La concediere, angajatorul este obligat să elibereze angajatului un pachet întreg de documente. Vom întocmi o listă exactă a documentelor necesare pentru eliberare și vă vom spune cine le întocmește și cum să le emitem corect.
ȘAPTE DOCUMENTE OBLIGATORII
În tabel sunt prezentate documentele care trebuie eliberate fiecărui angajat concediat, cu referire la reglementare act juridic care a stabilit această cerinţă. Acolo veți găsi și informații despre regulile de completare a acestor documente.
1. Carte de muncă
Toți ofițerii de personal știu că în ziua concedierii este necesar să-i dea angajatului pe a lui cartea de munca cu evidenţa admiterii şi concedierii. Dacă acest lucru nu se face, va trebui să rambursați câștigurile pe care angajatul nu le-a primit pe toată perioada în care cartea a fost întârziată.
Pentru a dovedi că cartea a fost emisă la timp, data emiterii se consemnează în cartea de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă și se inserează în acestea. Forma cărții a fost aprobată prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69 (modificat la 31 octombrie 2016).
Dacă angajatul lipsește de la serviciu în ziua concedierii, trebuie să îi trimiteți o notificare despre necesitatea de a veni pentru o carte de muncă sau să scrieți consimțământul pentru a-l trimite prin poștă. În acest caz, angajatorul este eliberat de răspundere pentru întârzierea în carnetul de muncă.
2. Fișă de plată
Fiecărui angajat trebuie eliberat o fișă de plată la plată. salariile(partea 1 a articolului 136 din Codul Muncii al Federației Ruse), indiferent dacă a cerut sau nu. De obicei fișă de plată se eliberează în ziua plății salariului pentru a doua jumătate a lunii, iar la concediere trebuie eliberat la decontarea definitivă.
Codul Muncii al Federației Ruse obligă să stabilească la nivel local (într-o comandă sau în act local) și forma fișei, precum și procedura de eliberare a acesteia.
În timpul verificărilor inspectorii guvernamentali forța de muncă necesită confirmarea primirii borderourilor de salariu de către angajați. Daca le trimiti la e-mail, puteți doar să afișați mesajele relevante. Iar eliberarea bonurilor de plată obișnuite pe hârtie nu poate fi confirmată decât prin chitanța angajatului.
Păstrați un registru separat pentru emiterea pliantelor sau cereți angajaților să semneze pe partea de rupere a prospectului.
Vă rugăm să rețineți că neemiterea de borderouri de salariu reprezintă o încălcare. dreptul munciiși pedepsit în temeiul părții 1 a art. 5.27 din Codul Federației Ruse privind abateri administrative(Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse): organizațiile riscă o amendă de până la 50 de mii de ruble, antreprenori individuali- până la 5 mii de ruble.
3. Certificatul cuantumului câștigurilor pentru doi ani
Certificatul cuantumului câștigurilor pentru doi ani calendaristici care a precedat anul concedierii trebuie să fie predate și în ziua concedierii fără niciuna declarații suplimentare de la un angajat.
Neeliberarea acestui certificat este considerată o încălcare, deoarece fără el noul angajator nu va putea calcula corect indemnizațiile de invaliditate temporară și indemnizațiile de maternitate. Instanțele consideră că răspunderea pentru neeliberarea unui certificat vine în conformitate cu partea 1 a art. 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.
Formularul și regulile de completare a certificatului sunt stabilite prin Ordinul Ministerului Muncii al Rusiei din 30 aprilie 2013 nr. 182n (modificat la 9 ianuarie 2017).
De obicei, un contabil pregătește un certificat, dar un lucrător de personal îl poate elibera împreună cu alte documente. Clauza 3, Partea 2, art. 4.1 din Legea federală nr. 255-FZ nu conține o cerință directă pentru o înregistrare scrisă a faptului eliberării unui certificat. Dar în timpul controalelor, inspectorii se uită să vadă dacă angajatorul îndeplinește datorie stabilită, si il poate amenda pentru lipsa documentelor care sa confirme eliberarea unui certificat de salariu catre angajat.
4. Formular SZV-M
Acest document confirmă experiența în asigurare. Este necesar să se întocmească un extras din formularul SZV-M pentru un singur angajat concediat.
Nu puteți copia întregul raport, altfel veți dezvălui datele personale ale altor angajați.
Formularul este dat în Rezoluția Consiliului de Administrație al Fondului de Pensii al Federației Ruse din 1 februarie 2016 Nr. 83p. Trebuie să completați toate secțiunile, dar în secțiunea 4 indicați informații pentru un angajat. Pregătește formularul, de regulă, un contabil. Dar orice specialist poate emite, principalul lucru este să ia confirmarea că angajatul a primit documentul la concediere.
5. Formular SZV-STAZH
Formularul SZV-STAZH nu înlocuiește formularul SZV-M. Aceste informații confirmă nu numai experiența de asigurare, ci și valoarea primelor de asigurare. Raportul este nou, se depune abia din 2017.
Forma documentului și procedura de completare sunt stabilite prin Rezoluția Consiliului de Administrație al Fondului de Pensii al Federației Ruse din 11 ianuarie 2017 nr. 3p. Formularul SZV-STAZH trebuie, de asemenea, eliberat împotriva semnăturii.
Acest document este intocmit de cel care depune rapoarte catre Fond de pensie Federația Rusă, cel mai adesea este un contabil. Un ofițer de personal îl poate elibera și unui angajat - ca parte a întregului pachet.
6. Extras din secțiunea 3 „Informații personalizate despre persoanele asigurate” din calculul primelor de asigurare
Aceste informații au fost conținute anterior în două forme, dar în 2017 au fost combinate de către Serviciul Fiscal Federal al Rusiei într-un singur raport. Formularul reflectă veniturile și contribuțiile salariatului virate din veniturile sale pentru ultimele trei luni ale perioadei de raportare în care salariatul a demisionat, adică de la începutul trimestrului până în ziua concedierii. Declarația este întocmită de contabil.
Rețineți că acest extras este eliberat și cetățenilor care lucrează sub contracte de drept civil.
7. Extras din DSV-3 „Registrul persoanelor asigurate pentru care se virează prime de asigurare suplimentare pentru pensia capitalizată și se plătesc contribuțiile angajatorului”
Acest extras nu se eliberează tuturor angajaților, ci doar celor pentru care angajatorul listează suplimentar prime de asigurare pentru o pensie capitalizată în conformitate cu lege federala din 30 aprilie 2008 Nr. 56-FZ (modificat la 4 noiembrie 2014).
CUM SE CONFIRMĂ CĂ UN ANGAJAT A PRIMIT DOCUMENTE
Documentele de mai sus trebuie eliberate fără chitanță, fără a aștepta solicitarea salariatului. Vă putem oferi trei opțiuni pentru a remedia faptul că angajatul a primit toate formularele și certificatele necesare pentru eliberare.
1. Obțineți o chitanță de la angajat care confirmă că a primit toate documentele necesare (exemplul 1).
2. Tine un registru special pentru eliberarea documentelor. Nu există un formular aprobat pentru un astfel de jurnal; puteți dezvolta orice formular contabil care vă este convenabil (exemplul 2).
3. Lăsați în organizație copii ale documentelor pe care angajații notează că au primit copia lor. În acest caz, se va putea documenta că documentul a fost executat corect și complet.
Dacă angajatul refuză să primească documente în ziua concedierii, înregistrați acest lucru în act separat cu martori. În cazul în care angajatul nu a ridicat el însuși documentele, dar și-a dat permisiunea de a le trimite prin poștă, păstrați toate documentele poștale care confirmă faptul trimiterii.
A. N. Slavinskaya,
Specialist HR, Lector munca de birou de personal TC „Expert”
Lista documentelor care trebuie returnate la concediere propria voinţă, reglementate de art. 80 din Codul Muncii al Federației Ruse. Să le enumerăm:
carte medicală (dacă a fost eliberată și a fost necesară în timpul lucrului în această organizație);
carnetul de anulare contract de muncă.
IMPORTANT!
Cartea medicala si cartea de munca fara esec trebuie eliberat contra semnături în ultima zi de lucru. Acest lucru trebuie făcut chiar dacă persoana nu a returnat proprietatea companiei în timp util sau nu a semnat foaia de ocolire. Întrucât, conform dreptului muncii, angajatorul suportă responsabilitatea administrativăși poate fi amendat.
În cazul în care un salariat care a demisionat de bunăvoie nu a putut primi carnetul de muncă în ultima zi de muncă, ofițerul de personal este obligat să i-l elibereze în termen de 3 zile lucrătoare de la data primirii cererii de la salariat. Formularele nerevendicate sunt transferate în arhiva organizației în care a lucrat persoana și sunt păstrate cel puțin 75 de ani.
Lista documentelor care se eliberează la cererea salariatului
La părăsirea organizației, angajatul poate solicita certificate legate de el activitatea muncii.
Documente care pot fi solicitate la concedierea de bunăvoie a unui angajat
despre crestere
despre transferul la altul loc de munca,
copii ale comenzilor pentru plata bonusurilor,
copii ale comenzilor pentru diverse premii;
contract de munca,
declarație de salariu,
certificat 2-NDFL pentru anul curent,
certificate de diverse deduceri pe numele lui la fonduri.
Pentru a le obține, trebuie să scrieți o cerere de extrădare către departamentul de personal. Cererea va indica numele complet. angajatul care pleacă, funcția acestuia, datele pașaportului, precum și numele ajutor necesar. După timpul stabilit pentru fabricație, acesta trebuie eliberat unui cetățean împotriva semnăturii. Un cetățean poate comanda copii ale comenzilor și ale altor documente legate de activitățile sale de muncă în departamentul de personal în termen de un an de la părăsirea organizației.
Ai decis să renunți. În ultima zi lucrătoare, specialistul care pleacă trebuie să ridice mai multe documente importante. Vă oferim o listă cu aceste documente.Copie a comenzii
În cazul încetării contractului de muncă, angajatorul întocmește, iar salariatul semnează ordinul (instrucțiunea) corespunzător. Dacă dorește, angajatul poate primi o copie certificată a acestui ordin. Pentru a face acest lucru, trebuie să aplicați cu o cerere scrisă către angajator ().Angajatorul nu poate refuza să elibereze unui angajat copii ale documentelor legate de munca sa: ordin de concediere, angajare, transferuri, stimulente etc. (). Ele îi sunt furnizate gratuit ().
Istoria Angajărilor
Se face o înscriere cu justificarea concedierii. Evidența este certificată prin semnătura persoanei responsabile cu menținerea carnetelor de muncă în organizație și sigiliul companiei. De asemenea, angajatul își pune semnătura în cartea de muncă (clauza 35 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 16.04.2003 nr. 255 „Cu privire la cărțile de muncă”). De asemenea, i se cere să lase un autograf în Cartea de evidență a cărților de muncă și a inserțiilor: aceasta va confirma faptul că a primit o carte de muncă în mâinile sale și, ca urmare, va salva angajatorul de eventuale pretenții.În cazul în care angajatul nu poate ridica documentul în ziua concedierii, angajatorul îi va trimite o notificare despre necesitatea de a se prezenta la carnetul de muncă sau este de acord să-l trimită prin poștă. În plus, un angajat poate aplica unui fost angajator pentru o carte de muncă. Și va fi returnat în termen de trei zile de la data primirii „petiției”.
Adeverinta cuantumului castigului pentru cei doi ani calendaristici anteriori anului incetarii lucrarii
Acest certificat este necesar pentru viitorii angajatori pentru a calcula plățile pentru invaliditate temporară, sarcină și naștere, îngrijirea copilului.Fostul angajator trebuie să elibereze acest certificat salariatului fără obstacole. Dacă angajatul nu primește documentul în ziua concedierii, atunci el poate solicita angajatorului printr-o cerere scrisă. Acesta din urmă va elibera un certificat în termen de trei zile ( ; ).
Date „Pensii”.
În ziua concedierii, angajatorul trebuie să elibereze salariatului un document care conține informații (cuantumul primelor de asigurare acumulate pentru asigurarea obligatorie de pensie etc.) transmise de angajator la UIF pentru perioada în care salariatul a lucrat în companie ( )De asemenea, angajatul poate primi („împotriva semnăturii”) copii ale informațiilor sale individuale care nu au fost transmise de companie la Fondul de pensii (). Angajatorul va furniza aceste informații UIF în statutar termeni.
Carte medicala
Categorii separate angajații trebuie să se supună examinărilor medicale obligatorii pe cheltuiala angajatorului (). Transmite date examene medicale sunt supuse includerii în carnetele medicale personale, a căror executare și eliberare se efectuează în conformitate cu Ordinul Rospotrebnadzor din 20 mai 2005 N 402 „Pe cartea medicală personală și pașaportul sanitar”.În timp ce o persoană lucrează la întreprindere, cartea sa medicală este păstrată în departamentul de personal al companiei. La concediere (încetarea contractului de muncă), acesta trebuie eliberat salariatului, deoarece este proprietatea acestuia.
Există o opinie larg răspândită în rândul angajatorilor că, atunci când un angajat este concediat, este suficient să emiteți un carnet de muncă și să faceți o înțelegere cu acesta. Dar acest lucru nu este adevărat: doar restituirea cărții de muncă nu epuizează obligațiile angajatorului. Există un set documente obligatorii, pe care salariatul trebuie să le primească la calcul. În plus, la cererea acestuia, angajatorul va fi obligat să elibereze acte suplimentare atât la concediere, cât și în orice moment ulterior acesteia.
Ce documente are nevoie un angajat pentru a renunța
În cazul în care un angajat părăsește compania de bunăvoie, singurul document care i se va solicita pentru aceasta va fi o scrisoare de demisie depusă cu două săptămâni înainte de data planificată a concedierii. V cazuri individuale, prevăzut de Codul Muncii al Federației Ruse, de exemplu, concedierea voluntară în legătură cu pensionarea, din motive de sănătate, în legătură cu mutarea în alt oraș etc., nu este necesar să reziste la o perioadă de două săptămâni, dvs. poate renunța cel puțin chiar în ziua aplicării.
Daca angajatul insusi este initiatorul concedierii, i se cere doar o declaratie de la acesta
Și după ce angajatorul emite un ordin de concediere de la angajatul care pleacă, va trebui să semnați sub acesta pentru a confirma că ați citit documentul.
În cazul în care salariatul își inițiază concedierea prin acordul părților, acesta se poate adresa angajatorului fie printr-o scrisoare de demisie care să prezinte toate condițiile în care dorește să renunțe, fie să anexeze proiectul său de astfel de acord ca document separat. După soluționarea tuturor problemelor legate de conținutul acordului, va trebui să semneze acest document, iar apoi un ordin de concediere.
La concedierea cu acordul părților nu este necesară cererea salariatului. Dar dacă este scris, atunci este echivalent cu semnătura lui de pe acord. Există un caz cunoscut când un angajat, după o propunere de plecare prin acordul părților, a scris o scrisoare de demisie pe această bază. Iar mai târziu a refuzat să semneze acordul, pentru că nu i se potriveau condițiile prevăzute în acesta. Dar când a fost vorba de instanță, a luat partea angajatorului. Judecătorul a decis că salariatul și-a exprimat acordul cu condițiile de concediere prin redactarea unei declarații și neexprinzând propunerile sale în aceasta.
În cazul concedierii din alte motive, pregătirea tuturor documente necesare cade pe umerii angajatorului. Aceste documente includ:
- Avertizare cu privire la viitoarea concediere din cauza reducerii personalului, în legătură cu lichidarea organizației sau expirarea contractului de muncă.
- Acord privind concedierea, dacă inițiatorul este angajatorul. În același timp, legea nu interzice angajatului să ofere propria versiune a unui astfel de acord sau să stabilească condiții acceptabile pentru sine într-o declarație adresată șefului companiei angajatoare.
- Ordinul de concediere, prin care angajatul trebuie să citească și să confirme aceasta cu o semnătură personală.
Ce acte i se eliberează angajatului la concediere
La concediere, indiferent de temeiul acesteia, angajatorul trebuie să elibereze persoanei concediate următoarele documente:
- cartea de munca;
- formular certificat 2NDFL;
- certificat de câștig mediu pe ultimele trei luni;
- adeverință din formularul 182H privind salariul pentru ultimii doi ani înainte de concediere sau întreaga perioadă efectiv lucrată, dacă este mai mică de doi ani;
- extrase din raportarea primelor de asigurare:
- Forme SZV-STAZH;
- forme SZV-M;
- carte medicală, dacă există;
- acte suplimentare la cererea persoanei concediate.
Eliberarea cărții de muncă
Un carnet de muncă cu evidența concedierii este eliberat salariatului în ultima zi lucrătoare.
În confirmarea faptului eliberării acestuia, persoana concediată trebuie să-și semneze cardul personal și carnetul de muncă.
Pagini din carnetul de muncă cu evidență de concediere de voință proprie în legătură cu pensionarea
Dacă angajatul a lipsit de la locul de muncă în ultima zi lucrătoare, de exemplu, s-a îmbolnăvit și din această cauză s-a dovedit imposibil să-i elibereze cartea de muncă la timp, angajatorul trebuie să-i trimită o notificare scrisă la adresa sa de domiciliu. despre necesitatea ridicării carnetului de muncă cu o propunere, ca alternativă, de a accepta transmiterea acestuia prin poștă.
Atunci când o carte de lucru este trimisă prin poștă, inventarul atașamentelor din corespondență servește ca confirmare a emiterii acestuia.
Eliberarea unui certificat 2NDFL
Un certificat 2NDFL este eliberat de un agent fiscal, inclusiv de un angajator, și confirmă venitul contribuabilului (în cazul relaţiile de muncă- angajat) și suma impozitului plătit pe acest venit.
Acest document este util în următoarele situații:
- pentru oficiu fiscal, în special, atunci când se efectuează deduceri fiscale care sunt prevăzute prin IFTS;
- pentru a confirma veniturile atunci când solicitați un împrumut la o bancă;
- pentru a confirma veniturile și deducerile din acestea la un nou angajator.
Pe nou loc de muncă Certificatul 2NDFL este util atunci când un angajat are nevoie de:
- calculează salariul de boală
- emite o deducere fiscală standard, inclusiv pentru copii;
- percepe alte compensații sau oferă beneficii.
Există și alte situații în care aceste informații pot fi utile. Prin urmare, va fi optim ca persoana concediată să-l primească imediat. Și dacă știe că îi va fi de folos în mod repetat, de exemplu, atât de la un nou angajator, cât și la biroul fiscal, atunci are dreptul să solicite imediat numărul necesar de copii sau să ia mai multe certificate care acoperă diferite perioadele de facturare. Trebuie avut în vedere faptul că noul angajator este interesat de veniturile și impozitele pentru anul în curs, banca este suficientă pentru ultimele trei luni sau șase luni, impozitul, dacă certificatul este inclus în setul de documente pentru acordarea unui deducere, anul calendaristic pentru care este prevăzută deducerea este important. Dacă într-un astfel de an a avut loc o schimbare a locului de muncă sau au existat surse paralele de venit supuse impozitului pe venitul persoanelor fizice, se eliberează certificate de la toți agenții fiscali.
O mostră va ajuta la întocmirea unui certificat 2NDFL.
Formular necompletat 2NDFL
Un caz special este situatia in care contribuabilul a primit dreptul la deducere fiscala pentru achizitionarea locuintei si o vinde prin intermediul angajatorului, primind tot venitul acumulat fara a deduce impozit din acesta. După concediere, un document de la biroul fiscal care confirmă dreptul la deducere și transferat la departamentul de contabilitate de la locul de muncă trebuie eliberat unui nou angajator. Pentru a face acest lucru, un set complet de documente este depus la IFTS, inclusiv certificate de 2NDFL de la toți agenții fiscali.
Certificate 2NDFL către angajați și către autoritatea fiscală (video)
Eliberarea unui certificat de câștig mediu pe ultimele trei luni
Un certificat de câștig mediu pe ultimele trei luni va fi util persoanei concediate dacă intenționează să se înregistreze la centrul de ocupare. Într-o anumită regiune, un astfel de certificat poate avea propria sa formă. Este mai bine să clarificați acest punct în centrul dvs. de angajare înainte de concediere. Pentru a face acest lucru, trebuie să mergeți acolo, să informați că sunteți pe cale să fiți concediat și să cereți un formular de certificat, pe care apoi îl predați angajatorului.
Este mai bine ca angajatul să ia forma actuală a adeverinței de salariu pentru ultimele trei luni la centrul de angajare la care dorește să se înregistreze
Acest lucru este valabil mai ales dacă concedierea este legată de lichidarea organizației: după finalizarea acestui proces, nu va mai fi de la cine să ceară un certificat.
Chiar dacă angajatul nu intenționează să devină șomer oficial, nu va strica să ia un certificat. Nu se poate exclude că va veni la îndemână ulterior la atribuirea unei pensii ca confirmare suplimentară a vechimii și a câștigurilor.
Eliberarea unui certificat de formular 182H pe salariu pe ultimii doi ani
Din 2013, adeverința 182H înlocuiește adeverința de formular 4H și servește la confirmarea veniturilor salariatului, la care s-au acumulat contribuții de asigurări sociale. De asemenea, reflectă perioadele pentru care nu s-au acumulat contribuții: când angajatul era bolnav, era în concediu de maternitate sau îngrijirea copilului.
Acest certificat va fi necesar la calcularea concediilor medicale și a plăților în timpul concediului de maternitate sau de îngrijire a copilului, pentru atribuirea unei pensii și diverse plăți sociale prin protecţia socială a populaţiei.
Din 2013, în loc de forma 4N, a fost folosit 182N
În timpul crizei din 2008, autorul acestor rânduri a fost concediat în timp ce lucra în filiala din Moscova a companiei, al cărei sediu central era situat în Sankt Petersburg. Certificatul de salariu care mi-a fost eliberat la concediere a fost întocmit de specialiștii din Sankt Petersburg de la sediul central conform standardelor adoptate în capitala de Nord și nu era potrivit pentru centrul de angajare din Moscova. A trebuit să le iau formularul la centrul de angajare și să-l duc la birou, apoi să aștept până când adeverința de care era nevoie a fost predată de la Sankt Petersburg. Dar ea nu a avut probleme.
Galerie foto: o mostră de completare a unui certificat în formularul 182Н
Eșantion de completare a certificatului 182Н, partea 1 Eșantion de completare a certificatului 182Н, partea 2 Eșantion de completare a certificatului 182Н, partea 3 Eșantion de completare a certificatului 182Н, partea 4
Emiterea unui extras din informații contabile personalizate
Un extras din formularele SZV-STAZH și SZV-M reflectă vechimea în muncă primită de la un anumit angajator și valoarea contribuțiilor la fondul de pensii făcute de persoana respectivă pentru acesta.
Întrucât aceste documente sunt un formular de raportare de grup, se fac extrase pentru angajat, care conțin Informații personale despre el.
Formularul SZV-M acoperă ultima lună de muncă, dar la cererea salariatului poate fi prelungit pe orice altă perioadă până la întreg timpul efectiv lucrat pentru angajator. Dar cu o avertizare: deoarece această formă a apărut în 2016, nu poate acoperi perioadele anterioare.
Exemplu de formular de umplere SZV-M
Formularul SZV-STAGE se intocmeste pentru perioada de la inceputul anului in curs pana in ziua concedierii, iar daca salariatul a fost angajat in anul curent, din ziua angajarii acestuia. Îl poți solicita pentru mai mult întâlniri timpurii, dar nu înainte de 2017, în care a fost introdus. Pentru perioadele de muncă până în anul 2017, persoanei concediate i se asigură adeverințe sub forma RSV-1.
O mostră de completare a formularului SZV-STAZH
Extrase din informații contabile personalizate primesc și cei care cooperează cu organizații în baza unor contracte de drept civil. În acest caz, documentele se eliberează în ziua încheierii contractului.
Returnarea cărții medicale
În cazul în care salariatul, la admiterea în stat, a prezentat sau a eliberat carte medicală, în ziua concedierii, angajatorul este obligat să îi restituie și acestuia acest document.
Eliberarea documentelor privind educația
Situația este similară cu documentele privind studiile, dacă acestea au fost păstrate de către angajator. Diplome despre învăţământul profesional rămân în mâinile salariatului, angajatorul nu face decât să-i cunoască și să facă copii. Dar în ceea ce privește certificatele de absolvire a diferitelor programe educatie suplimentara, cursuri, traininguri etc., in special cele platite de angajator, aceasta practica este permisa.
Documentele privind studiile păstrate de angajator se eliberează salariatului la concediere
Sunt cazuri în care angajatorul, la concediere, nu a dat angajatului documente privind calificările obținute pe cheltuiala companiei: parcurgerea cursurilor pentru șoferi de stivuitoare într-un supermarket, instructori de turism la un loc de tabără etc. Această practică este ilegală, iar salariatul are dreptul de a solicita apărarea intereselor sale în instanță, parchet și inspectia muncii.
Eliberarea altor documente la cererea salariatului
Atât la concediere, cât și în orice alt moment, inclusiv la câțiva ani după părăsirea organizației, angajatul are dreptul de a cere copii sau extrase din orice documente interne unde apar datele sale personale. Dacă un astfel de document se referă doar la un anumit angajat, se face o copie. Când colegii săi sunt menționați în documentul de interes, se emite un extras care conține date doar despre angajatul care a solicitat-o.
Ordinul de concediere este unul dintre documentele pe care angajatorul este obligat sa le elibereze salariatului la cerere
Cele mai frecvente documente solicitate sunt:
- copii ale ordinelor de angajare, concediere, transfer pe o altă funcție sau la o altă unitate structurală;
- certificate de salariu pentru diferite perioade;
- copii ale ordinelor de modificare a salariilor;
- extrase din rapoarte la Fondul de pensii și la Fondul de asigurări sociale.
La concediere, este mai bine să luați de la angajator la maximum toate documentele care confirmă munca, creșterea carierei, dacă există, salariul, impozitele plătite și contribuțiile la fondurile extrabugetare. Acestea pot fi utile atunci când solicitați o viitoare pensie, dacă informațiile contabile personalizate se dovedesc brusc incomplete.
În 2018, certificatele de arhivă de muncă și salariu sunt considerate al treilea document ca importanță care confirmă experiența de muncă și de asigurări pentru pensii. Cu toate acestea, nu există nicio garanție că datele despre un anumit angajator care a încetat de mult să mai existe se află în arhiva necesară. Recent, autorul acestor rânduri s-a confruntat cu o astfel de problemă. Pentru o confirmare suplimentară a informațiilor despre munca mea în 2001, am apelat la arhiva orașului Moscova. Și la timp am primit de acolo un răspuns că nu aveau date despre o astfel de organizație și nu știau unde ar putea fi.
Obligația angajatorului de a emite o recomandare salariatului concediat nu este prevăzută de lege în anul 2018. Dacă se dorește, angajatorul însuși poate prelua o astfel de obligație și o reflectă în contractul de muncă, dar nu este obligat să facă acest lucru.
Dar chiar dacă nu există o astfel de clauză în contractul de muncă, situația nu este fără speranță. Puteți fi de acord cu acest lucru în orice situație. Și dacă însuși șeful organizației nu dorește să dea o recomandare (de exemplu, este ofensat că angajatul îl părăsește), orice alt manager poate face acest lucru: supervizorul tău imediat sau șef adjunct responsabil al unității tale. Principalul lucru este doar să-i ceri să lase coordonatele personale, nu corporative sub document. La urma urmei, recomandatorul poate schimba oricând locul de muncă, iar cei cărora le prezentați ulterior o recomandare vor dori, cel mai probabil, să-l contacteze personal pentru a o confirma.
Dintre toate joburile mele, doar unul din contractul de muncă a precizat obligația angajatorului de a-mi oferi oricând recomandări în rusă și, dacă se dorește, Engleză. A fost un proiect la care au participat investitori străini. În alte cazuri, am primit recomandări, dacă se poate, de la prima persoană a organizației și, dacă a fost problematic să trec la asta, de la adjuncții săi sau de la supervizorii mei imediati. Așa că, când am fost concediat de la un alt loc de muncă, redactorul-șef, jignit de mine din cauza dorinței de a renunța, nu a vrut să audă de recomandare, dar adjunctul său, cu care am fost și rămân în relații amicale, a dat-o fără probleme și a confirmat de mai multe ori.
Condiții de eliberare a documentelor la concediere
Cerința legală de eliberare în ultima zi lucrătoare se aplică nu numai carnetului de muncă, ci și tuturor celorlalte documente pe care angajatul trebuie să le primească la concediere.
Dacă un angajat își ia concediu de odihnă cu concediere ulterioară sau nu merge la muncă în ultima zi lucrătoare din alte motive, de exemplu, data concedierii cade într-o zi liberă sau într-o zi liberă, documentele se eliberează în ultima zi în care acesta efectiv merge la muncă.
Într-o situație în care s-a dovedit a fi imposibil de a face acest lucru din motive independente de controlul angajatorului, de exemplu, angajatul s-a îmbolnăvit brusc sau a decis să sară peste ultima zi lucrătoare, toate documentele necesare trebuie eliberate în termen trei zile după ce angajatul depune o cerere relevantă.
În cazul în care angajatul nu este sigur că va primi documentele la timp, este logic ca acesta să fie sigur: cereți reprezentantului angajatorului să marcheze acceptarea pe a doua copie a cererii sau trimiteți-o prin poștă cu chitanță de retur. și o listă de atașamente.
Cum se confirmă faptul eliberării documentelor unui angajat concediat
Având grijă la timp să confirme că a eliberat angajatului documentele solicitate în întregime și la timp, angajatorul se asigură împotriva posibile probleme in viitor. Dacă persoana concediată îl acuză atunci că nu a eliberat anumite acte, nu va fi greu de dovedit inconsecvența acestor pretenții.
Deoarece legea nu conține cerințe stricte pentru procedura de confirmare, sunt permise mai multe opțiuni:
Răspunderea angajatorului pentru întârzierea eliberării documentelor către salariatul concediat
Eliberarea cu întârziere a documentelor de muncă la concediere este considerată o încălcare a legislației muncii și se pedepsește cu amendă:
- de la una la cinci mii de ruble pt oficial(de obicei asta manager general, Contabil șef sau șeful resurselor umane)
- de la 30 de mii la 50 de mii de ruble pentru organizații.
În plus, activitățile organizației pot fi suspendate până la trei luni, iar dacă încălcarea repetată- de la unu la trei ani.
Eliberarea prematură a unui carnet de muncă este, de asemenea, plină de plată pentru absenteism forțat: în acest caz, ziua concedierii va fi considerată data la care angajatul își primește efectiv munca în mâinile sale, iar angajatorul va trebui să-l plătească. castigurile medii pentru tot timpul dintre această zi și data concedierii.
Pentru apărarea drepturilor sale, un salariat trebuie să se adreseze inspectoratului de muncă sau parchetului și compensare bănească urmari prin instante.
În cazul în care eliberarea documentelor se întârzie după concediere, salariatul se poate adresa instanței de judecată
Pentru a evita o lovitură suplimentară la buget, angajatorul trebuie, cel târziu a doua zi după concedierea salariatului care nu a luat carnetul de muncă, să îi trimită o notificare prin poștă cu privire la necesitatea primirii documentelor. Din acel moment, acesta nu mai poartă răspunderea pentru eliberarea prematură a unui carnet de muncă. Dar data trimiterii notificării va trebui să fie documentată. Prin urmare, trebuie să îl trimiteți prin poștă recomandată cu o listă de atașamente și o confirmare de primire.
Pentru toată lista impunătoare de documente la care are dreptul un angajat la concediere, situația nu este atât de teribilă pentru angajator pe cât pare la prima vedere. La urma urmei, toate sunt tipice și ușor de realizat pe baza șabloanelor.
Impartasiti cu prietenii!Procesul de concediere a unui angajat este un eveniment care necesită respectarea unui număr semnificativ de formalități. Angajatorul este obligat să emită un ordin de concediere, să efectueze toate plățile necesare și, de asemenea, să completeze și să predea angajatului un carnet de muncă completat. Cu toate acestea, procesul nu se termină aici. Pentru angajare ulterioară, angajatul poate avea nevoie și de alte acte pe care conducerea companiei este obligată să i le furnizeze.
De regulă, dacă este nevoie de astfel de documente, atunci angajatul depune o cerere corespunzătoare la departamentul de personal. În termen de trei zile de la data înregistrării acesteia în jurnalul de corespondență primită, angajatorul este obligat să furnizeze salariatului, la cererea acestuia, copii de pe ordinele de angajare, transferuri, concedieri, precum și extrase din dosarul personal, adeverințe. de plăți de salariu și bonusuri, informații despre contribuțiile de asigurări sociale și altele. În același timp, angajatul are dreptul de a nu indica scopurile utilizării acestor titluri (articolul 62 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Ce documente li se solicită de obicei să fie eliberate de către angajați la concediere și care sunt caracteristicile emiterii lor vor fi discutate în acest articol.
Formulare de referință
Mulți angajați ai departamentelor de personal ale întreprinderilor pun o întrebare complet firească: ce ar trebui să i se ofere unui angajat la concediere? Informațiile despre acele acte pe care persoana concediată le poate solicita sunt cuprinse nu numai în domeniul muncii, ci și în cel civil și legislatia fiscala RF. În acest proces, este important să ne concentrăm pe câteva reguli importante:
- În primul rând, toate documentele sunt furnizate angajatului strict împotriva semnăturii;
- În al doilea rând, actele trebuie eliberate chiar dacă angajatul nu a returnat încă toate bunurile aparținând companiei și nu a transferat fișa de bypass completată corespunzător către departamentul de personal;
- În al treilea rând, procedura de furnizare a documentelor trebuie finalizată în termen de trei zile;
- În al patrulea rând, chiar dacă angajatul nu a putut vizita personal departamentul de personal al angajatorului, atunci după o perioadă de trei zile toate documentele îi sunt trimise prin poștă recomandată cu inventarul atașat.
Mai mult, cererea de eliberare a documentelor și copiile acestora, pe care angajatul le depune la departamentul de personal, precum și certificatele în sine, sunt eliberate în formă gratuită. Faptul este că legislația rusă prescrie forme speciale unificate.
În ceea ce privește lista completă a documentelor pe care angajatorul o întocmește la cererea salariatului la concediere, aceasta cuprinde:
- Ajutor 2-NDFL
Acest document conține informații despre valoarea veniturilor pe care angajatul le-a încasat în cursul anului, precum și valoarea deducerilor fiscale la buget. Angajatorul eliberează un certificat 2-NDFL la concediere numai dacă angajatul a indicat acest lucru în cererea sa (articolul 230 din Codul fiscal al Federației Ruse).
De ce ar putea o persoană să aibă nevoie de această hârtie? Ea este cea care îi asigură dreptul de a primi un standard deducere fiscală pe tot parcursul anului.
- Ajutor pentru calcularea beneficiilor din FSS
Această adeverință (formularul 4n) se eliberează salariatului fără greșeală, indiferent dacă acesta a scris sau nu cererea corespunzătoare. Acesta conține informații despre valoarea totală a câștigurilor persoanei concediate în ultimii doi ani, precum și informații despre valoarea deducerilor pentru asigurări sociale(Art. 4.1 Nr. 255-FZ).
În plus, precizează numărul zile calendaristice timp în care salariatul s-a aflat în concediu medical, în concediu pentru creșterea copilului etc., ceea ce a determinat ca acesta să primească un câștig incomplet. În unele cazuri, emis doua referinte: unul - în ceea ce privește venitul anual și valoarea contribuțiilor la FSS, al doilea - în ceea ce privește numărul de zile calendaristice caracterizate prin plata câștigurilor incomplete.
- Ajutor centru de locuri de muncă
Dacă imediat după concediere, angajatul urmează să se înregistreze la centrul de ocupare a forței de muncă, atunci ar trebui să ceară angajatorului un certificat cu câștigurile sale medii pentru ultimele trei luni de angajare. Acest document este întocmit strict pe baza cererii angajatului concediat către departamentul de personal al organizației (articolul 3 nr. 1032-1 din Legea federală).
Cum se calculează câștigul mediu? Toate informațiile despre aceasta sunt conținute în Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse nr. 62 din 08/12/2003. Certificatul în sine este eliberat într-o formă arbitrară.
- Documente contabile în UIF
Fondul de pensii al Federației Ruse păstrează evidențe personalizate ale tuturor angajaților. Totodată, în ziua concedierii, oricare dintre aceștia trebuie să primească de la angajator o adeverință care să conțină informații cu privire la valoarea deducerilor în numerar pentru primele de asigurare la Fondul de pensii. Acest document este obligatoriu pentru eliberare și, prin urmare, este prezentat angajatului chiar și fără o cerere corespunzătoare din partea acestuia (articolul 11 nr. 27-FZ)
Rămâne de adăugat că toate documentele enumerate sunt eliberate la concedierea de bunăvoie și la inițiativa angajatorului. Refuzul emiterii atrage răspunderea administrativă a angajatorului - suspendarea activității pe o perioadă de până la 3 luni, precum și amendă în cuantum de:
- De la 1.000 la 5.000 - pentru antreprenori individuali și funcționari;
- De la 30.000 la 50.000 - pentru persoane juridice.
Certificat obligatoriu
În termen de trei zile de la concedierea salariatului, angajatorul eliberează adeverințe obligatorii angajatului său. Prezentarea lor nu necesită ca angajatul să scrie o declarație. Deci, ce ar trebui emis la concedierea fără greșeală a unui angajat al companiei? Fara indoiala, certificatul cuantumului câștigurilor din ultimii doi ani calendaristici. Forma sa este aprobată în Ordinul Ministerului Muncii al Federației Ruse nr. 182n (nr. 255-FZ). Angajatul transmite acest document noului său angajator.
Un certificat de venit obligatoriu la concediere se eliberează fără declarație din partea salariatului în termen de trei zile de la momentul concedierii. Este obligatorie și executarea acestuia, precum și efectuarea unei înscrieri corespunzătoare în carnetul de muncă.
Certificate la concediere la cererea scrisă a salariatului
În afară de certificat obligatoriu Există, de asemenea, documente care sunt furnizate angajaților numai pe baza cererii lor scrise (articolul 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse). Referințele la aceste lucrări includ:
- despre salariu;
- privind primele de asigurare acumulate și plătite către UIF;
- despre durata de muncă în cadrul acestei organizaţii.
La solicitarea angajatului se pune la dispoziție și un document 2-NDFL. În același timp, angajatorul nu are dreptul de a refuza angajatul: aceste documente sunt legate de activitatea de muncă a unei anumite persoane și conțin informații private referitoare doar la aceasta.
Este important să țineți cont de particularitățile emiterii documentelor pe baza unei cereri scrise din partea unui angajat:
- În primul rând, toate documentele și copiile acestora sunt întocmite cu strictețe gratuit in trei zile;
- În al doilea rând, un certificat de prime de asigurare la concediere, salariu și impozit pe venitul 2 persoane se întocmește de către departamentul de contabilitate, iar departamentul de personal se întocmește doar o adeverință a perioadei de activitate în această companie. Dacă organizația nu are un departament de personal, atunci pregătirea tuturor documentelor este responsabilitatea unui contabil.
Merită adăugat că certificatul la Fondul de pensii la concediere conține în mod necesar informații contabile personalizate. Acest lucru, fără dificultăți inutile, vă permite să adăugați acumularea contribuțiilor la pensia angajaților după angajarea acestuia într-un loc nou.
Obligatia societatii in ziua concedierii
S-a menționat anterior că toate adeverințele la concedierea unui salariat, atât obligatorii, cât și la cererea persoanei concediate, se eliberează în termen de trei zile de la data încetării raportului de muncă sau depunerea unei cereri corespunzătoare la departamentul de personal. Cu toate acestea, există informații care ar trebui furnizate angajatului imediat în ziua încheierii raportului de muncă. Include date contabile personalizate pentru un angajat din sistemul de asigurări de pensii (articolul 11 nr. 27-FZ).
În acest caz, cum sunt acte la concedierea de la angajator?
- În primul rând, aceste informații sunt reflectate într-o formă arbitrară într-un document separat;
- În al doilea rând, angajatul pregătește o confirmare scrisă a transferului acestor informații.
Conform compoziției sale, informațiile contabile personalizate includ informații referitoare la:
- Informații despre valoarea primelor de asigurare acumulate și plătite;
- Date despre experiență în asigurare angajat
- Informații despre contribuțiile speciale ale angajatorului în favoarea pensiei finanțate de salariat și alte contribuții suplimentare.
Emiterea unor astfel de informații implică operarea de date private, prin urmare, angajatul nu este obligat să scrie o cerere pentru furnizarea acestora. Cu toate acestea, angajatorul are dreptul de a emite astfel de informații strict împotriva semnăturii angajatului.
Cum să trimiți informații
Conform cerințelor Legislația rusă, orice organizație este obligată nu numai să prezinte periodic rapoarte către UIF, ci și să furnizeze angajatului însuși o copie a informațiilor sale individuale (articolul 11 nr. 27-FZ).
Spre deosebire de multe alte certificate care se eliberează la concedierea unui angajat, informațiile privind deducerile către UIF sunt prezentate pe baza unor formulare strict definite în legislație și anume:
- S3V-6-1, S3V-6-4 - pentru informații despre contributii la pensie pentru perioada de până în 2014;
- RSV-1 (secțiunea a 6-a), în cazul în care vorbim de informații incluse în rapoartele pentru UIF după 2014.
De ce vorbim despre date atât de timpurii - în special, despre perioada de timp dinainte de 2014? Cert este că majoritatea organizațiilor ignoră necesitatea de a furniza periodic informații din rapoartele privind contribuțiile la Fondul de pensii ale lucrătorilor. De aceea, la momentul concedierii, aceștia trebuie să facă copii ale acestor documente pentru toate perioadele anterioare de raportare.
Registrul certificatelor eliberate
Toate adeverințele furnizate angajatului se eliberează strict împotriva semnăturii angajatului concediat. Pentru ce este? Pentru a salva angajatorul de atacurile angajatului în viitor, precum și pentru a-l proteja de litigii îndelungate și costisitoare.
Confirmarea scrisă a unui angajat poate fi emisă în mai multe forme:
- Chitanța de primire a documentului;
- O semnătură pe documentul original care va rămâne în organizație (de exemplu, formularul RSV-1);
- Semnătura în registrul certificatelor eliberate.
Ultima opțiune este recunoscută de majoritatea angajaților ca fiind cea mai convenabilă și eficientă, deoarece:
- Numerotarea de la capăt la cap a documentelor vă permite să aflați în orice moment exact câte hârtii au fost deja puse la dispoziție angajaților;
- Informațiile despre orice referință pot fi găsite într-un anumit jurnal, și nu pentru a parcurge întregul fișier al companiei;
- Documentul nu poate fi înregistrat retrodatare sau eliminați orice informație din jurnal.
În Rusia nu există formă unificată registrul certificatelor eliberate salariatilor. Cu toate acestea, forma sa cea mai comună este un tabel cu următoarele coloane:
- Număr în ordine;
- Data depunerii documentului;
- NUMELE COMPLET. aplicantul;
- Tipul documentului (certificat, copie etc.);
- Conținutul pe scurt al ajutorului;
- Semnătura angajatului destinatar.
De obicei, jurnalul de înregistrare este ținut de departamentul de personal al întreprinderii, cu toate acestea, o astfel de sarcină poate fi atribuită și unui specialist în evidență.
În concluzie, trebuie subliniat că o parte din certificatele la concedierea unui angajat se eliberează fără greșeală, iar o parte se bazează strict pe cererea angajatului. Totodată, toate documentele sunt furnizate în termen de trei zile de la data încetării contractului de muncă sau depunerea unei cereri la departamentul de personal și strict împotriva semnăturii salariatului concediat.