Вътрешната информация се разпространява с помощта на специални информационни и справочни документи, един от видовете на които е меморандум. То е насочено към хора, заемащи по-високи длъжности, с цел информиране за определени факти, за да ги подтикне да вземат определено решение.
Меморандумът като вътрешен документ има определени принципи на съставяне в зависимост от предназначението му. Ще разкрием как точно трябва да се съставят отчетите в определени работни ситуации.
Отдел човешки ресурси
до главен изпълнителен директор
ООО "Омега"
Н.В. Грошченко
СЪОБЩЕНИЕ № 1
За нарушаване на трудовата дисциплина (пропускане)
Съобщавам на вниманието на ръководството, че завчера, 11.04.2016 г., Татяна Олеговна Валериева, служител на отдел „Персонал“, е извършила грубо нарушение на трудовата дисциплина. След обедна почивка, която приключила в 14:00 часа, тя не се върнала при нея работно мястои отсъстваше до края на работния ден (от 14:00 до 18:00 часа). Оневинителни документи и задоволителни обяснения за отсъствието му Т.О. Валериева не го предостави през следващите два дни.
Във връзка с грубото нарушение на трудовата дисциплина предлагам да обявим Т.О. Порицание на Валерий с влизане в лична карта.
Ръководител на отдела за персонал (подпис) R.V. Сухаревски
Меморандум за неизпълнение на задълженията от служителя
Този документ има за цел да предаде на ръководството информацията, която служителят неправилноизпълнява или не изпълнява всички свои професионални задължения. Документът завършва с искане за дисциплинарни мерки. Без такъв доклад всякакви санкции срещу служител могат да се считат за неразумни.
Образец на меморандум за несъответствие служебни задължения
ФАЙЛОВЕ
Катедра по метрология
до главен изпълнителен директор
Rosmashinstroy LLC
Радковски К.Л.
СЪОБЩЕНИЕ № 2
За неизпълнение на задълженията
С този документ представям на вашето внимание, че инженерът на отдел метрология Антон Петрович Райсфадер е нарушил графика за проверка на устройствата за измерване на електроенергия (не е контролирал изпълнението на одобрения график), което е довело до налагане на глоба на организация държавен инспекторконтрол върху измервателните уреди.
Във връзка с извършеното нарушение предлагам да се обяви А.П. Ricefader получи забележка в личната си карта и не получи бонус въз основа на резултатите от работата за следващия месец.
Главен метролог (подпис) П.К. Желтковски
Меморандум за лошото поведение на служителите
Този тип меморандум информира висшестоящите за неприемливо обидно поведение на работното място. Предложените мерки за въздействие трябва да са насочени не само към изискването за наказание на виновния, но и към предотвратяване на подобни ситуациипо-нататък.
Пример за меморандум за неприемливото поведение на служител
ФАЙЛОВЕ
Административен отдел
до главен изпълнителен директор
Prosperity LLC
Giatsintova A.V.
СЪОБЩЕНИЕ № 3
Относно лошото поведение на служителите
Съобщавам на вашето внимание, че на 24 август 2016 г. бригадирът на озеленителите на територията Зайковски В.И. Допуснато е некоректно поведение спрямо заместник-началника на административно-стопанския отдел Антонина Павловна Финогенова. Зайковски В.И. направи нетактична забележка за външен видА.П. Финогенова, добавяйки обиден нецензурен език. Трябва да се отбележи, че това не е първото грубо изявление на V. I. Zaikovsky. на служителите на отдела, което нарушава работната среда и провокира конфликтни ситуации.
Моля да включите Zaikovsky V.I. на дисциплинарна отговорност за некоректно поведение на работното място.
Началник на административно-стопанския отдел (подпис) Неклюев М.Л.
На пръв поглед изглежда, че няма съществена разлика между връчване, меморандум и обяснителни бележки, т.к. тези документи са сходни по предназначение – всички те имат информационен характер. Независимо от това, това са различни документи, които се различават по съдържание, насочване и цели на съставяне. Освен това те не съдържат инструкции, а информация, която подтиква адресата да вземе окончателно решение по разглеждания въпрос.
Какви са характеристиките на услуга, меморандум, обяснителна бележка? Как да форматирате правилно всеки документ хартиено копие? Ще се опитаме да отговорим на тези и други въпроси от практическа гледна точка.
МЕМОРАНДУМ
меморандум(код 0286041 по OKUD) е информационен и референтен документ, адресиран до ръководителя, началника на отдел, др. упълномощени лица. В него се излага подробно всеки проблем със заключенията и предложенията на съставителя и има за цел да насърчи ръководството да вземе определено решение.
Определения на "меморандум" като независима концепцияне в закона.
Меморандумът се съставя както по писмени или устни инструкции на ръководителя, така и по инициатива на самите служители (например в случаите, когато за решаване на произволен производствен или икономически проблем е необходимо да се представи информация в писаневисшето ръководство). С помощта на такъв документ можете да направите предложение за подобряване на техническата страна производствени процеси, да изразят несъгласие с взетото от висшестоящия ръководител решение, както и да изложат своята гледна точка в случай на несъгласие с колегите. Затова при изготвянето на меморандум е важно преди всичко авторът да формулира позицията си по достъпен начин, а след това да даде убедителни аргументи в негова полза.
Видове бележки
- за инициативност;
- информационни;
- отчитане.
Инициативамеморандумът се съставя с цел да подтикне адресата да приеме категорично решениеследователно текстът на бележката излага фактите, съдържа конкретни предложения, препоръки или заключения.
Информационенредовно се съставя меморандум и съдържа информация за детайлите, резултатите или методите на извършване на работата.
Отчитанемеморандумът информира за завършването на работата, нейния етап, изпълнението на инструкции, заповеди и др.
в зависимост от адресатаотчетите са разделени на:
- към външни;
- вътрешни.
Външен меморандумадресирано до ръководителя на определена институция, издадено на обща формаорганизация, подписан от ръководителя и обикновено съдържа следните данни:
- име на компания;
- дата;
- индекс;
- място на съставяне;
- адресат;
- заглавие на текста;
- текст;
- подпис на управителя;
- име на изпълнителя, телефонен номер.
Външен меморандум се представя на ръководителя на организацията майка (Пример 1).
Пример 1
Външен меморандум
МЕМОРАНДУМ
10.02.2014 № 12/05-14
При привличане на доп
трудови ресурси
Уважаеми Андрей Василиевич!
Поради липсата на кандидати на етапа на формиране на административния апарат за клона в Москва е необходимо да се привлече трудови ресурсиот допълнителни източници до 14.04.2014г. Интервютата с новите кандидати трябва да се проведат до 21.04.2014 г.
Заплащането на разходите за допълнителни услуги ще се извършва съгласно т. 4.5 от Договора за услуга № 04/56 от 14.02.2014г.
Началник отдел човешки ресурси Семенов IN Семенов
По дело No 03-13
Одинцов 10.02.2014г
Вътрешен меморандумизпратен извън институцията, например, до по-висша организация, съставен на стандартен лист хартия А4, но посочващ всички необходими подробности, разположени в съответствие с GOST 6.30-2003 „Единни системи за документация. единна системаорганизационна и административна документация. Изисквания за изготвяне на документи” (Пример 2).
ДА СЕ необходими подробностивътрешният меморандум включва:
- име структурна единица;
- име на вида на документа (ПАМЕТ);
- дата;
- регистрация (изходящ номер);
- заглавие на текста;
- текст;
- маркировка за наличието на заявлението (ако има такова);
- дестинация;
- подпис на съставителя (посочващ длъжността, инициалите, фамилията).
Пример 2
Вътрешен меморандум
МЕМОРАНДУМ
07.04.2014 № 6
Относно отсъствията, извършени от управителя
отдел продажби
Съобщавам на вашето внимание, че днес, 07.04.2014 г., мениджър продажби Петрова Валентина Ивановна отсъстваше от работното място през целия работен ден от 10:00 до 18:30 часа.
Не е предоставена информация или документи, потвърждаващи основателността на причините за отсъствието на В. И. Петрова.
Във връзка с извършеното нарушение предлагам Петров В.И. на разходка.
Началник отдел продажби Игнатиев O.A. Игнатиев
По дело No 02-10
Сидорова 07.04.2014г
Регистрация на детайли от отчета
При съставяне на меморандум се използват както ъгловото (пример 3), така и надлъжното разположение на детайлите на заглавната част (пример 4).
Пример 3
Ъглово разположение на детайлите в меморандума
име
структурна единицаДестинация
МЕМОРАНДУМ
______________ № ________
заглавка
Пример 4
Надлъжно разположение на детайлите в меморандума
Име на структурната единица
МЕМОРАНДУМ
_____________ № _________
заглавка
Име на типа документсе изписва с главни букви (ПАМЕТ) и може да се намира в центъра или от границата на лявото поле.
дата наИ стаямеморандумите са написани на един ред. Датата е написана с арабски цифри ( 21.04.2014 ) или буквено-цифрово ( 21 април 2014 г.).
Забележка
Датата на външния меморандум е датата на неговото одобрение и изпращане на адресата, датата на вътрешния меморандум - дата на съставяне и подписване.
Регистрационен номер на вътрешен меморандум той се поставя или на мястото на съставяне, или на мястото на получаване - в зависимост от системата за регистрация на документи, която действа в организацията.
Ако меморандумът трябва да бъде разгледан заинтересовани лица, сложете го одобрение на визаи след вземане на решението резолюциялидер.
Приемането на резолюция е последният етап от разглеждането на меморандума.
Забележка
Резолюцията на ръководителя, който разгледа вътрешния меморандум, ще бъде основа за предприемане на всякакви мерки, издаване на документи, провеждане на събития.
заглавкакъм текста описва накратко съдържанието на документа. Той е формулиран според Общи правиласъставяне на заглавия за документи: използване на предлог о/ои глаголно съществително в предлоген падеж, например Относно отсъствието от работа Лазаренко O.O.
ТекстМеморандумът се състои от две или три семантични части:
- в първия - констативенчасти- са посочени причините, фактите или събитията, довели до написването му;
- във втория - анализираща част- съдържа анализ на текущата ситуация и възможни решения;
- в третия - обобщена част- съдържа заключения и предложения за конкретни действия, които според съставителя трябва да бъдат предприети.
Втората част от меморандума може да липсва. В този случай текстът на меморандума съдържа обосновката, заключенията и предложенията на съставителя.
Ако меморандумът има приложение, маркирай околоприложениенаправено преди подписване.
Отметка за наличието на приложението, посочено в текста на бележката, се изготвя, както следва:
Приложение: за 3 литра. в 1 екземпляр.
Ако бележката има приложение, което не е посочено в текста, посочете неговото име, броя на листовете и копията.
Приложение: Правилник за Регионален кредитен отдел за 5 л. в 1 екземпляр.
вътрешен меморандум знаксъставителя (ако е представен на ръководителя на звеното) и ръководителя на звеното (ако е представен на ръководителя на организацията); външен меморандум знациРъководител на организацията.
Забележка
Ако меморандумът е съставен на две или повече страници, тогава втората и следващите страници трябва да бъдат номерирани. Серийните номера се изписват в дясната част на горното поле на страницата с арабски цифри.
БЕЛЕЖКА
бележкае вид доклад. Това е писмено информационно съобщение, широко използвано в практиката на съвременни управленски структури от различни нива и организационно-правни форми. Бележките осигуряват пряка връзка между обектите за управление на хоризонтално ниво.
между другото
Бележката е документ, който няма официален статут. Не е предвидено в OKUD.
Бележките се изготвят в голямо разнообразие от ситуации. Стандартните цели за този документ включват:
- искане на информация;
- издаване на инструкции;
- придружаващ друго съобщение (придружаваща бележка);
- съобщения (известия).
Текстът на бележката съдържа информация за причините за изготвянето й под формата на предложение, искане, заявление. Това може да бъде информация за движения на персонала, срещи, промени в корпоративната култура на компанията и др. Бележките се изготвят на стандартен лист хартия А4.
Бележката се подписва от специалист или началник на отдела. Датата на записката е датата на нейното съставяне и подписване.
Законодателството не предвижда строги изисквания за изготвяне и изпълнение на бележкиследователно, процедурата за тяхната регистрация, като се вземат предвид спецификите на организацията, трябва да бъде фиксирана в местната нормативен акт, например в инструкциите за работа в офиса. Форматът на бележка трябва да служи за опростяване и ускоряване на вътрешните комуникационни процеси.
Образец на бележка е представен в пример 5 .
Пример 5
бележка
В събота, 19.04.2014 г., от 9:00 до 16:00 ч. в отдела за персонал на Sever LLC, монтажни работиза настройка на аларма.
Моля Ви да разрешите достъп за извършване на работа на следните служители на фирма Енергосет:
1. Симакин И.П.
2. Иванов П.Н.
Ръководител на AHO СвиридовН.Н. Свиридов
По дело No 02-14
Илин 16.04.2014г
ОБЯСНИТЕЛНО ПИСМО
Разяснително писмо- това е вътрешен документ, обясняващ причините за всяко действие, факт, събитие, инцидент, съставен от служител на организацията и представен на по-високо длъжностно лице.
Съгласно част първа на чл. 193 от Кодекса на труда Руска федерацияпреди да приложи дисциплинарно наказание, работодателят трябва да изиска от служителя писмено обяснение. Причините и обстоятелствата за извършване на дисциплинарно нарушение служителят съобщава в обяснителна записка. Въз основа на обяснителната записка управителят се произнася по налагането на дисциплинарно наказание спрямо служителя. Освен това този документ е едно от основанията за оценка на тежестта на нарушението и обстоятелствата, при които е извършено от работодателя.
В OKUD OK 011-93 този документ се споменава само веднъж - обяснителна бележка за нарушение на трудовата дисциплина (код 0286091), която принадлежи към клас 0286000 "Документация за изпълнение на дисциплинарни наказания".
Видове обяснителни бележки и техните характеристики
- за изясняване отделни разпоредбиизвършена работа (проект, отчет, разработка);
- съставя се при редовни ситуации, нарушения на дисциплината, неправомерно поведение и др.
Пояснителна бележка се изписва от служителя на ръка в един екземпляр на стандартен лист хартия А4 и се адресира до лицето, което я е поискало. Може също да бъде въведен на компютър с помощта на шаблона, приет от организацията. Формата на обяснителната бележка, както и начинът на изпълнение (ръкописно или на компютър) не са законово фиксирани.
Обяснителна записка може да бъде съставена от структурно звено или конкретно длъжностно лице.
Забележка като доказателство
Работодателят, изисквайки обяснителна бележка, написана на ръка от служителя, по този начин се предпазва от незаконни действия от страна на служителя, когато трудов спор. Това изключва подмяната на оригиналния документ.
Ако компанията използва шаблонни формуляри, тогава в края на текста можете да направите бележка:Обяснението е съставено лично с помощта на персонален компютър. Дата на. Подпис.
Регистрация на отделни данни от меморандума
За да се унифицират информацията и референтните документи, трябва да се изготви и изпълни обяснителна бележка в съответствие с изискванията на GOST 6.30-2003.
Датаобяснителната бележка е датата на нейното съставяне.
ТекстОбяснителната бележка трябва да съдържа:
Описание на фактите, довели до написването му;
Аргументи, които обясняват настоящата ситуация.
Текстът на бележката трябва да бъде убедителен и да съдържа неопровержими доказателства.
При направата подписиса посочени длъжността, личен подпис, инициали и фамилия.
Като приложениядокументи могат да бъдат цитирани, за да оправдаят действията на автора на документа и да потвърдят определени обстоятелства.
По структурата на текста обяснителната записка се различава от доклада по това, че не съдържа заключения и предложения (пример 6).
Забележка
Ако фирмата е разработила и одобрила стандартни формуляриобяснителни бележки, използвани в различни ситуации, това не означава, че служителите трябва да съставят бележки по одобрени формуляри. Неофициален документ също може да бъде валиден.
Пример 6
Разяснително писмо
Приложи дисциплинарни мерки
под формата на порицание Александрова И.И.
HR отдел да издаде заповед.
Смолкин 17.04.2014
Директор на LLC "SV"
A.V. Смолкин
ОБЯСНИТЕЛНО ПИСМО
14.04.2014 № 14
За отсъствието от работа
Аз, Александрова Ирина Игоревна, счетоводител, отсъствах от работното си място на 14 април 2013 г. от 9:00 до 15:30 ч. по лични причини.
Нямам оправдателни документи.
касиер счетоводител Александрова I.I. Александрова
РЕГИСТРАЦИЯОТЧЕТ, ОБСЛУЖВАНЕ, ОБЯСНИТЕЛНИ БЕЛЕЖКИ
Една от функциите на деловодната служба на организацията е да осигурява оперативно издирване необходимата информациясвързани с популяризирането на прехвърлените документи на изпълнителя. За по-удобно търсене на тези данни се използват различни регистрационни форми.
Отчетните, сервизните, обяснителните бележки по функционално предназначение са носители на определена информация. Тъй като въпросът, посочен в бележката, изисква писмено решение под формата на резолюция на ръководителя на организацията или друго упълномощено длъжностно лице, документите трябва да бъдат регистрирани.
Припомнете си, че има три форми на регистрация на документи: списание, картичка и автоматизирано. Организацията има право да избере най-ефективната и подходяща форма на регистрация.
▪ Формуляр за регистрация в дневник -най-често срещаният, но не винаги удобен, т.к регистрацията на всички документи в него върви в хронологичен ред, като при търсене на конкретен документ специалистът трябва да прегледа всички листове на списанието. Търсенето на информация допълнително се усложнява от факта, че инициативен документ може да бъде регистриран например в едно списание, а отговорът на него в друго. Задължителните регистрационни формуляри (списания) не са предвидени от законодателството. Препоръчителният регистрационен формуляр е показан в Пример 7.
Пример 7
Фрагмент от регистъра на отчетите и обяснителните бележки
|
Дата на документа |
Регистрационен номер |
вид документ, обобщение |
Кой е подписал документа |
Изпълнител |
Където се прехвърля |
Разписка за получаване (подпис, дата) |
Знак за посоката на документа в кутията |
|
07.04.2014 |
03-10/14 |
За изтеглянето от ваканцията на касиера Швец О.Р. |
Началник отдел човешки ресурси |
Инспектор отдел "Човешки ресурси". |
Отдел човешки ресурси |
Смирнова В.А. |
По дело No 03-14 Смирнов 07.04.2014г |
▪ Формуляр за регистрация на картав сравнение със списанието е по-удобно и адаптирано. Създадените регистрационни и контролни карти на документи при търсене в класификатора дават възможност за оптимизиране на процеса на търсене на документ и намаляване на времето на процеса на регистрация. Очевидното предимство на регистрацията на карта е, че няколко служители могат да се регистрират едновременно;
▪ Автоматизиран (електронен) формуляр за регистрациявключва използването на специални софтуер. Информацията за документа се въвежда в електронна регистрационна и контролна карта, съхранявана в базата данни. Едновременно с регистрацията може да се отпечата регистрационна и контролна карта.
Обикновено отчетите и обяснителните бележки имат сложен регистрационен индекс, който се формулира по същия начин като индекса изходящ документ. Регистрационният номер се състои от индекса на делото по номенклатурата на делата (включително индекса на структурното звено и номера на делото според номенклатурата на делата на това звено) и сериен номердокумент в рамките на една календарна година.
Забележка
Въпросите за регистрация и счетоводство на документи в организацията трябва да бъдат отразени в инструкциите за работа в офиса. Инструкциите трябва да включват:
1) списък с нерегистрирани документи.
2) списък на регистрираните групи документи, като за всяка група е задължително да се посочат:
Място на регистрация;
Време и ред на регистрация;
Правилото за формиране на регистрационния номер;
Формата, в която се извършва регистрацията;
Списъкът с данните, които се въвеждат във формуляра, правилата за попълването им;
Правила за отчитане на движението на документи след регистрация;
Принципът на регистрация (единична или повторна регистрация при прехвърляне на документ в друго звено);
3) процедурата за повторно получаване на документа в организацията (за входящи документи).
Условия за съхранение на меморандуми, услуга, обяснителни бележки
Периодите на задържане са определени в Списъка на типичното управление архивни документигенерирани в хода на дейността правителствени агенции, тела местно управлениеи организации, посочващи сроковете за съхранение, одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 25.08.2010 № 558. В съответствие с посочения Списък сроковете за съхранение на меморандумите могат да бъдат 1 година, 3 години, 5 години, 75 години, за постоянно. Обяснителните бележки трябва да се съхраняват постоянно.
Нашият съвет
При изготвянето на бележки е необходимо да се придържате към единен стил, а основният текст на документите трябва да отговаря на правилата на бизнес етиката и установените изисквания за изпълнение на документи. Неприятно впечатление оставят неточно съставени и изпълнени документи с граматически грешки. Не бързайте да изпращате документа на адресата, а го прочетете внимателно, като коригирате, ако има такива, граматически грешки или печатни грешки.
Меморандумът е документ, съставен на името на ръководителя, главния счетоводител или всеки друг служител на организацията.
Меморандумът има правно действие, тъй като е съставен с цел предприемане на действие или каквото и да е действие по проблема, изложен в него.
Меморандумът да е съставен както правописно, така и юридически грамотно, да описва подробно актуалния проблем и е желателно да има действия за решаването му, което се предлага от самия съставител.
Меморандум, адресиран до ръководителя на организация или отдел е вътрешен документи може да се начертае на обикновен лист А4.
Ако документът бъде изпратен до по-висша организация, той автоматично става външен и се съставя бланка.
Правила за издаване на меморандум
Основната цел на меморандума не е просто да запознае висшето ръководство с текущия проблем или напредъка на текущата работа.
И също така да се насърчи ръководството да предприеме своевременно мерки за разрешаване на настоящата ситуация.
Меморандумът трябва да бъде съставен във формата OKUD, отидете под код 0286041.
Бележките са разделени на няколко класификации в зависимост от информационния компонент или от адресата (на чието име е написана тази бележка).
1. И така, според първата класификация, това ще бъде информационно отчитане, което ще посочи етапите, трудностите и особеностите на извършваната работа.
Съставителят на този вид доклад трябва на достъпен и професионален език да предаде на властите на какъв етап от развитието е този или онзи проект и какво се прави, за да се гарантира неговото изпълнение.
Такива отчети се изготвят редовно, доскоро, до приключване на проекта.
Бележките директно свързват ръководството на организацията с ръководителите на проекти
Това ви позволява бързо да разберете в кои области няма достатъчно средства, в кои от тях има излишък и съответно да предприемете мерки за нормализиране на работата на проекта.
Управлението, тоест вземането на решения за разпределението на ресурсите, е възможно само въз основа на надеждна и навременна информация. Тази информация трябва да е вярна и да пристига своевременно. На това служи официален документнаречен "меморандум", за който ще научите по-късно.
Каква е тази бележка?
Меморандумът е стандартна канцеларска форма за прехвърляне на информация „отдолу нагоре“ – от служители на по-ниско ниво към ръководството. Бележките описват критични събития, текущи дейности и цялостното здраве на фирмата. Въз основа на отчетите мениджърът може да направи по-точен анализ на състоянието на нещата в организацията и да даде адекватни команди.
Създаването на отчет може да бъде идея както на самия подчинен, така и на неговото пряко ръководство. Ако инициативата идва от ръководството, тогава често заповедта за извършване на тази работа се дава на подчинения устно.
Има и други видове бележки за бизнес комуникация. Те не трябва да се бъркат с доклад, така че помислете за техните популярни типове:
- Бележка – използва се за прехвърляне на информация между отдели или служители, които не са пряко подчинени един на друг. Някои искания за сътрудничество или уведомления за текущи събития в рамките на организацията могат да бъдат изразени по този начин, така че тази форма не може да се счита за меморандум.
- , в който служителят обикновено обяснява на ръководството своите действия, най-често тези, които са довели до нарушаване на нормалното функциониране на организацията. Това също не е доклад.
По-долу можете да гледате видеоклип, който обяснява разликата между бележки и бележки:
Трябва да се има предвид, че меморандумът е сериозен легален документ. Може да се наложи да се позовавате на него в бъдеще, когато съдебни спорове, така че третирайте внимателно съдържанието му.
Видове меморандуми
Има условно разделение на докладите по предмет, чиято приблизителна посока е ясна от заглавието:
- Отчитане. Най-често се използват такива отчети. Тяхната компилация се регулира предварително от по-висока структура за контрол на параметри, които редовно се нуждаят от прост, но непрекъснат мониторинг.
- Инициатива. Те се подават на ръководството нередовно в случаите, когато подчинените имат предложение за рационализиране или оптимизиране на процесите в предприятието.
- Информативен. Те са написани, за да уведомят началниците за някои драстични промени (често отрицателни) в добре установената работа на отдел или компания. В такива случаи обикновено се изисква бърза реакция на ръководството, за да не се понесат загуби или да не се пропуснат възможни печалби.
Независимо от предмета, документът може да бъде:
- вътрешни. За разрешаване на проблеми, които възникват в рамките на институцията, се използват вътрешни доклади. Решенията се вземат след тяхното разглеждане собствени служителиорганизации.
- Външен. Изготвя се външен доклад за външна организация, която се търси да участва в процесите, протичащи в собствената й институция.
Как се съставят такива меморандуми, ще разгледаме по-нататък.
Как да напиша вътрешен меморандум?
Вътрешните отчети обикновено се пишат на обикновени листове хартия. Изброяваме необходимите компоненти и посочваме тяхното традиционно местоположение:
- За кого е предназначен доклада (кой ще трябва да вземе решение) - горе вдясно, в дателен падеж.
- Информация за лицето, съставило документа, с задължително указание на отдела (отдела). Посочва се и вдясно, под предходната част, в дателен падеж.
- Името на документа - "Меморандум" - в центъра на листа (точка, двоеточие и други препинателни знаци не се поставят след името). Ако темата на репортажа е стандартна (за отсъствията, за офертата, за бонусите) - можете веднага да я добавите под заглавието.
- Регистрационен номер и дата (ако се изисква от вътрешната офис работа).
- Възможно е да се посочат мотивите, довели до съставянето на бележката.
- От параграфа - изявление, тоест изложение на ситуацията, която се е развила във всеки процес от гледна точка на респондента (факти, събития, обстоятелства, хронология, причинно-следствени връзки).
- От новия параграф - аналитика, тоест точно описание на проблемите, които вече съществуват или са възможни в бъдеще, както изглежда на говорещия (понякога се дават потенциални възможности, които все още не са използвани, но могат да послужат в полза на организацията).
- От нов ред - препоръки, тоест начини за отстраняване на проблеми или предложения за минимизиране на загубите, ако е невъзможно да се избегне отрицателното въздействие на определени фактори (или най-добрият начин за разработване на неизползвани ресурси).
- Дата, дата, лични данни на говорещия - подпис, длъжност, инициали (пълно име).
Може да се изтегли празен формуляр за документ.
Най-популярните форми на такъв меморандум ще бъдат разгледани по-долу.
За нарушаване на трудовата дисциплина
Такъв документ е много сериозен, тъй като въз основа на него може да бъде:
- издадено (порицание);
- понижаване на служител;
- процедурата за уволнение на служител е стартирана съгласно съответния член от Кодекса на труда на Руската федерация;
- открит процес.
Разбира се, подобна информация е вътрешна, така че проникването й извън институцията е нежелателно.
Основният текст трябва ясно и конкретно да посочва за какво е виновен служителят. Още по-добре е, ако членовете на Кодекса на труда на Руската федерация и вътрешните разпоредби, нарушени от служителя, са директно цитирани.
Текстът обикновено съдържа споменаване, че служителят е дал обяснение за поведението си в обяснителна бележка, като посочва номера, датата и други идентификатори на този документ. Ако няма такова обяснение, това също е посочено.
Може да се изтегли образец на вътрешен меморандум, в който се посочва, че служителят е нарушил трудовата дисциплина, тъй като не е бил на работното място.
За неизпълнение на задълженията
По правило за неизпълнение на служебни задължения служителят трябва да бъде наказан под формата на привличане към дисциплинарна отговорност. Неговите форми могат да бъдат:
- неплащане на премия;
- глоба;
- порицание;
- понижаване в длъжност.
Предлага се да се изтегли образец на меморандум за неизпълнение на служебни задължения.
Служителят има право да съди работодателя, ако прецени наказанието за несправедливо или прекомерно, поради което при съставянето на доклад е необходима точността на формулировката и проверката на представените изисквания, например по отношение на вътрешния работен график .
Относно бонусите
Тази форма на отчитане се използва в случаите, когато на служител е назначен бонус. В основния текст е подписано за коя работа е назначен бонусът и в какъв размер. Можете да изтеглите образец на такъв документ.
Как да напиша външен отчет?
Такива документи се съставят на фирмен бланк със задължително посочване на данни и данни за контакт на компанията. Емблемата на формуляра ще помогне на получателя бързо да разбере с кого си има работа. За да се потвърди автентичността на документа, трябва да се постави син печат на предприятието.
Тъй като бизнес документът ще бъде изпратен до външния свят, изискванията за неговото попълване са както следва:
- Името на организацията получател. Не се допускат съкращения и пропуски (горе вдясно).
- Изпълнителна власт, на когото се изпраща документът (обикновено до "Генералния директор" или нещо подобно) - под предходната част.
- Името на изпращащата организация, също без съкращения и пропуски (горе вляво).
- Пълното официално заглавие на документа (например меморандум за командировка на служител) е в центъра на документа.
- Същността на въпроса, изложена в бизнес форма, е кратка и ясна.
- Длъжност, подпис и инициали на ръководителя на изпращащата организация (в центъра на долната част).
- Информация за изпълнителя - длъжност, инициали, телефон за връзка (служебен) (под предходната част).
Ето извадка от такава бележка:
5 изисквания за формата на отчета
Меморандумът няма строго задължителна форма, обаче, това е служебно съобщение, следователно е написано в неформален формат, който има следните задължителни елементи:
- Необходимата информация трябва да бъде ясно изписана.
- Груби грешки и пропускане на важни данни са неприемливи, в противен случай отчетът може да бъде невалиден в бъдеще.
- Емоционалните оценки и личното отношение към описаната ситуация обикновено не са добре дошли, тъй като не допринасят за приемането административно решение.
- При описание на обстоятелствата е необходимо да се посочат всички съществени детайли на ситуацията. Незначителни подробности могат да бъдат пропуснати.
- В края на документа трябва да се посочи длъжността на съставителя и пълното му име.
По-горе се запознахте с различните видове отчети, така че сега разбирате много по-добре как да ги съставяте и какво трябва да пише в тях. Това е особено полезно за служителите да знаят. публични институции, чиито началници са длъжни да пишат меморандуми.
Във всяко предприятие ще се намери служител, който не уважава своите колеги, подчинени, а понякога дори и началници. За разлика от дисциплинарни нарушенияИ неправилно изпълнениезадължения, понякога е трудно да се накаже служител за неправилно поведение, тъй като нормите за неправилно поведение практически не се срещат в Кодекса на труда на Руската федерация (с изключение на педагогическите работници).
Тъй като понятието за неправилно поведение, както и наказанието за него, не е предписано в основното законодателни актове, за да може да се квалифицира неправилното поведение на служител, както и да се приложи наказание за това, е необходимо да въведе горните понятия в местните нормативни документи на тази организация.
Например, в колективен договорили във вътрешния трудов правилник.
Неправилното (хамско) поведение включва следните действия:
- обидни забележки към колеги или клиенти на организацията;
- използването на ругатни по отношение на хора или просто в разговорната реч;
- натрапчиво и грубо поведение;
- нецензурни жестове към колеги и клиенти на организацията и др.
Това са само някои от основните признаци за лошо поведение на служителите.
Този списък може да бъде продължен почти безкрайно, всичко зависи от корпоративната политика на организацията и обхвата на нейната дейност.
Какви отговорности трябва да има техническият директор в една компания? виж линка.
В допълнение към горните действия, тук могат да се припишат много други, до носенето на разкриващи дрехи, ако компанията има строг дрескод.
Включването на клауза за неправилно поведение в един от местните регулаторни документи на организацията, както и запознаването на служителя с тях, е необходимо, така че ръководителят на организацията да има право да накаже служителя, който е извършил това нарушение.
Образец на акт за непредставяне на обяснение за прилагането на наказанието. Кой съставя меморандум за неправомерно поведение?
Всеки служител, който е присъствал в същото време или този, на когото е изпратено това поведение, има право да състави протокол за некоректно поведение на служител.
Изчисляването на издръжка от заплата не е най-лесната процедура. За правилно изчисляване на издръжката за деца, вж.
В допълнение към меморандума може да бъде съставен и акт в присъствието на комисията, в който се посочва, че този служител се е държал неправилно по отношение на служители или бизнес партньори на организацията.
Често неправилно поведение, по-специално нецензурни изявления за някого, придружава алкохолна интоксикация. Така че в този случай, за едно, изглежда, неправомерно поведение, можете да накажете служителя два пъти.
За поява на служител в нетрезво състояние и за некоректно поведение.Но само при условие, че нормите за неправилно поведение и тяхната забрана са включени в местните регулаторни документи на организацията.
В този случай се съставя меморандум или акт от комисия, която записва факта, че служителят е в нетрезво състояние.
Примерен меморандум за грубо поведение на служител
Процедурата за съставяне на документи, която служителят си позволи хамско поведениене се различава от изготвянето на всички други бележки и актове, от които започва служебно разследване.
Няма еднозначно мнение по този въпрос що се отнася до вътрешното разследване. Но ако делото отиде в съда, тогава е необходимо да се посочи и освен това е желателно да има свидетели.
Извършва се служебно разследване в общ редв съответствие със законовите изисквания.
Тъй като нормите на поведение често се предписват във вътрешния трудов правилник, тяхното нарушаване може да се припише на дисциплинарни нарушения.
Отговорност на служителите
По правило се прилага служител, който си е позволил неправилно (хамско) поведение дисциплинарно наказание. Обикновено това, в зависимост от тежестта, е порицание или забележка.
Какви са изгодните инвестиции в материалния баланс и в какви случаи се вземат предвид? Има отговор на този въпрос.
Невъзможно е незабавно да се уволни за некоректно поведение, тъй като не се отнася за отделни сериозни.
Но ако служителят вече знае как преди това да наложи дисциплинарно наказание за период по-малко от година, тогава уволнението е напълно възможно да се приложи, дори ако предишното наказание е наложено за съвсем различно нарушение.
В допълнение към наказанието, според Кодекс на труда, в този случайправилата могат да се прилагат Граждански кодекс , по отношение на обида на личността и достойнството, клевета.
Както засегнати трети лица, които са били обидени¸, така и пряко служители на тази организация, могат да подадат молба до съда.
Има прецеденти, когато е заведено дело не срещу конкретен служител, а срещу организацията като цяло, ако човекът, който си е позволил неправилно (хамско поведение), е заемал висока позиция.
Как да документираме получаването на стоката? Правила за компилация и вижте връзката.
Също така единственият изход за служителите е да се обърнат към съда, в случай че ръководителят на организацията си позволи грубо и некоректно поведение.
Във всеки случай, в момента все повече компании започват да обръщат внимание на тази част от комуникацията на служителите, като важен компонент от бизнес имиджа на предприятието.
Поради това нормите за вътрешна комуникация на служителите помежду си, както и с клиентите на организацията, все повече се предписват в местни документизаема все повече място.
Въпреки че и тук човек не трябва да се увлича и да притиска работниците в тясна рамка. Защото в действащото законодателствоможе да има ограничения. Това също е важно да запомните, когато съставяте дрескод за организация.
Ще научите как да напишете доклад за обида на служител от този видеоклип: