Managementul înregistrărilor de management ca disciplină academică. Managementul înregistrărilor ca disciplină științifică: obiect, subiect și sarcini de studiu

Activitățile practice au stimulat înțelegerea teoretică a problemelor legate de funcționarea documentelor în societate. Ca urmare, a disciplina stiintifica managementul documentatiei.

Legătura strânsă cu practica a determinat structura disciplinei managementul documentației, care este compusă din două părți: 1) teoretică și 2) aplicativă. Ambele părți sunt, de asemenea, direct interconectate. Gama de probleme care sunt studiate de managementul documentelor este destul de largă, dar principalele sunt: regularitățile în formarea documentelor, modalitățile de creare a acestora, funcțiile, proprietățile, structura documentului; principii de organizare a fluxului de lucru; formarea și dezvoltarea sistemelor de documentare, precum și complexe de documente; modalități de îmbunătățire a proceselor de documentare în societate.

Obiectul managementului documentelor îl constituie întregul ansamblu de documente din societate, adică. toate tipurile, genurile și formele de documente, precum și toate sistemele și subsistemele de documentare. Totuși, accentul se pune pe documente și sisteme de documentare legate de aria de management, cu mediul operațional.

De fapt, orice știință se bazează metoda istorica cunoştinţe. Documentarea nu face excepție în acest sens. Mai mult, obiectul cercetării sale este analizat neapărat într-o retrospectivă istorică, în dinamică, ceea ce face posibilă urmărirea etapelor, tiparelor, tendințelor de dezvoltare și a interconexiunilor documentelor în toată diversitatea lor.

Principalele sarcini ale acestei discipline științifice decurg din subiectul managementului documentelor:

fundamentarea teoretică a proceselor de documentare în societate; Calitate superioară documentele create și funcționarea eficientă a acestora;

formarea unui mediu informaţional foarte organizat.

organizarea și tehnologia suportului de gestionare a documentelor (munca de birou), care studiază direct organizarea muncii cu documente: recepție, distribuire, înregistrare, lucrare de referinta, Căutare documente necesare etc. (Din păcate, mulți pun semn egal între managementul documentelor și munca de birou, amestecând din greșeală aceste două discipline);

lingvistică documentară;

organizarea serviciilor de secretariat și altele.

4. Conceptul de „document” și dezvoltarea acestuia.

Una dintre cele mai importante manifestări ale comportamentului uman este comunicarea, adică. comunicarea cu alte persoane prin anumite semne sau simboluri.

Apariția scrisului a marcat trecerea omenirii la o nouă tehnologie a informației. Cu ajutorul sistemelor de semne grafice, a devenit posibilă separarea informațiilor de subiect și fixarea lor pe un material în scopul transmiterii ulterioare în timp și spațiu. Ca urmare, au apărut informații documentate, adică. document.

Informațiile înregistrate pe un suport de materiale au servit în antichitate drept dovezi, dovezi. În Rusia, termenul „document” a fost tradus de Petru cel Mare tocmai ca „dovadă scrisă”. Între timp, acest termen în sine aproape că nu a fost folosit mult timp. În schimb, în practica de birou, se foloseau de obicei alți termeni: „act”, „caz”, „hârtie”.

Acumularea treptată a cunoștințelor despre documente a condus în secolul al XIX-lea. la separare, pe lângă legală, de asemenea aspect managerial document, care se reflectă în dicționar celebru VIDalya, unde documentul a fost definit ca „orice lucrare de afaceri importantă, precum și o diplomă, un certificat”.

Până la mijlocul secolului al XX-lea, un alt aspect cel mai important al documentului era sigur - istoric, adică semnificația sa ca purtător de informații retrospective. În prima jumătate a secolului al XX-lea a fost revizuit semnificativ conținutul conceptului de „informație”, care a început să fie asociat cu categoria reflexiei, ca proprietate universală a materiei, primară în raport cu informația. Și în a doua jumătate a secolului XX. Odată cu dezvoltarea ciberneticii, informaticii și tehnologiei informatice, a început un studiu activ al esenței sociale și al naturii informaționale a documentului, ceea ce a condus la o extindere în continuare și, cel mai important, la o aprofundare a conceptului său. În această perioadă a fost dată fundamentarea teoretică a legăturii inseparabile dintre conceptele de „document” și „informație”.

Astfel, până în prezent, conceptul de „document” a încorporat cele mai semnificative caracteristici precum scopul informației, suportul materialului, precum și o serie de aspecte funcționale.

În același timp, definiția conceptului de „document” în diverse științe prezintă diferențe semnificative. LA informatica, de exemplu, un document este adesea definit ca „un obiect material care conține informații într-o formă fixă”. LA documentare- una dintre științele informației - un document este înțeles ca „orice informație semantică exprimată în orice limbă și fixată în orice mod pe orice suport în scopul circulației sale într-un sistem informațional dinamic”. în stiinte juridice se concentrează asupra aspect legal. Ca urmare, documentul apare în principal ca un mijloc de documentare și dovedire raporturi juridice. LA management documentul este studiat în principal ca mijloc de fixare şi transmitere a deciziilor manageriale. LA stiinta istorica documentele sunt considerate în primul rând surse istorice, adică purtători de informații retroactive.

Informații similare.

Știința documentelor de management este o disciplină științifică care dezvoltă teoria unui document de management, studiază geneza și evoluția acestuia, practica creației și funcționării. Documentul este obiectul principal de cunoaștere a managementului evidenței manageriale.

Sistemul terminologic de management al evidențelor de gestiune cuprinde termeni, concepte, categorii care denotă obiecte, procese, fenomene studiate de această disciplină. Conceptele fundamentale ale documentației de management sunt „management”, „informații”, „document de management”, „documentație de management”.

Managementul este înțeles ca un ansamblu de acțiuni ale unui obiect de management care vizează crearea condițiilor optime pentru funcționarea unui obiect gestionat, în conformitate cu sarcinile acestuia.

Principalele tipuri activitati de management este comunicarea, reglementarea, controlul.

Comunicare- este un set de tehnici, metode și proceduri, terminologie care asigură interacțiunea informațională eficientă între participanții la procesul de comunicare.

Regulament- activități care vizează sprijinirea funcționării unui sistem politic, socio-economic controlat în sfera legilor obiective și a scopurilor acestuia.

Controlul- este supravegherea managerului obiectelor si proceselor gestionate in vederea verificarii conformitatii starii de fapt cu cea dorita, prevazuta de reglementari, programe, planuri etc.

informație i este interpretat ca un set de date privind starea internă și externă a sistemului controlat, care sunt utilizate pentru evaluarea situației și elaborarea deciziilor de management.

Documente de management- sunt documente care contin informatii pentru luarea unei decizii de management, i.e. informatii de management.

Documentarea informațiilor de management- acesta este procesul de creare a documentelor oficiale, al căror conținut este informații de management.

Fond de documentare- este format din documente oficiale pe care organizația le-a acumulat ca urmare a activităților sale. Majoritatea sau tot fondul de documentare este documentație de management.

Documentatie de management instituțiile este formată din documente oficiale care aparțin diferitelor clase de documentație de gestiune - organizatorică și administrativă, contabilitate primară, bancară, raportare și statistică, planificare, resurse, comerț, preț, contabilitate etc.

52. Documentația de management: sarcini, direcții principale de cercetare științifică.

Principalele sarcini teoretice și practice ale documentației de management:

Explorează istoricul documentului de management, crearea și funcționarea acestuia ca purtător și sursă de informații;

Elaborați o teorie generală a unui document de management, care acoperă analiza naturii acestuia, caracteristicile conținutului și formei (proprietăți, caracteristici, structură), funcții;

Stabilește principiile și metodele de studiu a documentului de management;

Aflați locul și rolul documentației de management în societate;

Urmăriți procesul de apariție și dezvoltare a managementului înregistrărilor manageriale ca disciplină științifică și educațională;

Analizați cele mai importante fundamente conceptuale ale managementului înregistrărilor manageriale;

Să dezvăluie natura epistemologică a cunoștințelor speciale de management al documentelor, locul și funcțiile managementului documentelor manageriale printre alte discipline ale ciclului documentar și de comunicare.

Dintre principalele domenii de cercetare științifică în managementul înregistrărilor de gestiune se pot distinge următoarele:

Teoretic-fundamental- studiul documentaţiei ca resursă informaţională a societăţii, fenomen cultural şi element de memorie socială.

Cercetare teoretică și aplicată: analiza dinamicii fluxului documentelor oficiale; analiza structurii fluxurilor de documente de serviciu; rezolvarea problemelor de clasificare a documentației; construirea de modele unificate de documente oficiale și sistemele acestora, inclusiv cele electronice; studiul aspectelor juridice ale creării, exploatării, păstrării documentelor oficiale și accesului la informațiile acestora; soluţionarea problemelor economice ale activităţilor de creare documente de managementși privind organizarea muncii cu documentație;

Cercetare științifică și tehnologică: pregătirea proiectelor de acte normative de reglementare în vederea stabilirii unui temei juridic unificat pentru realizarea documentației și organizarea funcționării și stocării acesteia; armonizarea standardelor internaționale pentru managementul proceselor documentare; dezvoltarea unor metode științifice raționale pentru crearea documentelor oficiale, introducerea formelor unificate de documente și a sistemelor de documentare unificate; dezvoltarea problemelor practice de realizare a documentelor electronice și de rezolvare a problemelor legate de utilizarea ulterioară a acestor documente în starea lor dinamică și în timpul stocării în arhivă; rezolvarea problemelor lingvistice de organizare a textelor documentelor de serviciu; studiul metodelor de informare şi documentare suport pentru adoptarea managementului

decizii, utilizarea fondurilor de documentare în acest scop și ca resursă pentru satisfacerea nevoilor cetățenilor.

Cercetare istorică: studiul genezei documentului; analiza evoluției caracteristicilor conținutului și formei documentelor; determinarea conținutului proceselor de formare și dezvoltare a tipurilor și tipurilor (claselor) de documente și documentație; studiul condiţiilor istorice de creare şi funcţionare a documentaţiei.

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Foloseste formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

INTRODUCERE 2

1. Principalele etape în dezvoltarea managementului documentației 5

2. Structura de management al documentelor 8

3. Relația managementului înregistrărilor cu alte științe 10

4. Surse în gestionarea înregistrărilor 22

Concluzia 32

Referințe 35

INTRODUCERE

Creație în țara noastră regula legii cu instituții care funcționează eficient, reprezentative, executive, judiciar, producția, știința și educația este determinată nu numai de o justificare legală cuprinzătoare și cu drepturi depline a activităților lor, ci și de formarea unor reguli și proceduri raționale, specifice pentru funcționarea acestora, inclusiv în domeniul lucrului cu documente.

Informația documentată stă la baza managementului, eficacitatea acesteia se bazează în mare măsură pe producția și consumul de informații. Informațiile sunt înregistrate în documente care îi conferă o formă organizatorică și o deplasează în timp și spațiu.

Creșterea importanței în management modern dobândesc tehnologii și instrumente informatice care oferă, în baza legislației în vigoare și altele reglementarile legale eficiența fixării, colectării, prelucrării, căutării și transmiterii informațiilor. Tranziția către modalități fundamental noi de organizare a informațiilor și de acces la acestea, determină relevanța cursului „Documentare”.

Există diferite definiții ale conceptului de „gestionare a documentelor”, dar niciuna dintre ele nu a devenit general acceptată. Cu toate acestea, precum și conceptul „document”. Și acest lucru este firesc, deoarece „știința documentelor” este un termen multidimensional, structural ramificat, referitor la diverse partide documentare și activități documentare-comunicare - fenomene nu mai puțin complexe și multifațetate.

Putem spune că știința documentului este știința unui document și a activităților document-comunicare. Aceasta este o disciplină științifică care studiază tiparele de creare și funcționare a documentelor, dezvoltă principiile de construire a sistemelor document-comunicare și metodele activității acestora.

Știința documentelor explorează documentul ca o sursă de informație și un mijloc de comunicare socială. Aceasta este o știință complexă a activității documentare și documentare-comunicare, care studiază procesele de creare, distribuire și utilizare a surselor documentare de informare în societate în termeni istorici, moderni și prognostici.

Formarea managementului documentelor ca disciplină științifică presupune definirea componentelor sale principale: obiect, subiect, structură, metode, aparat conceptual - în unitatea și integritatea lor, i.e. ca disciplină științifică sistematică.

Obiectul științei răspunde la întrebarea: ce studiază știința. Obiectul științei documentelor ca știință este un studiu cuprinzător al unui document ca obiect sistem special creat pentru stocarea și distribuirea (transferul) informațiilor în spațiu și timp. Documentul este creat în cursul activităților de documentare și comunicare, prin urmare, obiectul științei îl reprezintă toate tipurile acestei activități - crearea, producerea, stocarea, distribuirea și utilizarea documentelor, crearea de sisteme de documentare.

Subiectul științei trebuie să răspundă la întrebarea: în ce fel, de ce, în ce scop și pentru ce anume este obiectul studiat și prin el realitatea obiectivă. Subiectul de știință determină conținutul cunoștințelor științifice despre obiect - documentul și activitatea document-comunicare. Subiectul managementului documentelor este crearea de cunoștințe științifice despre document în unitatea componentelor sale informaționale și materiale, despre modelele de creare și funcționare a documentelor în societate.

Documentarea studiază documentul ca subiect la nivel teoretic, istoric și metodologic (practic). Acesta explorează documentul ca sistem, proprietățile, parametrii, structura, funcțiile, metodele și modalitățile de documentare, clasificarea și tipologia documentelor acestuia. În câmpul atenției sale se află modelele generale de creare, distribuție, stocare și utilizare a documentelor. În plus, subiectul de studiu poate fi documentul în ansamblu sau aspectele sale individuale, caracteristici specifice activități de documentare și comunicare.

Documentatia studiaza documentul in el dezvoltare istorica, modele de formare a acestuia, metode de creare, principii de organizare a documentației și a sistemelor de documentare. Astfel, știința documentelor studiază cel mai pe deplin toate funcțiile, atât generale, cât și private, inerente documentelor. Cu toate acestea, managementul documentelor nu se limitează la studiul pasiv al documentului. Dezvăluind tiparele de formare a documentelor, știința documentelor începe să influențeze în mod activ procesul de documentare în sine, introducând în el fundamente științifice, unificând și standardizând documentele și sistemele de documentare, atribuind anumite grupe de tipuri de documente sistemelor funcționale și sectoriale, în cadrul acestora individual operațiuni.

Scopul acestei lucrări este un studiu aprofundat al documentelor și sistemelor de documentare în dezvoltarea lor istorică, problemele teoretice și practice ale creării de informații documentate ale instituțiilor de orice formă juridică.

În cursul atingerii obiectivului, sunt rezolvate următoarele sarcini:

arată relația managementului documentelor cu alte științe;

urmărirea evoluției documentului ca purtător de informații;

analiza procesului de formare și dezvoltare a sistemelor de documentare;

1. Principalele etape în elaborarea documentaţiei

Managementul înregistrărilor aparține categoriei științelor tinere, nu s-a format încă pe deplin ca disciplină științifică care rezumă corpul de cunoștințe despre document. Această știință nu a apărut imediat, a trecut prin mai multe etape în dezvoltarea sa.

Din punct de vedere istoric, prima din această serie este știința documentației, care a apărut în sfârşitul XIX-leaîn. și a primit recunoaștere internațională în prima jumătate a secolului al XX-lea. Sub această denumire s-a dezvoltat știința, al cărei subiect a fost activitățile de documentare, inclusiv procesele de colectare, sistematizare, stocare, căutare și distribuire (și de la mijlocul anilor 1940, crearea) documentelor în toate sferele vieții publice. Această știință a avut și numele de „știință carte-arhivă-muzeu”.

Fondatorul științei documentației este Paul Otlet. El a sugerat numirea științei care studiază activitatea documentară bibliologie sau documentologie, care era asociată cu identificarea unei cărți și a unui document.

De-a lungul timpului, în procesul de diferențiere, teoria clasificării documentelor, teoria fluxurilor de documente, teoria indexării și abstractizării au apărut ca discipline științifice independente.

Istoria științei documentației s-a dovedit a fi scurtă. La mijlocul secolului XX. (anii 50-60) procesele de comunicare încep să fie considerate nu numai din perspectiva unuia dintre mijloacele lor - documentul, ci și mai larg - ca informațional. Conceptul de „document” face loc conceptului de „informație”, întrucât primul este derivat din al doilea. Ideile inițiale despre subiectul științei documentare au fost modernizate și au dobândit conținut informațional și cibernetic.

De la începutul anilor 1960, au început să se dezvolte domenii științifice numite știința documentară și a documentelor. Prima este considerată ca o ramură aplicată a ciberneticii, care se ocupă de optimizarea managementului sistemelor de documente de toate tipurile - de la Arte vizuale la munca de birou. În acest scop, documentar studiază structura și proprietățile documentelor matrice, metodele și mijloacele de prelucrare automată, stocare, căutare și utilizare a acestora, fluxuri de documente și matrice de documente pentru a optimiza gestionarea sistemelor de documente mari, în principal multicanal. Cu toate acestea, documentarul nu reflectă întreaga gamă de studii ale documentului, problemele producerii, distribuției și utilizării acestuia și nu poate fi o știință generalizantă a documentului.

În acest moment, managementul documentelor se dezvoltă ca o direcție științifică, ale cărei sarcini (conform K.G. Mityaev) includ studiul aspect istoric dezvoltarea metodelor, actelor individuale și sistemelor de documentare a fenomenelor realității obiective și a rezultatului acesteia - crearea de documente, complexele și sistemele acestora. Mai târziu, managementul documentelor a început să fie înțeles ca știința regulilor de emitere a documentelor administrative și de menținere a unei economii a documentației. Managementul înregistrărilor este identificat cu munca de birou și este considerată ca o secțiune de arhivare. O astfel de interpretare restrânsă a managementului documentelor a supraviețuit într-o anumită măsură până astăzi. Bineînțeles, în această înțelegere, știința documentarului nu ar putea pretinde rolul de știință generalizatoare a unui document, deoarece se limitează la sfera managementului. Dincolo de limitele sale se află și alte sfere ale activității umane - știință, tehnologie, cultură, viață socială etc.

La sfârșitul anilor ’60, odată cu dezvoltarea informaticii (A.I. Mikhailov, A.I. Cherny, R.S. Gilyarevsky), realizările științei documentare au fost regândite în mare măsură, existența acesteia din urmă ca disciplină științifică autonomă a încetat de fapt. În 1973, au fost făcute încercări rare (G.G. Vorobyov, K.N. Rudelson) de a generaliza informațiile teoretice despre document, de a-și dezvolta fundamentele conceptuale cu ajutorul analizei informațiilor. O parte din problemele legate de clasificarea documentelor, crearea modelelor de informare a documentelor, studiul fluxurilor de informații ale documentelor, sunt incluse în secțiunile relevante de bibliotecă, bibliografică, arhivare și informatică.

Până la mijlocul anilor 1980, documentarul și informatica erau considerate a fi științe generalizatoare despre document. Cu toate acestea, informatica se ocupă cu studiul atât a informațiilor documentare, cât și a celor nedocumentare. Din câmpul ei vizual se află un document în încarnarea sa materială, condițiile de producere, depozitare, organizare a muncii cu documente. Prin urmare, la fel ca documentarul, este destul de dificil să folosiți informatica ca știință de generalizare a unui document.

Până în a doua jumătate a anilor 1980, s-a realizat faptul că era conceptul generalizator al unui document care reflecta cel mai adecvat subiectul activității profesionale a angajaților bibliotecilor, agențiilor de informare, arhivelor, muzeelor, librăriilor etc. Acest lucru a fost facilitat de introducerea activitate profesională tehnologie informatică și medii de stocare care pot fi citite de mașină.

Dezvoltarea ulterioară a abordărilor documentare generale este asociată cu numele lui D.Yu. Teplova, A.V. Sokolova, Yu.N. Stolyarova, O.P. Korshunov, în ale cărui lucrări conceptul de „document” acționează ca o unitate lexicală independentă. Yu.N. Stolyarov, G.N. Shvetsova-Vodka, S.G. Kuleshov. Odată cu apariția lucrărilor lor, începe o etapă calitativ nouă în formarea și dezvoltarea managementului documentelor. Problemele managementului documentației capătă un caracter interdisciplinar, fiind tratate de biblioteci și bibliografi, specialiști în domeniul informaticii și bibliologi.

La începutul anilor 1990, a fost nevoie de a crea o știință a documentelor sau un complex de discipline de documentare științifică. Pentru denumirea generalizantă a științei documentului, încep să fie folosite o serie de nume: știința informației și comunicării (A.V. Sokolov), știința documentației și informației (G.N. Shvetsova-Vodka) etc. Miezul unui astfel de complex de științe a documentelor este biblioteconomia, bibliografia, știința cărții, știința arhivistică, muzeologia și informatica. Comun acestora este studiul documentului ca obiect creat special pentru transferul de informații.

Fiecare dintre aceste domenii de cunoaștere are propriile sarcini speciale, forme și metode de lucru cu documente, dar teoria și istoria documentului le sunt comune. Problemele teoretice generale includ, în primul rând, analiza funcțională a documentelor, studiul trăsăturilor acestora ca obiecte materiale cu informații înregistrate în ele, problemele de clasificare și tipologie a documentelor etc. Studiul problemelor documentare generale este chemat să se ocupe de managementul documentelor.

2. Structura de management al documentelor

Ca orice disciplină științifică, managementul înregistrărilor are o structură care este încă la început. Din punct de vedere structural, știința documentelor este împărțită în două subsisteme: știința documentelor generală și specială. esența, obiectul, subiectul și structura acestuia, terminologia, conceptele, stabilirea de relații cu alte științe, tiparele și principiile dezvoltării și funcționării documentului în sistemul de comunicații documentare etc. Știința generală a documentelor este formată din trei secțiuni: teoria documentului, istoria documentului, istoria și teoria documentelor și activităților de comunicare.

Teoria documentelor (documentologia) este nucleul științei documentelor. Studiază aspecte teoretice generale legate de aparatul conceptual, analiza functionala documentele, studiul caracteristicilor acestora ca obiecte materiale și informațiile consemnate în acestea, problemele de tipologie și clasificare a documentelor, parametrii și proprietățile acestora, ca mijloc de comunicare și element al fondurilor documentare.

Istoria dezvăluie tiparele formării și dezvoltării unui document ca sursă de informare și mijloc de comunicare în contextul unei schimbări a situației specifice la un anumit stadiu al dezvoltării comunicării sociale, modificări ale conținutului și formei acestuia în în conformitate cu nevoile documentare ale societăţii într-o anumită perioadă de timp.

Secțiunea de activitate documentară studiază istoria și metodologia generală de creare și funcționare a unui document în sistemul de comunicare documentară (creare, producere, colectare, stocare, distribuire și utilizare), i.e. un document care funcționează într-un ciclu comunicativ integral „autorul informațiilor documentare – consumatorul acesteia”.

Știința specială a documentelor studiază trăsăturile caracteristice anumitor tipuri și tipuri de documente (cărți, brevete, note, hărți, filme, discuri optice etc.), procese individuale ale activităților de documentare și comunicare (documentare, publicare de documente, distribuție de documente, stocare documente). , utilizarea documentelor). Orice caracteristică care merită o considerație teoretică poate acționa ca o caracteristică specială.

Managementul documentelor speciale este împărțit în managementul documentelor speciale și privat. Știința specială a documentelor studiază trăsăturile documentelor care sunt obiecte ale afacerilor bibliotecii, arhivistice, muzeale, de exemplu. specificul documentelor care funcționează în centre de informare, biblioteci, arhive, muzee și alte structuri de documente și comunicare. În plus, studiul specificului diferitelor procese ale activităților documentare și de comunicare (documentare, muncă de birou, gestionarea fondurilor etc.) poate servi ca subiect al managementului documentelor speciale.

Subiectul managementului documentelor private sunt anumite tipuri și varietăți ale documentului. Prin urmare, sunt prezentate ca discipline private de gestionare a documentelor științifice: știința cărții, știința brevetelor, cartografie etc.

Astfel, managementul documentației speciale și private este o manifestare specifică a generalului. Împreună cu managementul general, special al documentelor formează un singur management al documentelor.

3. Relația managementului documentelor cu alte științe

Scena modernă caracterizat prin activarea studiului documentului de către toate științele, unde este principalul sau unul dintre obiectele de studiu. Combinarea eforturilor acestor științe creează o direcție integratoare pentru dezvoltarea cunoștințelor despre document. Ca urmare, aceasta a condus la formarea teoriei documentului și a activității documentului, formarea științei documentului ca metaștiință pentru toate științele ciclului document-comunicativ.

Știința documentelor, ca disciplină științifică integrativă, este strâns legată de munca de birou, contabilitate, biblioteconomie, bibliografie, știința arhivistică, informatică etc. Într-o abordare mai largă, știința documentelor include sursa istorică și muzeologia, semiotica, critica textuală și alte științe.

Păstrarea înregistrărilor este legată de știința istorică. Apariția anumitor documente, ca să nu mai vorbim de sistemele de documentare, este direct legată de evoluția societății, cu anumite etape ale acesteia. Prin urmare, funcționarea documentelor și a sistemelor de documentare, plierea complexelor documentare nu pot fi înțelese fără cunoașterea istoriei socio-economice, politice, a istoriei culturale etc. Pe de altă parte, însăși forma documentului se caracterizează prin independență relativă, prezența propriilor modele de dezvoltare, care, la rândul lor, au un anumit impact asupra anumitor aspecte ale dezvoltării sociale.

Managementul documentelor contribuie în mod obiectiv la formarea unei surse de bază cercetare istoricăși în această calitate se învecinează strâns studiile surselor - una dintre cele mai importante ramuri ale științei istorice care studiază teoria, metodologia și tehnica surselor istorice. Cercetătorii sursă studiază, de asemenea, forma unui document, structura și proprietățile informațiilor documentate în dezvoltarea lor istorică. Documentele de birou din studiile sursă sunt de obicei separate într-o secțiune independentă.

Cu cât este mai mare nivelul de generalizare în fundamentele teoretice pentru interpretarea conceptului de „document”, cu atât va fi mai mare gama ramurilor de cunoaștere care sunt incluse în managementul documentelor. Întărirea legăturilor între ramurile cunoașterii care studiază diferite medii este reciproc avantajoasă.

Există o relație deosebit de strânsă între știința documentelor și știința bibliografică, bibliotecă, carte și arhivă. Aceasta include și informatica, în special acea parte a acesteia care studiază informațiile documentare create folosind tehnologia computerizată pe medii discrete. Ceea ce au în comun este că aceste discipline operează cu documentele ca obiecte create special pentru stocarea și transmiterea informațiilor.

Știința documentului este adusă împreună cu știința cărții prin esența informațională, socială a obiectelor de studiu - un document și o carte; în mare parte aceleași obiective și funcții; hârtia ca purtător material comun de informații; scrisoare ca același mod de a transmite informații. Mai mult, odată cu dezvoltarea tehnologiei informatice, există o convergență suplimentară a documentului și a cărții, care pot fi prezentate în mod egal în formă electronică.

Conform scopurilor și obiectului de studiu, managementul documentelor este strâns legat de știința arhivistică. Ei sunt uniți de o sarcină comună - formarea unui mediu informațional eficient, un singur obiect de studiu - un document, precum și unitatea modalităților de organizare, stocare, căutare a informațiilor, dezvoltarea principiilor formării documentelor. Știința documentelor are un impact direct asupra dezvoltării științei arhivistice, deoarece cu cât documentele create în munca de birou sunt mai bune, cu atât arhivele vor avea mai mult succes în stocarea și utilizarea bogăției documentare.

Managementul documentelor este interconectat cu jurisprudența, în primul rând cu ramurile acesteia precum constituțional, civil, administrativ, de muncă, dreptul afacerilor. Realizările sunt utilizate pe scară largă în documentare stiinta juridica: acordarea de forță juridică documentelor, modalități legale punerea lor în aplicare, clasificarea actelor juridice etc. Unul dintre obiectele de studiu în știința documentelor este sistemul de documentare organizatorică și juridică. Avocații în activitățile lor zilnice nu se pot lipsi de cunoștințele de bază ale managementului documentelor, suport pentru managementul documentelor. Criminaliștii examinează natura documentelor, tehnicile, modalitățile de denaturare deliberată a informațiilor documentate și așa mai departe, pentru a descoperi și a investiga falsurile.

Evidența este legată de științele economice. Este imposibil să se optimizeze activitățile serviciilor de suport pentru documentația de gestiune fără a determina eficiența economică a acestora, fără o analiză cuprinzătoare a utilizării resurselor financiare și materiale pentru crearea și prelucrarea documentelor, fără a elabora metode adecvate, standarde de muncă etc. Numărul de sisteme de documentare studiate de știința documentelor include astfel de sisteme speciale care reflectă direct sfera economică viața și activitățile societății, precum contabilitate, raportare și statistică, tehnică și economică, comerț exterior, bancar, financiar.

Relația și interacțiunea dintre managementul documentelor și teoria managementului, managementul sunt în mod tradițional puternice, deoarece atât funcțiile de management, cât și organizarea acesteia sunt reflectate direct în documente. La rândul său, organizarea rațională a muncii cu documente contribuie la îmbunătățirea activităților de management, sporind eficiența acesteia. Apariția și dezvoltarea cu succes a unei noi discipline științifice - managementul informației a adus și mai aproape studiul problemelor de management și documentare, întrucât majoritatea informațiilor de management sunt consemnate în documente.

Managementul înregistrărilor este influențat de discipline aplicate precum sociologia managementului, psihologia managementului, comunicarea în afaceri. În știința documentelor, realizările lingvisticii aplicate sunt utilizate pe scară largă, în primul rând în scopul unificării textelor documentelor, standardizării unități de limbă, precum și în procesul de editare a documentelor oficiale.

Între managementul documentelor și științele informației există o relație specială. Creșterea rapidă a resurselor informaționale, dezvoltarea rapidă a tehnologiei informatice și înțelegerea teoretică activă a proceselor informaționale nu numai că au influențat natura și conținutul cercetării în managementul documentelor, dar au condus și la integrarea managementului documentelor în ciclul științelor informaționale sociale. Drept urmare, știința documentelor s-a dovedit a fi cel mai strâns legată de discipline științifice precum informatica socială, știința documentară, informatica și programarea, Securitatea informațiilorși protecția informațiilor etc.

Pentru a rezolva unele dintre problemele sale, știința documentelor folosește pe scară largă realizările din domeniul științelor tehnice și naturale, întrucât un document este un obiect material, un purtător de informații cu proprietăți fizice bine definite. În plus, crearea, scârțâitul și stocarea documentelor sunt asociate cu mijloacele de documentare și transmitere a informațiilor, inclusiv cu utilizarea echipamentelor de birou complexe.

Proprietățile, aspectele, trăsăturile, funcțiile separate ale unui document pot fi parte integrantă a altor discipline științifice ale ciclului document-comunicare care studiază trăsăturile acelor grupuri de documente de care se ocupă domeniul de activitate practică corespunzător științei. Studiul documentului în integritatea sa (unitatea) face obiectul numai al managementului documentar. Această împrejurare deosebește știința documentului de alte discipline științifice, în obiectul cărora documentul este inclus într-un fel, componentă, proprietate, semn - ca sa componentă.

Astfel, anumite tipuri de documente și activități de document-comunicare au specificități semnificative, care fac obiectul de studiu al disciplinelor private de management al documentelor științifice. În special, subiectul bibliologiei ca disciplină științifică privată este cartea și afacerea cărții, știința brevetelor - brevete și afaceri de brevete. Legătura dintre managementul documentelor și informatică se remarcă mai ales în partea care studiază sursele științifice de informare. Arhivarea documentelor de studii care conțin informații retrospective, în principal pe hârtie; muzeologie - documente materiale (de proprietate), monumente de cultură materială; bibliologie - cărți (publicații), documente text; munca de birou - documente aparute in procesul de management, munca de birou; biblioteconomie – documente de o largă scop social(replicat); bibliografie - documente secundare etc.

Acestea. în disciplinele științifice private, problemele legate de document nu sunt luate în considerare în mod specific, ci doar în măsura în care se desfășoară într-unul sau altul domeniu al activității document-comunicare.

Astfel, managementul documentelor este o disciplină științifică generalizantă în raport cu alte discipline ale ciclului de management al documentelor. Acest lucru nu înseamnă însă că „absoarbe” disciplinele asociate anumitor ramuri ale activităților documentare și de comunicare. Știința documentelor, ca orice metadisciplină, este de natură autolimitantă: acoperă obiectele de studiu în principalele trăsături definitorii, parametri, calități, tendințe, lăsând multe alte probleme, pur specifice, în sarcina disciplinelor științifice private. Îmbogățind disciplinele speciale și private odată cu dezvoltarea problemelor teoretice și metodologice cardinale, știința integrativă crește potențialul creativ al acestor discipline și îmbogățește metodologia acestora. Interrelaţionarea, integrarea şi diferenţierea disciplinelor ştiinţifice este una dintre condiţiile dezvoltării cu succes a fiecăreia dintre ele.

Relația strânsă a managementului documentelor cu o varietate de discipline științifice teoretice și aplicate a determinat în mare măsură metodele de cercetare a managementului documentelor, i.e. metode, tehnici de rezolvare a unor probleme științifice specifice. Aceste metode sunt împărțite în științifice generale și speciale. Cele științifice generale le includ pe cele care sunt folosite de toate sau de majoritatea științelor: metoda sistematică; metoda de modelare; metoda functionala; analiză; sinteză; comparaţie; clasificare; generalizare; ascensiune de la abstract la concret etc.

Unele dintre metodele enumerate, la rândul lor, pot fi, de asemenea, clasificate. În special, modelarea este împărțită în descriptivă, grafică, matematică etc. Mai mult, majoritatea acestor soiuri sunt folosite în managementul documentelor.

Metodele speciale sunt strâns legate de metodele științifice generale. Cu toate acestea, domeniul de aplicare a acestora este mult mai restrâns și limitat, de regulă, la una sau mai multe științe strâns legate. Metodele speciale în managementul documentelor includ: metode de unificare și standardizare a documentelor; metoda analizei formularului; metoda unică în documentare și operațiuni de birou; metoda de examinare a valorii documentelor.

Managementul documentelor aparține ciclului științelor sociale, cu multe dintre ele fiind în strânsă relație și interacțiune. Această interacțiune se manifestă sub diverse forme și se produce la diferite niveluri, în primul rând la nivelul obiectului și subiectului cercetării, al aparatului conceptual, al metodelor de cercetare.

Păstrarea înregistrărilor este strâns legată de știința istorică. După cum sa menționat deja, obiectul științei documentelor este un document în dezvoltare istorică. Apariția anumitor documente, ca să nu mai vorbim de sistemele de documentare, este direct legată de evoluția societății, cu anumite etape ale acesteia. Prin urmare, funcționarea documentelor și a sistemelor de documentare, plierea complexelor documentare nu pot fi înțelese fără cunoștințe de istorie socio-economică, politică, de istorie culturală etc.

Pe de altă parte, însăși forma documentului se caracterizează prin independență relativă, prezența propriilor modele de dezvoltare, care, la rândul lor, au un anumit impact asupra anumitor aspecte ale dezvoltării sociale. Prin urmare, studiul trecutului presupune și cunoașterea genezei formelor documentare.

Documentarea contribuie în mod obiectiv la formarea bazei sursă a cercetării istorice și, în această calitate, se alătură strâns studiilor surselor - una dintre cele mai importante ramuri ale științei istorice care studiază teoria, metodologia și tehnica izvoarelor istorice. Cercetătorii sursă studiază, de asemenea, forma unui document, structura și proprietățile informațiilor documentate în dezvoltarea lor istorică. Documentele de birou din studiile sursă sunt de obicei separate într-o secțiune independentă.

Pe baza apropierii sale de studiul surselor, știința documentară este de obicei referită la clasa științelor istorice, incluzând-o ca parte a așa-numitelor discipline istorice auxiliare și speciale9, care sunt considerate subdiscipline ale studiului surselor. În același timp, o serie de autori (A.I. Gukovsky, S.M. Kashtanov, B.G. Litvak, O.M. Medushushskaya, V.V. Farsobin etc.) plasează efectiv managementul documentelor în diplomație - o disciplină istorică auxiliară care studiază documentele ordinea juridică. Alți cercetători, dimpotrivă, propun să extindă gama de probleme de documentare prin includerea unor discipline istorice auxiliare precum diplomația, paleografia, metrologia și genealogia. Mai mult, amândoi, în cea mai mare parte, pun de fapt un semn egal între managementul documentelor și munca de birou.

Cu toate acestea, în ciuda legăturii strânse dintre managementul documentelor și studiul sursei, există diferențe semnificative între acestea, care se observă:

în obiectul de studiu (studii de studiu sursă, pe lângă sursele documentare scrise, și alte tipuri și forme de izvoare istorice, în special, cele materiale);

în scopuri de cercetare (studiul sursă studiază documentul în vederea dezvoltării metodelor de extragere a informațiilor necesare);

în cronologie (studiile surselor studiază documentele exclusiv într-un mediu retrospectiv, iar știința documentelor - tot într-un mediu operațional și de perspectivă).

Ultima diferență nu permite, în opinia noastră, să clasificăm managementul documentelor ca disciplină istorică, așa cum o fac mulți autori, întrucât știința istorică se limitează doar la studiul trecutului societății umane.

De remarcat, de asemenea, că recent a existat tendința de a duce studiul sursă în sine dincolo de cadrul științei exclusiv istorice și de a-l considera ca o disciplină integratoare în sistemul științelor umaniste, ca element al antropologiei istorice, etnologiei, sociologiei, i.e. a tuturor stiintelor umaniste. Ca urmare a acestei abordări, apare în mod firesc problema complexă a fenomenului documentului și, ca urmare, sarcina dezvoltării unei noi discipline - fenomenologia documentului.

În același timp, știința documentului și știința arhivistică studiază un document din două părți opuse: știința arhivistică - din valoarea informațională a unui document ca sursă istorică, cu accent pe complexele documentare, și nu pe documente separate. Știința documentarului își studiază obiectul din partea valorii informaționale și operaționale, ca purtător de informații, funcționând în primul rând în mediul social modern.

Știința documentelor are un impact direct asupra dezvoltării științei arhivistice, deoarece cu cât documentele create în munca de birou sunt mai bune, cu atât arhivele vor avea mai mult succes în stocarea și utilizarea bogăției documentare.

Multe în comun pot fi găsite și între știința documentelor și știința cărții. Sunt reunite: esența informațională, socială a obiectelor de studiu - un document și o carte; în mare parte aceleași obiective și funcții; hârtia ca purtător material comun de informații; scrisoare ca același mod de a transmite informații. Mai mult, odată cu dezvoltarea tehnologiei informatice, există o convergență suplimentară a documentului și a cărții, care pot fi prezentate în mod egal în formă electronică. În același timp, există diferențe între știința documentelor și știința cărții, care rezidă în primul rând în faptul că cartea - obiectul științei cărții - este destinată replicării, reproducerii multiple a informațiilor, în timp ce documentul este unic.

Managementul documentelor este interconectat cu jurisprudența, în primul rând cu ramurile acesteia, cum ar fi dreptul constituțional, civil, administrativ, al muncii și al afacerilor. În evidența evidenței sunt utilizate pe scară largă realizările științei juridice: acordarea de forță juridică documentelor, metodele legale de executare a acestora, clasificarea actelor juridice etc. legislatie moderna documentația se diferențiază după tip, semnificație, se disting sisteme de documente separate. Unul dintre obiectele managementului documentelor este sistemul de documentare organizatorică și juridică. Avocații în activitățile lor zilnice nu se pot lipsi de cunoștințele de bază ale managementului documentelor, organizarea și tehnologia suportului pentru managementul documentelor. Criminaliștii investighează natura documentelor, tehnicile, modalitățile de denaturare deliberată a informațiilor documentate etc. în scopul descoperirii și cercetării falsurilor oficiale.

Este imposibil să nu spunem despre legătura managementului documentelor cu științele economice. Este imposibil să se optimizeze activitățile serviciilor de suport pentru documentația de gestiune fără a determina eficiența economică a acestora, fără o analiză cuprinzătoare a utilizării resurselor financiare și materiale pentru crearea și prelucrarea documentelor, fără a elabora metode adecvate, standarde de muncă etc. Numărul de sisteme de documentare studiate de știința documentelor include astfel de sisteme speciale care reflectă în mod direct sfera economică a vieții și activitatea societății, cum ar fi contabilitate, raportare și statistică, tehnică și economică, comerț exterior, bancar și financiar.

Relația și interacțiunea dintre managementul documentelor și teoria managementului, managementul sunt în mod tradițional puternice, deoarece atât funcțiile de management, cât și organizarea acesteia sunt reflectate direct în documente. În acest sens, V.S. Mingalev a formulat chiar „cea mai generală lege a managementului documentelor”, a cărei esență este „corespondența conținutului documentației cu funcțiile de management”. La rândul său, organizarea rațională a muncii cu documente contribuie la îmbunătățirea activităților de management, sporind eficiența acesteia, deoarece aproape toți angajații aparatului administrativ sunt ocupați cu documentele, cheltuind în aceste scopuri, potrivit unor date, cel puțin 60% a timpului lor de lucru.

Apariția și dezvoltarea cu succes în ultimii ani a unei noi discipline științifice - managementul informației a adus și mai aproape studiul problemelor de management și managementul documentelor, întrucât majoritatea informațiilor sunt consemnate în documente. Mai mult, unii autori (M.V. Larin) prevăd în viitor unificarea serviciilor de suport documentar pentru management și managementul informației.

Managementul înregistrărilor este influențat și de discipline aplicate precum sociologia managementului, psihologia managementului și comunicarea în afaceri.

În știința documentelor, realizările lingvisticii aplicate sunt utilizate pe scară largă, în primul rând în scopul unificării textelor documentelor, standardizării unităților lingvistice și, de asemenea, în procesul de editare a documentelor de birou.

O atenție deosebită trebuie acordată conexiunii dintre managementul documentelor și științele informației. Creșterea rapidă a resurselor informaționale, dezvoltarea rapidă a tehnologiei informatice și înțelegerea teoretică activă a proceselor informaționale în a doua jumătate a secolului al XX-lea nu numai că au influențat natura și conținutul cercetării în managementul documentelor, ci au condus și la integrarea managementului documentelor. în ciclul științelor informaționale sociale. Drept urmare, știința documentelor s-a dovedit a fi cel mai strâns legată de discipline științifice precum informatica socială, filmul documentar, tehnologia și programarea computerelor, securitatea și protecția informațiilor etc. și probleme aplicate în stadiul actual, legate de producerea, transferul, consumul, stocarea informațiilor documentate.

Pentru a rezolva unele dintre problemele sale, managementul documentelor folosește pe scară largă realizările din domeniul științelor tehnice și naturale, întrucât un document este un obiect material, un purtător de informații cu proprietăți fizice bine definite. În plus, crearea, căutarea, stocarea documentelor sunt asociate cu mijloacele de documentare și transmitere a informațiilor, inclusiv cu utilizarea unor echipamente moderne complexe de birou.

Legătura strânsă a managementului documentelor cu o varietate de discipline științifice teoretice și aplicate a determinat în mare măsură metodele de cercetare a managementului documentelor, adică. metode, tehnici de rezolvare a unor probleme științifice specifice. Aceste metode sunt împărțite în științifice generale și speciale, private. Cele științifice generale le includ pe cele care sunt utilizate de toate sau de majoritatea științelor:

metoda sistemului;

metoda de modelare;

metoda functionala;

comparaţie;

clasificare;

generalizare;

ascensiune de la abstract la concret etc.

Unele dintre metodele enumerate, la rândul lor, pot fi, de asemenea, clasificate. În special, modelarea este împărțită în descriptivă, grafică, matematică, naturală (fizică). Mai mult, majoritatea acestor soiuri sunt folosite în managementul documentelor.

metode de unificare și standardizare a documentelor;

metoda analizei formularului;

metoda unică în documentare și operațiuni de birou;

metoda de examinare a valorii documentelor.

4. Surse în managementul înregistrărilor

Aproape orice documente, sisteme de documentare și seturi de documente pot servi drept surse în cercetarea managementului documentelor. Pe baza acestora, vă puteți face o anumită idee despre nivelul de lucru cu documentele, despre metodele de documentare, despre cultura clerică a unei anumite epoci. Cu toate acestea, rolul principal îl au în continuare acele documente în care sunt fixate regulile, normele, recomandările, standardele etc., reglementând și reglementând diverse domenii, metode și forme de lucru cu documentele. Acestea sunt, în primul rând, legislative și acte juridice, standarde, clasificatoare, instrucțiuni, linii directoare. Sursele reprezintă o bază necesară pentru efectuarea cercetărilor teoretice, pentru îmbunătățirea practicii suportului documentar pentru management și determinarea principalelor tendințe în dezvoltarea proceselor de documentare.

Din moment ce știința documentelor a apărut din nevoile practice de lucru cu documente, în măsura în care rol importantîn dezvoltarea sa, mai ales la început, au jucat tradiții și obiceiuri. Apoi, pe măsură ce au fost înțelese și generalizate, aceste obiceiuri și tradiții au început să fie fixate în diverse legi și reglementări. În consecință, sursele care fac posibilă urmărirea, în primul rând, a istoriei formării managementului documentelor, pot fi împărțite în două grupuri mari:

documente care provin direct din munca de birou și care conțin norme și reguli elaborate spontan care reflectă tradițiile muncii de birou;

diverse feluri de acte juridice care de câteva secole au reglementat legal munca cu documente.

Primul grup de surse, care a acumulat cea mai bogată experiență, tradiții și obiceiuri ale muncii de birou rusești, include, în special, numeroase colecții de mostre de documente publicate înainte de 1917 (așa-numitele „cărți de scrisori”). S-au răspândit în țara noastră în secolele al XVIII-lea și al XIX-lea. Predecesorii lor au fost „formularii” (prima treime a secolului al XVI-lea). În special, formularul sediului metropolitan din Moscova. Până în prezent, sunt cunoscute peste 100 de astfel de colecții.

„Scrisorile” reglementau compoziția, forma și conținutul documentelor. Chiar numele lor sunt remarcabile. Așadar, unul dintre primele în 1765 a apărut „Instrucțiuni despre cum să compun și să scrieți tot felul de scrisori către diverse persoane”. Două decenii mai târziu, a fost publicat un „Caiet de scrisori” care conținea diverse scrisori, petiții, note asupra cazului, contracte, certificate, aprobări, chitanțe, permise și scris iobagi, un ordin către căpetenie, o formă de bancnote de negustor, chitanțe, chitanțe, scrisori de poștă și credit” (Sf. Petersburg, 1788). „Scrisorile” atingeau adesea volume semnificative. De exemplu, disponibil în fondurile Bibliotecii științifice a Universității de Stat din Tomsk „Orientări pentru compilarea documentelor de afaceri. Mostre și formulare, informații de referință” de V. Maksimova (Moscova, 1913) conține peste 2000 de pagini.

Un alt grup include sursele, care sunt reguli și norme stabilite legislativ pentru lucrul cu documentele. Apariția lor a fost remarcată încă de la mijlocul secolului al XVII-lea, dar pasul decisiv a fost făcut de Petru I, care a aprobat „Regulamentul general” în 1720. Acest document a descris în detaliu structura și activitatea de birou a birourilor, problemele de înregistrare a documentelor, îndatoririle angajaților etc.

Printre sursele importante se numără și diverse „forme generale” din timpul lui Petru cel Mare - mostre de documente; „Instituție pentru administrarea provinciilor”, publicată în 1775 de Ecaterina a II-a; „ Instituție generală ministere”, apărută în 1811, și multe altele acte legislative care reglementa munca casnică de birou la diferite niveluri controlat de guvern.

Sursele documentare ale perioadei de revoluție și război civil (1917-1922) prezintă un interes considerabil. Aveau specificul lor, deși munca cu documente, în special pe teritoriul Rusiei Albe, se baza atunci în principal pe acte legislative și tradiții de muncă de birou prerevoluționară.

Un numar mare de surse lăsate în urmă perioada sovietică istoria Rusiei. Deja în primele luni după venirea bolșevicilor la putere, a fost semnat un decret al Consiliului Comisarilor Poporului „Cu privire la procedura de aprobare și publicare a legilor” și a fost adoptată o rezoluție „Cu privire la forma formularelor pentru instituțiile statului”. Acestea și altele acest fel documentele au fost ulterior incluse în manualul „Culegere de acte legislative privind munca de birou (1917-1970)” (Moscova, 1973). Cele mai importante izvoare ale ultimelor decenii de existenţă puterea sovietică a devenit „Dispozițiile de bază ale Sistemului unificat de evidență de stat” (1973), aprobate în 1988 de „Sistemul de sprijinire a documentației de stat pentru management”, clasificatoare integrale ale Uniunii, Sisteme de documentare unificate etc.

În prezent în Federația Rusă există o bază de reglementare și metodologie destul de extinsă pentru suportul documentar al managementului, care este, de asemenea, cea mai importantă sursă pentru studiul problemelor de management al documentelor. Baza normativă și metodologică a suportului documentației pentru management este un ansamblu de legi, acte normative de reglementare, documente metodologice, standardele de stat reglementarea tehnologiei de creare, prelucrare, stocare și utilizare a documentelor în activitățile curente ale organizației, precum și activitățile serviciului de birou: structura acestuia, funcțiile, personal, suport tehnic și alte câteva aspecte. Se compune din:

acte juridice emise autorități superioare puterea statuluiși management;

acte juridice emise autoritățile federale putere executivă: ministere, comitete, departamente atât cu caracter sectorial, cât și departamental;

acte juridice emise de autoritățile legislative și executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse și ale acestora entități teritoriale;

probleme de reglementare ale muncii de birou;

acte juridice cu caracter normativ și instructiv, precum și documente metodologice privind suportul documentației conducerii, publicate de conducerea întreprinderilor și organizațiilor.

Documentarea informațiilor (crearea documentelor) se realizează pe baza regulilor stabilite de organele diferitelor niveluri de guvernare. Baza de reglementare care reglementează întocmirea și executarea documentelor, constituie acte juridice dedicate în totalitate acestor probleme, precum și prevederi separate acte normative care au o sferă mai largă (de exemplu, pe probleme de informatizare, legiferare, activitățile structurilor comerciale, construcția sistemelor de birouri etc.).

Reguli Federația Rusă și entitățile constitutive ale Federației Ruse au aprobat regulile de bază pentru documentarea informațiilor, cerințele pentru anumite tipuri de documente și multe forme de documente de management. Documentele utilizate în situații specifice de management sunt create în conformitate cu mostre aprobate – standard și forme exemplare sau, dacă nu sunt acceptate astfel de formulare, pe baza regulilor de documentare. Cerințele de executare a documentelor pot fi de natură universală sau se pot aplica numai anumitor tipuri de documente, formele, formularele, detaliile acestora.

Reglementările care stabilesc cerințe pentru executarea documentelor pot fi împărțite în mai multe grupuri.

Cerințele generale pentru alcătuirea documentației și execuția acesteia sunt cuprinse în Constituția Federației Ruse, legile Federației Ruse care stabilesc procedura pentru activitățile autorităților de stat și administrația locală, organizații comerciale și necomerciale (de exemplu, Legea constituțională federală „Cu privire la Guvernul Federației Ruse”, Legea federală „Cu privire la principii generale organizaţiile legislative (reprezentative) şi organele executive Puterea de stat a subiecților Federației Ruse”, Legea federală „Cu privire la principiile generale de organizare a autonomiei locale în Federația Rusă”, Cod Civil Federația Rusă, Legile Federale: „On societățile pe acțiuni”, „Despre societățile cu răspundere limitată”, „Despre organizațiile nonprofit”, etc.).

Legislația conține norme care determină regulile de prelucrare a diferitelor grupe de documente. Deci, regulile de bază pentru încheiere, modificare și încetare contracte de drept civil, precum și designul lor sunt stabilite în Codul civil al Federației Ruse. Executarea unui număr de documente privind personalul este reglementată de Decretul Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2005 nr. 1, care a aprobat forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia.

Reglementările la diferite niveluri stabilesc cerințe pentru executarea detaliilor individuale ale documentelor. Astfel, legislația federală conține reguli pentru utilizarea simbolurilor oficiale la fabricarea formularelor de documente. Emblema de stat a Federației Ruse este descrisă pe documente în conformitate cu legislația federală lege constitutionala din 25 decembrie 2000 nr. 2-FKZ „Cu privire la emblema de stat a Federației Ruse”; utilizarea timbrelor este reglementată prin Decretul Guvernului nr. 1268 din 27 decembrie 1995. Semne heraldice - embleme structuri federale(Forțele armate ale Federației Ruse, organizațiile serviciului poștal federal, Ministerul Situațiilor de Urgență al Rusiei, Ministerul Afacerilor Interne al Rusiei etc.) sunt aprobate prin decrete ale președintelui țării și sunt utilizate la procesarea documentelor . Utilizarea mărcilor în pregătirea documentației este determinată de Legea „Cu privire la mărcile, mărcile de serviciu și denumirile de origine a mărfurilor” (nr. 3520-1 din 23 septembrie 1992). Legislația entităților constitutive ale Federației Ruse conține, de asemenea, reguli pentru reprezentarea simbolurilor acestora pe antet și pe sigilii.

Legislația conține reguli care reglementează utilizarea limbii în munca de birou. Principalul act normativ în acest domeniu este Legea Federației Ruse din 25 octombrie 1991 nr. 1807-1 „Cu privire la limbile popoarelor Federației Ruse” (modificată la 24 iulie 1998). Prevederile sale sunt specificate în alte legi în legătură cu evidența în domenii precum comunicațiile, transporturile, procedurile judiciare, notarii și altele.

Reglementările stabilesc cerințele pentru scrierea numelor individuale, de exemplu: denumirile geografice(Legea federală din 18 decembrie 1997 nr. 152-FZ „Cu privire la denumirile obiectelor geografice”); numele „Rusia”, „Federația Rusă” în numele organizațiilor (Decretul Guvernului Federației Ruse din 7 decembrie 1996 nr. 1463); nume de companii (Codul civil al Federației Ruse și legile federale care reglementează activitățile organizațiilor de diferite forme organizaționale și juridice) etc.

Extinderea utilizării tehnologiilor informatice în management duce la creșterea importanței acelei părți a cadrului de reglementare pentru munca de birou care este asociată cu legislația privind informatizarea, utilizarea sistemelor informatice automatizate și telecomunicațiile. Automatizarea muncii de birou se realizează în conformitate cu legile „Cu privire la informare, informatizare și protecția informațiilor” (din 20 februarie 1995 nr. 24-FZ), „Cu privire la protectie legala programe pentru calculatoare electronice și baze de date” (din 23 septembrie 1992 Nr. 3523-1). Noi oportunități de utilizare a documentelor electronice sunt deschise prin Legea federală din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la electronică semnatura digitala". Acesta definește condițiile legale pentru utilizarea unei semnături digitale electronice în procesele de schimb documente electronice, sub rezerva căreia o semnătură digitală electronică este recunoscută ca echivalentă din punct de vedere legal cu semnătura de mână a unei persoane.

Problemele de documentare se reflectă în reglementările din domeniul comunicațiilor poștale și al telecomunicațiilor. Temeiul juridic pentru activitățile în domeniul comunicațiilor este stabilit de Legea federală din 16 februarie 1995 nr. 15-FZ „Cu privire la comunicații”. Cerințele pentru corespondența scrisă și mesajele transmise prin rețele poștale și de telecomunicații sunt stabilite în conformitate cu deciziile Uniunii Poștale Universale și ale Uniunii Internaționale de Telecomunicații.

O parte importantă a cadrului de reglementare pentru pregătirea și execuția documentației o constituie actele juridice normative de natură interdepartamentală și departamentală, emise de autoritățile executive federale. Cel mai complet document la nivel de industrie care reglementează munca cu documente, perioadă lungă de timp a fost adoptată de serviciul arhivistic de stat al ţării în anul 1988 „Sistemul de stat de suport documentar pentru management. Cerințe de bază pentru documente și servicii de suport pentru documentație (GSDOU)”. GSDOU a stabilit principii și reguli uniforme pentru documentarea activităților de management, precum și pentru organizarea muncii cu documente în instituții. Prevederile GSDOU au fost elaborate în Instrucțiunile standard pentru munca de birou în ministere și departamente ale Federației Ruse (1993), care a fost înlocuită de Ordinul Serviciului Federal de Arhivă din Rusia din 27 noiembrie 2000 nr. 68 cu un nou Instrucțiuni standard pentru munca de birou în organele executive federale. Seturi de instrucțiuni tipice Cerințe generale la funcționarea serviciilor de sprijin documentar al conducerii, documentarea activităților de management și organizarea muncii cu documente în organele executive federale. Prevederile Instrucțiunilor-Model se aplică organizării muncii cu documente, indiferent de tipul suporturilor, inclusiv întocmirea, înregistrarea, contabilitatea și controlul executării acestora, efectuate cu ajutorul tehnologiilor automatizate (calculatoare).

Regulile de prelucrare a documentelor sunt fixate în standarde și alte documente de standardizare. Implementarea GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. sistem unificat documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de înregistrare” a coincis cu începutul unei noi etape în dezvoltarea standardizării în țara noastră, ale cărei direcții principale sunt determinate de Legea federală din 27 decembrie 2002 nr. 184-FZ „Cu privire la reglementare tehnică". Prevederile GOST R 6.30-2003 trebuie luate în considerare pe baza faptului că a fost dezvoltat și adoptat pe baza Legii Federației Ruse din 10 iunie 1993 nr. 5154-1 „Cu privire la standardizare”, anulată la 1 iulie. , 2003 și este valabilă în cadrul noilor abordări ale standardizării.

Documente similare

Etapele dezvoltării managementului documentelor, relația acestuia cu alte științe. Standardizarea ca proces de stabilire a uniformității în crearea și executarea documentelor. Baza normativă și metodologică care reglementează munca cu documente în condiții moderne.

lucrare de termen, adăugată 17.12.2013

Rolul și importanța documentelor în viața umană. Mediul operațional pentru existența documentelor. Gama de probleme care sunt studiate de suportul informațional al proceselor de afaceri ale organizației. Lista disciplinelor aplicate ale ciclului de documentare.

prezentare, adaugat 23.09.2014

Conceptul de „document” în societatea modernă. Dezvoltarea managementului documentelor ca știință. Suport documentar al managementului ca disciplină științifică. Viteza de transfer de informații și cercul utilizatorilor săi care folosesc Internetul. Donații, note, chitanțe.

lucrare de termen, adăugată 06.08.2014

Studiul subiectului, analiza metodelor și caracteristicilor managementului ca știință și practică management eficient. Dezvăluirea conținutului funcțiilor manageriale și componența principiilor sale de bază. Sarcinile principale și scopuri comune managementul ca artă a managementului.

lucrare de termen, adăugată 24.06.2011

Principalele greșeli în pregătirea documentelor. Redactarea unei scrisori de afaceri. Proiect de ordin al directorului uzinei privind sporurile angajaților direcției de planificare și economie pentru elaborarea timpurie a planului financiar tehnic și industrial. Comanda de transfer la locul de muncă în cadrul organizației.

test, adaugat 22.06.2015

Managementul ca disciplină științifică, subiectul și metodele cercetării sale, istoria formării și dezvoltării școlilor specifice de management. Clasificarea școlilor de management și direcțiile de activitate ale acestora. Locul învățăturilor lui Taylor în sistemul de management modern.

lucrare de termen, adăugată 20.08.2009

Etapele dezvoltării arhivelor, munca de birou, problemele naturale și tehnice și știința managementului în Rusia. Analiza sistemelor de îmbunătățire a suportului documentar al aparatului ministerelor și departamentelor. Examinarea valorii documentelor și listelor.

lucrare de termen, adăugată 02.11.2010

Obiectul, subiectul și conținutul științei managementului. Clasificarea relaţiilor de management al producţiei după tip şi natură. Etapele dezvoltării științei managementului în secolul XX. Modelarea unui obiect gestionat sau subiect de management pentru a le studia proprietățile.

test, adaugat 10.07.2009

Managementul ca domeniu de activitate, știință și subiect de studiu, stiluri de conducere. Apariția teoriei științifice a managementului. Şcoala Ştiinţifică de Management. Structuri de management liniar-funcțional și divizional, domeniul de aplicare, avantaje și dezavantaje.

cheat sheet, adăugată la 31.07.2010

Caracterizarea conceptului de document - un mijloc de fixare a informațiilor despre fapte, evenimente sau fenomene ale realității obiective și activității mentale umane în diferite moduri pe material special. Semne, funcții și proprietăți ale documentului.

1.1. SUBIECTUL SI OBIECTIVELE CURSULUI

Fiecare dintre noi se ocupă zilnic cu diverse documente: pașaport, carnet de student, carnet de note, bilet de autobuz sau tramvai, Bon fiscal atunci când cumpărați bunuri într-un magazin etc. Documentele însoțesc o persoană din prima până în ultima zi a vieții sale (certificat de naștere, certificat de absolvire, certificat de căsătorie, certificat de pensie etc.). Documentul este unul dintre cele mai importante mijloace de funcționare, management și autocunoaștere a societății umane.

În societate, un număr imens de documente diverse sunt create în mod constant și sunt în circulație. Acest proces poate fi comparat cu un vulcan activ, din gura căruia curge lavă într-un flux continuu, care încetinește treptat mișcarea, se oprește și apoi îngheață. La fel și documentele. La început, există o muncă intensivă, dar în exterior, de obicei discretă, cu privire la pregătirea, compilarea, aprobarea, certificarea lor. Apoi documentele, după ce au dobândit forța juridică necesară sau pur și simplu forma terminată, sunt puse în aplicare, intră în spațiul operațional, unde pot influența atât soarta unui individ, cât și viața a milioane de oameni. Acesta este mediul operațional pentru existența documentelor.

Apoi, pe măsură ce își îndeplinesc scopurile și obiectivele, documentele treptat, deși extrem de inegal, încep să-și piardă calitățile și semnificația operaționale, precum lava vulcanică „înghețată”, adică. se instalează în arhive și se trece astfel într-un mediu retrospectiv, dobândind o valoare preponderent istorică. În literatura de limba engleză, în special, se oferă informații că cea mai intensă utilizare a informațiilor de management documentate se încadrează în primele șase luni de la apariția acesteia. Apoi valoarea operațională a documentelor scade rapid și deja la un an și jumătate de la crearea lor atinge un minim. Deconectarea completă a documentelor de la procesul de management continuă de aproximativ un sfert de secol1.

Continuând comparația cu un vulcan, a cărei erupție oamenii de știință încearcă, printre altele, s-o prezică, trebuie menționat că documentele sunt, de asemenea, susceptibile de o anumită prognoză și modelare. Ele pot fi proiectate, dacă este necesar, planificați compoziția cantitativă și calitativă. Cu alte cuvinte, documentele au și un mediu promițător.

Deja în cele mai vechi timpuri, oamenii au început să realizeze că crearea documentelor, mișcarea și depozitarea acestora sunt supuse anumitor modele și reguli. Inițial, această înțelegere a fost consolidată în practica de birou, în formarea obiceiurilor și tradițiilor de lucru cu documentele. Apoi tehnicile practice au fost generalizate, analizate și treptat au devenit reguli obligatoriiși norme, fiind consacrate în legile și regulamentele oficiale. Astfel, activitatea practică a stimulat înțelegerea teoretică a problemelor legate de funcționarea documentelor în societate. Ca urmare, a luat naștere disciplina științifică a managementului documentelor.

modalități de a le crea;

funcții, proprietăți, structura documentului;

principiile de organizare a fluxului de lucru;

formarea și dezvoltarea sistemelor de documentare, precum și a complexelor de documente;

modalități de îmbunătățire a proceselor de documentare în societate.

De fapt, orice știință se bazează pe metoda istorică a cunoașterii. Evidența nu face excepție în acest sens. Mai mult, obiectul cercetării sale este analizat neapărat într-o retrospectivă istorică, în dinamică, ceea ce face posibilă urmărirea etapelor, tiparelor, tendințelor de dezvoltare și a interconexiunilor documentelor în toată diversitatea lor. Astfel, aspectul istoric este unul dintre cele mai importante în managementul documentelor.

Principalele sarcini ale acestei discipline științifice decurg din subiectul managementului documentației: fundamentarea teoretică a proceselor de documentare în societate;

asigurarea calității înalte a documentelor create și funcționarea eficientă a acestora;

formarea unui mediu informațional foarte organizat, de ex. furnizarea societății de informații documentate complete și operaționale;

dezvoltarea, îmbunătățirea culturii informaționale umane.

Știința documentelor își rezolvă sarcinile împreună cu alte discipline, în principal aplicate, ale ciclului de management al documentelor, pentru care constituie baza teoretică. Acestea includ: organizarea și tehnologia managementului documentelor (munca de birou), care studiază direct organizarea muncii cu documente: recepție, distribuire, înregistrare, lucrări de referință, căutarea documentelor necesare etc. (Din păcate, mulți pun semn egal între managementul documentelor și munca de birou, amestecând din greșeală aceste două discipline);

lingvistică documentară;

organizarea serviciilor de secretariat și altele.

1.2. FORMAREA SI DEZVOLTAREA DOCUMENTATIEI

Originea managementului documentelor în Rusia a fost asociată cu așa-numitul management al documentelor „practic”, adică. cu crearea regulilor de lucru cu documente și cerințe pentru documentele în sine în practică, în procesul de lucru de birou, în domeniul aplicat. Managementul practic al documentelor a apărut odată cu apariția paleografiei (știința dezvoltării scrisului, a manuscriselor antice) și a diplomației (știința care studiază forma și conținutul actelor juridice), adică. în secolele al XVI-lea și al XVII-lea. Chiar și atunci, în Rusia au apărut formulare de documente unificate, constând în cazuri speciale individuale, care au fost generalizate în birouri și apoi fixate oficial2. Practica evidenței a continuat să aibă un impact permanent și semnificativ asupra procesului de formare a științei documentelor.

Cu toate acestea, deja de la începutul secolului al XVIII-lea, au început să pună Cadrul legal documentaţie, în special în domeniul administraţiei publice. Multe forme de documente au fost consacrate în acte legislative. Această lucrare a continuat în secolul al XIX-lea. Mai mult, la mijlocul secolului au apărut primele încercări de a înțelege teoretic procesele de documentare din societatea rusă. Ele au fost întreprinse în lucrările lui N. Varadinov și V. Veldbrecht, care au sistematizat documentația, au împărțit-o pe grupuri și, pe baza actelor legislative, au propus reguli de întocmire a documentelor. În aceste lucrări, pe lângă documentele eșantion, a existat și o parte teoretică.

N.V.Varadinov, în special, a împărțit munca de birou în 1) teoretică și 2) practică. El a fost primul care a introdus în circulație termenul de „documentare teoretică”. Într-un sens teoretic, în opinia sa, munca de birou este „o știință care stabilește regulile pentru întocmirea documentelor de afaceri, actelor și cazurilor în sine”, precum și studiind „proprietățile externe” și „interne” ale documentelor de afaceri. Munca practică de birou este „procedura generală de întocmire a dosarelor în birourile guvernamentale conform formelor date prin legi și conform tiparelor stabilite de documente de afaceri3”.

Cu toate acestea, în deceniile următoare, până la revoluția din 1917, studiile documentare nu au primit nicio continuare serioasă, cu posibila excepție a lucrărilor inginerului de căi ferate I.I.Richter, care au fost publicate la începutul secolului al XX-lea. Ele conțineau generalizări teoretice și definiții separate ale unui număr de concepte. În plus, autorul a făcut o încercare nereușită de a clasifica „evidența și evidența căilor ferate de stat”4.

Venirea la putere a bolșevicilor a fost însoțită de dezvoltarea în continuare a managementului practic al documentelor în direcția unificării documentelor, pornind de la forme de documente separate și terminând cu crearea unor sisteme de documentare unificate. Cu toate acestea, încă de la început, unele probleme teoretice au fost ridicate în literatura despre munca de birou (în special, în cărțile lui P.V. Verkhovsky, S.N. Golubov, N.V. Rusinov).

În anii 1920, problemele managementului documentelor se reflectau într-un anumit fel și în studiile din domeniul managementului. În acel moment, în Uniunea Sovietică a fost creat un întreg sistem de cercetare, organizații autonome, departamentale și publice, care se ocupă de problemele organizării științifice a managementului. Au existat mai multe școli independente de gândire managerială: școala lui A.K. Gastev (Institutul Central al Muncii), direcția P.M. O serie de alte organizații s-au ocupat și de problemele organizării științifice a muncii și îmbunătățirea muncii de birou.

Poate cel mai fructuos această muncă a fost realizată la Institutul de Tehnologie de Control. Angajații săi „rezolvau probleme teoretice majore ale muncii de birou: terminologice, organizatorice și tehnologice, unificarea și standardizarea documentelor, clasificarea documentelor, legătura dintre munca de birou și arhive”5. Aici proiectul „ Reguli generale documentație și flux de lucru”, care a rezumat cercetările teoretice și experiența practică a oamenilor de știință autohtoni și străini.

Până în acest moment, Occidentul și-a dat seama destul de clar de necesitatea unui studiu serios al gamei de probleme asociate cu funcționarea documentelor. Astfel, omul de știință belgian Paul Otlet scria atunci într-una dintre lucrările sale: „Haosul cărților și al documentelor de astăzi necesită o știință care ar putea preveni un posibil rău în materie de documentare care nu este ordonată, duplicată și foarte contradictorie6”.

Cu toate acestea, întorsătura bruscă care a avut loc în URSS la începutul anilor 1920-1930 a dus la schimbări semnificative în toate sferele vieții în societatea sovietică. A fost însoțit de masiv represiunea politică, care a mers ca un tăvălug greu prin personalul științific și managerial. Cercetările în domeniul managementului documentelor au fost reduse. Excepții au fost anumite domenii care s-au concentrat fie pe îndeplinirea ordinii sociale a guvernului totalitar (îmbunătățirea sistemului de contabilitate pentru cetățenii sovietici, introducerea sistem de pașapoarte), sau au fost realizate în cadrul unor departamente mari (raționalizarea contabilității, documentația personalului etc.).

În același timp, în perioada stalinismului, au fost create anumite premise pentru dezvoltarea managementului documentelor în viitor. Cert este că la începutul anilor 1930. la Moscova, a fost deschis Institutul de Stat de Istorie și Arhive (MGIAI), menit să formeze specialiști cu înaltă calificare pentru munca în arhivele de stat, iar apoi lucrătorii de la evidența statului. MGIAI a început să predea cursul „Munca generală de birou”, inițial ca parte a disciplinei academice „Teoria și practica arhivării”, iar din 1942 a fost introdus un curs independent „Istoria și organizarea muncii de birou în URSS”. În 1943, a apărut pentru prima dată termenul de știință a documentelor.

Studiul problemelor documentare în cursuri de pregatire stimulat evoluții științificeîn această regiune. Anii 1960 au devenit un punct de cotitură, când managementul documentelor a devenit o disciplină științifică independentă. În 1969, a fost inclusă în nomenclatorul specialităților lucrătorilor științifici.

Atenția acordată problemelor teoretice ale managementului documentelor a crescut în special în legătură cu dezvoltarea și implementarea Sistemului unificat de management al documentelor de stat (EGSD), precum și în procesul de creare a unei baze de informații sistem automatizat control (ACS). În aceste scopuri, în 1966, a fost creat Institutul de Cercetări Științifice pentru Managementul Arhivelor și Arhivelor All-Union (VNIIDAD). În acei ani au apărut primele lucrări teoretice speciale, consacrate clarificării obiectului managementului documentelor și sarcinilor sale7.

Începând cu anii 1960, în țara noastră au fost identificate două centre principale care desfășoară activ și eficient cercetări științifice în domeniul managementului documentelor - este vorba de MGIAI, unde a fost creată Facultatea de Administrare a Evidențelor de Stat în 1964, și VNIIDAD.

Nu ultimul rol în intensificarea studiilor științifice documentare l-a jucat un fel de „explozie a activității documentare a societății” în anii 1960-1970. Numărul de copii ale documentelor în întreaga lume a depășit atunci 1 trilion pe an, iar în departamentele centrale ale URSS, circulația anuală a documentelor (inclusiv reproducerea) a depășit 1 milion de piese8. Până atunci, s-a dovedit că o abordare pur clericală a organizării și realizării studiilor documentare s-a epuizat în mare măsură, din cauza limitărilor sale. În cadrul acestui demers au fost studiate documentele actualei activități de birou, precum și procesele care au avut loc cu documente deja întocmite.

Între timp, dezvoltarea rapidă a științelor informației, care a început la mijlocul secolului al XX-lea, a contribuit la stabilirea unei viziuni complet diferite asupra documentării. A început să fie considerat ca un sistem informațional unic care contribuie la realizarea anumitor scopuri și obiective de management. În același timp, însuși conceptul de control s-a extins semnificativ și a început să fie prezentat ca un impact ordonat asupra oricăror obiecte. O abordare sistematică a științei documentelor a făcut posibilă investigarea cuprinzătoare a fiecărui document sau tip de documente, extinzându-și semnificativ caracteristicile cantitative și calitative. Astfel, trecerea anilor 1960 - 1970 a fost un fel de cotitură în dezvoltarea managementului documentelor.

Începutul unei abordări sistematice în cercetarea managementului documentelor a fost asociat în mare măsură cu apariția lucrărilor fundamentale ale lui G.G. Vorobyov, în primul rând cartea sa „Document: Analiza informațiilor” (Moscova, 1973). Mai târziu, în cadrul acestei abordări, numeroase publicații ale lui V.D. Banasyukevich, B.S. Ilizarov, M.P. Ilyushenko, V.I. Kokorev, T.V., K.I. Rudelson, E.A. Stepanova, V.F. Yankova și alți autori. Rezultatul cercetării științifice în domeniul managementului documentelor în anii 1960 - prima jumătate a anilor 1980. a fost rezumat în teza de doctorat a lui A.N.Sokova (1986).

O nouă etapă în dezvoltarea managementului documentelor interne a început în anii 1990, când, sub influența factorilor interni și externi, a avut loc o schimbare semnificativă a proceselor de informare și documentare. În Rusia a avut loc o schimbare de politică și ordinea economică, cele mai recente tehnologii informatice au început să fie utilizate pe scară largă în lucrul cu documente, țara a început să intre rapid în spațiul informațional mondial. Dezvoltarea prioritară în cercetarea științifică în acest moment este acordată unor domenii precum managementul informațiilor și documentelor, managementul documentelor electronice, diverse aspecte ale securității informației, probleme de examinare a valorii documentelor, crearea de arhive electronice și altele. Cu alte cuvinte, dezvoltarea în continuare a managementului documentelor ca disciplină științifică complexă este stimulată de nevoile socio-politice, economice, culturale, tehnice și de altă natură din ce în ce mai mari și semnificativ modificate.

Rezultatele cercetării științifice sunt publicate în monografii și articole, în disertații și discursuri la conferințe științifice, se reflectă în mijloacele didactice, în recomandările metodologice pentru organele de conducere etc. De la mijlocul anilor 1990, în Rusia a fost publicată o revistă de informare specializată și practică Deloproizvodstvo. Probleme teoretice și practice ale managementului documentelor, aspectele sale istorice sunt reflectate și în paginile revistelor „Arhivele Interne”, „Vestitorul Arhivistului”, „Afaceri Secretariate”, „Serviciul Personalului”, „Gestionarea Personalului” și câteva altele.

1.3. LOCUL DOCUMENTĂRII ÎN SISTEMUL DE ȘTIINȚE

Știința evidenței contribuie în mod obiectiv la formarea bazei sursă a cercetării istorice și, în această calitate, se alătură strâns studiilor surselor, una dintre cele mai importante ramuri ale științei istorice care studiază teoria, metodologia și tehnica izvoarelor istorice. Cercetătorii sursă studiază, de asemenea, forma unui document, structura și proprietățile informațiilor documentate în dezvoltarea lor istorică. Documentele de birou din studiile sursă sunt de obicei separate într-o secțiune independentă.

Pe baza apropierii sale de studiul surselor, știința documentară este de obicei referită la clasa științelor istorice, incluzând-o ca parte a așa-numitelor discipline istorice auxiliare și speciale9, care sunt considerate subdiscipline ale studiului surselor. În același timp, o serie de autori (A.I. Gukovsky, S.M. Kashtanov, B.G. Litvak, O.M. Medushushskaya, V.V. Farsobin etc.) plasează efectiv managementul documentelor în diplomație - o disciplină istorică auxiliară care studiază ordinea juridică a documentelor. Alți cercetători, dimpotrivă, propun să extindă gama de probleme de documentare prin includerea unor discipline istorice auxiliare precum diplomația, paleografia, metrologia și genealogia10. Mai mult, amândoi, în cea mai mare parte, pun de fapt un semn egal între managementul documentelor și munca de birou.

Cu toate acestea, în ciuda legăturii strânse dintre știința documentului și studiile surselor, între ele există diferențe semnificative, care se observă: în obiectul de studiu (studii de studiu sursă, pe lângă sursele documentare scrise, și alte tipuri și forme de surse istorice, în special, cele materiale);

în scopuri de cercetare (studiul sursă studiază documentul în vederea dezvoltării metodelor de extragere a informațiilor necesare);

în cronologie (studiile surselor studiază documentele exclusiv într-un mediu retrospectiv, iar știința documentelor și într-un mediu operațional și prospectiv).

De remarcat, de asemenea, că recent a existat tendința de a duce studiul sursă în sine dincolo de cadrul științei exclusiv istorice și de a-l considera ca o disciplină integratoare în sistemul științelor umaniste, ca element al antropologiei istorice, etnologiei, sociologiei, i.e. a tuturor stiintelor umaniste. Ca urmare a acestui demers, apare în mod firesc problema complexă a fenomenului documentului și, ca urmare, sarcina dezvoltării unei noi discipline - fenomenologia documentului11.

În același timp, știința documentului și știința arhivistică studiază un document din două părți opuse: știința arhivistică - din valoarea informațională a unui document ca sursă istorică, cu accent pe complexe de documente, și nu pe documente individuale. Știința documentarului își studiază obiectul din partea valorii informaționale și operaționale, ca purtător de informații, funcționând în primul rând în mediul social modern.

Managementul înregistrărilor are un impact direct asupra dezvoltării științei arhivistice, deoarece cu cât documentele create în munca de birou sunt mai bune, cu atât arhivele vor avea mai mult succes în stocarea și utilizarea bogăției documentare12.

Multe în comun pot fi găsite și între știința documentelor și știința cărții. Sunt reunite: esența informațională, socială a obiectelor de studiu - un document și o carte; în mare parte aceleași obiective și funcții; hârtia ca purtător material comun de informații; scrisoare ca același mod de a transmite informații. Mai mult, odată cu dezvoltarea tehnologiei informatice, există o convergență suplimentară a documentului și a cărții, care pot fi prezentate în mod egal în formă electronică. În același timp, există și diferențe între știința documentelor și știința cărții, care rezidă în primul rând în faptul că cartea - obiectul științei cărții - este destinată replicării, reproducerii multiple a informațiilor, în timp ce documentul este unic13.

Managementul documentelor este interconectat cu jurisprudența, în primul rând cu ramurile acesteia, cum ar fi dreptul constituțional, civil, administrativ, al muncii și al afacerilor. Realizările științei juridice sunt utilizate pe scară largă în managementul documentelor: acordarea forței juridice documentelor, metodele legale de implementare a acestora, clasificarea actelor juridice etc. În legislația modernă, documentația este diferențiată după tip, semnificație, se disting sisteme separate de documente. Unul dintre obiectele managementului documentelor este sistemul de documentare organizatorică și juridică. Avocații în activitățile lor zilnice nu se pot lipsi de cunoștințele de bază ale managementului documentelor, organizarea și tehnologia suportului pentru managementul documentelor. Criminaliștii investighează natura documentelor, tehnicile, modalitățile de denaturare deliberată a informațiilor documentate etc. în scopul descoperirii și cercetării falsurilor oficiale.

Relația și interacțiunea dintre managementul documentelor și teoria managementului, managementul sunt în mod tradițional puternice, deoarece atât funcțiile de management, cât și organizarea acesteia sunt reflectate direct în documente. În acest sens, V.S. Mingalev a formulat chiar „cea mai generală lege a managementului documentelor”, a cărei esență este „corespondența conținutului documentației cu funcțiile de conducere”14. La rândul său, organizarea rațională a muncii cu documente contribuie la îmbunătățirea activităților de management, sporind eficiența acesteia, deoarece aproape toți angajații aparatului administrativ sunt ocupați cu documentele, cheltuind în aceste scopuri, potrivit unor date, cel puțin 60% a timpului lor de lucru15.

Managementul înregistrărilor este influențat și de discipline aplicate precum sociologia managementului, psihologia managementului și comunicarea în afaceri.

Legătura strânsă a managementului documentelor cu o varietate de discipline științifice teoretice și aplicate a determinat în mare măsură metodele de cercetare a managementului documentelor, adică. metode, tehnici de rezolvare a unor probleme științifice specifice. Aceste metode sunt împărțite în științifice generale și speciale, private. Cele științifice generale le includ pe cele care sunt folosite de toate sau de majoritatea științelor: metoda sistematică;

metoda de modelare;

metoda functionala;

comparaţie;

clasificare;

generalizare;

ascensiune de la abstract la concret etc.

metoda analizei formularului;

metoda unică în documentare și operațiuni de birou;

metoda de examinare a valorii documentelor.

1.4. SURSE ÎN ÎNREGISTRĂRI

Aproape orice documente, sisteme de documentare și seturi de documente pot servi drept surse în cercetarea managementului documentelor. Pe baza lor, vă puteți face o anumită idee despre nivelul de lucru cu documentele, modalitățile de documentare, despre cultura clerică a unei anumite epoci. Cu toate acestea, rolul principal îl au în continuare acele documente în care sunt fixate regulile, normele, recomandările, standardele etc., reglementând și reglementând diverse domenii, metode și forme de lucru cu documentele. Acestea sunt, în primul rând, acte legislative și juridice, standarde, clasificatoare, instrucțiuni, îndrumări. Sursele reprezintă o bază necesară pentru efectuarea cercetărilor teoretice, pentru îmbunătățirea practicii suportului documentar pentru management și determinarea principalelor tendințe în dezvoltarea proceselor de documentare.

Sursele de documentare pot fi clasificate după mai multe criterii: cronologic (surse din perioadele prerevoluţionare, sovietică, post-sovietică);

în raport cu un anumit mediu informațional (retrospectiv, operațional sau prospectiv);

izvoarele „în obicei” și izvoarele „în drept” (N.V. Varadinov) etc.

Deoarece știința documentelor, așa cum sa menționat deja, a apărut din nevoile practice de lucru cu documente, tradițiile și obiceiurile au jucat un rol important în dezvoltarea sa, mai ales la început. Apoi, pe măsură ce au fost înțelese și generalizate, aceste obiceiuri și tradiții au început să fie fixate în diverse legi și reglementări. În consecință, sursele care fac posibilă urmărirea, în primul rând, a istoriei formării managementului documentelor, pot fi împărțite în două mari grupe: în primul rând, acestea sunt documente care provin direct din practica de birou și conțin norme și reguli dezvoltate spontan. care reflectă tradițiile muncii de birou; în al doilea rând, diverse feluri de acte juridice care de câteva secole au reglementat legal munca cu documente.

Primul grup de surse, care a acumulat cea mai bogată experiență, tradiții și obiceiuri ale muncii de birou rusești, include, în special, numeroase colecții de mostre de documente publicate înainte de 1917 (așa-numitele „cărți de scrisori”). S-au răspândit în țara noastră în secolele al XVIII-lea și al XIX-lea. Predecesorii lor au fost „formularii”, cunoscuți în Occident deja în secolul al VII-lea și în Rusia în prima treime a secolului al XVI-lea (în special, formularul scaunului mitropolitan din Moscova). Până în prezent, sunt cunoscute peste 100 de astfel de colecții.

„Scrisorile” reglementau compoziția, forma și conținutul documentelor. Chiar numele lor sunt remarcabile. Așadar, una dintre primele a apărut în 1765 „Instrucțiuni despre cum să compuneți și să scrieți tot felul de scrisori către diverse persoane”. Două decenii mai târziu, „A fost publicată o carte de scrisori care conținea diverse scrisori, petiții, note asupra cazului, contracte, certificate, aprobări, chitanțe, permise și formă scrisă către iobagi, un ordin către șef, o formă de bancnote de negustor, chitanțe, chitanțe, scrisori de corespondență și credit” (Sf. Petersburg, 1788). „Scrisorile” atingeau adesea volume semnificative. De exemplu, disponibil în fondurile Bibliotecii științifice a Universității de Stat din Tomsk „Orientări pentru compilarea documentelor de afaceri. Eșantioane și formulare; informaţii de referinţă” de V. Maksimov (Moscova, 1913) conţine peste 2.000 de mii de pagini.

Un alt grup include sursele, care sunt reguli și norme stabilite legislativ pentru lucrul cu documentele. Apariția lor a fost remarcată încă de la mijlocul secolului al XVII-lea, dar pasul decisiv a fost făcut de Petru 1, care a aprobat „Regulamentele generale” în 172016. Acest document a descris în detaliu structura și activitatea de birou a birourilor, problemele de înregistrare a documentelor, îndatoririle angajaților etc.

Printre izvoarele importante, alături de „Regulamentele generale”, se numără și „formele generale” dezvoltate în vremea lui Petru cel Mare - mostre de documente; „Instituția pentru administrarea provinciilor”, publicată în 1775 de Ecaterina a II-a; „Înstituirea generală a ministerelor”, care a apărut în 1811, și multe alte acte legislative care reglementau munca domestică de birou la diferite niveluri de guvernare.

Sursele documentare ale perioadei revoluției și războiului civil (1917-1922) prezintă un interes considerabil. Aveau specificul lor, deși munca cu documente, în special pe teritoriul Rusiei Albe, se baza atunci în principal pe acte legislative și tradiții de muncă de birou prerevoluționară.

Un număr mare de surse au lăsat în urmă perioada sovietică a istoriei Rusiei. Deja în primele luni după venirea bolșevicilor la putere, a fost semnat un decret al Consiliului Comisarilor Poporului „Cu privire la procedura de aprobare și publicare a legilor” și o rezoluție a Consiliului Comisarilor Poporului „Cu privire la forma formularelor pentru stat”. instituții” a fost adoptată. Aceste și alte documente similare au fost ulterior incluse în manualul „Culegere de acte legislative privind munca de birou (1917-1970)” (M., 1973). Cele mai importante surse ale ultimelor decenii ale existenței puterii sovietice au fost „Dispozițiile de bază ale Sistemului unificat de evidență de stat” (1973), aprobate în 1988 de „Sistemul de stat de sprijinire a documentației de gestiune”, clasificatorii întregii uniuni ( în special, Clasificatorul All-Union al Documentației de Management - OKUD), Unified Documentation Systems (USD) etc.

În prezent, în Federația Rusă există un cadru de reglementare destul de extins pentru managementul documentelor, care este, de asemenea, cea mai importantă sursă pentru studiul problemelor de management al documentelor. Acesta include: acte juridice de reglementare ale autorităților federale și ale entităților constitutive ale Federației Ruse cu privire la probleme de suport documentar pentru management (Codul civil al Federației Ruse, Legile federale„Despre informare, informatizare și protecția informațiilor”, „On secret de stat”, „Despre standardizare”, „Fundamentele legislației Federației Ruse privind Fondul de arhivă al Federației Ruse și arhivele”, etc.;

documente de reglementare, instructive și metodologice departamentale și la nivel de industrie emise de autoritățile executive de diferite niveluri;

materiale didactice și metodologice care stabilesc cerințe pentru documente, tehnologii pentru crearea și prelucrarea acestora la nivelul unei organizații individuale sau al unității sale structurale17.

În anii 1990, practica de compilare și publicare a colecțiilor de documente eșantion, pe jumătate uitate în perioada sovietică, a reînviat și s-a răspândit. Până în prezent, au fost publicate zeci de astfel de colecții, în special: Zagorskaya A.P., Petrochenko P.F., Petrochenko N.P. O carte de scrisori pentru efectuarea corespondenței de afaceri (M., 1992); Colectie contracte standard(M., 1995); Steniukov M.V. Mostre de documente privind munca de birou (M., 1996); Andreeva V.I. Mostre de documente de documente (M., 1997) și multe altele.

Întrebări pentru autoexaminare:

Care este mediul operațional, retrospectiv și prospectiv pentru existența documentelor?

Care este diferența dintre un subiect și un obiect de documentare?

Care sunt principalele sarcini ale managementului documentelor?

Ce discipline aparțin ciclului de documentare? Există diferențe între gestionarea documentelor și munca de birou?

Când a apărut știința practică a documentelor în Rusia și care au fost primele încercări de înțelegere teoretică a lucrului cu documente?

Cum s-a dezvoltat managementul documentelor interne în condițiile puterii totalitare?

De ce anii 1960 și 1970 au devenit un punct de cotitură în dezvoltarea managementului documentelor?

Ce factori influențează cercetarea în managementul documentelor în perioada post-sovietică?

Care este legătura dintre documentare și istorie? Poate fi atribuită clasei științelor istorice?

Ce puteți spune despre aspectele juridice, economice, manageriale, tehnice ale managementului documentelor?

Care este locul științei documentelor în ciclul științelor informației?

Ce metode de cercetare științifică sunt utilizate în managementul documentelor?

Ce puteți spune despre rolul surselor în managementul documentelor? Dați clasificarea lor.

Introducere

2 Structura de gestionare a documentelor

3 Relația managementului înregistrărilor cu alte științe

CAPITOLUL 2

Concluzie

INTRODUCERE

Procesele informaționale influențează activ toate aspectele vieții umane. Utilizarea celor mai noi tehnologii informaționale sporește foarte mult această influență. Pentru a-și realiza potențialul, a obține succesul profesional, a deveni o personalitate dezvoltată armonios, o persoană modernă trebuie să aibă suficient nivel inalt cultura informaţiei. Între timp, majoritatea informațiilor sunt înregistrate pe suporturi materiale, conținute în diverse documente. Astfel, cunoașterea proceselor de informare și documentare, elementele de bază ale lucrului cu documente este o parte integrantă a culturii informaționale a unei persoane.

Rolul informației în procesul de management este deosebit de mare – la toate nivelurile și în toate sferele: politic, economic, științific, cultural etc. De fapt, autoguvernarea, care a apărut acum aproximativ 7 mii de ani, este imposibilă și fără informații. Documentarea informațiilor, căutarea, prelucrarea, stocarea, transmiterea acesteia necesită semnificative financiare, materiale, resurse de muncă si timpul. Prin urmare, organizarea muncii eficiente cu documente, îmbunătățirea tuturor proceselor de informare și documentare atât la scara societății în ansamblu, cât și la nivelul întreprinderilor, organizațiilor, instituțiilor individuale este cea mai importantă direcție a activității de management și problemă de actualitate la zi.

Subiectul de studiu îl reprezintă sistemele de documentare, precum și complexele de documente care fac parte din sistemul de management al documentelor.

Scopul lucrării este de a studia locul managementului documentelor în sistemul științelor.

1.Analizează literatura de specialitate metodologică, științifică, practică, juridică și materialele periodice pe această temă termen de hârtie.

2.Determinați principalele etape în dezvoltarea managementului documentelor.

.Pentru a studia structura documentației.

.Să dezvăluie relația managementului documentelor cu alte științe.

.Luați în considerare cadrul normativ și metodologic care guvernează munca cu documente în condiții moderne.

În cursul redactării termenului de lucrare, am folosit sursele literaturii științifice ale următorilor cercetători autohtoni - A.N. Belova și V.N. Belova, I.N. Ermakova, O.I. Zamytskova, F.K. Kazakova, M.T. Lihaciov, A.S. Simonova, L.V. Sankina, M.V. Stenyukov, VF Yankova și alții În prezent, acești autori au dezvoltat și publicat manuale și manuale privind suportul documentar al managementului.

Yu.M.Mikhailov, L.Lukina, O.P. Sologub a prezentat o analiză a organizării muncii de birou și a fluxului de documente a instituțiilor de învățământ preșcolar într-un context istoric și, de asemenea, a oferit instrucțiuni privind compilarea, editarea și prelucrarea documentelor, regulile de păstrare a jurnalelor utilizate în munca de birou de personal. Cerințele standardelor de stat pentru întocmirea și executarea documentelor, aspectele organizării unui serviciu de evidență, prelucrarea documentelor, înregistrarea acestora, controlul executării, stocarea curentăși organizarea locului de muncă.

LA ghid de referință TELEVIZOR. Kuznetsova, M.T. Lihaciov, A.L. Reichzaum și A.V. Sokolov „Documente și muncă de birou”, ia în considerare problemele de înregistrare și unificare a documentației organizatorice și administrative. Conține informații detaliate despre GOST-urile și clasificatoarele actuale, permițându-vă să găsiți rapid standardele relevante. Se dau recomandări cu privire la înregistrarea cazurilor și gestionarea operațională a acestora, la organizarea activității secretariatului, sunt abordate probleme de mecanizare și automatizare a muncii manageriale.

O sursă destul de specifică pentru redactarea lucrării a fost utilizarea materialelor de la Conferința Internațională Științifică și Practică desfășurată la Moscova „Documentarea în societatea informațională: experiența internațională în managementul documentelor”. Conferința a fost dedicată problemelor de formare politici publice suport de informare si documentare pentru management, dezvoltare cadrul de reglementare suport de informare și documentare e-guvernare, luarea în considerare a standardelor internaționale pentru managementul documentelor, implementarea managementului electronic al documentelor interdepartamentale în cadrul e-guvernării, aplicarea semnatura electronicași formarea unui management electronic de documente semnificative din punct de vedere juridic, experiență în implementarea conceptului de e-guvernare, furnizarea servicii publiceîn în format electronicși asigurarea accesului cetățenilor la informațiile autorităților publice, precum și la problemele de pregătire și pregătire avansată a personalului pentru implementarea proiectelor de suport de informare și documentare pentru e-guvernare. Pe lângă sursele de mai sus, au fost folosite articole din revistele Deloproizvodstvo, Computer și Manualul secretarului și directorului de birou.

Structura lucrării este o introducere, două capitole, care combină 6 paragrafe, o concluzie, o listă de surse și referințe.

CAPITOLUL 1. ÎNREGISTRĂRI CA DISCIPLINA ŞTIINŢIFICĂ

1 Principalele etape în dezvoltarea managementului documentației

Din punct de vedere istoric, prima din această serie este știința documentării, care a apărut la sfârșitul secolului al XIX-lea. și a primit recunoaștere internațională în prima jumătate a secolului al XX-lea. Sub această denumire s-a dezvoltat știința, al cărei subiect a fost activitățile de documentare, inclusiv procesele de colectare, sistematizare, stocare, căutare și distribuire (și de la mijlocul anilor 1940, crearea) documentelor în toate sferele vieții publice. Această știință avea și denumirea de „știință carte-arhivă-muzeu”.

De la începutul anilor 1960, au început să se dezvolte domenii științifice numite știința documentară și a documentelor. Prima este considerată o ramură aplicată a ciberneticii, care este angajată în optimizarea managementului sistemelor de documente de toate tipurile - de la artă plastică până la munca de birou. În acest scop, documentar studiază structura și proprietățile documentelor matrice, metodele și mijloacele de prelucrare automată, stocare, căutare și utilizare a acestora, fluxuri de documente și matrice de documente pentru a optimiza gestionarea sistemelor de documente mari, în principal multicanal. Cu toate acestea, documentarul nu reflectă întreaga gamă de studii ale documentului, problemele producerii, distribuției și utilizării acestuia și nu poate fi o știință generalizantă a documentului.

În acest moment, știința documentelor se dezvoltă ca o direcție științifică, ale cărei sarcini (conform lui K.G. Mityaev) includ studiul în aspectul istoric al dezvoltării metodelor, actelor individuale și sistemelor de documentare a fenomenelor realității obiective și a rezultatului acesteia. - crearea de documente, complexele și sistemele acestora. Mai târziu, managementul documentelor a început să fie înțeles ca știința regulilor de emitere a documentelor administrative și de menținere a unei economii a documentației. Managementul înregistrărilor este identificat cu munca de birou și este considerată ca o secțiune de arhivare. O astfel de interpretare restrânsă a managementului documentelor a supraviețuit într-o anumită măsură până astăzi. Bineînțeles, în această înțelegere, știința documentarului nu ar putea pretinde rolul de știință generalizatoare a unui document, deoarece se limitează la sfera managementului. Dincolo de granițele sale se află și alte domenii ale activității umane - știință, tehnologie, cultură, viață socială etc.

În a doua jumătate a anilor 1980, s-a realizat că era conceptul generalizator al unui document care reflecta cel mai adecvat subiectul activității profesionale a angajaților bibliotecilor, agențiilor de informare, arhivelor, muzeelor, librăriilor etc. Acest lucru a fost facilitat de introducerea tehnologiei informatice și a mediilor care pot fi citite de mașină în informarea activităților profesionale.

Dezvoltarea ulterioară a abordărilor documentare generale este asociată cu numele lui D.Yu. Teplov, A.V. Sokolov, Yu.N. Autorii celor mai fundamentale lucrări dedicate analizei conceptului de „document”, clasificării documentelor, sunt Yu.N. Stolyarov, G.N. Shvetsova-Vodka, S.G. Kuleshov. Odată cu apariția lucrărilor lor, începe o etapă calitativ nouă în formarea și dezvoltarea managementului documentelor. Problemele managementului documentației capătă un caracter interdisciplinar, fiind tratate de biblioteci și bibliografi, specialiști în domeniul informaticii și bibliologi.

La începutul anilor 1990, a fost nevoie de a crea o știință a documentelor sau un complex de discipline de documentare științifică. Pentru denumirea generalizantă a științei documentului, încep să fie folosite o serie de nume: știința informației și comunicării (A.V. Sokolov), știința documentației și informației (G.N. Shvetsova-Vodka) etc. Miezul unui astfel de complex de științe despre document este bibliotecă, bibliografică, carte, arhivă, muzeologie și informatică. Comun acestora este studiul documentului ca obiect creat special pentru transferul de informații.

Fiecare dintre aceste domenii de cunoaștere are propriile sarcini speciale, forme și metode de lucru cu documente, dar teoria și istoria documentului le sunt comune. Problemele teoretice generale includ, în primul rând, analiza funcțională a documentelor, studiul trăsăturilor acestora ca obiecte materiale cu informații înregistrate în ele, problemele de clasificare și tipologie a documentelor etc. Știința documentarului este chemată să studieze documentul general. probleme.

1.2 Structura de management al documentelor

Ca orice disciplină științifică, managementul înregistrărilor are o structură care este încă la început. Structural, managementul documentelor este împărțit în două subsisteme: managementul documentelor general și special.

Conținutul managementului general al documentelor este probleme generale teoretice, istorice, organizatorice și metodologice ale științei documentului și activităților documentare și de comunicare, i.e. esența acestuia, obiectul, subiectul și structura, terminologia, conceptele, stabilirea relațiilor cu alte științe, tiparele și principiile de elaborare și funcționare a documentului în sistemul de comunicații documentare etc. Știința generală a documentelor este formată din trei secțiuni: teoria documentului, documentul istoria, istoria și teoria activității document-comunicare.

Teoria documentelor (documentologia) este nucleul științei documentelor. Studiază aspecte teoretice generale legate de aparatul conceptual, analiza funcțională a documentelor, studiul caracteristicilor acestora ca obiecte materiale și a informațiilor înregistrate în ele, probleme de tipologie și clasificare a documentelor, parametrii și proprietățile acestora, ca mijloc de comunicare și un element al fondurilor documentare.

Secțiunea de activitate documentară studiază istoria și metodologia generală de creare și funcționare a unui document în sistemul de comunicare documentară (creare, producere, colectare, stocare, distribuire și utilizare), i.e. un document care funcționează într-un ciclu comunicativ holistic „autorul informațiilor documentare – consumatorul acesteia”.

Managementul documentelor speciale este împărțit în managementul documentelor speciale și privat. Știința specială a documentelor studiază trăsăturile documentelor care sunt obiecte ale afacerilor bibliotecii, arhivistice, muzeale, de exemplu. specificul documentelor care funcționează în centre de informare, biblioteci, arhive, muzee și alte structuri de documente și comunicare. În plus, studiul specificului diferitelor procese ale activităților de documentare și comunicare (documentare, muncă de birou, gestionarea fondurilor etc.) poate servi ca subiect al managementului documentelor speciale.

Subiectul managementului documentelor private sunt anumite tipuri și varietăți ale documentului. Astfel, ca managementul documentelor științifice private sunt prezentate discipline: carte, brevet, cartografie etc.

1.3 Relația managementului înregistrărilor cu alte științe

Etapa modernă se caracterizează prin activarea studiului documentului de către toate științele, unde acesta este principalul sau unul dintre obiectele de studiu. Combinarea eforturilor acestor științe creează o direcție integratoare pentru dezvoltarea cunoștințelor despre document. Ca urmare, aceasta a condus la formarea teoriei documentului și a activității documentului, formarea științei documentului ca metaștiință pentru toate științele ciclului document-comunicativ.

Managementul documentelor este interconectat cu jurisprudența, în primul rând cu ramurile acesteia, cum ar fi dreptul constituțional, civil, administrativ, al muncii și al afacerilor. Realizările științei juridice sunt utilizate pe scară largă în managementul documentelor: acordarea forței juridice documentelor, modalitățile legale de punere în aplicare a acestora, clasificarea actelor juridice etc. Unul dintre obiectele de studiu în știința documentelor este sistemul de documentare organizatorică și juridică. Avocații în activitățile lor zilnice nu se pot lipsi de cunoștințele de bază ale managementului documentelor, suport pentru managementul documentelor. Criminaliștii examinează natura documentelor, tehnicile, modalitățile de denaturare deliberată a informațiilor documentate și așa mai departe, pentru a descoperi și a investiga falsurile.

Evidența este legată de științele economice. Este imposibil să se optimizeze activitățile serviciilor de suport pentru documentația de gestiune fără a determina eficiența economică a acestora, fără o analiză cuprinzătoare a utilizării resurselor financiare și materiale pentru crearea și prelucrarea documentelor, fără a elabora metode adecvate, standarde de muncă etc. Numărul de sisteme de documentare studiate de știința documentelor include astfel de sisteme speciale care reflectă în mod direct sfera economică a vieții și activitatea societății, cum ar fi contabilitate, raportare și statistică, tehnică și economică, comerț exterior, bancar și financiar.

Managementul înregistrărilor este influențat de discipline aplicate precum sociologia managementului, psihologia managementului, comunicarea în afaceri. În știința documentelor, realizările lingvisticii aplicate sunt utilizate pe scară largă, în primul rând în scopul unificării textelor documentelor, standardizării unităților lingvistice, precum și în procesul de editare a documentelor oficiale.

Între managementul documentelor și științele informației există o relație specială. Creșterea rapidă a resurselor informaționale, dezvoltarea rapidă a tehnologiei informatice și înțelegerea teoretică activă a proceselor informaționale nu numai că au influențat natura și conținutul cercetării în managementul documentelor, dar au condus și la integrarea managementului documentelor în ciclul științelor informaționale sociale. Drept urmare, știința documentelor s-a dovedit a fi cea mai strâns legată de discipline științifice precum informatica socială, documentarul, tehnologia și programarea computerelor, securitatea și protecția informațiilor etc.

Astfel, anumite tipuri de documente și activități de documentare și comunicare au specificități semnificative, care fac obiectul de studiu al disciplinelor private de management al documentelor științifice. În special, subiectul bibliologiei ca disciplină științifică privată este cartea și afacerea cărții, știința brevetelor - brevete și afaceri de brevete. Legătura dintre managementul documentelor și informatică se remarcă mai ales în partea care studiază sursele științifice de informare. Arhivarea documentelor de studii care conțin informații retrospective, în principal pe hârtie; muzeologie - documente materiale (de proprietate), monumente de cultură materială; bibliologie - cărți (publicații), documente text; munca de birou - documente aparute in procesul de management, munca de birou; biblioteconomie - documente cu scop social larg (replicate); bibliografie - documente secundare etc.

Acestea. în disciplinele științifice private, problemele legate de document nu sunt luate în considerare în mod specific, ci doar în măsura în care se desfășoară într-un anumit domeniu al activității document-comunicare.

4 Surse în managementul înregistrărilor

Aproape orice documente, sisteme de documentare și seturi de documente pot servi drept surse în cercetarea managementului documentelor. Pe baza acestora, vă puteți face o anumită idee despre nivelul de lucru cu documentele, despre metodele de documentare, despre cultura clerică a unei anumite epoci. Cu toate acestea, rolul principal îl au în continuare acele documente în care sunt fixate regulile, normele, recomandările, standardele etc., reglementând și reglementând diverse domenii, metode și forme de lucru cu documentele. Acestea sunt, în primul rând, acte legislative și juridice, standarde, clasificatoare, instrucțiuni, îndrumări. Sursele reprezintă o bază necesară pentru efectuarea cercetărilor teoretice, pentru îmbunătățirea practicii suportului documentar pentru management și determinarea principalelor tendințe în dezvoltarea proceselor de documentare.

Deoarece știința documentelor a apărut din nevoile practice de lucru cu documente, tradițiile și obiceiurile au jucat un rol important în dezvoltarea sa, mai ales la început. Apoi, pe măsură ce au fost înțelese și generalizate, aceste obiceiuri și tradiții au început să fie fixate în diverse legi și reglementări. În consecință, sursele care fac posibilă urmărirea, în primul rând, a istoriei formării managementului documentelor, pot fi împărțite în două grupuri mari:

documente care provin direct din munca de birou și care conțin norme și reguli elaborate spontan care reflectă tradițiile muncii de birou;

diverse feluri de acte juridice care de câteva secole au reglementat legal munca cu documente.

Primul grup de surse, care a acumulat cea mai bogată experiență, tradiții și obiceiuri ale muncii de birou rusești, include, în special, numeroase colecții de mostre de documente publicate înainte de 1917 (așa-numitele „pistorovniks”). S-au răspândit în țara noastră în secolele al XVIII-lea și al XIX-lea. Predecesorii lor au fost „formele” (prima treime a secolului al XVI-lea). În special, formularul sediului metropolitan din Moscova. Până în prezent, sunt cunoscute peste 100 de astfel de colecții.

„Scrisorile” reglementau compoziția, forma și conținutul documentelor. Chiar numele lor sunt remarcabile. Așadar, unul dintre primele în 1765 a apărut „Instrucțiuni despre cum să compun și să scrieți tot felul de scrisori către diverse persoane”. Două decenii mai târziu, a fost publicat un „Carnet de scrisori” care conținea diverse scrisori, petiții, note asupra cazului, contracte, certificate, aprobări, chitanțe, permise și un formular scris către iobagi, un ordin către șef, un formular de bancnote de negustor, chitanțe. , chitanțe, scrisori de corespondență și credit „( Sankt Petersburg, 1788). „Scrisorile” atingeau adesea volume semnificative. De exemplu, disponibil în fondurile Bibliotecii științifice a Universității de Stat din Tomsk „Orientări pentru compilarea documentelor de afaceri. Eșantioane și formulare, informații de referință” de V. Maksimov (Moscova, 1913) conține mai mult de 2000 de pagini.

Sursele importante includ și „formulare generale”, diverse pe vremea lui Petru cel Mare - mostre de documente; „Instituția de conducere a provinciilor”, publicată în 1775 de Ecaterina a II-a; „Înstituirea generală a ministerelor”, care a apărut în 1811, și multe alte acte legislative care reglementau munca domestică de birou la diferite niveluri de guvernare.

Un număr mare de surse au lăsat în urmă perioada sovietică a istoriei Rusiei. Deja în primele luni după venirea bolșevicilor la putere, a fost semnat un decret al Consiliului Comisarilor Poporului „Cu privire la procedura de aprobare și publicare a legilor” și a fost adoptată o rezoluție „Cu privire la forma formularelor pentru instituțiile statului”. Acestea și alte documente similare au fost ulterior incluse în manualul „Culegere de acte legislative privind munca de birou (1917-1970)” (Moscova, 1973). Cele mai importante surse ale ultimelor decenii ale existenței puterii sovietice au fost „Dispozițiile de bază ale Sistemului unificat de evidență de stat” (1973), aprobate în 1988 de „Sistemul de sprijin pentru documentație de stat pentru management”, clasificatori ai întregii Uniri, Sisteme de documentare unificate etc.

În prezent, în Federația Rusă există o bază de reglementare și metodologie destul de extinsă pentru suportul documentar al managementului, care este, de asemenea, cea mai importantă sursă pentru studiul problemelor de management al documentelor. Baza normativă și metodologică a suportului documentației pentru management este un ansamblu de legi, acte normative de reglementare, documente metodologice, standarde de stat care reglementează tehnologia de creare, prelucrare, stocare și utilizare a documentelor în activitățile curente ale organizației, precum și activitățile serviciului de management al evidenței: structura acestuia, funcții, personal, suport tehnic și alte aspecte. Se compune din:

acte juridice emise de cele mai înalte organe ale puterii și administrației de stat;

acte juridice emise de organele executive federale: ministere, comitete, departamente atât de natură sectorială, cât și departamentală;

acte juridice emise de autoritățile legislative și executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse și ale entităților teritoriale ale acestora, care reglementează problemele muncii de birou;

acte juridice cu caracter normativ și instructiv, precum și documente metodologice privind suportul documentației conducerii, publicate de conducerea întreprinderilor și organizațiilor.

Documentarea informațiilor (crearea documentelor) se realizează pe baza regulilor stabilite de organele diferitelor niveluri de guvernare. Cadrul de reglementare care reglementează întocmirea și executarea documentelor este alcătuit din acte juridice care sunt în întregime consacrate acestor probleme, precum și din anumite prevederi ale actelor normative care au o sferă mai largă (de exemplu, cu privire la informatizare, legiferare, activități comerciale). structuri, cladiri sisteme de lucru de birou etc.).

Actele de reglementare ale Federației Ruse și entitățile constitutive ale Federației Ruse au aprobat regulile de bază pentru documentarea informațiilor, cerințele pentru anumite tipuri de documente și multe forme de documente de management. Documentele utilizate în situații specifice de management sunt create în conformitate cu mostre aprobate - formulare standard și exemplare sau, dacă astfel de formulare nu sunt acceptate, pe baza regulilor de prelucrare a documentelor. Cerințele de executare a documentelor pot fi de natură universală sau se pot aplica numai anumitor tipuri de documente, formele, formularele, detaliile acestora.

CAPITOLUL 2 BAZĂ REGLEMENTARE ȘI METODOLOGICĂ REGLEMENTAREA LUCRĂRII CU DOCUMENTE ÎN CONDIȚII MODERNE

1 Standardizarea ca proces de stabilire a uniformității în crearea și executarea documentelor

Principalele direcții pentru rezolvarea problemelor asociate cu procesarea unor cantități uriașe de informații:

) dorința de a uniformiza mass-media și procedura de plasare a informațiilor asupra acestora;

) accelerarea procesării și transmiterii informațiilor;

) minimizarea costurilor de căutare și stocare a datelor.

Prima direcție se realizează prin standardizarea și unificarea purtătorilor de informații și a elementelor acestora, iar a doua și a treia - prin îmbunătățirea proceselor și dezvoltarea mijloacelor de procesare și transmitere a informațiilor (Fig. 2.1). Desigur, unificarea și standardizarea purtătorilor de informații și a procedurilor de prelucrare a acestora contribuie, de asemenea, la accelerarea procesării, căutării și păstrării acestora.

Sistemul Unificat de Evidență de Stat (EGSD) este un set de prevederi de bază care definesc și reglementează organizarea proceselor documentare la întreprinderi, organizații și instituții. Pe baza USSD, a fost elaborat un document de reglementare - Unified State System of Documentation Support for Management (EGSDOU).

Standardizarea este procesul de stabilire și aplicare a standardelor, care sunt înțelese ca „un eșantion, standard, model, luate ca inițiale pentru compararea altor obiecte asemănătoare cu acestea. Standardul, ca document de reglementare și tehnică, stabilește un set de norme, reguli, cerințe pentru obiectul standardizării și este aprobat de autoritatea competentă. În Rusia, activitățile de standardizare sunt coordonate de Comitetul pentru Standardizare, Metrologie și Certificare al Federației Ruse (în prezent, comitetul este inclus în Ministerul Industriei și Comerțului al Federației Ruse). Utilizarea standardelor ajută la îmbunătățirea calității produsului (documentului) creat.

Standardizarea este un proces complex, care include elemente precum tastarea și unificarea. Pe de o parte, acestea sunt metode de standardizare care pot fi realizate ca tipuri independente de muncă. În știința documentelor, tipificarea este utilizată pentru a crea forme standard de documente și texte standard, adică mostre sau standarde, pe baza cărora sunt create. documente specifice. Un text tipic este un text exemplu, pe baza căruia sunt create ulterior texte cu conținut similar. Forma standard- un formular de document aprobat de o anumită autoritate publică competentă, utilizat pentru a colecta și prezenta orice date într-o mare varietate de domenii de activitate de management.

2 Sistem de documentare unificat

Sistem de documentare - un set de documente interconectate în funcție de semnele de origine, scop, tip, domeniu de activitate, cerințe unificate la proiectarea lor (GOST R ISO 15489-1-2007). Sistemul de documentare se formează în procesul de implementare în autorități și administrație, în instituții, organizații și întreprinderi cu una sau alta funcție managerială; alcătuirea documentelor pe care le include este concepută pentru a documenta anumite tipuri de activități, precum planificarea, finanțarea, contabilitatea. Sistemele de documentare sunt clasificate pe industrie și, pe lângă sistemele standard de documentare, există și sisteme de documentare pentru sănătate, educație (generală și specială), notarială, judiciară etc.

Sistemul Unificat de Documentare (UDS) este creat conform regulilor și cerințelor uniforme și trebuie să conțină informațiile necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate.

De obicei, constă dintr-unul sau două standarde de stat, un set de interconectate întregi rusești forme unificate, oferind o prezentare documentată a datelor în anumite tipuri de activitate economică, mijloace de întreținere a acestora, documente normative și metodologice pentru dezvoltarea, întreținerea și aplicarea acestora. Dezvoltatorii direcți ai formelor specifice de documente și sisteme de documentare sunt ministerele (departamentele) care coordonează o anumită ramură de activitate.

O caracteristică a documentelor de personal este unificarea lor simultană ca parte a două sisteme de documentație unificate: organizațional și administrativ și contabil primar. Un ordin de personal poate fi considerat ca un document al unei acțiuni administrative care confirmă prezența fapt juridic apariție (modificare, încetare etc.) contract de muncă. Totuși, același ordin înregistrează faptul apariției (încetării) relaţiile de muncă, iar în acest caz este documentul contabil primar care servește drept bază pentru crearea altor documente contabile. Din moment ce o singură agenție care ar coordona activitati de personal, nu a existat niciodată, atunci departamentul care unifică documentația organizatorică și administrativă (Glavarchiv) a întocmit un sistem de documentare a personalului, iar autoritățile de statistică au întocmit formulare de documente pentru evidența personalului. Primul sistem a fost folosit în guvern și administrație, al doilea - în construcții și organizații industriale. Până în prezent, această trăsătură stabilită istoric este păstrată: unele instituții și organizații țin evidența personalului în forme text de documente, iar celelalte - în forme tabelare. Prin urmare muncitorul serviciul de personal trebuie să fie la curent cu cerințele actuale pentru înregistrare documentele de personalși să le poată folosi în practică.

Unificarea reprezintă o reducere a varietății nejustificate a tipurilor de documente, aducându-le la uniformizarea formelor, structurilor, structurilor limbajului, operațiunilor de întocmire, prelucrare, contabilizare, stocare a acestora. Unificarea este stabilirea celui mai uniform set de detalii, format de hârtie și fixarea detaliilor pe hârtie.

DDD este un set de forme unificate de documente interconectate care oferă o prezentare documentată a datelor în anumite tipuri de activitate economică, mijloacele lor de desfășurare, materiale de reglementare și metodologice pentru dezvoltarea și aplicarea lor.

În același timp, sunt în curs de dezvoltare clasificatoare de informații tehnice, economice și sociale care asigură prelucrarea automată integrată a datelor conținute în DDD.

În prezent, sunt în funcțiune următoarele sisteme unificate de documentație de management:

Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă: documentație privind crearea, reorganizarea, lichidarea unei întreprinderi, organizare; documentaţie privind privatizarea statului şi întreprinderile municipale, organizații; documentație privind activitățile administrative ale organizației; documentație privind reglementarea organizatorică și normativă a activităților unei organizații, întreprinderi; documentație privind reglementarea operațională și informațională a activităților unei întreprinderi, organizații; documentatie de angajare; documentatie pentru trecerea la un alt loc de munca; documentatie de concediere; lăsați documentația; documentație pentru proiectarea stimulentelor; documentatia de proiectare actiuni disciplinare.

Sistem unificat de documentație bancară:

documentatia de plata pentru plati fara numerar prin banci;

documentatia privind operatiunile de creditare ale bancilor;

documentație privind controlul asupra cheltuirii fondurilor pentru salarii și plăți a resurselor sociale și de muncă;

documentație privind operațiunile bancare aferente decontărilor internaționale;

documentația de ieșire a băncilor;

documentație privind operațiunile de depozitare ale băncilor;

documentatie de plata pentru plati fara numerar prin banci - forme de documente intrabancare;

documentatie privind emisiunea-numerar si operatiuni bugetare ale bancilor - forme de documente intrabancare;

documentatie privind controlul asupra cheltuirii fondurilor pentru salarii si plata beneficiilor sociale si de munca (pentru consum) - formulare intrabancare de documente;

documentatia de iesire a bancilor - formulare intrabancare de documente;

documentatie pentru circulatie monetara- formulare de documente intrabancare;

documentație privind operațiunile de credit ale băncilor - forme de documente intrabancare;

documentatie contabila - formulare intrabancare de documente.

Sistem unificat de contabilitate financiară și de raportare a documentației contabile instituţiile bugetare si organizatii:

documentatie financiara;

raportarea documentației contabile a instituțiilor și organizațiilor bugetare.

Sistem unificat de raportare și documentare statistică:

documentație privind conturile naționale și statisticile echilibrului economic;

documentare privind statisticile potențialului științific și tehnic și progresul inovator;

documentație privind statistica muncii;

documentare privind statistica resurselor materiale;

documentatie statistica financiara;

documentare privind statisticile sociale;

documentație privind statistica industrială;

documentație privind statisticile agriculturii și achizițiile de produse agricole;

documentație statistică construcție capitală;

documentație privind statisticile relațiilor economice externe;

documentație, ci statistici ale pieței de consum și infrastructurii acesteia;

documentație privind statisticile transporturilor și comunicațiilor;

documentație privind statisticile de observare și înregistrare a modificărilor prețurilor și tarifelor.

Sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor:

raportarea documentatiei contabile;

registre contabilitate;

înregistrările contabile primare.

Sistem unificat de documentare a muncii:

documentatie privind starea pietei muncii;

documentatie pentru relaţiile de muncă;

documentație privind pregătirea avansată a angajaților organelor de muncă;

documentatia de protectie a muncii;

documentație privind bugetele minime de consum;

documentație privind contestațiile la autoritățile de muncă.

Sistemul de documentare unificat pentru Fondul de pensii al Federației Ruse:

documentație privind contabilitatea și distribuirea fondurilor;

documentație privind planificarea și activitatea economică;

documentatia privind activitatile de control si verificare.

Sistem unificat de documentație de comerț exterior:

documentatii operationale si comerciale;

documentația de expediere;

documentația de decontare a comerțului exterior;

documentația eliberată la importul (exportul) mărfurilor;

documentatie de transport exterior;

transmiterea documentaţiei de comerţ exterior.

DDD este dezvoltat de ministerele și departamentele relevante.

La crearea documentelor, este necesar să se respecte principiile standardizării și unificării.

Deci, scopul standardizării și unificării documentelor este de a raționaliza procesele de pregătire, execuție, căutare a documentelor, reducerea fluxurilor de documente și crearea condițiilor optime pentru prelucrarea informațiilor mașinii, creșterea nivelului de management al întreprinderii și organizației. Standardizarea și unificarea documentelor de management fac posibilă obținerea uniformității în structura și prelucrarea informațiilor. Standardizarea și unificarea contribuie, de asemenea, la dezvoltarea unor metode progresive de lucru cu documentele.

CONCLUZIE

Pe baza apropierii sale de studiul surselor, știința documentară este de obicei referită la clasa științelor istorice, incluzând-o ca parte a așa-numitelor discipline istorice auxiliare și speciale9, care sunt considerate subdiscipline ale studiului surselor. În același timp, o serie de autori (A.I. Gukovsky, S.M. Kashtanov, B.G. Litvak, O.M. Medushushskaya, V.V. Farsobin etc.) plasează efectiv managementul documentelor în diplomație - o disciplină istorică auxiliară care studiază ordinea juridică a documentelor. Alți cercetători, dimpotrivă, propun să extindă gama de probleme de documentare prin includerea unor discipline istorice auxiliare precum diplomația, paleografia, metrologia și genealogia. Mai mult, amândoi, în cea mai mare parte, pun de fapt un semn egal între managementul documentelor și munca de birou.

Cu toate acestea, în ciuda legăturii strânse dintre managementul documentelor și studiul sursei, există diferențe semnificative între acestea, care se observă: în obiectul de studiu (studii de studiu sursă, pe lângă sursele documentare scrise, și alte tipuri și forme de izvoare istorice, în special, cele materiale);

în scopuri de cercetare (studiul sursă studiază documentul în vederea dezvoltării metodelor de extragere a informațiilor necesare);

în cronologie (studiile surselor studiază documentele exclusiv într-un mediu retrospectiv, iar știința documentelor - tot într-un mediu operațional și de perspectivă).

În același timp, știința documentului și știința arhivistică studiază un document din două părți opuse: știința arhivistică - din valoarea informațională a unui document ca sursă istorică, cu accent pe complexe de documente, și nu pe documente individuale. Știința documentarului își studiază obiectul din partea valorii informaționale și operaționale, ca purtător de informații, funcționând în primul rând în mediul social modern.

Relația și interacțiunea dintre managementul documentelor și teoria managementului, managementul sunt în mod tradițional puternice, deoarece atât funcțiile de management, cât și organizarea acesteia sunt reflectate direct în documente. În acest sens, V.S. Mingalev a formulat chiar „cea mai generală lege a managementului documentelor”, a cărei esență este „corespondența conținutului documentației cu funcțiile de management”. La rândul său, organizarea rațională a muncii cu documente contribuie la îmbunătățirea activităților de management, sporind eficiența acesteia, deoarece aproape toți angajații aparatului administrativ sunt ocupați cu documentele, cheltuind în aceste scopuri, potrivit unor date, cel puțin 60% a timpului lor de lucru.

Managementul înregistrărilor este influențat și de discipline aplicate precum sociologia managementului, psihologia managementului și comunicarea în afaceri.

știința documentelor știința standardizării

Lista surselor și literaturii

1 SURSE

1.Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor” din 20 februarie 1995 nr. 24-FZ // Culegere de legislație a Federației Ruse. - 1995. - Nr. 8. - Art. 609. - S. 1213.

2.Legea federală „Cu privire la semnătura digitală electronică”. Admis Duma de Stat 13 decembrie 2001 // ziar rusesc. 2002. 12 ianuarie.

3.GOST R 6.30-2003. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. - M.: Gosstandart al Rusiei, 2003.

4.GOST R ISO 22310 - 2009. Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și editare. Informații și documentații. Un ghid pentru dezvoltatorii de standarde care stabilesc cerințe pentru managementul înregistrărilor. - M.: Standartinform, 2010.

2LITERATURA

1.Belov, A.N., Belov, V.N. Corespondență și muncă de birou. Tutorial. - M.: Statistică, 2009. - 548 p.

2.Munca de birou (Organizarea și tehnologia suportului documentar al managementului): Manual / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. si etc.; Ed. T.V. Kuznetsova. M.: UNITI-DANA, 2011. - 284 p.

3.Documente și acte / Ed. TELEVIZOR. Kuznetsova, M.T. Lihaciov, A.L. Reichzaum și A.V. Sokolov. - M.: Academia, 2009. - 188 p.

4.Dolinskaya, V.M., Skrypkin, A.P. Documentarea activităților organizației. Tutorial. - Azov: AIEU, 2008. - 320 p.

5.Zamytskova, O. I. Hârtii: manual. / O.I. Zamytskova. - Rostov n/a: Phoenix, 2011. - 346 p.

6.Kudryaev, V.A. Organizarea muncii cu documente. - M.: INFRA-M, 2010. - 512 p.

7.Kudryaev, V. A. Organizarea serviciului de muncă de birou / V. A. Kudryaev // Documente. - 2009. - Nr 3. - S. 65-68.

8.Kuznetsov, S. L. Automatizarea muncii cu documente. Echipamente noi pentru birou / S.L. Kuznetsov // Documente. - 2009. - Nr 1. - S. 53-56.

9.Kuznetsov, S. L. Noutăți de automatizare de birou / S. L. Kuznetsov // Documente. - 2009. - Nr 4. - S. 31-35.

10.Lukina, L. Organizarea muncii de birou și managementul documentelor instituțiilor de învățământ preșcolar: linii directoare / L. Lukina. - M.: Sfera TTs, 2009. - 218 p.

11.Sologub, O.P. Hârtii: întocmirea, editarea și prelucrarea documentelor: Manual / O.P. Sologub. - M.: Omega-L, 2009. - 254 p.

12.Maksimovici, G. Yu., Berestova, V. I. Rolul unui manager de documente în etapele inițiale ale dezvoltării unui sistem automatizat Sistem informatic/G.Yu.Maximovici, V.I.Berestova // Hârtii. - 2008. - Nr 2. - S. 67-70.

13.Moskovaya, P. Pe drumul către gestionarea electronică a documentelor /P.Moskovaya// Munca de birou. - 2009. - N 4. - S. 65-66.

14.Moskovaya, P. Managementul electronic al documentelor este decizia corectă / P. Moskovaya // Hârțoage. - 2008. - N 6. - S. 50-51.

15.Nazarenko, O.B. Cum să alegeți un sistem de referință juridic /O.B.Nazarenko//Cartea de referință a secretarului și a managerului de birou. - 2009. - Nr 2. - S. 23-28.

16.Sokova, A. N. Perspective pentru elaborarea regulilor de formalizare a documentelor de gestiune / A. N. Sokova // Hârțogărie. - 2009. - N 2. - S. 4-7.

17.Spivak, V.A. Hârtii / V.A. Spivak. - Sankt Petersburg: Piter, 2011. - 512 p.

18.Tihonov, V.I., Yushin, I.F. Arhivele electroniceși managementul documentelor electronice /V.I.Tikhonov, I.F.Yushin // Arhivele interne. - 2010. - Nr 2. - S. 19-20.

19.Documentatie de management / Ed. TELEVIZOR. Kuznetsova și V.I. Losev. - Sankt Petersburg: Peter, 2008. - 484 p.

20.Yankovaya, V.F. Reglementarea instituțiilor de învățământ preșcolar în conformitate cu GOST R ISO 22310 - 2009 „Sistem de standarde de informare, biblioteconomie și publicare. Informații și documentații. Ghid pentru dezvoltatorii de standarde care stabilesc cerințe pentru managementul documentelor” /V.F.Yankovaya // Manualul secretarului și managerului de birou. - 2010. - Nr 6. - P.5-10.

Îndrumare

Ai nevoie de ajutor pentru a învăța un subiect?

Experții noștri vă vor consilia sau vă vor oferi servicii de îndrumare pe subiecte care vă interesează.
Trimiteți o cerere indicând subiectul chiar acum pentru a afla despre posibilitatea de a obține o consultație.