Formular de raportare pentru un angajat. Cum să scrieți corect un raport

Informațiile interioare sunt diseminate cu ajutorul unor informații speciale și documente de referință, unul dintre tipurile cărora este un memorandum. Se adresează persoanelor care ocupă funcții superioare pentru a le aduce la cunoștință anumite fapte pentru a-i determina să ia o anumită decizie.

Memorandumul ca document intern are anumite principii de redactare, in functie de scopul sau. Vom dezvălui exact cum ar trebui întocmite rapoarte în anumite situații de lucru.

Departamentul de Resurse Umane
către CEO
OOO "Omega"
N.V. Groșcenko

MESAJUL NR.1

Despre încălcarea disciplinei muncii (absentizare)

Prin prezenta, aduc la cunoștința conducerii că alaltăieri, 04.11.2016, Tatyana Olegovna Valeryeva, angajată a departamentului de personal, a comis o încălcare gravă a disciplinei muncii. După o pauză de masă care s-a încheiat la ora 14:00, ea nu s-a mai întors la ea la locul de muncăși a lipsit până la sfârșitul zilei de lucru (de la 14:00 la 18:00). Documente exculpatorii și explicații satisfăcătoare pentru absența sa T.O. Valerieva nu l-a furnizat în următoarele două zile.

În legătură cu încălcarea gravă a disciplinei muncii, îmi propun să anunțăm T.O. Mustrarea lui Valeriy pentru introducerea unui card personal.

Șef departament personal (semnătură) R.V. Sukharevsky

Memorandum privind neîndeplinirea de către salariat a sarcinilor sale

Acest document are scopul de a transmite conducerii informațiile pe care angajatul impropriuîndeplinite sau deloc îndeplinite îndatoririle sale profesionale. Documentul se încheie cu o cerere de măsuri disciplinare. Fără un astfel de raport, orice sancțiuni împotriva unui angajat pot fi considerate nerezonabile.

Exemplu de memorandum de neconformitate atributii oficiale

FIȘIERE

Departamentul de Metrologie
către CEO
Rosmashinstroy LLC
Radkovsky K.L.

MESAJUL NR.2

Despre neîndeplinirea sarcinilor

Prin acest document, vă aduc la cunoștință că inginerul departamentului de metrologie, Anton Petrovici Raisfader, a încălcat graficul de verificare a aparatelor de contorizare a energiei electrice (nu a controlat implementarea graficului aprobat), ceea ce a avut ca rezultat aplicarea unei amenzi asupra organizare inspector de stat control asupra dispozitivelor de contorizare.

În legătură cu încălcarea săvârșită, propun să declar A.P. Ricefader a fost mustrat pe cardul personal și nu a primit un bonus pe baza rezultatelor muncii pentru luna următoare.

Metrolog șef (semnătură) P.K. Jeltkovski

Memorandum privind comportamentul greșit al angajaților

Acest tip de memorandum informează superiorii despre comportamentul ofensiv inacceptabil la locul de muncă. Măsurile de influență propuse ar trebui să vizeze nu numai cerința de pedepsire a vinovatului, ci și prevenirea situatii similare mai departe.

Un exemplu de memorandum privind comportamentul inacceptabil al unui angajat

FIȘIERE

Departamentul administrativ
către CEO
Prosperity LLC
Giatsintova A.V.

MESAJUL NR.3

Despre comportamentul greșit al angajaților

Vă aduc la cunoștință că în data de 24 august 2016, maistrul peisagiștilor teritoriului Zaikovsky V.I. A fost permis un comportament incorect împotriva șefului adjunct al departamentului administrativ și economic Antonina Pavlovna Finogenova. Zaikovski V.I. a făcut o remarcă lipsită de tact despre aspect A.P. Finogenova, adăugând un limbaj obscen insultător. Trebuie menționat că aceasta nu este prima declarație grosolană a lui V.I. Zaikovsky. angajatilor departamentului, ceea ce perturba mediul de lucru si provoaca situatii conflictuale.

Cer să-l implic pe Zaikovski V.I. la răspunderea disciplinară pentru comportament incorect la locul de muncă.

Șeful departamentului administrativ și economic (semnătură) Neklyuev M.L.

La prima vedere, se pare că nu există o diferență semnificativă între serviciu, memoriu și notele explicative, deoarece. aceste documente sunt similare în scopul lor - toate sunt de natură informațională. Cu toate acestea, acestea sunt documente diferite care diferă în ceea ce privește conținutul, direcționarea și scopurile compilației. În plus, acestea nu conțin instrucțiuni, ci informații care îl determină pe destinatar să ia o decizie finală cu privire la problema luată în considerare.

Care sunt caracteristicile unui serviciu, memorandum, notă explicativă? Cum să formatați corect fiecare document pe suport de carton? Vom încerca să răspundem la aceste și la alte întrebări din punct de vedere practic.

MEMORANDUM

memorandum(cod 0286041 conform OKUD) este un document de informare și referință adresat șefului, șefului departamentului, altor Persoane autorizate. Prezintă în detaliu orice problemă legată de concluziile și propunerile compilatorului și urmărește să încurajeze conducerea să ia o anumită decizie.

Definițiile „memorandumului” ca concept independent nu in lege.

Memorandumul se întocmește atât pe instrucțiunile scrise sau orale ale șefului, cât și din inițiativa angajaților înșiși (de exemplu, în cazurile în care, pentru a rezolva orice problemă de producție sau economică, devine necesară prezentarea unor informații în scris conducerea superioară). Cu ajutorul unui astfel de document, puteți face o propunere de îmbunătățire a laturii tehnice Procese de producție, să-și exprime dezacordul față de decizia luată de managerul superior, precum și să își exprime punctul de vedere în caz de dezacord cu colegii. Prin urmare, la pregătirea unui memoriu, este important în primul rând ca autorul să-și formuleze poziția într-un mod accesibil, iar apoi să dea argumente convingătoare în favoarea acestuia.

Tipuri de memorii

• pentru initiativa;
• informativ;
• raportare.

Inițiativă se întocmește un memoriu pentru a încuraja destinatarul să accepte decizie hotărâtă, așadar, textul notei expune faptele, conține propuneri, recomandări sau concluzii specifice.

Informațional un memoriu este întocmit în mod regulat și conține informații despre detaliile, rezultatele sau metodele de realizare a lucrării.

Raportare memoriul informează despre finalizarea lucrărilor, stadiul acesteia, implementarea instrucțiunilor, comenzilor etc.

în funcţie de la destinatar rapoartele sunt împărțite în:

• spre extern;
• intern.

Memorandum extern adresată conducătorului unei anumite instituții, eliberată la data de formă comună organizație, semnată de șef și conține de obicei următoarele detalii:

• Numele companiei;
• Data;
• index;
• locul de compilare;
• destinatar;
• titlul textului;
• text;
• semnătura managerului;
• numele artistului, numărul de telefon.

Un memoriu extern este înaintat șefului organizației-mamă (Exemplul 1).

Exemplul 1

Memorandum extern

MEMORANDUM

10.02.2014 № 12/05-14

La atragerea suplimentară

resurselor de muncă

Dragă Andrei Vasilevici!

Din cauza lipsei de candidați în etapa de formare a aparatului administrativ pentru filiala din Moscova, este necesar să se atragă resurselor de muncă din surse suplimentare până la 14.04.2014. Interviurile cu noii candidați ar trebui să aibă loc până la 21.04.2014.

Plata cheltuielilor pentru serviciile suplimentare se va face în conformitate cu clauza 4.5 din Contractul de servicii nr. 04/56 din 14 februarie 2014.

Șef Resurse Umane SemenovÎN. Semenov

În cazul nr. 03-13

Odintsov 10.02.2014

Memorandum intern trimise în afara instituției, de exemplu, unei organizații superioare, întocmite pe o foaie standard de hârtie A4, dar indicând toate detaliile necesare, situate în conformitate cu GOST 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. sistem unificat documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru întocmirea documentelor” (Exemplul 2).

LA detaliile necesare memoriul intern include:

• Nume unitate structurală;
• denumirea tipului de document (MEMORIA);
• data de;
• înregistrare (număr de ieșire);
• titlul textului;
• text;
• un marcaj privind prezența aplicației (dacă există);
• destinaţie;
• semnătura compilatorului (indicând funcția, parafa, prenume).

Exemplul 2

Memorandum intern

MEMORANDUM

07.04.2014 № 6

Despre absenteismul comis de manager

Departamentul de vanzari

Vă aduc la cunoștință că astăzi, 07.04.2014, directorul de vânzări Valentina Ivanovna Petrova a lipsit de la locul de muncă pe toată durata zilei de lucru de la 10:00 la 18:30.

Nu au fost furnizate informații sau documente care să confirme temeinicia motivelor absenței lui V.I.Petrova.

În legătură cu încălcarea săvârșită, propun demiterea Petrov V.I. pentru o plimbare.

Șef departament vânzări Ignatiev O.A. Ignatiev

În cazul nr. 02-10

Sidorova 07.04.2014

Înregistrarea detaliilor raportului

La realizarea unui memoriu se utilizează atât dispunerea unghiulară (Exemplul 3), cât și aranjarea longitudinală a detaliilor părții de antet (Exemplul 4).

Exemplul 3

Dispunerea unghiulară a detaliilor în memoriu

Nume

unitate structurală Destinaţie

MEMORANDUM

______________ № ________

antet

Exemplul 4

Dispunerea longitudinală a detaliilor în memoriu

Denumirea unității structurale

MEMORANDUM

_____________ № _________

antet

Nume tip document se scrie cu majuscule (MEMORIA) si poate fi situat in centru sau de la marginea marginii din stanga.

data deȘi cameră memorandumurile sunt scrise pe un singur rând. Data este scrisă cu cifre arabe ( 21.04.2014 ) sau alfanumeric ( 21 aprilie 2014.).

Notă

Data memorandumului extern este data aprobării acestuia și transmiterii către destinatar, data memorandumului intern - data întocmirii și semnării.

Număr de înregistrare pe un memoriu intern se aplică fie la locul de întocmire, fie la locul de primire – în funcție de sistemul de înregistrare a documentelor care funcționează în organizație.

Dacă memoriul trebuie luat în considerare persoane interesate, pune-l pe el aprobarea vizei iar după ce se ia decizia rezoluţie lider.

Adoptarea unei rezoluții este etapa finală în luarea în considerare a memorandumului.

Notă

Rezoluția șefului, care a avut în vedere memoriul intern, va sta la baza luării oricăror măsuri, emiterii actelor, desfășurării de evenimente.

antet la text descrie pe scurt conținutul documentului. Este formulat conform reguli generale alcătuirea anteturilor pentru documente: folosind o prepoziție o/oși un substantiv verbal în cazul prepozițional, de exemplu Despre absenteism Lazarenko O.O.

Text Memorandumul constă din două sau trei părți semantice:

• in primul - constatareapărți- sunt precizate motivele, faptele sau evenimentele care au dat naștere redactării acestuia;
• in secunda - partea de analiză- contine o analiza a situatiei actuale si a posibilelor solutii;
• in a treia - partea de rezumat- conține concluzii și propuneri de acțiuni specifice care, în opinia redactorului, trebuie întreprinse.

Este posibil să lipsească a doua parte a memorandumului. În acest caz, textul memorandumului conține justificarea, concluziile și propunerile compilatorului.

Dacă memoriul are un atașament, marca despreaplicarea făcut înainte de a semna.

Un marcaj asupra prezenței aplicației menționate în textul notei se întocmește după cum urmează:

Aplicare: pentru 3 litri. în 1 exemplar.

Dacă nota are o aplicație care nu este denumită în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și copii.

Anexă: Reglementările Direcției Regionale de Credit pentru 5 p. în 1 exemplar.

memorandum intern semn compilatorul (dacă este prezentat șefului unității) și șefului unității (dacă este prezentat șefului organizației); memoriu extern semneŞeful organizaţiei.

Notă

Dacă memoriul este întocmit pe două sau mai multe pagini, atunci paginile a doua și următoarele trebuie numerotate. Numerele de serie sunt scrise în partea dreaptă a marginii de sus a paginii cu cifre arabe.

NOTIFICARE

notificare este un tip de raport. Acesta este un mesaj informativ scris utilizat pe scară largă în practica structurilor moderne de management de diferite niveluri și forme organizatorice și juridice. Memo-urile oferă o legătură directă între obiectele de management la nivel orizontal.

Apropo

Un memoriu este un document care nu are statut oficial. Nu este furnizat în OKUD.

Notele sunt pregătite într-o mare varietate de situații. Țintele standard pentru acest document includ:

• cerere de informatie;
• emiterea de instrucțiuni;
• însoțirea unui alt mesaj (notă de însoțire);
• anunţuri (anunţuri).

Textul memoriului conține informații despre motivele întocmirii acestuia sub forma unei propuneri, cereri, cereri. Acestea pot fi informații despre mișcările personalului, întâlniri, schimbări în cultura corporativă a companiei etc. Notele sunt întocmite pe o coală standard de hârtie A4.

Nota este semnata de un specialist sau de un sef de departament. Data notificării este data întocmirii și semnării acestuia.

Legislația nu prevede cerințe stricte pentru pregătirea și executarea memorii, prin urmare, procedura de înregistrare a acestora, ținând cont de specificul organizației, ar trebui stabilită în local. act normativ, de exemplu, în instrucțiunile pentru munca de birou. Formatul memo-ului ar trebui să servească scopului de a simplifica și accelera procesele de comunicare internă.

O mostră de notă este prezentată în Exemplul 5 .

Exemplul 5

notificare

Sâmbătă, 19.04.2014, de la 9:00 la 16:00 în departamentul de personal al Sever LLC, munca de instalare pentru setarea unei alarme.

Vă rog să permiteți accesul pentru prestarea muncii următorilor angajați ai companiei Energoset:

1. Simakin I.P.

2. Ivanov P.N.

Șeful AHO Sviridov N.N. Sviridov

În cazul nr. 02-14

Ilyin 16.04.2014

SCRISOARE EXPLICATIVE

Scrisoarea explicativă- acesta este un document intern în care se explică motivele oricărei acțiuni, fapt, eveniment, incident, întocmit de un angajat al organizației și înaintat unui funcționar superior.

Potrivit primei părți a art. 193 din Codul muncii Federația Rusă inainte de a aplica o sanctiune disciplinara, angajatorul trebuie sa solicite salariatului explicatie scrisa. Salariatul raportează într-o notă explicativă motivele și împrejurările săvârșirii unei abateri disciplinare. Pe baza notei explicative, managerul decide asupra aplicării măsurii disciplinare împotriva salariatului. În plus, acest document este unul dintre motivele de evaluare a gravității abaterii și a împrejurărilor în care a fost săvârșită de către angajator.

În OKUD OK 011-93, acest document este menționat o singură dată - o notă explicativă privind încălcarea disciplinei muncii (cod 0286091), care aparține clasei 0286000 „Documentația pentru executarea sancțiunilor disciplinare”.

Tipuri de note explicative și caracteristicile acestora

• pentru clarificare prevederi separate munca efectuata (proiect, raport, dezvoltare);
• întocmit în cazul unor situații obișnuite, încălcări ale disciplinei, abateri etc.

O notă explicativă este scrisă de angajat de mână într-un singur exemplar pe o foaie standard de hârtie A4 și se adresează persoanei care a solicitat-o. De asemenea, poate fi tastat pe computer folosind formularul stencil adoptat de organizație. Forma notei explicative, precum și modul de executare (manuscris sau pe calculator) nu sunt stabilite legal.

O notă explicativă poate fi întocmită de o unitate structurală sau de un anumit funcționar.

Notă ca dovadă

Angajatorul, solicitând o notă explicativă scrisă de mână de la angajat, se protejează astfel de acțiunile ilegale din partea salariatului atunci când conflict de munca. Exclude înlocuirea documentului original.

Dacă compania utilizează formulare șablon, atunci la sfârșitul textului puteți nota:Explicația a fost compilată personal folosind un computer personal. Data de. Semnătură.

Înregistrarea detaliilor individuale ale memorandumului

Pentru a unifica informațiile și documentele de referință, o notă explicativă trebuie întocmită și executată în conformitate cu cerințele GOST 6.30-2003.

Data nota explicativă este data întocmirii acesteia.

Text Nota explicativă trebuie să conțină:

Descrierea faptelor care au dat naștere redactării acesteia;

Argumente care explică situația actuală.

Textul notei trebuie să fie convingător și să conțină dovezi de nerefuzat.

La realizarea semnături sunt indicate funcția, semnătura personală, parafa și prenumele.

La fel de aplicatii documentele pot fi citate pentru a justifica acțiunile emitentului documentului și pentru a confirma anumite circumstanțe.

După structura textului, nota explicativă diferă de raport prin faptul că nu conține concluzii și propuneri (Exemplul 6).

Notă

Dacă firma s-a dezvoltat și a aprobat forme standard notele explicative utilizate în diferite situatii, aceasta nu înseamnă că angajații trebuie să întocmească note conform formularelor aprobate. Un document non-formal poate fi, de asemenea, valabil.

Exemplul 6

Scrisoarea explicativă

aplica acțiune disciplinară
sub forma unei mustrări Alexandrova ȘI.ȘI.

Departamentul HR să emită o comandă.
Smolkin 17.04.2014

Director al SRL „SV”

A.V. Smolkin

SCRISOARE EXPLICATIVE

14.04.2014 № 14

Despre lipsa de la serviciu

Eu, Aleksandrova Irina Igorevna, contabil, am lipsit de la locul meu de muncă pe 14 aprilie 2013 de la 9:00 la 15:30 din motive personale.

Nu am documente justificative.

Contabil Alexandrova I.I. Alexandrova

ÎNREGISTRARERAPORTARE, SERVICE, NOTE EXPLICATIVE

Una dintre funcțiile serviciului de birou al organizației este de a asigura căutare operațională informatie necesara asociat cu promovarea documentelor transferate către executant. Pentru o căutare mai convenabilă a acestor date, se folosesc diverse formulare de înregistrare.

Raportarea, service-ul, notele explicative, în funcție de scopul lor funcțional, sunt purtători de anumite informații. Întrucât problema prezentată în notă necesită o decizie scrisă sub forma unei rezoluții a șefului organizației sau a altui funcționar autorizat, documentele trebuie înregistrate.

Reamintim că există trei forme de înregistrare a documentelor: revistă, card și automatizat. Organizația are dreptul de a alege cea mai eficientă și adecvată formă de înregistrare.

▪ Formular de înregistrare a jurnalului - cel mai frecvent, dar nu întotdeauna convenabil, pentru că înregistrarea tuturor documentelor din acesta se face în ordine cronologică, iar atunci când caută un anumit document, specialistul trebuie să se uite prin toate foile jurnalului. Căutarea de informații este și mai complicată de faptul că un document de inițiativă poate fi înregistrat, de exemplu, într-un jurnal, iar răspunsul la acesta într-un altul. Formularele de înregistrare obligatorii (reviste) nu sunt prevăzute de legislație. Forma de jurnal recomandată este prezentată în Exemplul 7.

Exemplul 7

Fragment din registrul de rapoarte și note explicative

Data documentului	Număr de înregistrare	Tip de document, rezumat	Cine a semnat documentul	Executor testamentar	Acolo unde este transferat	Chitanța de primire (semnătură, dată)	Un semn pe direcția documentului în caz
07.04.2014	03-10/14	Despre rechemarea din vacanță a casierului Shvets O.R.	Șef Resurse Umane	inspector departament resurse umane	Departamentul de Resurse Umane	Smirnova V.A. 07.04.2014	In dosarul Nr 03-14 Smirnov 04.07.2014

▪ Formular de înregistrare card comparativ cu revista este mai comod si mai adaptat. Fișele de înregistrare și control create ale documentelor la căutarea în clasificator fac posibilă optimizarea procesului de căutare a unui document și reducerea timpului procesului de înregistrare. Avantajul evident al inregistrarii cardului este ca mai multi angajati se pot inregistra in acelasi timp;

▪ Formular de înregistrare automată (electronic). implică utilizarea de special software. Informațiile despre document sunt introduse într-un card electronic de înregistrare și control stocat în baza de date. Concomitent cu înregistrarea, se poate imprima un card de înregistrare și control.

De obicei, rapoartele și notele explicative au un indice de înregistrare complex, care este formulat în același mod ca și indicele document de ieșire. Numărul de înregistrare este format din indexul cazului conform nomenclatorului de cazuri (inclusiv indicele unității structurale și numărul cazului conform nomenclatorului de cazuri al acestei unități) și număr de serie document într-un an calendaristic.

Notă

Problemele de înregistrare și contabilitate a documentelor în organizație ar trebui să se reflecte în instrucțiunile pentru munca de birou. Instrucțiunile ar trebui să includă:

1) o listă de documente neînregistrate.

2) o listă a grupelor de documente înregistrate, în timp ce pentru fiecare grup este obligatoriu să se indice:

Locul de înregistrare;

Ora si ordinea inregistrarii;

Regula de formare a numărului de înregistrare;

Forma în care se face înregistrarea;

Lista detaliilor care sunt introduse în formular, regulile de completare a acestora;

Reguli de contabilizare a circulației documentelor după înregistrare;

Principiul înregistrării (înregistrare unică sau repetată la transferul unui document într-o altă unitate);

3) procedura de reprimire a documentului în organizație (pentru documentele primite).

Condiții de păstrare a memorandumurilor, servicii, note explicative

Perioadele de păstrare sunt stabilite în Lista de management tipic documente de arhivă generate în cursul activităţii agentii guvernamentale, corpuri administrația localăși organizații, indicând perioadele de păstrare, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25.08.2010 nr. 558. În conformitate cu Lista specificată, perioadele de păstrare a memorandumurilor pot fi de 1 an, 3 ani, 5 ani, 75 ani, permanent. Notele explicative trebuie păstrate permanent.

Sfatul nostru

La pregătirea notelor, este necesar să se respecte un singur stil, iar textul principal al documentelor trebuie să respecte regulile de etică în afaceri și cerințele stabilite pentru proiectarea documentelor. O impresie neplăcută o lasă documentele întocmite și executate incorect, cu erori gramaticale. Nu vă grăbiți să trimiteți documentul destinatarului, ci citiți-l cu atenție, corectând, dacă există, greșelile gramaticale sau greșelile de scriere.

Un memoriu este un document întocmit pe numele șefului, contabilului șef sau al oricărui alt angajat al organizației.
Memorandumul are efect juridic, deoarece este compilat cu scopul de a lua măsuri sau orice acțiune asupra problemei expuse în acesta.

Memorandumul trebuie întocmit atât ortografic, cât și competent din punct de vedere juridic, să descrie în detaliu problema actuală și este de dorit să existe acțiuni pentru rezolvarea acesteia, ceea ce este propus chiar de redactorul său.

Un memoriu adresat șefului unei organizații sau departament este document internși poate fi întocmit pe o coală simplă A4.

Dacă documentul este trimis unei organizații superioare, atunci devine automat extern și este întocmit pe antet.

Reguli pentru emiterea unui memoriu

Scopul principal al memorandumului nu este doar de a familiariza conducerea superioară cu problema actuală sau cu progresul lucrărilor în derulare.

Și, de asemenea, să încurajeze conducerea să ia prompt măsuri pentru a rezolva situația actuală.

Memorandumul trebuie intocmit in formularul OKUD, intra sub codul 0286041.

Notele sunt împărțite în mai multe clasificări în funcție de componenta informațională sau de destinatar (în numele căruia este scrisă această notă).

1. Deci, conform primei clasificări, va fi raportarea informațională, care va indica etapele, dificultățile și trăsăturile lucrării care se desfășoară.

Elaboratorul acestui tip de raport ar trebui, într-un limbaj accesibil și profesionist, să transmită autorităților în ce stadiu de dezvoltare se află acest sau acel proiect și ce se face pentru a asigura implementarea acestuia.

Astfel de rapoarte sunt întocmite regulat, până de curând, până la finalizarea proiectului.

Memo leagă direct conducerea organizației cu managerii de proiect

Acest lucru vă permite să aflați rapid în ce zone nu există suficiente fonduri, în care dintre ele există o supraabundență și, în consecință, să luați măsuri pentru normalizarea activității proiectului.

Managementul, adică luarea deciziilor cu privire la alocarea resurselor, este posibilă numai pe baza unor informații fiabile și în timp util. Aceste informații trebuie să fie corecte și să ajungă prompt. Asta servește document oficial numită „memorandum”, despre care veți afla mai târziu.

Ce este acest bilet?

Un memorandum este o formă standard de transfer de informații „de jos în sus” - de la angajații de nivel inferior la conducere. Notele descriu evenimente critice, activități în desfășurare și starea generală de sănătate a companiei. Pe baza rapoartelor, managerul poate face o analiză mai precisă a stării de fapt din organizație și poate da comenzi adecvate.

Crearea unui raport poate fi o idee atât a subordonatului însuși, cât și a managementului său direct. Dacă inițiativa vine de la conducere, atunci de multe ori ordinul de a efectua această muncă este adus subordonatului verbal.

Există și alte tipuri de note pentru comunicarea de afaceri. Acestea nu trebuie confundate cu un raport, așa că luați în considerare tipurile lor populare:

• Memo - folosit pentru a transfera informații între departamente sau angajați care nu sunt direct subordonați unul altuia. Unele cereri de cooperare sau sesizări de evenimente în desfășurare în cadrul organizației pot fi exprimate în acest fel, astfel încât acest formular nu poate fi considerat un memorandum.
• , în care angajatul explică de obicei conducerii acțiunile sale, cel mai adesea cele care au dus la o întrerupere a funcționării normale a organizației. Nici acesta nu este un raport.

Mai jos puteți viziona un videoclip care explică diferența dintre noțiuni și noțiuni:

Trebuie avut în vedere faptul că memoriul este unul serios document legal. Poate fi necesar să vă referiți la el în viitor când litigii, așa că tratați-i conținutul cu atenție.

Tipuri de memorandum

Există o împărțire condiționată a rapoartelor pe subiecte, a cărei direcție aproximativă este clară din titlu:

• Raportare. Cel mai adesea, se folosesc astfel de rapoarte. Compilarea lor este reglementată în prealabil de o structură superioară pentru a controla parametrii care au nevoie în mod regulat de monitorizare simplă, dar continuă.
• Inițiativă. Acestea sunt înaintate conducerii în mod neregulat în cazurile în care subordonații au o propunere de raționalizare sau optimizare a proceselor din întreprindere.
• Informativ. Sunt scrise pentru a anunța superiorii despre unele schimbări drastice (adesea negative) în activitatea bine stabilită a unui departament sau companie. În astfel de cazuri, este de obicei necesar un răspuns rapid al managementului pentru a nu suferi pierderi sau a pierde posibile profituri.

Indiferent de subiect, documentul poate fi:

• intern. Pentru rezolvarea problemelor care apar în cadrul instituției se folosesc rapoarte interne. Deciziile după examinarea lor sunt luate proprii angajați organizatii.
• Extern. Se întocmește un raport extern pentru o organizație externă care se urmărește să fie implicată în procesele care au loc în propria instituție.

Cum sunt întocmite astfel de memorandumuri, vom analiza în continuare.

Cum se scrie un memorandum intern?

Rapoartele interne sunt de obicei scrise pe coli simple de hârtie. Enumerăm componentele necesare și indicăm locația lor tradițională:

1. Cui i se adresează raportul (cui va trebui să ia o decizie) - în dreapta sus, în cazul dativ.
2. Informații despre persoana care a întocmit documentul cu o indicație indispensabilă a departamentului (diviziunii). Se mai indică în dreapta, sub partea anterioară, în cazul dativ.
3. Numele documentului - „Memorandum” - în centrul foii (punct, două puncte și alte semne de punctuație nu sunt puse după nume). Dacă subiectul raportului este standard (despre absenteism, despre ofertă, despre bonusuri) - îl poți adăuga imediat sub titlu.
4. Numărul de înregistrare și data (dacă este cerut de munca de birou intern).
5. Este posibil să se menționeze motivele care au determinat întocmirea notei.
6. Din alineat - o declarație, adică o enunț a situației care s-a dezvoltat în orice proces din punctul de vedere al respondentului (fapte, evenimente, împrejurări, cronologie, relații cauzale).
7. Din noul paragraf - analitică, adică o descriere exactă a problemelor care există deja sau care sunt posibile în viitor, așa cum i se pare vorbitorului (uneori sunt oferite oportunități potențiale care nu sunt încă utilizate, dar pot servi în beneficiul Organizatia).
8. Dintr-o nouă linie - recomandări, adică modalități de eliminare a problemelor sau sugestii pentru minimizarea pierderilor dacă este imposibil să se evite impactul negativ al anumitor factori (sau cea mai bună modalitate de a dezvolta resurse neutilizate).
9. Data, data, datele personale ale vorbitorului - semnătura, funcția, parafa (numele complet).

Un formular de document alb poate fi descărcat.

Cele mai populare forme ale unui astfel de memorandum vor fi luate în considerare mai jos.

Despre încălcarea disciplinei muncii

Un astfel de document este foarte serios, deoarece pe baza lui poate fi:

• emis (mustrare);
• retrogradarea unui angajat;
• procedura de concediere a unui angajat a fost lansată în temeiul articolului relevant din Codul Muncii al Federației Ruse;
• proces deschis.

Desigur, o astfel de informație este internă, astfel încât pătrunderea ei în afara instituției este nedorită.

Textul principal ar trebui să indice clar și specific de ce sa făcut vinovat angajatul. Este și mai bine dacă sunt citate direct articolele din Codul Muncii al Federației Ruse și regulamentele interne încălcate de angajat.

Textul conține de obicei o mențiune că angajatul a dat o explicație pentru comportamentul său într-o notă explicativă, indicând numărul, data și alți identificatori ai acestui document. Dacă nu există o astfel de explicație, aceasta este și aceasta indicată.

Se poate descărca un exemplu de memorandum intern în care se menționează că salariatul a încălcat disciplina muncii pentru că nu se afla la locul de muncă.

Despre neîndeplinirea sarcinilor

De regulă, pentru neîndeplinirea atribuțiilor oficiale, angajatul ar trebui să fie pedepsit sub forma atragerii răspunderii disciplinare. Formele sale pot fi:

• neplata primei;
• amenda;
• mustrare;
• retrogradare.

Se propune descărcarea unui exemplu de memorandum privind neîndeplinirea atribuțiilor oficiale.

Salariatul are dreptul de a da în judecată angajatorul dacă consideră pedeapsa nedreaptă sau excesivă, prin urmare, la întocmirea unui raport, sunt necesare acuratețea formulării și verificarea cerințelor prezentate, de exemplu, cu referire la programul de lucru intern .

Despre bonusuri

Această formă de raportare este utilizată în cazurile în care unui angajat i se atribuie un bonus. În textul principal, se semnează pentru ce lucrare se atribuie bonusul și în ce valoare. Puteți descărca o mostră a unui astfel de document.

Cum se scrie un raport extern?

Astfel de documente se întocmesc pe antetul companiei cu indicarea obligatorie a detaliilor și a datelor de contact ale companiei. Emblema de pe formular va ajuta destinatarul să înțeleagă rapid cu cine are de-a face. Pentru a confirma autenticitatea documentului, trebuie aplicat un sigiliu albastru al întreprinderii.

Deoarece documentele de afaceri vor fi trimise în lumea exterioară, cerințele pentru completarea acesteia sunt următoarele:

1. Numele organizației destinatare. Abrevierile și omisiunile nu sunt permise (dreapta sus).
2. Executiv, căruia îi este trimis documentul (de obicei „Directorului General” sau ceva asemănător) - sub partea anterioară.
3. Numele organizației care trimite, de asemenea, fără abrevieri și omisiuni (stânga sus).
4. Titlul oficial complet al documentului (un memorandum despre călătoria de afaceri a unui angajat, de exemplu) se află în centrul documentului.
5. Esența problemei, care este enunțată într-o formă de afaceri, este concisă și clară.
6. Funcția, semnătura și parafa șefului organizației de trimitere (în centrul părții inferioare).
7. Informații despre interpret - poziție, inițiale, număr de telefon de contact (la birou) (sub partea anterioară).

Iată o mostră dintr-o astfel de notă:

5 cerințe pentru formularul de raport

Memorandumul nu are un strict formular obligatoriu, este însă un mesaj clerical, de aceea este scris într-un format informal, care are următoarele elemente obligatorii:

1. Informațiile solicitate trebuie să fie clar precizate.
2. Erorile grave și omiterea datelor importante sunt inacceptabile, altfel raportul poate fi invalidat în viitor.
3. Evaluările emoționale și o atitudine personală față de situația descrisă nu sunt de obicei binevenite, deoarece nu contribuie la acceptare. decizie administrativa.
4. Când descrieți circumstanțele, este necesar să indicați toate detaliile esențiale ale situației. Detaliile minore pot fi omise.
5. La sfârșitul documentului, trebuie să se prescrie poziția compilatorului și numele complet al acestuia.

Mai sus, v-ați familiarizat cu diferitele tipuri de rapoarte, așa că acum înțelegeți mult mai bine cum să le compuneți și ce ar trebui să fie scris în ele. Acest lucru este util în special pentru angajați să știe. institutii publice, ai carui sefi sunt obligati sa scrie memorii.

La orice întreprindere se va găsi un angajat care nu-și respectă colegii, subordonații și uneori chiar superiorii. Spre deosebire de abateri disciplinareȘi performanță necorespunzătoareîndatoriri, uneori este dificil să pedepsești un angajat pentru comportament incorect, deoarece normele privind comportamentul incorect practic nu se găsesc în Codul Muncii al Federației Ruse (cu excepția lucrătorilor pedagogici).

Deoarece conceptul de comportament incorect, precum și pedeapsa pentru acesta, nu sunt prescrise în principal acte legislative, pentru a putea califica comportamentul incorect al unui angajat, precum și pentru a aplica pedepse pentru aceasta, este necesar pentru a introduce conceptele de mai sus în documentele de reglementare locale ale acestei organizații.

De exemplu, în acord comun sau în regulamentul intern al muncii.

Comportamentul incorect (prost) include următoarele acțiuni:

• remarci jignitoare la adresa colegilor sau clienților organizației;
• folosirea blasfemii în relație cu oamenii sau pur și simplu în vorbirea colocvială;
• comportament obsesiv și nepoliticos;
• gesturi obscene față de colegi și clienți ai organizației etc.

Acestea sunt doar câteva dintre principalele semne ale comportamentului greșit al angajaților.

Această listă poate fi continuată aproape la nesfârșit, totul depinde de politica corporativă a organizației și de sfera activităților acesteia.

Ce responsabilități ar trebui să aibă un CTO într-o companie? vezi linkul.

Pe lângă acțiunile de mai sus, multe altele pot fi atribuite aici, până la purtarea de haine revelatoare dacă firma are un cod vestimentar strict.

Includerea unei clauze privind comportamentul incorect într-unul dintre documentele de reglementare locale ale organizației, precum și familiarizarea angajatului cu acestea, este necesară pentru ca șeful organizației să aibă dreptul de a pedepsi angajatul care a comis această abatere.

Exemplu de act în cazul în care nu a furnizat o explicație pentru aplicarea sancțiunii.

Cine întocmește un memorandum de abatere?

Orice angajat care a fost prezent în același timp sau cel căruia i s-a transmis acest comportament are dreptul să întocmească un memoriu privind comportamentul incorect al unui angajat.

Calcularea pensiei alimentare din salariu nu este cea mai ușoară procedură. Pentru a calcula corect pensia pentru copii, vezi.

Pe lângă memoriu, se poate întocmi și un act în prezența comisiei prin care să se constate că acest angajat s-a comportat incorect în raport cu angajații sau partenerii de afaceri ai organizației.

Adesea, un comportament incorect, în special declarațiile obscene despre cineva, însoțește intoxicație cu alcool. Deci, în acest caz, unul, s-ar părea, abatere, poți pedepsi angajatul de două ori.

Pentru apariția unui angajat în stare de ebrietate și pentru comportament incorect. Dar numai cu condiția ca normele de comportament incorect și interzicerea lor să fie incluse în documentele de reglementare locale ale organizației.

În acest caz, se întocmește un memoriu sau act de către o comisie care consemnează faptul că salariatul se află în stare de ebrietate.

Exemplu de memorandum despre comportamentul nebun al unui angajat

Procedura de întocmire a documentelor pe care angajatul și le-a permis comportament prostesc nu este diferită de pregătirea tuturor celorlalte memorii și acte de la care începe o anchetă oficială.

Nu există o opinie fără echivoc în această privință în ceea ce privește ancheta internă. Dar dacă cazul ajunge în instanță, atunci este necesar să se indice și, în plus, este de dorit să existe martori.

Se efectuează o anchetă oficială în ordine generală cu respectarea cerințelor legale.

Întrucât normele de comportament sunt adesea prescrise în regulamentul intern al muncii, încălcarea acestora poate fi pusă pe seama abaterilor disciplinare.

Responsabilitatea angajatului

De regulă, se aplică un angajat care și-a permis un comportament incorect (prost). pedeapsa disciplinara. De obicei, aceasta, în funcție de gravitate, este o mustrare sau o remarcă.

Care sunt investițiile profitabile în bilanțul material și în ce cazuri sunt luate în considerare? Există un răspuns la această întrebare.

Este imposibil să concediați imediat pentru un comportament incorect, deoarece nu se aplică celor singure grave.

Dar dacă angajatul știe deja să aplice în prealabil o sancțiune disciplinară, pe o perioadă mai mică de un an, atunci concedierea este foarte posibil să se aplice, chiar dacă sancțiunea anterioară a fost aplicată pentru o cu totul altă abatere.

Pe lângă pedeapsă, conform Codul Muncii, în acest caz pot fi aplicate reguli Cod Civil , în ceea ce privește insultarea persoanei și a demnității, calomnie.

Atât cetăţenii terţi afectaţi care au fost insultaţi¸, cât şi angajaţii direct ai acestei organizaţii se pot adresa instanţei.

Există precedente atunci când un proces a fost intentat nu împotriva unui anumit angajat, ci împotriva organizației în ansamblu, dacă persoana care și-a permis incorect (comportament prost) ocupa o funcție înaltă.

Cum se documentează primirea mărfurilor? Reguli de compilare și vezi linkul.

De asemenea, singura cale de ieșire pentru angajați este să meargă în instanță în cazul în care șeful organizației și-a permis un comportament nepoliticos și incorect.

În orice caz, în prezent, tot mai multe companii au început să acorde atenție acestei părți specifice a comunicării angajaților, ca o componentă importantă a imaginii de afaceri a întreprinderii.

Prin urmare, normele de comunicare internă a angajaților între ei, precum și cu clienții organizației, sunt din ce în ce mai prescrise în documente locale ocupând tot mai mult spațiu.

Deși și aici nu trebuie să te lași dus de cap și să strângi muncitorii într-un cadru strâns. Pentru că în legislatia actuala pot exista restrictii. Acest lucru este, de asemenea, relevant de reținut atunci când se elaborează un cod vestimentar pentru o organizație.

Veți învăța cum să scrieți un raport asupra unui angajat pentru insulte din acest videoclip: