Koncept „jednotného dokumentačného systému“. Rozvoj jednotných systémov dokumentácie je novou etapou v zjednocovaní a štandardizácii dokumentov. Charakteristika jednotných dokumentačných systémov. Štátne normy pre jednotné systémy. Skúsenosti s medzinárodnou štandardizáciou dokumentov.
Hlavným smerom skvalitnenia práce s dokumentmi je zjednocovanie a štandardizácia.
Výsledkom práce na zjednotení a štandardizácii dokumentov môže byť ako štandardyna samostatné dokumenty (napr. výskumná správa) alebo jednotlivé produkty (napr. obal na spisy s dlhou životnosťou), a jednotné systémy dokumentácie.
Jednotný dokumentačný systém(USD) je dokumentačný systém vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, obsahujúci informácie potrebné pre riadenie v určitej oblasti činnosti (GOST R 51141-98).
Zjednotenie dokumentov sa vykonáva s cieľom zníženie počtu dokumentov používaných v riadiacich činnostiach, typizácia ich foriem, stanovenie jednotných požiadaviek na vyhotovenie dokumentov vytvorených pri riešení rovnakého typu úloh riadenia, zníženie nákladov na prácu, čas a materiál na prípravu a spracovanie dokumentov, dosiahnutie informačnej kompatibility databáz vytvorené v rôznych priemyselných odvetvíčinnosti.
Jednotné dokumentačné systémy spadajú do 3 kategórií:
1) celoruský - OKUD;
2) sektorová (rezortná) - daňová dokumentácia IFTS;
3) organizácie a podniky - vysvedčenie a album jednotných foriem dokumentov.
Tabuľka jednotných foriem dokumentov- toto je zoznam jednotných foriem dokumentov, ktoré je možné použiť. Je vyvinutý s cieľom znížiť počet foriem dokumentov používaných v organizácii a zefektívniť technológiu ich prípravy a aplikácie a tiež umožňuje rýchle vyhľadávanie potrebných foriem dokumentov.
Hlavným dokumentom celoruského systému jednotnej dokumentácie je OKUD z 30. decembra 1993 č. 299 - klasifikátor zahŕňa jednotné systémy dokumentácie a formy dokumentov povolené na použitie v národnom hospodárstve. OKUD obsahuje názov číslic formulárov dokladu a 8-miestny kód dokladu (trieda formulárov napr. ORD; podtrieda formulárov - doklady o zamestnaní; evidenčné číslo jednotnej formy dokladu v rámci podtriedy + kontrolné číslo ).
V súčasnosti je vyvinutých a v prevádzke nasledujúcich 9 DDD:
jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie; 02
jednotný systém prvotnej účtovnej dokumentácie; 03
jednotný systém bankovej dokumentácie; 04
jednotný systém finančnej, účtovnej a vykazovacej účtovnej dokumentácie rozpočtové inštitúcie a organizácie; 05
jednotný systém výkazníctva a štatistickej dokumentácie; 06
jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov; 07
jednotný systém pracovnej dokumentácie; 08
jednotný dokumentačný systém dôchodkového fondu Ruská federácia; 09
jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu. 10
Pre každý jednotný dokumentačný systém platí a štátna norma. Vývojári USDD sú príslušní ministerstvá (oddelenia), vykonávanie koordinácie v určitom odvetví činnosti. Ministerstvo financií Ruskej federácie je teda zodpovedné za účtovnú dokumentáciu, Federálny archív Ruskej federácie - za organizačné a administratívne dokumenty.
Rovnaké ministerstvá a rezorty schvaľujú jednotné formy dokumentov zahrnutých v USD.
Jednotný formulár dokumentu (UFD) je súbor podrobností ustanovených v súlade s úlohami riešenými v tejto oblasti činnosti a umiestnených v určitom poradí na nosiči informácií.
Nevyhnutný dokument je povinným prvkom v dizajne úradného dokumentu, ako je podpis, pečať, text atď.
Súbor podrobností úradného písomného dokumentu, usporiadaný v určitom poradí, sa nazýva formulár dokumentu.
Každý typ dokumentu (objednávka, úkon, list atď.) má svoj vlastný súbor podrobností. ale zjednotenie dokumentovv každom systémevykonaná vytvorením kľúča rozloženia dokumenty pre konkrétny dokumentačný systém a na jeho základe stanoviť optimálnu skladbu detailov pre tento dokumentačný systém, určité typy dokumenty, konkrétny dokument a pod. Kľúč rozloženia dokument je "model na zostavenie dokumentu, ktorý stanovuje rozsah, formáty, veľkosti polí, požiadavky na zostavenie štrukturálnej siete a základné detaily."
Teda v každý jednotný systém má kľúč rozloženia, na základe ktorých sa vypracúvajú jednotné formy dokumentov, jednotné požiadavky na úpravu detailov dokumentov. DDD by tiež malo vypracovať jednotné formy dokumentov používaných v tomto systéme.
Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD) je dokumentačný systém používaný v každej organizácii, inštitúcii, podniku.
Používanie USORD upravuje GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu.
GOST sa vzťahuje na organizačné a administratívne dokumenty poskytované USORD (ďalej len dokumenty), - uznesenia, príkazy, príkazy, rozhodnutia, protokoly, akty, listy, ktoré zaznamenávajú rozhodnutia o administratívnych a organizačných otázkach, ako aj otázky riadenia, interakcie , zabezpečenie a regulácia činnosti :
federálne vládne orgány zakladajúcich subjektov Ruskej federácie vrátane zakladajúcich celkov Ruskej federácie, ktoré spolu s ruským jazykom ako štátnym národným jazykom majú orgány miestnej samosprávy;
podniky, organizácie a ich združenia bez ohľadu na organizačnú a právnu formu druhu činnosti.
Táto norma špecifikuje:
zloženie detailov;
požiadavky na registráciu údajov;
požiadavky na formuláre a papierovanie;
požiadavky na výrobu, účtovanie, používanie a uchovávanie formulárov s reprodukciou štátneho znaku Ruskej federácie, znakov zakladajúcich subjektov Ruskej federácie.
Medzinárodná normalizácia- ide o súbor medzinárodných organizácií pre normalizáciu a produkty ich činnosti - normy, odporúčania, technické správy a iné vedecko-technické produkty. Existujú tri takéto organizácie: Medzinárodná organizácia pre normalizáciu - ISO (ISO), Medzinárodná elektrotechnická komisia - IEC (IEC), Medzinárodná telekomunikačná únia - ITU (ITU).
Medzinárodná organizácia pre normalizáciu je najväčšia a najuznávanejšia z vyššie uvedených. Založená Medzinárodná organizácia pre normalizáciu v roku 1946 d) 25 národných organizácií pre normalizáciu. V skutočnosti jej práca začala v roku 1947.. Dvakrát bol zástupca spoločnosti Gosstandart zvolený za predsedu organizácie ISO (ISO) – International Standard Organization.
ISO definuje svoje ciele nasledovne: podporovať rozvoj normalizácie a súvisiacich činností vo svete s cieľom zabezpečiť medzinárodnú výmenu tovarov a služieb. Rovnako ako rozvoj spolupráce v intelektuálnej, vedeckej, technickej a ekonomickej oblasti. V posledných rokoch venuje ISO veľkú pozornosť štandardizácii systémov kvality. Praktickým výsledkom úsilia tejto organizácie je vypracovanie a publikovanie medzinárodných noriem. ISO pri ich vývoji zohľadňuje očakávania všetkých zainteresovaných strán – výrobcu produktov (služieb), spotrebiteľov, vládne kruhy, vedecké a technické a verejné organizácie.
IN ruský systém asi polovica medzinárodných noriem ISO bola aplikovaná na normalizáciu.
Medzinárodné normy ISO nemajú štatút povinných pre všetky zúčastnené krajiny. Každá krajina na svete má právo ich uplatniť alebo neuplatniť. V Rusku bol prijatý nasledujúci postup implementácie medzinárodných noriem:
priama aplikácia medzinárodnej normy bez zahrnutia dodatočných požiadaviek;
použitie autentického textu medzinárodný štandard s dodatočnými požiadavkami odrážajúcimi potreby národného hospodárstva.
Úvod
Väčšina efektívnym spôsobom tvorba racionálnych noriem dokumentácie je zjednocovanie a štandardizácia dokumentov.
Zjednotenie v správe dokumentov sa považuje za zníženie počiatočného počtu formulárov dokumentov a ich uvedenie do jednotných pravidiel dizajnu.
Štandardizácia je proces vytvárania a uplatňovania štandardov, ktoré sa chápu ako „vzorka, štandard, model, braný ako východiskový na porovnanie iných podobných objektov s nimi. Norma ako regulačný a technický dokument stanovuje súbor noriem, pravidiel, požiadaviek na predmet normalizácie a je schválená príslušným orgánom“ (GOST 6.10.1-88). V Rusku normalizačné činnosti koordinuje Výbor Ruskej federácie pre normalizáciu, metrológiu a certifikáciu (v súčasnosti je výbor súčasťou Ministerstva priemyslu a obchodu Ruskej federácie). Využitie noriem napomáha k zlepšeniu kvality vytvoreného produktu (dokumentu).
Štandardizácia je zložitý proces, ktorý zahŕňa prvky ako písanie a zjednotenie. Na jednej strane ide o štandardizačné metódy, ktoré možno vykonávať ako samostatné typy prác. Vo vede o dokumentoch sa typizácia používa na vytváranie štandardných foriem dokumentov a štandardných textov, teda vzoriek alebo noriem, na základe ktorých sa vytvárajú špecifické dokumenty. Typickým textom je vzorový text, na základe ktorého následne vznikajú texty podobného obsahu. Štandardný formulár – schválený určitým príslušným orgánom štátnej moci forma dokumentu používaná na zber a prezentáciu akýchkoľvek údajov v rôznych oblastiach manažérskej činnosti.
V dokumentačnej vede sa unifikácia a štandardizácia považujú za proces vytvárania jednotnosti v procesoch tvorby a spracovania dokumentov. Medzi týmito dvoma pojmami však nie je možné vložiť znamienko rovnosti. Štandardizácia dokumentov je najvyšším stupňom ich zjednocovania, pričom svoje výsledky dostáva na úroveň kogentnej právnej normy.
Požiadavky normy sú povinné v rozsahu jej aplikácie. Preto sa zjednotenie zvyčajne vykonáva ako predbežná fázaštandardizácia, ale možno nezávislý pohľadčinnosti. Výsledkom práce na zjednotení a štandardizácii dokumentov môžu byť štandardy ako pre jednotlivé dokumenty (napríklad pre výskumnú správu, pre obal trvalých úložných obalov), tak pre určité typy produktov (napríklad formáty papiera), ako aj pre jednotné dokumentačné systémy. Normalizácia - fixovanie výsledkov zjednocovania v regulačných a technických dokumentoch - normách. Je možné vykonať štandardizáciu štátnej úrovni, na priemyselnej úrovni a na podnikovej úrovni.
Dokumentačný systém - súbor dokumentov navzájom prepojených podľa znakov pôvodu, účelu, druhu, rozsahu činnosti, jednotných požiadaviek na ich vyhotovenie (GOST R 51141-98). Dokumentačný systém sa vytvára v procese implementácie v štátnej správe a správe, v inštitúciách, organizáciách a podnikoch jednej alebo druhej riadiacej funkcie; skladba dokumentov, ktoré obsahuje, je navrhnutá tak, aby dokumentovala určité druhy činností, ako je plánovanie, financovanie, účtovníctvo. Dokumentačné systémy sa členia podľa odvetví a okrem štandardných dokumentačných systémov existujú aj dokumentačné systémy pre zdravotníctvo, školstvo (všeobecné a špeciálne), notárske, súdne a pod.
Kapitola 1. Účel a zloženie jednotného dokumentačného systému
Unified Documentation System (UDS) je dokumentačný systém vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, ktorý obsahuje informácie potrebné pre riadenie v určitej oblasti činnosti.
Priamymi tvorcami špecifických foriem dokumentov a dokumentačných systémov sú ministerstvá (rezorty), ktoré koordinujú konkrétny odbor činnosti. Schvaľujú aj jednotné formy dokumentov, teda v kompetencii ministerstva financií účtovné doklady, Ministerstvo zdravotníctva Ruskej federácie - pre zdravotníctvo, Štátny výbor Ruská federácia pre štatistiku - pre formy primárnej účtovnej a štatistickej dokumentácie, Rosarchív Ruskej federácie - pre systém organizačnej a administratívnej dokumentácie.
Národné jednotné formy dokumentov sú vypracované s prihliadnutím na možnosť ich počítačového spracovania. Sú povinné pre použitie vo všetkých inštitúciách, organizáciách a podnikoch bez ohľadu na ich podriadenosť a formu vlastníctva.
Jednotné dokumentačné systémy sú teda formy dokumentov dovedené k maximálnej možnej jednotnosti, spojené do hlavných všeobecných riadiacich funkčných systémov a určené na používanie všetkými organizáciami bez ohľadu na úroveň riadenia a formu vlastníctva, využívajúce tradičné aj zmiešané, pomocou výpočtovej techniky, spôsobov spracovania informácií o dokumentoch.
Zjednotené systémy manažérska dokumentácia vyvinuté na základe:
Jednotnosť konštrukcie formulárov dokumentov;
Regulácia obsahu dokumentov zahrnutých v každom systéme;
Výnimky z dokladov duplicitných údajov, dosiahnutie jednorazového vloženia informácie v procese riešenia manažérskeho problému;
Zníženie množstva údajov, ktoré sú v nich tradične zahrnuté a ktoré sa nepoužívajú pri riešení špecifických problémov riadenia;
Jednota použitej terminológie a symbolov, dosiahnutie porovnateľnosti ukazovateľov nielen na rôznych úrovniach riadenia, ale aj v rôzne systémy ah dokumentácia založená na jednote algoritmov na vytváranie dokumentov a indikátorov v nich;
Stanovenie súboru detailov a ukazovateľov pre každý typ dokumentu a vytvorenie jednotných modelov na ich konštrukciu, orientovaných na počítačové spracovanie, ale vhodných aj pre ľudské vnímanie;
Stanovenie jednotných pravidiel na prípravu a vyhotovenie detailov dokumentov spoločných pre všetky dokumentačné systémy a špecifikovaných v prípadoch, keď existujú špecifické znaky.
K dnešnému dňu sa na úrovni všeobecného riadenia zjednotilo viac ako tri a pol tisíca (3500) foriem plánovacích, účtovných, finančných a iných dokumentov, konsolidovaných v roku 1993 do Celoruského klasifikátora riadiacich dokumentov (OKUD). Každý z dokumentov dostal kódové označenie, ktoré určuje jeho príslušnosť k niektorému z dokumentačných systémov a jeho miesto v tomto systéme. Kód formulára potvrdzuje jeho právo na existenciu a súlad so schválenou normou.
Nasledujúce celoruské jednotné systémy riadiacej dokumentácie sú povinné na používanie, vrátane súborov dokumentov zoskupených podľa úloh.
Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie:
- dokumentácia o založení organizácie, podniku;
- dokumentácia o reorganizácii organizácie, podniku;
- dokumentácia o likvidácii organizácie, podniku;
- dokumentáciu o privatizácii štátnej a mestské organizácie, podniky;
- dokumentáciu pre manažérska činnosť organizácie, podniky;
- dokumentácia o organizačnej a normatívnej regulácii činnosti organizácie, podniku;
- dokumentácia o prevádzkovom a informačnom riadení činnosti organizácie, podniku;
- personálna dokumentácia.
Kapitola 2Charakteristickýjednotný dokumentačný systém
Jednotný dokumentačný systém (UDS) je vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek a musí obsahovať informácie potrebné pre riadenie v konkrétnej oblasti činnosti.
Zvyčajne pozostáva z jedného alebo dvoch štátnych noriem, súboru vzájomne prepojených celoruských zjednotených formulárov, ktoré poskytujú zdokumentovanú prezentáciu údajov v určitých formách. ekonomická aktivita, prostriedky ich riadenia, regulačné a metodických dokumentov na ich vývoj, údržbu a aplikáciu. Priamymi tvorcami špecifických foriem dokumentov a dokumentačných systémov sú ministerstvá (rezorty), ktoré koordinujú konkrétny odbor činnosti.
Charakteristickou črtou dokumentov o personáli je ich súčasné zjednotenie ako súčasti dvoch jednotných systémov dokumentácie: organizačného a administratívneho a primárneho účtovníctva. Personálny príkaz možno považovať za doklad o správnom konaní potvrdzujúcom prítomnosť právna skutočnosť vznik (zmena, skončenie a pod.) pracovnej zmluvy. Tá istá objednávka však registruje skutočnosť vzniku (ukončenia) Pracovné vzťahy, pričom v tomto prípade ide o prvotný účtovný doklad, ktorý slúži ako podklad pre tvorbu ďalších účtovných dokladov.
Keďže jediná agentúra, ktorá by koordinovala personálne činnosti, nikdy neexistoval, potom odbor zjednocujúci organizačnú a administratívnu dokumentáciu (Glavarchiv) pripravil systém dokumentácie o personáli a štatistické úrady pripravili formuláre dokumentov pre evidenciu personálu. Prvý systém sa používal vo vláde a správe, druhý - v stavebných a priemyselných organizáciách.
K dnešnému dňu je táto historicky založená vlastnosť zachovaná: niektoré inštitúcie a organizácie vedú záznamy o zamestnancoch v textovej forme dokumentov a iné - v tabuľkovej forme. Preto musí personalista poznať aktuálne požiadavky na registráciu personálne doklady a vedieť ich využiť v praxi.
Postup spracovania dokumentov zaradených do systému organizačnej a administratívnej dokumentácie, požiadavky na formuláre a texty určuje GOST R 6.30-97. Podľa požiadaviek tejto normy sa vypracúvajú textové formy dokumentov, vypracúvajú sa príkazy na prijatie, prevod, prepustenie atď., Ako aj protokoly, listy, správy a vysvetlivky.
Súčasťou jednotného systému organizačnej a administratívnej dokumentácie je okrem štátnej normy aj album jednotných foriem dokumentov, vytvorených vo vývoji požiadaviek normy a obsahujúcich konkrétne formy dokumentov (štruktúra a personálne zabezpečenie, personálne zabezpečenie, rozvrh dovoleniek, atď.). atď.). Album obsahuje príklady vyhotovenia všetkých personálnych dokumentov a pre zložité a objemné dokumenty (pozícia, popis práce) – nielen zloženie a umiestnenie požadované podrobnosti, ale aj povinná štruktúra textu.
NIIstatinform ruského Goskomstatu vyvinul album jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie, vrátane 6 formulárov na účtovanie personálu a 7 formulárov na účtovanie o použití pracovného času a zúčtovaní s personálom pre mzdy, vrátane formulárov objednávok (pokynov) na prijatie, preloženie, prepustenie.
Pokyn o postupe vedenia pracovných kníh v podnikoch, inštitúciách a organizáciách (schválený výnosom Štátneho výboru práce ZSSR z 20.6.2074 č. 162 v znení neskorších predpisov) stanovuje hodnotu pracovná kniha ako hlavný dokument pracovná činnosť zamestnanca, stanovuje postup pri jeho evidencii, vystavovaní, účtovaní a vedení, pravidlá pri vydávaní vložky a duplikátu zošita. Pokyn sa odvoláva na predpisov, ktorý v plnom rozsahu upravuje postup pri získavaní a vedení zošita a je nepostrádateľný referenčná príručka v práci personalistu.
V praktickej práci na tvorbe a vyhotovení dokumentov nadobúda čoraz väčší význam kódovanie technických, ekonomických a sociálnych informácií.
Celoruský klasifikátor robotníckych profesií, pozícií zamestnancov a mzdových kategórií umožňuje kódovať osobné a biografické údaje o zamestnancoch, informácie o vzdelaní, pozícii a pod.. Klasifikátor je určený na riešenie problémov súvisiacich s: hodnotením počtu pracovníkov a zamestnancov; pri zohľadnení zloženia a rozloženia personálu podľa kategórií personálu, kvalifikačnej úrovne, stupňa mechanizácie a pracovných podmienok; poskytovanie zamestnania; organizácia miezd pre robotníkov a zamestnancov, výpočet dôchodkov; určenie dodatočnej potreby personálu a pod. Klasifikátor sa používa pri vypĺňaní viacerých účtovných formulárov (napr. T-2) používaných pri činnosti personálnej služby.
Na rovnaký účel slúži celoruský klasifikátor odborností vo vzdelávaní (OKSO).
Základom kódovania dokumentov v informačných systémoch je celoruský klasifikátor manažérskej dokumentácie (OKUD). OKUD je určený na riešenie problémov evidencie jednotných foriem dokumentov, ich účtovania, redukcie používaných foriem dokumentov, ako aj na kontrolu skladby dokumentov a predchádzanie duplicite jednotných formulárov. Predmetom klasifikácie v OKUD sú jednotné formy deviatich v súčasnosti fungujúcich jednotných dokumentačných systémov vrátane organizačnej a administratívnej, primárnej účtovnej dokumentácie a pracovnej dokumentácie slúžiacej na dokumentáciu personálnych činností.
Tieto zahŕňajú dokumenty o prijatí, prevode, prepustení zamestnancov, registrácii sviatkov, stimuloch a sankciách. Kód OKUD musí byť nalepený na každom jednotnom formulári. Novovyvinuté formuláre podliehajú registrácii zaradením do OKUD.
V rámci jednotných systémov dokumentácie sa vyskytujú prvky duplicity. Napríklad pracovný príkaz je klasifikovaný ako organizačná a administratívna dokumentácia a má kód 0281151 v OKUD a formulár T-1 „Príkaz (pokyn) do zamestnania“ sa vzťahuje na systém primárnej účtovnej dokumentácie (kód 0301006).
Normatívne dokumenty zahŕňajú aj medzisektorové agregované časové štandardy pre nábor a účtovníctvo personálu. Mzdové náklady pracovníkov personálne služby spojené s prípravou a spracovaním personálnej dokumentácie, ovplyvňujú personálne obsadenie personálnych služieb. Pomocou noriem je možné zdôvodniť požadovaný počet zamestnancov personálnych služieb, pretože celková pracnosť vykonávanej práce je jednou z základné časti kalkulačné vzorce počet zamestnancov zahrnuté v rozšírených štandardoch. Hlavným zmyslom tohto dokumentu je však úprava zloženia personálnych dokumentov, ako aj postupnosť vykonaných operácií:
pri príprave dokumentov na prijímanie a prepúšťanie pracovníkov a zamestnancov;
evidencia a účtovníctvo pracovných kníh;
evidencia dokladov o vyúčtovaní pohybu personálu;
príprava štatistických správ o personálnych záznamoch;
vypracúvanie certifikátov, vypracovanie plánov a vykonávanie iných prác;
mzdové účtovníctvo;
práca pasového úradu;
prácu vojenskej registračnej tabuľky.
Záver
Zjednotenie dokumentov spočíva v zavedení jednotnosti zloženia a foriem riadiacich dokumentov, ktoré stanovujú vykonávanie rovnakého typu riadiacich funkcií a úloh.
Unifikácia dokumentov sa uskutočňuje s cieľom znížiť počet používaných dokumentov, štandardizovať ich formy, zlepšiť kvalitu, znížiť náročnosť ich spracovania, dosiahnuť kompatibilita informácií rôzne dokumentačné systémy pre podobné a súvisiace riadiace funkcie, efektívnejšie využitie výpočtovej techniky.
Práce na unifikácii zahŕňajú: vývoj DDD, ktorý vykonávajú ministerstvá a oddelenia zodpovedné za príslušné dokumentačné systémy; zavedenie medzirezortného (medzirezortného) DDD v republikovom a odvetvovom DDD: zavedenie rozvinutého OKTEI; údržba DDD a OKTEI za účelom zachovania spoľahlivosti informácií a ich ďalšieho rozvoja; vývoj komplexov odvetvovo špecifických jednotných foriem dokumentov, ktoré odrážajú špecifiká odvetvia a nie sú zahrnuté v DRA, ako aj ich štátna registrácia; vývoj priemyselných klasifikátorov technických ekonomické informácie odrážať špecifiká odvetvia.
Organizačno-metodické riadenie zjednocovania a štandardizácie dokumentov, koordináciu prác a kontrolu vykonáva vedúca organizácia pre koordináciu implementácie a údržby DDD a OKTEI v republike. Na sektorovej úrovni túto prácu vykonáva materská organizácia pre zavádzanie a udržiavanie DDD a OKTEI v odvetví.
Zjednotenie a štandardizácia riadiacich dokumentov je potrebné považovať za jeden z faktorov zvyšovania produktivity manažérskej práce. Zjednotenie dokumentov je výber racionálnych štruktúr pre ich konštrukciu, zjednotenie dokumentov na základe stanovenia racionálneho počtu ich foriem a typizácie ich konštrukcie.
Týka sa to nielen riadiacich dokumentov, ale aj nových systémov. Zjednocujú sa napríklad cestovné, letenky a železničné lístky.
Hlavné zásady zjednotenia dokumentov sú:
1) Zjednotenie od všeobecného k konkrétnemu. Spočíva vo vytvorení formulára - vzoru dokumentov pre konkrétny dokumentačný systém a na jeho základe sa stanoví zloženie podrobností pre tento dokumentačný systém, určité typy dokumentov, konkrétny dokument atď.;
2) Jednotnosť foriem dokumentov a pravidiel pre ich zostavovanie, zostavovanie, vyhotovenie. Zabezpečuje ho maximálne typovanie a šablónovanie dokumentov, zjednotenie umiestnenia údajov v poli dokumentu, vývoj technológií a podmienených skratiek;
3) Zložitosť zjednotenia. Pri jeho vykonávaní by sa mali zabezpečiť všetky požiadavky na dokument vo všetkých fázach jeho tvorby, plnenia, spracovania a uchovávania. Okrem toho by sa mali brať do úvahy psychofyziologické schopnosti človeka a parametre technických prostriedkov;
4) Informatívnosť. Znamená to, že do dokumentov sa zahrnú len tie detaily, ktoré sú potrebné pre rozhodnutie konkrétne úlohy, vyhľadajte a potvrďte právny účinok dokument;
5) Zníženie počtu typov dokumentov. Dosiahnuté zlepšením metód riadenia, napríklad smerom k širokému používaniu kancelárskych zariadení; stabilita požiadaviek na dokumenty (stanovené štátnymi a priemyselnými normami);
6) prepojenie s existujúcimi systémami klasifikácie a kódovania technických a ekonomických informácií; hospodárstva. Dosiahnuté prostredníctvom odôvodnené zaradenie dokumentov do dokumentačného systému, široké používanie formulárov, racionálne usporiadanie formulárov dokumentov, stanovenie optimálneho množstva detailov.
Zoznam použitých prameňov a literatúry
ja.Zdroje
- GOST R 6.30-2003 Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu. - M.: Vydavateľstvo noriem, 2003.
- Štátny systém podpora správy dokumentácie: Základné ustanovenia: Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie. - M .: Vydavateľstvo noriem, 1991.
- GOST R 51141-98 Kancelárske práce a archivácia. Pojmy a definície. - M.: Vydavateľstvo noriem, 1998.
- Celoruský klasifikátor riadiacej dokumentácie. Schválené vyhláškou o štátnej norme Ruskej federácie z 30. decembra 1993 N 299. - M .: Gosstandart, 1993.
II.Literatúra
- Andreeva, V.I. Kancelárska práca. Proc. príspevok / V.I. Andreeva. Ed. 6., revidované. a dodatočné - M .: ZAO "Obchodná škola "Intel-Sintez", 2000 - 187 s.
- Basakov M.I. Kancelárska práca (dokumentačná podpora manažmentu): Návod. - M.: ICC "Marketing", 2003 - 336 s. GOST R 6.30-03 Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu. - M., 2003
Výsledkom dlhoročného úsilia o zlepšenie dokumentácie bolo viac ako 35 000 foriem plánovacích, účtovných, finančných a iných dokumentov, konsolidovaných v r. Celoruský klasifikátor riadiacej dokumentácie(OKUD).
Každý z dokumentov dostal kódové označenie určené príslušnosťou k jednému z jednotných dokumentačných systémov a umiestnením dokumentu v tomto systéme. Toto kódové označenie potvrdzuje jeho právo na existenciu a zhodu so štandardnou vzorkou schválenou na povinné používanie.
Kódy formulárov podľa OKUD sú umiestnené v hornej časti dokumentu, neexistuje však presné jedno miesto pre všetky formuláre: keďže kód formulára sa tradične uvádza v liste za údajmi o adrese nad indexom.
Jednotné systémy manažérskej dokumentácie sa vyvíjajú na základe:
Ø jednotnosť konštrukcie formulárov dokladov; regulácia obsahu dokumentov zahrnutých v každom systéme; vylúčenie duplicitných údajov z dokumentov, ako aj údajov v nich tradične zahrnutých, ktoré sa však nepoužívajú pri riešení konkrétnych problémov, s cieľom zadať informácie raz v procese riešenia manažérskeho problému;
Ø jednota používanej terminológie a symbolov za účelom porovnateľnosti ukazovateľov pri prechode z jednej úrovne riadenia na druhú az jedného systému do druhého na základe zjednotenia algoritmov tvorby ukazovateľov a dokumentov;
Ø stanovenie množiny detailov a ukazovateľov pre každý typ dokumentov a vytvorenie jednotných modelov na zostavenie množiny ich typov vhodných pre strojové spracovanie aj pre vnímanie človekom;
Ø Stanovenie jednotných pravidiel na prípravu a vyhotovenie detailov dokumentov spoločných pre všetky dokumentačné systémy a špecifikovaných v prípadoch, keď existujú špecifické znaky.
Jednotné systémy dokumentácie(AMERICKÝ DOLÁR) - súbor foriem dokumentov vytvorených podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, fungujúcich v určitom odbore činnosti(manažment, financie atď.). Je potrebné DDD znížiť objem dokumentov a znížiť náklady na zostavovanie a spracovanie dokumentov
ü jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD);
ü jednotný systém primárnej účtovnej dokumentácie (USPUD);
ü jednotný systém bankovej dokumentácie (USBD);
ü jednotný systém finančnej, účtovnej a výkazníckej účtovnej dokumentácie pre rozpočtové inštitúcie a organizácie (USFUOBD);
ü jednotný systém výkazníctva a štatistickej dokumentácie (USOSD);
ü jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov (USUOBD);
ü jednotný systém dokumentácie práce (USDT);
ü jednotný dokumentačný systém Penzijného fondu Ruskej federácie (USDPF RF)
ü Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu (USVD)
Jednotný dokumentačný systém(AMERICKÝ DOLÁR) - ide o dokumentačný systém vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, ktorý obsahuje informácie potrebné pre riadenie v určitej oblasti činnosti. Rozvoj jednotných dokumentačných systémov je spojený s automatizáciou riadiacich procesov, postupov tvorby, spracovania a prenosu dokumentov. Jednotný dokumentačný systém zahŕňa jeden alebo dva štátne normy, na základe ktorých sa vypracúvajú jednotné formy dokumentov, ako aj inštruktážne a metodické materiály na ich implementáciu a aplikáciu.
Výsledkom práce na zjednotení dokumentov môže byť:
Ø celoruské jednotné formy;
Ø odvetvové jednotné formuláre;
Ø jednotné formy podnikových dokumentov.
V súčasnosti sú v Rusku v súlade s vyhláškou štátnej normy č.299 z 30. decembra 1993 vypracované nasledovné jednotné systémy riadiacej dokumentácie vrátane súborov dokumentov:
Pre každý jednotný dokumentačný systém platí a štátna norma . Vývojári USDD sú príslušní ministerstvách (oddelenia), ktoré vykonávajú koordináciu v určitej oblasti činnosti. Ministerstvo financií Ruskej federácie je teda zodpovedné za účtovnú dokumentáciu, Federálny archív Ruskej federácie - za organizačné a administratívne dokumenty. Rovnaké ministerstvá a rezorty schvaľujú jednotné formy dokumentov zaradených do jednotného systému dokumentácie (JÚD).
Formulár jednotného dokumentu(UFD) je súbor podrobností ustanovených v súlade s úlohami, ktoré sa majú riešiť v tejto oblasti činnosti a umiestnených v určitom poradí na nosiči informácií.
Rekvizity dokumentov - je povinným prvkom dizajnu úradného dokumentu, ako je podpis, pečať, text atď.
Nazýva sa súbor podrobností úradného písomného dokumentu, usporiadaný v určitom poradí formulár dokumentu .
Všetky jednotné systémy zahŕňajú sady vzorových formulárov konkrétne dokumenty aktualizované podľa potreby, ako aj regulačné a metodické materiály na vypĺňanie a uplatňovanie týchto dokumentov . Takmer všetky jednotné formy dokumentov sú prispôsobené na dva prípady použitia ako príklady:
Vytváranie počítačových šablón;
Vytváranie formulárov na papieri pre ich rýchle ručné vypĺňanie.
Aplikácia dokumentov zahrnutých v USD, v podstate, nutne, zodpovednosť lebo toto treba znášať ako vedúci ministerstiev a oddelení a vedúcich združení, organizácií a podnikov . Štátny dozor na plnenie požiadaviek DDD vo verejnom sektore je poverený orgánmi normalizácie a metrológie a v neštátnom sektore - miestnych úradov výkonná moc.
Pre každý jednotný systém bol vypracovaný štátny štandard. Vývojári DDD sú príslušné ministerstvá (oddelenia), ktoré koordinujú konkrétnu oblasť činnosti: Ministerstvo financií Ruskej federácie – pre účtovnú dokumentáciu, Federálny archív Ruskej federácie – pre organizačnú a administratívnu dokumentáciu.
Rovnaké ministerstvá a rezorty schvaľujú jednotné formy dokumentov zahrnutých v USD. Vypracúvajú a schvaľujú jednotné formy dokumentov, pričom vždy zohľadňujú možnosť ich počítačového spracovania.
Národné jednotné formy dokumentov sú povinné pre použitie vo všetkých inštitúciách, organizáciách a podnikoch bez ohľadu na ich podriadenosť a formu vlastníctva.
testovacie otázky
1. Aké sú hlavné ciele zjednocovania dokumentov?
2. Čo sa berie do úvahy pri zjednocovaní dokumentov?
3. Čo znamená dokumentačný systém?
4. Aké sú dokumentačné systémy?
5. Aká je zvláštnosť USORD?
6. Čo je to norma a aké typy noriem sa u nás používajú?
7. Čo je súčasťou súboru normatívnych dokumentov o normalizácii?
8. Kto vypracúva a schvaľuje normatívne dokumenty o normalizácii a kto kontroluje a dohliada na dodržiavanie ich požiadaviek?
9. Čo je DDD a aké DDD u nás poznáte?
10. Čo znamená náležitosť dokumentu?
12. Ako normatívny dokument regulovalo používanie USORD?
Nazýva sa súbor dokumentov navzájom prepojených znakmi prechodu, účelu, druhu, rozsahu činnosti, jednotných požiadaviek na registráciu dokumentačný systém.
Americký dolár- systém dokumentácie vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, ktorý obsahuje informácie potrebné na riadenie v určitej oblasti činnosti. Účelom vytvorenia DDD je určiť a stanoviť racionálnu skladbu formulárov dokladov, ako aj súboru v nich navzájom prepojených technických, ekonomických a sociálnych ukazovateľov.
Hlavné úlohy vytvárania DDD sú:
1) stanovenie jednotných požiadaviek na postup vývoja, schvaľovania a registrácie jednotných foriem dokumentov;
2) zefektívnenie informačných tokov v národnom hospodárstve, zabezpečenie interakcie automatizované systémy spracovanie údajov založené na širokom použití modernými prostriedkami komunikačné, počítačové a organizačné technológie;
3) vylúčenie foriem dokumentov, ktoré umožňujú zhromažďovať, prenášať a spracovávať informácie, ktoré nie sú spôsobené skutočnými potrebami manažmentu, čím sa znižuje počet dokumentov.
Podľa Celoruský klasifikátor riadiaca dokumentácia OK 011-93 (schválená vyhláškou Štátnej normy Ruskej federácie z 30. decembra 1993 č. 299), v súčasnosti je v platnosti deväť jednotných systémov dokumentácie:
I. jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;
II. jednotný systém prvotnej účtovnej dokumentácie;
III. jednotný systém bankovej dokumentácie;
IV. jednotný systém finančnej, účtovnej a výkazníckej účtovnej dokumentácie rozpočtových inštitúcií a organizácií;
V. jednotný systém výkazníctva a štatistickej dokumentácie;
VI. jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov;
VII. jednotný systém pracovnej dokumentácie;
VIII. jednotný dokumentačný systém dôchodkového fondu Ruskej federácie;
IX. jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu.
(I-II) Pod pohybom personálu odborníci rozumejú:
· nábor;
· preradenie na inú prácu;
prepustenie;
poskytovanie dovoleniek;
· pracovná cesta.
Personálna dokumentácia obsahuje tieto dokumenty:
1) pracovná zmluva (zmluva);
2) príkaz (poučenie) o zamestnaní (tlačivo č. T-1, T-1a);
3) osobná karta (formulár č. T-2, T-2GS);
4) personálne obsadenie (formulár č. T-3);
5) registračný preukaz vedeckého pracovníka (formulár č. T-4);
6) príkaz (pokyn) na preradenie na inú prácu (tlačivo č. T-5, T-5a);
7) príkaz (poučenie) o poskytnutí dovolenky (tlačivo č. T-6, T-6a);
8) plán dovoleniek (formulár č. T-7);
9) príkaz (pokyn) na ukončenie pracovnej zmluvy (zmluvy) (formulár č. T-8, T-8a);
10) príkaz (pokyn) na vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu (tlačivo č. T-9, T-9a);
11) cestovný doklad(formulár č. T-10);
12) služobná úloha na vyslanie na pracovnú cestu a správa o jej vykonaní (tlačivo č. T-10a);
13) výkaz o čerpaní pracovného času a miezd (tlačivo č. T-12);
14) výkaz o čerpaní pracovného času (tlačivo č. T-13);
15) osobné vyhlásenia zamestnancov podniku;
16) memorandá a akty.
Zjednotenie - redukcia neopodstatnenej rôznorodosti druhov dokumentov, ich privedenie k jednotnosti foriem, štruktúry, jazykových štruktúr, operácií na ich zostavovanie, spracovanie, účtovanie, uchovávanie. Zjednotenie je stanovenie najjednotnejšieho súboru detailov, formátu papiera a fixácie detailov na papieri.
S cieľom znížiť počet dokumentov používaných pri činnosti inštitúcií, organizácií a podnikov, štandardizovať ich formu, znížiť mzdové, časové a materiálové náklady na ich prípravu a spracovanie, ako aj dosiahnuť informačnú kompatibilitu automatizovaných databáz v národného hospodárstva sa pracuje na zjednocovaní dokumentov a vytváraní jednotných systémov dokumentácie (JÚD).
III. Jednotný systém bankovej dokumentácie:
platobná dokumentácia pre bezhotovostné platby prostredníctvom bánk;
Dokumentácia o kontrole vynakladania prostriedkov na mzdy a výplaty sociálnych a pracovných zdrojov;
· Dokumentácia o bankových operáciách súvisiacich s medzinárodným zúčtovaním;
Banková výstupná dokumentácia;
· Dokumentácia o činnostiach depozitárov bánk;
platobná dokumentácia pre bezhotovostné platby prostredníctvom bánk - vnútrobankové formy dokladov;
· Dokumentácia o emisno-hotovostných a rozpočtových operáciách bánk - vnútrobankové formy dokladov;
Dokumentácia o kontrole vynakladania prostriedkov na mzdy a výplatu sociálnych a pracovných dávok - vnútrobankové tlačivá dokladov;
dokumentáciu pre peňažný obeh;
Dokumentácia o úverových operáciách bánk;
účtovná dokumentácia.
IV. Jednotný systém finančnej, účtovnej a vykazovacej účtovnej dokumentácie rozpočtových inštitúcií a organizácií:
· finančná dokumentácia;
· vykazovanie účtovnej dokumentácie rozpočtových inštitúcií a organizácií.
V. Jednotný systém výkazníctva a štatistickej dokumentácie:
· Dokumentácia o štatistike národných účtov a ekonomických bilancií;
· dokumentáciu o štatistike vedeckého a technického potenciálu a inovačného pokroku;
Dokumentácia o štatistike práce;
· Dokumentácia o štatistike materiálových zdrojov;
Dokumentácia o finančných štatistikách;
Dokumentácia o sociálnych štatistikách;
· Dokumentácia o priemyselnej štatistike;
· Dokumentácia o štatistike poľnohospodárstva a obstarávania poľnohospodárskych produktov;
štatistická dokumentácia investičná výstavba;
· Dokumentácia o štatistike zahraničných ekonomických vzťahov;
· Dokumentácia o štatistike spotrebiteľského trhu a jeho infraštruktúry;
· Dokumentácia o štatistike dopravy a spojov;
· dokumentáciu o štatistike pozorovania a evidencie zmien cien a taríf.
Prednáška zo dňa 24.11.2016
VI. Jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov:
Vykazovanie účtovnej dokumentácie;
registrov účtovníctvo;
primárna účtovná dokumentácia.
VII. Jednotný systém dokumentácie práce:
Dokumentácia o stave trhu práce;
dokumentáciu pre Pracovné vzťahy;
Dokumentácia o ďalšom vzdelávaní zamestnancov orgánov práce;
dokumentácia o ochrane práce;
dokumentáciu o minimálnych spotrebiteľských rozpočtoch;
Dokumentácia o odvolaniach na úrade práce.
VIII. Jednotný systém dokumentácie dôchodkového fondu Ruskej federácie:
Dokumentácia o účtovníctve a rozdeľovaní finančných prostriedkov;
Dokumentácia o plánovaní a hospodárskej činnosti;
Dokumentácia pre kontrolnú a overovaciu činnosť.
Podobné informácie.
Dokumentačný systém - súbor dokumentov navzájom prepojených podľa znakov pôvodu, účelu, druhu, oblasti činnosti, jednotných požiadaviek na ich vyhotovenie.
Hlavným smerom zlepšovania dokumentov je ich zjednotenie a štandardizácia.
V záujme znižovania počtu dokumentov používaných v riadiacich činnostiach, v záujme štandardizácie ich foriem, zníženia mzdových a materiálových nákladov na ich prípravu a vyhotovenie, v záujme dosiahnutia jednotnosti informačných báz sa pracuje na zjednocovaní dokumentov, vytváraní jednotné dokumentačné systémy (UDS).
Vytváranie jednotných systémov dokumentácie je založené na jednotnosti zloženia a formy riadiacich dokumentov:
Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;
Jednotný systém bankovej dokumentácie;
Jednotný systém finančnej, účtovnej a výkazníckej účtovnej dokumentácie rozpočtových inštitúcií a organizácií;
Jednotný systém výkazníctva a štatistickej dokumentácie;
Jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov;
Jednotný systém dokumentácie práce;
Jednotný dokumentačný systém dôchodkového fondu Ruskej federácie;
Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu.
Formou právnej konsolidácie zjednotenia dokumentov je štandardizácia úradné dokumenty.
Štandardizácia v oblasti správy dokumentov znamená stanovenie celoštátnych formulárov a požiadaviek na dokumenty, ktoré sú povinné pre používanie všetkými organizáciami. Aplikácia noriem zvyšuje kultúru moderných manažérskych činností.
Zjednotením a štandardizáciou servisných dokumentov vzniká možnosť zostavovania štandardných (šablónových) textov pre dokumenty obsahujúce identické a opakujúce sa informácie.
12. Etapy a spôsoby zjednocovania dokumentov riadenia. Hlavné formy prezentácie jednotných textov: text, šablóna, tabuľka, dotazník
text úradný dokument nazývané informácie zaznamenané akýmkoľvek typom písma alebo akýmkoľvek systémom záznamu zvuku, ktoré obsahujú všetky alebo hlavnú časť rečových informácií.
Hlavným cieľom zjednocovania textov je skvalitnenie manažérskej dokumentácie, urýchlenie prijímania optimálnych manažérskych rozhodnutí, a teda zvýšenie celkovej efektívnosti celého procesu riadenia.
Zjednotenie textov umožňuje:
1. Vyriešiť problémy zefektívnenia zloženia dokumentov organizácie, upevnenie výkonu rovnakého typu funkcií.
2. Znížte náklady na vytváranie dokumentov. Predovšetkým sa zistilo, že čas na zostavenie a úpravu jednotného textu sa skráti 3-5 krát. Zvyšuje sa tak produktivita práce, efektívnosť práce v oblasti riadenia, predchádza sa možnosti preskakovania potrebných častí informácií.
3. Ušetrite čas a námahu potrebnú na čítanie, oboznámenie sa s dokumentom, keďže v jednotnom texte môže tvorca dokumentu okamžite zvýrazniť kľúčové informácie. Podľa niektorých údajov je jednotný text vnímaný takmer rádovo intenzívnejšie ako nejednotný.
4. Zjednotené textové šablóny dokumentov sa ľahko používajú v počítačových automatizovaných kancelárskych systémoch.
Na zjednotenie textov dokumentov je potrebných niekoľko predpokladov:
o V prvom rade je to tak veľké množstvo podobná produkcia
a riadiacich operácií. Ide o to, že proces riadenia je
Ø z funkcií rovnakého typu, ktorých dokumentáciu sprevádza výskyt mnohých dokumentov rovnakého typu. Na druhej strane tento druh dokumenty generujú stabilné, opakujúce sa jazykové konštrukcie. V dôsledku toho je počet jazykových prostriedkov riadiacich dokumentov obmedzený (opakujú sa v nich dve tretiny slov a výrazov);
Ø Slovník riadiacich dokumentov závisí od legislatívnych a
normatívne akty orgánov a správy a je spojená s potrebou preniesť presné právne formulácie do dokumentov;
Ø úradné, úradné dokumenty sú nasýtené špeciálnou terminológiou;
Ø vyznačujú sa neutrálnou slovnou zásobou;
Ø Napokon texty jednotlivých skupín dokumentov majú rovnakú štruktúru.
Zjednotenie textov spočíva v stanovení jednotnej formy jazykového prejavu, ktorá čo najpresnejšie sprostredkuje obsah pravidelne sa opakujúcich manažérskych situácií alebo akcií.
hlavná metóda zjednocovaním textov úradných dokumentov je prideľovanie stálych a variabilných informácií. Konštantné informácie sú informácie, ktoré sa opakujú vo všetkých dokumentoch vytvorených v podobných situáciách riadenia, variabilné informácie sú informácie, ktoré umožňujú odlíšiť opakujúce sa situácie riadenia od seba.
Trvalá informácia je zaznamenaná v jednotnej forme dokumentu, ktorý tvorí nemennú, opakujúcu sa časť textu. V jednotnej forme dokumentu by mal byť poskytnutý voľný priestor na zaznamenávanie zmien, nových informácií.
Aby bolo možné oddeliť konštantnú informáciu od premennej, je potrebné mať vytvorených aspoň niekoľko dokumentov rovnakého typu a rovnakého účelu v podobných situáciách riadenia.
Len analýza konkrétnych dokumentov dáva základ na delenie informácií na konštantné a premenlivé.
Metóda zjednotenia skúšok má dva varianty – obsahové zjednotenie a formálne zjednotenie.
Rozlišujú sa tieto typy zjednotenia a štandardizácie textu úradných dokumentov:
1. štandardizácia jazykové jednotky, legislatívna konsolidácia ich v r
GOST (obchodné termíny, priemyselné termíny, názvy predmetov, produktov, lexikálne a grafické skratky);
2. vývoj jednotných foriem prezentácie textov dokumentov (napríklad jednotné texty s trvalou informáciou na hlavičkovom papieri dokumentu);
3. formalizácia jazykových prostriedkov (t.j. obmedzenie používania prvkov prirodzeného jazyka používaním umelého jazyka
znamená: kódy, symboly, grafické prvky atď.). Je to spôsobené predovšetkým použitím výpočtovej techniky;
4. rubrikácia, t.j. rozdelenie textu na samostatné zložky a ich grafické oddelenie od seba. Najjednoduchším nadpisom je odsek. V závislosti od objemu, predmetu, účelu textu môže byť rubrikácia komplikovanejšia. Najmä texty zložitých dokumentov sú rozdelené do oddielov, odsekov, odsekov, pododstavcov, ktoré sú číslované arabskými číslicami. Čísla najväčších častí textu pozostávajú z jednej číslice. V druhom stupni delenia sa používajú dve číslice, v treťom tri atď.
Napríklad:
2.2.2. atď.
Jednotný text dokumentu môže byť prezentovaný v jednotnej podobe dokumentu, vo forme šablóny, dotazníka alebo tabuľky. Určujúcim faktorom pri výbere formy prezentácie textu je charakter informácií obsiahnutých v texte dokumentu.
typické texty.
Manažérske činnosti zahŕňajú mnoho typických, často sa opakujúcich situácií, kedy dokumentuje, ktoré dokumenty s rovnakým obsahom vznikajú v rôznych organizáciách. Preto sa v praxi rozšírili jednotné texty dokumentov – štandardné.
Vzorové texty sa zvyčajne vyvíjajú pre viacstranové dokumenty, vrátane jednotné formy jazykové výrazy, ktoré sú dlhodobo overené praxou a preto najpresnejšie sprostredkúvajú obsah určité akcie alebo situácie, napríklad pre nariadenia, pokyny, pravidlá, nariadenia atď.
Väčšina textu je typická v dokumentoch, ako sú popisy práce, predpisy o konštrukčná jednotka organizácie, vnútorné pracovné predpisy.
Typické časti textu môžu byť dokonca zahrnuté do dokumentov, ktoré sú v podstate individuálne. Napríklad v pracovnej zmluve uzatvorenej so zamestnancom pri nástupe do práce je okrem individuálnych informácií a podmienok množstvo typických informácií, ktoré sa zapisujú do iných pracovné zmluvy, čo umožňuje rozvíjať štandardné formuláre tieto dokumenty.
Texty šablón
Texty šablón sa vytvárajú pre dokumenty malej veľkosti, ktoré sa opakovane zostavujú počas určitého časového obdobia. kalendárny rok alebo pravidelne z roka na rok. Texty šablón sa odporúča vytvárať pre skupiny dokumentov s rovnakými akciami. V inštitúciách sa vzorové texty dokumentov vypracúvajú formou zbierky.
Šablóna- Ide o štandardný list papiera, na ktorom sú vytlačené trvalé informácie a ponechané miesto pre variabilné informácie.
Textová šablóna- forma textovej prezentácie obsahujúca neustále informácie a medzery určená na uvedenie variabilných informácií, ktoré charakterizujú konkrétnu situáciu riadenia.
Šablóny určujú zloženie informácií v dokumentoch, ich postupnosť a fixujú stabilné verbálne formulácie.
Text šablóny zachováva gramatickú štruktúru textu, ide o gramaticky súvislý text zostavený podľa noriem obchodného písania.
Forma prezentácie jednotného textu vo forme šablóny sa volí vtedy, keď hlavným obsahom dokumentu sú informácie o manažérskych činnostiach. Vo forme šablóny, jednotné texty objednávok, príkazov, pokynov, protokolov, úkonov, dohôd, zmlúv, dohôd, správ a poznámky, listy, certifikáty atď. Text šablóny môže obsahovať „nápovedy“ vo forme podriadkových vysvetliviek o povahe informácií, ktoré by mali byť vložené do medzier.
Obsah dokumentov je určený zložením a hodnotou ukazovateľov a podrobností, ktoré sú v nich zahrnuté. Na jednej strane môžu byť ukazovatele a detaily odlišné, čo nevylučuje možnosť ich prezentácie všeobecné požiadavky. Na druhej strane veľké množstvo ukazovateľov a detailov aj pre rôzne dokumenty stane sa to isté. Šablónové dokumenty výrazne skracujú čas na zostavovanie dokumentov, keďže pozornosť interpreta je obmedzená len uvedením premennej špecifickej informácie, ktorej miesto je vopred určené. V skutočnosti vyplní už vypracovaný dokument, čím odpadá štádium návrhu.
Schematicky je metodika vývoja textov šablón nasledovná:
Ø identifikácia typických úloh riadenia;
Ø zber informácií potrebných a formovaných v procese riešenia manažérskych problémov;
Ø vypracovanie jednotného textu dokumentu odrážajúceho identifikovanú typickú situáciu;
Ø koordinácia projektu s odborníkmi, ktorí zostavujú dokumenty alebo s nimi pracujú (súčasne Osobitná pozornosť mali by ste venovať pozornosť používaniu odborných výrazov);
Ø konečná úprava projektu a realizácia v súlade s požiadavkami GOST.
V počítačových programoch určených na písanie a formátovanie textov (textové editory) sa typické (obrazovkové) formy dokumentov nazývajú „šablóna“ a prekladajú sa slovom „šablóna“, príkladom obrazovky dokumentu je akákoľvek forma organizácie.
tabuľky
Najstručnejšia a najnázornejšia forma prezentácie informácií v dokumente je tabuľky.
Tabuľka spravidla obsahuje informácie o niekoľkých objektoch charakterizovaných rôznymi vlastnosťami.
tabuľky- zoznam informácií, číselných údajov uvedených v určitom systéme a oddelených stĺpcami.
V tabuľke sú konštantné informácie reprezentované názvom prvkov, ktoré popisujú určitú množinu objektov zaznamenaných v stĺpci úplne vľavo - bočná stena. Premenné informácie v tabuľke sa zaznamenávajú do buniek vytvorených sčítaním vodorovných a zvislých riadkov a stĺpcov.
Forma tabuľky sa spravidla používa pri prezentovaní digitálnych informácií vo výkazníctve a štatistických, účtovných, bankových, organizačných a administratívnych a iných dokumentoch.
Tabuľky sú očíslované. Tabuľky sú očíslované nasledovne: ak je v texte viac tabuliek, potom by mala byť označená ako „Tabuľka 1“.
Tabuľky môžu mať rôzny stupeň zložitosti, nadpisy stĺpcov tabuľky môžu obsahovať niekoľko úrovní číslovania, to znamená, že zahŕňajú podnadpisy.
Nadpisy tabuľky by mali byť krátke a jasné. Odporúča sa oddeliť hlavy stola od zvyšku stola hrubou čiarou. Nadpisy stĺpcov a riadkov sa píšu s veľkým písmenom, podnadpisy, ak nemajú samostatný význam, s malým písmenom. Podnadpisy stĺpcov a riadkov musia byť gramaticky v súlade s nadpismi. Bodka ako interpunkčné znamienko sa do dizajnu tabuliek nedáva. Výnimkou je písanie skrátených slov.
Je povolené preniesť tabuľku s veľkým počtom riadkov na inú stránku. Aby sa hlavička, ktorá zaberá veľa miesta, nepreniesla na novú stranu, stĺpce tabuľky sú očíslované a na každú ďalšiu stranu sa prenesie iba riadok s číslami stĺpcov. V tomto prípade sú nad ďalšou časťou napísané slová „Pokračovanie tabuľky...“, „Koniec tabuľky...“. Do tabuľky nie je dovolené zadávať stĺpec „číslo v poradí“. V prípade potreby očíslujte ich riadky poradové čísla vložte pred hlavičky riadkov, na bočnú stenu a za číslo označujúce číslo riadku sa umiestni bodka.
Číselné hodnoty ukazovateľov uvedené v stĺpcoch sú uvedené na úrovni posledného riadku názvu ukazovateľov. Slovný popis ukazovateľov, na rozdiel od číselného, by mal začínať na úrovni prvého riadku názvu ukazovateľa. Ak v príslušných stĺpcoch chýbajú údaje, vyžaduje sa pomlčka.
Opakujúce sa slová v hlavičkách riadkov, ak tabuľka nie je oddelená vodorovnými čiarami, možno nahradiť úvodzovkami. Opakujúce sa čísla a označenia v stĺpcoch tabuľky sa nenahrádzajú úvodzovkami.
Ak existuje malé množstvo digitálneho materiálu, ktorý nie je vhodné usporiadať do tabuľky, uvádza sa vo forme záveru. Vo výstupe by na rozdiel od tabuľky mali byť stĺpce oddelené nie čiarami, ale bodkami. Napríklad:
„Pri zavesení nízkonapäťových drôtov na križovatkách a pozdĺž rovnej trate bez prechodov použite koeficienty podľa noriem:
mzdové náklady a mzda.......... …………………………………. 1,8
stroje a materiály ................................................................................................... . 2,0".
4. Dotazník
Dotazník- forma textovej prezentácie, ktorá charakterizuje jeden predmet podľa určitých vlastností. Obsah dokumentu vo forme dotazníka má konštantné a premenlivé informácie. Neustále informácie – názov znakov, premenná – ich charakteristika. Dotazník zvyčajne obsahuje nasledujúce možnosti prezentácie informácií:
Ø otázky a miesta odpovedí;
Ø otázky a odpovede na výber;
Ø recipročné miesta pre informácie zadávané skúmaným dodatočne podľa vlastného uváženia.
V texte dotazníka sú konštantné informácie vyjadrené podstatným menom v nominatíve alebo slovným spojením, kľúčovým slovom, ktoré je podstatným menom v nominatíve. Premenné informácie možno napísať aj ako slovné spojenie s podstatným menom v nominatíve, sloveso (má, nemá atď.), číslovku (často v digitálnej forme) alebo slová „áno“, „nie“.
Dotazníková forma obsahu dokumentu je typická najmä pre personálnu dokumentáciu a pre dokumentáciu marketingových služieb, ktoré skúmajú napríklad dopyt spotrebiteľov po výrobkoch vyrábaných daným podnikom.
Tabuľky s textovými informáciami sú zostavené priamo v textový editor MS slovo. Ak tabuľky obsahujú premenné digitálne hodnoty a je potrebný prepočet digitálnych údajov, potom sa použije program - tabuľkový procesor MS Excel alebo databáza MS Access. Údaje z týchto aplikácií sa importujú do MS Word so zachovaním odkazov na príslušný zdrojový program, čo umožňuje aktualizovať a upravovať údaje vložené do dokumentu. Dizajn stola je regulovaný GOST R-1.5-92.
13. Pravidlá tvorby strojom písaného textu. Vlastnosti zjednotenia textov dokumentov, berúc do úvahy použitie automatizovaných systémov
Pre ekonomické umiestnenie detailov voči sebe navzájom a ich komponentom (riadkom) sa v závislosti od formátu dokumentu odporúčajú nasledujúce kombinácie riadkov:
* Texty dokumentov pripravené na uverejnenie typografickým spôsobom sú tlačené s dvoma intervalmi.
** V zátvorkách sú hodnoty intervalov, ktoré sú povolené spolu s hlavnými. Výhodné sú intervaly uvedené ako prvé.
GOST R 6.30-2003 je založený na príprave dokumentov pomocou tlačových zariadení a počítačového vybavenia.
Rozstup písmen (veľkosť tlačených znakov) a riadkovanie sú stanovené GOST 6.10.5-87, v milimetroch: 2,6 - rozstup písmen; 4,25 - riadkovanie.
Pre jasnú definíciu začiatku tlače konkrétneho atribútu sa odporúča 8 pozícií tlačového zariadenia, vypočítaných počtom tlačených znakov (stlačení kláves), počnúc od ľavého poľa formulára.
Od 0. pozície (okraj ľavého poľa) sa vytlačí značný počet detailov písmena: dátum odchádzajúci dokument; odkaz na index prichádzajúceho dokumentu; názov textu; text (ak pozostáva z jedného odseku); názov pozície v požadovanom „podpise“; zameriavacia lišta; meno umelca a jeho telefónne číslo; značka o vyhotovení dokumentu a jeho odoslaní do prípadu.
Od 1. pozície (5 znakov od okraja ľavého okraja) vytlačte začiatok odsekov v texte; značka prítomnosti prihlášky.
Od 2. pozície (16 znakov od okraja ľavého okraja) vytlačte index odchádzajúceho dokumentu; dátum v premennej "odkaz na index a dátum došlého dokladu".
Od 3. pozície tabelátora (24 znakov od okraja ľavého poľa) sa tlačí odpis podpisu zhotoviteľa o náležitom „Poznámke o vyhotovení dokumentu a odoslaní do prípadu“.
Od 4. pozície (32 znakov od okraja ľavého poľa) sa vo viacstranových dokumentoch tlačí číslo strany, atribút „Adresa“ a identifikátor elektronickej kópie dokumentu.
Od 5. pozície (48 znakov od okraja ľavého poľa) vytlačte odpis podpisu v potrebnom „podpise“.
Od 6. pozície (56 znakov od okraja ľavého poľa) sa vytlačí slovo „kopírovať“.
Pri písaní listu pomocou osobného počítača nemusia zodpovedať veľkosti tlačených znakov používaných v písacích strojoch. V tejto súvislosti by sa päť zo siedmich štandardných ustanovení malo považovať za usmernenia na prípravu dokumentu. Nula a prvá pozícia zostávajú povinné.
Pri umiestňovaní viacriadkových podrobností do oblasti pridelenej formulárom by sa mali použiť riadky v plnej dĺžke. Začiatok každého nového riadku musí byť zarovnaný vertikálne.
Odporúčaná dĺžka riadku pre viacriadkové podrobnosti (okrem textu) je 28 znakov. Výnimočne, ak najmä nadpis textu (rekvizity 18, s. 32) pozdĺžnej formy presahuje 150 znakov, možno jeho riadok predĺžiť až po okraj pravého okraja alebo preniesť na ďalší riadok.
GOST R 6.30-2003 nešpecifikuje typy písiem, ktoré by sa mali používať pri príprave textu dokumentov pomocou osobného počítača. Hlavnou požiadavkou na písma je zabezpečiť, aby boli dobre čitateľné.
Pravidlá písania textového materiálu
Texty dokumentov pripravené na publikovanie typografickými metódami sú tlačené s dvojriadkovým riadkovaním. Strojom napísaná strana pozostáva z 28-30 riadkov.
Písmená s jednou medzerou sú povolené. V tomto prípade sú medzi odsekmi dve medzery. Pri tlači s jedným intervalom sa strojom napísaná strana skladá z 53 - 58 riadkov.
Pri tlači v jeden a pol intervaloch sa strojom napísaná strana skladá z
38 riadkov.
Pracovný riadok štandardnej strany písanej strojom pozostáva zo 64 ťahov.
Prvý riadok každého odseku je napísaný päť ťahov od ľavého okraja.
Číslovanie strán začína od sekundy. Číslo strany je umiestnené v strede horného okraja listu. Od horného okraja papiera po číslo strany sú dva intervaly a od čísla strany po text dva intervaly.
Číslo strany sa zadáva iba jednou číslicou bez akýchkoľvek ďalších znakov.
Ø odtrhnúť jeden riadok textu alebo slovo z predchádzajúceho odseku;
Ø začnite jeden riadok nového odseku na záverečnej strane, je lepšie začať nový odsek na inej strane;
Ø slovo začínajte spojovníkom na konci riadku, je lepšie toto slovo preniesť na novú stranu.
Text je možné rozdeliť na jednotlivé časti: kapitoly, odseky, pododstavce. Každý komponent musí mať číslo. Číslovanie je arabskými číslicami. Číslo každého komponentu musí zahŕňať všetky čísla zodpovedajúcich komponentov vyšších deliacich stupňov.