Gaano karaming mga pinag-isang sistema ng dokumentasyon ang umiiral sa Russian Federation. Standardisasyon at pag-iisa ng mga dokumento

Ang konsepto ng "pinag-isang sistema ng dokumentasyon". Ang pagbuo ng pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon ay isang bagong yugto sa pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento. Mga katangian ng pinag-isang sistema ng dokumentasyon. Mga pamantayan ng estado para sa pinag-isang sistema. Karanasan sa internasyonal na standardisasyon ng dokumento.

Ang pangunahing direksyon ng pagpapabuti ng trabaho sa mga dokumento ay pag-iisa at standardisasyon.

Ang resulta ng trabaho sa pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento ay maaaring bilang mga pamantayansa magkahiwalay na mga dokumento (hal. ulat ng pananaliksik) o mga indibidwal na produkto (hal. pabalat ng mga file na may mahabang buhay sa istante), at pinag-isang sistema ng dokumentasyon.

Pinag-isang sistema ng dokumentasyon(USD) ay isang sistema ng dokumentasyon na nilikha ayon sa magkakatulad na mga tuntunin at kinakailangan, na naglalaman ng impormasyong kinakailangan para sa pamamahala sa isang partikular na larangan ng aktibidad (GOST R 51141-98).

Ang pag-iisa ng mga dokumento ay isinasagawa upang pagbabawas ng bilang ng mga dokumento na ginagamit sa mga aktibidad sa pamamahala, pag-type ng kanilang mga form, pagtatatag ng mga pare-parehong kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga dokumento na nilikha kapag nilulutas ang parehong uri ng mga gawain sa pamamahala, pagbabawas ng mga gastos sa paggawa, oras at materyal para sa paghahanda at pagproseso ng mga dokumento, pagkamit ng pagkakatugma ng impormasyon ng mga database nilikha sa iba't ibang industriya mga aktibidad.

Ang pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon ay nahahati sa 3 kategorya:

1) all-Russian - OKUD;

2) sektoral (kagawaran) - dokumentasyon ng buwis ng IFTS;

3) mga organisasyon at negosyo - isang report card at isang album ng pinag-isang mga anyo ng mga dokumento.

Talaan ng pinag-isang anyo ng mga dokumento- ito ay isang listahan ng pinag-isang anyo ng mga dokumentong pinapayagang gamitin. Ito ay binuo upang mabawasan ang bilang ng mga form ng mga dokumento na ginagamit sa organisasyon at i-streamline ang teknolohiya para sa kanilang paghahanda at aplikasyon, at ginagawang posible na mabilis na maghanap para sa mga kinakailangang anyo ng mga dokumento.

Ang pangunahing dokumento ng all-Russian unified documentation system ay OKUD na may petsang Disyembre 30, 1993 No. 299 - ang classifier ay sumasaklaw sa pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon at mga anyo ng mga dokumentong pinahihintulutan para sa paggamit sa pambansang ekonomiya. Kasama sa OKUD ang pangalan ng mga digit ng mga form ng dokumento at ang code ng dokumento ng 8 digit (klase ng mga form, halimbawa, ORD; subclass ng mga form - mga dokumento sa pagtatrabaho; numero ng pagpaparehistro ng pinag-isang form ng dokumento sa loob ng subclass + control number ).

Sa kasalukuyan, ang sumusunod na 9 na DDD ay binuo at gumagana:

pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo; 02

pinag-isang sistema ng pangunahing dokumentasyon ng accounting; 03

pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pagbabangko; 04

pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng accounting sa pananalapi, accounting at pag-uulat mga institusyon ng badyet at mga organisasyon; 05

pinag-isang sistema ng pag-uulat at istatistikal na dokumentasyon; 06

pinag-isang sistema ng accounting at pag-uulat na dokumentasyon ng accounting ng mga negosyo; 07

pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng paggawa; 08

pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng Pension Fund Pederasyon ng Russia; 09

pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng kalakalang panlabas. 10

Para sa bawat pinag-isang sistema ng dokumentasyon, a pamantayan ng estado. Ang mga nag-develop ng USDD ay ang kani mga ministeryo (kagawaran), pagsasagawa ng koordinasyon sa isang partikular na sangay ng aktibidad. Kaya, ang Ministri ng Pananalapi ng Russian Federation ay responsable para sa dokumentasyon ng accounting, ang Federal Archive ng Russian Federation - para sa mga dokumento ng organisasyon at administratibo.

Inaprubahan ng parehong mga ministri at departamento ang pinag-isang anyo ng mga dokumentong kasama sa USD.

Ang isang pinag-isang form ng dokumento (UFD) ay isang hanay ng mga detalye na itinatag alinsunod sa mga gawaing dapat lutasin sa larangang ito ng aktibidad at matatagpuan sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod sa carrier ng impormasyon.

Ang isang kinakailangang dokumento ay isang obligadong elemento sa disenyo ng isang opisyal na dokumento, tulad ng isang lagda, selyo, teksto, atbp.

Ang isang hanay ng mga detalye ng isang opisyal na nakasulat na dokumento, na nakaayos sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod, ay tinatawag na isang form ng dokumento.

Ang bawat uri ng dokumento (order, gawa, sulat, atbp.) ay may sariling hanay ng mga detalye. ngunit pagkakaisa ng mga dokumentosa bawat sistemaisinasagawa sa pamamagitan ng pagbuo ng Layout Key mga dokumento para sa isang tiyak na sistema ng dokumentasyon at itinatag sa batayan nito ang pinakamainam na komposisyon ng mga detalye para sa sistema ng dokumentasyong ito, ibang mga klase mga dokumento, partikular na dokumento, atbp. Susi ng Layout Ang dokumento ay "isang modelo para sa pagbuo ng isang dokumento na nagtatatag ng saklaw, mga format, laki ng field, mga kinakailangan para sa pagbuo ng isang structural grid at mga pangunahing detalye."

Kaya, sa bawat pinag-isang sistema ay may layout key, sa batayan kung saan ang mga pare-parehong anyo ng mga dokumento ay binuo, pare-parehong mga kinakailangan para sa disenyo ng mga detalye ng mga dokumento. Dapat ding bumuo ang DDD ng mga pinag-isang anyo ng mga dokumentong ginagamit sa sistemang ito.

Ang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo (USORD) ay isang sistema ng dokumentasyon na ginagamit sa anumang organisasyon, institusyon, negosyo.

Ang paggamit ng USORD ay kinokontrol ng GOST R 6.30-2003 “Unified Documentation Systems. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon.

Nalalapat ang GOST sa mga dokumentong pang-organisasyon at pang-administratibo na ibinigay ng USORD (mula rito ay tinutukoy bilang mga dokumento), - mga resolusyon, mga order, mga utos, mga desisyon, mga protocol, mga aksyon, mga liham na nagtatala ng mga desisyon sa mga isyu sa administratibo at organisasyon, pati na rin ang mga isyu ng pamamahala, pakikipag-ugnayan , probisyon at regulasyon ng mga aktibidad:

mga katawan ng pederal na pamahalaan ng mga nasasakupang entidad ng Russian Federation, kabilang ang mga nasasakupang entidad ng Russian Federation, na, kasama ang wikang Ruso bilang pambansang wika ng estado, ay may mga lokal na katawan ng self-government;

mga negosyo, organisasyon at kanilang mga asosasyon, anuman ang organisasyonal at legal na anyo ng uri ng aktibidad.

Ang pamantayang ito ay tumutukoy:

komposisyon ng mga detalye;

mga kinakailangan para sa pagpaparehistro ng mga detalye;

mga kinakailangan para sa mga form at papeles;

mga kinakailangan para sa paggawa, accounting, paggamit at pag-iimbak ng mga form na may pagpaparami ng State Emblem ng Russian Federation, mga emblema ng mga constituent entity ng Russian Federation.

Internasyonal na standardisasyon- ito ay isang hanay ng mga internasyonal na organisasyon para sa standardisasyon at mga produkto ng kanilang mga aktibidad - mga pamantayan, rekomendasyon, teknikal na ulat at iba pang pang-agham at teknikal na mga produkto. Mayroong tatlong ganoong organisasyon: ang International Organization for Standardization - ISO (ISO), ang International Electrotechnical Commission - IEC (IEC), ang International Telecommunication Union - ITU (ITU).

Ang International Organization for Standardization ang pinakamalaki at may awtoridad sa itaas. Itinatag ang International Organization for Standardization noong 1946 d.25 National Standards Organization. Sa katunayan, nagsimula ang kanyang trabaho noong 1947.. Dalawang beses isang kinatawan ng Gosstandart ang nahalal na chairman ng ISO organization (ISO) - International Standard Organization.

Tinutukoy ng ISO ang mga layunin nito bilang mga sumusunod: upang itaguyod ang pagbuo ng standardisasyon at mga kaugnay na aktibidad sa mundo upang matiyak ang internasyonal na pagpapalitan ng mga produkto at serbisyo. Pati na rin ang pag-unlad ng kooperasyon sa mga larangang intelektwal, siyentipiko, teknikal at pang-ekonomiya. Sa mga nagdaang taon, binigyang-pansin ng ISO ang standardisasyon ng mga sistema ng kalidad. Ang praktikal na resulta ng mga pagsisikap ng organisasyong ito ay ang pagbuo at paglalathala ng mga internasyonal na pamantayan. Kapag binuo ang mga ito, isinasaalang-alang ng ISO ang mga inaasahan ng lahat ng mga interesadong partido - ang tagagawa ng mga produkto (serbisyo), mga mamimili, mga lupon ng gobyerno, pang-agham at teknikal at pampublikong organisasyon.

V sistemang Ruso humigit-kumulang kalahati ng mga internasyonal na pamantayan ng ISO ang nailapat sa standardisasyon.

Ang ISO International Standards ay walang katayuang mandatory para sa lahat ng kalahok na bansa. Anumang bansa sa mundo ay may karapatang mag-aplay o hindi mag-apply ng mga ito. Sa Russia, ang sumusunod na pamamaraan para sa pagpapatupad ng mga internasyonal na pamantayan ay pinagtibay:

direktang aplikasyon ng internasyonal na pamantayan nang walang pagsasama ng mga karagdagang kinakailangan;

paggamit ng tunay na teksto Pamantayang internasyonal na may karagdagang mga kinakailangan na sumasalamin sa mga pangangailangan ng pambansang ekonomiya.

Panimula

Karamihan epektibong paraan Ang paglikha ng mga makatwirang pamantayan ng dokumentasyon ay ang pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento.

Ang pag-iisa sa pamamahala ng dokumento ay isinasaalang-alang bilang isang pagbawas sa paunang bilang ng mga form ng dokumento at pagdadala sa kanila sa pare-parehong mga panuntunan sa disenyo.

Ang standardisasyon ay ang proseso ng pagtatatag at paglalapat ng mga pamantayan, na nauunawaan bilang "isang sample, pamantayan, modelo, na kinuha bilang mga paunang para sa paghahambing ng iba pang katulad na mga bagay sa kanila. Ang pamantayan, bilang isang regulasyon at teknikal na dokumento, ay nagtatatag ng isang hanay ng mga pamantayan, mga patakaran, mga kinakailangan para sa object ng standardisasyon at inaprubahan ng karampatang awtoridad" (GOST 6.10.1-88). Sa Russia, ang mga aktibidad sa standardisasyon ay pinag-ugnay ng Komite ng Russian Federation para sa Standardization, Metrology at Certification (kasalukuyang kasama ang komite sa Ministry of Industry at Trade ng Russian Federation). Ang paggamit ng mga pamantayan ay nakakatulong upang mapabuti ang kalidad ng nilikhang produkto (dokumento).

Ang standardisasyon ay isang kumplikadong proseso, na kinabibilangan ng mga elemento tulad ng pag-type at pag-iisa. Sa isang banda, ito ay mga pamamaraan ng standardisasyon na maaaring isagawa bilang mga independiyenteng uri ng trabaho. Sa agham ng dokumento, ginagamit ang typification upang lumikha ng mga karaniwang anyo ng mga dokumento at karaniwang mga teksto, iyon ay, mga sample o pamantayan sa batayan kung saan nilikha ang mga partikular na dokumento. Ang karaniwang teksto ay isang sample na teksto, batay sa kung aling mga teksto ng katulad na nilalaman ang kasunod na nilikha. Standard form - inaprubahan ng isang tiyak na karampatang awtoridad kapangyarihan ng estado isang anyo ng dokumentong ginagamit upang mangolekta at magpakita ng anumang data sa iba't ibang larangan ng aktibidad ng pamamahala.

Sa agham ng dokumentasyon, ang pag-iisa at standardisasyon ay itinuturing bilang isang proseso ng pagtatatag ng pagkakapareho sa mga proseso ng paglikha at pagproseso ng mga dokumento. Gayunpaman, sa pagitan ng dalawang konsepto na ito imposibleng maglagay ng pantay na tanda. Ang standardisasyon ng mga dokumento ay ang pinakamataas na antas ng kanilang pag-iisa, na nagdadala ng mga resulta nito sa antas ng isang ipinag-uutos na legal na pamantayan.

Ang mga kinakailangan ng pamantayan ay sapilitan sa loob ng saklaw ng aplikasyon nito. Samakatuwid, ang pag-iisa ay karaniwang isinasagawa bilang paunang yugto standardisasyon, ngunit marahil malayang pananaw mga aktibidad. Ang resulta ng trabaho sa pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento ay maaaring maging mga pamantayan para sa parehong mga indibidwal na dokumento (halimbawa, para sa isang ulat ng pananaliksik, para sa pabalat ng mga permanenteng kaso ng imbakan), para sa ilang mga uri ng mga produkto (halimbawa, mga format ng papel), at para sa pinag-isang sistema ng dokumentasyon. Standardisasyon - pag-aayos ng mga resulta ng pag-iisa sa mga dokumento ng regulasyon at teknikal - mga pamantayan. Maaaring isagawa ang standardisasyon antas ng estado, sa antas ng industriya at sa antas ng enterprise.

Sistema ng dokumentasyon - isang hanay ng mga dokumento na magkakaugnay ayon sa mga palatandaan ng pinagmulan, layunin, uri, saklaw ng aktibidad, pare-parehong mga kinakailangan para sa kanilang pagpapatupad (GOST R 51141-98). Ang sistema ng dokumentasyon ay nabuo sa proseso ng pagpapatupad sa pamahalaan at pangangasiwa, sa mga institusyon, organisasyon at negosyo ng isa o ibang managerial function; ang komposisyon ng mga dokumentong kasama nito ay idinisenyo upang idokumento ang ilang uri ng mga aktibidad, tulad ng pagpaplano, financing, accounting. Ang mga sistema ng dokumentasyon ay inuri ayon sa industriya at, bilang karagdagan sa mga karaniwang sistema ng dokumentasyon, mayroon ding mga sistema ng dokumentasyon para sa pangangalagang pangkalusugan, edukasyon (pangkalahatan at espesyal), notaryo, hudisyal, atbp.

Kabanata 1. Layunin at komposisyon ng pinag-isang sistema ng dokumentasyon

Unified Documentation System (UDS) - isang sistema ng dokumentasyon na nilikha ayon sa pare-parehong mga patakaran at kinakailangan, na naglalaman ng impormasyong kinakailangan para sa pamamahala sa isang partikular na lugar ng aktibidad.

Ang mga direktang nag-develop ng mga partikular na anyo ng mga dokumento at mga sistema ng dokumentasyon ay mga ministri (mga departamento) na nag-uugnay sa isang partikular na sangay ng aktibidad. Inaprubahan din nila ang mga pinag-isang anyo ng mga dokumento.Kaya, ang Ministri ng Pananalapi ang may pananagutan mga dokumento sa accounting, Ministry of Health ng Russian Federation - para sa medikal, Komite ng Estado Russian Federation para sa Istatistika - para sa mga anyo ng pangunahing accounting at istatistikal na dokumentasyon, Rosarchive ng Russian Federation - para sa sistema ng organisasyonal at administratibong dokumentasyon.

Ang mga pambansang pinag-isang anyo ng mga dokumento ay binuo na isinasaalang-alang ang posibilidad ng pagproseso ng kanilang computer. Ang mga ito ay ipinag-uutos para sa paggamit sa lahat ng mga institusyon, organisasyon at negosyo, anuman ang kanilang subordination at anyo ng pagmamay-ari.

Kaya, ang pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon ay ang mga anyo ng mga dokumento na dinala sa pinakamataas na posibleng pagkakapareho, pinagsama sa pangunahing pangkalahatang mga sistema ng pamamahala ng pagganap at inilaan para sa paggamit ng lahat ng mga organisasyon, anuman ang antas ng pamamahala at anyo ng pagmamay-ari, gamit ang parehong tradisyonal at halo-halong, gamit ang mga teknolohiya ng computer, mga pamamaraan ng pagproseso ng impormasyon ng dokumento.

Pinag-isang Sistema dokumentasyon ng pamamahala binuo batay sa:

Pagkakapareho ng pagtatayo ng mga anyo ng mga dokumento;

Regulasyon ng nilalaman ng mga dokumento na kasama sa bawat sistema;

Mga pagbubukod mula sa mga dokumento ng dobleng data, pagkamit ng isang beses na input ng impormasyon sa proseso ng paglutas ng isang problema sa pamamahala;

Pagbabawas ng dami ng data na tradisyonal na kasama sa mga ito na hindi ginagamit sa paglutas ng mga partikular na problema sa pamamahala;

Ang pagkakaisa ng terminolohiya na ginamit at mga simbolo, pagkamit ng pagiging maihahambing ng mga tagapagpahiwatig hindi lamang sa iba't ibang antas ng pamamahala, kundi pati na rin sa iba't ibang sistema ah dokumentasyon batay sa pagkakaisa ng mga algorithm para sa pagbuo ng mga dokumento at mga tagapagpahiwatig sa kanila;

Pagpapasiya ng isang hanay ng mga detalye at tagapagpahiwatig para sa bawat uri ng dokumento at ang paglikha ng pinag-isang mga modelo para sa kanilang pagtatayo, na nakatuon sa pagproseso ng computer, ngunit angkop din para sa pang-unawa ng tao;

Pagtatatag ng magkakatulad na mga panuntunan para sa paghahanda at pagpapatupad ng mga detalye ng mga dokumento na karaniwan sa lahat ng mga sistema ng dokumentasyon at tinukoy sa mga kaso kung saan may mga partikular na tampok.

Sa ngayon, sa pangkalahatang antas ng pamamahala, higit sa tatlo at kalahating libong (3500) mga anyo ng pagpaplano, accounting, pananalapi at iba pang mga dokumento, pinagsama noong 1993 sa All-Russian Classifier of Management Documents (OKUD), ay pinag-isa. Ang bawat isa sa mga dokumento ay nakatanggap ng isang pagtatalaga ng code na tumutukoy sa pag-aari nito sa isa sa mga sistema ng dokumentasyon at ang lugar nito sa sistemang ito. Kinukumpirma ng code ng form ang mismong karapatang umiral at umayon sa naaprubahang pamantayan.

Ang mga sumusunod na all-Russian na pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pamamahala ay ipinag-uutos para sa paggamit, kabilang ang mga hanay ng mga dokumentong nakapangkat ayon sa gawain.

Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo:

dokumentasyon sa paglikha ng isang organisasyon, negosyo;
dokumentasyon sa muling pag-aayos ng isang organisasyon, negosyo;
dokumentasyon sa pagpuksa ng isang organisasyon, negosyo;
dokumentasyon sa pribatisasyon ng estado at mga organisasyong pambayan, mga negosyo;
dokumentasyon para sa aktibidad ng pamamahala mga organisasyon, negosyo;
dokumentasyon sa organisasyonal at normatibong regulasyon ng mga aktibidad ng isang organisasyon, negosyo;
dokumentasyon sa pagpapatakbo at regulasyon ng impormasyon ng mga aktibidad ng isang organisasyon, negosyo;
dokumentasyon ng tauhan.

Kabanata 2Katangianpinag-isang sistema ng dokumentasyon

Ang pinag-isang sistema ng dokumentasyon (UDS) ay nilikha ayon sa magkatulad na mga patakaran at kinakailangan at dapat maglaman ng impormasyong kinakailangan para sa pamamahala sa isang partikular na lugar ng aktibidad.

Kadalasan ito ay binubuo ng isa o dalawang pamantayan ng estado, isang set ng magkakaugnay na all-Russian na pinag-isang mga form na nagbibigay ng isang dokumentado na presentasyon ng data sa ilang mga form. aktibidad sa ekonomiya, paraan ng kanilang pamamahala, regulasyon at mga metodolohikal na dokumento para sa kanilang pag-unlad, pagpapanatili at aplikasyon. Ang mga direktang nag-develop ng mga partikular na anyo ng mga dokumento at sistema ng dokumentasyon ay ang mga ministri (mga departamento) na nag-uugnay sa isang partikular na sangay ng aktibidad.

Ang isang tampok ng mga dokumento sa mga tauhan ay ang kanilang sabay-sabay na pagkakaisa bilang bahagi ng dalawang pinag-isang sistema ng dokumentasyon: organisasyonal at administratibo at pangunahing accounting. Ang isang order sa mga tauhan ay maaaring ituring bilang isang dokumento ng isang administratibong aksyon na nagpapatunay sa presensya legal na katotohanan pangyayari (pagbabago, pagwawakas, atbp.) ng isang kontrata sa pagtatrabaho. Gayunpaman, ang parehong pagkakasunud-sunod ay nagrerehistro ng katotohanan ng pangyayari (pagwawakas) relasyon sa paggawa, at sa kasong ito ito ang pangunahing dokumento ng accounting na nagsisilbing batayan para sa paglikha ng iba pang mga dokumento ng accounting.

Dahil sa isang solong ahensya na mag-coordinate aktibidad ng tauhan, hindi kailanman umiral, pagkatapos ang departamento na pinag-iisa ang organisasyonal at administratibong dokumentasyon (Glavarchiv) ay naghanda ng isang sistema ng dokumentasyon sa mga tauhan, at ang mga awtoridad sa istatistika ay naghanda ng mga anyo ng mga dokumento para sa pagtatala ng mga tauhan. Ang unang sistema ay ginamit sa pamahalaan at administrasyon, ang pangalawa - sa mga organisasyon ng konstruksiyon at industriya.

Sa ngayon, ang makasaysayang itinatag na tampok na ito ay napanatili: ang ilang mga institusyon at organisasyon ay nagpapanatili ng mga talaan ng mga tauhan sa mga tekstong anyo ng mga dokumento, at ang iba pa - sa mga tabular na anyo. Samakatuwid, dapat malaman ng opisyal ng tauhan ang kasalukuyang mga kinakailangan para sa pagpaparehistro mga dokumento ng tauhan at magagamit ang mga ito sa pagsasanay.

Ang pamamaraan para sa pagproseso ng mga dokumento na kasama sa sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo, ang mga kinakailangan para sa mga form at teksto ay tinutukoy ng GOST R 6.30-97. Ayon sa mga kinakailangan na inilatag sa pamantayang ito, ang mga form ng teksto ng mga dokumento ay binuo, ang mga order para sa pagpasok, paglipat, pagpapaalis, atbp., pati na rin ang mga protocol, liham, ulat at mga tala ng paliwanag ay iginuhit.

Bilang karagdagan sa pamantayan ng estado, ang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo ay kinabibilangan ng isang album ng mga pinag-isang anyo ng mga dokumento, na nilikha sa pagbuo ng mga kinakailangan ng pamantayan at naglalaman ng mga tiyak na anyo ng mga dokumento (istraktura at staffing, staffing, iskedyul ng bakasyon, atbp.). Ang album ay naglalaman ng mga halimbawa ng pagpapatupad ng lahat ng mga dokumento ng tauhan, at para sa mga kumplikado at malalaking dokumento (posisyon, Deskripsyon ng trabaho) - hindi lamang ang komposisyon at lokasyon mga kinakailangang detalye, ngunit gayundin ang obligadong istruktura ng teksto.

Ang NIIstatinform ng Goskomstat ng Russia ay nakabuo ng isang album ng mga pinag-isang anyo ng pangunahing dokumentasyon ng accounting, kabilang ang 6 na form para sa accounting para sa mga tauhan at 7 form para sa accounting para sa paggamit ng oras ng pagtatrabaho at pakikipag-ayos sa mga tauhan para sa sahod, kabilang ang mga form ng mga order (mga tagubilin) para sa pagpasok, paglipat, pagpapaalis.

Ang pagtuturo sa pamamaraan para sa pagpapanatili ng mga libro ng trabaho sa mga negosyo, institusyon at organisasyon (inaprubahan ng Decree ng USSR State Labor Committee ng 06/20/74 No. 162, bilang susugan at idinagdag) ay nagtatakda ng halaga aklat ng trabaho bilang pangunahing dokumento aktibidad sa paggawa empleyado, inaayos ang pamamaraan para sa pagpaparehistro, pagpapalabas, accounting at pagpapanatili nito, ang mga patakaran para sa pag-isyu ng isang insert at isang duplicate ng work book. Ang pagtuturo ay tumutukoy sa mga regulasyon, na ganap na kinokontrol ang pamamaraan para sa pagkuha at pagpapanatili ng work book, at ito ay isang kailangang-kailangan gabay na sanggunian sa gawain ng isang dalubhasa sa human resources.

Sa praktikal na gawain sa paglikha at pagpapatupad ng mga dokumento, ang coding ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon ay nagiging lalong mahalaga.

Ang All-Russian classifier ng mga propesyon ng mga manggagawa, mga posisyon ng mga empleyado at mga kategorya ng sahod ay nagbibigay-daan sa iyo na mag-encode ng personal at biographical na data tungkol sa mga empleyado, impormasyon tungkol sa edukasyon, posisyon, atbp. Ang classifier ay idinisenyo upang malutas ang mga problemang nauugnay sa: pagtatasa ng bilang ng mga manggagawa at mga empleyado; isinasaalang-alang ang komposisyon at pamamahagi ng mga tauhan ayon sa mga kategorya ng mga tauhan, antas ng kasanayan, antas ng mekanisasyon at mga kondisyon sa pagtatrabaho; pagbibigay ng trabaho; organisasyon ng sahod para sa mga manggagawa at empleyado, pagkalkula ng mga pensiyon; pagtukoy ng karagdagang pangangailangan para sa mga tauhan, atbp. Ginagamit ang classifier kapag pinupunan ang isang bilang ng mga form ng accounting (halimbawa, T-2) na ginagamit sa mga aktibidad ng serbisyo ng tauhan.

Ang All-Russian Classifier of Specialties in Education (OKSO) ay nagsisilbi sa parehong layunin.

Ang All-Russian classifier of management documentation (OKUD) ay nagsisilbing batayan para sa pag-coding ng mga dokumento sa mga sistema ng pagkuha ng impormasyon. Ang OKUD ay idinisenyo upang malutas ang mga problema sa pagpaparehistro ng pinag-isang mga anyo ng mga dokumento, ang kanilang accounting, pagbabawas ng mga inilapat na anyo ng mga dokumento, pati na rin upang kontrolin ang komposisyon ng mga dokumento at maiwasan ang pagdoble ng mga pinag-isang form. Ang mga bagay ng pag-uuri sa OKUD ay pinag-isang anyo ng siyam na kasalukuyang nagpapatakbo ng pinag-isang sistema ng dokumentasyon, kabilang ang organisasyon at administratibo, pangunahing dokumentasyon ng accounting at dokumentasyon ng paggawa na ginagamit upang idokumento ang mga aktibidad ng tauhan.

Kasama sa huli ang mga dokumento sa pagpasok, paglipat, pagpapaalis ng mga empleyado, pagpaparehistro ng mga pista opisyal, mga insentibo at mga parusa. Ang OKUD code ay dapat na nakakabit sa bawat pinag-isang form. Ang mga bagong nabuong form ay napapailalim sa pagpaparehistro sa pamamagitan ng pagsasama sa OKUD.

Bilang bahagi ng pinag-isang sistema ng dokumentasyon, mayroong mga elemento ng pagdoble. Halimbawa, inuri ang isang utos ng trabaho bilang dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo at may code na 0281151 sa OKUD, at ang form na T-1 na "Order (instruksyon) para sa pagtatrabaho" ay tumutukoy sa pangunahing sistema ng dokumentasyon ng accounting (code 0301006).

Kasama rin sa mga normatibong dokumento ang Intersectoral Aggregated Time Standards para sa recruitment at accounting ng mga tauhan. Mga gastos sa paggawa ng mga empleyado serbisyo ng tauhan na nauugnay sa paghahanda at pagproseso ng dokumentasyon ng tauhan, nakakaapekto sa staffing ng mga serbisyo ng tauhan. Sa tulong ng mga pamantayan, posible na bigyang-katwiran ang kinakailangang bilang ng mga empleyado ng mga serbisyo ng tauhan, dahil ang kabuuang lakas ng paggawa ng gawaing isinagawa ay isa sa mga mga bahaging bumubuo mga formula ng pagkalkula headcount kasama sa Enlarged Standards. Ngunit ang pangunahing kahulugan ng dokumentong ito ay ang regulasyon ng komposisyon ng mga dokumento ng tauhan, pati na rin ang pagkakasunud-sunod ng mga operasyon na isinagawa:

kapag naghahanda ng mga dokumento para sa pagkuha at pagpapaalis ng mga manggagawa at empleyado;

pagpaparehistro at accounting ng mga libro ng trabaho;

pagpaparehistro ng mga dokumento sa accounting ng paggalaw ng mga tauhan;

paghahanda ng istatistikal na pag-uulat sa mga rekord ng tauhan;

pagguhit ng mga sertipiko, pagbuo ng mga plano at pagsasagawa ng iba pang gawain;

trabaho sa suweldo;

ang gawain ng opisina ng pass;

ang gawain ng talahanayan ng pagpaparehistro ng militar.

Konklusyon

Ang pag-iisa ng mga dokumento ay binubuo sa pagtatatag ng pagkakapareho ng komposisyon at mga anyo ng mga dokumento ng pamamahala na nag-aayos ng pagpapatupad ng parehong uri ng mga pag-andar at gawain ng pamamahala.

Ang pag-iisa ng mga dokumento ay isinasagawa upang mabawasan ang bilang ng mga dokumentong ginamit, gawing pamantayan ang kanilang mga porma, mapabuti ang kalidad, bawasan ang pagiging kumplikado ng kanilang pagproseso, makamit pagkakatugma ng impormasyon iba't ibang mga sistema ng dokumentasyon para sa katulad at nauugnay na mga function ng pamamahala, mas mahusay na paggamit ng teknolohiya ng computer.

Ang gawain sa pag-iisa ay kinabibilangan ng: ang pagbuo ng DDD, na isinasagawa ng mga ministri at mga departamentong responsable para sa mga nauugnay na sistema ng dokumentasyon; pagpapakilala ng intersectoral (interdepartmental) DDD sa republikano at sangay DDD: pagpapakilala ng binuo OKTEI; pagpapanatili ng DDD at OKTEI upang mapanatili ang pagiging maaasahan ng impormasyon at ang kanilang karagdagang pag-unlad; pagbuo ng mga kumplikadong partikular sa industriya na pinag-isang mga anyo ng mga dokumento na sumasalamin sa mga detalye ng industriya at hindi kasama sa DRA, pati na rin ang kanilang pagpaparehistro ng estado; pag-unlad ng industriya classifiers ng teknikal impormasyong pang-ekonomiya sumasalamin sa mga detalye ng industriya.

Ang organisasyonal at metodolohikal na pamamahala ng pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento, koordinasyon ng trabaho at kontrol ay isinasagawa ng punong organisasyon para sa koordinasyon ng pagpapatupad at pagpapanatili ng DDD at OKTEI sa republika. Sa antas ng sektor, ang gawaing ito ay isinasagawa ng pangunahing organisasyon para sa pagpapakilala at pagpapanatili ng DDD at OKTEI sa industriya.

Ang pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento ng pamamahala ay dapat isaalang-alang bilang isa sa mga kadahilanan para sa pagtaas ng produktibidad ng gawaing pangangasiwa. Ang pag-iisa ng mga dokumento ay ang pagpili ng mga makatwirang istruktura para sa kanilang pagtatayo, na nagdadala ng mga dokumento sa pagkakapareho sa batayan ng pagtatatag ng isang makatwirang numero ng kanilang mga anyo at typification ng kanilang konstruksiyon.

Nalalapat ito hindi lamang sa mga dokumento ng pamamahala, kundi pati na rin sa mga bagong sistema. Halimbawa, ang mga tiket sa paglalakbay, hangin at riles ay pinag-isa.

Ang mga pangunahing prinsipyo ng pag-iisa ng mga dokumento ay:

1) Pag-iisa mula sa pangkalahatan hanggang sa partikular. Binubuo ito sa pagbuo ng isang form - isang sample ng mga dokumento para sa isang tiyak na sistema ng dokumentasyon at pagtatatag sa batayan nito ng komposisyon ng mga detalye para sa sistema ng dokumentasyong ito, ilang mga uri ng mga dokumento, isang tiyak na dokumento, atbp.;

2) Pagkakapareho ng mga anyo ng mga dokumento at mga patakaran para sa kanilang pagtatayo, pagsasama-sama, pagpapatupad. Ito ay ibinibigay sa pamamagitan ng maximum na pag-type at stencilling ng mga dokumento, pag-iisa ng lokasyon ng data sa larangan ng dokumento, pag-unlad ng mga teknolohiya at mga kondisyon na pagdadaglat;

3) Pagiging kumplikado ng pagkakaisa. Kapag ito ay isinasagawa, ang lahat ng mga kinakailangan para sa dokumento sa lahat ng mga yugto ng paglikha, pagpuno, pagproseso at pag-iimbak nito ay dapat ibigay. Bilang karagdagan, ang mga kakayahan ng psychophysiological ng isang tao at ang mga parameter ng mga teknikal na paraan ay dapat isaalang-alang;

4) Pagkamapagbigay-kaalaman. Nangangahulugan ng pagsasama sa mga dokumento ng mga detalye lamang na kailangan para sa desisyon mga tiyak na gawain, para maghanap at kumpirmahin legal na epekto dokumento;

5) Pagbabawas ng bilang ng mga uri ng mga dokumento. Nakamit sa pamamagitan ng pagpapabuti ng mga pamamaraan ng pamamahala, halimbawa, sa direksyon ng malawakang paggamit ng kagamitan sa opisina; katatagan ng mga kinakailangan para sa mga dokumento (itinatag ng mga pamantayan ng estado at industriya);

6) Interfacing sa mga umiiral na sistema ng pag-uuri at coding ng teknikal at pang-ekonomiyang impormasyon; ekonomiya. Nakamit sa pamamagitan ng makatwirang pagsasama mga dokumento sa sistema ng dokumentasyon, ang malawakang paggamit ng mga form, ang nakapangangatwiran na layout ng mga form ng dokumento, ang pagtatatag ng pinakamainam na dami ng mga detalye.

Listahan ng mga ginamit na mapagkukunan at literatura

ako.Pinagmulan

GOST R 6.30-2003 Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon. - M.: Publishing house of standards, 2003.
Sistema ng estado suporta sa pamamahala ng dokumentasyon: Mga pangunahing probisyon: Pangkalahatang mga kinakailangan para sa mga dokumento at serbisyo ng suporta sa dokumentasyon. - M .: Publishing house of standards, 1991.
GOST R 51141-98 Trabaho sa opisina at pag-archive. Mga Tuntunin at Kahulugan. - M.: Publishing house of standards, 1998.
All-Russian classifier ng dokumentasyon ng pamamahala. Inaprubahan ng Decree of the State Standard ng Russian Federation noong Disyembre 30, 1993 N 299. - M .: Gosstandart, 1993.

II.Panitikan

Andreeva, V.I. Gawain sa opisina. Proc. allowance / V.I. Andreeva. Ed. Ika-6, binago. at karagdagang - M .: ZAO "Paaralan ng Negosyo "Intel-Sintez", 2000 - 187 p.
Basakov M.I. Trabaho sa opisina (dokumentaryo na suporta ng pamamahala): Pagtuturo. - M.: ICC "Marketing", 2003 - 336 p.

Bilang resulta ng maraming taon ng pagsisikap na mapabuti ang dokumentasyon, mahigit 35,000 anyo ng pagpaplano, accounting, pananalapi at iba pang mga dokumento, pinagsama-sama sa All-Russian classifier ng dokumentasyon ng pamamahala(OKUD).

Ang bawat isa sa mga dokumento ay nakatanggap ng isang pagtatalaga ng code, na tinutukoy sa pamamagitan ng pag-aari sa isa sa mga pinag-isang sistema ng dokumentasyon at ang lugar ng dokumento sa loob ng sistemang ito. Kinukumpirma ng pagtatalaga ng code na ito ang mismong karapatang umiral at pagsunod sa karaniwang sample na inaprubahan para sa mandatoryong paggamit.

Ang mga form code ayon sa OKUD ay nakakabit sa tuktok ng dokumento, gayunpaman, walang eksaktong solong lugar para sa lahat ng mga form: dahil ang form code ay tradisyonal na ipinahiwatig sa sulat pagkatapos ng data ng address sa itaas ng index.

Ang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pamamahala ay binuo batay sa:

Ø pagkakapareho ng pagbuo ng mga form ng dokumento; regulasyon ng nilalaman ng mga dokumento na kasama sa bawat sistema; pagbubukod mula sa mga dokumento ng dobleng data, pati na rin ang data na tradisyonal na kasama sa kanila, ngunit hindi ginagamit sa paglutas ng mga partikular na problema, upang magpasok ng impormasyon nang isang beses sa proseso ng paglutas ng isang problema sa pamamahala;

Ø ang pagkakaisa ng mga terminolohiya at mga simbolo na ginagamit para sa layunin ng paghahambing ng mga tagapagpahiwatig sa panahon ng paglipat mula sa isang antas ng pamamahala patungo sa isa pa at mula sa isang sistema patungo sa isa pa batay sa pag-iisa ng mga algorithm para sa pagbuo ng mga tagapagpahiwatig at mga dokumento;

Ø pagtukoy sa hanay ng mga detalye at tagapagpahiwatig para sa bawat uri ng mga dokumento at paglikha ng pinag-isang mga modelo para sa pagbuo ng isang hanay ng kanilang mga uri, na angkop kapwa para sa pagproseso ng makina at para sa pang-unawa ng tao;

Ø Pagtatatag ng magkakatulad na mga panuntunan para sa paghahanda at pagpapatupad ng mga detalye ng mga dokumentong karaniwan sa lahat ng sistema ng dokumentasyon at tinukoy sa mga kaso kung saan may mga partikular na tampok.

Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon(USD) – isang hanay ng mga anyo ng mga dokumento na nilikha ayon sa pare-parehong mga patakaran at mga kinakailangan, na gumagana sa isang tiyak na larangan ng aktibidad(pamamahala, pananalapi, atbp.). Kailangan ng DDD upang bawasan ang dami ng mga dokumento at bawasan ang gastos sa pag-compile at pagproseso ng mga dokumento

ü pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo (USORD);

ü pinag-isang sistema ng pangunahing dokumentasyon ng accounting (USPUD);

ü pinag-isang banking documentation system (USBD);

ü isang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng accounting sa pananalapi, accounting at pag-uulat para sa mga institusyon at organisasyon ng badyet (USFUOBD);

ü pinag-isang sistema ng pag-uulat at istatistikal na dokumentasyon (USOSD);

ü pinag-isang sistema ng accounting at pag-uulat ng dokumentasyon ng accounting ng mga negosyo (USUOBD);

ü pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng paggawa (USDT);

ü pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng Pension Fund ng Russian Federation (USDPF RF)

ü Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng kalakalang panlabas (USVD)

Pinag-isang sistema ng dokumentasyon(USD) - ito ay isang sistema ng dokumentasyon na nilikha ayon sa pare-parehong mga patakaran at kinakailangan, na naglalaman ng impormasyon na kinakailangan para sa pamamahala sa isang tiyak na lugar ng aktibidad. Ang pagbuo ng pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon ay nauugnay sa automation ng mga proseso ng pamamahala, mga pamamaraan para sa paglikha, pagproseso, at paglilipat ng mga dokumento. Kasama sa pinag-isang sistema ng dokumentasyon ang isa o dalawang pamantayan ng estado, batay sa kung saan binuo ang mga pinag-isang anyo ng mga dokumento, pati na rin ang mga materyales na nagtuturo at pamamaraan para sa kanilang pagpapatupad at aplikasyon.

Ang resulta ng trabaho sa pag-iisa ng mga dokumento ay maaaring:

Ø all-Russian unified forms;

Ø pinag-isang mga porma ng sangay;

Ø pinag-isang anyo ng mga dokumento ng negosyo.

Sa kasalukuyan, sa Russia, alinsunod sa Decree of the State Standard No. 299 ng Disyembre 30, 1993, ang mga sumusunod na pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pamamahala ay binuo, kabilang ang mga hanay ng mga dokumento:

Para sa bawat pinag-isang sistema ng dokumentasyon, a pamantayan ng estado . Ang mga nag-develop ng USDD ay ang kani mga ministeryo (mga departamento) na nagsasagawa ng koordinasyon sa isang partikular na larangan ng aktibidad. Kaya, ang Ministri ng Pananalapi ng Russian Federation ay responsable para sa dokumentasyon ng accounting, ang Federal Archive ng Russian Federation - para sa mga dokumento ng organisasyon at administratibo. Ang parehong mga ministri at departamento ay nag-aapruba ng mga pinag-isang anyo ng mga dokumentong kasama sa pinag-isang sistema ng dokumentasyon (UDS).

Pinag-isang Form ng Dokumento(UFD) ay isang hanay ng mga detalye na itinatag alinsunod sa mga gawaing dapat lutasin sa larangang ito ng aktibidad at matatagpuan sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod sa carrier ng impormasyon.

Mga props ng dokumento - ito ay isang obligadong elemento ng disenyo ng isang opisyal na dokumento, tulad ng isang lagda, selyo, teksto, atbp.

Ang isang hanay ng mga detalye ng isang opisyal na nakasulat na dokumento, na nakaayos sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod, ay tinatawag form ng dokumento .

Kasama sa lahat ng pinag-isang sistema ang mga hanay ng mga sample form mga tiyak na dokumento na-update kung kinakailangan, pati na rin ang mga materyales sa regulasyon at pamamaraan para sa pagpuno at paglalapat ng mga dokumentong ito . Halos lahat ng pinag-isang anyo ng mga dokumento ay iniangkop sa dalawang kaso ng paggamit bilang mga halimbawa:

Upang lumikha ng mga template ng computer;

Paglikha ng mga form sa papel para sa kanilang mabilis na sulat-kamay na pagpuno.

Application ng mga dokumentong kasama sa USD, karaniwang, kailangan, responsibilidad para ito ay dapat makitid ang isip bilang mga pinuno ng mga ministri at departamento , at pinuno ng mga asosasyon, organisasyon at negosyo . Pangangasiwa ng estado para sa pagsunod sa mga kinakailangan ng DDD sa pampublikong sektor ay itinalaga sa mga katawan ng standardisasyon at metrology, at sa sektor na hindi estado - upang lokal na awtoridad kapangyarihang tagapagpaganap.

Ang isang pamantayan ng estado ay binuo para sa bawat pinag-isang sistema. Ang mga developer ng DDD ay ang mga kaugnay na ministries (mga departamento) na nag-uugnay sa isang partikular na larangan ng aktibidad: ang Ministri ng Pananalapi ng Russian Federation - para sa dokumentasyon ng accounting, ang Federal Archive ng Russian Federation - para sa dokumentasyon ng organisasyon at administratibo.

Inaprubahan ng parehong mga ministri at departamento ang pinag-isang anyo ng mga dokumentong kasama sa USD. Binubuo at inaprubahan nila ang mga pinag-isang anyo ng mga dokumento, palaging isinasaalang-alang ang posibilidad ng pagproseso ng kanilang computer.

Ang pambansang pinag-isang anyo ng mga dokumento ay ipinag-uutos na gamitin sa lahat ng institusyon, organisasyon at negosyo, anuman ang kanilang subordination at anyo ng pagmamay-ari.

Kontrolin ang mga tanong

1. Ano ang mga pangunahing layunin ng pag-iisa ng mga dokumento?

2. Ano ang isinasaalang-alang kapag pinag-iisa ang mga dokumento?

3. Ano ang ibig sabihin ng sistema ng dokumentasyon?

4. Ano ang mga sistema ng dokumentasyon?

5. Ano ang kakaiba ng USORD?

6. Ano ang pamantayan at anong uri ng pamantayan ang ginagamit sa ating bansa?

7. Ano ang kasama sa hanay ng mga normatibong dokumento sa standardisasyon?

8. Sino ang bumuo at nag-aproba ng mga normatibong dokumento sa standardisasyon at sino ang kumokontrol at nangangasiwa sa pagsunod sa kanilang mga kinakailangan?

9. Ano ang DDD at anong mga DDD ang alam mo sa ating bansa?

10. Ano ang ibig sabihin ng kinakailangan ng isang dokumento?

12. Paano normatibong dokumento kinokontrol ang paggamit ng USORD?

Ang isang hanay ng mga dokumento na magkakaugnay sa pamamagitan ng mga palatandaan ng pagpasa, layunin, uri, saklaw ng aktibidad, pare-parehong mga kinakailangan para sa pagpaparehistro, ay tinatawag sistema ng dokumentasyon.

USD- isang sistema ng dokumentasyon na nilikha ayon sa pare-parehong mga patakaran at kinakailangan, na naglalaman ng impormasyong kinakailangan para sa pamamahala sa isang partikular na lugar ng aktibidad. Ang layunin ng paglikha ng isang DDD ay upang matukoy at magtatag ng isang makatwirang komposisyon ng mga form ng dokumento, pati na rin ang isang hanay ng mga magkakaugnay na teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang mga tagapagpahiwatig sa mga ito.

Ang mga pangunahing gawain ng paglikha ng isang DDD ay:

1) ang pagtatatag ng pare-parehong mga kinakailangan para sa pamamaraan para sa pagbuo, pag-apruba at pagpaparehistro ng pinag-isang mga anyo ng mga dokumento;

2) pag-streamline ng mga daloy ng impormasyon sa pambansang ekonomiya, tinitiyak ang pakikipag-ugnayan mga awtomatikong sistema pagpoproseso ng data batay sa malawak na aplikasyon modernong paraan komunikasyon, teknolohiya sa kompyuter at organisasyon;

3) ang pagbubukod ng mga anyo ng mga dokumento na ginagawang posible upang mangolekta, maglipat at magproseso ng impormasyon na hindi sanhi ng aktwal na mga pangangailangan ng pamamahala, na binabawasan ang bilang ng mga dokumento.

Ayon kay All-Russian classifier dokumentasyon ng pamamahala OK 011-93 (naaprubahan ng Decree of the State Standard ng Russian Federation noong Disyembre 30, 1993 No. 299), siyam na pinag-isang sistema ng dokumentasyon ang kasalukuyang may bisa:

I. pinag-isang sistema ng dokumentasyong organisasyonal at administratibo;

II. pinag-isang sistema ng pangunahing dokumentasyon ng accounting;

III. pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pagbabangko;

IV. isang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng accounting sa pananalapi, accounting at pag-uulat ng mga institusyon at organisasyon sa badyet;

V. pinag-isang sistema ng pag-uulat at istatistikal na dokumentasyon;

VI. pinag-isang sistema ng accounting at pag-uulat na dokumentasyon ng accounting ng mga negosyo;

VII. pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng paggawa;

VIII. pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng Pension Fund ng Russian Federation;

IX. pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng kalakalang panlabas.

(I-II) Sa ilalim ng paggalaw ng mga tauhan, naiintindihan ng mga espesyalista:

· pangangalap;

· paglipat sa ibang trabaho;

pagpapaalis;

pagbibigay ng bakasyon;

· paglalakbay sa negosyo.

Kasama sa dokumentasyon ng tauhan ang mga sumusunod na dokumento:

1) isang kontrata sa pagtatrabaho (kontrata);

2) order (pagtuturo) sa trabaho (form No. T-1, T-1a);

3) personal card (form No. T-2, T-2GS);

4) staffing (form No. T-3);

5) kard ng pagpaparehistro ng siyentipikong manggagawa (form No. T-4);

6) order (pagtuturo) sa paglipat sa ibang trabaho (form No. T-5, T-5a);

7) order (instruksyon) sa pagbibigay ng leave (form No. T-6, T-6a);

8) mga iskedyul ng bakasyon (form No. T-7);

9) utos (pagtuturo) na wakasan ang kontrata sa pagtatrabaho (kontrata) (form No. T-8, T-8a);

10) isang order (pagtuturo) upang magpadala ng isang empleyado sa isang paglalakbay sa negosyo (form No. T-9, T-9a);

11) sertipiko ng paglalakbay(form No. T-10);

12) opisyal na gawain para sa pagpapadala sa isang paglalakbay sa negosyo at isang ulat sa pagpapatupad nito (form No. T-10a);

13) isang time sheet para sa paggamit ng oras ng pagtatrabaho at payroll (form No. T-12);

14) isang timesheet para sa paggamit ng oras ng pagtatrabaho (form No. T-13);

15) mga personal na pahayag ng mga empleyado ng negosyo;

16) mga memorandum at kilos.

Pagkakaisa - pagbabawas ng hindi makatarungang pagkakaiba-iba ng mga uri ng mga dokumento, na nagdadala sa kanila sa pagkakapareho ng mga anyo, istraktura, mga istruktura ng wika, mga operasyon para sa kanilang pagsasama-sama, pagproseso, accounting, imbakan. Ang pag-iisa ay ang pagtatatag ng pinaka-unipormeng hanay ng mga detalye, format ng papel at pag-aayos ng mga detalye sa papel.

Upang mabawasan ang bilang ng mga dokumento na ginagamit sa mga aktibidad ng mga institusyon, organisasyon at negosyo, upang gawing pamantayan ang kanilang anyo, upang mabawasan ang mga gastos sa paggawa, oras at materyal para sa kanilang paghahanda at pagproseso, pati na rin upang makamit ang pagkakatugma ng impormasyon ng mga awtomatikong database sa pambansang ekonomiya, ang gawain ay isinasagawa upang pag-isahin ang mga dokumento at paglikha ng pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon (UDS).

III. Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pagbabangko:

dokumentasyon ng pagbabayad para sa mga pagbabayad na hindi cash sa pamamagitan ng mga bangko;

Dokumentasyon sa kontrol sa paggasta ng mga pondo para sa sahod at pagbabayad ng mga mapagkukunang panlipunan at paggawa;

· Dokumentasyon sa mga operasyon ng bangko na may kaugnayan sa mga internasyonal na pag-aayos;

Dokumentasyon ng output ng bangko;

· Dokumentasyon sa mga pagpapatakbo ng deposito ng mga bangko;

dokumentasyon ng pagbabayad para sa mga pagbabayad na hindi cash sa pamamagitan ng mga bangko - mga intrabank form ng mga dokumento;

· Dokumentasyon sa pagpapalabas-cash at mga pagpapatakbo ng badyet ng mga bangko - mga intrabank form ng mga dokumento;

Dokumentasyon sa kontrol sa paggasta ng mga pondo para sa sahod at pagbabayad ng mga benepisyong panlipunan at paggawa - mga intrabank na anyo ng mga dokumento;

dokumentasyon para sa sirkulasyon ng pera;

Dokumentasyon sa pagpapatakbo ng kredito ng mga bangko;

dokumentasyon ng accounting.

IV. Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng accounting sa pananalapi, accounting at pag-uulat ng mga institusyon at organisasyon sa badyet:

· dokumentasyong pinansyal;

· pag-uulat ng dokumentasyon ng accounting ng mga institusyon at organisasyon sa badyet.

V. Pinag-isang sistema ng pag-uulat at istatistikal na dokumentasyon:

· Dokumentasyon sa mga istatistika ng mga pambansang account at mga balanse sa ekonomiya;

· dokumentasyon sa mga istatistika ng siyentipiko at teknikal na potensyal at makabagong pag-unlad;

Dokumentasyon sa mga istatistika ng paggawa;

· Dokumentasyon sa mga istatistika ng mga materyal na mapagkukunan;

Dokumentasyon sa mga istatistika ng pananalapi;

Dokumentasyon sa mga istatistika ng panlipunan;

· Dokumentasyon sa mga istatistikang pang-industriya;

· Dokumentasyon sa mga istatistika ng agrikultura at pagkuha ng mga produktong pang-agrikultura;

dokumentasyon ng istatistika pagbuo ng kapital;

· Dokumentasyon sa mga istatistika ng mga dayuhang relasyon sa ekonomiya;

· Dokumentasyon sa mga istatistika ng merkado ng consumer at imprastraktura nito;

· Dokumentasyon sa mga istatistika ng transportasyon at komunikasyon;

· dokumentasyon sa mga istatistika ng pagmamasid at pagpaparehistro ng mga pagbabago sa mga presyo at taripa.

Lecture na may petsang 11/24/2016

VI. Pinag-isang sistema ng accounting at pag-uulat na dokumentasyon ng accounting ng mga negosyo:

Pag-uulat ng dokumentasyon ng accounting;

nagrerehistro accounting;

pangunahing dokumentasyon ng accounting.

VII. Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng paggawa:

Dokumentasyon sa estado ng merkado ng paggawa;

dokumentasyon para sa relasyon sa paggawa;

Dokumentasyon sa advanced na pagsasanay ng mga empleyado ng mga katawan ng paggawa;

dokumentasyon sa proteksyon sa paggawa;

dokumentasyon sa pinakamababang badyet ng consumer;

Dokumentasyon sa mga apela sa mga awtoridad sa paggawa.

VIII. Pinag-isang Documentation System ng Pension Fund ng Russian Federation:

Dokumentasyon sa accounting at pamamahagi ng mga pondo;

Dokumentasyon sa pagpaplano at aktibidad sa ekonomiya;

Dokumentasyon para sa mga aktibidad sa pagkontrol at pag-verify.

Katulad na impormasyon.

Sistema ng dokumentasyon - isang hanay ng mga dokumento na magkakaugnay ayon sa mga palatandaan ng pinagmulan, layunin, uri, larangan ng aktibidad, pare-parehong mga kinakailangan para sa kanilang pagpapatupad.

Ang pangunahing direksyon ng pagpapabuti ng dokumento ay ang kanilang pag-iisa at standardisasyon.

Upang mabawasan ang bilang ng mga dokumento na ginagamit sa mga aktibidad sa pamamahala, upang mai-standardize ang kanilang mga form, bawasan ang mga gastos sa paggawa at materyal para sa kanilang paghahanda at pagpapatupad, upang makamit ang pagkakapareho ng mga base ng impormasyon, ang trabaho ay isinasagawa upang pag-isahin ang mga dokumento, lumikha pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon (UDS).

Ang paglikha ng pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon ay batay sa pagkakapareho ng komposisyon at anyo ng mga dokumento ng pamamahala:

Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo;

Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pagbabangko;

Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng accounting sa pananalapi, accounting at pag-uulat ng mga institusyong pangbadyet at organisasyon;

Pinag-isang sistema ng pag-uulat at istatistikal na dokumentasyon;

Pinag-isang sistema ng accounting at pag-uulat na dokumentasyon ng accounting ng mga negosyo;

Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng paggawa;

Pinag-isang Documentation System ng Pension Fund ng Russian Federation;

Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng kalakalang dayuhan.

Ang anyo ng ligal na pagsasama-sama ng pag-iisa ng mga dokumento ay standardisasyon mga opisyal na dokumento.

Ang standardisasyon sa larangan ng pamamahala ng dokumento ay nangangahulugan ng pagtatatag ng mga form sa buong bansa at mga kinakailangan para sa mga dokumento na ipinag-uutos para sa paggamit ng lahat ng mga organisasyon. Ang paggamit ng mga pamantayan ay nagpapahusay sa kultura ng mga modernong aktibidad sa pamamahala.

Ang pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento ng serbisyo ay lumilikha ng posibilidad ng pag-compile ng mga standard (template) na teksto para sa mga dokumentong naglalaman ng magkapareho at paulit-ulit na impormasyon.

12. Mga yugto at pamamaraan ng pag-iisa ng mga dokumento ng pamamahala. Ang mga pangunahing anyo ng pagtatanghal ng pinag-isang teksto: teksto, template, talahanayan, talatanungan

text opisyal na dokumento tinatawag na impormasyong naitala ng anumang uri ng pagsulat o anumang sound recording system, na naglalaman ng lahat o pangunahing bahagi ng impormasyon sa pagsasalita.

Ang pangunahing layunin ng pagkakaisa ng mga teksto ay upang mapabuti ang dokumentasyon ng pamamahala, upang mapabilis ang pag-aampon ng pinakamainam na mga desisyon sa pamamahala, at samakatuwid ay upang mapataas ang pangkalahatang kahusayan ng buong proseso ng pamamahala.

Ang pag-iisa ng mga teksto ay nagbibigay-daan sa:

1. Lutasin ang mga problema ng pag-streamline ng komposisyon ng mga dokumento ng organisasyon, pag-aayos ng pagganap ng parehong uri ng mga function.

2. Bawasan ang gastos sa paggawa ng mga dokumento. Sa partikular, natagpuan na ang oras para sa pag-compile at pag-edit ng pinag-isang teksto ay nabawasan ng 3-5 beses. Kaya, ang pagtaas ng produktibidad ng paggawa, ang kahusayan ng trabaho sa larangan ng pamamahala, ang posibilidad ng paglaktaw sa mga kinakailangang bahagi ng impormasyon ay pinipigilan.

3. Makatipid ng oras at pagsisikap na kinakailangan para sa pagbabasa, pamilyar sa iyong sarili sa dokumento, dahil sa isang pinag-isang teksto ang tagalikha ng dokumento ay maaaring agad na i-highlight ang pangunahing impormasyon. Ayon sa ilang data, ang isang pinag-isang teksto ay itinuturing na halos isang pagkakasunud-sunod ng magnitude na mas intensive kaysa sa isang hindi pinag-isang.

4. Ang pinag-isang mga template ng teksto ng dokumento ay madaling gamitin sa mga computer automated office system.

Mayroong isang bilang ng mga kinakailangan na kinakailangan para sa pag-iisa ng mga teksto ng mga dokumento:

o Una sa lahat, ito ay malaking bilang ng katulad na produksyon
at mga operasyon ng pamamahala. Ang punto ay ang proseso ng pamamahala ay

Ø mula sa mga function ng parehong uri, ang dokumentasyon kung saan ay sinamahan ng hitsura ng maraming mga dokumento ng parehong uri. Sa turn, ganitong uri ang mga dokumento ay bumubuo ng matatag, paulit-ulit na mga konstruksyon ng wika. Bilang resulta, ang bilang ng mga paraan ng wika ng mga dokumento ng pamamahala ay limitado (dalawang-katlo ng mga salita at expression ay paulit-ulit sa kanila);

Ø Ang bokabularyo ng mga dokumento ng pamamahala ay nakasalalay sa pambatasan at
mga normatibong kilos ng mga awtoridad at pangangasiwa at nauugnay sa pangangailangan na ilipat ang eksaktong ligal na mga pormulasyon sa mga dokumento;

Ø opisyal, opisyal na mga dokumento ay puspos ng mga espesyal na terminolohiya;

Ø sila ay nailalarawan sa pamamagitan ng neutral na bokabularyo;

Ø Sa wakas, ang mga teksto ng mga indibidwal na grupo ng mga dokumento ay may parehong istraktura.

Ang pag-iisa ng mga teksto ay binubuo sa pagtatatag ng isang solong anyo ng linguistic expression na pinakatumpak na naghahatid ng nilalaman ng regular na paulit-ulit na mga sitwasyon o aksyon sa pamamahala.

pangunahing pamamaraan pag-iisa ng mga teksto ng mga opisyal na dokumento ay ang paglalaan ng pare-pareho at variable na impormasyon. Ang patuloy na impormasyon ay impormasyon na paulit-ulit sa lahat ng mga dokumento na nilikha sa mga katulad na sitwasyon ng pamamahala, ang variable na impormasyon ay impormasyon na nagpapahintulot sa iyo na makilala ang mga paulit-ulit na sitwasyon sa pamamahala mula sa isa't isa.

Ang permanenteng impormasyon ay naitala sa isang pinag-isang anyo ng isang dokumento, na bumubuo ng isang hindi nagbabago, paulit-ulit na bahagi ng teksto. Sa pinag-isang anyo ng dokumento, dapat magbigay ng libreng espasyo para sa pagbabago ng pagtatala, bagong impormasyon.

Upang magawang paghiwalayin ang patuloy na impormasyon mula sa variable, kinakailangan na magkaroon ng hindi bababa sa ilang mga dokumento ng parehong uri at parehong layunin, na nilikha sa mga katulad na sitwasyon sa pamamahala.

Ang pagsusuri lamang ng mga partikular na dokumento ay nagbibigay ng mga batayan para sa paghahati ng impormasyon sa pare-pareho at variable.

Ang paraan ng pagsubok na pag-iisa ay may dalawang uri - pag-iisa ng nilalaman at pormal na pag-iisa.

Ang mga sumusunod na uri ng pag-iisa at standardisasyon ng teksto ng mga opisyal na dokumento ay nakikilala:

1. estandardisasyon mga yunit ng wika, legislative consolidation ng mga ito sa
GOSTs (mga termino sa negosyo, mga termino sa industriya, mga pangalan ng mga bagay, produkto, lexical at graphic na mga pagdadaglat);

2. pagbuo ng magkakatulad na anyo ng pagtatanghal ng mga teksto ng mga dokumento (halimbawa, pinag-isang mga teksto na may permanenteng impormasyon sa letterhead ng isang dokumento);

3. pormalisasyon ng mga paraan ng wika (i.e., nililimitahan ang paggamit ng mga natural na elemento ng wika sa pamamagitan ng paggamit ng artipisyal na wika
ibig sabihin: mga code, simbolo, elemento ng grapiko, atbp.). Pangunahin ito dahil sa paggamit ng teknolohiya ng kompyuter;

4. rubrication, ibig sabihin. paghahati ng teksto sa magkakahiwalay na mga bahagi at graphical na paghihiwalay ng mga ito sa isa't isa. Ang pinakasimpleng heading ay isang talata. Depende sa lakas ng tunog, paksa, layunin ng teksto, ang rubrication ay maaaring maging mas kumplikado. Sa partikular, ang mga teksto ng mga kumplikadong dokumento ay nahahati sa mga seksyon, mga talata, mga talata, mga subparagraph, na binibilangan ng mga Arabong numero. Ang mga numero ng pinakamalaking bahagi ng teksto ay binubuo ng isang digit. Dalawang digit ang ginagamit sa ikalawang yugto ng dibisyon, tatlo sa pangatlo, at iba pa.
Halimbawa:

2.2.2. atbp.

Ang pinag-isang teksto ng dokumento ay maaaring iharap sa pinag-isang anyo ng dokumento, sa anyo ng isang stencil, questionnaire o talahanayan. Ang pagtukoy sa kadahilanan sa pagpili ng anyo ng presentasyon ng teksto ay ang likas na katangian ng impormasyong nakapaloob sa teksto ng dokumento.

tipikal na mga teksto.

Kasama sa mga aktibidad sa pamamahala ang maraming karaniwang, madalas na umuulit na mga sitwasyon, kapag nagdodokumento kung aling mga dokumento na may parehong nilalaman ang nilikha sa iba't ibang mga organisasyon. Samakatuwid, ang pinag-isang mga teksto ng mga dokumento - mga pamantayan - ay naging laganap sa pagsasanay.

Ang mga modelong teksto ay karaniwang binuo para sa mga dokumentong may maraming pahina, kabilang ang magkatulad na anyo mga expression ng wika na nasubok sa mahabang panahon sa pagsasanay at samakatuwid ay pinakatumpak na naghahatid ng nilalaman ilang mga aksyon o mga sitwasyon, halimbawa, para sa mga regulasyon, tagubilin, panuntunan, regulasyon, atbp.

Karamihan sa mga teksto ay tipikal sa mga dokumento tulad ng mga paglalarawan ng trabaho, mga regulasyon sa yunit ng istruktura organisasyon, panloob na regulasyon sa paggawa.

Ang mga tipikal na bahagi ng teksto ay maaari pang isama sa mga dokumento na mahalagang indibidwal. Halimbawa, sa isang kontrata sa pagtatrabaho na natapos sa isang empleyado kapag nagsimula siyang magtrabaho, bilang karagdagan sa indibidwal na impormasyon at kundisyon, mayroong maraming tipikal na impormasyon na ipinasok sa ibang mga kontrata sa pagtatrabaho, na ginagawang posible na bumuo mga karaniwang anyo mga dokumentong ito.

Mga template ng teksto

Ang mga template ng teksto ay nilikha para sa maliit na laki ng mga dokumento na paulit-ulit na pinagsama-sama sa isang yugto ng panahon. taon ng kalendaryo o panaka-nakang taon-taon. Inirerekomenda ang mga template ng teksto na gawin para sa mga pangkat ng mga dokumento na may magkaparehong pagkilos. Sa mga institusyon, ang mga template ng teksto ng mga dokumento ay iginuhit sa anyo ng isang koleksyon.

Stencil- Ito ay isang karaniwang sheet ng papel kung saan naka-print ang permanenteng impormasyon at isang lugar ang naiwan para sa variable na impormasyon.

Text stencil- isang anyo ng presentasyon ng teksto na naglalaman ng patuloy na impormasyon at mga puwang, na idinisenyo upang ipakilala ang variable na impormasyon na nagpapakilala sa isang partikular na sitwasyon ng pamamahala.

Tinutukoy ng mga stencil ang komposisyon ng impormasyon sa mga dokumento, ang pagkakasunud-sunod nito at ayusin ang mga matatag na pormulasyon sa salita.

Ang stencil text ay nagpapanatili ng gramatikal na istraktura ng teksto; ito ay isang grammatically coherent na teksto na binuo ayon sa mga pamantayan ng pagsulat ng negosyo.

Ang anyo ng pagtatanghal ng isang pinag-isang teksto sa anyo ng isang stencil ay pinili kapag ang pangunahing nilalaman ng dokumento ay impormasyon tungkol sa mga aksyon sa pamamahala. Sa anyo ng isang stencil, pinag-isang mga teksto ng mga order, tagubilin, tagubilin, protocol, akto, kasunduan, kontrata, kasunduan, ulat at memo, mga liham, sertipiko, atbp. Ang teksto ng template ay maaaring maglaman ng "mga pahiwatig" sa anyo ng mga subline na paliwanag tungkol sa katangian ng impormasyon na dapat ilagay sa mga puwang.

Ang nilalaman ng mga dokumento ay tinutukoy ng komposisyon at halaga ng mga tagapagpahiwatig at mga detalye na kasama dito. Sa isang banda, ang mga tagapagpahiwatig at mga detalye ay maaaring magkakaiba, na hindi nagbubukod sa posibilidad na ipakita ang mga ito pangkalahatang pangangailangan. Sa kabilang banda, ang isang malaking bilang ng mga tagapagpahiwatig at mga detalye, kahit na para sa iba't ibang mga dokumento nangyayari na pareho. Ang mga dokumento ng template ay makabuluhang binabawasan ang oras para sa pag-compile ng mga dokumento, dahil ang atensyon ng tagapalabas ay limitado lamang sa pamamagitan ng pagpapakilala ng isang variable na tiyak na piraso ng impormasyon, ang lugar kung saan ay paunang natukoy. Sa katunayan, pinunan niya ang isang naka-drawing na dokumento, na nag-aalis ng draft na yugto.

Sa eskematiko, ang pamamaraan para sa pagbuo ng mga template na teksto ay ang mga sumusunod:

Ø pagkilala sa mga karaniwang gawain sa pamamahala;

Ø koleksyon ng impormasyong kailangan at nabuo sa proseso ng paglutas ng mga problema sa pamamahala;

Ø pagbalangkas ng pinag-isang teksto ng dokumento na sumasalamin sa natukoy na tipikal na sitwasyon;

Ø koordinasyon ng proyekto sa mga espesyalista na nag-iipon ng mga dokumento o nagtatrabaho sa kanila (sa parehong oras Espesyal na atensyon dapat bigyang-pansin ang paggamit ng mga propesyonal na termino);

Ø panghuling pag-edit ng proyekto at pagpapatupad alinsunod sa mga kinakailangan ng GOST.

Sa mga programa sa computer na idinisenyo para sa pag-type at pag-format ng mga teksto (mga text editor), ang karaniwang (screen) na mga anyo ng mga dokumento ay tinatawag na "template" at isinalin sa pamamagitan ng salitang "template", isang halimbawa ng isang screen na dokumento ay anumang anyo ng isang organisasyon.

mesa

Ang pinaka-maikli at naglalarawang paraan ng paglalahad ng impormasyon sa isang dokumento ay mesa.

Ang talahanayan, bilang panuntunan, ay nagsasama ng impormasyon tungkol sa ilang mga bagay na nailalarawan sa pamamagitan ng iba't ibang mga tampok.

mesa- isang listahan ng impormasyon, numerical data na ibinigay sa isang tiyak na sistema at pinaghihiwalay ng mga column.

Sa talahanayan, ang patuloy na impormasyon ay kinakatawan ng pangalan ng mga tampok, na naglalarawan ng isang tiyak na hanay ng mga bagay na naitala sa pinakakaliwang haligi ng talahanayan - ang sidewall. Ang variable na impormasyon sa talahanayan ay naitala sa mga cell na nabuo sa pamamagitan ng enumeration ng pahalang at patayong mga hilera at column.

Ang anyo ng talahanayan, bilang panuntunan, ay ginagamit kapag nagpapakita ng digital na impormasyon sa pag-uulat at istatistika, accounting, pagbabangko, organisasyon at administratibo, at iba pang mga dokumento.

Ang mga talahanayan ay may bilang. Ang mga talahanayan ay binibilang bilang mga sumusunod: kung mayroong higit sa isang talahanayan sa teksto, dapat itong markahan ng "Talahanayan 1".

Ang mga talahanayan ay maaaring may iba't ibang antas ng pagiging kumplikado, ang mga pamagat ng mga haligi ng talahanayan ay maaaring maglaman ng ilang mga antas ng pagbilang, iyon ay, kasama ang mga subheading.

Ang mga heading ng talahanayan ay dapat na maikli at malinaw. Inirerekomenda na paghiwalayin ang mga ulo ng talahanayan mula sa natitirang bahagi ng talahanayan na may isang naka-bold na linya. Ang mga pamagat ng mga hanay at linya ay isinusulat gamit ang malaking titik, mga subheading, kung wala silang malayang kahulugan, na may maliit na titik. Ang mga subheading ng mga column at linya ay dapat na pare-pareho sa gramatika sa mga heading. Ang isang tuldok bilang isang bantas ay hindi inilalagay sa disenyo ng mga talahanayan. Ang isang pagbubukod ay ang kaso sa pagsulat ng mga pinaikling salita.

Pinapayagan na ilipat ang isang talahanayan na may malaking bilang ng mga hilera sa isa pang pahina. Upang hindi mailipat ang bahagi ng heading, na tumatagal ng maraming espasyo, sa isang bagong pahina, ang mga hanay ng talahanayan ay binibilang at isang linya lamang na may mga numero ng hanay ang inililipat sa bawat kasunod na pahina. Sa kasong ito, ang mga salitang "Continuation of the table ...", "End of the table ..." ay nakasulat sa itaas ng susunod na bahagi. Hindi pinapayagang ipasok ang column na "number in order" sa table. Kung kinakailangan, bilangin ang mga linya ng kanilang mga numero ng pagkakasunud-sunod ilagay bago ang mga header ng linya, sa sidewall, at pagkatapos ng numerong nagsasaad ng numero ng linya, may inilalagay na tuldok.

Ang mga numerong halaga ng mga tagapagpahiwatig na ibinigay sa mga haligi ay inilalagay sa antas ng huling linya ng pangalan ng mga tagapagpahiwatig. Ang pandiwang paglalarawan ng mga tagapagpahiwatig, hindi tulad ng isang numero, ay dapat magsimula sa antas ng unang linya ng pangalan ng tagapagpahiwatig. Sa kawalan ng data sa mga kaukulang column, kailangan ng gitling.

Ang mga umuulit na salita sa mga row header, kung ang talahanayan ay hindi pinaghihiwalay ng mga pahalang na linya, ay maaaring mapalitan ng mga panipi. Ang pag-uulit ng mga numero at pagtatalaga sa mga hanay ng talahanayan ay hindi pinapalitan ng mga panipi.

Kung mayroong isang maliit na halaga ng digital na materyal na hindi naaangkop na ayusin sa isang talahanayan, ito ay ibinibigay sa anyo ng isang konklusyon. Sa output, hindi tulad ng talahanayan, ang mga haligi ay dapat na paghiwalayin hindi sa pamamagitan ng mga linya, ngunit sa pamamagitan ng mga tuldok. Halimbawa:

"Kapag nakabitin ang mga wire na mababa ang boltahe sa mga tawiran at sa kahabaan ng isang patag na track na walang mga transition, ilapat ang mga coefficient sa mga pamantayan:

gastos sa paggawa at sahod.......... …………………………………. 1,8

mga makina at materyales .................................. ………………………………………………. . 2.0".

4. Talatanungan

Palatanungan- isang anyo ng presentasyon ng teksto, kung saan ang mga katangian ng isang bagay ay ibinibigay ayon sa ilang mga katangian. Ang nilalaman ng dokumento sa anyo ng isang palatanungan ay may pare-pareho at variable na impormasyon. Patuloy na impormasyon - ang pangalan ng mga tampok, variable - ang kanilang mga katangian. Ang talatanungan ay karaniwang naglalaman ng mga sumusunod na opsyon para sa paglalahad ng impormasyon:

Ø mga tanong at mga lugar ng pagtugon para sa mga sagot;

Ø mga tanong at sagot na mapagpipilian;

Ø kapalit na mga lugar para sa impormasyong ipinasok ng na-survey bilang karagdagan sa kanyang paghuhusga.

Sa text-questionnaire, ang patuloy na impormasyon ay ipinahayag ng isang pangngalan sa nominative case o ng isang parirala, isang key word, na isang pangngalan sa nominative case. Ang variable na impormasyon ay maaari ding isulat bilang isang parirala na may pangngalan sa nominative case, isang pandiwa (mayroon, wala, atbp.), isang numeral (madalas sa digital form) o ang mga salitang "oo", "hindi".

Ang form ng questionnaire ng nilalaman ng dokumento ay partikular na tipikal para sa dokumentasyon ng tauhan at para sa dokumentasyon ng mga serbisyo sa marketing na nag-aaral, halimbawa, ang demand ng consumer para sa mga produktong ginawa ng isang partikular na negosyo.

Direktang pinagsama-sama ang mga talahanayan na may impormasyon sa teksto text editor MS word. Kung ang mga talahanayan ay naglalaman ng mga variable na digital na halaga at ang muling pagkalkula ng digital na data ay kinakailangan, pagkatapos ay isang programa ang ginagamit - MS Excel spreadsheet o MS Access database. Ang data mula sa mga application na ito ay ini-import sa MS Word na may mga link sa kaukulang source program, na ginagawang posible na i-update at i-edit ang data na ipinasok sa dokumento. Ang disenyo ng talahanayan ay kinokontrol ng GOST R-1.5-92.

13. Mga panuntunan para sa disenyo ng makinilya na teksto. Mga tampok ng pag-iisa ng mga teksto ng mga dokumento, isinasaalang-alang ang paggamit ng mga awtomatikong system

Upang matipid na ilagay ang mga detalye na nauugnay sa isa't isa at sa kanilang mga bahagi (mga linya), ang mga sumusunod na kumbinasyon ng line spacing ay inirerekomenda depende sa format ng dokumento:

* Ang mga teksto ng mga dokumento na inihanda para sa publikasyon sa isang typographical na paraan ay naka-print na may dalawang pagitan.

** Sa panaklong ay ang mga halaga ng pagitan na pinapayagan kasama ang mga pangunahing. Ang mga agwat na unang nakalista ay mas gusto.

Ang GOST R 6.30-2003 ay batay sa paghahanda ng mga dokumento gamit ang mga aparato sa pag-print at kagamitan sa computer.

Letter pitch (naka-print na laki ng character) at line spacing ay itinatag ng GOST 6.10.5-87, sa millimeters: 2.6 - letter pitch; 4.25 - line spacing.

Para sa isang malinaw na kahulugan ng simula ng pag-print ng isang partikular na katangian, 8 mga posisyon ng aparato sa pag-print ang inirerekomenda, na kinakalkula ng bilang ng mga naka-print na character (mga keystroke), simula sa kaliwang field ng form.

Mula sa ika-0 na posisyon (ang hangganan ng kaliwang margin), isang makabuluhang bilang ng mga detalye ng titik ang naka-print: ang petsa papalabas na dokumento; sanggunian sa index ng papasok na dokumento; pamagat ng teksto; teksto (kung ito ay binubuo ng isang talata); ang pangalan ng posisyon sa kinakailangang "pirma"; sighting bar; ang pangalan ng tagapalabas at ang kanyang numero ng telepono; isang marka sa pagpapatupad ng dokumento at pagpapadala nito sa kaso.

Mula sa unang posisyon (5 character mula sa hangganan ng kaliwang margin) i-print ang simula ng mga talata sa teksto; ang marka ng pagkakaroon ng aplikasyon.

Mula sa ika-2 posisyon (16 na character mula sa hangganan ng kaliwang margin) i-print ang index ng papalabas na dokumento; petsa sa variable na "reference sa index at petsa ng papasok na dokumento."

Mula sa ika-3 posisyon ng tabulator (24 na character mula sa hangganan ng kaliwang field), ang isang transcript ng lagda ng kontratista tungkol sa kinakailangang "Tandaan sa pagpapatupad ng dokumento at pagpapadala nito sa kaso" ay naka-print.

Mula sa ika-4 na posisyon (32 character mula sa hangganan ng kaliwang field), ang numero ng pahina ay naka-print sa mga multi-page na dokumento, ang attribute na "Address", at ang identifier ng electronic na kopya ng dokumento.

Mula sa ika-5 posisyon (48 character mula sa hangganan ng kaliwang field) i-print ang transcript ng lagda sa kinakailangang "pirma".

Mula sa ika-6 na posisyon (56 na character mula sa hangganan ng kaliwang field), ang salitang "kopya" ay naka-print.

Kapag bumubuo ng isang liham gamit ang isang personal na computer, maaaring hindi sila tumugma sa mga sukat ng mga naka-print na character na ginagamit sa mga typewriter. Kaugnay nito, ang lima sa pitong pamantayang probisyon ay dapat isaalang-alang bilang mga patnubay para sa paghahanda ng isang dokumento. Ang mga zero at unang posisyon ay nananatiling mandatory.

Kapag naglalagay ng mga detalye ng maraming linya sa loob ng lugar na inilalaan ng form, dapat gumamit ng mga full-length na linya. Ang simula ng bawat bagong linya ay dapat na nakahanay nang patayo.

Ang inirerekomendang haba ng linya para sa mga detalye ng maraming linya (maliban sa text) ay 28 character. Bilang eksepsiyon, kung, sa partikular, ang pamagat ng teksto (props 18, p. 32) ng longitudinal form ay lumampas sa 150 character, ang linya nito ay maaaring pahabain sa hangganan ng kanang margin o ilipat sa susunod na linya.

Ang GOST R 6.30-2003 ay hindi tumutukoy sa mga uri ng mga font na dapat gamitin kapag naghahanda ng teksto ng mga dokumento gamit ang isang personal na computer. Ang pangunahing kinakailangan para sa mga font ay upang matiyak na ang mga ito ay mahusay na nababasa.

Mga panuntunan para sa pagsulat ng materyal na teksto

Ang mga teksto ng mga dokumento na inihanda para sa paglalathala sa pamamagitan ng mga pamamaraan ng typographic ay naka-print na may dalawang linya na puwang. Ang isang makinilya na pahina ay binubuo ng 28-30 linya.

Pinapayagan ang mga single-spaced na titik. Sa kasong ito, mayroong dalawang puwang sa pagitan ng mga talata. Kapag naka-print na may isang pagitan, ang isang makinilya na pahina ay binubuo ng 53 - 58 na linya.

Kapag naka-print sa isa't kalahating pagitan, binubuo ang isang makinilya na pahina ng
38 linya.

Ang gumaganang linya ng isang karaniwang typewritten na pahina ay binubuo ng 64 na stroke.

Ang unang linya ng bawat talata ay nai-type ng limang stroke ang layo mula sa kaliwang margin.

Ang pagnunumero ng pahina ay nagsisimula sa pangalawa. Ang numero ng pahina ay inilalagay sa gitna ng itaas na margin ng sheet. Mayroong dalawang pagitan mula sa tuktok na gilid ng papel hanggang sa numero ng pahina, at dalawang pagitan mula sa numero ng pahina hanggang sa teksto.

Ang numero ng pahina ay ipinasok na may isang digit lamang nang walang karagdagang mga character.

Ø tanggalin ang isang linya ng teksto o isang salita mula sa nakaraang talata;

Ø magsimula ng isang linya ng bagong talata sa huling pahina, mas mabuting magsimula ng bagong talata sa ibang pahina;

Ø magsimula ng isang salita na may gitling sa dulo ng linya, mas mainam na ilipat ang salitang ito sa isang bagong pahina.

Ang teksto ay maaaring nahahati sa mga bahaging bahagi: mga kabanata, mga talata, mga subparagraph. Dapat may numero ang bawat bahagi. Ang pagnunumero ay nasa Arabic numerals. Ang bilang ng bawat bahagi ay dapat isama ang lahat ng mga numero ng mga kaukulang bahagi ng mas matataas na yugto ng dibisyon.