Minden szervezet adatarchívuma napról napra növekszik. Egyes dokumentumok örökös tájékoztató értékűek, míg mások gyorsan elveszítik gyakorlati értéküket.
Mennyi ideig és milyen dokumentumokat kell tárolni, milyen selejtezési mód biztosított bizonyos típusú iratoknál? Ezeket és más kérdéseket a hatályos jogszabályok egyértelműen mérlegelik és megmagyarázzák. Az állami megőrzésre kötelezett dokumentumok kiválasztása, megőrzési feltételeinek megállapítása az iratszakértői értékelés adatai alapján történik.
A dokumentáció általános megőrzési ideje
Mert különböző típusú dokumentáció készült bizonyos tárolási időszakokra:
- ideiglenes - legfeljebb 10 év;
- hosszú távú - több mint 10 év;
- állandó.
A tartós és tartós megőrzésre szánt időszaki kiadványok esetei, amint elkészül, speciális egységek tárolójába kerülnek (referencia célból 2 évre). Ezután menjen a szakaszhoz levéltári dokumentumok.
Az adatok tárolási ideje nem függ az adathordozótól (elektronikus, papír). Egy dokumentum értékét befolyásolja a benne található információ.
Kijelölt speciális szakértelem, amely meghatározza a tok további felhasználásának szükségességét. Jelöljön ki olyan dokumentumokat, amelyek az állam, a társadalom, a tudomány, az egyének stb. érdekében (vagy ellene) használhatók.
A dokumentumok értékvizsgálatának fő céljai
Egy szervezet vagy vállalkozás irodai munkájában, az állami levéltárban nem nélkülözheti a dokumentumok speciális szakértői értékelését.
A vizsgálat fő célja:
- Egy dokumentum további tárolási idejének meghatározása vagy megváltoztatása.
- A megsemmisítendő dokumentumok kiválasztása, amelyek értéket nem hordoznak, vagy a bennük található információk gyakorlati tartalma, elvesztette jelentőségét.
- Tudományos, történelmi értéket nem hordozó, de gyakorlati jelentőségű dokumentumok tárolási idejének meghatározása.
- Olyan dokumentáció értékelése, amely tartalmazza:
- politikai;
- gazdasági;
- tudományos;
- kulturális és egyéb érték
Az iratok tárolásának, kitöltésének, elszámolásának és további hozzárendelésének kérdéseit a levéltári törvény szabályozza.
A szakértői tevékenység során a lista jóváhagyva 12 szabványdokumentum-szakaszból (tárolási idő egyértelmű megjelölésével), amelyek az állami struktúrák, intézmények, vállalkozások stb. funkcionális tevékenységei eredményeként jelentek meg.
I. és IV. szakasz
A felállított listáról az I. és IV. szakaszok érdemelnek érdeklődést. A nyilvántartás és annak tárolása mindkét területen szorosan összefügg. Végül is a további könyvelési költségek a személyi akták helyes végrehajtásától és megőrzésétől függenek.
Személyi dokumentumok elszámolása (I)
Az eredeti példányokat és a másolatokat meg kell őrizni. személyi dokumentumok szervezetek.
Nyilvántartási időszak:
- 1 év:
- a munkaidő elszámolását tükröző naplók (grafikonok, munkaidő-nyilvántartások);
- fel nem vett személyek adatai;
- nyaralási menetrendek.
- 3 év:
- megerősítő dokumentumok hitelesítő adatai munkaügyi tevékenységés a munkavállaló szolgálati ideje;
- munkafegyelem nyilvántartás;
- 5 év:
- törvények, előírások, biztonsági jelentések;
- kivonatok a munkakörülmények javításáról és a munkavédelemről;
- a munkavállalók biztonsággal kapcsolatos megismertetését, képzését, tanúsítását és annak betartását igazoló dokumentumok;
- utazási adatok;
- 75 éves:
- az alkalmazottak jellemzői és személyi kártyái;
- a munkavállalók munkaszerződései;
- 50 év (a tulajdonos kérésére):
- személyes okmányok, eredetik (bizonyítványok, oklevelek, munkakönyvek, tanúsítványok stb.);
- Állandóan:
- kollektív szerződések;
- vezetők személyes ügyei.
Számviteli bizonylatok (IV)
A dokumentumokhoz könyvelés államszerkezet alkalmaz külön feltételekés tárolási időket.
Az elsődleges dokumentáció, a számviteli nyilvántartások adatai, a mérlegek, a feldolgozás utáni beszámolók szükségszerűen tárolva vannak különleges szoba(zárt szekrény), mielőtt azokat a szervezet archívumába helyezné át. A szigorú jelentési formákat széfekben vagy fémszekrényekben tárolják. Az ügyek biztonságáért a főkönyvelő által meghatalmazott személy felel.
A számviteli bizonylatok elvesztése, megrongálódása, jogosulatlan átadása esetén a vállalkozás vezetőjének értesítenie kell a rendvédelmi szerveket.
A dokumentáció visszavonása (különösen megsemmisítése) a hatályos jogszabályok által meghatározott követelmények szerint történik.
Általános tárolási időszakok:
- elsődleges dokumentumok, nyomtatványok - legalább 3 év;
- alá tartozó készpénzes okmányok pénzügyi ellenőrzés(pénzügyi tranzakciókra vonatkozó információk), – 5 év;
- elszámolás és bérszámfejtés - 75 év (ha nincs személyes számla).
Ügyek visszavonása a tárolási időszak végén nem megengedett, adószolgálati ellenőrzés nélkül a meghatározott időtartamra.
Az ügyek megsemmisítéséről vagy a levéltári részlegbe történő áthelyezéséről külön bizottság dönt.
A szabványdokumentum-lista egyes tételeire vonatkozó részletes adatok a generált és jóváhagyott táblázatban tekinthetők meg részletesen.
| A dokumentum típusa | Szavatossági idő | jegyzet |
| Megrendelések, megrendelések; dokumentumok (tanúsítványok, összefoglalók, információk, jelentések stb.) nekik: | ||
| alaptevékenység szerint | állandóan | tájékoztatásul küldjük – amíg a szükség el nem múlik |
| személyzet által | 75 éves | EPC. Rendszeres és tanulmányi szabadság, ügyelet, kötbér, rövid távú belföldi üzleti út biztosításáról - 5 év |
| közigazgatási és gazdasági kérdésekben | 5 év | |
| Számviteli egyenlegek és jelentések; dokumentumok (mérleg mellékletei, magyarázó megjegyzések, speciális űrlapok) nekik: | ||
| konszolidált éves | állandóan | |
| évi | állandóan | |
| negyedévenként | 5 év | |
| időszak | 1 év | negyedéves hiányában - folyamatosan |
| átvitel, elválasztás, felszámolási mérlegek; pályázatok, magyarázó megjegyzések nekik |
állandóan | |
| elemző dokumentumok (táblázatok, jegyzetek, beszámolók) az évi mérlegek és jelentések |
Állandóan | |
| jóváhagyó levél és mérlegek és beszámolók pontosítása |
5 év | |
| dokumentumok (jegyzőkönyvek, okiratok, következtetések) mérlegeléséről és mérlegek és beszámolók jóváhagyása |
állandóan | negyedévente - 5 év |
| üzenetek (bizonyítékok) arról adóbejegyzés testek |
5 évvel a törlés után | |
| készpénzátutalási jelentések összegek az állam és nem állami biztosítás (nyugdíj, orvosi, szociális, foglalkoztatási) |
állandóan | |
| Adóbevallások: | ||
| évi | állandóan | |
| negyedévenként | 5 év | éves hiányában - folyamatosan |
| időszak | 1 év | negyedéves hiányában - 5 év |
| dokumentumok (kalkulációk, igazolások, táblázatok, információk) az elhatároláson És átutalt összegeket adók be költségvetést minden szinten. Levelezés a nézeteltérésekről adózási kérdések, jövedéki és egyéb adók beszedése |
5 év | EPC |
| dokumentumok (kalkulációk, információk, nyilatkozatok, döntések, listák, nyilatkozatok, levelezés) kb fizetés alóli mentesség adók, juttatások, kölcsönök, halasztások ill ennek megtagadása adók, jövedékek miatt és egyéb díjak |
5 év | EPC |
| adóbevallási dokumentumok bevételek a különböző költségvetésekbe szintű és költségvetésen kívüli alapok, adósságok rajtuk |
5 év | |
| Költségbecslés végrehajtási jelentések: | ||
| konszolidált éves | Állandóan | |
| évi | Állandóan | |
| negyedévenként | 5 év | éves hiányában - folyamatosan |
| A termelési és gazdasági tevékenység végzésére vonatkozó egyéb dokumentáció | ||
| szintetikus, analitikai, a számvitel anyagelszámolása könyvelés |
5 év | |
| dokumentumok (tervek, jelentések, jegyzőkönyvek, cselekmények, tanúsítványok, feljegyzések, levelezés) kb dokumentum auditok lefolytatása pénzügyi és gazdasági tevékenységek, ellenőrzési és auditálási munka, beleértve a pénztárgép ellenőrzését, az adók helyességét és mások |
5 év | viták, nézeteltérések, nyomozati és bírósági ügyek esetén a jogerős döntésig megőrzik |
| számviteli főkönyvek (főkönyv, rendelési naplók fejlesztési táblázatok stb.) |
5 év | |
| elsődleges dokumentumok és pályázatok nekik, rögzítve a tényt üzleti tranzakció és megadta az alapot számviteli nyilvántartások (pénztár, banki dokumentumok, csonkok banki csekkkönyvek, megbízások, munkaidő ívek, banki értesítők és átadási követelmények, jár el ingatlan átvétele, átadása, selejtezése és anyagok, nyugták, gyökerek nekik számlákat, fuvarleveleket és előzetes jelentések stb.). Az elkészült átvételről szóló dokumentumok munkák (okiratok, bizonyítványok) |
5 év | az audit (ellenőrzés) befejezésétől függően. Viták, nézeteltérések, nyomozati és bírósági ügyek esetén a jogerős döntésig megőrzik azokat. |
| dokumentumok (cselekmények, információk, levelezés) a kölcsönös elszámolásokról és szervezetek közötti transzferek |
5 év | |
| levelezés arról pénzügyi és gazdasági tevékenységek (a pénzeszközök elszámolásáról, a büntetések, pénzbírságok, átvétel, átadás, visszavonás anyagi javak satöbbi.) |
||
| kibocsátási és visszaküldési levelezés kölcsönök |
5 év | |
| dokumentumok (bizonyítványok, okiratok, kötelezettségek, levelezés) kb követelések és tartozások adósságok, hiányok, sikkasztás, lopás |
5 év | |
| garancialevelek | 5 év | |
| dokumentumok (jegyzőkönyvek, okiratok, számítások, következtetések) az átértékelésről befektetett eszközök, meghatározó tárgyi eszközök értékcsökkenése, értékelése a szervezet vagyonának értéke |
állandóan | |
| dokumentumok (kérelmek, utasítások, diagramok, cselekmények) fizetés, csere, számlák elfogadása és átadása |
állandóan | |
| szerződések, megállapodások (hitel, üzleti, működési) ingatlanszerződések biztosítás, könyvvizsgálókkal (könyvvizsgáló cégek) |
5 évvel a szerződés (megállapodás) lejártát követően. EPC | |
| felelősségi megállapodások | 5 évvel a pénzügyileg felelős személy elbocsátását követően | |
| dokumentumok (az ülések jegyzőkönyvei leltári jutalékok, kimutatások) a leltárról befektetett eszközök, ingatlanok, épületek és építmények, leltári tételek |
5 év | az audit (ellenőrzés) befejezésétől függően. Viták, nézeteltérések, nyomozati és bírósági ügyek esetén a jogerős döntésig megőrzik azokat. |
| dokumentumok (számlák, igazolások, levelezés stb.) a pénzügyi jótékony tevékenységek |
5 év | EPC |
| Személyzeti elszámolás, bérezés stb. | ||
| az alkalmazottak személyes számlái | 75 éves | EPC |
| a munkavállalói jutalmakra vonatkozó szabályozás | 5 év | EPC. Ezeket a dokumentumokat öt évig őrzik meg, miután újakkal helyettesítették őket. |
| dokumentumok (összevont elszámolás (elszámolási és fizetési) kimutatások (tabulagramok) kiadására bérek, juttatások, díjak, pénzügyi támogatásÉs egyéb kifizetések; részére meghatalmazást fogadása pénzösszegeketÉs leltári cikkek, beleértve a törölteket is meghatalmazás) |
5 év | Az eltarthatósági idő 5 év, az audit (ellenőrzés) befejezésétől függően. Viták, nézeteltérések, nyomozati és bírósági ügyek esetén azok a jogerős döntés meghozataláig fennmaradnak. Nál nél Személyes elszámolás hiányában ezeket a dokumentumokat (a meghatalmazás kivételével) 75 évig tárolják |
| bérszámfejtés díjak; információk, információk a végösszegről az alkalmazottak évi jövedelme és kifizetése adók; információk a pénzeszközök elszámolásáról, limitekről bérek és ellenőrzésük felett elosztása, az elszámolásokról túlköltekezés és hátralék munkabér, levonások innen munkabér, alapokból társadalombiztosítás, o szabadságdíj és szabadság juttatások; dokumentumok (jelentések másolatai, nyilatkozatok, alkalmazottak névsorai, hivatkozások, jegyzőkönyvi kivonatok, következtetések) az ellátások folyósításáról, betegszabadság fizetés |
5 év | |
| dokumentumok (nyilatkozatok, határozatok, igazolások, levelezés) a fizetésről tanulmányi szünet |
a szükséglet végéig, de legalább 5 évig | |
| Könyvek, folyóiratok, számviteli kártyák: | ||
| értékes papírokat | állandóan | |
| befektetett eszközök (épületek, építmények) | A tárgyi eszközök felszámolását követő 5 év, a könyvvizsgálat (audit) elvégzésétől függően | |
| pénztári bevételek és kiadások dokumentumok (számlák, fizetés megrendelések) |
||
| gazdasági tulajdon; segéd, vezérlő (szállítás, fuvar, súly satöbbi.) |
5 év az audit (audit) befejezésétől függően | |
| letétbe helyezett munkabér díjakat |
5 év az audit (audit) befejezésétől függően | |
| áruk, munkák értékesítése, adóköteles és nem adóköteles szolgáltatások áfa |
||
| betétesek összegek; ügyvédi felhatalmazás |
Az utolsó bejegyzés dátumától számított 5 év, az ellenőrzés (felülvizsgálat) befejezésétől függően | |
A könyvelési fórumokon gyakran vitatkoznak a beszállítóktól kapott számlák megfelelő tárolási módjáról. Egyes adófizetők azt állítják, hogy ezek adódokumentumokat szigorúan időrendi sorrendben kell tárolni a többi "elsődlegestől" elkülönítve. Mások nem értenek egyet velük, úgy gondolják, hogy sokkal kényelmesebb a számlákat eredeti számlákkal (elvégzett munkadarabokkal) rögzíteni. Valaki azon a véleményen van, hogy a számlákat abban a sorrendben kell tárolni, ahogy a vásárlási könyvben szerepelnek, egy másik lehetőség, hogy minden partner külön-külön. Általában ebben a kérdésben megoszlanak a vélemények. Ebben a cikkben megvizsgáljuk a számlák tárolási eljárását, amelyet a szabályozási dokumentumok határoznak meg, és megtudjuk, van-e felelősség e szabályoktól való eltérésért.
Elemezzük a "normatív"
Az egyetlen dokumentum, amely megállapítja a számlák tárolásának eljárását, az Orosz Föderáció kormányának 2000. december 2-i rendeletével jóváhagyott, a beérkezett és kibocsátott számlák, beszerzési könyvek és értékesítési könyvek nyilvántartásának vezetésére vonatkozó szabályok a hozzáadottérték-adó kiszámításakor. N 914 (a továbbiakban: Szabályok). A jelen Szabályzat meghatározza az áruk vásárlói és eladói magatartását (végzett munka, nyújtott szolgáltatások), tulajdonjogok- ÁFA fizetők beérkezett és kiállított számlák nyilvántartása, vásárlási és eladási könyvek az áfa kiszámításakor, valamint tervezés további lapok könyvek vásárlása és az értékesítési könyv további lapjai.
Különösen a Szabályzat 1. részének 1. pontja rögzíti: a vevők naplót vezetnek az eladóktól kapott árukról. eredeti számlák, amelyeken tároljákés az eladók naplót vezetnek a vásárlóknak kiállított számlákról, amelyben a második példányukat tárolják. Ez a bekezdés jelzi, hogy a beérkezett számlák (sőt, az eredetiek) a számviteli naplóban vannak tárolva.
Nincs és nem is utalhat arra, hogy más „elsődleges dokumentumot” iktattak volna velük együtt, mivel ezek a dokumentumok összeállításának célja eltérő. Mint ismeretes, a számla olyan dokumentum, amely alapul szolgál ahhoz, hogy a vevő átvegye az eladó által bemutatott árukat (építési munkákat, szolgáltatásokat), az adóösszeg tulajdonjogát a Ch. által előírt módon levonásra. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 21. cikke (az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 169. cikkének 1. szakasza).
A fuvarlevél az áruk (építési munkák, szolgáltatások) könyvelésre történő átvételének, valamint eladás esetén leírásának alapja.<1>). Az elvégzett munka igazolja a szakmai szervezet adózási költségeit. Következtetés: a számlákat a többi dokumentumtól elkülönítve kell tárolni.
<1>Jóváhagyva az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság 1998. december 25-i N 132 rendeletével.
További. A vevők az eladóktól kapott számlákat, az eladók pedig időrendi sorrendben vezetik a vevőknek kiállított számlákat (Szabályzat 2. pont). És itt minden világos: a beszállítók számláit abban a sorrendben kell tárolni, ahogyan megérkeznek (vagy ahogy a főkönyvben megjelennek).
Beérkezett és kiállított számlák naplói be kell fűzni, és az oldalakat meg kell számozni(Szabályzat 6. pontja). Ebből a megfogalmazásból nem teljesen világos, hogy mi is az a számviteli napló: vagy egyfajta regiszter, amelyben a "beérkező" számlákat nyilvántartják (listázzák) (és ezt kell befűzni és számozni), vagy maguk a szállítóktól kapott számlák. Megjegyzendő, hogy a korábban létező ÁFA elszámolások számláinak könyvelési naplóvezetési rendjében.<2>erről konkrétabban szó esett: a számviteli naplókban lévő számlákat iktatni és számozni kell. A szerző szerint a megfogalmazás változásával a lényeg nem változott. A számlákat pedig – a biztonságuk érdekében – szigorú elszámolás alá kell vetni (vagyis számozni és befűzni kell).
<2>Jóváhagyva az Orosz Föderáció kormányának 1996. július 29-i N 914 rendeletével. 2001. január 1-jén érvényét vesztette.
A számlák tárolásának rendjére vonatkozó egyéb utasítások a Szabályzatban, valamint az egyéb normatív dokumentumok, Nem. Biztosítva van-e számukra minimális futamidő tárolás. (1) bekezdésének 8. albekezdése Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 23. cikke megállapította általános követelmény arra az időszakra, ameddig az adózó köteles gondoskodni az adószámviteli adatok és az adószámításhoz és -fizetéshez szükséges egyéb dokumentumok biztonságáról, és ez az időtartam négy év. Ezen túlmenően a tevékenység során keletkezett jellemző vezetői levéltári dokumentumok jegyzékének 368. pontja kormányzati szervek, testek önkormányzatés szervezetek, feltüntetve a tárolás feltételeit<3>megerősítést nyer, hogy a számla tárolási ideje négy év. Vegye figyelembe, hogy a vásárlási könyv és az adásvételi könyv tárolására eltérő időtartam kerül meghatározásra - öt év (Szabályok 15., 27. pontja).
<3>Jóváhagyva az oroszországi kulturális minisztérium 2010. augusztus 25-i, N 558-as rendeletével. A dokumentum 2010. október 1-től kezdődően érvényes.
Rengeteg lehetőség
Mint már említettük, a gyakorlatban a könyvelők nem mindig tartják be a fent leírt szabályokat, és ezt a következőképpen érvelik.
- Kényelmesebb, ha a dokumentumokat (számla, fuvarlevél) együtt tárolják. Valóban, amikor egy partner például dokumentumok másolatának faxon történő elküldését kéri, vagy az „elsődleges”-re a szervezet vezetőségének szüksége volt kezelési célokra, könnyebben és gyorsabban megtalálható szükséges papírokat ha együtt fekszenek. Mindazonáltal ez a dokumentumtárolási lehetőség helytelennek tűnik a cikk szerzője számára. Van kiút: a könyvelő fénymásolatot készíthet a számlákról a fuvarlevéllel (N TORG-12 formanyomtatvány) vagy a megfelelő naplórendben végzett munkákról csatolva. Az eredeti adóbizonylat pedig a várakozásoknak megfelelően bekerül a számlanyilvántartásba. Ezt a lehetőséget olyan szervezet használhatja, amelynek a munkafolyamata jelentéktelen. Nál nél nagy számban"bejövő" dokumentumok természetesen nem választhatók.
Ha a számvitelben szigorú beszámolási formák jelennek meg, bizonylatokat kell sokszorosítani. Például, BSO szerint útiköltségáltalában támogatja előzetes jelentés(ezzel megerősítve a jövedelemadó-kiadások jogosságát). Ebben az esetben egy másolatot csatolunk a mappához a beérkezett számlákkal. Megjegyzendő, hogy nincs alapvető jelentősége annak, hogy az eredetit, illetve a BSO másolatát hol tárolják (Szabályzat 2. bekezdés, 5. pont). De célszerű a nyomtatvány fénymásolatára feljegyzést tenni (az eredeti vasúti jegyet a XX.XX.XXXX. keltezésű N XX előlegjelentéshez mellékeljük).
- Kényelmesebb, ha az elsődleges dokumentumokat készletekben tárolják (elhelyezik) minden partner számára. Például, egyes szervezetek könyvelői ábécé sorrendben vezetik az „elsődleges” szerződő felek nyilvántartását. Ennek is megvannak a maga előnyei: könnyebb a dokumentumok felkutatása, és szükség esetén az elszámolások egyeztetése a beszállítókkal.
- Célszerűbb, ha a számlákat abban a sorrendben tároljuk, ahogyan a vásárlási könyvben megjelennek. A termelékenység szempontjából talán ez a leghatékonyabb módja a dokumentumok tárolásának. Ebben az esetben mind a könyvelők, mind a szabályozó hatóságok könnyebben megtalálják a szükséges dokumentumot az áfa-adóalap kiszámításának helyességének (érvényességének) ellenőrzéséhez. adólevonás). Ez különösen akkor hasznos, ha az áfa levonási időszaka nem esik egybe a számla szállítótól való kézhezvételének dátumával (például exportműveletek során).
Üzemmódok kombinációja
A számlák tárolásával kapcsolatos kérdések gyakran felmerülnek olyan eladóktól, akik két adózási rendszert kombinálnak (pl. közös mód adózás és egy különleges rendszer UTII formájában). Ebben az esetben a szerző szerint a szakmai szervezet könyvelője a TSNO alapján adóztatott tevékenységekkel kapcsolatos számlákkal kapcsolatban a fent leírt eljárást alkalmazza, és a „különleges rendszerű” számlák esetében másra rögzítve tudja tartani. elsődleges". Tény, hogy a Szabályzatban meghatározott eljárás csak az áfa-alanyokra vonatkozik. Mivel az UTII fizetésére átruházott szervezet nem áfa-fizető, és nem kell betartania a Szabályokat.
Össze kell kapcsolnom a számlákat?
Erre a kérdésre a választ gyakorlati oldalról kell megközelíteni. A normatív dokumentum előírja: a beérkezett és kiállított számlák könyvelési naplóit be kell fűzni, oldalaikat meg kell számozni. És ez helyes. Ennek ellenére az adóbizonylatok tárolási ideje meglehetősen hosszú, és ezalatt a könyvelők és a vezetők is változhatnak kereskedelmi vállalkozás. Másrészt, a könyvelő tevékenysége során gyakran szembesül azzal, hogy le kell másolnia egy adott dokumentumot (beleértve az adó kérésére is), és amikor azokat egy vastag mappába varrják, kényelmetlen megtenni. .
Emellett felhívjuk az olvasó figyelmét a következőkre. A dokumentumok archiválása során az abban közvetlenül érintett személynek fokozottan körültekintően kell eljárnia, hogy a számlán szereplő információkat ne sértse meg (például ne lyukassza ki a számlaszámra és a kiállítás dátumára vonatkozó adatokat), mivel a hiány szükséges részleteket a számlán szereplő adó alapjául szolgálhat az adóösszeg adóellenőr általi levonásra történő átvételének megtagadásához.
Számviteli naplót készítünk
A szabályozó dokumentumok nem határozzák meg, hogy a számlakönyvelési naplót milyen időtartamra kell képezni. És ha igen, akkor a bizonylatok számától és a könyvelő kívánságától függően ez lehet negyedév, hónap, évtized vagy más időintervallum (célszerű beállítani belső dokumentumokat).
Emellett jogszabályi szinten a folyóirat formáját sem hagyják jóvá, így azt a szakmai szervezetnek saját magának kell jóváhagynia. Ha a könyvelést szoftvertermékkel vezetik, akkor a program nagy valószínűséggel lehetővé teszi, hogy egyfajta nyilvántartást nyomtasson az összes beérkezett számláról. Például, az 1C programban a vásárlási könyv generálásakor van egy pipa "Beérkezett számlák naplója".
Ennek kialakítása során a bevásárlókönyv tartalma gyakorlatilag megkettőződik. Visszavonáskor ezt a nyilvántartást nyomtatáshoz manuálisan kell kijavítania (például el kell mentenie Excelbe). A kézi nyilvántartást vezető szervezetek egyébként a beérkezett számlák nyilvántartásának kialakításakor pontosan azt a nyilvántartást vehetik alapul, amely a következő oszlopokat tartalmazza: sorozatszám, a számla kelte és száma, a szerződő fél neve, az átvett értéktárgyak értéke ÁFA-val.
Külön osztályok
Az elkülönült szervezeti egységekkel rendelkező vállalkozások esetében a tárolási eljárás, valamint a beérkezett és kiállított számlák, beszerzési könyvek és értékesítési könyvek nyilvántartási szakaszai átvezetésének módja jogszabályi szinten nincs meghatározva. Tehát nézzük a szabályokat. adójogszabályok valamint a különböző osztályok szakembereinek magyarázatai.
Az Art. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 143. cikke szerint a szervezetek és az egyéni vállalkozók héafizetőnek minősülnek. Sőt, az Art. (2) bekezdése szerinti adófizetési kötelezettség. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 174. cikkét az adózónak az adóhatóságnál történő regisztrációjának helyén kell végrehajtania. Az elkülönült szervezeti egységekkel rendelkező szervezetek központilag fizetnek adót, anélkül, hogy felosztanák azt ezen szerkezeti egységek között (Oroszország Adóügyi Minisztériumának 2002.11.04-i levele N VG-6-03 / [e-mail védett]). A jelentést szintén csak az anyaszervezet telephelyén kell benyújtani (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 174. cikkének 5. szakasza).
Beérkezett és kiállított számlák naplói, vásárlási könyveket és eladási könyveket vezetnek szerkezeti felosztások egységes számviteli naplók rovatai formájában, a szervezet egységes vásárlási és eladási könyvei (Oroszország Adóügyi Minisztériumának 2001.05.21-i levele N VG-6-03 / 404).
A beszámolási adóidőszakra külön alosztályok nyújtják be a meghatározott bizonylatokat a beérkezett és kiállított számlák egységes nyilvántartásának, az adózó beszerzési és értékesítési könyveinek nyilvántartására, valamint az áfabevallás elkészítésére.
A számlák, beszerzési-értékesítési könyvek kiállításának, valamint külön alosztályból az anyaszervezethez történő átvezetésének rendjét a szervezet adózási szempontból szükséges számviteli politikájában kell tükröznie.
Kulcs pillanat. A számlák, beszerzési könyvek és értékesítési könyvek külön alosztályból az anyaszervezetbe történő átvezetésének eljárását a szervezet adózási célú számviteli politikájában kell tükrözni.
- átadásra kerül a kiállított és átvett számlák eredeti példánya, az egységes értékesítési könyv eredeti része és az egységes beszerzési könyv eredeti része. Az iratok átadásának határidejét és az adattovábbításért felelős személy beosztását jóváhagyják;
- a kiállított és átvett számlák másolatai, az egységes értékesítési főkönyvi rovat és az egységes beszerzési főkönyv rovat másolatai átadásra kerülnek (az eredeti példányok külön albontásban kerülnek tárolásra). Az iratok átadásának határidejét és az adattovábbításért felelős személy beosztását jóváhagyják;
- a kiállított és fogadott számlák adatait bármilyen más formában továbbítjuk, amely lehetővé teszi az anyaszervezet számára, hogy egységes naplót állítson ki a kibocsátott és fogadott számlákról, egyetlen értékesítési könyvet és egyetlen vásárlási könyvet (például elektronikus kommunikáción keresztül). Az adattovábbítás határideje és az adattovábbításért felelős személy beosztása jóváhagyásra kerül.
Így az eredeti számlák tárolási helyét a cég önállóan határozhatja meg a kialakult rend számviteli politikákban.
Felhívjuk figyelmét, hogy az Art. 93 Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve végrehajtó Az adóellenőrzést végző adóhatóság jogosult az ellenőrzött személytől az ellenőrzéshez szükséges iratokat bekérni úgy, hogy ezt a személyt irat-benyújtási kérelemmel kézbesíti. Az adóellenőrzés során bekért iratokat a kérelem kézbesítésétől számított 10 napon belül kell benyújtani az ellenőrzött személy által hitelesített másolati formában.
Ezért annak a szervezetnek, amely azt a lehetőséget választotta, hogy a számlákat más régióban lévő különálló részlegeinek telephelyén tárolja, figyelembe kell vennie, hogy az adóhatóság ezen dokumentumok benyújtására vonatkozó kötelezettségének teljesülése ez az eset sok időt tölthet.
És mi a helyzet a felelősséggel?
Ha egy szervezet súlyosan megsérti a bevételek és (vagy) kiadások és (vagy) az adózás tárgyai elszámolására vonatkozó szabályokat, az adó kiszabását írja elő. közigazgatási bírság cikk alatt. Az Orosz Föderáció adótörvényének 120. cikke. Mit értenek a jogalkotók durva jogsértés alatt? Az Art. (3) bekezdésével összhangban. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 120. §-a szerint súlyosan megsértették a bevételek és kiadások, valamint az adózás tárgyai elszámolására vonatkozó szabályokat. ez a cikk az elsődleges bizonylatok hiányát, vagy a számlák, illetve a számviteli vagy adószámviteli nyilvántartások hiányát jelenti, szisztematikusan (két vagy több alkalommal naptári év) a számviteli számlákban, az adószámviteli nyilvántartásokban és az üzleti tranzakciókról szóló jelentésekben való idő előtti vagy téves megjelenítés, Pénz, anyagi értékek, immateriális javakés az adófizető pénzügyi befektetései. Az adódokumentumok tárolási eljárásának megsértését e cikk szövege nem nevesíti, és ebből következően a felelősség mértéke nincs meghatározva. Ezen túlmenően az adóalany ilyen cselekménye nem lehet alapja az áfalevonás megtagadásának.
Vannak rá példák ítéleteket megerősítve ezt a következtetést (lásd például a Kilencedik Választottbíróság határozatát Fellebbviteli bíróság kelt: 2008.09.24. N 09AP-11381/2008-AK<4>).
<4>Az FAS MO 2008. december 16-i rendelete N KA-A40 / 11617-08 rendelet Választottbíróság Moszkva ez az eset változatlanul hagyták.
BAN BEN fellebbezés az adóhatóság felhívta a figyelmet arra, hogy a Szabályzat (6) bekezdése szerint a beérkezett és kiállított számlák nyilvántartását be kell fűzni, oldalaikat meg kell számozni. Az adóellenőrzés során megállapítást nyert, hogy a beérkezett és kiállított számlákról bemutatott könyvelési naplók nem voltak befűzve és számozva, vagyis szabálysértően készültek.
A bíróság megállapította, hogy az adóhatóság említett érvelése nem felel meg tényleges körülmények, továbbá nem lehet alapja az adóalanytól az áfalevonás alkalmazásának megtagadásának. Az adójogszabályok normái, különösen az Art. (2) bekezdése. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 93. cikke előírja a dokumentumoknak az adóhatósághoz történő benyújtását hiteles másolatok formájában. A fentiekre tekintettel a beérkezett és kiállított számlák naplójának benyújtott másolatai alapján az adóhatóság nem vonhatott le következtetést az említett bizonylatok eredeti példányának hibás elkészítésére vonatkozóan, amelyet a kérelmező 2008. évi XX. törvény követelményeinek maradéktalanul megfelel. A szervezet teljes dokumentumcsomagot nyújtott be az adóhatósághoz, amely megfelel az Art. Művészet. Az Orosz Föderáció Adótörvénykönyvének 169. és 172. cikke, amely megerősíti az áruk (építési munkák, szolgáltatások) megvásárlását, fizetését (beleértve az áfát) és könyvelésre történő elfogadását. Art. értelmében Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 172. §-a szerint még akkor sem lehet megfosztani az adólevonás jogától, ha a szervezet nem nyújtotta be az adóhatóságnak, vagy nem nyújtotta be a megfelelő formában a beérkezett és kiállított számlák nyilvántartását.
* * *
Foglaljuk össze. A számlák tárolásának minden lehetőségének megvannak a hívei és követői. Amint a cikkből kiderül, az Orosz Föderáció jogszabályai nem írnak elő felelősséget az adófizetők e szabályoktól való eltéréséért. És ha igen, akkor a szakmai szervezet önállóan dönt az adóbizonylatok adatainak tárolásának módjáról. A gyakorlati tapasztalatok alapján megjegyezzük, hogy a számlák tárolásával kapcsolatban általában nem érkeznek panaszok a szabályozó hatóságoktól. Az ellenőrök (adóellenőrök, könyvvizsgálók) fő követelménye, hogy gyorsan megtalálják a megfelelően elkészített adódokumentumot. Vagyis ha egy szakmai szervezet munkaidő-megtakarítási okokból úgy döntött, hogy a cikk első részében leírtaktól eltérő módon tárolja a számlákat, akkor nincs semmi baj. Ennek ellenére javasoljuk, hogy a naptári év végét követően a beérkezett és kiállított számlák nyilvántartását a Szabályzathoz igazítsák.
S.V. Manokhova
Magazin szerkesztője
"Kereskedelmi:
Könyvelés
és az adózás"
fuvarlevél (TTN) a leltári cikkek mozgásának és a szállításukkal kapcsolatos kifizetések rögzítésére szolgál autóval. A közúti árufuvarozás fuvarlevelét a feladó minden egyes címzettre külön állítja össze a személygépkocsi minden egyes útjára. kötelező kitöltése minden kellék.
Fuvarlevél nyomtatvány
pontja szerint az 1.2. Az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság 1997. november 28-i N 78 rendeletei szerint a gépjárművek szállító szervezeteinek áruszállításkor fuvarlevelet kell készíteniük az 1-T.
A fuvarlevél nyomtatvány két részből áll:
1. Áru, amely meghatározza a feladók és a címzettek közötti kapcsolatot, és a leltári tételek feladóktól való leírására és a címzettektől való aktiválására szolgál.
2. Szállítás, amely meghatározza a gépjárművek feladóinak viszonyát a szervezetekkel - az árufuvarozást végző gépjármű-tulajdonosokkal, valamint a szállítási munkák, valamint a feladók vagy címzettek szervezetekkel - járműtulajdonosokkal a szolgáltatásokért történő elszámolására szolgál. áruszállításhoz biztosított számukra.
Fuvarlevél kiállítása
Fuvarlevél készítése
A feladó köteles a gépkocsi minden egyes útjáról fuvarlevelet készíteni. Nem mindegy azonban, hogy vajon motor a feladó tulajdonát, vagy harmadik fél szolgáltatásait vette igénybe gépjármű-szállítási szolgáltatás nyújtásához.
A fuvarlevél kitöltésében a feladó-eladó, a címzett-vevő és a fuvarozó vesz részt.
A fuvarlevelet (TTN) négy példányban adják ki:
- az első - a feladónál marad, és a készletelemek leírására szolgál;
- a feladó aláírásával és pecsétjével (bélyegzőjével), valamint a járművezető aláírásával hitelesített második, harmadik és negyedik példányát a járművezetőnek át kell adni;
- a második - a járművezető átadja a címzettnek, és a címzetttől származó leltári tételek feladására szolgál;
- a címzett aláírásával és pecsétjével (bélyegzőjével) hitelesített harmadik és negyedik példányt átadják a szervezetnek - a jármű tulajdonosának.
A harmadik példányt, amely az elszámolások alapjául szolgál, a szervezet - a jármű tulajdonosa - csatolja a szállítási számlához, és megküldi a kifizetőnek - a jármű megrendelőjének, a negyedik pedig a fuvarlevélhez csatolva szolgál. a szállítási munka és a bérszámfejtés elszámolásának alapjaként.
A fuvarlevél kitöltése
Az áru kiszállításakor az eladó-feladó fuvarlevelet állít ki N 1-T formátumban négy példányban.
A termékszelvény táblázat tükrözi a termékre vonatkozó adatokat és annak költségét (egységenként és összesen), mértékegységét, helyek számát, csomagolás típusát stb.
Ahol:
A 2. "Árjegyzék száma és kiegészítései" oszlopot, a 3. "Cikk vagy árlista száma" oszlopot akkor kell kitölteni, ha az értékesítő szervezet az áruk árait külön árjegyzékben hagyja jóvá és az áruhoz meghatározott cikket rendel. Ezek a mezők azonban nem kötelezőek.
Az 5. oszlopban „Ár, dörzsölje. zsaru." az áru ára feltüntetésre kerül, figyelembe véve a jövedéki adót, az áfát (ha az áruk ezen adókötelesek).
A 10. „Tömeg, t” oszlop a rakomány bruttó tömegét jelöli tonnában (a sorban szereplő összes áru tömegét).
11. oszlop "Összeg, rub. kop." a 4. oszlop szorozva az 5. oszlopnak számít.
A "Jelöld,%" sor az értékesítő szervezet által megállapított kereskedelmi felár százalékos arányát jelzi. Ezt az oszlopot csak a szakmai szervezetek töltik ki.
A feladó részéről az okmányt az áru kiadásáért felelős személyek aláírják, és pecsétet helyeznek el.
A bizonylathoz rendszerint számlát is csatolnak N TORG-12 formában.
A fuvarozási rész „Be- és kirakodási műveletek” táblázatában a feladó a berakodás módjára (kézi) és a gépkocsi be- és indulására vonatkozó érkezési időpontra vonatkozó adatokat rögzíti.
Az érkezés időpontját az határozza meg, hogy a szállítmányozó sofőr az ellenőrzőponton bemutatja a fuvarlevelet.
Az indulás időpontja a fuvarlevél aláírásakor és a szállítmányozónak történő átadásakor kerül rögzítésre.
A szállítmányozó sofőr az áru átvételekor a fuvarlevél első három példányában a fuvarozási rovat táblázata alá rögzíti adatait. A fuvarlevél első példánya a szállítónál marad. Az áru leírásának alapjául szolgál. A fennmaradó példányokat átadják a sofőrnek.
Ha az árunak a címzetthez történő eljuttatása során nem találtak eltérést vagy eltérést az okmányokban meghatározott áru mennyiségében és minőségében, akkor a fuvarlevél megfelelő rovataiba kötőjeleket kell tenni.
Továbbá a címzett aláírja és lepecsételi a fuvarlevél áru rovatában, valamint kitölti a fuvarozási rész "Be- és kirakodási műveletek" táblázatának rá vonatkozó részét: a kirakodás módja, a gépkocsi kirakodásra érkezésének időpontja. és a kirakodást követően a címzett raktárából történő kiszállítása.
A fuvarlevél (és a csatolt dokumentumok) második példánya a vevőnél marad és az áru postázásának alapjául szolgál.
A sofőr a fuvarlevél harmadik és negyedik példányát szállítja szállító cégének.
Ezzel egyidejűleg a 20-44. oszlopot a gépkocsivezető és a könyvelő tölti ki közlekedésszervezés. Itt láthatja az autó által megtett kilométereket, az üresjárati időt, a szállítási díjakat stb.
Az ezekben az oszlopokban feltüntetett adatok alapján kerül kiszámításra a szállítási szolgáltatások és a sofőr költsége.
A 26. oszlop „Az ügyféltől származó szállítási szolgáltatásokhoz” jelzi összköltsége szállítási szolgáltatások.
A 27. „A járművezetőt megillető szállítási szolgáltatásokért” oszlopban a járművezetőnek az áruszállításért felhalmozott munkabér összege látható.
A gépjármű-fuvarozó cég, miután a fuvarlevélben megadta a fuvarozási szolgáltatások kifizetéséhez szükséges adatokat (szállítási távolság, szolgáltatás költsége, be- és kirakodási állásidő stb.), a fuvarlevél egy (harmadik) példányát megküldi, ill. fuvarozási szolgáltatások fizetéséről szóló számla a szállítási szolgáltatások megrendelőjének.
A TTN fennmaradó (negyedik) példánya és a fuvarlevél alapján a szállító cég díjat számít fel bérek sofőr.
TTN tranzitszállításhoz
A tranzitkereskedelem két, egymástól független ügyletből áll: a kereskedő cég áru adásvételi szerződést köt a szállítóval, amely alapján vállalja, hogy a megvásárolt áru ellenértékét megfizeti, a szállító pedig - az árut a beszállítóhoz szállítja. a kereskedő szervezet által megjelölt raktár, és külön szerződés az áru vásárlójával, melyen belül vállalja az áru térítés ellenében történő kiszállítását.
Ebben az esetben az első szerződésben szereplő kereskedelmi társaság az áruk vevőjeként, a másodikban pedig az eladójaként jár el.
Ebben az esetben az áruszállítási sorokat a következőképpen kell kitölteni.
A „Fizető” sor a kereskedelmi társaságot jelöli.
A tulajdonjog átruházásának pillanatától függ, hogy kit kell beírni a „Feladó” sorba.
Ha egy kereskedelmi cég az áru feladásakor lett a tulajdonosa, akkor az ebben a sorban kerül feltüntetésre. Ha a szállító a kiszállítás után is a tulajdonos marad, a szállító a Feladó sorban jelenik meg.
A „Címzett” sor kitöltése attól függ, hogy ténylegesen ki veszi át az árut a végső vásárló raktárában.
Ha ezt maga a vevő teszi, akkor meg kell adnia.
Ha a kirakodást képviselő végzi kereskedelmi társaság, akkor címzettként a kereskedő cég nevét, címét és telefonszámát kell feltüntetni.
A Rakodási pont mezőben minden esetben a szállító címét, a Kirakodási pont mezőben a végső vásárló címét kell feltüntetni.
A fuvarlevelek szavatossági ideje
Az elsődleges iratok tárolási ideje legalább öt év.
Van még kérdése a könyveléssel és az adókkal kapcsolatban? Kérdezd meg őket a könyvelési fórumon.
Fuvarlevél (TTN, 1-T forma): könyvelő adatai
- Szállítmányozási szerződés az oroszországi szállításhoz: papírmunka és könyvelés
..." a fuvarlevélben az áru rovatban? Mi a menete az árutovábbítási fuvarlevél összeállításának ...
- Mikor tagadhatják meg az áfa levonását TTN hiányában?
Milyen esetekben van szükség fuvarlevélre (továbbiakban TTN)? A... költségvetésből? Milyen esetekben van szükség fuvarlevélre (továbbiakban TTN)? ... a fuvarozó megrendelője szerint az 1-T számú fuvarlevél hiánya nem ...
- Használható-e elektronikus digitális aláírás és telefax aláírás a számviteli bizonylatok elkészítésekor?
Aláírások fuvarlevelek (fuvarlevél) kiállításakor, figyelemmel bizonyos feltételek(úgy tekintjük ... véleményünk szerint a fuvarlevélben (fuvarlevél) fax is használható ... helyi törvényben a fuvarlevelek (fuvarlevél) kiállításakor célszerű faxot létesíteni ...
- Szükséges-e ellenőrizni az elsődleges dokumentumokat aláíró személyek jogosítványait a szerződő felek részéről?
És az árufuvarozás szabályai (fuvarlevél, fuvarlevél, vasúti fuvarlevél). Beérkező áruk feladása ... különösen az árumozgás fuvarlevéllel (TTN) (N 1-T nyomtatvány ...
Az adózók kötelezettségei (díjfizetők)
1. Az adóalanyok kötelesek:
8) négy éven belül gondoskodik a számviteli adatok és az adószámításhoz és -fizetéshez szükséges egyéb dokumentumok, valamint a kapott bevételt (szervezeteknél - a felmerült kiadásokat is) és a befizetett (visszatartott) adókat igazoló dokumentumok biztonságáról;
. Területi adóellenőrzésHa az ellenőrzést végző tisztviselőknek kellő okkal feltételezik, hogy a bűncselekmények elkövetését tanúsító iratok megsemmisíthetők, elrejthetők, megváltoztathatók vagy pótolhatók, ezeket az iratokat az e kódex 94. cikkében előírt módon, törvény szerint lefoglalják. amelyeket ezek a tisztviselők készítettek. Az iratok lefoglalásáról szóló törvényben indokolni kell a lefoglalás szükségességét, és tartalmaznia kell a lefoglalandó iratok jegyzékét. Az adózónak joga van az iratok lefoglalása során észrevételt tenni, amelyet kérésére az aktusba kell foglalni. A lefoglalt iratokat számozni, felfűzve és az adózó (adóügynök, díjfizető) pecsétjével vagy aláírásával kell ellátni. Abban az esetben, ha az adózó (adóügynök, illetékfizető) a lefoglalt okmányok pecséttel vagy aláírással történő elhelyezését megtagadja, erről külön feljegyzés készül. Az iratok lefoglalásáról szóló okirat egy példánya az adózóhoz (adómegbízotthoz, illetékfizetőhöz) kerül.
. Dokumentumok és tárgyak lefoglalása(1) Az iratok, tárgyak lefoglalása az adóhatóság helyszíni adóellenőrzést végző tisztségviselőjének indokolt határozata alapján történik.
A meghatározott határozatot az adóellenőrzést elrendelő adóhatóság vezetőjének (helyettesének) kell jóváhagynia.
2. Éjszaka nem szabad dokumentumokat, tárgyakat lefoglalni.
3. Az iratok és tárgyak lefoglalása tanúk és olyan személyek jelenlétében történik, akiktől az iratokat és tárgyakat lefoglalják. BAN BEN szükséges esetekben szakembert hívnak meg az ásatáson való részvételre.
A lefoglalás megkezdése előtt az adóhatóság tisztviselője a lefoglalásról határozatot terjeszt elő, és ismerteti a jelenlévőkkel jogaikat és kötelezettségeiket.
4. Az adóhatóság tisztségviselője javasolja annak önkéntes átadását, akitől az okiratok és tárgyak lefoglalása történik, megtagadása esetén pedig erőszakkal történik a lefoglalás.
Ha a lefoglalást végrehajtó személy megtagadja annak a helyiségnek vagy más olyan helynek a kinyitását, ahol a lefoglalás tárgyát képező iratok, tárgyak elhelyezhetők, az adóhatóság tisztviselőjének jogában áll ezt önállóan megtenni, elkerülve a zárak szükségtelen megrongálását. , ajtók és egyéb tárgyak.
5. Az adóellenőrzés tárgyához nem kapcsolódó iratok, tárgyak nem lefoglalhatók.
6. A lefoglalásról, az okmányok és tárgyak lefoglalásáról jegyzőkönyvet kell készíteni az e kódex 99. cikkében és e cikkben előírt követelményeknek megfelelően.
7. A lefoglalt iratokat, tárgyakat a lefoglalási jegyzőkönyvben vagy a hozzá csatolt leírásokban felsoroljuk és ismertetjük a tárgyak megnevezésének, mennyiségének, egyedi jellemzőinek, lehetőség szerint a tárgyak értékének pontos megjelölésével.
8. Abban az esetben, ha az ellenőrzött személy iratairól nem áll rendelkezésre elegendő másolati példány az adóellenőrzési intézkedések végrehajtásához, és az adóhatóságnak kellő okkal feltételezhető, hogy az eredeti iratok megsemmisíthetők, elrejthetők, kijavíthatók vagy pótolhatók, az adóhatóság tisztviselője Az adóhatóságnak joga van az eredeti dokumentumokat a jelen cikkben meghatározott módon lefoglalni.
Az ilyen dokumentumok lefoglalásakor azokról másolatot készítenek, amelyeket az adóhatóság tisztviselője hitelesít, és átadja annak, akitől lefoglalták. Ha az iratlefoglalással egyidejűleg a másolatokat nem lehet elkészíteni vagy átadni, az adóhatóság azt a lefoglalást követő öt napon belül átadja annak, akitől az iratot lefoglalták.
9. Valamennyi lefoglalt iratot és tárgyat a lefoglalásban részt vevő tanúknak és más személyeknek bemutatnak, és szükség esetén a lefoglalás helyén becsomagolják.
A lefoglalt iratokat számozni, felfűzve és az adózó (adóügynök, díjfizető) pecsétjével vagy aláírásával kell ellátni. Ha az adózó (adóügynök, illetékfizető) megtagadja a lefoglalt okiratok lepecsételését vagy aláírását, erről külön megjegyzést kell tenni a lefoglalási jegyzőkönyvben.
10. Az iratok és tárgyak lefoglalásáról szóló jegyzőkönyv egy példányát átvételi elismervény ellenében át kell adni vagy meg kell küldeni annak, akitől ezeket az iratokat, tárgyakat lefoglalták.
És tanulmányozzuk a dokumentumok tárolási idejének kiszámításának szabályait a számvitelben és az adószámvitelben, beleértve. vegye figyelembe az időt elévülési idő. Tekintsünk kivételeket e szabály alól, például: számlák jellemzői, korábban kapott veszteségekre vonatkozó dokumentumok, hosszú amortizációs időszakkal rendelkező értékes ingatlanok vásárlására vonatkozó dokumentumok (épületek - 31 év stb.). Nézzük meg, mikor lehetséges megsemmisíteni azokat a dokumentumokat, amelyekre az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2010. augusztus 25-i 558. számú rendelete által jóváhagyott lista előírja az „ellenőrzés (ellenőrzés)” követelményt. Meg fogja érteni, hogyan kell viselkedni, ha az adóhatóság lejárt, valamint tűz vagy árvíz által megrongált dokumentumokat követel. Képes lesz felmérni a szankciók kockázatát.
Követelmény hatályos jogszabályok olyan, hogy a szervezet életében minden egyes művelethez csatolni kell az igazoló dokumentumokat (és gyakran nem is egyet, hanem többet). Emiatt annyira felhalmozódnak, hogy egyszerűen nincs hová tenni őket, és hosszú tárolásuk költséges. Minden számviteli bizonylatnak megvan a maga megőrzési ideje, törvényes jogszabályokat. Ezen feltételek lejárta után a szervezetnek jogában áll a dokumentumokat megsemmisíteni. Ha mégis ilyen döntés születik, akkor ki kell választani közülük azokat, amelyek megsemmisítése nem okoz gondot az esetleges ellenőrzések során.
Nézzük meg, milyen követelményeket támaszt a törvény a számviteli és adóbizonylatok tárolási idejére vonatkozóan. Tól től Általános szabály nagyon sok kivétel van, és ezek a legérdekesebbek, mert. nem minden szakértő tud róluk.
A megőrzés általános szabálya...
...számviteli dokumentumok
A könyvelésbe regisztráció nélkül nem lehet bejegyzést tenni elsődleges számviteli bizonylatokat, amelyeket főszabály szerint legalább öt évig meg kell őrizni a jelentési év után, vagy azt az évet követően, amelyben jelentéskészítésre használták őket (a 2011. december 6-i szövetségi törvény 402-FZ "A számvitelről" 29. cikke, a továbbiakban - 402-FZ törvény).
Ugyanakkor a dokumentumok tárolásának időtartamára kell összpontosítani, amelyet maga a 402-FZ törvény határoz meg, abban az esetben, ha ez az időtartam hosszabb.
Például, hogy megőrizze integritását az éves pénzügyi kimutatások folyamatosan, negyedévente - 5 évig, havonta - 1 évig (a lista 351. cikke). Állandó eltarthatóság szükséges a pénzügyi kimutatások elbírálásáról és jóváhagyásáról szóló dokumentumok (jegyzőkönyvek, aktusok, következtetések). (A lista 355. cikke).
Dokumentumok (számítások, összesítések, igazolások, táblázatok, információk, levelezés) valamennyi szint és a költségvetésen kívüli alapok költségvetésébe történő adók kiszámításáról és átvezetéséről minden szintet 5 évig meg kell őrizni (Lista 382. cikk), valamint adóvisszatérítés jogalanyok minden adó esetében (a lista 392. cikke). Az Art. 658. listája i> alkalmazottak személyi igazolványai.
Mint látható, az időkeret hosszú. A számítást pedig azt az évet követő év január 1-jétől kell elvégezni, amelyben a dokumentumokat utoljára felhasználták számviteli (pénzügyi) kimutatások elkészítéséhez (a 402-FZ törvény 29. cikkének 2. része).
1. példa
Show összecsukása
BAN BEN általános eset, ha a megőrzési idő 5 évre van előírva, és a dokumentumot például 2014 májusában állították össze, akkor megőrzési idejét 2015. január 1-től kezdik számolni, és 2019. december 31-én ér véget.
...az adózási dokumentumok tárolásának időtartama
Az adóelszámolást az elsődleges dokumentumokból származó adatok alapján végzik (Az Orosz Föderáció adótörvényének 313. cikke). Az adószámviteli adatok megerősítése nem csak elsődleges számviteli bizonylatok, hanem analitikus adószámviteli nyilvántartások, adóalap számítások is lehetnek.
(1) bekezdése értelmében Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 252. §-a szerint az indokolt költségeket költségként kell elszámolni (és az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 265. cikkében meghatározott esetekben veszteségeket), amelyeket az Orosz Föderáció jogszabályai szerint kiállított dokumentumok igazolnak. Orosz Föderáció.
Ráadásul az adózónak kell gondoskodik az adószámítási és adófizetési alapjául szolgáló adószámviteli adatok és bizonylatok biztonságáról , beleértve a felmerült bevételek és kiadások beérkezésének igazolása, legalább négy évig (Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 8. aláírás, 1. záradék, 23. cikk). Itt a jogszabályban nincs utalás a listára. De a pénzügyi osztály gyakran hivatkozik rá a kérdés mérlegelésekor (például az Oroszországi Pénzügyminisztérium 2011. április 26-i levelében, 03-03-06 / 1/270).
A megnevezett elsődleges számviteli bizonylatokra az adóhatóságnak van szüksége annak ellenőrzésére, hogy az adózók betartják az adókra és illetékekre vonatkozó jogszabályokat, így az adóellenőrzés során is.
Iratok megsemmisítése
A fentiekből az a következtetés vonható le, hogy a lejárt tárolási idővel rendelkező dokumentumok megsemmisítéséről szóló döntés meghozatalakor legalább a következőket kell követni:
- A Kulturális Minisztérium listája,
- számviteli törvény és
- Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve.
Ezenkívül helyesen kell felmérni az egyes megsemmisítendő dokumentumok tárolási idejét, hogy a jövőben ne essen bajba, amikor az ellenőrző hatóságok hirtelen felszólítják a már megsemmisült dokumentumok egy részét.
Ennek érdekében a szervezet létrehozza szakértői bizottság, amely ellenőrzi a dokumentumok archívumát. A szervezet vezetőjének parancsára (utasítására) jön létre. Ráadásul nem kötelező évente ilyen végzést kiadni, elég egyszer megtenni, és a jövőben csak akkor módosítani a tagok összetételét, ha valamelyik kilép.
A bizottság munkája során törvényt készít a megsemmisítendő dokumentumok listájáról. Ha az aktus elkészült, azt a szervezet vezetője hagyja jóvá. Ennek alapján az elsődleges iratok megsemmisülnek.
Ugyanakkor célszerűbb egyéni cselekmények különféle módokon megsemmisített dokumentumcsoportokba: iratmegsemmisítővel, tűzzel és újrahasznosítással. A „legértékesebb” bizalmas információkat tartalmazó dokumentumokat (általában kisebbségben vannak) a legjobb önállóan és visszahozhatatlanul megsemmisíteni (például elégetéssel vagy aprítással), és nagy része újrahasznosítható.
A megsemmisítés elvégzése és az arról szóló dokumentumok aláírása után a szervezet úgy ítélheti meg, hogy eleget tett a jogszabályi kötelezettségeinek, és rendelkezik az eljárás tényét igazoló dokumentumokkal.
Kivételek az általános szabály alól
Fuvarlevél és számla
Kezdjük egy egyszerűnek tűnő példával. Tegyük fel, hogy egy szervezet vásárolt egy anyagot, és szállítólevelet és számlát kapott egy szállítótól 2014 márciusában. Ugyanebben a hónapban az anyagot jóváírták a raktárban, majd gyártásba állították.
napon kiállított számlák nyilvántartására szolgáló dokumentumok papíralapú vagy be elektronikus formátumban, az utolsó bejegyzés időpontjától számított legalább négy évig tárolják a szervezetben (4. számú függelék 24. pontja, II. pont, 5. számú függelék 22. pontja, 3. számú függelék II. Az Orosz Föderáció kormányának 2011. december 26-i 1137. számú rendelete „A hozzáadottértékadó-számításoknál használt dokumentumok kitöltésének (megőrzésének) űrlapjairól és szabályairól”).
Az áfalevonást alátámasztó számla tárolási időszakának visszaszámlálása azon beszámolási (adó) időszak után kezdődik, amelyben a bizonylatot utoljára felhasználták. Emlékeztetni kell arra, hogy az áfa kiszámítása negyedévente történik, és a márciusi számla szerepel a 2014. I. negyedévi áfa számításában. Ebben az esetben tehát a tárolási időszak 2014.01.04-től kezdődhet, 4 év után ér véget, azaz 2018.03.31. Ám az év közepén az iratokat nem semmisítik meg, hanem az év végéig (vagyis 2018. december 31-ig) tárolják, és csak ezután jelennek meg a megsemmisítésről szóló törvényben.
Figyelembe kell venni, hogy a vásárolt áruk után csak azok nyilvántartásba vétele után lehet áfát levonni (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 1. cikkelye, 172. cikk és 171. cikk). Ezért is fontos, hogy a beszerzésük tényét igazoló dokumentumot - a számlát - a számlához fentebb számított időtartamra (2018.12.31-ig) őrizzék meg.
Számviteli célból fuvarlevél (általában egységes forma A TORG-12 sz.) az elsődleges számviteli bizonylat, amelynek tárolási ideje legalább öt év. Ezért a könyvelésre ezt a példát hosszabb az eltarthatósága. A tárolási időszak az adatszolgáltatás évét követően kezdődik, azaz 2015.01.01-től, és 2019.12.31-én ér véget.
Mint látható, egy bizonylatnak (számlának) több funkciója is lehet, amelyek mindegyikére a saját szabályai vonatkoznak, így a tárolási időszakok eltérőek lehetnek (jelen esetben adóelszámolási szempontból - 2018.12.31. ill. számviteli célokra - 2019.12.31.) . Akkor közülük a maximumot választjuk - 2019.12.31.
Úgy tűnik, minden világos. De a helyzet bonyolultabbá válhat.
A fuvarlevél és számla tárolási ideje, ha az adólevonási joggal később éltek
Az adózónak adott negyedévben (ÁFA adózási időszak) nem lehet értékesítése. Ennek eredményeként nincsenek felhalmozott áfa összegek, de vannak olyan összegek, amelyekből levonható az áfa, például olyan összegek, amelyek bérlés, vásárolt anyagok stb.
Az adóhatóság hivatalos véleménye az, hogy nem fogadható el áfa levonható abban az időszakban, amikor az adóalanynak nincs értékesítése (az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 2011. december 14-i levele, 03-07-14 / 124 ).
Bár a méltányosság kedvéért, megjegyezzük, hogy az Orosz Föderáció Szövetségi Adószolgálatának 2012. február 28-án kelt, ED-3-3 számú levelében / [e-mail védett] ellenkező véleményt nyilvánított. Az Orosz Föderáció Legfelsőbb Választottbírósága Elnökségének 2006. május 3-i, 14996/05. sz. határozata is ezt erősíti (kimondja, hogy az áruk (építési munkák, szolgáltatások) értékesítése a törvény értelmében nem minősül vásárlásnak. adólevonás alkalmazásának feltétele) és a Tizedik Választottbíróság 2012.07.12.-i A41-41514/11. sz. De ebben az esetben a szervezet nem kerülheti el az adóellenőrzést, mivel az adózási időszak (negyedév) végén az áfabevallásban tükrözi a költségvetésből történő visszatérítésre számított áfa összegét.
Nem akar adóellenőrzést? Mit kell tenni? Emlékezzünk vissza, hogy az áfa levonása az adóalany joga, és nem kötelessége. Ezt a jogát pedig a vonatkozó adózási időszak végét követő három éven belül gyakorolhatja (az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 173. cikkének 2. pontja és az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 2009. április 30-i, 03. sz. levele) -07-08 / 105).
Vagyis a példa feltételeit alkalmazva a szervezet 2014.01.04-től kezdődően három éven belül, például egy évvel később 2015 első negyedévében érvényesítheti az áfalevonást a kapott számlán. A művelet eredményeként a dokumentumok megőrzési idejét is egy évvel vissza kell tolni:
- a 2014. márciusi keltezésű számla szerint - 2018.12.31-től 2019.12.31-ig;
- fuvarlevél szerint - 2019.12.31-től 2020.12.31-ig.
Ha még később, például 2016 harmadik negyedévében éltünk volna az áfa levonási jogával, akkor:
- a számlát 2020.12.31-ig meg kellene őrizni;
- és a fuvarlevél - 2021.12.31-ig.
Ha a számla később érkezik, mint az áru és a számla
Ugyanez a helyzet az okmányok tárolási idejének kiszámítása tekintetében a szervezet számára, amikor a vásárolt termékről (szolgáltatásról, munkáról) egy későbbi adózási időszakban kap számlát, mint maga a termék és a fuvarlevél átvételének időszaka. De ugyanakkor a levonás fontos feltétele a számla későbbi átvételi tényének igazolása - ez lehet postai bélyegzővel ellátott boríték.
Az elsődleges dokumentumok tárolási feltételei, amelyek ebben az esetben megerősítik az anyag átvételének tényét, szintén elhalaszthatók (például számla). Hiszen az áfa levonásának egyik feltétele, ahogy fentebb is mondtuk, az anyag nyilvántartásba vétele.
Ha a vásárolt anyagot a következő évre gyártásba állítják
Tegyük fel, hogy a szervezet 2014 márciusában vásárolta meg az anyagot (mint az első, legegyszerűbb példánkban), a számlát és a számlát egyszerre kapta meg, de az anyagot a következő évben - 2015 januárjában - gyártásba adta. az elsődleges irat (fuvarlevél) tárolási feltételeit is el kell tolni egy évre - számvitelben és adószámvitelben.
Ebben az esetben az áfa-levonás korábban megtörtént. A számla tárolási idejét pedig 2014 márciusától számolják. Az a tény, hogy az anyagot több mint késői időpontok, csak tükröződik gyártási folyamat, és nem az áfa-levonási jog megerősítésekor.
Ha az anyagot megkapják, de nem fizetik ki
Az is előfordul, hogy az anyagot az összes dokumentummal (fuvarlevél, számla) együtt szállították, de az kifizetetlen maradt.
Az elévülési idő (három év) lejárta után a tartozás leírásra kerül. Azután a számla tárolási ideje annak az évnek a végétől számítandó, amelyben a tartozás leírásra került - általában hét év (három év elévülési idő plusz négy év az adószámviteli szabályok szerint). Ellenkező esetben semmi sem erősíti meg az adósság összegét és az adósság keletkezésének dátumát (a Volga-Vjatka körzet Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálatának 2012. november 8-i határozata az A11-2321 / 2011. sz. ügyben és a Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálat Volga kerület 2012. október 03-án kelt A72-7995 / 2011 sz. ügyben).
De ne felejtse el, hogy az éves pénzügyi kimutatások előtt leltárt készítenek, beleértve a tartozásokat is. A szállítóval történt egyeztetési okirat aláírása esetén az elévülési idő újra számít, azaz az okirat aláírásának napjától. Emiatt évente eltolódhat, így korlátlan ideig tarthat, ugyanez történik a bizonylatok (számla és számla) megőrzési idejével is.
Az a szervezet, amely az árut szállította, de nem kapta meg a fizetést, hasonló helyzetben van - egy "tükörkép". Neki is „határozatlan ideig” kell megőriznie az iratokat az éves egyeztetési aktusok aláírásakor. Ezenkívül az adóhatóság ellenellenőrzésére is sor kerülhet.
Befektetett eszköz beszerzése (amortizáció)
A szervezet értékes, hosszú szavatossági idejű ingatlanokhoz, például épülethez, ill jótékony felhasználása 31 év. Ezen időszak alatt értékcsökkenést számolunk el erre a tárgyi eszközre, ami azt jelenti ideig meg kell őrizni az átvételi-átadási okiratot és az épület megvásárlásával kapcsolatos egyéb dokumentumokat ezt az időszakot, és csak annak befejezése után kezdődik meg az Orosz Föderáció adótörvénykönyve szerinti dokumentumok tárolásának négyéves időszakának visszaszámlálása . Ennek eredményeként a dokumentumok tárolási ideje 35 év lesz.
Ellenkező esetben nehéz lesz bizonyítani a költségek gazdasági megvalósíthatóságát, valamint a tárgyi eszközökre vonatkozó adatokat (üzembe helyezés, kezdeti költség, értékcsökkenés) az adóhivatal által végzett ellenőrzés során (a Moszkvai Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálat rendelete). kerület 2009. március 11-én kelt KA-A40 / 1255-09 számú А40-32554/08-129-101 ügyben).
A felmerült veszteségekről és a halasztott kiadásokról szóló dokumentumok
Az oroszországi pénzügyminisztérium 2011.08.02-án kelt, 03-02-07 / 1-272 számú levele kimondja: az Art. (4) bekezdésével összhangban. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 283. cikke értelmében az adózó köteles az elszenvedett veszteség összegét igazoló dokumentumokat az adóalapot csökkentő teljes időszak alatt megőrizni a tárgyidőszakot a korábban befolyt veszteségek összegére. És ez az időszak 10 év azt az adózási időszakot követően, amelyben ez a veszteség keletkezett (az Orosz Föderáció adótörvényének 283. cikkének 2. szakasza).
A veszteség a vállalkozásnál az év (adóidőszak) végén derül ki, és a szervezetnél az elmúlt évben felmerült összes bevétel és kiadás különbözeteként kerül kiszámításra. Ezért meg kell őriznie a felmerült kiadásokról, valamint a veszteség keletkezésének évében (adóidőszakban) kapott bevételekről szóló összes dokumentumot.
A szabályozó hatóságok szerint ebben az esetben további négy évet kell hozzáadni az alpontban meghatározott tárolási időhöz. 8 p. 1 art. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 23. cikke. Az alap az a feltételezés, hogy a 4 éves tárolási időt nem a dokumentumok elkészítésének pillanatától kell számolni, hanem annak az adózási időszaknak a végétől, amelyben a megfelelő veszteséget figyelembe vették. Ha ez nem történik meg, a veszteségek átruházása jogellenesnek minősül.
Ez a megközelítés megtalálható a bírósági határozatokban, például a Moszkvai Kerület Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálatának 2006. március 2-i, 2006. február 26-i KA32-A40 / 785-06 sz. határozataiban és a Legfelsőbb Elnökség határozataiban. Az Orosz Föderáció Választottbírósága 2012. július 24-i 3546/12 sz. Van egy másik arbitrázs gyakorlat, amely ezzel az állásponttal nem ért egyet: az Észak-Kaukázusi Körzet FAS 2009. szeptember 25-i A32-8964 / 2007-12 / 190 sz. ügyben hozott határozatai és az FAS Északnyugati kerület 2004. november 22-i keltezésű А56-10982/04 sz.
Két lehetősége van: maximálisan tárolja a dokumentumokat, vagy készen áll a csatákra bíróságok, amelynek eredménye nem garantált.
Iratok hiánya tűz, árvíz, lopás következtében
A szervezetnek biztosítania kell biztonságos körülmények között a számviteli bizonylatok tárolása és a változásokkal szembeni védelme (a 402-FZ törvény 29. cikke). De mi a teendő, ha tűz (árvíz, lopás) miatt hiányoznak az iratok, és az adóhatósághoz felszólítás érkezett ezek benyújtására?
A pénzügyi osztály úgy véli helyre kell állítani őket (2013.06.07. 03-02-07/1/21191 számú levél). Vannak hasonló álláspontú bírósági határozatok (a Kilencedik Választott Választottbíróság 2010. október 13-i határozata, 09AP-24752 / 2010-AK, 09AP-25298 / 2010-AK sz. A40-4800 / 10 sz. -115-55), ahol a bíróság arra a következtetésre jutott, hogy a szervezet vezetőjének a törvényben meghatározott határidőn belül intézkednie kell azon elsődleges dokumentumok visszaállításáról, amelyek helyreállításra és tárolásra szorulnak.
Ugyanakkor a Volga-Vjatka Kerület Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálatának 2007. július 30-án, az A28-1129 / 2007-3 / 21. számú ügyben hozott határozatában a bíróság arra a következtetésre jutott, hogy a szervezet nem tud olyan dokumentumokat rendelkezésre bocsátani, amelyeket megsemmisített. tűz, később kérte az adóhatóság, mert nem volt valós lehetőség csináld be beállítani az időt. Az adóhatóságtól megtagadták a bírságok behajtását.
Vannak más esetek is, amikor a bírák az adófizetők oldalára álltak (a Moszkvai Kerületi Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálat 2010. június 25-i, KA-A40 / 6480-10 sz. határozata, a Volgai Kerületi Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálat 2010. június 25-i határozata A55-967 / 2011 számú ügyben).
Ha azonban az adózó nem tudja megerősíteni, hogy a kérelem kézhezvételekor nem rendelkezett dokumentumokkal, akkor nem kerülhető el a pénzbírság (a Moszkvai Kerület Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálatának 2009. április 28-i rendelete, KA-A40 sz. / 3228-09). Az illetékes hatóságoktól származó minden olyan dokumentum, amely megerősíti az árvíz tényét (árvízi jelentés és/vagy igazolás a szolgáltató szervezettől), tűz (tűzjelentés, amelyet tűzoltóság), rablás, betörés (rendőri igazolvány) stb.
A bíróságok abban az esetben is indokoltnak tartják a bírságot, ha az iratok elvesztése után az adózó nem tett intézkedéseket azok helyreállítására (Az Uráli Kerület Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálatának 2010. április 28-i rendelete, Ф09-2782 / 10- С2).
Az iratok megsemmisültek, de jött a követelés
Előfordulhat olyan helyzet, amikor a szervezet mérlegelte az előnyöket és hátrányokat, úgy döntött, hogy megsemmisíti a dokumentumokat, miután mindent megfelelően kitöltött, és az adóhatóság megköveteli azok benyújtását.
A bíróságok gyakran az adófizetők oldalára állnak.
Arbitrázs gyakorlat
Show összecsukása
Az Uráli Kerület Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálata 2011. október 14-i, F09-6531 / 11. számú határozatában az A07-18923 / 2010. sz. ügyben (az Orosz Föderáció Legfelsőbb Választottbíróságának 2011. december 2-i határozata, sz. VAS-15006 / 11), a bíróság megállapította, hogy a társaság nem nyújtotta be az elsődleges számviteli bizonylatokat azok jogszerű megsemmisítése miatt. (7) bekezdésében megállapított számítási mód alkalmazására az adóhatóságnak nincs oka. Az Orosz Föderáció Adótörvénykönyve 166. cikke az adólevonás meghatározása érdekében, amely csak meghatározott dokumentumok rendelkezésre állása esetén lehetséges (Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 171. és 172. cikke).
Arbitrázs gyakorlat
Show összecsukása
A bíróság úgy ítélte meg, hogy a tárgyi eszközök bekerülési értékét igazoló elsődleges számviteli bizonylatok megsemmisülése miatti hiánya, mivel ezen bizonylatok tárolási ideje lejárt, nem lehet alapja a tárgyi eszközök maradványértékének elszámolásának megtagadásának. a költségek egy része (a Moszkvai Kerület Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálatának 2009. március 11-i KA-A40/1255-09. sz. rendelete az A40-32554/08-129-101. sz. ügyben).
Arbitrázs gyakorlat
Show összecsukása
Az Adófelügyelőség a benyújtás elmulasztása miatt többletadó megfizetését követelte a cégtől szükséges dokumentumokat az üzemanyag leírására. Az iratok egy részét véleményük szerint hibásan kivitelezték, másik részét megsemmisítették. Az adóhatóság jelezte, hogy a bizonylatokat a számviteli előírásoknak megfelelően legalább 5 évig meg kell őrizni.
A választottbíróknak azonban megvolt a maguk véleménye erről a helyzetről. A cég javára döntöttek, jelezve, hogy a megállapított normatívák és havi aktusok alapján tüzelőanyagot és kenőanyagot ír le. Ebben az esetben a bírák a fuvarlevelek kitöltési hibáinak meglétét, valamint egyes dokumentumok hiányát nem tekintették oknak az üzemanyag- és kenőanyagköltségek önköltségi árba történő leírásának jogellenességének elismerésére az Északnyugati Kerület Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálata 2000. június 16-án kelt A56-31018 / 99 és 2002. július 8-i A56-8533/02.
Ellenőrizze az állapotot
Még egy fontos dologra szeretném felhívni a figyelmet. Az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának jegyzékében egyes dokumentumok esetében a tárolási időszakot "ellenőrzés (audit) függvényében" kezdik számolni. Például az elsődleges dokumentumok nem semmisíthetők meg ellenőrzés nélkül (a lista 362. cikke).
Dokumentumtöredék
Show összecsukása
Az állami szervek, önkormányzatok és szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos vezetői archív dokumentumok listája, feltüntetve a tárolási időszakokat (az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i, 558. sz. rendeletével jóváhagyva)
Ebben az esetben adóellenőrzésről beszélünk. Az Art. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 87. cikke. Mind a helyszíni, mind az asztali adóellenőrzés eredményei alapján az adóhatóság ellenőrzési jelentést készít (az elkészítésének eljárását és feltételeit az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 100. cikke határozza meg). Ha szabálysértést észlelnek és azokkal az adózó egyetért, akkor az utóbbi megfelelő változtatásokat hajt végre a számvitelben: pótadót fizet, kötbért, bírságot fizet stb.
Ezen túlmenően hivatali ellenőrzésre kerül sor, ha az adózó az elmúlt három évnél korábbi adózási időszakokra vonatkozóan aktualizált bevallást nyújt be.
De mint tudod, az elévülési idő három év (Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 113. cikkének 1. cikkelye). Az adóhatóság ezen időszakon belül kérelmet nyújthat be és szankciót szabhat ki. Korábbi időszakra vonatkozó szabálysértések feltárása esetén az adózótól bírságot nem lehet behajtani.
Ugyanakkor az Orosz Föderáció adótörvénye nem írja elő a dokumentumok megsemmisítését, a pénzügyi osztály jelzi, hogy a lejárt tárolási idővel rendelkező dokumentumok megsemmisítése az adózó joga. Az adóhatóság ellenőrzésére pedig egyáltalán nem kerülhet sor.
Hogyan járjanak el a szervezetek? Egyrészt a fenti bírósági határozatokból kitűnik, hogy azokban az esetekben, amikor az adózó az ellenőrző hatóságok kérésére azok megsemmisítése miatt nem tudott lejárt okiratokat benyújtani, a bíróságok az adózó oldalára álltak. Természetesen ezekben a helyzetekben az utóbbinak magát a megsemmisítési eljárást kell hozzáértően lefolytatnia (megfelelően dokumentálnia). A jogszerűen megsemmisített dokumentumok igénylése esetén ez alapvetővé válik.
Másodszor, az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának jegyzékében megállapított dokumentumok tárolási feltételeinek megsértése miatt, Adóhivatal nem büntethető.
Kiderül, hogy ha a számviteli / adózási dokumentumokat a tárolási idő lejárta miatt megsemmisítik, akkor a szervezet adóhatóságainak szankciói nem fenyegetnek, még akkor sem, ha ezek a dokumentumok nem mentek át adóellenőrzésen. Hiszen, mint emlékszünk, még a számviteli és adózási bizonylatok szabványos megőrzési ideje (öt év és négy év) is hosszabb, mint az elévülési idő (három év), nem beszélve az egyéb jellemzőkről és a kivételekről, amikor a szokásos megőrzési idők nőnek.
Felelősség
Felhívom az olvasók figyelmét, hogy elsődleges dokumentumok hiányában milyen szankciókat lehet alkalmazni az adózóval szemben. Fontolja meg a leggyakoribbat.
Ha az elsődleges dokumentumok megsemmisülnek a megadott megőrzési idő után - nos, nyugodtan aludhat. De néha a kifejezés kiszámításakor irányítják őket Általános szabályok(amelyet a 209-FZ törvény, az Orosz Föderáció adótörvénykönyve és az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának listája írja elő), és felejtsd el a különleges "foglalásokat", ezzel megsemmisítve azokat a dokumentumokat, amelyeket még tárolni kellett. És itt merülnek fel gyakran problémák.
Az adózó által előírt határidőn belüli benyújtás elmulasztása ben adóhatóság dokumentumokat vagy az Orosz Föderáció Adótörvénykönyve, valamint az adókra és illetékekre vonatkozó egyéb jogszabályok által előírt egyéb információk az Art. szerinti felelősség alkalmazását vonják maguk után. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 126. cikke:
- ha ezek az okiratok nem tartalmaznak adóbűncselekményre utaló jeleket. Az Orosz Föderáció adótörvényének 119. és 129.4. cikke értelmében a bírság 200 rubel lesz. minden be nem nyújtott dokumentumra (a 119. cikk az adóbevallások benyújtásával, a 129. cikk (4) bekezdése pedig az ellenőrzött tranzakciók bejelentésével foglalkozik);
- ha a szervezet a birtokában lévő dokumentumok átadását megtagadja, vagy szándékosan valótlan adatokat közöl, és az ilyen cselekmény nem kapcsolódik a Ptk. Az Orosz Föderáció adótörvényének 135.1. pontja (a tranzakciókra és számlákra vonatkozó igazolások / kimutatások bank általi benyújtása hiánya), akkor a bírság összege 10 000 rubel.
Határozottan kerülje el, hogy felelősségre vonják az Art. Az Orosz Föderáció Adótörvénykönyve 126. §-a akkor lehetséges, ha az adóhatóság által kért dokumentumok tárolási ideje lejárt, és a kérelem benyújtásának időpontjáig a szervezet már megsemmisítette azokat, de ezt továbbra is bizonyítani kell ( lásd az Uráli Kerület Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálatának 2009. november 17-én kelt F09-8891 / 09-SZ számú határozatát az A47-5018 / 2008 sz. ügyben, az északnyugati körzet FAS 2009. július 6-i sz. A05-8773 / 2008 (az Orosz Föderáció Legfelsőbb Választottbíróságának 2009. október 13-i, VAC-13307/09 sz. határozatával megtagadták az ügynek az orosz Legfelsőbb Választottbíróság Elnöksége elé történő áttételét Föderáció)).
Ha az ellenőrzés során az ellenőrök az elsődleges dokumentumok, számlák, számviteli vagy adónyilvántartások hiányát (vagy megsemmisülését) fedezik fel, akkor a társaságot a következő összegű pénzbírsággal sújthatják (az Orosz Föderáció adótörvényének 120. cikke):
- 10 000 dörzsölje. - ha a jogsértést egy adózási időszakon belül követték el;
- 30 000 dörzsölje. – ha a jogsértést egynél több adózási időszakban követték el.
Ha ezzel egyidejűleg az adóalap alulbecslését találják, akkor a társaságot a meg nem fizetett adóösszeg 20% -ának megfelelő, de legalább 40 000 rubel összegű bírsággal sújtják. (Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikkének 3. cikkelye).
Ugyanazon cselekmény miatt nem lehet két adófizetési kötelezettséget megállapítani, így a szervezet akár a Ptk. Az Orosz Föderáció adótörvényének 126. cikke vagy az Art. Az Orosz Föderáció adótörvényének 120. cikke. Ezek a büntetések nem halmozódnak fel.
Az Orosz Föderáció adminisztratív szabálysértési törvénykönyve számos rendelkezést is tartalmaz a dokumentumok tárolási feltételeinek megsértéséért kiszabott pénzbírságról. A bírság összege a jogsértés típusától függ.
Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 13.25. cikke szankciókat ír elő a dokumentumok tárolási feltételeinek megsértése esetén, amelyek tárolási kötelezettségét a JSC, LLC, az állami és önkormányzati jogszabályok írják elő. egységes vállalkozások, a nyugdíj- és befektetési alapokról, valamint a szabályozási jogi aktusok. Kiderült, hogy itt elsősorban tárolásról beszélünk. vállalati dokumentumok, amely a normatív jogi aktusok e csoportjában jelenik meg, amelyre a számviteli bizonylatok nagy része nem tartozik.
De ide tartozik pl. JSC-k mérlegei, eredménykimutatásaik, könyvvizsgálói jelentéseik(Az iratok tárolásának rendjéről és feltételeiről szóló szabályzat 2.1.10. pontja). részvénytársaságok Az Oroszországi Értékpapír Szövetségi Bizottság 2003. július 16-i, 03-33/ps számú rendelete jóváhagyta.
Tekercs LLC dokumentumok, amelynek elvesztésére az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 13.25. cikke alkalmazható, kissé eltér. cikkben szerepel. A korlátolt felelősségű társaságokról szóló 1998. február 8-i 14-FZ szövetségi törvény 50. cikke. Figyelemre méltó, hogy többek között kimondja, hogy az LLC köteles megőrizni „egyéb dokumentumokat szövetségi törvényekés egyéb jogi aktusok Orosz Föderáció, a társaság alapszabálya, a cég belső dokumentumai, határozatok Általános találkozó a társaság tagjai, a társaság igazgatósága (felügyelő bizottsága) és végrehajtó szervek társadalom." Nyilvánvaló, hogy ez magában foglalja a pénzügyi kimutatásokat.
szerinti bírságok összege a Kbt. Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyve 13.25.
- 2500 és 5000 rubel között. - tisztviselők számára;
- 200 000 és 300 000 rubel között. - jogi személyek számára.
E cikk alkalmazása elsődleges dokumentumok hiányában nem valószínű, bár ez a lehetőség nem zárható ki teljesen.
Ha a dokumentumok tárolási feltételeinek megsértése a felhalmozott adók és illetékek összegének legalább 10% -os torzulásához vezetett, akkor 2000 rubel vagy annál nagyobb összegű szankciókat szabnak ki a bűnös tisztviselőkre. akár 3000 dörzsölje. (Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 15.11. cikke).
Ha az Orosz Föderáció adótörvénykönyve (120. és 126. cikk) értelmében a jogi személyeket megbüntetik, akkor ugyanazért a bűncselekményért a bűnös tisztviselő az Art. Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 15.11. pontja, de csak egyszer (az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyve 4.1. cikkének 5. része szerint kétszer ugyanarra közigazgatási szabálysértés senki nem vonható felelősségre).