Aké interné dokumenty by mala mať organizácia. Zoznam požadovaných personálnych dokladov Aké doklady má personálne oddelenie viesť

Je potrebný pre každý podnik bez ohľadu na formu vlastníctva, činnosť a počet zamestnancov. Pre jej kompetentné a kvalifikované správanie sa musíte orientovať v pracovnom práve, sledovať zmeny v legislatíve a mať zručnosti v oblasti práca personálnej kancelárie.

Čo je to personálne účtovníctvo a prečo je to potrebné?

Neoddeliteľnou súčasťou činnosti každej spoločnosti je personálna evidencia. Ide o zákonom upravenú prácu o evidencii, účtovníctve a sledovaní pohybu zamestnancov organizácie.

HR aktivity zahŕňajú:

• prijímanie zamestnancov;
• prepúšťanie;
• horizontálne (prestup medzi oddeleniami) a vertikálne (napríklad kariérny rast) pohyby;
• Pracovné cesty;
• práceneschopnosť;
• časový výkaz;
• dovolenky (akéhokoľvek druhu - ročné, bez mzdy, na tehotenstvo atď.);
• osobné karty pre každého zamestnanca a pod.

Platí to aj pre personálne obsadenie:

• dirigovanie vojenská registrácia;
• regulácia Pracovné vzťahy;
• vytváranie a registrácia rôznych (napríklad pri prijímaní, povzbudzovaní zamestnanca atď.);
• organizácia práce a iné aspekty.

Všetka dokumentácia je vypracovaná iba v súlade s požadovanými normami a pravidlami. Niektoré formy sú zjednotené, iné sú zriadené v samotnom podniku.

Kompetentná organizácia personálnej evidencie rieši mnohé problémy a úlohy spoločnosti. Samozrejme, existujú tisíce nuancií, ale existujú základné body, ktoré platia pre každý podnik.

Ako organizovať a komu zveriť vedenie personálnej evidencie?

Existuje niekoľko spôsobov, ako organizovať účtovníctvo. Všetko závisí od charakteristík podniku a od toho, akú voľbu manažér urobí. Najbežnejšie možnosti:

Vytvorte celé HR oddelenie, ak spoločnosť zamestnáva veľa ľudí

A keď je personál malý, môžete si najať jedného špecialistu. Výhody tejto metódy spočívajú v tom, že prácu organizuje manažér tak, ako sa mu páči, a je regulovaná a kontrolovaná podľa vlastných zásad.

Existujú aj nevýhody: je ťažké skontrolovať profesionalitu najatého špecialistu, takže existuje riziko, že bude prijatý nie úplne kompetentný personalista.

Budete musieť minúť čas a peniaze na školenia alebo hľadať iného zamestnanca.

Výhody tejto možnosti organizácie účtovníctva spočívajú v tom, že ak bol človek odporúčaný, potom (možno) naozaj robí prácu, to znamená, že bol v prípade testovaný. Samozrejme, s takýmto personalistom si treba vyjednať pracovné podmienky tak, aby vyhovovali obom stranám.

Personálne záležitosti zverte účtovníčke alebo dobrej sekretárke

Plusy: Šetrí čas a peniaze. To znamená, že nie je potrebné vyberať personalistu a nevznikajú žiadne náklady na vedenie záznamov.

Nevýhody: hlavným problémom pri výbere tejto metódy je výkon zamestnancov extra práca po hlavnej, čo vedie k chybám, chybám, medzerám a elementárnej absencii požadované dokumenty. A samozrejme sú tu dôležité odborné znalosti na tému personálneho účtovníctva. A ak ich má tá istá sekretárka, tak riziko komplikácií v tento prípad je znížená na minimum. A naopak.

Zverte personálne účtovníctvo outsourcingovej organizácii

Dobre: ​​všetky personálne činnosti spadajú na plecia outsourcingovej spoločnosti, ktorá takúto zodpovednosť preberá na základe dohody. Okrem toho, že v personálnych záležitostiach je poskytovaná neustála a nepretržitá pomoc, výber tohto spôsobu výrazne znižuje náklady.

Nevýhody: musíte si vybrať dobre zavedenú, serióznu spoločnosť a tiež musíte vytvoriť interakciu, vytvoriť koncept pre prácu so špecialistami, ktorí budú pracovať mimo kancelárie.
Manažér si musí len vybrať pre neho najpohodlnejší a najvhodnejší spôsob vedenia personálnej evidencie, pričom zváži všetky klady a zápory každej metódy.

Pracovné funkcie personálneho pracovníka

V súlade s pokynmi a pracovnou zmluvou sa zamestnancovi ukladajú tieto povinnosti:

Toto je neúplný zoznam povinností personálneho pracovníka, požiadavky sú približné. Môže ich byť uvedených viac (alebo menej), ale celkovo práve tieto zručnosti a schopnosti musí mať personálny špecialista.

Personálne účtovníctvo: aké doklady sú potrebné?

Za normálnych okolností musí mať každý podnik tieto typy dokumentov týkajúcich sa zamestnancov:

• administratívne (osobné a výrobné zákazky);
• potvrdenie pracovnej činnosti;
• informácie a zúčtovanie;
• interná korešpondencia;
• protokoly kontroly a registrácie.

Niektoré personálne dokumenty celkom určite musí byť v spoločnosti. Tie obsahujú:
PVTR (interné pracovné predpisy);

Všetky dokumenty sa uchovávajú určitý počet rokov. Sú regulované:

• článok alebo paragraf Zákonníka práce;
• uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku;
• Federálny zákon a iné predpisy.

Ak niečo (návod, príkazy atď.) nie je k dispozícii, bude potrebné túto skutočnosť opraviť. Vo všeobecnosti je jednou zo zásad práce personalistu včasnosť. Veľmi to uľahčuje pracovné dni a dokonca dáva niektorým aktom právnu silu. To je vlastne veľmi dôležité – neriadiť súčasný biznis. Inak majú tendenciu rásť ako snehová guľa.

Organizácia personálnych záznamov: ako postupovať, kde začať?

Po usadení sa na novom mieste ako personalista musíte najskôr zrevidovať povinnú dokumentáciu. Ak sa ukáže (a stane sa), že niektoré dôležité papiere zo zoznamu chýbajú, treba ich obnoviť. Samozrejme, nebude možné vykonať takúto prácu za jeden deň.

Preto je potrebné vyzdvihnúť najdôležitejšie pozície a začať od nich. Skontrolujte prítomnosť a gramotnosť v dizajne (a ak potrebujete opraviť alebo zostaviť nový dokument): personálne obsadenie, plán dovoleniek, pracovné zmluvy, objednávky, evidencia v prac.

Evidovať pracovné zmluvy, objednávky pre personál. Vytvorte . Pochopte osobné karty (T-2). Pracujte s miestnymi predpismi.
Hlavná vec je dokončiť všetky aktuálne dokumenty včas. Práca založená na Zákonníka práce a obchodné pravidlá. A neničte papiere o personáli. Čas ich uloženia schvaľuje Spolkový archív („Zoznam ...“ zo dňa 06.10.2000).

Všetky účtovné doklady sú potrebné pre transparentnosť pracovnoprávnych vzťahov. Personálny systém stanovuje normy a princípy, ktoré zaisťujú stabilitu zamestnancov organizácie a administratívy vytvárajú priaznivé podmienky.

Automatizácia účtovníctva - 1C: výhody práce s programom

Viesť personálnu evidenciu najmä v veľká spoločnosť- Ide o nesmierne zodpovednú a vo svojom rozsahu obrovskú prácu. Ale tu sú chyby neprijateľné! Ale dnes existuje spôsob, ako automatizovať činnosť personalistov, čo môže výrazne uľahčiť a zjednodušiť prácu oddelenia, zlepšiť činnosť a výrazne znížiť riziko chýb.

Pomocou programu 1C môžete viesť záznamy podľa zákonné požiadavky. Databáza poskytuje bezpečné úložisko potrebné informácie zamestnancami. Ako sa hromadí, je možné vytvárať rôzne správy, ktoré môžu pomôcť pri analýze práce a vývoji nových smerov. Prehľady môžu vyzerať napríklad takto:

• miera fluktuácie zamestnancov;
• personálne štatistiky;
• pohyb pracovníkov a pod.

Program pomáha riešiť takmer všetky problémy a úlohy personálneho účtovníctva. Vedúci podniku má vďaka 1C možnosť získať informácie o stave vecí v tomto oddelení, analyzovať a robiť správne rozhodnutia o riadení. A tiež automatizácia vám umožňuje synchronizovať činnosti niekoľkých firemných služieb (účtovníctvo, personál, účtovné oddelenie), čo zvyšuje efektivitu práce a tiež vytvára všetky podmienky pre včasné vyplácanie miezd.

Záver

Ak to teda zhrnieme, môžeme si všimnúť nasledovné:

• Personálne účtovníctvo je nevyhnutnou súčasťou práce každého podniku.
• Existuje niekoľko spôsobov, ako organizovať účtovníctvo. Voľba je na vodcovi.
• Povinnosti personálneho pracovníka určuje pokyn a pracovná zmluva.
• Existuje zoznam súvisiacich dokumentov personálna práca ktorý musí byť prítomný v každej spoločnosti. A mali by ste začať svoju kariéru na personálnom oddelení kontrolou týchto konkrétnych dokumentov.
• Vedenie záznamov je oveľa jednoduchšie, ak je automatizované.

Personálne účtovníctvo je základom normálneho a efektívneho fungovania každého podniku. Preto k nemu treba pristupovať so všetkou zodpovednosťou.

V kontakte s

.

Koncepcia vedenia personálnej evidencie zahŕňa okrem dokumentovania pracovnoprávnych vzťahov so zamestnancami aj uchovávanie a používanie dokumentov v bežnej činnosti organizácie, skúmanie ich hodnoty a doručovanie dokumentov na archiváciu.

Hlavným regulačným aktom v tejto oblasti je federálny zákon z 22. októbra 2004 č. 125-FZ „O archívnictve v r. Ruská federácia". Tento federálny zákon upravuje vzťahy v oblasti organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov bez ohľadu na formu ich vlastníctva, ako aj vzťahy v oblasti správy archívov. v Ruskej federácii v záujme občanov, spoločnosti a štátu.

Článok 17 federálneho zákona z 22. októbra 2004 č. 125-FZ „O archívnictve v Ruskej federácii“ ustanovuje všeobecná povinnosť na zaistenie bezpečnosti dokumentov vrátane dokumentov o personáli pre akýkoľvek podnikateľský subjekt: vládne agentúry, telá miestna vláda, organizácie a občania podnikajúci bez vzdelania právnická osoba, počas lehôt ich uchovávania ustanovených federálnymi zákonmi, inými regulačnými právnymi aktmi Ruskej federácie, ako aj zoznamami dokumentov.

V súlade s článkom 3 federálneho zákona č. 125-FZ z 22. októbra 2004 „o archívnictve v Ruskej federácii“:

Archívny fond Ruskej federácie je historicky založená a neustále sa rozrastajúca zbierka archívnych dokumentov odzrkadľujúcich hmotný a duchovný život spoločnosti, s historickým, vedeckým, spoločenským, hospodárskym, politickým a kultúrnym významom, ktoré sú neoddeliteľnou súčasťou historického, resp. kultúrne dedičstvo národov Ruskej federácie súvisiace s informačnými zdrojmi a podliehajúce trvalému ukladaniu.

Archívny dokument znamená:

"hmotný nosič, na ktorom sú zaznamenané informácie, ktoré majú údaje umožňujúce ich identifikáciu, a vzhľadom na význam označených nosičov a informácií pre občanov, spoločnosť a štát podliehajú uloženiu."

Dokument Archívneho fondu Ruskej federácie zase znamená:

"archívny dokument, ktorý prešiel skúškou hodnoty dokumentov, zaradený do štátnej evidencie a podlieha trvalému uloženiu."

Postup organizácie ukladania dokumentov závisí od postavenia obchodnej organizácie. Dôležité punc je zaradenie špecifickej organizácie do zoznamov prameňov na doplnenie štátnych a obecných archívov o archívne dokumenty (časť 2 článku 20 federálneho zákona z 22. októbra 2004 č. 125-FZ „O archívnictve v Ruskej federácii“) . Zaraďovanie obchodných organizácií do týchto zoznamov sa uskutočňuje na základe dohody s príslušným štátnym alebo obecným archívom. V organizáciách (zdrojoch náboru) sa po uplynutí úložnej doby vykonáva spoločne s povereným orgánom štátnej moci subjekt Ruskej federácie v oblasti archívnictva, Štátny archív preskúmanie hodnoty viacerých dokumentov na zaradenie do Archívneho fondu Ruskej federácie.

Po uznaní archívnych dokumentov obchodných organizácií (akvizičných zdrojov) ako dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie nie je povolené ich ničenie a ich uloženie môže vykonávať obchodná organizácia samostatne alebo ich možno previesť na základe dohody. na uloženie do štátneho alebo obecného archívu, knižnice, múzea, ako aj do organizácie Ruská akadémia vedy (časť 3 článku 21 federálneho zákona z 22. októbra 2004 č. 125-FZ „o archívnictve v Ruskej federácii“).

Tie archívne dokumenty, ktoré neboli zahrnuté v dokumentoch Archívneho fondu Ruskej federácie, ako aj dokumenty uložené organizáciami, ktoré nie sú zdrojmi nadobudnutia, po uplynutí doby ich uchovávania ustanovenej v regulačných právnych aktoch podliehajú preskúmaniu. a môžu byť organizáciou zničené alebo trvalo uložené v archíve organizácie v súlade s jej vnútorným poriadkom.

O otázkach týkajúcich sa postupu organizácie získavania archívnych dokumentov, zaistenia ich bezpečnosti, postupu pri vykonávaní kontroly hodnoty dokumentov a prenosu dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie na trvalé uloženie, postupu pri organizácii práce archívu sa komerčné organizácie môžu riadiť „Základnými pravidlami činnosti archívov organizácií“, schválenými rozhodnutím Kolégia Rosarchívu zo dňa 6.2.2002.

Zoznamy štandardných archívnych dokumentov s uvedením lehôt ich uchovávania schvaľuje federálny výkonný orgán poverený vládou Ruskej federácie (časť 3 článku 6 federálneho zákona z 22. októbra 2004 č. 125-FZ „O archivácii v r. Ruská federácia"). V súlade s dekrétom prezidenta Ruskej federácie z 9. marca 2004 č. 314 „O systéme a štruktúre federálnych výkonných orgánov“ je v súčasnosti takýmto federálnym orgánom Ruský archív.

Hlavným regulačným aktom, ktorý určuje zoznam a podmienky uchovávania dokumentov riadenia, vrátane personálnych dokumentov, vytvorených pri činnosti organizácií, je „Zoznam štandardných dokumentov riadenia generovaných v činnosti organizácií s uvedením lehôt uchovávania“, schválený federálneho archívu 6. októbra 2000.

V bode 1.4 „Zoznamu štandardných riadiacich dokumentov vytvorených v činnosti organizácií s uvedením lehôt uchovávania“, schváleného federálnym archívom 6. októbra 2000, sa uvádza, že sa má použiť ako hlavný regulačný dokument pri určovaní doby uchovávania a výber na uloženie a zničenie štandardných riadiacich dokumentov, dokumentov, teda spoločných pre všetky alebo väčšinu organizácií (vrátane mimovládnych).

Podmienky uchovávania dokumentov uvedené v odseku 2.4 „Zoznamu typických riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií s uvedením podmienok uloženia“, schváleného Spolkovým archívom dňa 6. októbra 2000, platia pre všetky organizácie bez ohľadu na či ich dokumenty dostanú na uloženie do štátnych, mestských archívov alebo nedorazia.

Organizácie uplatňujú doby uchovávania uvedené v tomto dokumente rôznymi spôsobmi. Dočasné obdobia uchovávania (1 rok, 3 roky, 5 rokov, 10 rokov) platia pre všetky organizácie. Dobu trvalého uloženia využívajú tie štátne, mestské organizácie, ktorých písomnosti sú predpísaným spôsobom uložené v príslušnom archíve, a neštátne organizácie, s ktorými sú uzatvorené príslušné zmluvy (zmluvy), teda zdroje získavania archívnych dokumentov.

Organizácie, ktorých dokumenty nie sú uložené v štátnych, mestských archívoch, teda nie sú zdrojom získavania archívnych dokumentov, môžu uplatniť lehotu trvalého uloženia. Určité dokumenty (regulačného, ​​majetkového a hospodárskeho charakteru, o výsledkoch činnosti a perspektívach rozvoja organizácie) s trvalou dobou uloženia musia byť uložené v organizáciách všetkých foriem vlastníctva, ktorých dokumenty štátne, mestské archívy nepreberajú. , do likvidácie týchto organizácií (bod 2.4.2 „Zoznam štandardných riadiacich dokumentov vytvorených v činnosti organizácií s uvedením podmienok ich uchovávania“, schválený Spolkovým archívom dňa 6.10.2000). Napríklad stanovy organizácie, zakladateľská zmluva, predpisy o štrukturálnych členeniach organizácie, popisy práce, inventarizácia prípadov trvalého a dočasného uskladnenia; osobné spisy, zoznamy (personálne) zamestnancov musia byť uložené v organizáciách všetkých foriem vlastníctva, ktorých dokumenty sa nedostanú do štátnych, mestských archívov, a to až do likvidácie týchto organizácií, ktorá je vzhľadom na platnú legislatívu a (alebo) dlhodobá praktický význam týchto dokumentov.

V organizáciách, ktoré nie sú zdrojmi akvizície štátu, mestské archívy sa uchovávajú dokumenty trvalého obdobia podľa Zoznamu štandardných riadiacich dokumentov nasledovne. Štát, mestské organizácie- 10 rokov. Mimovládne organizácie - minimálne 10 rokov, ďalšiu dobu uchovávania dokumentov určuje organizácia v súlade s platnou legislatívou a (alebo) potrebou praktického využitia dokumentov.

Mimovládne organizácie, ktorých dokumenty nie sú uložené v štátnych, mestských archívoch, teda nie sú zdrojom získavania archívnych dokumentov, môžu, ale nie sú povinné uplatňovať lehotu trvalého uloženia, musia však takéto dokumenty uchovávať na svojom vlastniť najmenej 10 rokov (bod 2.4 .2 „Zoznam štandardných riadiacich dokumentov vytvorených v činnosti organizácií s uvedením lehôt ich uchovávania“, schválený Spolkovým archívom 6. októbra 2000).

Značka „EPK“ uvedená v „Zozname typických riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií s uvedením lehôt ich uchovávania“, schválenom Spolkovým archívom dňa 6. októbra 2000 pre špecifické typy dokumentov, je určená pre používanie organizáciami všetkých foriem vlastníctva, ktoré sú zdrojom získavania štátnych, mestských archívov a znamená, že niektoré z týchto dokumentov môžu mať vedecký a historický význam a musia byť predpísaným spôsobom prevedené do štátneho, obecného archívu alebo uložené v organizácii. O prijatí alebo zničení dokumentov s označením „EPK“ („EK“) rozhodujú odborné komisie archívnych orgánov a inštitúcií. Túto značku môžu používať aj komerčné organizácie, ktoré nie sú zdrojmi akvizícií pri rozhodovaní o trvalom uložení svojich dokumentov.

Medzi dokumenty označené „EPK“ patria v súlade so Zoznamom štandardných manažérskych dokumentov napríklad osobné spisy zamestnancov, pracovné zmluvy, osobné karty zamestnancov, charakteristika zamestnancov a iné.

S prihliadnutím na bod 2.9 „Zoznamu typických riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií s uvedením ich lehôt uchovávania“, schváleného Spolkovým archívom dňa 6. októbra 2000, sa výpočet doby uchovávania dokumentov vykonáva od 1. januára. roku nasledujúceho po roku ukončenia ich kancelárskej práce. Napríklad počítanie doby uloženia pre prípady ukončené v roku 2006 začína 1. januára 2007.

Označenie „do potrebného času“ znamená, že dokumentácia má iba praktickú hodnotu. Dobu jeho uchovávania si určuje samotná organizácia, nemôže však byť kratšia ako 1 rok.

Skrátenie lehôt uloženia ustanovených Zoznamom štandardných riadiacich dokumentov je zakázané. V prípadoch, keď je to spôsobené špecifickými črtami práce organizácií, môže dôjsť k predĺženiu podmienok uchovávania dokumentov stanovených v Zozname štandardných riadiacich dokumentov.

Pri organizácii uchovávania dokumentov v konkrétnej organizácii a regulácii tohto procesu možno ako referenčné, metodické dokumenty použiť aj nasledujúce:

Príkaz Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 8. novembra 2005 č. 536 „Dňa štandardná inštrukcia o papierovaní vo federálnych výkonných orgánoch“;

· GOST 17914-72 „Kryty kufrov na dlhé obdobia skladovania. Druhy, odrody, technické požiadavky» (zavedené vyhláškou Štátny výbor normy ZSSR zo 17. júla 1972 č. 1411);

Rozkaz Hlavnej archívnej správy ZSSR z 25. mája 1988 č. 33 " Štátny systém podpora správy dokumentácie. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie“;

Ukladanie personálnych dokumentov sa trochu líši od všeobecných pravidiel pre uchovávanie dokumentov riadenia. Keďže personálne doklady majú vysoký spoločenský význam (najmä doklady obsahujúce osobné údaje), keďže slúžia ako listinné dôkazy o právach zamestnanca na sociálne zabezpečenie, napr. staroba a invalidita, ako aj potvrdenie o pracovných skúsenostiach zamestnanca. Väčšina z nich má preto dlhú alebo trvalú lehotu uloženia a slúžia na referenčné účely, keď sa občania obracajú na archívne inštitúcie.

Okrem toho majú kádrové dokumenty aj biografickú, archeologickú hodnotu, sú prameňom pre štatistické zovšeobecnenia a historický a sociálny výskum.

Osobitosti uchovávania personálnej dokumentácie v organizácii sú spôsobené úlohami obmedzenia neoprávneného prístupu k dokumentom obsahujúcim osobné údaje zamestnancov a efektívneho vyhľadávania potrebných informácií.

V systéme na ukladanie personálnych dokumentov možno rozlíšiť dva typy, štádiá uloženia: aktuálne a následné.

Ukladanie a používanie dokumentov od ich vytvorenia až po odovzdanie veci, v ktorej sú zoskupené, do archívu sa nazýva aktuálne (prevádzkové). Súčasné uloženie puzdier sa vykonáva v mieste ich vzniku. Súčasné úložisko je tiež rozdelené do dvoch poddruhov:

Ukladanie dokumentov v procese ich vykonávania;

Skladovanie vyhotovených dokumentov.

Dokumenty pri ich vyhotovení sú u zhotoviteľa, ktorý ich ukladá do špeciálnych priečinkov. Tieto priečinky obsahujú nápis „Na podpis“, „Urgentné“ a ďalšie, ako aj priezvisko, iniciály, telefónne číslo umelca.

Vyhotovené písomnosti sa musia zakladať a viesť v spisoch v súlade s nomenklatúrou vecí. Hneď poznamenávame, že súčasné uchovávanie dokumentov zahŕňa postup ich formovania do prípadov v súlade so schválenou nomenklatúrou.

Súčasným uložením dokumentov sa rozumie ich uloženie v origináloch. Preto sú v personálnych službách organizácií všetky zákazky uložené v origináloch. Kópie príkazov na personál: nábor, stimuly, pokuty, prepustenie atď. sa dodatočne ukladajú do osobných spisov zamestnancov (ak sú vedené).

Postup organizácie aktuálneho ukladania osobných súborov je nasledujúci:

Ø osobné spisy v papierovej forme sa ukladajú do priečinkov, ktoré sú očíslované po stranách a zošité;

Ø obaly osobných spisov sú tiež očíslované, sú priradené sériové číslo prípady zodpovedajúce celkovému počtu prípadov;

Ø aktuálne úložisko na personálnom oddelení organizácie podliehajú osobným spisom len pracujúcich zamestnancov. Po prepustení zamestnanca sa jeho osobný spis vyberie z priečinka a spracuje sa na presun do archívu.

Ø Osobné spisy prepustených zamestnancov sa archivujú v abecednom poradí.

Súčasné uloženie personálnych dokumentov, kartoték, účtovných kníh a iných sa vykonáva spravidla v priestoroch personálnych služieb organizácií, ktoré musia byť vybavené špeciálnymi skriňami alebo trezormi, ktoré sú uzamknuté a zapečatené. Kópie nomenklatúry škatúľ umiestnené na skrinkách a na chrbtoch krytov škatúľ - čísla škatúľ v súlade s nomenklatúrou uľahčia vyhľadávanie dokumentov.

V trezore vedúceho personálneho oddelenia sú uložené pracovné knihy zamestnancov, sú tam uložené aj pečate, pečiatky, tlačivá dokumentov, kľúče od skriniek (trezorov) na uloženie dokumentov.

zamestnancov personálna služba Neodporúča sa nechávať akékoľvek dokumenty alebo kancelárske záznamy na pracovnej ploche, ako aj na pracovnom počítači, počas akejkoľvek doby opustenia priestorov. Na konci pracovného dňa musia personalisti umiestniť všetky polia dokumentov, ktoré sa práve vykonávajú, do kovovej skrinky, zavrieť ju a zapečatiť. Kľúče od skríň sa odovzdávajú vedúcemu personálneho oddelenia proti podpisu v príslušnom časopise.

Koncepty a revízie dokumentov, poškodené tlačivá sa na konci pracovného dňa zničia, možno na to použiť špeciálny stroj na rezanie papiera. Počítače na konci pracovného dňa sú zablokované a odpojené od siete.

Okrem toho technológia na uchovávanie a účtovanie personálnej dokumentácie zahŕňa povinný podpis zamestnancov, ktorý potvrdzuje prijatie kópií a výpisov z nich.

Základom pre následné (archívne) uloženie dokumentov je preskúmanie ich hodnoty a potom nasleduje: založenie spisov, zostavenie súpisov, vyhotovenie úkonov o pridelení dokumentov na zničenie a odovzdanie spisov do archívu organizácie.

Na včasné preberanie archívnych dokumentov zo štruktúrnych oddelení alebo iných zdrojov akvizície, zabezpečenie ich účtovníctva, bezpečnosti, zefektívnenie ich využívania a prípravu na odovzdanie dokumentov na trvalé uloženie v organizáciách sa vytvára archív.

Do archívneho fondu organizácie sa dostane len časť dokumentov, nepatria sem dokumenty s krátkou dobou uloženia (do 10 rokov vrátane). Archívny fond organizácie tvoria dokumenty dlhodobého uloženia (nad 10 rokov) a trvalého uloženia vrátane písomností o personáli, ktoré majú hospodársky, spoločenský, politický, kultúrny, historický a iný význam. Presun spisov do archívu sa uskutočňuje podľa harmonogramu schváleného vedúcim organizácie alebo zamestnávateľom. Doklady by sa mali prijímať na uloženie najmä vo forme originálov, ak chýbajú, akceptujú sa overené kópie.

V súlade so „Základnými pravidlami pre prácu archívov organizácií“, schválenými rozhodnutím Kolégia federálnych archívov zo 6. februára 2002, musí organizácia poskytnúť archívu špeciálne vybavené priestory a personál. V malých komerčných organizáciách však spravidla neexistuje archív vo forme špeciálnej jednotky. Úlohy archivára zároveň spája tajomník alebo iná osoba poverená prednostom.

Zároveň je potrebné mať na pamäti, že dokumenty musia byť uložené v podmienkach, ktoré zabezpečia ich ochranu pred poškodením, škodlivými vplyvmi prostredia a vylúčia stratu dokumentov. Spravidla sa na tento účel v miestnosti archívu inštalujú plechové skrine, trezory, policové skrine a podobne. Nie je dovolené ukladať dokumenty na podlahu, parapety, do netriedených kôp. Vyberanie písomností zo spisu s trvalou lehotou uloženia je povolené vo výnimočných prípadoch a vykonáva sa na základe administratívneho dokladu vedúceho organizácie s povinným vyhotovením overenej kópie dokladu a zákona o zabavenie originálu.

V záujme zabezpečenia bezpečnosti dokladov o personálnom zabezpečení prepustených zamestnancov v dôsledku reorganizácie alebo likvidácie právnických osôb, ako aj sociálnoprávnej ochrany občanov možno odporučiť zakladateľom novovzniknutých obchodných a neziskových organizácií, aby zahrnúť do svojich základných dokumentov pravidlá účtovania a uchovávania dokladov o zamestnancoch, ako aj ich včasného presunu do štátneho skladu počas reorganizácie alebo likvidácie právnickej osoby.

Pripomeňme, že právna úprava postupu a lehôt uchovávania personálnych dokumentov sa vykonáva na základe „Zoznamu štandardných riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií s uvedením podmienok ich uchovávania“, schváleného Federálnym archívom dňa 6. októbra 2000. Postup a podmienky uchovávania zošitov upravuje osobitný regulačný akt - vyhláška vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných zošitoch“. Formuláre pracovného zošita a príloh v ňom sa teda ukladajú v organizácii ako dokumenty s prísnou zodpovednosťou a vydávajú sa osobe zodpovednej za vedenie zošitov na jej žiadosť. Táto osoba je povinná na konci každého mesiaca predložiť účtovnému oddeleniu organizácie správu o dostupnosti tlačív zošita a prílohu v nej. Formuláre zošita a prílohy v ňom pokazené pri vypĺňaní podliehajú zničeniu vypracovaním príslušného zákona. Neprevzaté pracovné knihy a kniha účtovníctva pracovných kníh a príloh k nim sa uchovávajú v archíve organizácie po dobu 50 rokov a následne podliehajú zničeniu predpísaným spôsobom.

Za organizáciu práce na ukladaní osobných dokladov, prvotných účtovných dokladov zodpovedá zamestnávateľ. Zodpovednosť za vedenie, uchovávanie, účtovníctvo a vydávanie pracovných kníh nesie osobitne oprávnená osoba určená príkazom (pokynom) zamestnávateľa.

Ďalej je vhodné poskytnúť výpis zo „Zoznamu typických riadiacich dokumentov vytvorených v činnosti organizácií s uvedením doby uchovávania“, schváleného príkazom Federálneho archívu zo 6. októbra 2000, týkajúci sa niektorých personálnych dokumentov:

Číslo článku	Typ dokumentu	Doba uchovávania dokumentov	Poznámka
PERSONÁL
	Dokumenty (správy, prehľady, certifikáty, informácie) o stave a overovaní práce s personálom	Neustále
	Korešpondencia o príjme, distribúcii, pohybe, účtovníctve personálu
	Dokumenty (žiadosti, informácie, korešpondencia) o potrebe zamestnancov, znižovaní (uvoľňovaní) zamestnancov
	Poznámky nahrádzajúce objednávky personálu	75 rokov EPC	O poskytovaní riadnej a študijnej dovolenky, povinnosti, penále, krátkodobých tuzemských pracovných ciest - 5 rokov
	Osobné spisy (výpisy, autobiografie, kópie objednávok a výpisy z nich, kópie osobných dokladov, charakteristiky, personálne záznamy, dotazníky, atestačné hárky a pod.):
	a) vedúci organizácie; členovia vedenia, exekutívy, kontrolné orgány organizácie; zamestnanci so štátnymi a inými titulmi, cenami, vyznamenaniami, akademickými titulmi a titulmi	Neustále
	b) pracovníci	75 rokov EPC
	Pracovné zmluvy (zmluvy), pracovné zmluvy nie sú zahrnuté v osobných súboroch	75 rokov EPC
	Osobné karty zamestnancov (vrátane brigádnikov)	75 rokov EPC
	Charakteristika zamestnancov, ktorí nemajú osobné spisy	75 rokov EPC
	Dokumenty (dotazníky, autobiografie, osobné záznamy, žiadosti, odporúčacie listy, životopisy atď.) neprijatých osôb
	Pravé osobné doklady (pracovné záznamy, diplomy, vysvedčenia, vysvedčenia, vysvedčenia)	Poste restante	Nenárokované - najmenej 50 rokov
	Dokumenty (certifikáty, správy a vysvetľujúce poznámky, kópie objednávok, výpisy z objednávok, výpisy, cestovné osvedčenia a iné), ktoré nie sú zahrnuté v osobných spisoch
		Neustále
		75 rokov EPC
	Náhradná korešpondencia voľných pracovných miest, voľba do funkcie
	Zápisnice zo zasadnutí komisií pre zriadenie služobného veku na vyplácanie odmien za služobný pomer		Pri absencii objednávok - 50 rokov
	Zoznam (personál - mzdový list) zamestnancov	Neustále
			Pri absencii osobných účtov - 50 rokov
	a) členovia riadiacej a výkonné orgány organizácií	Neustále
	b) veteráni a účastníci Veľkej Vlastenecká vojna a iné vojenské akcie	Neustále
	c) ocenený štátnymi a inými vyznamenaniami, ocenenými štátnymi a inými titulmi, cenami	Neustále
	d) pracovníci
	d) certifikované
	e) branci
	g) kandidáti na povýšenie
	h) prijímanie osobných sadzieb, platov
	Doklady (správy, úkony, informácie) o účtovaní pracovných kníh a príloh k nim
	Cestovná korešpondencia		Pri zahraničných pracovných cestách - 10 rokov EIC
	Korešpondencia o registrácii brannej povinnosti a odklade odvodu osôb povinnej vojenskej služby
	Dokumenty (vyhlásenia, petície, dotazníky, akty) o stanovení osobných sadzieb, platov, príplatkov		Pri absencii objednávok - 50 rokov EPC
	Korešpondencia o zriaďovaní a vyplácaní osobných sadzieb, platov, príplatkov
	Plány dovoleniek
	Karty, odkazy na objednávky personálu
	Knihy, časopisy, účtovné karty:		Po prepustení
	a) prijímanie, pohyb (prestup), prepúšťanie zamestnancov
	b) zamestnancov vyslaných na pracovné cesty
	c) branci
	d) prázdniny
	e) osobné spisy, osobné karty, dohody o pracovnej činnosti (zmluvy), dohody o pracovnej činnosti
	f) vydávanie pracovných zošitov a príloh k nim
	g) vydávanie potvrdení o mzde, dĺžke služby, mieste výkonu práce
	h) vydávanie cestovných potvrdení

Lehoty uloženia dokumentov uvedené v „Zozname štandardných riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií s uvedením lehôt uloženia“, schválenom Federálnym archívom dňa 6. októbra 2000 (stĺpec č. 3), platia pre všetky organizácie. , bez ohľadu na to, či ich dokumenty dostanú na uloženie do štátnych, mestských archívov alebo neprídu.

Všetky personálne dokumenty musia byť odovzdané do archívu organizácie.

Algoritmus akcií obchodnej organizácie, ktorá nie je štátnym alebo obecným jednotným podnikom na zabezpečenie uchovávania dokumentov vrátane personálnych dokumentov, je teda nasledujúci:

Overenie požiadaviek regulačných právnych aktov, ktoré ustanovili podmienky uchovávania konkrétnych typov dokumentov;

Skladovanie dokumentov;

Pre organizácie - zdroje nadobudnutia - po uplynutí doby uloženia spolu s oprávneným orgánom štátnej moci subjektu Ruskej federácie v oblasti archívnictva, Štátnym archívom, preskúmanie hodnoty množstva dokumentov. na zaradenie do Archívneho fondu Ruskej federácie;

Uloženie dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie alebo ich odovzdanie na uloženie do štátneho alebo mestského archívu, knižnice, múzea alebo organizácie Ruskej akadémie vied;

Archívne dokumenty, ktoré neboli zahrnuté v dokumentoch Archívneho fondu Ruskej federácie, podliehajú po uplynutí doby uloženia zničeniu alebo uloženiu v archíve organizácie v súlade s požiadavkami podnikovej legislatívy (napr. pre akciové spoločnosti upravuje uchovávanie dokumentov vyhláška Federálnej komisie pre trh s cennými papiermi zo dňa 16. júla 2003 č. 03-33 / ps "O schválení predpisov o postupe a podmienkach uchovávania dokumentov" a federálneho zákona z 26. decembra 1995 č. 208-FZ „Na akciové spoločnosti”) alebo miestne predpisy;

V prípade organizácií, ktoré nie sú zdrojmi náboru, po uplynutí doby dočasného uloženia podliehajú archívne dokumenty preskúmaniu a môžu byť zničené alebo uložené v archíve organizácie.

Príprava podkladov na následné uloženie a použitie je záverečnou fázou podnikania proces produkcie personálnej služby a zahŕňa preskúmanie vedeckej a praktickej hodnoty dokumentov, evidenciu a popis prípadov, vypracovanie zákonov o prideľovaní dokumentov na zničenie a ich prenos do archívu organizácie alebo do štátneho úložiska.

"Skúmanie hodnoty dokumentov: Výber dokumentov na verejné uloženie alebo stanovenie lehôt na ich uloženie na základe prijatých kritérií."

(článok 95 GOST R 51141-98).

Povinnosť predkladať dokumenty štátnym archívom majú spravidla štátne a mestské organizácie. Sú to však povinné aj niektoré mimovládne organizácie, s ktorými sú uzatvorené príslušné zmluvy.

Na organizovanie a vykonávanie kontroly hodnoty dokumentov a ich výber na odovzdanie do štátnej úschovy, ako aj na kontrolu a metodickú pomoc pri vykonávaní kontroly zriaďujú ministerstvá a rezorty stále ústredné odborné komisie (CEC). V iných organizáciách sú vytvorené stále odborné komisie (EK).

Odborná komisia koná na základe Predpisu o stálej odbornej komisii schválenej vedúcim organizácie. Na uľahčenie vypracovania vlastného nariadenia o stálej odbornej komisii môžete použiť „Vzorový predpis o stálej odbornej komisii inštitúcie, organizácie, podniku“, schválený nariadením Federálneho archívu z 19. januára 1995 č. 2.

Hlavnými úlohami odbornej komisie sú:

1. Organizácia a skúmanie hodnoty dokumentov v štádiu kancelárskej práce pri príprave nomenklatúry vecí a tvorbe vecí.

2. Organizácia a skúmanie hodnoty dokumentov v štádiu ich prípravy na archiváciu.

3. Organizácia a výber a príprava dokumentov na prevod do verejného úložiska.

Odborná komisia organizácie je vytvorená na príkaz prednostu z najkvalifikovanejších zamestnancov v počte najmenej troch osôb.

Odborná komisia je poradným orgánom. Jeho rozhodnutia schvaľuje vedúci organizácie.

Odborná komisia organizácie by sa mala pri svojej práci riadiť federálnym zákonom z 22. októbra 2004 č. 125-FZ „O archívnictve v Ruskej federácii“, nariadeniami o Archívny fond Ruskej federácie, schválený dekrétom prezidenta Ruskej federácie zo 17. marca 1994 č. 552 „O schválení predpisov o Archívnom fonde Ruskej federácie“, príkazy Federálneho archívneho úradu Ruskej federácie, regulačné a metodické dokumenty vypracované archívnymi orgánmi, štandardné zoznamy dokumentov s uvedením doby ich uchovávania, nomenklatúra záležitostí organizácie.

Preskúmanie dokumentov sa vykonáva na základe všeobecných kritérií na posúdenie pôvodu, obsahu, vonkajších znakov dokumentov.

Kritériá pôvodu zahŕňajú: úlohu a miesto organizácie v systéme verejnej správy alebo v konkrétnom odvetví, význam funkcií, ktoré vykonáva, dôležitosť individuálny v živote spoločnosti čas a miesto vzniku dokumentu.

Medzi obsahové kritériá patrí: význam udalosti (javu) vyjadrenej v dokumente, hodnota informácie dostupnej v dokumente, opakovanie informácie o dokumente v iných dokumentoch, typ dokumentu, pravosť dokumentu.

Kritériá pre vonkajšie znaky zahŕňajú: formu uloženia a prenosu obsahu, certifikáciu, vyhotovenie dokumentu, jeho fyzický stav.

Odborná komisia pracuje v kontakte s odbornou posudkovou komisiou (EPC) archívnej inštitúcie, ktorá schvaľuje rozhodnutia odbornej komisie.

Mimovládne organizácie samostatne rozhodujú o preskúmaní hodnoty dokumentov. Výsledkom práce odbornej komisie je rozdelenie dokumentov do štyroch skupín podľa rôznej doby uloženia:

Trvalé skladovanie;

dlhodobé skladovanie (viac ako 10 rokov);

Dočasné skladovanie (do 10 rokov vrátane);

Zničiť z dôvodu uplynutia doby skladovania.

Na určenie podmienok uchovávania dokumentov je potrebné po nájdení príslušného článku v „Zozname typických riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií s uvedením podmienok ich uchovávania“, schválenom Federálnym archívom 6. októbra, 2000, aby sa vykonala kontrola prípadov hárok po hárku. Nie je dovolené vyberať dokumenty na uloženie a zničenie len na základe názvov vecí.

Doba uloženia dokumentov na netradičných médiách zodpovedá dobe uloženia podobných typov dokumentov na klasických médiách.

Puzdrá s označením „EPK“ sa podrobujú kontrole hárok po hárku s cieľom určiť a oddeliť od nich dokumenty, ktoré sú predmetom trvalého uloženia.

Prípady trvalého a dlhodobého uchovávania (nad 10 rokov), vrátane dokumentov o personáli, by mali byť uložené v archíve organizácie. Ak však dokumenty majú povedzme historickú alebo vedeckú hodnotu, tak ich organizácia odovzdáva štátnemu alebo obecnému archívu. Samozrejme za predpokladu, že s nimi bude uzavretá príslušná dohoda. Ich prenos sa vykonáva podľa opisov.

Prípady dočasného uloženia (do 10 rokov) sa spravidla neprenášajú do archívu organizácie a po uplynutí doby uloženia sa zničia.

Na základe výsledkov skúmania hodnoty dokumentov v organizácii sa teda zostavujú:

Súpis prípadov trvalého uskladnenia;

Inventarizácia prípadov dočasného (nad 10 rokov) skladovania;

opisy prípadov personálom;

Zákony o prideľovaní na zničenie prípadov, ktoré nie sú predmetom skladovania.

Súpisy prípadov zostavené ako výsledok činnosti odbornej komisie schvaľuje vedúci organizácie.

(názov spoločnosti)

(názov štrukturálnej jednotky alebo verejnosti

organizácie)

SCHVÁLIŤ

Názov práce

vedúci konštrukcie

divízií

(verejná organizácia)

Vysvetlenie podpisu

podpisov

dátum

POPIS č. ___

__________________________________________________________________

Č. _____________, vrátane:

čísla písmen:

chýbajúce čísla:

Názov práce

zostavovateľ súpisu Podpis Odpis podpisu

dátum

DOHODNUTÉ SCHVÁLENÉ

Názov pozície vedúceho EC protokolu

kancelárske služby organizácie štrukturálnej jednotky

Podpis Prepis podpisu zo dňa _____________ Č. _______

Po schválení vypracovaných opisov prípadov odborná komisia, môže organizácia zničiť dokumenty s dočasnými lehotami uchovávania, ktoré uplynuli.

"Oddelenie dokumentov na zničenie: Identifikácia v procese skúmania vedeckej a praktickej hodnoty dokumentov s uplynutou dobou uloženia, ktoré stratili svoj praktický, vedecký alebo spoločenský význam, a ich výber na zničenie."

(doložka 98 GOST R 51141-98).

Zničenie dokumentov je formalizované aktom schváleným vedúcim organizácie. Pre organizácie, ktoré predkladajú dokumenty na štátne uloženie, akty schvaľuje vedúci organizácie po schválení súpisov prípadov na trvalé uloženie odbornou komisiou ústavu štátnej archívnej služby.

Prípady určené na zničenie sa odovzdajú na spracovanie (použitie). Prevod debničiek sa vyhotovuje preberacou faktúrou, na ktorej je uvedený dátum odovzdania, počet debničiek na odovzdanie a hmotnosť papierového odpadu.

Nakladanie a odvoz na zneškodnenie sa vykonáva pod kontrolou zamestnanca zodpovedného za zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov.

Približná forma zákona o pridelení dokumentov (prípadov) na zničenie:

Názov spoločnosti

AKTU SCHVAĽUJEM

___________ Nie. _______ Pracovné zaradenie

______________________ vedúci organizácie

(miesto kompilácie)

o pridelení na zničenie Podpis Vysvetlenie

dokumenty nepodpísané podpisom

dátum uloženia

Na základe _______________________________________________________

(názov a tiráž zoznamu dokumentov

__________________________________________________________________

s dátumom spotreby)

vybrané na zničenie, pretože nemajú žiadnu vedeckú a historickú hodnotu

a dokumenty fondu č. _____________, ktoré stratili praktický význam

(názov

fond)

Celkom _______________________ jednotiek hrebeň roky

(číslami a slovami)

Súpis prípadov trvalého uloženia na ____ rokov schválený osob

zloženie

súhlasil s EPC _________________________________________________

(názov archívnej inštitúcie)

(zápisnica zo dňa _______________ č. _____________)

Pracovné zaradenie osoby

kto robil vyšetrenie

hodnota listín Podpis Odpis podpisu

dátum

DOHODNUTÉ

Protokol CEC (EC)

zo dňa _________ č. __________

Doklady vo výške _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ hod.,

(číslami a slovami)

s hmotnosťou ______ kg odovzdať _______________________________________________

(názov spoločnosti)

na spracovanie podľa dodacieho listu zo dňa ________ č. _______

Pracovné zaradenie zamestnanca

predkladanie dokumentov Podpis Odpis podpisu

dátum

Boli vykonané zmeny v účtovníctve.

Pracovné zaradenie zamestnanca

archív, ktorý vykonal zmeny

k účtovným dokladom Podpis Podpis odpis

dátum

Likvidácia súborov s uplynutou dobou uloženia, ktoré sú klasifikované ako „Tajné“, „Na úradné použitie“, „Dôverné“, sa vykonáva v súlade s osobitnými pokynmi.

O ukladanie súborov a ich prenos do archívu.

« Spracovanie súboru: Príprava súboru na uloženie v súlade so stanovenými pravidlami.

(článok 73 GOST R 51141-98).

Evidencia prípadov začína od ich zapísania do organizácie a končí v procese prípravy na prevod do archívu na konci kalendárneho roka, v ktorom boli zapísané. Vyhotovenie konkrétneho prípadu zahŕňa súbor prác na viazaní dokumentov, číslovanie listov, vyhotovenie certifikačných nápisov, vyhotovenie (v niektorých prípadoch) internej inventarizácie dokumentov, návrh detailov obálky. prípadu.

Evidenciu prípadov vykonávajú pracovníci podpornej dokumentačnej služby organizácie a štrukturálnych oddelení.

Podľa ustanovení „Základných pravidiel pre prácu archívov organizácií“, schválených rozhodnutím Kolégia federálnych archívov zo dňa 6.2.2002, môže byť vyhotovenie spisov úplné alebo čiastočné v závislosti od času uloženia spisu. . Prípady trvalého, dlhodobého skladovania a personálu, ako aj dôverné dokumenty podliehajú úplnej evidencii.

Kompletné podanie zahŕňa:

podanie alebo viazanie veci;

číslovanie listov prípadu;

vypracovanie osvedčenia;

v prípade potreby vypracovanie interného súpisu dokumentov;

Zadanie potrebných objasnení do podrobností o obale prípadu (objasnenie názvu organizácie, registračného indexu prípadu, posledných dátumov prípadu, názvu prípadu).

Prípady dočasného uloženia (do 10 rokov vrátane) podliehajú čiastočnému vykonaniu: je dovolené nesystematizovať dokumenty v prípade, nečíslovať listy prípadu, nevyhotovovať osvedčenia.

Písomnosti tvoriace vec sú uložené na 4 prepichoch v pevnom kartónovom obale alebo zviazané, s ohľadom na možnosť voľného čítania textu všetkých dokumentov, dátumov, víz a uznesení o nich. Pri príprave puzdier na založenie (viazanie) sa z dokumentov odstránia kovové spojovacie prvky (špendlíky, sponky na papier).

Trvalé úložné šanóny pozostávajúce z dokumentov vysokej hodnoty alebo objemných dokumentov sa ukladajú do uzavretých pevných priečinkov s tromi chlopňami so zaväzovaním alebo do škatúľ.

Ak sú v kufri nevyzdvihnuté osobné doklady (občiansky preukaz, pracovné zošity, vojenské preukazy, fotografie), tieto doklady sa vložia do obálky, ktorá sa vloží do kufríka. V prítomnosti Vysoké číslo takýchto dokladov sa tieto stiahnu z prípadov a vypracuje sa pre ne samostatný súpis.

V záujme zaistenia bezpečnosti a správneho poradia dokumentov zahrnutých v kufri sú všetky listy tohto kufríka (okrem certifikačného listu a interného inventára) očíslované arabskými číslicami hrubým číslovaním v pravom hornom rohu listu. jednoduchou ceruzkou alebo číslovacím strojom. Listy internej inventarizácie písomností prípadov sa číslujú samostatne.

Listy puzdier pozostávajúce z viacerých zväzkov alebo častí sú očíslované pre každý zväzok alebo pre každú časť samostatne.

Obálky s prílohami uložené vo veci sú očíslované; zároveň sa najskôr očísluje samotná obálka a následne sa každá príloha v obálke očísluje ďalším číslom.

Na konci každého prípadu je podaný prázdny formulár osvedčovacieho hárku a na začiatku prípadu (na účtovanie obzvlášť cenných dokumentov) - formulár interného súpisu dokumentov prípadu.

List - svedok sa vo veci vyhotovuje na samostatnom liste, v knihách - na zadnej strane posledného prázdneho listu, v kartotékach - na samostatnom prázdnom liste formátu karty.

List - svedok prípadu (záznam o vysvedčení) sa vyhotovuje vo forme ustanovenej „Základnými pravidlami práce archívov organizácií“, schválenou rozhodnutím Kolégia federálnych archívov zo dňa 6.2.2002.

V ktorých je počet očíslovaných listov prípadu, počet listov vnútorného inventára uvedený v číslach a slovách, špecifikujú sa vlastnosti číslovania prípadov (prítomnosť písmenových čísiel, chýbajúce čísla, čísla listov s nalepenými fotografiami, čísla veľkoformátových listov, obálok s prílohami a počet listov v nich priložených) a tiež uvádza prítomnosť v prípade tlačených kópií brožúr s počtom listov v nich, ak boli neoznačené vo všeobecnom hrubom číslovaní v prípade.

Hárok - svedok prípadu podpisuje jeho zostavovateľ. Všetky následné zmeny v zložení a stave veci (poškodenie, výmena pôvodných dokladov) sa zaznamenajú do osvedčovacieho listu s odkazom na príslušný zákon.

Je zakázané vyťahovať hárok - svedok na obale prípadu alebo prázdnu zadnú stranu hárku posledný dokument. Ak je spis založený alebo zviazaný bez formulára osvedčovacieho listu, prilepí sa v hornej časti listu na vnútornú stranu obalu kufríka.

Na evidenciu dokumentov trvalého a dočasného uloženia (nad 10 rokov), ktorých účtovanie je spôsobené špecifikami tejto dokumentácie (obzvlášť cenné, osobné, súdne, vyšetrovacie spisy a pod.), sa zostavuje interná inventarizácia dokumentov. ako aj evidovať trvalé a dočasné (nad 10 rokov) roky uloženia, tvorené podľa druhov dokumentov, ktorých názvy neprezrádzajú konkrétny obsah dokumentu.

Vnútorný inventár sa vyhotovuje na samostatnom liste vo forme ustanovenej „Základnými pravidlami prevádzky archívov organizácií“, schválenými rozhodnutím Kolégia federálnych archívov zo dňa 6.2.2002.

Interný inventár obsahuje informácie o sériových číslach dokumentov prípadu, ich indexy, dátumy, hlavičky a čísla strán prípadu. Do vnútornej inventarizácie sa vykoná konečný zápis, ktorý číselne aj slovom uvedie počet dokumentov v nej zaradených a počet listov internej inventarizácie.

Interný inventár podpisuje jeho zostavovateľ. Ak je vec zviazaná alebo uložená bez formulára vnútorného súpisu listín, potom sa súpis vyhotovený v predpísanej forme nalepí na vnútornú stranu predného obalu prípadu.

Obal spisu trvalého, dočasného (nad 10 rokov) uloženia a personálu je vypracovaný a vyhotovený v súlade s požiadavkami GOST 17914-72 „Obal spisov dlhodobého skladovania. Druhy, odrody, technické požiadavky“ (zavedené vyhláškou Štátneho výboru pre normy ZSSR zo 17. júla 1972 č. 1411).

Na obale prípadu je uvedené:

Názov spoločnosti;

Názov štruktúrnej jednotky;

Index prípadov;

Archívna šifra prípadu;

Číslo veci (zväzok, časť) podľa ročného oddielu súhrnného súpisu vecí;

názov prípadu;

Lehota konania - rok (roky) vzniku a ukončenia prípadu;

Počet listov v súbore;

Doba uloženia kufríka (na obaloch na trvalé uloženie je napísané: „trvalo uschovať“).

Na obale prípadov trvalého uloženia je uvedené miesto pre názov štátneho archívu, do ktorého sa budú prijímať spisy organizácie, označenie kódov štátneho archívu a organizácie.

Pri zmene názvu organizácie (štrukturálnej jednotky) počas obdobia, na ktoré sa vzťahujú dokumentácie prípadu, alebo pri prevode prípadu na inú organizáciu (do inej štruktúrnej jednotky) sa nový názov tejto organizácie alebo nástupníckej organizácie uvádza na obale. prípad a predchádzajúci názov organizácie (štrukturálnej jednotky) je uvedený v zátvorkách.

Názov prípadu na obale prípadu sa preberá z nomenklatúry prípadu. V nevyhnutných prípadoch sa upresňuje nadpis (čísla objednávok, protokoly a pod.).

Lehoty pre prípad sú uvedené arabskými číslicami.

Lehoty prípadov obsahujúcich organizačnú, administratívnu, tvorivú a inú dokumentáciu (zápisnice, prepisy, listy, správy a pod.), pre ktoré má presné datovanie dôležitosti, ako aj prípady pozostávajúce z niekoľkých zväzkov (častí), sú pripojené lehoty na dokumenty prípadu, t. j. dátumy registrácie (kompilácie) najstarších a najnovších dokumentov zahrnutých vo veci.

Ak je prípad evidenciou objednávok, objednávok a pod., tak dátum prípadu bude presný kalendárne dátumy prvý a posledný záznam v denníku.

Lehoty pre osobný spis sú dátumy podpísania príkazu na prijatie a odvolanie osoby, pre ktorú je táto vec vedená.

Súbory trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia, ako aj spisy o zamestnancoch jeden rok po ich dokončení v kancelárskej práci, sa prenesú do archívu organizácie. Puzdrá na dočasné uloženie (do 10 rokov vrátane) sa presúvajú do archívu podľa uváženia vedenia organizácie (s prihliadnutím na možnosti archívu, frekvenciu prístupu k dokumentom z minulých rokov atď.).

Dokumenty, ako už bolo uvedené, sa do archívu prijímajú po preskúmaní hodnoty a evidencii prípadov trvalého a dočasného uloženia (nad 10 rokov) podľa súpisov schválených odbornou komisiou organizácie. Prípady dočasného uskladnenia (do 10 rokov vrátane) sa prijímajú podľa nomenklatúry prípadov.

Ak je potrebné jednotlivé prípady ponechať alebo vydať na aktuálnu prácu, archív organizácie vydáva vydanie týchto prípadov na dočasné použitie.

Zamestnanec archívu, ktorý preberá prípady, starostlivo porovnáva každý prípad so súpisom, kontroluje správnosť vytvorenia a vykonania prípadu.

Spolu s prípadmi sa do archívu prenesú aj evidenčné karty k odovzdaným dokladom na ich doplnenie. pomocna lavica archív.

Pred odovzdaním do štátneho archívu sa dokumenty, ktoré podliehajú štátnemu skladovaniu, uchovávajú v archívoch organizácií a podnikov na obdobia zriadené Hlavným riaditeľstvom archívu Ruskej federácie. Po uplynutí ustanovených lehôt sa dokumenty podliehajúce štátnej úschove prenášajú podľa zákona z archívov organizácií a podnikov do štátneho archívu.

Spoluprácu komerčnej organizácie a štátneho archívu je možné realizovať na zmluvnom základe. Zmluva stanovuje zásady vzťahu zmluvných strán, ich povinnosti, zodpovednosť a iné.

Kvalifikovaná personálna evidencia zahŕňa nielen dodržiavanie pravidiel vedenia, ale aj uchovávanie personálnej dokumentácie, ako aj včasné doručenie tejto dokumentácie do archívu.

Bližšie informácie o problematike správy osobných záznamov nájdete v knihe autorov CJSC "BKR-INTERCOM-AUDIT" "Správa záznamov o ľudských zdrojoch".

S každým zamestnancom spoločnosti je uzatvorená pracovná zmluva. Je pravda, že z tohto pravidla existuje výnimka. Zmluva sa nespisuje s vedúcim organizácie, ktorý je zároveň jej jediným zriaďovateľom. V tejto situácii totiž bude musieť tento dokument podpísať za zamestnanca aj zamestnávateľa. A to nie je dovolené ().

Jeden z Kľúčové body v pracovnej zmluve je uvedený postup odmeňovania.

V zmluve môže byť uvedená výška tarifnej sadzby alebo platu zamestnanca, informácie o príplatkoch, príplatkoch a stimulačné platby. Aj tu treba dodržiavať pravidlá. Po prvé, plat v zmluve musí byť stanovený v rubľoch. Je nezákonné uvádzať výšku oficiálneho platu v cudzej mene. Rostrud považuje túto okolnosť za porušenie pracovné právo(). Po druhé, mzdy sa musia vyplácať aspoň každých štrnásť dní. Toto je požiadavka článku 136 Zákonníka práce. Niektorí zamestnávatelia zaobchádzajú s týmto pravidlom mimoriadne nedbanlivo a v zmluve uvádzajú podmienku vyplácania miezd raz mesačne. Veria, že zmluva podpísaná pracovníkom s touto doložkou ich zbaví zodpovednosti. Avšak nie je. Po zistení, že firma nedodržiava špecifikovanú požiadavku kódexu, Inšpektorát práce určite jej udelí pokutu podľa článku 5.27 Kódexu administratívne priestupky. Súhlas zamestnanca s poberaním mzdy raz za mesiac () nezachráni spoločnosť pred pokutou.

Článok 57 Zákonníka práce vyžaduje, aby v pracovnej zmluve boli uvedené podmienky odmeňovania vrátane výšky tarifnej sadzby alebo platu. Veľkosť tarifnej sadzby (platu) by teda mala byť uvedená priamo v pracovnej zmluve. Pri zmene veľkosti tarifnej sadzby (platu) je potrebné vykonať zmeny v pracovnej zmluve alebo je povolený odkaz na miestny regulačný akt zamestnávateľa o zmene ich veľkosti. Zároveň sa v praxi niekedy v pracovných zmluvách namiesto konkrétnej výšky tarifnej sadzby (platu) odkazuje na tabuľku zamestnancov. Pritom treba mať na pamäti nasledovné. Pri prijímaní do zamestnania (pred podpisom pracovnej zmluvy) je zamestnávateľ povinný zamestnanca proti podpisu oboznámiť s miestnymi predpismi, ktoré priamo súvisia s jeho pracovnou činnosťou. Zamestnávateľ je teda povinný pred podpisom pracovnej zmluvy oboznámiť zamestnanca s tabuľkou obsadenia. Pri zmene veľkosti tarifnej sadzby (platu) bude musieť zamestnávateľ pravidelne vykonávať zmeny v personálnom poriadku, ktoré bude zamestnancovi prinášať proti podpisu.

Zvážte ďalšiu dôležitú náležitosť pracovnej zmluvy – jej číslo. Nevzťahuje sa na povinné informácie ustanovené v článku 57 kódexu. Jednotná personálna „primárna organizácia“ zároveň zabezpečuje číslovanie pracovných zmlúv. Napríklad riadok „dôvod“ príkazu na prijatie do zamestnania (formulár N T-1) naznačuje, že v ňom bude uvedená pracovná zmluva s číslom a číslom. Postup pri číslovaní zmlúv zákon neupravuje. Rostrud odporúča použiť dvojité číslovanie: najprv uveďte číslo samotnej zmluvy a potom pomocou zlomku číslo označujúce rok uzavretia zmluvy. Napríklad tretia pracovná zmluva v roku 2007 bude mať číslo 3/07. A od začiatku budúceho roka sa môžu zmluvy opäť číslovať ().

Knižné jemnosti

Prejdime k ďalšiemu povinnému dokumentu, ktorý je často ťažké vyplniť. Toto je pracovný zošit. Budeme rozprávať:

• o postupe pri evidencii práce;
• o vykonávaní zápisov pri prepustení;
• o pravidlách nápravy v práci.

Ako viete, spoločnosť musí vyplniť pracovnú knihu pre každého zamestnanca, ak:

• odpracoval v nej viac ako 5 dní;
• toto je pre neho hlavné pracovisko ().

Toto pravidlo platí rovnako pre ruských občanov aj cudzincov. Inými slovami, spoločnosť je povinná viesť pracovné knihy nielen pre ruských, ale aj pre zahraničných zamestnancov. Zároveň má dizajn kníh pre druhých niekoľko funkcií. Po prvé, nestojí za to pokračovať vo vypĺňaní zahraničnej pracovnej sily, ktorú predložil zamestnanec. Mal by dostať knihu Ruská vzorka. Po druhé, „zahraničné“ skúsenosti cudzinca nie je potrebné „preniesť“ na novú pracovnú silu. Keďže takéto informácie sú potrebné pri prideľovaní zamestnanca pracovný dôchodok.

A cudzinec ho dostane vo vlastnom štáte. To znamená, že záznamy z „cudzieho“ nie sú potrebné v ruskom zošite ().

A aké záznamy by sa mali robiť v knihe pri prepúšťaní zamestnancov? Najčastejším dôvodom ukončenia pracovnej zmluvy je vlastná vôľa pracovník. Účtovníci často pochybujú, ktorý článok Zákonníka práce by mal byť v tomto prípade uvedený v Zákonníku práce: 77 (odsek 3) alebo 80. Správna je prvá možnosť. Záznam môže byť vykonaný napríklad takto: "Prepustený z vlastnej vôle, odsek 3 článku 77 Zákonníka práce Ruskej federácie."

Ide o ukončenie pracovného pomeru na dobu neurčitú. Firmy sa však často uzatvárajú so zamestnancami zmluvy na dobu určitú. Čo by malo byť napísané v práci, ak sa takáto zmluva nepredĺži?

Predpokladajme, že po uplynutí lehoty uvedenej v zmluve zmluvné strany neoznámia jej ukončenie. Potom sa podmienka naliehavosti zmluvy stáva neplatnou. To znamená, že pracovná zmluva sa považuje za uzavretú na dobu neurčitú. V takejto situácii by mala byť zmluva zmenená uzavretím dodatočnej dohody. V tomto prípade však nie je potrebné vykonávať žiadne záznamy v zošite (* 10).

Stáva sa, že počas registrácie účtovník práce robí chyby. Stručne si popíšeme, ako v takejto situácii konať.

Predovšetkým poznamenávame, že opravy by mala vykonať organizácia, ktorej zamestnanec urobil nepresnosť. Pravda, v niektorých prípadoch môže evidenciu opraviť aj nový zamestnávateľ. Ale len za podmienky, že má úradný doklad z predchádzajúceho pracoviska zamestnanca.

Ak sa po krátkom čase zistí nesprávne zadanie, problémy s jeho opravou najčastejšie nevznikajú. Potom v práci jednoducho vykonajte potrebné úpravy. Za posledný záznam uveďte ďalšie sériové číslo a poznamenajte si: "Záznam pod číslom také a také je neplatný." Potom zadajte správne informácie. V tomto prípade sa uvádza dátum opravy a nie dátum chybného zápisu.

V stĺpci 4 sa v knihách uvádza odkaz na príslušné poradie (*11). Potom sa do pracovnej sily zadá informácia o prepustení (preložení). Blok evidencie vrátane vykonaných zmien sa „uzatvorí“ pečiatkou a podpismi.

Podobný postup platí aj v prípade zistenia chyby, keď už boli v knihe urobené nasledujúce záznamy. Len s jedným rozdielom nový záznam musí byť podpísaný a opečiatkovaný. V opačnom prípade sa to bude považovať za nerozumné.

Povinné, ale nie pre každého

Ďalšia skupina dokumentov zahŕňa dokumenty, ktoré závisia od špecifík organizácie. Sú povinné len pre určité spoločnosti alebo za určitých okolností. Prípady, v ktorých musí spoločnosť vyplniť konkrétny dokument, sú uvedené v tabuľke.

HR dokumenty za určitých okolností povinné
Názov dokumentu	Okolnosti, za ktorých sa dokument stáva záväzným
Kolektívna zmluva	Jedna zo strán (zamestnanci alebo zamestnávateľ) sa chopila iniciatívy na jej uzavretie
Popis práce	Ak povinnosti zamestnancov nie sú upravené v pracovných zmluvách
Predpisy o platoch a stimuloch pre zamestnancov	Spoločnosť má zavedené systémy odmeňovania, ktoré sa líšia od bežných oficiálnych platov stanovených tabuľkou zamestnancov
harmonogram zmien	Práca na smeny
Predpisy o obchodné tajomstvo a spôsob jej poskytovania	V pracovnej zmluve je uvedené, že zamestnanec je povinný zachovávať obchodné tajomstvo
Dohoda o plnej zodpovednosti	Uzatvárajú sa len s tými zamestnancami a na výkon tých druhov prác, ktoré sú ustanovené Zoznamom schváleným vyhláškou Ministerstva práce Ruska z 31. decembra 2002 N 85. V zozname sú najmä pokladníci, kontrolóri, ako aj práce na nákupe (recepcia), predaji služieb, tovaru a pod.. Ako poznamenala Rostrud, tento zoznam je vyčerpávajúci a nepodlieha širokému výkladu (* 12)
Vestník absolvovania lekárskych prehliadok	Niektoré spoločnosti musia absolvovať lekárske prehliadky. Napríklad spoločnosti s vozidlami by mali zorganizovať lekárske vyšetrenie vodičov vozidiel pred cestou (*13)
Návod na postup pri práci s predmetmi zvýšeného nebezpečenstva	Do práce zamestnancov sa zapájajú vysoko rizikové predmety. Medzi takéto predmety patria najmä vozidlá, mechanizmy, elektrina vysokého napätia, výbušniny. Okrem toho sa stavebné činnosti považujú za „zvýšene nebezpečné“.

V tomto zozname dokumentov stojí za zmienku popis práce. Aké dôležité je rozvíjať sa? Bude sa absencia tohto dokumentu považovať za porušenie pracovnoprávnych predpisov? V tabuľke sme uviedli, že pokyn sa stáva povinným, ak pracovné povinnosti zamestnancov nie sú upravené v pracovných zmluvách. V skutočnosti, ako poznamenáva Rostrud, popis práce nie je „len formálny dokument, ale dokument, ktorý definuje úlohy, kvalifikačné požiadavky, funkcie, práva, povinnosti, zodpovednosť zamestnanca“ (*14).

O dostupnosť návodov sa zaujímajú ako samotné firmy, tak aj ich zamestnanci. Napríklad bez nej nemusí byť odmietnutie zamestnať sa dostatočne odôvodnené. Koniec koncov, je to v tomto dokumente Ďalšie požiadavky na výkon zamestnanca. Preto je viac než žiadúce ho rozvíjať, a to pre každú voľnú pozíciu v personálnej tabuľke. Treba však povedať, že v Zákonníku práce nie je ani zmienka o pracovnej náplni. To znamená, že ich neprítomnosť nebude porušením pracovnoprávnych predpisov a nezakladá žiadnu zodpovednosť zamestnávateľa (*15).

Je to na vás

• úradné a poznámky;
• Osobné veci;
• informácie o pracovná činnosť;
• zoznam zamestnancov. Tento dokument uvádza, ktoré miesta schválené personálnym stolíkom sú obsadené a ktoré sú ešte voľné;
• nomenklatúra prípadu. Na jeho zostavenie môžete použiť sekcie 7 a 8 „Zoznamu typických riadiacich dokumentov s uvedením lehôt skladovania“ (

V našej organizácii nemáme personálne oddelenie, zodpovednosť za vedenie personálnej evidencie vykonáva hlavný účtovník.Existuje zoznam povinných dokumentov, ktoré musí mať sro pre vedenie evidencie o automobiloch.

Odpoveď

Odpoveď na otázku:

Neexistuje jediný zoznam dokumentov, ktoré by mali byť na personálnom oddelení: každá organizácia má svoje vlastné. Zákonník práce však vymenúva dokumenty, ktoré sú na personálnom oddelení povinné (napríklad pracovná zmluva, rozvrh dovoleniek, miestne predpisy).

Účtovníctvo v pobočkách

Otázka z praxe: Ako organizovať personálne workflow v organizácii s oddelenými divíziami

Vedenie personálnej evidencie v organizáciách so samostatnými štrukturálnymi divíziami nie je upravené predpismi. Táto otázka je v kompetencii vedúceho organizácie a mala by byť riešená na miestnej úrovni.

V organizáciách, ktoré majú vo svojej štruktúre samostatné divízie, existujú tri formy organizácie riadenia personálnych záznamov.

Formulár 1. Centralizovaná kancelárska práca. V tomto prípade je všetko spracovanie personálnych dokumentov sústredené (centralizované) do jediného centra – personálnej služby materskej organizácie.

Formulár 2. Decentralizovaná kancelárska práca. S touto formou je riadenie personálnych záznamov rozdelené medzi materskú organizáciu a samostatné štrukturálne združenia, ktoré majú relatívne rovnaká sada HR funkcie. Personálna služba materskej organizácie môže zároveň vyhotoviť personálne dokumenty pre všetkých zamestnancov organizácie vrátane zamestnancov samostatných oddelení, pričom v pobočke alebo zastúpení sa uchovávajú a vybavujú iba dokumenty zamestnancov týchto oddelení.

Formulár 3."Zmiešaný" pracovný postup. Táto forma zahŕňa centralizované vybavovanie personálnych dokumentov z hľadiska personálnych postupov, napríklad evidencia pracovného pomeru, skončenie pracovnej zmluvy, ako aj decentralizované, napríklad ukladanie disciplinárnych sankcií zamestnancom, uchovávanie osobných spisov. K rozdeleniu zvyčajne dochádza podľa rôznych personálnych funkcií – časť patrí materskej organizácii, časť je prevedená na samostatnú divíziu.

Prezentované sú výhody a nevýhody centralizovaných a decentralizovaných foriem personálneho workflow.

Výber jednej alebo druhej formy závisí od vzdialenosti oddelení od materskej organizácie, zloženia a počtu zamestnancov na oddeleniach, zložitosti výrobného procesu v teréne, možnosti zabezpečenia rýchleho doručenia dokumentov atď.

Druhy personálnych dokumentov

Aké typy personálnych dokumentov existujú

V praxi možno dokumenty, s ktorými personálna služba pracuje, rozdeliť do troch skupín:

• (príkazy k hlavnej činnosti a personálu, príkazy, pokyny, rozhodnutia);

Personálna služba vykonáva kancelárske práce prípravou projektov, odsúhlasovaním a vystavovaním organizačných, administratívnych a informačných a referenčných dokumentov, ich evidenciou, účtovaním a uchovávaním. Môžeš použiť .

Organizačné a administratívne dokumenty sú internými dokumentmi organizácie.

Informácie o tom, aké personálne doklady musí zamestnávateľ vystaviť povinným alebo odporúčacím spôsobom, nájdete v časti Personálne doklady.

Otázka z praxe: Aký výraz by sa mal používať v personálnych dokumentoch: „zamestnanec“ alebo „zamestnanec“

Pre ľahšie pochopenie v bežnom živote: v rozhovoroch, článkoch, konzultáciách a pod. je správne používať slovo „zamestnanec“ vo vzťahu k osobe, ktorá pracuje na základe pracovnej zmluvy. Pri zostavovaní personálnych a iných úradných dokumentov, ktoré sa týkajú pracovnoprávnych vzťahov, sa však odporúča používať výraz „zamestnanec“. Vysvetľuje to skutočnosť, že práve tento pojem sa objavuje v Zákonníku práce Ruskej federácie, čo znamená, že z právneho hľadiska tento termín sa správne použije v dokumentoch ().

Výnimkou sú právne vzťahy súvisiace s verejnou službou, kde rezortné predpisy upravujúce služobný poriadok priamo používajú definíciu „zamestnanec“ a nie „zamestnanec“. Napríklad policajti v V tomto prípade bude správnejšie použiť v personálnych dokumentoch výraz „zamestnanec“.

Na záver je potrebné poznamenať, že používanie pojmu „zamestnanec“ namiesto „zamestnanec“ v personálnych dokumentoch alebo naopak neznamená negatívne dôsledky. Na základe toho zamestnávateľ nemôže niesť zodpovednosť za porušenie pracovnoprávnych predpisov a dokumenty nemožno vyhlásiť za neplatné.

Organizačné dokumenty

Aké personálne dokumenty sú organizačné

Medzi organizačné dokumenty patria najmä:

• ustanovenia a pokyny ( , );
• nariadenia ().

Administratívne dokumenty

Aké personálne dokumenty sú administratívne

Administratívne dokumenty zahŕňajú:

• príkazy a príkazy, ktoré odrážajú otázky práce s personálom (príkaz na prijatie, prepustenie, preloženie atď.);
• personálne doklady odrážajúce pohyb a účtovníctvo personálu (,).

Príprava dokumentov

Ako pripraviť organizačné a administratívne dokumenty pre personál

Práca s organizačnými a administratívne dokumenty stavať podľa schémy: príprava projektu, koordinácia, revízia, schválenie, podpis (schválenie) vedúcim, odovzdanie na vyhotovenie zodpovedným zamestnancom. Toto je uvedené v GSDOU, schválenom.

Otázka z praxe: Aké povinné náležitosti by mali obsahovať personálne doklady

Podrobnosti dokladu - povinné údaje alebo informácie, ktoré musí úradný doklad obsahovať, aby mal skutočnú právnu silu, slúžil ako podklad pre transakcie a bol vhodný na účtovanie práce zamestnancov a jej vyplácanie.

Na množstvo dokumentov to však nestačí požadované podrobnosti. V tomto prípade by mala organizácia použiť aj schvaľovaciu pečiatku, evidenčné číslo atď. Podrobnosti pozri.

Otázka z praxe: Majú organizácie verejného sektora právo používať samostatne vypracované formy personálnych dokumentov. Napríklad osobné karty, objednávky dovoleniek atď.

Inštitúcia má právo samostatne vypracovať ďalšie formy personálnych dokladov, najmä osobnú kartu, príkaz na udelenie dovolenky a pod. Zároveň musia tieto formuláre obsahovať náležitosti ustanovené v § 9 zákona č. 6. decembra 2011 č. 402-FZ a Pokynov k Jednotnému plánu účty č. 157n. Zabezpečte používanie vlastných formulárov v účtovnej politike.

Otázka z praxe: Ktoré zákazky sa týkajú zákaziek pre personál a ktoré - zákaziek na kmeňové činnosti

Objednávky na personál by mali obsahovať objednávky, pomocou ktorých sa dokumentujú pracovné vzťahy - prijatie, preloženie, premiestnenie, prepustenie, dovolenky, služobné cesty atď.

Doba uchovávania objednávok personálu a dokumentácie k nim pripojenej je 75 rokov. Výnimka je poskytnutá pre objednávky o disciplinárne konanie, poskytovanie riadnej a študijnej dovolenky, služobné, krátkodobé domáce a zahraničné pracovné cesty. Doba uchovávania takýchto dokumentov je päť rokov. Je to uvedené v schválenom zozname.

Zostávajúce zákazky sú klasifikované ako zákazky na hlavnú činnosť. Musia byť v organizácii trvalo, až do jej likvidácie. Je to uvedené v schválenom zozname.

Otázka z praxe: Ako schvaľovať personálne doklady

Schvaľovanie dokumentov je formalizované vízom a je potvrdením, že obsah prezeraného dokumentu je pravdivý a neodporuje zákonu.

Vízum je uvedené postavenie zamestnanca, ktorý dokument schvaľuje, jeho podpis, odpis podpisu (iniciály, priezvisko) a dátum podpisu.

Postup prilepenia víza na dokumenty je predpísaný v schválenom.

Ak sú k dokumentu pripomienky, mali by byť uvedené na samostatnom liste, ktorý je priložený k dokumentu.

Konkrétne miesto na nalepenie víza závisí od typu dokladu. Na originálnom dokumente, ktorý zostáva v organizácii, je vízum nalepené v spodnej časti zadnej strany posledného listu (na viacstranovom dokumente je to zadná strana posledného listu). Na kópii dokumentu, ktorého originál je zaslaný inej organizácii, je vízum nalepené predná strana, vľavo dole. Vo viacstranových dokumentoch osobitného významu môže byť každý list schválený, napríklad v zmluvách, protokoloch. Okrem toho je možné prilepiť dokladové víza na samostatný doklad.

V závislosti od typu dokumentu môžu byť do zoznamovacieho víza zahrnuté rôzne doplnky. Napríklad v popise práce pridajte frázu: „Dostal som do rúk jednu kópiu a zaväzujem sa, že si ju ponechám na pracovisku.“ V prípade sporu na súde nebude potrebné preukazovať, že zamestnanec jeho kópiu dostal.

V objednávkach v zjednotenom formulári neexistuje stĺpec ako „Visa“, avšak v súlade s jednotnými formulármi je možné zadať ďalšie podrobnosti. Umiestnite schvaľovacie víza na spodok zadnej strany dokumentu.

Legislatíva nestanovuje, ktorí úradníci v rámci organizácie schvaľujú konkrétny dokument a koľko víz môže byť na jednom dokumente. Každá organizácia si určuje poradie pozorovania samostatne, napr.

V praxi dokumenty zvyčajne schvaľujú títo úradníci:

• vedúci oddelenia, ktoré dokument pripravilo;
• exekútor, ktorý dokument vyhotovil;
• vodcov príslušné oddelenia;
• vedúci finančnej alebo účtovnej služby (ak dokument rieši finančné otázky);
• zástupca vedúceho organizácie zodpovednej za túto oblasť činnosti;
• vedúci organizácie, ak dokument podpisuje jeho zástupca;
• supervízor právna služba alebo právnik.

Tento zoznam je možné upraviť podľa štruktúry a potrieb organizácie. Vedúci na základe príkazu v akejkoľvek forme vymenúva osoby zodpovedné za potvrdenie určitých dokumentov.

Otázka z praxe: Je potrebné od nového kalendárneho roka znova spustiť číslovanie personálnych dokladov

Súčasná právna úprava neobsahuje ustanovenia, ktoré by zamestnávateľa zaväzovali začať s číslovaním personálnych dokladov od nového kalendárneho roka. V tejto súvislosti má organizácia právo pokračovať v číslovaní personálnych dokladov v priebežnom poradí bez toho, aby číslovanie začínalo v každom kalendárnom roku odznova.

Číslovanie osobných dokladov v rámci roka zároveň umožňuje systematizovať tok personálnych dokladov v organizácii, zjednodušuje výmenu informácií medzi štrukturálnymi divíziami, najmä medzi personálnou službou a účtovným oddelením, a prispieva k rýchle vyhľadávanie potrebných informácií. V tomto ohľade sa v praxi rozšíril prístup: s nástupom nového kalendárneho roka začať číslovanie personálnych dokumentov nanovo, v prípade potreby pridať rok ako ďalší index, napríklad č. 1К/2013 .

O problematike ročného nulovania číslovania personálnych dokladov teda rozhoduje každý zamestnávateľ samostatne a upravuje vo svojom miestne dokumenty, napríklad Nariadenia o obehu dokumentov.

Otázka z praxe: Potrebujem napísať dátum zverejnenia a číslo objednávky na prijatie (prestup, prepustenie a pod.) ručne alebo môžem vyplniť v elektronickom formáte

Na túto otázku zákon nedáva jednoznačnú odpoveď.

Autor: všeobecné pravidlo je potrebné zadať dátum objednávky a jej číslo po zaregistrovaní objednávky do denníka napr. v a pod. (GSDOU, schválené). V tomto prípade je povolené používať odtlačky pečatí (pečiatky) s dátumami a číslami, ako aj ručné zadávanie dátumu a čísla, pretože súčasná legislatíva jasne nestanovuje ani neobmedzuje postup pri takýchto zápisoch.

Legislatíva zároveň neobsahuje povinnosť viesť evidenciu objednávok. A moderné systémy elektronický obeh dokumentácie s jej prípravou na tlač tlačená kópia umožňujú priradiť číslo a dátum dokumentu už v procese jeho prípravy, čím sa zabezpečí chronológia a postupnosť číslovania. V tejto súvislosti je možné tieto údaje elektronicky vyplniť pri príprave dokumentu, pričom nejde o porušenie.

Organizácia má teda právo samostatne sa rozhodnúť, ktorý dokumentačný postup bude postupovať, a to napríklad v Nariadení o riadení záznamov o ľudských zdrojoch.

Informačné a referenčné dokumenty

Aké personálne dokumenty sa týkajú informácií a odkazov

Všetky informačné a referenčné dokumenty možno rozdeliť do troch veľkých blokov.

Prvým blokom sú prichádzajúce informácie a referenčná dokumentácia:

• pokyny od vyšších organizácií;
• správy o plnení úloh, úkony, listy, poznámky od podriadených organizácií;
• listy, zmluvy, akty a iné dokumenty od iných organizácií;
• žiadosti, sťažnosti, návrhy občanov.

Druhým sú odchádzajúce informácie a referenčná dokumentácia:

• odpovede na prichádzajúce požiadavky;
• proaktívne a informačné dokumenty organizácie (návrhy, žiadosti, listy, certifikáty, recenzie, zmluvy atď.).

Treťou sú interné informácie a referenčná dokumentácia:

• interná korešpondencia (správy, služba, vysvetlivky);
• iné dokumenty (zápisnice, plány, akty, správy atď.).

Otázka z praxe: Ako viesť abecednú knihu personálnej evidencie

Legislatíva nestanovuje povinná údržba abecedná kniha personálnych záznamov.

Zároveň je pre pohodlie pri hľadaní zovšeobecnených informácií o zamestnancoch možné použiť takúto knihu. Je zostavená abecedná kniha účtovníctva personálu (personálu). Môže sa vykonávať pre organizáciu ako celok, ak je personál malý, ako aj pre štrukturálne jednotky alebo kategórie personálu. Rovnako ako všetky účtovné knihy, očíslujte si knihu podľa abecedy, zašnurujte ju a zapečaťte. Vedľa neho uveďte svoj podpis a dátum certifikácie.

V súčasnosti sa používajú abecedné personálne knihy vzdelávacie inštitúcie, v súdnom spore.

Zamestnávateľom s väčším počtom zamestnancov odporúčame uchovávať abecedné karty spojené do jednej kartotéky, čo tiež výrazne uľahčuje prácu pri hľadaní. Na rozdiel od abecednej knihy je kartotéka abecedných kariet vedená pre všetkých zamestnancov organizácie bez rozdelenia na štrukturálne jednotky alebo kategórie personálu a karty sú v nej usporiadané v abecednom poradí.

Účtovanie informácií a referenčných dokumentov

Ako organizovať účtovníctvo personálnych informácií a referenčných dokumentov

Viesť evidenciu došlých a odchádzajúcich informácií a referenčnú dokumentáciu na personálnom oddelení v účtovných a korešpondenčných denníkoch. Spracovanie došlej korešpondencie môže vybavovať osobitne poverený zamestnanec personálnej služby (sekretárka, referentka).

Dokumenty môže organizácia prijímať poštou, faxom, e-mailom, telegraficky, kuriérskou službou. Práca s prichádzajúcimi dokumentmi je postavená podľa nasledujúcej schémy:

• recepcia;
• triedenie;
• kontrola manažmentom;
• pokyny pre účinkujúcich.

Spracovanie prichádzajúcich dokumentov

Ako spracovať prichádzajúce informácie a referenčné dokumenty prijaté personálnym oddelením

Najprv skontrolujte správnosť doručenia a neporušenosť balíka, ak ide o poštovú zásielku. Potom otvorte obálky a skontrolujte úplnosť príloh. Ak by nejaké prílohy mali zodpovedať popisu, ale chýbajú, informujte o tom odosielateľa. Na došlé doklady uveďte dátum prijatia a sériové číslo účtu. Potom zoraďte dokumenty podľa umelca. Dokumenty adresované vedúcemu organizácie alebo samotnej organizácii je potrebné odovzdať tajomníkovi vedúceho, ktorý ich eviduje. Dokumenty adresované štrukturálnym divíziám zhromažďujú a evidujú tajomníci divízií.

Dokumenty označené „osobne“ sa neotvárajú a okamžite sa prenášajú adresátovi.

Tento postup spracovania prichádzajúcich dokumentov je stanovený v GSDOU, schválený.

Otázka z praxe: Majú sa obálky ničiť alebo ich treba zakladať spolu s listami

Obálky nie je potrebné ukladať a zakladať spolu s listami, pokiaľ:

• priložený dokument neobsahuje spiatočnú adresu a meno odosielateľa;
• je potrebné ponechať si poštovú pečiatku, aby bolo možné následne potvrdiť dátum prijatia dokumentu;
• na obálke nie je žiadna „osobná“ značka a priložený dokument má osobnú povahu;
• prijatá pošta je spoplatnená.

Spracovanie odchádzajúcich dokumentov

Ako spracovať odchádzajúce HR informácie a referenčné dokumenty

Keď personálne oddelenie dostane požiadavky, napríklad na zdokumentovanie informácií o zamestnancovi, práca na nich je postavená podľa nasledujúcej schémy:

• exekútor prijme žiadosť a pripraví návrh odpovede;
• návrh odpovede sa pošle manažérovi na posúdenie a potom na schválenie zainteresovanými stranami;
• výkonný umelec návrh dopracuje podľa pripomienok a pripraví ho do konečnej podoby;
• záujemcov schváliť odpoveď a vedúci ju podpíše;
• odpoveď sa odošle na odoslanie.

Rovnaká schéma, s výnimkou prvého postupu, platí aj pre prípravu iniciatívnych dokumentov – žiadostí, oznámení, žiadostí, žiadostí, záručných listov atď.

Pred odoslaním dokumentu musíte:

• skontrolujte prítomnosť adresy (alebo všetkých adries, ak ide o zoznam adries);
• skontrolujte dostupnosť požadovaného počtu kópií;
• ujasniť si formu odoslania (pošta, e-mail, kuriér a pod.).

Neúplné a nesprávne vyhotovené dokumenty vráťte zhotoviteľovi na prepracovanie.

Tento postup spracovania odchádzajúcich dokumentov je stanovený v GSDOU, schválený.

Budujte prácu s internými dokumentmi rovnakým spôsobom ako prácu s odchádzajúcimi dokumentmi: príprava projektu, schválenie, revízia, potvrdenie, podpis (schválenie) vedúcim. Až na konci postupu neodosielajte dokument z organizácie, ale odovzdajte ho zodpovedným zamestnancom na vykonanie. Toto je uvedené v odsekoch
Inšpektori z GIT už pracujú podľa nových predpisov. Zistite v magazíne Kadrovoe Delo, aké práva majú zamestnávatelia a personalisti od 22. októbra a za ktoré chyby vás už nebudú môcť trestať.

V Zákonníku práce nie je ani jedna zmienka o pracovnej náplni. Ale personalisti potrebujú tento nepovinný dokument. V časopise „Personálne podnikanie“ nájdete aktuálnu náplň práce personalistu s prihliadnutím na požiadavky profesijného štandardu.

Skontrolujte, či je váš PVR relevantný. Vzhľadom na zmeny v roku 2019 môžu ustanovenia vášho dokumentu porušovať zákon. Ak GIT nájde neaktuálne znenie, bude to v poriadku. Aké pravidlá odstrániť z PVTR a čo pridať - prečítajte si v časopise "Personálne podnikanie".

V časopise „Personálne podnikanie“ nájdete aktuálny plán, ako si zostaviť bezpečný plán dovoleniek na rok 2020. Článok obsahuje všetky novinky v zákonoch a praxi, ktoré je teraz potrebné vziať do úvahy. Pre vás - hotové riešenia situácií, ktorým čelia štyri z piatich firiem pri príprave harmonogramu.

Pripravte sa, ministerstvo práce opäť mení Zákonník práce. Pozmeňovacích návrhov je celkovo šesť. Ako sa novely dotknú vašej práce a čo teraz robiť, aby zmeny nezaskočili, sa dozviete z článku.

Osobné dokumenty - to je pomerne veľký zoznam dokumentov, ktoré by mali byť v každej spoločnosti alebo jednotlivom podnikateľovi, kde existuje mzdárky. Niektoré z nich sa týkajú personálnej problematiky firiem, iné sa týkajú výpočtu a vyplácania miezd a ďalšie aktuálneho problému ochrany osobných údajov. V súlade s tým môžu rôzne organizácie kontrolovať takéto personálne dokumenty. štátnych štruktúr kontrola tej či onej „osobnej“ otázky: inšpektorát práce, Roskomnadzor a, samozrejme, Federálna daňová služba a fondy.

Kto je zodpovedný za personálne dokumenty organizácie

V malých firmách vedie potrebné personálne doklady najčastejšie účtovníčka (na plný úväzok alebo návšteva), prípadne sa o personálne doklady stará sám šéf - pokiaľ je dostatok času a úsilia. Účtovníci to spravidla robia s nevôľou alebo úplne pustia "kádrové" problémy na brzdu.

Medzitým, pri absencii jedného alebo druhého dokumentu o personálnych záznamoch, sú možné nároky od inšpektorov a pokuty.

Aké personálne dokumenty musia byť prítomné v LLC?

Poďme zistiť, ktoré personálne dokumenty musí vedúci alebo majiteľ spoločnosti skontrolovať ako prvé, pretože. sú záväznými dokumentmi LLC.

Pracovné zmluvy . Pracovná zmluva musí byť uzatvorená s každým zamestnancom písomne. Dohodu je potrebné vypracovať a podpísať do 3 dní od nástupu do zamestnania. Pracovná zmluva sa vyhotovuje v 2 vyhotoveniach, pričom jedno z nich dostane zamestnanec. V zmluve je uvedené miesto výkonu práce, pozícia, platba, doba trvania zmluvy, dĺžka skúšobnej doby atď. Všetky zmeny týkajúce sa pracovných podmienok (napríklad zvýšenie miezd) sa zaznamenávajú v dodatku k pracovnej zmluve.

Dôležité!

S cieľom ušetriť na poistnom mnohí uzatvárajú nie prácu, ale občianska zmluva. Ako ukazuje prax, inšpektori tento spôsob sporenia už dávno poznajú, a preto zmluvy veľmi pozorne študujú, aby identifikovali nahradenie pracovnoprávnych vzťahov občianskoprávnymi. Ak sa zistí porušenie, bude uložená pokuta: pre spoločnosť - do 100 000 rubľov, pre individuálnych podnikateľov - do 10 000 rubľov.

Osobné karty zamestnancov . Vyplní sa pre všetkých zamestnancov. Karta môže byť vedená podľa jednotného formulára č. T-2 (schváleného vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruska zo dňa 5. 1. 2004 č. 1), alebo vlastného formulára schváleného vedúcim (za predpokladu, že obsahuje všetky potrebné podrobnosti). Osobná karta je povinným personálnym dokladom. Ale od 1. januára 2013 nie sú povinné formuláre prvotných účtovných dokladov obsiahnuté v albumoch jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie.

V praxi mnohí budú naďalej vykonávať T-2 a nebudú sa rozvíjať vlastnú formu, keďže v účtovných programoch sa vykladá automaticky (informácia Ministerstva financií Ruska č. PZ-10/2012).

Pracovné knihy . Účtovné knihy vedie spravidla vedúci podniku alebo na jeho príkaz určí zodpovednú osobu. Pracovná kniha je hlavným personálnym dokumentom potvrdzujúcim dĺžku služby zamestnanca a všetci zamestnávatelia bez výnimky ich musia viesť. Zamestnancovi, ktorý doteraz nikde nepracoval, je povinný pracovný zošit vyhotoviť a vydať zamestnávateľ na základe písomnej žiadosti zamestnanca. Zamestnávateľ mu pri vystavení pracovnej knihy zamestnancovi účtuje odmenu, ktorej výška je určená výškou výdavkov na jej obstaranie (článok 47 Pravidiel schválených nariadením vlády SR č. 225 zo 16. apríla 2003) .

Okrem samotných účtovných kníh je súčasťou zoznamu osobných dokladov, ktorých prítomnosť v spoločnosti je povinná, aj kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh v nich, ako aj kniha príjmov a výdavkov na účtovanie tlačivá pracovného zošita a príloh (uznesenie Ministerstva práce Ruska zo dňa 10.10.2003 č. 69). Po prepustení sa pracovný zošit vydá zamestnancovi v posledný deň jeho práce. Skutočnosť vystavenia pracovnej knihy zamestnancovi sa premietne do knihy účtovania pohybu pracovných kníh a príloh v nich. V stĺpci 12 je uvedený dátum vydania knihy a v stĺpci 13 je podpis zamestnanca.

Dôležité!

Dostupnosť pracovných zošitov a postup ich vedenia kontroluje inšpektorát práce a FIU. Za porušenie podmienok na vydanie knihy alebo nesprávne vyplnenie sa poskytuje hmotnej zodpovednosti(článok 234 Zákonníka práce Ruskej federácie)

Je možné poslať pracovný zošit poštou prepustenému zamestnancovi?

Zošit je možné zaslať poštou (po súhlase zamestnanca so zaslaním na uvedenú adresu), ak zamestnanec nebol v deň prepustenia neprítomný alebo ho odmietol prijať. V takejto situácii musí zamestnávateľ zaslať zamestnancovi oznámenie o potrebe dostaviť sa do zošita alebo súhlasiť s jeho odoslaním poštou (časť 6 článku 84.1 Zákonníka práce Ruskej federácie, odsek 36 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných kníh).

personálne obsadenie . „Personál“ označuje štruktúru, zloženie a počet zamestnancov: zoznam štrukturálnych jednotiek, pracovných pozícií, profesií s uvedením kvalifikácií (triedy, kategórie atď.). Z hľadiska riadenia personálnych záznamov je personálna tabuľka zahrnutá v povinných personálnych dokumentoch (články 15, 57 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Dôležité!

V praxi môže byť personálna tabuľka veľmi užitočná pri riešení rôznych sporov o mzdách, pri dokazovaní daňový úrad zdôvodnenie nákladov na prilákanie personálu zvonku atď.

Popis práce . Pracovná náplň jednak nie je súčasťou povinných dokladov personálnej služby, pretože. spoločnosť sa rozhodne, či ho vyvinie alebo nie. Na druhej strane, keď existuje kontroverzné situácie so zamestnancom to môže byť veľmi užitočné. Ak napríklad zamestnanec tvrdí, že bol disciplinárne potrestaný neprávom, tak bez poučenia bude ťažké niečo dokázať.

Dôležité!

Aj keď sú popisy práce nepovinnými dokumentmi v personálnej práci, stále je lepšie si ich pripraviť, pretože môžu byť použité na obmedzenie právomocí zamestnanca.

Môže napríklad predpísať zodpovednosť manažéra predaja za koordináciu s riadením zliav pre zákazníkov a transakcií nad určitú sumu. Taktiež, aby sa predišlo podvodným konaniam v pokynoch, je potrebné obmedziť prístupové práva do účtovného programu spoločnosti.

Vnútorné pracovné predpisy . Tento personálny dokument predpisuje postup prijímania a prepúšťania zamestnancov, práva a povinnosti strán, spôsob prevádzky, čas odpočinku, stimuly a sankcie atď. (článok 189 Zákonníka práce Ruskej federácie). Nový zamestnanec musí byť oboznámený s Pravidlami proti podpisu.

Rozpis dovoleniek . Ide o povinný personálny dokument podľa článku 123 Zákonníka práce Ruskej federácie. Harmonogram zostavuje vedúci oddelenia ľudských zdrojov (ak existuje) a podpisuje ho generálny riaditeľ. Navyše to treba urobiť najneskôr v polovici decembra, t.j. dva týždne pred začiatkom nového kalendárneho roka. Všetci zamestnanci musia byť oboznámení s dokumentom. Pri zostavovaní harmonogramu je dôležité pamätať na to, že pri rozdeľovaní dovoleniek na časti musí byť jedna z častí aspoň 14 kalendárnych dní.

Nariadenie o osobných údajoch . Je tiež zahrnutý v zozname personálnych dokumentov, ktoré musia byť v každej spoločnosti bezpodmienečne (federálny zákon z 27. júla 2006 č. 152-FZ, článok 88 Zákonníka práce Ruskej federácie). Nariadenie predpisuje skladbu osobných údajov, postup pri ich spracúvaní a odovzdávaní tretím stranám, práva a povinnosti zamestnancov pri spracúvaní a pod. Dokument je vyhotovený v akejkoľvek forme, v každom prípade však musí jeho obsah zodpovedať požiadavky zákona č. 152-FZ. Všetci zamestnanci spoločnosti musia byť oboznámení s nariadením proti podpisu.

Súhlas so spracovaním osobných údajov . Osobné údaje zamestnanca nemôžete spracúvať, kým zamestnanec nedá súhlas s ich spracúvaním. Súhlas je potrebné získať písomne ​​od každého zamestnanca.

Sankcie za nedostatok súhlasu zamestnanca so spracovaním údajov

Za nedostatok súhlasu so spracovaním osobných údajov sa poskytujú pokuty: pre spoločnosti - od 15 do 75 tisíc rubľov, za úradníkov- od 10 do 20 tisíc rubľov. (článok 13.11 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).

Predpisy o mzdách . Predpis o odmeňovaní sa vypracúva vtedy, keď organizácia okrem miezd zabezpečuje aj iné platby (napríklad prémie, prémie) alebo fungujú odlišné systémy odmeňovania. Nariadenie predpisuje zásady odmeňovania, postup pri indexácii miezd, náhrady cestovných výdavkov, vyplácanie nadčasov, podmienky vyplácania prémií atď. (článok 135 Zákonníka práce Ruskej federácie). Toto všetko je v zásade možné upresniť vo vnútorných pracovnoprávnych predpisoch, ale v praxi sa podmienky odmeňovania rozlišujú v samostatné ustanovenie- tak to bude menej otázok pri kontrolách regulačných orgánov.

Časový výkaz . Spoločnosť vedie záznamy o odpracovanom čase každého zamestnanca (článok 91 Zákonníka práce Ruskej federácie). Na tento účel sa používa pracovný výkaz - v tvare č. T-12, T-13 alebo vypracovaný zamestnávateľom samostatne. Na základe dochádzky sa vypočíta a vyplní mzda výplatné pásky. To znamená, že vysvedčenie je súčasťou hlavných personálnych dokumentov organizácie.

Dokument potvrdzujúci formu výplatnej pásky . Zamestnávateľ je povinný pri vyplácaní mzdy písomne ​​oznámiť každému zamestnancovi zložky mzdy, ktoré mu prislúchajú za príslušné obdobie, výšku a dôvody vykonávaných zrážok, ako aj celkovú peňažnú sumu na výplatu. Pokiaľ ide o jednotná forma výplatnú pásku neustanovuje zákon, toto tlačivo vypracuje zamestnávateľ samostatne a schvaľuje ho príkazom alebo iným interným personálnym dokumentom.

objednávky . Do povinných personálnych dokladov môžu byť zahrnuté aj rôzne nezjednotené formuláre objednávok, ktoré si firma zostavuje sama. Príkazy na hlavné činnosti sa vydávajú o otázkach súvisiacich s prácou organizácie ako právnickej osoby (napríklad príkaz o vymenovaní osôb zodpovedných za požiarnu bezpečnosť, o lehotách na podávanie správ, o organizácii vojenskej registrácie atď.). ). Personálne príkazy (spravidla zjednotené) sa vydávajú v otázkach súvisiacich s činnosťou organizácie ako zamestnávateľa (o nábore, preložení, prepustení, odmenách atď.).

My Vám zase vieme ponúknuť službu vedenia personálnej dokumentácie. Poverenie personálu predpisov a vo všeobecnosti personálne záznamy k nám, nemôžete sa nechať rozptyľovať papierovými záležitosťami, ale pokojne podnikať.

Volajte, píšte - sme vždy pripravení pomôcť vám s akýmkoľvek personálnym problémom alebo personálnym dokumentom!

Objednávková služba