Objednávka na služobnú cestu v súkromnom aute vzorka. Funkcie registrácie pracovnej cesty v osobnej doprave

Registrácia služobnej cesty

Povieme vám, ako si správne vybaviť pracovnú cestu osobnou dopravou a preplatiť zamestnancovi výdavky.

Doklady pred odchodom

Ak zamestnanec ide na pracovnú cestu autom, treba to uviesť v príkaze na pracovnú cestu (ods. 2 s. 7 Nariadenie vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 č.). TO jednotná forma T-9 oplatí sa pridať pole „Smer na miesto pracovnej cesty“.

Navyše, pri použití osobného auta je potrebné uzavrieť so zamestnancom dodatočná dohoda a predpísať v ňom výšku náhrady za používanie osobných vozidiel v záujme spoločnosti (čl. 188 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Dohoda môže byť vyhotovená vo voľnej forme a špecifikovať, že napríklad doplní časť „ Špeciálne podmienky“ platnej pracovnej zmluvy.

Do zmluvy napíšte:

meno, dátum, číslo
názov spoločnosti a meno zamestnanca
Číslo pasu vozidlo ktoré zamestnanec použije na výkon úradné povinnosti. Od zamestnanca si vezmite aj overenú kópiu titulu, osvedčenia o evidencii vozidla, aby sa v prípade potreby potvrdilo, že je vlastníkom auta.
vlastnosti vozidla: model, rok výroby, farba,objem motora, štátna poznávacia značka, identifikačné číslo (VIN)
postup pri úhrade výdavkov (nákup pohonných látok a mazív,bežné opravy počas obdobia prevádzky vozidla na úradné účely: podľa normy alebo po skutočnosti - potvrdené výdavky)
podmienky vyplatenie náhrady a úhradu
dátum účinnosti zmluvy
meno, údaje, podpisy zamestnávateľa (generálneho riaditeľa), údaje a podpis zamestnanca

Kalkulácia cestovných nákladov

Pred pracovnou cestou musíte zamestnancovi poskytnúť preddavok: denné diéty, cestovné náklady a náklady na ubytovanie (odsek 10 nariadenia vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 č. 749). Podrobnosti o tom, ako vypočítať denné, si prečítajte.

Na výpočet približných nákladov na cestu, v našom prípade - pre benzín: približnú spotrebu paliva nájdete v návode na obsluhu auta.

Ďalšia možnosť: vezmite za základ mieru spotreby paliva od Ministerstvo dopravy (Vyhláška č. AM-23-r zo 14. marca 2008). Oddelenie prijalo normy pre automobily domácej a zahraničnej výroby. Tieto normy používajú podniky a dopravcovia motorovej dopravy.

Príklad

Podrobnosti o vozidle nájdete v PTS, osvedčenie o evidencii vozidla.

Pre výpočet cestovných náhrad sa pozrieme na posledný stĺpec – základná spotreba PHM a mazív.

Ak sa údaje z dvoch zdrojov líšia, je vhodnejšie použiť odporúčania ministerstva dopravy. Tu si môžete dodatočne vypočítať príplatky za sezónnosť, výlety vo veľkých mestách (kde sú možné zápchy, dlhé zastávky na semaforoch).

Uzatváranie dokumentov

Na kompenzáciu výdavkov po pracovnej ceste súkromným autom zamestnanec prinesie do účtovníctva:

predbežná správa
poznámka

príklad poznámky

nákladný list (vyplnený vyslaným zamestnancom)

príklad nákladného listu

šeky, účtenky, účty za palivo.

Tento balík dokumentov potvrdzuje trvanie pracovnej cesty, použitie osobného auta v záujme spoločnosti a výdavky na ceste.

formulár nákladného listu vo vyhláške Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie z 28. novembra 1997 č. 78. Formulár je určený pre právnické osoby-dopravcov, ale môže byť upravený. Môžete si pripraviť aj vlastný formulár (a napísať o ňom miestny akt- pozícia napríklad na služobných cestách). V druhom prípade sa vyžadujú podrobnosti schválené ministerstvom dopravy (príkaz ministerstva dopravy Ruska z 18. septembra 2008 č. 152):

meno a číslo
doba platnosti nákladného listu = dátum cesty (deň, mesiac, rok). Nie viac ako mesiac. Obdobie pracovnej cesty sa musí zhodovať s tým, čo je zapísané poznámka V opačnom prípade budú mať daňové úrady otázky týkajúce sa účtovania výdavkov.
vlastník (majiteľ) vozidla (v našom prípade celé meno zamestnanca, adresa, telefónne číslo),
informácie o vozidle (typ, značka, číslo, Podrobnosti PTS, dátum údržby pred cestou, stav počítadla kilometrov pri odchode a príchode - najazdené kilometre v km.),
informácie o vodičovi (meno, číslo vodičského preukazu).

Nákladný list musí obsahovať podrobnú trasu a údaje o pohybe PHM a mazív: zvyšné PHM na začiatku a na konci jazdy, tankovanie počas jazdy. Je dôležité, aby kontroly (napríklad z čerpacích staníc) boli z bodov na trase pracovnej cesty - zhodovali sa s trasou nákladného listu. V opačnom prípade to vyvolá daňové problémy.

Zhrnutie

Na to, aby zamestnanec dostal náhradu za použitie osobnej dopravy na pracovnej ceste, musíte:

uzavrieť zmluvu o používaní osobného automobilu v záujme spoločnosti. Získajte osvedčenie o evidencii vozidla od zamestnanca TCP alebo osvedčenie o evidencii vozidla (overené kópie)
v príkaze na pracovnú cestu uviesť, že zamestnanec bude cestovať osobným autom
po pracovnej ceste vyhotoviť záznam a nákladný list. Toto vykonáva zamestnanec.
po pracovnej ceste priložte k výkazu výdavkov bloček, nákladný list, podporné doklady (kontroly čerpacej stanice, vyúčtovanie za cestu po spoplatnenej ceste).

Účinné od 8. augusta 2015 nové vydanie Poriadok o osobitostiach vysielania zamestnancov na pracovné cesty, schválený nariadením vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 č.749 (ďalej len Poriadok o pracovných cestách). Zmeny boli vykonané nariadením vlády Ruskej federácie z 29. júla 2015 číslo 771. Poďme zistiť, čo sa zmení v práci účtovníka.

Písomné rozhodnutie - podklad pre vyslanie na pracovnú cestu

Úradníci už druhýkrát za posledné roky upresňujú názov a postup vybavovania dokumentu, ktorý je potrebný. Ide teda o písomné rozhodnutie zamestnávateľa (ods. 2 ods. 3 Poriadku o pracovných cestách). To znamená, že sa objavil prívlastok „písaný“.

V praxi sa rozhodnutie vyhotovuje vo forme príkazu (pokynu) na vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu. Môže byť vydaný podľa jednotného formulára č. T-9, schváleného vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 1.5.2004 č.1.

Formu takejto objednávky (pokynu) môžete vypracovať a schváliť sami (časť 4 článku 9 federálneho zákona zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ). Spoločnosť má právo vziať za základ jednotnú formu a doplniť ju o potrebné polia. Príklad je uvedený nižšie (vzor 1).

Vzor 1 Objednávka pri odoslaní na pracovnú cestu

Poznámka. Pri použití osobného alebo prenajatého auta je potrebné spísať dodatočnú zmluvu k pracovná zmluva o využívaní osobného majetku zamestnanca na služobné účely alebo nájomná zmluva

V Poriadkoch o pracovných cestách nie je priamo uvedené, že je potrebné vydať písomný súhlas zamestnávateľa na cestovanie prechodom. Rostrud odporúča zakotviť postup pri využívaní prechodovej dopravy v miestnom regulačnom akte spoločnosti (list č. 1168-6-1 z 15. mája 2015).

poznámka

Ak zamestnanec išiel na pracovnú cestu autom, musí po návrate z pracovnej cesty vyhotoviť (ods. 2 ods. 7 nariadenia o pracovných cestách). Musí v ňom byť uvedená skutočná dĺžka pobytu na pracovnej ceste. Takéto odporúčania už predtým poskytli špecialisti Rostrud (listy č. 1168-6-1 z 15. mája 2015 a č. 831-6-1 z 10. apríla 2015). Vzorová poznámka je uvedená nižšie (vzor 2).

Ukážka 2

Dokumenty priložené k memorandu

K poznámke musí zamestnanec priložiť doklady potvrdzujúce dĺžku pobytu na pracovnej ceste. Ich zoznam bude závisieť od okolností cesty a ubytovania na služobnej ceste (pozri tabuľku nižšie).

* Doklad potvrdzujúci poskytnutie ubytovacích služieb v mieste pracovnej cesty (napríklad zmluva o nájme bytu od súkromnej osoby) musí obsahovať údaje ustanovené v pravidlách poskytovanie hotelových služieb v Ruská federácia, schváleného nariadením vlády Ruskej federácie z 25. apríla 1997 č.490.

Ak neexistujú doklady na cestu a pobyt

V poznámke môže zamestnanec vysvetliť dôvod nedostatku dokladov potvrdzujúcich cestovné náklady a náklady na ubytovanie. V tomto prípade môže byť skutočná doba pobytu na pracovnej ceste potvrdená listom od hostiteľskej spoločnosti (odsek 4, bod 7 Poriadku o pracovných cestách). V liste prijímajúcej spoločnosti musí byť uvedený dátum začiatku a konca obdobia.

Pozrite si časť poznámky nižšie (ukážka 3).

Ukážka 3

Odoslané denníky registrácie pracovníkov sú teraz voliteľné

Zrušuje sa odsek 8 Poriadku o pracovných cestách. Táto klauzula uložila ministerstvu práce Ruska povinnosť schváliť formuláre účtovných denníkov pre vyslaných pracovníkov a postup pri ich vypĺňaní.

Formuláre registrov schválené nariadením Ministerstva zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruska zo dňa 11. septembra 2009 č. 739n (ďalej len príkaz č. 739n) neboli zrušené a sú stále platné.

Nesmieš viesť...

evidenciu zamestnancov odchádzajúcich na pracovné cesty z vysielajúcej organizácie vo forme uvedenej v prílohe č. 2 k príkazu č. 739n;
evidenciu zamestnancov, ktorí sa dostavili do organizácie, do ktorej sú vyslaní vo forme uvedenej v prílohe č. 3 k príkazu č. 739n.

Zamestnávateľ však môže naďalej uchovávať tieto denníky, ak sa rozhodol naďalej používať tieto tlačivá.

... ale určite si ponechajte

Súčasná právna úprava ukladá zamestnávateľom povinnosť viesť evidenciu vyslaných pracovníkov pre dátum splatnosti. To znamená, že ich nemôžete len tak vyhodiť ako nadbytočné.

Registre zamestnancov vyslaných do Ruskej federácie sa musia uchovávať 5 rokov. Evidencia zamestnancov odchádzajúcich na zahraničné pracovné cesty sa musí uchovávať 10 rokov (odsek „h“ a poznámka 2 k odseku „h“ čl. 695 Zoznamu typického vedenia archívne dokumenty generované v priebehu činnosti vládne agentúry, telá miestna vláda a organizácie s uvedením lehôt skladovania, schváleného príkazom Ministerstva kultúry Ruska z 25. augusta 2010 č. 558).

Časopisy budú v blízkej budúcnosti zrušené

Je zrejmé, že zmeny zavedené nariadením vlády Ruskej federácie z 29. júla 2015 č.771 povedú k potrebe zrušiť Postup a formuláre evidencie zamestnancov odchádzajúcich na pracovné cesty z vysielajúcej organizácie a dochádzajúcich do organizácie do do ktorých sú vyslaní, schválený rozkazom č. 739n. Takýto záver možno vyvodiť z odseku 10 vysvetľujúca poznámka k návrhu nariadenia vlády Ruskej federácie, zverejneného dňa oficiálny portál na: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877.

september 2015

Aké doklady vystaviť, ak ide zamestnanec na pracovnú cestu súkromným autom? Prvé oficiálne objasnenia úradníkov o nákladoch na služobnú cestu.

otázka: Ak zamestnanec ide na pracovnú cestu a cestuje súkromným autom, po návrate vystaví bloček, pripojí všetky vynaložené výdavky spojené s autom (šeky, účtenky) ... neexistujú cestovné lístky ... jeden- časová cesta ... nechodí neustále na služobné cesty osobnými vozidlami. Aké ďalšie doklady je potrebné s ním vyhotoviť, aby som mu tieto výdavky uhradil (potrebujem príkaz na ich preplatenie?? ... alebo dodatok k pracovnej zmluve?? alebo je bloček s uznesením ust. manažérka dosť? .. veď cesta bola raz .. .nemá putovný charakter? A predsa v účtovníctve a daňovom účtovníctve by sa tieto výdavky mali brať do úvahy hneď ako ostatné výdavky, alebo treba PHM aktivovať na sklad a potom odpísať ako ostatné výdavky.

odpoveď: Stačí objednávka na služobnú cestu, memorandum, nákladný list a šeky na čerpacej stanici. Pozrite si odporúčania pre vzorky. Nie je potrebný príkaz na úhradu nákladov, dodatočný súhlas k pracovnej zmluve.

Zamestnanec, ktorý bol na pracovnej ceste v osobnej doprave - osobné auto alebo motocykel - musí odovzdať evidenčný list (odsek 7 schváleného predpisu).

Nákladný list zdôvodňuje množstvo spotrebovaného paliva, čo znamená, že je potrebné odpísať náklady na benzín. Okrem toho takýto doklad potvrdzuje, že zamestnanec používal svoje auto na služobné účely.

Na základe tržieb čerpacej stanice sa zaúčtuje Dt 10-3 - 71 Kt a na základe nákladného listu - Dt 20 (26 ...) - 10-3 Kt.

Odôvodnenie

Aké doklady vystaviť, ak ide zamestnanec na pracovnú cestu súkromným autom

Zamestnanec, ktorý bol na pracovnej ceste v osobnej doprave - osobné auto alebo motocykel - musí predložiť evidenčný list účtovnému oddeleniu. Toto je požiadavka odseku 7 ustanovenia schváleného nariadením vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 č. 749.

Toto uznesenie zároveň nešpecifikuje obsah poznámky. IN úradný dokument hovorí len, že v poznámke musí byť zaznamenaná skutočná dĺžka trvania cesty.

Nepreťažujte poznámku zbytočnými informáciami. Toto predsa nie je doklad, ktorý potvrdzuje používanie auta.

Zároveň je potrebný záznam na výpočet diét a potvrdenie súvisiacich výdavkov. To znamená, že musí obsahovať podrobnosti požadované pre primárny dokument (časť 2 článku 9 zákona č. 402-FZ zo 6. decembra 2011). Patrí medzi ne názov a dátum dokumentu, názov organizácie, obsah obchodnej transakcie, hodnota prirodzeného merania - počet dní cesty, podpis zamestnanca. Odporúčame vám tiež uviesť informácie, ktoré zvyčajne obsahuje každý cestovný doklad: čas a miesto odchodu a príletu.

Po návrate z pracovnej cesty zamestnanec predloží zamestnávateľovi potvrdenie. K nej prikladá doklady potvrdzujúce použitie osobnej dopravy na cestu do miesta pracovnej cesty a späť. Napríklad nákladný list, faktúry, potvrdenky, pokladničné šeky atď. Toto je uvedené v odseku 7 nariadenia schváleného nariadením vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 č. 749.

Vzor poznámky pre zamestnanca, ktorý cestuje na pracovnú cestu v súkromnej doprave

poznámka

Oznamujem Vám, že dňa 22.1.2015 o 10:00 som odišiel na pracovnú cestu. z Moskvy do Tveru vlastnou dopravou:

Dĺžka cesty teda bola 9 kalendárnych dní.

dodatok:

Nákladný list.

Ako často potrebujete vystaviť nákladný list pre auto

Táto frekvencia závisí od toho, či je organizácia podnikom motorovej dopravy alebo nie.

Ak ide o podnik motorovej dopravy, potom denne vyhotovujte cestovné listy. Keďže v tomto prípade sú takéto doklady platné jeden deň (zmena). Na dlhšie obdobie sa nákladné listy vydávajú len pri pracovných cestách. Potom vodič nezávisle zapíše podrobnú trasu s príslušnými dátumami. Vyplýva to z oddielu 2 pokynov schválených vyhláškou Goskomstatu Ruska z 28. novembra 1997 č.78.

Organizácie, ktoré nepatria k motorovým vozidlám, vydávajú nákladné listy s frekvenciou, ktorá vám umožňuje zdôvodniť náklady na pohonné hmoty a mazivá. Aspoň raz za mesiac (bod 10 príkazu Ministerstva dopravy Ruska z 18. septembra 2008 č. 152, list Ministerstva financií Ruska z 30. novembra 2012 č. 03-03-07 / 51 ).

Prvé oficiálne objasnenia úradníkov o nákladoch na služobnú cestu

Zamestnanec išiel na pracovnú cestu osobným autom

Dôležitý detail

Po návrate z cesty osobným autom musí zamestnanec spísať záznam. A priložte k nemu nákladný list, ako aj primárny dokument potvrdzujúci výdavky.

Podľa nových pravidiel je skutočný čas trvania pracovnej cesty, na ktorú zamestnanec išiel osobným autom, povinný uviesť v poznámke. Je potrebné ho predložiť po návrate z cesty spolu s podpornými dokladmi potvrdzujúcimi náklady a využitie dopravy na cestu na miesto pracovnej cesty a späť. Zoznam takýchto dokumentov je otvorený. Ide o nákladný list, účty, potvrdenky, pokladničné šeky atď. (článok 7 nariadenia č. 749).

Ale je možné, že zamestnanec nebude mať žiadne primárne dokumenty, čo sa podľa dátumu vzťahuje na obdobie cesty. Napríklad, ak do auta vopred natankoval, no nebýval v hoteli, ale u priateľov. Je možné v tomto prípade zohľadniť výdavky vo forme denných diét a nákladov na pohonné hmoty a mazivá len na základe potvrdenia?

Podľa úradníkov nie. Skutočné trvanie pracovnej cesty aj používanie auta na služobné účely musia byť potvrdené prvotnými dokladmi vyhotovenými v súlade s účtovnou legislatívou.

Opatrne!

Úradníci sa domnievajú, že záznam nepotvrdzuje použitie osobného auta na služobnej ceste. Pre zamestnanca je preto bezpečnejšie, ak si ho na pracovnej ceste naplní a ponechá si účtenky.

Aké dokumenty budú, na tom nezáleží. Malo by z nich však byť zrejmé, že zamestnanec skutočne najskôr odišiel do iného mesta a potom sa z neho vrátil (list Ministerstva financií Ruska z 20. apríla 2015 č. 03-03-06 / 22368).

Samozrejme, že okrem bločku musí mať zamestnanec aj nákladný list. Koniec koncov, odôvodňuje množstvo spotrebovaného paliva, čo znamená, že je potrebné odpísať náklady na benzín. Okrem toho takýto doklad potvrdzuje, že zamestnanec používal svoje auto na služobné účely. Bezpečnejšie však je, že k memorandu boli priložené aj šeky z čerpacej stanice, ktorá sa nachádza v mieste pracovnej cesty. V tomto prípade je nepravdepodobné, že by sa inšpektori pokúsili spochybniť realitu cesty.

Pracovná cesta, ako viete, je cesta zamestnanca na príkaz zamestnávateľa na určitý čas na vykonanie služobného poverenia mimo miesta. trvalé zamestnanie(článok 166 Zákonníka práce Ruskej federácie). Zamestnávateľ, ktorý vysiela zamestnanca na pracovnú cestu, je povinný uhradiť mu:

cestovné náklady;

Skladba výdavkov zrejme nie je vyčerpávajúca, čo znamená, že v štruktúre cestovných výdavkov zamestnanca možno zohľadniť aj iné druhy výdavkov spojených s pracovnou cestou. Zákonník práce Ruskej federácie (článok 168) dáva zamestnávateľovi právo nezávisle rozhodnúť, aké druhy výdavkov, v akej výške a v akom poradí uhradí svojim vyslaným zamestnancom. Navyše takéto rozhodnutie celkom určite je stanovená organizáciou buď v kolektívnej zmluve alebo v inej miestnej zmluve normatívny dokument, napríklad v pozícii na služobných cestách.

povinnosť zamestnávateľa preplatiť cestovné náklady, pracovné právo neobmedzuje zamestnávateľa vo výbere dopravy, ktorou sa zamestnanec dostane na miesto pracovnej cesty a späť na miesto výkonu práce. Vyslaný zamestnanec teda môže na tieto účely využiť dopravu. všeobecný účel, osobné alebo obchodné. Hoci podľa odseku 13 pokynu Ministerstva financií ZSSR, Štátneho výboru práce ZSSR, Celozväzovej ústrednej rady odborov zo dňa 7. 4. 88 č. 62 „O služobných cestách v rámci ZSSR “ (v súčasnosti naďalej funguje v časti, ktorá nie je v rozpore so Zákonníkom práce Ruskej federácie (článok 423 Zákonníka práce Ruskej federácie)) zamestnávateľ prítomnosť niekoľkých druhov dopravy spájajúcich miesto trvalého výkonu práce a miesto pracovnej cesty, môže cestujúcemu uviesť druh dopravy, ktorý by mal použiť. Takéto želanie je celkom vhodné uviesť v objednávke vyslania zamestnanca na pracovnú cestu. V prípade potreby môžete určiť cestovné v platenej triede. A ak má organizácia oficiálnu dopravu, tak nič nebráni tomu, aby sa zamestnávateľ rozhodol, že zamestnanec pôjde na služobnú cestu služobným autom.

Pripomeňme, že dnes sa zamestnávatelia pri vysielaní zamestnancov riadia Nariadením o osobitostiach vysielania zamestnancov na pracovné cesty (schváleným nariadením vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 č. 749) (ďalej len nariadenie na služobných cestách).

Účtovné funkcie

Vyššie uvedené ustanovenie upravuje náhradu výdavkov za cestu verejnou dopravou na stanicu, mólo, letisko, resp. na vydávanie cestovných dokladov a poskytovanie podstielky vo vlakoch (odsek 12). S prevádzkou a údržbou služobného vozidla počas pracovnej cesty nie sú spojené žiadne výdavky. Z hľadiska ekonomického obsahu ich však stále možno zaradiť medzi cestovné výdavky, keďže sú spojené s cestou zamestnanca do miesta pracovnej cesty a späť.

Služobné auto sa nevzťahuje na MHD, preto sa zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu služobným vozidlom namiesto zaplatenia cestovného poskytne potrebná zásoba pohonných hmôt. Ak táto zásoba nestačí, vyslaná osoba dostane peniaze oproti správe o nákupe pohonných hmôt a iných materiálov súvisiacich s prevádzkou vozidla na ceste. Zúčtovateľná čiastka sa zvyčajne vydáva v hotovosti z pokladne organizácie, aj keď v súčasnosti je čoraz populárnejšia bezhotovostná metóda - vystavením firemnej banková karta alebo špeciálna palivová karta.

Dĺžka pracovnej cesty sa určuje s prihliadnutím na prítomnosť služobného vozidla na ceste. Toto obdobie je zasa určené internými dokumentmi vypracovanými s ohľadom na bezpečnostné požiadavky. Ak takýto interný dokument nie v organizácii, potom môžete využiť ustanovenia oddielu V „Dodacia lehota, dodanie tovaru. Čistenie vozidiel a kontajnerov“ Pravidiel pre cestnú prepravu tovaru (schválené nariadením vlády Ruskej federácie č. 272 zo dňa 15. apríla 2011). Podľa článku 63 pravidiel musí organizácia motorovej dopravy dodať tovar na miesto určenia v medzimestskej doprave v sadzbe jeden deň na každých 300 km prepravnej vzdialenosti.

Na príkaz vedúceho organizácie sa vyslanému pracovníkovi poskytuje záloha na cestovné náklady. Pri jej výpočte sa okrem dennej diéty a nákladov na prenájom obydlia zohľadňujú aj predpokladané náklady na prevádzku a údržbu auta počas cesty: platba za pohonné hmoty a mazivá, parkovné, rôzne poplatky. Nezabudnite na možnosť poruchy auta po ceste. Preto je žiaduce vopred počítať s určitou sumou na drobné opravy a nákup náhradných dielov.

Zamestnanec organizácie na služobnom aute ide v dňoch 26.5.-4.6.2014 na pracovnú cestu. Vzdialenosť do cieľa je niečo cez 1200 km. kolektívna zmluva denný príspevok na služobné cesty je stanovený na 1 000 rubľov. zavedená norma spotreba paliva v organizácii na auto - 23 litrov na 100 km. Pri výpočte zálohy sú náklady na 1 liter paliva 35 rubľov, platba za ubytovanie je 1 500 rubľov. za deň.

Ak sa obrátime na pravidlá prepravy, tak spiatočná cesta bude trvať 8 dní (2400 km: 300 km/deň). Zamestnanec potrebuje dva dni na vyriešenie výrobného problému. S ohľadom na to bol vypracovaný odhad nákladov a zamestnancovi bola vyplatená záloha vo výške 47 000 rubľov. (1000 rubľov/deň × 10 dní + 1500 rubľov/deň × 9 dní + 1200 km × 2 × 23 l: 100 km × 35 rubľov/l + 4180 rubľov), kde 10 dní - trvanie služobnej cesty, 4180 rubľov. - dodatočná suma určená na poplatky za parkovanie, prípadné poplatky atď.

IN účtovníctvo platba vopred je sprevádzaná nasledujúcim záznamom:

Debet 71 Kredit 50

47 000 rubľov. - vystavené na účte prostriedkov na pracovnú cestu.

Pri vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu cez územie Ruskej federácie sa vydávajú tieto doklady:

príkaz (pokyn), aby ho vyslal na pracovnú cestu;
oficiálna úloha, ktorá uvádza účel cesty;
cestovný doklad.

Podľa značiek v cestovnom liste sa zisťuje skutočný čas strávený zamestnancom na pracovnej ceste.

Od 1. januára 2013 požiadavka na uplatnenie jednotné formy pri príprave prvotných účtovných dokladov v federálny zákon zo dňa 11.12.11 č. 402-FZ „O účtovníctve“ chýba. Ministerstvo financií Ruska v informácii č. PZ-10/2012 poznamenalo, že formuláre prvotných účtovných dokladov ustanovené r. oprávnených orgánov v súlade s inými federálnymi zákonmi a na ich základe (napríklad tlačivá pokladničných dokladov).

Po nadobudnutí účinnosti zákona č. 402-FZ majú mimovládne organizácie podľa Rostruda právo samostatne používať nimi vypracované formy prvotných účtovných dokladov (list č. PG / 1487-6-1 zo 14. februára , 2013, č. PG / 10659-6 z -1, zo dňa 09.01.13 č.2-TZ). Vzhľadom na otázku spracovania primárnych dokumentov pri vysielaní zamestnanca na služobnú cestu úradníci poznamenali, že príslušné dokumenty by sa mali vypracovať v súlade s formulármi schválenými vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 05.01.04 č. 1 ( list Ministerstva práce Ruska zo dňa 14.02.13 č ). Tým istým uznesením boli schválené tieto dokumenty týkajúce sa pracovných ciest:

príkaz (pokyn) na vyslanie zamestnanca (zamestnancov) na pracovnú cestu (tlačivá č. T-9 a T-9a);
cestovný doklad (formulár č. T-10);
služobná úloha na vyslanie na pracovnú cestu a správa o jej vykonaní (tlačivo č. T-10a).

O niečo neskôr Rostrud v liste z 3.4.2013 č. 164-6-1 tiež vysvetlil, že pri registrácii cestovný doklad mali by ste použiť jednotný formulár č. T-10 a riadiť sa pokynmi na jeho vyplnenie, schválenými týmto uznesením Goskomstatu Ruska.

Vodičovi služobného vozidla sa okrem potvrdenia o pracovnej ceste vystavuje aj nákladný list. Pripomeňme, že nákladný list v súlade s odsekom 14 článku 2 federálneho zákona z 8. novembra 2007 č. 259-FZ "Charta cestnej dopravy a mestskej pozemnej elektrickej dopravy" je dokument, ktorý slúži na evidenciu a kontrolu prevádzky vozidlo, vodič.

Organizácia môže slúžiť ako vzor medzisektorová forma nákladný list (formulár č. T-3, schválený vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruska z 28. novembra 1997 č. 78 „O schválení jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie na účtovanie prevádzky stavebných strojov a mechanizmov, prac. v cestná preprava“) a samostatne vypracovaná forma takéhoto dokumentu.

Vlastnoručne vyvinutý formulár nákladného listu musí obsahovať náležitosti uvedené v odseku 3 Povinné údaje a postup pri vypĺňaní nákladných listov (schválený nariadením Ministerstva dopravy Ruska zo dňa 18. septembra 2008 č. 152):

názov a číslo nákladného listu;
informácie o platnosti nákladného listu;
údaje o vlastníkovi (vlastníkovi) vozidla;
informácie o vozidle;
informácie o vodičovi.

Absencia aspoň jedného z nich, ako aj možné chyby a nepresnosti pri vypĺňaní údajov jednotného formulára poukážky môžu viesť ku konfliktu s daňovými úradmi.

Názov nákladného listu označuje typ vozidla, pre ktorý je vystavený. Číslo nákladného listu je uvedené v záhlaví v chronologickom poradí podľa systému číslovania prijatého vlastníkom vozidla. V záhlaví nákladného listu je tiež nalepená pečať alebo pečiatka organizácie - vlastníka vozidla.

Nákladný list sa vystavuje na celú dobu trvania cesty, preto by mal uvádzať dátum začiatku a konca cesty.

Podrobnosti o vozidle zahŕňajú:

typ a model automobilu;
štátna registračná značka;
stavy kilometrov (celé kilometre), keď auto opustí garáž a vstúpi do garáže;
dátum (deň, mesiac, rok) a čas (hodiny, minúty) výjazdu vozidla z miesta trvalého parkovania a jeho príchodu na určené parkovisko.

Informácie o vodičovi zahŕňajú priezvisko, meno a priezvisko vodiča, ako aj dátum (deň, mesiac, rok) a čas (hodiny, minúty) pred a po ceste. lekárska prehliadka vodič. Poskytujú sa údaje o prechode takýchto kontrol zdravotnícky pracovník ktorí vykonali príslušnú kontrolu a sú osvedčení pečiatkou a podpisom s uvedením priezviska, mena a rodného priezviska.

Itinerár musí obsahovať aj:

značka, množstvo vydaného paliva;
zostatok paliva pri odchode a pri návrate;
spotreba paliva podľa normy a skutočnej;
šetrenie alebo plytvanie palivom.

Vedenie štátnej štatistickej služby odporučilo úplne vyplniť časť nákladného listu „Pohyb paliva“ pre všetky podrobnosti na základe skutočných nákladov a ukazovateľov prístrojov (list Rosstat zo dňa 3. 2. 2005 č. IU-09-22 / 257). Na základe nákladných listov potvrdzujúcich platnosť najazdených kilometrov sa odpisujú výdavky za PHM a mazivá podľa pokladničných dokladov, kupónov alebo iných dokladov.

V účtovníctve sa pohonné hmoty a mazivá odpisujú na základe údajov o skutočnej spotrebe paliva. Spotreba sa určuje na základe najazdených kilometrov auta, ktorý je uvedený v nákladnom liste. Organizácia musí mať administratívny dokument, ktorá schvaľuje sadzby spotreby paliva pre každú značku a úpravu auta. Je možné použiť skutočné ukazovatele vyhoreného paliva a mazív, ak sú definované v dokumente. Pri schvaľovaní sadzieb spotreby sa môžete odvolávať na hodnoty uvedené v metodické odporúčania"Normy spotreby palív a mazív v cestnej doprave" (schválené nariadením Ministerstva dopravy Ruska zo dňa 14. marca 2008 č. AM-23-r) (ďalej len normy spotreby paliva).

Zadná strana nákladného listu obsahuje časť určenú na zobrazenie informácií o trase vozidla. Táto časť je vyplnená vo všetkých bodoch na trase auta.

Odraz v účtovníctve

Pridelený zamestnanec je povinný po návrate z pracovnej cesty predložiť zamestnávateľovi zálohový výkaz (ako taký jednotný formulár zálohového výkazu č. AO-1 (schválený vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruska zo dňa 8.01. .01 č. 55) možno použiť na sumy vynaložené v súvislosti s pracovnou cestou do 3 pracovných dní a vykonať konečné zúčtovanie preddavku na cestovné, ktorý mu bol vydaný pred odchodom na pracovnú cestu (odsek 26 ods. predpis o pracovných cestách). TO predbežná správa priložené:

cestovný certifikát;
nákladný list s dokladmi potvrdzujúcimi výdavky na prevádzku vozidla na pracovnej ceste (šeky KKT na nákup pohonných látok a mazív, šeky KKT alebo potvrdenia o pristavení auta, potvrdenia o zaplatení poplatkov a pod.);
doklady o prenájme obytných priestorov;
doklady potvrdzujúce uskutočnenie iných výdavkov súvisiacich s pracovnou cestou.

Uvedený paragraf 26 cestovného poriadku ukladá zamestnancovi podriadiť sa písanie správa o vykonanej práci na pracovnej ceste, dohodnutá s prednostom konštrukčná jednotka zamestnávateľ. Vo formulári č. T-10a je na to uvedený osobitný oddiel.

Cestovné výdavky priamo súvisiace s výrobou a predajom výrobkov (práce, služby) sú výdavkami na bežné činnosti (bod 5 vyhlášky o účtovníctvo"Výdavky organizácie" PBU 10/99, schválené. vyhlášky Ministerstva financií Ruska zo 6. mája 1999 č. 33n) a sú zohľadnené na ťarchu účtov nákladového účtovníctva:

Debet 20, 26, 44 atď. Kredit 71

Cestovné náklady boli účtované na ťarchu.

Nakúpené pohonné látky a mazivá je potrebné najskôr zaúčtovať ako zásoby na účet 10 „Materiály“ podúčet 3 „Pohonné hmoty“. Potom sa vyhorené palivo odpíše na nákladové účty.

Na rozšírenie trhu pre svoje produkty sa organizácia zúčastňuje výstavy, ktorá sa koná v inom meste od 27. mája do 30. mája 2014. Vzdialenosť do mesta je cca 500 km. Prezentovaná expozícia je privezená služobným autom. Zamestnanec bol v zmysle objednávky vyslaný na pracovnú cestu od 26. mája do 31. mája. Inštalovaná veľkosť denne - 1 000 rubľov / deň. Zamestnancovi bola vyplatená zálohová platba vo výške 21 000 rubľov.

Zamestnanec po návrate z pracovnej cesty predložil 2. júna zálohový výkaz, ku ktorému priložil tieto doklady potvrdzujúce vynaložené výdavky:

hotelový príjem za ubytovanie od 26. mája do 31. mája vo výške 8250 rubľov. DPH v účtenke je zvýraznená v samostatnom riadku - 1258,47 rubľov;
KKM šeky na nákup paliva a mazív vo výške 4380 rubľov. s uvedením DPH 668,14 rubľov;
príjmy za parkovanie - 1500 rubľov.

Predbežná správa zahŕňa diétu - 6 000 rubľov. (1 000 rubľov / deň × 6 dní).

Celková suma cestovných nákladov predstavovala 20 130 rubľov. (8250 + 4380 + 1500 + 6000). Na túto sumu bola schválená aj predbežná správa. Nevyužitá zálohová platba - 870 rubľov. (21 000 - 20 130) - zrazené zo mzdy zamestnanca.

V účtovníctve sa vykonávajú tieto zápisy:

Debet 71 Kredit 50

21 000 rubľov. - finančné prostriedky na pracovnú cestu boli vystavené na účet;

Debet 10-3 Kredit 71

3711,86 RUB - boli pripísané nakúpené palivá a mazivá;

Debet 19 Kredit 71

668,14 RUB - pridelila sumu DPH uvedenú v kontrolách na nákup pohonných látok;

Debet 26 Kredit 10-3

3711,86 RUB - odpísať náklady na pohonné hmoty a mazivá spotrebované pri ceste na miesto pracovnej cesty a späť;

Debet 26 Kredit 71

1500 rub. - odráža náklady na zaplatenie za parkovanie;

Debet 26 Kredit 71

6991,53 RUB (8250 - 1258,47) - zohľadňujú sa výdavky na ubytovanie;

Debet 19 Kredit 71

1258,47 RUB - pridelil sumu DPH na životné náklady;

Debet 29 Kredit 71

6000 rubľov. - zohľadňuje sa výška dennej náhrady za pracovnú cestu;

Debet 94 Kredit 71

820 rubľov. - odrážala výšku nevyužitej zálohovej platby;

Debet 70 Kredit 94

820 rubľov. - dlh zamestnanca sa časovo rozlišuje vo výške nespotrebovaného preddavku.

Pomerne často sa služobné auto používa na rozvoz tovaru zakúpeného v inom lokalite RF zásoby (vrátane tovaru). V tomto prípade sú cestovné náklady zahrnuté v nákladoch na doručenie inventára. A je o nich známe, že sú neoddeliteľnou súčasťou skutočné obstarávacie ceny nakúpených zásob (článok 6 účtovného predpisu „Účtovanie zásob“ (PBU 5/01), schválený nariadením Ministerstva financií Ruska zo dňa 9. 6. 2001 č. 44n). Preto je potrebné v účtovníctve vykonať tento zápis:

Debet 10 (41) Kredit 71

Výška cestovného je zohľadnená v skutočných nákladoch na nakupovaný materiál (tovar).

Ak sa služobné vozidlo používa na dodanie dlhodobého majetku zakúpeného v inom meste Ruskej federácie, cestovné náklady sa klasifikujú ako ostatné náklady priamo súvisiace s obstaraním predmetu. Preto sú zahrnuté do počiatočných nákladov (článok 8 účtovného predpisu „Účtovanie dlhodobého majetku“ (PBU 6/01), schváleného nariadením Ministerstva financií Ruska zo dňa 30.03.01 č. 26n).

Vodič bol vyslaný na pracovnú cestu od 12. mája do 15. mája 2014 na dodanie dlhodobého majetku, ktorého náklady sú 80 830 rubľov vrátane DPH 12 330 rubľov. (platba na faktúru za objekt bola zrealizovaná 5. mája). Po návrate zo služobnej cesty im bola 16. mája predložená zálohová správa vo výške 17 300 rubľov. Vykazovaná suma zahŕňa aj DPH pridelenú ako samostatný riadok v potvrdení o ubytovaní v hoteli a v šekoch KKM na nákup paliva - 1983,05 rubľov. Hlavné zariadenie bolo uvedené do prevádzky 31. mája.

V účtovných záznamoch sa v máji vykonávajú tieto zápisy:

Debet 08 Kredit 60

68 500 RUB - faktúra dodávateľa dlhodobého majetku je prijatá na zaplatenie;

Debet 19 Kredit 60

12 330 RUB - pridelená DPH na objekt;

Debet 60 Kredit 51

80 830 RUB - uhradená faktúra za predmet;

Debet 08 Kredit 71

15 316,95 RUB (17 300 - 1983,05) - výška cestovných nákladov spojených s dodaním dlhodobého majetku sa zohľadňuje pri tvorbe jeho počiatočných nákladov;

Debet 19 Kredit 71

RUB 1983,05 - pridelená DPH na cestovné náklady;

Debet 01 Kredit 08

60 588 RUB (68 500 + 15 316,95) - objekt bol daný do prevádzky;

14 313,05 RUB (12 330 + 1983,05) - akceptované na odpočet DPH účtovanej dodávateľom dlhodobého majetku av cestovných nákladoch.

zdaňovanie

- DPH

Pri nákupe PHM a mazív za hotovosť je na účte za PHM v súčasnosti vo väčšine prípadov uvedená výška DPH. Od začiatku kapitoly 21 daňového poriadku Ruskej federácie finančníci vyjadrili názor, že nie je možné odpočítať sumu dane z pridanej hodnoty pridelenú v šeku KKM z dôvodu chýbajúcej faktúry (list ministerstva Financie Ruska zo dňa 09.03.10 č. 03-07-11 / 51).

Ústavný súd Ruskej federácie ešte v polovici 2000-tych rokov upozornil, že faktúra nie je jediným dokladom na poskytovanie odpočtov platiteľovi dane na dani z pridanej hodnoty. Odpočítanie dane je možné poskytnúť aj na základe iných dokladov potvrdzujúcich platbu (rozhodnutie Ústavného súdu Ruskej federácie zo dňa 2.10.03 č. 384-O).

Prezídium Najvyššieho arbitrážneho súdu Ruskej federácie zasa vo svojom uznesení z 13. mája 2008 č. 17718/07 uviedlo nasledovné.

Odpočítanie dane sa vykonáva na základe faktúr vystavených predávajúcimi pri nákupe tovaru (práce, služby) a dokladov potvrdzujúcich skutočné zaplatenie súm dane predložených platiteľovi dane po registrácii tovaru (práce, služby) s prihliadnutím na prvky ustanovené v článku 172 Daňového poriadku Ruskej federácie a za prítomnosti príslušných základných dokumentov (odsek 1, článok 172 Daňového poriadku Ruskej federácie vo vydaní, ktoré bolo v platnosti počas kontrolovaného obdobia).

Podľa odseku 7 článku 168 daňového poriadku Ruskej federácie pri predaji tovaru za hotovosť organizáciami (podnikmi) a individuálnymi podnikateľmi v maloobchode a Stravovanie, ako aj iných organizácií, fyzických osôb podnikateľov vykonávajúcich práce a poskytujúcich platené služby priamo verejnosti, sa požiadavky uvedené v odsekoch 3 a 4 tohto článku na vyhotovenie zúčtovacích dokladov a vystavenie faktúr považujú za splnené, ak predávajúci vystavil kupujúcemu pokladničný doklad alebo iný doklad stanovený formulárom.

V spornom zdaňovacom období podnikateľ na čerpacích staniciach, ktoré vykonávajú maloobchodné pre obyvateľov bol nakúpený benzín, úhrada bola realizovaná vrátane DPH v hotovosti v hotovosti a potvrdené pokladničným dokladom vystaveným predávajúcim. Na realizáciu podnikateľ použil benzín podnikateľská činnosť, teda za operácie uznané ako predmet DPH. Doklady o použití benzínu na iné účely inšpekciou sa nepredkladajú.

Teda odmietnutie podnikateľa prijať daňový odpočet daň z pridanej hodnoty nemožno uznať za legitímnu.

Konanie platiteľov dane, ktorí akceptovali DPH priznanú v bloček pri nákupe benzínu za hotovosť, pri absencii faktúry a pri rozhodnutiach Federálnej protimonopolnej služby Severozápadný okresč. A56-29646/2007 zo dňa 22.04.2007;

Ak však suma DPH nie je zvýraznená v samostatnom riadku v šeku KKM potvrdzujúcom zaplatenie pohonných hmôt a mazív, potom daňovník nie je oprávnený určiť ju výpočtom na následné predloženie na odpočet (vyhláška Federálnej protimonopolnej služby Sever -Západný okres zo dňa 03.09.13 č. А56-4764 / 2013) .

Pre odpočítanie sumy DPH za ubytovanie v hoteli je potrebné zvýrazniť výšku dane ako samostatný riadok v prísnom výkaze, ktorý sa vydáva pri platbe za ubytovacie služby. vyplnené v pravý čas prísne tlačivá hlásenia alebo ich kópie so samostatným riadkom sumy DPH vystavené zamestnancovi a zahrnuté v hlásení o pracovnej ceste sa v tomto prípade evidujú v knihe nákupov (bod 18 Pravidiel pre vedenie knihy nákupov pri výpočte dane z pridanej hodnoty, príloha č. 4 k uzneseniu vlády Ruskej federácie z 26. decembra 2011 č. 1137).

Pokračovanie príkladu 2

V súlade s pravidlami vedenia nákupnej knihy a stanoviskom Najvyššieho arbitrážneho súdu Ruskej federácie vyjadreným v uznesení č. paliva a mazív:

Debet 19 Kredit 68 podúčet „Výpočty DPH“

1926,61 rub. (1258,47 + 668,14) - akceptované na odpočet DPH zaplatenej za ubytovanie a nakúpené PHM.

- daň z príjmu

Výdavky na pracovné cesty, najmä na cestu zamestnanca do miesta výkonu práce a späť do miesta trvalého výkonu práce, nájomné za ubytovanie a diéty v zmysle § 264 ods. 1 § 264 daňového poriadku Ruskej federácie, sú zahrnuté v ostatných nákladoch spojených s výrobou a predajom.

Podľa odseku 1 článku 252 daňového poriadku Ruskej federácie sa na účely zdaňovania ziskov ako výdavky uznávajú primerané a zdokumentované náklady, ktoré daňovníkovi vznikli. Doloženými výdavkami sa zároveň rozumejú výdavky potvrdené dokladmi vyhotovenými v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie alebo dokladmi vyhotovenými v súlade s colnými zvyklosťami. obchodného obratu aplikovaný v cudzej krajiny, na území ktorej boli príslušné výdavky vynaložené, a (alebo) doklady nepriamo potvrdzujúce vynaložené výdavky vrátane objednávky pracovnej cesty, cestovných dokladov, protokolu o vykonaných prácach podľa zmluvy. Akékoľvek náklady sa účtujú ako náklady za predpokladu, že sú vynaložené na realizáciu činností zameraných na vytváranie výnosov.

Na základe tejto normy musia byť riadne vyhotovené všetky doklady o skutočne vynaložených výdavkoch vyslanej osoby. „Nedostatky“ pri ich realizácii majú za následok rozpor medzi predbežnou správou a požiadavkami právnych predpisov Ruskej federácie, a preto výška výdavkov v nej uvedená nemôže byť zahrnutá do výdavkov na účely zdanenia ziskov, pretože nemá riadne listinné dôkazy (list Ministerstva financií Ruska zo 14. septembra 2009 č. 03-03-05/169).

Spôsob účtovania výnosov a nákladov v daňovom účtovníctve ovplyvňuje dobu účtovania predmetných výdavkov. Takže pri použití metódy časového rozlíšenia sa cestovné náklady vykazujú vo vykazovanom (daňovom) období, v ktorom je schválená zálohová správa (odsek 5, odsek 7, článok 272 daňového poriadku Ruskej federácie).

Pri hotovostnej metóde schválenie zálohového výkazu nestačí na vyúčtovanie cestovných výdavkov, ktoré znižujú prijaté príjmy. Vyžaduje sa aj ich skutočná platba (článok 3 článku 273 daňového poriadku Ruskej federácie). Ak teda suma výdavkov vynaložených na pracovnú cestu presahuje prijatý preddavok, potom možno presahujúcu časť započítať do výdavkov až po zaplatení dlhu voči cestujúcemu.

Na základe spomínanej normy odseku 1 článku 252 Daňového poriadku Ruskej federácie finančné oddelenie odporúča v daňovom účtovníctve pri určovaní platnosti nákladov na pohonné hmoty pre služobné vozidlo zohľadňovať vyššie uvedenú spotrebu pohonných hmôt. sadzby (listy Ministerstva financií Ruska zo dňa 27. januára 2014 č. 03-03-06/1/2875, zo dňa 03.06.13 č. 03-03-06/1/20097). Predtým úradníci považovali uplatňovanie týchto noriem za povinné (listy Ministerstva financií Ruska zo dňa 3. 9. 10 č. 03-03-06 / 2/57, zo dňa 14. 1. 2009 č. 03-03-06 / 1/6 ). Tohto stanoviska sa držali aj moskovské daňové úrady (listy Federálnej daňovej služby Ruska pre Moskvu z 30. decembra 2009 č. 16-15 / 139308, zo dňa 3. novembra 2009 č. 16-15 / 115253). Vo vzťahu k autám, pre ktoré nie sú schválené sadzby spotreby pohonných hmôt a mazív, úradníci odporučili, aby sa daňovník riadil príslušným technická dokumentácia alebo informácie poskytnuté výrobcom vozidla.

Je potrebné poznamenať, že zo samotnej normy odseku 1 pododseku 11 článku 264 daňového poriadku Ruskej federácie, ktorá umožňuje zahrnúť výdavky na údržbu služobných vozidiel do iných nákladov spojených s výrobou a predajom, požiadavka na ich prídelový režim nenasleduje. Preto je legitímne ich v plnom rozsahu zohľadniť v ekonomickom odôvodnení vynaložených nákladov.

Federálna protimonopolná služba Západosibírskeho dištriktu vo svojom uznesení zo dňa 5.4.2012 č. A27-8757 / 2011 uviedla, že v kapitole 25 daňového poriadku Ruskej federácie nie je stanovené prídelové rozdelenie spotreby paliva. neobsahuje odkazy na schválené normy spotreby paliva a mazív. Sumy výdavkov sa musia zohľadniť pri výpočte dane z príjmu v plnej výške, pričom sa zohľadnia ustanovenia článku 252 daňového poriadku Ruskej federácie o potrebe ekonomického zdôvodnenia vynaložených výdavkov. Sudcovia zároveň podporili správcu dane, ktorý považoval za nezákonné, aby daňovník zahrnul do nákladov na pohonné látky v plnej výške náklady na pohonné hmoty, ktorých výška presahovala sadzby spotreby pohonných látok vypočítané organizáciou samostatne na základe vyššie uvedeného. miery spotreby paliva a schválené na základe objednávok spoločnosti. Prevyšujúca časť podľa ich názoru nie je potvrdená dostatočnými dôkazmi preukazujúcimi výrobný charakter sporných nákladov, ich ekonomické opodstatnenie. Preto je ich zahrnutie do výdavkov pri zisťovaní základu dane z príjmov nezákonné.

rozhodcovia FAS Centrálny obvod tiež poznamenal, že Daňový poriadok Ruskej federácie neupravuje prídelový pomer nákladov na pohonné hmoty a mazivá na účely zdanenia zisku a schválené normy pre spotrebu pohonných hmôt a mazív v cestnej doprave č. R3112194-0366-03 Ministerstvom dopravy Ruska dňa 29.04.03 (platné počas obdobia auditu), mali poradný charakter ( vyhláška Federálnej protimonopolnej služby Centrálneho obvodu zo dňa 04.04.08 č. А09-3658/07-29, rozhodnutie z r. Najvyšší arbitrážny súd Ruskej federácie zo dňa 8. 14. 2008 č. 9586/08 odmietol postúpiť prípad Prezídiu Najvyššieho arbitrážneho súdu Ruskej federácie na prerokovanie formou dohľadu).

Vyššie bolo uvedené, že cestovné náklady sa účtujú ako ostatné náklady súvisiace s výrobou a predajom. Zároveň je nejasnosť v ich zadávaní, keď je pracovná cesta spojená s obstaraním dlhodobého majetku. Podľa odseku 1 článku 257 daňového poriadku Ruskej federácie počiatočná cena dlhodobého majetku pozostáva z nákladov na jeho obstaranie, výstavbu, výrobu, dodanie a uvedenie do stavu, v ktorom je vhodný na použitie.

Sudcovia Federálnej protimonopolnej služby Východosibírskeho dištriktu mali za to, že náklady na pracovné cesty zamestnancov organizácie priamo súvisiace s dodaním automobilov zakúpených spoločnosťou z miesta ich dodania a prevzatia do miesta ich použitia v r. výrobné činnosti(náklady na cestovné na miesto ich presunu, platba za ubytovanie v hoteli, ako aj výdavky na nákup pohonných hmôt), podliehajú zvýšeniu účtovná hodnota zakúpené autá, a nie do výdavkov na daň z príjmov (uznesenie Federálnej protimonopolnej služby Východosibírskeho okresu zo 7. 7. 2009 č. A19-1020 / 09).

Cestovné náklady spojené s nákupom áut tvoria podľa sudcov Federálnej protimonopolnej služby okresu Volga počiatočné náklady dlhodobého majetku a odpisujú sa prostredníctvom odpisového mechanizmu (uznesenie Federálnej protimonopolnej služby okresu Volga zo dňa 12. februára 2008 č. A12-10256 / 07-C60).

Zároveň sudcovia Federálnej protimonopolnej služby Uralského okresu, odvolávajúc sa na vyššie uvedenú normu odseku 1 pododseku 11 článku 264 daňového poriadku Ruskej federácie, zvážili konanie daňovníka, ktorý pripísal výdavky na pracovné cesty súvisiace s obstaraním dlhodobého majetku, do ostatných výdavkov zohľadnených pri výpočte dane z príjmov, zákonné .

Na vyriešenie tejto nejasnosti pomôže spresnenie v účtovnej politike daňovníka postupu účtovania cestovných výdavkov súvisiacich s obstaraním dlhodobého majetku a zásob. Je rozumné, aby ich daňovník zaradil medzi ostatné výdavky.

- daň z príjmu

Ak zamestnávateľ platí daňovníkovi cestovné výdavky v tuzemsku aj zahraničí, zdaniteľným príjmom nie sú denné diéty vyplácané v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie, najviac však:

700 rubľov za každý deň služobnej cesty na území Ruskej federácie;
2 500 rubľov za každý deň na zahraničnej služobnej ceste, -

ako aj skutočne vynaložené a zdokumentované cielené výdavky na cestu do az miesta určenia, ubytovanie (článok 3 článku 217 daňového poriadku Ruskej federácie).

- poistné

Pri platení nákladov na pracovné cesty zamestnancov na území Ruskej federácie aj mimo jej územia sa poistnému nevzťahujú:

na povinné dôchodkové poistenie;
povinné sociálne poistenie v prípade dočasnej invalidity a v súvislosti s materstvom;
povinné zdravotné poistenie;
povinné sociálne poistenie proti pracovným úrazom a choroby z povolania -

diéty, ako aj skutočne vynaložené a zdokumentované cielené výdavky vrátane ciest do az miesta určenia, na prenájom obydlia (klauzula 2, článok 9 federálneho zákona z 24. júla 2009 č. Dôchodkový fond Ruskej federácie, Fondu sociálneho poistenia Ruskej federácie, Federálneho fondu povinného zdravotného poistenia“, odsek 2 čl. 20.2 federálneho zákona z 24. júla 1998 č. 125-FZ „O povinnom sociálne poistenie z pracovných úrazov a chorôb z povolania).

Koniec príkladu 2

Keďže podľa miestneho normatívny akt organizácie, denná diéta na pracovných cestách je stanovená na 1 000 rubľov, potom sa pri určovaní dane z príjmu fyzických osôb, ktorá sa má zraziť z príjmu zamestnanca na konci júna, pripočítava dodatočné prekročenie denných diét nad stanovený limit 3 000 rubľov. odmenu za odpracované dni v tomto mesiaci. ((1000 rubľov/deň - 700 rubľov/deň) × 10 dní).

Príspevky na poistenie do mimorozpočtových fondov a za úrazy z cestovných nákladov sa neúčtujú.

Zamestnávateľ, ktorý vysiela zamestnanca na pracovnú cestu, je povinný uhradiť mu:

cestovné náklady;
náklady na prenájom obydlia;
dodatočné výdavky spojené s bývaním mimo miesta trvalého bydliska (denná dávka);
iné výdavky, ktoré zamestnanec vynaložil s dovolením alebo vedomím zamestnávateľa.

Na príkaz vedúceho organizácie sa vyslanému zamestnancovi poskytuje preddavok na cestovné náklady. Pri jej výpočte sa okrem dennej diéty a nákladov na prenájom obydlia zohľadňujú aj predpokladané náklady na prevádzku a údržbu auta počas cesty: platba za pohonné hmoty a mazivá, parkovné, rôzne poplatky.

Od 1. januára 2013 nie je vo federálnom zákone z 11. decembra 2011 č. 402-FZ „O účtovníctve“ požiadavka na používanie jednotných formulárov pri zostavovaní prvotných účtovných dokladov.

Ak je vlastníkom (vlastníkom) vozidla subjekt, potom by príslušná pozícia mala uvádzať jej názov, právnu formu, miesto a telefónne číslo. Ak auto patrí individuálny podnikateľ, potom sa uvedie jeho priezvisko, meno, priezvisko, poštová adresa a telefónne číslo.

Ak k dokladom priloženým k zálohovému výkazu nie sú žiadne poznámky, ktoré potvrdzujú vynaložené výdavky počas pracovnej cesty, potom sa zálohový výkaz prijíma do účtovníctva okamihom schválenia výkazu.

Pre odpočítanie sumy DPH za ubytovanie v hoteli je potrebné zvýrazniť výšku dane ako samostatný riadok v prísnom výkaze, ktorý sa vydáva pri platbe za ubytovacie služby.

Ak výška výdavkov vynaložených na pracovnú cestu presahuje prijatý preddavok, potom možno presahujúcu časť započítať do výdavkov až po zaplatení dlhu cestujúcemu.

Podľa názoru moskovských daňových úradov môže organizácia zohľadniť náklady na služobné cesty v počiatočných nákladoch dlhodobého majetku, ak tieto náklady vznikli pred uvedením objektu do prevádzky (v liste sa považovala výstavba dlhodobého majetku ).

Všetky typy zavedené platná legislatíva RF, legislatívne akty subjekty Ruskej federácie, rozhodnutia zastupiteľské orgány miestna vláda kompenzačné platby(v medziach stanovených v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie) súvisiace s plnením pracovných povinností daňovníkom vrátane náhrady cestovných nákladov.

Ivan BOGATY, audítor

Mnohé profesie si vyžadujú cestovanie na služobné cesty. Na cestu do cieľa môže pracovník využiť verejnú dopravu, firemné alebo súkromné auto. V tejto veci zákon neustanovuje obmedzenia, hoci v správe o zájazde táto informácia musí byť tiež špecifikované.

Ak sa však používa osobné auto, potom musí riaditeľ organizácie preplatiť výdavky, ktoré boli vynaložené pri jeho prevádzke. Aký druh kompenzácie sa poskytuje? Ako ho vydať? Aké dokumenty budú k tomu potrebné? Odpovede na tieto a ďalšie otázky nájdete nižšie.

Ako vybaviť služobnú cestu súkromným autom v roku 2018?

Služobná cesta v súkromnom aute má určitý dizajn. Je to štandardné bez ohľadu na druh dopravy použitej na cestu na miesto výkonu práce. Jedinou výhradou je poskytnutie dodatočných dokumentov.

Na usporiadanie služobnej cesty je teda potrebné vykonať nasledujúci postup:

Pripravte dokumenty;
Vypracovať pracovnú náplň, ktorá sa v prípade potreby prenesie na personalistov;
Vydať objednávku s informáciou o vyslaní zamestnanca do jeho vozidla;
Vydať náhradu z dôvodu používania vozidla;
Vypočítajte si diéty;
Po návrate zostavte správu o výsledkoch;
Vytvorte poznámku.

Tento postup je upravený na legislatívnej úrovni, preto ho treba dôsledne dodržiavať. Od roku 2015 je vydávanie služobného poverenia nepovinné. Preto vodca nezávisle rozhoduje o jeho potrebe.

Použitie osobného auta na služobnej ceste – doklady

Použitie osobného auta na pracovnej ceste si vyžaduje vyhotovenie určitých dokladov.

Preplácajú sa tieto výdavky:

Cestujte v oboch smeroch;
Denné výdavky;
Prenájom nehnuteľností;
Ostatné výdavky, ktoré poskytuje zamestnávateľ, napríklad parkovné.

Výšku náhrady vypočíta organizácia. Pri výpočte sa zohľadňuje aj objem motora vozidla. Pri objeme do 2 000 kubických centimetrov sa kompenzácia vypláca za mesiac 1 200 rubľov a viac ako 1 500 rubľov. Táto kompenzácia nie je zdaniteľná.

Existuje druhá možnosť kompenzácie, ktorá ustanovuje uzatvorenie zmluvy o prenájme automobilu. V tomto prípade spoločnosť zaplatí sumu, ktorá nie je v štatutárne sumu, ale s ohľadom na priložené nákladové doklady. V skutočnosti platí nájom a náklady na údržbu.

Ako zohľadniť palivo a mazivá pri použití osobného auta na služobnej ceste?

Náklady na osobné auto na pracovnej ceste s pohonnými hmotami a mazivami sa vypočítajú rovnako ako pri použití služobného vozidla . V prvom rade sú zabezpečené kontroly z čerpacích staníc. Výpočet je tiež uvedený v nákladných listoch. Ak chcete vziať do úvahy palivo a mazivá, musíte spočítať všetky uvedené množstvá.

Pri práci na pracovných cestách tak môžete na služobné účely využiť vlastnú dopravu. Zároveň musia rozpočtové dokumenty organizácie zohľadňovať náklady, ktoré je potrebné zamestnancovi zaplatiť vo forme kompenzácie. Okrem toho musíte dokončiť všetky štatutárne cestovných dokladov.