрическите контакти и превключвателите се обезвреждат последователно.

Съоръжението за съхранение също трябва да бъде оборудвано с пожарогасителни средства (минимум - преносими пожарогасители, ако е възможно - автоматична системапожарогасене) и предупреждение за пожар. Нормите за оборудване на помещения с ръчни и мобилни пожарогасители са посочени в приложения N N 1 и 2 от Правилата за противопожарния режим в Руската федерация. При избора на пожарогасители (пожарогасителни системи) е необходимо да се обърне внимание на веществата, използвани за гасене на пожара. Те не трябва да имат разрушителен страничен ефект върху документи (вода и въглероден диоксид например могат да причинят непоправими щети на файловете). Броят и местоположението на пожарогасителите се установяват в съответствие с действащите разпоредби. противопожарни правилаи като се вземе предвид спецификата на използваното оборудване.

Аварийните изходи трябва да бъдат оборудвани с аварийно осветление от независим източник на енергия и да се поддържат свободни. На вратите, предназначени за евакуация на хора, трябва да се монтират светлинни индикатори "ИЗХОД", а в коридорите - указателни знаци (стрелки).

За да се избегнат пожари в помещенията на архива, е строго забранено:

Да се ​​пуши в помещенията на архива, както и в прилежащите към тях вестибюли и коридори, да се използва открит огън;

Използвайте дефектни електрически контакти, щепсели, електрически уреди;

Нарушете състоянието на електрическото окабеляване, извършете самостоятелно всякакви работи по ремонта му;

Използвайте електрически нагреватели (нагреватели, електрически чайници и др.), които нямат терморегулатори, оставяйте компютърно и дублиращо оборудване, електрически уреди, неизключени от електрическата мрежа след края на работния ден;

Запушете проходи, изходи, достъп до пожарогасителни съоръжения (пожарни хидранти, хидранти, пожарогасители и др.) с мебели или други предмети, засипете помещенията с боклук, отпадъци, опаковъчни материали, контейнери и др., които трябва незабавно да бъдат отстранени от помещението до безопасно определено място;

Внасяйте в помещенията или съхранявайте запалими и експлозивни вещества в произволен обем, както и химикали и материали, които могат да се възпламенят спонтанно при контакт с въздух или един с друг. Такива материали трябва да се съхраняват в отделни помещения (кутии);

Сухете работно облекло или други материали върху радиатори в архивните помещения.

Организационните мерки включват преди всичко назначаването на лице, отговорно за пожарната безопасност на архива на организацията, и разработването на Инструкции за мерки за пожарна безопасност и план за евакуация на документи от архива на организацията в случай на пожар.

Отговорностите на лицето, отговорно за поддържане на пожарна безопасност в помещенията на архива, включват:

Провеждане на инструктажи със служители на архива относно мерките за пожарна безопасност, техните задължения в случай на пожар, процедурата за евакуация на хора и имущество и използването на пожарогасителна техника;

Осигуряване на всички помещения на архива с необходимото количество първична пожарогасителна техника и поддържането им в добро състояние;

Контрол върху правилното използване на електрическите домакински уреди, работата на електрическото осветление и електрическите уреди;

Осигуряване на правилна поддръжка на аварийните изходи.

Извършване на щателна пожарна проверка на помещенията в края на работата преди затварянето им, фиксиране на резултатите в специален дневник. Ако по време на проверката се установят нарушения на изискванията за пожарна безопасност, трябва да се вземат мерки за отстраняването им. Ако е невъзможно самостоятелно да се отстранят установените нарушения на изискванията за пожарна безопасност, докладвайте това на ръководителя на архива и направете подходящ запис в дневника на проверката на помещенията;

Изключване на мрежата с ножов прекъсвач (превключвател).

Разработват се инструкции за мерките за пожарна безопасност за архива на организацията във връзка с конкретни помещенияархив и неговото оборудване и отразява въпроси като:

Изисквания за пожарна безопасност за помещенията на архива;

Мерки, насочени към предотвратяване на възникване на пожароопасни ситуации;

Отговорности на архива, отговарящ за пожарната безопасност;

Действия при пожар и др. Ако дадена организация е разработила единна инструкция за мерките за пожарна безопасност, специфичните въпроси на пожарната безопасност на нейния архив трябва да бъдат отразени в специален раздел „Особености на осигуряване на пожарна безопасност в архива на организацията“.

Ако в помещение се открият пожар или признаци на изгаряне (дим, миризма на изгоряло, повишаване на температурата на въздуха и др.), служителят, открил източника на пожар (запалване), трябва незабавно да уведоми пожарната, като посочи точния адрес на обекта, името на подаващия сигнал и телефонния номер, от който е извършено обаждане, както и да информира лицето, отговорно за архива и ръководството на организацията. Тази принципно важна разпоредба трябва да бъде известна на всички служители на архива: първо телефонно обаждане до пожарната и едва след това приемане на осъществими мерки за евакуация на хора, документи и гасене на пожара.

Лицето, отговорно за архива, трябва да отвори аварийни изходи, да изключи електричеството на мястото на пожара, да изведе всички лица, които не участват в отстраняването му от зоната на пожара, след което да пристъпи към евакуация на хора, документация и имущество, както и гасене на пожара. пожар с налични пожарогасителни средства при спазване на мерките за сигурност.

При пристигане в съоръжението, противопожарните служби докладват на началника на охраната за източника на пожар, наличието на заплаха за хората, предприетите мерки за локализиране на пожара, характерни чертиоформление на помещенията и друга специфична, релевантна информация, която влияе върху ситуацията и вземането на решения в случай на пожар в съоръжението.

Режимът за сигурност е система от мерки, насочени към предотвратяване на кражба, загуба, неразрешено премахване на документи, което се осигурява от:

Техническа здравина и оборудване на помещенията на архива;

Спазване на контрола на достъпа и реда за допускане до складови помещения;

Запечатване на помещения.

За да се съобразят с него, складовите помещения (с изключение на складовите помещения, разположени в защитена зона) са оборудвани с врати с повишена техническа якост срещу евентуално счупване, оборудвани с брави с висока степен на сигурност, както и аларма срещу взлом. Прозорците на помещенията, разположени на първия етаж на сградата, трябва да бъдат оборудвани с метални решетки, които могат да се заключват навън.

Охранителният режим важи за всички помещения на архива, вкл. тези, в които временно се съхраняват архивни документи и материални ценностиархив.

Получаването и предаването на ключовете в помещенията на архива се извършват срещу получаване в съответния журнал. Длъжностните лица, чийто списък е одобрен от ръководството на организацията, имат право да получават и предават ключовете за помещенията на архива.

Трезори в работно времетрябва да бъде заключена. В работно време ключовете от вратите на трезора се съхраняват от лицето, което отговаря за архива или лицето, което го замества.

Лицето, отговорно за архива и служителите на хранилището за извършване на работа по съхранението и използването на документи, както и ръководителят на организацията, имат право на достъп до хранилището. Други длъжностни лица и обслужващ персонал се допускат в трезорите само ако са придружени от лицето, отговорно за архива или заместващото го лице.

Присъствието на неупълномощени лица в трезора е строго забранено.

Хранилищата и всички помещения, в които временно се съхраняват документи, материални ценности, копирна и друга скъпа техника, аварийни и аварийни изходи от архивните помещения подлежат на запечатване. На запечатване подлежат и шкафове и сейфове, където счетоводство и научна референтна апаратураако се намират в незапечатани помещения.

Индивидуален печат за запечатване на помещенията на архива притежава лицето, отговарящо за архива.

Преди затваряне и запечатване на помещенията, лицето, отговорно за архива, ги проверява, като се съобразява с изискванията за пожарна безопасност.

Кога спешен случайпри отсъствие на лицето, отговарящо за архива, отварянето на помещенията на архива се извършва колегиално (най-малко два длъжностни лица) със съставянето на акт, в който се посочват причините за откриването, съставът на длъжностните лица, които са имали достъп до помещенията на архива, и друга необходима информация.

Изнасянето на документи от сградата на организацията се извършва със специални пропуски по предписания начин.

Ръководителят на архива (отговорен за архива) отговаря за спазването на режима за сигурност в архива на организацията.

Светлинният режим осигурява защита на документи от ненормативно излагане на светлина.

Постоянното съхранение на документи се извършва на тъмно, всички видове работа с документи се извършват при ограничени или технологично необходими нива на осветление.

Защитата на документите от разрушителното въздействие на светлината трябва да се извършва във всички помещения на архива за всякакъв вид работа с документи. В склада това се постига чрез спазване на установения светлинен режим и поставяне на документи в първични носители за съхранение (папки, папки, кутии и др.), както и на затворени стелажи.

Осветлението в трезора може да бъде естествено или изкуствено. Естественото осветление се допуска чрез разсеяна светлина, при условие че върху прозорците се използват дифузори, защитни филтри, завеси, щори, покрития, нанесени върху стъкло и др. За изкуствено осветление лампите с нажежаема жичка се използват в затворени нюанси с гладка външна повърхност. Разрешено е използването на флуоресцентни лампи с пресечена ултравиолетова част от спектъра от типа LB, LHB, LTB.

Нивото на осветеност в обхвата на видимия спектър не трябва да надвишава: на вертикалната повърхност на стелажа, на височина един метър от пода - 20 - 50 lux, на настолни компютри - 100 lux.

Температурно-влажният режим осигурява защита на документите от вредното въздействие на климатичните условия (температура и влага). Оптималните условия на температура и влажност за съхранение на хартиени документи са: температура 17 - 19 С и относителна влажност 50 - 55%. Трябва да се избягват резки колебания (както сезонни, така и в рамките на един ден) на температурата (плюс или минус 5 C) и относителната влажност (плюс или минус 10%).

Температурно-влажностният режим се контролира чрез редовно измерване на температурата и относителната влажност на вътрешния и външния въздух едновременно: в климатизирани помещения - най-малко веднъж седмично; в складове с нерегулиран климат - 2 пъти седмично; при нарушения на режима на съхранение - ежедневно.

При продължително стабилно нарушение на температурно-влажностния режим (над 3 дни), придружено от повишаване на относителната влажност на въздуха до 70 - 90%, се предприемат мерки за нормализирането му (интензивна вентилация, изсушаване на хранилището). ).

За контролиране на климатичните условия, складовите помещения са оборудвани с контролни и измервателни устройства, които са монтирани на един панел, като ги поставят в главния коридор на стелаж, далеч от отоплителни и вентилационни системи (контролна точка).

Показанията на контролно-измервателните устройства се записват в регистрационния дневник на температурно-влажностния режим. Този дневник също така отразява резултатите от проверката на коректността на показанията на инструментите. Проверката на верността на техните показания се извършва от съответните специалисти.

Санитарно-хигиенният режим осигурява защита на документите от биологично увреждане и замърсяване.

Магазините трябва да се поддържат чисти, при условия, които изключват възможността за мухъл, гризачи, насекоми, прах. Необходимо е също така да се осигури свободна циркулация на въздуха, като се изключи образуването на невентилирани (застояли) зони, които са опасни от санитарно и биологично отношение. В складовите помещения е необходимо:

Извършвайте системно мокро почистване;

Извършвайте обезпрашаване на кутии с документи, шкафове, стелажи поне веднъж годишно;

Обработвайте сутеренните части на стелажите, подовете, первазите, первазите на прозорците с водни разтвори на антисептици поне веднъж годишно.

В трезорите е забранено:

Съхранение на документи (поставянето им на пода, первазите на прозорците, в несортирани купчини и др.);

Стойте с връхни дрехи и обувки;

Съхранение на чужди предмети;

Използване на храна.

Прозорците за съхранение трябва да бъдат защитени с мрежи с диаметър на окото не повече от 0,5 mm за предпазване от проникване на насекоми. Защитните мрежи също са оборудвани с вентилационни отвори в стените, външни отвори на вентилационни системи.

С цел навременно откриване на биоинфекции (насекоми и плесени) документите и складовите помещения подлежат на задължителен ентомологичен и микологичен контрол, извършван 2 пъти годишно в началото и в края на отоплителния сезон.

При откриване на биологични вредители се предприемат спешни мерки за обработка на хранилища, складови помещения и документи от служители на архива, а при необходимост и от специални служби:

Документи, които са биоувредени (от насекоми и плесенни гъби) се изваждат от местата за постоянно съхранение, опаковат се във филм или плътна хартия и се изолират в отделно помещение до решаване на въпроса за методите за тяхното дезинфекция и дезинфекционно третиране;

Стелажи (шкафове), върху които са разположени засегнатите документи, се третират с водни разтвори на антисептици и се изсушават добре;

Локалната дезинсекция се извършва с инсектицидни аерозолни препарати, третиране на пода, первази, прозорци, первази, стени до височина до 1,5 m;

В случай на масово унищожаване на документи, дезинфекцията и дезинсекцията на складовите помещения се извършват от силите на санитарно-епидемиологичните станции или карантинните служби под контрола на архивните работници;

В случай на повреда на мухъл на строителните конструкции, мазилката и боята се отстраняват от тях, повърхностите се обработват с 5% разтвор на формалин, ремонтът се извършва с добавяне на антисептичен разтвор към строителните материали;

Унищожаването на гризачи се извършва от силите на санитарните и епидемиологичните станции.

При извършване на почистване и санитарно-хигиенна обработка на складови помещения не се допуска поставянето на използваните средства (вода, антисептици и др.) върху документи.

За извършване на санитарно-хигиенна работа са предвидени санитарни дни.

Основният елемент на оборудването за съхранение е стелажно оборудване (стелажи и шкафове). различни видове, кутии, сейфове и др.). Складовете трябва да бъдат оборудвани със стационарни или мобилни метални стелажи.

Дървените стелажи са допустими за използване само ако са в добро санитарно и биологично състояние (нямат поражения от гъбички и насекоми) и са обработени със забавител на горенето.

В помещения с нерегулиран климат и лоша вентилация, за да се избегне образуването на застойни зони, където могат активно да се развиват огнища на бионаранявания, не се допуска използването на оборудване от затворен тип (сейфове, кутии, мобилни затворени стелажи и др.).

Не се допуска поставяне на стелажно оборудване в близост до външните стени на сградата и до източници на топлина.

В складови помещения с естествена светлина, стелажи и отворени шкафове се монтират перпендикулярно на стените с отвори за прозорци.

Стационарните стелажи и шкафове се монтират в съответствие със следните правила:

Разстоянието между редовете стелажи (основна пътека) - 120 см;

Разстояние (проход) между стелажите - 75 см;

Разстоянието между външната стена и стелажите, монтирани успоредно на стената, е 75 см;

Разстоянието между външната стена и стелажите, монтирани перпендикулярно на стената (байпас) - 45 см;

Разстоянието между пода и долния рафт на стелажа е най-малко 15 см, в сутеренните етажи - най-малко 30 см.

На рафтовете хартиените документи се поставят хоризонтално или вертикално в основни носители за съхранение: кутии, папки, калъфи и др. Допускат се калъфи без кутии в шкафове, кутии, сейфове и друго подобно оборудване.

Кутиите и другите складови помещения са номерирани във всеки фонд, етикетирани са с номера на фонда, инвентарния номер и последните номера на поставените каси.

Рационалното поставяне на документи в хранилища, осигуряващо цялостното им съхранение във фондовете и / или видовете документация, както и оперативното търсене, се определя от оформлението на файловете, одобрено от ръководителя (отговорен за архива). При подаване на документи се спазват следните правила:

Документите се поставят на стелажи и други видове оборудване в реда, съответстващ на описанието на случаите;

Документите за постоянно съхранение се поставят отделно от документите с временни (над 10 години) периоди на съхранение и от персонала;

Документи, които изискват различни условия за съхранение на температура и влажност, се поставят в различни складове;

Калъфите с твърди корици са подредени вертикално, с меки или неподвързващи - хоризонтално;

Кутиите не трябва да стърчат отвъд рафтовете на стелажите;

Не се допуска съхраняване на документи в транспортни контейнери, в купчини, в разглобен вид.

Всички помещения на архива (етажи, трезори, стаи), както и стелажи, сейфове, шкафове и др. и техните рафтове са номерирани.

Във всяка отделна стая стелажите са с независима номерация от ляво на дясно от входа. Рафтовете са номерирани отгоре надолу, също отляво надясно.

С цел обезопасяване на мястото за съхранение на документи на стелажното оборудване и осигуряване бързо търсенедокументи в хранилището, те се топографират в специални топографски указатели, съставени в карта или лист.

Топографският указател на стелажа е задължителен. Карта с такъв индекс се съставя за всеки багажник и съдържа следната информация:

Име на архива;

Номер на стелаж;

Данни за местоположението на документите в графичен вид:

Топографските указателни карти на рафтовете са съставени в 2 екземпляра, единият от които е прикрепен директно към стелажа, а вторият е включен в картотеката, оформена по реда на номерата на стелажите във всяка отделна стая.

В присъствието на Голям бройфондове в архива на организацията, препоръчително е да се състави топографски указател за всеки фонд, чиято карта се съставя за всеки фонд и служи за определяне на мястото на съхранение на конкретни дела. Индексната карта за всеки фонд също така показва:

Име на архива;

Трезор и/или номер на стая;

Името на фонда;

Данни за местоположението на документите в следната графична форма:

Картите от топографския указател на фонда се поставят в картотеката по реда на номерата на фонда.

Поддържането на топографски указатели се извършва както в традиционен, така и в автоматизиран режим в съответствие с установените детайли.

Промените в разположението на документите се отразяват незабавно във всички копия на топографски указатели.

За достатъчно голям исторически период необходимостта от запазване на архивните документи и отговорността за тяхното унищожаване бяха залегнали в закон. И така, Судебник от 1550 г. предвиждаше такова тежко наказание като побой с камшик за повреждане на документи. По времето на Петър Велики телесните наказания са заменени с парично възстановяване. В съветско време наредбата за GAF на СССР (1941) заплашва наказателна отговорностза унищожаване и кражба на документи, както и за разкриване на секретна информация от документи. Един от първите специални законодателни актове по проблемите на защитата на архивните документи е Законът на СССР „За опазването и използването на паметниците на историята и културата“ от 1976 г. Законът подчертава, че историческите и културните паметници са собственост на народа и представляват неразделна част от световното културно наследство. Сред тези паметници законът включваше и документалните паметници. Действащият Закон за архивното дело също гласи, че собствениците на документи, класифицирани като част от Архивния фонд на Руската федерация, са длъжни да осигурят тяхната безопасност. Системата от мерки за организиране на съхранение включва следните области:

1) осигуряване на физическата и химическата безопасност на документите(организация на съхранение на документи в съответствие с изискванията за температура и влажност, светлина, санитарно-хигиенен, охранителен режим, както и изискванията за пожарна безопасност);

2) създаване на материално-техническа база за съхранение на документи,включително сгради и помещения на складове, средства за защита и безопасност на съхранение, съхранение на документи;

3) отчитане на движението и контрол върху физическото състояние на документите,включващо отразяване на всички промени в счетоводните форми на архива;

4) копиране на документи с цел създаване на осигурителен фонд и фонд за ползване.Тази област на дейност налага на архивиста допълнителни задачи по счетоводство и организиране на съхранението на застрахователни копия в допълнение към основните фондове на архива.

Изисквания за подреждане на архивите. На първо място, осигуряването на безопасността на документалните материали се извършва чрез изграждане на складови съоръжения със затворен достъп. Разработени са стандартни проекти за архиви с различен капацитет за съхранение. Предоставят специални помещения за обезпрашаване и възстановяване на документи. Изискванията към сградите и помещенията на архива са записани в съвременни регулаторни и методически документи - "Основни правила за работа на държавните архиви на Руската федерация", в редица ГОСТ и методически разработки. Условията за съхранение на документите се диференцират в зависимост от състава им и материала, върху който са изработени (печатни документи, кино и фотодокументи на хартия или филм). Ако например организацията не осигури специално помещение за архива, тогава част от административната сграда трябва да бъде преустроена за съхранение на документи в съответствие с нормативните изисквания. Помещението не трябва да е порутено, дървено, мазе, таванско помещение, неотопляемо, лишено от естествена вентилация. В близост до архивното помещение не трябва да има пожароопасни предмети, промишлени сградизамърсяване на въздуха с корозивни газове и прах. Не можете да поставите архива в близост до помещенията, заети от кетъринг услуги, хранителни складове. При директното съхранение на архивни материали е забранено комбинирането на складове и работни помещения за каквито и да било цели. Помещенията трябва да имат изходи към асансьори и стълбищни клетки, удобни за евакуация. Вътрешната декорация на помещенията трябва да се извършва с материали, които не събират прах. Водоснабдителни и канализационни тръби не трябва да се полагат в складови помещения; ако тръбите са положени, тогава те са затворени в изолационни кутии и подлежат на постоянен мониторинг, за да се изключи възможността от авария. Окабеляването трябва да бъде скрито. Желателно е складовете да се отделят от съседните помещения на архива с огнеупорни стени. Ако архивът се намира на приземния етаж, прозорците са покрити с метални решетки. Помещенията за архива трябва да отговарят на изискванията за пожарна безопасност и да са оборудвани с пожароизвестителна сигнализация. Забранено е използването на електрически уреди в такива помещения, палене на свещи, дим.

Помещенията за архива трябва да бъдат оборудвани с климатици и друго оборудване, което осигурява оптимални температурно-влажни условия за съхранение на документи. Препоръчително е да се поддържа постоянна температура в диапазона от 14 до 20 градуса по Целзий.

В помещенията на читалнята трябва да се осигури отопление на водата. Въздухообменът в читалнята се осигурява от обща система захранваща вентилацияс кратност на обмен на въздух: приток - 3, извличане - 2; декорацията на стени и тавани трябва да бъде направена от негорими материали. Читалнята трябва да бъде оборудвана с преносими пожарогасители с въглероден диоксид.

В случай, че сградата на архива е изградена по предназначение, нейното изграждане и експлоатация трябва да се извършват в съответствие с изискванията за пожарна безопасност, правилата за пожарна безопасност и инструкциите в институциите на Руския архив. Ако сграда (помещения) е разпределена за преобразуване в архив, тя може да бъде призната за годна само след преглед. експертна комисия, състояща се от всички специализирани

услуги (архивни, пожарни, санитарни, охранителни)

внимателно проучва площта на разпределените помещения; местоположението на тази стая в сградата (етаж); местоположението на сградата; състоянието на физичната и химическата среда на помещението. Според тези критерии трябва да се получат конкретни данни. За удобство се изготвя чертеж на разпределените помещения. Ако се установи, че помещението отговаря на горните критерии, се съставя акт, който се подписва от всички членове експертна комисия.

За да се вземе предвид мястото за съхранение на всяка група материали в архива, всички помещения на архива, стелажите и рафтовете са номерирани.Ако архивът има помещения в различни сгради (сгради), на всяка от тях се присвоява номер. Номерирането на стаите е независимо за всяка сграда и етаж, като стаите са номерирани от входа отляво надясно. Ако стаите преминават една в друга, номерирането се извършва последователно от първата стая. Рафтовете са номерирани по правило в помещенията от ляво на дясно от входа. Стелажите са двустранни (стоящи с краищата към стената) и едностранни (разположени по протежение на стената). Те са номерирани в един ред, независимо от дължината, височината, едностранчивостта или двустранността и други характеристики. Стелажите се състоят от секции - в архивите обикновено се наричат ​​шкафове. Стелажните шкафове също са номерирани във всеки стелаж от ляво на дясно от входа. При двустранните стелажи номерирането на шкафовете започва от стената, довежда се до външния ръб на стелажа и продължава от другата страна. Рафтовете са номерирани отгоре надолу, тъй като монтажът или подреждането на кутии върху стелажите започва от горните рафтове.

Има няколко начини за подреждане на документи върху стелажите:вертикално и хоризонтално, в пакети и в кутии. В момента всички случаи на постоянно съхранение са преплетени, следователно, в състояние и ведомствени архивиобикновено се съхраняват в вертикално положение.Калъфите са доста плътно притиснати един към друг, но основният натиск е насочен към гръбначния стълб, така че чаршафите вътре в кутията не изпитват натиск и това има положителен ефект върху безопасността на документите. Изваждането на вертикално стоящи калъфи е лесно (ако не са вързани с канап). При транспортиране, за удобство и безопасност, трябва да се направят снопове от калъфи и да се прикрепят етикети към тях. В края на годината в офиса и структурни подразделенияизготвят корици в съответствие с номенклатурата на делата. За тази цел по правило се използват твърди папки-папки. Калъфите в меки корици не могат да се съхраняват вертикално, тъй като това води до влошаване и разкъсване на долните ръбове на документите. Освен това канапът, с който се връзват калъфите, често разкъсва кориците. Ето защо е препоръчително да съхранявате калъфи с меки корици хоризонтално положение.

Ако материалите често се използват за справка, тогава техните по-удобно за поставяне в кутии,защото при постоянното развързване и връзване на пачки се износват не само кориците, но страдат и документите, а от кашоните се изваждат и слагат лесно. Те са вързани за снопчетата и залепени за кутиите етикетикато се посочват наименованието на фонда и структурната единица, номер на фонда (когато има няколко), инвентарен номер, година, първи и последен номер на делата, включени в пакета (кутия) и номер на пакета или кутията. Връзките са номерирани в рамките на фонда или част от фонда (в зависимост от реда, в който са поставени материалите). В някои държавни и ведомствени архиви за подвързани дела използват трансферни етикетиот мек картон като папка без клапи, но с връзки.

топографски маркери.За ориентиране в постоянно променящите се материали, съхранявани в архива, топографски маркери- указатели, отразяващи поставянето на документи в архива. Има два вида топографски указатели: стелажни и борсови индекси. индексът на рафтовете се основава на мястосъхранение. Целта на индекса на фонда е да предостави информация къде се съхраняват документите на даден фонд, т.е. индексът на фонда се основава на предметсъхранение По този начин всеки тип топографски указател има свое предназначение. Те не се заместват и дори не се допълват, защото се използват за различни цели. Те обаче са взаимосвързани, тъй като информацията за местоположението на конкретно дело (група дела) трябва да съвпада и в двата индекса. Движението на всеки пакет от дела трябва да бъде отбелязано и в двата индекса, в противен случай те няма да отразяват правилно местоположението на документите и следователно няма да изпълни дестинацията си. Индексите се съставят на големи форматни карти или листове. Ако цялата информация за конкретен фонд (или конкретен багажник) не се побира на един лист, се попълва следващият лист. Всички листове или карти, принадлежащи към един и същи фонд (или стелаж), са закрепени заедно, но по такъв начин, че да могат да се правят промени в тях. Ако се съхранява голям фонд, е разрешено да се съставят отделни карти на борсов индекс за структурни подразделения.

Постоянното движение на корпусните комплекси не винаги позволява компактното поставяне на материалите, поради което всъщност са необходими топографски индикатори. За държавните архиви са разработени форми на топографски указатели, но особеностите на съхраняване на материали във ведомствените архиви налагат предоставянето на допълнителни колонии в двата типа указатели. По този начин поставянето на документите по срок на съхранение изисква въвеждането на колоната „срок на съхранение“, като отчитането на документите за временно съхранение съгласно номенклатурата изисква посочване на годината, към която принадлежат материалите.

В някои малки архиви на институции не се съставят топографски указатели, като се има предвид, че ръководителят на архива (или архивистът или отговорното лице за архива) познава достатъчно добре състава и разположението на материалите. Но такава мотивация е неоснователна. Документалният фонд в архива на институцията е разпръснат на части и колкото по-малко дела се създават годишно в институцията, толкова по-малък е наборът от документи за всеки период на съхранение за определена година и толкова по-трудно е да се види този комплекс на рафта. Опитен архивист може наистина да знае къде се намира всеки файл, но с промяна или временна подмяна нов служителще бъде в трудно положение. Можете да минете без рафтов топографски указател в едностайни или двустайни архиви, но във всеки архив е необходим складов топографски указател.

Режими за съхранение на документи. Начинът да се гарантира безопасността на документите е да се поддържа специален режим на съхранение,което се разбира като съвкупност от температурно-влажностни и санитарно-хигиенни условия, създадени в архивите. Има такива режими на съхранение като температура-влажност, санитарно-хигиенен, противопожарен, охранителен, светлинен - ​​ще се спрем на това по-подробно.

Светещо остро архивно хранилищетрябва да отговарят на следните условия: колкото по-малко светлина, толкова по-добре - постоянното съхранение трябва да се извършва на тъмно. Не се допуска осветяване на хранилището за документи със слънчева светлина: компонентите на слънчевия спектър, особено ултравиолетовите, имат разрушителен ефект върху документите. Ако се вгледате по-отблизо в специализираните архивни сгради, тогава несъмнено можете да обърнете внимание на тесните процепи на прозорците в складовите помещения, донякъде напомнящи амбразури на бункери или средновековни бойници. навън крепости. Архивът трябва да бъде един вид крепост, която защитава документите от разрушителни фактори. Очилата на архивите също са със специфичен тъмен горнище.

дневна светлинана съхранение е разрешено само при наличие на светлинни дифузори, автоматични регулатори на светлинния поток, защитни филтри, щори. За предпазване на документи от отражение се използва съхранение в папки, папки, кутии, шкафове, на затворени стелажи. Освен това, в складови помещения с естествена светлина, рафтове и шкафове (дори с кутии и други тела, затворени от светлината) се монтират перпендикулярно на стените с отвори за прозорци.

За изкуствено осветлениепри съхранение лампите с нажежаема жичка се използват в затворени абажури с гладка външна повърхност. Допуска се използването на флуоресцентни лампи с пресечена ултравиолетова част от спектъра.

Най-светлото място в архива трябва да бъде читалнята. На масите на читателите трябва да се монтират настолни лампи. В помещенията за временно съхраняване на документи обаче по възможност трябва да се спазва същият светлинен режим като при съхранението.

Голямо значениеима добра циркулация на въздуха в помещението. Това се постига чрез вентилация и правилна инсталация на стелажи. Ако документите са подредени близо до стената, те стават влажни и се появява мухъл. За да се премахне това, се извършва дезинфекция на помещенията, която предпазва архивите от появата на мухъл. За да се предпазят документите от прах, се препоръчва да се осигури максимална херметичност на архивното съхранение и да се оборудва вентилационната система с филтри. Работата по възстановяване на документи задължително се извършва в архива. Тази необходимост възниква не само в резултат на неспазване на режима на тяхното съхранение, но и поради естествения процес на стареене, на който документите подлежат по същия начин като хората. Под стареене на документите се разбира промяната в първоначалните физични и химични свойства на документа под въздействието на външни и вътрешни фактори. В случай на пожар, наводняване на помещението или друго бедствие, ако се установи нарушение на целостта на уплътнението на вратата, повреда на ключалките на вратите и прозорците или явни следи от неупълномощени лица, влизащи в помещението, съставя се акт с участието на представители на съответните органи. Предприемат се мерки за опазване на материалите, проверява се наличността и състоянието на документите. 4. Принципи на разглеждане и критерии за стойността на документите

В процеса на документиране на дейността на организациите се създават милиони документи. Тяхната практическа и научна стойност е различна. С въпроса за стойността на документите е свързан и въпросът за тяхното съхранение и по-нататъшно използване: част от документите се оставят за съхранение поради необходимостта от използването им в цели на управление, и част като източник - vнаучни и исторически цели. Подборът на документи се извършва в процеса на определяне на тяхната научна и практическа стойност - проверка на стойността на архивните материали,което се отнася до определяне на степента на политическа, научна, историческа и културна значимост на документите. Целта на проверката е да се установи кои документи най-пълно отговарят на целите за предоставяне на държавата и обществото с необходимата информация.

Историята на развитието на изследването на стойността на архивните материали в Русия. Проблемът с подбора за съхранение и специална обработка само на тази документална информация, която може да бъде използвана в бъдеще, е актуален повече от сто години. Възникна във връзка с практическите нужди от съхраняване на документи в архивите на институциите. Докато институциите съхраняваха относително малък брой документи, този проблем не съществуваше. В резултат на реформата в държавната администрация в началото на XIX v. разви се тромав бюрократичен апарат с голям брой структурни звена, регламентация на тяхната работа и организация на деловодството в тях. Усложняването на държавния апарат, нарастването на производството, вътрешните и външните отношения предизвикаха необходимостта от значително увеличаване на обема на документалната информация. При тези условия натрупването на голям масив от документи в институциите с последващото им предаване в архивите постави въпроса за възможния и целесъобразен брой съхранявани документи.

Проучването на стойността на документите в архивите на руските институции започва през 1930-те и 1940-те години. XIX век, когато нямаше единни критерии за подбор и унищожаване на делата. Архивът на всеки отдел решава тези въпроси в съответствие със собствените си правила и инструкции. Проверката на стойността на документите започна в деловодството. Ръководителите на министерства и ведомства отговаряха за изпитите в централните институции. Тъй като нямаше единни правила за извършване на проверка на стойността на документите за всички институции, лицата, участващи в анализа на делата, подхождаха към оценката на тяхната значимост от гледна точка на тесните отдели и това често води до унищожаване на ценни документи. .

След Октомврийската революция от 1917 г. изследването на стойността на документите придобива национално значение. Във връзка с необходимостта от спасяване от унищожаване на ценни документални материали, архивните учреждения поеха функцията на експертиза. През януари 1919 г. е издадена специална инструкция по изпитните въпроси. Той установи единна процедура за провеждане на изпит за всички институции, даде осн насокиза определяне на стойността на документите. През следващите години въпросите за проверка на стойността на документите бяха доразвити, като в регламенти, както и в методически помагала и литература. Правото за окончателно разрешаване на въпросите за стойността на документалните материали е предоставено на експертно-проверъчните комисии на архивните органи.

Критерии за избор на документи за съхранение. Има няколко критерия за избор на документални материали за съхранение в архивите. Те тръгват от основни принципи за оценяване на материали, като напр важността на набирането на средства(институции, лица, в чиято дейност са формирани документите); значението на съдържанието на документите,повторяемост на информацията; час и място на възникване на документите;техен правна сила,както и външни характеристики(например материалът, върху който са написани). И така, първият критерий за избор е значението на институциите, в резултат на които са създадени документите.В процеса на развитие на държавата и обществото, а страхотно количествоинституции, организации, предприятия с голямо разнообразие от функции, които акумулират документални материали. Стойността на набора от документи, създадени във всеки един от тях, се определя преди всичко от значението на институцията в системата на публичната администрация, в развитието на науката, националното стопанство, културата и т.н. Следователно подборът на документи за държавно съхранение се прави от институции, които играят най-много важна роляв живота на обществото.

За материали от личен произход, издателства, театри, музеи и др. прилагаме такъв критерий като Авторско право,значението на индивидите в научните, политическите, социалните, културен животоказва значително влияние върху стойността на документацията, която създават. Специално вниманиесе дава на ръкописи, документи, подписани от техните автори. Документите могат да отразяват производствената, социалната, творческата дейност на лицето, от което са депозирани. Научен интерес представляват документите на общественици и държавници, учени, военачалници, писатели, художници и др.

Критерият за избор също е значението на тяхното съдържание,в крайна сметка, дори и в най-важната институция, не всички документи имат стойност. Материали се считат за материали, които отразяват основните дейности на институцията, и документи, които играят поддържаща роля, които са необходими за текущата работа на институцията. Първата група документи, които най-пълно отразяват основните дейности на институциите, включват харти, правилници, щатни маси, поръчки, обещаващи и годишни планове, годишни и обобщени отчети по отрасли, отчети, прегледи, протоколи от заседания, заседания, заседания, някои от директивите на висшестоящия орган и кореспонденция с него за изпълнение на задачите, стоящи пред институцията, директиви, изпратени до подчинени организации, материали по проверка на изпълнението на правителствени решения, заповеди на министъра и други материали по контрола, част от материалите по изобретение и рационализация, някои материали по безопасност. По правило документите от втората група са неизмеримо повече. Някои от тях имат дългосрочна референтна стойност (например значителна част от документи за персонала), но повечето от документите губят своята оперативна и референтна стойност след една година, след три, пет години. Те включват документи за оперативно и счетоводно отчитане и счетоводство, табулаграми, кореспонденция за доставки, текущи ремонти и много други въпроси, които не отразяват основните дейности на институцията.

Съдържанието на документите е съвкупност от записана в тях информация за конкретни събития, явления, предмети, лица и др. Стойността на съдържанието зависи от значимостта на събитието, пълнотата на отразяването му, уникалността на информацията за известни факти, явления лица. Фактор като значението на събитията, времето и мястото на образуване на документите,взети предвид при изследването на материалите исторически периоди(революции, войни и др.). В същото време материали, съдържащи незначителна информация, също могат да бъдат оставени за постоянно съхранение. Както можете да видите, тези критерии са взаимосвързани: критерият за местоположение обикновено се прилага в случаите, когато се случват значими събития на територията на определен регион, регион и др. Автентичност и копия на документи.При избора за съхранение винаги се дава предпочитание на оригинали (заповеди, протоколи, планове и др.) - Въпреки това, редица категории документи се предлагат в институциите само в копия, включително такива важни материали като доклади, меморандуми, различни удостоверения за дейността на институцията, оригиналите на която се изпращат на по-горен орган и на други инстанции. Копия от писма, изпратени от институцията (ваканция), трябва да бъдат заверени, да имат номер и дата. Това правило съществува отдавна и се спазва в повечето институции. Но останалите копия на докладите не винаги се издават. В много случаи това е третото копие, понякога с некоригирани грешки и печатни грешки, с непълен набор от приложения. Често има неподписани и недатирани доклади и ако има две издания на неформиран доклад, тогава може да е трудно да се реши кое от тях е окончателно.

Следващият критерий за избор е правната сила на документа,тези. свойства на документа, докладвани му правни разпоредби. По правило това официални документи: резолюции, заповеди, протоколи, заповеди и др. Този критерий е свързан с предишния, т.к правно действиеимат предимно добре оформени оригинали.

Удвояване на документи -този критерий играе важна роля при избора на материали за държавно съхранение поради широкото разпространение на дублиращи се документи. Оригиналните документи се съхраняват постоянно. Ако документът е от голямо научно значение, тогава едно или две копия също се оставят за постоянно съхранение. Реплицираните документи се наричат ​​дублети, значителна част от тях са протоколи, планове, отчети и др. При избора на дублирани документи за държавно съхранение се взема предвид тяхното значение за дейността на институцията, в чийто фонд са депозирани. Често документите се възпроизвеждат специално за разпространение до институции или структурни подразделения за извършване на някаква работа, а понякога и за информация. Дублетите помагат да се поддържат в добро състояние оригиналните документи, често използвани за ежедневна работа в офиса, в архива на институцията: планове, отчети, заповеди, особено за персонала. По този начин, понятието повторяемост на информацията.

Физическото състояние на документа- този критерий се прилага в случаите, когато документалните материали са сериозно повредени, например изгорени при пожар, наводнени с вода, покрити с мухъл и др. В същото време се установява към какъв тип документи принадлежи повреденият материал, а именно: дали съдържа основна или допълнителна информация. Тези документи, които въпреки че съдържат полезна информация, но не са съществени, могат да бъдат разпределени за унищожаване по критерий за физическо състояние. Трябва обаче да се има предвид, че документите с особена стойност трябва да се съхраняват, независимо колко силно са повредени, особено след като техниката за възстановяване на повредени материали се подобрява с годините. Има нови начини за възстановяване на документи, които са били подложени на външни неблагоприятни ефекти. Ако важен документ е силно повреден, но в допълнение към него има второ и трето копие, тогава в този случай официално издаденият оригинал не се унищожава, а към него се прилага копие, което се използва при необходимост.

Съществуват и редица други критерии за избор на материали за съхранение, като напр език или художествени характеристики на документа(документът се избира за съхранение, независимо от неговото съдържание, произход и собственост). За трайно нараняване се оставят документи с определени външни белези: с художествена живопис, орнаментика, миниатюри; документи, написани на специален материал (брезова кора, пергамент). Палеографските, езиковите, художествените и други характеристики на архивните материали са важни за изучаване на документи на институции от предреволюционна Русия, фондове от личен произход и колекции.

Критерии за оценка на филмови и фотодокументи.Критерии за оценяване съдържание на филмови и фотодокументиса значението на събитието, лице, предмет, запис; дата и място на събитието; пълнота на осветеността; новост на информацията; уникалност и недостъпност на снимащите обекти; художествени заслуги; отражение в архивните фондове; повторяемост на събитията; наличие на съпътстваща документация. Критерии за оценяване формуляри за филмови документиобслужват техните квалификационни сортове; външни характеристики, качество на предаване на изображението; новост на техниката на стрелба; техническо състояние. Критерии произход филм фотофонодокумент tса историческата обстановка, времето и мястото на тяхното създаване; значението на авторите, организациите и лицата, създаващи филм-фото-фонодокументи; надеждност на събитията, отразени в документи; предназначението на кино-фото-фоно-документа гов. От фотографски документиИзборът за държавно съхранение в архивите се подчинява на тези, в които се записват събития от обществено значение, отразяващи характерните, а не случайни аспекти на действителността. Критерии за стойност фонодокумен-Стоките са значението на събитието, публикацията, авторството, времето на записа, пълнотата на записа, усвояването, двойността.

Критерии за оценка на типични категории документални материали.Под типични категории документални материали се разбират такива документи, които се формират в управленската дейност на повечето институции. Те включват документи, отразяващи функциите на управление, планиране, финансиране, счетоводство и отчетност и др. В случай на оценка на стойността на документалния материал на организациите, списъци.Има два вида списъци: списъци с документи, посочващи сроковете на тяхното съхранениеи списъци с документи, които трябва да бъдат прехвърлени в държавното съхранение.Списъците с документи със срокове на съхранение са разделени на две групи: списъци със стандартни документи(обикновено наричани „списъци с модели“) и ведомствени списъци.Типични са и списъците с документи, които се прехвърлят в държавно съхранение, но обхващат само документи за постоянно съхранение.

Прилагането на списъка включва задължително спазванекритерии за проверка на стойността чрез преглед на всички документи, съдържащи се в досиетата. Едва след оценка на документите те използват списъка като референтен инструмент за установяване на конкретни периоди за съхранение на документи. В същото време трябва да се има предвид, че списъците на стандартните документални материали не могат да включват абсолютно всички документи, които трябва да бъдат приети в държавния архив. Ето защо е важна пряката оценка на документите по отношение на тяхното съдържание. Това е от особено значение при проверката на кореспонденцията. Освен това критериите за стойността на документите не могат да бъдат фиксирани. Важна задача в работата по определяне на експертизата на стойността е подборът на материали, които не подлежат на съхранение.

Проучване на стойността на архивните материали.Проверката на стойността на документите се извършва от упълномощения изпълнителен орган на субекта на Руската федерация в областта на архивното дело, държавния, общинския архив заедно със собственика или собственика на архивни документи. Проверката на стойността на документите се извършва на няколко етапа: първо, материалът се оценява в процеса на неговото формиране; установено възможни датисъхранение на калъфи; тогава всички случаи на временно съхранение се разпределят за унищожаване след изтичане на срока на тяхното използване. Последният етап е окончателният избор на документи за постоянно съхранение.

Непосредствената работа по проверката на стойността на документите се възлага на експертните и експертните рецензионни комисии. Експертни комисии(ЕК) се създават във всички институции, организации и предприятия на страната. Централни експертни комисии (ЦЕК) се организират в министерствата и централни институции на ведомствата, а експертни комисии на ведомствата се организират в структурни поделения на ведомствата. ЕК. са налични и в регионалните архиви и техните клонове. Комисии за експертен преглед(ЕПК) действат към архивните управления на съставните образувания на федерацията, както и в централните държавни архиви. Под създадения Росархив централни експертни и проверяващи комисии(CEPC).

Функции на експертни и централни експертни комисии.Повечето от функциите на ЦИК и ЕК, свързани с практическата работа, съвпадат. Така експертни и експертни ревизионни комисии разглеждат и одобряват проекти на номенклатури за структурни звена и консолидирана номенклатура за институцията; графикът за предаване на материали от структурни подразделения в архива на институцията и графикът за предаване на документи в държавния архив (съставен от архива на учреждението и съгласуван с държавния архив). Ежегодно провежда експертната комисия, съвместно със служители на структурните подразделения и архива подбор на документи за постоянно и дългосрочно съхранениеда прехвърли архива на институцията. Това е най-важният етап в работата по проверката на стойността, тъй като в този случай всъщност се извършва подборът на делата за по-нататъшно прехвърляне в държавно съхранение. Членовете на ЕК проверяват в структурните поделения правилността на работата по експертизата на стойността, разглеждайки описите на делата за постоянно и временно съхранение, актове за разпределяне на делата за унищожаване, самите дела, избрани по категории. При преглед на делата се оказва колко правилно са оформени (така че да няма ненужни книжа в делата, които трябва да бъдат прехвърлени на държавно съхранение, и ценни документи в случаите, разпределени за унищожаване). Особено внимание се обръща на разпределението с надпис "ЕПК", тъй като за всеки такъв случай е необходимо да се установи дали то представлява политическа, научна, икономическа или културна стойност, дали трябва да бъде избран за постоянно съхранение или има само референтна стойност и за него е достатъчен срокът на годност, който стои преди маркировката “EPK”. Централната експертна комисия осъществява контрол по подбора на дела в структурни поделения и подчинени организации. Експертната комисия разглежда съставените в институциите описи, след което внася делата за одобрение в ЕР К. ЕК и ЦИК одобряват описите на делата за дългосрочно съхранение за институцията и за подчинените организации; разглежда и приема актове за разпределяне за унищожаване на документални материали с изтекъл срок на съхранение; оказва методическа помощ на подчинени структури, които не са регистрирани в архивни институции; провеждат проучване на стойността на различни групи документи. Те обмислят предложения за промяна на сроковете за съхранение определени категориидокументи и установяване на срокове за съхранение на документи, които не са предвидени в действащите списъци, стандартни и примерни номенклатури. След това се взема решение за внасяне на предложения за одобрение от ЕПК.

ЕК и ЦИК са консултативни органи. Протоколите на комисиите (решенията) се утвърждават от ръководството на институцията. Решенията по редица въпроси от компетентността на ЕК и ЦИК трябва да бъдат одобрени от архивните институции (или съгласувани с тях). Това са решения за утвърждаване на описи за случаи на постоянно съхранение и за персонал; актове за разпределение за унищожаване на дела със знак "EPK"; методически помагала за проверка на стойността и обработка на делата; обобщена номенклатура на институцията; проекти на типови и примерни номенклатури за структурни поделения и подчинени институции; предложения за промяна на сроковете за съхранение на определени видове документи, установени със стандартни и ведомствени списъци или предварително одобрени стандартни и примерни номенклатури на файлове; Копие от текста на взетото решение по всеки един от тези въпроси се заверява от ръководителя на институцията и се изпраща до ЕИК на архивното учреждение.

Функции на централната експертна комисия.ЦИК, като орган на централната институция на ведомството, има функции, които са уникални за него. Една от най-важните функции на ЦИК е методическа работав областта на експертизата.ЦИК разглежда и „внася за одобрение в архивното учреждение проекти на ведомствени списъци със срокове на съхранение и списъци с документи за предаване в държавните архиви, класификатори, примерни и типови номенклатури, инструкции за деловодство и други нормативни и методически ръководства (ЕК участва в подготовката и разглеждането на тези ръководства).

документи като препоръки по организационни и методически въпроси на изследването на стойността на документите; списъци на институции, организации и предприятия от индустрията, чиито документи подлежат и не подлежат на прехвърляне на държавно съхранение; стандартни разпоредби за експертни комисии на структурни подразделения и подчинени организации, други нормативни и методически ръководства. Всички тези проекти, след одобрение от ЦИК и одобрение от ръководителя на институцията, се внасят за разглеждане от ЕПК на архивното учреждение. Със съгласието на архивната институция ЦИК може да реши да предостави на експертните комисии на структурните подразделения на министерството (ведомството) и подчинените организации правото самостоятелно да унищожават документи с изтекъл срок на съхранение след одобряване на описите на случаи на постоянни и продължителни -срокове на съхранение и персонал за съответните години. Такова решение може да се вземе при условие, че има одобрен ведомствен списък с документи със срокове на съхранение. Така ЦИК на отдела изпълнява както функциите, присъщи на експертната комисия на институцията, така и функциите, присъщи само на централния експертен орган на ведомството.

Функции на експертни комисии на държавни архиви с постоянен документооборот.Тези комисии работят в няколко направления. По-специално, те извършват;

1) проверка на стойността на документите в архива (разглеждане на инвентаризации след подобряване на обработката и актове за разпределяне и унищожаване на документи, определяне на процедурата за изследване на сложни фондове и комплекси от фондове, за да се осигури цялостна оценка на документите и др.);

2) разглеждане на разработените в архива методически пособия за проверка на стойността на документите (списъци с категории файлове за постоянно съхранение, работни инструкции и др.);

3) работа по попълване на държавния архив (изучаване на състава на документите в институции, които подават дела в държавния архив, участие в разработването на списъци на институции, които даряват и не предават материали за държавно съхранение на съответната територия, списъци на документи, подлежащи на постоянно съхранение и др.). Функции на експертни ревизионни комисии.ЕПК на органите за управление на архивите и централните държавни архиви се занимават с широки въпроси за изследване на стойността на документите и придобиването на държавни архиви от тях (в рамките на тяхната компетентност). За изчерпателно и квалифицирано обсъждане на често много сложни въпроси за оценка и придобиване, комисията включва специалисти от различни области: юристи, икономисти, представители на научни, културни институции и др. Функциите на ЕПК включват разглеждане на списъци на институции , организации и предприятия, чиито документи подлежат и не подлежат на приемане за публично съхранение; списъци с документи за приемане в държавните архиви; проекти на типови и примерни номенклатури на дела за институции, съгласуване на специфични номенклатури на дела, предложения за промяна на сроковете за съхранение на определени категории документи, установени със стандартни и ведомствени списъци, и установяване на срокове за съхранение на документи, които не са предвидени в настоящия списъци, типови и примерни номенклатури (с последващо подаване на предложения в CEPK); инвентаризации на разпределението на постоянно съхранение и персонал, представени от институциите; въпросът за комплектуване на държавния архив с документи от личен произход; учебни помагалапо въпроси на проверка на стойността и обработка на документи; както и съгласуването на актове за разпределяне за унищожаване на дела със знак "EPK"; изслушване на институциите на ЕК и оказване на помощ. Освен това функциите на ЕПК на архивните органи включват отправяне на препоръки по методически въпроси за изследване на стойността на документите и комплектуване на държавните архиви.

Функции на централната експертно-инспекционна комисия. CEPK е най-висшият орган за проверка на стойността на документите. Той извършва следната работа: разработва принципите на комплектуване на Архивния фонд на Руската федерация и взема решения за причисляване на фондове или документи към комплекса от фондове с общоруско значение; разработва принципи за изследване на научната и практическата стойност на документите на Държавния архив на Руската федерация и определя категориите институции, организации и предприятия, от които се приемат документи в държавните архиви; разработва типови списъци с документи и разглежда ведомствени списъци на документи със срокове на съхранение; определя състава на документите, които се съхраняват в държавните архиви и архивите на министерства и ведомства; разглежда предложения за промени в отделни случаиусловия за ведомствено съхранение на документи в архивите на министерства и ведомства и за промяна на сроковете за съхранение на определени категории документи, предвидени ведомствен списък, а

както и за установяване на срокове за съхранение на документи, непредвидени от ведомствени и списъци с модели; взема решения за разрешаване на отделни министерства и ведомства, които имат утвърден списък с документи със срокове на съхранение, да решават самостоятелно въпроса за унищожаване на документи.

Директна проверка на стойността на документите. Предаването на делата в архива на институцията се извършва една година след приключване на деловодната им работа. През годината в структурното звено е комплексът от дела от изминалата година, тези документи могат да бъдат достъпни в хода на оперативната дейност на институцията. В същото време се работи много по избора на файлове за постоянно съхранение, което трябва да приключи веднага след края на служебната година. Препоръчително е да започнете тази работа от разделянето на годишния комплекс на групи според сроковете на съхранение:постоянни, дългосрочни (над 10 години) и временни (до 10 години включително). Ако в тази институцияфайловете с десет- и петгодишни периоди на съхранение се прехвърлят в архива, съответно броят на групите се увеличава. Хотелската група е съставена от корпуси с надпис “EPK”, тъй като въпросът за времето им за съхранение ще бъде решен по време на прегледа.

Като разделите случаите на групи, можете да продължите към избор на каси за постоянно съхранение,тези. прегледайте всички случаи с „постоянен“ период на съхранение, за да определите дали в тях има погрешно включени документи. Прегледът на делата трябва да започне с първото по номенклатура, тъй като само при последователен преглед може да се добие правилна представа за набора от документи, избрани за постоянно съхранение (оценката на документите трябва да се извършва в съвкупност). Специалисти от съответния профил участват в определянето на стойността на документите. В същото време трябва да се помни, че случаят трябва да бъде внимателно проучен, нито един документ не може да бъде пропуснат. Вашите предложения за всеки случай със знак "EPK" трябва да бъдат записани в специална тетрадка.

Резултатът от проверката на стойността на определен набор от документи на този етап са описи на преписки за постоянно съхранение и дългосрочно съхранение и актове за разпределяне на преписки и документи за унищожаване. Но само тези случаи могат да бъдат включени в сертификатите за унищожаване, чийто срок на съхранение вече е изтекъл (шест месеца или една година след края на годината на водене на отчет). Те ще бъдат одобрени от ръководителя на институцията (или организационно-обособената структурна единица) след одобрение от ЕИК на архивното учреждение за описа на постоянните складови дела за тази година. Следователно разпределението за j унищожаване на файлове с по-дълги периоди на съхранение ще се извършва още на следващия етап от проверката, т.е. разглеждане на каси с изтекли срокове на съхранение.Всяка година изтичат сроковете за съхранение на различни групи файлове, намиращи се в структурни поделения и в архивите на институциите. Сроковете на съхранение се изчисляват от първия ден на годината, следваща воденето на отчета. Възможно е да се разпределят калъфи за унищожаване от първия ден на годината след изтичане на определения срок за съхранение. Например, завършените през 2000 г. дела могат да бъдат разпределени за унищожаване: през 2004 г. - тригодишен срок на съхранение, през 2006 г. - петгодишен период на съхранение, а през 2011 г. - десетгодишен срок на съхранение. На свой ред през 2000 г. за унищожаване се разпределят случаи на тригодишен срок на съхранение, завършен през 1996 г., петгодишен период - през 1994 г., десетгодишен период - през 1989 г. и др.

Случаи с изтекли срокове на съхранение отново се проверяват от служители на офис или архиви и член на ЕК, след което се включват в акт за разпределяне на делата за унищожаване,ако инвентаризацията за тази година вече е одобрена. Актът се разглежда на заседание на експертната комисия, подписва се от всички нейни членове и се утвърждава от ръководителя на институцията. Особено внимание се отделя на делата със знак "ЕПК", които при подготовката на делата за предаване в архива са оставени за временно съхранение. Те отново се проучват внимателно и ако няма съмнение, че нямат стойност, се включват в акта за отделяне на делата за унищожаване. За тази категория дела се съставя отделен акт, който след разглеждане на заседанието на ЕК се съгласува с ЕПК на архивното учреждение.

GOST R 51141.

Речник на лекцията

План за лекция

ОРГАНИЗАЦИЯ НА СЪХРАНЕНИЕТО НА ДОКУМЕНТИ (ДЕЛА).

1. Осигуряване на безопасността на документите като една от основните области на работа на служителите на службите на предучилищното образователно заведение и архивисти. Концепцията за "комплект от мерки за организиране на съхранението на документи и дела". Оперативно и архивно съхранение на документи.

2. Комплекс от технологични операции за отчитане, рационално поставяне, издаване за временно ползване и контрол на наличността на документи в процеса на оперативното им съхранение.

3. Основни изисквания за съхранение и съхранение на документи.

4. Средства за техническо съхранение на делата (документите), техните експлоатационни характеристики. Характеристики на режимите на временно съхранение на файлове (документи).

5. Особености на организацията на съхранение на документи в структурни поделения.

6. Текущо и архивно съхранение на ЕД, ДБ.Х.

99) осигуряване на безопасността на документите: Осигуряване на физическата и химическата безопасност на документите и тяхното осчетоводяване

100) осигуряване на физическата и химическата безопасност на документи: Разработване, създаване и практическа употребанаучно-технически средства и методи за съхранение, реставрация, консервация, биохимична защита и възпроизвеждане на документи

101) режим на съхранение на архивни документи: набор от температурно-влажностни и санитарно-хигиенни условия, създадени в архивите за осигуряване на безопасността на документите и контрол върху тяхното изпълнение

107) съхранение на архивни документи: Осигуряване на рационалното разположение и съхранение на документите

108) държавно съхранение на архивни документи: Постоянно съхранение на архивни документи, извършвано от архиви, ръкописни отдели на библиотеки и музеи.

109) ведомствено съхранение на архивни документи: Съхранение на архивни документи във ведомствени архиви, извършвано от държавни и общински организациипрез определения период нормативни документи

110) депозитарно съхранение на документи: съхранение в архив, музей, библиотека на архивни документи на Архивния фонд на Руската федерация при условията, определени от споразумението между собственика на документите и съответния архив, музей, библиотека, с собственик запазва собствеността върху архивните документи.

111) постоянно съхранение на документи: Безсрочно съхранение на документи в архивна институция, държавен музей, библиотека

112) документ за постоянно съхранение: документ, който в съответствие с нормативни документи и други правни актове е създаден за неопределено съхранение

113) документ за временно съхранение: документ с установен срок на съхранение, след който ще бъде унищожен

114) ограничен период на тайно съхранение на архивни документи: периодът на класификация на информацията, установен със законодателни актове, през който е забранен свободният достъп до документи от държавната част на Архивния фонд на Руската федерация, съдържащи тайна, защитена от закона.

117) единица за съхранение на архивни документи: Счетоводна и класификационна единица, която е физически отделен документ или набор от документи, който има самостоятелна стойност.

124) проверка на наличността [състояние] на случаите: установяване съответствието на действителния брой единици за съхранение със записите в архива, както и идентифициране на дела и документи, които изискват подобряване на физическото състояние, възстановяване, дезинфекция

Осигуряването на безопасността на документите е една от основните области на работа на служителите на службите на DOE и архивистите. От това колко правилно е избрана стратегията за съхранение на документи, зависи тяхното физическо състояние и възможността за използването им за голямо разнообразие от цели.

В съответствие с GOST R 51141 „осигуряване на безопасността на документите - осигуряване на физическа и химическа безопасност на документите и тяхното отчитане.

Безопасността на документите се осигурява в резултат на набор от мерки за тяхното отчитане и съхранение.

На свой ред Съхранението на архивните документи се разбира като осигуряване на рационалното поставяне и съхраняване на документите.

Организацията на съхранението на документи включва рационално поставяне на документи, контрол върху тяхното движение и физическо състояние, копиране на документи с цел създаване на осигурителен фонд и фонд за ползване, възстановяване (възстановяване) на оригинала или близо до оригинала. свойства и външни признаци на документи, които са били повредени или унищожени.

В съответствие с изискванията на GOST R ISO 15489-1-2007. документите трябва да се съхраняват на носители, които гарантират тяхната годност за употреба, надеждност, автентичност и безопасност за определен период от време (вижте точка 8.2). Проблемите, свързани със съхранението, обработката и използването на документите, трябва да бъдат разгледани през целия период на тяхното съществуване жизнен цикъл. Документите изискват условия и технологии за съхранение, които отчитат техните специални физични и химични свойства.

Ценните документи изискват по-добро съхранение и поддръжказа да ги запазят, докато загубят стойността си. Условията и технологиите за съхранение на документи трябва да бъдат проектирани по такъв начин, че да предпазват документите от неоторизиран достъп, загуба или повреда, както и от кражба и извънредни ситуации.

Определяне на правила, в съответствие с действащото законодателство, редът за подбор и предаване на документи за последващо съхранение или унищожаване, следва да се прилага системно и по установения начин при нормална стопанска дейност. Не трябва да се предприемат никакви действия за избор и прехвърляне на документи за последващо съхранение или унищожаване без увереност, че даден документ вече не се изисква, работата с него е завършена и няма да се изисква като доказателство.

За да се гарантира безопасността на документите в организацията трябва да се извършва:

1. набор от мерки за организиране на съхранение, осигуряващи създаването

материално-техническа база за съхранение на документи (сградни и складови помещения,

средства за съхранение на документи (стационарни или мобилни: шкафове, сейфове, стелажи. Стандарти за монтаж - раздел 4.4. от Основните правила),

· средства за защита и безопасност на съхранение,

климатични контроли,

средства за копиране и възстановяване на повредени документи и др.);

2. набор от мерки за създаване и спазване на нормативните условия за съхранение на документи (температура и влажност, светлина, санитарно-хигиенни, охранителни режими на съхранение), както и организиране на поставянето на документи в складове и складови помещения, топография и организиране процедурата за издаване на документи.

При организиране на съхранение и създаване на условия за съхранение трябва да се вземе предвид спецификата на видовия състав на документите, характерни за конкретен архив.

Системата от мерки за организиране на съхранението трябва да осигурибезопасност на документите и контрол на тяхното физическо състояние:

· в процеса на бизнес

при получаване на документи в архива,

· по време на съхранението им и предаването на документи в Постоянно съхранение.

При физическо унищожаване на документи, които са загубили своята практическа и научна стойност, човек трябва да се ръководи от следните принципи:

• - унищожаването винаги трябва да бъде разрешено;
• - Документи, свързани с предстоящи или текущи съдебни дела
• производства и разследвания, не трябва да се унищожават;
• - унищожаването на документите трябва да бъде извършено по начин за запазване
• поверителността на всяка информация, съдържаща се в него;
• - всички копия на документи, разрешени за унищожаване, включително поверителни,
• застраховките и резервните копия трябва да бъдат унищожени.

Съхранение на документи преди прегледтехните стойности и прехвърляне в архивно съхранение в руската практика на работа с документи Наречен оперативен .

Оперативно съхранение Подразделя се на съхранение на документи в процеса на тяхното изпълнение и съхранение на вече изпълнени документи.

Организацията на оперативното съхранение на документи е от компетентността на непосредствения ръководител на структурното звено или е установена еднакво в цялата служба в инструкциите за деловодство.

Директно съхранение на по-голямата част от документи, както идващи в офиса отвън, така и създадени в процеса на работа , в рамките на определено време извършенов структурни подразделения. Ако отделът няма служител, отговарящ за деловодството (секретар на отдела), се възлага формирането и съхранението на файлове върху един от служителите или директно върху изпълнителя.

В малка фирма секретарят на ръководителя или един от служителите на секретариата отговаря за съхраняването на досиетата.