Pag-iisa ng mga dokumento: mga pangunahing konsepto. Pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento

Sa huling ikatlong bahagi ng ika-20 siglo, sa simula ng malakihang paggamit ng bago teknolohiya ng impormasyon, bumangon ang tanong tungkol sa pangangailangan ng pagkakaisa dokumentadong impormasyon lalo na sa larangan ng pamamahala. Noong 1971, isang espesyal na utos ng Pamahalaan ng USSR ang pinagtibay upang mapabilis ang trabaho sa paglikha ng pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon at mga klasipikasyon ng teknikal at pang-ekonomiyang impormasyon. Ang kanilang pag-unlad ay isinagawa batay sa mga functional na sistema ng dokumentasyon.

Sa ating bansa, sa katunayan, sa unang pagkakataon sa domestic at dayuhang kasanayan isang sistema ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala ay nilikha upang magtatag ng isang pinag-isang pamamaraan para sa pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala sa buong estado. Natanggap niya ang pangalan EGSD-1973 (Unified State Record Keeping System). Sa kabuuan, 16 na pinag-isang sistema ng dokumentasyon ang binuo sa Unyong Sobyet.

Ang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ay ang resulta ng pagkakaisa ng mga dokumento ng sistemang ito.

Pagkakaisa- ito ay nagdadala ng anumang mga bagay (kabilang ang mga dokumento) sa isang solong sistema, anyo, pagkakapareho at pagbabawas ng paunang hanay ng mga bagay na ito (halimbawa, mga form o uri ng mga dokumento, ang kanilang mga tagapagpahiwatig at mga detalye). Ang pag-iisa ay kinakailangang humahantong sa pagtatatag ng rasyonal (para sa ilang medyo mahabang panahon) pagkakapareho sa anumang larangan ng aktibidad, kabilang ang dokumentasyon.

Pagsasama-sama ng mga dokumento- ito ay nagdadala ng mga dokumento sa isang solong sistema, anyo, pagkakapareho at pagbabawas ng orihinal na hanay ng mga form o uri ng mga dokumento, ang kanilang mga tagapagpahiwatig at mga detalye. Ang pag-iisa ay kinakailangang humahantong sa pagtatatag ng makatuwiran para sa ilang medyo mahabang panahon na pagkakapareho sa dokumentasyon. Sa madaling salita, ang kakanyahan ng pag-iisa ng mga dokumento ay upang mabawasan ang kanilang hindi makatwirang pagkakaiba-iba sa pamamagitan ng pagtatatag ng isang makatwirang komposisyon mga form ng dokumento, nagdadala sa kanila sa pagkakapareho sa pamamagitan ng pagkakaisa ng istraktura, mga detalye, mga istruktura ng wika at mga operasyon para sa pagproseso, accounting at pag-iimbak ng mga dokumento. Sa pag-iisa, ang isang pagbawas sa bilang ng mga uri at anyo ng mga dokumento ay nakakamit sa pamamagitan ng pag-alis ng mga kalabisan at duplicate na mga dokumento mula sa mga kadena ng dokumento na binuo sa sistema ng dokumentasyon.



Ang mga dokumento ng pamamahala na ginagamit sa iba't ibang mga lugar at mga katawan ng pamamahala ay dapat na iguhit sa isang pare-parehong paraan. Pinapayagan ka nitong isama ang mga dokumento sa isang solong sistema ng trabaho sa opisina para sa bansa, nag-aambag sa kanilang agarang pagproseso at pagpapatupad, binabawasan ang oras na ginugol sa pagtatrabaho sa mga dokumento hindi lamang para sa mga tauhan ng opisina, kundi pati na rin para sa lahat ng empleyado ng administrative apparatus - mula sa tagapamahala hanggang sa mga ordinaryong empleyado.

Ang pag-iisa ng mga dokumento ay ang pagtatatag ng pagkakapareho sa komposisyon at anyo ng mga dokumento ng pamamahala na nilikha sa proseso ng pagpapatupad ng parehong uri ng mga pag-andar at gawain ng pamamahala, mga operasyon para sa kanilang pagproseso, accounting at imbakan. Ang pag-iisa ay nagbibigay-daan sa pag-streamline ng trabaho na may maraming mga dokumento, pinapasimple at pinapabilis ang pagpapalitan ng impormasyon ng negosyo.

Ang pag-iisa ng mga dokumento ng pamamahala ay kinabibilangan pagkakaisa ng komposisyon mga dokumentong nilikha kapag nilulutas ang mga problema sa pamamahala, at pagkakaisa mga form mga dokumento.

Pag-iisa ng komposisyon ng mga dokumento Ang organisasyon ay ang pagpili at pagsasama-sama ng isang hanay ng mga dokumento na kinakailangan at sapat upang malutas ang mga problema sa pamamahala (bilang resulta, ang komposisyon ng mga dokumento ng organisasyon ay maaaring makabuluhang bawasan).

Pag-iisa ng mga form ng dokumento- ito ang pagpili at pagsasama-sama sa pinag-isang anyo ng mga dokumento ng mga tagapagpahiwatig ng impormasyon at mga detalye na naaayon sa layunin ng mga dokumento, at ang pagtatatag pinag-isang pangangailangan sa kanilang disenyo at pag-unlad.

Ang pagkakaisa sa trabaho sa opisina ay maaaring alinman pansariling gawain, at isang yugto sa gawain sa standardisasyon.

Artikulo 2 pederal na batas"TUNGKOL teknikal na regulasyon» may petsang Disyembre 27, 2002 No. 184-FZ, estandardisasyon ay “ang aktibidad ng pagtatatag ng mga tuntunin at katangian para sa layunin ng kanilang boluntaryong muling paggamit , naglalayong makamit ang kaayusan sa mga larangan ng produksyon at sirkulasyon ng mga produkto at pataasin ang pagiging mapagkumpitensya ng mga produkto, gawa o serbisyo.

Ayon sa parehong mga artikulo " pamantayan ... ay isang dokumento kung saan, para sa layunin ng boluntaryong muling paggamit, ang mga katangian ng produkto, mga panuntunan sa pagpapatupad at mga katangian ng mga proseso ng produksyon, operasyon, imbakan, transportasyon, pagbebenta at pagtatapon, pagganap ng trabaho o pagkakaloob ng mga serbisyo ay itinatag. Ang pamantayan ay maaari ring maglaman ng mga kinakailangan para sa terminolohiya, mga simbolo, packaging, pagmamarka o mga etiketa at ang mga patakaran para sa kanilang aplikasyon.

Ang kakanyahan ng standardisasyon ay ang pagbuo ng pinakamainam na mga patakaran at mga kinakailangan para sa paghahanda, pagpapatupad, accounting at pag-iimbak ng dokumentasyon ng negosyo, pinagtibay sa inireseta na paraan at inirerekomenda para sa kanilang pangkalahatan at paulit-ulit na paggamit sa trabaho sa opisina. Sa ibang salita, estandardisasyon mga dokumento - ito ay ang pagtatatag ng pare-parehong mga pamantayan at mga patakaran para sa mga dokumento upang i-streamline ang pamamahala. Ang standardisasyon ay ang resulta ng pagkakaisa, ang pinakamataas na anyo nito.

Standardisasyon ibig sabihin paninigas sa legal na pamantayan pangunahing mga tuntunin at kinakailangan sa pagbuo at pagpapatupad ng mga dokumento ng pamamahala. Salamat sa standardisasyon, ang isang malaking masa ng mga dokumento ay nilikha ayon sa parehong mga patakaran, mas mabilis at mas madaling makita ng mga tatanggap.

Ang resulta ng trabaho sa unification at standardization ay maaaring maging parehong pamantayan para sa ibang mga klase mga dokumento (halimbawa, GOST 7.32-91. Ulat sa gawaing pananaliksik. Istraktura at mga tuntunin ng pagpaparehistro) o ang kanilang mga elemento (halimbawa, GOST 9327. Consumer paper. Mga Format), at pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon (halimbawa, GOST R 6.30-2003 Pinag-isang Sistema ng Dokumentasyon Pinag-isang Sistema ng Mga Kinakailangan sa Dokumentasyon ng Organisasyon at Administratibong Dokumentasyon. Ang pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon ay binubuo ng isang hanay ng magkakaugnay na mga anyo ng mga dokumento na nagbibigay ng dokumentadong presentasyon ng data sa ilang uri ng pamamahala at aktibidad ng negosyo.

Pinag-isang Documentation System (UDS), ayon sa standardized na kahulugan, ay "isang sistema ng dokumentasyon na nilikha ayon sa pare-parehong mga patakaran at kinakailangan, na naglalaman ng impormasyon na kinakailangan para sa pamamahala sa isang tiyak na lugar ng aktibidad" . Sa nakikita natin, depinisyon na ito sumasalamin sa kakanyahan ng dalawang konsepto: "mga sistema ng dokumentasyon" at "pagsasama-sama ng mga dokumento".

Kung ang sistema ng dokumentasyon ay nabuo batay sa mga pangangailangan ng pagdodokumento ng isang partikular na aktibidad, kung gayon ang isang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ay ang resulta ng pagkakaisa ng mga dokumento ng sistemang ito: pagdadala ng mga dokumento sa isang solong sistema, anyo, pagkakapareho at pagbabawas ng paunang hanay ng mga form o mga uri ng mga dokumento, ang kanilang mga tagapagpahiwatig at mga detalye. Ang pag-iisa ay kinakailangang humantong sa pagtatatag ng makatwiran para sa ilang medyo matagal na pagkakapareho sa dokumentasyon.

Ang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ay nag-aambag sa:

1) pagbabawas ng gastos ng manu-manong paggawa sa mga proseso ng impormasyon (bilang resulta, ang isang minimum na pagsisikap ay kinakailangan mula sa isang tao upang punan o basahin ang mga dokumento);

2) ang malawakang paggamit ng electronic computing technology, dahil ang pinag-isang mga anyo ng mga dokumento ay maginhawa para sa elektronikong pagproseso (ito ay nakamit sa pamamagitan ng pagbibigay ng software, teknikal at pagkakatugma ng impormasyon mga dokumento, pagbuo ng mga naaangkop na anyo ng mga dokumento, classifier, diksyunaryo, atbp.);

3) pag-streamline ng mga daloy ng impormasyon;

4) pagbabawas ng bilang ng mga dokumento;

5) karagdagang pagpapabuti ng kultura ng dokumento at kultura ng impormasyon sa pangkalahatan.

Ang lahat ng pinagsama-samang ito ay ginagawang posible upang madagdagan ang kahusayan sa pamamahala, dahil ang higit na kahusayan ay nakakamit sa pagkuha ng mataas na kalidad na impormasyon, ang bilang ng mga pagkakamali sa mga dokumento ay nabawasan, ang mga manu-manong operasyon ay nabawasan, ang pagiging malikhain ng pangangasiwa ng trabaho ay tumaas, at ang mga gastos sa pananalapi. para sa pagtatrabaho sa mga dokumento ay nabawasan.

Nalalapat ito hindi lamang sa globo ng Russia magtrabaho kasama ang mga dokumento. Kaya, ayon sa mga pag-aaral na isinagawa sa Estados Unidos, ang halaga ng isang indibidwal na pinagsama-sama at naka-print na opisyal na liham ay umabot sa halagang $ 3.75, habang ang halaga ng pag-compile ng isang form letter, iyon ay, isang pinag-isang dokumento, ay 25 cents lamang.

Ang standardisasyon ay isang anyo ng legal na pagsasama-sama ng mga resulta ng pagkakaisa. Samakatuwid, ang DDD ay isang kumplikado mga pamantayan ng estado, pagtukoy, una, ang mga pangunahing probisyon ng pinag-isang sistema at, pangalawa, isang solong anyo ng lahat ng mga dokumentong kasama dito. Sa madaling salita, ang pinag-isang sistema ng dokumentasyon (UDS) ay kinabibilangan ng: 1) mga pamantayan ng estado; 2) pinag-isang anyo ng mga dokumento, 3) mga alituntunin sa kanilang aplikasyon. Ang core ng buong USDD ay binubuo ng mga pinag-isang anyo ng mga dokumento.

Pinag-isang Form ng Dokumento- ito ay "isang hanay ng mga detalye na itinatag alinsunod sa mga gawaing dapat lutasin sa larangang ito ng aktibidad at matatagpuan sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod sa carrier ng impormasyon" .

Depende sa antas ng pag-apruba, nahahati sila sa mga sumusunod na kategorya:

All-Russian;

Industriya (kagawaran);

Mga anyo ng mga dokumento ng mga paksa ng Federation;

Mga anyo ng mga dokumento ng mga asosasyon, negosyo, organisasyon.

Ang all-Russian unified forms ay intersectoral. Ang mga form na ito ay ginagamit upang idokumento ang mga tipikal na proseso ng pamamahala na likas sa lahat ng mga organisasyon, anuman ang mga uri ng mga aktibidad at organisasyonal at legal na mga form. Ang mga form na ito ay naaprubahan sa pederal na antas. Ang mga nag-develop ng pinag-isang mga form sa all-Russian na antas ay ang Federal Archival Agency, pederal na Serbisyo istatistika ng estado, Ministri ng Pananalapi ng Russia, Bangko Sentral Pederasyon ng Russia. Ang mga pambansang pinag-isang anyo ng mga dokumento ay ipinag-uutos na gamitin sa lahat ng institusyon, organisasyon, negosyo, anuman ang kanilang subordination at anyo ng pagmamay-ari. Isang halimbawa ng pinag-isang anyo ng mga dokumento para sa Pambansang antas maaaring magsilbi bilang pinag-isang anyo ng pangunahing dokumentasyon ng accounting para sa accounting ng paggawa at pagbabayad nito, na inaprubahan ng resolusyon Komite ng Estado ng Russian Federation ayon sa mga istatistika na may petsang Enero 05, 2004 No.

Kasama ng mga intersectoral documentation system, may mga anyo ng mga dokumento na nagpapakita ng mga detalye suporta sa impormasyon mga partikular na industriya o indibidwal na organisasyon. Ang pagtitiyak na ito ay maaaring may dalawang uri: 1) espesyal Mga karagdagang kinakailangan sa impormasyon para sa paglutas ng mga tipikal na tungkulin ng pamamahala, halimbawa, pagpaparehistro ng admission, paggalaw at pagpapaalis ng mga tauhan sa edukasyon, pangangalaga sa kalusugan, atbp.; 2) tiyak na aktibidad, para sa pagpapatupad kung saan ito o ang sangay ng aktibidad at pamamahala nito, sa katunayan, ay nabuo. Ganitong klase tiyak na umiiral ang tiyak na dokumentasyon, dahil ang mga dokumentong ito ay nagtatala ng mga pangunahing aktibidad ng industriya, halimbawa, dokumentasyon ng pangangalagang pangkalusugan (mga reseta, sick leave, medikal na kasaysayan, atbp.); dokumentasyon ng archival (mga paglalarawan ng mga kaso, mga sheet ng sertipikasyon, mga gabay, atbp.); dokumentasyon ng geological exploration (mga mapa, profile, well file, atbp.); dokumentasyong pang-edukasyon (mga iskedyul, mga sheet ng pag-unlad, mga programa ng kurso, atbp.). Ang mga isyu sa pagtukoy sa komposisyon ng dokumentasyong ito, nilalaman ng impormasyon nito, panloob na organisasyon mga departamento at (o) iba pang mga organisasyon na opisyal na kinilala bilang mga pinuno sa isang partikular na larangan ng aktibidad, halimbawa, ang Russian State Library - para sa iba pang mga aklatan ng bansa. Ang mga anyo ng industriya ng mga dokumento ay may normatibong katangian sa loob ng balangkas ng sistemang administratibo (kagawaran), halimbawa, dokumentasyong panghukuman, notaryo, atbp., o para sa lahat ng organisasyong nakikibahagi sa mga partikular na aktibidad, halimbawa, dokumentasyon ng insurance, medikal, atbp.

Ang mga anyo ng mga dokumento ng mga paksa ng Federation ay naaprubahan sa antas ng mga rehiyon, rehiyon, teritoryo, republika, katawan lokal na pamahalaan at sumasalamin sa mga detalye ng pagdodokumento ng mga aktibidad ng mga entity na ito. Ang paggamit ng naturang mga form ay umaabot sa mga organisasyon at institusyon sa ilalim ng hurisdiksyon ng mga nauugnay na paksa ng Russian Federation.

Ang mga anyo ng mga dokumento ng mga asosasyon, negosyo, organisasyon ay binuo, naaprubahan at inilapat sa lokal na antas.

Ang pag-iisa ng anyo ng mga dokumento ay nagpapabuti sa kanilang kalidad, dahil ang nilalaman ng pinag-isang form ay kinabibilangan ng pinakamainam na bilang ng maihahambing na mga tagapagpahiwatig, ang mga kinakailangang detalye. Ang form na ito ay makatwiran sa mga tuntunin ng lokasyon ng mga detalye, nagbibigay para sa mga maginhawang paraan ng pagpuno at pag-compile. Ang paggamit ng pinag-isang mga form sa pagsasanay ay nagbibigay ng isang makabuluhang epekto bilang isang resulta ng pagbabawas ng mga gastos sa pag-compile, pagmamanupaktura, pagproseso ng mga dokumento, ang kanilang paghahatid at pagproseso. Ang lahat ng ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang mapabilis ang pagpasa ng mga dokumento sa organisasyon, i-optimize ang daloy ng trabaho. Ang pagpapabuti ng nilalaman ng mga dokumento ay nagbibigay-daan sa iyo upang mapabuti ang kalidad nito, i-optimize ang mga gawain sa pamamahala sa pamamagitan ng pagkuha ng kinakailangan at sapat na impormasyon.

Ang mga resulta ng pag-iisa ng komposisyon ng mga dokumento ay naayos sa Talaan ng mga anyo ng mga dokumento, at ang mga resulta ng pag-iisa ng mga anyo ng mga dokumento - sa Album ng mga anyo ng mga dokumento.

Upang mabawasan ang bilang ng mga anyo ng mga dokumento na ginagamit sa isang mahigpit na legal at functional na batayan sa mga ministri, departamento, partikular na organisasyon, kasunod ng mga resulta ng pag-iisa, ang mga talahanayan ng pinag-isang anyo ng mga dokumento ay binuo.

Talaan ng pinag-isang anyo ng mga dokumento- ito ay isang "listahan ng pinag-isang anyo ng mga dokumentong pinapayagang gamitin" .

Ang isang halimbawang sheet ng oras ay isang solong dokumento ng regulasyon, na isang listahan ng mga pinag-isang anyo ng mga dokumento na kinakailangan at sapat para sa pagpapatupad ng mga pag-andar at gawain ng mga aktibidad sa pamamahala ng negosyo, na may isang paglalarawan ng kanilang legal na katayuan, ang mga pangunahing yugto ng paghahanda at pagpasa, pagtatanghal at itinatag mandatoryong anyo. Sa pagsasagawa, ang Report Card ay isang tunay na paraan upang i-streamline ang proseso ng pagdodokumento o pag-compile ng mga dokumento, upang lumikha ng visual scheme para sa pag-aayos ng lahat ng uri ng aktibidad sa mga dokumento. Ang report card ay nagtatatag ng mahigpit na mga panuntunan para sa pagsasaayos na ito tungkol sa lugar, oras, mga gumagawa ng desisyon, at form ng dokumentaryo. Dapat isama sa Time Sheet ang lahat ng dokumento, hindi alintana kung sino at sa anong medium ang mga ito ginawa.

Sa kasalukuyang aktibidad, ang Table of Forms of Documents ay gumaganap ng function ng isang reference book na naglalaman sa isang maayos na anyo ng mga form ng mga dokumento na ginagamit ng organisasyon upang idokumento ang sarili nitong mga aktibidad sa pamamahala, at nagbibigay-daan para sa operational search mga kinakailangang form mga dokumentong nagsasaad ng lahat o mga pangunahing yugto ng paghahanda at pagpapatupad ng dokumento.

Ang sheet ng mga form ng mga dokumento ay inilaan para sa:

Pag-optimize ng komposisyon ng mga anyo ng mga dokumento na ginagamit sa organisasyon at ang kanilang pagsasama-sama sa isang solong dokumento ng regulasyon;

Mga klasipikasyong ginamit sa aktibidad ng organisasyon mga anyo ng mga dokumento sa mga tungkulin at aktibidad;

Pag-iisa at pagsasama-sama ng regulasyon ng pamamaraan para sa paghahanda ng mga dokumento sa organisasyon;

Pag-iisa ng mga form ng dokumento;

Pag-streamline ng dokumentaryong base ng organisasyon upang mapataas ang kahusayan ng paggamit ng mga teknolohiya ng impormasyon sa computer sa mga aktibidad sa pamamahala.

Batayang legal pagbuo ng Talahanayan ng pinag-isang anyo ng mga dokumento ay ang kaukulang entry sa Sistema ng estado suporta sa dokumentasyon ng pamamahala (GSDM): "ang komposisyon ng mga dokumento ng pamamahala na nilikha sa mga organisasyon ay tinutukoy ng kanilang kakayahan at mga pag-andar, ang pamamaraan para sa paglutas ng mga isyu, ang dami at likas na katangian ng ugnayan sa pagitan ng mga organisasyon at naayos sa sheet ng ulat." Alinsunod sa GSDOU, ang Talaan ng mga form ng dokumento ay dapat isama sa bawat organisasyon. Ang paggamit ng mga dokumentong hindi tinukoy sa Talahanayan ay ipinagbabawal. Ang GSDOU ay nagbibigay tinatayang anyo Talaan ng pinag-isang anyo ng mga dokumento ng organisasyon. Ito ay nasa anyo ng isang mesa. Ang scheme ng report card ay batay sa pag-uuri ng mga pag-andar na isinagawa ng lahat ng mga departamento ng organisasyon.

Kasabay ng pagbuo ng Time Sheet ng mga form ng dokumento, ipinapayong bumuo ng Album ng mga form ng dokumento na naglalaman ng mga form ng dokumento na kasama sa Time Sheet at pag-aayos ng mga resulta ng pag-iisa ng komposisyon at mga anyo ng mga dokumento ng organisasyon. Parehong inaprubahan ng pinuno ng organisasyon ang Album at ang Sheet ng mga form ng dokumento. Ang mga anyo ng mga dokumento ay idinisenyo batay sa Album ng mga anyo ng mga dokumento.

Ang album ng mga form ng dokumento ay naglalaman ng mga pinag-isang anyo ng mga dokumento na kasama sa Time Sheet, at pinagsama-sama ang mga resulta ng pag-iisa ng komposisyon at mga anyo ng mga dokumento ng organisasyon sa pamamagitan ng mga function ng pamamahala.

Ang mga pambansang pinag-isang anyo ng mga dokumento ay binuo na isinasaalang-alang ang posibilidad ng pagproseso ng kanilang computer. Ang mga ito ay ipinag-uutos para sa paggamit sa lahat ng mga institusyon, organisasyon at negosyo, anuman ang kanilang subordination at anyo ng pagmamay-ari.

Album ng mga form ng dokumento- isang koleksyon ng mga karaniwang pinag-isang anyo ng mga dokumento na kinakailangan para sa dokumentaryong suporta ng pamamahala ng partikular na organisasyon, institusyon, negosyong ito

Ang album ng mga form ng dokumento sa organisasyon ay dapat ipakita sa dalawang bersyon:

Papel (sampol ng sanggunian), na nakaimbak sa serbisyo ng pamamahala ng opisina ng Organisasyon (sa opisina);

Isang elektronikong kopya na dapat nasa bawat workstation.

Mga katangiang katangian Ang mga album ng pinag-isang anyo ng mga dokumento na kasama sa pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pamamahala ay:

Pagkakapareho sa pagbuo ng mga form at regulasyon ng nilalaman ng mga dokumento na kasama sa bawat sistema; pagbubukod mula sa mga dokumento ng dobleng data, pati na rin ang data na tradisyonal na kasama sa kanila, ngunit hindi ginagamit sa paglutas ng mga partikular na problema, na ginagawang posible upang makamit ang isang beses na input ng impormasyon sa proseso ng paglutas ng isang problema sa pamamahala;

Ang pagkakaisa ng terminolohiya na ginamit at mga simbolo, na ginagawang posible upang makamit ang paghahambing ng mga tagapagpahiwatig sa panahon ng paglipat mula sa isang antas ng pamamahala patungo sa isa pa at mula sa isang sistema patungo sa isa pa batay sa pag-iisa ng mga algorithm para sa pagbuo ng mga tagapagpahiwatig at mga dokumento;

Isang tiyak na may hangganan na hanay ng mga detalye at tagapagpahiwatig para sa bawat uri ng dokumento at ang paglikha ng mga pare-parehong modelo para sa pagbuo ng mga uri ng mga dokumento at partikular na mga form;

Pagtatatag ng magkatulad na mga panuntunan para sa paghahanda at pagpapatupad ng mga detalye ng mga dokumento na karaniwan sa lahat ng mga sistema ng dokumentasyon at tinukoy sa mga kaso ng mga partikular na tampok.

Ang paggamit ng Time Sheet at ang Album ng Mga Form ng Dokumento ay nagbibigay ng:

Pagsunod sa mga ginamit na anyo ng mga dokumento sa mga gawaing dapat lutasin;

Kahusayan sa pagpapatupad ng mga function ng pamamahala;

Pagbabawas ng gastos sa oras ng pagtatrabaho para sa paghahanda, pagpapatupad at pagproseso ng mga dokumento.

Ang DDD ay nakaposisyon ng mga standardization body at developer bilang mandatory para sa anumang mga istruktura at organisasyon ng pamamahala na gumagamit ng iba't ibang teknolohiya para sa suporta sa dokumentasyon ng pamamahala (DOW).

Ang pinaka-malawak sa mga tuntunin ng komposisyon ng mga gawain at mga dokumento ay isang hanay ng mga dokumento ng regulasyon (mga pamantayan) at pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon ng pamamahala na binuo sa kanilang batayan, kabilang ang ilang daang mga anyo ng mga dokumento.

Ang pinakakumpletong hanay ng mga pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pamamahala at kaukulang mga anyo ng mga dokumento ay ipinakita sa All-Russian classifier ng dokumentasyon ng pamamahala OK 011-931 (OKUD), kung saan ang bawat uri ng dokumento ay nakatanggap ng pagtatalaga ng code nito, na tinutukoy ng pag-aari sa isa sa DDD at lugar sa loob ng sistemang ito. Kinukumpirma ng pagtatalaga ng code na ito ang pagsunod sa karaniwang sample na inaprubahan para sa mandatoryong paggamit.

Sa kasalukuyan, ang mga sumusunod na pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pamamahala ay umiiral sa Russian Federation.

1. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo:

Dokumentasyon sa paglikha ng isang organisasyon, negosyo;

Dokumentasyon sa muling pagsasaayos ng isang organisasyon, negosyo;

Dokumentasyon sa pagpuksa ng isang organisasyon, negosyo;

Dokumentasyon sa pribatisasyon ng estado at mga organisasyong pambayan, mga negosyo;

Dokumentasyon aktibidad ng pamamahala organisasyon ng negosyo

Dokumentasyon sa organisasyonal at normatibong regulasyon ng mga aktibidad ng isang organisasyon, negosyo;

Dokumentasyon sa regulasyon sa pagpapatakbo at impormasyon ng mga aktibidad ng isang organisasyon, negosyo;

Dokumentasyon ng trabaho;

Dokumentasyon sa pagpapaalis sa trabaho;

Mag-iwan ng dokumentasyon;

Dokumentasyon sa pagpaparehistro ng mga insentibo;

Dokumentasyon sa pagpaparehistro ng mga parusa sa pagdidisiplina.

Ang pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo (USORD) ay partikular na kahalagahan para sa trabaho sa opisina . Halos lahat ng serbisyo sa opisina ay gumagana sa karamihan ng mga dokumento ng sistemang ito, anuman ang direksyon ng organisasyon at ang organisasyon at legal na anyo nito.

Kasama sa USORD ang isang pamantayan ng estado, isang album ng pinag-isang mga anyo ng mga dokumento at mga tagubilin para sa pagpuno at paggamit ng mga ito

Ang pamantayan ng estado para sa dokumentasyon ng organisasyon at administratibo ay may ilang mga edisyon, ang una ay ipinatupad noong 1972. Resolution ng State Standard of Russia na may petsang 03.03.2003 No. 65 na inaprubahan ng GOST R 6.30-2003 "Unified Documentation Systems. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa papeles", na nagkabisa noong Hulyo 01, 2003. Ang pamantayang ito ay nagtatatag ng mga pangunahing tuntunin papeles, mga kinakailangan para sa nilalaman ng impormasyon ng form, ang pamamaraan para sa pagtugon, pagsang-ayon, pagpirma, pag-apruba sa ORD.

2. Pinag-isang sistema ng pangunahing dokumentasyon ng accounting:

Dokumentasyon sa accounting ng paggawa at pagbabayad nito;

Dokumentasyon sa accounting ng mga fixed asset at hindi nasasalat na mga ari-arian;

Dokumentasyon sa accounting ng mga transaksyon sa cash;

Dokumentasyon sa accounting ng mga materyales na pagbanggit sa accounting ng mga resulta ng imbentaryo;

Dokumentasyon sa accounting ng mga bagay na mababa ang halaga at suot;

Dokumentasyon para sa accounting ng trabaho sa pagbuo ng kapital at mga gawaing pagkukumpuni at pagtatayo;

Dokumentasyon sa accounting ng mga produktong pang-agrikultura at hilaw na materyales;

Dokumentasyon sa accounting para sa paggalaw ng butil;

Dokumentasyon sa accounting para sa paggalaw ng iba pang mga produkto ng pananim;

Dokumentasyon sa pagtatala ng paggalaw ng mga hayop;

Dokumentasyon sa accounting para sa paggalaw ng mga produkto ng hayop;

Dokumentasyon para sa accounting para sa pagbebenta ng mga produkto;

Dokumentasyon para sa accounting ng mga produkto, mga item sa imbentaryo sa mga lugar ng imbakan;

Dokumentasyon sa accounting para sa pagpapatakbo ng mga makina at mekanismo ng konstruksiyon;

Dokumentasyon para sa accounting ng trabaho sa daanang pang transportasyon.

3. Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pagbabangko:

Dokumentasyon ng pagbabayad para sa mga pagbabayad na hindi cash;

Dokumentasyon sa isyu-cash at mga transaksyon sa badyet;

Dokumentasyon ng pagtutugma ng payo;

Dokumentasyon sa organisasyon ng regulasyon ng pera at kontrol ng pera;

Dokumentasyon para sa kontrol ng mga pag-aayos sa paggamit ng mga tala ng payo sa pagitan ng mga institusyon ng Bank of Russia;

Dokumentasyon sa pagpapatakbo ng kredito ng mga bangko;

Dokumentasyon sirkulasyon ng pera;

Dokumentasyon sa pag-uulat ng bangko;

Dokumentasyon ng accounting ng deposito.

4. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pinansyal, accounting at pag-uulat ng badyet:

Dokumentasyong pinansyal;

Dokumentasyon sa pag-uulat ng badyet;

Dokumentasyon accounting ng badyet;

Dokumentasyon ng Pag-uulat ng Pagganap pederal na badyet isinumite sa Pamahalaan ng Russian Federation;

Dokumentasyon sa mga pahayag sa pananalapi sa pagpapatupad ng pederal na badyet para sa pagsusumite sa Accounts Chamber Pederasyon ng Russia.

5. Pinag-isang sistema ng pag-uulat at istatistikal na dokumentasyon:

Dokumentasyon sa mga pagbabagong institusyonal sa ekonomiya, pag-unlad ng sektor na hindi estado;

Dokumentasyon sa macroeconomic indicators at economic balances;

Dokumentasyon sa kita at antas ng pamumuhay ng populasyon;

Dokumentasyon ng Agham at Innovation;

Dokumentasyon sa mga demograpiko at mga pagkakasala;

Dokumentasyon sa aktibidad ng ekonomiya ng populasyon, sahod at mga kondisyon sa pagtatrabaho ng mga empleyado;

Dokumentasyon sa pakyawan na kalakalan;

Dokumentasyon sa pananalapi (pampublikong pananalapi at sirkulasyon ng pera, pananalapi ng organisasyon);

Dokumentasyon mga likas na yaman at proteksyon kapaligiran, mga serbisyo sa pabahay at komunal, pangangalaga sa kalusugan, turismo at libangan, edukasyon at kultura, mga bayad na serbisyo;

Dokumentasyon sa mga istatistikang pang-industriya;

Dokumentasyon ng agrikultura;

Dokumentasyon ng konstruksiyon;

Panlabas na dokumentasyon aktibidad sa ekonomiya;

Dokumentasyon tingi At Pagtutustos ng pagkain;

Dokumentasyon sa transportasyon at komunikasyon;

Dokumentasyon sa mga presyo at taripa;

Dokumentasyon ng pamumuhunan.

Ang aktibidad ng pamamahala, sa isang banda, ay kumplikado, pabago-bago at hindi mahuhulaan, sa kabilang banda, ito ay nailalarawan sa pamamagitan ng pag-uulit ng mga sitwasyon sa pagtatrabaho, mga pamamaraan ng pagkilos. Ang pangunahing pag-andar ng pamamahala, bilang panuntunan, ay kinabibilangan ng: pagpaplano, organisasyon, regulasyon, pagpapasigla, kontrol. Sa pagsasagawa ng mga pag-andar na ito, ang tagapamahala ay patuloy na tumutukoy sa maraming mga dokumento (o lumilikha ng mga ito).

Masasabing walang pagmamalabis na ang mga dokumento ay kasama sa bawat higit pa o hindi gaanong makabuluhang aksyon ng isang tagapamahala.

Sa pagsasaalang-alang na ito, ang dokumentasyon ng pamamahala ay magkakaiba, at sa parehong oras ay nagbibigay ng sarili sa pag-iisa at standardisasyon.

Ang kakanyahan ng pag-iisa ay bumaba sa pagtatatag ng pagkakapareho sa komposisyon at mga anyo ng mga dokumento ng pamamahala, mga operasyon para sa kanilang pagproseso, accounting at imbakan.

Ang pag-iisa ay nagbibigay-daan sa pag-streamline ng trabaho na may maraming mga dokumento, pinapasimple at pinapabilis ang pagpapalitan ng impormasyon ng negosyo. Ang pag-iisa ay batay sa prinsipyo ng isang karaniwang modelo ng dokumento.

Ang pangunahing layunin ng pag-iisa at standardisasyon ng dokumentasyon ng pamamahala ay ang paglikha ng isang sistema ng mga dokumento na maaaring magbigay ng epekto sa ekonomiya. Ang paggamit ng pinag-isang mga dokumento ay dapat sa parehong oras na mag-ambag sa paglago ng mga malikhaing elemento sa gawaing pamamahala at pagpapabuti ng kultura nito.

Ang kahusayan sa ekonomiya ng pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento ay nakamit bilang isang resulta ng pagbawas sa mga gastos sa pag-compile, paggawa at pagproseso ng mga dokumento, ang kanilang paglipat, pagproseso, pag-iimbak, at pagkasira.

Ang mga bagay ng pag-iisa at standardisasyon ng dokumento ay hindi lamang ang anyo nito, kundi pati na rin ang komposisyon ng mga detalye na kasama dito.

Ang mga gawain ng pag-iisa ay ang pagpili ng mga detalye na tumutugma sa layunin ng dokumento at mga pamamaraan ng pagproseso nito, at ang mga gawain ng standardisasyon ay ang pagtatatag ng mga pare-parehong kinakailangan para sa mga detalyeng kasama sa mga dokumento. unification form props mensahe sa telepono

Ang mga pamantayan para sa mga dokumento ay dapat mag-ambag sa pag-iisa ng mga anyo ng dokumentasyon ng pamamahala, ang organisasyon ng sentralisadong produksyon ng mga form, ang paglikha ng posibilidad ng sentralisadong pagproseso ng mga opisyal na dokumento at ang pagpapadali ng gawain ng mga tauhan ng pamamahala, pati na rin ang pagbawas ng opisina. gastos.

Ang terminong "standardization" ay nailalarawan sa pamamagitan ng tatlong pangunahing punto. Una, ang standardisasyon ay ang pambansang pamantayan para sa paglikha ng mga dokumento na itinatag sa mahabang panahon. Bukod dito, hindi lamang ito nagpapakilala ng mga pamantayan kundi ginagarantiyahan din ang kanilang pagsunod. Pangalawa, ito ay ang pag-iisa ng mga pag-aari at katangian ng dokumento, ang pagpapakilala ng magkatulad na sukat ng mga form, mga patakaran, mga kinakailangan para sa lahat ng mga dokumento at, pangatlo, ang standardisasyon ay ang pagsasama-sama at pamamahagi ng mga katangian at katangian lamang ng mga dokumento na may kaunti. functional na pagbibigay-katwiran, ibigay ang pinakamalaking epekto ng pamamahala.

Ang standardisasyon ay nangangahulugan ng pagtatayo ng mga pangunahing tuntunin at mga kinakailangan para sa pagbuo at pagpapatupad ng mga dokumento ng pamamahala sa isang ligal na pamantayan. Ang mga regulasyong ito ay MANDATORY na ilapat.

Ang mga ito ay itinakda sa mga pamantayan ng estado (GOST), mga pamantayan ng industriya (OST) at mga pamantayan ng mga negosyo, institusyon at organisasyon (STP).

Noong Hulyo 1, 2003, ipinatupad ang GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo". Mga kinakailangan sa dokumentasyon.

Nalalapat ang pamantayan sa parehong mga organisasyon ng gobyerno at non-government.

Ang GOST R 6.30-2003 ay naglilista ng pinakamataas na hanay ng mga detalye, nagtatatag ng komposisyon ng mga detalye ng mga dokumento at mga kinakailangan para sa disenyo ng mga detalye na maaaring makatagpo sa paghahanda, pagpapatupad at pagproseso ng mga dokumento, mga kinakailangan para sa mga form ng dokumento. Inirerekomenda ang mga kinakailangan ng ipinakilalang pamantayan.

Ang pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento ay malapit na nauugnay. Ang pag-iisa ay madalas na itinuturing na isa sa mga pamamaraan ng standardisasyon. Ang pag-iisa ng mga dokumento ay maaari ding gawin nang nakapag-iisa. Sa kasong ito, ang estandardisasyon bilang legal na pagsasama-sama ng mga kinakailangan ng pag-iisa ay magiging isa lamang sa mga pamamaraan para sa praktikal na pagpapahayag nito, karaniwan sa dalawang pangangailangang ito ay ang pangangailangan upang ipakilala ang pagkakapareho; ang pagkakaiba ay nakasalalay sa legal na puwersa at saklaw ng pamamahagi, at ang konsepto ng "pag-iisa" ay karaniwan.

Ginagawang posible ng pag-iisa at standardisasyon ang pag-type ng mga dokumento, pabilisin ang kanilang paghahanda, pagpapatupad, pagproseso, at mas matagumpay na ipasok ang mga teknolohiya ng impormasyon sa trabaho sa opisina. Salamat sa standardisasyon, ang isang malaking masa ng mga dokumento ay nilikha ayon sa parehong mga patakaran, mas mabilis at mas madaling makita ng mga tatanggap.

Gayunpaman, ang antas ng pag-iisa at standardisasyon ay dapat na makatwiran. Sa labis na mga kinakailangan sa regulasyon, ang pagtatrabaho sa mga dokumento ay bumagal, ang kanilang pagpapatupad ay nagiging isang mamahaling ehersisyo. Ang kadaliang mapakilos ng mga aksyon sa pamamahala ay nabawasan.

Ang mga kinakailangan ng mga pamantayan ay ipapatupad sa pagsasanay lamang kung sila ay makatwiran, maginhawa, kapaki-pakinabang para sa negosyo, institusyon. At walang mapilit na hakbang ang makakatulong dito.

Ang aplikasyon ng mga pamantayan ng estado ay nagpapakilala ng pagkakapareho sa gawaing papel, na kinakailangang kondisyon para sa mekanisasyon at automation ng trabaho sa kanila, nagpapabuti sa kultura ng pangangasiwa ng trabaho.

Ang pagsunod sa pare-parehong mga tuntunin ng pagpapatupad ay nagsisiguro sa legal na puwersa ng mga dokumento.

Gayunpaman, ang mga umiiral na pamantayan, pamantayan at panuntunan para sa pagtatrabaho sa mga dokumento ay dapat na pana-panahong suriin at i-update. Ang pinaka-seryosong problema ay hindi lamang ang pagpapakilala ng isang labis na bilang ng mga bago, kundi pati na rin ang pangangalaga ng hindi kailangan, lipas na o hindi na nauugnay na mga pamantayan sa regulasyon.

Ang nangungunang paraan para sa pagkamit ng mga layunin ng pag-iisa at standardisasyon ay ang paraan ng isang solong anyo, na isang konsentrasyon ng mga katangian at katangian ng isang tiyak na hanay ng mga dokumento sa isang solong matrix - isang form.

Ang Layout Key ay isang graphical na modelo o scheme ng paggawa ng dokumento.

Para sa mga dokumentong napapailalim sa pag-iisa, ang Layout Key ay nagtatatag ng mga format, laki ng field, lokasyon ng mga zone para sa paglalagay ng mga elemento ng impormasyon ng dokumento, na tinatawag na mga detalye sa trabaho sa opisina.

Nagbibigay-daan sa iyo ang pinag-isang mga detalye na iproseso ang mga dokumento nang mas mabilis at mas mabilis na makilala ang mga ito.

Ang isang katangian ng dokumento ay isang obligadong elemento ng disenyo nito. Halimbawa, ang pangalan ng dokumento, ang may-akda nito, ang addressee, ang teksto, ang petsa ng dokumento, ang pirma dito - lahat ng ito ay ang mga detalye ng dokumento.

Ang iba't ibang mga dokumento ay binubuo ng ibang hanay ng mga detalye. Ang bilang ng mga detalye na bumubuo sa mga dokumento ay tinutukoy ng kanilang uri, layunin at iba pang mga kadahilanan.

Para sa ilang mga dokumento, ang bilang ng mga detalye ay mahigpit na limitado. Sa kabilang banda, ang kawalan o hindi tamang indikasyon ng anuman ipinag-uutos na props sa opisyal na dokumento ginagawa itong hindi wasto.

Ang hanay ng mga detalye na bumubuo sa dokumento ay tinatawag na form ng dokumento.

Ang isang form na katangian ng isang partikular na uri ng dokumento (halimbawa, isang order, pahayag, protocol) ay tinatawag na isang karaniwang form. Ang mga anyo ng mga dokumento ay binuo alinsunod sa mga pamantayang pinagtibay sa bawat bansa. Halimbawa, sa Republika ng Belarus alinsunod sa pamantayang STB 6.38-2004.

Ang pamantayan ay naglilista sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod ng mga kinakailangan na likas sa lahat ng mga uri ng organisasyon at administratibong mga dokumento, nagtatakda ng mga patakaran para sa karampatang pagsulat at disenyo ng bawat kinakailangan, at ang bawat kinakailangan ay itinalaga ng isang tiyak na lugar sa isang sheet ng papel.

Ang komposisyon ng mga props:

  • 1. Emblem ng Estado ng Republika ng Belarus;
  • 2. logo ng organisasyon o trademark(marka ng serbisyo);
  • 3. code ng organisasyon: OKOGU code para sa mga ministri at iba pang mga katawan ng gobyerno, OKULP code para sa iba pang mga organisasyon;
  • 4. code ng dokumento;
  • 5. pangalan ng parent organization;
  • 6. pangalan ng organisasyon;
  • 7. pangalan ng structural unit;
  • 8. postal address ng nagpadala;
  • 9. komunikasyon at komersyal na data;
  • 10. pangalan ng uri ng dokumento;
  • 11. petsa;
  • 12. index ng pagpaparehistro;
  • 13. pagtukoy sa index ng pagpaparehistro at petsa ng papasok na dokumento;
  • 14. lugar ng compilation o publikasyon;
  • 15. selyo ng paghihigpit sa pag-access;
  • 16. addressee;
  • 17. selyo ng pag-apruba;
  • 18. resolusyon;
  • 19. pamagat ng teksto;
  • 20. marka ng kontrol;
  • 21. teksto;
  • 22. markahan ang pagkakaroon ng aplikasyon;
  • 23. lagda;
  • 24. paglalapat ng buwitre;
  • 25. selyo ng pag-apruba;
  • 26. visa;
  • 27. selyo;
  • 28. tala tungkol sa gumaganap;
  • 29. isang marka sa sertipikasyon ng isang kopya;
  • 30. isang tala sa pagpapatupad ng dokumento at pagpapadala nito sa kaso;
  • 31. marka ng pagpasok (stamp ng pagpaparehistro ng mga papasok na dokumento);
  • 32. markahan ang paglilipat ng data sa tagadala ng makina.

Tinutukoy din ng form ang lugar ng mga larangan ng pagtatrabaho at serbisyo.

Ang nagtatrabaho na larangan ng dokumento ay ang lugar kung saan matatagpuan ang mga detalye.

Ang field ng serbisyo ay hindi napuno ng anumang teksto at nilayon upang ma-secure ang dokumento teknikal na paraan ah imbakan.

Para sa dokumentasyon, ang mga sumusunod na laki ng mga field ng serbisyo ay nakatakda:

kaliwang margin - 35 mm;

kanang margin - hindi bababa sa 10 mm;

tuktok na patlang - 15-20 mm;

mas mababa - para sa A4 format - hindi bababa sa 20 mm.

Kaya, sa pagbubuod ng tanong na ito, maaari nating tapusin na ang lahat ng mga konseptong ito ng unification, standardization at layout key ay malapit na nauugnay at isang mahalagang bahagi ng Araw-araw na buhay manager.

Karamihan sa impormasyon ng pamamahala ay naayos sa anyo ng mga dokumento. Ang proseso ng pamamahala mismo ay nailalarawan sa pamamagitan ng isang makabuluhang pagkakaiba-iba at pag-uulit ng mga sitwasyon sa pagtatrabaho at mga aksyon na ginawa upang malutas ang mga ito. Samakatuwid ang malaki, madalas na hindi makatwiran na iba't ibang mga dokumento, ang mga elemento ng kanilang mga nasasakupan at ang pangangailangan para sa kanilang estandardisasyon at pagkakaisa.

Ang kahusayan sa ekonomiya ng pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento ay nakamit bilang isang resulta ng pagbawas ng mga gastos sa pag-compile, paggawa at pagproseso ng mga dokumento, ang kanilang pagproseso. Bilang karagdagan, ang isang hindi direktang epekto ay maaaring makuha sa pamamagitan ng pagpapabuti ng sistema ng pamamahala, na ipinahayag sa pagtaas ng kahusayan ng pamamahala sa pamamagitan ng pagbawas ng oras para sa lahat ng uri ng trabaho na may mga dokumento at pagdadala ng mga desisyon na ginawang mas malapit sa pinakamahusay na mga pagpipilian bilang isang resulta ng pagpapabuti. kalidad ng mga dokumento. Dahil dito, ang pag-iisa ng mga dokumento ay magiging solusyon sa mga problema ng pagpapabuti ng kanilang nilalaman at mga form.

Kaya, ang mga bagay ng pag-iisa at standardisasyon ng dokumento ay dapat na parehong anyo nito at ang komposisyon ng mga detalye na kasama dito.

Ang mga pangunahing gawain ng pagpapabuti ng nilalaman ng dokumento ay dapat na: sa panahon ng pag-iisa - ang pagpili ng mga detalye na tumutugma sa layunin ng dokumento at ang mga pamamaraan ng pagproseso nito; sa standardisasyon, ang pagtatatag ng pare-parehong mga kinakailangan para sa mga detalyeng kasama sa mga dokumento.

Ang mga pangunahing gawain ng pagpapabuti ng mga anyo ng mga dokumento ay dapat isaalang-alang: sa kaso ng pag-iisa - isang kapaki-pakinabang na pagbawas sa iba't ibang mga dokumento sa anyo at mga patakaran ng pagpaparehistro; sa standardisasyon, ang pagbuo at pagpapatupad ng mga paghihigpit bilang isang ipinag-uutos na pamantayan, na nagpapahintulot sa iyo na pumili ng pinakamaraming mabisang anyo at mga panuntunan para sa pagproseso ng mga dokumento at tiyakin ang kanilang pangmatagalang imbakan.

Standardisasyon- ito ay isang aktibidad upang magtatag ng mga patakaran at katangian para sa layunin ng kanilang boluntaryong muling paggamit, na naglalayong makamit ang kaayusan sa mga lugar ng produksyon at sirkulasyon ng mga produkto at pataasin ang pagiging mapagkumpitensya ng mga produkto, gawa o serbisyo.

Ang partikular na kahalagahan sa kasalukuyan ay ang kalidad ng dokumento bilang tagapagdala ng impormasyon sa pamamahala. Sa unahan ay ang pangangailangan upang madagdagan ang nilalaman ng impormasyon at pag-isahin ang mga dokumento kapwa sa anyo at nilalaman. Ang problemang ito ay nalutas sa pamamagitan ng pamamaraan ng standardisasyon.

Ang kakanyahan ng terminong "standardisasyon" ay nailalarawan sa pamamagitan ng tatlong pangunahing punto. Una, ang standardisasyon ay mga obligadong pamantayan sa buong bansa para sa paglikha ng mga dokumentong itinatag sa mahabang panahon. Bukod dito, hindi lamang ito nagpapakilala ng mga pamantayan, ngunit ginagarantiyahan din ang kanilang pagtalima. Pangalawa, ito ay ang pag-iisa ng mga katangian at katangian ng dokumento, ang pagpapakilala ng magkatulad na sukat ng mga form, mga patakaran, mga kinakailangan para sa lahat ng mga dokumento at, pangatlo, ang standardisasyon ay ang pagsasama-sama at pamamahagi ng mga katangian at katangian lamang ng mga dokumento na mayroong pinakadakilang functional na katwiran, ibigay ang pinakadakilang managerial ang epekto.

Sa larangan ng trabaho sa opisina, ang kakanyahan ng standardisasyon ay dapat bigyang-kahulugan bilang ang proseso ng pagtatatag at paglalapat ng pinakamainam na mga patakaran, mga pamantayan para sa paghahanda ng Dokumentasyon, na pinagtibay sa inireseta na paraan para sa kanilang pangkalahatan at paulit-ulit na paggamit.

Pamantayan ng Estado ng Russia "Pinag-isang Sistema ng Dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon. Ang GOST R 6.30-2003 ay ang pangunahing pamantayan sa larangan ng trabaho sa opisina, bagaman mayroon itong multi-aspect na aplikasyon. Ang pangunahing paggamit nito ay sa mga organisasyon ng lahat ng anyo ng pagmamay-ari bilang batayan para sa pagbuo ng mga tagubilin, tuntunin o pamantayan para sa pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala.

Ang resulta ng gawaing standardisasyon ay maaaring maging mga pamantayan para sa ilang partikular na uri ng mga dokumento (halimbawa, GOST 7.32-91 "Ulat sa pananaliksik. Mga panuntunan sa istruktura at disenyo") o ang kanilang mga elemento (halimbawa, GOST 9327 "Consumer paper. Formats"), kaya at pinag-isang sistema ng dokumentasyon. Ang GOST R 6.30-2003 ay nabanggit na sa itaas sa mga kinakailangan para sa pagpapatupad ng ORD, na bahagi ng pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at pamamahagi (USORD).

Sa antas ng estado, ang gawain ay isinasagawa upang pag-isahin ang mga dokumento at lumikha pinag-isang sistema ng dokumentasyon (UDS).

Pagkakaisa- ito ay isang pagbawas sa hindi makatarungang pagkakaiba-iba ng mga uri ng mga dokumento, na nagdadala sa kanila sa pagkakapareho ng mga anyo, istruktura, istruktura ng wika, mga operasyon para sa kanilang pagsasama-sama, pagproseso, accounting, imbakan.

Ang pag-iisa ng mga dokumento ay binubuo sa pagtatatag ng pagkakapareho ng komposisyon at mga anyo ng mga dokumento ng pamamahala na nag-aayos ng pagpapatupad ng parehong uri ng mga pag-andar at gawain ng pamamahala. Ang pag-iisa ng mga dokumento ay isinasagawa upang mabawasan ang bilang ng mga dokumentong ginamit, gawing pamantayan ang kanilang mga form, mapabuti ang kalidad, bawasan ang pagiging kumplikado ng kanilang pagproseso, at makamit ang pagkakatugma ng impormasyon sa awtomatikong pagproseso.

Kasama sa gawaing pag-iisa ang:

Pag-unlad, pagpapatupad at pagpapanatili ng pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon (UDS);

Pag-unlad ng mga kumplikadong partikular sa industriya na pinag-isang mga anyo ng mga dokumento - sumasalamin sa mga detalye ng industriya, at hindi kasama sa DRA;

Pagbuo ng mga sectoral classifier ng teknikal at pang-ekonomiyang impormasyon na sumasalamin sa mga detalye ng industriya.

USD- ito ay isang sistema ng dokumentasyon na nilikha ayon sa magkatulad na mga patakaran at mga kinakailangan, na naglalaman ng impormasyon na kinakailangan para sa pamamahala sa isang tiyak na lugar ng aktibidad.

Ang DDD ay isang set ng magkakaugnay na pinag-isang anyo ng mga dokumento na nagbibigay ng dokumentadong presentasyon ng data sa ilang uri ng aktibidad na pang-ekonomiya; paraan ng kanilang pag-uugali; mga dokumento ng regulasyon at pamamaraan para sa kanilang pag-unlad; pangangasiwa at aplikasyon.

Kasabay nito, ang mga classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon ay binuo na nagbibigay ng pinagsama-samang awtomatikong pagproseso ng data na nilalaman sa DDD. Ang pananagutan para sa pagbuo at pagpapanatili ng DDD ay nakasalalay sa mga nauugnay na ministri at departamento.

Ayon sa all-Russian classifier ng dokumentasyon ng pamamahala na OK 011-93, ang mga sumusunod na pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pamamahala ay kasalukuyang tumatakbo sa bansa:

Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo (code 0200000);

Pinag-isang sistema ng pangunahing dokumentasyon ng accounting (code 0300000);

Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pagbabangko (code 0400000);

Pinag-isang sistema ng accounting sa pananalapi, accounting at pag-uulat - dokumentasyon mga institusyon ng badyet at mga organisasyon (code 0500000);

Pinag-isang sistema ng pag-uulat at istatistikal na dokumentasyon (code 0600000);

Pinag-isang sistema ng accounting at pag-uulat ng dokumentasyon ng accounting (code 0700000);

Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng paggawa (code 0800000);

Pinag-isang Documentation System para sa Pension Fund ng Russian Federation (code 0900000);

Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng dayuhang kalakalan (code 1000000).

Dahil ang pinag-isang anyo ng mga dokumento na bahagi ng DDD ay bahagi lamang ng dokumentasyon ng organisasyon, upang mai-streamline ang mga dokumentong hindi kasama sa DDD, ngunit ginagamit sa mga aktibidad, ang mga organisasyon ay dapat mismong magtrabaho upang pag-isahin ang mga anyo ng mga dokumento. Ang mga resulta ng gawaing ito ay naitala sa Report Card at sa Album ng mga anyo ng mga dokumento na ginagamit sa mga aktibidad ng organisasyon.

Ang isa sa DDD ay ang pinag-isang sistema ng organisasyonal at administratibong dokumentasyon (USORD). Ang tampok na katangian nito ay maaari itong magamit upang idokumento ang mga aksyon ng mga organisasyon at negosyo sa pagganap ng anumang function ng managerial sa anumang antas ng pamamahala at sa anumang industriya. Samakatuwid, upang makamit ang higit na pagkakapareho ng mga dokumento, kinakailangan na magtatag ng pare-parehong mga kinakailangan para sa kanilang paghahanda at pagpapatupad, na independiyente sa hierarchical subordination at mga detalye ng departamento.

Ang pagiging kumplikado ng diskarte sa pag-iisa ng mga dokumentong kasama sa USORD ay ipinahayag sa katotohanan na sa loob ng mga indibidwal na anyo ang mga detalye ay nakaayos sa pagkakasunud-sunod na naaayon sa pagkakasunud-sunod ng kanilang pagpaparehistro at pagproseso. Kasabay nito, ang mga paraan ng pagproseso ng mga indibidwal na detalye ay isinasaalang-alang din. Ang isang bahagi ng mga ito ay iginuhit nang manu-mano, ang iba pa - sa tulong ng mga teknikal na paraan, ang pangatlo - sa tulong ng mga hiwalay na mekanikal na aparato (mga selyo, mga selyo). Samakatuwid, ang mga detalye at tagapagpahiwatig, na iginuhit sa isang paraan, ay inilalagay nang magkatabi upang pasimplehin ang proseso ng pagpuno sa mga ito. Ito, sa partikular, ay nagbibigay-daan sa iyo upang gumuhit ng mga detalye na kasama sa stamp ng form, nang sabay-sabay sa tulong ng isang rubber stamp. Nagbibigay ang USORD ng higit na pagiging maaasahan ng impormasyon at pagbibigay ng mga dokumento legal na puwersa. Kapag bumubuo ng mga anyo ng mga indibidwal na dokumento, ang pansin ay binabayaran sa katotohanan na ang impormasyon na mayroon legal na kahulugan, ay iginuhit alinsunod sa mga kinakailangan na nalalapat dito ng may-katuturang batas, upang ang mga dokumento ay naglalaman ng lahat ng mga detalye na nagbibigay sa kanila ng kinakailangang legal na puwersa.

Ang layunin ng pagbuo at pagpapabuti ng USORD ay upang magbigay ng mga gawain ng pamamahala ng pinakamainam na impormasyon, pagtaas ng kahusayan ng paggawa ng mga desisyon sa pamamahala. Ang pangunahing prinsipyo na inilatag sa USORD ay upang tukuyin ang isang bilang ng mga tipikal na gawain sa pamamahala na ipinatupad gamit ang isang tiyak na hanay ng mga pinag-isang anyo ng mga dokumento na binuo batay sa isang solong form. Ang unang dokumento ng kadena ay naglalaman, bilang panuntunan, ang paunang impormasyon, ang huli - ang pagbabalangkas ng desisyon ng pamamahala.

Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo- isang hanay ng mga pamantayan, magkakaugnay na anyo ng mga dokumento, mga patakaran at regulasyon na nagtatatag ng mga kinakailangan para sa nilalaman, pagbuo ng mga dokumento na ginamit upang malutas ang mga problema sa pamamahala.

Kaya, ang USORD ay nagtatatag ng mga paraan upang mapabuti ang ORD, ginagawang posible na iproseso ang ORD sa pamamagitan ng teknolohiya ng computer, at kinokontrol ang paggamit ng mga form ng dokumento depende sa mga gawain sa pamamahala.

Ang standardisasyon at pag-iisa ng mga dokumento ay malapit na nauugnay. Ang pag-iisa ay madalas na itinuturing na isa sa mga pamamaraan ng standardisasyon. Ang pag-iisa ng mga dokumento ay maaari ding isagawa nang nakapag-iisa. Sa kasong ito, ang standardisasyon bilang isang legal na pagsasama-sama ng mga kinakailangan ng pag-iisa ay isa lamang sa mga pamamaraan ng praktikal na pagpapahayag nito. Karaniwan sa dalawang terminong ito ay ang pangangailangan upang ipakilala ang pagkakapareho, ang pagkakaiba ay nakasalalay sa legal na puwersa at saklaw ng pamamahagi, at ang konsepto ng "pag-iisa" ay karaniwan.

Bilang resulta ng pagkumpleto ng gawain, ang mga mag-aaral dapat :

Alamin ang mga pangunahing yugto at nilalaman ng trabaho sa pagkolekta ng mga anyo ng mga dokumento, paunang data sa mga form, ang kanilang pagsusuri at pangkalahatan;

Upang maisagawa ang makabuluhang pag-iisa ng mga dokumento;

Kumuha ng mga praktikal na kasanayan upang mapag-isa ang mga dokumento ng pamamahala.

Teoretikal na bahagi

Ang paglikha ng isang solong puwang ng impormasyon sa Russia at ang pagsasama nito sa espasyo ng impormasyon sa Europa at mundo ay matagal nang isa sa pinakamahalagang gawain, ang solusyon na higit na tumutukoy sa karagdagang pag-unlad ng bansa. Ang solusyon sa problemang ito ay posible lamang sa ilalim ng kondisyon ng pagkakaisa ng Ruso at dayuhan mga sistema ng impormasyon at pagtiyak ng pagkakatugma ng impormasyon ng lahat ng nakikipag-ugnayan na mga sistema ng impormasyon. Ang pagkakatugma ng impormasyon ay nauunawaan bilang ang mutual na pagsusulatan ng iba't ibang bahagi sa mga junction, na nagpapahintulot sa kanila na pagsamahin sa isa't isa, na nagsisiguro sa paggana ng system sa kabuuan. Ang pagkamit ng pagkakatugma ng impormasyon ay tinitiyak ng pag-iisa at standardisasyon ng mga tool sa teknolohiya ng impormasyon, mga tagapagdala ng impormasyon, isang pormal na wika ng paglalarawan ng data, ang istraktura ng mga sistema ng impormasyon at teknolohikal na proseso sa kanila.

Pagkakaisa sa malawak na kahulugan ng salita ay "pagdadala ng mga elemento ng isang ibinigay na hanay sa pagkakapareho ayon sa itinatag na pamantayan o pagbabawas ng bilang ng mga elemento ng isang ibinigay na hanay." Sa ilalim pagkakaisa ng mga dokumento naintindihan pagpili ng mga makatwirang istruktura para sa pagtatayo ng mga sistema ng dokumentasyon, na nagdadala sa kanila sa pagkakapareho batay sa pagtatatag ng isang makatwirang bilang ng kanilang mga anyo at pag-type ng konstruksiyon.

Pangunahin layunin Ang pag-iisa ng mga dokumento ay upang lumikha ng mga matatag na hanay ng mga dokumento na naglalaman ng kinakailangan at sapat na impormasyon upang epektibong malutas ang mga problema sa pamamahala kapwa sa tradisyonal na mga kondisyon at sa mga kondisyon ng paggamit ng mga bagong teknolohiya ng impormasyon, na may kaunting gastos para sa pagkolekta, pagproseso, pagpapadala at pag-iimbak ng data.

Ang pag-iisa ng mga dokumento ay naglalayong ( mga gawain pagkakaisa ng mga dokumento):

  • pagtaas ng kahusayan ng gawaing pangangasiwa;
  • paglikha ng isang pinag-isang sistema pinag-isang dokumentasyon sumasaklaw sa control system sa kabuuan;
  • pagtiyak ng pagpapares ng mga sistema ng dokumentasyon at mga indibidwal na anyo ng mga dokumento;
  • pagbawas sa bilang ng mga anyo ng mga dokumento;
  • pagbawas sa bilang ng mga detalyeng makukuha sa mga partikular na anyo ng mga dokumento.

Ang pagkakaisa ng mga dokumento ay batay sa pagpapatupad ng mga sumusunod mga prinsipyo:

pagkakaisa mula pangkalahatan hanggang partikular, na binubuo sa pagbuo ng isang sample na anyo ng mga dokumento, at sa batayan nito, ang pagbuo ng mga tiyak na anyo ng mga dokumento;

pagkakapareho sa pagbuo ng mga form ng dokumento at mga patakaran para sa pagtatayo at disenyo, na ibinigay ng maximum na pag-type at stencilling ng mga teksto, ang pagbuo ng pare-parehong mga kinakailangan para sa dokumentasyon ng iba't ibang antas ng pamamahala, ang pag-iisa ng lokasyon ng data sa patlang ng dokumento, ang pagbuo ng terminolohiya at kondisyon na mga pagdadaglat;

pagiging kumplikado ng pagkakaisa. Kapag ito ay isinasagawa, ang lahat ng mga kinakailangan para sa dokumento sa lahat ng mga yugto ng paglikha, pagpapatupad, pagproseso at pag-iimbak nito ay dapat ibigay;

nagbibigay-kaalaman, ibig sabihin. pagsasama sa mga dokumento lamang ang mga detalye na kinakailangan upang malutas ang mga partikular na problema o ang kanilang mga complex na may isang naibigay na katumpakan, pati na rin upang bigyan ang mga dokumento ng legal na puwersa;

pagpapangkat ng mga detalye sa mga dokumento alinsunod sa pagkakasunud-sunod ng kanilang pagkumpleto;

may katwiran pagpapasiya ng pinakamababang pinapayagang mga lugar para sa paglalagay ng mga detalye;

katatagan ng mga kinakailangan sa dokumento batay sa paggamit ng mga anyo ng mga dokumento para sa isang sapat na mahabang panahon;

ekonomiya sa pamamagitan ng makatwirang pagsasama mga dokumento sa sistema ng dokumentasyon at ang malawakang paggamit ng mga form;

interfacing sa mga umiiral na sistema klasipikasyon at coding ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon.

Alinsunod sa "PR 50.1.019-2000. Mga tuntunin sa standardisasyon. Ang mga pangunahing probisyon ng ESKK TESI at USD sa Russian Federation "at ang pinag-isang mga anyo ng mga dokumento na kasama sa mga ito ay nahahati sa mga sumusunod na kategorya:

all-Russian;

industriya (kagawaran);

mga organisasyon, negosyo o kanilang mga grupo na nakikibahagi sa mga katulad na uri ng aktibidad sa ekonomiya (pagkatapos dito - mga organisasyon).

Ang mga all-Russian na pinag-isang anyo ng mga dokumento ay inaprubahan ng mga pederal na awtoridad kapangyarihang tagapagpaganap o iba pang organisasyong responsable para sa pagbuo ng all-Russian unified documentation system, na kinabibilangan ng mga pinag-isang anyo ng mga dokumentong ito.

Ang industriya (kagawaran) na pinag-isang anyo ng mga dokumento at pinag-isang anyo ng mga dokumento ng mga organisasyon ay binuo batay sa all-Russian na pinag-isang anyo ng mga dokumento o kasabay ng mga ito.

Ang industriya (kagawaran) na pinag-isang mga anyo ng mga dokumento ay inaprubahan ng mga pederal na ehekutibong awtoridad o iba pang mga organisasyon na responsable para sa pagbuo ng industriya (kagawaran) pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon, na kinabibilangan ng mga pinag-isang anyo ng mga dokumentong ito. Kasama sa mga anyo ng kategoryang ito, kasama ang mga detalyeng nakapaloob sa all-Russian na pinag-isang anyo ng mga dokumento, mga detalyeng nagpapakita ng mga detalye ng isang partikular na industriya (kagawaran).

Ang mga pinag-isang anyo ng mga dokumento ng mga organisasyon ay inaprubahan ng mga nauugnay na organisasyon. Kasama sa mga anyo ng kategoryang ito, kasama ang mga detalyeng nakapaloob sa all-Russian at industriya (departamento) na pinag-isang anyo ng mga dokumento, mga detalyeng nagpapakita ng mga detalye ng isang partikular na organisasyon.

Para sa all-Russian pinag-isang anyo ng mga dokumento Ang mga sumusunod na yugto ng pag-unlad at pagpapanatili ay naitatag:

1st stage - pag-aayos ng pagbuo ng isang all-Russian na pinag-isang anyo ng mga dokumento;

2nd stage - pagbuo ng unang edisyon ng draft ng all-Russian unified form ng mga dokumento;

Ika-3 yugto - pagbuo ng panghuling bersyon ng draft ng all-Russian na pinag-isang anyo ng mga dokumento;

Ika-4 na yugto - pag-apruba at pagpaparehistro ng all-Russian na pinag-isang anyo ng mga dokumento;

Ika-5 yugto - pagtitiklop ng mga anyo ng mga form ng dokumento;

Ika-6 na yugto - pagpapanatili ng all-Russian na pinag-isang anyo ng mga dokumento.

Ang pamamaraan para sa pag-unlad, pag-apruba, pagpapatupad, paglalathala, pagpapanatili at aplikasyon ng mga pang-industriya (kagawaran) na mga tagapag-uri at mga tagapag-uri ng mga organisasyon ay itinatag ng mga nag-apruba sa kanila, ayon sa pagkakabanggit. mga pederal na awtoridad kapangyarihang tagapagpaganap, mga ministeryo, mga kagawaran at organisasyon.

Ang pamamaraan para sa pagbuo, pag-apruba, pagsasakatuparan, pagkopya, pagpapanatili at paglalapat ng sektoral (kagawaran) na pinag-isang anyo ng mga dokumento at pinag-isang anyo ng mga dokumento ng mga organisasyon ay itinatag ng mga pederal na ehekutibong katawan, mga ministri, mga departamento at mga organisasyon na nag-apruba sa kanila, ayon sa pagkakabanggit.

Ang dokumento ay isang kumplikadong hanay ng impormasyon na nailalarawan sa maraming iba't ibang mga parameter (komposisyon ng mga detalye, mga format at uri ng media (papel, magnetic disk, optical disk, atbp.), Mga panuntunan para sa pag-aayos ng impormasyon sa isang field ng dokumento, atbp.), bawat isa sa na maaaring kunin bilang isang bagay ng pagkakaisa.

Sa kabila ng malaking bilang ng mga dokumento ng iba't ibang uri na may maraming mga parameter, ang bawat isa sa kanila ay may iba't ibang anyo at nilalaman. Batay dito, maaaring makilala ang dalawang direksyon para sa pag-iisa ng dokumentasyon - substantive at pormal.

  • ang mga pangunahing probisyon ng pinag-isang sistema ng mga dokumento;
  • mga kinakailangan para sa komposisyon at nilalaman ng DDD;
  • mga gawain, saklaw at antas ng aplikasyon nito sa pamamahala;
  • ang pamamaraan para sa pagpuno ng mga form;
  • pamantayang terminolohiya.

Pagtatatag ng mga mahigpit na katawagan ng mga umiiral na anyo ng mga dokumento;

Paglikha ng mga karaniwang pinag-isang anyo; pagbuo ng isang solong modelo ng mga dokumento para sa mga grupo ng mga homogenous na gawain (pagbuo ng sample form);

Pag-iisa at standardisasyon ng mga elemento ng impormasyon at mga tagapagpahiwatig na ginamit;

istandardisasyon ng terminolohiya.

Sa sukat ng Russian Federation restrictive nomenclature ay isang All-Russian classifier dokumentasyon ng pamamahala (OKUD), na isang sistematikong listahan ng mga pinag-isang anyo ng mga dokumento ng pamamahala na inaprubahan para magamit sa lahat ng mga institusyon at organisasyon ng Russia. Sa sukat ng isang industriya o isang partikular na negosyo o institusyon, ang mga paghihigpit na katawagan ay mga industriya (kagawaran) na mga classifier ng mga dokumento ng pamamahala, mga katulad na classifier ng mga dokumento ng mga negosyo o mga talahanayan ng mga dokumento.

Ang pag-iisa ng mga teksto ng mga dokumento ng pamamahala ay upang maitatag iisang anyo isang ekspresyong pangwika na pinakatumpak na naghahatid ng nilalaman ng regular na paulit-ulit na mga sitwasyon o aksyon sa pamamahala. Ang mga hiwalay na parirala, mga bahagi ng teksto, ang teksto ng dokumento sa kabuuan ay maaaring mapag-isa. Bilang resulta, mayroong isang pagkakataon para sa higit na kahusayan sa paghahanda ng mga dokumento.

Sa proseso ng pag-iisa ng mga teksto, ang pag-iisa ng istraktura ng teksto ay isinasagawa, na lubos na nakakatugon sa layunin ng dokumento, ang pag-iisa ng mga paraan ng wika ng pagpapahayag ng nilalaman ng dokumento, ang pagbuo ng pinag-isang mga teksto sa anyo ng isang karaniwang konektadong teksto, stencil, talatanungan o talahanayan.

Ang karaniwan ay isang magkakaugnay na teksto, ang nilalaman nito ay maaaring paulit-ulit na magamit nang walang mga pagbabago sa pagpapatupad ng mga sitwasyon sa pamamahala para sa isang partikular na function ng pamamahala. Ang template ay isang anyo ng pagtatanghal ng pinag-isang teksto na naglalaman ng pare-parehong impormasyon at mga puwang na puno ng variable na impormasyon na nagpapakilala sa isang partikular na sitwasyon ng pamamahala.

Isinasagawa pormal na pagkakaisa ang mga uri ng mga carrier ng dokumento, mga uri ng mga form ng dokumento at ang kanilang mga katayuan ay isinasaalang-alang, ang mga pormal na lohikal na panuntunan para sa pagtatanghal at paglalagay ng impormasyon sa carrier ay binuo. Bilang resulta ng pormal na pagkakaisa, ang mga sumusunod ay itinatag:

  • tipikal na istruktura ng mga detalye;
  • mga paglalarawan ng mga pangkat ng magkakaugnay na mga detalye;
  • tipikal na mga zone para sa mga homogenous na detalye;
  • mga kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga dokumento sa media ng makina at kapag inililipat ang mga ito sa pamamagitan ng mga channel ng komunikasyon (isang exchange protocol sa pamamagitan ng mga channel ng komunikasyon);
  • pinag-isang paraan ng kontrol sa pagiging maaasahan ng impormasyon;
  • pamamaraan para sa pagbibigay ng legal na puwersa sa mga dokumento.

Ang mga pangunahing lugar ng trabaho sa pormal na pagkakaisa ay ang mga sumusunod:

Pag-iisa ng mga istruktura ng dokumento;

Pag-unlad pangkalahatang tuntunin pagbuo ng pinag-isang mga dokumento at mga format ng komunikasyon;

Pag-iisa ng mga uri ng media at mga format ng dokumento;

Pag-iisa ng mga paraan ng pagkontrol ng impormasyon.

Ang trabaho sa pag-iisa ng mga sistema ng dokumentasyon, bilang panuntunan, ay nagsisimula sa isang survey ng daloy ng dokumento ng organisasyon o industriya na pinag-aaralan. Para sa bawat hanay ng dokumentasyon na nagpapatupad ng isang partikular na function ng pamamahala, isang matrix ang pinagsama-sama. Ang matrix ay isang talahanayan. Ang mga heading ng column ay naglalaman ng mga pangalan ng mga dokumento, at ang mga heading ng row ay naglalaman ng lahat ng mga detalye ng lahat ng mga dokumento. Sa intersection ng mga row at column, ang presensya ng variable na ito ay nakatala sa tiyak na dokumento. Ang pagsusuri ng matrix ay ginagawang posible na gumuhit ng isang konklusyon tungkol sa pagdoble ng mga tagapagpahiwatig sa mga dokumento, upang bumalangkas ng mga panukala para sa paghahanda ng pinakamainam na anyo ng mga dokumento.

Kung ang survey ay nagsiwalat ng mga anyo ng mga dokumento na hindi kasama sa OKUD, mga classifier ng industriya o mga talahanayan ng mga dokumento ng mga negosyo, ang mga form na ito ay pinagsama-sama card ng dokumento. Ang heading ng card ng dokumento ay naglalaman ng:

  • Pamagat ng dokumento,
  • ang pangalan ng organisasyon ng awtorisasyon ng dokumento,
  • pangalan ng organisasyon ng tatanggap
  • ang nilalayong pangalan at code ng klase ng form ayon sa OKUD (o ayon sa classifier ng industriya, o ayon sa time sheet ng enterprise),
  • ang nilalayong pangalan at subclass code ng form ayon sa OKUD (o ayon sa industry classifier, o ayon sa report card ng kumpanya).

Ang pangunahing bahagi ng card ng dokumento ay isang talahanayan kung saan ang mga coordinate ng lahat ng mga detalye ay ipinasok ayon sa structural grid (GOST 6.10.5-87), at ang parehong paunang at panghuling mga coordinate ay ipinahiwatig. Halimbawa, ang 04.22–04.50 ay nangangahulugan na ang attribute ay inilalagay sa ika-4 na linya mula sa mga posisyon 22 hanggang 50.

Takdang-aralin para sa malayang gawain

1. Pag-aralan ang teoretikal na bahagi ng kasalukuyan praktikal na sesyon. Balangkas sa workbook ang kakanyahan ng makabuluhang pagkakaisa.

2. Pag-aralan ang nasa itaas na hanay ng mga dokumento para sa pagtatapos ng isang R&D na kontrata.

3. Punan ang matrix para sa isang set ng mga dokumento para sa pagtatapos ng isang R&D na kontrata ayon sa ibinigay na sample. Pag-aralan ang matrix, tukuyin ang mga pagkukulang ng hanay ng mga dokumento: mayroon bang anumang pagdoble ng mga detalye, pagkalito sa termino, atbp. Isulat ang mga panukala para sa pag-iisa ng isang hanay ng mga dokumento.

Requisites

Kasunduan

Dagdag kasunduan

Pagtatantya ng gastos

iba pang gastos

Kalendaryo. plano

Customer

Tagapagpatupad

Legal na address

4. Punan ang card ng dokumento para sa mga pagtatantya ng gastos. Sa gawaing ito, pinapayagang itala ang mga coordinate ng mga detalye gamit ang Excel coordinate grid.

1) Pangalan ng dokumento:

3) Pangalan ng organisasyon ng addressee:

4) Iminungkahing pangalan at code ng klase ng form ayon sa OKUD:

5) Ang iminungkahing pangalan at code ng subclass ng form ayon sa OKUD:

Pangalan ng props

Mga coordinate ng props

Permanenteng bahagi

variable na bahagi

Tagapagpatupad

D2-R2, D3-S3, E6-N6

Customer

Pamagat ng dokumento

Header ng talahanayan

Ordinal na mga numero

Mga mapagkukunan at literatura.

1. PR 50.1.19-2000. Mga tuntunin sa standardisasyon. Mga pangunahing probisyon ng Pinag-isang sistema ng pag-uuri at pag-coding ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon at pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon sa Russian Federation. - M. : Publishing house of standards, 2000. - 19 p.

2. Lyamin B.N., Markov I.P., Sakov A.A. para sa mga awtomatikong control system / Ed. Tkachenko V.V. - M., Publishing house of standards, 1979. - 176 p.

3. Kostomarov M.N. Pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento ng pamamahala / Secretarial business, 2001, No. 4. – P.28–32.

4. Sakov A.A. Pagsasama-sama ng dokumentasyon ng pamamahala at mga all-union classifier. - M., Economics, 1982. - 168 p.

Pag-navigate

    • Mga pahina ng site

      • Pag-unlad


Panimula…………………………………………………………………………………………………………6

Pag-iisa at estandardisasyon ng mga dokumento…………………………………………………….8

Pinag-isang Sistema ng Dokumentasyon………………………………………………………………12

All-Russian classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………….

Konklusyon ………………………………………………………………………………………25

Mga Sanggunian…………………………………………………………………………26

Panimula

Ang pag-iisa ng mga dokumento ay binubuo sa pagtatatag ng pagkakapareho ng komposisyon at mga anyo ng mga dokumento ng pamamahala na nag-aayos ng pagpapatupad ng parehong uri ng mga function ng pamamahala. Ang standardisasyon ng mga dokumento ay isang anyo ng ligal na pagsasama-sama ng pag-iisa na isinagawa at ang antas ng pagpilit nito. Ang mga sumusunod na kategorya ng mga pamantayan ay naitatag: mga pamantayan ng estado (GOST), mga pamantayan ng industriya (OST), mga pamantayan ng republika (RST). Ang pag-iisa ng mga dokumento ay isinasagawa upang mabawasan ang bilang ng mga dokumentong ginamit, ilarawan ang kanilang mga anyo, mapabuti ang kalidad, bawasan ang pagiging kumplikado ng kanilang pagproseso, makamit ang pagkakatugma ng impormasyon ng iba't ibang mga sistema ng dokumentasyon para sa magkatulad at nauugnay na mga function ng pamamahala, at mas mahusay na paggamit ng computer teknolohiya.

Kasama sa gawaing pag-iisa ang:

    Pagbuo ng isang pinag-isang sistema ng pamamahala ng dokumento (UDS), na isinasagawa ng mga ministri at mga kagawaran na responsable para sa mga nauugnay na sistema ng dokumentasyon;

    Pagpapatupad ng mga intersectoral (interdepartmental) na DDD sa loob ng balangkas ng mga DDD ng republikano at sangay;

    Pagpapanatili ng USDD at ang Industry Classifier ng Technical and Economic Documentation (OKTEI) upang mapanatili ang pagiging maaasahan ng impormasyon at ang karagdagang pag-unlad nito;

    Pag-unlad ng mga kumplikadong partikular sa industriya na pinag-isang mga anyo ng mga dokumento na sumasalamin sa mga detalye ng industriya at hindi kasama sa DUR, pati na rin ang kanilang pagpaparehistro ng estado;

    Pagbuo ng mga sectoral classifier ng teknikal at pang-ekonomiyang impormasyon na sumasalamin sa mga detalye ng industriya. Ang organisasyonal at metodolohikal na pamamahala ng pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento, koordinasyon ng may-katuturang gawain at kontrol ay isinasagawa ng magulang na organisasyon para sa koordinasyon ng pagpapatupad at pagpapanatili ng DDD at OKTEI sa republika. Sa antas ng industriya ang gawaing ito ay isinasagawa ng parent organization para sa pagpapakilala at pagpapanatili ng DDD at OKTEI sa industriya.

Ang kahalagahan ng pag-iisa ng mga dokumento ay tumataas kaugnay ng mas malawak na pagpapakilala ng mga kagamitan sa electronic computing at mga automated na sistema ng kontrol na nilikha sa batayan nito sa kasanayan ng pamamahala. Ang pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo na binuo ng VNIIDAD ay angkop kapwa para sa paggamit sa mga awtomatikong sistema pamamahala, at kapag naproseso sa pamamagitan ng tradisyonal, tradisyonal na pamamaraan sa mga institusyon ng bansa. Kasama sa USORD ang isang hanay ng mga pamantayan ng estado para sa dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo, pinag-isang mga anyo ng mga dokumento, pati na rin ang mga materyales sa pagtuturo at pamamaraan para sa paggamit ng mga form na ito.

Pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento

Ang pag-unlad ng teknolohiya ay nagdudulot ng mga bagong kinakailangan para sa paghahanda ng opisyal na dokumentasyon.

Kasama sa sistema ng DOW ang tatlong magkakaugnay na bahagi: ang paghahanda ng mga dokumento ng pamamahala, ang teknolohiya para sa pagtatrabaho sa mga dokumento, ang sistematisasyon ng mga dokumento sa taon ng kalendaryo at ang organisasyon ng kanilang imbakan ng archival. Kapag nilulutas ang bawat isa sa mga problemang ito, ang mga practitioner ay dapat magabayan ng kasalukuyang mga dokumento ng regulasyon at pamamaraan sa larangan ng trabaho sa opisina, na inaprubahan ng Komite ng Estado ng Russian Federation para sa Standardisasyon at ng Federal Archival Service ng Russia.

Ang batayan ng regulasyon at metodolohikal ng gawaing pang-opisina ay isang hanay ng mga batas, regulasyong ligal na kilos at metodolohikal na mga dokumento na kumokontrol sa teknolohiya para sa paglikha, pagproseso, pag-iimbak at paggamit ng mga dokumento sa kasalukuyang mga aktibidad ng institusyon at ang gawain ng serbisyo sa trabaho sa opisina.

Ang mga pangunahing kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga dokumento ng organisasyon at administratibo ay itinakda sa GOST R. 6.30-97, na inaprubahan ng Decree of the State Standard of Russia noong Hulyo 31, 1997.

Ang isang malaking bilang ng mga dokumento ay nangangailangan ng kanilang standardisasyon at pag-iisa.

Standardisasyon - Ito ay ang aktibidad ng pagtatatag ng mga pamantayan at tuntunin.

Ang standardisasyon ay ang proseso ng pagtatatag at paglalapat ng mga alituntunin na may layuning i-streamline ang mga aktibidad sa isang partikular na lugar para sa kapakinabangan at sa pakikilahok ng lahat ng mga interesadong partido, lalo na upang makamit ang isang pinakamainam na ekonomiya para sa lahat, habang pinapanatili ang mga kondisyon sa pagganap at mga kinakailangan sa kaligtasan. Ang standardisasyon ay batay sa resulta ng agham, teknolohiya at praktikal na karanasan.

Sa larangan ng trabaho sa opisina, ang kakanyahan ng standardisasyon ay ang pagtatatag ng isang pamantayan, ipinag-uutos para sa aplikasyon, ng pinakamainam na mga patakaran at mga kinakailangan para sa pagbuo at pagpapatupad ng mga dokumento na pinagtibay sa inireseta na paraan para sa pangkalahatan at paulit-ulit na paggamit.

Ang standardisasyon, alinsunod sa batas ng Russian Federation "On Standardization", na pinagtibay noong Hunyo 10, 1993, ay isang aktibidad upang magtatag ng mga pamantayan, panuntunan at katangian upang matiyak:

    kaligtasan ng mga produkto, trabaho at serbisyo para sa kapaligiran, buhay, kalusugan at ari-arian;

    teknikal at pagkakatugma ng impormasyon, pati na rin ang pagpapalitan ng mga produkto;

    kalidad ng mga produkto, gawa at serbisyo alinsunod sa antas ng pag-unlad ng agham, engineering at teknolohiya; pagkakaisa ng mga sukat;

    pag-save ng lahat ng uri ng mga mapagkukunan;

    kaligtasan ng mga pasilidad sa ekonomiya, na isinasaalang-alang ang panganib ng natural at gawa ng tao na mga sakuna at iba pang mga emerhensiya;

    kakayahan sa pagtatanggol at kahandaan sa pagpapakilos ng bansa.

SA mga dokumento ng regulasyon ayon sa istandardisasyon na ipinapatupad sa ating bansa, kasama ang:

    mga pamantayan ng estado ng Russian Federation (GOST R);

    nararapat na inilapat na internasyonal (rehiyonal) na mga pamantayan;

    all-Russian classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon;

    pamantayan sa industriya;

    pamantayan ng negosyo;

    mga pamantayan ng siyentipiko, teknikal, mga samahang pang-inhinyero at iba pang pampublikong asosasyon.

Mga pamantayan ng estado ng Russian Federation - mga regulasyon na nagtatag ng pare-parehong mga patakaran sa isang partikular na lugar ng aktibidad sa loob ng ating estado.

Ang mga pamantayan ng estado ay binuo para sa mga produkto, trabaho at serbisyo ng cross-sectoral na kahalagahan. Ang nilalaman ng mga kinakailangan ng mga pamantayan, ang kanilang mga lugar ng pamamahagi, ang kanilang saklaw at ang mga petsa ng kanilang pagpapakilala ay tinutukoy ng mga awtoridad ng estado na tumatanggap sa kanila. Alinsunod sa batas na "On Standardization", ang mga pamantayan ng estado at all-Russian classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon ay pinagtibay ng Pamantayan ng Estado ng Russia, ang mga ito ay ipinatupad pagkatapos ng kanilang pagpaparehistro ng estado.

Ang mga kinakailangan na itinatag ng mga pamantayan ay ipinag-uutos para sa lahat ng awtoridad ng gobyerno at mga entidad ng negosyo. Ang Gosstandart ng Russia at iba pang espesyal na awtorisadong katawan ng pamahalaan, sa loob ng mga limitasyon ng kanilang kakayahan, ay nagsasagawa ng kontrol at pangangasiwa ng estado sa pagsunod sa mga ipinag-uutos na kinakailangan ng mga pamantayan ng estado.

Ang pamantayan ay nagsasaad:

    komposisyon ng mga detalye ng mga dokumento;

    mga kinakailangan para sa komposisyon ng mga detalye ng mga dokumento;

    mga kinakailangan para sa mga form at papeles;

    mga kinakailangan para sa paggawa, accounting, paggamit at pag-iimbak ng mga form na may pagpaparami ng State Emblem ng Russian Federation, mga emblema ng mga constituent entity ng Russian Federation.

Ang lahat ng mga pamantayan ng estado na ipinapatupad sa teritoryo ng ating bansa ay pinagsama sa isang solong Sistema ng Standardisasyon ng Estado - isang hierarchically organized na sistema para sa pag-uuri at pag-coding ng mga pamantayan ng estado mismo.

Ang Series 1 ng State Standardization System ay naglalaman ng isang hanay ng mga pangunahing pamantayan na naglalaman ng mga probisyon sa pamamaraan para sa pagbuo ng mga pamantayan ng estado, sa pagtatayo, pagtatanghal at pagpapatupad ng mga pamantayan, ang kanilang pag-apruba, pagpaparehistro at pagsasabatas, sa pamamaraan para sa pag-amyenda ng mga pamantayan, pagkansela ng mga pamantayan. , atbp., halimbawa: noong Abril 1, 2000, Baguhin ang No. 1 sa GOST R. 6.30-97, na pinagtibay ng Decree of the State Standard of Russia na may petsang Enero 21, 2000 No. 9-st.

Ang pamamaraan para sa aplikasyon at pagpapatupad ng GOST R. 6.30-97 ay nagpapaliwanag at tumutukoy sa mga rekomendasyong metodolohikal All-Russian Research Institute of Documentation and Archiving. Ang mga rekomendasyong metodolohikal ay inilaan para sa pagpapatupad sa mga organisasyon:

    pare-parehong mga patakaran para sa pagproseso ng mga detalye ng mga dokumento at mga opsyon para sa kanilang lokasyon batay sa modernong balangkas ng regulasyon sa suporta sa dokumentasyon;

    mga bagong teknolohiya ng impormasyon para sa paghahanda ng mga dokumento at paglilipat ng impormasyong dokumentaryo;

    estilo ng negosyo ng mga dokumento, mga pangunahing kinakailangan para sa paghahanda at pag-iisa ng mga teksto ng mga dokumento;

    mga patakaran para sa paggawa ng mga dokumento gamit ang mga aparato sa pag-print, kabilang ang pagproseso ng teksto sa computer;

    mga panuntunan para sa pagdidisenyo ng mga form ng dokumento;

    mga patakaran para sa paggamit, accounting at imbakan ng mga form at seal;

    mga patakaran para sa pagproseso ng mga dokumento na ipinadala sa pamamagitan ng mga channel ng telekomunikasyon.

GOST 1.RO-92. Sistema ng standardisasyon ng estado ng Russian Federation: Mga pangunahing probisyon.

Ang isang independiyenteng hanay ng mga pamantayan ay binubuo ng mga pamantayan para sa pinag-isang sistema ng dokumentasyon at pinag-isang sistema klasipikasyon at coding ng teknikal at pang-ekonomiyang impormasyon:

GOST 6.01.1-87. Pinag-isang sistema ng pag-uuri at coding ng teknikal at pang-ekonomiyang impormasyon;

GOST 6.10.3-83. Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pagre-record ng impormasyon ng pinag-isang mga dokumento sa isang format na komunikasyon;

GOST 6.10.4-84. Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pagbibigay ng legal na puwersa sa mga dokumento sa isang machine carrier at isang machine-gram na nilikha sa pamamagitan ng teknolohiya ng computer. Mga pangunahing probisyon;

GOST 6.10.5-87. Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Mga kinakailangan para sa pagbuo ng Layout Key;

GOST 6.10.6-87. Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng dayuhang kalakalan. Halimbawang susi;

GOST 6.10.7-90. Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng dayuhang kalakalan. Suriin;

GOST 6.38-90. Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon;

GOST 16487-83. Gawain sa opisina at pag-archive. Mga tuntunin at kahulugan (Pinapanatili ng GOST ang numerong itinalaga dito noong ang unang terminolohikal na pamantayan ay nairehistro noong 1970).

Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon

Pagkakaisa - pagbabawas ng hindi makatarungang pagkakaiba-iba ng mga uri ng mga dokumento, na nagdadala sa kanila sa pagkakapareho ng mga anyo, istraktura, mga istruktura ng wika, mga operasyon para sa kanilang pagsasama-sama, pagproseso, accounting, imbakan. Ang pag-iisa ay ang pagtatatag ng pinaka-unipormeng hanay ng mga detalye, format ng papel at pag-aayos ng mga detalye sa papel.

Upang mabawasan ang bilang ng mga dokumento na ginagamit sa mga aktibidad ng mga institusyon, organisasyon at negosyo, upang gawing pamantayan ang kanilang anyo, upang mabawasan ang mga gastos sa paggawa, oras at materyal para sa kanilang paghahanda at pagproseso, pati na rin upang makamit ang pagkakatugma ng impormasyon ng mga awtomatikong database sa pambansang ekonomiya, ang gawain ay isinasagawa upang pag-isahin ang mga dokumento at paglikha ng pinag-isang sistema ng dokumentasyon (UDS).

Ang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ay isang hanay ng mga magkakaugnay na pinag-isang anyo ng mga dokumento na nagbibigay ng dokumentadong pagtatanghal ng data sa ilang mga uri ng aktibidad sa ekonomiya, paraan ng kanilang pagpapanatili, regulasyon at metodolohikal na mga materyales para sa kanilang pag-unlad at aplikasyon.

Sa puso ng paglikha ng DDD ay ang paraan ng pag-iisa - ang pagtatatag ng pagkakapareho sa komposisyon at mga anyo ng mga dokumento ng pamamahala na nilikha kapag nilulutas ang parehong uri ng mga pag-andar at gawain ng pamamahala.

Kasabay ng pagbuo ng DDD, ang mga classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon ay binuo na nagbibigay ng pinagsama-samang awtomatikong pagproseso ng data na nilalaman sa pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon.

Ang mga sumusunod na pinag-isang sistema ng dokumentasyon ay kasalukuyang may bisa:

    Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo:

    dokumentasyon para sa paglikha, muling pagsasaayos, pagpuksa ng mga negosyo, mga organisasyon;

    dokumentasyon sa pribatisasyon ng mga negosyo at organisasyon ng estado at munisipyo;

    dokumentasyon sa mga aktibidad ng administratibo ng organisasyon;

    dokumentasyon sa organisasyonal at administratibong regulasyon ng mga aktibidad ng isang organisasyon, negosyo;

    dokumentasyon sa pagpapatakbo at regulasyon ng impormasyon ng mga aktibidad ng isang negosyo, organisasyon;

    dokumentasyon ng trabaho;

    dokumentasyon para sa paglipat sa ibang trabaho;

    dokumentasyon ng pagpapaalis;

    iwanan ang dokumentasyon;

    dokumentasyon para sa disenyo ng mga insentibo;

    dokumentasyon sa pagpaparehistro ng mga parusang pandisiplina.

Ang USORD ay interdepartmental sa kalikasan, iyon ay, ito ay gumagana sa anumang administrative apparatus at institusyon - mula sa itaas hanggang sa ibaba, anuman ang kaakibat sa industriya.

Binubuo ang RS ng 3 subsystem:

    sa paglikha at muling pagsasaayos ng mga institusyon at negosyo;

    dokumentasyon ng tauhan;

    awtomatikong kontrol ng pagpapatupad ng mga dokumento.

Ang USORD ay kinokontrol sa komposisyon at tinukoy bilang isang hanay ng magkakaugnay na mga patakaran, regulasyon at mga form na nagtatatag ng mga kinakailangan para sa nilalaman, pagbuo at pagpapatupad ng mga dokumento na ginagamit upang malutas ang mga problema sa pamamahala, na isinasaalang-alang ang paggamit ng mga elektronikong computer.

Ang mga dokumento ng system ay idinisenyo batay sa isang sample key (GOST 6.38-90). Kabilang sa mga tradisyonal na detalye, ang mga dokumentong ito ay dapat maglaman ng marka sa paglipat ng data ng dokumento sa isang medium ng makina at ang pirma ng taong responsable sa paglilipat ng impormasyon sa isang medium ng makina. Sa kasong ito, ang nilalaman ng dokumento ay dapat na mas mainam na maisakatuparan sa anyo ng isang talahanayan, talatanungan, stencil. Ang bawat pinag-isang anyo ng ORD (pati na rin ang iba) ay itinalaga ng isang code ayon sa OKUD. Ang lahat ng mga detalye na naproseso sa pamamagitan ng teknolohiya ng computer ay dapat na naka-encode nang naaayon ng All-Union classifier ng teknikal at pang-ekonomiyang impormasyon.

    Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pagbabangko:

    dokumentasyon ng pagbabayad para sa mga pagbabayad na hindi cash sa pamamagitan ng mga bangko;

    dokumentasyon sa pagpapatakbo ng kredito ng mga bangko;

    dokumentasyon sa kontrol sa paggasta ng mga pondo para sa sahod at pagbabayad ng mga mapagkukunang panlipunan at paggawa;

    dokumentasyon sa mga operasyon ng bangko na may kaugnayan sa mga internasyonal na pag-aayos;

    dokumentasyon ng output ng mga bangko;

    dokumentasyon sa mga pagpapatakbo ng deposito ng mga bangko;

    dokumentasyon ng pagbabayad para sa mga pagbabayad na hindi cash sa pamamagitan ng mga bangko - mga intrabank form ng mga dokumento;

    dokumentasyon sa isyu-cash at budgetary operations ng mga bangko - intrabank forms of documents;

    dokumentasyon sa kontrol sa paggasta ng mga pondo para sa sahod at pagbabayad ng mga benepisyo sa lipunan at paggawa (para sa pagkonsumo) - mga anyo ng mga dokumento sa loob ng bangko;

    dokumentasyon ng output ng mga bangko - mga intrabank form ng mga dokumento;

    dokumentasyon sa sirkulasyon ng pera - mga anyo ng mga dokumento sa intrabank;

    dokumentasyon sa mga pagpapatakbo ng kredito ng mga bangko - mga intrabank na anyo ng mga dokumento;

    dokumentasyon ng accounting - mga intrabank na anyo ng mga dokumento.

    Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng accounting sa pananalapi, accounting at pag-uulat ng mga institusyon at organisasyon sa badyet:

    dokumentasyong pinansyal;

    pag-uulat ng dokumentasyon ng accounting ng mga institusyon at organisasyon sa badyet.

    Pinag-isang sistema ng pag-uulat at istatistikal na dokumentasyon:

    dokumentasyon sa mga pambansang account at istatistika ng balanse sa ekonomiya;

    dokumentasyon sa mga istatistika ng potensyal na siyentipiko at teknikal at makabagong pag-unlad;

    dokumentasyon sa mga istatistika ng paggawa;

    dokumentasyon sa mga istatistika ng materyal na mapagkukunan;

    dokumentasyon ng mga istatistika ng pananalapi;

    dokumentasyon sa mga istatistika ng panlipunan;

    dokumentasyon sa mga istatistika ng industriya;

    dokumentasyon sa mga istatistika ng agrikultura at pagkuha ng mga produktong pang-agrikultura;

    dokumentasyon sa mga istatistika ng pagtatayo ng kapital;

    dokumentasyon sa mga istatistika ng mga dayuhang relasyon sa ekonomiya;

    dokumentasyon sa mga istatistika ng consumer market at imprastraktura nito;

    dokumentasyon sa mga istatistika ng transportasyon at komunikasyon;

    dokumentasyon sa mga istatistika ng pagmamasid at pagpaparehistro ng mga pagbabago sa mga presyo at taripa.

Ang USOSD ay tinukoy bilang isang sistema ng mga dokumento na nagtatala at nagbibigay ng mga estado at pang-ekonomiyang katawan ng istatistikal na data sa pagpapatupad ng mga plano, kahusayan sa produksyon, pag-unlad ng siyensya at teknolohikal, paglago ng produktibidad ng paggawa, at pag-unlad ng ekonomiya.

    Pinag-isang sistema ng accounting at pag-uulat na dokumentasyon ng accounting ng mga negosyo:

    pag-uulat ng dokumentasyon ng accounting;

    mga rehistro ng accounting;

    pangunahing mga talaan ng accounting.

    Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng paggawa:

    dokumentasyon sa estado ng merkado ng paggawa;

    dokumentasyon sa mga relasyon sa paggawa;

    dokumentasyon sa advanced na pagsasanay ng mga empleyado ng mga katawan ng paggawa;

    dokumentasyon ng proteksyon sa paggawa;

    dokumentasyon sa pinakamababang badyet ng consumer;

    dokumentasyon sa mga apela sa mga awtoridad sa paggawa.

    Pinag-isang sistema ng dokumentasyon pondo ng pensiyon Pederasyon ng Russia:

    dokumentasyon sa accounting at pamamahagi ng mga pondo;

    dokumentasyon sa pagpaplano at aktibidad sa ekonomiya;

    dokumentasyon sa mga aktibidad sa pagkontrol at pag-verify.

    Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng dayuhang kalakalan.

    pagpapatakbo at komersyal na dokumentasyon;

    dokumentasyon sa pagpapadala;

    settlement dayuhang kalakalan dokumentasyon;

    dokumentasyong ibinigay sa pag-import (pag-export) ng mga kalakal;

    dokumentasyon ng transportasyon sa dayuhang kalakalan;

    pagpapasa ng dokumentasyon ng dayuhang kalakalan.

Ang DDD ay binuo ng mga nauugnay na ministri at departamentong pinagkatiwalaan sa gawaing ito.

Upang panatilihing napapanahon ang DDD, pinananatili ang mga ito, na nagbibigay para sa pagpapakilala ng mga pagbabago at pagdaragdag sa hanay ng kontrol ng mga pinag-isang anyo ng mga dokumento kung kinakailangan.

Ang layunin ng standardisasyon at pag-iisa ng mga dokumento ay upang bigyang-katwiran ang mga proseso ng paghahanda, pagpapatupad, paghahanap ng mga dokumento, bawasan ang mga daloy ng dokumento at lumikha pinakamainam na kondisyon para sa pagproseso ng impormasyon ng makina, pagtaas ng antas ng pamamahala ng negosyo at organisasyon. Ang standardisasyon at pag-iisa ng mga dokumento ng pamamahala ay ginagawang posible upang makamit ang pagkakapareho sa istraktura at pagproseso ng impormasyon. Ang standardisasyon at pag-iisa ay nag-aambag din sa pagbuo ng mga progresibong pamamaraan ng pagtatrabaho sa mga dokumento.

Ang pagpapakilala at pagpapakilala ng pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon at mga all-Union classifier ay kinokontrol ng isang espesyal na interdepartmental na pamantayan "Mga pangkalahatang alituntunin para sa pagpapatupad ng pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon at lahat-ng-Union classifier ng teknikal at pang-ekonomiyang impormasyon na ginagamit sa mga awtomatikong control system" RD 50-61 - 82. Ang dokumentong ito ay nagtatatag, sa partikular, kapag gumagamit ng pinag-isang mga anyo ng mga dokumento sa mga kondisyon ng tradisyonal na pamamahala, paglalagay ng mga code ayon sa mga classifier lamang sa mga kaso kung saan ang impormasyon ng dokumentaryo ay napapailalim sa kasunod na pagproseso ng teknolohiya ng computer kapag ang institusyon ay nakikipag-ugnayan sa mga panlabas na correspondent. Sa mga institusyong gumagamit ng DDD at mga classifier, nilikha ang mga system para sa pagpapanatili ng mga classifier at pinag-isang anyo ng mga dokumento na nauugnay sa mga sistema ng industriya o departamento para sa pagpapanatili ng DDD at mga classifier. Ang mga institusyon ay nagpapanatili ng DDD at mga classifier sa dami ng impormasyon na kinakailangan para sa institusyong ito upang maisagawa ang mga gawain ng pagpaplano, accounting, at pamamahala ng logistik.

Kasama ang standardisasyon at pag-iisa ng mga dokumento (sa panahon ng kanilang paglikha), ang prinsipyo ng stenciling ay malawakang ginagamit, na ginagawang posible kapwa upang mapabilis ang paglikha ng mga dokumento ng parehong uri at maiwasan ang mga hindi kinakailangang pagkakamali.

Ang stenciling ay isang paraan ng pag-iisa ng mga teksto ng mga dokumento, na binubuo sa katotohanan na ang lahat ng impormasyon na katangian ng mga dokumento ay kondisyon na nahahati sa isang template, o pare-pareho, at isang indibidwal, o variable. Ang pag-istensil ay partikular na nauugnay sa pagtatrabaho sa mga sulat.

Ang stenciling ay nagbibigay-daan sa iyo upang madagdagan ang pagiging produktibo ng mga performer, tumutulong upang mapabuti ang kultura ng trabaho sa opisina.

All-Russian classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon

Ang mga mahalagang paraan ng suporta sa impormasyon, pangunahin sa mga aktibidad gaya ng ekonomiya, istatistika, pagbabangko, kaugalian, aktibidad sa ekonomiya ng ibang bansa, atbp., ay mga classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon na kinakailangan upang matiyak ang pinagsama-samang pagproseso ng data sa mga awtomatikong sistema ng impormasyon.

Ang mga klasipikasyon ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon ay mga dokumento ng regulasyon. Ang classifier ay naglalaman ng isang sistematikong hanay ng mga pangalan ng mga bagay na ipinakita bilang mga pangkat ng pag-uuri, at mga code na itinalaga sa kanila.

Ang pag-uuri at coding ay napapailalim sa mga bagay na panlipunan at pang-ekonomiya at ang kanilang mga pag-aari, ang impormasyon tungkol sa kung saan ginagamit sa mga aktibidad ng pamahalaan at administrasyon at nakapaloob sa pinag-isang mga anyo ng mga dokumento. Ang pag-uuri ng mga tiyak na anyo ng mga dokumento ng pamamahala at ang kanilang mga code ay itinatag All-Russian classifier ng management documentation (OKUD).

Sa kasalukuyan, 37 all-Russian at all-Union classifier na patuloy na gumagana ang binuo at tumatakbo. Ang kabuuan ng mga classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon, pati na rin ang siyentipiko, pamamaraan at regulasyon na mga dokumento para sa kanilang pag-unlad, pagpapanatili at pagpapatupad, pati na rin ang mga serbisyo na nagsasagawa ng trabaho sa pag-uuri at coding, ay bumubuo sa Pinag-isang Sistema para sa Pag-uuri at Pag-coding Impormasyong Teknikal, Pang-ekonomiya at Panlipunan (ESKK TEI).

Depende sa larangan ng aplikasyon, ang mga classifier ay nahahati sa: all-Russian, sectoral at enterprise classifiers.

Ang lahat ng mga classifier sa mga tuntunin ng nilalaman ay nahahati sa tatlong pangkat:

1. Mga classifier ng impormasyon tungkol sa mga dokumento ng pamamahala, mga gawain na nalutas sa mga awtomatikong sistema ng kontrol, mga uri ng aktibidad, pang-ekonomiya at panlipunang mga tagapagpahiwatig:

    All-Russian classifier ng mga pamantayan (OKS);

    All-Russian classifier ng mga produkto (OKP);

    All-Russian classifier ng dokumentasyon ng pamamahala (OKUD);

    All-Russian classifier ng mga pera (OKV);

    All-Russian classifier ng mga yunit ng pagsukat (OKEI);

    Commodity nomenclature ng foreign economic activity (TN VED) .- at iba pa.

2. Mga classifier ng impormasyon tungkol sa mga istruktura ng organisasyon:

    All-Russian classifier ng mga organo kapangyarihan ng estado at pamamahala (OKOGU);

    All-Russian classifier ng mga negosyo at organisasyon (OKPO);

    All-Russian Classifier ng Economic Regions (OKER);

    All-Union Classification of Branches of the National Economy (OKONKh);

    All-Union classifier ng loading at unloading point sa railway, ilog, dagat, hangin at road transport (OKPV), atbp.

3. Mga classifier ng impormasyon tungkol sa populasyon at tauhan:

    All-Russian classifier ng impormasyon sa panlipunang proteksyon populasyon (OKISZN);

    All-Russian classifier ng mga specialty sa edukasyon (OKSO);

    All-Russian classifier ng mga trabaho ng mga manggagawa, mga posisyon ng mga empleyado at mga kategorya ng sahod (OKPDTR);

    All-Russian classifier ng impormasyon tungkol sa populasyon (OKIN), atbp.

Ang istraktura at nilalaman ng classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon sa halimbawa ng All-Russian classifier of management documentation (OKUD) ay ang mga sumusunod.

Ang OKUD ay naglalaman ng impormasyon sa pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon at mga anyo ng mga dokumentong pinahihintulutan para gamitin sa pambansang ekonomiya. Ito ay dinisenyo upang malutas ang mga sumusunod na gawain:

    pagpaparehistro ng mga anyo ng mga dokumento;

    pag-streamline ng mga daloy ng impormasyon sa pambansang ekonomiya;

    pagbabawas ng bilang ng mga form na ginamit;

    pagbubukod mula sa sirkulasyon ng mga hindi pamantayang anyo ng mga dokumento;

    pagtiyak ng accounting at systematization ng pinag-isang mga form

    mga dokumento batay sa kanilang pagpaparehistro;

    kontrol sa komposisyon ng mga dokumento at maiwasan ang pagdoble

    impormasyong ginagamit sa larangan ng pamamahala;

    makatwirang organisasyon ng kontrol sa paggamit ng pinag-isang anyo ng mga dokumento.

Ang mga bagay ng pag-uuri sa OKUD ay all-Russian (intersectoral, interdepartmental) pinag-isang mga anyo ng mga dokumento na inaprubahan ng mga ministries (departamento) ng Russian Federation - mga developer ng pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon (UDS).

Ang OKUD ay naglalaman ng mga pangalan at code ng pinag-isang mga anyo ng mga dokumentong kasama sa naaprubahang pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon, halimbawa:


Halimbawa, binibigyan namin ang mga pangunahing dokumento ng USORD na may mga code para sa OKUD:

    0273060 - liham ng pagbibitiw;

    0221052 - Deskripsyon ng trabaho para sa mga kategorya ng IRT at mga empleyado ng enterprise management apparatus;

    0284070 - tala ng paliwanag;

    0227103 - mga panloob na regulasyon sa paggawa ng apparatus sa pamamahala ng enterprise;

    0222152 - staffing kagamitan sa pamamahala ng enterprise;

    0211112 - utos na magtatag ng isang negosyo;

    0271020 - palatanungan (mga tauhan);

    0276030 - iskedyul ng bakasyon;

    0283110 - order ng pampasigla;

    0273110 - utos ng pagpapaalis;

    0229140 - registration at control card.

Ang code ng pinag-isang anyo ng dokumento sa OKUD ay binubuo ng pitong digital decimal place at isang control number (CC).

Pinagtibay ng OKUD ang isang hierarchical classification na may tatlong hakbang.

Ang bawat posisyon ng classifier ay binubuo ng dalawang bloke:

    bloke ng pagkakakilanlan;

    bloke ng mga pangalan ng bagay ng pag-uuri.

Nakikilala ang pinag-isang anyo sa pamamagitan ng pag-uuri. Ang code ng pinag-isang anyo ng dokumento sa OKUD ay binuo tulad ng sumusunod:

Dito, ang unang dalawang digit ay ang klase ng hugis, ang susunod na dalawang digit ay ang subclass ng hugis, ang susunod na tatlong digit ay ang numero ng pagpaparehistro, at ang huling digit ay ang check digit.

Halimbawa, ang code ng Settlement Statement para sa mga kontribusyon sa insurance sa Pension Fund - 09010046 ay ganito:

09 - Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng Pension Fund;

01 - Dokumentasyon sa accounting at pamamahagi ng mga pondo;

004 - Settlement sheet para sa mga premium ng insurance sa Pension Fund;

6 - Suriin ang numero.

Ang pagtatalaga ng code ng pinag-isang anyo ng dokumento ay sumasalamin sa mga sumusunod na tampok ng pag-uuri:

    ang una at pangalawang character (klase ng mga form) - kabilang sa pinag-isang anyo ng dokumento sa kaukulang pinag-isang sistema ng dokumentasyon;

    ang ikatlo at ikaapat na character (isang subclass ng mga form) - ang pagkakapareho ng nilalaman ng maraming anyo ng mga dokumento at ang direksyon ng kanilang paggamit;

    ikalima, ikaanim at ikapitong karakter - numero ng pagpaparehistro isang pinag-isang form ng dokumento sa loob ng isang subclass;

    ang ikawalong character ay ang check number.

Ang bloke ng mga pangalan ng bagay ng pag-uuri ay isang talaan ng pangalan ng isang tiyak na pinag-isang anyo ng dokumento.

Bilang karagdagan, ang Unified System of Reporting and Statistical Documentation (grade 06), bilang karagdagan sa pagtatalaga ng code ng pinag-isang anyo ng dokumento, ang check number at ang pangalan ng form, ay naglalaman din ng "index" at "periodicity" ng pagsusumite dahil sa pangangailangang tiyakin ang pagpapatuloy ng mga pagtatalaga na itinatag sa mga katawan ng istatistika ng estado.

OKUD code alinsunod sa GOST 6.38-90 "Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa mga papeles" ay nakakabit sa pinag-isang anyo ng mga dokumento sa itaas na larangan ng dokumento sa kanan.

Ang isa pang classifier na direktang nauugnay sa mga dokumento at may tiyak na kahulugan para sa mga empleyado ng administrative apparatus ay ang All-Union Classifier of Enterprises and Organizations (OKPO), dahil ang bawat dokumento ay dapat maglaman ng isang partikular na code ayon sa pamantayang ito. Ang mga layunin ng classifier ay mga negosyo at organisasyon lamang na may mga karapatan ng isang legal na entity, bilang pangunahing pinagmumulan ng paglitaw at pagkonsumo ng impormasyon, pati na rin ang mga miyembro ng mga asosasyon. Ang classifier na ito ay naglalaman ng mga code ng ministries, departamento at sangay ng pambansang ekonomiya at ang kanilang mga pangalan, na nagbibigay dito ng kalidad ng isang unibersal na pamantayan. Bilang karagdagan, ang OKPO ay direktang nakikipag-ugnay sa pinag-isang sistema ng dokumentasyon (UDS) sa pamamagitan ng pagtatalaga ng code ng lahat ng ORD na nilikha at inilipat ng isa o ibang negosyo o organisasyon sa lahat ng antas ng pamamahala.

Ang OKPO classifier ay may sumusunod na construction scheme:

Nagagawa ng OKPO na tumugma sa mga pangunahing detalye na kinakailangan para sa pagproseso ng dokumentasyon ng pamamahala, zone ng disenyo alinsunod sa GOST 6.38-90.

Ang bawat empleyado ng pamamahala ay dapat magkaroon kinakailangang impormasyon sa istruktura at paggamit ng mga pamantayang ito.

Sa pang-araw-araw na trabaho, maaaring gamitin ang OKPO sa mga sumusunod na sitwasyon:

    pagpuksa ng institusyon;

    pagkawala ng mga karapatan ng isang legal na entity para sa isang kadahilanan o iba pa;

    asosasyon ng mga institusyon;

    pagpapalit ng pangalan ng mga institusyon;

    pagbabago sa teritoryo at administratibong lokasyon ng institusyon;

    paglipat ng isang institusyon sa ibang ministeryo, departamento;

    pag-commissioning ng isang bagong institusyon;

    pagbuo ng isang bagong institusyon bilang resulta ng unbundling.

Ang dalawang classifier na ito ay nagbibigay ng mga performer ng impormasyon sa pagpuno ng mga detalye at code, ang obligasyon nito ay ibinibigay ng GOST 6.38-90.

Konklusyon

Ang napiling paksa ng gawaing kurso ay kasalukuyang napaka-kaugnay, dahil kapag lumilikha ng mga dokumento kinakailangan na sundin ang mga prinsipyo ng standardisasyon at pag-iisa.

Pinapayagan ka ng standardisasyon na magtatag at maglapat ng ilang mga patakaran sa disenyo ng mga dokumento.

Ang pag-iisa, sa turn, ay nakakatulong upang mabawasan ang iba't ibang uri ng mga dokumento, na nagdadala sa kanila sa pagkakapareho ng mga form, istraktura, pagproseso, imbakan.

Ang lahat ng mga pamantayan ng estado na ipinapatupad sa teritoryo ng ating bansa ay pinagsama sa Sistema ng Standardisasyon ng Estado. Sa antas ng estado, ang gawain ay isinasagawa upang pag-isahin ang mga dokumento at ang pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon ay nilikha na nagbibigay ng isang dokumentadong pagtatanghal ng data sa ilang mga uri ng aktibidad sa ekonomiya.

Ang mga classifier ay mga normatibong dokumento na naglalaman ng isang sistematikong hanay ng mga pangalan ng mga bagay na ipinakita bilang mga pangkat ng pag-uuri at mga code na itinalaga sa kanila.

Bibliograpiya

    A.V. Pshenko. Pamamahala ng dokumentasyon. - M., Forum - Imfra-M., 2002.

    O.I. Zamytskova. Mga gawain sa opisina para sa mga kolehiyo. - Rostov n / D., Phoenix, 2001.

    V.S. Mingalev, M.V. Larin. Mga espesyal na sistema ng pagdodokumento. - M., Economics, 1989.

    M.T. Likhachev, T.V. Kuznetsova. Mga dokumento at papeles: isang gabay na sanggunian. - M., Economics, 1991.

    M.V. Kirsanova, Yu.M. Aksnov. Kurso sa negosyo. - M., 1998.

    O.P. Dorofeeva, E.K. Gubskaya, A.M. Viger. Secretarial na negosyo. - Rostov n / D., Phoenix, 2003.

    E.V. Alekseeva, L.P. Afanasiev, E.M. Burova. Pag-archive. - M., prof. ed., 2002.

    V.A. Kudryaev. Organisasyon ng trabaho na may mga dokumento. - M., Infra-M, 2002.

    Obvious: ayon sa pananaliksik, ... anyo, atbp.; mga kinakailangan sa wika ng pagkakaisa mga dokumento (2)Abstract >> Industriya, produksyon

    Mga antas at yugto estandardisasyon mga dokumento// Sa Sab.: " Pagkakaisa At estandardisasyon mga dokumento sa mga awtomatikong sistema ng kontrol "... Mga antas at yugto estandardisasyon mga dokumento// Sa Sab.: " Pagkakaisa At estandardisasyon mga dokumento sa mga automated system...


© 2022 egoist24.ru Mga sistema ng pagbabayad. mortgage. Mga bangko. Yandex pera. webmoney. Pangkalahatang Impormasyon.