El mantenimiento de registros como disciplina científica. El concepto de la ciencia documental como disciplina científica, el objeto y el sujeto de la ciencia documental Conferencia la ciencia documental como disciplina científica

INTRODUCCIÓN 2

1. Las principales etapas en el desarrollo de la gestión documental 5

2. Estructura de gestión de documentos 8

3. Relación de la gestión documental con otras ciencias 10

4. Fuentes en la gestión de registros 22

Conclusión 33

Referencias 36

INTRODUCCIÓN

La creación en nuestro país Imperio de la ley con instituciones eficientes de representación, ejecutivo, judicial, la producción, la ciencia y la educación están determinadas no solo por una justificación legal integral y completa de sus actividades, sino también por la formación de reglas y procedimientos racionales y específicos para su funcionamiento, incluso en el campo del trabajo con documentos.

La información documentada es la base de la gestión, su eficacia se basa en gran medida en la producción y consumo de información. La información se registra en documentos que le dan forma organizativa y la mueven en el tiempo y en el espacio.

Creciente importancia en administración moderna adquirir tecnologías y herramientas informáticas que proporcionen, en base a la legislación vigente y otras regulaciones legales la eficiencia en la fijación, recolección, procesamiento, búsqueda y transmisión de información. La transición a formas fundamentalmente nuevas de organizar la información y acceder a ella, determina la relevancia del curso "Documentación".

Existen diferentes definiciones del concepto de "gestión de documentos", pero ninguna de ellas ha sido generalmente aceptada. Sin embargo, así como el concepto de "documento". Y esto es natural, ya que “ciencia del documento” es un término multidimensional, estructuralmente ramificado, relacionado con varios partidos documento y actividad de comunicación de documentos: los fenómenos no son menos complejos y multifacéticos.

Podemos decir que la ciencia del documento es la ciencia de un documento y las actividades de comunicación del documento. Esta Disciplina científica, estudiando los patrones de creación y funcionamiento de documentos, desarrollando los principios de construcción de sistemas de comunicación de documentos y métodos de su actividad.

La ciencia del documento explora el documento como fuente de información y medio de comunicación social. Es una ciencia compleja del documento y de la actividad documento-comunicación, que estudia los procesos de creación, distribución y uso de las fuentes documentales de información en la sociedad en términos históricos, modernos y pronósticos.

La formación de la gestión documental como disciplina científica implica la definición de sus componentes principales: objeto, sujeto, estructura, métodos, aparato conceptual, en su unidad e integridad, es decir. como disciplina científica sistemática.

El objeto de la ciencia responde a la pregunta: ¿qué estudia la ciencia? El objeto de la ciencia documental como ciencia es un estudio integral de un documento como un objeto del sistema especialmente creado para almacenar y distribuir (transferir) información en el espacio y el tiempo. El documento se crea en el curso de las actividades de documentación y comunicación, por lo tanto, el objeto de la ciencia son todos los tipos de esta actividad: la creación, producción, almacenamiento, distribución y uso de documentos, la creación de sistemas de documentación.

El sujeto de la ciencia debe responder a la pregunta: de qué manera, por qué, con qué finalidad y para qué exactamente se estudia el objeto, ya través de él la realidad objetiva. El sujeto de la ciencia determina el contenido del conocimiento científico sobre el objeto: el documento y la actividad de comunicación del documento. El tema de la gestión documental es la creación de conocimiento científico sobre el documento en la unidad de sus componentes informativos y materiales, sobre los patrones de creación y funcionamiento de los documentos en la sociedad.

La documentación estudia el documento como sujeto en los niveles teórico, histórico y metodológico (práctico). Explora el documento como sistema, sus propiedades, parámetros, estructura, funciones, métodos y formas de documentar, clasificación y tipología de los documentos. En el campo de su atención se encuentran los patrones generales de creación, distribución, almacenamiento y uso de documentos. Además, el documento en su conjunto o sus aspectos individuales, las características específicas de las actividades documentales y de comunicación pueden servir como objeto de estudio.

La documentación estudia el documento en su desarrollo histórico, los patrones de su formación, los métodos de creación, los principios de organización de la documentación y los sistemas de documentación. Por lo tanto, la ciencia del documento estudia más a fondo todas las funciones, tanto generales como privadas, inherentes a los documentos. Sin embargo, la gestión documental no se limita al estudio pasivo del documento. Al revelar los patrones de formación de documentos, la gestión de documentos comienza a influir activamente en el proceso de documentación en sí, introduciendo en él fundamentos cientificos, llevando a cabo la unificación y normalización de documentos y sistemas de documentación, refiriendo determinados grupos de tipos de documentos a sistemas funcionales y sectoriales, dentro de ellos a operaciones individuales.

El propósito de este trabajo es un estudio en profundidad del documento y los sistemas de documentación en su desarrollo histórico, los problemas teóricos y prácticos de la creación de información documentada de las instituciones de cualquier forma jurídica.

En el curso de lograr el objetivo, se resuelven las siguientes tareas:

mostrar la relación de la gestión documental con otras ciencias;

rastrear la evolución del documento como portador de información;

analizar el proceso de formación y desarrollo de los sistemas de documentación;

1. Las principales etapas en el desarrollo de la documentación.

La gestión de documentos pertenece a la categoría de ciencias jóvenes, aún no se ha formado completamente como una disciplina científica que resuma el cuerpo de conocimiento sobre el documento. Esta ciencia no surgió de inmediato, pasó por varias etapas en su desarrollo.

Históricamente, la primera de esta serie es la ciencia de la documentación, que surgió en finales del siglo XIX en. y recibió reconocimiento internacional en la primera mitad del siglo XX. Bajo este nombre se desarrolló la ciencia, cuyo objeto eran las actividades de documentación, incluidos los procesos de recopilación, sistematización, almacenamiento, búsqueda y distribución (y desde mediados de la década de 1940, creación) de documentos en todas las esferas de la vida pública. Esta ciencia también tuvo el nombre de “ciencia del libro-archivo-museo”.

El fundador de la ciencia de la documentación es Paul Otlet. Sugirió llamar a la ciencia que estudia la actividad documental bibliología o documentología, la cual estaba asociada a la identificación de un libro y un documento.

Con el tiempo, en el proceso de diferenciación, la teoría de la clasificación de documentos, la teoría de los flujos de documentos, la teoría de la indexación y la abstracción surgieron como disciplinas científicas independientes.

La historia de la ciencia de la documentación resultó ser corta. A mediados del siglo XX. (décadas de 1950-1960), los procesos de comunicación empiezan a ser considerados no sólo en términos de uno de sus medios, un documento, sino también más ampliamente, como informativos. El concepto de "documento" da paso al concepto de "información", ya que el primero se deriva del segundo. Las ideas iniciales sobre el tema de la ciencia documental se modernizaron y adquirieron contenido informacional y cibernético.

Desde principios de la década de 1960, comenzaron a desarrollarse áreas científicas denominadas documental y ciencia del documento. La primera se considera como una rama aplicada de la cibernética, que se ocupa de la optimización de la gestión de sistemas documentales de todo tipo -desde Artes visuales al trabajo de oficina. Para ello, el documental estudia la estructura y propiedades de los documentos matriciales, los métodos y medios de procesamiento automático, almacenamiento, búsqueda y uso de los mismos, los flujos de documentos y las matrices de documentos para optimizar la gestión de grandes sistemas documentales, principalmente multicanal. Sin embargo, el documental no refleja toda la gama de estudios del documento, los problemas de su producción, distribución y uso, y no puede ser una ciencia generalizadora sobre el documento.

En este momento, la ciencia documental se está desarrollando como una dirección científica, cuyas tareas (según KG Mityaev) incluyen el estudio en el aspecto histórico del desarrollo de métodos, actos individuales y sistemas para documentar los fenómenos de la realidad objetiva y su resultado. - la creación de documentos, sus complejos y sistemas. Posteriormente, la gestión documental comenzó a entenderse como la ciencia de las reglas para la emisión de documentos administrativos y el mantenimiento de una economía documental. La gestión de expedientes se identifica con el trabajo de oficina y se considera como un apartado del archivo. Una interpretación tan estrecha de la gestión de documentos ha sobrevivido hasta cierto punto hasta el día de hoy. Naturalmente, en esta comprensión, la ciencia del documento no podría reclamar el papel de una ciencia generalizadora sobre un documento, ya que se limita a la esfera de la gestión. Más allá de sus fronteras se encuentran otras áreas de la actividad humana: ciencia, tecnología, cultura, vida social, etc.

A fines de la década de 1960, con el desarrollo de la informática (A.I. Mikhailov, A.I. Cherny, R.S. Gilyarevsky), los logros de la ciencia documental se repensaron en gran medida, la existencia de esta última como disciplina científica autónoma en realidad cesó. En 1973, se hicieron intentos raros (G.G. Vorobyov, K.N. Rudelson) para generalizar la información teórica sobre el documento, para desarrollar sus fundamentos conceptuales con la ayuda del análisis de información. Parte de los temas relacionados con la clasificación de documentos, la creación de modelos de información de documentos, el estudio de los flujos de información de documentos, se incluyen en las secciones correspondientes de bibliotecología, bibliografía, archivo e informática.

Hasta mediados de la década de 1980, el documental y la informática se consideraban las ciencias generalizadoras del documento. Sin embargo, la informática se ocupa del estudio de la información tanto documental como no documental. Fuera de su campo de visión está un documento en su encarnación material, las condiciones de producción, almacenamiento, organización del trabajo con documentos. Por tanto, al igual que el documental, es bastante difícil utilizar la informática como ciencia generalizadora sobre un documento.

Hacia la segunda mitad de la década de 1980 se percibió que era el concepto generalizador de documento el que reflejaba de manera más adecuada el tema de la actividad profesional de los empleados de bibliotecas, agencias de información, archivos, museos, librerías, etc. Esto se vio facilitado por la introducción de tecnología informática y medios de almacenamiento legibles por máquina en las actividades profesionales.

Un mayor desarrollo de los enfoques documentales generales está asociado con los nombres de D.Yu. Teplova, A.V. Sokolova, Yu.N. Stolyarova, O.P. Korshunov, en cuyas obras el concepto de "documento" actúa como una unidad léxica independiente. Yu.N. Stolyarov, G. N. Shvetsova-Vodka, S.G. Kuleshov. Con la aparición de sus trabajos, comienza una etapa cualitativamente nueva en la formación y desarrollo de la gestión documental. Los problemas de gestión de la documentación adquieren un carácter interdisciplinario, son tratados por bibliotecarios y bibliógrafos, especialistas en el campo de la informática y bibliólogos.

A principios de la década de 1990, surgió la necesidad de crear una ciencia del documento o un complejo de disciplinas de documentación científica. Para el nombre generalizador de la ciencia del documento, se empiezan a utilizar varios nombres: ciencia de la información y la comunicación (A.V. Sokolov), documentación y ciencia de la información (G.N. Shvetsova-Vodka), etc. El núcleo de tal complejo de ciencias del documento es la biblioteconomía, la bibliografía, la ciencia del libro, la archivística, la museología y la informática. Tienen en común el estudio del documento como objeto creado específicamente para la transferencia de información.

Cada una de estas áreas de conocimiento tiene sus propias tareas, formas y métodos especiales de trabajo con documentos, pero la teoría y la historia del documento son comunes a ellas. Los problemas teóricos generales incluyen, en primer lugar, el análisis funcional de los documentos, el estudio de sus características como objetos materiales con información registrada en ellos, las cuestiones de clasificación y tipología de los documentos, etc. El estudio de las cuestiones documentales generales se apela al tratamiento de la gestión documental.

2. Estructura de gestión de documentos

Como cualquier disciplina científica, la gestión de registros tiene una estructura que aún está en pañales. Estructuralmente, la ciencia documental se divide en dos subsistemas: ciencia documental general y especial. su esencia, objeto, tema y estructura, terminología, conceptos, establecimiento de relaciones con otras ciencias, regularidades y principios del desarrollo y funcionamiento del documento en el sistema de comunicaciones documentales, etc. La ciencia documental general consta de tres secciones: teoría del documento, historia del documento, historia y teoría del documento y actividades de comunicación.

N° 2 (53), 2014 "Cultura y educación"

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5. Asafiev B. Artículos seleccionados sobre educación musical y educación. L., 1973. S. 49-50.

N. P. TURAVETS. EL ARTE MUSICAL REGIONAL DE KUBAN EN LA EDUCACIÓN MUSICAL GENERAL Y PROFESIONAL

El artículo trata temas de actualidad de la investigación regional y el estudio del arte tanto del folclore como de la creatividad profesional en las organizaciones de educación primaria, secundaria y superior.

Palabras clave: componente regional, folklore, composición profesional, actividad creativa, sistema educativo, géneros, estilos.

N. B. ZINOVIEVA

LOS REGISTROS COMO SUJETO DE ENSEÑANZA Y DISCIPLINA CIENTÍFICA

El artículo da a conocer los problemas de la formación de la ciencia documental como ciencia sobre un documento y una disciplina académica, se realiza un análisis de los conceptos existentes de su enseñanza.

Palabras clave: documento, ciencia del documento, disciplina académica, conceptos de documentación.

Durante los últimos 20-30 años, la comunidad científica ha estado observando los intentos de establecer la gestión documental como una disciplina científica independiente, para adquirir un estatus teórico apropiado para la misma. En el ámbito socio-humanitario, que incluye la gestión documental, en comparación con las ciencias naturales y exactas, el nivel de generalización teórica es bajo, a menudo se destaca el conocimiento empírico, que se caracteriza por un análisis de hechos, operaciones, acciones, su identificación y descripción. El estatus teórico requiere que la disciplina se eleve a un nivel superior de generalización, implica el desarrollo de una estructura interna consistente, donde cada sección encuentra su lugar y “funciona” para un esquema conceptual común, el objeto y el sujeto de la ciencia están claramente definidos, su lugar en un contexto más amplio y las relaciones con direcciones científicas estrechamente relacionadas. Lo empírico (o descripción de la práctica del trabajo) debe separarse de la teoría.

Muchas ciencias de la esfera socio-humanitaria han superado dignamente la etapa empírica y han pasado con éxito a la siguiente, la teórica. Tal transición en muchos casos se hizo posible debido al uso del enfoque de sistema, así como a sus variedades: enfoques de actividad del sistema, funcional del sistema, genético del sistema. Estos enfoques se utilizaron de forma especialmente activa en la investigación científica en las décadas de 1980 y 1990, lo que permitió a muchas humanidades dar un paso adelante en la generalización teórica. Un análisis de su experiencia también puede ayudar a la gestión de la documentación. ¿Qué se necesita para esto?

Construir una teoría significa desarrollar un sistema lógicamente organizado de conocimiento abstracto. Brevemente, el esquema de construcción de una teoría en cualquier ciencia se puede representar de la siguiente manera: en toda ciencia hay un fenómeno central que determina la imagen de la realidad en estudio, y la experiencia y las construcciones cognitivas que le son auxiliares. La teoría construye un modelo de este fenómeno, pero de una manera muy específica. Esta idea fue en un momento detallada y revelada de manera convincente en el libro de B. S. Gryaznov, B. S. Dynin, E. N. Nikitin "La teoría y su objeto". Distingue entre un objeto ideal y un objeto empírico. Además, el punto de partida para el movimiento del pensamiento es un objeto empírico, sus propiedades y relaciones específicas. EN este caso, en relación con nuestro tema, es un documento que realmente funciona en la práctica social. A esto le sigue un movimiento mental, que consiste en un aumento cuantitativo y cualitativo en el grado de intensidad de las propiedades observadas de este objeto empírico. El tercer paso: el pensamiento crea un objeto cualitativamente nuevo (puramente mental), separando la esencia del fenómeno, lo general de lo individual, las cualidades implícitas internas del objeto empírico original en sí. Tal idealización crea un objeto fundamentalmente nuevo de la teoría de la gestión de documentos: un documento desprovisto de detalles, impersonal, con propiedades abstractas. De un documento como un objeto empírico, como resultado de este procedimiento, se convierte en un objeto ideal, susceptible de un mayor análisis, desmembramiento e inscripción en construcciones cognitivas.

Puede estar sujeto a análisis estructural- desmembramiento en partes componentes y

la definición de enlaces estructurales que soportan la estructura interna, se pueden distinguir sus propiedades. Las propiedades realizadas en este o aquel sistema de relaciones se convierten en funciones. La predeterminación funcional implica la incorporación del objeto en consideración en la red de relaciones con muchos otros objetos que forman parte de la imagen de la realidad en estudio. En este campo, se deben dibujar patrones que puedan identificarse, calcularse cuantitativamente y analizarse cualitativamente. Sobre su base, se pueden construir modelos predictivos. Así, una teoría científica se forma como un esquema lógicamente consistente que construye conocimiento sobre cierta clase de objetos ideales, sus propiedades y relaciones, y una metodología general se forma en forma de un sistema de razonamiento que justifica la presentación de ciertos problemas y la lógica de su solución.

Pero una teoría es siempre hipotética. Las teorías científicas no se derivan de la experiencia empírica, sino que se construyen y construyen sobre ella para realizar ciertas funciones (comprensión, explicación, predicción). Comprender la lógica del desarrollo social es imposible sin darse cuenta de que el espacio y el tiempo sociales son multidimensionales. Por lo tanto, en los estudios teóricos hay tantos desacuerdos: uno argumenta en dos, el otro, en el espacio tridimensional, tetradimensional. El subjetivismo del enfoque es superado por la crítica que se nutre de la experiencia empírica. Debe apoyar o refutar la teoría. Por lo tanto, las teorías se crean solo en el pensamiento libre de dogmas, en la fantasía, pero ninguna de ellas es eterna, el conocimiento científico solo es relevante cuando está en movimiento, en desarrollo.

Si las teorías de las ciencias naturales se formulan de forma clara y compacta, expresadas, por ejemplo, por medio de fórmulas matemáticas, entonces el conocimiento socio-humanitario no es fácil de aislar de los juicios y reflexiones que lo acompañan. Existe la opinión de que en todas las disciplinas socio-humanitarias, las teorías científicas expresan en gran medida las características personales y psicológicas de sus autores. Es la posición del autor, del investigador, la que determina en gran medida qué cuestiones de la problemática general se actualizan, en qué vena se consideran, qué métodos de investigación científica se utilizan, qué caminos se ofrecen para resolver los problemas. Todo esto es plenamente característico de la gestión documental, bajo cuyo mismo nombre conviven a la vez varias ciencias y disciplinas enseñadas diferentes. Esto tiene su propia explicación y raíces históricas. Al fin y al cabo, el estudio teórico del documento se llevó a cabo desde la posición y métodos de diferentes ciencias, lo que llevó a la coexistencia de diferentes esquemas teóricos que lo comprenden, diferentes conceptos y, en definitiva, diferentes estudios de documentación.

Se cree que uno de los primeros conceptos de este tipo comenzó a formar un concepto legal,

que se apoyaba en un sistema de conocimiento desarrollado en el campo de la diplomacia y la jurisprudencia. Otro concepto de la ciencia documental es el estudio de fuentes, que estudia un documento desde una perspectiva histórica. Este concepto ha marcado muchos puntos importantes en el desarrollo de la documentación. La importancia de estudiar la historia de un documento viene determinada, por un lado, por el hecho de que forma parte de una historia común. Por otra parte, se explica suficientemente la necesidad de estudiar historia. hecho conocido: en cualquier ciencia (disciplina) existe una relación objetiva e interdependencia entre la teoría de la disciplina y su historia. Por un lado, la historia de cualquier ciencia puede comprenderse solo en presencia de un sistema teórico y, por otro lado, un sistema teórico puede construirse solo en el camino de comprender la historia de la ciencia.

El concepto de gestión de la gestión de documentos se originó en la archivística y está asociado con el nombre de K. G. Mityaev, quien hizo los primeros intentos de reconstruir holísticamente la estructura teórica de la gestión de documentos, con la asignación de su área temática y la formulación de tareas de investigación. Hoy en día, el concepto de gestión de la gestión de documentos es bastante holístico. La práctica social dio un impulso especial a su desarrollo, cuyo principal problema fue la búsqueda de palancas de control efectivas. Y dado que el documento está incluido en el arsenal de métodos de gestión y ocupa uno de los lugares principales (si no el principal), el desarrollo del concepto de gestión de la gestión documental se ha convertido en una necesidad objetiva. Pero este concepto de gestión documental está íntimamente relacionado con el trabajo de oficina, hasta la identificación de estos conceptos. Se cree que el insuficiente desarrollo de la gestión documental impide que sirva como síntesis del pensamiento de la gestión documental en todas sus manifestaciones. Esto se explica, por un lado, por la ausencia de una teoría general del documento y de la teoría de las disciplinas individuales de la ciencia del documento, y por otro lado, por la sustitución de palabras que ha adquirido contenido teórico. De acuerdo con la tradición de formación de palabras, la gestión de documentos es el conocimiento sobre un documento, y el trabajo de oficina, el apoyo a la gestión de documentos es el estudio de la práctica de trabajar con documentos, es decir. Esencialmente la ciencia de la práctica. Pero para seguir avanzando, esta confusión de conceptos debe eliminarse delimitando las cuestiones teóricas que trata la gestión documental de las cuestiones prácticas del trabajo de oficina.

Una comprensión amplia del documento también es característica de la biblioteconomía y la ciencia del documento bibliográfico. Para la década del 70 del siglo XX, se reconoció en la bibliotecología y la bibliografía que el concepto de “libro”, que había sido explotado hasta entonces, no contenía todos los fenómenos que la biblioteca debía afrontar. Se decidió utilizar el término "documento" para designarlos, entendiéndolo en que

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la importancia que le concedía el P. Otlet. En consecuencia, comenzó a formarse un campo de conocimiento llamado ciencia documental. Su principal problema científico fue y sigue siendo la clasificación específica de las fuentes impresas (hoy también las fuentes en soporte electrónico), así como los patrones inherentes a los procesos de su publicación, sistematización, representación en la información bibliográfica, almacenamiento y distribución. Hay que admitir que a esta dirección se le ha dado un altísimo nivel de generalización teórica, vinculándola con el área correspondiente de la filosofía.

Así, hoy existen varios estudios de documentación, cada uno de los cuales se ha desarrollado debido a condiciones objetivas y circunstancias relevantes. En cada uno de los estudios de documentación se han desarrollado sistemas únicos de conocimiento científico que necesitan ser comprendidos. Para desarrollar una teoría completa, es necesario realizar una síntesis de todo lo valioso y significativo.

Además, hay una serie de problemas teóricos que deben abordarse. En primer lugar, se trata de la normalización de la terminología y la armonización del diccionario conceptual. La norma terminológica de 1998 contiene errores lógicos en cuanto a la definición del documento y del atributo. El documento se define a través del atributo, su parte estructural, que ya es incorrecta desde el punto de vista de la lógica. Pero además - incluso peor. El requisito se determina por la pertenencia a un documento oficial. El determinante no sólo se caracteriza por lo determinable, además, no por lo completo, sino sólo por su parte, sólo una de las variedades del documento. En varias leyes aprobadas a nivel federal, tampoco se acuerdan definiciones. La definición del concepto de "documento" se complica por su diferente comprensión en la comunidad científica, la existencia de sus definiciones estrechas y amplias.

Consideramos posible hacer una propuesta: separar los conceptos de documento e información documentada, que se consideran sinónimos en la norma terminológica y en varias leyes federales. Proponemos considerar la información documentada en sentido amplio, como cualquier texto sobre un soporte, y un documento sólo como un estatus que adquiere la información documentada. Desde este punto de vista, la información documentada aparece como material preliminar que no ha pasado por el procedimiento de edición, dándole una forma específica, aprobación, confirmación de confiabilidad. Habiendo recibido la edición, el diseño, los detalles, etc. necesarios, la información documentada se convierte en un documento. El estado del documento es temporal mientras exista una necesidad pública del mismo. Luego se elimina y el documento vuelve simplemente a la posición de información documentada.

Esta visión del documento permite definir términos relacionados, en particular - documentación. La documentación aparece como un método por el cual se produce información documentada y que tiene una penetración ubicua, y la documentación como una actividad profesional, como resultado de la cual se produce un documento. Estos son procesos cualitativamente diferentes. La documentación como método se utiliza en todas partes y no siempre el resultado es un documento. Y la actividad documental profesional es una determinada función en la sociedad, que históricamente se ha formado en forma de una tecnología de producción de documentos característica de una determinada etapa de desarrollo con la que se les otorga un estatus adecuado. La aplicación de un enfoque de sistema-actividad permitirá caracterizar completamente este tipo de actividad.

Uno de los problemas teóricos importantes de la gestión documental es la clasificación específica de los documentos. Tal clasificación permite no solo separar el documento de la información documentada, sino también mirar el documento desde diferentes ángulos, actualizar y caracterizar sus propiedades ocultas en la vida cotidiana. Además, un documento puede tener muchas caras, las cuales están determinadas por su estructura interna, génesis y funciones realizadas. Pueden tener similitudes en la estructura interna y diferencias. La relación genética interna determina la presencia objetiva en ellos de propiedades similares, que se manifiestan en algo externo y pueden existir en una forma oculta al conocimiento. Habiéndolos construido en forma de “árbol”, podemos mostrar cómo un tipo de documentos da lugar a sus otras variedades, cómo las propiedades que aparecen en los niveles inferiores se transforman en los superiores, cómo la diversidad de especies de documentos generalmente se multiplica. Lo que es especialmente importante para la gestión de documentos es que la clasificación de especies permitirá distinguir entre los conceptos de un documento oficial, oficial y de gestión. Nosotros hicimos un intento de construir tal "árbol" y distinguir entre estas variedades en la edición recientemente publicada de "Documentation Theory".

El tercer problema teórico se refiere a los sistemas de documentación. Es necesario no sólo determinar qué es un sistema de documentación, sino también su número, el principio de agrupación, delimitación entre sí, la estructura interna, las conexiones estructurales, etc. Pero esto solo se puede hacer si hay una clasificación de especies científicamente fundamentada en los documentos.

El cuarto problema es la definición del lugar de la ciencia documental en la estructura del conocimiento socio-humanitario. ¿Dónde entra la ciencia de la gestión documental? En nuestra opinión, tal metasistema para él es la comunicación social, específica

"Vida cultural del sur de Rusia" No. 2 (53), 2014

un campo científico que combina muchas ciencias. A. V. Sokolov, el autor del libro "La teoría general de la comunicación social", interpreta la comunicación como una interacción indirecta y conveniente de dos sujetos y distingue entre comunicaciones materiales, genéticas, psicológicas y sociales. Él interpreta este último como el movimiento de significados en el tiempo y el espacio social, enfatizando que el movimiento es posible solo entre sujetos, de una forma u otra involucrados en esfera social, por lo que se sobreentiende la presencia obligatoria de comunicantes y destinatarios.

En general, si bien apoyamos y aceptamos esta redacción, aún consideramos necesario aclarar. Los significados no pueden moverse por sí mismos. El significado está limitado por la comprensión personal. Para moverse, los significados deben necesariamente expresarse en algo externo, en algún sistema de unidades expresivas, que los convierte en textos. Es el movimiento del texto en el tiempo y el espacio social lo que constituye la esencia de la comunicación social. Los textos son diversos, pueden ser orales y escritos, verbales y no verbales, con confiabilidad comprobada de la información contenida y sin ella. Considerando las comunicaciones sociales como un metasistema, que incluye, junto con otros componentes, la gestión de documentos, en primer lugar, es necesario determinar el principio básico de la formación del sistema. Tal principio de combinar componentes en el metasistema considerado es la relación por objeto. El objeto de todas las ciencias incluidas en este metasistema son los procesos de interacción de la información.

sujetos y grupos sociales. Esta formulación amplia del objeto se concreta en el nivel del sujeto, que es diferente para todas las disciplinas. El tema de la gestión documental puede formularse como la revelación de la esencia y la determinación de los patrones más generales de la documentación como proceso de desarrollo, formas cambiantes de un documento y conocimiento científico sobre el mismo.

Las tareas y direcciones indicadas, por supuesto, no agotan los problemas científicos de la gestión de documentos. Por supuesto, su paleta es más rica y diversa. Pero para construir un edificio, primero debes poner los cimientos. Los problemas metodológicos generales del objeto, sujeto, sistema terminológico, lugar, estructura interna de gestión documental y constituyen la base fundamental sin la cual es imposible el desarrollo de la teoría. Pero la ciencia documental aún no ve y no resuelve estos problemas. Esta es la tarea de desarrollar su teoría para encontrar un lugar para cada conocimiento sobre el documento y asegurar su integración.

Literatura

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N. B. ZINOVIEVA. DISCIPLINA CIENTÍFICA DE LA DOCUMENTACIÓN

En el artículo se considera el problema de la formación de los Registros como ciencia del documento y de la disciplina y se realiza el análisis de los conceptos imperantes en su enseñanza.

Palabras clave: documento, ciencia del documento, disciplina académica, conceptos de documentación.

A. A. GORBACHEVA, D. A. GORBACHEVA, V. A. GORBACHEVA

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La gestión de registros es una disciplina científica que estudia el documento en su desarrollo histórico, los patrones de formación de documentos, los métodos de su creación, la formación y desarrollo de sistemas de documentación.

La ciencia documental cubre todos los problemas asociados con el concepto de "documento".

El mantenimiento de registros es una ciencia joven. Como toda teoría, la gestión documental ha pasado de ser estudios privados separados a un campo independiente del conocimiento científico. La gestión de registros se refiere a las ciencias de la información y la documentación.

El surgimiento de una determinada disciplina científica se debe a necesidades sociales. Tal necesidad era la agilización de la formación de documentos, ya que el volumen de documentación generado en la sociedad es cada vez mayor en progresión geométrica con la creciente complejidad de la organización social y el desarrollo de los medios de comunicación, medios tecnicos documentación y comunicación.

La ciencia documental nacional se ha desarrollado en esta dirección. Los primeros intentos de traer conocimiento sobre el documento al sistema incluyen las llamadas cartas rusas o colecciones de documentos de muestra y sus textos. El primero de ellos data del siglo XVI. Se compilaron libros de cartas para su uso en el trabajo de oficina. Instituciones públicas, judicial y lugares de presencia. En el futuro, la gestión de documentos se desarrolló como una disciplina aplicada, cuya tarea durante mucho tiempo fue mejorar el trabajo de oficina.

- unidad del conocimiento disciplinario y métodos de acción con él;
- el contenido general de la preparación especial de los estudios y la forma de su identificación;
- un conjunto único de medios de comunicación disciplinar e instituciones que regulan el funcionamiento de la disciplina.

La ciencia de la documentación se originó a fines del siglo XIX - principios del XX, adquiere las características de una disciplina científica con la creación de 1960, se creó una facultad en MGIAI trabajo de oficina estatal, y en 1966 el Departamento de Gestión de Registros.

Los principales méritos al plantear la cuestión de la formación de una disciplina científica pertenecen al primer jefe del departamento K.G. Mityaev. KG. Mityaev fue el primero en introducir el término "gestión de documentos" en la circulación científica. Sin embargo, consideró la gestión de registros como una nueva disciplina de la ciencia archivística. La gestión de registros ha surgido de las necesidades prácticas del archivo, las tareas de clasificar, describir y catalogar los documentos almacenados en los archivos.

Desde finales de la década de 1960 El lugar central como objeto de la gestión de documentos lo ocupa la historia del trabajo de oficina y los requisitos modernos para su organización.

En los 1970s La ciencia del documento se definió como una disciplina científica que estudia las formas de crear documentos, los principios de organización de los sistemas de documentación en su desarrollo histórico. Esta definición se consagró en el primer estándar terminológico para el trabajo de oficina y archivo GOST 16487-70.

La década de 1970 es un período de orden social para la gestión de registros. Este orden se basó en la necesidad de racionalizar los procesos de fijación y percepción de la información documentada. La gestión documental comenzó a entenderse como una teoría del trabajo de oficina.

en la década de 1980 se ha llegado a un punto de inflexión en la comprensión del tema de la documentación. Esto se debió a la introducción de herramientas de automatización de gestión de documentos y cambios en la fijación, transmisión y lectura de información.

Hoy, el objeto de estudio de la ciencia del documento como disciplina científica es un documento, como objeto de investigación autosuficiente, como fenómeno, fenómeno cultural, producto práctica social, herramienta de comunicación social. El papeleo se destacó como una disciplina científica independiente denominada “Organización y tecnología de soporte documental para la gestión”.

Documento (información documentada) - información registrada en un soporte material con detalles que permiten su identificación.

Los sistemas de documentación también son objeto de la gestión documental.

Sistema de documentación: un conjunto de documentos interconectados según los signos de origen, propósito, tipo, campo de actividad, requisitos unificados a su diseño.

El tema de la gestión de documentos es el estudio de los patrones históricos de formación de documentos, la mejora de la tecnología de las instituciones educativas preescolares, la previsión científica del desarrollo de la documentación y la documentación.

Tareas de documentación:

- fundamentación teórica de los procesos de soporte documental del aparato de gestión;
- desarrollo de normas racionales para la organización de instituciones educativas preescolares.

Debido a la expansión actividad económica y la adhesión de Rusia a los problemas de la OMC protección de la información documentos, tanto en papel como electrónicos, está aumentando. El agravamiento de los problemas de seguridad en la sociedad moderna es una de las consecuencias del progreso tecnológico. A estas alturas, se ha vuelto bastante obvio que los problemas de seguridad no solo tienen aspectos técnicos, sino también sociales. Mantener el desarrollo sostenible de la economía con el uso de una gestión documental de alta calidad se está convirtiendo en una tarea cada vez más urgente.

La seguridad de la información es de naturaleza atributiva, y los procesos de informatización aceleran el desarrollo social, al mismo tiempo que introducen en ella cierta incertidumbre, exacerbando los riesgos existentes y proyectando nuevos. Por lo tanto, como consecuencia científico y técnico el progreso y la situación socioeconómica y procesos politicos, Relevancia problemas contemporáneos la seguridad de la información no desaparece. Junto a los resultados positivos, los problemas para garantizar la seguridad de la información también se manifestaron en la gestión documental. Hoy en día, esta es una de las áreas prometedoras no solo en el campo de aplicación práctica, sino que también la investigación teórica se eleva a nueva fase investigación.

La gestión de registros en Rusia surgió en los siglos XVI y XVII, y esto se asoció con el desarrollo relaciones Internacionales. Con el crecimiento de la circulación de documentos desde principios del siglo XVIII, comenzaron a tomar forma los fundamentos legales de la documentación, apareció la división de documentos en internos y externos. Este trabajo continuó hasta finales del siglo XIX. En la primera mitad del siglo XX se crearon sistemas de documentación unificados. Cada vez se reconoce más la importancia de los documentos, su valor histórico, científico, administrativo y jurídico.

La atención a los problemas teóricos de la gestión de documentos aumentó especialmente en relación con el desarrollo y la implementación del Sistema Unificado de Gestión de Registros Estatales (EGSD) en la década de 1960. Fue en esos años que aparecieron los primeros trabajos teóricos especiales, dedicados a aclarar el objeto de la gestión documental y sus tareas.

Con el desarrollo de la informática a fines de la década de 1960, se replantean los logros de la ciencia documental, pero cesa la existencia de esta última como disciplina científica autónoma. En 1973, se hacen raros intentos de desarrollar el marco conceptual del documento a través del análisis de la información. Hasta mediados de la década de 1980, la informática se dedicaba al estudio de la información tanto documental como no documental. Fuera de su campo de visión está el documento en su base material, las condiciones para su producción, almacenamiento y organización del trabajo con documentos.

A principios de la década de 1990, se entendió la necesidad de crear una ciencia del documento, o un complejo de disciplinas científicas de gestión de documentos. Para el nombre general de la ciencia del documento se utilizan las siguientes fórmulas: ciencia de la información y la comunicación, documentación y ciencia de la información. Lo que tienen en común es el estudio del documento como un objeto creado específicamente para la transferencia de información.

La estrecha conexión con la práctica determinó la estructura de la asignatura de gestión documental, que consta de dos partes: 1) teórica - el estudio de las categorías documento, información; y 2) aplicado - examen del documento electrónico y estudio de los sistemas de información de gestión documental. Ambas partes también están directamente interconectadas. El abanico de tareas que estudia la gestión documental es bastante amplio, pero las principales son:

- patrones de formación de documentos;
- fundamentos de la información;
- creación y conservación de documentos electrónicos;
- principios de organización de la gestión de documentos;
- mejora de los procesos de documentación en la sociedad.

Después de mucho Período histórico sobre el etapa actual algunos peculiaridades gestión de la documentación que consiste en que ésta, en primer lugar, no se centra en las necesidades de gestión, y no se centra en la forma o la historia del documento. En segundo lugar, la parte sustantiva de la gestión documental se concentra en torno al portador material de la información. En tercer lugar, la información en la gestión documental se considera como objeto de protección, y no como objeto para la toma de una decisión de gestión. Cuatro, el concepto de "documento" e "información protegida" en la gestión documental son idénticos. Por lo tanto, parece quinta característica que el objetivo principal de la gestión documental es su esencia.

La esencia de la gestión documental se centra en tres componentes: la seguridad información recibida con el propósito de su uso posterior; transferir información sobre un soporte material para proteger la información de impactos negativos, tk. de lo contrario, la información ya no podrá realizar ninguna otra función útil; proteccion transportador de materiales.

Por tanto, la gestión de la documentación, en estos momentos, es una disciplina científica que estudia los patrones de formación de documentos como portadores de información, formas de su preservación, transferencia y protección, así como el desarrollo de modernos sistemas de información para la gestión de documentos.

El objeto de estudio de la ciencia documental es la información contenida en el documento.

El objeto de estudio de la gestión documental, para la dirección 090900.62, es el soporte documental seguro para todas las áreas de actividad.

El propósito de la gestión documental en la etapa actual es estudiar los problemas de la documentación desde el punto de vista del soporte de información legal, económica, gerencial, social, técnica y científica y la formación de sistemas. gestión de documentos electrónicos que mantiene vivas a las organizaciones.

Las principales tareas de esta disciplina científica se derivan del tema de la gestión de documentos:

- fundamentación teórica de los procesos de documentación en la sociedad;
- disposición Alta calidad documentos creados y su funcionamiento efectivo;
- formación de un entorno de información accesible altamente organizado.

Como disciplina científica, la gestión documental se basa en los siguientes principios de investigación.

principios historicos realizar funciones sociales en la ciencia documental: la función de la memoria social (acumulación y preservación en la memoria de la humanidad de la experiencia de todas las generaciones pasadas); función científica y cognitiva; función educativa; función ideológica y política (componente social). En general, los principios históricos forman prerrequisitos científicos y educativos para realizar investigaciones históricas específicas sobre la gestión de documentos. Ellos, logrando su objetivo principal, crean requisitos científicos previos para:

- formación de autoconciencia pública positiva en documentos administrativos y otros documentos estatales emitidos;
- previsión y gestión del desarrollo.

Principios sociales (públicos) tienen un objeto de estudio común y difieren en las materias de su estudio. Cada ciencia social estudia lo general, inherente a un área en particular. vida publica. Junto con el desarrollo de la sociedad, hay un proceso de desarrollo y modificación de los medios comunicativos al servicio de esta sociedad. Estas modificaciones no ocurren sin choque y competencia entre las normas de aprendizaje establecidas.

Principio funcional refleja la dinámica del objeto en estudio. La importancia de este principio radica en que está directamente relacionado con los aspectos pragmáticos y aplicados de la comunicación social de los documentos, con sus funciones básicas de interacción e influencia.

Principio del sistema presupone una cierta estructura de la estructura, y la estructura presupone la existencia de relaciones típicas entre los elementos. La implementación del principio de consistencia implica la ordenación de unidades y la sistematización de categorías. En la ciencia documental, tales fundamentos son signos de la pertenencia ordenada de la información a los documentos y su interacción en los sistemas de información.

El principio de integridad en la ciencia del documento es un análisis holístico y sintetizado del documento de su estructura y funciones. La violación de este principio conduce a la incompletitud del estudio o incluso a la distorsión de sus resultados. Entonces, por ejemplo, si al menos uno de los puntos del pedido no se tiene en cuenta, obtendremos una idea incompleta y, por lo tanto, hasta cierto punto distorsionada del pedido como un todo. El cumplimiento de este principio también es importante porque solo en una representación holística del documento se pueden determinar sus funciones.

principio cognitivo asociado a la teoría filosófica general del conocimiento y es la base metodológica para la gestión documental. Dado que los conceptos relacionados de "conocimiento" y "cognición" se utilizan a menudo en la teoría cognitiva, su contenido debe aclararse en relación con la gestión de documentos. El conocimiento es un conjunto de información necesario para comprender y producir información. La cognición es un proceso que proporciona comprensión. y la producción de información, a veces la cognición se entiende como un hecho productivo del conocimiento.El principio cognitivo no tiene límites claramente definidos, las posibilidades de su uso están determinadas por las especificidades del documento. de información para el funcionamiento e implementación de las funciones del documento. La dirección pragmática en la ciencia documental cubre los problemas de la comunicación y permite explorar formas de transmisión efectiva y adecuada percepción de la información de acuerdo con su presentación en el documento.

La dirección pragmática está estrechamente relacionada con la dirección cognitiva según el principio complementariedad Al explorar varios aspectos de las necesidades de información y documentos de la sociedad, estos principios se complementan significativamente entre sí. Por su versatilidad, contribuyen al estudio de la gestión documental como un objeto holístico.

Gracias al estudio de la ciencia documental como ciencia, podemos proceder al estudio del documento como portador de información.

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INTRODUCCIÓN 2

1. Las principales etapas en el desarrollo de la gestión documental 5

2. Estructura de gestión de documentos 8

3. Relación de la gestión documental con otras ciencias 10

4. Fuentes en la gestión de registros 22

Conclusión 32

Referencias 35

INTRODUCCIÓN

La creación en nuestro país de un estado de derecho con instituciones que funcionen efectivamente de las autoridades representativas, ejecutivas, judiciales, productivas, científicas y educativas está determinada no solo por una justificación legal integral y completa de sus actividades, sino también por la formación de organizaciones racionales. , normas y procedimientos específicos para su funcionamiento, incluso en el ámbito del trabajo con documentos.

Las tecnologías y herramientas informáticas cobran cada vez más importancia en la gestión moderna, proporcionando, en base a la legislación vigente y demás normas jurídicas, la eficiencia de fijar, recopilar, procesar, buscar y transmitir información. La transición a formas fundamentalmente nuevas de organizar la información y acceder a ella, determina la relevancia del curso "Documentación".

Existen diferentes definiciones del concepto de "gestión de documentos", pero ninguna de ellas ha sido generalmente aceptada. Sin embargo, así como el concepto de "documento". Y esto es natural, ya que “ciencia del documento” es un término multidimensional, estructuralmente ramificado, que se relaciona con varios aspectos del documento y las actividades del documento y la comunicación, fenómenos no menos complejos y multifacéticos.

Podemos decir que la ciencia del documento es la ciencia de un documento y las actividades de comunicación del documento. Esta es una disciplina científica que estudia los patrones de creación y funcionamiento de los documentos, desarrolla los principios de construcción de sistemas de comunicación de documentos y métodos de su actividad.

La documentación estudia el documento en su desarrollo histórico, los patrones de su formación, los métodos de creación, los principios de organización de la documentación y los sistemas de documentación. Por lo tanto, la ciencia del documento estudia más a fondo todas las funciones, tanto generales como privadas, inherentes a los documentos. Sin embargo, la gestión documental no se limita al estudio pasivo del documento. Al revelar los patrones de formación de documentos, la ciencia del documento comienza a influir activamente en el proceso de documentación en sí mismo, introduciendo fundamentos científicos en él, unificando y estandarizando documentos y sistemas de documentación, refiriendo ciertos grupos de tipos de documentos a sistemas funcionales y sectoriales, dentro de ellos a individuales. operaciones.

En el curso de lograr el objetivo, se resuelven las siguientes tareas:

mostrar la relación de la gestión documental con otras ciencias;

rastrear la evolución del documento como portador de información;

analizar el proceso de formación y desarrollo de los sistemas de documentación;

1. Las principales etapas en el desarrollo de la documentación.

Históricamente, la primera de esta serie es la ciencia de la documentación, que surgió a finales del siglo XIX. y recibió reconocimiento internacional en la primera mitad del siglo XX. Bajo este nombre se desarrolló la ciencia, cuyo objeto eran las actividades de documentación, incluidos los procesos de recopilación, sistematización, almacenamiento, búsqueda y distribución (y desde mediados de la década de 1940, creación) de documentos en todas las esferas de la vida pública. Esta ciencia también tuvo el nombre de “ciencia del libro-archivo-museo”.

La historia de la ciencia de la documentación resultó ser corta. A mediados del siglo XX. (décadas de 1950-1960), los procesos de comunicación empiezan a ser considerados no sólo desde la perspectiva de uno de sus medios, el documento, sino también más ampliamente, como informacionales. El concepto de "documento" da paso al concepto de "información", ya que el primero se deriva del segundo. Las ideas iniciales sobre el tema de la ciencia documental se modernizaron y adquirieron contenido informacional y cibernético.

Desde principios de la década de 1960, comenzaron a desarrollarse áreas científicas denominadas documental y ciencia del documento. El primero se considera como una rama aplicada de la cibernética, que se dedica a la optimización de la gestión de sistemas documentales de todo tipo, desde las bellas artes hasta el trabajo de oficina. Para ello, el documental estudia la estructura y propiedades de los documentos matriciales, los métodos y medios de procesamiento automático, almacenamiento, búsqueda y uso de los mismos, los flujos de documentos y las matrices de documentos para optimizar la gestión de grandes sistemas documentales, principalmente multicanal. Sin embargo, el documental no refleja toda la gama de estudios del documento, los problemas de su producción, distribución y uso, y no puede ser una ciencia generalizadora sobre el documento.

En este momento, la ciencia documental se está desarrollando como una dirección científica, cuyas tareas (según KG Mityaev) incluyen el estudio en el aspecto histórico del desarrollo de métodos, actos individuales y sistemas para documentar los fenómenos de la realidad objetiva y su resultado. - la creación de documentos, sus complejos y sistemas. Posteriormente, la gestión documental comenzó a entenderse como la ciencia de las reglas para la emisión de documentos administrativos y el mantenimiento de una economía documental. La gestión de expedientes se identifica con el trabajo de oficina y se considera como un apartado del archivo. Una interpretación tan estrecha de la gestión de documentos ha sobrevivido hasta cierto punto hasta el día de hoy. Naturalmente, en esta comprensión, la ciencia del documento no podría reclamar el papel de una ciencia generalizadora sobre un documento, ya que se limita a la esfera de la gestión. Más allá de sus límites se encuentran otras esferas de la actividad humana: la ciencia, la tecnología, la cultura, la vida social, etc.

A fines de la década de 1960, con el desarrollo de la informática (A.I. Mikhailov, A.I. Cherny, R.S. Gilyarevsky), los logros de la ciencia documental se repensaron en gran medida, la existencia de esta última como disciplina científica autónoma en realidad cesó. En 1973, se hicieron raros intentos (G.G. Vorobyov, K.N. Rudelson) para generalizar información teórica sobre el documento, desarrollar su marco conceptual a través del análisis de la información. Parte de los temas relacionados con la clasificación de documentos, la creación de modelos de información de documentos, el estudio de los flujos de información de documentos, se incluyen en las secciones correspondientes de bibliotecología, bibliografía, archivo e informática.

Hacia la segunda mitad de la década de 1980 se percibió que era el concepto generalizador de documento el que reflejaba de manera más adecuada el tema de la actividad profesional de los empleados de bibliotecas, agencias de información, archivos, museos, librerías, etc. Esto fue facilitado por la introducción de actividad profesional tecnología informática y medios de almacenamiento legibles por máquina.

2. Estructura de gestión de documentos

La teoría documental (documentología) es el núcleo de la ciencia documental. Estudia cuestiones teóricas generales relacionadas con el aparato conceptual, análisis funcional documentos, el estudio de sus características como objetos materiales y la información registrada en ellos, las cuestiones de tipología y clasificación de documentos, sus parámetros y propiedades, como medio de comunicación y elemento de fondos documentales.

La historia revela los patrones de formación y desarrollo de un documento como fuente de información y medio de comunicación en el contexto de un cambio en la situación específica en una determinada etapa en el desarrollo de la comunicación social, cambios en su contenido y forma en de acuerdo con las necesidades documentales de la sociedad en un periodo de tiempo determinado.

El apartado de actividad documental estudia la historia y metodología general para la creación y funcionamiento de un documento en el sistema de comunicación documental (creación, producción, colección, almacenamiento, distribución y uso), es decir un documento funcionando en un ciclo comunicativo integral “el autor de la información documental - su consumidor”.

La ciencia documental especial estudia las características características de ciertos tipos y tipos de documentos (libros, patentes, notas, mapas, películas, discos ópticos, etc.), procesos individuales de documentos y actividades de comunicación (documentación, publicación de documentos, distribución de documentos, almacenamiento de documentos , uso del documento). Cualquier característica que merezca una consideración teórica puede actuar como una característica especial.

La gestión de documentos especiales se divide en gestión de documentos especiales y privados. La ciencia documental especial estudia las características de los documentos que son objeto de la biblioteca, el archivo, el negocio del museo, es decir. los detalles de los documentos que funcionan en centros de información, bibliotecas, archivos, museos y otras estructuras de documentos y comunicaciones. Además, el estudio de las particularidades de varios procesos de las actividades documentales y de comunicación (documentación, trabajo de oficina, gestión de fondos, etc.) puede servir como objeto de una gestión documental especial.

El objeto de la gestión de documentos privados son ciertos tipos y variedades del documento. Así, se presentan como disciplinas de gestión de documentos científicos privados: la ciencia del libro, la ciencia de las patentes, la cartografía, etc.

Así, la gestión de la documentación especial y privada es una manifestación particular de la general. Junto con la gestión documental general, especial forma una única gestión documental.

3. La relación de la gestión documental con otras ciencias

La etapa moderna se caracteriza por la activación del estudio del documento por parte de todas las ciencias, donde éste es el principal o uno de los objetos de estudio. La combinación de los esfuerzos de estas ciencias crea una dirección integradora para el desarrollo del conocimiento sobre el documento. Como resultado, esto condujo a la formación de la teoría del documento y de la actividad del documento, la formación de la ciencia del documento como una metaciencia para todas las ciencias del ciclo documento-comunicativo.

La ciencia documental como disciplina científica integradora está estrechamente relacionada con el trabajo de oficina, la contabilidad, la bibliotecología, la bibliografía, la archivística, la informática, etc. En un enfoque más amplio, la ciencia documental incluye la fuente histórica y la museología, la semiótica, la crítica textual y otras ciencias.

El mantenimiento de registros está relacionado con la ciencia histórica. La aparición de determinados documentos, por no hablar de los sistemas de documentación, está directamente relacionada con la evolución de la sociedad, con sus determinadas etapas. Por lo tanto, el funcionamiento de los documentos y los sistemas de documentación, el plegamiento de los complejos documentales no se puede entender sin el conocimiento de la historia socioeconómica, política, cultural, etc. Por otro lado, la forma misma del documento se caracteriza por una relativa independencia, la presencia de sus propios patrones de desarrollo, que, a su vez, tienen un cierto impacto en ciertos aspectos del desarrollo social.

La documentación contribuye de manera objetiva a la formación de la base de fuentes de la investigación histórica y, en esta capacidad, se une estrechamente a los estudios de fuentes, una de las ramas más importantes de la ciencia histórica que estudia la teoría, la metodología y la técnica de las fuentes históricas. Los investigadores de fuentes también estudian la forma de un documento, la estructura y las propiedades de la información documentada en su desarrollo histórico. Los documentos de Office en los estudios de fuentes suelen estar separados en una sección independiente.

Cuanto mayor sea el nivel de generalización en fundamentos teóricos a la interpretación del concepto de “documento”, mayor será la gama de ramas del conocimiento que se incluyen en la ciencia del documento. Es mutuamente beneficioso fortalecer los vínculos entre las ramas del conocimiento que estudian diferentes medios.

Existe una conexión particularmente estrecha entre la ciencia del documento y la ciencia bibliográfica, bibliotecaria, del libro y del archivo. Esto también incluye la informática, especialmente la parte que estudia la información documental creada utilizando tecnología informática en medios discretos. Lo que tienen en común es que estas disciplinas operan con documentos como objetos creados específicamente para almacenar y transmitir información.

Con la ciencia del libro, la ciencia del documento se une a la información, entidad social objetos de estudio - documentos y libros; en gran parte los mismos objetivos y funciones; el papel como soporte material común de información; carta como la misma forma de transmitir información. Y con el desarrollo tecnologia computacional hay una mayor convergencia del documento y el libro, que igualmente pueden presentarse en la versión electrónica.

Según los fines y objeto de estudio, la gestión documental está íntimamente relacionada con la archivística. Están unidos por una tarea común: la formación de un entorno de información efectivo, un solo objeto de estudio: un documento, así como la unidad de formas de organizar, almacenar, buscar información, desarrollar los principios de formación de documentos. La gestión de registros tiene un impacto directo en el desarrollo del archivo, ya que cuanto mejores sean los documentos creados en el trabajo de oficina, más exitosos serán los archivos en el almacenamiento y uso de la riqueza documental.

La gestión documental se encuentra interconectada con la jurisprudencia, principalmente con sus ramas como la constitucional, civil, administrativa, laboral, derecho empresarial. Los logros son ampliamente utilizados en la documentación. ciencia jurídica: dar fuerza legal a los documentos, formas legales su ejecución, clasificación de los actos jurídicos, etc. Uno de los objetos de estudio de la ciencia documental es el sistema de documentación organizacional y legal. Los abogados en sus actividades diarias no pueden prescindir del conocimiento de los conceptos básicos de gestión de documentos, soporte de gestión de documentos. Los criminalistas examinan la naturaleza de los documentos, las técnicas, las formas de distorsión deliberada de la información documentada, etc., para descubrir e investigar las falsificaciones.

El mantenimiento de registros está relacionado con las ciencias económicas. Es imposible optimizar las actividades de los servicios de apoyo a la documentación de gestión sin determinar su eficiencia económica, sin un análisis exhaustivo del uso de los recursos financieros y materiales para la creación y procesamiento de documentos, sin recopilar métodos apropiados, normas laborales, etc. La cantidad de sistemas de documentación estudiados por la ciencia del documento incluye sistemas especiales que reflejan directamente la esfera económica de la vida y la actividad de la sociedad, como contabilidad, informes y estadística, técnica y económica, comercio exterior, banca y financiera.

La relación e interacción entre la gestión documental y la teoría de la gestión, la gestión son tradicionalmente fuertes, ya que tanto las funciones de gestión como su organización se reflejan directamente en los documentos. A su vez, la organización racional del trabajo con documentos contribuye a la mejora de las actividades de gestión, aumentando su eficiencia. El surgimiento y el desarrollo exitoso de una nueva disciplina científica: la gestión de la información acercó aún más el estudio de los problemas de gestión y documentación, ya que la mayor parte de la información de gestión se registra en documentos.

La gestión de registros está influenciada por disciplinas aplicadas como la sociología de la gestión, la psicología de la gestión y la comunicación empresarial. En la ciencia documental, los logros de la lingüística aplicada se utilizan ampliamente, principalmente con el propósito de unificar los textos de los documentos, estandarizar unidades de idioma, así como en el proceso de edición de documentos oficiales.

Existe una relación especial entre la gestión documental y las ciencias de la información. El rápido crecimiento de los recursos de información, el rápido desarrollo de la tecnología informática y la comprensión teórica activa de los procesos de información no solo influyeron en la naturaleza y el contenido de la investigación en gestión de documentos, sino que también condujeron a la integración de la gestión de documentos en el ciclo de las ciencias sociales de la información. Como resultado, la ciencia documental resultó estar más estrechamente relacionada con disciplinas científicas como la informática social, la ciencia documental, la informática y la programación. Seguridad de información y protección de la información, etc.

Para resolver algunos de sus problemas, la ciencia del documento hace un amplio uso de los logros en el campo de las ciencias técnicas y naturales, ya que un documento es un objeto material, un portador de información con propiedades físicas bien definidas. Además, la creación, el chirrido y el almacenamiento de documentos están asociados con los medios para documentar y transmitir información, incluido el uso de equipos de oficina sofisticados.

Las propiedades, aspectos, características, funciones separadas de un documento pueden ser parte integral de otras disciplinas científicas del ciclo documento-comunicación que estudian las características de aquellos grupos de documentos de los que se ocupa el campo de actividad práctica correspondiente a la ciencia. El estudio del documento en su integridad (unidad) es objeto únicamente de la gestión documental. Esta circunstancia distingue a la ciencia del documento de otras disciplinas científicas, en cuyo objeto el documento se incluye en algún tipo, componente, propiedad, signo, como parte integral.

Así, ciertos tipos de documentos y actividades de comunicación de documentos tienen especificidades significativas, que son objeto de estudio de las disciplinas de gestión de documentos científicos privados. En particular, el objeto de la bibliología como disciplina científica privada es el libro y el negocio del libro, la ciencia de las patentes - la patente y el negocio de las patentes. La conexión entre la gestión documental y la informática se nota especialmente en la parte que estudia las fuentes científicas de información. Los estudios de archivo estudian documentos que contienen información retrospectiva, principalmente sobre copia impresa; museología - documentos materiales (de propiedad), monumentos de la cultura material; bibliología - libros (publicaciones), documentos de texto; trabajo de oficina: documentos que surgen en el proceso de gestión, trabajo de oficina; bibliotecología - documentos de una amplia propósito social(replicado); bibliografía - documentos secundarios, etc.

Esos. en las disciplinas científicas privadas, las cuestiones relacionadas con el documento no se consideran de forma específica, sino en la medida en que tienen lugar en uno u otro ámbito de la actividad documento-comunicación.

Así, la gestión documental es una disciplina científica generalizadora en relación con otras disciplinas del ciclo de la gestión documental. Sin embargo, esto no quiere decir que "absorba" las disciplinas asociadas a determinadas ramas de las actividades documentales y comunicativas. La ciencia documental, como cualquier metadisciplina, es de naturaleza autolimitada: cubre los objetos de estudio en las principales características definitorias, parámetros, cualidades, tendencias, dejando muchos otros problemas puramente específicos a la participación de disciplinas científicas privadas. Al enriquecer las disciplinas especiales y privadas con el desarrollo de problemas teóricos y metodológicos cardinales, la ciencia integradora aumenta el potencial creativo de estas disciplinas y enriquece su metodología. La interrelación, integración y diferenciación de las disciplinas científicas es una de las condiciones para el desarrollo exitoso de cada una de ellas.

La estrecha relación de la gestión documental con una variedad de disciplinas científicas teóricas y aplicadas ha determinado en gran medida los métodos de investigación de la gestión documental, es decir. métodos, técnicas para resolver problemas científicos específicos. Estos métodos se dividen en científicos generales y especiales. Entre los científicos generales se incluyen los que son utilizados por todas o la mayoría de las ciencias: el método sistemático; método de modelado; método funcional; análisis; síntesis; comparación; clasificación; generalización; ascenso de lo abstracto a lo concreto, etc.

Algunos de los métodos enumerados, a su vez, también pueden clasificarse. En particular, la modelización se divide en descriptiva, gráfica, matemática, etc. Además, la mayoría de estas variedades se utilizan en la gestión de documentos.

Los métodos especiales están estrechamente relacionados con los métodos científicos generales. Sin embargo, el ámbito de su aplicación es mucho más estrecho y limitado, por regla general, a una o varias ciencias estrechamente relacionadas. Los métodos especiales en la gestión de documentos incluyen: métodos de unificación y estandarización de documentos; método de análisis de formulario; el método de una sola vez en la documentación y las operaciones administrativas; método de examen del valor de los documentos.

La gestión documental pertenece al ciclo de las ciencias sociales, con muchas de las cuales se encuentra en estrecha relación e interacción. Esta interacción se manifiesta en varias formas y ocurre en diferentes niveles, principalmente a nivel del objeto y sujeto de investigación, el aparato conceptual, los métodos de investigación.

El mantenimiento de registros está estrechamente relacionado con la ciencia histórica. Como ya se ha señalado, el objeto de la ciencia documental es un documento en desarrollo histórico. La aparición de determinados documentos, por no hablar de los sistemas de documentación, está directamente relacionada con la evolución de la sociedad, con sus determinadas etapas. Por lo tanto, el funcionamiento de los documentos y los sistemas de documentación, el plegamiento de los complejos documentales no se puede entender sin el conocimiento de la historia socioeconómica, política, cultural, etc.

Por otro lado, la forma misma del documento se caracteriza por una relativa independencia, la presencia de sus propios patrones de desarrollo, que, a su vez, tienen un cierto impacto en ciertos aspectos del desarrollo social. Por tanto, el estudio del pasado implica también el conocimiento de la génesis de las formas documentales.

Debido a su cercanía con el estudio de las fuentes, la ciencia documental se suele referir a la clase de ciencias históricas, incluyéndola como parte de las denominadas disciplinas históricas auxiliares y especiales9, que se consideran subdisciplinas del estudio de las fuentes. Al mismo tiempo, varios autores (A.I. Gukovsky, S.M. Kashtanov, B.G. Litvak, O.M. Medushushskaya, V.V. Farsobin, etc.) ubican la gestión de documentos dentro de la diplomacia, una disciplina histórica auxiliar que estudia los documentos. orden legal. Otros investigadores, por el contrario, proponen ampliar la gama de problemas de documentación incluyendo disciplinas históricas auxiliares como la diplomacia, la paleografía, la metrología y la genealogía. Además, ambos, en su mayor parte, en realidad ponen el mismo signo entre la gestión de documentos y el trabajo de oficina.

Sin embargo, a pesar de la estrecha conexión entre la gestión documental y el estudio de fuentes, existen importantes diferencias entre ellos, que se observan:

en el objeto de estudio (estudios de estudio de fuentes, además de fuentes documentales escritas, también otros tipos y formas de fuentes históricas, en particular, materiales);

con fines de investigación (el estudio de fuentes estudia el documento para desarrollar métodos para extraer la información necesaria);

en cronología (los estudios de fuentes estudian documentos exclusivamente en un entorno retrospectivo y la ciencia del documento, también en un entorno operativo y de perspectiva).

La última diferencia no permite, en nuestra opinión, clasificar la gestión documental como una disciplina histórica, como hacen muchos autores, ya que la ciencia histórica se limita al estudio únicamente del pasado de la sociedad humana.

También debe señalarse que recientemente ha habido una tendencia a llevar el estudio de las fuentes más allá del marco de la ciencia exclusivamente histórica y considerarlo como una disciplina integradora en el sistema de las humanidades, como un elemento de la antropología histórica, etnología, sociología, es decir. de todas las humanidades. Como resultado de este enfoque, surge naturalmente el complejo problema del fenómeno del documento y, como resultado, la tarea de desarrollar una nueva disciplina: la fenomenología del documento.

Al mismo tiempo, la ciencia del documento y la ciencia del archivo estudian el documento desde dos lados opuestos: la ciencia del archivo - desde el valor informativo del documento como fuente histórica, con énfasis en los complejos del documento, y no en documentos separados. La ciencia del documento estudia su objeto desde el lado del valor informativo y operativo, como portador de información, funcionando principalmente en el entorno social moderno.

La gestión de registros tiene un impacto directo en el desarrollo del archivo, ya que cuanto mejores sean los documentos creados en el trabajo de oficina, más exitosos serán los archivos en el almacenamiento y uso de la riqueza documental.

También se puede encontrar mucho en común entre la ciencia del documento y la ciencia del libro. Se reúnen: la esencia informativa y social de los objetos de estudio: un documento y un libro; en gran parte los mismos objetivos y funciones; el papel como soporte material común de información; carta como la misma forma de transmitir información. Además, con el desarrollo de la tecnología informática, se produce una mayor convergencia del documento y el libro, que pueden presentarse igualmente en formato electrónico. Al mismo tiempo, existen diferencias entre la ciencia del documento y la ciencia del libro, que radican principalmente en el hecho de que el libro, el objeto de la ciencia del libro, está destinado a la replicación, la reproducción múltiple de información, mientras que el documento es único.

La gestión documental está interconectada con la jurisprudencia, principalmente con sus ramas como el derecho constitucional, civil, administrativo, laboral y comercial. En el mantenimiento de registros, los logros de la ciencia jurídica se utilizan ampliamente: otorgar fuerza legal a los documentos, métodos legales para su ejecución, clasificación de actos jurídicos, etc. legislación moderna la documentación se diferencia por tipo, significado, se distinguen sistemas de documentos separados. Uno de los objetos de la gestión documental es el sistema de documentación organizativa y legal. Los abogados en sus actividades diarias no pueden prescindir del conocimiento de los conceptos básicos de gestión documental, organización y tecnología de apoyo a la gestión documental. Los criminalistas investigan la naturaleza de los documentos, las técnicas, las formas de distorsión deliberada de la información documentada, etc. con el propósito de descubrir e investigar falsificaciones oficiales.

Es imposible no decir sobre la conexión de la gestión documental con las ciencias económicas. Es imposible optimizar las actividades de los servicios de apoyo a la documentación de gestión sin determinar su eficiencia económica, sin un análisis exhaustivo del uso de los recursos financieros y materiales para la creación y procesamiento de documentos, sin recopilar métodos apropiados, normas laborales, etc. La cantidad de sistemas de documentación estudiados por la ciencia del documento incluye sistemas especiales que reflejan directamente la esfera económica de la vida y la actividad de la sociedad, como contabilidad, informes y estadística, técnica y económica, comercio exterior, banca y financiera.

La relación e interacción entre la gestión documental y la teoría de la gestión, la gestión son tradicionalmente fuertes, ya que tanto las funciones de gestión como su organización se reflejan directamente en los documentos. Al respecto, V. S. Mingalev incluso formuló "la más ley común gestión documental”, cuya esencia es la “correspondencia del contenido de la documentación con las funciones de gestión”. A su vez, la organización racional del trabajo con documentos contribuye a la mejora de las actividades de gestión, aumentando su eficiencia, ya que casi todos los empleados del aparato administrativo están ocupados trabajando con documentos, gastando para estos fines, según algunos datos, al menos el 60%. de su tiempo de trabajo.

El surgimiento y desarrollo exitoso en los últimos años de una nueva disciplina científica, la gestión de la información, ha acercado aún más el estudio de los problemas de gestión y gestión documental, ya que la mayor parte de la información se registra en documentos. Además, algunos autores (M.V. Larin) auguran en el futuro la unificación de los servicios de soporte documental para la gestión y gestión de la información.

La documentación también está influenciada por disciplinas aplicadas como la sociología de la gestión, la psicología de la gestión y la comunicación empresarial.

En la ciencia documental, los logros de la lingüística aplicada se utilizan ampliamente, principalmente con el fin de unificar los textos de los documentos, estandarizar las unidades de idioma y también en el proceso de edición de documentos de servicio.

Debe prestarse especial atención a la conexión entre la gestión documental y las ciencias de la información. El rápido crecimiento de los recursos de información, el rápido desarrollo de la tecnología informática y la comprensión teórica activa de los procesos de información en la segunda mitad del siglo XX no solo influyeron en la naturaleza y el contenido de la investigación sobre gestión de documentos, sino que también condujeron a la integración de la gestión de documentos. en el ciclo de las ciencias sociales de la información. Como resultado, la ciencia documental resultó estar más estrechamente relacionada con disciplinas científicas como la informática social, la realización de documentales, la tecnología y la programación informática, la seguridad de la información y la protección de la información, etc. Solo junto con estas ciencias la ciencia documental es capaz de resolver problemas teóricos de manera efectiva. y problemas aplicados en la etapa actual, relacionados con la producción, transferencia, consumo, almacenamiento de información documentada.

Para resolver algunos de sus problemas, la gestión documental hace un amplio uso de los logros en el campo de las ciencias técnicas y naturales, ya que un documento es un objeto material, un portador de información con propiedades físicas bien definidas. Además, la creación, búsqueda y almacenamiento de documentos están asociados con los medios para documentar y transmitir información, incluido el uso de equipos de oficina modernos y complejos.

La estrecha conexión de la gestión de documentos con una variedad de disciplinas científicas teóricas y aplicadas ha determinado en gran medida los métodos de investigación de la gestión de documentos, es decir. métodos, técnicas para resolver problemas científicos específicos. Estos métodos se dividen en científicos generales y especiales, privados. Los científicos generales incluyen aquellos que son utilizados por todas o la mayoría de las ciencias:

método del sistema;

método de modelado;

método funcional;

comparación;

clasificación;

generalización;

ascenso de lo abstracto a lo concreto, etc.

Algunos de los métodos enumerados, a su vez, también pueden clasificarse. En particular, el modelado se divide en descriptivo, gráfico, matemático, natural (físico). Además, la mayoría de estas variedades se utilizan en la gestión de documentos.

métodos de unificación y estandarización de documentos;

método de análisis de formulario;

el método de una sola vez en la documentación y las operaciones administrativas;

método de examen del valor de los documentos.

4. Fuentes en la gestión de registros

Casi todos los documentos, sistemas de documentación y conjuntos de documentos pueden servir como fuentes en la investigación de gestión de documentos. Con base en ellos, puede obtener una cierta idea sobre el nivel de trabajo con documentos, formas de documentar, sobre la cultura clerical de una época en particular. Sin embargo, el papel principal aún lo desempeñan aquellos documentos en los que se fijan las reglas, normas, recomendaciones, estándares, etc., que regulan y regulan diversas áreas, métodos y formas de trabajar con documentos. Estos son, en primer lugar, actos legislativos y legales, normas, clasificadores, instrucciones, pautas. Las fuentes son una base necesaria para realizar investigaciones teóricas, mejorar la práctica del soporte documental a la gestión y determinar las principales tendencias en el desarrollo de los procesos de documentación.

Dado que la ciencia documental surgió de las necesidades prácticas de trabajar con documentos, las tradiciones y costumbres jugaron un papel importante en su desarrollo, especialmente al principio. Luego, a medida que fueron comprendidas y generalizadas, estas costumbres y tradiciones comenzaron a fijarse en diversas leyes y reglamentos. En consecuencia, las fuentes que permiten rastrear, en primer lugar, la historia de la formación de la gestión documental, se pueden dividir en dos grandes grupos:

documentos que provienen directamente del trabajo de oficina y contienen normas y reglas desarrolladas espontáneamente que reflejan las tradiciones del trabajo de oficina;

diversos tipos de actos jurídicos que durante varios siglos han regulado jurídicamente el trabajo con documentos.

Al primer grupo de fuentes, que acumuló la más rica experiencia, tradiciones, costumbres trabajo de oficina ruso, incluyen, en particular, numerosas colecciones de documentos de muestra publicados antes de 1917 (las llamadas "cartas"). Se generalizaron en nuestro país en los siglos XVIII y XIX. Sus antecesores fueron los “formulares” (primer tercio del siglo XVI). En particular, el formulario de la sede metropolitana de Moscú. Hasta la fecha, se conocen más de 100 colecciones de este tipo.

Las “cartas” regulaban la composición, forma y contenido de los documentos. Sus mismos nombres son notables. Entonces, uno de los primeros en 1765 apareció "Instrucciones sobre cómo redactar y escribir todo tipo de cartas a varias personas". Dos décadas después, se publicó un “Carta de cartas” que contenía diversas cartas, peticiones, notas sobre el caso, contratos, certificados, aprobaciones, recibos, pases y escribiendo siervos, una orden para el jefe, una forma de billetes de banco comerciales, recibos, recibos, cartas de correo y crédito” (San Petersburgo, 1788). Las "Cartas" a menudo alcanzaron volúmenes significativos. Por ejemplo, disponible en los fondos de la Biblioteca Científica de la Universidad Estatal de Tomsk “Pautas para compilar documentos comerciales. Muestras y formularios, información de referencia” de V. Maksimova (Moscú, 1913) contiene más de 2000 páginas.

Otro grupo incluye fuentes, que son reglas y normas fijadas por ley para trabajar con documentos. Su aparición se observa desde mediados del siglo XVII, pero el paso decisivo lo dio Pedro I, quien aprobó el “Reglamento General” en 1720. Este documento describió en detalle la estructura y el trabajo de oficina de las oficinas, los problemas de registro de documentos, los deberes de los empleados, etc.

Entre las fuentes importantes también se encuentran varias "formas generales" en la época de Pedro el Grande: muestras de documentos; “Institución para la administración de las provincias”, publicada en 1775 por Catalina II; “ institución general ministerios”, que apareció en 1811, y muchos otros actos legislativos que regularon el trabajo de oficina doméstica en los diferentes niveles de gobierno.

Las fuentes documentales del período de revolución y guerra civil (1917-1922) son de considerable interés. Tenían sus propios detalles, aunque el trabajo con documentos, especialmente en el territorio de la Rusia Blanca, se basaba entonces principalmente en actos legislativos y tradiciones del trabajo de oficina prerrevolucionario.

Dejó atrás una gran cantidad de fuentes. periodo soviético historia rusa. Ya en los primeros meses después de que los bolcheviques llegaran al poder, se firmó un decreto del Consejo de Comisarios del Pueblo "Sobre el procedimiento para aprobar y publicar leyes", y se adoptó una resolución "Sobre la forma de los formularios para las instituciones estatales". Estos y otros este tipo Posteriormente se incluyeron documentos en tutorial“Colección de actos legislativos sobre el trabajo de oficina (1917-1970)” (Moscú, 1973). Las fuentes más importantes de las últimas décadas de existencia. poder soviético se convirtió en las “Disposiciones Básicas del Sistema Unificado de Mantenimiento de Registros del Estado” (1973), aprobadas en 1988 “ Sistema Estatal apoyo documental a la gestión”, clasificadores colectivos, sistemas de documentación unificados, etc.

Actualmente en Federación Rusa existe una base normativa y metodológica bastante extensa para el soporte documental de la gestión, que es también la fuente más importante para el estudio de los problemas de gestión documental. La base normativa y metodológica de la documentación de apoyo a la gestión es un conjunto de leyes, actos jurídicos reglamentarios, documentos metodológicos, normas estatales regular la tecnología de creación, procesamiento, almacenamiento y uso de documentos en las actividades actuales de la organización, así como las actividades del servicio de trabajo de oficina: su estructura, funciones, dotación de personal, apoyo técnico y algunos otros aspectos. Consiste en:

actos jurídicos emitidos autoridades superiores poder y gestión estatal;

actos jurídicos emitidos por los poderes ejecutivos federales: ministerios, comités, departamentos tanto de carácter sectorial como departamental;

actos jurídicos emitidos por las autoridades legislativas y ejecutivas de las entidades constitutivas de la Federación Rusa y sus entidades territoriales;

cuestiones reglamentarias del trabajo de oficina;

actos jurídicos de carácter reglamentario e instructivo, así como documentos metodológicos sobre soporte documental de la gestión, publicados por la dirección de empresas y organizaciones.

La documentación de la información (creación de documentos) se lleva a cabo sobre la base de reglas establecidas por órganos de varios niveles de gobierno. El marco normativo que rige la preparación y ejecución de documentos está compuesto por actos jurídicos íntegramente dedicados a estas materias, así como por Disposiciones separadas actos normativos que tienen un alcance más amplio (por ejemplo, sobre cuestiones de informatización, legislación, actividades de estructuras comerciales, construcción de sistemas de trabajo de oficina, etc.).

Los actos reglamentarios de la Federación Rusa y las entidades constitutivas de la Federación Rusa aprobaron las reglas básicas para documentar la información, los requisitos para ciertos tipos documentación, muchas formas documentos de gestión. Los documentos utilizados en situaciones de gestión específicas se crean de acuerdo con muestras aprobadas - estándar y formas ejemplares o, si no se aceptan dichos formularios, con base en las reglas de papeleo. Los requisitos para la ejecución de documentos pueden ser de carácter universal o aplicarse solo a ciertos tipos de documentos, sus formas, formularios, detalles.

Las normas que establecen requisitos para la ejecución de documentos se pueden dividir en varios grupos.

Los requisitos generales para la composición de la documentación y su ejecución están contenidos en la Constitución de la Federación Rusa, las leyes de la Federación Rusa que establecen el procedimiento para las actividades de las autoridades estatales y Gobierno local, organizaciones comerciales y no comerciales (por ejemplo, la Ley Constitucional Federal "Sobre el Gobierno de la Federación Rusa", la Ley Federal "Sobre principios generales organizaciones legislativas (representativas) y órganos ejecutivos Poder Estatal de los Sujetos de la Federación Rusa”, Ley Federal “Sobre los Principios Generales de Organización del Autogobierno Local en la Federación Rusa”, Código Civil de la Federación Rusa, Leyes Federales: “Sobre sociedades anónimas”, “Sobre las sociedades de responsabilidad limitada”, “Sobre organizaciones sin ánimo de lucro" y etc.).

La legislación contiene normas que determinan las reglas para el procesamiento de varios grupos de documentos. Entonces, las reglas básicas para concluir, cambiar y terminar contratos de derecho civil, así como su diseño se establecen en el Código Civil de la Federación Rusa. La ejecución de una serie de documentos sobre el personal está regulada por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 5 de enero de 2005 No. 1, que aprobó formas unificadas documentación contable primaria para la contabilidad del trabajo y su pago.

Los reglamentos a varios niveles establecen requisitos para la ejecución de detalles individuales de documentos. Por lo tanto, la legislación federal contiene reglas para el uso de símbolos oficiales en la fabricación de formularios de documentos. El Emblema del Estado de la Federación Rusa está representado en documentos de conformidad con la Ley Constitucional Federal del 25 de diciembre de 2000 No. 2-FKZ "Sobre el Emblema del Estado de la Federación Rusa"; el uso de sellos está regulado por el Decreto Gubernativo N° 1268 del 27 de diciembre de 1995. Signos heráldicos - emblemas estructuras federales(Fuerzas Armadas de la Federación Rusa, organizaciones del servicio postal federal, el Ministerio de Situaciones de Emergencia de Rusia, el Ministerio del Interior de Rusia, etc.) están aprobados por decretos del Presidente del país y se utilizan al procesar documentos . El uso de marcas en la preparación de la documentación está determinado por la Ley “Sobre Marcas, Marcas de Servicio y Denominaciones de Origen de Mercancías” (N° 3520-1 del 23 de septiembre de 1992). La legislación de las entidades constitutivas de la Federación Rusa también contiene reglas para representar sus símbolos en membretes y sellos.

La legislación contiene normas que rigen el uso del lenguaje en el trabajo de oficina. El principal acto normativo en esta área es la Ley de la Federación Rusa del 25 de octubre de 1991 No. 1807-1 "Sobre los idiomas de los pueblos de la Federación Rusa" (modificada el 24 de julio de 1998). Sus disposiciones se especifican en otras leyes en relación con la llevanza de registros en materias tales como comunicaciones, transporte, procesos judiciales, notariales y otros.

El reglamento fija los requisitos para la escritura de nombres individuales, por ejemplo: nombres geográficos(Ley Federal del 18 de diciembre de 1997 No. 152-FZ “Sobre los nombres de los objetos geográficos”); los nombres "Rusia", "Federación de Rusia" en los nombres de las organizaciones (Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 7 de diciembre de 1996 No. 1463); nombres de marca(Código Civil de la Federación Rusa y leyes federales que regulan las actividades de organizaciones de diversas formas organizativas y legales), etc.

La expansión del uso de la tecnología informática en la gestión conduce a un aumento en el valor de esa parte marco normativo trabajo de oficina, que está asociado a la legislación sobre informatización, uso de sistemas de información automatizados y telecomunicaciones. La automatización del trabajo de oficina se lleva a cabo de acuerdo con las leyes "Sobre información, informatización y protección de la información" (de fecha 20 de febrero de 1995 No. 24-FZ), "Sobre protección legal programas para computadoras electrónicas y bases de datos” (de fecha 23 de septiembre de 1992 No. 3523-1). La Ley Federal del 10 de enero de 2002 No. 1-FZ "Sobre la firma digital electrónica" abre nuevas oportunidades para el uso de documentos electrónicos. Define las condiciones legales para el uso de una firma digital electrónica en procesos de intercambio documentos electronicos, sujeto al cual la electrónica firma digital reconocido como legalmente equivalente a la firma manuscrita de una persona.

Las cuestiones de documentación se recogen en la normativa en materia de comunicaciones postales y telecomunicaciones. base legal las actividades en el campo de las comunicaciones están establecidas por la Ley Federal del 16 de febrero de 1995 No. 15-FZ "Sobre las comunicaciones". Los requisitos para la correspondencia escrita y los mensajes transmitidos a través de redes postales y de telecomunicaciones se determinan de conformidad con las decisiones de la Unión Postal Universal y la Unión Internacional de Telecomunicaciones.

Una parte importante del marco regulatorio para la elaboración y ejecución de la documentación lo conforman los actos jurídicos reglamentarios de carácter interdepartamental y departamental, emitidos por las autoridades federales. poder Ejecutivo. El documento más completo de toda la industria que regula el trabajo con documentos, durante mucho tiempo, fue adoptado por el servicio estatal de archivos del país en 1988 “Sistema estatal de soporte documental para la gestión. Requisitos básicos para documentos y servicios de apoyo a la documentación (GSDOU)”. GSDOU estableció principios y reglas uniformes para documentar las actividades de gestión, así como para organizar el trabajo con documentos en las instituciones. Las disposiciones de la GSDOU se han desarrollado en Instrucción del modelo sobre el trabajo de oficina en los ministerios y departamentos de la Federación Rusa (1993), que fue reemplazada por la Orden del Servicio Federal de Archivos de Rusia del 27 de noviembre de 2000 No. 68 con una nueva Instrucción estándar sobre el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales. Conjuntos de instrucciones típicos Requerimientos generales al funcionamiento de los servicios de soporte documental de la gestión, documentación de las actividades de gestión y organización del trabajo con documentos en los órganos ejecutivos federales. Las disposiciones de las Instrucciones Modelo se aplican a la organización del trabajo con documentos, independientemente del tipo de medio, incluida su preparación, registro, contabilidad y control de ejecución, realizados utilizando tecnologías automatizadas (informáticas).

Las reglas para el procesamiento de documentos se fijan en las normas y otros documentos de normalización. Implementación de GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificados. sistema unificado documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el registro” coincidió con el inicio de una nueva etapa en el desarrollo de la normalización en nuestro país, cuyas principales direcciones se determinan ley Federal de fecha 27 de diciembre de 2002 No. 184-FZ “En reglamento tecnico". Las disposiciones de GOST R 6.30-2003 deben considerarse en base al hecho de que fue desarrollado y adoptado sobre la base de la Ley de la Federación Rusa del 10 de junio de 1993 No. 5154-1 "Sobre la estandarización", cancelada el 1 de julio. , 2003, y es válido bajo los nuevos enfoques de normalización.

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