Cualquier actividad de gestión no puede prescindir de la organización del movimiento de documentos, sin realizar trabajos en la creación y ejecución de documentos relevantes. Para realizar un complejo de trabajo con documentos en las fiscalías, se lleva a cabo un trabajo de oficina, cuyo procedimiento está regulado principalmente por órganos judiciales departamentales.
Por orden del Fiscal General de la Federación Rusa de fecha 28 de diciembre de 1998 No. 93, efectiva el 1 de enero de 1999 Instrucciones sobre el trabajo de oficina en los órganos e instituciones del Ministerio Público.
Las instrucciones están instaladas en base unificada el sistema de trabajo de oficina en la Fiscalía General de la Federación Rusa, las fiscalías de las entidades constitutivas de la Federación, las fiscalías equivalentes a ellas, las fiscalías de las ciudades y regiones, y otras fiscalías territoriales y especializadas. Determina el procedimiento para la recepción, contabilidad, registro, traducción, preparación, ejecución, reproducción, control sobre la ejecución de documentos, su formación en los casos y procedimientos de supervisión, almacenamiento y uso.
Las disposiciones de las Instrucciones se aplican a los documentos organizativos y administrativos e informativos y de referencia, al resto (procesales, financieros y otros) - sólo en la parte relativa a principios generales trabajo y preparación para el archivo.
La responsabilidad de la organización y gestión general del trabajo de la oficina recae en los jefes de la oficina del fiscal y en las divisiones estructurales individuales. Se aseguran de que los empleados estudien los requisitos de la Instrucción de trabajo de oficina y supervisen su implementación.
De acuerdo con las reglas del trabajo de oficina, los documentos y la información que constituyen secreto oficial no están sujetos a divulgación. Solo los empleados que están directamente relacionados con ellos pueden familiarizarse con ellos. La transferencia de documentos a otro empleado del fiscal, la familiarización de otras personas, la emisión de certificados o información de carácter oficial, las copias de documentos para ellos solo se permiten bajo la dirección del jefe de la unidad (cuerpo), quien toma medidas para proteger el confidencialidad de la información y es responsable de su protección.
Al mismo tiempo, debe tenerse en cuenta que, con el permiso por escrito del jefe de la oficina del fiscal, unidad estructural cada ciudadano, a petición suya, debe tener la oportunidad de familiarizarse con los documentos y materiales disponibles en la oficina del fiscal y que afectan sus derechos y libertades, incluidos casos penales terminados, materiales sobre la negativa a iniciar procesos penales y procedimientos de supervisión sobre denuncias , salvo disposición legal en contrario.
Los documentos se llevan registrándolos en libros especiales, fichas, actas de control y realizando un inventario. Para ello se llevan libros de contabilidad: casos de investigación; casos penales, civiles y de arbitraje, controlados en el orden de supervisión; pruebas físicas, objetos de valor y otros bienes confiscados por las autoridades investigación preliminar y consultas; documentos enviados por mensajería; cartas valiosas, paquetes, paquetes; procedimientos de supervisión sobre denuncias, casos penales, civiles y arbitrales, informes especiales; registro de pedidos, instrucciones y pedidos.
Según el tipo y el contenido, la correspondencia recibida por la oficina del fiscal está sujeta a tarjetas alfabéticas, de referencia, de corresponsal, así como tarjetas para registrar el movimiento de los procedimientos de supervisión.
Además del trabajo enumerado con documentos, el contenido del trabajo de oficina de acuerdo con las Instrucciones incluye la organización del flujo de trabajo y la contabilidad de su volumen, el control sobre la ejecución de documentos, las reglas para procesar documentos y sus copias, traducciones, la compilación de una nomenclatura de casos, la formación de casos y procedimientos de supervisión, el examen del valor de los documentos, la garantía de la seguridad de los documentos, los casos y los procedimientos de supervisión, la contabilidad, el almacenamiento y el uso de sellos y timbres.
Entre las actividades integrales y significativas en apoyo a la labor del Ministerio Público se encuentra contabilidad y presentación de informes. Se ha establecido un sistema unificado para registrar el trabajo de los fiscales y el trabajo de investigación en las fiscalías. Además, la fiscalía se sujeta íntegramente a las normas de registro de los delitos.
Se han establecido subdivisiones especiales y están funcionando en las Fiscalías de las entidades constitutivas de la Federación Rusa y en la Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa para mantener registros e informes estadísticos. En las fiscalías de las ciudades y distritos, las fiscalías equiparadas a ellas, se encomiendan a los fiscales la llevanza de actas y la elaboración de informes.
Con anterioridad a la aprobación de la ley “Sobre el Sistema Estatal Unificado de Registro y Registro de Delitos”, las fiscalías, así como los órganos del interior, el Servicio de Seguridad Federal, las autoridades aduaneras y los órganos de policía fiscal, cuentan con las normas para registro unificado de delitos (registrado en a su debido tiempo). Los documentos se redactan de acuerdo con estas reglas. contabilidad primaria en forma de tarjetas estadísticas sobre el delito revelado, los resultados de la investigación del delito, sobre la persona que cometió el delito, sobre el progreso del caso penal, sobre los resultados de la compensación daño material y confiscar elementos de actividad delictiva y otros datos sobre delitos.
El mantenimiento de los documentos de registro de los delitos, las personas que los cometieron, los casos penales, así como la elaboración de informes estadísticos sobre los delitos, está a cargo de los órganos de asuntos internos. Por lo tanto, toda la información sobre delitos, las personas que los cometieron y los casos penales se concentra en los centros de información del Ministerio del Interior, la Dirección Central de Asuntos Internos, la Dirección de Asuntos Internos de las repúblicas, territorios, regiones, distritos, ciudades. y la Dirección de Asuntos Internos para el transporte.
La Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa, junto con el Ministerio del Interior y el Servicio Federal de Impuestos de la Federación Rusa, desarrolló informes estadísticos departamentales "Sobre la consideración de solicitudes e informes de un delito" en el formulario 2- MI, aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 11 de junio de 1997 No. 39. De acuerdo con él, los fiscales municipales, distritales y equivalentes cada seis meses, junto con los departamentos de asuntos internos y policía fiscal, presentan un informe único a autoridades superiores sobre los resultados de la consideración de solicitudes e informes sobre delitos.
La Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa, junto con el Ministerio del Interior y el Servicio Federal de Impuestos de la Federación Rusa, también desarrollaron y adoptaron Instrucciones para informes estadísticos sobre el trabajo de investigación en el formulario 1-E, aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa de fecha 26 de marzo de 1997 No. 20. Este informe proporciona la reflexión de datos sobre los resultados de la investigación de casos penales por parte de investigadores de la oficina del fiscal, órganos de asuntos internos, policía fiscal, así como órganos de investigación, incluidas las formas de protocolo de preparación previa al juicio de los materiales.
La información estadística estatal departamental opera directamente en la oficina del fiscal. El tipo principal de dicho informe es el Informe sobre el trabajo del fiscal en el formulario P, aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 16 de febrero de 1993 No. 20 (con enmiendas y adiciones del 16 de agosto de 1997 No. 49).
Este informe consta de ocho secciones y contiene indicadores sobre la supervisión de la implementación de las leyes, la observancia de los derechos y libertades humanos y civiles, sobre la implementación de las leyes por parte de los órganos que realizan investigaciones e investigaciones preliminares, datos sobre la participación del fiscal en el arbitraje, civil y procesal penal, sobre las labores de conocimiento y resolución de querellas, para la ejecución de sanciones penales y publicidad en las actividades de la fiscalía (discursos en medios de comunicación).
En la fiscalía también se utilizan otras formas de denuncia. Algunos de ellos están destinados a fiscales especializados, otros son temporales.
transcripción
1 INSTITUTO JURÍDICO DE SAN PETERSBURGO (SUCURSAL) DE LA ACADEMIA DE LA FISCALÍA GENERAL DE LA FEDERACIÓN DE RUSIA I. I. GOLOVKO, E. R. ISLAMOVA, D. M. PLUGAR FUNDAMENTOS DEL TRABAJO DE OFICINA EN LOS ÓRGANOS DE LA FISCALÍA Guía de estudio San Petersburgo 2015
2 INSTITUTO JURÍDICO DE SAN PETERSBURGO (SUCURSAL) DE LA ACADEMIA DE LA FISCALÍA GENERAL DE LA FEDERACIÓN DE RUSIA I. I. GOLOVKO, E. R. ISLAMOVA, D. M. PLUGAR
3 UDC 34::651(075) BBK 67.72ya73 G61 Revisores pares MN SMIRNOVA, Jefe del Departamento de Gestión de Registros Generales y Especiales de la Fiscalía de San Petersburgo. E. A. BELOUSOVA, profesor Jefe del Departamento de Disciplinas de Derecho Penal de San Petersburgo que lleva el nombre de V. B. Bobkov, rama de la Academia Rusa de Aduanas, Candidato ciencias juridicas, profesor asistente. G61 Golovko, I. I. Fundamentos del trabajo de oficina en la fiscalía: una guía de estudio / I. I. Golovko, E. R. Islamova, D. M. Plugar. San Petersburgo: Instituto de Derecho de San Petersburgo (sucursal) de la Academia de la Fiscalía General de la Federación de Rusia, pág. El manual de capacitación trata temas que forman la base del trabajo de oficina en la oficina del fiscal de la Federación Rusa: la base legal para el trabajo de oficina en la oficina del fiscal; organización del trabajo de la fiscalía; marco legal trabajar con los llamamientos de los ciudadanos; organización del flujo de documentos en la oficina del fiscal; organización del trabajo del archivo; clasificación documentos de archivo; lenguaje y estilo del documento de servicio; el uso de tecnologías informáticas modernas en el flujo de trabajo de la oficina del fiscal. El manual está destinado a ser utilizado en el proceso educativo de formación, reciclaje profesional y capacitación avanzada del personal de la fiscalía, así como de los empleados de la fiscalía, cuyas funciones incluyen la implementación del trabajo de oficina en las autoridades de la fiscalía y otros empleados de la fiscalía. UDC 34::651(075) LBC 67.72ya73 Instituto de Derecho de San Petersburgo (sucursal) de la Academia de la Fiscalía General de la Federación Rusa,
4 ÍNDICE 1. Base legal del trabajo de oficina en la oficina del fiscal Organización del trabajo de oficina en la oficina del fiscal Control de la ejecución de documentos Reglas para la ejecución de documentos Elaboración de una nomenclatura de casos. Formación de expedientes, actuaciones de control y de control Normas para el almacenamiento de documentos Procedimiento para trabajar con documentos secretos y documentos que contengan información oficial de acceso restringido 106 LITERATURA. 124 Apéndice Apéndice
5 Los temas de soporte documental para las actividades de la fiscalía siempre han estado entre los principales. En este sentido, se emitió la Orden del Fiscal General de la Federación Rusa, que aprobó la Instrucción sobre el trabajo de oficina en los órganos e instituciones de la Fiscalía de la Federación Rusa. Los funcionarios del gobierno federal son una categoría funcionarios, cuyo servicio en los órganos y organizaciones de la oficina del fiscal está regulado por las normas de la Ley Federal de la Ley Federal "Sobre el Servicio Civil Estatal de la Federación Rusa". Lista de cargos del estado federal servicio Civil en los órganos de la Fiscalía de la Federación Rusa, está determinado por el Decreto del Presidente de la Federación Rusa "Sobre el Registro de Cargos del Servicio Civil del Estado Federal" (sección 17 del Registro). El nombre completo y el número de cargos de la función pública estatal federal se indican en documentos organizativos y administrativos específicos de los órganos y organismos de la fiscalía que determinan su estructura y dotación 1. Estos cargos están incluidos en la plantilla de la Fiscalía General de la Federación Rusa, las fiscalías de las entidades constitutivas de la Federación Rusa en forma de puestos de unidades especiales, 1 Por ejemplo, las órdenes del Fiscal General de la Federación Rusa de "Sobre la formación de la fiscalía de transporte Ural " y de "Sobre la formación de la fiscalía de la República de Crimea y la fiscalía de la ciudad de Sebastopol en el sistema de la fiscalía de la Federación Rusa". 4
6 realización de soporte documental, actividades en el ámbito de la planificación, laboral, financiera, contabilidad e informes, así como logística, gestión de edificios y transporte. El número de funcionarios estatales federales en las fiscalías de las entidades constitutivas de la Federación Rusa puede alcanzar el 20% del total. recuento fiscales En las fiscalías de distrito (ciudad), esta categoría de empleados está representada por especialistas que realizan directamente el trabajo de oficina. También cabe señalar que el trabajo de oficina en la oficina del fiscal, junto con los especialistas, es realizado por inspectores (secretarios). La implementación adecuada de los requisitos de las disposiciones reglamentarias y deberes oficiales oficinistas es uno de condiciones necesarias la recepción (envío) oportuna de documentos, garantiza la seguridad y la contabilidad de los documentos en la fiscalía, el intercambio de información, la transferencia de información sobre los resultados de la fiscalía a fiscalías superiores y otras personas. A su vez, el nivel adecuado de esta actividad asegura la integridad y oportunidad de la solución de las tareas asignadas a las autoridades fiscales. La resolución de problemas oportuna y de alta calidad por parte de un empleado se basa en sus conocimientos y habilidades profesionales. 5
7 1. MARCO JURÍDICO DEL TRATAMIENTO DE OFICINA EN LOS ÓRGANOS DE FISCALÍA El marco jurídico moderno del trabajo de oficina en los órganos de fiscalía es un conjunto de actos jurídicos normativos. En la Federación Rusa, no existe una regulación unificada. acto legal, que combina las reglas del trabajo de oficina. Los actos jurídicos normativos en el campo del trabajo de oficina se pueden dividir en dos grupos: el primero está compuesto por actos que contienen requisitos separados para la organización del trabajo de oficina y el papeleo, el segundo está formado por actos enteramente dedicados a estos temas. Las normas fundamentales para el trabajo de oficina están contenidas en la Parte 1 del art. 68 de la Constitución de la Federación Rusa, según el cual el idioma estatal de la Federación Rusa en todo su territorio es el ruso. Para implementar esta disposición La Ley Básica del país adoptó la Ley Federal de la Ley Federal "Sobre el Idioma Estatal de la Federación Rusa", de conformidad con el art. 3 de los cuales el idioma estatal de la Federación Rusa está sujeto a uso obligatorio en actividad organismos federales el poder del Estado, autoridades estatales de las entidades constitutivas de la Federación Rusa, otros organismos estatales, organismos Gobierno local, organizaciones de todas las formas de propiedad, incluidas las involucradas en el mantenimiento de registros. Además, está en vigor la Ley de la Federación de Rusia "Sobre los idiomas de los pueblos de la Federación de Rusia", que regula el uso de idiomas en el trabajo de oficina oficial. Entonces, según el art. 16 de dicha Ley en el territorio de la Federación Rusa, el trabajo de oficina oficial en los organismos, organizaciones, empresas e instituciones estatales se lleva a cabo en ruso como idioma estatal de la Federación Rusa. El trabajo de oficina oficial en las repúblicas también se lleva a cabo en los idiomas estatales de estas repúblicas. Los textos de los documentos (formularios, sellos, sellos, estampillas) con los nombres de los organismos, organizaciones, empresas e instituciones estatales se redactan en el idioma estatal de la Federación de Rusia, los idiomas estatales de las repúblicas y otros idiomas de los pueblos de la Federación Rusa, determinados por la legislación de las repúblicas. 6
8 De conformidad con el art. 17 de la misma Ley, la correspondencia oficial y otras formas de relaciones oficiales entre organismos estatales, organizaciones, empresas, instituciones de las entidades constitutivas de la Federación Rusa con destinatarios en la Federación Rusa se llevan a cabo en el idioma estatal de la Federación Rusa. Teniendo en cuenta estas disposiciones de la ley, cláusula 1.4 de las Instrucciones sobre el trabajo de oficina en los órganos e instituciones de la Fiscalía de la Federación Rusa, se establece que el trabajo de oficina en los órganos y organizaciones de la Fiscalía de la Federación Rusa se lleva a cabo en ruso, que es el idioma estatal de la Federación de Rusia, así como en el idioma estatal de la república, en cuyo territorio se encuentra la oficina del fiscal o su institución. Los detalles de los formularios de los documentos, sellos, estampillas y signos de las oficinas e instituciones de los fiscales se redactan en ruso y en el idioma estatal de la república dentro de la Federación Rusa. De conformidad con la parte 1 del art. 70 de la Constitución de la Federación Rusa, se adoptó la Ley Constitucional Federal de la Ley Federal sobre el Emblema Estatal de la Federación Rusa, que estableció el Emblema Estatal de la Federación Rusa, su descripción y el procedimiento para uso oficial. Deben cumplirse los requisitos de esta Ley y el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa adoptado de conformidad con él "Sobre la simplificación de la fabricación, uso, almacenamiento y destrucción de sellos y formularios con la reproducción del Emblema Estatal de la Federación Rusa". en cuenta al preparar formularios de documentos y sellos de la oficina del fiscal. Las normas separadas de la Ley Federal de "Sobre la Oficina del Fiscal de la Federación Rusa" también regulan el alcance del trabajo de oficina. Por ejemplo, el apartado 4 del art. 5 de esta Ley estipula que la familiarización de un ciudadano con los materiales de la auditoría se lleva a cabo por decisión del fiscal que está a cargo de los materiales relevantes, o un fiscal superior, adoptada sobre los resultados de la consideración de la apelación del ciudadano, si los materiales afectan directamente sus derechos y libertades. Los documentos contenidos en los materiales de auditoría y que contengan información que constituya un secreto de estado u otro secreto protegido por la ley no se pueden proporcionar a un ciudadano para su revisión. La decisión de familiarizar al ciudadano con los materiales de auditoría o una decisión razonada de negarse a familiarizarse con los materiales de auditoría se toma dentro de los 10 días a partir de la fecha de presentación de la solicitud del ciudadano. Si se toma la decisión de negarse a familiarizarse con los materiales de la inspección, se explica al ciudadano el derecho a apelar decisión arriba - 7
9 fiscal permanente y (o) a la corte. Según el apartado 1 del art. 17 de la Ley Federal "Sobre la Oficina del Fiscal de la Federación Rusa", el Fiscal General de la Federación Rusa está facultado para emitir órdenes, instrucciones, órdenes, reglamentos e instrucciones vinculantes para todos los empleados de los órganos y organizaciones de la Fiscalía, que regula la organización de las actividades del sistema de la Fiscalía de la Federación Rusa y el procedimiento para implementar medidas de material y seguridad Social trabajadores especificados. Al realizar la gestión de registros de personal y trabajar con datos personales, los requisitos del art. En el ámbito del trabajo de oficina del Ministerio Público, las normas de la Ley Federal de la Ley Federal "Sobre Datos Personales", que regulan las relaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales, así como el Reglamento de Datos Personales de un Estado Civil El servidor de la Federación Rusa y el Mantenimiento de su Archivo Personal, aprobado por Decreto Presidencial, no puede ser ignorado. de la Federación Rusa de Entre los actos legales reglamentarios que contienen disposiciones separadas sobre el trabajo de oficina, la Ley Federal de la Ley Federal "Sobre Información , Tecnologías de la Información y Protección de la Información”, que regula las relaciones derivadas del ejercicio del derecho a buscar, recibir, transmitir, producir y Difundir información; solicitud tecnologías de la información; garantizar la protección de la información. Esta Ley regula los temas de documentación de la información y fija los conceptos claves de “confidencialidad de la información”, “suministro de información”, “difusión de información”, “información documentada”, “documento electrónico”, etc. La ley federal de la Federación La Ley "Sobre el depósito legal de documentos" contiene una definición legal del concepto de "documento". Otros importantes acto normativo es la Ley Federal de la Ley Federal "Sobre el Procedimiento para Considerar Apelaciones de Ciudadanos de la Federación Rusa", que establece el procedimiento y los términos para considerar las apelaciones de ciudadanos por parte de los organismos estatales y sus funcionarios, incluidos los fiscales. Ciertos temas en el campo del trabajo de oficina están regulados por la Ley Federal de la Ley Federal "Sobre Seguridad 8
10 acceso a la información sobre las actividades de los órganos estatales y de los órganos de autogobierno local”, en particular las cuestiones relacionadas con la colocación de información sobre las actividades de las autoridades fiscales en los locales ocupados por ellas y otros lugares asignados para estos fines, el procedimiento y términos para considerar las solicitudes de información sobre las actividades de las autoridades fiscales. Todos los días, los empleados de la oficina del fiscal reciben y envían numerosos documentos por correo y, por lo tanto, es necesario conocer las disposiciones de la Ley Federal de la Ley Federal "Sobre la Comunicación Postal", que regulan las relaciones legales que surgen entre los operadores postales y usuarios de servicios postales. En desarrollo de las normas de la denominada Ley Federal "Sobre Comunicaciones Postales", la Orden del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de Rusia aprobó las Reglas para la prestación de servicios postales, que regulan la relación entre los usuarios de los servicios postales y los operadores. de servicios postales de uso general al celebrar y ejecutar un contrato de prestación de servicios postales, así como establecer los derechos y responsabilidades de dichos operadores y usuarios. A menudo, en las autoridades de la fiscalía existe la necesidad de enviar telegramas, cuya ejecución debe guiarse por las Reglas para la prestación de servicios de telégrafo, aprobadas por el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa No. , de cuyo preámbulo se desprende se deduce que regula las relaciones en el campo de la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo, independientemente de su forma de propiedad, así como las relaciones en el campo de la gestión de archivos en la Federación de Rusia en interés de los ciudadanos, la sociedad y el Estado. De conformidad con esta Ley, se adoptó una orden del Ministerio de Cultura de Rusia de "Sobre la aprobación de la Lista de documentos de archivo administrativos estándar generados en el curso de las actividades de organismos estatales, gobiernos locales y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento ." Entre los estatutos, dedicados íntegramente al trabajo de oficina, el lugar central lo ocupa el Reglamento del trabajo de oficina en los órganos federales poder Ejecutivo, aprobado por el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa fechado, fijando el principal
11 nuevos conceptos en el campo del trabajo de oficina ("documento", "flujo de documentos", "documentación", "trabajo de oficina", etc.), que establecen requisitos para la creación de documentos, organización del flujo de documentos, formación de un fondo documental , previendo las características de trabajar con documentos electrónicos en las autoridades del órgano ejecutivo federal. En el sistema de actos jurídicos departamentales de la fiscalía, el documento principal en esta área es la Instrucción sobre el trabajo de oficina en los órganos e instituciones de la fiscalía de la Federación Rusa. Este documento sobre una base unificada, establece un sistema de trabajo de oficina en la Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa, las fiscalías de las entidades constituyentes de la Federación Rusa, las fiscalías especializadas equiparadas a ellas, las fiscalías de las ciudades y regiones, otros fiscalías territoriales y otras fiscalías especializadas equiparadas a ellas, en materia científica y organizaciones educativas La Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa determina el procedimiento para recibir, registrar, registrar, traducir, preparar, formalizar, reproducir, monitorear la ejecución de documentos, enviarlos, formar casos, procedimientos de supervisión (observación), almacenar y usar en papel y medios electrónicos. Las disposiciones de la Instrucción se aplican a los documentos organizativos, administrativos, de información y de referencia, documentos procesales, financieros y de otro tipo solo en la medida en que se relacionen con los principios generales de su preparación y ejecución, formación y ejecución para el archivo. Entre los documentos organizativos y administrativos de la Fiscalía General de la Federación Rusa, también se debe destacar la orden del Fiscal General de la Federación Rusa fechada "Sobre la aprobación e implementación de la Instrucción sobre el procedimiento para considerar solicitudes y recibir ciudadanos en el órganos de la Fiscalía de la Federación Rusa" (Instrucción sobre el procedimiento para considerar solicitudes y recibir ciudadanos), estableciendo un procedimiento unificado para considerar solicitudes y organizar la recepción de ciudadanos, y una orden de "Sobre la aprobación del Reglamento del Fiscal Oficina del General de la Federación Rusa". La organización del almacenamiento operativo de documentos en la fiscalía es imposible sin tener en cuenta los requisitos de la orden del Fiscal General de la Federación de Rusia de fecha "Sobre la promulgación de la Lista de documentos de la Fiscalía de la Federación de Rusia y sus instituciones, especificando los plazos de almacenamiento". 10
12 Las normas estatales (en lo sucesivo denominadas GOST) contienen disposiciones importantes. En el campo del trabajo de oficina, se utilizan los siguientes GOST: GOST R Estándar nacional de la Federación Rusa. Sistema de normas sobre información, biblioteconomía y edición. Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones. Aprobado por la Orden de Rosstandart del art. Este estándar implementa las normas de las Leyes Federales "Sobre Información, Tecnologías de la Información y Protección de la Información" y "Sobre el Archivo en la Federación Rusa". La norma establece los términos y da definiciones de los conceptos básicos utilizados en el campo del mantenimiento de registros y archivo ("trabajo administrativo", "soporte documental", "archivo"). condiciones, establecido por la norma, se recomiendan para su uso en todo tipo de documentación y literatura sobre trabajo de oficina y archivo, incluidos en el alcance del trabajo de estandarización y (o) utilizando los resultados de estos trabajos; GOST R ISO Estándar nacional de la Federación Rusa. Sistema de normas sobre información, biblioteconomía y edición. Gestión de documentos. Requerimientos generales. Aprobado por la Orden de Rostekhregulirovaniya del art.; GOST R estándar estatal Federación Rusa. Sistemas de documentación unificada. sistema unificado documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación. Aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de Rusia del art. Establece la composición de los detalles de los documentos; requisitos para el registro de detalles de documentos; requisitos para formularios de documentos, incluidos formularios de documentos con una reproducción del emblema estatal de la Federación Rusa; GOST R Norma Estatal de la Federación Rusa. Sellos con reproducción del Emblema Estatal de la Federación Rusa. Forma, dimensiones y requerimientos técnicos. Aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de Rusia del art.; Sistema Estatal apoyo a la gestión de la documentación. Disposiciones básicas. Requisitos generales para documentos y servicios de apoyo a la documentación. Aprobado por la Orden del Archivo Principal de la URSS con fecha; Estándar estatal GOST URSS. Papel y productos de papel. formatos de consumo. Aprobado por la Norma Estatal de la URSS
13 La única regla que establece la responsabilidad por el incumplimiento de las reglas del trabajo de oficina está contenida en el Art. del Código de la Federación Rusa sobre infracciones administrativas(CAO RF) y proporciona responsabilidad administrativa por violación de las reglas de almacenamiento, adquisición, contabilidad o uso de documentos de archivo (como castigo, advertencia o imposición multa administrativa para ciudadanos en la cantidad de 100 a 300 rublos; para funcionarios de 300 a 500 rublos). 2. ORGANIZACIÓN DEL PROCESO DE OFICINA EN LOS ÓRGANOS DE LA FISCALÍA En la literatura educativa y científica de diversos campos del saber, el término “organización” es entendido de manera diferente. En filosofía, una de las definiciones de este concepto es la siguiente: la organización es un conjunto de procesos o acciones que conducen a la formación y mejora de las relaciones entre las partes de la formación del todo de un área específica de actividad; creación sistema organizado que realizará la actividad, su estructuración, determinación de la relación entre los elementos del sistema, los principios de la actividad (zonal, sujeto, mixto); selección y colocación de personal, determinación de sus facultades; establecimiento, mantenimiento y desarrollo de las condiciones organizativas, legales y materiales y técnicas necesarias para el funcionamiento de la estructura organizativa edición L. F. Il'ichev, P. N. Fedoseev, S. M. Kovalev, V. G. Panov. M., Fundamentos de organización y gestión en la fiscalía de la Federación Rusa: libro de texto / Instituto para la formación avanzada del personal superior de la Fiscalía General de la Federación Rusa. SRA
14 pero apoyo técnico, trabajo de oficina, contabilidad de los resultados de las actividades y su evaluación 4. La organización del trabajo de cualquier organización u organismo como un fenómeno sistémico incluye la interacción de elementos verticalmente (relaciones de subordinación y coordinación), horizontalmente (coordinación de actividades) 5. La interacción está íntimamente relacionada con tal aspecto, como la gestión, entendida como el impacto de los sujetos de gestión sobre los objetos para lograr los resultados acordados. Las etapas del proceso de gestión están interconectadas, su secuencia es un solo ciclo de gestión, sus principales y necesarias etapas: la recopilación y análisis de información, la adopción de decisiones de gestión sobre esta base, la organización de la ejecución de decisiones, control , su dirección a otros organismos y personas, contabilidad y almacenamiento. Como bien lo señalan los científicos, la calidad de la información determina la calidad de la gestión, ya que la información permea y pone en movimiento propositivo a todos los órganos de gobierno. La información se registra en documentos que le dan forma organizativa y la mueven en el tiempo y en el espacio. Los documentos y la información documental subyacen a las decisiones de gestión y son su materialización material, proporcionan fuerza legal y contribuir así a su ejecución. 7. La base legal para administrar el sistema de órganos de acusación es la Constitución de la Federación Rusa, la Ley Federal "Sobre la Fiscalía de la Federación Rusa", los decretos del Presidente de la Federación Rusa, estatutos, actos jurídicos reglamentarios, actos organizativos y administrativos del Fiscal General de la Federación Rusa. Las actividades de la oficina del fiscal de la ciudad, distrito en áreas específicas están reguladas por órdenes de rama del Fiscal General de la Federación Rusa. Conceptos básicos Los científicos en el campo de la gestión de documentos distinguen tres componentes principales del contenido del término "documento": 4 Ibíd. 5 Ibíd. Con ahí. Con Larin M. V. Gestión documental en las organizaciones: problemas de historia y metodología: autor. dis. Dr. ist. Ciencias. SRA
15 documento objeto material; documento portador de información; documentar la información documentada. La más común es la designación de un documento como objeto material con información grabada en él en forma de texto, grabación de sonido o imagen, destinado a la transmisión en tiempo y espacio para almacenamiento y uso público 8. Se formulan definiciones de los principales conceptos en algunas leyes y ordenanzas (Cuadro 1). T a b l a 1 Archivo Término Definición Fuente AIC "Nadzor" Negocio de archivo en la Federación de Rusia Institución o subdivisión estructural de una organización que almacena, recopila, registra y utiliza documentos de archivo Complejo de información automatizado sistema unificado soporte de información y documentación procedimientos de supervisiónórganos de la fiscalía, creados para automatizar el trabajo de oficina y actividades de supervisión. La Fiscalía General, las fiscalías de las entidades constitutivas de la Federación Rusa, otros órganos e instituciones de la fiscalía han implementado la infraestructura de hardware y software "Sistema de información para garantizar la supervisión de la ejecución de las leyes en las fiscalías de la Rusia Federación" (ISOP), sobre cuya base opera el sistema de aplicación AIC "Nadzor". Actividad de los organismos estatales, gobiernos locales, organizaciones y ciudadanos en el campo de la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivo de la Federación Rusa y otros documentos de archivo Ley Federal "Sobre Asuntos de Archivos en la Federación Rusa" Sobre el negocio de archivos en la Federación Rusa Continuación Término Definición Fuente Soporte de material de archivo con fijación - Ley Federal 8 Ibíd. CON
16 documento Fondo de archivo Documento audiovisual Documento de video Almacenamiento temporal de documentos del Fondo de archivo de la Federación Rusa Ley federal "Sobre asuntos de archivo en la Federación Rusa" Archivo estatal Documento gráfico Archivado en él con información que tiene detalles que permiten identificarlo y está sujeto a almacenamiento debido a la importancia del soporte indicado y la información para los ciudadanos, la sociedad y el estado Un conjunto de documentos de archivo que están histórica o lógicamente interconectados Un documento que contiene información pictórica y (o) de sonido Un documento audiovisual creado por una grabación de video método que captura información en forma de imágenes ordenadas secuencialmente de imágenes dinámicas Almacenamiento de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa antes de su transferencia al almacenamiento permanente en la forma prescrita por el art. 21 de la Ley Federal "Sobre asuntos de archivos en la Federación Rusa" Institución estatal federal creada por la Federación Rusa (archivo estatal federal), o institución estatal del sujeto de la Federación Rusa, creada por el sujeto de la Federación Rusa (archivo estatal del sujeto de la Federación Rusa), que llevan a cabo la adquisición, contabilidad, almacenamiento y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa, así como otros documentos de archivo Un documento ilustrativo en el que la imagen de un objeto se obtiene por medio de líneas, trazos, claroscuros, puntos, colores Un conjunto de documentos o un documento separado relacionado con un tema o área de actividad del órgano ejecutivo federal Actividades, asegurando la creación de documentos oficiales y 15 "Sobre asuntos de archivo en el Federación Rusa" Ley Federal "Sobre Asuntos Archivísticos en la Federación Rusa" GOST R GOST R Ley Federal "Sobre Asuntos Archivísticos en la Federación Rusa" GOST R Pr reglas de trabajo de oficina en órganos ejecutivos federales Continuación Término Definición Fuente Trabajo de oficina Reglas de trabajo de oficina en órganos federales
17 Documento Soporte de documentación (gestión), dow Documentación Flujo de documentos Documento duplicado Unidad de almacenamiento de documentos en papel (caso) Documento figurativo organización del trabajo con ellos en órganos ejecutivos federales Soporte de material con información registrada en él en cualquier forma en forma de texto, grabación de sonido, imagen y (o) una combinación de ellos, que cuente con detalles que permitan su identificación, y esté destinada a ser transmitida en tiempo y espacio con fines de uso y almacenamiento público Documento oficial elaborado por un organismo estatal, organismo de gobierno local, legal o individual, ejecutado de la manera prescrita e incluido en el flujo de documentos del órgano ejecutivo federal Actividades que intencionalmente proporcionan las funciones de gestión de documentos Fijación de información en medios tangibles de la manera prescrita El movimiento de documentos desde el momento en que se crean o reciben hasta su finalización de ejecución, colocación en el caso y (o) envío del documento original Un juego de documentos, un documento separado encerrado en una cubierta separada, carpeta Un documento que reproduce apariencia y (o) la estructura interna de cualquier objeto Información (mensajes, datos), independientemente de la forma de su presentación en 16 autoridades ejecutivas Reglas de trabajo de oficina en órganos ejecutivos federales GOST R Reglas básicas para el trabajo de archivos de organizaciones. Aprobado por la decisión del Collegium of the Rosarkhiv de GOST R Information Ley federal "Sobre información, tecnologías de la información y protección de la información"
18 actividades de órganos estatales y órganos de autogobierno local organismos territoriales, gobiernos locales u organizaciones subordinadas a organismos estatales, gobiernos locales, o recibidos por estos organismos y organizaciones. La información sobre las actividades de los órganos estatales y los órganos de autogobierno local también incluye las leyes y otros actos jurídicos reglamentarios, y la información sobre las actividades de los órganos de autogobierno local incluye los actos jurídicos municipales que establecen la estructura, las competencias, el procedimiento para la formación y las actividades. de estos órganos y organizaciones, otra información relacionada con ellos actividades Información (incluso documentada) creada dentro de los límites de su autoridad por los principales departamentos, departamentos y departamentos de la Fiscalía General de la Federación Rusa, las fiscalías de las entidades constituyentes de la Federación Rusa, las fiscalías militares equiparadas a ellas y otras fiscalías especializadas, las fiscalías de ciudades, distritos, equiparadas a ellas por otras fiscalías territoriales, fiscalías militares y otras fiscalías especializadas, la Academia de la Fiscalía General de la Federación Rusa, o recibido por dichas oficinas del fiscal. La información sobre las actividades de las fiscalías también incluye leyes y otros actos jurídicos reglamentarios que establecen la estructura, facultades, procedimiento para la formación y actividades de estos órganos, otra información relacionada con sus actividades 17 "Sobre garantizar el acceso a la información sobre las actividades de órganos estatales y gobiernos locales" Orden del Fiscal General de la Federación Rusa de "Sobre la organización del trabajo para garantizar el acceso a la información sobre las actividades de los órganos e instituciones de la oficina del fiscal de la Federación Rusa" Continuación Término Definición Fuente Documento fílmico Documento gráfico o audiovisual creado por photo-GOST R
19 Control de ejecución de documentos Una copia del documento Archivo municipal Nomenclatura de casos Recurso ciudadano Documento escrito El original del documento de forma gráfica o electrónica (digital), fijando la información en forma de imágenes ordenadas secuencialmente de imágenes dinámicas Un conjunto de acciones que asegurar la ejecución oportuna de los documentos Un documento que reproduce completamente la información del documento original y sus signos externos sin fuerza legal Subdivisión estructural del órgano de autogobierno local de un término municipal, distrito urbano o institución municipal, creado por el distrito municipal, distrito urbano, que lleva a cabo el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa, así como otros documentos de archivo autoridad local u oficial escribiendo o en forma de documento electrónico, propuesta, declaración o denuncia, así como apelación oral de un ciudadano a un organismo estatal, organismo de gobierno local Documento, cuya información se registra por escrito La primera o única copia del documento Sobre el procedimiento para considerar apelaciones de ciudadanos de la Federación Rusa” GOST R Reglas para el trabajo de oficina en federal órganos ejecutivos Continuación Término Definición Fuente Almacenamiento permanente de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa
20 elementos del Fondo de archivo de la Federación de Rusia Registro de documentos Requisitos de documentos Sistema de gestión de documentos electrónicos Servicio de mantenimiento de registros Herramientas de seguridad de la información Documento de texto Phonodocument Photodocument para determinar el término (indefinido) de la Federación de Rusia "Sistema de información que garantiza la recopilación de documentos (inclusión de documentos en el sistema), su procesamiento, gestión de documentos y acceso a ellos responsable del mantenimiento de registros en otras subdivisiones estructurales de el órgano ejecutivo federal Medios técnicos, criptográficos, de software y otros destinados a proteger la información que constituya un secreto de estado, los medios en que se implementan, así como los medios para monitorear la eficacia de la protección de la información Que contengan información de voz grabada cualquier tipo de escritura o cualquier sistema de grabación de sonido Un documento audiovisual que contiene información de sonido grabada por cualquier sistema de grabación de sonido fijar información en forma de imágenes separadas de imágenes estáticas Examinar documentos en función de los criterios de su valor a los efectos de 19 Asignar un número de registro a un documento y registrar información sobre el documento de la manera prescrita Elemento obligatorio del diseño del documento Reglas de oficio trabajo en órganos ejecutivos federales Reglas de trabajo de oficina en órganos ejecutivos federales Reglas de trabajo de oficina en órganos ejecutivos federales Reglas de trabajo de oficina en órganos ejecutivos federales Ley de la Federación de Rusia “Sobre los secretos de Estado” GOST R GOST R GOST RO término final Definición Fuente Examen del valor de los documentos
21 artículos Documento electrónico Imagen electrónica del documento La fuerza legal del documento para determinar los períodos de almacenamiento de documentos y seleccionarlos para su inclusión en el Fondo de Archivo de la Federación Rusa Información documentada presentada en forma electrónica, es decir, en una forma adecuada para la percepción humana usando ordenadores electrónicos, así como para su transmisión a través de redes de información - telecomunicaciones o tratamiento en sistemas de información Gestión de documentos mediante sistema de informacion Una copia electrónica de un documento hecho en copia impresa Propiedad documento oficial causar consecuencias legales. La fuerza legal del documento se basa en el cumplimiento del documento con los requisitos para este tipo de documentos, en la presencia en el documento de una combinación detalles requeridos. La falta de fuerza legal del documento no implica consecuencias legales Ley Federal de la Federación Rusa "Sobre Información, Tecnologías de la Información y Protección de la Información" Gestión de documentos electrónicos Reglas de trabajo de oficina en órganos ejecutivos federales Reglas de trabajo de oficina en órganos ejecutivos federales GOST R No hace mucho tiempo introducido en el científico y volumen de negocios el término "gestión de documentos". Denota la gestión de la creación, uso y almacenamiento de los documentos de una organización durante su ciclo de vida sobre los principios de economía y eficiencia, utilizando las nuevas tecnologías de la información que proporcionan una gestión de calidad en relación con la documentación como recurso de gestión en toda regla. Si al trabajo de oficina se le diera un papel función técnica y el soporte documental de la gestión auxiliar, entonces a la gestión de la documentación en la organización se le asigna el papel de la función de gestión principal en relación con cualquier organización con una estructura correspondiente a concepto juridico organización 20
22 independientemente de su nivel jerárquico, orientación funcional y forma de propiedad 9. Los autores de guías de estudio en el campo del trabajo de oficina distinguen los siguientes tipos de documentos en función de su nombre: oficios, órdenes, protocolos, actas, memorandos, contratos, etc. El registro de todos estos documentos está unificado, pero pueden diferir: por el lugar de compilación: interno (documentos compilados por empleados de esta empresa) y externo (documentos provenientes de otras empresas, organizaciones y personas); por contenido: simple (dedicado a un tema) y complejo (que abarca varios temas); en forma: individual, cuando el contenido de cada documento tiene sus propias características (por ejemplo, notas), plantilla, cuando parte del documento se imprime y parte se completa durante la compilación, y estándar, creado para un grupo de organizaciones homogéneas ; por plazos: urgentes, que requieren ejecución en un plazo determinado, y no urgentes, para los que no se fija plazo; por origen: oficial, que afecta los intereses de una empresa, organización y personal, relativo a una persona específica y siendo nominal; por tipo de registro: auténticos, copias, extractos, duplicados; mediante la fijación de información: documentos escritos, gráficos, fotográficos, fílmicos, etc. acceso, etc. (cláusula 1.3 de la Instrucción). 9 Decreto Larin MV. Op. Con Kirsanova M.V. Trabajo de oficina moderno: una guía de estudio. 3ra ed. METRO.; Novosibirsk, (Serie "Educación superior"). CON
23 actividades de fraccionamientos estructurales autorizados y personas consagradas en actos jurídicos. Metas, tareas del trabajo de oficina Como propósito común los servicios de apoyo documental de la gestión en diversas organizaciones indican la organización, gestión, coordinación, control y ejecución del trabajo de apoyo documental de la gestión 11; gestión de los recursos de información de las organizaciones 12, garantizar la seguridad de los documentos 13. En las actividades de la oficina del fiscal, los objetivos del departamento de mantenimiento de registros generales y especiales se determinan, por ejemplo, de la siguiente manera: proporcionar servicios de mantenimiento de registros para empleados de la fiscalía de la región y el régimen de secreto, mejorando el mantenimiento de registros y mejorando las habilidades de los fiscales y otros trabajadores en esta área 14. Aplicando las disposiciones científicas y el sistema de objetivos probados por la práctica, definiremos el objetivo de la gestión de la oficina servicios (en la oficina del fiscal de la ciudad, el distrito de especialistas) de la oficina del fiscal de la siguiente manera: organización y mejora de la oficina de apoyo a la gestión. El logro de este objetivo asegura la solución exitosa de las tareas del trabajo de oficina en la oficina del fiscal, para cuya determinación es necesario referirse a publicaciones educativas en el área de negocios. En cierta medida, las tareas de los servicios de apoyo a la gestión de oficinas indicadas en ellos pueden atribuirse a las generales: mejorar las formas y métodos de trabajo con documentos; asegurar un procedimiento de documentación unificado, organizar el trabajo con documentos, construir los motores de búsqueda; control sobre la ejecución y preparación de documentos para su transferencia al archivo estatal de acuerdo con las normas aplicables; reducción del flujo de trabajo, el número de formas de documentos; desarrollo e implementación de documentos normativos y metodológicos para mejorar el soporte documental de la organización; 11 Ibíd. Con Larin M. V. Decreto. Op. Con ahí. Fiscalía C. Región de Vólogda: sitio. URL: struct/1108/ (fecha de acceso). 22
24 participación en el desarrollo e implementación de tecnologías avanzadas para el soporte documental de la gestión basadas en el uso de tecnología informática y organizacional, computadoras personales .2). Subdivisión que realiza trabajos de oficina Tareas Tabla 2 Gestión de documentación y métodos de la Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa Ejecución técnica de documentos preparados por el apoyo subdivisional; Fiscalía General de Rusia Fe-fiscales Federación Rusa; realizar labores de oficina y archivo en los órganos de la deración recibiendo, tramitando, registrando y marcando la correspondencia; envío de documentos a la Fiscalía General de la Federación Rusa 16 Departamento de Trabajo General y Especial de Oficina de Botánicos de la Fiscalía Regional; Prestación de servicios administrativos para la fiscalía de la región de Tyumen en las subdivisiones estructurales del aparato, orientación metodológica y control sobre el estado de la fiscalía de la región y las fiscalías de distrito; garantizar el secreto al realizar todo tipo de trabajo secreto, manejar documentos secretos; organización del trabajo de la oficina secreta; prevención de la admisión y el acceso irrazonables de personas a información secreta contenida en documentos; garantizar un procedimiento unificado para documentar, organizar el trabajo con documentos, construir motores de búsqueda, monitorear la ejecución y preparar documentos en las divisiones estructurales de la fiscalía regional para su transferencia al archivo; mejora de formas y métodos de trabajo con documentos Kirsanova MV Decreto. Op. C Reglamento sobre el Departamento de Documentación y Apoyo Metodológico de la Fiscalía General de la Federación de Rusia, aprobado por el Fiscal General de la Fiscalía de la Federación de Rusia de la Región de Tyumen: sitio web. URL: ru/activities/ documenti/ (fecha de acceso:). 23
25 Subdivisión final que lleva a cabo el trabajo de oficina Tareas Departamento de trabajo de oficina general y especial, preparación, registro, reproducción, control sobre Asegurar un procedimiento unificado para recibir, contabilizar, el registro-fiscalía de la región de Ivanovo, formarlos en casos y supervisión actas; ejecución de documentos; almacenamiento y uso de acuerdo con la Instrucción sobre el trabajo de oficina en los órganos e instituciones de la Fiscalía de la Federación Rusa; desarrollo de propuestas para mejorar el trabajo de oficina, organización de su implementación 18 Departamento de trabajo de oficina secreta general y especial; Organizar y realizar el trabajo de oficina, incluida la Oficina del Fiscal del Óblast de Vologda para el trabajo de oficina en órganos e instituciones, realizar inspecciones del cumplimiento de los requisitos de la Oficina del Instructor de la Federación Rusa, incluido el régimen de secreto en las divisiones estructurales de la Fiscalía de Oblast y fiscalías subordinadas, proporcionando asistencia práctica; estudio y generalización del estado del trabajo de oficio en la fiscalía, incluido el secreto; implementación de medidas para estudiar los requisitos de la Instrucción sobre el trabajo de oficina en los órganos e instituciones de la fiscalía de la Federación de Rusia en la fiscalía de la región, así como para mejorar las habilidades profesionales de los especialistas de la fiscalía especial del distrito de la ciudad oficinas, organizando su formación; implementación de orientación metodológica y control sobre el estado del trabajo de oficina en las divisiones estructurales de la fiscalía regional y las fiscalías subordinadas 19 Funciones del servicio de trabajo de oficina La base para determinar las funciones del servicio de trabajo de oficina de la oficina del fiscal son las tareas asignado a ellos. En la ciencia, se ha expresado la opinión de que la gestión de documentos cumple la función de garantizar las actividades útiles de las organizaciones. URL: delopr/ (acceso:). 19 Fiscalía de la región de Vologda: sitio web. URL: struct/ 1108/ (acceso:). 20 Decreto Larin M.V. Op. CON
26 producción, se indican las siguientes funciones típicas de los servicios de soporte de documentación de gestión: desarrollo, implementación y mantenimiento de una hoja de tiempo y un álbum de formas unificadas de documentos de organización, efectuando cambios en ellos; procesamiento, registro de documentos y trabajos educativos y de referencia sobre documentos; organización de la consideración y preparación oportunas para el informe a la gestión de los documentos entrantes, control sobre la corrección de la ejecución de los documentos presentados para la firma a la gestión; control sobre el paso, ejecución y ejecución de documentos en plazos, resumiendo información sobre el progreso y resultados de la ejecución de documentos, informando sistemáticamente a la gerencia sobre estos temas; organización de producción mecanografiada, copia y reproducción operativa de documentos, desarrollo y diseño de formularios de documentos; desarrollo de la nomenclatura de los asuntos de la organización, asegurando el almacenamiento de casos y el uso operativo de documentos e información; organización de trabajos sobre propuestas, declaraciones y quejas de los ciudadanos; organización del control sobre el trabajo con documentos en divisiones estructurales; desarrollo (junto con las divisiones estructurales relevantes de la organización) de medidas para mejorar las formas y métodos de trabajo con documentos, así como para mejorar la disciplina de desempeño; control sobre la corrección del registro y formación por divisiones estructurales de los casos a ser archivados; organización del trabajo del archivo de acuerdo con la legislación de la Federación Rusa sobre archivo; formación avanzada de oficinistas; organización de los lugares de trabajo, incluida su automatización 21. Estas disposiciones generales son, en cierta medida, similares a las funciones de las unidades estructurales que realizan el trabajo de oficina (en la oficina del fiscal de la ciudad, el distrito de especialistas e inspectores) de la oficina del fiscal , que también se definen como las tareas de estos servicios y empleados (Tab. 3). 21 Decreto Kirsanova M.V. Op. CON
27 Subdivisión que realiza trabajos de oficina Funciones Tabla 3 Departamento de documentación y trabajo metodológico de acuerdo con los requisitos de la Instrucción sobre soporte de impresión y copia de la Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa; trabajo de oficina en los órganos e instituciones de la oficina del fiscal de la Federación Rusa, la implementación de orientación metodológica y control sobre el estado del trabajo de oficina y archivos en los órganos de la oficina del fiscal; implementación de medidas para mejorar las habilidades de los jefes de departamentos de trabajo de oficina general y especial de las fiscalías subordinadas, organización y conducción de su libertad condicional; organizar la aceptación de documentos para el almacenamiento de archivos, garantizar su contabilidad y conservación, realizar un examen del valor de los documentos, seleccionarlos para su destrucción, así como preparar y transferir documentos al Archivo Estatal de la Federación de Rusia para su almacenamiento permanente; Supervisar el cumplimiento de los requisitos de las Instrucciones para el trabajo de oficina y otros regulaciones formularios de sellos fabricados por la Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa, así como el cumplimiento del procedimiento para su uso; registro de documentos incluidos en la Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa; procesamiento de la correspondencia saliente de la Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa; recibir, registrar y enviar telegramas, teletipos y mensajes de fax; recepción, procesamiento y registro de apelaciones recibidas por Internet recepción de la Fiscalía General de la Federación Rusa 22 Departamento de General y Especial Realización de una auditoría de la organización del trabajo de oficina en la oficina de la fiscalía de la región de Tyumen y fiscalía regional oficinas; subdivisiones estructurales del aparato de la fiscalía de la región - estudio y generalización del estado del trabajo de oficina en la fiscalía de la región, incluido el trabajo de oficina secreta, desarrollo de propuestas para su mejora, difusión de experiencia positiva; 22 Reglamento sobre el Departamento de Documentación y Apoyo Metodológico de la Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa, aprobado por el Fiscal General de la Federación Rusa
28 Fin La subdivisión que lleva a cabo las Funciones del trabajo de oficina implementación de medidas para estudiar las Instrucciones sobre el trabajo de oficina en la oficina del fiscal de la región, así como para mejorar las habilidades profesionales de los especialistas responsables del trabajo de oficina en las oficinas del fiscal subordinado, organizar su libertad condicional, escuchar sus informes; ejecución del trabajo de organización y control sobre la aplicación de las normas de la fiscalía de la región en materia de trabajo de oficina, flujo de documentos; asistencia en el fortalecimiento de la disciplina ejecutiva, aumentando la responsabilidad de los funcionarios para la ejecución de órdenes e instrucciones registro de documentos y control contable y de referencia sobre la correcta ejecución de documentos, el momento de su ejecución; facilitación de la producción mecanografiada e informatizada de documentos, su copiado y reproducción rápida; participación en la compilación de la nomenclatura de casos de divisiones estructurales y la compilación de una nomenclatura consolidada de casos; garantizar el almacenamiento de documentos y su uso operativo; realizar el trabajo de la oficina secreta de la oficina del fiscal de la región, monitorear el cumplimiento por parte de los empleados de las reglas para trabajar con documentos secretos; control sobre la corrección del registro y formación por divisiones estructurales de los casos a ser archivados; organización del trabajo del archivo de acuerdo con la Instrucción sobre el trabajo de oficina en los órganos e instituciones de la fiscalía de la Federación Rusa; brindar asistencia metodológica en la organización y seguimiento del estado del trabajo de oficina en las fiscalías inferiores; interacción con el asistente principal del fiscal de la región para el personal en la selección y colocación de personal en el departamento y la mejora de sus calificaciones (pasantías, estudios). Funciones unidad del régimen secreto están asignados al jefe del departamento de la Fiscalía de la región de Tyumen: sitio. URL: actividades/documenti/ (Acceso:). 27
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- 11.1. Garantizar la seguridad de los documentos, casos y procedimientos de supervisión
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- 11.3. Contabilidad, almacenamiento y uso de formularios, sellos y timbres
- Apéndice 1. LISTA DE LOS PRINCIPALES TIPOS Y VARIEDADES DE DOCUMENTOS ORGANIZATIVOS - ADMINISTRATIVOS Y DE INFORMACIÓN - DE REFERENCIA
- I. Documentos organizativos y administrativos (actos jurídicos creados para resolver las tareas a cargo de la fiscalía)
- Apéndice 2. ÍNDICES DE SUBDIVISIONES ESTRUCTURALES DE LA FISCALÍA GENERAL DE LA FEDERACIÓN DE RUSIA, JUICIOS DE LOS SUJETOS DE LA FEDERACIÓN DE RUSIA Y JUICIOS EQUIVALENTES
- Apéndice 3. MUESTRA DE LA PORTADA DE TODOS LOS LIBROS DE REGISTRO PROPORCIONADOS EN ESTA INSTRUCCIÓN
- Apéndice 4
- Anexo 5. LIBRO DE REGISTRO DE PEDIDOS, INSTRUCCIONES E INSTRUCCIONES
- Anexo 6. LISTA DE DOCUMENTOS NO SUJETOS A REGISTRO
- Anexo 7
- Anexo 8. ACTO DE DOCUMENTOS CORTOS O DAÑADOS
- Anexo 14. EJEMPLO DE LISTA DE CORRESPONSALES Y GRUPOS DE CORRESPONSALES
- Anexo 17
- Apéndice 19
- Apéndice 20
- Anexo 23
- Apéndice 24. FORMAS CON DETALLES ANGULARES O LONGITUDINALES
- Apéndice 25
- Anexo 27. LISTA DE DOCUMENTOS ENVIADOS PARA TRADUCCIÓN
- Apéndice 28. FORMA DE LA NOMENCLATURA DE CASOS
- Apéndice 31
- Apéndice 33
- Apéndice 34
- Apéndice 35
- Apéndice 38
- Apéndice 39
Activo Edición de 28.12.1998
| Nombre del documento | ORDEN de la Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa del 28 de diciembre de 1998 N 93 "SOBRE LA INTRODUCCIÓN DE LAS INSTRUCCIONES PARA EL PROCESAMIENTO DE LA OFICINA EN LOS ÓRGANOS E INSTITUCIONES DE LA FISCALÍA DE LA FEDERACIÓN DE RUSIA" |
| Tipo de documento | orden, instrucción, lista |
| cuerpo anfitrión | Fiscalía General de la Federación Rusa |
| Número del Documento | 93 |
| Fecha de aceptación | 01.01.1970 |
| Fecha de revisión | 28.12.1998 |
| Fecha de registro en el Ministerio de Justicia | 01.01.1970 |
| Estado | válido |
| Publicación |
|
| Navegador | notas |
ORDEN de la Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa del 28 de diciembre de 1998 N 93 "SOBRE LA INTRODUCCIÓN DE LAS INSTRUCCIONES PARA EL PROCESAMIENTO DE LA OFICINA EN LOS ÓRGANOS E INSTITUCIONES DE LA FISCALÍA DE LA FEDERACIÓN DE RUSIA"
9.2. Formación de expedientes y actuaciones de control
9.2.1. Principios generales para la formación de casos y procedimientos de control
9.2.1.1. La formación de casos y procedimientos de supervisión está encomendada a la oficina.
En las subdivisiones estructurales, los documentos relacionados con su competencia se agrupan en casos y procedimientos de supervisión, y en la fiscalía de distrito, para la fiscalía en su conjunto.
9.2.1.2. Se prohíbe la formación y almacenamiento de casos y procedimientos de supervisión con los artistas intérpretes o ejecutantes.
9.2.1.3. En los casos y procedimientos de control, sólo se archivan en orden cronológico los documentos ejecutados, correctamente ejecutados, relacionados con la resolución de un asunto. No se presentan más de 250 folios en cada caso o diligencia de control. Si hay más documentos, comienza el segundo volumen.
Las aplicaciones grandes se agrupan en volúmenes separados.
9.2.1.4. Los documentos se presentan a más tardar el tercer día después de su ejecución.
9.2.1.5. Las inscripciones en las cubiertas de los expedientes y diligencias de control se realizan con tinta o tinta resistente a la luz.
Hojas a numerar:
todos los casos;
procedimientos de supervisión transferidos al almacenamiento estatal;
procedimientos de supervisión en los casos penales investigados por esta fiscalía, o en los casos en cuya investigación ejerza supervisión directa; en la Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa, por ejemplo, hojas en los procedimientos de supervisión formados en los departamentos para la investigación de casos particularmente importantes, para la supervisión de la implementación de las leyes sobre seguridad federal y en el Departamento de Supervisión de la Investigación de Casos de Particular Importancia.
Los jefes de las oficinas del fiscal y las divisiones estructurales de la Oficina del Fiscal General de la Federación de Rusia tienen derecho a ampliar la lista de procedimientos de supervisión, cuyas hojas deben estar numeradas.
Las hojas están numeradas con lápiz de grafito y cada tomo por separado. Está prohibido numerar hojas con tinta y lápices de colores.
En todos los casos y en los procedimientos de control enumerados, se incluye un inventario interno de documentos (Anexo 35), y al final se levanta y archiva una nota de certificación (Anexo 36).
9.2.1.6. Los detalles adicionales en la formación de archivos secretos y procedimientos de supervisión están regulados por el Apéndice correspondiente sobre el trabajo con materiales, documentos y archivos clasificados.
9.2.2. Formación y ejecución de casos.9.2.2.1. Los documentos ejecutados se agrupan en casos de acuerdo con la nomenclatura de casos. Los documentos de un año se agrupan en archivos. Las excepciones son los casos transitorios.
9.2.2.2. Los documentos de períodos de almacenamiento permanente y temporal se agrupan en archivos por separado. En un caso, se permite agrupar documentos con términos diferentes almacenamiento cuando se refieran a la solución de un problema; al final del año administrativo, se forman dos casos a partir de los documentos: uno es de documentos permanentes, el otro es de documentos de almacenamiento temporal.
9.2.2.3. Pedidos por asuntos Generales agrupados por separado de los pedidos por personal.
9.2.2.4. Los documentos de la junta se agrupan en dos casos: protocolos, decisiones (primeras copias); materiales para la reunión de la junta (agenda, informes, referencias, conclusiones, proyectos de decisiones de la junta, etc.). Los protocolos se ubican en el archivo por números.
9.2.2.5. Los planes, informes, materiales para ellos se agrupan en casos del año al que se refieren en su contenido (por ejemplo, los informes de 1993 deben atribuirse a casos de 1993, aunque se redactaron en 1994).
9.2.2.6. En las carátulas de los casos (Anexo 30), se deberá indicar los plazos.
Los estuches de almacenamiento permanente son de tapa dura, cosidos con fuertes hilos en cuatro perforaciones.
Los casos de almacenamiento temporal se archivan en rústica.
9.2.2.7. Al final del año, en la portada de cada volumen del archivo de almacenamiento permanente se indican:
En los encabezamientos se encuentran los números de órdenes, instrucciones, protocolos; por ejemplo: de N 1 a N 100 o de N 101 a N 205;
fecha (día, mes, año) del inicio y fin del caso;
número de hojas;
Una cláusula en la forma: "Hay tales y cuales documentos para tales y cuales años" (si los documentos de años anteriores están depositados en el caso).
9.2.2.8. Al final del año se seleccionan los documentos de almacenamiento permanente y temporal para ser incluidos en el inventario (Anexos 31, 32).
Se elabora un inventario de casos de almacenamiento permanente en una fiscalía superior para unidades estructurales por separado, en otras fiscalías, para la fiscalía en su conjunto.
9.2.2.9. El inventario se mantiene con una sola numeración de serie durante varios años y termina de acuerdo con el Archivo del Estado, en el que la oficina del fiscal transfiere los documentos para su almacenamiento.
A cada tomo de la causa o diligencia de control se le asigna su propio número de acuerdo al inventario.
9.2.2.10. En la sección anual del inventario del caso, incluidos los documentos organizativos y administrativos, se ubican al inicio del inventario.
La sección anual del inventario también incluye casos de almacenamiento permanente, cuyo registro no se completó durante el año. En este caso, al final de las secciones anuales del inventario de cada año subsiguiente durante el cual continuó el trabajo de oficina, se indica lo siguiente: "Documentos para este año ver también la sección para ______ año N ______".
9.2.2.11. Las secciones anuales de inventarios (Apéndice 31) de los casos de almacenamiento permanente se redactan en cuatro copias, firmadas por el presidente de la CEC o EC (después de la aprobación del inventario por la comisión). Se envían dos copias de la sección anual del inventario para su aprobación al archivo estatal correspondiente, luego de lo cual son aprobadas por el jefe de la oficina del fiscal. La primera copia del inventario después de la aprobación permanece en el archivo estatal, la segunda se devuelve a la oficina del fiscal.
De acuerdo con las secciones anuales aprobadas del inventario, la oficina del fiscal está obligada a entregar al archivo estatal para su custodia todos los casos incluidos en el inventario.
9.2.2.12. Los inventarios de documentos de almacenamiento temporal (Apéndice 32) se compilan en 2 copias por separado de los inventarios de documentos para almacenamiento permanente.
9.2.2.13. Cada caso (volumen) según el inventario de casos de almacenamiento permanente tiene su propio número de serie, la sistematización de casos la establece el archivo de la fiscalía. Los números ordinales para inventarios de divisiones estructurales para casos de un período de almacenamiento permanente son asignados por el archivo de la oficina del fiscal.
9.2.2.14. Al transferir documentos para su almacenamiento en el Archivo Estatal, el inventario debe tener una tabla de contenido y una hoja de certificación.
9.2.3. Formación y registro de procedimientos de control sobre apelaciones, querellas, casos penales, civiles y arbitrales, informes especiales9.2.3.1. Los recursos, las quejas admitidas a trámite y demás documentos relacionados con los mismos se agrupan en los procedimientos de control. Cada fiscalía inicia un procedimiento de control sobre un mismo caso o sobre un mismo asunto. Los documentos en él se agrupan durante varios años, mientras se lleva a cabo la correspondencia sobre este caso (problema).
9.2.3.2. Los recursos, quejas y otros documentos se presentan en rústica y se ubican en los procedimientos de supervisión en orden cronológico.
Los documentos personales del solicitante se devuelven al propietario con una respuesta sobre los resultados de la resolución de su queja. Si por decisión escrita del funcionario que firma la contestación, los documentos personales no son devueltos, se adjuntan en sobre separado, que se archiva en el expediente de control, y se notifica esta decisión al solicitante.
9.2.3.3. En los procedimientos de supervisión iniciados sobre el caso bajo investigación por la oficina del fiscal o el Ministerio del Interior, se archivan: copias de decisiones sobre el inicio de un caso penal, aceptación del caso para su propio proceso, creación de un grupo operativo de investigación, instrucciones del investigador para realizar actividades de búsqueda operativa; una notificación por escrito de la detención de una persona sospechosa de haber cometido un delito; copias del protocolo sobre la detención del sospechoso, resoluciones sobre el anuncio de allanamiento, sobre la destitución del autor del cargo; instrucciones escritas sobre el caso; copias de las resoluciones de los fiscales sobre la anulación de decisiones procesales sobre casos y copias de otros documentos en nombre de los fiscales en el ámbito de sus competencias para supervisar la aplicación de las leyes por parte de los órganos de investigación e investigación preliminar; copias de resoluciones de acusación como imputado, aplicación de medida de apremio, ampliación del plazo de investigación y detención preventiva del imputado, suspensión o terminación de la causa, allanamiento, secuestro de correspondencia postal y telegráfica, nombramiento de perito examen, internamiento del acusado en una institución psiquiátrica, decisiones judiciales sobre la denuncia sobre la legalidad y validez del arresto; plan de investigación del caso; copias acusación, alegatos de la causa sobre la eliminación de las causas y condiciones que contribuyeron a la comisión del delito; certificado del investigador sobre la respuesta a sus presentaciones; una carta de presentación sobre el envío del caso al tribunal u otro organismo; extracto del caso; notas, resúmenes o esquema de un discurso en la corte fiscal; una copia de la sentencia; copias del recurso de casación con nota de los resultados de la consideración del caso, presentación fiscal superior sobre el recurso contra la sentencia dictada en el auto de vigilancia, así como otros documentos relacionados con la vigilancia de la investigación y la legalidad juicios sobre causas penales.
9.2.3.4. Queda prohibido archivar en las actuaciones de control los protocolos originales de interrogatorio de los imputados, testigos, peritos, denuncias recibidas durante la investigación y decisiones tomadas sobre las mismas, así como otros documentos procesales que sólo deben constar en el expediente de investigación.
9.2.3.5. Los procedimientos de supervisión completados (aproximadamente 25 - 50 piezas) se almacenan en carpetas o cajas, en cuyo reverso se indican los números de los procedimientos de supervisión ubicados en ellos.
9.2.3.6. Las tarjetas para la correspondencia completa se almacenan en procedimientos de supervisión.
9.2.3.7. Los términos de almacenamiento de los procedimientos de supervisión los colocan los agentes en las cubiertas de acuerdo con la Lista de documentos de la Fiscalía de la Federación Rusa con una indicación de los términos de almacenamiento (M., 1997) al cancelar los primeros documentos " En n/a".
9.2.3.8. Las actuaciones de control con plazos de almacenamiento temporal podrán incluirse en un inventario con casos de almacenamiento temporal cuando se depositen en el archivo de la fiscalía, mientras que se colocarán en el inventario después de los casos.
1. Disposiciones generales1.1. Esta Instrucción establece sobre una base unificada un sistema de trabajo de oficina en la Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa, las fiscalías de las entidades constitutivas de la Federación Rusa, las fiscalías equivalentes a ellas, las fiscalías de las ciudades y regiones, otros territorios y fiscalías especializadas, así como en instituciones científicas y educativas de la Fiscalía General de la Federación Rusa<*>.
<*>En lo sucesivo, la Fiscalía General de la Federación Rusa, las fiscalías de las entidades constitutivas de la Federación Rusa y las fiscalías correspondientes se denominarán "fiscales superiores", las fiscalías de ciudades y regiones, otros territorios y otras fiscalías especializadas equiparadas a ellas - "fiscalías de distrito", científicas y Instituciones educacionales- "instituciones".
2.2.7. Los sobres o la parte del paquete en la que se indiquen los datos postales se adjuntan a los recursos, quejas, documentos y son conservados por el contratista hasta que se resuelva sobre ellos. Si la fecha de envío y la dirección del remitente se indican solo en el sobre, las fechas de firma del documento y su recepción difieren en más de un mes, no hay documentos separados en el sobre o hay una discrepancia entre los números de documento y los números en el sobre, el trabajador de expedición adjunta el sobre al documento, y en los demás documentos (si es necesario) hace una marca apropiada.
2.2.8. Se coloca un sello que indica la fecha de recepción (Anexo 9):
sobre apelaciones de ciudadanos - en un lugar libre de texto lado delantero primera página;
en documentos recibidos de instituciones - en el margen inferior en la esquina derecha del anverso de la primera hoja;
en envíos postales que no están sujetos a apertura - en el reverso del sobre.
Tarjetas y letras de esténcil como una postal, requisitos para obtener materiales del archivo - A6 148 x 105 mm.
Los documentos emitidos en nombre de la oficina del fiscal y una o más organizaciones se redactan sin formularios.
5.1.2. Las autoridades fiscales utilizan dos tipos de formularios (Anexo 23):
forma general (para el registro de reglamentos, instrucciones, órdenes, instructivos, cartas de información, cesiones, protestos, presentaciones, protocolos, actas y demás documentos que tengan nombre);
formulario para letras.
La composición de los detalles de los formularios y el orden de su ubicación están establecidos por GOST R 6.30-97 "Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el papeleo".
Para la publicación de documentos organizativos y administrativos (órdenes, instrucciones, órdenes), se pueden hacer formularios separados con una disposición angular o longitudinal de los detalles (Apéndice 24).
El uso de formularios de forma libre está prohibido.
5.1.3. El emblema del estado de la Federación Rusa (su diámetro no debe exceder los 20 mm) debe colocarse en el campo superior de cada formulario, debajo, el nombre del sistema: "Fiscalía de la Federación Rusa", debajo, el nombre de la oficina del fiscal de la entidad constitutiva de la Federación de Rusia o la oficina del fiscal equivalente, debajo de ella, el nombre de la oficina del fiscal correspondiente de la ciudad, distrito, distrito o especializado.
Si la fiscalía interdistrital o distrital forma parte de la fiscalía de un distrito administrativo o ciudad (con división distrital), entonces el nombre de esta fiscalía se indica de la siguiente manera:
Asimismo, se trazan carteles en los edificios de las fiscalías.
5.1.4. Los formularios se hacen en papel. el color blanco e impreso en tinta negra. Los formularios con la imagen del Emblema del Estado de la Federación Rusa en rojo se usan solo en la Oficina del Fiscal General, el procedimiento para su uso lo establece el liderazgo de la Oficina del Fiscal General.
La primera página del documento se imprime en el formulario, el texto posterior se imprime en papel del mismo tamaño y calidad.
5.2. Direccionamiento5.2.1. Los documentos están dirigidos a la organización, su unidad estructural, funcionario, ciudadano.
El funcionario se indica en la correspondencia interdepartamental, en las cartas a los corresponsales permanentes y en otros casos cuando la identificación de una persona determinada no presente dificultades.
Las iniciales de los funcionarios y ciudadanos en la dirección se indican después de sus apellidos.
5.2.2. Cuando se dirija un documento a una organización oa su unidad estructural, se indicará su nombre en caso nominativo; al enviar un documento a un funcionario, el nombre de la organización se indica en el caso nominativo, y la posición y el apellido, en dativo, por ejemplo:
5.2.3. Si el documento se envía al jefe de la organización o su adjunto, el nombre de la organización se incluye en el nombre del cargo del destinatario:
5.2.4. cuando especificas el rango de clase el destinatario deberá indicar el grado de clase del funcionario que firmó el documento.
En documentos internos(memorandos, declaraciones, etc.) se permite no indicar rangos de clase.
5.2.5. Si el documento está dirigido a varias organizaciones homogéneas, entonces se indican en general:
5.2.6. La dirección postal del corresponsal se escribe en total conformidad con las Reglas Postales y con la indicación obligatoria del código postal:
La dirección no figura en los documentos enviados a los órganos e instituciones de la Fiscalía de la Federación de Rusia y los jefes de los órganos del gobierno federal.
5.2.7. En cartas con varios destinatarios, no se escribe la palabra "copia". Al preparar el envío, se marca el corresponsal al que se envía esta copia del documento.
No se permite indicar en el documento más de cuatro destinatarios; con más destinatarios, se compila una lista de correo y se indica una dirección en cada documento. La lista se adjunta a la copia del documento enviado.
5.2.8. Si el documento está dirigido a un ciudadano, se indica primero la dirección postal y, a continuación, el apellido y las iniciales del destinatario.
Antes de los apellidos, se permite la apelación "gr-nu", "gr-ke", "gr-us". Esta disposición se aplica al encabezamiento y texto, donde se dan los nombres de los ciudadanos.
5.3. Tener una cita5.3.1. La fecha del documento es el día de su firma o aprobación; para un documento adoptado por la junta - el día de su adopción; para el acta - la fecha de la reunión (toma de decisiones); para los documentos emitidos por la fiscalía en conjunto con otras organizaciones, la fecha del documento es la última fecha de su firma.
La fecha la ingresa la persona que firma o aprueba el documento, y se redacta en tres pares de números arábigos separados por puntos (día del mes, mes, los dos últimos dígitos del año). Si el día o el número de serie del mes es un número de un solo dígito, se coloca un cero antes del dígito, por ejemplo: 05.07.98.
De la misma manera, todas las notas administrativas sobre el paso y ejecución del documento están fechadas.
5.3.2. Al preparar documentos regulatorios y financieros, se permite una forma verbal-numérica de registrar la fecha (sin comillas), por ejemplo: 12 de diciembre de 1998.
5.4. Índice del documento (número)5.4.1. La correspondencia sobre apelaciones, quejas y casos se lleva bajo el número de los procedimientos de supervisión, que no cambia durante todo el tiempo que se lleva a cabo la correspondencia. El procedimiento de asignación de números se establece en el apartado 2.3 de estas Instrucciones.
5.4.2. Para preguntas no relacionadas con la correspondencia sobre apelaciones, quejas y casos, documento entrante y la respuesta que salga por él deberá tener un único número asignado al documento de entrada durante su registro. Un documento saliente que no es una respuesta a una solicitud entrante se envía después del número de caso según la nomenclatura.
5.4.3. En documentos salientes sin fallar se da una referencia al índice y la fecha del documento ejecutable.
5.4.4. El índice se adjunta al lugar asignado por GOST, en la parte superior izquierda del documento. En los documentos internos, el índice podrá colocarse al final del documento, debajo de la firma del funcionario.
5.5. Nombre y título del documento.5.5.1. En el documento (a excepción de la carta) se indica su nombre: orden, instrucción, orden, certificado, memorando, presentación, protesta, informe especial, etc.
5.5.2. El encabezamiento del texto debe estar en todos los documentos redactados en hojas A4, con excepción de las respuestas a los solicitantes, abogados, así como los telegramas, mensajes telefónicos y documentos redactados en hojas A5 y A6.
5.5.3. El título debe revelar de forma breve y precisa el contenido del documento, responder a las preguntas: ¿sobre qué? (¿sobre quién?), ¿qué? (¿quién?) y ser consistente con su nombre.
Por ejemplo: la orden "Sobre la creación de..."; orden "Sobre la organización del control..."; descripción del trabajo gerente de oficina.
En el documento, en una serie de cuestiones, el encabezamiento se formula de forma generalizada.
5.6. Paginación5.6.1. En los documentos redactados en dos o más páginas, se numeran la segunda página y las siguientes.
5.6.2. Los números de página se colocan en el medio del margen superior de la hoja en números arábigos sin la palabra "página" ("página").
5.7. Marca de verificación de la aplicación5.7.1. La marca sobre la presencia de la solicitud se hace debajo del texto del documento desde el borde del margen izquierdo de la siguiente manera:
Aplicación: para 5 litros.
Si el documento tiene una aplicación que no se nombra en el texto, indique su nombre y número de hojas:
Adjunto: comentarios al borrador de instrucciones para 12 hojas.
Si se adjunta otro documento al documento, que también tiene un anexo, la marca en la presencia de la solicitud se redacta de la siguiente manera:
Si la solicitud no se envía a todos los destinatarios indicados en el documento, se marca su presencia de la siguiente manera:
Si a la carta se adjuntan documentos valiosos o personales (pasaporte, diploma, certificados, etc.), se enumeran con el nombre de la organización que emitió el documento, número y fecha de emisión, apellido e iniciales del titular:
5.7.2. Al enviar casos penales, civiles, de arbitraje, materiales de inspección y otros documentos encuadernados, se indica el número de volúmenes:
Anexo: causa penal N 5780 en 10 tomos.
5.7.3. En en numeros grandes aplicaciones, se compila un inventario separado para ellos, y en el documento mismo, después del texto, se indica:
Anexo: según inventario para 205 litros.
5.7.4. En los documentos administrativos (órdenes, instrucciones, instrucciones), la información sobre la presencia de solicitudes se da en el texto. En el ángulo superior derecho de la primera hoja anexa al documento administrativo, se indica lo siguiente:
Si hay varias solicitudes, se numeran, mientras que el signo "N" no se coloca antes del número de serie.
5.8. Firma5.8.1. La composición de la "firma" requerida incluye el nombre del cargo de la persona que firmó el documento, la firma personal y su transcripción.
Si el documento se emite en el formulario de la oficina del fiscal, la firma se redacta de la siguiente manera:
Al firmar un documento que no está redactado en el membrete de la oficina del fiscal, se indica el nombre de la oficina del fiscal:
5.8.2. Cuando un documento es firmado por varios funcionarios, sus firmas se colocan una debajo de la otra en la secuencia correspondiente al cargo ocupado.
Cuando un documento está firmado por varias personas de igual posición, sus firmas se colocan al mismo nivel.
5.8.3. Al firmar un documento elaborado por la comisión, no se indican los cargos de las personas, sino sus deberes como miembros de la comisión.
5.8.4. El documento puede estar firmado por un funcionario en funciones indicando su cargo real y su apellido. En este caso, no está permitido poner la preposición "Por", la firma manuscrita "Diputado". o una barra antes del título del trabajo.
5.9. Aprobación y aprobación5.9.1. El documento es aprobado por un funcionario (oficiales) o un documento especialmente emitido. Al aprobar un documento por parte de un funcionario, el sello de aprobación debe constar de la palabra APRUEBO (sin comillas), el título de la persona que aprueba el documento, su firma, iniciales, apellido y fecha de aprobación.
Por ejemplo:
Cuando un documento es aprobado por varios funcionarios, sus firmas se colocan al mismo nivel.
5.9.2. Cuando un documento es aprobado por orden, decisión, protocolo, el sello de aprobación consta de la palabra APROBADO (sin comillas), el nombre del documento que aprueba en caso nominativo, su fecha y número.
Por ejemplo:
El sello de aprobación se encuentra en la esquina superior derecha del documento.
5.9.3. La coordinación se realiza tanto dentro de la fiscalía (con divisiones y funcionarios) como fuera de ella (con organismos directamente relacionados con la elaboración del proyecto de documento).
El sello de aprobación consta de la palabra CONVENIDO, el cargo de la persona con quien se acuerda el documento (incluyendo el nombre de la organización), firma personal, decodificación de firma (iniciales, apellido) y la fecha de aprobación.
Por ejemplo:
5.9.4. La aprobación del documento se emite mediante una visa, que incluye la firma personal del aprobador, la decodificación de la firma y la fecha de aprobación, si es necesario, la posición del aprobador.
En los documentos organizacionales y administrativos (órdenes, instrucciones, etc.), las visas se colocan en la primera copia del anverso o reverso de la última página, en los documentos salientes, en las copias restantes en el caso, procedimientos de supervisión. A la izquierda está la visa de la persona que preparó el documento; a la derecha - visas de personas con las que se acuerde.
5.9.5. Si hay comentarios al documento, la visa se emite de la siguiente manera:
5.10. marca de artista5.10.1. El apellido del ejecutante y el número de teléfono de su oficina deben indicarse en los documentos salientes (con excepción de las respuestas a los solicitantes, abogados y cartas de presentación) en el anverso o reverso de la última hoja del documento en la esquina inferior izquierda.
Por ejemplo:
Timofeeva 255-35-35.
5.10.2. El índice del mecanógrafo se coloca debajo de la marca del artista en la forma: "nk 2 25/03/98" (nk - las primeras letras del nombre y apellido del mecanógrafo, 2 - el número de copias, 25/03/98 - el fecha de impresión). Si es necesario, el número de copias impresas se indica con el destinatario.
Por ejemplo:
5.11. Características de la preparación y ejecución de documentos organizativos y administrativos.5.11.1. Los proyectos de órdenes, instrucciones, órdenes se desarrollan en nombre de la dirección de la oficina del fiscal o por iniciativa de los departamentos y funcionarios.
Cada documento debe tener un encabezado, que en formularios con disposición angular de detalles se imprime en la esquina superior izquierda, con uno longitudinal centrado (el comienzo y el final de cada línea de encabezado son equidistantes de los bordes del campo).
El texto consta, por regla general, de partes de determinación y administrativas.
La parte determinativa establece las metas y objetivos de las acciones prescritas. Si la base para la publicación es un acto legislativo, otro acto legal o una orden de una fiscalía superior, entonces su nombre, fecha, número, encabezamiento se indican en la parte de determinación y el contenido de la parte que concierne directamente a la fiscalía es transmitido.
La parte administrativa se inicia en los autos con la palabra ORDENO, en las instrucciones y autos - OFREZCO, OBLIGO, que se imprime en mayúsculas en línea separada, centrada, desagregada, pero sin subrayar. Al escribir en computadoras, se recomienda que estas palabras estén en negrita.
En los párrafos de la parte administrativa se indican las actuaciones concretas, los ejecutantes y los plazos de ejecución. Si el documento complementa, cancela o modifica actos emitidos anteriormente, así se especifica en el texto. El último párrafo de la parte administrativa indica el funcionario a quien se le encomienda el control de la ejecución del documento. El texto termina con una instrucción a quién debe enviarse el documento o quién debe familiarizarse con él.
Los visados de las personas que hayan elaborado y aprobado el borrador del documento se ubican de conformidad con el apartado 5.9.4 de esta Instrucción.
Las órdenes, instrucciones e instrucciones se registran el día en que se firman, después de la firma del documento, no se permite realizar cambios y adiciones sin el consentimiento de la persona que lo firmó.
5.11.2. En asuntos de competencia de la fiscalía y otros departamentos y de interés mutuo, se adoptan documentos conjuntos. Todas las copias restantes en los asuntos de las organizaciones, incluidas las solicitudes, deben contener las firmas originales de los funcionarios que firmaron y aprobaron el documento.
Los índices de registro se escriben mediante una barra oblicua (o mediante un punto y coma, si se trata de número de registro uno de los compiladores ya tiene una barra inclinada), en el orden de escribir los nombres de los autores en el documento.
5.11.3. Al redactar instrucciones, reglamentos y otros documentos caracter normativo el texto se puede dividir en secciones, subsecciones y párrafos, que se numeran con números arábigos. Las subsecciones deben numerarse secuencialmente dentro de cada sección, los párrafos, dentro de cada sección y subsección. Los subelementos se pueden indicar con números arábigos o letras minúsculas del alfabeto ruso entre paréntesis.
5.11.4. Si hay tablas en el texto de los documentos, deben tener un encabezado que se coloque encima de la tabla, en el medio. A la derecha está la palabra "Mesa" con un número de serie sin el signo "N". Las tablas están numeradas en orden numérico. Si solo hay una tabla, entonces no está numerada y no se escribe la palabra "Tabla".
Los encabezados de columna de la tabla comienzan con letras mayúsculas y los subtítulos comienzan con letras minúsculas si forman una oración con el encabezado principal de la columna. Los subtítulos que tienen un significado independiente se escriben con mayúscula. No hay signos de puntuación al final de los títulos y subtítulos. La columna "N p/p" (número en orden) se hace si es necesario referenciarlos.
5.12. Reglas para el diseño de telegramas y mensajes telefónicos. Recepción y transmisión de información de servicio a través de canales de fax (telefaxes)5.12.1. Los telegramas se redactan de acuerdo con las Reglas para la Prestación de Servicios de Comunicaciones Telegráficas y se transmiten por teletipo oa través de una oficina de correos indicando, si es necesario, la categoría: "Urgente", "Gobernante".
5.12.2. El texto del telegrama debe ser breve (no más de 30 palabras), sin conjunciones, preposiciones, signos de puntuación, si su ausencia no distorsiona el significado de la información transmitida. Los números se indican con números, los datos más importantes se escriben con palabras.
Apellido, nombre, patronímico de la persona respecto de la cual se da o solicita información, se dan en su totalidad. También se indica el lugar y la hora de la comisión de la infracción.
5.12.3. Si hay una dirección telegráfica condicional (distintivo de llamada), el telegrama indica el destino, el nombre de la organización, el cargo y el apellido de la persona a quien se envía, y en ausencia de una dirección telegráfica condicional, la dirección completa del corresponsal: destino, república (krai, región, distrito), calle, número de casa, nombre de la organización.
5.12.4. Al inicio del texto del telegrama se hace referencia al número y fecha del documento ejecutable o número de correspondencia del destinatario, y al final se indica el número de diligencia de control (correspondencia) del remitente . Después del número, se indica el cargo y apellido (legible) de la persona que firma el telegrama. Los telegramas son firmados por los jefes de las oficinas o divisiones de los fiscales. Debajo de la firma del jefe, se adjuntan el nombre del artista y su número de teléfono.
Al enviar un telegrama a través de una oficina de correos, debajo de la firma del funcionario se indica la dirección postal completa del remitente, el nombre de la organización sin abreviaturas, la fecha de envío, el cargo y el apellido de la persona que firma el telegrama.
Por ejemplo:
| Saransk al Fiscal Senkin | ||
| Su 12-1-98 | ||
| La fecha límite del 25 de octubre de 1998, enviar el caso de Alekseev Petr Danilovich, condenado por el veredicto del Torbeevsky RNS el 20 de enero de 1997, nuestro 12-2-98 \u003d | ||
| jefe del departamento de | Firma personal | Petrov |
| Usar Zaitsev, tel. 2-23 | ||
| 01.10.98 | ||
| o | ||
| Moscú 78 Novobasmannaya 10 | ||
| Tribunal de Arbitraje de Moscú al presidente Bolshova = | ||
| Conexiones queja de supervisión Exijo la causa nr 34-12 a la demanda de OJSC Severny Migrant OJSC Planta Combinada de Tula, favor de enviar la causa a través de la fiscalía regional de Tula nuestro 38-1950-98= | ||
| Diputado General Procrossia | Firma personal | Kekhlerov |
| Diputado Jefe del Departamento para Asegurar la Participación de los Fiscales en el Proceso de Arbitraje | ||
| Firma personal | EN. Semenchenko | |
| Usar Ryabizhenko, tel. 2-15 | ||
5.12.5. El mensaje telefónico se compila en una copia de no más de 30 palabras y se transmite por teléfono directamente desde las divisiones estructurales. Indica la fecha y hora de transmisión, el nombre de la persona que lo recibió y lo transmitió.
5.12.6. Las instalaciones de fax están diseñadas para la transmisión y recepción rápidas de textos de documentos; al mismo tiempo, la información transmitida y recibida a través de canales de facsímil no se considera un documento con fuerza legal.
5.12.7. Los documentos se presentan para su envío firmados por el jefe del departamento. Los faxgramas en idiomas extranjeros se envían si hay una traducción certificada por la persona que firmó el faxgrama.
5.12.8. El documento se registra en un diario que indica el número de serie del fax, la fecha de transmisión, resumen, el número de hojas y el nombre del funcionario que presentó el documento para su envío. Después de eso, el documento se devuelve a la unidad con una marca en la fecha de transferencia y la firma de la persona que lo transfirió.
5.12.9. Los faxes recibidos se registran en el diario y se envían a su destino contra recibo el día de su recepción, urgente, sin demora.
5.12.10. El control sobre el uso del equipo de facsímil está a cargo de los jefes de los departamentos pertinentes. No se permite el ingreso de personas no autorizadas a las instalaciones donde está instalado el equipo.
6. Reglas para documentos mecanografiados6.1. Los documentos de la oficina son mecanografiados por mecanógrafos y otros empleados de la oficina del fiscal en máquinas de escribir y computadoras.
Los secretarios de departamentos y departamentos de fiscalías superiores están obligados a imprimir descripciones de casos y procedimientos de supervisión para enviarlos al archivo de la oficina del fiscal, actos sobre la asignación para destrucción de casos y documentos, actas de reuniones, producción y reuniones operativas, órdenes sobre el personal, otros documentos internos, así como cartas de hasta una página de texto mecanografiado.
6.2. Los manuscritos deben estar escritos de manera legible en hojas de papel estándar. Para evitar reimpresiones repetidas, el texto del documento debe ser cuidadosamente verificado y acordado con el supervisor inmediato. Los documentos con un volumen de más de diez hojas mecanografiadas o presentados son reaprobados por el jefe de la unidad.
6.3. Los manuscritos presentados para impresión, así como los encartes, notas al pie, correcciones, deben ser escritos en un solo lado de la hoja, respetando las reglas de ortografía, puntuación, utilizando tintes de contraste azul, violeta o negro. No se aceptan para impresión los borradores escritos de manera descuidada e ilegible con tintas distintas a las especificadas, o corregidos a lápiz.
6.4. En la esquina superior izquierda del manuscrito, se indica el número de copias, el apellido y el número de teléfono del artista, la fecha de envío a la oficina de máquinas y el número de correspondencia.
6.5. Los documentos se imprimen en el orden en que se reciben. En primer lugar, se imprimen documentos de control especial dirigidos a los jefes de autoridades estatales y administración, órdenes, instrucciones, órdenes, materiales de reuniones de coordinación, reuniones de colegios y documentos individuales en nombre de la dirección de la oficina del fiscal.
6.6. Todos los documentos deben estar impresos claramente, sin errores ni borrones, con la disposición y el formato del texto de acuerdo con GOST R 6.30-97, observando las reglas para escribir nombres individuales, palabras y frases, fechas, números, unidades de medida, etc. .
Al imprimir documentos en computadoras, el texto del documento y los elementos individuales de sus detalles se imprimen en una fuente estándar, mientras que las impresoras matriciales usan el modo "mecanografiado".
Al preparar instrucciones, se pueden usar disposiciones para resaltar secciones, subsecciones, diferentes fuentes.
Los documentos deben tener márgenes (mm):
Los documentos de información y referencia se pueden imprimir en el reverso de la hoja.
Al escribir, se utilizan ocho tabulaciones (Apéndice 25). Los documentos generalmente se imprimen con un espacio de línea y media. Los documentos se imprimen en un intervalo en membretes de formato A5, en dos intervalos: informes y documentos preparados para su publicación de forma tipográfica.
7. El procedimiento para realizar trabajos de copia y duplicación y emitir copias de documentos.7.1. Reproducción y realización de copias de documentos oficiales en las fotocopiadoras se producen sobre la base de una orden firmada por el jefe de la unidad o su adjunto.
Debe prestarse especial atención a hacer copias de los documentos de investigación y documentos de supervisión sobre causas penales. La fotocopia se realiza solo si hay una visa del ejecutor directo (jefe del equipo de investigación, brigada, investigador). Al determinar el círculo de personas que tienen acceso a información específica sobre este caso, la fotocopia, si es necesario, se realiza en presencia de una persona autorizada por el jefe del equipo de investigación. Cuando ya no se necesitan, las copias se destruyen en la forma prescrita.
Si es necesario, en la dirección del encabezado, se hace una marca "No sujeto a reproducción" en el documento.
7.2. La contabilidad de los documentos copiados se lleva en un diario, que indica el nombre, el índice y la fecha del documento, el número de hojas, el número de copias realizadas y el nombre de la persona que firmó la orden. Los formularios de pedidos completados se almacenan en orden numérico.
7.3. La producción de documentos por impresión y su entrega a la expedición está a cargo de la unidad económica de la oficina del fiscal. Además del documento en sí, se adjuntan muestras de la portada y la portada al informe del jefe del departamento (departamento) que preparó el documento. La verificación del diseño y la copia de la señal la realiza el empleado responsable de la preparación del documento.
7.4. Se emite una copia del documento con el permiso del jefe de la oficina del fiscal o unidad estructural. En la esquina superior derecha de la primera hoja se indica: "Copiar" o "Extraer". La copia es certificada por la firma de un funcionario, certificando la correspondencia del contenido con el original. Al hacer copias relacionadas con los derechos e intereses personales de los ciudadanos, se hace una nota en el documento del que se hizo la copia, a quién y cuándo se emitió, y en la copia misma, una nota de que el original se almacena en este la oficina del fiscal. La copia está certificada por un sello (no un sello), reproduciendo el nombre de la oficina del fiscal o su subdivisión.
8. Realización de transferencias8.1. Las apelaciones, quejas y otros documentos son traducidos por traductores de plantilla o autónomos. Ellos, si es necesario, están invitados a la recepción de ciudadanos.
8.2. La orden de transferencia (Anexo 26) es firmada por el jefe de la unidad estructural. Esos documentos se envían para su traducción, sin cuya traducción es imposible tomar una decisión. Los documentos se transfieren sin procedimientos de control, los procedimientos de control están a cargo de los albaceas. La contabilidad y la transferencia de documentos se llevan a cabo de acuerdo con el libro (Anexo 27).
8.3. Los recursos, quejas y documentos adjuntos a los mismos se traducen en un resumen con la indicación obligatoria de los datos necesarios para el registro en el archivo alfabético. Se realiza una traducción completa de la denuncia a petición del fiscal. Cuando se reciben varias denuncias idénticas, se traduce una de ellas, indicando los números de cuenta de todas las demás denuncias.
Si el recurso o queja contiene cuestiones relacionadas con la competencia de varios departamentos, la traducción se realiza en el número de copias requeridas.
8.4. El texto traducido del documento está mecanografiado o escrito a mano con letra clara, firmado y fechado. En la esquina superior derecha se indica desde qué idioma se realizó la traducción, y se pone el número de cuenta del libro. Al traducir materiales judiciales, también se adjuntan los números de los procedimientos de supervisión (con el nombre de la persona) y el caso (penal, civil, arbitraje), se proporciona un enlace al volumen, hojas del caso. La firma del traductor se coloca en cada hoja del archivo.
Por ejemplo:
Al traducir cartas de felicitación y de invitación, el número de cuenta y la firma del traductor se colocan en la segunda copia del documento.
8.5. El traductor está obligado a señalar los defectos encontrados en el texto, en particular, tachaduras, correcciones, adiciones no especificadas entre líneas hechas con tinta diferente u otra escritura, frases incoherentes o incompletas, distorsiones, palabras faltantes, y también indicar que hay cualquier indispensable para la apreciación de las circunstancias del documento, cuya traducción no se solicita. Además, debe dar una explicación de dichos, expresiones idiomáticas, nombres de costumbres nacionales, ritos religiosos, rituales, platos nacionales, prendas de vestir, artículos para el hogar, etc., nombres de unidades de división territorial local mencionados en el documento traducido.
8.6. Si se encuentran errores o inexactitudes en la traducción, el fiscal informa al traductor sobre esto, quien elimina estos errores e inexactitudes y, si es necesario, hace una nueva traducción.
9. Elaboración de un nomenclador de expedientes, formación de expedientes y actuaciones de control9.1. Elaboración de una nomenclatura de casos.
9.1.1. La nomenclatura de casos es una lista sistematizada de títulos de casos con una indicación de sus períodos de almacenamiento.
En la fiscalía superior, la nomenclatura de casos de la unidad estructural para el próximo período (Anexo 28) es compilada en el último trimestre del año en curso por un trabajador operativo con la participación de un secretario bajo la dirección del jefe de la unidad.
En la fiscalía superior, los nombres de las salas son los encabezamientos de las secciones de la nomenclatura consolidada de casos (Anexo 29).
La primera sección de la nomenclatura incluye títulos de casos que contienen documentación organizativa y administrativa.
La nomenclatura resumida de los casos se redacta en el membrete de la oficina del fiscal por el jefe del departamento de trabajo de oficina general y especial (en la Oficina del Fiscal General de la Federación de Rusia, por el jefe del archivo central de la gestión del trabajo de oficina ), previo acuerdo con el órgano competente del Archivo Federal, es aprobado por el jefe de la oficina del fiscal.
La nomenclatura de casos de divisiones y el sumario para la fiscalía se compilan por triplicado.
En la oficina del fiscal de distrito, la nomenclatura de casos se redacta en dos copias, firmadas por el jefe de la oficina y aprobadas por el fiscal de distrito.
La nomenclatura de expedientes secretos se elabora separadamente de la nomenclatura de expedientes no clasificados.
9.1.2. Las nomenclaturas de casos son válidas por varios años, están sujetas a recompilación y se acuerdan nuevamente en caso de un cambio fundamental en las funciones de los departamentos, departamentos o la estructura de la fiscalía.
Si tales cambios no se han producido, la nomenclatura de casos (a más tardar en diciembre del año en curso) se reimprime con las modificaciones correspondientes, se aprueba y se pone en vigencia a partir del 1 de enero del año siguiente.
9.1.3. La nomenclatura de casos incluye todos los casos y documentos de la fiscalía, así como los archivos de referencia.
Los encabezamientos de publicaciones impresas no se incluyen en la nomenclatura de casos.
Los casos sobre asuntos que demoran más de un año en resolverse (casos transitorios) se incluyen en la nomenclatura de cada año.
9.1.4. A cada caso incluido en la nomenclatura se le asigna un índice. Los índices de casos consisten en el índice de la unidad estructural y el número de serie del caso dentro de la unidad estructural, la oficina del fiscal de distrito.
En la nomenclatura de casos, lo mismo números de secuencia para casos homogéneos dentro de diferentes unidades estructurales (por ejemplo, casos con copias de órdenes, actas de reuniones operativas con el jefe de la unidad estructural, etc.).
9.1.5. Los títulos de los casos se recopilan brevemente en función del contenido de los documentos.
Comience los casos con encabezados no específicos como: "Correspondencia miscelánea", "Sobre cuestiones generales", etc. - prohibido.
Si durante el año surgen nuevos casos en fraccionamientos estructurales, la fiscalía que no están previstos en la nomenclatura, se incluyen adicionalmente en la nomenclatura. Está prohibido realizar negocios fuera de la nomenclatura.
9.1.6. Al final del año, el empleado de oficina de la subdivisión estructural, la oficina del fiscal de distrito al final de la nomenclatura de casos hace una entrada final sobre el número de casos archivados y estos datos se informan al archivo de la oficina del fiscal.
9.2. Formación de expedientes y actuaciones de control9.2.1. Principios generales para la formación de casos y procedimientos de control
9.2.1.1. La formación de casos y procedimientos de supervisión está encomendada a la oficina.
En las subdivisiones estructurales, los documentos relacionados con su competencia se agrupan en casos y procedimientos de supervisión, y en la fiscalía de distrito, para la fiscalía en su conjunto.
9.2.1.2. Se prohíbe la formación y almacenamiento de casos y procedimientos de supervisión con los artistas intérpretes o ejecutantes.
9.2.1.3. En los casos y procedimientos de control, sólo se archivan en orden cronológico los documentos ejecutados, correctamente ejecutados, relacionados con la resolución de un asunto. No se presentan más de 250 folios en cada caso o diligencia de control. Si hay más documentos, comienza el segundo volumen.
Las aplicaciones grandes se agrupan en volúmenes separados.
9.2.1.4. Los documentos se presentan a más tardar el tercer día después de su ejecución.
9.2.1.5. Las inscripciones en las cubiertas de los expedientes y diligencias de control se realizan con tinta o tinta resistente a la luz.
Hojas a numerar:
todos los casos;
procedimientos de supervisión transferidos al almacenamiento estatal;
procedimientos de supervisión en los casos penales investigados por esta fiscalía, o en los casos en cuya investigación ejerza supervisión directa; en la Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa, por ejemplo, hojas en procedimientos de supervisión formadas en los departamentos para la investigación de casos especialmente importantes, para la supervisión de la implementación de leyes sobre seguridad federal y en el departamento para la supervisión de la investigación de casos especialmente importantes los casos importantes están sujetos a numeración.
Los jefes de las oficinas del fiscal y las divisiones estructurales de la Oficina del Fiscal General de la Federación de Rusia tienen derecho a ampliar la lista de procedimientos de supervisión, cuyas hojas deben estar numeradas.
Las hojas están numeradas con lápiz de grafito y cada tomo por separado. Está prohibido numerar hojas con tinta y lápices de colores.
En todos los casos y en los procedimientos de control enumerados, se incluye un inventario interno de documentos (Anexo 35), y al final se levanta y archiva una nota de certificación (Anexo 36).
9.2.1.6. Los detalles adicionales en la formación de archivos secretos y procedimientos de supervisión están regulados por el Apéndice correspondiente sobre el trabajo con materiales, documentos y archivos clasificados.
9.2.2. Formación y ejecución de casos.9.2.2.1. Los documentos ejecutados se agrupan en casos de acuerdo con la nomenclatura de casos. Los documentos de un año se agrupan en archivos. Las excepciones son los casos transitorios.
9.2.2.2. Los documentos de períodos de almacenamiento permanente y temporal se agrupan en archivos por separado. En un caso, se permite agrupar documentos con distintos plazos de conservación cuando se refieran a la solución de un mismo asunto; al final del año administrativo, se forman dos casos a partir de los documentos: uno es de documentos permanentes, el otro es de documentos de almacenamiento temporal.
9.2.2.3. Las órdenes sobre cuestiones generales se agrupan por separado de las órdenes sobre personal.
9.2.2.4. Los documentos de la junta se agrupan en dos casos: protocolos, decisiones (primeras copias); materiales para la reunión de la junta (agenda, informes, referencias, conclusiones, proyectos de decisiones de la junta, etc.). Los protocolos se ubican en el archivo por números.
9.2.2.5. Los planes, informes, materiales para ellos se agrupan en casos del año al que se refieren en su contenido (por ejemplo, los informes de 1993 deben atribuirse a casos de 1993, aunque se redactaron en 1994).
9.2.2.6. En las carátulas de los casos (Anexo 30), se deberá indicar los plazos.
Los estuches de almacenamiento permanente son de tapa dura, cosidos con fuertes hilos en cuatro perforaciones.
Los casos de almacenamiento temporal se archivan en rústica.
9.2.2.7. Al final del año, en la portada de cada volumen del archivo de almacenamiento permanente se indican:
En los encabezamientos se encuentran los números de órdenes, instrucciones, protocolos; por ejemplo: de N 1 a N 100 o de N 101 a N 205;
fecha (día, mes, año) del inicio y fin del caso;
número de hojas;
Una cláusula en la forma: "Hay tales y cuales documentos para tales y cuales años" (si los documentos de años anteriores están depositados en el caso).
9.2.2.8. Al final del año se seleccionan los documentos de almacenamiento permanente y temporal para ser incluidos en el inventario (Anexos 31, 32).
Se elabora un inventario de casos de almacenamiento permanente en una fiscalía superior para unidades estructurales por separado, en otras fiscalías, para la fiscalía en su conjunto.
9.2.2.9. El inventario se mantiene con una sola numeración de serie durante varios años y termina de acuerdo con el Archivo del Estado, en el que la oficina del fiscal transfiere los documentos para su almacenamiento.
A cada tomo de la causa o diligencia de control se le asigna su propio número de acuerdo al inventario.
9.2.2.10. En la sección anual del inventario del caso, incluidos los documentos organizativos y administrativos, se ubican al inicio del inventario.
La sección anual del inventario también incluye casos de almacenamiento permanente, cuyo registro no se completó durante el año. En este caso, al final de las secciones anuales del inventario de cada año subsiguiente durante el cual continuó el trabajo de oficina, se indica: "Para los documentos de este año, véase también la sección correspondiente al ______ año N ______".
9.2.2.11. Las secciones anuales de inventarios (Apéndice 31) de los casos de almacenamiento permanente se redactan en cuatro copias, firmadas por el presidente de la CEC o EC (después de la aprobación del inventario por la comisión). Se envían dos copias de la sección anual del inventario para su aprobación al archivo estatal correspondiente, luego de lo cual son aprobadas por el jefe de la oficina del fiscal. La primera copia del inventario después de la aprobación permanece en el archivo estatal, la segunda se devuelve a la oficina del fiscal.
De acuerdo con las secciones anuales aprobadas del inventario, la oficina del fiscal está obligada a entregar al archivo estatal para su custodia todos los casos incluidos en el inventario.
9.2.2.12. Los inventarios de documentos de almacenamiento temporal (Apéndice 32) se compilan en 2 copias por separado de los inventarios de documentos para almacenamiento permanente.
9.2.2.13. Cada caso (volumen) según el inventario de casos de almacenamiento permanente tiene su propio número de serie, la sistematización de casos la establece el archivo de la fiscalía. Los números ordinales para inventarios de divisiones estructurales para casos de un período de almacenamiento permanente son asignados por el archivo de la oficina del fiscal.
9.2.2.14. Al transferir documentos para su almacenamiento en el Archivo Estatal, el inventario debe tener una tabla de contenido y una hoja de certificación.
9.2.3. Formación y registro de procedimientos de control sobre apelaciones, querellas, casos penales, civiles y arbitrales, informes especiales9.2.3.1. Los recursos, las quejas admitidas a trámite y demás documentos relacionados con los mismos se agrupan en los procedimientos de control. Cada fiscalía inicia un procedimiento de control sobre un mismo caso o sobre un mismo asunto. Los documentos en él se agrupan durante varios años, mientras se lleva a cabo la correspondencia sobre este caso (problema).
9.2.3.2. Los recursos, quejas y otros documentos se presentan en rústica y se ubican en los procedimientos de supervisión en orden cronológico.
Los documentos personales del solicitante se devuelven al propietario con una respuesta sobre los resultados de la resolución de su queja. Si por decisión escrita del funcionario que firma la contestación, los documentos personales no son devueltos, se adjuntan en sobre separado, que se archiva en el expediente de control, y se notifica esta decisión al solicitante.
9.2.3.3. En los procedimientos de supervisión iniciados sobre el caso bajo investigación por la oficina del fiscal o el Ministerio del Interior, se archivan: copias de decisiones sobre el inicio de un caso penal, aceptación del caso para su propio proceso, creación de un grupo operativo de investigación, instrucciones del investigador para realizar actividades de búsqueda operativa; una notificación por escrito de la detención de una persona sospechosa de haber cometido un delito; copias del protocolo sobre la detención del sospechoso, resoluciones sobre el anuncio de allanamiento, sobre la destitución del autor del cargo; instrucciones escritas sobre el caso; copias de las resoluciones de los fiscales sobre la anulación de decisiones procesales sobre casos y copias de otros documentos en nombre de los fiscales en el ámbito de sus competencias para supervisar la aplicación de las leyes por parte de los órganos de investigación e investigación preliminar; copias de resoluciones de acusación como imputado, aplicación de medida de apremio, ampliación del plazo de investigación y detención preventiva del imputado, suspensión o terminación de la causa, allanamiento, secuestro de correspondencia postal y telegráfica, nombramiento de perito examen, internamiento del acusado en una institución psiquiátrica, decisiones judiciales sobre la denuncia sobre la legalidad y validez del arresto; plan de investigación del caso; copias de la acusación, presentación del caso sobre la eliminación de las causas y condiciones que contribuyeron a la comisión del delito; certificado del investigador sobre la respuesta a sus presentaciones; una carta de presentación sobre el envío del caso al tribunal u otro organismo; extracto del caso; apuntes, tesis o plan de discurso en juicio del fiscal; una copia de la sentencia; copias de la protesta de casación con una nota sobre los resultados de la consideración del caso, presentación a un fiscal superior sobre la apelación del veredicto en la orden de supervisión, así como otros documentos relacionados con la supervisión de la investigación y la legalidad del tribunal decisiones en casos penales.
9.2.3.4. Queda prohibido archivar en las actuaciones de control los protocolos originales de interrogatorio de los imputados, testigos, peritos, denuncias recibidas durante la investigación y decisiones tomadas sobre las mismas, así como otros documentos procesales que sólo deben constar en el expediente de investigación.
9.2.3.5. Los procedimientos de supervisión completados (aproximadamente 25 - 50 piezas) se almacenan en carpetas o cajas, en cuyo reverso se indican los números de los procedimientos de supervisión ubicados en ellos.
9.2.3.6. Las tarjetas para la correspondencia completa se almacenan en procedimientos de supervisión.
9.2.3.7. Los términos de almacenamiento de los procedimientos de supervisión los colocan los agentes en las cubiertas de acuerdo con la Lista de documentos de la Fiscalía de la Federación Rusa con una indicación de los términos de almacenamiento (M., 1997) al cancelar los primeros documentos " En n/a".
9.2.3.8. Las actuaciones de control con plazos de almacenamiento temporal podrán incluirse en un inventario con casos de almacenamiento temporal cuando se depositen en el archivo de la fiscalía, mientras que se colocarán en el inventario después de los casos.
9.3. Traslado de casos al archivo de la fiscalía9.3.1. Los casos y procedimientos de supervisión de períodos de almacenamiento permanente y temporal se transfieren al archivo de la oficina del fiscal de acuerdo con un cronograma aprobado por el jefe del departamento de administración de la oficina (departamento de trabajo de oficina general y especial), acordado con el jefe de la unidad estructural , el fiscal de distrito. El archivo acepta casos y procedimientos de control sólo de acuerdo con los inventarios compilados en la oficina de la unidad estructural en la que se formaron.
9.3.2. Si los casos individuales permanecen en la gestión de registros de la unidad estructural para el trabajo actual, el archivo de la oficina del fiscal redacta su emisión para uso temporal.
El responsable del archivo firma para la aceptación de casos, actas de control en todas las copias de los inventarios con la indicación obligatoria de la fecha de aceptación y el número de casos aceptados y actas de control. La segunda copia del inventario se devuelve a la unidad estructural, la primera permanece en el archivo.
9.3.3. Antes de enviar materiales al archivo, los agentes de los departamentos y departamentos pertinentes, la oficina del fiscal de distrito verifican y especifican los términos de su almacenamiento.
9.3.4. Los materiales en el archivo se almacenan por años en el orden de números según el inventario. Los materiales con períodos de almacenamiento permanente se colocan por separado de los materiales con períodos de almacenamiento temporal.
9.3.5. El trabajador del archivo está obligado a garantizar el correcto almacenamiento de los materiales recibidos.
9.3.6. Para recibir materiales de uso temporal, un empleado de una unidad estructural debe emitir una solicitud (Anexo 34) indicando el número de inventario y el número de serie del material.
9.3.7. La recuperación de documentos del archivo se lleva a cabo solo por el empleado operativo de la unidad que está directamente relacionada con ellos.
En caso de solicitar documentos del archivo por un trabajador operativo de otra unidad, se requiere el consentimiento del jefe de la unidad, que tiene relación directa con los documentos.
9.3.8. La expedición de materiales de uso temporal se realiza contra recepción, con el posterior control de su devolución.
9.3.9. El trabajador del archivo debe redactar con prontitud actas para la destrucción de materiales en el archivo con períodos de almacenamiento vencidos (Anexo 33).
9.3.10. La solicitud de recuperación de procedimientos o casos de supervisión de los órganos del Archivo Federal se envía firmada por un oficial operativo.
9.3.11. Es necesario asignar locales para archivos que cumplan con las reglas para el almacenamiento y uso de documentos, dotarlos de equipos apropiados y equipos contra incendios.
10. Examen del valor del documento10.1. Bajo el examen del valor de los documentos se entiende la determinación del significado jurídico, político, científico, histórico de los documentos con el fin de seleccionarlos para su almacenamiento y establecer los períodos de almacenamiento.
10.2. Para organizar y realizar trabajos metodológicos y prácticos sobre el examen del valor de los documentos y la preparación para la transferencia a la custodia estatal, se crean comisiones de expertos permanentes (CE) en la oficina del fiscal. En la Fiscalía General de la Federación Rusa, las fiscalías de las repúblicas, territorios, regiones, transporte y fiscalías especializadas, además de las comisiones de expertos de las divisiones estructurales, se pueden crear comisiones centrales de expertos (CEC) como regionales.
Las actividades de la CCA y la CE están determinadas por los reglamentos pertinentes acordados con las instituciones del Servicio Estatal de Archivos de Rusia y aprobados por los jefes de los fiscales.
10.3. Las comisiones de peritos son nombradas por orden del titular de la fiscalía, presidida por uno de los altos funcionarios. La composición de la CEC (al menos cinco personas) y la CE (al menos tres personas) incluye a los empleados más calificados y experimentados de las divisiones estructurales, los servicios administrativos y el archivo de la oficina del fiscal.
10.4. Las comisiones de expertos en su trabajo se guían por la legislación de la Federación Rusa, la Ley Federal "Sobre la Fiscalía de la Federación Rusa", los Fundamentos de la Legislación de la Federación Rusa sobre Fondo de archivo Federación de Rusia y archivos, órdenes e instrucciones de los jefes de las fiscalías, pautas Servicio Estatal de Archivos de Rusia, las Regulaciones sobre el CEC y EC, la Lista de documentos de la oficina del fiscal con una indicación de los períodos de almacenamiento y la Instrucción sobre el trabajo de oficina en la oficina del fiscal de la Federación Rusa.
10.5. Comisión Pericial Central:
considera borradores de listas departamentales de documentos, nomenclaturas ejemplares, otros manuales normativos y metodológicos sobre el examen del valor de los documentos y su preparación para el almacenamiento de archivos, toma decisiones sobre su aprobación y presenta estos documentos para su consideración por el Servicio Estatal de Archivos de Rusia;
considera propuestas para cambiar o aclarar los plazos para el almacenamiento de documentos previstos en los manuales normativos y metodológicos vigentes, y para establecer los plazos para el almacenamiento de documentos que no están previstos en los manuales normativos y metodológicos. Los materiales sobre estos temas se someten a la consideración del CEC de la Oficina del Fiscal General de la Federación de Rusia, que toma decisiones sobre ellos y envía propuestas relevantes para su aprobación a la institución del Servicio Estatal de Archivos de Rusia;
participa junto con el archivo en la preparación e implementación de medidas para mejorar las habilidades comerciales de los fiscales;
proporciona orientación metodológica y control sobre el trabajo de las comisiones de expertos de las unidades estructurales y fiscalías subordinadas, escucha periódicamente sus informes en sus reuniones;
Brinda asistencia y asistencia metodológica para identificar y devolver a Rusia documentos sobre su historia (en particular, sobre la historia de la oficina del fiscal), que, según varias razones estaban en el extranjero;
considera inventarios resumidos de casos para documentos de un período de almacenamiento permanente y toma decisiones sobre su aprobación;
considera actos sobre la asignación para destrucción de documentos con períodos de almacenamiento vencidos y toma decisiones sobre su aprobación;
Considera inventarios de documentos sobre el personal y toma decisiones sobre su aprobación;
considera los actos de pérdida o daño irreparable de los documentos y decide sobre su aprobación.
10.6. Comisiones de expertos:
realizar un examen del valor de los documentos;
organizar la selección anual de documentos para su posterior almacenamiento y destrucción y presentar inventarios y actas para consideración de la CCA;
llevar a cabo orientación metodológica sobre el desarrollo de nomenclaturas de casos y considerar borradores de nomenclaturas de casos, brindarles una evaluación experta y presentarlos para su consideración por la CCA y, si es necesario, para su consideración por el EPC de las instituciones de archivo;
Brindar asistencia y asistencia metodológica para identificar y devolver a Rusia documentos sobre su historia (en particular, sobre la historia de la oficina del fiscal), que, por diversas razones, terminaron en el extranjero;
considerar las secciones anuales de los inventarios de cajas de almacenamiento permanente y de personal;
considerar actos sobre la asignación para la destrucción de documentos con períodos de almacenamiento vencidos;
participar en la elaboración y revisión de borradores de listas de documentos, nomenclaturas estándar y ejemplares de casos y otros documentos normativos y metodológicos sobre el trabajo de oficina;
considerar actos de pérdida o daño irreparable de documentos;
Participar en la realización de actividades para mejorar las habilidades empresariales de los fiscales.
10.7. La CEC y la CE, si es necesario, pueden invitar a las reuniones a especialistas de la oficina del fiscal y de las instituciones de archivo.
10.8. Procedimientos de control en los que existan documentos de interés para la ciencia, la historia, o hayan recibido amplia discusión en la prensa, o puedan servir de ejemplo para el intercambio de experiencias positivas, o contengan información sobre personas que tengan servicios destacados al Estado, o declarar sobre hechos inusuales que merecen la atención de la investigación y supervisión del fiscal, y etc., comisiones de expertos puede tomarse para almacenamiento permanente.
10.9. Al finalizar el año se levantan dos ejemplares de inventarios de causas y diligencias de control para ser depositados en el archivo de la fiscalía. El inventario es una lista sistemática de títulos y otros Información necesaria sobre casos y procedimientos de control.
10.10. Los casos y los procedimientos de supervisión seleccionados para el almacenamiento permanente y a largo plazo se redactan y describen de acuerdo con los requisitos de las Instrucciones para el papeleo en la Fiscalía de la Federación de Rusia, las Reglas básicas de trabajo archivos departamentales y GSDOU. Los inventarios se compilan por separado para casos y procedimientos de supervisión.
Las secciones de inventarios de casos y procedimientos de supervisión para el almacenamiento permanente destinados a la transferencia al archivo estatal están sujetas a la aprobación del EPC de la institución archivística a más tardar cuatro años después de la finalización de los casos en el trabajo de oficina (para regional, ciudad y distrito). fiscalías - después de dos años).
10.11. Los documentos sobre el personal de almacenamiento permanente pueden incluirse en los inventarios de casos de almacenamiento permanente de trabajo general de oficina solo en acuerdo con las instituciones de archivo.
Los documentos sobre el personal de almacenamiento a largo plazo, incluidos aquellos con la marca EPC, se incluyen en inventarios separados, que se compilan en dos copias. Al vencimiento del período de almacenamiento departamental, se realiza un examen del valor de los casos con la marca EPC. Los casos seleccionados para el almacenamiento permanente se incluyen en inventarios independientes, que se someten a la aprobación del EPC de la institución de archivo.
10.12. Después de la aprobación de los inventarios de casos y procedimientos de supervisión para el almacenamiento permanente, se destruyen los documentos con períodos de almacenamiento vencidos por un período de tiempo correspondiente a los inventarios aprobados. La destrucción de documentos se lleva a cabo de acuerdo con la ley (Anexo 33).
10.13. Los documentos aprobados para su destrucción en forma triturada, excluyendo la lectura del texto, se transfieren a organizaciones encargadas de la adquisición de materias primas secundarias con el fin de procesarlas en las fábricas de papel. El uso de estos documentos para necesidades comerciales está prohibido. La entrega de documentos se realiza mediante cartas de porte, que indican el peso del lote de documentos aceptado.
Los documentos para destrucción son entregados por empleados de divisiones estructurales, que realizaron un examen del valor de los documentos.
11. Velar por la seguridad de los documentos, expedientes y actuaciones de control. Contabilidad, almacenamiento y uso de formularios, sellos y timbres11.1. Garantizar la seguridad de los documentos, casos y procedimientos de supervisión
11.1.1. Los trabajadores operativos, oficinistas son responsables de la seguridad de sus documentos oficiales, casos, actas de control, otra documentación, evidencia material, casetes de audio y video, sellos, estampillas, formularios oficiales, formularios de registro. Fuera del horario laboral, todo lo anterior se almacena únicamente en las cajas de seguridad personales de los trabajadores operativos o en salas especialmente asignadas para este fin en la oficina, archivo, expedición, selladas con sellos personales. Al mismo tiempo, los casos en las instalaciones de las oficinas durante las horas no laborables se almacenan solo en cajas fuertes.
11.1.2. La contabilidad, la emisión de llaves de cajas fuertes, los sellos metálicos en la Oficina del Fiscal General son realizados por el Primer Departamento, en otras fiscalías superiores, por el jefe del servicio administrativo.
Si se pierde la clave de almacenamiento, se notifica inmediatamente a los servicios especificados. La emisión de llaves de repuesto se realiza solo bajo la dirección del jefe del departamento (departamento) y con el permiso del jefe del Primer Departamento o el jefe del servicio administrativo.
11.1.3. Los jefes de fiscalías, jefes de departamentos verifican periódicamente el cumplimiento del régimen de almacenamiento establecido para los casos, documentos y equipos de oficina enumerados en la cláusula 11.1.1.
En caso de fuga de información, pérdida de documentos, formularios, sellos, estampillas, se lleva a cabo una auditoría interna, como resultado de lo cual se toman medidas disciplinarias o de otro tipo contra los perpetradores.
11.1.4. No se permite el retiro y emisión de ningún documento de los casos y procedimientos de supervisión. En casos excepcionales, dicha incautación solo se permite con el permiso del jefe de la unidad estructural, el fiscal de distrito. Quedan en el expediente copia certificada del documento incautado y acta sobre las razones por las que se incautó el original.
11.2. El procedimiento para la producción y emisión de certificados y pases de servicio.11.2.1. Los formularios de certificados de servicio y pases para los empleados de la oficina del fiscal son producidos de manera centralizada por la Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa. Las fiscalías subordinadas cuentan con formularios por la cantidad indicada en la solicitud presentada.
11.2.2. Departamento de Personal de la Fiscalía General de la Nación, servicios de personal otras fiscalías mantienen un estricto registro de los certificados de servicio, pases y los expiden sólo contra recibo.
11.2.3. El certificado se emite firmado por el titular del órgano o institución de la oficina del fiscal que designó al empleado para el cargo, o su adjunto, solo después de la emisión de la orden correspondiente.
11.2.4. En caso de pérdida identificación oficial un empleado de la oficina del fiscal está obligado a informar inmediatamente al liderazgo de la oficina del fiscal sobre esto. En caso de pérdida, el departamento de personal realiza una auditoría interna.
11.2.5. El canje de certificados o pases se realiza al pasar a otro puesto, asignar o cambiar un rango de clase, expiración de su vigencia, así como en caso de pérdida o daño.
11.2.6. Cuando se despide a un empleado de la oficina del fiscal, los empleados del departamento (departamento) de personal confiscan y destruyen el certificado o pase en la forma prescrita.
11.3. Contabilidad, almacenamiento y uso de formularios, sellos y timbres11.3.1. Los formularios de documentos con una reproducción del emblema estatal de la Federación de Rusia (en lo sucesivo, formularios de sello): membretes y formularios generales, formularios de pedidos, instrucciones, instrucciones están sujetos a contabilidad obligatoria. Se les fijan números de serie en forma tipográfica o por enumeración, y, en su caso, una serie de estos números según los tipos de formularios.
11.3.2. El control de la producción, el uso, el almacenamiento y la emisión de formularios de sellos se asigna a una persona financieramente responsable designada por el jefe de la oficina del fiscal. Los formularios se almacenan en gabinetes cerrados y sellados de forma segura.
11.3.3. Los formularios se contabilizan por separado por tipos de formularios en el formulario de registro y contabilidad (tarjeta, diario). En este caso, los siguientes datos se utilizan al recibir los formularios: nombre del tipo de formulario, fecha de recepción, número documento adjunto y el nombre de la organización - el proveedor de formularios, el número de copias, series y números de formularios.
Al emitir formularios, se indica: el nombre del tipo de formulario, el número de copias, la serie y el número de formularios, el nombre de la unidad estructural de la oficina del fiscal (apellido del trabajador operativo), un recibo de recibo.
11.3.4. Al menos una vez al año, una comisión designada por el documento administrativo jefe de la oficina del fiscal. Sobre las inspecciones realizadas, se hacen anotaciones en el libro mayor después del último asiento. En caso de detección de violaciones durante el almacenamiento, la contabilidad y el uso de formularios de sellos, la comisión realiza una investigación interna, cuyos resultados se redactan en un acto y se comunican al jefe de la oficina del fiscal.
11.3.5. La destrucción de formularios de sellos se lleva a cabo de acuerdo con el acto con una marca en el libro de contabilidad.
11.3.6. Los sellos oficiales y de otro tipo se utilizan para certificar la autenticidad de los documentos o la correspondencia de las copias de los documentos con los originales.
Se utilizan sellos de masilla (caucho) apropiados para marcar la recepción, el registro, el paso y la ejecución de documentos, otras marcas de referencia.
11.3.7. El sello oficial con el nombre de la oficina del fiscal se coloca en los documentos procesales: decisiones sobre la práctica de un allanamiento, incautación, selección de una medida preventiva, su cambio o cancelación, decisiones sancionadoras sobre la aplicación de actos de amnistía, prórroga de la investigación período y detención, etc .; en certificados de rehabilitación, reconocimiento como víctimas de represion politica; en giros bancarios, solicitudes de entrega de moneda y otros documentos financieros; certificados de viaje y otra casos necesarios determinado por la dirección de la oficina del fiscal.
En la Oficina del Fiscal General de la Federación de Rusia, se colocan sellos oficiales en los documentos especificados en el Apéndice 38.
La impresión del sello se coloca en los documentos de tal manera que captura parte del título del cargo de la persona que firma el documento.
11.3.8. Los departamentos (departamentos) de personal de las fiscalías superiores tienen un pequeño metal estampado o apretón sello oficial para certificados.
En las fiscalías superiores, los sellos simples pueden tener oficinas, departamentos financieros y económicos (departamentos), departamentos de personal (departamentos), en la Oficina del Fiscal General de la Federación de Rusia, la Segunda Dirección. La oficina también puede tener un sello redondo para paquetes. En la Fiscalía General de la Federación de Rusia, se puede utilizar en el Primer Departamento y en la Segunda Dirección.
11.3.9. Todos los sellos y estampillas, los facsímiles se hacen de acuerdo con los requisitos firmados por el jefe de la oficina del fiscal.
Las muestras de sellos y estampillas de las divisiones de la Fiscalía General de la Federación de Rusia se coordinan con el Primer Departamento, en otras fiscalías superiores y de distrito, con los departamentos de trabajo de oficina general y especial, donde están registrados, registrados en el libro. (Anexo 37) y emitido contra recibo.
11.3.10. La responsabilidad y el control sobre el cumplimiento del procedimiento para el uso y almacenamiento de sellos y estampillas en las fiscalías superiores recae en los jefes de las unidades estructurales, en las fiscalías de distrito, con los fiscales.
Los empleados que han recibido sellos y estampillas son responsabilidad personal para su conservación y uso. La transferencia de sellos y estampillas a otros empleados se realiza únicamente a través del Departamento Primero o del Departamento de Trabajos Generales y Especiales de Oficina.
11.3.11. En la Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa, el sello oficial No. 1 se almacena permanentemente en la caja fuerte de la secretaría de la Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa. Al final de la jornada laboral, la llave de esta caja fuerte se entrega al fiscal de turno en forma sellada. Si es necesario poner un sello oficial en un documento, el fiscal de turno abre la caja fuerte donde se encuentra el sello, sobre el cual se redacta un acta. Después de usar el sello especificado, se coloca nuevamente en la caja fuerte, que se sella con un sello de metal del fiscal de turno. El sello No. 2 se guarda en la secretaría del Fiscal General Adjunto de la Federación Rusa - Jefe del Departamento Principal de Investigación. El sello No. 3 lo guarda personalmente el Fiscal General Adjunto de la Federación de Rusia, Jefe de la Dirección Principal de Supervisión de la Implementación de Leyes sobre Seguridad Federal y Relaciones Interétnicas en el Cáucaso del Norte.
11.3.12. El control sobre el correcto almacenamiento y uso de sellos y estampillas lo lleva a cabo el Primer Departamento de la Fiscalía General de la Federación Rusa, en otras fiscalías superiores, por los departamentos de trabajo de oficina general y especial.
Las divisiones indicadas realizan controles de presencia de sellos y estampillas al menos una vez al año.
Sobre las inspecciones realizadas, se hacen anotaciones en el libro de contabilidad después del asiento final. Si se encuentran violaciones en la contabilidad, el almacenamiento y el uso de sellos y estampillas, se lleva a cabo una investigación interna, cuyos resultados se redactan en un acta y se ponen en conocimiento del jefe de la oficina del fiscal.
11.3.13. En los casos de pérdida de sellos y estampillas, se les notifica de inmediato: en la Fiscalía General - Departamento Primero, en otras fiscalías - el Departamento de Gestión de Expedientes Generales y Especiales. La destrucción de sellos y estampillas que han quedado inservibles se lleva a cabo con la participación de estos departamentos.
administración de oficina
Fiscalía General de la Nación
Federación Rusa
Para llevar a cabo un complejo de trabajo con documentos en la fiscalía, se lleva a cabo trabajo de oficina, cuyo procedimiento de realización está regulado principalmente por actos jurídicos departamentales.
Por orden del Fiscal General, se puso en vigor la Instrucción sobre el Trabajo de Oficina en los Órganos e Instituciones de la Fiscalía de la Federación Rusa (aprobada por orden de la Fiscalía General de la Federación Rusa de fecha 29 de diciembre de 2011 No. 450 ).
La instrucción establece sobre una base unificada un sistema de trabajo de oficina en la Oficina del Fiscal General de la Federación Rusa, las fiscalías de los sujetos de la Federación Rusa, las fiscalías equivalentes, las fiscalías de las ciudades y regiones, y otras fiscalías territoriales y especializadas. fiscalías. Determina el procedimiento para recibir, registrar, registrar, traducir, preparar, procesar, reproducir, controlar la ejecución de documentos, enviarlos, archivarlos en casos, procedimientos de supervisión (observatorios), almacenarlos y usarlos en papel y medios electrónicos.
Lo dispuesto en la Instrucción se aplica a los documentos organizativos y administrativos, de información y de referencia; para documentos procesales, financieros y de otro tipo, solo en la medida en que se relacionen con los principios generales de su preparación y ejecución, formación y ejecución para el archivo.
El procedimiento para trabajar con documentos secretos está regulado por las Instrucciones para Garantizar el Régimen de Secreto en la Federación Rusa, aprobadas por el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa No. 3-1 del 5 de enero de 2004, y los documentos organizativos y administrativos de la Fiscal General de la Federación Rusa.
Se establece el procedimiento para el manejo de documentos que contengan información oficial de acceso restringido disposición separada aprobado por el documento organizacional y administrativo relevante del Fiscal General de la Federación Rusa.
El trabajo de oficina en los órganos e instituciones de la Fiscalía de la Federación Rusa se lleva a cabo en ruso, que es el idioma oficial de la Federación Rusa, así como en el idioma oficial de la república en cuyo territorio se encuentra la Fiscalía o su institución. situado.
Los detalles de los formularios de los documentos, sellos, estampillas y signos de las oficinas e instituciones de los fiscales se redactan en ruso y en el idioma estatal de la república dentro de la Federación Rusa.
La dirección general del trabajo de oficina está a cargo de uno de los jefes de la oficina del fiscal.
La responsabilidad de la organización del trabajo de oficina en las divisiones estructurales, las fiscalías de distrito recae en sus jefes. Se aseguran de que los empleados estudien los requisitos de esta Instrucción y controlen su implementación.
El jefe del departamento de apoyo documental y metodológico, el jefe del departamento de trabajo de oficina general y especial, un especialista (en la oficina del fiscal de distrito) brinda servicios de trabajo de oficina a los empleados, toma medidas para mejorar el trabajo de oficina y mejorar las habilidades de fiscales y otros empleados en esta área.
El jefe del servicio administrativo de una fiscalía superior proporciona orientación metodológica y control sobre el estado del trabajo administrativo en las divisiones estructurales y las fiscalías subordinadas.
El trabajo de oficina directo es realizado por especialistas y otros empleados de los servicios de trabajo de oficina.
Los fiscales, trabajadores científicos y pedagógicos, empleados de órganos e instituciones de la fiscalía son responsables del cumplimiento de los requisitos de esta Instrucción en la parte relacionada con el alcance de sus funciones oficiales.
Los documentos y la información contenida en ellos no están sujetos a divulgación. Estos documentos solo pueden ser accedidos por los empleados que están directamente relacionados con ellos. La transferencia a otro ejecutor de casos, procedimientos de supervisión y supervisión inconclusos, la familiarización de otros funcionarios con ellos, la emisión de certificados o información de carácter oficial, las copias de documentos para ellos solo se permiten bajo la dirección del jefe, quien toma medidas para proteger la confidencialidad de la información y es personalmente responsable de su protección.
El procedimiento para hacer públicos los materiales. actividades de enjuiciamiento se establece mediante órdenes e instrucciones especiales del Fiscal General de la Federación Rusa, los fiscales de las entidades constitutivas de la Federación Rusa y los fiscales de las fiscalías especializadas equivalentes a ellos (en adelante, los fiscales de las entidades constitutivas de la Federación Rusa).
Cada uno o su representante, previa solicitud por escrito, debe tener la oportunidad de familiarizarse con los documentos y materiales, procedimientos de supervisión y supervisión disponibles en la oficina del fiscal y que lo afectan a él y a sus libertades,
- si afecta los derechos, libertades e intereses legítimos de otras personas;
- si los documentos y materiales especificados no contienen información que constituya un estado u otra protección ley Federal secreto (teniendo en cuenta la decisión del Tribunal Constitucional de la Federación Rusa del 18 de febrero de 2000 No. 3-P).
La decisión (por escrito) de proporcionar a un ciudadano documentos para su familiarización la toma el jefe de la oficina del fiscal, unidad estructural. El trabajador del fiscal, que familiarizó al ciudadano con los documentos, redacta un certificado apropiado.
En la Fiscalía General, las fiscalías de las entidades constitutivas de la Federación Rusa, otros órganos e instituciones de la fiscalía, se ha introducido y está funcionando un sistema de aplicación: AIK "Nadzor".
AIK "Nadzor"- un complejo de información automatizado de un sistema unificado de soporte de información y documentación para los procedimientos de supervisión de la oficina del fiscal, creado para automatizar el trabajo de oficina y las actividades de supervisión.
La base de datos contiene información:
- sobre todos los documentos entrantes, salientes e internos,
- sobre todos los corresponsales (ciudadanos, organizaciones),
- sobre el movimiento de originales y copias de documentos,
- sobre la ejecución de documentos y órdenes,
- sobre el envío de documentos a expedientes, actuaciones de control y supervisión.
El sistema AIC "Nadzor" brinda la oportunidad de trabajar con imágenes electrónicas de documentos, realizar una búsqueda automática de documentos en la base de datos de acuerdo con varios criterios, organizar el control sobre la ejecución de documentos e instrucciones, recibir informes sobre documentos de control, recibir de inmediato un certificado sobre el volumen del flujo de documentos para el período de informe.
En la fiscalía también se utilizan otras formas de circulación de documentos. Algunos de ellos están destinados a fiscalías especializadas, otros son temporales.
Las solicitudes, quejas y otras apelaciones recibidas de ciudadanos, organizaciones, empresas e instituciones, casos, procedimientos de supervisión y supervisión, otros documentos se presentan para su consideración y ejecución solo a través del servicio de administración de oficinas con una marca obligatoria en los formularios de registro de papel o medios electrónicos. . Con el registro tradicional (en papel) por parte de los empleados del servicio de gestión de oficinas, la transferencia de documentos de una unidad a otra se realiza sin falta a través de este servicio.