Existen diferentes definiciones del concepto de "gestión de documentos", pero ninguna de ellas ha sido generalmente aceptada. Sin embargo, así como el concepto de "documento". Y esto es natural, ya que "ciencia del documento" es un término multidimensional, estructuralmente ramificado, relacionado con varios partidos documentos y actividades de comunicación de documentos - fenómenos no menos complejos y multifacéticos.
Puede decirse que gestión de documentos es la ciencia del documento y la actividad documento-comunicación. Esta es una disciplina científica que estudia los patrones de creación y funcionamiento de los documentos, desarrolla los principios de construcción de sistemas de comunicación de documentos y métodos de su actividad.
La ciencia del documento explora el documento como fuente de información y medio de comunicación social. Es una ciencia compleja del documento y de la actividad documento-comunicación, que estudia los procesos de creación, distribución y uso de las fuentes documentales de información en la sociedad en términos históricos, modernos y pronósticos.
La formación de la gestión documental como disciplina científica implica la definición de sus componentes principales: objeto, sujeto, estructura, métodos, aparato conceptual, en su unidad e integridad, es decir. como disciplina científica sistemática.
El objeto de la ciencia responde a la pregunta: ¿qué estudia la ciencia? El objeto de la documentación. como ciencia es un estudio integral del documento como sistema objeto, especialmente creado para el almacenamiento y distribución (transmisión) de información en el espacio y el tiempo. El documento se crea en el curso de las actividades de documentación y comunicación, por lo tanto, el objeto de la ciencia son todos los tipos de esta actividad: la creación, producción, almacenamiento, distribución y uso de documentos, la creación de sistemas de documentación.
El sujeto de la ciencia debe responder a la pregunta: de qué manera, por qué, con qué finalidad y para qué exactamente se estudia el objeto, ya través de él la realidad objetiva. El sujeto de la ciencia determina el contenido del conocimiento científico sobre el objeto: el documento y la actividad de comunicación del documento. El tema de la documentación. es la creación de conocimiento científico sobre el documento en la unidad de sus componentes informativos y materiales, sobre los patrones de creación y funcionamiento de los documentos en la sociedad.
La documentación estudia el documento como sujeto en los niveles teórico, histórico y metodológico (práctico). Explora el documento como sistema, sus propiedades, parámetros, estructura, funciones, métodos y formas de documentar, clasificación y tipología de los documentos. En el campo de su atención se encuentran los patrones generales de creación, distribución, almacenamiento y uso de documentos. Además, el objeto de estudio puede ser el documento en su conjunto o sus aspectos individuales, características específicas Actividades documentales y de comunicación.
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El mantenimiento de registros como disciplina científica.
La disciplina de Documentación está destinada a estudiantes de la especialidad Organización y ..
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Epílogo
De este modo, ciertos tipos los documentos y las actividades de comunicación de documentos tienen especificidades significativas. La conexión entre la gestión documental y la informática se siente especialmente
lista bibliografica
1. Ley de la Federación de Rusia "Sobre información, informatización y protección de la información" del 25 de enero de 1995 // Recopilado. Leyes de la Federación Rusa. 1995. Nº 8. 609 págs. 2. Fundamentos de la legislación de la Federación Rusa sobre el fondo de archivo de Rusia
Términos básicos y definiciones
El autor del documento es natural o entidad quien creó el documento Ley - un documento redactado por varias personas
Comprender el objeto y el sujeto de la ciencia documental depende de cómo se interprete la ciencia documental, cómo se determine su estructura.
N. N. Kushnarenko en su libro de texto divide la gestión documental en general y especial. Ella considera el objeto de la documentación general. “estudio integral del documento como objeto del sistema”. El objeto de la documentación se define como "crear conocimiento científico sobre un documento...". La estructura de la documentación general. a su vez, incluye: la teoría del documento, la historia del documento, la historia y teoría de las actividades documento-comunicativas. Se agrega un nombre sinónimo a la teoría del documento: "documentología". Al mismo tiempo, el libro de texto en sí, que refleja el contenido de la ciencia documental general, tiene las siguientes secciones: "Fundamentos teóricos de la ciencia documental", "Características de ciertos tipos y tipos de documentos", "Documentos sobre los últimos portadores de información". . En consecuencia, la verdadera gestión documental general aquí consiste en los fundamentos teóricos y características de los principales tipos y tipos de documentos.
Además de la documentación general, N.N. Lo más destacado de Kushnarenko gestión de documentación especial y lo divide en especial y privado. A documentación especial disciplinas que estudian "las características de los documentos que son objetos de la biblioteca,
archivística, asuntos de museos", pero en la lista de estas disciplinas (bibliotecología, bibliografía, archivística, museología, ciencias de la información) no hay disciplinas específicas que estudien las "características de los documentos", sino ramas del conocimiento que, por sí mismas, determinación, tienen objetos de estudio mucho más amplios.
Además, de las disciplinas de mantenimiento de registros especiales N.N. Kushnarenko clasificó aquellos en los que el tema es "el estudio de los detalles de varios procesos de actividades documentales y de comunicación": ciencia del fondo documental, catalogación, doctrina del almacenamiento de documentos, trabajo de oficina, etc. Sin plantear la cuestión de cómo se justifica la asignación de estas disciplinas particulares, observamos que las secciones relevantes o disciplinas científicas especiales existen dentro de la bibliotecología, la bibliografía, la archivística y la museología mencionadas anteriormente. No está claro cómo pueden destacarse no dentro, sino al lado de tales disciplinas.
Sujeto documentación privada, según N. N. Kushnarenko, son "ciertos tipos y variedades de documentos", entre los que se encuentran: "libros, patentes, notas, mapas, películas, discos ópticos, etc." En consecuencia, la ciencia del documento privado se forma en "disciplinas de la ciencia del documento científico privado": ciencia del libro, ciencia de las patentes, cartografía, etc. Así, la ciencia del libro, según N.N. Kushnarenko, está incluido en el mantenimiento de registros como un mantenimiento de registros "especial", "privado". Sin embargo, en la mayoría de estas disciplinas, el objeto de estudio no son solo las características del tipo de documento correspondiente. En particular, la ciencia del libro es una ciencia compleja, o un complejo de disciplinas científicas, al que pertenecen disciplinas científicas individuales, que estudian los procesos de creación y funcionamiento de un libro en la sociedad. No puede ser "privado" en comparación con la biblioteconomía, la bibliografía y otras disciplinas.
Estas inconsistencias ya han sido advertidas por otros autores (S.G. Kuleshov, M.S. Slobodyanik) y sujetas a críticas razonadas 1 . No podrían ser recordados o considerados solo un hecho de la historiografía del tema en consideración, si la posición anterior no estuviera expresada en el libro de texto, que todavía es utilizado activamente tanto por estudiantes como por profesores de ciencia documental, por lo tanto, su contenido todavía es relevante hoy.
El desarrollo de las opiniones del autor del libro de texto - N.N. Kushnarenko: con respecto al tema en consideración, puede seguir sus publicaciones posteriores. En ellos, la ciencia de la "gestión documental" ya no se divide en tres, sino en cuatro partes. Primero - documentología. Esta es la teoría y metodología de la gestión documental 2 o sólo la metodología de la gestión documental 3 . Segunda parte - gestión de documentación general- aquí cubre "la historia de la formación de la comunicación del documento, así como la metodología y organización del trabajo con el documento" o "la historia, tipología, clasificación del documento, fundamentos tecnológicos ciclo vital documento".
En tercer lugar está documentación privada, que incluye disciplinas científicas "que estudian algunos de los procesos más importantes del trabajo con un documento", a saber: "la teoría y la tecnología de compilación de documentos, su edición, reproducción, distribución, protección, procesamiento, contabilidad, acumulación, almacenamiento, uso". Entre las disciplinas relevantes se encuentran: estilística documental, teoría y práctica de la edición, trabajo de oficina, organización y tecnología de publicación, bibliopolio, estadísticas de documentos, derecho de propiedad intelectual, protección de la información en sistemas automatizados, procesamiento analítico y sintético de documentos, recursos de documentos, documentos recuperación de información
sistemas, teoría y tecnología de almacenamiento de documentos, restauración y conservación de documentos, gestión de documentos electrónicos, bases de datos de texto completo. Se ha intentado diferenciar las disciplinas enumeradas de acuerdo con los procesos que estudian, lo que sistematiza en cierta medida esta lista. Pero la pertenencia de todas estas disciplinas a la documentación, aunque sea privada, aún no ha sido probada. Se sabe que algunas de las disciplinas enumeradas están relacionadas con la filología, la bibliología, la biblioteconomía y la informática. Evidentemente, en este caso, se aclara la respuesta a la pregunta: qué partes de las ramas de conocimiento nombradas pueden considerarse gestión documental. Es decir, no toda la ciencia del libro, la biblioteconomía y la archivística se proclaman disciplinas de gestión de documentos.
La cuarta parte de la propuesta de N.N. Kushnarenko de la nueva estructura de gestión de documentos eran disciplinas "documentación especial", asignados tanto por tipos de documentos - cartográficos, documentación de patentes, como por "esferas de actividad práctica" - archivística, administrativa, bancaria, bibliográfica, biblioteca, museo, información. Cabe señalar que entre los primeros ya no se encuentran los estudios de bibliología y cine, y entre los segundos no se nombran las ramas del conocimiento en su conjunto (archivística, biblioteconomía, etc.), sino únicamente la correspondiente “ciencia del documento”. . Sin embargo, no está claro cómo estas disciplinas de "ciencia de documentos especiales" se correlacionan con las disciplinas de "ciencia de documentos privados" enumeradas anteriormente. En nuestra opinión, no pueden estar separadas, aparte de las disciplinas de "mantenimiento de registros privados" mencionadas anteriormente. Lo más probable es que la "gestión de documentos especiales", distinguida por áreas de actividad práctica, exista en la forma de las disciplinas correspondientes de la "gestión de documentos privados" descrita anteriormente, lo cual debe decirse.
Alguna peculiaridad de la estructura de gestión documental expuesta en estos artículos es que aquí no se trata puramente de ciencia, sino de un ciclo de disciplinas educativas de gestión documental asignadas en el proceso de formación de especialistas en la especialidad “Ciencia Documental y Actividad de la Información”. Como saben, la estructura de la ciencia y la estructura del ciclo. disciplinas academicas- diferentes conceptos. En algunos casos pueden coincidir, pero también puede ser que una disciplina académica abarque todos los aspectos de la ciencia o, por el contrario, el ciclo completo de disciplinas de una especialidad en particular no abarque la ciencia en su conjunto. También puede existir tal opción cuando las disciplinas académicas no se distinguen de acuerdo con la estructura de la ciencia (según sus partes principales), sino que están dedicadas a objetos, procesos, operaciones, etc., diferentes en significado y tema de estudio.
Actualmente, N. N. Kushnarenko considera a Yu.N. Stolyarov asigna el nombre de "documentología" a la ciencia del documento en sentido amplio y deja el nombre de "ciencia del documento" a la ciencia del documentación de gestión, lo que supondrá una revisión de ideas sobre la estructura, objeto y sujeto de ambas ciencias 1 .
La estructura de la gestión de la documentación y su conexión con otras ciencias se presentó de una manera diferente S.G. Kuleshov 2 . Según sus puntos de vista, la gestión documental se divide en general(sinónimo de S.G. Kuleshov es documentación) y especial, diferenciados por tipos de documentos y tipos de documentación. El tema de la gestión documental general se define como "la formación del conocimiento científico sobre un documento en la unidad de sus componentes informativos y materiales, los patrones de creación y funcionamiento de los documentos en la sociedad". El contenido de la documentación general S.G. Kuleshov lo define con bastante claridad: "la documentología es una ciencia documental general que desarrolla cuestiones de teoría documental, estudia los patrones de génesis y evolución
documento, problemas comunes a todas las ciencias del funcionamiento de los documentos, la práctica de su creación y el trabajo con ellos" 1 .
La estructura de la documentación general.(o documentación) S.G. Kuleshov lo define de esta manera: "... no consta de disciplinas científicas, sino de secciones tales como "Conceptos de documentos", "Funciones de documentos", "Tipología de documentos", "Etapas principales del desarrollo de documentos" "Problemas generales de crear , almacenamiento y funcionamiento de un documento "etc." Realmente definido aquí problemas comunes en relación con cualquier documento.
documentación especial, según el concepto de S.G. Kuleshov, consiste en una gama bastante limitada de disciplinas, cuyos objetos de estudio son ciertos tipos de documentos y tipos de documentación: ciencia de la documentación de gestión, ciencia de la documentación cartográfica, ciencia de la documentación cinematográfica y fotográfica y sonora, ciencia de la documentación científica y técnica, ciencia del documento electrónico. S.G. Kuleshov reconoce la ciencia de la documentación de gestión, “formada desde lo más profundo de la teoría y la práctica del trabajo de oficina” y hasta nuestros días denominándose simplemente “ciencia del documento”, sin indicar el tipo de documentación objeto de estudio.
Respecto a otras ramas del conocimiento que se especializan en el estudio de documentos que difieren en cuanto a contenido, forma externa, denominaciones, géneros, etc., su unificación dentro de los límites de la ciencia documental, según S.G. Kuleshov, "difícilmente posible". Se destaca que “la ciencia del libro está incluida en las ciencias del ciclo documental y de la comunicación, pero en modo alguno puede ser una dirección de la ciencia especial de la documentación” 2 .
En el material didáctico Nonna Borisovna Zinovieva 1 la gestión documental se caracteriza por ser fundamental y a la vez
disciplina científica aplicada. La investigación fundamental en la ciencia del documento tiene como objetivo estudiar la esencia de la documentación, la evolución de la forma y el contenido de un documento, sus funciones en la sociedad, características socioculturales, etnonacionales, históricas de la documentación, problemas de percepción del documento, mejora de la semiótica y medios semánticos de su expresión. La investigación aplicada de la gestión documental, según N.B. Zinovieva, se relacionan con la clasificación de documentos, su indexación, resumen, creación de una imagen de búsqueda de un documento, organización del flujo de trabajo, selección de documentos, almacenamiento, búsqueda, etc.
Propuso su concepto de la estructura de gestión documental. SRA. Slobodian. En su opinión, la ciencia del documento es “un complejo de disciplinas científicas centradas en un estudio integral del documento en un contexto amplio, así como de diversas formaciones de documentos que forman la infraestructura documental de la sociedad” 2 . Como parte de la gestión de documentos, M.S. Slobodyanik destacó en primer lugar documentación- "una disciplina científica integradora que tiene un carácter metacientífico tangible" "tanto para las disciplinas de gestión documental como para las ciencias afines y afines que también estudian el documento como uno de los componentes de su propio objeto (bibliotecología, bibliografía, etc.)".
Según M. S. Slobodyanik, “el objeto de la documentología son los patrones de funcionamiento de los documentos y formaciones de documentos como canales de comunicación social enfocados a satisfacer las necesidades de la sociedad y de los usuarios en información documental actual y retrospectiva” 3 . En el artículo de M.S. Slobodyanika 2003, la documentología se caracteriza como una disciplina científica que consta de dos partes: 1) la teoría de la gestión documental, el documento y la infraestructura documental de la sociedad; 2) la historia de la documentación y el documento. V
artículo de 2005, la documentación se divide en otros dos componentes: la documentación general y la gestión de documentos específicos de la industria. En el marco de la documentología general, se está llevando a cabo "un estudio exhaustivo de la documentología, el documento y la infraestructura documental de la sociedad", "el tema de la ciencia documental específica de la industria son los patrones de funcionamiento de los documentos y sus formaciones como canales de comunicaciones sociales enfocadas a satisfacer las necesidades profesionales de la sociedad y de los usuarios en la actualidad y retrospectiva de la industria documental de la información” 1 .
Otras disciplinas de gestión de documentos M.S. Llamadas Slobodianik especial. Estos incluyen: la teoría de las comunicaciones documentales, la teoría de los flujos de documentos, la ciencia de los fondos documentales, la ciencia de los documentos electrónicos, la ciencia de los documentos de gestión, la teoría y la historia del trabajo de oficina. Como se puede ver, una parte de estas disciplinas se forma de acuerdo a los problemas que se están estudiando; la segunda parte - por tipos de documentos. SRA. Slobodyanik cree que "una característica importante que puede formar una disciplina científica independiente de gestión de documentos es una orientación funcional hacia la satisfacción de las necesidades específicas de la sociedad y las características de grupos separados de documentos que necesitan una investigación individualizada".
Además del rasgo principal por destacar una u otra disciplina documental, M.S. Slobodyanik considera cualidades tales como "un alto nivel de su autonomía, la capacidad de salir del complejo y ser incluido en otro sistema de ciencias", la capacidad de "formar su propio tema y establecer vínculos con ciencias que no están incluidas en la estructura de gestión de registros" esencial. Sin embargo, estas propiedades de las disciplinas no pueden ser la base para su asociación en un complejo de disciplinas, sino solo la base para determinar su independencia. Otra cosa es "la presencia de principios teóricos y metodológicos generales, fuentes y
historia del desarrollo", que predetermina la presencia de diferentes disciplinas en un mismo complejo.
Uno no puede dejar de estar de acuerdo con los comentarios de S.G. Kuleshov sobre la independencia indefinida como disciplinas científicas de la teoría de las comunicaciones documentales y la teoría de los flujos documentales; la artificialidad de combinar en "ciencia documental de fondo" las enseñanzas sobre las colecciones de bibliotecas, archivos, servicios de oficina, etc. Por lo tanto, aún debe aclararse la composición del complejo de disciplinas de gestión de documentos.
Algunas aclaraciones de contenido documentación dado en publicaciones posteriores por N.N. Kushnarenko 2 y M.S. Slobodyanika 3 . N. N. Kushnarenko caracteriza la ciencia documental como una disciplina científica y educativa fundamental, que difiere significativamente de la gestión documental tradicional (obviamente, gerencial). SRA. Slobodyanik la considera "una disciplina científica integrada con un carácter metacientífico tangible"; señala "el enriquecimiento del objeto de la ciencia a expensas de la infraestructura documental de la sociedad", lo que permite estudiar "los rasgos de la actividad documental en diferentes esferas sociales e instituciones".
Pero la relación entre la gestión documental y la gestión documental sigue sin definirse. En particular, M. S. Slobodyanik escribe: "Un resultado importante del desarrollo de la ciencia documental será la transformación de la ciencia documental en una ciencia holística e integrada, que tiene un carácter metacientífico pronunciado y un amplio alcance de aplicación práctica". No está claro si la documentología reemplazará la gestión documental moderna o permanecerá en su composición.
Como conclusión de la consideración de los conceptos actualmente existentes en cuanto a la estructura de la gestión documental, se puede argumentar que en cada
de ellos hay un "grano racional". El concepto de N.N. Kushnarenko se siente atraído por el hecho de que interpreta la ciencia del documento como una rama amplia del conocimiento en la que se explora todo lo relacionado con el documento. Este enfoque sigue lógicamente los puntos de vista de Paul Otlet, el fundador de la ciencia llamada "documentación" (o "documentología"). El concepto de S.G. Kuleshov se distingue por la claridad con respecto al contenido y los límites de la documentación general y especial. El concepto de M.S. Slobodyanika llama la atención sobre las conexiones especiales entre la gestión de documentos y la ciencia de la información como algo más fundamental. Al mismo tiempo, en cada uno de los conceptos anteriores hay puntos débiles que suscitan comentarios. Todavía no se ha producido la síntesis del conocimiento existente.
En todas las características enumeradas de la gestión documental en su conjunto o en sus partes estructurales, observamos una u otra definición del objeto y sujeto de esta ciencia. Sería deseable combinar y coordinar estas definiciones, pero esta es la tarea del futuro desarrollo de nuestra ciencia. Solo notamos que consideramos que el objeto de la ciencia son aquellos u otros fenómenos de la realidad objetiva, cuyo estudio está dirigido a la investigación científica, y el sujeto, aquellos aspectos de este objeto que están determinados por el propósito de la investigación. El contenido de una disciplina científica refleja tanto su objeto como su sujeto.
La definición del objeto y sujeto de la documentación es formulada, probablemente, por todos los docentes de esta disciplina en la enseñanza superior. Instituciones educacionales. Depende de la dirección de la disciplina (documentación general o especial), de las opiniones teóricas de los profesores, del estado de desarrollo de este problema.
Evgeny Alexandrovich Pleshkevich considera que “el objeto del conocimiento en la gestión documental es la información operativa social” 1 . Dado que en la visión teórica de este autor, la información operativa está asociada al concepto de "documento operativo", podemos
suponer que el objeto de la gestión documental se limita a una interpretación restringida del documento. Sin embargo, la presentación posterior del material de la disciplina muestra que el autor caracteriza no solo los documentos "operativos", sino también los de archivo y los publicados. El sujeto de la documentación, según E.A. Pleshkevich, tiene muchos aspectos: estructural, práctico, histórico, legal, gerencial, informativo y "otros aspectos de la información operativa social, sus formas documentadas".
Nikolái Semenovich Larkov indica claramente: "El objeto de la gestión documental es a la vez documentos separados, y todo el conjunto de documentos en la sociedad, es decir, todos los tipos, variedades, géneros y formas de documentos, así como todos los sistemas y subsistemas de documentación, complejos simples y complejos de documentos” 2. El sujeto de la ciencia documental, en su opinión, consta de dos partes: teórica y aplicada, según la cual la ciencia documental se divide en teórica y aplicada.
En nuestra opinion, objeto de gestión de documentos- se trata de un documento como fenómeno del ámbito de la información y la comunicación de la sociedad. Esto significa que la ciencia del documento debe estudiar no solo el documento en sí como una unidad de sus componentes informativos, materiales y de signos, sino también todos los componentes de la comunicación de información documental (no solo el sistema "documento - consumidor de información (o usuario del sistema de información)" , pero también, por ejemplo, el sistema "comunicante - documento", es decir, los problemas de creación de un documento, y la actividad de los intermediarios de la comunicación en el sistema "comunicante - documento - destinatario", etc.). El tema de la documentación. es la definición de los tipos, estructura y propiedades del documento, así como las leyes de su creación y funcionamiento en la sociedad.
Estructura de gestión de documentos puede definirse como la intersección de dos direcciones de su diferenciación: aspecto y objeto. Los aspectos son: la teoría del documento, la historia del documento, la organización de las actividades de documentación, la metodología (o tecnología) de las actividades de documentación. Entendemos aquí la actividad documental como la creación y uso de un documento.
La dirección de objeto de diferenciación de la estructura de gestión de documentos prevé la asignación de tales subsecciones:
El documento en su conjunto, como fenómeno del ámbito de la información y la comunicación de la sociedad.
Tipos separados de documento y sistema de documentación.
Procesos y operaciones separadas de las actividades de documentación.
La primera subsección de objeto corresponde a la gestión general de documentos, la segunda y la tercera, a la gestión especial de documentos. El tema de cada inciso se puede ver en la definición de su propósito.
La estructura de la disciplina "Ciencia del Documento" dependerá de la especialidad para la que se presenta. Debe contener tanto partes generales como especiales. El número de partes especiales y su volumen total dependerá de la orientación profesional y la estructura del plan de estudios (incluida la presencia de otras disciplinas documentales).
La cuestión de cómo interpretar el concepto de "documentología" sigue siendo discutible. ¿Se equipara a la ciencia general del documento, o sólo a la teoría del documento, o, por el contrario, unifica todo el complejo de ciencias que estudian el documento en todas sus conexiones? Nuestra respuesta a esta pregunta se dará en la siguiente sección.
La ciencia del documento de gestión es una disciplina científica que desarrolla la teoría de un documento de gestión, estudia su génesis y evolución, la práctica de creación y funcionamiento. El documento es el principal objeto de conocimiento de la gestión documental.
El sistema terminológico de gestión de registros de gestión incluye términos, conceptos, categorías que denotan objetos, procesos, fenómenos estudiados por esta disciplina. Los conceptos fundamentales de la documentación de gestión son "gestión", "información", "documento de gestión", "documentación de gestión".
La gestión se entiende como un conjunto de acciones de un objeto de gestión encaminadas a crear las condiciones óptimas para el funcionamiento de un objeto gestionado, de acuerdo con sus tareas.
Tipos principales actividades de gestión es comunicación, regulación, control.
Comunicación- este es un conjunto de técnicas, métodos y procedimientos, terminología que asegura la interacción efectiva de la información entre los participantes en el proceso de comunicación.
Regulación- actividades destinadas a apoyar el funcionamiento de un sistema político, socioeconómico controlado dentro del ámbito de las leyes objetivas y sus fines.
Control- es la supervisión del gestor de los objetos y procesos gestionados para comprobar la conformidad del estado de cosas con el deseado, previsto por reglamentos, programas, planes, etc.
Información i se interpreta como un conjunto de datos sobre el estado interno y externo del sistema controlado, que se utilizan para evaluar la situación y desarrollar decisiones de gestión.
Documentos de gestión- estos son documentos que contienen información para tomar una decisión de gestión, es decir, información de gestión.
Documentación de la información de gestión- este es el proceso de creación de documentos oficiales, cuyo contenido es información de gestión.
Fondo de documentación- consiste en documentos oficiales que la organización ha acumulado como resultado de sus actividades. La mayor parte o la totalidad del fondo de documentación es documentación de gestión.
Documentación de gestión Las instituciones consisten en documentos oficiales que pertenecen a diferentes clases de documentación de gestión: organizativa y administrativa, contabilidad primaria, banca, informes y estadística, planificación, recursos, comercio, precio, contabilidad, etc.
52. Documentación de gestión: tareas, direcciones principales de la investigación científica.
Las principales tareas teóricas y prácticas de la documentación de gestión:
Explorar la historia del documento de gestión, su creación y funcionamiento como portador y fuente de información;
Desarrollar una teoría general de un documento de gestión, que abarque el análisis de su naturaleza, características de contenido y forma (propiedades, características, estructura), funciones;
Determinar los principios y métodos de estudio del documento de gestión;
Conocer el lugar y el papel de la documentación de gestión en la sociedad;
Seguir el proceso de surgimiento y desarrollo de la gestión de registros de gestión como disciplina científica y educativa;
Analizar los fundamentos conceptuales más importantes de la gestión documental;
Revelar la naturaleza epistemológica de los saberes especiales de gestión documental, el lugar y funciones de la gestión documental gerencial entre otras disciplinas del ciclo documental y comunicativo.
Entre las principales áreas de investigación científica en la gestión de documentos de gestión, se pueden distinguir las siguientes:
teórico-fundamental- estudio de la documentación como recurso de información de la sociedad, fenómeno cultural y elemento de memoria social.
Investigación teórica y aplicada: análisis de la dinámica del flujo de documentos oficiales; análisis de la estructura de los flujos de documentos de servicio; solución de problemas de clasificación de documentación; construir modelos unificados de documentos oficiales y sus sistemas, incluidos los electrónicos; estudio de los aspectos legales de la creación, operación, almacenamiento de documentos oficiales y acceso a su información; solución de problemas económicos relacionados con la creación de documentos de gestión y la organización del trabajo con documentación;
Investigación científica y tecnológica: preparación de proyectos de actos jurídicos reglamentarios con el fin de establecer una base jurídica unificada para la creación de documentación y la organización de su funcionamiento y almacenamiento; armonización de estándares internacionales para la gestión de procesos documentales; desarrollo de métodos científicos racionales para crear documentos oficiales, la introducción de formas unificadas de documentos y sistemas de documentación unificados; desarrollo de problemas prácticos de creación de documentos electrónicos y resolución de problemas relacionados con el uso posterior de estos documentos en su estado dinámico y durante el almacenamiento en el archivo; resolver problemas lingüísticos de organizar textos de documentos de servicio; estudio de métodos de soporte de información y documentación para la adopción de
decisiones, la utilización de los fondos de documentación con este fin y como recurso para atender las necesidades de los ciudadanos.
Investigación Histórica: estudio de la génesis del documento; análisis de la evolución de las características del contenido y forma de los documentos; determinación del contenido de los procesos de formación y desarrollo de tipos y tipos (clases) de documentos y documentación; estudio de las condiciones históricas de creación y funcionamiento de la documentación.
Una de las principales cuestiones relacionadas con la definición de una determinada disciplina científica es su caracterización en términos de los parámetros inherentes a cualquier ciencia. Estos parámetros incluyen: el objeto, sujeto y estructura de la ciencia, su relación con otras ciencias, lugar en el sistema de ciencias, métodos de investigación científica. También es importante considerar la historia de la formación de esta ciencia, el análisis de los principales conceptos sobre su objeto y tareas.
Antes de pasar a cuestiones específicas, demos una definición práctica de la gestión de documentos: esto es: documentar la ciencia, investigar los procesos de creación y funcionamiento de los documentos.
8.1. Las principales etapas de desarrollo y los principales conceptos de la gestión documental.
La ciencia documental, como conocimiento sobre un documento en general, tiene raíces antiguas: casi desde el momento en que surgieron los documentos en sí, las personas comenzaron a acumular conocimientos sobre cómo crear documentos, cómo evaluarlos, cómo manejarlos. Pero este conocimiento surgió separadamente en varias áreas y áreas de creación y uso (incluyendo almacenamiento y distribución) de documentos 1 .
El registro científico del conocimiento sobre el documento se produce en los siglos XVII-XVIII. Comenzó a estudiar documentos oficiales y privados de contenido legal. diplomáticos, se convirtió en una disciplina científica en Francia en el siglo XVII.
Al mismo tiempo, se están formando varias disciplinas históricas especiales, destinadas al estudio de documentos como fuentes históricas. Se les conoce colectivamente como fuentes históricas. Incluía varias disciplinas históricas y filológicas auxiliares: paleografía- explora la historia de la escritura (la forma de escribir, la forma de las letras, las características del material sobre el que escribieron, etc.), su evolución y rasgos característicos; esfragística- estudia los sellos con los que se sujetaban las cartas y se certificaban los certificados; textología- examina obras de escritura, literatura y folklore, documentos históricos para establecer el texto exacto y estudiarlos más a fondo, comentarlos y publicarlos; arqueografía estudia la teoría y la práctica de publicar fuentes históricas escritas, desarrolla principios y métodos para publicar documentos históricos. El conocimiento documental también puede incluir bibliología, o bibliografía(estos conceptos se trataron primero como sinónimos), que comenzaron a desarrollarse en el siglo XVIII y principios del XIX. Pero una disciplina científica separada, cuyo objeto sería cualquier documento, no existió durante mucho tiempo.
Sólo a principios del siglo XX. surgió ciencia de la documentación, fundada por el científico belga Paul Otlet. P. Otle llamado documentación tanto actividades prácticas para la recopilación, almacenamiento y uso de documentos, como Investigación científica esta actividad. Al mismo tiempo, propuso un nombre separado para la actividad científica:
documentación, obibliología. V En relación con la identificación de un documento y un libro, consideró sinónimos los nombres "documentología" y "bibliología". P. Otlet sentó las bases teóricas de la documentología en muchos artículos, la monografía "Tratado de Documentación" (1934), así como en las actividades prácticas del Instituto Internacional de Documentación y, más tarde, de la Federación Internacional de Documentación.
Las ideas de documentación han encontrado una amplia circulación, han sido aprobadas y apoyadas por muchos investigadores que se han ocupado de documentos de diversos orígenes: biblioteca, archivo, museo.
A principios de los años 50 del siglo XX. sobre la base de la documentación, surge una nueva dirección científica: Ciencias de la Información, o Ciencias de la Información (información Ciencias). Su aparición fue facilitada por el desarrollo de la teoría de la comunicación (o teoría de la información) a finales de los años cuarenta. siglo 20 (fundadores - Norbert Wiener, Claude Shannon).
Los defensores de las ciencias de la información enfatizaron que trabajar con documentos no es un fin en sí mismo, que su objetivo principal es capturar, preservar y utilizar la información contenida en los documentos. En este sentido, la ciencia de la documentación se transforma, incluso de nombre, en documentación y ciencias de la información, y la Federación Internacional de Documentación, en Federación Internacional Información y Documentación (actualmente Federación Internacional de Información).
Poco a poco, la parte "documental" del nombre de la ciencia se pierde, se convierte en una pura "ciencia de la información", informatica como ciencia que “estudia las regularidades de los procesos de información en las comunicaciones sociales” 1 . El documento ha pasado a formar parte del objeto de la informática, ya que son los documentos la principal fuente de información y un componente obligado de los procesos de información en la sociedad.
En los años 60 del siglo XX. La informática se ha desarrollado principalmente como informatica cientifica, estudiar los procesos de la actividad de información científica y, en consecuencia, los documentos científicos (o los documentos como fuentes de información científica).
Patrones generales de creación y uso de documentos en los años 60-70 del siglo XX. comencé a estudiar documentales (el representante ruso más famoso de esta tendencia es Gennady Grigorievich Vorobyov) 1 . El interés por el documento surgió en relación con la necesidad de estudiar nuevos documentos informáticos, que en ese momento eran tarjetas perforadas y cintas perforadas. Sin embargo, esta dirección científica posteriormente no se generalizó.
A partir de finales de la década de los 40 del siglo XX, y con especial intensidad a partir de la década de los 60, comienza a desarrollarse gestión de documentos como parte de la formación de especialistas en archivo. Anteriormente, el conocimiento de la gestión de documentos se intercalaba en varias disciplinas de archivo. El objetivo principal de la nueva disciplina científica era estudiar los procesos de elaboración de los documentos de gestión, los cuales, después de cumplir sus funciones principales, se almacenan en el archivo. Al mismo tiempo, dentro de esta dirección científica, se plantearon y consideraron cuestiones de carácter general sobre la definición de un documento, sus funciones, métodos para investigar y mejorar documentos, así como sobre documentación científica y técnica, documentos fílmicos y fotográficos, documentos legibles por máquina y otros que caen en el almacenamiento en archivos.
En los años 70-80 del siglo XX. expertos en bibliotecología (Yu.N. Stolyarov) y bibliografía (OP Korshunov) introducen el concepto de "documento" en el sistema terminológico de estas ciencias. Poco a poco, se va dando cuenta de la necesidad de enseñar gestión documental a los futuros bibliotecarios-bibliógrafos. En el marco de la educación bibliotecaria y bibliográfica, está surgiendo una nueva dirección de la ciencia del documento, que estudia los problemas generales del documento. En este caso, el libro se considera como un tipo de documento. Por supuesto, esta dirección no es tan "nueva", porque se basa en las ideas de documentación (documentología), desarrolladas por Paul Otlet a principios del siglo XX, pero debido al cese temporal de la investigación documental en los años 40-60. del siglo XX. se percibe como algo nuevo, no inherente a la gestión documental "tradicional". El proceso de formación de esta dirección tiene lugar en los años 90 del siglo XX. Los planes de estudios son creados por diferentes autores, un libro de texto de N.N. Kushnarenko "Document Science" 1 , se publican artículos y reseñas, se discute el aparato conceptual de la ciencia documental.
Actualmente, dos conceptos principales de gestión de documentos dominan en Ucrania, que S.G. Kuleshov propone denominar "gestión documental general" (es decir, estudiar los problemas generales de definición y funcionamiento de un documento en todos los ámbitos de la actividad pública) y "gestión documental tradicional (o especial)" (estudiar los documentos creados en el ámbito de la gestión , que son atendidos por labores de oficina y que, una vez cumplidas sus funciones pasan a ser depositadas en archivos) 2 . Al afirmar esto, nos referimos a la interpretación de la gestión documental por parte de una amplia gama de especialistas que se ocupan de documentos de varios tipos, así como al contenido semántico de los cursos de formación sobre gestión documental en diversas instituciones educativas. El libro de texto N.N. Kushnarenko, que se ha vuelto prácticamente accesible para todos gracias a las repetidas reimpresiones.
Mikhail Semenovich Slobodyanik cree que en la actualidad hay tres conceptos de gestión de documentos en Ucrania: "extendido (N.N. Kushnarenko), especializado (S.G. Kuleshov), informativo (M.S. Slobodyanik), que se basan en una comprensión diferente de la esencia, la estructura y otros conceptos básicos de la gestión documental y su lugar en el sistema de las ciencias" 1 . En nuestra opinión, los conceptos enumerados son variedades de la gestión documental general, porque todos reconocen una interpretación única (amplia) del documento como objeto de la gestión documental. Las discusiones que se están dando entre los representantes de este concepto son evidencia de un desarrollo insuficiente, inconsistencia de las disposiciones individuales y, en última instancia, no deben conducir a una ramificación de la gestión documental general, sino a su enriquecimiento con aspectos positivos de cada enfoque. Cabe señalar que fue gracias al desarrollo de la gestión documental general a finales del siglo XX - principios del XXI. hubo un enriquecimiento significativo de su teoría, la difusión de sus ideas incluso entre los representantes de la contabilidad "tradicional" (gerencial) 2 .
En la actualidad, los representantes de la ciencia documental general han llegado a la conclusión de que es necesario cambiar su nombre a "documentología" para evitar discusiones sin sentido sobre qué ciencia documental es "correcta" y "tradicional". En particular, Yu.N. Stolyarov escribió: "... existe una necesidad objetiva de crear una disciplina científica especial que estudie la estructura y las funciones de cualquier documento, cualquiera que sea, en todas sus conexiones y mediaciones. Llamemos a esta disciplina documentología" 3 . El cambio de nombre de la gestión documental general a ciencia documental podría ser una decisión terminológica puramente técnica diseñada para eliminar las contradicciones existentes entre la gestión documental general y la gerencial.
Los científicos ucranianos aceptaron esta propuesta casi sin objeciones, sin embargo, era necesario acordar decisiones anteriores sobre la interpretación de la disciplina científica y educativa "ciencia del documento", la especialidad "Ciencia del documento y actividad de la información", ideas sobre la estructura de la ciencia del documento y el lugar que ocupa en ella (o fuera de ella) la documentología y otros problemas teóricos y prácticos. La posición de M.S. era algo contradictoria. Slobodyanika, quien, por un lado, admitió que "el cambio de nombre de una de las áreas de la ciencia documental es una opción tácticamente posible para aliviar cierta tensión en nuestra comunidad profesional", y por otro lado, temía que tal cambiar el nombre podría complicar la transición de la ciencia documental como un complejo de disciplinas científicas a una ciencia única e integrada del documento y a una discusión sobre la relación entre la ciencia documental y la ciencia documental 1 . Al mismo tiempo, M. S. Slobodyanik participó activamente en esta discusión y de hecho reconoció la ciencia del documento como un nuevo nombre para la ciencia de un documento, no solo en un sentido amplio, sino también en relación con todos los tipos y tipos de documentos, incluida la documentación de gestión y el trabajo de oficina.
El segundo "momento doloroso" en el desarrollo de la gestión de documentos es su relación con la ciencia del libro como ciencia y disciplina académica. Sobre este tema se desarrolló una discusión irreconciliable 2 que, a nuestro juicio, exagera un poco las contradicciones entre estas ciencias y la imposibilidad de su coexistencia y desarrollo simultáneos.
Así, a principios del siglo XXI. la ciencia del documento atraviesa un período de acaloradas discusiones y transformaciones, que al final deben contribuir a su posterior desarrollo y aprobación.
DOCUMENTACIÓN
Tutorial
INTRODUCCIÓN
Capítulo 1. LOS REGISTROS COMO DISCIPLINA CIENTÍFICA
1.1. Materia y objetivos del curso.
1.2. Formación y desarrollo de la documentación.
1.3. El lugar de la documentación en el sistema de las ciencias.
1.4. Fuentes en la gestión de registros
Capítulo 2. DOCUMENTO Y SUS FUNCIONES
2.1. El origen del documento. Ampliación del concepto de "documento"
2.3. entidad social y funciones de documentos
Capítulo 3. PROPIEDADES DE LA INFORMACIÓN Y CAPACIDADES DE COMUNICACIÓN DEL DOCUMENTO
3.1. Información documentada y sus propiedades.
3.2. Niveles de información del documento
3.3. Problemas de búsqueda y traducción de información documentada
3.4. Barreras de información
Capítulo 4. FORMAS DE DOCUMENTACIÓN
4.1. Los conceptos de "documentación" y "métodos de documentación"
4.2. Documentación de texto
4.3. Taquigrafía
4.4. Documentación técnica
4.5. Documentación fotográfica
4.6. Documentación cinematográfica. Grabación de vídeo
4.7. Documentación de fono (audio), sus características y aplicaciones
4.8. Documentación con el uso de tecnología informática electrónica.
Capítulo 5. HERRAMIENTAS DE DOCUMENTACIÓN
5.1. Instrumentos de escritura a mano
5.2. Documentación mecánica y electromecánica.
5.3. Herramientas automáticas para compilar y producir documentos.
5.4. Tecnologías básicas para la copia y reproducción de documentos
Capítulo 6. PORTADORES MATERIALES DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
6.1. Los materiales más antiguos para escribir.
6.2. La invención del papel y la mejora de su producción.
6.3. Clasificación de los portadores modernos de información documentada. su caracteristica
6.4. La influencia del tipo de portador de información en la durabilidad y el costo del documento
Capítulo 7. SEÑALES DE DOCUMENTOS. OPCIONES Y COPIAS DE DOCUMENTOS
7.1. Características de la documentación. Fuerza legal documento
7.2. Borradores, originales, originales
7.3. Documentos falsificados. Métodos para falsificar documentos.
7.4. copias, sus desarrollo historico y tipos
NOTAS
INTRODUCCIÓN
El último tercio del siglo XX estuvo marcado por la transición de varios países a una sociedad de la información posindustrial, en la que la mayor parte de los trabajadores están empleados en el campo de la actividades de información, y el principal producto de producción y mercancía es la información. En la actualidad, la información se ha convertido en el recurso más importante de la sociedad y ha adquirido una importancia estratégica.
La globalización de los procesos mundiales, por un lado, y las profundas transformaciones sociopolíticas y económicas que se desarrollaron en la década de 1990, por el otro, crearon los requisitos previos para la rápida entrada de Rusia en el espacio mundial de la información. En el próximo siglo, el futuro de nuestro país dependerá en gran medida de cuán vigorosa y efectivamente se mueva en esta dirección.
Los procesos de información influyen activamente en todos los aspectos de la vida humana. El uso de las últimas tecnologías de la información aumenta en gran medida esta influencia. Para realizar su potencial, lograr el éxito profesional, convertirse en una personalidad armoniosamente desarrollada, una persona moderna debe tener suficiente nivel alto cultura de la información. Por su parte, la mayor parte de la información se encuentra registrada en soportes materiales, contenidos en diversos documentos. Por lo tanto, el conocimiento de los procesos de información y documentación, los fundamentos del trabajo con documentos, es una parte integral de la cultura de la información de una persona.
El papel de la información en el proceso de gestión es especialmente grande, en todos sus niveles y en todas las esferas: política, económica, científica, cultural, etc. En realidad, la gestión misma, que se originó hace unos 7 mil años, es imposible sin información. La documentación de la información, su búsqueda, procesamiento, almacenamiento, transmisión requieren importantes recursos financieros, materiales, recursos laborales y tiempo. Por lo tanto, la organización trabajo efectivo con documentos, la mejora de todos los procesos de información y documentación tanto a escala de la sociedad en su conjunto como a nivel de empresas, organizaciones e instituciones individuales es la dirección más importante de la actividad de gestión. A su vez, para trabajos calificados con información documentada requiere un número significativo de especialistas capacitados profesionalmente. No es casualidad que para el año 2000 más de 30 universidades Federación Rusa formación desarrollada de personal altamente calificado - especialistas en documentos.
El estándar educativo estatal de educación profesional superior de la Federación Rusa, aprobado por la ciudad para la especialidad 350800 "Ciencia documental y gestión de documentos", contiene varias docenas de disciplinas académicas que deben estudiarse para obtener la calificación de "administrador de documentos". Entre las disciplinas profesionales generales más importantes se encuentra la gestión de documentos.
"Documento, sus funciones y métodos de documentación; la relación entre los conceptos de información y documento; soportes materiales de información; propiedades y características del documento: originalidad, autenticidad, número de copia; estructura del documento; forma del documento, su desarrollo, requisitos modernos para el formulario del documento de gestión; características lingüísticas del documento; sistemas de documentación; sistemas de documentación unificados; sistema unificado de documentación organizativa y administrativa (USORD) y otros sistemas; requisitos para la preparación y ejecución de los principales tipos de documentos de gestión; mejora de la documentación procesos; valor científico, histórico y práctico del documento; conjuntos de documentos simples y complejos.
El estudio de estos problemas requiere un adecuado apoyo educativo y metodológico. Sin embargo, en la actualidad no existen libros de texto que cumplan plenamente con los requisitos del estándar educativo para la gestión de documentos. Los libros de texto publicados en las décadas de 1970 y 1980 están en gran medida desactualizados y, además, se han convertido en una rareza bibliográfica. Numerosos manuales y libros de referencia que han aparecido recientemente se dedican principalmente a la organización y tecnología del soporte documental para la gestión (es decir, el trabajo de oficina) y solo en pequeña medida abordan los problemas teóricos del trabajo con documentos.
La atención a los problemas teóricos de la gestión de documentos ha aumentado especialmente en relación con el desarrollo y la implementación del Sistema Unificado de Gestión de Documentos de Estado (EGSD), así como en el proceso de creación de una base de información para un sistema de control automatizado (ACS). Para estos fines, en 1966, se creó el Instituto de Investigación Científica de Documentación y Archivo de toda la Unión (VNIIDAD). Fue en esos años cuando aparecieron los primeros trabajos teóricos especiales, dedicados a esclarecer el objeto de la gestión documental y sus tareas7.
Desde la década de 1960, se han identificado dos centros principales en nuestro país que realizan de manera activa y efectiva investigaciones científicas en el campo de la gestión de documentos: este es MGIAI, donde en 1964 la facultad trabajo de oficina estatal, y VNIIDAD.
El surgimiento y desarrollo exitoso en los últimos años de una nueva disciplina científica - gestión de la información el estudio de los problemas gerenciales y de gestión documental se acercó aún más, ya que la mayor parte de la información se registra en documentos. Además, algunos autores () en el futuro predicen la unificación de los servicios de gestión de documentos y gestión de información.
La documentación también está influenciada por disciplinas aplicadas como sociología de la gestión, psicología de la gestión y comunicación empresarial.
Los logros son ampliamente utilizados en la gestión de documentos. la lingüística aplicada principalmente con el propósito de unificar los textos de los documentos, estandarizar unidades de idioma, así como en el proceso de edición de documentos de oficina.
Debe prestarse especial atención a la conexión entre la documentación y la ciencias acerca de la información. El rápido crecimiento de los recursos de información, el rápido desarrollo tecnologia computacional y la comprensión teórica activa de los procesos de información en la segunda mitad del siglo XX no solo influyó en la naturaleza y el contenido de la investigación en gestión de documentos, sino que también condujo a la integración de la gestión de documentos en el ciclo de las ciencias sociales de la información. Como resultado, la gestión de documentos resultó estar más estrechamente relacionada con este tipo de disciplinas científicas, cómo informática social, documental, informática y programación, seguridad de la información y protección de la información y otros Solo en conjunto con estas ciencias, la gestión de documentos tiene la oportunidad de etapa actual resolver eficazmente problemas teóricos y aplicados relacionados con la producción, transmisión, consumo, almacenamiento de información documentada.
Para resolver algunos de sus problemas, la ciencia documental hace un amplio uso de los avances en el campo de la ciencias tecnicas y naturales, ya que el documento es un objeto material, portador de información con propiedades físicas bien definidas. Además, la creación, búsqueda y almacenamiento de documentos están asociados con los medios para documentar y transmitir información, incluido el uso de equipos de oficina modernos y complejos.
La estrecha conexión de la gestión documental con una variedad de disciplinas científicas teóricas y aplicadas ha determinado y métodos investigación documental, es decir, métodos, técnicas para resolver problemas científicos específicos. Estos métodos se dividen en científicos generales y especiales, privados. al número científico general incluyen aquellos que son utilizados por todas o la mayoría de las ciencias:
Estrechamente relacionado con la ciencia general. métodos especiales. Sin embargo, el ámbito de su aplicación es mucho más estrecho y limitado, por regla general, a una o varias ciencias estrechamente relacionadas. Los métodos especiales en la gestión de documentos incluyen:
1.4. FUENTES EN REGISTROS
Casi todos los documentos, sistemas de documentación y conjuntos de documentos pueden servir como fuentes en la investigación de gestión de documentos. Con base en ellos, puede obtener una cierta idea sobre el nivel de trabajo con documentos, formas de documentar, sobre la cultura clerical de una época en particular. Sin embargo, el papel principal aún lo juegan aquellos documentos que fijan las reglas, normas, recomendaciones, estándares, etc., regulando y regulando diversas áreas, métodos y formas de trabajar con documentos. Estos son, en primer lugar, actos legislativos y legales, normas, clasificadores, instrucciones, pautas. Las fuentes son una base necesaria para realizar investigaciones teóricas, mejorar la práctica del soporte documental a la gestión y determinar las principales tendencias en el desarrollo de los procesos de documentación.
Las fuentes documentales se pueden clasificar según varios criterios:
Dado que la ciencia del documento, como ya se ha señalado, surgió de las necesidades prácticas de trabajar con documentos, en la medida en que papel importante en su desarrollo, sobre todo al principio, jugaron tradiciones y costumbres. Luego, a medida que fueron comprendidas y generalizadas, estas costumbres y tradiciones comenzaron a fijarse en diversas leyes, regulaciones. En consecuencia, las fuentes que permiten rastrear, en primer lugar, la historia de la formación de la gestión de documentos, se pueden dividir en dos grandes grupos: estos son, en primer lugar, documentos que provienen directamente del trabajo de oficina y contienen normas y reglas desarrolladas espontáneamente que reflejan las tradiciones del trabajo de oficina; En segundo lugar, diferente tipo actos jurídicos que durante varios siglos han regulado jurídicamente el trabajo con documentos.
Al primer grupo de fuentes, que acumuló la más rica experiencia, tradiciones, costumbres trabajo de oficina ruso, incluyen, en particular, numerosas colecciones de documentos de muestra publicados antes de 1917 (los llamados " escritores"). Se generalizaron en nuestro país en los siglos 18-19. Sus predecesores fueron "formularios", conocidos en Occidente ya en el siglo VII, y en Rusia, en el primer tercio del siglo XVI (en particular, el formas del departamento metropolitano de Moscú) Hasta la fecha, se conocen más de 100 colecciones de este tipo.
Las "cartas" regulaban la composición, forma y contenido de los documentos. Sus mismos nombres son notables. Entonces, uno de los primeros apareció en 1765 "Instrucciones sobre cómo redactar y escribir todo tipo de cartas a varias personas". Dos décadas después, se publicó un "Carta de cartas" que contenía diversas cartas, peticiones, notas sobre el caso, contratos, certificados, aprobaciones, recibos, pases y escribiendo siervos, una orden para el jefe, una forma de billetes de banco comerciales, recibos, recibos, cartas de paquetería y crédito "(San Petersburgo, 1788). Las "cartas" a menudo alcanzaban volúmenes significativos. Por ejemplo, disponibles en los fondos de Scientific Biblioteca de la Universidad Estatal de Tomsk "Guía para compilar documentos comerciales. Muestras y formularios; información de referencia" de V. Maksimov (M., 1913) contiene más de 2,000 mil páginas.
Otro grupo incluye fuentes, que son reglas y normas fijadas por ley para trabajar con documentos. Su aparición se ha notado desde mediados del siglo XVII, pero el paso decisivo lo dio Pedro 1, quien aprobó el "Reglamento General" en 172016. Este documento describió en detalle la estructura y el trabajo de oficina de las oficinas, los problemas de registro de documentos, los deberes de los empleados, etc.
Entre las fuentes importantes, junto con las "Reglas generales", también se desarrollan en la época de Pedro el Grande "formas generales": muestras de documentos; "Institución para la gestión de las provincias", publicada en 1775 por Catalina II; " institución general ministerios", que apareció en 1811, y muchos otros actos legislativos que regulaba el trabajo doméstico de oficina en los diferentes niveles de gobierno.
De considerable interés son las fuentes documentales del período de la revolución y la Guerra Civil (gg.). Tenían sus propios detalles, aunque el trabajo con documentos, especialmente en el territorio de la Rusia Blanca, se basaba entonces principalmente en actos legislativos y tradiciones del trabajo de oficina prerrevolucionario.
Dejó atrás una gran cantidad de fuentes. periodo soviético historia rusa. Ya en los primeros meses después de que los bolcheviques llegaron al poder, se firmó un decreto del Consejo de Comisarios del Pueblo "Sobre el procedimiento para aprobar y publicar leyes", se adoptó una resolución del Consejo de Comisarios del Pueblo "Sobre la forma de las formas". Instituciones públicas". Estos y otros este tipo Posteriormente se incluyeron documentos en tutorial"Colección de actos legislativos sobre el trabajo de oficina ()" (M., 1973). Las fuentes más importantes de las últimas décadas de existencia. poder soviético se convirtió en las "Disposiciones Básicas del Sistema Unificado de Mantenimiento de Registros del Estado" (1973), aprobadas en 1988 " Sistema Estatal soporte de documentación de gestión", clasificadores de toda la Unión (en particular, el clasificador de documentación de gestión de toda la Unión - OKUD), Sistemas Unificados documentación (USD), etc.
En la actualidad, en la Federación de Rusia hay una bastante amplia base normativa soporte documental de la gestión, que es también la fuente más importante para el estudio de los problemas de gestión documental. Consiste en:
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actos jurídicos normativos organismos federales autoridades y entidades constitutivas de la Federación de Rusia sobre cuestiones de soporte documental para la gestión ( Código Civil radiofrecuencia, Leyes federales"Sobre información, informatización y protección de la información", "Sobre secretos de Estado", "Sobre normalización", "Fundamentos de la legislación de la Federación Rusa sobre fondo de archivo Federación de Rusia y archivos" y otros; |
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normativos, instructivos y departamentales y de toda la industria. documentos metodológicos emitido por las autoridades poder Ejecutivo niveles diferentes; |
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materiales didácticos y metodológicos que establecen requisitos para documentos, tecnologías para su creación y procesamiento a nivel de una organización individual o su unidad estructural17. |
En la década de 1990, la práctica de compilar y publicar colecciones de documentos de muestra, medio olvidada en el período soviético, revivió y se generalizó. Hasta la fecha, se han publicado docenas de tales colecciones, en particular: Petrochenko para correspondencia comercial (M., 1992); Colección de contratos estándar (M., 1995); Documentos de Stenyukov sobre papeleo (M., 1996); Andreeva los documentos del trabajo de oficina (M., 1997) y muchos otros.
2.1. ORIGEN DEL DOCUMENTO.
EXPANSIÓN DEL CONCEPTO "DOCUMENTO"
Una de las manifestaciones más importantes del comportamiento humano es la comunicación, es decir, la comunicación con otras personas a través de determinados signos o símbolos. Inicialmente, una persona transmitía información sobre el mundo que le rodeaba mediante gestos, expresiones faciales, gritos, toques, etc., los medios más simples de comunicación visual, auditiva y táctil. El surgimiento del habla y el lenguaje con sentido marcó, según varios científicos, la aparición de los primeros tecnologías de la información en la historia de la sociedad humana.