La seguridad de los documentos en el archivo de la organización está garantizada por un conjunto de medidas para crear condiciones reglamentarias, el cumplimiento de los regímenes normativos y la adecuada organización del almacenamiento de documentos, excluyendo su robo y pérdida y asegurando su mantenimiento en condiciones físicas normales.
El conjunto de obras para garantizar las condiciones reglamentarias para el almacenamiento de documentos del archivo de la organización incluye:
Garantizar condiciones normativas (óptimas) para el almacenamiento de documentos;
1. Colocación racional de documentos en el archivo;
2. Verificación de la disponibilidad y estado de los documentos.
Garantizar las condiciones reglamentarias para el almacenamiento de documentos.
Garantizar las condiciones reglamentarias para el almacenamiento de documentos incluye:
provisión de alojamiento documentos de archivo;
§ Dotar a los archivos de equipos especiales para el almacenamiento de documentos;
§ equipamiento de los locales del archivo de la organización con medios de extinción de incendios, seguridad y alarma de incendios;
§ cumplimiento régimen de incendios;
§ cumplimiento del régimen de seguridad;
§ creación de temperatura óptima (normativa), humedad, regímenes de luz, implementación de medidas sanitarias e higiénicas.
Requisitos para las instalaciones del archivo.
El archivo de la organización se ubica en edificios especialmente construidos o adaptados para almacenar documentos o en salas separadas del edificio.
En el archivo de la organización se debe proporcionar:
§ almacenamiento de archivos;
§ sala de recepción, almacenamiento temporal y aclimatación de documentos;
§ locales para el uso de documentos (sala de lectura, área para emisión de documentos y herramientas de recuperación de información);
§ la sala de trabajo de los empleados del archivo de la organización, que debe estar aislada de los locales donde se almacenan los documentos de archivo.
La colocación del archivo de la organización en edificios y locales adaptados se lleva a cabo en a su debido tiempo después de su revisión. El examen establece el grado de resistencia al fuego del edificio, la durabilidad de sus estructuras principales y la resistencia de los techos entre pisos, teniendo en cuenta las cargas potenciales, el estado de las instalaciones del edificio (piso, sótano, ático), la presencia y el estado de sistemas de calefacción y ventilación. El examen lo llevan a cabo representantes del archivo de la organización, bomberos, seguridad, construcción, sanitario-epidemiológico y otros servicios especiales. Sobre la base de los resultados del examen, se redacta un acto.
No está permitido colocar el archivo de la organización en edificios en ruinas, edificios de madera, edificios con humedad principal, sótano, áticos, calefacción por estufa.
Los locales destinados al almacenamiento de documentos de archivo en edificios adaptados deberán estar aislados del resto del edificio. No se permiten documentos de archivo.
en las instalaciones del edificio ocupado por los servicios Abastecimiento, almacenes de alimentos, organizaciones que almacenan sustancias inflamables y agresivas o que utilizan tecnologías químicas y peligrosas contra incendios.
Requisitos de almacenamiento de archivos
El almacenamiento de archivos debe estar lo más alejado posible de los locales de laboratorio, industriales y de servicios y no tener conductos de ventilación en común con ellos. El depósito del archivo está separado de los locales colindantes por paredes y techos ignífugos con un límite de resistencia al fuego de al menos dos horas. No está permitido colocar tuberías de suministro de agua y alcantarillado, salidas de agua tecnológicas o domésticas en el almacenamiento de archivos.
Al diseñar la ubicación de un almacenamiento de archivos en un edificio especial o adaptado, se da preferencia (con las mismas características térmicas) a las habitaciones con una orientación norte de las ventanas.
Los materiales de revestimiento para paredes, pisos, techos, refuerzo interno de los archivos, utilizados en la fabricación de equipos y medios de almacenamiento de documentos de archivo, no deben acumular polvo, ser su fuente o liberar productos químicos agresivos.
Los archivos deben tener ventilación natural o artificial. Los sistemas de aire acondicionado deben proporcionar recirculación de aire con una tasa de intercambio de 2-3, estabilidad de las condiciones de temperatura y humedad, purificación del aire del polvo y las impurezas agresivas, y también cumplir con los requisitos modernos de compacidad y eficiencia.
La altura del archivo depende del equipo tecnológico adoptado para el almacenamiento de documentos de archivo, pero no menos de 2,25 m y, por regla general, no más de 4 m.
Los archivos deben tener acceso conveniente a ascensores y escaleras.
Los archivos están dotados de puertas con mayor solidez técnica frente a posibles robos, dotadas de cerraduras de alta seguridad. Las ventanas de los locales en el primer piso deben estar equipadas con rejas con cerradura que se abren hacia el exterior.
Dotación de archivos con instalaciones de almacenamiento.
Todos los documentos que ingresan al archivo de la organización se colocan en archivos en bastidores metálicos, en gabinetes o contenedores metálicos.
Los bastidores deben instalarse perpendiculares a las paredes con aberturas para ventanas y en una habitación sin ventanas, teniendo en cuenta las características de la habitación y el equipo. No está permitido colocar racks cerca de las paredes exteriores del edificio y de fuentes de calor. La disposición de racks y armarios se realiza de acuerdo con las siguientes normas:
§ distancia entre filas de estantes (pasillo principal) – no menos de 120 cm;
§ distancia (paso) entre estantes – no menos de 75 cm;
§ distancia entre la pared exterior del edificio y los bastidores paralelos a la pared - al menos 75 cm;
§ la distancia entre la pared y el final del rack o armario (bypass) - al menos 45 cm;
§ la distancia entre el piso y el estante inferior del estante (gabinete) - al menos 15 cm, en los pisos del sótano - al menos 30 cm.
Hay varios modos que deben observarse en el archivo:
1. Modo de fuego y seguridad;
2. Modo de luz;
3. Condiciones de temperatura y humedad;
4. Régimen sanitario e higiénico.
Requerimientos generales a la colocación de documentos de archivo
Todos los documentos que ingresan al archivo de la organización se colocan en archivos en estantes o en gabinetes para que los documentos de cada organización (unidad estructural) se almacenen en un solo lugar y se organicen en el orden correspondiente a las descripciones de casos, documentos.
Los documentos con diferentes condiciones de almacenamiento de temperatura y humedad deben colocarse en diferentes archivos.
Documentos del Fondo de Archivo Federación Rusa se colocan por separado de los documentos de períodos temporales (más de 10 años) de almacenamiento y de los documentos sobre el personal.
Los documentos de las organizaciones liquidadas se almacenan por separado.
Los documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa se almacenan en cajas o carpetas hechas de materiales que son inofensivos para los documentos; estuches con documentos de períodos de almacenamiento temporales (más de 10 años) - en paquetes.
Los documentos electrónicos en medios físicamente separados se colocan en cajas especiales.
Se pegan etiquetas a las cajas, y se pegan etiquetas a los bultos, que indican: el número de fondo, el número de inventario y los números extremos de las cajas colocadas en esta caja (bulto). Las cajas (paquetes) se numeran en orden bruto dentro de cada fondo o inventario. Los ligamentos se forman con un grosor de no más de 20 cm.
Las cajas, los paquetes con estuches se colocan en bastidores horizontal o verticalmente. El orden de colocación se establece en función de la distancia entre los estantes, del estado físico de las cosas, así como de la dureza o blandura de la encuadernación. Los estuches de tapa dura se instalan verticalmente; con tapa blanda o sin encuadernar - horizontalmente.
Las cajas y los bultos no deben sobresalir de los estantes de los estantes.
No está permitido almacenar documentos en un contenedor de envío, en pilas, pliegues en el piso, alféizares de ventanas, rellanos y otros lugares no destinados al almacenamiento de documentos.
Todos los locales del archivo de la organización, así como los estantes, gabinetes, contenedores, estantes están numerados. Los estantes, gabinetes y contenedores están numerados en cada archivo de izquierda a derecha desde la puerta principal, y los estantes en los estantes están numerados en los gabinetes de arriba a abajo, de izquierda a derecha.
Comprobación de la disponibilidad y el estado de los documentos de archivo
En el curso de verificar la disponibilidad y el estado de los documentos de archivo en el archivo de la organización:
§ se establezca la disponibilidad real de las unidades de almacenamiento y su conformidad con los documentos contables;
§ se identifican y eliminan las deficiencias en la contabilidad de los documentos;
§ se identifican los documentos faltantes y se organiza su búsqueda;
§ Se identifiquen y tomen en cuenta los documentos que requieran tratamiento preventivo, técnico y/o de restauración y preventivo. identificado y tenido en cuenta documentos electronicos requiriendo copia a nuevos medios electrónicos, migración a formatos seguros y personalizados, se realiza control del estado físico y técnico de las unidades de almacenamiento.
La verificación de la disponibilidad y el estado de los documentos en papel se realiza en el archivo de la organización al menos una vez cada 10 años, documentos electrónicos, al menos una vez cada 5 años.
Cuando desastres naturales, movimientos masivos y otras circunstancias, como resultado de las cuales los documentos de archivo pueden perderse o dañarse, así como al cambiar el jefe del archivo de la organización (responsable del archivo de la organización), una verificación única extraordinaria de la disponibilidad y condición de todos los documentos del archivo de la organización o de sus partes separadas(grupos).
Al verificar la disponibilidad y el estado de los documentos en el archivo de la Organización, es necesario:
1. Mantener la disposición de los documentos en estanterías, armarios y contenedores de acuerdo con los indicadores topográficos. Al cambiar la ubicación de los casos, es necesario realizar las entradas apropiadas en los índices topográficos de manera oportuna;
2. Poner en su lugar las unidades de almacenamiento incorrectamente colocadas encontradas durante la revisión;
3. Incautar y aislar documentos infectados con moho u otras plagas biológicas (para documentos en papel);
4. Retire las unidades de almacenamiento de documentos electrónicos que contengan programas informáticos maliciosos (virus), colóquelos en un estante especialmente asignado (en una caja) para su posterior procesamiento;
5. Retirar y colocar después los casos registrados que no estén incluidos en el inventario. Está prohibido ingresar casos no registrados identificados durante la auditoría en el inventario. Los casos no denunciados están sujetos a procesamiento y descripción después de la finalización de la revisión.
La verificación de la disponibilidad y el estado de los documentos se realiza mediante la verificación de los artículos descriptivos del inventario con la descripción de los casos en las cubiertas.
El estado físico de las cosas se determina mediante inspección visual.
Está prohibido hacer anotaciones o asientos en las listas de casos y otros documentos contables.
Al final de cada inventario revisado, se realiza un asiento final “CHEQUEADO”, se coloca la fecha del chequeo y las firmas de los empleados que realizaron el chequeo, indicando sus cargos.
La verificación de la disponibilidad y el estado de los documentos se considera completada después de que se realicen los cambios identificados por la verificación en los documentos contables del archivo.
Sobre la base de los resultados de la verificación, se redacta un acto para verificar la disponibilidad y el estado de los documentos de archivo. En caso de detección de documentos que no estén relacionados con este fondo, el archivo de la organización, desaparecidos, etc., también se levanta el acta correspondiente.
Estos actos son firmados por los albaceas y aprobados por el jefe de la organización o su adjunto, que supervisa las actividades del archivo.
Organización de la búsqueda de documentos no detectados
Si al verificar la disponibilidad y el estado de los documentos se establece que no hay casos ni documentos, se organiza su búsqueda. La búsqueda de documentos de archivo no encontrados durante la inspección se organiza desde el momento en que se descubre su ausencia y se lleva a cabo en el plazo de un año.
Para los casos no encontrados durante la verificación de la disponibilidad y condición de los documentos, se redacta un acta sobre la no descubrimiento de los casos cuyas vías de búsqueda se hayan agotado. El acto es redactado por el CE (CEC) de la organización y aprobado por el jefe de la organización o su adjunto.
Se levanta un certificado de búsqueda al acto. Se presenta a la autoridad un acto sobre el no descubrimiento de casos, cuyas vías de búsqueda se han agotado, redactado en documentos relacionados con el Fondo de Archivos de la Federación Rusa. poder Ejecutivo, autorizado en materia de archivo, para decidir sobre la baja de los archivos extraviados.
Expedición de documentos de los archivos.
Los documentos se emiten desde los archivos con el permiso por escrito del jefe del archivo de la organización o su adjunto (si el archivo es una institución), el jefe de la unidad estructural de la organización:
§ empleados de divisiones estructurales de la organización;
§ órganos judiciales, policiales y otros organismos autorizados en presencia de una carta de garantía de ellos para uso temporal;
§ otros usuarios previa solicitud por escrito.
Los documentos se emiten desde los archivos por un período que no exceda:
1. Un mes: para uso de los empleados de la organización y otros usuarios;
2. Seis meses: a los órganos judiciales, policiales y otros organismos autorizados.
Se permite la extensión de los plazos establecidos para la emisión de documentos con el permiso del jefe de la organización sobre la base de una confirmación por escrito del usuario sobre la preservación / preservación de los documentos.
La expedición de los documentos en papel desde los archivos y su devolución, incluida, en su caso, una comprobación hoja por hoja de la disponibilidad y el estado de los documentos antes de su expedición desde los archivos y a su devolución, la realiza un empleado de los archivos en presencia de la persona que devuelve los archivos.
En lugar de las unidades de almacenamiento e inventarios de cajas, documentos emitidos desde el archivo, se coloca una caja sustituta de tarjeta.
Los casos emitidos de los archivos deben tener un código de archivo, hojas numeradas, una hoja de prueba del caso y una hoja para el uso de documentos. La preparación de documentos de archivo para su emisión desde los archivos incluye:
1. Incautación de documentos de archivo;
2. Conciliación de la cifra de archivo y los encabezados con el inventario de casos, documentos.
Los documentos electrónicos se emiten desde el archivo en forma de copias en soporte electrónico o en papel. Si es necesario certificar copias de documentos electrónicos, se utiliza firma electronica el jefe del archivo de la organización o una copia del documento en papel está certificada en la forma prescrita.
La emisión de documentos del archivo se registra en el libro de emisión de casos y se emite:
§ una orden para la emisión de casos;
§ una ley sobre la emisión de casos para uso temporal, cuando se emite a organizaciones de terceros.
Al transportar cajas a cualquier distancia, se toman medidas para protegerlas y protegerlas de los efectos de factores ambientales dañinos.
Los documentos de los archivos, por regla general, no se emiten:
§ si hay un fondo de uso;
§ no pasar la descripción científica y el diseño técnico antes de la finalización de estos trabajos;
§ en condición física insatisfactoria.
Garantizar la seguridad de los documentos de archivo durante emergencias
situaciones
Las situaciones de emergencia incluyen circunstancias en las que es imposible que el archivo de la organización cumpla plenamente las tareas que se le asignan de acuerdo con los requisitos de estas Reglas y otros actos legales reglamentarios, se crea una amenaza para la vida y la salud de las personas, la seguridad de los documentos de archivo del archivo de la organización.
Las emergencias incluyen:
§ anuncio de los niveles de preparación de la defensa civil;
§ poner en marcha planes de defensa civil;
§ declaración en el estado (región, ciudad) del estado de emergencia;
§ incendios, desastres provocados por el hombre y desastres naturales que afectaron la vida del archivo;
§ desaparición o daño de documentos, robo o daño a la propiedad como resultado de la entrada de personas no autorizadas al archivo u otras acciones ilegales;
§ accidentes en los sistemas de soporte vital del archivo de la organización, así como la construcción del archivo de la organización;
§ otras circunstancias que obliguen a la dirección del archivo de la organización a tomar la decisión de cambiar el modo de funcionamiento del archivo de la organización o suspender sus actividades.
Teniendo en cuenta posibles situaciones de emergencia, el archivo de la organización desarrolla y, si es necesario, revisa periódicamente los planes de actividades específicas y otros documentos normativos sobre el trabajo en situaciones de emergencia.
Los planes y otros documentos sobre la preparación de la movilización, la defensa civil del archivo de la organización se desarrollan en la forma prescrita.
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Publicado en http://www.allbest.ru/
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Comité Estatal de la República de Mari El para la Educación Profesional
institución educativa estatal
Educación vocacional secundaria
República de Mari El
"Colegio de Comercio y Tecnología"
trabajo de curso
Según la disciplina "Aarchivando"
Asunto:Oconservación de documentos de archivoenpolicías
Completado - Vaseneva Polina Nikolaevna
Especialidad - 032002
Documentación de Gestión
Grupo - D-31
Comprobado - profesor Suslova O.I.
Yoshkar-Ola
Introducción
1. Garantizar las condiciones reglamentarias para el almacenamiento de documentos de archivo
1.1 Creación condiciones óptimas almacenamiento de documento
1.2 Colocación de documentos en el depósito. topografía
2. El uso de medios especiales para almacenar y mover documentos
2.1 El procedimiento para la salida de casos del almacenamiento
2.2 Comprobación de la disponibilidad y el estado de los casos
2.3 Creación de un fondo de seguro para documentos de especial valor y un fondo de uso
3. Garantizar la seguridad física y química de los documentos de archivo
3.1 Comprobación del estado físico de los documentos
3.2 Procesamiento físico, químico y técnico de documentos de archivo
Conclusión
Lista de literatura usada
Apéndice
EN conductible
La relevancia del tema del trabajo de curso. El archivero es actualmente el primero en tratar con información creada en el pasado. Debe tomarlo y conservarlo. Pero el archivo no es un depósito, sino una institución científica que cumple la tarea de formar una memoria social a largo plazo de la sociedad. fondo de topografía de documentos de almacenamiento
organismos estatales, organismos Gobierno local, las organizaciones y los ciudadanos que se dedican a actividades empresariales sin formar una entidad legal están obligados a garantizar la seguridad de los documentos de archivo, incluidos los documentos sobre el personal, durante los períodos de su almacenamiento establecidos por las leyes federales, otros reglamentos actos legales Federación de Rusia, así como las listas de documentos previstos para ley Federal"Sobre asuntos de archivos en la Federación Rusa" del 22 de octubre de 2004 No. 125 FZ.
Garantizar la seguridad de los documentos es la tarea principal de los archivos estatales. La complejidad de resolver el problema está determinada por el hecho de que nadie ha creado documentos para el almacenamiento "eterno". Al mismo tiempo, los archivos se reponen anualmente con nuevos fondos y las posibilidades de restauración siguen siendo modestas. En el núcleo enfoque moderno Para resolver este problema radica el principio de una transición gradual a una diferenciada, principio electoral garantizar la seguridad de los documentos de archivo, teniendo en cuenta su valor, condición física.
Un enfoque diferenciado implica la asignación del volumen total de documentos almacenados en el archivo, los llamados objetos prioritarios a nivel de fondos, partes de fondos, documentos individuales. La base para la asignación de prioridad son dos criterios: el valor de los documentos y signos de una condición física que amenaza su seguridad. Un conjunto de medidas para crear condiciones reglamentarias, el cumplimiento de los regímenes reglamentarios garantiza la seguridad de los documentos de archivo en el archivo.
Se proporcionan las condiciones reglamentarias para el almacenamiento de documentos de archivo:
Construcción, reconstrucción y reparación de edificios de archivo;
Creación de regímenes óptimos (normativos) de prevención de incendios, seguridad, temperatura-humedad, luz y sanitario-higiénico en el edificio y las instalaciones del archivo;
El uso de medios especiales de almacenamiento y movimiento de documentos de archivo.
objetivo principal Papel a plazo es el estudio del problema de garantizar la seguridad de los documentos de archivo como una de las principales áreas de trabajo de los archivos. De la correcta elección de la estrategia de almacenamiento de los documentos depende su condición física y la posibilidad de utilizarlos para una amplia variedad de propósitos.
Para lograr este objetivo, es necesario resolver las siguientes tareas:
1. Considerar medidas para asegurar las condiciones regulatorias para el almacenamiento de documentos.
2. Dar a conocer el procedimiento para el uso de medios especiales de almacenamiento y circulación de documentos de archivo.
3. Investigar la metodología para garantizar la seguridad física y química de los documentos.
1 . Seguridad normativo condiciones de almacenaje documentos de archivo
1. 1 Creación de condiciones óptimas para el almacenamiento de documentos
Las condiciones óptimas para el almacenamiento de documentos son proporcionadas por: construcción, reconstrucción y reparación de edificios de archivo; equipar las instalaciones de almacenamiento con medios de extinción de incendios, seguridad y alarmas contra incendios; el uso de medios técnicos para crear un régimen óptimo de temperatura y humedad para el almacenamiento, para llevar a cabo medidas sanitarias e higiénicas en las instalaciones de almacenamiento; el uso de medios especiales para almacenar documentos (bastidores, armarios, cajas fuertes, cajas, carpetas, etc.).
Los edificios para archivos estatales pueden construirse especialmente o convertirse a partir de otras instalaciones. Deben ser eliminados de empresas industriales contaminantes del aire (gases agresivos, polvo de cemento, etc.), de objetos y estructuras peligrosas en caso de incendio (almacenes de aceite, gasolineras, aparcamientos, garajes, etc.), así como conforme a los requisitos construyendo códigos y reglas
La idoneidad de la ubicación del archivo se determina teniendo en cuenta las conclusiones del servicio Brigada de bomberos y estaciones sanitarias y epidemiológicas sobre el grado de contaminación del aire Banasyukevich V.D. Problemas científicos reales de garantizar la seguridad de los documentos de archivo // Archivos domésticos. -2001. - Nº 2.
El edificio del archivo es un complejo de locales principales y auxiliares diseñado para cumplir con las tareas del archivo para el almacenamiento, procesamiento, uso de documentos de archivo y tareas de carácter administrativo, técnico, doméstico, para cumplir con los requisitos de un diseño racional del instalaciones.
El archivo está dotado de archivo, sala de lectura, salas de trabajo, salas para biblioteca automatizada de medios electrónicos removibles, servidor y equipos de comunicación.
Los archivos están numerados en números arábigos en orden bruto y están ubicados aislados a una distancia del laboratorio, la producción, las instalaciones de almacenamiento asociadas con el uso (almacenamiento) sustancias químicas, comida y archivo electrónico- de fuentes de radiación electromagnética y campos de fuerza.
Se recomienda que los almacenes se ubiquen en edificios con ventanas hacia el lado norte. La iluminación natural está permitida solo con la protección obligatoria de los documentos de la luz solar directa. Se permite la iluminación difusa con el uso de persianas, filtros protectores, cortinas o cristales pintados en las ventanas. Para iluminación artificial Se utilizan lámparas incandescentes en pantallas cerradas o lámparas fluorescentes con una parte ultravioleta truncada del espectro de radiación.
Los documentos de archivo se almacenan en la oscuridad. La protección de los documentos contra la luz se garantiza mediante el almacenamiento de documentos en cajas, carpetas y encuadernaciones, el uso de cortinas opacas y difusoras de luz en las ventanas, etc. Los documentos en medios electrónicos se almacenan en condiciones que excluyen la luz directa y están sujetos a protección adicional contra impurezas agresivas. en el aire (dióxido de azufre, sulfuro de hidrógeno, vapor de mercurio, óxidos de nitrógeno, amoníaco), exposición a ionización electromagnética (radiación).
Se proporcionan archivos medios modernos sistemas de extinción de incendios, seguridad y alarma contra incendios. Los interruptores generales y de piso se encuentran fuera de los archivos. Los edificios de los archivos están equipados con suministro de agua contra incendios, extintores de dióxido de carbono, sistemas de seguridad y alarma contra incendios.Banasyukevich V.D. Problemas científicos reales de garantizar la seguridad de los documentos de archivo // Archivos domésticos. -2001. - Nº 2.
El régimen de seguridad del archivo está garantizado por un conjunto de medidas para garantizar la ingeniería y el fortalecimiento técnico, equipando el edificio (local) del archivo con alarmas de seguridad, organizando un puesto (s) de seguridad, sellando el local, observando dentro del objeto y Modos de acceso, almacenamiento de llaves de locales de oficina.
Los archivos y otros locales donde se almacenan de forma permanente o temporal los documentos de archivo están equipados con puertas con una mayor resistencia técnica contra posibles robos, equipadas con cerraduras de alta seguridad.
La extracción del archivo de documentos de archivo, activos materiales y libros de la biblioteca de referencia científica, así como el aparato de referencia científica, solo se permite con pases especiales emitidos en la forma prescrita.
Los documentos se almacenan en condiciones que garantizan parámetros normativos regímenes de luz, temperatura-humedad y sanitario-higiénico.
En los archivos equipados con sistemas de aire acondicionado, se mantienen las siguientes condiciones óptimas de temperatura y humedad para el almacenamiento de documentos en:
1) medios de papel - temperatura +17 - +19 C, humedad relativa 50-55 por ciento;
2) medios de película en blanco y negro: temperatura +15 C, humedad relativa 40-55 por ciento;
3) medios de película en color - temperatura +2 - +5 C, humedad relativa 40-55 por ciento;
4) medios electrónicos - temperatura +15 - +25оС, humedad relativa del aire 40-60 por ciento.
En archivos con clima no regulado, se lleva a cabo calefacción racional, ventilación del edificio y humidificación (deshumidificación) del aire. No se permiten fluctuaciones bruscas (estacionales y dentro de un día) de temperatura (+-5.С) y humedad relativa del aire (+-10%).
El régimen de temperatura y humedad se controla midiendo regularmente la temperatura y la humedad relativa del aire interior y exterior al mismo tiempo: en habitaciones con aire acondicionado, al menos una vez por semana; en archivos con clima no regulado - 2 veces por semana; en violación del régimen - 1 vez por día.
Las lecturas de los dispositivos de control y medición se registran en libros de registro especiales, que también reflejan la verificación de la exactitud de las lecturas de los dispositivos y las medidas tomadas para normalizar el régimen de temperatura y humedad en caso de su violación.
Los principales medios de almacenamiento de documentos son estantes metálicos fijos o móviles, estantes de madera tratados con retardantes de llama. Los armarios metálicos, las cajas fuertes, los armarios con estanterías, así como los compartimentos estacionarios con tabiques y estantes metálicos se pueden utilizar como equipo auxiliar o especial.
Los documentos de película, los microfilmes en rollo se almacenan en posición horizontal en cajas de metal o plástico en estantes tipo espiga o en estantes fijos. Los documentos de película sobre una base de triacetato no inflamable se almacenan en cajas sueltas de metal o plástico con orificios para evitar la acumulación de vapores de ácido acético liberados por la base de la película dentro de la caja. Los documentos de vídeo se almacenan en posición vertical en su embalaje original.
No está permitido almacenar documentos de archivo en medios con una capa de trabajo magnética en bastidores de metal ferromagnético; Los bastidores de acero se pueden utilizar en casos excepcionales, solo si los circuitos del bastidor están desmagnetizados y cerrados.
Cada unidad de almacenamiento de un documento audiovisual o electrónico se coloca en un embalaje individual no hermético. Al mismo tiempo, debe excluirse la libre circulación del documento de archivo dentro del paquete.
Los documentos de archivo en papel se colocan en estantes, en gabinetes metálicos en forma horizontal o vertical en cajas u otros medios de almacenamiento primarios (carpetas, estuches, etc.).
Las instalaciones de almacenamiento se instalan perpendiculares a las paredes con aberturas de ventanas. No se permite colocarlos cerca de las paredes exteriores del edificio y fuentes de calor.
La disposición de las instalaciones de almacenamiento se realiza de acuerdo con las siguientes normas: la distancia entre sus filas es de 120 cm; medios de almacenamiento - 75 cm; la pared exterior del edificio y las instalaciones de almacenamiento paralelas a él - 75 cm; pared y cara final de la instalación de almacenamiento - 45 cm; piso y estante inferior de la instalación de almacenamiento - 15 cm.
1.2 Colocación de documentos en el depósito. topografía
La ubicación de los documentos en los depósitos debe ser racional. Los documentos deben colocarse de acuerdo con los documentos contables de manera que aseguren su pronta búsqueda.
Para la búsqueda rápida de documentos en el archivo, se crea un aparato de referencia científica para los documentos del archivo:
- inventarios de casos y nomenclatura de casos que los reemplazan;
- archivadores temáticos, temáticos;
- archivos de personal;
- punteros;
- información histórica;
- revisión de documentos.
Los documentos de almacenamiento permanente se colocan por separado de los documentos de almacenamiento a largo plazo (más de 10 años) y los documentos sobre el personal.
El orden de colocación de los fondos en el archivo está determinado por el plan (esquema) de su colocación. El esquema prevé la distribución de complejos de fondos entre los almacenamientos, indicando (si es necesario) la cantidad de fondos para cada estante de almacenamiento.
Un depósito de archivo puede contener documentos de archivo de diferentes tipos, pero que requieren los mismos modos de almacenamiento (por ejemplo, documentos de archivo en cintas magnéticas y medios de disco con una capa magnética; documentos de archivo en películas y microformas, etc.).
Todos los locales del archivo (edificios, edificios, pisos, gradas, salas), así como estantes, gabinetes y estantes están numerados. Las instalaciones de almacenamiento están numeradas independientemente de izquierda a derecha desde la entrada al archivo, sus estantes, de arriba a abajo, de izquierda a derecha.
Para fijar el lugar de almacenamiento y búsqueda de documentos en el repositorio, se elaboran índices topográficos de existencias y estanterías. Están en tarjetas. Se compila una ficha topográfica de fondo por separado para cada fondo, estas fichas se organizan en el orden de los números de fondos de archivo: n.°, n.° de gabinete, n.° de estante, notas (ver Apéndice 1).
Las tarjetas de índice topográficas de los estantes se colocan en cada estante y se organizan en orden de números de estante dentro de una habitación separada. Los empleados responsables de la contabilidad de los documentos del archivo conservan una copia de los índices topográficos, la segunda, en los archivos.
El mantenimiento de los índices topográficos se puede realizar en papel o de forma automatizada de acuerdo con los detalles establecidos. Los cambios en la ubicación de los documentos se reflejan de manera oportuna en todas las copias, así como en el esquema de asignación de fondos.
2 . El uso de medios especiales para almacenar y mover documentos.
2.1 El procedimiento para la salida de casos del almacenamiento
Los casos se emiten desde los almacenes:
- para uso (para usuarios en la sala de lectura, para empleados de archivo en locales de trabajo, para instituciones y organizaciones para almacenamiento temporal);
- para trabajos de archivo con documentos.
Los casos que contienen documentos dilapidados, especialmente documentos valiosos, no se emiten para su uso desde los depositarios, sino que se emiten copias. La emisión de cajas desde las bóvedas y su devolución las realiza el custodio de los fondos.
Los documentos de archivo se emiten desde los archivos por un período de: hasta un mes: para los usuarios de la sala de lectura y los trabajadores del archivo (excepto los documentos especialmente valiosos emitidos por un período de no más de dos semanas); hasta tres meses - creadores de fondos; hasta seis meses - a los órganos judiciales, policiales y otros organismos autorizados.
La emisión de documentos de archivo de los archivos para la exposición se lleva a cabo por un período determinado por el acuerdo de celebración de la exposición.
La expedición de cajas desde los depósitos se formaliza mediante los documentos correspondientes y se registra en libros especiales. La emisión de documentos de archivo de los archivos y su devolución, incluida una verificación hoja por hoja de la disponibilidad y el estado de los documentos de archivo antes de emitirlos de los archivos y al devolverlos, está a cargo de un empleado de los archivos. Un empleado de la sala de lectura realiza una verificación uno por uno de la disponibilidad y el estado de los documentos de archivo devueltos por los usuarios en la sala de lectura.
La verificación hoja por hoja obligatoria de la disponibilidad y el estado antes de la emisión de los documentos de archivo de los archivos y después de su devolución están sujetos a: documentos únicos y documentos especialmente valiosos; documentos de archivo que tengan piedras y metales preciosos en su diseño o adjunto; documentos de archivo sin encuadernar; casos que no hayan sido emitidos previamente de los archivos y no cuenten con hojas de certificación; archivos que contengan autógrafos, documentos gráficos, carteles postales y oficiales, sellos, postales, sobres con direcciones, estampillas y otros documentos de archivo de potencial interés para los coleccionistas.
La composición de otros casos sujetos a verificación hoja por hoja la determina la dirección del archivo en base a la decisión de la comisión metodológica de expertos.
Se coloca una tarjeta de sustitución en lugar de las unidades de almacenamiento e inventarios de casos, documentos emitidos desde el archivo.
Los documentos de archivo emitidos desde los archivos deben tener un código de archivo, hojas numeradas, una hoja de certificación y una hoja de uso del documento.
La preparación de documentos de archivo para su emisión desde los archivos incluye: incautación de documentos de archivo; conciliación de la cifra de archivo y los encabezados (anotaciones) con el inventario (libro de contabilidad y descripción) de casos, documentos; verificación de hojas de archivos de archivo - en casos establecidos.
La conciliación del cifrado de archivo de los documentos de archivo con el inventario (libro de contabilidad y descripción) de casos y documentos implica verificar la corrección de la portada y la portada del caso, el medio principal para almacenar un documento electrónico audiovisual, la corrección de el título y el código de la unidad de almacenamiento. Si hay correcciones importantes, se reemplaza la portada y la portada, conservando la portada anterior si es necesario.
Al prepararse para la emisión del archivo de documentos de archivo individuales retirados de los archivos, en el reverso de cada hoja, fuera del texto del documento de archivo, se coloca un sello con un código de archivo.
Para controlar la seguridad de los documentos de archivo, la unidad responsable del almacenamiento de documentos de archivo verifica la seguridad de los documentos de archivo emitidos por los archivos. Los controles se llevan a cabo de forma planificada o según sea necesario de acuerdo con la gestión del archivo.
Cuando los documentos de archivo se devuelven al archivo, se lleva a cabo una verificación hoja por hoja de su estado físico en la forma prescrita. En el libro de emisión de documentos de archivo, se hace una nota sobre la devolución de documentos de archivo en presencia de los trabajadores del archivo o del creador del fondo que los devolvió. Si se detectan daños en los documentos de archivo devueltos, se redacta un acta de cualquier forma, que es firmada por el empleado del archivo y la persona que devuelve los documentos de archivo, y se envía a la gerencia del archivo para su consideración.
Al transportar documentos de archivo a cualquier distancia, se toman medidas para protegerlos y protegerlos de los efectos de factores dañinos.
Para mover documentos de archivo dentro del archivo, se utilizan carros móviles y otros medios de transporte.
El transporte intraurbano de documentos de archivo se realiza en vehículos cerrados con el acompañamiento obligatorio de un trabajador del archivo. El transporte de documentos de archivo a largas distancias se realiza en forma de paquete en un vehículo cubierto.
2.2 Comprobación de la disponibilidad y el estado de los casos
El propósito de verificar la disponibilidad y estado de los casos en los archivos es establecer la correspondencia de la disponibilidad real de casos con los artículos descriptivos y las entradas finales en los inventarios; identifique archivos dañados que contengan documentos con textos desvaídos que requieran restauración, encuadernación, desinfección, volteo al otro lado y similares.
Los controles de disponibilidad y estado de los documentos de archivo se realizan de forma planificada, así como en un momento (extraordinario).
En el archivo estatal, museo, biblioteca, archivo de la Academia de Ciencias de Rusia, se lleva a cabo un control cíclico programado de la presencia y el estado:
- documentos únicos - anualmente;
- documentos en papel especialmente valiosos - una vez cada 10 años (en la biblioteca estatal - una vez cada 5 años);
- documentos audiovisuales y electrónicos - una vez cada 5 años;
- documentos de película a base de nitro - una vez cada 2 años.
El carácter cíclico de la verificación de la disponibilidad de otros documentos de archivo se determina sobre la base de la decisión de la comisión metodológica de expertos (u otro órgano consultivo) del archivo, según la intensidad del uso y el estado de contabilidad de los documentos de archivo, pero al menos una vez cada 25 años (en la biblioteca estatal, una vez cada 15 años).
En el archivo municipal, museo, biblioteca, se realiza una verificación cíclica programada de la disponibilidad de documentos de archivo una vez cada 10 años.
En caso de desastres naturales, movimientos masivos y otras circunstancias durante las cuales los documentos pueden perderse, se realizan verificaciones únicas extraordinarias de la disponibilidad y el estado de todos los fondos de archivo o conjuntos individuales de materiales.
La verificación de la disponibilidad y el estado de los casos la realiza un grupo de empleados de al menos 2 personas.
Antes de comenzar a trabajar, se establece la integridad de los documentos contables del fondo que se verifica, los documentos contables se verifican cuidadosamente, es decir, se establece si el número real de casos enumerados en el inventario se refleja correctamente en las entradas finales. La verificación se lleva a cabo conciliando la disponibilidad real de casos con el inventario. Al mismo tiempo, el número de caso, el índice del caso, el título, los plazos de los documentos del caso, el número de hojas indicado en el inventario se comparan con la descripción del caso en su portada. La condición física se determina mediante la inspección visual del caso.
Todas las deficiencias descubiertas durante la inspección (ausencia de casos, errores técnicos en el cálculo, errores en la descripción, daños físicos) se ingresan en la lista de verificación de presencia y estado de los casos. La hoja de verificación se completa directamente durante la verificación de cada inventario por separado, las hojas de verificación están numeradas en orden numérico y firmadas por el ejecutante.
Al verificar la disponibilidad y el estado de los casos, es necesario: mantener el orden de disposición de los casos en bastidores, cajas, carpetas; poner en sus lugares, descubiertos durante la auditoría, archivos colocados incorrectamente de otros fondos; incautar casos no incluidos en el inventario; informar al jefe de los archivos sobre casos infectados con plagas biológicas para su inmediato aislamiento. Los casos no incluidos en el inventario se colocan al final del fondo. Se prohíbe la inclusión en el inventario de casos no registrados durante la auditoría.
Al final de la verificación de la disponibilidad y estado de los casos, al final del inventario, se coloca el sello “chequeado”, fecha, cargo y firma.
Con base en las entradas finales en las hojas (hoja) del cheque, se elabora un acto de verificación de la presencia y el estado de los casos, que indica el número, nombre y categoría del fondo, la fecha del cheque, así como los datos resumidos sobre los resultados de la verificación: el número de cajas enumeradas según los inventarios, el número de cajas que no se encuentran en stock, el número de números de letras no marcados en el inventario, los números que faltan, así como el número de cajas que estaban disponibles. La ley también indica el número de casos que requieren archivo, desinfección y desinfestación, restauración, restauración de textos descuidados (ver Apéndice).
Puede haber casos en los que la verificación de presencia no revele ningún caso. Esto indica violaciones de la seguridad de los documentos y requiere una acción urgente. En este caso, el archivo debe comenzar a buscar archivos dentro de un año a partir de la fecha de finalización de la verificación.
Durante la búsqueda, debe:
Examinar los documentos contables para la emisión de casos del repositorio;
Verificar la corrección del asiento final en el inventario, según el cual se enumeran los casos no detectados, ya que se podrían haber cometido errores técnicos en la numeración de los casos, y al compilar los asientos finales, faltantes y números con letras no se tomaron en cuenta;
Analizar los encabezamientos de casos no detectados en los inventarios de casos, lo que permitirá identificar los casos incluidos en el inventario dos veces o incluidos en otro inventario de esta organización, pero bajo un número diferente;
Examinar inventarios antiguos de casos que hayan sido previamente procesados científico-técnicamente, compararlos con el inventario sobre el cual se efectuó el control;
Organizar una búsqueda de casos no encontrados durante la inspección en las organizaciones pertinentes, en cuyas actividades se formaron casos no detectados, habiendo estudiado previamente sus inventarios;
Verificar los actos de aceptación y transferencia de casos al archivo de las organizaciones;
Estudiar los actos de asignación de casos y documentos para destrucción, los actos de expedición de casos para uso temporal.
Para los casos encontrados durante la búsqueda, se redacta un certificado, que está firmado por el jefe del archivo. Los casos encontrados se ponen en marcha. En la ficha de registro de casos no detectados, se hace una entrada "encontrado" indicando la fecha y el número del certificado. Para los documentos faltantes, cuyas vías de búsqueda se han agotado, se redacta un acta de no descubrimiento de casos y un certificado detallado del trabajo de búsqueda. La verificación de la disponibilidad y el estado de los asuntos se considera completa después de realizar cambios en los documentos contables del fondo auditado.
2.3 Creación de un fondo de seguro para documentos de especial valor y un fondo de uso
El fondo de seguro es un conjunto de copias de seguro de documentos de archivo especialmente valiosos. Una copia de seguro de un documento en papel es un microfilm negativo de primera generación, hecho del tipo correspondiente de película fotográfica fotografiando directamente el documento y posteriormente llamado "microfilm de fondo de seguro" Privalov V.F. Garantizar la preservación del patrimonio documental en las condiciones modernas // Archivos domésticos. - 1999. - Nº 2. .
El fondo de seguro se crea con el fin de preservar información documental valiosa en caso de pérdida o daño de los documentos originales. La prioridad de la copia de seguros se determina teniendo en cuenta el estado físico de los documentos únicos y especialmente valiosos y la intensidad de su uso.
El copiado de seguros se realiza de conformidad con la sistematización de unidades de almacenamiento en el inventario de casos, documentos, que se copia antes que las unidades de almacenamiento. Todos los documentos de archivo incluidos en la unidad de almacenamiento están sujetos a copia de seguro.
Con la copia de seguro, los casos, por regla general, no están sujetos a costura. La desvinculación de expedientes se realiza en casos excepcionales de acuerdo con la dirección del archivo en caso de imposibilidad total de copiar el expediente encuadernado. Al final del trabajo, el laboratorio o la organización recuperan el caso: el fabricante de las copias del seguro nuevamente.
Por regla general, se crea un conjunto de copias de documentos de archivo realizados en diversos soportes materiales y destinados a garantizar la seguridad de los documentos de archivo originales (en lo sucesivo, el fondo de uso), simultáneamente con la creación del seguro. fondo, así como el procedimiento de destino para los documentos de archivo más utilizados, en el proceso de otros trabajos (desclasificación de documentos de archivo, organización de su uso).
La inclusión en el fondo de uso de copias de documentos de archivo, incluso en medios electrónicos, creados en el curso de otros trabajos, la realiza el archivo de forma independiente.
3 . Garantizar la seguridad física y química de los documentos de archivo
3.1 Comprobación del estado físico de los documentos
La verificación del estado físico de los documentos se lleva a cabo para aclarar el panorama general del estado de los fondos del archivo e identificar documentos con daños específicos que necesitan un procesamiento especial urgente o planificado.
El examen de la condición física también se basa en un enfoque diferenciado.
La comprobación del estado físico de los documentos se realiza siempre consultando los expedientes uno a uno.
Hay tres formas de evaluar la condición física de grandes conjuntos de documentos:
1) una verificación continua de todos los objetos de la matriz estudiada (por ejemplo, todos los documentos del fondo). La ventaja del método es que da información completa sobre el estado de todos los documentos del fondo. Desventaja: altos costos de tiempo;
2) un método selectivo, cuando solo se selecciona una pequeña parte (una pequeña muestra aleatoria) de todo el volumen de la matriz y se juzga el estado de toda la matriz (fondo). El 2% de la muestra de toda la matriz es suficiente para mostrar el estado de la matriz como un todo. Ventaja: los costos de tiempo son mucho menores. Desventaja: brinda información promediada sobre el estado de toda la matriz sin una evaluación específica del estado de los documentos no incluidos en la muestra;
3) identificación incidental de documentos con defectos de papel y texto por parte de todos los empleados del archivo en el ejercicio de sus funciones oficiales (si sus funciones están relacionadas con la revisión de casos hoja por hoja). En este caso, es preferible codificar el estado físico de los documentos por parte de los empleados de un departamento: el departamento de garantía de la conservación de los documentos. Dignidad - los costos de tiempo más pequeños. La desventaja es que los resultados de la identificación incidental de documentos con defectos en numerosos fondos no permiten sacar conclusiones sobre la condición física de cada fondo de archivo individual, para resumir los resultados en cuadros estadísticos.
El estado físico de los documentos se evalúa por la ausencia o presencia de los defectos típicos del papel o de los textos. La presencia y el tipo de un defecto en el papel y el texto se determina visualmente durante una vista hoja por hoja de cada documento individual. En este caso, es necesario prestar atención a la "edad" del documento (el año de su creación).
La verificación y evaluación del estado físico de los documentos se asocia con la identificación de características cualitativas (grado de decoloración, color, método de escritura, resistencia del papel, etc.), en lugar de indicadores cuantitativos (peso, longitud, número, etc.). Esto determina algunos expertos en subjetividad. calificaciones Por lo tanto, la preparación del experto es de particular importancia. Debe desarrollar la técnica del examen sobre modelos. El examinador no debe pasar por alto los defectos, incluso si son del mismo tipo.
La contabilidad de la condición física y técnica de los documentos de archivo en papel se lleva a cabo en: hoja de certificación; hoja y acto de verificación de la disponibilidad y estado de los documentos de archivo; tarjeta de registro para documentos de archivo con daños en los medios; tarjeta de registro de documentos de archivo con texto dañado; índice de tarjeta (libro) de contabilidad para la condición física de los documentos de archivo.
La contabilidad del estado físico y técnico de los documentos audiovisuales se lleva a cabo en: una ficha para registrar el estado técnico de un documento cinematográfico; una tarjeta para registrar el estado técnico de un documento fotográfico; ficha de registro del estado técnico del documento fonográfico; tarjeta para registrar el estado técnico del documento de vídeo.
La contabilidad del estado físico y técnico de los documentos de archivo puede llevarse a cabo en papel o de forma automatizada de acuerdo con los detalles establecidos de control y contabilidad de documentos.
3.2 Procesamiento físico, químico y técnico de documentos de archivo
El procesamiento físico-químico y técnico de los documentos de archivo se lleva a cabo para: eliminar las causas del envejecimiento acelerado y la destrucción de los documentos de archivo; restauración de sus propiedades, características técnicas, durabilidad; reproducción de información documental en soportes más estables.
Los principales tipos de este procesamiento de documentos de archivo en papel son:
- desinfección, desinfestación, desratización de archivos como un conjunto de medidas para bioprofilaxis, bioprotección y destrucción de plagas biológicas en archivos y documentos de archivo;
- restauración (procesamiento de restauración y conservación), como un conjunto de obras y operaciones tecnológicas para restaurar las propiedades y la durabilidad de los originales de los documentos de archivo;
- reproducción de documentos de archivo para crear un fondo de seguro de copias de documentos únicos y documentos especialmente valiosos y un fondo de uso; restauración de fotografías de documentos de archivo con texto descolorido y de bajo contraste, etc.;
- encuadernación de documentos de archivo;
- desempolvado de documentos de archivo;
- procesamiento de documentos de archivo en el modo de operaciones de rescate, incluido el uso de medios y métodos de secado, desinfección, congelación, restauración.
Los documentos audiovisuales y electrónicos, dependiendo de la naturaleza física del soporte, están sujetos a los siguientes trabajos de restauración y conservación y prevención:
a) documentos de archivo en cinta magnética:
- limpiar la superficie del polvo y las partículas de suciedad con un equipo de limpieza especial;
- sustitución de colas secas y alabeadas;
- registro de rollos de cinta magnética con una cinta magnética protectora en ambos lados de 2-2,5 m;
- rebobinado para aliviar tensiones internas en rollos de cintas magnéticas que han surgido debido a fluctuaciones de temperatura y humedad durante el almacenamiento y transporte de documentos de archivo;
b) documentos de archivo en medios de disco: desempolvado; limpiar con un agente antiestático;
c) documentos fílmicos y fotográficos, microformas y fonogramas para películas:
- desempolvado;
- eliminación de cera, grasa y otros contaminantes;
- reforzamiento de encolados y muescas;
- reparación de perforaciones;
- alteración de parches y pegamentos rugosos, alabeados;
- reparación de campos de marco dañados.
Los trabajos sobre procesamiento fisicoquímico y técnico de documentos de archivo se dividen en programados y no programados.
El procesamiento programado de los documentos de archivo se lleva a cabo en función de los resultados de la verificación de su estado en el orden de prioridad establecido en el archivo, teniendo en cuenta su pertenencia a diferentes grupos de valores, las características del estado físico de los documentos de archivo de varios tipos y el capacidades del archivo.
El trabajo no programado incluye el trabajo realizado en situaciones de emergencia asociadas con la destrucción local o masiva de documentos de archivo por fuego, agua y productos químicos.
La nomenclatura, el procedimiento para llevar a cabo y la tecnología del trabajo sobre el procesamiento físico, químico y técnico de los documentos de archivo están determinados por los documentos normativos y metodológicos de la industria.
Conclusión
El propósito de la investigación del curso se logra a través de la implementación de las tareas.
Como resultado del estudio sobre el tema "Organización del fondo de archivos de la Federación Rusa", se pueden sacar varias conclusiones:
Para garantizar la seguridad de los documentos en el archivo, se debe llevar a cabo lo siguiente:
- un conjunto de medidas para la organización del almacenamiento, que prevea la creación de una base material y técnica para el almacenamiento de documentos (edificio y locales de las instalaciones de almacenamiento, instalaciones de almacenamiento de documentos, instalaciones de almacenamiento de seguridad y protección, instalaciones de control climático, medios para copiar y restauración de documentos dañados, etc.);
- un conjunto de medidas para crear y cumplir con las condiciones reglamentarias para el almacenamiento de documentos (temperatura y humedad, luz, condiciones sanitarias e higiénicas, modos de almacenamiento de seguridad).
El sistema de medidas para organizar el almacenamiento debe garantizar la seguridad de los documentos y el control de su estado físico al recibir los documentos en el archivo antes de transferirlos al almacenamiento permanente.
Para garantizar la seguridad de los documentos de archivo en los archivos, se debe llevar a cabo el siguiente conjunto de trabajos interrelacionados:
- creación de condiciones óptimas para el almacenamiento de documentos;
- colocación de documentos en almacenes, topografía;
- cumplimiento del procedimiento de emisión de casos del repositorio;
- comprobar la disponibilidad y el estado de los casos;
- creación de un fondo de seguro para documentos especialmente valiosos y un fondo de uso;
- garantizar la seguridad física y química de los documentos.
Lista de literatura usadaenry
1. Ley Federal "Sobre el Archivo en la Federación Rusa" del 22 de octubre de 2004 No. 125 FZ (modificada por la Ley Federal del 4 de diciembre de 2006 No. 202-FZ).
2. Banasyukevich V. D. Problemas científicos reales de garantizar la seguridad de los documentos de archivo // Archivos domésticos. - 2001. - Nº 2
3. El gobierno discute los temas de conservación y uso de archivos // Archivos Nacionales. - 2001. - Nº 1.
4. Popova ES Garantizar la seguridad de los documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa en la legislación moderna de la Federación Rusa y sus sujetos // Boletín del archivista. - 2000. - Nº 1.
5. Privalov V. F. Garantizar la preservación del patrimonio documental en las condiciones modernas // Archivos domésticos. - 1999. - Nº 2.
Apéndice PERO
Forma del acto de comprobar la disponibilidad y estado de los casos
APROBAR
Nombre oficial Cargo
órgano superior del jefe de la organización
___________ Explicación
Nombre oficial (firma personal) de la firma
OrganizaciónFecha
ACTO N___
Lugar de compilación
Comprobación de la disponibilidad y el estado de cosas del fondo de archivo N____
Este acta fue redactada por una comisión integrada por _____________________
(nombre completo del presidente y miembros de la comisión) en relación con _________________
__________________________________________________________
(base)
El cheque encontró que:
1. En total, se enumera de acuerdo con los inventarios de casos de _______________ casos, incluidas las secciones de los inventarios de casos consolidados aprobados por __________________________
_____________________________________________________________
(Nombre oficial del organismo autorizado) (en números y letras)
2. En total, __________________ casos no estaban disponibles, incluidas las secciones de los inventarios consolidados de casos aprobados por ____________________________
____________________________________________________ casos
(Nombre oficial del organismo autorizado) (en números y accesorios)
3. Casos relacionados con otros fondos de archivo colocados incorrectamente, casos _________________.
4. Resultó que ____________ casos estaban disponibles para este fondo de archivo.
5. Hay casos ________________ no descritos.
6. En total, hay _______________ casos en el fondo de archivo, de los cuales:
1) __________________ casos que requieren desinfección;
2) __________________ casos que requieren desinfestación;
3) __________________ casos que requieren restauración;
4) exigir la vinculación y el archivo de casos __________________;
5) requerir la restauración de textos desvanecidos de casos ____________;
6) archivos ___________________ irreparablemente dañados;
7) __________________ casos emitidos para uso temporal.
7. __________________________________________________________
(Características generales del estado y condiciones de conservación de los documentos.)
_____________________________________________________________.
(Los principales fenómenos negativos en el estado y las condiciones de almacenamiento de documentos en la policía)
El control se llevó a cabo:
Presidente de la comisión _________________ Transcripción
(firma personal) firmar y si
Miembros de la comisión _______________________ Transcripciones
(firmas personales) según firmas
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Garantizar la seguridad de los documentos en el archivo de la organización (Popova E.N.)
Fecha de colocación del artículo: 23/08/2017
Garantizar la seguridad de los documentos (OSD) es un complejo de aspectos organizativos, científicos, metodológicos y medidas tecnicas garantizando la seguridad de los documentos en todas las etapas del trabajo con ellos.
El OSD se basa en la base material y técnica del archivo: locales, equipos, condiciones y medios de almacenamiento de los documentos, etc.
La composición de las instalaciones del archivo de la organización se determina según el volumen de fondos, la disponibilidad de documentos en varios medios, la actividad de uso, el número de sus empleados. Sin duda es bueno tenerlo junto con el almacenamiento. habitación especial para la recepción y almacenamiento temporal de documentos, una sala para investigadores y oficinas de empleados aisladas del depósito, según lo dispuesto en la cláusula 2.16 de las Reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en autoridades estatales, autoridades locales, autogobierno y organizaciones aprobadas por la Orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 31 de marzo de 2015 N 526, registrada por el Ministerio de Justicia de Rusia el 7 de septiembre de 2015 N 38830 ( en lo sucesivo, las Reglas). Sin embargo, la mayoría de las organizaciones no tienen la capacidad de asignar todos estos locales, y para las organizaciones con archivos pequeños, no se requiere ese conjunto de locales.
Considere los requisitos mínimos para las condiciones de almacenamiento de documentos, que deben proporcionarse y observarse en cualquier archivo, ya que su violación puede conducir a la pérdida de casos.
No está permitido colocar documentos en las instalaciones de los edificios donde se encuentran los establecimientos públicos de restauración, almacenes, organizaciones que trabajan con sustancias agresivas y peligrosas para el fuego o que utilizan tecnologías químicas y peligrosas para el fuego.
Las instalaciones principales del archivo: el almacenamiento de documentos debe ubicarse aislado de las instalaciones de producción y servicios, separado de otras instalaciones por paredes y techos ignífugos con un límite de resistencia al fuego de al menos 2 horas (segundo grado de resistencia al fuego, categoría de peligro de incendio "B").
Los materiales de revestimiento para paredes, pisos, accesorios internos de las instalaciones de almacenamiento, etc. no deben acumular polvo, ser su fuente ni emitir productos químicos agresivos.
El almacenamiento debe tener ventilación natural o artificial. Esto es especialmente importante cuando se almacenan bóvedas en habitaciones sin ventanas. Los sistemas de aire acondicionado deben proporcionar recirculación de aire con una tasa de intercambio de 2 - 3, estabilidad de las condiciones de temperatura y humedad, purificación del aire de polvo e impurezas agresivas.
La altura de almacenamiento depende del equipo tecnológico, pero no menos de 2,25 m hasta el fondo de las estructuras sobresalientes.
Los almacenes deben tener salidas convenientes para la evacuación.
Para garantizar las condiciones de colocación de los documentos y su seguridad física, los depósitos están dotados de equipos especiales (seguridad, contraincendios, estanterías, control climatico etc.), asegurando el cumplimiento de los regímenes normativos de conservación de documentos: contraincendios, seguridad, luz, temperatura-humedad y sanitario-higiénico.
El régimen de incendios es "un conjunto de actos jurídicos reglamentarios establecidos de la Federación Rusa, actos jurídicos reglamentarios de las entidades constitutivas de la Federación Rusa y actos jurídicos municipales sobre seguridad contra incendios requisitos de seguridad contra incendios que determinan las reglas del comportamiento humano, el procedimiento para organizar la producción y (o) el mantenimiento de territorios, edificios, estructuras, locales de organizaciones y otros objetos de protección para garantizar la seguridad contra incendios. "Trabajar en esta área de actividad se basa en los siguientes documentos legales reglamentarios:
Ley Federal N° 69-FZ de 21 de diciembre de 1994 "Sobre seguridad contra incendios";
Reglas del régimen de incendios en la Federación Rusa, aprobadas por el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa de 25.04.2012 N 390 "Sobre el régimen de incendios";
Reglas especiales para la seguridad contra incendios de los archivos estatales y municipales de la Federación Rusa, aprobadas por Orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa del 12.01.2009 N 3 (registro del Ministerio de Justicia de la Federación Rusa del 04.05.2009 N 13882 ). Los requisitos establecidos en las Normas Especiales para el mantenimiento de locales, vías y salidas de evacuación, instalaciones eléctricas, equipos de seguridad contra incendios, así como orden general las acciones en caso de incendio, por supuesto, pueden y deben ser utilizadas por el archivo de la organización.
El régimen de extinción de incendios está garantizado por medidas técnicas y organizativas.
El equipamiento técnico de los almacenes prevé que se oculte el cableado eléctrico del almacén, se sellen los enchufes para equipos portátiles (lámparas, aspiradoras, etc.) y los interruptores. Los disyuntores, los tableros de distribución eléctrica y los fusibles que alimentan y apagan los enchufes se instalan únicamente fuera de la tienda. Al final del trabajo, el equipo, los enchufes eléctricos y los interruptores se desenergizan secuencialmente.
La instalación de almacenamiento también debe estar equipada con equipo de extinción de incendios (como mínimo, extintores portátiles, si es posible, sistema automático extinción de incendios) y advertencia de incendio. Los estándares para equipar las instalaciones con extintores de incendios portátiles y móviles se especifican en los Anexos N N 1 y 2 de las Regulaciones contra incendios en la Federación Rusa. Al elegir extintores de incendios (sistemas de extinción de incendios), es necesario prestar atención a las sustancias utilizadas para extinguir el fuego. No deberían tener un efecto secundario destructivo en los documentos (el agua y el dióxido de carbono, por ejemplo, pueden causar daños irreparables a los archivos). El número y ubicación de los extintores se establece de acuerdo con la normativa vigente. regulaciones contra incendios y teniendo en cuenta las especificaciones del equipo utilizado.
Las salidas de emergencia deben estar equipadas con iluminación de emergencia de una fuente de alimentación independiente y mantenerse libres. En las puertas destinadas a la evacuación de personas, se deben instalar indicadores luminosos "SALIDA", y en los pasillos, señales de índice (flechas).
Para evitar incendios en las instalaciones del archivo, está terminantemente prohibido:
Fumar en los locales del archivo, así como en los vestíbulos y pasillos contiguos a los mismos, utilizar fuego abierto;
Utilizar tomas de corriente, enchufes, aparatos eléctricos defectuosos;
Violar el estado del cableado eléctrico, realizar de forma independiente cualquier trabajo para repararlo;
Utilizar calentadores eléctricos (calentadores, pavas eléctricas, etc.) que no tengan reguladores de temperatura, dejar equipos de cómputo y duplicación, aparatos eléctricos no desconectados de la red eléctrica después de finalizada la jornada laboral;
Obstruir pasillos, salidas, accesos a equipos de extinción de incendios (bocas, hidrantes, extintores, etc.) con muebles u otros objetos, ensuciar el local con basura, residuos, materiales de embalaje, envases, etc., que deberán ser retirados inmediatamente desde las instalaciones hasta un área segura designada;
Introducir en el local o almacenar sustancias inflamables y explosivas en cualquier volumen, así como productos químicos y materiales que puedan inflamarse espontáneamente al estar en contacto con el aire o entre sí. Dichos materiales deben almacenarse en habitaciones separadas (cajas);
Seque la ropa de trabajo u otros materiales en radiadores en las instalaciones del archivo.
Las medidas organizativas incluyen principalmente el nombramiento de una persona responsable de la seguridad contra incendios del archivo de la organización, y el desarrollo de Instrucciones sobre medidas de seguridad contra incendios y un plan para la evacuación de documentos del archivo de la organización en caso de incendio.
Las responsabilidades de la persona responsable de mantener la seguridad contra incendios en las instalaciones del archivo incluyen:
Realizar sesiones informativas con los empleados del archivo sobre las medidas de seguridad contra incendios, sus deberes en caso de incendio, el procedimiento para evacuar personas y propiedades, y el uso de equipos de extinción de incendios;
Dotar a todos los locales del archivo de la cantidad necesaria de equipos primarios de extinción de incendios y mantenerlos en buenas condiciones;
Control sobre el uso correcto de los electrodomésticos, el funcionamiento del alumbrado eléctrico y los electrodomésticos;
Velar por el correcto mantenimiento de las salidas de emergencia.
Llevar a cabo una inspección exhaustiva de incendios de los locales al final del trabajo antes de cerrarlos, fijando los resultados en un diario especial. Si se identifican violaciones de los requisitos de seguridad contra incendios durante la inspección, se deben tomar medidas para eliminarlas. Si es imposible eliminar de forma independiente las violaciones identificadas de los requisitos de seguridad contra incendios, informe esto al jefe del archivo y haga una entrada adecuada en el registro de la inspección de las instalaciones;
Desenergización de la red con un interruptor de cuchillo (interruptor).
Se están elaborando instrucciones sobre medidas de seguridad contra incendios para el archivo de la organización en relación con locales específicos archivo y su equipamiento y refleja cuestiones como:
Requisitos de seguridad contra incendios para las instalaciones del archivo;
Medidas destinadas a prevenir la ocurrencia de situaciones de riesgo de incendio;
Responsabilidades del archivo responsable de la seguridad contra incendios;
Actuaciones en caso de incendio, etc. Si una organización ha desarrollado una instrucción unificada sobre medidas de seguridad contra incendios, los problemas específicos de seguridad contra incendios de su archivo deben reflejarse en una sección especial "Peculiaridades para garantizar la seguridad contra incendios en el archivo de la organización".
Si se detecta un incendio o señales de quemado en una habitación (humo, olor a quemado, aumento de la temperatura del aire, etc.), el empleado que descubrió el origen del fuego (ignición) debe informar inmediatamente a los bomberos indicando la dirección exacta. del objeto, el nombre del informante y el número de teléfono desde el que se ha realizado la llamada, así como informar al responsable del archivo y de la dirección de la organización. Esta disposición de fundamental importancia debe ser conocida por todos los empleados del archivo: primero, una llamada telefónica a los bomberos y solo después, la adopción de medidas factibles para evacuar personas, documentos y extinguir el fuego.
El responsable del archivo deberá abrir las salidas de emergencia, cortar la energía eléctrica en el lugar del incendio, retirar de la zona del incendio a todas las personas ajenas a su eliminación y proceder a la evacuación de personas, documentación y bienes, así como a la extinción del incendio. fuego con el equipo extintor disponible de acuerdo con las medidas de seguridad.
Al llegar a la instalación, los cuerpos de bomberos informan al jefe de guardia sobre el origen del fuego, la presencia de una amenaza para las personas, las medidas tomadas para localizar el fuego, rasgos característicos distribución del local y otra información específica y relevante que afecte a la situación y toma de decisiones en caso de incendio en la instalación.
El modo de seguridad es un sistema de medidas destinadas a evitar el robo, la pérdida o la extracción no autorizada de documentos, que se garantiza mediante:
Fuerza técnica y equipamiento de las instalaciones del archivo;
Cumplimiento del control de acceso y del procedimiento de ingreso a las instalaciones de almacenamiento;
Sellado de locales.
Para su cumplimiento, los depósitos (a excepción de los depósitos ubicados en zona protegida) están dotados de puertas de mayor resistencia técnica frente a posibles roturas, dotadas de cerraduras de alta seguridad, así como de alarma antirrobo. Las ventanas de los locales ubicados en la primera planta del edificio deberán estar provistas de rejas metálicas que puedan cerrarse hacia el exterior.
El régimen de seguridad se aplica a todos los locales del archivo, incl. aquellos en los que los documentos de archivo se almacenan temporalmente y valores materiales archivo.
La recepción y entrega de llaves en las instalaciones del archivo se realiza contra recibo en el diario correspondiente. Los funcionarios, cuya lista es aprobada por la dirección de la organización, tienen derecho a recibir y entregar las llaves de las instalaciones del archivo.
Bóvedas en tiempo de trabajo debe estar bloqueado. Durante las horas de trabajo, las llaves de las puertas de las bóvedas son custodiadas por el responsable del archivo o la persona que lo sustituya.
La persona responsable del archivo y los empleados del repositorio para realizar trabajos de almacenamiento y uso de documentos, así como el jefe de la organización, tienen derecho a acceder al repositorio. Otros funcionarios y personal de servicio solo pueden acceder a las bóvedas si van acompañados por el responsable del archivo o una persona que lo sustituya.
La presencia de personas no autorizadas en la bóveda está estrictamente prohibida.
Los repositorios y todos los locales en los que se almacenan temporalmente documentos, activos materiales, copias y otros equipos costosos, salidas de emergencia y de emergencia de los locales de archivo están sujetos a sellado. También están sujetos a precintado los armarios y cajas fuertes donde se lleven a cabo actividades de contabilidad y aparato científico de referencia si se encuentran en locales no sellados.
La persona responsable del archivo tiene un sello individual para sellar las instalaciones del archivo.
Antes de cerrar y sellar los locales, el responsable del archivo los inspecciona, teniendo en cuenta los requisitos de seguridad contra incendios.
Cuando emergencia en ausencia del responsable del archivo, la apertura de los locales del archivo se realiza de forma colegiada (al menos dos funcionarios) con la elaboración de un acta, en la que se señalen los motivos de la apertura, la composición de los funcionarios que accedieron al recinto del archivo, y demás datos necesarios.
La eliminación de documentos del edificio de la organización se lleva a cabo con pases especiales de la manera prescrita.
El jefe del archivo (responsable del archivo) es responsable del cumplimiento del régimen de seguridad en el archivo de la organización.
El modo de luz proporciona protección a los documentos de la exposición no normativa a la luz.
El almacenamiento permanente de documentos se lleva a cabo en la oscuridad, todo tipo de trabajo con documentos se lleva a cabo con niveles de iluminación limitados o tecnológicamente necesarios.
La protección de los documentos del efecto destructivo de la luz debe llevarse a cabo en todas las instalaciones del archivo para cualquier tipo de trabajo con documentos. En el almacén esto se logra observando el régimen lumínico establecido y colocando los documentos en soportes primarios de almacenamiento (carpetas, carpetas, cajas, etc.), así como en estanterías cerradas.
La iluminación en una bóveda puede ser natural o artificial. Se permite la iluminación natural mediante luz difusa, siempre que en las ventanas se utilicen difusores, filtros protectores, cortinas, persianas, revestimientos aplicados sobre vidrios, etc. Para la iluminación artificial, las lámparas incandescentes se utilizan en pantallas cerradas con una superficie exterior lisa. Se permite el uso de lámparas fluorescentes con una parte ultravioleta truncada del espectro del tipo LB, LHB, LTB.
El nivel de iluminación en el rango del espectro visible no debe exceder: en la superficie vertical del bastidor, a una altura de un metro del piso - 20 - 50 lux, en escritorios - 100 lux.
El régimen de temperatura y humedad asegura la protección de los documentos de los efectos dañinos de las condiciones climáticas (temperatura y humedad). Las condiciones óptimas de temperatura y humedad para almacenar documentos en papel son: temperatura 17 - 19 C y humedad relativa 50 - 55%. Deben evitarse las fluctuaciones bruscas (tanto estacionales como dentro de un día) de temperatura (más o menos 5 C) y humedad relativa (más o menos 10%).
El régimen de temperatura y humedad se controla midiendo regularmente la temperatura y la humedad relativa del aire interior y exterior al mismo tiempo: en habitaciones con aire acondicionado, al menos una vez por semana; en almacenes con clima no regulado - 2 veces por semana; en caso de violaciones del régimen de almacenamiento - diariamente.
Con una violación estable a largo plazo del régimen de temperatura y humedad (más de 3 días), acompañada de un aumento de la humedad relativa del aire al 70 - 90%, se toman medidas para normalizarlo (ventilación intensa, deshumidificación del almacenamiento ).
Para controlar las condiciones climáticas, las instalaciones de almacenamiento están equipadas con dispositivos de control y medición que se montan en un panel, colocándolos en el pasillo principal en un estante, lejos de los sistemas de calefacción y ventilación (punto de control).
Las lecturas de los dispositivos de control y medición se registran en el registro de registro del régimen de temperatura y humedad. Este registro también refleja los resultados de verificar la exactitud de las lecturas de la instrumentación. La verificación de la exactitud de su testimonio está a cargo de los especialistas pertinentes.
El régimen sanitario e higiénico garantiza la protección de los documentos contra daños biológicos y contaminación.
Los almacenes deben mantenerse limpios, en condiciones que excluyan la posibilidad de moho, roedores, insectos, polvo. También es necesario garantizar la libre circulación del aire, excluyendo la formación de zonas no ventiladas (estancadas) que son peligrosas en términos sanitarios y biológicos. En los trasteros es necesario:
Llevar a cabo una limpieza húmeda sistemática;
Realice la eliminación de polvo de cajas con documentos, gabinetes, estantes al menos una vez al año;
Trate las partes del sótano de los estantes, pisos, zócalos, marcos de ventanas con soluciones acuosas de antisépticos al menos una vez al año.
Está prohibido lo siguiente en las bóvedas:
Almacenamiento de documentos (colocándolos en el suelo, alféizares de ventanas, en pilas sin clasificar, etc.);
Manténgase en ropa de abrigo y zapatos;
Almacenamiento de objetos extraños;
Uso alimentario.
Las ventanas de almacenamiento deben protegerse con redes con un diámetro de malla de no más de 0,5 mm para proteger contra la penetración de insectos. Las mallas protectoras también están equipadas con aberturas de ventilación en las paredes, aberturas externas de los sistemas de ventilación.
A los efectos de la detección oportuna de bioinfecciones (insectos y hongos moho), los documentos y las instalaciones de almacenamiento están sujetos a un control entomológico y micológico obligatorio, realizado 2 veces al año al comienzo y al final de la temporada de calefacción.
Cuando se detectan plagas biológicas, se toman medidas urgentes para procesar depósitos, instalaciones de almacenamiento y documentos por parte de los trabajadores del archivo y, si es necesario, de servicios especiales:
Los documentos biodañados (por insectos y mohos) se retiran de los lugares de almacenamiento permanente, se empacan en film o papel grueso y se aíslan en una habitación separada hasta que se resuelva el problema de los métodos para su desinfección y tratamiento de desinfestación;
Los estantes (gabinetes) en los que se ubicaron los documentos afectados se tratan con soluciones acuosas de antisépticos y se secan completamente;
La desinsectación local se lleva a cabo con preparaciones insecticidas en aerosol, tratando el piso, los zócalos, las ventanas, los alféizares de las ventanas, las paredes hasta una altura de 1,5 m;
En caso de destrucción masiva de documentos, la desinfección y desinsectación de las instalaciones de almacenamiento son realizadas por las fuerzas de las estaciones sanitarias y epidemiológicas o los servicios de cuarentena bajo el control de los trabajadores del archivo;
En caso de daños por moho en las estructuras de los edificios, se les quita el yeso y la pintura, las superficies se tratan con una solución de formalina al 5%, las reparaciones se realizan con la adición de una solución antiséptica a los materiales de construcción;
El exterminio de roedores se lleva a cabo por las fuerzas de las estaciones sanitarias y epidemiológicas.
Al realizar la limpieza y el tratamiento sanitario e higiénico de las instalaciones de almacenamiento, no está permitido obtener los medios utilizados (agua, antisépticos, etc.) en los documentos.
Se prevén jornadas sanitarias para la realización de labores sanitarias e higiénicas.
El elemento principal del equipo de almacenamiento es el equipo de estanterías (bastidores y armarios). diferentes tipos, cajas, cajas fuertes, etc.). Los almacenes deben estar equipados con estantes metálicos fijos o móviles.
Los estantes de madera son aceptables para su uso solo si están en buenas condiciones sanitarias y biológicas (no tienen daños por hongos e insectos) y están tratados con un retardante de llama.
En habitaciones con clima no regulado y ventilación deficiente, para evitar la formación de zonas estancadas donde pueden desarrollarse activamente focos de biolesiones, no se permite el uso de equipos de tipo cerrado (cajas fuertes, cajas, estantes cerrados móviles, etc.).
No está permitido colocar equipos en rack cerca de las paredes exteriores del edificio y de fuentes de calor.
En áreas de almacenamiento con luz natural, se instalan estantes y gabinetes de tipo abierto perpendiculares a las paredes con aberturas para ventanas.
Los racks y gabinetes estacionarios se instalan de acuerdo con las siguientes reglas:
La distancia entre las filas de estanterías (pasillo principal) - 120 cm;
Distancia (paso) entre bastidores - 75 cm;
La distancia entre la pared exterior y los racks instalados paralelos a la pared es de 75 cm;
La distancia entre la pared exterior y los bastidores instalados perpendicularmente a la pared (bypass) - 45 cm;
La distancia entre el piso y el estante inferior del estante es de al menos 15 cm, en los pisos del sótano, al menos 30 cm.
En los estantes, los documentos en papel se colocan horizontal o verticalmente en soportes primarios de almacenamiento: cajas, carpetas, estuches, etc. Se permiten estuches sin cajas en armarios, cajas, cajas fuertes y otros equipos similares.
Las cajas y demás depósitos se numeran dentro de cada fondo, se rotulan con el número de fondo, número de inventario y los últimos números de las cajas colocadas.
La ubicación racional de los documentos en los almacenes, asegurando su almacenamiento integral dentro de los fondos y / o tipos de documentación, así como la búsqueda operativa, está determinada por el diseño de archivos aprobado por el jefe (responsable del archivo). Al colocar documentos, se siguen las siguientes reglas:
Los documentos se colocan en estantes y otros tipos de equipos en el orden correspondiente a las descripciones del caso;
Los documentos de almacenamiento permanente se colocan por separado de los documentos de períodos de almacenamiento temporal (más de 10 años) y por personal;
Los documentos que requieren diferentes condiciones de almacenamiento de temperatura y humedad se colocan en diferentes almacenes;
Los casos en tapa dura están dispuestos verticalmente, con tapa blanda o sin encuadernar, horizontalmente;
Las cajas no deben sobresalir de los estantes de los estantes;
No está permitido almacenar documentos en contenedores de transporte, en pilas, en forma desarmada.
Todos los locales del archivo (pisos, bóvedas, salas), así como estanterías, cajas fuertes, armarios, etc. y sus estantes están numerados.
En cada habitación separada, los estantes tienen una numeración independiente de izquierda a derecha desde la entrada. Los estantes están numerados de arriba a abajo, también de izquierda a derecha.
Con el fin de asegurar el lugar de almacenamiento de documentos en el equipo de estanterías y garantizar búsqueda rápida documentos en el depósito, se topografian en índices topográficos especiales compilados en forma de ficha o hoja.
El índice topográfico de la cremallera es obligatorio. Se compila una tarjeta de dicho índice para cada estante y contiene la siguiente información:
Nombre del archivo;
Número de bastidor;
Datos sobre la ubicación de los documentos en forma gráfica:
Las fichas topográficas de los estantes se compilan en 2 copias, una de las cuales se adjunta directamente al estante y la segunda se incluye en el archivador, formadas en orden de números de estante dentro de cada habitación individual.
En la presencia de un número grande fondos en el archivo de la organización, es recomendable elaborar un índice topográfico por fondo, del cual se elabora una ficha para cada fondo y sirve para determinar la ubicación de almacenamiento de casos específicos. La tarjeta de índice por fondo también indica:
Nombre del archivo;
Bóveda y/o número de habitación;
El nombre del fondo;
Datos de ubicación de documentos en la siguiente forma gráfica:
Las fichas del índice topográfico del fondo se colocan en el archivador por orden de número de fondo.
El mantenimiento de índices topográficos se realiza tanto en modo tradicional como en modo automatizado de acuerdo con los detalles establecidos.
Los cambios en la ubicación de los documentos se reflejan rápidamente en todas las copias de los índices topográficos.
Durante un período histórico suficientemente largo, la necesidad de preservar los documentos de archivo y la responsabilidad por su destrucción fueron consagrados en la ley. Entonces, el Sudebnik de 1550 preveía un castigo tan severo como golpear con un látigo por dañar documentos. En la época de Pedro el Grande, el castigo corporal fue reemplazado por recuperación pecuniaria. En la época soviética, el reglamento sobre el GAF de la URSS (1941) amenazó responsabilidad penal por la destrucción y robo de documentos, así como por la divulgación de información secreta de los documentos. Uno de los primeros actos legislativos especiales sobre los problemas de protección de los documentos de archivo fue la Ley de la URSS "Sobre la protección y el uso de los monumentos de la historia y la cultura" de 1976. La ley enfatizó que los monumentos históricos y culturales son propiedad del pueblo y constituyen una parte integral del patrimonio cultural mundial. La ley también incluyó los monumentos documentales entre tales monumentos. La Ley de Archivos actual también establece que los propietarios de documentos clasificados como parte del Fondo de Archivos de la Federación Rusa están obligados a garantizar su seguridad. El sistema de medidas para organizar el almacenamiento incluye las siguientes áreas:
1) garantizar la seguridad física y química de los documentos(organización del almacenamiento de documentos de acuerdo con los requisitos de temperatura y humedad, luz, sanidad e higiene, régimen de seguridad, así como requisitos de seguridad contra incendios);
2) creación de una base material y técnica para el almacenamiento de documentos, incluyendo edificios y locales de almacenamiento, medios de protección y seguridad de almacenamiento, conservación de documentos;
3) contabilidad del movimiento y control sobre la condición física de los documentos, implicando el reflejo de todos los cambios en los formularios contables del archivo;
4) copia de documentos para crear un fondo de seguro y un fondo de uso. Esta área de actividad impone al archivista tareas adicionales de contabilidad y organización del almacenamiento de copias de seguros además de los fondos principales del archivo.
Requisitos para la ordenación de archivos. En primer lugar, garantizar la seguridad de los materiales documentales se lleva a cabo mediante la construcción de instalaciones de almacenamiento con acceso cerrado. Se han desarrollado proyectos estándar para archivos con diferentes capacidades de almacenamiento. Proporcionan salas especiales para el desempolvado y restauración de documentos. Los requisitos para los edificios y locales del archivo se registran en documentos normativos y metodológicos modernos: "Reglas básicas para el trabajo de los archivos estatales de la Federación Rusa", en una serie de GOST y desarrollos metodológicos. Las condiciones de almacenamiento de los documentos se diferencian en función de su composición y del material sobre el que están realizados (documentos impresos, cine y documentos fotográficos en papel o película). Si, por ejemplo, la organización no proporciona una sala especial para el archivo, entonces una parte del edificio administrativo debe convertirse para almacenar documentos de acuerdo con los requisitos reglamentarios. La habitación no debe estar en ruinas, de madera, sótano, ático, sin calefacción, sin ventilación natural. No debe haber objetos peligrosos para el fuego cerca de la sala de archivo, edificios industriales contaminando el aire con gases corrosivos y polvo. No puede colocar el archivo cerca de los locales ocupados por servicios de catering, almacenes de alimentos. En el almacenamiento directo de materiales de archivo, está prohibido combinar almacenamientos y salas de trabajo para cualquier propósito. Las instalaciones deben tener salidas a ascensores y escaleras convenientes para la evacuación. La decoración interior del local debe realizarse con materiales que no acumulen polvo. Las tuberías de suministro de agua y alcantarillado no deben colocarse en los almacenes; si se colocan las tuberías, se encierran en cajas aislantes y están sujetas a un control constante para excluir la posibilidad de un accidente. El cableado debe estar oculto. Es recomendable separar los almacenes de los locales vecinos del archivo con paredes ignífugas. Si el archivo está ubicado en la planta baja, las ventanas están cubiertas con rejas de metal. Los locales para el archivo deben cumplir con los requisitos de seguridad contra incendios y estar equipados con una alarma contra incendios. Está prohibido utilizar aparatos eléctricos en dichas habitaciones, encender velas, fumar.
Los locales para el archivo deben estar equipados con unidades de aire acondicionado y otros equipos que proporcionen condiciones óptimas de temperatura y humedad para el almacenamiento de documentos. Se recomienda mantener una temperatura constante en el rango de 14 a 20 grados centígrados.
Se debe proporcionar agua caliente en las instalaciones de la sala de lectura. El intercambio de aire en la sala de lectura es proporcionado por sistema común suministro de ventilación con multiplicidad de intercambio de aire: entrada - 3, extracto - 2; la decoración de paredes y techos debe estar hecha de materiales incombustibles. La sala de lectura debe estar equipada con extintores portátiles de dióxido de carbono.
En el caso de que el edificio del archivo se construya a propósito, su construcción y operación deben llevarse a cabo de acuerdo con los requisitos de seguridad contra incendios, las reglas de seguridad contra incendios y las instrucciones de las instituciones del Archivo Ruso. Si se asigna un edificio (locales) para convertirlo en un archivo, solo se puede reconocer como apto después de un examen. una comisión de expertos formada por todos los especialistas
servicios (archivo, bomberos, sanitarios, seguridad)
estudia cuidadosamente el área de los locales asignados; la ubicación de esta habitación en el edificio (piso); la ubicación del edificio; el estado del entorno físico y químico de la habitación. De acuerdo con estos criterios, se deben obtener datos específicos. Para mayor comodidad, se elabora un plano de dibujo de los locales asignados. Si se determina que las instalaciones cumplen con los criterios anteriores, se redacta un acta, que es firmada por todos los miembros. comisión de expertos.
Para tener en cuenta la ubicación de almacenamiento de cada grupo de materiales en el archivo, todas las salas del archivo, estanterías y estanterías están numeradas. Si el archivo tiene locales en diferentes edificios (edificios), a cada uno de ellos se le asigna un número. La numeración de las habitaciones es independiente para cada edificio y planta, las habitaciones se numeran desde la entrada de izquierda a derecha. Si las habitaciones pasan de una a otra, entonces la numeración se realiza secuencialmente desde la primera habitación. Los estantes están numerados, por regla general, dentro de las habitaciones de izquierda a derecha desde la entrada. Los estantes son de dos lados (de pie con los extremos hacia la pared) y de un solo lado (ubicados a lo largo de la pared). Están numerados en una fila, independientemente de su longitud, altura, unilateral o bilateral, y otras características. Los bastidores consisten en secciones; en los archivos, generalmente se denominan gabinetes. Los gabinetes de rack también están numerados dentro de cada rack de izquierda a derecha desde la entrada. En los racks de dos caras, la numeración de los armarios comienza en la pared, se lleva al borde exterior del rack y continúa por el otro lado. Los estantes están numerados de arriba a abajo, ya que la instalación o apilado de cajas en los racks se inicia desde los estantes superiores.
Hay varios Formas de apilar documentos en las estanterías: verticales y horizontales, en fardos y en cajas. Actualmente, todos los casos de almacenamiento permanente están entrelazados, por lo tanto, en estado y archivos departamentales generalmente se almacenan en posición vertical. Los estuches están muy apretados entre sí, pero la presión principal se dirige al lomo, por lo que las hojas dentro del estuche no experimentan presión, y esto tiene un efecto positivo en la seguridad de los documentos. Sacar los casos de pie verticalmente es fácil (si no están atados con una cuerda). Al transportar, por conveniencia y seguridad, se deben hacer paquetes de cajas y colocarles etiquetas. Al final del año en la oficina y divisiones estructurales preparar cubiertas de acuerdo con la nomenclatura de casos. Para este propósito, por regla general, se utilizan carpetas de carpetas duras. Los estuches de libros en rústica no se pueden almacenar verticalmente, ya que esto hace que los bordes inferiores de los documentos se deterioren y rompan. Además, el cordel con el que se atan las maletas suele desgarrar las tapas. Por lo tanto, es aconsejable almacenar los estuches de bolsillo en posicion horizontal.
Si los materiales se utilizan a menudo como referencia, entonces su más conveniente para poner en cajas, porque con el constante desatar y atar los bultos, no solo se desgastan las tapas, también se resienten los documentos, y es fácil sacar y sacar estuches de las cajas. Están atados a los paquetes y pegados a las cajas. etiquetas indicando el nombre del fondo y unidad estructural, número de fondo (cuando existan varios), número de inventario, año, primer y último número de cajas incluidas en el bulto (caja) y número de bulto o caja. Los enlaces están numerados dentro del fondo o parte del fondo (según el orden en que se colocan los materiales). En algunos archivos estatales y departamentales, para casos encuadernados, utilizan etiquetas de transferencia de cartón blando como una carpeta sin válvulas, pero con lazos de cinta.
marcadores topográficos. Para orientación en los materiales constantemente cambiantes almacenados en el archivo, marcadores topográficos- directorios que reflejan la ubicación de los documentos en el archivo. Hay dos tipos de índices topográficos: índices de cremallera y bursátiles. el índice de estantería se basa en lugar almacenamiento. El propósito de un índice de fondos es proporcionar información sobre dónde se almacenan los documentos de un fondo en particular, es decir, el índice de fondos se basa en un objeto almacenamiento Por lo tanto, cada tipo de índice topográfico tiene su propio propósito. No se reemplazan y ni siquiera se complementan porque se utilizan para diferentes propósitos. Sin embargo, están interrelacionados, ya que la información sobre la ubicación de un caso particular (grupo de casos) debe coincidir en ambos índices. El movimiento de cualquier paquete de casos debe anotarse en ambos índices, de lo contrario no reflejarán correctamente la ubicación de los documentos. y, por tanto, no realizará su destino. Los índices se compilan en fichas u hojas de gran formato. Si toda la información de un fondo específico (o de un rack específico) no cabe en una hoja, se rellena la hoja siguiente. Todas las hojas o tarjetas pertenecientes a un mismo fondo (o rack) se sujetan entre sí, pero de forma que se puedan realizar cambios en las mismas. Si se almacena un gran fondo, está permitido elaborar tarjetas separadas de un índice bursátil para divisiones estructurales.
El movimiento constante de los complejos de cajas no siempre permite colocar los materiales de manera compacta, por lo que realmente se necesitan indicadores topográficos. Se han desarrollado formas de índices topográficos para archivos estatales, pero las peculiaridades de almacenar materiales en archivos departamentales hacen necesario proporcionar columnas adicionales en ambos tipos de punteros. Así, la ubicación de los documentos por período de almacenamiento requirió la introducción de la columna “período de retención”, contabilizando los documentos de almacenamiento temporal según la nomenclatura se requiere indicar el año al que pertenecen los materiales.
En algunos archivos pequeños de instituciones no se elaboran índices topográficos, considerando que el jefe del archivo (o el archivero o el responsable del archivo) conoce bastante bien la composición y ubicación de los materiales. Pero tal motivación es infundada. El fondo documental en el archivo de la institución se encuentra disperso en partes, y cuantos menos casos se crean anualmente en la institución, menor es el conjunto de documentos de cada período de almacenamiento para un año en particular, y más difícil es ver este complejo en la repisa. Un trabajador de archivo experimentado puede saber realmente dónde se encuentra cada archivo, pero con un cambio o reemplazo temporal nuevo empleado estará en una posición difícil. Se puede prescindir de un índice topográfico de estantería en archivos de una o dos salas, pero un índice topográfico de stock es necesario en cada archivo.
Modos de almacenamiento de documentos. La forma de garantizar la seguridad de los documentos es mantener una especial modo de almacenamiento, lo cual se entiende como un conjunto de condiciones de temperatura-humedad y sanitario-higiénicas creadas en los archivos. Existen modos de almacenamiento tales como temperatura-humedad, sanitario-higiénico, prevención de incendios, seguridad, luz; nos detendremos en esto con más detalle.
Almacenamiento de archivos nítidos y luminosos debe cumplir las siguientes condiciones: cuanto menos luz, mejor - el almacenamiento permanente debe realizarse en la oscuridad. No se permite la iluminación del almacenamiento de documentos con luz solar: los componentes del espectro solar, especialmente el ultravioleta, tienen un efecto destructivo en los documentos. Si observa más de cerca los edificios de archivo especializados, entonces, sin duda, puede prestar atención a las estrechas rendijas de las ventanas en las salas de almacenamiento, que recuerdan un poco a las troneras de los búnkeres o lagunas medievales. fuera fortalezas. El archivo debe ser una especie de fortaleza que proteja los documentos de factores destructivos. Los vasos de los archivos también tienen una tapa oscura específica.
Luz en el almacenamiento solo se permite si hay difusores de luz, reguladores automáticos de flujo luminoso, filtros protectores, persianas. Para proteger los documentos del reflejo, se utiliza el almacenamiento en carpetas, carpetas, cajas, gabinetes, en estantes cerrados. Además, en las áreas de almacenamiento con luz natural, las estanterías y los gabinetes (incluso con cajas y otros accesorios cerrados a la luz) se instalan perpendiculares a las paredes con aberturas para ventanas.
Para iluminación artificial en el almacenamiento, las lámparas incandescentes se utilizan en pantallas cerradas con una superficie exterior lisa. Se permite el uso de lámparas fluorescentes con una parte ultravioleta truncada del espectro.
El lugar más luminoso del archivo debería ser la sala de lectura. Se deben instalar lámparas de mesa en las mesas de los lectores. No obstante, en los locales destinados al depósito temporal de documentos, en lo posible, deberá observarse el mismo régimen lumínico que en el depósito.
Gran importancia tiene buena circulación de aire en la habitación. Esto se logra mediante la ventilación y la correcta instalación de estanterías. Si los documentos se apilan cerca de la pared, se humedecen y aparece moho. Para eliminar esto, se lleva a cabo la desinfección de las instalaciones, lo que protege los archivos de la aparición de moho. Para proteger los documentos del polvo, se recomienda garantizar la máxima hermeticidad del almacenamiento de archivos y equipar el sistema de ventilación con filtros. El trabajo de restauración de documentos se lleva a cabo necesariamente en el archivo. Esta necesidad surge no solo como resultado del incumplimiento del modo de su almacenamiento, sino también debido al proceso natural de envejecimiento, al que están sujetos los documentos de la misma manera que las personas. Bajo el envejecimiento de los documentos entendemos el cambio en las propiedades físicas y químicas originales del documento bajo la influencia de factores externos e internos. En caso de incendio, inundación del local u otro desastre, si se detecta una violación de la integridad del sello de la puerta, daños en las cerraduras de las puertas y ventanas, o rastros evidentes de personas no autorizadas que ingresan al local, se redacta un acta con la participación de representantes de las autoridades competentes. Se toman medidas para proteger los materiales y se verifica la disponibilidad y el estado de los documentos. 4. Principios de examen y criterios de valoración de los documentos
En el proceso de documentar las actividades de las organizaciones se crean millones de documentos. Su valor práctico y científico es diferente. Relacionada con la cuestión del valor de los documentos está la cuestión de su almacenamiento y uso posterior: algunos de los documentos se dejan para el almacenamiento debido a la necesidad de utilizarlos en fines de gestión, y parte como fuente - en propósitos científicos e históricos. La selección de documentos se lleva a cabo en el proceso de determinación de su valor científico y práctico. examen del valor de los materiales de archivo, que se refiere a la determinación del grado de importancia política, científica, histórica y cultural de los documentos. El propósito del examen es identificar qué documentos satisfacen más plenamente los objetivos de proporcionar al estado ya la sociedad la información necesaria.
La historia del desarrollo del examen del valor de los materiales de archivo en Rusia. El problema de seleccionar para almacenamiento y procesamiento especial solo aquella información documental que pueda ser utilizada en el futuro ha sido relevante durante más de cien años. Surgió en relación con las necesidades prácticas de almacenamiento de documentos en los archivos de las instituciones. Mientras las instituciones mantuvieran un número relativamente pequeño de documentos, este problema no existió. Como resultado de la reforma de la administración pública en principios del XIX en. se ha desarrollado un engorroso aparato burocrático, con un gran número de unidades estructurales, la regulación de su trabajo y la organización del trabajo de oficina en ellas. La complicación del aparato estatal, el crecimiento de la producción, las relaciones internas y externas dieron vida a la necesidad de un aumento significativo en la cantidad de información documental. En estas condiciones, la acumulación de una gran cantidad de documentos en las instituciones con su posterior transferencia a los archivos planteó la cuestión del número posible y conveniente de documentos almacenados.
El examen del valor de los documentos en los archivos de las instituciones rusas comenzó en las décadas de 1930 y 1940. Siglo XIX, cuando no existían criterios uniformes para la selección y destrucción de casos. El archivo de cada departamento resolvió estos problemas de acuerdo con sus propias reglas e instrucciones. El examen del valor de los documentos comenzó en el trabajo de oficina. Los jefes de ministerios y departamentos eran responsables del examen en las instituciones centrales. Dado que no existían reglas uniformes para realizar un examen del valor de los documentos para todas las instituciones, las personas involucradas en el análisis de los casos abordaron la evaluación de su importancia desde el punto de vista de departamentos limitados, y esto a menudo condujo a la destrucción de documentos valiosos. .
Después de la Revolución de Octubre de 1917, el examen del valor de los documentos adquirió importancia nacional. En relación con la necesidad de salvar valiosos materiales documentales de la destrucción, las instituciones de archivo asumieron la función de examen. En enero de 1919, se emitió una instrucción especial sobre cuestiones de examen. Estableció un procedimiento único para realizar un examen para todas las instituciones, dio las principales pautas para determinar el valor de los documentos. En años posteriores, se desarrollaron más los temas de examen del valor de los documentos, como en regulaciones, así como en manuales metodológicos y literatura. El derecho de resolver finalmente las cuestiones sobre el valor de los materiales documentales se asignó a las comisiones de verificación de expertos de los organismos de archivo.
Criterios de selección de documentos para el almacenamiento. Existen varios criterios para seleccionar materiales documentales para su almacenamiento en archivos. Parten de principios básicos para la evaluación de materiales, tales como la importancia de la recaudación de fondos(instituciones, personas en cuyas actividades se formaron los documentos); el significado del contenido de los documentos, repetibilidad de la información; tiempo y lugar de ocurrencia de los documentos; a ellos fuerza legal, así como características externas(por ejemplo, el material sobre el que están escritos). Así, el primer criterio de selección es la importancia de las instituciones, como resultado de lo cual se crearon los documentos. En el proceso de desarrollo del Estado y la sociedad, un gran cantidad instituciones, organizaciones, empresas con una amplia variedad de funciones que acumulan materiales documentales. El valor del conjunto de documentos creados en cada uno de ellos está determinado, en primer lugar, por la importancia de la institución en el sistema de la administración pública, en el desarrollo de la ciencia, la economía nacional, la cultura, etc. Por tanto, la selección de los documentos para el almacenamiento estatal proviene de instituciones que juegan el mayor papel importante en la vida de la sociedad.
Para materiales de origen personal, editoriales, teatros, museos, etc., aplicamos un criterio como derechos de autor, la importancia de los individuos en la vida científica, política, social, vida cultural afecta significativamente el valor de la documentación que crean. Atención especial Se da a los manuscritos, documentos firmados por sus autores. Los documentos pueden reflejar la producción, las actividades sociales y creativas de la persona que los depositó. De interés científico son los documentos de público y estadistas, científicos, líderes militares, escritores, artistas, etc.
El criterio de selección también es la importancia de su contenido, después de todo, incluso en la institución más importante, no todos los documentos tienen valor. Se consideran materiales los materiales que reflejan las principales actividades de la institución, y los documentos que cumplen una función de apoyo, que son necesarios para el trabajo actual de la institución. El primer grupo de documentos que refleja más plenamente las principales actividades de las instituciones incluye estatutos, reglamentos, mesas de personal, pedidos, promesas y planes anuales, informes anuales y resumidos por industria, informes, revisiones, actas de reuniones, reuniones, reuniones, algunas de las directivas del órgano superior y correspondencia con él sobre la implementación de las tareas que enfrenta la institución, directivas enviadas a organizaciones subordinadas, materiales en verificación de la implementación de decisiones gubernamentales, órdenes del ministro y otros materiales sobre control, parte de los materiales sobre invención y racionalización, algunos materiales sobre seguridad. Como regla general, hay inconmensurablemente más documentos del segundo grupo. Algunos de ellos tienen un valor de referencia a largo plazo (por ejemplo, una parte importante de los documentos sobre el personal), pero la mayoría de los documentos pierden su valor operativo y de referencia después de un año, después de tres, cinco años. Estos incluyen documentos de informes operativos y contables y contabilidad, tabulagramas, correspondencia sobre suministro, reparaciones actuales y muchos otros temas que no reflejan las actividades principales de la institución.
El contenido de los documentos es un conjunto de información registrada en ellos sobre eventos, fenómenos, objetos, personas, etc. El valor del contenido depende de la importancia del evento, la integridad de su cobertura, la singularidad de la información sobre hechos conocidos, caras de los fenómenos. un factor como el significado de los hechos, la hora y el lugar de formación de los documentos, tenido en cuenta en el examen de los materiales períodos históricos(revoluciones, guerras, etc.). Al mismo tiempo, los materiales que contienen información insignificante también se pueden dejar para almacenamiento permanente. Como puede ver, estos criterios están interrelacionados: el criterio de ubicación se suele utilizar en los casos en que ocurren eventos significativos en el territorio de una determinada región, región, etc. Autenticidad y copias de documentos. Al seleccionar el almacenamiento, siempre se da preferencia a los originales (órdenes, protocolos, planos, etc.). Sin embargo, una serie de categorías de documentos están disponibles en las instituciones solo en copias, incluidos materiales tan importantes como informes, memorandos, diversos certificados en las actividades de la institución, cuyos originales se envían a una autoridad superior ya otras instancias. Las copias de las cartas enviadas por la institución (vacaciones) deben ser certificadas, tener número y fecha. Esta regla existe desde hace mucho tiempo y se sigue en la mayoría de las instituciones. Pero las copias restantes de los informes no siempre se emiten. En muchos casos, esta es la tercera copia, a veces con errores y errores tipográficos sin corregir, con un conjunto incompleto de aplicaciones. A menudo hay informes sin firma ni fecha, y si hay dos ediciones de un informe no formado, puede ser difícil decidir cuál es la definitiva.
El siguiente criterio de selección es la fuerza legal del documento, aquellas. propiedades del documento que se le notifican regulaciones legales. Por regla general, esto documentos oficiales: resoluciones, autos, protocolos, autos, etc. Este criterio está relacionado con el anterior, ya que fuerza legal tienen en su mayoría originales bien formados.
Doblete de documentos - este criterio juega un papel importante en la selección de materiales para el almacenamiento estatal debido a la amplia distribución de documentos duplicados. Los documentos originales se conservan de forma permanente. Si el documento es de gran importancia científica, también se dejan una o dos copias de copias para almacenamiento permanente. Los documentos replicados se denominan dobletes, una parte importante de ellos son protocolos, planos, informes, etc. Al seleccionar documentos duplicados para el almacenamiento estatal, se tiene en cuenta su importancia para las actividades de la institución en cuyo fondo están depositados. A menudo, los documentos se reproducen especialmente para su distribución a instituciones o subdivisiones estructurales para la realización de algún trabajo y, a veces, para información. Los dobletes ayudan a mantener en buen estado los documentos originales, muchas veces utilizados para el trabajo diario en la oficina, en el archivo de la institución: planos, informes, órdenes, especialmente para el personal. Así, la noción repetibilidad de la información.
El estado físico del documento.- este criterio se aplica en los casos en que los materiales documentales estén severamente dañados, por ejemplo, quemados en un incendio, inundados con agua, cubiertos de moho, etc. Al mismo tiempo, se establece a qué tipo de documentos pertenece el material corrupto, a saber: si contiene información básica o adicional. Aquellos documentos que, aunque contengan información útil, pero no son esenciales, pueden destinarse a la destrucción de acuerdo con el criterio de la condición física. No obstante, hay que tener en cuenta que los documentos de especial valor deben conservarse por muy dañados que estén, sobre todo porque la técnica de restauración de materiales dañados mejora con el paso de los años. Existen nuevas formas de recuperar documentos que han sido sometidos a efectos adversos externos. Si un documento importante está muy dañado, pero además de él hay una segunda y tercera copia, en este caso no se destruye el original emitido oficialmente, sino que se adjunta una copia, que se utiliza si es necesario.
Hay una serie de otros criterios para la selección de materiales para el almacenamiento, tales como lenguaje o características artísticas del documento(se selecciona el documento para su almacenamiento, independientemente de su contenido, origen y titularidad). Los documentos con ciertas características externas se dejan para heridas permanentes: con pintura artística, ornamentación, miniaturas; documentos escritos en un material especial (corteza de abedul, pergamino). Las características paleográficas, lingüísticas, artísticas y de otro tipo de los materiales de archivo son importantes para estudiar documentos de instituciones de la Rusia prerrevolucionaria, fondos de origen personal y colecciones.
Criterios para la evaluación de documentos fílmicos y fotográficos. Criterios de evaluación contenido de películas y documentos fotográficos son el significado del evento, persona, tema, grabación; fecha y lugar del evento; integridad de la iluminación; novedad de la información; singularidad e inaccesibilidad de disparar objetos; merito artistico; reflexión en fondos de archivo; repetibilidad de eventos; disponibilidad de documentación de respaldo. Criterios de evaluación formularios de documentos de películas servir sus variedades calificadas; características externas, calidad de transmisión de imágenes; novedad de la técnica de tiro; condición técnica. Criterios película de origen fotofonodocumento t son el marco histórico, tiempo y lugar de su creación; la importancia de los autores, organizaciones y personas que crean documentos fílmicos-fotográficos; confiabilidad de los eventos reflejados en los documentos; el propósito previsto del cine-foto-fono-documento gov. Desde documentos fotográficos La selección para el almacenamiento estatal en archivos está sujeta a aquellos en los que se registran eventos de importancia social, que reflejan los aspectos característicos y no aleatorios de la realidad. Criterios de valor fonododocumen- Los productos básicos son la importancia del evento, la publicación, la autoría, el momento de la grabación, la integridad de la grabación, la absorción, la duplicidad.
Criterios para evaluar categorías típicas de materiales documentales. Se entiende por categorías típicas de materiales documentales a aquellos documentos que se forman en las actividades de gestión de la mayoría de las instituciones. Estos incluyen documentos que reflejan las funciones de gestión, planificación, financiación, contabilidad y presentación de informes, etc. En el caso de evaluar el valor del material documental de las organizaciones, liza. Hay dos tipos de listas: listas de documentos que indican sus períodos de retención y listas de documentos que se transferirán al almacenamiento estatal. Las listas de documentos con períodos de retención se dividen en dos grupos: listas de documentos estándar(comúnmente denominadas "listas modelo") y listados departamentales. Las listas de documentos que se transferirán al almacenamiento estatal también son típicas, pero solo cubren documentos de almacenamiento permanente.
La aplicación de la lista implica cumplimiento obligatorio criterios para el examen de valor mediante la revisión de todos los documentos contenidos en los archivos. Solo después de evaluar los documentos utilizan la lista como herramienta de referencia para establecer períodos específicos para el almacenamiento de documentos. Al mismo tiempo, debe tenerse en cuenta que las listas de materiales documentales estándar no pueden incluir absolutamente todos los documentos que se aceptarán en los archivos estatales. Por lo tanto, es importante una evaluación directa de los documentos en términos de su contenido. Esto es de particular importancia en el examen de la correspondencia. Además, los criterios para el valor de los documentos no pueden fijarse. Una tarea importante en el trabajo de determinación del examen de valor es la selección de materiales que no están sujetos a almacenamiento.
Examen del valor de los materiales de archivo. El examen del valor de los documentos lo lleva a cabo el órgano ejecutivo autorizado del sujeto de la Federación Rusa en el campo del archivo, el archivo estatal, municipal junto con el propietario o propietario de los documentos de archivo. El examen del valor de los documentos se lleva a cabo en varias etapas: primero, el material se evalúa en el proceso de su formación; establecido fechas posibles almacenamiento de cajas; luego, todos los casos de almacenamiento temporal se asignan para su destrucción a medida que expira su uso. La etapa final es la selección final de documentos para almacenamiento permanente.
El trabajo directo sobre el examen del valor de los documentos se asigna a las comisiones de revisión de expertos y expertos. Comisiones de expertos(CE) se crean en todas las instituciones, organizaciones y empresas del país. Las comisiones centrales de expertos (CEC) se organizan en ministerios e instituciones centrales de departamentos, y las comisiones de expertos de departamentos se organizan en divisiones estructurales de departamentos. CE. también están disponibles en los archivos regionales y sus sucursales. Comisiones de revisión de expertos(EPK) operan bajo las administraciones de archivos de las entidades constitutivas de la Federación, así como en los archivos estatales centrales. Bajo el Rosarchive creado comisiones centrales de expertos y de verificación(CEPC).
Funciones de las comisiones periciales y centrales. La mayoría de las funciones del CEC y EC relacionadas con el trabajo práctico coinciden. Así, las comisiones de expertos y revisión de expertos consideran y aprueban proyectos de nomenclatura para las unidades estructurales y una nomenclatura consolidada para la institución; el cronograma para la transferencia de materiales de las divisiones estructurales al archivo de la institución y el cronograma para la transferencia de documentos al archivo estatal (compilado por el archivo de la institución y acordado con el archivo estatal). La comisión de expertos anualmente, junto con los trabajadores de oficina de las divisiones estructurales y el archivo, lleva a cabo selección de documentos para almacenamiento permanente y a largo plazo trasladar los archivos de la institución. Esta es la etapa más importante en el trabajo sobre el examen del valor, ya que en este caso, de hecho, se lleva a cabo la selección de casos para su posterior transferencia al almacenamiento estatal. Los miembros de la CE verifican en las divisiones estructurales la corrección del trabajo en el examen de valor, revisando los inventarios de cajas para almacenamiento permanente y temporal, actúa sobre la asignación de cajas para destrucción, las cajas en sí, seleccionadas por categoría. Al revisar los casos, resulta cuán correctamente están formados (para que no haya papeles innecesarios en los casos que se transferirán al almacenamiento estatal y documentos valiosos en los casos asignados para su destrucción). Se llama especial atención a la asignación marcada como "EPK", ya que para cada uno de estos casos es necesario establecer si representa un interés político, científico, económico o Valor cultural, si debe seleccionarse para almacenamiento permanente o si tiene solo un valor de referencia y para ello es suficiente la vida útil que se encuentra antes de la marca "EPK". La Comisión Pericial Central ejerce control sobre la selección de casos en divisiones estructurales y organizaciones subordinadas. La comisión de expertos revisa los inventarios elaborados en las instituciones, luego de lo cual presenta los casos para su aprobación al EP K. EC y CEC aprueban los inventarios de los casos de almacenamiento a largo plazo para la institución y para las organizaciones subordinadas; considerar y aprobar leyes sobre la asignación para la destrucción de materiales documentales con períodos de almacenamiento vencidos; brindar asistencia metodológica a estructuras subordinadas que no estén registradas en instituciones de archivo; realizar un estudio del valor de varios grupos de documentos. Están considerando propuestas para cambiar los períodos de retención. ciertas categorías documentos y el establecimiento de plazos para el almacenamiento de documentos no previstos en las listas vigentes, nomenclaturas estándar y ejemplares. Después de eso, se toma la decisión de presentar propuestas para su aprobación por parte del EPC.
EC y CEC son órganos consultivos. Las actas de las comisiones (decisiones) son aprobadas por la dirección de la institución. Las decisiones sobre una serie de cuestiones de competencia de la CE y la CCA deben ser aprobadas por las instituciones de archivo (o acordadas con ellas). Son decisiones sobre la aprobación de inventarios para casos de almacenamiento permanente y para personal; actúa sobre la asignación para la destrucción de casos con la marca "EPK"; ayudas metodológicas para el examen del valor y procesamiento de casos; nomenclatura resumida de la institución; proyectos de nomenclaturas estándar y ejemplares para divisiones estructurales e instituciones subordinadas; propuestas de modificación de los plazos de conservación de determinados tipos de documentos establecidos por listados estándar y departamentales o nomenclaturas de expedientes estándar y ejemplares previamente aprobados; Una copia del texto de la decisión tomada sobre cada uno de estos temas es visada por el jefe de la institución y enviada al EIC de la institución de archivo.
Funciones de la comisión pericial central. El CEC, como órgano de la institución central del departamento, tiene funciones que le son propias. Una de las funciones más importantes de la CCA es trabajo metódico en el campo de especialización. El CEC considera y “somete a la aprobación de la institución de archivos proyectos de listas departamentales con períodos de retención y listas de documentos para ser transferidos a archivos estatales, clasificadores, nomenclaturas ejemplares y estándar, instrucciones de trabajo de oficina y otros manuales normativos y metodológicos (EC participa en la preparación y consideración de estos manuales).
documentos como recomendaciones sobre cuestiones organizativas y metodológicas del examen del valor de los documentos; listas de instituciones, organizaciones y empresas de la industria, cuyos documentos están sujetos y no sujetos a transferencia al almacenamiento estatal; disposiciones tipo sobre comisiones de expertos de divisiones estructurales y organismos subordinados, otros manuales normativos y metodológicos. Todos estos proyectos, después de la aprobación de la CEC y la aprobación del jefe de la institución, se someten a la consideración del EPC de la institución archivística. De acuerdo con la institución de archivo, la CEC puede decidir otorgar a las comisiones de expertos de las divisiones estructurales del ministerio (departamento) y organizaciones subordinadas el derecho de destruir de forma independiente documentos con períodos de almacenamiento vencidos después de la aprobación de los inventarios de casos de permanente y largo -plazos de almacenamiento y personal para los años correspondientes. Tal decisión se puede tomar siempre que exista una lista departamental aprobada de documentos con períodos de retención. Así, el CEC del departamento realiza tanto las funciones inherentes a la comisión pericial de la institución, como las funciones inherentes únicamente al órgano pericial central del departamento.
Funciones de las comisiones de expertos de los archivos estatales con composición permanente de documentos. Estas comisiones trabajan en varias direcciones. En particular, realizan;
1) examen del valor de los documentos dentro del archivo (consideración de inventarios después de la mejora del procesamiento y actos sobre la asignación y destrucción de documentos, determinando el procedimiento para el examen de fondos complejos y complejos de fondos para garantizar una evaluación integral de los documentos , etc.);
2) consideración de ayudas metodológicas desarrolladas en el archivo para el examen del valor de los documentos (listas de categorías de archivos para almacenamiento permanente, instrucciones de trabajo, etc.);
3) trabajo para completar el archivo estatal (estudiando la composición de documentos en instituciones que envían casos al archivo estatal, participando en el desarrollo de listas de instituciones que donan y no entregan materiales para el almacenamiento estatal en el territorio relevante, listas de documentos sujetos a almacenamiento permanente, etc.). Funciones de las comisiones de revisión de expertos. El EPC de los organismos de gestión de archivos y los archivos estatales centrales se ocupan de cuestiones generales de examen del valor de los documentos y la adquisición de archivos estatales por parte de ellos (dentro de su competencia). Para una discusión completa y calificada de temas a menudo muy complejos de examen de valor y adquisición, la comisión incluye especialistas de varios campos: abogados, economistas, representantes de instituciones científicas, culturales, etc. Las funciones del EPC incluyen la consideración de listas de instituciones , organizaciones y empresas cuyos documentos están sujetos y no sujetos a aceptación para almacenamiento público; listas de documentos que se aceptarán en los archivos estatales; proyectos de nomenclaturas tipo y ejemplares de casos para instituciones, coordinación de nomenclaturas específicas de casos, propuestas de modificación de los plazos de conservación de determinadas categorías de documentos establecidos por listas tipo y departamentales, y establecimiento de plazos de conservación de documentos no previstos por la actual listas, nomenclaturas estándar y ejemplares (con posterior envío de propuestas a la CEPK); inventarios de la dotación de almacenamiento permanente y personal presentados por las instituciones; el tema de completar el archivo estatal con documentos de origen personal; material didáctico en cuestiones de examen del valor y tramitación de documentos; así como la coordinación de actos sobre la asignación para destrucción de cajas con la marca "EPK"; escuchar a las instituciones de la CE y prestarles asistencia. Además, las funciones del EPC de los organismos de archivo incluyen hacer recomendaciones sobre cuestiones metodológicas de examinar el valor de los documentos y completar los archivos estatales.
Funciones de la comisión central de inspección pericial. La CEPK es la máxima autoridad para el examen del valor de los documentos. Realiza el siguiente trabajo: desarrolla los principios de adquisición del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y decide sobre la asignación de fondos o documentos al complejo de fondos de importancia para toda Rusia; desarrolla principios para el examen del valor científico y práctico de los documentos de los Archivos Estatales de la Federación Rusa y determina las categorías de instituciones, organizaciones y empresas de las cuales se aceptan documentos en los archivos estatales; desarrolla listas estándar de documentos y considera listas departamentales de documentos con períodos de retención; determina la composición de los documentos que se almacenarán en los archivos estatales y los archivos de los ministerios y departamentos; considera propuestas de cambios en casos individuales términos de almacenamiento departamental de documentos en los archivos de ministerios y departamentos y sobre el cambio de los términos de almacenamiento de ciertas categorías de documentos previstos lista departamental, un
así como sobre el establecimiento de plazos para el almacenamiento de documentos no previstos por las normas departamentales y listas de modelos; toma decisiones sobre permitir que los ministerios y departamentos individuales que tienen una lista aprobada de documentos con períodos de retención decidan por sí mismos la cuestión de la destrucción de documentos.
Examen directo del valor de los documentos. La entrega de casos al archivo de la institución se realiza un año después de la finalización de su trabajo de oficina. Durante el año, el complejo de casos del año pasado se encuentra en la unidad estructural, estos documentos pueden ser consultados en el transcurso de las actividades operativas de la institución. Al mismo tiempo, se está trabajando mucho en la selección de archivos para el almacenamiento permanente, que debe completarse inmediatamente después del final del año de la oficina. Es recomendable comenzar este trabajo de la división del complejo anual en grupos según períodos de almacenamiento: permanentes, de largo plazo (más de 10 años) y temporales (hasta 10 años inclusive). si en esta institución los archivos con períodos de almacenamiento de diez y cinco años se transfieren al archivo, el número de grupos aumenta en consecuencia. El grupo hotelero está compuesto por casos marcados como “EPK”, ya que el tema de su tiempo de almacenamiento se decidirá durante el examen.
Al dividir los casos en grupos, puede proceder a selección de cajas para almacenamiento permanente, aquellas. revise todos los casos con un período de retención "permanente" para determinar si hay algún documento incluido por error en ellos. La revisión de casos debe comenzar por el primero en términos de nomenclatura, ya que solo con la revisión secuencial se puede tener una idea correcta del conjunto de documentos seleccionados para el almacenamiento permanente (la evaluación de documentos debe realizarse de forma agregada). Los especialistas del perfil relevante participan en la determinación del valor de los documentos. Al mismo tiempo, debe recordarse que el caso debe estudiarse cuidadosamente, no se puede omitir ningún documento. Sus propuestas para cada caso con la marca "EPK" deben registrarse en un cuaderno especial.
El resultado del examen del valor de un conjunto particular de documentos en esta etapa son inventarios de archivos para almacenamiento permanente y almacenamiento a largo plazo y actos sobre la asignación de archivos y documentos para destrucción. Pero solo aquellos casos pueden incluirse en los certificados de destrucción, cuyo período de almacenamiento ya haya expirado (seis meses o un año después del final del año de mantenimiento del registro). Serán aprobados por el jefe de la institución (o unidad estructural separada de la organización) después de que el inventario de cajas de almacenamiento permanente para este año sea aprobado por el EIC de la institución archivística. Por lo tanto, la asignación para j destrucción de archivos con períodos de almacenamiento más largos se llevará a cabo ya en la siguiente etapa del examen, que es examen de casos con períodos de almacenamiento vencidos. Todos los años expiran los períodos de almacenamiento de varios grupos de archivos ubicados en divisiones estructurales y en los archivos de las instituciones. Los períodos de almacenamiento se calculan a partir del primer día del año siguiente al del registro. Es posible asignar cajas para destrucción a partir del primer día del año siguiente a la expiración del período de almacenamiento prescrito. Por ejemplo, los casos completados en 2000 pueden asignarse para su destrucción: en 2004, un período de almacenamiento de tres años, en 2006, un período de almacenamiento de cinco años y en 2011, un período de almacenamiento de diez años. A su vez, en 2000, los casos de un período de almacenamiento de tres años completado en 1996, un período de cinco años - en 1994, un período de diez años - en 1989, etc. se asignan para destrucción.
Los casos con períodos de almacenamiento vencidos son revisados nuevamente por empleados de oficina o trabajadores de archivos y un miembro de la CE, después de lo cual se incluyen en una ley sobre la asignación de casos para la destrucción, si el inventario para ese año ya ha sido aprobado. El acta es considerada en reunión de la comisión pericial, firmada por todos sus integrantes y aprobada por el titular de la institución. Se presta especial atención a los casos con la marca "EPK", que, al preparar los casos para enviarlos al archivo, se dejaron para almacenamiento temporal. Se estudian de nuevo cuidadosamente y, si no hay duda de que no tienen valor, se incluyen en el acto de separar las cajas para su destrucción. Se redacta un acto separado para esta categoría de casos, que, después de la consideración en una reunión de la CE, se acuerda con el EPC de la institución de archivo.
GOST R 51141.
Glosario de la conferencia
plan de clase
ORGANIZACIÓN DEL ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS (CASOS).
1. Garantizar la seguridad de los documentos como una de las principales áreas de trabajo de los empleados de los servicios de la institución educativa preescolar y archiveros. El concepto de "un conjunto de medidas para organizar el almacenamiento de documentos y casos". Almacenamiento operativo y archivístico de documentos.
2. Un complejo de operaciones tecnológicas para contabilidad, colocación racional, emisión para uso temporal y control de la disponibilidad de documentos en el proceso de su almacenamiento operativo.
3. Requisitos básicos para el almacenamiento y conservación de documentos.
4. Medios de almacenamiento técnico de casos (documentos), sus características operativas. Características de los modos de almacenamiento temporal de archivos (documentos).
5. Características de la organización del almacenamiento de documentos en divisiones estructurales.
6. Almacenamiento actual y de archivo de ED, DB.H.
99) garantizar la seguridad de los documentos: garantizar la seguridad física y química de los documentos y su contabilidad
100) Garantizar la seguridad física y química de los documentos: Desarrollo, creación y uso práctico medios y métodos científicos y técnicos de almacenamiento, restauración, conservación, protección bioquímica y reproducción de documentos
101) modo de almacenamiento de documentos de archivo: Conjunto de condiciones de temperatura-humedad y sanitario-higiénicas creadas en los archivos para garantizar la seguridad de los documentos y el control sobre su implementación
107) almacenamiento de documentos de archivo: Asegurar la ubicación y preservación racional de los documentos
108) almacenamiento estatal de documentos de archivo: almacenamiento permanente de documentos de archivo, realizado por archivos, departamentos de manuscritos de bibliotecas y museos
109) almacenamiento departamental de documentos de archivo: Almacenamiento de documentos de archivo en archivos departamentales, realizado por el estado y organizaciones municipales durante el periodo fijado documentos normativos
110) almacenamiento de documentos en depósito: Almacenamiento en un archivo, museo, biblioteca de documentos de archivo del Fondo de Archivos de la Federación Rusa en los términos determinados por el acuerdo entre el propietario de los documentos y el archivo, museo, biblioteca correspondiente, con el propietario conserva la propiedad de los documentos de archivo.
111) almacenamiento permanente de documentos: almacenamiento indefinido de documentos en una institución de archivo, museo estatal, biblioteca
112) un documento de almacenamiento permanente: Un documento que, de conformidad con los documentos reglamentarios y otros actos jurídicos, se ha establecido para el almacenamiento indefinido
113) documento de almacenamiento temporal: documento con un período de almacenamiento establecido, luego del cual será destruido
114) período limitado de almacenamiento secreto de documentos de archivo: el período de clasificación de información establecido por actos legislativos, durante el cual se prohíbe el libre acceso a documentos de la parte estatal del Fondo de Archivo de la Federación Rusa que contenga un secreto protegido por la ley
117) unidad de almacenamiento de documentos de archivo: unidad de contabilidad y clasificación, que es un documento físicamente separado o un conjunto de documentos que tiene un valor independiente
124) verificar la disponibilidad [estado] de los casos: Establecer el cumplimiento del número real de unidades de almacenamiento con los registros en los registros del archivo, así como identificar los casos y documentos que requieren mejora en la condición física, restauración, desinfección
Garantizar la seguridad de los documentos es una de las principales áreas de trabajo de los empleados de los servicios y archivistas del DOE. De la correcta elección de la estrategia de almacenamiento de los documentos depende su condición física y la posibilidad de utilizarlos para una amplia variedad de propósitos.
De acuerdo con GOST R 51141 “garantizar la seguridad de los documentos: garantizar la seguridad física y química de los documentos y su contabilidad.
La seguridad de los documentos se garantiza mediante un conjunto de medidas para su contabilidad y almacenamiento.
A su momento se entiende que el almacenamiento de documentos de archivo garantiza la colocación y conservación racionales de los documentos.
La organización del almacenamiento de documentos incluye la colocación racional de documentos, el control sobre su movimiento y condición física, la copia de documentos para crear un fondo de seguro y un fondo de uso, restauración (restauración) de las propiedades originales o cercanas a las originales y signos externos de documentos dañados o destruidos.
De acuerdo con los requisitos de GOST R ISO 15489-1-2007. los documentos deben almacenarse en medios que aseguren su idoneidad para el uso, confiabilidad, autenticidad y seguridad durante un período de tiempo específico (consulte la cláusula 8.2). Las cuestiones relacionadas con el almacenamiento, manejo y uso de documentos deben abordarse durante todo el período de su ciclo vital. Los documentos requieren condiciones y tecnologías de almacenamiento que tengan en cuenta sus propiedades físicas y químicas especiales.
Los documentos valiosos requieren un mejor almacenamiento y mantenimiento para conservarlos hasta que pierdan su valor. Las condiciones y tecnologías de almacenamiento de documentos deben diseñarse de tal manera que protejan los documentos del acceso no autorizado, la pérdida o el daño, así como del robo y las emergencias.
Reglas que definen, de acuerdo con legislación actual, el procedimiento de selección y transferencia de documentos para su posterior almacenamiento o destrucción debe aplicarse sistemáticamente y de la manera prescrita en el curso de las actividades comerciales normales. No se debe tomar ninguna medida para seleccionar y transferir documentos para su posterior almacenamiento o destrucción sin la confianza de que cierto documento ya no es necesario, se ha completado el trabajo con él y no se requerirá como evidencia.
Para garantizar la seguridad de los documentos en la organización se debe llevar a cabo:
1. un conjunto de medidas para organizar el almacenamiento, previendo la creación
material y base técnica para el almacenamiento de documentos (edificio e instalaciones de almacenamiento,
medios de almacenamiento de documentos (fijos o móviles: armarios, cajas fuertes, estanterías. Normas de instalación - Sección 4.4. de las Reglas Básicas),
· medios de protección y seguridad de almacenamiento,
controles de clima,
medios de copia y restauración de documentos dañados, etc.);
2. un conjunto de medidas para crear y cumplir con las condiciones reglamentarias para el almacenamiento de documentos (temperatura y humedad, luz, condiciones sanitarias e higiénicas, modos de almacenamiento de seguridad), así como organizar la colocación de documentos en depósitos e instalaciones de almacenamiento, topografía y organización el procedimiento para la emisión de documentos.
Al organizar el almacenamiento y crear las condiciones de almacenamiento, se deben tener en cuenta los detalles de la composición de especies de los documentos característicos de un archivo en particular.
El sistema de medidas para organizar el almacenamiento debe prever seguridad de los documentos y control de su estado físico:
· en el proceso de negocio
al recibir los documentos en el archivo,
· durante su almacenamiento y traslado de documentos a Almacenamiento permanente.
Al destruir físicamente documentos que han perdido su valor práctico y científico, uno debe guiarse por los siguientes principios:
- - la destrucción debe estar siempre autorizada;
- - Documentos relacionados con casos judiciales próximos o actuales
- los procedimientos e investigaciones, no deben ser destruidos;
- - la destrucción de los documentos debe llevarse a cabo de forma que se conserven
- la confidencialidad de cualquier información contenida en el mismo;
- - todas las copias de los documentos permitidos para su destrucción, incluidos los confidenciales,
- el seguro y las copias de seguridad deben ser destruidas.
Almacenamiento de documentos antes del examen sus valores y transferencia al almacenamiento de archivos en la práctica rusa de trabajar con documentos llamado Operacional .
Almacenamiento operativo Se subdivide en almacenamiento de documentos en proceso de ejecución y almacenamiento de documentos ya ejecutados.
La organización del almacenamiento operativo de documentos es competencia del jefe inmediato de la unidad estructural o se establece uniformemente en toda la oficina en las instrucciones para el trabajo de oficina.
Almacenamiento directo de la gran mayoría de los documentos, tanto los que llegan a la oficina desde el exterior, como los creados en el proceso de trabajo , dentro de un tiempo determinado llevado a cabo en divisiones estructurales. Si el departamento no tiene un empleado responsable del trabajo de oficina (secretario del departamento), se asigna la formación y almacenamiento de archivos. sobre uno de los empleados o directamente sobre el ejecutante.
En una empresa pequeña, el secretario del jefe o uno de los empleados de la secretaría es responsable de llevar los archivos.