La información privilegiada se difunde con la ayuda de información especial y documentos de referencia, uno de los cuales es un memorándum. Está dirigido a personas que ocupan altos cargos con el fin de informarles de determinados hechos para inducirles a tomar una determinada decisión.
El memorando como documento interno tiene ciertos principios de redacción, dependiendo de su finalidad. Revelaremos exactamente cómo se deben redactar los informes en ciertas situaciones de trabajo.
Departamento de Recursos Humanos
al director general
OOO "Omega"
NEVADA. Groshchenko
MENSAJE N° 1
Sobre la violación de la disciplina laboral (ausentismo)
Por la presente señalo a la atención de la gerencia que anteayer, 04.11.2016, Tatyana Olegovna Valeryeva, empleada del departamento de personal, cometió una grave violación de la disciplina laboral. Después de un descanso para almorzar que terminó a las 2:00 p. m., no volvió a su lugar de trabajo y estuvo ausente hasta el final de la jornada laboral (de 14:00 a 18:00). Documentos exculpatorios y explicaciones satisfactorias de su ausencia T.O. Valerieva no la proporcionó durante los siguientes dos días.
En relación con la grave violación de la disciplina laboral, propongo anunciar a T.O. La reprimenda de Valeriy por entrar en una tarjeta personal.
Jefe del departamento de personal (firma) R.V. Sukharevsky
Memorándum sobre el incumplimiento por parte del empleado de sus deberes
Este documento tiene por objeto transmitir a la dirección la información que el empleado incorrectamente cumplido o no cumplido en todos sus deberes profesionales. El documento termina con una solicitud de acción disciplinaria. Sin dicho informe, cualquier sanción contra un empleado puede considerarse irrazonable.
Ejemplo de memorando de incumplimiento deberes oficiales
ARCHIVOS
Departamento de Metrología
al director general
Rosmashinstroy LLC
Radkovski K.L.
MENSAJE N° 2
Sobre el incumplimiento de los deberes
Por este documento, traigo a su atención que el ingeniero del departamento de metrología, Anton Petrovich Raisfader, violó el cronograma para verificar los dispositivos de medición de electricidad (no controló la implementación del cronograma aprobado), lo que resultó en una multa impuesta al organización inspector estatal control sobre los dispositivos de medición.
En relación con la violación cometida, propongo declarar a A.P. Ricefader fue amonestado en su tarjeta personal y no recibió una bonificación en función de los resultados del trabajo del próximo mes.
Jefe de metrología (firma) P.K. Zheltkovsky
Memorándum sobre el mal comportamiento de los empleados
Este tipo de memorando informa a los superiores sobre conductas ofensivas inaceptables en el lugar de trabajo. Las medidas de influencia propuestas deben ir encaminadas no sólo a la exigencia de sancionar al culpable, sino también a impedir situaciones similares más lejos.
Un ejemplo de un memorando sobre el comportamiento inaceptable de un empleado
ARCHIVOS
Departamento administrativo
al director general
Prosperidad LLC
Giatsintova A. V.
MENSAJE N° 3
Sobre el mal comportamiento de los empleados
Traigo a su atención que el 24 de agosto de 2016, el capataz de los paisajistas del territorio Zaikovsky V.I. Se permitió un comportamiento incorrecto contra el jefe adjunto del departamento administrativo y económico Antonina Pavlovna Finogenova. Zaikovsky V. I. hizo un comentario sin tacto sobre apariencia AP Finogenova, agregando lenguaje obsceno insultante. Cabe señalar que esta no es la primera declaración grosera de VI Zaikovsky. a los empleados del departamento, lo que perturba el ambiente de trabajo y provoca situaciones de conflicto.
Pido involucrar a Zaikovsky V.I. a la responsabilidad disciplinaria por conducta incorrecta en el trabajo.
Jefe del departamento administrativo y económico (firma) Neklyuev M.L.
A primera vista, parece que no hay una diferencia significativa entre el servicio, el memorando y las notas explicativas, porque. estos documentos son similares en su propósito: todos son de naturaleza informativa. Sin embargo, estos son documentos diferentes que difieren en contenido, objetivos y propósitos de compilación. Además, no contienen instrucciones, sino información que incita al destinatario a tomar una decisión final sobre el tema en consideración.
¿Cuáles son las características de un servicio, memorando, nota explicativa? Cómo formatear cada documento correctamente copia impresa? Intentaremos responder a estas y otras preguntas desde un punto de vista práctico.
MEMORÁNDUM
memorándum(código 0286041 según OKUD) es un documento de información y referencia dirigido al jefe, jefe de departamento, otros personas autorizadas. Expone en detalle cualquier problema con las conclusiones y propuestas del compilador y tiene como objetivo alentar a la gerencia a tomar una decisión determinada.
Definiciones de "memorando" como concepto independiente no en la ley.
El memorando se elabora tanto por instrucciones escritas u orales del jefe, como por iniciativa de los propios empleados (por ejemplo, en los casos en que, para resolver cualquier cuestión productiva o económica, se hace necesaria la presentación de información en escritura la alta dirección). Con la ayuda de dicho documento, puede hacer una propuesta para mejorar el aspecto técnico. procesos de producción, expresar disconformidad con la decisión tomada por el superior jerárquico, así como manifestar su punto de vista en caso de disconformidad con los compañeros. Por lo tanto, al preparar un memorándum, es importante en primer lugar que el autor formule su posición de manera accesible y luego proporcione argumentos convincentes a su favor.
tipos de notas
- por iniciativa;
- informativo;
- informes
Iniciativa se redacta un memorándum para animar al destinatario a aceptar decisión definitiva, por tanto, el texto de la nota expone los hechos, contiene propuestas, recomendaciones o conclusiones concretas.
Informativo un memorándum se compila regularmente y contiene información sobre los detalles, resultados o métodos para realizar el trabajo.
Informes el memorando informa sobre la finalización del trabajo, su etapa, la implementación de instrucciones, órdenes, etc.
dependiente del destinatario Los informes se dividen en:
- a externo;
- interno.
Memorándum externo dirigida al titular de una determinada institución, expedida el forma común organización, firmado por el jefe y generalmente contiene los siguientes detalles:
- nombre de la compañía;
- fecha;
- índice;
- lugar de compilación;
- destinatario;
- título del texto;
- texto;
- firma del gerente;
- nombre del artista, número de teléfono.
Se envía un memorando externo al director de la organización matriz (Ejemplo 1).
Ejemplo 1
Memorándum externo
MEMORÁNDUM
10.02.2014 № 12/05-14
Sobre atraer más
recursos laborales
Estimado Andrei Vasilyevich!
Debido a la falta de candidatos en la etapa de formación del aparato administrativo para la sucursal en Moscú, es necesario atraer recursos laborales de fuentes adicionales hasta el 14.04.2014. Las entrevistas con los nuevos candidatos deben realizarse antes del 21.04.2014.
El pago de los gastos por servicios adicionales se realizará de conformidad con la cláusula 4.5 del Contrato de Servicios N° 04/56 de fecha 14 de febrero de 2014.
Jefe de Recursos Humanos Semenov EN. Semenov
En el caso No. 03-13
Odintsov 10.02.2014
Memorando interno enviado fuera de la institución, por ejemplo, a una organización superior, redactado en una hoja estándar de papel A4, pero indicando todos los detalles necesarios, ubicado de acuerdo con GOST 6.30-2003 "Sistemas de documentación unificados". sistema unificado documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la elaboración de documentos” (Ejemplo 2).
A detalles requeridos memorándum interno incluyen:
- Nombre unidad estructural;
- nombre del tipo de documento (MEMORIA);
- la fecha;
- registro (número saliente);
- título del texto;
- texto;
- una marca en la presencia de la aplicación (si la hay);
- destino;
- firma del compilador (indicando cargo, iniciales, apellido).
Ejemplo 2
Memorando interno
MEMORÁNDUM
07.04.2014 № 6
Sobre el ausentismo cometido por el gerente
Departamento de ventas
Traigo a su atención que hoy, 07.04.2014, la gerente de ventas Petrova Valentina Ivanovna estuvo ausente del lugar de trabajo durante toda la jornada laboral de 10:00 a 18:30.
No se proporcionó información ni documentos que confirmen la validez de los motivos de la ausencia de V. I. Petrova.
En relación con la violación cometida, propongo despedir a Petrov V.I. a pasear.
Jefe del Departamento de Ventas Ignatiev O. A. Ignatiev
En el caso No. 02-10
Sidorova 07.04.2014
Registro de detalles del informe.
Al hacer un memorándum, se utilizan tanto la disposición angular (Ejemplo 3) como la longitudinal de los detalles de la parte del encabezado (Ejemplo 4).
Ejemplo 3
Disposición angular de los detalles en el memorándum.
Nombre
unidad estructural Destino
MEMORÁNDUM
______________ № ________
encabezamiento
Ejemplo 4
Disposición longitudinal de los detalles en el memorándum
Nombre de la unidad estructural
MEMORÁNDUM
_____________ № _________
encabezamiento
Nombre del tipo de documento se escribe en mayúsculas (MEMORIA) y se puede ubicar en el centro o desde el borde del margen izquierdo.
la fecha y habitación Los memorandos se escriben en una línea. La fecha está escrita en números arábigos ( 21.04.2014 ) o alfanuméricamente ( 21 de abril de 2014.).
Nota
La fecha del memorando externo es la fecha de su aprobación y envío al destinatario, la fecha del memorando interno - fecha de compilación y firma.
Número de registro en un memorándum interno se fija en el lugar de compilación o en el lugar de recepción, según el sistema de registro de documentos que opere en la organización.
Si el memorándum debe ser considerado personas interesadas, póntelo aprobación de visa y una vez tomada la decisión resolución líder.
La adopción de una resolución es la etapa final en la consideración del memorando.
Nota
La resolución del jefe, que consideró el memorando interno, será la base para tomar cualquier medida, emitir documentos, realizar eventos.
encabezamiento al texto describe brevemente el contenido del documento. Está formulado según reglas generales compilar encabezados para documentos: usar una preposición o/o y un sustantivo verbal en el caso preposicional, por ejemplo Sobre el ausentismo Lazarenko O.O.
Texto El memorándum consta de dos o tres partes semánticas:
- en el primero - averiguandopartes- se expongan las razones, hechos o acontecimientos que dieron lugar a su redacción;
- en el segundo - analizando parte- contiene un análisis de la situación actual y posibles soluciones;
- en el tercero - parte resumen- contiene conclusiones y propuestas de acciones concretas que, a juicio del redactor, es necesario emprender.
Puede que falte la segunda parte del memorándum. En este caso, el texto del memorándum contiene la justificación, conclusiones y propuestas del compilador.
Si el memorando tiene un anexo, marcar sobresolicitud hecho antes de firmar.
Una marca sobre la presencia de la solicitud nombrada en el texto de la nota se redacta de la siguiente manera:
Aplicación: para 3 litros. en 1 copia.
Si la nota tiene una aplicación que no se nombra en el texto, indique su nombre, el número de hojas y copias.
Anexo: Reglamento del Departamento Regional de Crédito para 5 p. en 1 copia.
memorando interno señal el compilador (si se presenta al jefe de la unidad) y el jefe de la unidad (si se presenta al jefe de la organización); memorándum externo señales Jefe de la organización.
Nota
Si el memorando se redacta en dos o más páginas, entonces la segunda página y las siguientes deben estar numeradas. Los números de serie se escriben en la parte derecha del margen superior de la página en números arábigos.
MEMORÁNDUM
memorándum es un tipo de informe. Este es un mensaje de información escrito ampliamente utilizado en la práctica de las modernas estructuras de gestión de varios niveles y formas organizativas y legales. Los memos proporcionan un vínculo directo entre los objetos de gestión a nivel horizontal.
De paso
Un memorándum es un documento que no tiene carácter oficial. No se proporciona en OKUD.
Los memorandos se preparan en una amplia variedad de situaciones. Los objetivos estándar para este documento incluyen:
- solicitud de información;
- impartir instrucciones;
- acompañando a otro mensaje (nota adjunta);
- anuncios (avisos).
El texto de la nota contiene información sobre los motivos de su preparación en forma de propuesta, solicitud, solicitud. Puede tratarse de información sobre movimientos de personal, reuniones, cambios en la cultura corporativa de la empresa, etc. Los memorandos se redactan en una hoja estándar de papel A4.
El memorando está firmado por un especialista o jefe del departamento. La fecha de la nota es la fecha de su compilación y firma.
La legislación no prevé requisitos estrictos para la preparación y ejecución de notas, por lo tanto, el procedimiento para su registro, teniendo en cuenta las especificidades de la organización, debe fijarse en el local. acto normativo, por ejemplo, en las instrucciones para el trabajo de oficina. El formato de la nota debe servir para simplificar y acelerar los procesos de comunicación interna.
En el Ejemplo 5 se presenta una muestra de un memorando .
Ejemplo 5
memorándum
El sábado, 19/04/2014, de 9:00 a 16:00 en el departamento de personal de Sever LLC, trabajo de instalación para configurar una alarma.
Les pido permitan el acceso para la realización de trabajos a los siguientes empleados de la empresa Energoset:
1. Simakin IP
2. Ivanov P. N.
Jefe de AHO Sviridov N. N. Sviridov
En el caso No. 02-14
Ilyen 16.04.2014
NOTA EXPLICATIVA
Nota explicativa- este es un documento interno que explica las razones de cualquier acción, hecho, evento, incidente, compilado por un empleado de la organización y presentado a un funcionario superior.
Según la primera parte del art. 193 del Código del Trabajo Federación Rusa antes de aplicar una sanción disciplinaria, el empleador debe exigir al trabajador explicación escrita. El empleado informa las razones y circunstancias para cometer una falta disciplinaria en una nota explicativa. Con base en la nota explicativa, el gerente decide sobre la aplicación de una acción disciplinaria contra el empleado. Además, este documento es una de las bases para evaluar la gravedad de la falta y las circunstancias en que fue cometida por el empleador.
En OKUD OK 011-93, este documento se menciona solo una vez: una nota explicativa sobre la violación de la disciplina laboral (código 0286091), que pertenece a la clase 0286000 "Documentación para la ejecución de sanciones disciplinarias".
Tipos de notas explicativas y sus características.
- para aclaración Disposiciones separadas trabajo realizado (proyecto, informe, desarrollo);
- elaborado en caso de situaciones regulares, infracciones disciplinarias, mala conducta, etc.
Una nota aclaratoria es escrita por el empleado a mano en un solo ejemplar en una hoja estándar de papel A4 y está dirigida a la persona que la solicitó. También se puede escribir en una computadora usando la plantilla adoptada por la organización. La forma de la nota explicativa, así como el método de ejecución (manuscrita o en computadora) no están legalmente fijados.
Una nota explicativa puede ser redactada por una unidad estructural o un funcionario específico.
Nota como prueba
El empleador, al requerir una nota explicativa escrita a mano por el empleado, se protege así de acciones ilegales por parte del empleado cuando disputa laboral. Se excluye la sustitución del documento original.
Si la empresa utiliza formularios de plantilla, al final del texto puede hacer una nota:La explicación fue compilada personalmente usando una computadora personal. La fecha. Firma.
Registro de datos individuales del memorando
Para unificar la información y los documentos de referencia, se debe redactar y ejecutar una nota explicativa de acuerdo con los requisitos de GOST 6.30-2003.
Fecha la nota explicativa es la fecha de su compilación.
Texto La nota explicativa debe contener:
Descripción de los hechos que dieron lugar a su redacción;
Argumentos que explican la situación actual.
El texto de la nota debe ser convincente y contener pruebas irrefutables.
Cuando están haciendo firmas se indica el cargo, firma personal, iniciales y apellido.
Como aplicaciones los documentos pueden ser citados para justificar las acciones del autor del documento y confirmar ciertas circunstancias.
De acuerdo con la estructura del texto, la nota explicativa se diferencia del informe en que no contiene conclusiones y propuestas (Ejemplo 6).
Nota
Si la empresa ha desarrollado y aprobado formularios estándar notas explicativas utilizadas en Diferentes situaciones, esto no significa que los empleados deban redactar notas de acuerdo con formularios aprobados. Un documento no formal también puede ser válido.
Ejemplo 6
Nota explicativa
Aplicar acción disciplinaria
en forma de reprimenda Alexandrova AND.AND.
departamento de recursos humanos para emitir un pedido.
Smolkin 17/04/2014
Director de LLC "SV"
AV. Smolkin
NOTA EXPLICATIVA
14.04.2014 № 14
Sobre estar ausente del trabajo
Yo, Aleksandrova Irina Igorevna, contadora, estuve ausente de mi lugar de trabajo el 14 de abril de 2013 de 9:00 a 15:30 por motivos personales.
No tengo documentos de respaldo.
Contador Alexandrova yo Alexandrova
REGISTROINFORMES, SERVICIO, NOTAS EXPLICATIVAS
Una de las funciones del servicio administrativo de la organización es proporcionar búsqueda operativa Información necesaria asociado a la promoción de los documentos transferidos al albacea. Para una búsqueda más conveniente de estos datos, se utilizan varios formularios de registro.
Las notas informativas, de servicio, explicativas, según su finalidad funcional, son portadoras de determinada información. Dado que la cuestión planteada en la nota requiere una decisión por escrito en forma de resolución del jefe de la organización u otro funcionario autorizado, los documentos deben registrarse.
Recordemos que existen tres formas de registro de documentos: revista, tarjeta y automatizado. La organización tiene derecho a elegir la forma de inscripción más efectiva y apropiada.
▪ Formulario de registro de la revista - el más común, pero no siempre conveniente, porque el registro de todos los documentos en él va en orden cronológico, y al buscar un documento específico, el especialista debe revisar todas las hojas de la revista. La búsqueda de información se complica aún más por el hecho de que un documento de iniciativa puede registrarse, por ejemplo, en una revista y la respuesta en otra. La legislación no prevé formularios de registro obligatorios (revistas). El formulario de registro recomendado se muestra en el Ejemplo 7.
Ejemplo 7
Fragmento del registro de informes y notas explicativas
|
Fecha del documento |
Número de registro |
Tipo de documento, resumen |
Quién firmó el documento |
Ejecutor |
Dónde se transfirió |
Recibo de recibo (firma, fecha) |
Una marca en la dirección del documento en el caso |
|
07.04.2014 |
03-10/14 |
Sobre el retiro de las vacaciones del cajero Shvets O.R. |
Jefe de Recursos Humanos |
inspectora del departamento de recursos humanos |
Departamento de Recursos Humanos |
Smirnova V. A. |
En el caso No. 03-14 Smirnov 07/04/2014 |
▪ Formulario de alta de tarjeta en comparación con la revista es más conveniente y adaptado. Las tarjetas de registro y control de documentos creadas al buscar en el clasificador permiten optimizar el proceso de búsqueda de un documento y reducir el tiempo del proceso de registro. La ventaja obvia del registro de tarjetas es que varios empleados pueden registrarse al mismo tiempo;
▪ Formulario de registro automatizado (electrónico) implica el uso de especial software. La información sobre el documento se ingresa en una tarjeta electrónica de registro y control almacenada en la base de datos. Simultáneamente con el registro, se puede imprimir una tarjeta de registro y control.
Por lo general, los informes y las notas explicativas tienen un índice de registro complejo, que se formula de la misma manera que el índice documento saliente. El número de registro consiste en el índice del caso según la nomenclatura de casos (incluyendo el índice de la unidad estructural y el número del caso según la nomenclatura de casos de esta unidad) y número de serie documento dentro de un año calendario.
Nota
Los problemas de registro y contabilidad de documentos en la organización deben reflejarse en las instrucciones para el trabajo de oficina. Las instrucciones deben incluir:
1) una lista de documentos no registrados.
2) una lista de grupos de documentos registrados, mientras que para cada grupo es obligatorio indicar:
Lugar de registro;
Hora y orden de registro;
La regla para la formación del número de registro;
La forma en que se realiza la inscripción;
La lista de detalles que se ingresan en el formulario, las reglas para completarlos;
Reglas para contabilizar el movimiento de documentos después del registro;
El principio de registro (registro único o repetido al transferir un documento a otra unidad);
3) el procedimiento para volver a recibir el documento en la organización (para documentos entrantes).
Términos de almacenamiento de memorandos, servicio, notas explicativas
Los periodos de conservación se establecen en la Lista de gestión típica documentos de archivo generado en el curso de la actividad agencias gubernamentales, cuerpos Gobierno local y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento, aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 25.08.2010 No. 558. De acuerdo con la Lista especificada, los períodos de almacenamiento para memorandos pueden ser 1 año, 3 años, 5 años, 75 años, permanentemente. Las notas explicativas deben conservarse permanentemente.
nuestro consejo
Al preparar notas, es necesario adherirse a un estilo único, y el texto principal de los documentos debe cumplir con las reglas de ética empresarial y los requisitos establecidos para la ejecución de documentos. Los documentos mal redactados y ejecutados con errores gramaticales dejan una impresión desagradable. No se apresure a enviar el documento al destinatario, pero léalo atentamente, corrigiendo, si los hubiere, errores gramaticales o tipográficos.
Un memorándum es un documento redactado a nombre del jefe, jefe de contabilidad o cualquier otro empleado de la organización.
El memorándum tiene efecto legal, ya que se recopila con el objetivo de tomar acción o cualquier acción sobre el problema planteado en él.
El memorando debe redactarse con competencia tanto ortográfica como jurídica, debe describir en detalle el problema actual y es deseable que existan acciones para resolverlo, lo cual es propuesto por su propio compilador.
Un memorándum dirigido al jefe de una organización o departamento es documento interno y se puede redactar en una hoja A4 normal.
Si el documento se envía a una organización superior, automáticamente se vuelve externo y se redacta en membrete.
Reglas para emitir un memorándum
El objetivo principal del memorándum no es solo familiarizar a la alta dirección con el problema actual o el progreso del trabajo en curso.
Y también animar a la dirección a tomar medidas con prontitud para resolver la situación actual.
El memorándum debe redactarse en el formulario OKUD, ir bajo el código 0286041.
Los memorandos se dividen en varias clasificaciones según el componente informativo o el destinatario (en cuyo nombre se escribe esta nota).
1. Así, según la primera clasificación, se tratará de información informativa, que indicará las etapas, dificultades y características del trabajo que se está realizando.
El compilador de este tipo de informe debe, en un lenguaje accesible y profesional, transmitir a las autoridades en qué etapa de desarrollo se encuentra este o aquel proyecto y qué se está haciendo para asegurar su implementación.
Dichos informes se preparan regularmente, hasta hace poco tiempo, hasta que se completa el proyecto.
Los memorandos vinculan directamente al liderazgo de la organización con los gerentes de proyecto
Esto le permite descubrir rápidamente en qué áreas no hay suficientes fondos, en cuáles hay un exceso y, en consecuencia, tomar medidas para normalizar el trabajo del proyecto.
La gestión, es decir, la toma de decisiones sobre la asignación de recursos, sólo es posible sobre la base de información confiable y oportuna. Esta información debe ser correcta y llegar puntualmente. para eso sirve documento oficial llamado "memorándum", del que aprenderá más adelante.
¿Qué es esta nota?
Un memorándum es una forma administrativa estándar de transferir información "de abajo hacia arriba", de los empleados de nivel inferior a la gerencia. Los memorandos describen eventos críticos, actividades en curso y la salud general de la empresa. Con base en los informes, el gerente puede hacer un análisis más preciso del estado de cosas en la organización y dar órdenes adecuadas.
La creación de un informe puede ser una idea tanto del propio subordinado como de su gestión directa. Si la iniciativa proviene de la gerencia, a menudo la orden de realizar este trabajo se le da al subordinado verbalmente.
Existen otros tipos de notas para la comunicación empresarial. No deben confundirse con un informe, así que considere sus tipos populares:
- Memo: se utiliza para transferir información entre departamentos o empleados que no están directamente subordinados entre sí. Algunas solicitudes de cooperación o notificaciones de eventos en curso dentro de la organización pueden expresarse de esta manera, por lo que este formulario no puede considerarse un memorando.
- , en el que el empleado suele explicar a la dirección sus acciones, la mayoría de las veces aquellas que provocaron una interrupción en el funcionamiento normal de la organización. Esto tampoco es un informe.
A continuación puedes ver un vídeo que explica la diferencia entre notas y memos:
Hay que tener en cuenta que el memorándum es un serio documento legal. Es posible que deba consultarlo en el futuro cuando litigio, así que trate su contenido con cuidado.
Tipos de memorándum
Hay una división condicional de informes por tema, cuya dirección aproximada se desprende del título:
- Informes. Muy a menudo, se utilizan tales informes. Su compilación está regulada de antemano por una estructura superior de control de parámetros que regularmente necesitan un seguimiento sencillo pero continuo.
- Iniciativa. Se someten a la dirección de forma irregular en los casos en que los subordinados tienen una propuesta de racionalización u optimización de procesos en la empresa.
- Informativo. Se escriben para notificar a los superiores sobre algunos cambios drásticos (a menudo negativos) en el trabajo bien establecido de un departamento o empresa. En tales casos, generalmente se requiere una respuesta rápida de la administración para no incurrir en pérdidas o perder posibles ganancias.
Independientemente del tema, el documento puede ser:
- interno. Para resolver las cuestiones que se presentan dentro de la institución se utilizan informes internos. Se toman las decisiones después de su consideración. propios empleados organizaciones
- externo. Se elabora un informe externo para una organización externa que se busca involucrar en los procesos que se desarrollan en su propia institución.
Cómo se compilan tales memorandos, lo consideraremos más adelante.
¿Cómo redactar un memorándum interno?
Los informes internos generalmente se escriben en hojas de papel normales. Enumeramos los componentes requeridos e indicamos su ubicación tradicional:
- A quién va dirigido el informe (quién tendrá que tomar una decisión) - arriba a la derecha, en caso dativo.
- Información sobre la persona que compiló el documento con una indicación indispensable del departamento (división). También se indica a la derecha, debajo de la parte anterior, en caso dativo.
- El nombre del documento - "Memorándum" - en el centro de la hoja (punto, dos puntos y otros signos de puntuación no se colocan después del nombre). Si el tema del informe es estándar (sobre el ausentismo, sobre la oferta, sobre las bonificaciones), puede agregarlo inmediatamente debajo del título.
- Número de registro y fecha (si así lo requiere el trabajo interno de la oficina).
- Es posible mencionar los motivos que motivaron la redacción de la nota.
- Del párrafo: una declaración, es decir, una declaración de la situación que se ha desarrollado en cualquier proceso desde el punto de vista del encuestado (hechos, eventos, circunstancias, cronología, relaciones causales).
- Del nuevo párrafo: análisis, es decir, una descripción precisa de los problemas que ya existen o son posibles en el futuro, tal como le parece al hablante (a veces se dan oportunidades potenciales que aún no se utilizan, pero pueden servir en beneficio de la organización).
- De una nueva línea: recomendaciones, es decir, formas de eliminar problemas o propuestas para minimizar pérdidas si es imposible evitar el impacto negativo de ciertos factores (o la mejor manera de desarrollar recursos no utilizados).
- Fecha, fecha, datos personales del hablante - firma, cargo, iniciales (nombre completo).
Se puede descargar un formulario de documento en blanco.
Las formas más populares de dicho memorando se considerarán a continuación.
Sobre la violación de la disciplina laboral
Tal documento es muy serio, porque sobre su base puede ser:
- emitido (reprimenda);
- degradación de un empleado;
- el procedimiento para el despido de un empleado se inició en virtud del artículo pertinente del Código Laboral de la Federación Rusa;
- juicio abierto.
Por supuesto, dicha información es interna, por lo que su penetración fuera de la institución es indeseable.
El texto principal debe indicar clara y específicamente de qué fue culpable el empleado. Es aún mejor si se citan directamente los artículos del Código Laboral de la Federación Rusa y las normas internas violadas por el empleado.
El texto suele contener una mención de que el empleado dio una explicación de su comportamiento en una nota explicativa, indicando el número, fecha y otros identificadores de este documento. Si no hay tal explicación, esto también se indica.
Se puede descargar un memorando interno de muestra que establece que el empleado violó la disciplina laboral porque no estaba en el lugar de trabajo.
Sobre el incumplimiento de los deberes
Como regla general, por incumplimiento de los deberes oficiales, el empleado debe ser castigado en forma de responsabilidad disciplinaria. Sus formas pueden ser:
- falta de pago de la prima;
- multa;
- reprensión;
- degradación.
Se propone descargar un memorando de muestra sobre el incumplimiento de deberes oficiales.
El trabajador tiene derecho a demandar al empleador si considera que la sanción es injusta o excesiva, por lo que, al momento de elaborar un informe, es necesaria la exactitud de la redacción y la verificación de los requisitos presentados, por ejemplo, con referencia al horario interno de trabajo. .
Acerca de los bonos
Esta forma de informe se utiliza en los casos en que a un empleado se le asigna una bonificación. En el texto principal se firma para qué trabajo se asigna la bonificación y en qué cuantía. Puede descargar una muestra de dicho documento.
¿Cómo escribir un informe externo?
Dichos documentos se redactan en papel con membrete de la empresa con la indicación obligatoria de los detalles y datos de contacto de la empresa. El emblema en el formulario ayudará al destinatario a comprender rápidamente con quién está tratando. Para confirmar la autenticidad del documento, se debe colocar un sello azul de la empresa.
Dado que el papel comercial se enviará al mundo exterior, los requisitos para su llenado son los siguientes:
- El nombre de la organización receptora. No se permiten abreviaturas ni omisiones (arriba a la derecha).
- Ejecutivo, a quien se envía el documento (generalmente al "Director General" o algo similar) - en la parte anterior.
- El nombre de la organización de envío, también sin abreviaturas ni omisiones (arriba a la izquierda).
- El título oficial completo del documento (un memorándum sobre el viaje de negocios de un empleado, por ejemplo) se encuentra en el centro del documento.
- La esencia del asunto, que se expresa en un formulario comercial, es concisa y clara.
- Cargo, firma e iniciales del responsable de la organización de envío (en el centro de la parte inferior).
- Información sobre el ejecutante: cargo, iniciales, número de teléfono de contacto (oficina) (debajo de la parte anterior).
Aquí hay una muestra de tal nota:
5 requisitos para el formulario de informe
El memorándum no tiene un carácter estrictamente formulario obligatorio, sin embargo, es un mensaje administrativo, por lo tanto está escrito en un formato informal, que tiene los siguientes elementos requeridos:
- La información requerida debe estar claramente detallada.
- Los errores graves y la omisión de datos importantes son inaceptables, de lo contrario, el informe puede invalidarse en el futuro.
- Las valoraciones emocionales y una actitud personal ante la situación descrita no suelen ser bienvenidas, ya que no contribuyen a la aceptación. decisión administrativa.
- Al describir las circunstancias, es necesario indicar todos los detalles esenciales de la situación. Se pueden omitir detalles menores.
- Al final del documento se debe prescribir el cargo del compilador y su nombre completo.
Anteriormente, se familiarizó con los diferentes tipos de informes, por lo que ahora comprende mucho mejor cómo redactarlos y qué debe escribirse en ellos. Esto es especialmente útil para que los empleados lo sepan. Instituciones públicas, cuyos jefes están obligados a escribir memorandos.
En cualquier empresa, se encontrará un empleado que no respete a sus colegas, subordinados y, a veces, incluso a sus superiores. A diferencia de infracciones disciplinarias y rendimiento inadecuado deberes, a veces es difícil castigar a un empleado por un comportamiento incorrecto, ya que las normas sobre el comportamiento incorrecto prácticamente no se encuentran en el Código Laboral de la Federación Rusa (con la excepción de los trabajadores pedagógicos).
Dado que el concepto de comportamiento incorrecto, así como el castigo por ello, no está prescrito en la principal actos legislativos, para poder calificar la conducta incorrecta de un empleado, así como aplicar sanción por esta, es necesario introducir los conceptos anteriores en los documentos normativos locales de esta organización.
por ejemplo, en acuerdo colectivo o en el reglamento interno de trabajo.
El comportamiento incorrecto (grosero) incluye las siguientes acciones:
- comentarios insultantes sobre colegas o clientes de la organización;
- el uso de blasfemias en relación con las personas o simplemente en el habla coloquial;
- comportamiento obsesivo y grosero;
- gestos obscenos hacia compañeros y clientes de la organización, etc.
Estos son solo algunos de los principales signos de mala conducta de los empleados.
Esta lista puede continuar casi infinitamente, todo depende de la política corporativa de la organización y el alcance de sus actividades.
¿Qué responsabilidades debe tener un CTO en una empresa? ver el enlace
Además de las acciones anteriores, aquí se pueden atribuir muchas otras, hasta usar ropa reveladora si la empresa tiene un código de vestimenta estricto.
La inclusión de una cláusula sobre comportamiento incorrecto en uno de los documentos normativos locales de la organización, así como la familiarización del empleado con ellos, es necesaria para que el jefe de la organización tenga derecho a sancionar al empleado que cometió esta mala conducta.
Ejemplo de acto sobre falta de explicación de la aplicación de la sanción. ¿Quién redacta un memorando de mala conducta?
Cualquier empleado que estuvo presente al mismo tiempo o aquel a quien se le envió este comportamiento tiene derecho a redactar un memorando sobre el comportamiento incorrecto de un empleado.
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Además del memorando, también se puede redactar un acto en presencia de la comisión que indique que este empleado se comportó incorrectamente en relación con los empleados o socios comerciales de la organización.
A menudo, el comportamiento incorrecto, en particular las declaraciones obscenas sobre alguien, acompaña Intoxicación alcohólica. Entonces, en este caso, por una mala conducta, al parecer, puede castigar al empleado dos veces.
Por la aparición de un empleado en estado de embriaguez y por conducta incorrecta. Pero solo con la condición de que las normas de comportamiento incorrecto y su prohibición estén incluidas en los documentos normativos locales de la organización.
En este caso, se elabora un memorando o acta por parte de una comisión que deja constancia del hecho de que el trabajador se encuentra en estado de embriaguez.
Ejemplo de memorando sobre el comportamiento grosero de un empleado
El procedimiento para compilar documentos que el empleado se permitió. comportamiento grosero no es diferente de la preparación de todos los demás memorandos y actos a partir de los cuales comienza una investigación oficial.
No existe una opinión unívoca sobre este asunto en lo que se refiere a la investigación interna. Pero si el caso llega a los tribunales, entonces es necesario indicar y, además, es deseable tener testigos.
Se está llevando a cabo una investigación oficial en orden general en cumplimiento de los requisitos legales.
Dado que las normas de comportamiento a menudo están prescritas en los reglamentos laborales internos, su violación puede atribuirse a faltas disciplinarias.
Responsabilidad del empleado
Como regla general, se aplica a un empleado que se ha permitido un comportamiento incorrecto (grosero) castigo disciplinario. Por lo general, esto, dependiendo de la gravedad, es una reprimenda o un comentario.
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Es imposible despedir de inmediato por comportamiento incorrecto, ya que no se aplica a los únicos graves.
Pero si el empleado ya sabe cómo imponer previamente una sanción disciplinaria, por un período de menos de un año, entonces es muy posible aplicar el despido, incluso si la sanción anterior se impuso por un delito completamente diferente.
Además del castigo, según Código de Trabajo, en este caso se pueden aplicar reglas Código Civil , en cuanto a ultraje a la persona ya la dignidad, calumnia.
Tanto los ciudadanos terceros afectados que han sido insultados¸ como los empleados directos de esta organización pueden acudir a los tribunales.
Hay precedentes cuando se presentó una demanda no contra un empleado específico, sino contra la organización en su conjunto, si la persona que se permitió incorrectamente (comportamiento grosero) ocupaba un puesto alto.
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Además, la única salida para los empleados es acudir a los tribunales en caso de que el jefe de la organización se haya permitido un comportamiento grosero e incorrecto.
En cualquier caso, en la actualidad, cada vez más empresas han comenzado a prestar atención a esta parte particular de la comunicación de los empleados, como un componente importante de la imagen comercial de la empresa.
Por lo tanto, las normas para la comunicación interna de los empleados entre sí, así como con los clientes de la organización, se prescriben cada vez más en documentos locales ocupando cada vez más espacio.
Aunque aquí tampoco hay que dejarse llevar y apretar a los trabajadores en un marco estrecho. Porque en legislación actual puede haber restricciones. Esto también es relevante para recordar al elaborar un código de vestimenta para una organización.
Aprenderá cómo escribir un informe sobre un empleado por insultar en este video: