Evidența ca disciplină științifică. Conceptul de știință a documentelor ca disciplină științifică, obiectul și subiectul științei documentelor Prelegerea științei documentelor ca disciplină științifică

INTRODUCERE 2

1. Principalele etape în dezvoltarea managementului documentației 5

2. Structura de management al documentelor 8

3. Relația managementului înregistrărilor cu alte științe 10

4. Surse în gestionarea înregistrărilor 22

Concluzia 33

Referințe 36

INTRODUCERE

Creație în țara noastră regula legii cu instituții eficiente de reprezentare, executivă, judiciar, producția, știința și educația este determinată nu numai de o justificare legală cuprinzătoare și cu drepturi depline a activităților lor, ci și de formarea unor reguli și proceduri raționale, specifice pentru funcționarea acestora, inclusiv în domeniul lucrului cu documente.

Informația documentată stă la baza managementului, eficacitatea acesteia se bazează în mare măsură pe producția și consumul de informații. Informațiile sunt înregistrate în documente care îi conferă o formă organizatorică și o deplasează în timp și spațiu.

Creșterea importanței în management modern dobândesc tehnologii și instrumente informatice care oferă, în baza legislației în vigoare și altele reglementarile legale eficiența fixării, colectării, prelucrării, căutării și transmiterii informațiilor. Tranziția către modalități fundamental noi de organizare a informațiilor și de acces la acestea, determină relevanța cursului „Documentare”.

Există diferite definiții ale conceptului de „gestionare a documentelor”, dar niciuna dintre ele nu a devenit general acceptată. Cu toate acestea, precum și conceptul „document”. Și acest lucru este firesc, deoarece „știința documentelor” este un termen multidimensional, structural ramificat, referitor la diverse partide document şi activitate document-comunicare - fenomenele nu sunt mai puţin complexe şi multifaţetate.

Putem spune că știința documentului este știința unui document și a activităților document-comunicare. Acest disciplina stiintifica, studierea tiparelor de creare și funcționare a documentelor, dezvoltarea principiilor de construire a sistemelor document-comunicare și a metodelor de activitate a acestora.

Știința documentelor explorează documentul ca o sursă de informație și un mijloc de comunicare socială. Aceasta este o știință complexă a activității documentare și documentare-comunicare, care studiază procesele de creare, distribuire și utilizare a surselor documentare de informare în societate în termeni istorici, moderni și prognostici.

Formarea managementului documentelor ca disciplină științifică presupune definirea componentelor sale principale: obiect, subiect, structură, metode, aparat conceptual - în unitatea și integritatea lor, i.e. ca disciplină științifică sistematică.

Obiectul științei răspunde la întrebarea: ce studiază știința. Obiectul științei documentelor ca știință este un studiu cuprinzător al unui document ca obiect sistem special creat pentru stocarea și distribuirea (transferul) informațiilor în spațiu și timp. Documentul este creat în cursul activităților de documentare și comunicare, prin urmare, obiectul științei îl reprezintă toate tipurile acestei activități - crearea, producerea, stocarea, distribuirea și utilizarea documentelor, crearea de sisteme de documentare.

Subiectul științei trebuie să răspundă la întrebarea: în ce fel, de ce, în ce scop și pentru ce anume este obiectul studiat și prin el realitatea obiectivă. Subiectul de știință determină conținutul cunoștințelor științifice despre obiect - documentul și activitatea document-comunicare. Subiectul managementului documentelor este crearea de cunoștințe științifice despre document în unitatea componentelor sale informaționale și materiale, despre modelele de creare și funcționare a documentelor în societate.

Documentarea studiază documentul ca subiect la nivel teoretic, istoric și metodologic (practic). Acesta explorează documentul ca sistem, proprietățile, parametrii, structura, funcțiile, metodele și modalitățile de documentare, clasificarea și tipologia documentelor acestuia. În câmpul atenției sale se află modelele generale de creare, distribuție, stocare și utilizare a documentelor. Mai mult decât atât, documentul în ansamblu sau aspectele sale individuale, caracteristicile specifice ale activităților documentare și de comunicare pot servi ca subiect de studiu.

Documentarea studiază documentul în evoluția sa istorică, modelele de formare a acestuia, metodele de creare, principiile de organizare a documentației și sistemele de documentare. Astfel, știința documentelor studiază cel mai pe deplin toate funcțiile, atât generale, cât și private, inerente documentelor. Cu toate acestea, managementul documentelor nu se limitează la studiul pasiv al documentului. Dezvăluind tiparele de formare a documentelor, managementul documentelor începe să influențeze în mod activ procesul de documentare în sine, introducând în acesta fundamente științifice, efectuând unificarea și standardizarea documentelor și sistemelor de documentare, raportând anumite grupe de tipuri de documente la sisteme funcționale și sectoriale, în cadrul acestora la operațiuni individuale.

Scopul acestei lucrări este un studiu aprofundat al documentelor și sistemelor de documentare în dezvoltarea lor istorică, problemele teoretice și practice ale creării de informații documentate ale instituțiilor de orice formă juridică.

În cursul atingerii obiectivului, sunt rezolvate următoarele sarcini:

arată relația managementului documentelor cu alte științe;

urmărirea evoluției documentului ca purtător de informații;

analiza procesului de formare și dezvoltare a sistemelor de documentare;

1. Principalele etape în elaborarea documentaţiei

Managementul înregistrărilor aparține categoriei științelor tinere, nu s-a format încă pe deplin ca disciplină științifică care rezumă corpul de cunoștințe despre document. Această știință nu a apărut imediat, a trecut prin mai multe etape în dezvoltarea sa.

Din punct de vedere istoric, prima din această serie este știința documentației, care a apărut în sfârşitul XIX-lea v. și a primit recunoaștere internațională în prima jumătate a secolului al XX-lea. Sub această denumire s-a dezvoltat știința, al cărei subiect a fost activitățile de documentare, inclusiv procesele de colectare, sistematizare, stocare, căutare și distribuire (și de la mijlocul anilor 1940, crearea) documentelor în toate sferele vieții publice. Această știință a avut și numele de „știință carte-arhivă-muzeu”.

Fondatorul științei documentației este Paul Otlet. El a sugerat numirea științei care studiază activitatea documentară bibliologie sau documentologie, care era asociată cu identificarea unei cărți și a unui document.

De-a lungul timpului, în procesul de diferențiere, teoria clasificării documentelor, teoria fluxurilor de documente, teoria indexării și abstractizării au apărut ca discipline științifice independente.

Istoria științei documentației s-a dovedit a fi scurtă. La mijlocul secolului XX. (50-60), procesele de comunicare încep să fie considerate nu numai în ceea ce privește unul dintre mijloacele lor - un document, ci și mai larg - ca informațional. Conceptul de „document” face loc conceptului de „informație”, întrucât primul este derivat din al doilea. Ideile inițiale despre subiectul științei documentare au fost modernizate și au dobândit conținut informațional și cibernetic.

De la începutul anilor 1960, au început să se dezvolte domenii științifice numite știința documentară și a documentelor. Prima este considerată o ramură aplicată a ciberneticii, care se ocupă de optimizarea managementului sistemelor de documente de toate tipurile - de la Arte vizuale la munca de birou. În acest scop, documentar studiază structura și proprietățile documentelor matrice, metodele și mijloacele de prelucrare automată, stocare, căutare și utilizare a acestora, fluxuri de documente și matrice de documente pentru a optimiza gestionarea sistemelor de documente mari, în principal multicanal. Cu toate acestea, documentarul nu reflectă întreaga gamă de studii ale documentului, problemele producerii, distribuției și utilizării acestuia și nu poate fi o știință generalizantă a documentului.

În acest moment, știința documentelor se dezvoltă ca o direcție științifică, ale cărei sarcini (conform KG Mityaev) includ studiul în aspectul istoric al dezvoltării metodelor, actelor individuale și sistemelor de documentare a fenomenelor realității obiective și a rezultatului acesteia. - crearea de documente, complexele și sistemele acestora. Mai târziu, managementul documentelor a început să fie înțeles ca știința regulilor de emitere a documentelor administrative și de menținere a unei economii a documentației. Managementul înregistrărilor este identificat cu munca de birou și este considerată ca o secțiune de arhivare. O astfel de interpretare restrânsă a managementului documentelor a supraviețuit într-o anumită măsură până astăzi. Bineînțeles, în această înțelegere, știința documentarului nu ar putea pretinde rolul de știință generalizatoare a unui document, deoarece se limitează la sfera managementului. Dincolo de granițele sale se află și alte domenii ale activității umane - știință, tehnologie, cultură, viață socială etc.

La sfârșitul anilor 1960, odată cu dezvoltarea informaticii (A.I. Mikhailov, A.I. Cherny, R.S. Gilyarevsky), realizările științei documentației au fost regândite în mare măsură, existența acesteia din urmă ca disciplină științifică autonomă a încetat de fapt. În 1973, au fost făcute încercări rare (G.G. Vorobyov, K.N. Rudelson) de a generaliza informațiile teoretice despre document, de a-și dezvolta fundamentele conceptuale cu ajutorul analizei informațiilor. Unele dintre problemele legate de clasificarea documentelor, crearea modelelor de informare a documentelor, studiul fluxurilor de informare a documentelor, sunt incluse în secțiunile relevante de bibliotecă, bibliografică, arhivare și informatică.

Până la mijlocul anilor 1980, documentarul și informatica erau considerate a fi științe generalizatoare despre document. Cu toate acestea, informatica se ocupă cu studiul atât a informațiilor documentare, cât și a celor nedocumentare. Din câmpul ei vizual se află un document în încarnarea sa materială, condițiile de producere, depozitare, organizare a muncii cu documente. Prin urmare, la fel ca documentarul, este destul de dificil să folosiți informatica ca știință de generalizare a unui document.

Până în a doua jumătate a anilor 1980, s-a realizat faptul că era conceptul generalizator al unui document care reflecta cel mai adecvat subiectul activității profesionale a angajaților bibliotecilor, agențiilor de informare, arhivelor, muzeelor, librăriilor etc. Acest lucru a fost facilitat de introducerea tehnologiei informatice și a mediilor de stocare care pot fi citite de mașină în activitățile profesionale.

Dezvoltarea ulterioară a abordărilor documentare generale este asociată cu numele lui D.Yu. Teplova, A.V. Sokolova, Yu.N. Stolyarova, O.P. Korshunov, în ale cărui lucrări conceptul de „document” acționează ca o unitate lexicală independentă. Yu.N. Stolyarov, G.N. Shvetsova-Vodka, S.G. Kuleshov. Odată cu apariția lucrărilor lor, începe o etapă calitativ nouă în formarea și dezvoltarea managementului documentelor. Problemele managementului documentației capătă un caracter interdisciplinar, fiind tratate de biblioteci și bibliografi, specialiști în domeniul informaticii și bibliologi.

La începutul anilor 1990, a fost nevoie de a crea o știință a documentelor sau un complex de discipline de documentare științifică. Pentru denumirea generalizantă a științei documentului, încep să fie folosite o serie de nume: știința informației și comunicării (A.V. Sokolov), știința documentației și informației (G.N. Shvetsova-Vodka) etc. Miezul unui astfel de complex de științe a documentelor este biblioteconomia, bibliografia, știința cărții, știința arhivistică, muzeologia și informatica. Comun acestora este studiul documentului ca obiect creat special pentru transferul de informații.

Fiecare dintre aceste domenii de cunoaștere are propriile sarcini speciale, forme și metode de lucru cu documente, dar teoria și istoria documentului le sunt comune. Problemele teoretice generale includ, în primul rând, analiza funcțională a documentelor, studiul trăsăturilor acestora ca obiecte materiale cu informații înregistrate în ele, problemele de clasificare și tipologie a documentelor etc. Studiul problemelor documentare generale este chemat să se ocupe de managementul documentelor.

2. Structura de management al documentelor

Ca orice disciplină științifică, managementul înregistrărilor are o structură care este încă la început. Din punct de vedere structural, știința documentelor este împărțită în două subsisteme: știința documentelor generală și specială. esența, obiectul, subiectul și structura acestuia, terminologia, conceptele, stabilirea de relații cu alte științe, regularitățile și principiile dezvoltării și funcționării documentului în sistemul de comunicații documentare etc. Știința generală a documentelor este formată din trei secțiuni: teoria documentului, istoria documentului, istoria și teoria documentelor și activităților de comunicare.

Nr. 2 (53), 2014 „Cultură și educație”

Cultura Kubanului ca subiect în sistemul de învățământ regional // Probleme și modalități de dezvoltare a artei populare în Kuban: Materiale ale conferinței științifice-practice. - Krasnodar, 1998. S. 79-89.; Ea este. Tehnologii pedagogice pentru dezvoltarea muzicii

supradotația copiilor în stadiul inițial de educație / Turavets N. R., Burdina E. V. // Viața culturală La sud de Rusia. 2011. Nr 4. (42) S. 85-88.

5. Asafiev B. Articole selectate despre educația și educația muzicală. L., 1973. S. 49-50.

N. P. TURAVETS. ARTA MUZICALĂ REGIONALĂ A KUBAN ÎN EDUCAȚIA MUZICALĂ GENERALĂ ȘI PROFESIONALĂ

Articolul tratează probleme de actualitate ale cercetării și studiului regional al artei atât folclorului, cât și creativității profesionale în organizațiile din învățământul primar, gimnazial și superior.

Cuvinte cheie: componentă regională, folclor, compoziție profesională activitate creativă, sistem de învățământ, genuri, stiluri.

N. B. ZINOVIEVA

ÎNREGISTRĂRI CA SUBIECTE DE PREDARE ȘI DISCIPLINĂ ȘTIINȚIFĂ

Articolul dezvăluie problemele formării științei documentelor ca știință despre un document și o disciplină academică, se efectuează o analiză a conceptelor existente ale predării acesteia.

Cuvinte cheie: document, document science, disciplina academica, concepte de documentare.

În ultimii 20-30 de ani, comunitatea științifică a observat încercări de a stabili managementul documentelor ca disciplină științifică independentă, pentru a dobândi un statut teoretic adecvat pentru acesta. În sfera socio-umanitară, care include managementul documentelor, în comparație cu științele naturale și exacte, nivelul de generalizare teoretică este scăzut, cunoștințele empirice ies adesea în prim-plan, care se caracterizează printr-o analiză a faptelor, operațiunilor, acțiunilor, identificarea și descrierea acestora. Statutul teoretic impune ca disciplina să se ridice la un nivel superior de generalizare, implică dezvoltarea unei structuri interne consistente, unde fiecare secțiune își găsește locul și „funcționează” pentru o schemă conceptuală generală, obiectul și subiectul științei sunt clar definite, locul său într-un context mai larg și relații cu direcții științifice strâns legate. Empirica (sau descrierea practicii muncii) trebuie separată de teorie.

Multe științe ale sferei socio-umanitare au trecut cu vrednicie de stadiul empiric și au trecut cu succes la următoarea - cea teoretică. O astfel de tranziție a devenit posibilă în multe cazuri datorită utilizării abordării sistemului, precum și a varietăților sale - abordări sistem-activitate, sistem funcțional, sistem-genetic. Aceste abordări au fost utilizate mai ales activ în cercetarea științifică în anii 1980 și 1990, ceea ce a permis multor științe umaniste să facă un pas înainte în generalizarea teoretică. O analiză a experienței lor poate ajuta și la gestionarea documentației. Ce este nevoie pentru asta?

Construirea unei teorii înseamnă dezvoltarea unui sistem organizat logic de cunoștințe abstracte. Pe scurt, schema de construire a unei teorii în orice știință poate fi reprezentată astfel: în fiecare știință există un fenomen central care determină imaginea realității studiate și experiența și construcțiile cognitive care îi sunt auxiliare. Teoria construiește un model al acestui fenomen, dar într-un mod foarte specific. Această idee a fost la un moment dat detaliată și dezvăluită în mod convingător în cartea lui B. S. Gryaznov, B. S. Dynin, E. N. Nikitin „Teoria și obiectul său”. Face distincția între un obiect ideal și un obiect empiric. Mai mult, punctul de plecare pentru mișcarea gândirii este un obiect empiric, proprietățile și relațiile sale specifice. V acest caz, în raport cu subiectul nostru, este un document care funcționează de fapt în practica socială. Urmează o mișcare mentală, care constă într-o creștere cantitativă și calitativă a gradului de intensitate a proprietăților observate ale acestui obiect empiric. Al treilea pas - gândirea creează un obiect calitativ nou (pur mental), separând esența de fenomen, generalul de individual, calitățile interne implicite de însuși obiectul empiric originar. O astfel de idealizare creează un obiect fundamental nou al teoriei managementului documentelor - un document lipsit de specific, impersonal, cu proprietăți abstracte. Dintr-un document ca obiect empiric, ca rezultat al acestei proceduri, el se transformă într-un obiect ideal, susceptibil de analiză ulterioară, dezmembrare și înscriere în constructe cognitive.

El poate fi supus analiză structurală- dezmembrarea în părţi componente şi

definirea legăturilor structurale care susțin structura internă, se pot distinge proprietățile acesteia. Proprietățile realizate în acest sau acel sistem de relații se transformă în funcții. Predeterminarea funcțională presupune încorporarea obiectului luat în considerare în rețeaua de relații cu multe alte obiecte care fac parte din imaginea realității studiate. În acest domeniu, ar trebui trasate modele care pot fi identificate, calculate cantitativ și analizate calitativ. Pe baza acestora se pot construi modele predictive. Astfel, o teorie științifică se formează ca o schemă consistentă din punct de vedere logic care construiește cunoștințe despre o anumită clasă de obiecte ideale, proprietățile și relațiile acestora, iar o metodologie generală se formează sub forma unui sistem de raționament care justifică prezentarea anumitor probleme și logica soluţiei lor.

Dar o teorie este întotdeauna ipotetică. Teoriile științifice nu sunt derivate din experiența empirică, ci sunt construite și construite pe baza ei pentru a îndeplini anumite funcții (înțelegere, explicație, predicție). Înțelegerea logicii dezvoltării sociale este imposibilă fără a realiza că spațiul și timpul social sunt multidimensionale. Prin urmare, în studiile teoretice există atât de multe dezacorduri - unul argumentează în două-, celălalt - în spațiu tridimensional, cu patru dimensiuni. Subiectivismul abordării este depășit de critici care se bazează pe experiența empirică. Trebuie să susțină sau să infirme teoria. Prin urmare, teoriile sunt create doar în gândirea liberă de dogme, în fantezie, dar niciuna dintre ele nu este eternă, cunoașterea științifică este relevantă doar atunci când este în mișcare, în dezvoltare.

Dacă teoriile științelor naturii sunt enunțate clar și compact, exprimate, de exemplu, prin intermediul formulelor matematice, atunci cunoștințele socio-umanitare nu sunt ușor de izolat de judecățile și reflecțiile însoțitoare. Există opinia că în toate disciplinele socio-umanitare, teoriile științifice exprimă în mare măsură caracteristicile personale și psihologice ale autorilor lor. Poziția autorului, a cercetătorului, este cea care determină în mare măsură ce probleme din problematica generală sunt actualizate, în ce sens sunt luate în considerare, ce metode de cercetare științifică sunt folosite, ce modalități de rezolvare a problemelor sunt oferite. Toate acestea sunt pe deplin caracteristice managementului documentelor, sub același nume al căruia coexistă simultan mai multe științe și discipline predate diferite. Aceasta are propria sa explicație și rădăcini istorice. La urma urmei, studiul teoretic al documentului a fost realizat din poziția și metodele diferitelor științe, ceea ce a condus la coexistența diferitelor scheme teoretice care îl înțeleg, diferite concepte și, în cele din urmă, diferite studii de documentare.

Se crede că unul dintre primele astfel de concepte a început să formeze un concept juridic,

care s-a bazat pe un sistem de cunoștințe dezvoltat în domeniul diplomației și jurisprudenței. Un alt concept al științei documentelor este studiul surselor, care studiază un document dintr-o perspectivă istorică. Acest concept a făcut multe puncte importante în dezvoltarea documentației. Importanța studierii istoriei unui document este determinată, pe de o parte, de faptul că acesta face parte dintr-o istorie comună. Pe de altă parte, necesitatea studierii istoriei este suficient de explicată fapt cunoscut: în orice știință (disciplină) există o relație obiectivă și interdependență între teoria disciplinei și istoria acesteia. Pe de o parte, istoria oricărei științe poate fi înțeleasă numai în prezența unui sistem teoretic, iar pe de altă parte, un sistem teoretic poate fi construit numai pe calea înțelegerii istoriei științei.

Conceptul de management al managementului documentelor își are originea în știința arhivistică și este asociat cu numele lui K. G. Mityaev, care a făcut primele încercări de a reconstrui holistic structura teoretică a managementului documentelor, cu alocarea domeniului său de studiu și formularea sarcinilor de cercetare. Astăzi, conceptul de management al managementului documentelor este destul de holistic. Un impuls deosebit dezvoltării sale a fost dat de practica socială, a cărei principală problemă a fost căutarea unor pârghii de control eficiente. Și întrucât documentul este inclus în arsenalul metodelor de management și ocupă unul dintre locurile principale în el (dacă nu cel principal), dezvoltarea conceptului de management al managementului documentelor a devenit o necesitate obiectivă. Dar acest concept de management al documentelor este strâns legat de munca de birou, până la identificarea acestor concepte. Se crede că dezvoltarea insuficientă a managementului documentar îl împiedică să servească drept sinteză a managementului documentar gândit în toate manifestările sale. Acest lucru se explică, pe de o parte, prin lipsa unei teorii generale a documentului și a unei teorii a disciplinelor individuale de știință a documentelor, iar pe de altă parte, prin înlocuirea cuvintelor care au dobândit conținut teoretic. Conform tradiției de formare a cuvintelor, managementul documentelor este cunoașterea unui document, iar munca de birou, suportul pentru managementul documentelor este studiul practicii de lucru cu documente, de exemplu. În esență, știința practicii. Însă pentru progrese ulterioare, această confuzie de concepte trebuie eliminată prin delimitarea problemelor teoretice care sunt tratate de managementul documentelor de aspectele practice ale muncii de birou.

O înțelegere largă a documentului este, de asemenea, caracteristică științei bibliotecilor și a documentelor bibliografice. Până în anii 70 ai secolului XX, în biblioteconomie și bibliografie se recunoaște că conceptul de „carte”, care fusese operat până atunci, nu conținea toate fenomenele cu care trebuia să se confrunte biblioteca. S-a hotărât să se folosească termenul „document” pentru a le desemna, înțelegându-l în aceea

Nr. 2 (53), 2014 „Cultură și educație”

importanţa pe care P. Otlet o acorda. În consecință, a început să se formeze un domeniu de cunoaștere numit știința documentelor. Principala lui problemă științifică a fost și rămâne clasificarea specifică a surselor tipărite (azi și sursele pe medii electronice), precum și tiparele inerente proceselor de publicare, sistematizare, reprezentare în informația bibliografică, stocare și distribuire a acestora. Trebuie să recunoaștem că acestei direcții i s-a acordat un nivel foarte înalt de generalizare teoretică, legând-o cu domeniul corespunzătoare a filozofiei.

Astfel, astăzi există mai multe studii de documentare, fiecare dintre ele dezvoltată în funcție de condiții obiective și circumstanțe relevante. În fiecare dintre studiile de documentare au fost dezvoltate sisteme unice de cunoștințe științifice care trebuie înțelese. Pentru a dezvolta o teorie cu drepturi depline, este necesar să se realizeze o sinteză a tot ceea ce este valoros și semnificativ.

În plus, există o serie de probleme teoretice care trebuie abordate. În primul rând, aceasta este normalizarea terminologiei și armonizarea dicționarului conceptual. Standardul terminologic din 1998 conține erori logice privind definirea documentului și a atributului. Documentul este definit prin atributul - partea sa structurală, care este deja incorectă din punct de vedere al logicii. Dar mai departe - și mai rău. Cerința este determinată de apartenența la un document oficial. Nu numai că determinantul este caracterizat prin determinabil, mai mult, nu prin întreg, ci doar partea sa - doar una dintre varietățile documentului. În diferitele legi adoptate la nivel federal, definițiile nu sunt, de asemenea, convenite. Definiția conceptului de „document” este complicată de înțelegerea sa diferită în comunitatea științifică, de existența definițiilor sale înguste și largi.

Considerăm că este posibil să facem o propunere - pentru a separa conceptele unui document și informații documentate, care sunt considerate sinonime în standardul terminologic și o serie de legi federale. Ne propunem să luăm în considerare informațiile documentate în linii mari, ca orice text de pe un transportator, și un document doar ca statut pe care îl dobândește informațiile documentate. Din acest punct de vedere, informația documentată apare ca material preliminar care nu a fost supus procedurii de editare, dând o formă specifică, aprobare, confirmare a fiabilității. După ce au primit ediția, designul, detaliile necesare și așa mai departe, informațiile documentate devin document. Statutul documentului este temporar atâta timp cât există o nevoie publică pentru el. Apoi este eliminat și documentul revine pur și simplu la poziția informațiilor documentate.

Această viziune a documentului face posibilă definirea termenilor conexe, în special - documentație. Documentarea apare ca o metodă prin care se produce informații documentate și care are o pătrundere omniprezentă, iar documentarea ca activitate profesională, în urma căreia se produce un document. Acestea sunt procese calitativ diferite. Documentarea ca metodă este folosită peste tot și nu întotdeauna rezultatul este un document. Iar activitatea documentară profesională este o anumită funcție în societate, care s-a format din punct de vedere istoric sub forma unei tehnologii de producție a documentelor caracteristică unui anumit stadiu de dezvoltare cu acordarea acestora un statut adecvat. Aplicarea unei abordări sistem-activitate va face posibilă caracterizarea completă a acestui tip de activitate.

Una dintre problemele teoretice importante ale managementului documentelor este clasificarea specifică a documentelor. O astfel de clasificare permite nu numai separarea documentului de informațiile documentate, ci și privirea documentului din diferite unghiuri, actualizarea și caracterizarea proprietăților sale ascunse în viața de zi cu zi. Mai mult, un document poate avea mai multe laturi, care sunt determinate de structura sa internă, geneza și funcțiile îndeplinite. Ele pot avea atât asemănări în structura internă, cât și diferențe. Relația genetică internă determină prezența obiectivă în ele a unor proprietăți similare, care se manifestă atât în ceva extern, cât și pot exista într-o formă ascunsă cunoașterii. Construindu-le sub forma unui „copac”, putem arăta cum un fel de documente dă naștere celorlalte soiuri ale lor, cum proprietățile care apar la niveluri inferioare sunt transformate la cele mai înalte, cum se înmulțește, în general, diversitatea de specii a documentelor. Ceea ce este deosebit de important pentru managementul documentelor este că clasificarea speciilor va face posibilă distincția între conceptele de document oficial, oficial și managerial. O încercare de a construi un astfel de „copac” și de a distinge între aceste soiuri a fost făcută de noi în ediția recent publicată a „Teoria documentației”.

A treia problemă teoretică se referă la sistemele de documentare. Este necesar nu numai să se determine ce este un sistem de documentare, ci și numărul acestora, principiul grupării, delimitarea unul de celălalt, structura internă, conexiunile structurale etc. Dar acest lucru se poate face numai dacă există o clasificare a documentelor prin specii fundamentată științific.

A patra problemă este definirea locului științei documentare în structura cunoașterii socio-umanitare. Unde intră știința managementului documentelor? În opinia noastră, un astfel de metasistem pentru el este comunicarea socială, specifică

„Viața culturală din sudul Rusiei” nr. 2 (53), 2014

un domeniu științific care combină multe științe. A. V. Sokolov, autorul cărții „Teoria generală a comunicării sociale”, interpretează comunicarea ca o interacțiune indirectă și oportună a două subiecte și distinge între comunicări materiale, genetice, psihologice și sociale. El interpretează aceasta din urmă ca mișcarea semnificațiilor în timp și spațiu social, subliniind că mișcarea este posibilă doar între subiecți, într-un fel sau altul implicați în sfera socială, deci prezența obligatorie a comunicanților și destinatarilor este implicită.

În general, deși susținem și acceptăm această formulare, considerăm totuși necesară clarificarea. Semnificațiile nu se pot mișca de la sine. Sensul este limitat de înțelegerea personală. Pentru a se mișca, semnificațiile trebuie neapărat exprimate în ceva exterior, într-un anumit sistem de unități expresive, ceea ce le face texte. Mișcarea textului în timp și spațiu social constituie esența comunicării sociale. Textele sunt diverse, pot fi orale și scrise, verbale și non-verbale, cu fiabilitatea confirmată a informațiilor conținute și fără ea. Considerând comunicațiile sociale ca un metasistem, care include, alături de alte componente, managementul documentelor, în primul rând, este necesar să se determine principiul de bază al formării sistemului. Un astfel de principiu de combinare a componentelor în metasistemul considerat este relația după obiect. Obiectul tuturor științelor incluse în acest metasistem îl reprezintă procesele de interacțiune informațională

subiecţi şi grupuri sociale. Această formulare largă a obiectului se concretizează la nivelul subiectului, care este diferit pentru toate disciplinele. Subiectul managementului documentelor poate fi formulat ca dezvăluirea esenței și determinarea celor mai generale modele de documentare ca proces de dezvoltare, de schimbare a formelor unui document și a cunoștințelor științifice despre acesta.

Sarcinile și direcțiile indicate, desigur, nu epuizează problemele științifice ale managementului documentelor. Desigur, paleta lui este mai bogată și mai diversă. Dar pentru a construi o clădire, trebuie mai întâi să puneți fundația. Problemele metodologice generale ale obiectului, subiectului, sistemului terminologic, locului, structurii interne a gestiunii documentelor și constituie baza fundamentală fără de care dezvoltarea teoriei este imposibilă. Dar știința documentarismului încă nu vede și nu rezolvă aceste probleme. Aceasta este sarcina de a-și dezvolta teoria pentru a găsi un loc pentru fiecare cunoștințe despre document și pentru a asigura integrarea acestuia.

Literatură

1. Gryaznov B. C. Teoria și obiectul ei. M., 1973.

2. Fundamentele filozofiei științei: manual. manual pentru universități / ed. S. A. Lebedeva. M., 2005.

3. GOST 51141-98. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții. Ed. oficial. M., 1998.

4. Zinov'eva N. B. Teoria documentării: metoda studiului. indemnizatie. M., 2011.

5. Sokolov A. V. Teoria generală a comunicării sociale: manual. indemnizatie. SPb., 2002. S. 27.

N. B. ZINOVIEVA. DISCIPLINA ŞTIINŢIFICĂ A DOCUMENTĂRII

Problema formării Înregistrărilor ca știință a documentului și disciplină este analizată în articol și se realizează analiza conceptelor predominante ale predării sale.

Cuvinte cheie: document, știința documentului, o disciplină academică, conceptele de documentare.

A. A. GORBACHEV, D. A. GORBACHEVA, V. A. GORBACHEVA

MODEL DE TABĂRĂ TURISTICĂ CULTURAL-EDUCAȚIONALĂ PROFESIONALĂ: PROIECT DE PROGRAM EDUCAȚIONAL INOVATOR

Articolul dezvăluie esența proiectului internațional de îmbunătățire a pregătirii preprofesionale a liceenilor în contextul organizării unei tabere culturale și educaționale la cort.

Cuvinte cheie: program inovator și creativ, tabără de orientare vocațională pentru copii și tineri, activitate etno-culturală.

Lumea științifică a definit deja secolul viitor drept secolul dezvoltării globale sisteme de informareși tehnologii inovatoare, o mare explozie a turismului cultural și educațional și orientare pozitivă în carieră

liceeni despre profesia de turism în cadrul informal al unui camping.

Astăzi devine clar că țările care acordă prioritate creșterii potențialului intelectual al lor

Managementul înregistrărilor este o disciplină științifică care studiază documentul în dezvoltarea istorică, modelele de formare a documentelor, metodele de creare a acestora, formarea și dezvoltarea sistemelor de documentare.

Știința documentelor acoperă toate problemele asociate conceptului de „document”.

Evidența este o știință tânără. Ca orice teorie, managementul documentelor a trecut de la studii private separate la un domeniu independent de cunoștințe științifice. Managementul înregistrărilor se referă la științele informației și documentării.

Apariția unei anumite discipline științifice se datorează nevoilor sociale. O astfel de nevoie a fost eficientizarea formării documentelor, întrucât volumul documentației generate în societate este în creștere în progresie geometrică odată cu creșterea complexității organizării sociale și dezvoltarea mijloacelor de comunicare, mijloace tehnice documentare si comunicare.

Știința documentelor interne s-a dezvoltat în această direcție. Primele încercări de a aduce cunoștințe despre document în sistem includ așa-numitele scrisori rusești sau colecții de eșantion de documente și textele acestora. Primul dintre ele datează din secolul al XVI-lea. Cărțile de scrisori au fost compilate pentru a fi utilizate în munca de birou institutii publice, judiciarși locurile de prezență. În viitor, managementul documentelor s-a dezvoltat ca o disciplină aplicată, a cărei sarcină pentru o lungă perioadă de timp a fost să îmbunătățească munca de birou.

- unitatea cunoștințelor disciplinare și a metodelor de acțiune cu aceasta;
- continutul general al pregatirii speciale a studiilor si forma identificarii acestora;
- un singur set de mijloace de comunicare disciplinară și instituții care reglementează funcționarea disciplinei.

Știința documentării își are originea la sfârșitul secolului XIX - începutul secolului XX, dobândește trăsăturile unei discipline științifice odată cu crearea anului 1960, a fost creată o facultate la MGIAI munca de birou de stat, iar în 1966 Departamentul de Management al Înregistrărilor.

Principalele merite în a pune problema formării unei discipline științifice aparțin primului șef al departamentului K.G. Mityaev. KG. Mityaev a fost primul care a introdus termenul de „gestionare a documentelor” în circulația științifică. Cu toate acestea, el a considerat managementul înregistrărilor ca o nouă disciplină arhivistică. Managementul înregistrărilor a apărut din nevoile practice de arhivare, sarcinile de clasificare, descriere, catalogare a documentelor stocate în arhive.

De la sfârşitul anilor 1960 Locul central ca obiect al managementului documentelor este ocupat de istoria muncii de birou și de cerințele moderne pentru organizarea acesteia.

În anii 1970 știința documentelor a fost definită ca o disciplină științifică care studiază modalitățile de creare a documentelor, principiile de organizare a sistemelor de documentare în dezvoltarea lor istorică. Această definiție a fost consacrată în primul standard terminologic pentru munca de birou și arhivarea GOST 16487-70.

Anii 1970 sunt o perioadă de ordine socială pentru managementul înregistrărilor. Acest ordin s-a bazat pe nevoia de raționalizare a proceselor de fixare și percepție a informațiilor documentate. Managementul documentelor a început să fie înțeles ca o teorie a muncii de birou.

În anii 1980 a venit un punct de cotitură în înțelegerea subiectului documentării. Acest lucru s-a datorat introducerii instrumentelor de automatizare a managementului documentelor și modificărilor în repararea, transmiterea și citirea informațiilor.

Astăzi, obiectul de studiu al științei documentelor ca disciplină științifică este un document, ca obiect autosuficient pentru cercetare, ca fenomen, fenomen cultural, produs. practica sociala, instrument de comunicare socială. Documentele s-au remarcat ca o disciplină științifică independentă numită „Organizarea și tehnologia suportului documentar pentru management”.

Document (informații documentate) - informații înregistrate pe un suport de materiale cu detalii care permit identificarea acestuia.

Sistemele de documentare sunt, de asemenea, un obiect al managementului documentelor.

Sistem de documentare - un set de documente interconectate în funcție de semnele de origine, scop, tip, domeniu de activitate, cerințe unificate la designul lor.

Subiectul managementului documentelor este studiul modelelor istorice de formare a documentelor, îmbunătățirea tehnologiei instituțiilor de învățământ preșcolar, prognoza științifică a dezvoltării documentării și documentării.

Sarcini de documentare:

- fundamentarea teoretică a proceselor de susţinere documentară a aparatului de management;
- elaborarea unor norme raţionale de organizare a instituţiilor de învăţământ preşcolar.

Datorită expansiunii activitate economicăși problemele aderării Rusiei la OMC protectia informatiilor documentele, atât pe hârtie, cât și pe suport electronic, sunt în creștere. Agravarea problemelor de securitate în societatea modernă este una dintre consecințele progresului tehnologic. Până acum, a devenit destul de evident că problemele de securitate nu au doar aspecte tehnice, ci și sociale. Menținerea dezvoltării durabile a economiei prin utilizarea managementului documentelor de înaltă calitate devine o sarcină din ce în ce mai urgentă.

Securitatea informației este de natură atributivă, iar procesele de informatizare accelerează dezvoltarea socială, introducând în același timp o anumită cantitate de incertitudine în aceasta, exacerbând riscurile existente și proiectând noi riscuri. Prin urmare, drept consecință stiintifice si tehnice progresul şi cel socio-economic şi procese politice, relevanță problemele contemporane securitatea informațiilor nu dispare. Alături de rezultatele pozitive, problemele de asigurare a securității informației s-au manifestat și în managementul documentelor. Astăzi, acesta este unul dintre domeniile promițătoare nu numai în domeniul practic de aplicare, dar și cercetarea teoretică se ridică la noua etapa cercetare.

Managementul înregistrărilor în Rusia a apărut în secolele XVI-XVII, iar acest lucru a fost asociat cu dezvoltarea relatii Internationale. Odată cu creșterea circulației documentelor de la începutul secolului al XVIII-lea, au început să se contureze bazele juridice ale documentației, a apărut împărțirea documentelor în interne și externe. Această lucrare a continuat până la sfârșitul secolului al XIX-lea. În prima jumătate a secolului al XX-lea au fost create sisteme de documentare unificate. Importanța documentelor, valoarea lor istorică, științifică, managerială și juridică este din ce în ce mai recunoscută.

Atenția acordată problemelor teoretice ale managementului documentelor a crescut în special în legătură cu dezvoltarea și implementarea Sistemului Unificat de Management al Înregistrărilor de Stat (EGSD) în anii 1960. În acei ani au apărut primele lucrări teoretice speciale, dedicate clarificării obiectului managementului documentelor și sarcinilor acestuia.

Odată cu dezvoltarea informaticii la sfârșitul anilor 1960, realizările științei documentare sunt regândite, dar existența acesteia din urmă ca disciplină științifică autonomă încetează. În 1973, rareori se încearcă dezvoltarea cadrului conceptual al documentului prin analiza informaţiei. Până la mijlocul anilor 1980, informatica a fost angajată în studiul atât a informațiilor documentare, cât și a celor nedocumentare. În afara câmpului ei de vedere se află documentul în baza sa materială, condițiile de producere, depozitare și organizare a lucrului cu documente.

La începutul anilor 1990, a fost înțeleasă necesitatea creării unei științe a documentului sau a unui complex de discipline de management al documentelor științifice. Pentru denumirea generală a științei documentului se folosesc următoarele formule: știința informației și comunicării, știința documentației și știința informației. Ceea ce au în comun este studiul documentului ca obiect creat special pentru transferul de informații.

Legătura strânsă cu practica a determinat structura disciplinei managementul documentelor, care constă din două părți: 1) teoretic - studiul categoriilor document, informație; şi 2) aplicat - examinarea documentului electronic şi studiul sistemelor informaţionale de management al documentelor. Ambele părți sunt, de asemenea, direct interconectate. Gama de sarcini care sunt studiate de managementul documentelor este destul de largă, dar principalele sunt:

- modele de formare a documentelor;
- bazele informației;
- crearea si conservarea documentelor electronice;
- principii de organizare a managementului documentelor;
- îmbunătățirea proceselor de documentare în societate.

După mult timp perioada istorica pe stadiul prezent niste particularitatile managementul documentației care constă în faptul că, in primul rand, nu se concentrează pe nevoile managementului și nu se concentrează pe forma sau istoricul documentului. În al doilea rând, partea de fond a managementului documentelor este concentrată în jurul purtătorului material al informațiilor. În al treilea rând, informația în managementul documentelor este considerată ca obiect de protecție, și nu ca obiect pentru luarea unei decizii de management. Al patrulea, conceptul de „document” și „informații protejate” în managementul documentelor sunt identice. Prin urmare, apare a cincea caracteristică că scopul principal al managementului documentelor este esenţa acestuia.

Esența managementului documentelor se concentrează pe trei componente: Siguranță a primit informații în scopul utilizării lor ulterioare; transfer informații despre un suport de materiale pentru a proteja informațiile de impacturile negative, tk. în caz contrar, informațiile nu vor mai putea îndeplini nicio altă funcție utilă; protecţie purtător de material.

Prin urmare, managementul documentației, în acest moment, este o disciplină științifică care studiază modelele de formare a documentelor ca purtători de informații, modalitățile de conservare, transfer și protecție a acestora, precum și dezvoltarea sistemelor informaționale moderne pentru managementul documentelor.

Obiectul de studiu al științei documentelor este informația de pe document.

Subiectul de studiu al managementului documentelor, pentru direcția 090900.62, este suport documentar securizat pentru toate domeniile de activitate.

Scopul managementului documentelor în etapa actuală este studierea problemelor documentării din punct de vedere al suportului informațional juridic, economic, managerial, social, tehnic și științific și al formării sistemelor. managementul documentelor electronice care menține organizațiile în viață.

Principalele sarcini ale acestei discipline științifice decurg din subiectul managementului documentelor:

- fundamentarea teoretică a proceselor de documentare în societate;
- furnizare Calitate superioară documentele create și funcționarea eficientă a acestora;
- formarea unui mediu informațional foarte organizat și accesibil.

Ca disciplină științifică, managementul documentelor se bazează pe următoarele principii de cercetare.

principii istoriceîndeplinesc funcții sociale în știința documentelor: funcția memoriei sociale (acumularea și păstrarea în memoria omenirii a experienței tuturor generațiilor trecute); funcția științifică și cognitivă; funcția educațională; funcţie ideologică şi politică (componentă socială). În general, principiile istorice formează premise științifice și cognitive pentru efectuarea cercetărilor istorice specifice privind managementul documentelor. Ei, atingându-și scopul principal, creează premise științifice pentru:

- formarea conștiinței publice pozitive în actele administrative și alte acte de stat emise;
- management de prognoză și dezvoltare.

Principii sociale (publice). au un obiect de studiu comun și diferă prin subiectele de studiu. Fiecare știință socială studiază generalul, inerent unui anumit domeniu. viata publica. Odată cu dezvoltarea societății, are loc un proces de dezvoltare și modificare a mijloacelor comunicative care servesc acestei societăți. Aceste modificări nu apar fără ciocnire și competiție între normele de învățare stabilite.

Principiul functional reflectă dinamica obiectului studiat. Importanța acestui principiu constă în faptul că este direct legat de aspectele pragmatice și aplicate ale comunicării sociale a documentelor, cu funcțiile lor de bază de interacțiune și impact.

Principiul sistemului presupune o anumită structură a structurii, iar structura presupune existența unor relații tipice între elemente. Implementarea principiului consecvenței presupune ordonarea unităților și sistematizarea categoriilor. În știința documentelor, astfel de temeiuri sunt semne ale apartenenței ordonate a informațiilor la documente și ale interacțiunii lor în sistemele informaționale.

Principiul integritățiiîn știința documentelor este o analiză holistică, sintetizată a documentului a structurii și funcțiilor sale. Încălcarea acestui principiu duce la incompletitudinea studiului sau chiar la denaturarea rezultatelor acestuia. Deci, de exemplu, dacă cel puțin unul dintre punctele ordinii nu este luat în considerare, vom obține o idee incompletă și, prin urmare, într-o oarecare măsură, distorsionată a ordinii în ansamblu. Respectarea acestui principiu este de asemenea importantă deoarece numai într-o reprezentare holistică a documentului pot fi determinate funcțiile acestuia.

principiul cognitiv asociat cu teoria filozofică generală a cunoașterii și este baza metodologică a managementului documentelor. Întrucât conceptele conexe de „cunoaștere” și „cogniție” sunt adesea folosite în teoria cognitivă, conținutul lor ar trebui clarificat în raport cu managementul documentelor. Cunoașterea este un set de informații necesare înțelegerii și producerii informațiilor. Cogniția este un proces care oferă înțelegere. și producerea de informații;uneori cunoașterea este înțeleasă ca un fapt productiv al cunoașterii.Principiul cognitiv nu are granițe clar definite, posibilitățile de utilizare a acestuia sunt determinate de specificul documentului.În știința documentelor, acest principiu presupune studiul rolului. a informațiilor pentru funcționarea și implementarea funcțiilor documentului.Direcția pragmatică în știința documentelor acoperă problemele comunicării și vă permite să explorați modalități de transmitere eficientă și percepție adecvată a informațiilor în conformitate cu prezentarea acesteia în document.

Direcția pragmatică este strâns legată de direcția cognitivă conform principiului complementaritatea. Explorând diverse aspecte ale nevoilor societății de informații și documente, aceste principii se completează în mod semnificativ reciproc. Datorită versatilității lor, ele contribuie la studiul managementului documentelor ca obiect holistic.

Datorită studiului științei documentelor ca știință, putem trece la studiul documentului ca purtător de informații.

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Foloseste formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

INTRODUCERE 2

1. Principalele etape în dezvoltarea managementului documentației 5

2. Structura de management al documentelor 8

3. Relația managementului înregistrărilor cu alte științe 10

4. Surse în gestionarea înregistrărilor 22

Concluzia 32

Referințe 35

INTRODUCERE

Crearea în țara noastră a unui stat de drept cu instituții funcționale efective ale autorităților reprezentative, executive, judiciare, de producție, știință și educație este determinată nu numai de o justificare legală cuprinzătoare și deplină a activităților lor, ci și de formarea unor organizații raționale. , reguli și proceduri specifice de funcționare a acestora. , inclusiv în domeniul muncii cu documente.

Tehnologiile și instrumentele informatice devin din ce în ce mai importante în managementul modern, oferind, pe baza legislației în vigoare și a altor norme legale, eficiența fixării, colectării, prelucrării, căutării și transmiterii informațiilor. Tranziția către modalități fundamental noi de organizare a informațiilor și de acces la acestea, determină relevanța cursului „Documentare”.

Există diferite definiții ale conceptului de „gestionare a documentelor”, dar niciuna dintre ele nu a devenit general acceptată. Cu toate acestea, precum și conceptul „document”. Și acest lucru este firesc, deoarece „știința documentului” este un termen multidimensional, structural ramificat, care se referă la diverse aspecte ale documentului și ale activităților de documentare și comunicare - fenomene nu mai puțin complexe și multifațetate.

Putem spune că știința documentului este știința unui document și a activităților document-comunicare. Aceasta este o disciplină științifică care studiază tiparele de creare și funcționare a documentelor, dezvoltă principiile de construire a sistemelor document-comunicare și metodele activității acestora.

Documentarea studiază documentul în evoluția sa istorică, modelele de formare a acestuia, metodele de creare, principiile de organizare a documentației și sistemele de documentare. Astfel, știința documentelor studiază cel mai pe deplin toate funcțiile, atât generale, cât și private, inerente documentelor. Cu toate acestea, managementul documentelor nu se limitează la studiul pasiv al documentului. Dezvăluind tiparele de formare a documentelor, știința documentelor începe să influențeze în mod activ procesul de documentare în sine, introducând în el fundamente științifice, unificând și standardizând documentele și sistemele de documentare, trimițând anumite grupuri de tipuri de documente la sisteme funcționale și sectoriale, în cadrul acestora la individuale. operațiuni.

În cursul atingerii obiectivului, sunt rezolvate următoarele sarcini:

arată relația managementului documentelor cu alte științe;

urmărirea evoluției documentului ca purtător de informații;

analiza procesului de formare și dezvoltare a sistemelor de documentare;

1. Principalele etape în elaborarea documentaţiei

Din punct de vedere istoric, prima din această serie este știința documentării, care a apărut la sfârșitul secolului al XIX-lea. și a primit recunoaștere internațională în prima jumătate a secolului al XX-lea. Sub această denumire s-a dezvoltat știința, al cărei subiect a fost activitățile de documentare, inclusiv procesele de colectare, sistematizare, stocare, căutare și distribuire (și de la mijlocul anilor 1940, crearea) documentelor în toate sferele vieții publice. Această știință a avut și numele de „știință carte-arhivă-muzeu”.

Istoria științei documentației s-a dovedit a fi scurtă. La mijlocul secolului XX. (anii 50-60) procesele de comunicare încep să fie considerate nu numai din perspectiva unuia dintre mijloacele lor - documentul, ci și mai larg - ca informațional. Conceptul de „document” face loc conceptului de „informație”, întrucât primul este derivat din al doilea. Ideile inițiale despre subiectul științei documentare au fost modernizate și au dobândit conținut informațional și cibernetic.

De la începutul anilor 1960, au început să se dezvolte domenii științifice numite știința documentară și a documentelor. Prima este considerată o ramură aplicată a ciberneticii, care este angajată în optimizarea managementului sistemelor de documente de toate tipurile - de la artă plastică până la munca de birou. În acest scop, documentar studiază structura și proprietățile documentelor matrice, metodele și mijloacele de prelucrare automată, stocare, căutare și utilizare a acestora, fluxuri de documente și matrice de documente pentru a optimiza gestionarea sistemelor de documente mari, în principal multicanal. Cu toate acestea, documentarul nu reflectă întreaga gamă de studii ale documentului, problemele producerii, distribuției și utilizării acestuia și nu poate fi o știință generalizantă a documentului.

În acest moment, știința documentelor se dezvoltă ca o direcție științifică, ale cărei sarcini (conform KG Mityaev) includ studiul în aspectul istoric al dezvoltării metodelor, actelor individuale și sistemelor de documentare a fenomenelor realității obiective și a rezultatului acesteia. - crearea de documente, complexele și sistemele acestora. Mai târziu, managementul documentelor a început să fie înțeles ca știința regulilor de emitere a documentelor administrative și de menținere a unei economii a documentației. Managementul înregistrărilor este identificat cu munca de birou și este considerată ca o secțiune de arhivare. O astfel de interpretare restrânsă a managementului documentelor a supraviețuit într-o anumită măsură până astăzi. Bineînțeles, în această înțelegere, știința documentarului nu ar putea pretinde rolul de știință generalizatoare a unui document, deoarece se limitează la sfera managementului. Dincolo de limitele sale se află și alte sfere ale activității umane - știință, tehnologie, cultură, viață socială etc.

La sfârșitul anilor 1960, odată cu dezvoltarea informaticii (A.I. Mikhailov, A.I. Cherny, R.S. Gilyarevsky), realizările științei documentației au fost regândite în mare măsură, existența acesteia din urmă ca disciplină științifică autonomă a încetat de fapt. În 1973, au fost făcute încercări rare (G.G. Vorobyov, K.N. Rudelson) de a generaliza informatii teoretice despre document, să-și dezvolte cadrul conceptual prin analiza informațiilor. Unele dintre problemele legate de clasificarea documentelor, crearea modelelor de informare a documentelor, studiul fluxurilor de informare a documentelor, sunt incluse în secțiunile relevante de bibliotecă, bibliografică, arhivare și informatică.

Până în a doua jumătate a anilor 1980, s-a realizat faptul că era conceptul generalizator al unui document care reflecta cel mai adecvat subiectul activității profesionale a angajaților bibliotecilor, agențiilor de informare, arhivelor, muzeelor, librăriilor etc. Acest lucru a fost facilitat de introducerea activitate profesională tehnologie informatică și medii de stocare care pot fi citite de mașină.

2. Structura de management al documentelor

Teoria documentelor (documentologia) este nucleul științei documentelor. Studiază aspecte teoretice generale legate de aparatul conceptual, analiza functionala documentele, studiul caracteristicilor acestora ca obiecte materiale și informațiile consemnate în acestea, problemele de tipologie și clasificare a documentelor, parametrii și proprietățile acestora, ca mijloc de comunicare și element al fondurilor documentare.

Istoria dezvăluie tiparele formării și dezvoltării unui document ca sursă de informare și mijloc de comunicare în contextul unei schimbări a situației specifice la un anumit stadiu al dezvoltării comunicării sociale, modificări ale conținutului și formei acestuia în în conformitate cu nevoile documentare ale societăţii într-o anumită perioadă de timp.

Secțiunea de activitate documentară studiază istoria și metodologia generală de creare și funcționare a unui document în sistemul de comunicare documentară (creare, producere, colectare, stocare, distribuire și utilizare), i.e. un document care funcționează într-un ciclu comunicativ integral „autorul informațiilor documentare – consumatorul acesteia”.

Știința specială a documentelor studiază trăsăturile caracteristice anumitor tipuri și tipuri de documente (cărți, brevete, note, hărți, filme, discuri optice etc.), procese individuale ale activităților de documentare și comunicare (documentare, publicare de documente, distribuție de documente, stocare documente). , utilizarea documentelor). Orice caracteristică care merită o considerație teoretică poate acționa ca o caracteristică specială.

Managementul documentelor speciale este împărțit în managementul documentelor speciale și privat. Știința specială a documentelor studiază trăsăturile documentelor care sunt obiecte ale afacerilor bibliotecii, arhivistice, muzeale, de exemplu. specificul documentelor care funcționează în centre de informare, biblioteci, arhive, muzee și alte structuri de documente și comunicare. În plus, studiul specificului diferitelor procese ale activităților documentare și de comunicare (documentare, muncă de birou, gestionarea fondurilor etc.) poate servi ca subiect al managementului documentelor speciale.

Subiectul managementului documentelor private sunt anumite tipuri și varietăți ale documentului. Prin urmare, sunt prezentate ca discipline private de gestionare a documentelor științifice: știința cărții, știința brevetelor, cartografie etc.

Astfel, managementul documentației speciale și private este o manifestare specifică a generalului. Împreună cu managementul general, special al documentelor formează un singur management al documentelor.

3. Relația managementului documentelor cu alte științe

Etapa modernă se caracterizează prin activarea studiului documentului de către toate științele, unde acesta este principalul sau unul dintre obiectele de studiu. Combinarea eforturilor acestor științe creează o direcție integratoare pentru dezvoltarea cunoștințelor despre document. Ca urmare, aceasta a dus la formarea teoriei documentului și a activității documentului, formarea științei documentului ca metaștiință pentru toate științele ciclului document-comunicativ.

Știința documentelor, ca disciplină științifică integrativă, este strâns legată de munca de birou, contabilitate, biblioteconomie, bibliografie, știința arhivistică, informatică etc. Într-o abordare mai largă, știința documentelor include sursa istorică și muzeologia, semiotica, critica textuală și alte științe.

Păstrarea înregistrărilor este legată de știința istorică. Apariția anumitor documente, ca să nu mai vorbim de sistemele de documentare, este direct legată de evoluția societății, cu anumite etape ale acesteia. Prin urmare, funcționarea documentelor și a sistemelor de documentare, plierea complexelor documentare nu pot fi înțelese fără cunoștințe de istorie socio-economică, politică, de istorie culturală etc. Pe de altă parte, însăși forma documentului se caracterizează prin independență relativă, prezența propriilor modele de dezvoltare, care, la rândul lor, au un anumit impact asupra anumitor aspecte ale dezvoltării sociale.

Documentarea contribuie în mod obiectiv la formarea bazei sursă a cercetării istorice și, în această calitate, se alătură strâns studiilor surselor - una dintre cele mai importante ramuri ale științei istorice care studiază teoria, metodologia și tehnica izvoarelor istorice. Cercetătorii sursă studiază, de asemenea, forma unui document, structura și proprietățile informațiilor documentate în dezvoltarea lor istorică. Documentele de birou din studiile sursă sunt de obicei separate într-o secțiune independentă.

Cu cât este mai mare nivelul de generalizare în fundamente teoretice la interpretarea conceptului de „document”, cu atât va fi mai mare gama de ramuri de cunoaștere care sunt incluse în știința documentelor. Întărirea legăturilor între ramurile cunoașterii care studiază diferite medii este reciproc avantajoasă.

Există o relație deosebit de strânsă între știința documentelor și știința bibliografică, bibliotecă, carte și arhivă. Aceasta include și informatica, în special acea parte a acesteia care studiază informațiile documentare create folosind tehnologia computerizată pe medii discrete. Ceea ce au în comun este că aceste discipline operează cu documentele ca obiecte create special pentru stocarea și transmiterea informațiilor.

Cu știința cărții, știința documentelor este reunită prin informație, entitate socială obiecte de studiu - documente și cărți; în mare parte aceleași obiective și funcții; hârtia ca purtător material comun de informații; scrisoare ca același mod de a transmite informații. Și odată cu dezvoltarea tehnologia calculatoarelor există o convergență suplimentară a documentului și a cărții, care poate fi prezentată în egală măsură în versiunea electronică.

Conform scopurilor și obiectului de studiu, managementul documentelor este strâns legat de știința arhivistică. Ei sunt uniți de o sarcină comună - formarea unui mediu informațional eficient, un singur obiect de studiu - un document, precum și unitatea modalităților de organizare, stocare, căutare a informațiilor, dezvoltarea principiilor formării documentelor. Știința documentelor are un impact direct asupra dezvoltării științei arhivistice, deoarece cu cât documentele create în munca de birou sunt mai bune, cu atât arhivele vor avea mai mult succes în stocarea și utilizarea bogăției documentare.

Managementul documentelor este interconectat cu jurisprudența, în primul rând cu ramurile acesteia precum constituțional, civil, administrativ, de muncă, dreptul afacerilor. Realizările sunt utilizate pe scară largă în documentare stiinta juridica: acordarea de forță juridică documentelor, modalități legale punerea lor în aplicare, clasificarea actelor juridice etc. Unul dintre obiectele de studiu în știința documentelor este sistemul de documentare organizatorică și juridică. Avocații în activitățile lor zilnice nu se pot lipsi de cunoștințele de bază ale managementului documentelor, suport pentru managementul documentelor. Criminaliștii examinează natura documentelor, tehnicile, modalitățile de denaturare deliberată a informațiilor documentate și așa mai departe, pentru a descoperi și a investiga falsurile.

Evidența este legată de științele economice. Este imposibil să se optimizeze activitățile serviciilor de suport pentru documentația de gestiune fără a determina eficiența economică a acestora, fără o analiză cuprinzătoare a utilizării resurselor financiare și materiale pentru crearea și prelucrarea documentelor, fără a elabora metode adecvate, standarde de muncă etc. Numărul de sisteme de documentare studiate de știința documentelor include astfel de sisteme speciale care reflectă în mod direct sfera economică a vieții și activitatea societății, cum ar fi contabilitate, raportare și statistică, tehnică și economică, comerț exterior, bancar și financiar.

Relația și interacțiunea dintre managementul documentelor și teoria managementului, managementul sunt în mod tradițional puternice, deoarece atât funcțiile de management, cât și organizarea acesteia sunt reflectate direct în documente. La rândul său, organizarea rațională a muncii cu documente contribuie la îmbunătățirea activităților de management, sporind eficiența acesteia. Apariția și dezvoltarea cu succes a unei noi discipline științifice - managementul informației a adus și mai aproape studiul problemelor de management și documentare, întrucât majoritatea informațiilor de management sunt consemnate în documente.

Managementul înregistrărilor este influențat de discipline aplicate precum sociologia managementului, psihologia managementului, comunicarea în afaceri. În știința documentelor, realizările lingvisticii aplicate sunt utilizate pe scară largă, în primul rând în scopul unificării textelor documentelor, standardizării unități de limbă, precum și în procesul de editare a documentelor de birou.

Între managementul documentelor și științele informației există o relație specială. Creșterea rapidă a resurselor informaționale, dezvoltarea rapidă a tehnologiei informatice și înțelegerea teoretică activă a proceselor informaționale nu numai că au influențat natura și conținutul cercetării în managementul documentelor, dar au condus și la integrarea managementului documentelor în ciclul științelor informaționale sociale. Drept urmare, știința documentelor s-a dovedit a fi cel mai strâns legată de discipline științifice precum informatica socială, documentarul, tehnologia computerelor și programarea, Securitatea informațiilorși protecția informațiilor etc.

Pentru a rezolva unele dintre problemele sale, știința documentelor folosește pe scară largă realizările din domeniul științelor tehnice și naturale, întrucât un document este un obiect material, un purtător de informații cu proprietăți fizice bine definite. În plus, crearea, scârțâitul, stocarea documentelor sunt asociate cu mijloacele de documentare și transmitere a informațiilor, inclusiv cu utilizarea de echipamente de birou sofisticate.

Proprietățile, aspectele, trăsăturile, funcțiile separate ale unui document pot fi parte integrantă a altor discipline științifice ale ciclului document-comunicare care studiază trăsăturile acelor grupuri de documente de care se ocupă domeniul de activitate practică corespunzător științei. Studiul documentului în integritatea sa (unitatea) face obiectul numai al managementului documentar. Această împrejurare deosebește știința documentului de alte discipline științifice, în obiectul cărora documentul este inclus într-un fel, componentă, proprietate, semn - ca parte integrantă a acestuia.

Astfel, anumite tipuri de documente și activități de document-comunicare au specificități semnificative, care fac obiectul de studiu al disciplinelor private de management al documentelor științifice. În special, subiectul bibliologiei ca disciplină științifică privată este cartea și afacerea cărții, știința brevetelor - brevete și afaceri de brevete. Legătura dintre managementul documentelor și informatică se remarcă mai ales în partea care studiază sursele științifice de informare. Studii arhivistice studii documente care conțin informații retrospective, în principal pe pe suport de carton; muzeologie - documente materiale (de proprietate), monumente de cultură materială; bibliologie - cărți (publicații), documente text; munca de birou - documente aparute in procesul de management, munca de birou; biblioteconomie – documente de o largă scop social(replicat); bibliografie - documente secundare etc.

Acestea. în disciplinele științifice private, problemele legate de document nu sunt luate în considerare în mod specific, ci numai în măsura în care se desfășoară într-unul sau altul domeniu al activității document-comunicare.

Astfel, managementul documentelor este o disciplină științifică generalizantă în raport cu alte discipline ale ciclului de management al documentelor. Acest lucru nu înseamnă însă că „absoarbe” disciplinele asociate anumitor ramuri ale activităților documentare și de comunicare. Știința documentelor, ca orice metadisciplină, este de natură autolimitantă: acoperă obiectele de studiu în principalele trăsături definitorii, parametri, calități, tendințe, lăsând multe alte probleme, pur specifice, în sarcina disciplinelor științifice private. Îmbogățind discipline speciale și private odată cu dezvoltarea problemelor teoretice și metodologice cardinale, știința integrativă crește potențialul creativ al acestor discipline și îmbogățește metodologia acestora. Interrelaţionarea, integrarea şi diferenţierea disciplinelor ştiinţifice este una dintre condiţiile dezvoltării cu succes a fiecăreia dintre ele.

Relația strânsă a managementului documentelor cu o varietate de discipline științifice teoretice și aplicate a determinat în mare măsură metodele de cercetare a managementului documentelor, i.e. metode, tehnici de rezolvare a unor probleme științifice specifice. Aceste metode sunt împărțite în științifice generale și speciale. Cele științifice generale le includ pe cele care sunt folosite de toate sau de majoritatea științelor: metoda sistematică; metoda de modelare; metoda functionala; analiză; sinteză; comparaţie; clasificare; generalizare; ascensiune de la abstract la concret etc.

Unele dintre metodele enumerate, la rândul lor, pot fi, de asemenea, clasificate. În special, modelarea este împărțită în descriptivă, grafică, matematică etc. Mai mult, majoritatea acestor soiuri sunt folosite în managementul documentelor.

Metodele speciale sunt strâns legate de metodele științifice generale. Cu toate acestea, domeniul de aplicare a acestora este mult mai restrâns și limitat, de regulă, la una sau mai multe științe strâns legate. Metodele speciale în managementul documentelor includ: metode de unificare și standardizare a documentelor; metoda analizei formularului; metoda unică în documentare și operațiuni de birou; metoda de examinare a valorii documentelor.

Managementul documentelor aparține ciclului științelor sociale, cu multe dintre ele fiind în strânsă relație și interacțiune. Această interacțiune se manifestă sub diverse forme și se produce la diferite niveluri, în primul rând la nivelul obiectului și subiectului cercetării, al aparatului conceptual, al metodelor de cercetare.

Păstrarea înregistrărilor este strâns legată de știința istorică. După cum sa menționat deja, obiectul științei documentelor este un document în dezvoltare istorică. Apariția anumitor documente, ca să nu mai vorbim de sistemele de documentare, este direct legată de evoluția societății, cu anumite etape ale acesteia. Prin urmare, funcționarea documentelor și a sistemelor de documentare, plierea complexelor documentare nu pot fi înțelese fără cunoștințe de istorie socio-economică, politică, de istorie culturală etc.

Pe de altă parte, însăși forma documentului se caracterizează prin independență relativă, prezența propriilor modele de dezvoltare, care, la rândul lor, au un anumit impact asupra anumitor aspecte ale dezvoltării sociale. Prin urmare, studiul trecutului presupune și cunoașterea genezei formelor documentare.

Pe baza apropierii sale de studiul surselor, știința documentară este de obicei referită la clasa științelor istorice, incluzând-o ca parte a așa-numitelor discipline istorice auxiliare și speciale9, care sunt considerate subdiscipline ale studiului surselor. În același timp, o serie de autori (A.I. Gukovsky, S.M. Kashtanov, B.G. Litvak, O.M. Medushushskaya, V.V. Farsobin etc.) plasează efectiv managementul documentelor în diplomație - o disciplină istorică auxiliară care studiază documentele ordinea juridică. Alți cercetători, dimpotrivă, propun să extindă gama de probleme de documentare prin includerea unor discipline istorice auxiliare precum diplomația, paleografia, metrologia și genealogia. Mai mult, amândoi, în cea mai mare parte, pun de fapt un semn egal între managementul documentelor și munca de birou.

Cu toate acestea, în ciuda legăturii strânse dintre managementul documentelor și studiul sursei, există diferențe semnificative între acestea, care se observă:

în obiectul de studiu (studii de studiu sursă, pe lângă sursele documentare scrise, și alte tipuri și forme de izvoare istorice, în special, cele materiale);

în scopuri de cercetare (studiul sursă studiază documentul în vederea dezvoltării metodelor de extragere a informațiilor necesare);

în cronologie (studiile surselor studiază documentele exclusiv într-un mediu retrospectiv, iar știința documentelor - tot într-un mediu operațional și prospectiv).

Ultima diferență nu permite, în opinia noastră, să clasificăm managementul documentelor ca disciplină istorică, așa cum o fac mulți autori, întrucât știința istorică se limitează doar la studiul trecutului societății umane.

De remarcat, de asemenea, că recent a existat tendința de a duce studiul sursă în sine dincolo de cadrul științei exclusiv istorice și de a-l considera ca o disciplină integratoare în sistemul științelor umaniste, ca element al antropologiei istorice, etnologiei, sociologiei, i.e. a tuturor stiintelor umaniste. Ca urmare a acestei abordări, apare în mod firesc problema complexă a fenomenului documentului și, ca urmare, sarcina dezvoltării unei noi discipline - fenomenologia documentului.

În același timp, știința documentului și știința arhivistică studiază un document din două părți opuse: știința arhivistică - din valoarea informațională a unui document ca sursă istorică, cu accent pe complexe de documente, și nu pe documente separate. Știința documentarului își studiază obiectul din partea valorii informaționale și operaționale, ca purtător de informații, funcționând în primul rând în mediul social modern.

Știința documentelor are un impact direct asupra dezvoltării științei arhivistice, deoarece cu cât documentele create în munca de birou sunt mai bune, cu atât arhivele vor avea mai mult succes în stocarea și utilizarea bogăției documentare.

Multe în comun pot fi găsite și între știința documentelor și știința cărții. Sunt reunite: esența informațională, socială a obiectelor de studiu - un document și o carte; în mare parte aceleași obiective și funcții; hârtia ca purtător material comun de informații; scrisoare ca același mod de a transmite informații. Mai mult, odată cu dezvoltarea tehnologiei informatice, există o convergență suplimentară a documentului și a cărții, care pot fi prezentate în mod egal în formă electronică. În același timp, există diferențe între știința documentelor și știința cărții, care rezidă în primul rând în faptul că cartea - obiectul științei cărții - este destinată replicării, reproducerii multiple a informațiilor, în timp ce documentul este unic.

Managementul documentelor este interconectat cu jurisprudența, în primul rând cu ramurile acesteia, cum ar fi dreptul constituțional, civil, administrativ, al muncii și al afacerilor. În evidența evidenței sunt utilizate pe scară largă realizările științei juridice: acordarea de forță juridică documentelor, metodele legale de executare a acestora, clasificarea actelor juridice etc. legislație modernă documentația se diferențiază după tip, semnificație, se disting sisteme de documente separate. Unul dintre obiectele managementului documentelor este sistemul de documentare organizatorică și juridică. Avocații în activitățile lor zilnice nu se pot lipsi de cunoștințele de bază ale managementului documentelor, organizarea și tehnologia suportului pentru managementul documentelor. Criminaliștii investighează natura documentelor, tehnicile, modalitățile de denaturare deliberată a informațiilor documentate etc. în scopul descoperirii și cercetării falsurilor oficiale.

Este imposibil să nu spunem despre legătura managementului documentelor cu științele economice. Este imposibil să se optimizeze activitățile serviciilor de suport pentru documentația de gestiune fără a determina eficiența economică a acestora, fără o analiză cuprinzătoare a utilizării resurselor financiare și materiale pentru crearea și prelucrarea documentelor, fără a elabora metode adecvate, standarde de muncă etc. Numărul de sisteme de documentare studiate de știința documentelor include astfel de sisteme speciale care reflectă în mod direct sfera economică a vieții și activitatea societății, cum ar fi contabilitate, raportare și statistică, tehnică și economică, comerț exterior, bancar și financiar.

Relația și interacțiunea dintre managementul documentelor și teoria managementului, managementul sunt în mod tradițional puternice, deoarece atât funcțiile de management, cât și organizarea acesteia sunt reflectate direct în documente. În acest sens, V.S. Mingalev a formulat chiar „cel mai mult drept comun managementul documentelor”, a cărui esență este „corespondența conținutului documentației cu funcțiile de conducere”. La rândul său, organizarea rațională a muncii cu documente contribuie la îmbunătățirea activităților de management, sporind eficiența acesteia, deoarece aproape toți angajații aparatului administrativ sunt ocupați cu documentele, cheltuind în aceste scopuri, potrivit unor date, cel puțin 60% a timpului lor de lucru.

Apariția și dezvoltarea cu succes în ultimii ani a unei noi discipline științifice - managementul informației a adus și mai aproape studiul problemelor de management și managementul documentelor, întrucât majoritatea informațiilor sunt consemnate în documente. Mai mult, unii autori (M.V. Larin) prevăd în viitor unificarea serviciilor de suport documentar pentru management și managementul informației.

Documentarea este influențată și de discipline aplicate precum sociologia managementului, psihologia managementului și comunicarea în afaceri.

În știința documentelor, realizările lingvisticii aplicate sunt utilizate pe scară largă, în primul rând în scopul unificării textelor documentelor, standardizării unităților lingvistice și, de asemenea, în procesul de editare a documentelor de serviciu.

O atenție deosebită trebuie acordată conexiunii dintre managementul documentelor și științele informației. Creșterea rapidă a resurselor informaționale, dezvoltarea rapidă a tehnologiei informatice și înțelegerea teoretică activă a proceselor informaționale în a doua jumătate a secolului al XX-lea nu numai că au influențat natura și conținutul cercetării în managementul documentelor, ci au condus și la integrarea managementului documentelor. în ciclul științelor informaționale sociale. Drept urmare, știința documentelor s-a dovedit a fi cel mai strâns legată de discipline științifice precum informatica socială, filmul documentar, tehnologia și programarea computerelor, securitatea și protecția informațiilor etc. și probleme aplicate în stadiul actual, legate de producerea, transferul, consumul, stocarea informațiilor documentate.

Pentru a rezolva unele dintre problemele sale, managementul documentelor folosește pe scară largă realizările din domeniul științelor tehnice și naturale, întrucât un document este un obiect material, un purtător de informații cu proprietăți fizice bine definite. În plus, crearea, căutarea, stocarea documentelor sunt asociate cu mijloacele de documentare și transmitere a informațiilor, inclusiv cu utilizarea unor echipamente moderne complexe de birou.

Legătura strânsă a managementului documentelor cu o varietate de discipline științifice teoretice și aplicate a determinat în mare măsură metodele de cercetare a managementului documentelor, adică. metode, tehnici de rezolvare a unor probleme științifice specifice. Aceste metode sunt împărțite în științifice generale și speciale, private. Cele științifice generale le includ pe cele care sunt utilizate de toate sau de majoritatea științelor:

metoda sistemului;

metoda de modelare;

metoda functionala;

comparaţie;

clasificare;

generalizare;

ascensiune de la abstract la concret etc.

Unele dintre metodele enumerate, la rândul lor, pot fi, de asemenea, clasificate. În special, modelarea este împărțită în descriptivă, grafică, matematică, naturală (fizică). Mai mult, majoritatea acestor soiuri sunt folosite în managementul documentelor.

metode de unificare și standardizare a documentelor;

metoda analizei formularului;

metoda unică în documentare și operațiuni de birou;

metoda de examinare a valorii documentelor.

4. Surse în managementul înregistrărilor

Aproape orice documente, sisteme de documentare și seturi de documente pot servi drept surse în cercetarea managementului documentelor. Pe baza lor, vă puteți face o anumită idee despre nivelul de lucru cu documentele, modalitățile de documentare, despre cultura clerică a unei anumite epoci. Cu toate acestea, rolul principal îl au în continuare acele documente în care sunt fixate regulile, normele, recomandările, standardele etc., reglementând și reglementând diverse domenii, metode și forme de lucru cu documentele. Acestea sunt, în primul rând, acte legislative și juridice, standarde, clasificatoare, instrucțiuni, instrucțiuni. Sursele reprezintă o bază necesară pentru efectuarea cercetărilor teoretice, pentru îmbunătățirea practicii suportului documentar pentru management și determinarea principalelor tendințe în dezvoltarea proceselor de documentare.

Deoarece știința documentelor a apărut din nevoile practice de lucru cu documente, tradițiile și obiceiurile au jucat un rol important în dezvoltarea sa, mai ales la început. Apoi, pe măsură ce au fost înțelese și generalizate, aceste obiceiuri și tradiții au început să fie fixate în diverse legi și reglementări. În consecință, sursele care fac posibilă urmărirea, în primul rând, a istoriei formării managementului documentelor, pot fi împărțite în două grupuri mari:

documente care provin direct din munca de birou și care conțin norme și reguli elaborate spontan care reflectă tradițiile muncii de birou;

diverse feluri de acte juridice care de câteva secole au reglementat legal munca cu documente.

La primul grup de izvoare, care a acumulat cea mai bogată experiență, tradiții, obiceiuri munca de birou ruseasca, cuprind, în special, numeroase colecții de documente model publicate înainte de 1917 (așa-numitele „scrisori”). S-au răspândit în țara noastră în secolele al XVIII-lea și al XIX-lea. Predecesorii lor au fost „formularii” (prima treime a secolului al XVI-lea). În special, formularul sediului metropolitan din Moscova. Până în prezent, sunt cunoscute peste 100 de astfel de colecții.

„Scrisorile” reglementau compoziția, forma și conținutul documentelor. Chiar numele lor sunt remarcabile. Așadar, una dintre primele a apărut în 1765 „Instrucțiuni despre cum să compun și să scrieți tot felul de scrisori către diverse persoane”. Două decenii mai târziu, a fost publicat „Caietul de scrisori”, care conținea diverse scrisori, petiții, note asupra cazului, contracte, certificate, avize, chitanțe, permise și scris iobagi, un ordin către căpetenie, o formă de bancnote de negustor, chitanțe, chitanțe, scrisori de poștă și credit” (Sf. Petersburg, 1788). „Scrisorile” atingeau adesea volume semnificative. De exemplu, disponibil în colecțiile Bibliotecii Științifice a Universității de Stat din Tomsk „Orientări pentru compilarea documentelor de afaceri. Mostre și formulare, informații de referință” de V. Maksimova (Moscova, 1913) conține peste 2000 de pagini.

Un alt grup include sursele, care sunt reguli și norme stabilite legislativ pentru lucrul cu documentele. Apariția lor a fost remarcată încă de la mijlocul secolului al XVII-lea, dar pasul decisiv a fost făcut de Petru I, care a aprobat „Regulamentul general” în 1720. Acest document a descris în detaliu structura și activitatea de birou a birourilor, problemele de înregistrare a documentelor, îndatoririle angajaților etc.

Printre sursele importante se numără și diverse „forme generale” din timpul lui Petru cel Mare - mostre de documente; „Instituție pentru administrarea provinciilor”, publicată în 1775 de Ecaterina a II-a; „ Instituție generală ministere”, care a apărut în 1811, și multe alte acte legislative care reglementau munca domestică de birou la diferite niveluri de guvernare.

Sursele documentare ale perioadei de revoluție și război civil (1917-1922) prezintă un interes considerabil. Aveau specificul lor, deși munca cu documente, în special pe teritoriul Rusiei Albe, se baza atunci în principal pe acte legislative și tradiții de muncă de birou prerevoluționară.

A lăsat în urmă un număr mare de surse perioada sovietică istoria Rusiei. Deja în primele luni după venirea bolșevicilor la putere, a fost semnat un decret al Consiliului Comisarilor Poporului „Cu privire la procedura de aprobare și publicare a legilor” și a fost adoptată o rezoluție „Cu privire la forma formularelor pentru instituțiile statului”. Acestea și altele acest fel documentele au fost ulterior incluse în tutorial„Culegere de acte legislative privind munca de birou (1917-1970)” (Moscova, 1973). Cele mai importante izvoare ale ultimelor decenii de existenţă puterea sovietică a devenit „Dispozițiile de bază ale Sistemului unificat de evidență de stat” (1973), aprobate în 1988 „ Sistemul de stat suport de documentare pentru management”, clasificatoare integrale, sisteme de documentare unificate etc.

Momentan în Federația Rusă există o bază normativă și metodologică destul de extinsă pentru sprijinirea documentară a managementului, care este și cea mai importantă sursă pentru studiul problemelor de management al documentelor. Baza normativă și metodologică a suportului documentației pentru management este un ansamblu de legi, acte normative de reglementare, documente metodologice, standardele de stat reglementarea tehnologiei de creare, prelucrare, stocare și utilizare a documentelor în activitățile curente ale organizației, precum și activitățile serviciului de birou: structura acestuia, funcțiile, personal, suport tehnic si alte cateva aspecte. Se compune din:

acte juridice emise autorități superioare puterea și conducerea statului;

acte juridice emise de organele executive federale: ministere, comitete, departamente atât sectoriale, cât și departamentale;

acte juridice emise de autoritățile legislative și executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse și ale entităților teritoriale ale acestora;

probleme de reglementare ale muncii de birou;

acte juridice cu caracter normativ și instructiv, precum și documente metodologice privind suportul documentar al conducerii, publicate de conducerea întreprinderilor și organizațiilor.

Documentarea informațiilor (crearea documentelor) se realizează pe baza regulilor stabilite de organele diferitelor niveluri de guvernare. Cadrul de reglementare care reglementează întocmirea și executarea documentelor este alcătuit din acte juridice care sunt pe deplin dedicate acestor aspecte, precum și din prevederi separate acte normative care au o sferă mai largă (de exemplu, pe probleme de informatizare, legiferare, activitățile structurilor comerciale, construcția sistemelor de birouri etc.).

Actele de reglementare ale Federației Ruse și entitățile constitutive ale Federației Ruse au aprobat regulile de bază pentru documentarea informațiilor, cerințele pentru anumite tipuri documentație, multe forme documentele de management. Documentele utilizate în situații specifice de management sunt create în conformitate cu mostre aprobate – standard și forme exemplare sau, dacă nu sunt acceptate astfel de formulare, pe baza regulilor de documentare. Cerințele de executare a documentelor pot fi de natură universală sau se pot aplica numai anumitor tipuri de documente, formele, formularele, detaliile acestora.

Reglementările care stabilesc cerințe pentru executarea documentelor pot fi împărțite în mai multe grupuri.

Cerințele generale pentru alcătuirea documentației și execuția acesteia sunt cuprinse în Constituția Federației Ruse, legile Federației Ruse care stabilesc procedura pentru activitățile autorităților de stat și administrația locală, organizații comerciale și necomerciale (de exemplu, Legea constituțională federală „Cu privire la Guvernul Federației Ruse”, Legea federală „Cu privire la principii generale organizaţiile legislative (reprezentative) şi organele executive Puterea de stat a subiecților Federației Ruse”, Legea federală „Cu privire la principiile generale de organizare a autonomiei locale în Federația Rusă”, Codul civil al Federației Ruse, Legile federale: „Cu privire la societățile pe acțiuni”, „Cu privire la societățile cu răspundere limitată”, „Pe organizatii nonprofit" si etc.).

Legislația conține norme care determină regulile de prelucrare a diferitelor grupe de documente. Deci, regulile de bază pentru încheiere, modificare și încetare contracte de drept civil, precum și designul lor sunt stabilite în Codul civil al Federației Ruse. Executarea unui număr de documente privind personalul este reglementată de Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2005 nr. 1, care a aprobat forme unificate documentatia contabila primara pentru contabilizarea muncii si plata acesteia.

În actele normative de diferite niveluri sunt stabilite cerințe pentru executarea detaliilor individuale ale documentelor. Astfel, legislația federală conține reguli pentru utilizarea simbolurilor oficiale în fabricarea formularelor de documente. Emblema de stat a Federației Ruse este descrisă pe documente în conformitate cu Legea constituțională federală din 25 decembrie 2000 nr. 2-FKZ „Cu privire la emblema de stat a Federației Ruse”; utilizarea timbrelor este reglementată prin Decretul Guvernului nr. 1268 din 27 decembrie 1995. Semne heraldice - embleme structuri federale(Forțele armate ale Federației Ruse, organizațiile serviciului poștal federal, Ministerul Situațiilor de Urgență al Rusiei, Ministerul Afacerilor Interne al Rusiei etc.) sunt aprobate prin decrete ale președintelui țării și sunt utilizate la procesarea documentelor . Utilizarea mărcilor în întocmirea documentației este determinată de Legea „Cu privire la mărcile, mărcile de serviciu și denumirile de origine a mărfurilor” (nr. 3520-1 din 23 septembrie 1992). Legislația entităților constitutive ale Federației Ruse conține, de asemenea, reguli pentru reprezentarea simbolurilor acestora pe antet și pe sigilii.

Legislația conține reguli care reglementează utilizarea limbii în munca de birou. Principalul act normativ în acest domeniu este Legea Federației Ruse din 25 octombrie 1991 nr. 1807-1 „Cu privire la limbile popoarelor Federației Ruse” (modificată la 24 iulie 1998). Prevederile sale sunt specificate în alte legi în legătură cu evidența în domenii precum comunicațiile, transporturile, procedurile judiciare, notarii și altele.

Reglementările stabilesc cerințele pentru scrierea numelor individuale, de exemplu: denumirile geografice(FZ din 18 decembrie 1997 Nr. 152-FZ „Cu privire la denumirile obiectelor geografice”); numele „Rusia”, „Federația Rusă” în numele organizațiilor (Decretul Guvernului Federației Ruse din 7 decembrie 1996 nr. 1463); nume de marcă(Codul civil al Federației Ruse și legile federale care reglementează activitățile organizațiilor de diferite forme organizatorice și juridice) etc.

Extinderea utilizării tehnologiei informatice în management duce la creșterea valorii părții respective cadrul de reglementare munca de birou, care este asociată cu legislația privind informatizarea, utilizarea sistemelor informatice automatizate și telecomunicațiile. Automatizarea muncii de birou se realizează în conformitate cu legile „Cu privire la informare, informatizare și protecția informațiilor” (din 20 februarie 1995 nr. 24-FZ), „Cu privire la protectie legala programe pentru calculatoare electronice și baze de date” (din 23 septembrie 1992 Nr. 3523-1). Noi oportunități de utilizare a documentelor electronice sunt deschise prin Legea federală din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”. Acesta definește condițiile legale pentru utilizarea unei semnături digitale electronice în procesele de schimb documente electronice, sub rezerva căreia electronică semnatura digitala recunoscut ca fiind echivalent din punct de vedere legal cu semnătura olografă a unei persoane.

Problemele de documentare se reflectă în reglementările din domeniul comunicațiilor poștale și al telecomunicațiilor. Bază legală activitățile în domeniul comunicațiilor sunt stabilite prin Legea federală din 16 februarie 1995 nr. 15-FZ „Cu privire la comunicații”. Cerințele pentru corespondența scrisă și mesajele transmise prin rețele poștale și de telecomunicații sunt stabilite în conformitate cu deciziile Uniunii Poștale Universale și ale Uniunii Internaționale a Telecomunicațiilor.

O parte importantă a cadrului de reglementare pentru pregătirea și execuția documentației este alcătuită din acte juridice de reglementare cu caracter interdepartamental și departamental, emise de autoritățile federale. putere executiva. Cel mai complet document la nivel de industrie care reglementează munca cu documente, pentru o lungă perioadă de timp, a fost adoptat de către Serviciul de arhivă de stat al țării în 1988 „Sistemul de stat de suport documentar pentru management. Cerințe de bază pentru documente și servicii de suport pentru documentație (GSDOU)”. GSDOU a stabilit principii și reguli uniforme pentru documentarea activităților de management, precum și pentru organizarea muncii cu documente în instituții. Prevederile GSDOU au fost dezvoltate în Instrucțiuni de model privind munca de birou în ministerele și departamentele Federației Ruse (1993), care a fost înlocuită de Ordinul Serviciului Federal de Arhivă din Rusia din 27 noiembrie 2000 nr. 68 cu o nouă Instrucțiune standard privind munca de birou în organele executive federale. Seturi de instrucțiuni tipice Cerințe generale la funcționarea serviciilor de sprijin documentar al conducerii, documentarea activităților de management și organizarea muncii cu documente în organele executive federale. Prevederile Instrucțiunilor-Model se aplică organizării muncii cu documente, indiferent de tipul suporturilor, inclusiv întocmirea, înregistrarea, contabilitatea și controlul execuției acestora, efectuate cu ajutorul tehnologiilor automatizate (calculatoare).

Regulile de prelucrare a documentelor sunt fixate în standarde și alte documente de standardizare. Implementarea GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. sistem unificat documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de înregistrare” a coincis cu începutul unei noi etape în dezvoltarea standardizării în țara noastră, ale cărei direcții principale sunt determinate lege federala din 27 decembrie 2002 Nr 184-FZ „On reglementare tehnică". Prevederile GOST R 6.30-2003 trebuie luate în considerare pe baza faptului că a fost dezvoltat și adoptat pe baza Legii Federației Ruse din 10 iunie 1993 nr. 5154-1 „Cu privire la standardizare”, anulată la 1 iulie. , 2003 și este valabilă în cadrul noilor abordări ale standardizării.

Documente similare

Etapele dezvoltării managementului documentelor, relația acestuia cu alte științe. Standardizarea ca proces de stabilire a uniformității în crearea și executarea documentelor. Baza normativă și metodologică care reglementează munca cu documente în condiții moderne.

lucrare de termen, adăugată 17.12.2013

Rolul și importanța documentelor în viața umană. Mediul operațional pentru existența documentelor. Gama de probleme care sunt studiate de suportul informațional al proceselor de afaceri ale organizației. Lista disciplinelor aplicate ale ciclului de documentare.

prezentare, adaugat 23.09.2014

Conceptul de „document” în societatea modernă. Dezvoltarea managementului documentelor ca știință. Suport documentar al managementului ca disciplină științifică. Viteza de transfer de informații și cercul utilizatorilor săi care folosesc Internetul. Donații, note, chitanțe.

lucrare de termen, adăugată 06.08.2014

Studiul subiectului, analiza metodelor și caracteristicilor managementului ca știință și practică management eficient. Dezvăluirea conținutului funcțiilor manageriale și componența principiilor sale de bază. Sarcinile principale și scopuri comune managementul ca artă a managementului.

lucrare de termen, adăugată 24.06.2011

Principalele greșeli în pregătirea documentelor. Redactarea unei scrisori de afaceri. Proiect de ordin al directorului uzinei privind sporurile angajaților direcției de planificare și economie pentru elaborarea timpurie a planului financiar tehnic și industrial. Comanda de transfer la locul de muncă în cadrul organizației.

test, adaugat 22.06.2015

Managementul ca disciplină științifică, subiectul și metodele cercetării sale, istoria formării și dezvoltării școlilor specifice de management. Clasificarea școlilor de management și direcțiile de activitate ale acestora. Locul învățăturilor lui Taylor în sistemul de management modern.

lucrare de termen, adăugată 20.08.2009

Etapele dezvoltării arhivelor, munca de birou, problemele naturale și tehnice și știința managementului în Rusia. Analiza sistemelor de îmbunătățire a suportului documentar al aparatului ministerelor și departamentelor. Examinarea valorii documentelor și listelor.

lucrare de termen, adăugată 02.11.2010

Obiectul, subiectul și conținutul științei managementului. Clasificarea relaţiilor de management al producţiei după tip şi natură. Etapele dezvoltării științei managementului în secolul XX. Modelarea unui obiect gestionat sau subiect de management pentru a le studia proprietățile.

test, adaugat 10.07.2009

Managementul ca domeniu de activitate, știință și subiect de studiu, stiluri de conducere. Apariția teoriei științifice a managementului. Şcoala Ştiinţifică de Management. Structuri de management liniar-funcțional și divizional, domeniul de aplicare, avantaje și dezavantaje.

cheat sheet, adăugată la 31.07.2010

Caracterizarea conceptului de document - un mijloc de fixare a informațiilor despre fapte, evenimente sau fenomene ale realității obiective și activității mentale umane în diferite moduri pe material special. Semne, funcții și proprietăți ale documentului.