V podniku musí byť každý dokument zaregistrovaný, to znamená zapísaný v osobitnej účtovnej knihe. Toto zohľadňuje všetky údaje vrátane ich vytvárania a prijímania.
Vážení čitatelia! Článok hovorí o typických riešeniach právne otázky ale kazdy pripad je individualny. Ak chcete vedieť ako vyriešiť presne svoj problém- kontaktujte konzultanta:
PRIHLÁŠKY A VOLANIA PRIJÍMAME 24/7 a 7 dní v týždni.
Je to rýchle a JE ZADARMO!
To platí tiež pracovné zmluvy, ktoré sa uzatvárajú medzi zamestnancom a zamestnávateľom, pretože skladovanie a účtovanie napr dôležité dokumenty potrebné pre každú organizáciu.
Je potrebné ho viesť?
Je dôležité pochopiť, že vedenie takéhoto denníka vôbec nie je stratou času, ale nevyhnutnosťou:
- je to oveľa pohodlnejšie ako mať všetky pôvodné dokumenty na stole;
- v prípade konfliktu medzi zamestnancom a zamestnávateľom môže byť potrebná kniha evidencie pracovných zmlúv;
- pomocou týchto záznamov môže personalista rýchlo vydať akýkoľvek požadovaný certifikát.
Niektorí vedú niekoľko týchto účtovných kníh, napríklad, oddelene pre a pre.
Čo hovorí zákon?
Povinnosť viesť register pracovných zmlúv však zákon neustanovuje všeobecné pravidlá správy dokumentov ustanovujú evidenciu všetkých dokumentov referenčného charakteru.
Okrem toho je účtovný denník uvedený v Zozname typických riadiace dokumenty:
Okrem toho absencia takéhoto dokumentu môže mať ďalšie problémy pre organizáciu s kontrolnými orgánmi.
Názor personalistov
Mnoho personalistov tvrdí, že registrácia pracovnej zmluvy do denníka je oveľa pohodlnejšie, ako mať všetky tieto dokumenty po ruke.
Je ľahšie sa s ním rozdať potrebné certifikáty bývalých zamestnancov, a kontroly zo strany príslušných orgánov sa netreba báť.
Okrem toho systematizácia údajov umožňuje personalistom viesť stálu evidenciu zamestnancov.
Ako najlepšie vyplniť register evidencie a účtovania pracovných zmlúv?
Jednotnú formu evidenčnej knihy zákon neustanovuje, takže môže ísť o obyčajný zošit.
Hlavne by mal byť jeho obal tvrdý, aby sa dal zásobník čo najdlhšie skladovať.
Na titulnej strane by mal byť napísaný názov organizácie, názov knihy a dátum začatia údržby. Mali by ste tiež očíslovať všetky strany a na prvej strane uviesť pravidlá pre protokolovanie.
Druhá strana registračného denníka obsahuje údaje o osobách, ktoré sú za to zodpovedné.
Je pohodlnejšie zadávať informácie do tabuľky, pretože osoby vypĺňajúce denník sa môžu meniť.
Mali by ste uviesť:
- sériové číslo;
- postavenie zodpovednej osoby;
- dôvod, prečo si osoba vedie denník;
- jeho osobný podpis.
Štandardný register pracovných zmlúv obsahuje 10 stĺpcov, ich počet sa však môže líšiť.
Vyplňte ich takto:
- 1 stĺpec - evidenčné číslo pracovnej zmluvy;
- 2 stĺpce - dátum uzavretia zmluvy;
- 3 stĺpce - číslo samotnej pracovnej zmluvy;
- 4 stĺpce - celé meno zamestnanca;
- 5 stĺpec - pozícia alebo špecialita;
- 6 stĺpec – názov odboru resp konštrukčná jednotka;
- 7 stĺpec - doba trvania pracovnej zmluvy;
- 8 stĺpec - charakter práce (čiastočný pracovný úväzok, hlavný pracovný pomer atď.);
- 9 stĺpec - dodatočné dohody;
- 10 stĺpcov - poznámky.
V knihe môžete vytvoriť ďalší stĺpec, do ktorého sa vloží podpis zamestnanca.
Označí, že zamestnanec dostal do rúk svoju kópiu pracovnej zmluvy.
papierová verzia
Napriek modernej počítačovej technike majú papierové časopisy stále viac výhod ako elektronické.
Hlavnou výhodou je jednoduchosť skladovania.
Tento dokument musí byť overený vedúcim podniku, zošitý, očíslovaný. Okrem toho musí nevyhnutne obsahovať všetky potrebné podpisy zamestnancov.
Pre zamestnancov, ktorí pracujú na dohodu, je potrebné urobiť dodatočný stĺpec.
Elektronická verzia
Elektronický register pracovných zmlúv sa považuje za najpohodlnejší, no má aj svoje nevýhody.
Napríklad v časopise tohto formátu nie je možné vložiť osobný podpis. Preto personalisti často vedú dva denníky, pričom elektronickú verziu používajú ako zálohu.
Zvyčajne sa vykonáva v programe MS Excel, ktorý poskytuje ďalšie funkcie:
- dôvernosť;
- kontrola ukladania dokumentov;
- rýchle generovanie kópií certifikátov a objednávok;
- rýchle vyhľadávanie potrebných dokumentov.
Funkcie vedenia účtovníctva
Pri vedení registra pracovných zmlúv je potrebné dodržiavať určité pravidlá:
- registráciu možno začať odznova každý rok, najmä ak existuje veľa dokumentov;
- ak sa zamestnanec pri vedení denníka pomýli, neposkytujú sa mu žiadne pokuty ani penále;
- evidenčná kniha sa musí uchovávať 75 rokov;
- keď je denník hotový, musí byť preflashovaný, zapečatený a archivovaný;
- v prípade, keď zmluvy na dobu určitú sa stanú trvalými, musia byť opätovne zaregistrované alebo zodpovedajúcim spôsobom označené;
- podpis, ktorým vedúci osvedčuje registratúrny denník, je umiestnený na zadnej strane obalu.
kto vedie?
Kniha evidencie pracovných zmlúv je potvrdením o dostupnosti dôležitých dokumentov.
Podľa pravidiel ho musí viesť personálny manažér alebo špecialista na personálnom oddelení. Je tiež zodpovedný za správne vyplnenie denníka a jeho poskytnutie v prípade overenia.
V jeho zodpovednosti sú aj všetky originály podpísaných pracovných zmlúv.
Začnite tento dokument podľa príkazu vedenia podniku.
V tomto prípade musí byť v objednávke uvedené:
- postup vedenia denníka (elektronická alebo papierová verzia);
- tvár, zodpovedný pre jeho riadenie;
- tlačivo registra pracovných zmlúv.
Vyplňte príklad
Vzor vyplnenia registra pracovných zmlúv:
Vzor registra pracovných zmlúv Vzor dokumentu si môžete stiahnuť tu:
Číslovanie zmlúv
Tvar čísla môže byť ľubovoľný.
Najpohodlnejšie je zaregistrovať pracovné zmluvy s uvedením poradového čísla pre aktuálny deň.
Napríklad číslovanie 13/02-6 znamená, že zmluva bola vyhotovená 13. februára a v ten deň bola šiesta.
Zmena
V doklade nemôžete vykonávať zmeny bez ohľadu na formu denníka (elektronický alebo papierový).
Na písanie poverení (registráciu) a dávanie právny účinok pracovné zmluvy a doplnkové dohody, používa sa registračný denník.
Vážení čitatelia! Článok hovorí o typických spôsoboch riešenia právnych problémov, no každý prípad je individuálny. Ak chcete vedieť ako vyriešiť presne svoj problém- kontaktujte konzultanta:
PRIHLÁŠKY A VOLANIA PRIJÍMAME 24/7 a 7 dní v týždni.
Je to rýchle a JE ZADARMO!
Eviduje údaje o dokumente – skutočnosť vzniku, prijatia alebo odoslania.
Je potrebné ho viesť?
Stanovisko k legislatíve
Vedenie takéhoto denníka nie je povinné. Legislatíva ustanovuje účtovanie vo forme denníka len za pracovné knihy. Dodatočné dohody (dodatočné) je možné registrovať ľubovoľne. Zošitie a zapečatenie knihy, ak je účtovníctvo vedené touto formou, je potrebné pred odovzdaním do archívu. Podľa požiadaviek FAS je doba uchovávania takýchto dokumentov 75 rokov.
Avšak podľa všeobecné pravidlá správa dokumentov, registrácia podliehajú všetkým dokumentom, ktoré vyžadujú odpoveď alebo sú referenčného charakteru. Okrem toho existuje Zoznam štandardných riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií s uvedením doby uchovávania, v ktorom je uvedený register pracovných zmlúv.
O dostupnosť tohto dokumentu sa navyše vždy zaujíma aj služba GIT, ktorá navštevuje všetkých zamestnávateľov.
Takže personalista, aby sa vyhol problémom, musí viesť register pracovných zmlúv a dodatočných dohôd.
HR skúsenosti
Časopis je pohodlnou formou, ktorá nahrádza množstvo pracovných zmlúv zmiešaných s dodatkovými dohodami a inými dokumentmi z rovnakého obdobia v archíve. V prípade žaloby najatého zamestnanca absencia evidenčnej knihy zmluvy vopred znevýhodňuje postavenie zamestnávateľa s možnosťou rozhodnúť v jeho neprospech.
Časopis je tiež potrebný na vydávanie potvrdení o predchádzajúcom zamestnaní pre nasledujúcich zamestnávateľov. V poznámkach knihy si môžete robiť poznámky o druhu a povahe práce vykonávanej najatým pracovníkom. Skúsení personalisti radšej vedú register pracovných zmlúv a dodatočné dohody, pred vykonaním prvého záznamu ho označí a zapečatí pečaťou podniku a podpisom vedúceho.
V prípade, že podnik skontrolujú príslušné orgány, vedúci OK, HR inšpektor alebo HR manažér bude mať právne potvrdenie o prítomnosti alebo neprítomnosti dohôd, zmlúv, dodatočných dohôd so zamestnancami.
Množstvo dokumentov na personálnom oddelení nie je pre nikoho tajomstvom. Niekedy vedie HR manažér paralelne asi tucet kníh a časopisov. Ale pracovné zmluvy - základ spolupráce medzi zamestnávateľom a zamestnancami - je vhodné zaregistrovať, aby ste sa nemýlili v číslovaní.
Ako vyplniť register pracovných zmlúv a dodatkových dohôd?
Pracovná zmluva je dohoda medzi zamestnávateľom a zamestnancom, v ktorej jedna strana poskytuje (prenajíma) prácu v súlade so zákonom a druhá strana sa zaväzuje túto prácu vykonávať kvalitne a včas, pričom za ňu dostáva mzdy. Dokument poskytuje pracovné podmienky v súlade s normami Zákonníka práce Ruskej federácie.
Pracovná zmluva sa vyhotovuje v dvoch vyhotoveniach (s pečiatkou a podpisom vedúceho, pasovými údajmi a podpisom zamestnanca), pričom jedno sa vydá prijatému zamestnancovi proti prevzatiu. Druhá je uložená v osobnom spise. Táto požiadavka je povinná bez ohľadu na typ práce - hlavný alebo čiastočný. Ak podnik vedie register pracovných zmlúv, podpis zamestnanca sa vloží do príslušného stĺpca.
Ako si viesť takýto denník? Matričná kniha môže byť vedená na papieri resp v elektronickom formáte.
V prípade nesúladu záznamov na papierových a elektronických nosičoch sa uprednostňujú papierové.
v papierovej forme
Ako vytvoriť registračný denník? Strany musia byť očíslované, kniha je prešitá a overená pečiatkou a podpisom hlavy. Aj keď forma môže byť ľubovoľná, ale existuje minimum požadovaný zoznam graf, ktorý umožňuje zadať potrebné údaje a rýchlo nájsť dokument.
Ak má organizácia zmluvných zamestnancov, potom by sa na ich registráciu mal poskytnúť samostatný stĺpec alebo sa môže zodpovedajúcim spôsobom zapísať do poznámok. Niektoré väčšie podniky tiež zavádzajú stĺpce na zaznamenávanie polohy a štruktúrnej jednotky.
Na samostatnej strane je vyhotovený záznam o určení zodpovednej osoby – celé meno, dátum a číslo objednávky, funkcia. Posledná strana obsahuje informácie o uzávierke denníka, čísle objednávky, dátume odovzdania do archívu.
Ak zamestnanec zodpovedný za vedenie knihy zistí nesprávne vyplnenie alebo iné chyby, tento denník sa skončí v predstihu. O tom sa urobí príslušný záznam, vydá sa objednávka a kniha sa odovzdá do archívu.
Účtovníctvo v elektronickej forme
Hlavná výhoda prihlásenia elektronickej forme je príležitosť rýchle vyhľadávanie a zadávanie informácií. Evidenciu je vhodné viesť nie vo Worde, ale v MS Excel (účtovníctvo v tabuľkovej forme).
Možnosti elektronickej správy dokumentov:
- rýchlosť a dostupnosť vyhľadávania dokumentov;
- optimalizácia práce s personálom;
- kontrola evidencie a uchovávania dokumentov;
- rešpektovanie dôvernosti;
- zníženie nákladov na prácu;
- uchovávanie primárnych dokumentov (dotazníky, autobiografie, vyhlásenia a iné) v elektronickej forme;
- vytváranie kópií objednávok a rôznych typov výpisov na požiadanie.
Osobná karta zamestnanca (tlačivo t-2) je vedená v elektronickej podobe. Informácie, ktoré k nemu prichádzajú, sa neustále aktualizujú. Ale v niektorých prípadoch, keď sú potrebné osobné podpisy zamestnanca a personalistu, je vedenie karty duplikované na tlačená kópia.
Program musí zabezpečiť nemožnosť presúvania čísel. Druhé vyhotovenie pracovnej zmluvy je síce odovzdané zamestnancovi, avšak s prihliadnutím na odchádzajúcich je potrebné predchádzať možným podvodom a iným druhom podvodov zo strany zamestnávateľa nátlakom na zamestnancov osobné oddelenie. Na konci roka sa časopis vytlačí s číslovaním, zošije, zapečatí a uloží.
Pozrite si video, čo robiť, ak príde inšpekcia práce
Ťažba dreva
Zamestnanec zodpovedný za vedenie denníka si môže zvoliť vhodnú formu vedenia v závislosti od informácií, ktoré budú v tomto denníku zohľadnené. Pri prepustení takéhoto zamestnanca sa do knihy urobí záznam o novej zodpovednej osobe. Denník obsahuje aj názov organizácie, začiatok a koniec účtovného obdobia.
Podľa evidenčnej knihy sa určuje počet uzatvorených pracovných zmlúv. Výkon každého z nich je možné kontrolovať. Tieto údaje zjednodušujú zostavovanie štatistického výkazníctva v podniku.
Vykonávanie zmien v zmluvách
Dôvody na zmenu zmluvy môžu byť rôzne:
- prechod na inú prácu;
- zmena vlastníctva;
- prerušenie práce;
- meniace sa pracovné podmienky.
V prípade podstatných zmien v zmluvách sa vyhotovuje dodatočná dohoda, ktorá sa zapíše do registračného denníka v príslušnom stĺpci. Pre pohodlie je dodatkovej dohode pridelené číslo pozostávajúce z čísla dohody / poradového čísla dohody s konkrétnym zamestnancom.
V prípade vedenia všeobecného denníka pre zmluvy a dohody sa číslovanie dodatočných dohôd vykonáva od 1 čísla pre každú pracovnú zmluvu s jednotlivým zamestnancom.
V tomto prípade je vhodné vytvoriť pre každého zamestnanca samostatnú stránku, kde bude pracovná zmluva a dodatočné dohody uvedené v poradí uzatvárania (č. 1, 2, 3 atď.).
Ak zamestnanec nesúhlasí so zmenami pracovných podmienok, zamestnávateľ musí urobiť ponuku (v písanie) inú prácu podľa kvalifikácie a v jej neprítomnosti ponúknuť prácu s nižším platom alebo nižšiu pozíciu. S písomným súhlasom zamestnanca sa k pracovnej zmluve vyhotovuje dodatočná dohoda s novými pracovnými podmienkami. Všetky požiadavky na vyhotovenie a účtovanie dodatočných dohôd sú rovnaké ako pri pracovných zmluvách.
Pre pohodlie vedenia záznamov a rýchle nájdenie potrebnej dodatočnej dohody vedú veľké podniky s veľkou mzdovou agendou samostatnú knihu - register dodatočných zmlúv.
Príklad vyplnenia denníka dodatočných dohôd:
Pre dodatočné dohody nie je potrebné viesť samostatnú účtovnú knihu. Tieto informácie môžete zadať do hlavného denníka, pričom na to slúži samostatný stĺpec. Ak je však takýchto zmien zmluvy viacero, potom bude problematické ich tam zaviesť. V tomto zmysle vyhráva elektronická verzia.
Registrácia a číslovanie zmlúv
Postup pri evidencii a číslovaní zmlúv je obdobný ako pri pracovných zmluvách. Podnik má právo viesť jednu knihu evidencie zmlúv a pracovných zmlúv, ale je možné založiť aj dva časopisy so samostatným číslovaním.
Je to veľmi výhodné nie cez číslovanie, ale podľa dátumu s uvedením sériového čísla pre tento deň. Napríklad 15.1.-2, potom je jasné, že zmluva bola vyhotovená 15.01. Tento prístup je opodstatnený pre personálne oddelenia veľkých podnikov, keď objavenie sa novej zmluvy privedie personalistu do strnulosti - bol vypracovaný už dávno, ale dostal sa do rúk až teraz a nebol pridelené číslo. Potom sa dokument jednoducho očísluje dátumom uzavretia - a problém je vyriešený.
Kde kúpiť knihu účtovníctva pracovných zmlúv?
Časopis je možné zakúpiť v predajni hotových tlačív, cez internet alebo si stiahnuť vhodný formulár pre vašu firmu na vybranej webovej stránke. Podnik môže viesť účtovníctvo v akejkoľvek forme na základe špecifík svojho druhu činnosti a vedenia záznamov papierová forma alebo elektronickej forme.
Tento časopis nie je drahý - asi 300 rubľov. No táto nepatrná čiastka pomôže organizácii zefektívniť tok personálnej práce a zvýšiť efektivitu personalistu.
Pre kvalitné a správne vedenie evidencie je potrebné včas evidovať všetku dostupnú, ako aj došlú a odoslanú dokumentáciu.
Vestník na evidenciu pracovných zmlúv: pravidlá a vzor vyplnenia
To platí tiež personálna práca.
V podnikoch štátne aj súkromný pozemokčasto dochádza k fluktuácii zamestnancov alebo dočasnému zamestnávaniu osôb na obdobie vykonávania dočasných pracovných funkcií.
V záujme zefektívnenia vnútornej štruktúry personálnej práce súvisiacej s prijímaním a prepúšťaním zamestnancov sa navrhuje viesť evidenciu v registri pracovných zmlúv.
Tento dokument zobrazí dátumy začiatku a konca. pracovná činnosť, ktorú možno uplatniť napríklad po strate zošita a v iných prípadoch vyžadujúcich potvrdenie.
Riadok vyplnený v registri pracovných zmlúv je účet. V tom istom dokumente vedie personálne oddelenie evidenciu dodatkov k pracovným zmluvám, ktoré obsahujú spresnenia, zmeny alebo doplnky k dokumentu, ktorým sa ustanovujú pracovné podmienky.
Navrhovaná podoba časopisu a jeho kompletizácia
Formulár denníka upravujúci evidenciu pracovných zmlúv je jednoduchý a každý, dokonca aj neskúsený personalista, príde na to, ako ho správne vyplniť.
Podľa jednotných štátnych noriem a požiadaviek stanovených v GOST R 51141-98 a tento dokument pozostáva z nasledujúcich stĺpcov:
- prvý stĺpec označuje čísla v poradí;
- druhý stĺpec je dátum, ktorý označuje, kedy bola zmluva uzavretá;
- tretí stĺpec je číslo, ktoré je zaznamenané priamo na tlačive pracovnej zmluvy;
- štvrtý stĺpec - číslo uvedené na tlačive pracovnej zmluvy;
- piaty a šiesty stĺpec uvádza číslo a dátum zmluvy (napríklad dátumy zmien pracovných podmienok alebo prepustenia);
- siedmy stĺpec - celé meno zamestnanca (priezvisko je napísané celé a iniciály sú skrátené);
- ôsmy stĺpec je poznámka, ktorá odráža niektoré dôležité nuansy súvisiace s osobitosťami zmluvy medzi zamestnávateľom a zamestnancom, napríklad brigády, skončenie pracovnej zmluvy a ďalšie dôležité body.
Ako vzor na vyplnenie registra pracovných zmlúv možno uviesť:
Register pracovných zmlúv a dodatkových dohôd musí byť prešitý syntetickou niťou a každá strana musí byť očíslovaná. Na to slúži kontrolná plomba, čo je zariadenie, podľa ktorého nie je ťažké rozpoznať, či sa do dokumentácie nedostali neoprávnené osoby.
Pred registráciou dokumentácie je potrebné vyplniť titulnú stranu personálneho dokumentu:
- úplný názov podniku (štát resp súkromná forma vlastníctvo, na tom nezáleží)
- názov dokumentu, dátum začiatku a konca vyplnenia.
Ďalej je potrebné uviesť sériové čísla na všetky dostupné strany, dokonca aj prázdne, ale výnimka bude iba pre prvú stranu, pretože na nej je navrhnutý formulár na vyplnenie denníka. Na druhej strane sú informácie o zamestnancovi, ktorý vykonáva funkciu personalistu, ktorý vedie register pracovných zmlúv a dodatkových dohôd.
Odporúča sa, aby boli tieto údaje usporiadané do tabuľky, pretože zamestnanci sa môžu meniť. Doba uchovávania tohto dokumentu musí byť najmenej 75 rokov, pretože počas života zamestnanca môžu byť potrebné akékoľvek objasnenia týkajúce sa jeho činností v podniku.
Formulár a vedenie denníka dodatočných dohôd k pracovným zmluvám
Vedenie personálnej evidencie pre evidenciu dodatočných zmlúv možno viesť aj v samostatnom denníku. Navrhovaná forma tohto dokumentu je nasledovná:
- prvý stĺpec je číslo, ktoré vyjadruje poradie, v ktorom sú dokumenty uvedené;
- druhý - je uvedený dátum uzavretia dohody;
- tretí - je uvedené poradové číslo dohody;
- štvrtý - priezvisko (celé), iniciály v skrátenej forme;
- piaty - je uvedená pozícia zamestnanca a druh práce;
- šiesta je jednotka, v ktorej je zamestnanec registrovaný;
- siedmy - uvádza číslo a číslo pracovnej zmluvy;
- ôsmy - označuje dátum začiatku zmluvy a dobu jej platnosti;
- deviaty - zhrnutie dohody;
- desiata poznámka.
Tieto grafy sú umiestnené na dvoch rozbalených stranách.
Titulnú stranu vypĺňa vedúca osoba práca personálnej kancelárie. Označuje názov organizácie a dátum začiatku a konca zaznamenávania. Ako príklad vyplnenia denníka pracovné zmluvy pri pracovných zmluvách môžete použiť vyššie uvedenú možnosť, ale pamätajte na to, že chýbajúce kolónky je možné zadať ľubovoľne.
Potreba ťažby dreva
Pre pohodlie a minimum papierových dokumentov sú v archíve uložené evidenčné denníky dohôd a pracovných zmlúv.
Ak potrebujete vydať potvrdenie o predchádzajúcom pracovisku alebo rozhodnutie o akomkoľvek inom dôležitá otázka spojené s prípravou dokumentácie do zamestnania, potom bude vhodný evidenčný denník. Záznamy v denníkoch tiež naznačujú, že zamestnanec pracoval určitý čas v tomto konkrétnom podniku.
V prípade chyby personalistov pri vypĺňaní denníka, napríklad namiesto sériového čísla bol vykonaný záznam s číslom priamej zmluvy, doklad je možné zrušiť administratívny dokument v podniku a založiť nový. Nebude to veľká chyba.
Ak potrebujete kvalifikovanú radu v súvislosti s vašou situáciou, zavolajte na číslo uvedené v hornej časti stránky alebo pošlite otázku prostredníctvom formulára v pravej dolnej časti obrazovky. Náš špecializovaný právnik Vám promptne odpovie a vyrieši Váš problém!
Súvisiace články
Register pracovných zmlúv: žiadosť, pravidlá správania, odporúčania
- Dopyt po denníku pracovných zmlúv
- Číslovanie záznamov
- účtovníctvo
- Chyby protokolovania
Hoci register pracovných zmlúv nie je povinný, jeho používanie je celkom pohodlné a užitočné. Rosarchive vo svojom uznesení zo 6. septembra 2000 vymenoval, ktoré dokumenty v podniku treba brať do úvahy.
Dopyt po denníku pracovných zmlúv
Uvedené uznesenie nešpecifikuje, akou formou sú organizácie povinné viesť evidenciu pracovné zmluvy a dohody k nim, takže podnik má právo si túto formu sám zvoliť. Ak použijete knihu, potom ju pred archiváciou nebude potrebné zošívať a zapečatiť, ale bude potrebné ju skladovať 75 rokov. Časopis povolí pri akomkoľvek kontroverzná situácia rýchly prístup k údajom, ktoré potrebujete.
Ak sa ktorýkoľvek prepustený zamestnanec obráti na súd a prostredníctvom neho požiada o informácie o pracovnej zmluve, je dôležité tak urobiť bezodkladne – v opačnom prípade bude súd úmyselne podaný proti organizácii. Časopis navyše umožňuje optimalizovať pracovný tok a bezodkladne riešiť interné organizačné záležitosti.
Aby ste nestrácali čas kupovaním alebo riadením stránok na zapisovanie do denníka, použite odkaz: stiahnite si vzorový denník registrácie pracovnej zmluvy. Dôležitá rada pre podnikateľov: nestrácajte čas ani na jednoduché rutinné úlohy, ktoré možno delegovať. Presuňte ich na nezávislých pracovníkov „Execute.ru“. Zaručená kvalitná práca na čas alebo vrátenie peňazí. Ceny aj za vývoj webových stránok začínajú od 500 rubľov.
Ako vidíte, stránky sú už pripravené na úplné zaúčtovanie. V poznámkach ku každému záznamu môžete uviesť ďalšie informácie o tom, akú prácu vykonával prijatý zamestnanec a aký bol výsledok.
Číslovanie záznamov
Pomerne často sa ľudia pri vedení registra pracovných zmlúv a dodatočných dohôd stretávajú s problémami s číslovaním. Na správnu registráciu a číslovanie dokumentov je potrebné pamätať na niekoľko kľúčových bodov:
- V prvom stĺpci „Položka v objednávke“ sa v poradí zapíše číslo dokladu v denníku a uvedie sa dátum registrácie. Samotné číslo dokladu tu nie je potrebné vypisovať - na to slúži samostatný stĺpec.
- V treťom stĺpci „Číslo zmluvy“ je iba jeden stĺpec, ak je však zaregistrovaná dodatočná dohoda, jej číslo je zvyčajne uvedené v samostatnom stĺpci pod číslom 10.
Na uľahčenie vyhľadávania dokumentov vrátane dodatočných dohôd je však štruktúra denníka zvyčajne mierne upravená, najmä preto, že sa pre ňu nevyžaduje prísne vykazovanie. Stĺpec „Číslo zmluvy“ je možné rozdeliť na dva podgrafy, aby sa samostatne uvádzalo číslo dokladu a číslo dodatkovej zmluvy.
Ako viesť denník pracovných zmlúv a dodatkových dohôd
To umožní personalistovi pri práci s časopisom zhromaždiť informácie o každom dokumente, bez ohľadu na to, koľko ďalších dohôd je k nemu pridaných.
účtovníctvo
Forma denníka sa stáva základom pre vedenie dokumentu. Samotný denník je zostavovaný podľa všeobecných pravidiel Ruská kancelárska práca- nespôsobí žiadne zvláštne ťažkosti. Zvážte len niekoľko kľúčových bodov:
- Kryt musí byť odolný, pevný alebo polotuhý.
- Papier by mal byť lepený kancelársky papier, hustota nie menšia ako 60 gramov na meter štvorcový.
- Na titulnej strane je uvedený názov zamestnávateľa, ako aj názov dokumentu a dátumy jeho začiatku a konca.
- Všetky strany sú predčíslované.
- Prvá strana zostane prázdna alebo sa použije ako vzor výplne.
- Druhá stránka obsahuje informácie o zamestnancoch zodpovedných za prihlásenie. Tu sa uvádza poradové číslo, obdobie, osobné údaje, pozícia zamestnanca, dôvod vymenovania (príkaz alebo pokyn); podpísané zodpovednou osobou.
- Ďalej sa každé rozšírenie denníka používa na vyplnenie údajov. Okrem čísla v poradí, dátumu a čísla samotnej pracovnej zmluvy a dodatkovej dohody, osobné údaje, pozícia a povolanie zamestnanca, jeho štrukturálna jednotka, dátumy uzatvorenia a skončenia dohody, charakteristika je uvedená aj vykonaná práca.
- Posledná strana uvádza, kedy bol časopis zatvorený, zošitý, zapečatený a archivovaný. Dátum sa uvádza slovami, uvádza sa aj počet zmlúv a dodatočných dohôd, ktoré boli zapísané do denníka, počet vyplnených strán, pozícia a osobné údaje zamestnanca.
Chyby protokolovania
Ak sa počas protokolovania vyskytli chyby, bude potrebné ho pred plánovaním zatvoriť a spustiť nový. Najčastejšou chybou je uvádzanie čísel samotných dokladov do prvého stĺpca namiesto čísel v poradí, v akom sú v denníku uvedené. Spravidla tak vzniká problém pri prvom dodatočnom dohovore, v súvislosti s ktorým personalista zistí závadu.
Na poslednej strane predčasne uzavretého denníka by sa v tomto prípade mal urobiť záznam, že bol uzavretý práve v súvislosti s chybnou údržbou. Potom sa spustí nový časopis. V prípade potreby je možné informácie prepísať už bez chýb. Za takéto chyby neexistujú žiadne právne postihy ani sankcie.
Komentáre
Vzor registra pracovných zmlúv
Na registráciu pracovnej zmluvy zamestnávateľ individuálny daruje obci. Register pracovných zmlúv. Vzor pracovnej zmluvy so zamestnancom nájdete v článku vzor pracovnej zmluvy. Ohodnoťte tento vzor Pracovná zmluva s odborníkom, HLASUJTE za dokument, je anonymný a viditeľný pre každého. Vzor dokumentu si môžete stiahnuť tu. Vzor pracovnej zmluvy generálny riaditeľ bez Detailný popisúradné povinnosti. Príklady okien na prezeranie registra dohôd a okno na vyplnenie karty dohody. Daňová účtovná politika 22 
. Na našej stránke si môžete stiahnuť vzor pracovnej zmluvy z škodlivé podmienky kde je potrebné špecifikovať, uvádzame príklad. Vzor registra zmlúv s ukážkou vyplnenia si môžete stiahnuť tu. Zdroj Univerzálna referenčná kniha personalistu, Daňový bulletin. Vzorová kniha evidencie pracovných zmlúv dokument na stiahnutie zadarmo. Musíte však pamätať na to, že ide len o vzorový dokument Register zmlúv a. Tento register odráža postupy vytvárania, odosielania a prijímania. Vzor pracovnej zmluvy s predávajúcim. Vzor registra pracovných zmlúv 
. Evidencia pracovných zmlúv uzatvorených so zamestnancom odporúčané vzorové vyplnenie. Na vypracovanie vzoru štandardnej pracovnej zmluvy prijmeme ako zamestnanca. Vzor registra pracovných zmlúv vás. Stiahnite si vzorový dokument Register pracovných zmlúv uzatvorených so zamestnancami. Vestník na evidenciu pravidiel pracovných zmlúv a vzorové vyplnenie.Týka sa to papierových aj elektronickej verzii knihy účtovníctva pracovných zmlúv, opäť vzor plnenia. Na zadnej vnútornej strane obálky registra pracovných zmlúv je poznámka o jeho vyplnení a vzor jeho vyplnenia. Register pracovných zmlúv uzatvorených so zamestnancami 
.
Vestník evidencie pracovných zmlúv a doplnkov. dohody
Pracovná zmluva 2016 Vzor. Register zmlúv je neoddeliteľnou súčasťou toku dokumentov každej organizácie. REGISTRÁCIA PRACOVNÝCH ZMLUV REGISTROVANÝCH JEDNOTLIVÝMI INDIVIDUÁLNYMI ZAMESTNÁVATEĽMI. Darovacie zmluvy nájdete na našej stránke, bankové zmluvy, občianskoprávne zmluvy, vzory účtovnej dokumentácie. Register je osobitná forma účtovníctva a systematizácie akýchkoľvek informácií týkajúcich sa konkrétnych. Pohodlné a intuitívne rozhranie vám umožní jednoducho vytvoriť register všetkých pracovných zmlúv. Vydávanie peňažných prostriedkov podľa hlásenia sa vykonáva na základe vzoru registra pracovných zmlúv pre konateľa o vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu, ktorý. Vzor pracovnej zmluvy s vodičom 2016 na stiahnutie
Register pracovných zmlúv sa vytvára pomocou údajov a dátumu zmluvy, celého mena, funkcie, doby trvania zmluvy, na základe kariet zamestnancov, ktorí uzatvorili. Toto číslo je o 20,8 viac ako v roku 2016. Register pracovných zmlúv evidovaných zamestnávateľmi. Na zefektívnenie vedenia dokumentácie v personálnej oblasti môže byť potrebný register pracovných zmlúv, jeho vzor.
Tagy: práca, register, vzor, zmluvy
odpisový akt stavebná vzorka materiály Vzor ID novinára
Komentáre()
Zatiaľ žiadne komentáre. Váš bude prvý!
Vestníky registrácie pracovných zmlúv a dodatočných dohôd
Register pracovných zmlúv
Na vedenie evidencie pracovných zmlúv sa v podniku alebo inštitúcii vedie osobitný denník. Táto forma dokumentácie je vhodná pre zákonné potvrdenie nielen uzatvárané medzi zamestnávateľom a dodávateľom dohody (zmluvy), ale aj na iné doplnkové dohody.
Protokol obsahuje krátke informácie o dokumente – názov, kedy bol vytvorený, odoslaný alebo prijatý.
Legislatíva o registri pracovných zmlúv
Neexistuje žiadny právny poriadok povinné menovaný časopis. Existuje požiadavka len na takéto účtovanie (evidovanie v knihe) pracovných kníh. Dodatočné dohody sú stanovené v akejkoľvek forme. Pred odoslaním registratúrnej knihy do archívu sa táto preblikne a opečiatkuje. FAS reguluje trvanlivosť tento register- 75 rokov.
Avšak, v súlade so súčasnými požiadavkami na kancelársku prácu, všetky dokumenty prijaté podnikom a vyžadujúce odpoveď alebo obsahujúce informácie o pozadí, musí byť zaregistrovaný. Existuje aj Zoznam štandardných dokumentov (riadiacich), ktoré sa zverejňujú v rámci činnosti podniku alebo inštitúcie a majú obmedzenú dobu uchovávania. V tomto Zozname sa spomína aj kniha registra pracovných zmlúv. Zástupcovia GIT, ktorí kontrolujú všetkých zamestnávateľov, musia tento účtovný doklad preskúmať.
Ako je to v praxi?
Samotní personalisti hovoria o registračnom denníku ako o vhodnej forme systematizácie podnikových dokumentov. Umožňuje vám rýchlo nájsť požadovanú zmluvu, dohode alebo si zistite jeho polohu. Napríklad pri podávaní sťažnosti zamestnancovi na súde sa môže vyžadovať výpis z registračnej knihy podniku. Ak chýba, môže to do určitej miery nehrať v prospech zamestnávateľa v procese rozhodovania súdu.
Od tohto denníka sa bude vyžadovať aj príprava potvrdení na predloženie na ďalšie pracovisko o povolaní v predchádzajúcom. V časti „Poznámka“ zanechávajú poznámky o špecifikách vykonávanej práce (povinnosti) prijatých zamestnancov. V praxi personalisti spúšťajú registračný denník v súlade s určitými odporúčaniami - s povinným podpisom prvej osoby, ako aj s pečiatkou podniku. Toto je uvedené na prvej strane, dátum začiatku údržby je nalepený. Kniha musí byť zošitá.
Uvedený účtovný postup umožňuje personálnemu manažérovi, inšpektorovi alebo vedúcemu OK kedy iný druh kontroly (vrátane finančných) na poskytnutie právne potvrdenej odpovede ohľadom zmlúv alebo dodatočných dohôd (ich prítomnosť/neprítomnosť).
Preťaženie personálnych oddelení (aj v malých podnikoch) množstvom dokumentov je známe. Ich zamestnanci často vedú až tucet rôznych časopisov naraz. Napriek tomu pracovné zmluvy, ako základný dokument vzťahu medzi zamestnávateľom a zamestnancami, má zmysel sa registrovať, aby bolo zabezpečené správne číslovanie interných právnych aktov.
Vyplnenie registračného denníka: aké sú pravidlá?
Zákonník práce ustanovuje normy, práva a povinnosti zamestnávateľa vo vzťahu k zamestnancov. Na jeho základe, berúc do úvahy špecifiká podniku, sa vypracuje zmluva (pracovná zmluva) zamestnávateľa a každého zamestnanca.
Takáto dohoda sa vydáva v dvoch kópiách: každá musí mať pečať inštitúcie, vedúci podpíše osobný podpis, uvedú sa údaje zamestnanca (podľa pasu). Jedno vyhotovenie sa založí do osobného spisu zamestnanca, druhé sa mu odovzdá do rúk proti jeho podpisu. Tento postup sa vzťahuje na všetky druhy práce: nielen na hlavnú, ale aj na čiastočný úväzok. Ak v tejto organizácii (v podniku) existuje kniha registrácie zmlúv, zamestnanec sa podpíše v určitom stĺpci.
Pri súčasnej prevahe elektronickej správy dokumentov a podávania správ vyvstáva otázka, či sú potrebné papierové analógy, konkrétne registračné knihy. Tieto knihy môžu byť vydané v elektronickej a/alebo papierovej forme. Pri zistení nezrovnalostí v záznamoch zostáva preferencia papierovej verzie.
Vytvorenie papierovej verzie časopisu
Existuje minimálny súbor požiadaviek na dizajn registračného denníka. Musí byť úhľadne prešitý, overený podpisom zamestnávateľa a pečiatkou, strany sú očíslované. Neexistujú žiadne prísne pravidlá týkajúce sa formulára, ale bol vyvinutý zoznam preferovaných stĺpcov s cieľom zadať nové údaje a rýchlo nájsť požadované dokumenty.
Vzhľadom na špecifiká podniku, počet zamestnancov, sú zaznamenané niektoré ďalšie údaje. Napríklad názov štrukturálnej jednotky, zastávaná pozícia. Priraďte stĺpec pre register zamestnancov, s ktorými nejde o pracovnú zmluvu, ale zmluvu. Alebo zadajte tieto informácie do „Poznámok“.
Na vedenie tohto denníka je určená zodpovedná osoba. Jeho celé meno s uvedením pozície, ako aj poradie (číslo a dátum) sú uvedené na konkrétnej stránke. Na posledný dajú dátum a rok ukončenia knihy, opäť pomenujú vystavenú objednávku a dátum presunu do archívu.
Ak sa zistí chyba v údržbe alebo iné nepresnosti, osoba zodpovedná za denník to upozorní. Takéto vynechanie sa dokumentuje osobitným účtovným zápisom. Prednosta vydá príkaz na jeho predčasné uzavretie a personalisti prenesú tento register do archívu.
Elektronická verzia časopisu
Elektronická forma referencie vám umožňuje rýchlo nájsť potrebné informácie a zadajte nový. V MS Excel je zvykom viesť registračný denník vo forme tabuliek.
Výhody elektronickej dokumentácie:
- systematizácia personálnej práce;
- rýchle vyhľadávanie požadovaného dokumentu;
- zníženie zložitosti procesu zadávania údajov;
- kontrola účtovníctva dokladov a ich vyhotovenie;
- v prípade potreby zverejnenie kópií dokumentov (objednávky, výpisy);
- uchovávanie dokumentov predložených pri prijatí do práce v elektronickej podobe (žiadosti o prijatie, životopisy, dotazníky a pod.).
Za predpokladu elektronický formát a osobnú kartu zamestnanca (T-2). V tomto formulári je ľahké a rýchle vykonávať zmeny a doplnky dokumentu. Ak si niektoré údaje vyžadujú osobný podpis, karta sa uchováva v bežnej papierovej forme.
Ďalšou požiadavkou na použitý program je ochrana proti zmene čísla. Vzhľadom na to, že dochádza k prepúšťaniu zamestnancov, zamestnávateľ môže pre svoje účely pristúpiť k zmenám v správe dokumentov. Preto sa registračný denník s číslovaním po roku vytlačí, zošije a odošle na uloženie.
Pravidlá ťažby
Šablónu dizajnu časopisu je možné upraviť na základe jeho obsahu. Formulár (s niekoľkými povinnými stĺpcami) môže nastaviť správca. Keď takýto zamestnanec odíde, vymenuje sa iný. Toto sa zapisuje do registračnej knihy. Na príslušných stranách je povinný názov inštitúcie, začiatok a koniec vedenia tohto dokumentu.
Evidenčná kniha dáva predstavu o počte zamestnancov - podľa pracovných zmlúv v nej evidovaných vám umožňuje kontrolovať každého. Takéto informácie uľahčujú prípravu štatistického výkazníctva právnickej osoby.
Ak sa zmení zmluva
Hlavné dôvody pre potrebu zmeny zmluvy sú tieto:
- preloženie zamestnanca na inú pozíciu;
- zmena druhu činnosti alebo podmienok jej vykonávania;
- nový zamestnávateľ (konateľ);
- odvolanie z úradu (práce).
Keď sa zmeny neobmedzujú na jeden alebo dva body, ale majú významnejší charakter, pripraví sa dodatočná dohoda. Informácie o jeho zverejnení sa zapisujú do registračnej knihy (je tam príslušný stĺpec). Takáto dohoda má pridelené číslo. Obsahuje číslo existujúcej zmluvy / číslo novej zmluvy.
Ak sú zmluvy a dohody zapísané v jednom denníku, ďalšie dohody sa číslujú od 1. čísla zmluvy každého zamestnanca. Pre prehľadnosť sú informácie o každom zamestnancovi zapísané na „ich“ stránke, na ktorej je vzostupne (od č. 1) evidovaná zmluva a dodatočné dohody.
Pri zmene pracovných podmienok, ktorá spôsobí nesúhlas zamestnanca, zamestnávateľ ponúkne (písomnou formou) inú prácu zodpovedajúcu kvalifikácii zamestnanca. Ak to nie je možné, ponúka sa iná ponuka – s nižšou sadzbou. Ako možnosť - pozícia s nižším poradím. Zamestnanec musí dať písomný súhlas, po ktorom pripraví dodatočnú dohodu k existujúcej pracovnej zmluve. Vo zverejnenom novom dokumente sú upravené zmeny v pracovných podmienkach a pozíciách. Dodatočné dohody sú predmetom registra a vypracúvajú sa rovnakým spôsobom ako postup stanovený na uzatváranie pracovných zmlúv.
V podnikoch so solídnym personálom personalisti praktizujú udržiavanie skutočnej registrácie dodatočných dohôd - je to pohodlnejšie na nájdenie správneho dokumentu.
Ako sa vypĺňa denník dodatočných zmlúv?
Podobne ako v knihe registra zmlúv. Do zvýraznených stĺpcov sa zapisuje: číslo v poradí dohody, dátum vykonania zápisu, celé meno zamestnanca, pridelená pozícia (druh vykonávanej práce), doba platnosti a druh zmeny (napríklad vymenovanie nového platu).
Neexistuje žiadna povinná požiadavka na vedenie samostatného denníka registra dodatočných zmlúv. Takéto informácie sú zaznamenané v hlavnom časopise vo vyhradenom stĺpci. Keď zmluva prechádza opakovanými zmenami, nie je veľmi vhodné ich opraviť. V tomto prípade je najlepšou voľbou elektronický formát.
Ako sa evidujú zmluvy?
V mnohých podnikoch existuje aj zmluvná forma registrácie vzťahov. V tomto prípade sa tieto doklady evidujú rovnako ako pracovné zmluvy. Či budú dohody a zmluvy zaznamenané v tej istej knihe alebo rozdielne - výber je na správe podniku. Pre každý typ dokumentu môžete otvoriť dve knihy s vlastným číslovaním.
Pre pohodlie používajú personalisti číslovanie nie cez, ale s dátumom a sériovým číslom. Napríklad 10/02-3 - je jasné, že zmluva bola zaregistrovaná 10.02. Tento prístup je vhodný najmä pre veľké podniky. Pre personalistu môže byť ťažké vypracovať predtým vypracovanú zmluvu. V tomto prípade mu je pridelené číslo podľa dátumu uzavretia.
Kde sa predávajú knihy, v ktorých sú zapísané zmluvy?
Takéto knihy sa teraz dajú ľahko kúpiť cez internet, ako aj v maloobchodných predajniach, ktoré predávajú prázdne produkty. Vedúci (zamestnanec) personálneho oddelenia si môže objednať knihu podľa zvolenej formy prijateľnej pre inštitúciu.
Je potrebné viesť tento druhčasopis vo vašej spoločnosti - výber je na vás. V praxi je evidenčná knižka skôr pomocníkom pri práci ako záťažou. Jeho údržba nezaberie veľa času, no značne uľahčuje a zefektívňuje prácu personalistov s dokladmi.
Organizácia je povinná uchovávať zdrojové dokumenty, vrátane pracovných zmlúv a dodatkových dohôd so zamestnancami. Ak je tok dokumentov spoločnosti veľký, môže byť ťažké nájsť správnu zmluvu v priečinkoch. Pomáha denníku jázd.
Je povinné viesť denník (knihu) evidencie pracovných zmlúv a dodatkových dohôd
Registračný denník je voliteľný dokument. Vypĺňa sa pre uľahčenie vedenia evidencie dokumentácie. V knihe sa zapisuje poradové číslo zmluvy, dátum uzavretia, celé meno zamestnanca. Registrácia opravuje skutočnosť vytvorenia dokumentu a vydáva sa v súlade s GOST R51141–98. Prípady, keď je denník užitočný:
- súdne spory pri prepustení zamestnanca;
- vystavenie potvrdenia o zamestnaní pre zamestnanca na novom pracovisku;
- pri vyhľadávaní dokumentov pre interné použitie.
Pri preberaní kópie zmluvy do rúk zamestnanec pripojí svoj podpis, ktorý potvrdzuje, že má dokument.
Niektorí zamestnávatelia zaznamenávajú do denníka nielen informácie o zmluve, ale aj informácie o úradné povinnosti zamestnanec, komentuje výsledky svojej práce.
Organizácia je povinná viesť a na požiadanie poskytnúť regulačným orgánom register pracovných zmlúv, ak je to uvedené v účtovnej politike ako primárny podkladový dokument.
Kto a ako vypĺňa register
Vedenie knihy jázd je zodpovednosťou personalistu. Po vyplnení knihy sa podpíše ako zodpovedná osoba.
Evidenciu pracovných zmlúv je možné vystaviť v jednoduchom zošite alebo si môžete zakúpiť účtovnú knihu v predajni kancelárskych potrieb. Nechýba ani možnosť elektronickej údržby s následnou tlačou.
Zloženie účtovného dokladu - názvy, počet a obsah stĺpcov vypracuje personálny špecialista a koordinuje ho s vedúcim organizácie.
Ukážka vyplnenia v tlačenej forme
Napriek absencii zákonné požiadavky do registra pracovných zmlúv platia všeobecné pravidlá pre vypĺňanie účtovných kníh.
Pri zostavovaní časopisu v tlačenej podobe je v prvom rade potrebné vyplniť titulnú stranu. Uveďte na ňom:
- názov spoločnosti;
- dátum začiatku zaznamenávania (pre dátum ukončenia ponechajte prázdne)
- Meno vedúceho organizácie a zodpovednej osoby.
Očíslujte strany a vytvorte tabuľku. Typické grafy:
- evidenčné číslo;
- dátum uzavretia zmluvy;
- číslo zmluvy;
- zmluvný čas;
- Celé meno zamestnanca;
- pozícia;
- povaha vykonávanej práce;
- komentáre a poznámky;
- podpis zamestnanca;
- podpis zodpovednej osoby (HR špecialistu).
Ak chcete, môžete do tabuľky pridať ďalšie stĺpce - kontakty na zamestnancov, výsledky výkonnosti, štrukturálna jednotka spoločnosti, kde bude špecialista pracovať.
Informácie o každej zmluve zadajte do samostatného riadku. Medzery medzi riadkami nie sú povolené. Chyby je možné opraviť akýmkoľvek spôsobom uvedeným v primárnej dokumentácii. Chybný údaj prečiarknite jedným riadkom a nad neho uveďte opravené údaje. Vedľa neho uveďte podpis zodpovednej osoby a dátum zmeny.
Na poslednej strane časopisu urobte certifikačnú poznámku s uvedením počtu strán, celého mena a funkcie vedúceho a dátumu. Vložte podpis vedúceho a pečať organizácie.
Typické účtovné denníky predávané v obchodoch sú prešívané a vybavené kontrolnou pečaťou. Ak takýto denník používate, zapíšte si jedinečné číslo pečate do certifikačného záznamu.
Elektronická verzia
Je povolené používať elektronickú verziu registra pracovných zmlúv. Stiahnite si šablónu, vyplňte titulnú stranu a v prípade potreby upravte stĺpce.
Nevýhoda elektronickej verzie spočíva v tom, že zamestnanec nemôže zanechať svoj podpis včas, pričom dostane kópiu zmluvy alebo certifikát. o súdne spory ako prvý sa považuje papierový denník.
Čas použiteľnosti
Papierový časopis má platnosť jeden rok a potom je odoslaný do archívu, kde sa podľa odseku „c“ čl. 695 Zoznamu typických manažérskych archívne dokumenty, musí sa uchovávať 75 rokov.
V elektronickej podobe časopis existuje aj rok a potom ho treba vytlačiť, zošiť, podpísať prednostovi a odovzdať do archívu.
Nesprávne vyplnený denník môže byť uzavretý v predstihu. K tomu stačí na poslednú stranu ručne napísať dôvod, prečo s prihlasovaním končíte, napríklad z dôvodu chýb pri registrácii zmlúv. V tomto prípade uveďte čísla nesprávne zaznamenaných dokladov.
„O registrácii pracovných zmlúv v Zákonníku práce nie je ani slovo,“ môžu namietať niektorí neskúsení ľudia kancelárskych pracovníkov a majú pravdu len čiastočne. Irina Murnina, obchodná konzultantka, autorka a vedúca seminára, sa delí o svoje praktické skúsenosti.
V Zákonníku práce Ruská federácia veľmi podrobne je popísaný obsah, podmienky, postup pri uzatváraní mnohých ďalších aspektov pracovnej zmluvy, najdôležitejšieho dokumentu pre vzťah medzi zamestnancom a zamestnávateľom.
Datovanie pracovnej zmluvy
Pracovné zmluvy sa vypracúvajú, evidujú a uchovávajú personálna služba organizácií. Kde počet zamestnancov malý (v praxi - nie viac ako 100 ľudí), personálna práca je spravidla pridelená hlavnému účtovníkovi alebo tajomníkovi vedúceho. Pridelenie zodpovedností za vykonávanie personálnej práce musí byť formalizované príkazom vedúceho. V súlade s tým pracovné zmluvy udržiavajú a uchovávajú buď personalisti organizácie, alebo úradníci oprávnení vykonávať personálnu prácu.
Dátum pracovnej zmluvy je nalepený na začiatku, pod názvom dokumentu - pracovná zmluva. zaplatiť Osobitná pozornosť na tento dátum. V súlade s čl. 68 Zákonníka práce Príkaz Ruskej federácie (pokyn) o prijatí do zamestnania sa zamestnancovi oznámi proti prijatiu do troch dní odo dňa podpísania pracovnej zmluvy.
Najlepšou možnosťou je vyhotovenie pracovnej zmluvy a príkazu na prijatie zamestnanca v prvý pracovný deň. Zmluva je vyhotovená, datovaná, podpisy a pečiatka organizácie - zdá sa, že na mieste môžu byť odovzdané zamestnancovi (článok 67). Na vydanie je však priskoro, pretože po uzavretí pracovnej zmluvy ju treba zadať do registračného formulára. „O evidencii pracovných zmlúv v Zákonníku práce nie je ani slovo,“ môžu mi namietať niektorí neskúsení úradníci a budú mať pravdu len čiastočne, pretože Zákonník práce je federálny zákon, ktorý by nemal a nemôže podrobne predpisovať zjavné skutočnosti.
A číslovanie?
Registrácia dokumentu zaznamenáva skutočnosť jeho vytvorenia alebo prijatia organizáciou. Predpokladajme, že zmluva bola vypracovaná, podpísaná, dátum bol stanovený, ale číslo nebolo. To znamená, že dokument bol vytvorený, ale táto skutočnosť bola čiastočne zaznamenaná. Buď zabudli, alebo nechceli: „Prečo potrebujeme ďalšiu byrokraciu? Nuž a potom na súde môže nastať problém s preukázaním pravosti takejto dohody, jej vyhotovenia zákonom predpísaným spôsobom a v r. štatutárne podmienky. A zákon hovorí úplne jasne: „Písomne najneskôr do troch pracovných dní odo dňa skutočného prijatia zamestnanca do práce“ (článok 67 Zákonníka práce Ruskej federácie). A ten, kto porušil tento zákon, bude vinný.
V tomto prípade súd všetky otázky o porušení zákona zašle zamestnávateľovi, a nie zamestnancovi, pretože zamestnanec pracovnú zmluvu nevyhotovuje sám za seba - je to povinnosť zamestnávateľa. A potom je to pre pracovníka jednoducho nemožné. Takže zamestnávateľ bude musieť preukázať zákonnú poslušnosť všetkými dostupnými prostriedkami, vr. a prostredníctvom evidencie pracovných zmlúv.
Takže pred vydaním jedného kópie (originálu) pracovnej zmluvy do rúk zamestnanca je potrebné dokument zaevidovať v Register pracovných zmlúv so zamestnancami spoločnosti. Číslo je nalepené na všetkých vyhotoveniach zmluvy, hneď za názvom dokumentu „Pracovná zmluva č. 00“, alebo pod názvom dokumentu:
Pracovná zmluva
Ak sa registrácia vykonáva na papieri, potom musí mať takýto časopis očíslované strany, zošité, zošnurované a potvrdené podpisom vedúceho a pečaťou organizácie. Pre elektronická registrácia je potrebné zabezpečiť chýbajúcu možnosť presúvania počtov, hoci sa zdá, že presúvanie počtov pracovných zmlúv je nereálne. Jednu kópiu si totiž ponechá zamestnanec. A berúc do úvahy aj tých, ktorí už prestali... Ale v praxi je u nás možné všetko, preto je lepšie hrať na istotu.
Forma denníka je ľubovoľná, ale zadávajú sa doň všetky potrebné údaje, vďaka čomu dokument rýchlo nájdete.
Register pracovných zmlúv môže napríklad obsahovať nasledujúce kapitoly:
- Dátum a číslo pracovnej zmluvy zamestnanca, s ktorým je uzatvorená pracovná zmluva.
- Pozícia, miesto výkonu práce, kontaktné telefónne číslo.
- Druh práce (hlavná, polovičný úväzok).
- Doba trvania pracovnej zmluvy.*
- Dostupnosť skúšobnej doby (dátum začiatku a konca).
- Dátum a číslo objednávky na prijatie do zamestnania.
- Dátumy a čísla dodatkov k pracovnej zmluve.
- Číslo prípadu, v ktorom sa podáva pracovná zmluva.
* Uveďte dobu určitú alebo neurčitú, uveďte dátumy nástupu do práce, pri pracovných zmluvách na dobu určitú aj dátum skončenia.
V prípade potreby môžete túto tabuľku doplniť o ďalšie stĺpce alebo vylúčiť z pohľadu odborníka nepotrebné pozície.
Číslo zmluvy môže byť obvyklé poradové číslo podľa poradia registrácie, alebo môže byť doplnené o digitálne alebo písmenové označenie štruktúrnej jednotky, do ktorej je zamestnanec prijatý, iné dodatočné kódy, ktorá vám umožňuje rýchlo a efektívne vykonávať vyhľadávanie a informácie a referenčnú prácu s pracovnými zmluvami.
Jedna kópia - v rukách zamestnanca
Pracovná zmluva je vyhotovená, vyhotovená a podpísaná oboma zmluvnými stranami v dvoch vyhotoveniach. Pre určité kategórie zamestnancom možno poskytnúť na vykonanie pracovnej zmluvy viac kópií (článok 67 Zákonníka práce Ruskej federácie).
Podpis zástupca zamestnávateľa pečať organizácie (pre zamestnávateľov - právnických osôb), a pre zamestnanca sú uvedené v plnom rozsahu údaje o pase .
Jedno vyhotovenie registrovanej pracovnej zmluvy dostane zamestnanec proti prijatiu na inej kópii, ktorý bude vedený zamestnávateľom (pozri vyššie uvedený článok Zákonníka práce). Okrem toho zamestnanec osobne a ručne zapíše do pôvodnej zmluvy: "Prijatá jedna kópia pracovnej zmluvy zo dňa 00.00.0000 č. 00" , potom kladie tvoj podpis , označuje dekódovanie podpisu (iniciály, priezvisko) a Dátum prijatia vašu kópiu zmluvy. Zamestnanec môže v príslušnej kolónke podpísať aj kópiu pracovnej zmluvy Register pracovných zmlúv . Toto absolútne nie je potrebné, zákon to neupravuje a absencia podpisu vo vestníku (na rozdiel od originálu pracovnej zmluvy) nie je porušením.
Otázna úspora
V praxi sa pomerne často vyhotovuje pracovná zmluva v jednom vyhotovení, ktoré si ponechá zamestnávateľ. Do rúk zamestnanca sa v lepšom prípade vydáva overená kópia alebo jednoducho (bez overenia) fotokópia pracovnej zmluvy. Pripomíname vám to fotokópia nie je dokument , a takéto „inovácie“ s cieľom ušetriť čas a/alebo zatajiť zamestnancovi priame informácie o jeho práci v tejto organizácii sú jasným porušením zákona, najmä už spomínaného § 67 Zákonníka práce.
Nečakajte, že vám to nejako „prejde“. Prípad sa možno nedostane až na súd, no najbližšia kontrola toto porušenie odhalí, definitívne potrestá a prinúti vás do mesiaca naplniť porušenú normu zákona. Takže „úspora času a papiera“ v súčasnej fáze sa môže v budúcnosti vypomstiť.
Dôležité! Písomná forma uzatvorenia pracovnej zmluvy, jej vyhotovenie v dvoch rovnopisoch s následným vydaním jedného rovnopisu do rúk zamestnanca Je povinné, a to na hlavný pracovný pomer aj na polovičný úväzok.
Kde a ako uchovávať pracovnú zmluvu
Kópia pracovnej zmluvy, ktorá zostáva u zamestnávateľa, sa zvyčajne ukladá do súkromné podnikanie(pre štátnych zamestnancov), ktorý sa ukladá v súlade s čl. 656 Zoznamu typických manažérskych archívnych dokumentov vytvorených v priebehu činnosti vládne agentúry, orgány miestna vláda a organizácie s uvedením lehôt uloženia s uvedením lehôt uloženia 75 rokov s následným predložením do archívu. Ak sa nevedú osobné spisy zamestnancov, tak sa pracovné zmluvy zamestnancov zakladajú v samostatnom spise.
V súčasnosti prebieha diskusia medzi úradníkmi a archivármi o realizovateľnosti skrátenia doby uchovávania. personálne doklady do 50 rokov. Ale aj pri tomto prístupe zostáva doba použiteľnosti pracovných zmlúv veľmi dôležitá, pretože tieto dokumenty slúžia dôkazová základňa v prípade problémov nielen počas obdobia práce u konkrétneho zamestnávateľa alebo bezprostredne po prepustení, ale aj počas obdobia poberania starobného dôchodku, v prípade nesprávneho vyplnenia, straty pracovnej knihy.
Pomocou pracovných zmlúv potvrdzujú doby práce, prítomnosť škodlivých a (alebo) nebezpečné podmienky práce a mnoho ďalších faktorov ovplyvňujúcich veľkosť dôchodku, ktoré pre nás všetkých, podobne ako zima pre komunálne služby, prídu celkom nečakane, no nevyhnutne.
I.V. Murnina
konzultant na
vedenie záznamov, autor a vedúci seminára