Există diferite definiții ale conceptului de „gestionare a documentelor”, dar niciuna dintre ele nu a devenit general acceptată. Cu toate acestea, precum și conceptul „document”. Și acest lucru este firesc, deoarece „știința documentelor” este un termen multidimensional, structural ramificat, referitor la diverse partide documentare și activități documentare-comunicare - fenomene nu mai puțin complexe și multifațetate.
Se poate spune că managementul documentelor este știința documentului și a activității document-comunicare. Aceasta este o disciplină științifică care studiază tiparele de creare și funcționare a documentelor, dezvoltă principiile de construire a sistemelor document-comunicare și metodele activității acestora.
Știința documentelor explorează documentul ca o sursă de informație și un mijloc de comunicare socială. Aceasta este o știință complexă a activității documentare și documentare-comunicare, care studiază procesele de creare, distribuire și utilizare a surselor documentare de informare în societate în termeni istorici, moderni și prognostici.
Formarea managementului documentelor ca disciplină științifică presupune definirea componentelor sale principale: obiect, subiect, structură, metode, aparat conceptual - în unitatea și integritatea lor, i.e. ca disciplină științifică sistematică.
Obiectul științei răspunde la întrebarea: ce studiază știința. Obiectul documentării ca știință este un studiu cuprinzător al documentului ca obiect de sistem, special creat pentru stocarea și distribuirea (transmiterea) informațiilor în spațiu și timp. Documentul este creat în cursul activităților de documentare și comunicare, prin urmare, obiectul științei îl constituie toate tipurile acestei activități - crearea, producerea, stocarea, distribuirea și utilizarea documentelor, crearea de sisteme de documentare.
Subiectul științei trebuie să răspundă la întrebarea: în ce fel, de ce, în ce scop și pentru ce anume este obiectul studiat și prin el realitatea obiectivă. Subiectul de știință determină conținutul cunoștințelor științifice despre obiect - documentul și activitatea document-comunicare. Subiectul documentării este crearea cunoștințelor științifice despre document în unitatea componentelor sale informaționale și materiale, despre tiparele de creare și funcționare a documentelor în societate.
Documentarea studiază documentul ca subiect la nivel teoretic, istoric și metodologic (practic). Acesta explorează documentul ca sistem, proprietățile, parametrii, structura, funcțiile, metodele și modalitățile de documentare, clasificarea și tipologia documentelor acestuia. În câmpul atenției sale se află modelele generale de creare, distribuție, stocare și utilizare a documentelor. În plus, subiectul de studiu poate fi documentul în ansamblu sau aspectele sale individuale, caracteristici specifice activități de documentare și comunicare.
Sfârșitul lucrării -
Acest subiect aparține:
Evidența ca disciplină științifică
Disciplina de Documentare este destinată studenților care studiază în specialitatea Organizare și ..
Dacă aveți nevoie de material suplimentar pe această temă, sau nu ați găsit ceea ce căutați, vă recomandăm să utilizați căutarea în baza noastră de date de lucrări:
Ce vom face cu materialul primit:
Dacă acest material s-a dovedit a fi util pentru dvs., îl puteți salva pe pagina dvs. de pe rețelele sociale:
| tweet |
Toate subiectele din această secțiune:
Principalele etape în elaborarea documentației
Managementul înregistrărilor aparține categoriei științelor tinere, nu s-a format încă pe deplin ca disciplină științifică care rezumă corpul de cunoștințe despre document. Această știință nu a apărut cu
Structura de gestionare a documentelor
Ca orice disciplină științifică, managementul înregistrărilor are o structură care este încă la început. Structural, managementul documentelor este împărțit în două subsisteme: general și special.
Relația managementului documentelor cu alte științe
Etapa modernă se caracterizează prin activarea studiului documentului de către toate științele, unde acesta este principalul sau unul dintre obiectele de studiu. Combinarea eforturilor acestor științe creează în
Aproape orice documente, sisteme de documentare și seturi de documente pot servi drept surse în cercetarea managementului documentelor. Pe baza lor, este posibil să
O abordare sistematică a documentului ca obiect de studiu
Întrebări: 1 Esența, geneza și dezvoltarea conceptului de „document” 2 Relația dintre conceptele de „document”, „informație” și „ma
Proprietăți, caracteristici și funcții ale documentului
Un document este un obiect complex, care este o unitate de informații și un purtător material (material). Aflarea esenței sale este o sarcină care se rezolvă cu ajutorul unui sistem sistematic
Prevederi generale si concepte de documentare
Documentarea este crearea unui document folosind diferite metode, metode și mijloace de fixare a informațiilor pe un suport de material. Metoda documentului
Conceptul de limbi
Limba este un sistem special de unități structurale eterogene și, în același timp, interconectate intern (sunete, morfeme, cuvinte, fraze, propoziții etc.) care
Semnează metoda de fixare a informațiilor
Documentul conține informații sociale exprimate sub formă simbolică. Semnificația este una dintre principalele sale caracteristici. Un document este o informație întocmită sub forma unui set de caractere consecutive.
Modalități și mijloace de înregistrare a informațiilor
Înregistrarea informațiilor este o modalitate de fixare a informațiilor pe un suport de materiale. În prezent se folosesc sisteme de înregistrare a informațiilor (manuale, mecanice).
Structura documentului
Întrebări: 1. Unificare și standardizare 2. Înregistrarea detaliilor 5.1.1 Unificare și standardizare Document de unificare
Înregistrarea detaliilor
Fiecare document este format din elemente numite atribute. Documente diverse au un set diferit de recuzită. Un set de detalii aranjate într-un anumit fel
Cerințe pentru formularele de documente
Formate documente pe hârtie. Documentele de serviciu sunt produse și reproduse pe hârtie într-un format standard, care este asociat cu utilizarea echipamentului de copiere, cu necesitatea stocării documentelor
Cerințe pentru prezentarea documentelor
Documentele pot fi realizate la mașina de scris sau cu ajutorul dispozitivelor de imprimare, echipamentelor informatice. Separa documente interne, ai cărui autori
Documente organizatorice
Întrebări: 1. Documente organizaționale - carte, regulamente, instrucțiuni, tabele de personal etc. Activitati ale institutiilor, organizatiilor
Documente organizatorice - carte, regulamente, instructiuni, tabele de personal etc.
Documentele organizatorice implementeaza normele administrative si drept civil, sunteți Bază legală activitățile instituției și sunt strict obligatorii. Aceste documente sunt
Documente administrative - rezoluții, decizii, ordine, instrucțiuni etc.
Toate actele administrative trebuie să respecte cu strictețe prevederile legislației în vigoare. Prima etapă a dezvoltării proiectului document administrativ- definirea cercului
Documentarea activităților organelor colegiale
Protocolul poate fi, de asemenea documente informative(contine informatii despre discutarea oricarei probleme) si catre administrativ, deoarece. conţine dispozitivul. Protocol - document, reparare
Sistem de documentare de raportare
Raport - un document care conține informații despre rezultatele activităților pentru o anumită perioadă de timp. Documentația de raportare a instituției constă din mai multe seturi de documente:
documentatie HR
Relații de muncăîntreprinderile cu un angajat sunt reglementate de Codul Muncii al Federației Ruse. Pe baza articolelor din Cod, întreprinderea ar trebui să stabilească o procedură unificată de înregistrare a admiterii, concedierii
Sistem de documentare contabilă
documentele contabile primare. Toate tranzacțiile comerciale efectuate de organizație trebuie să fie documentate prin documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare, pe baza
Reglementări și standarde de stat
Întrebări: 1 de reglementare acte juridice reglementarea suportului de documentare la nivel federal. 2. Standardele de stat pentru documentare. P
Regulamente departamentale
O parte importantă a cadrului de reglementare pentru pregătirea și execuția documentației este reguli cu caracter interdepartamental și departamental, publicat de ministere, statul Komi
Comunicarea informațională a întreprinderii
Structura tipică a întreprinderii Când se discută probleme generale munca de birou sub termenul „întreprindere” înseamnă de obicei o gamă destul de largă de organizații diferite.
Structura unei întreprinderi comerciale moderne
Acum luați în considerare structura modernă a marii întreprindere comercială, vezi diagrama (Figura 8.2) Figura 8.2
Echipamente de birou și fluxuri de informații într-un birou modern
Centrul de informare pentru orice angajat al unui birou modern este un computer personal conectat la o rețea locală și globală. Figura 8.4 prezintă subcheia
Tehnologia transferului documentelor pe hârtie în cele electronice
Spre deosebire de documentele pe hârtie, documentele electronice pot fi procesate mai eficient (replicate, distribuite, stocate etc.). Tehnologiile se dezvoltă activ
Tipuri de sisteme de introducere a documentelor
Pe lângă aspectele tehnologice despre care am vorbit mai sus, există și specificități legate de amploarea de utilizare a tehnologiei de introducere a documentelor pe hârtie. Într-adevăr, când vorbim despre casă
Produse pentru introducerea formularului personal
Cele mai cunoscute soluții sunt ABBYY FormReader și sistemul Cognitive Forms. ABBYY FormReader oferă un grad înalt de recunoaștere a caracterelor, mărcilor și bucăților imprimate.
Structura generală a suportului documentației de management
Conducerea oricărei întreprinderi este un proces de informare în care informația este primită, prelucrată, se ia o decizie, decizia este comunicată executanților ale căror acțiuni le controlez.
Formarea și depozitarea cazurilor curente
Întrebări: 1. Formarea și executarea dosarelor. 2. Organizarea stocării operaționale a documentelor. 9.1.1 Formarea și executarea dosarelor
Pregătirea cazurilor pentru transfer și procedura de transfer a cazurilor în arhivă pentru stocare ulterioară
Întrebări: 1.Examinarea valorii documentelor. 2. Înregistrarea afacerilor. 3. Realizarea husei de carcase. 4. Întocmirea inventarelor. 5. Procedura de transfer a documentelor pentru păstrare în
Efectuarea unei examinări a valorii
În fiecare an, în munca de birou a unei organizații (instituții), ei selectează documente pentru depozitare permanentă și temporară, precum și pentru distrugere. Această selecție este efectuată de personal diviziuni structurale la
Organizarea muncii cu documente cu acces restricționat
Întrebări: 1. Organizarea muncii cu documente legate de secret de stat 2. Organizarea muncii cu documente care contin informatii confidentiale
Înregistrarea recepției documentelor confidențiale
Toată corespondența care intră în organizație cu ștampila de restricție este acceptată și deschisă de către angajații care sunt desemnați să lucreze cu aceste materiale. Verifică numărul
Cazuri cu acces restricționat
Întrebări: 1. Gruparea documentelor executabile în fișiere 2. Utilizarea documentelor, fișierelor și publicațiilor. Îndepărtarea ștampilei de restricție de acces 11.3
Utilizarea documentelor, dosarelor și publicațiilor. Eliminarea ștampilei de restricție de acces
Nu este permisă utilizarea informațiilor din documente restricționate în discursurile deschise, în publicațiile din presa deschisă. în emisiuni de radio și televiziune, expuse
Postfaţă
În acest fel, anumite tipuri documentele şi activităţile document-comunicare au specificuri semnificative. Legătura dintre managementul documentelor și informatica este resimțită în special
Lista bibliografică
1. Legea Federației Ruse „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor” din 25 ianuarie 1995 // Colectat. Legile Federației Ruse. 1995. Nr 8. 609 p. 2. Fundamentele legislației Federației Ruse privind fondul arhivistic al Rusiei
Termeni și definiții de bază
Autorul documentului este natural sau entitate care a creat documentul Act - un document întocmit de mai multe persoane
Înțelegerea obiectului și subiectului științei documentelor depinde de modul în care este interpretată știința documentelor, de modul în care este determinată structura acesteia.
N.N. Kușnarenkoîn manualul său împarte managementul documentelor în general și special. Ea consideră obiectul documentației generale „studiul cuprinzător al documentului ca obiect de sistem”. Subiectul documentării este definit ca „crearea cunoștințelor științifice despre un document...”. Structura documentației generaleîn acelaşi timp, cuprinde: teoria documentului, istoria documentului, istoria şi teoria activităţilor document-comunicare. La teoria documentului se adaugă un nume sinonim - „documentologie”. În același timp, manualul în sine, care reflectă conținutul științei documentelor generale, are următoarele secțiuni: „Fundamente teoretice ale științei documentelor”, „Caracteristicile anumitor tipuri și tipuri de documente”, „Documente despre cei mai noi suporturi de informații” . În consecință, adevăratul management general al documentelor constă aici în fundamentele teoretice și caracteristicile principalelor tipuri și tipuri de documente.
Pe lângă documentația generală, N.N. Kushnarenko evidențiază managementul documentelor specialeși îl împarte în special și privat. LA documentație specială discipline care studiază „trăsăturile documentelor care sunt obiecte ale bibliotecii,
arhivistică, muzeală”, dar în lista acestor discipline (biblioteconomie, bibliografie, arhivistică, muzeologie, știința informației) nu există discipline specifice care studiază „trăsăturile documentelor”, ci ramuri ale cunoașterii care, prin auto- determinarea, au obiecte de studiu mult mai largi.
În plus, la disciplinele de evidență specială N.N. Kushnarenko i-a clasificat pe cei la care subiectul este „studiul specificului diferitelor procese ale activităților documentare și de comunicare”: știința fondului documentar, catalogarea, doctrina stocării documentelor, munca de birou etc. Fără a ridica întrebarea cum este justificată alocarea de aceste discipline particulare, observăm că secțiunile relevante sau disciplinele științifice speciale există în cadrul biblioteconomiei, bibliografiei, arhivării, muzeologiei enumerate mai sus. Nu este clar cum pot ieși în evidență nu în interior, ci lângă astfel de discipline.
Subiect documentație privată, conform lui N.N. Kushnarenko, sunt „anumite tipuri și varietăți de documente”, printre care se numără: „cărți, brevete, note, hărți, filme, discuri optice etc”. În consecință, știința documentelor private se formează în „discipline științei documentelor științifice private”: știința cărții, știința patentelor, cartografie etc. Astfel, știința cărții, potrivit N.N. Kushnarenko, este inclus în evidența ca o evidență „specială”, „privată”. Cu toate acestea, în majoritatea acestor discipline, subiectul de studiu nu este doar caracteristicile tipului corespunzător de document. În special, știința cărții este o știință complexă, sau un complex de discipline științifice, căruia îi aparțin disciplinele științifice individuale, care studiază procesele de creare și funcționare a unei cărți în societate. Nu poate fi „privat” în comparație cu biblioteconomia, bibliografia și alte discipline.
Aceste neconcordanțe au fost deja sesizate de alți autori (S.G. Kuleshov, M.S. Slobodyanik) și supuse criticii motivate 1 . Ele nu ar putea fi amintite sau considerate doar un fapt al istoriografiei problemei luate în considerare, dacă poziția de mai sus nu a fost menționată în manual, care este încă folosit activ atât de studenți, cât și de profesorii de științe documentare, prin urmare, conținutul său este încă relevante astăzi.
Dezvoltarea punctelor de vedere ale autorului manualului - N.N. Kushnarenko - în ceea ce privește problema luată în considerare, puteți urmări publicațiile ei ulterioare. În ele, știința „managementului documentelor” nu mai este împărțită în trei, ci în patru părți. În primul rând - documentologie. Aceasta este teoria și metodologia managementului documentelor 2 sau doar metodologia managementului documentelor 3 . A doua parte - managementul documentatiei generale- aici acoperă „istoria formării comunicării documentelor, precum și metodologia și organizarea lucrului cu documentul” sau „istoria, tipologia, clasificarea documentului, fundamentele tehnologice ciclu de viață document".
Pe locul trei este documentație privată, care cuprinde discipline științifice „studiind unele dintre cele mai importante procese de lucru cu un document”, și anume: „teoria și tehnologia compilarii documentelor, editarea, replicarea, distribuirea, protecția, prelucrarea, contabilitatea, cumularea, stocarea, utilizarea acestora”. Printre disciplinele relevante se numără: stilistica documentară, teoria și practica editării, munca de birou, organizarea și tehnologia publicării, bibliopoli, statistica documentelor, dreptul proprietății intelectuale, protecția informațiilor în sisteme automate, prelucrarea analitică și sintetică a documentelor, resursele documentelor, documentele. regăsirea informațiilor
sisteme, teoria și tehnologia stocării documentelor, restaurarea și conservarea documentelor, managementul documentelor electronice, baze de date full-text. S-a încercat să diferențieze disciplinele enumerate în funcție de procesele pe care le studiază, ceea ce face ca această listă să fie într-o oarecare măsură sistematizată. Dar apartenența tuturor acestor discipline la documentare, chiar dacă este privată, nu a fost încă dovedită. Unele dintre disciplinele enumerate sunt cunoscute ca fiind legate de filologie, bibliologie, biblioteconomie, informatică. Evident, în acest caz, răspunsul la întrebare este clarificat: ce părți ale ramurilor de cunoaștere numite pot fi considerate management de documente. Adică nu toate știința cărții, biblioteconomia, știința arhivistică sunt proclamate discipline de management al documentelor.
Partea a patra a propusului N.N. Kushnarenko a noii structuri de management al documentelor au fost discipline "documentatie speciala", alocate atât pe tipuri de documente - cartografice, documentație de brevet, cât și pe „sfere de activitate practică” - arhivistică, administrativă, bancară, bibliografică, bibliotecă, muzeală, informațională. De remarcat că printre primii nu mai există studii de bibliologie și film, iar printre cei din urmă nu sunt denumite ramurile cunoașterii în ansamblu (arhivistică, biblioteconomie etc.), ci doar „știința documentelor” corespunzătoare. . Cu toate acestea, nu este clar modul în care aceste discipline ale „științei documentelor speciale” se corelează cu disciplinele „științei documentelor private” enumerate mai sus. În opinia noastră, acestea nu pot fi separate, în afară de disciplinele de „înregistrare privată” menționate mai sus. Cel mai probabil, „gestionarea specială a documentelor”, distinsă pe domenii de activitate practică, există sub forma disciplinelor corespunzătoare „managementului documentelor private” descrise mai sus, ceea ce trebuie spus.
O oarecare particularitate a structurii managementului documentației expuse în aceste articole este că aici nu a fost vorba doar despre știință, ci despre un ciclu de discipline de management al documentelor educaționale alocate în procesul de formare a specialiștilor la specialitatea „Știința documentelor și Activitatea informațională”. După cum știți, structura științei și structura ciclului disciplinele academice- concepte diferite. În unele cazuri, acestea pot coincide, dar se poate și ca o disciplină academică să acopere toate aspectele științei sau, dimpotrivă, întregul ciclu de discipline pentru o anumită specialitate să nu acopere știința în ansamblu. O astfel de opțiune poate exista și atunci când disciplinele academice nu se disting în conformitate cu structura științei (în funcție de părțile sale principale), ci sunt dedicate obiectelor, proceselor, operațiilor etc., diferite ca semnificație și subiect de studiu.
În prezent, N.N. Kushnarenko consideră că Yu.N. Stolyarov atribuie numele „documentologie” științei documentului în sens larg și lasă numele „științei documentului” științei documentatia de management, care va presupune o revizuire a ideilor despre structura, obiectul și subiectul ambelor științe 1 .
Structura managementului documentației și legătura acesteia cu alte științe a fost prezentată într-un mod diferit S.G. Kuleshov 2 . În opinia sa, managementul documentelor este împărțit în general(sinonim cu S.G. Kuleshov este documentologie)Și special, diferenţiate pe tipuri de documente şi tipuri de documente. Subiectul managementului general al documentelor este definit ca „formarea cunoștințelor științifice despre un document în unitatea componentelor sale informaționale și materiale, tiparele de creare și funcționare a documentelor în societate”. Conținutul documentației generale S.G. Kuleshov o definește destul de clar: „documentologia este știința generală a documentelor care dezvoltă probleme ale teoriei documentelor, studiază tiparele genezei și evoluției.
document, comun tuturor științelor probleme de funcționare a documentelor, practica creării lor și lucrul cu acestea” 1 .
Structura documentației generale(sau documentologie) S.G. Kuleshov îl definește astfel: „... nu constă din discipline științifice, ci din secțiuni precum „Conceptele documentului”, „Funcțiile documentului”, „Tipologia documentului”, „Etapele principale ale dezvoltării documentului” „Probleme generale ale creării , stocarea și funcționarea unui document „ etc.”. Chiar definit aici probleme comune referitoare la orice documente.
documentatie speciala, conform conceptului S.G. Kuleshov, constă dintr-o gamă destul de clar limitată de discipline, ale căror obiecte de studiu sunt anumite tipuri de documente și tipuri de documentație: știința documentației manageriale, știința documentării cartografice, știința documentării filmului și foto și a sunetului, știința documentației științifice și tehnice, știința documentelor electronice. S.G. Kuleshov recunoaște știința documentației de management, „formată din profunzimea teoriei și practicii muncii de birou” și până în vremea noastră numindu-se pur și simplu „știința documentelor”, fără a indica tipul de documentație aflat în studiu.
În ceea ce privește alte ramuri ale cunoașterii care se specializează în studiul documentelor care diferă ca conținut, formă exterioară, denumiri, genuri etc., unificarea acestora în limitele științei documentelor, potrivit S.G. Kuleshov, „aproape posibil”. Se subliniază că „știința cărții este inclusă în științele ciclului documentar și de comunicare, dar în niciun caz nu poate fi o direcție a științei documentării speciale” 2 .
În suportul didactic Nonna Borisovna Zinoveva 1 managementul documentelor este caracterizat ca fiind fundamental şi în acelaşi timp
disciplina științifică aplicată. Cercetarea fundamentală în știința documentelor are ca scop studierea esenței documentării, a evoluției formei și conținutului unui document, a funcțiilor sale în societate, a caracteristicilor socioculturale, etno-naționale, istorice ale documentației, a problemelor de percepție a documentului, a îmbunătățirii semioticei și mijloace semantice de exprimare a acestuia. Cercetare aplicata a managementului documentelor, conform N.B. Zinoveva, se referă la problemele de clasificare a documentelor, indexarea acestora, rezumarea, crearea unei imagini de căutare a unui document, organizarea fluxului de lucru, selectarea documentelor, salvarea acestora, căutarea etc.
El și-a propus conceptul despre structura managementului documentelor DOMNIȘOARĂ. Slobodian.În opinia sa, știința documentelor este „un complex de discipline științifice axate pe un studiu cuprinzător al documentului într-un context larg, precum și pe diverse formațiuni de documente care formează infrastructura documentară a societății” 2 . Ca parte a managementului documentelor, M.S. Slobodyanik a scos în evidență în primul rând documentație- „o disciplină științifică integratoare care are un caracter metaștiințific tangibil” „atât pentru disciplinele de management al documentelor, cât și pentru științe conexe și conexe care studiază și documentul ca una dintre componentele obiectului propriu (biblioteconomie, bibliografie etc.)”.
Potrivit lui M.S. Slobodyanik, „subiectul documentologiei îl constituie regularitățile funcționării documentelor și formărilor documentelor ca canale de comunicare socială, axate pe satisfacerea nevoilor societății și ale utilizatorilor în informații documentare actuale și retrospective” 3 . În articolul lui M.S. Slobodyanika 2003, documentologia se caracterizează ca o disciplină științifică formată din două părți: 1) teoria managementului documentelor, documentul și infrastructura documentară a societății; 2) istoricul documentației și al documentului. ÎN
articol din 2005, documentologia este împărțită în alte două componente - documentologia generală și managementul documentelor specifice industriei. În cadrul documentologiei generale, se efectuează „un studiu cuprinzător al documentologiei, al documentului și al infrastructurii documentare a societății”, „subiectul științei documentelor specifice industriei îl reprezintă modelele de funcționare a documentelor și formarea acestora ca canale de comunicații sociale axate pe satisfacerea nevoilor profesionale ale societății și ale utilizatorilor în informațiile documentare actuale și retrospective ale industriei” 1 .
Alte discipline de management al documentelor M.S. sună Slobodianik special. Acestea includ: teoria comunicațiilor documentare, teoria fluxurilor de documente, știința fondului documentar, știința documentelor electronice, știința documentelor de management, teoria și istoria muncii de birou. După cum puteți vedea, o parte din aceste discipline este formată în conformitate cu problemele care sunt studiate; a doua parte - pe tipuri de documente. DOMNIȘOARĂ. Slobodyanik consideră că „o trăsătură importantă care poate forma o disciplină științifică independentă a managementului documentelor este o orientare funcțională către satisfacerea nevoilor specifice ale societății și a caracteristicilor unor grupuri separate de documente care necesită cercetare individualizată”.
Pe lângă caracteristica principală de evidențiere a uneia sau altei discipline documentare, M.S. Slobodyanik consideră astfel de calități ca „un nivel înalt al autonomiei lor, capacitatea de a părăsi complexul și de a fi inclus într-un alt sistem de științe”, capacitatea de „a-și forma propriul subiect și de a stabili legături cu științe care nu sunt incluse în structura managementul înregistrărilor” esenţial. Cu toate acestea, aceste proprietăți ale disciplinelor nu pot sta la baza asocierii lor într-un complex de discipline, ci doar la baza determinării independenței lor. Un alt lucru este „prezența principiilor teoretice și metodologice generale, a surselor și
istoria dezvoltării”, care predetermina prezența diferitelor discipline într-un singur complex.
Nu se poate decât să fie de acord cu remarcile lui S.G. Kuleshov privind independența nedefinită ca discipline științifice ale teoriei comunicațiilor documentare și ale teoriei fluxurilor documentare; artificialitatea combinării în „știința fondului documentar” a învățăturilor privind colecțiile bibliotecilor, arhivelor, serviciilor de birou etc. 1 Numai știința documentelor electronice și știința documentelor de gestiune nu provoacă remarci, deși prima abia începe să prindă contur. Prin urmare, componența complexului de discipline de management al documentelor mai trebuie clarificată.
Câteva clarificări de conținut documentație dat în publicaţiile ulterioare de N.N. Kushnarenko 2 și M.S. Slobodyanika 3 . N.N. Kushnarenko caracterizează știința documentelor ca o disciplină științifică și educațională fundamentală, care diferă semnificativ de managementul documentelor tradițional (evident, managerial). DOMNIȘOARĂ. Slobodyanik o consideră „o disciplină științifică integrată cu un caracter metaștiințific tangibil”; constată „îmbogățirea obiectului științei în detrimentul infrastructurii documentare a societății”, ceea ce face posibilă studierea „trăsăturilor activității documentare în diferite sfere socialeși instituții”.
Dar relația dintre managementul documentelor și managementul documentelor rămâne nedefinită. În special, M.S. Slobodyanik scrie: „Un rezultat important al dezvoltării științei documentelor va fi transformarea științei documentelor într-o știință integrată cu un caracter metaștiințific pronunțat și un domeniu larg de aplicare practică”. Nu este clar dacă documentologia va înlocui managementul modern al documentelor sau va rămâne în componența sa.
Ca o concluzie a luării în considerare a conceptelor existente în prezent privind structura managementului documentelor, se poate susține că în fiecare
dintre ele există un „bob rațional”. Conceptul de N.N. Kushnarenko este atras de faptul că interpretează știința documentelor ca pe o ramură largă a cunoașterii în care este explorat tot ce are legătură cu documentul. Această abordare continuă în mod logic opiniile lui Paul Otlet, fondatorul științei numite „documentare” (sau „documentologie”). Conceptul de S.G. Kuleshov se distinge prin claritate în ceea ce privește conținutul și limitele documentației generale și speciale. Conceptul de M.S. Slobodyanika atrage atenția asupra conexiunilor speciale dintre managementul documentelor și știința informației ca fiind mai fundamentale. În același timp, în fiecare dintre conceptele de mai sus există puncte slabe care provoacă remarci. Sinteza cunoștințelor existente nu a avut loc încă.
În toate caracteristicile enumerate ale managementului documentelor în ansamblu sau părțile sale structurale, observăm una sau alta definiție a obiectului și subiectului acestei științe. Ar fi de dorit să se combine și să coordoneze aceste definiții, dar aceasta este sarcina dezvoltării viitoare a științei noastre. Remarcăm doar că considerăm obiectul științei ca fiind acele sau alte fenomene ale realității obiective, al căror studiu se urmărește cercetarea științifică, iar subiectul - acele aspecte ale acestui obiect care sunt determinate de scopul cercetării. Conținutul unei discipline științifice reflectă atât obiectul, cât și subiectul acesteia.
Definirea obiectului si subiectului documentarii este formulata, probabil, de toti profesorii acestei discipline in superioare institutii de invatamant. Depinde de direcția disciplinei (documentație generală sau specială), de opiniile teoretice ale profesorilor, de starea de dezvoltare a acestei probleme.
Evgheni Alexandrovici Pleșkevici consideră că „obiectul cunoașterii în managementul documentelor este informația operațională socială” 1 . Având în vedere că în concepțiile teoretice ale acestui autor, informațiile operaționale sunt asociate conceptului de „document operațional”, putem
a presupune că obiectul gestiunii documentelor se limitează la o interpretare restrânsă a documentului. Prezentarea ulterioară a materialului disciplinei arată însă că autorul caracterizează nu doar documentele „operaționale”, ci și pe cele de arhivă și publicate. Subiectul documentării, conform E.A. Pleshkevich, are multe aspecte: structurale, practice, istorice, juridice, manageriale, informaționale și „alte aspecte ale informațiilor operaționale sociale, formele ei documentate”.
Nikolai Semenovici Larkov indică clar: „Obiectul managementului documentaţiei este atât documente separate, și întregul ansamblu de documente din societate, adică toate tipurile, soiurile, genurile și formele de documente, precum și toate sistemele și subsistemele de documentare, seturile simple și complexe de documente „2. Subiectul științei documentelor, în opinia sa, constă din două părți: teoretică și aplicată, conform cărora știința documentelor se împarte în teoretică și aplicată.
În opinia noastră, obiect de știință document- acesta este un document ca fenomen al sferei informaţiei şi comunicării societăţii. Aceasta înseamnă că știința documentelor ar trebui să studieze nu numai documentul în sine ca o unitate a componentelor sale informaționale, materiale și de semne, ci și toate componentele comunicării informaționale documentare (nu doar sistemul „document - consumator de informații (sau utilizator de sistem informațional)” , dar și, de exemplu, sistemul „comunicant – document”, adică problemele de realizare a unui document, precum și activitatea intermediarilor de comunicare în sistemul „comunicant – document – destinatar” etc.). Subiectul documentării este definirea tipurilor, structurii și proprietăților documentului, precum și a legilor creării și funcționării acestuia în societate.
Structura de gestionare a documentelor poate fi definită ca intersecția a două direcții ale diferențierii sale: aspect și obiect. Aspecte sunt: teoria documentului, istoricul documentului, organizarea activităților de documentare, metodologia (sau tehnologia) activităților de documentare. Înțelegem aici activitatea documentară ca fiind crearea și utilizarea unui document.
Direcția obiect de diferențiere a structurii managementului documentelor prevede alocarea unor astfel de subsecțiuni:
Documentul în ansamblu, ca fenomen al sferei informaţiei şi comunicării societăţii.
Tipuri separate de documente și sistem de documentare.
Procese și operațiuni separate ale activităților de documentare.
Prima subsecțiune de obiect corespunde gestionării generale a documentelor, a doua și a treia - managementului special de documente. Subiectul fiecărei subsecțiuni poate fi văzut în definiția scopului său.
Structura disciplinei „Știința documentelor” va depinde de specialitatea pentru care se prezintă. Trebuie să conțină atât părți generale, cât și părți speciale. Numărul de piese speciale și volumul lor total vor depinde de orientarea profesională și structura curriculumului (inclusiv prezența altor discipline documentare).
Întrebarea cu privire la modul de interpretare a conceptului de „documentologie” rămâne discutabilă. Echivalează cu știința generală a documentului, sau numai cu teoria documentului, sau, dimpotrivă, unește întreg complexul de științe care studiază documentul în toate conexiunile sale? Răspunsul nostru la această întrebare va fi dat în secțiunea următoare.
Știința documentelor de management este o disciplină științifică care dezvoltă teoria unui document de management, studiază geneza și evoluția acestuia, practica creației și funcționării. Documentul este obiectul principal de cunoaștere a managementului evidenței manageriale.
Sistemul terminologic de management al evidențelor de gestiune cuprinde termeni, concepte, categorii care denotă obiecte, procese, fenomene studiate de această disciplină. Conceptele fundamentale ale documentației de management sunt „management”, „informații”, „document de management”, „documentație de management”.
Managementul este înțeles ca un ansamblu de acțiuni ale unui obiect de management care vizează crearea condițiilor optime pentru funcționarea unui obiect gestionat, în conformitate cu sarcinile acestuia.
Principalele tipuri activitati de management este comunicarea, reglementarea, controlul.
Comunicare- este un set de tehnici, metode și proceduri, terminologie care asigură interacțiunea informațională eficientă între participanții la procesul de comunicare.
Regulament- activități care vizează sprijinirea funcționării unui sistem politic, socio-economic controlat în sfera legilor obiective și a scopurilor acestuia.
Control- este observarea de către manager a obiectelor și proceselor gestionate pentru a verifica dacă starea de fapt este în concordanță cu cea dorită, prevăzută de reglementări, programe, planuri etc.
informație i este interpretat ca un set de date privind starea internă și externă a sistemului controlat, care sunt utilizate pentru evaluarea situației și elaborarea deciziilor de management.
Documente de management- sunt documente care contin informatii pentru luarea unei decizii de management, i.e. informatii de management.
Documentarea informațiilor de management- acesta este procesul de creare a documentelor oficiale, al căror conținut este informații de management.
Fond de documentare- este format din documente oficiale pe care organizația le-a acumulat ca urmare a activităților sale. Majoritatea sau tot fondul de documentare este documentație de management.
Documentatie de management instituțiile este constituită din documente oficiale care aparțin diferitelor clase de documentație de gestiune - organizatorică și administrativă, contabilitate primară, bancară, raportare și statistică, planificare, resurse, comerț, preț, contabilitate etc.
52. Documentația de management: sarcini, direcții principale de cercetare științifică.
Principalele sarcini teoretice și practice ale documentației de management:
Explorează istoricul documentului de management, crearea și funcționarea acestuia ca purtător și sursă de informații;
Elaborați o teorie generală a unui document de management, care acoperă analiza naturii acestuia, caracteristicile conținutului și formei (proprietăți, caracteristici, structură), funcții;
Stabilește principiile și metodele de studiu a documentului de management;
Aflați locul și rolul documentației de management în societate;
Urmăriți procesul de apariție și dezvoltare a managementului înregistrărilor manageriale ca disciplină științifică și educațională;
Analizați cele mai importante fundamente conceptuale ale managementului înregistrărilor manageriale;
Să dezvăluie natura epistemologică a cunoștințelor speciale de management al documentelor, locul și funcțiile managementului documentelor manageriale printre alte discipline ale ciclului documentar și de comunicare.
Dintre principalele domenii de cercetare științifică în managementul înregistrărilor de gestiune se pot distinge următoarele:
Teoretic-fundamental- studiul documentaţiei ca resursă informaţională a societăţii, fenomen cultural şi element de memorie socială.
Cercetare teoretică și aplicată: analiza dinamicii fluxului documentelor oficiale; analiza structurii fluxurilor de documente de serviciu; rezolvarea problemelor de clasificare a documentației; construirea de modele unificate de documente oficiale și sistemele acestora, inclusiv cele electronice; studiul aspectelor juridice ale creării, exploatării, păstrării documentelor oficiale și accesului la informațiile acestora; soluționarea problemelor economice legate de întocmirea documentelor de gestiune și organizarea muncii cu documentație;
Cercetare științifică și tehnologică: pregătirea proiectelor de acte normative de reglementare în vederea stabilirii unui temei juridic unificat pentru realizarea documentației și organizarea funcționării și stocării acesteia; armonizarea standardelor internaționale pentru managementul proceselor documentare; dezvoltarea unor metode științifice raționale pentru crearea documentelor oficiale, introducerea formelor unificate de documente și a sistemelor de documentare unificate; dezvoltarea problemelor practice de realizare a documentelor electronice și de rezolvare a problemelor legate de utilizarea ulterioară a acestor documente în starea lor dinamică și în timpul stocării în arhivă; rezolvarea problemelor lingvistice de organizare a textelor documentelor de serviciu; studiul metodelor de informare şi documentare suport pentru adoptarea managementului
decizii, utilizarea fondurilor de documentare în acest scop și ca resursă pentru satisfacerea nevoilor cetățenilor.
Cercetare istorică: studiul genezei documentului; analiza evoluției caracteristicilor conținutului și formei documentelor; determinarea conținutului proceselor de formare și dezvoltare a tipurilor și tipurilor (claselor) de documente și documentație; studiul condiţiilor istorice de creare şi funcţionare a documentaţiei.
Una dintre principalele probleme legate de definirea unei anumite discipline științifice este caracterizarea acesteia din punct de vedere al parametrilor inerenți oricărei științe. Acești parametri includ: obiectul, subiectul și structura științei, relația acestuia cu alte științe, locul în sistemul științelor, metodele de cercetare științifică. De asemenea, este important să luăm în considerare istoria formării acestei științe, analiza principalelor concepte privind obiectul și sarcinile ei.
Înainte de a trece la probleme specifice, să dăm o definiție de lucru a managementului documentelor: aceasta este - Document Science, investigarea proceselor de creare şi funcţionare a documentelor.
8.1. Principalele etape de dezvoltare și principalele concepte ale managementului documentelor
Știința documentelor, ca cunoștințe despre un document în general, are rădăcini străvechi: aproape din momentul în care au apărut documentele în sine, oamenii au început să acumuleze cunoștințe despre cum să creeze documente, cum să le evalueze, cum să le manipuleze. Dar aceste cunoștințe au apărut separat în diverse domenii și domenii ale creării și utilizării (inclusiv stocarea și distribuirea) documentelor 1 .
Înregistrarea științifică a cunoștințelor despre document are loc în secolele XVII-XVIII. A început să studieze documentele oficiale și private cu conținut legal diplomatică, s-a dezvoltat într-o disciplină științifică în Franța în secolul al XVII-lea.
În același timp, se formează mai multe discipline istorice speciale, care vizează studiul documentelor ca izvoare istorice. Ele sunt cunoscute colectiv ca izvoare istorice. A cuprins mai multe discipline istorice și filologice auxiliare: paleografie- explorează istoria scrisului (modul scrisului, forma literelor, caracteristicile materialului pe care au scris etc.), evoluția și trăsăturile caracteristice ale acesteia; sfragistică- studiază sigiliile cu care s-au prins scrisorile și s-au certificat certificatele; textologie- examinează lucrări de scris, literatură și folclor, documente istorice pentru a stabili textul exact și a le studia în continuare, le comentează și le publică; arheografie studiază teoria și practica publicării surselor istorice scrise, elaborează principii și metode de publicare a documentelor istorice. Cunoștințele documentare pot include și bibliologie, sau bibliografie(aceste concepte au fost tratate mai întâi ca sinonime), care au început să se dezvolte în secolele al XVIII-lea - începutul secolului al XIX-lea. Dar o disciplină științifică separată, al cărei obiect ar fi orice document, nu a existat de multă vreme.
Abia la începutul secolului XX. apărea știința documentației, fondată de omul de știință belgian Paul Otlet. P. Otle a sunat documentație atât activități practice de colectare, păstrare și utilizare a documentelor, cât și Cercetare științifică această activitate. În același timp, a propus un nume separat pentru activitatea științifică:
documentologie, saubibliologie. ÎNÎn legătură cu identificarea unui document și a unei cărți, a considerat ca denumirile „documentologie” și „bibliologie” să fie sinonime. P. Otlet a pus bazele teoretice ale documentologiei în numeroase articole, monografia „Tratat de documentare” (1934), precum și în activitățile practice ale Institutului Internațional de Documentare și, mai târziu, ale Federației Internaționale de Documentare.
Ideile de documentare au găsit o largă circulație, au fost aprobate și susținute de numeroși cercetători care s-au ocupat de documente de diverse origini: bibliotecă, arhivă, muzeu.
La începutul anilor 50 ai secolului XX. pe baza documentației, apare o nouă direcție științifică: știința informației, sau știința informației (informație ştiinţă). Apariția sa a fost facilitată de dezvoltarea teoriei comunicării (sau a teoriei informației) la sfârșitul anilor '40. Secolului 20 (fondatorii - Norbert Wiener, Claude Shannon).
Susținătorii științei informației au subliniat că lucrul cu documente nu este un scop în sine, că scopul său principal este captarea, conservarea și utilizarea informațiilor conținute în documente. În acest sens, știința documentației se transformă, chiar și în nume, în știința documentației și a informației, și Federația Internațională de Documentare, în Federația Internațională Informare și documentare (în prezent, Federația Internațională pentru Informare).
Treptat, partea „documentară” a numelui științei se pierde, se transformă într-o pur „știință a informației”, informatica ca ştiinţă care „studiază regularităţile proceselor informaţionale în comunicaţiile sociale” 1 . Documentul a devenit parte a obiectului informaticii, întrucât documentele sunt principala sursă de informare și o componentă obligatorie a proceselor informaționale din societate.
În anii 60 ai secolului XX. Informatica s-a dezvoltat în principal ca informatica stiintifica, studierea proceselor activității de informare științifică și, în consecință, a documentelor științifice (sau documentelor ca surse de informare științifică).
Modele generale de creare și utilizare a documentelor în anii 60-70 ai secolului XX. a început să studieze documentare (cel mai cunoscut reprezentant rus al acestui trend este Ghenadi Grigorievici Vorobyov) 1 . Interesul pentru document a apărut în legătură cu necesitatea studierii documentelor noi, informatice, care la acea vreme erau cărți perforate și benzi perforate. Cu toate acestea, această direcție științifică nu a devenit ulterior răspândită.
De la sfârșitul anilor 40 ai secolului XX, și mai ales intens din anii 60, a început să se dezvolte managementul documentelor ca parte a pregătirii specialiştilor în arhivare. Anterior, cunoștințele de gestionare a documentelor erau intercalate în diverse discipline de arhivare. Scopul principal al noii discipline științifice a fost studiul proceselor de întocmire a documentelor de management, care, după îndeplinirea funcțiilor lor principale, sunt stocate în arhivă. Totodată, în cadrul acestei direcții științifice au fost ridicate și luate în considerare întrebări cu caracter general despre definirea unui document, funcțiile acestuia, metodele de cercetare și perfecționare a documentelor, precum și despre documentația științifică și tehnică, documentele de film și foto, documente care pot fi citite de mașină și altele care se păstrează în arhive.
În anii 70-80 ai secolului XX. experții în biblioteconomie (Yu.N. Stolyarov) și bibliografie (OP Korshunov) introduc conceptul de „document” în sistemul terminologic al acestor științe. Treptat, se realizează necesitatea de a preda managementul documentelor viitorilor bibliotecari-bibliografi. În cadrul învățământului bibliografic și bibliografic se conturează o nouă direcție a științei documentelor, care studiază problemele generale ale documentului. În acest caz, cartea este considerată un tip de document. Desigur, această direcție nu este atât de „nouă”, deoarece se bazează pe ideile de documentare (documentologie), dezvoltate de Paul Otlet la începutul secolului XX, ci din cauza încetării temporare a cercetării documentare în anii 40-60. al secolului al XX-lea. este perceput ca ceva nou, neinerent managementului documentelor „tradiționale”. Procesul de formare a acestei direcții are loc în anii 90 ai secolului XX. Curriculele sunt create de diferiți autori, un manual de N.N. Kushnarenko „Document Science” 1 , articole și recenzii sunt publicate, se discută despre aparatul conceptual al științei documentelor.
În prezent, în Ucraina domină două concepte principale de management al documentelor, pe care S.G. Kuleshov propune să se numească „managementul general al documentelor” (adică studierea problemelor generale de definire și funcționare a unui document în toate domeniile de activitate publică) și „managementul documentelor tradiționale (sau speciale)” (studirea documentelor create în domeniul managementului). , de care se ocupă munca de birou şi care, după îndeplinirea funcţiilor, vin spre păstrare în arhive) 2 . Afirmând acest lucru, înțelegem interpretarea managementului documentelor de către o gamă largă de specialiști care se ocupă de documente de diferite tipuri, precum și conținutul semantic al cursurilor de formare privind managementul documentelor în diverse instituții de învățământ. O contribuție semnificativă la introducerea ideilor de management general al documentelor a avut-o manualul N.N. Kushnarenko, care a devenit practic accesibil pentru toată lumea datorită reimprimărilor repetate.
Mihail Semenovici Slobodyanik consideră că în prezent există trei concepte de management al documentelor în Ucraina: „extins (N.N. Kushnarenko), specializat (S.G. Kuleshov), informațional (M.S. Slobodyanik), care se bazează pe o altă esență de înțelegere, structură și alte concepte de bază. a managementului documentelor şi locul acestuia în sistemul ştiinţelor” 1 . În opinia noastră, conceptele enumerate sunt varietăți de management general al documentelor, deoarece toate recunosc o singură interpretare (largă) a documentului ca obiect al managementului documentelor. Discuțiile care au loc între reprezentanții acestui concept sunt dovezi ale dezvoltării insuficiente, inconsecvenței prevederilor individuale și, în ultimă instanță, nu trebuie să conducă la o ramificare a managementului documentar general, ci la îmbogățirea acestuia cu aspecte pozitive din fiecare demers. De remarcat că a fost datorită dezvoltării managementului general al documentelor la sfârșitul secolului XX - începutul secolului XXI. a avut loc o îmbogățire semnificativă a teoriei sale, răspândirea ideilor sale chiar și în rândul reprezentanților evidenței „tradiționale” (manageriale) 2 .
În prezent, reprezentanții științei documentelor generale au ajuns la concluzia că este necesar să-i schimbe denumirea în „documentologie” pentru a evita discuțiile inutile despre ce știință a documentelor este „corectă” și „tradițională”. În special, Yu.N. Stolyarov scria: "... există o nevoie obiectivă de a crea o disciplină științifică specială care să studieze structura și funcțiile oricărui document, oricare ar fi acesta, în toate legăturile și medierile sale. Să numim acestei discipline documentologie" 3 . Redenumirea managementului general al documentelor în managementul documentelor ar putea fi o soluție pur tehnică, terminologică, menită să înlăture contradicțiile existente între managementul documentației general și managerial.
Oamenii de știință ucraineni au întâmpinat această propunere aproape fără obiecții, cu toate acestea, a existat necesitatea de a conveni asupra deciziilor anterioare privind interpretarea disciplinei științifice și educaționale „știința documentelor”, specialitatea „știința documentului și activitatea informațională”, idei despre structura știința documentului și locul în ea (sau în afara ei) documentologie și alte probleme teoretice și practice. Poziția lui M.S. era oarecum contradictorie. Slobodyanika, care, pe de o parte, a recunoscut că „redenumirea uneia dintre domeniile științei documentelor este o opțiune posibilă din punct de vedere tactic pentru ameliorarea anumitor tensiuni în comunitatea noastră profesională”, și, pe de altă parte, se temea că o astfel de redenumire ar putea complica trecerea de la știința documentelor ca complex de discipline științifice la o știință unificată, integrată a documentului și la o discuție despre relația dintre știința documentului și știința documentului 1 . În același timp, M.S. Slobodyanik a fost implicat activ în această discuție și a recunoscut de fapt știința documentelor ca un nou nume pentru știința unui document, nu numai în sens larg, ci și în relație cu toate tipurile și tipurile de documente, inclusiv documentația de management și munca de birou.
Al doilea „moment dureros” în dezvoltarea managementului înregistrărilor este relația acestuia cu știința cărții ca știință și disciplină academică. Pe această problemă s-a dezvoltat o discuție ireconciliabilă 2 care, în opinia noastră, exagerează oarecum contradicțiile dintre aceste științe și imposibilitatea coexistenței și dezvoltării lor simultane.
Deci, la începutul secolului XXI. știința documentului trece printr-o perioadă de discuții și transformări aprinse, care în cele din urmă ar trebui să contribuie la dezvoltarea și aprobarea ulterioară a acestuia.
DOCUMENTAȚIE
Tutorial
INTRODUCERE
Capitolul 1. ÎNREGISTRĂRI CA DISCIPLINA ŞTIINŢIFICĂ
1.1. Subiectul și obiectivele cursului
1.2. Formarea și dezvoltarea documentației
1.3. Locul documentării în sistemul științelor
1.4. Surse în managementul înregistrărilor
Capitolul 2. DOCUMENTUL ŞI FUNCŢIILE SĂU
2.1. Originea documentului. Extinderea conceptului de „document”
2.3. entitate socialăși funcții documentare
Capitolul 3. PROPRIETĂȚI INFORMAȚII ȘI CAPACITĂȚI DE COMUNICARE ALE DOCUMENTULUI
3.1. Informații documentate și proprietățile acesteia
3.2. Documentați nivelurile de informații
3.3. Probleme de căutare și traducere a informațiilor documentate
3.4. Bariere de informare
Capitolul 4. CĂI DE DOCUMENTARE
4.1. Conceptele de „documentare” și „metode de documentare”
4.2. Documentație text
4.3. Stenografia
4.4. Documentatie tehnica
4.5. Documentatie foto
4.6. Documentare film. Înregistrare video
4.7. Documentația fono (audio), caracteristicile și aplicațiile acesteia
4.8. Documentare cu utilizarea tehnologiei electronice de calcul
Capitolul 5. INSTRUMENTE DE DOCUMENTARE
5.1. Instrumente de scris manual
5.2. Documentatie mecanica si electromecanica
5.3. Instrumente automate pentru compilarea și producerea documentelor
5.4. Tehnologii de bază pentru copierea și reproducerea documentelor
Capitolul 6. SUPORTĂTORI MATERIALE DE INFORMAȚII DOCUMENTATE
6.1. Cele mai vechi materiale pentru scris
6.2. Invenția hârtiei și îmbunătățirea producției acesteia
6.3. Clasificarea purtătorilor moderni de informații documentate. Caracteristica lor
6.4. Influența tipului de purtător de informații asupra durabilității și costului documentului
Capitolul 7. SEMNELE DOCUMENTELOR. OPȚIUNI ȘI COPII DE DOCUMENTE
7.1. Caracteristici de documentare. Forța juridică document
7.2. Ciorne, originale, originale
7.3. Documente falsificate. Metode de falsificare a documentelor
7.4. copii, lor dezvoltare istoricași tipuri
NOTE
INTRODUCERE
Ultima treime a secolului XX a fost marcată de trecerea mai multor țări la o societate informațională postindustrială, în care cea mai mare parte a lucrătorilor sunt angajați în domeniul activitati de informare, iar principalul produs al producției și al mărfurilor este informația. În prezent, informaţia a devenit cea mai importantă resursă a societăţii şi a căpătat importanţă strategică.
Globalizarea proceselor mondiale, pe de o parte, și profundele transformări socio-politice și economice care au avut loc în anii 1990, pe de altă parte, au creat premisele pentru intrarea rapidă a Rusiei în spațiul informațional mondial. În secolul viitor, viitorul țării noastre va depinde în mare măsură de cât de viguros și eficient se va mișca în această direcție.
Procesele informaționale influențează activ toate aspectele vieții umane. Utilizarea celor mai noi tehnologii informaționale sporește foarte mult această influență. Pentru a-și realiza potențialul, a obține succesul profesional, a deveni o personalitate dezvoltată armonios, o persoană modernă trebuie să aibă suficient nivel inalt cultura informaţiei. Între timp, majoritatea informațiilor sunt înregistrate pe suporturi materiale, conținute în diverse documente. Astfel, cunoașterea proceselor de informare și documentare, elementele de bază ale lucrului cu documente este o parte integrantă a culturii informaționale a unei persoane.
Rolul informației în procesul de management este deosebit de mare - la toate nivelurile și în toate sferele: politic, economic, științific, cultural etc. De fapt, managementul în sine, care a apărut acum aproximativ 7 mii de ani, este imposibil fără informație. Documentarea informațiilor, căutarea, prelucrarea, stocarea, transmiterea acesteia necesită semnificative financiare, materiale, resurselor de muncă si timpul. Prin urmare, organizația munca eficienta prin documente, perfecţionarea tuturor proceselor de informare şi documentare atât la scara societăţii în ansamblu, cât şi la nivelul întreprinderilor individuale, organizaţiilor, instituţiilor este cea mai importantă direcţie a activităţii de management. La rândul său, pentru muncă calificată cu informatii documentate necesită un număr semnificativ de specialişti pregătiţi profesional. Nu întâmplător până în anul 2000 mai mult de 30 de universități Federația Rusă pregătire desfășurată a personalului de înaltă calificare – specialiști documentare.
Standardul educațional de stat al învățământului profesional superior al Federației Ruse, aprobat de oraș pentru specialitatea 350800 „Știința documentelor și managementul documentelor”, conține câteva zeci de discipline academice care trebuie studiate pentru a obține calificarea „manager de documente”. Printre cele mai importante discipline profesionale generale se numără managementul documentelor.
„Documentul, funcțiile și metodele sale de documentare; relația dintre conceptele de informație și document; purtători materiale de informații; proprietăți și caracteristici ale documentului: originalitatea, autenticitatea, numărul exemplarului; structura documentului; forma documentului, dezvoltarea acestuia, cerințe moderne. pentru formularul de document de management; caracteristicile lingvistice ale documentului; sisteme de documentare; sisteme de documentare unificate; sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă (USORD) și alte sisteme; cerințe pentru pregătirea și executarea principalelor tipuri de documente de management; îmbunătățirea documentației procese; valoarea științifică, istorică și practică a documentului; seturi simple și complexe de documente.
Studiul acestor probleme necesită suport educațional și metodologic adecvat. Cu toate acestea, în prezent nu există manuale care să îndeplinească pe deplin cerințele standardului educațional pentru managementul documentelor. Manualele publicate în anii 1970 - 1980 sunt în mare parte depășite și, în plus, au devenit o raritate bibliografică. Numeroase manuale și cărți de referință care au apărut recent sunt dedicate în principal organizării și tehnologiei suportului documentar pentru management (adică munca de birou) și doar într-o mică măsură abordează problemele teoretice ale lucrului cu documente.
Atenția la problemele teoretice ale managementului documentelor a crescut în special în legătură cu dezvoltarea și implementarea Sistemului Unificat de Management al Înregistrărilor de Stat (EGSD), precum și în procesul de creare a unei baze de informații pentru un sistem de control automat (ACS). În aceste scopuri, în 1966, a fost creat Institutul de Cercetări Științifice pentru Managementul Arhivelor și Arhivelor All-Union (VNIIDAD). În acei ani au apărut primele lucrări teoretice speciale, consacrate clarificării obiectului managementului documentelor și sarcinilor sale7.
Începând cu anii 1960, în țara noastră au fost identificate două centre principale care desfășoară activ și eficient cercetări științifice în domeniul managementului documentelor - acesta este MGIAI, unde în 1964 facultatea. munca de birou de stat, și VNIIDAD.
Apariția și dezvoltarea cu succes în ultimii ani a unei noi discipline științifice - administrarea informației studiul problemelor manageriale și de gestionare a documentelor s-au apropiat și mai mult, deoarece majoritatea informațiilor sunt consemnate în documente. Mai mult, unii autori () prevăd în viitor unificarea managementului documentelor și a serviciilor de management al informațiilor.
Documentarea este influențată și de astfel de discipline aplicate precum sociologia managementului, psihologia managementului și comunicarea în afaceri.
Realizările sunt utilizate pe scară largă în managementul documentelor lingvistica aplicataîn primul rând în scopul unificării textelor documentelor, standardizării unități de limbă, precum și în procesul de editare a documentelor de birou.
O atenție deosebită trebuie acordată conexiunii dintre documentare și stiinte despre informații. Creșterea rapidă a resurselor informaționale, dezvoltarea rapidă tehnologia calculatoarelorși înțelegerea teoretică activă a proceselor informaționale în a doua jumătate a secolului al XX-lea nu numai că a influențat natura și conținutul cercetării în managementul documentelor, dar a condus și la integrarea managementului documentelor în ciclul științelor informaționale sociale. Drept urmare, managementul documentelor s-a dovedit a fi cel mai strâns legat de acestea discipline științifice, Cum informatică socială, documentare, tehnologie și programare informatică, securitatea informațiilor și protecția informațiilorşi altele.Doar în legătură cu aceste ştiinţe managementul documentelor are posibilitatea să stadiul prezent rezolva eficient problemele teoretice si aplicative legate de producerea, transmiterea, consumul, stocarea informatiilor documentate.
Pentru a rezolva unele dintre problemele sale, știința documentelor folosește pe scară largă progresele din domeniul științe tehnice și naturale, întrucât documentul este un obiect material, un purtător de informații cu proprietăți fizice bine definite. În plus, crearea, căutarea, stocarea documentelor sunt asociate cu mijloacele de documentare și transmitere a informațiilor, inclusiv cu utilizarea unor echipamente moderne complexe de birou.
Legătura strânsă a managementului documentelor cu o varietate de discipline științifice teoretice și aplicate a determinat în mare măsură și metode cercetare documentară, adică metode, tehnici de rezolvare a unor probleme științifice specifice. Aceste metode sunt împărțite în științifice generale și speciale, private. La număr științific general includeți-le pe cele care sunt utilizate de toate sau de majoritatea științelor:
Strâns legat de științific general metode speciale. Cu toate acestea, domeniul de aplicare a acestora este mult mai restrâns și limitat, de regulă, la una sau mai multe științe strâns legate. Metodele speciale în managementul documentelor includ:
1.4. SURSE ÎN ÎNREGISTRĂRI
Aproape orice documente, sisteme de documentare și seturi de documente pot servi drept surse în cercetarea managementului documentelor. Pe baza acestora, vă puteți face o anumită idee despre nivelul de lucru cu documentele, modalitățile de documentare, despre cultura clerică a unei anumite epoci. Cu toate acestea, rolul principal îl au în continuare acele documente în care sunt fixate regulile, normele, recomandările, standardele etc., reglementând și reglementând diverse domenii, metode și forme de lucru cu documentele. Acestea sunt, în primul rând, acte legislative și juridice, standarde, clasificatoare, instrucțiuni, instrucțiuni. Sursele reprezintă o bază necesară pentru efectuarea cercetărilor teoretice, pentru îmbunătățirea practicii suportului documentar pentru management și determinarea principalelor tendințe în dezvoltarea proceselor de documentare.
Sursele documentare pot fi clasificate după mai multe criterii:
Deoarece știința documentelor, așa cum sa menționat deja, a apărut din nevoile practice de lucru cu documente, în măsura în care rol importantîn dezvoltarea sa, mai ales la început, au jucat tradiții și obiceiuri. Apoi, pe măsură ce au fost înțelese și generalizate, aceste obiceiuri și tradiții au început să fie fixate în diferite legi, reguli. În consecință, sursele care fac posibilă urmărirea, în primul rând, a istoriei formării managementului documentelor, pot fi împărțite în două grupuri mari: acestea sunt, în primul rând, documente care provin direct din munca de birou și care conțin norme și reguli elaborate spontan care reflectă tradițiile muncii de birou; În al doilea rând, alt fel acte juridice care de câteva secole au reglementat legal munca cu documente.
La primul grup de izvoare, care a acumulat cea mai bogată experiență, tradiții, obiceiuri munca de birou ruseasca, includ, în special, numeroase colecții de documente eșantion publicate înainte de 1917 (așa-numitele " scriitori"). Au devenit larg răspândite în țara noastră în secolele 18-19. Predecesorii lor au fost „formulari”, cunoscuți în Occident deja în secolul al VII-lea, iar în Rusia - în prima treime a secolului al XVI-lea (în special, forme ale departamentului metropolitan Moscova).Până în prezent sunt cunoscute peste 100 de astfel de colecții.
„Scrisorile” reglementau compoziția, forma și conținutul documentelor. Chiar numele lor sunt remarcabile. Așadar, una dintre primele a apărut în 1765 „Instrucțiuni despre cum să compuneți și să scrieți tot felul de scrisori către diverse persoane”. Două decenii mai târziu, a fost publicat un „Caiet de scrisori” care conținea diverse scrisori, petiții, note asupra cazului, contracte, certificate, aprobări, chitanțe, permise și scris iobagi, un ordin către căpetenie, o formă de bancnote de negustor, chitanțe, chitanțe, scrisori de colet și credit "(Sankt. Petersburg, 1788). "Scrisorile" atingeau adesea volume semnificative. De exemplu, disponibile în colecțiile științifice. Biblioteca Universității de Stat din Tomsk „Ghid pentru compilarea documentelor de afaceri. Eșantioane și formulare; informaţii de referinţă” de V. Maksimov (M., 1913) conţine peste 2.000 de mii de pagini.
Un alt grup include sursele, care sunt reguli și norme stabilite legislativ pentru lucrul cu documentele. Apariția lor a fost remarcată încă de la mijlocul secolului al XVII-lea, dar pasul decisiv a fost făcut de Petru 1, care a aprobat „Regulamentele generale” în 172016. Acest document a descris în detaliu structura și activitatea de birou a birourilor, problemele de înregistrare a documentelor, îndatoririle angajaților etc.
Printre izvoarele importante, alături de „Regulamentele generale”, sunt dezvoltate și în vremea lui Petru cel Mare „forme generale” – mostre de documente; „Instituția de conducere a provinciilor”, publicată în 1775 de Ecaterina a II-a; " Instituție generală ministere”, care a apărut în 1811, și multe altele acte legislative care reglementa munca de birou casnică la diferite niveluri de guvernare.
De un interes considerabil sunt sursele documentare ale perioadei revoluției și războiului civil (gg.). Aveau specificul lor, deși munca cu documente, în special pe teritoriul Rusiei Albe, se baza atunci în principal pe acte legislative și tradiții de muncă de birou prerevoluționară.
A lăsat în urmă un număr mare de surse perioada sovietică istoria Rusiei. Deja în primele luni după venirea bolșevicilor la putere, a fost semnat un decret al Consiliului Comisarilor Poporului „Cu privire la procedura de aprobare și publicare a legilor”, a fost adoptată o rezoluție a Consiliului Comisarilor Poporului „Cu privire la forma formelor”. institutii publice„. Acestea și altele acest fel documentele au fost ulterior incluse în tutorial„Culegere de acte legislative privind munca de birou ()” (M., 1973). Cele mai importante izvoare ale ultimelor decenii de existenţă puterea sovietică a devenit „Dispozițiile de bază ale Sistemului unificat de evidență de stat” (1973), aprobate în 1988. Sistemul de stat suport pentru documentația de gestionare”, clasificatori din întreaga Uniune (în special, clasificatorul pentru documentația de gestiune din întreaga Uniune - OKUD), Sisteme unificate documentație (USD), etc.
În prezent, în Federația Rusă există un destul de extins baza normativă suport documentar al managementului, care este, de asemenea, cea mai importantă sursă pentru studiul problemelor de management al documentelor. Se compune din:
|
acte juridice normative organisme federale autoritățile și entitățile constitutive ale Federației Ruse pe probleme de suport documentar pentru management ( Cod Civil RF, Legile federale„Despre informare, informatizare și protecția informațiilor”, „Despre secretele de stat”, „Despre standardizare”, „Fundamentele legislației Federației Ruse privind Fond de arhivă Federația Rusă și arhive” și altele; |
|
|
reglementare departamentale și la nivel de industrie, instructiv și documente metodologice emise de autorități putere executiva diferite niveluri; |
|
|
materiale didactice și metodologice care stabilesc cerințe pentru documente, tehnologii pentru crearea și prelucrarea acestora la nivelul unei organizații individuale sau al unității sale structurale17. |
În anii 1990, practica de compilare și publicare a colecțiilor de documente eșantion, pe jumătate uitate în perioada sovietică, a reînviat și s-a răspândit. Până în prezent, au fost publicate zeci de astfel de colecții, în special: Petrocenko pentru corespondența de afaceri (M., 1992); Culegerea de contracte tip (M., 1995); Steniukov documente despre documente (M., 1996); Andreeva documente de muncă de birou (M., 1997) și multe altele.
2.1. ORIGINEA DOCUMENTULUI.
EXTENSIREA CONCEPTULUI „DOCUMENT”
Una dintre cele mai importante manifestări ale comportamentului uman este comunicarea, adică comunicarea cu alte persoane prin anumite semne sau simboluri. Inițial, o persoană transmitea informații despre lumea din jurul său folosind gesturi, expresii faciale, țipete, atingere etc., cel mai simplu mijloc de comunicare vizuală, auditivă și tactilă. Apariția vorbirii și a limbajului semnificativ a marcat, potrivit unui număr de oameni de știință, apariția primului tehnologia de informațieîn istoria societăţii umane.