Existujú rôzne definície pojmu „správa dokumentov“, ale žiadna z nich sa nestala všeobecne akceptovanou. Avšak, rovnako ako koncept "dokument". A to je prirodzené, keďže „dokumentová veda“ je mnohorozmerný, štrukturálne rozvetvený pojem, týkajúci sa rôzne strany dokument a dokument-komunikačné činnosti - javy nemenej zložité a mnohostranné.
Dá sa to povedať správa dokumentov je veda o dokumente a dokumentovo-komunikačnej činnosti. Ide o vednú disciplínu, ktorá študuje zákonitosti tvorby a fungovania dokumentov, rozvíja princípy budovania dokumentovo-komunikačných systémov a metódy ich činnosti.
Dokumentová veda skúma dokument ako zdroj informácií a prostriedok sociálnej komunikácie. Ide o komplexnú vedu o dokumente a dokumentovo-komunikačnej činnosti, ktorá študuje procesy tvorby, distribúcie a využívania dokumentárnych zdrojov informácií v spoločnosti v historickom, modernom a prognostickom zmysle.
Formovanie správy dokumentov ako vednej disciplíny zahŕňa vymedzenie jej hlavných zložiek: objekt, subjekt, štruktúra, metódy, pojmový aparát - v ich jednote a celistvosti, t.j. ako systematická vedná disciplína.
Predmet vedy odpovedá na otázku: čo študuje veda. Predmet dokumentácie ako veda je komplexná štúdia dokumentu ako systémového objektu, špeciálne vytvoreného na ukladanie a distribúciu (prenos) informácií v priestore a čase. Dokument vzniká v rámci dokumentačných a komunikačných činností, preto predmetom vedy sú všetky druhy tejto činnosti - tvorba, výroba, uchovávanie, distribúcia a používanie dokumentov, tvorba dokumentačných systémov.
Predmet vedy musí odpovedať na otázku: akým spôsobom, prečo, za akým účelom a na čo presne sa skúma objekt a prostredníctvom neho objektívna realita. Predmet vedy určuje obsah vedeckého poznania o objekte – dokument a dokument-komunikačná činnosť. Predmet dokumentácie je vytváranie vedeckých poznatkov o dokumente v jednote jeho informačnej a materiálnej zložky, o zákonitostiach tvorby a fungovania dokumentov v spoločnosti.
Veda o dokumente študuje dokument ako predmet na teoretickej, historickej a metodologickej (praktickej) úrovni. Skúma dokument ako systém, jeho vlastnosti, parametre, štruktúru, funkcie, metódy a spôsoby dokumentovania, klasifikáciu a typológiu dokumentov. V oblasti jeho pozornosti sú všeobecné zákonitosti tvorby, distribúcie, uchovávania a používania dokumentov. Navyše, predmetom štúdia môže byť dokument ako celok alebo jeho jednotlivé aspekty, špecifické vlastnosti dokumentačná a komunikačná činnosť.
Koniec práce -
Táto téma patrí:
Vedenie záznamov ako vedná disciplína
Odbor Dokumentácia je určený pre študentov študujúcich v odbore Organizácia a ..
Ak potrebujete ďalší materiál k tejto téme, alebo ste nenašli to, čo ste hľadali, odporúčame použiť vyhľadávanie v našej databáze prác:
Čo urobíme s prijatým materiálom:
Ak sa tento materiál ukázal byť pre vás užitočný, môžete si ho uložiť na svoju stránku v sociálnych sieťach:
| pípanie |
Všetky témy v tejto sekcii:
Hlavné fázy vývoja dokumentácie
Správa záznamov patrí do kategórie mladých vied, ešte nie je úplne sformovaná ako vedná disciplína, ktorá sumarizuje súbor poznatkov o dokumente. Táto veda nevznikla s
Štruktúra správy dokumentov
Ako každá vedná disciplína, aj správa záznamov má štruktúru, ktorá je ešte len v plienkach. Štrukturálne je správa dokumentov rozdelená na dva podsystémy: všeobecný a špeciálny.
Vzťah správy dokumentov s inými vedami
Moderné štádium je charakterizované aktivizáciou štúdia dokumentu všetkými vedami, kde je hlavným alebo jedným z predmetov štúdia. Spojením úsilia týchto vied vzniká v
Takmer akékoľvek dokumenty, dokumentačné systémy a súbory dokumentov môžu slúžiť ako zdroje vo výskume správy dokumentov. Na ich základe je možné
Systematický prístup k dokumentu ako predmetu štúdia
Otázky: 1 Podstata, genéza a vývoj pojmu „dokument“ 2 Vzťah medzi pojmami „dokument“, „informácia“ a „ma
Vlastnosti, vlastnosti a funkcie dokumentu
Dokument je komplexný objekt, ktorý je jednotou informácie a hmotným (hmotným) nosičom. Zistiť jeho podstatu je úloha, ktorá sa rieši pomocou systematického
Všeobecné ustanovenia a pojmy dokumentácie
Dokumentácia je vytvorenie dokumentu pomocou rôznych metód, metód a prostriedkov fixácie informácie na hmotný nosič. Metóda dokumentu
Pojem jazykov
Jazyk je osobitný systém heterogénnych a zároveň vnútorne prepojených štruktúrnych jednotiek (hlásky, morfémy, slová, slovné spojenia, vety a pod.), ktoré
Podpísať spôsob fixácie informácií
Dokument obsahuje sociálne informácie vyjadrené v symbolickej forme. Významnosť je jednou z jeho hlavných čŕt. Dokument je informácia vyhotovená vo forme súboru po sebe nasledujúcich znakov.
Spôsoby a prostriedky zaznamenávania informácií
Zaznamenávanie informácií je spôsob upevnenia informácií na hmotný nosič. V súčasnosti sa používajú systémy na zaznamenávanie informácií (ručné, mechanické).
Štruktúra dokumentu
Otázky: 1. Zjednotenie a štandardizácia 2. Registrácia detailov 5.1.1 Zjednotenie a štandardizácia Dokument zjednotenia
Registrácia podrobností
Každý dokument pozostáva z prvkov nazývaných atribúty. Rôzne dokumenty mať inú sadu rekvizít. Súbor detailov usporiadaných určitým spôsobom
Požiadavky na formuláre dokumentov
Formáty papierové dokumenty. Servisné dokumenty sú vyrábané a reprodukované na papieri štandardného formátu, ktorý je spojený s použitím kopírovacieho zariadenia, s potrebou uchovávania dokumentov
Požiadavky na vyhotovenie dokladov
Dokumenty môžu byť vyrobené na písacom stroji alebo pomocou tlačiarenských zariadení, počítačového vybavenia. Samostatné interné dokumenty, ktorej autori
Organizačné dokumenty
Otázky: 1. Organizačné dokumenty - stanovy, predpisy, pokyny, personálne stoly atď. Činnosť inštitúcií, organizácií
Organizačné dokumenty – stanovy, nariadenia, pokyny, personálne tabuľky a pod.
Organizačné dokumenty implementujú normy administratívnej a civilné právo, sú právny základčinnosti inštitúcie a sú prísne záväzné. Tieto dokumenty sú
Administratívne dokumenty – uznesenia, rozhodnutia, príkazy, pokyny a pod.
Všetky administratívne dokumenty musia prísne spĺňať ustanovenia platnej legislatívy. Prvá fáza vývoja projektu administratívny dokument- definícia kruhu
Dokumentovanie činnosti kolegiálnych orgánov
Protokol môže byť tiež informačné dokumenty(obsahuje informácie o prerokovaní akéhokoľvek problému) a do administratívneho, pretože. obsahuje výrokovú časť. Protokol - dokument, oprava
Systém vykazovania dokumentácie
Správa - dokument obsahujúci informácie o výsledkoch činnosti za určité časové obdobie. Dokumentácia podávania správ inštitúcie pozostáva z niekoľkých súborov dokumentov:
HR dokumentácia
Pracovné vzťahy podniky so zamestnancom upravuje Zákonník práce Ruskej federácie. Na základe článkov Kódexu by mal podnik zaviesť jednotný postup registrácie prijatia, prepustenia
Systém účtovnej dokumentácie
prvotné účtovné doklady. Všetky obchodné transakcie uskutočnené organizáciou musia byť zdokumentované podpornými dokumentmi. Tieto doklady slúžia ako prvotné účtovné doklady na základe
Predpisy a štátne normy
Otázky: 1 Regulačné právne úkony regulácia podpory dokumentácie na federálnej úrovni. 2. Štátne normy pre dokumentáciu. P
Rezortné predpisy
Dôležitou súčasťou regulačného rámca pre prípravu a vyhotovenie dokumentácie je predpisov medzirezortného a rezortného charakteru, vydávajú ministerstvá, štát Komi
Informačná komunikácia podniku
Typická štruktúra podniku Pri diskusii všeobecné otázky kancelárska práca pod pojmom „podnik“ zvyčajne znamená pomerne široký okruh rôznych organizácií.
Štruktúra moderného obchodného podniku
Teraz zvážte štruktúru moderných veľkých obchodného podniku, pozri diagram (Obrázok 8.2) Obrázok 8.2
Kancelárske vybavenie a toky informácií v modernej kancelárii
Informačné centrum pre každého zamestnanca modernej kancelárie je osobný počítač pripojený k lokálnej a globálnej sieti. Obrázok 8.4 zobrazuje podkľúč
Technológia prevodu papierových dokumentov do elektronických
Na rozdiel od papierových dokumentov je možné elektronické dokumenty spracovávať efektívnejšie (replikovať, distribuovať, ukladať atď.). Technológie sa aktívne rozvíjajú
Typy systémov na zadávanie dokumentov
Okrem technologických aspektov, o ktorých sme hovorili vyššie, sú tu aj špecifiká spojené s mierou využitia technológie vstupu papierových dokumentov. Pravdaže, keď hovoríme o domove
Produkty na zadanie osobného formulára
Najznámejšími riešeniami sú ABBYY FormReader a systém Cognitive Forms. ABBYY FormReader poskytuje vysoký stupeň rozpoznania tlačených znakov, značiek a kusov.
Všeobecná štruktúra podpory manažérskej dokumentácie
Riadenie každého podniku je informačný proces, v ktorom sa prijímajú, spracúvajú, prijímajú sa rozhodnutia, rozhodnutia sa oznamujú výkonným pracovníkom, ktorých činnosť kontrolujem.
Tvorba a skladovanie aktuálnych prípadov
Otázky: 1. Vznik a výkon prípadov. 2. Organizácia operatívneho ukladania dokumentov. 9.1.1 Vznik a výkon prípadov
Príprava prípadov na odovzdanie a postup pri odovzdávaní prípadov do archívu na ďalšie uloženie
Otázky: 1.Skúmanie hodnoty dokumentov. 2. Registrácia vecí. 3. Zhotovenie krytu puzdier. 4. Zostavovanie inventúr. 5. Postup pri prenose dokumentov na uloženie v
Vykonanie preskúmania hodnoty
Každý rok v kancelárskej práci organizácie (inštitúcie) vyberajú dokumenty na trvalé a dočasné uloženie, ako aj na zničenie. Tento výber vykonávajú zamestnanci štrukturálne členenia pri
Organizácia práce s dokumentmi s obmedzeným prístupom
Otázky: 1. Organizácia práce s dokumentmi súvisiacimi s štátne tajomstvo 2. Organizácia práce s dokumentmi obsahujúcimi dôverné informácie
Recepčná registrácia dôverných dokumentov
Všetku korešpondenciu vstupujúcu do organizácie s obmedzovacou pečiatkou prijímajú a otvárajú zamestnanci, ktorí sú určení na prácu s týmito materiálmi. Kontroluje číslo
Prípady s obmedzeným prístupom
Otázky: 1. Zoskupovanie spustiteľných dokumentov do súborov 2. Používanie dokumentov, súborov a publikácií. Odstránenie pečiatky s obmedzením prístupu 11.3
Používanie dokumentov, súborov a publikácií. Odstránenie pečiatky s obmedzením prístupu
Nie je dovolené používať informácie z zakázaných dokumentov v otvorených prejavoch, v publikáciách vo verejnej tlači. v rozhlasovom a televíznom vysielaní, vystavené
Doslov
Touto cestou, určité typy dokumenty a dokumentovo-komunikačné činnosti majú výrazné špecifiká. Zvlášť cítiť prepojenie správy dokumentov s informatikou
Bibliografický zoznam
1. Zákon Ruskej federácie "o informáciách, informatizácii a ochrane informácií" z 25. januára 1995 // Zhromaždené. Zákony Ruskej federácie. 1995. Číslo 8. 609 s. 2. Základy legislatívy Ruskej federácie o archívnom fonde Ruska
Základné pojmy a definície
Autor dokumentu je prirodzený resp subjekt kto vytvoril listinu Zákon - listina vyhotovená viacerými osobami
Pochopenie predmetu a predmetu vedy o dokumentoch závisí od toho, ako sa veda o dokumentoch interpretuje, ako je určená jej štruktúra.
N.N. Kushnarenko vo svojej učebnici rozdeľuje správu dokumentov na všeobecnú a špeciálnu. Považuje za objekt všeobecnej dokumentácie „komplexné štúdium dokumentu ako systémového objektu“. Predmet dokumentácie je definovaný ako „vytváranie vedeckých poznatkov o dokumente...“. Štruktúra všeobecnej dokumentácie zahŕňa: teóriu dokumentu, históriu dokumentu, históriu a teóriu dokumentu a komunikačné aktivity. K teórii dokumentu sa pridáva synonymický názov – „dokumentológia“. Zároveň samotná učebnica, ktorá odzrkadľuje obsah všeobecnej dokumentovej vedy, má tieto časti: „Teoretické základy vedy o dokumentoch“, „Charakteristika určitých typov a typov dokumentov“, „Dokumenty o najnovších nosičoch informácií“ . Z toho vyplýva, že skutočná všeobecná správa dokumentov tu pozostáva z teoretických základov a charakteristík hlavných typov a typov dokumentov.
Okrem všeobecnej dokumentácie N.N. Kushnarenko zdôrazňuje špeciálne vedenie dokumentácie a delí ho na špeciálne a súkromné. Komu špeciálna dokumentácia disciplíny, ktoré študujú „vlastnosti dokumentov, ktoré sú predmetom knižnice,
archívnictvo, múzejné záležitosti“, ale v zozname týchto odborov (knižničná veda, bibliografia, archívnictvo, muzeológia, informačná veda) nie sú špecifické odbory, ktoré študujú „vlastnosti dokumentov“, ale odbory poznania, ktoré samo- určenia, majú oveľa širšie predmety štúdia .
Okrem toho k disciplínam špeciálneho vedenia záznamov N.N. Kushnarenko klasifikoval tie, ktorých predmetom je „štúdium špecifík rôznych procesov dokumentačných a komunikačných aktivít“: veda o dokumentárnych fondoch, katalogizácia, doktrína uchovávania dokumentov, kancelárska práca atď. pri týchto konkrétnych odboroch poznamenávame, že príslušné sekcie alebo špeciálne vedné odbory existujú v rámci vyššie uvedeného knihovníctva, bibliografie, archívnictva, muzeológie. Nie je jasné, ako môžu vyniknúť nie vo vnútri, ale vedľa takýchto disciplín.
Predmet súkromná dokumentácia, podľa N.N. Kushnarenko, sú "určité typy a druhy dokumentov", medzi ktoré patria: "knihy, patenty, poznámky, mapy, filmy, optické disky atď." V súlade s tým sa súkromná veda o dokumentoch formuje do "súkromných vedeckých disciplín dokumentovej vedy": knižná veda, patentová veda, kartografia atď. Podľa N.N. Kushnarenko, je súčasťou dokumentačnej vedy ako „špeciálna“, „súkromná“ dokumentačná veda. Vo väčšine týchto odborov však nie sú predmetom štúdia len znaky zodpovedajúceho typu dokumentu. Predovšetkým knižná veda je komplexná veda, prípadne komplex vedných odborov, do ktorých patria jednotlivé vedné odbory, skúmajúce procesy vzniku a fungovania knihy v spoločnosti. Nemôže byť „súkromný“ v porovnaní s knihovníctvom, bibliografiou a inými odbormi.
Tieto nezrovnalosti si už všimli iní autori (S.G. Kuleshov, M.S. Slobodyanik) a podrobili ich odôvodnenej kritike 1 . Nemohli by byť zapamätané alebo považované len za fakt historiografie skúmanej problematiky, ak by vyššie uvedené stanovisko nebolo uvedené v učebnici, ktorú dodnes aktívne využívajú študenti aj učitelia dokumentárnej vedy, preto je jej obsah stále relevantné dnes.
Vývoj názorov autora učebnice - N.N. Kushnarenko - pokiaľ ide o zvažovanú otázku, môžete sledovať jej nasledujúce publikácie. V nich sa už veda o „správe dokumentov“ nedelí na tri, ale na štyri časti. Najprv - dokumentológie. Ide o teóriu a metodiku správy dokumentov 2 alebo len o metodiku správy dokumentov 3 . Druhá časť - všeobecná správa dokumentácie- tu zahŕňa „históriu vzniku dokumentovej komunikácie, ako aj metodológiu a organizáciu práce s dokumentom“ alebo „históriu, typológiu, klasifikáciu dokumentu, technologické základy“ životný cyklus dokument“.
Na treťom mieste je súkromná dokumentácia, ktorý zahŕňa vedné odbory „študujúce niektoré z najdôležitejších procesov práce s dokumentom“, a to: „teóriu a technológiu zostavovania dokumentov, ich úpravu, replikáciu, distribúciu, ochranu, spracovanie, účtovníctvo, kumuláciu, uchovávanie, používanie“. Medzi relevantné disciplíny patria: štylistika dokumentov, teória a prax úpravy, kancelárska práca, organizácia a technológia publikovania, bibliopol, štatistika dokumentov, duševné právo, ochrana informácií v automatizovaných systémoch, analytické a syntetické spracovanie dokumentov, zdroje dokumentov, informácie o dokumentoch získavanie
systémy, teória a technológia ukladania dokumentov, reštaurovanie a konzervácia dokumentov, elektronická správa dokumentov, plnotextové databázy. Urobil sa pokus o diferenciáciu uvedených disciplín v súlade s procesmi, ktoré študujú, čím sa tento zoznam do určitej miery systematizuje. Ale príslušnosť všetkých týchto disciplín k dokumentácii, aj keď je súkromná, zatiaľ nebola preukázaná. O niektorých uvedených odboroch je známe, že súvisia s filológiou, bibliológiou, knihovníctvom, informatikou. Je zrejmé, že v tomto prípade je objasnená odpoveď na otázku: ktoré časti menovaných odvetví znalostí možno považovať za správu dokumentov. To znamená, že nie všetka bibliológia, knihovníctvo, archívnictvo sú proklamovanými disciplínami správy dokumentov.
Štvrtá časť navrhovaného N.N. Kushnarenko novej štruktúry správy dokumentov boli disciplíny "špeciálna dokumentácia", pridelené jednak podľa druhov dokumentov - kartografická, patentová dokumentácia, jednak podľa "oblastí praktickej činnosti" - archívne, administratívne, bankové, bibliografické, knižničné, múzejné, informačné. Treba poznamenať, že medzi prvými už nie je bibliológia a filmová veda a medzi tými druhými nie sú vymenované odbory poznania ako celok (archívnictvo, knižničná veda atď.), ale iba zodpovedajúca „veda o dokumente“ . Nie je však jasné, ako tieto disciplíny „vedy o špeciálnych dokumentoch“ korelujú s disciplínami „vedy o súkromných dokumentoch“ uvedenými vyššie. Podľa nášho názoru nemôžu byť oddelené, okrem vyššie uvedených disciplín „súkromnej evidencie“. S najväčšou pravdepodobnosťou existuje „špeciálna správa dokumentov“, ktorá sa vyznačuje oblasťami praktickej činnosti, vo forme zodpovedajúcich disciplín vyššie opísanej „správy súkromných dokumentov“, čo by sa malo povedať.
Určitou zvláštnosťou štruktúry správy dokumentov načrtnutej v týchto článkoch je to, že tu nešlo čisto o vedu, ale o cyklus vzdelávacích disciplín správy dokumentov, ktoré sa vyčleňujú v procese prípravy špecialistov v odbore „Dokumentová veda a informačná činnosť“ . Ako viete, štruktúra vedy a štruktúra cyklu akademických disciplín- rôzne pojmy. V niektorých prípadoch sa môžu zhodovať, ale môže to byť aj tak, že jedna akademická disciplína pokrýva všetky aspekty vedy, alebo naopak, celý cyklus disciplín pre konkrétnu špecializáciu nepokrýva vedu ako celok. Takáto možnosť môže existovať aj vtedy, keď sa akademické disciplíny nerozlišujú v súlade so štruktúrou vedy (podľa jej hlavných častí), ale venujú sa objektom, procesom, operáciám atď., ktoré sa líšia významom a predmetom štúdia.
V súčasnosti N.N. Kushnarenko považuje Yu.N. Stolyarov priradil názov „dokumentológia“ vede o dokumente v širšom zmysle a názov „dokumentová veda“ ponechal vede manažérska dokumentácia, čo bude znamenať revíziu predstáv o štruktúre, predmete a predmete oboch vied 1 .
Iným spôsobom bola prezentovaná štruktúra riadenia dokumentácie a jej prepojenie s inými vedami S.G. Kuleshov 2 . Správa dokumentov sa podľa jeho názoru delí na všeobecný(synonymum S.G. Kuleshov je dokumentológia) a špeciálne, rozlíšené podľa typov dokumentov a typov dokumentácie. Predmet všeobecného manažmentu dokumentov je definovaný ako „utváranie vedeckého poznania o dokumente v jednote jeho informačnej a materiálnej zložky, zákonitosti tvorby a fungovania dokumentov v spoločnosti“. Obsahom všeobecnej dokumentácie S.G. Kuleshov to definuje celkom jasne: „Dokumentológia je všeobecná veda o dokumentoch, ktorá rozvíja otázky teórie dokumentov, študuje vzorce genézy a evolúcie.
dokument, spoločný všetkým vedám problémy fungovania dokumentov, prax ich tvorby a práce s nimi“ 1 .
Štruktúra všeobecnej dokumentácie(alebo dokumentológia) S.G. Kuleshov to definuje takto: „... nepozostáva z vedných odborov, ale z takých sekcií ako „Koncepcie dokumentu“, „Funkcie dokumentu“, „Typológia dokumentu“, „Hlavné etapy vývoja dokumentu“ „Všeobecné problémy tvorby , uloženie a fungovanie dokumentu " atď.". Naozaj definované tu bežné problémy týkajúce sa akýchkoľvek dokumentov.
špeciálna dokumentácia, podľa koncepcie S.G. Kuleshov, pozostáva z pomerne jasne ohraničeného okruhu odborov, ktorých predmetom štúdia sú určité druhy dokumentov a typov dokumentácie: veda o riadiacej dokumentácii, veda o kartografickej dokumentácii, veda o filmovej a fotografickej a zvukovej dokumentácii, veda o vedeckej a technickej dokumentácii, veda o elektronických dokumentoch. S.G. Kuleshov uznáva vedu o riadiacej dokumentácii, „vytvorenú z hlbín teórie a praxe kancelárskej práce“ a až do našej doby sa nazývala jednoducho „veda o dokumentoch“, bez uvedenia typu skúmanej dokumentácie.
Čo sa týka iných odborov poznania, ktoré sa špecializujú na štúdium dokumentov, ktoré sa líšia obsahom, vonkajšou formou, nominálnymi hodnotami, žánrami a pod., ich zjednotenie v medziach dokumentovej vedy, podľa S.G. Kuleshov, „sotva možné“. Zdôrazňuje sa, že „náuka o knihe je zahrnutá do vied dokumentárneho a komunikačného cyklu, ale v žiadnom prípade nemôže ísť o smer špeciálnej dokumentačnej vedy“ 2 .
V učebnej pomôcke Nonna Borisovna Zinovieva 1 správa dokumentov je charakterizovaná ako zásadná a zároveň
aplikovanej vednej disciplíne. Základný výskum vo vede o dokumente je zameraný na štúdium podstaty dokumentácie, vývoja formy a obsahu dokumentu, jeho funkcií v spoločnosti, sociokultúrnych, etno-národných, historických čŕt dokumentácie, problémov vnímania dokumentu, zlepšovania semiotických a sémantické prostriedky jej vyjadrenia. Aplikovaný výskum správy dokumentov podľa N.B. Zinovieva, sa týkajú klasifikácie dokumentov, ich indexovania, sumarizácie, vytvárania vyhľadávacieho obrazu dokumentu, organizácie pracovného postupu, výberu dokumentov, ich ukladania, vyhľadávania atď.
Navrhol svoju koncepciu štruktúry správy dokumentov PANI. slobodianske. Dokumentová veda je podľa jeho názoru „komplex vedných disciplín zameraných na komplexné štúdium dokumentu v širokom kontexte, ako aj rôznych formácií dokumentov, ktoré tvoria dokumentovú infraštruktúru spoločnosti“ 2. V rámci správy dokumentov M.S. Slobodyanik vyzdvihol predovšetkým dokumentáciu- "integrujúca vedná disciplína, ktorá má hmatateľný metavedecký charakter" "ako pre odbory správy dokumentov, tak aj pre príbuzné a príbuzné vedy, ktoré študujú aj dokument ako jednu zo zložiek vlastného objektu (knižničná veda, bibliografia a pod.)".
Podľa M.S. Slobodyanika, „predmetom dokumentológie sú zákonitosti fungovania dokumentov a formácií dokumentov ako kanálov sociálnej komunikácie zameraných na uspokojovanie potrieb spoločnosti a používateľov v aktuálnych a retrospektívnych dokumentárnych informáciách“ 3 . V článku M.S. Slobodyanika 2003 je dokumentológia charakterizovaná ako vedná disciplína pozostávajúca z dvoch častí: 1) teória správy dokumentov, dokument a dokumentárna infraštruktúra spoločnosti; 2) história dokumentácie a dokumentu. AT
článku z roku 2005 sa dokumentológia delí na dve ďalšie zložky – všeobecnú dokumentológiu a odvetvovú správu dokumentov. V rámci všeobecnej dokumentológie sa realizuje „komplexné štúdium dokumentológie, dokumentu a dokumentárnej infraštruktúry spoločnosti“, „predmetom odvetvovej dokumentárnej vedy sú zákonitosti fungovania dokumentov a ich formovanie ako kanálov sociálna komunikácia zameraná na uspokojovanie profesionálnych potrieb spoločnosti a používateľov v aktuálnych a retrospektívnych dokumentárnych informáciách odvetvia“ 1 .
Ostatné disciplíny správy dokumentov M.S. Volá Slobodianik špeciálne. Patria sem: teória dokumentárnej komunikácie, teória tokov dokumentov, veda o dokumentárnych fondoch, veda o elektronických dokumentoch, veda o manažérskych dokumentoch, teória a história kancelárskej práce. Ako vidíte, jedna časť týchto disciplín sa formuje v súlade s problémami, ktoré sa študujú; druhá časť - podľa druhov dokladov. PANI. Slobodyanik sa domnieva, že „dôležitou črtou, ktorá môže tvoriť samostatnú vednú disciplínu v oblasti správy dokumentov, je funkčná orientácia na uspokojovanie špecifických potrieb spoločnosti a charakteristík samostatných skupín dokumentov, ktoré si vyžadujú individualizovaný výskum“.
Okrem hlavného znaku na zvýraznenie tej či onej dokumentárnej disciplíny M.S. Slobodyanik považuje také vlastnosti za „vysokú úroveň ich autonómie, schopnosť opustiť komplex a začleniť sa do iného systému vied“, schopnosť „vytvoriť si vlastný subjekt a nadviazať spojenie s vedami, ktoré nie sú zahrnuté v štruktúre vied“. riadenie záznamov“ nevyhnutné. Tieto vlastnosti odborov však nemôžu byť základom pre ich združovanie do komplexu odborov, ale len základom pre určenie ich samostatnosti. Ďalšou vecou je „prítomnosť všeobecných teoretických a metodologických princípov, prameňov a
história vývoja“, ktorá predurčuje prítomnosť rôznych disciplín v jedinom komplexe.
Nedá sa len súhlasiť s poznámkami S.G. Kuleshov o neobmedzenej nezávislosti ako vedných disciplín teórie dokumentárnych komunikácií a teórie dokumentárnych tokov; umelosť spájania učenia o zbierkach knižníc, archívov, kancelárskych služieb atď. do „vedy o dokumentárnych fondoch“. Preto je potrebné ešte objasniť zloženie komplexu disciplín správy dokumentov.
Nejaké objasnenie obsahu dokumentáciu uvedené v nasledujúcich publikáciách N.N. Kushnarenko 2 a M.S. Slobodyanika 3 . N.N. Kushnarenko charakterizuje vedu o dokumentoch ako základnú vedeckú a vzdelávaciu disciplínu, ktorá sa výrazne líši od tradičného (samozrejme manažérskeho) manažmentu dokumentov. PANI. Slobodyanik ju považuje za „integrovanú vedeckú disciplínu s hmatateľným metavedeckým charakterom“; poznamenáva „obohacovanie predmetu vedy na úkor dokumentárnej infraštruktúry spoločnosti“, čo umožňuje študovať „črty dokumentárnej činnosti v rôznych sociálnych sférach a inštitúcie“.
Vzťah medzi správou dokumentov a správou dokumentov však zostáva nedefinovaný. Najmä M.S. Slobodyanik píše: "Dôležitým výsledkom rozvoja vedy o dokumentoch bude premena vedy o dokumentoch na integrovanú vedu s výrazným metavedeckým charakterom a širokým rozsahom praktického využitia." Nie je jasné, či dokumentológia nahradí moderný manažment dokumentov alebo zostane v jej zložení.
Na záver úvahy o aktuálne existujúcich koncepciách týkajúcich sa štruktúry správy dokumentov možno tvrdiť, že v každej
z nich je "racionálne zrno". Koncept N.N. Kushnarenko priťahuje skutočnosť, že vedu o dokumentoch interpretuje ako široké odvetvie poznania, v ktorom sa skúma všetko, čo s dokumentom súvisí. Tento prístup logicky pokračuje v názoroch Paula Otleta, zakladateľa vedy nazývanej „dokumentácia“ (alebo „dokumentológia“). Koncept S.G. Kuleshov sa vyznačuje jasnosťou, pokiaľ ide o obsah a hranice všeobecnej aj špeciálnej dokumentácie. Koncept M.S. Ako zásadnejšie upozorňuje Slobodyanika na špeciálne prepojenia medzi správou dokumentov a informačnou vedou. Zároveň v každom z vyššie uvedených konceptov existujú slabé miesta, ktoré spôsobujú poznámky. Syntéza existujúcich poznatkov ešte neprebehla.
Vo všetkých uvedených charakteristikách správy dokumentov ako celku alebo jeho štruktúrnych častí sledujeme jednu alebo druhú definíciu objektu a predmetu tejto vedy. Bolo by žiaduce tieto definície kombinovať a koordinovať, ale to je úlohou budúceho rozvoja našej vedy. Poznamenávame len, že za predmet vedy považujeme tie alebo iné javy objektívnej reality, ktorých štúdium je zameraný na vedecký výskum, a subjekt - tie aspekty tohto predmetu, ktoré sú určené účelom výskumu. Obsah vednej disciplíny odráža jej predmet aj predmet.
Definíciu objektu a predmetu dokumentácie formulujú snáď všetci učitelia tohto odboru na vyšších vzdelávacie inštitúcie. Závisí to od smerovania disciplíny (všeobecná alebo špeciálna dokumentácia), od teoretických názorov učiteľov, od stavu vývoja tohto problému.
Jevgenij Alexandrovič Pleškevič domnieva sa, že „predmetom poznania v správe dokumentov sú spoločensko-operačné informácie“ 1 . Vzhľadom na to, že v teoretických názoroch tohto autora sa operatívne informácie spájajú s pojmom „operačný dokument“, môžeme
predpokladať, že predmet správy dokumentov je obmedzený na úzky výklad dokumentu. Následná prezentácia materiálu disciplíny však ukazuje, že autor charakterizuje nielen „prevádzkové“ dokumenty, ale aj archívne a publikované. Predmet dokumentácie podľa E.A. Pleshkevich, má mnoho aspektov: štrukturálne, praktické, historické, právne, manažérske, informačné a „iné aspekty spoločensko-operačných informácií, ich zdokumentované formy“.
Nikolaj Semenovič Larkov jasne naznačuje: „Predmetom správy dokumentácie je oboje samostatné dokumenty, a celý súbor dokumentov v spoločnosti, to znamená všetky druhy, odrody, žánre a formy dokumentov, ako aj všetky systémy a podsystémy dokumentácie, jednoduché a zložité súbory dokumentov "2. Predmet náuky o dokumentoch, v r. jeho názor, pozostáva z dvoch častí: teoretickej a aplikovanej, podľa ktorých sa veda o dokumentoch delí na teoretickú a aplikovanú.
Podľa nášho názoru dokumentový vedecký objekt- ide o dokument ako fenomén informačnej a komunikačnej sféry spoločnosti. To znamená, že dokumentová veda by mala študovať nielen samotný dokument ako jednotu jeho informačných, materiálových a znakových zložiek, ale aj všetky zložky dokumentárnej informačnej komunikácie (nielen systém „dokument – spotrebiteľ informácií (alebo používateľ informačného systému)“, ale napríklad aj systém "komunikant - dokument", teda problematika tvorby dokumentu a činnosť sprostredkovateľov komunikácie v systéme "komunikant - dokument - príjemca" atď.). Predmet dokumentácie je vymedzenie druhov, štruktúry a vlastností dokumentu, ako aj zákonitostí jeho tvorby a fungovania v spoločnosti.
Štruktúra správy dokumentov možno definovať ako priesečník dvoch smerov jeho diferenciácie: aspekt a objekt. Aspekty sú: teória dokumentu, história dokumentu, organizácia dokumentačných činností, metodika (resp. technológia) dokumentačných činností. Dokumentárnu činnosť tu chápeme ako vytvorenie a použitie dokumentu.
Objektový smer diferenciácie štruktúry správy dokumentov zabezpečuje pridelenie takýchto podsekcií:
Dokument ako celok, ako fenomén informačnej a komunikačnej sféry spoločnosti.
Samostatné typy dokumentov a dokumentačný systém.
Samostatné procesy a operácie dokumentačných činností.
Prvá podsekcia objektu zodpovedá všeobecnej správe dokumentov, druhá a tretia - špeciálnej správe dokumentov. Predmet každej podsekcie možno vidieť v definícii jej účelu.
Štruktúra disciplíny „Dokumentová veda“ bude závisieť od špecializácie, pre ktorú je prezentovaná. Musí obsahovať všeobecné aj špeciálne časti. Počet špeciálnych častí a ich celkový objem bude závisieť od odborného zamerania a štruktúry kurikula (vrátane prítomnosti iných dokumentárnych disciplín).
Otázka, ako interpretovať pojem „dokumentológia“, zostáva diskutabilná. Rovná sa všeobecnej dokumentovej vede, alebo len teórii dokumentu, alebo naopak spája celý komplex vied, ktoré skúmajú dokument vo všetkých jeho súvislostiach? Naša odpoveď na túto otázku bude uvedená v nasledujúcej časti.
Veda o manažérskych dokumentoch je vedná disciplína, ktorá rozvíja teóriu manažérskeho dokumentu, študuje jeho genézu a vývoj, prax tvorby a fungovania. Dokument je hlavným predmetom poznania manažmentu záznamov.
Terminologický systém správy záznamov o manažmente zahŕňa pojmy, pojmy, kategórie, ktoré označujú objekty, procesy, javy skúmané touto disciplínou. Základnými pojmami manažérskej dokumentácie sú „riadenie“, „informácie“, „dokument riadenia“, „dokumentácia riadenia“.
Riadením sa rozumie súhrn činností riadiaceho objektu zameraných na vytváranie optimálnych podmienok pre fungovanie riadeného objektu, v súlade s jeho úlohami.
Hlavné typy riadiace činnosti je komunikácia, regulácia, kontrola.
Komunikácia- ide o súbor techník, metód a postupov, terminológie, ktorá zabezpečuje efektívnu informačnú interakciu medzi účastníkmi komunikačného procesu.
nariadenia- činnosti zamerané na podporu fungovania riadeného politického, sociálno-ekonomického systému v rámci objektívnych zákonitostí a jeho cieľov.
Kontrola- je dohľad nad spravovanými objektmi a procesmi za účelom kontroly súladu stavu s požadovaným, stanoveným predpismi, programami, plánmi atď.
Informácie i sa interpretuje ako súbor údajov o vnútornom a vonkajšom stave riadeného systému, ktoré slúžia na hodnotenie situácie a vypracovanie rozhodnutí manažmentu.
Manažérske dokumenty- ide o dokumenty, ktoré obsahujú informácie pre prijatie manažérskeho rozhodnutia, t.j. informácie o riadení.
Dokumentácia manažérskych informácií- ide o proces tvorby úradných dokumentov, ktorých obsahom sú riadiace informácie.
Dokumentačný fond- zahŕňa úradné dokumenty ktoré organizácia nahromadila v dôsledku svojej činnosti. Väčšinu alebo celý dokumentačný fond tvorí manažérska dokumentácia.
Manažérska dokumentácia inštitúcií tvoria oficiálne dokumenty, ktoré patria do rôznych tried riadiacej dokumentácie – organizačná a administratívna, primárne účtovníctvo, bankovníctvo, výkazníctvo a štatistické, plánovacie, zdrojové, obchodné, cenové, účtovné atď.
52. Riadiaca dokumentácia: úlohy, hlavné smery vedeckého výskumu.
Hlavné teoretické a praktické úlohy riadiacej dokumentácie:
Preskúmať históriu riadiaceho dokumentu, jeho tvorbu a fungovanie ako nosiča a zdroja informácií;
Vypracovať všeobecnú teóriu manažérskeho dokumentu, ktorá zahŕňa analýzu jeho povahy, charakteristiky obsahu a formy (vlastnosti, vlastnosti, štruktúra), funkcie;
Určiť zásady a metódy štúdia riadiaceho dokumentu;
Zistite miesto a úlohu riadiacej dokumentácie v spoločnosti;
Sledovať proces vzniku a rozvoja manažmentu záznamov ako vednej a vzdelávacej disciplíny;
Analyzovať najdôležitejšie koncepčné základy manažmentu záznamov;
Odhaliť epistemologickú povahu znalostí špeciálneho manažmentu dokumentov, miesto a funkcie manažérskeho manažmentu dokumentov medzi ostatnými disciplínami dokumentárneho a komunikačného cyklu.
Medzi hlavné oblasti vedeckého výskumu v manažmente záznamov možno rozlíšiť nasledovné:
Teoreticko-zásadné- štúdium dokumentácie ako informačného zdroja spoločnosti, kultúrneho fenoménu a prvku sociálnej pamäti.
Teoretický a aplikovaný výskum: analýza dynamiky toku úradných dokumentov; analýza štruktúry tokov servisných dokumentov; riešenie klasifikačných problémov dokumentácie; budovanie jednotných modelov úradných dokumentov a ich systémov vrátane elektronických; štúdium právnych aspektov tvorby, prevádzky, uchovávania úradných dokumentov a prístupu k ich informáciám; riešenie ekonomických otázok súvisiacich s tvorbou riadiacich dokumentov a organizáciou práce s dokumentáciou;
Vedecký a technologický výskum: príprava návrhov regulačných právnych aktov s cieľom vytvoriť jednotný právny základ pre tvorbu dokumentácie a organizáciu jej fungovania a uchovávania; harmonizácia medzinárodných noriem pre riadenie dokumentačných procesov; rozvoj racionálnych vedeckých metód tvorby úradných dokumentov, zavedenie jednotných foriem dokumentov a jednotných systémov dokumentácie; rozvoj praktických problémov tvorby elektronických dokumentov a riešenia otázok súvisiacich s ďalším využitím týchto dokumentov v ich dynamickom stave a pri ukladaní v archíve; riešenie lingvistických problémov pri organizovaní textov služobných dokumentov; štúdium metód informačnej a dokumentačnej podpory osvojenia si manažérskych
rozhodnutia, využitie dokumentačných fondov na tento účel a ako zdroj na uspokojovanie potrieb občanov.
Historický výskum:štúdium genézy dokumentu; analýza vývoja charakteristík obsahu a formy dokumentov; určenie obsahu procesov tvorby a vývoja typov a typov (tried) dokumentov a dokumentácie; štúdium historických podmienok pre vznik a fungovanie dokumentácie.
Jednou z hlavných otázok súvisiacich s definíciou konkrétnej vednej disciplíny je jej charakterizácia z hľadiska parametrov vlastných každej vede. Medzi tieto parametre patrí: objekt, predmet a štruktúra vedy, jej vzťah k iným vedám, miesto v systéme vied, metódy vedeckého bádania. Je tiež dôležité zvážiť históriu formovania tejto vedy, analýzu hlavných konceptov týkajúcich sa jej predmetu a úloh.
Skôr než prejdeme ku konkrétnym problémom, dajme si pracovnú definíciu správy dokumentov: toto je - veda o dokumentoch, skúmanie procesov tvorby a fungovania dokumentov.
8.1. Hlavné fázy vývoja a hlavné koncepty správy dokumentov
Veda o dokumentoch, ako poznatky o dokumente vo všeobecnosti, má prastaré korene: takmer od čias, keď dokumenty samotné vznikli, ľudia začali hromadiť poznatky o tom, ako dokumenty vytvárať, ako ich hodnotiť, ako s nimi narábať. Tieto poznatky však vznikli oddelene v rôznych oblastiach a oblastiach tvorby a používania (vrátane uchovávania a distribúcie) dokumentov 1 .
Vedecká registrácia vedomostí o dokumente sa vyskytuje v XVII-XVIII storočia. Začal študovať oficiálne a súkromné dokumenty právneho obsahu diplomatika, sa vo Francúzsku v 17. storočí vyvinul na vedeckú disciplínu.
Zároveň sa formuje niekoľko špeciálnych historických disciplín zameraných na štúdium dokumentov ako historických prameňov. Súhrnne sú známi ako historické pramene. Zahŕňalo niekoľko pomocných historických a filologických disciplín: paleografia- skúma históriu písma (spôsob písania, tvar písmen, vlastnosti materiálu, na ktorý sa písalo atď.), jeho vývoj a charakteristické znaky; sfragistika- študuje pečate, ktorými boli listy pripevnené a osvedčenia boli certifikované; textológie- skúma spisovné, literárne a folklórne diela, historické dokumenty, aby ustálil presný text a ďalej ich študoval, komentoval a publikoval; archeografiaštuduje teóriu a prax vydávania písomných historických prameňov, rozvíja zásady a metódy vydávania historických dokumentov. Dokumentárne znalosti môžu tiež zahŕňať bibliológia, alebo Bibliografia(tieto pojmy sa najskôr považovali za synonymá), ktoré sa začali rozvíjať v 18. - začiatkom 19. storočia. Ale samostatná vedná disciplína, ktorej predmetom by bol akýkoľvek dokument, dlho neexistovala.
Až na začiatku XX storočia. vznikol dokumentačná veda, založil belgický vedec Paul Otlet. ozval sa P. Otle dokumentáciu jednak praktické činnosti pri zhromažďovaní, uchovávaní a používaní dokumentov, a Vedecký výskum túto činnosť. Zároveň navrhol samostatný názov pre vedeckú činnosť:
dokumentológia, alebobibliológia. AT V súvislosti s identifikáciou dokumentu a knihy považoval názvy „dokumentológia“ a „bibliológia“ za synonymá. Teoretické základy dokumentológie položil P. Otlet v mnohých článkoch, monografii „Pojednanie o dokumentácii“ (1934), ako aj v praktickej činnosti Medzinárodného dokumentačného ústavu a neskôr Medzinárodnej dokumentačnej federácie.
Myšlienky dokumentácie našli široký obeh, boli schválené a podporované mnohými bádateľmi, ktorí sa zaoberali dokumentmi rôzneho pôvodu: knižnica, archív, múzeum.
Na začiatku 50-tych rokov XX storočia. na základe dokumentácie vzniká nový vedecký smer: informačná veda, alebo informačná veda (informácie veda). Jeho vznik uľahčil rozvoj teórie komunikácie (alebo teórie informácie) koncom 40. rokov. 20. storočie (zakladatelia - Norbert Wiener, Claude Shannon).
Zástancovia informačnej vedy zdôrazňovali, že práca s dokumentmi nie je samoúčelná, že jej hlavným cieľom je zachytávať, uchovávať a využívať informácie obsiahnuté v dokumentoch. V tomto ohľade sa dokumentačná veda transformuje, dokonca aj v názve dokumentácia a informačná veda, a Medzinárodná dokumentačná federácia, v Medzinárodná federácia Informácie a dokumentácia (v súčasnosti Medzinárodná federácia pre informácie).
Postupne sa stráca „dokumentárna“ časť názvu vedy, mení sa na čisto „informačnú vedu“, informatika ako veda, ktorá „študuje zákonitosti informačných procesov v sociálnych komunikáciách“ 1 . Dokument sa stal súčasťou objektu informatiky, keďže práve dokumenty sú hlavným zdrojom informácií a povinnou súčasťou informačných procesov v spoločnosti.
V 60-tych rokoch XX storočia. Informatika sa rozvíjala najmä ako vedecká informatika, štúdium procesov vedeckej informačnej činnosti a podľa toho aj vedeckých dokumentov (resp. dokumentov ako zdrojov vedeckých informácií).
Všeobecné vzorce tvorby a používania dokumentov v 60-70-tych rokoch XX storočia. začal študovať dokumentárnych filmov (najznámejším ruským predstaviteľom tohto smeru je Gennadij Grigorievič Vorobjov) 1 . Záujem o dokument vznikol v súvislosti s potrebou študovať nové, počítačové dokumenty, ktorými boli v tom čase dierne štítky a dierne pásky. Tento vedecký smer sa však následne nerozšíril.
Od konca 40. rokov XX. storočia a obzvlášť intenzívne od 60. rokov sa začala rozvíjať správa dokumentov v rámci vzdelávania špecialistov v archívnictve. Predtým sa znalosti správy dokumentov prelínali v rôznych odboroch archivácie. Hlavným cieľom novej vednej disciplíny bolo štúdium procesov prípravy riadiacich dokumentov, ktoré sa po splnení svojich hlavných funkcií ukladajú do archívu. Zároveň boli v rámci tohto vedeckého smeru nastolené a zvážené otázky všeobecného charakteru o definícii dokumentu, jeho funkciách, metódach skúmania a zdokonaľovania dokumentov, ako aj o vedecko-technickej dokumentácii, filmových a fotodokumentoch, o dokumentoch, dokumentoch, dokumentoch, dokumentoch, dokumentoch, dokumentoch a dokumentoch. strojovo čitateľné dokumenty a iné, ktoré spadajú do archívov.
V 70-80 rokoch XX storočia. odborníci na knižničnú vedu (Yu.N. Stolyarov) a bibliografiu (OP Korshunov) zavádzajú pojem „dokument“ do terminologického systému týchto vied. Postupne sa realizuje potreba naučiť budúcich knihovníkov-bibliografov manažmentu dokumentov. V rámci knižničného a bibliografického vzdelávania vzniká nový smer dokumentovej vedy, ktorý študuje všeobecnú problematiku dokumentu. V tomto prípade sa kniha považuje za typ dokumentu. Samozrejme, tento smer nie je až taký „nový“, pretože sa opiera o myšlienky dokumentácie (dokumentológie), ktoré rozvinul Paul Otlet na začiatku 20. storočia, no v dôsledku dočasného zastavenia dokumentačného výskumu v 40.-60. 20. storočia. je vnímaná ako niečo nové, čo nie je vlastné „tradičnej“ správe dokumentov. Proces formovania tohto smeru prebieha v 90-tych rokoch XX storočia. Učebné osnovy tvoria rôzni autori, učebnica N.N. Kushnarenko „Document Science“ 1 , uverejňujú sa články a recenzie, diskutuje sa o pojmovom aparáte dokumentovej vedy.
V súčasnosti na Ukrajine dominujú dva hlavné koncepty správy dokumentov, ktoré S.G. Kuleshov navrhuje nazvať „všeobecný manažment dokumentov“ (to znamená štúdium všeobecných problémov definovania a fungovania dokumentu vo všetkých oblastiach verejnej činnosti) a „tradičný (alebo špeciálny) manažment dokumentov“ (štúdium dokumentov vytvorených v oblasti manažmentu , ktoré sú riešené kancelárskou prácou a ktoré po splnení svojich funkcií prichádzajú na uloženie do archívu) 2 . Pod týmto konštatovaním máme na mysli výklad správy dokumentov širokým spektrom špecialistov zaoberajúcich sa dokumentmi rôzneho typu, ako aj sémantický obsah školení o správe dokumentov v rôznych vzdelávacích inštitúciách. K zavedeniu myšlienok všeobecného manažmentu dokumentov významne prispela učebnica N.N. Kushnarenko, ktorá sa vďaka opakovaným dotlačom stala prakticky prístupnou pre každého.
Mykhailo Semjonovič Slobodyanik sa domnieva, že v súčasnosti na Ukrajine existujú tri koncepcie správy dokumentov: „rozšírený (N.N. Kushnarenko), špecializovaný (S.G. Kuleshov), informačný (M.S. Slobodyanik), ktoré vychádzajú z odlišného chápania podstaty, štruktúry a iných základných konceptov správa dokumentov a jej miesto v systéme vied“ 1 . Podľa nášho názoru sú uvedené pojmy variáciami všeobecnej správy dokumentov, pretože všetky uznávajú jedinú (širšiu) interpretáciu dokumentu ako predmetu správy dokumentov. Diskusie prebiehajúce medzi predstaviteľmi tohto konceptu sú dôkazom nedostatočného rozvoja, nejednotnosti jednotlivých ustanovení a v konečnom dôsledku by nemali viesť k rozvetveniu všeobecnej správy dokumentov, ale k jej obohateniu o pozitíva z každého prístupu. Treba poznamenať, že to bolo vďaka rozvoju všeobecného manažmentu dokumentov koncom 20. – začiatkom 21. storočia. došlo k výraznému obohateniu jeho teórie, šíreniu jeho myšlienok aj medzi predstaviteľmi „tradičnej“ (manažérskej) evidencie 2 .
V súčasnosti predstavitelia všeobecnej dokumentovej vedy dospeli k záveru, že je potrebné zmeniť jej názov na „dokumentológia“, aby sa predišlo nezmyselným diskusiám o tom, ktorá dokumentová veda je „správna“ a „tradičná“. Najmä Yu.N. Stolyarov napísal: "...existuje objektívna potreba vytvoriť špeciálnu vedeckú disciplínu, ktorá študuje štruktúru a funkcie akéhokoľvek dokumentu, nech je akýkoľvek, vo všetkých jeho súvislostiach a sprostredkovaniach. Nazvime túto disciplínu dokumentológia" 3 . Premenovanie všeobecného manažmentu dokumentov na vedu o dokumentoch by mohlo byť čisto technickým, terminologickým rozhodnutím, ktorého cieľom je odstrániť existujúce rozpory medzi všeobecným a manažérskym manažmentom dokumentov.
Ukrajinskí vedci sa s týmto návrhom stretli takmer bez námietok, bolo však potrebné zosúladiť skôr prijaté rozhodnutia o výklade vedeckej a vzdelávacej disciplíny „dokumentová veda“, špecializácia „Dokumentová veda a informačná činnosť“, predstavy o štruktúre dokumentológie a miesto v nej (alebo mimo nej) dokumentológia a iné teoretické a praktické problémy. Postoj M.S. bol trochu rozporuplný. Slobodyanika, ktorý na jednej strane priznal, že „premenovanie jednej z oblastí vedy o dokumentoch je takticky možnou možnosťou uvoľnenia určitého napätia v našej odbornej komunite“, a na druhej strane sa obával, že napr. premenovanie by mohlo skomplikovať prechod od vedy o dokumentoch ako komplexu vedných disciplín k jednotnej integrovanej vede o dokumente a k diskusii o vzťahu medzi vedou o dokumentoch a vedou o dokumentoch 1 . Zároveň M.S. Slobodyanik sa aktívne zapojil do tejto diskusie a skutočne uznal vedu o dokumentoch ako nový názov pre vedu o dokumente, a to nielen v širšom zmysle, ale aj vo vzťahu ku všetkým typom a typom dokumentov, vrátane riadiacej dokumentácie a kancelárskej práce.
Druhým „bolestivým momentom“ vo vývoji správy záznamov je jej vzťah ku knižnej vede ako vede a akademickej disciplíne. K tejto problematike sa rozvinula nezmieriteľná diskusia 2, ktorá podľa nášho názoru trochu zveličuje rozpory medzi týmito vedami a nemožnosť ich súčasného spolužitia a rozvoja.
Takže na začiatku XXI storočia. veda dokumentu prechádza obdobím búrlivých diskusií a transformácií, ktoré by v konečnom dôsledku mali prispieť k jeho následnému rozvoju a schváleniu.
DOKUMENTÁCIA
Návod
ÚVOD
Kapitola 1. ZÁZNAMY AKO VEDECKÁ DISCIPLÍNA
1.1. Predmet a ciele kurzu
1.2. Tvorba a vývoj dokumentácie
1.3. Miesto dokumentácie v systéme vied
1.4. Zdroje v správe záznamov
Kapitola 2. DOKUMENT A JEHO FUNKCIE
2.1. Pôvod dokumentu. Rozšírenie pojmu „dokument“
2.3. sociálny subjekt a dokumentové funkcie
Kapitola 3. INFORMAČNÉ VLASTNOSTI A KOMUNIKAČNÉ SCHOPNOSTI DOKUMENTU
3.1. Zdokumentované informácie a ich vlastnosti
3.2. Úrovne informácií o dokumente
3.3. Problémy vyhľadávania a prekladu zdokumentovaných informácií
3.4. Informačné bariéry
Kapitola 4. SPÔSOBY DOKUMENTÁCIE
4.1. Pojmy „dokumentácia“ a „metódy dokumentácie“
4.2. Textová dokumentácia
4.3. Skratka
4.4. Technická dokumentácia
4.5. Fotodokumentácia
4.6. Filmová dokumentácia. Nahrávanie videa
4.7. Phono (audio) dokumentácia, jej funkcie a aplikácie
4.8. Dokumentácia s využitím elektronickej výpočtovej techniky
Kapitola 5. DOKUMENTAČNÉ NÁSTROJE
5.1. Ručné písacie potreby
5.2. Mechanická a elektromechanická dokumentácia
5.3. Automatické nástroje na zostavovanie a tvorbu dokumentov
5.4. Základné technológie na kopírovanie a reprodukciu dokumentov
Kapitola 6. HMOTNÉ NOSIČE DOKUMENTOVANÝCH INFORMÁCIÍ
6.1. Najstaršie materiály na písanie
6.2. Vynález papiera a zdokonalenie jeho výroby
6.3. Klasifikácia moderných nosičov dokumentovaných informácií. Ich charakteristika
6.4. Vplyv typu nosiča informácií na trvanlivosť a cenu dokumentu
Kapitola 7. ZNAKY DOKUMENTOV. MOŽNOSTI A KÓPIE DOKUMENTOV
7.1. Funkcie dokumentácie. Právna sila dokument
7.2. Návrhy, originály, originály
7.3. Falšované dokumenty. Metódy falšovania dokumentov
7.4. kópie, ich historický vývoj a typy
POZNÁMKY
ÚVOD
Posledná tretina 20. storočia bola poznačená prechodom viacerých krajín na postindustriálnu, informačnú spoločnosť, v ktorej je prevažná časť pracovníkov zamestnaná v oblasti informačné aktivity a hlavným produktom výroby a komodity sú informácie. V súčasnosti sa informácie stali najdôležitejším zdrojom spoločnosti a nadobudli strategický význam.
Globalizácia svetových procesov na jednej strane a hlboké spoločensko-politické a ekonomické transformácie, ktoré sa odohrali v 90. rokoch, na strane druhej vytvorili predpoklady pre rýchly vstup Ruska do svetového informačného priestoru. Budúcnosť našej krajiny bude v nasledujúcom storočí do veľkej miery závisieť od toho, ako rázne a efektívne sa bude uberať týmto smerom.
Informačné procesy aktívne ovplyvňujú všetky aspekty ľudského života. Využívanie najnovších informačných technológií tento vplyv výrazne zvyšuje. Moderný človek musí mať dostatok, aby mohol realizovať svoj potenciál, dosiahnuť profesionálny úspech, stať sa harmonicky rozvinutou osobnosťou vysoký stupeň informačnej kultúry. Medzitým je väčšina informácií zaznamenaná na materiálnych médiách, obsiahnutých v rôznych dokumentoch. Neoddeliteľnou súčasťou informačnej kultúry človeka je teda znalosť informačných a dokumentačných procesov, základy práce s dokumentmi.
Úloha informácií v procese riadenia je obzvlášť veľká - na všetkých jeho úrovniach a vo všetkých sférach: politickej, ekonomickej, vedeckej, kultúrnej atď. V skutočnosti samotný manažment, ktorý vznikol asi pred 7 tisíc rokmi, je bez informácií nemožný. Dokumentácia informácií, ich vyhľadávanie, spracovanie, uchovávanie, prenos si vyžadujú značné finančné, materiálne, pracovné zdroje a čas. Preto organizácia efektívnu prácu s dokumentmi je najdôležitejším smerom riadiacej činnosti zlepšovanie všetkých informačných a dokumentačných procesov tak v celospoločenskom meradle, ako aj na úrovni jednotlivých podnikov, organizácií, inštitúcií. Na druhej strane za kvalifikovanú prácu s zdokumentované informácie vyžaduje značný počet odborne vyškolených špecialistov. Nie je náhoda, že do roku 2000 viac ako 30 univerzít Ruská federácia rozvinuté školenie vysokokvalifikovaného personálu - špecialistov na dokumenty.
Mestom schválený štátny vzdelávací štandard vyššieho odborného vzdelávania Ruskej federácie pre špecializáciu 350800 „Dokumentová veda a správa dokumentov“ obsahuje niekoľko desiatok akademických odborov, ktoré je potrebné vyštudovať na získanie kvalifikácie „správca dokumentov“. Medzi najvýznamnejšie všeobecné odborné disciplíny patrí správa dokumentov.
"Dokument, jeho funkcie a spôsoby dokumentovania; vzťah medzi pojmami informácia a dokument; materiálne nosiče informácií; vlastnosti a znaky dokumentu: originalita, autenticita, číslo kópie; štruktúra dokumentu; forma dokumentu, jeho vývoj, moderné požiadavky pre formu riadiaceho dokumentu, jazykové vlastnosti dokumentu, dokumentačné systémy, jednotné dokumentačné systémy, jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD) a iné systémy, požiadavky na prípravu a realizáciu hlavných typov dokumentov riadenia, zlepšenie dokumentácie procesy, vedecká, historická a praktická hodnota dokumentu, jednoduché a zložité súbory dokumentov.
Štúdium týchto problémov si vyžaduje primeranú vzdelávaciu a metodickú podporu. V súčasnosti však neexistujú učebnice, ktoré by plne spĺňali požiadavky vzdelávacieho štandardu pre správu dokumentov. Učebnice vydávané v 70. - 80. rokoch 20. storočia sú do značnej miery zastarané a navyše sa stali bibliografickou vzácnosťou. Mnohé príručky a referenčné knihy, ktoré sa v poslednom čase objavili, sa venujú najmä organizácii a technológii dokumentárnej podpory manažmentu (t. j. kancelárskej práce) a len v malej miere sa dotýkajú teoretických problémov práce s dokumentmi.
Pozornosť k teoretickým problémom správy dokumentov sa zvýšila najmä v súvislosti s vývojom a implementáciou Jednotného systému riadenia štátnej evidencie (EGSD), ako aj v procese vytvárania informačnej základne pre automatizovaný systém kontroly (ACS). Na tieto účely bol v roku 1966 vytvorený Celozväzový vedecko-výskumný ústav správy záznamov a archívov (VNIIDAD). V tých rokoch sa objavili prvé špeciálne teoretické práce, venované objasneniu predmetu správy dokumentov a jej úloh7.
Od 60. rokov 20. storočia boli u nás identifikované dve hlavné centrá, ktoré aktívne a efektívne vedú vedecký výskum v oblasti správy dokumentov - ide o MGIAI, kde v roku 1964 fakulta práca štátneho úradu a VNIIDAD.
Vznik a úspešný rozvoj v posledných rokoch novej vednej disciplíny - informačný manažmentštúdium manažérskych problémov a problémov správy dokumentov ešte viac zblížilo, keďže väčšina informácií je zaznamenaná v dokumentoch. Navyše niektorí autori () v budúcnosti predpovedajú zjednotenie správy dokumentov a služieb správy informácií.
Dokumentáciu ovplyvňujú aj také aplikované disciplíny ako napr sociológia manažmentu, psychológia manažmentu a obchodná komunikácia.
Úspechy sú široko používané pri správe dokumentov aplikovaná lingvistika predovšetkým za účelom zjednotenia textov dokumentov, štandardizácie jazykové jednotky, ako aj v procese úpravy úradných dokumentov.
Osobitná pozornosť by sa mala venovať prepojeniu medzi dokumentáciou a vedy o informáciách. Rýchly rast informačných zdrojov, rýchly rozvoj počítačová technológia a aktívne teoretické chápanie informačných procesov v druhej polovici 20. storočia ovplyvnilo nielen charakter a obsah výskumu správy dokumentov, ale viedlo aj k integrácii správy dokumentov do cyklu spoločenských informačných vied. V dôsledku toho sa ukázalo, že správa dokumentov je s nimi najužšie spojená vedných odborov, ako sociálna informatika, dokumentárna tvorba, výpočtová technika a programovanie, informačná bezpečnosť a ochrana informácií a iné.Len v spojení s týmito vedami má správa dokumentov príležitosť súčasné štádium efektívne riešiť teoretické a aplikované problémy súvisiace s výrobou, prenosom, spotrebou, uchovávaním dokumentovaných informácií.
Na vyriešenie niektorých svojich problémov veda o dokumentoch vo veľkej miere využíva pokroky v oblasti technické a prírodné vedy, keďže dokument je hmotný predmet, nosič informácie s presne definovanými fyzikálnymi vlastnosťami. Okrem toho je vytváranie, vyhľadávanie, ukladanie dokumentov spojené s prostriedkami dokumentovania a prenosu informácií, vrátane využívania komplexného moderného kancelárskeho vybavenia.
Úzke prepojenie správy dokumentov s rôznymi teoretickými a aplikovanými vednými disciplínami do značnej miery predurčilo a metódy dokumentárny výskum, teda metódy, techniky na riešenie konkrétnych vedeckých problémov. Tieto metódy sa delia na všeobecné vedecké a špeciálne, súkromné. K číslu všeobecný vedecký zahŕňajú tie, ktoré používajú všetky alebo väčšina vied:
Úzko súvisí so všeobecným vedeckým špeciálne metódy. Rozsah ich aplikácie je však oveľa užší a obmedzený spravidla na jednu alebo niekoľko úzko súvisiacich vied. Medzi špeciálne metódy správy dokumentov patria:
1.4. ZDROJE V ZÁZNAMOCH
Takmer akékoľvek dokumenty, dokumentačné systémy a súbory dokumentov môžu slúžiť ako zdroje vo výskume správy dokumentov. Na ich základe si môžete urobiť určitú predstavu o úrovni práce s dokumentmi, spôsoboch dokumentovania, o duchovnej kultúre danej doby. Hlavnú úlohu však stále zohrávajú tie dokumenty, v ktorých sú pevne dané pravidlá, normy, odporúčania, štandardy a pod., upravujúce a upravujúce rôzne oblasti, metódy a formy práce s dokumentmi. Ide predovšetkým o legislatívne a právne akty, normy, klasifikátory, pokyny, usmernenia. Pramene sú nevyhnutným základom pre uskutočňovanie teoretického výskumu, pre skvalitňovanie praxe dokumentačnej podpory riadenia a určovanie hlavných trendov vo vývoji dokumentačných procesov.
Dokumentárne zdroje možno klasifikovať podľa niekoľkých kritérií:
Keďže dokumentová veda, ako už bolo uvedené, vyrástla z praktických potrieb práce s dokumentmi, pokiaľ dôležitá úloha v jeho vývoji, najmä spočiatku, hrali tradície a zvyky. Potom, ako boli pochopené a zovšeobecnené, tieto zvyky a tradície sa začali ukotvovať v rôznych zákonoch, predpisov. Podľa toho možno zdroje, ktoré umožňujú vysledovať predovšetkým históriu formovania správy dokumentov, rozdeliť do dvoch veľké skupiny: po prvé ide o dokumenty, ktoré pochádzajú priamo z kancelárskej práce a obsahujú spontánne vyvinuté normy a pravidlá, ktoré odrážajú tradície kancelárskej práce; po druhé, iný druh právne akty, ktoré už niekoľko storočí právne upravujú prácu s dokumentmi.
K prvej skupine prameňov, ktoré nahromadili najbohatšie skúsenosti, tradície, zvyky Ruská kancelárska práca, zahŕňajú najmä početné zbierky vzorových dokumentov publikovaných pred rokom 1917 (tzv. spisovateľov"). U nás sa rozšírili v 18. až 19. storočí. Ich predchodcami boli "formulári", známi na Západe už v 7. storočí a v Rusku - v prvej tretine 16. storočia (najmä tzv. formy moskovského metropolitného oddelenia).K dnešnému dňu je známych viac ako 100 takýchto zbierok.
„Listy“ upravovali skladbu, formu a obsah dokumentov. Už ich mená sú pozoruhodné. Takže jeden z prvých sa objavil už v roku 1765 „Návod, ako skladať a písať najrôznejšie listy rôznym osobám“. O dve desaťročia neskôr vyšiel „Letterbook“ obsahujúci rôzne listy, petície, poznámky k prípadu, zmluvy, osvedčenia, súhlasy, potvrdenia, preukazy a písanie nevoľníkov, príkaz prednostovi, forma obchodných bankoviek, potvrdenia, potvrdenia, balíkové a akreditívy "(Petrohrad, 1788). "Listy" často dosahovali značné objemy. Napríklad dostupné v zbierkach Vedeckého Knižnica Tomskej štátnej univerzity „Sprievodca zostavovaním obchodných dokumentov. Vzorky a formuláre; referenčné informácie“ od V. Maksimova (M., 1913) obsahuje viac ako 2 000 tisíc strán.
Do ďalšej skupiny patria pramene, čo sú legislatívne stanovené pravidlá a normy pre prácu s dokumentmi. Ich podoba je zaznamenaná už od polovice 17. storočia, no rozhodujúci krok urobil Peter 1, ktorý v roku 172016 schválil „Všeobecné nariadenia“. Tento dokument podrobne popisoval štruktúru a kancelársku prácu úradov, problematiku evidencie dokumentov, povinnosti zamestnancov a pod.
Medzi dôležité pramene popri „Všeobecných nariadeniach“ patria aj v dobe Petra Veľkého „všeobecné tlačivá“ – vzory listín; "Inštitúcia pre správu provincií", vydaná v roku 1775 Katarínou II.; " Všeobecná inštitúcia ministerstiev“, ktorý sa objavil v roku 1811 a mnohé ďalšie legislatívne akty ktoré regulovali prácu v domácnostiach na rôznych úrovniach vlády.
Značný záujem sú o dokumentárne pramene z obdobia revolúcie a občianskej vojny (gg.). Mali svoje špecifiká, hoci práca s dokumentmi najmä na území Bielej Rusi vtedy vychádzala najmä z legislatívnych aktov a tradícií predrevolučnej kancelárskej práce.
Zanechal po sebe veľké množstvo prameňov Sovietske obdobie ruská história. Už v prvých mesiacoch po nástupe boľševikov k moci bol podpísaný dekrét Rady ľudových komisárov „O postupe pri schvaľovaní a zverejňovaní zákonov“, bolo prijaté uznesenie Rady ľudových komisárov „O forme tlačív“. verejné inštitúcie". Tieto a ďalšie." tento druh dokumenty boli neskôr zaradené do tutoriál"Zbierka zákonov o kancelárskej práci ()" (M., 1973). Najdôležitejšie pramene posledných desaťročí existencie Sovietska moc sa stali „Základnými ustanoveniami jednotného systému vedenia štátnych záznamov“ (1973), schváleným v roku 1988. Štátny systém podpora riadiacej dokumentácie", celozväzové klasifikátory (najmä celozväzový klasifikátor riadiacej dokumentácie - OKUD), Zjednotené systémy dokumentácia (USD) atď.
V súčasnosti je v Ruskej federácii pomerne rozsiahly normatívna základňa dokumentárna podpora manažmentu, ktorá je zároveň najdôležitejším zdrojom pre štúdium problematiky manažmentu dokumentov. Skladá sa to z:
|
normatívne právne akty federálne orgány orgány a zakladajúce subjekty Ruskej federácie v otázkach dokumentárnej podpory riadenia ( Občianskeho zákonníka RF, Federálne zákony„O informáciách, informatizácii a ochrane informácií“, „O štátnom tajomstve“, „O štandardizácii“, „Základy legislatívy Ruskej federácie o Archívny fond Ruská federácia a archívy“ a ďalšie; |
|
|
rezortné a celoodvetvové regulačné, poučné a metodických dokumentov vydané úradmi výkonná moc rôzne úrovne; |
|
|
inštruktážne a metodické materiály, ktoré ustanovujú požiadavky na dokumenty, technológie ich tvorby a spracovania na úrovni jednotlivej organizácie alebo jej štruktúrneho celku17. |
V 90. rokoch 20. storočia ožila a rozšírila sa prax zostavovania a vydávania zbierok vzorových dokumentov, ktoré boli v sovietskom období napoly zabudnuté. Dodnes vyšli desiatky takýchto zborníkov, najmä: Petrochenko pre obchodnú korešpondenciu (M., 1992); Zbierka štandardných zmlúv (M., 1995); Stenyukov dokumenty o papierovaní (M., 1996); Andreeva dokumenty kancelárskej práce (M., 1997) a mnohé ďalšie.
2.1. PÔVOD DOKUMENTU.
ROZŠÍRENIE POJMU "DOKUMENT"
Jedným z najdôležitejších prejavov ľudského správania je komunikácia, teda komunikácia s inými ľuďmi prostredníctvom určitých znakov alebo symbolov. Spočiatku človek prenášal informácie o svete okolo seba pomocou gest, mimiky, kriku, dotyku atď., čo sú najjednoduchšie prostriedky vizuálnej, sluchovej a hmatovej komunikácie. Vznik zmysluplnej reči a jazyka znamenal podľa mnohých vedcov objavenie sa prvého informačné technológie v dejinách ľudskej spoločnosti.