Има различни дефиниции на понятието „управление на документи“, но нито едно от тях не е станало общоприето. Въпреки това, както и понятието "документ". И това е естествено, тъй като "документознанието" е многоизмерен, структурно разклонен термин, отнасящ се до различни партиидокументни и документно-комуникационни дейности – явления не по-малко сложни и многостранни.
Може да се каже, че управление на документи е наука за документа и документно-комуникационната дейност. Това е научна дисциплина, която изучава моделите на създаване и функциониране на документи, разработва принципите на изграждане на документно-комуникационни системи и методите на тяхната дейност.
Документознанието изследва документа като източник на информация и средство за социална комуникация. Това е комплексна наука за документа и документно-комуникационната дейност, която изучава процесите на създаване, разпространение и използване на документални източници на информация в обществото в исторически, съвременен и прогностичен план.
Формирането на управлението на документи като научна дисциплина включва дефинирането на основните му компоненти: обект, предмет, структура, методи, концептуален апарат – в тяхното единство и цялост, т.е. като систематична научна дисциплина.
Обектът на науката отговаря на въпроса: какво изучава науката. Обект на документиране като наука е цялостно изследване на документа като системен обект, специално създаден за съхранение и разпространение (предаване) на информация в пространството и времето. Документът се създава в хода на документни и комуникационни дейности, следователно обект на науката са всички видове тази дейност - създаване, производство, съхранение, разпространение и използване на документи, създаване на документационни системи.
Субектът на науката трябва да отговори на въпроса: по какъв начин, защо, с каква цел и за какво точно се изучава обектът, а чрез него и обективната реалност. Предметът на науката определя съдържанието на научното познание за обекта – документа и документно-комуникационната дейност. Предмет на документиране е създаването на научно познание за документа в единството на неговите информационни и материални компоненти, за моделите на създаване и функциониране на документите в обществото.
Документацията изучава документа като предмет на теоретично, историческо и методологическо (практическо) ниво. Той изследва документа като система, неговите свойства, параметри, структура, функции, методи и начини за документиране, класификация и типология на документите. В полето на неговото внимание са общите закономерности на създаване, разпространение, съхранение и използване на документи. Освен това предмет на изследване може да бъде документът като цяло или неговите отделни аспекти, специфични характеристикидокументална и комуникационна дейност.
Край на работата -
Тази тема принадлежи към:
Деловодството като научна дисциплина
Дисциплината Документация е предназначена за студенти, обучаващи се в специалност Организация и...
Ако имате нужда от допълнителен материал по тази тема или не сте намерили това, което търсите, препоръчваме да използвате търсенето в нашата база данни с произведения:
Какво ще правим с получения материал:
Ако този материал се оказа полезен за вас, можете да го запишете на страницата си в социалните мрежи:
| туитвам |
Всички теми в този раздел:
Основните етапи в разработването на документация
Управлението на архивите принадлежи към категорията на младите науки, все още не е напълно оформено като научна дисциплина, която обобщава съвкупността от знания за документа. Тази наука не произхожда от
Структура за управление на документи
Като всяка научна дисциплина, управлението на записи има структура, която все още е в начален стадий. Структурно управлението на документи е разделено на две подсистеми: обща и специална.
Връзката на управлението на документи с други науки
Съвременният етап се характеризира с активизиране на изучаването на документа от всички науки, където той е основен или един от обектите на изследване. Обединяването на усилията на тези науки създава в
Почти всички документи, системи за документация и набори от документи могат да служат като източници в изследванията за управление на документи. Въз основа на тях е възможно да
Системен подход към документа като обект на изследване
Въпроси: 1 Същността, генезисът и развитието на понятието "документ" 2 Връзката между понятията "документ", "информация" и "ма
Свойства, функции и функции на документа
Документът е сложен обект, който е единство на информация и материален (материален) носител. Откриването на същността му е задача, която се решава с помощта на систематика
Общи положения и понятия на документацията
Документацията е създаването на документ с помощта на различни методи, методи и средства за фиксиране на информация върху материален носител. Документен метод
Концепцията за езиците
Езикът е специална система от разнородни и в същото време вътрешно свързани структурни единици (звуци, морфеми, думи, фрази, изречения и др.), които
Знак метод за фиксиране на информация
Документът съдържа социална информация, изразена в символна форма. Значимостта е една от основните му характеристики. Документът е информация, съставена под формата на набор от последователни знаци.
Начини и средства за запис на информация
Записването на информация е начин за фиксиране на информация върху материален носител. В момента се използват системи за запис на информация (ръчни, механични).
Структура на документа
Въпроси: 1. Унификация и стандартизация 2. Регистрация на детайли 5.1.1 Унификация и стандартизация Документ за унификация
Регистрация на детайли
Всеки документ се състои от елементи, наречени атрибути. Различни документиимат различен набор от реквизит. Набор от детайли, подредени по определен начин
Изисквания към формулярите на документи
Формати хартиени документи. Сервизните документи се произвеждат и възпроизвеждат на хартия със стандартен формат, който е свързан с използването на копирна техника, с необходимостта от съхраняване на документи
Изисквания за изготвяне на документи
Документите могат да бъдат направени на пишеща машина или с помощта на печатащи устройства, компютърно оборудване. Отделно вътрешни документи, чиито автори
Организационни документи
Въпроси: 1. Организационни документи - устав, правилник, инструкции, щатни масии др. Дейност на институции, организации
Организационни документи - устав, правилник, инструкции, щатни разписания и др.
Организационните документи изпълняват нормите на административните и гражданско право, са правно основаниедейности на институцията и са строго задължителни. Тези документи са
Административни документи - решения, решения, заповеди, указания и др.
Всички административни документи трябва стриктно да отговарят на разпоредбите на действащото законодателство. Първи етап от разработването на проекта административен документ- определение на кръг
Документиране на дейността на колегиалните органи
Протоколът също може да бъде информационни документи(съдържа информация за обсъждането на всеки въпрос) и към административния, т.к. съдържа диспозитива. Протокол - документ, поправка
Система за отчетна документация
Доклад - документ, съдържащ информация за резултатите от дейностите за определен период от време. Отчетната документация на институцията се състои от няколко набора документи:
HR документация
Работни отношенияпредприятията със служител се регулират от Кодекса на труда на Руската федерация. Въз основа на членовете на кодекса предприятието трябва да създаде единна процедура за регистрация на приемане, уволнение
Система за счетоводна документация
първични счетоводни документи. Всички бизнес транзакции, извършвани от организацията, трябва да бъдат документирани с подкрепящи документи. Тези документи служат като първични счетоводни документи, въз основа на
Наредби и държавни стандарти
Въпроси: 1 Нормативни правни актоверегулиране на документационна поддръжка на федерално ниво. 2. Държавни стандартиза документация. П
Ведомствени наредби
Важна част от нормативната уредба за изготвяне и изпълнение на документацията е регламентимеждуведомствен и ведомствен характер, публикувани от министерства, държавно Коми
Информационни комуникации на предприятието
Типична структура на предприятието При обсъждане общи въпросиофис работа под термина "предприятие" обикновено означава доста широк кръг от различни организации.
Структурата на модерно търговско предприятие
Сега помислете за структурата на съвременните големи търговско предприятие, вижте диаграмата (Фигура 8.2) Фигура 8.2
Офис техника и информационни потоци в модерен офис
Информационният център за всеки служител в модерен офис е персонален компютър, свързан към локална и глобална мрежа. Фигура 8.4 показва подключа
Технология на прехвърляне на хартиени документи в електронни
За разлика от хартиените документи, електронните документи могат да се обработват по-ефективно (възпроизвеждани, разпространявани, съхранявани и т.н.). Технологиите се развиват активно
Видове системи за въвеждане на документи
В допълнение към технологичните аспекти, за които говорихме по-горе, има и специфики, свързани с мащаба на използване на технологията за въвеждане на хартиени документи. Наистина, когато говорим за дома
Продукти за личен формуляр
Най-известните решения са ABBYY FormReader и системата Cognitive Forms. ABBYY FormReader осигурява висока степен на разпознаване на отпечатани знаци, знаци и бр.
Обща структура на поддръжката на управленската документация
Управлението на всяко предприятие е информационен процес, в който се получава, обработва информация, взема се решение, решението се съобщава на изпълнителите, чиито действия контролирам.
Оформяне и съхранение на текущи дела
Въпроси: 1. Образуване и изпълнение на дела. 2. Организация на оперативното съхранение на документи. 9.1.1 Образуване и изпълнение на делата
Подготовка на делата за предаване и процедурата за предаване на делата в архива за по-нататъшно съхранение
Въпроси: 1.Проверка на стойността на документите. 2. Регистрация на дела. 3. Изработка на корицата на калъфите. 4. Съставяне на описи. 5. Редът за предаване на документи за съхранение в
Извършване на проверка на стойността
Всяка година в деловодството на организация (институция) те избират документи за постоянно и временно съхранение, както и за унищожаване. Този подбор се извършва от персонала структурни подразделенияв
Организация на работа с документи с ограничен достъп
Въпроси: 1. Организация на работа с документи, свързани с държавна тайна 2. Организация на работа с документи, съдържащи поверителна информация
Приемна регистрация на поверителни документи
Цялата кореспонденция, влизаща в организацията с ограничителен печат, се приема и отваря от служители, които са назначени да работят с тези материали. Проверява номера
Случаи с ограничен достъп
Въпроси: 1. Групиране на изпълними документи във файлове 2. Използване на документи, файлове и публикации. Премахване на печата за ограничаване на достъпа 11.3
Използване на документи, файлове и публикации. Премахване на печата за ограничаване на достъпа
Не е разрешено използването на информация от ограничени документи в открити речи, в публикации в отворената преса. в радио- и телевизионни предавания, изложен
Послеслов
По този начин, определени видоведокументите и документо-комуникационните дейности имат значителна специфика. Особено се усеща връзката между управлението на документи и компютърните науки
Библиографски списък
1. Закон на Руската федерация "За информацията, информатизацията и защитата на информацията" от 25 януари 1995 г. // Събран. Закони на Руската федерация. 1995. No 8. 609 с. 2. Основи на законодателството на Руската федерация за архивния фонд на Русия
Основни термини и дефиниции
Автор на документа е естествен или субекткойто е създал документа Акт - документ, съставен от няколко лица
Разбирането на обекта и предмета на документознанието зависи от това как се интерпретира документознанието, как се определя неговата структура.
Н.Н. Кушнаренков учебника си разделя управлението на документи на общо и специално. Тя счита за обект на обща документация „цялостно изследване на документа като системен обект”.Предметът на документиране се определя като „създаване на научно познание за документ...“. Структурата на общата документациясъщевременно включва: теория на документа, история на документа, история и теория на документно-комуникационните дейности. Към теорията на документа се добавя синонимно име – „документология“. В същото време самият учебник, който отразява съдържанието на общата документознание, има следните раздели: „Теоретични основи на документознанието“, „Характеристика на определени видове и видове документи“, „Документи на най-новите носители на информация“ . Следователно реалното общо управление на документи тук се състои от теоретичните основи и характеристики на основните видове и видове документи.
В допълнение към общата документация, Н.Н. Акценти на Кушнаренко специално управление на документациятаи го разделя на специален и частен. ДА СЕ специална документациядисциплини, които изучават „характеристиките на документите, които са обекти на библиотеката,
архивно, музейно дело“, но в списъка на тези дисциплини (библиотекознание, библиография, архивознание, музеология, информатика) няма конкретни дисциплини, които изучават „характеристиките на документите“, а клонове на знанието, които сами определяне, имат много по-широки обекти на изследване.
Освен това към дисциплините по специално деловодство Н.Н. Кушнаренко класифицира тези, където предметът е „изучаване на спецификата на различни процеси на документална и комуникационна дейност“: наука за документални фондове, каталогизиране, доктрината за съхранение на документи, деловодство и др. Без да повдига въпроса доколко е оправдано разпределението на тези конкретни дисциплини, отбелязваме, че съответните раздели или специални научни дисциплини съществуват в рамките на изброените по-горе библиотекознание, библиография, архивистика, музеология. Не е ясно как могат да изпъкнат не вътре, а до такива дисциплини.
Предмет частна документация,според Н.Н. Кушнаренко, са „определени видове и разновидности на документи“, сред които са: „книги, патенти, бележки, карти, филми, оптични дискове и др.“. Съответно частното документознание се оформя в „частни научни документознание дисциплини“: книгознание, патентознание, картография и пр. Така книгознанието, според Н.Н. Кушнаренко, е включен в деловодството като "специален", "частен" деловодство. В повечето от тези дисциплини обаче предмет на изследване са не само характеристиките на съответния вид документ. По-специално, книгознанието е комплексна наука или комплекс от научни дисциплини, към които принадлежат отделни научни дисциплини, изучаващи процесите на създаване и функциониране на книгата в обществото. Тя не може да бъде "частна" в сравнение с библиотекознание, библиография и други дисциплини.
Тези несъответствия вече са забелязани от други автори (С. Г. Кулешов, М. С. Слободяник) и са подложени на мотивирана критика 1 . Те не биха могли да бъдат запомнени или считани само за факт от историографията на разглеждания въпрос, ако горната позиция не беше посочена в учебника, който все още се използва активно както от студенти, така и от преподаватели по документалистика, следователно съдържанието му все още е актуални днес.
Развитието на възгледите на автора на учебника - Н.Н. Кушнаренко - по отношение на разглеждания въпрос можете да проследите следващите й публикации. В тях науката „документен мениджмънт” вече не е разделена на три, а на четири части. Първо - документология.Това е теорията и методологията на управлението на документи 2 или само методологията на управлението на документи 3 . Втора част - общо управление на документацията- тук обхваща "историята на формирането на документната комуникация, както и методологията и организацията на работа с документа" или "историята, типологията, класификацията на документа, технологичните основи жизнен цикълдокумент".
На трето място е частна документация,която включва научни дисциплини „изучаващи някои от най-важните процеси на работа с документ“, а именно: „теорията и технологията на съставяне на документи, тяхното редактиране, репликация, разпространение, защита, обработка, отчитане, кумулация, съхранение, използване“. Сред съответните дисциплини са: документална стилистика, теория и практика на редактирането, деловодство, организация и технология на публикуване, библиополистика, документна статистика, право на интелектуална собственост, защита на информацията в автоматизирани системи, аналитична и синтетична обработка на документи, документни ресурси, документ извличане на информация
системи, теория и технология на съхранение на документи, реставрация и консервация на документи, електронен документооборот, пълнотекстови бази данни. Направен е опит за диференциране на изброените дисциплини в съответствие с процесите, които изучават, което прави този списък систематизиран до известна степен. Но принадлежността на всички тези дисциплини към документацията, дори и да е частна, все още не е доказана. Известно е, че някои от изброените дисциплини са свързани с филология, библиология, библиотекознание, информатика. Очевидно в този случай се изяснява отговорът на въпроса: кои части от посочените клонове на знанието могат да се считат за управление на документи. Тоест не всички книгознание, библиотекознание, архивознание са провъзгласени за дисциплини по управление на документи.
Четвъртата част от предложеното Н.Н. Кушнаренко на новата структура на управление на документи бяха дисциплини "специална документация", разпределени както по видове документи - картографска, патентна документация, така и по "сфери на практическа дейност" - архивна, административна, банкова, библиографска, библиотечна, музейна, информационна. Трябва да се отбележи, че сред първите вече няма библиология и филмознание, а сред вторите не са посочени клоновете на знанието като цяло (архивология, библиотекознание и др.), а само съответната „документознание“ . Не е ясно обаче как тези дисциплини на "специалната документознание" корелират с дисциплините на "частната документознание", изброени по-горе. Според нас те не могат да бъдат отделни, освен посочените по-горе дисциплини "частно деловодство". Най-вероятно "специалното управление на документи", разграничено по области на практическа дейност, съществува под формата на съответните дисциплини на описаното по-горе "частно управление на документи", което трябва да се каже.
Някои особености на структурата на управлението на документацията, изложена в тези статии, е, че тук не ставаше дума само за наука, а за цикъл от учебни дисциплини по управление на документи, разпределени в процеса на обучение на специалисти по специалността „Документознание и информационна дейност“. Както знаете, структурата на науката и структурата на цикъла учебни дисциплини- различни концепции. В някои случаи те могат да съвпадат, но също така може да се окаже, че една академична дисциплина обхваща всички аспекти на науката или, обратно, целият цикъл от дисциплини за определена специалност не обхваща науката като цяло. Може да има и такъв вариант, когато учебните дисциплини не се разграничават в съответствие със структурата на науката (според нейните основни части), а са посветени на различни по смисъл и предмет на изследване обекти, процеси, операции и т.н.
В момента Н.Н. Кушнаренко смята, че Ю.Н. Столяров присвоява наименованието "документология" на науката за документа в широкия смисъл и оставя името "документология" на науката за управленска документация, което ще доведе до ревизия на представите за структурата, обекта и предмета на двете науки 1 .
По различен начин беше представена структурата на управлението на документацията и връзката й с други науки С.Г. Кулешов 2 . Според неговите възгледи управлението на документи се разделя на общ(синоним на С. Г. Кулешов е документология)и специален,диференцирани по видове документи и видове документация. Предметът на общото управление на документи се определя като „формиране на научно познание за документ в единството на неговите информационни и материални компоненти, моделите на създаване и функциониране на документите в обществото“. Съдържанието на общата документация S.G. Кулешов го определя доста ясно: „документологията е обща документална наука, която разработва въпроси на теорията на документите, изучава моделите на генезиса и еволюцията
документ, общи за всички науки проблеми на функционирането на документите, практиката на тяхното създаване и работа с тях" 1.
Структурата на общата документация(или документология) S.G. Кулешов го определя по следния начин: „... той не се състои от научни дисциплини, а от такива раздели като „Понятия на документа“, „Функции на документа“, „Типология на документа“, „Основни етапи на разработване на документ“ „Общи проблеми на създаването , съхраняване и функциониране на документ "и др.". Наистина определено тук често срещани проблемисвързани с всякакви документи.
специална документация,по концепцията на С.Г. Кулешов, се състои от доста ясно ограничен набор от дисциплини, чиито обекти на изследване са определени видове документи и видове документация: управленска документознание, картографска документознание, филмова и фото- и звукова документация, научно-техническа документознание, електронно документознание. С.Г. Кулешов признава науката за управленската документация, "формирана от дълбините на теорията и практиката на деловодството" и до наше време наричаща себе си просто "документознание", без да посочва вида на изучаваната документация.
По отношение на други клонове на знанието, които се специализират в изучаването на документи, които се различават по съдържание, външна форма, наименования, жанрове и др., тяхното обединяване в рамките на документознанието, според С.Г. Кулешов, „едва ли е възможно“. Подчертава се, че „книгознанието е включено в науките от документално-комуникационния цикъл, но в никакъв случай не може да бъде направление на специалното документознание” 2 .
В учебното помагало Нона Борисовна Зиновиева 1 управлението на документи се характеризира като фундаментално и същевременно
приложна научна дисциплина. Фундаменталните изследвания в документознанието са насочени към изучаване на същността на документацията, еволюцията на формата и съдържанието на документа, неговите функции в обществото, социокултурни, етнонационални, исторически особености на документацията, проблеми на възприемането на документите, усъвършенстване на семиотичните и семантични средства за нейното изразяване. Приложни изследвания на управлението на документи, според Н.Б. Зиновиева, се отнасят до въпросите за класифициране на документи, тяхното индексиране, обобщаване, създаване на изображение за търсене на документ, организиране на работния процес, избор на документи, запазването им, търсене и др.
Той предложи своята концепция за структурата на управлението на документи ГОСПОЖИЦА. Слободян.Според него документознанието е „комплекс от научни дисциплини, насочени към цялостно изследване на документа в широк контекст, както и на различни формации на документи, които формират документната инфраструктура на обществото“ 2 . Като част от управлението на документи, M.S. Слободяник открои на първо място документация- „интегрираща научна дисциплина, която има осезаем метанаучен характер“ „както за дисциплини по управление на документи, така и за сродни и сродни науки, които също изучават документа като един от компонентите на собствения си обект (библиотекознание, библиография и др.)“.
Според M.S. Слободяник, „предмет на документологията са закономерностите на функционирането на документите и формирането на документи като канали за социални комуникации, насочени към задоволяване на потребностите на обществото и потребителите в текуща и ретроспективна документална информация“ 3 . В статията на M.S. Слободяника 2003, документологията се характеризира като научна дисциплина, състояща се от две части: 1) теория на управлението на документи, документа и документалната инфраструктура на обществото; 2) историята на документацията и документа. V
член от 2005 г. документологията е разделена на два други компонента - обща документология и специфично за индустрията управление на документи. В рамките на общата документология „се извършва цялостно изследване на документологията, документа и документалната инфраструктура на обществото“, „предмет на специфичната за индустрията документознание са моделите на функциониране на документите и техните образувания като канали за социални комуникации, насочени към задоволяване на професионалните нужди на обществото и потребителите в актуална и ретроспективна документална информация от индустрията“ 1.
Други дисциплини по управление на документи M.S. Слободяник се обажда специален.Те включват: теория на документалните комуникации, теория на документните потоци, документална фондознание, електронно документознание, управленско документознание, теория и история на деловодството. Както виждате, една част от тези дисциплини се формира в съответствие с проблемите, които се изучават; втората част - по видове документи. ГОСПОЖИЦА. Слободяник смята, че „важна характеристика, която може да формира самостоятелна научна дисциплина за управление на документи, е функционалната ориентация към задоволяване на специфичните потребности на обществото и характеристиките на отделни групи документи, които се нуждаят от индивидуализирано изследване“.
Освен основната характеристика за открояване на една или друга документална дисциплина, М.С. Слободяник смята такива качества като „високо ниво на тяхната автономност, способност да напуснат комплекса и да бъдат включени в друга система от науки“, способността „да формират свой собствен предмет и да установяват връзки с науки, които не са включени в структурата на управление на записи“ от съществено значение. Тези свойства на дисциплините обаче не могат да бъдат основа за обединяването им в комплекс от дисциплини, а само основа за определяне на тяхната самостоятелност. Друго нещо е „наличието на общи теоретични и методологически принципи, източници и
история на развитието“, което предопределя присъствието на различни дисциплини в единен комплекс.
Не може да не се съгласим със забележките на С.Г. Кулешов относно неопределената самостоятелност като научни дисциплини на теорията на документалните комуникации и теорията на документалните потоци; изкуствеността на обединяването в „документофондознание” на ученията за колекциите на библиотеки, архиви, деловодство и др. 1 Само електронното документознание и управлението на документознанието не предизвикват забележки, макар че първото тепърва започва да се оформя. Следователно съставът на комплекса от дисциплини по управление на документи все още трябва да бъде изяснен.
Някои уточнения на съдържанието документациядадени в последващи публикации от Н.Н. Кушнаренко 2 и М.С. Слободяника 3 . Н.Н. Кушнаренко характеризира документознанието като фундаментална научна и образователна дисциплина, която съществено се различава от традиционното (очевидно управленско) управление на документи. ГОСПОЖИЦА. Слободяник го смята за „интегрирана научна дисциплина с осезаем метанаучен характер“; отбелязва "обогатяването на обекта на науката за сметка на документалната инфраструктура на обществото", което дава възможност да се изследват "характеристиките на документалната дейност в различни социални сферии институции."
Но връзката между управлението на документи и управлението на документи остава неопределена. По-специално, M.S. Слободяник пише: „Важен резултат от развитието на документознанието ще бъде превръщането на документознанието в интегрирана наука с подчертан метанаучен характер и широк обхват на практическо приложение”. Не е ясно дали документологията ще замени съвременния документооборот или ще остане в нейния състав.
Като заключение от разглеждането на съществуващите в момента концепции относно структурата на управлението на документи може да се твърди, че във всеки
от тях има "рационално зърно". Концепцията на Н.Н. Кушнаренко е привлечен от факта, че той интерпретира документознанието като широк клон на знанието, в който се изследва всичко, свързано с документа. Този подход логично продължава възгледите на Пол Отлет, основателят на науката, наречена "документация" (или "документология"). Концепцията на S.G. Кулешов се отличава с яснота по отношение на съдържанието и границите както на общата, така и на специалната документация. Концепцията на M.S. Слободяника обръща внимание на особените връзки между управлението на документи и информационните науки като по-фундаментални. В същото време във всяка от горните концепции има слаби места, които предизвикват забележки. Синтезът на съществуващите знания все още не е осъществен.
Във всички изброени характеристики на управлението на документи като цяло или неговите структурни части наблюдаваме едно или друго определение на обекта и предмета на тази наука. Би било желателно тези определения да бъдат комбинирани и координирани, но това е задачата на бъдещото развитие на нашата наука. Отбелязваме само, че считаме за обект на науката онези или други явления от обективната реалност, чието изучаване е насочено към научното изследване, а за предмет - онези аспекти на този обект, които се определят от целта на изследването. Съдържанието на научната дисциплина отразява както нейния обект, така и предмет.
Определението на обекта и предмета на документацията е формулирано, вероятно, от всички преподаватели по тази дисциплина във висшите образователни институции. Зависи от посоката на дисциплината (обща или специална документация), от теоретичните възгледи на учителите, от състоянието на развитие на този проблем.
Евгений Александрович Плешкевичвярва, че „обектът на познание в управлението на документи е социалната оперативна информация“ 1 . Като се има предвид, че в теоретичните възгледи на този автор оперативната информация се свързва с понятието „оперативен документ“, можем
да се приеме, че обектът на управление на документи е ограничен до тясно тълкуване на документа. По-нататъшното представяне на материала от дисциплината обаче показва, че авторът характеризира не само „оперативни” документи, но и архивни и публикувани. Предметът на документиране, според Е.А. Плешкевич, има много аспекти: структурни, практически, исторически, правни, управленски, информационни и „други аспекти на социалната оперативна информация, нейните документирани форми“.
Николай Семенович Ларковясно посочва: „Обект на управление на документацията е и двете отделни документи, и цялата съвкупност от документи в обществото, тоест всички видове, разновидности, жанрове и форми на документи, както и всички системи и подсистеми на документация, прости и сложни набори от документи "2. Предметът на документознанието, в неговото мнение, се състои от две части: теоретична и приложна, според които документознанието се дели на теоретично и приложно.
Според нас, обект за управление на документи- това е документ като явление от информационно-комуникационната сфера на обществото. Това означава, че документознанието трябва да изучава не само самия документ като единство от неговите информационни, материални и знакови компоненти, но и всички компоненти на документалната информационна комуникация (не само системата "документ - потребител на информация (или потребител на информационна система)" , но също така например системата „комуникант – документ”, тоест проблемите при създаването на документ и дейността на комуникационните посредници в системата „комуникант – документ – получател” и др.). Предмет на документиранее дефинирането на видовете, структурата и свойствата на документа, както и законите на неговото създаване и функциониране в обществото.
Структура за управление на документиможе да се определи като пресечната точка на две посоки на нейната диференциация: аспект и обект. Аспектите са: теорията на документа, историята на документа, организацията на документационните дейности, методологията (или технологията) на документационните дейности. Документалната дейност тук разбираме като създаване и използване на документ.
Обектната посока на диференциране на структурата на управлението на документи предвижда разпределянето на такива подраздели:
Документът като цяло, като явление от информационно-комуникационната сфера на обществото.
Отделни видове документи и документационна система.
Отделни процеси и операции на документационни дейности.
Първият обектен подраздел съответства на общото управление на документи, вторият и третият - на специалното управление на документи. Предметът на всеки подраздел може да се види в дефинирането на неговата цел.
Структурата на дисциплината "Документознание" ще зависи от специалността, за която се представя. Той трябва да съдържа както общи, така и специални части. Броят на специалните части и общият им обем ще зависят от професионалната ориентация и структурата на учебната програма (включително наличието на други документални дисциплини).
Въпросът как да се тълкува понятието "документология" остава дискусионен. Дали тя се равнява на общата документознание, или само на теорията на документа, или, напротив, обединява целия комплекс от науки, които изучават документа във всичките му връзки? Нашият отговор на този въпрос ще бъде даден в следващия раздел.
Документознанието за управление е научна дисциплина, която развива теорията на управленския документ, изучава неговия генезис и еволюция, практиката на създаване и функциониране. Документът е основният обект на познание за управление на управленските записи.
Терминологичната система за управление на управленските записи включва термини, понятия, категории, които обозначават обекти, процеси, явления, изучавани от тази дисциплина. Основните понятия на управленската документация са "управление", "информация", "управленски документ", "управленска документация".
Управлението се разбира като набор от действия на управляващ обект, насочени към създаване на оптимални условия за функциониране на управляван обект в съответствие с неговите задачи.
Основни видове управленски дейностие комуникация, регулиране, контрол.
Комуникация- това е съвкупност от техники, методи и процедури, терминология, която осигурява ефективно информационно взаимодействие между участниците в комуникационния процес.
Регламент- дейности, насочени към подпомагане функционирането на контролирана политическа, социално-икономическа система в рамките на обективните закони и нейните цели.
Контрол- е наблюдение от ръководителя на управлявани обекти и процеси, за да провери дали състоянието на нещата е в съответствие с желаното, предвидено в правилници, програми, планове и др.
Информация i се интерпретира като набор от данни за вътрешното и външното състояние на контролираната система, които се използват за оценка на ситуацията и разработване на управленски решения.
Документи за управление- това са документи, които съдържат информация за вземане на управленско решение, т.е. информация за управление.
Документиране на управленска информация- това е процесът на създаване на официални документи, чието съдържание е управленска информация.
Документационен фонд- състои се от официални документикоито организацията е натрупала в резултат на своята дейност. По-голямата част или целият документационен фонд е управленска документация.
Управленска документацияинституции се състои от официални документи, които принадлежат към различни класове управленска документация – организационно-административна, първична счетоводна, банкова, отчетно-статистическа, планова, ресурсна, търговска, ценова, счетоводна и др.
52. Управленска документация: задачи, основни направления на научните изследвания.
Основните теоретични и практически задачи на управленската документация:
Изследвайте историята на управленския документ, неговото създаване и функциониране като носител и източник на информация;
Разработване на обща теория на управленския документ, която обхваща анализа на неговата същност, характеристики на съдържанието и формата (свойства, характеристики, структура), функции;
Определете принципите и методите за изучаване на управленския документ;
Разберете мястото и ролята на управленската документация в обществото;
Проследяване на процеса на възникване и развитие на управлението на управленските записи като научна и учебна дисциплина;
Анализирайте най-важните концептуални основи на управлението на управленските записи;
Да се разкрие епистемологичната природа на специалните знания за управление на документи, мястото и функциите на управлението на управленските документи сред другите дисциплини от документалния и комуникационен цикъл.
Сред основните области на научни изследвания в управлението на управленските записи могат да се разграничат следните:
Теоретико-фундаментални- изследване на документацията като информационен ресурс на обществото, културен феномен и елемент на социалната памет.
Теоретични и приложни изследвания: анализ на динамиката на потока от официални документи; анализ на структурата на потоците от сервизни документи; решаване на класификационни проблеми на документацията; изграждане на унифицирани модели на официални документи и техните системи, включително електронни; проучване на правните аспекти на създаването, функционирането, съхраняването на официални документи и достъпа до тяхната информация; решаване на икономически въпроси, свързани със създаването на управленски документи и организацията на работа с документация;
Научни и технологични изследвания:подготовка на проекти на нормативни правни актове с цел създаване на единна правна основа за създаване на документация и организация на нейното функциониране и съхранение; хармонизиране на международните стандарти за управление на документални процеси; разработване на рационални научни методи за създаване на официални документи, въвеждане на унифицирани форми на документи и единни документационни системи; разработване на практически задачи за създаване на електронни документи и решаване на въпроси, свързани с по-нататъшното използване на тези документи в тяхното динамично състояние и по време на съхранение в архива; решаване на езикови задачи за организиране на текстове на служебни документи; проучване на методи за информационно-документационно осигуряване за приемане на управленски
решения, използването на документационни фондове за тази цел и като ресурс за задоволяване нуждите на гражданите.
Исторически изследвания:изследване на генезиса на документа; анализ на еволюцията на характеристиките на съдържанието и формата на документите; определяне съдържанието на процесите на формиране и развитие на видове и видове (класове) документи и документация; изследване на историческите условия за създаване и функциониране на документацията.
Един от основните въпроси, свързани с дефинирането на конкретна научна дисциплина, е нейната характеристика от гледна точка на параметрите, присъщи на всяка наука. Тези параметри включват: обект, предмет и структура на науката, нейната връзка с други науки, място в системата на науките, методи на научно изследване. Също така е важно да се разгледа историята на формирането на тази наука, анализът на основните понятия относно нейния обект и задачи.
Преди да преминем към конкретни въпроси, нека дадем работна дефиниция на управлението на документи: това е - Наука за документи,изследване на процесите на създаване и функциониране на документи.
8.1. Основните етапи на развитие и основните концепции за управление на документи
Документознанието, като знание за един документ като цяло, има древни корени: почти от времето, когато се появиха самите документи, хората започнаха да натрупват знания за това как да създават документи, как да ги оценяват, как да боравят с тях. Но това знание възниква отделно в различни области и области на създаване и използване (включително съхранение и разпространение) на документи 1 .
Научната регистрация на знанията за документа се случва през XVII-XVIII век. Започва да изучава официални и частни документи с легално съдържание дипломатика,се развива в научна дисциплина във Франция през 17 век.
В същото време се формират няколко специални исторически дисциплини, насочени към изучаване на документите като исторически извори. Те са общоизвестни като исторически извори.Той включва няколко спомагателни исторически и филологически дисциплини: палеография- изследва историята на писането (начина на писане, формата на буквите, особеностите на материала, върху който са писали и др.), неговата еволюция и характерни особености; сфрагистика- проучва печатите, с които са закрепени писмата и са заверени удостоверения; текстология- разглежда писмени, литературни и фолклорни произведения, исторически документи, за да установи точния текст и допълнително да ги изучава, коментира и публикува; археологияизучава теорията и практиката на издаването на писмени исторически извори, разработва принципи и методи за публикуване на исторически документи. Документалните познания също могат да включват библиология,или библиография(тези понятия за първи път се третират като синоними), които започват да се развиват през 18-ти - началото на 19-ти век. Но отделна научна дисциплина, чийто обект би бил всеки документ, не съществуваше дълго време.
Едва в началото на XX век. възникна наука за документацията,основана от белгийския учен Пол Отлет. П. Отле се обади документациякакто практически дейности по събиране, съхранение и използване на документи, така и Научно изследванетази дейност. В същото време той предложи отделно име за научна дейност:
документология, илибиблиология. VВъв връзка с отъждествяването на документ и книга той смята наименованията „документология“ и „библиология“ за синоними. П. Отлет полага теоретичните основи на документологията в много статии, монографията „Трактат по документация“ (1934), както и в практическата дейност на Международния институт по документация, а по-късно и на Международната федерация по документация.
Идеите на документацията са намерили широко разпространение, са били одобрени и подкрепяни от много изследователи, занимавали се с документи от различен произход: библиотечни, архивни, музейни.
В началото на 50-те години на XX век. въз основа на документацията възниква ново научно направление: информационни науки, или информационна наука (информация наука). Появата му е улеснена от развитието на теорията на комуникацията (или теорията на информацията) в края на 40-те години. 20-ти век (основатели - Норберт Винер, Клод Шанън).
Привържениците на информационната наука подчертават, че работата с документи не е самоцел, че основната й цел е да улавя, съхранява и използва информацията, съдържаща се в документите. В това отношение науката за документацията се трансформира, дори по име, в документация и информационни науки, и Международната федерация по документация, в Международна федерацияИнформация и документация (понастоящем Международна федерация за информация).
Постепенно "документалната" част от името на науката се губи, тя се превръща в чисто "информационна наука", информатика като наука, която „изучава закономерностите на информационните процеси в социалните комуникации“ 1 . Документът стана част от обекта на информатиката, тъй като именно документите са основен източник на информация и задължителен компонент на информационните процеси в обществото.
През 60-те години на XX век. Информатиката се е развила основно като научна информатика, изучаване на процесите на научно-информационна дейност и съответно научни документи (или документи като източници на научна информация).
Общи модели на създаване и използване на документи през 60-70-те години на XX век. започна да учи документални филми (най-известният руски представител на тази тенденция е Генадий Григориевич Воробьов) 1 . Интересът към документа възниква във връзка с необходимостта от изучаване на нови, компютърни документи, които по това време са перфокарти и перфоленти. Впоследствие обаче тази научна посока не получи широко разпространение.
От края на 40-те години на XX век и особено интензивно от 60-те години започва да се развива управление на документикато част от обучението на специалисти по архивистика. Преди това знанията за управление на документи бяха разпръснати в различни архивни дисциплини. Основната цел на новата научна дисциплина беше да се изследват процесите на изготвяне на управленски документи, които след изпълнение на основните си функции се съхраняват в архива. В същото време в рамките на това научно направление бяха повдигнати и разгледани въпроси от общ характер за дефиницията на документ, неговите функции, методи за изследване и усъвършенстване на документи, както и за научно-техническа документация, филмови и фотодокументи, машинно четими документи и други, които попадат на съхранение в архиви.
През 70-80-те години на XX век. експерти по библиотекознание (Ю.Н. Столяров) и библиография (О.П. Коршунов) въвеждат понятието „документ” в терминологичната система на тези науки. Постепенно се осъзнава необходимостта от преподаване на документооборот на бъдещите библиотекари-библиографи. В рамките на библиотечно-библиографското образование се заражда ново направление в документознанието, което изучава общите проблеми на документа. В този случай книгата се разглежда като вид документ. Разбира се, тази насока не е толкова „нова“, защото се основава на идеите на документацията (документологията), разработени от Пол Отлет в началото на 20 век, но поради временното спиране на документалните изследвания през 40-60-те години на 20 век. възприема се като нещо ново, неприсъщо на „традиционното” управление на документи. Процесът на формиране на това направление протича през 90-те години на XX век. Учебните програми са създадени от различни автори, учебник от Н.Н. Кушнаренко „Документознание“ 1 , публикуват се статии и рецензии, обсъжда се концептуалният апарат на документознанието.
В момента в Украйна доминират две основни концепции за управление на документи, които S.G. Кулешов предлага да се нарича "общо управление на документи" (тоест изучаване на общите проблеми на дефинирането и функционирането на документ във всички области на обществената дейност) и "традиционно (или специално) управление на документи" (изучаване на документи, създадени в областта на управлението). , които се занимават с деловодство и които след приключване на функциите си идват за съхранение в архиви) 2 . Заявявайки това, имаме предвид тълкуването на управлението на документи от широк кръг специалисти, занимаващи се с документи от различни видове, както и семантичното съдържание на обучителни курсове по управление на документи в различни образователни институции. Значителен принос за въвеждането на идеите за общо управление на документи има учебникът N.N. Кушнаренко, който стана практически достъпен за всички благодарение на многократни препечатки.
Михаил Семенович Слободяник смята, че в момента има три концепции за управление на документи в Украйна: „разширено (N.N. Kushnarenko), специализирано (S.G. Kuleshov), информационно (M.S. Slobodyanik), които се основават на различно разбиране за същност, структура и други основни понятия на управлението на документи и неговото място в системата на науките“ 1 . Според нас изброените понятия са разновидности на общото управление на документи, тъй като всички те признават единна (широка) интерпретация на документа като обект на управление на документи. Провежданите дискусии между представителите на тази концепция са свидетелство за недостатъчно развитие, несъответствие на отделните разпоредби и в крайна сметка не трябва да водят до разклоняване на общото управление на документи, а до обогатяването му с положителни страни от всеки подход. Трябва да се отбележи, че това се дължи на развитието на общото управление на документи в края на 20 - началото на 21 век. има значително обогатяване на неговата теория, разпространение на идеите му дори сред представители на „традиционното” (управленско) деловодство 2 .
В момента представители на общата документознание са стигнали до извода, че е необходимо да се смени името й на "документология", за да се избегнат безсмислените дискусии кое документознание е "правилно" и "традиционно". По-специално, Ю.Н. Столяров пише: "... има обективна необходимост от създаване на специална научна дисциплина, която изучава структурата и функциите на всеки документ, какъвто и да е той, във всичките му връзки и посредничество. Да наречем тази дисциплина документология" 3 . Преименуването на общото управление на документи в документознание би могло да бъде чисто техническо, терминологично решение, предназначено да премахне съществуващите противоречия между общото и управленското управление на документи.
Украинските учени посрещнаха това предложение почти без възражения, но имаше нужда да се договорят по-ранни решения относно тълкуването на научната и образователната дисциплина "документознание", специалността "Документознание и информационна дейност", идеи за структурата на документологията и мястото в нея (или извън нея) документологията и други теоретични и практически проблеми. Позицията на M.S. беше донякъде противоречива. Слободяника, който, от една страна, призна, че „преименуването на една от областите на документознанието е тактически възможен вариант за облекчаване на известно напрежение в нашата професионална общност“, а от друга страна, той се страхува, че подобно преименуването би могло да усложни прехода от документознание като комплекс от научни дисциплини към единна, интегрирана наука за документа и към дискусия за връзката между документознание и документознание 1 . В същото време М.С. Слободяник участва активно в тази дискусия и всъщност призна документознанието като ново име за науката за документ, не само в широк смисъл, но и по отношение на всички видове и видове документи, включително управленска документация и деловодство.
Вторият „болезнен момент“ в развитието на деловодството е връзката му с книгознанието като наука и учебна дисциплина. По този въпрос се разви непримирима дискусия 2, която според нас донякъде преувеличава противоречията между тези науки и невъзможността за тяхното едновременно съжителство и развитие.
И така, в началото на XXI век. науката за документа преминава през период на разгорещени дискусии и трансформации, които в крайна сметка трябва да допринесат за последващото му развитие и утвърждаване.
ДОКУМЕНТАЦИЯ
Урок
ВЪВЕДЕНИЕ
Глава 1. ЗАПИСИ КАТО НАУЧНА ДИСЦИПЛИНА
1.1. Предмет и цели на курса
1.2. Оформяне и разработване на документация
1.3. Мястото на документацията в системата на науките
1.4. Източници в управлението на записи
Глава 2. ДОКУМЕНТ И НЕГОВИТЕ ФУНКЦИИ
2.1. Произходът на документа. Разширяване на понятието "документ"
2.3. социален субекти функции за документи
Глава 3. ИНФОРМАЦИОННИ СВОЙСТВА И КОМУНИКАЦИОННИ ВЪЗМОЖНОСТИ НА ДОКУМЕНТА
3.1. Документирана информация и нейните свойства
3.2. Нива на информация за документи
3.3. Проблеми при търсене и превод на документирана информация
3.4. Информационни бариери
Глава 4. НАЧИНИ НА ДОКУМЕНТИРАНЕ
4.1. Понятията за "документация" и "методи за документиране"
4.2. Текстова документация
4.3. стенография
4.4. Техническа документация
4.5. Снимка документация
4.6. Филмова документация. Видео запис
4.7. Phono (аудио) документация, нейните характеристики и приложения
4.8. Документация с използване на електронно-изчислителна техника
Глава 5. ИНСТРУМЕНТИ ЗА ДОКУМЕНТАЦИЯ
5.1. Ръчни инструменти за писане
5.2. Механична и електромеханична документация
5.3. Автоматични инструменти за съставяне и изготвяне на документи
5.4. Основни технологии за копиране и възпроизвеждане на документи
Глава 6. МАТЕРИАЛНИ НОСИТЕЛИ НА ДОКУМЕНТАНА ИНФОРМАЦИЯ
6.1. Най-старите материали за писане
6.2. Изобретяването на хартията и подобряването на нейното производство
6.3. Класификация на съвременните носители на документирана информация. Тяхната характеристика
6.4. Влиянието на вида на носителя на информация върху дълготрайността и цената на документа
Глава 7. ПРИЗНАЦИ НА ДОКУМЕНТИ. ОПЦИИ И КОПИЯ НА ДОКУМЕНТИ
7.1. Характеристики на документацията. Правна силадокумент
7.2. Чернови, оригинали, оригинали
7.3. Фалшифицирани документи. Методи за фалшифициране на документи
7.4. копия, техните историческо развитиеи видове
БЕЛЕЖКИ
ВЪВЕДЕНИЕ
Последната трета на 20-ти век е белязана от прехода на редица страни към постиндустриално, информационно общество, в което по-голямата част от работниците са заети в областта на информационни дейности, а основният продукт на производството и стоката е информацията. В момента информацията се превърна в най-важния ресурс на обществото и придоби стратегическо значение.
Глобализацията на световните процеси, от една страна, и разгърналите се през 90-те години на миналия век дълбоки социално-политически и икономически трансформации, от друга, създадоха предпоставки за бързо навлизане на Русия в световното информационно пространство. През следващия век бъдещето на страната ни до голяма степен ще зависи от това колко енергично и ефективно ще се движи в тази посока.
Информационните процеси влияят активно на всички аспекти на човешкия живот. Използването на най-новите информационни технологии значително засилва това влияние. За да реализира потенциала си, да постигне професионален успех, да се превърне в хармонично развита личност, съвременният човек трябва да има достатъчно високо нивоинформационна култура. Междувременно по-голямата част от информацията е записана на материални носители, съдържаща се в различни документи. Така познаването на информационните и документационни процеси, основите на работата с документи е неразделна част от информационната култура на човека.
Ролята на информацията в процеса на управление е особено голяма - на всичките му нива и във всички сфери: политическа, икономическа, научна, културна и т. н. Всъщност самото управление, възникнало преди около 7 хиляди години, е невъзможно без информация. Документирането на информация, нейното търсене, обработка, съхранение, предаване изискват значителни финансови, материални, трудови ресурсии времето. Следователно организацията ефективна работас документи подобряването на всички информационни и документационни процеси както в мащаба на обществото като цяло, така и на ниво отделни предприятия, организации, институции е най-важното направление на управленската дейност. От своя страна за квалифицирана работа с документирана информацияизисква значителен брой професионално подготвени специалисти. Неслучайно до 2000 г. повече от 30 университета Руска федерацияразгърнато обучение на висококвалифицирани кадри – документни специалисти.
Държавният образователен стандарт за висше професионално образование на Руската федерация, одобрен от града за специалност 350800 "Документознание и управление на документи", съдържа няколко десетки академични дисциплини, които трябва да бъдат изучавани за получаване на квалификация "мениджър на документи". Сред най-важните общопрофесионални дисциплини е управление на документи.
„Документ, неговите функции и методи за документиране; връзката между понятията информация и документ; материални носители на информация; свойства и характеристики на документа: оригиналност, автентичност, номер на копие; структура на документа; форма на документа, неговото развитие, съвременни изисквания за формата на документ за управление; езикови особености на документа; документационни системи; единни документационни системи; единна система за организационна и административна документация (USORD) и други системи; изисквания за изготвяне и изпълнение на основните видове документи за управление; подобряване на документацията процеси;научна, историческа и практическа стойност на документа;прости и сложни набори от документи.
Изучаването на тези проблеми изисква подходяща учебно-методическа подкрепа. Към момента обаче няма учебници, които да отговарят напълно на изискванията на образователния стандарт за управление на документи. Учебниците, издадени през 70-те - 80-те години на миналия век, са до голяма степен остарели и освен това са се превърнали в библиографска рядкост. Многобройни ръководства и справочници, които се появиха наскоро, са посветени основно на организацията и технологията на документална поддръжка за управление (т.е. офис работа) и само в малка степен засягат теоретичните проблеми на работата с документи.
Вниманието към теоретичните проблеми на управлението на документи особено се засили във връзка с разработването и внедряването на Единната система за управление на държавни документи (ЕГДД), както и в процеса на създаване на информационна база за автоматизирана система за управление (АСУ). За тези цели през 1966 г. е създаден Всесъюзният научно-изследователски институт по деловодство и архиви (ВНИИДАД). Именно в тези години се появяват първите специални теоретични трудове, посветени на изясняване на обекта на управлението на документи и неговите задачи7.
От 60-те години на миналия век у нас са идентифицирани два основни центъра, които активно и ефективно провеждат научни изследвания в областта на управлението на документи - това е МГИАИ, където през 1964г. държавна канцеларска работа, и VNIIDAD.
Появата и успешното развитие през последните години на нова научна дисциплина - управление на информациятаизследването на проблемите на управлението и управлението на документи се сближава още повече, тъй като по-голямата част от информацията е записана в документи. Освен това някои автори () в бъдеще предвиждат обединяването на услугите за управление на документи и информация.
Документацията е повлияна и от такива приложни дисциплини като социология на управлението, психология на управлението и бизнес комуникация.
Постиженията се използват широко в управлението на документи приложна лингвистикапредимно с цел уеднаквяване на текстовете на документите, стандартизиране езикови единици, както и в процеса на редактиране на официални документи.
Особено внимание трябва да се обърне на връзката между документацията и науки относно информацията. Бързият растеж на информационните ресурси, бързото развитие компютърна технологияи активното теоретично разбиране на информационните процеси през втората половина на 20-ти век не само повлияха върху същността и съдържанието на изследванията за управление на документи, но и доведоха до интегрирането на управлението на документи в цикъла на социалните информационни науки. В резултат на това управлението на документи се оказа най-тясно свързано с такива научни дисциплини, как социална информатика, документалистика, компютърни технологии и програмиране, информационна сигурност и защита на информациятаи др. Само във връзка с тези науки управлението на документи има възможност да сегашен етапефективно решават теоретични и приложни проблеми, свързани с производството, предаването, потреблението, съхранението на документирана информация.
За да разреши някои от проблемите си, документознанието използва широко постиженията в областта на технически и природни науки, тъй като документът е материален обект, носител на информация с добре дефинирани физически свойства. В допълнение, създаването, търсенето, съхранението на документи са свързани със средствата за документиране и предаване на информация, включително използването на сложно модерно офис оборудване.
Тясната връзка на управлението на документи с различни теоретични и приложни научни дисциплини до голяма степен е определила и методидокументални изследвания, т.е. методи, техники за решаване на конкретни научни проблеми. Тези методи се делят на общонаучни и специални, частни. Към номера общонаученвключват тези, които се използват от всички или повечето науки:
Тясно свързана с общонаучната специални методи. Въпреки това, обхватът на тяхното приложение е много по-тесен и ограничен, като правило, до една или няколко тясно свързани науки. Специалните методи в управлението на документи включват:
1.4. ИЗТОЧНИЦИ В ЗАПИСИ
Почти всички документи, системи за документация и набори от документи могат да служат като източници в изследванията за управление на документи. Въз основа на тях можете да получите определена представа за нивото на работа с документи, начините на документиране, за духовната култура на определена епоха. Основната роля обаче все още играят онези документи, в които са фиксирани правилата, нормите, препоръките, стандартите и т.н., регулиращи и регулиращи различни области, методи и форми на работа с документи. Това са на първо място законодателни и правни актове, стандарти, класификатори, инструкции, насоки. Източниците са необходима основа за провеждане на теоретични изследвания, за усъвършенстване на практиката на документално осигуряване на управление и определяне на основните тенденции в развитието на документационните процеси.
Документалните източници могат да бъдат класифицирани по няколко критерия:
Тъй като документознанието, както вече беше отбелязано, израсна от практическите нужди от работа с документи, доколкото важна роляв развитието му, особено в началото, играха традициите и обичаите. След това, когато бяха схванати и обобщени, тези обичаи и традиции започнаха да се фиксират в различни закони, регламенти. Съответно, източниците, които позволяват да се проследи преди всичко историята на формирането на управлението на документи, могат да бъдат разделени на две големи групи: това са, първо, документи, които идват директно от работата в офиса и съдържат спонтанно разработени норми и правила, които отразяват традициите на деловодството; второ, различен видправни актове, които в продължение на няколко века са регламентирали законово работата с документи.
Към първата група източници, натрупали най-богат опит, традиции, обичаи Руска офис работа, включват по-специално множество колекции от примерни документи, публикувани преди 1917 г. (т.нар. писатели"). Те станаха широко разпространени в нашата страна през 18-19 в. Техните предшественици са "формули", известни на Запад още през 7 век, а в Русия - през първата третина на 16 век (по-специално, формуляри на Московския митрополит). Към днешна дата са известни повече от 100 такива колекции.
„Писмата“ регламентираха състава, формата и съдържанието на документите. Самите им имена са забележителни. И така, един от първите се появи още през 1765 г. „Инструкция как да съставяте и пишете всякакви писма до различни лица“. Две десетилетия по-късно излиза „Листмарка“, съдържаща различни писма, молби, бележки по делото, договори, удостоверения, одобрения, разписки, пропуски и писанекрепостни селяни, заповед до началника, форма на търговски банкноти, разписки, разписки, колетни писма и акредитиви "(Санкт Петербург, 1788 г.). "Писмата" често достигаха значителни обеми. Например, налични в колекциите на Scientific Библиотека на Томския държавен университет „Ръководство за съставяне на бизнес документи. Образци и формуляри; справочна информация“ от В. Максимов (М., 1913) съдържа повече от 2000 хиляди страници.
Друга група включва източници, които са нормативно фиксирани правила и норми за работа с документи. Появата им се отбелязва от средата на 17 век, но решаващата стъпка е направена от Петър 1, който одобрява „Общите правила“ през 1720 г.16. Този документ описва подробно структурата и деловодството на офисите, въпросите за регистриране на документи, задълженията на служителите и др.
Сред важните източници, наред с „Общия правилник”, са разработени и по времето на Петър Велики „общи формуляри” – образци на документи; „Институция за управление на провинциите“, издадена през 1775 г. от Екатерина II; " Обща институцияминистерства“, които се появяват през 1811 г. и много други законодателни актовекоито регулираха домашните офиси на различни нива на управление.
Значителен интерес представляват документалните източници от периода на революцията и Гражданската война (gg.). Те имаха своя специфика, въпреки че работата с документи, особено на територията на Бяла Русия, тогава се основаваше главно на законодателни актове и традиции на предреволюционната деловодство.
Той остави след себе си голям брой източници съветски период руска история. Още в първите месеци след идването на болшевиките на власт е подписан декрет на Съвета на народните комисари „За процедурата за одобряване и публикуване на закони“, приета е резолюция на Съвета на народните комисари „За формата на формулярите“. публични институции". Тези и други този видпо-късно документи бяха включени в урок"Сборник от законодателни актове за деловодството ()" (М., 1973). Най-важните източници от последните десетилетия на съществуване съветска властстанаха "Основни разпоредби на Единната държавна система за водене на документи" (1973 г.), одобрени през 1988 г. " Държавна системаподдръжка на управленска документация", всесъюзни класификатори (по-специално, Всесъюзният класификатор на управленска документация - OKUD), Единни системидокументация (USD) и др.
В момента в Руската федерация има доста обширна нормативна базадокументална поддръжка на управлението, която е и най-важният източник за изследване на проблемите на управлението на документи. Състои се от:
|
нормативни правни актове федерални органиоргани и съставни образувания на Руската федерация по въпроси на документалната подкрепа за управление ( Граждански кодекс RF, Федерални закони„За информацията, информатизацията и защитата на информацията“, „За държавните тайни“, „За стандартизацията“, „Основи на законодателството на Руската федерация за Архивен фондРуска федерация и архиви“ и др.; |
|
|
ведомствени и отраслови регулаторни, инструктивни и методически документииздадени от властите Изпълнителна властразлични нива; |
|
|
инструктивно-методически материали, които установяват изисквания към документи, технологии за тяхното създаване и обработка на ниво отделна организация или нейно структурно звено17. |
През 90-те години на миналия век практиката за съставяне и издаване на колекции от образци на документи, полузабравени в съветския период, се възражда и се разпространява широко. Към днешна дата са публикувани десетки такива сборници, по-специално: Петроченко за бизнес кореспонденция (М., 1992); Сборник от типови договори (М., 1995); Стенюков документи по документация (М., 1996); Андреева документи за деловодство (М., 1997) и много други.
2.1. ПРОИЗХОД НА ДОКУМЕНТА.
РАЗШИРЯВАНЕ НА КОНЦЕПЦИЯТА "ДОКУМЕНТ"
Едно от най-важните прояви на човешкото поведение е комуникацията, тоест общуването с други хора чрез определени знаци или символи. Първоначално човек предава информация за заобикалящия го свят с помощта на жестове, изражения на лицето, крещи, докосвания и др., Най-простите средства за визуална, слухова и тактилна комуникация. Появата на смислена реч и език бележи, според редица учени, появата на първите информационни технологиив историята на човешкото общество.