Mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa organisasyon. Mga tagubilin para sa pag-iingat ng talaan

Ang lahat ng mga espesyalista na responsable para sa pamamahala ng dokumento ay dapat magbayad ng pansin sa "GOST R 7.0.97-2016. pambansang pamantayan Pederasyon ng Russia. Sistema ng mga pamantayan sa impormasyon, librarianship at paglalathala. Dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa papeles” (inaprubahan ng Order of Rosstandart na may petsang 08.12.2016 No. 2004-st). Ang normative act na ito ay naglalaman ng isang bilang ng mga karagdagan na wala sa GOST R 6.30-2003.

Ang mga pangunahing pagbabago na kasama sa bagong pamantayan

Mga font lamang ang maaaring gamitin upang lumikha ng dokumentasyon:

• Times New Roman Nos. 13, 14;
• Arial No. 12, 13;
• Verdana No. 12, 13;
• Calibri No. 14.

Pinapayagan ng bagong GOST ang paggamit ng mas maliliit na laki ng font sa mga talahanayan lamang.

Mula 07/01/2018, ang dokumentasyon ay maaaring maglaman ng coat of arms ng paksa ng Russian Federation, coat of arms (heraldic sign) munisipalidad. Ngayon ang lokasyon ng props na ito ay legal din na naayos. Ito ay inilalagay sa gitna ng tuktok na field ng form sa itaas ng mga detalye ng organisasyon, sa layo na 10 mm mula sa tuktok na gilid ng sheet.

Bilang karagdagan, ang dating kinakailangang mga kinakailangan ng ORGN, TIN, KPP, OKVED code ay matatagpuan na ngayon sa kinakailangang "Data ng sanggunian tungkol sa organisasyon".

Nagkaroon ng "Vulture sa paghihigpit sa pag-access sa dokumento." Ito ay nakakabit sa kanang sulok sa itaas ng unang sheet.

Kapag tinukoy ang addressee, pinapayagang gamitin ang mga pagdadaglat na "Mr." (Mr.) at "Ms." (Madam) bago ang apelyido ng opisyal, pati na rin ipahiwatig email address kung ang liham ay ipinadala sa pamamagitan ng fax o e-mail.

Ang GOST ay naglalaman din ng isang indikasyon ng hindi katanggap-tanggap na paglalagay ng isang slash (slash) o ang inskripsyon na "para" kapag ang mga papel ay nilagdaan ng isang taong pinapalitan ang ulo. Ang mga pagbabago sa kasong ito ay ginagawa sa pamamagitan ng kamay o gamit ang isang selyo.

Sa pagtatalo, kung paano maglagay ng tama ng selyo, kung posible bang isara ang bahagi ng pirma na may selyo, ang pagtatapos ay inilagay. Ang bagong GOST ay nagsasaad na ang selyo ng organisasyon ay nakakabit nang hindi kinukuha sulat-kamay na lagda ang taong pumirma sa dokumento, o sa lugar na may markang "MP" ("Place of Seal").

Mga tanong ng sanggunian pamamahala ng elektronikong dokumento sakop din sa GOST.

Pag-uuri ng mga dokumento sa trabaho sa opisina

Ang lahat ng mga papel sa trabaho sa opisina ay inuri depende sa kanilang layunin:

• organisasyonal at administratibo (mga charter, desisyon, mga order para sa mga pangunahing aktibidad);
• sanggunian at impormasyon (mga sertipiko, telegrama);
• ng mga tauhan ( mga kontrata sa pagtatrabaho, mga order sa mga tauhan, mga pahayag).

Ang espesyal na pansin ay dapat bayaran sa pagpaparehistro ng mga papasok na dokumento sa trabaho sa opisina.

Upang magrehistro ng isang papasok na liham, sa tuktok ng form, sa kanan o kaliwa, ang serial number at petsa ng pagtanggap ay inilalagay. Mukhang ganito: "Sa. No. 152 ng 02.02.2017". Pagkatapos ang numerong ito ay naitala sa log ng mga papasok na liham, impormasyon: mula kanino at kanino tinutugunan ang liham, tungkol saan ito, at kung kanino inilipat ang liham upang magtrabaho pagkatapos ng pag-endorso ng tagapamahala nito. Ang mga orihinal at kopya ng mga liham ay inihain sa naaangkop na mga folder. Ang mga papalabas na liham ay nakarehistro sa parehong paraan (halimbawa: "Ref. No. 152 ng 05/29/2017") at iba pang dokumentasyon.

Ang pagpaparehistro ng mga papasok na dokumento sa trabaho sa opisina ay nagbibigay-daan sa iyo upang mabilis na mahanap ang kinakailangang dokumento sa journal (o spreadsheet) at matukoy ang taong responsable para sa pagpapatupad nito.

Mga tuntunin ng pagpapatupad ng mga dokumento sa trabaho sa opisina

Ang karaniwang takdang petsa para sa isang dokumento ay 30 mga araw sa kalendaryo, na binibilang mula sa petsa ng pagtanggap ng papasok o mula sa petsa ng pagpirma papalabas na dokumento.

Mangyaring tandaan na ang mga katapusan ng linggo at holidays kasama din sa panahong ito!

Maaaring mayroon ang mga papeles sa negosyo indibidwal na termino pagbitay. Sa kasong ito, ang form ay minarkahan ng isang tiyak na petsa, o maaari itong ipahiwatig sa mismong teksto.

Mayroon ding mga deadline na itinakda ng mga legal na aksyon.

Kung hindi maabot ang deadline, sumulat memo sa manager na may kahilingang palawigin ang mga deadline para sa panloob na dokumentasyon o petisyon na may parehong kahilingan sa katapat na organisasyon na nagbabalangkas ng mga dahilan ng pagkaantala sa mga deadline.

Hindi napakahirap magtatag ng trabaho sa opisina sa isang organisasyon, makakatulong ang mga sample na dokumento dito. Ang pangunahing bagay ay upang sumunod sa pagsunod sa dokumentasyon na may mga tinatanggap na pamantayan, pati na rin agad na subaybayan ang mga pagbabago sa batas ng Russian Federation.

MGA TAGUBILIN

PARA SA NEGOSYO MANAGEMENT

1. PANGKALAHATANG PROBISYON

1.1. Ang tagubiling ito (mula dito ay tinutukoy bilang "Pagtuturo") ay binuo upang magtatag ng isang pinag-isang pamamaraan para sa pag-iipon ng mga dokumento at pag-oorganisa ng trabaho sa kanila sa "_____________________" at mga sangay nito (mula rito ay tinutukoy bilang "Organisasyon") at sapilitan para sa lahat ng empleyado ng Organisasyon.

1.2. Sa mga sangay ng Organisasyon, ang gawain sa opisina ay isinasagawa nang nakapag-iisa bilang pagsunod sa mga kinakailangan ng Tagubilin na ito.

Sa pagbuo ng Instruksyon, ginamit ang kasalukuyang mga regulasyon ng Russian Federation, na nagbibigay para sa paghahanda ng mga dokumento ayon sa ilang mga patakaran, ang pagpapanatili ng isang nomenclature (listahan) ng mga kaso, ang paglikha ng mga archive sa mga organisasyon upang matiyak ang kaligtasan ng pinakamahahalagang dokumento, umiiral na kasanayan, pati na rin ang mga panloob na dokumento ng Organisasyon.

1.3. Ang mga probisyon ng Pagtuturo ay nalalapat sa organisasyon ng trabaho na may mga dokumento, anuman ang uri ng media, kabilang ang kanilang paghahanda, pagpaparehistro, accounting at kontrol ng pagpapatupad, na isinasagawa gamit ang mga automated (computer) na teknolohiya.

Ang mga teknolohiya sa pagpoproseso ng impormasyon ng awtomatikong dokumento na ginagamit sa Organisasyon ay dapat matugunan ang mga kinakailangan ng Tagubilin.

1.4. Ang pananagutan para sa organisasyon ng trabaho sa opisina, pagsunod sa mga patakaran at pamamaraan na itinatag ng Instruksyon para sa pagtatrabaho sa mga dokumento sa mga kagawaran at departamento ng Organisasyon ay nakasalalay sa mga pinuno ng mga istrukturang dibisyon na "_____________".

1.5. Ang direktang pag-iingat ng rekord sa yunit ng istruktura ay isinasagawa ng kalihim o isang empleyado na hinirang ng pinuno ng may-katuturan yunit ng istruktura.

Gamitin sa media, pampublikong pagsasalita, atbp. ang impormasyong nakapaloob sa mga opisyal na dokumento ay pinapayagan lamang sa pahintulot ng pamamahala "_____________".

2. PAGTANGGAP, ACCOUNTING, REHISTRATION, PAGPAPASA AT PAGPADALA NG CORESPONDENCE

2.1. Pagtanggap ng mga dokumento.

2.1.1. Lahat ng sulat na natanggap ng Organisasyon ay natatanggap at nakarehistro sa Opisina.

2.1.2. Kapag tumatanggap ng sulat, kinakailangang suriin ang kawastuhan ng paghahatid nito. Ang maling naihatid na sulat ay ipinapasa sa may-ari. Binuksan ang natanggap na sulat (maliban sa mga sulat na may markang "Personal" sa sobre).

2.1.3. Ang sulat na may markang "Personal" ay personal na inihahatid sa addressee o sa kanyang awtorisadong kinatawan. Ang sulat na may markang "Kumpidensyal" ay pinoproseso ng empleyadong may access dito.

2.1.4. Kapag binubuksan ang mga sobre, sinusuri ng mga empleyado ng Opisina ang pagkakatugma ng addressee, ang integridad ng pakete, ang pagkakaroon ng mga nakapaloob na dokumento at mga kalakip sa kanila, pati na rin ang pagkakaroon ng isang pirma sa dokumento. Kapag may nakitang pinsala, nawawala ang mga dokumento o aplikasyon, atbp. dapat iulat sa nagpadala.

2.1.5. Ang mga sobre mula sa mga papasok na sulat ay iniimbak at ikinakabit sa mga dokumento sa mga kaso kung saan ang selyo ng kalendaryo sa sobre ay dapat magsilbing ebidensya ng oras ng pagpapadala o pagtanggap. dokumentong ito o kung ang address ng nagpadala ay nasa sobre lamang. Siguraduhing mag-save ng mga sobre na may mga sulat na may likas na paghahabol, pati na rin ang mga apela mula sa mga mamamayan.

2.2. Pamamaraan para sa pagpaparehistro ng mga papasok na dokumento.

2.2.1. Ang lahat ng mga dokumento na naka-address sa pamamahala ng "_____________" ay napapailalim sa pagpaparehistro (maliban sa mga dokumentong kasama sa listahan ng indikasyon mga hindi rehistradong dokumento) sa Opisina (Appendix N 1).

2.2.2. Sa natanggap na mga dokumento, ang isang selyo ng pagpaparehistro ay nakakabit, na nagpapahiwatig ng petsa ng pagtanggap, ang papasok na serial number. Kung mayroong isang attachment sa dokumento, pagkatapos ay isang tala tungkol dito ay ginawa sa tabi ng papasok na numero. Ang selyo ay nakalagay sa gilid sa harap ang unang sheet ng dokumento sa kanang sulok sa ibaba.

Ang mga serial number ay naitala sa rehistro ng mga serial number ng pagpaparehistro (Appendix N 2).

Sa mga dokumento na hindi napapailalim sa pagpaparehistro, isang selyo ang inilalagay at ang petsa lamang ng pagtanggap ng dokumento ay ipinahiwatig.

2.2.3. Dapat igalang ng pagpaparehistro ang isang beses na prinsipyo: ang bawat dokumento ay nakarehistro nang isang beses lamang sa Opisina ng Organisasyon.

2.3. Ang pagkakasunud-sunod ng pagpasa ng mga dokumento.

2.3.1. Ang nakarehistrong dokumento ay inilipat sa ulo kung kanino ito natanggap. Ang mga dokumento na hindi nangangailangan ng pagsasaalang-alang ng pamamahala ay inililipat sa mga pinuno ng mga istrukturang dibisyon at mga departamento ng Organisasyon alinsunod sa mga isyung iniharap sa mga dokumento.

2.3.2. Pagkatapos ng pagsasaalang-alang at pagpapataw ng pinuno ng resolusyon (kasama sa resolusyon ang pangalan ng tagapalabas, ang nilalaman ng order, ang deadline para sa pagpapatupad, lagda at petsa), na maaaring maging batayan para sa pagkuha ng dokumento sa ilalim ng kontrol, ang dokumento ay inilipat sa kontratista laban sa pagtanggap sa rehistro ng mga papasok na dokumento kasama ang kontratista na nagsasaad ng petsa ng pagtanggap. Kung ang ilang mga executor ay ipinahiwatig sa resolusyon, pagkatapos ay ang mga karagdagang kopya ng dokumento ay ginawa ayon sa bilang ng mga tagapagpatupad na ipinahiwatig. Ang orihinal ng dokumento ay ipinadala sa tagapagpatupad na unang tinukoy sa resolusyon.

2.3.3. Kapag ang isang dokumento ay ipinadala sa maraming tagapagpatupad, ang responsibilidad para sa paghahanda ng materyal ay nakasalalay sa tagapagpatupad na tinukoy muna sa resolusyon. Ang natitirang mga tagapagpatupad ay obligadong isumite ang mga kinakailangang materyales sa responsableng tagapagpatupad sa loob ng mga tuntuning napagkasunduan sa kanya.

Ang tugon ay dapat i-endorso ng lahat ng mga tagapagpatupad na nakalista sa resolusyon.

2.3.4. Ang mga dokumentong natanggap mula sa Tanggapan hanggang sa mga yunit ng istruktura ay hindi muling nakarehistro.

2.3.5. Ang mga dokumentong nakarehistro sa Tanggapan ay inililipat mula sa isang istrukturang yunit ng Organisasyon patungo sa isa pa sa pamamagitan lamang ng Tanggapan.

2.4. Pamamaraan para sa pagpaparehistro at pagpapadala ng mga papalabas na dokumento.

2.4.1. Ang mga dokumentong pinirmahan ng pamunuan ng "_____________" ay dapat isumite sa Tanggapan para sa pagpaparehistro at ipadala sa parehong araw.

2.4.2. Bago magrehistro ng isang dokumento na natanggap para sa pagpapadala, ang kawastuhan ng pagpapatupad nito ay nasuri:

Ang pagkakaroon ng form, lagda, petsa, kinakailangang mga visa at impormasyon tungkol sa gumaganap;

Ang pagkakaroon ng isang pamagat sa teksto, ang numero at petsa ng dokumento kung saan ibinigay ang sagot;

Ang tama ng address ng tatanggap;

Ang pagkakaroon ng mga kalakip na tinukoy sa dokumento, pati na rin ang mga materyales sa batayan kung saan inihanda ang papalabas na dokumento (kung ito ay isang tugon sa isang papasok na liham);

Ang pagkakaroon ng isang selyo sa mga kaso kung saan umaasa ito.

Ang mga maling naisagawang dokumento ay ibinabalik sa mga gumaganap.

2.4.3. Kung ang dokumento ay ipinadala sa ilang mga address, kasing dami ng mga kopya ng nilagdaang liham kung kinakailangan upang ipadala sa lahat ng mga tatanggap, at isang kopya ng kopya, ang isusumite para ipadala.

2.4.4. Pagkatapos suriin ang pagpapatupad, ang dokumento ay nakarehistro sa journal (Appendix N 3) at ang papalabas na numero ay nakakabit sa lahat ng mga kopya ng dokumento sa pagkakasunud-sunod.

2.4.5. Ang papalabas na numero ay binubuo ng index ng structural unit na naghanda ng sagot, ang case number ayon sa nomenclature ng mga kaso at serial number.

2.4.6. Ang selyo ng pagpaparehistro ng kumpirmasyon ay inilalagay sa kopya ng papalabas na dokumento sa kaliwang sulok sa itaas.

Ang mga sulat ay ipinasa para ipadala sa post office o ihahatid ng mga courier.

2.4.7. Ang mga sertipikadong kopya ng mga ipinadalang dokumento sa parehong araw ay inililipat sa mga nauugnay na departamento sa mga tagapagpatupad para sa pagsasampa ng mga file.

3. PAMAMARAAN PARA SA PAGHAHANDA AT PAG-ISYU NG MGA DOKUMENTO NG SERBISYO

3.1. Pangkalahatang mga kinakailangan.

Ang anumang dokumento ay binubuo ng isang bilang ng mga elemento (petsa, teksto, lagda), na tinatawag na mga kinakailangan.

Ang bawat uri ng dokumento (order, sulat, akto, atbp.) ay may partikular na hanay ng mga detalye. Ang lokasyon ng mga detalye sa dokumento at ang mga patakaran para sa kanilang disenyo ay dapat sumunod sa mga kinakailangan ng kasalukuyang mga regulasyon.

Kabilang sa mga pinaka-legal na makabuluhan (ibig sabihin, ibigay ang dokumento legal na epekto) ang mga detalye ay kinabibilangan ng:

Lagda;

Petsa na dokumento;

Selyo ng pag-apruba ng dokumento;

Numero ng pagpaparehistro ng dokumento.

Ang lagda ay isang obligadong kinakailangan ng anumang dokumento. Ang karapatang pumirma ay ibinibigay sa mga opisyal alinsunod sa mga dokumento ng organisasyon at administratibo ng Organisasyon (charter, mga paglalarawan ng trabaho atbp.). Sa ngalan ng Organisasyon, ang mga dokumento ay karaniwang nilagdaan ng Direktor Heneral o ng kanyang mga kinatawan. Ang mga dokumento ng mga structural subdivision ay nilagdaan ng kanilang mga pinuno. Punong Accountant Ang mga organisasyon ay pumirma ng mga dokumento alinsunod sa kanilang kakayahan sa batayan ng Pederal na Batas "Sa Accounting".

Ang pirma ay inilalagay sa unang kopya ng dokumento, kung kinakailangan (halimbawa, pagpirma ng kontrata, kasunduan) at sa iba pang mga kopya.

Ang petsa ng dokumento ay isa sa pinakamahalagang detalye. Ang kawalan ng petsa sa dokumento ay ginagawang hindi wasto ang dokumento (halimbawa, isang power of attorney) o maaaring humantong sa pagbawas sa panahon. panahon ng limitasyon sa ilalim ng mga obligasyong kontraktwal.

Ang selyo ay ginagamit upang patunayan ang lagda ng isang opisyal sa pinakamahalagang (kabilang ang pananalapi) na mga dokumento, nagpapatotoo sa pagiging tunay ng dokumento at nakakabit sa mga dokumento, ang paglalathala na kung saan ay nangangailangan ng legal o materyal na mga kahihinatnan para sa Organisasyon (muling pag-aayos, paglipat materyal na ari-arian, sertipiko ng mga karapatan, atbp.).

Ang selyo ng pag-apruba ay nagpapahiwatig ng pagpapakilala ng dokumento sa pagkilos, ang pagpapalawig ng pagkilos nito sa lahat ng empleyado ng Organisasyon. Mandatory na pag-apruba CEO, ang pangkalahatang pagpupulong ng mga kalahok o ang lupon ng mga direktor sa loob ng kanilang kakayahan ay napapailalim sa:

Charter ng Organisasyon, mga regulasyon sa mga sangay;

mga iskedyul ng tauhan;

Mga gawa ng inspeksyon, mga gawa ng pagtanggap at paglipat;

paglalarawan ng trabaho;

Mga pagtatantya, mga plano sa negosyo, mga ulat, atbp. dokumentasyon.

Ang numero ng pagpaparehistro ay nagpapahiwatig na ang dokumento ay pumasa sa lahat ng mga yugto ng pagproseso, ay nakarehistro at sa gayon ay isang opisyal na dokumento ng Organisasyon.

3.1.1. Text mga opisyal na dokumento dapat na maikli at tumpak, hindi pinapayagan iba't ibang interpretasyon. Hindi dapat gamitin sa mga dokumento ang hindi gaanong kilalang mga pagdadaglat at pagtatalaga.

3.1.3. Ang mga tugon sa mga natanggap na dokumento ay dapat ihanda sa pagsusulat lamang sa mga kaso kung saan ang mga isyung ibinangon ay nangangailangan ng mandatoryong dokumentasyon.

3.1.4. Ang paggawa ng anumang mga karagdagan o pagwawasto sa mga nilagdaan (naaprubahan) na mga dokumento na nagbabago sa esensya ng kung ano ang nakasaad sa dokumento ay maaari lamang gawin ng taong pumirma nito.

Pangkalahatang anyo;

letterhead;

Ang anyo ng isang tiyak na uri ng dokumento (maliban sa isang liham).

Ang pangkalahatang form ay maaaring gamitin upang gumuhit ng anumang uri ng mga dokumento, maliban sa mga titik. Inirerekomenda na isama ang mga sumusunod na detalye:

Pangalan ng Kumpanya;

Istensil ang mga bahagi ng mga detalye tulad ng petsa at numero ng pagpaparehistro dokumento.

selyo ng pag-apruba;

Pamagat ng teksto;

Marka ng kontrol.

Ang anyo ng liham ay naglalaman ng mga detalye:

Emblem (logo) ng Organisasyon;

Pangalan ng parent organization;

Pangalan ng Kumpanya;

Reference data tungkol sa Organisasyon (postal address, numero ng telepono, numero ng fax, address Email, mga web page sa Internet).

Inirerekomenda na isama dito ang mga bahagi ng stencil ng mga detalye tulad ng petsa, numero ng pagpaparehistro ng dokumento at isang link sa petsa at numero ng pagpaparehistro ng papasok na dokumento; at maglagay din ng mga mahigpit na sulok para sa mga sumusunod na detalye:

Patutunguhan;

Pamagat ng teksto;

Marka ng kontrol.

Ang anyo ng isang tiyak na uri ng dokumento (maliban sa isang liham) ay pinagsama-sama sa batayan ng isang pangkalahatang form at pupunan ng pangalan ng kaukulang uri ng dokumento, halimbawa, "Order", "Instruction", atbp .

3.2. Mga pangunahing patakaran para sa mga papeles.

3.2.1. Ang teksto ng dokumento ay sinamahan ng isang heading na sumasalamin buod dokumento, na nakasulat bago ang teksto sa kaliwa. Karaniwang sinasagot ng pamagat ang tanong na "Tungkol saan?".

Kung ang dokumento ay nagpapakita ng ilang mga isyu, ang heading ay maaaring buuin sa isang pangkalahatang paraan.

Ang pamagat ay direktang binuo ng tagapagpatupad kapag inihahanda ang dokumento.

Ang mga heading ay hindi iginuhit para sa mga titik, ang teksto kung saan ay hindi lalampas sa kalahating pahina, gayundin sa mga tugon sa mga liham mula sa mga mamamayan.

3.2.2. Sa mga tugon sa mga liham mula sa mga organisasyon at negosyo, isang sanggunian ang ginawa sa petsa at numero ng dokumento kung saan ibinigay ang tugon. Kung ang dokumento ay naka-print sa isang letterhead, pagkatapos ay ang link ay ipinahiwatig sa isang espesyal na itinalagang lugar, at sa isang dokumento na naka-print hindi sa isang letterhead, bago ang heading o teksto ng sulat.

3.2.3. Ang bawat dokumento (maliban sa isang liham) ay dapat magkaroon ng pangalan ng uri na tinutukoy nito (kautusan, protocol, akto, memorandum, atbp.).

3.2.4. Ang teksto ng dokumento ay maaaring nahahati sa mga seksyon, mga subsection, mga talata at mga subparagraph, na binibilangan ng mga Arabic numeral. Ang mga seksyon ay magkakasunod na binibilang, ang mga natitirang bahagi ng dokumento ay binibilang sa pagkakasunud-sunod sa loob ng bawat seksyon.

Halimbawa: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.2.1.; 1.2.2.

2.; 2.1.; 2.2.; 2.2.1.; 2.2.2.

Ang mga talata sa loob ng isang talata ay hindi binibilang.

Sa kawalan ng mga seksyon, ang buong teksto ng dokumento ay maaaring hatiin sa mga talata na may serial numbering.

3.2.5. Ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga dokumento ng limitadong pamamahagi ay itinakda sa draft na mga tagubilin para sa pagtatrabaho sa mga kumpidensyal na dokumento "___________".

3.2.6. Kapag naghahanda ng mga dokumento sa dalawa o higit pang mga pahina, ang pangalawa at kasunod na mga pahina ay dapat bilangin.

Ang mga numero ng pahina ay inilalagay sa gitna ng tuktok na margin ng sheet sa Arabic numerals na walang salitang "pahina" o ang pagdadaglat na "pahina." at mga bantas.

Maaaring i-print ang mga dokumento sa reverse side ng sheet.

3.2.7. Ang petsa ng dokumento ay ang petsa ng pagpirma o pag-apruba nito, para sa protocol - ang petsa ng pagpupulong, para sa pagkilos - ang petsa ng kaganapan. Kung ilang organisasyon ang may-akda ng dokumento, kung gayon ang petsa ng dokumento ay ang pinakabagong petsa ng pagpirma.

Ang petsa ng dokumento ay inisyu nang digital sa sumusunod na pagkakasunud-sunod: ang araw ng buwan at buwan ay inilabas sa dalawang pares ng Arabic numeral na pinaghihiwalay ng isang tuldok, at ang taon ay ipinahiwatig ng apat na digit, halimbawa: 01/05/ 2003. Matapos isulat ang petsa ayon sa numero, ang titik na "g" na may tuldok o isang tuldok lamang ay hindi inilalagay, maliban kung ang pangungusap ay nagtatapos sa petsa.

Pinapayagan na idisenyo ang petsa sa sumusunod na pagkakasunud-sunod: taon, buwan, araw ng buwan, halimbawa: 2003.01.05.

Pinapayagan ang verbal-numeric na paraan ng pagdidisenyo ng petsa, kung saan pagkatapos ng mga numerong nagsasaad ng taon, kinakailangang ilagay ang letrang "g" na may tuldok o salitang "taon", halimbawa: Marso 1, 2003.

3.2.8. Kung ang dokumento ay naka-print sa isang form, pagkatapos ay ang petsa ay nakakabit sa lugar na nakalaan para dito sa selyo ng form. Sa parehong lugar (kaliwa sa itaas) nakalagay ang petsa panloob na mga dokumento na hindi naka-print sa letterhead.

Sa dokumentong aaprubahan, ang petsa ay inilalagay sa mismong katangian ng pag-apruba.

3.2.9. Ang registration number ng dokumento, na binubuo ng subdivision index number, ang case number ayon sa nomenclature ng mga kaso at ang registration serial number, kung ito ay naka-print sa form, ay inilalagay sa lugar na tinukoy sa stamp ng form. Kung ang dokumento ay hindi naka-print sa isang letterhead, pagkatapos ay ang numero ay nakakabit sa parehong paraan tulad ng petsa stamping panuntunan.

Ang numero ng pagpaparehistro ng isang dokumento na pinagsama-sama ng dalawa o higit pang mga organisasyon ay binubuo ng mga numero ng pagpaparehistro ng dokumento ng bawat isa sa mga organisasyong ito, na pinaghihiwalay ng isang slash sa pagkakasunud-sunod kung saan ang mga may-akda ay ipinahiwatig sa dokumento.

3.2.10. Kapag naghahanda ng mga dokumento nang magkasama sa ilang mga organisasyon, dapat tandaan na ang lahat ng mga kopya ng mga dokumentong ito ay dapat na orihinal.

3.2.11. Ang mga organisasyon, ang kanilang mga istrukturang subdibisyon, mga opisyal o mga pribadong (indibidwal) na tao ay maaaring maging addressee. Ang mga pangalan ng organisasyon at ang yunit ng istruktura nito ay ipinahiwatig sa nominatibong kaso, halimbawa:

LLC "Romashka" Personnel Department

Ang posisyon ng taong tinutugunan ng dokumento ay ipinahiwatig sa dative case, halimbawa:

Ministri ng Pananalapi ng Pamamahala ng Russian Federation

Punong Espesyalista A.B. Petrova

Kung ang dokumento ay naka-address sa ilang mga homogenous na organisasyon o sa ilang mga istrukturang dibisyon ng isang organisasyon, dapat silang ipahiwatig sa isang pangkalahatang paraan, halimbawa:

Mga pinuno ng mga departamento at sangay ng JSC "Mashstroyexport"

Ang kinakailangang "Address" ay maaaring may kasamang postal address. Ang mga elemento ng address ay tinukoy sa pagkakasunud-sunod, itinatag ng Mga Panuntunan pagkakaloob ng mga serbisyo sa koreo.

Ang dokumento ay hindi dapat maglaman ng higit sa apat na tatanggap. Ang salitang "Kopyahin" bago ang pangalawa, pangatlo, pang-apat na address ay hindi ipinahiwatig. Kapag nag-address ng isang dokumento sa higit sa apat na address, ang tagapalabas ay nag-compile ng isang mailing list at isang address lamang ang ipinahiwatig sa bawat kopya ng dokumento.

3.2.12. Kung ang dokumento ay naka-address sa isang organisasyon, ipahiwatig ang pangalan nito, pagkatapos ay ang postal address, halimbawa:

Editorial Board ng magazine na "Glavbuh"

B. Sukharevsky per., 2/24 Moscow, 127051

Kung ang liham ay naka-address sa isang pribadong (natural) na tao, pagkatapos ay ipahiwatig muna ang postal address, pagkatapos ay ang apelyido at inisyal ng tatanggap, halimbawa:

121019, Moscow, Bagong Arbat, 4, apt. 25

A.B. Ivanov

3.2.13. Ang selyo ng pag-apruba ay nakakabit sa mga dokumentong nangangailangan ng karagdagang sertipikasyon ng kanilang pagiging tunay at pagiging maaasahan. Ang mga dokumento ay maaaring aprubahan ng pinuno ng Organisasyon, ng kanyang mga kinatawan at iba pang mga opisyal na itinalaga ng naaangkop na awtoridad.

Kapag nag-aapruba ng isang dokumento ng isang opisyal, ang signature stamp ng dokumento ay dapat binubuo ng salitang I APPROVE (nang walang mga panipi), ang pamagat ng taong nag-aapruba sa dokumento, ang kanyang pirma, inisyal, apelyido at petsa ng pag-apruba (ilagay sa pamamagitan ng kamay ), Halimbawa:

PINAGTIBAY KO ang Direktor Heneral ______________________ (pangalan ng organisasyon) lagda Buong pangalan Ang petsa

Kapag ang isang dokumento ay naaprubahan ng ilang mga opisyal, ang kanilang mga lagda ay inilalagay sa parehong antas.

Kapag ang isang dokumento ay naaprubahan ng isang order, protocol, resolution, desisyon, ang approval stamp ay binubuo ng salitang APPROVED (APPROVED, APPROVED without quotes), ang pangalan ng approving document sa nominative case, petsa at numero nito, halimbawa:

APPROVED

Mga minuto ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder na may petsang petsa blg. _____

APPROVED

Kautusan ng Pangkalahatang Direktor "_____________" na may petsang Blg. ___________

Ang selyo ng pag-apruba ng dokumento ay matatagpuan sa kanang sulok sa itaas ng dokumento.

3.2.14. Kung ang dokumento ay may mga kalakip, kung gayon ang marka tungkol sa pagkakaroon ng kalakip ay ginawa tulad ng sumusunod:

Application: para sa 3 litro. sa 2 kopya.

Kung ang dokumento ay may aplikasyon na hindi pinangalanan sa teksto, pagkatapos ay ipahiwatig ang pangalan nito, bilang ng mga sheet at bilang ng mga kopya. Kung mayroong ilang mga aplikasyon, binibilang ang mga ito, halimbawa:

Paglalapat: 1. Form N 2 para sa 2 sheet. sa 1 kopya. 2. Paliwanag na tala upang bumuo ng N 2 bawat 1 litro. sa 1 kopya.

Kung ang isa pang dokumento ay naka-attach sa dokumento, na mayroon ding annex, ang marka sa pagkakaroon ng aplikasyon ay iginuhit tulad ng sumusunod:

Appendix: sulat ng Ministry of Taxes ng Russian Federation na may petsang 04.25.99 N 03-58 / [email protected] at isang apendiks dito, 15 litro lamang.

Kung ang aplikasyon ay hindi ipinadala sa lahat ng mga address na ipinahiwatig sa dokumento, kung gayon ang isang marka sa presensya nito ay ginawa tulad ng sumusunod:

Application: para sa 5 litro. sa 3 kopya. sa unang address

Kung ang mga aplikasyon ay nakatali, kung gayon ang bilang ng mga sheet ay hindi ipinahiwatig.

3.2.15. Ang selyo ng pag-apruba ng dokumento ay binubuo ng salitang AGREED (nang walang mga panipi), ang posisyon ng tao kung kanino naaprubahan ang dokumento (kabilang ang pangalan ng organisasyon), personal na lagda, pag-decode ng lagda (mga inisyal, apelyido) at ang petsa ng pag-apruba, Halimbawa:

NAGSANG-AYON

Supervisor "_________"

Personal na lagda Ang petsa

Kung ang pag-apruba ay isinasagawa sa pamamagitan ng liham, protocol, atbp., ang selyo ng pag-apruba ay iginuhit sa sumusunod na anyo:

NAGSANG-AYON

Minutes ng pulong ng Lupon na may petsang 00.00.00. N____

Ang selyo ng pag-apruba ay inilalagay sa ibaba ng kinakailangang "pirma" o sa isang hiwalay na sheet ng pag-apruba.

Ang sheet ng pag-apruba ay iginuhit sa mga kaso kung saan ang nilalaman ng dokumento ay nakakaapekto sa mga interes ng ilang mga organisasyon, na nakasaad sa lugar ng selyo ng pag-apruba, halimbawa:

Ang sheet ng pag-apruba ay nakalakip. Lagda, petsa.

Ang sheet ng pag-apruba ay iginuhit sa sumusunod na form:

pangalan ng dokumento ng APPROVAL SHEET

NAGSANG-AYON Titulo sa trabaho, titulo ng trabaho, pirma ng organisasyon ng organisasyon, inisyal, pirma ng apelyido, inisyal, apelyido 00.00.00. (petsa) 00.00.00. (Ang petsa)

3.2.16. Ang panloob na pag-apruba ng dokumento ay ibinibigay gamit ang isang visa, na kinabibilangan ng pirma ng nag-apruba, ang transcript ng lagda (mga inisyal, apelyido) at ang petsa; kung kinakailangan - ang posisyon ng approver.

Kung may mga komento sa dokumento, ang visa ay ibinibigay tulad ng sumusunod:

Ang mga komento ay nakalakip Personal na lagda Buong pangalan 00.00.00. (Ang petsa)

Ang mga visa ay nakakabit sa mga kopya ng mga dokumentong natitira sa organisasyon, sa ibaba ng lagda sa harap na bahagi ng huling sheet ng dokumento. Ang mga draft na resolusyon, mga order, mga desisyon ng mga collegiate body ay ineendorso sa unang kopya sa reverse side ng huling sheet ng dokumento.

3.2.17. Ang komposisyon ng kinakailangang "Lagda" ay kinabibilangan ng: ang pangalan ng posisyon ng taong pumirma sa dokumento, ang kanyang personal na pirma at ang transcript ng lagda, na binubuo ng mga inisyal at apelyido.

Sa mga dokumentong iginuhit sa mga form na "_____________" (order, sulat), ang posisyon ay ipinahiwatig sa pinaikling anyo: pangkalahatang direktor, ang mga salitang "___________" ay hindi nakalimbag.

Sa mga dokumentong hindi iginuhit sa "_____________" na mga form, kasama sa lagda ang pangalan ng posisyon at organisasyon.

Kapag gumuhit ng isang dokumento sa letterhead ng isang opisyal (kung mayroon man), ang posisyon ng taong ito ay hindi ipinahiwatig sa pirma.

Kapag ang isang dokumento ay nilagdaan ng ilang opisyal, ang kanilang mga pirma ay inilalagay sa ilalim ng isa sa pagkakasunud-sunod na naaayon sa posisyon na hawak, halimbawa:

Personal na lagda ng General Director Buong pangalan

Personal na lagda ng punong accountant Buong pangalan

Kapag ang isang dokumento ay nilagdaan ng maraming tao na may pantay na posisyon, ang kanilang mga pirma ay matatagpuan sa parehong antas.

Ang mga dokumento na iginuhit ng komisyon ay nagpapahiwatig hindi ang mga posisyon ng mga taong pumirma sa dokumento, ngunit ang kanilang mga tungkulin bilang mga miyembro ng komisyon alinsunod sa pamamahagi, halimbawa:

Tagapangulo ng Komisyon personal na lagda Buong pangalan

Personal na lagda ng mga miyembro ng komisyon Buong pangalan personal na lagda personal na lagda

Ang dokumento ay maaaring pirmahan ng isang gumaganap na opisyal na nagpapahiwatig ng kanyang aktwal na posisyon at apelyido. Sa kasong ito, hindi pinapayagan na ilagay ang pang-ukol na "Para sa", ang sulat-kamay na inskripsiyon na "Deputy." o isang slash bago ang titulo ng trabaho.

3.2.18. Ang selyo ay nagpapatunay sa pagiging tunay ng lagda ng isang opisyal sa mga dokumentong ibinigay ng mga espesyal na regulasyon at nagpapatunay sa mga karapatan ng mga taong nag-aayos ng mga katotohanang may kaugnayan sa mga mapagkukunang pinansyal.

Ang mga dokumento ay pinatunayan ng selyo ng organisasyon. Ang selyo ay dapat na nakakabit sa paraang nakukuha nito ang bahagi ng mga salita ng pangalan ng posisyon ng taong pumirma sa dokumento, o sa ipinahiwatig na lugar.

3.2.19. Kapag pinatunayan ang pagkakatugma ng isang kopya ng isang dokumento sa orihinal, sa ibaba ng kinakailangang "Lagda" ay ilagay: ang inskripsyon ng sertipikasyon na "Tama"; ang posisyon ng taong nagpatunay ng kopya; personal na lagda; pag-decode ng lagda (mga inisyal, apelyido); petsa ng sertipikasyon, halimbawa:

Lagda

Tamang Human Resources Inspector Personal na lagda Buong pangalan Ang petsa

3.2.20. Kasama sa marka tungkol sa tagapagpatupad ang apelyido (o apelyido, pangalan, patronymic) ng tagapagpatupad ng dokumento at ang kanyang numero ng telepono. Ang isang tala tungkol sa tagapalabas ay inilalagay sa harap o likod ng huling sheet ng dokumento sa ibabang kaliwang sulok, halimbawa:

Sidorov o Sidorov Petr Ivanovich 321 58 79 321 58 79

Sa mga dokumentong may restricted access stamp, ang isang tala tungkol sa artist ay idinagdag na may impormasyon tungkol sa bilang ng mga naka-print na kopya ng dokumentong nagsasaad ng mga addressee, halimbawa:

Gamitin Sidorov

2 kopya ang nakalimbag.

Hal. N 1 - sa addressee

Hal. N 2 - sa kaso ng departamento

Nawasak ang draft at mga variant

Naka-print sa likod ng huling pahina ng dokumento.

3.2.21. Ang marka sa pagpapatupad ng dokumento at pagsusumite nito sa kaso ay kinabibilangan ng sumusunod na data: isang sanggunian sa petsa at numero ng dokumento na nagpapatunay sa pagpapatupad nito, o sa kawalan ng naturang dokumento maikling impormasyon tungkol sa pagganap; ang mga salitang "Sa negosyo"; numero ng kaso kung saan itatago ang dokumento.

Ang isang tala sa pagpapatupad ng dokumento at ang direksyon nito sa kaso ay dapat na nilagdaan at napetsahan ng tagapagpatupad ng dokumento.

4. PAGHAHANDA AT PAGREHISTRO NG MGA DOKUMENTO NG ORGANIZATIONAL AT MANAGEMENT (ORDER, MINUTES OF OFFICE MEETINGS)

4.1. Ang teksto ng order ay naka-print sa isang espesyal na form at, bilang isang panuntunan, ay binubuo ng dalawang bahagi: pagtiyak at administratibo.

Ang tiyak na bahagi ay nagbubuod ng mga katotohanan at mga pangyayari na nagsilbing batayan sa pagpapalabas ng kautusan.

Kung ang order ay inisyu batay sa isa pang dokumento, ang petsa, numero, buong pangalan at ang nilalaman ng dokumentong ito sa bahaging nauugnay sa "___________" ay ipinahiwatig sa teksto.

4.2. Ang administratibong bahagi ng order ay nagsisimula sa salitang I ORDER, na naka-print sa malalaking titik sa isang hiwalay na linya.

Ang bahaging administratibo ay dapat maglaman ng mga tiyak na gawain na nagpapahiwatig ng mga gumaganap at mga takdang oras.

Ang mga deadline ay dapat ibigay na totoo, batay sa dami ng trabahong gagawin, gayundin ang pagsasaalang-alang sa oras na kinakailangan para sa pagtitiklop, pamamahagi ng mga dokumento at pagdadala ng gawain sa kontratista.

Hindi pinapayagang baguhin ang mga tuntuning itinatag sa mga dokumento batay sa kung saan inilabas ang utos.

Ang teksto ng administratibong bahagi ay nahahati sa mga talata at subparagraph.

Ang bawat talata (subparagraph) ay dapat magsaad lamang ng isang gawain na may isang tiyak na deadline at ipahiwatig ang mga partikular na tagapagpatupad ng gawain.

Ang huling talata ng kautusan ay nagpapahiwatig ng istrukturang yunit o opisyal na pinagkatiwalaan ng kontrol sa pagpapatupad ng utos.

4.3. Kapag naglilista ng mga performer sa mga order para sa pangunahing aktibidad, mga apelyido mga opisyal nakasulat na walang inisyal.

Sa mga utos sa mga appointment, paglilipat at pagpapaalis ng mga empleyado, sa mga insentibo, sa pagpapataw mga parusang administratibo, sa appointment ng mga personal na suweldo, atbp. ang mga apelyido, pangalan at patronymics ng mga taong nakalista sa mga order ay ipinahiwatig.

Kung ang gawain sa pagkakasunud-sunod ay naka-address sa isang yunit ng istruktura, kung gayon ang apelyido ng ulo ay nakasulat sa nominative case at naka-print sa mga bracket, halimbawa:

Pagpaplano at Pamamahala sa Pinansyal (Sidorov) upang maghanda ...

Kung ang gawain ay partikular na tinutugunan sa tagapamahala, kung gayon ang apelyido ay nakasulat sa dative case na walang mga bracket, halimbawa:

Pinuno ng Planning and Financial Department Sidorova upang maghanda...

4.4. Ang mga naunang inilabas na mga order ay kinikilala bilang hindi wasto sa kabuuan o sa bahagi nang sabay-sabay sa pagpapalabas ng isang bagong dokumento sa parehong isyu. Ang listahan ng mga di-wastong dokumento ay maaaring ibigay pareho sa teksto at sa apendiks sa order.

Kung ang utos ay napapailalim sa bahagyang pagbabago, ang proyekto ay nagbibigay bagong edisyon binagong talata o bahagi ng isang naunang inilabas na kautusan.

Ang order, na isang karagdagan sa naunang inilabas, ay dapat na may katumbas na sanggunian sa teksto, halimbawa:

Bilang karagdagan sa utos ng Pangkalahatang Direktor "_____________" na may petsang Pebrero 25, 2000 N 321

4.5. Ang mga pagbabago at pagdaragdag sa isang naunang inilabas na kautusan ay maaaring gawin sa pamamagitan ng utos na nilagdaan lamang ng Pangkalahatang Direktor o ng taong pumalit sa kanya.

4.6. Kung mayroong isang annex sa order, pagkatapos ay sa unang sheet nito sa kanang sulok sa itaas ay isinulat nila ang salitang "Annex" na nagpapahiwatig ng administratibong dokumento, petsa at numero ng pagpaparehistro nito, halimbawa:

Apendise

sa utos ng heneral

direktor "______________"

Kung mayroong ilang mga aplikasyon, ang bilang ng bawat isa ay ipinahiwatig (nang walang No. sign).

4.7. Ang heading sa order ay naka-print sa lugar na inilaan sa isang espesyal na form, sa kaliwa.

Ang mga heading ay hindi iginuhit para sa mga order sa mga tauhan.

4.8. Bago ang pagsusumite para sa lagda, ang draft na order ay itinataguyod ng mga kinatawan ng pangkalahatang direktor para sa mga lugar ng aktibidad, ang pinuno legal na pamamahala at iba pang interesadong mga yunit ng istruktura.

Kapag inaprubahan ang isang draft na dokumento, sinusuri ng mga abogado ang pagsunod nito sa kasalukuyang batas, pati na rin ang kawastuhan ng mga sanggunian sa mga dokumento ng regulasyon.

4.9. Ang mga visa ay nakakabit sa likod ng huling pahina ng orihinal na order sa sumusunod na anyo:

Ang draft na order ay inihanda (title signature of the head istruktural na istruktura. subdivisions subdivisions) petsa

Sumang-ayon:

Deputy Petsa ng lagda ng CEO, apelyido

Pinuno ng Legal Department petsa ng lagda, apelyido

Ang mga komento sa draft order ay nakalagay sa likod ng huling sheet o sa isang hiwalay na sheet, tungkol sa kung saan ang isang kaukulang tala ay ginawa sa draft.

Kung ang kontratista ay gumawa ng mga pagbabago at pagdaragdag, ang draft na kautusan ay dapat na sumang-ayon sa lahat ng nag-endorso ng dokumento nang mas maaga.

4.10. Ang apelyido at numero ng telepono ng tagapalabas ay naka-print sa harap na bahagi ng huling sheet ng orihinal sa kaliwang ibaba, kung walang puwang - sa likod ng huling sheet ng orihinal.

4.11. Ang mga order na ibinigay kasama ng ibang mga organisasyon ay hindi naka-print sa isang letterhead at nilagdaan sa ilang mga kopya ng mga orihinal ayon sa bilang ng mga may-akda ng dokumento.

Ang mga pinuno ng mga structural subdivision ay nag-eendorso nang naaayon sa kopya ng order na nakaimbak sa Organisasyon.

4.12. Ang lagda sa mga order ay binubuo ng pinaikling pangalan ng posisyon, personal na lagda at transcript nito, halimbawa:

Direktor General personal signature initials, apelyido

4.13. Ang mga order na nilagdaan ng pamunuan sa araw ng pagpirma ay inilipat sa Opisina para sa pagpaparehistro sa isang espesyal na journal at pagtitiklop.

Ang mga order ay ibinibigay sa isang mahigpit na limitadong bilang ng mga kopya at ipinapadala lamang sa mga istrukturang yunit na nangangailangan ng mga ito.

Ang responsibilidad para sa pagtukoy ng sirkulasyon at ang kawastuhan ng pamamahagi ng dokumento ay nakasalalay sa mga pinuno ng mga yunit ng istruktura na naghanda ng order.

4.14. Ang mga draft na order para sa mga tauhan ay inihanda ng departamento ng mga tauhan ng departamento ng mga tauhan.

Sa mga order para sa mga tauhan, ang panimulang bahagi ay maaaring wala. Ang administratibong bahagi ng order ay nagsisimula sa isang pandiwa na nagsasaad ng aksyon: ASSIGN, RELEASE, TRANSFER, SEND, pagkatapos ay ang apelyido, pangalan, patronymic ng taong inisyu ng order, posisyon, pangalan ng structural unit ay ipinahiwatig. Ang teksto ay nagtatapos sa isang indikasyon ng dahilan ng pag-isyu ng utos.

Ang mga salita sa mga order para sa mga tauhan ay dapat na eksaktong sumunod sa Labor Code. Sa mga kaso na itinakda ng batas ng Russian Federation, ang mga dokumento sa accounting sa paggawa ay iginuhit ayon sa pinag-isang mga form.

Sa mga order para sa mga tauhan, ang mga conciliation visa ay naitala sa harap na bahagi ng dokumento, sa ibaba ng kinakailangang "Lagda".

4.15. Ang mga order sa mga tauhan ay nakarehistro, nabuo sa mga kaso nang hiwalay mula sa iba pang mga order at may independiyenteng pagnunumero: ang titik na "k" ay idinagdag sa numero ng pagpaparehistro.

4.16. Ang orihinal na mga order para sa mga pangunahing aktibidad ay itinatago sa Opisina, at para sa mga tauhan - sa departamento ng mga tauhan ng departamento ng mga tauhan.

4.17. Ang pag-ampon ng mga desisyon sa pamamahala at ang mga desisyon mismo ay dokumentado ng mga minuto ng mga pulong ng produksyon sa pamamahala.

Ang teksto ng protocol ay binubuo ng dalawang bahagi: panimula at pangunahing.

Ang panimulang bahagi ay naglalaman ng patuloy na impormasyon (mga salita: chairman, secretary, were present) at variable na impormasyon (mga inisyal at apelyido ng chairman, secretary at mga naroroon). Sa sa malaking bilang mga kalahok sa pulong, ang isang listahan ng mga naroroon ay iginuhit, na nakalakip sa protocol. Ang panimulang bahagi ng protocol ay nagtatapos sa agenda. Ang mga salitang "AGENDA" ay sinusundan ng isang tutuldok. Ang mga item sa agenda ay binibilang. Ang pagkakasunud-sunod ng mga tanong ay tinutukoy ng antas ng kanilang kahalagahan. Ang mga tanong ay nakalista sa nominative case, ang pamagat ng posisyon at ang apelyido ng speaker - sa genitive case.

Ang pangunahing bahagi ay binuo alinsunod sa mga item sa agenda ayon sa pamamaraan: nakinig - nagsalita - nagpasya (nagpasya).

Ang maikli at pinaikling anyo ng minuto ay ginagamit kapag ang isang detalyadong talaan ng talakayan ng mga isyu ay hindi kinakailangan. Sa protocol maikling porma tanging ang listahan ng mga naroroon, ang mga isyung pinag-iisipan at ang mga desisyong ginawa ay ipinahiwatig.

4.18. Ang pamamaraan para sa paghahanda, pagpormal, pagtatapos, pagrehistro at pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga kontrata ay kinokontrol ng utos ng Pangkalahatang Direktor "_____________".

5. COMPILATION NG MGA NOMENCLATURE NG MGA KASO AT PAGBUO NG MGA KASO SA TRABAHO SA TANGGAPAN

5.1. Pagbuo ng nomenclature ng mga kaso.

5.1.1. Upang mabuo nang tama ang mga kaso sa kasalukuyang gawain sa opisina, itala ang mga ito, tiyakin ang kanilang kaligtasan at mabilis na paghahanap mga dokumento, ang mga istrukturang dibisyon ng Organisasyon taun-taon ay nagtitipon ng mga katawagan ng mga kaso sa isang mahigpit na itinatag na anyo (Appendix N 4).

5.1.2. Ang nomenclature ng mga kaso ay isang sistematikong listahan ng mga partikular na pangalan ng mga kaso na dinala taon ng kalendaryo, na nagpapahiwatig ng mga tuntunin ng kanilang imbakan, na iginuhit sa iniresetang paraan.

5.1.3. Ang nomenclature ng mga kaso ng structural unit ay pinagsama-sama ng taong responsable para sa trabaho sa opisina, kasama ang paglahok ng mga espesyalista. Ang mga pinuno ng mga dibisyon ng istruktura ay may pananagutan para sa tamang pagsasama-sama ng mga nomenclature ng mga kaso.

5.1.4. Sa batayan ng mga nomenclature ng mga gawain ng mga istrukturang dibisyon, ang Opisina ay gumuhit ng isang pinagsama-samang katawagan ng mga gawain ng Organisasyon, na, sa mga deadline sumang-ayon sa mga awtoridad sa archival.

5.1.5. Ang pinagsama-samang nomenclature ng mga kaso ay iginuhit alinsunod sa istruktura ng Organisasyon.

5.1.6. Ang katawagan ng mga kaso ng isang istrukturang yunit ay dapat na kasama ang lahat ng mga kaso at dokumentong nabuo sa mga aktibidad ng yunit. Kasama rin sa nomenclature ang lahat ng reference na file, journal at iba pang accounting form.

5.1.7. Ang lahat ng mga kaso ay dapat magkaroon ng isang index, na binubuo ng isang maginoo numerical na pagtatalaga ng structural unit, ang serial number ng kaso ayon sa nomenclature.

5.1.8. Ang nomenclature ay nagpapahiwatig ng mga pangalan (heading) ng mga kaso.

Ang heading ng kaso sa nomenclature ay dapat sumasalamin sa nilalaman ng mga dokumento sa loob nito, maikli at tiyak.

Ang mga heading ng mga kaso sa nomenclature ay nakaayos ayon sa antas ng kahalagahan ng mga dokumentong kasama sa kanila: organisasyon - mga dokumentong pang-administratibo mga katawan kapangyarihan ng estado, mga utos ng pamamahala "___________", mga plano, ulat, protocol, sertipiko, atbp. Ang mga kaso na binubuo ng mga dokumento ng homogenous na nilalaman ay inilalagay nang magkatabi: ang mga quarterly na ulat ay sumusunod sa mga taunang, buwanang mga ulat pagkatapos ng mga quarterly.

Kapag kino-compile ang pamagat ng kaso, ang pangalan ng paksa (paksa, isyu) ay pupunan ng isang indikasyon ng uri ng kaso na sinisimulan (mga materyales, sulat, atbp.), Pati na rin ang data na naglilinaw sa nilalaman ng mga correspondent, mga petsa. ng mga kaganapan, isang indikasyon ng pagiging tunay o mga kopya ng mga dokumento, atbp.

Ang terminong "Mga Materyales" ay ginagamit sa heading kapag ito ay dapat na pagsamahin ang mga dokumento ng iba't ibang uri na nauugnay sa isang isyu. Ang terminong "Mga Materyales" ay dapat ibunyag sa pamamagitan ng paglilista ng mga pangunahing uri ng mga dokumento na bumubuo sa kaso.

Ang terminong "Mga Materyales" ay ginagamit din kapag pinagsama sa isang kaso ang mga dokumento na isang annex sa anumang iba pang dokumento, halimbawa: "Mga materyales para sa mga minuto ng mga pulong ng lupon ng mga direktor."

Ang terminong "Kaso" ay ginagamit sa heading kapag nagsisimula ng personal o arbitrasyon na mga kaso.

5.1.9. Ang mga panahon ng pag-iimbak para sa mga kaso at numero ng artikulo ay ipinahiwatig alinsunod sa Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan para sa mga dokumento (naaprubahan ng Federal Archive noong 06.10.2000).

Ang mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga kaso na hindi tinukoy sa Listahan ay itinatag ng mga espesyalista ng mga istrukturang dibisyon kasama ang pinagsamang archive.

5.1.10. Ang mga kaso na nabuo sa kurso ng clerical year at hindi kasama sa nomenclature ng mga kaso ay kasama din sa kaukulang seksyon nito. Para sa layuning ito, maraming reserbang numero ang natitira sa bawat seksyon ng nomenclature.

5.1.11. Ang nomenclature ng mga kaso ay sinusuri taun-taon: ang mga heading ng mga kaso at mga panahon ng pagpapanatili ay tinukoy, ang mga bagong kaso na sinimulan sa taon ay ipinakilala. Sa mga kasong ito, ang nomenclature ng mga kaso ay muling ini-print at ipapatupad sa Enero 1 ng kasalukuyang taon.

Ang unang kopya ng nomenclature ng mga kaso ay dapat i-endorso ng pinuno ng structural unit.

5.1.12. Sa buong panahon ng bisa ng nomenclature ng mga kaso, agad nitong inilalagay (sa column na "Mga Tala") ang mga marka sa pagsisimula ng mga kaso, sa mga pumasa na kaso (i.e., sa pagpapatuloy ng mga kaso mula noong nakaraang taon hanggang sa Bagong Taon), sa paglalaan para sa pagkasira ng mga kaso na may mga nag-expire na panahon ng imbakan, atbp.

5.1.13. Ang pagpasa (hindi natapos na mga kaso) ng yunit ng istruktura ay inilipat sa nomenclature ng mga kaso ng susunod na taon, habang pinapanatili ang orihinal na clerical index. Halimbawa, ang mga pangmatagalang plano, mga kaso ng konstruksiyon, atbp.

5.1.14. Sa katapusan ng taon, sa pagtatapos ng nomenclature ng mga kaso, ang isang panghuling entry ay ginawa sa mga kategorya at bilang ng mga naisampa na kaso, hiwalay para sa permanenteng, pangmatagalan (mahigit 10 taon) at pansamantalang (hanggang 10 taon kasama ) mga panahon ng imbakan. Ang huling tala ay na-certify, at ang impormasyong ito ay iniuulat sa archive (Appendix N 5).

5.2. Pagbuo ng mga kaso.

5.2.1. Ang mga kaso sa kasalukuyang gawain sa opisina ay nabuo sa mahigpit na alinsunod sa nomenclature ng mga kaso.

5.2.2. Ang lahat ng mga dokumento ay pinagsama-sama sa mga kaso at nakaimbak hanggang sa mailipat sila sa archive sa mga istrukturang dibisyon ng Organisasyon.

Ang mga nakumpletong dokumento lamang ang inihain sa file. Isinulat ng kontratista ang mga naisagawang dokumento "Sa kaso Blg. ____", na nagpapatunay na ang isyung ibinangon sa liham ay nalutas na.

Ang mga kopya ng mga dokumentong isinampa sa mga file ay sertipikado.

5.2.3. Ang mga naisagawang dokumento ay isinampa sa kaso sa pagkakasunud-sunod ng paglutas ng mga tanong sa kronolohiya, ayon sa alpabeto, pag-index (pagnunumero), at ang dokumento ng tugon ay dapat sumunod sa dokumento ng kahilingan.

5.2.4. Ang mga dokumento ng isang taon ng negosyo ay pinagsama-sama sa mga kaso, maliban sa pagpasa ng mga kaso, ang pangangailangan para sa pangmatagalang pagbuo kung saan para sa higit sa isang taon ay sanhi ng kurso ng paglutas ng isyu (halimbawa, mga pangmatagalang plano, mga personal na file, atbp.).

Ang mga dokumento ng permanenteng at pansamantalang panahon ng pag-iimbak ay dapat igrupo sa magkahiwalay na mga file.

5.2.5. Kapag bumubuo ng isang kaso, hindi pinapayagan:

Hindi pagkakatugma sa pagitan ng heading ng kaso at shelf life nito sa pangalan at shelf life ayon sa nomenclature;

Hindi pagkakapare-pareho ng nilalaman ng mga dokumento sa heading ng kaso;

Pagsasama-sama sa isang file ng mga dokumento na may iba't ibang panahon ng pagpapanatili;

Pag-file ng mga hindi naisagawang dokumento at mga dokumento nang walang marka ng tagapagpatupad na "To case No.____", pati na rin ang hindi sertipikadong mga kopya ng mga dokumento o nakakalat na mga kopya ng mga dokumento;

Pag-file ng dalawa o higit pang mga kopya ng parehong dokumento sa mga file, maliban sa mga dokumentong iyon na mayroong anumang mga resolusyon, visa, mga marka na pandagdag sa nilalaman ng mga unang kopya;

Paghihiwalay sa mga gawain ng mga kahilingan at tugon;

Binder cover letter walang mga aplikasyon o walang mga marka tungkol sa mga ito;

Ang paghahain ng mga dokumentong may markang "ibabalik" (ang mga naisagawang dokumento na may ganitong marka ay dapat ibalik sa naaangkop na mga organisasyon).

5.2.6. Ang bawat file ay dapat maglaman ng hindi hihigit sa 250 sheet (kapal ng case 30-40 mm). Sa isang malaking dami ng mga dokumento, alinman sa kronolohikal na paghahati ng complex sa mga independiyenteng kaso ay ginanap, o ang tanong ay nahahati sa mga sub-tanong.

5.2.7. Kapag binubuksan ang isang kaso, ang takip ay dapat na iguguhit alinsunod sa itinatag na mga patakaran.

5.3. sistematisasyon ilang mga kategorya mga dokumento.

5.3.1. Ang mga order ng mga awtoridad ng estado ay nabuo sa mga kaso sa pamamagitan ng mga uri ng mga dokumento at mga kasulatan. Ang mga dokumento sa loob ng kaso ay inayos ayon sa pagkakasunod-sunod.

5.3.2. Ang mga order ay pinagsama-sama sa mga kaso ayon sa mga numero at kronolohiya.

Ang mga order para sa mga pangunahing aktibidad ay nakagrupo nang hiwalay mula sa mga order para sa mga tauhan.

5.3.3. Ang mga protocol ay nabuo sa kaso sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod at sa pamamagitan ng mga numero o hiwalay sa bawat protocol, depende sa dami at mga dokumento nito.

Ang mga dokumento para sa mga pagpupulong ay inilalagay pagkatapos ng mga minuto sa pagkakasunud-sunod ng pagsasaalang-alang ng mga isyu o pinagsama-sama sa isang hiwalay na file ayon sa mga bilang ng mga minuto ng mga pulong.

5.3.4. Ang mga plano, ulat, pagtatantya ay nakagrupo nang hiwalay mula sa mga proyekto ng mga dokumentong ito.

Ang mga plano, ulat, pagtatantya ay dapat na ipagpaliban sa mga kaso ng taon kung saan nauugnay ang mga ito, anuman ang oras na ginawa ang mga ito o ang petsa ng pagtanggap.

Halimbawa, ang isang 1999 na ulat na ginawa noong 2000 ay dapat na isampa sa isang 1999 na file, hindi isang 2000 na file.

Ang plano para sa 2001, na ginawa noong 2000, ay nabuo sa mga kaso ng 2001, hindi 2000, atbp.

Ang mga pangmatagalang plano para sa ilang taon ay nabuo sa unang taon ng kanilang operasyon. Ang mga pagsasaayos sa pasulong na plano ay tumutukoy sa taon kung kailan sila iginuhit. Mga ulat sa pagpapatupad pangmatagalang plano ay nabuo sa huling taon ng pagkilos ng mga planong ito.

5.3.5. Ang korespondensiya ay pinagsama-sama sa mga kaso para sa panahon ng taon ng kalendaryo.

Ang lahat ng mga dokumento na lumitaw sa kurso ng paglutas ng isyu ay inilalagay sa file ng sulat. Ang korespondensiya ay sistematiko sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod, habang ang dokumento ng pagtugon ay inilalagay sa likod ng dokumento ng kahilingan.

Ang kahilingan at tugon ay dapat na isampa sa isang file.

5.3.6. Ang mga dokumento sa mga personal na file ay nakaayos sa sumusunod na pagkakasunud-sunod: panloob na imbentaryo ng mga dokumento; aplikasyon ng trabaho o kontrata sa paggawa(kasunduan); direksyon o pagtatanghal; talatanungan; talaan ng mga tauhan; mga dokumento sa edukasyon; extracts mula sa mga order sa appointment, paglipat, pagpapaalis, karagdagan sa personal personnel record sheet, karagdagan sa personal na file sa accounting para sa mga insentibo, mga sertipiko at iba pang mga dokumento na may kaugnayan sa taong ito.

Mga kopya ng mga order para sa pagpataw ng parusa, para sa mga insentibo, para sa pagpapalit ng pangalan, atbp. kaugnay ng pagpapakilala ng mga entry na ito, bilang karagdagan sa personal na sheet sa mga rekord ng tauhan, hindi sila inilalagay sa personal na file.

5.3.7. Mga sertipiko mula sa lugar ng paninirahan, mga sertipikong medikal sa estado ng kalusugan at iba pang mga dokumento ng pangalawang kahalagahan ay nabuo nang hiwalay mula sa mga personal na file.

5.3.8. Ang mga personal na account ng mga manggagawa at empleyado ay pinagsama-sama sa magkakahiwalay na mga file sa loob ng isang taon at nakaayos ayon sa alpabeto ayon sa apelyido.

5.3.9. Ang mga panukala, pahayag at reklamo ng mga mamamayan at organisasyon ay hiwalay na nabuo.

Ang bawat aplikasyon (reklamo) at mga dokumento sa pagsasaalang-alang nito ay bumubuo ng isang independiyenteng grupo sa kaso. Sa kaso ng pagtanggap sa loob ng isang taon ng negosyo ng isang paulit-ulit na aplikasyon (reklamo) o ang paglitaw ng mga karagdagang dokumento sila ay isinampa sa grupong ito ng mga dokumento.

5.4. Paggamit at pag-imbak ng mga dokumento sa kasalukuyang gawain sa opisina.

5.4.1. Ang mga dokumento at kaso mula sa sandaling sila ay pumasok sa trabaho sa opisina hanggang sa sila ay naka-archive ay naka-imbak sa mga istrukturang dibisyon sa mga nakakandadong cabinet. Upang mapabuti ang paghahanap mga kinakailangang dokumento isang katawagan ng mga kaso ang inilalagay sa loob ng pinto ng kabinet. Ang pag-iimbak ng mga kaso sa mga talahanayan ay hindi pinapayagan.

5.4.2. Ang pag-alis ng mga dokumento mula sa mga kaso ng kasalukuyang gawain sa opisina ay isinasagawa nang may pahintulot ng pamamahala ng yunit ng istruktura. Ang mga dokumento mula sa mga kaso ay ibinibigay laban sa pagtanggap sa isang "substitute sheet", na itinatago ng isang empleyado ng Opisina.

5.4.3. Tinitiyak ng mga taong responsable sa pag-iingat ng talaan ang accounting at kaligtasan ng mga dokumento. Ang pag-withdraw ng mga dokumento mula sa mga file ng permanenteng panahon ng imbakan pagkatapos ng pagkumpleto ng kanilang trabaho sa opisina ay ipinagbabawal.

6. PAGHAHANDA NG MGA DOKUMENTO PARA SA KASUNOD NA PAG-IMBOK AT PAGGAMIT

6.1. Pagsusuri ng pang-agham at praktikal na halaga ng mga dokumento.

6.1.1. Ang pagsusuri sa halaga ng mga dokumento ay ang pagpapasiya ng pampulitika, pang-ekonomiya, sosyo-kultural at iba pang kahalagahan ng mga dokumento upang mapili ang mga ito para sa imbakan at magtatag ng mga panahon ng imbakan.

6.1.2. Ang pagsusuri sa halaga ng mga dokumento ay isinasagawa ng isang permanenteng komisyon ng dalubhasa "_____________" (EC).

6.1.3. Personal na komposisyon Ang komisyon ng dalubhasa ay inaprubahan ng utos ng pangkalahatang direktor. Kasama sa komposisyon ng EC ang mga espesyalista mula sa mga istrukturang dibisyon ng Organisasyon.

Sa gawain nito, ang EC ay ginagabayan ng Basic Legislation ng Russian Federation sa Archival Fund ng Russian Federation, ang Regulasyon sa Archival Fund ng Russian Federation, ang mga dokumento ng regulasyon at pamamaraan ng Federal Archives, mga order at tagubilin ng ang Pangkalahatang Direktor "_______________".

Ang EC ng Organisasyon ay gumaganap ng mga sumusunod na tungkulin:

Isinasaalang-alang ang draft na mga nomenclature ng mga kaso ng structural subdivisions ng Organization;

Inaayos ang taunang pagpili ng mga dokumento para sa imbakan at pagkasira;

Isinasaalang-alang ang mga imbentaryo para sa mga kaso ng permanenteng imbakan, mga tauhan at pangmatagalang imbakan (mahigit 10 taon);

Isinasaalang-alang at inaprubahan ang mga aksyon sa paglalaan para sa pagsira ng mga kaso na hindi napapailalim sa karagdagang imbakan;

Isinasaalang-alang ang mga panukala upang baguhin ang mga panahon ng pag-iimbak para sa ilang mga kategorya ng mga dokumento na itinatag ng kasalukuyang mga listahan ng mga materyal na dokumentaryo na may mga panahon ng pag-iimbak at gumawa ng mga desisyon sa pagsusumite ng mga panukalang ito para sa pagsasaalang-alang ng institusyon ng archival;

Nakikilahok sa paghahanda at pagsusuri ng mga draft na listahan ng mga dokumento, pamantayan at huwarang nomenclature ng mga kaso at iba pang pantulong sa pagtuturo sa trabaho sa opisina at sa gawain ng archive na "_____________".

6.1.4. Ang mga miyembro ng EC, kasama ang pakikilahok ng iba pang mga espesyalista, ay suriin ang kawastuhan ng pagpili ng mga dokumento para sa pag-iimbak at pagkasira sa pamamagitan ng pagrepaso sa mga imbentaryo, mga aksyon at mga dokumento. Ang direktang pagpili ng mga dokumento ay isinasagawa ng mga empleyado ng mga dibisyon ng istruktura na responsable para sa trabaho sa opisina, at mga empleyado ng archive.

6.1.5. Ang pagpili ng mga dokumento at mga kaso para sa pagkawasak ay ginawang pormal sa pamamagitan ng isang kilos (Appendix N 7). Ang mga aksyon ay isinasaalang-alang ng EC, na nilagdaan ng chairman, mga miyembro nito at inaprubahan ng pamamahala ng "_____________".

6.1.6. Ang mga kaso na napapailalim sa pagkawasak ay inayos ng archive para sa pagproseso o pagsira gamit ang mga espesyal na makina gaya ng "Shreder" ng hindi bababa sa dalawang empleyado ng Organisasyon.

Ang hindi awtorisadong pagsira ng anumang kategorya ng mga dokumento ng mga empleyado ng Organisasyon na walang departamento ng archive ay hindi pinapayagan. Alinsunod sa Art. 27 ng Pederal na Batas "Sa Pag-archive sa Russian Federation" para sa paglabag sa batas, kabilang ang para sa pagsira ng mga dokumento na lumalabag sa mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga dokumento na itinatag ng Listahan, ang mga opisyal na responsable para sa kaligtasan ng mga dokumento ay nagdadala ng kriminal, administratibo. o iba pang pananagutan na itinatag ng batas ng Russian Federation.

6.2. Gumagawa ng mga kaso.

6.2.1. Kasama sa pagpaparehistro ng kaso ang isang hanay ng mga gawa sa paglalarawan ng kaso sa pabalat, polyeto, pag-numero ng mga sheet at pagguhit ng isang inskripsiyon ng sertipikasyon.

6.2.2. Ang mga kaso ng permanenteng at pangmatagalang imbakan (mahigit sa 10 taon) ay isinampa sa hardcover, ang mga sheet ay binibilang. Sa dulo ng kaso, ang isang inskripsiyon ng sertipikasyon ay inilalagay sa isang hiwalay na sheet (format ng A4 sheet). Ipinapahiwatig nito sa mga numero at sa mga salita ang bilang ng mga may bilang na mga sheet, tinutukoy ang mga tampok ng pagnunumero, ang pisikal na kondisyon ng mga dokumento. Ang inskripsiyon ng sertipikasyon ay nilagdaan ng taong nag-compile nito, na nagpapahiwatig ng posisyon at petsa (Appendix N 8).

Ang mga pansamantalang kaso ng pag-iimbak (hanggang sa 10 taon kasama) ay iginuhit sa isang pinasimple na paraan: hindi sila magkakaugnay, ang mga sheet sa mga ito ay hindi binibilang, at isang inskripsyon ng katiyakan ay hindi iginuhit.

6.2.3. Sa proseso ng pagpapangkat ng mga dokumento sa mga file ng permanenteng imbakan, inirerekumenda na gumuhit ng isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento sa file. Ang panloob na imbentaryo ay inilalagay sa simula ng kaso. Ipinapahiwatig nito ang mga petsa at index ng mga dokumento, buod, mga numero ng sheet sa kaso. Ang mga sheet ng panloob na imbentaryo ay binibilang nang hiwalay, ang kanilang numero ay ipinahiwatig sa inskripsyon ng sertipikasyon pagkatapos ng kabuuang bilang ng mga sheet ng kaso sa pamamagitan ng "+" sign (Appendix N 9).

6.2.4. Ang mga sheet sa kaso ng permanenteng at pangmatagalang imbakan (mahigit sa 10 taon) ay binibilangan ng isang itim na graphite na lapis bilang pagsunod sa mga sumusunod na patakaran:

6.2.4.1. Ang numero ng sheet ay inilalagay sa kanang sulok sa itaas, nang hindi hinahawakan ang teksto ng dokumento (ang reverse side ng sheet ay hindi binibilang).

6.2.4.2. Ang mga larawan at iba pang may larawang materyal ay binibilang sa likurang bahagi sa kaliwang sulok sa itaas.

6.2.4.3. Mga dokumentong isinampa sa mga kaso na may sariling pagnunumero, kasama ang mga nakalimbag na edisyon, ay binibilang sa pangkalahatang pagkakasunud-sunod.

6.2.4.4. Ang pagbilang ng mga sheet ng mga kaso na nahahati sa mga volume ay isinasagawa nang hiwalay para sa bawat volume.

6.2.4.5. Ang mga case cover ay dapat na idinisenyo alinsunod sa GOST 17914-72 (Appendix No. 6).

6.2.4.6. Sa pabalat ng kaso na may mga dokumento ng permanenteng o pangmatagalang panahon ng pag-iimbak (mahigit 10 taon), ang sumusunod na impormasyon ay ipinapakita:

Direktang "___________";

Pangalan ng yunit ng istruktura;

Structural subdivision index;

Index ng kaso ayon sa nomenclature ng mga kaso;

pamagat ng kaso;

Numero ng volume, kung ang kaso ay binubuo ng ilang volume;

Mga deadline ng kaso (mga petsa ng simula at pagtatapos ng kaso);

Ang bilang ng mga sheet sa file;

Shelf life.

Ang mga inskripsiyon sa mga pabalat ng mga kaso ng permanenteng at pangmatagalang imbakan ay dapat gawin nang malinaw, na may magaan na tinta.

Ang mga pabalat ng mga kaso ng pansamantalang imbakan ay iginuhit sa parehong paraan tulad ng mga permanenteng imbakan, na may pagkakaiba na ang bilang ng mga sheet sa kaso ay ipinapakita sa pabalat at ang mga deadline para sa pagtatatag at pagtatapos ng kaso ay hindi ipinahiwatig , ngunit ang taon lamang ng pagbuo ng kaso ay ipinahiwatig.

6.3. Paglipat ng mga kaso sa pinagsamang archive na "_____________".

6.3.1. Ang mga file ng permanente at pangmatagalan (mahigit sa 10 taon), pansamantalang panahon ng pag-iimbak ay inililipat sa "__________" archive nang hindi bababa sa isang taon pagkatapos makumpleto ang mga ito sa kasalukuyang gawain sa opisina. Ang mga kaso ng isang pansamantalang panahon ng imbakan (hanggang 10 taon) ay inilipat sa archive sa pagpapasya ng pamamahala at ang antas ng workload ng archive.

6.3.2. Ang pagsusumite ng mga kaso sa archive na "_____________" ay isinasagawa ayon sa naaprubahang iskedyul.

6.3.3. Ang archive ay tumatanggap ng mga dokumento para sa imbakan ayon sa mga listahan ng paghahatid nang hiwalay para sa permanenteng at pansamantalang mga panahon ng imbakan sa 2 kopya.

Kung ang mga indibidwal na kaso ay kailangang iwan sa pamamahala ng mga talaan para sa kasalukuyang gawain, ang archive ay naglalabas ng pagpapalabas ng mga kasong ito para sa pansamantalang paggamit sa yunit ng istruktura.

Ang manggagawa sa archive ay pumipirma para sa pagtanggap ng mga kaso sa lahat ng mga kopya ng mga listahan ng paghahatid, na nagpapahiwatig ng petsa ng pagtanggap at ang bilang ng mga kaso na tinanggap.

Ang isang kopya ng mga imbentaryo ay ibinalik sa naghatid, ang natitira ay mananatili sa archive ng "_____________".

6.3.4. Ang pagpapalabas ng mga kaso para sa pansamantalang paggamit sa mga empleyado ng mga istrukturang dibisyon ng Organisasyon ay isinasagawa batay sa isang espesyal na kahilingan.

Ang pagpapalabas ng mga kaso ay ginawa sa pamamagitan ng isang resibo mula sa empleyado ng Organisasyon at isang kaukulang entry sa aklat ng pagpaparehistro ng pagpapalabas ng mga kaso mula sa archive.

Ang mga kaso ay ibinibigay para sa isang panahon na hindi hihigit sa isang buwan. Ang mga empleyado ng mga structural division ay may pananagutan para sa napapanahong pagbabalik ng mga dokumento na inisyu ng archive para sa pansamantalang paggamit.

6.3.5. Ang mga empleyado ng mga organisasyon at negosyo, pati na rin ang mga pribadong indibidwal, ay pinahihintulutan na maging pamilyar sa mga dokumentong nakaimbak sa archive ng pamamahala ng "_____________" sa kasunduan sa pinuno ng may-katuturang yunit ng istruktura at lamang sa nakasulat na kahilingan.

6.3.6. Ang mga sertipiko ng archival, mga kopya ng mga dokumento at mga extract mula sa mga dokumento ay ibinibigay ng archive sa nakasulat na mga kahilingan ng mga institusyon at mga mamamayan.

6.3.7. Ang mga empleyado ng archive na "_____________" ay obligadong kontrolin ang katayuan at pagkakasunud-sunod ng pag-iimbak ng mga file na inisyu para sa pansamantalang paggamit.

6.4. Tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento.

6.4.1. Dapat tiyakin ng mga empleyadong responsable sa pag-iingat ng talaan ang kaligtasan ng mga dokumento.

Ang mga kaso mula sa sandaling sila ay pumasok sa mga gawaing pang-opisina at hanggang sa ang mga ito ay na-archive o nawasak ay maaaring maiimbak kapwa sa mga silid na nagtatrabaho at sa mga espesyal na itinalagang angkop at saradong mga silid. Ang mga case ay inilalagay sa labas sa mga nakakandadong cabinet upang maprotektahan ang mga dokumento mula sa alikabok at sikat ng araw at matiyak ang kanilang kaligtasan.

6.4.2. Ang pag-withdraw at pagpapalabas ng anumang mga dokumento mula sa mga file ng permanenteng imbakan ay hindi pinapayagan. Sa mga pambihirang kaso, ang naturang pag-agaw ay ginawa nang may pahintulot ng pamamahala ng "________________", na may obligadong pag-iwan sa file ng eksaktong sertipikadong kopya ng nasamsam na dokumento at isang kalakip ng isang aksyon sa mga dahilan para sa pag-agaw ng orihinal. .

6.4.3. Sa panahon ng taon ng negosyo, ang isang kapalit na card ay pinupunan para sa isang kaso na ibinigay sa kaso ng opisyal na pangangailangan. Ipinapahiwatig nito ang yunit ng istruktura, ang bilang ng kaso, ang petsa ng isyu nito, kung kanino inilabas ang kaso, ang petsa ng pagbabalik nito, ang mga haligi ay ibinigay para sa mga resibo sa pagtanggap at pagtanggap ng kaso.

7. PAG-RECORD, PAG-IMBOK AT PAGGAMIT NG MGA FORM

7.1. Ang mga form na "__________" (mga order, mga sulat) ay sentral na ginawa, iniimbak at binibilang ng departamento ng administratibo ng Organisasyon.

7.2. Sa mga istrukturang dibisyon, ang resibo, accounting, pagpapalabas at pag-iimbak ng mga form ay ipinagkatiwala sa empleyado na responsable para sa trabaho sa opisina.

7.3. Sa mga structural subdivision, ang mga form ay dapat na naka-imbak sa mga nakakandadong cabinet; ang kanilang imbakan sa bukas na mga cabinet at mga desktop ay ipinagbabawal.

7.4. Ang pananagutan para sa tamang paggamit ng mga form ng order at mga liham ng serbisyo sa mga istrukturang yunit ay pinapasan ng kanilang mga ulo.

8. PAANO GAMITIN ANG "_____________" STAMP

8.1. Ang bilog na selyo na "_____________" ay nagpapatunay sa lagda ng tagapamahala ng kredito o mga taong may karapatang magsagawa ng mga operasyong pinansyal at pang-ekonomiya sa mga lugar ng aktibidad, at ang ilang uri ng mga dokumento ay sertipikado (Appendix N 10).

Magkakaroon ng ilang makabuluhang pagbabago sa larangan ng trabaho sa opisina at daloy ng dokumento sa 2017. Una sa lahat, makakaapekto sila sa pamamahala ng mga talaan ng tauhan, at makakaapekto rin sa ilan mga pamantayan ng estado pagsasaayos ng pagpapatupad ng mga opisyal na dokumento.

Mula sa artikulo matututunan mo:

Sa 2017 trabaho sa opisina at daloy ng dokumento (bilang bahagi nito) ay nananatili kritikal na aspeto aktibidad ng anumang organisasyon. Sa loob ng mga prosesong ito, lahat mga opisyal na dokumento mga kumpanya, at ang pakikipagtulungan sa kanila ay kinokontrol. Kasama sa trabaho sa opisina ang dalawang pangunahing bahagi: dokumentasyon (pag-aayos ng impormasyon) at daloy ng dokumento (paggalaw ng dokumentasyon). Ang lugar na ito ng aktibidad ay sumasailalim sa mga makabuluhang pagbabago bawat taon, ito ay isa sa pinakamabilis na pagbabago ng mga lugar.

Walang kumpanya sa teritoryo ng Russian Federation ang maaaring umiral sa paghihiwalay mula sa kasalukuyang batas. Daloy ng dokumento dapat matugunan ng bawat organisasyon ang mga kinakailangan nito. Balangkas ng regulasyon mga batas sa lugar na ito ay mga regulasyon, na kumokontrol sa paglikha ng mga dokumento at sa kanilang promosyon, kumokontrol sa mga tungkulin ng mga serbisyong klerikal at kanilang istruktura. Regular na ginagawa ang mga pagbabago sa mga gawaing ito. Maaaring kabilang sa mga ito ang mga bagong panuntunan para sa pagpormal ng opisyal na dokumentasyon, itatag ang mga bagong uri nito at alisin ang mga luma, at ayusin ang mga tuntunin ng trabaho sa opisina.

Sa 2017, hindi inaasahan ang mga kardinal na pagbabago sa larangan ng trabaho sa opisina at daloy ng dokumento. Ang pinakamahalagang kaganapan ay kinabibilangan ng:

1. pagkansela ng GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang Documentation Systems. pinag-isang sistema organisasyonal at administratibong dokumentasyon. Mga kinakailangan sa dokumentasyon";
2. pagpapakilala ng mga pinasimple na talaan ng tauhan para sa mga micro-enterprise;
3. pagpapakilala ng electronic sick leave;
4. pag-aayos ng bayad na katangian ng isang independiyenteng pagtatasa ng mga kwalipikasyon ng mga empleyado;

Bilang karagdagan, ang isang bilang ng mga susog sa Kodigo sa Paggawa, na hindi direktang nakakaapekto sa daloy ng dokumento ng organisasyon sa 2017.

Tulad ng dati, ang pangunahing lokal normative act, na kinokontrol ang teknolohiya ng pagtatrabaho sa dokumentasyon sa loob ng isang kumpanya, sa 2017 ay nananatili mga tagubilin sa negosyo. Ito ay binuo na isinasaalang-alang ang mga pangangailangan ng organisasyon at ang mga detalye ng dokumentaryo at proseso ng impormasyon nito. Ang batas na ito ay batay sa mga kinakailangan ng batas at ang batayan ng isang makatwirang daloy ng trabaho.

Mga pagbabago sa daloy ng dokumento at trabaho sa opisina noong 2017

Hanggang kamakailan lamang, ang pangunahing kaganapan ng taong ito ay maaaring ituring na ang inaasahang pagpasok sa puwersa ng bagong Pamantayan ng Estado, na kumokontrol sa gawain gamit ang mga opisyal na dokumento. Bagong panauhin para sa trabaho sa opisina at daloy ng dokumento mula Hulyo 01, 2017, ito ay dapat na magkabisa, gayunpaman, sa pamamagitan ng Order of Rosstandart, ang petsa ay ipinagpaliban sa Hulyo 2018.

Pinag-uusapan natin ang pamantayang R 7.0.97-2016 "System of standards for information, librarianship and publishing. Organizational and administrative documentation. Requirements for paperworks."

Ang isa sa mga pangunahing pagkakaiba ng bagong GOST ay ang epekto nito ay magiging mas malawak. Kaya, halimbawa, ito ay magkokontrol sa pagpapatupad ng mga charter, regulasyon, panuntunan, kautusan, regulasyon, resolusyon, desisyon at utos, kontrata, akto, tagubilin, liham at sertipiko.

Ang mga bagong set ng pamantayan Pangkalahatang mga kinakailangan upang lumikha ng mga dokumento. Ito ang paksa ng kanyang kabanata ng parehong pangalan. Halimbawa, malinaw na tinutukoy nito ang mga kinakailangan para sa mga font na ginamit at ang laki ng mga ito.

Bilang karagdagan, pinapayagan ka nitong ganap na legal na gamitin ang likod ng sheet kapag lumilikha ng mga opisyal na dokumento.

Maaapektuhan ang ilang pagbabago mga kinakailangang detalye. Ang pagkilos ay malinaw na nabaybay ang kanilang lokasyon. Bilang karagdagan, ang mga bagong posibleng detalye ng mga papeles ng negosyo ay nakalista at ang ilang mga luma ay inalis.

Mga bagong detalye	Mga inalis na detalye
pangalan ng yunit ng istruktura (kung sinimulan nito ang paglikha ng dokumento)	OGRN (pangunahing numero ng pagpaparehistro ng estado)
	TIN (numero ng pagkakakilanlan ng nagbabayad ng buwis)
selyo ng paghihigpit sa pag-access	KPP (code ng dahilan ng pagpaparehistro ng buwis)
marka ng Electronic Signature	code ng organisasyon ayon sa OKPO

Kasama sa bagong marka ng electronic signature ang numero ng key certificate, buong pangalan. ang may-ari nito at panahon ng bisa ng sertipiko. Ang paglitaw ng kinakailangang ito ay maaaring magsama ng ilang pagbabago sa daloy ng trabaho na sa 2017: ipinapayong ihanda nang maaga ang naaangkop na mga selyo.

Naapektuhan din ng mga pagbabago ang imahe ng mga simbolo ng estado. Ang emblem ng estado ng Russian Federation at ang coat of arms ng paksa nito ay pinagsama na ngayon sa isang katangian, na nagtataglay ng karaniwang pangalan na "Coat of Arms".

Basahin din:

Mga Panuntunan ng HR noong 2017

Mga malalaking pagbabago sa Patakaran sa negosyo Ang 2017 ay makakaapekto sa lugar ng mga talaan ng tauhan. Ang mga ito ay medyo makabuluhang inobasyon patungkol sa mga panuntunan sa recruitment, mga rekord ng tauhan para sa mga micro-enterprise, at mga panuntunan para sa pagtatasa ng antas ng mga kwalipikasyon ng kawani.

Mga pinasimpleng talaan ng tauhan para sa mga micro-enterprise

Mula sa daloy ng dokumento ng mga microenterprises, ayon sa Federal Law No. 348-FZ, sa 2017 ang naturang pamamaraan bilang ang pag-apruba ng mga lokal na regulasyon sa personnel sphere ay maaaring ganap o bahagyang mawala. Ito ay mga dokumentong sumasalamin sa mga pamantayan batas sa paggawa: mga regulasyon sa sahod, mga iskedyul ng shift, mga regulasyon sa paggawa, atbp. Lahat mga kinakailangang kondisyon ngayon ay posible at kinakailangan na magrehistro nang direkta sa kasunduan sa paggawa kasama ang isang empleyado. Kapag gumuhit ng isang kontrata, dapat gabayan ng isa karaniwang anyo, inaprubahan noong Agosto 27, 2016 sa pamamagitan ng atas ng pamahalaan Blg. 858.

Tandaan na ang mga micro-enterprise ay kinabibilangan ng legal o mga indibidwal, sa pangkat kung saan mayroong hindi hihigit sa 15 empleyado na may kabuuang kita para sa taon na hindi hihigit sa 120 milyong rubles.

Electronic sick leave

Ang pederal na batas sa electronic sick leave No. 86-FZ ay nagpapakilala ng mga seryosong pagbabago sa trabaho sa opisina at daloy ng dokumento sa 2017. Mula Mayo 1, 2107, ang bawat empleyado na nabigyan ng sick leave ay maaaring pumili ng kanyang papel o elektronikong anyo. Nalalapat ang panuntunang ito sa mga tumatanggap ng mga benepisyo sa pagkakasakit o maternity. Ang pagbabago ay dapat na mapadali ang gawain ng mga accountant at mga tauhan ng manggagawa, suportahan ang takbo ng pagpapakilala ng pamamahala ng elektronikong dokumento, at pasimplehin din ang pakikipag-ugnayan ng mga kumpanya sa Social Insurance Fund.

Bayad na pagtatasa ng mga kwalipikasyon ng kawani

Mula noong Enero 2017, ang mga panuntunang namamahala malayang pagsusuri kwalipikasyon ng mga manggagawa. Simula ngayong taon, babayaran ang naturang assessment. Tandaan na ang mga inobasyon ay hindi nagpapagaan sa employer mula sa obligasyon na bigyan ang empleyado ng mga legal na garantiya para sa pagpapanatili ng lugar ng trabaho at average. sahod pati na rin ang reimbursement gastusin sa paglalakbay. Ang lahat ng opisyal na dokumento na may kaugnayan sa pagtatasa ng kasanayan ay kasangkot din sa gawaing pang-opisina at daloy ng dokumento ng organisasyon noong 2017.

Sa kaso kapag ang pagsusulit, pati na rin ang paglalakbay sa lugar ng pag-uugali nito, ay binayaran ng empleyado, siya ay may karapatan na bawas sa buwis para sa halaga ng mga personal na gastos sa buwis sa kita (hindi hihigit sa 120,000 rubles). Para sa employer, posibleng iugnay ang mga naturang gastos sa mga gastos na nauugnay sa produksyon at pagbebenta.

Summing up, mapapansin na ang mga pagbabago sa trabaho sa opisina at daloy ng dokumento sa 2017 ay hindi matatawag na radikal. Ang pagpapakilala ng bagong GOST at ilang mga pederal na batas ay makakaapekto sa mga karaniwang proseso at, posibleng, magpasimula ng rebisyon ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina at mga iskedyul ng daloy ng trabaho sa 2017. Gayunpaman, ang mga pagbabagong ito ay hindi agad ipinatupad, at may sapat na oras upang makilala ang mga ito at simulan ang pagsunod sa mga bagong panuntunan.

gawain sa opisina

Mga dokumentong kumokontrol sa paglikha at mga aktibidad ng Tula Regional Universal Scientific Library

A.I. Izgarshev

gawain sa opisina

Mga aspeto ng pagganyak sa paglikha at paggamit ng mga dokumento ng pamamahala. Pagganyak para sa paglikha ng mga dokumento sa pamamahala

SA LIKOD. Safiullina

gawain sa opisina

Bagong GOST para sa mga papeles

S.L. Kuznetsov

gawain sa opisina

Mga modernong internasyonal na kumperensya sa mga isyu sa pamamahala ng dokumento

L.N. Varlamov

gawain sa opisina

III International Scientific and Practical Conference "Document Management: Past, Present, Future", na nakatuon sa memorya ng Propesor T.V. Kuznetsova

Yu.M. Kukarina, A.Yu. Konkova

gawain sa opisina

20 taon ng journal na "Deloproizvodstvo"

Sergey Kuznetsov

Teknolohiya ng Impormasyon

Standardisasyon ng pamamahala ng dokumento sa Russia: estado ng sining at mga diskarte sa pag-aaral

E.V. Osennikova

Teknolohiya ng Impormasyon

Mula sa papeles hanggang sa dokumentado pakikipag-ugnayan sa elektroniko

V.A. Ipatov

Dokumentasyon

Mga tampok ng pag-aaplay para sa isang trabaho mga dayuhang mamamayan

L.R. Fionova, V.A., Efimova

Ang pag-regulate ng anumang proseso ng produksyon o negosyo ay nangangahulugan ng pagtatatag ng mga patakaran para sa pagpapatupad ng prosesong ito sa antas ng panloob, korporasyon, batas. Magagawa ito gamit ang mga lokal na regulasyon. Alin sa kanila ang maaaring gumana sa isang organisasyon at kakailanganin sa unang lugar, isasaalang-alang natin sa artikulo.

MGA ALAMAT NG MGA LOKAL NA REGULASYON (LNA)

Sa jurisprudence, mayroong konsepto ng "normative legal na kilos". Ang normative legal acts ng pinakamataas, estado, antas ay naglalaman ng mga alituntunin ng batas na nagbubuklod sa lahat ng mamamayan ng estado. Halimbawa, ang Konstitusyon ng Russian Federation, mga pederal na batas, mga kodigo, mga kautusan ng Pangulo. Hindi tulad sa buong bansa, ang mga lokal na regulasyon ay may bisa sa loob ng isa o higit pang mga organisasyon at may bisa lamang sa kanilang mga empleyado.

Sa madaling salita, ang local normative act na "Instruction for office work of ABV LLC" ay sapilitan lamang para sa mga empleyado ng ABV LLC. Para sa hindi pagsunod sa mga lokal na regulasyon, ang mga empleyado ng organisasyon ay maaaring sumailalim sa pananagutan sa pagdidisiplina.

Ang mga mahahalagang katangian ng isang normatibong legal na aksyon ay nakalista sa talata 9 ng resolusyon ng Plenum korte Suprema RF na may petsang Nobyembre 29, 2007 No. 48 "Sa pagsasagawa ng pagsasaalang-alang ng mga korte ng mga kaso sa paglaban sa mga normatibong legal na kilos sa kabuuan o bahagi". Sa pamamagitan ng pagkakatulad, posibleng matukoy ang mga pangunahing tampok ng LNA. Tulad ng lahat ng normatibong legal na aksyon, sila ay:

• Nai-publish sa inireseta na paraan. Ang bawat LNA ay dumadaan sa ruta mula sa paghahanda ng isang draft na dokumento hanggang sa pag-apruba nito ng Pangkalahatang Direktor o isang espesyal na awtorisadong opisyal (tingnan ang Diagram).

• Naglalaman ng mga tuntunin at regulasyon na maaaring nauugnay sa mga aktibidad ng organisasyon sa kabuuan, mga dibisyon nito (mga departamento, mga grupo ng nagtatrabaho, mga komisyon), kolehiyo at iba pang mga katawan, ang pagpapatupad ng mga proseso ng produksyon o negosyo. Kasabay nito, mayroong LNA, na hindi dapat sundin ng lahat ng empleyado. Kaya, kung ang pagtuturo sa trabaho sa opisina ay obligado para sa lahat, pagkatapos ay ang regulasyon sa komisyon ng dalubhasa ginagabayan lamang ng mga miyembro ng komisyong ito.
• Ginamit ng paulit-ulit. Ang mga lokal na regulasyon ay inilabas at inilalapat nang paulit-ulit. Ang ilang LNA ay kasama ng organisasyon sa buong buhay nito. Ito ay, halimbawa, mga panloob na regulasyon sa paggawa o mga regulasyon sa proteksyon ng personal na data ng mga empleyado.

LNA PARA SA OFFICE PRODUCTION: MGA URI AT LAYUNIN

Ang lahat ng organisasyonal at legal na mga dokumento ay may isang layunin - upang ayusin ang isang proseso o phenomenon. Samakatuwid, kung minsan kahit na ang mga nakaranasang sekretarya at klerk ay nahihirapang pumili ng uri ng dokumento para sa bawat partikular na kaso. Subukan nating malaman ito. Ang pinagmulan ng lahat ng mga kahulugan ay ang Dictionary of Species and Varieties of Modern dokumentasyon ng pamamahala» .

■ Posisyon- isang normatibong ligal na kilos na tumutukoy sa katayuan ng isang awtoridad, organisasyon, yunit ng istruktura, kolehiyo, advisory, eksperto, pamamaraan o iba pang katawan at (o) nagtatatag ng pamamaraan para sa pagsasagawa ng mga aktibidad (gawa) ng isang tiyak na uri.

Ang regulasyon ay nagtatatag kung aling mga istrukturang yunit o katawan ang nasa organisasyon, tinutukoy ang kanilang mga tungkulin, layunin, gawain at responsibilidad. Lumilitaw ang mga regulasyon kapag nabuo ang mga bagong dibisyon ng istruktura. Halimbawa, sa halip na opisina, isang klerikal na departamento at isang archive ang nilikha.

■ Pagtuturo- isang ligal na aksyon na inilabas upang magtatag ng mga patakaran na namamahala sa organisasyon, siyentipiko, teknikal, teknolohikal, pananalapi o iba pang mga espesyal na aspeto ng mga aktibidad ng mga organisasyon, ang kanilang mga istrukturang dibisyon, mga opisyal at mamamayan.

Sa kaibahan sa posisyon, na, una sa lahat, ay sumasagot sa mga tanong na "sino?" at "ano?", ang pagtuturo ay sumasagot sa tanong na "paano?". Inilalarawan nito nang detalyado at komprehensibong lahat ng bagay na nauugnay sa pagpapatupad ng isang partikular na proseso.

■ Regulasyon sa proseso ng negosyo- isang normative legal act na tumutukoy sa pamamaraan para sa mga aktibidad ng isang awtoridad, collegial o advisory body.

Ngunit sa kaso ng LNA, mas madalas na pinag-uusapan natin ang isang bahagyang naiibang dokumento, lalo na sa komersyal na organisasyon. Pagkatapos, ang isang regulasyon sa proseso ng negosyo ay nauunawaan bilang isang uri ng organisasyonal at legal na dokumento, na patuloy na naglalarawan sa lahat ng mga yugto ng proseso at ang pamamaraan para sa pakikipag-ugnayan ng mga gumaganap sa bawat yugto.

Ang isang regulasyon sa proseso ng negosyo ay naiiba sa isang pagtuturo sa paraan ng paglalarawan nito sa mga operasyon. Sa mga regulasyon, inilalarawan ang mga ito nang sunud-sunod (mula sa una hanggang sa huli), at sa mga tagubilin ay nakaayos sila ayon sa tema.

■ mga tuntunin- isang normatibong ligal na kilos na nagtatatag ng mga pamantayan at mga kinakailangan na may kaugnayan sa paksa ng ligal na regulasyon.

Ang pangunahing gawain ng mga patakaran ay upang tukuyin at ilarawan nang detalyado ang isa sa mga prosesong naaprubahan na sa pagtuturo. Halimbawa, isang talata lamang ang maaaring italaga sa mga patakaran ng elektronikong sulat sa pagtuturo sa trabaho sa opisina. At ang mga independiyenteng panuntunan para sa pagsasagawa ng elektronikong pagsusulatan ay madalas na isang napakalaking LNA, na binubuo ng ilang mga seksyon. Inilalarawan nito ang proseso ng paglikha, pagpapadala, pagtanggap at pagproseso ng mga email nang mas detalyado.

Kung ang pagtuturo ay inilabas para sa isang buong paglalarawan ng isa sa mga aspeto ng mga aktibidad ng organisasyon, ang mga tuntunin ay tumutukoy sa pagtuturo. Inilalarawan nila hindi lamang ang bawat hakbang, ngunit ang bawat paglanghap at pagbuga ng gumaganap ng operasyon.

■ Umorder- isang ligal na kilos na pinagtibay ng pinuno ng organisasyon, kumikilos nang mag-isa, upang ayusin ang mga aktibidad ng organisasyon.

Ang isang utos ay hindi palaging isang lokal na normatibong pagkilos, ngunit maaari itong mahusay na gumanap ng function na ito. Dito ay angkop na alalahanin kapansin-pansing mga tampok LNA, na isinasaalang-alang namin sa itaas. Kung ang utos ay nagtatatag ng mga pamantayan (mga panuntunan) para sa pagpapatupad ng proseso, humirang ng mga responsableng tao, paulit-ulit na inilalapat at ipinag-uutos para sa lahat ng mga empleyadong ipinahiwatig dito, kung gayon maaari itong makilala bilang isang ganap na LNA.

Hindi inilalarawan ng mga order ang pagkakasunud-sunod ng proseso, ngunit ayusin desisyon. Halimbawa, humirang ng mga responsable para sa trabaho sa opisina sa mga sangay o aprubahan ang binuong subdivision indexing system.

Ang talahanayan 1 ay makakatulong na matukoy ang layunin ng iba't ibang LNA at piliin ang pinakaangkop na uri ng dokumento para sa bawat kaso.

Talahanayan 1

Mga uri at layunin ng LNA para sa trabaho sa opisina

Uri ng LNA	Paghirang ng LNA	Halimbawa
Posisyon	Tinutukoy ang katayuan ng yunit ng istruktura	Mga Regulasyon sa Serbisyo sa Pamamahala ng Dokumentasyon
	Nagtatatag ng pamamaraan para sa pagsasagawa ng mga aktibidad (gawa) ng isang tiyak na uri	Mga regulasyon sa pag-iimbak ng mga dokumento
	Tinutukoy ang katayuan ng isang collegial advisory body	Mga regulasyon sa komisyon ng dalubhasa
Pagtuturo	Kinokontrol ang isa sa mga aktibidad ng organisasyon	Mga tagubilin sa trabaho sa opisina
Regulasyon sa proseso ng negosyo	Patuloy na inilalarawan ang mga pagpapatakbo ng proseso at ang pagkakasunud-sunod ng pakikipag-ugnayan ng mga kalahok sa mga operasyon	Mga regulasyon ng proseso ng negosyo "Kontrol sa pagpapatupad ng mga gawain ayon sa mga dokumento"
	Konkreto ang nakaayos na proseso	Mga panuntunan para sa pagpapadala at pagtanggap ng mail
	Itinatala ang desisyon na ginawa sa proseso	Order "Sa appointment ng mga responsable para sa trabaho sa opisina sa mga istrukturang dibisyon"

MGA INSTRUKSYON SA NEGOSYO

Mga tagubilin para sa trabaho sa opisina - ang sentro ng mga lokal na regulasyon sa mga institusyong pang-edukasyon sa preschool. Posible, kahit na hindi inirerekomenda, na gawin nang walang probisyon sa serbisyo ng isang institusyong pang-edukasyon sa preschool o walang mga regulasyon para sa mga proseso ng negosyo ng trabaho sa opisina. Ngunit kung hindi bababa sa ilang mga tao ang nakikibahagi sa trabaho sa opisina sa isang organisasyon, kung gayon ang kaukulang pagtuturo ay kinakailangan lamang. Kung hindi, ang bawat kalahok sa mga proseso ng trabaho sa opisina (iyon ay, ang bawat empleyado) ay gagana sa mga dokumento ayon sa kanyang nakikitang angkop, umaasa lamang sa kanyang sariling kaalaman at karanasan at isinasaalang-alang ang mga ito lamang ang totoo. Para sa isang sekretarya, ito ay isang kalamidad. Samakatuwid, hindi mo magagawa nang walang mga tagubilin para sa trabaho sa opisina.

Batayang normatibo

Sa kasamaang palad, walang at hindi maaaring maging isang karaniwang pagtuturo sa trabaho sa opisina para sa mga non-government na organisasyon, dahil nagsasagawa sila ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool sa ibang paraan, kahit na sa loob ng balangkas ng mga pare-parehong tuntunin.

Ang pangkalahatang pamamaraan para sa pagbuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina ay eksaktong kapareho ng sa Scheme: ang inihandang draft na dokumento ay dumaan sa pamamaraan ng pag-apruba at inaprubahan ng pangkalahatang direktor o isang awtorisadong tao.

Hindi mo kailangang magsulat ng manwal para sa trabaho sa opisina mula sa simula gamit ang iyong sariling mga kamay. Ang lahat ng mga patakaran ng trabaho sa opisina sa Russia ay nasubok sa loob ng mga dekada at hindi gaanong nagbago. Maraming mga mapagkukunan para sa pagsusulat ng mga tagubilin. Ang mga pangunahing ay maaaring:

• Mga Alituntunin sa pagbuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap(naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Federal Archive ng Disyembre 23, 2009 No. 76; pagkatapos nito - Mga rekomendasyong metodolohikal para sa mga pederal na ehekutibong awtoridad);
• GOST R 7.0.8.-2013. "System ng mga pamantayan sa impormasyon, librarianship at paglalathala. Gawain sa opisina at pag-archive. Mga Tuntunin at Kahulugan";
• GOST R 7.0.97-2016 "System ng mga pamantayan para sa impormasyon, librarianship at pag-publish. Dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa gawaing papel" (pagkatapos nito - GOST R 7.0.97-2016);
• Karaniwang pagtuturo sa trabaho sa opisina at sa gawain ng archive sa mga awtoridad sa customs ng Russian Federation (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Federal Customs Service ng Russia na may petsang Hulyo 9, 2014 No. 1331; pagkatapos nito ay tinutukoy bilang ang Instruksyon para sa Federal Customs Service). Ito ay ipinag-uutos lamang para sa FCS at mga nasasakupan nitong organisasyon, ngunit maaaring gamitin ito ng ibang mga organisasyon bilang batayan para sa kanilang sariling mga tagubilin.

TANDAAN

Ang GOST R 7.0.97-2016 ay magkakabisa sa Hulyo 1, 2017. Ang mga rekomendasyong metodolohikal para sa mga awtoridad ng pederal na ehekutibo at Mga Tagubilin para sa Serbisyo ng Federal Customs ay pinagsama-sama batay sa nakaraang pamantayan para sa gawaing papel - GOST R 6.30-2003 at mga rekomendasyong pamamaraan dito. Mula 07/01/2017, ang parehong mga dokumentong ito ay hindi na nauugnay sa bahaging nakatuon sa disenyo ng mga detalye. Samakatuwid, ang mga compiler ng mga tagubilin sa trabaho sa opisina ay dapat mag-ingat - ang bagong GOST R 7.0.97-2016 ay nagbabago hindi lamang sa mga patakaran para sa mga detalye ng pagproseso, kundi pati na rin sa kanilang komposisyon.

Istruktura ng Pagtuturo

Ang komposisyon, pagkakasunud-sunod ng pag-aayos at nilalaman ng mga seksyon ng pagtuturo ay maaaring mag-iba. Ang lahat ay nakasalalay sa kung paano binuo ang sistema ng trabaho sa opisina. Mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga organisasyong aktibong gumagamit ng electronic document management system (EDMS) at electronic digital na lagda(EDS), at sa mga organisasyon kung saan umuunlad ang daloy ng trabaho sa papel, ay magiging ibang-iba.

Gayunpaman, posible na gumuhit ng isang pangunahing unibersal na nilalaman ng pagtuturo para sa trabaho sa opisina, upang ang mga nag-develop ng LNA na ito "sa larangan" ay may isang bagay na dapat itayo (Talahanayan 2).

talahanayan 2

Ang pangunahing istraktura ng isang pagtuturo sa negosyo

Numero ng partisyon	Seksyon ng Mga Tagubilin sa Negosyo	Mga form na inaprubahan ng seksyon / sample na mga dokumento
	Pangkalahatang probisyon
	Mga Tuntunin at Kahulugan
	Mga kinakailangan sa dokumentasyon	Mga anyo ng mga dokumento ( pangkalahatang anyo para sa mga dokumento, letterhead, mga form ibang mga klase mga dokumento, iba pang mga form). Ang anyo ng journal ng accounting at pagpapalabas ng mga form (kung ang organisasyon ay nagpapanatili ng mga talaan ng mga form). Mga halimbawa ng pagpaparehistro ng bawat isa sa mga detalye (ibinigay kaagad sa teksto kapag naglalarawan ng mga patakaran para sa pagproseso ng mga detalye ng mga dokumento).
	Organisasyon ng trabaho na may mga dokumento
	Sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento
	Mga tampok ng pagtatrabaho sa mga elektronikong dokumento
	Pagtanggap, pagproseso, pagpaparehistro at pamamahagi ng mga papasok na sulat	Form ng rehistro ng mga papasok na dokumento. Halimbawang aksyon sa kakulangan ng mga dokumento. Sample act on damage to documents. Isang imprint ng isang selyo sa pagpaparehistro ng papasok na dokumento.
	Organisasyon ng pagpapatupad ng mga dokumento at mga order	Template ng resolusyon. Form ng sanggunian-ulat sa pagpapatupad ng mga dokumento.
	Mga tampok ng paghahanda at pagpapatupad ng ilang mga uri ng mga dokumento	Halimbawang order. Halimbawang order. Sample act (halimbawa, sa pagbabalik ng hindi kumpletong pakete ng mga dokumento) Sample power of attorney (halimbawa, para makatanggap ng mail).
	Ang pamamaraan para sa pagpaparehistro at pagpapatupad ng mga desisyon na pinagtibay sa mga pagpupulong	Halimbawang buod ng mga minuto ng pulong. Halimbawa ng buong minuto ng pulong.
	Paghahanda at pagpapadala ng mga papalabas na dokumento	Halimbawa ng cover letter. Ang anyo ng rehistro ng mga papalabas na dokumento. Form ng log ng mail. Listahan ng form para sa pagpapadala ng batch mail.
	Ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga apela ng mga mamamayan	Paraan ng aplikasyon (apela) ng isang mamamayan. Ang anyo ng rehistro ng mga apela ng mga mamamayan (kung hiwalay na isinasaalang-alang ng organisasyon ang mga apela ng mga mamamayan).
	Ang pamamaraan para sa paglilipat ng mga dokumento para sa imbakan	Form ng handover.
	Organisasyon at accounting ng mga dokumento sa archive	Ang anyo ng nomenclature ng mga gawain ng organisasyon. Ang anyo ng nomenclature ng mga kaso ng structural unit. Form ng imbentaryo ng mga kaso ng permanenteng imbakan; Ang anyo ng imbentaryo ng mga kaso ng pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng imbakan. Form ng talaan ng tauhan. Form ng imbentaryo ng mga electronic na file at mga dokumento ng permanenteng imbakan. Form ng imbentaryo ng mga electronic na file at mga dokumento ng pansamantalang (mahigit 10 taon) na imbakan.
	Paggamit ng Mga Dokumento sa Archive	Sample act sa pagpapalabas ng mga kaso para sa pansamantalang paggamit.
	Pagkasira ng mga nag-expire na dokumento	Ang anyo ng batas sa paglalaan para sa pagkasira ng mga dokumento na may mga nag-expire na panahon ng imbakan.

Ang pagkakasunud-sunod ng pag-iimbak ng mga dokumento ayon sa mga tagubilin

Ang pagkakasunud-sunod ng pag-iimbak ng archival ng mga dokumento ay inilarawan sa mga seksyon ng pagtuturo batay sa:

• Mga panuntunan para sa organisasyon ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento Pondo sa Arkibal Russian Federation at iba pa mga dokumento sa archival sa mga pampublikong awtoridad, mga katawan lokal na pamahalaan at mga organisasyon (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526; pagkatapos nito - Mga Panuntunan 2015);
• ng Mga Pangunahing Panuntunan para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon (naaprubahan ng desisyon ng Collegium ng Federal Archives noong Pebrero 6, 2002).

LNA ON OFFICE PROCESSING: PAANO PUMILI?

Para sa isang maliit na organisasyon, ang isang pagtuturo sa trabaho sa opisina ay magiging sapat, lalo na kung ito ay naglalarawan ng lahat ng mga proseso ng trabaho sa opisina, mula sa paglikha hanggang sa pagsira ng isang dokumento.

Ang mga regulasyon sa trabaho sa opisina ay kadalasang "lumago" sa independiyenteng LNA mula sa mga tagubilin. Nangyayari ito nang natural - habang umuunlad ang organisasyon. Kung sa isang tiyak na yugto ay kinakailangan upang ayusin ang mga proseso ng negosyo, kung gayon ang mga sumusunod ay maaaring mabuo:

• mga regulasyon ng proseso ng negosyo "Paglikha ng isang dokumento";
• mga regulasyon ng proseso ng negosyo "Kontrol sa pagpapatupad ng dokumento";
• mga regulasyon ng proseso ng negosyo "Imbakan ng archive ng dokumento";
• iba pang mga regulasyon, depende sa kung aling mga proseso ng negosyo ang itinuturing ng pamamahala na kinakailangan upang ilarawan at ayusin.

Isa pang senaryo: ang organisasyon ay nakaipon ng maraming dokumento, at isang archive ang ginawa para sa kanila. Sa kasong ito, kinakailangan na agad na ayusin ang proseso ng kanilang imbakan, kung hindi, ang mga manggagawa sa archive ay mapupuno ng mga dokumento. Ang mga tagubilin para sa pag-file at paglilipat ng mga file para sa imbakan ng archival ay makakatulong upang malutas ang problema.

Gayunpaman, kung ang archive ay maliit pa at nasa simula pa lamang, maaari itong maging mga panuntunan o kahit isang order para sa pangunahing aktibidad. Ang pagpili ng mga uri ng mga dokumento para sa pag-regulate ng mga proseso ng trabaho sa opisina, tulad ng nalaman na natin, ay medyo malaki.

Diksyunaryo ng mga uri at uri ng modernong dokumentasyon ng pamamahala. - Rosarkhiv, VNIIDAD. - M., 2014.

GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang Sistema ng Dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon.

“Dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon. Mga alituntunin para sa pagpapatupad ng GOST R 6.30-2003 (inaprubahan ng Federal Archives).