Schimbarea directorului este o procedură standard pas cu pas. Una dintre componentele sale principale este transferul de afaceri de la directorul care iese la un nou lider ales în locul său. Procesul presupune și transferul tuturor documentației disponibile a organizației, care se consemnează prin întocmirea și semnarea certificatului de acceptare.
Obligația de a transfera documentația poate apărea în acte locale, de exemplu, în Regulamentul relevant privind transferul documentelor. La nivel legislativ, transferul cazurilor între manageri este marcat de:
- prevederile Legii federale nr. 402 „Cu privire la contabilitate” din 06.12.2011, în special, paragraful 4 al art. 29 (privind documentația contabilă);
- Legea federală nr. 395-1 „Cu privire la bănci...” din 02.12.1990, art. 24 (pentru structuri de credit și financiare);
- hotărârea Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002, în detaliu, în „Regulile de bază pentru activitatea arhivelor”, clauza 10.5 (pentru agențiile guvernamentale);
- orientări metodologice pentru contabilizarea stocurilor (clauza 22), aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 119n din 28 decembrie 2001 (cu privire la necesitatea efectuării unui inventar la înlocuirea persoanelor responsabile material, în acest caz, la înlocuirea unui director).
Procedura de transfer de cauze nu este reglementată de lege. Prin urmare, este gratuit în natură, realizat fără setări clar definite. Miezul problemei este următorul. Fostul director, fiind o persoană responsabilă financiar (în conformitate cu articolul 277 din Codul Muncii al Federației Ruse), trebuie să îi dea noului șef al organizației toată documentația pe care o avea.
Această procedură se formalizează prin actul de acceptare și transfer . Este cu două fețe document legal, care, printre altele, poate conține o descriere a stării de fapt, a lucrurilor la momentul întocmirii sale. Scopul său dominant este o declarație a documentelor, valorilor, actelor transmise existente.
La întocmirea acestuia, la latitudinea părților, se poate crea o comisie specială. Protocoalele pot fi atașate documentului în sine, documente aditionale etc.
Structura generală a actului
Actul de acceptare si transfer se intocmeste in 2 exemplare (pentru deja fostul director si cel ales in locul lui). În mod convențional, structura documentului poate fi desemnată după cum urmează.
| Principalele componente ale structurii actului de acceptare și transfer | Ce este inclus |
| Pălărie | Data și locul înregistrării documentului |
| Motivele întocmirii actului | Detalii despre procesul-verbal al adunării generale a fondatorilor (alt document) |
| Scopul actului | Confirmarea transferului documentației |
| Persoane prezente la transferul documentatiei | Numele complet al actualilor fondatori |
| Esența întrebării | Fixarea faptului transferului fostul directorși acceptarea de către șeful ales a documentelor |
| Lista documentației transmise (originale) | Toate documentele organizației sunt enumerate cu numerotare, descrieri, număr de foi, note etc. Acestea includ documentația: · constitutiv; · personal; · contabilitate; · cu includerea de material--valorile mărfurilor, · timbre, sigilii etc. |
| Semnături | Actul este semnat: fost și ales director; precum si contabilul-sef si alte persoane autorizate |
Greșeli frecvente în executarea actului de acceptare și transfer la schimbarea directorului
| Greșeli comune | Ajustare |
| Nu este precizat locul emiterii (sau executării) actului | Acest atribut este obligatoriu, indicat în antet. Înregistrate localitate unde a fost întocmit actul (emis) |
| Documentului îi lipsește un titlu | 1. Ca standard, titlul este indicat în toate documentele în format A-4. 2. Ar trebui să fie scurt, clar, să corespundă conținutului semantic al textului. 3. Se scrie fara ghilimele si un punct la sfarsit. 4. În această versiune, titlul este: Act Nr. de acceptare si transfer de cazuri la schimbarea directorului |
| Numele prescurtat al organizației este scris în antet ("Albăstrea") |
Numele este scris în întregime în conformitate cu documentele statutare ale companiei. Este permis să-l scrieți sub numele complet între paranteze în formă prescurtată. Exemplu: Societate cu răspundere limitată „Vasilek” (LLC „Vasilek”) |
Recomandările Rostrud privind păstrarea copiilor documentelor personale ale angajaților din organizații
În raportul pentru trimestrul II 2017, Rostrud recomandă insistent ca copiile documentelor angajaților să nu fie stocate inutil în dosarele personale. Ca standard, numai cu acordul angajatului, angajatorul are dreptul de a face copii ale pașaportului, legitimației militare, SNILS pentru un dosar personal și să le păstreze în organizație.
Practica judiciară, atrage atenția Rostrud, indică faptul că atunci când aplici pentru un loc de muncă este suficient să verifici informațiile personale față de datele pașapoartelor. Stocarea ulterioară a unei copii a acestui document în organizație depășește deja utilizarea permisă a volumului de date personale ale angajatului.
Rostrud atrage, de asemenea, atenția angajatorilor că o astfel de prelucrare excesivă (neadecvată) a datelor cu caracter personal poate duce la un avertisment sau penalități - 5-10 mii de ruble. pe executiv. Ei bine, pentru persoanele juridice, mărimea sancțiunii financiare crește la 30-50 de mii de ruble.
Exemplul 1. Întocmirea unui act de acceptare și transfer de documentație la înlocuirea unui director
În legătură cu eliberarea lui Petr Petrovici Danilchenko din funcția de director al Most LLC și alegerea lui Mihail Mihailovici Vasiliev în locul lui, transferul documentației de la fost lider nou.
De altfel, un act bilateral de acceptare și transfer este întocmit în prezența unei comisii special formate din 3 fondatori. Transferul efectiv în act este documentat pe antet cu următoarea listă:
- Carta și acordul privind înființarea Most LLC.
- Certificat de înregistrare de stat a SRL „Most”.
- Certificat de înregistrare a companiei la Serviciul Fiscal Federal nr. 1 pentru orașul Yaroslavl.
- Scrisoare de informare privind atribuirea codurilor statistice.
- Procesele verbale disponibile ale adunărilor generale ale fondatorilor --
- Comenzi pentru personal -
- Lucruri personale --
- carduri personale --
- Contracte cu antreprenori --
- Sigiliu rotund și ștampilă a SRL „Most”.
Totodată, s-a remarcat starea satisfăcătoare a documentației depuse și absența pretențiilor. Actul a fost întocmit în 2 exemplare și semnat personal de partea cedată în persoana lui P. P. Danilchenko, precum și de partea primitoare - M. M. Vasiliev.
Documentul a fost semnat de ceilalți participanți - membri ai comisiei (Loginova V.A., Borisevich L.D., Larionova L.A.).
Actul de acceptare și transfer de cazuri- un document care confirmă faptul transferului documentelor. Schimbarea directorului organizației, contabil șef, contabil, casier și alți angajați ale căror activități sunt strâns legate de documente atrage după sine transferul tuturor cazurilor de la angajatul care demisionează la unul nou. Nu se transferă doar cazurile, ci și documentele, pentru casier, de exemplu, numerarul din casă este supus transferului.
Transferul poate fi efectuat pe baza actului de acceptare și transfer. În acest articol, vă sugerăm să descărcați un exemplu de act de acceptare și transfer de documente (word). Formularul de descărcare se află în partea de jos a articolului.
Scopul principal al actului de transfer-acceptare este confirmarea faptului transferului de documentație sau alte bunuri de la o persoană la alta.
Pe site-ul nostru puteți descărca alte acte de transfer: → , → , → .
Cum se întocmește un act de acceptare și transfer de cazuri către o altă persoană?
Actul este o confirmare că documentele au fost predate și acceptate de către destinatar. În plus, certificatul de acceptare poate conține o listă detaliată a documentelor ce urmează a fi transferate, care permite, dacă este necesar, să se afle ce documente au fost transferate, în ce cantitate și sub ce formă. Forma actului de acceptare și transfer de documente trebuie să conțină următoarele date:
- Data Înregistrării;
- Locul de compilare;
- numele documentului;
- Informații despre cine este partea care face transferul;
- Informații despre cine este destinatarul documentației;
- Cuvinte care indică faptul că documentele au fost transferate destinatarului conform listei anexate;
- Cuvinte care indică faptul că documentele au fost primite și verificate de către destinatar;
- Cuvinte care confirmă că părțile nu au pretenții una față de cealaltă;
- Lista documentelor - poate fi întocmită sub formă de tabel, dacă lista este mare, atunci este rezonabil să o eliberăm ca anexă la certificatul de acceptare. Pentru fiecare document, este de dorit să se indice numele, numărul și data acestuia, numărul de foi și copii, o copie sau original și alte informații importante;
- Semnăturile ambelor părți.
O copie semnată a actului de acceptare și transfer este transferată părții care efectuează transferul, de exemplu, directorul care demisionează, contabilul șef. Al doilea este transferat persoanei care primește documentele.
Schimbarea conducătorului societății este diferită de concedierea unui angajat obișnuit. Acest funcționar este supus unor obligații suplimentare, a căror încetare poate amenința să oprească funcționarea normală a întreprinderii. Prin urmare, ne propunem să luăm în considerare modul în care se încetează raportul de muncă cu directorul și de ce este necesar un act de acceptare și transfer de documente atunci când acesta este schimbat.
Spre deosebire de reziliere relaţiile de muncă cu un cetățean obișnuit, în cazul demiterii șefului, apar motive suplimentare:
| Motive de concediere | Descriere |
| prin acordul comun al părților | Acest tip de concediere nu este cu mult diferit de cel aplicat altor cetățeni. Adevărat, trebuie avut în vedere că directorul va trebui să transfere succesorului său toate valorile materiale și bunurile care i-au fost atribuite. |
| De propria voinţă | Dreptul oricărui cetățean la concediere este garantat de legea principală a țării. În acest caz, va trebui să suportați termenul maxim până la data concedierii. Acest lucru este, de asemenea, legat de transferul de cazuri. |
| Când (proprietar, adunarea acționarilor) | Poate fi luată oricând, indiferent de durata contractului cu managerul. Acceptat fără explicarea motivelor unei astfel de concedieri. Ca compensație, plăți suplimentare sunt datorate conform termenilor contractului. |
| Dacă în acțiunile șefului se constată o abatere disciplinară gravă | Concedat pentru motivele generale prevăzute de Codul Muncii, plăți suplimentare directorul nu are voie. |
| Din cauza falimentului companiei | Procedura de concediere prevede aici o serie de acțiuni de închidere a societății și abia apoi se încheie contract de munca cu liderul lui. |
Amintiți-vă, liderul, ca orice cetățean, poate demisiona oricând sau poate fi concediat temeiuri legale angajator. În același timp, el este obligat să transfere toate treburile succesorului său.
Procedura de transfer a cazurilor la schimbarea capului
Directorul societății își poate înceta atribuțiile la cererea proprie sau la încetarea contractului încheiat cu acesta. În unele situații, baza încetării atribuțiilor șefului este decizia proprietarului (adunarea acționarilor).
Prima persoană a societății este obligată să transfere către succesorul său documente în cazul în care răspunde personal:
- actele constitutive ale firmei;
- originale ale licentelor, certificatelor, altor autorizatii pentru dreptul de a desfasura activitati economice;
- originalele împuternicirilor eliberate de proprietar;
- documente primare, a căror responsabilitate revine șefului;
- primele copii ale cambiilor, acțiunilor, altor documente financiare;
- originale ale unor mari contracte, acorduri internaționale;
- alte documente, responsabilitatea pentru păstrarea cărora revine personal directorului societății.
Nu uitați că managerul este o persoană responsabilă din punct de vedere material, are dreptul la prima semnătură financiară. Toate acestea ar trebui luate în considerare până în momentul în care este dat directorul cartea de muncași spune la revedere.
Prin urmare, înainte de a începe procedura de transfer de proprietate și documente, este necesar să se creeze la întreprindere comision de inventariere, verifica disponibilitatea tuturor celor inregistrati conform inventarului contabil pentru director bunuri materiale.
Pentru a face acest lucru, se emite un ordin pentru întreprindere, se determină persoanele responsabile pentru această lucrare, se stabilesc termenele limită pentru implementarea acesteia, precum și forma raportului, care ar trebui să fie rezultatul și cine îl va aproba. Aici este indicată și lista documentelor stocate personal de director, pe care acesta este obligat să le transfere succesorului său (adjunctul temporar) pentru păstrare.
Transferul materialelor disponibile trebuie înregistrat pe hârtie, este necesar să se enumere complet ce tipuri de documente sunt transferate și în ce stare se află. Faptul tranziției acte oficiale trebuie consemnate prin semnăturile personale ale părților emitente și care primesc. De obicei, ar trebui să existe terțe părți care confirmă trecerea unei astfel de proceduri.
Amintiți-vă, schimbarea liderului trebuie să fie însoțită de documentație transferul tuturor documentelor, bunurilor materiale și cauzelor care i-au fost atribuite, pentru ca pe viitor părțile să nu aibă pretenții una față de cealaltă.
De ce este obligatoriu actul de acceptare și transfer de documente la schimbarea directorului
În munca de birou, un act este considerat un document care confirmă că un eveniment sa întâmplat cu adevărat. Poate avea o formă standard sau poate fi compilat sub orice formă. Documentele de acest tip sunt semnate de cel puțin două persoane (în mod optim, dacă sunt trei sau mai mulți semnatari). 
Actul trebuie fara esec ai o recuzită ca aceasta:
- numele documentului;
- data și locul întocmirii;
- care a fost prezent la compilarea acestuia;
- o scurtă esență a problemei (exprimată sub forma unei liste de fapte realizate, fără conjecturi, gânduri proprii, presupuneri);
- semnăturile și stenogramele semnăturilor persoanelor care participă la pregătirea actului.
Actul in forma extinsa afiseaza actiunile care au loc la momentul schimbarii conducatorului societatii. Și având în vedere că prima persoană este responsabilă de toate procesele, activitățile economice, doar semnătura sa este valabilă ca confirmare operațiuni individuale, prezenta unor astfel de documente la destinatar este obligatorie.
Va fi extrem de greu să confirmi pe viitor că nu ai pierdut nimic, iar documentele pur și simplu nu ți-au fost predate. Mai ales dacă în stadiul transferului acest lucru nu este fixat printr-un act corespunzător.
Rețineți, transferul documentelor în temeiul actului permite părților să se elibereze de responsabilitate în caz de lipsă, pierdere, deteriorare a suportului de hârtie.
Acest videoclip explică ce înseamnă o schimbare de CEO pentru o companie și cum se întâmplă aceasta:
Ce ar trebui să fie în actul de transfer de documente
Acum despre forma specifică a actului de acceptare și transfer de documente între conducători (cel vechi și administrator sau persoana care preia temporar aceste atribuții). Este recomandabil ca un astfel de document să aibă următoarele detalii:
| Numele piesei | Descriere |
| Partea de informare | Acesta indică denumirea documentului, locul și data întocmirii acestuia, numele complet al funcției managerului care iese, precum și numele funcției succesorului (persoană care înlocuiește temporar). Sunt indicate și persoanele prezente în calitate de martori. Pozițiile lor sunt de asemenea scrise integral. Sunt indicate numele complete detaliate ale tuturor participanților la procedură. |
| Descrierea procedurii | Această parte ar trebui să indice temeiurile întocmirii actului, ce acțiuni sunt efectuate la un anumit moment. Documentele în sine care urmează să fie transferate trebuie să fie indicate printr-o listă generală care să indice numărul de pagini (dacă originalul conține mai mult de 1 coală). Dacă pe ambele părți există text pe document, este de asemenea recomandabil să menționați acest lucru. Este optim dacă lista documentelor este rezumată într-un tabel unde este indicată număr de serie, numele documentului, numărul de foi și există, de asemenea, o coloană curată pentru notele care pot apărea în timpul procedurii de transfer (de exemplu, documentul poate fi disponibil, dar are anumite daune fizice). |
| Partea în care participanții la program își lasă semnăturile | Aici este indicat să se indice numele complet al postului, precum și numele complet (aici poate fi prescurtat) al semnatarilor. Semnătura participantului este aplicată vizavi de fiecare nume. |
În unele cazuri, actul de acceptare și transfer poate fi înaintat spre aprobare proprietarului companiei (adunarea acționarilor), față de care sunt răspunzători vechii și noii lideri. Această opțiune depinde de dorința proprietarului de a controla procesul. Un eșantion standard al actului poate fi găsit pe Internet.
Terții implicați în procedura de transfer de documente ar trebui să fie specialiști competenți care să înțeleagă ce anume se transferă aici. De obicei asta Contabil șef companie, directorul financiar al acesteia sau adjunctul responsabil cu activitățile financiare și economice.
În procesul de atragere a unor astfel de persoane, trebuie să ne ghidăm după utilizarea acestor documente (de obicei au copii) pentru pregătirea contractelor, efectuarea plăților, confirmarea anumitor competențe. Nu este nevoie să implici persoane ignorante pentru aceste acțiuni, care în viitor pur și simplu nu vor putea spune clar ce și-au transmis liderii unii altora.
Numărul de copii originale ale actului trebuie să fie de cel puțin două - unul pentru părțile la transferul materialelor. Ceilalți participanți pot obține o copie a documentului pentru ei înșiși.
Amintiți-vă, în funcție de scopul său, actul trebuie să descifreze în mod clar ce, când și cui a fost transferat și în ce stare și, de asemenea, să indice martorii acestei proceduri, astfel încât, dacă problema controversataîn viitor, aceștia ar putea confirma sau infirma orice declarații sau plângeri.
Cine este anunțat despre schimbarea directorului
Concedierea primei persoane se distinge și prin obligații suplimentare care revin proprietarului societății sau unei persoane împuternicite de acesta. 
Cert este că, imediat după semnarea ordinului de concediere, este necesar să se notifice în scris:
- Instituții bancare la care societatea are conturi deschise.
- Autoritățile de înregistrare a companiei.
- Autoritățile fiscale, alte organizații de reglementare.
- Firme cu care se cooperează sau se semnează diverse contracte, contracte, acorduri economice.
- Alte persoane juridice și persoane fizice interesate de cooperare.
Aceasta se face în cel mult 3 zile de la data demiterii vechiului și numirii unui nou director al companiei. Totodată, la o instituție bancară trebuie depusă o cerere legalizată pentru modificarea dreptului de semnătură.
La aceasta este atașată o copie legalizată a deciziei proprietarului (organului superior) de a schimba șeful și de a numi o nouă persoană în această funcție, se adaugă semnătura personală în original. Nerespectarea acestor cerințe poate duce la responsabilitatea administrativă Pentru companie.
Acțiuni similare sunt efectuate dacă este necesară înlocuirea nominală permise, pentru dreptul de a efectua orice tranzacții comerciale eliberat vechiului director. Aici poate fi necesar să returnați permisiunile emise anterior pentru a le distruge. Prin urmare, este recomandabil până în acest moment, conform actului de acceptare și transfer, să se efectueze procedura de tranziție juridică. documente importanteîntre vechii și noii lideri.
Având în vedere că majoritatea companiilor nu se pot lipsi de un manager care are dreptul de a semna documente, adesea nu una, ci două sau mai multe persoane (nu mai mult de 3-4 manageri) au dreptul să semneze documente financiare. În acest caz, dacă noul lider nu a fost încă numit, este necesară sesizarea autorităților de reglementare și de înregistrare cu privire la demiterea șefului. Activitatea economică companiile nu vor suferi de acest lucru.
Amintiți-vă, notificarea în timp util a organizațiilor competente, precum și a contrapărților cu privire la schimbarea șefului, poate provoca neînțelegeri în timpul desfășurării activității, precum și posibile abuzuri din partea vechiului director, mai ales dacă acesta a fost concediat pentru acțiuni similare.
Urmărește acest webinar despre schimbarea participanților la o societate cu răspundere limitată din Rusia:
Formular de întrebare, scrieți-vă
Necesitatea acceptării și transferului de cazuri și documente între angajați apare destul de des, dar menționarea unei astfel de proceduri în documente interne organizațiile sunt rare. Mai mult decât atât, această problemă nu a fost reflectată în mod corespunzător în actele juridice de reglementare care reglementează relațiile de muncă, deși tocmai în acest domeniu sunt mai mult decât relevante problemele care decurg din înregistrarea necorespunzătoare a acceptării și transferului dosarelor și documentelor.
Cum și când ar trebui să aibă loc acceptarea și transferul de cazuri între angajați? Cine poate participa la procesul de primire și transfer de dosare și documente? Ce documente reglementează procedura de primire și transmitere a dosarelor și documentelor? Care sunt principalele etape de primire și transfer de dosare și documente? Cum se procesează primirea și transferul cazurilor și documentelor? Veți găsi răspunsuri la aceste și alte întrebări în articol.
În conformitate cu GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții" document- este vorba de informații înregistrate pe un suport de materiale cu detalii care permit identificarea acesteia (clauza 3), o afacere- acesta este un set de documente sau un document legat de o problemă sau zonă de activitate, plasat într-o copertă separată (clauza 71). După cum puteți vedea, „cazul” și „documentul” nu sunt același lucru, în ciuda faptului că se obișnuiește să se vorbească despre transferul de cazuri în general. Cu toate acestea, în situațiile în care sunt transferate atât cazurile, cât și documentele, acest lucru nu este în întregime corect. Prin urmare, în textul articolului, se folosește sintagma „acceptarea și transferul cazurilor și documentelor”.
De ce este necesar să se transfere și să primească cazuri?
Cazurile și documentele sunt transferate:
astfel încât fluxul de lucru să nu fie întrerupt;
ca atributiile de munca ale salariatului absent sa fie indeplinite corespunzator;
să poată evalua volumul de muncă al lucrătorului care primește cazurile;
astfel încât domeniile de responsabilitate să poată fi împărțite.
Practic, nevoia de a transfera cazurile direct sau indirect apare în următoarele situații comune majorității angajaților:
plecarea în concediu (inclusiv concediu de maternitate, concediu parental etc.);
călătorie lungă de afaceri;
invaliditate temporară;
transfer la un alt loc de muncă;
concediere (din diverse motive);
în alte cazuri, când angajatul trebuie să perioadă lungă de timp să lipsească sau să părăsească organizația cu totul.
Rețineți că este destul de rar să asistați la transferul complet de cazuri și documente de către un angajat care pleacă. Chiar dacă acest lucru se întâmplă în cazuri individuale, aproape niciodată nu este formatat corect.
Pe de o parte, de ce să se oficializeze transferul de cazuri în cazul în care angajatul pleacă în vacanță, pleacă într-o călătorie de afaceri sau este bolnav? La urma urmei, pe perioada unei astfel de absențe temporare, atribuțiile sale vor fi îndeplinite de către alți angajați special numiți prin ordin al șefului organizației sau în alt mod stabilit de organizație. Imaginați-vă, de exemplu, o situație în care un secretar este temporar absent, ale cărui atribuții includ:
receptie, transmitere procesare corespondenta primita venita prin diverse canale de comunicare, verificare documente pt suport de hârtie privind corectitudinea livrării, integritatea atașamentelor; înregistrarea documentelor primite jurnal electronic formularul stabilit, trimițându-le spre examinare de către conducere și direcțiilor structurale ale organizației;
primirea documentelor de ieșire de la angajații organizației, verificarea corectitudinii executării acestora, disponibilitatea și caracterul complet al cererilor, înregistrarea în jurnalul electronic a formularului stabilit;
formarea cazurilor în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigurându-se siguranţa acestora.
Evident, o astfel de muncă trebuie făcută în timp util. Dacă organizația are mai multe secretare, atunci totul este ușor de rezolvat: un alt secretar care îndeplinește aceleași atribuții va lucra temporar cu o sarcină dublă. Dar dacă există un singur secretar în organizație, atunci este imposibil să se facă fără transferul de cazuri și documente, altfel o persoană care nu este pe deplin familiarizată cu îndatoririle unui secretar pur și simplu nu poate face față, din cauza cărora nu numai un anumit zona de lucru poate avea de suferit, dar și activitățile organizației în general.
Cine predă și preia cazurile de obicei?
Inițiatorul transferului de dosare și documente este, de regulă, fie salariatul care le primește, fie șeful unității structurale în cadrul căreia sunt transferate aceste dosare și documente. Aceștia sunt transferați, respectiv, de către un angajat temporar absent sau care demisionează și sunt acceptați fie de un nou angajat, fie de o persoană special desemnată de conducere.
S-ar părea că nu este nimic complicat în asta. Cu toate acestea, în practică, există cazuri în care un angajat care demisionează, din cauza unui conflict sau a oricăror alte circumstanțe nefavorabile, nu urmează să transfere dosare și documente, mai ales dacă acest lucru nu face parte din atribuțiile sale. La urma urmei, nu toți oamenii își părăsesc slujbele din propria voință, nu toată lumea încearcă să mențină relații bune cu managementul până în ultimul moment. Ce ar trebui să facă un nou angajat într-o astfel de situație?
În primul rând, acest fapt ar trebui remediat act. Atunci salariatul nou angajat, pentru a evita riscul de a-i impune răspunderea pentru greșelile altor persoane, eventual făcute în actele întocmite de predecesorul său, poate întocmi un document unilateral - lista documentelor acceptate(Exemplu 2).
Notă. Refuzul unui salariat de a transfera dosare și documente la concediere nu este un motiv pentru ca angajatorul să nu-și regleze conturile cu acesta și să nu emită carnet de muncă - indiferent dacă această obligație este stabilită în contractul de muncă și/sau Descrierea postului.
EXEMPLUL 2
Descrierea documentelor acceptate
Inventarierea cazurilor si documentelor acceptate de secretarul corporativ Mironova A.P.
Când am acceptat cazuri și documente, am găsit:
1. Originalul procesului-verbal al Adunării Generale a Acţionarilor din 16 ianuarie 2011 Nr. 1/2011 lipseşte, există o copie a acestui document.
2. Procesul-verbal original al Adunării Generale a Acţionarilor din 20 aprilie 2011 Nr. 5/2011 lipseşte (nu există copie).
Acest inventar confirmă acceptarea cazurilor și documentelor de mai sus începând cu 03 mai 2012.
Secretară de corporație Mironova A.P. Mironova
De acord:
Maslova E.D. Maslova
Când ar trebui predate cazurile și documentele?
Uneori se întâmplă ca dosarele și documentele angajat nou acceptă de la predecesorul său chiar înainte de a merge la muncă. Rețineți că acest lucru este destul de riscant, deoarece un nou angajat, după ce a preluat, poate, indiferent de motiv, să nu meargă la muncă. Atunci întrebarea este logică: în ce moment ar trebui transferate aceste cazuri și documente?
Cazurile și documentele se transferă, de regulă, în ziua concedierii datorită faptului că înainte ultima zi angajatul își execută atributii oficiale. Lucrătorii deosebit de responsabili fac acest lucru treptat, împărțind procesul în mai multe etape, efectuate în avans, în câteva zile. În acest caz, este mai bine să transferați cazurile nu direct noului angajat, ci persoanei desemnate de șeful unității structurale în care a lucrat angajatul. Dacă contabilul șef renunță, atunci este mai bine să transferați afacerile direct șefului organizației, deoarece el este responsabil pentru corectitudinea contabilității.
Se întâmplă ca managerul să ceară angajatului care pleacă să vină la birou în ziua în care noul salariat intră în muncă pentru a-i transfera cazurile direct sau, dimpotrivă, persoana care nu a fost încă înregistrată la muncă să vină să ia de la predecesorul său înainte de a merge la muncă. În opinia noastră, acest lucru nu este adevărat, deoarece acceptarea și transferul cazurilor și documentelor se efectuează în cadrul relațiilor de muncă. Prin urmare, această procedură trebuie efectuată într-o zi lucrătoare și timp de muncă atât pentru cedentul de dosare și documente, cât și pentru destinatar.
Ce reglementează acceptarea și transferul cazurilor?
După cum sa menționat mai sus, reglementările acte juridice problema acceptării și transferului de dosare și documente nu este reglementată. Acest lucru nu este surprinzător, deoarece este imposibil să se prescrie o singură procedură pentru primirea și transferul cazurilor, deoarece în diferite organizații cerințele pentru gestionarea documentelor sunt diferite în funcție de mulți factori. Există doar câteva sugestii în acest sens:
extracţie
(aprobat prin ordinul Arhivei Federale din 23 decembrie 2009 nr. 76)
III. STRUCTURA ŞI CONŢINUTUL INSTRUCŢIUNILOR DE AFACERI
3.1. Dispoziții generale
[…] Instrucțiunile de păstrare a evidenței prevăd următoarele:
[…] la plecarea în concediu, într-o călătorie de afaceri, pe durata bolii sau în caz de concediere și reîncadrare, angajații sunt obligați să transfere toate documentele pe care le dețin salariatului responsabil cu munca de birou a unității structurale, sau altui salariat la indicarea conducătorului unității, la concedierea salariatului sau transferul prin serviciu, transferul actelor și dosarelor se efectuează conform actului.
Cu toate acestea, în ciuda absenței unor reguli pentru acceptarea și transferul cazurilor în normele legislative, organizația le poate stabili în mod independent în reglementările locale, ținând cont de specificul activității, numărul de angajați, îndatoririle lor, responsabilitățile, precum și ca şi alţi factori care afectează necesitatea acceptării şi transferului dosarelor şi documentelor pentru a evita pierderea şi pierderea acestora. În acest caz, respectarea ordinii de acceptare și transfer de cazuri va fi obligatorie pentru toți angajații familiarizați cu acest local. act normativîn la momentul potrivit sub semnătură personală.
Reglementările privind acceptarea și transferul cazurilor și documentelor pot include:
în manualul de afaceri:
statutul personalului;
regulamentul intern al muncii;
prevedere pentru specific unitate structurală si etc.
În plus, obligația de a transfera și/sau de a primi dosare și documente în cazurile special stipulate se recomandă a fi fixată în fișa postului și/sau contractul de muncă.
Dacă organizația nu are cel puțin o mențiune despre necesitatea de a accepta și transfera cazuri în reglementările locale, atunci în cazuri specifice acest lucru poate fi prevăzut într-o comandă (Exemplu 3) sau o comandă.
EXEMPLUL 3
Ordin privind organizarea acceptării și transferului cazurilor și documentelor
Închis Societate pe acțiuni„Metropol Invest”
ORDIN
16.04.2012 Nr 10-K
Despre organizarea acceptării și transferului cazurilor și documentelor
În legătură cu demiterea lui Smirnova P.T. din functia de secretar corporativ la data de 30 aprilie 2012
EU COMAND:
1. Secretar Corporativ Smirnova P.T. să transfere, iar șefului adjunct al biroului Maslova E.D. accepta cazuri și documente conform Actului de acceptare și transfer de cazuri și documente în biroul biroului până la 30 aprilie 2012.
2. Aprobați forma Actului de acceptare și transfer de cazuri și documente (Anexa 1).
3. Pentru a verifica în mod corespunzător cazurile și documentele transferate și pentru a participa la acceptarea și transferul acestora, creați un comision format din:
președinte - șef al serviciului de personal Zhurkova N.G.
membrii comitetului:
contabil șef Makarova N.T.
sef birou Petrova M.I.
Şef serviciu legal Makarov A.D.
4. Secretarul Mihalcenko P.I. aduce acest ordin la cunoștința persoanelor menționate la paragrafele 1 și 3 din ordin, împotriva unei semnături personale în cel mult o zi lucrătoare de la data emiterii ordinului.
5. Îmi rezerv controlul asupra executării acestui ordin.
Motiv: cerere de concediere a Smirnova P.T. din 16.04.2012
CEO Skvortsov A.I. Skvortsov
Familiarizat cu comanda:
Șef Resurse Umane
Zhurkova N.G. Zhurkova
Contabil șef
Makarova N.T. Makarova
Şeful Cancelariei
Petrova M.I. Petrova
Șef Serviciu Juridic
Makarov IAD. Makarov
adjunct al șefului biroului
Maslova E.D. Maslova
Secretară de corporație
Smirnova P.T. Smirnova
Procedura de transfer și primire a dosarelor și documentelor
După cum sa menționat mai sus, procedura de transfer și de primire a cazurilor nu poate fi aceeași pentru toate organizațiile. Totuși, pentru a reprezenta succesiunea acțiunilor pentru transferul și primirea dosarelor și documentelor, împărțim condiționat acest proces în 3 etape.
■ Etapa 1: revizuirea cazurilor și documentelor.
Notă. Cazurile și documentele acceptate în forma și conținutul lor trebuie să respecte standardele legislatia actuala, inclusiv în domeniul muncii de birou și al circulației documentelor.
■ Etapa 2: pregătirea dosarelor și a documentelor pentru transfer.
■ Etapa 3: înregistrarea acceptării și transferul dosarelor și documentelor.
Detalii obligatorii ale actului
În conformitate cu recomandările GOST R 6.30-2003 " Sisteme unificate documentație. Sistem de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente”, precum și practica de întocmire a actelor în organizații pentru actul de acceptare și transfer de documente utilizează de obicei un formular cu următoarele caracteristici:
format A4 (210 × 297 mm);
fiecare coală a documentului trebuie să aibă margini de cel puțin: 20 mm - stânga; 10 mm - dreapta; 20 mm - sus; 20 mm - mai jos;
din hârtie albă sau hârtie deschisă la culoare;
orientarea paginii - portret;
dacă actul are două sau mai multe pagini, paginile a doua și următoarele sunt numerotate (numerele paginilor se pun în mijlocul marginii de sus a foii).
Pe formularul documentului aveți detaliile necesare:
● sigla organizației;
● denumirea organizaţiei;
● denumirea tipului de document;
● data documentului;
● număr de înregistrare document;
● locul unde a fost întocmit documentul;
● ștampila de aprobare;
●titlu la textul documentului.
● textul documentului.
● un marcaj despre prezența aplicației.
● semnături.
Stocarea actelor
Actul este supus depozitării într-un loc determinat de un act de reglementare local, de exemplu, în birou, serviciul de personalîn dosarul personal al salariatului sau în unitatea structurală, ai cărei angajați transferă și acceptă cazuri, în termenul stabilit de Lista de management tipic. documente de arhivă generate in cursul activitatii agentii guvernamentale, corpuri administrația localăși organizații, indicând perioadele de depozitare, aprobate prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558:
În concluzie, remarcăm că, chiar dacă procedura de primire a dosarelor și documentelor este corect executată, aceasta nu va rezolva în niciun caz problemele pe care le poate avea un angajat care și-a asumat o „sarcină” atât de responsabilă. Cu toate acestea, acest lucru îl va salva pe angajat atât de plângerile conducerii cu privire la documente care nu au fost întocmite de acesta, cât și de posibilă răspundere pentru greselile altora.
(Este dat prin abreviere. Citiți întregul articol în versiunea tipărită a revistei.)
I.I. Kuroles,
Consilier juridic principal al SPAR RETAIL CJSC
Directorul, ca orice alt angajat al companiei, are dreptul de a schimba locul de muncă și de a renunța.Înainte de a părăsi podul căpitanului său, șeful, fără a lua în considerare motivul și articolul din Codul Muncii al Federației Ruse care justifică concedierea, trebuie să transfere cazul. Obligația de a preda și accepta cazuri de către director este o problemă ambiguă, întrucât Cadrul legal nu bine dezvoltat în acest sens. mențiunea procedurii de transmitere a cauzelor este prezentă în astfel de acte legislative:
- Legea „Cu privire la bănci și activități bancare” din 2 decembrie 1990 Nr. 395-1-FZ.
Deoarece primul document și-a pierdut oarecum relevanța, iar al doilea se referă exclusiv la activitatea structurilor bancare, rămâne să ne bazăm pe Instrucțiuni pentru material contabil - stocuri de productie, aprobat. Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 28 decembrie 2001 nr. 119n, dacă directorul este o persoană responsabilă financiar. În toate celelalte cazuri, compania ar trebui să fie transferată din mână în mână de către manageri, pe baza prevederilor relevante din Carta întreprinderii.
Practica dovedește necesitatea predării companiei și kleynod-urilor acesteia, precum și a actelor de la conducerea anterioară către noua, în mod demodat - odată cu executarea actului. Termenul acestui proces este dictat de Codul Muncii al Federației Ruse. Deci, când plecați din proprie inițiativă șeful trebuie să-și anunțe superiorii intenția de a renunța cu cel mult 1 lună înainte.(Articolul 280 din Codul Muncii al Federației Ruse), iar dacă separarea este dictată de angajator, atunci în perioada specificată în ordin.
Articolul 280 din Codul Muncii al Federației Ruse. Dizolvarea timpurie contract de munca la initiativa conducatorului organizatiei
Șeful organizației are dreptul de a rezilia contractul de muncă înainte de termen prin notificarea angajatorului (proprietarul proprietății organizației, reprezentantul acestuia) în scris nu mai târziu de o lună.
Ce ar trebui transmis și cui?
Șeful, părăsind fostul loc de muncă, trebuie să transfere:
Persoana care acceptă afaceri de la director trebuie să fie indicată în ordinul pentru întreprindere. Acesta este de obicei un adjunct interimar sau o persoană numită de angajator.
Dacă există deja un candidat pentru vicerege, atunci poate prelua și el treburile, pentru că procedura în sine nu are loc față în față, ci în prezența membrilor comisiei sau a persoanelor menționate în ordin..
Cum să cheltuiesc?
Directorul, în primul rând, este obligat să-și anunțe conducerea, adică intalnire generala membri LLC. Pentru aceasta se convoacă adunarea generală extraordinară (articolul 35 din Legea N 14-FZ), la care directorul îi depune cererea. Orice persoană care are dreptul de a participa la ședință primește o notificare, iar în plic nu se pune doar o invitație cu ordinea de zi, ci și o fotocopie a declarației șefului societății pentru calcul.
Ordin
La o astfel de ședință, aceștia hotărăsc cine poate accepta cazuri și emite un ordin de acceptare, stabilind componența comisiei și atribuind persoanei căreia i s-a încredințat să acționeze ca reprezentant al SRL în procedura de acceptare a cazurilor, dreptul de a purta scoate această acceptare și întocmește un act. Termenele sunt stipulate când actul trebuie să fie gata, iar directorul demisionar poate primi o plată integrală și finală.
De obicei ordinul este întocmit de membrii consiliului de supraveghere al SRL, iar unul dintre ei preia de la directorul cazului.
Finalizarea proceselor contabile
Prima persoană nu are dreptul de a pleca fără a închide complet luna sau trimestrul, jumătate de an care a expirat. Împreună cu contabilul companiei, șeful raportează la oficiu fiscal, stat. management, efectuează toate plățile și deducerile necesare la fonduri, buget, semnând toată documentația.
În prima zi a lunii, care va fi completată de societate sub conducerea altei persoane, directorul încă activ este obligat să finalizeze procesele contabile: rapoarte, bilanţ, registru de creanţe şi creanțe, disponibilitatea fondurilor gratuite oferă motive pentru a ne face o idee despre care este situația financiară a companiei în luna curentă.
Inventar
Deși art. 277 din Codul Muncii al Federației Ruse și prevede răspunderea primei persoane a companiei, dar înseamnă ceva complet diferit de responsabilitatea directă pentru materialele și produsele care sunt responsabile față de angajații care utilizează materialele primite în activitățile lor de producție.
Articolul 277 din Codul Muncii al Federației Ruse. Responsabilitatea financiară a șefului organizației
Șeful organizației poartă plin răspundereîn spatele liniei daune reale cauzate de organizatie.
În cazurile prevăzute legi federale, șeful organizației despăgubește organizația pentru pierderile cauzate de faptele sale vinovate. În acest caz, calculul pierderilor se efectuează în conformitate cu normele prevăzute de legea civilă.
În orice caz, chiar dacă nu există materiale, structuri etc. asupra răspunderii directorului, este totuși important la momentul demiterii șefului consiliului de supraveghere al SRL să știm cum stau lucrurile cu valorile. înregistrate pe răspunderea angajaților - sunt toți disponibili sau există un furt. Prin urmare, un inventar ar trebui efectuat, dacă nu în întregime, atunci cel puțin selectiv - pentru cele mai scumpe sau cele mai semnificative în ceea ce privește volumul, cantitatea sau costul materialelor.
Pentru a face acest lucru, sunt tipărite liste de solduri de materiale pe baza rezultatelor anulărilor din ultima lună. Numărul de bucăți, metri cubi, litri indicat în bilanțuri (în conformitate cu numărul contabil din nomenclatură) trebuie să fie disponibil și supus unui comision. Dacă există o lipsă de cantitate, trebuie să urmeze o explicație, iar lipsa disponibilității nu înseamnă lipsă. Cert este că materialele pot fi epuizate într-un caz și nu pot fi anulate încă, deoarece luna curentă nu s-a încheiat.
Când se detectează o reclasificare, se întocmește o explicație, iar lipsa unui material trebuie compensată prin economiile altuia, trecută în surplus. Toate abaterile de la fisele contabile sunt reflectate in fisa de verificare. Inventarul oferă un răspuns la întrebarea lipsurilor rezultate din furt.
Examinare
Dacă în rândul membrilor consiliului de supraveghere al unui SRL nu există persoane cu competență suficientă, sau dacă este necesar să se auditeze activitatea unei mari întreprinderi, este logic să se încredințeze auditul unei companii de audit. Auditorii vor verifica rapid și eficient activitate financiară firmelor, al cărui conducător părăsește societatea, și va înainta un raport consiliului de supraveghere, care va oferi o evaluare obiectivă a stării întreprinderii la momentul actual.
Care este documentul?
Acesta este un document care atestă faptul transferului cauzei de către director către persoana indicată în ordin de către consiliul de supraveghere al SRL. O astfel de hârtie poate avea o formă liberă de formă scrisă. Numele sună astfel: „Actul de acceptare și transfer de cazuri”, denumirea completă a întreprinderii, data, denumirea punctului în care se află compania și procedura de predare a dosarelor se efectuează, precum și trebuie trecut numele complet al persoanelor prezente la actiunea care se desfasoara.
Este important să scrieți numele complet și funcția șefului întreprinderii care transferă documentele, și același lucru pentru persoana care primește. Apoi, indicați ce documente sau foldere sunt transferate, de exemplu:
„Transmis:
- acte constitutive - statutul SRL, ...
- acte juridice pt proprietate imobiliara: certificat de proprietate asupra unui bloc de birouri cu teren;
- timbru oficial al SRL - 1 buc.;
- ștampilă de colț - 1 buc."
Un exemplu de act de acceptare și transfer de cazuri la schimbarea directorilor poate fi descărcat mai jos.
Ar trebui să enumerați în detaliu tot ce lasă în urmă fostul șef. După lista cazurilor și lucrurilor transferate, este necesar să se indice în mod clar: „Articolele enumerate, cazurile au fost predate de așa și așa” - iar numele complet cu semnătura și decodificarea aproape fostului lider, a primit așa și astfel - și aceleași date în raport cu partea care primește.
Cetăţenii prezenţi trebuie să semneze şi actul.
Ce să faci dacă perioada de preaviz de concediere a expirat, dar nu ai avut timp să-ți achizi atribuțiile?
Dacă termenul de preaviz pentru eliberare din funcție a expirat, iar predarea cauzelor nu a avut loc, atunci directorul are dreptul să convoace o altă adunare generală pentru a amâna momentul demiterii cu o săptămână sau două, dar există o altă variantă. De asemenea, puteți invita un notar și îi predați, conform inventarului, tot ceea ce este pregătit pentru predarea succesorului, în acest caz nimeni nu va reproșa că demisionarea nu și-a transmis nimănui moștenirea.
Într-o situație în care actualul lider a decis să-și schimbe locul de muncă, nu ar trebui să-i pui obstacole în cale dacă decizia este fermă. Ambele părți vor beneficia doar de înregistrarea faptului acceptării cauzelor printr-un act.