Tras el despido, el empleador está obligado a entregar un paquete completo de documentos al empleado. Recopilaremos una lista exacta de los documentos necesarios para su emisión y le diremos quién los prepara y cómo emitirlos correctamente.
SIETE DOCUMENTOS OBLIGATORIOS
La tabla muestra los documentos que deben ser emitidos a cada empleado despedido, con referencia a la normativa acto legal que establecía este requisito. Allí también encontrará información sobre las reglas para completar estos documentos.
1. Libro de trabajo
Todos los oficiales de personal saben que el día del despido es necesario entregar al empleado su libro de trabajo con actas de ingreso y egreso. Si esto no se hace, deberá reembolsar las ganancias que el empleado no recibió por todo el tiempo que se retrasó el libro.
Para acreditar que el libro fue expedido en tiempo, la fecha de expedición se hace constar en el libro de contabilidad para el movimiento de los libros de obra y las inserciones en los mismos. La forma del libro fue aprobada por el Decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia del 10 de octubre de 2003 No. 69 (modificado el 31 de octubre de 2016).
Si el empleado está ausente del trabajo el día del despido, debe enviarle una notificación sobre la necesidad de venir a buscar un libro de trabajo o escribir el consentimiento para enviarlo por correo. En este caso, el empleador queda liberado de responsabilidad por el retraso en el libro de trabajo.
2. Recibo de pago
Se debe emitir un recibo de pago a cada empleado al momento del pago. salarios(parte 1 del artículo 136 del Código Laboral de la Federación Rusa), independientemente de si lo solicitó o no. Por lo general comprobante de pago se emiten el día en que se paga el salario de la segunda quincena del mes, y al despedirse, debe emitirse en la liquidación definitiva.
El Código Laboral de la Federación Rusa obliga a fijar a nivel local (en una orden o en acto local) y la forma de la hoja, y el procedimiento para su expedición.
Durante los controles inspectores del gobierno mano de obra requieren la confirmación de la recepción de los recibos de pago por parte de los empleados. Si los envías a Email, solo puede mostrar los mensajes relevantes. Y la emisión de recibos de pago en papel ordinario solo puede ser confirmada por el recibo de recibo del empleado.
Mantenga un registro separado para la emisión de folletos o solicite a los empleados que firmen en la parte desprendible del folleto.
Tenga en cuenta que la no emisión de recibos de pago es una infracción. derecho laboral y castigado en virtud de la Parte 1 del art. 5.27 del Código de la Federación Rusa sobre infracciones administrativas(Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa): las organizaciones enfrentan una multa de hasta 50 mil rublos, empresarios individuales- hasta 5 mil rublos.
3. Certificado de la cantidad de ganancias durante dos años.
Certificado de la cantidad de ganancias para dos años calendario que precedió al año del despido también deberá entregarse el día del despido sin ningún declaraciones adicionales de un empleado
La no emisión de este certificado se considera una infracción, ya que sin él el nuevo empleador no podrá calcular correctamente las prestaciones por incapacidad temporal y las prestaciones por maternidad. Los tribunales consideran que la responsabilidad por la falta de emisión de un certificado se ajusta a la Parte 1 del art. 5.27 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa.
El formulario y las reglas para completar el certificado están establecidos por Orden del Ministerio de Trabajo de Rusia con fecha 30 de abril de 2013 No. 182n (modificado el 9 de enero de 2017).
Un contador generalmente prepara un certificado, pero un trabajador de personal puede emitirlo junto con otros documentos. Cláusula 3, Parte 2, art. 4.1 de la Ley Federal No. 255-FZ no contiene un requisito directo para un registro escrito del hecho de emitir un certificado. Pero durante las inspecciones, los inspectores observan si el empleador está cumpliendo obligación establecida, y puede multarlo por la falta de documentos que confirmen la emisión de un certificado de salario al empleado.
4. Formulario SZV-M
Este documento confirma la experiencia del seguro. Es necesario preparar un extracto del formulario SZV-M para un solo empleado despedido.
No puede copiar el informe completo, de lo contrario divulgará los datos personales de otros empleados.
El formulario se proporciona en la Resolución de la Junta del Fondo de Pensiones de la Federación Rusa del 1 de febrero de 2016 No. 83p. Debe completar todas las secciones, pero en la sección 4 indique la información de un empleado. Prepara el formulario, por regla general, un contador. Pero cualquier especialista puede emitir, lo principal es tomar la confirmación de que el empleado recibió el documento al momento del despido.
5. Formulario SZV-STAZH
El formulario SZV-STAZH no reemplaza formulario SZV-M. Esta información confirma no solo la experiencia del seguro, sino también el monto de las primas de seguro. El informe es nuevo, se presenta solo a partir de 2017.
La forma del documento y el procedimiento para completar están establecidos por la Resolución de la Junta del Fondo de Pensiones de la Federación Rusa del 11 de enero de 2017 No. 3p. El formulario SZV-STAZH también debe emitirse contra la firma.
Este documento es elaborado por quien presenta informes a Fondo de pensiones Federación Rusa, la mayoría de las veces es un contador. Un oficial de personal también puede entregárselo a un empleado, como parte del paquete completo.
6. Extracto del apartado 3 "Información personalizada sobre los asegurados" del cálculo de las primas de seguro
Anteriormente, esta información estaba contenida en dos formularios, pero en 2017 el Servicio Federal de Impuestos de Rusia la combinó en un solo informe. El formulario refleja los ingresos del empleado y las contribuciones transferidas de su ingreso durante los últimos tres meses del período de informe en el que el empleado renunció, es decir, desde el comienzo del trimestre hasta el día del despido. La declaración es preparada por el contador.
Tenga en cuenta que este extracto también se emite a los ciudadanos que trabajan bajo contratos de derecho civil.
7. Extracto de DSV-3 "Registro de asegurados a los que se han transferido primas de seguro adicionales para pensiones capitalizadas y se han pagado contribuciones patronales"
Este extracto no se emite a todos los empleados, sino solo a aquellos para quienes el empleador enumera primas de seguro para una pensión financiada de acuerdo con ley Federal de fecha 30 de abril de 2008 N° 56-FZ (modificado el 4 de noviembre de 2014).
CÓMO CONFIRMAR QUE UN EMPLEADO HA RECIBIDO DOCUMENTOS
Los documentos anteriores deben emitirse sin recibo, sin esperar la solicitud del empleado. Podemos ofrecerle tres opciones sobre cómo dejar constancia de que el empleado ha recibido todos los formularios y certificados necesarios para su emisión.
1. Obtenga un recibo del empleado que confirme que recibió todos los documentos necesarios (ejemplo 1).
2. Llevar un registro especial para la expedición de documentos. No existe un formulario aprobado para tal diario; puede desarrollar cualquier formulario de contabilidad que sea conveniente para usted (ejemplo 2).
3. Dejar en la organización copias de documentos en los que los empleados anoten que han recibido su copia. En este caso, se podrá documentar que el documento se ejecutó de forma correcta y completa.
Si el empleado se niega a recibir los documentos el día del despido, regístrelo en acto separado con testigos Si el empleado no recogió los documentos él mismo, pero dio permiso para enviarlos por correo, guarde todos los documentos postales que confirmen el hecho de enviarlos.
A. N. Slavinskaya,
Especialista en RRHH, Docente trabajo de oficina de personal CT "Experto"
La lista de documentos que deben devolverse en caso de despido propia voluntad, regulado por el art. 80 del Código Laboral de la Federación Rusa. Vamos a enumerarlos:
libro médico (si fue emitido y fue necesario mientras trabajaba en esta organización);
folleto de cancelación contrato de empleo.
¡IMPORTANTE!
Libro médico y libro de trabajo. sin fallar debe ser emitido contra la firma en el último día de trabajo. Esto debe hacerse incluso si la persona no devolvió la propiedad de la empresa a su debido tiempo o no firmó la hoja de desvío. Dado que, según la legislación laboral, el empleador asume responsabilidad administrativa y puede ser multado.
Si un empleado que renunció por su propia voluntad no pudo recibir un libro de trabajo el último día de trabajo, el oficial de personal está obligado a entregárselo dentro de los 3 días hábiles a partir de la fecha de recepción de la solicitud del empleado. Los formularios no reclamados se transfieren al archivo de la organización en la que trabajó la persona y se almacenan durante al menos 75 años.
Lista de documentos que se emiten a petición del empleado
Al salir de la organización, el empleado puede requerir certificados relacionados con su actividad laboral.
Documentos que se pueden solicitar ante el despido de un trabajador por su propia voluntad
sobre el aumento
sobre la transferencia a otro lugar de trabajo,
copias de órdenes para el pago de bonos,
copias de órdenes de varios premios;
contrato laboral,
declaración de salario,
certificado 2-NDFL para el año en curso,
certificados de varias deducciones a su nombre a fondos.
Para obtenerlos, debe escribir una solicitud de extradición al departamento de personal. La solicitud deberá indicar el nombre completo. empleado saliente, su puesto, datos del pasaporte, así como el nombre ayuda necesaria. Transcurrido el tiempo fijado para la fabricación, debe ser expedido a un ciudadano contra firma. Un ciudadano puede solicitar copias de órdenes y otros documentos relacionados con sus actividades laborales en el departamento de personal dentro de un año después de dejar la organización.
Has decidido renunciar. El último día laborable, el especialista saliente debe recoger varios documentos importantes. Le ofrecemos una lista de estos documentos.Copia de la orden
En caso de terminación del contrato de trabajo, el empleador redacta y el trabajador firma la orden (instrucción) correspondiente. Si lo desea, el empleado puede recibir una copia certificada de esta orden. Para hacer esto, debe presentar una solicitud por escrito al empleador ().El empleador no puede negarse a expedir copias de documentos relacionados con su trabajo a un empleado: orden de despido, empleo, traslados, incentivos, etc. (). Se le proporcionan de forma gratuita ().
Historial de empleo
Se realiza un asiento con la justificación del despido. El registro se certifica con la firma del responsable de llevar los libros de trabajo en la organización, y el sello de la empresa. El empleado también pone su firma en el libro de trabajo (cláusula 35 del Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 16/04/2003 No. 255 "Sobre los libros de trabajo"). También se le pide que deje un autógrafo en el Libro de Registro de Libros de Trabajo y Encartes: esto confirmará el hecho de recibir un libro de trabajo en sus manos y, en consecuencia, salvará al empleador de posibles reclamos.Si el empleado no puede recoger el documento el día del despido, el empleador le enviará una notificación sobre la necesidad de presentarse a un libro de trabajo o acordará enviarlo por correo. Además, un empleado puede solicitar a un antiguo empleador un libro de trabajo. Y será devuelto dentro de los tres días siguientes a la fecha de recepción de la "petición".
Certificado del monto de las ganancias de los dos años calendario anteriores al año de terminación del trabajo
Este certificado es necesario para que los futuros empresarios calculen las prestaciones por incapacidad temporal, embarazo y parto, guarderías.El ex empleador debe emitir este certificado al empleado sin obstáculos. Si el empleado no recibe el documento el día del despido, puede presentar una solicitud por escrito al empleador. Este último emitirá un certificado dentro de los tres días ( ; ).
Datos de "pensión"
El día del despido, el empleador debe entregar al trabajador un documento que contenga información (el monto de las primas de seguro acumuladas para el seguro de pensión obligatorio, etc.) enviado por el empleador a la UIF por el período que el trabajador trabajó en la empresa ( )Además, el empleado puede recibir ("contra firma") copias de su información individual que no fue presentada por la empresa al Fondo de Pensiones (). El empleador proporcionará esta información a la UIF en estatutario condiciones.
libro medico
Categorías separadas los empleados deben someterse a exámenes médicos obligatorios a expensas del empleador (). pasar datos exámenes médicos están sujetos a inclusión en libros médicos personales, cuya ejecución y emisión se llevan a cabo de acuerdo con la Orden de Rospotrebnadzor del 20 de mayo de 2005 N 402 "Sobre un libro médico personal y un pasaporte sanitario".Mientras una persona está trabajando en la empresa, su libro médico se mantiene en el departamento de personal de la empresa. En caso de despido (terminación del contrato de trabajo), debe ser entregado al trabajador, porque es de su propiedad.
Existe una opinión generalizada entre los empleadores de que cuando un empleado es despedido, basta con emitir un libro de trabajo y hacer un arreglo con él. Pero esto no es cierto: sólo la devolución del libro de trabajo no agota las obligaciones del empleador. hay un conjunto documentos vinculantes, que el empleado debe recibir al calcular. Además, a petición suya, el empleador estará obligado a expedir documentos adicionales tanto en el momento del despido como en cualquier momento posterior al mismo.
¿Qué documentos necesita un empleado para renunciar?
Si un empleado deja la empresa por su propia voluntad, el único documento que se le requerirá para ello será una carta de renuncia presentada dos semanas antes de la fecha prevista para el despido. V casos individuales, previsto por el Código Laboral de la Federación Rusa, por ejemplo, despido voluntario en relación con la jubilación, por razones de salud, en relación con el traslado a otra ciudad, etc., no es necesario que resista un período de dos semanas, usted puede dejar de fumar al menos el mismo día de la aplicación.
Si el propio empleado es el iniciador del despido, solo se le requiere una declaración.
Y después de que el empleador emita una orden de despido del empleado que se va, deberá firmar debajo para confirmar que ha leído el documento.
Si el empleado inicia su despido por acuerdo de las partes, puede dirigirse al empleador con una carta de renuncia que describa todas las condiciones en las que quiere renunciar, o adjuntar su borrador de dicho acuerdo como documento separado. Después de la resolución de todas las cuestiones relacionadas con el contenido del acuerdo, deberá firmar este documento y luego una orden sobre su despido.
En caso de despido por acuerdo de las partes, no se requiere la solicitud del trabajador. Pero si está escrito, entonces es equivalente a su firma en el acuerdo. Hay un caso conocido en el que un empleado, después de una propuesta de salida por acuerdo de las partes, escribió una carta de renuncia sobre esta base. Y luego se negó a firmar el acuerdo, porque las condiciones establecidas en él no le convenían. Pero cuando llegó a la corte, se puso del lado del empleador. El juez decidió que el empleado expresó su acuerdo con las condiciones de despido escribiendo una declaración y no exponiendo en ella sus propuestas.
En caso de despido por otras causas, preparación de todos los documentos requeridos cae sobre los hombros del empleador. Estos documentos incluyen:
- Advertencia sobre el próximo despido por reducción de personal, en relación con la liquidación de la organización o la extinción del contrato de trabajo.
- Acuerdo sobre despido, si el iniciador es el empleador. Al mismo tiempo, la ley no prohíbe que el empleado ofrezca su propia versión de dicho acuerdo o establezca condiciones aceptables para él mismo en una declaración al director de la empresa empleadora.
- La orden de despido, con la cual el trabajador deberá leerla y confirmarla con su firma personal.
Qué documentos se emiten al empleado al ser despedido
Ante el despido, cualquiera que sea su fundamento, el empleador deberá expedir a la persona despedida los siguientes documentos:
- libro de trabajo;
- formulario de certificado 2NDFL;
- certificado de ingresos medios de los últimos tres meses;
- un certificado del modelo 182H sobre el salario de los dos últimos años antes del despido o todo el período realmente trabajado, si es inferior a dos años;
- extractos de los informes sobre primas de seguros:
- formularios SZV-STAZH;
- formularios SZV-M;
- libro médico, si lo hubiere;
- documentos adicionales a petición de la persona despedida.
Expedición de un libro de trabajo.
Se emite un libro de trabajo con un registro de despido al empleado el último día hábil.
En constancia del hecho de su expedición, el despedido deberá firmar su tarjeta personal y el libro registro del libro de trabajo.
Páginas del libro de trabajo con un registro de despido por propia voluntad en relación con la jubilación.
Si el empleado se ausentó del lugar de trabajo el último día hábil, por ejemplo, se enfermó y por eso resultó imposible entregarle un libro de trabajo a tiempo, el empleador debe enviarle un aviso por escrito a su domicilio. sobre la necesidad de recoger el libro de trabajo con una propuesta, como alternativa, de acordar su reenvío por correo.
Cuando se envía un libro de trabajo por correo, el inventario de anexos en el envío sirve como confirmación de su emisión.
Emisión de un certificado 2NDFL
Un certificado 2NDFL es emitido por un agente fiscal, incluido un empleador, y confirma los ingresos del contribuyente (en el caso de relaciones laborales- empleado) y el monto del impuesto pagado sobre estos ingresos.
Este documento es útil en las siguientes situaciones:
- por oficina de impuestos, en particular, al realizar las deducciones fiscales que se brindan a través del IFTS;
- para confirmar ingresos al solicitar un préstamo a un banco;
- para confirmar los ingresos y las deducciones de los mismos con un nuevo empleador.
Sobre el Nuevo trabajo El certificado 2NDFL es útil cuando un empleado necesita:
- calcular la paga por enfermedad
- emitir una deducción fiscal estándar, incluso para niños;
- cobrar otra compensación o proporcionar beneficios.
Hay otras situaciones en las que esta información puede ser útil. Por tanto, lo óptimo será que la persona despedida lo reciba de forma inmediata. Y si sabe que le será útil repetidamente, por ejemplo, de un nuevo empleador y de la oficina de impuestos, entonces tiene derecho a solicitar de inmediato el número requerido de copias o tomar varios certificados que cubren diferentes períodos de facturación. Debe tenerse en cuenta que al nuevo empleador le interesan los ingresos e impuestos del año en curso, el banco es suficiente para los tres meses o seis meses anteriores, el impuesto, si el certificado está incluido en el juego de documentos para otorgar un deducción, es importante el año natural para el que se proporciona la deducción. Si hubo un cambio de trabajo en dicho año o hubo fuentes paralelas de ingresos sujetos al IRPF, se entregan certificados de todos los agentes fiscales.
Una muestra ayudará a redactar un certificado 2NDFL.
Formulario en blanco 2NDFL
Un caso especial es la situación en la que el contribuyente ha recibido derecho a una deducción fiscal por la compra de una vivienda y la vende a través del empresario, percibiendo la totalidad de la renta devengada sin deducir el impuesto de la misma. Después del despido, se debe emitir a un nuevo empleador un documento de la oficina de impuestos que confirme el derecho a una deducción y se transfiera al departamento de contabilidad en el lugar de trabajo. Para hacer esto, se envía un conjunto completo de documentos al IFTS, incluidos los certificados de 2NDFL de todos los agentes fiscales.
Certificados 2NDFL para empleados y para la autoridad fiscal (video)
Expedición de un certificado de ingresos medios de los últimos tres meses
Un certificado de ganancias promedio de los últimos tres meses será útil para la persona despedida si planea registrarse en el centro de empleo. En una región en particular, dicho certificado puede tener su propio formulario. Es mejor aclarar este punto en tu centro de empleo antes del despido. Para hacer esto, debe ir allí, informar que está a punto de ser despedido y solicitar un formulario de certificado, que luego entregará al empleador.
Es mejor que el empleado tome el formulario actual del certificado de salario de los últimos tres meses en el centro de empleo donde quiere darse de alta.
Esto es especialmente cierto si el despido está relacionado con la liquidación de la organización: después de la finalización de este proceso, no habrá nadie a quien solicitar un certificado.
Incluso si el empleado no planea quedar oficialmente desempleado, no estará de más obtener un certificado. No se puede descartar que sirva más adelante a la hora de asignar una pensión como confirmación adicional de antigüedad e ingresos.
Expedición de certificado del modelo 182H sobre salario de los dos últimos años
Desde 2013, el certificado 182H sustituye al certificado del modelo 4H y sirve para acreditar los ingresos del trabajador, sobre los que se devengaron las cotizaciones a la seguridad social. También refleja los periodos en los que no se devengaron cotizaciones: cuando la empleada estuvo enferma, estuvo de baja por maternidad o cuidado de hijos.
Este certificado será necesario para el cómputo de las bajas por enfermedad y los pagos durante la licencia de maternidad o el cuidado de los hijos, para la asignación de una pensión y varios beneficios sociales a través de la protección social de la población.
Desde 2013, en lugar del formulario 4N, se ha utilizado 182N
Durante la crisis de 2008, el autor de estas líneas fue despedido mientras trabajaba en la sucursal de Moscú de la empresa, cuya sede central se encontraba en San Petersburgo. El certificado de salario que se me emitió en el momento del despido fue emitido por especialistas de San Petersburgo de la oficina central de acuerdo con los estándares adoptados en la capital del norte, y no era adecuado para el centro de empleo de Moscú. Tuve que tomar su formulario en el centro de empleo y llevarlo a la oficina, y luego esperar hasta que San Petersburgo me entregó el certificado que se necesitaba. Pero ella no tuvo ningún problema.
Galería de fotos: una muestra de cómo completar un certificado en el formulario 182Н
Muestra de llenado del certificado 182Н, parte 1 Muestra de llenado del certificado 182Н, parte 2 Muestra de llenado del certificado 182Н, parte 3 Muestra de llenado del certificado 182Н, parte 4
Emisión de un extracto de información contable personalizada
Un extracto de los formularios SZV-STAZH y SZV-M refleja la duración del servicio recibido de un empleador en particular y el monto de las contribuciones al Fondo de Pensiones que esa persona hizo por él.
Dado que estos documentos son un formulario de informe grupal, se realizan extractos para el empleado, que contienen informacion personal sobre él.
El formulario SZV-M cubre el último mes de trabajo, pero a petición del trabajador, también puede extenderse a cualquier otro período hasta la totalidad del tiempo realmente trabajado para el empleador. Pero con una advertencia: dado que este formulario apareció en 2016, no puede cubrir períodos anteriores.
Ejemplo de formulario de llenado SZV-M
El formulario SZV-STAGE se elabora para el período comprendido desde el comienzo del año en curso hasta el día del despido, y si el empleado fue contratado en el año en curso, desde el día de su contratación. Puedes pedirlo por más fechas tempranas, pero no antes de 2017, en el que se presentó. Para períodos de trabajo hasta 2017, la persona despedida recibe certificados en forma de RSV-1.
Una muestra de cómo completar el formulario SZV-STAZH
Los extractos de información contable personalizada también son recibidos por quienes cooperan con organizaciones bajo contratos de derecho civil. En este caso, los documentos se emiten el día en que finaliza el contrato.
Devolución de libro médico.
Si el empleado, al ingresar al estado, presentó o expidió un libro médico, el día del despido, el empleador está obligado a devolverle también este documento.
Expedición de documentos sobre educación
La situación es similar con los documentos sobre educación, si los conserva el empleador. Diplomas sobre educación vocacional quedan en manos del trabajador, el patrón sólo llega a conocerlos y hace copias. Pero con respecto a los certificados de finalización de varios programas educación adicional, cursos, capacitaciones, etc., especialmente los pagados por el empleador, se permite esta práctica.
Los documentos sobre educación conservados por el empleador se entregan al empleado en el momento del despido
Hay casos en que el empleador, al ser despedido, no entregó al trabajador documentos sobre las calificaciones obtenidas a cargo de la empresa: realización de cursos de carretilleros en un supermercado, de monitores de turismo en un camping, etc. Esta práctica es ilegal, y el empleado tiene derecho a solicitar la protección de sus intereses en los tribunales, la oficina del fiscal y inspección del trabajo.
Expedición de otros documentos a petición del empleado
Tanto en el momento del despido como en cualquier otro momento, incluso varios años después de dejar la organización, el empleado tiene derecho a exigir copias o extractos de cualquier documentos internos donde aparecen sus datos personales. Si dicho documento se refiere solo a un empleado específico, se hace una copia. Cuando sus compañeros son mencionados en el documento de interés, se emite un extracto, que contiene datos únicamente del empleado que lo solicitó.
La orden de despido es uno de los documentos que el empleador está obligado a expedir al trabajador que lo solicite.
Los documentos más solicitados son:
- copias de órdenes de contratación, destitución, traslado a otro cargo oa otra unidad estructural;
- certificados de salario de diferentes periodos;
- copias de órdenes de cambio de salarios;
- extractos de informes al Fondo de Pensiones y al Fondo del Seguro Social.
En caso de despido, es mejor tomar del empleador al máximo todos los documentos que acrediten el trabajo, el crecimiento profesional, si lo hubiere, el salario, los impuestos pagados y las contribuciones a fondos extrapresupuestarios. Pueden ser útiles a la hora de solicitar una futura pensión, si de repente la información contable personalizada resulta estar incompleta.
En 2018, los certificados de archivo de trabajo y salario se consideran los terceros documentos más importantes que confirman la experiencia laboral y de seguro para las pensiones. Sin embargo, no hay garantía de que los datos sobre un empleador en particular que ha dejado de existir hace mucho tiempo estén en el archivo requerido. Recientemente, el autor de estas líneas se enfrentó a tal problema. Para confirmación adicional de información sobre mi trabajo en 2001, recurrí al archivo de la ciudad de Moscú. Y en su momento recibí una respuesta de allí de que no tenían datos sobre tal organización y no sabían dónde podrían estar.
La obligación del empleador de emitir una recomendación al empleado despedido no está prevista por la ley en 2018. Si lo desea, el propio empleador puede asumir tal obligación y reflejarla en el contrato de trabajo, pero no está obligado a hacerlo.
Pero incluso si no existe tal cláusula en el contrato de trabajo, la situación no es desesperada. Puedes estar de acuerdo con esto en cualquier situación. Y si el propio jefe de la organización no quiere dar una recomendación (por ejemplo, está ofendido porque el empleado lo deja), cualquier otro gerente puede hacerlo: su supervisor inmediato o el subjefe a cargo de su unidad. Lo principal es pedirle que deje las coordenadas personales, no corporativas, debajo del documento. Después de todo, el recomendador también puede cambiar de trabajo en cualquier momento, y aquellos a quienes posteriormente les presente una recomendación probablemente querrán contactarlo personalmente para confirmarlo.
De todos mis lugares de trabajo, solo uno en el contrato de trabajo detalla la obligación del empleador de darme recomendaciones en ruso en cualquier momento y, si lo desea, inglés. Fue un proyecto en el que participaron inversores extranjeros. En otros casos, tomé recomendaciones, si era posible, de la primera persona de la organización, y si era problemático llegar a eso, de sus adjuntos o de mis supervisores inmediatos. Entonces, cuando me despidieron de otro trabajo, el editor en jefe, ofendido por mí por el deseo de renunciar, no quiso escuchar sobre la recomendación, pero su adjunto, con quien estaba y mantengo una relación amistosa, Lo entregué sin problemas y más de una vez lo confirmé.
Términos de emisión de documentos al despido
El requisito legal de emisión en el último día hábil se aplica no solo al libro de trabajo, sino también a todos los demás documentos que el empleado debe recibir al ser despedido.
Si un empleado toma vacaciones con posterior despido o no va a trabajar el último día hábil por otras razones, por ejemplo, la fecha de despido cae en un día libre o tiempo libre, los documentos se emiten el último día en que realmente va a trabajar.
En una situación en la que resulte imposible hacerlo por razones ajenas al empleador, por ejemplo, el empleado se enfermó repentinamente o decidió saltarse el último día de trabajo, todos los documentos requeridos deben emitirse dentro de tres días después de que el empleado presente una solicitud pertinente.
Si el empleado no está seguro de recibir los documentos a tiempo, tiene sentido que vaya a lo seguro: solicite al representante del empleador que haga una nota de aceptación en la segunda copia de la solicitud o envíela por correo con una acuse de recibo y un inventario de archivos adjuntos.
Cómo confirmar el hecho de emitir documentos a un empleado despedido
Habiendo tenido cuidado a tiempo para confirmar que entregó los documentos requeridos al empleado en su totalidad y a tiempo, el empleador se asegura contra Posibles problemas en el futuro. Si el despedido le acusa luego de no expedir ciertos papeles, no será difícil probar la inconsistencia de estas alegaciones.
Dado que la ley no contiene requisitos estrictos para el procedimiento de confirmación, se permiten varias opciones:
Responsabilidad del empleador por la demora en la expedición de documentos al trabajador despedido
La emisión tardía de documentos sobre el trabajo en caso de despido se considera una violación de la legislación laboral y se castiga con una multa:
- de uno a cinco mil rublos por oficial(generalmente esto gerente general, contador jefe o Jefe de Recursos Humanos)
- de 30 mil a 50 mil rublos para organizaciones.
Además, las actividades de la organización podrán ser suspendidas hasta por tres meses, y si violación repetida- de uno a tres años.
La emisión extemporánea de un libro de trabajo también está plagada de pago por ausentismo forzoso: en este caso, el día del despido se considerará la fecha en que el trabajador reciba efectivamente su trabajo en sus manos, y el empleador deberá pagarle los ingresos medios por todo el tiempo entre este día y la fecha de despido.
Para la protección de sus derechos, el trabajador debe dirigirse a la inspección del trabajo o a la fiscalía, y Compensación monetaria perseguir a través de los tribunales.
Si la emisión de documentos se retrasa después del despido, el empleado puede presentar una demanda ante el tribunal
Para evitar un golpe adicional al presupuesto, el empleador debe, a más tardar al día siguiente del despido del empleado que no tomó el libro de trabajo, enviarle una notificación por correo sobre la necesidad de recibir documentos. A partir de ese momento, ya no tiene responsabilidad por la emisión extemporánea de un libro de trabajo. Pero será necesario documentar la fecha de envío de la notificación. Por lo tanto, debe enviarlo por correo certificado con una lista de archivos adjuntos y una confirmación de recepción.
Con toda la impresionante lista de documentos a los que tiene derecho un empleado en caso de despido, la situación no es tan terrible para el empleador como parece a primera vista. Después de todo, todos son típicos y fáciles de hacer en base a plantillas.
¡Compartir con amigos!El proceso de despido de un empleado es un evento que requiere el cumplimiento de un importante número de trámites. El empleador está obligado a emitir una orden de despido, realizar todos los pagos necesarios y también completar y entregar al empleado un libro de trabajo completo. Sin embargo, el proceso no termina ahí. Para seguir trabajando, el empleado también puede necesitar otros documentos que la dirección de la empresa está obligada a proporcionarle.
Como regla general, si existe la necesidad de dichos documentos, el empleado presenta la solicitud correspondiente al departamento de personal. Dentro de los tres días a partir del momento de su registro en el diario de correspondencia entrante, el empleador está obligado a proporcionar al empleado, a petición suya, copias de las órdenes de empleo, traslados, despidos, así como extractos del expediente personal, certificados de pagos de salarios y bonificaciones, información sobre contribuciones al seguro social y otros Al mismo tiempo, el empleado tiene derecho a no indicar los propósitos para usar estos valores (Artículo 62 del Código Laboral de la Federación Rusa).
En este artículo se discutirán qué documentos generalmente se les pide a los empleados que emitan al ser despedidos y cuáles son las características de su emisión.
Formularios de referencia
Muchos empleados de los departamentos de personal de las empresas hacen una pregunta completamente natural: ¿qué se le debe dar a un empleado al ser despedido? La información sobre aquellos papeles que puede solicitar la persona despedida se encuentra contenida no sólo en la legislación laboral, sino también en la civil y la legislación fiscal radiofrecuencia En este proceso, es importante centrarse en varias reglas importantes:
- En primer lugar, todos los documentos se entregan al empleado estrictamente contra firma;
- En segundo lugar, los papeles deben emitirse incluso si el empleado aún no ha devuelto todos los bienes pertenecientes a la empresa y no ha transferido la hoja de desvío debidamente completada al departamento de personal;
- En tercer lugar, el procedimiento de aportación de documentos debe completarse en el plazo de tres días;
- En cuarto lugar, incluso si el empleado no puede visitar personalmente el departamento de personal del empleador, luego de un período de tres días, todos los documentos se le envían por correo certificado con su inventario adjunto.
Además, la solicitud de emisión de documentos y sus copias, que el empleado presenta al departamento de personal, así como los propios certificados, se emiten de forma gratuita. El hecho es que la legislación rusa prescribe formas unificadas especiales.
En cuanto a la lista completa de documentos que el empleador elabora a solicitud del empleado al momento del despido, incluye:
- Ayuda 2-NDFL
Este documento contiene información sobre el monto de los ingresos que recibió el empleado durante el año, así como el monto de las deducciones fiscales al presupuesto. El empleador emite un certificado 2-NDFL al momento del despido solo si el empleado lo indicó en su solicitud (Artículo 230 del Código Fiscal de la Federación Rusa).
¿Por qué una persona podría necesitar este papel? Es ella quien asegura su derecho a recibir un estándar. deducción fiscal durante todo el año.
- Ayuda para el cálculo de beneficios del FSS
Este certificado (formulario 4n) se emite al empleado sin falta, independientemente de si escribió la solicitud correspondiente o no. Contiene información sobre el monto total de los ingresos de la persona despedida durante los últimos dos años, así como información sobre el monto de las deducciones por seguro Social(Art. 4.1 N° 255-FZ).
Además, especifica el número días del calendario durante el cual el empleado estuvo de baja por enfermedad, licencia parental, etc., lo que le llevó a recibir ingresos incompletos. En algunos casos, emitida dos referencias: uno - con respecto a los ingresos anuales y el monto de las contribuciones al FSS, el segundo - con respecto al número de días calendario caracterizados por el pago de las ganancias incompletas.
- Ayuda del centro de trabajo
Si inmediatamente después del despido, el empleado se va a registrar en el centro de empleo, entonces debe solicitar al empleador un certificado de sus ganancias promedio de los últimos tres meses de su actividad laboral. Este documento se redacta estrictamente sobre la base de la solicitud del empleado despedido al departamento de personal de la organización (Artículo 3 No. 1032-1 de la Ley Federal).
¿Cómo se calculan las ganancias promedio? Toda la información sobre esto está contenida en el Decreto del Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa No. 62 del 12/08/2003. El certificado en sí se emite de forma arbitraria.
- Documentos contables en la UIF
El Fondo de Pensiones de la Federación Rusa mantiene registros personalizados de todos los empleados. Al mismo tiempo, el día del despido, cualquiera de ellos debe recibir un certificado de su empleador que contenga información sobre el monto de las deducciones en efectivo por primas de seguros al Fondo de Pensiones. Este documento es obligatorio para su emisión y, por lo tanto, se presenta al empleado incluso sin una solicitud correspondiente de él (Artículo 11 No. 27-FZ)
Queda por agregar que todos los documentos enumerados se emiten en caso de despido por su propia voluntad y por iniciativa del empleador. La negativa a emitirlos conlleva la responsabilidad administrativa del empleador: suspensión de actividades hasta por 3 meses, así como una multa por la cantidad de:
- De 1.000 a 5.000 - para empresarios individuales y funcionarios;
- De 30.000 a 50.000 - para personas jurídicas.
Certificado obligatorio
Dentro de los tres días siguientes al despido del empleado, el empleador emite certificados obligatorios a su empleado. Su presentación no requiere que el empleado escriba una declaración. Entonces, ¿qué debe emitirse ante el despido de un empleado de la empresa sin falta? Indudablemente, certificado del monto de las ganancias de los últimos dos años calendario. Su forma está aprobada en la Orden del Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa No. 182n (No. 255-FZ). El empleado pasa este documento a su nuevo empleador.
Se emite un certificado obligatorio de ingresos al despido sin una declaración del empleado dentro de los tres días posteriores al momento del despido. También es obligatoria su ejecución, así como la correspondiente anotación en el libro de obra.
Certificados de despido a solicitud escrita del trabajador
Aparte de certificado obligatorio también hay documentos que se proporcionan a los empleados solo sobre la base de su solicitud por escrito (Artículo 84.1 del Código Laboral de la Federación Rusa). Las referencias a estos documentos incluyen:
- sobre el salario;
- sobre primas de seguros devengadas y pagadas a la UIF;
- sobre el plazo de trabajo dentro de esta organización.
A pedido del empleado, también se proporciona un documento 2-NDFL. Al mismo tiempo, el empleador no tiene derecho a rechazar al empleado: estos documentos están relacionados con la actividad laboral de una persona en particular y contienen información privada relacionada solo con él.
Es importante tener en cuenta las peculiaridades de la emisión de documentos en base a una solicitud por escrito de un empleado:
- En primer lugar, todos los documentos y sus copias se redactan estrictamente en gratis En tres días;
- En segundo lugar, el departamento de contabilidad prepara un certificado de primas de seguro por despido, salario e impuesto sobre la renta de 2 personas, y el departamento de personal solo prepara un certificado del período de actividad en esta empresa. Si la organización no tiene un departamento de personal, entonces la preparación de todos los documentos es responsabilidad de un contador.
Cabe agregar que el certificado del Fondo de Pensiones al momento del despido contiene necesariamente información contable personalizada. Esto, sin dificultades innecesarias, le permite agregar la acumulación de contribuciones de pensión del empleado después de su empleo en un nuevo lugar.
La obligación de la empresa el día del despido
Se mencionó anteriormente que todos los certificados de despido de un trabajador, tanto obligatorios como a petición de la persona despedida, se emiten dentro de los tres días siguientes a la fecha de terminación de la relación laboral o la presentación de la solicitud correspondiente al departamento de personal. Sin embargo, hay información que se debe proporcionar al trabajador inmediatamente el día en que finaliza la relación laboral. Incluye datos contables personalizados para un empleado en el sistema de seguro de pensión (Artículo 11 N° 27-FZ).
En este caso, ¿cómo son documentos al despido del empleador?
- En primer lugar, esta información se refleja de forma arbitraria en un documento separado;
- En segundo lugar, el empleado prepara una confirmación por escrito de la transferencia de esta información.
Según su composición, la información contable personalizada incluye información relativa a:
- Información sobre el monto de las primas de seguro devengadas y pagadas;
- datos sobre experiencia en seguros empleado
- Información sobre aportes especiales del empleador a favor de la pensión capitalizada del trabajador y otros aportes adicionales.
La emisión de dicha información implica la operación de datos privados, por lo tanto, el empleado no está obligado a redactar una solicitud para su provisión. Sin embargo, el empleador tiene derecho a emitir dicha información estrictamente contra la firma del empleado.
Cómo enviar información
Según requisitos legislación rusa, cualquier organización está obligada no solo a presentar informes periódicos a la UIF, sino también a proporcionar al propio empleado una copia de su información individual (Artículo 11 No. 27-FZ).
A diferencia de muchos otros certificados que se emiten al despedir a un empleado, la información sobre las deducciones a la UIF se presenta sobre la base de formularios estrictamente definidos en la legislación, a saber:
- S3V-6-1, S3V-6-4: para obtener información sobre contribuciones a las pensiones para el período hasta 2014;
- RSV-1 (sección 6), en el caso de que se trate de información incluida en los informes para la UIF posteriores a 2014.
¿Por qué estamos hablando de fechas tan tempranas, en particular, del período anterior a 2014? El caso es que la mayoría de las organizaciones ignoran la necesidad de brindar periódicamente información a partir de informes sobre aportes al Fondo de Pensiones de los trabajadores. Es por eso que, al momento del despido, tienen que hacer copias de dichos documentos para todos los períodos de informes anteriores.
Registro de certificados emitidos
Todos los certificados proporcionados al empleado se emiten estrictamente contra la firma del empleado despedido. ¿Para qué sirve? Para salvar al empleador de ataques por parte del empleado en el futuro, así como para protegerlo de litigios prolongados y costosos.
La confirmación por escrito de un empleado se puede emitir de varias formas:
- Recibo de recepción del documento;
- Una firma en el documento original que permanecerá en la organización (por ejemplo, formulario RSV-1);
- Firma en el registro de certificados emitidos.
Esta última opción es reconocida por la mayoría de los trabajadores de personal como la más conveniente y efectiva, porque:
- La numeración de documentos de extremo a extremo le permite saber en cualquier momento exactamente cuántos documentos ya se han entregado a los empleados;
- La información sobre cualquier referencia se puede encontrar en una revista específica, y no pasar por todo el archivo de la empresa;
- No se puede registrar el documento retroactivo o eliminar cualquier información del registro.
En Rusia no hay forma unificada registro de certificados emitidos a empleados. Sin embargo, su forma más común es una tabla con las siguientes columnas:
- Número en orden;
- Fecha de presentación del documento;
- NOMBRE COMPLETO. el solicitante;
- Tipo de documento (certificado, copia, etc.);
- Breve contenido de la ayuda;
- La firma del empleado receptor.
Por lo general, el departamento de personal de la empresa mantiene el registro de registro, sin embargo, tal tarea también puede asignarse a un especialista en mantenimiento de registros.
En resumen, se debe enfatizar que parte de los certificados de despido de un empleado se emite sin falta, y parte se basa estrictamente en la solicitud del empleado. Al mismo tiempo, todos los documentos se proporcionan dentro de los tres días a partir de la fecha de terminación del contrato de trabajo o presentación de una solicitud al departamento de personal, y estrictamente contra la firma del empleado despedido.